PAGAMENTOS (SIAFI) 1 APRESENTAÇÃO 1.1 O subsistema

PAGAMENTOS (SIAFI)
1 APRESENTAÇÃO
1.1 O subsistema Contas a Pagar e a Receber (CPR) do Sistema Integrado de
Administração Financeira (SIAFI) que permite o gerenciamento de compromissos de pagamento e
recebimento, a partir do registro dos documentos que os originam, tais como notas fiscais, recibos,
etc. Ele possibilita ainda a emissão automática das ordens bancárias e dos documentos de
recolhimento de tributos e contribuições correspondentes aos compromissos
.
1.1.1 O CPR permite o cadastramento de contratos, notas fiscais, recibos e outros
documentos hábeis, cuja contabilização é efetuada por eventos de sistema. Estes documentos geram
compromissos de pagamento e de recebimento que montarão o fluxo financeiro. Outros documentos
do SIAFI, como a Nota de Empenho (NE) e a Programação Financeira (PF), também geram
compromissos para as Unidades Gestoras (UG) dos órgãos que utilizam o CPR.
.
1.1.2 As consultas, tanto ao fluxo de caixa como ao demonstrativo ou consolidado
dos compromissos, podem ser direcionadas por diversas chaves de seleção e classificação
(fonte/categoria de gasto, credor/devedor, UGR etc). A partir da consulta ao demonstrativo dos
compromissos, o usuário poderá comandar os pagamentos e recebimentos, em modo
"batch"(programado) ou on-line, gerando automaticamente os documentos Ordem Bancária (OB),
Nota de Sistema (NS), Guia de Recolhimento da Previdência Social (GRPS) ou Documento de
Arrecadação Financeira (DARF).
.
2 CONCEITOS BÁSICOS
.
2.1 DOCUMENTO DE ORIGEM: é o recibo, nota fiscal ou qualquer outro
documento (papel), emitido pela unidade ou pelo fornecedor, que será cadastrado no sistema.
2.2 DOCUMENTO HÁBIL (DH): é o documento cadastrado no sistema que gera
compromissos de pagamento ou de recebimento, podendo ser de previsão(Nota de Empenho(NE),
Contrato, Proposta de Programação Financeira etc.) ou de Realização (Nota Fiscal(NF), Recibo,
Folha de Pagamento, Programação Financeira Aprovada etc)
2.3 DOCUMENTO DE REFERÊNCIA: é um documento hábil cujos dados servirão
de base para um outro documento hábil, que, ao ser cadastrado, baixará os compromissos do
primeiro no valor correspondente; ex.: A Nota de Empenho(NE) é um documento de referência para
a Nota Fiscal de Pagamento.
2.4 SITUAÇÃO: é o indicador que determina o que será contabilizado quando da
liquidação e realização ou cancelamento do documento hábil, bem como seu relacionamento com o
documento de referência(exigência, tipo, equivalência de valor etc.); é a situação que indica os
eventos a serem aplicados.
2.5 DEDUÇÃO/ENCARGOS: corresponde às retenções de impostos e contribuições,
bem como de descontos, cujos valores serão deduzidos do valor do documento, ou encargos
decorrentes da emissão de documentos ficais.
2.6 UG PAGADORA/RECEBEDORA: é a unidade gestora responsável pelo
pagamento/recebimento dos compromissos gerados pelo documento hábil de realização, inclusive
os decorrentes de retenções/encargos.
.2.7 CREDOR/DEVEDOR: identifica a entidade credora do compromisso, se
documento de pagamento ou retenção/encargos, ou devedora, se documento de recebimento;
2.8.
COMPROMISSOS: são os valores a pagar ou a receber gerados a partir do
cadastramento de um documento hábil, podendo ser também de previsão(anterior à liquidação) ou
de realização(já liquidado).
3 NOVO CPR
Ao se acessar o novo sistema de contas a pagar e receber (CPR), será visualizada a
tela inicial de loguin do SIAFI,
onde deverão ser informados os dados de acesso: código
usuário(CPF) e senha de acesso, conforme imagem a seguir:
Na tela inicial do módulo CPR do SIAFI é possível verificar:
–
Mensagens Novas;
–
Usuário e UG;
–
Acesso de funcionalidades por linha de comando;
–
Acesso aos menus de funcionalidades;
Acesso a partir do M enu
Geral, localizado no canto
esquerdo do painel.
Usuário e UG
Funcionalidades por linha
de comando
M ensagens novas
Funcionalidades por
M enus
O processo de pagamento no novo CPR inicia-se pela inclusão do Documento Hábil
no SIAFI, documento esse que gerará o compromisso para posterior pagamento. A inclusão do
documento hábil poderá ser feita a partir da linha de comando digitando “INCDH” ou a partir do
menu lateral “ Menu Geral>Contas a Pagar e Receber>Documento Hábil>Incluir Documento
Hábil”, conforme figura a seguir.
Obs. Antes de iniciar o procedimento de pagamento, o ideal é consultar se há saldo
na respectiva conta do empenho para realizar o pagamento, caso o saldo seja insuficiente ou não
tenha saldo disponível, será necessário solicitar a descentralização de crédito à SPO.
Linha de comando para
acesso: INCDH
Acesso para inclusão de
documento hábil.
Uma vez acessado o menu de inclusão de documento hábil, será aberta uma tela
para que sejam preenchidos os dados referentes ao documento.
O primeiro passo é preencher o tipo de documento que será incluído, no caso deve
ser preenchido com a sigla da nota de pagamento (NP) e clicar em confirmar, não sendo necessário
preencher o campo “número”, que será gerado automaticamente ao se clicar no botão “confirmar”.
Deve ser Preenchido
com NP(nota de
pagamento).
Número que será
gerado ao clicar em
confirmar.
Botão para
confirmação de
inclusão da “NP”.
Após clicar em confirmar uma nova tela será aberta contendo 8 abas, porém somente
4 deverão ser preenchidas, de acordo com os parâmetros do documento a ser pago, as abas são as
seguintes:
–
Dados básicos
–
Principal Com Orçamento
–
Principal Sem Orçamento
–
Deduções
–
Encargo
–
Ajuste
–
Dados Do Pagamento
–
Resumo
Vejamos detalhadamente cada uma dessas abas, com seus respectivos campos de
preenchimento.
3.1 DADOS BÁSICOS
Essa aba do módulo CPR deve ser preenchida com as informações básicas contidas
no documento a ser pago como: data de emissão, data de vencimento, n° do processo, CNPJ do
Credor, valor da nota.
Preencher com a
data atual.
Verificar na capa
do processo.
Data de ateste no
verso da N. fiscal.
Dados Básicos
Valor bruto da
despesa (soma
das N. fiscais, se
houver mais de
uma).
CNPJ da empresa
credora.
Após inserir todos os dados destacados na figura anterior, deverá ser incluído o
documento de origem a partir do botão “incluir”, podendo, se necessário for, ser incluído mais de
um documento de origem ( nota fiscal, recibo, fatura, boleto) clicando no botão “incluir”,
destacado na figura anterior.
Os seguintes campos serão disponibilizados, a serem preenchidos com as
informações do documento de origem a ser cadastrado: “emitente”, “data da emissão do
documento”, “número do documento” e o “valor do documento”.
CNPJ do emitente
do doc. de origem.
Data de emissão do
Documento.
Valor Bruto.
N° do documento.
Confirmar Inclusão
do Doc. de origem
Confirma a aba.
O campo “Observação” deve ser preenchido com os seguintes dados: nº da NF;
descrição detalhada do serviço; mês ou período de referência; nº do processo; nº e ano do contrato.
Uma vez preenchida e confirmada a aba “Dados básicos ”, deve se passar ao
preenchimento da aba “Principal com Orçamento”, clicando sobre a respectiva aba.
3.2 PRINCIPAL COM ORÇAMENTO
Principal c/Orçamento
Insira a situação
"DSP001" para
serviços.
.Havendo serviço
continuado
c/contrato, marque
"SIM ".
Complete a conta de
contrato que tenha
saldo para essa
empresa.(>conrazao)
Número do empenho
e respectivo subitem,
consultar no processo
ou no SIAFI(>conne).
Valor total da despesa
a deduzir do empenho
informado.
Confirme a aba.
Após o preenchimento das abas “dados básicos” e “principal com orçamento” já é
possível registrar o compromisso para posterior conclusão.
3.3 DEDUÇÕES
A próxima aba a ser preenchida é a aba de “Deduções”. Nessa aba serão registradas
todas as deduções referentes a impostos federais e estaduais(ISS,INSS,etc.). A aba poderá ser
acessada dando um clique sobre ela.
Data de vencimento do
DARF: é o 3º dia útil da
semana seguinte à do
pagamento
(normalmente é a
quarta-feira da próxima
semana).
Data do pagamento da
despesa,data atual.
Valor total dos tributos
federais de todos os
recolhedores, havendo
um ou mais.
Código de recolhimento
conforme tabela no
anexo 2 da IN RFB
1.234/12. (MUITA
AT ENÇÃO!!)
Se houver mais de um
recolhedor, não precisa
incluir outra dedução
DDF001. Basta incluir
na lista.
Inclua um recolhedor e
insira o CNPJ.
Confirme a janela da lista
de recolhedores.
Confirme a janela
do DARF.
Base de cálculo dos
tributos (geralmente é o
valor da nota fiscal).
Após o preenchimento dos dados de recolhimento dos tributos federais, deverão ser
especificados na linha “Recolhedores” os dados dos recolhedores, devendo ser informado: CNPJ do
recolhedor, a base de cálculo e valor da receita, conforme figura acima. No caso de mais de um
recolhedor, não será necessário incluir outra dedução “DDF001”, bastando clicar no botão “incluir”
para inclusão de novo recolhedor.
Após inclusão de cada recolhedor, deve ser confirmada a inclusão clicando no botão
“confirmar”. Havendo feito a inclusão de todos os recolhedores deverá ser confirmada a aba, no
botão “confirmar” no final da tela, conforme destacado na imagem acima.
3.3.1 Pré-Doc
Uma vez confirmada a “aba” será disponibilizada a opção para preenchimento do
“Pré-doc”. O Pré-doc é do documento que contém as instruções para o pagamento, como:
vinculação do recurso, o período de apuração, a base de cálculo, o processo e as observações
referentes ao recolhimento dos impostos federais do documento hábil, conforme imagem abaixo.
Outras despesas
correntes (3).
Data correspondente
ao sábado da semana
de emissão do DARF.
Número que consta na
capa do processo.
Clique para preencher
o “Pré-doc”.
Cole a observação e
substitua
"LIQUIDAÇÃO" por
"TRIBUTOS
FEDERAIS"
Confirme a janela.
Após o preenchimento das informações deverá ser confirmada a janela, passando-se
ao preenchimento dos dados referentes a dedução do “ISS”, conforme a seguir:
Inclua a dedução
"DDR001" para o ISS.
Confirme.
Quando o botão “confirmar” da tela anterior for clicado, a seguinte tela será
mostrada:
Data atual
Data atual
Valor total de ISS de
todos os recolhedores,
havendo um ou mais.
Código da receita do
ISS é sempre "1782".
Código do município
que vai arrecadar o ISS.
Brasília é "9701".
Valor total de ISS
recolhido em nome do
recolhedor em questão
Inclua um recolhedor e
insira o CNPJ.
Confirme a janela da
lista de recolhedores.
Após confirmar a inclusão do “DAR” (documento de arrecadação de receita), será
necessário o preenchimento das informações do “Pré-doc”, referente ao “DAR” inserido, que
poderá ser acessado clicando no ícone “Pré-doc”, conforme a seguir:
UG do CNMP, sempre
590003.
Outras despesas
correntes (3).
Mês de emissão da nota.
Ano de emissão da nota.
Código do município de
domicílio da empresa
que emitiu a nota. Clique
na lupa para encontrar o
município.
Data de emissão da NF
(Corpo da Nota).
Valor da nota fiscal ou
da maior, se houver
mais de uma.
Alíquota do ISS.
Número da Nota Fiscal
(Corpo da Nota).
Para concluir o “Pré-Doc”, deve ser preenchida a observação, conforme tela abaixo.
Cole a mesma
observação já
preenchida nas outras
abas e substitua
"LIQUIDAÇÃO" por
"ISS". Se a base de
cálculo for diferente do
valor da nota informado
acima, inclua esse valor
ao final da observação.
Após preenchidas todas as informações, confirme o “Pré-doc” no botão “confirmar”.
Será necessário agora inserir a dedução referente ao INSS, o código da dedução é o
“DGP001”,conforme imagem abaixo.
Inclua a dedução
"DGP001" para o
INSS e clique
confirmar.
Após a inclusão da dedução “DGP001” serão disponibilizados os campos para
preenchimento com os dados da dedução.
Dia 20 do mês seguinte
ao de emissão da nota
Data atual
Valor total de INSS de
todos os recolhedores,
havendo um ou mais.
Código de
recolhimento do INSS,
sempre 2640.
Valor total de INSS
recolhido em nome do
recolhedor em
questão. Confirme a
janela da lista de
recolhedores.
Inclua um recolhedor e
insira o CNPJ.
Após preenchidas as todas as informações, confirme a janela da “GPS” no botão
confirmar. Será disponibilizada a opção de preenchimento do “Pré-doc” referente a “GPS”
Outras despesas
correntes (3).
M ês de emissão da
nota.
Ano de emissão da
nota.
Número que consta na
capa do processo.
Cole a observação e
substitua
"LIQUIDAÇÃO" por
"ISS". Se a base de
cálculo for diferente do
valor da nota informado
acima, inclua esse valor
ao final da observação
Confirme o Pré-Doc.
3.4 DADOS DE PAGAMENTO
Incluídas todas as deduções e confirmadas, deverá ser acessada a aba “Dados de
Pagamento”, dando um simples clique sobre a aba, que abrirá a seguinte tela:
Nessa tela inicial da aba “Dados de Pagamento” não será necessário o preenchimento
de nenhum campo, sendo necessário somente a conferência dos valores e CNPJ do favorecido, se
estiverem corretos, clique em confirmar para habilitar a opção do preenchimento do “Pré-doc”
referente a Ordem Bancária (OB), conforme tela abaixo.
Preencher com a opção
OB de Crédito.
Número que consta na
capa do processo.
Dados bancários do
favorecido, podem ser
inseridos
individualmente, ou
consultados pelo CNPJ
na lupa disponível no
campo conta corrente.
Cole a mesma
observação já
preenchida nas outras
abas e substitua
"LIQUIDAÇÃO" por
"PAGAM ENTO".
Após preenchidas as informações necessárias, conforme acima, confirme a janela do
“Pré-doc”.
Está é a última aba a ser preenchida, agora é necessário verificar a consistências das
informações inseridas em todas as abas, janelas, Pré-docs, etc. Para verificar se todos os dados
necessários ao pagamento estão inseridos, para tanto, basta clicar no botão “Verificar
Consistências”, conforme imagem abaixo.
Verifique a consistência do pagamento, pode
haver pendências.
Registre o documento.
Se algum dado estiver inconsistente, será mostrado na janela, conforme imagem
acima, sendo necessário corrigir as inconsistências para registrar o documento. Tudo correto, basta
clicar no botão “Registra” para registrar as informações do documento.
Pronto!!!! Sua “NP” foi incluída com sucesso. Será gerado o número para sua NP,
conforme imagem a seguir:
Anote na capa do processo o número da NS (NS495).
Anote na capa do proceddo o número da NP (NP354).
É importante anotar os números dos documentos gerados, pois será necessário
gerenciar os compromissos referentes a NP registrada. A opção de gerenciar compromissos pode ser
acessada por meio da linha de comando “GERCOMP” ou por meio do menu lateral:
“Menu_Geral>Contas_a_Pagar_e_Receber>Compromissos>Gerenciar_Compromissos”.
3.5 GERENCIAR COMPROMISSOS
Na tela que segue, escolha a opção pagamento:
Será aberta uma janela com os parâmetros de pesquisa da opção “Gerenciar
documentos”, geralmente é necessário o preenchimento apenas da data, pois poucos são os
documentos pendentes, geralmente os que acabaram de ser gerados.
Clicando em pesquisar serão mostrados os compromissos pendentes, conforme
tela acima:
Deverá ser escolhida a
opção “realizar
totalmente” “R”
Número dos
documetos, veririficar
o número, deve ser o
mesmo da NP
registrada.
Tipo dos Documentos,
importante conferir.
Valores individuais de
cada documento
inseridos, importante
conferir os valores.
Após selecionar os compromissos que serão realizados, basta clicar no botão
executar. Será aberta uma janela na qual deve ser informada a “vinculação”, que será sempre 400,
conforme a próxima imagem.
Após confirmar as vinculações, será gerado o número dos seguintes documentos:
–
–
–
–
–
–
Esses
NP
NS
OB
DF
DR
GP
documentos devem ser anotados na capa do processo, nessa ordem, somente
por organização.
Pronto!! O procedimento no novo “CPR”
termina aqui, mas será necessário
acessar o SIAFI (Emulador) para impressão dos documentos gerados.
4 IMPRESSÃO DOS DOCUMENTOS
Por meio da linha de comando do SIAFI (Emulador) deverá ser acessada a opção
“>CONDOC”, conforme tela seguir:
A seguinte tela será mostrada, bastado inserir o número dos documentos para se
proceder a consulta do documento e impressão.
Ex:
– NS000495
– DF800754
– DR800745
– GP800254
– OB800351
– RE800752
Após impressos todos os documentos devem ser anexados ao processo, deverá ainda
ser feito um despacho para Conformidade Documental, conforme abaixo, que o modelo encontrase disponível em:
6 DESPACHO