Suellen Viriato Leite da Silva - Universidade Católica de Brasília

SUELLEN VIRIATO LEITE DA SILVA
PROPOSTA DE CRIAÇÃO DE UMA POLÍTICA PARA TRATAMENTO DA
MEMÓRIA ORGANIZACIONAL NA BIBLIOTECA DA FUNASA
Monografia apresentada ao Programa de PósGraduação Lato Sensu em Gestão do
Conhecimento da Universidade Católica de
Brasília, como requisito parcial para obtenção
do certificado de Especialista em Gestão do
conhecimento.
Orientador: Prof. Dr.Cláudio Chauke Nehme
Brasília
2014
S586p
Silva, Suellen Viriato Leite da.
Proposta de criação de uma política para tratamento da
memória organizacional na biblioteca da Funasa/ Suellen Viriato
Leite da Silva. 2014.
63 f.: il.; 30 cm.
Monografia (MBA) – Universidade Católica de Brasília.
2014.
Orientação: Prof. Dr. Cláudio Chauke Nehme
1. Memória Organizacional. 2. Gestão do Conhecimento. 3.
Biblioteca. I. Nehme, Cláudio Chauke, Orient. II. Título.
CDU 005.94
Monografia de autoria de Suellen Viriato Leite da Silva, intitulada “Proposta de
criação de uma política para tratamento da memória organizacional na biblioteca da Funasa”,
apresentada como requisito parcial para obtenção do certificado de Especialista em MBA em
Gestão do Conhecimento da Universidade Católica de Brasília, em 25 de março de 2014,
defendida e/ou aprovada pela banca examinadora abaixo assinada:
______________________________________________________
Prof. Dr. Cláudio Chauke Nehme
Orientador
Gestão do Conhecimento/MBA – UCB
______________________________________________________
Prof. Dr. Eduardo Amadeu Dutra Moresi
Examinador
Gestão do Conhecimento/MBA – UCB
______________________________________________________
Prof. Dr. Ivan Rocha Neto
Examinador
Gestão do Conhecimento/MBA – UCB
Brasília
2014
Dedico o seguinte trabalho a pessoa que mais
inspira minhas conquistas, à minha querida
mãe Bia, que é minha fonte de admiração,
força e perseverança. Assim como também a
toda minha família que em suas
particularidades e simplicidades me ajudam a
sorrir e contemplar a cada novo dia.
AGRADECIMENTO
Agradeço ao meu Orientador Cláudio Chauke Nehme que ajudou a esclarecer as
dúvidas e aprimorar as ideias e feitos desde o inicio do trabalho.
Agradeço à professora Sophia Wieckzorek que me auxiliou no resumo em inglês, e me
orienta no idioma inglês com toda paciência.
Agradeço ao corpo de professores do curso de MBA de Gestão do Conhecimento para
a turma da Funasa, da Universidade Católica, que nos apresentou conteúdos de extrema
relevância para realização dos trabalhos e para o nosso desenvolvimento profissional.
Agradeço à Solange de Oliveira Jacinto minha amiga de profissão que compartilhou as
dúvidas sobre o trabalho, tanto neste trabalho de conclusão de curso quanto o trabalho do dia
a dia na Funasa.
Agradeço aos amigos de turma que além de contribuírem com seus conhecimentos nas
aulas, nos permitiu conhecer as diversas realidades da instituição e o funcionamento de seus
setores.
Agradeço à equipe da Biblioteca da Funasa que sempre contribui na realização do
trabalho braçal e intelectual e proporciona o compartilhamento de experiências, vivência e
amizade e que colaborou de forma decisiva na conclusão deste trabalho.
Agradeço aos Bibliotecários e demais funcionários de bibliotecas que responderam aos
questionários enviados para pesquisa e alguns que além de responder, dividiram um pouco
das suas dificuldades de rotina no trabalho em bibliotecas e do imenso prazer que este
trabalho, apesar de árduo e pouco reconhecido, proporciona.
“A memória guardará o que valer a pena. A
memória sabe de mim mais que eu; e ela não
perde o que merece ser salvo.”
Eduardo Galeano.
RESUMO
SILVA, Suellen Viriato Leite da. Proposta de criação de uma política para tratamento da
memória organizacional na Biblioteca da Funasa. 2014. 63 f. Trabalho de Conclusão de
Curso (MBA em Gestão do Conhecimento) – Universidade Católica de Brasília, Brasília,
2014.
A recuperação das informações sobre as atividades desenvolvidas por uma instituição é
importante para seu desenvolvimento e evolução. Conforme a importância destas informações
o presente estudo propõe a implantação de uma política de tratamento da memória
organizacional para a biblioteca da Fundação Nacional de Saúde (Funasa). A biblioteca não
possui um padrão para as atividades de coleta do material de memória organizacional. Deste
problema surgiu a necessidade de criar uma política de memória organizacional para
normalizar as tarefas de coleta, armazenagem e distribuição do material de memória. As
atividades que não tem suas etapas descritas em um documento não apresentam continuidade
ou conhecimento de outros setores do órgão. Isto evidencia a necessidade da política
desenvolvida com a finalidade de divulgar e manter a memória organizacional. Para verificar
a lacuna das atividades desenvolvidas na biblioteca, foi estudado o histórico das funções da
biblioteca, contidos nos seus estatutos e regimentos. Foram apresentados os conceitos de
gestão do conhecimento, memória organizacional, política e política para bibliotecas. Foi
realizada a pesquisa em bibliotecas governamentais sobre o tratamento de seus materiais de
memória organizacional e a possibilidade da existência de suas políticas de memória
organizacional com o propósito de encontrar casos semelhantes à realidade da Funasa. Após
analisada a pesquisa nas bibliotecas governamentais foi possível determinar os pontos fortes e
fracos para construção de uma política de memória organizacional voltada para uma
biblioteca governamental especializada. Tanto a pesquisa bibliográfica quanto a pesquisa nas
bibliotecas determinou os elementos necessários para a construção da política de memória
organizacional. As pesquisas realizadas serviram de base para construção do texto de política
de memória organizacional da biblioteca da Funasa. O texto básico da política foi formulado e
enviado para avaliação de alguns gerentes da Funasa. A análise de toda pesquisa conclui que
para elaboração de uma política é necessária a intensa participação dos trabalhadores na
elaboração do documento e que após a conclusão deste documento ele deve ser divulgado das
formas mais amplas e visíveis possível.
Palavras-chave: Memória Organizacional, Gestão do Conhecimento, Política de Gestão,
Biblioteca, Fundação Nacional de Saúde.
ABSTRACT
Data recovery regarding institutional activities is the foundation upon given institution build
its development and evolution. Given this importance, the present study aims to establish an
Organization Memory policy in the central library of The Brazilian National Health
Foundation – Funasa, Currently, this library lacks a standardized procedure to collect
materials regarding organization memory, for which the suggested policy intends to regulate
the memory material gathering, storage and distribution. Activities without proper
documented description of its execution do not show continuity or develop awareness of other
sectors within the institution. This flaw in the history of an institution can be overcome by
applying specific parts of the present work – storage and distribution. In order to verify
activities developed in the library, this sector was scrutinized in its data collection and
implantation history based on Funasa’s statutes and regiments. Fundamental descriptions of
the concepts of Knowledge Management, Organization Memory, Policy and Library Policies
are shown. Other Brazilian governmental libraries cases in which OM has already been
implemented are exposed, therefore elucidating how improvements can be done to the current
study case. After a detailed analysis on those, an evaluation of strengths and weaknesses was
conducted to trigger a proper planning and implementation of Organization Memory within
the library. Both literature review and case studies allowed the determination of which
elements were indeed important to design the process for this particular case therefore making
feasible the implementation for Funasa’s library. A policy draft was formulated and
forwarded to Funasa’s leadership whose opinions and suggestions were used to improve the
study itself. The results show that to architecture an efficient policy it is necessary: (i) an
effective participation from workers when a document elaboration is ongoing and (ii) an
extensive document divulgation.
Keywords: Organizational Memory, Knowledge Management, Policy Management, Library,
Fundação Nacional de Saúde.
LISTA DE FIGURAS
Figura 1 - Estrutura Administrativa Fsesp .............................................................................. 19
Figura 2 - Modelo SECI .......................................................................................................... 26
Figura 3 - Modelo Alavi de Processo do Conhecimento ........................................................ 28
Figura 4 - A estrutura da Memória Organizacional .................................................................. 29
Figura 5 - Sistema de Memória Organizacional ....................................................................... 30
Figura 6 - Áreas das bibliotecas pesquisadas ........................................................................... 38
Figura 7 - Recursos de tecnologia da informação utilizados pelas bibliotecas ........................ 39
Figura 8 - Tipo de armazenamento das publicações das bibliotecas ........................................ 40
Figura 9 - A biblioteca tem função de guardar material de memória? .................................... 41
Figura 10 - Tipos de normas com Política de MO das bibliotecas ........................................... 41
Figura 11 - Tipos de usuários consultados sobre a política de MO .......................................... 42
Figura 12 - Profissionais consultados na elaboração da política de MO ................................. 42
Figura 13 - Tipos de documentos de MO armazenados nas bibliotecas .................................. 43
Figura 14 - Nível de contribuição da política de MO para as atividades das bibliotecas ......... 43
Figura 15 - Nível de aceitação institucional da política de MO ............................................... 44
Figura 16 - Possíveis razões para rejeição da política de MO .................................................. 44
LISTA DE SIGLAS
ASCOM
Assessoria de Comunicação e Educação em Saúde
CODEC
Coordenação de Comunicação
COESA
Coordenação de Educação em Saúde
COESC
Coordenação de Comunicação Social
COMED
Coordenação de Comunicação, Educação e Documentação
COMUB
Coordenação de Museu e Biblioteca
DATAPREV Empresa de processamento de dados da Previdência Social
DIMUB
Divisão de Museu e Biblioteca
DOU
Diário Oficial da União
FNS
Fundação Nacional de Saúde antes da modificação para Funasa
FSESP
Fundação Serviços de Saúde Pública
FUNASA
Fundação Nacional de Saúde
INAN
Instituto Nacional de Alimentação e Nutrição
MO
Memória Organizacional
SNABS
Secretaria Nacional de Ações Básicas de Saúde
SNPES
Secretaria Nacional de Programas Especiais de Saúde
SUCAM
Superintendência de Campanha de Saúde Pública
SUS
Sistema Único de Saúde
SUMÁRIO
1.
INTRODUÇÃO ............................................................................................................... 13
1.1.
Escolha do Tema ........................................................................................................ 14
1.2.
Relevância do Estudo ................................................................................................. 14
1.3.
Formulação do Problema ........................................................................................... 15
1.4.
Objetivos: geral e específico ...................................................................................... 15
1.4.1.
Objetivos Gerais ................................................................................................. 16
1.4.2.
Objetivos Específicos ......................................................................................... 16
1.5.
2.
Estrutura do Trabalho ................................................................................................ 16
REFERENCIAL TEÓRICO .......................................................................................... 17
2.1.
História das competências da Biblioteca da Funasa .................................................. 17
2.1.1.
A herança da Sucam na Funasa .......................................................................... 17
2.1.2.
A herança da Fsesp na Funasa ............................................................................ 18
2.1.3.
A herança da Snabs, Sneps e Inan na Funasa ..................................................... 21
2.1.4.
A inauguração da Funasa e suas transformações ............................................... 21
2.2.
A gestão do conhecimento ......................................................................................... 25
2.3.
Memória Organizacional ........................................................................................... 28
2.4.
Política para MO ........................................................................................................ 31
2.4.1.
Política documental voltada para MO ................................................................ 32
2.4.2.
Elementos da política para MO .......................................................................... 34
3.
METODOLOGIA ........................................................................................................... 36
3.1.
Classificação da Pesquisa .......................................................................................... 36
3.2.
Coleta e análise dos dados ......................................................................................... 37
3.3.
Delimitação do estudo ............................................................................................... 38
4.
ANÁLISE DOS DADOS ................................................................................................. 38
5. CONSTRUÇÃO DA POLÍTICA DE MEMÓRIA ORGANIZACIONAL DA
BIBLIOTECA DA FUNASA ................................................................................................. 45
5.1.
Elementos para construção da política de memória organizacional da biblioteca da
Funasa ....................................................................................................................................45
5.2.
Proposta de política de memória organizacional para biblioteca da Funasa ............. 46
5.3.
Tentativa de validação da política de memória organizacional para biblioteca da
Funasa ....................................................................................................................................49
6.
CONCLUSÃO E RECOMENDAÇÕES ....................................................................... 51
REFERÊNCIAS ..................................................................................................................... 53
APÊNDICE ............................................................................................................................. 56
Documento defenitivo de proposta de política de memória organizacional para biblioteca da
Funasa ....................................................................................................................................... 56
ANEXO A - RESPOSTAS TABULADAS DOS QUESTIONÁRIOS ENVIADOS ÀS
BIBLIOTECAS GOVERNAMENTAIS .................................................................................. 61
ANEXO B - RESPOSTA DO QUESTIONÁRIO DE VALIDAÇÃO DA POLÍTICA DE MO
PARA BIBLIOTECA DA FUNASA ....................................................................................... 63
13
1. INTRODUÇÃO
A preocupação em armazenar e recuperar informação para tomada de decisão é algo
inerente nas organizações. Esse processo é valorizado e aceito como essencial para existência
de uma instituição e com a crescente acumulação e busca por informação as entidades
organizam suas informações históricas nas mais variadas formas e nomenclaturas. Dentre os
diversos modos que se constitui a organização de informações de uma instituição, a que mais
se caracteriza devido ao recolhimento de documentação histórica é a construção da memória
organizacional (MO). Os locais em que se encontram a MO de uma instituição podem ser
físicos ou virtuais. A funcionalidade da MO é coletar informações nos diversos tipos de
suporte para conhecimento e tomada de decisão, conforme Abecker et al.(1998) relata que a
MO deve realizar uma disseminação ativa de conhecimento e gerar uma experiência de uso,
que não se baseia somente em consultas de um usuário, mas automaticamente fornece
conhecimento útil para resolver problemas e tarefa em mãos.
A Fundação Nacional de Saúde (Funasa) possui um local físico que se presta ao
trabalho de agregar informações históricas da instituição que consiste no seu complexo de
museu e biblioteca. Como a biblioteca é a responsável por armazenar o material bibliográfico
é necessário avaliar e verificar se as informações que estão alocadas no local e se estas
fornecem uma verdadeira base de informação. Devido as diversas modificações de missão,
localização e falta de delimitações especificas dos trabalhos desenvolvidos pela biblioteca da
Funasa muita informação se perdeu e continua se perdendo. Este problema evidencia a falta
de algum instrumento de obrigatoriedade de depósito de informações relevantes. Através
deste problema transparece a necessidade de se criar parâmetros e diretrizes para que a
Biblioteca da Funasa venha a funcionar como um local em que é possível se armazenar uma
memória organizacional levando em conta a sua função de fomentar na aprendizagem
organizacional da empresa. Para tornar esse processo efetivo é necessária a criação de uma
política, pois somente através de um instrumento regulatório as falhas ocorridas anteriormente
na gestão de armazenamento de informações da biblioteca podem ser corrigidas. O presente
trabalho busca verificar quais os elementos essenciais a serem tomados para a efetivação e
funcionamento de uma MO. O trabalho abordará a problemática da biblioteca da Fundação
Nacional de Saúde (Funasa), desde sua constituição até a sua subutilização como fonte de
memória e procurará designar os parâmetros para a construção de um instrumento de política
para que futuramente se torne efetivamente dentro da organização um local de produção,
14
armazenagem e busca de memória organizacional histórica servindo de fonte para gestão do
conhecimento.
1.1. Escolha do Tema
O início da instituição Funasa se deu através da junção de grandes secretarias e órgãos
pertencentes ao Ministério da Saúde. Os dois maiores e com atividades mais expressivas da
área de saúde foram a Fundação de Serviço Especial de Saúde Pública (Fsesp) e a
Superintendência de Campanhas em Saúde Pública (Sucam). As atribuições destas secretarias
eram o saneamento básico da Fsesp e o combate de endemias da Sucam. Na época da junção
em meados de 1991 não houve um tratamento específico para coleta de informações e
delimitações de construção de acervo de documentos. A Biblioteca da Funasa se formou em
sua maioria de acervo bibliográfico, documental da Sucam que abrigava peças e documentos
no Ministério da Saúde. O grande problema atual da biblioteca advém da distorção e da
precariedade de realização das suas funcionalidades, devido à falta de instrumentos
obrigatórios para o fluxo de coleta, armazenagem e disseminação de publicações. Sempre
existiu o problema de distância funcional que a biblioteca representa como centro de
documentação da Funasa, pois o trabalho desenvolvido para abrigar e disseminar seus acervos
ocorre de forma precária sem subsídios de pessoal e de documentação específica em que seja
delimitado os trabalhos que a biblioteca deve desenvolver. Devido a esta falta de recurso e
principalmente de disposições rígidas para controle das ações de armazenamento de
informações na biblioteca, o tema se mostrou altamente relevante para verificar a recuperação
de informações que existe na biblioteca da Funasa e a criação de um ciclo de geração,
armazenagem e busca de informações para subsídios de aprendizagem organizacional. Um
documento de política de memória organizacional pode elucidar este problema por isso foi
escolhido o referido tema.
1.2. Relevância do Estudo
Em seu histórico de existência de 22 anos a Funasa já passou por reestruturações com
a modificação do foco de trabalho alterando sua missão e visão até a que está em atual vigor
que consta do foco em saúde ambiental e saneamento básico. Essas modificações formam o
histórico e a percepção do trabalho da Funasa, tanto em materiais registrados como legislação,
manuais, relatórios, pesquisas entre outros documentos, como nas pessoas que faziam parte de
15
departamentos que tratavam de atribuições e áreas que foram extintas. Toda essa carga de
conhecimento explícito e tácito existe sem o devido tratamento para guarda, recuperação e
reutilização ficando desta forma muita informação perdida ou subutilizada. O caso da
biblioteca da Funasa se agrava, pois este não funciona na devida forma como deveria
funcionar se tratando de referência de guarda de informações da instituição.
Desta forma o estudo de viabilizar uma política de memória organizacional para a
biblioteca se faz necessário para construir uma rotina de armazenagem de informações
relevantes para instituição e que estas informações fomentem a construção de novos
conhecimentos para o órgão.
1.3. Formulação do Problema
Desde que a Biblioteca Funasa foi instituída em 1991, juntamente com a criação da
Funasa e reuniu inicialmente um acervo para demonstrar as ações da extinta Superintendência
de Campanha de Saúde Pública (Sucam), além da armazenagem de suporte à legislação como
diários oficiais da União (DOU), assim como Boletins de Pessoal (BP) e Boletins de Serviço
(BS). Com o crescimento da Sucam e a transferência de suas atribuições para a Funasa criada
em 1991, a biblioteca tomou proporções maiores agregando acervos bibliográficos da Sucam
e da extinta Fundação Serviços de Saúde Pública (Fsesp), que viriam a formar a Funasa com
diversas outras secretarias do Ministério da Saúde.
Todas as ações que resultaram nessas mudanças foram tratadas a um nível macro de
transferência de informações. Dentre essas mudanças nenhuma ocorreu com políticas sólidas
de recuperação e armazenamento do material mencionado. Sendo assim a Funasa abrigou este
patrimônio sem ter documentado de fato todo o material e as possibilidades de valor que este
possuía.
Devido às constantes mudanças e a fragilidade de normas e parâmetros para o
tratamento destes acervos na Biblioteca, muita informação foi perdida e muito ainda deixa de
ser atualizado, pois as transformações continuam ocorrendo e a função da Biblioteca de
demonstrar essas mudanças a fim de fomentar as ações futuras, está em desuso.
Sendo assim o questionamento que temos é o seguinte:
Como criar uma política de gestão da Biblioteca da Funasa a fim de efetivar uma
Memória Organizacional para fomentar a Gestão do Conhecimento na Funasa?
1.4. Objetivos: geral e específico
16
1.4.1. Objetivos Gerais
Propor uma política de produção, armazenagem e disseminação de documentos da
Biblioteca da Funasa voltados para Memória Organizacional na instituição.
1.4.2. Objetivos Específicos
 Levantar histórico e contexto de criação da biblioteca da Funasa;
 Ressaltar a importância da criação de uma política para tratamento da memória
organizacional;
 Propor aos gestores da Funasa uma política para o tratamento de memória
organizacional.
1.5. Estrutura do Trabalho
O presente trabalho apresenta uma introdução já descrita onde traz os elementos
básicos do objetivo e finalidade do estudo.
Mostra o referencial teórico onde é abordado o histórico da biblioteca da Funasa
através das legislações e suas alterações e estuda os conceitos de gestão do conhecimento e
memória organizacional. Lista o tratamento de política documental e seus elementos
essenciais.
A metodologia descreve qual o tipo de pesquisa que foi utilizada e as formas para
chegar aos resultados da pesquisa.
Análise dos dados mostra os resultados obtidos com os questionários aplicados
durante a construção do trabalho.
A construção de política de memória organizacional para a biblioteca da Funasa é
descrita e determinada assim como a tentativa de realizar sua validação junto aos gestores de
competência acima da biblioteca.
Por fim é descrito as conclusões do trabalho e são feitas algumas recomendações.
Fazem parte dos anexos as respostas dos questionários aplicados durante a pesquisa. No
Apêndice consta o documento completo de proposta de política de memória organizacional
para a biblioteca da Funasa.
17
2. REFERENCIAL TEÓRICO
2.1. História das competências da Biblioteca da Funasa
A formação do acervo da Biblioteca da Funasa em sua grande parte é advinda da
Sucam e da Fsesp, órgãos anteriores à criação da Funasa vinculado ao Ministério da saúde.
Assim como também possui algumas publicações da Secretaria Nacional de Ações Básicas
em Saúde (Snabs), e Secretaria Nacional de Programas Especiais de Saúde (Sneps) secretarias
pertencentes ao Ministério da Saúde, que posteriormente foram integradas pela Funasa.
Verificando as funções das grandes instituições vinculadas ao Ministério da Saúde, em
que sua grande maioria apresenta material bibliográfico na Funasa, é perceptível o tratamento
das informações em cada instituição e como isso influenciou na formação do acervo de
memória da Funasa.
2.1.1. A herança da Sucam na Funasa
O primeiro Regimento da Sucam delimitava as atividades da Biblioteca unicamente
voltadas para obras sem uma definição rígida. Publicações que futuramente foram
incorporadas ao acervo eram de responsabilidade do setor de documentação que
posteriormente transferiu algumas tarefas para o setor de arquivo.
O seguinte texto é referente a Portaria n°161/BSB de 07 de maio de 1976 que instituiu
o regimento interno da Sucam.
Art. 61 - À Divisão de Documentação e Divulgação compete orientar, controlar e
coordenar a execução das atividades de documentação e divulgação.
Art. 62 – À Seção de Documentação compete:
a) Pesquisar, corrigir, ordenar, classificar, guardar, e conservar documentos, planos
relatórios e textos, relacionados, direta ou indiretamente, com as atividades da Sucam,
mantendo o devido controle do acervo;
b) Organizar e manter atualizado o ementário da legislação federal e, em especial, a do
Ministério da Saúde e da Sucam;
c) Organizar e sistematizar fichário de referências de assuntos relacionados com o
Ministério da Saúde e a Sucam. [...]
Art 64 – À Biblioteca compete:
18
a) Selecionar, receber, classificar, catalogar e conservar as obras de interesse direto ou
indireto da Sucam;
b) Organizar e manter atualizada uma coleção de catálogos, de editores e instituições
especializados.
c) Promover o empréstimo ou troca de acervos entre bibliotecas;
d) Orientar e auxiliar o leitor no uso do acervo da Biblioteca e nas pesquisas
bibliográficas, franqueando as salas de leitura mediante o controle apropriado.
O texto do regimento da Sucam deixa claro quanto às competências da seção de
documentação e da biblioteca em captar material de interesse para memória organizacional,
assim como mecanismos para sua organização e disseminação. Existia uma documentação
clara, pois o texto das atribuições dos setores estava empregado de forma translúcida no
regimento.
Existiram outras alterações regimentais na estrutura da Sucam até 1986, porem
nenhuma modificou a estrutura dos setores de documentação e biblioteca assim como também
não foram modificadas as suas atribuições.
2.1.2. A herança da Fsesp na Funasa
O primeiro estatuto da Fundação Sesp publicado através do Decreto 49.464, de 7 de
dezembro de 1960 descreve os seguintes objetivos:
Art. 2° - A Fundação terá como objetivos:
a) Organizar e operar serviços de saúde pública e assistência médico – hospitalar nas
áreas do território nacional onde se desenvolvem ou venhas a se desenvolver
programas de valorização econômica sempre que tais serviços não constem de
programas de órgãos federais;
b) Estudar, projetar e executar empreendimentos relativos à construção, ampliação ou
melhoria de serviços e abastecimentos d´água e sistemas de esgotos, sempre que não
constem em programas de órgãos federais;
c) Coordenar, organizar e administrar, mediante regime de acordo com as
municipalidades interessadas, serviços de abastecimento de água e de esgotos;
d) Analisar do ponto de vista técnico, e opinar sobre projetos e orçamentos relativos a
serviços de abastecimento d’água a serem construídos com financiamento do Banco
Nacional de Desenvolvimento Econômico, ou Caixas Econômicas Federais, nos
termos da legislação em vigor;
19
e) Coordenar, organizar e administrar nos Estados cujos governos o solicitarem, serviços
destinados ao desenvolvimento de sua estrutura sanitária básica, inclusive no que se
refere à promoção e controle da higiene industrial;
f) Desenvolver um programa de educação sanitária nas localidades onde mantiver
unidades sanitárias;
g) Colaborar com órgãos técnicos do Ministério da Saúde na solução de problemas de
sua competência;
h) Realizar pesquisas, inquéritos e estudos necessários ao desenvolvimento de suas
atividades;
i) Promover a difusão de conhecimentos técnicos ligados à saúde pública, através da
edição de livros, revistas e outras publicações;
j) Promover a formação e o treinamento de pessoal técnico e auxiliar necessário à
execução de suas atividades;
k) Desenvolver programas em cooperação com os Estados, o Distrito Federal, os
Territórios ou os Municípios, visando à higienização dos bairros pobres e à solução de
problemas de saúde pública.
O que se pode observar dos objetivos da Fsesp é que ela tinha vinculado a importância
da difusão de conhecimento como citado na alínea i, tornando o conhecimento tácito dos
funcionários em explicito quando descreve o meio em que esta difusão de conhecimentos
deve ser através da “edição de livros, revistas e outras publicações”. Outro grande ponto para
observar é que a maioria dos objetivos da Fundação Sesp em seu primeiro estatuto vão ao
encontro da atual missão e visão da Funasa que estão fundamentados em inclusão social
através de ações de saneamento e saúde ambiental.
A Fundação Fsesp não chegou a ter um regimento com sua disposição estrutural, mas
o quadro a seguir resgatado dos relatos de Bastos (1996) p.156, conforme a figura 1 mostra
que a biblioteca estava ligada ao Setor de Educação e Treinamento.
Figura 1 - Estrutura Administrativa Fsesp
20
Fonte: Bastos (1996)
Essa hierarquia leva a conclusão de que suas atividades estavam mais voltadas para a
produção de materiais de conhecimento do que realmente para sua devida armazenagem. Essa
política reflete o quão pouco de material da Fsesp a biblioteca da Funasa possui hoje no
acervo histórico. Além disso, grande parte desse material não é composto de publicações
oficiais, e sim de apostilas, relatórios administrativos e pastas de cursos oferecidos aos
servidores pela Fundação Sesp.
21
Segundo a análise da figura 1 de Bastos (1996) p. 156, a biblioteca então era tratada
como um suporte a educação continuada, atualmente mais conhecida como aprendizagem
organizacional, que tem como ferramenta fundamental a memória organizacional.
2.1.3. A herança da Snabs, Sneps e Inan na Funasa
Dentre as grandes secretarias que formaram a maior parte do acervo bibliográfico da
Funasa concentrado na biblioteca também se encontravam outras secretarias como a
Secretaria Nacional de Ações Básicas em Saúde (SNABs), que trabalhava na promoção e
execução de atividades nas áreas de epidemiologia, laboratórios de saúde pública, ecologia
humana, saúde ambiental e educação e saúde. Já a Secretaria Nacional de Programas
Especiais de Saúde (Sneps) trabalhava na promoção e execução de atividades em áreas de
saúde mental, pneumologia sanitária, dermatologia sanitária, doenças crônico-degenerativas e
sexualmente transmissíveis, AIDS e saúde materno-infantil. No acervo também existem obras
do extinto Instituto Nacional de Alimentação e Nutrição (Inan), porém este não compôs a
junção de órgãos que formaram a Funasa.
A variedade e falta de padrão na temática das publicações que pertencem ao acervo
histórico da Funasa, demonstram sua formação tempestuosa. Da mesma maneira refletem a
falta de políticas na reunião de tantas áreas e pessoal em um único órgão que viria a se tornar
a Funasa.
2.1.4. A inauguração da Funasa e suas transformações
Com a instituição oficial da Funasa através do Decreto n° 100 de 16 abril de 1991, a
transferência de bens das instituições que a formaram foi descrita no referido Decreto da
seguinte forma:
Art. 21 O patrimônio da FNS é constituído:
I – pelos bens móveis e semoventes da Fundação Serviços de Saúde Pública – FSESP, da
Superintendência de Campanha de Saúde Pública - SUCAM e os da Empresa de
Processamento da Previdência Social – DATAPREV, relativos às atividades de informática
do SUS;
II – pelos bens imóveis da FSESP e os que, utilizados pela SUCAM, venham ser transferidos
pela união.
22
Apesar do acervo e da própria Funasa agregar outras secretarias do Ministério da
Saúde, oficialmente o que foi transferido de material para Funasa foram os bens da Fsesp,
Sucam e Dataprev.
A Portaria n° 1.835 de 1 de novembro de 1994 regulamenta o primeiro Regimento da
Funasa, com a denominação de Fundação Nacional de Saúde, em que é formalizado as
atribuições e atividades de cada setor. A biblioteca estava inserida dentro da Coordenação de
Comunicação, Educação e Documentação (COMED) e suas competências estão descritas no
seguinte artigo:
Art. 9° À Coordenação de Comunicação, Educação e Documentação – COMED
compete:
I – articular-se com o Ministério da Saúde e demais instituições públicas e privadas no que
tange às ações de comunicação, educação e documentação da FNS;
II – coordenar, em articulação com os demais órgãos da FNS, o planejamento,
acompanhamento e avaliação das ações de comunicação, educação e documentação;
III – assessorar as equipes das coordenações regionais no planejamento, execução,
acompanhamento e avaliação das ações de comunicação, educação e documentação;
IV – promover a capacitação de profissionais e de lideranças comunitárias para o
desenvolvimento das ações de comunicação e educação, em conjunto com a Coordenação de
Desenvolvimento Institucional e a Coordenação de Recursos Humanos;
V – Veicular informações no âmbito interno e externo da FNS, relativa às áreas de atuação da
Instituição;
VI – elaborar, em articulação com as demais áreas da FNS, materiais instrucionais e de
divulgação abrangendo os cuidados de saúde e contexto socioculturais dos indivíduos e
grupos sociais bem como as suas relações com o meio ambiente;
VII – definir e implantar, em articulação com as demais áreas, normas de editoração no
âmbito da FNS, de forma a padronizar as publicações da instituição;
VIII – compor, revisar, arte finalizar e editorar as publicações elaboradas pelos órgãos da
FNS;
IX – promover estudos e pesquisas que apoiem e redirecionem os processos de educação e
comunicação em saúde;
X – promover o intercâmbio de experiências de interesse técnico-científico nas áreas de
comunicação e educação;
23
XI - estabelecer, em consonância com as demais áreas da Instituição, canais de comunicação e
formas de articulação intra e interinstitucional intra e intersetorial, com as organizações
populares não governamentais e dos trabalhadores, na perspectiva do controle social;
XII – coordenar a aquisição, o registro e a documentação de materiais bibliográficos e do
acervo da Instituição;
XIII – tratar, armazenar, conservar materiais bibliográficos e documentais, visando garantir o
acesso dos mesmos aos usuários internos e externos à Instituição;
XIV – gerenciar o Museu da Fundação Nacional de Saúde, mantendo a história da Instituição
acessível ao público externo e interno.
Neste artigo a COMED é responsável pelas funções típicas de comunicação da
instituição. Os três últimos incisos determinam as funções de documentação para usuários
internos e externos. São descritas funções básicas de gestão da informação. Quando relata
como tratar, armazenar, conservar materiais e preservar a história da instituição acessível, está
indicando os princípios básicos para a possível formação de uma memória organizacional.
Este primeiro regimento da Funasa sofreu algumas alterações em determinados
setores, porém quanto à COMED as atividades e sua formalização neste regimento
permaneceram sem alteração até a aprovação de um novo regimento em 29 de dezembro do
ano 2000.
Em agosto de 2000 foi publicada a Portaria 410 que revogava o primeiro Regimento
da Funasa e modificava seus departamentos e estruturas de trabalho.
Neste novo regimento a biblioteca e o museu da Funasa formavam uma coordenação
que estava subordinada ao setor de comunicação, conforme o artigo a seguir da portaria 410:
[...] Capítulo III – Organização
Art. 7°
A Funasa tem a seguinte estrutura organizacional:
I – órgão de assistência direta e imediata ao Presidente:
1. Gabinete – GABPR
1.1 Coordenação de Serviços Administrativos – COSAD
1.2 Coordenação de Eventos e Cerimonial – COECE
2 Assessoria Técnica – ASTEC
3 Assessoria Parlamentar – ASPAR
4 Assessoria de Comunicação e Educação em Saúde – ASCOM
4.1 Coordenação de Educação em Saúde – COESA
4.2 Coordenação de Comunicação – CODEC
24
4.3 Coordenação de Museu e Biblioteca – COMUB [...]
A independência da biblioteca e do museu da Funasa como coordenação permitia uma
tomada de decisão mais rápida e os processos de trabalho mais independente.
As atribuições da Comub ficaram definidas na portaria 410 da seguinte forma:
Art 16
À Coordenação de Museu e Biblioteca – COMUB, compete:
I – gerenciar e implementar as atividades de informação, biblioteca e museologia;
II – estabelecer normas e procedimentos de editoração para publicações técnico-científicas e
implementar as atividades de edição de produtos impressos, audiovisuais e digitais, em
articulação com as unidades da Funasa; e
III – elaborar instrumentos de planejamento de acompanhamento e de avaliação de planos,
programas, projetos e atividades de informação, biblioteca e museologia.
Neste artigo n° 16 da portaria 410 fica explícito o dever da biblioteca inserida no
contexto da COMUB a elaboração de instrumentos de planejamento, acompanhamento e
avaliação de planos, programas, projetos e atividades de informação. No inciso III está
incluso, nada mais nada menos que a política que norteará o tratamento de memória
organizacional objeto este que será proposto no presente trabalho.
Contudo a portaria 410 não é a que consta em vigor atualmente está também sofreu
alterações e foi revogada pela Portaria 1.776 de 8 de setembro de 2003, que transcreve as
seguintes atribuições à Biblioteca:
Art 16 À Coordenação de Museu e Biblioteca – COMUB compete:
I – gerenciar e implementar as atividades de informação, biblioteca e museologia;
II – estabelecer normas e procedimentos de editoração para publicações técnico-científicas e
implementar as atividades de edição de produtos impressos, audiovisuais e digitais, em
articulação com as unidades da Funasa;
III – elaborar instrumentos de planejamento, de acompanhamento, e de avaliação de planos,
programas, projetos e atividades de informação, biblioteca e museologia; e
IV – exercer outras atribuições que lhe forem cometidas pela chefe da Ascom.
Apesar das mudanças novamente as atribuições da biblioteca é enfatizado um
instrumento de planejamento para as informações armazenadas na biblioteca.
Atualmente a Portaria 1.776, está parcialmente em vigor, pois aguarda a revogação
total que será dada como novo regimento da Funasa, já que o último estatuto foi aprovado
pelo Decreto 7.335 de 19 de outubro de 2010.
25
No novo estatuto aprovado pelo referido decreto ainda não consta oficialmente as
divisões atuais da Funasa, mas já se sabe que a COMUB se transformou em DIMUB –
Divisão de Museu e Biblioteca, perdendo o status de Coordenação e desta forma um pouco da
independência. Apesar de a DIMUB ter perdido sua independência na nova estrutura
regimental, não é muito diferente suas atribuições atuais das desenvolvidas no regimento
anterior, cabendo à biblioteca o trabalho de acompanhar a coleta de informação em forma de
material bibliográfico.
Sendo assim esta função de coletora da memória institucional continua culturalmente
como função da biblioteca na organização. A aprovação do planejamento desta coleta como
expressa no último regimento fica a cargo das chefias direta e acima da Divisão de Museu e
Biblioteca.
2.2.A gestão do conhecimento
Para conhecer e entender como uma memória organizacional deve funcionar em todos
seus processos é necessário elucidar os conceitos e modelos estudados de gestão do
conhecimento. A gestão do conhecimento (GC) é um processo maior que engloba a memória
organizacional como ferramenta. A memória organizacional funciona como ferramenta da GC
para maior alcance de produtividade e tomada de decisão institucional.
Antes de qualquer definição de modelo mais específico de gestão do conhecimento é
necessário verificar a definição de dado, informação e conhecimento que em resumo é
definido por Davenport e Prussack (1998) conforme o seguinte quadro 1:
Quadro 1 - Dado, informação e conhecimento.
Dados
Informação
Conhecimento
Simples observações sobre
o estado do mundo
Facilmente estruturado
Facilmente
obtido
por
máquinas
Frequentemente
quantificado
Facilmente transferível
Dados dotados de relevância
e propósito
Requer unidade de análise
Exige consenso em relação
ao significado
Exige necessariamente
a mediação humana
Informação valiosa da mente
humana
Inclui
reflexão,
síntese,
contexto.
De difícil estruturação
De difícil captura em
máquinas
Frequentemente tácito
De difícil transparência
Fonte: Davenport e Prussack (1998)
26
Desta forma analisamos que a gestão do conhecimento trabalha com as informações
mais preciosas e importantes, pois está em um nível tácito que concerne da interpretação de
cada indivíduo.
Drucker (2000) enfatiza o uso produtivo do conhecimento tanto por indivíduos quanto
por organizações:
Nessa sociedade, o conhecimento é o recurso primário para os indivíduos e para
economia como um todo. A terra, o trabalho e o capital – os tradicionais fatores de
fatores de produção para os economistas – não desapareceram mas se tornaram
secundários. Eles podem ser obtidos e porque não dizer até sem grande esforço,
desde que haja um conhecimento especializado. Ao mesmo tempo entretanto o
conhecimento especializado por si só não produz nada. Ele somente pode se tornar
produtivo quando for integrado a uma tarefa. E esta é a razão porque a sociedade do
conhecimento é também uma sociedade das organizações: a finalidade e função de
toda organização, comercial ou não, é a integração de conhecimentos especializados
com tarefas comuns. (Drucker, 2000 p.4)
Conforme Drucker (2000) um dos objetivos da organização é a de disponibilizar o
conhecimento para o trabalho, seja em ferramentas, produtos e processos; no projeto de
trabalho; no conhecimento em si. Está intrínseco ao conhecimento que ele sofra mudanças
rapidamente e portanto, as certezas de hoje sempre se tornarão os absurdos de amanhã.
Drucker (2000) p.4.
O que nos remete a importância da instituição estar engajada e envolvida na
manutenção da gestão do conhecimento com foco na otimização e melhorias dos processos de
trabalho.
A Gestão do conhecimento conforme o modelo SECI de Nonaka e Takeuchi (1997)
demonstra como o conhecimento pode ser transmitido através das interações entre pessoas.
Este modelo embasa a forma como uma memória organizacional pode ser estruturada afim de
que leve em consideração as interações de transmissão de conhecimento conforme a figura 2 a
seguir:
Figura 2 - Modelo SECI
27
Fonte: Adaptação de Nonaka e Takeuchi (1997)
A memória organizacional seria representada na externalização do conhecimento
tácito e poderia gerar uma nova combinação de práticas e conhecimentos. A memória
organizacional seria internalizada pelo trabalho da instituição em vias de aprendizado
organizacional.
O modelo de gestão de Choo (2003) é focado na informação. Apesar de não objetivar
o conhecimento ele determina de forma clara e a importância da seleção de informações que é
um dos cernes da ferramenta de memória organizacional para gestão do conhecimento.
Choo (2003) define seis processos que é identificado como um ciclo contínuo de
atividades de gestão da informação inter-relacionadas, que precisam ser planejadas para
delinear, coordenar e promover uma visão com base nos processos que contemplem as
atividades de gestão da informação.
Os seis processos são: identificação das necessidades de informação; aquisição da
informação; organização e armazenamento da informação; desenvolvimento de produtos e
serviços de informação; distribuição da informação; e uso da informação.
Os seis processos de Choo (2003) passam por todas as atividades que uma biblioteca
deve realizar para adquirir seu material de trabalho e formar uma base de memória
organizacional.
Já o modelo de Alavi (2000), conforme a figura 3, apesar de ter uma estrutura bem
simples, é o que melhor se aplica se tratando do processo de estruturação e funcionamento de
28
gestão do conhecimento desde a mais básica das formas de trabalho até os mais complexos
processos, pois a gestão do conhecimento necessariamente passará por estas etapas.
Figura 3 - Modelo Alavi de Processo do Conhecimento
Processos do conhecimento
Criação
do
Conhecimento
Armazenamento
e Recuperação
do
Conhecimento
Distribuição do
Conhecimento
Aplicação do
Conhecimento
Fonte: Adaptação de Alavi (2000)
O Modelo de Alavi (2000), figura 3, demonstra de maneira ampla e geral como a
gestão do conhecimento pode ser aplicada institucionalmente. Este modelo também traz as
diretrizes gerais que uma Memória Organizacional deve ter no cerne de seus processos. Para
delimitar os processos de uma memória organizacional é necessário analisar as suas
definições dadas por estudiosos da área.
2.3.Memória Organizacional
O princípio da memória organizacional nas instituições nasceu da semelhança em que
os humanos guardam suas memórias para recordar os aprendizados e poder consultá-las
posteriormente para fomento de ações estratégicas e processos de vivência e trabalho. As
organizações têm setores que direta ou indiretamente são responsáveis por atividades
semelhantes que garantem a memória organizacional para fins de consulta e base para os
processos de trabalhos futuros.
Segundo Almeida (2006) memória organizacional é um conceito metafórico, que parte
do princípio da capacidade das organizações se recordarem e ter lembranças de forma
semelhante ao homem e indica a necessidade de identificar mecanismos capazes de gerar
conhecimento e retê-lo. (ALMEIDA, 2006).
A memória organizacional, segundo Conklin (2001 apud Freire et. al. ,2011), aumenta
o conhecimento por capturar, organizar, divulgar e reutilizar o conhecimento criado pelos
empregados dentro de uma organização. Tem por objetivo uma representação explícita e
29
persistente do conhecimento e das informações capitais para a organização, cujo fim é
facilitar o acesso, compartilhamento e reuso, pelos diversos membros da organização.
Uma das principais funções da memória organizacional é aumentar a competitividade
da empresa, pelo aperfeiçoamento da forma como ela gerencia seu conhecimento.
(ABECKER, 1998 apud FREIRE et. al., 2011).
Segundo Freire et. al. (2011) trata-se da elaboração de um acervo de informações,
sendo também uma espécie de “ferramenta” da organização a fim de gerenciar o
conhecimento assim como as tarefas individuais e do grupo. A memória organizacional leva
ao compartilhamento e reutilização do conhecimento da instituição, do conhecimento
individual e das habilidades do saber fazer as tarefas da organização.
Desta forma a maneira como é definida e tratada a memória de uma instituição vem
sendo estudada e definida por autores onde convergem a definição em que determina a
armazenagem de informações afim de tomada de decisão na organização.
Nassar (2012) afirma que a memória organizacional é capaz de inspirar produtos
autênticos, pois ela busca entender o que foi feito no passado e se torna a expressão da
identidade da empresa assim como ajuda também na reencarnação de prospectivas e cenários
atuais e futuros. Estas atividades fortalecem a articulação de valores culturais e reafirmam os
caminhos estratégicos que a organização deve seguir.
Basicamente para Walsh e Ungson (1991) a memória informacional é a história da
organização armazenada em formato de informação que pode ser aplicada em decisões
presentes. O meio de armazenamento dessas informações é dado conforme sua importância e
envolve recordações de indivíduos ou compartilhadas.
Walsh e Ungson (1991) conforme a figura 4 esquematizam conforme a figura como a
MO é analisada em uma organização através de suas atividades de trabalho.
Figura 4 - A estrutura da Memória Organizacional
30
Fonte: Adaptação de Walsh e Ungson (1991)
Conforme Decker (1999) a MO é formada por um conjunto de documentos, normas,
padrões de acesso e manutenção das informações, boas práticas, vídeos, fotos e relatos. Estes
produtos são utilizados para registrar o conhecimento adquiridos pelos indivíduos de uma
organização, seja, na resolução de problemas ou em atividades voltadas para reunião do
conhecimento disperso na organização. Os produtos de informação também podem ser vistos
como necessários para gestão do conhecimento a fim de manutenção, distribuição e
reutilização e embasarão o processo de aprendizado contínuo.
A definição de MO segundo Vasconcelos, Rocha e Kimble (2006) vê a MO como uma
ferramenta sistemática para armazenamento da informação em que chamam de Sistema de
Memória Organizacional como um sistema que envolve a informática e captura os recursos de
conhecimento acumulados na organização conforme a figura a seguir sintetiza esse processo.
Figura 5 - Sistema de Memória Organizacional
31
Fonte: Vasconcelos, Rocha e Kimble (2006)
A definição de Teixeira Filho (2001) é simples e resume todas as definições de outros
autores sobre MO onde diz que:
Trata-se de um conjunto abrangente de referências - experiências, problemas,
soluções, projetos tecnologias, casos, eventos, fornecedores e clientes, entre outras
que a organização sabe estar disponível para quem atua na empresa, com o fim de
apoiar os processos de trabalho. (TEIXEIRA FILHO, 2001, p. 97).
Com a análise do que já foi afirmado pelos autores, e para fim de melhor compreensão
da pretensão do presente trabalho a definição de memória organizacional é:
A coleta, seleção, armazenagem, tratamento e manutenção de material com conteúdo
sobre a organização. Este material deve englobar assuntos da sua história, processos de
trabalho, pesquisa e normas da organização. Os fins do material são para embasar o
conhecimento e aprendizado contínuo. A memória organizacional servirá de ferramenta para
gestão do conhecimento da organização.
2.4.Política para MO
A definição de política traça alguns conceitos de organização e administração na
esfera governamental e pública, conforme a definição do dicionário Michaelis:
política
po.lí.ti.ca
32
sf (gr politiké) 1 Arte ou ciência de governar. 2 Arte ou ciência da organização, direção e
administração de nações ou Estados. 3 Aplicação desta arte nos negócios internos da nação
(política interna) ou nos negócios externos (política externa). 4 Orientação ou métodos
políticos: Política de campanário. 5 Arte ou vocação de guiar ou influenciar o modo de
governo pela organização de um partido, influenciação da opinião pública, aliciação de
eleitores etc. 6 Prática ou profissão de conduzir negócios políticos. 7 Conjunto dos princípios
ou opiniões políticas. 8 Astúcia, maquiavelismo. 9 Cerimônia, cortesia, urbanidade. P. de
campanário: a que só vê os interesses locais. P. econômica: teoria e prática da direção
econômica de um país. P. de boa vizinhança: política caracterizada pelo princípio de
amizade, cooperação e não interferência nos negócios internos de outro país, principalmente
país vizinho. P. social: conjunto dos princípios e medidas postos em prática por instituições
governamentais e outras, para a solução de certos problemas sociais.
No presente trabalho, a política proposta estaria mais perto da definição de uma
política institucional.
A política institucional é semelhante à definição de política social. A diferença
consiste que a política institucional está voltada para a solução dos problemas institucionais.
Dada esta definição, a seguir será retratada a construção da política documental. A
política documental é específica para o tipo de material que será acumulado na MO.
2.4.1. Política documental voltada para MO
A política tratada no trabalho advém de um documento oficial que norteará a rotina de
atividades da MO.
Trata-se de um documento com atribuições maiores que a de um simples manual ou
norma. Ele envolve tanto as projeções do que será determinado no processo de seleção,
aquisição, armazenamento e disseminação da memória organizacional, como também
permitirá mudanças futuras.
A política abordada é voltada para a potencialização da biblioteca como local de
guarda da MO da Funasa. Alguns autores afirmam em seus trabalhos como deve ser
construída a política voltada para acervos bibliográficos.
Vergueiro (1989) deixa clara a amplitude de uma política de coleção de acervo
bibliográfico quando afirma:
Trata-se de deixar clara a filosofia a nortear o trabalho do bibliotecário no que diz
respeito à coleção. Mais exatamente, trata-se de tornar público, expressamente, o
relacionamento entre o desenvolvimento da coleção e os objetivos da instituição a
33
que esta coleção deve servir, tanto por causa da necessidade de um guia prático na
seleção diária de itens, como devido ao fato de ser tal documento uma peça-chave
para o planejamento em larga escala. (VERGUEIRO, 1989 p.25)
Não somente Vergueiro reconhece que a política documental deve estar focada na
instituição como também Otlet (1934) apud Smit (2008 p.17) afirmou em seu tratado de
documentação que as normas de documentação eram determinadas através de objetivos
institucionais e enumerava as seguintes atividades da documentação:
 Colecionar documentos;
 Preservar documentos;
 Organizar documentos;
 Representar a informação presente em documentos;
 Selecionar, ou recuperar, documentos de acordo com a informação procurada;
 Reproduzir documentos de informação;
 Recuperar documentos de informação.
Ou seja toda e qualquer normalização dentro da área de Documentação tem em sua
essência algumas premissas do que se pretende atingir com uma política de tratamento de
memória organizacional. As políticas bibliográficas visam os aspectos de memória acumulada
em forma de publicações e documentos da instituição.
Smit (2008 p.19) ainda destaca duas áreas ao qual a documentação é mais focada na
atualidade:
 Destaque para o acervo: atenção com o registro, organização e preservação
(independente do suporte em que a informação esteja registrada.);
 Destaque para o acesso à informação: apresenta problema devido á rápida
obsolescência das diferentes tecnologias envolvidas para realização do trabalho de
documentação.
Acervo e acesso são premissas, como visto, de sistemas básicos que compõem a
execução de uma MO.
Alwis, Hlupic e Rezevski (2004) apud Menezes (2006) afirmam que o projeto de
memória organizacional deve focar em expertise organizacional e formalização de processos
de criação do conhecimento. A forma de influenciar o maior nível de colaboração dos
trabalhadores do conhecimento dispõe de cinco passos:
 Identificar o conhecimento crítico;
 Capturar, compartilhar e aumentar o conhecimento crítico;
 Estabelecer políticas, culturas e incentivos;
34
 Projetar sistemas de armazenamento e recuperação;
 Projetar links para o conhecimento externo.
Através do planejamento da MO, é imprescindível a elaboração de uma política para
normalizar o funcionamento da MO. Esta política também pode prever incentivos para que os
funcionários valorizem e colaborem com a manutenção da MO.
2.4.2. Elementos da política para MO
Alguns elementos devem ser elencados para o funcionamento efetivo de uma MO.
Como elementos temos os processos de trabalho que devem ser realizados, o tipo de
informação que será adquirida, classificada e armazenada na MO, assim como em quais
suportes estará essas informações. Todos estes detalhes dos elementos constitutivos da MO
devem estar contemplados pela política de MO.
Uma MO deve proporcionar mecanismos de recuperação e navegação, incluindo
fontes de documentação relacionada, para disseminar a informação contextualizada durante as
tarefas que envolvem a resolução de problemas ou outras atividades.
Gagete e Totini (2004) apud Nassar (2012) relata que geralmente as organizações
brasileiras os centros de documentação podem ser considerados locais de memória e a
composição de seus acervos é determinada conforme o quadro n° 2 seguinte:
Quadro 2 - Tipo de acervo de Memória
Tipo de acervo
Conteúdo/ Características
Audiovisual/videoteca Fitas de áudio e ou vídeo produzidas ou acumuladas pela empresa e
referentes à sua área de atuação ou setores correlacionados.
Bibliográfico
Publicações e estudos de diferentes procedências e relacionados às
linhas de acervos definidas.
De cultura material
Objetos tridimensionais e documentos que representam aspectos
significativos da trajetória da empresa, como troféus, certificados,
equipamentos, mobiliário etc.
Museológico
Objetos e documentos que se destacam pelo caráter único e
inovador que representam, não apenas no universo da própria
empresa como do setor em que atua no país – por exemplo, o
primeiro computador, o primeiro cartão magnético etc.
35
Fotográfico
Iconografia relacionada à empresa, de origem interna ou externa,
em diferentes suportes (papel, eletrônico, digital ou filme)
Referência
Acervos documentais e virtuais que servem como referência
informativa relacionada às linhas de acervo. Pode também abranger
monitoramento da concorrência.
Textual permanente
Toda documentação que refere à aspectos significativos da trajetória
do empreendimento, desde sua criação até a atualidade – ou seja,
não é formado apenas por documentos antigos e raros. Fazem parte
desse acervo documentos como:
 Projetos de várias naturezas, viabilizados ou não;
 Relatórios técnicos e administrativos;
 Campanhas promocionais e de marketing;
 Perfis;
 Clipping em papel ou eletrônico;
 Jornais internos;
 Correspondência de diretoria
 Projetos e programas de relações institucionais;
 Planos estratégicos.
Coleções
Documentos
indiretamente
que
atestam
relacionados
aspectos
às
particulares,
linhas
temáticas
direta
ou
principais,
provenientes de diferentes origens. São consideradas coleções, por
exemplo, a documentação relativa a trajetória pessoal e ou política
de fundadores, dirigentes e outras personalidades relacionadas à
história da empresa.
Banco
depoimentos
de Registros gravados em áudio e ou vídeo de entrevistas com pessoas
ligadas direta ou indiretamente à história da empresa. Essas
entrevistas, conduzidas de acordo com o método de história oral,
são complemento importante do trabalho de pesquisa histórica e de
organização de fontes, na medida em que preenchem lacunas
informativas e evidenciam elementos intangíveis da evolução da
cultura organizacional.
Fonte: Gagete e Totini (2004) apud Nassar (2012)
36
Nassar (2012) também ressalta o aspecto da seleção de informação que determina uma
conexão direta com o presente da organização. As informações buscadas passam por questões
como: o que a organização deve apresentar ao público e sociedade, como lidou com as
adversidades da sua história, como tratou os funcionários em tempo de mudanças, como se
relacionou com a sociedade e como se comportou quanto ao desenvolvimento do país.
O objetivo essencial na construção de uma política de memória organizacional é que
ela possibilite meios em que as pessoas colaborem com sua construção. A grande inovação da
MO é permitir que o conhecimento que se encontra exclusivamente na mente e práticas
diárias de um indivíduo seja transmitida, para um grupo. Este meio de transmissão pode ser
algo através de recursos tecnológicos como repositório. Também pode ser material advindo de
práticas contínuas de incentivo à ambientação, ou cursos e treinamentos utilizada pela área de
Recursos Humanos. O importante é que a devida recuperação dos trabalhos seja regularizada
na política de MO.
3. METODOLOGIA
3.1.Classificação da Pesquisa
Conforme Moresi (2004) esta pesquisa é classifica como aplicada, quantitativa,
descritiva, bibliográfica e de campo.
A presente pesquisa é aplicada, pois visa sanar o problema de falta de padronização de
processos para a manutenção de uma memória organizacional na Funasa.
É um trabalho de pesquisa quantitativa visto que analisou em duas diferentes formas
aspectos para composição da política de MO. Primeiro com uma pesquisa de questionário
para bibliotecas governamentais sobre suas atividades relacionadas e MO. E segundo buscou
a validação da proposta de política de MO para biblioteca da Funasa, com questões que
permitiria as chefias opinarem sobre a proposta apresentada.
As características que classificam a pesquisa como descritiva advém da análise sobre a
história de formação da Funasa e da biblioteca, pontuando as lacunas na atual situação de
armazenagem e tratamento da informação de memória organizacional na instituição.
A pesquisa bibliográfica verificou textos de legislação, artigos, teses, dissertações e
livros. A pesquisa em legislação e livros focou na revisão do histórico das atribuições da
biblioteca da Funasa através de seus estatutos e regimentos. Já a verificação de conceitos
37
conforme alguns autores sobre memória organizacional foi analisado através de artigos, teses,
dissertações e livros.
A fase final da pesquisa foi de campo, pois procurou verificar a opinião das chefias
sobre a proposta de política de memória organizacional para a Funasa.
3.2.Coleta e análise dos dados
Foi analisada a legislação para verificar a formação da Funasa. Foi descrito os seus
precedentes históricos e os órgãos que constituíram a Funasa. Na legislação também
determinou as atribuições da instituição e suas modificações ao longo dos anos da sua
existência. Foram relatadas especificamente as mudanças de atribuições da biblioteca da
Funasa através de suas legislações.
A pesquisa bibliográfica embasou o conceito de MO definido e seus elementos
básicos. Foi elaborado um questionário a ser aplicado para as bibliotecas governamentais
sobre o tratamento de seus materiais de MO. O questionário, do tipo semiestruturado,
verificou em bibliotecas governamentais, em níveis nacional e estadual, quais os elementos de
suas políticas de memória organizacional, traçando um paralelo e perfil de seus locais de
trabalho, tamanho e abrangência da instituição.
Foi realizado um pré-teste com cinco bibliotecários, para validar o questionário a ser
enviado para as bibliotecas do governo federal e estadual. Após algumas modificações foram
enviados 79 emails para bibliotecas governamentais. Os emails foram enviados nas datas de
01 e 09 de outubro e 11 de novembro. O total de retorno de resposta foi de 41 questionários
respondidos.
A presente pesquisa foi realizada para verificar os seguintes fatores:
 Verificar a importância dos elementos de uma política de memória organizacional
dentro de uma biblioteca.
 Quais os fatores que podem fazer com que a biblioteca seja um polo de armazenagem
e produção de memória organizacional.
 Qual o papel dos gestores da biblioteca para transformar a biblioteca em um local de
armazenagem de informação para tomada de decisão.
Verificadas as respostas dos questionários foi elaborado um esboço da proposta de
política de MO para biblioteca da Funasa.
Foi enviado questionário juntamente com a proposta de política de MO para as chefias
ligadas às decisões de políticas informação da Funasa.
38
Foram enviados a sete chefes envolvidos diretamente com os setores que determinam
as mudanças e aprovação da política.
Os resultados de ambos os questionários está detalhado a seguir em análise dos dados
e tentativa de validação da política.
3.3.Delimitação do estudo
A pesquisa bibliográfica e de legislação se concentrou no histórico da Funasa e de suas
transformações a fim de analisar quais as lacunas nas atividades de armazenagem de material
de MO na biblioteca da Funasa e o porquê da dificuldade de criar uma cultura de preservação
da MO centralizado na biblioteca.
A pesquisa qualitativa optou pelo envio de questionário semiestruturado para as
bibliotecas governamentais das esferas federal e distrital. Foram escolhidas bibliotecas com
estas características devido às rotinas de trabalho e funcionamento semelhante à biblioteca da
Funasa. As respostas dos questionários permitiu analisar os elementos essenciais de
tratamento da MO em bibliotecas de caráter público governamental.
A validação da proposta de MO junto às chefias foi necessário para verificar se o texto
da política está de acordo com a missão e visão da instituição. Busca verificar também se é
reconhecido e válidos os processos de rotina de atividades propostos e as competências para
possíveis modificações na política.
4. ANÁLISE DOS DADOS
Identificação das bibliotecas
As instituições foram pré-selecionadas em listagem de contato via email. Apenas
instituições governamentais da administração pública direta e indireta, em âmbito federal e
distrital, que tem seu funcionamento e normas semelhantes às da Funasa.
Foram feitas questões iniciais para identificar alguns traços das instituições
pesquisadas.
A área de atuação da instituição onde foram obtidas as seguintes respostas conforme a
figura 6:
Figura 6 - Áreas das bibliotecas pesquisadas
39
A maioria das bibliotecas foi da área Jurídica a responder o questionário. As
bibliotecas da mesma área que a Funasa de saúde foram 5. As bibliotecas que responderam da
área de outros abrangiam as áreas de economia, contabilidade, finanças, telecomunicações,
comunicação, serviços postais, inclusão digital, ciência, tecnologia, esportes, parlamentar,
transporte aquaviário, energia elétrica, técnica na área de irrigação, meio ambiente, mineração
e recursos hídricos.
Algumas questões foram colocadas para conhecer especificamente a biblioteca destas
instituições.
Foi perguntado quantos funcionários a instituição possui e as respostas ficaram entre
31.000 e 9. Também foi questionado especificamente quantos funcionários trabalhavam na
biblioteca e as respostas ficaram entre 260 e 1.
Foi questionado qual o cargo dos respondentes do questionário. Dos respondentes 92%
afirmaram ser assumir cargos de chefia, diretor geral, coordenação ou gestão e o restante dos
18% se dividiram entre assistentes, educador e estagiário.
Recursos tecnológicos e processos de trabalho das bibliotecas
Quanto ao uso de serviços e recursos tecnológicos que as bibliotecas ofereciam foi
obtido o resultado da figura 7:
Figura 7 - Recursos de tecnologia da informação utilizados pelas bibliotecas
40
A maioria da biblioteca disponibiliza seu catálogo de publicações online o que facilita
a acessibilidade e que é um pressuposto de bibliotecas governamentais.
Nas respostas à opção outros foram citados casos de bibliotecas que não possuíam
nenhum destes serviços, pois ainda estão em fase de implantação da automação. Foi citado
também o portal de periódicos da Capes.
Foi questionado também em qual meio de armazenamento se encontravam as
publicações da biblioteca. Constando as opções de impresso, digital ou ambos. Nesta questão
não houve resposta para outros ficando dispostos os dados da figura 8:
Figura 8 - Tipo de armazenamento das publicações das bibliotecas
Nota-se que em sua grande maioria das respostas as bibliotecas já possuem
documentos em dois formatos o digital e o impresso.
Modo de tratamento do material de memória organizacional pelas bibliotecas
Foi abordado no questionário se a biblioteca realizava tratamento de documentos que
fossem característicos para uma memória organizacional, como por exemplo, manuais,
41
estudos, relatórios técnicos, livros com a história da empresa dentre outros. A grande maioria
com 79% dos respondentes afirmou que sim a biblioteca era responsável pelo material de MO
da instituição. Esse tipo de biblioteca segundo a biblioteconomia é definido como biblioteca
depositária ou de memória. A figura 9 representa as respostas a esta questão:
Figura 9 - A biblioteca tem função de guardar material de memória?
A política de memória organizacional nas bibliotecas
Apesar da maioria das bibliotecas afirmarem serem as responsáveis pela guarda de
material de memória organizacional quando questionadas sobre o documento de política ou
qualquer outro documento que orientasse o processo de guarda deste material a maioria
afirmou que não possuía tal norma.
O total de respostas afirmativas que possuíam algum tipo de documentação para o
tratamento de MO foram 15 e as que não possuíam foram 16.
Das bibliotecas que responderam afirmativamente que possuíam políticas de controle
da MO, estas afirmaram que suas políticas estavam dispostas nos seguintes instrumentos
conforme figura 10:
Figura 10 - Tipos de normas com Política de MO das bibliotecas
42
As bibliotecas respondentes ficaram divididas entre as que possuem algum tipo de
legislação determinando seus procedimentos com a MO, e as que possuem uma norma para
determinar tal procedimento. A legislação tem a maior obrigatoriedade de cumprimento,
seguido da norma e por fim o manual. Em outros foram obtidas as respostas política de
desenvolvimento de coleções, pareceres técnicos e relatórios.
Sobre a elaboração do documento foi questionado quais indivíduos foram consultados.
E obtivemos os seguintes resultados da figura 11:
Figura 11 - Tipos de usuários consultados sobre a política de MO
Os que mais opinaram na política de MO foram as chefias envolvidas com a política.
Em segundo aparecem os usuários internos. Em terceiro a opção outros com as respostas:
bibliotecário e presidência. E a minoria apenas 1 % respondeu que considerou os usuários
internos, esta característica pode ter ocorrido por causa das atividades das bibliotecas
governamentais estarem mais voltadas para suas demandas internas.
Quanto aos profissionais que estavam envolvidos na elaboração da política de MO, foi
obtido os resultados segundo figura 12:
Figura 12 - Profissionais consultados na elaboração da política de MO
A maior parte dos respondentes afirmou que os bibliotecários são os profissionais mais
consultados na elaboração da política de MO. Logo em seguida aparece a resposta de outros
43
profissionais citados os voluntários, administrador, especialistas da área da biblioteca e chefe
de departamento. Algumas bibliotecas consultam os analistas de sistema para elaboração da
política de MO e muito poucos consultam arquivistas, provavelmente devido ao documento
arquivístico ser desvinculado da biblioteca.
Foi questionado quais os tipos de publicações com conteúdo de MO que as bibliotecas
respondentes armazenavam e foi obtido as resposta conforme figura 13:
Figura 13 - Tipos de documentos de MO armazenados nas bibliotecas
Todas as bibliotecas possuem uma quantidade expressiva dos materiais questionados
ficando em primeiro lugar os livros que podem abranger desde a história institucional, até
relatórios, padrões e normas de trabalho, legislação e qualquer outro assunto de interesse da
instituição. Foi constatado um material de grande abrangência nas bibliotecas devido a sua
versatilidade de portar informações diversas e também por ser o material primordial de guarda
em uma biblioteca. Quanto às respostas de outros existe também a guarda de teses,
dissertações, monografias, folhetos, material audiovisual, fotografias, jornais, boletins e anais.
Foi averiguada se após a elaboração de um documento de política da MO, ajudou na
contribuição das atividades desenvolvidas pela biblioteca e o resultado pode ser visto na
figura 14 abaixo:
Figura 14 - Nível de contribuição da política de MO para as atividades das bibliotecas
44
Grande parte das bibliotecas não está totalmente satisfeitas com suas políticas, pois
responderam que a política de MO ajudou razoavelmente ao trabalho desenvolvido de coleta,
classificação, catalogação, armazenagem e distribuição dos documentos com conteúdo de
MO.
O questionamento seguinte verificou se os trabalhadores da instituição aceitavam o
documento de política de MO e foram obtidas as seguintes respostas conforme a figura 15:
Figura 15 - Nível de aceitação institucional da política de MO
Novamente a maioria das respostas foi de que o documento é razoavelmente aceito.
Esta resposta reflete não só a insatisfação dos profissionais que lidam diretamente com o
cumprimento da política de MO, como também os demais trabalhadores que não aceitam
totalmente a política de MO.
Visto que algumas instituições não tem total aceitação da política de MO, foi
questionado alguns possíveis motivos para rejeição dessa política. E os resultados podem ser
vistos na figura 16 a seguir:
Figura 16 - Possíveis razões para rejeição da política de MO
45
A maioria das bibliotecas afirmou que existe o desconhecimento por parte dos
trabalhadores do documento de política de MO. A segunda resposta mais marcada foi a de
que a cultura da organização não se adaptou a política de MO. Em seguida foi ressaltada a
falta de divulgação da política e a não obrigatoriedade por parte dos trabalhadores da
instituição no cumprimento da política de MO. Em outros os respondentes afirmaram que
ainda não existe o documento oficial e falta de profissionais que avaliem a política.
As respostas dadas no questionário serviram de base para ver os pontos positivos e as
carências das políticas de MO das bibliotecas governamentais. Desta forma embasou a
produção da proposta de política de MO para biblioteca da Funasa, buscando aprimorar os
pontos positivos e amenizar as lacunas, a fim de adaptar o documento para sua realidade.
5. CONSTRUÇÃO DA POLÍTICA DE MEMÓRIA
ORGANIZACIONAL DA BIBLIOTECA DA FUNASA
5.1.Elementos para construção da política de memória organizacional da biblioteca
da Funasa
A proposta de política de MO para Funasa, buscou verificar os elementos essenciais
que uma MO deve fornecer. Além do estudo da definição de MO foi feito um apanhado das
funções que a biblioteca da Funasa já exerceu ao longo de sua formação e constituição. Para
complementar os elementos da política foi realizada uma pesquisa junto às bibliotecas
governamentais.
Ficou evidente a importância de definir para os usuários o que é material de memória
organizacional. Surgiu a necessidade de expressar o assunto das publicações que devem
caracterizar o histórico, rotinas de trabalho, normas e funcionamento do órgão. Com estas
46
definições precisas, os usuários podem realizar suas doações compreendendo a importância da
política para formação da MO.
O tipo de material é um importante item, definido na política para familiarizar os
usuários sobre qual publicação pode ser aproveitada para MO, e o que estará disponível para
consulta posterior.
A quantidade de material armazenado é determinada levando em consideração dois
fatores. O primeiro é o espaço disponível para armazenamento do material. O segundo é a
importância que o material tem na história da instituição, caracterizando um verossímil
exemplar para MO. O que leva a importância de delimitar os assuntos que o material deve ter
para fazer parte do acervo de MO.
O empréstimo de material foi abordado com características de rotina em bibliotecas e
centros de documentação pesquisados. Para o trabalho efetivo de empréstimos são sugeridos
os recursos tecnológicos mínimos.
Além do controle de empréstimos os recursos tecnológicos são inseridos na política
como fonte de produção de mais conhecimento através de repositório institucional.
A responsabilidade pelo funcionamento da política e suas possíveis alterações foi
determinado claramente para tomada de futuras decisões, assim como a possibilidade de
publicação e distribuição da política para conhecimento de todos que devem segui-la.
Determinados os elementos necessários para normalizar a política de memória
organizacional da biblioteca da Funasa, foi proposta a política nos termos a seguir.
5.2.Proposta de política de memória organizacional para biblioteca da Funasa
A elaboração da proposta de política de memória organizacional da Biblioteca da
Funasa surgiu após as seguintes análises:
 Verificação do histórico de atribuições da Biblioteca da Funasa ao longo de suas
modificações de estrutura e foco da missão institucional;
 Análise da pesquisa com bibliotecas governamentais com rotinas de trabalho
semelhante à Funasa.
A política de MO para biblioteca da Funasa seria constituída dos seguintes pontos:
Definição de política de MO para Biblioteca da Funasa
47
A política de MO para Funasa consiste em um Manual de como e quais publicações da
Funasa devem ser depositadas para manutenção da Memória Organizacional. O material de
MO tem o objetivo de corroborar com aprendizagem organizacional e apoiar a gestão do
conhecimento na instituição.
Quanto ao assunto
Material que relate sobre o funcionamento, normas, manuais, gestão, trabalhos
desenvolvidos, pesquisas, histórico, ou qualquer outro assunto específico sobre a Funasa.
Estas publicações podem ser de qualquer data, tanto antigos como atuais e novos que serão
produzidos.
Quanto ao tipo de documentação
Inclusão no acervo será de material bibliográfico (livros, apostilas, manuais, folders,
boletins informativos, revistas, cartazes, banners, folhetos, cartilhas, CDs, vídeos
institucionais) em suporte físico e digital.
 Materiais em suporte físico são todas as publicações e materiais impressos. Conforme
o estado de deterioramento do material este pode ser replicado em meio digital para
evitar o manuseio.
 Materiais em suporte digital são as réplicas do material que necessita dispensar o
manuseio e publicações bibliográficas que somente existem no meio digital.
Quanto à autoria
A publicação pode ser de autoria da própria Funasa ou de outros órgãos ou autores
pessoais desde que o conteúdo enfoque a Funasa.
Quanto à quantidade
Deverão ser entregues à Biblioteca três exemplares de cada título de material
bibliográfico. Um título do material bibliográfico será para reserva técnica do qual não é
retirado via empréstimo e os outros dois ficam disponíveis para empréstimo.
O material digital deverá ser enviado uma cópia via e-mail.
48
Quanto à inclusão do material no acervo
Para que o material seja incluído no acervo deverá obedecer aos critérios já citados.
Caso esteja fora do escopo da política de memória organizacional da biblioteca da Funasa o
material será doado a outras instituições ou usuários, ou será descartado, após avaliação da
equipe da biblioteca.
Quanto ao empréstimo do material
O material de memória organizacional da Funasa atenderá prioritariamente aos
usuários internos da Funasa (servidores, funcionários, empregados, terceirizados e
estagiários).
Caso outras instituições governamentais de esfera federal ou distrital necessitem de
empréstimo, estes serão feitos após a autorização da chefia da Divisão de Museu e Biblioteca
(Dimub) e da Coordenação de Comunicação Social (Coesc).
A consulta é livre para usuários internos e externos.
Quanto aos recursos tecnológicos para manutenção da Memória Organizacional
Para o funcionamento efetivo da MO na biblioteca é necessário uma base de dados
para registro bibliográfico referencial das publicações impressas. O registro na base de dados
permitirá serviços de detalhamento de informações do material, localização nas estantes,
registro do empréstimo, envio de e-mails de notificações aos usuários, geração de relatórios
estatísticos de empréstimos e elaboração de inventário.
Para o material em meio digital deverá ser instalado um repositório institucional. O
repositório institucional permitirá o acesso restrito ou liberado para cada tipo de material
dependendo da informação que este contiver. Facilitará a busca de documentos
principalmente os que não constam como publicação oficial. Será uma base de conteúdo de
inteiro teor permitindo o download da publicação sem a restrição de vias de empréstimo.
Permite o autoarquivamento de conteúdo para que servidores e outros colaboradores da
Funasa. O repositório institucional incentivará a produção e busca de conhecimento na
instituição.
49
Quanto aos responsáveis diretos e indiretos da política da MO para biblioteca da Funasa
As possíveis sugestões, modificações, exceções e aperfeiçoamentos na política de MO
da biblioteca da Funasa serão tomadas em comum acordo pela da chefia da Divisão de Museu
e Biblioteca (Dimub) e da Coordenação de Comunicação Social (Coesc).
Em casos que estas chefias julgarem necessários poderão ser submetidos à apreciação
e decisão de instancias superiores a estes departamentos na Funasa.
Quanto à publicação da política
Será elaborado um manual detalhado com todos os processos de aquisição, seleção,
avaliação e manutenção do acervo bibliográfico de memória da Funasa. O que foi proposto
em linhas gerais nesta política será detalhado e esmiuçado neste manual. Este manual será
devidamente revisado e aprovado pelos responsáveis, a chefia da Divisão de Museu e
Biblioteca (Dimub) e da Coordenação de Comunicação Social (Coesc).
Caso as chefias vejam necessidade os termos mais específicos e normativos da política
serão regulamentados através de Portarias.
5.3. Tentativa de validação da política de memória organizacional para biblioteca da
Funasa
Para verificar a aceitação do texto elaborado para política de MO da biblioteca da
Funasa foi formulada a seguinte metodologia.
A proposta de política foi enviada em sete de janeiro de 2014 para sete chefes dos
setores diretamente ligados à biblioteca e que opinam e coordenam o trabalho realizado na
biblioteca e na instituição.
Além do texto de proposta da política também foi enviado um questionário
semiestruturado sobre a política com perguntas fechadas e abertas além de espaço para os
chefes expressarem livremente sua opinião, críticas, elogios ou sugestões.
As chefias que os questionários foram enviados ocupam os seguintes cargos:
presidente, substituto do presidente, assessor, chefe de gabinete, substituto de chefe de
gabinete, coordenador de comunicação social, substituto do coordenador de comunicação
social e chefe substituto da divisão de museu e biblioteca. Lembrando que não foi enviado
para chefe da divisão de museu e biblioteca, pois o cargo está vago.
50
Apenas a chefia substituta de museu e biblioteca respondeu ao questionário e da
validação.
Desta forma não foram obtidas opiniões suficientes para embasar uma validação
significativa. Isso invalidou o resultado, pois apresentou apenas uma opinião e para contribuir
na opinião sobre a política. Para ajudar as diversas vertentes de setores da instituição o
necessário é que pelo menos os coordenadores verificassem a proposta de política.
Do único questionário retornado podemos avaliar alguns pontos sobre a política
proposta.
O primeiro ponto abordado sobre a validação foi a necessidade de uma política de
memória organizacional para biblioteca em que a chefia confirmou que havia esta
necessidade.
Em resposta a questão sobre a clareza do texto da política foi confirmado que está
claro e inteligível.
Foi questionado se a proposta de política abordava a preservação e divulgação do
material de memória organizacional, o que também foi confirmado.
Foi pedida a identificação de função que o respondente exercia que neste caso como
obtivemos somente uma resposta foi a de chefe substituto.
Ao final do questionário existia a questão aberta para demonstração de livre opinião
sobre a política onde o respondente relatou que o meio de empréstimo de materiais deveria ser
menos burocrático. Foi justificado que o empréstimo entre bibliotecas deveria ser autorizado
por qualquer funcionário da biblioteca visto que se trata de uma atividade de rotina de toda
biblioteca e que por lei o livro não é mais considerado patrimônio. Sendo assim qualquer
membro da equipe poderia estar autorizado a efetivar o empréstimo, desde que os requisitos
básicos sejam cumpridos pela instituição solicitante.
Este único retorno de avaliação mostrou que ainda existem pontos para serem
verificados no texto da política, porém é necessário ainda confirmar com mais profissionais
da instituição em uma validação efetiva, com maior quantidade de especialistas opinando
sobre o texto e seus futuros reflexos nas atividades institucionais.
51
6. CONCLUSÃO E RECOMENDAÇÕES
Os estudos sobre o histórico das atividades da biblioteca da Funasa evidenciaram sua
importância na coleta, armazenagem, preservação e distribuição de material voltado para
memória organizacional da instituição.
A definição denominada por diversos autores sobre as atividades de uma memória
organizacional está de acordo com o processo de funcionamento, trabalho e as atividades já
atribuídas à biblioteca da Funasa ao longo de sua construção, modificações e transformações.
Para tanto era necessário regulamentar esses processos de atividades que envolviam a
memória organizacional.
Através dos estudos de normalizações voltados para biblioteca demonstrou o quão é
importante que os padrões de trabalho, prevendo o crescimento, desenvolvimento e possíveis
mudanças devem estar sintetizados em uma documentação. A documentação que mais se
encaixou nas necessidades de normatização da memória organizacional para a biblioteca da
Funasa foi a política, por ser um documento bem amplo, que propõem as atividades de forma
clara e concisa e prevê margem para atualizações e modificações.
Foram verificados os parâmetros dados por autores e estudiosos acerca da elaboração
de uma política para memória organizacional. Também foram vistos os elementos básicos que
deveriam constituir uma memória organizacional.
Depois de verificado na literatura os elementos para constituição de uma política de
memória organizacional, foram analisados através de questionário enviado as bibliotecas
governamentais o uso de suas políticas de memória organizacional e qual a satisfação com o
uso dessa política dentro da biblioteca e institucionalmente.
Visto as facilidades e dificuldades de uso das políticas de MO de diversas bibliotecas e
com os estudos históricos e bibliográficos foi elaborada a proposta de política de memória
organizacional para a biblioteca da Funasa.
A proposta buscou ser concisa no texto para não dar margem a dúbia interpretação.
Mostrou tópicos relevantes e persistentes para resolver problemas atuais ou futuras
intervenções e modificações. Esclareceu tanto a parte profissional dos que lidarão diretamente
com a política quanto à parte dos usuários que deverão cumprir com as normas que a política
traz. Também evidencia os direitos dos usuários através da política e a importância desta para
o crescimento e aprimoramento das atividades desenvolvidas na instituição.
Elaborada a proposta de política, esta foi enviada às chefias para sua validação. Não
foi possível a validação devido ao baixo retorno das respostas emitindo uma opinião sobre a
52
política. Apesar do pouco retorno a única resposta analisou algumas questões do texto que
necessita ser verificado, principalmente por mais profissionais das áreas da instituição.
A proposta de política quando construída com muitas mãos e diversas opiniões de
pensamentos permitirá um maior apoio por parte dos trabalhadores da Funasa, pois quem a
utilizar verá que seus anseios estarão vislumbrados pelo documento.
A política de MO concretizaria os processos de trabalho com material de memória
organizacional, que apresenta atualmente várias lacunas, e colaboraria com o aprendizado
organizacional da instituição.
A recomendação é que seja dada a devida atenção a essas documentações de
normalização como a proposta de política de memória organizacional da biblioteca da Funasa,
antes da implantação de qualquer atividade específica. Quando não existe um documento com
as diretrizes o trabalho desenvolvido não fica consolidado e por vezes é impossível de ser
passado adiante para novos trabalhadores ou se preservar sua continuidade devido às
mudanças de missão e visão da instituição.
53
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Review, v.16 n. 1, p.57-91, 1991.
56
APÊNDICE
DOCUMENTO DEFENITIVO DE PROPOSTA DE POLÍTICA DE MEMÓRIA
ORGANIZACIONAL PARA BIBLIOTECA DA FUNASA
Definição de política de Memória Organizacional para Biblioteca da Funasa
A política de Memória Organizacional (MO) para Funasa consiste em um Manual de
como e quais publicações da Funasa devem ser depositadas para manutenção da Memória
Organizacional. O material de MO tem o objetivo de corroborar com aprendizagem
organizacional e apoiar a gestão do conhecimento na instituição.
1. Quanto ao assunto
Material que relate sobre o funcionamento, normas, manuais, gestão, trabalhos
desenvolvidos, pesquisas, histórico, ou qualquer outro assunto específico sobre a Funasa.
Estas publicações podem ser de qualquer data, tanto antigos como atuais e novos que serão
produzidos.
2. Quanto ao tipo de documentação
Inclusão no acervo será de material bibliográfico (livros, apostilas, manuais, folders,
boletins informativos, revistas, cartazes, banners, folhetos, cartilhas, CDs, vídeos
institucionais) em suporte físico e digital.
 Materiais em suporte físico são todas as publicações e materiais impressos. Conforme
o estado de deterioramento do material este pode ser replicado em meio digital para
evitar o manuseio.
 Materiais em suporte digital são as réplicas do material que necessita dispensar o
manuseio e publicações bibliográficas que somente existem no meio digital.
3. Quanto à autoria
A publicação pode ser de autoria da própria Funasa ou de outros órgãos ou autores
pessoais desde que o conteúdo enfoque sobre a Funasa.
4. Quanto à quantidade
Deverão ser entregues à Biblioteca três exemplares de cada título de material
bibliográfico. Um título do material bibliográfico será para reserva técnica do qual não é
retirado via empréstimo e os outros dois ficam disponíveis para empréstimo.
O material digital deverá ser enviado uma cópia via e-mail.
5. Quanto à inclusão do material no acervo
57
Para que o material seja incluído no acervo deverá obedecer aos critérios já citados.
Caso esteja fora do escopo da política de memória organizacional da biblioteca da Funasa o
material será doado a outras instituições ou usuários, ou será descartado, após avaliação da
equipe da biblioteca.
6. Quanto ao empréstimo do material
O material de memória organizacional da Funasa atenderá prioritariamente aos
usuários internos da Funasa (servidores, funcionários, empregados, terceirizados e
estagiários).
Caso outras instituições governamentais de esfera federal ou distrital necessitem de
empréstimo, estes serão feitos após a autorização da chefia da Divisão de Museu e Biblioteca
(Dimub) e da Coordenação de Comunicação Social (Coesc).
A consulta é livre para usuários internos e externos.
7. Quanto aos recursos tecnológicos para manutenção da Memória Organizacional
Para o funcionamento efetivo da MO na biblioteca é necessário uma base de dados
para registro bibliográfico referencial das publicações impressas. O registro na base de dados
permitirá serviços de registro do material, localização nas estantes, registro do empréstimo,
envio de e-mails de notificações aos usuários, geração de relatórios estatísticos de
empréstimos e elaboração de inventário.
Para o material em meio digital deverá ser instalado um repositório institucional. O
repositório institucional permitirá o acesso restrito ou liberado para cada tipo de material
dependendo da informação que este contiver. Facilitará a busca de documentos
principalmente os que não constam como publicação oficial. Será uma base de conteúdo de
inteiro teor permitindo o download da publicação sem a restrição de vias de empréstimo.
Permite o autoarquivamento de conteúdo para que servidores e outros colaboradores da
Funasa. O repositório institucional incentivará a produção e busca de conhecimento na
instituição.
8. Quanto aos responsáveis diretos e indiretos da política da MO para biblioteca da
Funasa
As possíveis sugestões, modificações, exceções e aperfeiçoamentos na política de MO
da biblioteca da Funasa serão tomadas em comum acordo pela da chefia da Divisão de Museu
e Biblioteca (Dimub) e da Coordenação de Comunicação Social (Coesc).
Em casos que estas chefias julgarem necessários poderão ser submetidos à apreciação
e decisão de instancias superiores a estes departamentos na Funasa.
9. Quanto à publicação da política
Será elaborado um manual detalhado com todos os processos de aquisição, seleção,
avaliação e manutenção do acervo bibliográfico de memória da Funasa. O que foi proposto
em linhas gerais nesta política será detalhado e esmiuçado neste manual. Este manual será
58
devidamente revisado e aprovado pelos responsáveis, a chefia da Divisão de Museu e
Biblioteca (Dimub) e da Coordenação de Comunicação Social (Coesc).
Caso as chefias vejam necessidade os termos mais específicos e normativos da política
serão regulamentados através de Portarias.
Perguntas e respostas sobre a política de memória organizacional da Funasa
(Sugestão de Manual simplificado)
POLÍTICA DE MATERIAL DE MEMÓRIA ORGANIZACIONAL
DA BIBLIOTECA DA FUNASA
O que é Política de Memória Organizacional?
É um guia com os procedimentos de envio e utilização de material com conteúdo de memória
organizacional. Material de memória organizacional é todo material que tem informações
sobre a instituição como histórico, atividades do trabalho cotidiano, organização da
instituição, delegações, competências, normas, regulamentos, relatórios, pesquisas,
experiências entre outros.
Qual é o conteúdo dos materiais de Memória Organizacional?
É todo material que relate sobre o funcionamento, normas, manuais, gestão, trabalhos
desenvolvidos, pesquisas, histórico, ou qualquer outro assunto específico sobre a Funasa.
Estas publicações podem ser de qualquer data, tanto antigos como atuais e novos que serão
produzidos.
Quanto é o tipo de material?
A inclusão no acervo será de material bibliográfico (livros, apostilas, manuais, folders,
boletins informativos, revistas, cartazes, banners, folhetos, cartilhas, CDs, vídeos
institucionais) em suporte físico e digital.
 Materiais em suporte físico são todas as publicações e materiais impressos. Conforme
o estado de deterioramento do material este pode ser replicado em meio digital para
evitar o manuseio.
 Materiais em suporte digital são as réplicas do material que necessita dispensar o
manuseio e publicações bibliográficas que somente existem no meio digital.
Quem é o autor deste material?
A publicação pode ser de autoria da própria Funasa ou de outros órgãos ou autores
pessoais desde que o conteúdo enfoque sobre a Funasa.
Qual à quantidade deve ter na Biblioteca?
59
Deverão ser entregues à Biblioteca três exemplares de cada título de material
bibliográfico. Um título do material bibliográfico será para reserva técnica do qual não é
retirado via empréstimo e os outros dois ficam disponíveis para empréstimo.
O material digital deverá ser enviado uma cópia via e-mail.
Todos os materiais enviados serão incluídos no acervo?
Para que o material seja incluído no acervo deverá obedecer aos critérios já citados.
Caso esteja fora dos objetivos da política de memória organizacional da biblioteca da Funasa
o material será doado a outras instituições ou usuários, ou será descartado, após avaliação da
equipe da biblioteca.
Como faço para pegar emprestado o material?
O material de memória organizacional da Funasa atenderá prioritariamente aos
usuários internos da Funasa (servidores, funcionários, empregados, terceirizados e
estagiários).
Caso outras instituições governamentais de esfera federal ou distrital necessitem de
empréstimo, estes serão feitos após a autorização da chefia da Divisão de Museu e Biblioteca
(Dimub) e da Coordenação de Comunicação Social (Coesc).
A consulta é livre para usuários internos e externos.
Quais os recursos tecnológicos disponíveis para consulta da Memória Organizacional?
Para o funcionamento efetivo da MO na biblioteca será instalada uma base de dados
para registro bibliográfico referencial das publicações impressas. O registro na base de dados
permitirá serviços de registro do material, localização nas estantes, registro do empréstimo,
envio de e-mails de notificações aos usuários, geração de relatórios estatísticos de
empréstimos e elaboração de inventário.
Para o material em meio digital deverá ser instalado um repositório institucional. A
proposta é a de que seja instalado o software livre Dspace. O repositório institucional
permitirá o acesso restrito ou liberado para cada tipo de material dependendo da informação
que este contiver. Facilitará a busca de documentos principalmente os que não constam como
publicação oficial. Será uma base de conteúdo de inteiro teor permitindo o download da
publicação sem a restrição de vias de empréstimo. Permite o autoarquivamento de conteúdo
para que servidores e outros colaboradores da Funasa. O repositório institucional incentivará a
produção e busca de conhecimento na instituição.
Quem são os responsáveis diretos e indiretos da política da MO para biblioteca da Funasa?
As possíveis sugestões, modificações, exceções e aperfeiçoamentos na política de MO
da biblioteca da Funasa serão tomadas em comum acordo pela da chefia da Divisão de Museu
e Biblioteca (Dimub) e da Coordenação de Comunicação Social (Coesc).
60
Em casos que estas chefias julgarem necessários poderão ser submetidos à apreciação
e decisão de instancias superiores a estes departamentos na Funasa.
Como será divulgada a política de memória organizacional?
Será elaborado um manual detalhado com todos os processos de aquisição, seleção,
avaliação e manutenção do acervo bibliográfico de memória da Funasa. O que foi proposto
em linhas gerais nesta política será detalhado e esmiuçado neste manual. Este manual será
devidamente revisado e aprovado pelos responsáveis, a chefia da Divisão de Museu e
Biblioteca (Dimub) e da Coordenação de Comunicação Social (Coesc).
Caso as chefias vejam necessidade os termos mais específicos e normativos da política
serão regulamentados através de Portarias.
61
ANEXO A - RESPOSTAS TABULADAS DOS QUESTIONÁRIOS ENVIADOS ÀS
BIBLIOTECAS GOVERNAMENTAIS
Indicação de data e
hora
1 - Qual é a
área
2 - Quantos 3 - Quantos
predominante funcionários funcionários
da sua
têm na
têm na
instituição?
instituição? Biblioteca?
01/10/2013 08:25 Saúde
01/10/2013 08:26 Cultural
01/10/2013 15:29 Educacional
01/10/2013 19:20 Administração
02/10/2013 09:42 Saúde
4000
521
9
2647
0
02/10/2013 14:02 Educacional
02/10/2013 16:17 Jurídica
07/10/2013 11:18 Jurídica
Telecomunicaçõ
es,
Comunicação
Eletrônica,
Serviços
Postais e
09/10/2013 12:01 Inclusão Digital
230
2701
1300
1200
09/10/2013 14:41 Jurídica
7000
09/10/2013 16:19 Saúde
09/10/2013 16:25 Jurídica
4 gfgjfgjfghf
4 hghghj
500
0
600
09/10/2013 16:47 Jurídica
6 - De qual
forma são
armazenados os
documentos na
biblioteca?
Catálogo Online,
Biblioteca Virtual, Web
site, Redes sociais,
Somente
hghgjhghj
Impresso
Catálogo Online,
Referência online,
Biblioteca Virtual, Web
site
Somente Digital
hgfghfhf
hghghj
Sim
Norma de funcionamento
da Biblioteca, Manual de
funcionamento, ou
procedimentos, hfghfg
Sim
Legislação (Portaria, Lei,
Decreto, Estatuto,
Regimento), Norma de
funcionamento da
Biblioteca, Manual de
funcionamento, ou
procedimentos
Educadora
Catalogação dos livros em Braille e
voluntária/Fundado Biblioteca Virtual, Web
em áudio feito por uma professora
9 ra
site
Digital e impresso atuante na Biblioteca Braille.
Não**
Norma de funcionamento
da Biblioteca
Usuários internos,
hghjghj
Arquivistas,
Museólogos,
hghghhj
Usuários internos
Bibliotecários,
Arquivistas,
Museólogos
Usuários internos
revistas, apostilas,
cartazes , cartilhas
revistas, apostilas,
livros
Razoavelmente
Razoavelmente
Razoavelmente
15 – Caso o documento de
procedimentos para
depósito de publicações de
memória organizacional não
seja aceito, ou pouco aceito
quais motivos a seguir você
enumera como relevantes
para essa relutância?
Razoavelmente
Desconhecimento do
documento de depósito,
Constante mudança do
documento, Falta de
divulgação do documento por
parte da biblioteca, Cultura
institucional não se adapta
aos procedimentos do
documento
Pouco
Não obrigatoriedade do
cumprimento do estabelecido
no documento, Constante
mudança do documento, Falta
de divulgação do documento
por parte da biblioteca
Razoavelmente
Não obrigatoriedade do
cumprimento do estabelecido
no documento, Cultura
institucional não se adapta
aos procedimentos do
documento
Voluntários
livros, folders
Bibliotecários
revistas, apostilas,
livros, folders,
cartazes , cartilhas
Razoavelmente
Pouco
Não obrigatoriedade do
cumprimento do estabelecido
no documento, Cultura
institucional não se adapta
aos procedimentos do
documento
A portaria que regulamenta o
funcionamento da Biblioteca
menciona algumas diretrizes sobre
Digital e impresso o acervo.
Sim
Legislação (Portaria, Lei,
Decreto, Estatuto,
Regimento)
Usuários internos
Digital e impresso
Legislação (Portaria, Lei,
Decreto, Estatuto,
Regimento), Norma de
funcionamento da
Biblioteca, Manual de
funcionamento, ou
procedimentos
Usuários internos,
Chefes/Gerentes/Presi
dentes setoriais ou
institucionais
Bibliotecários
revistas, livros
Razoavelmente
Razoavelmente
Cultura institucional não se
adapta aos procedimentos do
documento
Legislação (Portaria, Lei,
Decreto, Estatuto,
Regimento), Norma de
funcionamento da
Biblioteca, Manual de
funcionamento, ou
procedimentos
Usuários internos,
Chefes/Gerentes/Presi
dentes setoriais ou
institucionais
Bibliotecários
revistas, livros
Muito
Razoavelmente
Desconhecimento do
documento de depósito,
Cultura institucional não se
adapta aos procedimentos do
documento
Catálogo Online,
Biblioteca Virtual,
Repositório
Institucional, Web site,
Redes sociais
Digital e impresso Sim. Registro de atas das reuniões. Sim
Legislação (Portaria, Lei,
Decreto, Estatuto,
Regimento), Norma de
funcionamento da
Biblioteca
Usuários internos,
Chefes/Gerentes/Presi
dentes setoriais ou
institucionais
Bibliotecários
revistas, livros
Muito
Muito
Sou bibliotecária.
A pergunta dos
funcionários
poderia ser
complementada
com a função de
cada um, pois
aqui temos 4
pessoas, sendo 1
bibliotecária, 1
auxiliar e 2
estagiários de
4 nível médio.
A biblioteca esteve
inativa durante muito
tempo gerando acervo
enorme e obsoleto e
falta de serviços em
consonância com a
tecnologia. Assim ñ
dispomos de nehuma
das opção anteriores,
estamos no processo
de aquisição de
software e acervo para
assim investir nas
Somente
demais opções.
Impresso
Legislação (Portaria, Lei,
Decreto, Estatuto,
Regimento), Aqui temos
alguns pareceres da
Consultoria Juridica,
normativos expedidos
pelo Ministério (contudo
os que temos são os
normativos publicados no
sec. 20, pois a biblioteca
esteve fechada e essa
função lhe foi retirada),
publicações do MC,
trabalho de conclusão de
curso dos servidores e
Súmula de Imprensa.
Não temos nenhuma
política na biblioteca
ainda.
6 Chefe de Serviço
Catálogo Online,
Referência online,
Biblioteca Virtual, Web
site, Portal de
Periódico CAPES
Digital e impresso NÃO
Legislação (Portaria, Lei,
Decreto, Estatuto,
Regimento), Norma de
funcionamento da
Biblioteca
Chefes/Gerentes/Presi
dentes setoriais ou
não teve outros
institucionais
profissionoais
9 Gerência
3 Bibliotecária
260 Vice-diretora
Ciência e
09/10/2013 12:14 Tecnologia
09/10/2013 16:13 Esportiva
4 - Qual é o seu
cargo na
Biblioteca?
5 - Quais são os
recursos de
Tecnologia da
Informação que sua
biblioteca utiliza ?
11 - O documento
de política da
10 – O documento de
biblioteca
13 - Você acha
política da biblioteca
(utilizado para
que a o
14 - Você diria
8 - Sua biblioteca
(utilizado para
determinar os
documento que
que o
tem função de
determinar os
procedimentos de
normaliza a coleta
documento
guardar
procedimentos de
coleta, seleção,
e tratamento de
utilizado em sua
publicações de
9 - Qual tipo de
coleta, seleção,
armazenagem e 12 - Quais os tipos
memória
biblioteca para
7 - Em sua biblioteca existe
memória
documento é utilizado
armazenagem e
recuperação de
de publicações,
organizacional
depósito de
alguma diretriz ou processo de organizacional* ?
para determinar os
recuperação de
memória
voltados para
utilizado em sua
publicações de
trabalho, sobre o
(Ex. Boletins,
procedimentos de
memória
organizacional na
memória
biblioteca
memória
armazenamento de material ou
Manuais,
coleta, seleção,
organizacional na
biblioteca) foi
organizacional,
contribuiu para a organizacional é
informações para tomada de
Documentos
armazenagem e
biblioteca) levou em
aprovado por
que o documento
atividade de
aceita
decisão pela gerência da
históricos,
recuperação de
consideração a
outros
de política da
armazenamento institucionalment
instituição? Em caso afirmativo
Documentos
memória organizacional
opinião de quais
profissionais?
biblioteca
destas
e com que
descreva a diretriz ou processo.
institucionais)
na biblioteca?
pessoas?
Quais?
determina?
informações?
freqüência?
Catálogo Online, Web
site
Catálogo Online,
Referência online,
Biblioteca Virtual
Catálogo Online,
Biblioteca Virtual,
Repositório
O armazenamento está previsto
Institucional, Web site,
nas políticas de aquisição, seleção
Redes sociais
Digital e impresso e descarte.
Sim
Chefe da Seção
de Acervo
8 Bibliográfico.
Chefe da Seção
de Biblioteca
48 Digital
Digital e impresso Não.
Analista Judiciário Catálogo Online, Web
26 - Biblioteconomia site
Bibliotecária
1 institucional
Bibliotecária25 pesquisa
4 Estagiária.
Bibliotecária
Não**
Não temos um processo instituído,
contudo acompanho sites, grupos
de trabalho, DOU entre outros e
sempre que tem algo relevante
para a administração comunico o
responsável pela Secretaria,
Coordenação para que tenha
conhecimento e possa contribuir
com os atos.
Sim
Digital e impresso Não
Somente
Impresso
Não**
Não há. Os referidos documentos
encontram-se em processo de
criação.
revistas, apostilas,
livros, folders,
cartazes , cartilhas
Pouco
Pouco
Desconhecimento do
documento de depósito, Falta
de divulgação do documento
por parte da biblioteca, Cultura
institucional não se adapta
aos procedimentos do
documento
Nada
Não há documento
Pouco
Desconhecimento do
documento de depósito, Não
obrigatoriedade do
cumprimento do estabelecido
no documento, Falta de
divulgação do documento por
parte da biblioteca
Não**
Não**
Sim
Legislação (Portaria, Lei,
Decreto, Estatuto,
Regimento)
Chefes/Gerentes/Presi
dentes setoriais ou
Analista de
institucionais
Sistemas
Catálogo Online,
Biblioteca Virtual,
Repositório
Institucional, Web site
Digital e impresso Há um projeto sem implementação. Sim
Legislação (Portaria, Lei,
Decreto, Estatuto,
Regimento), Norma de
funcionamento da
Biblioteca, Manual de
funcionamento, ou
procedimentos
Usuários internos,
Chefes/Gerentes/Presi
dentes setoriais ou
Bibliotecários,
institucionais
Administradores
revistas, livros,
folders, cartazes ,
cartilhas
Razoavelmente
Pouco
Falta de divulgação do
documento por parte da
biblioteca, Cultura institucional
não se adapta aos
procedimentos do documento,
Falta de profissionais que
avaliem.
Catálogo Online, Web
site
Digital e impresso
Sim
Catálogo Online,
Referência online,
Web site
Digital e impresso Não
Sim
Manual de
funcionamento, ou
procedimentos
Usuários internos
apostilas, folders,
cartilhas
Razoavelmente
Razoavelmente
Não obrigatoriedade do
cumprimento do estabelecido
no documento
Sim
Legislação (Portaria, Lei,
Decreto, Estatuto,
Regimento)
Bibliotecários,
Chefes/Gerentes/Presi Arquivistas,
dentes setoriais ou
Analista de
institucionais
Sistemas
livros, folders
Muito
Razoavelmente
Sim
Legislação (Portaria, Lei,
Decreto, Estatuto,
Regimento)
Usuários internos,
Chefes/Gerentes/Presi
dentes setoriais ou
institucionais
Bibliotecários
livros, Teses,
dissertações e
monografias
Muito
Muito
Desconhecimento do
documento de depósito
Se há algo além do servidor
centralizado de documentos (todos
os tipos) não é de conhecimento
de todos os funcionários.
Sim
Norma de funcionamento
da Biblioteca, Manual de
funcionamento, ou
procedimentos
Chefes/Gerentes/Presi
dentes setoriais ou
institucionais
Bibliotecários
livros, Folhetos
grandes, quase 50
páginas.
Nada
Não obrigatoriedade do
cumprimento do estabelecido
no documento, Falta de
divulgação do documento por
parte da biblioteca, Cultura
institucional não se adapta
aos procedimentos do
documento
Norma de funcionamento
da Biblioteca
Somente entre o
Bibliotecário e a
Presidência
revistas, livros,
folders, cartilhas
Razoavelmente
Desconhecimento do
documento de depósito,
Cultura institucional não se
adapta aos procedimentos do
documento
Referência online,
Biblioteca Virtual
tem nada, aqui eles só
amontoaram as coisas tudo num
Digital e impresso local.
Sim
Não temos
Não temos
nenhuma política
nenhuma política na
na biblioteca ainda. biblioteca ainda.
livros, folders,
cartazes
Pouco
09/10/2013 17:36
09/10/2013 17:38 Jurídica
09/10/2013 17:38 Parlamentar
09/10/2013 18:21 Educacional
09/10/2013 18:24 Educacional
10/10/2013 09:11 Saúde
30
20000
60
3000
190
2 Coordenação
300 Bibliotecário
Bibliotecário
Coordenador de
4 Biblioteca
Bibliotecária
250 Documentalista
1 Bibliotecário
Catálogo Online,
Política de desenvolvimento de
Biblioteca Virtual, Web
coleções e regimento interno da
site, Redes sociais
Digital e impresso biblioteca
Catálogo Online,
Referência online,
Web site
Somente
Impresso
Catálogo Online,
Biblioteca Virtual,
Repositório
Institucional, Web site,
Redes sociais
Digital e impresso
Catálogo Online,
Biblioteca Virtual,
Repositório
Institucional
Não
Digital e impresso Não.
Sim
Administrador
Bibliotecários
Nada
Razoavelmente
62
10/10/2013 11:10 Educacional
transporte
10/10/2013 12:00 aquaviario
10/10/2013 12:35 Jurídica
1000
450
2300
10/10/2013 14:14 Administração
planejamento e
10/10/2013 14:34 orçamento
10/10/2013 14:53 Energia elétrica
1500
1100
Bibliotecário de
200 Referência
6 Direção
Catálogo Online,
Biblioteca Virtual,
Repositório
Institucional, Web site,
Redes sociais
Digital e impresso
Sim
Norma de funcionamento
da Biblioteca, Manual de
funcionamento, ou
procedimentos
Chefes/Gerentes/Presi
dentes setoriais ou
institucionais
Bibliotecários
Dissertações,
Teses e
Monografias
Catálogo Online,
Referência online,
Biblioteca Virtual,
Repositório
Institucional, Web site,
Redes sociais
Digital e impresso
Sim. politica de desenvolvimento
de coleçoes. O processo
concentra-se na oferta de uma
coleção em torno de 3 mil titulos. A
orientação do armazenamento do
material esta obedendo padrões
de curadoria digital
Sim
Norma de funcionamento
da Biblioteca, Politica de
desenvolvimento de
coleções
Usuários internos,
Usuários externos
,
Chefes/Gerentes/Presi
dentes setoriais ou
institucionais
revistas, livros,
folders, cartilhas
Sim
Legislação (Portaria, Lei,
Decreto, Estatuto,
Regimento), Norma de
funcionamento da
Biblioteca
Usuários internos,
Chefes/Gerentes/Presi
dentes setoriais ou
Bibliotecários,
institucionais
Arquivistas
revistas, livros
revistas, livros,
folders, cartilhas
Catálogo Online,
Biblioteca Virtual,
Repositório
Institucional
Digital e impresso desconheço
Bibliotecária de
5 referência
Catálogo Online,
Referência online,
Web site
Somente
Impresso
sim. A biblioteca trabalha na
criação da biblioteca digital e na
organização da biblioteca
depositária
Sim
Norma de funcionamento
da Biblioteca
Chefes/Gerentes/Presi
dentes setoriais ou
institucionais
Bibliotecários
8 Chefe de Divisão
Catálogo Online, Web
site
Somente
Impresso
Preservação da memória
institucional - Biblioteca depositária Sim
Legislação (Portaria, Lei,
Decreto, Estatuto,
Regimento)
Usuários internos
Catálogo Online,
Referência online,
Biblioteca Virtual, Web
site
Digital e impresso
Existe sim. A Norma
Organizacional 007, que normaliza
toda organização e funcionamento
do CEDOC (que inclui a
biblioteca), inclusive o processo de
armazenamento de de materiais, e
a Política de Acervos.
Sim
Legislação (Portaria, Lei,
Decreto, Estatuto,
Regimento), Norma de
funcionamento da
Biblioteca
Usuários internos,
Chefes/Gerentes/Presi
dentes setoriais ou
institucionais
Bibliotecários
revistas, livros,
folders, cartilhas,
folhetos; material
audiovisual
Não
Sim
Manual de
funcionamento, ou
procedimentos
Chefes/Gerentes/Presi
dentes setoriais ou
institucionais
revistas, apostilas,
folders, cartazes ,
fotografia de
eventos, jornal
Sim
Legislação (Portaria, Lei,
Decreto, Estatuto,
Regimento)
Usuários internos,
Chefes/Gerentes/Presi
dentes setoriais ou
institucionais
Bibliotecários
revistas, livros,
cartilhas
Sim
Norma de funcionamento
da Biblioteca
Chefes/Gerentes/Presi
dentes setoriais ou
institucionais
Bibliotecários
revistas, livros,
cartilhas
Sim
Norma de funcionamento
da Biblioteca
Chefes/Gerentes/Presi
dentes setoriais ou
institucionais
Bibliotecários
livros, folders,
cartilhas
46 Coordenadora
Gerente técnico
21 de bibliotecas
10/10/2013 16:59 Saúde
350
Bibliotecária
1 responsável
Catálogo Online,
Referência online,
Biblioteca Virtual
Somente
Impresso
10/10/2013 21:35 demonstrativa
461
60 Bibliotecária
Catálogo Online,
Referência online,
Web site, Redes
sociais
Somente
Impresso
31180
21 Bibliotecária
Catálogo Online, Web
site
Somente
Impresso
15 BIBLIOTECARIO
Catálogo Online,
Biblioteca Virtual,
Repositório
Institucional, Web site,
Redes sociais
Digital e impresso NAO
11/10/2013 09:07 Jurídica
11/10/2013 10:20 Educacional
4000
Técnica na área
11/10/2013 13:53 de irrigação
Bibliotecária de
4 Referência
Digital e impresso Não
Sim
Legislação (Portaria, Lei,
Decreto, Estatuto,
Regimento)
Chefes/Gerentes/Presi
dentes setoriais ou
institucionais
Bibliotecários
revistas, apostilas,
livros, folders,
cartilhas
Cadastramento de
Acervo Bibliográfico
Digital e impresso Não.
Sim
Em elaboração
Não se aplica
Ainda não foi
aprovado
revistas, apostilas,
livros, folders,
cartazes , cartilhas
Catálogo Online,
Referência online,
Biblioteca Virtual,
Repositório
Institucional, Web site
Sim. Trabalhamos com
documentos administrativos e
normativos (sistematizado) cadastro, indexação, pesquisa e
Digital e impresso texto integral
Sim
Legislação (Portaria, Lei,
Decreto, Estatuto,
Regimento), Norma de
funcionamento da
Biblioteca, Manual de
funcionamento, ou
procedimentos, Relatórios
setoriais
Usuários internos,
Chefes/Gerentes/Presi
dentes setoriais ou
institucionais
Bibliotecários,
Arquivistas,
Analista de
Sistemas
revistas, livros,
folders, cartilhas,
Boletins, Anais
Catálogo Online,
Referência online,
Web site, Redes
sociais
Digital e impresso
Não**
Catálogo Online,
Referência online,
Web site
Sim. Temos Manuais Normativos
com a instrução de
armazenamento, divulgação e
publicação dos documentos
internos, como: Atas, Registro de
Reunião, Assinaturas Digitais,
Digital e impresso entre outros.
Sim
Norma de funcionamento
da Biblioteca, E manuais
normativos, dependendo
do tipo de documento
Usuários internos,
Chefes/Gerentes/Presi Bibliotecário e
dentes setoriais ou
Chefe do
institucionais
Departamento
Qualquer
documento que
tenha informação
relativa à empresa,
como: histórico,
projetos, etc. Exceto
folders.
Bibliotecária
coordenadora/
5 terceirizada
Repositório
Institucional
O acervo é bibliográfico geral. Há
departamentos próprios de
fomento a assuntos para tomada
Digital e impresso de decisão gerencial.
Sim
Legislação (Portaria, Lei,
Decreto, Estatuto,
Regimento), Manual de
funcionamento, ou
procedimentos
Usuários internos,
Chefes/Gerentes/Presi
dentes setoriais ou
institucionais
Bibliotecários
revistas, apostilas,
livros, cartilhas
5 Chefe de Divisão
A biblioteca está em
fase de automação
Somente
Impresso
Não**
Manual de
funcionamento, ou
procedimentos
Usuários internos,
Chefes/Gerentes/Presi
dentes setoriais ou
institucionais
11/10/2013 14:12 Jurídica
700
Assistente técnico
2 II
11/11/2013 10:18 Administração
11/11/2013 10:23 Administração
Economia,
finanças,
11/11/2013 10:29 contabilidade
500
0
700
3600
Energia e
11/11/2013 10:31 mineração.
11/11/2013 10:36 Saúde
71662
Não**
Catálogo Online
2
31/10/2013 19:24 Jurídica
revistas, apostilas,
livros, folders,
cartazes , cartilhas
Somente
Impresso
700
1200
Sim. Seleção de acordo com a
área de interesse da biblioteca.
Bibliotecários,
Coordenação
Catálogo Online
11/10/2013 14:07 Jurídica
16/10/2013 17:54 Meio Ambiente
especialistas em
regulação de
transporte
aquaviario
Gestora
Administrativa e
Chefe do Centro
de Informação e
Documentação
11 Ambiental
Chefe da
8 Biblioteca
10 Bibliotecária
4 Bibliotecária
23 Bibliotecária
Não.
Existe uma Política de
Desenvolvimento de Coleções da
Biblioteca do Ministério da Saúde,
disponível:
http://bvsms.saude.gov.br/bvs/publi
cacoes/politica_desenvolvimento_c
olecoes_biblioteca_ms.pdf
Define os critérios e as diretrizes
para a seleção e aquisição de
materiais em todas as suas
formas, por meio da compra,
doação e permuta, além de
orientar a avaliação do acervo
Catálogo Online,
existente, identificando os
Biblioteca Virtual, Web
documentos que devem ser
site
Digital e impresso descartados ou remanejados.
Sim
11/11/2013 10:38 Geral
6 Bibliotecária
Catálogo Online
Digital e impresso
Sim
Recursos
11/11/2013 10:43 Hídricos
Os 3 bibliotecários
são analistas
administrativos do
quadro efetivo da
ANA, sendo que
um deles é o
responsável pela
biblioteca sem
ganhar nada a
mais por assumir
tal
4 responsabilidade.
Catálogo Online,
Biblioteca Virtual,
Repositório
Institucional, Web site,
Banco de Imagens,
Diário Oficial da União,
Catálogo de
Publicações da ANA
Digital e impresso
Sim
Bibliotecários,
Analista de
Sistemas,
Profissionais
técnicos das áreas
de saúde
revistas, apostilas,
livros, folders,
cartazes , cartilhas,
videos
revistas, apostilas,
livros, folders,
cartazes , cartilhas
Manual de
funcionamento, ou
procedimentos
Chefes/Gerentes/Presi
dentes setoriais ou
institucionais
Bibliotecários
Todos produzidos
ou realizados em
parceria pela
Agência
63
ANEXO B - RESPOSTA DO QUESTIONÁRIO DE VALIDAÇÃO DA POLÍTICA DE
MO PARA BIBLIOTECA DA FUNASA
5- Caso tenha
respondido não na
1- Você acredita
3- Caso tenha
4- A política aborda questão anterior o que
que existe
respondido não
todos os pontos a
falta ser abordado na
necessidade de
na questão
respeito da
política sobre
uma política de
2- O texto
anterior qual a
preservação e
preservação e
memória
da política é parte de difícil
divulgação do
divulgação de material 6- Qual sua
organizacional na
claro e
compreensão da material de memória
de memória
função
Timestamp
Funasa?
inteligível?
política?
organizacional?
organizacional?
institucional?
1/7/2014
5:47:14 Sim
Sim
Sim
Chefe
substituto
7- Deixe aqui sua opinião ou
sugestão sobre a política de
memória organizacional da
biblioteca da Funasa.
Sobre o empréstimo de
publicações a outras bibliotecas,
acredito que não haja necessidade
de ter a autorização dos chefes da
Dimub e da Coesc. Por se tratar de
uma atividade de rotina de toda
biblioteca e considerando que, por
lei, o livro não é mais considerado
patrimônio, qualquer membro da
equipe poderia estar autorizado a
efetivar o empréstimo, desde que
os requisitos básicos sejam
cumpridos pela instituição
solicitante.