En este manual usted podrá encontrar las respuestas a sus

MANUAL DEL
COLABORADOR
Cali, Mayo 02 de 2011
CONTENIDO
Pagina
0.
1.
2.
ALCANCE ……………………………………………………………………………………………………
CONTRATACION ………………………………………………………………………………………..
ATENCION DEL PERSONAL ………………………………………………………………………
3
3
3
3.
CARNETIZACION ………………………………………………………………………………………
Carné interno …………………………………………………………………………………………..
Carné superintendencia …………………………………………………………………………..
4
4
5
4.
EXPEDICION CERTIFICACIONES……………………………………………………………..
Carta laboral …………………………………………………………………………………………….
Certificado de ingresos …………………………………………………………………………..
Volantes de pago
………………………………………………………………………………….
5
5
5
5
5.
UNIFORMES DE DOTACION Y MATERIAL DE INTENDENCIA ………………….
Uniformes de Dotación …………………………………………………………………………..
Armas Equipos y Material de Intendencia……………………………………………..
5
6
6
6.
SEGURIDAD SOCIAL ……………………………………………………………………………….
Afiliación EPS
………………………………………………………………………………………..
Afiliación CAJA DE COMPENSACION ………………………………………………………..
FONDO DE PENSIONES ………………………………………………………………………….
Administradora de Riesgos Profesionales (ARP) ……………………………………
Incapacidad por enfermedad general y maternidad ……………………………..
Incapacidad por accidente de trabajo ………………………………………………………
Licencia Paternidad ………………………………………………………………………………..
6
7
7
8
8
8
8
9
7.
NOMINA ………………………………………………………………………………………………….
Liquidación y pago …………………………………………………………………………………
Tarjetas Efectiva …………………………………………………………………………………..
Reclamos por deducciones …………………………………………………………………….
Reclamos por Tiempo Extra y Transporte Intermunicipal ………………………
9
9
10
10
10
8.
PROGRAMACION DE TURNOS …………………………………………………………………
Traslados ………………………………………………………………………………………………..
Calamidad domestica …………………………………………………………………………….
Incapacidades ………………………………………………………………………………………..
Permisos
…………………………………………………………………………………………..
Horas extras …………………………………………………………………………………………..
10
10
10
10
10
10
9.
AUXILIO DE CESANTIAS ………………………………………………………………………..
11
10.
VACACIONES …………………………………………………………………………………………..
12
11.
PLAN DE MOTIVACION …………………………………………………………………………….
12
12.
PROCESO DISCIPLINARIO …………………………………………………………………………
12
13.
CAPACITACION
13
14.
SALUD OCUPACIONAL
………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………..
2
13
0.
ALCANCE
Para SEGURIDAD OMEGA LTDA es de suma importancia brindar una atención amable, oportuna y
eficiente a todos los requerimientos de nuestros trabajadores.
Para cumplir con este propósito se ha diseñado el presente MANUAL DEL COLABORADOR donde se
describen las políticas, los parámetros y los procedimientos que debemos tener en cuenta al momento
de solicitar cualquier trámite en las oficinas de la empresa.
Este manual aplica para todas las personas vinculadas laboralmente a SEGURIDAD OMEGA LTDA y
cualquier incumplimiento o modificación debe ser tramitado ante la GERENCIA GENERAL.
1.
CONTRATACION
Por política general, todas las personas que laboren en SEGURIDAD OMEGA LTDA. serán vinculadas
mediante un contrato a término fijo inferior a un año con una duración de 3 meses.
Si el desempeño del trabajador se ajusta a los requerimientos de la Empresa, este contrato será
prorrogado por tres periodos de tres meses hasta completar un año y posteriormente se prorrogará por
periodos de un año.
Durante la relación laboral, la Empresa asume el compromiso de cumplir a cabalidad con sus
responsabilidades laborales establecidas por la ley y espera que los trabajadores también asuman el
compromiso de cumplir con sus instrucciones de trabajo, sus horarios y sus programaciones.
30 días antes de finalizar el contrato o una de las prórrogas, usted recibirá un comunicado de
terminación, según lo establecido por la ley, sin embargo si usted ha cumplido cabalmente con sus
responsabilidades, puede hacer caso omiso de este comunicado y la Empresa renovará
automáticamente su contrato.
Las responsabilidades laborales a cargo de la empresa se cumplirán de acuerdo a la siguiente
Programacion:
SALARIOS PRIMERA QUINCENA
20 DE CADA MES
SALARIOS SEGUNDA QUINCENA
5 DE CADA MES
SEGURIDAD SOCIAL
PRIMEROS 7 DIAS HABILES
PRIMA DE SERVICIOS PRIMER SEMESTRE
JUNIO 20
PRIMA DE SERVICIOS SEGUNDO SEMESTRE
DICIEMBRE 20
AUXILIO DE CESANTIAS
FEBRERO 14 DE CADA AÑO
INTERESES SOBRE CESANTIAS
ENERO 31 DE CADA AÑO
VACACIONES
2.
POR CADA AÑO DE SERVICIO SEGÚN PROGRAMACION
ATENCION DEL PERSONAL
Para garantizar una atención oportuna y eficiente, TODAS las solicitudes del personal deben efectuarse
a través de un MEMORANDO INTERNO el cual debe ser registrado en el software SEGURION para
efectuar el seguimiento necesario.
La atención personalizada en la oficina por parte de los asistentes se llevara a cabo los días LUNES,
MIERCOLES Y VIERNES según el cuadro siguiente y cuando se requiera atención por parte de la
gerencia o los directivos, se deberá coordinar una cita por intermedio de la recepcionista.
Si los turnos de su puesto no le permiten acceder a estos horarios, coordine con la recepcionista una
cita con el funcionario encargado:
3
CARGO
EXT
ASUNTO
LUNES
ASISTENTE GESTION HUMANA
102
NOMINA, INCAPACIDADES
ASISTENTE DE CAPACITACION
115
CARNETIZACION
ACADEMIA
RECEPCIONISTA
116
EXPEDICION CERTIFICADOS
CESANTIAS, SEGURIDAD
SOCIAL
ASISTENTE COMPRAS
113
UNIFORMES E INTENDENCIA
ASISTENTE PROGRAMACION
107
PROGRAMACION TURNOS
VACACIONES
MIERCOLES
VIERNES
8am–12m
1pm-5pm
8am–12m
1pm-5pm
8am–12m
1pm-5pm
8am–12m
1pm-5pm
8am–12m
1pm-5pm
8am–12m
1pm-5pm
8am–12m
1pm-5pm
8am–12m
1pm-5pm
8am–12m
1pm-5pm
El procedimiento para trámite de MEMORANDOS INTERNOS es el siguiente:
A. Diligencie el memorando indicando claramente su solicitud y adjuntando los documentos que
sean necesarios y relacione su número telefónico o celular.
B. Remita el MEMORANDO INTERNO a la oficina por cualquiera de los siguientes medios.

Con el coordinador de ruta dejando constancia en la minuta.

Vía fax al numero 6604970

Vía correo electrónico al [email protected]
C. Todos los memorandos internos deben ser recibidos por la recepcionista quien se encargara de
registrarlos en SEGURION y asignarles un consecutivo.
D. Comuníquese telefónicamente con la recepcionista o con el guarda de la porteria Ext. 120 y
verifique el numero que le fue asignado a su solicitud.
E. Si la solicitud no aparece registrada en el sistema, la recepcionista o el guarda de porteria
deben tomar nota de la solicitud y registrarla en el sistema.
F. El responsable de atender la solicitud debe efectuar el trámite correspondiente y registrar en el
sistema la acción adelantada o la solución planteada.
G. Si usted desea conocer la respuesta a su solicitud, comuníquese telefónicamente con el guarda
de porteria Ext. 120
H. Si su solicitud no fue atendida oportunamente, solicite una cita con el Director de área y plantee
su caso.
3.
CARNETIZACION
CARNÉ INTERNO
Al ingreso a la compañía usted debe presentar 4 fotografías 3x4 fondo azul oscuro con el uniforme de
la compañía para la elaboración de su respectivo carné que lo acredita como funcionario de la empresa,
este será entregado en el momento del enganche y es personal e intransferible. Este carné tiene una
vigencia de 2 años y cuando llegue su vencimiento usted deberá actualizar las fotografías para su
renovación.
 El carnet debe portarse en un lugar visible durante la prestación del servicio.
 Este carnet lo acredita como empleado de SEGURIDAD OMEGA pero no lo faculta para realizar
negocios, transacciones, etc. a nombre de le empresa.
 Al terminar su contrato de trabajo el carnet pierde validez y debe ser reintegrado a la empresa.
En caso de pérdida tenga en cuenta lo siguiente:
A.
B.
Usted debe instaurar un denuncio ante las autoridades competentes
Hacer la solicitud a través de un MEMORANDO INTERNO con la copia del denuncio y adjuntar
(1) fotografía 3x4 fondo azul oscuro con el uniforme de la compañía.
En caso de deterioro:
A.
B.
C.
Usted debe solicitar el carné a través de un memorado interno
Adjuntar el carné anterior y (1) fotografía 3x4 fondo azul oscuro con el uniforme de la
compañía
Al momento de la entrega del nuevo carnet usted debe devolver el carnet anterior, en caso
que no lo tenga debe de colocar un denuncio.
4
En caso de retiro:
A. Usted debe devolver el carnet de identificación a la empresa, en caso de que no lo tenga deberá
colocar un denuncio y hacer entrega al Asistente de Compras.
CARNÉ SUPERINTENDENCIA
El decreto 356 establece que todas las personas que laboren en la vigilancia y durante el servicio
deberán portar la credencial de identificación expedida por la SUPERINTENDENCIA DE VIGILANCIA Y
SEGURIDAD PRIVADA.
A.
Para efectos del trámite de la credencial usted debe presentar:




Copia autentica del curso de vigilancia.
(1) Foto 3x4 fondo azul
(1) Fotocopia de la Cedula
Huellas al formulario de solicitud (DO-14-2007) Suministrado por la empresa
B.
El trámite será realizado por la (Asistente de Capacitacion)
C.
La credencial no tiene ningún costo, tiene vigencia de un (1) año
D. Antes del vencimiento de la credencial usted debe actualizar el curso de vigilancia.
E. En caso de perdida usted debe colocar un denuncio y hacer la solicitud a Través de un
memorando interno.
F. Una vez termida la relación laboral usted debe devolver la credencial a la empresa o denuncio
en caso de perdida.
4.
EXPEDICION CERTIFICACIONES
Para el trámite de estas solicitudes se debe tener en cuenta el siguiente procedimiento
CARTAS LABORALES - CERTIFICADOS DE INGRESOS Y RETENCIONES
A. Se entregan directamente en la oficina previa presentación de la cedula de ciudadanía en los
horarios establecidos por la empresa.
B. Si el trabajador no puede presentarse por los turnos de trabajo, puede autorizar a otra persona
remitiendo una fotocopia de su cedula en la cual deja constancia de la persona autorizada.
C. Los certificados de INGRESOS Y RETENCIONES solamente se generan una vez por año y se
entregaran 2 copias al trabajador.
VOLANTES DE PAGO
A. Los volantes de pago son remitidos cada quincena a los puestos
B. Si desea una copia, esta se entrega directamente en la oficina en los horarios establecidos, con
el número de su código.
C. Tenga en cuenta que Los VOLANTES DE PAGO solamente se imprimen para las ultimas dos
quincenas pagadas, por limitaciones del sistema.
D. Si el trabajador no puede presentarse por los turnos de trabajo, puede autorizar a otra persona
remitiendo un memo como constancia de la solicitud, donde relaciona nombre e identificación
de la persona autorizada.
5. UNIFORMES
INTENDENCIA
DE
DOTACION
Y
MATERIAL
DE
UNIFORMES DE DOTACION
Al momento de ingresar a la empresa, usted recibe la dotación necesaria para desempeñar su cargo, la
utilización del uniforme y todos los elementos que lo componen es obligatoria.
5
La dotación de uniformes se entrega según las programaciones de la empresa, la dotación usada y/o
dañada debe ser devuelta por disposición del decreto 356 de dic de 1993
Cuando se presenten daños por mal uso o pérdidas, el personal debe asumir el costo de la nueva
dotación.
Para la reposición por perdida de un artículo que tenga logo de la empresa (camisa, overol, goleana,
placas, etc.) el empleado debe presentar el denuncio ante la autoridad competente.
Usted puede confirmar la disponibilidad de la prenda que necesita llamando a la extensión del asistente
de compras (113)
Si por horarios de trabajo no puede asistir personalmente, usted puede autorizar otra persona
mediante un MEMORANDO INTERNO. Importante: si aplican descuentos debe enviar la autorización
de descuento firmada.
Cuando le informen que ha sido cambiado de puesto:
-
verifique si necesita dotación especial o elementos de seguridad industrial, así podrá
coordinar telefónicamente la entrega de las prendas o elementos requeridos.
Si tiene a cargo dotación especial o elementos de seguridad industrial y no la utilizará,
debe hacer entrega de éstas en el almacén.
En ninguno de los casos, el coordinador de ruta puede trasladar elementos de dotación personal al
puesto.
CAMBIO DOTACIÓN GENERAL
A.
B.
C.
D.
Preséntese en la oficina en el horario que le asigne la circular informativa.
Entregue las prendas usadas en estado de limpieza se exceptúan los zapatos.
Reciba su dotación y firme con número de cédula el movimiento de inventario.
Mídase las prendas antes de salir de la empresa.
REPOSICION POR PÉRDIDA O DAÑO
A.
B.
C.
D.
E.
F.
Preséntese en la oficina en el horario asignado para la atención.
Por perdida, presente el denuncio donde relaciona los artículos.
Por daño o deterioro, entregue las prendas limpias.
Reciba la dotación solicitada.
Firme el movimiento de inventario y la autorización de descuento (pérdida o hurto).
Mídase las prendas antes de salir de la empresa.
POR CAMBIO DE PUESTO
A. Llame a control o al asistente de compras y coordine la entrega de la dotación.
B. Reciba su dotación y firme con número de cédula el movimiento de inventario.
C. Mídase las prendas antes de salir de la empresa.
ARMAS EQUIPOS Y ELEMENTOS DE INTENDENCIA
Los equipos, armas o elementos de intendencia asignados al puesto solo pueden ser trasladados por
los coordinadores de ruta.
Cuando las armas o equipos asignados al puesto presenten fallas, informe de inmediato a CONTROL
Ext. 105 y elabore el respectivo informe de servicio.
Cuando el material de intendencia presente deterioro o mala presentación, solicite la reposición al
coordinador de ruta y deje evidencia en la minuta del puesto.
Si pasados 5 días no se ha repuesto al material de intendencia solicitado, elabore de inmediato un
informe de servicio mencionado la fecha en que hizo la solicitud inicial y el coordinador que la recibió.
Si el guarda no cumple con el procedimiento establecido, deberá asumir la responsabilidad por los
daños o deterioro de las armas, equipos y material de intendencia
6.
SEGURIDAD SOCIAL
SEGURIDAD OMEGA Ltda. En el momento de la contratación se hace cargo de las afiliaciones a la EPS
(elegida por el trabajador), caja de compensación familiar y ARP (elegidas por la empresa) de todos los
empleados.
Los beneficiarios de los empleados son afiliados, solo, si el trabajador cumple con el requisito de
entrega de los documentos necesarios para dicho tramite los cuales están relacionados en la guía de
documentos para enganche.
6
AFILIACIÓN A LA EPS
A. Presente los documentos relacionados en la GUIA DE DOCUMENTOS PARA ENGANCHE.
B. Recuerde que si usted no presenta los documentos de sus beneficiarios solo será afiliado
usted como trabajador.
C. Los beneficiarios de la EPS solo podrán ser su esposa o compañera y sus hijos o hijastros
menores de 18 años y para el trabajador soltero solamente pueden ser sus padres
D. Para adicionar beneficiarios usted debe remitir un MEMORANDO INTERNO adjuntando los
siguientes documentos según el caso :
Nacimiento de un hijo REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO
Cónyuge
PARTIDA DE MATRIMONIO O CERTIFICADO EXTRAJUICIO DE UNION LIBRE Y
FOTOCOPIA DE LA CEDULA DEL CONYUGE O COMPAÑERA.
Padres REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO DEL TRABAJADOR Y FOTOCOPIA DE LA CEDULA
DE LOS PADRES
E. Para retirar beneficiarios usted deberá presentarse en las instalaciones de su respectiva EPS
, efectuar el tramite directamente y remitir a la compañía copia del documento entregado
por la EPS
F. Si su cónyuge labora actualmente y esta afiliado a una EPS usted debe afiliarse a la misma
EPS de su cónyuge
G. Después de afiliado usted recibirá la credencial correspondiente dentro de los 2 meses
siguientes y durante este tiempo será atendido con la copia de la afiliación que le será
entregada, al momento de iniciar como trabajador de la empresa.
H. En caso de pérdida o hurto de la credencial usted debe solicitar a la compañía una
constancia laboral, instaurar un denuncio, cancelar el valor dispuesto por la EPS y
presentarse directamente en las instalaciones de la EPS para solicitar la reposición de la
misma.
I. CAMBIO DE EPS, solamente se podrá cambiar de EPS si usted y todos sus beneficiarios
tienen como mínimo un año de antigüedad en la EPS anterior.
Para realizar este cambio usted debe remitir un MEMORANDO INTERNO haciendo la solicitud,
presentar la documentación requerida para sus beneficiarios y posteriormente será citado a
la oficina para la firma de los documentos de traslado.
J. Cuando se presenten problemas de atención con su EPS usted debe informar de inmediato a
la RECEPCIONISTA para coordinar con el promotor encargado la solución del problema
AFILIACIÓN LA CAJA DE COMPENSACIÓN
A. Presente los documentos relacionados en la GUIA DE DOCUMENTOS PARA
ENGANCHE.
B. Recuerde que si usted no presenta los documentos de sus beneficiarios solo será afiliado
usted como trabajador.
C. Para el subsidio familiar de los hijos entre 12 y 18 años es necesario presentar certificado
de escolaridad y para los padres mayores de 60 años que dependan económicamente del
trabajador, deberá presentar certificado de supervivencia no mayor de treinta días.
D. Para adicionar beneficiarios usted debe remitir un MEMORANDO INTERNO adjuntando los
siguientes documentos según el caso :
Nacimiento de un hijo REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO
Matrimonio PARTIDA DE MATRIMONIO O CERTIFICADO EXTRAJUICIO DE UNION LIBRE y
FOTOCOPIA DE LA CEDULA DEL CONYUGE O COMPAÑERA
Padres
mayores
de
60
años
REGISTRO
CIVIL
DE
NACIMIENTO
DEL
TRABAJADOR, FOTOCOPIA DE LA CEDULA DE LOS PADRES Y CERTIFICADO DE
SUPERVIVENCIA DE LOS PADRES (no mayor a 30 días)
7
E. Para retirar beneficiarios usted deberá presentarse en las instalaciones de COMFANDI y
efectuar el tramite directamente y remitir a la compañía copia del documento entregado por
COMFANDI
F. Después de afiliado usted recibirá la credencial correspondiente dentro de los 2 meses
siguientes.
G. En caso de pérdida o hurto de la credencial usted debe solicitar a la compañía una
constancia laboral, instaurar un denuncio, cancelar el valor dispuesto por COMFANDI y
presentarse directamente en las instalaciones de COMFANDI para solicitar la reposición de
la misma.
FONDO DE PENSIONES
Al momento de ingresar a la compañía usted debe presentar una certificación del FONDO DE
PENSIONES al cual pertenece.
Si desea trasladarse a otro fondo de pensiones, debe cumplir con un tiempo mínimo de permanencia
de 5 años.
Si cumple con el requisito de permanencia deberá dirigirse al fondo de pensiones deseado y realizar el
respectivo traslado.
Una vez realizado el traslado usted debe remitir a Gestión Humana un MEMORANDO INTERNO
informando del cambio y adjuntando copia del formulario entregado por el fondo de pensiones (Esto es
indispensable para efectuar los aportes al nuevo fondo de pensiones).
A.R.P (Administradora de Riesgos Profesionales)
En el momento de su ingreso a la empresa se le entrega un carné de la A.R.P, el cual debe portar
siempre que se encuentre laborando.
Portar el carné de la A.R.P. en su lugar de trabajo es de gran importancia puesto que es indispensable
para la atención médica, en caso de que se presente un accidente de trabajo.
INCAPACIDAD POR ENFERMEDAD GENERAL
Cuando usted es atendido en su Institución Prestadora de Salud (IPS)
enfermedad general, proceda de la siguiente manera:
y es incapacitado por
A. Informe de inmediato a control las fechas y días de la incapacidad
B. Radique en la EPS la incapacidad
C. Remita la incapacidad a la empresa dirigida al Coordinador de Control o al Asistente de
Salud Ocupacional dentro de los tres días siguientes, si la incapacidad es menor o igual a 3
días, debe de ir acompañada de la epicrisis.
D. Las incapacidades serán pagadas de la siguiente manera:
-1 a 3 días: se paga a los 90 días calendario en la segunda quincena de cada mes.
-3 a 15 días: se pagan cuando se reciba la autorización de la EPS a través de la nomina.
-mayor a 15 días: se pagan cuando se reciba la autorización de la EPS; sin embargo el
trabajador puede solicitar un préstamo para lo cual debe adjuntar dos fotocopias de la
incapacidad, autorización de descuento y solicitud de préstamo debidamente diligenciada.
La empresa solamente acepta incapacidades de las IPS debidamente autorizadas por la EPS a la cual
pertenece el trabajador, no se aceptan incapacidades de droguerías o centros médicos privados pero si
el trabajador no remite oportunamente las incapacidades, se tramitara el informe disciplinario por
ausencia y se aplicaran las sanciones pertinentes.
INCAPACIDAD POR ACCIDENTE DE TRABAJO
Cuando ocurre un evento donde afecte su integridad física durante la jornada laboral se considera
accidente laboral (Es un suceso repentino que sobreviene por causa o con ocasión del trabajo y que
produce en el trabajador daños a la salud una lesión orgánica, una perturbación funcional, una
invalidez o la muerte) esta incapacidad le corresponde a la administradora de Riesgos y se debe
realizar el siguiente procedimiento:
A. Reporte de inmediato a control el accidente laboral, a fin de que se coordine su traslado a
un centro asistencial y su relevo.
B. Diríjase al centro de atención medico mas cercano y autorizado por la ARP
8
C. Presente su carné de la ARP e indique que se trata de un accidente de trabajo.
D. Dentro de las 48 horas siguientes usted será contactado por el Asistente de Salud
Ocupacional quien solicitara toda la información necesaria para reportar el accidente de
trabajo.
E. Después de la atención medica solicite la incapacidad correspondiente
(si hay lugar),
remita la incapacidad a la empresa dirigido al Coordinador de Control o al Asistente de Salud
Ocupacional dentro de los tres días siguientes.
F. Las incapacidades serán pagadas de la siguiente manera:
-1 a 15 días: se pagan cuando se reciba la autorización de la ARP a través de la nomina
- mayor a 15 días: se pagan cuando se reciba la autorización de la ARP, sin embargo el
trabajador puede solicitar un préstamo para lo cual debe adjuntar dos fotocopias de la
incapacidad y la autorización de descuento debidamente diligenciada.
LICENCIA PATERNIDAD
El Gobierno Nacional estableció la licencia de paternidad para los padres de manera complementaria
con la licencia de maternidad de la madre para que el padre pueda asistir al bebe recién nacido y
colabore con la madre en las tareas del hogar, por lo anterior se deben de cumplir unos requisitos
indispensables para poder solicitar esta licencia.
Para aplicar a esta licencia se requiere:
A. Solicite a la empresa una constancia laboral.
B. Con la constancia laboral y el registro civil de nacimiento del bebe, preséntese en la EPS
dentro de los 30 días siguientes al nacimiento del bebe y solicite su licencia de paternidad
C. Remita la licencia de paternidad original con un MEMORANDO INTERNO, solicitando los días
de la licencia.
D. El pago de las licencias de paternidad se efectúan cuando las EPS remiten la autorización
respectiva.
7.
NOMINA
Para garantizar que el personal que labora con SEGURIDAD OMEGA reciba a tiempo su compensación
salarial y esta compensación este acorde con el tiempo laborado es necesario tener en cuenta lo
siguiente:
LIQUIDACIÓN Y PAGO: la liquidación y pago del tiempo laborado se efectuara quincenalmente los
días 5 y 20 de cada mes, de acuerdo a los turnos reportados por la Asistente de Programacion. Este
pago se recibe por medio de una tarjeta denominada EFECTIVA o de un cheque si aun no posee la
tarjeta.
TARJETAS EFECTIVAS
A. Las tarjetas EFECTIVAS se entregan a cada trabajador 10 días después de que ingrese a la
empresa para el cobro de su nomina por cajero electrónico y tendrá un costo inicial, el cual
se descontara en la primera quincena.
B. Se recomienda que los retiros y consultas con tarjeta EFECTIVA se efectúen en cajeros del
Banco de Bogota, considerando que no tienen costo las tres primeras transacciones en el
mes, a diferencia de otros cajeros ATH donde cada transacción tiene un costo de $1,600.
C. Se recomienda cambiar la clave periódicamente a través de la Servilinea 8980077 más no
en los cajeros, ya que tienden a bloquear las tarjetas.
D. Cada vez que a un empleado se le bloquee la tarjeta EFECTIVA debe reportarlo a la
Asistente de Gestión Humana para que solicite el desbloqueo de la misma, ante el Banco de
Bogota
E. Cada vez que un empleado olvide su clave, pierda o extravíe su tarjeta EFECTIVA deberá
reportarlo directamente a la Servilinea 8980077 para que la tarjeta sea bloqueada y le
asignen un numero de reexpedición el cual debe informar a la Asistente de Gestión Humana
para que confirme el envío de la misma a la empresa, en un tiempo máximo de 10 días.
F. El descuento del valor de la nueva tarjeta EFECTIVA lo efectuara VISA directamente,
descontando del saldo que tenga en su cuenta el empleado.
G. El empleado deberá enviar un MEMORANDO INTERNO solicitando que su pago se efectúe a
través de un cheque mientras llega la nueva tarjeta EFECTIVA.
9
RECLAMOS POR DEDUCCIONES
Cualquier solicitud de reclamo por deducción deberá ser tramitada a través de un MEMORANDO
INTERNO, el cual se revisara un día antes de liquidar la nomina y si es procedente el reclamo, se
efectuara la respectiva devolución en la quincena siguiente.
RECLAMOS POR TIEMPO EXTRA O TRANSPORTE INTERMUNICIPAL:
Si después de revisar su desprendible de pago observa alguna irregularidad respecto al pago del
transporte intermunicipal o al pago horas extras laboradas por usted durante la quincena haga lo
siguiente:
A. Realice un MEMORANDO INTERNO dirigido a la Asistente de Programacion anexando copia
del desprendible de pago y la relación de los turnos realizados por usted durante la
quincena, solicitando se revise su liquidación.
B. La Asistente de Programacion verifica su programación durante la quincena y entrega el
memorando a la Asistente de Gestión Humana, quien un día antes del pago procede con la
respectiva revisión y si es necesario en la quincena siguiente reembolsa el dinero
correspondiente al ajuste.
C. Los días viernes se resolverán las dudas sobre la liquidación de la nomina en la oficina de
Gestión Humana de manera personalizada.
8.
PROGRAMACION DE TURNOS
La programacion de turnos se elabora de manera quincenal y se remite a cada uno de los puestos. Esta
programación se debe cumplir exactamente como la genera la empresa, los cambios de programación
serán notificados oportunamente por medio de los coordinadores de control. Para los puestos en
modalidad nocturna, por políticas de la empresa se realiza una rotación mensual. Cualquier duda con
respecto a la programacion de turnos será aclarada por los coordinadores de control
Para los trámites correspondientes a la programacion siga el siguiente procedimiento:
TRASLADOS: Si el traslado del puesto es generado por solicitud del cliente, se aplicara una sanción
disciplinaria. Si el traslado es solicitado por parte del trabajador, debe diligenciar un MEMORANDO
INTERNO explicando el motivo de la solicitud, esta será evaluada con el encargado del puesto y según
esto se le dará el trámite respectivo
En caso de no ser autorizado el traslado, el trabajador debe seguir con su programacion normalmente.
CALAMIDAD DOMESTICA: Cuando tenga una calamidad domestica, informe inmediatamente a
control cuantos días estará ausente para coordinar su reemplazo y haga llegar en el transcurso de los 3
días siguientes el soporte de su ausencia.
En caso de no presentar los documentos soporte, se asumirá como ausencia injustificada y se
procederá disciplinariamente.
Para el caso de la muerte de un familiar en primer grado de consanguinidad, la empresa otorga 2 días
de permiso al trabajador, en caso de necesitar prolongar su ausencia solicítela mediante vía telefónica
a los coordinadores de control.
INCAPACIDADES: Cuando reciba su incapacidad, informe inmediatamente a control cuantos días
estará incapacitado para coordinar su reemplazo, en caso de que su ausencia se prolongue notifique a
control inmediatamente. Si usted no puede realizar la llamada, solicítele a un familiar que lo haga lo
antes posible.
Haga llegar la copia de la incapacidad en el transcurso de los 3 días siguientes. En caso de no presentar
los documentos soporte, se asumirá como ausencia injustificada y se procederá disciplinariamente.
Cuando se encuentre apto para reintegrarse a laborar, comuníquese con control y solicite la
programacion a seguir.
PERMISOS: Cuando requiera un permiso diligencie un MEMORANDO INTERNO justificando su solicitud
y hágalo llegar a la empresa como mínimo con 8 días hábiles de anticipación. Para confirmar la
aprobación a su solicitud de permiso, comuníquese con control y/o porteria 2 días antes. Los permisos
mayores a 5 días serán evaluados en comité de gerencia y sujetos a aprobación.
HORAS EXTRAS: Para el reporte de horas extras por el retraso del relevo, solicítele a control que le
reporte las horas extras en el formato correspondiente. A su vez diligencie un MEMORANDO INTERNO
con la fecha exacta del día en el que laboro horas extras y el motivo, hágalo llegar a la empresa antes
del término de la quincena.
10
Para el pago de horas extras por extensión de horario, solicítele al cliente que informe a la empresa
teniendo en cuenta que este será cobrado, adicionalmente diligencie un MEMORANDO INTERNO
relacionando el tiempo que laboro horas extras por extensión de horario y solicítele al cliente que lo
firme como señal de aprobación, remítalo a la empresa antes del termino de la quincena.
9.
AUXILIO DE CESANTIAS
El 14 de febrero de cada año la empresa deposita en un fondo de cesantías, el auxilio de cesantías del
año inmediatamente anterior.
Después de efectuada la consignación usted puede trasladar sus cesantías al FONDO DE CESANTIAS
que mas le convenga, para lo cual debe tener en cuenta lo siguiente
A. Diríjase al FONDO DE CESANTIAS que usted desea.
B. Diligencie el formato de traslado correspondiente.
C. Presente en la empresa el formato diligenciado para la firma de Gestión Humana.
D. Regrese el formulario debidamente firmado al FONDO DE CESANTIAS.
RETIRO DE CESANTIAS
Por disposición de régimen laboral colombiano, todo trabajador, solamente podrá retirar sus cesantías
en los siguientes casos:
A.
B.
C.
D.
E.
Compra de vivienda
Reparación o mejora de la vivienda del trabajador o su cónyuge
Pago de la educación universitaria para el trabajador o sus hijos
Pago deuda de vivienda
Terminación del contrato de trabajo por cualquier causa
El trabajador debe presentar en forma personal, los documentos relacionados a continuación según su
caso y firmar la solicitud correspondiente en un formato entregado por la empresa.
La empresa se encarga de tramitar la autorización y entregar una copia al trabajador cuando este
debidamente autorizado el retiro.
A. DOCUMENTOS REQUERIDOS COMPRA DE VIVIENDA
Promesa de compra venta
Constancia de aprobación del subsidio o aprobación del crédito de vivienda
Certificado de tradición del inmueble no mayor a tres (3) meses
Constancia del saldo en el fondo de cesantías, no mayor a 15 días
B. DOCUMENTOS REQUERIDOS REPARACION O MEJORA DE VIVIENDA
Cotización de la obra
Certificado de tradición del inmueble no mayor a tres (3) meses
Si la vivienda esta a nombre del cónyuge se debe presentar fotocopia de la cedula del
cónyuge y registro de matrimonio o certificado extra juicio
Constancia del saldo en el fondo de cesantías, no mayor a 15 días
C. DOCUMENTOS REQUERIDOS PAGO DE DEUDA DE VIVIENDA
Certificado de tradición del inmueble no mayor a tres (3) meses
Constancia de la deuda expedida por el Banco
Compromiso de pago avalado por el Banco
Constancia del saldo en el fondo de cesantías, no mayor a 15 días
D. DOCUMENTOS REQUERIDOS ESTUDIOS UNIVERSITARIOS
El trabajador debe dirigir directamente su solicitud, al FONDO DE CESANTIAS
correspondiente, presentando el tabulado de la universidad y diligenciando el formato
correspondiente.
Este pago será efectuado directamente a la universidad donde se estén realizando los
estudios
11
10.
VACACIONES
Las vacaciones se planifican anualmente en la empresa, teniendo en cuenta las características del
servicio, la disponibilidad de personal, el cumplimiento del tiempo (1 año de servicio) y son notificadas
de manera previa al trabajador.
A. Si usted desea conocer en que fecha están programadas sus vacaciones comuníquese
telefónicamente al PBX 6600015 ext. 120 con el GUARDA DE PORTERIA.
B. Si la fecha programada se ajusta a sus necesidades, diligencie un MEMORANDO INTERNO
solicitando que esta fecha no sea modificada o Si la fecha programada no se ajusta a sus
necesidades, diligencie un MEMORANDO INTERNO solicitando que esta fecha
sea
reprogramada e indique la fecha requerida asegurándose que se ajuste a los grupos
planificados.
C. La aprobación de estos memorandos está supeditada a las necesidades de la empresa y
usted puede confirmar la respuesta de su solicitud llamando a la línea 6600015 Ext. 120 con
el GUARDA DE PORTERIA.
D. Antes de iniciar las vacaciones usted recibirá un comunicado donde le indican la fecha de
iniciación y la fecha de terminación de sus vacaciones y el pago correspondiente será
abonado a su tarjeta EFECTIVA.
E. Un día antes de terminar su periodo de vacaciones comuníquese con control al PBX 6600015
ext. 105 y solicite su programacion.
F. La ley permite, previa autorización del MINISTERIO DE LA PROTECCION SOCIAL la
compensación del 33% de las vacaciones, para lo cual usted debe remitir un MEMORANDO
INTERNO el cual será estudiado según las necesidades de la empresa y lo dispuesto por la
legislación laboral.
11.
PLAN DE MOTIVACION
En la reunión general de guardas que se realiza en el mes de diciembre de cada año, se efectúa una
encuesta a todo el personal sobre el clima organizacional, con el fin de conocer sus críticas, sus
inconformidades y sus recomendaciones para mejorar.
Con el resultado de esta encuesta se elabora un programa de motivación para el año siguiente el cual
se ejecuta mes a mes según los programado a cargo de la promotora de bienestar de FONDESA.
Este programa incluye actividades como regalos el día de la madre, día del padre, día de los niños,
tarjetas de cumpleaños, celebración día del guarda, entrega paquete escolar, detalle navideño y demás
actividades que ayuden a generar un buen ambiente de trabajo
Los detalles serán remitidos a los puestos, excepto el paquete escolar y el detalle navideño que serán
entregados en reuniones generales organizadas por la empresa.
12.
PROCESO DISCIPLINARIO
El proceso disciplinario en la empresa se maneja a través de dos informes:
INFORME DISCIPLINARIO: Se elabora cuando un trabajador realiza una buena acción o comete una
falla que afecta la calidad del servicio, la seguridad o la convivencia.
EVALUACION DE DESEMPEÑO: Se elabora para solicitar la terminación de un contrato de trabajo por
bajo rendimiento.
Estos informes son registrados en el sistema y recepcionados por la Analista de Gestión Humana,
quien procede con el trámite de los mismos teniendo en cuenta lo siguiente:
A. Los INFORMES DICIPLINARIOS pueden ser elaborados por los directivos, coordinadores o el
personal administrativo
B. Cuando se elabora un INFORME DISCIPLINARIO se le debe informar al trabajador y solicitar
que lo firme dejando constancia de sus observaciones al respecto
C. La Analista de Gestión Humana debe verificar en el sistema los antecedentes del trabajador
y si hay aceptación de la falta, procede aplicar la sanción del caso según la tabla definida por
la empresa.
D. Si el trabajador no acepta la falta debe ser citado a descargos antes de proceder a aplicar la
sanción.
12
E. Si la sanción es un llamado de atención o una retroalimentación. No es necesario citar a
descargos
F. Si la sanción es una suspensión o la cancelación del contrato siempre se deberá llamar a
descargos al trabajador.
G. Las sanciones se notificaran por escrito y si es una suspensión solamente se indicara el
número de días
H. Las fechas de las suspensiones serán notificadas por programacion.
I. Si la falta es muy grave y amerita la cancelación del contrato, el trabajador será
desprogramado y su hoja de vida remitida al abogado para la elaboración de la respectiva
carta de despido
J. Mensualmente se realiza la reunión de evaluación de desempeño donde se revisan los
vencimientos de contrato y se elabora una EVALUCION DE DESEMPEÑO para aquellos
trabajadores cuyo contrato no será renovado.
13.
CAPACITACION
Según lo establecido en el decreto 356, se entiende por capacitacion y entrenamiento en vigilancia y
seguridad privada, los conocimientos y destrezas que se proporcionan para el ejercicio de las
actividades que realiza el personal de vigilancia en ejercicio de su función; por tal razón usted debe
tener en cuenta lo siguiente:
A. Todas las personas que laboran en seguridad privada para el desempeño de sus funciones de:
vigilante, supervisor, operador de medios, escoltas es requisito fundamental haber aprobado
con anterioridad, en una escuela de capacitacion de vigilancia y seguridad privada debidamente
autorizada por la superintendencia los cursos de correspondientes según el CARGO QUE
DESEMPEÑARA.
B. El personal debe actualizar el curso de vigilancia antes del vencimiento de la credencial de la
superintendencia.
C. La asistente de capacitacion coordinara de acuerdo con la
actualización del curso.
programacion la citación para la
D. En caso de realizar el curso en una academia diferente a la remitida por la empresa, usted debe
informar a la asistente de capacitacion y personalmente hacer entrega de la copia original. (1)
foto, fotocopia de la cedula.
14. SALUD OCUPACIONAL
La integridad física de las personas es un compromiso fundamental en nuestra empresa.
Como evidencia de este compromiso nuestra empresa cuenta con una POLITICA DE SALUD
OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTE difundida en toda la organización y también cuenta con la
colaboración del ASISTENTE DE SALUD OCUPACIONAL , cuya principal responsabilidad es llevar a
cabo todos los programas y actividades necesarios, para proteger la integridad física de nuestro
personal.
El compromiso de la empresa es muy importante, pero también es determinante la colaboración y
participación de los trabajadores, puesto que es muy difícil cuidar a quien no se quiere cuidar. En otras
palabras el éxito de los programas de Salud Ocupacional depende en buena parte de la cultura de Auto
cuidado que ejerzan los trabajadores de la compañía.
POLITICA DE SALUD OCUPACIONAL
Y MEDIO AMBIENTE
Durante la prestación de nuestros servicios de vigilancia y monitoreo, es primordial la protección de
todas las personas relacionadas directa o indirectamente y del medio ambiente, por lo cual:




Asignaremos los recursos necesarios y cumpliremos a cabalidad con las leyes colombianas
sobre seguridad, salud ocupacional y ambiente.
Mediante la gestión de los riesgos buscaremos evitar las lesiones personales, las
enfermedades profesionales, los daños a la propiedad y los impactos socio-ambientales.
En la sensibilización buscaremos prevenir el alcoholismo, la drogadicción y el tabaquismo.
Nuestro compromiso con la mejora continua y la responsabilidad social es permanente
13