Allgemeine Dienstanweisung für die

Allgemeine Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung
der Fachhochschule Köln
Stand 01.07.2014
Allgemeine Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung der Fachhochschule Köln
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Inhalt
Präambel ............................................................................................................................................ 3 § 1 Allgemeines ................................................................................................................................. 3 § 2 Geltungsbereich .......................................................................................................................... 4 § 3 Zuständigkeiten ........................................................................................................................... 4 § 4 Aufgaben .................................................................................................................................... 5 § 5 Allgemeine Grundsätze ................................................................................................................ 6 § 6 Kontenplan .................................................................................................................................. 7 § 7 Verfahren in der Finanzbuchhaltung ............................................................................................. 8 § 8 Aufbewahrung ............................................................................................................................. 9 § 9 Einsatz von automatisierter Datenverarbeitung in der Finanzbuchhaltung ...................................... 9 § 10 Schnittstellen im Datentransfer .................................................................................................. 10 § 11 In-Kraft-Treten ........................................................................................................................... 10 Hinweis:
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wurde in diesem Dokument nur die männliche Form
verwandt. Selbstverständlich sind immer beide Geschlechter angesprochen.
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Allgemeine Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung der Fachhochschule Köln
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Präambel
Durch die Einführung der kaufmännischen Rechnungslegung in den Hochschulen sind auch die
rechtlichen Rahmenbedingungen anzupassen. Dabei gelten in den Hochschulen neue gesetzliche
Bestimmungen im Rahmen des Hochschulgesetzes (HG), des Hochschulfreiheitsgesetzes (HFG) sowie der
Verordnung
über
die
Wirtschaftsführung
der
Hochschulen
des
Landes
NRW
(Hochschulwirtschaftsführungsverordnung -HWFVO-) und den hierzu ergangenen Verwaltungsvorschriften zur Verordnung über die Wirtschaftsführung der Hochschulen (VV zu HWFVO) in der jeweils
aktuell gültigen Fassung.
§ 1 Allgemeines
(1) Diese Dienstanweisung enthält die für die Hochschule notwendigen allgemeinen Vorschriften und
Regelungen
zur
Sicherstellung
der
ordnungsgemäßen
Erledigung
der
Aufgaben
der
Finanzbuchhaltung unter Berücksichtigung der einschlägigen Vorschriften des Landes NRW. Unter
der Finanzbuchhaltung ist das gesamte Team Rechnungswesen zu sehen, welches dem Referat
Finanzen zugeordnet ist. Sie besteht aus der Debitoren-, Kreditoren-, Anlagen-, Haupt- und
Bankbuchhaltung sowie der Steuersachbearbeitung, der Reisekostenabwicklung und den
Haushaltsbewirtschaftern.
(2) Ziel ist es, eine Rahmenvorgabe zu formulieren, die durch Dienstanweisungen für spezielle
Aufgabenbereiche (z. B. Anlagenbuchhaltung, Forderungsmanagement, Zahlungsabwicklung)
ergänzt wird.
(3) Bestimmte buchhalterische Aufgaben aus dem debitorischen Bereich werden von der
Hochschulbibliothek
übernommen.
Forderungsmanagement.
Zuständige
Näheres
hierzu
regelt
Vollstreckungsbehörde
die
im
Dienstanweisung
Sinne
des
Verwaltungsvollstreckungsgesetzes (VwVG NRW) und der hierzu ergangenen Verordnung (VO VwVG)
ist die Universitätskasse Köln.
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§ 2 Geltungsbereich
Diese Dienstanweisung gilt für den gesamten Tätigkeitsbereich der Finanzbuchhaltung, soweit in der
HWFVO oder in anderen Vorschriften nichts anderes bestimmt ist.
§ 3 Zuständigkeiten
(1) Die Finanzbuchhaltung nimmt die ihr gesetzlich übertragenen eigenen und auftragsweise zu
erledigenden Aufgaben im Rahmen der Abwicklung der Buchführung nach § 9 HWFVO wahr. Soweit
die gesetzlichen Vorschriften und diese Dienstanweisung nichts anderes bestimmen, trifft der Leiter
Rechnungswesen, die im Interesse einer ordnungsgemäßen Führung der Buchhaltung, der
Zahlungsabwicklung sowie die für die Liquiditätssteuerung erforderlichen Anordnungen (§ 9 Abs. 1
HWFVO).
(2) Die Verteilung der Arbeitsaufgaben auf die Mitarbeitenden regelt der Leiter Rechnungswesen. Der
Leiter Rechnungswesen hat darauf zu achten, dass die Buchführung und die Zahlungsabwicklung
nicht von dem selben Mitarbeiter wahrgenommen werden (Funktionstrennung). Dies ist im
Berechtigungskonzept geregelt.
(3) Der Verdacht von Unregelmäßigkeiten ist dem Leiter Rechnungswesen unverzüglich anzuzeigen,
auch wenn er sich nicht auf das eigene Aufgabengebiet bezieht. Sofern der Verdacht von
Unregelmäßigkeiten mit dem Leiter Rechnungswesen in Verbindung gebracht wird, ist dies
unverzüglich direkt der Leitung des Referates für Finanzen anzuzeigen.
(4) Die Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung haben sich mit den Vorschriften über die Buchführung, den
besonderen Vorschriften für ihr Aufgabengebiet und mit dieser Dienstanweisung sowie mit den
ergänzenden Dienstanweisungen vertraut zu machen. Wenn ihnen Vorschriften unklar oder nicht
ausreichend erscheinen, ist die Entscheidung des Leiters Rechnungswesen und falls erforderlich der
Referatsleitung für Finanzen einzuholen.
(5) Die Referatsleitung hat die Finanzbuchhaltung dauerhaft unterjährig zu überwachen. Die
unvermutete Prüfung der Zahlungsabwicklung wird durch den Vizepräsident für Wirtschafts- und
Personalverwaltung
(im
Folgenden
Vizepräsident
genannt)
bzw.
dem
stellvertretenden
Vizepräsident veranlasst. Hierzu ist eine Innenrevision oder ein externer Prüfer, der mindestens
einmal jährlich die Prüfung nach § 8 (4) HWFVO durchführt, zu bestellen. Die Verantwortlichkeiten
einer Innenrevision sind in ihrer entsprechenden Geschäftsordnung zu regeln.
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§ 4 Aufgaben
(1)
Die Aufgaben der Finanzbuchhaltung umfassen insbesondere
 die Buchführung,
 die Zahlungsabwicklung,
 die Steuersachbearbeitung (Ertrag- und Umsatzsteuer),
 die Abwicklung von Reisekosten,
 die Bewirtschaftung der Budgets und
 die Verwahrung und Verwaltung von Wertgegenständen.
(2)
Die Finanzbuchhaltung hat die Aufgabe, alle Geschäftsvorfälle nach dem System der doppelten
Buchführung unter Beachtung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) und der
Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS), in einem EDVProgrammsystem zu erfassen, zu buchen und aufzuzeichnen.
Im Einzelnen gehören zu den Aufgaben der Finanzbuchhaltung:
 die Einrichtung und Pflege der Sachkonten,
- der Aufbau und die Pflege der Stammdaten (Zahlungspartnerdaten) aller Zahlungsempfänger
und Zahlungspflichtigen der Hochschule,
- die Prüfung und Entscheidung über die Sachkontenkontierung,
- das Buchen von Geschäftsvorfällen auf Bestands- und Erfolgskonten
über ein EDV-Programmsystem,
- die Abwicklung des Zahlungsverkehrs,
- die Sammlung und Ablage aller Buchungsbelege und der sie begründenden Unterlagen sowie
- die Vorbereitung der Jahresabschlüsse, der Ergebnisrechnung und der Bilanz.
(3)
Der Finanzbuchhaltung können weitere Aufgaben durch den Vizepräsidenten übertragen werden.
Die Übertragung ist nur zulässig, wenn Vorschriften des Hochschulgesetzes NRW (HG NRW) nicht
entgegen stehen, dies im Interesse der Hochschule liegt, die eigenen Aufgaben nicht
beeinträchtigt werden und gewährleistet ist, dass die weiteren Aufgaben bei der Prüfung der
Finanzbuchhaltung mitgeprüft werden können. Die Vorschriften der HWFVO gelten für die
Erledigung dieser Aufgaben entsprechend, soweit nicht per Gesetz etwas anderes bestimmt ist.
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(4) Die Hochschuleinrichtungen haben die Aufgabe, für alle externen und internen Geschäftsvorfälle
Belege einzureichen und dabei Zusatzkontierungen (Kostenstelle, PSP, Fonds) nach Maßgabe des
jeweils aktuellen Kostenstellenplanes/Fondsliste der Hochschule vorzunehmen. Von den
Hochschuleinrichtungen eingereichte zahlungsbegründende Unterlagen werden von der
Finanzbuchhaltung auf ihre Vollständigkeit hin geprüft. Bei Unstimmigkeiten ist Rücksprache mit der
jeweiligen Hochschuleinrichtung zu nehmen.
§ 5 Allgemeine Grundsätze
(1) Grundlage jeder Buchung ist ein Beleg. Grundsätzlich müssen die Belege den geltenden rechtlichen
Ansprüchen genügen. Ausnahmen werden im Einzelfall vom Leiter Rechnungswesen bestimmt.
Belege stellen den nachvollziehbaren und gesetzlichen Vorgaben entsprechenden Nachweis über
den Zusammenhang zwischen buchungspflichtigen Vorgängen und den gebuchten Inhalten in den
Büchern sicher.
(2) In der Finanzbuchhaltung dürfen Erträge und Aufwendungen sowie Veränderungen von Posten der
Bilanz nur gebucht werden, wenn der Finanzbuchhaltung durch die feststellungsbefugte Stelle ein
vorkontierter Beleg vorliegt. Reine Ausweisbuchungen (Jahresabschluss) sind hiervon unberührt.
(3) Jeder Zahlungsanspruch und jede Zahlungsverpflichtung sind auf ihren Grund und ihre Höhe zu
prüfen und festzustellen. Die Unterzeichnung erfolgt durch den Feststellungsbefugten in Form der
Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit. Die Befugnis für die sachliche und
rechnerische Richtigkeit der Feststellung regelt die Referatsleitung Finanzen.
Es ist eine Liste mit den dazugehörigen Unterschriftsproben zu führen.
Mit der sachlichen Richtigkeit wird bescheinigt, dass die für die Zahlung maßgebenden Angaben
richtig sind, mit der rechnerischen Richtigkeit wird bescheinigt, dass der Zahlbetrag sowie alle
Berechnungen dazu richtig sind. Beschäftigten, denen die Buchführung oder die Abwicklung von
Zahlungen obliegt, darf die Befugnis zur sachlichen und rechnerischen Feststellung nur übertragen
werden,
wenn
und
soweit
der
Sachverhalt
nur
von
ihnen
beurteilt
werden
kann.
Der Finanzbuchhaltung obliegt eine stichprobenhafte Überprüfung.
(4) Die Regelungen der Abs. 2 und 3 gelten auch für nicht zahlungsrelevante Vorgänge.
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(5) Wird durch die Zahlungsabwicklung ein unklarer Zahlungseingang festgestellt, für den kein
Buchungsbeleg vorliegt und damit eine Buchung in den Büchern noch nicht erfolgt ist, so wird
dieser Betrag auf dem elektronischen Kontoauszug belassen. In diesen Fällen haben die jeweiligen
Sachbearbeiter/innen des Referates Finanzen eine Sachverhaltsklärung herbeizuführen. Ist der
eingegangene Betrag wieder an den Zahlungspartner zurückzuzahlen, ist von der betreffenden
Hochschuleinrichtung ein Buchungsbeleg für durchlaufende Gelder auszufüllen und der Debitoren-/
Kreditorenbuchhaltung zuzustellen.
(6) Für jeden Geschäftsvorfall ist die zahlungsbegründende Unterlage der zuständigen Stelle in der
Finanzbuchhaltung zeitnah zuzuleiten. Alle Buchungsbelege mit ihren begründenden Unterlagen
müssen so rechtzeitig zugestellt werden, dass gesetzliche, vertragliche oder sonstige Fristen nicht
überschritten werden. Dabei sind mögliche Skontoabzüge zu berücksichtigen. Ist ein Skontoabzug
nicht möglich, so ist ein eingeräumtes Zahlungsziel voll auszuschöpfen. Auch in diesen Fällen sind
die Buchungsbelege mit den begründenden Unterlagen umgehend, und nicht erst zum
Fälligkeitstag, an die zuständige Stelle zu senden. Im Allgemeinen ist das Periodenabschlusskonzept
zu berücksichtigen.
§ 6 Kontenplan
Grundlage der Finanzbuchhaltung ist der aktuelle Sachkontenplan der Hochschule, der nach den
Vorgaben des „Sachkontenrahmens für Hochschulen des Landes Nordrhein Westfalen“ erstellt ist. Die
aktuellen Buchungs- und Kontierungsrichtlinien für Hochschulen des Landes NRW sind zu beachten.
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§ 7 Verfahren in der Finanzbuchhaltung
(1) Die Finanzbuchhaltung
–
ist berechtigt, bei unrichtiger Kontierung eigenständig Korrekturen oder Ergänzungen
vorzunehmen und ist verpflichtet die Änderungen der jeweiligen Hochschuleinrichtung
mitzuteilen.
–
darf Bankverbindungen nur bei offensichtlicher Unrichtigkeit ändern.
In allen anderen Fällen muss Rücksprache mit dem Zahlungsempfänger gehalten werden.
–
darf den zu buchenden Betrag auf dem Buchungsbeleg nicht ändern.
–
hat im Rahmen des Zahllaufes die gebuchten Beträge hinsichtlich ihrer Höhe, des gewählten
Zahlungspartners zu prüfen, unterschriftlich zu bestätigen und nach Prüfung der
Buchungsbelege den Zahllauf an die Bankbuchhaltung weiterzuleiten.
(2) Liegt der Kreditoren-/Debitorenbuchhaltung keine zahlungsbegründende Unterlage vor oder ist
diese verloren gegangen, kann in Ausnahmefällen ein so genannter Eigenbeleg ausgefertigt
werden. Aus dem Eigenbeleg müssen alle zahlungsrelevanten Daten zu entnehmen sein.
(3) Alle Änderungen auf dem Buchungsbeleg sind so vorzunehmen, dass die ursprüngliche Eintragung
lesbar bleibt. Änderungen sind abzuzeichnen.
(4) Gebuchte Belege können nur aufgrund eines schriftlichen begründeten Antrags durch die jeweilige
Hochschuleinrichtung von der Hauptbuchhaltung umgebucht werden. Die Buchungsnummer des
umzubuchenden Beleges ist anzugeben. Ein entsprechender Umbuchungsbeleg ist abzulegen.
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§ 8 Aufbewahrung
(1) Für die Aufbewahrung der Buchungsbelege mit den begründenden Unterlagen finden die
Vorschriften des Dritten Buches des Handelsgesetzbuches (HGB) über Aufbewahrungszeiten
entsprechende Anwendung.
(2) Für die sichere Aufbewahrung der Unterlagen sind die jeweiligen Sachbereiche der
Finanzbuchhaltung verantwortlich.
(3) Die Handlungsanweisung Archivierung ist hier ebenfalls zu beachten.
§ 9 Einsatz von automatisierter Datenverarbeitung in der Finanzbuchhaltung
(1) Zur Unterstützung der Aufgabenabwicklung wird die Finanzbuchhaltungssoftware SAP und die
Bankensoftware Cashline Ebics Web eingesetzt.
(2) Unter Beachtung der GoBS und der Grundsätze zum Datenzugriff sowie zur Prüfbarkeit digitaler
Unterlagen (GDPdU) ist bei der DV-Speicherung der Bücher, Belege und der sonstigen erforderlichen
Aufzeichnungen sicherzustellen, dass diese bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist jederzeit
innerhalb einer angemessenen Frist verfügbar und maschinell auswertbar gemacht werden können.
Ein sachverständiger Dritter muss sich in dem jeweiligen Verfahren der Buchführung in
angemessener Zeit zurechtfinden und sich einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die
finanzielle Situation der Hochschule verschaffen können.
(3) Zugang zum eingesetzten EDV-Programmsystem dürfen nur hierzu gemäß Berechtigungskonzept in
der aktuell gültigen Fassung autorisierte Personen erlangen. Alle Aktionen müssen sich innerhalb
des EDV-Verfahrens auf den einzelnen Benutzer zurückführen lassen. Das Zugangspasswort eines
jeden Benutzers ist geheim zu halten und darf nur dem Benutzer persönlich bekannt sein. Eingaben
unter einer fremden Benutzerkennung sind nicht zulässig.
(4) Die Anwendung und Entwicklung von Programmen sind strikt zu trennen. Wer Daten in der
Finanzbuchhaltung
erfasst,
verarbeitet
und
ausgibt,
darf
keine
System-
oder
Anwendungsprogrammierungen vornehmen können und umgekehrt.
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§ 10 Schnittstellen im Datentransfer
(1) Die Daten, die aus einem vorgelagerten EDV-Verfahren im Wege eines Datenimports transferiert
werden, müssen in ihren beiderseitigen Schnittstellen übereinstimmen, z. B. Semesterbeiträge,
Personalbuchungen, Umbuchungen (Geschäftsbedarf, Gemeinkosten (Overhead)).
(2) Die datenliefernde Stelle hat die Vollständigkeit und Richtigkeit zu gewährleisten.
§ 11 In-Kraft-Treten
Diese Dienstanweisung tritt am 20.11.2014 in Kraft.
Köln, den 20.11.2014
Der Vizepräsident für Wirtschafts- und Personalverwaltung
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Organigramm Referat Finanzen
Team 8.1
Kreditorenbuchhaltung
- Buchung von
Eingangsrechnungen
- Bearbeitung von
Mahnungen (Firmen)
- Dauerbuchungen
- Erstellung der
..Zahlläufe
- Stammdatenpflege
Debitorenbuchhaltung
- Erstellung und Buchung
..von Ausgangsrechnungen
..und Mittelabrufen
..(Forderungen)
- Forderungsmanagement
- Buchung Barkassen und
..MultiCa
- Erstattung von Semester..beiträgen
Teamleiter
Bankbuchhaltung
- Verbuchung der
..Kontoauszüge
- Durchführung Zahlläufe
- Bearbeitung unklare
..Geldeingänge
- Betreuung Barkassen
- SOS-Schnittstelle
- Bearbeitung von Kredit..kartenabrechnungen
Z:\Referat08\Referatsleitung08\Selzer\Personal\Pplanung\Organigramm Team 8.1
Anlagenbuchhaltung
- Aktivierung der
..Anlagengüter und
..Verbuchung der
..Rechnungen
- Bearbeitung der AIB
- Umsetzungen und
Umbuchungen im
Anlagenbereich
- Anlagenabgänge
- Abschreibungsläufe
- Durchführung von
..Inventuren
- Sachspenden
Reisekosten
- Abrechnung
..Reisekosten
..(inkl. geldwerter
..Vorteil)
- Abrechnung
..Exkursion
- Abrechnung
..Fortbildung
- Umzugskosten
- Trennungsgeld
Steuerabteilung
- UST-Voranmeldungen
..und UST-Erklärungen
- Körperschaft-/
..Gewerbe-/
..Kapitalertrag..steuererklärung
- steuerliche Grundsatz..angelegenheiten
- Prüfung Steuerpflicht im
..Rahmen von Projekten
..aus der Trennungs..rechnung
- Beratung Professoren
- interne Fortbildung
Hauptbuchhaltung
- Sachkonten..umbuchungen
- Interne
..Verrechnungen
- Sachkontenpflege/
..Stammdaten
- Jahres- und
..vierteljährliche
..Abschlussarbeiten
- Kontenabstimmung
- Ausarbeitung von
..Buchungssystematiken
- Koordination
..Buchhaltung intern und
..extern
- diverse Auswertungen
- Finanzstatistik
- SAP-Betreuung
Haushaltsbewirtschaftung
- Budgeteinstellungen
- Umbuchungen von
..Budgets
- Jahresabschluss..bericht (kameral)
- vierteljährliche
..Berichte auf Basis
..des Finanzplanes
..(kameral)
- Betreuung Personal..einspielung SVA-FI
- KIS-Betreuung und
..Schulung
- Mittelabrufe und
..Verwendungs..nachweise
- Zahlläufe
- AVK