ZUGFeRD - XiTrust Secure Technologies GmbH

Fit für ZUGFeRD
Status und Implementierung
in Deutschland
Andreas Pelekies, Chief Technology Officer
XiTrust Graz, 02.07.2014
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Inhalt
• E-Invoicing in Europa
• Das ZUGFeRD Format
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Elektronischer Rechnungsaustausch
Pro Jahr mehr als 32 Mrd. Rechnungen in Europa.
Davon 95% in Papierform, somit 400.000 Tonnen Papier oder 12 Mio. Bäume
Muss das sein?
Liegen hier nicht enorme
Einsparpotentiale?
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Faktor Zeit
Der Abschlussbericht des Projektes „E-Rechnung“ des BMI und Goethe Universität
Frankfurt/ Main von 2012 zeigt auf, dass die Bearbeitungszeit auf Empfängerseite von
durchschnittlich 17 Minuten bei Papierrechnungen durch das Einlesen des XMLDatensatzes auf rund fünf Minuten reduziert werden kann.
„Zeit ist Geld“
Benjamin Franklin 1748
Es gilt:
Je mehr Geschäftspartner ihre Rechnungsdaten elektronisch austauschen, desto
konsequenter können die Effizienz- und Kostenvorteile erschlossen werden.
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Historie
EU RL 2001/115
Umsetzung in EU zum
01.01.2013
(Definition Rechnung)
EU RL 2010/45
(Rechnungsstellungsvorschriften), Wegfall
Signaturpflicht
EU RL 2014/55
(öffentliche
Auftraggeber)
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EU Richtlinie: Artikel 233 (Ausschnitt)
(1) Die Echtheit der Herkunft einer Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts
und ihre Lesbarkeit müssen unabhängig davon, ob sie auf Papier oder
elektronisch vorliegt, vom Zeitpunkt der Ausstellung bis zum Ende der Dauer
der Aufbewahrung der Rechnung gewährleistet werden.
Jeder Steuerpflichtige legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft,
die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung
gewährleistet werden können. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche
Steuerungsverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad
zwischen einer Rechnung und einer Lieferung oder Dienstleistung schaffen
können.
„Echtheit der Herkunft“ bedeutet die Sicherheit der Identität des Lieferers
oder des Dienstleistungserbringers oder des Ausstellers der Rechnung.
„Unversehrtheit des Inhalts“ bedeutet, dass der nach der vorliegenden
Richtlinie erforderliche Inhalt nicht geändert wurde.
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Papier
Elektronisch
Option1
Muss
Rechnungseingang
Innerbetriebliche Kontrollverfahren
Was bedeutet das für den
Rechnungseingang in DE?
Ordner
Elektronisch
Archivierung
* Unter bestimmten Voraussetzungen
Qualifizierte
elektronische Signatur
EDI Verfahren
Per Definition
√ Authen6zität
√ Integrität
Lesbarkeit
Substanz
Substanzprüfung
führt zu
√ Authentizität
√ Integrität
Papier
sonstige E-Rechnungen
Lesbarkeit
Rechnungsprüfung nach
•
•
•
•
Substanz
Authentizität
Integrität
Lesbarkeit
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Aktuelle Entwicklungen
EU-Richtlinie 2014/55 vom 16. April 2014
veröffentlicht am 06. Mai 2014
„… Elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen“
Artikel 7:
Die Mitgliedstaaten stellen sicher, dass die öffentlichen Auftraggeber und
die Auftraggeber elektronische Rechnungen empfangen und
verarbeiten, die der europäischen Norm für die elektronische
Rechnungsstellung, deren Fundstelle nach Artikel 3 Absatz 2
veröffentlicht wurde, und einer der Syntaxen auf der nach Artikel 3
Absatz 2 veröffentlichten Liste entsprechen.
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Richtlinie 2014/55/EU: Timing
Basis von ZUGFeRD (MUG) ist
expliziter Input,
PDF/A im Mandat enthalten
RL in
Kraft
26.5.2014
Erarbeitung
europäisches
Datenmodell
Veröffentlichung
Syntaxliste
Umsetzung
öffentliche
Verwaltung
Gesetz &
Betrieb
27.5.2017
Livebetrieb
zentrale
öffentliche
Auftraggeber
27.11.2018
Livebetrieb
subzentrale
öffentliche
Auftraggeber
27.11.2019
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Das ZUGFeRD Datenformat
Andreas Pelekies, GS1 Germany, Leiter AP 3 im FeRD
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ZUGFeRD 1.0 veröffentlicht!
Vorstellung am 25.06.2014 durch
• Bundesinnenministerium
• Bundesministerium für
Wirtschaft und Energie
• BITKOM
Vorstellung FeRD
Das „Forum elektronische Rechnung Deutschland“ (FeRD) ist die
nationale Plattform von Ministerien, Verbänden und Unternehmen zur
Förderung der elektronischen Rechnung in Deutschland.
Das Forum soll die Akzeptanz und die Verbreitung elektronischer
Rechnungen in Deutschland erhöhen, zur Meinungsbildung bei
Unternehmen und Verbänden beitragen sowie die deutsche Meinung
gebündelt an die Koordinationsgruppe der Europäischen Kommission
weitergeben.
Das Forum hat die Aufgabe, das Thema „elektronische Rechnungen“
unter technischen, geschäftlichen, wirtschaftlichen und rechtlichen
Gesichtspunkten aufzubereiten sowie geeignete Maßnahmen zum
raschen und einfachen Einsatz elektronischer Rechnungen
vorzubereiten, zu koordinieren und umzusetzen.
12
FeRD-Mitglieder
13
Vision
Es soll in Zukunft genauso einfach sein, elektronische Rechnungen zu
empfangen und zu versenden wie Papierrechnungen.
Der Austausch elektronischer Rechnungen muss für jeden Teilnehmer
ohne vorherige Absprache möglich sein
Prozessoptimierung mittels Auswertung strukturierter Daten beim
Rechnungsempfänger
Die Nutzung der strukturierten Daten durch den Rechnungsempfänger
ist optional
Damit der Rechnungsempfänger diese Option wahrnehmen kann,
muss der Sender seine Rechnungsdaten gemäß dem jeweiligen Profil
strukturiert übermitteln
Die SW-Hersteller müssen alle Datenfelder des jeweiligen Profils als
strukturierte Daten unterstützen
14
Wo und wie werden Rechnungsdaten
genutzt?
Beim Prüfen vor
Buchung und
Zahlung
Beim Zahlen
Beim Buchen
15
Grafikquelle: © AWV e.V. 2013
Grundsätze des ZUGFeRD-Datenmodells
Keine rein deutsche Lösung!
• Basis ist das semantische Datenmodell der
Cross-Industry-Invoice Referenzlibrary
• Berücksichtigung von Harmonisierung (MUG)
• Branchenübergreifender Fokus
• Zielgruppe:
Kleinste Unternehmen bis Großkonzerne
einschließlich der öffentlichen Verwaltung
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Syntax
Semantik
Andorderungen
Design des ZUGFeRD-Formats
ISO 15000-5:2014
UN/CCL 13B
CCBDA 1.0
ZUGFeRD DM
NDR 2.1
ZUGFeRD Schema
Core Component Specification:
Definition semantischer Anforderungen
UNECE Core Components Library:
Semantische Komponentenbibliothek (z.B. Buyer)
einschließlich Definition verwendeter Codelisten
UN/CEFACT Core Components Business
Document Assembly:
Regeln zum Bau einer konformen Nachricht (Semantik)
ZUGFeRD Datenmodell:
Profilierung anhand der Cross Industry Invoice und
der Regeln der europäischen Harmonisierung
(CEN CWA MUG)
Naming and Design Rules:
Regeln zur Erstellung von XML-Schemata
ZUGFeRD Schema:
• Ein Schema für Extended, Comfort und Basic 17
• Codelisten werden separat veröffentlicht
Semantische Profile
Core Component
Library (CII Profil)
EXTENDED
Möglichst
vollständige
Abdeckung
branchenübergreifender
Prozesse
Branche
ZUGFeRD
Extended ~ MUG
ZUGFeRD
Comfort
ZUGFeRD
Basic
BranchenErweiterung
Abdeckung
branchenspezifischer
Prozesse
außerhalb von
ZUGFeRD
COMFORT
Vollautomatisierte
Buchung,
Rechnungsprüfung
und Abwicklung
des Zahlungsverkehrs der
meisten
Rechnungen
BASIC
Buchung und
Zahlungsverkehr
einfacher
Rechnungen
18
Grafikquelle: © AWV e.V. 2013
Übertragungsformate für
elektronische Rechnungen
Web
EDI
EDI
Extended
Comfort
ZUGFeRD
PDF/A-3
inkl. XML
Basic
Papier
Bilddatei
(PDF)
-
Verarbeitungstiefe
+
+
Allgemeine Verarbeitbarkeit
19
Beispiel beim Empfänger
Bildquelle: AWV e.V.
20
Abgrenzung zu EDI
80-90%
Z.B. 150 Rechnungen pro Woche
Verkäufer
EDI bleibt!
Käufer
Papier
Die restlichen 15 %
1 Rechnung pro Jahr
Bei Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen!
21
Abgrenzung zu klassischem EDI
EDIFACT und Subsets
GS1 XML, ISO 20022 …
ZUGFeRD
• Prozessoptimiert
• „Einfach anfangen“
• 100% automatische Verarbeitung
• Buchungsunterstützung
• So wenig Datentransfer wie möglich
• So selbsterklärend wie nötig
• Bilaterale Absprache notwendig
(Nationale bzw. Branchenprofile)
• Keine bilaterale Absprache notwendig
• Geeignet für eine regelmäßige
Geschäftsbeziehung
• Geeignet für Einmalkäufer
(z.B. auch Onlineshops)
• Massendatenverarbeitung
• 1 Datei = 1 Rechnung
22
Belegbild und Rechnungsdaten
bilden eine Einheit
PDF/A-3
• Der Sender schickt
eine ZUGFeRD Rechnung
• Der Empfänger
bestimmt den
relevanten Beleg
Ca. 60 Dienstleister/Unterstützer des Formats auf www.zugferd.de
⇒ Einfach loslegen!
23
Zusammenfassung
• E-Rechnung als Ergänzung zu EDI ist nicht mehr aufzuhalten!
• Bis zu 70 % weniger Kosten (z.B. bei Kostenrechnungen)
• 5,3 Tage früherer Zahlungseingang
• Wir unterstützen Sie gerne
bei solchen Vorhaben ;-)
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Vielen Dank für Ihre
Aufmerksamkeit!
Bei weiteren Fragen
wenden Sie sich gerne an:
ferd management & consulting GmbH
Andreas Pelekies
[email protected]
+49 (221) 947 149 - 474
Stolberger Str. 108a
50933 Köln
www.ferdmc.com
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Austria Pro, AK E-Rechnung und
ebInterface
Dr. Gerhard Laga
Austria Pro, AK-Leiter E-Rechnung
WKÖ, Leiter E-Center
Agenda
Austria Pro
Geschichte des Arbeitskreises
XML-Format Ebinterface
Rechtslage ganz kurz
E-Rechnung an den Bund
Was tut sich auf EU-Ebene?
Weitere nationale Initiativen im Umfeld der E-Rechnung
AUSTRIAPRO Geschichte
die „PRO“ Organisationen
PRO´s wurden im Umfeld Wirtschaftsministerien bzw. –kammern
gegründet, Ziel: „Trade Facilitation“ im Sinne von „Abbau
nichttarifärer Handelshemmnisse“
Gründung in Österreich
1989 auf Initiative der Aussenwirtschaft der (damals) BWK
20 Gründungsmitglieder (Banken, große Industriebetrieb etc.)
als Verein (Handlungsfreiheit, Förderungen)
Bündelung nationaler/sektoraler Standardisierungsarbeit
technische Geschichte (EDIFACT, XML und Co.)
EDI = Electronic Data Interchange (for Administration, Commerce
& Transport)
XML: verwandt mit html, für offene Netze („Web“)
ebXML: global standardisiertes XML
AUSTRIAPRO II
Mission
Der Verein bezweckt die Einführung und Förderung der elektronischen
Datenverwaltung und des Datenaustausches. Das Vereinsziel von
AUSTRIAPRO ist es, die organisationsübergreifende IT-Kooperation zu
fördern sowie typisch österreichische Anforderungen in die Entwicklung
von nationalen und internationalen Datenstandards und -strukturen zu
erfassen, zu artikulieren und der Allgemeinheit zur Verfügung zu stellen.
Die Schwerpunktsetzung der Vereinstätigkeit erfolgt in Abstimmung mit
der Wirtschaftskammer Österreich.
(Zitat Statuten 2007)
Organisation in Fachbereichen und nachgelagerten Förderprojekten
WKÖ E-Center & AUSTRIAPRO – die Aufgabenteilung
Policy : E-Center (Abstimmung mit WKÖ Strat)
Technologie: AUSTRIAPRO
Wissenstransfer (Unternehmer allg.): E-Center (mit E-Day, TELEFIT
& Co)
Wissenstransfer (IT Branche, Spezialisten): überwiegend
AUSTRIAPRO
FACHBEREICHE
E-Trade & Transport
E-Rechnung
Near Field Communication
Firmen A-Z Branchenkooperationen
E-Zustellung
Wirtschaftsportalverbund
www.austriapro.at
Was ist ebInterface?
ein XML Datenformat = maschinenlesbar =
Kostenreduktion durch automatisiertes Einlesen ins
Buchhaltungssystem
für den rechtskonformen Rechnungsaustausch
wird in FIBU/ERP Software eingebaut
für B2B Rechnungsaustausch
für ALLE: vom Kleinstunternehmen bis zum
Industriebetrieb
gratis verfügbar
XML Format ebInterface Geschichte
2003: Öffnung und Übergabe des internen XMLRechnungsformats der ebpp GmbH an AustriaPro
2004: Überarbeitung des Formats und Vorstellung von
ebInterface 1.0 durch AustriaPro und FiBu
Softwarehersteller
2010 ebInterface 3.0 für kleine und grosse FiBu-Systeme
verfügbar
erweckt Interesse des Bundes
WKÖ bietet kostenfreie Tools zur Erstellung und Prüfung
2013 ebInterface 4.0 inkl strukturierter
Erweiterungsmechanismen
2014 Hauptformat für E-Rechnung an den Bund
ebInterface: Unterstützung durch WKÖ
Opensource Plugin für MS Word erstellt und gepflegt
Kostenfreie online Erstellungs- und Visualisierungstools
Konformitätsprüfung und –Liste für Hersteller
Brancheninteressen durch Fachverbände vertreten (zb
Baubranche)
Stabile Weiterentwicklung durch Finanzierung gesichert
wko.at/erechnung um neutrale Information zum Thema ERechnung anzubieten, Studie, Rechnungskongress etc
Rechtslage ganz kurz: B2B
•
§ 11 UStG, Formfreiheit, Zustimmung des Empfängers, ACHTUNG
bei Mehrfachausstellung!
•
Bis Ende 2012
•
•
•
•
•
•
Zustimmung des Empfängers in jeder Form möglich
Fortgeschrittene digitale Signatur oder EDI-Verfahren nötig, um USt
zu sichern.
Signaturprüfprotokoll
Ablaufbeschreibung
Elektronische Archivierung
Seit 2013
•
•
•
Innerbetriebliche Steuerungsverfahren, verlässliches Prüfverfahren
Archivierung auf Papier möglich
Digitale Signaturen nicht mehr vorgeschrieben, aber jedenfalls EUweit konform, wenn qualifizierte digitale Signatur verwendet wird.
Rechtslage B2G: E-Rechnung an den Bund
Seit 1.1.2014 MÜSSEN Rechnungen an den Bund
elektronisch und strukturiert gelegt werden (§5 IKT-K-G)
Formate ebInterface 3.0, 3.02, 4.0 und PEPPOL
www.erb.gv.at sieht 3 Einbringungswege vor:
Onlineformular https://test.erb.gv.at/erb?p=invoice_form
Upload
Webservice
Nutzung durch Bundesländer möglich
WKÖ-Forderung: Bundesländer sollen E-Rechnungen auch
über erb.gv.at annehmen
Was tut sich auf EU-Ebene?
EU-Richtlinie 2001/115 ermöglicht erstmals legales EBilling
EU-weiter Nutzen auf 240 Mrd € pa geschätzt!
2009: Endbericht der EU-Expertengruppe für E-Invoicing
2010: EU-Richtlinie 2010/45/EU stellt elektronische
Rechnung mit Papierrechnung gleich
2011-2013: EU Multi-Stakeholder-Forum für E-Invoicing
2014-2016: EU Multi-Stakeholder-Forum für E-Invoicing in
E-Procurement
RiLi 55/2014: elektronische Rechnungsstellung bei
öffentlichen Aufträgen
E-Rechnungsannahme (!) verpflichtend ab 2018/19
RiLi 55/2014: Details
neuer „semantischer“ Rechnungsstandard soll von CEN
geschaffen werden.
Kernelemente in RiLi vorgegeben
CEN soll Liste an entsprechenden Syntaxen führen
Mitgliedstaaten stellen sicher, dass öffentliche
Auftraggeber … elektronische Rechnungen empfangen und
verarbeiten, die der europäischen Norm für die
elektronische Rechnungsstellung, …. und einer der
Syntaxen auf der nach Artikel 3 Absatz 2 veröffentlichten
Liste entsprechen.
Ich wurde von ASI in die entsprechende CEN Arbeitsgruppe
entsandt.
Weitere nationale Initiativen
Webservice Übertragung für E-Rechnungen an den Bund
öffnen und standardisieren
System der sicheren, privaten, elektronischen
E-Zustellung, www.ezustellung.at
Weiterentwicklung E-Procurement
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
Weitere
Informationen und
Downloads
•www.ebinterface.at
•ebinterface.codeplex.com
•ebinterface.freefinance.at
wko.at/e-rechnung
E-Mail:
[email protected]
03.07.14 ZUGFeRD in der Produktpraxis
Referenzimplementierung SER Doxis4 InvoiceMaster
Markus D.
Hartbauer
Chief Solutions
Architect
1 03.07.14 30 Jahre ECM-Erfahrung
420 Mitarbeiter, 35 in Ö
50 Mio € Umsatz
4 Standorte in Ihrer Nähe
Enterprise Content Management
Flexible elektronische
Vorgangs
bearbeitung
Akten
Elektronisches
Archiv
Suche
Dateien und
Dokumente
Metadaten
und Volltext
2 03.07.14 Doxis4 InvoiceMaster
Capture
IM Read
Erfassung
IM Control
Beleglesung
Workflow
Papierdokumente
Extraktion
Prüfungen
Elektronische
Dokumente
Validierung
Freigaben
Zentral und dezentral
Schnittstellen zum
Workflow, ERP und
Archiv
Archiv
Archivsystem
Rechts- und
revisionssichere
Aufbewahrung
SAP, Web, Mail, Doxis4
Clients, ...
InvoiceMaster Read
Klassifizierung des Belegs als Rechnung
Lieferantenerkennung (Abgleich mit Stammdaten)
Prüfung auf Vollständigkeit (§11 UStG)
Positionsabgleich / Positionsdatenerkennung
Validierung und Übergabe des Belegs / der Buchung
3 03.07.14 Eingangsformate
Unstrukturiert
(Papier, PDF)
Strukturiert
(CSV, XML, ...)
div. Standards, zB
XML/EDIFACT,
DIGIN, UN/CEFACT, ... Kombiniertes Eingangsformat
ZUGFeRD konformes PDF
4 03.07.14 ZUGFeRD - Integration
„SER ist Pilotumsetzer des neuen Standards“
Was ist ZUGFeRD?
→ ZUGFeRD ist ein weiteres eInvoice Format
→ Daten sind als XML im PDF eingebunden
→ Release 1.0 im Juni 2014 verabschiedet
→ wird aktuell sehr stark beworben
→ hohes Potential, sich stark zu verbreiten (Internationalisierung,
Handelspartner in Deutschland!)
→ eInvoices werden stark zunehmen
5 03.07.14 Konzept der ZUGFeRD-Initiative
→ Ergänzung des EDI-Standards und Ablösung
papierbasierter Prozesse → Einheitliches Datenformat für elektronische Rechnungen
(Versand per E-Mail)
→ XML-Datensatz wird in ein (rechtssicheres) PDF/A-3
Dokument eingebettet
→ Format PDF/A-3 ist dabei auch für die Langzeitarchivierung geeignet (Zukünftig DIN-Norm angestrebt)
Beispiel eInvoice im ZUGFeRD-Format
→ PDF/A-3 +
XML-Datei
6 03.07.14 ZUGFeRD-Integration
→ Die ZuGFeRD Integration basiert auf dem jetzigen
Release 1.0 der ZUGFeRD Spezifikation
→ Doxis4 InvoiceMaster zieht Felder aus verschiedenen
Profilen: Basic, Comfort, Extended
→ zB Rechnungsempfänger, Lieferant, Belegnummer oder
Bestelldaten
Was leistet der Doxis4 ZUGFeRD-Connector?
→ Verarbeitung eines in PDF/A-3 eingebetteten ZUGFeRD
XML (offiziell ZUGFeRD-konform)
→ Verarbeitung von ZUGFeRD XMLs als zusätzlicher
Anhang zu einer PDF-Rechnung verschickt wurde → Vereinfacht Erstellung elektronischer Rechnungen für
Lieferanten à PDF/A3 nicht zwingend
→ allerdings nur ZUGFeRD „kompatibel“, nicht Standard
7 03.07.14 Prozessablauf der Verarbeitung
Doxis4 InvoiceMaster Read
ScreenShots
8 03.07.14 9 03.07.14 Integrierte Rechnungsprüfung in SAP
→ Vordefiniertes Template zur
Rechnungsprüfung auf Basis von SAP Business
Workflow und Nutzung der SAP Standard
Transaktionen.
→ Customizing und Workflow Design in
SAP.
→ Freigabe und Genehmigung in und
außerhalb SAP (Web-Freigabe für Non-SAP User).
10 03.07.14 DOXiS4 IM - SAP Control Monitor
Genehmigung und Freigabe
Anzeigefunktionen
Belegdaten
Prozessfunktionen
11 03.07.14 Möglichkeit der Freigabe auch per Mail/Web
Eingang | Lesung & Klassifikation | Extraktion | Übergabe | Zuordnung | Prüfung | Genehmigung | Buchung
Integrierte Reports
12 03.07.14 Aussagekräftige Grafiken / Charts
Weitere Informationen
→ Broschüre zum Thema Doxis4 ZUGFeRD-Connector:
bit.ly/ser-zugferd
→ www.ser.at
13 Beurteilung aktueller Entwicklungen im Bereich
E-Invoicing aus Sicht der Hilti Gruppe
Xitrust Speed Update in Graz
2. Juli 2014
Wolfgang Matt
Leiter Bereich Mehrwertsteuern
Hilti AG in LI-Schaan
www.hilti.com
Inhalt der Präsentation
●
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●
●
Vorstellung Hilti-Gruppe
E-Invoicing relevante Rechtsbereiche und Compliance
Stakeholder der E-Invoice
Equal treatment von Hardcopy Rechnung und E-Invoice
E-Invoicing bei KMU`s
www.hilti.com
Profile
● One of the global leading companies in
providing products, systems and services
to construction professionals
● Founded in 1941 in Schaan, Liechtenstein
● Located in more than 130 countries on
6 continents
● Approximately 21’500 employees
● Direct sales model
● More than 200’000 direct customer
contacts each day
● Sales 2013: CHF 4’34 million
● Brand promise: Hilti. Outperform. Outlast.
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Principality of Liechtenstein
Hilti Group
● Some 21’500
employees
worldwide
● Over 2’300 in Group
Headquarters
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• Liechtenstein
36,475 citizens
161 square
kilometres
System Solutions for Professionals (cont’d)
Open
Drilling & demolition systems,
Diamond systems
Measure
Measuring, positioning
Execute work
Cutting, grinding
Fasten
Anchoring
Close
Direct fastening
Foams, firestop
Screw fastening
Installation systems
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System Solutions for Professionals
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Market Organizations
Countries with integrated Hilti Group Marketing Organizations
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E-Invoicing-relevante Rechtsbereiche
Umsatzsteuergesetz
Umsatzsteuerdurchführungsverordnung
Umsatzsteueranwendungserlass
BMF-Schreiben
Zollkodex + andere zollrechtliche Bestimmungen
Handelsgesetzbuch
Abgabenordnung
Grundsätze ordnungsgemässer DV-gestützter
Buchführungssysteme
● Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler
Unterlagen
● Gesetze im Zusammenhang mit (persönlichem) Datenschutz
● …
●
●
●
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●
●
●
●
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Wann ist eine E-Invoicing-Lösung compliant?
Der gesamte-E-Invoicing-Prozesss
● Generierung der E-Invoice beim Rechnungssteller
● Verbuchung der E-Invoice beim Rechnungssteller
● Archivierung der E-Invoice beim Rechnungssteller
● Übertragung der E-Invoice vom Rechnungssteller an den
Rechnungsempfänger in Zusammenarbeit mit / ohne dem EInvoicing-Provider
● Verbuchung der E-Invoice beim Rechnungsempfänger
● Archivierung der E-Invoice beim Rechnungsempfänger
muss den diversen gültigen gesetzlichen Anforderungen
● im Land des Rechnungsstellers
● im Land des Rechnungsempfängers
entsprechen!
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Sicherstellung Integrität und Authentizität
RICHTLINIE 2010/45/EU DES RATES vom 13. Juli 2010 zur Änderung
der Richtlinie 2006/112/EG über das gemeinsame Mehrwertsteuersystem hinsichtlich der Rechnungsstellungsvorschriften
Artikel 233
„Jeder Steuerpflichtige legt fest, in welcher Weise die Echtheit der
Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der
Rechnung gewährleistet werden können. Dies kann durch jegliche
innerbetriebliche Steuerungsverfahren erreicht werden, die einen
verlässlichen Prüfpfad zwischen einer Rechnung und einer
Lieferung oder Dienstleistung schaffen können“.
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Innerbetriebliche Steuerungsverfahren / Business controls
● Rechnung benötigt (IT-) Link
● zur Bestellung
● zum Lieferschein
● zur Warenausgangsbuchung / - eingangsbuchung
● zur Zahlungsbestätigung
● zum Transportauftrag
● zur EU-Transportbestätigung / Empfangsbestätigung
● zu den Exportdokumenten
● zu den Importdokumenten
● Business Controls sind unternehmens-/situationsbezogen zu
gestalten
● Sicherstellung von Equal-Treatment zwischen HardcopyRechnung und E-invoice
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Nationale Umsetzung der EU-Richtlinie 2010/45
● Wie wurde diese Richtlinie in den 28 EU-Ländern per 1.1.2013
umgesetzt?
● Wie hat sich die Nationale Umsetzung auf die Verbreitung von EInvoicing in den 28 EU-Ländern ausgewirkt?
● Deutschland
● Österreich (z.B. E-Invoicing bei Beschaffungsvorgängen der
Bundesverwaltung)
● ….
● Gibt es zu diesem Thema bereits Erfahrungswerte resp. Analysen?
● Haben Unternehmen unabhängig von ihrer Grössenordnung
(insbesondere auch die KMU`s) ausreichende Kenntnisse über
diese gesetzlichen Vereinfachungen?
● Gibt es nationale Informationskampagnen?
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Showstopper von E-Invoicing
● Streuung von subjektiver / tendenziell negativer Informationen
zum Thema E-Invoicing
● Vorteile von E-Invoicing sind den Unternehmen nur unzureichend
bekannt
● Es dürfen keine gesetzlichen Anforderungen dem E-Invoicing
«untergejubelt» werden, die auch für die Hardcopy-Rechnung
gelten => «equal treatment»
● Eventuell vorhandene gesetzliche Zusatzanforderungen an das EInvoicing müssen in transparenter Form den Unternehmen
kommuniziert werden
● Aufzeigen von praktikablen Lösungen zur Umsetzung dieser
Zusatzanforderungen
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E-invoicing Stakeholders mit unterschiedlichen Interessen
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●
●
EU-Kommission
Expert-Gruppe der EU-Kommission / CEN-Arbeitsgruppe
Finanzverwaltungen / Fiscalis-Gruppe
Wirtschaftsverbände
Banken
Produzenten von Fakturierungs-/ Buchhaltungssoftware
Provider von IT-Lösungen für E-invoicing
Steuerberater
Wirtschaftsprüfer
E-Invoicing Berater
Internationale Konzerne
KMU`s
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Erwartungen an E-Invoicing I
● Maximaler Automatisierungsgrad bezüglich complianter/m
● Ausstellung / Verbuchung
● Übertragung
● Empfang / Prüfung / Verbuchung
● Archivierung
● der Elektronischen Rechnung
● Integration bestehender Buchhaltungs- und Zahlungssysteme
● Integration bestehender Archivierungssysteme
● Flexible Ausstiegsmöglichkeiten bei einem Wechsel des Einvoicing / E-archiving Providers
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Erwartungen an E-Invoicing II
● E-Invoicing-Lösungen müssen folgende Punkte sicherstellen:
● Permanente und transparente Prüfung Vollständigkeit /
Korrektheit der Rechnungsangaben
● Permanente und transparente Prüfung, ob bei
● VAT-pflichtigen Transaktionen die fälligen VAT-Beträge
● NICHT-VAT-pflichtigen Transaktionen KEINE VAT-Beträge
● fakturiert wurden
● Korrekte Verbuchung unterschiedlicher VAT-Transaktionen
● Inlandsbeschaffungen
● Innergemeinschaftliche Erwerbe
● Importe
● Dienstleistungsimporte aus dem Ausland
● muss beim Rechnungsempfänger sichergestellt sein
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E-Invoicing bei KMU`s I
● EU-weite Informationskampagne zum Thema E-Invoicing
● E-Invoicing stellt grundsätzlich kein Risiko, sondern eine grosse
Chance für sämtliche Unternehmen dar!!!!
● VAT muss seinen Ruf als Show-Stopper für E-Invoicing loswerden
● Eliminierung von
● rechtlichen Barrieren
● technischen Barrieren
● psychologischen Barrieren
● Förderung von E-Invoicing durch die EU-Kommission /
Finanzverwaltungen / Wirtschaftsverbände / Steuerberater /
Wirtschaftsprüfer => starke Unterstützung ist Grundlage für Rollout
● Balance zwischen rechtlichen Anforderungen und
betriebswirtschaftlich sinnvollen E-Invoicing Lösungen
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E-Invoicing bei KMU`s II
● Sicherstellung des passenden E-Invoicing-Verfahrens unter
Berücksichtigung der individuellen Bedingungen beim jeweiligen
KMU
● PDF
● Strukturierter Datensatz
● EDI
● Anzahl
● Eingangsrechnungen
● Ausgangsrechungen
● IT-Affinität / IT-Ausstattung
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E-invoicing bei KMU`s III
● Nutzung von geeigneten E-Invoicing-Lösungen (z.B. FERD,…)
● für Transaktionen zwischen Grossunternehmen und KMU`s
● KMU`s sind hier im Driver-Seat
● KMU`s müssen von der Vorteilhaftigkeit von E-Invoicing
überzeugt werden
● für Transaktionen zwischen KMU`s und Grossunternehmen
● KMU`s sind hier nicht im Driver-Seat
● E-Invoicing ist Voraussetzung für Geschäftsbeziehung
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Besten Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
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Ihre moderne Unterschriftenmappe.
die vorteile der elektronischen unterschriftenmappe
XiTrust MOXIS ist die moderne Version Ihrer papierbasierten Unterschriftenmappe. Wie viele
solcher traditionellen Unterschriftenmappen werden in Ihrem Unternehmen kreuz und quer
herumgetragen oder bleiben liegen? Wie lange warten die darin liegenden Dokumente auf
Ihre Unterschrift?
In vielen Unternehmen sind die Prozesse bereits optimiert, erfahren aber dann erhebliche
Verzögerungen und Medienbrüche, da noch papierbasiert unterschrieben wird.
§
ch
elektronis
In XiTrust MOXIS können
Dokumente, welche von einer Person zu unterschreiben
sind, elektronisch hinterlegt
werden. Entweder einzeln
durch Upload oder vollautomatisch aus Ihrem bestehenden Workflowsystem oder
ERP-System.
mobil
XiTrust MOXIS steht Ihnen
als Webanwendung am Desktop und auf Ihren mobilen
Endgeräten zur Verfügung.
Dort können Sie mobil Ihre
aktuellen Dokumente in Ihrer Auftragsmappe einsehen
und im Einzel- oder Stapelverfahren unterschreiben
oder ablehnen. Die Unterschrift geben Sie wie bei Online-Banking mittels mobilem
TAN Verfahren oder Karte frei
- ortsungebunden!
nform
Rechtsko
Die mit XiTrust MOXIS
verwendete elektronische
Unterschrift ist der handschriftlichen Unterschrift laut
EU-Gesetzgebung gleichgestellt. Sie können per Gesetz
innerhalb der EU nicht hochwertiger unterschreiben.
die vorteile von XITRUST moxis
Im Hand(y)umdrehen signiert –
zeit- und ortsunabhängig.
XiTrust MOXIS baut auf der Funktionalität der Handy-Signatur oder Karte der Firma A-Trust - einem
EU-zertifizierten Trust Center - auf. Die Handy-Signatur ist aus rechtlicher Sicht eine qualifizierte Signatur, entspricht also, was die Rechtswirkung betrifft, der eigenhändigen Unterschrift.
Der große Vorteil der Handy-Signatur ist, dass für ihre Verwendung weder eine Signaturkarte, noch
eine lokal am Arbeitsplatz des Benutzers zu installierende Software notwendig ist.
Ihre Dokumente verlassen niemals die IT-Infrastruktur Ihres Unternehmens.
medienbruchfrei
Mit XiTrust MOXIS muss
kein Papierausdruck mehr
allein zu dem Zweck erstellt
werden, Dokumente rechtsgültig zu unterschreiben.
Dies spart viel Zeit und Geld.
Das Original ist digital.
raschere
durchlaufzeiten
Unterschriften können rasch
eingeholt werden, auch
wenn ein Unterschreiber
nicht vor Ort anwesend ist.
Personen, die oft beruflich
unterwegs sind, unterschreiben Dokumente mit XiTrust
MOXIS mobil auf dem Smartphone oder Tablet.
Einheitlich
Zu unterschreibende Dokumente werden aus unterschiedlichen Workflow-Systemen gesammelt und können
über XiTrust MOXIS einzeln
oder im Stapel mit nur einer
mobilen TAN oder Karte unkompliziert unterschrieben
werden. So steht z. B. dem
Vorstand immer ein einheitlicher Ort zum Unterschreiben
zur Verfügung, egal ob die
Dokumente aus SAP, Sharepoint oder anderen Systemen kommen.
XITRUST moxis efficient & smart
Installation & Betrieb
XiTrust MOXIS wird in Ihrer eigenen Infrastruktur oder privaten
Cloud installiert und betrieben. Somit ist garantiert, dass Sie stets die
Hoheit über Ihre Dokumente bewahren.
Unterschriftenblatt
XiTrust MOXIS bietet optional die Möglichkeit, den Unterschriftenlauf
in Form eines Unterschriftenblatts nachzuverfolgen. Dieses
Unterschriftenblatt wird wahlweise am Anfang oder am Ende des
Dokuments angehängt und beinhaltet grafisch aufbereitet sämtliche
Unterschriften des Dokuments.
Egal wo das Dokument weiterverarbeitet wird, die Unterschriften sind
stets Teil des Dokuments.
Dies schafft Vertrauen und maximale Transparenz.
workflowsystemmobile Anwendung
die zentrale anlaufstelle für Unterschriften
in ihrem unternehmen
XiTrust MOXIS ist die zentrale Anlaufstelle für Unterschriften in Ihrem
Unternehmen. Dokumente können per MOXIS internen sowie externen
Personen zur Unterschrift vorgelegt und via MOXIS gemeinsam unkompliziert und parallel unterschrieben werden. Dies garantiert Ihnen
raschere Durchlaufzeiten.
moxis und xitrust business server – im tandem
noch stärker:
XiTrust MOXIS lässt sich mittels dem XiTrust Business Server einfach
an Ihre dokumentenerzeugenden Systeme koppeln. Somit können
Dokumente zum Beispiel direkt aus Ihrem Workflowsystem per XiTrust
MOXIS mehreren Personen zur Unterschrift vorgelegt werden. Ist
das Dokument signiert, wird es wieder an Ihr führendes System
zurückgegeben. So verfügt XiTrust MOXIS im Tandem mit dem XiTrust
Business Server bereits über zahlreiche Standardintegrationen, wie zum
Beispiel in MS Sharepoint, SER DOXiS, Saperion, Opentext, SAP, MS
Dynamics...)
Unterschriftenmappe
bulk signature - im Stapel
schnell unterschreiben
...
Saperion
Integration in
Ihre bestehende
Systemlandschaft
Opentext
SER DOXIS
SAP
MS Sharepoint
XiTrust Business Server
Mit XiTrust MOXIS können Sie in einem
Vorgang mehrere Dokumente auf einmal
unterschreiben.
Urlaubsansuchen
Retouren
Umlaufbeschlüsse
Lastschriften
Versicherungsverträge
Arbeitsbewilligungen
E-Procurement
Dokumente
Transportrechnungen
papierlose Verträge
Lastschriften
elektronische
Reisekostenabrechnung
wichtige Bestellungen
Vorstandsbeschlüsse
Dienstverträge
Leasingverträge
parallel zu zeichnende
Dokumente
typische anwendungsfälle
für ihr unternehmen
Werkverträge
kurzfristige Umlaufbeschlüsse
(Sachverständigen-)Gutachten
Zahlungsfreigaben
persönlich freizugebende
Prüfprotokolle
Mehrfachzeichnungen
bei Bankgeschäften
Protokolle Mitarbeitergespräch
Bankgeschäfte
Orts- & zeitungebundene
Vorstandsbeschlüsse
steuerliche Unterlagen
XiTrust Secure Technologies GmbH, Grazbachgasse 67, 8010 Graz, Österreich, www.xitrust.com
Vollmachten
Dokumentationen
Zertifikate
u.v.m.