Código de Ética e Conduta Empresarial

Transcrição

Código de Ética
e Conduta Empresarial
2015
RELX Group Código de Ética e Conduta Empresarial
Conteúdo
Nosso compromisso com a integridade
Uma mensagem do nosso diretor executivo
Filosofia e valores de nossa empresa
Nosso Código de Ética e Conduta Empresarial
2
3
4
5
6
Protegendo nossos interesses e ativos
7
Conflitos de interesses
Manuseio de nossa propriedade e informações
Administrando os registros da empresa
Sistemas, redes, comunicações eletrônicas
Roubo e uso incorreto de propriedade
Propriedade intelectual e informações confidenciais
Segurança das informações
Contatos com a mídia e a comunidade financeira
Fraude e declarações falsas ou enganosas
Atividades publicitárias e promocionais
Uso de mídias sociais 8
10
10
11
12
13
14
14
16
18
18
Protegendo a privacidade
Privacidade de dados
Nosso relacionamento com parceiros comerciais,
clientes, fornecedores e concorrentes
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21
21
Legislação antitruste e de concorrência justa
Suborno
Aceitando ou oferecendo presentes ou entretenimento
Sanções comerciais
Celebrando contratos com outras partes
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25
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28
Nossos negócios com governos
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Negociando com governos
Contratando funcionários públicos
Participação política da empresa
Respeitando nossos colegas e comunidades
Práticas justas de emprego
O local de trabalho
Direitos humanos
O meio ambiente
Informando e investigando preocupações
A importância de informar
Investigações
Confidencialidade
Proteção contra represálias
Perguntas frequentes
30
31
32
33
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35
36
36
37
38
39
39
40
41
Nosso compromisso
com a integridade
4
Uma mensagem do nosso diretor executivo
5
Filosofia e valores de nossa empresa
6
3
Voltar ao Sumário
Uma mensagem do
nosso diretor executivo
Prezados colegas,
4
Como funcionários do RELX
Group, temos muito orgulho
das contribuições que fazemos
e da forma como conduzimos
nossos negócios. A empresa é
líder mundial no fornecimento
de soluções de informação para
clientes profissionais entre variados
setores, empregando mais de 28
mil funcionários e operando em
centenas de comunidades em todo
o mundo, nas quais vivemos e
trabalhamos.
Ajudamos cientistas a fazerem novas descobertas,
advogados a ganharem causas, médicos a salvarem
vidas e executivos a iniciarem relacionamentos
comerciais com seus clientes. Ajudamos
seguradoras a oferecerem aos clientes preços
mais baixos com uma melhor avaliação de
riscos, protegemos o dinheiro dos contribuintes
e de clientes ao permitir que as instituições
governamentais e financeiras detectem fraudes.
abrange os padrões e políticas segundo os quais
operamos. O Código, em comunhão com nossos
Valores e nossa Responsabilidade Corporativa,
tem o compromisso de fornecer a estrutura e as
diretrizes para operarmos de uma forma aberta,
honesta, ética e íntegra.
Leia o Código, entenda-o e use-o como orientação
em seu trabalho. Isso ajudará você a assegurar
que todas as suas ações estejam em conformidade
com os melhores interesses de nossa empresa e de
nossos clientes.
Em caso de dúvidas em relação ao Código e sua
aplicação, converse com seu gerente, o recursos
humanos, um advogado da empresa, um integrante
de nosso grupo de Conformidade Corporativa, do
RELX Group ou do Comitê de Conformidade da Área
Comercial.
Também recomendo veementemente que denuncie
e informe sobre qualquer situação que você acredite
ser uma violação do Código. O Código explica como
você deve fazer isso. Também explica que não serão
toleradas represálias contra qualquer pessoa que
apresentar uma denúncia.
Nosso comportamento define nossa reputação.
Tenho certeza de que juntos asseguraremos que
continuemos a atender aos altos padrões esperados
de um líder da comunidade empresarial global.
Obrigado!
Erik Engstrom
Diretor executivo
O Código se aplica a todos nós. Ele explica como
devemos nos comportar no local de trabalho, no
mercado e nas comunidades nas quais operamos.
Ele também descreve como devemos lidar com
várias questões jurídicas e éticas.
O Código reconhece nossas políticas ambientais e
comunitárias e as provisões do Pacto Global das
Nações Unidas, do qual o RELX Group é signatário.
Nossos fornecedores e contratados também
precisam cumprir com os principais elementos
do Código através de nosso Código de Conduta do
Fornecedor.
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Filosofia e valores de
nossa empresa
Estamos comprometidos com
a excelência na contratação
de nossos funcionários, no
desenvolvimento de nossos
produtos e serviços, nossos
relacionamentos com outras
pessoas e com a conquista de
nossos objetivos comerciais de
maneira aberta, honesta, ética e
íntegra.
Para nos ajudar a atender a esse compromisso:
n
seguimos nosso Valor de Foco no Cliente,
Valorizando nosso Pessoal, Paixão por Vencer,
Inovação e Ausência de Fronteiras;
n
cumprimos com todas as leis vigentes, em
todos os lugares onde negociamos;
n
inscrevemo-nos no Pacto Global das Nações
Unidas, uma iniciativa de responsabilidade
empresarial voluntária que visa garantir
a proteção dos direitos humanos, práticas
laborais justas e não discriminatórias,
cuidado com o meio ambiente e eliminação da
corrupção;
n
esforçamo-nos para negociar com clientes
e fornecedores com caráter e reputação
empresarial sólidos;
n
evitamos apoiar qualquer organização que
esteja envolvida com discriminação; e
n
confiamos que nossos funcionários trabalham
com honestidade e integridade.
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5
Nosso Código de Ética
Ao ler e seguir o Código, denunciando e informando toda conduta antiética ou
ilegal, você nos ajuda a atender aos nossos altos padrões de ética e ao nosso
compromisso de cumprir com a lei.
6
O Código de Ética e Conduta
Empresarial do RELX Group visa
ajudar você a entender e seguir
as regras básicas de ética e
conformidade que se aplicam ao seu
trabalho. Também lhe informa sobre
quando e a quem fazer denúncias.
Aplica-se a todos os funcionários,
chefes e diretores que trabalhem
em qualquer uma de nossas
empresas.
O Código reflete nosso compromisso em agir ética
e legalmente. No entanto, não descreve todas as
leis e políticas que possam ser aplicadas a cada
situação. Assegure-se de seguir todas as políticas
do RELX Group e todas as políticas adicionais da
empresa que se apliquem a você. Se uma dessas
políticas for mais rigorosa do que o Código, você
deve seguir a política mais rigorosa.
Você tem a responsabilidade de ler e cumprir com
o Código e executar seu trabalho eticamente. Caso
viole o Código ou outras políticas, você pode estar
sujeito a medidas corretivas ou disciplinares, ou até
mesmo perder seu emprego. Também podemos
encaminhar problemas graves às autoridades
públicas para possível processo.
O RELX Group e todas as empresas têm Comitês de
Conformidade para fornecer direção e supervisão
para assuntos relacionados a conformidade. Os
membros do Comitê estão listados nas intranets
do RELX Group e da empresa. Em caso de dúvidas
em relação ao Código e sua aplicação, converse
com seu gerente, o recursos humanos, um
advogado da empresa, um integrante de nosso
grupo de Conformidade Corporativa ou do Comitê
de Conformidade da Área Comercial. O melhor
seria denunciar situações específicas à medida
que surgem e antes de tomar medidas que possam
violar a legislação, o Código ou outra política
vigente.
Caso testemunhe ou saiba de alguma conduta
ilegal ou antiética, é sua responsabilidade informar
outra pessoa sobre isso. Proibimos represálias
contra qualquer funcionário que informe sobre uma
violação que sinceramente achar que ocorreu.
O Código não é um contrato de trabalho. Está
sujeito ao, e não modifica os termos de nenhum,
contrato de trabalho existente ou acordo coletivo
de trabalho que se aplique a você. O Conselho
Administrativo do RELX Group plc é responsável
pela interpretação final do Código, e poderá
revisá-lo a qualquer momento, sujeito aos termos
de quaisquer acordos coletivos de trabalho ou
legislação local vigente.
QUAIS SÃO AS MINHAS RESPONSABILIDADES
EM RELAÇÃO AO CÓDIGO?
n
n
n
n
n
Lê-lo e entender como ele se aplica ao seu
trabalho
Seguir as regras de conformidade e ética
descritas nele
Conhecer e seguir as políticas e leis
adicionais que se aplicam à sua empresa,
localidade e função específicas. Quando
uma questão é abrangida pelo Código e outra
política ou lei vigente, seguir a diretriz mais
rigorosa
Pergunte, caso não tenha certeza sobre como
o Código se aplica a uma decisão ou situação
particular que você esteja enfrentando
Informe qualquer violação ou suspeita de
violação que você acredita que possa ter
ocorrido sem medo de represálias
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?
Protegendo nossos
interesses e ativos
8
10
Manuseio de nossa propriedade e informações
Roubo e uso incorreto de propriedade
Propriedade intelectual e informações confidenciais
Contatos com a mídia e a comunidade financeira 16
Fraude e declarações falsas ou enganosas
18
Atividades publicitárias e promocionais
18
Uso de mídias sociais
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7
Evite atividades ou interesses financeiros que interfiram com o desempenho
de seu trabalho, sua fidelidade ao RELX Group ou as decisões que você toma
em nosso nome.
8
Um conflito de interesses pode
surgir quando você participa de
uma atividade ou tem um interesse
financeiro que o desvia ou interfere
com o desempenho integral, leal e
oportuno de seu trabalho; ou que
possa influenciar indevidamente as
decisões que toma no seu trabalho.
É importante evitar tais conflitos. Se você achar
que possa estar experimentando um conflito,
ou parece ter um, discuta a situação com seu
gerente ou representante de recursos humanos.
Alguns conflitos aparentes podem ser resolvidos
simplesmente pela sua divulgação; outros
precisam ser eliminados.
Conflitos de interesses podem surgir de muitas
formas. Exemplos comuns incluem:
Um segundo emprego, participações ou afiliações
Quando você trabalha para, exerce um cargo na
diretoria, fornece serviços de consultoria para, ou
celebra contrato com outra empresa, pode surgir
um conflito de interesses ou a aparência de um.
Para evitar isso, não participe de nenhuma
atividade temporária, atividade clandestina ou
trabalho que:
n
n
n
n
n
afete adversamente a qualidade ou quantidade
de seu trabalho para conosco;
concorra com uma de nossas empresas;
implique que patrocinemos ou que apoiamos o
seu segundo trabalho ou a organização para a
qual você trabalha;
prejudique nossa reputação; ou
faça uso ou interfira com nosso tempo,
instalações, recursos ou suprimentos.
?
Marco é um funcionário do RELX Group
que também vende produtos nutricionais.
Durante o almoço, Marco usa seu computador
de trabalho e endereço de e-mail para
informar aos clientes sobre descontos que
está oferecendo em certos produtos. ISSO É
PERMITIDO?
Resposta: Não. Embora ele possa estar
executando essa atividade em seu tempo
livre, Marco está usando a propriedade da
empresa (seu computador de trabalho e
endereço de e-mail) para solicitar negócios não
relacionados ao seu trabalho.
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Interesses em outros negócios
Não permitimos participação acionária em empresas de concorrentes,
fornecedores ou clientes, exceto para pequenos investimentos em empresas
negociadas publicamente.
Investir em ou emprestar dinheiro a um concorrente
é um conflito de interesses proibido. Também o é
ter um interesse em algum de nossos clientes ou
fornecedores com quem você ou qualquer pessoa
subordinada a você trabalha. Ter tais interesses
econômicos não é permitido.
Esses limites não se aplicam a investimentos
através de fundos mútuos, que são permitidos
independentemente do valor do investimento.
Se você possui títulos que são maiores do que
esses limites (ou têm margem para crescer), deve
notificar imediatamente o seu gerente.
O único desvio a essa proibição é que permitimos
pequenos investimentos nas ações negociadas
publicamente por nossos concorrentes,
fornecedores e clientes. Um investimento é
considerado “pequeno” se for um valor que não:
Quando seu cônjuge, companheiro ou outro familiar
imediato trabalha, consulta-se ou, de outra forma,
tem um interesse financeiro em qualquer um de
nossos concorrentes, clientes ou fornecedores
com quem você negocia, existe um conflito
potencial. Você precisa informar esses interesses
ao seu gerente e a um representante do recursos
humanos. Assegure-se de não haver aparência de
comunicações impróprias ou conflitos de lealdade.
n
influenciará ou parecerá influenciar suas
decisões em nosso nome, considerando sua
autoridade discricionária referente a nossos
negócios com essa empresa, sua compensação
anual e outros fatores relevantes; ou
n
influenciará as decisões da empresa na qual
você está interessado.
Em nenhum momento, você poderá possuir mais
do que 1% das ações em circulação da empresa
negociada publicamente.
Oportunidades corporativas
Você tem a responsabilidade de promover nossos
interesses legítimos quando surgir a oportunidade.
Seria impróprio tirar vantagem pessoal de
oportunidades que são descobertas através de sua
posição ou com o uso de propriedade, informações
ou tempo da empresa.
Nepotismo
É um conflito supervisionar ou tomar decisões de emprego ou de
contratação envolvendo um parente ou alguém com quem você tem uma
estreita relação pessoal.
Não proibimos o emprego ou retenção de
parentes, e não desejamos nos envolver em
relacionamentos consensuais entre colegas de
trabalho. No entanto, é importante assegurar que
os funcionários não sejam e não pareçam ser
influenciados pela existência de relacionamentos
pessoais. Você não pode supervisionar, negociar,
aprovar ou, de outra forma, participar de decisões
referentes à contratação, retenção, promoção,
participação contratual ou compensação
de seu cônjuge, companheiro, familiares
imediatos ou outras pessoas com quem você
tem um relacionamento pessoal que poderia
razoavelmente parecer comprometer sua
capacidade de tomar decisões de negócios
independentes e imparciais.
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9
Manuseio de nossa
propriedade e informações
Você deve manusear nossa
propriedade e informações com
responsabilidade, sem usá-las
indevidamente ou desperdiçá-las.
Nossos ativos têm a finalidade
de ajudar você a atingir os seus
objetivos de trabalho individuais,
10
assim como nossos objetivos
corporativos gerais. Não
toleraremos uso impróprio ou ilegal
da propriedade ou das informações
da empresa. Também tenha cuidado
para evitar o uso descuidado.
Os registros precisam ser precisos, completos e oportunos, e retidos em
conformidade com a Política de Gestão de Registros e Escala de Retenção de
Registros do RELX Group, e toda suspensão de destruição aplicável de registros.
Preparando registros
A integridade de nossos arquivos e registros é
importante para nossa credibilidade. Confiamos em
você para manter os livros e registros de maneira
que reflitam corretamente todas as transações.
Isso ajuda a garantir que forneçamos aos acionistas
e ao público informações financeiras completas,
precisas, oportunas e compreensíveis. Da mesma
forma, todos os registros não financeiros que
você cria precisam ser precisos, completos e
oportunos. Isso inclui, por exemplo, registros
de custos, vendas, folhas de ponto, relatórios de
despesas, folhas de pagamento e registros de
benefícios, declarações regulamentares, contratos
e aquisições.
É a última semana do trimestre e Ian está
pensando em esperar uma semana para
registrar despesas com suprimentos que
ele recebeu no começo do mês, de modo
que elas não afetassem a lucratividade do
trimestre. Ele pode fazer isso?
?
Resposta: Não. Ian precisa preparar todos
os relatórios e documentos internos com
veracidade e exatidão. Nossa credibilidade e
reputação dependem da exatidão de nossos
livros, registros e representações. Todas
as despesas precisam ser registradas no
período em que são incorridas.
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Retendo registros
Legalmente, precisamos manter certos registros
por períodos de tempo específicos. A fim de atender
a esses requisitos, conservar espaço e limitar
os custos de armazenamento, você deve reter e/
ou descartar os registros conforme exigido pela
Política de Gestão de Registros e Escala de Retenção
de Registros do RELX Group. Isso inclui cópias
físicas de documentos; mensagens de e-mail;
dados eletrônicos armazenados de qualquer forma;
e registros em qualquer outro meio.
descarte ou alteração de documentos relacionada
aos temas do processo, investigação ou intimação.
Um advogado da empresa entrará em contato com
você se tomarmos conhecimento de ações legais ou
governamentais em curso ou previstas, solicitando
que os registros permaneçam retidos.
?
Agora que muitas localidades do RELX Group
têm armazenamento quase ilimitado para e-mail
na nuvem, Frieda supõe que ela não precisa
mais excluir nenhum e-mail. Ela está certa?
Às vezes, você precisa manter certos registros
além do período normal de retenção. Isso ocorre
quando se tem registros relevantes a uma ação
judicial, investigação governamental ou intimação
para documentos ou informações em curso, com
ameaças de ocorrer ou prevista. Quando tais
situações surgem, você precisa manter todos os
registros possivelmente relevantes em qualquer
forma, suspendendo imediatamente qualquer
Resposta: Não. Muitos tipos de registros não
devem ser indefinidamente mantidos; e a
maioria dos registros que precisam ser retidos
por longos períodos não deve ser mantida como
arquivo de e-mail. Ter armazenamento ilimitado
não diminui a necessidade de administrar
e-mails ativamente e excluir e-mails que devem
ser excluídos de acordo com a Política de Gestão
de Registros e Escala de Retenção de Registros.
Use os sistemas do RELX Group para fins comerciais, e saiba que seu uso não
é privado.
Todas as comunicações e informações transmitidas,
recebidas por, criadas ou armazenadas em um
computador da empresa, telefone ou outro sistema
de informações (coletivamente, “sistemas”) são
propriedade do RELX Group. Você deve usar nossos
sistemas adequadamente e em conformidade com
as políticas vigentes.
n
criar, enviar, intencionalmente receber, acessar,
baixar ou armazenar material sexualmente
explícito, abusivo, ofensivo ou profano;
n
jogos de azar;
n
introduzir deliberadamente programas
maliciosos, como vírus, em uma rede ou servidor
do RELX Group;
n
violar os direitos autorais, segredo comercial,
patente ou outros direitos de propriedade
intelectual de outra parte; ou
n
qualquer outro propósito que viole nossas
políticas, que possa levar a obrigações ou causar
dano à empresa.
Uso aceitável
Nossos sistemas têm finalidade comercial. Embora
você possa usar esses sistemas para razões
pessoais limitadas, esse uso não deve interferir com
seu trabalho ou perturbar seus colegas ou nossos
assuntos comerciais gerais. Você jamais deve usar
os sistemas ou equipamentos da empresa para:
n
assediar, intimidar ou fazer comentários
discriminatórios ou difamatórios sobre outras
pessoas;
Caso tenha dúvidas sobre o uso dos sistemas
da empresa ou tome conhecimento de uso
questionável ou proibido, você deve informar seu
gerente imediatamente.
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11
Privacidade
Caso não trabalhe nos Estados Unidos, você
não pode esperar ter privacidade em qualquer
arquivo que crie, armazene, envie ou receba nos
nossos sistemas. Mesmo em países com normas
de privacidade mais rigorosas, não garantimos a
confidencialidade de seu uso de nossos sistemas.
Mensagens de correio de voz e uso de internet
estão sujeitos a intercepção e divulgação a outras
12
pessoas durante ações judiciais ou investigações.
Onde permitido por lei, podemos monitorar seu
uso de nossos sistemas para fins comerciais
legítimos. Por exemplo, isso inclui a busca para
prevenir conduta ilegal suspeita ou outro uso
indevido dos sistemas, ou para assegurar que
estamos respondendo adequadamente a nossos
clientes e outros contatos comerciais.
Roubo ou uso indevido da propriedade
Proibimos o roubo real, ou tentativa de roubo, ou uso indevido da propriedade
da empresa ou propriedade pessoal de outros funcionários. Isso inclui uso
excessivo ou não autorizado da propriedade da empresa.
A proibição do roubo ou uso indevido da
propriedade da empresa pode assumir muitas
formas, incluindo:
n
n
roubar suprimentos, equipamentos,
documentos, dinheiro ou outra propriedade
tangível;
uso excessivo de telefones, computadores,
máquinas de fotocópia, de fax ou outro
equipamento para fins não comerciais;
n
enviar folhas de ponto ou relatórios de
despesas falsificados;
n
usar nossa informação proprietária, segredos
comerciais ou outros ativos sem autoridade; e
n
reter qualquer benefício pessoal de um cliente,
fornecedor ou outros com quem negociamos
que, devidamente, nos pertença.
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Propriedade intelectual, informações confidenciais
Como toda propriedade da empresa, informações confidenciais e propriedade
intelectual precisam ser protegidas e mantidas em nossos escritórios exceto
conforme necessário para fins comerciais.
Você precisa resguardar nossa informação
confidencial e proprietária, segredos comerciais
e outras propriedades intelectuais (incluindo
direitos autorais, segredos comerciais e patentes)
da mesma forma que protege todas as outras
propriedades da empresa. Isso significa usar e
proteger adequadamente a confidencialidade das
informações.
Todos os documentos, arquivos, registros e
relatórios que você adquirir ou criar durante seu
emprego pertencem ao RELX Group. Você pode
retirar os originais ou cópias de tal propriedade
de um de nossos escritórios somente se for
necessário para executar seu trabalho. Você
deve devolver esses documentos prontamente e a
qualquer momento se solicitado.
Exemplos dos tipos de informação que são
consideradas confidenciais ou proprietárias
incluem:
Se você não estiver participando de aquisições ou
alienações, pode ser solicitado que você assine
um contrato de confidencialidade.
n
n
n
n
n
relacionamentos com clientes;
planos de precificação;
produtos e serviços sob desenvolvimento;
projeções e registros financeiros; e
aquisições ou alienações prospectivas.
Consulte os Procedimentos de Classificação do
Valor das Informações para orientação sobre como
fazer e administrar vários tipos de informações
confidenciais.
Periodicamente, temos propriedade intelectual
e/ou informações confidenciais ou proprietárias
que pertencem a outra pessoa. Isso pode incluir
materiais licenciados com direitos de autor ou
informações obtidas no curso de uma aquisição
proposta. Somente copie e use propriedade
intelectual ou informações de terceiros se seu
uso cumprir com a legislação vigente e com os
contratos com seu proprietário
?
Olivia e seus colegas do RELX Group desenvolvem
algoritmos proprietários para melhorar a relevância dos
resultados das pesquisas. Um dos seus algoritmos não foi
selecionado para implementação, então ela decidiu doar
esse produto de trabalho a uma universidade. Ela pode
fazer isso?
Resposta: Não. O trabalho de Olivia é propriedade
intelectual pertencente à empresa. Ela não pode
compartilhar o trabalho com ninguém, a menos que tenha
autoridade específica para tanto, e mesmo que a empresa
não esteja planejando atualmente usá-lo.
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13
Todos devemos resguardar e proteger as informações confiadas a nós em nosso
trabalho. Precisamos ser diligentes na prevenção de acesso não autorizado a
nossos sistemas e dados.
Você é responsável por conhecer e seguir todas as
políticas e práticas estabelecidas para resguardar
nossa informação. Isso inclui, por exemplo:
n
14
manter a confidencialidade e não compartilhar
IDs de usuários e senhas;
n
informar imediatamente tentativas de obtenção
de acesso ou corrupção a nossos sistemas
através de estratagemas como phishing, uso de
pretextos (pretexting) e engenharia social;
n
ler e seguir as comunicações e orientações
emitidas pela empresa para o resguardo das
informações;
n
não carregar software pessoal ou não autorizado
nos computadores da empresa ou dispositivos
emitidos pela empresa como smartphones ou
tablets;
n
proteção à segurança física e senha de todos
os dispositivos portáteis (laptops, tablets,
smartphones) e dispositivos de armazenamento;
n
manter a mesa e áreas de trabalho sem
informações confidencias à vista; e
n
somente enviar informações confidenciais ou
restritas se tiver autorização para tanto, e com
a salvaguarda apropriada para proteger as
informações.
Se o seu trabalho envolver acesso a informações
pessoais, registros públicos ou outras informações
sensíveis, assegure-se de conhecer e cumprir
com todas as políticas e leis vigentes para essas
informações.
Se tiver alguma pergunta ou dúvida sobre
segurança das informações, entre em contato com
seu gerente, seu gerente de segurança de dados ou
um advogado da empresa.
Uma pessoa telefona identificando-se como
chefe de segurança da informação, e pede que
Audrey dê a informação de login dela para
verificar se ela tem a versão mais recente do
software antivírus baixada em seu computador.
Audrey deve fornecer esta informação à pessoa
que telefona?
Resposta: Não. Você jamais deve dar acesso às
suas credenciais de login à alguém.
Contato com a mídia e a comunidade financeira
Somente funcionários autorizados podem se comunicar com a mídia ou a
comunidade financeira.
Impomos uma Política de Confidencialidade para
assegurar que todos os relatórios e comunicados de
imprensa sejam emitidos consistentemente e com
autoridade. Você não deve fornecer informações ou
responder a perguntas da mídia ou da comunidade
financeira sem a devida autorização. Em vez disso,
encaminhe as perguntas conforme se segue:
n
encaminhe as perguntas da mídia referentes à
nossa matriz, especialmente sobre assuntos
financeiros ou outros assuntos que sejam
confidenciais, para o Departamento de
Comunicações Corporativas do RELX Group;
n
encaminhe as perguntas da mídia sobre sua
empresa segundo determina as políticas e
procedimentos de sua unidade de negócios; e
n
encaminhe solicitações para informações ou
visitas ao centro de instituições financeiras,
corretores, analistas, comentaristas, acionistas
ou outros membros das comunidades
financeiras ou de investimento ao Departamento
Financeiro Corporativo do RELX Group.
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?
Solicitações de informações por advogados e agências
Se você for contatado por um advogado que
não nos representa, agentes governamentais,
investigadores ou outro terceiro em busca
de informações da empresa ou documentos
referentes a um litígio ou investigações em curso
ou potenciais, você deve notificar imediatamente
o advogado da empresa. Isso é necessário mesmo
se a solicitação não tiver referência a um assunto
que nos envolva. Encaminhamento imediato a um
advogado da empresa é essencial se você receber
uma citação, intimação ou outro documento
exigindo legalmente um comparecimento ou
resposta a ser dada em uma data específica.
Nosso advogado avaliará a situação, determinará a
resposta apropriada e aconselhará os funcionários
que precisam ter conhecimento da situação.
A unidade de negócios de Francis acabou de anunciar uma aquisição
que poderia ter um impacto positivo na comunidade local. Um
blogueiro empresarial enviou a Francis um texto perguntando o que
ele acha da aquisição. O que Francis deve fazer?
Resposta: Francis deve, educadamente, se recusar a responder
à pergunta e informar ao departamento de comunicações de sua
empresa sobre o blogueiro. Apenas as pessoas que estão autorizadas
a falar em nome da empresa devem responder a uma solicitação de
alguém da mídia. Respostas não autorizadas ou imprecisas podem ter
consequências prejudiciais ou indesejáveis para a empresa.
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?
15
Fraude e declarações
falsas ou enganosas
Todos os relatos e declarações escritos ou orais sobre nossa empresa precisam
ser precisos, e não enganosos.
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Nossa credibilidade e reputação
dependem da exatidão de nossos
livros, registros e representações.
Proibimos rigorosamente qualquer tentativa de
defraudar um cliente, fornecedor, acionista, auditor
ou outra pessoa com quem nos comunicamos
ou negociamos. Isso inclui fazer declarações
orais ou escritas intencional ou deliberadamente
falsas ou enganosas sobre nossos produtos,
serviços, condição financeira, políticas, segurança,
privacidade ou práticas de conformidade.
Se você se comunicar com nossos auditores
internos ou externos, precisa fornecer todas as
informações necessárias relacionadas à elaboração
de relatórios de auditoria, e corrigir qualquer
interpretação errônea aparente dessas informações
antes da publicação dos relatórios relacionados.
Você deve preparar todos os relatórios e
documentos internos com veracidade e exatidão.
Tasha está fazendo uma apresentação a um cliente em
potencial, que faz várias perguntas sobre nossos produtos.
Na dúvida sobre uma resposta, Tasha quer deixar uma boa
impressão e inventa uma resposta que soe razoável. Essa
foi a abordagem correta?
Resposta: Não. É sempre melhor ser preciso e manter
nossa reputação e credibilidade do que contornar os fatos
e apresentar informações potencialmente imprecisas.
Tasha teria servido melhor ao RELX Group e ao cliente em
potencial oferecendo-se para pesquisar sobre a pergunta e
retornar prontamente com respostas precisas.
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?
Fraudes de valores mobiliários
É ilegal defraudar ou tentar defraudar qualquer
pessoa vinculada aos títulos de uma empresa
de capital aberto, incluindo as ações do RELX
Group ou as de qualquer outra empresa cujas
informações relevantes e privadas você tenha
conhecimento durante seu trabalho com o RELX
Group.
Por exemplo, é ilegal:
n
divulgar publicamente informação relevante
falsa ou enganosa sobre nós ou outra empresa
de capital aberto;
n
não dar ao público informação relevante à qual
ele deveria ter acesso (sujeito aos requisitos
de nossa política sobre contatos com a mídia
e a comunidade financeira, conforme descrito
acima);
n
comprar ou vender títulos com base em
informação relevante ou privada; ou
n
fornecer tais informações a outras pessoas que
possam usá-las para comprar ou vender títulos.
Informação relevante e privada é mencionada
como “informação privilegiada”. A informação
é “relevante” se esta puder afetar o preço dos
títulos ou se um investidor razoável consideraria
as informações importantes para decidir se
compra ou vende tais títulos. Uma informação é
“privada” se ela não tiver sido divulgada em um
relatório anual ou periódico a acionistas, em um
comunicado de imprensa ou em arquivos públicos
com as autoridades regulatórias. Na dúvida, você
deve considerar que a informação que possui
como funcionário do RELX Group é relevante e
privada.
Caso tenha perguntas sobre a compra ou venda de
títulos quando informação privilegiada possa estar
(ou pareça estar) envolvida, você deve direcionálas a um advogado da empresa antes de negociar
esses títulos. Você precisa cumprir com nosso
Código de Transação de Ações antes de negociar
títulos de nossas empresas, conforme o caso.
?
Jorge toma conhecimento de que a
empresa dele estará adquirindo um
concorrente, o que pode causar um aumento
no preço das ações do concorrente. Ele
decide comprar algumas das ações do
concorrente e sugere que sua irmã faça o
mesmo. Isso é permitido?
Resposta: Não. Jorge não pode negociar com
informações privilegiadas, nem compartilhar
essas informações com outras pessoas de
modo que eles possam fazer negócios. Isso se
aplica às ações do RELX Group ou de qualquer
outra empresa. “Informação privilegiada”
é informação relevante e privada que pode
afetar o preço dos títulos ou que um investidor
razoável consideraria importante para decidir
se deve comprar ou vender os títulos.
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17
Atividades publicitárias
e promocionais
Atividades publicitárias e práticas
de venda justas e precisas são
legalmente requeridas. Elas
também ajudam a preservar nosso
prestígio e reputação.
Todas as afirmações de publicidade e outras
representações em qualquer meio, seja impresso,
eletrônico ou outro meio não impresso, precisam
ser verdadeiras e razoáveis. Elas também
precisam ser fundamentadas antes de sua
publicação ou divulgação. Isso também se aplica
a apresentações orais ou até mesmo a conversas
casuais nas quais você faça comentários objetivos,
factuais ou quantificáveis sobre nossos produtos
ou serviços ou os de outras empresas.
18
Uso de mídias sociais
As plataformas e serviços de mídias
sociais são ferramentas que nos
ajudam a fazer crescer nossas
marcas, promover a conscientização
de nossos produtos e serviços, e
criar relacionamentos com nossos
clientes atuais e em potencial.
Ao usar mídias sociais, você precisa:
n
exercer integridade pessoal, profissionalismo e
responsabilidade;
n
respeitar os nossos direitos de propriedade
intelectual e os de terceiros;
n
representar ou falar em nome do RELX Group
apenas se tiver autoridade para tanto; e
n
não divulgar informações confidenciais ou outras
informações protegidas.
Essas precauções se aplicam a atividades de
mídias sociais sancionadas ou patrocinadas pela
empresa. Elas também se aplicam ao seu uso
pessoal das mídias sociais quando você:
n
se identifica como funcionário de uma empresa
do RELX Group;
n
faz publicações sobre nossas empresas,
produtos, serviços ou concorrentes; ou
n
discute ou entra em contato com outros
funcionários ou nossos autores, editores,
clientes, agentes, fornecedores ou outros
parceiros.
Consulte a Política de Mídias Sociais do RELX Group
para mais informações.
?
Jon é um funcionário do RELX Group que
gosta de prestar contribuições com
informações e opiniões com base em sua
experiência profissional para grupos de
discussão no LinkedIn. Um colega disse a Jon
que suas ações estavam sujeitas à política de
mídias sociais da empresa. Jon não concorda
com seu colega, pois ele está fazendo isso em
seu tempo livre e com sua conta particular do
LinkedIn. Quem está com a razão?
Resposta: O colega de Jon está certo.
As atividades de Jon não são proibidas,
mas ele está sujeito à política porque ele,
provavelmente, poderá ser identificado como
funcionário do RELX Group e, portanto, pode
parecer que esteja falando em nome da
empresa. Se ele faz publicações sobre os
produtos, serviços ou concorrentes do RELX
Group ou está vinculado a outros contatos
relacionados ao trabalho, está sujeito à política.
Portanto, ele precisa conhecer e seguir a
Política de Mídias Sociais do RELX Group e
quaisquer políticas ou diretrizes adicionais
fornecidas pela empresa dele.
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Protegendo a
privacidade
20
Privacidade de dados
19
Voltar ao Sumário
Protegendo a privacidade
Estamos comprometidos em proteger a privacidade e a segurança dos dados
pessoais relacionados aos nossos clientes, funcionários, consumidores e
outras pessoas, e em cumprir com todas as leis que regem a maneira como
lidamos com tais informações.
20
No decorrer de nossos negócios
podemos coletar, armazenar e usar
informações pessoais de nossos
clientes, fornecedores, funcionários,
candidatos a vagas de emprego e
acionistas, nas suas qualidades.
Informações pessoais são informações que
podem ser usadas para identificar um indivíduo.
Elas podem incluir o nome da pessoa, endereço
ou número de telefone, ou o número de sua
identificação governamental.
Queremos criar um ambiente de confiança
e confiabilidade que estimule as pessoas a
compartilharem suas informações pessoais
com o RELX Group, de acordo com as nossas
necessidades de negócios. Isso nos permite
entender melhor as necessidades das pessoas
e, desta forma, oferecer informações, serviços e
produtos de melhor qualidade.
Para tanto, você precisa:
n
cumprir com as leis e políticas empresariais
vigentes relacionadas à proteção e ao uso de
dados pessoais;
n
não coletar, processar, usar, divulgar ou
armazenar dados pessoais, a menos que você
tenha um propósito comercial legítimo para isso
e um aviso prévio tenha sido dado às pessoas
relevantes; e
n
seguir rigorosamente as políticas da empresa e
outras proteções relacionadas à classificação,
coleta, processamento, uso, divulgação,
armazenamento, transferência e descarte
de informações pessoais. Esforce-se para
proteger tais informações como se fossem a seu
respeito.
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Nosso relacionamento
com parceiros
comerciais, clientes,
fornecedores e
concorrentes
22
Legislação antitruste e de concorrência justa
24
Suborno
25
Aceitando ou oferecendo presentes ou entretenimento
27
28
Celebrando contratos com outras partes
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21
Legislação antitruste e de
concorrência justa
Somos concorrentes fortes, mas justos. Proibimos acordos ilegais
com concorrentes, clientes e fornecedores, e práticas comerciais
monopolistas ou injustas.
22
Concorremos vigorosa mas
justamente, com integridade e em
conformidade com a legislação
antitruste e de concorrência justa.
Essas leis promovem a concorrência
internacional livre e justa, de
forma que os clientes possam
se beneficiar da concorrência
aberta entre seus fornecedores;
e vendedores se beneficiam
igualmente da concorrência entre
seus compradores.
A legislação antitruste e de concorrência justa
proíbe “restrições de comércio”, incluindo certos
tipos de acordos ou conduta que envolvam
concorrentes, clientes ou fornecedores, ou mesmo
uma única empresa com uma posição dominante
no mercado.
Os seguintes exemplos abarcam a conduta ilegal
em potencial:
n
Os concorrentes são
expressamente proibidos de
fazer acordos ou tomar ações
conjuntas relacionadas a:
n
Fornecedores e seus clientes ou licenciados
geralmente não devem acordar os preços
pelos quais as mercadorias ou serviços serão
revendidos.
n
Empresas individuais com poder “dominante”
ou de “monopólio” não podem executar ações
que pareçam ser esforços para controlar um
mercado. Tais ações geralmente incluem:
vinculação ou agregação requerida de
produtos separados;
q
rescisão injusta de concessionários,
distribuidores ou fornecedores;
q
discriminação de preços;
q
preço predatório (venda abaixo do custo); e
q
acordos de negociação excessivamente
restritivos.
q
n
Práticas comerciais ou métodos de concorrência
injustos ou fraudulentos, por exemplo:
propaganda enganosa;
q
desprestigiar o produto de um concorrente;
q
assediar um concorrente; e
q
roubar segredos comerciais ou outras
informações comerciais confidenciais.
q
preços, prazos ou cotações;
q
alocações de produto,
território ou divisões;
q
seleção de clientes ou
fornecedores; ou
q
limites na produção, no
estoque ou em pesquisa e
desenvolvimento.
q
Há razões e ocasiões legítimas para interagir
com concorrentes, dado que você não se envolva
Voltar ao Sumário
em conluio ilegal através dessas atividades. Tais
atividades incluem a participação em associações
de comércio, avaliações comparativas,
empreendimentos conjuntos, levantamento
de inteligência competitiva e certas atividades
conjuntas, como lobismo e execuções judiciais.
Violações da legislação antitruste e de
concorrência justa geralmente são tratadas
como atos criminais que podem resultar em
processos penais tanto para a empresa quanto
para os funcionários, incluindo multas pesadas
e sentenças de prisão. Os custos, sanções
e responsabilidade civil em tais questões
geralmente excedem em muito os lucros ou
o dano financeiro causado pela conduta ou
acordo ilegal. As altas multas e sanções são
particularmente significativas, pois como empresa
e como pessoas, estamos sujeitos à legislação
antitruste e de concorrência justa de qualquer país
no qual nossa conduta tenha um efeito econômico.
Na União Europeia, a Comissão Europeia (CE) e as
autoridades locais têm autoridade para conduzir
inspeções surpresa (conhecidas como “busca e
apreensão”) quando suspeitam de violações à lei
da concorrência justa. A CE pode entrar em nossos
escritórios, ou até mesmo em sua casa, para
examinar e tirar cópias de registros comerciais;
selar nossos escritórios e registros; entrevistar
funcionários; e tomar notas sobre fatos ou
documentos relacionados ao tema e propósito da
inspeção. Você precisa se familiarizar com a política
e com os procedimentos de busca e apreensão para
sua empresa e localidade, e consultar seu gerente
ou um advogado da empresa em caso de dúvida.
Para mais informações referentes à legislação
antitruste e de concorrência justa, consulte as
Regras de Conformidade com a Legislação Antitruste
e de Concorrência Justa do RELX Group e quaisquer
políticas empresariais, diretrizes e procedimentos
relevantes.
?
Thomas estava conversando com um grupo
de concorrentes durante uma conferência
de negócios quando eles começaram a
falar sobre a necessidade de aumentar os
preços. Thomas sabia que ele não podia
discutir assuntos como custos e preços
com seus concorrentes, então ele saiu
imediatamente da conversa. Foi a maneira
correta de lidar com a situação?
Resposta: Parcialmente correta. Thomas
estava certo ao sair da conversa, pois
até mesmo conversas casuais entre
concorrentes podem levar a violações da
legislação antitruste. No entanto, Thomas
deveria ter feito mais do que simplesmente
sair da conversa. Ele deveria ter afirmado
clara e enfaticamente que não gostaria
de fazer parte da conversa. Em seguida,
ele deveria entrar em contato com um
advogado da empresa para discutir a
situação e determinar se seria necessário
tomar qualquer medida adicional para evitar
qualquer aparência de que ele ou a empresa
estava envolvido(a) em uma conduta
imprópria.
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23
Suborno
Não ofereça, dê nem receba de outra pessoa nada de valor, ou nenhuma
vantagem financeira ou outra vantagem em troca de um tratamento
preferencial ou visando influenciar a tomada de decisão do beneficiário.
24
O suborno acontece quando
alguém autoriza, oferece, solicita,
dá, recebe ou aceita algo de valor,
ou qualquer vantagem financeira
ou outra vantagem, em troca de
tratamento preferencial por uma
empresa, autoridade governamental
ou funcionário público. Subornos
incluem pagamentos em dinheiro,
presentes, favores, qualquer item ou
serviço de valor, ou qualquer outra
vantagem financeira.
A maioria dos países, todos os estados americanos
e muitos governos locais impõem leis proibindo
o suborno e a corrupção. Muitas dessas leis se
aplicam mesmo quando a má conduta é cometida
fora das fronteiras do país e/ou por cidadãos de
outros países, como a Lei contra Suborno do Reino
Unido e a Lei contra Práticas de Corrupção no
Exterior dos EUA. Violações dessas leis geralmente
são tratadas como atos criminais que podem
resultar em processos penais tanto para a empresa
quanto para os funcionários, incluindo multas
pesadas e sentenças de prisão.
Para cumprir com a legislação antissuborno, você
precisa evitar fazer ou receber qualquer pagamento
indevido, seja diretamente para ou de outra parte
comercial, cliente, representante de cliente ou um
funcionário público ou autoridade governamental.
Você também não deve fazer tais pagamentos
indiretamente por meio de um consultor, agente
ou outra parte ao executar serviços em nosso
nome. Também precisa manter livros e registros
precisos para que os pagamentos sejam descritos
honestamente e não usados para fins ilegais.
A legislação antissuborno também limita
ofertar e dar presentes, entretenimento ou
gratificações a funcionários públicos e autoridades
governamentais, como explica a seção seguinte
sobre Oferecer ou dar presentes ou entretenimento.
Greg está desenvolvendo contatos
comerciais em um país que é novo para
a empresa. Um agente local conta a
Greg que ele precisará de US$ 5 mil para
facilitar a sua apresentação a autoridades
governamentais essenciais. Greg deve
fornecer o dinheiro?
?
Resposta: Não. Ele deve deixar claro
ao agente de vendas que não pagará
nenhuma taxa para obter acesso ou
influenciar autoridades governamentais,
e deve informar a solicitação a seu
gerente e a um advogado da empresa.
Dar dinheiro a qualquer pessoa com a
finalidade de influenciar uma autoridade
governamental viola as leis de muitos
países, em especial a Lei contra Suborno
do Reino Unido e a Lei contra Práticas de
Corrupção no Exterior dos EUA. Violações
dessas leis podem levar a penalidades
severas para a empresa e para infratores
individuais, incluindo multas ilimitadas e a
possibilidade de sentenças de prisão.
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Aceitando ou oferecendo presentes
ou entretenimento
Não solicite, aceite, ofereça ou dê presentes ou entretenimento que possam
influenciar ou parecer influenciar a capacidade de tomar decisões comerciais
objetivas.
Presentes com valor superior
ao nominal, presentes ou
entretenimento frequentes, ou
entretenimento que é mais do que
uma amenidade social rotineira
pode parecer ser uma tentativa para
influenciar você ou a outra parte.
Nossa política tem a finalidade de
evitar a realidade e a aparência
de relações impróprias com
clientes, fornecedores, consultores,
prestadores de serviço e outros
associados comerciais atuais ou
em potencial. Além desta política,
é necessário que você siga todos
os padrões mais rigorosos exigidos
por sua empresa ou departamento
específico.
Presentes
Ao negociar com funcionários de empresas
particulares, limite sua oferta ou aceitação
de presentes, incluindo produtos, serviços ou
favores pessoais, a um custo inferior a £ 100 ou o
equivalente em sua moeda local. Para funcionários
públicos e autoridades governamentais, a
legislação local impõe limites legais de concessão
de presentes, conforme estabelecido nas Regras
de Conformidade para Prevenção de Suborno e
Corrupção.
Esses limites monetários são considerados como o
máximo, já que qualquer presente de valor nominal
superior pode ser suspeito, dependendo das
circunstâncias.
Não solicite presentes de nenhum valor.
Tampouco ofereça ou aceite qualquer presente
que seja:
n
em dinheiro, em equivalente a dinheiro (p. ex.,
cartões-presente da American Express ou Visa)
ou títulos;
n
oferecido em troca de algo (“toma lá dá cá”);
n
dado em um momento em que você e as outras
partes estão negociando um contrato ou que
estejam em um processo relacionado à seleção
do fornecedor;
n
parte do que possa parecer ser uma tendência a
dar presentes frequentes, mesmo que sejam de
valor nominal;
n
indecente ou de natureza sexual;
n
ilegal ou que viole qualquer uma de nossas
políticas;
n
que possa afetar adversamente nossa
reputação; ou
n
com a intenção ou que pareça ter a intenção
de influenciar as decisões comerciais do
beneficiário.
Se você receber ou desejar dar um presente com
valor superior a £ 100 ou equivalente, ou que,
de outra forma, possa parecer criar um conflito,
consulte seu gerente antes de aceitar ou oferecer o
presente e juntos verifiquem com seu representante
de conformidade ou com o Grupo de Conformidade
Corporativa do RELX Group a adequação de tais
presentes. Pode ser solicitado que você devolva os
presentes de valor mais alto, deixe-os para uso da
empresa ou doe a uma instituição de caridade, ao
invés de obter a permissão de ficar com o presente
e correr o risco de parecer parcial.
Lembre-se de que mesmo presentes de valor
mais baixo são inadequados se forem repetitivos
ou tiverem a intenção (ou darem a aparência) de
influenciar indevidamente o beneficiário.
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25
Entretenimento
26
Aceitar ou oferecer entretenimentos de lazer nos
negócios, como ocasiões de rotina, tais quais,
almoço, jantar, ingressos ao teatro ou eventos de
Esporte, são permitidos desde que seja razoáveis
e com pouca frequência, e decorrentes de reuniões
de negócios de boa fé ou eventos destinados a
discussão de negócios ou ainda para a promoção de
melhores relacionamentos entre empresas.
Copa do Mundo ou uma viagem de fim de semana)
geralmente não são aceitos. Igualmente, ao
considerar entreter funcionários públicos ou
autoridades governamentais, assegure-se de
cumprir os limites monetários rigorosos das
leis locais estabelecidos em nossa Política de
Oferecimento e Doação de Presentes ou Gratificações
a Autoridades Governamentais.
Como orientação, entretenimento comercial
“normal” e “razoável” geralmente inclui o que for
avaliado como tendo o mesmo valor identificado
para presentes. Também está sujeito às mesmas
limitações acima listadas para presentes,
independentemente do custo ou valor. Eventos
extraordinários ou entretenimentos que incluam
viagens noturnas (por exemplo, ingressos para a
Antes de oferecer ou aceitar qualquer
entretenimento que possa parecer ser excessivo,
busque aprovação do seu gerente. Não solicite
entretenimento de nenhum valor. Mesmo
entretenimentos de valor mais baixo são impróprios
se tiverem a intenção (ou que possam parecer
ter a intenção) de influenciar indevidamente o
beneficiário.
?
Outro benefício pessoal impróprio
Notifique seu gerente se lhe oferecerem ou se
você receber um benefício pessoal como resultado
de seu cargo no RELX Group. Seu gerente, com a
orientação de um advogado da empresa, conforme
necessário, determinará se o benefício parece
impróprio.
Marie está avaliando um software de
gestão de operações para comprar em
nome da empresa. Durante uma visita à
sede de um fornecedor em potencial, em
Las Vegas, o fornecedor oferece levá-la
para fora da cidade para jantar e assistir a
um show. O que Marie deve fazer?
Resposta: Ela deve recusar o convite
educadamente. Aceitar presentes
luxuosos enquanto estiver em meio a uma
decisão de compras poderia influenciar
indevidamente Marie ou parecer
influenciá-la. Reunir-se com o fornecedor
para uma refeição razoável de negócios
a fim de discutir transações comerciais
durante negociações pode ser apropriado.
No entanto, Marie deveria pagar por sua
refeição a fim de evitar qualquer aparência
de impropriedade potencial.
Uma vez que as negociações forem
concluídas e Marie estiver trabalhando
com um fornecedor, é legítimo para ela
aceitar uma refeição ou entretenimento
que seja de valor razoável, em conjunto
com propósitos comerciais legítimos, e
não parecer ser uma tentativa imprópria
de influenciá-la.
Voltar ao Sumário
As leis de sanções ao comércio
internacional impõem restrições
à nossa disponibilidade de fazer
negócios com certos indivíduos,
entidades e, potencialmente, países
inteiros.
Essas leis ajudam a corroborar os objetivos da
política para estrangeiros dos governos, incluindo
prioridades tais como promover os interesses de
segurança nacional, lutar contra o terrorismo,
prevenir a proliferação de armas de destruição
em massa e promover os direitos humanos e o
Estado de Direito. Estamos comprometidos com
toda a legislação vigente de sanções comerciais.
O não cumprimento da legislação vigente relativa
a sanções comerciais poderá afetar a reputação
do RELX Group e resultar em penalidades civis
e criminais graves sendo impostas sobre a
empresa e nossos funcionários.
Nossos esforços de conformidade com sanções
envolvem, principalmente, mandatários de cada
empresa que estejam avaliando transações
com a orientação de representantes jurídicos
e de conformidade, em oposição a requerer a
participação ativo da maioria dos funcionários. No
entanto, é importante para todos os funcionários
estarem familiarizados com nossa Política de
Sanções Comerciais e procedimentos relacionados
para qualquer dúvida ou pergunta que surgir.
Voltar ao Sumário
27
Celebrando contratos
com outras partes
28
Na maioria das circunstâncias,
nossa política é formalizar todos
os contratos por escrito. Você pode
celebrar contratos apenas segundo
o nível de autorização que seu
gerente lhe houver comunicado. Se
não lhe foi dado nenhum nível de
autorização, você não pode assinar
nenhum contrato em nosso nome
sem aprovação do seu gerente.
Você precisa obter a aprovação de seu gerente e
de um advogado da empresa se está considerando
rescindir um contrato antes da data de vencimento.
Isso é necessário, pois um contrato envolvendo até
mesmo pequenos valores em dinheiro pode conter
obrigações de indenização ou encargos contratuais
impróprios, ou levantar questões problemáticas da
concorrência ou outras preocupações.
Voltar ao Sumário
Nossos negócios
com governos
30
Negociando com governos
31
Contratando funcionários públicos
32
Participação política da empresa
29
Voltar ao Sumário
Negociando com
governos
Regras rigorosas se aplicam a nossas negociações, termos contratuais e
relações comerciais com agências governamentais e suas autoridades e
funcionários.
30
Geralmente trabalhamos
com agências e autoridades
governamentais ou funcionários
públicos como clientes, autores,
editores e em outras capacidades.
Há regras rigorosas que se aplicam a nossos
relacionamentos comerciais, negociações e
termos contratuais com agências governamentais
e suas autoridades e funcionários. Essas regras,
às vezes, diferem-se das que se aplicam ao
negociar com clientes particulares ou comerciais
e outros.
Se você está negociando com um organismo,
agência, autoridade governamental ou funcionário
público, precisa conhecer e seguir essas regras.
Violações a essas regras podem resultar em
punições severas, suspensão ou desqualificação
na concorrência por contratos governamentais,
e mesmo ação judicial. Para assegurar que
cumprimos essas regras, você deve informar
qualquer suspeita de violação da lei relacionada a
qualquer contrato com um governo.
Nossa Política sobre Fazer Negócios com Agências
e Autoridades Governamentais nos Estados Unidos
informa mais detalhadamente os requisitos
que você precisa cumprir ao trabalhar com um
governo nos Estados Unidos.
Voltar ao Sumário
Contratando
funcionários públicos
Antes de conversar com um funcionário público atual ou recente sobre
trabalhar com o RELX Group, verifique se seria legal contratá-lo.
Muitas leis impõem restrições para
as empresas que fazem negócios
com o governo, impedindo-as de
contratar como funcionário ou
manter como consultor, assessor,
editor ou outro contratado, um exfuncionário público ou que ainda
esteja no exercício de seu cargo,
além de secretário, administrativo
ou outro funcionário de nível
semelhante.
Essas restrições também abrangem acordos
informais para empregos prospectivos sob certas
circunstâncias. Portanto, consulte um advogado
da empresa antes de discutir uma proposta de
emprego ou retenção de qualquer funcionário
público ou ex-funcionário público que deixou
o governo dentro de dois anos da proposta de
emprego ou retenção.
Voltar ao Sumário
31
Participação política
da empresa
Contribuições políticas são proibidas, exceto para certas contribuições préaprovadas nos Estados Unidos.
32
A maioria dos países proíbe o
uso de fundos, ativos, serviços ou
instalações corporativas em nome
de um partido ou candidato político.
No entanto, alguns estados americanos permitem
tais contribuições e atividades se elas atenderem
às regulamentações de informação e divulgação.
Igualmente, não permitimos o uso de fundos
corporativos para nenhuma contribuição política,
exceto nos EUA e apenas em conformidade com
diretrizes rigorosas para fazer tais contribuições,
conforme estabelecido em nossa Política sobre
Contribuições Políticas.
Se você participar do processo político, expressar
seus pontos de vista sobre assuntos legislativos
ou políticos, envolver-se em atividades políticas e/
ou fizer contribuições políticas pessoais, precisa
conduzir tais atividades em seu tempo livre e
custeá-las com seu próprio dinheiro. A menos
que você tenha obtido aprovação antecipada
de seu chefe regional/nacional de Assuntos
Governamentais e de um advogado da empresa,
você precisa evitar qualquer referência à sua
afiliação ao RELX Group ou a qualquer uma de suas
subsidiárias e deixar claro que você está agindo
pessoalmente e não pela empresa.
Voltar ao Sumário
Respeitando
nossos colegas
e comunidades
34
35
O local de trabalho
36
Direitos humanos
36
O meio ambiente
33
Voltar ao Sumário
Apoiamos a diversidade e a inclusão, proibimos o assédio e a discriminação, e
estamos comprometidos com um tratamento seguro e justo dos funcionários.
Temos o compromisso de incentivar
um local de trabalho que promova o
trabalho em equipe, a diversidade, a
inclusão e a confiança.
34
Nossas políticas e práticas de emprego são
coerentes com e visam assegurar a conformidade
com os princípios do Pacto Global das Nações
Unidas relacionados a práticas de emprego justas
e não discriminatórias.
Discriminação
Condições de emprego
Somos empregadores com oportunidades
igualitárias. Nosso compromisso é tratar todos os
funcionários e candidatos a vagas de emprego com
respeito e dignidade, e proibimos a discriminação.
Recrutamos, contratamos, desenvolvemos,
promovemos, disciplinamos e fornecemos
condições de emprego independentemente da raça,
cor, religião, nacionalidade, sexo, orientação sexual,
estado civil, idade, deficiência física ou qualquer
outra categoria protegia por lei.
Cumprimos com toda a legislação vigente
relacionada a emprego e condições de emprego.
Respeitamos seu direito de representação em
sindicatos, conselhos de empresas ou qualquer
outro fórum apropriado.
Pode haver proteções adicionais para funcionários
com base nas leis locais e observadas nas
políticas complementares de emprego vigentes.
Por exemplo, nos Estados Unidos, é proibida a
discriminação com base em algum status de
veterano militar.
Assédio
Não toleraremos nenhuma forma de assédio,
incluindo assédio sexual ou assédio de qualquer
tipo com base em qualquer característica listada
abaixo. Assédio pode ser comportamento verbal,
físico ou visual que crie um ambiente ofensivo,
hostil ou intimidante. Também proibimos insultos
ou piadas ofensivas em relação à raça, etnia,
religião, idade ou com conotação sexual; distribuir
ou exibir imagens ou desenhos ofensivos; e usar
o correio de voz, e-mail ou outros dispositivos
eletrônicos para comunicar informações
depreciativas ou discriminatórias.
Normas laborais
Operamos em diversos países com várias normas
e condições laborais. Onde quer que façamos
negócios, buscamos assegurar que cumprimos,
e também nossos fornecedores, com todas as
leis laborais vigentes e que ofereçamos aos
funcionários em todo mundo condições de trabalho
e salários satisfatórios (considerando as economias
locais).
?
Após Juliette ter informado ao seu
gerente que estava grávida de três
meses, ele disse a ela que não poderia
considerá-la para uma promoção porque
ela “poderia decidir ficar em casa
cuidando do filho” e não voltar para o
trabalho. Juliette acha que isso constitui
uma discriminação. A preocupação dela é
justificada?
Resposta: Sim. O gerente está negando
uma oportunidade de trabalho para
Juliette devido sua gestação e uma
especulação de que ela não voltará ao
trabalho. Esses não são fundamentos
adequados para negar sua promoção.
Voltar ao Sumário
Pouco antes da reunião semanal da equipe
começar, um dos integrantes da equipe conta
uma piada humilhante sobre um colega que
não estava presente naquele dia. A maioria
das pessoas riu da piada e a gerente da
equipe tentou ignorá-la, mas Nathan se sentiu
incomodado. Nathan pede a seu colega que
não faça tais piadas, mas elas continuam.
Nathan deveria estar preocupado? Como ele
deve proceder?
Resposta: Nathan deve estar preocupado por
seus colegas estarem fazendo piadas sobre
um integrante da equipe que está ausente.
Comentários ou piadas discriminatórios,
indecentes ou obscenos podem ser infames,
ou pelo menos, ofensivos, dolorosos e
desrespeitosos. Expressões ou comentários
humilhantes sobre a aparência de uma pessoa
ou sobre seu sexo, raça, etnia, religião, idade,
deficiência física, orientação sexual ou outra
característica também são impróprios. Essas
observações, piadas e comentários não são
adequados ao local de trabalho.
?
Como Nathan já se objetou, e supondo que
a gerente da equipe não tenha abordado a
situação dada sua resposta despreocupada
às piadas, ele deve informar esta situação ao
recursos humanos.
35
O local de trabalho
Temos o compromisso de oferecer
um local de trabalho seguro e
cumprir com os requisitos legais
para evitar perigos à segurança e
à saúde. Esperamos que nossos
funcionários se comportem de uma
maneira que contribua com um
ambiente de trabalho saudável,
seguro e produtivo.
Saúde e segurança
Administramos nossas instalações em
conformidade com todas as regulamentações
vigentes de saúde e segurança. Para tanto,
todos em nossas instalações precisam seguir
todas as nossas instruções e procedimentos de
segurança, incluindo os destacados na Política
de Saúde e Segurança do RELX Group. Entre
em contato imediatamente com seu gerente ou
recursos humanos se tiver alguma pergunta ou
dúvida sobre possíveis perigos relacionados à
saúde e segurança em qualquer uma de nossas
instalações.
Local de trabalho livre de drogas
O uso de drogas e álcool pode se conformar como
uma ameaça à segurança, e não tem lugar em
nosso ambiente de trabalho. Proibimos o uso,
posse, venda, fabricação, dispensa, distribuição
ou compra de álcool ou drogas (a menos que
seja devido a uma receita médica atual e válida
emitida por um médico) enquanto no trabalho ou
em nossa propriedade. Também proibimos que
os funcionários trabalhem em nome do RELX
Group enquanto sob efeito de drogas. Bebidas
alcoólicas podem ser servidas nas instalações sob
determinadas circunstâncias com a aprovação
do gerente sênior. Espera-se que os funcionários
que compareçam a tais funções se comportem de
maneira apropriada e profissional.
Você também deve cumprir com todas a políticas
vigentes sobre drogas e álcool estabelecidas por
sua empresa.
Voltar ao Sumário
Direitos humanos
Como signatários do Pacto Global
das Nações Unidas, temos o
compromisso de proteger os direitos
humanos. Apoiamos e respeitamos
os direitos humanos internacionais
dentro de nossa esfera de influência.
Também procuramos assegurar que
não temos cumplicidade com abusos
dos direitos humanos.
O meio ambiente
36
Esforçamo-nos para apoiar iniciativas de melhoria ambiental e reduzir nosso
impacto negativo no meio ambiente.
Nossas empresas têm um impacto
no meio ambiente, principalmente
através do uso de energia e papel,
do uso de tecnologias de impressão
e produção e da reciclagem de
resíduos.
Para atender a esse compromisso, visamos o
uso de:
Nosso compromisso é reduzir esse impacto
onde pudermos, e cumprir com três princípios
relacionados ao meio ambiente estabelecidos pelo
Pacto Global das Nações Unidas, que são:
n
apoiar uma atitude de precaução no que se
refere a mudanças ambientais;
n
realizar iniciativas para
promover uma maior
responsabilidade ambiental; e
n
encorajar o desenvolvimento
a difusão de tecnologias
ambientalmente amigáveis.
n
recursos e materiais sustentáveis e recicláveis
com o mínimo de desperdício;
n
tecnologias, materiais e processos que tenham
um impacto mínimo no meio ambiente, quando
possível; e fornecedores e contratados que
tenham os mesmos objetivos.
Estabelecemos medidas e metas para nosso
desempenho ambiental, conforme destacado no
Sistema de Gestão Ambiental do RELX Group.
e
Voltar ao Sumário
Informando e
investigando
preocupações
38
39
Investigações
39
Confidencialidade
40
37
Voltar ao Sumário
Informe suas preocupações sobre suspeitas de violação ao Código, lei ou política
a qualquer um dos vários meios sem medo de represálias.
38
Investigamos prontamente
suspeitas de violação ao Código
e tomamos medidas corretivas
quando violações são descobertas.
Isso é importante para proteger
os funcionários, preservar nossa
reputação e evitar exposição
jurídica. Precisamos de sua ajuda
para realizar esse esforço.
Caso tenha conhecimento ou suspeite de que
alguém esteja violando o Código ou que, de outra
forma, esteja agindo de maneira antiética ou
ilegal, é importante que você informe prontamente
suas preocupações a seu gerente, recursos
humanos, um advogado da empresa ou um
membro do Comitê de Conformidade.
Paul vê seu gerente aceitar um presente
luxuoso de um fornecedor. Paul sabe que
isso viola a política da empresa, mas ele
não quer ter problemas com seu gerente.
Como Paul deve proceder?
?
Você também pode informar violações on-line
através da Linha Confidencial da Reed Elsevier
em www.ReedElsevierConfidentialLine.com ou
pelo telefone via número apropriado para o seu
país, conforme listado em nossas intranets e no
diretório global. Para funcionários trabalhando
ou informando sobre atividades na Europa
Continental, os informes para a Linha Confidencial
só são permitidos se relativos à suspeita de
suborno, corrupção ou impropriedades financeiras
ou contábeis graves.
É importante informar violações,
independentemente da identidade ou posição
do suspeito de infração. Em muitos países, não
informar atividade criminosa pode em si mesmo
ser considerado um crime.
Preferimos que você se identifique se informar
uma suspeita de violação. No entanto,
reconhecemos que, em alguns casos, você pode
achar necessário permanecer anônimo. Devido
às limitações de uso na Europa Continental,
os informes podem ser feitas pela Linha
Confidencial de maneira aberta ou anônima.
Informes referentes à contabilidade questionável
ou assuntos de auditoria podem ser enviados
diretamente ao Comitê de Auditoria
Resposta: Ele precisa informar alguém
sobre a situação. Não importa quem
esteja envolvido, sua responsabilidade
é informar possíveis violações ao nosso
Código. Temos muitos canais nos quais
fazer informes, e mantemos políticas
anti-represália rigorosas. Você jamais
deve ter medo de informar uma violação
que acredita ter ocorrido. Você deve
informar o recursos humanos, um
advogado da empresa, um membro do
Comitê de Conformidade, seu gerente (se
ele não estiver envolvido na conduta) ou
através da Linha Confidencial. Se usar a
Linha Confidencial, na maioria dos casos,
você tem a opção de fazer um informe
anonimamente.
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Investigações
Investigaremos todas os informes
de violações suspeitas da lei ou
do Código, incluindo os anônimos.
Para que as investigações
sejam profundas e adequadas, é
imprescindível que você colabore
na investigação das violações
informadas.
Confidencialidade
Não divulgaremos a identidade
de ninguém que informar uma
suspeita de violação ou que
participar em uma investigação
relacionada, a menos que
o funcionário que enviar o
informe autorize a divulgação; a
divulgação seja requerida por lei,
regulamentação ou processo legal;
ou, após notificar o funcionário
relevante, a divulgação seja
considerada necessária para
investigar adequadamente o
assunto.
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39
Nenhum tipo de retaliação contra
um indivíduo pode ocorrer e ser
reportado, mesmo que a violação ao
código tenha ocorrido. Mesmo que
o relatório esteja errado, ou esta
pessoa auxilie uma investigação
de um erro de conduta, até este
ato é uma grave violação do código
e da lei. Qualquer funcionário
responsável por tal represália
estará sujeito a ação disciplinar,
incluindo, até mesmo, a rescisão de
seu contrato de trabalho.
40
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41
Voltar ao Sumário
P
Qual a finalidade do Código?
R
O Código compila as principais políticas
e regras gerais que se aplicam ao RELX
Group, aos funcionários de todas as
nossas empresas e aos membros de nossa
diretoria.
P
Há outras políticas que se
aplicam a mim?
Que políticas têm preferência?
R
Além das políticas no Código, o RELX
Group e suas empresas fazem cumprir
políticas que se relacionam a todas as
partes de nossos negócios. Em alguns
casos, o RELX Group ou suas empresas
também têm políticas mais detalhadas
sobre assuntos incluídos no Código. Nesse
caso, as políticas mais detalhadas também
se aplicam à medida que sejam coerentes
com o Código.
O Código tem o objetivo de nos auxiliar a
manter um ambiente de trabalho legal,
honesto e ético em todas as nossas
empresas.
42
P
A quem o Código se aplica?
R
A todos, incluindo todos os funcionários
da família internacional das empresas do
RELX Group. Quando o Código mencionar
“a empresa” ou o RELX Group, significa
todas as entidades empresariais,
subsidiárias, divisões, afiliadas e empresas.
P
R
Qual é a base para todas as
políticas no Código?
No evento de um conflito entre o Código e
qualquer política complementar, consulte
seu gerente, recursos humanos ou um
advogado da empresa.
P
O que devo fazer se tiver
dúvidas sobre o Código?
R
Mesmo após ler o Código e receber
treinamento sobre o Código e/ou políticas
individuais do Código, você ainda pode ter
perguntas. Afinal, muitas das políticas
são baseadas em leis e regulamentações
complexas. É importante cumprir com
todas as políticas, pois mesmo uma
violação não intencional poderia ter sérias
consequências para as pessoas envolvidas
e para o RELX Group. Portanto, tire todas
as dúvidas com seu gerente, recursos
humanos ou um advogado da empresa.
P
Como devo proceder se tomar
conhecimento de uma violação
ao Código? R
É sua responsabilidade informar sobre
qualquer violação da política ou lei de
que você tome conhecimento. Você
pode informar violações ao seu gerente,
recursos humanos, um advogado da
empresa, um membro do RELX Group ou
do Comitê de Conformidade da unidade
de negócios apropriada, ou pela Linha
Confidencial do RELX Group.
Muitas das políticas no Código
são baseadas em leis, regras e
regulamentações governamentais que
se aplicam ao RELX Group e a nossos
funcionários onde quer que operemos.
Outras políticas neste Código refletem
nossa determinação de manter um local
de trabalho ético e respeitoso que seja
favorável a nossos negócios e livre de
discriminação, assédio ou outra conduta
indevida.
Devido ao fato de que o RELX Group é uma
empresa internacional, também há leis
locais em cada país em que operamos que
se aplicam às nossas operações nesse
país. Esperamos que você cumpra com
todas as leis, regras e regulamentações
governamentais vigentes, mesmo se elas
não forem especificamente discutidas no
Código.
Além do Código, há políticas separadas
implementadas pelo RELX Group e cada
empresa, país ou grupo do qual você faz
parte. Você também deve conhecer e
cumprir com todas essas políticas.
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P
R
Informar um violação a
uma regra ou política pode
prejudicar meu trabalho?
P
O que são os Comitês de
Conformidade?
R
Os Comitês de Conformidade são grupos
de gerentes seniores designados para
ajudar a assegurar a conformidade da
empresa que eles representam e seus
funcionários. Há um comitê para todo
o RELX Group, composto por gerentes
seniores e representantes de nossa
empresa. Também há comitês para todas
as principais empresas. As informações
de contato para os membros do Comitê de
Conformidade estão disponíveis em nossas
intranets.
As políticas do RELX Group foram
estabelecidas para proteger a todos
que sinceramente acreditem que possa
ter ocorrido uma violação do Código e
a informarem. Qualquer tentativa de
retaliação não apenas violaria a política do
RELX Group, mas poderia, também, estar
contra a lei, e será tratada de acordo.
P
Como faço um informe à Linha
Confidencial?
R
A Linha Confidencial é um meio para
se fazer informes se você não se sente
à vontade informando uma violação
suspeita ou conhecida ao seu gerente,
recursos humanos, um advogado da
empresa ou um membro adequado do
Comitê de Conformidade. É um serviço
que está disponível 24 horas por dia, 7
dias por semana, 365 dias por ano. Você
pode fazer informes on-line em www.
ReedElsevierConfidentialLine.com ou por
telefone. Informações de acesso telefônico
para cada país e idioma estão disponíveis
no Web site e em nossas intranets.
P
Posso fazer um informe sem
me identificar?
R
Você pode apresentar um informe à Linha
Confidencial anonimamente se assim
o desejar. Caso o faça, assegure-se de
fornecer a maior quantidade possível de
detalhes para que possamos investigar
melhor o assunto. Os informes anônimos
recebem um número, e pedimos que você
verifique o registro do informe em uma
data específica. Você deve fazer isso, já
que isso nos permitirá fazer perguntas
de acompanhamento se precisarmos
de mais informações para concluir uma
investigação profunda.
P
Como devo proceder se me
for solicitado que faça algo
que, em minha opinião, viola o
Código?
R
Você deve discutir suas preocupações com
seu gerente. Caso não se sinta à vontade
em fazê-lo, deve entrar em contato com
o recursos humanos, um advogado da
empresa ou um membro do RELX Group ou
do Comitê de Conformidade de sua unidade
de negócios.
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43
Código de Ética
2015

Código de Ética e Conduta Empresarial

Transcrição

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