código de conduta - Kimberly
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código de conduta - Kimberly
GO DI CÓ DE A UT ND CO Índice Carta do Presidente.................................................1 Carta do Diretor Jurídico.........................................1 Por que temos um Código de Conduta....................2 O Código se aplica a todos......................................3 Compartilhe suas preocupações sem medo...........3 Política de Não Retaliação......................................3 Recursos para fazer perguntas ou informar preocupações......................................4 Linha do código de conduta....................................5 Obrigações dos líderes das equipes e de outros colaboradores que recebem denúncias de possíveis violações do código...........6 Violações do código.................................................6 CONDUTA COM NOSSA COMPANHIA Conflitos de interesse . .................................. 16, 17 Informações confidenciais................................... 18 Uso dos recursos da empresa.............................. 19 Presentes, entretenimento e outros favores............................................................ 20, 21 Registros precisos................................................ 22 Prevenção de fraude............................................ 23 CÓDIGO DE CONDUTA NÚMERO DE LINHAS..........................Contracapa CONDUTA COM NOSSA EQUIPE Liberdade de associação.........................................7 Diversidade e ausência de discriminação..............8 Direitos humanos globais.......................................8 Segurança no local de trabalho..............................9 Respeito no local de trabalho.............................. 10 Violência no local de trabalho.............................. 10 Drogas e álcool..................................................... 10 CONDUTA COM OS OUTROS Clientes e fornecedores........................................ 11 Consumidores...................................................... 12 Privacidade dos dados do consumidor e do colaborador................................................... 12 Concorrência........................................................ 13 Informações sobre a concorrência....................... 14 Meio ambiente...................................................... 15 Governo ............................................................... 15 As informações deste Código de Conduta foram preparadas como um guia para proporcionar um melhor entendimento sobre a Kimberly-Clark e suas expectativas de conduta ética. No entanto, as declarações neste Código de Conduta são princípios e não constituem qualquer tipo de contrato ou um conjunto inflexível de regras. A diretoria reserva-se o direito, a qualquer momento, de agir da maneira que considerar melhor para os interesses da Kimberly-Clark. Caro colaborador da K-C, Quando entrei na Kimberly-Clark, há mais de 25 anos, a companhia possuía uma forte reputação por trabalhar com integridade. Os homens e as mulheres da K-C se orgulhavam bastante de “fazer a coisa certa”. Tenho satisfação em dizer que operar com integridade ainda representa uma parte importante de nossa cultura, assim como representava antigamente. A boa reputação é um bem valioso. No mundo conectado no qual trabalhamos hoje em dia, as ações de uma companhia – e as ações de seus colaboradores – são muito mais expostas do que em qualquer outro período da história. Mais do que nunca somos responsáveis por nossas ações. É um tremendo desafio esperar que cada colaborador da Companhia cumpra os padrões de nosso Código de Conduta em tudo o que fazemos. Mas isso é o que se espera de nós, pois este é o tipo de companhia para a qual todos nós desejamos trabalhar. Reserve um tempo para ler e entender o Código de Conduta da Kimberly-Clark. Faça perguntas sobre ele. Cumpra-o. Espere o mesmo de seus colegas de trabalho. Se todos fizerem isso, continuaremos a ser os guardiões de uma tradição de 137 anos da Kimberly-Clark. Atenciosamente, Thomas J. Falk Presidente do Conselho e CEO Caros colaboradores da K-C, Como Tom menciona em sua carta, nossa reputação como companhia e como indivíduos é um bem valioso. Em minha função como Diretor Jurídico, é minha responsabilidade trabalhar com vocês para proteger essa reputação. Parte dessa responsabilidade é ajudá-los a entender o que é requerido de vocês pelas leis dos locais em que operamos e a outra parte é ajudá-los a entender o que a Kimberly-Clark espera de nós. Em muitas situações, a Kimberly-Clark espera mais do que pede a lei. O Código de Conduta da Kimberly-Clark é um guia valioso sobre questões éticas que podem surgir de tempos em tempos no seu contato com os colegas de trabalho, clientes, fornecedores, concorrentes e o público em geral. Você deve ler o Código e pensar em como ele se aplica a você e a seu trabalho. Você deve entender suas responsabilidades quanto ao Código, incluindo a responsabilidade de informar sobre suspeitas de violações e cooperar com as investigações da Companhia. Caso tenha perguntas ou dúvidas, o Código identificará os recursos disponíveis para oferecer as respostas. Caso sinta a necessidade de conversar a respeito de uma determinada situação para chegar a uma solução apropriada, converse com seu líder, procure o departamento de Recursos Humanos ou um advogado do Departamento Jurídico. Você também poderá entrar em contato com a Linha do Código de Conduta se desejar permanecer anônimo. Além disso, você poderá entrar em contato comigo diretamente, a qualquer momento, com perguntas ou dúvidas relacionadas à conformidade com o Código de Conduta e com os padrões da Companhia relacionados a integridade e ética. É nossa reputação, vamos trabalhar juntos para protegê-la. Atenciosamente, Thomas J. Mielke Diretor Jurídico 1 Na Kimberly-Clark, nosso negócio é melhorar a saúde, a higiene e o bem estar das pessoas todos os dias em todos os lugares. Acreditamos que a maneira pela qual conduzimos nossos negócios é tão importante quanto os negócios que fazemos. Falando de maneira simples, trabalhar com integridade e com altos padrões de ética é o modo da K-C de fazer negócio. Este Código de Conduta oferece uma orientação para lidar com clientes, fornecedores, colaboradores, concorrentes e com o público com integridade e de forma ética e apropriada. Por que temos um Código de Conduta 2 Este Código não pode descrever todas as leis, regulamentações ou as políticas da Kimberly-Clark que se aplicam a nós ou a uma determinada situação. Em vez disso, este Código cria uma estrutura de padrões éticos dentro dos quais todos os colaboradores devem trabalhar. Esses padrões normalmente são mais altos do que as obrigações legais. O Código é um guia de referência importante, pois lutamos para conduzir nossos negócios de uma forma ética e apropriada. P: Países diferentes possuem leis e culturas diferentes. O Código se aplica a todos de maneira global? Sim. A conduta O CÓDIGO SE APLICA A TODOS Cada um tem a obrigação de ler e entender este Código de Conduta. Este Código de Conduta se aplica a todos os colaboradores da Kimberly-Clark no mundo. Isso inclui os colaboradores e diretores da Kimberly-Clark Corporation e de suas subsidiárias. Este Código de Conduta também se aplica aos membros do Conselho de administração da Kimberly-Clark Corporation. Se um costume, uma cultura ou uma lei local aplicar um padrão diferente do Código de Conduta, você deve consultar o Departamento Jurídico. Cada um de nós é responsável por assegurar nossa própria conformidade com o Código. Informar suspeitas de violações e cooperar com a investigação da Companhia em relação a possíveis violações. COMPARTILHE SUAS PREOCUPAÇÕES SEM MEDO Se você souber de uma questão relacionada ao Código de Conduta, podem existir muitas razões para você não querer compartilhar isso com ninguém. Você pode não ter certeza do que aconteceu. Você pode ter medo de “causar problemas” ou de que alguém “queira se vingar” de você. Você pode pensar que é responsabilidade de outra pessoa. Mas fazer o que é certo significa falar. Se você não se sentir confortável em usar seu nome, você poderá compartilhar suas preocupações de forma anônima. Os colaboradores que revelam suas preocupações desempenham um papel importante na manutenção da ética no local de trabalho. Você tem a responsabilidade de compartilhar as informações para que a companhia possa responder de forma rápida e tomar as medidas necessárias. Uma das maneiras mais importantes pela qual você pode fazer a diferença é: ao ficar ciente de atividades antiéticas ou ilícitas no local de trabalho informá-las imediatamente. POLÍTICA DE NÃO RETALIAÇÃO Você não perderá seu emprego ou seus benefícios e não será rebaixado, suspenso, ameaçado, assediado ou discriminado, por levantar uma preocupação relacionada ao Código de Conduta de forma honesta ou mesmo por participar de forma verdadeira de uma investigação da Companhia. Informar de forma honesta significa que você está sendo verdadeiro e preciso. Se acreditar que está sofrendo retaliação por parte de alguém, informe sobre isso como faria com uma violação do Código. Todas as preocupações com o Código e as informações de retaliação serão integralmente investigadas. estabelecida neste Código se aplica a todos os colaboradores no mundo, independentemente de sua localização. Se um costume, uma cultura ou uma lei local estabelecer um padrão diferente do previsto neste Código, você deverá consultar um advogado do Departamento Jurídico. P: Vi o líder de minha equipe fazer algo que pareceu antiético, mas estou com medo de informar essa suposta violação. Terei problemas ou mancharei sua reputação ao fazer uma denúncia? Não. Você não terá problemas ou manchará a reputação do líder de sua equipe se fizer uma denúncia. Você não será considerado responsável pelas denúncias feitas de boa fé, mesmo se elas se mostrarem infundadas. As investigações são conduzidas de forma objetiva, justa e confidencial para assegurar a proteção da reputação dos colaboradores. 3 n Qualquer advogado do Departamento Jurídico – Você poderá entrar em contato com o diretor jurídico de sua unidade de negócios ou de seu país ou com qualquer advogado do Departamento Jurídico com o qual tenha trabalhado P: Tenho uma preocupação, mas ela não é abordada pelo Código de Conduta. Isso significa que não há problema? Não. É impossível que o Código de Conduta responda a todas as questões ou a todos os dilemas éticos. Se algo não parecer certo para você, pergunte ao líder de sua equipe ou a alguma das outras pessoas listadas na seção Recursos. RECURSOS PARA FAZER PERGUNTAS OU INFORMAR PREOCUPAÇÕES Informar suspeitas de violações ao Código de Conduta é fundamental para que a companhia possa determinar adequadamente se há um problema que precisa ser resolvido. Por essa razão, todos têm a obrigação de informar suspeitas de violação do Código de Conduta. Se tiver perguntas sobre o Código ou tiver ciência de possíveis violações, há diversos recursos disponíveis: n Seu líder de equipe Encorajamos que você leve suas perguntas e preocupações para o seu líder de equipe. Se não quiser falar com seu líder de equipe sobre sua preocupação ou se não acredita que ele tomou as medidas necessárias, há outras pessoas a quem você poderá recorrer: n Outro líder de equipe n Qualquer membro da equipe de Segurança Global • Email: [email protected] • Telefone: +1-888-288-8216 (EUA e Canadá) +1-443-716-2301 (Ligações internacionais a cobrar) • Correio: Kimberly-Clark Corporation P.O. Box 619100 Dallas, TX 75261-9100 U.S.A. Attention: Global Security 4 • Fax: +1-972-281-1236 – Você também poderá entrar em contato com o escritório do Diretor Jurídico da Kimberly-Clark Corporation: • Telefone: +1-972-281-1216 • Correio: Kimberly-Clark Corporation P.O. Box 619100 Dallas, TX 75261-9100 U.S.A. Attention: Legal Department • Fax: +1-972-281-1492 n Qualquer membro do Departamento de Recursos Humanos – Você poderá entrar em contato com o representante de RH de sua unidade de negócios ou de seu país. – Você também poderá entrar em contato com o Diretor de RH da Kimberly-Clark por: • Telefone: +1-678-641-6324 • Correio: Kimberly-Clark Corporation 1400 Holcomb Bridge Road Roswell, GA 30076-2199 U.S.A. Attention: Human Resources • Fax: +1-770-587-7722 n Linha do Código de Conduta. A Linha do Código de Conduta será descrita com mais detalhes na próxima página. Você pode informar suas preocupações ou fazer denúncias usando a Linha do Código de Conduta de forma anônima. Observe que, de acordo com as leis aplicáveis, a Linha do Código de Conduta poderá não estar disponível em determinados países. Em caso de violações de práticas de contabilidade e controles internos: OU n Presidente do Comitê de Auditoria • Correio: c/o Kimberly-Clark Corporation P.O. Box 619100 Dallas, TX 75261-9100 U.S.A. Attention: Corporate Secretary A não conformidade com as regra de contabilidade da companhia, controles internos ou práticas de auditoria, pode trazer sérias consequências para a Kimberly-Clark e seus acionistas. Caso tenha preocupações relacionadas a essas questões, você deverá reportá-las para: • Fax: +1-972-281-1578 • Procedimentos de reclamação do Comitê de Auditoria relacionados a questões de contabilidade e auditoria n Diretor Jurídico • Correio: Kimberly-Clark Corporation P.O. Box 619100 Dallas, TX 75261-9100 U.S.A. Attention: General Counsel OU n Linha do Código de Conduta • Fax: +1-972-281-1492 LINHA DO CÓDIGO DE CONDUTA Para assegurar que os colaboradores possam relatar preocupações relacionadas ao Código de Conduta de forma anônima, a Linha do Código de Conduta foi criada. A Linha do Código de Conduta permite que você informe preocupações por telefone ou pela Internet. Suas informações serão recebidas por uma companhia profissional independente da Kimberly-Clark que também recebe denúncias de Código de Conduta de muitas outras empresas. – Essa linha está disponível 24 horas por dia, 365 dias por ano. – Você pode fornecer as informações em qualquer idioma. – Você pode optar por fazer sua denúncia de forma anônima. Linha telefônica • EUA – +1-800-482-6020 • Fora dos EUA – consulte a lista de números no link abaixo: http://www.kcc.com/Legal/CorporateResources/CodeOfConduct/KC_Intl_ Reporting_Numbers.pdf Linha na Internet • EUA – http:/www.tnwinc.com/reportline/k-c • Fora dos EUA – http://www.tnwinc.com/reportline/k-cinternational/ 5 OBRIGAÇÕES DOS LÍDERES DAS EQUIPES E DE OUTROS COLABORADORES QUE RECEBEM DENÚNCIAS DE POSSÍVEIS VIOLAÇÕES DO CÓDIGO Líderes de equipe e outros colaboradores que recebem relatórios de possíveis violações do código desempenham um papel muito importante na manutenção do Código de Conduta. A Kimberly-Clark encoraja seus colaboradores a conversarem com seus líderes sobre suas preocupações. Os líderes e os demais colaboradores que recebem informações de possíveis violações do código precisam estar preparados e saber como lidar com preocupações e denúncias relacionadas ao Código de Conduta. Você deve: • Certificar-se de que conhece e entende o Código e basear seu comportamento nele • Deixar claro para a equipe que você está disponível para discutir suas preocupações • Apoiar os membros da equipe que trazem preocupações de forma honesta e tratá-los com respeito • Levar a sério as questões e as preocupações da equipe • Sentir-se livre para buscar orientação antes de responder • Agir para interromper as violações do Código e da lei por parte dos membros da sua equipe • E levar todas as preocupações ao conhecimento dos níveis hierárquicos apropriados • Nunca deixar que o colaborador sinta que suas preocupações estão sendo ignoradas • Assegurar-se de que não haja retaliação contra alguém que informa uma suspeita de violação do Código VIOLAÇÕES DO CÓDIGO Violações do Código de Conduta são ofensas sérias que podem resultar em ação disciplinar, repreensão, suspensão, demissão ou ação civil por parte da Companhia. Além disso, as violações do Código de Conduta que também sejam violações da lei podem resultar em multas, penalidades, processos criminais ou outras medidas legais. 6 LIBERDADE DE ASSOCIAÇÃO Estamos comprometidos em respeitar o direito de liberdade de associação de nossos colaboradores, incluindo: • O direito de se organizar de acordo com as leis e as práticas nacionais • O direito de negociação coletiva por meio de representantes de sua própria escolha • O direito do representante escolhido de ter um acesso razoável a nossos colaboradores de modo a representá-los • O direito de engajar-se em outras atividades protegidas • O direito de privar-se dessas atividades Para obter mais informações, leia o seguinte: Human Rights in Employment Policy (Direitos Humanos na Política de Emprego); Human Rights in Employment Policy Instructions (Instruções de Direitos Humanos na Política de Emprego) Conduta com nossa equipe A Kimberly-Clark acredita que nosso sucesso depende da confiança e do respeito entre os colaboradores. O trabalho em equipe é um valor que nos guia em tudo o que fazemos. 7 DIVERSIDADE E AUSÊNCIA DE DISCRIMINAÇÃO P: Ouvi o líder de minha equipe contar a um colega de trabalho uma piada envolvendo religião que o deixou desconfortável. Não quero me envolver no assunto. O que devo fazer? Informe. Todos os colaboradores têm direito a um local de trabalho no qual seus colegas de trabalho e os membros da equipe os tratem com dignidade e respeito. Você deverá informar a questão para seu representante de RH ou usar a Linha do Código de Conduta mesmo que, ao fazer isso, você se sinta desconfortável. P: Acho que não ganhei uma promoção devido a meu sexo. O que devo fazer? Informe. A política da KimberlyClark requer que as decisões de emprego sejam tomadas sem relação com o gênero do candidato. Caso sinta que foi tratado de forma injusta, informe sua preocupação. Estamos comprometidos com o desenvolvimento profissional de uma força de trabalho globalmente diversificada por meio de oportunidades iguais de emprego. Nós iremos: • Recrutar, promover e apoiar o desenvolvimento profissional de uma força de trabalho globalmente diversificada • Contratar independentemente de raça, cor, sexo, gravidez, orientação sexual, idade, religião, credo, nacionalidade, identidade de gênero, deficiência, licença protegida por lei ou outras categorias protegidas pela lei aplicável • Treinar, promover e compensar com base na capacidade, nas realizações, na experiência e conduta do colaborador, independentemente de raça, cor, sexo, orientação sexual, idade, religião, credo, nacionalidade, identidade de gênero, deficiência, status de veterano ou outras categorias protegidas pela lei aplicável • Abraçar a diversidade dos talentos, das habilidades e das experiências uns dos outros Para obter mais informações, leia o seguinte: Diversity Network Guidelines (Diretrizes de Rede de Diversidade); Diversity Toolkit (Kit de Ferramentas de Diversidade); Diversity Webpage (Site de Diversidade); Human Rights in Employment Policy (Direitos Humanos na Política de Emprego); Human Rights in Employment Policy Instructions (Instruções de Direitos Humanos na Política de Emprego); Human Resources Development and Diversity Policy (Política de Desenvolvimento Diversidade de Direitos Humanos); Company Position Statement on Harassment & Other Inappropriate Behaviors (Declaração da Posição da Companhia em Relação a Assédio e a outros Comportamentos Inapropriados) Além dos Recursos para Fazer Perguntas ou Informar Preocupações mencionados anteriormente, a Declaração da Posição da Companhia em Relação a Assédio e a outros Comportamentos Inapropriados identifica os recursos adicionais disponíveis para que os colaboradores levantem preocupações sobre assédio, discriminação ou retaliação. Esses recursos adicionais incluem o departamento de Recursos Humanos local, de Recursos Humanos corporativo e o Departamento Jurídico. DIREITOS HUMANOS GLOBAIS Estamos comprometidos em reconhecer os direitos humanos de forma global. Proibimos as seguintes práticas e não faremos negócios de forma consciente com qualquer indivíduo ou companhia que tome parte nas seguintes práticas: • Exploração de crianças, incluindo trabalho infantil • Punição física • Abuso a mulheres e todas as outras formas de abuso humano • Trabalho forçado ou compulsório • Discriminação ilegal na contratação de colaboradores ou no trabalho Para obter mais informações, leia o seguinte: Human Rights in Employment Policy (Direitos Humanos na Política de Emprego); Human Rights in Employment Policy Instructions (Instruções de Direitos Humanos na Política de Emprego); Human Resources Development and Diversity Policy (Política de Desenvolvimento Diversidade de Direitos Humanos); Company Position Statement on Harassment and Other Inappropriate Behaviors (Declaração da Posição da Companhia em Relação a Assédio e a outros Comportamentos Inapropriados) DICA DE CONDUTA Evite o uso de telefones celulares e de outros dispositivos móveis ao dirigir. Esses dispositivos podem distrair o motorista e resultam frequentemente em acidentes. 8 P: Meu supervisor SEGURANÇA NO LOCAL DE TRABALHO Na Kimberly-Clark, acreditamos que os ferimentos e as doenças ocupacionais são passíveis de prevenção e podem ser eliminados. Nenhuma meta de produção, economia monetária, economia de tempo ou vantagem em relação à concorrência vale qualquer tipo de acidente de trabalho. Estamos comprometidos a: • Garantir que a segurança seja um valor fundamental da companhia, integrado em nossa pesquisa e em nossa engenharia, no desenvolvimento do produto, na fabricação, na entrega e nas atividades de vendas • Oferecer um local de trabalho que atenda ou exceda as leis e as regulamentações de higiene ou de segurança ocupacional • Estabelecer nossos próprios padrões de higiene e segurança ocupacional e orientação técnica com base em melhores práticas • Esforçar-nos para melhorar continuamente nosso desempenho em higiene e segurança ocupacional • Encoraja todo o pessoal da K-C para contribuir com as melhorias de segurança Para obter mais informações, leia o seguinte: Global Occupational Safety and Hygiene (GOSH) (Higiene e Segurança Ocupacional Global) sugeriu o uso de uma prática insegura para acelerar a linha de produção. Sei que nossas metas de produção são muito importantes, mas não acho que o novo processo seja seguro. O que devo fazer? Informe. Nunca comprometa a segurança. Nenhuma meta de produção, redução de custos, economia de tempo ou vantagem em relação à concorrência vale qualquer tipo de ferimento. Cada colaborador tem o direito de se recusar a executar um trabalho que seja considerado perigoso para a saúde ou a segurança sua ou dos demais. DICA DE CONDUTA Lembre-se destes três compromissos básicos para a segurança no local de trabalho em suas atividades diárias: 1. Eu me recuso a executar qualquer ação que considerar insegura ou qualquer tarefa para a qual não fui treinado de forma adequada ou para a qual não possuo as ferramentas adequadas. 2. Interromperei imediatamente qualquer pessoa que esteja prestes a executar ou que esteja executando qualquer ação que considere insegura e evitarei que qualquer pessoa execute uma tarefa para a qual não esteja preparada. 3. Interromperei imediatamente o que estiver fazendo se alguém me questionar sobre uma tarefa que eu esteja executando. Acatarei a preocupação com respeito e boa vontade, solicitando assistência de outra pessoa, se necessário, antes de continuar. 9 RESPEITO NO LOCAL DE TRABALHO P: Sou um líder de equipe. Eu e um dos membros de minha equipe jantamos com um representante de um fornecedor. O membro da equipe fez diversas observações em tom de flerte para o representante do fornecedor. Considerei que esse era um assunto pessoal e não disse nada. Agi corretamente? Não. Se você tolerar o comportamento inapropriado do membro de sua equipe, estará passando a mensagem de que isso é aceitável. Sua equipe deve comportarse da mesma maneira que fariam no escritório quando estiverem em um encontro de negócios. Você deve aconselhar o membro da equipe a ter um comportamento de negócios apropriado. P: Ouvi um colega Exemplos de assédio podem incluir: • Avanços sexuais indesejados, solicitação de favores sexuais e outras condutas físicas ou verbais de natureza sexual • Conversas, piadas, imagens e comentários ofensivos que envolvam raça, cor, sexo, orientação sexual, identidade de gênero, idade, religião, credo, nacionalidade, deficiência, status de veterano ou outras categorias protegidas Exemplos de comportamento inapropriado podem incluir: • Gritos de irritação • Xingamentos • Grosserias dirigidas a outras pessoas • Ameaças e intimidação • Deboche/ridicularização em público Para obter mais informações, leia o seguinte: Human Rights in Employment Policy (Direitos Humanos na Política de Emprego); Human Rights in Employment Policy Instructions (Instruções de Direitos Humanos na Política de Emprego); Company Position Statement on Harassment and Other Inappropriate Behaviors (Declaração da Posição da Companhia em Relação a Assédio e a outros Comportamentos Inapropriados) VIOLÊNCIA NO LOCAL DE TRABALHO Estamos comprometidos com um local de trabalho livre de violência. Cada um de nós deve: • Informar qualquer ato, seja físico ou psicológico, que ameace ou atinja um colaborador de maneira violenta ou potencialmente violenta • Não portar ou usar uma arma enquanto estiver presente nas instalações da Companhia ou em eventos da Companhia Qualquer situação informada que contiver a mínima possibilidade de violência no local de trabalho, mesmo que executada como uma brincadeira, será avaliada pelo departamento de Recursos Humanos e Segurança Global. ameaçar outro colaborador e este está com medo de informar o incidente. O que devo fazer? Para obter mais informações, leia o seguinte: Global Security - Workplace Violence (Segurança Global - Violência no Local de Trabalho) Informe o incidente imediatamente. Estamos comprometidos com um local de trabalho livre das drogas. Em resumo: A Kimberly-Clark não tolerará ações ou ameaças de violência e investigará todas as informações. Você tem a responsabilidade de agir quando souber de uma ameaça ou de um risco para qualquer um de nossos colaboradores. 10 Estamos comprometidos em oferecer a nossos colaboradores um ambiente de trabalho livre de assédio, intimidação e de outros comportamentos inapropriados. DROGAS E ÁLCOOL • Não venda, utilize ou esteja sob a influência de álcool ou de drogas não prescritas, narcóticos ou qualquer outra “substância controlada” conforme definido pela lei penal durante o horário de trabalho, exceto na hipótese de disponibilização de bebidas alcoólicas em um evento autorizado • Participe dos programas de consciência da Kimberly-Clark para educar a si mesmo sobre os perigos do vício e do abuso dessas substâncias • Entre em contato com o Programa de Assistência ao Colaborador, que é confidencial, se o abuso de álcool ou de drogas estiver afetando seu desempenho no trabalho • A menos que proibido por lei ou qualquer outra razão válida, todos os colaboradores estarão sujeitos a teste caso o colaborador aparente estar sob influência de drogas ou de álcool no trabalho ou quando a Companhia tiver razões para acreditar que um colaborador violou essa política Para obter mais informações, leia o seguinte: Política de Álcool, Drogas e Outras Substâncias Controladas; Instruções da Política de Álcool, Drogas e Outras Substâncias Controladas CLIENTES E FORNECEDORES Estamos comprometidos com uma negociação justa com nossos clientes e fornecedores. • Não iluda, deturpe, engane ou aproveitese de forma injusta dos clientes ou fornecedores • Se tiver ciência de um erro, seja ele em favor da Kimberly-Clark ou não, corrija-o • Compre dos fornecedores e venda para os clientes com base em fundamentos de negócios apropriados, tais como: qualidade, preço, atendimento e confiabilidade • Ao comprar bens ou serviços em nome da Companhia, trate todos os potenciais fornecedores de forma justa e honesta • Nunca indique para qualquer cliente que nosso relacionamento com eles poderá ser afetado por favores pessoais, doações para caridade etc. (consulte as páginas 20 e 21 sobre Presentes, entretenimento e outros favores) • Não ofereça presentes, entretenimento ou favores para ganhar ou manter negócios (consulte as páginas 20 e 21 sobre Presentes, entretenimento e outros favores) Para obter mais informações, leia o seguinte: K-C Purchasing Manual (Manual de Compra da K-C) Conduta com os Outros NOSSO NEGÓCIO A negociação justa é um valor fundamental da Kimberly-Clark desde que a Companhia foi fundada. Acreditamos que a honestidade e a confiança criam relacionamentos duradouros. Há muitas maneiras de permanecermos fiéis a esse valor no ambiente de hoje em dia. 11 CONSUMIDORES P: Recebi uma ligação de uma pessoa que dizia ser um alto executivo da Kimberly-Clark e que solicitou informações pessoais de colaboradores como endereços residenciais, números de telefone e números de ID. Ele diz que é da Kimberly-Clark e que precisa das informações imediatamente. O que faço? Seja cuidadoso. Às vezes pessoas de fora da Companhia agirão como colaboradores da KimberlyClark e ligarão solicitando informações pessoais ou tentando confirmar suas informações pessoais (como seu número de ID ou endereço). Nunca forneça ou confirme informações pessoais pelo telefone, mesmo que a pessoa afirme ser um colaborador da KimberlyClark. A melhor maneira de confirmar que a chamada é legítima é dizer à pessoa que retornará a ligação e ligar para o número que consta na Agenda Telefônica Global como sendo da pessoa que ele diz ser. O departamento de Recursos Humanos pode confirmar se as informações podem ser distribuídas para a pessoa que a solicita. 12 A qualidade é um dos três valores fundamentais sobre os quais a Kimberly-Clark foi fundada. Estamos comprometidos a oferecer produtos que sejam seguros e satisfaçam nossos clientes. A qualidade e a segurança do produto não são de responsabilidade de uma equipe ou de um departamento. Cada um de nós tem uma responsabilidade pessoal de estar em conformidade com as políticas de qualidade e segurança da Companhia. • Nunca faça nada que prejudique a confiança que os clientes têm em nós • Caso observe algo que possa afetar a segurança ou a qualidade de nossos produtos de forma negativa, informe imediatamente • Mantenha padrões rigorosos para a segurança e a qualidade de nossos produtos Para obter mais informações, leia o seguinte: Quality of the Corporation’s Products and Services Policy (Política de Qualidade dos Produtos e Serviços da Corporação); Quality of the Corporation’s Products and Services Policy Instructions (Instruções da Política de Qualidade dos Produtos e Serviços da Corporação); Safety of the Corporation’s Products and Services Policy (Política de Segurança de Produtos e Serviços da Corporação); Safety of the Corporation’s Products and Services Policy Instructions (Instruções da Política de Segurança de Produtos e Serviços da Corporação); Quality Management System (Sistema de Gerenciamento de Qualidade) PRIVACIDADE DOS DADOS DO CONSUMIDOR E DO COLABORADOR Muitos países nos quais operamos possuem leis e regulamentos específicos sobre como tratar os dados pessoais do consumidor. Estamos comprometidos a estar em conformidade com as leis de privacidade de dados em todos os locais nos quais operamos. Para obter mais informações, leia o seguinte: K-C Europe Data Protection Policy (Política de Proteção de Dados K-C Europa); K-C Europe Data Transfer Agreement (Contrato de Transferência de Dados K-C Europa); K-C Australia Privacy Policy (Política de Privacidade K-C Austrália) P: Enquanto esperava CONCORRÊNCIA Estamos comprometidos a cumprir as leis de concorrência (também chamadas de leis antitruste) em todos os países nos quais conduzimos negócios. Essas leis se aplicam a muitos tipos de atividades, como: • Relacionamentos com os concorrentes • Preços e termos de vendas para distribuidores e outros clientes • Práticas comerciais e de marketing Essas leis são bastante complicadas. As penalidades para violações podem incluir multas altas e até mesmo prisão. Em resumo: • Não discuta assuntos delicados de negócios como preços, condições de vendas, planos de negócios ou de marketing, margens, custos, capacidade de produção, níveis de estoque, programas comerciais ou descontos com os concorrentes • Se um concorrente levantar alguma dessas questões, não importa o quão casualmente ele faça isso, interrompa a conversa imediatamente e explique que é contra nossa política discutir esses assuntos • Entre em contato com nosso Departamento Jurídico para obter orientação específica sobre as leis em seu país e para informar sobre qualquer conversa inapropriada com algum concorrente por um comprador em um hospital, encontrei um representante de vendas da concorrência. Falamos sobre esportes e, então, ele disse que limitaria a oferta de vendas a determinados produtos e perguntou se eu faria o mesmo. Isso me pareceu um bom negócio para ambas as empresas. É? Não. É contra a lei fazer acordos com concorrentes em relação a qualquer questão relacionada à venda de nossos produtos. É melhor limitar as conversas com os concorrentes a tópicos fora dos negócios como esportes ou o tempo. 13 P: Ouvi falar de uma reunião que um concorrente conduzirá em uma feira comercial na qual comparecerei. Não acho que eles permitirão que eu compareça ao encontro sabendo que sou da Kimberly-Clark. Posso ir fingindo que sou um cliente? Não. Obter informações sobre um concorrente disfarçando sua identidade nunca é apropriado. A obtenção de informações sobre os concorrentes é uma atividade comercial legítima quando executada dentro da lei e de forma ética. Você deverá consultar o Departamento Jurídico antes de comparecer a qualquer encontro com um concorrente, já que esses encontros podem levantar questões com relação à legislação antitruste. P: Para me ajudar a executar um trabalho melhor na Kimberly-Clark, mantenho diversos documentos que usei em meu emprego anterior, descrevendo os vários processos que eles usavam. Posso usar esses documentos na Kimberly-Clark? Depende. Se os documentos contiverem informações confidenciais ou proprietárias, você não poderá usá-los ou compartilhá-los com a Kimberly-Clark. A Kimberly-Clark espera que todos os colaboradores cumpram os acordos de confidencialidade relacionados às informações obtidas em empregos anteriores. Caso não tenha certeza, converse com um advogado do nosso Departamento Jurídico antes de usar ou compartilhar as informações. 14 INFORMAÇÕES SOBRE A CONCORRÊNCIA No curso normal dos negócios, as informações sobre outras empresas são obtidas, incluindo clientes, fornecedores e concorrentes. A obtenção desse tipo de informações sobre a concorrência é uma parte normal do sistema de concorrência. No entanto, há limites éticos e legais para a obtenção de informações sobre a concorrência: • Não devemos obter essas informações por meios impróprios, como por meio de suborno ou de espionagem de nossos concorrentes • Não devemos contratar um colaborador de um concorrente para obter informações confidenciais ou encorajar os colaboradores da concorrência a revelar informações confidenciais sobre seu empregador • Se alguém oferecer informações sobre um concorrente que você acredite serem confidenciais, você deverá perguntar se elas são confidenciais e como foram obtidas • Se o material oferecido for escrito e apresentar uma classificação de “secreto”, “confidencial”, “proprietário” ou “apenas para você” ou se você, por outros meios determinar que o material é confidencial, você deverá entrar em contato com um advogado do nosso Departamento Jurídico Para obter mais informações, leia o seguinte: Conflicts of Interest, Gifts and Disclosure of Confidential Information Policy (Política de Conflitos de Interesse, Presentes e Revelação de Informações Confidenciais); Instructions To Corporate Policy On Conflicts Of Interest, Gifts, And Disclosure Of Confidential Information Regarding Hiring Employees Of A Competitor (Instruções da Política Corporativa de Conflitos de Interesse, Presentes e Revelação de Informações Confidenciais Relacionadas à Contratação de Colaboradoress de um Concorrente); Data Classification Policy (Política de Classificação de Dados); K-C Competitive Information Center (Centro de Informações Sobre a Concorrência K-C); Confidentiality Agreement (Acordo de Confidencialidade); Records Administration Policy (Política de Administração de Registros); Access Control (Controle de Acesso); Proprietary Information (Informações Proprietárias) MEIO AMBIENTE A condução de nossos negócios com um respeito sincero e apropriado pelo meio ambiente é uma política fundamental para a Kimberly-Clark. Como resultado, a Companhia desenvolveu várias políticas ambientais sobre: conservação de energia; conservação de água; redução do desperdício no processo de fabricação; descarte apropriado de resíduos que não podem ser eliminados; uso de matérias-primas e práticas sustentáveis; conformidade com as leis ambientais e o monitoramento e relatório da conformidade ambiental. A Kimberly-Clark também está sujeita a diversas exigências governamentais e leis ambientais. Essas exigências governamentais definem o padrão mínimo de conduta. As políticas da Kimberly-Clark têm como objetivo um padrão mais alto de conduta. Cada um de nós deve: • Conhecer e cumprir as leis e os regulamentos aplicáveis • Conhecer e cumprir todas as políticas da Kimberly-Clark relacionadas ao meio ambiente • Consultar os departamentos de Meio Ambiente e Energia ou Jurídico para saber mais sobre as leis ambientais aplicáveis e as políticas da Kimberly-Clark • Apoiar o uso sustentável de recursos naturais, incluindo a conservação de água, a redução e o beneficiamento para reuso de resíduos e a conservação de energia. Nós regularmente conduzimos auditorias de desempenho nessas áreas para desenvolver planos de ação para melhorar a utilização dos recursos naturais É esperado que todos os colaboradores ajam como cidadãos responsáveis, aderindo às regras e aos regulamentos do local de trabalho em relação ao meio ambiente. Q: Observei atividades na Kimberly-Clark que podem comprometer o meio ambiente ou criar um perigo ambiental. O que devo fazer? Informe. Caso tenha ciência de qualquer violação da lei ou das políticas ou dos procedimentos da Companhia, é sua responsabilidade informar. Para obter mais informações, leia o seguinte: Protection of Biosphere Policy (Política de Proteção da Biosfera); Protection of Biosphere Policy Instructions (Instruções da Política de Proteção da Biosfera); Reduction and Disposal of Waste Policy (Política de Redução e Descarte de Resíduos); Use and Conservation of Energy Policy (Política de Uso e Conservação de Energia); Use and Conservation of Energy Policy Instructions (Instruções da Política de Uso e Conservação de Energia); Fiber Procurement Policy (Política de Aquisição de Fibras); Fiber Procurement Policy Instructions (Instruções da Política de Aquisição de Fibras); Environmental Protection and Concern Policy (Política de Preocupação e Proteção Ambiental); Environmental Services and Vision 2010 webpage (Site Serviços e Visão Ambiental 2010) GOVERNO Como uma companhia global, estamos sujeitos às leis de muitos países. Estamos comprometidos a cumprir todas as leis, regras e regulamentações governamentais aplicáveis. As leis do EUA algumas vezes se aplicam às operações e aos colaboradores da Companhia fora dos EUA. Outros países também poderão aplicar suas leis fora de suas fronteiras. Sempre verifique com um advogado do nosso Departamento Jurídico caso não esteja certo de quais leis se aplicam a sua situação. Além disso: • Seja cuidadoso para deixar claro que não fala ou age em nome da Kimberly-Clark, a não ser que tenha sido autorizado a fazê-lo • Se um funcionário do governo entrar em contato com você em relação a seu trabalho ou se for solicitado a fornecer informações em conexão com um inquérito ou uma investigação de uma agência governamental, você deverá avisar um advogado do nosso Departamento Jurídico ou um membro de nossa equipe de Assuntos regulamentares para assegurar que o assunto seja tratado de forma completa e apropriada • Não entre em contato com o governo para influenciar a aprovação de leis, regulamentos ou a tomada de decisão em nome da Kimberly-Clark sem consultar um advogado no Departamento Jurídico. Muitos países têm leis que regulamentam esse tipo de atividade (consulte as páginas 20 a 21 sobre Gifts, Entertainment or Favors to Government Personnel (Presentes, Entretenimento e Favores a Pessoal do Governo) Para obter mais informações, leia seguinte: Public Statements with Corporate Implications Policy (Política de Declarações Públicas com Implicações Corporativas); Instructions to Corporate Policy on Public Statements with Corporate Implications (Instruções da Política de Declarações Públicas com Implicações Corporativas); Anti-Corruption Policy (Política Anticorrupção); Instructions to Corporate Policy on AntiCorruption (Instruções da Política Corporativa Anticorrupção) 15 CONFLITOS DE INTERESSE Ao conduzir os negócios da Companhia, cada um de nós tem o dever de agir sempre visando os melhores interesses da Cia. e evitar conflitos de interesse, reais ou potenciais. Um conflito de interesse se origina quando relacionamentos comerciais, atividades políticas, financeiras, sociais ou pessoais interferem em nossa objetividade e lealdade à Kimberly-Clark. Alguns conflitos de interesse são óbvios, como o recebimento de propina para garantir negócios da K-C para um fornecedor. Outros conflitos de interesse podem ser menos óbvios, como a condução de negócios com uma companhia de propriedade de um membro próximo da família, mesmo quando essa companhia pareça estar oferecendo o melhor preço. Os possíveis conflitos de interesse devem ser discutidos com o líder de sua equipe para assegurar que os melhores interesses da Companhia sejam assegurados. Cada um de nós deve: Conduta com nossa companhia NOSSA INFORMAÇÃO E OS RECURSOS DA COMPANHIA Cada um de nós tem o dever de proteger os recursos da Companhia e de evitar conflitos de interesses com a Companhia. 16 • Evitar ações que criem - ou até mesmo pareçam criar – conflitos de interesse na Companhia • Nunca use sua posição na KimberlyClark para obter ganho pessoal • Se achar que você ou um membro da família possui um conflito de interesse, converse com o líder da sua equipe ou com o Departamento Jurídico e, se apropriado, obtenha aprovação para esse relacionamento DICA DE CONDUTA Não use o computador da Companhia para conduzir negócios externos. P: Um fornecedor me CONFLITOS DE INTERESSE continuação Discursos e Apresentações Seguem alguns exemplos de conflitos de interesse reais ou potenciais: • Você recebe uma oferta de pagamento para fazer discursos ou apresentações relacionadas a seu trabalho na KimberlyClark Emprego externo • Você ou um parente próximo trabalha para, presta serviços ou recebe pagamento de concorrentes, fornecedores ou clientes. • Você ou um parente próximo é proprietário de uma companhia que negocia com a Kimberly-Clark • Você possui um emprego externo ou interesses comerciais que interferem em sua capacidade de executar seu trabalho na Kimberly-Clark • Você conduz negócios de maneira paralela (não com a Kimberly-Clark) com qualquer fornecedor, cliente etc. da Kimberly Clark. Relacionamentos pessoais Interesses financeiros Relacionamentos políticos • Você ou um parente próximo possui um investimento ou outro interesse financeiro em empresas privadas que sejam fornecedoras, concorrentes ou cliente da Kimberly-Clark • Você ou um membro da família possuem mais de 1% de ações de qualquer concorrente, fornecedor ou cliente da Kimberly-Clark Serviço público • Você é voluntário em uma instituição de caridade ou em outra organização que está analisando um caso envolvendo a Kimberly-Clark • Você arrecada fundos para a instituição durante o horário de trabalho (exceto quando patrocinado pela Kimberly-Clark) • Você pede a clientes ou a fornecedores que façam doações para a instituição • Os clientes ou fornecedores pedem que você faça doações para instituições (exceto quando patrocinado pela Kimberly-Clark) • Você supervisiona ou é supervisionado por um parente próximo ou um parceiro • Você está considerando a contratação de um parente próximo ou parceiro como colaborador ou fornecedor Conselhos • Você está analisando aceitar uma nomeação para o Conselho, mas está preocupado em como esse compromisso poderá afetar seu trabalho • Você faz parte de um conselho que está analisando uma decisão que poderá afetar a Kimberly-Clark • Você trabalha em uma campanha política durante o horário de trabalho • Você expressa suas visões políticas em um cenário no qual sua audiência pode achar que você está falando em nome da Kimberly-Clark • Você faz contribuições ou pagamentos para partidos políticos ou candidatos em nome da Kimberly-Clark Para obter mais informações, leia o seguinte: Conflicts of Interest, Gifts and Disclosure of Confidential Information Policy (Política de Conflitos de Interesse, Presentes e Revelação de Informações Confidenciais); Conflicts of Interest, Gifts and Disclosure of Confidential Information Policy Instructions (Instruções da Política de Conflitos de Interesse, Presentes e Revelação de Informações Confidenciais); Sourcing and Supply Business Conduct (Conduta de Obtenção e Fornecimento de Serviços) convidou para falar em uma de suas reuniões. Posso fazer isso? Depende. Obtenha a aprovação do líder de sua equipe antes de falar em qualquer evento externo. Não revele informações confidenciais na presença de estranhos. Não aceite pagamento de despesas se isso puder causar um conflito de interesse, como obter um tratamento favorável por parte da Kimberly-Clark. P: Meu irmão é eletricista e está localizado próximo a uma de nossas fábricas. Ele quer prestar serviços para a fábrica. Ele poderá executar serviços nas instalações da Kimberly-Clark? Depende. Seu irmão poderá procurar a Kimberly-Clark para oferecer seus serviços desde que você não tenha responsabilidade pela busca desses serviços e não tenha envolvimento no processo seletivo. A companhia dele precisará passar pelo processo de seleção estabelecido e atender aos critérios da Kimberly-Clark. Você deverá informar o líder de sua equipe sobre esse tipo de situações. 17 DICA DE CONDUTA P: Tenho um blog pessoal no qual compartilho meus pensamentos e sentimentos com meus amigos. O que preciso considerar antes de incluir informações relacionadas ao trabalho? Seja cuidadoso. Ferramentas de mídia como blogs, wikis, redes de relacionamento etc. estão sujeitos às mesmas regras que os outros meios de comunicação. Não revele informações comerciais confidenciais. Por exemplo, não escreva sobre aquisições, recalls de produtos, mudanças organizacionais, relacionamentos com clientes ou fornecedores, informações financeiras, informações pessoais de colaboradores (endereço, número de telefone, números de identificação de colaboradores etc) ou qualquer outra informação reservada ou confidencial. P: Já estava planejando vender ações da KimberlyClark, mas acabei de receber informações que não estão disponíveis acionistas fora da Kimberly-Clark? Ainda posso fechar o negócio? Não. Se você comprar ou vender ações da Companhia quando tiver ciência de informações que ainda não se tornaram públicas, será considerado que você fechou o negócio com base nessas informações, mesmo que elas não tenham representado um fator significativo na decisão de fechar o negócio. 18 Não envie imagens de processos, equipamentos ou maquinário da Companhia por e-mail sem prévio consentimento. INFORMAÇÕES CONFIDENCIAIS Estamos comprometidos a proteger as informações confidenciais. Durante nosso trabalho, muitos de nós têm acesso a informações confidenciais, incluindo: • Planos comerciais • Estratégias de preços • Informações financeiras • Processos de patentes • Informações de desenvolvimento de produtos • Informações de colaboradores e de salários • Atividades de pesquisa e desenvolvimento • Métodos de fabricação A revelação de informações confidenciais para fora da Companhia poderá prejudicar a posição da Companhia em relação à concorrência e seus acionistas. Faça sua parte para proteger as informações confidenciais: • Seja cuidadoso ao discutir assuntos da companhia em público, como em elevadores, aviões e restaurantes e ao usar telefones celulares • Não use seu laptop em um avião para trabalhar em assuntos da Companhia quando alguém puder ver sua tela • Não permita que ninguém acesse as instalações da Companhia sem a autorização por escrito apropriada • Direcione as perguntas dos investidores, analistas e da mídia para a Assessoria de Comunicação Corporativa ou para Relações com o Investidor • Direcione perguntas externas que parecerem querer obter informações confidenciais para o Departamento de Segurança Global • Não use informações privadas da KimberlyClark para negociar ações • Converse com o líder de sua equipe ou com um advogado do Departamento Jurídico se tiver perguntas sobre a negociação de ações da Companhia Ferramentas de mídia como blogs, wikis, redes de relacionamento etc. estão sujeitos às mesmas regras que os outros meios de comunicação. Não escreva sobre aquisições, recalls de produtos, mudanças organizacionais, relacionamentos com clientes ou fornecedores, informações financeiras, informações pessoais de colaboradores (endereço, número de telefone, números de identificação de colaboradores etc). Uma vez publicadas, elas poderão se tornar disponíveis para qualquer pessoa no mundo, incluindo nossos concorrentes. Para obter mais informações, leia o seguinte: Confidential Information Policy (Política de Informações Confidenciais); Insider Trading Procedures (Procedimentos Internos de Negociação de Ações); Corporate Records Policy (Política de Registros Corporativos); Corporate Records Administration (Administração de Registros Corporativos); Contracts Policy (Política de Contratos); Instructions to Contracts Policy (Instruções da Política de Contratos); Public Statements with Corporate Implications Policy (Política de Declarações Públicas com Implicações Corporativas); Public Statements with Corporate Implications Policy Instructions (Instruções de Política de Declarações Públicas com Implicações Corporativas); Proprietary Information Guidelines (Diretrizes de Informações Proprietárias) DICA DE CONDUTA Um colaborador que publicou informações confidenciais da Companhia em uma lista de discussão na Internet foi demitido. As informações publicadas na Internet podem ser lidas por concorrentes e podem prejudicar nossos negócios. DICA DE CONDUTA Entre em contato com o Departamento Jurídico antes de levar ideias recém-criadas para fora da companhia. Sua ideia poderá ser, na verdade, um recurso da companhia. P: Trabalho como USO DOS RECURSOS DA EMPRESA Estamos comprometidos a proteger os recursos sob nosso controle direto. Os recursos da companhia incluem mas não se limitam a: • Equipamentos, maquinários, ferramentas e peças de reposição • Estoque e suprimentos • Telefones, máquinas de cópia e de fax • Computadores, impressoras e outros recursos de tecnologia • Sistemas e ferramentas de acesso à internet e a e-mail • Informações e registros confidenciais • Invenções e ideias • Marcas comerciais, direitos autorais e patentes • Planos e segredos comerciais • Recebíveis • Relacionamentos comerciais • Reputação Cada um de nós deve: • Usar os recursos da Companhia de forma responsável para assegurar que eles não seja usados de forma incorreta ou desperdiçados • Gerenciar orçamentos, despesas e outros fundos de maneira precisa • Siga as regras e políticas de viagens da Kimberly-Clark, projetadas para maximizar a eficiência e minimizar custos • Esteja atento aos procedimentos de segurança e alerta às situações que possam levar a perda, roubo ou má utilização de recursos • Restrinja o uso pessoal de recursos da Kimberly-Clark ao mínimo. O uso ocasional do computador, do telefone e das máquinas de cópia e fax para fins pessoais é permitido, contanto que não o distraia de suas responsabilidades com o trabalho e esteja em conformidade com as políticas e os procedimentos da Kimberly-Clark • Não permita que outras pessoas, incluindo amigos e membros da família, usem os recursos da Kimberly-Clark • Sempre use sua própria ID de usuário e senha quando estiver usando um computador da Kimberly-Clark e nunca forneça sua senha para alguém • Nunca use um software de criptografia não autorizado em um computador da KimberlyClark • Trate os bens da Companhia com cuidado e evite usos que possam levar a perda ou a danos Para obter mais informações, leia o seguinte: Corporate Financial Instructions (CFIs) (Instruções de Finanças Corporativas); Acceptable Internet Use Policy (Política de Uso Aceitável da Internet); E-mail Policy (Política de E-mail); E-mail Guidelines (Diretrizes de E-mail); Information Systems Resources Policy (Políticas de Recursos de Sistemas da Informação); Unsolicited Ideas Policy (Política de Ideias Não Solicitadas); Property and Asset Protection Guidelines (Diretrizes de Proteção de Bens e de Propriedade); Security Procedures (Procedimento de Segurança); Statement of Accountability (Declaração de Responsabilidade) v oluntário em um hospital local. Todo mês eles precisam que eu faça cópias de folhetos. Se eu trouxer o papel, poderei usar o equipamento do escritório? Não. Você não pode usar os recursos da KimberlyClark para trabalho voluntário iniciado pelo colaborador. Um uso casual ocasional será aceitável, mas isso parece ser uma atividade regular. Mesmo que esteja usando seu próprio papel, ainda estará usando recursos da Kimberly-Clark como toner, tinta e largura de banda da rede. P: Um novo colaborador ainda não tem acesso à rede. Posso emprestar minha senha a ele? Não. Ele deve aguardar até receber a própria senha. Você é o responsável por qualquer atividade processada com sua senha. Ao manter um controle rígido de sua senha e alterá-la periodicamente, você estará protegendo os dados da KimberlyClark de usuários não autorizados. DICA DE CONDUTA Gastar horas de trabalho na internet ou jogando é uma violação do Código de Conduta. 19 PRESENTES, ENTRETENIMENTO E OUTROS FAVORES P: Um fornecedor que gostaria de negociar com a Kimberly-Clark me convida para almoçar pelo menos duas vezes por semana. Isso é certo? Depende. Não há problema em aceitar convites para almoçar se vocês forem se encontrar com objetivos comerciais. Mas refeições frequentes ou extravagantes podem dar a impressão de criar um conflito de interesse. Converse com seu líder de equipe se um fornecedor o convidar para almoçar com frequência. Converse com o fornecedor sobre o Código e mantenha os encontros com fornecedores dentro de um limite razoável. P: Um fornecedor ofereceu-se para entregar as sobras de material de um projeto concluído em minha casa. O projeto foi concluído e, de qualquer maneira, a KimberlyClark apenas descartaria as sobras. Isso é certo? Não. Nunca aceite itens de fornecedores da KimberlyClark para uso pessoal. Aceitar ou oferecer presentes, entretenimento (shows, esportes etc.) e outros favores também pode criar um conflito de interesse, real ou potencial. “Presentes, entretenimento e outros favores” significa qualquer coisa de valor. Exemplos incluem, mas não estão limitados a: refeições, hospedagem, descontos, prêmios, viagens, ingressos para shows, esportes etc., dinheiro em qualquer forma ou ações. Aceitar presentes, entretenimento ou favores Durante seu trabalho para a Kimberly-Clark, clientes, fornecedores ou outros contatos comerciais poderão oferecer presentes, entretenimento ou outros favores a você. Aceitar esse tipo de coisa normalmente nos deixa com a sensação de que devemos fazer algo em troca. Isso poderá afetar nossa capacidade de tomar decisões comerciais objetivas levando em consideração os melhores interesses da Kimberly-Clark. Normalmente, os únicos tipos de presentes e entretenimento que você poderá aceitar de alguém que negocia ou poderá vir a negociar com a Kimberly-Clark são: • Presentes ocasionais de baixo valor, como canetas, calendários ou pequenos itens promocionais relacionados a negócios • Refeições ocasionais com um preço razoável na companhia de um contato comercial • Comparecimento ocasional a eventos esportivos, ao cinema ou a outros eventos culturais na companhia de um contato comercial Cada um de nós não deve: • Aceitar nada se isso o deixar com a sensação de que precisa fazer, ou prometer fazer, qualquer coisa em retribuição • Aceitar qualquer coisa em retribuição por ter oferecido a alguém a oportunidade de negociar com a Kimberly-Clark DICA DE CONDUTA Aceitar presentes caros de um fornecedor, incluindo R$ 500,00 em louças italianas, leva a demissão. 20 • Aceitar qualquer coisa que não possua um objetivo comercial Se receber algo que não corresponda a essas diretrizes, deverá devolver e explicar que nossa política não permite que você aceite. Se devolver o presente fará com que você viole um costume social, converse com seu líder de equipe para encontrar uma solução, como doar o presente para caridade. Caso não tenha certeza se o presente, entretenimento ou favor recebido viola essa política, converse com seu líder de equipe ou com um membro do Departamento Jurídico. Oferecer presentes, entretenimento ou favores Estamos comprometidos a conquistar negócios com base nos recursos e benefícios superiores de nossos produtos e serviços. Oferecer presentes, entretenimento ou favores para conquistar ou manter negócios é antiético e pode ser ilegal. No entanto, há ocasiões nas quais é aceitável oferecer um presente ou um entretenimento modesto para um contato comercial de modo a criar um relacionamento comercial. Em resumo: • Não ofereça presentes, entretenimento ou favores para a mesma pessoa ou a mesma companhia com frequência • Use o bom senso para limitar os presentes, o entretenimento e os favores de acordo com as circunstâncias • Não ofereça presentes, entretenimento ou favores se estiver fazendo isso para que o destinatário se sinta obrigado a negociar com a Kimberly-Clark • Não ofereça presentes ou entretenimentos que possam dar a impressão de violar nosso compromisso e nosso respeito uns com os outros • Verifique se não está violando a política de presentes e entretenimento da outra companhia • Nunca ofereça dinheiro, cheques, ordens de pagamento, cartões-presente, empréstimos ou outros tipos de auxílio monetário P: O que é um funcionário do governo? Um funcionário do governo é qualquer pessoa empregada por qualquer governo ou companhia comercial controlada pelo governo ou por um partido político, como diretores, fiscais ambientais e de saúde, oficiais da alfândega, colaboradores dos correios, membros de um corpo legislativo e colaboradores de hospitais de propriedade do governo. P: O prefeito da cidade visitará a fábrica para uma Presentes, entretenimento ou favores para fiscais do governo Quase todos os países possuem leis para evitar subornos e corrupção. As leis anticorrupção dos EUA se aplicam não apenas às ações realizadas no território dos EUA, mas também às ações realizadas em outros países pelas subsidiárias ou outras pessoas trabalhando em nome de companhias com sede nos EUA. A violação dessas leis, ou da lei anticorrupção em qualquer país poderá levar a Companhia a sofrer penalidades severas e danificar de forma significativa nossa reputação pública. Normalmente é ilegal, e uma violação deste Código, oferecer, prometer ou dar, direta ou indiretamente, qualquer coisa de valor, independentemente do valor, para induzir ou influenciar uma decisão de um funcionário do governo ou para assegurar uma vantagem inadequada. Exemplos de pagamentos que poderão ser proibidos incluem dinheiro, presentes, refeições, entretenimento, oportunidades de negócios, produto da Companhia, ofertas de emprego, contribuições para organizações de caridade e mais. Essas atividades podem ser consideradas suborno ou corrupção. O Departamento Jurídico pode oferecer orientação sobre se uma determinada oferta ou pagamento é proibido por lei ou por este Código. A K-C também adotou diversas políticas que oferecem orientação adicional. cerimônia do início da construção de nosso novo prédio. Posso oferecer a ele uma sacola de presentes cheia de amostras de produtos? Depende. Muitos funcionários públicos são proibidos pela lei local e por seus próprios códigos de ética de aceitar presentes, mesmo que se trate apenas de uma xícara de café. Presentes para funcionários públicos são proibidos pela lei de "Práticas de Corrupção Externa dos EUA" se os presentes destinarem-se a influenciar uma decisão. Como essa é uma área complicada e as penas podem ser severas, você deve abordar esse assunto com um advogado do Departamento Jurídico antes de oferecer presentes a funcionários do governo. P: Soube que preciso pagar mais a um fiscal da alfândega para que nossos produtos passem sem problemas pela alfândega. Posso fazer isso? Não. As leis da maioria dos países proíbem esses pagamentos em qualquer circunstância e a Companhia desencoraja esse tipo de pagamento em qualquer país. Esta é uma área bastante complicada e as penas para violação das leis são bastante severas. Se você acha que esse pagamento se qualifica como um pagamento de facilitação legalmente permitido no seu país, você deverá primeiro receber a aprovação do Departamento Jurídico e do líder de sua unidade antes de efetuar qualquer tipo de pagamento para um fiscal da alfândega e deverá manter um registro apropriado desse pagamento. Para obter mais informações, leia o seguinte: Conflicts of Interest, Gifts and Disclosure of Confidential Information Policy (Política de Conflitos de Interesse, Presentes e Revelação de Informações Confidenciais); Conflicts of Interest, Gifts and Disclosure of Confidential Information Policy Instructions (Instruções da Política de Conflitos de Interesse, Presentes e Revelação de Informações Confidenciais); The Foreign Corrupt Practices Act - A Summary (CFI 07-01, Appendix P) (A Lei de Práticas de Corrupção Externa - Um Resumo (CFI 07-01, Appendix P); Kimberly-Clark Healthcare Guidelines for Interaction with Healthcare Professionals (Refer Tabs D and E) (Diretrizes de Saúde da Kimberly-Clark para Interação com Profissionais de Saúde (Consulte as guias D e E); Anti-Corruption Policy (Política Anticorrupção); Instructions to Corporate Policy on Anti-Corruption (Instruções da Política Corporativa Anticorrupção) 21 REGISTROS PRECISOS P: O fim do ano está chegando e tenho dinheiro sobrando em meu orçamento. Posso pagar antecipadamente uma despesa que sei que terei no próximo ano para que ela seja aplicada ao orçamento desse ano? Não. Você deve registrar as despesas no período contábil apropriado. Registre as atividades no ano no qual elas ocorrem. Se precisar pagar antecipadamente este ano por uma atividade que acontecerá no ano seguinte, entre em contato com sua equipe financeira local para registrar o item como uma despesa pré-paga. P: O líder de minha equipe solicitou que nós gastemos tantas horas de trabalho quanto forem necessárias para atingir nossa meta de produção, mas parece haver uma regra informal de que horas extras são proibidas e apenas 40 devem ser colocadas em nossos relatórios de horários. O que devo fazer? Informe. Você deverá sempre informar as horas reais pelas quais trabalhou de acordo com as políticas, a lei e os acordos coletivos locais. Se sua equipe estiver trabalhando além do horário, você deverá reportar isso com precisão. Se não for aprovado que você faça horas extras, você deverá parar de trabalhar ao final de seu turno. Nunca trabalhe por horas “não oficiais”. P: A líder de minha equipe pediu que eu preparasse uma ordem de compra de R$ 40.000, mas ela só tem autoridade para aprovar R$ 20.000. Posso transformar a solicitação em duas ordens de compra para evitar precisar obter a aprovação de um nível mais alto? Não. Crie a ordem de compra de US$ 40.000 e obtenha as aprovações necessárias. Caso não se sinta confortável em desafiar seu líder de equipe, informe o incidente ao Departamento Jurídico ou à Linha do Código de Conduta. 22 Estamos comprometidos a efetuar registros da Companhia que reflitam de forma justa e precisa as nossas atividades de forma justa e precisa e a manter esses registros por quanto tempo for necessário de acordo com a exigência legal ou conforme indicado em nossa programação de retenção de registros/documentos. Nossa programação de retenção de registros/documentos pode ser encontrada no Corporate Record Administration Website (Site Corporativo de Administração de Registros). Alguns exemplos de registros da Companhia são: • Contratos • Faturas • Solicitações de verificação • Relatórios de despesas • Cadernos de laboratórios • Registros de comparecimento • Relatórios de produção • Testes de pesquisa e desenvolvimento • Programações financeiras • Relatório de atividades de vendas Conforme exigido pelas leis aplicáveis, a Companhia possui políticas sobre a administração, a manutenção e a retenção apropriada de registros e cada um de nós é responsável por estar em conformidade com essas políticas. Isso significa que os registros devem ser verdadeiros e corretos, devem ser mantidos e disponibilizados para aqueles que deles necessitam para seu trabalho e deverão ser descartados corretamente quando não for mais necessário mantê-los pela lei ou conforme exigido em nossa programação de retenção de registros. Os relatórios de informações financeiras exigem o padrão mais alto de justiça e honestidade. O dano causado à reputação da Companhia e a seus investidores pelo uso de registros ilusórios ou fraudulentos pode ser severo. Relatórios financeiros desonestos também podem resultar em penas civis ou criminais para os indivíduos envolvidos e para a Companhia. A publicação de informações falsas ou ilusórias em relatórios financeiros internos ou externos é totalmente proibida. Pra obter mais informações, leia o seguinte: Records Creation, Retention and Destruction Policy (Política de Criação, Retenção e Destruição de Registros); Corporate Records Administration Website (Site de Administração de Registros Corporativos); Accounting Policies and Practices Policy (Política de Práticas e Políticas de Contabilidade); Corporate Financial Instructions (CFIs) (Instruções de Finanças Corporativas); Internal Control Policy (Política de Controle Interno); CFI 27-50 Employee Expense Reimbursement (Reembolso de Despesa de Colaborador); Expense Reimbursement Policy (Política de Reembolso de Despesas) P: O líder de minha equipe pediu que eu realizasse um lançamento com o qual não concordo para “chegar aos números”. O que devo fazer? Informe. Um relatório PREVENÇÃO DE FRAUDE Todas as atividades fraudulentas são estritamente proibidas. A Kimberly-Clark espera que seus colaboradores ajam com honestidade e integridade ao trabalharem com materiais, fundos e sistemas de relatórios da Companhia. A KimberlyClark espera que todos os colaboradores tenham uma abordagem pró-ativa para evitar e detectar fraudes. As atividades fraudulentas são uma grande preocupação em todas as empresas devido ao grande efeito que elas podem causar na reputação e na estabilidade financeira da Companhia. A seguir, alguns exemplos de fraude: • Roubar dinheiro, estoque ou outros ativos • Receber dinheiro ou presentes de fornecedores em troca da oportunidade de negociar com a Kimberly-Clark • Enviar solicitações de reembolso imprecisas ou falsas • Receber a compensação do colaborador quando não estiver mais machucado ou afetado pelo incidente • Baixar ativos ou débitos recuperáveis • Uso de ativos da Companhia para benefício próprio • Registrar a venda antes dela ser concluída/entregue • Falsificar cartões de ponto ou relatório de horas • Fazer entradas inválidas no sistema de contabilidade • Autorizar ou receber pagamento por bens não entregues ou por serviços não executados • Autorizar ou receber pagamento por horas não trabalhadas ou despesas não realizadas e documentadas • Falsificação de qualquer tipo financeiro impreciso pode resultar em sérias consequências para a Companhia. Informe a questão imediatamente para o Departamento Jurídico ou para a Linha do Código de Conduta. Você também poderá entrar em contato com o Comitê de Auditoria do Conselho Diretor. P: A esposa do meu amigo teve um bebê recentemente. Outro dia eu o vi pegar um pacote de Huggies® no estoque e levar para o carro depois do trabalho. Se eu informar, ele poderá perder o emprego. O que devo fazer? Informe. É difícil fazer um relatório sobre um amigo, mas levar produtos do estoque não é diferente de roubar de uma loja. Informar o roubo é a coisa certa a se fazer. 23 Fazendo o que é certo O Doing jeito da Kimberly-Clark What’s Right Is The Kimberly-Clark Way A leitura deste Código não representa um fim em si mesmo. Em vez é importante queitself. todosInstead, sempreit is Reading thisdisso, Code is not an end unto ajamimportant com ética, dentro da lei e em conformidade that everyone act ethically, legally andcom in este compliance Código de Conduta. FazerofoConduct que é certo o jeitoDoing with this Code at allétimes. da Kimberly-Clark. um de nós é responsável What’s Right is Cada the Kimberly-Clark way. Each of por us is agir em conformidade com o Código, por responsible for our own compliance withinformar the Code, to suspeitas violações e por cooperar com as in the reportde suspected violations, and to cooperate investigações Companhiaofem relaçãoviolations. a possíveis Company’sdainvestigation potential You violações. Você não pode perder seu emprego ou seus cannot lose your job or your benefits, or be demoted, benefícios, ou ser rebaixado, suspenso, ameaçado, suspended, threatened, harassed or discriminated assediado ou discriminado, por levantar uma questão against for raising a Code of Conduct concern honestly. relacionada ao Código de Conduta de forma honesta. This Code is intended to provide guidance on what is Este “right” Códigowhen pretende oferecer uma orientação sobre dealing with customers, suppliers, other o queemployees, é “certo”competitors para lidar com clientes, and the public.fornecedores, There are a outros colaboradores, e com o público. number of resourcesconcorrentes available to you to answer questions Há vários disponíveisThose pararesources responder or for recursos reporting violations. areaidentified perguntas ou 4-5 paraofinformar on pages the Code.violações. Esses recursos são identificados na página 4-5 do Código. 24 24 OBSERVAÇÕES País Código de Acesso Discagem Gratuita Arábia Saudita Áustria Equador (Andinatel) Equador (Pacifictel) Guatemala Honduras Índia Japão (KDDI) Japão (Softbank) Nicarágua Paraguai Rússia (Moscou) Rússia Turquia Ucrânia Venezuela Vietnã 1-800-10 0800-200-288 1-999-119 1-800-999-119 138-126 ou 999-91-90 800-0123 000-117 00-539-111 00-663-5111 1-800-0164 008-11-800 363-2400 8^10-800-110-1011 0811-288-0001 8 ^ 100-11 0 800 2255 288 1-201-0288 800-482-6020 800-482-6020 800-482-6020 800-482-6020 800-482-6020 800-482-6020 800-482-6020 800-482-6020 800-482-6020 800-482-6020 800-482-6020 800-482-6020 800-482-6020 800-482-6020 800-482-6020 800-482-6020 800-482-6020 Como discar os números do “Código de Acesso” 1. Disque o Código de Acesso 2. Aguarde pelo tom de discagem ou por instruções 3. Disque o número gratuito A marca “^” em alguns códigos indica “aguardar segundo tom de discagem”. País Discagem Gratuita África do Sul Alemanha Argentina Austrália Bahrein Bélgica Bolívia Brasil Chile China Norte China Sul Cingapura Colômbia Coreia Costa Rica El Salvador Espanha Filipinas Grécia Hong Kong Hungria Indonésia Israel Itália Jamaica Malásia México Nova Zelândia Países Baixos Panamá Peru Polônia Portugal Reino Unido República Dominicana República Tcheca Suíça Tailândia Taiwan Trinidad e Tobago Uruguai 0800-980072 0800-181-5936 0-800-444-3594 1-800-082-171 8000-4149 0800-7-2974 800-100420 0800-891-4205 1230-020-5512 10-800-711-0649 10-800-110-0590 800-110-1537 01-800-912-0114 00798-1-1-008-3594 0-800-011-1094 800-6267 900-97-1068 1-800-1-111-0083 00-800-11-008-3594 800-903071 06-800-18318 001-803-1-008-3594 180-941-3594 800-788427 1-800-482-6020 1-800-81-2478 001-800-482-6020 0800-450-245 0800-022-0375 01-800-482-6020 0800-5-2697 0-0-800-111-1626 800-811-807 0-0808-234-7569 1-800-482-6020 800-142-323 0800-561-031 001-800-11-008-3594 00-801-10-4085 1-800-482-6020 000-411-008-3594 “Ao “Fazer o que é certo” todos os dias e estar comprometido com nosso Código de Conduta, você poderá nos ajudar a criar um ambiente de trabalho positivo e produtivo. E esse é o tipo de local de trabalho que todos nós merecemos”. Thomas J. Falk Presidente do Conselho e CEO www.kimberly-clark.com Marca registrada e *Marca comercial da Kimberly-Clark Worldwide, Inc., Neenah, WI 54956. © 2009 KCWW Form #: COC0001
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