PREGÃO PRESENCIAL 003-2015

Transcrição

GESTÃO DOCUMENTAL
PROCESSO LICITATÓRIO Nº 061/2015
PREGÃO PRESENCIAL Nº 003/2015
A COMPANHIA EDITORA DE PERNAMBUCO - CEPE, sociedade de economia
mista estadual, utilizando recursos próprios, torna público, para conhecimento das
empresas interessadas, a licitação em epígrafe, em regime de execução indireta tipo
MENOR PREÇO, julgamento por PREÇO GLOBAL ANUAL.
Este Pregão será processado pela Pregoeira e Equipe de Apoio designada pela Diretora
Presidente da CEPE, e atenderá as disposições pertinentes da Lei Federal nº 10.520 de
17/07/2002, Lei Estadual nº 12.986 de 17/03/2006, Decreto nº 3.555 de 08/08/2000, Decreto
Estadual nº 32.541 de 24/10/2008, Decreto Estadual nº 32.914 de 29.12.2008, Lei
Complementar nº 123 de 14/12/2006, aplicando-se subsidiariamente, no que couberem, as
disposições contidas na Lei Federal nº 8.666 de 21/06/1993, com alterações posteriores e
demais normas regulamentares aplicáveis à espécie.
Fazem parte deste instrumento convocatório os seguintes Anexos:
I - Termo de Referência;
II - Média Estimada da Demanda dos Serviços e Modelo de Proposta;
III - Declaração de Cumprimento das Condições de Habilitação;
IV - Declaração de Cumprimento das Condições de Habilitação para Microempresa e
Empresa de Pequeno Porte;
V - Declaração de Inexistência de Menor;
VI - Declaração de Vistoria;
VII - Minuta do Contrato.
A sessão pública de processamento do Pregão acontecerá no dia 30 de dezembro de
2015, às 10h (horário de Pernambuco), no auditório da CEPE, localizado na Rua Coelho
Leite, nº 530, no bairro de Santo Amaro, nesta cidade do Recife - PE, e será conduzida pela
Pregoeira com o auxílio da Equipe de Apoio.
1. DO OBJETO
Contratação de empresa especializada em serviços de apoio à produção na área de Gestão
Documental, compreendendo os serviços de Preparação, Conversão, Inspeção, Indexação,
Remontagem, Inventário de documentos em diversos suportes e formatos, arquivamento e
desarquivamento de caixas contendo documentos, microfilmagem convencional de
documentos, locação de software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos e locação
de software de gerenciamento de custódia de documentos físicos nas instalações da CEPE
ou nas dependências de clientes, localizadas na cidade de Recife/PE, Região Metropolitana
do Recife e/ou Estado de Pernambuco.
RUA COELHO LEITE ,Nº 530 – SANTO AMARO – RECIFE / PE
CEP: 50.100-140 – FONE/FAX:(81)3183-2712 e-mail:[email protected]
1
GESTÃO DOCUMENTAL
2. DOS RECURSOS FINANCEIROS
Os recursos financeiros para fazer face às despesas desta licitação são próprios da CEPE.
3. DOS ENVELOPES
3.1. Os envelopes de “PROPOSTA” e “DOCUMENTOS DE HABILITAÇÃO” deverão ser
entregues às 10h (horário de Pernambuco) do dia 30/12/2015 no auditório da CEPE, para
início do processo licitatório.
3.2. As propostas de preços e os documentos de habilitação deverão ser apresentados em
02 (dois) envelopes fechados, contendo em sua parte externa os seguintes dizeres:
ENVELOPE Nº 01 - PROPOSTA DE PREÇOS
COMPANHIA EDITORA DE PERNAMBUCO - CEPE
[Razão social da empresa licitante]
[Endereço, e-mail, telefone e fax da empresa licitante]
ENVELOPE Nº 02 - DOCUMENTOS DE HABILITAÇÃO
[Razão social da empresa licitante]
[Endereço, e-mail, telefone e fax da empresa licitante]
4. DA PARTICIPAÇÃO NA LICITAÇÃO
4.1. Poderão participar deste Pregão quaisquer licitantes que:
a) Detenham atividade pertinente e compatível com o objeto deste Pregão, conforme
disposto nos respectivos atos constitutivos, que atenderem as exigências nos termos da Lei
nº 8.666/93 e alterações posteriores;
4.2. Não poderão concorrer:
4.2.1. As empresas que estiverem em falência, recuperação judicial, concordata ou
insolvência, judicialmente decretada;
4.2.2. As empresas que, por qualquer motivo, tenham sido punidos com suspensão do
direito de licitar ou contratar com esta Administração ou tenham sido declarados inidôneos
para licitar ou contratar com a Administração Pública, nos termos do inciso IV, do Art. 87, da
Lei nº 8.666/93.
5. DO CREDENCIAMENTO
5.1. Para o credenciamento deverão ser apresentados os seguintes documentos:
2
GESTÃO DOCUMENTAL
5.1.1. Tratando-se de representante legal, o estatuto social, contrato social, registrado na
Junta Comercial ou, tratando-se de sociedades civis, o ato constitutivo registrado no
Cartório de Registro Civil de Pessoas Jurídicas, no qual estejam expressos seus poderes
para exercer direitos e assumir obrigações em decorrência de tal investidura, devendo ser
apresentado fora dos envelopes de Proposta de Preços e de Documentos de
Habilitação.
5.1.2. Tratando-se de procurador, o instrumento de procuração pública ou particular do qual
constem poderes específicos para formular lances, negociar preço, interpor recursos e
desistir de sua interposição e praticar todos os demais atos pertinentes ao certame,
acompanhado do correspondente documento, dentre os indicados no item 5.1.1., que
comprove os poderes do mandante para a outorga, devendo ser apresentado fora dos
envelopes de Proposta de Preços e de Documentos de Habilitação.
5.2. O representante legal e o procurador deverão identificar-se exibindo documento oficial
de identificação que contenha foto.
5.3. Será admitido apenas 01 (um) representante para cada empresa licitante credenciada.
5.4. As empresas interessadas em participar do certame que não apresentarem nenhum
dos documentos referidos nos subitens 5.1.1 ou 5.1.2 não poderão ofertar lances,
manifestar intenção de interposição de recurso ou praticar os demais atos pertinentes ao
certame. Será considerada como única oferta a constante na Proposta de
Preços (envelope nº 01).
5.5. A condição de Microempresa e Empresa de Pequeno Porte, para efeito do tratamento
diferenciado previsto na Lei Complementar nº 123/2006, deverá ser comprovada mediante
apresentação da seguinte documentação:
5.5.1. Empresas optantes pelo Sistema Simples de Tributação:
a) Comprovante de opção pelo Simples obtido através do site da Secretaria da Receita
Federal, http://www.receita.fazenda.gov.br/Pessoa Jurídica/simples/simples.htm ;
b) Declaração, firmada pelo representante legal da empresa, de não haver nenhum dos
impedimentos previstos no § 4º do Artigo 3º da Lei Complementar nº 123/2006.
5.5.2. Empresas não optante pelo Sistema Simples de Tributação:
a) Balanço Patrimonial e Demonstração do Resultado do Exercício - DRE comprovando ter
receita bruta dentro dos limites estabelecidos nos incisos I e II do Artigo 3º da Lei
Complementar nº 123/2006;
b) Comprovante de inscrição e situação no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica - CNPJ;
c) Cópia do contrato social e suas alterações;
3
GESTÃO DOCUMENTAL
d) Declaração, firmada pelo representante legal da empresa, de não haver nenhum dos
impedimentos previstos nos incisos do § 4º do Artigo 3º da Lei Complementar nº 123/2006.
5.6. A Microempresa ou Empresa de Pequeno Porte que não apresentar os documentos
solicitados nos itens 5.5.1 ou 5.5.2, na hora do credenciamento, não poderão ter o
tratamento diferenciado previsto na Lei Complementar nº 123/2006.
6. DA APRESENTAÇÃO DA DECLARAÇÃO DE PLENO ATENDIMENTO AOS
REQUISITOS DE HABILITAÇÃO
O licitante deverá apresentar declaração de pleno atendimento aos requisitos de habilitação,
podendo utilizar como modelo o estabelecido nos ANEXOS III ou IV deste Edital
(Declaração de Cumprimento das Condições de Habilitação ou Declaração de
Cumprimento das Condições de Habilitação para Microempresas e Empresas de
Pequeno Porte). A referida declaração deverá ser apresentada fora dos envelopes de
Proposta de Preços e de Documentos de Habilitação. O licitante credenciado de acordo com
os subitens 5.1.1 ou 5.1.2, poderá elaborar a referida declaração no início da sessão.
7. DA APRESENTAÇÃO DA PROPOSTA DE PREÇOS (Envelope nº 01)
7.1. A CONTRATADA deverá apresentar proposta de preços, de acordo com este Edital e
seus Anexos, devendo também estar incluídos todos os custos incidentes na prestação dos
serviços, tais como: encargos trabalhistas, sociais, tributários, insumos, mão de obra, taxas,
benefícios, lucro e demais custos incidentes, direta e/ou indiretamente sobre os serviços,
objeto deste Edital;
7.2. A CEPE não se vincula às disposições contidas em Acordos e Convenções Coletivas
de Trabalho que não tratam de matéria trabalhista, a exemplo de valores ou índices
obrigatórios de encargos sociais ou previdenciários, bem como de preços para os insumos
relacionados ao exercício da atividade, exceto os custos decorrentes de Convenção
Coletiva que vincule a empresa CONTRATADA;
7.3. A validade da proposta será de 60 (sessenta) dias, contados a partir da data de sua
apresentação.
7.4. Ser apresentada em uma única via, ser regida no idioma português, sem rasuras,
emendas ou entrelinhas, datilografada ou digitada em papel timbrado, datada e assinada
por representante legal do licitante.
7.5. O preço máximo estimado da contratação é de R$ 18.778.679,70 (dezoito milhões,
setecentos e setenta e oito mil, seiscentos e setenta e nove reais e setenta centavos)
anual;
7.6. Declaração do licitante de que tomou conhecimento de todas as informações para
cumprimento das obrigações que constituem objeto da presente licitação.
4
GESTÃO DOCUMENTAL
8. DA DESCLASSIFICAÇÃO DAS PROPOSTAS
8.1. Após a análise das propostas, a Pregoeira, com base nos artigos 44, parágrafos 2º e 3º,
e 48 incisos I e II da Lei Federal nº 8.666/83, desclassificará as propostas que:
8.1.1. Apresentarem preços simbólicos, irrisórios ou de valor zero por item, ou ainda,
excessivamente ou manifestadamente inexequíveis, sendo facultado à Administração o
direito de, em caso de dúvidas, exigir do licitante a comprovação de exequibilidade dos
preços propostos, como condição de aceitação da proposta;
8.1.2. Não atenderem às exigências contidas neste ato convocatório;
8.1.3. Que não contenham preço unitário, mensal, e anual da proposta, em real;
8.1.4. Não contenham descrição detalhada do que estiver sendo proposto;
8.2. Se todas as propostas forem desclassificadas a Pregoeira, poderá fixar o prazo de
08 (oito) dias úteis para apresentação de outras propostas escoimadas das causas em
decorrência das quais foram desclassificadas;
8.3. Será desclassificada a empresa que apresentar proposta de preços superiores aos
constantes no item 7.5 deste edital.
9. DA HABILITAÇÃO DOS LICITANTES (Envelope nº 02)
9.1. As empresas poderão ser representadas no processo por seus titulares ou por
representantes legais munidos de instrumento de mandato com poderes específicos para a
prática de quaisquer atos do procedimento licitatório, inclusive o poder de interposição de
recursos.
9.2. Os documentos exigidos nos subitens a seguir poderão ser apresentados em cópias
reprográficas autenticadas por Tabelião de Notas ou por publicações em órgão da imprensa
oficial. As cópias reprográficas dos documentos também podem ser autenticadas pela
Comissão de Licitação, a partir da apresentação do original, até às 12h do dia útil anterior
à data marcada para o recebimento e abertura dos envelopes. (A Comissão de Licitação
não autenticará os documentos no dia da sessão). As cópias reprográficas ficarão retidas no
processo.
9.3. Os documentos emitidos pela internet por órgãos ou entidades públicas e suas cópias
reprográficas dispensam a necessidade de autenticações e, em caso de não apresentação
ou deficiência nas informações constantes no documento apresentado, os mesmos poderão
ser obtidos via internet durante a sessão. A Administração não se responsabilizará pelas
eventuais indisponibilidades dos meios eletrônicos de informações, no momento da
verificação da habilitação. Ocorrendo essa indisponibilidade e não sendo apresentados os
documentos alcançados pela verificação, o licitante será inabilitado.
5
GESTÃO DOCUMENTAL
9.4. Para fins de habilitação (Envelope nº 02) neste Pregão, os licitantes deverão
apresentar os seguintes documentos:
a) Registro comercial, no caso de empresa individual; Ato constitutivo, Estatuto ou Contrato
Social em vigor, devidamente registrado, em se tratando de sociedade comercial; e, no caso
de sociedade por ações, acompanhado da documentação de eleição de seus
administradores;
b) Prova de regularidade para com a Fazenda Nacional, através da Certidão Negativa de
Débitos, ou Certidão Positiva com Efeitos de Negativa, relativos a Créditos Tributários
Federais e à Dívida Ativa da União (CND), expedida conjuntamente pela Secretaria da
Receita Federal do Brasil (RFB) e pela Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN),
referente a todos os créditos tributários federais e à Dívida Ativa da União (DAU) por elas
administrados, inclusive as contribuições previdenciárias e de terceiros, de acordo com a
Portaria RFB/PGFN nº 1.751, de 02/10/2014;
c) Prova de regularidade relativa ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço, através da
apresentação do Certificado de Regularidade de Situação, expedido pela Caixa Econômica
Federal;
d) Prova de regularidade para com a Fazenda Estadual e Municipal do domicílio ou sede do
licitante;
e) Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas - CNDT, de acordo com a Lei nº 12.440 de
07/07/2011;
f) Declaração de que não possui, em seu quadro de funcionários, empregados menores de
18 (dezoito) anos em trabalho noturno, perigoso ou insalubre; e menores de 16 (dezesseis)
anos em qualquer trabalho, salvo na condição de aprendiz, a partir de 14 (quatorze) anos
(cumprimento do disposto no inciso XXXIII do Art. 7º da Constituição Federal, conforme
Art. 27, inciso V, da Lei Federal nº 8666/93);
g) Registro ou inscrição da licitante na entidade profissional competente, qual seja:
Conselho Regional de Biblioteconomia - CRB;
h) Comprovação de aptidão para o desempenho de atividades pertinentes e compatíveis
com o objeto desta licitação. A comprovação será feita mediante apresentação de
ATESTADOS (a partir de 02, conforme art. 30, inciso II, § 1º da Lei Federal nº 8.666/93)
de Capacidade Técnica fornecidos por pessoas jurídicas de direito público ou privado, nas
atividades e quantidades semelhantes ao objeto da licitação, obrigatoriamente nos serviços
de preparação de documentos, conversão de documentos/digitalização, inspeção de
imagens de documentos, indexação de campos por imagem, indexação de campos por
relação de índices, indexação de campos por suporte de papel, remontagem de
documentos,
inventário
de
documentos,
microfilmagem
convencional,
arquivamento/desarquivamento diário, locação de software de gerenciamentos de
documentos eletrônico, locação de software de gerenciamento de custódia de documentos
6
GESTÃO DOCUMENTAL
físicos, instalação e parametrização de software e treinamento de uso do software para no
mínimo 10 (dez) multiplicadores;
h.1. Os atestados deverão obrigatoriamente estar registrados na entidade
fiscalizadora da profissão, qual seja o CRB - Conselho Regional de Biblioteconomia,
visando atestar a capacidade técnica da empresa e do profissional responsável
técnico, nos termos da legislação pertinente;
h.2. Não serão aceitos atestados emitidos por empresas do mesmo grupo
empresarial da empresa licitante ou pela própria empresa licitante e/ou emitidos por
empresas, das quais participem sócios ou diretores da empresa licitante.
i) Comprovação da existência de pelo menos 01 (um) profissional de biblioteconomia ou
arquivista no quadro societário ou de empregados permanentes da empresa. O referido
profissional deverá ter registro ou inscrição na entidade profissional competente, qual seja:
Conselho Regional de Biblioteconomia e/ou na SRTE - Secretaria Regional do Trabalho e
Emprego, este último para os arquivistas;
j) Declaração de conhecimento dos requisitos técnicos com base na alínea “o” deste item e
com base no item 10.1.2 do Anexo I - Termo de Referência;
k) Comprovar o registro como prestador de serviço de microfilmagem, junto ao Ministério da
Justiça, conforme o disposto no artigo 15 do Decreto nº 1799/1996, acompanhado com
cópia autenticada da publicação no Diário Oficial da União;
l) Certidão negativa de falência ou concordata expedida dentro de um prazo máximo de
90 (noventa) dias anteriores à sessão de entrega e abertura dos envelopes de habilitação,
pelo distribuidor da sede da pessoa jurídica, ou dentro do prazo de validade constante no
documento;
m) Declaração de inexistência de fatos supervenientes à emissão do Certificado de Registro
de Fornecedores - CRF, impeditivos à habilitação;
n) Declaração do licitante de que tomou conhecimento de todas as informações contidas
neste Edital e em seus Anexos e de que realizou vistoria in loco tomando ciência dos
serviços a ser executado, possibilitando ao licitante inteirar-se das condições e do grau de
especificidade dos serviços, para formular a sua proposta com mais exatidão;
n.1. A vistoria “in loco” referida na línea anterior, deverá ser feita em dia útil, a partir
da publicação do edital, no horário de 8h às 11h30 e 14h às 16h, até 48 (quarenta e
oito) horas anterior a data da abertura do certame por representante da licitante,
devendo ser agendado junto a CEPE, através do número telefônico (81) 3183-2747 /
2488 e deverá ser acompanhada pelos funcionários da CEPE designado apara tal
fim.
o) Comprovação que a empresa possui patrimônio líquido mínimo correspondente a 10%
(dez por cento) do valor total anual estimado da contratação;
7
GESTÃO DOCUMENTAL
p) Balanço patrimonial e demonstrações contábeis do último exercício social, já exigíveis e
apresentados na forma da lei, que comprovem a boa situação financeira da empresa,
vedada a sua substituição por balancetes ou balanços provisórios;
p.1) Serão considerados aceitos como na forma da lei o balanço patrimonial e
demonstrações contábeis assim apresentados:
a) Sociedades regidas pela Lei nº 6.404/76 (sociedade anônima):
- Publicados em Diário Oficial; ou
- Publicados em jornal de grande circulação: ou
- Por fotocópia registrada ou autenticada na Junta Comercial da sede ou domicilio da
licitante;
b) Sociedades por cota de responsabilidade limitada (LTDA):
- Por fotocópia das páginas do livro Diário onde o balanço e as demonstrações contábeis
foram levantadas, inclusive com os Termos de Abertura e de Encerramento, devidamente
autenticado na Junta Comercial da sede ou domicilio da licitante, ou por fotocópia do
Balanço e das demonstrações Contábeis devidamente registrados ou autenticados na Junta
Comercial da sede ou domicilio da licitante;
c) Sociedades sujeitas ao regime estabelecido na Lei nº 9.317, de 05 de dezembro de
1996 - Lei das Microempresas e das Empresas de Pequeno Porte “SIMPLES”:
- Por fotocópia do Balanço e das demonstrações Contábeis devidamente registrados ou
autenticados na Junta Comercial da sede ou domicilio da licitante;
d) Sociedade criada no exercício em curso:
- Fotocópia do Balanço de Abertura, devidamente registrado ou autenticado na Junta
Comercial da sede ou domicilio da licitante;
- O balanço patrimonial e as demonstrações contábeis deverão estar assinados por
Contador ou por outro profissional equivalente, devidamente registrado no Conselho
Regional de Contabilidade;
- A boa situação financeira será avaliada pelos índices de Liquidez Geral (LG) e Liquidez
Corrente (LC), resultantes da aplicação das seguintes fórmulas:
LG = ATIVO CIRCULANTE + REALIZÁVEL A LONGO PRAZO >1,0
PASSIVO CIRCULANTE + EXIGÍVEL A LONGO PRAZO
LC = ATIVO CIRCULANTE > 1,0
PASSIVO CIRCULANTE
8
GESTÃO DOCUMENTAL
Onde:
AC
ARLP
PC
ELP
= Ativo Circulante;
= Ativo Realizável a Longo Prazo;
= Passivo Circulante;
= Exigível a Longo Prazo.
- As fórmulas deverão estar devidamente aplicadas em memorial de cálculos juntado ao
balanço;
- Se necessário à atualização do balanço e do capital social, deverá ser apresentado,
juntamente com documentos em apreço, o memorial de cálculo correspondente;
9.5. A Exigência de apresentação de quaisquer documentos elencados nas alíneas “b”, “c”,
“d”, “e” e “l” do item 9.4 poderá ser suprida pelo Certificado de Registro de Fornecedores,
emitido pelo DECAF (Departamento de Cadastro de Fornecedores) da Diretoria de
Contratos e Licitações, pertencente à Secretaria de Administração do Estado de
Pernambuco, desde que no mesmo conste referência ao documento em substituição, no
prazo de validade;
9.6. Todos os documentos exigidos no item 9.4 deverão constar no envelope de habilitação,
preferencialmente, na ordem descrita no presente item. Caso o licitante não apresente as
declarações referidas nas alíneas “f”, “j” e “m” no envelope de habilitação, estas poderão
ser elaboradas na sessão pelo representante legal da empresa ou pelo procurador que
possua poderes para firmá-las, desde que credenciado conforme os subitens 5.1.1 ou 5.1.2
deste Edital;
9.7. Será inabilitado o licitante que deixar de apresentar quaisquer dos documentos exigidos
ou apresentá-los em desacordo com as normas deste Edital;
9.8. Os documentos que não tiverem prazo de validade estabelecido pelo órgão expedidor,
somente serão válidos desde que tenham sido expedidos, no máximo, dentro dos
60 (sessenta) dias anteriores à data fixada para o recebimento dos envelopes;
9.9. As microempresas e empresas de pequeno porte deverão apresentar toda a
documentação exigida para efeito de comprovação de regularidade fiscal, mesmo que esta
apresente alguma restrição;
9.10. Os documentos referenciados na alínea “a” não precisarão constar do envelope
“Habilitação”, se tiver sido apresentado para o credenciamento neste Pregão;
9
GESTÃO DOCUMENTAL
9.11. Havendo alguma restrição na comprovação da regularidade fiscal das microempresas
e empresas de pequeno porte, será assegurado, às MICROEMPRESAS OU EMPRESAS
DE PEQUENO PORTE, o prazo de 02 (dois) dias úteis, cujo termo inicial corresponderá ao
momento em que o proponente for declarado o vencedor do certame, prorrogáveis por igual
período, a critério da Administração, para a regularização da documentação, pagamento ou
parcelamento do débito, e emissão de eventuais certidões negativas ou positivas, com
efeito, de certidão negativa.
10. DO PROCEDIMENTO E JULGAMENTO DAS PROPOSTAS
10.1. No horário e local indicados no preâmbulo, será aberta a sessão de processamento do
Pregão, iniciando-se com o credenciamento dos interessados em participar do certame.
10.2. Finalizado o credenciamento, não será mais admitido nenhum licitante ao certame.
10.3. Após o credenciamento, os licitantes entregarão a Pregoeira a declaração de pleno
atendimento aos requisitos de habilitação, de acordo com o estabelecido nos Anexo III ou
IV deste Edital e, em envelopes separados, a Proposta de Preços e os Documentos de
Habilitação.
10.4. A Pregoeira examinará, com auxilio da equipe de apoio, a aceitabilidade do menor
preço e a compatibilidade do objeto proposto com o especificado neste Edital, decidindo
motivadamente a respeito. A análise das propostas pela Pregoeira visará ao atendimento
das condições estabelecidas neste Edital e seus Anexos, sendo desclassificadas as
propostas:
10.4.1. Cujo objeto não atenda as especificações, prazos e condições fixados neste Edital.
10.4.2. Que apresentem preço baseado exclusivamente em proposta dos demais licitantes.
10.5. Seleção da proposta de menor preço e as demais com preços até 10% (dez por cento)
superiores a esta.
10.6. Não havendo pelo menos 03 (três) preços na condição definida na alínea anterior,
serão selecionadas as propostas que apresentarem os melhores preços, até o máximo de
03 (três). No caso de empate nos preços, serão admitidas todas as propostas empatadas,
independentemente do número de licitantes.
10.7. A Pregoeira convidará individualmente os autores das propostas selecionadas a
formular lances de forma sequencial, a partir do autor da proposta de maior preço e os
demais em ordem decrescente de valor, decidindo-se por meio de sorteio no caso de
empate de preços.
10.8. Os lances deverão ser formulados em valores distintos e decrescentes, inferiores à
proposta de menor preço, observada a redução mínima entre os lances de
R$ 1.000,00 (um mil reais).
10
GESTÃO DOCUMENTAL
10.9. A etapa de lances será considerada encerrada quando todos os participantes dessa
etapa declinarem da formulação de lances. A Pregoeira fará, então, a classificação das
propostas dos licitantes que efetuarem lances ou não, na ordem crescente dos valores.
10.10. Encerrada a etapa competitiva e ordenada às ofertas, a Pregoeira verificará a
existência de direito de preferência de contratação para as microempresas e empresas de
pequeno porte, na forma dos Arts. 44 e 45 da Lei Complementar nº 123/2006, adotando-se
os seguintes procedimentos:
10.10.1. Será assegurada, como critério de desempate, preferência de contratação para as
microempresas e empresas de pequeno porte.
10.10.2. Entende-se por empate aquela situação em que as propostas apresentadas pelas
microempresas e empresas de pequeno porte sejam iguais ou até 5% (cinco por cento)
superior ao menor preço.
10.10.3. Verificado o empate na forma do subitem 10.10.2, a microempresa ou empresa de
pequeno porte mais bem classificada poderá apresentar proposta de preço inferior àquela
até então de menor valor, situação em que será adjudicado em seu favor o objeto licitado.
10.10.4. A microempresa ou empresa de pequeno porte mais bem classificada será
convocada para apresentar nova proposta no prazo máximo de 05 (cinco) minutos após o
encerramento dos lances, sob pena de preclusão.
10.10.5. Não ocorrendo a contratação da microempresa ou empresa de pequeno porte, na
forma do subitem 10.10.3 deste Edital, serão convocadas as remanescentes que porventura
se enquadrem na hipótese do subitem 10.10.2 deste Edital, na ordem classificatória, para o
exercício do mesmo direito.
10.10.6. No caso de equivalência dos valores apresentados pelas microempresas e
empresas de pequeno porte que se encontrem no intervalo estabelecido no subitem 10.10.2
deste Edital, será realizado sorteio entre elas para que se identifique àquela que primeiro
poderá apresentar melhor oferta.
10.10.7. Na hipótese da não contratação de micro ou pequenas empresas nos termos
previstos nos subitens 10.10.3 e 10.10.4, o objeto licitado será adjudicado em favor da
proposta originalmente de menor preço.
10.11. O critério de aceitabilidade dos preços ofertados será o de compatibilidade com os
preços praticados no mercado, coerentes com o objeto ora licitado.
10.12. A Pregoeira poderá negociar com o autor da oferta de menor valor com vistas à
redução do preço e solicitar às licitantes esclarecimentos que ele julgar necessários.
10.13. A verificação da Habilitação será certificada pela Pregoeira e deverão ser anexados
aos autos os documentos passíveis de obtenção por meio eletrônico, salvo impossibilidade
devidamente justificada.
11
GESTÃO DOCUMENTAL
10.14. Constatado o atendimento dos requisitos de habilitação previstos neste Edital, o
licitante será habilitado e declarado vencedor do certame.
10.15. Se a oferta não for aceitável, ou se a licitante desatender as exigências para a
habilitação, a Pregoeira examinará a oferta subsequente de menor preço, negociará com o
seu autor, decidirá sobre a sua aceitabilidade e, em caso positivo, verificará as condições de
habilitação e assim sucessivamente, até a apuração de uma oferta aceitável cujo autor
atenda os requisitos de habilitação, caso em que será declarado vencedor do lote e
registrados seus preços para contratação.
10.16. Considerando a oferta de menor preço, será aberto o envelope contendo os
documentos de habilitação de seu autor.
10.17. Verificando-se, no curso da análise, o descumprimento de requisitos estabelecidos
neste Edital a proposta será desclassificada.
10.18. Não será considerada qualquer oferta de vantagem não prevista neste Edital.
10.19. A desistência em apresentar lance verbal, quando convocado pela Pregoeira,
implicará a exclusão da licitante da etapa de lances verbais e na manutenção do último
preço apresentado pela licitante, para efeito de ordenação das propostas.
10.20. Caso não se realizem lances verbais, será verificada a conformidade entre a
proposta escrita de menor preço e o valor máximo estimado para contratação.
11. DA DILIGÊNCIA
Em qualquer fase do procedimento licitatório é facultado a Pregoeira ou autoridade superior
promover diligência destinada a esclarecer ou complementar a instrução do processo,
vedada à inclusão posterior de documento ou informação que deveria constar originalmente
da proposta.
12. IMPUGNAÇÃO DO ATO CONVOCATÓRIO
12.1. Até 05 (cinco) dias úteis antes da data fixada para a abertura da sessão pública,
qualquer pessoa poderá solicitar esclarecimentos, providências ou impugnar o ato
convocatório do Pregão.
12.1.1. Caberá à Pregoeira decidir sobre a petição no prazo de até 03 (três) dias úteis.
12.1.2. Acolhida a petição contra o ato convocatório, será designada nova data para a
realização do certame.
12
GESTÃO DOCUMENTAL
13. DO RECURSO, DA ADJUDICAÇÃO E DA HOMOLOGAÇÃO
13.1. No final da sessão, a licitante que quiser recorrer deverá manifestar imediata e
motivadamente a sua intenção, abrindo-se então o prazo de 03 (três) dias para
apresentação das razões do recurso, ficando as demais licitantes, desde logo, intimadas
para apresentar contrarrazões em igual número de dias, que começarão a correr no término
do prazo do recorrente, sendo-lhes assegurada vista imediata dos autos.
13.2. A ausência de manifestação imediata e motivada da licitante importará a decadência
do direito de recurso, a adjudicação do objeto do certame pela Pregoeira à licitante
vencedora e o encaminhamento do processo à autoridade competente para a homologação.
13.3. Interposto o recurso, a Pregoeira poderá reconsiderar a sua decisão ou encaminhá-lo
devidamente informado à autoridade competente.
13.4. Decididos os recursos e constatada a regularidade dos atos praticados, a autoridade
competente adjudicará o objeto do certame à licitante vencedora e homologará o processo.
13.5. O recurso terá efeito suspensivo e o seu acolhimento importará a invalidação dos atos
insuscetíveis de aproveitamento.
14. DO CONTRATO
14.1. Este Edital e seus respectivos Anexos farão parte integrante do contrato a ser
assinado entre a CEPE e o licitante vencedor, no qual ficará estabelecido que o Foro da
Cidade de Recife será o único competente para dirimir todas e quaisquer dúvidas oriundas
dos termos da presente licitação e respectivo instrumento contratual;
14.2. O adjudicatário terá o prazo de 05 (cinco) dias úteis, para assinar o contrato,
contados a partir da convocação, observado o disposto no Art. 64 da Lei nº 8.666/93;
14.3. O prazo de vigência do contrato será de 12 (doze) meses, tendo como o termo de
início a data de sua assinatura, podendo ser prorrogado de acordo com o disposto
no Art. 57, inciso II da Lei nº 8.666/93;
14.4. Na hipótese de alteração na prestação dos serviços, de que trata este Edital, serão
observadas as disposições do Art. 65 da Lei nº 8.666/93 e alterações posteriores;
14.5. Obriga-se o contratado a manter, durante a vigência do contrato, em compatibilidade
com as obrigações por ele assumidas, todas as condições de habilitação e qualificação
exigidas nesta licitação;
14.6. O contratado deverá manter PREPOSTO, aceito pela administração, no local da
execução do serviço, para representá-lo na execução do contrato, conforme, previsto no
Art. 68 da Lei nº 8.666/93 e alterações posteriores.
13
GESTÃO DOCUMENTAL
15. DA GARANTIA
15.1. A Contratada para execução dos serviços objeto desta licitação prestará no ato da
assinatura do contrato em favor da contratante, garantia fixada em 5% (cinco por cento)
do valor do contrato, nos termos do Art. 56, §§ 1º e 2º, da Lei nº 8.666/93, podendo a
contratada optar por uma das modalidades de garantia previstas no diploma legal citado;
15.2. A garantia prestada pela CONTRATADA será liberada ou restituída após a execução
do contrato e, quando em dinheiro, atualizada monetariamente.
16. DAS PENALIDADES
16.1. A inexecução total ou parcial do objeto licitado sujeitará o fornecedor às seguintes
penalidades, assegurados o contraditório e a ampla defesa, na forma do art. 87 da Lei
Federal nº 8.666/93:
a) Advertência;
b) Multa, de até 10% (dez por cento) sobre o valor total do contrato, a critério da
Administração, levando-se em conta o prejuízo causado, devidamente fundamentado, o que
não impede ou elide a cobrança de indenização da parte que sobejar;
c) Suspensão temporária de participação em licitação e impedimento de contratar com a
Administração, pelo prazo de até 05 (cinco) anos;
d) Declaração de inidoneidade para licitar ou contratar com a Administração Pública,
enquanto perdurarem os motivos determinantes da punição, ou até que seja promovida a
reabilitação perante a autoridade que aplicou a penalidade, após o ressarcimento à CEPE
pelos prejuízos resultantes e depois de decorrido o prazo da sanção aplicada com base no
item anterior;
16.2. Comunicada da ocorrência de infração que enseje a aplicação de multa especificada
no subitem 15.1.b, e, decorrido o prazo de defesa sem que o contratado se pronuncie ou se
for considerada procedente a multa, a contratada será notificada a recolher à Tesouraria da
CEPE o valor devido, no prazo de 03 (três) dias úteis, a contar do recebimento da
notificação.
16.3. Uma vez recolhida a multa de que trata o subitem 15.1.b e, na hipótese de vir a
Contratada lograr êxito em recurso que apresentar, a Contratante devolverá a quantia
recolhida, no prazo de 05 (cinco) dias úteis.
17. DA RECISÃO CONTRATUAL
17.1. A inexecução total ou parcial do objeto desta licitação, ensejará a sua rescisão,
conforme disposto nos artigos 77 a 80 da Lei Federal nº 8.666/93;
14
GESTÃO DOCUMENTAL
17.1.1. Os casos de rescisão contratual deverão ser formalmente motivados nos autos do
processo, assegurado o contraditório e a ampla defesa;
17.1.2. A rescisão do contrato poderá ser:
17.1.3. Determinada por ato unilateral e escrito da administração, nos casos enumerados
nos incisos I a XII e XVII do artigo 78 da Lei Federal nº 8.666/93, ou nas hipóteses do artigo
79 do mesmo diploma legal, quando cabível.
17.1.4. A rescisão administrativa ou amigável deverá ser precedida de autorização escrita e
fundamentada da autoridade competente, e mediante aviso prévio da CONTRATANTE, por
escrito, com antecedência de 30 (trinta) dias, sem que isto gere direito a qualquer
indenização à CONTRATADA.
18. DO PAGAMENTO
18.1. O pagamento será efetuado mensalmente, após a prestação dos serviços, objeto do
Anexo I - Termo de Referência, até o 5º (quinto) dia útil do mês subsequente, de acordo
com a apresentação dos documentos exigidos no item 20.10.1 do Edital.
18.2. No caso de eventuais atrasos do pagamento por parte da CONTRATANTE, esta ficará
sujeita a multa equivalente a 0,10% (zero vírgula dez por cento), ao dia sobre o montante a
ser pago.
19. DAS ALTERAÇÕES E REAJUSTE CONTRATUAIS
19.1. O Contrato será reajustado de acordo com a Lei Estadual nº 12.525, de 30/12/2003,
devendo à Contratada, na oportunidade de sua solicitação, justificar e comprovar a variação
dos componentes dos custos do Contrato, apresentando, inclusive, Memória de Cálculo e
Planilha para análise e posterior aprovação pela CONTRATANTE;
19.2. Na apresentação de reajuste anual pela CONTRATADA com base no item 19, esta
deverá se pronunciar sobre o reajuste contratual no momento da solicitação de prorrogação,
junto à CONTRATANTE e terá o prazo de 30 (trinta) dias, após a data de divulgação do
índice inflacionário adotado para esse fim, para apresentar as planilhas sob pena de vigorar
o reajuste contratual a partir da data da apresentação do pedido de reajuste;
19.3. Caso a CONTRATADA não solicite de forma tempestiva o reajuste contratual com
base no item 19 e seus subitens, observada a legislação vigente, e prorrogue ou deixe
encerrar o Contrato sem pleiteá-lo, ocorrerá a preclusão do direito de reajuste contratual,
porém sem prejuízo da contagem de periodicidade para concessão dos reajustes futuros, a
exemplo da data de aniversário do contrato (anualidade).
20. OBRIGAÇÕES DA CONTRATADA
20.1. Além das demais obrigações expressamente previstas neste edital e de outras
decorrentes da natureza deste ajuste, deverá a CONTRATADA:
15
GESTÃO DOCUMENTAL
20.1.1. Disponibilizar, para a realização dos serviços, pessoal qualificado,
especializado e idôneo, com formação e experiência profissionais
comprovadas e que atendam aos requisitos constantes deste Edital e seus
Anexos;
20.1.2. Todos os profissionais deverão ser contratados obrigatoriamente pelo
regime da CLT, devendo à CONTRATADA assegurar todos os benefícios e
direitos trabalhistas decorrentes da legislação vigente;
20.1.3. Desempenhar as atividades relativas aos serviços descritos no Anexo I Termo de Referência de forma idônea e correta, obedecendo aos prazos
determinados e primando por sua qualidade;
20.1.4. Executar e gerenciar as atividades de sua responsabilidade, incluídas as
atividades de gerenciamento dos recursos humanos envolvidos na
contratação;
20.1.5. Formalizar a indicação de um representante e um eventual substituto, que
deverá estar disponível nos dias úteis, no horário das 07h30 às 17h00, e
acessível através de contato telefônico em qualquer outro horário, com
vistas a:
20.1.5.1. Acompanhar a execução e andamento dos serviços em vigor;
20.1.5.2. Assegurar-se de que as determinações da CONTRATANTE sejam
disseminadas junto à CONTRATADA, com vistas à alocação dos
profissionais necessários para execução das Ordens de Serviço.
20.2. Informar imediatamente a CONTRATANTE sobre quaisquer problemas que possam
impedir o bom andamento dos serviços;
20.3. Utilizar na execução dos serviços exclusivamente pessoas do quadro de pessoal
permanente, uniformizadas e identificadas, as quais exercerão suas atividades profissionais
sem vínculo de qualquer natureza com à CONTRATANTE;
20.4. Assumir exclusiva e total responsabilidade pelo vínculo empregatício dos
trabalhadores envolvidos na execução dos serviços, bem como pelos encargos trabalhistas,
previdenciários, sociais e fiscais, na forma da respectiva legislação;
20.5. Guardar sigilo e não fazer uso quanto aos dados e informações que lhe forem
fornecidos e que sejam necessários ao desempenho das atividades previstas neste Edital e
em seu Anexo I - Termo de Referência;
20.6. Responsabilizar-se pela integral observância das disposições legais pertinentes à
segurança, higiene e medicina do trabalho, bem como a legislação correspondente e em
vigor, inclusive as medidas e normas pela CONTRATANTE emitidas;
16
GESTÃO DOCUMENTAL
20.7. Responsabilizar-se por danos eventuais causados ao patrimônio da
CONTRATANTE, aos seus funcionários, bem como a terceiros, quando praticados de forma
voluntária por seus trabalhadores envolvidos na contratação, cabendo - lhe a imediata
reparação dos danos causados;
20.8. Tomar as providências e cumprir as obrigações estabelecidas na legislação
específica de acidente de trabalho em ocorrência da espécie, em que forem vítimas os
trabalhadores envolvidos na contratação, desde que estejam no desempenho dos serviços
ou em conexão com eles, ainda que verificado o acidente em dependências da
CONTRATANTE;
20.9. Em caso de urgência devidamente comprovada serão realizados os serviços,
classificados neste edital e seu Anexo I - Termo de Referência, nos limites e condições
estabelecidos por lei, em horário noturno ou em finais de semana e feriados e as cobranças
apresentadas em planilha mensal;
20.10. Elaborar documentos (relatórios gerenciais e outros) referentes ao acompanhamento
da execução das Ordens de Serviço;
20.10.1. Enviar mensalmente à Administração da CONTRATANTE, por meio de
Ofício, com planilhas detalhadas das quantidades dos serviços executados, objeto
deste Termo de Referência, junto com a fatura e os documentos exigidos pela
legislação vigente, assim como cópia da folha de pagamento do pessoal envolvido na
contratação, comprovante de recolhimento dos encargos sociais, trabalhistas e
tributários, incluindo ainda, comprovante de pagamento de auxílio de assistência
médica, comprovante de disponibilização de alimentação e de vale-transporte ou
equivalente;
20.10.2. Os profissionais envolvidos na execução da contratação deverão receber
seus salários no último dia útil do mês em curso, bem como os acessórios de
adicionais de insalubridade, periculosidade, adicional noturno, risco de vida, horas
extras, caso venha a ocorrer dentro dos limites legais, e vale-transporte ou o
equivalente, caso em que a legislação assim determine;
20.10.3. Assegurar aos trabalhadores envolvidos na contratação, reconhecidos pela
legislação previdenciária vigente, o auxílio assistência médica, conforme previsto em
Convenção Coletiva de Trabalho, dissídio ou Acordo Coletivo de Trabalho da
categoria sindical pertinente. Será fornecida igualmente aos trabalhadores
alimentação de acordo com o Programa de Alimentação do Trabalhador - PAT;
20.10.4. Atender às instruções da CONTRATANTE quanto à execução e horários de
realização dos serviços, permanência e circulação de pessoas nos clientes e sede da
CONTRATANTE, além dos órgãos do Estado de Pernambuco;
20.10.5. Responsabilizar-se pelos materiais, produtos, ferramentas, instrumentos e
equipamentos disponibilizados para a execução dos serviços, não cabendo à
CONTRATANTE qualquer responsabilidade por perdas decorrentes de roubo, furto
ou outros fatos que possam vir a ocorrer;
17
GESTÃO DOCUMENTAL
20.10.6. Promover o afastamento, no prazo máximo de 24 (vinte e quatro) horas após
o recebimento de notificação, de qualquer dos seus empregados que não
corresponder aos critérios de confiança ou que perturbe a ação da equipe de
fiscalização da CONTRATANTE;
20.10.7. Apresentar seus empregados com pontualidade, de acordo com os horários
fixados pela CONTRATANTE, para fins da execução dos serviços contratados;
20.10.8. Implantar adequadamente o planejamento, a execução e a supervisão
permanente dos serviços, de forma a obter uma operação correta e eficaz, realizando
os serviços de forma meticulosa e constante, mantendo sempre em perfeita ordem
todas as dependências da CONTRATANTE;
20.10.9. Prestar os serviços dentro dos parâmetros e rotinas estabelecidos neste
termo, com observância às recomendações aceitas pela boa técnica, normas e
legislação, bem como observar conduta adequada na utilização dos materiais,
equipamentos, ferramentas e utensílios;
20.10.10. Comunicar à unidade da CONTRATANTE responsável pela fiscalização do
contrato, por escrito, qualquer anormalidade de que tenha conhecimento na execução
do mesmo;
20.10.11. Responsabilizar-se por danos causados ao patrimônio da CONTRATANTE,
ou de terceiros, ocasionados por seus empregados, em virtude de dolo ou culpa,
durante a execução do objeto contratado;
20.10.12. Submeter seus empregados às normas e regulamentos de segurança e
disciplina instituídos pela CONTRATANTE, e seus clientes durante o tempo de
permanência em suas dependências;
20.10.13. Manter durante todo o período de vigência do ajuste, todas as condições
que ensejaram sua contratação;
20.10.14. Fornecer sistema informatizado para inspeção e indexação de documentos
e imagens, que atenda o presente edital e Anexo I - Termo de Referência,
especialmente as demandas dos serviços conforme item 4 e seus subitens do
Anexo I - Termo de Referência;
20.10.15. A empresa contratada deverá apresentar e manter em dia o PPRA Programa de Prevenção e Riscos Ambientais, PCMSO - Programa de Controle
Médico de Saúde Ocupacional NR7, adaptados ao contexto dos serviços realizados
na CONTRATANTE, além do ASO - Atestado de Saúde Ocupacional para cada um
de seus empregados envolvidos na contratação, bem como cumprir e fazer cumprir o
que dispõe as NRs do MTE, de acordo com as exigências para a realização dos
serviços;
18
GESTÃO DOCUMENTAL
20.10.16. Fornecer o Certificado de Garantia de Serviços de Microfilmagem, de
acordo com o Artigo 16 do Decreto 1.799/96, para cada microfilme produzido;
20.10.17. Comprovar o espaçamento entre os fotogramas, na redução entre 35 a 40
vezes, deverá propiciar intervalo máximo de 3 (três) milímetros entre os fotogramas
sequenciados;
20.10.18. Atender nos termos da Portaria do Ministério da Justiça/Secretaria Nacional
de Justiça nº 736/2006 em função da possibilidade de ser utilizada a microfilmagem
híbrida de documentos;
20.10.19. Atender de forma que os originais em suporte papel, microfilmados nos
termos da Portaria do Ministério da Justiça/Secretaria Nacional de Justiça
nº 736/2006 sejam preservados, não sendo admitida sua eliminação, exceto ao fim
do prazo de arquivamento estabelecido para o documento;
20.10.20. Os parâmetros da prestação de serviços de microfilmagem de documentos
poderão sofrer alterações demandadas pela CONTRATANTE;
20.10.21. Manter a compatibilidade com as obrigações assumidas e todas as
condições estabelecidas no presente Edital e Anexo I - Termo de Referência, durante
a execução do contrato;
20.10.22. A empresa CONTRATADA com sede fora da Região Metropolitana do
Recife se compromete a instalar na referida região escritório ou filial no prazo
máximo de 60 (sessenta) dias, após assinatura do Contrato.
21. OBRIGAÇÕES DA CEPE
21.1. Além das demais obrigações expressamente previstas neste edital e de outras
decorrentes da natureza deste ajuste, deverá a CONTRATANTE:
21.2. Permitir o acesso às dependências da CONTRATANTE dos trabalhadores da
CONTRATADA envolvidos na contratação, desde que devidamente credenciados,
identificados e orientados substancialmente sobre as informações necessárias ao
desempenho das atividades previstas neste Edital;
21.3. Prestar as informações e esclarecimentos que venham a ser solicitados pela
CONTRATADA;
21.4. Manter as condições satisfatórias próprias ou de terceiros nos locais onde os serviços
serão realizados, objeto deste Edital;
21.5. Disponibilizar materiais e equipamentos necessários à execução contínua dos
serviços, objeto deste Edital;
19
GESTÃO DOCUMENTAL
21.6. Notificar por escrito a CONTRATADA sobre quaisquer irregularidades constantes na
prestação dos serviços;
21.7. Efetuar o pagamento dos serviços realizados, de acordo com este Edital e seus
Anexos, tempestivamente, observando os itens abaixo:
21.7.1. A CONTRATANTE levará em consideração o cumprimento da execução dos
serviços, objeto deste Edital, para liberação do respectivo pagamento;
21.7.2. A CONTRATANTE poderá deduzir do pagamento devido à CONTRATADA e
da garantia contratual os valores referente à remuneração dos trabalhadores
envolvidos na contratação, inclusive os encargos legais dela decorrentes e repassálos diretamente à conta bancária destes trabalhadores, bem como realizar os
recolhimentos tributários, desde que ocorra uma das situações excepcionais por
culpa única e exclusiva da CONTRATADA, conforme abaixo:
a) Não pagamento nos prazos legais aos trabalhadores envolvidos na contratação
por ocasião das férias regulamentares e 13º salário;
b) Não comprovação do pagamento pela CONTRATADA de indenizações
rescisórias devidas aos trabalhadores desligados que estavam envolvidos na
contratação;
21.7.3. E facultada à CONTRATANTE deduzir do pagamento dos serviços da
CONTRATADA, e da garantia contratual nos termos dos itens acima não eliminará a
aplicação das penalidades previstas na Lei Federal nº 8.666/93 e alterações
posteriores.
22. DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
22.1. A Pregoeira poderá, se julgar conveniente, suspender os trabalhos das sessões de
abertura dos envelopes, e designar novo horário, data e local para sua continuidade, que
serão devidamente comunicados a todos os licitantes;
22.2. As normas disciplinadoras desta licitação serão interpretadas em favor da ampliação
da disputa, respeitada a igualdade de oportunidade entre os licitantes e desde que não
comprometam o interesse público, a finalidade e a segurança da contratação;
22.3. O resultado do presente certame será divulgado no Diário Oficial do Estado de
Pernambuco;
22.4. Os envelopes contendo os documentos de habilitação dos demais licitantes ficarão à
disposição, para retirada, na Sala da CPL, situada a Rua Coelho Leite, nº 530,
Santo Amaro - Recife - PE, por um prazo de 30 (trinta) dias;
20
GESTÃO DOCUMENTAL
22.5. Até 05 (cinco) dias úteis anteriores à data fixada para a abertura da sessão pública,
qualquer pessoa poderá solicitar esclarecimentos, providências ou impugnar o ato
convocatório do Pregão. A petição será dirigida à autoridade subscritora do Edital, que
decidirá no prazo de até 03 (três) dias úteis. Acolhida a petição contra o ato convocatório,
será designada nova data para a realização do certame. Os esclarecimentos solicitados
deverão ser enviados por e-mail para o endereço [email protected];
22.6. A empresa vencedora assumirá integral e exclusivamente a responsabilidade no que
diz respeito às obrigações fiscais, trabalhistas, previdenciária e todos os demais encargos
que porventura venham a incidir sobre o objeto deste Pregão;
22.7. Os casos omissos do presente Pregão serão solucionados pela Pregoeira nos termos
da Lei nº 10.520 de 17/07/2002 e da Lei nº 8.666 de 21/06/1993;
22.8. O edital completo poderá ser adquirido na sala da CPL (mediante apresentação de
01 (um) cd ou pen drive), no site www.cepe.com.br, no link Licitações, no site
http://www.portais.pe.gov.br/web/seadm, no link painel de licitações ou poderá ser solicitado
por e-mail através do endereço eletrônico: [email protected], que prestará todos os
esclarecimentos solicitados pelos interessados nesta Licitação, estando disponível para
atendimento de segunda à sexta-feira, das 9h às 11h30 e 14h às 16h30, na Rua Coelho
Leite, nº 530, Santo Amaro, nesta cidade, fone: (81) 3183-2712.
23. DO FORO
Fica eleito o foro de Recife - PE para dirimir qualquer dúvida oriunda da execução deste
instrumento, com renúncia expressa de qualquer outro por mais privilegiado que seja.
Recife, 14 de dezembro de 2015.
JUSSARA VILARIM PIMENTEL
Pregoeira da CPL
21
GESTÃO DOCUMENTAL
ANEXO I
TERMO DE REFERÊNCIA
1. OBJETO
Contratação de empresa especializada em serviços de apoio à produção na área de Gestão
Documental, compreendendo os serviços de Preparação, Conversão, Inspeção, Indexação,
Remontagem, Inventário de documentos em diversos suportes e formatos, arquivamento e
desarquivamento de caixas contendo documentos, microfilmagem convencional de
documentos, locação de software de Gerenciamento de Eletrônico de Documentos e
locação de software de gerenciamento de custódia de documentos físicos nas instalações
da CEPE ou nas dependências de clientes, localizadas na cidade de Recife/PE, Região
Metropolitana do Recife e/ou Estado de Pernambuco.
2. JUSTIFICATIVA
2.1. O objeto social da Companhia Editora de Pernambuco - CEPE estabelece, entre suas
atribuições administrativas, na condição de sociedade de economia mista, a digitalização,
gestão e guarda de documentos. Para atender ao que foi estabelecido na Lei nº 15.529, de
23 de junho de 2015, especificamente no Art. 6º, parágrafo único que atribui à CEPE a
condição exclusiva da prestação de serviços de digitalização, gestão e guarda de
documentos físicos e digitais dos documentos do Poder Executivo Estadual, sendo, portanto
necessário ajustar a capacidade de produção da empresa para acompanhar o aumento
destas demandas.
2.2. Para os serviços de gestão e guarda de documentos, são necessárias as atividades de
apoio, entre elas: carga e descarga, inventário de documentos/caixas; e para os serviços de
digitalização, se faz necessário o incremento de atividade de apoio em conversão de
documentos sob variados suportes e formatos para arquivos digitais, preparação, inspeção,
indexação e remontagem de documentos, conversão de documentos em variados suportes
e formatos para arquivos micrográficos, processamento e duplicação dos microfilmes, e
controle de qualidade dos microfilmes originais e cópias diazoicas base azul de 16 ou 35
mm.
2.3. As atividades que formam o objeto deste termo de referência são de apoio, não
relacionadas às competências e atribuições dos empregados da CEPE, de acordo com sua
matriz de competências de cargos e funções. Estas atividades viabilizarão o atendimento de
imediato aos serviços de digitalização, digitalização de microfilmes, microfilmagem
convencional, gestão e guarda de documentos e a flexibilidade necessária para atender às
demandas internas e externas, bem como treinamento técnico profissional objetivando o
repasse de conhecimentos, competências e habilidades para os profissionais da
contratante, a fim de dar subsídios de informações pertinentes à nova atividade da
Contratante.
22
GESTÃO DOCUMENTAL
2.4. A contratação pretendida de serviços de apoio, acessórios e complementares, será de
acordo com as especificações e quantitativos estabelecidos no presente Termo de
Referência, obedecendo aos comandos da Lei nº 8.666/93 e suas alterações posteriores.
3. CUSTO ESTIMADO
O preço máximo estimado da contratação anual é de R$ 18.778.679,70 (dezoito milhões,
setecentos e setenta e oito mil, seiscentos e setenta e nove reais e setenta centavos).
4. ESCOPO DOS SERVIÇOS
4.1. Preparação de Documentos:
4.1.1. Definição: Etapa de manuseio do documento adequando-o para a execução dos
serviços subsequentes;
4.1.2. Descrição: Atividade que objetiva a arrumação, correção, ordenação de documentos
em suporte papel obedecendo a critérios preestabelecidos e caso haja necessidade, dobra,
desdobra, cola, recupera bordas danificadas, aplica carimbo com informações, retira
grampos, clipes, fitas adesivas, ou qualquer outro material que afete as etapas seguintes;
4.1.3. Produto Final: Lote de documentos preparados que servirão de insumo para
arquivamento, digitalização ou qualquer outro serviço realizado pela CEPE;
4.1.4. Unidade de aferição: Imagem de Documento (quantitativo de imagens a ser verificado
na etapa de inspeção).
4.2.
Conversão de Documentos / Digitalização:
4.2.1. Definição: Etapa de conversão da informação originalmente no suporte papel em
tamanho menor ou igual a A3 para o suporte digital;
4.2.2. Descrição: Atividade de captura da informação por meio de equipamentos
apropriados (scanner);
4.2.3. Produto Final: Arquivo Digital nas extensões TIF ou PDF ou JPG, podendo ainda ser
em Cores, Tons de Cinza ou Preto e Branco com resolução entre 200 dpi e 300 dpi;
4.2.4. Unidade de aferição: Imagem de documento (quantitativo de imagens a ser verificado
4.3.
Conversão de Documentos/Microfilmagem Convencional:
tamanho menor ou igual a A3 para o suporte fotograma em microfilmes de 16 mm ou 35
mm;
23
GESTÃO DOCUMENTAL
apropriados (microfilmadora planetária ou rotativa);
4.3.3. Produto Final: Rolo de microfilme original de 16 mm ou 35 mm e rolo de microfilme e
cópia em filme Diazo base azul de 16 mm ou 35 mm;
4.3.4. Unidade de aferição: Rolo de microfilme de 16 mm ou 35 mm;
4.3.5. Execução: Gerar microfilmes de 16 mm ou 35 mm a partir do processo de
microfilmagem convencional utilizando equipamentos planetários ou rotativos a serem
entregues mensalmente conforme demanda da CEPE;
4.3.6. Indicador de qualidade: Será aferida amostragem de 2,0% (dois por cento) do produto
final entregue, em se atestando que a amostragem do serviço contenha mais que
2,0% (dois por cento) de erro, este será́ refeito sem ônus para a CEPE. O valor deste
serviço será́ convertido em multa e descontado da próxima fatura mensal.
4.4.
Conversão de Documentos/Digitalização de Microfilmes:
4.4.1. Definição: Etapa de conversão da informação originalmente no suporte fotograma
para o suporte digital;
apropriados (scanner de microfilmes);
em cores, tons de cinza ou preto e branco com resolução entre 200 dpi e 300 dpi;
4.4.4. Unidade de aferição: Imagem digitalizada;
4.4.5. Execução: Gerar Arquivo Digital nas extensões TIF ou PDF ou JPG, podendo ainda
ser em cores, tons de cinza ou preto e branco com resolução entre 200 dpi e 300 dpi a
serem entregues mensalmente conforme demanda da CEPE;
4.4.6. Indicador de qualidade: Será́ aferida amostragem de 2,0% (dois por cento) do produto
2,0% (dois por cento) de erro, este será́ refeito sem ônus para a CEPE. O valor deste
serviço será́ convertido em multa, descontado da próxima fatura mensal.
4.5.
Inspeção de Imagens:
4.5.1. Definição: Trabalho visual de conferir cada imagem de documento capturada no
scanner, em conformidade com o documento físico original, seguindo critérios definidos para
cada lote de documentos;
24
GESTÃO DOCUMENTAL
4.5.2. Descrição: Em sistema próprio da CONTRATADA, inspeciona aplicando controle de
qualidade nas imagens digitalizadas em conformidade com o documento original corrigindo,
se for o caso, o erro encontrado (rotação, recorte, brilho, etc) verificando e convertendo
páginas não digitalizadas em duplicidade ou digitalizações fora dos padrões do original;
4.5.3. Produto Final: Lote de imagens de documentos em arquivos digitais e relatório de
suas ocorrências;
4.5.4. Unidade de aferição: Imagem de documento inspecionada.
4.6. Indexação de Campo:
4.6.1. Definição: Realizar o cadastramento de descritores alfanuméricos em sistema
informatizado da CONTRATADA;
4.6.2. Por Imagem – a informação a ser cadastrada está em formato digital;
4.6.3. Por Suporte Papel – a informação a ser cadastrada se encontra em suporte papel e
este deve ser manuseado para encontrá-la;
4.6.4. Por Relação de descritores pré-classificados em suporte papel – a informação a ser
cadastrada encontra-se no suporte papel mas somente há o manuseio da relação
pré-classificada;
4.6.5. Descrição: Em sistema próprio da CONTRATADA, realiza a entrada de dados
alfanuméricos de acordo com descritores preestabelecidos;
4.6.6. Produto Final: Arquivo XML contendo os descritores com suas informações
cadastradas; Unidade de aferição: Campo cadastrado.
4.7.
Remontagem de Documentos:
4.7.1. Definição: Etapa de manuseio do documento adequando-o para retornar ao padrão
preexistente antes da etapa de preparação de documentos;
4.7.2. Descrição: Atividade que objetiva a arrumação e ordenação de documentos em
suporte papel respeitando a critérios preestabelecidos;
4.7.3. Produto Final: Lote de documentos remontados em sua ordem original;
4.7.4. Unidade de aferição: Imagem de documento a ser verificada na etapa de inspeção.
25
GESTÃO DOCUMENTAL
4.8.
Inventário de Documentos:
4.8.1. Definição: Trabalho manual para relacionar, quantificar e conferir os conjuntos
documentais/documentos e/ou caixas de documentos, seguindo a critérios de classificação
e organização definidos para cada lote de informação documental. Retirando ainda, caso
necessário, os conjuntos documentais/documentos que estejam com seu prazo legal de
custódia expirado mediante tabela de temporalidade existente;
4.8.2. Descrição: Consiste em conferir/criar listagem de protocolo, identificar para possível
localização e consulta, relacionando e informando os descritores pré-definidos (até quatro
descritores). Conferir a data de expurgo e caso necessário, retirar o documento para
posterior descarte;
4.8.2.1. Caixa tipo padrão (15 quilos) – o serviço é realizado transcrevendo as
informações do dorso da caixa;
4.8.2.2. Caixa tipo box (5 quilos) – o serviço é realizado transcrevendo as
informações do dorso da caixa;
4.8.2.3. Documento/Conjunto Documental – o serviço é realizado transcrevendo as
informações do acervo existente em cada caixa ou em outro recipiente não previsto;
4.8.3. Produto Final: Relatório de lotes de documentos e respectivas planilhas de controle
conferidas contendo os identificadores que serão utilizados em etapas seguintes;
4.8.4. Unidade de aferição: Pode ser caixa tipo padrão, caixa box ou documento/conjunto
documental.
4.9.
Arquivamento e Desarquivamento:
4.9.1. Definição: Consiste em arquivar e desarquivar caixas de um local para outro podendo
estar em prateleiras, armários, paletes ou dentro de caminhões;
4.9.2. Descrição: Processo de movimentação das caixas retirando de um local e alocando
em outro conforme definição de sistema informatizado e/ou determinação da Cepe;
4.9.2.1. Diário – O processo de arquivamento/desarquivamento diário consiste em
realizar as movimentações necessárias para atender às consultas geradas pelos
clientes e/ou para a disponibilização de caixas para a execução de outras etapas de
trabalho;
4.9.2.2. Grandes volumes – Consiste em arquivar/desarquivar grandes volumes de
caixas ao mesmo tempo como a retirada de caixas inicial dos clientes para as
instalações da Cepe.
26
GESTÃO DOCUMENTAL
4.9.2.3. Produto Final: Relatório registrando o trabalho executado conforme definição
prévia;
4.9.2.4. Unidade de Medida: Caixa tipo Box ou Caixa Tipo Padrão.
4.10. Licenciamento (Locação) de software de Gerenciamento de Eletrônico de
Documentos.
4.10.1. Infraestrutura tecnológica;
4.10.1.1. A solução deve ser compatível com os sistemas de gerenciamento de banco
de dados (SGBD) MySQL, MS SQL Server ou Oracle;
4.10.1.2. Solução deve permitir acesso via WEB, compatível com os principais
navegadores de mercado e suportar protocolo de conexão segura (HTTPS);
4.10.1.3. Ter compatibilidade com as plataformas Microsoft® Windows e Linux;
4.10.1.4. Possuir integração com o Microsoft® Active Directory (AD) para
autenticação de usuário no sistema;
4.10.1.5. A fim de garantir a independência e continuidade da prestação do serviço
para os clientes da CEPE, a CONTRATADA deverá fornecer no ato da assinatura do
contrato o código-fonte e todos os documentos necessários à interpretação do
mesmo, porém deverá ser necessariamente a mesma versão apresentada na etapa
de habilitação documental;
4.10.1.6. Ao término do contrato, seja por decurso de vigência ou por rescisão
antecipada, a CONTRATADA fica obrigada a promover a transição contratual com
transferência da versão vigente no momento;
4.10.1.7. O código fonte cedido à CEPE ficará restrito à mesma, sendo vedado a
cessão para qualquer outra pessoa jurídica na esfera pública ou privada.
4.10.2. Gestão dos Documentos:
4.10.2.1. Suportar os seguintes formatos de documentos eletrônicos: DOC, DOCX,
XLS, XLSX, PDF[Pesquisável], HTML, TXT, TIFF, JPEG, PNG;
4.10.2.2. Permitir o armazenamento dos arquivos utilizando o sistema de arquivos do
Sistema Operacional;
4.10.2.3. Permitir anexar documento digital (imagem, planilha, texto) com associação
de índices aos documentos anexados;
4.10.2.4. Permitir importação de documentos por lote;
27
GESTÃO DOCUMENTAL
4.10.2.5. Permitir controle de vencimento por documento, com possibilidade de
emissão de avisos/alertas e retenção/bloqueio de documentos automaticamente, de
acordo com a temporalidade parametrizada;
4.10.2.6. Disponibilizar acesso a documentos via WEB, através de links gerados
automaticamente, com opção de definir o tempo de disponibilidade do acesso ao
documento publicado;
4.10.2.7. Possuir idioma português do Brasil em toda a solução de GED;
4.10.2.8. Permitir salvar os filtros de pesquisas, para uso posterior;
4.10.2.9. Permitir a visualização de um mesmo documento simultaneamente por mais
de um usuário;
4.10.2.10. Permitir realização de marcações e anotações em qualquer documento da
solução, com possibilidade de utilização de diferentes cores, destacando o usuário
que as efetuou, permitindo impressão e/ou exportação das anotações, sempre
respeitando a segurança de acesso aplicada ao documento;
4.10.2.10. Permitir a geração de relatórios com base nas informações cadastradas de
cada documento.
4.10.3. Gestão de Acessos:
4.10.3.1. Permitir atribuição de usuários, grupos de usuários e perfis de usuários a
cada documento;
4.10.3.2. Permitir a criação de múltiplas empresas, múltiplos setores/departamentos e
múltiplos documentos em níveis hierárquicos de forma parametrizada;
4.10.3.3. Deve permitir que o administrador de acesso da solução possa definir um
prazo de validade para o acesso concedido ao usuário, bloquear/desbloquear acesso
a qualquer tempo.
4.10.4. Segurança:
4.10.5. A solução deve registrar em LOG (trilhas de auditoria) todas as ações
executadas pelos usuários, contendo no mínimo as seguintes informações: nome da
funcionalidade do sistema, identificador do documento, operação executada (inserir,
excluir, alterar), usuário que executou a ação, data e hora e IP da máquina do
usuário;
4.10.6. Permitir cadastrar usuários, grupos de usuários e perfis de acesso, podendo
um usuário ser associado a mais de um grupo ou perfil;
28
GESTÃO DOCUMENTAL
4.10.7. Permite atribuir a cada perfil de acesso, permissões específicas de inclusão,
alteração, remoção e consulta para cada funcionalidade do sistema;
4.10.8. Permitir controlar a impressão e download de arquivos digitais, atribuindo tal
permissão a usuário, grupo ou perfil de acesso.
4.10.9. Unidade de Medida;
4.10.10. Locação mensal do sistema;
4.10.11. Instalação e parametrização inicial do sistema;
4.10.12. Treinamento para até no mínimo 10 multiplicadores.
4.11. Licenciamento de software de Gerenciamento de Custódia de Documentos
Físicos;
4.11.1. Infraestrutura tecnológica:
4.11.1.1. A solução deve ser compatível com os sistemas de gerenciamento de
banco de dados (SGBD) MySQL, MS SQL Server ou Oracle;
4.11.1.2. Solução deve permitir acesso via WEB, compatível com os principais
navegadores de mercado e suportar protocolo de conexão segura
(HTTPS);
4.11.1.4. Possuir integração com o Microsoft® Active Directory (AD) para
autenticação de usuário no sistema;
4.11.1.5. A fim de garantir a independência e continuidade da prestação do serviço
para os clientes da CEPE, a CONTRATADA deverá fornecer no ato da
assinatura do contrato o código-fonte e todos os documentos necessários à
interpretação do mesmo contrato sendo que deverá ser necessariamente a
mesma versão apresentada na etapa de habilitação documental.
4.11.1.6. Ao término do contrato, seja por decurso de vigência ou por rescisão
antecipada, a CONTRATADA fica obrigada a promover a transição
contratual com transferência da versão vigente no momento.
4.11.1.7. O código fonte cedido à CEPE ficará restrito à mesma, sendo vedado a
29
GESTÃO DOCUMENTAL
4.11.2. Gestão de Arquivos e Documentos Físicos:
4.11.2.1. Permitir a criação de múltiplos armazéns;
4.11.2.2. Permitir a criação de múltiplos locais de arquivamento;
4.11.2.3. Permitir a gestão de múltiplos tipos de recipientes para o acondicionamento
dos documentos;
4.11.2.4. Permitir controle de vencimento por documento, com possibilidade de
emissão de avisos/alertas de acordo com a temporalidade parametrizada;
4.11.2.5. Permitir a indexação das caixas e documentos diretamente pelo sistema;
4.11.2.6. Permitir que a solicitação das caixas/documentos seja feita pelo cliente
diretamente pelo sistema;
4.11.2.7. Permitir que a solicitação de devolução das caixas/documentos seja feita
pelo cliente diretamente pelo sistema;
4.11.2.8. Permitir gerenciar
individualmente;
a
tabela
de
temporalidade
de
cada
cliente
4.11.2.9. Permitir a importação em lote de arquivos contendo base de índices
previamente cadastrada;
4.11.2.10. Possuir idioma português do Brasil em toda a solução;
4.11.2.11. Permitir o controle da localização individual de cada caixa;
4.11.2.12. Permitir a geração de relatórios com base nas informações cadastradas de
cada documento;
4.11.2.13. Permitir a gestão múltiplos endereços de entrega para cada cliente.
4.11.3.1. Permitir atribuição de usuários, grupos de usuários e perfis de usuários a
cada documento;
4.11.3.2. Permitir a criação de múltiplas empresas, múltiplos setores/departamentos
e múltiplos documentos em níveis hierárquicos de forma parametrizada;
4.11.3.3. Permitir que o administrador de acesso da solução possa definir um prazo
de validade para o acesso concedido ao usuário, bloquear/desbloquear
acesso a qualquer tempo.
30
GESTÃO DOCUMENTAL
4.11.4. Segurança:
4.11.4.1. A solução deve registrar em LOG (trilhas de auditoria) todas as ações
executadas pelos usuários, contendo no mínimo as seguintes informações: nome da
funcionalidade do sistema, identificador do documento, operação executada (inserir,
excluir, alterar), usuário que executou a ação, data e hora e IP da máquina do
usuário;
4.11.4.2. Permitir cadastrar usuários, grupos de usuários e perfis de acesso, podendo
um usuário ser associado a mais de um grupo ou perfil;
4.11.4.3. Atribuir a cada perfil de acesso, permissões específicas de inclusão,
alteração, remoção e consulta para cada funcionalidade do sistema.
4.11.5. Unidade de Medida:
4.11.5.1. Locação mensal do sistema;
4.11.5.2. Instalação e parametrização inicial do sistema;
4.11.5.3. Treinamento para no mínimo 10 multiplicadores.
5. AMBIENTE E FORMAS ONDE SERÃO EXECUTADOS OS SERVIÇOS
Os serviços serão executados internamente no ambiente tecnológico existente na sede da
CEPE, no Condomínio multimodal 1, galpão 7, localizado na Rodovia BR 101 - Sul, 5225,
Distrito Industrial Diper - Cabo de Santo Agostinho - Pernambuco ou externamente no
ambiente detentor dos documentos a serem digitalizados, na Região Metropolitana do
Recife e/ou Estado de Pernambuco, em qualquer dia ou horário, de acordo com os recursos
tecnológicos necessários, providenciados pela CEPE, em todo caso será obedecida a
legislação vigente, no âmbito federal, estadual e municipal, especialmente a trabalhista.
6. REQUISITOS DA CONTRATADA
6.1. Quanto à experiência técnica
6.1.1. Comprovar, por meio de atestados de capacidade técnica emitido por pessoa jurídica
de direito público ou privado, nas atividades e quantidades semelhantes ao objeto da
licitação, obrigatoriamente nos serviços de preparação de documentos, conversão de
documentos/digitalização, Inspeção de imagens de documentos, indexação de campos por
imagem, indexação de campos por relação de índices, indexação de campos por suporte de
papel, remontagem de documentos, inventário de documentos, microfilmagem
convencional, arquivamento/desarquivamento diário, locação de software de
gerenciamentos de documentos eletrônico, locação de software de gerenciamento de
custódia de documentos físicos, instalação e parametrização de software e treinamento de
uso do software para no mínimo 10 (dez) multiplicadores.
31
GESTÃO DOCUMENTAL
6.1.2. Registro ou inscrição da licitante na entidade profissional competente, qual seja:
Conselho Regional de Biblioteconomia - CRB;
6.1.3. Os atestados deverão obrigatoriamente estar registrados na entidade fiscalizadora
da profissão, qual seja o CRB - Conselho Regional de Biblioteconomia, visando atestar a
capacidade técnica da empresa e do profissional responsável técnico, nos termos da
legislação pertinente;
6.1.4. Comprovação da existência de pelo menos 01 (um) profissional de biblioteconomia
ou arquivista no quadro societário ou de empregados permanentes da empresa. O referido
profissional deverá ter registro ou inscrição na entidade profissional competente, qual seja:
Conselho Regional de Biblioteconomia e/ou na SRTE – Secretaria Regional do Trabalho e
Emprego, este último para os arquivistas;
6.1.5. Declaração de conhecimento dos requisitos técnicos com base no item 10.1.2;
6.1.6. Não serão aceitos atestados emitidos por empresas do mesmo grupo empresarial da
empresa licitante ou pela própria licitante e/ou emitidos por empresas, das quais participem
sócios ou diretores da licitante;
6.1.7. Comprovar o registro como prestador de serviço de microfilmagem, junto ao
Ministério da Justiça, conforme o disposto no artigo 15 do Decreto nº 1799/1996,
acompanhado com cópia autenticada da publicação no Diário Oficial da União.
6.2.
Quanto ao sigilo e à confidencialidade dos documentos:
6.2.1. Os empregados da contratada deverão ler e assinar termo de sigilo e
confidencialidade emitido pela contratada, constando os seguintes itens a serem
devidamente cumpridos na íntegra: Ciente de que no exercício regular de suas atividades
terá acesso a informações confidenciais da (contratada) e de seus clientes conforme
estabelecido em contrato de prestação de serviços por eles celebrado;
6.2.2. Utilizará tais informações exclusivamente na prestação dos serviços para o qual foi
contratado, bem como manterá total sigilo referente a metodologia utilizada para execução
dos mesmos, modelos de formulários, conteúdos dos documentos dos clientes contratantes;
6.2.3. Manterá em estrita confidencialidade em relação às informações que venha a ter
acesso, tomando todas as precauções para evitar que quaisquer pessoas que não estejam
diretamente vinculadas aos serviços a serem prestados, tenham acesso a elas;
6.2.4. Não modificará, alterará, copiará em meio físico, digital ou magnético, não eliminará
ou revelará a terceiros as informações a que tenha acesso, comprometendo-se ainda a
utilizá-la tão somente para a execução dos serviços a serem prestados;
6.2.5. Comunicará imediatamente (contratada) e/ou ao cliente contratante, qualquer
violação ou tentativa de violação das obrigações relativas ao sigilo e confidencialidade
previstas neste termo;
32
GESTÃO DOCUMENTAL
6.2.6. Após a rescisão do contrato de trabalho o(a) colaborador(a) deverá preservar as
informações obtidas pelo exercício do trabalho, não as divulgando nem as utilizando em
proveito próprio ou de terceiros;
6.2.7 Ter plena consciência de que a violação total ou parcial das obrigações assumidas
neste termo será interpretada como transgressão do dever de lealdade em relação à
sociedade, gerando sanções de acordo com as normas do Código Civil e Penal;
6.2.8. Os termos devidamente assinados deverão ser entregues ao preposto da
Contratante.
6.3.
Quanto à qualificação técnica da equipe:
6.3.1. Os empregados da CONTRATADA deverão se adequar ao perfil especificado abaixo
para cada uma das equipes de trabalho, cabendo à CEPE exigir comprovação dos
requisitos a qualquer tempo e devem estar devidamente treinados para as funções
exercidas, inclusive quanto a conduta em ambiente de trabalho e dos formalismos para trato
com os demais colegas e funcionários da CONTRATANTE;
6.3.2. A comprovação da qualificação profissional dos trabalhadores da empresa
Contratada, envolvidos na contratação, será de acordo com a tabela abaixo:
Característica
exigida
Nível Escolar
Tempo de
experiência
Conhecimento
Documento para comprovação
Cópia da Comprovação de escolaridade;
Cópia da carteira de trabalho; ou
Declaração (ões) emitida(s) pela(s) empresa(s) onde o profissional
adquiriu a experiência.
Cópia de certificado de curso; ou
Declaração (ões) emitida(s) pela(s) empresa(s) onde o profissional
adquiriu o conhecimento.
6.3.3. Não será necessário detalhar a relação dos profissionais; Indicar as instalações e o
aparelhamento e o pessoal técnico adequados e disponíveis para a realização do objeto da
licitação, bem como da qualificação de cada um dos membros da equipe técnica que se
responsabilizará pelos trabalhos;
6.3.4. A Cepe se reserva o direito de confirmar a veracidade das informações prestadas.
6.4.
Perfil dos Profissionais:
6.4.1. Habilidades: Extroversão, dinamismo, iniciativa, flexibilidade, planejar ações e
atividades, atenção e concentração, facilidade de comunicação verbal e escrita,
objetividade;
33
GESTÃO DOCUMENTAL
6.4.2. Conhecimentos específicos e nível de maturidade:
a) Supervisão: Ensino Médio completo; Qualificação: Experiência mínima de 03 (três) anos
na supervisão de equipes de gestão documental;
b) Equipe de Inventário de Documentos/Caixas: Ensino Médio completo; Noções de
redação, técnicas de arquivo e informática;
c) Equipe de Preparação de Documentos: Ensino médio completo; Noções técnicas de
arquivo;
d) Equipe de Indexação: Ensino Médio completo; Noções de redação, conhecimento de
informática (especificamente Windows, editor de textos e planilha eletrônica) e digitalização;
e) Equipes de Conversão e Inspeção: Ensino Médio completo; Conhecimento de
informática;
f) Equipe de Arquivamento e Desarquivamento: Ensino Médio completo; Noções de
atendimento ao cliente;
6.5. A CONTRATADA deverá cumprir e respeitar todos os aspectos da legislação tributária,
fiscal e trabalhista pertinentes aos seus empregados.
7. SUBCONTRATAÇÃO
Não será permitida a subcontratação do objeto contratual.
8. CONDIÇÕES PARA O TRABALHO
Os serviços serão executados pelos empregados da CONTRATADA, devidamente
contratados, atendendo a todas as exigências legais, devidamente fardados, portando
crachá funcional da empresa, com foto recente e usar uniformes por ela fornecidos e
portando os EPI´s necessários, de acordo com as NRs – Normas Regulamentadoras, nos
termos da Portaria Interministerial nº 3214/1978 e alterações posteriores e demais indicados
e exigidos pela contratante, para a execução dos serviços segundo a norma vigente.
9. MÁQUINAS EQUIPAMENTO E UTENSÍLIOS
9.1.
Os equipamentos, computadores, material de apoio de escritório, insumos e
utensílios utilizados na execução dos serviços, são de responsabilidade da CONTRATADA,
que serão fornecidos e controlados pela CONTRATADA, ficando esta responsável pela
reposição, zelo e correto uso dos mesmos;
34
GESTÃO DOCUMENTAL
9.2.
Caberá a CEPE, quando julgar necessário, a solicitação da inclusão de maior
número de computadores e deverá ser atendida no prazo máximo de 24 horas contadas
após a solicitação. Em caso de defeito, o equipamento deverá ser substituído por outro de
configuração, igual ou superior, observando as especificações necessárias ao bom
atendimento dos serviços. A substituição deverá ocorrer no prazo máximo de 24 horas após
a solicitação;
9.3.
Os computadores alocados deverão ter as seguintes especificações (especificação
mínima):
Sistema Operacional Windows 7 Professional 32/64 bits, português. Processador x86 clock
de 2.9 GHz ou 2.5GT/s 2 núcleos e 4 threads. 03 GB Memória RAM; 60GB Espaço em
disco; Placa de Rede Gigabit Ethernet. Monitor 18,5 “LCD/LED com suporte e regulagem e
altura.
9.4.
Visando atender à atualização tecnológica, a CEPE poderá atualizar a qualquer
tempo os requisitos mínimos especificados no item 9.3 acima, cabendo à CONTRATADA,
atualizar o parque no prazo máximo de 30 dias, objetivando atender à atualização
tecnológica (hardware/software);
9.5.
A responsabilidade pela instalação, configuração e parametrização dos componentes
e equipamentos para os serviços de digitalização, sistema de gerenciamento eletrônico dos
documentos, sistema de custódia de documentos físicos e microfilmagem convencional é
exclusiva da CONTRATADA, cabendo à CEPE o acompanhamento desta atividade para
garantir que os serviços sejam efetuados de forma legitima, e de maneira que certifique a
capacidade de execução dos serviços da CONTRATADA em todo o processo com os
equipamentos e software, conforme as condições estabelecidas no presente Termo de
Referência.
10. VISITA TÉCNICA
10.1.
Deverá ser realizada visita técnica, no prazo de até 48 (quarenta e oito) horas antes
da data de abertura da Licitação;
10.1.1.
A visita técnica para vistoria é obrigatória para a habilitação dos licitantes,
necessária para o total conhecimento do objeto e completa avaliação do
serviço a ser executado, possibilitando ao licitante inteirar-se das
condições e do grau de especificidade dos serviços, para formular a sua
proposta com mais exatidão;
10.1.2.
Deverá ser apresentada para a habilitação da licitante no certame, a
comprovação de que foi realizada a vistoria por meio de visita técnica, e
que obteve as informações necessárias e que atenderam as suas
expectativas. No ato será fornecida pela CEPE uma declaração de
conhecimento dos requisitos técnicos;
10.1.3.
Os custos da vistoria são de responsabilidade da licitante;
35
GESTÃO DOCUMENTAL
10.1.4.
A visita deverá ser agendada junto a CEPE, através do fone: (81)
3183-2747/2788 e deverá ser acompanhada pelos funcionários da CEPE
designado para tal fim;
10.1.5.
As licitantes se obrigam a não divulgar, publicar ou fazer uso das
informações recebidas durante a visita. A simples participação na visita
caracteriza o compromisso irretratável de guarda do sigilo dos dados
colhidos.
11. DAS CONDIÇOES DE CONTRATAÇÃO
11.1. Poderão ser contratadas as empresas interessadas, desde que pertencentes ao
ramo de atividade relacionada ao objeto do presente Termo de Referência, conforme
disposto nos respectivos atos constitutivos, que atenderem as exigências nos termos da Lei
nº 8.666/93 e alterações posteriores;
11.2. Não serão contratadas as empresas que estiverem em falência, recuperação judicial,
concordata ou insolvência, judicialmente decretada;
11.3. Que estejam suspensas de licitar e impedidas de contratar ou declaradas inidôneas
para licitar com a administração pública estadual.
12. FISCALIZAÇÃO E CONTROLE
12.1. A fiscalização dos serviços, objeto deste Termo de Referência, ficará sob a
responsabilidade da Superintendência de Digitalização, Gestão e Guarda de Documentos,
bem como a Gerência de Recursos Humanos, e ambas terão as seguintes atribuições:
12.2. Supervisionar a execução dos serviços, bem como acompanhar as providências
tomadas pela CONTRATADA para sanar possíveis falhas identificadas na realização dos
serviços, no prazo estabelecido pela CONTRATANTE;
12.3. Fiscalizar a boa execução dos serviços e aplicar as medidas corretivas necessárias,
inclusive as penalidades previstas na Lei nº 8.666/1993;
12.4. Sustar a execução dos serviços, desde que estejam sendo realizados em desacordo
com o Termo de Referência;
12.5.
A emissão de fatura mensal da CONTRATADA;
12.6. Exigir a apresentação de documentos, relatórios, notas explicativas relativas aos
serviços, desde que necessário;
12.7.
Emitir as instruções que julgar necessárias ao melhor andamento dos serviços;
12.8. Os casos omissos e não previstos neste Termo de Referência serão resolvidos
conjuntamente pela CEPE e a empresa CONTRATADA, observada a legislação vigente.
36
GESTÃO DOCUMENTAL
13. PENALIDADES PREVISTAS À CONTRATADA
As penalidades que poderão incorrer à CONTRATADA serão as previstas na Lei Federal
nº 8.666/93 e alterações posteriores.
14. IMPLEMENTAÇÃO E CONDIÇÕES DOS SERVIÇOS
14.1. O prazo para realização dos serviços terá vigência de 1 (um) ano, contado da data de
assinatura do Contrato, podendo ser prorrogado em conformidade com o disposto no inciso
II, do art. 57, da Lei 8.666/93 e suas alterações posteriores;
14.2. O pagamento será efetuado mensalmente, após a prestação dos serviços, objeto
deste Termo de Referência, até o 5º (quinto) dia útil do mês subsequente, de acordo com a
apresentação dos documentos exigidos no item 10.11 acima;
14.3. Todos os serviços que são objetos deste Termo de Referência, serão quantificados e
identificados de acordo com os registros de produção, que deverão ser acompanhados
pelas gerências de documentação e digitalização com a aprovação da superintendência de
digitalização, gestão e guarda de documentos.
15. APRESENTAÇÃO DE PROPOSTA DE PREÇOS
15.1. A CONTRATADA deverá apresentar proposta de preços, de acordo com este Termo
de Referência, devendo também estar incluídos todos os custos incidentes na prestação
dos serviços, tais como: encargos trabalhistas, sociais, tributários, insumos, mão de obra,
taxas, benefícios, lucro e demais custos incidentes, direta e/ou indiretamente sobre os
serviços, objeto deste Termo de Referência;
15.2. A CEPE não se vincula às disposições contidas em Acordos e Convenções Coletivas
de Trabalho que não tratam de matéria trabalhista, a exemplo de valores ou índices
obrigatórios de encargos sociais ou previdenciários, bem como de preços para os insumos
relacionados ao exercício da atividade, exceto os custos decorrentes de Convenção
Coletiva que vincule a empresa CONTRATADA;
15.3. A validade da proposta será de 60 (sessenta) dias, contados a partir da data de sua
apresentação.
16. ALTERAÇÕES E REAJUSTES CONTRATUAIS
16.1. O Contrato será reajustado de acordo com a Lei Estadual nº 12.525, de 30/12/2003,
devendo a CONTRATADA, na oportunidade de sua solicitação, justificar e comprovar a
variação dos componentes dos custos do Contrato, apresentando, inclusive, Memória de
Cálculo e Planilhas para análise e posterior aprovação pela CEPE;
37
GESTÃO DOCUMENTAL
16.2. Na apresentação de reajuste anual pela CONTRATADA com base no item 16, esta
deverá se pronunciar sobre o reajuste contratual no momento da solicitação de prorrogação,
junto à CONTRATANTE e terá o prazo de 30 (trinta) dias, após a data de divulgação do
índice inflacionário adotado para esse fim, para apresentar as planilhas sob pena de vigorar
o reajuste contratual a partir da data da apresentação do pedido de reajuste;
16.3. Caso a CONTRATADA não solicite de forma tempestiva o reajuste contratual com
base no item 16 e seus subitens, observada a legislação vigente, e prorrogue ou deixe
encerrar o Contrato sem pleiteá-lo, ocorrerá a preclusão do direito de reajuste contratual,
porém sem prejuízo da contagem de periodicidade para concessão dos reajustes futuros, a
exemplo da data de aniversário do contrato (anualidade).
17. QUALIFICAÇÃO ECONÔMICA - FINANCEIRA
17.1. Comprovar a empresa possuir patrimônio líquido mínimo correspondente a 10% (dez
por cento) do valor estimado da contratação;
17.2. Prestar garantia no ato da assinatura do Contrato, em favor da CONTRATANTE, de
5% (cinco por cento) do valor do Contrato, nos termos do artigo 56, §§ 1º e 2º, da Lei
nº 8.666/93.
18. EMPRESA COM SEDE FORA DA REGIÃO METROPOLITANA DO RECIFE
A empresa CONTRATADA com sede fora da Região Metropolitana do Recife se
compromete a instalar na referida região escritório ou filial no prazo máximo de
60 (sessenta) dias, após assinatura do Contrato.
19. RECURSOS PARA PAGAMENTOS DOS SERVIÇOS
Os recursos para pagamento dos serviços, objeto deste Termo de Referência, são próprios
da CONTRATANTE.
38
GESTÃO DOCUMENTAL
ANEXO III
===========================================================
MÉDIA ESTIMADA DA DEMANDA DOS SERVIÇOS / MODELO DE
PROPOSTA
=====================================================
Serviço
Unidade
Estimativa
Anual
Estimativa
Mensal
Preparação de Documentos
Imagem
36.000.000
3.000.000
Imagem
36.000.000
3.000.000
Fotograma
3.600.000
300.000
Imagem
6.000.000
500.000
Imagem
36.000.000
3.000.000
Indexação de Campos por
Imagem
Campo
12.600.000
1.050.000
Relação de Índices
Campo
36.000.000
3.000.000
Suporte Papel
Campo
14.400.000
1.200.000
Remontagem
documentos
Imagem
9.600.000
800.000
7.200.000
600.000
960.000
80.000
Inventário de Documentos
Caixa Padrão
até 4 campos
480.000
40.000
Arquivamento/Desarquivam
ento Diário
Caixa Box
96.000
8.000
ento Diário
Caixa Padrão
48.000
4.000
ento Grandes Volumes
Caixa Box
960.000
80.000
Conversão de Documentos
Suporte papel para Imagem
Digital
Suporte
papel
para
Fotograma
Fotograma para Imagem
Digital
Inspeção de Imagens de
Documentos
de
Doc/
até 4 campos
Conjunto Doc
até 4 campos
Caixa Box
Valor
Unitário
Valor a
Faturar
Mensal
39
Valor a
Faturar
Anual
GESTÃO DOCUMENTAL
Arquivamento/DesarquivaCaixa Padrão
mento Grandes Volumes
Locação de software de
Gerenciamentos Eletrônicos
Licença
Documentos
Locação de software de
Gerenciamento de Custódia
Licença
de Documentos Físicos
480.000
40.000
30
30
TOTAIS (R$)
Obs.: Verificar o item 7 do Edital e seus subitens.
40
GESTÃO DOCUMENTAL
ANEXO III
DECLARAÇÃO DE CUMPRIMENTO DAS CONDIÇÕES DE HABILITAÇÃO
A
REF.: PREGÃO PRESENCIAL Nº 003/2015
Prezados Senhores,
Pela presente, declaramos, para efeito do cumprimento ao estabelecido no Inciso VII do
artigo 4º da Lei Federal nº 10.520 de 17.07.2002, sob as penalidades cabíveis, que
cumprimos plenamente os requisitos de habilitação exigidos neste Edital.
Local e Data
_____________________________________
(Empresa e assinatura do responsável legal)
41
GESTÃO DOCUMENTAL
ANEXO IV
DECLARAÇÃO DE CUMPRIMENTO DAS CONDIÇÕES DE HABILITAÇÃO
PARA MICROEMPRESA E EMPRESA DE PEQUENO PORTE
A
REF.: PREGÃO PRESENCIAL Nº 003/2015
Prezados Senhores,
Pela presente, declaramos, sob as penas da lei e para os fins requeridos no Inciso VII, do
artigo 4º, da Lei Federal nº 10.520/2002, que esta empresa é uma microempresa/empresa
de pequeno porte, nos termos da legislação vigente, que não há nenhum dos impedimentos
previsto nos incisos do § 4º, do artigo 3º, da Lei Complementar nº 123/06, e que cumprimos
plenamente com os requisitos de habilitação exigidos neste Edital.
Local e data
____________________________________
(Empresa e assinatura do responsável legal)
42
GESTÃO DOCUMENTAL
ANEXO V
DECLARAÇÃO DE INEXISTÊNCIA DE MENOR
____________________________________, CNPJ nº ________________________
(Nome da Empresa)
sediada à ____________________________________________________________
(Endereço Completo)
por
intermédio
de
seu
representante
legal
o
(a)
Sr(a)____________________________________, portador da carteira de identidade
nº ________________ e do CPF nº ___________________________, DECLARA, para fins
do disposto no inciso V do art. 27 da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, acrescido pela
Lei nº 9.854, de 27 de outubro de 1999, que não emprega menor de 18 (dezoito) anos em
trabalho noturno, perigoso ou insalubre e não emprega menor de 16 (dezesseis) anos.
Ressalva: emprega menor, a partir de 14 (quatorze) anos na condição de aprendiz:
(
) - SIM
(
) - NÃO
_________________, _____ de _________________ de 2015.
__________________________________________________
(Nome completo do declarante)
__________________________________________________
(Nº da CI do declarante)
__________________________________________________
(Assinatura do declarante)
43
GESTÃO DOCUMENTAL
ANEXO VI
DECLARAÇÃO DE VISTORIA (MODELO)
Declaramos que a empresa abaixo qualificada compareceu à sede da CEPE - CIA
EDITORA DE PERNAMBUCO, e vistoriou o local dos serviços tomando conhecimento de
todas as condições que possam influir direta ou indiretamente na sua execução, conforme
estabelecido no Edital do Processo Licitatório nº 061/2015 - Pregão Presencial nº 003/2015
e seus Anexos.
EMPRESA: _________________________________________________________
CNPJ Nº:___________________________________________________________
REPRESENTANTE: __________________________________________________
CPF Nº: ____________________________________________________________
IDENTIDADE Nº _____________________________________________________
Local e data
________________________________________________________________
(Superintendência de Digitalização, Gestão e Guarda de Documentos da CEPE)
44
GESTÃO DOCUMENTAL
ANEXO VII
MINUTA DO CONTRATO
CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS
QUE, ENTRE SI, CELEBRAM A COMPANHIA
EDITORA DE PERNAMBUCO - CEPE E A
__________________________________________
A COMPANHIA EDITORA DE PERNAMBUCO - CEPE, sociedade de economia mista,
inscrita no CNPJ/MF sob o nº 10.921.252/0001-07, com sede na rua Coelho Leite, nº 530,
no bairro de Santo Amaro, nesta cidade do Recife/PE, CEP. 50.100-140, neste ato
representada por seu Diretor Presidente, Luiz Ricardo Leite de Castro Leitão, e por seu
Diretor de Produção e Edição, Edson Ricardo Teixeira de Melo, doravante denominada
CONTRATANTE, e do outro lado, a empresa RAZÃO SOCIAL, inscrita no CNPJ/MF sob o
nº XX.XXX.XXX/XXXX-XX, com sede na rua/av __________________________, nº _____,
no bairro __________________, na cidade _______________/UF, CEP. XX.XXX-XXX, aqui
representada por seu CARGO, NOME COMPLETO, NACIONALIDADE, ESTADO CIVIL,
PROFISSÃO, inscrito(a) no CPF/MF sob o nº XXX.XXX.XXX-XX, portador(a) da Cédula de
Identidade nº ______________ ÓRGÃO EMISSOR/UF, residente e domiciliado(a) na rua/av
___________________, nº _____, no bairro _____________, na cidade ___________/UF,
CEP. XX.XXX-XXX, na qualidade de CONTRATADA, têm, entre si, justo e acordado o
presente negócio jurídico, com base no Processo Licitatório nº 061/2015, Pregão Presencial
nº 003/2015, que passa a fazer parte integrante deste contrato independentemente de
transcrição, e na Lei Federal nº 8.666/93 e suas alterações, o que fazem por este
Instrumento Particular e na melhor forma de Direito, mediante as cláusulas e estipulações
seguintes:
CLÁUSULA PRIMEIRA - DO OBJETO
Constitui objeto deste instrumento a contratação de empresa especializada em serviços de
apoio à produção na área de Gestão Documental, compreendendo os serviços de
preparação, conversão, inspeção, indexação, remontagem, inventário de documentos em
diversos suportes e formatos, arquivamento e desarquivamento de caixas contendo
documentos, microfilmagem convencional de documentos, locação de software de
Gerenciamento Eletrônico de Documentos e locação de software de gerenciamento de
custódia de documentos físicos, nas instalações da CONTRATANTE ou nas dependências
45
GESTÃO DOCUMENTAL
de clientes, localizadas na cidade de Recife/PE, Região Metropolitana do Recife e/ou
Estado de Pernambuco, tudo conforme exigências e quantitativos contidos neste contrato,
no Anexo I - Termo de Referência do Processo Licitatório supracitado e na Proposta da
CONTRATADA datada de ____ de ____________ de 201__, que passam a fazer parte
integrante deste contrato independentemente de transcrição.
CLÁUSULA SEGUNDA - DO PRAZO DE VIGÊNCIA
O prazo de vigência deste contrato será de 12 (doze) meses, tendo como o termo de início a
data de sua assinatura, podendo ser prorrogado de acordo com o disposto no Art. 57, inciso
II da Lei Federal nº 8.666/93.
CLÁUSULA TERCEIRA - DO LOCAL E HORÁRIO DA EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS
Os serviços serão executados internamente no ambiente tecnológico existente na sede da
CONTRATANTE, no Condomínio multimodal 1, galpão 7, localizado na Rodovia BR 101 Sul, 5225, Distrito Industrial Diper - Cabo de Santo Agostinho - Pernambuco ou
externamente no ambiente detentor dos documentos a serem digitalizados, na Região
Metropolitana do Recife e/ou Estado de Pernambuco, em qualquer dia ou horário, de acordo
com os recursos tecnológicos necessários, providenciados pela CONTRATANTE, em todo
caso será obedecida a legislação vigente, no âmbito federal, estadual e municipal,
especialmente a trabalhista.
CLÁUSULA QUARTA - DO DETALHAMENTO DOS SERVIÇOS
4.1. Preparação de Documentos:
4.1.1. Definição: Etapa de manuseio do documento adequando para a execução dos
serviços subsequentes;
4.1.2. Descrição: Atividade que objetiva a arrumação, correção, ordenação de documentos
em suporte papel obedecendo a critérios preestabelecidos e caso haja necessidade, dobra,
desdobra, cola, recupera bordas danificadas, aplica carimbo com informações, retira
grampos, clipes, fitas adesivas, ou qualquer outro material que afete as etapas seguintes;
4.1.3. Produto Final: Lote de documentos preparados que servirão de insumo para
arquivamento, digitalização ou qualquer outro serviço realizado pela CONTRATANTE;
4.1.4. Unidade de aferição: Imagem de Documento (quantitativo de imagens a ser verificado
4.2. Conversão de Documentos/Digitalização:
tamanho menor ou igual a A3 para o suporte digital;
46
GESTÃO DOCUMENTAL
apropriados (scanner);
em Cores, Tons de Cinza ou Preto e Branco com resolução entre 200 dpi e 300 dpi;
4.2.4. Unidade de aferição: Imagem de documento (quantitativo de imagens a ser verificado
4.3. Conversão de Documentos/Microfilmagem Convencional:
tamanho menor ou igual a A3 para o suporte fotograma em microfilmes de 16 mm ou 35
mm;
apropriados (microfilmadora planetária ou rotativa);
4.3.3. Produto Final: Rolo de microfilme original de 16 mm ou 35 mm e rolo de microfilme e
cópia em filme Diazo base azul de 16 mm ou 35 mm;
4.3.4. Unidade de aferição: Rolo de microfilme de 16 mm ou 35 mm;
4.3.5. Execução: Gerar microfilmes de 16 mm ou 35 mm a partir do processo de
microfilmagem convencional utilizando equipamentos planetários ou rotativos a serem
entregues mensalmente conforme demanda da CONTRATANTE;
4.3.6. Indicador de qualidade: Será aferida amostragem de 2,0% (dois por cento) do produto
2,0% (dois por cento) de erro, este será́ refeito sem ônus para a CONTRATANTE. O valor
deste serviço será́ convertido em multa e descontado da próxima fatura mensal.
4.4. Conversão de Documentos/Digitalização de Microfilmes:
4.4.1. Definição: Etapa de conversão da informação originalmente no suporte fotograma
para o suporte digital;
apropriados (scanner de microfilmes);
em cores, tons de cinza ou preto e branco com resolução entre 200 dpi e 300 dpi;
4.4.4. Unidade de aferição: Imagem digitalizada;
47
GESTÃO DOCUMENTAL
4.4.5. Execução: Gerar Arquivo Digital nas extensões TIF ou PDF ou JPG, podendo ainda
ser em cores, tons de cinza ou preto e branco com resolução entre 200 dpi e 300 dpi a
serem entregues mensalmente conforme demanda da CONTRATANTE;
4.4.6. Indicador de qualidade: Será́ aferida amostragem de 2,0% (dois por cento) do produto
2,0% (dois por cento) de erro, este será́ refeito sem ônus para a CONTRATANTE. O valor
deste serviço será́ convertido em multa, descontado da próxima fatura mensal.
4.5. Inspeção de Imagens:
4.5.1. Definição: Trabalho visual de conferir cada imagem de documento capturada no
scanner, em conformidade com o documento físico original, seguindo critérios definidos para
cada lote de documentos;
4.5.2. Descrição: Em sistema próprio da CONTRATADA, inspeciona aplicando controle de
qualidade nas imagens digitalizadas em conformidade com o documento original corrigindo,
se for o caso, o erro encontrado (rotação, recorte, brilho, etc) verificando e convertendo
páginas não digitalizadas, em duplicidade ou digitalizações fora dos padrões do original;
4.5.3. Produto Final: Lote de imagens de documentos em arquivos digitais e relatório de
suas ocorrências;
4.5.4. Unidade de Aferição: Imagem de documento inspecionada.
4.6. Indexação de Campo:
4.6.1. Definição: Realizar o cadastramento de descritores alfa-numéricos em sistema
informatizado da CONTRATADA;
4.6.1.1. Por Imagem – a informação a ser cadastrada está em formato digital;
4.6.1.2. Por Suporte Papel – a informação a ser cadastrada se encontra em suporte papel e
este deve ser manuseado para encontrá-la;
4.6.1.3. Por Relação de descritores pré-classificados em suporte papel – a informação a ser
cadastrada encontra-se no suporte papel, mas somente há o manuseio da relação
pré-classificada;
4.6.2. Descrição: Em sistema próprio da CONTRATADA, realiza a entrada de dados
alfa-numéricos de acordo com descritores preestabelecidos;
4.6.3. Produto Final: Arquivo XML contendo os descritores com suas informações
cadastradas; Unidade de aferição: Campo cadastrado;
48
GESTÃO DOCUMENTAL
4.7. Remontagem de Documentos:
4.7.1. Definição: Etapa de manuseio do documento adequando-o para retornar ao padrão
preexistente antes da etapa de preparação de documentos;
4.7.2. Descrição: Atividade que objetiva a arrumação e ordenação de documentos em
suporte papel respeitando a critérios preestabelecidos;
4.7.3. Produto Final: Lote de documentos remontados em sua ordem original;
4.7.4. Unidade de aferição: Imagem de documento a ser verificada na etapa de inspeção.
4.8. Inventário de Documentos:
4.8.1. Definição: Trabalho manual para relacionar, quantificar e conferir os conjuntos
documentais/documentos e/ou caixas de documentos, seguindo a critérios de classificação
e organização definidos para cada lote de informação documental. Retirando ainda, caso
necessário, os conjuntos documentais/documentos que estejam com seu prazo legal de
custódia expirado mediante tabela de temporalidade existente;
4.8.2. Descrição: Consiste conferir/criar listagem de protocolo, identificar para possível
localização e consulta, relacionando e informando os descritores pré-definidos (até quatro
descritores). Conferir a data de expurgo e caso necessário, retirar o documento para
posterior descarte;
4.8.2.1. Caixa tipo padrão (15 quilos) - o serviço é realizado transcrevendo as informações
do dorso da caixa;
4.8.2.2. Caixa tipo box (5 quilos) - o serviço é realizado transcrevendo as informações do
dorso da caixa;
4.8.2.3. Documento/Conjunto Documental - o serviço é realizado transcrevendo as
informações do acervo existente em cada caixa ou em outro recipiente não previsto;
4.8.3. Produto Final: Relatório de lotes de documentos e respectivas planilhas de controle
conferidas contendo os identificadores que serão utilizados em etapas seguintes;
4.8.4. Unidade de aferição: Pode ser caixa tipo padrão, caixa box ou documento/conjunto
documental.
4.9. Arquivamento e Desarquivamento:
4.9.1. Definição: Consiste em arquivar e desarquivar caixas de um local para outro podendo
estar em prateleiras, armários, paletes ou dentro de caminhões;
49
GESTÃO DOCUMENTAL
4.9.2. Descrição: Processo de movimentação das caixas retirando de um local e alocando
em outro conforme definição de sistema informatizado e/ou determinação da
CONTRATANTE;
4.9.2.1. Diário: O processo de arquivamento/desarquivamento diário consiste em realizar as
movimentações necessárias para atender às consultas geradas pelos clientes e/ou para a
disponibilização de caixas para a execução de outras etapas de trabalho;
4.9.2.2. Grandes volumes: Consiste em arquivar/desarquivar grandes volumes de caixas ao
mesmo tempo como a retirada de caixas inicial dos clientes para as instalações da
CONTRATANTE;
4.9.3. Produto Final: Relatório registrando o trabalho executado conforme definição prévia;
4.9.4. Unidade de Medida: Caixa tipo Box ou Caixa Tipo Padrão.
4.10. Licenciamento (Locação) de Software de Gerenciamento Eletrônico de
Documentos:
4.10.1.1. A solução deve ser compatível com os sistemas de gerenciamento de banco de
dados (SGBD) MySQL, MS SQL Server ou Oracle;
4.10.1.2. Solução deve permitir acesso via WEB, compatível com os principais navegadores
de mercado e suportar protocolo de conexão segura (HTTPS);
4.10.1.4. Possuir integração com o Microsoft® Active Directory (AD) para autenticação de
usuário no sistema;
4.10.1.5. A fim de garantir a independência e continuidade da prestação do serviço para os
clientes da CONTRATANTE, a CONTRATADA deverá fornecer no ato da assinatura do
contrato o código-fonte e todos os documentos necessários à interpretação do mesmo,
porém deverá ser necessariamente a mesma versão apresentada na etapa de habilitação
documental;
4.10.1.6. Ao término do contrato, seja por decurso de vigência ou por rescisão antecipada, a
CONTRATADA fica obrigada a promover a transição contratual com transferência da versão
vigente no momento;
4.10.1.7. O código fonte cedido à CONTRATANTE ficará restrito à mesma, sendo vedado a
50
GESTÃO DOCUMENTAL
4.10.2. Gestão dos Documentos:
4.10.2.1. Suportar os seguintes formatos de documentos eletrônicos: DOC, DOCX, XLS,
XLSX, PDF[Pesquisável], HTML, TXT, TIFF, JPEG, PNG;
4.10.2.2. Permitir o armazenamento dos arquivos utilizando o sistema de arquivos do
Sistema Operacional;
4.10.2.3. Permitir anexar documento digital (imagem, planilha, texto) com associação de
índices aos documentos anexados;
4.10.2.4. Permitir importação de documentos por lote;
4.10.2.5. Permitir controle de vencimento por documento, com possibilidade de emissão de
avisos/alertas e retenção/bloqueio de documentos automaticamente, de acordo com a
temporalidade parametrizada;
4.10.2.6. Disponibilizar acesso a documentos via WEB, através de links gerados
automaticamente, com opção de definir o tempo de disponibilidade do acesso ao documento
publicado;
4.10.2.7. Possuir idioma português do Brasil em toda a solução de GED;
4.10.2.8. Permitir salvar os filtros de pesquisas, para uso posterior;
4.10.2.9. Permitir a visualização de um mesmo documento simultaneamente por mais de um
usuário;
4.10.2.10. Permitir realização de marcações e anotações em qualquer documento da
solução, com possibilidade de utilização de diferentes cores, destacando o usuário que as
efetuou, permitindo impressão e/ou exportação das anotações, sempre respeitando a
segurança de acesso aplicada ao documento;
4.10.2.11. Permitir a geração de relatórios com base nas informações cadastradas de cada
documento;
4.10.3.1. Permitir atribuição de usuários, grupos de usuários e perfis de usuários a cada
documento;
51
GESTÃO DOCUMENTAL
4.10.3.3. Deve permitir que o administrador de acesso da solução possa definir um prazo de
validade para o acesso concedido ao usuário, bloquear/desbloquear acesso a qualquer
tempo;
4.10.4. Segurança:
4.10.4.1. A solução deve registrar em LOG (trilhas de auditoria) todas as ações executadas
pelos usuários, contendo no mínimo as seguintes informações: nome da funcionalidade do
sistema, identificador do documento, operação executada (inserir, excluir, alterar), usuário
que executou a ação, data e hora e IP da máquina do usuário;
4.10.4.2. Permitir cadastrar usuários, grupos de usuários e perfis de acesso, podendo um
usuário ser associado a mais de um grupo ou perfil;
4.10.4.3. Permite atribuir a cada perfil de acesso, permissões específicas de inclusão,
alteração, remoção e consulta para cada funcionalidade do sistema;
4.10.4.4. Permitir controlar a impressão e download de arquivos digitais, atribuindo tal
permissão a usuário, grupo ou perfil de acesso;
4.11. Licenciamento (Locação) de Software de Gerenciamento de Custódia de
Documentos Físicos:
4.11.1.1. A solução deve ser compatível com os sistemas de gerenciamento de banco de
dados (SGBD) MySQL, MS SQL Server ou Oracle;
4.11.1.2. Solução deve permitir acesso via WEB, compatível com os principais navegadores
de mercado e suportar protocolo de conexão segura (HTTPS);
4.11.1.4. Possuir integração com o Microsoft® Active Directory (AD) para autenticação de
usuário no sistema;
52
GESTÃO DOCUMENTAL
4.11.1.5. A fim de garantir a independência e continuidade da prestação do serviço para os
clientes da CONTRATANTE, a CONTRATADA deverá fornecer no ato da assinatura do
contrato o código-fonte e todos os documentos necessários à interpretação do mesmo
contrato sendo que deverá ser necessariamente a mesma versão apresentada na etapa de
habilitação documental;
4.11.1.6. Ao término do contrato, seja por decurso de vigência ou por rescisão antecipada, a
CONTRATADA fica obrigada a promover a transição contratual com transferência da versão
vigente no momento;
4.11.1.7. O código fonte cedido à CONTRATANTE ficará restrito à mesma, sendo vedado a
4.11.2. Gestão de Arquivos e Documentos Físicos:
4.11.2.1. Permitir a criação de múltiplos armazéns;
4.11.2.2. Permitir a criação de múltiplos locais de arquivamento;
4.11.2.3. Permitir a gestão de múltiplos tipos de recipientes para o acondicionamento dos
documentos;
4.11.2.4. Permitir controle de vencimento por documento, com possibilidade de emissão de
avisos/alertas de acordo com a temporalidade parametrizada;
4.11.2.5. Permitir a indexação das caixas e documentos diretamente pelo sistema;
4.11.2.6. Permitir que a solicitação das caixas/documentos seja feita pelo cliente
diretamente pelo sistema;
4.11.2.7. Permitir que a solicitação de devolução das caixas/documentos seja feita pelo
cliente diretamente pelo sistema;
4.11.2.8. Permitir gerenciar a tabela de temporalidade de cada cliente individualmente;
4.11.2.9. Permitir a importação em lote de arquivos contendo base de índices previamente
cadastradas;
4.11.2.10. Possuir idioma português do Brasil em toda a solução;
4.11.2.11. Permitir o controle da localização individual de cada caixa;
4.11.2.12. Permitir a geração de relatórios com base nas informações cadastradas de cada
documento;
4.11.2.13. Permitir a gestão múltiplos endereços de entrega para cada cliente;
53
GESTÃO DOCUMENTAL
4.11.3.1. Permitir atribuição de usuários, grupos de usuários e perfis de usuários a cada
documento;
4.11.3.3. Permitir que o administrador de acesso da solução possa definir um prazo de
validade para o acesso concedido ao usuário, bloquear/desbloquear acesso a qualquer
tempo;
4.11.4. Segurança:
4.11.4.1. A solução deve registrar em LOG (trilhas de auditoria) todas as ações executadas
pelos usuários, contendo no mínimo as seguintes informações: nome da funcionalidade do
sistema, identificador do documento, operação executada (inserir, excluir, alterar), usuário
que executou a ação, data e hora e IP da máquina do usuário;
4.11.4.2. Permitir cadastrar usuários, grupos de usuários e perfis de acesso, podendo um
usuário ser associado a mais de um grupo ou perfil;
4.11.4.3. Atribuir a cada perfil de acesso, permissões específicas de inclusão, alteração,
remoção e consulta para cada funcionalidade do sistema;
CLÁUSULA QUINTA - DAS CONDIÇÕES PARA O TRABALHO
Os serviços serão executados pelos empregados da CONTRATADA, devidamente
contratados, atendendo a todas as exigências legais, devidamente fardados, portando
crachá funcional da empresa, com foto recente e usar uniformes por ela fornecidos e
portando os EPI´s necessários, de acordo com as NRs - Normas Regulamentadoras, nos
termos da Portaria Interministerial nº 3214/1978 e alterações posteriores e demais indicados
e exigidos pela CONTRATANTE, para a execução dos serviços segundo a norma vigente.
54
GESTÃO DOCUMENTAL
CLÁUSULA SEXTA - DAS MÁQUINAS, EQUIPAMENTOS E UTENSÍLIOS
6.1. Os equipamentos, computadores, material de apoio de escritório, insumos e utensílios
utilizados na execução dos serviços, são de responsabilidade da CONTRATADA, que serão
fornecidos e controlados pela CONTRATADA, ficando esta responsável pela reposição,
zelo e correto uso dos mesmos;
6.2. Caberá à CONTRATANTE, quando julgar necessário, a solicitação da inclusão de
maior número de computadores e deverá ser atendida no prazo máximo de 24 horas
contadas após a solicitação. Em caso de defeito, o equipamento deverá ser substituído por
outro de configuração, igual ou superior, observando as especificações necessárias ao bom
atendimento dos serviços. A substituição deverá ocorrer no prazo máximo de 24 horas após
a solicitação;
6.3. Os computadores alocados deverão ter as seguintes especificações (especificação
mínima): Sistema Operacional Windows 7 Professional 32/64 bits, português. Processador
x86 clock de 2.9 GHz ou 2.5GT/s 2 núcleos e 4 threads. 03 GB Memória RAM; 60GB
Espaço em disco; Placa de Rede Gigabit Ethernet. Monitor 18,5 “LCD/LED com suporte e
regulagem e altura;
6.4. Visando atender a atualização tecnológica, a CONTRATANTE poderá atualizar a
qualquer tempo os requisitos mínimos especificados no item acima, cabendo à
CONTRATADA, atualizar o parque no prazo máximo de 30 (trinta) dias, objetivando atender
a atualização tecnológica (hardware/software);
6.5. A responsabilidade pela instalação, configuração e parametrização dos componentes e
equipamentos para os serviços de digitalização, sistema de gerenciamento eletrônico dos
documentos, sistema de custódia de documentos físicos e microfilmagem convencional é
exclusiva da CONTRATADA, cabendo à CONTRATANTE o acompanhamento desta
atividade para garantir que os serviços sejam efetuados de forma legitima, e de maneira que
certifique a capacidade de execução dos serviços da CONTRATADA em todo o processo
com os equipamentos e software, conforme as condições estabelecidas no Anexo I - Termo
de Referência do Pregão Presencial nº 003/2015.
CLÁUSULA SÉTIMA - DO SIGILO E DA CONFIDENCIALIDADE DOS DOCUMENTOS
7.1. Os empregados da CONTRATADA deverão ler e assinar termo de sigilo e
confidencialidade emitido pela CONTRATADA constando os seguintes itens a serem
devidamente cumpridos na íntegra:
7.1.1. Ciente de que no exercício regular de suas atividades terá acesso a informações
confidenciais da (CONTRATADA) e de seus clientes conforme estabelecido em contrato de
prestação de serviços por eles celebrado;
55
GESTÃO DOCUMENTAL
7.1.2. Utilizará tais informações exclusivamente na prestação dos serviços para o qual foi
contratado, bem como manterá total sigilo referente a metodologia utilizada para execução
dos mesmos, modelos de formulários, conteúdos dos documentos dos clientes contratantes;
7.1.3. Manterá em estrita confidencialidade em relação às informações que venha a ter
acesso, tomando todas as precauções para evitar que quaisquer pessoas que não estejam
diretamente vinculadas aos serviços a serem prestados, tenham acesso a elas;
7.1.4. Não modificará, alterará, copiará em meio físico, digital ou magnético, não eliminará
ou revelará a terceiros as informações a que tenha acesso, comprometendo-se ainda a
utilizá-la tão somente para a execução dos serviços a serem prestados;
7.1.5. Comunicará imediatamente (CONTRATADA) e/ou ao cliente contratante, qualquer
violação ou tentativa de violação das obrigações relativas ao sigilo e confidencialidade
previstas no termo;
7.1.6. Após a rescisão do contrato de trabalho o(a) colaborador(a) deverá preservar as
informações obtidas pelo exercício do trabalho, não as divulgando nem as utilizando em
proveito próprio ou de terceiros;
7.1.7. Tem plena consciência de que a violação total ou parcial das obrigações assumidas
no termo será interpretada como transgressão do dever de lealdade em relação à
sociedade, gerando sanções de acordo com as normas do Código Civil e Penal.
7.2. Os termos devidamente assinados deverão ser entregues ao preposto da
CONTRATANTE.
CLÁUSULA OITAVA - DAS OBRIGAÇÕES DA CONTRATANTE
Constituem obrigações da CONTRATANTE, além de outras previstas neste contrato:
8.1. Permitir o acesso às dependências da CONTRATANTE dos trabalhadores da
CONTRATADA envolvidos na contratação, desde que devidamente credenciados,
identificados e orientados substancialmente sobre as informações necessárias ao
desempenho das atividades previstas neste contrato;
8.2. Prestar as informações e esclarecimentos que venham a ser solicitados pela
CONTRATADA;
8.3. Manter as condições satisfatórias próprias ou de terceiros nos locais onde os serviços
serão realizados, objeto deste contrato;
8.4. Disponibilizar materiais e equipamentos necessários à execução contínua dos serviços,
objeto deste contrato;
56
GESTÃO DOCUMENTAL
8.5. Notificar por escrito a CONTRATADA sobre quaisquer irregularidades constantes na
prestação dos serviços;
8.6. Efetuar o pagamento dos serviços realizados, de acordo com este contrato,
tempestivamente, observando os itens abaixo:
8.6.1. A CONTRATANTE levará em consideração o cumprimento da execução dos
serviços, objeto deste contrato, para liberação do respectivo pagamento;
8.6.2. A CONTRATANTE poderá deduzir do pagamento devido à CONTRATADA e da
garantia contratual os valores referente à remuneração dos trabalhadores envolvidos na
contratação, inclusive os encargos legais dela decorrentes e repassá-los diretamente à
conta bancária destes trabalhadores, bem como realizar os recolhimentos tributários, desde
que ocorra uma das situações excepcionais por culpa única e exclusiva da CONTRATADA,
conforme abaixo:
a) Não pagamento nos prazos legais aos trabalhadores envolvidos na contratação por
ocasião das férias regulamentares e 13º salário;
b) Não comprovação do pagamento pela CONTRATADA de indenizações rescisórias
devidas aos trabalhadores desligados que estavam envolvidos na contratação.
8.7. A faculdade da CONTRATANTE em deduzir do pagamento dos serviços da
CONTRATADA e da garantia contratual, nos termos dos itens acima, não eliminará a
aplicação das penalidades previstas na Lei Federal nº 8.666/93 e alterações posteriores.
CLÁUSULA NONA - DAS OBRIGAÇÕES DA CONTRATADA
Constituem obrigações da CONTRATADA, além de outras previstas neste contrato:
9.1. Disponibilizar, para a realização dos serviços, pessoal qualificado, especializado e
idôneo, com formação e experiência profissionais comprovadas e que atendam aos
requisitos constantes deste contrato e do Anexo I - Termo de Referência do Pregão
Presencial nº 003/2015;
9.2. Todos os profissionais deverão ser contratados obrigatoriamente pelo regime da CLT,
devendo a CONTRATADA assegurar todos os benefícios e direitos trabalhistas decorrentes
da legislação vigente;
9.3. Desempenhar as atividades relativas aos serviços descritos neste contrato e no
Anexo I - Termo de Referência do Pregão Presencial nº 003/2015 de forma idônea e
correta, obedecendo aos prazos determinados e primando por sua qualidade;
9.4. Executar e gerenciar as atividades de sua responsabilidade, incluídas as atividades de
gerenciamento dos recursos humanos envolvidos na contratação;
57
GESTÃO DOCUMENTAL
9.5. Formalizar a indicação de um representante e um eventual substituto, que deverá estar
disponível nos dias úteis, no horário das 07h30 às 17h, e acessível através de contato
telefônico em qualquer outro horário, com vistas a:
9.6. Acompanhar a execução e andamento dos serviços em vigor;
9.7. Assegurar-se de que as determinações da CONTRATANTE sejam disseminadas junto
à CONTRATADA, com vistas à alocação dos profissionais necessários para execução das
Ordens de Serviço;
9.8. Informar imediatamente à CONTRATANTE sobre quaisquer problemas que possam
impedir o bom andamento dos serviços;
9.9. Utilizar na execução dos serviços exclusivamente pessoas do quadro de pessoal
permanente, uniformizadas e identificadas, as quais exercerão suas atividades profissionais
sem vínculo de qualquer natureza com à CONTRATANTE;
9.10. Assumir exclusiva e total responsabilidade pelo vínculo empregatício dos
trabalhadores envolvidos na execução dos serviços, bem como pelos encargos trabalhistas,
previdenciários, sociais e fiscais, na forma da respectiva legislação;
9.11. Guardar sigilo e não fazer uso quanto aos dados e informações que lhe forem
fornecidos e que sejam necessários ao desempenho das atividades previstas neste contrato
e no Anexo I - Termo de Referência do Pregão Presencial nº 003/2015;
9.12. Responsabilizar-se pela integral observância das disposições legais pertinentes à
segurança, higiene e medicina do trabalho, bem como a legislação correspondente e em
vigor, inclusive as medidas e normas pela CONTRATANTE emitidas;
9.13. Responsabilizar-se por danos eventuais causados ao patrimônio da CONTRATANTE,
aos seus funcionários, bem como a terceiros, quando praticados de forma voluntária por
seus trabalhadores envolvidos na contratação, cabendo-lhe a imediata reparação dos danos
causados;
9.14. Tomar as providências e cumprir as obrigações estabelecidas na legislação específica
de acidente de trabalho em ocorrência da espécie, em que forem vítimas os trabalhadores
envolvidos na contratação, desde que estejam no desempenho dos serviços ou em conexão
com eles, ainda que verificado o acidente em dependências da CONTRATANTE;
9.15. Em caso de urgência devidamente comprovada serão realizados os serviços,
classificados neste contrato e no Anexo I - Termo de Referência do Pregão Presencial
nº 003/2015, nos limites e condições estabelecidos por lei, em horário noturno ou em finais
de semana e feriados e as cobranças apresentadas em planilha mensal;
9.16. Elaborar documentos (relatórios gerenciais e outros) referentes ao acompanhamento
da execução das Ordens de Serviço;
58
GESTÃO DOCUMENTAL
9.17. Enviar mensalmente à Administração da CONTRATANTE, por meio de Ofício, com
planilhas detalhadas das quantidades dos serviços executados, objeto deste contrato, junto
com a fatura e os documentos exigidos pela legislação vigente, assim como cópia da folha
de pagamento do pessoal envolvido na contratação, comprovante de recolhimento dos
encargos sociais, trabalhistas e tributários, incluindo ainda, comprovante de pagamento de
auxílio de assistência médica, comprovante de disponibilização de alimentação e de
vale-transporte ou equivalente;
9.18. Os profissionais envolvidos na execução da contratação deverão receber seus salários
no último dia útil do mês em curso, bem como os acessórios de adicionais de insalubridade,
periculosidade, adicional noturno, risco de vida, horas extras, caso venha a ocorrer dentro
dos limites legais, e vale-transporte ou o equivalente, caso em que a legislação assim
determine;
9.19. Assegurar aos trabalhadores envolvidos na contratação, reconhecidos pela legislação
previdenciária vigente, o auxílio assistência médica, conforme previsto em Convenção
Coletiva de Trabalho, dissídio ou Acordo Coletivo de Trabalho da categoria sindical
pertinente. Será fornecida igualmente aos trabalhadores alimentação de acordo com o
Programa de Alimentação do Trabalhador - PAT;
9.20. Atender às instruções da CONTRATANTE quanto à execução e horários de realização
dos serviços, permanência e circulação de pessoas nos clientes e sede da
CONTRATANTE, além dos órgãos do Estado de Pernambuco;
9.21. Responsabilizar-se pelos materiais, produtos, ferramentas, instrumentos e
equipamentos disponibilizados para a execução dos serviços, não cabendo à
CONTRATANTE qualquer responsabilidade por perdas decorrentes de roubo, furto ou
outros fatos que possam vir a ocorrer;
9.22. Promover o afastamento, no prazo máximo de 24 (vinte e quatro) horas após o
recebimento de notificação, de qualquer dos seus empregados que não corresponder aos
critérios de confiança ou que perturbe a ação da equipe de fiscalização da CONTRATANTE;
9.23. Apresentar seus empregados com pontualidade, de acordo com os horários fixados
pela CONTRATANTE, para fins da execução dos serviços contratados;
9.24. Implantar adequadamente o planejamento, a execução e a supervisão permanente
dos serviços, de forma a obter uma operação correta e eficaz, realizando os serviços de
forma meticulosa e constante, mantendo sempre em perfeita ordem todas as dependências
da CONTRATANTE;
9.25. Prestar os serviços dentro dos parâmetros e rotinas estabelecidos neste contrato, com
observância às recomendações aceitas pela boa técnica, normas e legislação, bem como
observar conduta adequada na utilização dos materiais, equipamentos, ferramentas e
utensílios;
59
GESTÃO DOCUMENTAL
9.26. Comunicar à unidade da CONTRATANTE responsável pela fiscalização do contrato,
por escrito, qualquer anormalidade de que tenha conhecimento na execução do mesmo;
9.27. Responsabilizar-se por danos causados ao patrimônio da CONTRATANTE, ou de
terceiros, ocasionados por seus empregados, em virtude de dolo ou culpa, durante a
execução do objeto contratado;
9.28. Submeter seus empregados às normas e regulamentos de segurança e disciplina
instituídos pela CONTRATANTE, e seus clientes durante o tempo de permanência em suas
dependências;
9.29. Manter durante todo o período de vigência do ajuste, todas as condições que
ensejaram sua contratação;
9.30. Fornecer sistema informatizado para inspeção e indexação de documentos e imagens,
que atenda o presente contrato e o Anexo I - Termo de Referência do Pregão Presencial nº
003/2015, especialmente as demandas dos serviços conforme cláusula quarta deste
contrato;
9.31. A CONTRATADA deverá apresentar e manter em dia o PPRA - Programa de
Prevenção e Riscos Ambientais, PCMSO - Programa de Controle Médico de Saúde
Ocupacional NR7, adaptados ao contexto dos serviços realizados na CONTRATANTE,
além do ASO - Atestado de Saúde Ocupacional para cada um de seus empregados
envolvidos na contratação, bem como cumprir e fazer cumprir o que dispõe as NRs do MTE,
de acordo com as exigências para a realização dos serviços;
9.32. Fornecer o Certificado de Garantia de Serviços de Microfilmagem, de acordo com o
Artigo 16 do Decreto nº 1.799/96, para cada microfilme produzido;
9.33. Comprovar o espaçamento entre os fotogramas, na redução entre 35 a 40 vezes,
deverá propiciar intervalo máximo de 3 (três) milímetros entre os fotogramas sequenciados;
9.34. Atender nos termos da Portaria do Ministério da Justiça/Secretaria Nacional de Justiça
nº 736/2006 em função da possibilidade de ser utilizada a microfilmagem híbrida de
documentos;
9.35. Atender de forma que os originais em suporte papel, microfilmados nos termos da
Portaria do Ministério da Justiça/Secretaria Nacional de Justiça nº 736/2006 sejam
preservados, não sendo admitida sua eliminação, exceto ao fim do prazo de arquivamento
estabelecido para o documento;
9.36. Os parâmetros da prestação de serviços de microfilmagem de documentos poderão
sofrer alterações demandadas pela CONTRATANTE;
60
GESTÃO DOCUMENTAL
9.37. Manter a compatibilidade com as obrigações assumidas e todas as condições
estabelecidas na licitação, durante a execução do contrato;
9.38. A CONTRATADA com sede fora da Região Metropolitana do Recife se
compromete a instalar na referida região escritório ou filial no prazo máximo de
60 (sessenta) dias, após assinatura deste contrato.
CLÁUSULA DÉCIMA - DO VALOR, DAS CONDIÇÕES DE PAGAMENTO
E DO REAJUSTE
10.1. Pelos serviços prestados, a CONTRATANTE pagará à CONTRATADA o valor mensal
estimado de R$ ______________ (_____________________________), perfazendo um
valor anual estimado de R$ ________________ (_______________________________),
tudo conforme tabela abaixo descrita e Proposta da CONTRATADA datada de ___ de
____________ de 201__, que passa a fazer parte integrante deste contrato
independentemente de transcrição:
Serviço
Unidade
Preparação
de
Imagem
Documentos.
Conversão
de
Documentos Suporte
Imagem
Papel para Imagem
Digital.
Conversão
de
Documentos Suporte Fotograma
Papel para Fotograma.
Conversão
de
Documentos
Imagem
Fotograma
para
Imagem Digital.
Inspeção de Imagens
Imagem
de Documentos.
Indexação de Campos
Campo
por Imagem.
por
Relação
de
Campo
Índices.
Campo
por Suporte Papel.
Remontagem
de
Imagem
Documentos.
Inventário
de
Doc/Conjunto
Documentos até 4
Doc
Campos.
Estimativa
Valor Unitário
Mensal
(R$)
(Quantidade)
Valor Mensal
Estimado
(R$)
3.000.000
3.000.000
300.000
500.000
3.000.000
1.050.000
3.000.000
1.200.000
800.000
600.000
61
GESTÃO DOCUMENTAL
Inventário
de
Documentos até 4 Caixa Box
Campos.
Inventário
de
Documentos até 4 Caixa Padrão
Campos.
Arquivamento/Desarqui
Caixa Box
vamento Diário.
Caixa Padrão
vamento Diário.
vamento
Grandes Caixa Box
Volumes.
vamento
Grandes Caixa Padrão
Volumes.
Locação de Software
de
Gerenciamento
Licença
Eletrônicos
de
Documentos.
Locação de Software
de Gerenciamento de
Licença
Custódia
de
Documentos Físicos.
VALOR MENSAL ESTIMADO
80.000
40.000
8.000
4.000
80.000
40.000
30
30
10.2. O pagamento será efetuado mensalmente, após a prestação dos serviços, objeto
deste contrato, até o 5º (quinto) dia útil do mês subsequente, de acordo com a apresentação
dos documentos exigidos no item nº 9.17;
10.3. Não constitui obrigação da CONTRATANTE a execução/pagamento dos serviços na
quantidade estimada ou pré-determinada, nem a necessidade da utilização de todos os
serviços mencionados. A CONTRATADA somente será remunerada pelos serviços
efetivamente realizados no mês de referência;
10.4. Todos os serviços que são objeto deste contrato, serão quantificados e identificados
de acordo com os registros de produção, que deverão ser acompanhados pelas Gerências
de Documentação e Digitalização com a aprovação da Superintendência de Digitalização,
Gestão e Guarda de Documentos da CONTRATANTE;
10.5. As Notas Fiscais/Faturas far-se-ão acompanhar das certidões da Previdência
Social (CND), FGTS, Justiça do Trabalho (CNDT), Fazenda Federal, Estadual e Municipal;
62
GESTÃO DOCUMENTAL
10.6. Em havendo alguma pendência impeditiva do pagamento, será considerada data da
apresentação da fatura aquela na qual ocorreu a regularização da pendência por parte da
CONTRATADA;
10.7. No caso de eventuais atrasos do pagamento por parte da CONTRATANTE, esta ficará
sujeita a multa equivalente a 0,10% (zero vírgula dez por cento), ao dia sobre o montante a
ser pago;
10.8. O contrato será reajustado de acordo com a Lei Estadual nº 12.525, de
30/12/2003 (Art. 1º, inciso III), devendo a CONTRATADA, na oportunidade de sua
solicitação, justificar e comprovar a variação dos componentes dos custos do contrato,
apresentando, inclusive, Memória de Cálculo e Planilhas, para análise e posterior aprovação
pela CONTRATANTE;
10.8.1. Na apresentação de reajuste anual pela CONTRATADA com base no item anterior,
esta deverá se pronunciar sobre o reajuste contratual no momento da solicitação de
prorrogação, junto à CONTRATANTE e terá o prazo de 30 (trinta) dias, após a data de
divulgação do índice inflacionário (IPCA/IBGE) adotado para esse fim, para apresentar as
planilhas sob pena de vigorar o reajuste contratual a partir da data da apresentação do
pedido de reajuste;
10.8.2. Caso a CONTRATADA não solicite de forma tempestiva o reajuste contratual com
base nos itens 10.8 e 10.8.1, observada a legislação vigente, e prorrogue ou deixe encerrar
o contrato sem pleiteá-lo, ocorrerá a preclusão do direito de reajuste contratual, porém sem
prejuízo da contagem de periodicidade para concessão dos reajustes futuros, a exemplo da
dada de aniversário do contrato (anualidade).
CLÁUSULA DÉCIMA PRIMEIRA - DOS RECURSOS FINANCEIROS
Os recursos necessários à execução dos serviços aqui acordados são próprios da
CONTRATANTE.
CLÁUSULA DÉCIMA SEGUNDA - DA FISCALIZAÇÃO
12.1. A fiscalização dos serviços, objeto deste contrato, ficará sob a responsabilidade da
Superintendência de Digitalização, Gestão e Guarda de Documentos (procedimentos
operacionais), bem como a Gerência de Recursos Humanos (procedimentos fiscais), e
ambas terão as seguintes atribuições:
a) Supervisionar a execução dos serviços, bem como acompanhar as providências tomadas
pela CONTRATADA para sanar possíveis falhas identificadas na realização dos serviços, no
prazo estabelecido pela CONTRATANTE;
63
GESTÃO DOCUMENTAL
b) Fiscalizar a boa execução dos serviços e aplicar as medidas corretivas necessárias,
inclusive as penalidades previstas na Lei nº 8.666/93;
c) Sustar a execução dos serviços, desde que estejam sendo realizados em desacordo com
o contrato;
d) Conferir e aceitar os serviços realizados, de acordo com o contrato, possibilitando a
emissão de fatura mensal da CONTRATADA;
e) Exigir a apresentação de documentos, relatórios, notas explicativas relativas aos serviços,
desde que necessário;
f) Emitir as instruções que julgar necessárias ao melhor andamento dos serviços;
g) Os casos omissos e não previstos neste contrato serão resolvidos conjuntamente pela
CONTRATANTE e a CONTRATADA, observada a legislação vigente.
12.2. A ação ou omissão, total ou parcial, da fiscalização da CONTRATANTE, não eximirá a
CONTRATADA de total responsabilidade na execução do contrato.
CLÁUSULA DÉCIMA TERCEIRA - DAS PENALIDADES
13.1. A inexecução total ou parcial deste contrato sujeitará a CONTRATADA às seguintes
penalidades, assegurados o contraditório e a ampla defesa, na forma do Art. 87 da Lei
Federal nº 8.666/93:
a) Advertência;
b) Multa, de até 10% (dez por cento) sobre o valor total do contrato, a critério da
Administração, levando-se em conta o prejuízo causado, devidamente fundamentado, o que
não impede ou elide a cobrança de indenização da parte que sobejar;
c) Suspensão temporária de participação em licitação e impedimento de contratar com a
Administração, pelo prazo de até 05 (cinco) anos;
d) Declaração de inidoneidade para licitar ou contratar com a Administração Pública,
enquanto perdurarem os motivos determinantes da punição, ou até que seja promovida a
reabilitação perante a autoridade que aplicou a penalidade, após o ressarcimento à
CONTRATANTE pelos prejuízos resultantes e depois de decorrido o prazo da sanção
aplicada com base no item anterior;
64
GESTÃO DOCUMENTAL
13.2. Comunicada da ocorrência de infração que enseje a aplicação de multa especificada
no subitem 13.1.b, e, decorrido o prazo de defesa sem que o contratado se pronuncie ou se
for considerada procedente a multa, a contratada será notificada a recolher à Tesouraria da
CONTRATANTE o valor devido, no prazo de 03 (três) dias úteis, a contar do recebimento
da notificação.
13.3. Uma vez recolhida a multa de que trata o subitem 13.1.b e, na hipótese de vir a
CONTRATADA lograr êxito em recurso que apresentar, a CONTRATANTE devolverá a
quantia recolhida, no prazo de 05 (cinco) dias úteis.
CLÁUSULA DÉCIMA QUARTA - DA GARANTIA CONTRATUAL
14.1. A CONTRATADA para execução dos serviços objeto deste contrato prestará no ato
da assinatura deste instrumento, em favor da CONTRATANTE, garantia fixada em
5% (cinco por cento) do valor total do contrato, nos termos do Art. 56, §§ 1º e 2º da Lei
Federal nº 8.666/93, podendo a CONTRATADA optar por uma das modalidades de garantia
previstas no diploma legal citado;
14.2. A garantia prestada pela CONTRATADA será liberada ou restituída após a execução
do contrato e, quando em dinheiro, atualizada monetariamente.
CLÁUSULA DÉCIMA QUINTA - DA RESCISÃO
15.1. A inexecução total ou parcial do objeto deste contrato ensejará a sua rescisão,
conforme disposto nos artigos 77 a 80 da Lei Federal nº 8.666/93, desde que cabível à
presente contratação, resguardadas as prerrogativas conferidas pelo Art. 58 do mesmo
Diploma Legal.
15.2. Os casos de rescisão contratual deverão ser formalmente motivados nos autos do
processo, assegurado o contraditório e a ampla defesa;
15.3. A rescisão do contrato poderá ser:
15.3.1. Determinada por ato unilateral e escrito da administração, nos casos enumerados
nos incisos I a XII e XVII do artigo 78 da Lei Federal nº 8.666/93, ou nas hipóteses do artigo
79 do mesmo diploma legal, quando cabível.
15.3.2. A rescisão administrativa ou amigável deverá ser precedida de autorização escrita e
fundamentada da autoridade competente, e mediante aviso prévio da CONTRATANTE, por
escrito, com antecedência de 30 (trinta) dias, sem que isto gere direito a qualquer
indenização à CONTRATADA.
65
GESTÃO DOCUMENTAL
CLÁUSULA DÉCIMA SEXTA - DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
16.1. É vedada à CONTRATADA a subcontratação, cessão ou transferência, total ou
parcial, dos serviços ora contratados;
16.2. A CONTRATADA deverá guardar sigilo absoluto das informações a que tenha acesso,
em decorrência da execução dos serviços aqui acordados;
16.3. Este contrato, em razão do seu objeto e natureza, não gera para a CONTRATANTE,
em relação aos profissionais e prepostos da CONTRATADA, qualquer vínculo de natureza
societária, trabalhista e/ou previdenciária, respondendo exclusivamente a CONTRATADA
por toda e qualquer ação trabalhista e/ou indenizatória por eles propostas, bem como pelo
seu resultado;
16.4. A tolerância ou transigência de qualquer das partes não implicará em novação,
perdão, renúncia, alteração ou modificação do pactuado, sendo o evento ou omissão
considerado, para todos os fins de direito, como mera liberalidade da parte que transigiu,
anuiu ou não exigiu o cumprimento da obrigação, não implicando, todavia, na renúncia do
direito de exigir o cumprimento das obrigações aqui contidas, a qualquer tempo;
16.5. Na hipótese de alteração na prestação dos serviços, de que trata este contrato, serão
observadas as disposições do Art. 65 da Lei Federal nº 8.666/93 e alterações posteriores;
16.6. Os casos omissos neste contrato serão resolvidos nos termos da Lei Federal
nº 8.666/93 e suas alterações posteriores.
CLÁUSULA DÉCIMA SÉTIMA - DO FORO
As partes contratantes elegem o Foro da Comarca do Recife, Capital do Estado de
Pernambuco, para dirimir qualquer dúvida ou litígio resultante do que foi pactuado neste
negócio jurídico, com renúncia a qualquer outro, por mais privilegiado que seja.
66
GESTÃO DOCUMENTAL
E, para maior firmeza do que ajustaram e combinaram, as partes contratantes mandaram
elaborar o presente contrato em 02 (duas) vias de igual teor e forma, para um só efeito
jurídico, que vai assinado juntamente com 02 (duas) testemunhas idôneas.
Recife, ___ de ______________ de 2016.
CONTRATANTE
___________________________________________
Luiz Ricardo Leite de Castro Leitão
Diretor Presidente
___________________________________________
Edson Ricardo Teixeira de Melo
Diretor de Produção e Edição
CONTRATADA
RAZÃO SOCIAL
___________________________________________
Nome Completo do Representante Legal
Cargo
TESTEMUNHAS:
______________________________
______________________________
67

PREGÃO PRESENCIAL 003-2015

Transcrição

Documentos relacionados

INEXIGIBILIDADE 002-2016 - HEWLETT-PACKARD

Atleta do CEPE é escolhido para integrar Equipe All Star no

CEPE conquista terceiro lugar no Regional Sul de Basquete em

Declaro estar de acordo com as regras do GLOBAL Escape Game

Contrato Troy Pregao 031 15

CONTRATO 180 - Ornamentação Festa do Morango

CONTRATO 182 - Segurança e Ingressos Festa do morango

4 >11 - Prefeitura Municipal de Mauriti

CONTRATO 143 - Retífica motor

Prefeitura do Município de Jaquariúna