Portal de Compras Vallourec Brasil Manual de Fornecedores
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Manual Portal de Compras Vallourec Fornecedores Portal de Compras Vallourec Brasil Manual de Fornecedores VALLOUREC Página 1 Manual Portal de Compras Vallourec Fornecedores Sumário 1. Introdução ao Portal de Compras Vallourec ......................................................................4 1.1. Orientações...................................................................... Erro! Indicador não definido. 1.2. Requisitos Técnicos......................................................... Erro! Indicador não definido. 1.3. Primeiro Acesso ........................................................................................................ 10 1.4. Portal de Fornecedores : Navegação ....................................................................... 10 1.4.1 Tela de Login ............................................................................................................ 10 1.4.2 Tela Principal ................................................................ Erro! Indicador não definido. 1.4.3. Solicitação de cotação e leilões > Consultas ativas ............................................. 14 1.4.3.1 Solicitação de cotação e leilões > Barra de botões ............................................. 15 1.4.3.2 Aba: Acompanhamento financeiro .............................. Erro! Indicador não definido. 2. Principais processos......................................................................................................... 15 2.1. Solicitação de cotação/Leilão: Exibir evento ............................................................... 16 2.1.1. Solicitação de cotação > Cabeçalho ........................................................................ 17 2.1.2. Solicitação de cotação > Barra de Botões ............................................................... 17 2.1.3. Solicitação de cotação > Abas ................................................................................. 18 2.1.3.1. Informações de solicitação de cotação > Parâmetros da solicitação de cotação 18 2.1.3.2. Informações de solicitação de cotação > Questões ............................................ 19 2.1.3.3. Informações de solicitação de cotação > Notas e anexos ................................... 19 2.1.3.4. Itens ..................................................................................................................... 20 2.1.3.5. Notas e anexos .................................................................................................... 23 2.1.4. Solicitação de cotação/Leilão: Criar resposta.......................................................... 24 2.1.4.1. Criar Lance > Cabeçalho ...................................................................................... 25 2.1.4.2. Criar lance > Barra de Botões .............................................................................. 26 2.1.4.3. Criar lance > Abas ................................................................................................ 26 2.1.4.4. Informações de solicitação de cotação > Dados básicos .................................... 27 2.1.4.5. Informações de solicitação de cotação > Questões ............................................ 28 2.1.4.6. Informações de solicitação de cotação > Notas e anexos ................................... 28 2.1.4.7. Itens ..................................................................................................................... 29 2.1.4.8. Notas e anexos .................................................................................................... 36 2.1.4.9. Resumo ................................................................................................................ 36 2.1.4.10. Rastreamento ...................................................................................................... 37 3. Acompanhamento de Pedidos ........................................................................................ 37 4. Leilões .............................................................................................................................. 41 VALLOUREC Página 2 Manual Portal de Compras Vallourec Fornecedores 4.1. Leilão > Cabeçalho ....................................................................................................... 42 4.2. Leilão > Barra de botões .............................................................................................. 43 4.3. Leilão > Abas ................................................................................................................ 43 4.3.1. Informações de leilão > Parâmetros de leilão ....................................................... 44 4.3.2. Informações de leilão > Notas e anexos ................................................................ 45 4.3.3. Itens ......................................................................................................................... 46 4.3.4. Notas e anexos ........................................................................................................ 48 4.4. Efetuando um lance no leilão ...................................................................................... 48 VALLOUREC Página 3 Manual Portal de Compras Vallourec Fornecedores 1. Introdução O Portal de Compras Vallourec Brasil é o novo ambiente de relacionamento da Vallourec Tubos do Brasil S.A. com seus parceiros/fornecedores. Ele é baseado no aplicativo SAP SRM (Supplier Relationship Management), o que o torna totalmente integrado com a solução de gestão empresarial SAP ECC utilizada na Vallourec. Com a implantação do Portal de Compras Vallourec Brasil a Vallourec eleva substancialmente a gestão de toda a cadeia de suprimentos, através de uma ferramenta robusta que permite o controle ponta a ponta do processo de compras, possibilitando: • Gestão eficiente de gastos com fornecedores; • Assegurar obediência a termos e condições negociados em contratos; • Desenvolvimento de estratégias de suprimento coesas; • Diminuição do tempo gasto entre a criação da requisição e a colocação do pedido junto ao fornecedor; • Liberação do grupo de compradores da empresa para trabalhar de forma estratégica com seus parceiros; • Desenvolvimento de uma base de fornecedores altamente qualificada; • Criação e gerenciamento de catálogos unificados, usando ferramentas que importam dados de fontes externas, mantendo dados consistentes entre todas as empresas da Vallourec. • Aquisições Self-service através da capacitação de funcionários para adquirir materiais assegurando obediência às políticas da empresa. • Aquisição de serviços com a redução dos custos de administração e processamento associados, incluindo consultorias e mão-de-obra contratada. Fornecimento colaborativo, permitindo que fornecedores tenham acesso a dados de inventário e mantenham níveis estabelecidos de estoque em um processo de recarga baseado em exceções. 1.1. Orientações Em caso de dúvidas, contatar a Central de Atendimento ao Fornecedor através do email [email protected] 1.2. Requisitos Técnicos Sistemas Operacionais suportados: Windows 7, Windows Vista, Windows XP, Windows 2000, Windows NT 4.0 com Service Pack 5 ou 6a, Windows ME, Windows 98, Windows 95. Navegadores Internet suportados: Microsoft Internet Explorer 5.5 (todos os Service Packs) ou superior. Versões de navegadores anteriores às citadas aqui não serão atendidas. VALLOUREC Página 4 Manual Portal de Compras Vallourec Fornecedores Observações: Observação 1: Para identificar a versão do navegador de Internet instalada em seu computador, abra o navegador e clique, no menu superior, em “Ajuda” e em “Sobre o Internet Explorer” ou “Sobre o Netscape Communicator”. Observação 2: Cada fornecedor que esteja participando do processo deve estar apenas com um usuário logado em seu computador para que evitemos problemas de “cookies” para usuários diversos utilizando o mesmo computador. Observação 3: É aconselhável que o fornecedor proceda a limpeza do cache do seu Navegador de Internet antes de participar dos processos de Pregão Eletrônico e Compra Eletrônica, visando uma melhor performance. Procedimento para limpeza do cache: Clicar no Menu Ferramentas > Opções de Internet > Conexões > Configurações de Rede > “Excluir Cookies e Excluir Arquivos”. Observação 4: Para acessar a tela de lances dos processos de Pregão eletrônico e Compra eletrônica é necessário estar com o bloqueador de “Pop-ups” desativado e com o site da VALLOUREC TUBOS DO BRASIL S.A adicionado nas “Configurações do modo de exibição de compatibilidade”. Procedimentos: 1) Clicar no Menu Ferramentas > Opções de Internet > Privacidade > Bloqueador de Popups (desmarcar a opção “Ativar Bloqueador de Pop-ups”). 2) Clicar no Menu Ferramentas > Configurações do Modo de Exibição de Compatibilidade: - adicionar o site “Vallourec Tubos do Brasil SA” - marcar a opção: Exibir todos os sites em Modo de Exibição de Compatibilidade. Propriedades Data e Horário: Para o correto funcionamento dos horários definidos para os processos de Compra Eletrônica e Pregão Eletrônico a opção de “Ajuste Automático do Relógio” para Horário de Verão” deve necessariamente estar desabilitada. Procedimento: Clicar na Hora na Barra de Ferramentas, Pasta Horário de Verão e desabilitar a opção. A instalação do JAVA se faz necessária para a visualização dos processos no site da internet, e também na utilização dos processos: Compra Eletrônica e Pregão Eletrônico. O Java pode ser obtido gratuitamente através do site do Java: http://www.java.com Conexão a Internet : Caso sua empresa participe de Compras/Pregões Eletrônicos pela Vallourec Tubos do Brasil SA, faz-se necessário o uso de conexão de alta velocidade (banda larga). Caso contrário, o tempo de resposta poderá não ser satisfatório. Lembramos que a velocidade de sua conexão depende também do número de usuários que a utilizam Simultaneamente. Desabilitação do Bloqueio Automático de “Pop-ups” : VALLOUREC Página 5 Manual Portal de Compras Vallourec Fornecedores É necessário que a opção de “bloqueio automático” de POP-Ups esteja desabilitada no Internet Explorer. Para tal seguir procedimentos: No Menu: Ferramentas > Opções de Internet Clicar na aba “Privacidade” e desmarcar a opção “Ativar Bloqueador de Pop-ups”. Modo de Compatibilidade: Nas versões acima da 8.0 devem ser realizado os seguintes procedimentos antes de se utilizar o sistema. Acessar o menu “Ferramentas” do internet Explorer e ir na opção “Configuração do Modo de Exibição de Compatibilidade”. Caso o menu ferramentas não esteja visível aperte a tecla “ALT” em seu teclado para tornar o menu visível. Adicionar o Site do portal e fechar. VALLOUREC Página 6 Manual Portal de Compras Vallourec Fornecedores 1.3. Primeiro acesso O Fornecedor Receberá 2 Emails de acesso, sendo o primeiro com a s instruções, Usuário e Link para o primeiro acesso e no segundo email a senha provisória para iniciar o cadastro conforme detalhado abaixo. O segundo email contendo a senha. VALLOUREC Página 7 Manual Portal de Compras Vallourec Fornecedores Acesse o link informado no primeiro email a seguinte tela será apresentada: Informe Nome do usuário: Primeiro email Senha: Segundo email E clique em enviar. A seguinte tela será apresentada: Esta é a tela onde o fornecedor vai criar seu usuário para acesso ao Portal de Fornecedores. Informar todos os campos obrigatórios, clicar no check box da declaração da confidencialidade dos dados e clicar em criar. Logo em seguida a seguinte tela será apresentada. Informe o usuário e a senha cadastrada anteriormente e em seguida Efetuar Logon. VALLOUREC Página 8 Manual Portal de Compras Vallourec Fornecedores Será necessário alterar a senha conforme a tela abaixo. Em seguida já é possivel acessar o portal Vallourec. O acesso do fornecedor ao portal SRM será através do link : HTTP://WWW.VALLOUREC.COM/BR/SRM VALLOUREC Página 9 Manual Portal de Compras Vallourec Fornecedores 1.4. Portal de fornecedores: Navegação 1.4.1. Tela de Login Através da tela de login o fornecedor Vallourec tem acesso ao Portal de Compras Vallourec: Os campos marcados com um asterisco vermelho (*) ao lado são de preenchimento obrigatório, após o preenchimento dos campos Identificação do usuário e Senha aperte o botão Logon (destacado em vermelho na figura abaixo): Campo Identificação do Usuário Senha Descrição Login do usuário fornecido pela área de suporte ao Business Portal Senha do usuário para acesso ao portal Obrigatório Sim Sim 1.4.2. Tela principal Após o login o usuário é direcionado a tela principal do portal, que é divida nas áreas indicadas abaixo: • Abas de acesso (Área marcada em vermelho na figura abaixo): Cada aba agrupa um conjunto de informações especificas relacionadas. • Árvore de navegação (Área marcada em verde na figura abaixo): Estrutura de navegação para acesso às telas e relatórios do portal. • Síntese do trabalho (Área marcada em azul na figura abaixo): Exibe uma síntese dos últimos processos efetuados no portal. VALLOUREC Página 10 Manual Portal de Compras Vallourec Fornecedores 1.4.3. Administração • O primeiro acesso ao Portal será do Administrador, que terá a opção de criar usuários que irão compartilhar as Solicitações de cotação e Leilões enviados pela Vallourec. Desta Forma o Administrador pode criar e administrar quantos usuários achar necessário. Abaixo segue o passo a passo para criar um usuário do portal. Acessar a Aba Administração Criar Usuário e preencher as informações solicitadas. Após ler o termo de Confidencialidade assinalar o Checkbox de confirmação e em seguida os dados do usuário. VALLOUREC Página 11 Manual Portal de Compras Vallourec Fornecedores Ao finalizar o preenchimento dos dados gravar as modificações. • Procurar Usuário: è possível localizar um Usuário e ter acesso as suas informações, em Procurar Usuário no menu informe os dados pertinentes ao Usuário ou se preferir deixe os filtros em branco para que todos os Usuários sejam relacionados na pesquisa. Em seguida clique em Procurar, conforme passo a passo abaixo: A informações dos Usuários estarão disponíveis conforme tela abaixo: VALLOUREC Página 12 Manual Portal de Compras Vallourec Fornecedores É possível Visualizar, Editar, Copiar, Excluir, Bloquear e desbloquear os usuários através dos atalhos informados na linha do Usuário. Também é possível visualizar os Clientes Ativos no portal: 1.4.4. Solicitação de Cotação e Leilões A aba “Solicitação de cotação e leilões” permite que os fornecedores respondam as cotações enviadas pelo grupo de compradores da Vallourec, também é possível controlar os leilões para os quais o fornecedor foi convidado a participar. VALLOUREC Página 13 Manual Portal de Compras Vallourec Fornecedores 1.4.4.1. Solicitação de cotação e leilões > Consultas ativas Em “Consultas ativas” os últimos processos podem ser acessados de acordo com status pré-definidos nos critérios de pesquisa, conforme pode ser visto abaixo: Opção Todos(as) Publicado Encerr. Encerrado Descrição Mostra no quadro de resultados todas as licitações/leilões que o fornecedor teve participação. Mostras os leilões/solicitações de cotação publicadas para que o fornecedor possa enviar lances. Processos de leilão/licitação já encerrados Processos de leilão/licitação já encerrados O resultado do filtro aplicado é exibido em um quadro abaixo da área de “Consultas Ativas”: Segue abaixo breve descrição de cada coluna do quadro de resultados: Coluna N° Evento Descrição de eventos Tipo de evento Status do evento Data de início Data final N° Lance Status do lance Versão do evento Versão de lance Perguntas e respostas Descrição Número gerado automaticamente para referência ao evento (Sol. De cotação ou Leilão). Descrição curta do evento. Tipo do evento. Status do evento. Data de início do evento. Data final do evento. Número identificador do lance enviado à Vallourec. Status do lance enviado. Versão do evento. Versão do lance apresentado. Número de perguntas/respostas presentes no evento. É possível refinar o resultado da pesquisa, para isso clique no botão “Exibir atualização rápida de critérios”: VALLOUREC Página 14 Manual Portal de Compras Vallourec Fornecedores Os critérios de pequisa são exibidos logo abaixo ao botão “Exibir atualização rápida de critérios”, selecione um dos critérios de pesquisa e clique no botão “Transferir”: 1.4.4.2. Solicitação de cotação e leilões > Barra de botões Uma barra de botões permite a execução de comandos específicos nos eventos selecionados no quadro de resultados. Segue abaixo breve descrição da função de cada botão: Coluna Criar resposta Exibir evento Exibir resposta Visualizar impressão Atualizar Exportação 2. Descrição Criar resposta para o evento selecionado. Exibir evento relacionado (solicitação de cotação/leilão). Exibir resposta para o evento selecionado. Permite visualizar o evento no formato .pdf. Atualiza o quadro de resultado com os valores mais recentes. Permite exportação dos dados para Excel. Principais processos Para que o fornecedor participe de um processo de cotação/leilão, é necessário seguir os passos abaixo: • Exibir o evento e indicar intenção de participação no mesmo. • Criar uma resposta e enviar para a Vallourec. • Acompanhar a resposta para ação posterior. VALLOUREC Página 15 Manual Portal de Compras Vallourec Fornecedores Nas próximas seções, detalhamos o processo de responder uma solicitação de cotação/leilão no Business Portal. 2.1. Solicitação de cotação/Leilão: Exibir evento 1° Passo: Selecione um evento do quadro com a síntese dos eventos: 2° Passo: Clique no botão “Exibir Evento” 3° Passo: Uma síntese com todas as informações da solicitação de cotação é exibida. A tela de síntese com as informações do evento é divida em três áreas: • Cabeçalho: Área demarcada em vermelho, mostra informações gerais de todo o evento (leilão/solicitação de cotação). • Barra de botões: Área demarcarda em verde na figura abaixo, permite executar uma série de comandos para o evento exibido. • Abas: Área demarcada em azul na figura abaixo, agrupa de forma lógica informações do evento VALLOUREC Página 16 Manual Portal de Compras Vallourec Fornecedores Abaixo detalhamento de cada área da solicitação de cotação. 2.1.1. Solicitação de cotação > Cabeçalho Campo N° da solicitação de cotação Nome da solicitação de cotação Status da solicitação de cotação Data de início da solicitação de cotação Prz. Apres. Tempo restante Responsável pela solicitação de cotação N° da versão da solicitação de cotação Tipo de versão da solicitação de cotação 2.1.2. Descrição Número da solicitação de cotação para referência. Nome da solicitação de cotação informado pelo comprador Vallourec. Status da solicitação de cotação. Data de início da solicitação de cotação. Prazo para apresentação de respostas as solicitações de cotação. Tempo restante para apresentar a resposta da solicitação de cotação. Comprador Vallourec responsável pela solicitação de cotação. N° da versão da solicitação de cotação (se aplicado). Tipo da versão da solicitação de cotação. Solicitação de cotação > Barra de Botões VALLOUREC Página 17 Manual Portal de Compras Vallourec Fornecedores Botão Fechar Visualização Atualizar Participar Não Participar Com reserva Criar lance Perguntas e respostas Exportar 2.1.3. Descrição Fecha a descrição do evento. Mostra uma versão em .pdf do evento selecionado. Atualiza dados do evento. Indica intenção do fornecedor proponente em participar do evento. Indica intenção do fornecedor proponente em não participar do evento. Indica que fornecedor tem intenção de participar do evento com reservas. Cria um lance para o evento selecionado. Permite visualizar as perguntas/respostas feitas pela Vallourec para os fornecedores proponentes. Exporta para Excel informações do evento selecionado. Solicitação de cotação > Abas Aba Informações da solicitação de cotação • Parâmetros da solicitação de cotação • Questões • Notas e anexos Itens Notas e anexos Descrição Informações principais do evento enviado. Resumo das informações do evento enviado. Questões enviadas pelo comprador Vallourec que devem ser respondidas pelo fornecedor proponente. Arquivos anexados ou notas de texto enviados pelo comprador Vallourec. Itens constantes no evento. Arquivos anexados ou notas de texto enviados pelo comprador Vallourec. 2.1.3.1. Informações de solicitação de cotação > Parâmetros da solicitação de cotação VALLOUREC Página 18 Manual Portal de Compras Vallourec Fornecedores Campo Fuso Horário Data de início Prazo de apresentação Data de abertura Fim do período de vinculação Moeda Informações do parceiro e sobre fornecimento Descrição Fuso horário considerado nas respostas ao evento. Data de início do evento solicitado. Prazo de apresentação da resposta aos eventos selecionados. Data de abertura do evento para recebimento de propostas. Fim do período de vinculação do evento. Moeda utilizada no evento. Selecione uma linha e clique no botão detalhes para visualizar informações dos parceiros. 2.1.3.2. Informações de solicitação de cotação > Questões Caso o comprador Vallourec tenha enviado uma questão para o fornecedor proponente, a mesma pode ser respondida nessa área. 2.1.3.3. Informações de solicitação de cotação > Notas e anexos Nessa área estão as notas de texto ou arquivos anexos enviados pelo comprador Vallourec para os fornecedores proponentes: Clique no link “Texto da sol. cotação” para exibir as notas de texto enviadas pelo comprador Vallourec ao fornecedor: Abaixo descrição dos campos do quadro de anexos: VALLOUREC Página 19 Manual Portal de Compras Vallourec Fornecedores Campos Categoria Descrição Nome do File Versão Responsável Check out efet. Categoria Tamanho (KB) Modificado por Modificado em Descrição Categoria do anexo. Descrição do arquivo informada no momento da inserção. Nome do arquivo. Versão do arquivo Responsável pelo arquivo. Verifica se foi feito check-out no arquivo (somente para solicitações já gravadas) Categoria do arquivo. Tamanho do arquivo. Usuário que realizou a última modificação no arquivo. Data da última modificação no arquivo. 2.1.3.4. Itens No quadro de itens podemos visualizar todos os itens constantes na solicitação de cotação: Para visualizar mais detalhes dos itens presentes na solicitação de cotação, selecione o item desejado e clique no botão “Detalhes”: Uma área é exibida mostrando os detalhes do item: VALLOUREC Página 20 Manual Portal de Compras Vallourec Fornecedores Segue abaixo descrição dos campos presentes na aba “Dados do item”: Área Identificação Descrição Campo ID Produto Descrição Categoria do Produto Pacote Descr. Código imposto Descrição Código interno do produto. Descrição breve do material. Código da categoria do produto. Flag para indicação de pacote Descrição dos impostos associados à compra. Campo Quantidade necessária Descrição Quantidade necessária na solicitação de cotação. Campo Data/hora de remessa Descrição Data e hora prevista para a remessa do material. Categoria CFOP do material. Descrição da origem do material. Descrição da utilização do material. Flag para indicação de produção interna. Código NCM do material. Cod. IVA Descrição dos impostos associados à compra. Flag de Cotação Preço Aberto Tipo de Projeto Moeda, valores e determ.preço Prestação de serviços e fornecimento Ctg.CFOP material Origem do material Utilização material Produção interna Código NCM Cod. Iposto p/ Brasil Descr. Código imposto Cotação Preço Aberto Tipo de Projeto VALLOUREC Página 21 Manual Portal de Compras Vallourec Fornecedores Dentro dos detalhes do item também há uma área para responder as questões enviadas pelo comprador Vallourec. Dentro dos detalhes do item há também uma área visualizar as notas de texto ou arquivos anexos enviados pelo comprador Vallourec para os fornecedores proponentes: Clique no link “Texto da sol. cotação” para exibir as notas de texto enviadas pelo comprador Vallourec ao fornecedor: VALLOUREC Página 22 Manual Portal de Compras Vallourec Fornecedores Abaixo descrição dos campos do quadro de anexos: Campos Categoria Descrição Nome do File Versão Responsável Check out efet. Categoria Tamanho (KB) Modificado por Modificado em Descrição Categoria do anexo. Descrição do arquivo informada no momento da inserção. Nome do arquivo. Versão do arquivo Responsável pelo arquivo. Verifica se foi feito check-out no arquivo (somente para solicitações já gravadas) Categoria do arquivo. Tamanho do arquivo. Usuário que realizou a última modificação no arquivo. Data da última modificação no arquivo. Uma Aba de preço aberto foi criada para atender os Itens inseridos pelo comprador. Abaixo descrição dos campos do quadro de anexos: Campos Subitem Tipo de Item Descrição Unidade Descrição Ordem do item inserido pelo comprador Tipo do Item inserido, MATERIAL / SERVIÇOS / OUTROS Descrição do item Manual Unidade de Medida do Item Inserido 2.1.3.5. Notas e anexos No cabeçalho do documento também há uma área para visualizar as notas de texto ou arquivos anexos enviados pelo comprador Vallourec para os fornecedores proponentes: Clique no link “Texto da sol. cotação” para exibir as notas de texto enviadas pelo comprador Vallourec ao fornecedor: VALLOUREC Página 23 Manual Portal de Compras Vallourec Fornecedores Abaixo descrição dos campos do quadro de anexos: Campos Categoria Descrição Nome do File Versão Responsável Check out efet. Categoria Tamanho (KB) Modificado por Modificado em Descrição Categoria do anexo. Descrição do arquivo informada no momento da inserção. Nome do arquivo. Versão do arquivo Responsável pelo arquivo. Verifica se foi feito check-out no arquivo (somente para solicitações já gravadas) Categoria do arquivo. Tamanho do arquivo. Usuário que realizou a última modificação no arquivo. Data da última modificação no arquivo. 4° Passo: Clique no botão participar, para indicar intenção de participação no evento. 2.1.4. Solicitação de cotação/Leilão: Criar resposta Após indicar a intenção de participação no evento é necessário criar um lance para ser enviado ao comprador Vallourec. Existem duas formas de criar lances, a primeira é diretamente dentro da exibição do evento em questão, para isso devemos clicar no botão “Criar lance”: VALLOUREC Página 24 Manual Portal de Compras Vallourec Fornecedores Outra opção é selecionar o evento na área principal “Solicitações de cotação e leilões” e clicar no botão “Criar resposta”: É exibida então a tela para criação de lances: A tela de criação de lances é divida em três áreas: • Cabeçalho: Área demarcada em vermelho na figura acima, mostra informações gerais do lance. • Barra de botões: Área demarcarda em verde na figura acima, permite executar uma série de comandos para o lance que está sendo criado. • Abas: Área demarcada em azul na figura acima, agrupa de forma lógica informações do lance. Abaixo detalhamento de cada área na criação de um lance. 2.1.4.1. Criar Lance > Cabeçalho Segue descrição das informações do cabeçalho para criação de lances: VALLOUREC Página 25 Manual Portal de Compras Vallourec Fornecedores Campo N° do lance N° da solicitação de cotação Status Prazo de apresentação Tempo restante Responsável pela solicitação de cotação Val. Total N° da versão do lance N° da versão da solicitação de cotação Descrição Número de identificação atribuído ao lance. Número da solicitação de cotação para referência. Status do lance. Prazo para apresentação do lance. Tempo restante para apresentar o lance. Comprador Vallourec responsável pela solicitação de cotação. Valor total do lance apresentado. N° da versão do lance apresentado. N° da versão da solicitação de cotação (se aplicado). 2.1.4.2. Criar lance > Barra de Botões Segue descrição dos botões disponíveis na área de criação de lances: Botão Enviar Fechar Só exibir Visualização Verificar Gravar Exportar Importar Perguntas e respostas Descrição Enviar lance para comprador Vallourec. Fechar tela para criação de lances. Modifica tela de criação de lance para o modo somente exibição, para editar o lance novamente devemos clicar no botão “Processar”. Abre o lance enviado em formato .pdf. Verifica se há alguma informação pendente antes de enviar o lance. Grava o lance para edição posterior. Exporta o lance para o Excel. Importa arquivo. Perguntas e respostas trocadas entre fornecedor e a Vallourec . 2.1.4.3. Criar lance > Abas Segue descrição das abas para a criação de lances: Aba Descrição VALLOUREC Página 26 Manual Portal de Compras Vallourec Fornecedores Informações da solicitação de cotação • Dados básicos • Questões • Notas e anexos Itens Notas e anexos Resumo Rastreamento Informações principais da solicitação de cotação. Resumo das informações do lance. Questões enviadas pelo comprador Vallourec que devem ser respondidas pelo fornecedor proponente. Arquivos anexados ou notas de texto enviados pelo comprador Vallourec. Itens constantes no lance. Arquivos anexados ou notas de texto enviados pelo comprador Vallourec. Resumo do lance apresentado à Vallourec. Rastreamento da versões do lance. 2.1.4.4. Informações de solicitação de cotação > Dados básicos Segue abaixo descrição dos campos presentes na aba “Dados básicos”: Área Parâmetros de evento Descrição Campo Moeda Condições de pagamento Descrição Moeda do lance ofertado. Condições de pagamento estabelecidas para o lance. Prestação de serviços e fornecimento Campo Cláusula incoterm/local VALLOUREC Descrição Incoterm e local associado ao incoterm do lance. Página 27 Manual Portal de Compras Vallourec Fornecedores Status e estatísticas Campo Data de criação Criado por Última vez processado em Última vez processado por Procedência Opt. Simples Descrição Data de criação do lance. Usuário responsável pela criação do lance. Data e hora da última vez que o lance foi processado. Usuário que realizou o último processamento no lance. Procedência dos Itens Se o Fornecedor é Optante pelo Simples 2.1.4.5. Informações de solicitação de cotação > Questões Caso o comprador Vallourec tenha enviado uma questão para o fornecedor proponente, a mesma pode ser respondida nessa área. 2.1.4.6. Informações de solicitação de cotação > Notas e anexos Nessa área estão as notas de texto ou arquivos anexos enviados pelo comprador Vallourec para os fornecedores proponentes: VALLOUREC Página 28 Manual Portal de Compras Vallourec Fornecedores Clique nos links “Conds participação”, “Texto da solic. Cotação/leilão”, “Notas do proponente”, “Notas do comprador” para exibir as notas de texto do lance: Abaixo descrição dos campos do quadro de anexos: Campos Categoria Descrição Nome do File Versão Responsável Check out efet. Categoria Tamanho (KB) Modificado por Modificado em Descrição Categoria do anexo. Descrição do arquivo informada no momento da inserção. Nome do arquivo. Versão do arquivo Responsável pelo arquivo. Verifica se foi feito check-out no arquivo (somente para lances já gravados) Categoria do arquivo. Tamanho do arquivo. Usuário que realizou a última modificação no arquivo. Data da última modificação no arquivo. 2.1.4.7. Itens No quadro de itens podemos visualizar todos os itens constantes no lance: O preço indicado pelo fornecedor proponente para item pode ser editado na coluna “Preço” na síntese de itens: VALLOUREC Página 29 Manual Portal de Compras Vallourec Fornecedores Para visualizar mais detalhes dos itens presentes na solicitação de cotação, selecione o item desejado e clique no botão “Detalhes”: Uma área é exibida mostrando os detalhes do item: VALLOUREC Página 30 Manual Portal de Compras Vallourec Fornecedores Segue abaixo descrição dos campos presentes na aba “Dados do item”: Área Identificação Descrição Campo N° do item configurável Chave Controle Tipo de item Categoria do Produto ID Produto Descrição Descrição da variante de item N° do produto do fornecedor NCM Fornecedor VALLOUREC Descrição Número do item. Chave Controle Tipo do item do lance Código da categoria do produto. Código interno do produto. Descrição breve do material. Texto com a descrição da variante do item. Código interno do fornecedor para o produto. NCM Fornecedor Página 31 Manual Portal de Compras Vallourec Fornecedores Outras Características Campo N° do Produto no Fornecedor Impostos Descrição Número de identificação do Item no Fornecedor • Quando Optante pelo SIMPLES Campo Descrição NCM no Fornecedor Cód. NCM do Fornecedor • Quando NÃO Optante pelo SIMPLES Campo Descrição N° do item configurável Número do item. Chave Controle Chave Controle Tipo de item Tipo do item do lance Categoria do Produto Código da categoria do produto. ID Produto Código interno do produto. Descrição Descrição breve do material. Moeda, valores e determ.preço Campo Moeda Quantidade necessária Quantidade proposta Preço Preço com ICMS Incluso Descrição Moeda utilizada no lance. Quantidade necessária no lance. Quantidade proposta pelo fornecedor. Preço S/ ICMS Preço com ICMS Incluso Campo Data de remessa Descrição Data e hora prevista para a remessa do material. Quantidade de dias para entrega do material. Incoterm e local associado ao incoterm do lance. Prestação de serviços e fornecimento Dias de entrega Cláusula incoterm/local VALLOUREC Página 32 Manual Portal de Compras Vallourec Fornecedores Status e estatísticas Campo Ctg.CFOP material Origem do material Utilização material Produção interna Código NCM Cod Imposto Brasil Montante do Imposto Denominação de Imposto Cotação Preço Aberto Descrição Categoria CFOP do material. Descrição da origem do material. Descrição da utilização do material. Flag para indicação de produção interna. Código NCM do material. Codigo IVA Imposto Montante do Imposto Denominação imposto IVA Flag material com preço aberto Dentro dos detalhes do item também há uma área para responder as questões enviadas pelo comprador Vallourec. VALLOUREC Página 33 Manual Portal de Compras Vallourec Fornecedores Dentro dos detalhes do item, há também uma área para visualizar as notas de texto ou arquivos anexos enviados pelo comprador Vallourec para os fornecedores proponentes: Clique nos links “Texto da solic. Cotação/leilão”, “Notas do proponente”, “Notas do comprador” para exibir as notas de texto do lance: Abaixo descrição dos campos do quadro de anexos: Campos Categoria Descrição Nome do File Versão Responsável Check out efet. Categoria VALLOUREC Descrição Categoria do anexo. Descrição do arquivo informada no momento da inserção. Nome do arquivo. Versão do arquivo Responsável pelo arquivo. Verifica se foi feito check-out no arquivo (somente para solicitações já gravadas) Categoria do arquivo. Página 34 Manual Portal de Compras Vallourec Fornecedores Tamanho (KB) Modificado por Modificado em Tamanho do arquivo. Usuário que realizou a última modificação no arquivo. Data da última modificação no arquivo. A Aba de Itens Manuais traz cada um dos itens inseridos de forma manual pelo comprador Vallourec, de forma que o fornecedor deverá informar os campos Quantidade, Preço Unitário e se o tipo de Item for “OUTROS”, o Campo “Detalhe Adicional” também deverá ser preenchido. Após inserir todas as informações dos Itens Manuais o calculo do preço total deve ser realizado através do botão “ATUALIZAR PREÇO TOTAL” Campos Subitem Tipo de Item Descrição Quantidade Unidade Preço Unitário Moeda Preço Total Detalhe Adicional VALLOUREC Descrição Ordem em que o item foi inserido pelo comprador Tipo do Item: Material / Serviço / Outros Descrição do Item Quantidade Unidade de Medida Preço Unitário Moeda Preço Total Detalhe Adicional * Preenchimento obrigatório quando o tipo do item for OUTROS Página 35 Manual Portal de Compras Vallourec Fornecedores 2.1.4.8. Notas e anexos No cabeçalho do documento também há uma área para visualizar as notas de texto ou arquivos anexos enviados pelo comprador Vallourec: Abaixo descrição dos campos do quadro de anexos: Campos Categoria Descrição Nome do File Versão Responsável Check out efet. Categoria Tamanho (KB) Modificado por Modificado em Descrição Categoria do anexo. Descrição do arquivo informada no momento da inserção. Nome do arquivo. Versão do arquivo Responsável pelo arquivo. Verifica se foi feito check-out no arquivo (somente para solicitações já gravadas) Categoria do arquivo. Tamanho do arquivo. Usuário que realizou a última modificação no arquivo. Data da última modificação no arquivo. 2.1.4.9. Resumo Nessa aba temos um resumo das informações do lance enviado: Campos N° do lance Itens com resposta Questões Notas Anexos VALLOUREC Descrição Número gerado para o lance. Quantidade de itens que foram respondidos. Quantidade de questões enviadas pelo comprador Vallourec que foram respondidas. Quantidade de notas adicionadas no lance. Quantidade de anexos adicionados ao lance. Página 36 Manual Portal de Compras Vallourec Fornecedores Valor total do lance 2.1.4.10. Valor total dos lances enviados. Rastreamento Na aba rastreamento é possível ter uma visualização das versões dos lances enviados bem como das alterações enviadas para as solicitações de cotação: Versão de lances: Versões da solicitação de cotação: 3. Acompanhamento de Pedidos Os pedidos efetivados para os fornecedores são controlados na aba “Pedidos” na página principal do portal dos fornecedores: Caso deseje procurar um pedido específico, clique no link “Procurar” indicado na imagem abaixo, uma série de campos podem ser utilizados como critério de busca: VALLOUREC Página 37 Manual Portal de Compras Vallourec Fornecedores Segue abaixo descrição dos critérios de busca para pedidos: Campos Ctg Período Descrição Categoria do documento (pedido). Períodos pré-definidos para a busca de documentos: Campo Tudo Hoje Últimos sete dias Mês anterior Últimos doze meses Data de geração desde Status Pedidos com data de geração desde a data especificada. Status do pedido: Campo Todos Em processamento Enviado Estornado N° documento Nome doc. N° Parceiro N° Pedido Descrição Todos os documentos independente do período. Somente os documentos da data atual. Documentos dos últimos sete dias. Documentos do mês anterior. Documentos dos últimos doze meses. Descrição Todos os pedidos independente do status Pedidos em processamento. Pedidos enviados. Pedidos estornados. Número do documento gerado. Nome do documento para referência. Número do parceiro. Número do pedido. No menu localizado à esquerda da área de pedidos, é possível uma localização rápida de pedidos por status: VALLOUREC Página 38 Manual Portal de Compras Vallourec Fornecedores Campo Todos Novo Modificado Descrição Todos os pedidos independente do status. Pedidos novos. Pedidos que sofreram modificação. Clique no link com o status desejado e os pedidos que se enquadram no status escolhido são exibidos no quadro à direita: Para exibir o pedido de forma detalhada, clique no link associado ao número de documento do pedido: O detalhamento do pedido é divido nas áreas: • Dados básicos: Dados básicos do pedido de compra. VALLOUREC Página 39 Manual Portal de Compras Vallourec Fornecedores Campo ID do Pedido Nome Data do documento N° pedido Docs subsequentes solicitados Status • Síntese de item: mostra os itens que constam no pedido de compras. Campo N° Status Produto Texto breve Quantidade do pedido Valor pedido Necessário em • Descrição Número do documento. Nome do documento para referência. Data do documento. Número do pedido gerado. Documentos subsequentes previstos. Status do documento. Descrição Número sequencial do item. Status do item. Código do produto. Texto breve do material. Quantidade do material no pedido. Valor do material no pedido. Data da necessidade. Informações do parceiro: Mostra as diversas funções que os parceiros podem assumir, em conjunto com informações cadastrais. VALLOUREC Página 40 Manual Portal de Compras Vallourec Fornecedores Campo Parceiro Número Nome Rua N° CEP Cidade Telefone Fax Email Descrição Função do parceiro Número do parceiro Nome do parceiro Rua do endereço do parceiro Número do endereço do parceiro CEP do parceiro Cidade do parceiro Telefone do parceiro Fax do parceiro Email do parceiro • Informações de preço: Preço do pedido • Condições de pagamento e remessa: Mostra as condições de pagamento e taxas de frete caso se aplique. 4. Leilões Os leilões enviados para os fornecedores pelos compradores Vallourec podem ser acessados através do link “Leilões na web”: VALLOUREC Página 41 Manual Portal de Compras Vallourec Fornecedores Marque a linha relativa ao leilão que deseja visualizar mais detalhes, e clique no botão “Exibir evento” conforme indicado abaixo: Uma tela com informações do leilão é exibida : A tela com inforamções de leilão é divida em três áreas: • Cabeçalho: Área demarcada em vermelho na figura acima, mostra informações gerais do leilão. • Barra de botões: Área demarcarda em azul na figura acima, permite executar uma série de comandos para o leilão. • Abas: Área demarcada em verde na figura acima, agrupa de forma lógica informações do leilão. Abaixo detalhamento de cada área na tela de leilões. 4.1. Leilão > Cabeçalho Segue descrição das informações do cabeçalho com informações do leilão: VALLOUREC Página 42 Manual Portal de Compras Vallourec Fornecedores Campo Tempo restante N° do leilão Nome do leilão Responsável pelo leilão Status Moeda Data de início Data de fim Descrição Tempo restante para finalização do leilão. Número do leilão gerado pelo Business Portal. Nome do leilão para referência rápida. Comprador Vallourec responsável pelo gerenciamento do leilão. Status do leilão. Moeda utilizada no leilão. Data de início do leilão. Data de fim do leilão. 4.2. Leilão > Barra de botões Segue descrição dos botões disponíveis na área de leilões: Botão Fechar Visualização Atualizar Leilão em tempo real Descrição Fechar informações do leilão. Visualizar informações do leilão em .pdf. Atualizar dados do leilão. Permite acessar a ferramenta para enviar lances em tempo real. 4.3. Leilão > Abas Segue descrição das abas para leilões: Aba Informações de leilão • Parâmetros do leilão • Notas e anexos Itens Notas e anexos VALLOUREC Descrição Informações principais do leilão. Parâmetros de participação no leilão. Arquivos anexados ou notas de texto enviados pelo comprador Vallourec para o leilão. Itens constantes no leilão. Arquivos anexados ou notas de texto enviados pelo comprador Vallourec para o leilão. Página 43 Manual Portal de Compras Vallourec Fornecedores 4.3.1. Informações de leilão > Parâmetros de leilão Segue abaixo descrição dos campos presentes na aba “Parâmetros de leilão”: Área Identificação Descrição Informações do leilão. Campo Nome do leilão Tipo de leilão Categoria do produto Moeda Descrição Nome do leilão para referência. Tipo de leilão. Categoria do produto do leilão. Moeda do leilão. Organização Organização de compras que está gerenciando o leilão. Campo Organização de compras Grupo de compradores Descrição Organização de compras do leilão. Grupo de compradores do leilão. Datas Datas do leilão. Campo Data de inicio Data de fim Fim do período de vinculação Fuso horário VALLOUREC Descrição Data de início do leilão. Data de fim do leilão. Fim do período de vinculação do leilão. Fuso horário do leilão. Página 44 Manual Portal de Compras Vallourec Fornecedores Parâmetros de evento Parâmetros do leilão. Campo Redução de lance Avaliação do lance Documento subseqüente Ocultar monitorização de lance até o primeiro lance válido Permitir lances equivalentes Autorizar licitar com agente Itens em cascata Duração inicial em cascata Diferença da duração final em cascata Descrição Forma de redução do lance do leilão. Forma de avaliação dos lances do leilão. Documento seguinte à finalização do leilão. Ocultar lances até o primeiro lance válido. Permitir lances equivalente a outros lances enviados. Permite licitação com agente. Permite itens em cascata. Informa duração da cascata. Diferença da duração da cascata. Prorrogações automáticas Prorrogações do leilão. Campo Período sem lance Duração da prorrogação Nº prorrogações Descrição Número de dias de prorrogação do leilão caso não haja lances. Duração em dias da prorrogação automática. Número máximo de prorrogações. Status e estatísticas Status e estatísticas do leilão. Campo Data de criação Criado por Descrição Data de criação do leilão. Comprador responsável pela criação do leilão. 4.3.2. Informações de leilão > Notas e anexos Nessa área estão as notas de texto ou arquivos anexos enviados pelo comprador Vallourec para os fornecedores proponentes do leilão: VALLOUREC Página 45 Manual Portal de Compras Vallourec Fornecedores Abaixo descrição dos campos do quadro de anexos: Campos Categoria Descrição Nome do File Versão Responsável Check out efet. Categoria Tamanho (KB) Modificado por Modificado em Descrição Categoria do anexo. Descrição do arquivo informada no momento da inserção. Nome do arquivo. Versão do arquivo Responsável pelo arquivo. Verifica se foi feito check-out no arquivo Categoria do arquivo. Tamanho do arquivo. Usuário que realizou a última modificação no arquivo. Data da última modificação no arquivo. 4.3.3. Itens No quadro de itens podemos visualizar todos os itens constantes no leilão: Para visualizar mais detalhes dos itens presentes no leilão, selecione o item desejado e clique no botão “Detalhes”: VALLOUREC Página 46 Manual Portal de Compras Vallourec Fornecedores Área Identificação Descrição Identificação do leilão. Campo Tipo de item ID Produto Descrição Categoria do Produto Utilização material Origem do material Ctg. CFOP material Descrição Tipo do item do leilão Código interno do produto. Descrição breve do material. Código da categoria do produto. Forma de utilização do material. Origem do material. Categoria CFOP do material. Moeda, valores e determ.preço Informações de moeda e valores no leilão. Campo Quantidade/unida de Preço por unidade Preço inicial Redução de lance VALLOUREC Descrição Quantidade do leilão. Preço por unidade dos itens do leilão. Preço inicial indicado pelo comprador Vallourec. Redução de lance do leilão. Página 47 Manual Portal de Compras Vallourec Fornecedores Prestação de serviços e fornecimento Informações da prestação de serviços Campo Data/hora de remessa Código NCM Descrição Data e hora prevista para a remessa do material. Código NCM do material. 4.3.4. Notas e anexos Nessa área estão as notas de texto ou arquivos anexos enviados pelo comprador Vallourec para os fornecedores proponentes do leilão: 4.4. Efetuando um lance no leilão Para efetuar um lance, o fornecedor proponente deve clicar no botão “Leilão em tempo real”: Quando o leilão é iniciado o status é modificado de “Publicado” para “Ativo”: VALLOUREC Página 48 Manual Portal de Compras Vallourec Fornecedores O cockpit para efetuar lances é exibido: Clicando no bodão detalhes, é possível ver um resumo do item e seu preço inicial sugerido pelo comprador Vallourec: Ao clicar no botão histórico, podemos verificar o histórico de lances efetuados para o item: VALLOUREC Página 49 Manual Portal de Compras Vallourec Fornecedores Clicando no botão diagrama é possível ver um histórico das flutuações de preço do item minuto a minuto: No botão cálculo, é exibido o cálculo total dos lances efetuados: Para efetuar um lance, digite o valor sugerido e clique no botão “Dar o lance”: Uma janela solicitando a confirmação do lance é exibida, clique no botão “Sim” e o lance é confirmado: VALLOUREC Página 50 Manual Portal de Compras Vallourec Fornecedores VALLOUREC Página 51