Padronização de Cadastros e Abreviaturas em Campo de Dados

Padronização de Cadastros e
Abreviaturas em Campo de Dados
Serviços “powered by”
Padronização e
Abreviação de Campos
Portal de Serviços de
Consultas e Saneamento:
visite: www.keyconsultasweb.com.br
Evite riscos fiscais ao enviar seus arquivos do SPED, mantendo
os dados cadastrais atualizados conosco!!!
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Revisado: 15/07/2014
Autor: Eduardo Lanna
Serviços e Sistemas KeyConsultas
Soluções da KeySupport Consultoria para área de Cadastro
 Portal
KeyConsultas-web:
 Saneamento de Cadastros de Clientes e Fornecedores: consultas
em lotes de registros;
 Módulo de Pré-cadastramento de novos Clientes e Fornecedores:
consultas múltiplas em diversos sites oficiais para gerar os dados
do registro.

Sistema KeyCad-abreviador:
 Sistema para padronização de logradouros e aplicação de regras de
abreviaturas parametrizáveis pelo usuário
 5800 verbetes com abreviaturas padronizadas em uso na Razão
Social e Endereços.
 Em breve: um webservice para tratamento de strings de dados de
campos do cadastro para Sistemas externos (ERP/CRM).
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Serviços e Produtos KeyConsultas
Soluções da KeySupport Consultoria para área de Cadastro
 Sistema
KeyConsultas-webservice:
 Plataforma de automação de consultas em sites públicos oficias,
que pesquisa dados cadastrais do CNPJ, CPF ou IE, e retorna
informações padronizadas no formato do SPED por meio de um
webservice.
 Suporta os serviços do Portal KeyConsultas-web, e pode ser
integrada a qualquer Sistema ERP ou CRM do mercado.
 Programa
XMLreportNFe:
 Programa para leitura de dados de arquivos XML de NFe em lotes
desde uma pasta da rede.
 O relatório excel que ele gera permite a análise dos campos de
dados do emissor, do destinatário, e dos itens e impostos da NFe.
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Exigências SPED no uso de Campos de Dados
Higienização de dados do Cadastro

O sistema validador da NFe na SEFAZ verifica a estrutura de
campos obrigatórios dos arquivos SPED, dentro de um padrão:
 Campos devem ter apenas caracteres válidos (sem caracteres especiais,
espaço duplo, espaço inicial, espaço final, etc.)
 Campos numéricos sem máscara de edição (ex.: CNPJ/CPF)
 Para código de inscrições ( IE / IM ) seguir normas do órgão regulador (Qde
de caracteres).
 Código do Município deve ser o do IBGE (7 caracteres)
 Campos do endereço devem ser separados: logradouro, número,
complemento, bairro, cidade, estado e CEP.
 Outras verificações para validação foram adicionadas a partir da NFe 2.0.
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Bases disponíveis para consultas de dados
Dados com variadas quantidades de caracteres
Consultas realizadas nos sites oficiais por processo robotizado:

RECEITA FEDERAL – Situação do
CNPJ ou CPF.

SIMPLES Nacional

PMSP - Situação Cadastral

SINTEGRA – Situação do CNPJ, Inscr.
Est., EPP, ME.

INSS – (PIS/NIT) Número de
Identificação do Trabalhador

ECT – Endereço e CEP


SUFRAMA - Situação cadastral do
CNPJ
DENATRAN e DETRAN – Inform. de
veículos e multas

CRM/SP - Médicos registrados

ANVISA - Autorização de
Funcionamento e de Atividades


ANTT - Habilitação de Transportador
Terrestre
Ministério do Trabalho (novo)
(Certificado de Aprovação de
Equipamento de Proteção Individual
– CAEPI).

ANP - Habilitação de posto de
combustíveis


Outras (consultar a viabilidade)
SERASA, EQUIFAX, SPC Br Bases
Privadas para consulta de risco de
crédito, Junta Comercial, e outros
dados cadastrais. (customizado)
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O dilema do Saneamento Cadastral
Como utilizar os dados que excedem o limite do campo?

Saneamento Cadastral é um processo em 3 etapas:
 Consultar dados em sites oficiais usando uma chave formal: CNPJ, CPF, IE,
etc, e obter informações atualizadas da situação cadastral.
 Analisar os dados cadastrais: Nome, Razão Social, Fantasia, logradouro,
numero, complemento, bairro e cidade, UF, status da situação cadastral.
 Definir e selecionar os campos de dados que atualizarão a base cadastral,
usando os dados oficiais...

Altamente recomendado: usar informações oficiais exatamente como
constam na consulta ao site da RFB, e:
 Não operar com registros de Clientes/Fornecedores INAPTOS fiscalmente
 Atualizar registros APTOS com alteração de endereço, razão social, etc.

O Problema: o tamanho dos campos no Sistema do Cadastro é menor
que o tamanho da informação oficial... E agora???
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3
Como Padronizar e Abreviar Dados?

Padronização de dados em Campos do Cadastro: é SIMPLES!
 Necessário higienizar os dados seguindo as exigências do sistema que impacta
no negócio: regras do SPED NFe ou Fiscal
 Adotar padrões para o TIPO do LOGRADOURO no endereço, por exemplo:
AVENIDA = AV; RUA = R; PRAÇA = PCA; RODOVIA = ROD, etc.
 Processo de higienização é automatizável e relativamente simples.

Abreviar palavras em campos que excedem o limite disponível na base
cadastral: é um pouco mais COMPLEXO...
 Existem padrões para Tipo de Logradouro, mas não existem regras
padronizadas para se abreviar palavras. Cada pessoa pode fazer de um jeito!
 Alguns títulos seguem um padrão “de fato” para abreviaturas, como: PADRE =
PE; PRESIDENTE = PRES; ARCEBISPO = ACB
 Nomes de pessoas físicas não se pode abreviar sem que se altere a identidade
da pessoa: BARROSO = BARR que poderia ser BARROS, BARREIRO, etc.
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Abreviaturas não seguem Regras universais

Abreviaturas não tem um dicionário padrão.
 Ex.: devemos abreviar a palavra da esquerda para a direita, ou apenas os
sufixos das palavras, etc.

Existem casos de abreviaturas muito conhecidos, o que chamamos
de “padrão de fato”. Ex.: tipo de logradouros.
 Avenida = Av.; Rua = R.; Rodovia = Rod.

E existem MANUAIS de regras de abreviaturas em uso por certas
esferas de governo, e que nós adotamos:
 Companhia de Desenvolvimento Habitacional Hurbano - CDHU
 Prefeitura do Municipio de São Paulo - PMSP
 Outros: Justiça Federal, Governo Estadual de SC, Dataprev, etc.
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Regras Gerais para Abreviaturas (de fato)

Reduzir os caracteres na palavra até o limite que não prejudique seu
significado no contexto de uso, e nunca a menos de 3 letras.

Palavras abreviadas são terminadas em consoantes, exceto em casos de uso de
senso comum ou regulamentado, por ex.: DR, DRA, STO.

Abreviaturas não tem gênero feminino nem plural, exceto quando fizer sentido
no contexto de uso, e então terminam em “a” ou “s”.

Abreviar da direita para a esquerda, exceto em casos de uso comum , ou
padronizado, ex.: Departamento = DEPTO

Não abreviar palavras com menos de 5 letras, exceto quando seu uso é
regulamentado, ex.: São = S, Dom = D, Rua = R.

Manter abreviaturas de domínio público, ex.: Mensagem = MSG

Nunca abreviar NOME PROPRIO. Nomes do meio são reduzidos à primeira letra
se necessário, por ex. “Luis I. L. da Silva.”
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Objetivo do Sistema KeyCad-abreviador
Mas então, abreviar campos é uma tarefa com
sucesso garantido pelo KeyCad-abreviador?
Na prática, nenhum Abreviador pode garantir 100% de
sucesso, pois depende de variáveis combinadas na execução:
• o tamanho da meta de cada campo no ERP;
• da Qde de palavras e de caracteres no campo original;
• e do conjunto de regras em uso pelo abreviador...
O objetivo é reduzir ao máximo a necessidade de atuação de
análise humana subjetiva, aplicando um processo objetivo de
padronização e abreviatura, parametrizável pelo usuário.
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Tela inicial do Sistema KeyCad-abreviador
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Premissas do Serviço KeyCad-abreviador

Todos os campos são Higienizados pelas regras do SPED (padronização), logo,
não haverá uso de ponto final em termos abreviados.

As regras de abreviatura serão aplicadas em ordem sequencial apenas
quando necessário reduzir caracteres, até atingir a meta do campo.

Preservar ao máximo a informação original: atingida a meta de caracteres
após uso de uma regra, suspende-se a execução das regras seguintes.

Tradutor de Expressões Compostas reduz padrões encontrados antes de
aplicar as regras (opcional): ESTADO DE SÃO PAULO = ESTADO DE SP

Dicionário de Tipo de Logradouros e Complementos (aprox. 200 termos) é
aplicado apenas na primeira palavra dos campos de endereço.

Dicionário principal com 5.900 termos (inclui aprox. 100 títulos pessoais) é
aplicado no String de palavras do campo a ser abreviado.

Dicionário de Exceções evita abreviar ou reduzir SIGLAS conhecidas e
algumas palavras ESTRANGEIRAS (LTDA, MUSIC, PMSP, etc).
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Regras do Serviço KeyCad-abreviador
1)
Higienização SPED em todas as palavras do campo (regra geral);
2)
Aplicar dicionário de Tipo de Logradouros (para END e Complemento);
3)
Traduzir e reduzir Expressões Compostas antes de abreviar palavras;
4)
Aplicar dicionário principal em palavras elegíveis ao abreviador com mais
de 5 letras, exceto as da lista de Exceções;
5)
Reduzir Nomes Próprios e palavras do meio de uma string que não foram
tratadas pelo dicionário principal à sua primeira letra;
6)
Abreviar Mais: abreviaturas de aproximadamente 2.000 palavras são
reduzidas ainda um pouco mais em uma nova etapa;
7)
Eliminar as preposições em uso no campo (opcional); DE, DO, E, etc
8)
TRUNCAR: eliminar caracteres da DIR para ESQ na palavra até ficar 3 letras,
menos nas que constem em um dicionário de lista de Exceções.
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Etapas do uso do Serviço KeyCad-abreviador

Obter a tabela de dados cadastrais (após o Saneamento), com os dados
oficiais obtidos em seu formato original;

Definir o limite de caracteres de cada campo a ser abreviado (metas do
campo), e informar ao abreviador.

Escolher o conjunto de regras máximo que se deseja aplicar em cada
campo, por ex.: não selecionar TRUNCAR para Logradouro;

Executar o abreviador, e baixar uma planilha excel de resultado, com:
 Todos campos abreviados, e os campos originais ao lado da tabela
 Indicação de sucesso de meta atingida por registro e por campo tratado
 Indicação de casos não resolvidos para análise do usuário

Analisar o Resultado, e, se for necessário, ajustar regras e reprocessar.
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Modelo de Comercialização

Opção 1: Serviços de Padronização e Abreviatura “On Demand”
 Cliente envia tabela de dados em formato de entrada exigido, informando
quais campos abreviar, e quais as metas/campo.
 Cliente define se deseja aplicar todas as regras em cada campo, ou apenas
algumas (quais)
 Retornamos a planilha de resultado do abreviador com os resultados obtidos.
 Casos de insucesso: onde metas não foram alcançadas apesar das regras
aplicadas, solicitar reprocessamento (até 2 tentativas).
 Opcional uso temporário do sistema pelo Cliente para o volume contratado.

Opção 2: Licenciamento de uso de Software como Serviço (SaaS)
 Licenciamento anual, com pagamento mensal ou anual.
 Licenciamento por faixa de volume mensal de registros tratados: faixa de
10.000, 20.000, ou 30.000 registros mensais. Outros volumes, consultar.
 Licença padrão para até 3 usuários por CNPJ Licenciado (empresa)
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Suporte Técnico, manutenção e atualização

Canal de suporte técnico remoto via web e por e-mail.

Atualização de dicionários por demanda conforme solicitação de
usuários.

Dicionários customizáveis pelo usuário (em road map):
 Expressões Compostas, Logradouros, Preposições, e Exceções.

Infraestrutura: Sistema hospedado em Cloud Server.

Dados já processados não são reutilizados, e área de usuários é
isolada por Conta Empresa.

Dados já processados podem ser deletados pelo usuário, ou são
descartados automaticamente após 30 dias (Cleaning do Banco)

Custo incluso na mensalidade do SaaS ou no Serviço On Demand.
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Direto: +(11) 2778-8040
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Autor: Eduardo Lanna
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