Die besten Tools für Lotus Notes
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Die besten Tools für Lotus Notes
Die besten Tools für Lotus Notes Die besten Tools für Lotus Notes › Während IBM auf Social Software setzt, erfreut sich Notes/Domino reger Beliebtheit, wie die vielen Partnerlösungen zeigen. von Markus Strehlitz26.01.2011 IBM verkündet gerne das nahe Ende der E-Mail. Der IT-Konzern sieht Social-Software-Technologien als die Kommunikationskanäle der Zukunft. Doch trotzdem ist die integrierte Messaging- und Kalenderanwendung Lotus Notes weiterhin die zentrale Plattform im Collaboration-Portfolio von IBM - inklusive der Server-Variante Domino. Das ist aber kein Widerspruch. Notes1 bietet auch Funktionen für die Zusammenarbeit sowie das Aktivitätenmanagement. Und entsprechend IBMs Ausrichtung auf Social Computing lassen sich die Unified-Communications2-Plattform Sametime3 sowie die Web-2.04-Lösung Connections5 mit Notes integrieren. Das einstige Groupware-System soll somit zur Standard-Bürolösung für das Enterprise 2.0 werden, wenn es nach den Plänen von IBM geht. Doch Notes verknüpft sich nicht nur mit den hauseigenen Produkten. Rund um Notes und Domino existiert ein großes Ökosystem aus Zusatzwerkzeugen. Diese bieten dem Nutzer ein breites Spektrum an Unterstützung für seine tägliche Arbeit. Eine besonders große Auswahl hat er, wenn es um Lösungen geht, die beim Management der E-Mails behilflich sind. In diesem Bereich gibt es erwartungsgemäß relativ viele Notes-Erweiterungen – etwa um die digitale Post zu schützen oder das Mail-System zu entlasten. Doch daneben haben Anbieter Verknüpfungen mit viele unterschiedlichen Technologien entwickelt: zum Beispiel für das Dokumenten-6, das Projekt-7 oder das Kundenbeziehungsmanagement8. Darüber hinaus gibt es Erweiterungen in Bereichen, die bereits vom Lotus-Portfolio abgedeckt werden – wie etwa für Unified Communications. Diese können gerade für kleinere Unternehmen eine Alternative zu den im Einzelfall überdimensionierten IBM-Lösungen darstellen. Zu den Zusatzwerkzeugen für Notes zählen auch Integrations-Tools, die eine Verbindung zwischen dem Lotus-System und SAP aufbauen. Schließlich haben viele Notes-Nutzer die Unternehmenssoftware aus Walldorf im Einsatz und benötigen eine Möglichkeit, um Daten zwischen beiden Lösungen auszutauschen. » Cryptshare for Notes © Computerwoche http://www.computerwoche.de/2362854 1 Die besten Tools für Lotus Notes Cryptshare kann den Empfänger mit einer automatisch generierten Mail darüber informieren, dass eine verschlüsselte E-Mail für ihn bereit liegt. Dazu trägt der Versender die entsprechende Mail-Adresse in eine Eingabemaske ein. Foto: Cryptshare Per E-Mail werden mittlerweile auch sensible Daten verschickt, die nicht für die Öffentlichkeit bestimmt sind. Daher müssen die Attachements entsprechend geschützt werden. In solchen Fällen kommt Cryptshare for Notes zum Einsatz. Die Software verschlüsselt Dateianhänge, die mit Lotus Notes verschickt werden. Dazu ersetzt Cryptshare das Attachement durch einen Link – automatisch und auf Basis eines vorher definierten Regelwerks. Der Anhang selbst wird verschlüsselt auf einem intern installierten Server abgelegt. Dieser ist über einen Browser zugänglich. Nachdem der Empfänger die E-Mail mitsamt dem Link erhalten hat, kann er das Attachement vom Server abrufen. Den passenden Schlüssel stellt der Versender vorher zur Verfügung. Da der Datei-Transfer nicht mehr über das E-Mail-System abläuft, wird dieses entlastet.Über die Notes-Oberfläche kann eine Datei auch direkt auf den Server gelegt und eine automatische Mail an den Empfänger generiert werden. Sämtliche Vorgänge werden protokolliert. Das Produkt unterstützt Attachements mit einer Größe von bis zu zwei Gigabyte. Kategorie: E-Mail-Management Aktuelle Version: Cryptshare for Notes 2.5 Hersteller: befine Solutions Website: www.cryptshare.com9 Technische Voraussetzungen: Lotus Domino, Lotus Notes Zielgruppe: Unternehmen jeder Größe, die häufig vertrauliche Dateien verschicken und die ihr eigenes Mail-System und das ihrer Partner nicht mit großen Datenmengen belasten wollen. » ULC.Formular- und Prozessmanager © Computerwoche http://www.computerwoche.de/2362854 2 Die besten Tools für Lotus Notes Die ULC-Software stellt Formulare bereit und listet sie anhand von verschiedenen Kriterien auf. Foto: ULC Business Solutions Mit dem ULC.Formular- & Prozessmanager können Anwender Formulare und Genehmigungsprozesse über Lotus Notes bereit stellen. Die Abläufe lassen sich dabei mit allen Genehmigungsstufen, Aktionen und Berechtigungen abbilden. Die Formulare enthalten die erforderlichen Tabellen, Felder und Funktionen. Die zuständigen Mitarbeiter werden per Dokumentenlink in einer E-Mail über neue Anträge informiert, um sie zu genehmigen. Bereits erstellte Prozesse und Aktionen lassen sich als Vorlage verwenden. Die Entscheidungsprozesse und Genehmigungsdaten werden dokumentiert und archiviert.Eine Skript-Funktion erlaubt den generischen Zugriff auf externe Notes-Datenbanken.Hersteller ULC sieht mögliche Einsatzgebiete im Finanz- und Rechnungswesen und in der Personalabteilung. Kategorie: Workflow Aktuelle Version: ULC.Formular- & Prozessmanager 1.6 Hersteller: ULC Business Solutions Website: www.ulc.de10 Systemvoraussetzungen: Lotus Domino, Lotus Notes ab Version 7 Zielgruppe: Unternehmen jeder Größe und Branche, die in einer zentralen Anwendung wie dem Notes-Client ihre Prozesse und Formulare ohne tiefgründige Programmierkenntnisse erstellen wollen.. » Weilgut MindPlan Mind-Maps können in vielen Projekten für einen besseren Überblick sorgen – etwa wenn es darum geht, ein neues Produkt einzuführen. Foto: Haus Weilgut Computer Conception © Computerwoche http://www.computerwoche.de/2362854 3 Die besten Tools für Lotus Notes Um Teams bei deren täglichen Aufgaben zu unterstützen, können Unternehmen ihr Lotus-Notes-System um Projektmanagement-Funktionen erweitern. Mit Weilgut MindPlan lassen sich Aktivitäten, Prozesse, Termine und Ressourcen planen und steuern. Dafür bietet die Software sowohl Mind-Maps als auch einen GANTT-Editor für die Erstellung von Balkenplänen. Letzterer vereinfacht unter anderem die zeitliche Planung von Aufgaben. Mind-Maps helfen zum Beispiel beim Erstellen von Aktivitätenlisten. Die Software bietet darüber hinaus Auswertungsmöglichkeiten, um etwa den Fortschritt, die Kostenentwicklung und die Ressourcensituation eines Projekts nachzuverfolgen. Zudem unterstützen spezielle Funktionen die Meetingund Workshop-Planung. So werden zum Beispiel Besprechungseinladungen direkt über den Notes-Kalender verschickt. Kategorie: Projektmanagement Aktuelle Version: Weilgut MindPlan 3.2 Hersteller: Haus Weilgut Computer Conception Website: www.weilgut.de11 Systemvoraussetzungen: Lotus Domino, Lotus Notes ab Version 6.5 Zielgruppe: kleine und mittlere Unternehmen; Führungskräfte, Projektmanager, Mitarbeiter mit Koordinationsaufgaben in allen Bereichen » OfficeMaster für Notes Dank OfficeMaster landen auch Faxe in der In-Box von Notes. Die Software muss dafür nicht auf dem Rechner des Endanwenders installiert sein. Foto: Ferrari electronic Neben Notes bietet IBM-Lotus weitere Collaboration-Produkte und deckt somit das gesamte Spektrum an Technologien in diesem Bereich ab. Für Unified Communications etwa stellt Big Blue seine Plattform Lotus Sametime zur Verfügung. Wer aber die Investition in Sametime scheut, kann auf Alternativen wie zum Beispiel OfficeMaster zurückgreifen. Das Werkzeug ist eher auf kleinere und mittelgroße Unternehmen ausgerichtet und macht Lotus Notes zur zentralen Anwendung für Unified Communications. Nutzer können mit der Software Faxe und SMS über die Notes-Oberfläche empfangen und versenden. Eine Installation von OfficeMaster auf dem Arbeitsplatzrechner ist dafür nicht notwendig. Die Voicemail-Komponente nimmt von einer Telefonanlage umgeleitete Rufe an und routet sie auf den integrierten Voice-Server. Der Anwender kann die Sprachnachrichten in seinem Mail-Client empfangen. OfficeMaster bietet außerdem CTI (Computer Telefonie Integration), um Telefongespräche aufzubauen und entgegenzunehmen. Über den Notes-Client lässt sich zum Beispiel eine Telefonverbindung starten. Voraussetzung dafür ist die Installation eines TAPI-Servers im Netzwerk. Kategorie: Unified Communications Aktuelle Version: OfficeMaster 4 Hersteller: Ferrari electronic Website: www.ferrari-electronic.de12 Systemvoraussetzungen: Lotus Domino, Lotus Notes ab Version 4.6 Zielgruppe: kleine und mittlere Unternehmen sowie Behörden © Computerwoche http://www.computerwoche.de/2362854 4 Die besten Tools für Lotus Notes » it.smart-connect Suite Wichtige Post muss archiviert werden. Aus der Notes-Mailbox heraus lassen sich daher E-Mails in das Dokumentenmanagement-System von SAP einchecken. Foto: itelligence Viele Notes-Anwender setzen SAP als betriebswirtschaftliche Software. Dabei ist aus vielerlei Gründen der Datenaustausch zwischen beiden Systemen besonders sinnvoll – etwa weil per E-Mail Informationen zu Projekten oder Verträge empfangen und verwendet werden, die in SAP liegen oder dort abgespeichert werden sollen. Daher gibt es Integrationswerkzeuge wie die it.smart-connect Suite. Sie stellt die Verbindung zwischen den Systemen her und verhindert eine redundante Datenhaltung. Die Suite besteht aus drei Lösungen: it.smart-connect verbindet die Notes-Datenbanken mit der SAP RFC-Schnittstelle. Damit lassen sich Informationen von Notes zu SAP übertragen sowie aus dem IBM-System heraus aus der ERP-Software abfragen. Der Austausch der Daten wird in Notes angestoßen – entweder manuell vom Anwender oder als regelmäßige Funktion.Mithilfe it.smart-listener wird SAP zum auslösenden System für den Datenübertragung. Das Werkzeug gibt neue oder geänderte Informationen aus der ERP-Lösung in Echtzeit an die Notes-Anwendung weiter. Die Komponente it.DMS-connect übermittelt E-Mails mitsamt Anhängen direkt aus Notes nach SAP. Die Mails lassen sich klassifizieren und im SAP-eigenen Dokumentenmanagement-System ablegen. Kategorie: SAP-Integration Aktuelle Version: it.smart-connect 2.0 Hersteller: itelligence Website: http://it-smart-connect.itelligence.de13 Systemvoraussetzungen: Lotus Domino, Lotus Notes ab Version 7, SAP Zielruppe: Unternehmen jeder Größe, die Daten zwischen Notes und SAP austauschen möchten. » TimeFleX © Computerwoche http://www.computerwoche.de/2362854 5 Die besten Tools für Lotus Notes TimeFlex stellt innerhalb von Notes die Termine von Mitarbeitern und die belegten Ressourcen dar. Foto: SDFE Einen Gruppenkalender für kleine und große Notes-Umgebungen stellt Anbieter SDFE mit seinem Produkt TimeFleX zur Verfügung. Der in Notes integrierte Kalender bietet den Anwendern eine Jahres-, Monats-, Wochen und Tagesansicht und ist sowohl für den Einsatz in einzelnen Teams als auch im gesamten Unternehmen geeignet. TimeFlex benötigt keine zeitgesteuerten Agenten zum Sammeln von Daten aus den Mail-Datenbanken. Somit werden auch keine redundanten Informationen erzeugt. Die Lösung reift direkt auf die Datenbanken der Endanwender oder die in Notes vorhandene Busytime zu. Zu den Funktionen zählen unter anderem: » Skalierbare Ausdrucke aller Kalenderansichten » Benutzerdefinierte Gruppenkalender-Konfigurationen sind möglich » Farbzuordnung nach Mitarbeiter oder Kategorie » On-the-fly-Filtereinstellungen zur Auswahl der darzustellenden Einträge » Mehrsprachigkeit » Dynamisches Anpassen des Layouts an die Fenstergröße » Integrierte internationale Feiertagsverwaltung » Offline-Betrieb möglich » Multi-Domain-Integration Kategorie: Büroorganisation Aktuelle Version: TimeFleX 5.1.18 Hersteller: SDFE Website: www.sdfe.de14 Systemvoraussetzungen: Lotus Domino, Lotus Notes ab Version 6 Zielgruppe: Unternehmen jeder Größe und Branche » SL Print for Notes © Computerwoche http://www.computerwoche.de/2362854 6 Die besten Tools für Lotus Notes Innerhalb von Notes stehen dem Anwender verschiedene Druckoptionen zur Verfügung – die passende Anwendung für das Dokument muss dabei nicht auf seinem PC installiert sein. Foto: Schleicher System Im Standard bietet Lotus Notes nur wenige Möglichkeiten, Dokumente automatisiert auszudrucken. In der Regel muss der Anwender erst die passende Applikation öffnen, um elektronische Schriftstücke zu drucken, die er als Mail-Anhänge erhält. Das kann sehr zeitaufwändig werden – vor allem wenn er regelmäßig viele Dokumente wie etwa Produktinformationen bearbeiten muss. SL Print for Notes erweitert das Lotus-System um die Möglichkeit, Texte oder Tabellen in automatisierter Weise auf Papier zu bringen. Die Software stellt dem Anwender innerhalb seiner Mailbox eine Funktion zum Druckaufruf zur Verfügung. Diese bietet ihm verschiedene Möglichkeiten – etwa für die Auswahl der richtigen Druckers, den Druck der eigentlichen E-Mail oder ihrer abschließenden Löschung. Anschließend wird er Job an den Domino-Server übergeben. Dieser überprüft nun die Dokumente auf weitere Verweise und Anhänge und druckt das Gewünschte über das Netzwerk aus. Die Standardanwendungen müssen somit nur auf dem Server vorhanden und lizenziert sein. Kategorie: Dokumentenmanagement Aktuelle Version: SL Print for Notes 2.1 Hersteller: Schleicher System Website: www.schleicher-systemag.de15 Systemvoraussetzungen: Lotus Domino, Lotus Notes ab 6.5 Zielruppe: Unternehmen jeder Größe und Branche, bei denen ein starker und regelmäßiger Austausch von Dokumenten stattfindet » Creator © Computerwoche http://www.computerwoche.de/2362854 7 Die besten Tools für Lotus Notes Mit dem Creator von Conet lassen sich Inhalte aller Art auf Web-Seiten publizieren – neben Bildern und Texten auch Videos. Foto: Conet Solutions Mithilfe von Creator lässt sich der Notes-Client als Werkzeug für die Verwaltung von Web-Content nutzen. Laut Anbieter Conet können Anwender damit die Inhalte von Internetseiten einfach erzeugen und pflegen – ohne Unterstützung durch die IT-Abteilung oder einer externen Agentur. Die Software erfordert keine besonderen technischen Kenntnisse. Der gesamte Lebenszyklus der Inhalte wird abgedeckt. Das Produkt liefert die notwendigen Funktionen für das Management von Online-Inhalten: zum Beispiel die Trennung von Inhalt, Struktur und Layout sowie die Personalisierung des Web-Contents. Integriert ist ein Workflow-System für Genehmigungsvorgänge, Benachrichtigungen oder die Archivierung der Inhalte. Das System unterstützt mehrsprachige Web-Seiten inklusive internationaler Zeichensätze per UTF-8. Zudem lassen sich externe Datenquellen wie die SAP Business Suite integrieren. Kategorie: Web-Contentmanagement Aktuelle Version: Creator 8.3 Hersteller: Conet Solutions Website: www.conetmediasuite.de16 Systemvoraussetzungen: Lotus Domino, Lotus Notes Zielgruppe: Unternehmen jeder Größe und Branche, die ein Domino-basiertes Intra-, Extranet oder Portal aufbauen wollen » Pavone KnowledgeGateway KnowledgeGateway legt die Inhalte von E-Mails dort hin, wo sie wirklich gebraucht werden. Im richtigen Zusammenhang abgespeichert, lassen sich die © Computerwoche http://www.computerwoche.de/2362854 8 Die besten Tools für Lotus Notes Informationen später schneller wiederfinden. Foto: Pavone Die Inhalte von E-Mails, die im Unternehmen eintreffen, haben meist keinen persönlichen Charakter, sondern sind von allgemeinem Interesse. Daher kann es sinnvoll sein, die elektronische Post nicht in der Mail-Datenbank des Empfängers abzulegen, sondern in teamfähigen Datenbanken, die bestimmten Gruppen, Abteilungen, Prozessen oder Projekten zugeordnet sind. Mit dem KnowledgeGateway lassen sich die digitalen Nachrichten, die über Lotus Notes empfangen oder versendet werden, per Knopfdruck an die passenden Ablageorte verschieben. Anbieter Pavone verspricht, dass sich auf diese Weise unter anderem die Suchzeiten nach bestimmten Informationen reduzieren lassen. Dazu tragen unter anderem auch Lesezeichen bei, mit denen ausgewählte Mitarbeiter auf die abgelegten Dokumente in einer Ziel-Datenbank hingewiesen werden. Generell lassen sich sämtliche Datenbanken in einem Unternehmen als Ziel-Datenbanken festgelegen. Der KnowledgeGateway wird über eine Symbolleiste gesteuert, die sich automatisch im Notes-Client installiert. Kategorie: E-Mail-Management Aktuelle Version: KnowledgeGateway 9.6 Hersteller: Pavone Website: www.pavone.de17 Systemvoraussetzungen: Lotus Domino, Lotus Notes ab Version 6 Zielgruppe: kleine und mittlere Unternehmen jeder Branche http://www-01.ibm.com/software/de/lotus/ http://www.computerwoche.de/schwerpunkt/u/Unified-Communications.html 3 http://www-01.ibm.com/software/de/lotus/sametime/ 4 http://www.computerwoche.de/schwerpunkt/w/Web-2.0.html 5 http://www-01.ibm.com/software/de/lotus/wdocs/connection/ 6 http://www.computerwoche.de/schwerpunkt/d/Dokumenten-Management.html 7 http://www.computerwoche.de/schwerpunkt/p/Projekt-Management.html 8 http://www.computerwoche.de/schwerpunkt/c/CRM.html 9 http://www.cryptshare.com/ 10 http://www.ulc.de/ 11 http://www.weilgut.de/ 12 http://www.ferrari-electronic.de/ 13 http://it-smart-connect.itelligence.de/ 14 http://www.sdfe.de/ 15 http://www.schleicher-systemag.de/ 16 http://www.conetmediasuite.de/ 17 http://www.pavone.de/ 1 2 IDG Business Media GmbH Alle Rechte vorbehalten. 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