código de conduta - Kimberly
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October 2015 CÓDIGO DE CONDUTA SAIBA O QUE É O CERTO. FAÇA O QUE É CERTO. 1 Índice Por que temos um Código de Conduta................................................................................................................................ 4 O Código se aplica a todos nós............................................................................................................................................ 4 Compartilhe suas preocupações sem medo........................................................................................................................ 5 Política de não retaliação...................................................................................................................................................... 5 Reportar de forma honesta................................................................................................................................................... 5 Recursos para fazer perguntas ou relatar preocupações.................................................................................................... 6 Violações de práticas de contabilidade e controles internos............................................................................................... 7 Linha do Código de Conduta................................................................................................................................................ 7 Obrigações dos líderes das equipes e dos outros colaboradores que recebem denúncias de possíveis violações do Código................................................................................................ 8 Violações do Código............................................................................................................................................................. 8 Conduta com nossas equipes.............................................................................................................................................. 9 Liberdade de associação..................................................................................................................................................... 9 Diversidade e inclusão e ausência de discriminação.......................................................................................................... 9 Direitos Humanos Globais................................................................................................................................................... 10 Segurança no local de trabalho.......................................................................................................................................... 11 Respeito no local de trabalho............................................................................................................................................. 12 Violência no local de trabalho............................................................................................................................................. 12 Drogas e álcool................................................................................................................................................................... 13 Conduta com os outros....................................................................................................................................................... 14 Nosso negócio.................................................................................................................................................................... 14 Clientes e fornecedores...................................................................................................................................................... 14 Consumidores .................................................................................................................................................................... 15 Privacidade dos dados do consumidor e do colaborador................................................................................................. 16 Mídia social......................................................................................................................................................................... 16 Concorrência....................................................................................................................................................................... 17 Informações da concorrência ............................................................................................................................................ 18 Meio ambiente..................................................................................................................................................................... 19 Governo............................................................................................................................................................................... 19 Fazer negócios internacionalmente.................................................................................................................................... 20 Conduta com a nossa companhia...................................................................................................................................... 21 Nossas informações e os recursos da companhia............................................................................................................. 21 Conflitos de interesse.......................................................................................................................................................... 21 Informações confidenciais.................................................................................................................................................. 23 Uso dos recursos da companhia........................................................................................................................................ 25 Presentes, entretenimento e outros favores........................................................................................................................ 26 Presentes, entretenimento ou favores para representantes do governo............................................................................ 28 Retenção de registros e dados........................................................................................................................................... 29 Relatórios financeiros.......................................................................................................................................................... 30 Prevenção de fraudes......................................................................................................................................................... 31 Fazer o que é certo é o jeito da Kimberly-Clark................................................................................................................. 32 Números das linhas do Código de Conduta....................................................................................................................... 33 2 Prezados colaboradores da Kimberly-Clark, Há muitos anos, a Kimberly-Clark é reconhecida como uma companhia que faz o que é certo. Nos últimos anos, recebemos inúmeros prêmios por nossas práticas éticas de gerenciamento, inclusive o reconhecimento de sermos umas das “Companhias mais éticas do mundo”, conforme determinado pela Ethisphere. Estou satisfeito com o fato dos colaboradores da Kimberly-Clark se orgulharem da nossa reputação. Um de nossos principais valores é sermos “Autênticos”, o que, na Kimberly-Clark, significa que continuaremos nossa herança de honestidade e integridade e de fazer a coisa certa corajosamente. Isso é o que sempre fizemos e é o padrão com o qual nós nos responsabilizamos para o futuro. A reputação é um bem valioso. No mundo conectado no qual trabalhamos hoje em dia, as condutas de uma companhia – e as condutas de seus colaboradores – são muito mais expostas do que em qualquer outro período da história. É um grande desafio esperar que cada colaborador da Kimberly-Clark cumpra os padrões de nosso Código de Conduta em tudo o que fazemos, em qualquer lugar, todos os dias. Mas isso é o que eu espero, pois este é o tipo de companhia para o qual todos nós desejamos trabalhar. Por favor, leia e compreenda o Código de Conduta da Kimberly-Clark. Faça perguntas sobre ele. Siga-o. Espere que seus colegas de trabalho façam o mesmo. Se todos fizermos isso, continuaremos a ser os guardiões de uma tradição de mais de 140 anos da Kimberly-Clark. Atenciosamente, Thomas J. Falk Presidente do Conselho e Diretor Executivo Como Tom menciona em sua carta, nossa reputação como empresa e como indivíduos é um bem precioso Em minha função como Diretor Jurídico, é minha responsabilidade trabalhar com vocês para proteger essa reputação. Garantir que entendam que o que é exigido de vocês pelas leis dos locais em que operamos é apenas uma parte do que a Kimberly-Clark espera de nós como colaboradores. Em muitas situações, a Kimberly-Clark espera mais do que exige a lei. O Código de Conduta da Kimberly-Clark é um guia valioso sobre questões éticas que podem surgir de tempos em tempos em seu contato com os colegas de trabalho, clientes, fornecedores, concorrentes e o público em geral. Reserve um tempo para ler o Código e pensar em como ele se aplica a você e a seu trabalho. Compreenda suas responsabilidades quanto ao Código, incluindo a de informar suspeitas de violações e cooperar com as investigações da Companhia. Se você tiver perguntas ou preocupações, o Código identifica os recursos que estão disponíveis para que você obtenha respostas. Caso sinta a necessidade de conversar a respeito de uma determinada situação para chegar a uma solução apropriada, converse com o líder de sua equipe, procure o departamento de Recursos Humanos ou um advogado do Departamento Jurídico. Você também pode entrar em contato com a Linha do Código de Conduta, caso queira manter o anonimato. Além disso, você poderá entrar em contato comigo diretamente, a qualquer momento, com perguntas ou dúvidas relacionadas à conformidade com o Código de Conduta e com os padrões da companhia relacionados à integridade e à ética. É a nossa reputação — vamos todos trabalhar juntos para protegê-la. Atenciosamente, Thomas J. Mielke Diretor Jurídico 3 POR QUE TEMOS UM CÓDIGO DE CONDUTA Na Kimberly-Clark, fornecemos o essencial para uma vida melhor. Nossos valores One K-C são os princípios e os ideais que nos fizeram ser o que somos hoje e definem o tipo de companhia que desejamos ser no futuro. Nós somos: Autênticos – na Kimberly-Clark, acreditamos na continuidade de nossa herança de honestidade e integridade e de fazer a coisa certa corajosamente. Nós nos esforçamos para ser uma das companhias mais bem-sucedidas do mundo, dedicadas à vitória por meio do árduo trabalho e da conduta honesta. Responsáveis – assumimos responsabilidade por nossos negócios e por nosso futuro. Estabelecemos metas ambiciosas para nossos negócios e para nós mesmos e nos empenhamos para excedê-las. Nós nos sentimos pessoalmente responsáveis por alcançar nosso potencial como indivíduos e como equipe. Inovadores – nossos fundadores estabeleceram uma cultura que estimulou o espírito empreendedor, a experimentação no desenvolvimento de produtos e a criatividade no marketing. Continuamos com o compromisso de ter novas ideias que agregam valor a nossos clientes e parceiros. Reconhecemos que o que é melhor hoje será a referência do que deveremos superar amanhã. Atenciosos – tudo isso, aliado ao verdadeiro respeito de uns com os outros e à atenção com as comunidades em que vivemos e trabalhamos, faz com que a Kimberly-Clark seja uma empresa para a qual as pessoas queiram trabalhar e com a qual queiram fazer negócios no mundo todo. Acreditamos que a maneira pela qual conduzimos nossos negócios é tão importante quanto os negócios que fazemos. Trabalhar com integridade e com altos padrões de ética é o modo da Kimberly-Clark de fazer negócios. O Código de Conduta reforça nossos valores oferecendo uma orientação para lidar com clientes, fornecedores, colaboradores, concorrentes e com o público, com integridade e de maneira ética e apropriada. Seguir esses valores e demonstrar nossos comportamentos One K-C de criar confiança, tomar decisões, vencer consistentemente, pensar no cliente, aprimorar continuamente e criar talentos são essenciais para nosso sucesso. O Código não pode descrever todas as leis, regulamentações ou as políticas da Kimberly-Clark que se aplicam a nós ou a uma determinada situação. Em vez disso, ele cria uma estrutura de padrões éticos dentro da qual todos os colaboradores devem trabalhar. Esses padrões normalmente são mais altos do que as obrigações legais. O Código é um guia de referência importante, pois lutamos para conduzir nossos negócios de maneira ética e apropriada. Em um mundo que passa por rápidas mudanças, em que a inovação é a chave para vencer no mercado, queremos que nossas equipes assumam riscos inteligentes para conquistar a vitória. Ao mesmo tempo, temos o compromisso com nossos valores e nossos comportamentos One K-C e fazemos a coisa certa. O Código fornece a direção de que nossos colaboradores precisam. Como colaborador da Kimberly-Clark, ler e entender o Código de Conduta é a primeira etapa importante para conhecer nossa história, nossa cultura e nossas expectativas. Nada é mais fundamental para seu sucesso na Kimberly-Clark que conhecer e demonstrar os padrões de ética explicados em nosso Código. O CÓDIGO APLICA-SE A TODOS NÓS Todos nós temos a obrigação de ler e entender o Código de Conduta. O Código de Conduta aplica-se a todos os colaboradores da Kimberly-Clark no mundo todo. O Código de Conduta também é aplicável aos membros do Conselho de administração da Kimberly-Clark Corporation. O Código não interfere, nem se destina a interferir ou limitar quaisquer direitos que os trabalhadores possam ter de acordo com as leis locais. Se um costume, uma cultura ou uma lei local estabelecer um padrão diferente do previsto neste Código, você deverá consultar o Departamento Jurídico. Cada um de nós é responsável por assegurar nossa própria conformidade com o Código, reportar suspeitas de violações e cooperar com a investigação da Companhia em relação a possíveis violações. 4 COMPARTILHE SUAS PREOCUPAÇÕES SEM MEDO Se você souber de uma questão relacionada ao Código de Conduta, poderão existir muitas razões para que você não queira compartilhar isso com ninguém. Você pode não ter certeza do que aconteceu. Você pode ter medo de “causar problemas” ou que alguém vá “descontar” em você. Você pode pensar que é responsabilidade de outra pessoa. Mas fazer a coisa certa significa falar. Se você não se sentir confortável em usar seu nome, poderá compartilhar suas preocupações de maneira anônima. Os funcionários que levam suas preocupações adiante desempenham um papel importante em manter o nosso local de trabalho ético. Você tem a responsabilidade de compartilhar as informações para que a Companhia possa responder de maneira rápida e tomar as medidas necessárias. Um dos meios mais importantes de você fazer a diferença é relatar imediatamente qualquer atividade ilegal ou antiética no local de trabalho. POLÍTICA DE NÃO RETALIAÇÃO Nossa Companhia tem o compromisso de proteger os direitos dos indivíduos que, de boa-fé, denunciam questões relacionadas ao Código de Conduta, de acordo com a Política de Não Retaliação. Nossa Companhia não retaliará uma pessoa que: • Informar o que acredita ser uma violação de nosso Código, nossas políticas ou da lei. • Levantar uma questão de conformidade ou procurar orientação sobre uma prática de negócios, uma decisão ou ação em particular. • Cooperar em uma investigação de uma possível violação. Você não perderá seu emprego ou seus benefícios e não será rebaixado, suspenso, ameaçado, assediado ou discriminado por levantar uma preocupação relacionada ao Código de Conduta de maneira honesta ou por participar de forma verdadeira de uma investigação da Companhia. As pessoas envolvidas com a investigação de quaisquer violações também serão protegidas por esta política de não retaliação. Qualquer funcionário que retalie sofrerá medidas disciplinares que podem chegar à demissão. REPORTAR DE FORMA HONESTA Reportar de forma honesta significa que você acredita de boa-fé que o Código de Conduta foi violado mesmo que não seja possível confirmar uma violação real. Registrar uma denúncia para retaliar outro indivíduo, obter vantagens em um conflito pessoal, ou assediar, ou intimidar não constituem o fato de reportar de forma honesta. Informar de maneira desonesta com relação ao Código de Conduta é, por si só, uma violação do Código de Conduta. Se você acreditar que está sofrendo retaliação por parte de alguém, informe sobre isso como faria com uma violação do Código. P. Países diferentes têm leis e culturas diferentes. O Código é aplicável a todos de forma global? R. Sim. A conduta estabelecida no Código aplica-se a todos os colaboradores no mundo, independentemente de sua localização. Se um costume, uma cultura ou uma lei local estabelecer um padrão diferente do previsto neste Código, você deverá consultar o Departamento Jurídico. P. Vi o líder de minha equipe fazer algo que pareceu antiético, mas estou com medo de informar essa suposta violação. Terei problemas ou afetarei a reputação dele ao reportar uma suposta violação? R. Não. Você não terá problemas ou manchará a reputação do líder de sua equipe simplesmente fazendo uma denúncia. Você não será considerado responsável pelas denúncias feitas com honestidade, mesmo se elas se mostrarem infundadas. As investigações são conduzidas de maneira objetiva, justa e confidencial para assegurar a proteção da reputação dos colaboradores. Todas as preocupações sobre o Código e as denúncias de retaliação serão plenamente investigadas. 5 RECURSOS PARA FAZER PERGUNTAS OU REPORTAR PREOCUPAÇÕES Você também poderá entrar em contato com o escritório da Diretoria Jurídica da Kimberly-Clark Corporation: Informar suspeitas de violações ao Código de Conduta é fundamental para que a Companhia possa determinar adequadamente se há um problema que precisa ser resolvido. Por essa razão, todos têm a obrigação de informar supostas violações do Código de Conduta. Leve todas as preocupações ao conhecimento dos níveis e dos cargos apropriados de acordo com o Protocolo para denúncia e Encaminhamento de questões do Código de Conduta. Diversos recursos estão disponíveis caso você tenha dúvidas sobre o Código ou tenha ciência de supostas violações. Telefone: +1-972-281-1216 Correio: Kimberly-Clark Corporation Caixa postal 619100 Dallas, TX 75261-9100 E.U.A. A/C: Departamento Jurídico Fax: +1-972-281-1492 Qualquer membro da Equipe de Compliance incluindo o Diretor de Compliance e Ética: Telefone:+1-920-721-6731 O líder da sua equipe: Correio: Kimberly-Clark Corporation Você pode levar suas dúvidas e preocupações para o líder de sua equipe. Se não quiser falar com o líder de sua equipe sobre sua preocupação ou se não acredita que ele tenha tomado as medidas necessárias, há outras pessoas a quem você poderá recorrer: 2001 Marathon Avenue Neenah, WI 54956 E.U.A. Atenção: Diretor de Compliance e Ética Líder de outra equipe Qualquer membro da equipe de Segurança Global: E-mail: [email protected] Telefone: +1-888-288-8216 (EUA. e Canadá) +1-443-716-2301 (Ligações internacionais a cobrar) Correio: Kimberly-Clark Corporation Caixa postal 619100 Dallas, TX 75261-9100 E.U.A. A/C: Departamento de Segurança Global Fax: +1-920-225-3126 Qualquer membro do Departamento de Recursos Humanos: Você poderá entrar em contato com o representante de Recursos Humanos de sua unidade de negócios ou de seu país. Linha do Código de Conduta: A Linha do Código de Conduta será descrita em mais detalhes na próxima página. Você pode relatar problemas utilizando a Linha do Código de Conduta de uma forma anônima. Observe que, de acordo com as leis aplicáveis, a Linha do Código de Conduta poderá não estar disponível em determinados países. Fax:+1-972-281-1236 Qualquer membro do Departamento Jurídico: Você poderá entrar em contato com o diretor jurídico de sua unidade de negócios ou de seu país, ou com qualquer advogado do Departamento Jurídico com o qual tenha trabalhado. P. Tenho uma preocupação, mas ela não é abordada pelo Código de Conduta. Isso significa que não é um problema? R. É impossível que o Código de Conduta responda a todas as questões de ética. Se algo não parecer certo para você, pergunte ao líder de sua equipe ou a alguma das outras pessoas listadas nesta seção de Recursos. 6 VIOLAÇÕES DE PRÁTICAS DE CONTABILIDADE E CONTROLES INTERNOS A não conformidade com as práticas de contabilidade, com os controles internos de contabilidade ou com as práticas de auditoria da Companhia pode trazer sérias consequências para a Kimberly-Clark e seus acionistas. Se você tiver dúvidas com relação a estas questões, relate suas preocupações para: Diretor Jurídico: Telefone: +1-972-281-1216 Correio: Kimberly-Clark Corporation Caixa postal 619100 Dallas, TX 75261-9100 E.U.A. A/C: Diretor Jurídico Fax: +1-972-281-1492 Presidente do Comitê de Auditoria: Correio: Kimberly-Clark Corporation Caixa postal 619100 Dallas, TX 75261-9100 E.U.A. A/C: Secretaria corporativa Fax: A Linha do Código de Conduta foi criada para assegurar que todos os colaboradores possam relatar preocupações relacionadas ao Código de Conduta de maneira anônima. A Linha do Código de Conduta permite que você informe problemas por telefone ou pela Internet. As suas informações serão recebidas por uma empresa independente da Kimberly-Clark que também recebe denúncias de Código de Conduta de outras empresas. •Essa linha está disponível 24 horas por dia, 365 dias por ano. •Você pode fornecer as informações em qualquer idioma. •Você pode fazer sua denúncia anonimamente, se quiser. Linha telefônica: -OU- LINHA DO CÓDIGO DE CONDUTA +1-972-281-1578 -OU- EUA: +1-800-482-6020 F ora dos EUA: Veja a lista de números de telefone acessando este link: Números globais de telefone para reportar preocupações relacionadas ao Código de Conduta Linha da Internet: Site da Web para reportar preocupações relacionadas ao Código de Conduta Linha do Código de Conduta 7 OBRIGAÇÕES DOS LÍDERES DAS EQUIPES E DOS OUTROS COLABORADORES QUE RECEBEM DENÚNCIAS DE POSSÍVEIS VIOLAÇÕES DO CÓDIGO Os líderes de equipe e outros colaboradores que recebem denúncias de possíveis violações do Código desempenham um papel muito importante na manutenção do Código de Conduta. A Kimberly-Clark incentiva seus colaboradores a conversarem com seus líderes sobre suas preocupações. Os líderes e os demais colaboradores que recebem informações de possíveis violações do Código precisam estar preparados e saber como lidar com quaisquer preocupações e denúncias relacionadas ao Código de Conduta. O líder de equipe deve: • Certificar-se de que conhece e entende o Código e basear seu comportamento nele. • Agir para interromper as violações do Código e da lei por parte dos membros de sua equipe. VIOLAÇÕES DO CÓDIGO As violações do Código de Conduta são ofensas sérias. Violar o Código, nossas políticas ou a lei pode resultar em ação disciplinar, incluindo rescisão. Isso dependerá do tipo de violação e de seu grau de gravidade. Todas as medidas disciplinares são revisadas para garantir que as violações sejam tratadas de forma consistente. Quando as violações do Código também forem violações da lei, isso poderá resultar em multas, penalidades, processos criminais ou outras medidas legais impostas por um órgão do governo ou um tribunal. • Deixar claro para a equipe que está disponível para discutir suas preocupações. • Levar a sério as questões e as preocupações da equipe. Assim que uma possível violação do Código de Conduta for informada a você: • Sinta-se livre para buscar orientação antes de responder. • Leve todas as preocupações ao conhecimento dos níveis e dos cargos apropriados de acordo com o Protocolo para denúncia e encaminhamento de questões do Código de Conduta. • Apoie os membros da equipe que trazem preocupações de maneira honesta e trate-os com respeito. • Nunca deixe que o colaborador sinta que as preocupações dele estão sendo ignoradas. • Assegure-se de que não haja retaliação contra alguém que informa uma suspeita de violação do Código. 8 CONDUTA COM NOSSAS EQUIPES LIBERDADE DE ASSOCIAÇÃO Estamos comprometidos a respeitar o direito de liberdade de associação de nossos colaboradores, incluindo: A Kimberly Clark acredita que o nosso sucesso depende da confiança e do respeito de uns para com os outros. O trabalho em equipe é um valor que nos orienta em tudo o que fazemos. • O direito de organizar-se de acordo com as leis e as práticas nacionais. • O direito de negociação coletiva por meio de representantes de sua própria escolha. • O direito de o representante escolhido ter um acesso razoável a nossos colaboradores de modo a representá-los. • O direito de engajar-se em outras atividades protegidas. • O direito de privar-se dessas atividades. Para obter mais informações, leia o seguinte: Os Direitos Humanos na Política de Emprego e Instruções sobre os Direitos Humanos na Política de Emprego DIVERSIDADE E INCLUSÃO E NÃO DISCRIMINAÇÃO Estamos comprometidos com a existência de uma força de trabalho globalmente diversificada por meio de oportunidades iguais de emprego. Vamos: • Recrutar, promover e apoiar o desenvolvimento profissional de uma força de trabalho globalmente diversificada. • Contratar, treinar, promover e compensar com base na capacidade, nas realizações, na experiência e na conduta do colaborador, independentemente de raça, etnia, cor, sexo, orientação sexual, idade, religião, crença, nacionalidade, identidade de gênero, deficiência, licença protegida por lei, status de veterano ou outras categorias protegidas pela lei aplicável. • Reconhecer e utilizar a diversidade dos talentos, habilidades e experiências uns dos outros. • Estar abertos a todas as perspectivas e ajudar os outros para que se sintam confortáveis para expressar essas perspectivas. Para obter mais informações, leia o seguinte: Diretrizes do Grupo de Recursos dos Colaboradores; Kit de Ferramentas de Diversidade; Página de Diversidade e Inclusão; Direitos Humanos na Política de Emprego; Direitos Humanos nas Instruções da Política de Emprego; Política de Diversidade e Desenvolvimento de Recursos Humanos; Declaração da Posição da Empresa sobre Assédio e Outros Comportamentos Inapropriados 9 DIREITOS HUMANOS GLOBAIS A Kimberly-Clark tem o compromisso de reconhecer os direitos humanos de maneira global. Estabelecemos determinados padrões criados para proteger os direitos humanos e também esperamos que nossos fornecedores e parceiros de negócios também sigam esses padrões: •Proporcionar liberdade de associação e negociação coletiva. • Dar proteção contra o trabalho infantil. •Dar proteção contra o trabalho forçado e o abuso de trabalho. • Proibir a discriminação. •Cumprir com as leis relacionadas a horário de trabalho, a salários e a benefícios. • Proporcionar um local de trabalho seguro e saudável. • Proteger o meio ambiente. • Proibir suborno e corrupção. Para obter mais informações, leia o seguinte: Conformidade Social; Direitos Humanos na Política de Emprego; Direitos Humanos nas Instruções da Política de Emprego; Política de Diversidade e Desenvolvimento de Recursos Humanos; Declaração da Posição da Empresa sobre Assédio e Outros Comportamentos Inapropriados P. Ouvi o líder de minha equipe contar uma piada envolvendo religião a um colega de trabalho, que o deixou desconfortável. Eu não quero me envolver. O que devo fazer? R.Informe. Todos os colaboradores têm direito a um local de trabalho no qual seus colegas e os líderes de equipe os tratem com dignidade e respeito. Você deverá informar a questão para seu representante de Recursos Humanos ou usar a Linha do Código de Conduta mesmo que, ao fazer isso, você se sinta desconfortável. Recursos para fazer perguntas ou reportar preocupações P. Acho que não ganhei uma promoção devido a meu gênero (masculino/feminino). O que devo fazer? R. Informe. A política da Kimberly-Clark requer que as decisões de emprego sejam tomadas sem considerar o gênero do candidato. Caso sinta que foi tratado de maneira injusta, você deve informar sua preocupação. Recursos para fazer perguntas ou reportar preocupações DICA DE CONDUTA Se você vir ou ficar sabendo que um fornecedor violou qualquer desses padrões de direitos humanos, denuncie. 10 SEGURANÇA NO LOCAL DE TRABALHO Na Kimberly-Clark, acreditamos que acidentes e doenças podem ser prevenidos e eliminados. Nenhuma meta de produção, redução de custos, economia de tempo ou vantagem em relação à concorrência vale qualquer tipo de acidente de trabalho. Estamos empenhados em: • Garantir que a segurança seja o centro de nosso valor fundamental “Cuidado”. • Integrar nossa crença de que todos os acidentes e doenças de trabalho podem ser evitados nas nossas atividades de pesquisa e engenharia, desenvolvimento de produtos, fabricação, distribuição e vendas. • Oferecer um local de trabalho que atenda ou exceda as leis e as regulamentações de higiene e de segurança ocupacional aplicáveis. • Estabelecer padrões de higiene e segurança ocupacional e orientação técnica com base em melhores práticas. • Esforçar-nos para melhorar continuamente nosso desempenho em higiene e segurança ocupacional. • Esperar que todo o pessoal da Kimberly-Clark contribua para melhorias de segurança. Para obter mais informações, leia o seguinte: Segurança e Higiene Globais no Trabalho (GOSH) DICA DE CONDUTA Lembre-se destes três compromissos fundamentais para a segurança do trabalho em suas atividades diárias: 1. “Cuida-se” Eu recusarei tomar qualquer ação que considere insegura ou a realizar qualquer tarefa para a qual não tenha sido devidamente treinado ou não tenha as ferramentas ideais para executar. 2. “Cuide de seus colegas” Confrontarei imediatamente qualquer pessoa que esteja prestes a executar ou que esteja executando qualquer ação que eu considere insegura e evitarei que qualquer pessoa execute uma tarefa para a qual não esteja preparada. 3. “Ouça seus colegas” Eu vou interromper imediatamente o que estiver fazendo se alguém me confrontar sobre uma tarefa que eu esteja executando. Eu vou resolver o problema com respeito e boa vontade, solicitando ajuda de outra pessoa se necessário, antes de continuar. P. O líder de minha equipe sugeriu o uso de uma prática insegura para acelerar a linha de produção. Sei que nossas metas são muito importantes, mas não acho que o novo processo seja seguro. O que devo fazer? R. Informe. Nunca comprometa a segurança. Nenhuma meta de produção, redução de custos, economia de tempo ou vantagem em relação à concorrência vale qualquer tipo de acidente de trabalho. Cada colaborador tem o direito de recusar-se a executar um trabalho que seja considerado perigoso para sua saúde ou a segurança sua ou dos demais. Recursos para fazer perguntas ou reportar preocupações 11 RESPEITO NO LOCAL DE TRABALHO VIOLÊNCIA NO LOCAL DE TRABALHO Estamos comprometidos a oferecer aos nossos colaboradores um ambiente de trabalho livre de assédio, intimidação e de outros comportamentos inapropriados. Estamos comprometidos com um local de trabalho livre da violência. Todos nós devemos: Exemplos de assédio podem incluir: •Assédio sexual, solicitação de favores sexuais e outras condutas físicas ou verbais de natureza sexual. • Conversas, piadas, imagens e comentários ofensivos que envolvam raça, cor, sexo, orientação sexual, gênero, idade, religião, crença, nacionalidade, deficiência, status de veterano ou outras categorias protegidas. Exemplos de comportamentos inadequados podem incluir: • Gritos de irritação. • Falar palavrão. • Grosserias dirigidas a outras pessoas. • Ameaças e intimidação. • Deboche/ridicularização em público. • Exclusão intencional de uma pessoa de um grupo. • Informar qualquer ato, seja físico ou psicológico, que ameace ou atinja um colaborador de maneira violenta ou potencialmente violenta. • Não portar ou usar uma arma enquanto estiver presente nas instalações da Companhia ou em eventos da Companhia. Qualquer situação informada que contiver a mínima possibilidade de violência no local de trabalho, mesmo que executada como uma brincadeira, será investigada pelo departamento de Recursos Humanos e Segurança Global. Para obter mais informações, leia o seguinte: Segurança Global – Violência no Trabalho Para obter mais informações, leia o seguinte: Os Direitos Humanos no Âmbito da Política de Emprego e as Instruções dos Direitos Humanos no Âmbito da Política de Emprego; Declaração da Posição da Empresa sobre o Assédio e Outros Comportamentos Inadequados 12 DROGAS E ÁLCOOL Estamos comprometidos com um local de trabalho livre das drogas. • Não produza, porte, venda, use ou fique sob a influência de álcool, medicamentos não prescritos, narcóticos ou qualquer outra “substância controlada” como definido pelas leis aplicáveis no trabalho, exceto o uso legítimo de medicamentos com prescrição legalmente obtida, desde que seu uso não prejudique o desempenho no trabalho, ou bebidas alcoólicas servidas e consumidas em um evento autorizado. • Participe dos programas de conscientização da Kimberly-Clark para instruir-se sobre os perigos do vício e do abuso dessas substâncias. • Entre em contato com o Programa Confidencial da Kimberly-Clark de Assistência ao Colaborador se o abuso de álcool ou de drogas estiver afetando seu desempenho no trabalho ou o desempenho de outras pessoas. • Se permitido pelas leis locais, todos os colaboradores estarão sujeitos a teste caso aparente estar sob influência de drogas ou de álcool no trabalho ou quando a Companhia tiver razões para acreditar que um colaborador violou essa política. Para obter mais informações, leia o seguinte: Política de Álcool, Drogas e Outras Substâncias Controladas; Instruções sobre a Política de Álcool, Drogas e Outras Substâncias Controladas P. Sou um líder de equipe. Eu e alguns membros de minha equipe jantamos com o representante de um fornecedor. Um dos membros da equipe bebeu além da conta e fez vários comentários insinuantes para o representante do fornecedor e um colega da equipe. Eu achei que esse era um problema pessoal e não disse nada. Estou certo? R. Não. Se você tolerar o comportamento inapropriado do membro de sua equipe, passará a mensagem de que isso é aceitável. Todos os funcionários devem tratar os seus colegas e parceiros de negócios com respeito, independentemente da situação. Consumo de álcool em excesso no local de trabalho (ou seja, nas instalações da Companhia, em locais de trabalho da Companhia e/ou durante eventos da Companhia) ou na presença de colaboradores e parceiros de negócio nunca é aceitável. Você deve aconselhar o membro da equipe a ter um comportamento apropriado. P. Ouvi um colega de trabalho ameaçar outro colaborador, e este está com medo de informar o incidente. O que devo fazer? R. Denuncie o incidente imediatamente. A Kimberly-Clark não tolerará atos ou ameaças de violência e investigará todas as denúncias. Você tem a responsabilidade de agir quando souber de uma ameaça ou perigo para qualquer um dos nossos colaboradores. Recursos para fazer perguntas ou reportar preocupações 13 CONDUTA COM OS OUTROS CLIENTES E FORNECEDORES Estamos empenhados em realizar uma negociação justa com nossos clientes e fornecedores. NOSSO NEGÓCIO A negociação justa tem sido um valor fundamental da Kimberly-Clark desde que a empresa foi fundada. Acreditamos que a honestidade e a confiança constroem relacionamentos duradouros. Há muitas maneiras de nos mantermos fiéis a esse valor no ambiente de hoje. •Não iluda, deturpe, engane ou aproveite-se de forma injusta dos clientes ou fornecedores. •Se tiver ciência de um erro, seja ele em favor da Kimberly-Clark ou não, corrija-o. •Antes de contratar fornecedores, siga os processos de fornecimento do setor de Compras da Kimberly-Clark. •Compre dos fornecedores e venda para os clientes com base em fundamentos de negócios apropriados, tais como qualidade, preço, atendimento, confiabilidade, compromisso com a sustentabilidade e os direitos humanos. • Ao comprar bens ou serviços em nome da Companhia, trate todos os potenciais fornecedores de maneira justa e honesta. •Não ofereça, forneça, solicite ou receba nenhum tipo de propina ou retribuição. •Não ofereça nem dê presentes, entretenimento ou favores com o objetivo de obter uma vantagem de negócios inadequada com um cliente. (Consulte Presentes, entretenimento e outros favores neste Código). •É obrigatório que os fornecedores da Kimberly-Clark estejam em conformidade com todas as leis nacionais e locais, com as regras, regulamentos e requisitos na fabricação e na distribuição de nossos produtos e suprimentos, bem como na prestação de serviços. Todos os contratos e todas as ordens de compra da Kimberly-Clark devem exigir que os fornecedores estejam em conformidade com os SSCS (Supplier Social Compliance Standards, Padrões de Conformidade Social para Fornecedores). Para obter mais informações, leia o seguinte: Manual de compra da Kimberly Clark; Padrões de Conformidade Social para Fornecedores 14 CONSUMIDORES Você nunca deve comprometer a qualidade ou a segurança dos produtos. • A reputação da Kimberly-Clark quanto à segurança e à qualidade dos produtos é um de nossos bens mais valiosos. Estamos comprometidos em fornecer produtos que sejam seguros e satisfaçam nossos clientes. • A saúde, a segurança e o bem-estar dos clientes são nosso interesse principal. Cumpriremos ou superaremos os requisitos regulamentares e legais e os padrões da indústria quanto a segurança e a qualidade dos produtos. Trabalhamos diariamente para conquistar a confiança de nossos consumidores por meio de todas as nossas ações e decisões. • Estamos comprometidos a fabricar produtos seguros e de alta qualidade em todas as nossas marcas. Mantemos a confiança dos consumidores projetando e fabricando produtos de qualidade superior, desde a compra de nossas matérias-primas até a finalização do produto usado pelo consumidor. •Todos nós desempenhamos uma função em fornecer a nossos consumidores os produtos seguros e de alta qualidade que eles esperam. Conheça as normas, as políticas e os procedimentos de qualidade que são aplicáveis aos produtos e às atividades de sua localidade. P. Recebemos uma matéria-prima em nossa linha de produção. O material não se parece com aquele com que estou habituado a trabalhar. Acho que ele pode estar contaminado. O líder de minha equipe disse que precisamos nos apressar para atender a este pedido e que eu não devo preocuparme com isso, devendo usar o material mesmo assim. O que devo fazer? R. Interrompa o trabalho e informe essa ocorrência. Nunca faça nada que você ache que possa comprometer a qualidade ou a segurança de nossos produtos. Nenhuma meta de produção ou medida para a redução de tempo é mais importante que a confiança que nossos consumidores depositam em nós. Interrompa o que estiver fazendo e entre em contato com o líder de qualidade de sua instalação para determinar se o material é seguro e atende a nossas especificações de qualidade. Recursos para fazer perguntas ou reportar preocupações • Nunca faça nada que prejudique a confiança que nossos consumidores têm em nós ou que possa comprometer a qualidade ou a segurança de nossos produtos. • Se você vir, ouvir ou ficar sabendo de algo que possa afetar ou tenha afetado negativamente a qualidade ou a segurança de um produto da Kimberly-Clark, denuncie isso imediatamente ao líder de sua equipe ou da sua fábrica, de sua unidade de negócio ou à Qualidade Corporativa/Departamento de Segurança do Produto. Para obter mais informações, leia o seguinte: Política de Qualidade dos Produtos e Serviços da Corporação; Instrução da Política de Qualidade dos Produtos e Serviços da Corporação; Política de Segurança de Produtos e Serviços da Corporação; Instrução da Política de Segurança de Produtos e Serviços da Corporação; Sistema de Gerenciamento de Qualidade 15 PRIVACIDADE DOS DADOS DO CONSUMIDOR E DO COLABORADOR Como parte de nosso trabalho diário, muitos de nós têm acesso a informações de identificação pessoal de nossos colaboradores, fornecedores, parceiros de negócios e dos consumidores de nossos produtos. Assim, estamos empenhados em lidar com essas informações de identificação pessoal com a Política Corporativa da Kimberly-Clark e com as Instruções da Política de Privacidade de Dados obrigações contratuais e leis e regulamentações aplicáveis de proteção e privacidade de dados. Mantemos salvaguardas administrativas, técnicas e físicas para proteger essas informações. Nós usamos essas salvaguardas para proteção contra destruições, perdas, alterações, acesso, divulgações ou usos acidentais, ilegais ou não autorizados dessas informações. O não cumprimento de nossas obrigações poderá resultar em ações do governo, em possíveis ações judiciais, multas e penalidades, bem como prejudicar nossa reputação. É importante compreender as nossas obrigações e exercer o devido cuidado e bom senso para cumprir as nossas obrigações quanto ao manuseio das informações. Além disso, os funcionários da Kimberly-Clark que interagem com terceiros que possam estar atuando em nosso nome são responsáveis por gerenciar essas relações para garantir que a Kimberly-Clark mantenha a privacidade de dados. Para obter mais informações, leia o seguinte: Política de Privacidade de Dados; Instrução da Política de Privacidade de Dados; Normas de Privacidade de Dados – Empregado; Normas de Privacidade de Dados – Consumidor MÍDIA SOCIAL As redes sociais (p. ex. O Facebook, Twitter, LinkedIn, Weibo) são um método importante de comunicação pessoal e empresarial. No entanto, devemos ter cautela e consideração ao publicar ou compartilhar algo on-line. • Não deverá haver nenhuma expectativa de privacidade se você participar de mídias sociais no período de trabalho ou se usar os equipamentos da Kimberly-Clark. • Somente os colaboradores autorizados podem usar mídias sociais em nome da Kimberly-Clark. Se você não for autorizado, ao fazer publicações, deverá identificar-se como um colaborador da Kimberly-Clark e deixar claro que quaisquer opiniões expressas são suas próprias opiniões, e não da Kimberly-Clark. • Tenha cautela para nunca divulgar informações de propriedade exclusiva ou confidenciais da Kimberly-Clark, incluindo segredos comerciais, propriedade intelectual, direitos de autor ou informações de marcas registradas, ao usar mídias sociais (ou de outra forma). • Nunca divulgue fotos ou qualquer informação pessoal em nome da Kimberly-Clark sem obter permissão prévia. • Seja educado, tenha respeito e use o bom senso em tudo o que publicar on-line. Nunca publique nada que difame, discrimine, assedie ou faça retaliações. Caso você tenha dúvidas sobre como fazer publicações on-line, poderá entrar em contato com o líder de sua equipe, com o departamento de Recursos Humanos ou o Departamento Jurídico para obter ajuda. Para obter mais informações, leia: Diretrizes de Mídia Social da Kimberly-Clark 16 CONCORRÊNCIA Temos o compromisso com a concorrência justa em conformidade com as leis antitruste (também chamadas de leis de concorrência) em todos os países, estados e em todas as localidades em que operamos. Nós atuamos com entusiasmo e eticamente, tomando decisões independentes sobre como atuar com a concorrência. Nós sempre tratamos nossos clientes com lealdade e nunca prejudicamos a livre concorrência no mercado. As penalidades por violações das leis antitruste podem ser severas e incluem danos à reputação, multas altas e prisão. Cada vez mais, os países compartilham informações para reforçar esses tipos de leis. Desse modo, uma investigação em um país pode rapidamente expandir-se para muitos outros. Em geral: • Nunca fale de assuntos com os concorrentes que possam afetar decisões de definição de preços e de comercialização, como preços, termos de vendas, planos de negócios, margens, custos, licitações, capacidade de produção, níveis de inventário, promoções comerciais ou descontos. • Nunca entre em um acordo com os concorrentes para estabelecer preços, limitar a produção ou as vendas ou mesmo dividir territórios, clientes ou fornecedores. • Nunca permita que revendedores, distribuidores ou clientes coordenem preços no mercado ou coloquem a Companhia em uma posição em que possa ser considerada como canal para esse fim. Por exemplo, nunca encaminhe informações de preços de um revendedor para outro ou considere as sugestões de um revendedor para fazer sugestões de preços para outro. • Nos casos em que temos grande influência de mercado, não devemos abusar dessa influência, monopolizando, vinculando (vender um produto somente se o comprador adquirir um segundo produto), discriminando preços de modo indevido entre os clientes revendedores concorrentes, definindo preços abaixo de nosso custo ou recusando o fornecimento. •Não exija que nossos clientes vendam nossos produtos pelo preço que estabelecemos. Podemos sugerir um preço para revenda, mas não podemos obrigar qualquer cliente a usá-lo. • Não concorde com nenhuma outra companhia em boicotar fornecedores ou clientes. • Entre em contato com o Departamento Jurídico para obter orientação específica sobre as leis em seu país e para informar sobre qualquer conversa inapropriada com os concorrentes. P. Ao conversar com uma amiga que trabalhava na Kimberly-Clark, fiquei sabendo que agora ela está trabalhando para um concorrente. Ela me perguntou sobre os próximos lançamentos de produtos e sobre preços promocionais e ofereceu-se para compartilhar comigo os planos de definição de preços e comercialização da companhia dela. É adequado ter essa conversa com ela? R. Não. Você deve encerrar a conversa e entrar em contato imediatamente com o Departamento Jurídico. É preciso ter sempre muita cautela em uma reunião com um concorrente, pois isso pode causar a impressão de impropriedade. Se você estiver em uma reunião desse tipo, nunca fale sobre assuntos de negócios, como aqueles que você mencionou, pois esse tipo de conversa pode gerar concordância imprópria ou dar a impressão de uma definição de preços imprópria. Se o assunto sobre definição de preços for mencionado, saia imediatamente da sala e entre em contato com o Departamento Jurídico. 17 INFORMAÇÕES DA CONCORRÊNCIA No curso normal dos negócios, informações sobre outras companhias são constantemente obtidas, incluindo clientes, fornecedores e concorrentes. Ser exposto a esse tipo de informação da concorrência é algo normal de um ambiente empresarial competitivo. No entanto, há limites legais e éticos para adquirir informações sobre os concorrentes: • Nunca use, obtenha, aceite ou receba qualquer informação à qual a Kimberly-Clark não tenha direito clara e legitimamente. • Não devemos tentar obter essas informações por meios impróprios, como por meio de suborno ou de espionagem de nossos concorrentes. • Não devemos contratar um colaborador de um concorrente para obter informações confidenciais ou incentivar os colaboradores da concorrência a divulgar informações confidenciais sobre seu empregador. • Se alguém oferecer informações sobre um concorrente que você acredite serem confidenciais, você deverá perguntar se elas são confidenciais e como foram obtidas. Se informações semelhantes sobre a Kimberly-Clark forem confidenciais, suponha que as informações da concorrência também são confidenciais e trate-as como tal. Caso você não tenha certeza se as informações foram obtidas de maneira adequada, entre em contato com o Departamento Jurídico. • Se o material oferecido for escrito e apresentar uma classificação, como “secreto”, “confidencial” ou “exclusivo da empresa”, ou se você, por outros meios, determinar que o material é confidencial, não o aceite. Faça imediatamente uma observação do que ocorreu e entre em contato com o Departamento Jurídico. Para obter mais informações, leia o seguinte: Conflitos de Interesse, Presentes e Divulgação de Informações Confidenciais; Instrução sobre Conflitos de Interesse, Presentes e Divulgação de Informações Confidenciais; Normas Globais de Tecnologia da Informação; Centro de Informações sobre os Concorrentes da K-C; Acordo de Confidencialidade – Não Solicitação; Política de Administração de Registros; Controle de Acesso; Informações de Propriedade Exclusiva. P. Ouvi falar de uma reunião que um concorrente conduzirá em uma feira da qual participarei. Não acho que eles permitirão que eu participe se souberem que sou da Kimberly-Clark. Posso fingir que sou um cliente? R. Não. Obter informações sobre um concorrente disfarçando a sua identidade nunca é apropriado. A obtenção de informações sobre os concorrentes é uma atividade comercial legítima quando executada dentro da lei e de maneira ética. Você deverá consultar o Departamento Jurídico antes de comparecer a qualquer reunião com um concorrente, pois essas interações podem levantar questões com relação à legislação antitruste. P. Para me ajudar a fazer um trabalho melhor na Kimberly-Clark, mantenho diversos documentos que usei no meu emprego anterior, descrevendo os vários processos que eles usavam. Posso usá-los na Kimberly-Clark? R. Depende. Se os documentos contiverem informações confidenciais ou de propriedade exclusiva, você não poderá usá-los nem compartilhá-los com a KimberlyClark. A Kimberly-Clark espera que todos os colaboradores respeitem os acordos de confidencialidade e não divulgação e cumpram quaisquer outras obrigações de confidencialidade de seu empregador anterior. Se você não tiver certeza, confirme com seu empregador anterior. Se, mesmo assim, você continuar na incerteza, entre em contato com o Departamento Jurídico antes de aceitar, usar ou compartilhar informações suspeitas. 18 MEIO AMBIENTE A Kimberly-Clark tem o compromisso de conduzir seus negócios de uma forma que proteja o meio ambiente e promova o uso sustentável dos recursos naturais. Todos nós devemos: • Conhecer e cumprir as leis e os regulamentos aplicáveis. • Conhecer e cumprir todas as políticas da Kimberly-Clark, incluindo as Políticas de Proteção do Meio Ambiente, Redução do Desperdício e Eliminação de Aterros Sanitários, Economia no Consumo de Energia e Redução dos Gases do Efeito Estufa, bem como as normas adotadas como parte do Sistema Corporativo de Gestão de Saúde, Segurança e Meio Ambiente. • Apoiar o uso sustentável de recursos naturais, incluindo a conservação de água, a redução e o beneficiamento para reuso ou a reciclagem de resíduos e a conservação de energia. Regularmente, avaliamos o desempenho nessas áreas e desenvolvemos planos de ação para garantir a conformidade com os requisitos ambientais e reduzir nosso uso de recursos naturais. Espera-se que todos os colaboradores atuem como cidadãos responsáveis e guardiões ambientais, aderindo às leis, aos regulamentos e às normas que se referem ao meio ambiente. Para obter mais informações, leia o seguinte: Política de Proteção do Ambiente; Instrução de Proteção contra a Biosfera; Política de Minimização de Dejetos e Eliminação em Aterros; Política de Eficiência em Energia e Redução dos Gases do Efeito Estufa; Política de Aquisição de Fibras; Instrução da Política de Aquisição de Fibras; Site de Sustentabilidade Global da SharePoint GOVERNO Como uma companhia global, a Kimberly-Clark está sujeita à legislação de todos os países em que tem operações. Estamos empenhados em cumprir com todas as leis, regras e regulamentos governamentais. É importante lembrar que a conformidade com o Código reflete o padrão mínimo aceitável. Quando disposições locais ou específicas forem relevantes e exigirem um padrão ainda maior de conduta, as regras mais rigorosas poderão ser aplicadas (por exemplo, ao interagir com profissionais de saúde). Além disso, muitas vezes, os países aplicam suas leis às operações da Companhia e às equipes que estão fora de suas fronteiras. Sempre consulte nosso Departamento Jurídico caso não esteja certo de quais leis aplicam-se a sua situação. Além disso: • Seja cuidadoso para deixar claro que não fala ou age em nome da Kimberly-Clark, a não ser que tenha sido autorizado a fazê-lo. • Se um funcionário do governo entrar em contato com você em relação a seu trabalho ou se for solicitado que forneça informações em conexão com um inquérito ou uma investigação de um órgão governamental, você deverá entrar em contato com o Departamento Jurídico ou com um membro da equipe de Assuntos regulatórios para obter auxílio. • Não entre em contato com funcionários ou departamentos do governo na tentativa de influenciar leis, regulamentos ou a tomada de decisões em nome da Kimberly-Clark sem consultar o Departamento Jurídico. Muitos países têm leis que regulam ou mesmo proíbem tal atividade. (Consulte Presentes, Entretenimento e Outros Favores neste código) Para obter mais informações, leia o seguinte: Política de Declarações Públicas com Implicações Corporativas; Instrução da Política de Declarações Públicas com Implicações Corporativas; Política Anticorrupção; Instrução da Política Anticorrupção P. Observei atividades na Kimberly-Clark que podem comprometer o meio ambiente ou gerar um perigo ambiental. O que devo fazer? R. Informe isso ao líder de sua equipe. Caso tenha ciência de qualquer violação da lei ou das políticas ou dos procedimentos da Companhia, é sua responsabilidade informar. O incidente ou a condição serão investigados e, se necessário, solucionados. Recursos para fazer perguntas ou reportar preocupações 19 FAZER NEGÓCIOS INTERNACIONALMENTE Como uma companhia global que frequentemente desloca pessoas, produtos, tecnologias, software, informações, dinheiro, equipamentos e peças de reposição das fronteiras nacionais, temos o compromisso de cumprir todas as leis e todos os regulamentos aplicáveis, independentemente de nossa localização. Se você estiver envolvido no deslocamento de pessoas, produtos, tecnologias, software, informações, dinheiro ou equipamentos entre fronteiras: • ocê deve conhecer e cumprir todas as leis e todos V os regulamentos de importação/exportação aplicáveis. • Você não deve se envolver em condutas proibidas. • ocê deve informar o Departamento Jurídico sobre V todas as solicitações relacionadas a boicotes. Entre em contato com o Departamento Jurídico ou com o Departamento de Exportação para obter instruções atualizadas caso não tenha certeza sobre suas obrigações. Para obter mais informações, leia o seguinte: Manual de Sanções Econômicas e Controles de Exportação da Kimberly-Clark; Ferramenta de Classificação do Consumidor; Ferramenta de Classificação de TNT; Ferramenta de Classificação Pofissional; Lista de Referência de Controle de Exportação da Tecnologia da Informação; Manual Antiboicote da Kimberly-Clark; Programas de Proteção da Cadeia de Suprimentos P. Estamos lançando um novo site de comércio eletrônico para vender produtos diretamente aos consumidores. Para gerenciar nosso banco de dados de informações dos consumidores com eficiência, desejamos contratar os serviços de um provedor que está localizado em outro país. Isso é um problema? R. Depende. Consulte o Departamento Jurídico. Se o banco de dados contiver informações de consumidores que serão compartilhadas com o provedor de serviços que está em outro país, talvez existam questões relacionadas à privacidade de dados. Países/regiões diferentes têm estruturas regulamentares diferentes para garantir que a privacidade das informações pessoais seja mantida. Em alguns países, podemos estar cometendo uma violação dos regulamentos de privacidade ao exportar dados de consumidores de um país para outro. 20 CONDUTA COM NOSSA COMPANHIA NOSSAS INFORMAÇÕES E RECURSOS DA COMPANHIA Cada um de nós tem o dever de proteger os recursos da Companhia e de evitar conflitos de interesses com ela. CONFLITOS DE INTERESSE Ao conduzir os negócios da Companhia, cada um de nós tem o dever de agir sempre visando aos melhores interesses dela e evitar conflitos de interesse reais, potenciais ou percebidos. Uma situação de conflito de interesse ocorre quando, em uma transação ou assunto, interesses pessoais, atividades ou relacionamentos possam afetar o bom senso que você exerce em nome da Kimberly-Clark, influenciar suas ações ou levar você a negligenciar interesses da Kimberly-Clark. Alguns conflitos de interesse são óbvios, como o recebimento de propina para garantir negócios da Kimberly-Clark para um fornecedor. Outros conflitos de interesse podem ser menos óbvios, como a condução de negócios com uma companhia de propriedade de um membro próximo da família, mesmo quando essa companhia pareça estar oferecendo o melhor preço. Quaisquer preocupações que você tenha com relação a conflitos de interesse reais, potenciais ou percebidos devem ser discutidas com o líder de sua equipe e informadas ao Departamento Jurídico. Todos nós devemos: • Evitar ações que criem, ou pareçam criar, conflitos de interesse na Companhia. • Nunca usar nossa posição na Kimberly-Clark para obter ganho pessoal impróprio. • Se achar que você, um membro da família, outro colaborador da Kimberly-Clark ou um parceiro de negócios da Kimberly-Clark tem um conflito de interesse real, percebido ou em potencial, entre em contato com o líder de sua equipe e com o Departamento Jurídico para que esse relacionamento seja analisado. Aqui estão alguns exemplos de reais ou potenciais conflitos de interesse que devem ser informados para o Departamento Jurídico: Emprego externo • Você ou um parente próximo trabalha ou presta serviços para ou recebe pagamento de concorrentes, fornecedores ou clientes. • Você tem um emprego externo ou interesses comerciais que interferem em sua capacidade de executar seu trabalho na Kimberly-Clark (por exemplo: fazendo com que você gaste o tempo na Kimberly-Clark com seu emprego externo). • Você conduz negócios de maneira paralela para seu benefício pessoal (e não para a Kimberly-Clark) com qualquer fornecedor, cliente ou contratado da Kimberly-Clark. Interesses financeiros • Você ou um parente próximo tem um investimento ou outro interesse financeiro em empresas privadas que sejam fornecedoras, concorrentes ou clientes da Kimberly-Clark. • Você ou um membro da família tem mais de 1% de ações de qualquer concorrente, fornecedor ou cliente da Kimberly-Clark. P. Tenho um amigo que é proprietário de uma companhia fornecedora da Kimberly-Clark e que me pediu para que eu investisse em sua companhia. Posso fazer esse investimento contanto que eu declare meu interesse na Kimberly-Clark? R. Não. Investir em uma companhia fornecedora da Kimberly-Clark é um conflito de interesse e divulgar seu interesse não acaba com esse conflito. P. Um fornecedor me convidou para falar em uma de suas reuniões. Tudo bem? R. Depende. Obtenha a aprovação de seu líder antes de falar em eventos externos. Não divulgue nenhuma informação confidencial ao fazer apresentações fora da empresa. Não aceite pagamento de despesas se isso puder causar um conflito de interesse, um fornecedor obter um tratamento favorável da Kimberly-Clark. • Você ou um parente próximo é proprietário de uma companhia que negocia com a Kimberly-Clark. 21 Exemplos de conflitos de interesse reais ou potenciais contínuos: Serviço Público •Você é voluntário em uma instituição de caridade ou em outra organização que está analisando um caso envolvendo a Kimberly-Clark. arrecada fundos para instituições de caridade durante o horário de trabalho (exceto quando isso é patrocinado pela Kimberly-Clark). Para obter mais informações, leia o seguinte: Política de Conflitos deIinteresse, Presentes e Divulgação de Informações Confidenciais; Instrução da Política de Conflitos de Interesse, Presentes e Divulgação de Informações Confidenciais; Manual de Gerenciamento de Fornecimento e Abastecimento •Você •Você pede para que clientes ou fornecedores façam doações para instituições de caridade (exceto quando isso é patrocinado pela Kimberly-Clark). •Os clientes ou fornecedores pedem que você faça doações para instituições de caridade (exceto quando isso é patrocinado pela Kimberly-Clark). Discursos e apresentações •Você recebe uma oferta de pagamento para fazer discursos ou apresentações relacionadas a seu trabalho na Kimberly-Clark. Relações pessoais •Você supervisiona ou é supervisionado por um parente próximo ou um companheiro. •Você está considerando a contratação de um parente próximo ou um companheiro como colaborador ou fornecedor. Conselho •Você está analisando aceitar uma nomeação para o Conselho, mas está preocupado em como esse compromisso poderá afetar seu trabalho. •Você faz parte de um Conselho que está analisando uma decisão que poderá afetar a Kimberly-Clark. Relacionamentos políticos P. Meu irmão é um eletricista e a empresa dele fica perto de uma de nossas fábricas. Ele pretende prestar serviços para a fábrica. É possível que ele execute serviços nas instalações da Kimberly-Clark? R. Depende. O seu irmão pode abordar a Kimberly Clark para oferecer os seus serviços, desde que você não tenha nenhuma responsabilidade pela prestação desses serviços e não tem nenhuma participação no processo de seleção. A empresa dele deverá passar pelo processo de seleção estabelecido e atender aos critérios da Kimberly-Clark. Você deverá informar o líder de sua equipe sobre esse tipo de situação. P. Minha esposa tem uma companhia que presta serviços de logística há muitos anos para a fábrica em que sou gerente de compras. Informei essa situação à Kimberly-Clark assim que comecei a trabalhar lá e disseram-me que isso não seria problema. No entanto, nos últimos dois anos, os negócios de minha esposa aumentaram significativamente e, agora, sua companhia presta 70% dos serviços de logística da fábrica. Isso continua não sendo um problema? R. Depende. Há um claro conflito de interesse aqui que pode estar prejudicando a Kimberly-Clark. Você deve procurar mais orientações com o Departamento Jurídico. • Você trabalha em uma campanha política durante o horário de trabalho. •Você DICA DE CONDUTA •Você Não envie imagens de processos, equipamentos ou maquinário da Companhia por e-mail a terceiros sem prévio consentimento. expressa suas visões políticas em um cenário no qual seu público pode achar que você está falando em nome da Kimberly-Clark. faz contribuições ou pagamentos para partidos ou candidatos políticos em nome da Kimberly-Clark. 22 INFORMAÇÕES CONFIDENCIAIS Operamos em uma variedade de mercados complexos e competitivos. Todos os colaboradores precisam estar cientes de que as informações confidenciais e os segredos comerciais devem ser protegidos da mesma maneira que os outros ativos da Companhia. As informações confidenciais devem ser mantidas com o mais rigoroso sigilo e providências razoáveis devem ser tomadas ao lidar com essas informações a fim de evitar a divulgação inadvertida ou indevida. Estamos empenhados em proteger informações confidenciais, incluindo aquelas fornecidas a nós por nossos fornecedores ou clientes sob confidencialidade; Durante nosso trabalho, muitos de nós temos acesso a informações confidenciais, incluindo: •Planos de negócios, incluindo aquisições ou disposições potenciais e reestruturação organizacional potencial. • Estratégias de preços. • Informações financeiras. • Pedidos de registro de patentes ou marcas. de produto ou pesquisa e informações sobre desenvolvimento. A divulgação de informações confidenciais, tais como aquisições, recalls de produtos, mudanças organizacionais, relacionamentos com clientes ou fornecedores, informações financeiras, informações pessoais de colaboradores (endereço, números de telefone, números de colaboradores) ou quaisquer outras informações sensíveis para quem não tenha necessidade de saber ou possa divulgá-las de forma inadvertida ou inadequada pode prejudicar a posição competitiva da Companhia e de seus acionistas. Faça a sua parte para proteger informações confidenciais: • Seja cuidadoso ao discutir assuntos da companhia em público, como em elevadores, aviões e restaurantes, e ao usar telefones celulares. • Não use seu laptop em um avião para trabalhar em assuntos da Companhia quando alguém puder ver sua tela. • Direcione as perguntas dos investidores, analistas e da mídia para a Assessoria de Comunicação Corporativa ou para o departamento de Relações com o Investidor. • Direcione para o Departamento de Segurança Global as perguntas externas que demonstrarem querer obter informações confidenciais. •Desenvolvimento •Informações pessoais, de desempenho, desenvolvimento de carreira e de salário dos funcionários. • Métodos de fabricação. Não revele informações comerciais confidenciais a ninguém fora da Companhia, nem mesmo a seus próprios familiares, a menos que essa divulgação seja necessária para um objetivo comercial claro e tenha a devida autorização, incluindo, se apropriado, um acordo de confidencialidade por escrito. Essas informações não devem ser usadas de nenhuma outra maneira que não seja para desempenhar as funções no trabalho. As informações confidenciais devem ser compartilhadas somente de acordo com a necessidade, mesmo dentro da Companhia e entre seus colegas de trabalho. Isto é particularmente verdade com informações sobre aquisições ou disposições potenciais e reestruturação ou mudanças organizacionais potenciais. • ão permita que ninguém acesse as instalações da N Companhia sem a autorização por escrito apropriada. • Não use informações privadas da Kimberly-Clark para negociar ações. • Entre em contato com o Departamento Jurídico se tiver dúvidas sobre a negociação de ações da Companhia. Ferramentas de mídia, como sites de redes sociais, blogs ou wikis, estão sujeitas às mesmas regras que os outros meios de comunicação. Não publique quaisquer informações sobre aquisições, recalls de produtos, mudanças organizacionais, relacionamentos com clientes ou fornecedores, informações financeiras, informações pessoais de colaboradores (endereço, número de telefone, números de identificação de colaboradores etc.). Ao serem publicadas, essas informações tornam-se disponíveis a qualquer pessoa no mundo, inclusive a nossos concorrentes, mesmo se a publicação for excluída posteriormente. Você deve pressupor que as informações da Companhia são confidenciais, a menos que esteja certo de que a Companhia divulgou publicamente as informações. Além disso, todos os arquivos, registros e relatórios criados ou adquiridos durante o trabalho são propriedade da Companhia. 23 Para obter mais informações, leia o seguinte: Procedimentos de Informações Privilegiadas; Declarações Públicas com Política de Implicações Corporativas; Instrução da Política de Declarações Públicas com Iimplicações Corporativas; Política de Contratos; Instrução da Política de Contratos; Administração de Registros Corporativos; Política de Criação, Retenção e Destruição de Registros; Diretrizes Globais de Segurança para Informações Patenteadas; Política de Privacidade de Dados P. Tenho um blog pessoal no qual compartilho meus pensamentos e sentimentos com meus amigos. O que preciso considerar antes de incluir informações relacionadas ao trabalho? R. Seja cuidadoso. Ferramentas de mídia, como blogs, wikis, site de redes de relacionamento, estão sujeitas às mesmas regras que os outros meios de comunicação. Não divulgue qualquer informação confidencial da empresa. Por exemplo, não escreva sobre aquisições, recalls de produtos, mudanças organizacionais, relacionamentos com clientes ou fornecedores, informações financeiras, informações pessoais de colaboradores (endereço, números de telefone, números de identificação de colaboradores) ou qualquer outra informação reservada ou confidencial. P. Recentemente, fiz uma apresentação para a gerência sênior sobre a possível aquisição de uma companhia. A equipe de projetos solicitou que eu disponibilizasse essa apresentação em um site do SharePoint. Posso fazer isso? R. Seja cuidadoso. Antes de disponibilizar informações confidenciais em um site do SharePoint, é sua responsabilidade de certificar-se de que o acesso seja restrito. Desse modo, elas somente poderão ser visualizadas pela equipe de projetos e pelas equipes autorizadas. Se, alguma vez, você conseguiu acessar informações em um site do SharePoint que você acha que devam ser restritas, notifique o Departamento Jurídico imediatamente sobre isso. DICA DE CONDUTA Seja cuidadoso com o que você compartilha fora da Kimberly-Clark. Compartilhar o nome, o telefone e endereço de e-mail de um colega sem a permissão dele é inadequado. Isso pode prejudicar a Companhia, gerar problemas jurídicos e até mesmo prejudicar seu colega. Entre em contato com o Departamento Jurídico antes de divulgar fora da Companhia quaisquer informações da Kimberly-Clark que possam ser confidenciais. 24 USO DOS RECURSOS DA COMPANHIA Estamos comprometidos a proteger os recursos sob nosso controle. Os recursos da companhia incluem, mas não se limitam a: • quipamentos, maquinários, ferramentas e peças E de reposição. • Suprimentos e estoque de produtos. • Telefones, máquinas de cópia e de fax. • Computadores, laptops, telefones celulares, tablets, impressoras e outros recursos de tecnologia. •Sistemas e ferramentas de acesso à internet e a e-mail. • Informações e registros confidenciais. • Invenções e ideias. • Marcas, direitos autorais e patentes. • Planos e segredos comerciais. •Recebíveis. • Relacionamentos comerciais. •Reputação. Cada um de nós deve: • Usar os recursos da Companhia de maneira responsável para garantir que eles não sejam usados de modo incorreto ou desperdiçados; sempre respeitar e proteger a reputação da companhia. • Gerenciar orçamentos, despesas e outros fundos de maneira precisa. • Seguir as regras de viagens e as políticas de despesas da Kimberly-Clark, projetadas para maximizar a eficiência e minimizar os custos. • Estar atento aos procedimentos de segurança e alerta às situações que possam levar à perda, ao roubo ou à má utilização de recursos da Companhia. • Restringir ao mínimo o uso pessoal de recursos da Kimberly-Clark. O uso ocasional do computador para acessar e-mail e a Internet, do telefone e das máquinas de cópia e fax para fins pessoais é permitido, contanto que isso não o distraia de suas responsabilidades com o trabalho e esteja em conformidade com as políticas e os procedimentos da Kimberly-Clark. • ão permitir que outras pessoas, incluindo N amigos e membros da família, usem os recursos da Kimberly-Clark. •Sempre usar nossa própria ID de usuário e senha quando estiver usando um computador da Kimberly-Clark e nunca fornecer a senha para alguém. • Usar somente aplicativos de software licenciados corretamente em computadores e dispositivos móveis da Kimberly-Clark. O software não deve ser copiado de um dispositivo para outro, a menos que a respectiva licença permita que isso seja feito. • Tratar os bens da Companhia com cuidado e evitar usos que possam levar a perdas ou danos. Para obter mais informações, leia o seguinte: Instruções Financeiras Corporativas (CFIs); Política de Uso Aaceitável da Internet; Políticas de e-mail; Diretrizes de e-mail; Política dos Recursos de Sistemas de Informação; Política de Idéais Não Solicitadas; Diretrizes para Proteção de Ativos e Propriedade; Procedimentos deSegurança; Declaração de Responsabilidade; Política de Privacidade de Dados; Normais Globais de TI P. Recebi um e-mail do líder de minha equipe que tira sarro da aparência de outro colaborador. Achei engraçado e enviei esse e-mail a outros contatos de minha lista. Usei incorretamente os recursos da empresa apenas porque enviei um e-mail? R. Sim. Enviar e encaminhar e-mails com piadas ou conteúdos inadequados é considerado uso incorreto dos recursos e, portanto, uma violação do Código de Conduta. Se você receber esses e-mails, exclua-os. Caso você se sinta confortável para conversar com o líder de sua equipe sobre isso, forneça um feedback e peça para que não sejam enviados mais e-mails como esse. P. Trabalho como voluntário em um hospital local. Todo mês, eles precisam que eu faça cópias de folhetos. Se eu trouxer o papel, poderei usar o equipamento do escritório? R. Depende. O uso ocasional pode ser aceitável, mas essa parece uma atividade regular. Mesmo que esteja usando seu próprio papel, ainda estará usando recursos da Kimberly-Clark, como toner, tinta e largura de banda da rede. Desse modo, você deverá consultar o líder de sua equipe ou o Departamento Jurídico para determinar se isso está incluso nos interesses da Kimberly-Clark. 25 PRESENTES, ENTRETENIMENTO E OUTROS FAVORES Aceitar ou oferecer presentes, entretenimento e outros favores pode criar um conflito de interesse potencial, percebido ou real ou até mesmo violar leis locais. “Presentes, entretenimento e outros favores” significam qualquer coisa de valor. Exemplos incluem, mas não se limitam a: refeições, hospedagem, descontos, prêmios, viagens, ingressos, dinheiro em qualquer forma, ações ou produtos da Kimberly-Clark. Apesar da apresentação de orientações gerais abaixo, regiões, países ou empresas específicas podem adotar uma diretriz mais severa, de acordo com as leis ou políticas locais. Aceitar presentes, entretenimento ou favores No seu trabalho para a Kimberly-Clark, pode ser que clientes, fornecedores ou outros contatos de negócios ofereçam a você presentes, entretenimento ou outros favores. Embora você possa achar que aceitá-los não afetará seu comportamento, isso poderá fazer com que algumas pessoas achem que deverão fazer algo como retribuição. Isso poderá afetar a capacidade de tomar decisões comerciais objetivas levando em consideração os melhores interesses da Kimberly-Clark. Para evitar esse tipo de situação, você deverá seguir estas diretrizes: Normalmente, os únicos tipos de presentes ou entretenimento que você poderá aceitar de alguém que negocia ou poderá vir a negociar com a Kimberly-Clark são: •Presentes não frequentes de até 50 dólares, como chocolates, alimentos, canetas, calendários ou pequenos itens promocionais. As equipes ou grupos de funcionários também podem aceitar presentes maiores de até 250 dólares, como cestas de alimentos durante as festas de fim de ano para uso de toda a equipe. • Um bilhete de evento esportivo, teatro ou outro evento cultural, ou entrada em outras formas de entretenimento (como uma partida de golfe) geralmente abertas ao público. Esses bilhetes podem ser aceitos de uma empresa ou funcionário de empresa uma vez por ano, mas você deve reembolsar pessoalmente o valor dele. Se o reembolso for inviável ou pouco razoável, você deve obter aprovação prévia do Vice-presidente ou superior. Bilhetes para eventos especiais, como Jogos Olímpicos, Copa do Mundo ou Super Bowl, que geralmente não estão disponíveis para o público, nunca devem ser aceitos. • Os presentes obtidos como resultado da participação em um evento em que a Kimberly-Clark patrocina sua participação são aceitáveis. • Nunca solicite presentes ou bilhetes para eventos a fornecedores ou clientes para uso em eventos, leilões, eventos de caridade ou semelhantes, a menos que sejam para um evento de caridade aprovado previamente por um Vice-presidente ou superior. As refeições que são necessárias em viagens ou na realização de negócios com contatos comerciais devem ter preços razoáveis. É preferível que essas refeições sejam pagas integralmente pela Kimberly-Clark ou divididas, embora seja aceitável alternar quando houver várias refeições. Se for possível, as refeições devem ser pagas pelo funcionário da Kimberly-Clark de nível mais alto presente. As refeições que são fornecidas em eventos de maior dimensão dos quais você esteja participando em nome da Kimberly-Clark (p. ex., o almoço fornecido em conferências ligadas ao setor, eventos de treinamento etc.) podem ser aceitas, se razoáveis. As bebidas alcoólicas devem ter preço razoável e o consumo deve se limitar a um valor aceitável socialmente. Regras e orientações em relação ao local de trabalho respeitoso também se aplicam a refeições de negócios, entretenimento, conferências e outras reuniões sociais. Se você acha que uma exceção é justificável para um presente, entretenimento ou outro favor que tenha finalidade comercial, discuta com um Vice-presidente ou superior e obtenha aprovação prévia. Guarde um registro por escrito dessa aprovação. Por exemplo, envie um e-mail de confirmação para a pessoa autorizando a exceção. É da responsabilidade do funcionário que obteve a autorização manter um registro dela. Os vice-presidentes não podem aprovar exceções para seu próprio comportamento e devem obter a aprovação do vice-presidente do departamento jurídico. Por exemplo, se a participação em um evento esportivo tiver uma finalidade comercial legítima, pode ser aceitável comprar o bilhete no valor nominal total e declará-lo como uma despesa empresarial normal, se aprovado pelo Vice-presidente ou superior e se o seu orçamento permitir. A presença de cônjuges ou outros convidados em geral não é aceitável, a menos que pago pessoalmente pelo funcionário da Kimberly-Clark. DICA DE CONDUTA Aceitar presentes caros de um fornecedor (p. ex. US$ 500,00 em louças italianas) pode levar à demissão. 26 Aceitar Presentes, entretenimento ou favores (continuação): Não devemos: • Aceitar nada de um contato comercial se isso provocar a sensação de que precisamos fazer, ou prometer fazer, qualquer coisa como retribuição. qualquer coisa em retribuição por ter oferecido a alguém a oportunidade de negociar com a Kimberly-Clark. • Nunca ofereça dinheiro, cheques, ordens de pagamento, vale-presente, cupons, empréstimos ou outros tipos de auxílio monetário ou equivalentes. • Verifique se você está em conformidade com quaisquer políticas locais aplicáveis em sua região/seu país. • Aceitar Se você receber algo que não corresponda a essas diretrizes, deverá devolver e explicar que nossa política não permite que você aceite. Se a devolução fizer com que você viole um costume social, converse com o líder de sua equipe ou com o departamento de Recursos Humanos para doar o presente para caridade ou encontrar outra solução. Caso você não tenha certeza se o presente, entretenimento ou favor oferecido viola essas diretrizes ou sua política local, converse com o líder de sua equipe ou com o Departamento Jurídico. Dar Presentes, entretenimento ou favores aos contatos de negócios Estamos comprometidos a conquistar negócios com base na qualidade, nos recursos e nos benefícios superiores de nossos produtos e serviços. O oferecimento de brindes, entretenimento ou favores aos contatos de negócios a fim de obter uma vantagem indevida é antiético e pode ser ilegal. No entanto, há ocasiões nas quais é aceitável oferecer um presente ou um entretenimento modesto para um contato comercial de modo a criar ou manter, em um nível mínimo, a reputação e o relacionamento comercial. Em geral: • Não ofereça presentes, entretenimento ou favores para a mesma pessoa ou a mesma companhia mais do que ocasionalmente. • se o bom senso para limitar os presentes, o U entretenimento e os favores de acordo com as circunstâncias. Você deve obter a aprovação de um Vice-presidente ou superior antes de dar presentes e entretenimento avaliados em mais de 50 dólares por pessoa. R. Não. Ambas as situações estão erradas. Você não deve oferecer presentes caros aos fornecedores. Além disso, o fato de ter oferecido um presente caro não significa que você pode, posteriormente, aceitar um presente mais caro ainda. P. Um fornecedor que recentemente assumiu um contrato de longo prazo gostaria de fortalecer as relações com os funcionários da Kimberly-Clark com os quais ele interage frequentemente. Ele ofereceu bilhetes para um jogo de futebol profissional à dedicada equipe da Kimberly Clark com a qual trabalha. Os funcionários podem aceitar os bilhetes? R. Depende. Receber os bilhetes para eventos como jogos de futebol profissional em que haja uma finalidade de negócio legítima sem pagar pessoalmente por eles é aceitável, mas apenas se aprovado por um Vice-presidente ou superior e apenas se isso acontecer uma vez por ano com o mesmo fornecedor. Esses bilhetes devem, de preferência, ser pagos e incluídos nas despesas. P. ofereça presentes, entretenimento ou favores se estiver fazendo isso para que o destinatário sinta-se obrigado a negociar com a Kimberly-Clark. Um fornecedor ofereceu-se para entregar em minha casa as sobras de material de um projeto que ele concluiu. O projeto foi concluído e, de qualquer maneira, a Kimberly-Clark simplesmente descartaria as sobras. Posso fazer isso? ão ofereça presentes ou entretenimento que possam N dar a impressão de violar nosso compromisso e nosso respeito uns com os outros. Não. Nunca aceite os itens de fornecedores da Kimberly-Clark para uso pessoal. • Não • P. Ofereci a um fornecedor um ingresso caro para a Copa do Mundo pago pela Kimberly-Clark e, depois, aceitei desse fornecedor um ingresso ainda mais caro para as Olimpíadas. Isso está certo? R. • Verifique se você não está violando a política de presentes e entretenimento da outra companhia. 27 PRESENTES, ENTRETENIMENTO OU FAVORES PARA REPRESENTANTES DO GOVERNO Quase todos os países têm leis para evitar subornos e corrupção. Além disso, as leis anticorrupção de alguns países podem ser aplicáveis não apenas às ações realizadas pelos colaboradores da Kimberly-Clark dentro desses países, mas também às ações realizadas em outros países pelas subsidiárias da Kimberly-Clark ou por outras pessoas trabalhando em nome ou para o benefício da Kimberly-Clark. A violação dessas leis anticorrupção poderá fazer com que a Companhia sofra penalidades severas e prejudicar significativamente nossa reputação pública. Você não deve oferecer, prometer ou dar, direta ou indiretamente, qualquer coisa de valor, independentemente da quantidade, para induzir ou influenciar uma decisão de um funcionário do governo ou para assegurar uma vantagem inadequada. Exemplos de pagamentos que podem ser proibidos incluem: presentes em dinheiro, refeições, entretenimento, oportunidades de negócios, produtos da Companhia, ofertas de emprego, contribuições para instituições de caridade entre outros. Além disso, você não deve fazer “pagamentos de facilitação” ou “pagamentos de aceleração” a funcionários do governo. Todas essas atividades podem ser consideradas suborno ou corrupção. Se o funcionário do governo for considerado um profissional da área da saúde, regras ainda mais rigorosas poderão ser aplicáveis para interações com esse funcionário. Não ofereça nem aceite suborno e evite que os outros façam isso. O Departamento Jurídico pode oferecer orientação sobre o que é proibido por lei ou por este Código. A Kimberly-Clark também adotou diversas políticas que oferecem orientação adicional. Para obter mais informações, leia o seguinte: Política de Conflitos de Interesse, Presentes e Divulgação de Informações Confidenciais; Instrução da Política de Conflitos de Interesse, Presentes e Divulgação de Informações Confidenciais; Política Anticorrupção; Instrução da Política Anticorrupção e Diretrizes para Interação com Profissionais de Saúde. P. O que é um funcionário do governo? R. Um funcionário do governo é qualquer pessoa empregada por qualquer governo ou companhia controlada pelo governo ou por um partido político, como diretores, fiscais ambientais e de saúde, oficiais da alfândega, colaboradores dos correios, membros de um corpo legislativo e colaboradores de hospitais de propriedade do governo. P. A única maneira de conseguir meu visto a tempo de fazer uma viagem de negócios para outro país seria fazendo um pagamento adicional a um funcionário da embaixada desse país. Eu posso fazer isso? R. Não. As leis da maioria dos países proíbem pagamentos dessa natureza, e a Companhia proíbe esses pagamentos em qualquer país. P. O prefeito da cidade visitará a fábrica para uma cerimônia de inauguração de nosso novo prédio. Posso oferecer a ele uma sacola com amostras de produtos? R. Depende. Muitos funcionários públicos são proibidos pela lei local e por seus próprios códigos de ética de aceitar presentes, mesmo que se trate apenas de um pequeno presente. Presentes para funcionários públicos serão proibidos pela lei de Práticas de Corrupção Externa dos EUA, se os presentes destinaremse a influenciar uma decisão. Como essa é uma área complicada e as penalidades podem ser severas, você deve abordar esse assunto com o Departamento Jurídico antes de oferecer quaisquer presentes a um funcionário do governo. P. Soube que preciso pagar mais a um fiscal para que nossos produtos passem sem problemas pela alfândega. Eu posso fazer isso? R. Não. As leis da maioria dos países proíbem esses pagamentos em qualquer circunstância, e a Companhia proíbe esse tipo de pagamento em qualquer país. 28 RETENÇÃO DE REGISTROS E DADOS Estamos comprometidos a efetuar registros da Companhia que reflitam, de maneira justa e precisa, nossas atividades e transações e a manter esses registros pelo tempo que for exigido pela lei ou conforme indicado em nossa programação de retenção de documentos. Nossa programação de retenção de registros pode ser encontrada no site de Administração de registros corporativos. Alguns exemplos de registros da Companhia: •Contratos. • Faturas e Notas Fiscais. • Registros de trabalho. • Relatórios de despesas. • Notebooks de laboratório. • Documentação de importação/exportação. • Relatórios de fabricação e produção. • Registros de qualidade. • Testes de pesquisa e desenvolvimento. • Registros ambientais. • Relatório de atividades de vendas. P. Nossa política de retenção de documentos declara que devemos manter os e-mails somente por um determinado período. No entanto, eu gostaria de transferir todos os meus e-mails para um pen drive e guardá-los por tempo indeterminado. Desse modo, não se consome o espaço de armazenamento da Kimberly-Clark. É correto fazer isso, uma vez que sei que precisarei de alguns de meus e-mails depois que o período de retenção expirar? R. Não. Todos nós temos o dever de descartar registros, tais como e-mails, assim que não for mais necessário mantê-los de acordo com a lei ou conforme exigido por nossa programação de retenção de documentos. Conforme exigido pelas leis aplicáveis, a Companhia conta com políticas sobre a administração, a manutenção e a retenção apropriada de registros. Cada um de nós é responsável por estar em conformidade com essas políticas. Isso significa que os registros devem ser verdadeiros e corretos, devem ser mantidos e disponibilizados para aqueles que deles necessitam para seu trabalho e deverão ser descartados corretamente quando não for mais necessário mantêlos de acordo com a lei ou conforme exigido em nossa programação de retenção de documentos. 29 RELATÓRIOS FINANCEIROS A Kimberly-Clark tem o compromisso de divulgar informações financeiras de maneira honesta, precisa e pontual. Os relatórios de informações financeiras exigem o mais alto padrão de imparcialidade e honestidade. A integridade dos registros contábeis e financeiros da Companhia baseia-se na precisão e na integridade das informações básicas que respaldam os lançamentos nos livros e nas contas da Companhia. Os danos causados à reputação da Companhia e a seus investidores pelo uso de relatórios ilusórios ou fraudulentos podem ser severos. Relatórios financeiros desonestos também podem resultar em penalidades civis ou criminais para os indivíduos envolvidos e para a Companhia. A publicação de informações falsas ou ilusórias em relatórios financeiros internos ou externos é estritamente proibida. Todos os colaboradores têm uma função para garantir nossa integridade financeira: • arantir que as transações sejam autorizadas e G registradas adequadamente, no momento oportuno. • roteger adequadamente os ativos da Companhia e P comparar regularmente os registros de ativos com os ativos reais. • nviar, ou aprovar, apenas as despesas de negócios E válidas para reembolso. • eguir as Instruções Financeiras Corporativas S para garantir a precisão e a confiabilidade dos registros contábeis. • omar decisões contábeis com base nos padrões T de contabilidade e nas políticas da Kimberly-Clark. • ão fazer declarações ou lançamentos falsos ou não N fundamentados nos livros e nos registros de nossa Companhia ou em quaisquer correspondências internas ou externas. Se você souber da ocorrência de omissão, falsificação ou imprecisão nas informações dos relatórios, comunique imediatamente o fato, de acordo com o Protocolo para denúncia e encaminhamento de questões do Código de Conduta. Para obter mais informações, leia o seguinte: Política de Criação, Retenção e Destruição de Registros; Administração de Registros Corporativos; Política de Práticas e Políticas Contábeis; Instruções Financeiras Corporativas (CFIs); Política de Controle Interno; CFI 27-50 Reembolso de Despesas do Empregado; Política de Reembolso de Despesas; Política Anticorrupção P. O fim do ano está chegando e tenho dinheiro sobrando em meu orçamento. Posso pagar antecipadamente uma despesa que sei que terei ano que vem, para que seja aplicada ao orçamento deste ano? R. Não. Você deve registrar as despesas no período contábil adequado. Registre as atividades no ano em que elas ocorrem. Se você precisar pagar antecipadamente neste ano por uma atividade que acontecerá no ano seguinte, entre em contato com sua equipe financeira local para registrar o item como uma despesa pré-paga. P. O líder de minha equipe solicitou que nós gastemos as horas de trabalho que forem necessárias para atingir nossa meta de produção, mas parece haver uma “regra informal” de que horas extras são proibidas e que apenas 40 horas devem ser colocadas em nossos relatórios de horários. O que devo fazer? R. Informe. Você deverá sempre informar as horas reais que trabalhou de acordo com as políticas, a lei e os acordos coletivos locais. Caso sua equipe esteja fazendo horas extras, você deverá reportar isso com precisão. Se você não está autorizado a trabalhar horas extras, deve parar de trabalhar ao fim do seu turno. Nunca faça horas extras não autorizadas. Recursos para fazer perguntas ou reportar preocupações P. A líder de minha equipe pediu que eu preparasse uma ordem de compra de US$ 40.000, mas ela só tem autoridade para aprovar US$ 20.000. Posso transformar a solicitação em duas ordens de compra para evitar a necessidade de obter a aprovação de um nível mais alto? R. Não. Crie a ordem de compra para os US$ 40.000 e obtenha as aprovações necessárias. Caso não se sinta confortável em desafiar o líder de sua equipe, informe a ocorrência ao Departamento Jurídico ou à Linha do Código de Conduta. Recursos para fazer perguntas ou reportar preocupações 30 PREVENÇÃO DE FRAUDE Todas as atividades fraudulentas são estritamente proibidas. A Kimberly-Clark espera que seus colaboradores: •Ajam com honestidade e integridade ao trabalharem com materiais, fundos e sistemas de relatórios financeiros da Companhia. • Evitem, detectem e reportem fraudes. A seguir, temos alguns exemplos de fraude: • Roubar dinheiro, estoque, produtos ou outros ativos. • Usar fundos da Companhia na compra de equipamentos, suprimentos ou materiais para benefício próprio. •Receber dinheiro ou presentes de fornecedores em troca da oportunidade de negociar com a Kimberly-Clark. • Enviar solicitações de reembolso imprecisas ou falsas. •Receber indenizações laborais quando não estiver mais machucado ou afetado pelo incidente. • Baixar ativos ou débitos recuperáveis. • Usar ativos da Companhia para benefício próprio. • Registrar a venda antes de ela ser concluída/entregue. • Falsificar cartões de ponto ou relatórios de horas. • Fazer entradas inválidas no sistema de contabilidade. •Autorizar P. Um cliente solicitou que eu registrasse vendas neste mês para entregas que faremos no próximo mês. O que devo fazer? R. Não faça isso. Isso pode afetar nossos resultados financeiros e é considerado fraude. Converse com o líder de sua equipe para que ele conheça as dificuldades que você está enfrentando com esse cliente. P. No fim de semana, usei acidentalmente meu cartão de crédito corporativo para abastecer meu automóvel de uso pessoal. Terei problemas com isso? R. Não. Todos nós cometemos enganos. Não se esqueça de indicar esse fato em seu próximo relatório de despesas e forneça o pagamento para cobrir as despesas. No entanto, se isso for um problema habitual, talvez sejam aplicadas ações disciplinares. ou receber pagamento por bens não entregues ou por serviços não executados. •Autorizar ou receber pagamento por horas não trabalhadas ou despesas não realizadas e documentadas. • Realizar falsificação de qualquer tipo. 31 FAZER O QUE É CERTO É O JEITO DA KIMBERLY-CLARK Ler o Código é apenas o começo. Esperamos que todos ajam sempre de maneira ética, legal e em conformidade com o Código de Conduta. Fazer o que é certo é o jeito da Kimberly-Clark. Cada um de nós é responsável por assegurar nossa própria conformidade com o Código, informar suspeitas de violações e cooperar com a investigação da Companhia em relação a possíveis violações. Você não pode perder seu emprego ou seus benefícios, ou ser rebaixado, suspenso, ameaçado, assediado ou discriminado, por levantar, de boa-fé, uma questão relacionada ao Código de Conduta. O Código pretende oferecer uma orientação sobre o que é “certo” ao lidar com clientes, fornecedores, outros colaboradores, concorrentes e com o público. Há uma série de recursos disponíveis para responder dúvidas ou denunciar violações. Consulte Recursos para fazer perguntas ou reportar preocupações neste Código. 32 NÚMEROS DAS LINHAS DO CÓDIGO DE CONDUTA País Código de acesso Número para discagem gratuita Áustria...................................................................0800-200-288..................................................................... 800-482-6020 Equador (Andinatel)............................................. 1-999-119........................................................................... 800-482-6020 Equador (Pacifictel).............................................. 1-800-999-119.................................................................... 800-482-6020 Guatemala............................................................ 138-126 ou 999-91-90........................................................ 800-482-6020 Honduras.............................................................. 800-0123............................................................................. 800-482-6020 Índia...................................................................... 000-117............................................................................... 800-482-6020 Japão (KDDI)........................................................ 00-539-111......................................................................... 800-482-6020 Japão (Softbank).................................................. 00-665-5111....................................................................... 800-482-6020 Nicarágua............................................................. 1-800-0164......................................................................... 800-482-6020 Paraguai............................................................... 008-11-800......................................................................... 800-482-6020 Rússia................................................................... 8^10-800-110-1011............................................................ 800-482-6020 Rússia (Moscou) .................................................. 363-2400............................................................................. 800-482-6020 Arábia Saudita...................................................... 1-800-10............................................................................. 800-482-6020 Turquia ................................................................. 0811-288-0001................................................................... 800-482-6020 Ucrânia ................................................................ 8^100-11 ........................................................................... 800-482-6020 Venezuela............................................................. 0 800 2255 288................................................................... 800-482-6020 Vietnã.................................................................... 1-201-0288......................................................................... 800-482-6020 A marca “^” aparecendo em alguns códigos significa “esperar segundo tom de discagem”. País.................................................Número para ........................................................discagem gratuita País.................................................Número para ........................................................discagem gratuita Argentina......................................... 0-800-444-3594 Austrália........................................... 1-800-082-171 Bahrein............................................ 8000-4149 Bélgica............................................ 0800-7-2974 Bolívia.............................................. 800-100420 Brasil................................................ 0800-891-4205 Canadá............................................ 1-800-482-6020 Chile................................................ 1230-020-5512 Norte da China................................ 10-800-711-0649 Sul da China.................................... 10-800-110-0590 Colômbia......................................... 01-800-912-0114 Costa Rica....................................... 0-800-011-1094 República Tcheca ........................... 800-142-323 República Dominicana.................... 1-800-482-6020 El Salvador...................................... 800-6267 Alemanha........................................ 0800-181-5936 Grécia.............................................. 00-800-11-008-3594 Hong Kong...................................... 800-903071 Hungria............................................ 06-800-18318 Indonésia......................................... 001-803-1-008-3594 Israel................................................ 180-941-3594 Itália................................................. 800-788427 Jamaica........................................... 1-800-482-6020 Coreia.............................................. 00798-1-1-008-3594 Malásia............................................ 1-800-81-2478 México ............................................001-800-482-6020 Países Baixos ............................... 0800-022-0375 Nova Zelândia .............................. 0800-450-245 Panamá ........................................ 01-800-482-6020 Peru .............................................. 0800-5-2697 Filipinas ........................................ 1-800-1-111-0083 Polônia .......................................... 0-0-800-111-1626 Portugal ........................................ 800-811-807 Cingapura........................................800-110-1537 África do Sul ................................. 0800-980072 Espanha ....................................... 900-97-1068 Suíça ............................................. 0800-561-031 Taiwan ........................................... 00-801-10-4085 Tailândia ....................................... 001-800-11-008-3594 Trinidad e Tobago ...........................1-800-482-6020 Reino Unido ....................................0-0808-234-7569 Uruguai ...........................................000-411-008-3594 Como discar os números do “Código de acesso”: 1. Disque o Código de acesso 2. Aguarde instruções ou o tom de discagem 3. Disque o número de discagem gratuita Caso seu país não esteja listado, use o formulário de relatório pela Web, localizado em: https://iwf.tnwgrc.com 33 “Ao Fazer o que é certo todos os dias e se comprometer com nosso Código de Conduta, você nos ajuda a criar um local de trabalho positivo e produtivo. E esse é o tipo de local de trabalho que todos nós merecemos.” — Thomas J. Falk Presidente do Conselho e Diretor Executivo ® Marca registrada e *Marca comercial da Kimberly-Clark Worldwide, Inc. Neenah, WI 54956. © 2015 KCWW Formulário: CDC0002 www.kimbery-clark.com 34
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