DIRECTINVOICECONTROL verarbeitet Rechnungen

SUCCESS STORY
Eingangsrechnungslösung, Konsumgüter
Kurz und knapp, die wichtigsten
Punkte im Hengstenberg-Projekt:
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Einführung in engem Zeitfenster
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Roll-Out an 3 Standorte
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Verstärkte Verarbeitung von
e-Invoices geplant
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Einbindung SAP Content Server
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DirectInvoiceControl fängt
Personalengpass auf
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ProFI.Assistance unterstützt
Mitarbeiter in DirectInvoiceControl
Startphase
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ProFI.Assistance fängt Urlaubsund Krankheitszeit in Finanzbuchhaltung ab
HENGSTENBERG GMBH & CO. KG
Röntgenstr. 16-18
73730 Esslingen
www.hengstenberg.de
Hengstenberg ist ein traditionelles
und bekanntes Lebensmittelunternehmen. Neben Essig, Sauerkraut,
Rotkohl und Gurken werden auch
Senf sowie Feinsaure- und TomatenProdukte in den deutschen Werken
Bad Friedrichshall und Fritzlar hergestellt. Zu den bekanntesten Marken
gehören Altmeister, Mildessa, Knax
und ORO di Parma.
Bereits 1932 füllte der Enkel des
Firmengründers Dr. Richard Hengstenberg weltweit als Erster Kraut in
Dosen. Nach dem zweiten Weltkrieg
erlebte das vitaminreiche Gemüse
sein Wirtschaftswunder. Das gesamte
Sortiment umfasst heute mehr als
100 verschiedene Artikel, die in rund
40 Ländern zu finden sind. Auch Biound Feinkostqualität, sowie länderspezifische Vermarktungen, sind im
Produktportfolio enthalten. In den USA
und Japan wird das Sauerkraut als
„Bavarian Style Sauerkraut“ vertrieben.
2012 wurden mit 500 Mitarbeitern
120 Millionen Euro erwirtschaftet.
DIRECTINVOICECONTROL verarbeitet Rechnungen,
Hengstenberg Kraut, Gurken und Rotkohl
Hengstenberg „...macht Gutes zum Genuss“. So lautet der Slogan, der auf alle
Unternehmensbereiche des Lebensmittelherstellers zutrifft. Die gut funktionierende Finanzbuchhaltung sollte statt „nur gut“ „noch besser“ arbeiten können. Da der schonende Umgang
mit natürlichen, wirtschaftlichen und sozialen Ressourcen bei Hengstenberg einen hohen
Stellenwert hat, sollten Kreditorenrechnungen wirtschaftlicher verarbeitet werden. Zur Schonung von Mitarbeitern, Finanzen und der Umwelt sowie dem Gewinn an Zeit und Transparenz
wurde DirectInvoiceControl von der P.M. Belz Agentur für Informatik GmbH (AFI) eingeführt.
Überblick erhalten
Hengstenberg war es wichtig, neben dem
termingerechten Ausgleich seiner Verbindlichkeiten auch zu jedem Zeitpunkt
den Überblick zu allen Lieferantenrechnungen zu haben. Denn vor Einführung
der elektronischen Eingangsrechnungsbearbeitung gingen Rechnungen an drei
Standorten ein: Esslingen, Bad Friedrichshall und Fritzlar. Per „Umlaufzettel“ wurde die papierlastige, verlustige
und intransparente Rechnungsprüfung
erledigt. Die Mitarbeiter in der Finanzbuchhaltung erledigten ihre Arbeit gut,
doch keiner konnte zu Anzahl, Status
und Gesamtvolumen der im Umlauf
befindlichen Lieferantenrechnungen
sofort eine verbindliche Aussage treffen.
Zahlreiche Möglichkeiten und
Vorteile
Horst Redlich, Leiter der Finanzbuchhaltung bei Hengstenberg, kam 2007 das
erste Mal mit dem Softwarehersteller AFI
in Kontakt. Auf einem AFI-Infotag konnte
er sich DirectInvoiceControl live ansehen.
Sofort war ihm klar, dass die Lösung zur
automatisierten Eingangsrechnungsbearbeitung bei knappen Personal-Ressourcen die Finanzbuchhaltung entlasten könnte. Er erkannte weitere Vorteile,
die sich mit der elektronischen Verarbeitung auftun: Gewinn von Transparenz und
schnelle Reaktion auf alle Vorkommnisse,
die mit der Eingangsrechnung in Zusammenhang stehen. „Ich war beeindruckt
von den zahlreichen Möglichkeiten, die
DirectInvoiceControl bietet. Das war die
Initialzündung, um mich auf dem Markt
nach anderen Lösungen umzusehen.
Ich wollte eine Software zur Bearbeitung
unserer Lieferantenrechnungen. Das
wurde mir an diesem Tag klar! Auch
wenn noch nicht klar war, mit welchem
Hersteller und zu welchem Zeitpunkt dieses Projekt umgesetzt werden würde“,
beschreibt Horst Redlich den „Beginn der
Prozessverbesserung bei Hengstenberg“.
Neue Herausforderung in
Finanzbuchhaltung gibt Anstoß
Ohne E i l e w urde der M ar kt nach
Anbietern sondiert und die Vorauswahl
im Schreibtisch zur Wiedervorlage
verwahrt. Leider kam irgendwann der
Tag, an dem sich die Personalsituation
im Team um Horst Redlich änderte.
Nach dem Weggang einer Fachkraft
war klar, dass sich der Arbeitsaufwand der anderen Kollegen und Kolleginnen entsprechend erhöhen würde.
Durch zusätzliche und anderweitig
gestiegene Herausforderungen in der
SUCCESS STORY
Eingangsrechnungslösung, Konsumgüter
Der Gurkenflieger schwebt nur wenige Zentimeter
über dem Boden. Die Erntehelfer liegen bäuchlings auf einer Matratze und ernten mit der Hand.
Arbeitsmoral und Philosophie
sind hervorzuheben
Der Auswahlprozess begann. Alle in die
engere Wahl gekommenen Hersteller
wurden in die Firmenzentrale geladen,
um ihr Produkt im aktuellen ReleaseStand zu präsentieren. Am besten überzeugte die AFI mit DirectInvoiceControl.
Herr Redlich erklärt: „Die zuständige
Vertriebsbeauftragte hat uns über Jahre
hinweg immer begleitet und in der letzten
Präsentation ein weiteres Mal überzeugt“.
Tief aber flexibel in SAP integriert
Neben diesen Punkten war es auch die Integration der AFI-Software in SAP, die schwer
gewichtet wurde. DirectInvoiceControl ist
tief, aber flexibel in SAP integriert. Im Bedarfsfall wäre die Anbindung an ein SharedServiceCenter ohne weiteres möglich. Ein
weiterer Vorteil ist, dass mit dem AFI-eigenen Rechnung-Plus-Objekt, Belege bis zur
Buchung in SAP veränderbar sind. Wird
versehentlich ein Beleg mit Bestellbezug
als einer ohne angelegt oder beispielsweise ein falscher Buchungskreis angegeben,
ist dies im SAP-Standard nur aufwändig
korrigierbar: Nicht so bei DirectInvoiceControl. „Da sind Korrekturen ganz einfach“, so der Leiter der Finanzbuchhaltung.
Saisonauftakt gibt Schlagzahl vor
In einem kurzen Zeitfenster wurde beim
saisongetriebenen Lebensmittelproduzenten die Software zur automatisierten Eingangsrechnungsbearbeitung in etwas mehr
als drei Monaten eingeführt. Pünktlich zum
Saisonauftakt konnten die Lieferantenrechnungen elektronisch verarbeitet werden. „Es war Stress pur. Aber wir haben
es geschafft, im laufenden Geschäftsprozess und vor unserem Hochbetrieb mit der Software produktiv zu
arbeiten“, freut sich Horst Redlich.
ProFi.Assistance.
Helfen. Abwickeln. Optimieren
Hengstenberg hat sich in mehrfacher
Hinsicht einen Service der AFI zu Nutze
gemacht: ProFi.Assistance. Das ist ein
personenunabhängiger RundumsorglosSupport im Produktivbetrieb. Fachpersonal der AFI unterstützt während der Eingewöhnungsphase die Mitarbeiter oder
in Urlaubs- oder Krankheitszeiten die
Fachabteilung.
„Das ist einer der herausragenden Services der AFI. So was kenne ich von
keinem anderen Unternehmen. Wir sind
begeistert. Die Tipps und Tricks, die man
als Neuling im Umgang mit der Software
erhält, sind unbezahlbar. Und bei personellen Engpässen im Fachbereich auf
kompetente Unterstützung zurückgreifen
zu können, ist sehr wertvoll! Ein ProFi.Assistance der AFI kennt sich nicht nur mit
DirectInvoiceControl, sondern auch mit den
fachlichen Hintergründen von Buchhaltung
und Steuern aus“, bekräftigt Horst Redlich.
Multifunktionswerkzeug
Schluss mit den Zeiten, in denen mit
der Hand am Arm gearbeitet wurde. Die
Papiere „Umlaufzettel“ und „Prüfjournal“
wurden durch den elektronischen Workflow
ersetzt. Die manuelle Erfassung von Rechnungsbelegen und die dadurch möglichen
Eingabefehler werden durch das Scannen und Auslesen der Daten vermieden.
Seit Einführung der zentralen Poststelle in
Esslingen werden keine Sicherheitskopien
mehr zwischen den Standorten hin und her
geschickt. Auch wurde das Verwalten und
Recherchieren nach Belegen, dank Ablage
der digitalisierten Dokumente im SAP Content Server, vereinfacht. Esslingen, Bad
Friedrichshall und Fritzlar verarbeiten die
Eingangsrechnungen nun einheitlich und
transparent mit DirectInvoiceControl. Auf
die Frage des größten Nutzens von DirectInvoiceControl, überlegt Horst Redlich nicht
lange. „Es ist eine Vielzahl verschiedener
Faktoren, die uns die Arbeit erleichtert. Wir
haben durch das elektronische Archiv ein
durchgängiges Ablagesystem, auf das jeder, standortunabhängig, zugreifen kann.
Es gibt keine Erfassungsfehler und Skontofristen werden nicht mehr versäumt. Und
das elektronische Rechnungseingangsbuch
„der Monitor“ ist zu unserem Multifunktionswerkzeug im Tagesgeschäft sowie für den
Monats- und Jahresabschluss geworden.“
Die Delikatess-Essige von Hengstenberg
e-Invoice: Schonung natürlicher
und wirtschaftlicher Ressourcen
Aus Sicht des prämierten Markenartikelherstellers vereinbaren sich die eigenen
Firmengrundsätze „Schonung von wirtschaftlichen und sozialen Ressourcen“
bereits optimal mit der softwaregestützten Rechnungsbearbeitung. Um auch
noch die Schonung von natürlichen
Ressourcen zu gewährleisten, wird der
verstärkte Einsatz elektronischer Rechnungen überlegt. Führt man sich vor Augen, dass für gerade mal ein Kilogramm
Papier bereits 2,2 kg Holz* benötigt
werden, liegt der ökologische Vorteil
auf der Hand. Mit den drei e-InvoiceModulen von DirectInvoiceControl,
Mailbox, File und EDI werden Rechnungen elektronisch empfangen und direkt
weiterverarbeitet. Die Vorbereitung und
das Scannen von Papierrechnungen
entfällt ersatzlos. „Bereits heute gehen
wird diesen Weg mit unseren ausländischen Lieferanten. Neben den ökologischen Aspekten zeigen sich auch
wieder die wirtschaftlichen. Wir erleben
mit e-Invoices weitere Entlastungen“,
so der Leiter der Finanzbuchhaltung.
Die P.M. Belz Agentur für Informatik
GmbH (AFI) ist ein führender
Hersteller von Software zur Optimierung
von Dokumentenprozessen in und
um SAP.
Durch SAP-integrierte Software,
die Realisierung von ECM-/DMSLösungen sowie den Einsatz „cleverer
Tools“ optimiert die AFI die Prozesse
Purchase-to-Pay und Order-to-Cash.
Von der Bedarfsanforderung und
Auftragsbestätigung bis zur Eingangsrechnung sowie von der Kundenbestellung bis zur Ausgangsrechnung
wird die Dokumentenbearbeitung
papierlos.
www.afi-solutions.com
SAP® ist ein eingetragenes Warenzeichen der SAP SE
*Quelle: Initiative2000plus, Umweltbundesamt
Finanzbuchhaltung, wurden die Vor- und
Nachteile einer automatisierten Eingangsrechnungslösung abgewogen. Die Firmenleitung beschloss daraufhin die Einführung einer Software zur Optimierung der
Prozesse und Steigerung der Effizienz.