Abrechnungsbüro

ANLEITUNG
ABRECHNUNGSBÜRO/
RECHENZENTRUM
Version: 1.2
Pionier der Zahnarzt-Software.
Seit 1986.
1
Inhaltsverzeichnis
1.
Allgemeines
1
1.1.
Funktion der RZ2-Schnittstelle (ab 2.4 RZ2; 2.6 RZ2)
1
1.2.
Funktion der RZ3-Schnittstelle (2.4 RZ3; 2.6 RZ3)
1
2.
Einstellung des Abrechnungsbüros im DS-Win-Plus
2
2.1.
Kundennummer (Mandantennummer) eingeben pro Behandler
2
2.1.1.
Verwendung von Übergabeprogrammen (RZ-Client)
3
2.1.2.
Verschiedene Abrechnungsbüros verwalten
3
2.2.
Schnittstellenzuordnung nach Erfassung der Mandantennummer
3
2.2.1.
Zusätzliche Informationen zu den verschiedenen Onlineprogrammen
4
2.2.2.
Erinnerungsmeldung für Einverständniserklärung/Info neue Abrechnungsfälle
5
2.3.
Rechnungen generell auf das „Abrechnungsbüro“ einstellen, Klartextprotokoll
6
2.3.1.
Bedeutung weiterer Protokolleinstellungen
6
2.3.2.
Bedeutung „Abrechnungsbüro-Rechnung“ (ohne Übergabe einer Abrechnungsdatei)
7
3.
Voreinstellungen beim Patienten
9
3.1.
Reiter „Bank“ in den Patientenstammdaten
9
3.2.
Ankaufsanfrage (Bonitätsabfrage) im Reiter „Bank“, bei Rechnungen und HKP
9
4.
Rechnungslegung über das Abrechnungsbüro und Weitergabe online
11
4.1.
Löschen von Druckaufträgen der Abrechnungsbürorechnungen
11
4.2.
Rechnungsvorbereitung für das Abrechnungsbüro
11
4.2.1.
Fremdlaborrechnungen einscannen (nur RZ3-Schnittstelle, TIF-Dateiformat)
13
4.3.
Übergabe an das Rechenzentrum über „Abrechnungsbüro“
14
4.4.
Abrechnungsdatei erstellen/Rechnungen online übergeben
14
4.4.1.
Aufruf der alten Abrechnungen über das „Abrechnungsbüro“
15
4.5.
Zahlungseingang berücksichtigen, automatisches Ausbuchen offener Rechnungen
15
4.5.1.
Rechnungskorrekturen, nicht angekaufte Rechnungen zurücknehmen
17
5.
Rechnungsliste, Übersicht, Filterungen
18
5.1.
Korrektur einer Rechnung
18
6.
FAQ´s − Häufig gestellte Fragen
19
2
1. Allgemeines
DAMPSOFT
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Die Schnittstelle für die Abrechnungsgesellschaften wird von Dampsoft kostenlos zur Verfügung gestellt.
Die meisten Abrechnungsbüros in Deutschland können eine der genannten Schnittstellen lesen. Bitte erkundigen
Sie sich bei Ihrem Abrechnungsbüro, mit welcher Schnittstelle gearbeitet werden soll. Die Schnittstellen VDDS RZ2
und RZ3 sind einheitliche Schnittstellen, die alle Softwareanbieter in Deutschland verwenden.
(VDDS = Verband Deutscher Dental Softwarehersteller)
1.1.
Funktion der RZ2-Schnittstelle (ab 2.4 RZ2; 2.6 RZ2)
Die Rechnungen werden mit Zahnarzthonorarauflistung und Eigen- und Fremdlaborsumme übergeben. Es erfolgt
keine Aufschlüsselung der Laborleistungen.
1.2.
Funktion der RZ3-Schnittstelle (2.4 RZ3; 2.6 RZ3)
Die Schnittstelle übergibt die Zahnarzthonorarleistungen und das Eigenlabor mit Einzelauflistung der Leistungen.
Die Fremdlaborsumme wird ebenfalls übergeben und zusätzlich kann die Fremdlaborrechnung digitalisiert als
Anhang übergeben werden.
Hinweis!
Über welche Schnittstelle Sie abrechnen dürfen, erfragen Sie bitte bei Ihrem Rechenzentrum.
2. Einstellung des Abrechnungsbüros im DS-WinPlus
DAMPSOFT
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Wählen Sie den Punkt „Einstellungen  Rechnungen  Allgemeine Einstellungen“ an. Hier werden grundsätzlich
alle relevanten Einstellungen gesetzt für die Onlineübergabe der Rechnungen oder ggf. auch für die Ausdrucke auf
dem Briefpapier des Abrechnungsbüros.
Es öffnet sich folgendes Fenster:
1
2.1.
Kundennummer (Mandantennummer) eingeben pro Behandler
Für die Rechnungsübergabe muss jeder Behandler eine Einstellung im Abrechnungsbüro erhalten, auch die
Prophylaxe-Mitarbeiterinnen, sofern diese als Behandler aufgeführt werden.
Wählen Sie zunächst oben links den Behandler an und klicken anschließend auf den oberen Button „Bearbeiten“
(obiger Screenshot). Im Nachfolgefenster muss “Neu“
2
angeklickt werden, um die Kundennummer und das
Onlineprogramm einzugeben.
3
2
Die Kundennummer (max. 8-stellig) sollte ohne Zeichen eingegeben werden.
Geben Sie darunter das gewünschte Onlineprogramm ein. Sollten Sie das von Ihnen gewünschte Onlineprogramm
nicht finden, wählen Sie „Sonstiges Onlineprogramm“ an.
1
2. Einstellung des Abrechnungsbüros im DS-WinPlus
DAMPSOFT
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Hinweis!
Wenn Sie die Rechnung auf dem vom Abrechnungsbüro gestellten Briefpapier drucken und im Auftrag des
Abrechnungsbüros versenden, dann stellen Sie „Abr.-büro Rechnung“ ein.
Markieren Sie weiterhin im rechten Fenster die Rechnungstypen
3
, für die Sie zukünftig Abrechnungsbüro-
rechnungen übermitteln möchten. Bestätigen Sie die Eingaben mit der Schaltfläche „Übernehmen“. Es erscheint ein
Hinweis, dass jetzt noch die Zuordnung für die Schnittstelle gemacht werden muss.
2.1.1.
Verwendung von Übergabeprogrammen (RZ-Client)
Fast alle Abrechnungsbüros arbeiten mittlerweile mit Übergabeprogrammen (RZ-Clients), die die zu übergebenden
Rechnungen online weiterleiten. Das entsprechende Programm muss lokal auf dem Rechner installiert sein, danach
wird bei der Eingabe der Mandantennummer das Häkchen bei „RZ-Client verwenden“ 1 gesetzt, siehe
Bildausschnitt:
1
Diese Voreinstellung ist für alle Abrechnungsbüros gleichermaßen einzustellen, es kann ggf. im Bereich der
„Schnittstellenzuweisung“ die eine oder andere Zusatzangabe erfolgen, siehe Hinweise „Zusätzliche Informationen
zu verschiedenen Onlineprogrammen“.
2.1.2.
Verschiedene Abrechnungsbüros verwalten
Sie können für jeden Behandler mehrere Kundenummern für verschiedene Abrechnungsbüros anlegen.
An dieser Stelle haben Sie auch die Möglichkeit, nicht mehr benötigte Kundennummern inaktiv zu schalten. Diese
werden in der Liste grau hinterlegt.
2.2.
Schnittstellenzuordnung nach Erfassung der Mandantennummer
Nach Speicherung der obigen Angaben für Kundennummer/Online-Programm und Rechnungstypen muss im
unteren Bereich des Fensters „Abrechnungsbüro“ noch die Schnittstellenzuweisung erfolgen.
Markieren Sie im oberen Bildabschnitt den Behandler mit entsprechender Kundennummer und wählen unten im
Bereich „Allgemeine Einstellungen Online-Programme“ den Button „Bearbeiten“ an.
2. Einstellung des Abrechnungsbüros im DS-WinPlus
DAMPSOFT
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Wählen Sie die von Ihrem Rechenzentrum angegebene VDDS-Schnittstelle aus.
2.2.1.
Zusätzliche Informationen zu den verschiedenen Onlineprogrammen
Je nach Onlineprogramm müssen eventuell noch weitere Zusatzeinstellungen vorgenommen werden, siehe
Auflistung:
− Dataline Z (DZR, HZA,ABZ,FRH)
Es werden keine weiteren Eingaben benötig, sofern Sie das Übergabeprogramm auf Ihrem Rechner installiert
haben. Nähere Informationen zum Übergabeprogramm erhalten Sie bei Ihrem Rechenzentrum.
− Mediserv
Geben Sie hier das ausführende Programm über „Durchsuchen“ an. Dieses sollte auf Ihrem Rechner installiert sein.
Es handelt sich in den meisten Fällen um die Programmdatei:
Mserv_cl-exe, zusätzlich werden die Angaben der „Stapelnummer“ rechts aktiv.
− ZA Dialog
Diese Einstellung wählen Sie, wenn Sie das „ZA-Live Online Portal“ verwenden.
Beachten Sie, dass später beim „ Abrechnung erstellen“ kein automatischer Übertragungsdialog gestartet wird. Das
Online-Portal „ZA-live“ muss eigenständig von Ihnen aufgerufen werden, um die Datei hochzuladen.
Die RZ-Datei wird immer in folgendem Pfad gespeichert:
LW:\tdamp\ds\daten\Prax1(oder x, je nach Praxisanzahl)
Ist eine Internetverbindung am Rechner aufrufbar, an dem das DS-Win läuft, sollte „ZA Live“ die RZ-Datei
automatisch im TDAMP-Verzeichnis finden.
Ist die Internetverbindung an einem anderen Rechner, so müssen Sie die Datei manuell aus dem TDAMPVerzeichnis kopieren (z.B. auf einen USB-Stick) und anschließend hochladen.
− Eos Health
Nähere Informationen zur Übergabe erhalten Sie bei Eos Health. Es muss in jedem Fall ein gültiges Zertifikat
vorhanden und das Übergabeprogramm muss auf dem Rechner installiert sein.
2. Einstellung des Abrechnungsbüros im DS-WinPlus
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− BFS Health Finance
Die BFS Health hat einen Übergabeclient programmiert, der auf dem Rechner installiert sein muss. Dieser wird bei
Einrichtung der Mandantennummer durch den Haken bei „RZ-Client verwenden“ berücksichtigt. Für die weitere
Einstellung wie Schnittstelle und ggf. Timeout wählen Sie bitte den Eintrag „BFS-Client“ aus der Liste der OnlineProgramme.
Die Übertragung der Rechnungen erfolgt dann direkt über den Client und nicht über die Webseite der BFS.
Für BFS-Nutzer ohne Client:
Übergeben Sie die Rechnungen direkt über die Homepage von BFS Health Finance, so stellen Sie das OnlineProgramm auf „Sonst. Online Programme“ ein.
Geben Sie die gewünschte Schnittstelle ein und setzen den Haken bei „Übergabedatei verwenden“. Es wird die
Eingabezeile „Pfad“ sowie die Internetseite aktiv.
Geben Sie in der Spalte „Pfad“ Ihren tatsächlichen Pfad ein. In der Eingabezeile Internet geben Sie den von BFS
erhaltenen Internetlink ein.
Für nähere Angaben wenden Sie sich bitte direkt an BFS Health Finance.
− CareCapital
Geben Sie hier das ausführende Programm über „Durchsuchen“ an. Dieses sollte auf Ihrem Rechner installiert sein.
Es handelt sich in den meisten Fällen um folgende Programmdatei:
MCC_Tool_mit_FTP.exe
Zusätzlich geben Sie den Pfad für den Upload an, z.B. „LW:Carecapital/Upload.
Care Capital verfügt ebenfalls über ein Übergabeprogramm (RZ-Client), der über die Schnittstelleneinrichtung
ausgewählt wird.
Nähere Informationen erhalten Sie bei Care Capital.
Hinweis!
Bei Einstellung „Sonstige Online Programme“ kann auch der Pfad für eine Internetadresse eingegeben werden.
Damit wird bei anschließender Rechnungsübertragung direkt eine Internetseite eines Rechenzentrums
aufgerufen.
2.2.2.
Erinnerungsmeldung für Einverständniserklärung/Info neue Abrechnungsfälle
Für die Aktualisierung der Einverständniserklärung des Patienten für Abrechnungen über ein Abrechnungsbüro
kann hier ein individueller Zeitraum eingestellt werden.
Das führt beim Patientenaufruf zu einem Hinweis zwecks Erneuerung der Einverständniserklärung. Weitere
Informationen zur Einstellung zum Patienten erfolgen später.
2. Einstellung des Abrechnungsbüros im DS-WinPlus
DAMPSOFT
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Weiterhin kann eine Erinnerungsmeldung für die Kontrolle des Punktes „Abrechnungsbüro“ in den „Allgemeinen
Notizen“ (Schnellzugriffsleiste oben) gesetzt werden. Dazu muss ein Eintrag im Feld „Tagen“ eingesetzt werden.
Hier wird dann ein Hinweis gebracht, dass die letzte Abrechnung X Tage zurückliegt.
Möchten Sie für die Abrechnungsbürorechnungen einen eigenen Abschlusstext nutzen, dann können Sie diesen hier
über den Button „Abschlusstext“ definieren.
2.3.
Rechnungen generell auf das „Abrechnungsbüro“ einstellen,
Klartextprotokoll
Wenn die Mehrzahl der Rechnungen über das Abrechnungsbüro gehen sollen, ist es sinnvoll das im System
einzustellen. Im Fall einer direkten Abrechnung mit dem Patienten kann die jeweilige Rechnung entsprechend
umgestellt werden.
Diese Einstellung ist über den Punkt „Einstellungen/Rechnungen/Allgemeine Einstellungen“ vorzunehmen. Im
jeweiligen Reiter GOZ/MKV/HKP können Sie festlegen, ob grundsätzlich eine Übergabe an das Abrechnungsbüro
eingestellt sein soll.
Bei den Rechnungstypen BU und Kasse ist nur ein Ausdruck auf Papier des jeweiligen Abrechnungsbüros möglich.
Seitens des VDDS gibt es hier keinerlei Abrechnungen.
Setzen Sie für eine generelle Voreinstellung das Häkchen bei „standardmäßig verwenden“.
Weiterhin kann für den Rechnungsdruck entschieden werden, ein „Klartextprotokoll“ zu erzeugen. Das hat den
Vorteil, dass bei eventuellen Rückfragen des Patienten zur Rechnung eine detaillierte Ansicht der in Rechnung
gestellten Leistungen eingesehen werden kann. Ein Ausdruck auf Papier ist möglich, auch die Druckansicht aus der
Karteikarte (Patinfo) heraus ist mit Doppelklick links jederzeit möglich.
2.3.1.
Bedeutung weiterer Protokolleinstellungen
Weitere Möglichkeiten außer „Klartextprokoll“ stehen bei Einstellungen der VDDS-Schnittstellen für die
Datenträgererstellung oder Onlineabrechnung zur Verfügung:
Bei Onlineabrechnung oder per Diskette ist der eigentliche Rechnungsdruck verschlüsselt.
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2. Einstellung des Abrechnungsbüros im DS-WinPlus
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Die verschiedenen Einstellungsmöglichkeiten haben folgende Bedeutungen:
−
„Kein Protokoll drucken“ : Sie sehen eine leere Seite bei Rechnungsvorschau/Rechnungsdruck
−
„Klartext-Protokoll drucken“: Die verschlüsselten Daten werden entschlüsselt dargestellt, so dass
nachvollziehbare Leistungen und Beträge ersichtlich sind
−
„Klartextprotokoll ohne Kartendaten“; mit Einführung der EGK (elektr. Gesundheitskarte) werden im Protokoll
die Kartendaten mit ausgegeben, das kann mit dieser Funktion ausgeschaltet werden.
−
„Original-Protokoll drucken“, hier wird die verschlüsselte Rechnungsansicht gedruckt.
Diese Einstellungen haben eine direkte Auswirkung bei Anzeigen der Rechnung aus der Karteikarte heraus. Der
Eintrag der Rechnung aus der Karteikarte (Patinfo) mit Doppelklick führt zur Anzeige der Rechnungsdaten
entsprechend der von Ihnen gewählten obigen Möglichkeit.
2.3.2.
Bedeutung „Abrechnungsbüro-Rechnung“ (ohne Übergabe einer
Abrechnungsdatei)
Sofern Sie den Ausdruck der Rechnungen auf dem Briefpapier des Abrechnungsbüros vornehmen, muss diese
Einstellung unter den Abrechnungsbüro-Voreinstellungen gewählt werden.
Diese Einstellung „blendet“ den Standardbriefkopf aus und anstelle
dessen wird zusätzlich
die Mandantennummer
der Praxis ausgegeben.
Individuelle Vorgaben wie Geburtsdatum des Patienten können per Makro eingearbeitet werden, sinnvoller Weise
innerhalb der Kopfzeile.
Bei individuellem Briefkopf stehen spezielle Briefköpfe für das Abrechnungsbüro
1
zur Verfügung. Diese sind
unter „Verwaltung  Praxis  Behandler“ beim Anklicken eines Behandlers zu finden:
2. Einstellung des Abrechnungsbüros im DS-WinPlus
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1
Sofern der Briefkopf individualisiert wurde, muss in den Rechnungstypen (z.B. GOZ, MKV, HKP) noch eine weitere
Einstellung passend dazu aktiviert werden.
Wählen Sie unter dem Punkt „Einstellungen/Rechnung/Allgemeine Einstellungen“ für den jeweiligen Rechnungstyp
rechts folgende Option 2 an:
2
Die Rechnungen über „Papierform“ tragen später schwarze Rechnungsnummern wie auch sonstige Rechnungen, die
Sie nicht über das Abrechnungsbüro abrechnen.
3. Voreinstellungen beim Patienten
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3.1.
Reiter „Bank“ in den Patientenstammdaten
Um Rechnungen eines Patienten an das Abrechnungsbüro übermitteln zu können, sollte in den
Patientenstammdaten über den Reiter „Bank“ eine Zustimmung für das Abrechnungsbüro eingestellt werden.
Setzen Sie den Radiobutton „Ja“, dann erscheint im darunter liegenden Fenster das Erinnerungsdatum, wann die
Zustimmung erneuert werden sollte.
3.2.
Ankaufsanfrage (Bonitätsabfrage) im Reiter „Bank“, bei Rechnungen und HKP
In der Rechnungsvorbereitung finden Sie ebenfalls die Möglichkeit der Bonitätsanfrage:
Zusätzlich kann vom HKP (gilt für Kasse- und Privatpläne) aus ebenfalls eine Anfrage gestartet werden.
Im folgenden Bild sehen Sie die Ankaufsanfrage für das jeweilige Rechenzentrum (Abrechnungsbüro) direkt über
den HKP-Plan. Der vorab berechnete Schätzbetrag wird übernommen, kann aber verändert werden. Gleiches wird
im Rechnungsvorbereitungsdialog passieren. Im Reiter „Bank“ muss der Betrag immer von Ihnen eingetragen
werden.
3. Voreinstellungen beim Patienten
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4. Rechnungslegung über das Abrechnungsbüro
und Weitergabe online
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Alle Rechnungen, die über das Rechenzentrum abgerechnet werden, durchlaufen zunächst die normale
Rechnungsvorbereitung und werden dann gedruckt, damit eine Rechnungsnummer erzeugt wird und dann die
Übergabe in dem Bereich „Abrechnungsbüro“ erfolgen kann (gilt für alle Onlineübergaben oder Dateiübergaben).
Es empfiehlt sich für den „Rechnungsdruck“ einen „Druckauftrag“ im Rechnungsdruckdialog einzustellen.
4.1.
Löschen von Druckaufträgen der Abrechnungsbürorechnungen
Im Hauptmenü oben rechts werden diese Druckaufträge unter dem Punkt „Druckaufträge“ mitgeführt. Bei Anwahl
des Punktes haben Sie rechts den Haken „nur Abrechnungsbüro“ 1 zur Filterung. Diese Druckaufträge sollten von
Zeit zu Zeit gelöscht werden um den Platz wieder freizugeben, da ab 1000 Druckaufträgen ein Warnhinweis
kommen wird. Den vorherigen Rechnungsdruck beeinflusst das nicht.
1
2
Damit Sie nicht an jeder Arbeitsstation den gleichen Vorgang ausführen müssen, gibt es die erweiterte Option
„Stationsübergreifend löschen“ 2 . Diese dient zum Löschen der Druckaufträge auf allen Stationen.
Diese Funktion erhalten Sie nur dann, wenn Sie beim oben beschriebenen Aufruf der Druckaufträge die
Tastenkombination „Shift“ + „STRG“ gedrückt halten.
4.2.
Rechnungsvorbereitung für das Abrechnungsbüro
Die Rechnungen können direkt beim Patienten vorbereitet werden oder auch über den Punkt „Rechnungen / GOZ /
MKV / HKP“ bearbeitet werden.
Sofern Sie nicht standardmäßig die Rechnungen an das Abrechnungsbüro übergeben, kann dies auch pro Einzelfall
umgestellt werden, siehe Bildausschnitt Rechnungsvorbereitung einzelner Patienten:
4. Rechnungslegung über das Abrechnungsbüro
und Weitergabe online
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Wählen Sie in der Rechnungsvorbereitung die gewünschte Kundennummer (Mandantennummer) Ihres
Abrechnungsbüros an.
In der Rechnungsvorbereitung aller Patienten, hier am Beispiel der MKV-Rechnungen:
1
2
Hinweis!
Später nach Auslösung des Rechnungsdrucks werden online übermittelte Rechnungsnummern in der Rechnungsliste ebenfalls in magenta angezeigt.
Bei den oben aufgelisteten Rechnungen aller Patienten können die einzelnen Rechnungen unterschiedlich
vorbereitet werden (mit und ohne Abrechnungsbüro). Setzen Sie rechts beim Drucken den Haken „alle“, lösen Sie
einen Sammeldruck aller vorbereiteten Rechnungen aus. Es wird eine Abfrage erfolgen, welche dieser Rechnungen
Sie zunächst bearbeiten wollen, siehe folgender Bildausschnitt.
4. Rechnungslegung über das Abrechnungsbüro
und Weitergabe online
DAMPSOFT
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− Druck mit Schnittstelle RZ2
Es wird das Eigenlabor nur als Summe übergeben, der Eigenbelegdruck muss zusätzlich erfolgen.
Die Fremdlaborbeträge werden nur als Summe übergeben, der Beleg muss zusätzlich geschickt werden.
− Druck mit Schnittstelle RZ3
Eigenlaborleistungen werden direkt mit übergeben, ein Eigenbelegdruck ist nicht erforderlich.
Die Fremdlaborbeträge können als Betrag eingegeben werden oder ggf. über die „Fremdlaborverwaltung“
automatisch eingetragen sein. Ein anhängen der Fremdlaborrechnung ist möglich, siehe Punkt 4.2.1
4.2.1.
Fremdlaborrechnungen einscannen (nur RZ3-Schnittstelle, TIF-Dateiformat)
Nur wenn Sie die Schnittstelle „RZ3“ eingestellt haben, kann die Fremdlaborrechnung auch eingescannt werden und
wird somit als „Anlage“ direkt mit übergeben.
Um das im Programm nutzen zu können, ist das Zusatzmodul „DS-Win-View“ erforderlich! Dann kann innerhalb der
„Fremdlaborverwaltung“ nach Eintrag der Fremdlaborrechnung der Button „View/Anlagen“ genutzt werden.
Die Fremdlaborverwaltung kann generell über den Punkt „Verwaltung/Fremdlaborrechnungen“ aufgerufen werden.
Auch bei der Rechnungsvorbereitung gibt es den Button „Fremdlabor“, über den Sie das gleiche Bild erreichen, hier
ist bereits der Patient voreingestellt.
Hier ein Bildausschnitt einer bereits eingetragenen Fremdlaborrechnung für MKV im Bereich
„Fremdlaborverwaltung“:
4. Rechnungslegung über das Abrechnungsbüro
und Weitergabe online
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1
Der Button „View/Anlagen“
1
ist zum Scannen anzuwählen. Sie können entweder einen Scanner direkt anwählen
oder, wenn bereits die Datei eingescannt ist den Button „Datei“ nutzen.
Entscheidend für die korrekte Übergabe an das Abrechnungsbüro ist das Bildformat, das Bild muss im Dateiformat
„TIF“ oder „TIFLZW“ gespeichert sein.
Hinweis!
Es können keine XML-Dateien an das Rechenzentrum übergeben werden.
Nach Zuweisung der Fremdlaborrechnung als Datei ist bei der Rechnungsvorbereitung im Button „Fremdlabor“ eine
„Büroklammer“ als Anhang zu sehen, siehe Bildausschnitt:
In dem Punkt „Abrechnungsbüro“ ist der Anhang ebenfalls mit der „Büroklammer“ gekennzeichnet:
4.3.
Übergabe an das Rechenzentrum über „Abrechnungsbüro“
Um die Rechnungen an das jeweilige Rechenzentrum zu übergeben oder die Datenträger zu bespielen, muss über
den Hauptmenüpunkt „Abrechnung/Abrechnungsbüro“ gearbeitet werden.
4.4.
Abrechnungsdatei erstellen/Rechnungen online übergeben
Im oberen Bereich „laufen“ die mittlerweile über „Abrechnungsbüro“ gedruckten Rechnungen auf und werden
rechts unter der Rubrik „Neu“ geführt.
Bisherige Abrechnungen sind darüber mit den Daten der Erstellung zu finden.
Die Kundennummer wird oben rechts angezeigt. Sollten unterschiedliche Rechenzentren
(Abrechnungsbüros) genutzt werden, muss oben rechts umgestellt werden, so dass sie die Rechnungen des
gewünschten Rechenzentrums sehen.
Im Bereich „AKonto“ werden die geleisteten Vorauszahlungen aufgelistet, die auch unten bei Ziffer 2 addiert
werden.
Sollten Sie eine Rechnung noch nicht verschicken wollen, ist unten links der Button „Einzelrechnung nicht
berücksichtigen“ zu wählen. Sie wird dann automatisch beim Neuaufruf wieder vorgeschlagen.
4. Rechnungslegung über das Abrechnungsbüro
und Weitergabe online
DAMPSOFT
Version: 1.2
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Die Übergabe der Rechnungen erfolgt über den Button „Diskette erstellen“, bzw. wenn Sie das Übergabeprogramm
Ihres Abrechnungsbüros an dem PC installiert haben, über „Abrechnung erstellen“.
Je nachdem wird die Datei im gewählten Pfad gespeichert bzw. öffnet sich anschließend das Übergabeprogramm,
über das Sie dann die Abrechnungen senden können.
Anschließend können Sie über den Button „Drucken“ unten links eine Zusammenstellung der Abrechnung für Ihr
Abrechnungsbüro drucken.
4.4.1.
Aufruf der alten Abrechnungen über das „Abrechnungsbüro“
Nach Übersenden der Abrechnung wird im DS-Win-Plus das Datum der erstellten Abrechnung eingetragen und
kann durch Anklicken jederzeit wieder angezeigt werden.
Wenn Sie mit einem Übergabeprogramm arbeiten, können Sie diese Abrechnungen mit dem Button „Letzte
Abrechnung“ 1 erneut aufrufen und landen durch den Client (Übergabeprogramm) bei Ihrem Rechenzentrum und
können die Abrechnungen dort einsehen oder überprüfen.
4.5.
Zahlungseingang berücksichtigen, automatisches Ausbuchen offener
Rechnungen
Nach Überweisung der Rechnungssumme kann die „Zahlung“ direkt über den Punkt „Abrechnungsbüro“ verbucht
werden. Wählen Sie dazu das Datum der Abrechnung an und klicken auf den Button „Zahlung“.
Sie erhalten folgendes Fenster:
Sie sehen die Gesamtsumme aller übergebenen Rechnungen: Sie können wahlweise den überwiesenen Betrag
eintragen oder die Kosten der Abrechnung einsetzen. In jedem Fall werden die Kosten der Abrechnung
programmintern verwaltet auf ihrem eingestellten Standardkonto.
Der vorgegebene Kommentar „VDDS 2.6 (RZ3) und Datum“ kann geändert oder erweitert werden.Anschließend
erhalten Sie eine Rückmeldung, dass die Zahlungen eingetragen wurden und ebenfalls die Kosten verbucht worden
sind.
4. Rechnungslegung über das Abrechnungsbüro
und Weitergabe online
DAMPSOFT
Version: 1.2
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Die Rechnungen werden in der „Rechnungsliste sofort ausgebucht, der Eintrag der Kosten kann über den Bereich
Kassenbuch gefiltert werden.
Über den Button „Zahlungsübersicht“ kann jederzeit die Rechnungseintragung kontrolliert werden.
In der Karteikarte (Patinfo) wird ebenfalls der Eintrag der Ausbuchung mit dem Hinweis auf VDDS-Überweisung
eingetragen, siehe Bildausschnitt Karteikarte:
4. Rechnungslegung über das Abrechnungsbüro
und Weitergabe online
4.5.1.
DAMPSOFT
Version: 1.2
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Rechnungskorrekturen, nicht angekaufte Rechnungen zurücknehmen
Sollten Rechnungen wegen Korrekturen seitens des Rechenzentrums nicht mit ausgezahlt worden sein, wird
wahrscheinlich, je nach individueller Rücksprache mit Ihrem Abrechnungsbüro, die Zahlung für die übrigen
Rechnungen erfolgen.
Sie können für den Zahlungsvorgang hier erstmal den Button „Rechnung nicht berücksichtigen“ nutzen, um die
Rechnung nicht automatisch als „bezahlt“ kennzeichnen zu lassen.
5. Rechnungsliste, Übersicht, Filterungen
DAMPSOFT
Version: 1.2
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In der Rechnungsliste ist generell eine Rechnung an das Abrechnungsbüro mit rosa Einfärbung der
Rechnungsnummer erkennbar. Eine Übertragung ins Mahnwesen, auch bei späterer Berücksichtigung des
Zahlungseingangs über das Abrechnungsbüro, ist nicht möglich!
Durch den Zahlungseingang über den Punkt „Abrechnungsbüro“ ist es automatisch verbucht.
1
Generell können oben rechts die Filtereinstellungen über „F“ (Filter)
1
so eingerichtet werden, dass die
Rechnungen an das Abrechnungsbüro gar nicht in die Anzeige aufgeführt und nur die direkt an die Patienten
ausgehändigten Rechnungen angezeigt werden:
Ebenso ist es mit dieser Filterung möglich, ausschließlich die Abrechnungsbüro-Rechnungen anzeigen zu lassen.
5.1.
Korrektur einer Rechnung
Sollte eine bereits übermittelte Rechnung nochmal korrigiert werden müssen, muss innerhalb der Rechnungsliste
die Rechnung über „Korrigieren“ unten rechts oder „Zurückholen“ wieder als „nicht abgerechnet“ rausgenommen
werden. (Die Dampsoft-Empfehlung lautet hier auf „Korrigieren“ und nicht „Zurückholen“.)
Erst danach kann die Rechnung erneut über das Abrechnungsbüro (Rechenzentrum) übermittelt werden.
Je nach Rücksprache mit Ihrem Abrechnungsbüro, ob eine Gutschrift intern erfolgt oder nicht, muss so eine
Rechnungsrückholung erfolgen.
DAMPSOFT
Version: 1.2
6. FAQ´s − Häufig gestellte Fragen
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Frage:
Bei der Rechnungsvorbereitung kann nicht auf „Abrechnungsbüro“ eingestellt werden, der Button ist inaktiv!
Antwort:
Es kann sich bei dieser Rechnung ggf. um eine Prophylaxe-Rechnung handeln, bei der die Leistungen (z.B. 1040
etc.) über die Prophylaxe-Mitarbeiterin als Behandler laufen. Es muss für die Übergabe der Rechnungen an das
Rechenzentrum auch die Prophylaxe-Mitarbeiterin in den Abrechnungsbüro-Voreinstellungen eingetragen werden,
siehe Bildausschnitt:
Weiterhin gibt es in der Rechnungsvorbereitung auch die Möglichkeit die Währung umzustellen, generell ist „Euro“
vorgegeben. Wurde hier oder in den Patientendaten im Reiter „Allgemein“ eine andere Währung (z.B. „DM“ oder
SFR“) eingestellt, kann auch das ein Umstellen verhindern.
Eine häufige Ursache ist auch, dass bei den Patientendaten im Reiter „Bank“ die Einverständniserklärung für das
Abrechnungsbüro auf „Nein“ gestellt wurde.
Frage:
Die Ankaufsanfrage ist nicht möglich, woran kann das liegen?
Antwort:
Es gibt nur bestimmte Abrechnungsbüros, die eine Ankaufsanfrage direkt vom DS-Win-Plus aus ermöglichen.
Alle Onlineprogramme, die in den Rechnungsvoreinstellungen mit „Sonstige Onlineprogramme“ eingestellt sind,
haben diese Funktion nicht hinterlegt. Da muss direkt auf der Homepage des entsprechenden Abrechnungsbüros
gearbeitet werden.
Frage:
Kann eine nicht mehr benutzte Abrechnungsnummer (Mandantennummer) mit einer neuen überschrieben werden?
Antwort:
Nein, davon raten wir ab! wir empfehlen, die alte Mandantennummer auf inaktiv
2
zu stellen, das stellen Sie in
den Rechnungsvoreinstellungen bei dem jeweiligen Abrechnungsbüro über „Bearbeiten“
Bildausschnitt:
1
ein, siehe
6. FAQ´s − Häufig gestellte Fragen
DAMPSOFT
Version: 1.2
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1
2
Die Konsequenz aus dem Überschreiben wäre, dass ggf. alte Abrechnungen unter „Abrechnungsbüro“ nicht mehr
einsehbar sind.
Frage:
Trotz Installation des RZ-Clients (Übergabeprogramm des Abrechnungsbüros) werden im DS-Win-Plus im
„Abrechnungsbüro“ immer noch die Punkte „Diskette erstellen/Diskette ansehen“ anstelle von „Abrechnung
erstellen“ gezeigt. Damit ist die Übergabe nicht möglich.
Anwort:
Hier bieten sich zwei mögliche Ursachen an, die beide im Zusammenhang mit den Betriebssystemen Windows 7
oder 8 stehen können:
Es kann daran liegen, dass bei dem installierten Übergabeprogramm (RZ-Client) die Administratorrechte nicht
gegeben sind. Diese sind einzustellen, indem auf dem Desktop mit der rechten Maustaste auf das Programmsymbol
des Clients geklickt wird. Hier ist die Einstellung „als Administrator ausführen“ einzustellen.
Wenn der obige Punkt nicht zutrifft, kann häufig Abhilfe geschaffen werden, indem in den Windowseinstellungen
die Länderkennung von Deutschland auf ein anderes Land umgestellt wird.
DAMPSOFT GmbH
Vogelsang 1
24351 Damp
T 04352 9171-16
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Pionier der Zahnarzt-Software.
Seit 1986.
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