ata de reunio do conselho deliberativo

ATA DE REUNIÃO CONJUNTA DO CONSELHO DELIBERATIVO, CONSELHO FISCAL E PRESIDENTE DA DIRETORIA EXECUTIVA A ASSOCIAÇÃO RESIDENCIAL ECOLÓGICA PATRIMÔNIO DO CARMO REALIZADA NO DIA 13 DE MARÇO DE 2010 Patrimônio do Carmo, localizada à Rodovia Bunjiro Nakao, km. 54, município de São Roque, SP, no sábado, dia 13 de março de 2010, na sala de reunião da Associação Residencial Ecológica segunda chamada, às 16h00, reuniram‐se os membros do Conselho Deliberativo, Conselho Fiscal e Presidente da Diretoria Executiva da AREPC, a fim de deliberarem sobre a seguinte ordem do dia: a)
Apresentação do Parecer do Relator para o Orçamento de 2010; b) Decisões sobre a Comissão de Licitação c)
Apresentação pelo Conselho Fiscal de proposta de auditoria para o balanço de 2009 d) Assuntos Gerais; Estavam presentes: Carlos A. A. Chagas, Celso A. Meireles (através de procuração para Carlos A. A. Chagas), Flavio Gago Gomes, Graziella T. S. Moussalli, Hideyo Kato, Jesualdo Fernandes Pinheiro Jr., Luis Carlos Tricarico, Luiz A. B. Novaes, Maria Mercedes Attie, Mauricio Cesar Zilio (através de procuração para Wagner Casagrande Rodrigues), Nelson C. F. Bonetto, Oge Amaury dos Santos, Paulo Roberto Grava Brazil (através de procuração para Luiz A. B. Novaes), Serafim Afonso Barreiros (através de procuração para Oge Amaury dos Santos) e Vera B. d'Horta, Wagner Casagrande Rodrigues. Conselheiros Vitalícios presentes: Alberto Juliani, Edson Lopes (através de procuração para Francisco Di Cessa) e Francisco Di Cessa. Conselheiros Fiscais presentes: Marcia Guimarães Chagas, Michael Beisert e Tércio Silveira. Diretores Executivos presentes: Franco C. Tarabini Jr., Carlos Murilo de Freitas, Alvaro Roberto Correa. O Sr. Chagas, na qualidade de Presidente do Conselho Deliberativo da Associação Residencial Ecológica Patrimônio do Carmo, iniciou a reunião seguindo os itens da pauta, começando pelo item a. a) APRESENTAÇÃO DO PARECER DO RELATOR PARA O ORÇAMENTO DE 2010 O Conselheiro Oge Amaury dos Santos, relator do C.D. apresentou seu parecer sobre o orçamento de 2010. Em documento resumido entregue a todos, o relator foi favorável ao aumento de 8,5%. Corrigiu o texto do orçamento indicando que o caminhão descrito seria adicionado e não trocado, como foi escrito. Fez 3 sugestões para esta aprovação: ƒ Sugeriu que para todas as vendas de imóvel da AREPC (leiloes, etc.) a partir do mês de abril de 2010, o valor fosse 25% revertido para a conta ordinária, 25% para o fundo de reserva, 25% para o fundo de água e 25% para um fundo de obra. ƒ E para desburocratizar o uso destes valores de fundos (ou de obra, água ou reserva) a aprovação de gastos até 20 mil reais (5% da receita) para a D.E. deveria ser feita a consulta apenas para o C.F.. Acima deste valor, a aprovação passaria pelo C.D. como descreve o Estatuto gerando um relatório circunstanciado. ƒ Concordou também seguindo as indicações do C.F. que as despesas não devem nunca exceder a receita. p. 1 ASSOCIAÇÃO RESIDENCIAL ECOLÓGICA PATRIMÔNIO DO CARMO Outros Esclarecimentos: 1. Manutenção da rede de abastecimento de água Foi esclarecido, pelo Sr. Álvaro, que a taxa de água cobrada pela Associação destina‐se somente para operacionalizar o tratamento e a distribuição da água, não existindo fundo para troca de tubulação e ampliação da rede. A questão de vazamentos por quebras da tubulação de amianto será tratada no futuro Plano Diretor. Cogitou‐se em verificar junto à Sabesp se ela se encarregaria do nosso sistema de água. O Sr. Luiz Tricarico ressaltou a urgência do problema de fornecimento de água, levando em conta a possibilidade de não se conseguir a outorga de captação de água em todos os bairros do Patrimônio e, também, da água do Rio Sorocamirim, cuja captação vem sendo feita de forma irregular. 2. Serviço de Correios: Sr. Francisco Di Cessa levantou a prioridade da implantação de serviço de correio dentro da AREPC. 3. Recolhimento de Lixo: O Sr. Álvaro ressaltou os gastos da Associação com o recolhimento e destinação do lixo, que não é assumido pelo poder público. 4. Controles Financeiro‐Administrativos Sr. Chagas citou a proposta feita pelo Conselho Fiscal que seria executar no máximo 3 obras de cada vez, para que haja um controle mais efetivo. Questionado sobre a separação das contas bancárias de cada obra, o Sr. Álvaro Correa, disse já ter providenciado para que o processo siga esta premissa. Foi sugerido para que os financiamentos de bens a serem adquiridos tivessem seus documentos registrados e ficassem à disposição dos Associados. Sr. Alvaro Correa levantou o assunto sobre a nota fiscal de um veiculo que não foi apresentada. Disse que o contrato não foi entregue pelo banco. Seguiram‐se comentários sobre o relatório do Conselheiro Oge. Todos concordaram e aprovaram este relatório sobre o orçamento 2010. Foi ressaltado que a mudança sugerida no relatório só será valida se aprovada nesta próxima Assembléia, pois depende da mudança do Estatuto (atualmente o valor é 50% revertido para a conta ordinária e 50% para o fundo de reservas). Todos concordaram com a decisão. Comentários do Conselho Fiscal sobre o parecer do Conselho Deliberativo O Conselheiro Fiscal Michael Beisert comentou sobre este relatório, esclarecendo sobre alguns itens das recomendações feitas a D.E. pelo C.F. Sobre a execução das 3 obras juntas, o C.F. recomendou que o inicio e o fim das obras seja comunicado pela D.E. tanto ao C.F. quanto ao C.D. enviando um documento detalhado sobre a obra contendo informações relevantes do que será feito. Recomendaram que as obras fiquem sujeitas a uma auditoria (interna ou externa) para a conferencia de custos e de prazos. Ficou definido que se houver sobra de recurso em caixa ao final do ano (valor acima de 95mil) este excedente seria transferido para o fundo de água devido à urgência deste assunto. p. 2 ASSOCIAÇÃO RESIDENCIAL ECOLÓGICA PATRIMÔNIO DO CARMO b) LICITAÇÃO DO RESTAURANTE Deu‐se a palavra ao Presidente Franco Tarabini. Ele entregou um documento suspendendo a licitação do restaurante ao CD. O pres. leu o documento (em anexo), que considerando as reclamações de Associados resolveu interromper a licitação do restaurante baseado em vários pontos de discordância: O conselheiro Novaes considerou absurdo o C.D., no mandato anterior, ter produzido um documento ‐ as Diretrizes para a Comissão de Licitação ‐ onde se permite a entrada de terceiros estranhos para o usufruto dos serviços do Restaurante, pois considera que haveria a necessidade de grandes mudanças na infra‐
estrutura do Residencial em termos de segurança. O Presidente Franco interveio dizendo ter sido o único, na ocasião, contra esta medida, pois acredita que as diretrizes deveriam conter apenas 3 a 4 restrições. O Sr. Chagas contabilizou todas as reclamações que lhe chegaram e sumarizou‐as em 10 itens. As questões levantadas pela D.E. envolvem 4 restrições: 1 – Entrada de terceiros – segurança Foi explicado que a restrição à entrada de terceiros é uma questão de fato e não de direito. Foi colocada no sentido de aumentar a atratividade do restaurante, mas é muito polêmica e, aparentemente, a maioria dos moradores é contrária a esta abertura. Soma‐se a este aspecto o aumento de custos com segurança, pela demanda de construção de nova portaria, aumento no efetivo de vigilantes, ou exigirá a realização de estudos para adequação dos recursos as novas exigências de segurança. O Cons. Flavio relatou que durante a redação das Diretrizes sugiram dúvidas em relação à abertura para o publico externo, mas consultado o Dr. Antonio Folgado (conselheiro na época) salientou que as Diretrizes não podiam proibir legalmente o acesso. 2 – Estabelecimento de 3 concessões (restaurante, bar, lanchonete/café) no “mesmo espaço”. Foi citado que na parte legal, as 3 concessões precisariam de 3 licenças de funcionamento independentes na vigilância sanitária, encarecendo o funcionamento dos serviços. 3 – Os critérios de preço médio e preço mínimo. Nas diretrizes foi proposta a utilização de preço médio e na licitação o padrão seria escolhido por preço mínimo. O Sr. Wagner disse ter participado de várias licitações, explicou que normalmente é descrito na licitação o tipo de produto que deve ser servido, o nível de qualidade do produto e trabalha‐se com o preço mínimo para se obter tal produto e qualidade. Nas diretrizes faltaram parâmetros para definir, na verdade, o que seria um restaurante de boa qualidade. Só o índice de preços mínimo ou médio não é suficiente para se chegar a um concessionário ideal. 4 – Reforma do Restaurante. Esta reforma não está alocada no orçamento 2010 e o prazo para sua execução seria muito longo. (a reforma em vigência é para adequação a vigilância sanitária que considerou alguns pontos fora das normas). Um deles seria que a área de confecção dos alimentos deveria ficar totalmente isolada do ambiente do salão. p. 3 ASSOCIAÇÃO RESIDENCIAL ECOLÓGICA PATRIMÔNIO DO CARMO A Conselheira Vera requisitou acesso ao laudo da Vigilância Sanitária. O Conselheiro Francisco Di Cessa questionou se há alvará de funcionamento. O Diretor Técnico Carlos Murilo disse ter sim. O Sr. Chagas retomou a palavra considerando sábia a decisão do Sr. Franco em suspender o processo da Licitação, para que todos estes aspectos possam ser discutidos mais amplamente e se logre superar este impasse. Propôs a criação de uma Comissão para que ela encontre soluções viáveis. Sugeriu rapidez para se reiniciar a licitação. O Cons. Wagner sugeriu que um dos integrantes da Comissão de Licitação participasse desta Comissão de Conciliação (C.C.). O Sr. Adauto será consultado para fazer parte desta Comissão. O Sr. Chagas sugeriu 6 membros. Os conselheiros sugeriram uma comissão menor. O cons. Flavio se ofereceu para participar e sugeriu a indicação do Cons. Novaes para participar também desta Comissão. Foi decidido que o Cons. Flavio organizará os trabalhos da C.C. e sugeriu um cronograma de trabalho de 15 dias emitindo um relatório sobre as Diretrizes visando encontrar soluções para contornar os problemas discutidos. Questões sobre Contratos de Comodato O Conselheiro Novaes disse que o empreendedor, Sr. Gilberto Daccache, é proprietário de lotes imprescindíveis para a sobrevivência do nosso residencial como, por exemplo, lotes onde estão construídos o restaurante, a portaria principal, na condição de empreendedor, ao longo de todos esses anos de existência do residencial, em algum tipo de procedimento junto a administração, as quadras de tênis e outros tantos mais. Inclusive, que o mesmo poderia ter trabalhado, na condição de empreendedor, ao longo de todos esses anos de existência do residencial, em algum tipo de procedimento junto à Prefeitura do Município de São Roque, para transformar o residencial em condomínio, situação que nos permitiria vedar por completo e sem restrições, o acesso de terceiros, estranhos ao residencial. O Sr. Chagas disse que face às diversas questões envolvendo os contratos de comodato poderíamos fazer uma forte pressão sobre este assunto. O Sr. Francisco Di Cessa relembrou que o restaurante está localizado sobre um terreno de comodato que em 8 anos deve expirar. O conselheiro Grava está estudando todos os contratos de comodato para nos situarmos sobre o assunto. c) APRESENTAÇÃO PELO CONSELHO FISCAL DE PROPOSTA DE AUDITORIA PARA O BALANÇO DE 2009 Cons. Michael discorreu sobre o processo de escolha de uma empresa de auditoria. O Cons. Michael informou que o C.F. pediu a 6 empresas que fornecessem orçamentos para a auditoria do balanço de 2009. Destas, 5 responderam e os valores ficaram entre 6mil (Sponsor) a 20 mil reais (PPIC). O C.F. fez uma reunião com a Sponsor e considerou a empresa apta e assim a indicou para ser contratada. (R$ 6.800,00). No orçamento o valor designado para a auditoria é de 11 mil reais. A sugestão do C.F. é que a diferença deste valor fique no orçamento para que possa ser feita alguma outra auditoria de alguma obra futura que for aprovada. Foi lido o trecho do Estatuto que corresponde às responsabilidades do C.F. e C.D. em relação à Auditoria Externa. p. 4 ASSOCIAÇÃO RESIDENCIAL ECOLÓGICA PATRIMÔNIO DO CARMO Todos os conselheiros aprovaram a indicação do C.F. endossando a escolha. O Cons. Michael informou que a empresa iniciará os trabalhos no dia 29 de março e apresentará o parecer ao C.D. no final de abril. d) ASSUNTOS GERAIS 1) Legitimidade dos mandatos dos Conselheiros Vitalícios e do processo de substituição de conselheiros titulares por suplentes na legislação anterior. Os Conselheiros Grava e Novaes, da mesma forma que levantaram esta questão, informam que após um estudo detalhado, concluíram que não restaram dúvidas, tanto sobre o processo de substituição de de conselheiros eleitos por suplentes, no mandato anterior, bem como sobre a legitimidade dos mandatos dos conselheiros vitalícios. Sendo assim, este assunto foi dado como definitivamente encerrado. Como curiosidade, o Cons. Novaes informou que o Conselheiro Alberto Juliani não é Conselheiro Vitalício, pois foi nomeado Conselheiro Nato por ter sido o primeiro presidente da AREPC e por ter exercido o cargo por duas vezes consecutivas. O Conselheiro Di Cessa levantou uma questão, segundo o Estatuto, com a vacância cessa o cargo. O Conselheiro Alberto Juliani saiu do Patrimônio (vendendo a propriedade) durante um período e depois voltou a ser proprietário. O Cons. Novaes verificará esta questão. 2) Comunicação da AREPC O Cons. Francisco Di Cessa iniciou o assunto dando o exemplo de seu desconhecimento da existência da sala de yoga.. Evidenciando que falta informação interna, o Cons. Flavio comentou seu árduo trabalho em recuperar a Comunicação com os associados. Descreveu o trabalho feito pela Cons. Graziella para reformulação do site do Patrimonio do Carmo que não foi colocado em pratica pela dificuldade de encaixar na pauta do C.D. Mesmo a atualização (corrigindo diversos erros no site) feita pelo Cons. Flavio levou 1 mês para que tudo fosse aprovado e executado. Portanto ele propôs uma Comissão permanente no C.D. com 3 membros para tratar deste assunto. A Cons. Graziella informou que o Diretor Social, Sr. Silvio, através de email demonstrou interesse na implantação de um Boletim Interno da AREPC. Ela se colocou a disposição e salientou que antes do Boletim, o site deveria ser revisto e atualizado, juntamente com o Banco de Dados. O projeto de reformulação do site feito por ela foi entregue ao Diretor. Ele disse estar averiguando a parte tecnica para esta atualização. O Cons. Wagner considera que a função da comunicação é responsabilidade da Diretoria Executiva. Parabenizou o trabalho feito pelo Cons. Flavio e Graziella em tentar criar um movimento incentivando a comunicação interna. O Sr. Chagas sugeriu que juntamente com a ata da AGO de 27.03.10, seja, também, distribuído texto “apresentando” o site e incentivando o cadastramento dos associados. p. 5 ASSOCIAÇÃO RESIDENCIAL ECOLÓGICA PATRIMÔNIO DO CARMO 3) Ata do dia 27 de fevereiro – substituição de cargo de segunda secretaria A Conselheira Vera informou que no dia 27 de fevereiro foi responsável pela redação da ata. Devido ao seu ritmo acelerado de trabalho ela ainda está finalizando o texto, e se desculpou pelo atraso. Ela sugeriu a Conselheira Maria Mercedes para ocupar seu cargo de segunda secretaria. Esta aceitou a indicação. A proposta foi aceita pelos demais. 4) Irregularidade de projeto O Cons. Nelson Bonetto discorreu sobre a dificuldade de regularização da situação de obras, citando, como exemplo, sua residência. O Guia de Obras deve ser colocado em pratica com urgência, segundo a Cons. Vera. O Cons. Oge que era Diretor Técnico no mandato anterior, informou que ele e o responsável na Prefeitura se reuniram para ver como poderia ser feita esta regularização. Está tudo certo e pronto, apenas aguardando a homologação final da Prefeitura de São Roque. Há 4 meses atrás foi feita uma reunião entre a prefeitura, Arnaldo Martino, Sergio Luz, o próprio Oge Santos, e o Julio, e o assunto continua pendente. O Cons. Hydeo propôs para que o Cons. Bonetto conversasse com o engenheiro responsável na Prefeitura e a Diretoria Executiva para que se consiga a regularização de sua obra. 5) Acesso da Bunjiro O Cons. Bonetto reclamou sobre o acesso da estrada Bunjiro para o Residencial. A portaria física é do empreendedor e não da AREPC. Espera‐se para breve a duplicação da Bunjiro Nakao, o que viria resolver o problema. 6) Regimento Interno de Conduta Associativa Vários conselheiros trabalharam muito na confecção deste Regimento que foi aprovado pelo C.D. em 2007, mas não implantado. O conselheiro Bonetto sugeriu a criação de uma campanha para conscientização dos associados e prestadores de serviços (como podar galhos/mato, não jogar adubo na água, não instalar luzes na entrada para não assustar os animais, dirigir mais devagar, respeitando as placas) e, principalmente, usar bem a água. Esta implantação ocorreria através de campanha, envolvendo, também, a implantação de nova programação visual, placas incentivando a proteção do meio ambiente. Outros conselheiros sugeriram o uso do totem para faixas e dos crachás de funcionários e prestadores de serviços. para expor mensagens sobre cuidado na regulamentação do transito, proteção da natureza e outras mensagens de educação para dentro da AREPC. O Sr. Chagas propôs que se envie uma mensagem a DE, solicitando que, efetivamente, se implante este capítulo do Regimento Interno. 7) Administração e site Foi sugerido que na Assembléia Geral fossem divulgadas as informações contidas no site da AREPC (atas do C.D., C.F. e D.E., venda de lotes, comunicados, etc.) p. 6 ASSOCIAÇÃO RESIDENCIAL ECOLÓGICA PATRIMÔNIO DO CARMO O cons. Wagner reclamou da dificuldade de acesso das informações no site devido à requisição de uso de senha. O Cons. Flavio ressaltou que as informações contidas no site não podem ser abertas ao publico geral por conter informações mais restritas quanto a orçamentos, balanços, atas, etc... Os conselheiros reclamaram da demora dos serviços requisitados pela administração, mostrando morosidade e falta de agilidade (Cons. Maria Mercedes relatou a demora de 1 mês para limpeza de lote vizinho por ela requisitada). 8) Outras Deficiências Luiz Tricarico mencionou o abuso sobre o uso dos espaços do Residencial. Em uma madrugada flagrou o Associado Diogo e mais 4 Associados utilizando da sala de ginástica após a meia noite sem nenhum controle. Face à responsabilidade pela AREPC caso haja algum acidente. Na administração indagou sobre quem havia autorizado o uso da sala naquele horário e o funcionário Alexandre disse ter autorizado sem anuência da D.E.. Foi coibido o uso imediatamente. Propôs também questionar a D.E. sobre a participação de funcionários da segurança como prestadores de serviços nos seus horários de folgas. Indicou ser absurdo a quantidade de seguranças que prestam serviços de jardineiro, motoristas etc... Diz ter consultado o Diretor Carlos Murilo que não está a par do acontecido. Foram relatados pelos conselheiros Di Cessa e Tricarico problemas em relação aos cartões magnéticos de acesso, revelando‐se a deficiência de um serviço caro e que tanto demorou em ser implantado. 9) Balanço de 2007 Na aprovação do balanço de 2007 havia sido recomendado a D.E. uma resposta aos Associados sobre as pendências deste balanço. Como isto não foi feito o Diretor Financeiro Alvaro Correa propôs responder estas pendências através de apresentação que ele fará na AGO. O Diretor Alvaro entregou previamente o documento ao Sr. Chagas para uma avaliação. O C.D. e o C.F. consideraram 2 respostas imprecisas: a diferença de 2.5 milhões de reais, e a falta de documentação sobre a compra do microônibus (assunto já abordado em 3 assembléias). A Conselheira Vera citou a sugestão do Conselheiro Wagner e Mauricio Zílio que a AREPC mandasse uma notificação extrajudicial ao banco solicitando a copia do contrato. Foi sugerido, relativamente à diferença de 2.5 milhões (do qual se passou recentemente a DE dados sobre a composição deste valor), fosse analisada, por amostragem, na AGO. No caso do micro ônibus que os documentos fossem apresentados à AGO e colocados à disposição do Conselho Fiscal para análise. 10) Projeto Eco‐vida Cons. Graziella cobrou a reativação do Projeto Ecovida, informou já ter conversado com o Arquiteto Arnaldo Martino, e se propõe a fazer relatório para que este assunto volte à pauta do C.D. O cons. Tricarico disse que é imprescindível que o arquiteto Arnaldo Martino retome este projeto, pois é o único que conhece todos os tramites do processo e que faltam mesmo muito poucos passos. Falta dar p. 7 ASSOCIAÇÃO RESIDENCIAL ECOLÓGICA PATRIMÔNIO DO CARMO entrada de documentação na Cetesb e na Prefeitura. O Diretor Tecnico Carlos Murilo já está continuando o projeto, mas parece não ter conhecimento de todos os detalhes. O Sr. Tricarico sugeriu ao C.D. enviar uma carta à D.E. cobrando a implementação deste projeto através da contratação de uma pessoa idônea (engenheiro florestal), e contatar o arquiteto Martino para retomar o projeto. A seu ver, O Sr. Martino é a melhor pessoa para tocar o projeto em beneficio do Patrimônio, somando conhecimentos de várias décadas. O andamento depende também de força política da D.E. para fazer pressão na prefeitura de São Roque, pois o projeto se encontra parado lá esperando homologação. O Sr. Chagas endossou que a ajuda do Sr. Martino trará rapidez na aprovação junto aos órgãos públicos, e agilizará os estudos e processos. O Cons. Novaes esclareceu que enquanto o objetivo do trabalho é em prol do Patrimonio, pensando na coletividade, não tem nenhum problema com indicações de nomes. Este projeto deverá obrigatoriamente ser incluído no Plano Diretor e ser desenvolvido em conjunto entre D.E. e C.D. Com o término de todos os trabalhos, o Presidente declarou encerrada a reunião. São Roque, 13 de março 2010 Carlos A. A. Chagas Graziella Trixie Shen Moussalli Presidente do Conselho Deliberativo Secretária p. 8 ASSOCIAÇÃO RESIDENCIAL ECOLÓGICA PATRIMÔNIO DO CARMO