Die Success-Story der Sparkasse Mainz mit der Lotus Notes

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Die Success-Story der Sparkasse Mainz mit der
Lotus Notes Seminarverwaltung/Teilnehmerregistrierung
der Hirschbiegel + Grundstein GmbH
Die Sparkasse Mainz beschäftigt ca. 450 bankspezifische Mitarbeiter. Angesichts der sich ständig ändernden
Rahmenbedingungen und der Weiterentwicklung im Service- und Produktbereich ist die gezielte Förderung
der Mitarbeiter durch Bildungsveranstaltungen unumgänglich, um einen aktuellen Wissenstand zu gewährleisten.
MAH und MAK sind hier nur einige Schlagworte, die eine stete Weiterbildung der Mitarbeiter fordern. Um
diesen hohen Anforderungen gerecht zu werden, schult die Sparkasse Mainz durchschnittlich jährlich in über
120 Veranstaltungen ca. 1500 Teilnehmer.
Die Aufgabe
Die Vielzahl der Aus- und Weiterbildungsveranstaltungen der Sparkasse Mainz müssen effizient und mit
geringem Personaleinsatz organisiert und verwaltet werden können. Die bisher manuell genutzten
Anmeldeformulare und Bestätigungen sollen durch einen papierlosen, softwaregestützten Workflow abgelöst
werden, um so den gesamten Prozess straffen zu können. Dadurch können wesentliche Zeit- und
Kosteneinsparungspotentiale realisiert werden. Zusätzlich soll der Programmanwender per „Knopfdruck“
Auswertungen, bzw. Statistiken (z.B. „welcher Mitarbeiter hat wann welches Seminar besucht“), erhalten, die
jederzeit einen aktuellen Überblick über die durchgeführten Maßnahmen liefern.
Die Lösung
Das Lotus Notes Veranstaltungsmanagement löst alle Anforderungen der Sparkasse Mainz. Die einfache und
übersichtliche Benutzeroberfläche ermöglicht allen Mitarbeitern eine optimale Handhabung. Über ein
Mitarbeiterportal können sich Mitarbeiter zu allen angebotenen Seminaren und Veranstaltungen einen aktuellen
Überblick verschaffen. Eine einfache und schnelle Online-Registrierung ersetzt die alten Anmeldeformulare, per
E-Mail werden die Teilnahmebestätigungen versendet, die Personalabteilung hat stets einen aktuellen Überblick
über die Auslastung der Seminare und Überbuchungen können leicht auf andere Termine verschoben werden.
Nach Ablauf eines Seminars erhalten die Teilnehmer standardisierte Teilnahmebescheinigungen, welche direkt
aus dem System per Knopfdruck erstellt werden können. In Microsoft Excel erstellte Auswertungen geben
der Personalabteilung oder externen Interessierten (BaFin, Verbandsrevision) einen umfangreichen Überblick
über das Seminargeschehen im Hause.
Fazit
Innerhalb kürzester Zeit nach Einführung zeigte sich, dass alle gestellten Anforderungen durch das Lotus Notes
Veranstaltungsmanagement in der Praxis gelöst werden. Der Anmeldeprozess verläuft schnell und
unkompliziert, die gesamte Seminarplanung und -verwaltung wird wesentlich vereinfacht. Administrative
Arbeiten entfallen, Freiräume für wichtige Aufgaben werden geschaffen.
Das Lotus Notes Veranstaltungsmanagement spart Zeit, Kosten und Nerven bei einem nachweislich geringen
Einführungsaufwand.
Hirschbiegel+Grundstein GmbH l 55252 Mainz-Kastel l Mainzer Straße 44
www.hg-online.de l E-Mail: [email protected] l Telefon: +49 6134 7070-0