NA 005 - Procedimento de contas à pagar REVISADA EM

MANUAL DE POLITICAS E NORMAS ADMINISTRATIVAS
NORMA ADMINISTRATIVA – NA 005
PROCEDIMENTO DE CONTAS À PAGAR
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1. OBJETIVO
Definir as normas e procedimentos operacionais a serem seguidos pelos colaboradores das
empresas do grupo BEVAP, no que se refere a quaisquer tipos de pagamentos, sejam eles
de investimentos, custos, despesas, adiantamentos e outros compromissos que ensejam
esforço de caixa para o pagamento de faturas, notas fiscais, recibos, dentre outros e que são
enviado ao contas a pagar, de forma a assegurar que sejam efetuados conforme diretrizes da
BEVAP.
2. ABRANGÊNCIA
Toda solicitação de pagamento, sistêmica ou sob demanda, enviadas ao contas à pagar para
o efetivo pagamento.
3. POLÍTICAS
Todos os processos de pagamento deverão estar suportados por documentação devidamente
autorizada (notas fiscais, faturas, recibos, fundo fixo, dentre outros) pagos pela BEVAP.
Esta norma não considera os os termos definido na NA 004 – Gastos com viagens e
reembolso de despesas.
Somente poderão ser pagos os produtos, bens, mercadorias e serviços comprovadamente
recebidos/executados e registrados no sistema “RM” e que cumpriram o disposto na NA
001 – Compra de ativos, materiais e serviços.
Somente poderão ser efetuados pagamentos a fornecedores e/ou prestadores de serviços que
possuam firma aberta e reconhecida, nota fiscal e conta corrente em nome da pessoa
jurídica.
IMPORTANTE: É vedado o pagamento de quaisquer valores em conta corrente que não
seja da pessoa jurídica e/ou pessoa física a quem foi emitido o Pedido de Compra Aprovado
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e/ou contrato de prestação de serviços em de acordo com o definido na NA 001 – Compra
de ativos, materiais e serviços.
Excepcionalmente, o fornecedor poderá firmar documento especifico e aprovado pelo
departamento jurídico da BEVAP, onde este transfere o credito devido autorizando,
inclusive, o deposito em outra conta corrente, conforme modelo em anexo abaixo:
Modelo de contrato
de cessão
Todas os documentos de pagamento (faturas, faturas proforma, duplicatas, boletos,
adiantamentos, dentre outros documentos de cobrança) deverão ser enviados ao Contas a
Pagar no mínimo, 10 (dez) dias antes do vencimento definido e/ou negociado com o
fornecedor para o documento apresentado.
A utilização do sistema “RM” no processo de contas a pagar será, oportunamente,
detalhado e anexado à esta norma.
4. RESPONSABILIDADES
São responsabilidades das áreas requisitantes:
Acompanhar o fluxo operacional desde a solicitação de compra, serviço, adiantamento e/ou
reembolso até o seu devido pagamento.
Assegurar a integridade de todas as informações contidas no sistema “RM” que deverão ser
enviadas ao Contas a Pagar.
Revisar todos os documentos que deverão ser pagos junto ao sistema “RM” antes do envio
ao Contas a Pagar.
Cumprir os prazos estabelecidos para o envio de documentos ao Contas a Pagar, conforme
descrito acima no item 3. Políticas.
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Todos os pagamentos de juros por atraso e prorrogação de vencimento de fatura deverão ser
negociados pela área requisitante e aprovados pela política de alçadas, antes de serem
enviados ao Contas a Pagar.
Quando o fornecedor e/ou prestador de serviço solicitar uma confirmação de pagamento de
fatura, informar verbal ou formalmente aos mesmos (consultar no sistema “RM”).
5. PROCEDIMENTOS
A área requisitante deverá atentar para o cumprimento de suas responsabilidades relativo
aos aspectos abaixo descritos:
Quando da checagem das informações no sistema “RM”;
Se as faturas foram aprovadas de acordo com a PA 006 – Poderes e alçadas
para aprovação de operações e transações;
Correto lançamento e apropriação no centro de custo e na conta contábil
correta, vide plano de contas no sistema “RM”. Caso ocorram dúvidas,
consultar o departamento de contabilidade.
Correta apuração de impostos por meio de alíquota vigente no respectivo
período do pagamento. Caso ocorram dúvidas, consultar o departamento fiscal.
Todos os campos estão preenchidos corretamente no “Cadastro Geral de
Fornecedores”.
Quando da checagem dos documentos a serem enviados ao Contas a Pagar:
Nota Fiscal de compra e/ou serviço faturada pela mesma na qual foi criada a
fatura no sistema “RM”;
Vencimento do documento em conformidade com os prazos estabelecidos para
pagamento de acordo com as negociações descritas na NA 001 – Compra de
ativos, materiais e serviços;
Nota Fiscal em conformidade com os materiais recebidos e/ou serviços
prestados.
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Correto preenchimento das informações nos documentos a serem enviados
referente a ordem de compra (Orçamentos), número do pedido, número do
lançamento da fatura no sistema “RM”, número do fornecedor, vencimento e
nome de contato da área requisitante.
6. DISPOSIÇÕES GERAIS
Toda a documentação relacionada a pagamento, deverá ser mantida nos arquivos da
companhia, no mínimo, durante cinco anos; Aqueles vinculados aos tributos e encargos
trabalhistas pelo período definido na legislação.
Sempre que possível arquivar cópias no próprio departamento, no mínimo, durante dois
anos podendo posteriormente ser destruídas.
7. APROVAÇÃO
Qualquer inclusão, alteração ou exclusão nesta política, deverá ser aprovada pela
Diretoria Executiva.
8. CONTROLE DAS REVISÕES
Revisão nº
Data
Descrição da Revisão
ELABORADO POR
APROVADO POR
00
09/03/2012
Emissão inicial
E. Camargo
M. Gotlib; R.
Germino; E.
Camargo
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