protocolo de certificação

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PROTOCOLO DE
CERTIFICAÇÃO
Versão 4.1 – janeiro de 2016
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em inglês para referência, uma vez que ela é a versão oficial deste documento. O documento em inglês está
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Conteúdo
1. INTRODUÇÃO .............................................................................................................................................. 3
1.1.
O que é o Protocolo de Certificação? ............................................................................................... 3
1.2.
Por que uma versão atualizada? ....................................................................................................... 3
1.3.
Quando cumprir o Protocolo de Certificação versão 4.1 ................................................................... 3
1.4.
Escopo deste documento................................................................................................................. 4
1.5.
Outros documentos e traduções relevantes ..................................................................................... 4
1.6.
Contato com a UTZ ......................................................................................................................... 5
Abreviações .................................................................................................................................................. 5
2.
3.
4.
1.8.
Definições........................................................................................................................................ 6
1.9.
Conformidade com as leis nacionais ................................................................................................ 7
PROCESSO DE CERTIFICAÇÃO ................................................................................................................ 8
2.1.
Introdução ....................................................................................................................................... 8
2.2.
Quem deve ser certificado e/ou licenciado? ..................................................................................... 8
2.3.
Processo de certificação geral ........................................................................................................ 11
2.4.
Processo de certificação para o Código de Conduta ....................................................................... 18
2.5.
Processo de certificação para a Cadeia de Custódia ....................................................................... 23
2.6.
Direitos reservados pela UTZ ......................................................................................................... 27
ENTIDADES CERTIFICADORAS .............................................................................................................. 28
3.1.
Requisitos de aprovação de ECs ..................................................................................................... 28
3.2.
Procedimento de aprovação de ECs ............................................................................................... 32
3.3.
Obrigações das ECs ....................................................................................................................... 32
GARANTIA DO PROGRAMA UTZ ........................................................................................................... 36
4.1.
Procedimento de Queixas .............................................................................................................. 36
4.2.
Sistema de Monitoramento de ECs ................................................................................................ 36
4.3.
Política de Sanções ........................................................................................................................ 36
4.4.
Programa de Treinamento de ECs ................................................................................................. 36
Anexo 1: Opção de certificação adicional pelo Código para incluir produtores contratados............................. 39
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1. INTRODUÇÃO
1.1.
O que é o Protocolo de Certificação?
UTZ é um programa e selo para agricultura sustentável em todo o mundo.
O Protocolo de Certificação da UTZ descreve o processo para se tornar um membro certificado pela UTZ ou
uma Entidade Certificadora (EC) aprovada pela UTZ. Ele explica que membros precisam receber uma auditoria
externa, como e quando essa auditoria deve ser realizada. O Protocolo de Certificação também descreve as
diretrizes que determinam o relacionamento entre as ECs e a UTZ.
O Protocolo de Certificação da UTZ tem quatro partes:
1.
INTRODUÇÃO: contém as generalidades deste documento, como o porquê de uma versão atualizada,
o escopo, abreviações e definições.
2.
PROCESSO DE CERTIFICAÇÃO: descreve os procedimentos e condições para a certificação em
relação às normas da UTZ.
3.
ENTIDADES CERTIFICADORAS: descreve o procedimento de aprovação e os requisitos das ECs,
assim como as responsabilidades da equipe da EC (Gerente de Certificação, Certificadores e auditores)
e da UTZ.
4. GARANTIA: descreve o sistema de garantia do programa UTZ, incluindo o Procedimento de Queixas,
o Sistema de Monitoramento de ECs, a Política de Sanções e o Programa de Treinamento de ECs da
UTZ.
1.2.
Por que uma versão atualizada?
As normas e políticas da UTZ são revisadas, melhoradas e atualizadas periodicamente com base nas
alterações no programa UTZ, na experiência passada com as normas/políticas e no feedback recebido das
partes interessadas.
A versão anterior do Protocolo de Certificação da UTZ (versão 4.0, de julho de 2015), foi revisada para:
-
Corrigir (pequenos) erros no Protocolo de Certificação da UTZ versão 4.0, de julho de 2015;
-
Introduzir importantes mudanças relacionadas à frequência e intensidade das auditorias da Cadeia de
Custódia.
1.3.
Quando cumprir o Protocolo de Certificação versão 4.1
O Protocolo de Certificação da UTZ versão 4.1, de janeiro de 2016, substitui o Protocolo de Certificação da UTZ
versão 4.0, de julho de 2015. A versão 4.1 é uma versão retificada da versão 4.0, de julho de 2015. A partir de 1 o
de janeiro de 2016, o Protocolo de Certificação da UTZ versão 4.1, de janeiro de 2016, se tornará obrigatório, e
a versão 3.0, de setembro de 2012, assim como a versão 4.0, de julho de 2015, não serão mais válidas.
ECs e seu pessoal que já foram aprovados sob versões anteriores do Protocolo da UTZ permanecem aprovados
sob o Protocolo da UTZ versão 4.1 e não necessitam reenviar candidaturas para seus escritórios, escopos,
Gerentes de Certificação e Certificadores já aprovados. Da mesma forma, auditores aprovados pela EC
permanecem (internamente) aprovados. Entretanto, a partir de 1 de janeiro de 2016, todos os escritórios,
Certificadores Gerentes de Certificação e Auditores aprovados terão que cumprir os requisitos de treinamento
descrito nos capítulos 3.1 e 4.4.
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1.4.
Escopo deste documento
Este documento se aplica às seguintes partes:
- Membros da UTZ
- ECs em potencial e aprovadas
- UTZ
1.5.
Outros documentos e traduções relevantes
O Protocolo de Certificação está disponível em vários idiomas. Caso haja alguma dúvida quanto à exatidão das
informações em qualquer versão traduzida deste documento, consulte a versão em inglês, que é a versão oficial
e de referência.
As traduções, assim como os documentos relevantes adicionais, estão disponíveis no site da UTZ. Esses
documentos incluem:
-
Código de Conduta (Código): norma para produtores/grupos de produtores, que trata de melhores
métodos e condições de trabalho na agricultura, assim como um melhor cuidado com a natureza e as
próximas gerações. Caso um produtor/grupo de produtores implante os requisitos do Código e receba
uma auditoria realizada por uma EC aprovada que resulte em certificação, ele terá permissão de vender
seus produtos como certificados pela UTZ.
-
Norma da Cadeia de Custódia (ChoC): norma para agentes da cadeia de custódia (SCAs), criada para
proporcionar um alto nível de confiança de que os produtos certificados pela UTZ estejam física ou
administrativamente (no caso de balanço de massa) relacionados a produtores certificados pela UTZ,
e assegurar a rastreabilidade dos produtos certificados pela UTZ. A certificação em relação à Norma
da Cadeia de Custódia assegura que os produtos vendidos por um agente da cadeia de custódia sejam
negociados e manuseados de acordo com os requisitos determinados pela UTZ.
-
Lista de ECs aprovadas: lista de ECs aprovadas pela UTZ para realizar auditorias de certificação da
UTZ. Também é fornecida uma indicação da região/país no qual cada EC pode realizar auditorias.
-
Listas de verificação do Código e Cadeia de Custódia: listas resumidas de todos os pontos de controle
(CPs) e perguntas, incluídas para fins de monitoramento e avaliação, com uma coluna adicional para
comentários. Esses documentos devem ser usados pelos membros (e seus subcontratados) para
realizar a auto inspeção e podem ser usados pelos auditores das ECs para realizar auditorias externas
(veja o capítulo 2.3).
-
Política de rotulagem e marcas comerciais: documento que define os requisitos para:
o A rotulagem nas embalagens de produtos de varejo e de serviços alimentícios, como por
exemplo, o rótulo UTZ em pacotes de café para o mercado de varejo e embalagens de grãos
para os mercados externos.
o Uso fora de embalagens da marca comercial UTZ, como por exemplo, o uso da marca
comercial UTZ em um site, propaganda ou relatório corporativo.
A rotulagem inclui todas as referências a ingredientes certificados pela UTZ, seja com ou sem o uso do
logotipo. As palavras corretas (citações no texto) fazem parte da política, assim como detalhes sobre o
uso correto do logotipo (cor, posicionamento, tamanho).
-
Documento de Orientação do Programa para chá de ervas UEBT/UTZ: documento que explica a
estrutura e o processo de certificação de acordo com o programa conjunto de chá de ervas da Union
for Ethical BioTrade e a UTZ.
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1.6.
Contato com a UTZ
Suporte a ECs
As ECs podem entrar em contato com o departamento de Normas e Certificação da UTZ usando os endereços
de e-mail abaixo, como por exemplo, para perguntas sobre as normas da UTZ, problemas no cumprimento do
Protocolo de Certificação, comunicação sobre membros (por exemplo, suspensões e cancelamentos de
certificados e licenças) e aprovação e treinamento de ECs.
-
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
para certificação de café
para certificação de cacau
para certificação de chá (incluindo rooibos e chá de ervas)
para certificação de avelã
-
[email protected]
[email protected]
[email protected]
para contas e aprovações de ECs
para monitoramento de ECs
para treinamento de ECs
Suporte a membros
Os membros podem entrar em contato com a Equipe de Apoio a Membros da UTZ usando os endereços de email abaixo, como por exemplo, para perguntas sobre as normas da UTZ, problemas no cumprimento deste
Protocolo de Certificação e solicitações de isenções de auditoria:
-
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
para café
para cacau
para chá (incluindo rooibos e chá de ervas)
para avelã
Suporte à rastreabilidade (para membros e ECs)
Os membros e ECs podem entrar em contato com os endereços de e-mail abaixo para obter auxílio no acesso
ou uso do sistema de rastreabilidade Good Inside Portal (GIP):
-
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
para café
para cacau
para chá (incluindo rooibos e chá de ervas)
para avelã
Abreviações
As seguintes abreviações são usadas neste documento:
EC
Código
ChoC
CP
GIP
IMS
IP
MB
S&C
SCA
SG
Entidade certificadora
Código de Conduta UTZ
Norma da Cadeia de Custódia UTZ
Ponto de controle (Control point)
Good Inside Portal1
Sistema de gestão interna (Internal Management System) - SGI
Identidade preservada (nível de rastreabilidade)
Balanço de massa (nível de rastreabilidade)
Normas e Certificações (Standards & Certification) (departamento da UTZ)
Agente da cadeia de custódia (Supply Chain Actor)
Segregação (nível de rastreabilidade).
Sistema de Administração de Certificados e Rastreabilidade on-line da UTZ, acessível em
www.goodinsideportal.org
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1.8.
Definições
A não ser que indicado de outra forma, os termos “produtor(es)”, “grupo(s) de produtores”, “SCA(s)”e “EC(s)”
neste documento referem-se a produtor(es) certificados pela UTZ, grupo(s) de produtores certificados pela
UTZ, SCA(s) certificados pela UTZ e EC(s) aprovados certificados pela UTZ, respectivamente.
Ação corretiva
Ação para eliminar a causa de uma não conformidade para evitar sua recorrência.
As ações corretivas devem ser apropriadas para os efeitos das não conformidades encontradas.
Agente da cadeia de
custódia
Uma pessoa jurídica que opera dentro da cadeia de custódia da UTZ e não é um produtor/grupo
de produtores. Exemplos de SCAs são processadores (incluindo subcontratados) e
traders/corretores.
Período de tempo entre e incluindo 1o de janeiro e 31 de dezembro.
Ano civil
Auditor
Pessoa qualificada que realiza auditorias em nome e sob a responsabilidade de uma EC.
De acordo com uma sólida metodologia, os auditores coletam evidências para avaliar o
quanto os critérios das normas são atendidos. Eles devem ser objetivos, imparciais e
competentes.
Auditoria
Processo sistemático, independente e documentado para a obtenção e avaliação de evidências
de auditoria, para determinar até onde os requisitos da certificação pela UTZ foram cumpridos.
- Auditoria física
A visita de um auditor a qualquer uma das instalações de um membro para obter evidências de
auditoria, para determinar até onde os requisitos de certificação pela UTZ foram cumpridos.
- Auditoria sombra
Auditoria realizada em nome da UTZ testemunhando-se uma auditoria (de certificação ou de
acompanhamento) realizada por uma EC. As auditorias sombra são usadas para avaliar o
desempenho da EC e do auditor que realiza a auditoria.
Auditoria anunciada ao membro com pouca antecedência e realizada por uma EC durante a
validade de um certificado. Isso é feito para avaliar se o membro ainda cumpre todos os requisitos
da UTZ aplicáveis e/ou para avaliar o desempenho do auditor da EC que realizou a última
auditoria.
Auditoria realizada por uma EC para determinar até que ponto um membro cumpre os requisitos
de certificação pela UTZ e com base na qual uma decisão de certificação é tomada e um
certificado pode ser emitido.
Auditoria realizada por uma EC para verificar a implementação de ações corretivas. As auditorias
de acompanhamento proporcionam uma forma de encerrar não conformidades encontradas em
uma auditoria anterior. As auditorias de acompanhamento podem (mas não precisam) ser
auditorias físicas.
Auditoria realizada por uma EC para determinar até que ponto um membro cumpre os requisitos
de certificação pela UTZ e com base na qual uma decisão de certificação é tomada e um
certificado pode ser emitido.
Auditoria realizada por uma EC para avaliar alterações nas informações de certificação durante a
validade de um certificado. As auditorias de extensão proporcionam uma forma de certificar
volumes adicionais ou novas atividades de processamento e/ou de adicionar novas áreas, locais
e/ou membros do grupo a um certificado.
Auditoria realizada em nome da UTZ após uma EC ter realizado uma auditoria no mesmo
auditado em relação ao mesmo escopo. As auditorias paralelas são usadas para avaliar o
desempenho da EC e do auditor que realizou a auditoria anterior.
Auditoria realizada por uma EC em um (potencial) membro, com o objetivo de avaliar que ações
ainda precisam ser feitas antes que uma auditoria de certificação tenha probabilidade de ser bemsucedida. As pré-auditorias não são consideradas atividades de consultoria.
Avaliação realizada por (ou em nome de) um membro de seu próprio nível de implementação de
uma ou mais das normas da UTZ.
- Auditoria surpresa
-Auditoria anual
-Auditoria de
acompanhamento
- Auditoria de
certificação
-Auditoria de
extensão
-Auditoria paralela
-Pré-auditoria
Auto inspeção
Certificado
Certificador
Correção
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Documento emitido por uma EC aprovada pela UTZ quando um membro cumpre os requisitos de
uma ou mais das normas da UTZ. O certificado acarreta na solicitação de uma licença no GIP para
o membro certificado negociar produtos certificados pela UTZ.
Membro da equipe da EC (ou prestador de serviços independente contratado) aprovado pela UTZ
para ser responsável por tomar decisões sobre certificação.
Ação para eliminar uma não conformidade.
6
Entidade
certificadora
Gerente de
Certificação
Grupo de produtores
Inspeção interna
Inspetor interno
Licença
Manipulação física
Membro
Não conformidade
Operador externo
(também chamado
de serviço
alimentício)
Produção paralela
Produto certificado
pela UTZ
Produtor
Empresa terceirizada que realiza auditorias em relação a uma ou mais das normas da UTZ.
Membro da equipe da EC responsável pela gestão administrativa da conta da EC no programa
UTZ.
Um grupo de produtores organizados que fazem parte de um SGI compartilhado e são
certificados conjuntamente sob a opção “Certificação de grupo” ou “Certificação de multigrupos”. O grupo pode ser organizado em uma associação ou cooperativa, ou gerenciado por um
agente da cadeia de custódia (como um exportador) ou outra pessoa jurídica.
Inspeção realizada em nome do SGI e por um ou mais inspetores internos, para avaliar a
conformidade dos membros do grupo com todos os requisitos aplicáveis do Código de Conduta
da UTZ.
Pessoa indicada pelo SGI para realizar inspeções internas de membros de grupos
individualmente.
Permissão concedida pela UTZ a seus membros para usar as marcas comerciais da UTZ e para
usar o GIP para registrar transações e gerenciar e armazenar aprovações de rotulagem de
produtos da UTZ.
Qualquer atividade que inclua o contato físico com produtos não ensacados, não lacrados ou não
embalados. As atividades consideradas como manipulação física estão relacionadas nos anexos
específicos dos produtos da Cadeia de Custódia.
Todos os produtores, grupos de produtores e SCAs que se registraram com sucesso na UTZ.
Não cumprimento de um requisito de uma das normas da UTZ.
Uma empresa que compra produtos para consumo final e manipula os produtos antes de servilos ou vendê-los para os consumidores.
Qualquer produção na qual a mesma fazenda esteja cultivando o mesmo produto em alguns lotes
certificados pela UTZ, enquanto que outros lotes não são.
Para IP e SG: produto produzido por um produtor/grupo de produtores certificado pela UTZ e
mantido
fisicamente
separado
de
produtos
não
certificados
pela
UTZ.
Para MB: produto relacionado administrativamente a uma quantidade igual de produto
produzido por um produtor/grupo de produtores certificado pela UTZ.
A pessoa ou organização que representa a fazenda e tem responsabilidade pelos produtos
vendidos pela fazenda.
Relatório resumido
Questionário no GIP usado pelas ECs para comunicar resultados de auditorias à UTZ. O relatório
resumido é preenchido como parte do processo de solicitação de licença.
SCA de pequeno
volume
Um SCA que manipula fisicamente um pequeno volume do produto total (produto da UTZ +
mesmo produto não-UTZ). A quantidade do volume que define essa categoria é específica do
produto (veja o capítulo 2.2).
Um sistema documentado de gestão de qualidade exigido para certificação de grupos e multigrupos pelo Código de Conduta. O objetivo de um SGI é facilitar a organização e gestão eficientes
do grupo e assegurar que o grupo e os membros do grupo cumpram os requisitos aplicáveis do
Código de Conduta da UTZ.
Uma pessoa física ou jurídica (por exemplo, um SCA, produtor/grupo de produtores, EC, auditor,
Certificador) contratada por um membro certificado/aprovado ou membro/EC em potencial para
realizar tarefas específicas no escopo de sua certificação/aprovação pela UTZ.
Cadeia de supermercados ou outro ponto de venda de produtos para consumo final, que pode ser
acessado diretamente pelos consumidores. Os atacadistas estão incluídos nessa categoria.
Sistema de gestão
interna
Subcontratado
Varejista
1.9.
Conformidade com as leis nacionais
A UTZ se esforça para que seus membros e ECs sejam figuras exemplares para a melhoria das condições sociais,
econômicas e ambientais em suas áreas de operação. Nessa ótica, os membros e ECs obedecem às leis e
regulamentos nacionais e os acordos setoriais ou acordos de negociação coletiva.
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2. PROCESSO DE CERTIFICAÇÃO
2.1.
Introdução
Para promover a agricultura sustentável, a UTZ desenvolveu duas normas: o Código de Conduta e a Norma da
Cadeia de Custódia (veja o capítulo 1.5). Produtores/grupos de produtores e SCAs que gostariam de comprar
e/ou vender seus produtos como certificados pela UTZ devem se tornar membros da UTZ 2 e cumprir todos os
requisitos aplicáveis da(s) norma(s) aplicável(is). 3
A maioria dos membros também precisa ser certificada (receber uma auditoria de certificação) e/ou receber
uma licença para usar as marcas comerciais da UTZ. O restante deste capítulo explica para quais membros esse
é o caso, e descreve o processo de certificação e licença.
2.2.
Quem deve ser certificado e/ou licenciado?
Quem deve ser certificado?
A certificação é o fornecimento, por um órgão independente, de uma garantia por escrito (um certificado) de
que um produto, serviço ou sistema cumpre requisitos específicos. Para a certificação da UTZ, isso requer o
recebimento de uma auditoria de uma EC aprovada pela UTZ em relação aos requisitos do Código e/ou da
Cadeia de Custódia.
Produtores /grupos de produtores
Todos os produtores/grupos de produtores que vendem seus produtos como certificados UTZ devem ser
certificados em relação ao Código.
Os produtores/grupos de produtores também devem ser certificados em relação à Cadeia de Custódia caso:
 Realizem atividades de manipulação física não incluídas no Código 4, e/ou
 Comprem produtos certificados UTZ de um ou mais outros membros certificados pela UTZ e cumpram
todos os três critérios de certificação da Cadeia de Custódia explicados abaixo.
Agentes da cadeia de custódia
Os SCAs devem ser certificados em relação à Cadeia de Custódia caso cumpram todos os três critérios abaixo:
1.
Ter propriedade legal do produto certificado UTZ
2.
Manipular fisicamente o produto certificado UTZ: todas as atividades realizadas (pelo próprio SCA
ou um subcontratado) em produtos não ensacados, não embalados ou não lacrados são consideradas
atividades de manipulação física. O anexo do produto da Cadeia de Custódia proporciona uma lista das
atividades consideradas como manipulação física do produto específico.
3.
Fazer declarações do produto sobre a UTZ: uma declaração do produto é qualquer referência feita
sobre a UTZ ou uma originação sustentável ou responsável de produto(s) ou ingrediente(s) que, para
Registrando-se no site da UTZ, que também explica os custos que podem ser incorridos.
Exceto para varejistas que não sejam proprietários de marcas. Essas empresas não precisam se registrar
como membros caso façam declarações de produtos UTZ.
4
Estão incluídas no Código todas as atividades de manipulação física, até e inclusive:

Café: produção de café verde

Cacau: secagem, separação ou ensacamento de amêndoas de cacau

Chá: produção de chá fabricado

Rooibos: embalagem do produto para consumo final

Avelã: produção de avelãs na casca
2
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todos os fins e efeitos, baseiam-se, totalmente ou parcialmente, na origem ou status da UTZ, com o
sem o logotipo da UTZ, que é feito no produto ou fora dele, em relação à oferta ou venda do produto5.
Isso pode ser feito tanto de empresa para empresa quanto de empresa para o consumidor. A UTZ
reserva-se o direito de tomar a decisão final sobre se algo deve ser considerado ou não como uma
declaração de produto.
Os exemplos a seguir são considerados uma declaração de produto:
o Se o membro mencionar a UTZ ou o status ou origem sustentável dos produtos ou
ingrediente(s) em uma nota/fatura para seus clientes;
o Se o membro se referir à UTZ ou ao status ou origem sustentável dos produtos ou
ingrediente(s) nas comunicações das marcas ou produtos, incluindo on-line, impressas,
propagandas, pontos de venda etc.;
o Se o membro mencionar a UTZ ou o status ou origem sustentável dos produtos ou
ingrediente(s) fornecidos a ele;
Para certificação de chá e rooibos, aplicam-se as seguintes regras:
- Para certificação de chá, SCAs que manipulam até chá fabricado precisam ser certificados em relação
ao Código Núcleo e o Módulo de Chá.
- Para certificação de chá, SCAs que manipulam até chá fabricado precisam ser certificados em relação
ao Código Núcleo e o Módulo de Chá. SCAs de rooibos que desempenham apenas atividades após o
processamento secundário precisam obter certificação em relação ao ChoC.
Quem não necessita ser certificado?
Embora todos os membros da UTZ devam cumprir a norma da UTZ aplicável, nem todos eles necessitam
receber uma auditoria e ser certificados. Para certos SCAs, são aceitos outros tipos de prova de conformidade
com a Cadeia de Custódia.
SCAs que não cumprem os três critérios para serem certificados pela UTZ
SCAs que não cumprem os três critérios (propriedade, manipulação física, e fazer declarações de produtos) não
necessitam ser certificados. Esses SCAs incluem:
1.
Subcontratados: os subcontratados devem cumprir os requisitos da Cadeia de Custódia aplicáveis,
mas não necessitam ser certificados, porque não têm a propriedade legal do produto certificado pela
UTZ.
O membro subcontratante é responsável pela conformidade do subcontratado com os requisitos da
Cadeia de Custódia. Caso o subcontratado já tenha seu próprio certificado da Cadeia de Custódia da
UTZ, as atividades subcontratadas pelo SCA não necessitam ser auditadas pela EC: a apresentação de
um certificado da Cadeia de Custódia válido é suficiente.
Caso o subcontratado não seja certificado, o membro subcontratante (ou o membro subcontratante
em seu nome) deve realizar uma auto inspeção usando a lista de verificação da Cadeia de Custódia da
UTZ. Também é possível que seja solicitada documentação adicional do subcontratado pela EC.
Com base na análise de riscos (veja o capítulo 2.5), a EC pode decidir auditar fisicamente o
subcontratado. Os subcontratados que realizam qualquer uma das atividades de manipulação física
incluídas na tabela abaixo devem sempre ser auditados fisicamente.
Exemplos de casos que, em geral, não são vistos como declarações de produtos são: relatórios de CSR
(publicados, impressos, on-line etc.), informes publicitários ou outras publicações que façam referência do
desempenho da empresa a respeito de fontes sustentáveis, comunicações internas para acionistas ou
funcionários, índices ou medidas de sustentabilidade sobre o desempenho da empresa a respeito de fontes
sustentáveis, outras comunicações em nível de empresa que façam referência a fontes sustentáveis ou sobre
fontes multi-certificadas da marca ou produto.
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Produto
Café
Cacau
Chá
Rooibos
Avelã
Atividades de manipulação física
Todas as atividades de manipulação física, até e inclusive a produção de café verde
Todas as atividades de manipulação física, até e inclusive a secagem, separação ou
ensacamento de amêndoas de cacau
Todas as atividades de manipulação física, até e inclusive a produção de chá fabricado
Todas as atividades de manipulação física, até e inclusive a embalagem do produto para
consumo final
Todas as atividades de manipulação física, até e inclusive a produção de avelãs na casca
A atividade do subcontratado é considerada parte do escopo das atividades do membro, mas isso não
significa que o subcontratado esteja certificado. Portanto, o nome do subcontratado não aparece no
certificado do membro.
2.
SCAs que não manipulam fisicamente produtos da UTZ: esses SCAs devem cumprir os requisitos
aplicáveis da Cadeia de Custódia, mas, ao invés de serem certificados, podem assinar a Declaração de
isenção de auditoria da Cadeia de Custódia e enviá-lo à Equipe de Suporte ao Membro da UTZ (veja o
capítulo 1.6). Essa categoria inclui corretores que subcontratam toda a manipulação física dos produtos
certificados pela UTZ de membros certificados da Cadeia de Custódia.
3.
SCAs que não fazem declarações de produtos sobre a UTZ: esses SCAs devem cumprir os requisitos
aplicáveis da Cadeia de Custódia, mas, ao invés de serem certificados, podem assinar a Declaração de
isenção de auditoria da Cadeia de Custódia e enviá-lo à Equipe de Suporte ao Membro da UTZ (veja o
capítulo 1.6).
SCAs de pequeno volume
SCAs que manipulam fisicamente um pequeno volume devem cumprir os requisitos aplicáveis da Cadeia de
Custódia, mas podem estar isentos de ter que receber uma auditoria de certificação e se tornar certificados.
Para solicitar essa isenção, eles precisam assinar a Declaração de isenção de auditoria da Cadeia de Custódia e
enviá-la para a Equipe de Suporte ao Membro da UTZ (veja o capítulo 1.6). SCAs de pequeno volume devem
receber aprovações de rotulagem para quaisquer produtos vendidos com o logotipo da UTZ.
Essa isenção se aplica a SCAs individuais e de multi-locais que realizam atividades de manipulação física não
incluídas no escopo da certificação pelo Código de Conduta (veja o capítulo 2.2, nota de rodapé 4) e que
manipulam menos do que os seguintes volumes totais (produtos certificados pela UTZ + produtos não
certificados pela UTZ) por ano, e incluindo todos os locais (se for um SCA de multi-locais):
 Café: 200 MT de equivalente de café verde
 Chá: 200 MT de equivalente de chá fabricado6
 Cacau: 100 MT de equivalente de amêndoas de cacau
Operadores de varejo e externos
Operadores de varejo e externos (incluindo operadores de serviços alimentícios) não necessitam ser
certificados. Caso um desses operadores seja proprietário de marca de um produto certificado pela UTZ, ele
necessitará registrar-se como membro e será responsável por cumprir a Política de rotulagem e marcas
comerciais da UTZ.
A UTZ reserva-se o direito de realizar auditorias em membros que tenham assinado e enviado uma
Declaração de isenção de auditoria da Cadeia de Custódia. O objetivo dessas auditorias é verificar se esses
membros cumprem os requisitos para serem isentos de certificação e se cumprem os requisitos da Cadeia
de Custódia aplicáveis.
6
Equivalente de chá inclui chá fabricado, rooibos processado, rooibos verde processado e ervas secas
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10
Caso essa auditoria revele que o membro não cumpre os requisitos da Cadeia de Custódia aplicáveis ou que não
atenda às condições para isenção de uma auditoria de certificação, a UTZ terá o direito de cobrar os custos da
auditoria do membro e cancelar a licença e as aprovações de rotulagem do membro no GIP.
Quem deve ser licenciado no GIP?
Uma licença é uma permissão concedida pela UTZ para usar as marcas comerciais da UTZ e para usar o GIP para
registrar transações e gerenciar e armazenar aprovações de rotulagem de produtos da UTZ. Todos os membros
certificados e outros membros que negociam produtos puros certificados UTZ (produtos da UTZ que não
tenham sido misturados com outros ingredientes, como açúcar, leite etc.) devem ter uma licença válida.
Para membros certificados, a EC solicita uma licença por meio do GIP como parte do processo de certificação
(descrito no capítulo 2.3). Para membros que não são certificados (por exemplo, SCAs de pequeno volume e
SCAs que não declaram ou manipulam fisicamente produtos da UTZ), a licença é emitida pela Equipe de Suporte
ao Membro da UTZ, mediante solicitação do membro e conclusão das Declarações de isenção de auditoria da
Cadeia de Custódia necessárias.
2.3.
Processo de certificação geral
Conforme explicado na seção anterior, a maioria dos membros da UTZ necessita ser certificado em relação ao
Código e/ou a Cadeia de Custódia, o que significa que eles necessitam receber uma auditoria de uma EC
aprovada pela UTZ. As três seções a seguir destacam as etapas a serem seguidas durante esse processo, assim
como as condições que se aplicam. O capítulo 2.3 descreve o que é aplicável à certificação tanto para o Código
quanto para a Cadeia de Custódia, enquanto que os capítulos 2.4 e 2.5 descrevem os detalhes do processo de
certificação para o Código e a Cadeia de Custódia, respectivamente.
Procedimento de certificação geral
O procedimento de certificação geral é mostrado no fluxograma a seguir. Uma descrição detalhada pode ser
consultada na tabela abaixo.
www.utz.org
11
Membro
EC
UTZ
Novo
membro?
Não
Sim
1B. Confirma o registro e fornece a
ID, nome de usuário e senha do
membro para o GIP
1A. Registra-se no site da UTZ
2. Seleciona a EC aprovada pela UTZ
(recomenda-se solicitar orçamentos
de várias ECs; não é obrigatório
selecionar a mesma EC do ano
anterior)
5. Realiza a autoinspeção e a envia
para a EC antes da auditoria,
juntamente com a documentação
adicional
7. Combina com a EC a data da
auditoria
3. Assina o contrato com o membro
(especificando pelo menos a taxa, o prazo e o escopo
da auditoria)
4. Fornece ao membro a versão mais recente dos
documentos de certificação
6. Revisa a documentação para se preparar para a
auditoria
8. Realiza a auditoria
9A. Implementa correções e ações
corretivas para resolver não
conformidades
Não
conformidades
encontradas?
Sim
Não
9B. Verifica se as não
conformidades foram resolvidas
10. Toma a decisão sobre a certificação
O membro é
certificado?
Não
11A. Informa ao
membro e à UTZ
Fim
Sim
11B. Emite o certificado,
comunica os resultados da
auditoria e envia a
solicitação de licença no
GIP
13B. Esclarece, corrige e/ou completa as informações
e devolve a solicitação de licença
16. Registra as transações no GIP e
mantém a EC informada em caso de
alterações nas informações da
certificação
www.utz.org
12. Revisa a solicitação de
licença
15. Envia o certificado ao membro
As informações estão corretas,
completas e claras? A auditoria está em
linha com o Protocolo de Certificação?
Não
13A. Solicita informações
adicionais, esclarecimentos ou
correções
Sim
14A. Ativa a licença para o
membro no GIP
12
1
A
B
2
3
4
5
6
7
8
9
A
B
10
11
A
B
12
13
A
13
B
Um novo membro registra-se preenchendo o formulário de registro no site da UTZ.
A UTZ fornece ao novo membro uma confirmação do registro no GIP, contendo a ID, o nome de usuário e a senha do
membro.
O membro seleciona e entra em contato com uma EC.
O membro é responsável por entrar em contato com a EC e solicitar uma auditoria dentro do prazo de acordo com as
condições de certificação descritas neste capítulo do Protocolo de Certificação. Recomenda-se solicitar orçamentos de
várias ECs para escolher aquela que atenda melhor às necessidades do membro. Não é obrigatório permanecer com a
mesma EC todos os anos.
Caso um membro mude de EC, ele deve solicitar que a EC anterior forneça à nova EC os resultados da auditoria anterior.
A EC anterior deve cumprir essa solicitação em até cinco dias úteis.
A EC e o membro assinam um contrato.
A EC fornece a versão mais recente de todos os documentos relevantes para certificação da UTZ (ou seja, Protocolo de
Certificação, Código e/ou Cadeia de Custódia, para serem lidos e compreendidos pelo membro.
O membro realiza uma auto inspeção para avaliar sua conformidade com a norma e envia pelo menos a documentação
a seguir para a EC antes da auditoria:
Auto inspeção usando a lista de verificação da UTZ aplicável, indicando que CPs o membro cumpre, não
cumpre ou não são aplicáveis, incluindo uma explicação para todos os CPs
Auto inspeção do(s) subcontratado(s) (se aplicável)
Lista dos locais que pertencem aos multi-locais (multisite) ou membros do grupo que pertencem ao grupo ou
multi-grupo (se aplicável). Se um membro de multi-locais operar exclusivamente em nível de MB e atender aos
critérios descritos no capítulo 2.5, o membro poderá solicitar que a EC audite os locais da amostra de auditoria
remotamente a partir do local central.
Documentação das auditorias da UTZ anteriores, incluindo aquelas que não resultaram em certificação (por
exemplo, auditorias surpresa e auditorias realizadas por diferentes ECs).
Plano de gestão da fazenda ou grupo
A EC prepara-se para a auditoria analisando a documentação apresentada pelo membro (etapa 5), as informações sobre
o membro disponíveis no GIP e quaisquer outras informações relevantes que ela possa ter recebido. Com base nisso, a
EC determina se as pré-condições para realizar a auditoria foram cumpridas e, em caso afirmativo, que tópicos merecem
atenção especial.
O membro e a EC concordam com uma data de auditoria.
A EC realiza a auditoria de certificação em relação aos requisitos do Código e/ou da Cadeia de Custódia (veja os capítulos
2.4 e 2.5).
Caso sejam verificadas não conformidades durante a auditoria, o membro implementa correções e ações corretivas para
resolver essas não conformidades.
A EC realiza uma auditoria de acompanhamento para confirmar se as correções e ações corretivas foram implementadas
e se as não conformidades foram resolvidas.
A EC toma a decisão sobre a certificação. Isso deve ser feito no mais tardar 20 dias úteis após todas as não conformidades
terem sido resolvidas ou, caso nenhuma não conformidade tenha sido identificada, após o último dia da auditoria.
Caso a EC decida não (re)certificar o membro, a EC informa o membro e a UTZ (por meio do GIP e por e-mail) sobre a
decisão. Para solicitar novamente a certificação, o membro deve seguir as condições de certificação descritas neste
capítulo do Protocolo de Certificação.
Caso o membro tenha uma reclamação, recurso ou disputa com uma EC ou subcontratado da EC sobre a auditoria e/ou
o processo de auditoria, o membro pode apresentá-lo por escrito à EC. A EC deve ter um procedimento implementado
para registrar e tratar de reclamações, recursos e disputas. A EC deve responder ao querelante em 15 dias úteis. Caso a
reclamação, recurso ou disputa não seja resolvida em 20 dias úteis (após a reclamação, recurso ou disputa ter sido
apresentada pelo membro à EC), a EC deve comunicá-la à UTZ ([email protected]). Caso o querelante ache que
a reclamação, recurso ou disputa não foi devidamente tratada pela EC, o querelante pode comunicar o fato à UTZ usando
o Procedimento de queixas da UTZ (veja o capítulo 4.1).
Caso a EC decida certificar o membro, a EC emite o certificado (mas ainda não o envia ao membro) e solicita uma licença
para o membro no GIP no máximo cinco dias úteis após a decisão sobre a certificação ter sido tomada.
A UTZ analisa as informações na solicitação de licença no máximo cinco dias úteis após elas terem sido apresentadas
pela EC.
Caso a UTZ considere que as informações na licença estão incorretas, incompletas ou pouco claras, ou que a auditoria
não foi realizada em linha com este Protocolo de Certificação, são solicitadas informações adicionais, esclarecimentos
ou correções por parte da EC no relatório de auditoria e/ou licença.
A EC esclarece, corrige e/ou completa as informações na solicitação de licença e as envia de volta para a UTZ em no
máximo sete dias úteis.
www.utz.org
13
14
15
16
Caso a UTZ considere que as informações na solicitação de licença estão corretas, completas e claras, e que a auditoria
foi realizada em linha com este Protocolo de Certificação, ela ativa a licença no GIP.
A EC envia o certificado ao membro.
O membro registra as transações no GIP e mantém a EC informada em caso de alterações nas informações da
certificação.
Condições gerais
As condições a seguir são aplicáveis aos membros e ECs, para todos os tipos de certificação e produtos.
Condições específicas para a certificação pelo Código e Cadeia de Custódia são explicadas nos capítulos 2.4 e
2.5, respectivamente, que o anexo 1 contém uma opção adicional de certificação pelo Código, para incluir
produtores contratados.
a. Auditoria de certificação
Para obter e manter a certificação pelo Código de Conduta e Cadeia de Custódia da UTZ, os membros devem
receber uma auditoria de certificação de uma EC aprovada pela UTZ para realizar auditorias da UTZ para a
norma, produto e país aplicáveis.
Um contrato escrito entre o membro e a EC deve estar em vigor antes que a auditoria seja realizada. O contrato
deve incluir pelo menos a taxa, o prazo e o escopo da auditoria (ou seja, série de atividades e registros que serão
avaliados durante a auditoria).
Durante a auditoria, o auditor deve usar a lista de verificação da UTZ ou uma lista de verificação equivalente
preparada durante a análise documental que contenha os mesmos campos da lista de verificação da UTZ. Para
auditorias combinadas (quando a norma da UTZ e outra norma são auditadas em conjunto), pode ser usada
uma lista de verificação combinada, caso esta tenha sido aprovada pela UTZ.7
O auditor deve incluir comentários sobre os CPs que foram avaliados (indicando pelo menos uma descrição das
evidências). Os CPs indicados como não aplicáveis devem incluir uma justificativa para isso. As evidências
coletadas durante a auditoria devem ser mantidas pela EC por um período de pelo menos três anos.
Caso sejam usados tradutores durante a auditoria, eles devem ser independentes do membro que está sendo
auditado e não devem representar qualquer conflito de interesses. Caso isso não seja possível, os tradutores
devem desempenhar uma função neutra e o auditor deve registrar o nome do tradutor e sua afiliação com a
organização no relatório de auditoria.
b. Certificado
Caso nenhuma não conformidade seja encontrada durante a auditoria de certificação ou caso todas as não
conformidades identificadas sejam resolvidas de forma satisfatória (veja abaixo no ponto d), a EC emite um
certificado usando o modelo de certificado da UTZ para o escopo aplicável. O certificado pelo Código de
Conduta é válido por um período de 365 dias8 e o certificado pela Cadeia de Custódia pode ser válido por 365,
730 ou 1095 dias9 (veja o capítulo 2.5). Todos os certificados podem ser prorrogados por um período de até
quatro meses (veja abaixo no ponto h para obter mais detalhes).
A forma de determinar a data inicial do certificado de um membro (e certificados emitidos após o processo de
certificação ter sido interrompido) é descrita nos capítulos 2.4 (Código) e 2.5 (Cadeia de Custódia). Certificados
subsequentes começam no dia após o certificado anterior vencer, já que a certificação é considerada um
processo contínuo.
Entretanto, pode acontecer que a certificação de um ano para o seguinte seja interrompida (por exemplo,
porque o membro não é aprovado na auditoria ou decide não solicitar novamente uma certificação). Nesses
A aprovação pode ser solicitada enviando-se um e-mail para [email protected]
366 em um ano bissexto.
9 Com um dia extra no caso de um ano bissexto.
7
8
www.utz.org
14
casos, há uma lacuna de tempo entre os certificados pela duração do período não certificado. Durante esse
período, o membro não tem permissão para vender qualquer produto como certificado pela UTZ e a produção
desse período (por exemplo, produtos colhidos ou fabricados) não tem permissão para ser vendida como
produtos certificados UTZ em um estágio posterior.
c. Licença
Após emitir o certificado (mas antes de enviá-lo ao membro), a EC deve comunicar os resultados da auditoria à
UTZ e solicitar uma licença para o membro. Isso é feito preenchendo-se o Relatório Resumido e carregando o
certificado no GIP. A licença reflete as informações da certificação e dados coletados pela EC sobre o membro
(por exemplo, datas de vencimento, volume certificado e atividades certificadas).
d. Não conformidades
Caso uma ou mais não conformidades sejam encontradas durante uma auditoria de certificação, o membro
deve implantar uma correção (para resolver a não conformidade) e uma ação corretiva (para eliminar a causaraiz da não conformidade e evitar que ela torne a ocorrer) antes que possa ser certificado.
O membro é responsável por determinar e implementar as correções e ações corretivas adequadas. A EC tem
responsabilidade por verificar (p0r meio de uma auditoria de acompanhamento) se essas ações foram adotadas
e foram eficazes na eliminação da não conformidade e de sua causa-raiz.
O membro e a EC concordam com o prazo dentro do qual as correções e as ações corretivas devem ser
realizadas. O prazo máximo é de 60 dias úteis.
Em caso de não conformidades graves, a EC pode decidir suspender imediatamente o certificado atual do
membro ou decidir não certificar o membro, ao invés de seguir os prazos descritos abaixo, nos pontos e & f.
e. Suspensão
Caso as correções e ações corretivas não tenham sido implementadas satisfatoriamente dentro do prazo
acertado, a EC deve suspender imediatamente o certificado do membro por um período de até três meses (caso
o membro ainda tenha um certificado válido). A EC imediatamente informa à UTZ (por e-mail) e ao membro
sobre a suspensão e, em nome da UTZ, suspende a licença do membro no GIP.
Enquanto a licença do membro estiver suspensa, o membro não pode vender seus produtos como certificados.
A EC e o membro devem acordar uma data mutualmente aceitável, antes do final do período de suspensão,
para uma (segunda) auditoria de acompanhamento, para verificar se as ações corretivas foram implementadas.
Caso a auditoria de acompanhamento confirme que o membro resolveu todas as não conformidades, a EC
revoga a suspensão do certificado, informa à UTZ (por e-mail) e ao membro e, em nome da UTZ, revoga a
suspensão no GIP.
f. Não certificação
Caso as ações corretivas não tenham sido implementadas satisfatoriamente dentro do prazo descrito acima (no
ponto e), a EC não pode conceder a certificação (ou seja, um primeiro certificado ou um novo certificado após o
vencimento do certificado anterior não podem ser emitidos).
Para se tornar certificado, o membro deve receber uma nova auditoria. Para a certificação pelo Código de
Conduta, o membro deve esperar pelo menos uma safra/colheita (principal/grande ou média/pequena) ou seis
meses, caso a safra seja contínua.
Imediatamente, a EC informa à UTZ (por e-mail e pelo GIP) a ao membro sobre a não certificação.
g. Cancelamento
www.utz.org
15
Quando a EC decide não certificar um membro e o membro ainda tem um certificado válido, a EC pode decidir
cancelar o certificado atual do membro, para proteger a integridade da EC e/ou da UTZ . O cancelamento do
certificado não pode ser revogado. Para se recertificar, o membro deve receber uma nova auditoria seguindo as
condições descritas acima (no ponto f).
A EC imediatamente informa à UTZ (por e-mail) e ao membro sobre o cancelamento e, em nome da UTZ,
cancela a licença do membro no GIP.
h. Extensões
Alterações nas informações da certificação que ocorram durante a validade de um certificado e que impliquem
em um aumento (ou seja, mais volume, membros do grupo ou locais) podem ser incluídas por meio de
extensões.
Extensões precisam ser solicitadas pelo membro à EC. Uma EC pode negar uma extensão caso o membro não
forneça evidências suficientes de que a extensão é justificada.
A EC deve comunicar qualquer extensão à UTZ e solicitar uma extensão da licença por meio do GIP antes que o
certificado e a licença atuais vençam. As informações e a documentação obrigatórias para isso incluem:
- Motivo da extensão
- Data da próxima auditoria (apenas para extensões de tempo)
- Novo certificado
- Relatório Resumido da auditoria adicional (se aplicável) 10.
- Lista atualizada de membros do grupo (no caso de uma extensão do grupo)
Caso o membro mude de EC para seu processo de certificação, a EC com a qual o membro tem um contrato
válido é aquela que pode conceder uma extensão do certificado (atual) e solicitar a extensão da licença.
A tabela a seguir mostra os tipos de extensões possíveis. Uma combinação de duas ou mais das extensões
relacionadas abaixo também é possível.
10
Caso uma auditoria adicional tenha sido realizada para emitir uma extensão, a EC deve enviar um Relatório Resumido da auditoria,
usando o modelo para auditorias adicionais, disponível mediante solicitação ao departamento de S&C da UTZ.
www.utz.org
16
Tipo de extensão
Tempo
Aplicável a
Código +
Cadeia de
Custódia
Condições
Pode ser concedida uma extensão de tempo que dure até quatro meses após a data
de vencimento do certificado original, mas apenas se uma auditoria de
recertificação tiver sido planejada e confirmada, e a extensão de tempo seja
solicitada enquanto o certificado ainda esteja válido.
O próximo certificado é emitido para o período restante do novo período de
certificação (por exemplo, se for concedida uma extensão de dois meses, o novo
certificado será válido para os próximos dez meses).
Volume e área
Durante a validade de uma extensão de tempo, os membros do Código de Conduta
não têm permissão para vender produtos de sua nova safra (que serão certificados
sob seu novo certificado) como certificados UTZ.
Até 10% da área e/ou volume de produção certificados de um membro podem ser
adicionados ao certificado anualmente, registrando-se a área e/ou volume de
produção adicionais junto à EC. Não é necessária nenhuma verificação adicional por
parte da EC.
Código
Caso o aumento na área e/ou volume de produção de um membro seja maior do que
10% em um ano, uma auditoria adicional é obrigatória durante aquele ano, antes
que a extensão possa ser adicionada ao certificado vigente. Essa auditoria de
extensão deve se concentrar na nova área e/ou volume.
Quando o membro decide não ter uma extensão, mas deseja incluir o volume extra
no próximo certificado, a EC inclui o volume extra como estoque de passagem no
novo certificado após o volume extra ser constatado durante a próxima auditoria de
certificação. O membro não pode vender o produto até que ele seja verificado por
um auditor e incluído no novo certificado.
Caso um grupo ou multi-grupos como um todo aumentem sua área e/ou volume de
produção mais de 10% em um ano, uma auditoria adicional do SGI e de pelo menos
a raiz quadrada do número de novos membros do grupo e/ou membros com nova
área e/ou volume (com um mínimo de cinco) é obrigatória durante aquele ano, antes
que a extensão possa ser adicionada ao certificado vigente.
Locais
Multi-locais
no Código +
Cadeia de
Custódia
Membro do grupo
Código
(multi)grupo
Atividades
de
processamento
Código
Cadeia
Custódia
+
de
Volume só pode ser adicionado se, durante a safra do produto, o produtor ou
membro do grupo já tiver cumprido todos os CPs aplicáveis do Código.
Para produtores e SCAs que operam sob o nível de rastreabilidade IP/SG, para incluir
novos locais em uma certificação multi-local, uma auditoria dos novos locais e do
local central é obrigatória antes que a extensão seja adicionada ao certificado
existente.
SCAs que operam no nível de rastreabilidade MB podem adicionar novo(s) locai(is)
ao certificado, registrando o(s) local(is) adicional(is) junto à EC. Não é necessária
nenhuma verificação adicional por parte da EC até a próxima auditoria. Na próxima
auditoria, o(s) novo(s) local(is deve(m) ser incluído(s) na amostra de auditoria,
conforme descrito no capítulo 2.5 (opções de certificação pela Cadeia de Custódia).
Até 10% de novos membros do grupo podem ser adicionados anualmente ao
certificado, registrando-se os membros adicionais do grupo (com sua área e volume
de produção) junto à EC. Não é necessária nenhuma verificação adicional por parte
da EC.
Se mais de 10% de membros do grupo forem adicionados em um ano, uma auditoria
adicional do SGI e de pelo menos a raiz quadrada do número de novos membros do
grupo (com um mínimo de cinco) é obrigatória antes que a extensão seja adicionada
ao certificado existente.
Para produtores e SCAs que operam sob o nível de rastreabilidade IP/SG, para
adicionar uma nova atividade de processamento, uma auditoria da nova atividade é
obrigatória antes que a extensão seja adicionada ao certificado existente.
SCAs que operam no nível de rastreabilidade MB podem adicionar uma nova
atividade de processamento ao certificado, registrando o(s) local(is) adicional(is)
junto à EC. Não é necessária nenhuma verificação adicional por parte da EC até a
próxima auditoria.
i. Manutenção de registros
www.utz.org
17
Não conformidades, correções e ações corretivas implementadas (baseadas em auditorias de certificação e
surpresa), relatórios de inspeções internas (para certificação de grupos e multi-grupos) e auto inspeções devem
ser documentados, arquivados por um período mínimo de três anos e disponibilizados para o auditor.
2.4.
Processo de certificação para o Código de Conduta
Opções de certificação pelo Código de Conduta
Existem quatro diferentes opções para a certificação pelo Código de Conduta 11 . A opção a ser selecionada
depende do tipo de membro. A opção de certificação determina que Código Núcleo deve ser cumprido, quem
é responsável pela conformidade e como a amostra da auditoria de certificação deve ser determinada. Isso é
explicado nas tabelas abaixo.
Aplica-se a um
membro que seja:
Responsabilidade
pela conformidade:
Amostra para
auditoria de
certificação:
Código Núcleo
aplicável
Aplica-se a um
membro que seja:
Responsabilidade
pela conformidade:
Amostra para
auditoria de
certificação:
Código Núcleo
aplicável
Opção 1: certificação individual
Um produtor individual
O produtor individual cumpre todos os CPs aplicáveis.
O número mínimo de lotes a serem fisicamente auditados pela EC é a raiz quadrada do número
total de lotes na fazenda, arredondado para cima para o próximo número inteiro. A EC realiza
uma análise de riscos antes da auditoria para analisar que lotes serão fisicamente auditados.
Caso a análise de riscos resulte em um alto risco (para todos os lotes ou lotes específicos), a
EC pode decidir aumentar o número de lotes a serem fisicamente auditados.
A cada ano, uma amostra diferente de lotes deve ser auditada. A identificação dos lotes da
amostra e os critérios usados para a análise de riscos devem ser registrados pelo auditor.
Código Núcleo para certificação individual e multi-locais (mais o módulo específico do
produto)
Opção 2: Certificação multi-local
Uma fazenda que consiste de dois ou mais locais que pertencem a produtores diferentes, que
usam as mesmas práticas agrícolas e tem um sistema de administração conjunto (portanto,
os diferentes locais são considerados como uma fazenda). Há um local central identificado no
qual as atividades desses produtores e seus locais são administradas. Há evidências que
comprovam que a administração central possui ou é contratada pelos produtores para
gerenciar as áreas de produção e processamento.
A administração central é responsável por todos os produtores cumprirem todos os CPs
aplicáveis.
Todos os locais sob a administração central são fisicamente auditados pela EC, seguindo as
condições para a Certificação Individual.
Código Núcleo para certificação individual e multi-local (mais módulo específico do produto)
Opção 3: Certificação do grupo
11
Veja o anexo 1 para obter uma opção de certificação adicional para incluir produtores contratados.
www.utz.org
18
Aplica-se a um
membro que seja:
Responsabilidade
pela conformidade:
Amostra para
auditoria de
certificação:
Código Núcleo
aplicável
Aplica-se a um
membro que seja:
Responsabilidade
pela conformidade:
Amostra para
auditoria de
certificação:
Um grupo de produtores organizados (membros do grupo) que implementa um SGI. O grupo
pode ser organizado como uma associação ou cooperativa, ou gerenciado por um SCA (como
um exportador) ou outra pessoa jurídica.
O grupo ou uma pessoa jurídica que organiza o grupo é responsável pelo devido
funcionamento do SGI e pela conformidade com os CPs aplicáveis ao grupo. O mesmo grupo
ou pessoa jurídica também é responsável pela conformidade dos membros do grupo com os
CPs aplicáveis aos membros do grupo.
O SGI do grupo e pelo menos a raiz quadrada do número total de membros do grupo
(arredondado para cima para o próximo número inteiro, sendo, no mínimo, cinco) devem ser
fisicamente auditados pela EC. A EC pode aumentar esse número, com base na análise de
risco.
A amostra dos membros do grupo que é fisicamente auditada deve ser representativa de todo
o grupo. Ela é selecionada com base em uma combinação de uma avaliação baseada nos riscos
e de uma seleção aleatória. Os membros do grupo com um sistema de produção
consideravelmente diferente ou localizados a uma grande distância do resto do grupo devem
ser incluídos na amostra.
Código Núcleo para certificação do grupo e multi-grupos (mais o módulo específico do
produto)
Opção 4: Certificação multi-grupos
Um grupo composto por dois ou mais subgrupos de produtores organizados que são
administrados por um SGI comum. Cada subgrupo também implementa seu próprio SGI. O
coordenador do SGI de cada subgrupo e o gerente do SGI dos multi-grupos trabalham em
conjunto para assegurar a devida administração dos multi-grupos.
A certificação multi-grupos é escolhida em situações na quais a produção certificada é
exportada sob o mesmo nome dos multi-grupos. Os multi-grupos reservam-se a opção de
indicar o nome dos subgrupos na documentação de venda e no GIP.
Os multi-grupos são responsáveis pelo devido funcionamento do SGI dos multi-grupos e do
SGI dos subgrupos, para os CPs aplicáveis aos grupos, e pela conformidade dos membros dos
grupos com os CPs aplicáveis aos membros dos grupos.
O SGI dos multi-grupos e pelo menos a raiz quadrada do número total de membros de todos
os subgrupos (arredondado para cima para o próximo número inteiro, sendo, no mínimo,
cinco) devem ser fisicamente auditados pela EC. A EC pode aumentar esse número, com base
na análise de riscos.
A amostra dos membros dos grupos que é fisicamente auditada deve ser representativa de
todos os multi-grupos. Ela é selecionada com base em uma combinação de uma avaliação
baseada nos riscos e de uma seleção aleatória.
Código
Fundamental
aplicável
Subgrupos com um sistema de produção consideravelmente diferente são vistos como
pessoas jurídicas individuais. A amostra deve incluir a raiz quadrada desses subgrupos.
Código Núcleo para certificação do grupo e multi-grupos (mais o módulo específico do
produto)
Procedimento de certificação pelo Código de Conduta
www.utz.org
19
Auditorias em relação ao Código devem incluir as seguintes etapas:
Procedimento de auditoria pelo Código de Conduta
1
Reunião inicial com o representante da administração, incluindo o objetivo da auditoria. Essa reunião serve
para confirmar o plano de auditoria e as informações-chave relacionadas à auditoria (como escopo e locais),
e para explicar a metodologia e natureza da auditoria (amostragem, confidencialidade e imparcialidade).
2
Apenas para certificação de (multi-)grupos:
Avaliação da estrutura e funcionamento do SGI, incluindo:
Verificação da lista de membros do grupo
Verificação do contrato ou acordo entre os membros do grupo e o grupo ou a administração do
SGI
Revisão dos registros da auditoria interna anual realizada pelo SGI
Revisão da forma como as não conformidades são tratadas pelo SGI
Testemunho de auditorias de uma amostra representativa de inspetores internos, para avaliar a
competência e o desempenho dos inspetores internos
A duração mínima dessa avaliação, excluindo as auditorias testemunhais, é de 0,5 dia (se for considerado
necessário, pode-se dedicar mais tempo)
3
Revisão dos resultados da auditoria externa anterior (se aplicável) e da auto inspeção anual realizada pelo
membro.
4
Revisão de toda a documentação relevante, incluindo, pelo menos (se aplicável):
- Estimativas de safras
5
6
-
Procedimento de rastreabilidade
-
Procedimento de “uso do prêmio UTZ”
-
Lista de pesticidas aprovados (a ser comparada com a Lista de Pesticidas Banidos e a Lista de
Pesticidas em Observação da UTZ)
- Associação de trabalhadores e dissídio/negociação coletiva
Avaliação dos registros, incluindo, pelo menos, aqueles relacionados a:
- Rastreabilidade
-
Gestão da produção: plantio, aplicação de fertilizantes, uso de pesticidas
-
Colheita: datas, informações dos lotes, volumes (registros de compras e volumes colhidos
estimados para certificação de (multi-)grupos)
- Pessoal: contratos, registro de horas, folhas de pagamento.
Cálculos de controle do fluxo de produtos.
www.utz.org
20
Procedimento de auditoria pelo Código de Conduta
7
Avaliação no local, incluindo observação de atividades, verificação de instalações, entrevistas com
trabalhadores/funcionários e confirmação de dados (boas práticas agrícolas, produções, condições de
trabalho).
Para certificação de grupos e multi-grupos, os seguintes limites de tempo devem ser respeitados para a
certificação no local:
 Máximo de seis fazendas por dia por auditor (espera-se que seja menos na maioria dos casos) 12
 Duração mínima para inspeção de uma unidade de processamento: 0,25 dia-homem (se for
considerado necessário, pode-se alocar mais tempo)
Entrevistas com trabalhadores só serão realizadas na ausência de supervisores e gerentes, e a identidade
dos entrevistados será sempre mantida anônima.
O número de trabalhadores dos gêneros masculino e feminino para entrevistas deve ser proporcional ao
número total de trabalhadores dos gêneros masculino e feminino. Para assegurar que grupos vulneráveis
sejam suficientemente representados, pelo menos os seguintes parâmetros também devem ser
considerados ao definir a amostra de entrevistados:
 Idade
 Etnia
 Situação de emprego (permanente, temporário, meio expediente, pago por medida)
 Nível hierárquico
 Tipo de trabalho realizado
 Tempo trabalhando para a organização
8
9
Entrevistas sobre discriminação sexual, violência ou abuso sexual devem ser realizadas por auditores
treinados em realizar entrevistas sobre esses tópicos. É recomendável ter, sempre que possível, uma
auditora na equipe para realizar as entrevistas sobre esses tópicos com as mulheres.
Revisão do escritório, incluindo revisão da documentação, verificação cruzada de registros, controle de
fluxo de produtos e testes de rastreabilidade (identificação de lotes de matérias-primas até lotes de
produtos finais, e vice-versa)
Reunião final com a administração, incluindo:
- Principais conclusões da auditoria
- Não conformidades identificadas
- Ações corretivas a serem adotadas
- Prazos e datas de auditorias de acompanhamento
Condições de certificação pelo Código de Conduta
a. Conformidade
Códigos Núcleo e Módulos específicos de produtos
O Código de Conduta consiste de dois Códigos Núcleo (um para certificação individual e multi-local, e um para
certificação de grupo e multi-grupos) e vários Módulos específicos de produtos.
Para obter a certificação pelo Código de Conduta, os membros devem cumprir o Código Núcleo e o Módulo
específico do produto aplicável à sua situação (por exemplo, uma cooperativa de cacau precisa cumprir o Código
Núcleo para certificação de (multi-) grupos e o Módulo de cacau). Eles devem cumprir todos os requisitos para
esses dois documentos, que, dependendo das atividades realizadas, são aplicáveis.
Caso a EC queira auditar mais de seis fazendas por dia por auditor, deve-se entrar em contato com o
departamento de S&C antes da auditoria (veja o capítulo 1.6, apoio a ECs)
12
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21
Se houver uma contradição entre o que é exigido pelo Código Núcleo e o que é exigido pelo Módulo, o requisito
do Módulo tem precedência.
Ano da conformidade
Novos membros devem cumprir os requisitos do 1o ano do Código. Membros que estiverem se recertificando
devem passar para o ano seguinte da certificação (por exemplo, do ano 1 para o 2) até atingirem o ano 4. Isso
também se aplica quando o membro muda de EC.
Um membro sempre pode solicitar ser avaliado em relação a requisitos de um ano superior. De forma similar,
grupos de produtores com membros do grupo em diferentes anos de conformidade podem solicitar que todos
os seus membros sejam avaliados em relação ao ano mais alto.
Quando a certificação é interrompida (por exemplo, porque o membro não cumpre os requisitos da certificação
ou decide não solicitar novamente a certificação por um período de tempo), as seguintes condições se aplicam
se o membro decidir se recertificar:
Período não certificado*
1,5 ano ou menos
Mais de 1,5 e menos de 3,5 anos
3,5 anos ou mais
Ano da certificação
Ano da última certificação + 1
Mesmo ano da última certificação
Ano 1 (o membro é considerado um novo
membro)
* Período entre a data de vencimento do último certificado e o início da próxima safra certificada.
A cada ano, o membro deve cumprir todos os CPs obrigatórios aplicáveis, assim como um número definido de
pontos adicionais. O membro escolhe que CPs adicionais deve cumprir 13.
Subcontratados incluídos na certificação de um membro devem cumprir os requisitos do mesmo ano do próprio
membro.
Produção paralela
Produção paralela não é permitida no caso de certificação de (multi-)grupos. Em outras palavras, os membros
do grupo não podem ter lotes certificados pela UTZ e outros excluídos da certificação da UTZ. Para a
certificação individual e de multi-local isso é permitido, mas apenas se estiver implantado um sistema de
identificação e separação que garanta a integridade do produto da UTZ.
b. Primeira auditoria de certificação
A primeira auditoria de certificação (para novos membros e para membros cuja certificação foi interrompida)
deve ser realizada no período que vai de quatro meses antes a quatro meses após a data de início da primeira
safra a ser certificada. Safra pode se referir à colheita principal/grande ou média/pequena. Caso a auditoria seja
realizada fora desse período, a safra não poderá ser certificada. Se houver uma safra contínua, a primeira
auditoria poderá ocorrer em qualquer momento.
Durante uma primeira auditoria, o auditor verifica todos os registros solicitados no Código para até quatro
meses antes da data da auditoria, para ter uma visão geral da manutenção de registros da(s) fazenda(s). Os
registros devem cumprir os requisitos do Código a partir da data inicial do certificado.
Quando a auditoria ocorre após o início da colheita, o auditor verifica os requisitos retrospectivamente para o
período entre o início da colheita e a data da auditoria.
CPs adicionais que o membro (ainda) não escolheu cumprir não devem ser incluídos no relatório resumido como
sendo uma não conformidade. É opcional mencionar esses pontos (ou alguns deles) como pontos que precisam
ser tratados em futuras certificações.
13
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22
c. Auditorias de certificação subsequentes
Auditorias de certificação subsequentes (ou auditorias de recertificação) devem ser realizadas no período que
vai de quatro meses antes a quatro meses após a data de vencimento do certificado. Caso a auditoria seja
realizada fora desse período, a primeira colheita daquele ano não poderá ser certificada.
Durante uma auditoria de recertificação, o auditor verifica todos os registros solicitados no Código desde a
auditoria anterior.
d. Volume certificado
O volume certificado é o volume de produção que um membro tem permissão de vender como certificado UTZ.
Ele se baseia em uma estimativa, feita pelo membro, do volume que produzirá durante a(s) safra(s) incluída(s)
no certificado. Essa estimativa é verificada pela EC e deve ser feita usando uma metodologia confiável, com
base na(s) colheita(s) do(s) ano(s) anterior(es), densidade/contagem de árvores, idade, uso de insumos, pragas
e doenças, variedade de plantas, qualidade do solo, localização geográfica, clima etc.
e. Estoque de passagem
O estoque de passagem é o estoque físico restante do certificado anterior e que é adicionado ao volume de um
novo certificado de um produtor/grupo de produtores. Ele pode se aplicar em duas situações:
1.
Se, durante o período do certificado anterior, o volume colhido foi maior do que o volume certificado,
esse volume pode ser incluído no novo certificado como estoque de passagem.
2.
Se o membro tiver produção certificada do período do certificado anterior em estoque (fisicamente
presente no momento da auditoria) que não será vendida durante o período do certificado anterior, a
diferença entre os dois pode ser incluída no novo certificado como volume de passagem.
Em ambos os casos, a EC deve avaliar a quantidade e incluir essa quantidade no certificado como “estoque de
passagem”.
Volumes entregues a um armazém e anunciados no GIP não podem ser usados como estoques de passagem no
novo certificado. (Esses volumes são adicionados automaticamente a uma nova licença.)
f. Certificado
A validade do primeiro certificado (assim como o primeiro certificado após um período não certificado para
membros cuja certificação foi interrompida) começa no início da colheita do membro, de forma que todo o
período da safra seja incluído no certificado.
Se a safra é contínua, a validade do primeiro certificado começa quando se determina que o membro está
conforme, ou nos primeiros quatro meses antes da auditoria, se todos os registros solicitados tiverem sido
verificados retrospectivamente desde aquela data.
Certificados subsequentes começam no dia após o certificado anterior vencer.
Certificados para multi-local e multi-grupos relacionam os nomes dos locais e grupos cobertos pelo certificado.
O nome que aparece no certificado é o mesmo nome registrado pelo membro no GIP.
2.5.
Processo de certificação para a Cadeia de Custódia
Opções de certificação pela Cadeia de Custódia
Existem duas opções diferentes para a certificação pela Cadeia de Custódia. A opção de certificação determina
quem é responsável pela conformidade e como a amostra da auditoria de certificação deve ser determinada.
Isso é explicado nas tabelas abaixo.
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23
Aplica-se a um
membro que seja:
Responsabilidade
pela conformidade:
Amostra para
auditoria de
certificação:
Opção 1: Certificação individual
Um SCA individual.
O SCA individual cumpre todos os CPs aplicáveis.
Todos os processos e atividades certificáveis realizados pelo SCA individual devem ser
fisicamente auditados pela EC.
Opção 2: Certificação multi-local
Aplica-se a um
membro que seja:
Responsabilidade
pela conformidade:
Amostra para
auditoria de
certificação:
Um local central identificado (por exemplo, sede), no qual as atividades de vários
locais são gerenciadas, por meio de uma administração central. Um membro multilocais é composto pelo local central e todos os locais adicionais que devem ser certificados
(locais que não devem ser certificados não são incluídos). Há evidências que comprovam que
a administração central possui ou é contratada para gerenciar esses locais de
processamento.
Todos os locais sob a administração central devem cumprir todos os CPs aplicáveis.
O número mínimo de locais a serem fisicamente auditados depende do nível de
rastreabilidade do membro:
Nível de
rastreabilidade
IP e SG
MB
Primeira auditoria de
certificação
Raiz quadrada do número
total de locais*, incluindo o
local central
Local central
Auditorias subsequentes
Raiz quadrada do número total
de locais*, incluindo o local
central14
Raiz quadrada do número total
de locais*, incluindo o local
central
* arredondado para cima para o próximo número inteiro
Todos os locais centrais e locais devem receber uma auditoria física. Há uma exceção a essa
regra: para as auditorias subsequentes de SCAs multi-locais operando no nível MB, os locais
da amostra de auditoria podem ser auditados remotamente a partir do local central (por
exemplo, a partir da sede), sob a condição de que o membro faça a solicitação à EC e
cumpra os dois critérios a seguir antes da auditoria:
1. O membro tem uma gestão central, incluindo uma administração central no local
central, que inclui todos os locais dentro de seu escopo, e;
2. O membro tem uma conta de créditos15 que reflete os volumes de entrada e saída
dessa administração central e cumpre o ponto de controle 19 da Norma da Cadeia
de Custódia da UTZ.
Caso a EC tenha dúvidas sobre se os dois critérios acima foram cumpridos (ao se preparar
para ou durante a auditoria), a EC poderá decidir auditar fisicamente as amostras de locais.
A EC deve sempre assegurar que pelo menos os locais que receberam não conformidades
durante a auditoria anterior sejam incluídos na amostra de auditoria. Caso isso não seja
aplicável, a EC deve assegurar que diferentes locais sejam auditados em cada ciclo de
auditoria (para IP/SG: fisicamente; para MB: remotamente, caso os critérios acima sejam
cumpridos).
Por exemplo: 2 locais + 1 local central => (2+1) = 3 = 2 locais a serem auditados (a raiz quadrada é
arredondada para cima). Nessa amostra de auditoria de dois locais, pelo menos o local central deve ser
auditado, mais outro local.
15
Caso seja necessário o uso de uma conta de créditos, veja o ponto de controle 19 da Cadeia de Custódia.
14
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24
Procedimento de certificação pela Cadeia de Custódia
Auditorias em relação à Cadeia de Custódia da UTZ devem incluir as seguintes etapas:
Procedimento de certificação pela Cadeia de Custódia
1
Reunião inicial com o representante da administração.
2
Revisão dos resultados da auditoria externa anterior (se aplicável) e da auto inspeção anual realizada
pelo membro.
3
Revisão de toda a documentação relevante.
4
Avaliação dos registros.
5
Cálculos de controle do fluxo de produtos.
6
Discussões/entrevistas com membros-chave da equipe.
7
Auditoria física para verificar a conformidade com todos os CPs aplicáveis da Cadeia de Custódia e, se
aplicável, verificação da documentação para locais que não forem fisicamente auditados.
Para a auditoria física, os seguintes limites de tempo devem ser respeitados:
 Certificação individual: entre 0,5 e 1 dia-homem
 Certificação multi-locais: entre 0,5 e 1 dia-homem para o local central, entre 0,25 e 0,5 diahomem para cada local adicional (caso os locais MB sejam auditados remotamente a partir do
local central, entre 0,25 e 0,5 homem-dia pode ser adicionado por local à duração da auditoria
do local central).
8
Reunião final com a administração, incluindo os seguintes tópicos (se aplicável):
Principais conclusões da auditoria
Não conformidades identificadas
Correções e ações corretivas
Prazos e data da auditoria de acompanhamento
Condições de certificação pela Cadeia de Custódia
a. Primeira auditoria de certificação
Para SCAs que operam em nível IP ou SG, a primeira auditoria deve ser realizada no máximo quatro meses após
eles terem recebido sua primeira compra de produtos da UTZ. Produtos recebidos mais de quatro meses antes
da data da auditoria não podem ser declarados como UTZ.
Para SCAs que operam em nível de MB, a primeira auditoria deve ser realizada no máximo quatro meses após
sua primeira compra de produtos da UTZ. Produtos comprados mais de quatro meses antes da data da auditoria
não podem ser declarados como UTZ.
O auditor verifica todos os registros solicitados na Cadeia de Custódia para os quatro meses antes da data da
auditoria, para ter uma visão geral da manutenção de registros da organização. Os registros devem cumprir os
requisitos da Cadeia de Custódia desde o início da validade do certificado.
Os SCAs não podem vender produtos da UTZ até terem recebido um certificado válido.
b. Auditorias de certificação subsequentes
Auditorias de certificação subsequentes (ou auditorias de recertificação) devem ser realizadas no período que
vai de quatro meses antes a quatro meses após a data de vencimento do certificado. Durante essa auditoria, o
auditor verifica todos os registros solicitados no Cadeia de Custódia, voltando até a auditoria anterior.
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25
A partir de 1o de janeiro de 2016, a UTZ oferecerá a opção de emitir certificados e licenças com um período de
validade mais longo para membros certificados pela UTZ16 que tenham um bom desempenho em auditorias da
Cadeia de Custódia. O período de validade aumentará inicialmente de um ano para dois anos17, com o objetivo
de aumentar o período de validade e o ciclo de auditoria para três anos 18 para aqueles que demonstrarem
consistentemente um bom desempenho. Os novos membros 19 ainda precisarão receber uma auditoria da
Cadeia de Custódia em seu segundo ano.

Novos membros que sejam aprovados em sua primeira auditoria de certificação receberão um
certificado/licença com validade de um ano. Durante a segunda auditoria, um ano após a primeira
auditoria, o membro poderá ser considerado e avaliado como um "membro certificado pela UTZ" (veja a
nota de rodapé 16).
 Membros certificados pela UTZ que sejam aprovados na auditoria com 0 a 2 não conformidades
receberão um certificado/licença com validade de dois anos 20. A próxima auditoria será agendada para
dois anos depois. Se, durante essa próxima auditoria ou em auditorias subsequentes, o membro receber
novamente 0 a 2 não conformidades, o SCA receberá um certificado/licença com uma validade de três
anos e a auditoria ocorrerá após três anos.
 Os membros certificados pela UTZ que forem aprovados em qualquer uma das auditorias de
certificação com 3 ou mais não conformidades receberão um certificado/licença válido por um ano. Em
sua auditoria de certificação subsequente, primeiramente eles se qualificarão novamente para uma
validade de dois anos e, se for positiva de novo, para uma validade de três anos.
c. Certificado
Para SCAs que operam em nível de IP ou SG, a validade do primeiro certificado começa na data na qual o SCA
recebeu sua primeira compra de produtos da UTZ. Caso o SCA ainda não tenha recebido qualquer produto da
UTZ, a validade do primeiro certificado começa quando é tomada a decisão de certificação pela EC.
Para SCAs que operam em nível de MB, a validade do primeiro certificado começa quando é tomada a decisão
de certificação pela EC.
Certificados subsequentes começam no dia após o certificado anterior vencer. O período de validade da licença
está sempre alinhado com o período de validade do certificado.
O CB especifica no certificado que locais estão incluídos no certificado
d. Escopo geográfico do certificado
Para café e chá (incluindo rooibos e chá de ervas), não há limites para o escopo geográfico para a certificação
pela Cadeia de Custódia: locais de todos os países podem ser certificados juntos e incluídos no mesmo
certificado.
Para cacau e avelã, os locais só podem ser certificados juntos e incluídos no mesmo certificado se forem do
mesmo país. Há três exceções a essa regra. Os seguintes grupos de países são considerados como unidades
geográficas individuais. Locais de países diferentes, mas na mesma unidade geográfica podem ser certificados
juntos e incluídos no mesmo certificado.
-
EU-28 mais EFTA (Islândia, Liechtenstein, Noruega e Suíça)
NAFTA (Canadá, México e EUA)
ANZCERTA (Austrália e Nova Zelândia)
16 Membro da UTZ que já é UTZ para a Cadeia de Custódia para um ou vários programas da UTZ.
17 730 dias (ou 731 dias no caso de um ano bissexto)
18 1095 dias (ou 1096 dias no caso de um ano bissexto)
19 Membro da UTZ que está registrado com a UTZ, mas que ainda não foi certificado pela UTZ (ainda não
completou uma auditoria de certificação com sucesso)
20 Quando mencionado aqui e doravante “… receberá um certificado/licença...”, a validade prorrogada da
licença/certificado só pode ser concedida se todas as NCs tiverem sido encerradas.
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26
2.6.
Direitos reservados pela UTZ
A UTZ reserva-se o direito de:
- Publicar e emendar o conteúdo e os requisitos determinados neste documento.
- Não permitir que qualquer membro (potencial) ou EC potencial/aprovada ingresse/continue no
programa UTZ caso tenha feito mau uso do nome da UTZ ou, de qualquer forma, tenha participado de
comportamento fraudulento contra o programa UTZ e seus membros.
- Realizar análises de controle de qualidade adicionais das auditorias realizadas pelas ECs por meio de:
o Solicitação de documentação adicional (por exemplo, lista de verificação da UTZ assinada
pelo Certificador e pelo auditor, ou análise de risco)
o Solicitação de esclarecimentos ou correções das informações comunicadas
o Solicitação de uma visita em campo
o Realização de uma auditoria paralela, auditoria sombra ou auditoria do escritório da EC
o Solicitação à EC do nome, CV e prova de conformidade com os requisitos descritos no capítulo
3.1 do auditor
o Verificação cruzada das informações comunicadas pela EC com fontes externas,
particularmente possibilitando a verificação cruzada com outros proprietários de normas de
sustentabilidade21.
- Usar as informações de auditoria comunicadas para o monitoramento do desempenho, análises e
pesquisas estatísticas e geração de relatórios agregados.
- Pedir às ECs informações adicionais com base nos relatórios das auditorias de certificação e surpresa.
- Informar à EC comportamentos errados ou não conformidades por parte do membro.
- Solicitar uma auditoria surpresa de um membro particular e/ou orientação na seleção de amostras para
e/ou o escopo de auditorias surpresa.
- Solicitar a revisão de volumes certificados e/ou de áreas certificadas caso sejam diferentes das médias
conhecidas para o país ou região, caso a EC não tiver dado uma justificativa convincente para isso.
- Negar uma solicitação de licença ou suspender ou cancelar uma licença ativa caso a UTZ considere que
o membro não cumpre o Código, a Cadeia de Custódia ou o Protocolo de Certificação, ou que a
auditoria não foi realizada em linha com o Protocolo de Certificação.
- Conceder exceções aos requisitos do Código, da Cadeia de Custódia e/ou do Protocolo de Certificação
a membros e/ou ECs afetados negativamente por crises humanitárias, desastres naturais ou outras
circunstâncias excepcionais.
- Retirar a aprovação de uma EC caso a EC não colabore com qualquer um dos pontos acima.
- Tomar a decisão final sobre se algo deve ser considerado ou não como uma declaração de produto.
- Realizar auditorias em membros que tenham assinado e enviado uma Declaração de isenção de
auditoria da Cadeia de Custódia. O objetivo dessas auditorias é verificar se esses membros cumprem
os requisitos para serem isentos de certificação e se cumprem os requisitos da Cadeia de Custódia
aplicáveis.
Essas verificações cruzadas são feitas com o único objetivo de assegurar a credibilidade do setor
(certificações de sustentabilidade) e são realizadas usando-se o máximo de discrição.
21
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27
3. ENTIDADES CERTIFICADORAS
Apenas ECs aprovadas pela UTZ têm permissão de realizar auditorias em relação às normas da UTZ. Esta seção
descreve o procedimento de aprovação e os requisitos para ECs, assim como as obrigações e responsabilidades
que a aprovação da UTZ acarreta para as ECs.
A UTZ tem o compromisso de proporcionar um terreno neutro para ECs que oferecem certificação da UTZ a
produtores, grupos de produtores e SCAs. Também acreditamos que os produtores, grupos de produtores e
SCA são mais bem atendidos quando podem selecionar entre várias ECs que podem oferecer serviços de alta
qualidade. Espera-se que as ECs e seus parceiros que trabalham no sistema UTZ também sigam esses princípios.
3.1.
Requisitos de aprovação de ECs
Para se tornar e permanecer aprovadas pela UTZ, as ECs precisam atender a uma série de requisitos. Esses
requisitos estão relacionados à própria EC, seu(s) Certificador(es) e o Gerente de Certificação, e aos auditores
que trabalham para a EC.
Entidades certificadoras
a.
b.
c.
Requisitos para aprovação
Ter um credenciamento ISO 17065:2012 válido, emitido por uma Entidade Credenciadora (AB) que
seja:
- Membro do International Accreditation Forum (IAF) ou
- Membro integral da Aliança ISEAL
O escopo do credenciamento deve abranger/estar relacionado a:
- Para a certificação do Código de Conduta: agricultura (por exemplo, Fairtrade, SAN,
GLOBALGAP, IFOAM, JAS, NOP e UE)
- Para certificação apenas da Cadeia de Custódia: alimentos ou cadeia de custódia (por exemplo,
GFSI, FSC, ISO 9001/22000 com o escopo de processamento de alimentos, IFOAM).
Ter um Gerente de Certificação aprovado pela UTZ e um ou mais certificadores que, em conjunto,
sejam aprovados para todos os produtos e normas incluídos no escopo da EC. 22
As ECs são aprovadas para um certo escopo, que determina, a que norma(s) da UTZ e para que produto(s) elas
têm permissão de realizar auditorias. O escopo dos produtos e das normas para os quais uma EC pode ser
aprovada dependem do escopo de seu credenciamento ISO 17065:2012 e do escopo de seus Certificadores,
conforme descrito nos pontos b e c da tabela acima. Para incluir um país em seu escopo geográfico, uma EC
deve poder realizar uma auditoria naquele país dentro de três meses após receber uma solicitação de auditoria
de um membro da UTZ.
Todos os escritórios locais de uma EC estão cobertos sob a mesma aprovação, a não ser que esses escritórios
funcionem de forma completamente independente (ou seja, eles executam totalmente o processo de
certificação). Nesse caso, o escritório local deve solicitar aprovação como uma EC individual.
Subcontratação por uma EC aprovada (“EC X”) de outra EC (“EC Y”), Entidade de Inspeção ou auditor freelance
é permitida para auditorias da UTZ. O subcontratado (EC Y) deve ter um contrato com a EC aprovada (EC X) e
deve estar incluído no escopo de seu credenciamento ISO 17065. De qualquer maneira, a EC subcontratante (EC
X) continua sendo responsável pela certificação e pelo gerenciamento das contas e direitos de usuário do
subcontratado (EC Y) no GIP. Portanto, a UTZ considera a equipe do subcontratado como equipe da EC
aprovada (EC X).
Devido a esse requisito, em caso de ausência de longo prazo (por exemplo, devido a gravidez ou licençasaúde) de um Gerente de Certificação ou Certificador, as ECs devem assegurar que outra pessoa seja aprovada
no devido período como substituta.
22
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28
Quando uma EC subcontrata outra EC para uma auditoria da UTZ, a EC subcontratada não deve se apresentar
ao membro com o nome de sua própria EC, mas deve estipular claramente que trabalha sob a liderança da EC
subcontratante.
Gerente de Certificação
O Gerente de Certificação é o membro da equipe da EC responsável pela gestão administrativa da conta da EC
no programa UTZ. Suas responsabilidades são:
-
a.
Assegurar e supervisionar que todos os Certificadores e auditores cumpram os requisitos descritos
neste capítulo
Manter atualizada toda a documentação relacionada à UTZ
Fornecer o relatório anual e outros documentos à UTZ
Coordenar todos os relatórios solicitados no GIP
Gerenciar devidamente a conta da EC no GIP
Cuidar da comunicação com a UTZ, exceto quanto à comunicação relacionada às decisões de
certificação.
Requisitos para aprovação:
Conclusão bem-sucedida dos módulos de treinamento obrigatórios aplicáveis da UTZ, descritos no
capítulo 4.4
Certificadores
Os Certificadores são os membros da equipe da EC (ou prestadores de serviços independentes contratados) que
tomam as decisões de certificação. Suas responsabilidades são:
- Assegurar e supervisionar que todos os auditores realizem as auditorias de acordo com este
Protocolo de Certificação
- Assegurar que os documentos de certificação (relatórios de auditoria, certificado) sejam
apresentados de acordo com os requisitos determinados neste documento
- Tomar a decisão final sobre a certificação
- Comunicar-se com a UTZ a respeito de decisões de certificação.
Os Certificadores também podem realizar auditorias, desde que cumpram os requisitos para os auditores,
descritos na próxima subseção. Nesse caso, outro Certificador aprovado pela UTZ dentro da EC deve tomar a
decisão de certificação (para cumprir o “princípio dos quatro olhos”).
Para obter a aprovação da UTZ, os Certificadores devem cumprir os requisitos da tabela a seguir. Eles também
têm a responsabilidade de permanecer atualizados com os acontecimentos, questões e alterações regulatórias
relacionados à auditoria das normas da UTZ e a auditorias em geral (por exemplo, participando de sessões de
calibração/atualização on-line que a UTZ prevê organizar). Certificadores que trabalhem como prestadores de
serviços independentes para uma EC podem ser aprovados, desde que seu relacionamento com a EC seja
exclusivo (ou seja, que o Certificador não trabalhe para outra EC).
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29
Requisitos para aprovação:
Código de Conduta
a Conclusão bem-sucedida de treinamento pós-ensino
médio (pós-escola secundária) em agricultura ou
horticultura, incluindo a compreensão e aplicação
das Boas Práticas Agrícolas (BPA)
OU
Pelo menos cinco anos de experiência profissional
em agricultura ou horticultura
b Conclusão bem-sucedida dos módulos de
treinamento obrigatórios aplicáveis da UTZ,
descritos no capítulo 4.4
c Conhecimento demonstrável dos sistemas de
produção e processamento do(s) produto(s)
aplicável(is)
E
Experiência em auditoria desses sistemas (pelos
menos dez auditorias relevantes ou dias de trabalho
como auditor ou certificador)
d Experiência em auditoria, BPA e/ou normas de
agricultura orgânica (pelos menos dez auditorias
relevantes ou dias de trabalho como auditor ou
certificador)*
E
Conclusão bem-sucedida de:
 Curso de auditor líder na ISO 9000/9001 ou
 Curso de auditor líder na ISO 22000.
e Experiência em auditoria de normas sociais (ao
como auditor ou certificador)***
Cadeia de Custódia
Conclusão bem-sucedida de treinamento pós-ensino
médio (pós-escola secundária) em agricultura,
horticultura ou disciplina relacionada a alimentos
OU
Pelo menos cinco anos de experiência profissional
em agricultura, horticultura ou no setor alimentício
Conclusão bem-sucedida dos módulos de
descritos no capítulo 4.4
Conhecimento demonstrável dos sistemas de
processamento do(s) produto(s) aplicável(is)
E
como auditor ou certificador)
Experiência em auditoria de cadeia de custódia (ao
como auditor ou certificador)**
E
Conclusão bem-sucedida de:
 Curso de auditor líder na ISO 22000
OU
f
Conclusão bem-sucedida de curso de auditor na
SA8000.
Experiência em auditoria de normas ambientais (ao
como auditor ou certificador)****
OU
Conclusão bem-sucedida de curso de auditor líder
na ISO 14001.
g Habilidades idiomáticas em inglês ou espanhol,
adequadas para comunicação verbal e escrita com a
UTZ.
Habilidades idiomáticas em inglês ou espanhol,
adequadas para comunicação verbal e escrita com a
UTZ.
Incluindo, entre outras:
* GLOBALGAP, LEAF Marque, normas nacionais (escopos relevantes), Orgânico
** ASC, BRC, FSC, GFSI, HACCP, IFS, ISO 9001 (escopo 1 ou 3), ISO 22000 (escopo B ou E), MSC, RSPO
*** Fairtrade, GRASP, SA8000, SMETA
**** ISO 14001, LEAF Marque, SAN
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30
Auditores
Auditores são as pessoas que realizam as auditorias para uma EC (como um funcionário ou um prestador de
serviços independente). Eles são responsáveis por elaborar para a UTZ relatórios resumidos eficazes e exatos
das auditorias que realizaram, de acordo com os critérios especificados no capítulo 2.
Os auditores não precisam ser aprovados pela UTZ (embora a UTZ reserve o direito de alterar isso no futuro),
mas o Gerente de Certificação deve assegurar que todos os auditores cumpram os requisitos constantes na
tabela a seguir.
Os auditores também têm a responsabilidade de permanecer atualizados com os acontecimentos, questões e
alterações regulatórias relacionados à auditoria das normas da UTZ e a auditorias em geral. Eles também
devem ser treinados para coletar e fornecer informações confiáveis.
Requisitos
a
b
c
Código de Conduta
médio (pós-escola secundária) em agricultura ou
horticultura, incluindo a compreensão e aplicação
das Boas Práticas Agrícolas (BPA)
Cadeia de Custódia
médio (pós-escola secundária) em agricultura,
horticultura ou disciplina relacionada a alimentos
OU
Pelo menos dois anos de experiência profissional em
agricultura, horticultura ou no setor alimentício
Pelo menos dois anos de experiência profissional em
agricultura ou horticultura
descritos no capítulo 4.4.
produção e processamento do(s) produto(s)
aplicável(is)
OU
d
como auditor ou estagiário)
Experiência em auditoria, BPA e/ou normas de
agricultura orgânica (ao menos dez auditorias
relevantes ou dias de trabalho como auditor ou
estagiário)*
OU
descritos no capítulo 4.4.
processamento do(s) produto(s) aplicável(is)
OU
como auditor ou estagiário)
Experiência em auditoria de cadeia de custódia (ao
como auditor ou estagiário)**.
OU
OU
Pelo menos cinco auditorias relevantes ou dias de
Pelo menos cinco auditorias relevantes ou dias de trabalho como auditor ou estagiário e conclusão
trabalho como auditor ou estagiário e conclusão bem-sucedida de:
bem-sucedida de:
 Curso de auditor líder na ISO 22000
 Curso de auditor líder na ISO 22000.
f
Experiência em auditoria de normas sociais e/ou
ambientais (pelos menos dez auditorias relevantes
ou dias de trabalho como auditor ou estagiário)***.
h Contrato com a EC aprovada pela UTZ que está Contrato com a EC aprovada pela UTZ que está
realizando a auditoria.
realizando a auditoria.
Incluindo, entre outras:
* GLOBALGAP, LEAF Marque, normas nacionais (escopos relevantes), Orgânico
** ASC, BRC, FSC, GFSI, HACCP, IFS, ISO 9001 (escopo 1 ou 3), ISO 22000 (escopo B ou E), MSC, RSPO
*** Fairtrade, GRASP, ISO 14001, LEAF Marque, SA8000, SAN, SMETA .
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31
3.2.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Procedimento de aprovação de ECs
Procedimento de aprovação:
A EC solicita aprovação usando o formulário de solicitação, que está disponível mediante requisição
através de [email protected]. Por meio do formulário de solicitação, a EC indica que pessoa(s)
é(são) indicadas como Gerente de Certificação e Certificador(es) (pode, mas não necessita ser, a mesma
pessoa), para que escopo de produtos, regiões geográficas e normas ele(s) desejam fazer a solicitação.
A EC envia o formulário de solicitação preenchido, juntamente com cópias eletrônicas da seguinte
documentação, para [email protected]:
1. Certificado de credenciamento ISO 17065:2012 válido, incluindo a descrição do escopo
2. Organograma dos escritórios central e locais e da estrutura interna
3. Lista de ECs, Certificadores e auditores subcontratados que podem realizar auditorias da UTZ
4. Lista de países a serem incluídos no escopo geográfico da EC, incluindo dados de contato a
serem incluídos na Lista de ECs aprovadas pela UTZ
5. Comprovação de que os potenciais Gerente de Certificação e o(s) Certificador(es) atendem a
todos os requisitos (veja a seção anterior)
A UTZ confirma o recebimento dentro de três dias úteis e, depois, verifica a documentação enviada. Se
todos os requisitos forem atendidos, cópias do “Contrato de Estrutura da EC” e do “Documento do
Sistema de Monitoramento de ECs” são enviadas para a EC. A primeira inclui detalhes das obrigações,
monitoramento e outras condições aplicáveis às ECs aprovadas pela UTZ, enquanto que a última
descreve o Sistema de Monitoramento de ECs da UTZ.
A EC assina o “Contrato de Estrutura da EC” e o envia de volta para a UTZ. Ao assinar o contrato, a EC
se compromete a incluir em seus acordos contratuais com seus clientes que os resultados de suas
auditorias externas podem ser usados pela UTZ para avaliar o desempenho da EC, e que há a
possibilidade de que eles possam ser auditados diretamente pela UTZ.
A UTZ emite uma declaração de aprovação oficial e a envia para a EC.
A EC recebe acesso ao GIP e passa a estar relacionada no Diretório de ECs do GIP e na “Lista de Entidades
Certificadoras Aprovadas pela UTZ”.
O Gerente de Certificação proporciona acesso ao GIP a todos os Certificadores aprovados.
Caso uma EC já aprovada queira fazer alterações em sua aprovação (estender seu escopo, adicionar um novo
Certificador, alterar o Gerente de Certificação etc.), isso deve ser solicitado formalmente para
[email protected].
3.3.
Obrigações das ECs
Imparcialidade e confidencialidade
Espera-se que os Certificadores e auditores desempenhem suas tarefas com o mais elevado padrão ético. Eles
não podem desempenhar atividades que possam afetar sua imparcialidade ou confidencialidade. Os
Certificadores e auditores devem comunicar imediatamente qualquer situação que possa influenciar sua
imparcialidade ou confidencialidade à administração de sua EC.
Os Certificadores e auditores devem observar e respeitar rigorosamente os procedimentos internos
relacionados à confidencialidade das informações e registros, tanto da EC quanto do membro. As informações
e registros da auditoria só podem ser dados a terceiros além da UTZ se for dada permissão por escrito pelo
cliente e a EC.
Os Certificadores e auditores não devem desempenhar atividades de consultoria para membros dos quais
eles ou sua EC realiza auditoria e não devem ter trabalhado como funcionários ou prestadores de serviços
independentes (por exemplo, consultores, orientadores ou instrutores) para esses membros a pelo menos
dois anos antes da auditoria.
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Se uma EC realizar uma pré-auditoria para um membro, ela deve assegurar que o mesmo auditor não realize a
auditoria de certificação ou faça parte da decisão de certificação.
Para manter a integridade profissional, as ECs devem evitar que um auditor realize mais de três auditorias
consecutivas para o mesmo membro (incluindo auditorias surpresa e auditorias realizadas ao trabalhar para
uma EC diferente, e excluindo auditorias de acompanhamento) 23. As ECs devem planejar o treinamento e a
aprovação dos auditores antecipadamente, para garantir o rodízio desejado dos auditores.
Quaisquer dúvidas que as ECs possam ter com relação a imparcialidade, independência e confidencialidade
devem ser discutidas com a UTZ (enviando um e-mail para [email protected]).
Comunicação dos resultados das auditorias e solicitação de licenças
As ECs devem comunicar os resultados das auditorias de certificação (aquelas que resultaram em decisões de
certificação tanto positivas quanto negativas) e solicitar licenças para os membros certificados no GIP, fazendo
o seguinte:
- Preenchendo o relatório resumido e as informações da licença
- Carregando o certificado
- Carregando a lista de membros do grupo (apenas para certificação de grupos e multi-grupos). Um modelo
que pode ser usado para isso está disponível mediante solicitação em [email protected]. A lista
carregada deve conter pelo menos as informações incluídas nesse modelo.
As ECs devem fornecer informações exatas. Todas as informações prestadas nos relatórios resumidos devem
ser baseadas em observações de campo, registros escritos e entrevistas com o membro.
Auditorias surpresa
A cada ano civil, as ECs que emitiram dez ou mais certificados da UTZ durante o ano civil anterior, devem realizar
auditorias surpresa para avaliar o desempenho dos auditores da EC, assim como o dos membros que elas
certificaram. Membros que receberem uma auditoria surpresa devem ser notificados o mais tardiamente
possível, no máximo 72 horas antes.
Escopo e duração
A duração mínima de uma auditoria surpresa é de 0,5 dia para a certificação individual e multi-local no Código
de Conduta e de dois dias para certificação de grupos e multi-grupos (excluindo o tempo de deslocamento). A
seleção da amostra e de que CPs serão verificados durante a auditoria surpresa é decidida com base na análise
da EC.
Número de auditorias surpresa
O número de auditorias surpresa realizadas por uma EC deve ser de pelo menos 10% (arredondado para baixo
para o próximo número inteiro) do número total de certificados da UTZ que a EC emitiu durante o ano civil
anterior (combinando todos os produtos e escopos). Em relação à flexibilidade na frequência de auditorias no
Código de Conduta, a quantidade de auditorias surpresa ainda é calculada com base na quantidade de
certificados emitidos pela EC no ano civil anterior.
O número de membros do Código e da Cadeia de Custódia selecionados para receber uma auditoria surpresa
deve ser proporcional ao número total de auditorias pelo Código e a Cadeia de Custódia realizadas durante o
ano civil anterior. A seleção dos membros do Código e da Cadeia de Custódia que receberão uma auditoria
surpresa deve ser baseada nas solicitações recebidas da UTZ (se houver) e em uma avaliação baseada em riscos.
A avaliação baseada em riscos deve levar em conta pelo menos o período de tempo durante o qual a auditoria
Auditorias realizadas antes de 1 de julho de 2015, a data de lançamento desta versão do Protocolo de
Certificação, não são levadas em consideração para essa regra.
23
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anual foi realizada (durante a safra ou não), o número e a gravidade das não conformidades identificadas e as
reclamações recebidas sobre o membro (por exemplo, do governo, de ONGs ou da UTZ).
Prazo
Uma auditoria surpresa deve ser realizada pelo menos três meses após a última auditoria de certificação. Para
membros do Código que têm mais de uma safra por ano e que não receberam sua última auditoria de
certificação durante a safra, as auditorias surpresa devem ocorrer durante a safra.
Pagamento
As ECs não têm permissão para solicitar pagamentos extras a membros que receberem uma auditoria surpresa.
Portanto, a UTZ recomenda que as ECs levem em consideração os custos das auditorias surpresa na taxa
cobrada de todos os membros por sua auditoria anual.
Não conformidades
Se forem encontradas não conformidades durante a auditoria surpresa, o membro manterá seu certificado.
Se forem encontradas não conformidades, elas devem ser tratadas da mesma forma que aquelas encontradas
durante as auditorias de certificação (descrito nos pontos d-g do capítulo 2.3). A única diferença é que resolver
todas as não conformidades não significa que será emitido um novo certificado, mas sim que o certificado atual
será mantido. Não resolver não conformidades resultará em suspensão e/ou cancelamento do certificado atual.
Relatório anual
As ECs comunicam anualmente à UTZ o número de auditorias anuais e auditorias surpresa realizadas, assim
como o escopo e os resultados dessas auditorias. As ECs também fornecem uma visão geral dos auditores. Elas
devem enviar o relatório antes de 31 de janeiro do ano civil seguinte. O formato do relatório anual está disponível
mediante solicitação em [email protected].
Juntamente com o relatório anual, as ECs devem enviar a lista de verificação, o relatório resumido da UTZ
(modelos disponíveis mediante solicitação em [email protected]) ou o relatório da auditoria de todas as
auditorias surpresa realizadas durante o ano civil anterior (aquelas incluídas no relatório anual).
Proteção da integridade da UTZ
Caso uma EC encontre uma não conformidade com a norma da UTZ que possa comprometer a integridade da
UTZ, a EC deve informar a UTZ sobre sua conclusão, seguida, em seu devido tempo, por um estudo de caso
documentado que inclua as ações a serem adotadas pela EC.
Comunicação sobre a UTZ e uso do logotipo da UTZ
O logotipo da UTZ é material protegido por direitos autorais e é uma marca registrada, de propriedade da UTZ
Foundation. As ECs aprovadas têm permissão de usar o logotipo da UTZ nos certificados do Código e da Cadeia
de Custódia que emitirem. Qualquer comunicação sobre a UTZ em uma página da Internet, folheto, documento
ou outro material da EC deve ser verificada antes da divulgação (enviando um e-mail para
[email protected]).
Taxas
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Atualmente, a UTZ não cobra qualquer taxa pelo processo de aprovação ou pela realização de atividades de
inspeção e certificação dentro da estrutura do programa UTZ. A UTZ reserva-se o direito de introduzir uma taxa
no futuro, mediante aviso prévio à EC.
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35
4. GARANTIA DO PROGRAMA UTZ
4.1.
Procedimento de Queixas
Qualquer queixa a respeito da UTZ será tratada de acordo com o Procedimento de Queixas da UTZ, disponível
no site da UTZ.
4.2.
Sistema de Monitoramento de ECs
O principal objetivo do Sistema de Monitoramento de ECs da UTZ é assegurar que as auditorias realizadas em
relação às normas da UTZ sejam consistentes e de alta qualidade. Ele inclui a avaliação periódica do
desempenho das ECs em relação a uma série de indicadores predefinidos. As ECs devem usar os resultados
dessas avaliações para sua melhoria contínua. Uma descrição detalhada do Sistema de Monitoramento de ECs
da UTZ é enviada para as ECs durante o processo de candidatura e está disponível mediante solicitação
([email protected]).
4.3.
Política de Sanções
A UTZ reserva-se o direito de sancionar as ECs com base em evidências de procedimentos ou comportamentos
indevidos, que coloquem em risco a credibilidade da UTZ e/ou comprometa seu sistema de garantia. Há quatro
sanções que a UTZ pode impor a uma EC: uma advertência, um cartão amarelo, um cartão vermelho e o
cancelamento da aprovação da EC. A sanção aplicada depende da gravidade da conduta errônea e de sanções
anteriores aplicadas à EC. Uma explicação completa do procedimento e as diferentes sanções podem ser
encontradas no documento Sistema de Monitoramento de ECs.
4.4.
Programa de Treinamento de ECs
O objetivo do Programa de Treinamento de ECs é assegurar que toda a equipe da EC indicada para trabalhar
com as normas da UTZ tenha um nível consistente e mínimo garantido de competência e compreensão do
Protocolo de Certificação da UTZ e do(s) programa(s) UTZ dentro do escopo de auditoria da EC.
Módulos de treinamento
Gerentes de Certificação, Certificadores e auditores devem completar com sucesso todos os módulos de
treinamento obrigatórios aplicáveis e repeti-los pelo menos uma vez a cada dois anos, para reciclarem seu
conhecimento e permanecerem atualizados.
Gerentes de Certificação e Certificadores devem completar os módulos relevantes em treinamentos oferecidos
diretamente pela UTZ, seja em cursos on-line e/ou em treinamentos presenciais. Os auditores também podem
ser treinados por Gerentes de Certificação ou Certificadores (veja a próxima seção).
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A lista a seguir mostra todos os módulos de treinamento disponíveis e para quem eles são obrigatórios:
Códig Conteúdo
o
PROGRAMA
ITU
Introdução ao Programa UTZ e processo de aprovação
de ECs
CCC
Código de Conduta
CHC
Cadeia de Custódia
CEP
HBU
Protocolo de Certificação
Comunicação no programa UTZ
PRÁTICAS DE AUDITORIA
Práticas de auditoria - café
APC
Obrigatório para*
GC
X
C
X
A
X
Apenas no escopo do Código de
Conduta
Apenas no escopo da Cadeia de
Custódia
O
O
X
O
X
O
GC
C
O
A
O
APO
Práticas de auditoria - cacau
O
APT
Práticas de auditoria - chá
O
APR
Práticas de auditoria - rooibos
O
APZ
Práticas de auditoria - avelã
O
CHH
Cadeia de Custódia para chá de ervas
APS
Práticas de auditoria da cadeia de custódia
API
APK
APA
Práticas de auditoria de integridade
Práticas de auditoria - habilidades de entrevista
Práticas de auditoria - habilidades analíticas
Práticas de auditoria - estimativa de volumes
APV
O
O
O
O
O
QUALIDADE DA IMPLANTAÇÃO
Análise de riscos e diretrizes de amostragem
RAS
GC
TRA
Manipulação de certificados on-line – GIP
TREINAMENTOS ESPECÍFICOS DE PRODUTOS
PSC
Produto - café
PSO
Produto - cacau
PST
Produto - chá
PSR
Produto - rooibos
PSZ
Produto - avelã
X
GC
C
O
X
C
Notas
Conduta
Conduta - Café
Conduta - Cacau
Conduta - Chá
Conduta - Rooibos
Conduta - Avelã
Custódia - Chá de ervas
Custódia
Conduta
A
Conduta
A
* GC = Gerentes de Certificação, C = Certificadores, A = Auditores
X = sempre obrigatório; O = obrigatório apenas se a norma ou o escopo do produto correspondente se aplicar
Os módulos podem ser assistidos como cursos on-line e também podem ser incluídos em treinamentos
presenciais, organizados pelo menos uma vez a cada dois anos. A conclusão com sucesso de um curso on-line,
assim como de um treinamento presencial, é confirmada por um certificado correspondente, emitido pela UTZ.
O programa é dinâmico e mais módulos serão oferecidos ao longo do tempo. Uma visão geral dos módulos
disponíveis on-line pode ser encontrada em www.utzacademyonline.com.
Requisitos de treinamentos obrigatórios e treinamentos internos
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Os Certificadores e Gerentes de Certificação que completaram com sucesso qualquer um dos módulos acima
podem organizar treinamentos internos sobre o mesmo tópico dentro de sua organização, desde que usem o
material de treinamento e as diretrizes fornecidas no site da UTZ (traduzindo-o para o idioma local, se
necessário).
Qualquer outro material de treinamento usado deve ser enviado para a UTZ para aprovação. O programa de
treinamento (incluindo a data e o programa) e a lista de participantes (incluindo assinaturas) devem ser enviados
à UTZ (em inglês, francês, espanhol ou português) após o final do curso, assim como os requisitos de avaliação,
se exigido pelo módulo de treinamento específico. Então, a UTZ emitirá os certificados de participação
correspondentes.
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Anexo 1: Opção de certificação adicional pelo
Código para incluir produtores contratados
Este anexo descreve uma opção de certificação pelo Código de Conduta adicional àquelas relacionadas no
capítulo 2.4, para permitir que produtores contratados sejam incluídos na certificação de uma unidade de
processamento individual ou multi-locais. Os produtores contratados são produtores que, devido à falta de
capacidade de processamento de sua produção, fecham um acordo escrito ou oral para fornecer sua produção
a uma unidade de processamento de propriedade separada (que pode ser uma unidade de processamento
individual ou multi-locais, com ou sem sua própria fazenda).
Essa opção de certificação combina, em uma licença e certificado, uma certificação individual ou multi-locais
com uma certificação de grupo. Essa opção de certificação só pode ser usada para membros de chá/rooibos e
café.
Opção de certificação pelo Código de Conduta incluindo produtores contratados
A tabela abaixo explica que Código Núcleo deve ser cumprido, quem é responsável pela conformidade e como
a amostra da auditoria de certificação deve ser determinada.
Opção de certificação: certificação individual/multi-locais mais produtores contratados
Aplica-se a um
Um membro de chá/rooibos ou café, ou seja:
membro que
- Uma unidade de processamento individual (com ou sem sua própria fazenda) mais
seja:
produtores contratados, ou
- Uma unidade de processamento multi-locais (com ou sem sua própria fazenda) mais
produtores contratados
Responsabilida A unidade de processamento deve cumprir todas as ECs aplicáveis do Código de Conduta para
de pela
certificação individual e multi-locais.
conformidade: A unidade de processamento que organiza os produtores contratados é responsável pelo
funcionamento adequado do SGI e pela conformidade dos produtores contratados com as
ECs do Código de Conduta para certificação de grupo
Se o volume comprado de produtores contratados for menor que 5% do volume certificado
total processado pela unidade de processamento, haverá um período de carência de dois anos
para atingir a conformidade com o Código de Conduta para certificação de grupo e o módulo
específico do produto, a partir do momento no qual os produtores contratados forem
incluídos no certificado. Nesse período, a unidade de processamento responsável pela
preparação do SGI precisa demonstrar que foram adotadas medidas para atingir a
conformidade. Durante essa fase inicial, o volume pode ser aceito como certificado, muito
embora o SGI ainda não esteja totalmente preparado.
Amostra para
- Unidade de processamento individual: conforme descrito no capítulo 2.4 para certificação
auditoria de
individual
certificação:
- Unidade de processamento multi-locais: conforme descrito no capítulo 2.4 para certificação
multi-locais
- Produtores contratados: conforme descrito no capítulo 2.4 para certificação de grupo
Código Núcleo - Unidade de processamento: Código Núcleo para certificação individual e multi-locais (mais
aplicável:
módulo específico do produto)
- Produtores contratados: Código Núcleo para certificação de grupo (mais módulo específico
do produto)
A EC comunica e informa à UTZ sobre o número de produtores contratados, o volume total da unidade de
processamento comprado de produtores contratados e o status da certificação dos produtores contratados.
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protocolo de certificação

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