Wettbewerbsreisen nach Jamaika 2009/2011

[Namen]
Konzernrevision
Bericht zur Prüfung
HMI-Strukturvertrieb – Wettbewerbsreisen
nach Jamaika 2009/2011 in der Geschäftsstelle
Frankfurt (Leiter [Y1])
Prüfer:
[Namen]
Geprüfte Rechtsträger:
ERGO Lebensversicherung AG
Berichtsdatum:
16.06.2011
Vertraulich
21-2011-0043
Konzernrevision
HMI-Strukturvertrieb – Wettbewerbsreisen nach Jamaika 2009/2011 GSt Frankfurt
1.
Prüfungsgegenstand und -handlungen
In Zusammenhang mit der Prüfung zu dem „HMI-Sonderwettbewerb - Budapest 2007 ("Party Total")“
sind die auf den Gewinner- bzw. Teilnehmerlisten aufgeführten Personen von der Konzernrevision
zur Teilnahme und ggf. weiteren Details befragt worden. Dabei ist von einer Person der Hinweis geäußert worden, dass es auf einer Wettbewerbsveranstaltung der HMI nach Südamerika zu vergleichbaren Aktivitäten gekommen sei. Auf Nachfrage wurde der Hinweis dahingehend ergänzt,
dass eine HMI-Geschäftsstelle in Frankfurt im Januar/Februar 2011 eine Wettbewerbsreise in ein
„Swingerhotel“ in Jamaika durchgeführt habe.
Im Einzelnen wurden folgende Prüfungsaktivitäten durchgeführt:
—
Feststellung der relevanten Wettbewerbsreisen der HMI-Geschäftsstellen in Frankfurt
—
Anforderung und Analyse der angeforderten Abrechnungsunterlagen
—
Sicherung und Auswertung des dienstlichen Mail-Postfachs eines Leitenden Angestellten sowie
das Gruppenpostfach der VD-HMI-Leitung auf Basis der Konzernrahmenbetriebsvereinbarung
zu Informations- und Kommunikationstechniken vom 17.06.2008
2.
Prüfungsergebnisse und Maßnahmen
Die von Herrn [Y1] (Struktur [G]/[Y2], ehemals [Z12]) geleitete HMI-Geschäfts-stelle in Frankfurt hat
in den Jahren 2009 und 2011 jeweils Wettbewerbsreisen nach Jamaika in das „Swingerhotel“ Hedonism II (www.hedonism-resorts.de) durchgeführt. Das Hotel ist gem. Internet-Recherche ein bekanntes Reiseziel für entsprechend interessierte Personen.
Die Wettbewerbsreisen wurden eigenverantwortlich vom Geschäftsstellenleiter (GStL) organisiert
und zur Erstattung über den Orga-Fonds eingereicht. Insgesamt wurden von den € 29.344,36 für
beide Reisen Teilbeträge an Herrn [Y1] direkt und an das Reisebüro [Firma 4] gezahlt. Da Herr [B] in
beide Vorgänge involviert war, hat er unsere Fragen zur Kenntnis nach dem ausgewählten Hotel
zwar bejaht, aber die Beteiligung an der Planung und Kenntnisse über den Charakter der Reise bzw.
das Reiseprogramm verneint.
Herr [Y1] hat damit die schriftliche Erklärung im Nachgang zur Reise nach Budapest wissentlich
falsch abgegeben, da der Besuch eines Swinger-Hotels anzugeben gewesen wäre. Nach einer
nochmaligen Information von Herrn [X1] zur inhaltlichen Auslegung der Erklärung hat er die beiden
Reisen erst am 14.06.2011 per SMS bei Herrn [X1] gemeldet. Die von PVV erstellte arbeitsrechtliche
Beurteilung sieht die Möglichkeit vermittlerrechtlicher Konsequenzen bis hin zur fristlosen Kündigung.
Wettbewerbsreise Jamaika vom 7.-14.01.2011
Am 1.12.2010 hat die Assistentin Frau [Y3] im Auftrag von Herrn [Y1] eine Zahlung über
€ 14.000 auf das Orga-Fonds-Konto von Herrn [Y1] bei Herrn [B] beantragt. Der Zuschuss sei für eine geplante Reise nach Jamaika mit sieben Teilnehmern vom 7.-14.01.2011. In einer Mail zur Freigabe der Zahlung aus dem Orga-Fonds hat Herr [B] angegeben, dass es sich um den Abschluss der
Top-5-Initiative der Strukturen [H] und [Y1] handelt.
Die Zahlung der am 7.12.2010 eingereichten Bestätigung/Rechnung des Reisebüros über € 12.497
wurde am 10.12.2010 überwiesen und ist auf Herrn [Y1] ausgestellt. Die Zahlung wurde von der
BE2-Leiterin PVHHH freigegeben. Die Rechnung führt lediglich Herrn [Y1] namentlich auf, die übrigen Teilnehmer standen zu diesem Zeitpunkt noch nicht fest.
Durch einen Bearbeitungsfehler der GSt wurde die Rechnung zur Jamaika-Reise versehentlich mit
der Beantragung der Zahlung für eine Reise nach Kuba (Februar 2011) eingereicht. Diese weist neben Herrn [Y1] 5 weitere männliche Vermittler und eine Frau als Teilnehmer aus. Einer Mail aus Januar 2011 ist zu entnehmen, dass Herr [B] der Teilnahme nicht qualifizierter Vermittler zugestimmt
hat, da die Stornokosten bei 87% gelegen hätten, so dass eine Stornierung keinen Sinn gemacht
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HMI-Strukturvertrieb – Wettbewerbsreisen nach Jamaika 2009/2011 GSt Frankfurt
hätte. Die gem. Orga-Fonds-Richtlinie einzureichenden Unterlagen (unterzeichnete TN-Liste, Wettbewerbskriterien) wurden noch nicht nachgereicht.
Wettbewerbsreise Jamaika vom 25.06.-02.07.2009
Vom 25.06.-02.07.2009 wurde eine weitere Wettbewerbsreise nach Jamaica („Welcome to Jamaica“) durchgeführt. Die Reise ist ebenfalls über das Reisebüro [Firma 3] gebucht und abgerechnet
worden. Die Gesamtkosten der Reise beliefen sich für 10 Teilnehmer auf € 16.847,36. Der Aufenthalt fand gem. Teilnehmerliste ebenso im Hotel „Hedonism II“ (s.o.) statt. Die Rechnung des Reisebüros weist einen leicht abweichenden Hotelnamen aus („Hedonosme II“). Da nach unseren Recherchen ein derartiges Hotel nicht existiert, gehen wir davon aus, dass sich die Rechnung auf das
in der Teilnehmerliste genannte Hotel bezieht.
Die Reise war ursprünglich für 13 Personen geplant (12 Teilnehmer und Herr [Y1] als Begleiter), davon haben drei Personen gem. der vorliegenden unterzeichneten Teilnehmerliste aufgrund von
Krankheit abgesagt. Die Auswertung der Gewinner ließ sich nicht vollständig nachvollziehen, da die
vorgelegten Produktionsauswertungen nicht vollständig waren. Anhand der Unterlagen ließen sich
zwei Gewinner nicht nachvollziehen.
Im März 2009 ist zunächst eine Anzahlung in Höhe von rd. € 3.070 abgerechnet worden. Die Abrechnung der Reise mit der Restzahlung in Höhe von € 13.777,36 erfolgte erst wesentlich später in
01/2011. Die Zahlung wurde vom BE3-Leiter PVH6HH freigegeben. Damit wurde die Zahlung entgegen der Richtlinien zum Orga-Fonds-Budget vorgenommen, wonach die verkaufsfördernde Maßnahme bei Antragstellung nicht mehr als 6 Monate zurückliegen darf. Begründet wurde dies von der
GSt mit der vorher nicht ausreichenden Deckung des Orga-Fonds-Kontos. Der Vorgang wurde daraufhin von Herrn [B] mit dem Hinweis „Im Zweifel würde ich aber schon zahlen“ genehmigt.
Hinsichtlich der steuerlichen Zulässigkeit zur Behandlung der Marketingzuschüsse liegt REE ein
externes rechtliches Gutachten aus 06/2011 vor, das die Handhabung hierzu bestätigt.
3.
Unterschriften
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Vertraulich
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Anlage
Maßnahmenkatalog HMI-Strukturvertrieb – Wettbewerbsreisen nach Jamaika 2009/2011 GSt Frankfurt
1.
Wettbewerbsreisen Jamaika 2009 und 2011
1.1.
Planung, Organisation, Durchführung und Abrechnung von
Wettbewerbsreisen
Feststellung:
H* Entscheidung über personelle Konsequenzen auf Basis
der vermittlerrechtlichen Beurteilung von PVV
Der Leiter der HMI-GSt Frankfurt, Herr [Y1], hat in den Jahren 2009 und 2011
eigenverantwortlich zwei Wettbewerbsreisen nach Jamaika in das „Swingerhotel“ Hedonism II geplant, organisiert und durchgeführt. Die Rechnungen
hat er bei der ERGO zur Erstattung über das Orga-Fonds-Konto eingereicht
und erstattet bekommen.
[Name]
23.06.2011
offen
H*: Bewertung wegen des ethischen Fehlverhaltens und des damit verbundenen möglichen Reputationsschadens.
Bewertung der Feststellung: (N) Niedrig, (M) Mittel, (S) Signifikant, (H) Hoch, (HW) Wesentlich, (HS) Schwerwiegend
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