DRAFT WEB - Sistema de DraftWeb Oceanus

Transcrição

DRAFT WEB
MANUAL DO USUÁRIO
BEM-VINDO!
Seja bem-vindo ao sistema DraftWeb! Disponivel em uma página na internet, tem
como objetivo ser uma ferramenta de confecção de drafts que, posteriormente,
gerarão BsL completos.
Facilidade, agilidade e confiança são marcas deste sistema, no qual você verá que
o tempo para a confecção de seus drafts não é muito extenso, que poderá conferir
as informações antes de enviá-las à Oceanus, que terá a mobilidade de utilizá-lo
em qualquer computador, sem a necessidade de utilizar programas extra , dentre
outras características.
O procedimento é simples: O draft é feito na ferramenta, conferido e seu respectivo
arquivo é gerado e enviado à Oceanus.Temos um arquivo para cada draft, o que
agiliza a operação, pois mesmo que tenha mais de um embarque, poderá enviá-los
conforme vão ficando prontos, ao invés de esperar o término de todos.
Apresentamos a seguir, o passo-a-passo da execução das funcionalidades deste
sistema, sob forma de manual. Em caso de dúvidas de como preencher,você
poderá falar com seu contato na Oceanus e para receber ajuda com relação à
ferramenta em si, basta entrar em contato com o pessoal do Suporte,
exclusivamente pelo e-mail: [email protected]
Seja bem-vindo ao sistema!
Atenciosamente,
Equipe DraftWeb Oceanus
Sistema DraftWeb Oceanus – Manual do Usuário
Página 1
ÍNDICE
Conteúdo
1.
ACESSESSANDO O SISTEMA
3
1.1 - PRIMEIRO ACESSO
4
1.2 - ESQUECEU A SUA SENHA?
6
1.3 - ALTERAR A SENHA DE ACESSO
7
2.
CRIAR NOVO DRAFT DE BL
2.1 - PREENCHIMENTO DO FORMULÁRIO
9
11
3.
EDITAR UM DRAFT DE BL
16
4.
IMPRIMIR UM DRAFT DE BL
17
5.
FINALIZAR DRAFT E IMPRIMIR PROTOCOLO DE ENTREGA
19
5.1 – CONFERINDO OS ERROS
19
5.2 – PROTOCOLO DE ENTREGA
20
6.
SUPORTE
21
Página 2
1. ACESSESSANDO O SISTEMA
Através do seu navegador web, digite o seguinte endereço:
OBS.: O sistema é compatível com o Internet Explorer e Google Chrome,
A página inicial do sistema BL-Draft será aberta.
Efetue seu login:
(Caso não tenha um login ainda, veja no item 1.1 como criar um para você!)
1 – Clique em LOGIN no canto superior da tela:
2 – Preencha seu Nome de Usuário e sua Senha e clique em LOGIN
Página 3
Nota: você pode marcar a opção “Manter-me logado” antes de clicar no botão Log In. Isto fará com que sua
sessão no sistema fique ativa em seu ambiente de trabalho até que voce reinicie ou desligue seu computador ou
clique em LogOut. Desta forma você faz um único LogIn para diversos acessos consecutivos.
1.1 - PRIMEIRO ACESSO
Quando for acessar o sistema pela primeira vez, será necessário criar uma nova
conta de usuário para que possa utilizá-lo. Para isto, utilize o passo-a-passo a
seguir:
1 – Na tela inicial do sistema, clique em “Gerenciar sua Conta de Usuário”
2 – Quando a tela se abrir, clique em “Criar conta de usuário”:
Criar conta de usuário
Preencha todos os dados solicitados e clique no botão CONFIRMAR:
Página 4
ATENÇÃO: O Nome de Usuário (login) deve conter no máximo 15 caracteres, sem
acentos, espaços, cedilha, etc... Escolha um que vocè irá se lembrar sempre, não tem
problema se for, por exemplo, o login que você já usa nos sistemas de sua empresa.
Exemplos de logins válidos:
cmiranda
tomjobin
tiradentes_mg
santos_doumont
lamartinebabo
Ao confirmar seu cadastro, você receberá um e-mail contendo as informações de sua
conta recém-criada e um link para poder ativá-la, como no exemplo a seguir:
Página 5
Assim que recebê-lo, clique no link “Ativar Conta”, que está destacado na imagem acima,
o sistema abrirá o browser e informará sucesso na ativação de sua conta. Após isto, o
DraftWeb estará pronto para ser utilizado.
1.2 - ESQUECEU A SUA SENHA?
Caso já tenha senha de acesso cadastrada e não se lembra da mesma, acesse as
opções:
Gerenciar sua conta de usuário
Esqueci a senha
Informe seu endereço de email e será enviado a você uma nova senha de acesso.Veja na
próxima imagem como esta tela está desenhada.
Página 6
Abra a mensagem e anote sua senha, em seguida, acesse novamente o sistema e se
logue com a senha enviada. Caso prefira, depois você poderá trocá-la, veja no item 1.2 (a
seguir) como efetuar esta tarefa.
1.3 - ALTERAR A SENHA DE ACESSO
Para alterar senha de acesso, siga estes passos:
1 – Efetue seu login no sistema
2 – Clique em “Gerenciar a sua conta de usuário”
Gerenciar a sua conta de usuário
3 – Clique em “Alterar senha”
Alterar senha
4 – Preencha o formulário de acordo com as instruções na tela e clique em “Confirmar”
Página 7
5 – Quando a mensagem aparecer, a operação está confirmada
Página 8
2. CRIAR NOVO DRAFT DE BL
Após acessar o sistema, selecione a opção
Criar ou Editar Draft de BL
Nota: Se você ainda não fez o seu login, o sistema irá direcioná-lo para esta tela antes
Para criar um NOVO draft, clique em NOVO
Serão exibidas as escalas de navios possíveis para você selecionar para seu embarque.
Página 9
Ao visualizar sua escala, clique no local indicado. Caso deseje, poderá utilizar os campos
na parte superior da tela para gerar um filtro de dados e facilitar a busca.
Após selecionar a escala, digite seu BL no formulário indicado abaixo.
Note que no painel superior da janela há alguns recursos de controle, sendo:
Permite que você copie e cole neste formulário os dados
de um draft já digitado anteriormente, excetuando-se aqueles referentes às mercadorias e
containers.
Acione este recurso após digitar todos os campos do formulário
principal. Este irá ajuda-lo a identificar alguma irregularidade no preenchimento das
informações. No item 5.1 há uma explicação sobre ele.
Esta função salva o BL para posterior edição, mesmo que você
ainda não o tenha terminado por completo. Pode ser utilizado em qualquer tempo, para
garantir que seu trabalho não será perdido.
Quando o draft estiver pronto e conferido, com todas as informações
corretas, o arquivo deve ser gerado para a Oceanus e este botão possui esta função. Seu
draft será conferido, quanto a algumas regras (Como no botão “Verificar Erros” ) e, em
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caso positivo, o arquivo LAM será criado e o agente informado por e-mail da operação
concluída com sucesso.
Nota: O agente marítimo não irá considerar seu draft como recebido enquanto este
recurso não finalizar corretamente.
Imprime o seu draft com as informações preenchidas.Veja no tópico 4
como executar esta tarefa.
2.1 - PREENCHIMENTO DO FORMULÁRIO
2.1.1 – Cabeçalho do Draft
Para preencher corretamente seu draft, recomendamos que sigam as instruções como se
seguem:
NOTA: Aqui estão listadas as informações obrigatórias somente.
•
Campo SHIPPER:
Tamanho: Até 5 linhas com até 25 caracteres em cada linha
No campo deve conter:
• Nome ou Razão Social
• Endereço
• CNPJ (Obrigatório)
•
Campo CONSIGNEE
• Endereço
NOTA: Pode ser “TO ORDER”
•
Campo NOTIFY
• Endereço
ATENÇÃO: Deve o nome e endereço completo, em caso do consignee “TO
ORDER ” essa informação será indispensável
•
Campo BOOKING: Número de sua reserva dada pelo armador
Página 11
Tamanho: Até 20 caracteres
ATENÇÃO: OBRIGATORIO para embarques Grimaldi Lines
•
Campo VESSEL / VOYAGE: Navio e Viagem, preenchido automaticamente ao
escolher o embarque na primeira tela
•
Campo PORT OF LOADING: Porto de Embarque preenchido automaticamente ao
escolher o embarque na primeira tela
•
Campo PORT OF DISCHARGE:Vem como “ ” (Em BRANCO) para que você
possa inserir de próprio punho, clique no campo, apague a informação e digite o porto
de descarga
•
Campo MARKS & NOS.:
•
Campo NO. OF PKGS
•
Campo DESCRIPTION OF PACKAGES AND GOODS
⋅
INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO
NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul): Na opção NCM pode incluir até 8
números por carga no seguinte formato: NCM:XXXXXXX
⋅
HS (Harmonized System Codes): Na opção HS pode incluir até 8 numeros por
carga no seguinte formato: HSXXXX
⋅
Quantidade de container e tipo: Exemplo: 01x20' Dry
⋅
Quantidade de embalagens
⋅
Tipo de embalagens: Exemplo: volumes, caixas, pallets) (Se for embarques de
carga solta e ou rolante deve ser mencionado a quantidade total a serem
embarcados)
⋅
Metragem cúbica: (sempre usar ponto)
⋅
Peso da mercadoria: em Kilos e sem a tara do container
⋅ Condição de frete e termos de pagamento: prepaid/collect
(Lembramos que deve ser a mesma que consta na SD/DDE)
⋅
Carga Perigosa: todos os itens devem ser incluídos (Ex:UN 1263 / IMO:3 / F
POINT:37ºC-P / GROUP:III ETC)
Página 12
⋅
DDE/SD: Devem ser incluídos no campo descrição de mercadorias e a copia
enviada juntamente com o draft; Para mercadorias sob regime especial de
desembaraço à posteriori essa informação deverá ser incluída posteriormente
via correção
NOTA: Campos GROSS WEIGHT e MEASUREMENT também são obrigatórios, porém
são alimentados no momento da inclusão dos detalhes da carga e do(s) container(s)
quando ele(s) existirem.
2.1.2 – Detalhes da Carga
Selecione o botão GOODs para informar os detalhes da carga:
A tela está dividida da seguinte forma:
Página 13
INCLUSÃO de uma Carga
Quando a tela aparece, a partir de uma chamada feita, ela já está pronta para receber a
inclusão de uma carga, assim, preencha as informações e clique em SAVE. Inclua tantas
cargas quanto forem os tipos que o draft cobrir. Como no exemplo, se tivermos 4
containeres e 12 peças soltas num mesmo draft, vamos cadastrar 2 cargas diferentes,
uma do tipo LoLo e a outra do tipo Bulk.
ALTERAÇÃO de uma Carga
Para modificar alguma informação de uma carga já cadastrada, localize sua linha
respectiva e clique em EDIT. Os dados serão carregados nos controles da área de
formulário. Efetue as alterações que achar necessárias e, ao terminar, clique em SAVE.
EXCLUSÃO de uma Carga
Caso a carga informada necessite ser excluída do draft basta clicar em seu respectivo
botão DELETE em sua linha.
As informações que estão nesta tela são as seguintes:
NCM Número do NCM principal da carga, que será seu identificador. Caso não saiba o
completo, basta digitar os 4 primeiros dígitos do grupo e completar o restante com zeros.
CARGO TYPE Tipo de Carga, informe LoLo, se for CONTAINER; RoRo, se for Chassi,
ou Break Bulk se for granel.
GROSS WEIGHT Peso Bruto total da carga. Campo numérico com 5 inteiros e 2 casas
decimais.
MEASUREMENT Cubagem. Campo numérico com 5 inteiros e 2 decimais.
EXTRA NCMs Caso sua carga possua mais de 1 NCM informe o principal no campo
NCM e os demais nesta área, Basta preencher o campo editável (na imagem com os
zeros) e clicar no botão CONFIRMA (Verde). Você possui o limite de 7 NCMS extra para
preencher, totalizando até 8 NCMs para a carga. Caso haja mais de 8, você deverá criar
mais um registro GOODS (Com as mesmas informações) e assim incluir os demais nele.
CARGA PERIGOSA
Se sua carga é perigosa, informe seus detalhes nos campos: IMDG CODE, UNDG CODE
e PAGE.
2.1.3 – Detalhes do(s) Container(s)
Selecione o botão CONTAINERS para informar a lista dos containers que embarcam
neste BL. Lembre-se que para inserir containers é preciso primeiramente inserir pelo
menos um item de carga na tela GOODS.
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Verifique que a tela está organizada da seguinte forma:
INCLUSÃO de um Container
Quando a tela aparece, a partir de uma chamada feita, ela já está pronta para receber a
inclusão de um container, portanto selecione no primeiro campo o NCM no qual deseja
inserir a lista de contaienrs preencha as informações e clique em SAVE. Inclua tantos
containeres quanto forem os que o draft possuir.
ALTERAÇÃO de um Container
Altere quantas informações do container precisar, apenas clique em sua linha respectiva e
aguarde os controles serem carregados. Efetue as alterações que achar necessárias e,
ao terminar, clique em SALVAR.
NOTA: Caso demore um pouco para os controles carregarem, na área de menus clique
em GOODs e depois em CONTAINERES pois assim a tela é atualizada mais
rapidamente.
EXCLUSÃO de um Container
Para excluir um container de sua carga clique no botão DELETE de sua respectiva linha.
As informações presentes no formulário são estas:
⋅
⋅
⋅
⋅
Numero do container
Tara do contêiner
Lacre do contêiner
Embalagem
Atenção ao campo EMBALAGEM (Package Code):
Escolha na combobox PACKAGE CODE qual o tipo de embalagem que vai dentro do
container, se quiser, pode digitar a primeira letra da embalagem
Página 15
⋅
⋅
⋅
⋅
⋅
⋅
⋅
Quantity Of Packages: Deve-se colocar a quantidades de embalagens dentro do
container: Exemplo 30 caixas
Quantity Of Volumes: Quantidade de volumes dentro de cada Embalagem
(Package)
Os selos são colocados nos campos:
SealNumber1
SealNumber2
SealNumber3
SealNumber4
Após finalizar a inclusão da lista de containers e/ou mercadorias, você pode acessar a
lista de botões principais da tela do draft para continuar navegando entre os formulários
dos dados do BL, ou mesmo salvar, imprimir, conforme opções abaixo (encontre suas
explicações na página 9 deste manual):
3. EDITAR UM DRAFT DE BL
Para acessar um draft que você já iniciou anteriormente a digitação acesse as opções:
Clique em Editar
Página 16
Escolha em seguida o registro do draft que deseja continuar a digitação, mas lembre-se
que nesta somente será possivel buscar registros que voce ainda não tenha finalizado.
Ao clicar em uma opção o sistema carregará as informações do draft em seus controles
para que possam ser editadas. Ao final de sua operação, não se esqueça de salvar seu
trabalho, temporariamente ou definitivamente.
4. IMPRIMIR UM DRAFT DE BL
Há duas maneiras de efetuar a impressão de um draft de BL: Direto da tela do próprio
aberto ou então a partir da tela inicial. Em ambas formas, o sistema faz o mesmo, abre
uma nova janela de seu browser com as informações, quando ela carregar, basta solicitar
a impressão conforme executa em qualquer página web.
Na primeira forma, com o draft aberto, clique no botão IMPRIMIR
Página 17
Ou então, clique em Visualizar e Imprimir a partir da tela inicial das opções do DRAFT
Escolha abaixo o registro do draft visualizar/imprimir.
Página 18
NOTA: O draft impresso este é somente um formulário de conferencia. Ele não é o BL
em si, que ainda pode ter um lay-out um pouco diferente do que está neste sistema.
5. FINALIZAR DRAFT E IMPRIMIR PROTOCOLO DE ENTREGA
Após inserir todas as informações do draft do BL nas telas de dados principais (data
draft), mercadorias (goods) e containers e efetuar todas as conferências necessárias, é
hora de gerar o arquivo para a Oceanus.
Clique neste botão para finalizar seu draft.Se estiver tudo OK, o arquivo contendo suas
informações é gerado e um e-mail é enviado para a Oceanus informando que um novo
draft está disponível.
Quando você aciona este recurso o sistema automaticamente inicia a verificação de
consistência de tamanhos máximos e obrigatoriedades. Na próxima seção, há a
explicação de como proceder nestes casos. Portanto, fique atento, se aparecerem botões
em vermelho ao lado de campos do formulário principal.
Nota: O agente marítimo não irá considerar seu draft como recebido enquanto este
recurso não finalizar corretamente, portanto somente considere os dados entregues a
o protocolo de entrega a partir do Salvar
5partir
.1 – do
COmomento
NFERINque
DOoOsistema
S ERRdisponibilizar
OS
e Finalizar.
ATENÇÃO: Após a entrega de seu arquivo, qualquer ALTERAÇÃO deverá ser
SOLICITADA VIA E-MAIL para o setor de EXPORTAÇÃO da Oceanus que estiver
atendendo a seu embarque. Não será mais possível efetuar qualquer mudança no
sistema.
Os dados são verificados em 2 momentos, na finalização do draft ou, se preferir, vá aos
poucos efetuando sua conferência durante a confecção, basta clicar em “Verificar Erros”
Caso haja alguma inconsistência, o draftweb irá informar através de “bolinhas vermelhas”
em cada campo. Passe o mouse sobre ela e o sistema irá exibir o motivo da critica.
Corrija as irregularidades e salve novamente até que nenhuma critica seja apresentada.
As críticas versam sobre:
Página 19
- Campo Obrigatório Não Preenchido
Explicação: A informação mostrada com a “bolinha” é obrigatória e não foi preenchida.
Solução: Preencher a informação que está faltand.
- Quantidade de Linhas Excedida
Explicação: O campo está com mais linhas do que ele comporta. Ex.: Ele está com 7
linhas e seu limite é de 5 (veja na descrição dos campos a quantidade permitida);
Solução: Diminua a quantidade de linhas
- Quantidade de Caracteres por Linha Excedida
Explicação: Uma ou mais linhas do campo está com mais caracteres do que o permitido.
Ex.: O limite é de 50 caracteres por linha e está com 58 (veja na descrição dos campos a
quantidade permitida);.
Solução: Reescreva o campo, diminuindo a linha que está maior.
- Dígito Verificador do Container Incorreto
Explicação: O número do container está com o verificador incorreto.
Solução: O próprio sistema na mensagem crítica informa o correto, basta substituir um
pelo outro.
5.2 – PROTOCOLO DE ENTREGA
Ao salvar e finalizar o draft sem críticas, ao mesmo tempo em que o agente recebe m email informando que um novo draft está disponível, a tela com a impressão do protocolo
de entrega é mostrada, como na imagem abaixo:
Página 20
6. SUPORTE
Em caso de dúvidas com relação à operação do sistema ou reporte de erros, envie um email para: [email protected]
Mas, em caso de dúvidas em relação às informações em si, entre em contato com a Filial
Oceanus que estiver cuidando de seu embarque.
OBRIGADA por utilizar nosso sistema!
Atenciosamente,
Equipe DraftWeb Oceanus.
Página 21

DRAFT WEB - Sistema de DraftWeb Oceanus

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