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Christine Carmichael, líder de soluções para o governo e o setor público Como melhorar o gerenciamento de desempenho no governo 2 As expectativas de melhorias significativas no gerenciamento de desempenho e na eficiência operacional nunca foram tão altas para líderes do governo e do setor público. À medida que as organizações correm contra o relógio para criar uma infraestrutura mais inteligente na economia global instável da atualidade, os líderes e as equipes precisam aprender a fazer mais com menos. Mas como os tomadores de decisões estão monitorando os custos e os resultados de desempenho dos programas em relação à sua missão? Como as organizações estão criando uma forma disciplinada de monitorar programas com a capacidade de tomar medidas baseando-se em informações oportunas? Como essas informações estão sendo comunicadas para os constituintes e cidadãos em um ambiente tecnológico cada vez mais complexo? Como a maioria das organizações, os órgãos governamentais costumavam acessar os dados através de relatórios estáticos gerados por aplicativos empresariais geralmente pesados, complexos, inflexíveis e que precisam ser gerenciados pelos departamentos de TI. Consequentemente, muitos profissionais da área de conhecimento usam planilhas como sua principal ferramenta de análise. O problema é que as planilhas não oferecem informações relevantes ou práticas de forma oportuna aos líderes, tomadores de decisões ou equipes de campo. As decisões orientadas por dados são úteis somente quando as pessoas podem entender e comunicar informações a tempo de tomar as medidas necessárias. Além disso, os funcionários de hoje que cresceram com a Internet e as redes sociais não estão dispostos a esperar durante meses até que o departamento de TI gere um novo relatório. Eles não estão dispostos a carregar pilhas de papéis e examinar tabelas para responder a perguntas importantes. É hora de adotar uma nova abordagem para o gerenciamento de desempenho no governo. Este documento descreve como as organizações dos governos municipal, estadual e federal podem otimizar as informações extraídas dos dados para agir de 10 a 100 vezes mais rápido. Estas são quatro maneiras de expandir o gerenciamento de desempenho moderno: 1. 2. 3. 4. Oferecer análise visual de autoatendimento aos funcionários Escolher métricas de scorecard relevantes Utilizar dados atuais Criar uma cultura colaborativa 3 1. Oferecer análise visual de autoatendimento aos funcionários Com o objetivo geral de tirar máximo proveito dos impostos, o gerenciamento de desempenho no governo consiste em um conjunto de processos para otimizar o desempenho financeiro. Ele oferece a estrutura para organizar, automatizar e analisar sistemas empresariais para aumentar a eficiência operacional. O gerenciamento de desempenho em órgãos governamentais e do setor público costumava ser Assista para saber mais sobre como a Hassett Willis usa a análise de autoatendimento para acelerar as informações extraídas de dados, aumentar o controle dos dados e ter uma visão abrangente para tomar melhores decisões. monitorado através de algum método de scorecard. Mais recentemente, esse scorecard tem sido distribuído na forma de um painel criado com dados. Os painéis com uma visualização de dados interativa e tecnologias de análise vêm transformando econômica e operacionalmente a forma como os líderes governamentais tomam decisões importantes, atingem as metas de suas missões e interagem com as organizações públicas e os cidadãos. Porém, um painel individual não é capaz de responder a todas as perguntas. O elemento essencial para acelerar o desempenho com painéis de scorecard é permitir que funcionários de todos os níveis façam suas próprias perguntas e obtenham respostas para elas. A análise de autoatendimento é fundamental para melhorar os processos. Para possibilitar essa análise, é necessário ter uma infraestrutura gerenciada pela TI e dados que ajudem os usuários a ter mais sucesso. Muitas vezes, o trabalho do governo deve ser comunicado e executado com rapidez. Isso inclui situações como resposta a desastres, crises de saúde pública, remoção de neve ou novas legislações. Nessas situações de urgência, o autoatendimento é fundamental, pois oferece aos tomadores de decisões mais controle para definir prioridades, alterar cronogramas e alocar recursos. A Hassett Willis, uma empresa de consultoria especializada em gerenciamento, está ajudando órgãos do setor federal como a Agência Federal de Gestão de Emergências (Federal Emergency Management Agency, FEMA) e o Departamento de Segurança Interna (Department of Homeland Security, DHS) a implementar metodologias mais rápidas para a análise de desempenho com o objetivo universal de salvar vidas, economizar dinheiro e poupar sofrimento humano. Teri Caswell, associada sênior da Hassett Willis, admite: “O governo é lento. Quando um relatório chega à mesa do responsável, essa pessoa já não trabalha mais na organização ou aconteceram tantas coisas que outras prioridades surgiram. Não é possível progredir dessa forma.” “O setor público pode ser beneficiado pela análise de autoatendimento para processos como o gerenciamento de desempenho, pois ela acelera a obtenção de informações”, acrescenta. “Podemos fazer perguntas hipotéticas em vez de esperar a geração de novos relatórios, que leva dias, semanas ou até meses.” 4 Na Hassett Willis, os consultores chamam isso de “informações claras”, pois tentam encontrar histórias interessantes que promovam mudanças positivas. Um painel de autoatendimento recente usando dados da Secretaria de Gestão de Emergências do estado norte-americano de Nova Jérsei permite que os usuários façam perguntas sobre o dinheiro que está sendo alocado para assistência à população após o Furacão Sandy. Em momentos de crise, quando os recursos são limitados, materiais e pessoal representam os maiores gastos do governo. A mão de obra geralmente é responsável por metade (ou mais) de todo o orçamento. Os painéis podem mostrar quais são as prioridades de investimento de recursos e quanto é necessário para atender à demanda. Expected FEMA payments $3,853,322 Camden $2,109,148 $3,007,425 $42,969,735 $8,034,336 $74,931,313 Middlesex $211,961,524 Salem Somerset Sussex $217,672,299 $7,176,151 $1,064,158 $11,613,537 Debris Removal $3,563,589 Emergency Protective Measures $34,184,327 Union Warren Debris Removal $15,455,090 Ocean Passaic Eligible by Project Type $11,393,240 Monmouth Morris Public Private Higher Higher Ed Ed $0M $914,805 Hudson Mercer Non profit $200M $23,279,690 Essex Hunterdon Special County Govt Govt $400M $41,690,127 Cape May Gloucester State Govt $32,128,015 Bergen Burlington Cumberlan.. Muni Govt $24,377,066 Atlantic Elig Oblig Paid Elig Oblig Paid Elig Oblig Paid Elig Oblig Paid Elig Oblig Paid Elig Oblig Paid Elig Oblig Paid Leia este artigo para saber mais sobre como a FEMA usa visualizações interativas para o gerenciamento de emergências. Parks, Recreational Areas and Other Facilit.. $1,819,356 $367,872,793 Statewide $0.0M $100.0M $200.0M $300.0M Utilities Buildings and Equipment Roads and Bridges Management Costs Source: NJ Office of Emergency Management Water Control Facilities No painel, os usuários podem aplicar filtros para ver exatamente o valor que está sendo gasto, os tipos de projetos que devem ser priorizados e a origem do financiamento. Clique para conhecer e interagir com essa visualização de dados. Usando a análise visual de autoatendimento, os líderes governamentais podem reagir com mais rapidez a dados confiáveis e fáceis de entender. Esses mesmos líderes também podem transmitir informações de maneira clara e compreensível tanto internamente, entre os tomadores de decisões, como externamente, para os cidadãos e as organizações constituintes que servem. 5 2. Escolher métricas de scorecard relevantes A maioria dos órgãos governamentais já investiu milhões de dólares dos contribuintes em sistemas operacionais e transacionais, mas tem em grande parte negligenciado a prestação de contas sobre os requisitos necessários. Os governos precisam analisar os dados com facilidade e certeza a fim de relatar com exatidão quanto os programas governamentais custam e se estão atendendo às metas dos seus respectivos órgãos. Acima de tudo, as métricas de um scorecard devem estar intimamente relacionadas às metas em questão. A equipe deve ser muito seletiva ao determinar quais métricas merecem ser incluídas no painel do scorecard. Considere o seguinte ao escolher as métricas: ∙ Quais são os principais objetivos da sua organização? ∙ Como seus programas contribuem diretamente para esses objetivos e que valores você usa como critérios para avaliá-los? ∙ Você utiliza os dados corretos, tanto internos como externos, capazes de tornar esses objetivos mais claros ou simplesmente usa os dados que são mais fáceis de obter? ∙ Você é capaz de criar uma métrica relevante para avaliar essas contribuições? ∙ Essa métrica é realmente necessária para explicar como o programa contribui para os objetivos? ∙ Você é capaz de criar um método sistemático e contínuo de avaliação? ∙ O que os cidadãos e constituintes consideram mais importante saber? ∙ O que os cidadãos e constituintes precisam saber para participar ativamente nas atividades do governo? Embora a maioria das métricas de desempenho permita que os líderes identifiquem o que está acontecendo, as métricas certas ajudarão os usuários a fazer e responder perguntas para descobrir os motivos. Você deve ser capaz de explicar claramente como cada métrica do seu painel está relacionada aos objetivos e à missão da organização. 6 O departamento financeiro da cidade de Houston, nos EUA, utiliza o seguinte painel para monitorar como os membros do conselho alocam fundos para projetos. Os usuários podem filtrar por distrito, fonte de fundos e status do projeto para ver onde o dinheiro está sendo alocado em tempo real. Os usuários também podem ver exatamente onde o dinheiro está sendo gasto usando um mapa geográfico. City of Houston - Council District Service Funds Dashboard City of Houston - Council District Service Funds Dashboard The Council District Service Funds program sets aside $11 million - $1 million for each Council District member - to allow Council Members to fast track projects. Approximately $6 million comes from capital monies while the remaining $5 million is pulled from operating funds. Financial Dashboard Financial Dashboard Display By Measure Dollars or Project Count Color Bar Chart By Funding Source Status District Council District Dollars All Council District Multiple Values 1. Filters: 2. Color By: All All Council District All Project Status Multiple Values Dollars E K G Measure By 800K K $924,337 / 8.8% 40 / 17.2% I $998,545 / 9.5% 19 / 8.2% C $989,545 / 9.4% 14 / 6.0% E $982,539 / 9.3% 17 / 7.3% $1,049,487 $774,717 Project #: 22 C $918,370 Project #: 30 J $879,416 Project #: 19 $982,539 Project #: 17 I $924,337 Project #: 40 A $998,112 Project #: 15 H $774,717 $989,545 Project #: 14 1000K G $918,370 / 8.7% 30 / 12.9% A $999,128 / 9.5% 24 / 10.3% $999,128 Project #: 24 1200K $998,545 Project #: 19 D $879,416 / 8.4% 19 / 8.2% H $999,310 / 9.5% 13 / 5.6% J $998,112 / 9.5% 15 / 6.5% Funding Source Council District Map Map Legend B $1,049,487 / 10.0% 19 / 8.2% $1,049,487 Project #: 19 2. Filter By: Council District Map $999,310 Project #: 13 1. Display Slicers: The Council District Service Funds program sets aside $11 million - $1 million for each Council District member - to allow Council Members to fast track projects. Approximately $6 million comes from capital monies while the remaining $5 million is pulled from operating funds. 600K 400K 200K 0K B D Project Listing F Project Listing District Project ID Title Status Funding Source A A-1 HPD Overtime - North Command In-Process Operating $150,000 District Project ID Title Status Funding Source A A-1 HPD Overtime - North Command In-Process Operating $150,000 A-2 HPD Overtime - Northwest Command In-Process Operating $50,000 A-2 HPD Overtime - Northwest Command In-Process Operating $50,000 A-5 Overtime pay for employees reviewing plans for Residential Permits Pending Operating $20,000 A-5 Overtime pay for employees reviewing plans for Residential Permits Pending Operating $20,000 A-8 Three Speed Cushions In-Process Capital $15,000 A-8 Three Speed Cushions In-Process Capital $15,000 A-10 DoN Inspectors Overtime In-Process Operating $60,000 A-10 DoN Inspectors Overtime In-Process Operating $60,000 A-11 Food Truck Inspectors Overtime In-Process Operating $20,000 A-11 Food Truck Inspectors Overtime In-Process Operating $20,000 A-12 Hillendahl Library - Furniture In-Process Operating $9,000 A-12 Hillendahl Library - Furniture In-Process Operating $9,000 O programa Council District Service Funds (Fundos de Serviços de Distritos de Conselhos) reserva de 1 a 11 milhões de dólares para cada membro dos Distritos de Conselhos para permitir que os membros dos conselhos acelerem projetos. Aproximadamente US$ 6 milhões são provenientes do dinheiro da capital, enquanto US$ 5 milhões são extraídos de fundos operacionais. Clique para conhecer e interagir com este painel. Neste scorecard de exemplo, os membros dos distritos de conselhos e, em grande parte, o público, não só obtêm informações sobre a fonte do dinheiro que financia um projeto, mas também podem associar projetos a um distrito em particular. Além disso, os painéis rastreiam o número de projetos ativos em relação a seus custos de execução. The surgical service teams at Seattle 2 : : Some kind of Header Here 5 place, the person who makes sense of the data first is going to win. Speed: Get results 10 to 100 times faster 7 Tableau is fast analytics. In a competitive mark Os funcionários do governo precisam place, the person who makes sense of the dat The surgical service teams at Seattle first is going to win. ser capazes de justificar as decisões 2 : : Some kind of Header Here que tomam em prol da população. Teri Caswell, Hassett Willis 8 3. “Uma imagem vale mais que mil palavras em um mapa. Agora, cada engenheiro do distrito pode ver o que está acontecendo em seu distrito. Estamos falando de dados verdadeiramente abertos, acionáveis, que podem ser usados e consumidos por qualquer pessoa.” —Keith Donley, gerente de dados empresariais, Departamento de Transportes da Virgínia Utilizar dados atuais Lidar com situações de emergência faz parte da realidade de qualquer governo. Quer os dados sejam deste ano, deste mês, desta semana, desta hora ou, melhor ainda, de alguns minutos atrás, não há dúvida de que dados confiáveis em sintonia com as necessidades de um órgão elevarão a eficiência operacional. Para que o processo decisório acompanhe a velocidade dos negócios, os dados devem estar suficientemente atualizados de modo a poderem responder a perguntas relevantes. Órgãos governamentais proativos estão recorrendo a feeds de dados oportunos para melhorar a tomada de decisões e monitorar custos e resultados ao longo do processo. Os dados oportunos podem variar. Se um governo municipal tiver que decidir para onde enviar viaturas policiais, precisará de dados o mais atualizados possível. Já decisões de orçamento para uma cidade geralmente podem ser feitas com dados atualizados semanalmente. Quase tão importante quanto ter dados atualizados é poder alterar e atualizar as métricas representadas em um painel. Se você ficar preso a uma métrica desatualizada, o seu pensamento também ficará desatualizado. Você precisa estar atualizado e ser flexível em relação àquilo que está avaliando. O Departamento de Transportes do estado norte-americano da Virgínia opera a terceira maior rede de estradas do país. Devido à geografia que vai das montanhas ao mar, sua infraestrutura complexa está organizada em cinco regiões e nove distritos e contém 58 mil milhas de estradas e 20 mil pontes. Com a segurança pública em mente, o Departamento de Transportes da Virgínia Assista a este webinar para saber como o Departamento de Transportes da Virgínia aproveita a visualização de dados para analisar operações e acidentes, bem como otimizar a implantação dos recursos do Departamento de Transportes. enfrenta o desafio diário de decidir onde implantar os departamentos de engenharia de tráfego e medidas corretivas. 9 Ao visualizar dados atuais e passados de relatórios de acidentes de automóveis, empresas de seguros e do Departamento de Veículos Motorizados, os engenheiroschefes do distrito podem identificar altos volumes de atividade de acidentes, ferimentos e fatalidades para priorizar a implantação de equipes. Este painel é o “guia rápido” do Departamento de Transportes da Virgínia. Ele opera com uma página de filtro altamente detalhada na guia principal e permite que os usuários nas cinco regiões e nos nove distritos apliquem filtros para ver as informações mais recentes que sejam mais relevantes para as suas equipes específicas. Clique para conhecer e interagir com este painel. A visualização de dados com estas informações oportunas traz “ordem ao caos”, pois os tomadores de decisões podem tomar decisões semanais e até mesmo diárias para deslocar equipes de trabalho, alterar o tempo de semáforos ou simplesmente aparar arbustos que cresceram demais. Os dados oportunos facilitam a identificação de urgências e priorizam áreas de alto risco para salvar vidas. 10 4. “Costumávamos oferecer aos nossos colegas informações sobre ‘o quê’, e geralmente não éramos capazes de explicar ‘por quê’. Estamos mudando a forma como as pessoas pensam nos dados e nos serviços que prestamos, pois agora elas podem fazer perguntas e obter respostas que antes eram muito difíceis de ser enxergadas.” Criar uma cultura colaborativa —Robert Radburn, líder da equipe do Conselho do Condado de Leicestershire “No ano passado, fizemos uma grande consulta de orçamento ao público para Os governos não podem operar isoladamente. Para maximizar os resultados das missões, os eles devem trabalhar colaborativamente com o público, o setor privado, as universidades e as organizações sem fins lucrativos. Nesse caso, os painéis fazem com que todos vejam as mesmas informações. Quando diferentes usuários estiverem interagindo com os mesmos conjuntos de dados, os visualizadores terão perguntas próprias sobre o que veem. É importante que os usuários dos órgãos governamentais e os cidadãos possam interagir com os mesmos dados para obter respostas às suas perguntas específicas. O condado de Leicestershire, no Reino Unido, sabe muito bem como usar os dados para colaborar com seus cidadãos. Os cidadãos recorrem ao Conselho do Condado de Leicestershire para obter ajuda sobre todos os assuntos, incluindo assistência social, educação, bibliotecas, transporte e gestão de lixo. Robert Radburn, pesquisador e líder da equipe de informações do conselho, explica: descobrir onde os cidadãos queriam que o conselho gastasse seu dinheiro nos próximos anos. Recebemos cerca de 7.000 respostas. Quando as pessoas preenchem esse formulário, elas esperam receber um retorno.” “Oferecemos uma ampla gama de serviços. Por isso, consultamos muitos dados de análise na Web”, acrescentou. “Também consultamos dados referentes ao uso das bibliotecas, dados de pesquisas para consultas de orçamento e crianças que estão recebendo assistência do governo. Tivemos muitos resultados diferentes e, para nós, nem sempre o que importa são os números.” Com visualizações de dados interativas e compartilháveis, os líderes do conselho Assista a este vídeo para saber mais sobre como o Conselho do Condado de Leicestershire usa painéis para colaborar com os cidadãos. municipal não precisam ser especialistas em todas essas áreas. Eles não precisam ter um conhecimento aprofundado sobre serviço social ou manutenção de estradas para oferecer informações práticas e decisões embasadas para os cidadãos. “É incrível como você mostra algumas visualizações e todos começam a falar sobre o que estão vendo. Para eles, é importante ver esses dados sobre coisas que os afetam diariamente”, afirma Radburn. 11 Os painéis interativos também permitem que qualquer pessoa execute tarefas analíticas básicas, como filtrar exibições, ajustar parâmetros, fazer cálculos rápidos e detalhar itens para examinar os dados subjacentes – tudo isso com seleções intuitivas no painel. Oferecer essa interatividade transforma uma pilha de dados em informações úteis. Funcionários e cidadãos participam da solução de problemas e do processo decisório, em vez de gastarem energia tentando compreender conjuntos de dados. Eles podem ter conversas mais profundas sobre as conexões entre os dados, Navegue por uma galeria de diversas visualizações de dados que o Condado de Leicestershire compartilha com seus habitantes e partes interessadas. resolvendo questões mais complexas com mais rapidez. Conclusão Os painéis de gerenciamento de desempenho criados com visualizações de dados estão transformando econômica e operacionalmente a forma como os líderes governamentais tomam decisões importantes, atingem as metas de suas missões e interagem com as organizações públicas e os cidadãos. O gerenciamento de desempenho, junto com dados abertos, está economizando milhares de horas de trabalho e milhões de dólares aos líderes governamentais, reduzindo o tempo que gastam examinando montanhas de informações. Além disso, à medida que mais cidadãos adotam a tecnologia de análise de autoatendimento, as instituições governamentais estão começando a se tornar mais colaborativas com os cidadãos que desejam participar ativamente. Com os governos operando dentro do novo padrão de restrições fiscais, essas novas tendências de avaliação do gerenciamento de desempenho prometem oferecer oportunidades para aumentar o crescimento, a sustentabilidade e a eficiência. Não só a transparência e a prestação de contas por parte dos governos vêm aumentando, como também a capacidade de os mesmos serem mais fiscalmente responsáveis e ágeis. 12 Sobre a Tableau A Tableau Software ajuda as pessoas a ver e a entender seus dados. 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