MS Invoice - Microsoft

MSInvoice
Elektronische Übermittlung von
Rechnungen
Letzte Aktualisierung: August 2012
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Inhalt
1.
Einleitung ........................................................................................................................................................................ 3
WAS IST MSINVOICEMSINVOICE? ................................................................................................................................................................................ 3
MSINVOICEMSINVOICE UND DIE EINHALTUNG GESETZLICHER VORSCHRIFTEN BEI DER ELEKTRONISCHEN RECHNUNGSSTELLUNG ........................ 3
2.
Anmelden bei/Zugreifen auf MSInvoice ......................................................................................................................... 4
ZUGRIFF AUF MSINVOICE ÜBER https://einvoice.microsoft.com ................................................................................................................................ 4
3.
Auswählen der Sprache .................................................................................................................................................. 8
ÄNDERN DER SPRACHE ................................................................................................................................................................................................ 8
AUSWÄHLEN DER SPRACH- UND DATUMSFORMATEINSTELLUNGEN FÜR DIE KOMMUNIKATION ............................................................................. 8
4.
MSInvoice: Starten des Rechnungserstellungsverfahrens .............................................................................................. 9
ÜBERPRÜFEN UND AUSWÄHLEN VON FIRMENDETAILS UND RECHNUNGSTYP .......................................................................................................... 9
5.
Einreichen einer bestellungsbezogenen Rechnung ...................................................................................................... 11
AUSWÄHLEN DER BESTELLUNG ................................................................................................................................................................................. 11
EINGEBEN VON RECHNUNGSINFORMATIONEN ........................................................................................................................................................ 12
ÜBERPRÜFEN DER RECHNUNGSZUSAMMENFASSUNG ............................................................................................................................................. 18
SENDEN DER RECHNUNG ........................................................................................................................................................................................... 19
6.
MSInvoice: Nicht bestellungsbezogene Rechnungen ................................................................................................... 20
EINGEBEN VON RECHNUNGSINFORMATIONEN ........................................................................................................................................................ 20
ÜBERPRÜFEN DER RECHNUNGSZUSAMMENFASSUNG ............................................................................................................................................. 26
SENDEN DER RECHNUNG ........................................................................................................................................................................................... 27
7.
MSInvoice: Gleichzeitiges Senden mehrerer Rechnungen über ER-Upload ................................................................. 28
ABRUFEN DER ER-VORLAGE....................................................................................................................................................................................... 28
VORBEREITEN DER ER-DATEI ..................................................................................................................................................................................... 29
EINGEBEN VON DATEN IN DIE ER-DATEI .................................................................................................................................................................... 30
HOCHLADEN DER ER-DATEI ....................................................................................................................................................................................... 37
BESTÄTIGUNGS-E-MAIL ZUM ER-UPLOAD ................................................................................................................................................................. 40
8.
MSInvoice: Herunterladen von Rechnungen ................................................................................................................ 41
ERHALTEN EINER BENACHRICHTIGUNG..................................................................................................................................................................... 41
AUSWÄHLEN UND HERUNTERLADEN VON RECHNUNGEN ........................................................................................................................................ 41
9.
Berichtswesen: Suchen nach Rechnungen ................................................................................................................... 44
ÜBERBLICK ................................................................................................................................................................................................................. 44
"BERICHTSWESEN" .................................................................................................................................................................................................... 44
10.
Häufig gestellte Fragen ............................................................................................................................................. 45
2
1. Einleitung
Dieses Dokument vermittelt eine Übersicht über MSInvoiceMSInvoice, einem Microsoft-Tool für die elektronische Übermittlung von
Kreditorenrechnungen. Dieses Dokument soll grundlegende Fragen beantworten und als Schulungsressource für Kreditoren dienen.
WAS IST MSINVOICEMSINVOICE?
MSInvoiceMSInvoice ist eine webbasierte Anwendung, die von Microsoft für Kreditoren bereitgestellt wird und mit der Kreditoren
elektronische Rechnungen direkt an Microsoft übermitteln können. Mit MSInvoiceMSInvoice können elektronische Rechnungen
einzeln eingereicht werden; für Kreditoren, denen seitens Microsoft explizit die entsprechenden Berechtigungen gewährt wurden,
wird zudem auch die gleichzeitige Übermittlung mehrerer Rechnung unterstützt.
MSINVOICEMSINVOICE UND DIE EINHALTUNG GESETZLICHER VORSCHRIFTEN BEI DER
ELEKTRONISCHEN RECHNUNGSSTELLUNG
Es wurde sichergestellt, dass die über MSInvoice übermittelten Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen, z. B. der EU-Richtlinie
2001/115/EC und weiteren Vorschriften zur elektronischen Rechnungslegung in anderen Rechtordnungen, entsprechen.
An vielen, wenn auch nicht an allen Standorten, an denen MSInvoice genutzt werden kann, gelten strenge Richtlinien betreffend die
elektronische Rechnungslegung. Wo zutreffend, hat sich Microsoft auf drei allgemeine Bereiche konzentriert, um zur Sicherstellung
beizutragen, dass mithilfe von MSInvoice übermittelte Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen:
–
Erfassen der korrekten Felder/Daten: Basierend auf dem Standort des Kreditors und dem Microsoft-Standort, der
fakturiert werden soll, stellt MSInvoice eine Reihe von Feldern bereit, die Kreditoren ausfüllen müssen, damit die
geeigneten Daten erfasst und in einer elektronischen Rechnung aufgeführt werden. Kreditoren können zudem
neue Felder hinzufügen, um die Rechnung so anzupassen, dass die Erfassung der korrekten Daten sichergestellt ist.
Letztendlich liegt es in der Verantwortung des Kreditors zu gewährleisten, dass die Daten auf der Rechnung
vollständig und korrekt sind.
–
Sicherstellen von Authentizität und Ursprung: (Wo anwendbar) Wenn eine Rechnung übermittelt wird, wird diese
mit einer digitalen Signatur (von einem Drittanbieter) versehen, um die Authentizität und den Ursprung zum
Zeitpunkt der Rechnungsübermittlung sicherzustellen. Die digital signierte Rechnung ist zudem für externe
Wirtschaftsprüfer verfügbar.
–
Speichern der Originalrechnung: Die Originalrechnungen der Kreditoren (aus steuerrechtlicher Sicht) können
heruntergeladen werden oder werden per E-Mail an den Kreditor gesendet. So behält der Kreditor die vollständige
Kontrolle über seine steuerlich relevanten Dokumente.
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2. Anmelden bei/Zugreifen auf MSInvoice
ZUGRIFF AUF MSINVOICE ÜBER https://einvoice.microsoft.com
EINLADUNGEN ZUR NUTZUNG VON MSINVOICE
Für den Zugriff auf MSInvoice muss der Benutzer zunächst eine E-Mail-Einladung zur Nutzung des Systems erhalten. Innerhalb des
Kreditorenkontos gibt es zwei Arten von Rollen:


Kontoadministratoren: Können Benutzer und andere Administratoren zur Nutzung des Systems einladen. Können des
Weiteren auch Rechnungen erstellen.
Benutzer: Können Rechnungen erstellen.
Der erste Kontoadministrator Ihres Kontos wird von Microsoft zum Zugriff auf das System eingeladen. Nachdem diese Person die
Einladung angenommen und die Registrierung durchgeführt hat, ist sie ihrerseits in der Lage, weitere Administratoren oder Benutzer
für den Zugriff auf MSInvoice einzuladen.
Sie benötigen eine Windows Live ID, um die Registrierung durchführen zu können. Sie können eine vorhandene Windows Live ID
verwenden oder zu diesem Zweck kostenlos eine neue erstellen. Sie können auch ein vorhandenes E-Mail-Konto mit einer Windows
Live ID verknüpfen.
Die Windows Live ID-Anmeldeinformationen, die Sie bei der Registrierung mit Ihrem MSInvoice-Konto verknüpfen, sind dieselben,
die Sie dann dauerhaft für die Anmeldung bei MSInvoice verwenden. Weitere Informationen zur Windows Live ID finden Sie unter:
http://explore.live.com/windows-live-home-id-using
VERWALTUNG DES KREDITORENKONTOS
Der Kontoadministrator ist für die Verwaltung aller Benutzer zuständig, die sich bei einem gegebenen Kreditorenkonto anmelden.
Nachdem der erste Kontoadministrator eingerichtet wurde, ist dieser dafür zuständig, entweder Benutzer oder weitere
Administratoren für die Nutzung des Tools MSInvoice einzuladen.
Für alle Kontoadministratoren wird in MSInvoice eine Registerkarte angezeigt, auf der sie die Benutzer ihrer Konten verwalten
können. Für Kontoadministratoren stehen u. a. die folgenden Funktionen zur Verfügung:



Andere Personen einladen: Beim Klicken auf den Link "Benutzer einladen" wird ein Dialogfeld geöffnet, in das der Name
der Person, deren Rolle (Benutzer oder Kontoadministrator) und die E-Mail-Adresse eingegeben werden kann. Nachdem
diese Einladung übermittelt wurde, erhält die Person, deren Informationen soeben eingegeben wurden, eine E-MailNachricht von MSInvoice, die einen Link enthält. Die Person muss nun auf den Link klicken, die entsprechende
Kreditorennummer eingeben (die aus Sicherheitsgründen nicht in der Einladung aufgeführt wird), sich mit einer Windows
Live ID anmelden und die Nutzungsbedingungen von MSInvoice akzeptieren.
o Weitere Kontoadministratoren einladen: Microsoft empfiehlt, mindestens zwei Personen aus dem Unternehmen
zu Kontoadministratoren zu ernennen. Administratoren können andere Personen einladen, die dann je nach Rolle
ebenfalls als Administratoren oder als Benutzer fungieren.
o Benutzer einladen: Benutzer unterscheiden sich insofern von Kontoadministratoren, als dass sie keine anderen
Personen zur Nutzung der Anwendung einladen können.
Bearbeiten, Deaktivieren oder Löschen von vorhandenen Benutzern
Reaktivieren eines deaktivierten Benutzers
4


Definierung des Standartwertes, der automatisch verwendet werden kann, um den Prozess der Rechnungsstellung zu
beschleunigen.
Alle weiteren Funktionen, die für Benutzer von MSInvoice zur Verfügung stehen
ERSTMALIGER ZUGRIFF NACH ERHALT EINER EINLADUNG
Die E-Mail-Einladung zur Nutzung von MSInvoice enthält einen Link. Wenn Sie auf diesen Link klicken, erhalten Sie die Möglichkeit,
sich auf der MSInvoice-Website zu registrieren. Der in der E-Mail enthaltene Link ist nur 14 Tage gültig. Wenn Sie den Link nicht
innerhalb von 14 Tagen aktivieren, müssen Sie eine weitere Einladung von der Person anfordern, die Sie ursprünglich eingeladen
hat.
Der erste Schritt der Registrierung besteht in der Eingabe der Kreditorennummer. Wenn Sie Ihre Kreditorennummer nicht kennen,
müssen Sie sie zunächst bei der Person erfragen, die Sie zur Nutzung von MSInvoice eingeladen hat.
Nachdem Sie Ihre Kreditorennummer eingegeben haben, wird eine Seite angezeigt, auf der Sie eine E-Mail-Adresse und ein
Kennwort eingeben müssen. An dieser Stelle müssen Sie gültige Windows Live ID-Anmeldeinformationen eingeben. Weitere
Informationen zum Erstellen eines Windows Live ID-Kontos finden Sie auf der folgenden Website:
http://explore.live.com/windows-live-home-id-using
Mit der Nutzung einer Windows Live ID für den Zugriff auf MSInvoice erhalten Sie die Möglichkeit zur Selbstverwaltung Ihrer
Kontoanmeldeinformationen. Es gibt mehrere Optionen zum Erhalt, zur Erstellung oder zur Nutzung einer Windows Live ID.



Wenn Sie bereits über eine gültige Windows Live ID verfügen, können Sie ein vorhandenes Konto nutzen. Melden Sie sich
an diesem Punkt dann einfach mit Ihren vorhandenen, gültigen Windows Live ID-Anmeldeinformationen an. Damit ist
dieser Schritt abgeschlossen.
Sie können auch ein neues, kostenloses Windows Live ID-Konto erstellen und dieses für den Zugriff auf MSInvoice
verwenden. Nachdem Sie dieses Konto erstellt haben, können Sie damit auf MSInvoice zugreifen.
Darüber hinaus können Sie auch eine vorhandene E-Mail-Adresse mit einem Windows Live-Konto verknüpfen.
Nachdem Sie Ihre Anmeldeinformationen eingegeben haben, wird die Seite mit den Nutzungsbedingungen angezeigt. Sie müssen die
Nutzungsbedingungen akzeptieren, um auf MSInvoice zugreifen und die Anwendung nutzen zu können. Wenn Sie auf "Annehmen"
klicken, wird eine Bestätigungsseite angezeigt, die einen Link zur MSInvoice-Startseite enthält.
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ANMELDEN BEI MSINVOICE
Nach Abschluss der erstmaligen Registrierung können Sie direkt auf MSInvoice zugreifen, indem Sie https://einvoice.microsoft.com
besuchen und Ihre Windows Live-Anmeldeinformationen eingeben. Die folgende Seite wird angezeigt:
ÄNDERN DES KENNWORTS
Da Sie mit Ihrem Windows Live-Konto auf MSInvoice zugreifen, müssen Sie Ihr Windows Live-Kennwort ändern, wenn das Kennwort
geändert werden soll. Hierzu können Sie sich bei MSInvoice abmelden und dann wieder anmelden. In diesem Zuge können Sie auf
die Kontodienste der Windows Live-Registrierung zugreifen, um Ihre Kontoeinstellungen zu ändern.
Definierung des Standartwertes zur Beschleunigung der Rechnungsstellung
Beachten Sie: Diese Funktion ist nur für einen Lieferantenkontoadministrator verfügbar.
Auf der Lieferantenkontoadministrationsseite kann der Manager eines Lieferantenkontos Standartwerte festsetzen, die automatisch
bei einer Rechnungsstellung in entsprechenden Feldern eingeblendet werden. Jedes Feld, das als Standartwert festgesetzt wird, wird
sich bei einer Rechnungsstellung automatisch ausfüllen. Der Rechnungssteller kann aber weiterhin diese Felder bearbeiten. Jedes
Feld, das als Standartwert festgesetzt werden kann, kann für jeden Company Code für den Ihr Unternehmen Rechnungen ausstellt
unterschiedlich angeordnet werden. Felder für die die Steuerwerte festgesetzt werden können, sind:




E-Mail Adresse des Lieferanten
USt-Id/ GST Nummer des Lieferanten (verfügbar nur für die betroffenen Länder)
Details des Steuervertreters (verfügbar nur für die betroffenen Länder)
KID Nummer (verfügbar nur für Norwegen)
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

ESR Nummer (verfügbar nur für die Schweiz)
SIREN Nummer (verfügbar nur für Frankreich)
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3. Auswählen der Sprache
MSInvoice wurde in mehrere Sprachen übersetzt, um den Anforderungen der Lieferantencommunity von Microsoft
gerecht zu werden.
ÄNDERN DER SPRACHE
Zum Ändern der auf dem Bildschirm angezeigten Sprache klicken Sie in der oberen rechten Ecke der Anzeige auf die
Sprachauswahlfunktion. Nachdem Sie die gewünschte Sprache ausgewählt haben, erfolgt die Anzeige automatisch in der
von Ihnen ausgewählten Sprache.
Bitte beachten Sie: In einigen Fällen sind Daten, die unmittelbar aus unserem Hauptfinanzverwaltungssystem abgerufen
werden, möglicherweise nicht lokalisiert.
AUSWÄHLEN DER SPRACH- UND DATUMSFORMATEINSTELLUNGEN FÜR DIE
KOMMUNIKATION
Mit jeder Kreditorenkontonummer ist ein Kreditorenkontoadministrator verknüpft, der Zugriff auf ein Tool für die
Kreditorenkontoverwaltung hat. Dieses Tool bietet die Möglichkeit zum Festlegen der Einstellungen für Sprache und
Datumsformate, was jedoch dem Kreditorenkontoadministrator vorbehalten ist. Die folgenden Felder können individuell
für jedes Microsoft-Unternehmen definiert werden, für das der Kreditor Rechnungen erstellen kann:


E-Mail-Sprache: Die hier ausgewählte Sprache gibt die Sprache für die gesamte E-Mail-Kommunikation mit dem
Kreditor vor. Wenn diese Sprache geändert werden soll, muss der Kreditorenkontoverwalter die bevorzugte
Sprache im verfügbaren Dropdownmenü auswählen.
Zahlen-/Datumsformat für E-Mail: Viele E-Mails, die von MSInvoice gesendet werden, enthalten Zahlen und
Datumsangaben. Der Kreditorenkontoadministrator kann das Format für diese Zahlen und Datumsangaben so
festlegen, dass es dem Zahlen-/Datumsformat eines gegebenen Landes entspricht.
Bitte beachten Sie: In einigen Szenarien haben Kreditoren die Möglichkeit, eine Kopie der eingereichten Rechnung für
Steuerzwecke herunterzuladen. Die Sprache der Rechnung, die dann heruntergeladen wird, entspricht der
Sprachauswahl der Person, die die Rechnung eingereicht hat.
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4. MSInvoice: Starten des Rechnungserstellungsverfahrens
ÜBERPRÜFEN UND AUSWÄHLEN VON FIRMENDETAILS UND RECHNUNGSTYP
Es wird ein Bildschirm ähnlich dem folgenden angezeigt:
1.
2.
3.
Bevor Sie aktiv werden können, müssen Sie auswählen, von welchem Kreditorenkonto aus die Rechnungsstellung erfolgt
(sofern Sie über mehrere Kreditorenkonten verfügen).
Wählen Sie aus, für welchen Microsoft-Standort die Rechnung erstellt werden soll.
Wählen Sie das Land aus, in dem die Rechnung ausgestellt wird ("Rechnung aus"). Dies ist das Land, in dem Sie zum Zwecke
der Besteuerung registriert sind.
Nachdem Sie diese Schritte abgeschlossen haben, können Sie die unterschiedlichen Funktionen nutzen, die auf dem Bildschirm
bereitstehen. Hierzu gehören die Folgenden:
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



Erstellen einer neuen Rechnung: Wenn Sie über die Berechtigung zum Erstellen von Rechnungen verfügen, werden
Links angezeigt, über die Sie das Rechnungserstellungsverfahren starten können. Hinweis: Die Optionen, die in diesem
Bereich für Sie zur Verfügung stehen, basieren auf den Berechtigungen, die vom Microsoft-Kreditorenteam für Ihr
Konto gewährt wurden.
Berichtswesen: Hier können Sie Bestellungen, Rechnungen und Zahlungsinformationen abfragen. Einige Kreditoren an
unterschiedlichen Standorten haben in diesem Bereich auch die Möglichkeit, digital signierte Versionen der
ursprünglichen elektronischen Rechnungen (für Steuerzwecke) herunterzuladen.
Administration: Für jedes Kreditorenkonto gibt es einen oder mehrere Kreditorenkontoadministratoren, die den Zugriff
auf MSInvoice im Namen des Kreditors verwalten. Wenn Sie ein Kreditorenkontoadministrator sind, werden Links zum
Administrationsbereich des Tools angezeigt.
Zugreifen auf den Support und andere Ressourcen: In der rechten Spalte der Website wird aufgeführt, für welche
Microsoft-Unternehmen/-Standorte Sie Rechnungen erstellen können, und es werden Links zum Support und zu
relevanten Formularen angezeigt.
Bitte beachten Sie: Wenn der Microsoft-Standort/das Microsoft-Unternehmen, für den/das Sie die Rechnung stellen müssen, nicht
aufgeführt wird, wenden Sie sich an den Microsoft-Mitarbeiter, der den Auftrag erteilt hat, um das Problem zu lösen.
Die folgenden Screenshots und Beispiele basieren auf der Rechnungsstellung von einem spezifischen Land aus. Für das Land, von
dem aus Sie die Rechnung stellen, kann es geringfügige Änderungen oder Unterschiede geben.
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5. Einreichen einer bestellungsbezogenen Rechnung
Wenn Sie über eine dedizierte Bestellung von Microsoft verfügen, für die Sie die Rechnung erstellen möchten, wählen Sie diese
Option aus. Auf diese Weise können Sie eine Rechnung für eine bestimmte Bestellung anlegen, und es wird sichergestellt, dass die
von Ihnen ausgewählte Bestellung ausreichend Aktiva für die Fakturierung aufweist. Die allgemeine Vorgehensweise sieht
folgendermaßen aus:
Bestellung auswählen  Rechnungsdetails eingeben  Rechnungsinformationen überprüfen  Rechnung einreichen
So übermitteln Sie eine bestellungsbezogene Rechnung ...
AUSWÄHLEN DER BESTELLUNG
1.
2.
3.
Klicken Sie auf den Link "Bestellungsbasierte Rechnung erstellen".
Wenn Sie die Nummer der Bestellung kennen, geben Sie diese Nummer in das Feld "Bestellung Nummer" ein, und klicken Sie
auf die Schaltfläche "Auswählen".
Wenn Sie die Nummer der Bestellung nicht kennen



Klicken Sie auf den Link, um nach offenen Bestellungen zu suchen.
Suchen Sie die Nummer der Bestellung mithilfe von Suchkriterien.
Nachdem Sie die in Frage kommende Bestellung gefunden haben, wählen Sie sie aus, und klicken Sie auf die
Schaltfläche Auswählen.
 Bitte beachten Sie: Wenn Sie keine gültige Nummer einer offenen Bestellung finden können, bitten Sie Ihren
Kontakt bei Microsoft um Hilfe bei der Suche nach einer gültigen Bestellungsnummer.
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EINGEBEN VON RECHNUNGSINFORMATIONEN
Eine Rechnung besteht aus mehreren Abschnitten, die ausgefüllt werden müssen. Nachstehend finden Sie vollständige Anweisungen
für jeden Abschnitt. Nicht alle Abschnitte sind für alle Standorte relevant. Zu den Abschnitten gehören in der Regel die folgenden:
1. Rechnungsinformationen
2. Rechnungsdetails
3. Zusätzliche Gebühren
4. Steuerdetails
5. Gesetzliche Informationen
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Rechnungsinformationen







Rechnungsdatum – Standardmäßig wird hier das aktuelle Datum eingefügt, Sie sollten sich jedoch unbedingt
vergewissern, dass dieses Datum dem tatsächlichen Rechnungsdatum entspricht.
E-Mail-Adresse des Kreditors – Es ist wichtig, dass diese E-Mail-Adresse korrekt eingegeben wird, da es sich hierbei um
die E-Mail-Adresse handelt, über die die gesamte Kommunikation mit Ihnen zu der Rechnung ablaufen wird.
Lieferdatum – Geben Sie das Datum ein, zu dem die Ware geliefert bzw. die Dienstleistung erbracht wurde.
Rechnungswährung – Die Rechnungswährung wird automatisch mit der Währung der Bestellung abgestimmt.
Kreditorenrechnungsnummer – Geben Sie hier Ihre Rechnungsnummer ein.
Bitte beachten Sie: Diese Nummer muss eindeutig sein. Es kann gelegentlich vorkommen, dass der MicrosoftMitarbeiter, der die Rechnung genehmigen muss, eine Rechnung ablehnt, die Sie nach der Vornahme der
entsprechenden Korrekturen dann erneut einreichen müssen. In diesem Fall müssen Sie eine eindeutige
Rechnungsnummer für die Übermittlung verwenden.
Bestimmungsort der Ware – Geben Sie das Land, die Region/das Bundesland, den Ort sowie die Postleitzahl des
Standorts an, an den die Ware geliefert wurde bzw. an dem die Dienstleistung erbracht wurde.
Zwischengenehmigungen – Dieses Feld ist optional. Wenn Sie dieses Feld ausfüllen, muss eine Zwischengenehmigung
der Rechnung erfolgen, bevor diese an die Person übermittelt wird, die die abschließende Genehmigung durchführt.
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


Das System leitet die Rechnung automatisch an den/die für die Zwischengenehmigung zuständige/n Person/en und
dann an die für die abschließende Genehmigung zuständige Person weiter.
Final Approver – Dieses Feld wird dem Alias des Microsoft Angestellten zugeschrieben, der Ihre Rechnung freigeben
wird. Vorher konnte dieses Feld durch Lieferanten bearbeitet werden, jetzt nicht mehr. Sollten Sie eine Fehlermeldung
angezeigt bekommen, dass der Approver ungültig ist, setzen Sie sich bitte mit Ihrer Microsoft Kontaktperson in
Verbindung, zwecks Erstellung eines neuen Alias. Sollten Sie selbst den Alias ändern wollen, so wenden Sie sich bitte an
Ihr lokales Microsoft Kreditorenbuchhaltung- Support Team. Sollten Sie weitere Fragen haben, so können Sie sich
jederzeit an uns wenden.
Anmerkungen für genehmigende Personen – Geben Sie hier zusätzliche Anmerkungen für den Microsoft-Mitarbeiter
ein, der die Rechnung genehmigen soll, damit diese Person über alle erforderlichen Details zum Genehmigen Ihrer
Rechnung verfügt.
Links zu weiteren Dokumenten und Link "Dokument hinzufügen" – Sie können im Bedarfsfall weitere Dokumente
anfügen.
Bitte beachten Sie: Von Ihnen angefügte Dokumente werden nur für den Microsoft-Mitarbeiter angezeigt, der die
Rechnung genehmigen soll. Nachdem die Rechnung genehmigt wurde, kann auf diese Dokumente nicht mehr
zugegriffen werden. (Bitte senden Sie keine Kopie der Rechnung per Post an Microsoft.) Wenn Sie Mexiko
Rechnungsstellung sind weiterhin in Ihrem Papierkopien gesendet. Wenn die Datei jedoch größer als 3 MB ist,
müssen Sie sie per E-Mail an Ihren Microsoft-Kontakt senden.
Rechnungsdetails der Bestellung

Aktivieren Sie das/die "Kontrollkästchen" links der Bestellposition(en), die fakturiert werden sollen.
Bitte beachten Sie: Sie können ändern, wie viele Zeilen angezeigt werden. Verwenden Sie zum Ändern der Ansicht
das Dropdownmenü "Zeilen pro Seite".
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






Die Spalte Haben/Soll ist standardmäßig auf "Soll" festgelegt. Wenn Sie eine Gutschrift einreichen müssen, wählen Sie
bitte "Haben" aus.
Überprüfen Sie den Inhalt des Felds Beschreibung, um sicherzustellen, dass die korrekte Bestellposition fakturiert wird.
Die Beschreibung wird standardmäßig der Bestellung entnommen, kann jedoch auf der Rechnung geändert werden.
Achtung: Einige oder alle der PO Zeilenelement Beschreibung wird wurde automatisch gezogen vom PO und zeigt auf
Ihrer Rechnung. Beim Erstellen die Rechnung haben Sie die Möglichkeit, den Text für jede Belegposition Beschreibung
ändern. Bitte stellen Sie sicher, dass die Beschreibung, die Sie einreichen ist detailliert genug, um eindeutig
anzugeben, was fakturiert wird, wird.
Vergewissern Sie sich, dass die Menge korrekt ist. (Markieren Sie die Menge, und ändern Sie sie im Bedarfsfall.)
Vergewissern Sie sich, dass der Preis/Einheit korrekt ist. (Markieren Sie den Preis pro Einheit, und ändern Sie ihn im
Bedarfsfall.) Schließen Sie keine Versandkosten oder Steuern in den Preis pro Einheit ein; diese Positionen werden
später angegeben. Wenn Sie die Menge oder den Preis pro Einheit geändert haben, drücken Sie die TAB-TASTE, damit
der erweiterte Betrag berechnet wird. Vergewissern Sie sich, dass dieser Betrag korrekt ist.
Bitte beachten Sie: Wenn der tatsächliche Rechnungsbetrag höher als der verfügbare Preis/Einheit links der
Rechnung auf der Bestellung ist, wenden Sie sich an den Anforderer der Bestellung, da die Bestellung ggf. erweitert
werden muss, damit Sie Ihre Rechnung übermitteln können.
Überprüfen Sie die Steuerart, oder wählen Sie sie aus.
Die Felder Hauptbuch-Konto und SAP-Kostenträger sollten automatisch ausgefüllt werden. Hierbei handelt es sich um
Pflichtfelder für die Übermittlung der Rechnung. WICHTIG: Wenn Sie im nächsten Bildschirm zusätzliche Gebühren
eingeben (z. B. Versandkosten), müssen Sie die Nummer des SAP-Kostenträgers kennen, die auf dem nächsten
Bildschirm abgefragt wird. Sie können zurückgehen, aber es ist einfacher, sie an dieser Stelle zu notieren.
Bitte beachten Sie: Sie müssen ggf. die aktuellen Codeinformationen (Kostenstelle oder Nummer des internen
Auftrags (IA)) markieren und durch eine neue Kostenstelle oder IA-Nummer ersetzen, die Ihnen vom Anforderer der
Bestellung bei Microsoft mitgeteilt wird.
Es besteht die Möglichkeit eine Linie (Line Item) in mehrere Linien aufzuteilen, so dass unterschiedliche Steuersätze für
die verschiedenen Produkte, die sich auf einer Linie befinden, gewählt werden können. Falls Sie diese Möglichkeit
nutzen möchten, müssen Sie jedes Feld, das einer Linie entspricht, definieren.
Zusätzliche Gebühren

Verwenden Sie diesen Abschnitt, wenn weitere Kosten berechnet werden müssen, die sich nicht auf der Bestellung
befinden (wie Versandkosten, Fracht, Abgaben oder Zoll).
 Die Spalte Haben/Soll ist standardmäßig auf "Soll" festgelegt.
 Wählen Sie im Dropdownmenü Beschreibung "Versandkosten/Fracht" oder "Abgaben/Zoll" aus.
 Geben Sie den Betrag ein.
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


Wählen Sie die geeignete Steuerart im Dropdownmenü aus.
Geben Sie das Hauptbuch-Konto ein
Geben Sie Kostenstelle/IA ein. (Geben Sie die Nummer ein, die im Abschnitt Rechnungsdetails direkt oberhalb
angegeben wird.) Wenn oben keine Nummer für Kostenstelle/IA angegeben wird, lassen Sie dieses Feld leer.
Steuerdetails






Wenn Ihre Waren/Dienstleistungen versteuert werden müssen, wird eine Zusammenfassung der mit der Rechnung
zusammenhängenden Steuern nach Steuersätzen aufgeschlüsselt angezeigt.
Wenn die Steuern falsch berechnet wurden, können Sie hier den Steuergesamtbetrag ändern. Es ist jedoch wichtig zu
beachten, dass die Steuersätze nur marginal vom berechneten Wert abweichend geändert werden können. Denken Sie
zudem daran, dass es in Ihrer Verantwortung liegt, auf der Rechnung die korrekten Details anzugeben, wozu auch alle
Steuersätze und Steuerbeträge gehören.
Es besteht die Möglichkeit Steuern, die in dieser Tabelle angegeben sind, zu ändern, so dass diese genau den
gegenwärtigen Steuerwert wiederspiegeln. Für manche Länder, bei denen der Eintrag einer Rechnung ins System eine
digital unterzeichnete PDF Version der Rechnung generiert, werden zusätzlich die in der Tabelle der Steuereinzelheiten
angegebenen Werte als Steueraufstellung in der PDF Version angezeigt. Demzufolge werden jegliche Veränderungen der
Tabelle, die von Ihnen durchgeführt worden sind, ebenfalls in der PDF Version zu sehen sein.
Sofern erforderlich, können Sie unter Steuerdetails eine zusätzliche Währung für Ihre Steuerzusammenfassung (STEUER,
MwSt, GST) hinzufügen.
Microsoft hat unterschiedliche, mit den Lieferanten ausgehandelte Zahlungsbedingungen. In manchen Fällen, werden Sie
die Änderungsoption der Zahlungsbedingungen, die in Zusammenhang mit einer Rechnung stehen, angezeigt bekommen. In
diesen Fällen kann die Zahlung deiner Rechnung schneller erfolgen und im Gegenzug werden Sie dafür einen Abschlag auf
die Gebühren erhalten. Wenn Sie diese Option angezeigt bekommen, drücken Sie „yes“, um mehr über die dir zur
Verfügung stehende Option zu erfahren. Beachten bitte: es können keine Veränderungen ohne Ihre Genehmigung
durchgeführt werden, Veränderungen die nach deiner Zustimmung gemacht werden, werden nur auf der einen
vereinbarten Rechnung gemacht. Wenn Sie die Taste „yes“ drücken, um mehr Informationen über diese Funktion zu
bekommen, werden noch keine Änderungen an den Zahlungsbedingungen vorgenommen. Die Bedingungen werden erst
dann geändert, wenn Sie die Taste „Accept“ (die auf der Seite angezeigt wird) drücken.
Unter bestimmten Umständen besteht die Möglichkeit, mit einem Microsoft Vertreter über die Änderung der
Zahlungsbedingungen des Lieferantenvertrags zu sprechen, um die Zahlung sämtlicher Rechnungen zu beschleunigen und
um so einen Abschlag auf die bereits gebuchten Gebühren zu bekommen. Wenn Sie anschließend die Taste „yes“ drücken,
werden Sie nach einer gewissen Zeit über die Veränderungen informiert, die das Einbeziehen der beschleunigten
Zahlungsfrist und des Abschlags auf die bereits gebuchten Gebühren, ermöglichen.
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Gesetzliche Informationen



In diesem Abschnitt können Sie Rechnungsinformationen eingeben, die (je nach Standort) vom Gesetzgeber gefordert
werden, sowie sämtliche Zusatzinformationen, die Sie ggf. eingeben müssen.
Bitte beachten Sie: Die hier eingegebenen Informationen werden im System von Microsoft nicht auf Feldbasis erfasst,
werden jedoch in der Originalversion der Rechnung aufgeführt, die Sie nach der Genehmigung herunterladen.
Da die gesetzlichen Informationen je nach Land unterschiedlich sind, unterscheiden sich auch die in diesem Abschnitt
aufgeführten je nach Standort. Für bestimmte Standorte sind jedoch Informationen erforderlich.
An diesem Punkt haben Sie die Möglichkeit, zusätzliche Informationen auf der Rechnung einzugeben, indem Sie am Fuß des
Bildschirms ein neues Feld hinzufügen. Wenn Sie ein neues Feld hinzufügen, können Sie eine Feldbeschriftung und einen
Feldwert angeben, damit Sie die Informationen, die für die Einreichung einer gültigen Rechnung erforderlich sind, akkurat
eingeben können.
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ÜBERPRÜFEN DER RECHNUNGSZUSAMMENFASSUNG
Nachdem Sie auf Bestätigen geklickt haben, wird der Bildschirm aktualisiert und enthält nun eine Zusammenfassung aller
Rechnungsinformationen, die Sie im Verlauf des Verfahrens eingegeben haben. Überprüfen Sie die einzelnen Angaben sorgfältig, um
deren Richtigkeit sicherzustellen.


Wenn Daten hinzugefügt werden müssen, verwenden Sie die Schaltfläche Zurück am Fuß des Bildschirms.
Wenn alle Angaben auf der Rechnung korrekt sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um die elektronische Rechnung
zu erstellen. Nun wird Ihre Rechnung direkt an Microsoft gesendet.
Bitte beachten Sie: An diesem Punkt der Verfahrens wird die Rechnung an einigen Standorten in Ihrem Namen mit
einer digitalen Signatur versehen. Nachdem die Rechnung genehmigt wurde, werden Sie benachrichtigt, dass Sie
die Originalrechnung herunterladen können. Wir senden diese Benachrichtigung an die E-Mail-Adresse, die Sie im
vorherigen Bildschirm eingegeben haben.
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SENDEN DER RECHNUNG



Nachdem Sie auf Senden geklickt haben, wird eine Bestätigungsseite angezeigt, mit der die erfolgreiche Übermittlung
bestätigt wird.
Sie können die Rechnungsbestätigung ausdrucken, in dem Sie die Schaltfläche im oberen Rand wehlen.
Beachten Sie, dass Sie keine Papierkopie der Rechnung an Microsoft senden sollten, da Sie die Rechnung ja elektronisch
übermittelt haben. Wenn Sie Mexiko Rechnungsstellung sind weiterhin in Ihrem Papierkopien gesendet. Dies ist aus
rechtlichen Gründen wichtig, da die elektronisch übermittelte Rechnung aus dem Blickwinkel des Steuerrechts die
Originalrechnung ist. Senden Sie also bitte keine Papierkopie dieser Rechnung an Microsoft.
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6. MSInvoice: Nicht bestellungsbezogene Rechnungen
Das Verfahren zum Einreichen einer nicht bestellungsbezogenen Rechnung ist mit dem einer bestellungsbezogenen Rechnung
vergleichbar, allerdings werden viele der Felder nicht wie bei einer bestellungsbezogenen Rechnung automatisch ausgefüllt. Gemäß
den Richtlinien von Microsoft ist diese Option nur verfügbar, wenn Sie die entsprechende Genehmigung von Ihrem MicrosoftKontakt erhalten haben.
Die allgemeine Vorgehensweise sieht folgendermaßen aus:
Rechnungsdetails eingeben  Rechnungsinformationen überprüfen  Rechnung einreichen
So übermitteln Sie eine nicht bestellungsbezogene Rechnung ...
 Klicken Sie auf den Link Nicht bestellungsbasierte Rechnung.
EINGEBEN VON RECHNUNGSINFORMATIONEN
Eine Rechnung besteht aus mehreren Abschnitten, die ausgefüllt werden müssen. Nachstehend finden Sie vollständige Anweisungen
für jeden Abschnitt. Nicht alle Abschnitte sind für alle Standorte relevant. Zu den Abschnitten gehören in der Regel die folgenden:
1. Rechnungsinformationen
2. Rechnungsdetails
3. Zusätzliche Gebühren
4. Steuerdetails
5. Gesetzliche Informationen
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Rechnungsinformationen








Rechnungsdatum – Standardmäßig wird hier das aktuelle Datum eingefügt, Sie sollten sich jedoch unbedingt
vergewissern, dass dieses Datum dem tatsächlichen Rechnungsdatum entspricht.
E-Mail-Adresse des Kreditors – Es ist wichtig, dass diese E-Mail-Adresse korrekt eingegeben wird, da es sich hierbei um
die E-Mail-Adresse handelt, über die die gesamte Kommunikation mit Ihnen zu der Rechnung ablaufen wird.
Lieferdatum – Geben Sie das Datum ein, zu dem die Ware geliefert bzw. die Dienstleistung erbracht wurde.
Rechnungswährung – Sie müssen die Währung auswählen.
Kreditorenrechnungsnummer – Geben Sie hier Ihre Rechnungsnummer ein.
Bitte beachten Sie: Diese Nummer muss eindeutig sein. Es kann gelegentlich vorkommen, dass der MicrosoftMitarbeiter, der die Rechnung genehmigen muss, eine Rechnung ablehnt, die Sie nach der Vornahme der
entsprechenden Korrekturen dann erneut einreichen müssen. In diesem Fall müssen Sie eine eindeutige
Rechnungsnummer für die Übermittlung verwenden.
Bestimmungsort der Ware – Geben Sie das Land, die Region/das Bundesland, den Ort sowie die Postleitzahl des
Standorts an, an den die Ware geliefert wurde bzw. an dem die Dienstleistung erbracht wurde.
Zwischengenehmigungen – Dieses Feld ist optional. Wenn Sie dieses Feld ausfüllen, muss eine Zwischengenehmigung
der Rechnung erfolgen, bevor diese an die Person übermittelt wird, die die abschließende Genehmigung durchführt.
Das System leitet die Rechnung automatisch an den/die für die Zwischengenehmigung zuständige/n Person/en und
dann an die für die abschließende Genehmigung zuständige Person weiter.
Abschließende Genehmigung – Dieses Feld ist ein Pflichtfeld. Wenn Sie nicht über die entsprechenden Informationen
verfügen, erfragen Sie sie bei dem Microsoft-Mitarbeiter, der den Auftrag erteilt hat.
Wichtig: Wenn eine Fehlermeldung ausgegeben wird, die besagt, dass die genehmigende Person ungültig ist, bitten Sie
21


Ihren Microsoft-Kontakt, Ihnen den Alias einer neuen genehmigenden Person zu nennen. Sie können uns bei allen ggf.
auftretenden Fragen auch eine E-Mail senden.
Anmerkungen für genehmigende Personen – Geben Sie hier zusätzliche Anmerkungen für den Microsoft-Mitarbeiter
ein, der die Rechnung genehmigen soll, damit diese Person über alle erforderlichen Details zum Genehmigen Ihrer
Rechnung verfügt.
Links zu weiteren Dokumenten und Link "Dokument hinzufügen" – Sie können im Bedarfsfall weitere Dokumente
anfügen.
Bitte beachten Sie: Von Ihnen angefügte Dokumente werden nur für den Microsoft-Mitarbeiter angezeigt, der die
Rechnung genehmigen soll. Nachdem die Rechnung genehmigt wurde, kann auf diese Dokumente nicht mehr
zugegriffen werden. (Bitte senden Sie keine Kopie der Rechnung per Post an Microsoft.) Wenn Sie Mexiko
Rechnungsstellung sind weiterhin in Ihrem Papierkopien gesendet. Wenn die Datei jedoch größer als 3 MB ist,
müssen Sie sie per E-Mail an Ihren Microsoft-Kontakt senden.
Rechnungsdetails








Die Spalte "Haben/Soll" ist standardmäßig auf "Soll" festgelegt. Wenn Sie eine Gutschrift einreichen müssen, wählen Sie
bitte "Haben" aus.
Geben Sie die "Beschreibung" der zu fakturierenden Artikel ein.
Geben Sie die "Menge" ein.
Geben Sie den "Preis/Einheit" ein. (Markieren Sie den Preis pro Einheit, und ändern Sie ihn im Bedarfsfall.) Schließen Sie
keine Versandkosten oder Steuern in den Preis pro Einheit ein; diese Positionen werden später angegeben. Wenn Sie die
TAB-TASTE drücken, wird der erweiterte Betrag berechnet. Vergewissern Sie sich, dass dieser Betrag korrekt ist.
Geben Sie die geeignete "Steuerart" ein.
Die Felder Hauptbuch-Konto und SAP-Kostenträger (Kostenstelle oder interner Auftrag (IA)) sind Pflichtfelder. Diese
Angaben sollten von Ihrem Microsoft-Kontakt bereitgestellt worden sein.
Wenn weitere Zeilen erforderlich sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Zeile hinzufügen.
Nachdem im Bildschirm zum Erstellen einer nicht bestellungsbezogenen Rechnung alle Pflichtfelder ausgefüllt wurden,
können Sie auf die Schaltfläche Weiter klicken.
22
Zusätzliche Gebühren

Verwenden Sie diesen Abschnitt, wenn weitere Kosten berechnet werden müssen, die sich nicht auf der Rechnung
befinden (wie Versandkosten, Fracht, Abgaben oder Zoll).
 Die Spalte Haben/Soll ist standardmäßig auf "Soll" festgelegt.
 Wählen Sie im Dropdownmenü Beschreibung "Versandkosten/Fracht" oder "Abgaben/Zoll" aus.
 Geben Sie den Betrag ein.
 Wählen Sie die geeignete Steuerart im Dropdownmenü aus.
 Geben Sie das Hauptbuch-Konto ein.
 Geben Sie den SAP-Kostenträger ein. (Geben Sie die Nummer ein, die im vorherigen Abschnitt
Rechnungsdetails angegeben wird.) Wenn keine Nummer für SAP-Kostenträger angegeben wird, lassen Sie
dieses Feld leer.
Steuerdetails


Wenn Ihre Waren/Dienstleistungen versteuert werden müssen, wird eine Zusammenfassung der mit der Rechnung
zusammenhängenden Steuern nach Steuersätzen aufgeschlüsselt angezeigt.
Wenn die Steuern falsch berechnet wurden, können Sie hier den Steuergesamtbetrag ändern. Es ist jedoch wichtig zu
beachten, dass die Steuersätze nur marginal vom berechneten Wert abweichend geändert werden können. Denken Sie
23




zudem daran, dass es in Ihrer Verantwortung liegt, auf der Rechnung die korrekten Details anzugeben, wozu auch alle
Steuersätze und Steuerbeträge gehören.
Es besteht die Möglichkeit Steuern, die in dieser Tabelle angegeben sind, zu ändern, so dass diese genau den
gegenwärtigen Steuerwert wiederspiegeln. Für manche Länder, bei denen der Eintrag einer Rechnung ins System eine
digital unterzeichnete PDF Version der Rechnung generiert, werden zusätzlich die in der Tabelle der Steuereinzelheiten
angegebenen Werte als Steueraufstellung in der PDF Version angezeigt. Demzufolge werden jegliche Veränderungen der
Tabelle, die von Ihnen durchgeführt worden sind, ebenfalls in der PDF Version zu sehen sein.
Sofern erforderlich, können Sie unter Steuerdetails eine zusätzliche Währung für Ihre Steuerzusammenfassung (STEUER,
MwSt, GST) hinzufügen.
Microsoft hat unterschiedliche, mit den Lieferanten ausgehandelte Zahlungsbedingungen. In manchen Fällen, werden Sie
die Änderungsoption der Zahlungsbedingungen, die in Zusammenhang mit einer Rechnung stehen, angezeigt bekommen. In
diesen Fällen kann die Zahlung deiner Rechnung schneller erfolgen und im Gegenzug werden Sie dafür einen Abschlag auf
die Gebühren erhalten. Wenn Sie diese Option angezeigt bekommen, drücken Sie „yes“, um mehr über die dir zur
Verfügung stehende Option zu erfahren. Beachten bitte: es können keine Veränderungen ohne Ihre Genehmigung
durchgeführt werden, Veränderungen die nach deiner Zustimmung gemacht werden, werden nur auf der einen
vereinbarten Rechnung gemacht. Wenn Sie die Taste „yes“ drücken, um mehr Informationen über diese Funktion zu
bekommen, werden noch keine Änderungen an den Zahlungsbedingungen vorgenommen. Die Bedingungen werden erst
dann geändert, wenn Sie die Taste „Accept“ (die auf der Seite angezeigt wird) drücken.
Unter bestimmten Umständen besteht die Möglichkeit, mit einem Microsoft Vertreter über die Änderung der
Zahlungsbedingungen des Lieferantenvertrags zu sprechen, um die Zahlung sämtlicher Rechnungen zu beschleunigen und
um so einen Abschlag auf die bereits gebuchten Gebühren zu bekommen. Wenn Sie anschließend die Taste „yes“ drücken,
werden Sie nach einer gewissen Zeit über die Veränderungen informiert, die das Einbeziehen der beschleunigten
Zahlungsfrist und des Abschlags auf die bereits gebuchten Gebühren, ermöglichen.
Gesetzliche Informationen

In diesem Abschnitt können Sie Rechnungsinformationen eingeben, die (je nach Standort) vom Gesetzgeber gefordert
werden, sowie sämtliche Zusatzinformationen, die Sie ggf. eingeben müssen.
24


Bitte beachten Sie: Die hier eingegebenen Informationen werden im System von Microsoft nicht auf Feldbasis erfasst,
werden jedoch in der Originalversion der Rechnung aufgeführt, die Sie nach der Genehmigung herunterladen.
Da die gesetzlichen Informationen je nach Land unterschiedlich sind, unterscheiden sich auch die in diesem Abschnitt
aufgeführten je nach Standort. Für bestimmte Standorte sind jedoch Informationen erforderlich.
An diesem Punkt haben Sie die Möglichkeit, zusätzliche Informationen auf der Rechnung einzugeben, indem Sie am Fuß des
Bildschirms ein neues Feld hinzufügen. Wenn Sie ein neues Feld hinzufügen, können Sie eine Feldbeschriftung und einen
Feldwert angeben, damit Sie die Informationen, die für die Einreichung einer gültigen Rechnung erforderlich sind, akkurat
eingeben können.
25
ÜBERPRÜFEN DER RECHNUNGSZUSAMMENFASSUNG
Nachdem Sie auf Bestätigen geklickt haben, wird der Bildschirm aktualisiert und enthält nun eine Zusammenfassung aller
Rechnungsinformationen, die Sie im Verlauf des Verfahrens eingegeben haben. Überprüfen Sie die einzelnen Angaben sorgfältig, um
deren Richtigkeit sicherzustellen.


Wenn Daten hinzugefügt werden müssen, verwenden Sie die Schaltfläche Zurück am Fuß des Bildschirms.
Wenn alle Angaben auf der Rechnung korrekt sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um die elektronische Rechnung
zu erstellen. Nun wird Ihre Rechnung direkt an Microsoft gesendet.
Bitte beachten Sie: An diesem Punkt der Verfahrens wird die Rechnung an einigen Standorten in Ihrem Namen mit
einer digitalen Signatur versehen. Nachdem die Rechnung genehmigt wurde, werden Sie benachrichtigt, dass Sie
die Originalrechnung herunterladen können. Wir senden diese Benachrichtigung an die E-Mail-Adresse, die Sie im
vorherigen Bildschirm eingegeben haben.
26
SENDEN DER RECHNUNG

Nachdem Sie auf Senden geklickt haben, wird eine Bestätigungsseite angezeigt, mit der die erfolgreiche Übermittlung
bestätigt wird.
 Sie können die Rechnung mithilfe der Schaltflächen am oberen Seitenrand drucken.
Bitte beachten Sie: Senden Sie keine Papierkopie der Rechnung an Microsoft, da Sie die Rechnung ja elektronisch übermittelt
haben. Wenn Sie Mexiko Rechnungsstellung sind weiterhin in Ihrem Papierkopien gesendet. Dies ist aus rechtlichen Gründen
wichtig, da die elektronisch übermittelte Rechnung aus dem Blickwinkel des Steuerrechts die Originalrechnung ist. Senden Sie
also bitte keine Papierkopie dieser Rechnung an Microsoft.
27
7. MSInvoice: Gleichzeitiges Senden mehrerer Rechnungen über ER-Upload
Im Folgenden finden Sie ein detailliertes Beispiel zur Nutzung des ER-Uploadverfahrens für die gleichzeitige Übermittlung mehrerer
Rechnungen an Microsoft. Es gibt regionsbezogene Unterschiede bei diesem Verfahren, daher soll das Folgende nur zur Illustration
dienen. Bevor Sie ER-Upload nutzen können, benötigen Sie die geeigneten Berechtigungen vom Microsoft-Kreditorenteam. Darüber
hinaus wird erwartet, dass alle Kreditoren, die mit der ER-Uploadfunktion arbeiten, eine Einzelschulung erhalten, bevor sie
Rechnungen mit dieser Methode übermitteln.
Die allgemeine Vorgehensweise für die Übermittlung von ER-Dateien sieht folgendermaßen aus ...
Abrufen der richtigen Vorlage  Vorbereiten der Datei  Hochladen der Datei  Senden von Rechnungen
ABRUFEN DER ER-VORLAGE
Zur Nutzung der ER-Uploadfunktion müssen Ihre Berechtigungen im System zunächst entsprechend eingerichtet werden. Nachdem
diese Berechtigungen für Sie aktiviert wurden, müssen Sie die für Ihre Region spezifische Vorlage verwenden. Dies ist wichtig, da es
für jede Region ggf. unterschiedliche Felder gibt, die erforderlich sind, und daher unterschiedliche ER-Uploadvorlagen verwendet
werden müssen.
Wenn Sie die Option auswählen, Rechnungen an Microsoft per EA-Upload zu übermitteln, wird der folgende Bildschirm angezeigt:
28
Wählen Sie die Option zum Herunterladen der ER-Vorlage aus, und speichern Sie dann die (für Ihre Region) geeignete Vorlage auf
Ihrem Computer. Nachdem Sie die richtige Vorlage abgerufen haben, öffnen Sie die von Ihnen gespeicherte Kopie.
VORBEREITEN DER ER-DATEI
Nachdem Sie die ER-Vorlagendatei geöffnet haben, wird der folgende Bildschirm angezeigt:
Beachten Sie Folgendes, bevor Sie mit der Eingabe von Daten beginnen:
Dateistruktur




Die zweite Zeile muss den Wert 2.0 in Spalte 13 oder M enthalten. Diese Nummer gibt die kompatible Formatversion an.
Eine Rechnung besteht aus einer Kopfzeile, mindestens einer Detailzeile, mindestens einer Zeile mit Feldern für gesetzliche
Informationen und mindestens einer Zeile für Steuerdetails (MwSt/STEUER/GST) in nationaler Währung.
Jede Zeile muss mit einem "Datensatztyp" in Spalte 1 oder A beginnen und einen der folgenden Werte aufweisen: "C" "Comments" (Anmerkungen), "H" - -"Header" (Kopf), "D" - Details, "S" - "Statutory field header" (Kopf des Felds
"Gesetzliche Vorschriften"), "V" - "Value" (Wert) des Felds "Gesetzliche Vorschriften", "X" – MwSt-/STEUER-/GST-Details in
nationaler Währung, "E" - Dateiende.
Zeilen, die den Wert "C" in Spalte 1 enthalten, werden ignoriert und nur zur Bezugnahme verwendet.
29




Zeilen, die den Wert "S" in Spalte 1 enthalten, weisen ggf. feste Kopfzeilen für die ersten sechs Felder zwischen den Spalten
B und G auf. Der Benutzer kann hier den Kopfzeilennamen eingeben oder das Feld ignorieren. Ab Spalte H kann ein
benutzerdefinierter "Feldname" eingegeben werden.
Zeilen, die den Wert "V" in Spalte 1 enthalten, weisen ggf. feste Werte für die ersten sechs Felder zwischen den Spalten B
und G auf. Ab Spalte H kann ein Wert eingegeben werden, der dem benutzerdefinierten "Feldnamen" entspricht.
Eine leere Zeile oder der Wert "E" in Spalte 1 gibt das Ende der Datei an.
Jede Zelle im Beispiel weist ein Anmerkungsfeld auf, das Sie bei der Erstellung der Rechnungen unterstützen soll.
Dateiformat




Die zur Verarbeitung eingereichte Datei kann entweder eine Excel-Datei oder eine Tabulatoren-getrennte Datei sein.
Ungeachtet des Dateityps muss sichergestellt werden, dass als Dateinamenerweiterung XLS oder XLSX verwendet wird.
o Das ER-Uploadverfahren umfasst eine Reihe von "Eingangsprüfungen". Während dieser Eingangsprüfungen
werden bei häufig auftretenden Fehlern auf dem Bildschirm Benachrichtigungen ausgegeben.
Bitte beachten Sie: Diese Eingangsprüfungen werden nur für Excel-Dateien durchgeführt, die mit Office 2007 oder
höher (XLSX) erstellt wurden. Sie können zwar ältere Versionen von Excel verwenden, aber in dem Fall werden keine
Eingangsprüfungen durchgeführt, und Sie werden zu Fehlern erst benachrichtigt, wenn die Datei an Sie
zurückgesendet wird.
Bei Verwendung eines Excel-Dateiformats muss das erste Arbeitsblatt in der Arbeitsmappe die Rechnungsinformationen
enthalten, die verarbeitet werden sollen.
Verwenden Sie immer die genehmigte ER-Uploadvorlage.
Aktivieren Sie keine Makros, und verknüpfen Sie keine Daten aus anderen Quellen mit der ER-Uploadvorlage.
Einschränkungen


Für jede Rechnungskopfzeile können maximal 999 Rechnungsdetailzeilen angegeben werden.
Es gibt keine Einschränkungen für die Anzahl der Rechnungen, die eine Datei enthalten kann.
EINGEBEN VON DATEN IN DIE ER-DATEI
Feld "KOPF"
Die folgenden Daten müssen in der richtigen Spalte eingegeben werden:
Erforderlich
Spalte
Einzugebende Daten
A
Geben Sie "H" – Header (Kopf) ein.
B
Geben Sie die Rechnungsnummer ein.
C
Geben Sie das Rechnungsdatum ein (TT/MM/JJJJ).
D
Geben Sie den MS-Firmencode ein.
30
E
Geben Sie den Gesamtbetrag (einschließlich Steuern und Fracht) ein.
F
Geben Sie den dreistelligen ISO-Währungscode ein (siehe Registerkarte Währungscodes).
G
Geben Sie den Transaktionstyp ein, "I" für "Invoice" (Rechnung) und "C" für "Credit Memo" (Gutschrift).
H
Bestellungsbezogene Rechnungen – geben Sie die Bestellungsnummer ein; nicht bestellungsbezogene Rechnungen – Sie
können dieses Feld leer lassen.
I
Geben Sie den Ort ein, an den die Ware geliefert bzw. an dem die Dienstleistung erbracht wurde.
J
Geben Sie das Bundesland/die Region ein, in das/die die Ware geliefert bzw. in dem/der die Dienstleistung erbracht
wurde.
K
Geben Sie die PLZ des Ortes ein, an den die Ware geliefert bzw. an dem die Dienstleistung erbracht wurde.
L
Geben Sie den zweistelligen ISO-Ländercode für den Bestimmungsort der Waren oder Dienstleistungen auf der Rechnung
ein (siehe Registerkarte Länder- und Regionscodes (ISO)).
M
Geben Sie das Lieferdatum ein.
S
PO Rechnungen – geben Sie den Alias des Invoice Approvers an; Alias, die mit a-, v- beginnen sowie die Alias der
Microsoft-Vollzeitbeschäftigten können als Final Approver angegeben werden. Sollte dieses Feld nicht mit dem in der PO
übereinstimmen, dann wird ein Fehler beim Anlegen der Datei angezeigt. Sollten Sie diesen Wert ändern wollen, setzen
Sie sich bitte mit der lokalen Microsoft Kreditorenbuchhaltung in Verbindung. In einer PO sind alle Informationen
enthalten. Non-PO Rechnungen – nur Microsoft-Vollzeitbeschäftigte haben Zugang dazu, Alias, die mit a- und/oder vbeginnen können hier nicht verwendet werden (trage nur den Alias ein, ohne ‚@microsoft.com‘).
T
Geben Sie als E-Mail-Adresse des Kreditors eine E-Mail-Adresse Ihrer Firma ein. Die gesamte E-Mail-Kommunikation
betreffend diese Rechnung(en) wird an diese Adresse gesendet.
Nicht erforderlich
Es gibt einige zusätzliche Felder, auf die in der ER-Datei möglicherweise Bezug genommen wird. Die nachstehende Tabelle enthält
Anleitungen zum Umgang mit diesen Feldern.
Spalte
Einzugebende Daten
N&O
Nur für die interne Verwendung, diese Felder bitte leer lassen.
P
Geben Sie eine kurze Beschreibung der Rechnung an.
Q
Lassen Sie dieses Feld bitte leer.
R
Geben Sie die Person an, die die Zwischengenehmigung durchführen soll, sofern auf der Bestellung angegeben oder vom
Anforderer eines nicht bestellungsbezogenen Auftrags übermittelt (schließen Sie nicht die Erweiterung @microsoft.com
ein). Wenn mehrere Personen für die Zwischengenehmigung angegeben werden müssen, trennen Sie die Aliase mit
31
einem Semikolon.
U
Geben Sie in diesem Feld Anmerkungen für den Microsoft-Mitarbeiter ein, der die Rechnung genehmigen soll, und die
die Person bei der Genehmigung unterstützen können (z. B. Projektnummer, Planungsnummer).
V
Lassen Sie dieses Feld bitte leer.
W-AG
Lassen Sie diese Felder bitte leer.
DETAIL-Zeilen(n)
Die folgenden Daten müssen in der richtigen Spalte eingegeben werden:
Erforderlich
Spalte
Einzugebende Daten
A
Geben Sie "D" – Details ein.
B
Geben Sie die Rechnungsnummer ein. (Dies muss dieselbe Nummer wie in der Kopfzeile sein.)
C
Bestellungsbezogene Rechnungen – geben Sie die entsprechende Positionsnummer der Bestellung ein, die
Sie fakturieren; bei nicht bestellungsbezogenen Rechnungen, Positionen mit Steuern oder Fracht können Sie
dieses Feld leer lassen.
D
Bestellungsbezogene Rechnungen – geben Sie die Menge ein. Bei Teillieferungen sollte das Rechnungsformat
immer der akzeptierten Bestellung entsprechen. Wenn beispielsweise eine Bestellposition für 1.000 Euro
erstellt wird und Sie die Menge 1 zu einem Preis pro Einheit von 500 Euro eingeben, können Sie eine weitere
Rechnung mit der gleichen Menge einreichen, bis der Gesamtbetrag fakturiert wurde. Bei Steuer- oder
Frachtpositionen können Sie dieses Feld leer lassen.
E
Geben Sie den Preis pro Einheit an. Das Rechnungsformat sollte immer dem der Bestellung entsprechen. Sie
können jedoch mit einem geringeren Preis pro Einheit fakturieren (verwenden Sie Menge 1), bis der
Gesamtpreis pro Einheit für diese Position wie in der Bestellung aufgeführt fakturiert wurde.
F
Geben Sie den Steuercode an. Der Steuercode gibt an, ob eine Position versteuert werden muss. Eine
vollständige Liste der Steuercodes finden Sie auf der Registerkarte Steuercode. Wenn eine Position
versteuert werden muss, verwendet das System diesen Code, um automatisch den entsprechenden
Steuerbetrag zu berechnen.
G
Geben Sie die Nummer des Hauptbuch-Kontos ein, das mit diesem Positionsbetrag belastet wird. Das zu
verwendende Hauptbuch-Konto ist in der Bestellung aufgeführt; bei nicht bestellungsbezogenen Rechnungen
muss das Hauptbuch-Konto vom Auftraggeber bereitgestellt werden.
32
H
Geben Sie eine Kostenstelle oder eine interne Auftragsnummer ein. Die Kostenstelle oder die interne
Auftragsnummer finden Sie in der Bestellung in der entsprechenden Bestellposition; bei nicht
bestellungsbezogenen Rechnungen werden diese Angaben vom Auftraggeber bereitgestellt. (Bei
anlagenbezogenen Rechnungen ist keine Kostenstelle oder interne Auftragsnummer erforderlich.)
I
Geben Sie eine Beschreibung ein. Bestellungsbezogene Rechnungen – geben Sie hier die auf der Bestellung
angegebene Beschreibung ein; nicht bestellungsbezogene Rechnungen – beschreiben Sie hier kurz die Waren
oder Dienstleistungen, die fakturiert werden; Frachtpositionen – geben Sie "Fracht" als Beschreibung an;
Steuerpositionen – geben Sie "Steuern" als Beschreibung an.
J
Gibt den Positionstyp an. Zulässige Eingaben sind: I – für "Invoice and Credits" (Rechnungen und
Gutschriften); F – für Fracht/Versandkosten; T – für "Tax Modification" (Steueränderung) (es gibt keine
Einschränkungen im Hinblick auf die Anzahl der mit "I", "M" oder "F" gekennzeichneten Positionen, die jede
Rechnung aufweisen kann, es darf pro Rechnung jedoch nur eine mit "T" gekennzeichnete Position geben); M
– für "Manual Tax" (manuelle Steuern, nur kanadische Firmencodes).
K (nur bei
Anlagenrechnungen
erforderlich)
Bei Anlagen vom Typ "Computerhardware" ist die von Microsoft zugewiesene Anlagennummer auf der
Bestellung erforderlich.
L (nur bei
Anlagenrechnungen
erforderlich)
Anlagen vom Typ "Computerhardware" benötigen eine Anlagenkennnummer. Physische Anlagenkennungen
werden von der Microsoft Asset-Gruppe bereitgestellt.
M (nur bei
Anlagenrechnungen
erforderlich)
Anlagen vom Typ "Computerhardware" benötigen die Anlagenseriennummer der Hauptanlage. Bei Bundles
ist der Computer die Hauptanlage und nicht das Zubehör.
N (nur bei
Anlagenrechnungen
erforderlich)
Beim Fakturieren von Anlagen vom Typ "Computerhardware" ist der Anlagenhersteller erforderlich. Wenn
der Hersteller nicht bekannt ist, lassen Sie dieses Feld leer.
Nicht erforderlich
Es gibt einige zusätzliche Felder, auf die in der ER-Datei möglicherweise Bezug genommen wird. Die nachstehende Tabelle enthält
Anleitungen zum Umgang mit diesen Feldern.
Spalte
Einzugebende Daten
O
Geben Sie beim Fakturieren von Anlagen vom Typ "Computerhardware" den Alias des Anlagenbesitzers ein (lassen Sie
das Feld leer, wenn Sie den Besitzer nicht kennen).
P
Geben Sie die Bestellungsnummer ein, wenn Sie mehrere Bestellungen fakturieren (lassen Sie das Feld leer, wenn Sie nur
eine Bestellung fakturieren).
33
Q
Geben Sie "I" für "Invoice" (Rechnung) oder "C" für "Credit Memo" (Gutschrift) ein (lassen Sie das Feld leer, wenn der
Transaktionstyp in Spalte H der Rechnungskopfzeile angegeben wurde).
Kopf des Felds "Gesetzliche Vorschriften"
Die folgenden Daten müssen in der richtigen Spalte eingegeben werden:
Erforderlich
Spalte
Einzugebende Daten
A
Geben Sie "S" - "Statutory field header" (Kopf des Felds "Gesetzliche Vorschriften") ein.
B
Geben Sie die Rechnungsnummer ein (dies muss dieselbe Nummer sein, die auch in der Kopfzeile eingegeben wurde).
C
Geben Sie den Feldnamen "Ust-ID-Nr. des Kreditors" ein. Hinweis: Je nach den regionalen Anforderungen ändert sich diese
Beschriftung möglicherweise. Die Vorlage enthält Anweisungen, die sich auf die regionalen Unterschiede beziehen.
D
Geben Sie den Feldnamen "Leistungsdatum" ein.
E
Geben Sie den Feldnamen "Ust-ID-Nr. des Käufers" ein. Hinweis: Je nach den regionalen Anforderungen ändert sich diese
Beschriftung möglicherweise. Die Vorlage enthält Anweisungen, die sich auf die regionalen Unterschiede beziehen.
Nicht erforderlich
Es gibt einige zusätzliche Felder, auf die in der ER-Datei möglicherweise Bezug genommen wird. Die nachstehende Tabelle enthält
Anleitungen zum Umgang mit diesen Feldern.
Spalte
Einzugebende Daten
F-H
Geben Sie die Feldnamen "MwSt-Info (für Mehrwertsteuer-Bevollmächtigte), "Anmerkungen zur Steuerbefreiung" und
"Grund für die Gutschrift" ein, oder lassen Sie die Felder leer. Hinweis: Je nach den regionalen Anforderungen ändern sich
diese Beschriftungen möglicherweise. Die Vorlage enthält Anweisungen, die sich auf die regionalen Unterschiede beziehen.
I-R
In diesem Feld können alle Zusatzinformationen eingegeben werden, die auf der Rechnung ggf. erforderlich sind. Es sind bis
zu zehn Felder pro Rechnung zulässig.
Wert des Felds "Gesetzliche Vorschriften"
Die folgenden Daten müssen in der richtigen Spalte eingegeben werden:
Erforderlich
Spalte
Einzugebende Daten
A
Geben Sie "V" – "Statutory field value" (Wert des Felds "Gesetzliche Vorschriften") ein.
34
B
Geben Sie die Rechnungsnummer ein (dies muss dieselbe Nummer sein, die auch in der Kopfzeile eingegeben wurde).
C-E
Geben Sie die Feldwerte, "Ust-ID-Nr. des Kreditors", "Leistungsdatum" und "Ust-ID-Nr. des Käufers", wie in den Spalten C-E
der Kopfzeile des Felds "Gesetzliche Vorschriften" genannt ein. Hinweis: Je nach den regionalen Anforderungen ändern sich
diese Werte möglicherweise. Die Vorlage enthält Anweisungen, die sich auf die regionalen Unterschiede beziehen.
Nicht erforderlich
Es gibt einige zusätzliche Felder, auf die in der ER-Datei möglicherweise Bezug genommen wird. Die nachstehende Tabelle enthält
Anleitungen zum Umgang mit diesen Feldern.
Spalte
Einzugebende Daten
F-H
Geben Sie den Feldwert der in den Spalten F-H der Kopfzeile "Gesetzliche Vorschriften" aufgeführten Beschreibung ein.
I-R
Geben Sie den Feldwert der in den Spalten I-R der Kopfzeile "Gesetzliche Vorschriften" aufgeführten Beschreibung ein.
Gesetzlich vorgeschriebene Steuerdetails in nationaler Währung
Die folgenden Daten müssen in der richtigen Spalte eingegeben werden. Bitte beachten Sie, dass diese Zeile nicht erforderlich ist,
wenn der/die relevante(n) Steuercode(s) in Spalte F der Detailzeile(n) "D" angegeben wurden:
Nicht erforderlich
Spalte
Einzugebende Daten
A
Geben Sie "X" – "MwSt-Details in nationaler Währung" ein.
B
Geben Sie die Rechnungsnummer ein (dies muss dieselbe Nummer sein, die auch in der Kopfzeile eingegeben wurde).
C
Geben Sie die MwSt-/Steuer-/GST-Details unter Verwendung eines Steuercodes ein. Eine vollständige Liste der Steuercodes
finden Sie auf der Registerkarte Steuercode.
D
Geben Sie den zu versteuernden Betrag der Rechnung ein.
E
Geben Sie den MwSt-/Steuer-/GST-Betrag der Rechnung ein.
F
Geben Sie die nationale Währung unter Verwendung des dreistelligen ISO-Währungscodes ein.
G
Geben Sie den MwSt-/Steuer-/GST-Betrag in nationaler Währung ein.
Dateiende
Erforderlich
35
Spalte
Einzugebende Daten
A
Geben Sie "E" - "Ende der Datei" ein. Dieser Wert bezeichnet das Ende der Datei.
36
HOCHLADEN DER ER-DATEI
Nach der Auswahl der ER-Uploadfunktion wird der folgende Bildschirm angezeigt:
37
Nachdem Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen geklickt haben, können Sie die Datei auswählen, die hochgeladen werden soll:
Wählen Sie die hochzuladende Datei aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen.
Anschließend wird der Speicherort der Datei vor der Schaltfläche Durchsuchen angezeigt.
Nun können Sie auf die Schaltfläche Hochladen klicken.
38
Der Bildschirm wird nun aktualisiert, um den erfolgten Upload zu bestätigen, und Sie erhalten die ER-Ticketnummer.
Bitte notieren Sie diese ER-Ticketnummer, denn sie wird im Falle eines Problems vom Supportteam benötigt.
Fehler in der ER-Datei
MSInvoice führt eine ER-Eingangsprüfung durch, bevor die Datei vollständig hochgeladen wird. Falls die Datei einen oder mehrere
Fehler enthält, wird der folgende Bildschirm angezeigt, in dem die gefundenen Fehler in Rot hervorgehoben werden:
Wenn dieser Bildschirm angezeigt wird, müssen Sie die Fehler beheben und die gesamte Datei erneut übermitteln.
39
BESTÄTIGUNGS-E-MAIL ZUM ER-UPLOAD
Sie erhalten ca. 10 bis 15 Minuten nach dem Hochladen der Datei per E-Mail eine Bestätigung:
Wenn Sie nicht innerhalb von 24 Stunden eine Benachrichtigung erhalten, wenden Sie sich unter Angabe der ER-Ticketnummer an
das lokale Microsoft-Kreditorenteam.
Wenn es Fehler in der Datei gibt, können Sie diese in der angehängten Excel-Datei überprüfen. Rechnungen mit Fehlern werden auf
der Registerkarte Fehler angezeigt:
Bitte beheben Sie die Fehler, löschen Sie die Einträge auf der Registerkarte Fehler sowie die Rechnungen, die ordnungsgemäß
verarbeitet wurden, und übermitteln Sie die korrigierten Rechnungen erneut.
40
8. MSInvoice: Herunterladen von Rechnungen
An einigen Standorten haben Kreditoren, die MSInvoice verwenden, einen Vertrag zur elektronischen Rechnungsstellung mit
Microsoft unterzeichnet, der besagt, dass es sich bei der eingereichten elektronischen Rechnung aus dem Blickwinkel des
Steuerrechts/der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften um die offizielle Rechnung handelt. Kreditoren an diesen Standorten können
die Originalrechnung wie übermittelt herunterladen, die jedoch mit einer digitalen Signatur versehen wurde. Hiermit haben
Microsoft-Kreditoren die direkte Kontrolle über die eigenen steuerlich relevanten Dokumente.
ERHALTEN EINER BENACHRICHTIGUNG
Die zum Download bereitstehenden Rechnungen sind aus dem Blickwinkel der Einhaltung steuerrechtlicher Vorschriften die
Originalrechnungen, und Sie müssen unbedingt sicherstellen, dass diese ordnungsgemäß gespeichert werden. Der Ursprung und
Authentizität dieser Rechnungen wird mit einer elektronischen Signatur bestätigt, die in Ihrem Namen und nach Maßgabe der
Bedingungen Ihres Vertrags mit Microsoft angewendet wurde.
Wenn die kürzlich übermittelte Rechnung zum Download bereitsteht, erhalten Sie eine Benachrichtigung per E-Mail an die Adresse,
die bei der Einreichung der Rechnung angegeben wurde.
Wenn die Rechnung nach dieser ersten Benachrichtigung nicht heruntergeladen wird, wird eine Erinnerungs-E-Mail gesendet. Wird
die Rechnung dann immer noch nicht heruntergeladen, wird sie als E-Mail-Anlage im PDF-Format an den Alias gesendet, den Sie bei
der Einreichung der Rechnung angegeben haben. Nachdem die Rechnung als Anlage gesendet wurde, wird der Downloadstatus auf
"Downloaded" (Heruntergeladen) gesetzt, und das Original wird in den Systemen von Microsoft gelöscht.
AUSWÄHLEN UND HERUNTERLADEN VON RECHNUNGEN
Zum Herunterladen der Rechnung(en) können Sie sich jederzeit bei der MSInvoice-Website anmelden. Wählen Sie auf der Startseite
die Option zum Herunterladen von Rechnungen aus.
Nun wird ein Bildschirm angezeigt, auf dem Sie Rechnungen herunterladen können. Aktivieren Sie in der Liste das/die
Kontrollkästchen neben der/den Rechnung(en), die Sie herunterladen möchten:
41
Klicken Sie auf die Schaltfläche Download, und wählen Sie im nun angezeigten Dialogfeld den bevorzugten Speicherort für die
heruntergeladenen Dateien aus.
Klicken Sie auf Speichern, um die Rechnung(en) auf dem lokalen Computer zu speichern
Nachdem Sie die Rechnung erfolgreich heruntergeladen haben, bestätigen bitte, dass Sie diese Datei haben. Die Bestätigung für den
Empfang der heruntergeladenen Rechnung verursacht, dass die Rechnung im System als „downloaded“ (heruntergeladen) markiert
wird. Fortan ist nur eine Kopie der Rechnung verfügbar. Dies ist ein wichtiger Schritt im Prozess. Sollten Sie den Empfang nicht
bestätigen, kann es dazu kommen das Duplikate der „orginalen“ Rechnung zum weiteren Herunterladen zur Verfügung stehen
werden, was wiederum Probleme bei den Compliance Audits verursachen kann, da bei diesen nur eine „orginale“ Rechnung
erforderlich ist.
42
Bitte beachten Sie: Nachdem eine Originalrechnung auf diese Weise heruntergeladen wurde, kann nur noch auf eine Kopie der Rechnung
zugegriffen werden.






Sie können im Bedarfsfall mehrere Rechnungen gleichzeitig zum Herunterladen auswählen.
Nachdem der Download gestartet wurde, KLICKEN SIE NICHT AUF DIE OPTION "ABBRECHEN", da sich dies störend auf den
Download auswirken könnte.
Dies ist die Liste der Originalrechnungen des Kreditors, und jede ist mit einer digitalen Signatur versehen, damit
Wirtschaftsprüfer sicher sein können, dass es sich um dieselbe Rechnung handelt, die von Ihnen hochgeladen wurde. Diese
digitale Signatur wird unmittelbar nach der Übermittlung einer Rechnung angewendet.
Wichtig zu wissen: Die Speicherung der Originalkreditorenrechnung liegt in der Verantwortung des Kreditors. Sorgen Sie
daher dafür, dass diese Rechnungen an einem geeigneten Speicherort abgelegt werden.
Nachdem eine Rechnung heruntergeladen wurde, wird die Originalkreditorenrechnung aus den Systemen von Microsoft
entfernt. Nachdem das Original heruntergeladen wurde, können Sie jedoch jederzeit in MSInvoice auf eine Kopie der
Rechnung zugreifen. Sie können die Originalkreditorenrechnung jedoch nicht erneut herunterladen.
Wenn Sie die Originalkreditorenrechnung nicht herunterladen, wird sie per E-Mail an den Kontakt gesendet, der bei der
Rechnungserstellung eingegeben wurde.
43
9. Berichtswesen: Suchen nach Rechnungen
ÜBERBLICK
Das Microsoft-Tool bietet den Microsoft Lieferanten die Möglichkeit der online Prüfung ihrer Kontodetails. Überprüfen kann man
POs, Rechnungen und Zahlungsdetails. Es ist wichtig Rechnungen online durchzusehen, da man dadurch den Rechnungsstatus
nachverfolgen kann und somit sehen kann, ob der Microsoft Invoice Approver eine Rechnung genehmigt, abgelehnt oder einem
anderen Approver zugeschieben hat. VERWENDUNG DES TOOLS
"BERICHTSWESEN"
Wenn Sie auf den Link "Bestellungen, Rechnungen und Zahlungen anzeigen" klicken, sollte ein Bildschirm ähnlich dem folgenden
angezeigt werden.


Sie können nach Bestellungen, Rechnungen und/oder Zahlungen suchen.
Wenn Angaben erforderlich sind, werden Sie angewiesen, diese Angaben bereitzustellen.
44
10.
Häufig gestellte Fragen
An wen kann ich mich wenden, wenn ich Unterstützung benötige?
Wenn Sie Unterstützung benötigen, können Sie sich jederzeit an das für Sie zuständige lokale Microsoft-Supportteam für Kreditoren
wenden.
Wie übermittle ich meine Rechnung?
Rechnungen sollten über das neue Tool MSInvoice übermittelt werden, indem die Informationen über die einfach zu handhabende
Benutzeroberfläche eingegeben werden. Bitte senden Sie keine Kopie der Rechnung per Post. Wenn Sie Mexiko Rechnungsstellung
sind weiterhin in Ihrem Papierkopien gesendet. Dies ist besonders wichtig, da die elektronische Version der von Ihnen eingereichten
Rechnung aus dem Blickwinkel der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften als die Originalrechnung gilt. Alle Papierkopien dieser
Rechnung können bei einer ggf. anstehenden Wirtschaftsprüfung für Verwirrung sorgen.
Wie kann ich eine Rechnung mit einem geringeren Betrag als auf der Originalbestellung einreichen?
Sie können mit einem geringeren Preis pro Einheit oder einer Teilmenge der Originalbestellung (oder der Bestellposition) fakturieren,
bis der Gesamtbetrag fakturiert wurde. Wenn beispielsweise eine Bestellposition für 1.000 Euro erstellt wird und Sie die Menge 1 zu
einem Preis pro Einheit von 250 Euro eingeben, können Sie weitere Rechnungen mit der gleichen Menge einreichen, bis der
Gesamtbetrag fakturiert wurde.
Wie kann ich eine Gutschrift einreichen?
Gutschriften können über MSInvoice mit derselben Methode wie Lastschriftrechnungen eingereicht werden. Sie müssen jedoch
sicherstellen, dass Sie in der Spalte Haben/Soll die Option "Haben" auswählen. Beachten Sie, dass eine Gutschrift für eine
bestellungsbezogene Rechnung nur für eine Bestellung gebucht werden kann, für die es mindestens eine genehmigte Rechnung gibt
(bis zum Gesamtbetrag der genehmigten Rechnungen). Wenn beispielsweise eine Bestellung im Gegenwert von 1.000 Euro fakturiert
wurde, können Sie auch Gutschriften bis zum Gesamtbetrag von 1.000 Euro einreichen.
Wo erhalten ich Angaben wie für die abschließende Genehmigung zuständige Person, Hauptbuch-Konto,
Kostenstelle/interner Auftrag für eine nicht bestellungsbezogene Rechnung?
Angaben zur abschließenden Genehmigung, zum Hauptbuch-Konto und zur Kostenstelle oder zum internen Auftrag erhalten Sie von
Ihre Kontaktperson bei Microsoft. Wenn ein Fehler angezeigt wird, der besagt, dass die eingegebenen Informationen ungültig sind,
wenden Sie sich an diese Person, um neue Details zu erfragen. Alternativ können Sie auch eine E-Mail an den lokalen MicrosoftKreditorensupport senden.
Hilft die elektronische Rechnungsstellung beim Abfangen von Fehler in einem frühen Stadium des Verfahrens?
Das Tool führt zum Zeitpunkt der Übermittlung integrierte Datenprüfungen aus. Alle Unstimmigkeiten zwischen den
Rechnungsdetails und der dazugehörigen Bestellung werden vor der Übermittlung hervorgehoben. Sie können umgehend und einfach
behoben werden. Bei außergewöhnlichen Problemen erhalten Sie Support von den für Sie zuständigen Kreditorenteams.
Welche Auswirkungen hat die elektronische Übermittlung auf meine Bezahlung?
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Das Datum, an dem die Rechnung in MSInvoice eingegeben wird, wird als Rechnungsdatum verwendet. Ab diesem Zeitpunkt wird der
Zahlungszeitraum berechnet. Durch die schnellere Übermittlung der Dokumente ergibt sich eine zeitnahe Bezahlung der Lieferanten
durch Microsoft.
Wie wird meine Rechnung archiviert?
Die Originalrechnung (aus steuerrechtlicher Sicht) kann heruntergeladen oder per E-Mail gesendet werden. Nach Empfang der
Originalrechnung obliegt es der Verantwortung des Lieferanten, diese entsprechend zu archivieren. Eine Kopie der Rechnung ist
online über das Tool zur Rechnungssuche verfügbar.
Wie kann ich mein Kennwort ändern?
Nachdem Sie sich bei MSInvoice angemeldet haben, können Sie das Kennwort ändern, indem Sie Ihr Windows Live ID-Kennwort
ändern. Benutzernamen und Kennwörter werden nicht in MSInvoice gespeichert. Diese Informationen werden stattdessen im
Windows Live ID-Dienst gepflegt.
Wie kann ich meinem Konto Benutzer hinzufügen/vorhandene Benutzer ändern?
Es liegt in der Zuständigkeit des Kreditorenadministrators, Benutzer zur Nutzung des Kontos einzuladen. Wenn der
Kreditorenadministrator einen neuen Benutzer hinzufügen muss, kann er dies über den Abschnitt für Kreditorenadministration der
Website erledigen, indem er auf Benutzer einladen klickt.
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