Moradas

novidades da versão 5.0
Faturação
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o
o
Descontos
NIF estrangeiro
Observações
IVA nas linhas
Parametrização das margens
N.º de conta sequencial
Honorários editáveis
Impressão do meio de pagamento
Alteração nas despesas dependentes de honorários
o
o
o
Novo formulário de moradas
Pesquisa online nos CTT
Pesquisa por código postal
Moradas
Processos
o
o
o
Novas opções no processo
Novas opções nos intervenientes
Nota de liquidação na conta corrente
Listagens
o
Novos filtros na listagem de registo de honorários
o
o
o
Menu deslizante
Impressão da página visível
Alteração no suporte para Firefox e Google Chrome
Outros
atualização
gratuita
*para clientes Gnotarium com contrato de
manutenção ativo.
Guia lançamento da versão 5.0
1.
Faturação
Na versão 5.0 do Gnotarium, existem novas opções na faturação, tais como descontos, nif
estrangeiro, observações, nº de conta sequencial e impressão do meio de pagamento e algumas
melhorias tais como IVA nas linhas, parametrização das margens, honorários editáveis e despesas
dependentes de honorários.
1.1 Descontos
Para criar um desconto basta ir à opção gestão no menu principal e selecionar descontos. Em Inserir
encontra-se um formulário com a Designação e o Desconto em percentagem para preencher. Após
inserir o desconto, é possível associar beneficiários, preenchendo os dados da entidade beneficiária
e clicando em Adicionar.
Figura 1 – Configurar desconto
Para aplicar um desconto, na página de Criar Fatura, seleciona-se no campo Desconto a opção a
aplicar ao total da fatura.
Figura 2 – Aplicar desconto na fatura
Ao preencher um NIF, caso essa entidade esteja associada a um desconto, esse desconto será
selecionado na lista.
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É, também, possível associar o desconto apenas à linha, preenchendo o valor do desconto que se
pretende aplicar no campo Desc.(%).
Figura 3 – Desconto na linha da fatura
1.2 NIF estrangeiro
Para indicar que o cliente é estrangeiro, seleciona-se a opção NIF Estrangeiro, preenche-se o NIF e
seleciona-se o País.
Figura 4 – NIF estrangeiro
1.3 Observações
Para inserir observações, clica-se em Observações na página de criar documento, preenche-se o
campo Observação seguido de Adicionar. Ao preencher a observação, serão apresentadas
sugestões de observações já inseridas anteriormente.
Figura 5 – Adicionar observação na fatura
As observações serão posteriormente apresentadas na impressão do documento.
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1.4 IVA nas linhas
Com a nova versão, é possível aplicar uma taxa de IVA apenas à linha, em vez de aplicar ao total da
fatura. Isto permite que existam taxas de IVA diferentes para linhas diferentes no mesmo
documento. Para aplicar o IVA na linha, seleciona-se a taxa pretendida no campo IVA da linha.
Figura 6 – IVA na linha
As despesas por conta do cliente devem estar agora indicadas com a taxa de IVA 0% e com a
referência ao preceito legal que justifica a isenção.
1.5 Parametrização das margens
Para ajustar as margens da fatura na impressão, no menu principal seleciona-se gestão »
configurações » parametrização. Na opção Margens escolhe-se o tamanho que se pretende para
cada uma das margens: Esquerda, Direita, Topo e Fundo.
Figura 7 – Parametrização da margens da impressão
Aquando da alteração das margens, deve testar-se a impressão e garantir que todos os elementos
obrigatórios da fatura fiquem visíveis na impressão.
1.6 N.º de conta sequencial
O Gnotarium possui uma numeração de registo com o seguinte formato: <código do tipo de
documento> <número de ordem do ato dentro do documento>/<número do
documento>/<série>/<ano>. Com a nova versão foi inserida outra forma de numerar o ato, que é a
numeração sequencial, iniciando em 1 todos os anos e sendo incrementado para cada ato
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independente do documento.
Para o caso dos atos serem Reconhecimento, os documentos continuam a ter numeração própria,
iniciando em 1 todos os dias, uma vez que são registados no livro próprio de reconhecimentos.
Para que a numeração nos atos seja sequencial, no menu principal seleciona-se gestão »
configurações » parametrização. Clica-se na opção Outros e coloca-se a opção
ACTOS_NUMERACAO_SEQUENCIAL com o valor ‘SIM’. Caso não se pretenda numeração sequencial,
o parâmetro deve estar com o valor ‘NAO’.
Apenas os seguintes documentos de vendas produzem registo sequencial: fatura, fatura-recibo e
venda a dinheiro. Registos de atos, faturas pró-forma, notas de crédito, faturas divididas e restantes
documentos divididos não produzem número de registo, sendo que as notas de crédito e os
documentos divididos usam os números do documento que os originou.
Nas retificações, por anulação ou por nota de crédito, os números de registo ficam inutilizados.
Após a retificação, caso se pretenda elaborar nova fatura, existe a possibilidade de editar o número
de registo, para que na nova fatura possa colocar o mesmo número de registo da fatura retificada.
Para tal, clica-se no número de registo no novo documento, surge uma janela para alterar o número
e clica-se em OK.
Clicar para alterar o
número de registo
Figura 8 – Alterar número de registo
Figura 9 – Janela para alterar número de registo
Figura 10 – Listagem com faturas com números de registo alterados
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1.7 Honorários editáveis
Passa a ser possível multiplicar o preço unitário por atributos, como por exemplo, o n.º de bens,
para isso, preenche-se o atributo quando se insere o ato no processo.
Por exemplo, para numa compra e venda multiplicar os bens descritos pelo n.º de bens, deve nas
configurações adicionar o atributo ao honorário bens descritos e seleciona-lo no Tipo Valor, em vez
de Quantidade, tanto na composição dos bens descritos como nas dependências da compra e
venda.
Figura 11 – Configuração do atributo
Figura 12 – Atributo Nº bens na fatura
É, também, possível mostrar na impressão a base de incidência nos honorários editáveis.
Figura 13 – Imprimir base de incidência
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1.8 Impressão do meio de pagamento
Para imprimir o meio de pagamento no documento, no menu principal seleciona-se gestão »
configurações » parametrização e clica-se em Outros. De seguida, coloca-se o parâmetro
Imprime_Meio_Pagamento com o valor ‘S’.
O meio de pagamento é apresentado na impressão do documento, em Observações.
Figura 14 – Imprimir meio de pagamento
1.9 Despesas dependentes de honorários
As despesas dependentes de honorários passam, agora, a estar referenciadas nas Despesas por
conta do cliente. Assim sendo, ao selecionar o honorário, a despesa dependente é
automaticamente colocada na tabela de despesas por conta do cliente.
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Figura 15 – Despesas dependentes de honorários
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2.
Moradas
O novo formulário de moradas está interligado com os CTT – Correios de Portugal, o que permite
uma pesquisa mais precisa da morada.
2.1 Novo formulário de moradas
Numa vista inicial, a pesquisa é feita por arruamento, onde se pode preencher os dados Rua/Lugar,
Porta, Andar, País, Concelho e Freguesia, sendo que os dados principais são a Rua/Lugar e o
Concelho. Por defeito, o País está sempre preenchido com Portugal e o Concelho está preenchido
com o concelho da parametrização.
Figura 16 – Pesquisa por arruamento
Após preencher os dados, clica-se em Validar e surge uma janela com as moradas que
correspondem aos dados introduzidos. De seguida, basta selecionar a morada que se pretende e
clicar em Confirmar.
Também é possível adicionar uma nova morada, caso as moradas encontradas não correspondam à
morada pretendida. Insere-se os dados da nova morada na última linha da janela de Moradas
Encontradas, seleciona-se essa linha e clica-se em Confirmar.
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Selecionar morada
Preencher nova morada
Figura 17 – Moradas encontradas
Os dados selecionados irão surgir no formulário de moradas.
Figura 18 – Dados da morada selecionada
É possível, também, fazer a pesquisa da morada por código postal. Clicar na opção Introduzir por
Código-Postal, no formulário de moradas.
Pesquisa por código-postal
Figura 19 – Selecionar a pesquisa por código postal
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Após clicar, surgem os dados para pesquisa, onde se pode preencher o Código-Postal, a Porta e o
Andar.
Para fazer a pesquisa, clicar em Validar e surge a janela com as Moradas Encontradas.
Figura 20 – Pesquisa por código-postal
Para voltar à pesquisa por arruamento, clica-se na opção Introduzir por Arruamento (onde
anteriormente se clicou na opção Introduzir por Código-Postal).
Existe, ainda, a visualização de Todas as Moradas, onde aparecem todas as moradas da entidade.
Para tal, clica-se no separador Todas as Moradas, no formulário de moradas.
Para selecionar uma morada, clica-se na secta correspondente à morada, na coluna Selecionar. A
morada irá passar para o primeiro separador de morada.
Para escolher uma morada como preferencial, basta selecionar a morada pretendida na coluna
Preferencial.
Separador Todas as moradas da entidade
Selecionar morada preferencial
Selecionar morada para o primeiro separador
Figura 21 – Todas as moradas da entidade
Também é possível pesquisar todas as moradas da freguesia. Para este tipo de pesquisa, preenchese o Concelho, a Freguesia e clica-se na opção Todas as moradas da Freguesia. Após clicar, surge a
janela com todas as moradas encontradas da freguesia.
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Selecionar todas as moradas da freguesia
Figura 22 – Todas as moradas da Freguesia
O novo formulário permite, ainda, inserir moradas estrangeiras, selecionando o País e preenchendo
o campo Rua/Lugar.
Figura 23 – Moradas estrangeiras
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3.
Processos
Existem novas opções no processo (Estado e Capa do processo), nos intervenientes (Estado Civil e
Situação do documento) e na conta corrente (Nota de Liquidação), que serão descritas
seguidamente.
3.1 Novas opções no processo
Para indicar o estado do processo, seleciona-se a opção pretendida no campo Estado.
Este novo campo permite-lhe visualizar o estado dos processos na tabela de processo e filtrar os
resultados da pesquisa de processos.
Figura 24 – Estado do processo
Para criar a capa do processo, clica-se em Gerar Capa, no topo do processo.
Gerar capa do processo
Figura 25 – Gerar capa do processo
Ao clicar, surge uma janela para selecionar o modelo e optar pela edição online ou edição local.
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Figura 26 – Opções capa do processo
Figura 27 – Exemplo de capa do processo
Para alterar o modelo exemplo da capa do processo, no menu principal seleciona-se gestão »
modelos » modelos, clicar no modelo “Capa de processo exemplo” e Editar Minuta.
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É possível criar novos modelos carregando em Inserir, preenche-se a Descrição e no Tipo selecionase Capa do Processo. Após inserir, clica-se na opção Carregar Minuta e seleciona-se o ficheiro que
se pretende carregar, depois adicionar as marcas necessárias. É também possível usar a opção
Duplicar Modelo para criar novos modelos a partir de outros já existentes.
Para mais informações sobre elaboração de modelos deve consultar o manual disponível em gestão
» modelos » modelos.
Figura 28 – Modelo de capa do processo com as marcas
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3.2 Novas opções nos intervenientes
Para selecionar o estado civil, escolhe-se a opção que se pretende no campo Estado Civil no
formulário de intervenientes.
Figura 29 – Estado civil
Para a situação do documento, seleciona-se a opção pretendida no formulário do documento, no
campo Situação do Documento. Após selecionar e guardar, o documento irá surgir no formulário do
interveniente com a opção escolhida, no campo Situação.
Figura 30 – Situação do documento
3.3 Nota de liquidação na conta corrente
Na conta corrente do processo existe uma nova opção para a nota de liquidação. Esta opção agora
disponível no processo permite uma melhor gestão das despesas e provisões processo a processo.
Para criar e lançar a nota de liquidação, basta clicar na opção Nota de Liquidação na conta corrente
do processo. O documento criado, estará visível no final da página de conta corrente, no quadro de
Documentos.
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Figura 31 – Opção Nota de liquidação na conta corrente
Figura 32 – Formulário da Nota de Liquidação na conta corrente
Na versão anterior era já possível liquidar despesas na conta corrente do processo usando o
documento fatura e fazendo posteriormente no recibo a liquidação. No entanto, pode haver
necessidade de efectuar a liquidação das despesas noutras situações.
A nota de liquidação na conta corrente do processo pode ser usada, por exemplo, quando já foi
feita a fatura da escritura e ainda há despesas que foram registadas, é necessário dar as despesas
como liquidadas, ou quando não vai ser feita fatura e é necessário liquidar despesas ou devolver a
provisão ao cliente.
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4.
Listagens
A listagem de registo de honorários contém dois novos filtros, para uma pesquisa mais
pormenorizada.
4.1 Novos filtros nas listagens de registo de honorários
Na listagem de registo de honorários é, agora, possível, listar por Utilizador e por Série do
documento. Para tal, foram acrescentados dois filtros na pesquisa de registo de honorários:
Utilizador e Série do Documento.
Figura 33 – Filtro Utilizador na pesquisa de registo de honorários
Figura 34 – Filtro Série do documento na pesquisa de registo de honorários
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5.
Outros
5.1 Menu deslizante
Nesta nova versão, o menu principal está deslizante. Isto quer dizer que, ao passar o rato sobre o
menu, este aumenta e fica com o aspeto das versões anteriores. Se retirar o rato, o menu encolhe,
ficando, assim, mais espaço para os formulários. Contudo, é possível manter o menu fixo, tal qual
as versões anteriores, clicando em fixar no fundo do menu.
Figura 35 – Menu encolhido
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Fixar o menu
Figura 36 – Menu aumentado ao passar o rato
5.2 Impressão página visível
Para imprimir a página visível, basta clicar em Imprimir no menu superior.
Imprimir
Figura 37 – Imprimir página visível
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