Wie Sie mit Terminbestätigungen Ihr positives Image stärken
Transcrição
Wie Sie mit Terminbestätigungen Ihr positives Image stärken
Bestätigungsschreiben, Termine B 34/1 Suchwortverzeichnis Tipps & Trends Wie Sie mit Terminbestätigungen Ihr positives Image stärken – privat und beruflich Terminbestätigungen helfen dabei, Missverständnisse zu Darum geht es: vermeiden. Darüber hinaus dienen sie als Image-Werkzeug für Sie, Ihr Unternehmen und Ihre Veranstaltung. Dieser Beitrag zeigt Ihnen, wie eine durchschnittliche Bestätigungsnachricht zum Instrument der Beziehungspflege und Kundenbindung avanciert. A B C D Die Themen: E Warum Sie sich die Terminbestätigung nicht sparen sollten ������ 2 Welche Angaben wichtig sind ���������������������������������������������������������� 5 Negativbeispiel: So bitte nicht! �������������������������������������������������������� 8 8 mustergültige Bestätigungsbriefe ������������������������������������������������ 9 H F G I J K L M N O P Q R S Ihre Expertin: Agnes Anna Jarosch T Agnes Anna Jarosch ist Chefredakteurin von „Der große Knigge“, Buchautorin und zertifizierter Coach. Sie leitet den „Deutschen Knigge-Rat“, schult deutschlandweit Führungs- und Nachwuchskräfte und wird überregional in den deutschen Medien zitiert (Print, Rundfunk, Fernsehen). U V W X Y www.stil.de Ausgabe 3/2012 • 15 Z B 34/2 Bestätigungsschreiben, Termine Warum Sie sich die Terminbestätigung nicht sparen sollten „Eine Terminbestätigung bedeutet nur doppelte Arbeit.“ So denken viele Entscheider und sind der Überzeugung, dass es genügt, nur einmal die Fakten kundzutun. Doch weit gefehlt. Sie vermeiden Missverständnisse, Nichterscheinen und spontane Absagen, wenn Sie ein wenig Zeit in eine stilvolle Terminbestätigung investieren. Eine Terminbestätigung ist allerdings nicht nur eine Gedankenstütze für den Empfänger, sondern auch ein Instrument, mit dem Sie Ihr positives Image fördern und zum Gelingen Ihrer Veranstaltung beitragen. Sie agieren, statt zu reagieren, und positionieren sich somit als vorausschauender Gastgeber, der um das Wohl seiner Gäste bemüht ist. Durch Ihre Verbindlichkeit reduzieren Sie das Risiko, dass Gäste ihre Zusage auf die leichte Schulter nehmen. Denken Sie beim Formulieren Ihrer Bestätigung an folgende Aspekte: Aktivität So manche Gastgeber tappen in die Passivfalle. Sie verschicken ihre Einladung Wochen oder Monate im Voraus und überlassen das weitere Geschehen dem Zufall. Anschließend wundern sie sich, dass viele Gäste den Termin vergessen oder kurzfristig etwas anderes vorhaben. Eine Terminbestätigung enthält ein doppeltes Ja. Auf der sachlichen Ebene: „Ja, die Veranstaltung findet wie angekündigt statt.“ Auf der menschlichen Ebene: „Ja, Sie als Gast sind mir wichtig und weiterhin herzlich willkommen.“ Diese emotionale Botschaft ist wichtiger, als Sie denken! Sie zeigen Ihrem Gast: „Du bist mir wichtig, deine Anwesenheit liegt mir am Herzen.“ 16 • Ausgabe 3/2012 www.stil.de Bestätigungsschreiben, Termine B 34/3 Eine gelungene Terminbestätigung ist somit weit mehr als das Wiederholen von Fakten: Sie ist ein Instrument der Kundenbindung und der Beziehungspflege. Verbindlichkeit Wir leben in einer Zeit, in der Verbindlichkeit eine seltene Tugend ist. Ob es sich um ein Bahnticket, die Mitgliedschaft im Fitness-Studio oder ein Zeitschriften-Abonnement handelt: Die meisten Menschen möchten sich nicht mehr langfristig festlegen. Legen Sie sich fest! Verbindlichkeit erreichen Sie durch Verbindlichkeit. Legen Sie sich selbst fest, bekräftigen Sie Ihr Ja noch einmal, und animieren Sie Ihre Gäste somit ebenfalls dazu, ihre Zusage einzuhalten. Die Verbindlichkeit steigt, die Absagequote sinkt. Motivation Werden Sie konkret! Verraten Sie dem Adressaten einige besondere Details und motivieren Sie ihn dadurch, an Ihrer Veranstaltung teilzunehmen. Wecken Sie seine Vorfreude, indem Sie in Ihrer Terminbestätigung emotional auf Ihre Veranstaltung einstimmen. Werden Sie konkret! Beispiele Es freut mich sehr, dass der Neurobiologe Friedrich Frohmann nun doch als Ehrengast anwesend sein und über seine neuesten Forschungsergebnisse berichten wird. Wer Herrn Professor Frohmann schon einmal erlebt hat, weiß, dass uns ein spannender und unterhaltsamer Exkurs in die Welt der Neurobiologie bevorsteht. Für morgen Abend sind Gewitter angesagt. Doch das soll nicht heißen, dass unsere Barbecue-Party ins Wasser fällt. Wir haben einen Plan B und werden unsere Feier gegebenenfalls in den Wintergarten verlegen. Wir freuen uns schon sehr auf den Abend mit euch! www.stil.de Ausgabe 3/2012 • 17 B 34/4 Bestätigungsschreiben, Termine Große Ereignisse werfen ihre Schatten voraus! Die Band ist bereits in bester Stimmung, der Champagner kaltgestellt, das Tanzparkett gewienert. Jetzt fehlen nur noch … Sie! Wenn Sie morgen um 19 Uhr eine große Portion gute Laune mitbringen, kann bei unserer Wohltätigkeits-Gala nichts mehr schiefgehen! Wir freuen uns sehr darauf, mit Ihnen zusammen unser Jubiläum zu feiern! Der Raum „Berlin“ ist am Freitag von 9 bis 12 Uhr für uns reserviert. Es freut uns, dass unser Vorstand, Herr Dr. Höflich, anwesend sein und die Unternehmensphilosophie der Grünbaum AG persönlich vorstellen wird. Sofern Ihre Zeit es zulässt, laden wir Sie anschließend zu einem gemeinsamen Mittagessen im Schloss Fürstenhof ein. Wenn einige Eingeladene noch unsicher sind, ob sie kommen sollen, beseitigt Ihre freundliche Bestätigung die letzten Zweifel. Sie überzeugen den Empfänger, doch noch zu kommen – und zwar gern! 18 • Ausgabe 3/2012 www.stil.de Bestätigungsschreiben, Termine B 34/5 Per Anruf, E-Mail oder Brief? Prinzipiell ist es möglich, bei einem kleinen Gästekreis zum Telefonhörer zu greifen, um den Termin zu bestätigen. Der Nachteil ist allerdings, dass Sie keine Unterlagen (wie zum Beispiel die Wegbeschreibung) übermitteln können und Ihr Gast die Angaben nicht schwarz auf weiß hat. Schriftliche Angaben erhöhen die Verbindlichkeit. Daher empfiehlt es sich, die Terminbestätigung per Post oder via E-Mail zu verschicken. Wecken Sie mit einem kreativen Betreff die Neugier Ob E-Mail oder Brief: Schreiben Sie nicht „Terminbestätigung“ in den Betreff, denn die meisten Menschen haben zu viele Termine. „Terminbestätigung“ klingt eher nach Last als nach Lust. Wählen Sie einen Betreff, der Vorfreude weckt und positive Assoziationen erzeugt: Wissensforum 2012: Es wird spannend! Vorfreude wecken Lernen von den Besten: Bringen Sie gute Laune mit! Betriebsfest am 15. März: Wir freuen uns auf Sie! Erfahrungsaustausch: Schön, dass Sie dabei sind! Neueröffnung unseres Salons: Am Samstag ist es so weit! Welche Angaben wichtig sind Wiederholen Sie alle wesentlichen Angaben in Ihrer Terminbestätigung, um Missverständnisse zu vermeiden: www.stil.de Ausgabe 3/2012 • 19 B 34/6 Bestätigungsschreiben, Termine Wann? Wiederholen Sie den Wochentag, das Datum und die Uhrzeit. Zeitspanne? Nennen Sie die vorgesehene Dauer der Veranstaltung und – bei geschäftlichen Besprechungen – gegebenenfalls die Eckpunkte der Agenda. Wo? Geben Sie die genaue Adresse (Raumnummer) an, und schicken Sie eine Anfahrtsbeschreibung (Pkw und öffentliche Verkehrsmittel) samt Parkmöglichkeiten mit. Nennen Sie zur Sicherheit auch noch eine Telefonnummer, falls ein Gast sich verfahren oder verspäten sollte. Wer? Manchmal ist es sinnvoll, Ihre Gäste über den Teilnehmerkreis zu informieren (zum Beispiel alle Mitarbeiter, Mitarbeiter mit Familien, Angestellte und Kunden, alle Vereinsmitglieder, besondere Ehrengäste). Was mitbringen? Erinnern Sie Ihre Gäste, wenn sie bestimmte Unterlagen, ihren Terminplan oder sonstige Gegenstände mitbringen sollen. Weitere Angaben? Hilfreich sind Informationen zum Ablauf und gegebenenfalls zur Verpflegung. Der beste Zeitpunkt, um Ihre Termin bestätigung zu versenden In der Regel ist es üblich, die Terminbestätigung direkt nach der Terminabsprache, Anmeldung oder Zusage zu versenden. Dabei funktioniert das Kurzzeitgedächtnis der meisten Menschen gut. Die Tage und Wochen vergehen, und erst kurz vor der Veranstaltung kommen beim Eingeladenen Fragen, Unklarheiten und Zweifel auf. 20 • Ausgabe 3/2012 www.stil.de Bestätigungsschreiben, Termine B 34/7 mein tipp: Versenden Sie Ihre Terminbestätigung deshalb erst einige Tage vor der Veranstaltung, um sich neu ins Gedächtnis zu bringen und Vorfreude zu wecken. Trennen Sie gegebenenfalls Ihre Terminbestätigung von der Anmeldebestätigung. Ihre Anmeldebestätigung kann wie folgt aussehen: Liebe Frau Schreiner, es freut mich sehr, dass ich Ihnen die Teilnahme an unserer beliebten Weinprobe zusagen kann. Auch in diesem Jahr waren alle Plätze innerhalb von wenigen Stunden ausgebucht – und Sie sind dabei! Vermutlich benötigen wir wegen der starken Nachfrage einen größeren Raum. Meine Assistentin, Frau Weber, wird Sie in der kommenden Woche darüber informieren, wo wir uns treffen. Mit freundlichen Grüßen Ihr Joachim Säbel Gehen Sie also in 3 Schritten vor: 1.Einladung 2.Anmeldebestätigung 3.Terminbestätigung inklusive Details So beseitigen Sie Unsicherheiten und lassen keine Fragen offen. www.stil.de Ausgabe 3/2012 • 21 B 34/8 Bestätigungsschreiben, Termine Negativbeispiel: So bitte nicht! Betreff: Terminbestätigung Sehr geehrter Herr Dr. Schneider, hiermit bestätige ich Ihnen den soeben telefonisch vereinbarten Termin. Sie treffen sich mit Frau Standard am: 26. März 20.. um: 11:00 Uhr in: unserem Besprechungsraum „Wanne-Eickel“ in der 3. Etage des Hauptgebäudes. Bis dahin verbleiben wir mit freundlichen Grüßen Schlunz GmbH Rainer Durchschnitt Eine schlechte Terminbestätigung ist zwar besser als gar keine, hat aber keine imagefördernde Wirkung. Die Schwachpunkte im Detail 1.Langweiliger Betreff. 2.Floskel „hiermit“ – Wenn nicht „hiermit“, womit dann sonst? 3.Die Floskel „bis dahin verbleiben wir“ – „verbleiben“ klingt adynamisch und suggeriert Passivität. 4.Bei Terminen um die Mittagszeit sollten Sie einen Hinweis geben, ob Sie bewirten oder nicht. 22 • Ausgabe 3/2012 www.stil.de Bestätigungsschreiben, Termine B 34/9 8 mustergültige Bestätigungsbriefe Wie Sie es besser machen, sehen Sie an den Musterbriefen auf den folgenden Seiten. Bestätigung eines kurzfristigen Besprechungstermins – per E-Mail Ihr Besuch bei uns – der Raum ist reserviert Sehr geehrter Herr Dr. Schneider, wir freuen uns darüber, dass Sie auf Ihrer Durchreise einen Stopp im Rheinland einlegen und uns besuchen kommen. Für Frau Pfiffig und Sie habe ich am 26. März ab 11:00 Uhr den Raum „New York“ in der 3. Etage reserviert; belegte Brötchen sind bestellt. Lassen Sie mir noch per E-Mail die aktuellen Konzepte zukommen, damit wir uns vorbereiten können? Herzlichen Dank! Mit freundlichen Grüßen aus Köln Rainer Freundlich Leiter Marketing und Vertrieb Anders GmbH Industriestraße 122 12345 Firmenhausen Telefon: (0 23 45) 12 34 56 www.stil.de Ausgabe 3/2012 • 23 B 34/10 Bestätigungsschreiben, Termine Bestätigung eines verschobenen Besprechungstermins Unser Wiedersehen in Frankfurt Sehr geehrte Frau Kramer, aller guten Dinge sind drei. Nachdem wir unseren Termin zweimal verschieben mussten, bin ich optimistisch, dass uns diesmal nichts dazwischenkommt und unser Gespräch auf der Frankfurter Messe stattfindet. Wir treffen uns am Freitag, den 21. Mai 20.., um 11 Uhr an unserem Stand K34 in Halle 3. Ich habe einen unserer Spezialisten, Bernd Eisener, gebeten, an unserem Gespräch teilzunehmen. Es wäre schön, wenn Sie noch Zeit für einen anschließenden Imbiss einplanen könnten; nach heutiger Planung dürfte das Mittagessen um 14:30 Uhr beendet sein. In dringenden Fällen erreichen Sie mich am besten unter meiner Mobilnummer: (01 23) 44 55 66 Auf Wiedersehen in Frankfurt! Mit freundlichen Grüßen Sabine Sauer Geschäftsführerin PS: Im Kuvert finden Sie außerdem eine Eintrittskarte und den Messeplan – unser Stand ist gelb markiert. 24 • Ausgabe 3/2012 www.stil.de Bestätigungsschreiben, Termine B 34/11 Mehrere Termine: Bestätigung Terminauswahl Der Tisch ist reserviert! Sehr geehrter Herr Münz, bei unserem letzten Treffen haben wir mehrere Terminoptionen ins Auge gefasst, eine davon war der 12. April bei uns in Düsseldorf. Diesen von Ihnen favorisierten Termin können Sie nun verbindlich notieren und die anderen Optionen löschen. Im Restaurant „Leckerlei“ habe ich um 19:00 Uhr einen Tisch für uns reserviert. Es freut mich, dass wir nach langer Zeit einmal wieder die Gelegenheit haben, in entspannter Atmosphäre zu plaudern und Zukunftspläne zu schmieden. Ein solches Treffen ist längst schon überfällig. Ich hoffe sehr, dass uns niemand einen Strich durch die Rechnung macht! Mit freundlichen Grüßen Rudolf Schäfer PS: Erinnern Sie sich noch an das Restaurant „Leckerlei“, oder benötigen Sie eine Anfahrtsskizze? www.stil.de Ausgabe 3/2012 • 25 B 34/12 Bestätigungsschreiben, Termine Bestätigung Vorstandstreffen/Verein – Vorbereitung Vereinsjubiläum Unser Vorstandstreffen: Es bleibt beim 24. März Liebe Nadine, die Vorbereitungen für unser Vereinsjubiläum laufen auf Hochtouren und bringen alle engagierten Mitglieder des Vorstands wieder zusammen an einen Tisch. Wie angekündigt, wollen wir ein großes Sommerfest veranstalten. Auch in diesem Jahr möchten wir neue Sponsoren gewinnen und ehrenamtliche Helfer finden. Heute haben wir Post von der Stadt Ludwigsburg bekommen. Die Stadt wird unser Vereinsjubiläum mit einem Betrag von 500 € bezuschussen. Das ist eine gute Nachricht! Um Ideen zu sammeln und alle offenen Punkte zu besprechen, treffen wir uns wie vereinbart am 24. März von 11:30 bis 13:00 Uhr im Vereinsheim. Ab 13:00 Uhr gibt es eine besonders nette Überraschung für uns. Oma Maria wird uns mit ihren legendären selbst gemachten Käsespätzle verwöhnen. Wir freuen uns, dass Du dabei bist! Anita und Heiko 26 • Ausgabe 3/2012 www.stil.de Bestätigungsschreiben, Termine B 34/13 Terminbestätigung Neukundin – Akquise-Termin Vielen Dank für Ihre Zusage! Sehr geehrte Frau Kerner, wir freuen uns, dass Sie Interesse an unserem neuen Gourmet-Sortiment haben und uns in einem persönlichen Gespräch Gelegenheit geben, Ihnen unsere exklusiven Bio-Kreationen aus der Region vorzustellen. Unser Termin findet am 18. Februar 20.. in Ihrem Hotel statt. Sie haben mit meinem Kollegen, Andreas Stader, besprochen, dass er um 15:30 Uhr bei Ihnen sein wird. Gern schicke ich Ihnen unsere Broschüre und eine Kostprobe unserer Erdbeer-Minz-Konfitüre mit, damit Sie sich ein erstes Urteil über unser Sortiment erlauben können. Wenn Sie vorher noch Fragen oder Wünsche haben, erreichen Sie mich unter (07 11) 87 65 43 21. Mit freundlichen Grüßen Biorosa GmbH Detlef Allensbach www.stil.de Ausgabe 3/2012 • 27 B 34/14 Bestätigungsschreiben, Termine Terminbestätigung Schulungstermine Ihr Seminar findet statt! Sehr geehrte Frau Sander, es freut mich sehr, dass unser neues Angebot in Berlin Zuspruch findet und die Schulung mit zehn Teilnehmerinnen und Teilnehmern stattfinden wird. Mit der japanischen Mentalität sind wir bestens vertraut und besitzen langjährige Erfahrung. Seit 1986 unterhalten wir eine Filiale in Tokio, die japanische Geschäftsleute für den Umgang mit deutschen Partnern sensibilisiert. Sie dürfen sich auf ein praxisnahes Seminar mit vielen Beispielen und Erlebnissen aus dem wahren interkulturellen Leben freuen. Wir bestätigen Ihnen die vier gebuchten Schulungstermine, die jeweils montags von 18 bis 20 Uhr in unseren Seminarräumen im Augustenweg 43 statt finden werden: 26. März, Raum 4 02. April, Raum 4 16. April, Raum 12 23. April, Raum 12 Viele Wege führen zu uns. Den schnellsten finden Sie, wenn Sie unserer Wegbeschreibung folgen. Am ersten Abend bieten wir Ihnen zur kulinarischen Einstimmung einige japanische Spezialitäten an. Seien Sie gespannt! Mit freundlichen Grüßen Irene Panz Assistentin der Geschäftsleitung 28 • Ausgabe 3/2012 www.stil.de Bestätigungsschreiben, Termine B 34/15 Terminbestätigung mit Abweichungen Guten Tag, Herr Thomas, jetzt kann uns (fast) nichts mehr dazwischenkommen: Der Termin steht fest. Schön, dass Sie am Montag, den 16. April 20.., um 13 Uhr zu uns nach Regensburg kommen. Da der Raum B14 bereits belegt ist, verbinden wir das Angenehme mit dem Nützlichen und laden Sie zu einem Mittagessen in das Restaurant „Piccolino“ ein. Das Restaurant ist nur wenige Schritte von unserem Bürogebäude entfernt, sodass Sie Ihr Auto am besten auf unserem Besucherparkplatz abstellen. Viele Grüße aus Regensburg Maria Plath PS: Wenn Sie sich an der Zentrale melden, hole ich Sie gerne dort ab. www.stil.de Ausgabe 3/2012 • 29 B 34/16 Bestätigungsschreiben, Termine Terminbestätigung Erstberatung Sehr geehrte Frau Seeger-Schmitz, sehr geehrter Herr Schmitz, es freut mich, dass Sie bei Ihrer Altersvorsorge auf die Sorgfalt und die jahrelange Erfahrung der Klipp-&-Klar-Bank setzen! Wir treffen uns zu einem ersten Gespräch wie besprochen am: Dienstag, 27. März 20.. um: 10:30 Uhr in unserer Filiale in der Zasterstraße 64 (gegenüber vom Schlossplatz). Es wäre hilfreich, wenn Sie zu diesem Beratungstermin eine Übersicht Ihrer bisherigen privaten Vorsorge und Ihrer gesetzlichen Rentenansprüche mitbringen, damit wir Ihren persönlichen Bedarf bei Rentenbeginn ermitteln können. Freundliche Grüße August Bertram Privatkundenbetreuer 30 • Ausgabe 3/2012 www.stil.de