Leitfaden PDF-Rechnungs- bearbeitung in SAP

Leitfaden
PDF-Rechnungsbearbeitung in SAP®
Expertenwissen Buchhaltungsoptimierung
Leitfaden PDF-Rechnungsbearbeitung in SAP®
Expertenwissen Buchhaltungsoptimierung
Der Trend ist eindeutig. Immer mehr Lieferanten konvertieren ihre Rechnungen und Avise in eine PDF-Datei und
versenden diese via E-Mail an ihre Geschäftspartner.
Der Gesetzgeber unterstützt diese Entwicklung durch
entsprechende Initiativen, insbesondere das Steuervereinfachungsgesetz 2011, das die elektronische Rechnung der Papierrechnung nahezu gleichstellt. Zu Recht,
denn das Einsparpotenzial ist enorm: Die Europäische
Kommission schätzt die Einsparungen für Unternehmen
in der EU durch eine elektronische Rechnungsbearbeitung auf 64,5 Milliarden Euro pro Jahr.
Erfahren Sie in diesem Whitepaper, wie Sie als Rechnungsempfänger mithilfe der PDF-Rechnungsbearbeitung Kosten, Zeit und Ressourcen sparen können und
lesen Sie, was für einen rechtskonformen Austausch
elektronischer Rechnungen im Einzelnen zu beachten
ist.
Schätzungen von Experten zufolge werden derzeit in Europa
mehr als 32 Milliarden Rechnungen pro Jahr per Post versandt. In vielen Unternehmen werden Papierrechnungen noch
auf traditionelle Weise nach Rechnungseingang zunächst
kopiert und per Hauspost an die zuständige Fachabteilung
zur Prüfung weitergeleitet. Selbst Unternehmen, die bereits
Rechnungen in elektronischer Form erhalten, verharren oftmals in der alten Welt der papierhaften Rechnungsbearbeitung. Laut einer Studie von ibi research drucken 58 Prozent
der befragten Kleinunternehmen und 72 Prozent der befragten
mittelständischen Unternehmen elektronische Rechnungen
zunächst aus und geben sie zur Freigabe weiter. Anschließend
werden die Rechnungsdaten manuell in der Buchhaltungssoftware und zum Teil in weiteren Programmen (z.B. Zahlungsverkehrssystemen) erfasst. Diese manuellen Prozessschritte
sind nicht nur zeit- und kostenintensiv, sie bergen auch ein
latentes Fehlerrisiko, was wiederum zu Verzögerungen durch
manuelle Korrekturen führen kann.
© 2014 Software4Professionals GmbH & Co. KG ∙ SAP ist ein eingetragenes Markenzeichen der SAP SE.
Inhaltsverzeichnis
» OCR war gestern – Elektronischen
Rechnungsprozessen gehört die Zukunft Seite 3
» Rechnungsaustausch im PDF/A-Format senkt
Bearbeitungszeit von 27 auf 2 Minuten
Seite 4
» YAMBS.smart.PDF – vollständig SAP®-integriert Seite 5
» Weniger Aufwand – effektivere Prozesse
Seite 6
» Rechnungsdaten in Echtzeit erleichtern
Fast Close
Seite 6
» Rechtssicherheit durch standardisierte Prozesse Seite 7
» Experteninterview: Rechtliche Grundlagen für
den elektronischen Rechnungsaustausch
Seite 8
» Innovativ, zukunftsorientiert, umweltfreundlich Seite 10
Highlight:
Experteninterview mit Steuerberaterin
Elke Fischer, dffk | kröller + partner mbB
Steuerberatungsgesellschaft, Stuttgart
Stand: September 2014
2
OCR war gestern – Elektronischen Rechnungsprozessen
gehört die Zukunft
Um die Daten von Papierrechnungen auszulesen und in elektronischer Form direkt an das Buchhaltungssystem weitergeben
zu können, nutzen viele Unternehmen OCR-Lösungen (OCR =
Optical Character Recognition) oder beziehen entsprechende
Leistungen über einen externen Dienstleister. Die Papierrechnungen werden dabei zunächst gescannt, anschließend liest
eine OCR-Erkennungskomponente die Rechnungsdaten aus,
damit diese per Workflow in den elektronischen Freigabeprozess weitergeleitet werden können. Dieser kosten- und zeitintensive Umweg ist jedoch überflüssig, sofern sich Sender
und Empfänger auf ein komplett elektronisches Rechnungsverfahren einigen.
»
Top 5 Gründe für den Empfang
von elektronischen Rechnungen
Immer mehr Unternehmen entscheiden sich für eine Umstellung auf elektronische Rechnungsprozesse, sei es über
EDI (electronic data interchange), EBPP-Portale (electronic
bill presentment and payment), Webportale oder via E-Mail
oder DE-Mail. Allein der Wegfall von Papier- und Portokosten
macht es erstrebenswert, Rechnungen elektronisch zu verschicken. Hinzu kommen weitere Kostenvorteile sowie zahlreiche Optimierungsmöglichkeiten, beispielsweise hinsichtlich
Verarbeitungseffizienz und Transparenz. Laut ibi research geht
die Initiative für die Umstellung dabei häufig von Lieferanten
beziehungsweise Geschäftspartnern aus, sei es, weil diese
Rechnungen elektronisch versenden wollen oder mittlerweile
sogar eine Gebühr für Papierrechnungen erheben.
Top 5 Gründe gegen den Empfang
von elektronischen Rechnungen
Schnellere Bearbeitung
Die rechtlichen Anforderungen sind zu hoch
Lieferanten / Geschäftspartner wollen ihre
Rechnungen elektronisch versenden
Wir versprechen uns davon kaum oder keine
Einsparpotenziale
Skontovorteile durch schnellere Bezahlung
Wir kennen uns mit den rechtlichen Anforderungen
nicht ausreichend aus
Transparenz der Prozesse und Nachverfolgbarkeit
Die technische Integration ist zu aufwendig
Vereinheitlichung der Prozesse
Wir sind unsicher, ob die elektronischen Rechnungen
vom Finanzamt anerkannt werden
Grafik 1: Gründe, die Unternehmen für den Empfang elektronischer Rechnungen angeben
Quelle: ibi research, 2011.
Die größten Einsparpotenziale lassen sich dabei auf Seiten
des Rechnungsempfängers erzielen. Denn die Softwareunterstützung greift nicht nur beim Eingang der Rechnungen,
sondern bei allen nachgelagerten Unternehmensprozessen
wie Prüfung, Datenerfassung und Archivierung. Wenn sämtliche Daten automatisch in das ERP-System des Empfängers
übernommen und dort geprüft werden können, beschleunigt das
© 2014 Software4Professionals GmbH & Co. KG ∙ SAP ist ein eingetragenes Markenzeichen der SAP SE.
die elektronische Rechnungsbearbeitung entlang des gesamten Prozesses enorm. Über einen Abgleich mit den Bestelldaten können Rechnungen zudem automatisch freigegeben
werden. Der Empfänger spart somit einen hohen Anteil an
Bearbeitungskosten und -zeit ein, wodurch er häufiger Skonto
ziehen kann. Mahngebühren gehören damit ebenfalls der Vergangenheit an.
Stand: September 2014
3
Rechnungsaustausch im PDF/A-Format senkt
Bearbeitungszeit von 27 auf 2 Minuten
Aktuell ist eine starke Tendenz zur einheitlichen Rechnungsstellung im Format PDF/A erkennbar, denn trotz geringer Investitionskosten ist der Nutzen sowohl für Rechnungssteller
als auch Empfänger hoch. Hinzu kommt, dass immer mehr
Lieferanten auf einen Rechnungsaustausch im PDF/A-Format
umstellen, da sie ihrerseits die Kostenvorteile realisieren
wollen bzw. viele ihrer Kunden aus der Wirtschaft und dem
öffentlichen Sektor keine papierhaften Rechnungen mehr
akzeptieren. Diese positive Ausgangslage sollten besonders
mittelständische Unternehmen für sich nutzen.
tenqualität liegt beim Rechnungsaustausch im PDF/A-Format
bei 100 Prozent, im Vergleich zu rund 75 Prozent bei der Erfassung über OCR-Komponenten. Positionsdaten werden hierbei
aufgrund der Komplexität häufig überhaupt nicht ausgelesen.
Grund für die geringere Datenqualität bei der OCR-Erfassung
sind Interpretationsfehler der Software, die anschließend
manuell korrigiert werden müssen. Da die TXT-Dateien komplett in das ERP-System übernommen werden, gibt es beim
Rechnungsaustausch per PDF/A weder Datenverluste noch
Lesefehler.
PDF/A-Dateien lassen sich einfach aus Microsoft Word oder
einem ERP-System erzeugen und per E-Mail oder DE-Mail
versenden. Das PDF/A-Format umfasst im Unterschied zum
normalen PDF-Sichtformat nicht nur eine Bilddatei, sondern
darüber hinaus auch eine TXT-Datei. Mithilfe einfacher Zusatzprogramme können diese TXT-Dateien extrahiert und für
ERP-Systeme lesbar gemacht werden. Eine manuelle Erfassung der Rechnungsdaten beziehungsweise das Auslesen der
Daten mit einer OCR-Komponente entfällt komplett. Die Da-
Das Bundesministerium des Innern (BMI) errechnete, dass die
Bearbeitung einer Papierrechnung durchschnittlich 27 Minuten dauert. Der elektronische Austausch von Rechnungen im
PDF/A-Format, die mit „Kopfdaten“ für die teilautomatische
Bearbeitung versehen sind, senkt den Aufwand auf rund fünf
Minuten. Bei Rechnungen mit Bestellbezug reduziert sich der
Aufwand sogar auf etwa zwei Minuten, wenn die Rechnung
mit der Bestellung übereinstimmt. Und das bei einem sehr
geringen Investitionsaufwand für den Rechnungsempfänger.
Dauer der Prozessschritte bei papierbasierter Rechnungsbearbeitung im Vergleich zu elektronischer Rechnungsbearbeitung
Dauer pro Prozessschritt bei papierbasierter Rechnungsbearbeitung
1,93 min
2,68 min
6,60 min
9,03 min
6,60 min
Posteingang
Vorbereitung
der Prüfung
Formelle
Prüfung
Sachliche
Prüfung
Freigabe
und Zahlung
Gesamtdauer Variante
26,84 min
Papierrechnung
Dauer pro Prozessschritt bei elektronischer Rechnungsbearbeitung
2,68 min
2,20 min
3,01 min
2,20 min
Gesamtdauer Variante
Posteingang
Vorbereitung
der Prüfung
Formelle
Prüfung
Sachliche
Prüfung
Freigabe
und Zahlung
10,09 min
Posteingang
Vorbereitung
der Prüfung
Formelle
Prüfung
Sachliche
Prüfung
Freigabe
und Zahlung
5,21 min
Posteingang
Vorbereitung
der Prüfung
Formelle
Prüfung
Sachliche
Prüfung
Freigabe
und Zahlung
2,20 min
PDF Sichtformat
PDF/A mit Kopfdaten
PDF/A mit Bestellbezug
Grafik 2: Zeitersparnis bei verschiedenen Datenformaten errechnet durch entsprechenden Wegfall von Prozessschritten
Quelle: BMI, 2013.
So können die Projektkosten für die Einführung der Softwarelösung YAMBS.smart.PDF, der bislang einzigen Lösung zur
vollautomatischen PDF-Rechnungsbearbeitung innerhalb eines
SAP®-Systems, zum Teil unter 10.000 Euro liegen. Die Imple© 2014 Software4Professionals GmbH & Co. KG ∙ SAP ist ein eingetragenes Markenzeichen der SAP SE.
mentierungsdauer ist kurz: bereits nach drei bis fünf Tagen ist
die Lösung einsatzbereit. Die Umstellung auf YAMBS.smart.PDF
empfiehlt sich bereits ab einem Rechnungsvolumen von 7.500
Rechnungen pro Jahr.
Stand: September 2014
4
YAMBS.smart.PDF – vollständig SAP®-integriert
YAMBS.smart.PDF ist eine innovative Softwarelösung für
SAP®-Anwenderunternehmen, mit der alle eingehenden PDF/ADateien – wie Rechnungen oder Avise – vollautomatisch verarbeitet werden können. Die Anwendung generiert alle buchungsrelevanten Daten aus PDF/A-Dateien und leitet diese
automatisch an das SAP®-System weiter. Eine zusätzliche
OCR-Software oder ein externer Dienstleister ist nicht nötig.
Die Verarbeitung erfolgt direkt im SAP®-System, ohne Medienbrüche und Schnittstellen, was eine hundertprozentige Datenqualität sicherstellt. Sowohl die manuelle Verifizierung der
Daten als auch die Rechnungsprüfung nach § 14 UStG durch
den Sachbearbeiter entfallen. Eingabefehler oder der interne
Verlust von Rechnungen gehören der Vergangenheit an.
Der Bearbeitungsprozess startet nach Eingang der PDF-Datei
per E-Mail wahlweise manuell per Mausklick oder automatisch
in vordefinierten Intervallen. Anschließend erfolgt zum einen
die rechtssichere Archivierung, indem die entsprechende Datei (E-Mail-Text und das zugehörige PDF) im Archiv gespeichert
wird. Zum anderen beginnt die Bearbeitung der PDF-Datei im
SAP®-System. Die Daten werden in ein Rechnungseingangs-
PDF-Rechnungsbearbeitunng
mit YAMBS.smart.PDF
buch übertragen und es findet eine automatische Vorkontierung statt. Anschließend ermittelt die Lösung die zuständigen
Empfänger und stößt den Workflow an. Nach Rechnungsfreigabe mittels Workflow wird der Geschäftsfall gebucht und
der SAP®-Beleg zusammen mit dem PDF im Archiv abgelegt.
Stand heute sind jedoch nicht alle Rechnungen im PDF/A-Format verfügbar. Papierbelege müssen beispielsweise nach
wie vor manuell erfasst werden. Hierfür bietet YAMBS eine
ergänzende Eingabemaske zur optimierten Datenerfassung.
Diese ermöglicht eine deutlich schnellere Eingabe als über
die Standard-Datenerfassung des SAP®-Systems.
Die Einsparung manueller Bearbeitungsschritte ermöglicht
eine vereinfachte Datenerfassung und einen deutlich schnelleren Rechnungsfluss. Damit können Mitarbeiter wieder entsprechend ihrer Kernkompetenz eingesetzt werden und sind nicht
unnötig mit zeitaufwendigen Verwaltungsaufgaben belastet.
E-MailPosteingang
Prozessbeginn
E-Mail-Datei
= E-Mail-Text +
zugehöriges PDF
Archiv
Datenübertragung
SAP®-Beleg + PDF
Regelmäßiger
E-Mail-Abruf aus
dem Posteingang
PDF-Datei
(z.B. PDF-Rechnungen)
Vollautomatisierung
Start per Mausklick
oder automatisch d.h.
zeitgesteuert
Auslesen +
Verarbeitung der
PDF-Datei
Verbuchung
Geschäftsvorfall
Datenübertragung
SAP
®
Automatische
Workflow-EmpfängerErmittlung
Automatische
Vorkontierung
Rechnungseingangsbuchung
Grafik 3: YAMBS.smart.PDF ermöglicht SAP®-Anwenderunternehmen eine vollautomatische Verarbeitung aller eingehenden PDF/A-Dateien in SAP®, ohne zusätzliche OCR-Software.
© 2014 Software4Professionals GmbH & Co. KG ∙ SAP ist ein eingetragenes Markenzeichen der SAP SE.
Stand: September 2014
5
Weniger Aufwand – effektivere Prozesse
Von der Umstellung auf die PDF-Rechnungsbearbeitung mit
YAMBS.smart.PDF und der damit verbundenen Beschleunigung
und Verschlankung der unternehmensinternen Prozesse profitieren jedoch nicht nur die Mitarbeiter in der Finanzbuchhaltung, sondern unternehmensweit alle, die am Freigabeprozess
beteiligt sind. Durch den elektronischen Workflow wird der
gesamte Rechnungsdurchlauf deutlich beschleunigt.
Ein wichtiger Vorteil, der unternehmensweit eine große Verbesserung bedeutet, ist die Transparenz entlang des gesamten
Prozesses der Rechnungsbearbeitung. Der Status jeder einzelnen Rechnung ist kontinuierlich überprüfbar. So ist immer
ersichtlich, wer einen Vorgang aktuell bearbeitet. Rechnungskopien, zeitaufwendiges Suchen nach der Originalrechnung
oder gar der Verlust eines Dokuments gehören somit der Vergangenheit an.
Ein weiterer Vorteil von YAMBS.smart.PDF besteht darin,
dass auch Rechnungen mit Bestellbezug auf Positionsebene
ausgelesen und automatisch verarbeitet werden können. Ein
Beispiel: Die Getränkerechnung eines Lieferanten listet die
Lieferungen für zwei Kantinen separat; diese sind unternehmensintern verschiedenen Kostenstellen zugeordnet. Eine
OCR-Komponente kann den Unterschied zwischen den beiden
Kantinen nicht ohne weiteres auslesen, hier muss oftmals
manuell nachgearbeitet werden. YAMBS.smart.PDF schlägt
dagegen automatisch separate Kostenstellen für beide Kantinen vor, sodass eine manuelle Nachbearbeitung entfällt.
Durch die vollständige Integration des YAMBS-Prozesses in
SAP® sind darüber hinaus automatische Plausibilitätsprüfungen möglich. Ist beispielsweise eine zugewiesene Kontonummer nicht vergeben, erscheint eine sofortige Warnmeldung.
Auch die automatische Vorkontierung ist eine deutliche Arbeitserleichterung. Das System schlägt dem zuständigen Mitarbeiter automatisch mehrere mögliche Konten und Kostenstellen vor und gibt zusätzliche Informationen zur Erleichterung
der Auswahl.
Rechnungsdaten in Echtzeit erleichtern Fast Close
Die Vorteile einer in SAP® integrierten PDF-Rechnungsbearbeitung sind auch für das Management spürbar. Beispielsweise profitieren Unternehmen von einer Echtzeit-Darstellung
der aktuellen Verbindlichkeiten, da die Zahlen aus dem Rechnungseingang sofort zur Verfügung stehen. Dies ermöglicht
unter anderem eine präzisere Liquiditätssteuerung.
Zeitnahe Jahres-, Quartals- oder Monatsabschlüsse werden
inzwischen auch für den Mittelstand immer wichtiger. Externe
Kapitalgeber wie Banken oder Anteilseigner erwarten heute
© 2014 Software4Professionals GmbH & Co. KG ∙ SAP ist ein eingetragenes Markenzeichen der SAP SE.
mehr Informationen zu einem früheren Zeitpunkt. Der Einbezug
von Informationen durch Dritte, wie Lieferanten oder Kunden,
ist jedoch ein Faktor, der den Abschlussprozess signifikant verzögern kann. Mithilfe einer vollständig in SAP® integrierten
PDF-Rechnungsbearbeitung können diese Informationen
deutlich schneller verarbeitet und transparent dargestellt
werden. Unternehmen gewinnen so wertvolle Zeit auf dem
steinigen Weg zum Fast Close.
Stand: September 2014
6
Rechtssicherheit durch standardisierte Prozesse
Mit der Verabschiedung des Steuervereinfachungsgesetzes
im Jahr 2011 hat der Gesetzgeber die rechtlichen Anforderungen zwar gesenkt, nach wie vor ist aber der Steuerpflichtige
dafür verantwortlich, entsprechende Nachweise zu erbringen.
In § 14 UStG ist definiert, welche Bedingungen an eine elektronisch übermittelte Rechnung gestellt werden, damit die Voraussetzungen zum Vorsteuerabzug erfüllt sind.
Rechnungseingang verwendet wird und lediglich für den Administrator zugänglich ist, die Unversehrtheit des Inhalts (Integrität) der eingehenden Rechnungen. Dieses Prüfverfahren
hat sich bereits bei zahlreichen YAMBS-Kunden in der Praxis
bewährt und wurde von verschiedenen Wirtschaftsprüfungsgesellschaften als geeignetes und revisionssicheres Verfahren anerkannt.
Beim Rechnungsversand per E-Mail muss beispielsweise der
Empfänger Authentizität und Integrität sicherstellen. Dies ist
durch ein innerbetriebliches Prüfverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung herstellt, zu
gewährleisten. YAMBS.smart.PDF überprüft die Einhaltung
dieser Vorschriften mithilfe eines standardisierten Prozesses.
Die Lösung ermöglicht einen lückenlosen Nachweis über den
gesamten Prozess vom Rechnungseingang bis zur -buchung.
So wird in einem Protokoll dokumentiert, wann eine Rechnung eingegangen ist, wie der Freigabe- und Buchungsprozess
ablief und wer daran beteiligt war. Darüber hinaus garantiert
ein passwortgeschützter Computer, der ausschließlich für den
Zusätzlich stellt die Lösung über eine automatische Rechnungseingangsprüfung nach § 14 UStG sicher, dass alle eingehenden Rechnungen die Merkmale zur Berechtigung des
Vorsteuerabzugs erfüllen. Entspricht eine Rechnung nicht diesen Vorschriften, erhält der zuständige Bearbeiter eine automatische Fehlermeldung.
© 2014 Software4Professionals GmbH & Co. KG ∙ SAP ist ein eingetragenes Markenzeichen der SAP SE.
Mithilfe von Best-Practices aus vergleichbaren Projekten bündelt YAMBS.smart.PDF das Know-how verschiedener Steuerexperten aus der Praxis und garantiert dadurch Rechts- und
Revisionssicherheit.
Stand: September 2014
7
Rechtliche Grundlagen für den elektronischen
Rechnungsaustausch
Experteninterview mit Steuerberaterin Elke Fischer,
dffk | kröller + partner mbB
Steuerberatungsgesellschaft, Stuttgart
Dipl.-Kaufmann
Elke Fischer,
Steuerberaterin
Durch die Neuregelung des § 14 UStG hat der Gesetzgeber
die elektronische Rechnungsabwicklung stark vereinfacht.
Welches die wichtigsten rechtlichen Grundlagen sind und wie
diese aktuell in der Prüfpraxis angewandt werden, erläutert
die Steuerberaterin Dipl.-Kaufmann Elke Fischer. Sie ist Gründungspartnerin der Steuerberatungsgesellschaft dffk | kröller +
partner mbB und berät seit über 20 Jahren mittelständische
Unternehmen in allen Fragen des Steuerrechts. Darüber hinaus
ist sie Mitglied im Prüfungsausschuss für Steuerberater beim
Ministerium für Finanzen und Wirtschaft Baden-Württemberg.
1.Was sind die gesetzlichen Grundlagen für die Erstel lung einer PDF-Rechnung sowie die Übertragung
per E-Mail?
Mit Wirkung zum 1. Juli 2011 hat der deutsche Gesetzgeber
die Regelungen zur Ausstellung von Rechnungen in § 14 UStG
neu gefasst und deutliche Vereinfachungen im Hinblick auf die
elektronische Rechnungsstellung getroffen. Damit ist die Vorgabe der Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie der EU erfüllt, dass
Papier- und elektronische Rechnungen ab dem 1. Juli 2011
umsatzsteuerrechtlich gleich zu behandeln sind. Einzelheiten
zur Anwendung der Vorschrift regelt die Finanzverwaltung im
Umsatzsteuer-Anwendungserlass zu § 14 UStG. Dieser wurde mit einem koordinierten Ländererlass vom 2. Juli 2012
an die neue Rechtslage angepasst.
Die Regelungen in § 14 UStG betreffen grundsätzlich sowohl
Rechnungen in Papierform als auch Rechnungen in elektronischer Form. Sie verlangen, dass der Steuerpflichtige die
Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und
die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet. Hierfür kann er
jegliches innerbetriebliche Kontrollverfahren anwenden, das
einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung
schaffen kann.
© 2014 Software4Professionals GmbH & Co. KG ∙ SAP ist ein eingetragenes Markenzeichen der SAP SE.
Bei der Übermittlung der Rechnung mit einer qualifizierten
elektronischen Signatur – egal ob mit oder ohne Anbieter-Akkreditierung – oder per EDI gelten die Echtheit der Herkunft und
die Unversehrtheit des Inhalts auch ohne innerbetriebliches
Kontrollverfahren stets als gewährleistet.
2.Welche rechtlichen Pflichten muss der Rechnungs aussteller erfüllen?
Der Aussteller einer Rechnung im PDF-Format muss grundsätzlich dieselben Pflichten beachten, die auch für alle anderen
Formen der Rechnung gelten. Insbesondere müssen die in
§ 14 Abs. 4 UStG geforderten Angaben wie Name und
Anschrift des Leistenden und des Leistungsempfängers,
Steuernummer und/oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, hinreichend genaue Leistungsbezeichnung, fortlaufende
Rechnungsnummer usw. in der Rechnung enthalten sein.
In bestimmten Fällen gibt es außerdem Fristen, innerhalb derer die Rechnungen erteilt werden müssen.
Soll die Rechnung auf elektronischem Weg übermittelt werden, ist außerdem die Zustimmung des Rechnungsempfängers
zu diesem Übertragungsweg erforderlich. Diese Zustimmung
ist an keine besondere Form gebunden. Denkbar ist etwa eine
Rahmenvereinbarung z. B. in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Die Zustimmung kann jedoch auch stillschweigend
erfolgen oder noch nachträglich erklärt werden.
3. Welche rechtlichen Pflichten gelten für den Rechnungsempfänger?
Der Empfänger der Rechnung muss die Echtheit der Herkunft,
die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der erhaltenen
Rechnungen gewährleisten. Mit „Echtheit der Herkunft“ ist die
Identität des Rechnungsausstellers gemeint. „Unversehrtheit
des Inhalts“ bedeutet, dass die nach dem Umsatzsteuergesetz
erforderlichen Angaben nicht geändert wurden. Unter „Lesbarkeit“ wird die Erkennbarkeit für das menschliche Auge
verstanden, so dass nicht lesbare Datenformate zunächst
konvertiert werden müssen.
Stand: September 2014
8
Durch einesinnerbetriebliches
gesenkt,
obliegt jedoch nachKontrollverfahren
wie vor dem Steuerpflichtigen,
ist sicherzudie entsprechenden
stellen,
dass die Übermittlung
Nachweiseder
zu erbringen.
Rechnung Noch
korrektgibt
erfolgt
es keine
ist.
offiziellen
Wie
der Steuerpflichtige
Standards, sodass
dies konkret
Best-Practices
bewerkstelligt,
aus vergleichbleibt ihm
baren Projekten,
grundsätzlich
selbst
dieüberlassen.
das Know-how
Die Finanzverwaltung
verschiedener Steuermacht
experten
ausVorgaben
der Praxisund
bündeln,
eine
wichtige
Absicherung
hierzu
keine
gibt auch
keine
zwingende
technidarstellen.
sche
Umsetzung
Ein erfahrener
vor.
Projektpartner ist auch hier der
Schlüssel zum Erfolg, wenn er über ausreichend Referenzprojekte
Unter
einem
verfügt.
innerbetrieblichen Kontrollverfahren versteht die
Finanzverwaltung jedes Verfahren, das einen verlässlichen
Prüfpfad schafft, mit dem ein Zusammenhang zwischen der
erhaltenen Rechnung und der zugrunde liegenden Leistung
hergestellt werden kann. Als Anhaltspunkte können Prüfungskriterien dienen, die der Steuerpflichtige unabhängig von seinen umsatzsteuerlichen Verpflichtungen schon aus eigenem
wirtschaftlichem Interesse beachten wird:
• Ist die Rechnung in der Substanz korrekt, d.h. wurde die in
Rechnung gestellte Leistung tatsächlich in der bezeichneten Quantität und Qualität erbracht?
• Hat der Rechnungsaussteller also tatsächlich den behaup teten Zahlungsanspruch?
• Ist die vom Rechnungsaussteller angegebene Kontoverbin dung korrekt und dergleichen?
• Ist also gewährleistet, dass tatsächlich nur Rechnungen be zahlt werden, zu deren Begleichung eine Verpflichtung be-
steht?
Ob diese Prüfung manuell oder durch ein elektronisches System
erfolgt, ist für die Zulässigkeit und Geeignetheit des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens irrelevant. Es ist auch nicht
erforderlich, dass das innerbetriebliche Kontrollverfahren als
solches gesondert dokumentiert wird. Wichtig ist lediglich, die
Prüfung selbst nachweisen zu können.
4. Wie sieht zurzeit die Prüfungspraxis aus?
Bisher gibt es erst wenige Erfahrungen aus Betriebsprüfungen
der Finanzämter oder aus Jahresabschlussprüfungen der
Wirtschaftsprüfer, weil die geltende Regelung noch relativ
neu ist. Da es keine spezifischen Vorgaben zur technischen
Umsetzung des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens gibt und
da die Unterscheidung zwischen Papier- und elektronischen
Rechnungen generell weggefallen ist, werden sich künftige
Prüfungen vermutlich auf die gleichen Bereiche konzentrieren
wie bisher. In der Regel nehmen die Finanzverwaltungen besonders die formellen Vorgaben unter die Lupe.
Für den Steuerpflichtigen ist vor allem wichtig, seine Prüfungsschritte in Bezug auf die formelle und materielle Richtigkeit der Rechnung zu dokumentieren: Stimmt die Rechnung
mit dem Angebot, der Bestellung, der Auftragsbestätigung
und der späteren Lieferung oder Leistung überein? Diese
© 2014 Software4Professionals GmbH & Co. KG ∙ SAP ist ein eingetragenes Markenzeichen der SAP SE.
Schritte zur Freigabe der Rechnung, die in der Regel im Rechnungsprüfungssystem schon vorgesehen sind, gewährleisten
die geforderte Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit
des Inhalts. Da diese Kriterien für alle Formen der Rechnung
gelten, ist es für die Prüfungspraxis nur noch nachrangig, ob
die Dokumentation durch entsprechende Vermerke auf der Papierrechnung oder bei PDF-Rechnungen über die EDV erfolgt.
5. Wie sind die Archivierungspflichten für PDF-Rech nungen geregelt?
Neben den allgemeinen Aufbewahrungsvorschriften der Abgabenordnung enthält das Umsatzsteuergesetz in § 14b eine
eigene Vorschrift zur Aufbewahrung von Rechnungen. Die
Vorschrift gilt sowohl für Ausgangs- wie für Eingangsrechnungen und sowohl für Papier- als auch für elektronische
Rechnungen.
Die Aufbewahrungspflicht umfasst einen Zeitraum von zehn
Jahren. Während des gesamten Zeitraums müssen sowohl
bei Ausgangs- wie auch bei Eingangsrechnungen die Echtheit
der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit
der Rechnung gewährleistet werden.
Werden die Rechnungen elektronisch archiviert, kann dies
entweder im Inland oder in einem anderen EU-Land – auf
schriftlichen Antrag beim Finanzamt auch in einem Drittland –
erfolgen. Voraussetzung ist, dass eine vollständige Fernabfrage
(Online-Zugriff) sowie das Herunterladen und die Verwendung
der betreffenden Daten gewährleistet ist. Werden die Rechnungen nicht im Inland archiviert, muss der Unternehmer dem
Finanzamt den Archivierungsort mitteilen.
Welche formellen und materiellen Anforderungen genau an
die Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen gestellt
werden, ist im Moment noch nicht abschließend geregelt. Ein
Schreiben des Bundesfinanzministeriums zu den „Grundsätzen
zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form
sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) liegt derzeit nur im Entwurf
vor.
Ob der Steuerpflichtige die PDF-Rechnungen dann tatsächlich
in der Form archiviert, wie dies die zukünftigen GoBD verlangen werden, ist jedoch keine materielle Voraussetzung für den
Abzug der Vorsteuer. Die Verletzung der Aufbewahrungsverpflichtung kann zwar als Ordnungswidrigkeit nach § 26a UStG
geahndet werden. Diese Ordnungswidrigkeit hat jedoch
keinen Einfluss auf den Vorsteuerabzug aus diesen Rechnungen. Unabhängig davon trägt aber der Steuerpflichtige die
objektive Beweislast dafür, dass er den Vorsteuerabzug zu
Recht geltend gemacht hat.
Stand: September 2014
9
Innovativ, zukunftsorientiert, umweltfreundlich
Obwohl die Vorteile klar auf der Hand liegen, zögern einige
Unternehmen noch, ihren traditionellen papierbasierten Rechnungsaustausch umzustellen. Der Trend hin zur elektronischen
Rechnungsbearbeitung ist jedoch nicht aufzuhalten. Beispielsweise hat die EU-Kommission von ihren Mitgliedstaaten
gefordert, die elektronische Abrechnung als vorherrschende
Methode bis 2020 zu etablieren. Innovative, zukunftsorientierte Unternehmen positionieren sich schon jetzt als Vorreiter einer erwarteten Umstellungswelle. So prognostizieren
Experten für die kommenden Jahre im Bereich elektronischer
Rechnungen ein Wachstum von 30 Prozent in Europa. Weltweit werden 20 Prozent Steigerung erwartet.
Unternehmen, die sich für die Umstellung auf eine elektronische Rechnungsbearbeitung entscheiden, sind nicht nur in
gewisser Weise Trendsetter, sondern tragen darüber hinaus
nachhaltig zum Schutz der Umwelt bei. Wissenschaftler
errechneten, dass durch einen elektronischen Rechnungsaustausch 400.000 Tonnen Papier (ca. 12 Millionen Bäume),
2.700 Tonnen Tinte, 165 Millionen Liter Diesel und 1.350 GWh
Energie eingespart werden können. Auch die CO2-Emissionen
können durch die elektronische Rechnungsverarbeitung um
bis zu 63 Prozent gesenkt werden.
Vorteile der PDF-Rechnungsstellung und -Verarbeitung
So profitiert der Rechnungssteller
Einsparung der Kosten für Papier und Porto
Schnellere Übermittlung der Rechnungsdokumente via E-Mail/DE-Mail
Kürzere Bearbeitungszeit und Kosteneinsparungen durch Wegfall manueller Schritte zur Rechnungsversendung
Beschleunigter Zahlungseingang, dadurch Verbesserung der Liquidität
Planungssicherheit für Mitarbeiter hinsichtlich erforderlicher Arbeitszeit
Einfachere Bearbeitung und Integration in elektronische Workflows
Keine (oder nur sehr geringe) Initialkosten für die notwendige Infrastruktur – PC mit installiertem PDF-Writer genügt
Rechtssicherheit durch gesetzliche Gleichstellung von elektronischer Rechnung und Papierrechnung
Wegfall von Archivierungskosten für Papierrechnungen
Schnelleres und einfacheres Auffinden abgelegter Rechnungen
Imageverbesserung, da Umweltressourcen geschont werden
So profitiert der Rechnungsempfänger
Einsparung der Kosten für Papier durch Wegfall von Kopien für Mehrfachablage
Schnellere Übermittlung der Rechnungsdokumente via E-Mail/DE-Mail
Kürzerer Rechnungsdurchlauf durch beschleunigten Freigabeprozess
Automatischer Abgleich mit dem Bestellwesen reduziert Bearbeitungsaufwand und spart Arbeitszeit
Kein Skontoverlust, keine Mahngebühren
Zeit- und Kostenersparnis durch Wegfall der manuellen Rechnungserfassung
Planungssicherheit für Mitarbeiter hinsichtlich erforderlicher Arbeitszeit
Einfachere und schnellere Bearbeitung durch Weiterleitung mittels elektronischem Workflow
Transparenz über den gesamten Verarbeitungsprozess, Rechnungen jederzeit wiederauffindbar
Keine Erfassungsfehler und Korrekturschleifen, da Datenqualität 100 Prozent fehlerfrei
Geringe Initialkosten für die notwendige Infrastruktur
Rechtssicherheit durch gesetzliche Gleichstellung von elektronischer Rechnung und Papierrechnung
Wegfall von Archivierungskosten für Papierrechnungen
Schnelleres und einfacheres Auffinden abgelegter Rechnungen
Imageverbesserung, da Umweltressourcen geschont werden
© 2014 Software4Professionals GmbH & Co. KG ∙ SAP ist ein eingetragenes Markenzeichen der SAP SE.
Stand: September 2014
10
Voraussetzungen für Rechnungssteller und Rechnungsempfänger beim Einsatz von YAMBS.smart.PDF
Rechnungssteller:
Benötigt einen PDF-Writer zur Generierung von PDF/A-Dateien
Muss die vom Empfänger zugewiesene E-Mail-Adresse verwenden
Rechnungsempfänger:
Implementierung von YAMBS.smart.PDF
Einrichtung eines paßwortgeschützten, virtuellen Rechners außerhalb von SAP®
Einrichtung eines E-Mail-Accounts nur für den Rechnungseingang
Prozessabläufe müssen dokumentiert sein
Für jeden Lieferanten muss ein Template angelegt werden (Aufwand ca. 5 Minuten pro Lieferant).
Auf Wunsch kann diese Aufgabe gegen Gebühr vom Softwarehersteller übernommen werden.
Die YAMBS-Familie: Software aus der Praxis
Mehr als 150 zum Teil weltweit tätige Kunden der unterschiedlichsten Branchen und Unternehmensgrößen setzen
YAMBS-Lösungen seit vielen Jahren mit Erfolg ein. Im Laufe
der Zeit entstand zwischen uns und unseren Kunden eine einzigartige Symbiose: Die YAMBS-Anwender nennen uns ihre
aktuellen Problemstellungen, und wir realisieren dafür die
Lösungen mit dem Erfahrungsschatz aus einer Vielzahl von
Installationen. So entwickelt sich unsere YAMBS-Suite kontinuierlich weiter und steigert den Mehrwert für unsere Kunden.
• Mehrere tausend Anwender arbeiten weltweit täglich mit
YAMBS
• YAMBS wird vom kleinen mittelständischen Unternehmen bis zum Großkonzern eingesetzt
• Das Leistungsspektrum der YAMBS-Suite umfasst die komplette Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung
• Eine Lernfunktion und hoch entwickelte Routinen zur auto-
matischen Buchung bündeln unsere Erfahrung aus einer Vielzahl an Installationen zu Ihrem Vorteil
Gerne können Sie einen unverbindlichen Beratungstermin
vereinbaren, probieren Sie unsere YAMBS-Lösungen als TestInstallation aus und überzeugen Sie sich selbst von den Vorteilen.
© 2014 Software4Professionals GmbH & Co. KG ∙ SAP ist ein eingetragenes Markenzeichen der SAP SE.
Stand: September 2014
11
Produktfamilie
Unsere
Softwarelösungen
im Überblick
Kreditorische Lösungen
Invoice
Dialog
eBeleg
eBeleg
Dialog
smart.PDF
Debitorische Lösungen
Avise
Dialog
eBanking
eBanking
Dialog
Avise
smart.PDF
YAMBS.smart.PDF ist eine ideale Ergänzung der Lösungen YAMBS.Avise, YAMBS.Avise Dialog und YAMBS.Invoice Dialog. Die
Anwendung beschleunigt die Verarbeitung von PDF-Dateien deutlich. So reduziert sich die Bearbeitungszeit eines Avis mit einem
Umfang von fünf DIN A4 Seiten mit YAMBS.smart.PDF um rund 70 Prozent.
Software4Professionals GmbH & Co. KG
Leitzstraße 45
70469 Stuttgart
Fon: +49 (0) 711 / 47 04 09 - 0
Fax: +49 (0) 711 / 47 04 09 - 10
www.yambs.eu
© 2014 Software4Professionals GmbH & Co. KG ∙ SAP ist ein eingetragenes Markenzeichen der SAP SE.
Stand: September 2014
12