Der Verwaltervertrag - Schultze Immobilienanwälte Leipzig

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DER VERWALTERVERTRAG
A) Die Begründung des Verwalteramtes
I.
Bestellung in das Amt und Abschluss des Vertrages
Nach der überwiegenden Ansicht der sogenannten Vertragstheorie tritt der Verwalter erst in
die formale Organstellung ein, wenn mehrere Voraussetzungen vorliegen. 1 Zum einen ist ein
Bestellungsbeschluss zu fassen. Dieser wird üblicherweise bei der Erstbestellung eines
Verwalters für eine Gemeinschaft ersetzt durch eine Bestellung schon in der
Teilungserklärung. 2 Ferner hat der Gewählte die Bestellung anzunehmen und schließlich ist
ein Verwaltervertrag zwischen der Gemeinschaft und dem Gewählten abzuschließen.
1. Verwalterbestellung
Bei der Verwalterbestellung ist ein Beschluss mit einfacher Mehrheit zu fassen. 3 Der
Prätendent, der zugleich Wohnungseigentümer ist, unterliegt bei dieser Abstimmung keinem
Stimmverbot. 4 Gleiches gilt für den abberufenen Verwalter, der Mitglied der Gemeinschaft
ist. 5
Die Bestellung kann auf unbestimmte Dauer, also unbefristet erfolgen. Die Bestellung gilt
dann höchstens für 5 Jahre, § 26 Abs. 2 Satz 2 WEG. Sie erfolgt jedoch üblicherweise auf
bestimmte Dauer, darf aber auch hier nicht länger als auf 5 Jahre erfolgen.
Der einmal bestellte Verwalter kann erneut bestellt werden. Der Beschluss hierüber kann
jedoch frühestens ein Jahr vor Ablauf der Bestellzeit gefasst werden, § 26 Abs. 2 WEG.
2. Verwaltervertragsabschluss
Vertragspartner des Verwalters ist die Wohnungseigentümergemeinschaft. Der Vertrag
kommt durch Angebot und Annahme zustande. Gleichwohl der Vertrag keiner besonderen
Form bedarf, wird üblicherweise und richtigerweise ein schriftlicher Vertrag geschlossen. 6
Dies wirft vor allem bei großen Gemeinschaften praktische Probleme auf, da nicht alle den
Vertrag unterzeichnen können.
Die weit verbreitete Praxis, bei der die Gemeinschaft einen oder mehrere
Wohnungseigentümer oder den Beirat ermächtigt und beauftragt, die Details des Vertrages
auszuhandeln ist zwar zulässig 7 , aber angesichts der aktuellen Rechtsprechung 8 nicht ohne
Risiken. In dem der Entscheidung zugrunde liegenden Sachverhalt wurde ein Verwalter
bestellt und im Beschluss neben der Grundvergütung die Bestelldauer festgelegt. Die Details
sollten von den beauftragten und ermächtigen Wohnungseigentümern verhandelt werden.
Diese zeichneten einen Vertrag mit Grund- und Sondervergütungen. Letztere wurden dem
1
2
3
BayObLGZ 1974, 305; OLG Köln WE 1990, 171; OLG Oldenburg Rpfleger 1979, 266
OLG Oldenburg Rpfleger 1979, 266
BayObLGZ 2003, 61
4
OLG Düss. OLGZ 1984, 289
5
Zu den Stimmverboten siehe im einzelnen Kapitel „Die Wohnungseigentümerversammlung“
6
vgl. Vertrag in: Formulare für Makler und Hausverwalter, Boorberg-Verlag
7
OLG Köln NZM 2001, 991
8
BayObLG NJW-Spezial 2004, 291
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Verwalter
gerichtlicherseits
abgesprochen,
weil
insoweit
die
betreffenden
Wohnungseigentümer nicht ermächtigt waren. Hinzu kommt, dass sich die betreffenden
Wohnungseigentümer als Vertreter ohne Vertretungsmacht schadensersatzpflichtig gemacht
haben, §179 Abs. 1 BGB.
Diesem Problem kann man auf zweierlei Weise begegnen. Entweder man erreicht, dass der
Verwaltungsbeirat ausdrücklich auch ermächtigt wird, rechtlich zulässige Sondervergütungen
zu vereinbaren oder man bereitet für die Beschlussfassung ein Papier vor, dass Leistungen
und Vergütungen darstellt. Dieses Papier kann man dann zum Vertragsbestandteil im Wege
der Bestellung machen. Die Vorlage eines ganzen Vertrages dürfte aufgrund der aufwendigen
Lektüre in der Versammlung auf Ablehnung stoßen.
Nicht hilfreich ist es, den Vertrag auf der nächsten Eigentümerversammlung durch Beschluss
bestätigen zu lassen.
Man erreicht hierdurch zwar möglicherweise eine größere
Anerkennung. Rechtlich werden aber weder unwirksame Klauseln geheilt, die als allgemeine
Geschäftsbedingungen zu qualifizieren sind, noch werden Vertragsbestandteile, die nicht
ordnungsgemäßer Verwaltung entsprechen, legalisiert. Man schafft also eher ein Forum für
neue Auseinandersetzungen.
II.
Vertragsinhalt
1. Vergütungen
Im Verwaltervertrag wird eine Grundvergütung für die WEG-Verwaltung vereinbart.
Üblicherweise wird diese mit einem Betrag pro verwalteter Wohn/Gewerbeeinheit und
verwalteten Stellplatz bemessen.
Besonderes Interesse besteht für den Verwalter jedoch an der Vereinbarung von
Sondervergütungen. Sie ermöglichen nicht nur die Berücksichtigung von besonderem
Arbeitsaufwand, sondern erleichtern auch eine preislich vorteilhafte Darstellung der
Leistungen des Unternehmens.
Dabei ist zu beachten, dass vielfach Sondervergütungen vereinbart werden, die unzulässig
sind. Der Grundsatz lautet dabei, dass die Grundvergütung alle Pflichtaufgaben des WEGVerwalters abgilt. 9 Werden Pflichtaufgaben mit Sonderhonoraren belegt, ist dies unzulässig.
In der Folge entstehen Differenzen darüber, welche Aufgaben hierzu zählen und welche nicht.
Einheitlichkeit besteht in der Rechtsprechung insoweit aber vielfach nicht. Es ist Sache des
Verwalters, ob er in seinem Vertragsformular rechtlich nicht abgesicherte Sondervergütungen
mit aufnehmen möchte oder nicht.
2. Sondervergütungen
a) Mahnung rückständiges Hausgeld
Hinsichtlich der Anmahnung rückständigen Hausgeldes ist die Rechtsprechung geteilt.
Während das BayObLG diese in einer Entscheidung von 1991 in Höhe von 5 DM (2,50 Euro)
billigte 10 , entschied das OLG Düsseldorf sich gegen die Zulässigkeit einer solchen
9
OLG Düss. NZM 1999, 267
BayObLG WE 1991, 111; BayObLG ZMR 1985, 307
10
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Regelung 11 . Folgt man der Ansicht des bayrischen Gerichts ist eine inflationsbedingte
Anpassung mit Zurückhaltung vorzunehmen, so dass 3 Euro gerade noch akzeptabel
erscheinen.
b) Gerichtliche Geltendmachung
Hier ist zu unterscheiden zwischen der gerichtlichen Geltendmachung von Ansprüchen der
Gemeinschaft mit Hilfe eines Anwaltes und anstelle eines Anwaltes. Letzteres ist zulässig.
Der Verwalter verstößt nicht gegen das Rechtsberatungsgesetz, wenn er etwa Ansprüche der
Gemeinschaft auf Zahlung von Hausgeldern gerichtlich geltend macht 12 . Wird der Verwalter
anstelle eines Anwaltes tätig, kann er hierfür eine Sondervergütung beanspruchen.
Unproblematisch dabei ist eine Vergütungsbemessung wie bei einem Anwalt nach BRAGO
respektive RVG. 13
Die Vereinbarung von Pauschalen birgt stets das Problem in sich, dass bei betragsmäßig
kleinen Rückständen und / oder geringeren Aufwand bei der Beitreibung eine
unverhältnismäßige Kostenbelastung für die Gemeinschaft entsteht, die schließlich zur
Unwirksamkeit führen kann. 14
Streitig wird die Vergütung indessen, wenn der Verwalter zur Durchsetzung der Ansprüche
einen Anwalt beauftragt und sich für den Mehraufwand der Abstimmung und
Verfahrensbegleitung ein Sonderhonorar versprechen lässt. Das OLG Köln erachtet eine
solche Vereinbarung als zulässig 15 . Diese Auffassung ist jedoch umstritten. Das OLG
Düsseldorf lehnt eine Vergütungsmöglichkeit ab, da diese Aufgaben zu den üblichen
Verwaltungsaufgaben zählen. 16
c) Begleitung von Baumaßnahmen
Ebenfalls beliebt und rechtlich sehr unsicher ist die Vereinbarung von Sondervergütungen für
Baumaßnahmen im Rahmen von Instandsetzungen der Wohnanlage. Diese verursachen einen
erheblichen Mehraufwand beim Verwalter. Angefangen bei der Schadensfeststellung über
mögliche Sonderversammlungen, Ausschreibungen, Klärung baubegleitender Probleme bis
hin zur Abnahme, Rechnungsprüfung und Bezahlung sind zahlreiche haftungsträchtige
Aufgaben zu bewältigen. Diese Aufgaben sind Kernaufgaben des WEG-Verwalters und
dementsprechend über die Grundvergütung abgegolten. Das OLG Düsseldorf versagte dem
Verwalter die von der Gemeinschaft nachträglich beschlossene Sondervergütung für die
Beteiligung und Durchführung eines Sanierungskonzeptes zur Beseitigung von Schäden nach
einem Hochwasser. 17 Auch eine Sondervergütung i.H.v. 5% der Bausumme für Tätigkeiten
im Zusammenhang mit Instandsetzungsarbeiten (Baubetreuung, Aufmassprüfung etc.)
versagte das Gericht in einer weiteren Entscheidung. 18 Dabei wurde aber auch die
Einschränkung vorgenommen, dass bei besonders umfangreichen Tätigkeiten
Sondervergütungen vereinbart werden können. Noch weitergehend war insoweit die
Entscheidung vom OLG Köln, welches den Beschluss über eine nachträgliche
11
OLG Düss. NZM 1999, 267,269
BGH WE 1993, 308 = NJW 1993, 1924
13
BGH WE 1993, 308 = NJW 1993, 1924; KG OLGZ 1989,174; BayObLG NZM 2004, 587
14
OLG Düss. WuM 2003, 111; BayObLG NJW-RR 1988, 847; KG NJW-RR 1997, 1231 (Pauschale f. Prüfung
Veräußerungszustimmung)
15
OLG Köln NJW 1991, 1302
16
OLG Düss. WuM 2003, 111 = NZM 2003,119; OLG Düss. NZM 1999, 267
17
OLG Düss. ZMR 1998, 653
18
OLG Düss. NZM 1999, 267
12
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Sondervergütung für den Verwalter für eine besonders aufwendige Bauüberwachung
bestätigte. Dabei führte das Gericht aus, dass der Grundsatz zwar eine solche Vergütung
verbiete, der besondere Aufwand aber ausnahmsweise eine zusätzliche Vergütung
nachträglich gestatte. 19
In der Praxis finden sich in Verwalterverträgen auch Regelungen zur Abnahme von
Gemeinschaftseigentum nach der erstmaligen Erstellung der Wohnanlage. Die Zulässigkeit
der Vereinbarung von Sondervergütungen dürfte hier nicht anders zu beurteilen sein, als bei
den übrigen Phasen von Bauarbeiten. Von diesen Sondervergütungen ist zudem dringend
abzuraten, wenn der Verwalter nicht über die hierfür notwendige, besondere Sachkunde
verfügt. Hier drohen erhebliche Haftungsrisiken.
Die vorgenannten Einschränkungen betreffen jedoch nur Instandhaltungs- und
Instandsetzungsarbeiten (§ 27 Abs. 1 Nr. 2 WEG). Umbau- oder Erweiterungsmaßnahmen
gehören nicht hierher, so dass insoweit Sondervergütungen beansprucht werden können, wenn
sie vereinbart sind.
Auch Planungsleistungen gehören nicht zu den Verwalteraufgaben. Soweit danach
Planungsaufgaben eines Planers übernommen werden, können diese auch nach HOAI
abgerechnet werden. 20
d) Durchführung weiterer Eigentümerversammlungen
Auch die Frage der Sondervergütung für außerordentliche Eigentümerversammlungen ist
noch nicht abschließend geklärt. Das Landgericht Hamburg geht indessen zu weit, wenn nicht
nur die Sondervergütung für die außerordentliche Versammlung, sondern auch der Ersatz der
verauslagten Raummiete für die Versammlungen mangels Vereinbarung versagt wird. 21
Da die Einberufung und Durchführung von Eigentümerversammlungen zum Aufgabenkatalog
des Verwalters gehört, wird der Verwalter im Grundsatz keine Vergütung beanspruchen
können. Das gilt auch für außerordentliche Eigentümerversammlungen. Denn auch die
Einberufung außerordentlicher Versammlungen kann zur ordnungsgemäßen Verwaltung
gehören. Verständlich ist aber das Bemühen des Verwalters überflüssige Versammlungen
nicht ohne zusätzliche Vergütung durchführen zu müssen. Letztlich verlagert man den Streit,
ob die Abhaltung einer weiteren Versammlung zu vergüten ist auf die Frage, ob sie nach den
Grundsätzen ordnungsgemäßer Verwaltung bereits zu diesem Zeitpunkt erforderlich war oder
der Verwalter eine an sich überflüssige Versammlung abhalten soll.
Nach Auffassung des OLG Hamm soll auch ohne die vorgenannten Voraussetzungen die
Vereinbarung eines Sonderentgelts für weitere Versammlungen zulässig sein. 22
e) Sonderhonorar für vermietete Wohnungen
Das OLG Frankfurt hat entschieden, dass eine Sondervergütung von 5 DM für vermietete
Wohnungen wegen des damit üblicherweise verbundenen Mehraufwandes zulässig ist. 23
19
OLG Köln NZM 2001, 470
BGH WE 1993, 308 = NJW 1993, 1924; OLG Hamm NJW-RR 2001, 226 = NZM 2001, 49
21
LG Hamburg ZMR 1988, 188 = MDR 1988, 410
22
OLG Hamm NJW-RR 2001, 226
23
OLG Frankf. NJW-RR 1991,659
20
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f) Sonderhonorar
für
Lastschriftverfahren
die
Nichtteilnahme
am
Die Nichtteilnahme am Lastschriftverfahren generiert für den Verwalter einen nicht
unerheblichen Mehraufwand. Auch hier besteht daher der Wunsch, für besondere
Aufwendungen eine gesonderte Vergütung zu erhalten. Die Rechtslage ist insoweit zwar nicht
konsequent, aber doch zugunsten des Verwalters als gesichert zu bezeichnen. Das BayObLG
hat der Vereinbarung einer Sondervergütung grundsätzlich zugestimmt. 24 Im entschiedenen
Fall wurde nur deshalb eine Ausnahme gemacht, weil das Gericht die Erhöhung der
Vergütung von 24 DM auf 35,50 DM für unangemessen erachtete. 25 Dagegen beurteilte das
OLG Düsseldorf eine Mehraufwandspauschale von 5 DM pro Monat als angemessen. 26 Das
OLG Hamm akzeptierte sogar 7,50 DM je Buchung. 27
Das OLG Hamm hat sich dieser Rechtsauffassung dem Grunde nach angeschlossen, jedoch
auf eine formale Einschränkung hingewiesen. Die Regelung dieser Mehraufwandspauschale
im Verwaltervertrag genüge nicht, wenn nur ein Beschluss über den Abschluss des Vertrages
gefasst worden sei. Dem Beschluss müsse ausdrücklich zu entnehmen sein, dass eine
entsprechende Mehraufwandspauschale zu zahlen sei. Zumindest müsse aus dem Protokoll
ein entsprechender Wille zur Begründung dieser Mehrkostenpauschale zu erkennen sein. 28
g) Sonderhonorar Veräußerungszustimmung
Soweit in der Gemeinschaftsordnung vorgesehen ist, dass der Verwalter bei einer
Veräußerung einer Eigentumswohnung zustimmen muss, kann er für den damit verbundenen
Prüfungsaufwand ein Sonderhonorar vereinbaren. 29 Das Honorar fällt auch an, wenn die
Prüfung ergibt, dass eine Zustimmung nicht notwendig ist. 30 Auch hier besteht wieder das
Problem bei Vereinbarung von Pauschalen. Das KG Berlin hat eine Pauschale von 0,5% des
Kaufpreises als unangemessen beurteilt. 600 DM nebst Mehrwertsteuer bezeichnete das KG
in einer anderen Entscheidung dagegen als maßvoll. 31 Die Kosten sind entweder von der
Gemeinschaft oder vom Veräußerer zu tragen, nicht jedoch vom Erwerber. 32
h) Sonstige Sonderhonorare (Stundenlohn)
Schließlich finden sich in zahlreichen Verwalterverträgen Sonderhonorare für
Sonderaufgaben mit Vereinbarung eines bestimmten Stundensatzes. Ob die jeweilige
Leistung über gesonderte Stundensätze abgerechnet werden darf, kann allgemeingültig nicht
festgestellt werden. Grundsätzlich zulässig ist die Abrechnung von Sonderaufgaben nach
Stundensätzen.
24
OLG Hamburg NJW-RR 1998, 1163
25
BayObLG MDR 1996, 143
OLG Düss. NZM 1999, 267
26
27
OLG Hamm NJW-RR 2000, 1182
28
OLG Hamm NZM 2000, 505
29
KG NJW-RR 1997, 1231; OLG Hamm NJW-RR 2001, 226 (B22)
30
KG NJW-RR 1989, 975
31
KG NJW-RR 1989, 975
32
KG NJW-RR 1997, 1231
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Bedenken bestehen hinsichtlich der Bestimmtheit nicht. Die Vereinbarung antizipiert nur die
erforderliche Preisvereinbarung, wenn der Verwalter Aufgaben außerhalb des
Anwendungsbereiches seines Vertrages für die Gemeinschaft erledigt. Die Höhe des
Stundensatzes ist begrenzt durch das Erfordernis nur Stundensätze zu vereinbaren, die einer
ordnungsgemäßen Verwaltung entsprechen. Das BayObLG stellte fest, dass Stundensätze von
130 Euro (Geschäftsführer), 65 Euro (Haustechniker) bzw. 45 Euro (Sachbearbeiter) nicht den
Grundsätzen ordnungsgemäßer Verwaltung entsprechen. 33
3. Auslagen
Vielfach sind in Verwalterverträgen auch Vereinbarungen zu Auslagen getroffen. Diese
werden häufig im Wege der Pauschalierung geschätzt, wobei auch hier Augenmaß angebracht
erscheint.
a) Kopierkosten, Auslagen für Porti
Ein Anspruch auf Ersatz von Auslagen, namentlich Porti und Kopierkosten dürfte bestehen.
Die Details sind indessen noch unklar. Der einzelne Eigentümer hat nur ein Recht auf
Einsicht, nicht auf die Herausgabe von Unterlagen oder Fertigung von Kopien. 34 Auch ohne
Regelung im Verwaltervertrag ist der Verwalter nicht gehalten, Kopien kostenlos zu fertigen
und gar zu versenden. Der einzelne Eigentümer ist sonach auf eine Einzelfallvereinbarung mit
dem Verwalter angewiesen.
In Verwalterverträgen finden sich häufig Regelungen hierzu. Nach einer Entscheidung des
BayObLG 35 kann die Gemeinschaft wirksam beschliessen, dass die Kosten für Kopien, die
der einzelne Eigentümer benötigt, von der Gemeinschaft getragen werden. Kopierkosten von
50 Cent zzgl. Mehrwertsteuer (16% oder 8 Cent) je Kopie erachtete der Senat als angemessen.
Das OLG Hamm hat die Ersatzfähigkeit von Porti und Kosten für Kopien grundsätzlich
bejaht. 36 Eine Einschränkung wurde nur dahingehend vorgenommen, dass bei Kopien eine
Kappung von 1 DM pro Seite ab der 51. Seite auf 0,30 DM vorgenommen wird. Nach einer
weiteren Entscheidung des BayObLG soll gar ein Anspruch auf Übersendung von Kopien
gegen Bezahlung von 0,80 DM bestehen. 37 Die Eigentümer können auch beschließen, dass
Kopien nur gegen Vorkasse gefertigt werden. 38
Ungeklärt sind die Kosten, die im Rahmen der regulären Verwaltungstätigkeit anfallen, wie
etwa Porti für die Einladung zur Eigentümerversammlung oder Kopierkosten, die bei der
Vervielfältigung von Tagesordnungen entstehen.
4. Laufzeit
Der Verwaltervertrag kann für die Dauer von maximal 5 Jahren abgeschlossen werden. Die
Beschränkung von Vertragslaufzeiten auf 2 Jahre in § 309 Nr. 9a BGB gilt nicht. 39
33
BayObLG NZM 2004, 587
34
BayOLGZ 2003, 318
BayObLG NZM 2003, 154 = DWE 1/2003
36
OLG Hamm NJW-RR 2001, 226
37
BayObLG DWE 2/2003, 53
35
38
39
BayObLGZ 2003, 318
BGH NZM 2002, 788
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III.
Einsichtnahmerechte
Jeder Wohnungseigentümer hat Anspruch auf Einsichtnahme in sämtliche
Abrechnungsunterlagen der Verwaltung. Das gilt auch für Wirtschaftsjahre, die schon
beschlossen sind 40 . Gegen Kostenerstattung hat er auch Anspruch auf Anfertigung von
Kopien. Der Wohnungseigentümer hat keinen Anspruch auf Herausgabe von Unterlagen 41 .
IV.
Haftungen für vertragliche Pflichtverletzungen
1. Allgemeine Pflichten aus dem Verwaltervertrag
Die allgemeinen Pflichten des Verwalters ergeben sich aus den Bestimmungen des WEG,
insbesondere aus § 27 WEG. Die dort formulierten Geschäftsführungsrechte korrespondieren
mit Geschäftsführungspflichten. Werden diese vom Verwalter schuldhaft verletzt, hat er der
Gemeinschaft den hieraus entstehenden Schaden zu ersetzen.
Der Verwalter kann seinen Vertrag auch seine Pflichten nicht reduzieren, indem er eigene
Aufgaben an Dritte zu Lasten der WEG delegiert. So hat das OLG Düsseldorf die
Bevollmächtigung des Verwalters zur Beauftragung eines Anwaltes zur außergerichtlichen
Anforderung von rückständigen Hausgeldern verneint. Nach dem Vertrag dürfe der Verwalter
zwar einen Anwalt mit der gerichtlichen Durchsetzung von Ansprüchen der Gemeinschaft
beauftragen. Die außergerichtliche Geltendmachung sei jedoch – nach einem entsprechenden
Beschluss - Sache des Verwalters, §§ 27 Abs. 2 Nr. 5, 16 Abs. 2 WEG. 42
2. Haftungsfallen bei Bauschäden
zu den Verwaltungspflichtaufgaben gehört auch die Sicherstellung der Überwachung der
Gewährleistungsfristen. Die Versäumung der Fristen macht den Verwalter für den hieraus
resultierenden Schaden haftbar. 43
Der Verwalter ist nicht nur verpflichtet, den Ablauf der Gewährleistungsansprüche bezüglich
des Gemeinschaftseigentums nach der Errichtung der Wohnanlage zu überwachen. Er ist
hierzu auch nach der Durchführung von Instandsetzungsarbeiten verpflichtet. 44 Für jede
Wohnanlage sind somit ggf. mehrere parallel laufende Fristen zu überwachen. 45
3. Haftungen wegen fehlender Versicherung
Pflicht des Verwalters ist es im Rahmen der Betreuung fremder Vermögensinteressen, das
verwaltete Objekt ausreichend zu versichern. Hierzu gehört zumindest der Abschluss einer
Feuer- und Gebäudehaftpflichtversicherung. Versäumt er dies, wird er für den entstandenen
Schaden die Haftung allein oder zumindest teilweise übernehmen müssen. Die ausreichende
40
41
Bay. ObLG,NZM 2003, 905
Bay ObLG, WE 1989, 145
42
OLG Düss. NZM 2001, 290
BayObLG NJW-RR 2002, 1668
44
BayObLG, WE 1993, 83
45
Hinsichtlich der Pflichten im einzelnen wird auf das Kapitel „Baumängel“ verwiesen.
43
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Versicherung der Wohnanlage ist also jedenfalls und unverzüglich nach Vertragsübernahme
zu prüfen.
Einen eingetretenen Schaden kann der Verwalter regelmäßig auch nicht über seine
Vermögensschadenshaftpflicht ersetzen, da diese die Haftung aus Versäumnissen in
Zusammenhang mit Versicherungsverträgen nicht einschließt.
4. Entlastung des Verwalters
Vertreter wollen eine Entlastung. Rechtlich nicht geklärt ist, ob sie hierauf auch einen
Anspruch haben. Der GmbH-Geschäftsführer hat in der Gesellschafterversammlung einen
Anspruch hierauf, der Vorstand eines Vereins und einer Aktiengesellschaft nicht.
Der Verwalter sollte sich daher bei grundloser Verweigerung der Entlastung davor hüten, als
Reaktion hierauf den Verwaltervertrag fristlos zu kündigen oder sein Amt niederzulegen.
Die Entlastung beinhaltet rechtlich einen Verzicht der Wohnungseigentümer auf
Schadenersatzansprüche gegen den Verwalter. Erfasst werden hiervon jedoch nur bekannte
und fahrlässig nicht bekannte Schadenersatzansprüche. Nicht relevant ist, dass die
Wohnungseigentümer bei der Entlastung eine rechtlich korrekte Wertung vornahmen. Es
genügt die Kenntnis oder fahrlässige Unkenntnis des Sachverhalts, der
Schadenersatzansprüche zu begründen vermag. Das Wissen – des prüfenden –
Verwaltungsbeirates wird der Gemeinschaft zugerechnet.
Der Entlastungsbeschluss kann angefochten werden. Die vormals streitige Frage, ob die
Entlastung des (auch ausgeschiedenen) Verwalters überhaupt einer ordnungsgemäßen
Verwaltung entspreche und damit kein rechtmäßigen Beschlussgegenstand darstelle, so die
Auffassung des BayObLGs 46 , ist geklärt. Mit den Entscheidungen des BGH vom 17.7.2003 47
und 25.9.2003 48 steht nunmehr fest, dass die Entlastung des Verwalters ordnungsgemäßer
Verwaltung entsprechen kann. Die mit der Entlastung eintretende Verzichtswirkung
hinsichtlich Schadensersatzansprüchen würde ohnehin nur auf solche Ansprüche beschränkt,
die den Wohnungseigentümern bekannt oder bei sorgfältiger Prüfung erkennbar sind. Nur
wenn Ansprüche gegen den Verwalter überhaupt erkennbar seien, sei eine Entlastung nur
ausnahmsweise gerechtfertigt, wenn aus besonderen Gründen Anlass bestünde, auf die
hiernach möglichen Ansprüche zu verzichten. 49
Der Verwalter ist hinsichtlich der Frage der Entlastung vom Stimmrecht ausgeschlossen. 50 Er
kann auch keine Stimmabgabe für die Eigentümer vornehmen, die ihm für die Versammlung
Vollmacht erteilt haben. 51
Der Ausschluss dieser vertretenen Stimmen von der Abstimmung kann nur vermieden
werden, wenn der Verwalter hierfür einem anderen Wohnungseigentümer Untervollmacht
erteilt. Die Vollmacht des Wohnungseigentümers muss jedoch die Ermächtigung zur Vergabe
von Untervollmachten beinhalten. 52
46
BayObLG NJW 2003, 1328
47
BGH NJW 2003, 3124
48
BGH NJW 2003, 3554
49
BGH NJW 2003, 3124
50
OLG Zweibrücken NJW-RR 2002, 755; BayObLG WE 1989, 64
KG WE 1989, 134
52
BayObLG WE 1999, 29
51
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B) Die Beendigung der Verwalterstellung
Wie bei der Begründung des Verwalteramtes ist auch hier zwischen der Abberufung aus dem
Verwalteramt nach dem WEG und der Kündigung des Verwaltervertrages nach dem BGB zu
unterscheiden 53 .
I.
Abstimmung und Abberufung
Die Abberufung erfolgt durch einen entsprechenden Beschluss der Wohnungseigentümer.
Dieser ist stets mit einfacher Mehrheit zu fassen.
Gerade in kleinen Gemeinschaften ist häufig geregelt, dass alle die Verwaltung des
gemeinschaftlichen Eigentums betreffenden Beschlüsse einstimmig zu fassen sind.
Bei Auseinandersetzungen zur Auswechslung des Verwalters wird dieses Quorum in praxi
häufig auch auf diesen Fall übertragen, so dass die Hürden zur Abberufung des Verwalters
höher erscheinen, als sie sind. Die formulierten Mehrheitsverhältnisse gelten nicht für die
Bestellung und Abberufung des Verwalters. § 26 Abs. 1 S. 1 WEG ordnet an, dass diese mit
einfacher Mehrheit erfolgen. Am Ende des Absatzes wird ferner festgelegt, dass andere
Beschränkungen der Bestellung und Abberufung nicht zulässig sind. 54
Bei einer ordentlichen Abberufung aus dem Verwalteramt ist der Verwalter, der zugleich
Wohnungseigentümer ist, stimmberechtigt. Das gilt auch, wenn zugleich über die Kündigung
des Verwaltervertrages abgestimmt wird. 55
Der Wohnungseigentümer, der zugleich Verwalter ist, ist bei der Beschlussfassung über seine
Abberufung verbunden mit einer Kündigung des Verwaltervertrages aus wichtigem Grund
nicht stimmberechtigt.56
Die Abberufung muss dem Verwalter gegenüber erklärt werden. Es ist zu empfehlen, in der
selben Versammlung einen neuen Verwalter zu bestimmen, der die Abberufung (und
Kündigung) ausspricht. Sollte dies nicht möglich sein, kann auch ein anderer
Wohnungseigentümer für diese Erklärung zum Vertreter bestimmt werden. 57
II.
Abberufungszeitpunkt und wichtiger Grund
Grundsätzlich kann der Verwalter jeder Zeit ohne Angabe von Gründen aus dem
Verwalteramt abberufen werden. 58 Eine jederzeitige Abberufung ist nicht mehr möglich,
wenn der Verwalter für eine bestimmte Dauer bestellt ist. Dann kann er vorzeitig nur aus
wichtigem Grund abberufen werden, § 26 Abs. 1 S. 3 WEG.
53
BGH NJW 2002, 3240 = NZM 2002, 788
OLG Köln, NZM 2003, 685; BayObLGZ 1972, 139; BayObLGZ 1958, 234
55
BGH NZM 2002, 995
56
BayObLG NJW-RR 1987, 78,
57
BGH, BB 1968, 560
58
KG WE 1989, 137
54
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Die Schwierigkeit im Konfliktfall besteht darin, zu beurteilen, ob ein wichtiger Grund
gegeben ist. Liegt man hier falsch, sind sowohl außerordentliche Abberufung als auch
fristlose Kündigung gerichtlich erfolgreich angreifbar. Die ehemals vertretene Auffassung,
wonach immer ein Sonderkündigungsrecht nach 2 Jahren bestehe59 , auch wenn kein wichtiger
Grund vorliege, ist seit der Entscheidung des BGH im Jahre 2002 nicht mehr haltbar. 60
Nach allgemeiner Auffassung in der Rechtsprechung ist ein wichtiger Grund gegeben, wenn
„unter Berücksichtigung aller, nicht notwendig vom Verwalter verschuldeter Umstände nach
Treu und Glauben eine Fortsetzung der Zusammenarbeit mit dem Verwalter nicht mehr
zugemutet werden kann, insbesondere, weil das Vertrauensverhältnis zerstört ist.“ 61 Dabei ist
zu beachten, das die Zumutbarkeit eine zeitliche Dimension hat. Es darf den Eigentümern
nicht zumutbar sein, bis zur ordentlichen Beendigung der Verwalterstellung zuzuwarten. 62
Eine außerordentliche Beendigung wird durch diese Einschränkung naturgemäß um so
schwieriger, je näher ein ordentlicher Beendigungstermin liegt.
Nachfolgende Entscheidungen mögen einen Überblick über wichtige Gründe liefern:
•
•
•
•
•
•
•
•
Nichteinberufung einer Eigentümerversammlung eineinhalb Jahre
nach Entstehen der Gemeinschaft 63
Wiederholt verspätete Abrechnung 64
Gemeinschaft
will
Gewährleistungsansprüche
gegen
Bauträgergesellschaft geltend machen, deren Geschäftsführer
Verwalter
der
Anlage
ist
(Interessenkollision,
Vertrauensverlust) 65
Nach
Forderungsabtretung
von
Dritten
gerichtliche
Geltendmachung
von
Zahlungsansprüchen
gegen
die
66
Wohneigentümer
Anbieten von Maklertätigkeit für den Verkauf von Wohnungen,
wenn der Verwalter für den Verkauf zustimmen muss
(Interessenkollision) 67
Verurteilung des Geschäftsführers der Verwalterin wegen eines
Vermögensdeliktes, das nicht notwendig gegen die Gemeinschaft
gerichtet gewesen sein muss. 68
Nichtaufnahme eines Tagesordnungspunktes entgegen dem
Wunsch eines erheblichen Teiles der Eigentümer (hier:
Abberufung des Verwalter als TOP 69
Keine
geordnete
Geldverwaltung,
15-monatige
Abrechnungsverzögerung, keine nachdrückliche Beitreibung von
Geldern und hieraus resultierender Liquiditätsengpass auch wenn
durch Eigenmittel des Verwalters kompensiert, Erhebung von
nicht beschlossenen Umlagen. 70
59
KG WE 1989, 132
BGH NJW 2002, 3240 = NZM 2002, 788
61
BayObLG ZMR 1999, 575
62
BayObLG NJW-RR 1999, 810; OLG Frankfurt NJW-RR 1988, 1169
63
BayObLG ZMR 1999, 575, einschränkend BGH NJW 2002, 3243 = NZM 2002, 788
64
BayObLG NZM 2000, 343
60
65
OLG Hamm, NZM 2004, 744
66
BayObLG WuM 1993, 762
67
BayObLG NJW-RR 1998, 302 = BayObLGZ 1998,148
68
BayObLG NJW-RR 1998, 1022
69
OLG Frankfurt NJW-RR 1988, 1169
70
OLG Karlsruhe, NZM 1998, 768
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III.
Verletzung der Pflicht, gemeinschaftliche Gelder von
Verwaltervermögen getrennt zu verwalten, insbesondere wenn
dabei unaufklärbare Buchungen generiert werden. 71
Finanzielle Interessenkollision (Verschweigen, dass Verwalter für
abgeschlossene
Versicherungsverträge
Provisionen
in
72
erheblichem Umfang erhält.)
Missachtung der Rechte der Eigentümer (Nichteinberufen der
außerordentlichen Eigentümerversammlung trotz Verlangens
eines ausreichenden Quorums und eigenmächtiger Abschluss des
Versicherungsvertrages, obwohl hierüber in der zu ladenden
Versammlung beschlossen werden sollte.) 73
Nichteinberufung
Eigentümerversammlung
trotz
ordnungsgemäßen Verlangens (Tagesordnung war die
Geltendmachung von Mängelbeseitigungsansprüchen gegen
Bauträger) 74
Behinderung der Prüfung der Jahresabrechnung durch
pflichtwidrige Weigerung, Auskünfte zu erteilen oder Einsicht in
Abrechnungsunterlagen zu gewähren. 75
Sowohl Geschäftsführer als auch Verwaltungsgesellschaft haben
kein pfändbares Vermögen mehr 76 (wobei wohl die
Unpfändbarkeit nur der Gesellschaft genügt hätte)
Übertragung von Aufgaben der Verwaltung in erheblichem
Umfang auf Dritte (gegen Überlassung von 2/3 der
Verwaltervergütung) 77
Erstattung von Strafanzeigen durch den Verwalter gegen
Wohnungseigentümer, die jeder Grundlage entbehren 78
Zerrüttung der vertrauensvollen Zusammenarbeit zwischen
Verwalter und Verwaltungsbeirat. 79
Frist
Wollen die Wohnungseigentümer einen Verwalter vorzeitig abberufen und den
Verwaltervertrag außerordentlich aus wichtigem Grund kündigen müssen die 2-Wochen-Frist
von § 626 II BGB nicht einhalten. 80 Sie sind aber verpflichtet, zeitnah zu handeln. 81 Die
zeitliche Grenze ist gesetzlich nicht geregelt, wird aber bei unter 2 Monaten gezogen. 82
„Fristbeginn“ ist dabei die Kenntniserlangung der Tatsachen, die die wichtigen Gründe zur
Abberufung und außerordentlichen Kündigung bilden. „Fristende“ ist das
Einberufungsverlangen zu einer außerordentlichen Eigentümerversammlung.
71
BayObLG WuM 1996, 115
OLG Düss. NZM 1998, 487
73
BayObLG WuM 1990, 464
74
OLG Düss. NZM 1998, 517
75
BayObLG WuM 1990, 464
76
OLG Stuttgart OLGZ 1977, 433
77
BayObLG NJW-RR 1997, 1443
78
OLG Düss. NZM 1998, 517
72
79
80
81
82
BayObLGZ 1998, 310
Die Frist ist aber bei der Kündigung von Verträgen über das Sondereigentum zu beachten
BayObLG NZM 2000, 48; OLG Frankfurt OLGZ 1975, 100
BayObLG NZM 2000, 341
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IV.
Wichtiger Grund (auch für Kündigung)
Ein wichtiger Grund zur vorzeitigen Abberufung ist auch ein wichtiger Grund zur
außerordentlichen und fristlosen Kündigung des Verwaltervertrages 83 . Diese Aussage darf
indessen nicht zu der Annahme verleiten, ein bestandskräftiger Beschluss über die
Abberufung und Kündigung aus wichtigem Grund entziehe der Auseinandersetzung über
deren Berechtigung den Boden. Denn damit steht nur fest, dass die Willensbildung der
Gemeinschaft zur außerordentlichen Beendigung Bestandskraft hat. 84
Nach einer Entscheidung des Kammergerichtes soll eine außerordentliche Kündigung in eine
ordentliche Kündigung umgedeutet werden können, wenn der Verwalter die Beschlussfassung
erfolgreich angefochten hat und fest steht, dass kein wichtiger Grund vorlag. 85
Sicherheitshalber sollten dennoch immer alle Abberufungen und Kündigungserklärungen
auch hilfsweise ordentlich erfolgen, um die Beendigung zumindest zum ordentlichen
Zeitpunkt sicher zu stellen. Auf die Überzeugungskraft einzelner Gerichtsentscheidungen
kommt es dann nicht mehr an.
V.
Kündigung
Bei der Abberufung und Kündigung ist darauf zu achten, dass die Fristen konform gehen.
Liegt keine befristete Bestellung vor, kann der Verwalter zu jeder Zeit abberufen werden.
Regelmäßig sind aber Kündigungsfristen im Verwaltervertrag vereinbart. Der Verwalter
behält dann in der Zeit zwischen Abberufung und Beendigung seines Verwaltervertrages
durch Fristablauf seinen Anspruch auf Gewinn, § 615 BGB.
Die Kündigung ist eine einseitige, rechtsgestaltende Willenserklärung, die zugehen muss, soll
sie wirksam werden. Die Kündigung ist sonach zu erklären. Hierfür sollte ein
Erklärungsvertreter im Kündigungsbeschluss bestimmt werden. Im Schreiben sollten die
wesentlichen Gründe angeführt werden. Kündigungsgründe können ggf. in einem späteren
Rechtsstreit auch nachgeschoben werden. 86
VI.
Anfechtung der Abberufung
Der Verwalter, der ohne Vorliegen eines wichtigen Grundes oder aufgrund eines formalen
Fehlers, z.B. im Rahmen der Ladung der Eigentümerversammlung abberufen wird, kann den
zugrundeliegenden Beschluss anfechten. Er kann aber den Bestellungsbeschluss des auf der
selben Versammlung neu bestellten Verwalters nicht anfechten, auch wenn dieser Beschluss
rechtwidrig sein sollte. Insoweit wird ihm kein Rechtsschutzbedürfnis zuerkannt. 87
C) Nach der Beendigung der Verwalterstellung
I.
83
84
Die Übergabe der Verwaltungsunterlagen nach Verwaltungsende
BGH NJW 2002, 3240 = NZM 2002, 788, BayObLG WuM 1993, 762; BayObLG NZM 1999, 283
BayObLG NJW-RR 1999, 810 = NZM 1999, 283
85
KG WE 1989, 132
BGH NJW-RR, 292 (zum GmbH-Geschäftsführer)
87
OLG Hamm ZMR 1997,49
86
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Im Rahmen der Übergabeformalitäten sollte eine Liste der wichtigsten Unterlagen angefertigt
werden, die vom Übernehmer zu quittieren ist. Eigene Aufzeichnungen (Aktennotizen)
müssen
nicht
mit
übergeben
werden.
Wenn
die
Geltendmachung
von
Schadenersatzansprüchen im Raume stehen, ist es empfehlenswert, die relevanten Teile der
betreffenden Unterlagen zuvor zu kopieren. Eine Rechtsverteidigung, die nur auf
Erinnerungen von Sachverhalten fußt, ist schwierig, so dass die Investition von 25 Euro
Kopierkosten zu empfehlen ist.
II.
Zurückbehaltungsrechte
Mitunter wird die Verwaltertätigkeit streitig beendet. In der Folge werden – gleich ob als
WEG- oder Sondereigentumsverwalter – Vergütungen zurückbehalten oder verweigert. In der
Folge stellt sich die Frage, ob der Verwalter ein Zurückbehaltungsrecht an den
Verwaltungsunterlagen hat, um die Auftraggeber zur Bezahlung der ausstehenden Vergütung
zu veranlassen.
Grundsätzlich ist der Rechtsprechung zu entnehmen, dass das Recht zur Zurückbehaltung nur
restriktiv gewährt wird. 88 Die Zurückbehaltung der Geschäftsunterlagen soll dann unzulässig
sein, wenn die Klärung der zugrunde liegenden Ansprüche langwierig und zeitraubend ist und
auf Seiten desjenigen, der die Unterlagen herausverlangt, ein Schaden entstehen kann, wenn
er bis zur Klärung dieser Ansprüche zuwarten muss.
III.
Abschließende Abrechnungspflichten
Der WEG-Verwalter, der zum Ende des Wirtschaftsjahres ausscheidet, ist zur Abrechnung
dieses Kalenderjahres im Folgejahr nicht mehr verpflichtet, wenn er sich hierzu nicht
ausdrücklich im Vertrag verpflichtet hat. 89 Die Gemeinschaft kann aber eine
Schlussabrechnung auf den Zeitpunkt des Ausscheidens auch ohne Beschluss verlangen. 90
88
BGH NJW 1997, 2944, OLG Frankfurt/Main OLGZ 1994, 538, LG Leipzig 16 S 3580/03
OLG Hamm OLGZ 1993, 438, OLG Hamburg OLGZ 1987, 188
90
OLG Hamburg OLGZ 1987, 188
89
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