Transformando “Ah... não!” em “Tudo certo”

Transformando
“Ah... não!” em
“Tudo certo”
10 novas dicas para imprevistos
Planejamento e preparação para crises
De Sue Lee, gerente de portfólio técnico, World Courier
Todas as manhãs, antes de sair de casa e ir para o escritório,
procurar sites de notícias globais para obter informações, a
vejo as condições do trânsito. O transporte que uso está
World Courier também confia nos seus mais de 140 escritórios
funcionando? Os trens estão no horário? Há linhas de metrô
em todo o mundo para visões mais localizadas. Os funcionários
com problema? Greve nos transportes? Seria melhor usar o
desses escritórios fornecem informações sobre as circunstâncias
transporte fluvial?
locais que talvez não sejam suficientemente importantes para
estarem no noticiário internacional, mas que podem afetar
Alguns dias, é claro, são muito piores do que outros. Com
remessas. O objetivo é estar mais do que ciente da iminência de
um trajeto diário de mais de uma hora, mesmo na melhor
interrupções. Prever essas interrupções, tomar decisões com base
das condições, eu talvez decida trabalhar em casa quando as
nas informações disponíveis e adotar planos de contingência.
condições de transporte estão excepcionalmente ruins. Às vezes,
ocorrem circunstâncias imprevistas. Antes das Olimpíadas de
O planejamento de contingência é o processo que nos prepara,
2012, em Londres, fomos avisados exaustivamente de que as
individual e corporativamente, em nível local e global, para
estradas e o transporte público estariam congestionados. Haveria
responder com coerência a um evento não planejado. Estar
um caos, e deveríamos evitar o centro de Londres, se possível.
envolvido na logística e na cadeia de suprimento facilita
manter-se concentrado em grandes eventos internacionais com
Na verdade, todos os dias elaboro meu próprio planejamento de
viagens intercontinentais ou problemas do clima. No entanto, é
contingência. Procuro problemas atuais e previsíveis, e decido
igualmente importante considerar as questões menores e mais
como lidar com os problemas esperados, de acordo com as
locais. O que acontece se o pessoal do escritório pegar uma
informações disponíveis. Se vou me atrasar, apesar dos meus
intoxicação alimentar? O que acontece se um fornecedor sair do
melhores esforços, informo meus planos aos meus colegas.
mercado? E se quebrar a máquina de gelo seco de um pequeno
país da África Sub-Saariana?
Este planejamento de contingência pessoal não difere em
substância do que ocorre na World Courier em escala global.
O planejamento de contingência só pode ser adotado após uma
Existem novas áreas de conflito que possam afetar rotas de
análise completa dos riscos de ocorrência de eventos prováveis,
transporte? Um furacão ou tufão? Uma nova nuvem de cinzas?
possíveis e improváveis. Todas as partes do negócio e todos os
Problemas numa companhia aérea ou aeroporto? Além de
níveis de pessoal oferecem exemplos e ideias.
Com base na experiência coletiva da World Courier, aqui
estão as 10 melhores práticas a serem consideradas no
desenvolvimento do seu próprio plano:
1. Identifique como o plano será acionado. Como você
decide quando agir? Quem tem autoridade para
fazer com que isso aconteça em nível global, nacional
ou local? Quais ações você executará? Com quem?
Quando? Certifique-se de que os membros do pessoal
saibam a quem chamar para iniciar o processo.
2. Q
ual a ordem em que as coisas devem ser realizadas, e
como você direciona a evolução do plano? Analise o seu
plano e como as coisas evoluem ao longo do tempo. O
que deve ser feito durante a primeira hora do plano em
implementação? No primeiro dia? Na primeira semana?
O que acontece quando a situação muda?
3. Lembre-se de que o seu objetivo é manter as operações
do negócio. Analisando o passado das viagens aéreas
na Europa e os problemas de transporte por ocasião do
evento com o vulcão Eyjafjallajökull, um elemento-chave
para a World Courier foi estabelecer as necessidades
mínimas para o serviço e a funcionalidade, e construir
um plano com base nessa premissa. Faça o que for
preciso para garantir a continuidade operacional e saiba
que será preciso fazer uma limpeza administrativa mais
adiante ou quando terminar a crise imediata.
4. Mantenha o plano simples e acessível. Use uma
linguagem clara, comum às informações logicamente
agrupadas.
5. Identifique as necessidades de todos. Peça às pessoas
de toda a empresa para identificar o que devem ter,
no mínimo, para continuar as operações.
worldcourier.com
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twitter.com/worldcourier
6. D
ê treinamento às pessoas para que compreendam e
ajam de acordo com o seu plano de contingência. Ofereça
treinamento inicial sobre o plano e mantenha todos
atualizados sobre mudanças.
7. O
que acontece quando as coisas voltam ao normal?
Quem declara o fim do problema? Como você esclarece
tudo? O que você precisará fazer para voltar aos “negócios
habituais”? Quais itens tiveram sua prioridade alterada e
precisam retornar ao foco?
8. R
eveja o que houve e como a sua organização se saiu após
cada evento que exige o plano de contingência. Isto é preciso
ser feito para identificar o que deve ser atualizado e aprimorado.
Também é recomendável fazer uma revisão anual.
9. F aça uma auditoria e teste o seu plano. Os telefones têm
o recurso para redirecionar para outro local? Você pode
transportar suprimentos em gelo seco via aérea a um
pequeno aeroporto da África Central? O que acontece
quando você troca de equipamento?
10. A
tualizar, atualizar, atualizar. É muito fácil esquecer de incluir
ou informar um novo item de equipamento, novo produto
ou rota. Crie uma verificação contra o plano de contingência
em seu programa de controle de mudança.
É importante que todo o pessoal considere o planejamento
de contingência muito a sério — mesmo que os eventos que
poderiam acionar o plano pareçam remotos e improváveis.
Os executivos de alto escalão deveriam promover esse
comportamento por intermédio do próprio exemplo.
Provavelmente, é mais fácil controlarmos esses dias problemáticos,
especialmente considerando os eventos extremos dos últimos
anos, como o impacto global da erupção do vulcão na Islândia
em 2010, o atual surto do vírus ebola, agitações políticas em
várias regiões e as recentes tempestades de consequências
importantes. Dê ao pessoal a oportunidade de fazer comentários
para garantir que as responsabilidades e deveres estejam
totalmente compreendidos, especialmente aqueles que exijam
uma dependência estreita com as ações a serem tomadas por
terceiros. Com a adoção de todos estes procedimentos, em
conjunto com um parceiro de logística hábil e confiável, o seu
negócio terá condições de manter o sucesso operacional.
A World Courier é uma empresa de logística global especializada que projeta programas de logística de classe mundial e cadeia de suprimento em completo
alinhamento com os objetivos de negócio dos nossos clientes. As empresas farmacêuticas confiam em nós porque valorizam a paz de espírito que vem do nosso
conhecimento insuperável, alcance global e execução de cadeia de suprimento sem falhas. Cada parceria de confiança que formamos com um cliente está
profundamente enraizada na nossa visão compartilhada de melhoria da saúde global. Com mais de 2.000 associados, em mais de 140 escritórios em todo o
mundo, oferecemos soluções que geram confiança na entrega no tempo certo, na temperatura certa de produtos críticos. Quando a confiança é absolutamente
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