ver/abrir - Repositório do Departamento de Ciência da Computação

Transcrição

Universidade de Brasília
Instituto de Ciências Exatas
Departamento de Ciência da Computação
Proposta de modificações de sistema gerenciador
de conteúdos baseada em análise de cenários
Wagner Ferreira Carneiro Júnior
Brasília
2008
Monografia apresentada como requisito parcial
para conclusão do Curso de Computação — Licenciatura
Orientador
Prof. Francisco de Assis Cartaxo Pinheiro
Brasília
2008
Universidade de Brasília — UnB
Curso de Computação — Licenciatura
Coordenador: Prof. Flávio Leonardo Cavalcanti de Moura
Banca examinadora composta por:
Prof. Francisco de Assis Cartaxo Pinheiro (Orientador) — CIC/UnB
Prof. Fernando Antônio de A. Chacon de Albuquerque — CIC/UnB
Prof.a Fernanda Lima — CIC/UnB
CIP — Catalogação Internacional na Publicação
Wagner Ferreira Carneiro Júnior, .
Proposta de modificações de sistema gerenciador de conteúdos
baseada em análise de cenários / Brasília : UnB, 2008.
70 p. : il. ; 29,5 cm.
Monografia (Graduação) — Universidade de Brasília, Brasília,
2008.
1. Gerenciamento de conteúdos, 2. PHP-NUKE, 3. Análise de
cenários, 4. SGC
CDU 004
Endereço:
Campus Universitário Darcy Ribeiro — Asa Norte
CEP 70910-900
Brasília–DF — Brasil
Monografia apresentada como requisito parcial
para conclusão do Curso de Computação — Licenciatura
Prof. Francisco de Assis Cartaxo Pinheiro (Orientador)
CIC/UnB
Prof. Fernando Antônio de A. Chacon de Albuquerque
CIC/UnB
Prof.a Fernanda Lima
CIC/UnB
Prof. Flávio Leonardo Cavalcanti de Moura
Coordenador do Curso de Computação — Licenciatura
Brasília, 27 de novembro de 2008
Agradecimentos
Primeiramente devo agradecer ao Senhor, ao meu anjo da guarda e todos aqueles
que de alguma forma me ajudaram nesta caminhada...
Aos meus pais que sempre me apoiaram e fizeram bem o seu papel me educando
para a vida...
Ao meu amor pela grande compreenssão e enorme paciência...
E ao meu orientador que acreditou no trabalho e permitiu sua realização.
Também gostaria de agradecer aos amigos, colegas, professores e todos com
quem convivi e aprendi muito nessa jornada que representa um pequeno pedaço
de muitas lições, experiências e aprendizados que a vida tem me proporcionado...
iv
Resumo
A gerência de conteúdos tem cada vez mais importância para organizações de todos
os tipos. Porém, para que o computador possa lidar com estas informações foi criado um conjunto de dados menores, chamados metadados que representam os importantes aspectos das informações para que o computador possa, a partir destes
dados simplificados, gerenciar informações complexas e abundantes em relacionamentos. Os sistemas gerenciadores de conteúdos foram desenvolvidos para lidar
com a gestão de informações, utilizando interface com bancos de dados e provendo
funcionalidades necessárias aos usuários que não são suportadas por gerenciadores
de arquivos ou serviços de diretórios. Em uma organização pública federal foram
mapeados problemas de gerenciamento de conteúdos que culminaram com a elaboração de um projeto para minimizá-los. De 2004 à 2007 o projeto foi concebido
e implementado para os setores administrativos da organização com ganhos significativos na gestão de conteúdos em cada um destes setores. A partir desta primeira
experiência, o projeto pôde ser melhorado para sua segunda fase que incluirá no
SGC os conteúdos de outros 9 setores desta organização. Assim, o objetivo desta
monografia será o desenvolvimento da proposta para a segunda fase deste projeto de gerenciamento de conteúdos que será apresentada através de um protótipo.
Para a realização do estudo, foram mapeados 8 cenários que descrevem várias ações
além de funcionalidades novas para solucionar problemas ainda não resolvidos. O
mapeamento de cenários e o estudo teórico dos conceitos envolvidos complementou
a experiência adquirida desde 2004 em gerenciamento de conteúdos, o que fortaleceu e melhorou a análise de cada um dos cenários, revelando questões até então
não pensadas e proporcionando um desenvolvimento mais detalhado dos requisitos e idéias propostas no protótipo. A proposta foi bem elaborada e aceita dentro
da organização o que implicará na sua implementação em 2009. Os usuários finais
participaram ativamente do processo, principalmente na descrição dos cenários e
na elaboração da proposta que resultou em mudanças significativas para tornar
o sistema atual ainda mais adaptado e desenvolvido para as necessidades desta
organização.
Palavras-chave: Gerenciamento de conteúdos, PHP-NUKE, Análise de cenários,
SGC
v
Abstract
The content management is increasingly important for all kind of organizations.
But to computer handle the information, it was created a smaller set of data, called
metadata that represents the most important aspects of the informations. So the
computer can from these simplified data, manage complex information with many
relationships. The Content Management Systems have been developed to deal
with the management of relevant information, using a Web interface with database
support and providing necessary features for users who are not supported by file
managers or network directories services. In a federal organization we’re mapped
several problems of content management that culminated in a project to minimize
such problems. From 2004 to 2007, the first part of the project was designed and
implemented to five sectors of the organization with significant gains in management content in each of these sectors. From this first experience, the project could
be improved for its second phase that will include the contents of another 9 sectors of the organization. The purpose of this monograph will be the development
of the proposal for the second phase of this project that will be present through
a prototype. For the study, were mapped 8 scenarios that describe actions such
as inclusion, disclosure, update and search for content and new features to solve
problems not yet solved. The analysis of scenarios within the organization and theoretical study of concepts involved complemented all the experience gained since
2004 in content management, which improved the analysis of each scenarios, revealing issues hitherto not thought and providing a stronger development of more
detailed requirements and ideas proposed in the prototype. The proposal was well
developed and accepted within the organization and its implementation will be
in 2009. End users participated actively the process, especially in describing the
scenes and in the drafting of the proposal that resulted in significant changes to
make the current system even more adapted and developed for the needs of this
organization.
Keywords: Content management, PHP-NUKE, Analysis of scenarios, CMS
vi
Lista de Figuras
2.1 Estrutura de um Sistema Gerenciador de Conteúdos, Boiko (2004) .
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8
3.9
PHP-Nuke - Página inicial . . . . . . .
PHP-Nuke - arquivos e pastas . . . . .
PHP-Nuke - Página da Administração
PHP-Nuke - Módulo Downloads . . . .
PHP-Nuke - Lista de Membros . . . .
PHP-Nuke - Módulo Busca . . . . . . .
PHP-Nuke - Módulo Estatísticas . . .
PHP-Nuke - Fórum . . . . . . . . . . .
Módulo - Sua conta . . . . . . . . . . .
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4.1 Organograma da organização - 5 setores administrativos
técnicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.2 SGC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.3 Menu Principal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.4 Área de Conteúdos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.5 Menu Principal - Áreas de Gestão . . . . . . . . . . . . . .
4.6 Visão das sub-categorias no SGC . . . . . . . . . . . . . .
4.7 Informações disponíveis em sub-categorias do SGC . . .
4.8 Administração do módulo Downloads do SGC . . . . . . .
e
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setores
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5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
Atualização de arquivo no SGC . . . . . . . . . .
Conteúdos para atualização no SGC . . . . . . .
Publicação de novos assuntos no SGC . . . . . .
Adição de arquivos no SGC . . . . . . . . . . . . .
Visão do usuário do conteúdo adicionado no SGC
Busca no SGC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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6.1
6.2
6.3
6.4
6.5
6.6
6.7
6.8
6.9
Navegação atual no SGC - parte 1/3 . .
Navegação atual no SGC - parte 2/3 . .
Navegação no SGC - parte 3 . . . . . . .
Proposta de navegação no SGC - parte 1
Restrição de conteúdos no SGC . . . . .
Visualização de conteúdos restritos . . .
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6
6.10
6.11
6.12
6.13
Visualização de conteúdos restritos . . . . . . .
Textos restritos em assunto público no SGC . .
Opção para divulgação em conteúdos públicos .
Opção para divulgação em conteúdos restritos
viii
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Sumário
Lista de Figuras
vii
1 Introdução
1
2 Gerência de conteúdos e metadados
2.1 Dados, informações, conteúdos e metadados . . . .
2.2 Gerência de Conteúdos . . . . . . . . . . . . . . . .
2.3 Sistemas Gerenciadores de Conteúdo para a Web .
2.3.1 Funcionalidades básicas . . . . . . . . . . .
2.3.2 Benefícios dos SGC Web . . . . . . . . . . .
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3
3
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3 Um Sistema Gerenciador de Conteúdos: PHP-Nuke
3.1 O que é o PHP-Nuke . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.2 Características fundamentais . . . . . . . . . . . . . .
3.3 Visão do Usuário . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.4 Visão do Administrador . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.5 Módulos Pré-instalados . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.6 Observações na utilização do PHP-Nuke . . . . . . . .
4 Situação Atual
4.1 Especificação de requisitos iniciais . . . . .
4.2 Projeto da solução inicial . . . . . . . . . . .
4.3 Descrição do SGC reprojetado . . . . . . . .
4.3.1 Entendendo a estrutura e a filosofia
4.3.2 Funcionamento . . . . . . . . . . . .
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5 Cenários de Estudo
5.1 Sobre os cenários . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.2 Primeiro cenário: Atualização de conteúdos do tipo arquivos .
5.3 Segundo cenário: Atualização de informações procedimentais
5.4 Terceiro cenário: Inclusão de assuntos . . . . . . . . . . . . . .
5.5 Quarto cenário: Adição de conteúdos do tipo arquivos ou links
5.6 Quinto cenário: Exclusão de conteúdos . . . . . . . . . . . . . .
5.7 Sexto cenário: Realizando buscas . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.8 Sétimo cenário: Área restrita por setor . . . . . . . . . . . . . .
5.9 Oitavo cenário: Possibilidades de divulgação . . . . . . . . . .
ix
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6 Propostas de mudanças e implementação
6.1 Novas funcionalidades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.2 Desenvolvimento e descrição do protótipo . . . . . . . . . . . . . . . .
48
48
49
7 Discussão e trabalhos futuros
57
Referências
60
x
Capítulo 1
Introdução
Na sociedade da informação, um bom gerenciamento de conteúdos tem importância incalculável para organizações de todos os tipos e ramos. Ainda mais quando
consideramos que as informações sejam qualquer forma de comunicação gravada
como imagens, sons, textos, vídeos e etc.
O gerenciamento de conteúdos é um processo que começa na criação de um conteúdo e acaba na sua publicação ou envio deste. Ele também pode ser sistematizado
como a identificação de todos os requisitos da informação e a criação de conteúdos
estruturados para o seu reuso, administração em estrutura única e sua reunião
para satisfazer as necessidades de cada organização.
Ainda não se pode usar o computador para gerenciar e “entender” a informação
bruta como este trabalho por exemplo. Então, para simplificar o problema, foi criado um conjunto de dados menores chamados metadados, no caso deste projeto eles
ficam no resumo e estão nomeados de palavras-chave. Eles representam aspectos
importantes de cada informação e tornam possível a programação de softwares.
Assim os Sistemas Gerenciadores de Conteúdos - SGC são ferramentas usadas
para facilitar e agilizar o gerenciamento de conteúdos. Basicamente eles separam
a gestão do conteúdo do design gráfico das páginas que os apresentam e possuem
funcionalidades como administração de usuários, controle de acesso e interface com
banco de dados por exemplo.
É fundamental entender que mesmo existindo diversos SGCs prontos para usar,
toda organização tem diferentes necessidades, de modo que cada gerenciamento
também será diferente assim como cada sistema gerenciador de conteúdos terá
requisitos específicos.
Nesse sentido, em uma organização pública federal específica que naturalmente
lida com muitas informações e necessita de um bom gerenciamento destes, foram
identificados basicamente dois problemas distintos na gestão de conteúdos. Um deles, é operacional dos usuários que têm dificuldades de trabalhar com gerenciadores
de arquivos e o segundo é que certos conteúdos desta organização devem ser gerenciados em aspectos como relevância, divulgação e público-alvo de um modo que
serviços de diretórios ou gerenciadores de arquivos não podem ou não foram projetados para tratar. Estes problemas causam outros como replicação de conteúdos,
dificuldades de localização e perda de informações, ou seja, problemas que atrapa-
1
lham e em certos casos impossibilitam que haja uma boa gestão de conteúdos nesta
organização.
Então, a partir de 2004 teve início um projeto para melhorar o gerenciamento
de conteúdos na organização tendo como ferramenta base um SGC chamado PHPNuke que é livre. O trabalho permitiu que o PHP-Nuke fosse adaptado até que
em 2007, a primeira parte do projeto foi implementada para 5 setores administrativos da organização, o que trouxe melhorias e minimizou a maioria dos problemas
relacionados com gerenciamento de conteúdos para estes setores.
Esta primeira parte do projeto foi bem sucedida e permitiu a aquisição de conhecimentos e experiência fundamentais para que a segunda parte do projeto pudesse ser bem planejada para outros 9 setores da organização. A opção para o desenvolvimento desta segunda fase do projeto foi mapear cenários reais e hipotéticos
das extensões implementadas desde 2004 ao módulo original do PHP-Nuke para
análise. Esta análise servirá de base para a elaboração de um protótipo na inclusão de conteúdos dos 9 setores da organização que ainda não utilizam o SGC.
Assim foram mapeados 8 cenários que tratam de questões como atualização, inclusão, divulgação e pesquisa de conteúdos que são operações muito realizadas no
gerenciamento de conteúdos.
Nesse contexto, o trabalho foi dividido de modo que os capítulos 2 e 3 tratam do
referencial teórico para fundamentar os conceitos retratados neste projeto. O capítulo 4 contextualiza toda a situação problema da organização e apresenta boa parte
dos requisitos que foram e serão desenvolvidos. Já no capítulo 5 temos a descrição
de cenários, que foi o método escolhido para mapear e analisar os procedimentos de
gerenciamento de conteúdos realizados na organização. Para finalizar, os capítulos
6 e 7 apresentam respectivamente o protótipo contendo a proposta de mudanças e
a conclusão do estudo, com uma discussão de todo o trabalho que vem sendo desenvolvido desde 2004 e sua influência e consequências, além das possibilidades ou
oportunidades que existem e surgiram diante de toda esta experiência.
2
Capítulo 2
Gerência de conteúdos e
metadados
Neste capítulo são examinados os conceitos teóricos que fundamentam este trabalho.
2.1
Dados, informações, conteúdos e metadados
Na sociedade da informação, palavras como dados, conteúdos e informações tem
importância incalculável para organizações públicas e privadas de todos os tipos
e ramos. Entretanto, não há uma única definição para cada uma destas palavras
como também não há um concenso geral principalmente com o foco em tecnologias
da informação.
Informações e conteúdos
Para Nielsen (2000) em seu livro Projetando Websites, conteúdo é texto. Rosenfeld and Morville (1998), defendem a tese de que conteúdo é informação, e como tal
nem sempre precisa ser apresentada sob a forma de um texto.
De acordo com Boiko (2004), conteúdo é a informação e a funcionalidade que
foi colhida e organizada para algum uso particular. Ou seja, a informação “crua”
torna-se conteúdo quando lhe é dada uma forma de utilização destinada a um ou
mais propósitos. Progressivamente, o valor de um conteúdo é baseado na combinação das utilizações de forma primária, junto com sua aplicação, acessibilidade,
uso, utilidade, reconhecimento e exclusividade. Para ele a informação casual não é
conteúdo. Ela se torna conteúdo depois que alguém se apropria dela para fazer algum uso. Enfim, Boiko considera informação como todas as formas de comunicação
gravadas como textos, sons, imagens, videos, animações e documentos.
Da Silva (2006), propõe uma definição geral para conteúdo como sendo uma
unidade de dados com alguma informação extra anexada a ela. Essa informação
poderia ser, por exemplo, uma página web, informação sobre um evento, um documento de texto, uma imagem, um vídeo, ou qualquer outro dado que tenha utilidade
para uma organização.
3
Além dos significados acima e com ênfase no gerenciamento de conteúdos, será
acrescentado para este projeto o conceito de que os conteúdos são informações
identificadas por dados para que o computador possa organizar e sistematizar sua
coleção, gerenciamento e publicação.
Dados
Os dados foram concebidos porque é mais fácil lidar com eles que com a informação. Dados são pequenos, simples e todas as suas relações são claramente
conhecidas. Assim, os dados tornam a programação de softwares possível. Já a
informação é grande, complexa e abundante em relacionamentos que são importantes para seu significado, mas impossíveis para um computador decifrar, Boiko
(2004).
Os dados podem ser extraídos das informações pois são eles que caracterizam,
que sintetizam estas informações. Logo, em sistemas de gerenciamento de conteúdo - SGC, o computador gerencia informações indiretamente através do dado.
Ainda não se pode usar o computador para entender e gerenciar a informação
bruta, assim é preciso simplificar o problema, criando um conjunto de dados (metadados) que represente os importantes aspectos dessa informação. Então, é usada a
capacidade do computador para gerenciar a informação via dados simplificados.
Metadados
Metadados, Dicionário de dados ou Metainformação, são dados sobre outros dados. Esta é a definição mais clara e conhecida de metadados.
Segundo Boiko (2004), metadados são mais que “dados sobre dados”. Metadados
tornam o contexto e o sentido da informação explícitos o suficiente para que um
computador possa lidar com elas. Como exemplo ele cita que se um conteúdo fosse
mel, os metadados estariam no jarro deste mel como uma etiqueta descrevendo seu
nome, quantidade, tipo, origem entre outros dados.
Wootton (2007) diz que os metadados descrevem a informação necessária para
localizar um documento ou outra mídia qualquer de modo consistente, mas que
para isso o schema de metadados deve ser bem conhecido, utilizado por todos e
não ambíguo. Considerando schema como um conjunto finito de informações que
servirão para a descrição de outras.
2.2
Gerência de Conteúdos
Muitas pessoas pensam em gerenciamento de conteúdos - GC, como uma tecnologia
- e ela realmente é, mas é mais que somente tecnologia. As pessoas usam a tecnologia para realizar o gerenciamento de conteúdos. E um gerenciamento bem feito
é mais que selecionar e implementar tecnologias. Ele também muda a forma de
trabalhar, promovendo mudanças e assegurando melhor suporte aos usuários que
gerenciam e consultam conteúdos. Ou seja, um bom GC é um processo mutável que
envolve mudança na cultura organizacional e inevitáveis evoluções.
4
O gerenciamento de conteúdos também é percebido como somente o gerenciamento em si - ações como criar, excluir e classificar informações, mas na verdade é
um processo que começa na criação de um conteúdo e acaba na publicação ou envio
deste, sem contar ciclos de revisão e outros mecanismos de controle usados somente
em alguns conteúdos.
Também pode-se definir o GC como o método repetitivo de identificar todos os
requisitos das informações, criando conteúdos estruturados para o seu reuso, sua
administração em estrutura única e sua reunião para satisfazer as necessidades
dos usuários.
Para Boiko (2004) do ponto de vista do processo, o gerenciamento de conteúdos
é um processo de coleta, gerência e publicação de conteúdos. Esse pensamento é
semelhante ao de Coelho (2004), cuja idéia básica da gestão de conteúdos é agilizar
o processo de criação, gerenciamento e publicação de informações.
Há também aqueles que pensam que gerenciamento de conteúdos é o mesmo
que gerenciamento de conteúdos na Web, mas conteúdos para a Web podem ser
apenas um tipo de informação a ser gerenciada. A maioria das organizações necessitam gerenciar outros tipos de informações como papéis, mídias e e-mails por
exemplo.
Para este trabalho o foco será no gerenciamento de conteúdo para a Web que
está diretamente relacionado ao contexto que será apresentado.
2.3
Sistemas Gerenciadores de Conteúdo para a
Web
Segundo Coelho (2004), gerir conteúdos exige uma estrutura técnica cada vez mais
complexa. Isso se deve ao fato de que atualmente as organizações têm que lidar com
uma vasta quantidade de conteúdos. São informações geradas pelos diversos setores e departamentos, informações de pesquisa e desenvolvimento, procedimentos
técnicos e gerenciais, políticas corporativas, catálogos de produtos e apresentações,
manuais, dentre outros.
Um fator crítico para o sucesso de qualquer site ou intranet é a qualidade da
informação disponível e a usabilidade de sua interface com o usuário. Seu conteúdo deve ser preciso, atualizado, intuitivo, e bem organizado para ser utilizado
pelo público alvo. Manter uma estrutura dentro dessas especificações é uma tarefa
muito complexa.
Os Sistemas Gerenciadores de Conteúdos para Web ou Content Management
Systems são ferramentas usadas para facilitar e agilizar o gerenciamento de conteúdos em sites. Tais SGC fornecem acesso aos conteúdos de um site por meio de
uma interface única através de um navegador Web.
Brampton (2008) define SGC como um sistema para gerenciar conteúdos na
Web.
Segundo Pereira (2002), a idéia básica por trás de um SGC é de separar gestão
do conteúdo do design gráfico das páginas que apresentam o conteúdo. Os autores ainda citam que essas ferramentas permitem operacionalizar a gestão do co-
5
nhecimento, fornecendo os mecanismos efetivos de gerenciamento dos conteúdos
para organizações de todo tipo.
Boiko (2004) apresenta a perspectiva do SGC,
"...como um sistema que coleta, gerencia e publica informações e funcionalidades".
O esquema do sistema apresentado por Boiko está abaixo na figura 2.1.
Figura 2.1: Estrutura de um Sistema Gerenciador de Conteúdos, Boiko (2004)
Da esquerda para a direita ele explica que a informação vai para um sistema
coletor e vira componentes de conteúdos. Um sistema administrativo ou de gerenciamento que é uma base de dados, armazena estes componentes. E um sistema de
publicação que “desenha” os componentes e os transforma em publicações.
Boiko (2004) ainda coloca que o sistema administrativo faz parte dos sistemas
coletor e de publicação. E o sistema de publicação faz parte do sistema coletor.
De forma parecida Phil Suh (2003) cita que:
"CMS geralmente se refere a produtos que oferecem uma infra-estrutura técnica básica: um repositório, templates e uma ativa interface de gerenciamento".
É fundamental observar que mesmo existindo diversos SGC prontos para usar,
toda organização tem diferentes necessidades, desse modo cada gerenciamento de
conteúdo também será diferente assim como cada SGC terá requisitos específicos.
Logo como já foi citado uma boa gestão de conteúdos não é só uma questão de
comprar e implantar tecnologias, é preciso analisar as opções de acordo com as
necessidades de cada um.
6
2.3.1
Funcionalidades básicas
Em geral, um SGC é composto por módulos que fornecem serviços que garantem
um processo mais ágil de criação, gestão e publicação de conteúdos. Conforme Parreiras (2003), as funcionalidades essenciais de uma ferramenta bem desenvolvida
são:
1. Gestão de usuários e de seus direitos (autenticação, autorização, auditoria);
2. Criação, edição e armazenamento de conteúdos em formatos diversos (doc,
html, pdf, etc);
3. Uso intensivo de metadados, ou seja, propriedades que descrevem o conteúdo;
4. Controle da qualidade de informação, com fluxo ou trâmite de documentos;
5. Classificação, indexação e busca de conteúdo (recuperação da informação com
mecanismos de busca);
6. Gestão da interface com os usuários (usabilidade, arquitetura da informação);
7. Gestão de configuração (controle de versões);
Para Brampton (2008) é possível ter uma lista de requisitos essenciais e outra
de funções desejáveis para um SGC. Alguns exemplos de requisitos essenciais são:
Continuidade - O sistema deve atender necessidades de segurança e gestão de
riscos. São exemplos de necessidades de segurança, logs, códigos seguros e
monitoramento de usuários. A gestão de riscos requer análise prévia, mas
exemplos como políticas de backup e acesso físico a instalações ou virtual aos
serviços são possíveis para este caso.
Administração de usuários - O fundamental para controle e autenticação de usuários.
Controle de acesso - Controle de acesso baseado em regras conhecido como “role
based access control”, RBAC. No RBAC, permissões são associadas a papéis,
e usuários são feitos membros de papéis, no sentido de poderem exercê-los.
Administração de extensões - São classificados como módulos, componentes, plugins ou templates. São módulos “instaláveis”.
Tratamento de erros - Para não confundir os usuários o tratamento de erros é
necessário. Esta é uma questão de usabilidade.
Já na lista de funções desejáveis são relacionados como exemplos:
Código de fácil e eficiente manutenção - Códigos bem escritos que permitam fáceis
manutenções corretivas e evolutivas além de boas práticas, também aumentam o tempo de vida do sistema.
7
Interface com banco de dados - O PHP é um exemplo de linguagem que tem interface para vários bancos de dados. Isso facilita a programação e melhora a
performance da aplicação.
Cache - Usado em muitos contextos de processamento de informações na internet.
Menu - Estes são muito usados em websites e tanto sua criação como administração são interessantes.
Linguas - Mecanismos de tradução dos textos, moedas, medidas, números e horários são sempre atraentes para a internet e em certos casos necessários para
intranets, como em multinacionais.
2.3.2
Benefícios dos SGC Web
Geralmente, os sistemas gerenciadores de conteúdos automatizam os processos de
gestão e publicação de informações e permitem que usuários não técnicos possam
criar conteúdos com maior facilidade. De acordo com Pereira (2002), a gestão de
conteúdo visa dar respostas a problemas como:
1. Gargalos diversos na produção de conteúdos;
2. Falta de comprometimento dos usuários, devido a dificuldades técnicas de
publicação e uso;
3. Falta de organização mais elaborada do conteúdo, que apresente por exemplo,
metadados;
4. Riscos de diversos erros e informações de baixa qualidade;
5. Interfaces rígidas misturadas ao conteúdo, não personalizáveis ou não configuráveis;
6. Os itens 2 e 5 podem ser problemas maiores ou menores se questões de usabilidade forem muito ou pouco desenvolvidas.
Nesse contexto, os Sistemas Gerenciadores de Conteúdos, permitem operacionalizar a gestão de informação, fornecendo mecanismos efetivos de gerenciamento dos
conteúdos dos websites para instituições e usuários de diversos tipos.
8
Capítulo 3
Um Sistema Gerenciador de
Conteúdos: PHP-Nuke
3.1
O que é o PHP-Nuke
O PHP-Nuke é um sistema gerenciador de conteúdos Web que atende a maioria dos
requisitos relacionadas no capítulo anterior. Segundo Erba (2003), o PHP-Nuke é
um software livre que utiliza a Licença Pública Geral-GNU ou simplesmente GPL.
Para esclarecer melhor, em termos gerais, a GPL baseia-se na liberdade de:
1. Executar o programa, para qualquer propósito.
2. Estudar como o programa funciona e adaptá-lo para as suas necessidades. O
acesso ao código-fonte é um pré-requisito para esta liberdade.
3. Redistribuir cópias de modo que você possa ajudar a comunidade.
4. Aperfeiçoar o programa, e liberar os seus aperfeiçoamentos, de modo que toda
a comunidade se beneficie deles. O acesso ao código-fonte é um pré-requisito
para esta liberdade.
O PHP-Nuke integra todos os instrumentos para criar um portal de informações.
O grande número de funções na instalação padrão e a qualidade dos módulos desenvolvidos por terceiros tornam o PHP-Nuke adaptável para o gerencimento de:
1. Intranets;
2. Sistemas de comércio eletrônico (e-commerce);
3. Portais corporativos;
4. Agências públicas;
5. Agências de notícias;
6. Site de informações;
7. Portais de ensino à distância (e-learning) e outros.
9
Jones (2005) afirma que o PHP-Nuke pode ser visto como uma “máquina” de
serviços que lida com a infra-estrutura, assim pode-se concentrar o trabalho nos
conteúdos e não nas tecnologias. Sua definição formal é:
"O PHP-Nuke é uma ferramenta para construir websites que faz o que você
quer, parece como você quiser e trata do que você quer. Como uma caixa de
legos, o PHP-Nuke tem muitos componentes para serem trabalhados, mas que
você pode juntá-los de quase todas as formas para criar o site desejado".
3.2
Características fundamentais
O PHP-Nuke é todo escrito em PHP e recomenda o uso de servidor Web Apache com
suporte a linguagem PHP e um banco SQL (MySQL, mSQL, PostgreSQL, ODBC,
ODBC-Adabas, Sybase ou Interbase). Possui suporte para 25 línguas, busca, comentários, temas, datas comemorativas, gerenciador de arquivos, gerenciador de
downloads e uploads, faq, sistema de blocos, newsletter, artigos categorizados e
muito mais, segundo Erba (2003). Ele ainda cita que Francisco Burzi, criador do
PHP-Nuke definiu assim as principais funcionalidades do sistema:
..."administração via web, enquetes, estatísticas de acesso, blocos customizáveis,
gerenciador de temas para usuários registrados, opções para editar e excluir
notícias/textos, opção para exclusão de comentários, sistema de moderação, sections manager, blocos personalizáveis, edição de usuários e administradores,
um sistema de Banners, busca, geração de RSS/RDF, e muitas funções".
Muitos módulos de terceiros são desenvolvidos em outras linguagens além do
PHP como Java, Flash, JavaScript e etc. Há também módulos para transmissão de
sons e vídeos em streaming (rádio online, tv online, etc.).
Erba (2003) cita que o PHP-Nuke foi desenvolvido tendo como referência as
orientações do Consórcio World Wide Web (W3C) e que o PHP-Nuke original foi
validado tanto em seu código quanto na folha de estilos - CSS. O W3C desenvolve
padrões para a criação e a interpretação dos conteúdos para a Web. Sites desenvolvidos segundo esses padrões podem ser acessados e visualizados por qualquer
pessoa ou tecnologia, independente de hardware ou software utilizados.
Jones (2005) observa que pensando em uma infra-estrutura completa para esse
SGC é bom lembrar que o PHP-Nuke é totalmente escrito em PHP, logo:
1. O PHP é uma linguagem livre;
2. Alguns dos Sistemas Gerenciadores de Bancos de Dados usados pelo PHPNuke são livre - Mysql e Postgres são os mais populares;
3. O próprio PHP-Nuke é livre;
4. O servidor Web Apache frequentemente usado com PHP também é livre e
5. Juntando estas soluções em sistema operacional Linux que é livre tem-se toda
a infra-estrutura necessária para montar um servidor Web com baixos recursos. São facilidades “embutidas” em soluções não proprietárias.
10
3.3
Visão do Usuário
Antes de iniciar é necessário entender como o PHP-Nuke está estruturado. Observe
a figura 3.1 abaixo.
Figura 3.1: PHP-Nuke - Página inicial
O sistema é um portal web de 3 colunas, sendo que as duas laterais incluem
os blocos e a coluna central os módulos ativos. Isso não quer dizer que esta estrutura não possa ser modificada inteiramente. Este esqueleto é o ponto de partida
para a criação de um portal personalizado. Além das três colunas, há também um
cabeçalho e um rodapé.
Os blocos aparecem praticamente em todas as páginas do site enquanto os módulos são o coração da página, cada um com sua função. Por exemplo, o módulo
de notícias mostra artigos, o módulo de busca executa pesquisas internas no site
e etc. São vários os módulos pré-instalados, e a maioria tem interações com os
usuários além de opções personalizadas de configuração e comportamento. Aliás,
praticamente todos os módulos do PHP-Nuke também oferecem blocos para sua
utilização.
Geralmente os usuários navegam pelo site via menus personalizáveis na horizontal, ou vertical, drop-down, entre outros, que são definidos pelo administrador.
3.4
Visão do Administrador
Pode ser útil conhecer a estrutura de pastas do PHP-Nuke e o que elas contêm.
Observe na figura 3.2 abaixo.
A pasta admin contem a interface administrativa do SGC, que são as páginas
utilizadas para configurar o site e suas opções, módulos, blocos e etc;
A pasta blocks contem os blocos do PHP-Nuke, que são pequenas caixas com conteúdos que ficam nas laterais das páginas. É possível adicionar blocos cria11
Figura 3.2: PHP-Nuke - arquivos e pastas
dos, baixados da internet ou comprados simplesmente copiando seus arquivos
nesta pasta e usando a interface administrativa para ativá-los;
A pasta db contem a interface com vários bancos de dados.
A pasta images contem todas as imagens usadas no site;
A pasta includes contem a maioria das funcionalidades do PHP-Nuke.
A pasta language contem um arquivo para cada lingua disponível no site. Multilinguas é uma opção pois há sites que não necessitam estar em 2 ou mais
linguas;
A pasta modules contem uma sub-pasta para cada módulo disponível no SGC.
Como na pasta blocos, módulos podem ser adicionados, criados e alterados
nesta pasta;
A pasta themes contem uma sub-pasta para cada tema disponível no SGC. São
milhares de temas gratuítos disponíveis para PHP-Nuke na Web.
Como administrador ou na terminologia do PHP-Nuke como Super Admin é
possível configurar todo o site, módulos ativos, blocos, censura, fóruns, notícias,
enquetes, resolver links quebrados, enviar newsletters aos usuários e etc. Ou seja,
uma vez que os módulos, blocos e temas desejados estejam copiados nas respectivas
pastas e instalados, todas as configurações adicionais devem ser feitas via interface
Web. É um ganho de usabilidade para o SGC. A figura 3.3 mostra a interface
administrativa do SGC.
3.5
Módulos Pré-instalados
Notícias
Este é um dos módulos mais utilizados no PHP-Nuke. Ele contem as notícias do
site que são classificadas em tópicos e assuntos. Permite comentários, enquetes e
integração com o fórum. As notícias podem ser classificadas pelo autor, por tópico,
número de acessos, melhor cotada e etc.
12
Figura 3.3: PHP-Nuke - Página da Administração
AvantGo
Versão simplificada das notícias criado inicialmente para visitas ao site via palm
pilot. Ou seja, é um sistema para visualização de páginas em palmtops.
Downloads
Este módulo é usado para gerenciar downloads de arquivos. Ele possui vários modos de interação com o usuário.
Figura 3.4: PHP-Nuke - Módulo Downloads
O módulo oferece busca interna e a possibilidade de adicionar links externos.
Todos os itens ficam em lista de espera para que o administrador aprove e os
tornem visíveis. Há ainda uma seleção de arquivos mais baixados (populares) ou
mais cotados pelos usuários. Uma vez na seção desejada o usuário pode postar
comentários, votar, reportar links com erros, visualizar detalhes dos downloads e
classificá-los por autor, data entre outros.
13
Feedback
É um canal de contato entre os usuários e o webmaster do site. Pode ser usado para
qualquer tipo de mensagem seja uma crítica, dúvida, sugestão, etc.
Lista de Membros - Mensagens Particulares
Exibe os usuários cadastrados no site podendo ser ordenados por nome, e-mail ou
apelido. Além disso a ferramenta permite o envio de mensagem particulares para
qualquer usuário. O texto poderá incluir imagens, hyperlinks, listas e etc. Estas
ficam armazenadas no site até que o usuário faça seu login. Nesse momento ele
será avisado que tem novas mensagens.
Figura 3.5: PHP-Nuke - Lista de Membros
A partir da versão 6.5 do PHP-Nuke, atualmente na versão 8.1, o módulo de
mensagem foi integrado ao fórum e melhorada para quase uma caixa de correio
com rascunhos, mensagens enviadas e espaço em caixa de entrada.
Recomendações
Este módulo é para que usuários recomendem aos amigos que também visitem
aquele site. O texto básico da mensagem é definido pelo administrador. O interessante é que este módulo necessita de um servidor de mensagens bem configurado o
que possibilita a configuração de mais serviços para utilizarem envio de e-mails.
Busca
O módulo de buscas do PHP-Nuke permite buscas complexas, múltiplas, por termos, palavras ou metadados pré-definidos como autor, data entre outros. Também
14
é possível realizar todas estas pesquisas em apenas um módulo determinado pelo
usuário.
Figura 3.6: PHP-Nuke - Módulo Busca
Enquetes
O administrador do site pode criar enquetes de diversos tipos e assuntos que ficam
armazenadas em histórico podendo ser acessadas a qualquer momento para verificar os resultados. Os usuários votam no máximo uma vez por dia podendo, se
permitido, adicionar comentários.
Top10
Lista os dez elementos mais visitados do site para, por exemplo, os seguintes itens:
10 notícias mais lidas;
10 notícias mais comentadas;
10 enquetes mais votadas;
10 autores mais lidos;
10 arquivos mais baixados entre outros.
Enciclopédia
Sistema para criar um ou mais dicionários de palavras. Primeiro, se houver mais
de um, o usuário deve escolher um dicionário, depois ele pode buscar por letra,
palavra ou simplesmente navegar como em um dicionário físico pelos termos.
FAQ
O FAQ é um arquivo de perguntas e respostas mais frequentes. Ele é dividido
por categorias e pode ser uma primeira opção de solução para problemas diversos.
Também permite pesquisas.
15
Estatísticas
Este módulo provê estatísticas básicas do site. As informações variam com total de páginas, acessos, browsers, usuários e muitas outras informações. Veja na
figura 3.7 abaixo:
Figura 3.7: PHP-Nuke - Módulo Estatísticas
16
Fórum
O fórum tem muitas funcionalidades implementadas, observe a Figura 3.8. Segundo de Andrade (2004):
“Os fóruns são divididos por categorias, possue mecanismo próprio de busca,
usuários podem associar ícones relacionados ao assunto de cada postagem, adicionar enquete numa discussão, ver perguntas e respostas de um determinado
assunto, visualizar perfis de usuários e muitas outras questões.”
Figura 3.8: PHP-Nuke - Fórum
Sua Conta
É a estrutura que o administrador oferece aos usuário cadastrados. Algumas das
funções implementadas são:
Modificar suas Informações - Permite gerenciar seu perfil mudando e-mail, procedência, ICQ, MSN, avatar e etc.
17
Modificar sua Home - Cria um menu personalizado (como um bloco) onde o usuário
pode acrescentar o que ele quiser (testes, links, imagens).
Seleção do Tema - Muda o tema do site, permitindo que o usuário escolha dentre
os temas disponíveis aqueles que mais lhe agradar.
Jornal - Permite que o usuário escreva seu próprio diário a ser publicado no portal.
Algo como um pequeno blog.
Webmail - Uma vez configurada essa aplicação de correio, permite que o usuário
leia os seus e-mails de várias contas, sem a necessidade de outro cliente de
e-mail.
Saída/Logout - Saída do perfil que o usuário está atualmente, cancelando o cookie
de sessão.
Minhas Manchetes - Importa para a área privada do usuário notícias em formato
RDF/RSS, publicadas por fontes de notícias pré-selecionadas; assim o usuário
pode montar seu próprio jornal particular.
Mensagem Pública - Se o assunto for apropriado e o administrador tiver habilitado
nas preferências do painel de administração, pode-se mandar mensagens que
serão visíveis a todos usuários autenticados na homepage do site.
Suas Mensagens Particulares - Essa caixa exibe as mensagens particulares do
usuário.
Figura 3.9: Módulo - Sua conta
18
Além destes módulos existem vários outros que podem ser instalados como calendários, jogos, chat, fotos, blogs e etc. Também é importante observar que mesmo
os módulos pré-instalados tem substitutos desenvolvidos por terceiros. Exemplos
de alguns destes são os módulos de estatísticas, usuários, busca entre outros.
3.6
Observações na utilização do PHP-Nuke
Na experiência obtida utilizando o PHP-Nuke desde 2004 foi possível observar que:
1. A usabilidade do PHP-Nuke em geral é pouco desenvolvida. É perceptível que
as ferramentas deste SGC são funcionais, mas não foram trabalhadas com
foco em usabilidade. Certas interações são confusas e certas páginas são “mal
acabadas” apesar de, como dito, funcionarem perfeitamente. Dependendo do
público-alvo deve-se organizar melhor muitas páginas;
2. Se o PHP-Nuke for utilizado na internet é fundamental que seja instalado um
módulo de segurança. Há falhas no PHP-Nuke que são naturalmente corrigidas a cada nova versão, mas para administrar melhor tentativas de burlar a
segurança do site há a necessidade da instalação de módulos adicionais. Para
intranets via de regra a segurança é maior;
3. O PHP-Nuke não requer nenhum especialista para realizar modificações, com
algum conhecimento de PHP é possível modificar vários itens no sistema.
Usuários leigos em programação podem ter alguma dificuldade principalmente na instalação de novos módulos, porque são mais complicados de instalar
que temas e blocos;
4. Mesmo sendo livre, o PHP-Nuke é um SGC com liberdade para criar temas,
diferente da maioria dos novos SGCs que utilizam templates mais fechados
e com menos opções - Joomla e Mambo são exemplos destes novos SGCs
com temas menos personalizáveis. Entretanto essa liberdade do PHP-Nuke
gera mais trabalho, demanda mais tempo e conhecimentos técnicos para criar
algo, ao passo que estes outros SGCs apesar de mais fechados, são também mais fáceis de criar ou personalizar temas. O site CMS Matrix (http:
//www.cmsmatrix.org) pode ser utilizado pois compara as funcionalidades
de quase todos os SGCs do mercado, ou seja, é uma fonte de análise para a
escolha de um SGC mais adpatado as necessidades de cada um;
5. A maioria dos módulos de terceiros disponíveis na internet para PHP-Nuke
estão em inglês e alemão. Nestes casos é necessário criar um novo arquivo
de língua para tradução dos textos do módulo. Um fato que a princípio pode
ser ruim, porém, qualquer módulo pode ser traduzido e utilizado em qualquer
lugar do mundo! Não é necessário recodificar nada!
6. O mais difícil e o necessário no PHP-Nuke é realmente personalizá-lo. As
funcionalidades e a estrutura são muito boas e permitem quase tudo. O administrador terá trabalho para selecionar temas, ativar e configurar os módulos
e escolher os blocos.
19
Capítulo 4
Situação Atual
O estudo será baseado em experiência numa organização público-federal. Esta
organização é bem hierarquizada com cinco setores administrativos e nove setores
técnicos além do gabinete onde estão os dirigentes. Para melhor visusualização da
proposta o organograma foi dividido conforme a figura 4.1.
Figura 4.1: Organograma da organização - 5 setores administrativos e 9 setores
técnicos
A organização desde o seu início tem um serviço de diretórios, de modo que
praticamente todas as suas informações estavam armazenadas neste serviço. Para
melhor entendimento o serviço de diretórios é proprietário da Novell e é chamado
de Novell Directory System - NDS. Ele possui todos os recursos de segurança com
permissões, grupos, senhas e backups diários. A administração é de empresa terceirizada que além deste, presta outros serviços a organização.
O serviço funciona perfeitamente, porém a forma como os usuários gerenciam
as informações, como as hierarquizam, como nomeiam arquivos e onde (caminho)
20
armazenam estas informações geram muitos problemas. Aliás, até o modo como
certas informações devam ser tratadas faz parte dos problemas se consideradas a
relevância, o público-alvo e a divulgação destes conteúdos.
Assim foi possível dividir os problemas de gerenciamento dos conteúdos nesta
organização em dois distintos:
1. O problema operacional dos usuários ao utilizarem o serviço de diretórios e;
2. O problema do incorreto tratamento de certas informações em aspectos como
divulgação, relevância, público-alvo entre outras situações que o NDS não foi
preparado para lidar.
Diante destes dois problemas a opção estratégica dada pela chefia foi de primeiro
criar novo local de armazenamento que atendesse as questões de publicação, divulgação e relevância de conteúdos de interesse coletivo e onde houvesse a possibilidade de destacar conteúdos com maior facilidade, ou seja, tentar resolver o
problema do incorreto tratamento de certas informações.
As informações que necessitam ser tratadas deste modo são minoria, portanto
mais rápidas para migrar, fora o fato de necessitarem de um gerenciamento em
serviço diferente do NDS para serem mais visíveis aos funcionários.
Após migrar os conteúdos de interesse para esse novo repositório e somente a
partir daí, poderia-se iniciar um trabalho de reorganização ou melhor hierarquização dos conteúdos armazenados no serviço de diretórios que é a segunda fase do
planejamento estratégico. Assim, este estudo está relacionado a primeira parte
desta estratégia que é de criar local adequado para tratar certos conteúdos, que é
uma parte rica em possibilidades de interação e evolução.
Para poder extrair as soluções é preciso identificar melhor os problemas que
foram mencionados acima com relação ao gerenciamento de conteúdos nesta organização. Eles foram listados a seguir:
1. A árvore de diretórios tem muitos níveis, o que dificulta a localização das
informações. Inclusive, já foram relatados problemas de acesso aos arquivos
de determinadas pastas devido a quantidade de sub-pastas ser maior que o
suportado pelo NDS.
2. A existência de grupos e permissões de acesso em serviços de diretórios é fundamental para a segurança, mas são gerenciados de maneira que foi necessária a criação de locais públicos e privados que possuem muitas informações
replicadas apenas por questões de acesso e público-alvo. Essa replicação
causa muitos problemas.
3. Há um padrão de nomenclatura de arquivos para o serviço de diretórios institucionalizado na organização para facilitar sua recuperação e caracterização.
Porém este padrão não é totalmente seguido pelos funcionários, por fatores
como a média rotatividade, entrada e saída de servidores na organização que
favorece o desconhecimento do padrão. Outro fato é que este padrão deixou
um legado que nunca foi alterado ou readequado desde sua implantação.
21
Os problemas citados se tornam mais ou menos críticos dependendo da relevância, público-alvo e utilização destas informações na organização. Logo os problemas
operacionais citados ocasionam outros como:
1. As consultas e principalmente a divulgação de informãções fica comprometida.
A administração de usuários e permissões é incompatível com estes requisitos.
2. O ciclo de vida, as atualizações e as exclusões, ou seja, parte do gerenciamento
destas informações são difíceis dos usuários finais manterem, principalmente
nesta organização com média rotatividade de funcionários.
3. A recuperação de informações é ineficiente e várias destas acabam por depender dos autores para serem encontradas por causa da sua difícil localização,
nomenclatura incompreensível e formato de arquivo desconhecido.
4.1
Especificação de requisitos iniciais
A partir dos problemas acima foi possível relacionar os seguintes requisitos iniciais
para um sistema adequado a organização:
Classificação de conteúdos - Para facilitar a localização, busca e gestão de conteúdos a sua classificação é fundamental. Mas para isso as ferramentas utilizadas devem apresentar bons recursos disponíveis.
Organização de conteúdos em assuntos - Informações organizadas ou bem hierarquizadas são mais fáceis de administrar. A divisão dos conteúdos naturalmente se faz por assuntos, mas para melhor eficiência é necessário ter poucos
assuntos e sub-assuntos.
Publicação de conteúdos - Um arquivo em uma pasta não tem destaque algum. E
somente um arquivo com seu nome e tipo não representam do que se trata
este conteúdo nem a sua relevância para a organização. Além disso para encontrar estes arquivos é necessário navegar em pastas o que já foi relacionado
como uma dificuldade. Assim, tornar os conteúdos mais visíveis e melhor classificados com metadados, favorece o seu conhecimento por mais pessoas. A
informação ganha visibilidade no sentido de atingir um público maior.
Buscas por palavras e classificações de conteúdos - Realizar pesquisas em serviços
de diretórios, seja em rede ou local são pouco amigáveis e pouco utilizadas
pelos usuários finais também por motivos operacionais. O interessante então
é buscar uma solução que permita pesquisas mais simples e eficazes para
serem bem utilizadas.
Possibilidade de inclusão de novas funcionalidades - Por se tratar de gerenciamento de conteúdos, este envolve interação e colaboração entre os usuários
num processo de constante evolução e aprendizado. Neste sentido porque não
22
pensar em uma solução que possa evoluir para um portal de construção do conhecimento coletivo relevante para a organização. Assim os usuários além de
administrar os conteúdos poderão construí-los, discutí-los e melhor classificá-los o que só aumentará a qualidade das informações. Além disso, são vários
os problemas operacionais na utilização das ferramentas atuais. Portanto é
necessário que a solução seja de fácil aprendizagem, permita uma utilização
eficiente e não apresente erros, o que é fundamental para a percepção de uma
boa usabilidade por parte dos usuários finais.
Controles de acesso e senhas - Para permitir a gestão dos conteúdos com segurança
e confiabilidade é fundamental ter controle de acessos por senhas. No mínimo
em funções como adicionar, editar e excluir itens é necessária autenticação e
permissão para o usuário.
Pelos problemas e requisitos listados, uma solução inicial seria a adoção de um
SGC, de preferência opensource e modular pois poderia sem muitas dificuldades
atender a necessidades específicas da organização. Outra vantagem seria se o SGC
fosse Web pois os usuários já têm, mesmo que básico em alguns casos, os conhecimentos necessários para navegar na Web, utilizar browsers, entre outras operações
correlatas.
4.2
Projeto da solução inicial
Nessa perspectiva a escolha da solução se tornou fácil pois desde 2004 a organização possuia um SGC opensource para Web chamado PHP-Nuke.
Análises permitiram concluir que o PHP-Nuke possui todas as características
estruturais e funcionalidades necessárias aos requisitos expostos, principalmente
quanto as manutenções evolutivas e personalização para dentre outros fatores melhorar a usabilidade e as funcionalidades do sistema.
Entre 2004 e 2006 o SGC foi sendo adaptado e a partir de 2007 teve início a
primeira etapa estratégica da solução para os problemas de gerenciamento envolvendo os 5 setores administrativos da organização - recursos humanos, protocolo,
orçamento e informática, conforme Figura 4.1. É importante observar que a escolha dos setores foi devido aos seus conteúdos serem mais fáceis de organizar ou
menos complexos para classificar. Em orgãos públicos os procedimentos para protocolo, pessoal e orçamento são quase que todos regulamentados por leis, decretos
e portarias e seus formulários são padronizados, ao passo que os documentos dos
setores técnicos são mais complexos e difíceis de classificar e administrar.
O projeto após implantado obteve vários ganhos para a organização e usuários
como:
1. Maior descentralização na publicação dos conteúdos;
2. Melhor organização dos processos de cada área pelo seu mapeamento e pela
regra estabelecida no SGC de permitir no máximo três níveis de classificação
dos assuntos ou pastas;
23
3. Padronização de orientações e formas de apresentar os conteúdos;
4. Facilidade de gestão, atualização e controle dos conteúdos;
5. Buscas mais fáceis e com maior probabilidade de sucesso;
6. Melhor classificação dos conteúdos com a utilização de metadados.
Todos estes ganhos seriam de menor proporção senão houvesse uma postura
dos setores no sentido de mudar a cultura da organização com relação a busca de
informações que ficaram centralizadas no SGC.
Segundo Chiavenato (2000),
cultura organizacional é o conjunto de hábitos, crenças, valores e tradições,
interações e relacionamentos sociais... representa a maneira tradicional e costumeira de pensar e fazer as coisas... normas informais e não escritas que
orientam o comportamento dos membros da organização no dia-a-dia.
Claro que a cultura organizacional não é estática sendo que por exemplo, mudanças tecnológicas impulsionam mudanças organizacionais que por consequência mudam aspectos da cultura organizacional. Para esta organização a principal
mudança se deu no direcionamento e solução de demandas por parte das áreas
administrativas. Por exemplo, um funcionário liga para uma das áreas administrativas com dúvidas sobre conteúdos que estão no SGC. A postura é direcionar o
funcionário para o SGC e guiá-lo até os conteúdos de interesse. Automaticamente
ele terá uma primeira experiência no SGC e perceberá que pode obter informações
úteis ali sem ter de inicialmente ligar ou enviar e-mails para os setores responsáveis. Na verdade esta mudança de postura também é uma condição para que um
SGC tenha êxito numa intranet.
Como dito o projeto envolveu apenas uma parte da organização faltando contemplar 9 setores cujos conteúdos são mais complexos para classificar além destes
setores terem os usuários mais resistentes as mudanças de TI na organização.
A experiência desta primeira etapa permitirá o mapeamento de cenários e sua
análise para evoluções que serão apresentadas em protótipo para o restante da
organização.
Por se tratar de assunto específico, a metodologia desta monografia resulta de
pesquisa aplicada ao PHP-Nuke que foi modificado em estruturas, layout e funcionalidades para atender as demandas de uma organização pública federal específica.
A partir do projeto para 5 setores através do SGC citado acima foi possível numa
curva de aprendizagem, solucionar alguns problemas, minimizar outros além de
deixar questões não resolvidas e criar novos problemas a partir de novas soluções
e procedimentos.
A segunda parte deste projeto envolve os nove setores técnicos da organização que lidam com conteúdos mais complexos. São setores que têm usuários com
grande resistência para mudanças e que sofrem com muitas entradas e saídas de
funcionários.
24
Para o desenvolvimento do módulo de gerenciamento para estes 9 setores será
fundamental uma análise e discussão da primeira parte do projeto para amadurecer questões de gerenciamento de conteúdos permitindo basicamente melhorar e
facilitar mais este processo.
Assim serão descritos cenários para tornar possíveis análises teóricas das alternativas para que o sistema de gerenciamento de conteúdos esteja cada vez mais
próximo de uma solução colaborativa com construção de conhecimentos relevantes
a organização. Desta análise surgirá um protótipo para validação com os usuários
finais.
Antes dos cenários é preciso fazer uma descrição do funcionamento e das regras
estabelecidas no SGC que hoje está implementado para os setores administrativos
da organização e que será a base dos cenários.
4.3
Descrição do SGC reprojetado
O sistema gerenciador de conteúdos da organização surgiu em 2004 de uma demanda para que houvesse um armazenamento para o clipping disponibilizado internamente via e-mail. Após análises das possibilidades e suas vantagens e desvantagens foi escolhido um SGC Web chamado PHP-Nuke e feita sua integração com
banco de dados MySQL. O PHP-Nuke possui muitas ferramentas e nelas foram
sendo adicionados conteúdos até o ponto de um trabalho visual e de adequação ser
necessário e estar em processo ainda não finalizado. O módulo que será discutido
aqui é o de downloads que foi muito incrementado para melhorar a gestão de conteúdos na organização.
4.3.1
Entendendo a estrutura e a filosofia
O sistema gerenciador de conteúdos da organização está dividido em 4 blocos segundo a figura 4.2 abaixo. Cada bloco tem uma função como explicado a seguir:
Figura 4.2: SGC
25
1. TOPO DA PÁGINA - CABEÇALHO
O cabeçalho atualmente é composto apenas de imagem ou banner da organização. Como na maioria dos sites na internet esta imagem serve como link
para a página principal do SGC.
2. MENUS PRINCIPAIS
Observe a figura 4.3 que mostra o menu principal do SGC atualmente dividido
em abas descritas abaixo:
Figura 4.3: Menu Principal
Aba Áreas de Gestão - Compreende o planejamento (metas) e as respectivas
áreas administrativas da organização (Recursos Humanos, Orçamento e
Finanças, Protocolo e Informática) mais o Gabinete.
Aba Áreas Finalísticas - Compreende o planejamento (agendas de trabalho),
Atos Normativos, Biblioteca Virtual e 3 grandes áreas para os 9 setores
técnicos da organização. Para estas três áreas que este projeto está
voltado e para elas que será desenvolvido o protótipo.
Aba Central de Serviços - Links para outros serviços tanto do SGC, como o
módulo Links Úteis, quanto da própria organização como os Comunicados Institucionais por exemplo.
Aba Sistemas - Possui links para os sistemas corporativos mais usados ou
mais importantes para a organização. Também serve como local para
melhor divulgação dos sistemas disponíveis aos usuários pelo setor de
tecnologia da informação.
Aba Colaboração - Em desenvolvimento esta será uma aba para os módulos
mais colaborativos do SGC, por exemplo blog, álbum de fotos, fóruns e
chats.
3. ÁREA DE CONTEÚDOS - CORPO DA PÁGINA
Pela figura 4.4 abaixo é possível observar o corpo da página inicial do SGC
onde estão os conteúdos mais significativos ou de maior destaque. As letras
de A a E representam respectivamente:
Destaques - Destaques da organização com os conteúdos mais importantes.
Clipping - Clipping da organização com notícias de interesse retiradas de
mídias impressas como jornais e revistas.
RSS - Serviço de notícias de alguns dos principais portais sobre assuntos de
interesse como economia, agronegócios, telecomunicações entre outros.
Busca - Realizar pesquisas em todo o SGC.
26
Figura 4.4: Área de Conteúdos
Links - Links úteis ou de interesse.
4. FINAL DA PÁGINA - RODAPÉ
Atualmente no rodapé do SGC há links para várias páginas externas de interesse da organização como apresentado na Figura 4.2.
4.3.2
Funcionamento
A maioria dos links dos Menus, 15 dos 25, funcionam pelo módulo downloads por
isso as estruturas, métodos e conceitos aqui SOMENTE valem para estes links.
Um exemplo servirá para tornar clara a estrutura e o funcionamento na gestão dos
conteúdos. Veja a figura 4.5 abaixo:
Figura 4.5: Menu Principal - Áreas de Gestão
Os links como Gabinete, Gestão de Pessoas, GDI-Protocolo, Orçamento e Finanças e TI-Informática são considerados como CATEGORIAS PRINCIPAIS. Internamente no sistema de arquivos elas são pastas. Estas categorias sempre estão
no menu principal conforme a Figura 4.5 acima.
Ao clicarmos em uma categoria principal, no caso TI-Informática veremos como
na figura 4.6 onde por exemplo, Agências de informação, Conheca e equipe e etc são
SUB-CATEGORIAS de TI-Informática ou seja, a estrutura é CATEGORIA PRINCIPAL => SUB-CATEGORIAS. Internamente no sistema de arquivos a estrutura
é do tipo PASTA => SUB-PASTAS.
27
Figura 4.6: Visão das sub-categorias no SGC
Ainda pela Figura 4.6 observe que abaixo de cada título há uma pequena descrição do que se trata aquele título, estas descrições fazem parte dos metadados,
preparados para facilitar a busca e consulta aos conteúdos.
Em uma categoria principal poderão existir no máximo DOIS (2) sub-níveis. Um
exemplo:
nível 1 - TI-Informática (categoria principal), conforme Figura 4.5;
nível 2 - Conheça a Equipe (sub-categoria de Informática), segundo Figura 4.6;
nível 3 - Pesquisas da equipe (sub-categoria de Conheça a equipe).
Logo, caso se queira criar uma sub-categoria em “Pesquisas da equipe” não será
permitido. Por isso as áreas foram forçadas a análisar bem os assuntos, sua hierarquização e organização antes de ir criando sub-categorias no SGC. Esta regra é
uma das principais modificações realizadas para melhorar a organização dos conteúdos, além de facilitar sua busca e gerenciamento.
Ao clicar em uma sub-categoria de TI-Informática, por exemplo, em Gestão da
Informação conforme Figura 4.6 veremos como na figura 4.7 abaixo onde os itens
de 1 a 4 representam:
1. Título da sub-categoria - Estes possuem apenas limite de caracteres pois se
tornarão pastas no sistema de arquivos;
2. Área para edição de textos utilizando editor HTML - O editor tem funcionalidades como tabelas, links, imagens, formatação de fontes, parágrafos entre
outros. Assim foi facilitada a edição de textos HTML para os usuários finais.
O PHP-Nuke original além de não ter um editor HTML, forçava a utilização
28
Figura 4.7: Informações disponíveis em sub-categorias do SGC
de códigos HTML na formatação de textos o que é péssimo para usuários
finais;
3. Sub-categorias (terceiro nível) - Neste caso para ficar claro a estrutura de pastas ou a hierarquização dos conteúdos no SGC, TI-Informática é uma pasta
principal, Gestão da Informação o segundo nível e Reserva de recursos o terceiro nível, assim como Agenda e Littera. Não é permitido a criação de qualquer sub-categoria dentro destas últimas, mas em Gestão da Informação (segundo nível) pode-se ter infinitas sub-categorias além das 3 exemplificadas
na Figura 4.7.
4. Área de downloads e links disponíveis - Aqui são relacionados recursos para
download e links de páginas externas. Os metadados neste caso são bastante
utilizados com descrição, controle de versão, título e tipo de arquivo (MIME
TYPE) para cada download ou link. Administrativamente o sistema ainda
controla quem postou o recurso, data, número de downloads entre outras informações.
Resumindo as explicações sobre o módulo Downloads e entrando na sua parte
administrativa observe a Figura 4.8 abaixo.
Ela mostra a administração do módulo. Fazendo uma analogia com o gerenciador de arquivos de qualquer sistema operacional, as funcionalidades básicas
disponíveis são:
29
Figura 4.8: Administração do módulo Downloads do SGC
Adicionar, modificar ou excluir uma categoria principal - O mesmo que criar, editar ou excluir uma pasta no diretório raiz utilizado pelo módulo.
Adicionar, modificar ou excluir uma sub-categoria - Criar uma sub-pasta obrigatoriamente em uma categoria principal ou em uma pasta do diretório raiz
utilizado pelo módulo. Aqui a diferença fundamental é que no SGC é possível
descrever o significado de cada sub-pasta, podendo ainda criar um texto via
editor HTML, o que não é possível em um gerenciador de arquivos.
Adicionar, modificar ou excluir um arquivo - Neste caso como a solução é Web
estas funcionalidades são de upload de arquivos, edição de metadados como
versão, descrição e nome para o conteúdo destes arquivos, sua substituição
ou exclusão. Os arquivos são devidamente copiados nas pastas ou sub-pastas
correspondentes.
Adicionar, modificar ou excluir um link - São funcionalidades semelhantes as do
arquivo com a diferença dos links serem strings de texto, ou seja, não há
nenhuma manipulação de arquivos.
Pelas explicações fica mais fácil de ver a solução atual como a inclusão de uma
interface amigável via Web e a utilização de um banco de dados para manipular
metadados sobre conteúdos que originalmente são gerenciados em serviços de diretórios.
A maioria dos gerenciadores de arquivos não é tão amigável quanto as interfaces
Web atuais nem tão flexíveis para a manipulação de metadados quanto em bancos
de dados. Um exemplo seria poder descrever o significado da pasta Documents
and Settings no Windows, ou da pasta home no linux dentro dos seus respectivos
gerenciadores de arquivos e assim poder encontrar estas pastas pela sua descrição
e não pelo seu nome.
Nesse sentido a solução pode despertar o interesse em tornar mais amigáveis e
eficientes os gerenciadores de arquivos dos sistemas operacionais ou dos serviços
de diretórios.
Resumindo, da ferramenta original que foi implantada em 2004 para esta que
foi apresentada há muitas diferenças, mas pensando somente no módulo apresentado pode-se enumerar as seguintes extensões ou funcionalidades adicionadas ou
melhoradas:
30
Uploads - O módulo original não permitia o upload de arquivos, somente a inclusão de links, assim a funcionalidade original passou a servir para os links
e foi incluído um real upload de arquivos.
Gerenciamento de arquivos em pastas - Pela melhoria acima foi possível implantar
um sistema de gerenciamento de arquivos mais fácil e amigável para controlar.
Limitação de assuntos ou sub-pastas em até três níveis - Uma necessidade para
o gerenciamento de conteúdos na organização que inclusive já foi exposto na
análise dos problemas e levantamento dos requisitos torna fundamental a
criação de meios para tornar a informação mais acessível, estruturada e organizada.
Inclusão de editor HTML - Certos conteúdos são mais orientações ou procedimentos do que realmente documentos. Então surgiu a idéia de acrescentar aos
assuntos, no caso as pastas do gerenciador de arquivos a possibilidade de editar textos. Um exemplo é que em orientações sobre marcação de férias, um
conteúdo administrado pela área de recursos humanos não há arquivos, somente instruções de como e onde marcá-las, ou seja, procedimentos. Antes
era necessário criar no mínimo um arquivo de texto com os procedimentos o
que aumenta clicks, recarga de páginas no browser e perda de tempo para os
usuários consultarem tais conteúdos. A solução adotada é muito simples e
bastante útil aos setores.
Metadados melhorados - Controles de versão e classificação por tipo de arquivos
são exemplos de metadados que foram adicionados permitindo melhores possibilidades para buscas e estatísticas por exemplo.
Cabe observar que estas extensões foram desenvolvidas utilizando além da linguagem PHP, códigos em JavaScript e tecnologia Ajax que não são utilizados no
módulo original.
31
Capítulo 5
Cenários de Estudo
5.1
Sobre os cenários
Das extensões implementadas ao módulo original do PHP-Nuke, serão mapeados
cenários reais e hipotéticos para análise. Esta análise servirá de base para a elaboração de um protótipo na continuidade do planejamento estratégico da organização
que prevê a inclusão dos conteúdos de mais 9 setores ao sistema gerenciador de
conteúdos, atualmente 5 setores já utilizam o SGC.
Como dito os cenários são na maioria baseados em ações reais o que facilitará a
sua descrição. O primeiro e segundo cenários vão ilustrar a atualização de conteúdos no SGC. Esta operação é equivalente para quaisquer conteúdos dentro destes
dois cenários. O terceiro e quarto cenários vão descrever a inclusão de conteúdos
que também é uma operação única para quaisquer informações. O quinto cenário
descreve a exclusão de conteúdos. E o sexto cenário vai discutir a busca por informações já que este é um mecanismo fundamental para um SGC, aliás é uma
de suas vantagens. Além destes cenários reais serão abordados mais dois cenários
hipotéticos já visando melhorias ou extensões para o protótipo. Estes cenários vão
ilustrar melhor os contextos de cada situação para permitir que a solução seja bem
elaborada. Assim o sétimo cenário vai discutir a existência de uma área restrita
no SGC, já que todos os conteúdos são públicos. Já a divulgação de conteúdos é
implícita a quase todos os cenários, mas para facilitar o último e oitavo cenário vai
abordar especificamente esta questão.
Resumindo foram mapeados 8 cenários que tratam de questões como atualização, inclusão, divulgação e pesquisa de conteúdos que são operações muito realizadas no gerenciamento de conteúdos. Os cenários em sua maioria são baseados
em casos reais dentro da organização, o que facilita a descrição e fortalece a análise
e seus resultados. Cada cenário está dividido em cinco partes:
Descrição - O que deve ser feito em termos de gerenciamento de conteúdos. Por
exemplo, incluir e divulgar um novo conteúdo, ou pesquisar por um assunto.
Dependendo do cenário também serão informadas características da informação como sua relevância, público-alvo, função e etc.
Eventos antes do SGC - Como era o processo antes do SGC. No caso do estudo como era o procedimento com a utilização do serviço de diretórios. Os
32
processos vão descrever desde a inclusão e atualização, até a divulgação de
informações.
Principais Problemas - Quais os principais problemas e carências relacionados
ao processo antes do SGC.
Eventos após o SGC - Como é o procedimento hoje no SGC. Quais os eventos
para realizar o desejado no sistema.
Análise - Análise dos benefícios que o processo atual tem e dos problemas que
ainda existem ou das possibilidades evolutivas existentes para o SGC dado o
modo de interação “ideal” a cada tipo de informação a ser gerenciado em aspectos globais como público-alvo e características gerais da organização como
sua natureza, necessidades e problemas já expostos no capítulo 4.
É importante observar que as análises foram feitas a partir de reflexões e introspecções do autor deste trabalho, não envolvendo diretamente os usuáriosfinais. Assim foi levada em consideração a experiência prática e teórica adquiridas, além da tentativa de assumir o papel de usuário-final no SGC, observando vantagens e desvantagens em cada procedimento.
5.2
Primeiro cenário: Atualização de conteúdos do
tipo arquivos
Descrição
O primeiro e mais simples cenário é sobre a atualização de uma informação qualquer já existente em arquivo digital, seja uma imagem, vídeo, documento, planilha
e etc. Assim será exemplificada a atualizaçao de um formulário de pedido de passagem para deslocamento de funcionários que é um arquivo em formato MS/Word.
Este formulário é bastante utilizado pelas secretárias da organização que o preenchem e o enviam para a área responsável, seguindo o fluxo do processo para deslocamento de servidor. Portanto é um conteúdo de grande relevância não por seu
teor, mas por sua utilização.
Eventos antes do SGC
A área responsável pelo conteúdo possui o arquivo (formulário) no serviço de diretórios em dois locais distintos, um cujo acesso só é permitido, por segurança, a
própria área responsável pela informação e o outro em local público para os demais
funcionários. O processo de atualização antes do SGC podia ser dividido em três
tarefas:
Atualização dos arquivos - Esta atualização acontecia somente no arquivo armazenado em local restrito pelo setor responsável.
33
Verificação das atualizações - A chefia verifica e autoriza a divulgação da informação. Esta tarefa é informal e pode ou não existir dependendo do tipo de
informação que será atualizada. Por exemplo a troca do ano de 2007 para
2008 nos formulários não é relevante ao ponto da chefia optar por revisar a
atualização. Do mesmo modo atualizações estruturais e inclusões provavelmente seriam revisadas.
Divulgação do conteúdo - A informação armazenada em local público é atualizada
para enfim algum responsável pelo setor de comunicação enviar um e-mail
institucional avisando sobre a atualização. O envio deste e-mail também é
facultativo e obedece a critérios muito semelhantes ao da revisão pela chefia,
ou seja, a relevância e público-alvo do conteúdo.
Problemas
O processo chegava ao seu objetivo essencial que era de atualizar a informação
disponível, mas ao mesmo tempo deixava diversas questões de lado causadoras de
problemas como abaixo:
1. As informações são de difícil acesso com longos caminhos dentro do serviço de
diretórios.
2. A divulgação por e-mail pode não atinge a todos, por questões que serão comentadas em cenário específico, mas fica evidente que deve haver um jeito
mais apropriado para divulgação de conteúdos ou no mínimo, deve haver
outra possibilidade além do e-mail;
3. Há a replicação de conteúdos em várias pastas no serviço de diretórios. Este
problema acaba gerando, por exemplo, os seguintes:
(a) As secretárias de diversos setores geralmente tem modelos preenchidos
em outros locais no serviço de diretórios o que além de replicação, por
vezes atrapalha a própria atualização dos conteúdos;
(b) Logo formulários são entregues em versões antigas;
(c) Isto gera muitas ligações e e-mails para os setores responsáveis pela informação para tirar dúvidas e orientar os funcionários na correção dos
problemas identificados.
Percebe-se agora que o processo tinha falhas principalmente no gerenciamento
do conteúdo, o que acarretava sobretudo retrabalho de todos os envolvidos e perda
de tempo por uma simples atualização de conteúdo.
Eventos após o SGC
Com a utilização do SGC o processo continuou parecido com o anterior, porém está
mais fácil e eficaz:
1. A área responsável atualiza arquivo no SGC. Veja a figura 5.1 abaixo.
34
2. A chefia sabendo onde a informação estará localizada no SGC facilmente pode
verificá-la caso queira;
3. Dependendo da informação pode-se enviar e-mail avisando aos funcionários.
Figura 5.1: Atualização de arquivo no SGC
Análise
1. O processo é diferente para os usuários já acostumados com o serviço de
diretórios. Mesmo assim não houve qualquer reclamação o que fortalece a
solução adotada.
2. Facilitou a gestão dos conteúdos devido a melhor caracterização, usabilidade
e controle, além da centralização da informação em local único.
3. O SGC facilitou a atualização das informações com melhor usabilidade e melhor caracterização dos conteúdos por metadados. Tudo isso permite que
usuários básicos se informem mais e melhor do que em uma árvore de pastas
e arquivos como no serviço de diretórios.
4. Diminui o número de ligações e e-mails para suporte. Não há dados concretos
mas alguns gerentes afirmaram que o número destas ligações caiu em seus
setores quase pela metade em alguns meses após implantado o SGC.
Resumindo, o processo atual trouxe mais agilidade e facilidade no momento em
que o controle, a guarda, a estrutura e a descrição dos conteúdos pode ser realizada
no SGC.
35
5.3
Segundo cenário: Atualização de informações
procedimentais
Descrição
O segundo cenário também vai discutir a questão da atualização de novas informações porém, estas mais se assemelham a procedimentos, como uma sequência
de passos para chegar a um objetivo. Um exemplo seria, quais são os procedimentos
para marcar férias ou para reservar uma sala? Ou seja, atualizar procedimentos
é um fato permanente em qualquer organização com o mínimo de mudanças que
seja.
O cenário então consiste na aquisição pela organização de um veículo de serviço
próprio que estará disponível a todos os servidores, mas que deve ter seus horários
controlados. Anteriormente a organização não tinha veículo próprio e deveria consultar outras instâncias sobre a disponibilidade de um veículo.
O mais importante é atualizar os conteúdos e informar aos funcionários a existência do novo recurso e como utilizar.
A primeira e talvez mais importante questão era que não havia uma efetiva publicação dos procedimentos para os funcionários, exceto por e-mail. Assim a única
formalização dos procedimentos era efetuada por e-mail institucional. Claro que
este e-mail é guardado somente por alguns funcionários, além do setor responsável
ter um arquivo de texto no serviço de diretórios, mas na maioria das vezes estes
tipos de arquivo ou conteúdos ficam na área restrita de cada setor.
Problemas
A fraca formalização dos procedimentos, a pouca divulgação e a documentação de
difícil acesso tornam fácil o desconhecimento, o descumprimento, a dúvida e constantes questionamentos daqueles que neste caso querem utilizar o recurso (carro de
serviço). Para os que não conhecem ou não lembram, estas informações se tornam
de difícil acesso, sendo pior ainda para um funcionário novo que não recebeu e-mail
de divulgação e dificilmente saberá da existência do recurso e como utilizá-lo. Além
destes, há problemas relacionados com a divulgação por e-mail que serão discutidos
adiante.
Eventos após o SGC
Observe a figura 5.2 abaixo, nela os responsáveis criaram um assunto e nele descreveram o recurso e os procedimentos para sua utilização, assim como no e-mail
de divulgação que é enviado aos funcionários.
Para atualizar as informações será necessário:
36
Figura 5.2: Conteúdos para atualização no SGC
1. Navegar ou ir ao assunto no local apropriado devendo o usuário estar autenticado no SGC.
2. Estes procedimentos geralmente são editados com a utilização de editor HTML
que permite aos usuários lerem na tela os textos não sendo necessário baixar
ou abrir arquivos conforme Figura 5.2.
Análise
O procedimento atual é simples e as diferenças são notáveis com relação a problemas relatados como a fraca formalização, divulgação e o difícil acesso as informações pelos funcionários que desejam usar ou conhecem o recurso.
1. O procedimento também se tornou mais demorado mas não houve reclamações, o que é bom para a solução adotada. O conteúdo de cada setor ficou mais
organizado segundo os próprios gerentes dos setores.
2. Na edição das informações seria interessante se houvesse um campo de divulgação destinado ao público-alvo e outro para tornar um texto privado ao setor
responsável.
37
5.4
Terceiro cenário: Inclusão de assuntos
Descrição
O terceiro cenário descreve a inclusão de um novo assunto ou sub-pastas com informações do tipo texto. No caso já existe o assunto ou pasta principal que são as
agências de notícias. As agências de notícias são na verdade acessos a bases de dados como por exemplo CAPES, Routhers, Agência Estado, entre outras. O conteúdo
a ser inserido e divulgado são apenas instruções de acesso para uma nova base de
dados com usuário, senha, endereços web e etc.
No máximo é criada uma pasta no serviço de diretórios na área restrita do setor
responsável e na área pública com arquivo de texto contendo as informações e após
esse procedimento é feita a divulgação por e-mail.
Problemas
1. Divulgação com poucas alternativas.
2. Baixa formalização e fraca caracterização dos conteúdos.
3. Os conteúdos ficavam com difícil acesso, assim alguns recursos eram pouco
utilizados porque eram pouco conhecidos e divulgados.
Eventos após o SGC
A lógica é a mesma do serviço de diretórios. No SGC já existe uma pasta principal
ou assunto de título agências de notícias. Então para criar novas instruções será
necessário:
1. A criação de assunto com um título bem relacionado ao assunto, neste caso foi
criado assunto de nome Datalegis conforme Figura 5.3.
2. Pode-se então fazer a inclusão dos textos ou procedimentos. Para melhor visualizar a solução adotada observe a figura 5.3:
Análise
1. O processo após o SGC melhorou o gerenciamento das informações pelos usuários finais e ficou mais fácil do que se estivessem utilizando o serviço de
diretórios.
2. Mais visibilidade e destaque e melhor divulgação e formalização dos conteúdos no SGC.
38
Figura 5.3: Publicação de novos assuntos no SGC
3. A possibilidade de incluir textos diretamente na página fez uma junção de
gerenciamento de arquivos com bancos de dados. Esta é uma possibilidade
real de evolução para qualquer SGC e serviços de diretórios corporativos ou
gerenciadores de arquivos pessoais onde se pode descrever as pastas e usar
essa descrição nas pesquisas.
4. Poderia existir campo de divulgação para tratar do público-alvo.
5. Melhor gestão dos conteúdos com descrição e metadados mais fáceis para as
pesquisas.
5.5
Quarto cenário: Adição de conteúdos do tipo
arquivos ou links
Descrição
Por se tratar de organização pública que tem muitas funções regulamentadas, conteúdos que geralmente são salvos com frequência pelos usuários são legislações. Os
documentos de interesse geralmente estão em formato PDF ou são links para o site
da presidência.
Os setores de recursos humanos e orçamento e finanças são os que mais possuem regulamentação e destas as mais importantes são salvas para consultas mais
rápidas.
1. O conteúdo é armazenado no serviço de diretórios na área restrita do setor.
39
2. Documentos mais importantes são replicados para uma área pública no serviço de diretórios.
3. Dependendo também da relevância e público-alvo dos conteúdos é enviado
e-mail de divulgação.
Problemas
1. Há muita replicação de conteúdos em alguns casos.
2. A divulgação tem falha pois é realizada somente quando o conteúdo é relevante para a maioria, já que o e-mail é institucional.
3. No serviço de diretórios há pouca visibilidade para os conteúdos.
4. Dificuldades de localização de conteúdos no serviço de diretórios pela fraca
classificação e caminhos longos com muitas sub-pastas. Este problema também evidencia as dificuldades de gerenciamento dos conteúdos pelos usuários
finais.
Eventos após o SGC
As inclusões de arquivos ou links são operações semelhantes no SGC, mas muito
diferentes da inclusão de sub-assuntos descrito no terceiro cenário, pois não utilizam editor de textos e exigem uma classificação mais elaborada. Assim:
1. É necessário preencher formulário com metadados importantes para incluir
novos arquivos ou links no SGC. Veja a figura 5.4 abaixo:
Figura 5.4: Adição de arquivos no SGC
40
2. Para os links também há um formulário menos complexo que para adicionar
arquivos pois tem menos campos. Após adicionar o arquivo ou link o usuário
terá a visão confirme a figura 5.5 abaixo.
Figura 5.5: Visão do usuário do conteúdo adicionado no SGC
Análise
1. O processo após o SGC facilitou o gerenciamento das informações aos usuários
finais ou aos responsáveis pelo conteúdo sendo melhor do que se estivessem
utilizando o serviço de diretórios.
2. Mais visibilidade e melhor usabilidade no SGC que no serviço de diretórios.
3. A necessidade de classificar os conteúdos através do formulário foi incluído no
sentido de melhorar o seu gerenciamento, mas como toda essa classificação
ou descrição depende dos usuários, há muitas possibilidade de involuntariamente, conteúdos serem mal descritos e classificados, o que irá na direção
contrária do objetivo que é melhorar a gerencia de conteúdos.
4. Facilidade na localização ou busca de informações pelo uso de metadados.
5. Minimiza a replicação de conteúdos com sua centralização o que fortalece sua
divulgação e formalização.
6. Poderia existir campo de divulgação para público-alvo e de restrição de conteúdos ao setor responsável.
41
5.6
Quinto cenário: Exclusão de conteúdos
Descrição
Excluir arquivos, links ou textos é uma ação recorrente em qualquer sistema gerenciador de conteúdos. Não que isto se aplique a todos os conteúdos, alguns não
podem ser excluídos, outros tem ciclos de vida diferenciados, mas ainda assim a
exclusão é uma operação muito utilizada. Até por erros operacionais pode ser
necessário excluir algum conteúdo, logo é um operação fundamental, como adicionar e editar.
Como em qualquer serviço de diretórios ou gerenciador de arquivos, os arquivos
são facilmente excluídos. Basta o usuário ter permissão para excluir no local desejado. Ou seja, é um processo quase intuitivo, não requer habilidades especiais nem
conhecimentos avançados dos usuários.
Problemas
A exclusão é realmente um processo bem simples. Porém, neste contexto ele apresenta dificuldades pois há muita replicação de conteúdos no serviço de diretórios,
assim não é garantido que ao excluir um arquivo, se tenha excluído todas as referências dele. Por vezes o usuário final até acha todas as referências de um arquivo,
mas não tem permissão em todos os locais para exclusão. Ainda assim os usuários
não têm o costume de excluir todas as referências de um arquivo, eles excluem
aquelas instâncias que utilizam apenas, não pensando nas outras possibilidades.
Por conta apenas deste problema citado, o serviço de diretórios pode se tornar confuso aos usuários com conteúdos antigos em locais inapropriados.
Outro fator é que uma exclusão feita e o usuário final se esquecendo do nome do
arquivo excluído e outros detalhes pode dificultar muito a detecção e exclusão das
réplicas deste conteúdo.
Eventos após o SGC
Com o sistema gerenciador de conteúdos muitas informações deixaram de ser replicadas estando centralizadas no SGC. O procedimento mudou um pouco, mas o
ganho foi muito bom. Após entrar no módulo administrativo o usuário com permissão pode excluir qualquer conteúdo que desejar. Para arquivos e links basta
clicar em botão de exclusão e confirmar a ação. Já para os textos em sub-categorias
é necessário editar o assunto para no editor HTML apagando o necessário. Vale
lembrar que assim como no serviço de diretórios, ao apagar uma pasta ou uma
sub-categoria no SGC todo o conteúdo abaixo dela também será excluido.
42
Análise
1. O procedimento após o SGC melhorou, pois centralizou as informações facilitando o seu gerenciamento e sua localização.
2. Houve mudança no procedimento, mas nada que atrapalhe a experiência do
usuário ou exija conhecimentos avançados.
3. O processo se tornou mais fácil, mais confiável e mais visível aos usuários
finais.
5.7
Sexto cenário: Realizando buscas
Contexto
Realizar buscas ou pesquisas por conteúdos é uma atividade comum na internet
ou em qualquer intranet. Assim sistemas de qualquer tipo que lidam com dados e
conteúdos devem ter a possibilidade de realizar buscas como uma funcionalidade
básica.
Dentro da organização pode-se ilustrar a utilidade da busca quando o usuário
quer consultar por exemplo, alguma portaria institucional, pois a organização é
pública e federal. Não sabendo exatamente onde a informação se encontra, uma
boa opção será a pesquisa que trará respostas mais rápidas que outras possibilidades. Uma outra opção de exemplo pode ser a busca pelo conteúdo adicionado no
quarto cenário.
Todo serviço de diretórios e qualquer gerenciador de arquivos oferece pesquisas.
O procedimento é bem simples mas as pesquisas não são bem utilizadas ou não
oferecem os recursos necessários aos usuários finais.
Problemas
1. A busca no serviço de diretórios trabalha com metadados pouco utilizados
pelos usuários da organização como datas de criação, tamanho ou autor o
que produz baixa eficiência nos resultados. Os usuários pesquisam mais pelo
conteúdo dos arquivos que pelo nome do arquivo ou detalhes existentes em
gerenciadores de arquivo. Daí o problema com os metadados.
Como também há problemas operacionais na gerência de conteúdos na organização, há por exemplo, o esquecimento dos caminhos de conteúdos dentro
do serviço de diretórios o que ocasiona:
(a) Replicação de conteúdos no momento que são esquecidos caminhos de
arquivos e automaticamente são criadas novas instâncias pelos usuários
que pouco utilizam a busca e;
(b) Perda de informações.
43
Eventos depois do SGC
O procedimento consiste em pesquisa semelhante a de qualquer gerenciador de arquivos, porém a diferença fundamental está nos metadados. No SGC há um SGBD
com metadados mais aprimorados e apropriados as necessidades da organização.
Exemplos destes metadados são a descrição dos conteúdos e controle de versão.
Veja a figura 5.6 que mostra a busca do SGC.
Figura 5.6: Busca no SGC
Análise
1. O procedimento anterior tinha carências fundamentais nos metadados além
do fato de não haver informações de fácil acesso sobre o conteúdo dos arquivos
resultado das pesquisas, assim o procedimento está mais fácil e claro que
antes do SGC, porém os metadados não significam melhor qualidade no sentido que o usuário autor será o responsável por descrever e nomear o conteúdo
que será publicado. Assim o SGC pode por um lado, aumentar os problemas
de gerenciamento de conteúdos.
44
2. Devido à quantidade de conteúdos, na maioria das vezes obtém-se um grande
número de resultados para qualquer busca. Portanto, a seqüência em que
os resultados são mostrados torna-se importante. Com a finalidade de permitir que os melhores resultados apareçam em primeiro lugar talvez faltem
algoritmos de ordenação de resultados do SGC.
3. Falta relacionar assuntos nos resultados para aumentar as possibilidades em
pesquisas livres.
Sobre os cenários hipotéticos
Os próximos cenários são hipotéticos e representam manutenções evolutivas para
o protótipo que será apresentado. Assim estes cenários servirão de base tanto na
análise das funcionalidades quanto no desenvolvimento do protótipo.
É importante lembrar que sendo cenários hipotéticos a descrição dos eventos
após o SGC e parte das análises também o serão.
5.8
Sétimo cenário: Área restrita por setor
Contexto
É comum em qualquer organização, informações serem restritas seja por seu teor,
por quem são os responsáveis, pelo setor ou por sua relevância. Enfim, há inúmeras
possibilidades e conteúdos restritos sempre existirão. Não se trata de espaço individual e particular, mas sim de espaço restrito aos funcionários de cada setor.
No serviço de diretórios há grupos com permissões específicas. Naturalmente cada
setor só visualiza o seu conteúdo e as áreas públicas sendo que apenas a chefia
visualiza todos os conteúdos. Assim a criação ou copia de conteúdos no serviço de
diretórios já obedece essa lógica com espaços públicos e privados. O procedimento
então é intuitivo aos usuários finais da organização.
Problemas
Todos os problemas relacionados com o gerenciamento de conteúdos citados no
capítulo 4, como as buscas ineficientes, informações mal classificadas, muitas subpastas dificultando a localização de conteúdos entre outros são exemplos dos problemas que também ocorrem com os conteúdos restritos no serviço de diretórios em
menor escala.
No SGC, ao adicionar ou editar qualquer conteúdo o usuário tem a possibilidade
de restringir as informações para todos os funcionários de seu setor. No entanto
45
tais conteúdos só são visualizados após o usuário efetuar login no sistema ou se
autenticar.
Análise
1. Mais visibilidade e melhor usabilidade no SGC que no serviço de diretórios.
2. O SGC facilita a divulgação e diminuir a replicação dos conteúdos.
3. No SGC há uma melhor caracterização dos conteúdos por metadados que facilitam sua localização e busca.
4. Um detalhe é que no serviço de diretórios o usuário necessita entrar no sistema para ter acesso a qualquer conteúdo, seja público ou restrito ao passo
que no SGC apenas para acessar os conteúdos restritos é necessária autenticação.
5.9
Oitavo cenário: Possibilidades de divulgação
Contexto
Em qualquer organização há meios de divulgação interna de informações relevantes. Se o foco sair da instituição para os conteúdos, a divulgação também é
necessária internamente aos setores com suas particularidades. Em todo caso está
claro que recursos de divulgação devam existir.
Há um setor responsável por divulgar informações com o envio de e-mails aos funcionários. Assim deve-se informar antes este setor para que haja a divulgação.
No caso de cada setor internamente não há e-mail institucional, mas um e-mail
particular do autor aos interessados.
Problemas
1. Certos conteúdos tem baixa formalização pois não são divulgados visto não
serem relevantes a maioria.
2. Caixa de correio cheia, apesar de ser um problema de administração de cada
usuário, não há mecanismos que monitorem o real recebimento de e-mails
pelos usuários finais.
3. Não há mecanismos de divulgação interna entre os setores já que o e-mail
de divulgação atual é enviado para todos, ou seja, não há divulgação para
domínios menores que o todo.
46
Nos formulários de inclusão, alteração ou exclusão de conteúdos foram adicionadas
possibilidades de divulgação para o público-alvo, ou interessados naquele conteúdo.
Com a inclusão de uma área restrita a cada setor será importante adicionar também um mecanismo de divulgação interna que não há. Assim um conteúdo alterado poderá ser informado aos funcionários via e-mail que é enviado diretamente
do SGC pelo autor da atualização o que facilita e agiliza a divulgação. Antes ele
teria de avisar o setor responsável pela comunicação interna para que a divulgação
acontecesse. Além disso foi incluído no SGC um arquivo com todos os e-mails institucionais enviados favorecendo a sua busca e recuperação.
Análise
A divulgação de conteúdos esteve relacionada na análise e eventos de quase todos
os cenários, porém não há efetivamente nenhum mecanismo de divulgação além do
envio de e-mail a todos os funcionários. Também acontece de em cada setor certas
informações necessitarem de divulgação e o recurso do e-mail institucional além de
ser para todos requer acionar responsáveis pelo setor de comunicação para envio o
que é ruim para as divulgações internas aos setores.
Ainda assim, o e-mail institucional já é solução consagrada na organização que
não necessita de mudanças. Apenas internamente entre os setores é interessante
a funcionalidade pois não há nenhum outro mecanismo.
Logo as possibilidades de divulgação no SGC e o arquivo dos e-mail enviados
facilitam a gestão e a visibilidade de vários conteúdos. São evoluções importantes
pois, por exemplo, não existiam meios de divulgação interna nem a centralização
dos e-mails institucionais.
47
Capítulo 6
Propostas de mudanças e
implementação
Neste capítulo descrevemos as principais decisões de projeto e apresentamos detalhes do protótipo desenvolvido.
6.1
Novas funcionalidades
Diante das análises dos cenários apresentados, serão desenvolvidas as seguintes
funcionalidades para o protótipo deste segundo projeto:
Possibilidade de 4 níveis ou invés de 3 para criação de assuntos - Uma das regras fundamentais na melhoria do gerenciamento de conteúdos foi limitar em
até três níveis a clássica divisão de pastas e sub-pastas em gerenciadores de
arquivos. Então na criação de uma nova pasta chamada principal, é possível criar infinitas pastas dois e dentro destas infinitas pastas tres. Mas
ao tentar criar em tres uma sub-pasta quatro não será permitido.
Os setores técnicos da organização lidam com assuntos mais complexos e com
mais classificações que os setores administrativos usuários do SGC. Assim é
prudente criar a possibilidade de gerenciar 4 níveis ao invés de 3. Então, no
exemplo acima será possível criar infinitas sub-pastas quatro em tres.
Criação de conteúdos restritos aos setores - O SGC foi concebido para que seus
conteúdos sejam públicos e de fácil acesso. Mas há a necessidade de publicar
conteúdos para domínios menores que toda a organização, mas que são públicos para estes domínios menores. A restrição tem vários motivos como a competência para lidar com os conteúdos, sua relevância, seu teor, seu públicoalvo entre outros.
No capítulo 5 foram descritos na análise dos cenários 3 e 4 a possibilidade
de existir esta funcionalidade que inclusive foi analisada no hipotético sétimo
cenário visando uma boa proposta para o protótipo.
Outros meios de divulgação de conteúdos - O SGC deve permitir na criação, edição
e exclusão de qualquer conteúdo a sua divulgação para os interessados ou
48
público-alvo. A funcionalidade acima sobre conteúdos restritos também terá
esta funcionalidade de divulgação.
Em quase todos os cenários foi observado que somente a divulgação por e-mail
institucional, que requer acionar setor responsável, tem problemas principalmente quanto a conteúdos restritos com domínio de interessados menor que
toda a organização.
Melhorias e adaptações na navegabilidade por abas - Com o aumento natural da
quantidade de conteúdos por setor, acabou sendo necessário a busca por formas mais fáceis de mostrar tantos conteúdos. Assim a navegabilidade na ferramenta estará baseada em abas que estão sendo muito utilizadas por sites
de todos os tipos como blogs, portais, sites de bancos, do governo entre outros.
6.2
Desenvolvimento e descrição do protótipo
O protótipo foi desenvolvido em flash pois permite uma experiência melhor na
demonstração das funcionalidades. O flash também tem a possibilidade de criar
botões com pequenas e rápidas interações sem a utilização de muitos recursos.
Porém para sua descrição neste documento foi necessário retirar imagens do protótipo. O flash será utilizado somente na criação e apresentação do protótipo sendo
que o desenvolvimento das funcionalidades no SGC utilizará PHP, JavaScript e
Ajax que vem da expressão Asynchronous JavaScript and XML.
Segundo Niederauer (2007),
"Ajax é uma técnica de desenvolvimento web que combina tecnologias conhecidas, como JavaScript, XML, entre outras, para tornar as páginas web mais
dinâmicas e interativas. Utilizando Ajax, podemos enviar requisições ao servidor web sem recarregar a página que estamos acessando. Assim, os web sites
ficam muito parecidos com aplicações para desktop".
Navegabilidade
A navegabilidade foi um item alterado basicamente pelas possibilidades de utilização do Ajax, que minimiza as solicitações cliente-servidor e não recarrega a página
acessada no browser, a funcionalidade de permitir a criação de 4 níveis ao invés de
3, que aumenta significativamente a possibilidade de organização e hierarquização
de assuntos e o natural aumento dos conteúdos de cada setor que em certos casos
tornou a navegação atual cansativa e inadequada.
Situação atual: A sequência de Figuras 6.1, 6.2 e 6.3 a seguir, demonstra o esquema de navegação atual no SGC.
Inicialmente tem-se que o 1o nível (TI-Informática) está no menu principal do
SGC e ao entrar nele todos os assuntos de 2o nível são automaticamente exibidos,
conforme a Figura 6.1. Observe que neste 2o nível são mostrados basicamente subassuntos não havendo textos ou arquivos nesta parte da navegação. Assim este
nível representa para a organização os assuntos que, no caso, a TI-Informática lida
49
e que necessitam de alguma divulgação, centralização e formalização diferentes
das oferecidas no serviço de diretórios.
Figura 6.1: Navegação atual no SGC - parte 1/3
Se a partir da Figura 6.1 o usuário entrar por exemplo, em Gestão da Informação, ele visualizará conforme a Figura 6.2 os conteúdos disponíveis neste 2o
nível. Assim o usuário poderá ver textos, sub-assuntos que representam o 3o nível
e arquivos ou links. O exemplo então foi escolhido propositalmente para que o leitor
possa observar um assunto em que todas as possibilidades de publicação de conteúdos foram utilizadas, ou seja, textos, sub-assuntos (exceto no 3o nível) e arquivos
ou links.
Figura 6.2: Navegação atual no SGC - parte 2/3
50
E apenas quando o usuário entrar no 3o nível, por exemplo, em Reserva de Recursos, veja na Figura 6.1, a página será recarregada e será exibida uma barra
de navegação acima do título do assunto, observe na Figura 6.3 abaixo que sem
esta barra, o usuário não poderia retornar aos conteúdos do 2o nível, no caso para
Gestão da Informação diretamente.
Figura 6.3: Navegação no SGC - parte 3
É notável que a navegabilidade neste módulo do SGC está diretamente relacionada a quantidade de níveis ou sub-pastas permitidos. Percebe-se também que
para visualizar os conteúdos de qualquer assunto ou sub-pasta uma nova página é
carregada no browser, conforme as Figuras 6.2 e 6.3. Esta última é uma característica atual do SGC que sofreu bastante alterações na proposta elaborada.
Novo esquema de navegação: A proposta para a navegabilidade basicamente
pretende tornar a experiência dos usuários-finais mais dinâmica levando menos
tempo que atualmente e aproveitando das técnicas Ajax e da utilização de abas.
As figuras de 6.4 a 6.7 a seguir representam a proposta de mudança. A navegabilidade continua relacionada a quantidade de níveis que agora serão 4. A
Figura 6.4, mostra que o usuário poderá identificar os conteúdos que compõem um
assunto através de abas. Este é um mecanismo que já facilita e agiliza a navegação
através dos assuntos de cada setor pois só são exibidas abas que realmente tenham
conteúdos.
É fundamental observar que estas abas só são exibidas quando o usuário posiciona o cursor do mouse sobre um assunto, ou seja, é um efeito chamado mouse over
e senão fosse utilizado este recurso, ou as páginas ficariam muito confusas com as
51
abas visíveis todo o tempo ou seria muito difícil a utilização das abas neste módulo
do sistema.
Figura 6.4: Proposta de navegação no SGC - parte 1
Assim, uma das principais mudanças na navegabilidade é que não será necessário recarregar a página quando por exemplo, o usuário quiser ver conteúdos do
assunto ou sub-pasta Gestão da Informação. Observe pelas Figuras 6.5 e 6.6 abaixo
que assim procedimentos e arquivos ou links poderão ser visualizados na mesma
página o que melhora a dinâmica e a experiência, e a segunda mudança que são as
abas para melhor organizar os conteúdos e facilitar seu acesso.
Figura 6.5: Proposta de navegação no
SGC - parte 2
Figura 6.6: Proposta de navegação no
SGC - parte 3
Agora observando a Figura 6.7 abaixo, só há duas abas em Reserva de Recursos chamadas Informações e Tópicos Relacionados, sendo que em Gestão da Informação há 3 abas conforme a Figura 6.4. A proposta é que só apareçam abas onde
52
há conteúdos, assim se só há textos em um assunto somente uma aba será exibida
e assim sucessivamente até o máximo de 3 abas.
Observe também que ao clicar na aba Tópicos Relacionados em Gestão da Informação a página será recarregada pela mudança de nível o que fará aparecer a
barra de navegação que atualmente só aparece quando o usuário efetivamente clica
no 3o nível. Esta lógica também servirá aos outros níveis, observe a Figura 6.7.
Figura 6.7: Proposta de navegação no SGC - parte 4
Assim esta proposta de navegabilidade além de adequada aos 4 níveis é adequada a infinitos níveis, ou seja, é uma solução melhor adaptável as necessidades
atuais e futuras da organização.
4 níveis para criação de assuntos ou pastas
Basicamente o SGC não permite mais que 3 níveis nos diversos assuntos ou pastas
dos setores como nas Figuras 6.1, 6.2 e 6.3 apresentadas anteriormente.
O protótipo tem a proposta de permitir o quarto nível tanto como perspectiva
de futuro, pois pode haver a necessidade, quanto pelos setores técnicos da organização que lidam com conteúdos mais classificados e sub-divididos que os setores
administrativos. Pela Figura 6.7 foi possível observar que em Reserva de Recursos
há uma aba de Tópicos Relacionados que representa o quarto nível, antes não permitido pelo sistema. Como a navegabilidade continua diretamente relacionada a
quantidade de níveis, a proposta feita evidencia e exemplifica este aspecto que foi
preservado.
Publicação de conteúdos restritos aos setores
Atualmente ao navegar no SGC, todos os conteúdos publicados são de domínio
público dentro da organização. Assim, mesmo autenticado como administrador
um usuário visualizará as mesmas informações que um usuário anônimo.
A proposta então é permitir que alguns conteúdos sejam visualizados apenas
pelos funcionários de cada setor e somente quando estiverem autenticados no SGC.
53
Ou seja, além dos conteúdos públicos haverá a funcionalidade de restringir conteúdos internamente a cada setor. É importante lembrar que a funcionalidade estará
presente na adição e edição de quaisquer assuntos, procedimentos, arquivos e links.
Observe a Figura 6.8 que apresenta a possibilidade de restrigir um conteúdo que
está sendo adicionado ao SGC. Esta possibilidade ou opção será igual em qualquer
formulário de gestão dos conteúdos no sistema.
Figura 6.8: Restrição de conteúdos no SGC
Agora as Figuras 6.9, 6.10 e 6.11 mostram a visualização de conteúdos restritos
para um funcionário autenticado no sistema e do setor de informática.
Inicialmente pode-se observar pela Figura 6.9 que os conteúdos restritos são
diferenciados dos conteúdos públicos pelas cores, sendo a cor vermelha para conteúdos restritos e a cor verde para os conteúdos públicos. Outro recurso visual
para diferenciar os conteúdos é a imagem de um cadeado fechado que é exibida
somente nos conteúdos restritos sejam assuntos, textos, arquivos ou links. Sem
falar que para visualizar estes conteúdos o usuário necessariamente deverá estar
autenticado no sistema.
É interessante observar que mesmo em um assunto público é possível adicionar
conteúdos restritos de modo que os setores poderão controlar em um mesmo as54
Figura 6.9: Visualização de conteúdos
restritos
Figura 6.10: Visualização de conteúdos
restritos
sunto procedimentos internos e procedimentos para os demais funcionáios da organização. Assim, não só conteúdos mas rotinas serão melhor formalizadas, classificadas, divulgadas e gerenciadas entre os setores.
Veja dois exemplos, um na Figura 6.10 acima que mostra arquivos públicos
e restritos sendo exibidos em um assunto público para usuário autenticado e na
Figura 6.11 com as exibição de abas para usuário autenticado com conteúdos restritos ao público. Neste último exemplo, ao abrir a aba ou guia Informações, o
usuário visualizará mais 2 abas representando respectivamente os procedimentos
ou textos públicos seguido dos restritos.
Figura 6.11: Textos restritos em assunto público no SGC
Possibilidade de divulgar conteúdos
Não havia nenhuma funcionalidade de divulgação no SGC, senão implicitamente
por centralizar os conteúdos e ser um local já conhecido dos usuários. A divulgação
atual requer que os conteúdos sejam relevantes para a maioria dos funcionários
o que faz com que certos conteúdos não sejam divulgados como deveriam. Com o
55
desenvolvimento de área restrita aos setores será importante ter meios de divulgar
conteúdos restritos internamente o que não é feito atualmente. São por motivos
como estes que a inclusão desta funcionalidade no SGC se torna necessária e importante.
As figuras abaixo demonstram a funcionalidade sendo que a primeira figura
mostra a opção de divulgação em conteúdos públicos e a segunda em conteúdos
restritos. Esta divulgação continuará sendo feita por e-mail, mas este terá seu
texto padronizado e link para direcionar os usuários sempre ao SGC.
Observe que para divulgação de conteúdos públicos, o usuário poderá escolher quaisquer funcionários da organização, além de poder incluir textos no e-mail
padrão que será enviado sendo que para conteúdos restritos só faz sentido divulgar aos que tem acesso as informações que no caso serão somente os funcionários
do mesmo setor do usuário publicador do conteúdo, por isso na figura 6.13 a lista
de possíveis destinatários na esquerda do formulário é pequena. Só estão sendo
mostrados os funcionários do respectivo setor.
Figura 6.12: Opção para divulgação em
conteúdos públicos
Figura 6.13: Opção para divulgação em
conteúdos restritos
56
Capítulo 7
Discussão e trabalhos futuros
Apresentamos uma proposta de melhorias e adequações para um sistema gerenciador de conteúdos opensource para minimizar problemas de gerenciamento de
conteúdos que são comuns para usuários finais, afetando organizações de todos os
tipos.
Esta proposta está baseada na análise de cenários reais e hipotéticos descritos
no capítulo 5 e foi implementada em um protótipo descrito no capítulo 6. Tanto a
proposta quanto o protótipo são parte de um projeto real de melhoria na gestão dos
conteúdos de uma organização pública com a reformulação do sistema existente.
Este sistema gerenciador de conteúdos era sub-utilizado e inadaptado ao contexto
da organização enquanto que o serviço de diretórios ou gerenciador de arquivos era
mal utilizados pelos usuários finais. Assim, além dos problemas operacionais, eram
gerados outros como replicação dos dados, perda de conteúdos, difícil localização de
informações com caminhos muito longos, entre outros.
Neste momento podemos afirmar que o projeto está implementado em sua primeira fase, como descrito nos capítulos 4 e 5.1 e que já se encontra em avançado
estágio de aceitação em sua segunda fase que compreende a proposta objeto desse
estudo.
Todos os cenários foram desenvolvidos com base em situações reais, além dos
hipotéticos que foram concebidos com base nas necessidades de alguns setores da
organização. A consolidação das análises destes cenários permitiu a construção de
um protótipo mais adequado ao contexto e com requisitos e funcionalidades mais
específicos para tornar a gestão de conteúdos mais eficiente aos usuários desta
organização.
Nesse sentido, esta monografia apresentou uma proposta que pode ser pensada
e aplicada em muitas organizações e contextos diferentes deste, mas com objetivos
bem parecidos. O que então nos leva a acreditar que a maioria das mudanças e funcionalidades deste projeto, com as devidas adaptações, podem servir genericamente
para outros sitemas gerenciadores de conteúdos e gerenciadores de arquivos contribuindo para a comunidade e fornecendo dados para que outros trabalhos possam
ser desenvolvidos.
57
Avaliações
O desenvolvimento dos cenários foi de grande importância para sedimentar e avaliar as reais necessidades de mudança para o sistema gerenciador de conteúdos atual. Além disso o mapeamento de cenários proporcionou uma visão global dos
procedimentos de modo que a utilização de cenários foi adotada pela chefia para as
futuras propostas e implementações no SGC.
O protótipo desenvolvido foi analisado e aprovado pelos usuários finais, assim
espera-se que em 2009 o protótipo seja implementado no sistema.
A participação dos usuários-finais no processo foi considerado de grande valia
pois permitiu captar dos usuários soluções e idéias novas. Esse intercâmbio foi
muito rico de tal forma que a apresentação do protótipo foi rapidamente aceita
pelas chefias visto que os usuários-finais já sabiam quais seriam as principais propostas e mudanças a serem apresentada.
Lições e consequências
Neste projeto muitas lições foram aprendidas. Em particular ressaltamos a experiência obtida com o uso de cenários. A descrição de cada cenário envolveu um
longo trabalho de identificação dos procedimentos e de como são feitos. Porém, na
análise dos cenários os ganhos foram tantos que o trabalho pareceu ter sido menor
do que realmente foi.
O trabalho foi mais difícil do que o inicialmente planejado, pois não é tarefa
trivial caracterizar as ações dos usuários e suas demandas para consolidar propostas de evoluções, correções ou desenvolvimento de novas aplicações. Ainda mais
quando se trata de um assunto com tantas variáveis quanto o gerenciamento de
conteúdos.
Também é importante observar que todo este estudo e as bases teóricas contribuíram de modo significativo para que minha experiência em design de requisitos e como projetista de sistemas evoluísse muito.
A construção do protótipo também foi importante para demonstrar esta proposta, porque muitas vezes, projetos e propostas em tecnologia da informação são
difíceis de serem compreendidas pelos usuários-finais, geralmente leigos, o que
atrapalha muito os projetos. Assim o protótipo navegável atraíu a atenção dos
usuários-finais que vendo as funcionalidades, souberam avaliar de modo consistente aquilo que está sendo proposto. Este fato contribui de modo incalculável para
que o levantamento de requisitos e soluções sejam os melhores. Nesse sentido, até
para o setor de informática o não desenvolvimento de protótipos causa problemas
na hora de descrever e explicar o que se pretende para a chefia nos mais variados
projetos.
Discussão do que pode ser feito
O desenvolvimento deste projeto também tornou claro o seguinte aspecto:
58
O problema de gerenciamento de conteúdos é enorme e provavelmente não possui solução universal. Assim as soluções devem ser adaptadas caso a caso em processo de aprendizagem contínuo dos envolvidos. Somente a experiência sobre os
assuntos de interesse da organização, ou um bom levantamento de requisitos e
o correto tratamento dos dados, ou uma boa modelagem de dados e software que
permitem reformular gerenciadores de conteúdos para que sejam produtivos e eficientes.
Este então foi o primeiro passo num contínuo processo de aprendizagem. E como
consequência e trabalhos futuros podemos citar:
Por facilitar a caracterização e síntese das situações propostas, a análise de domínios através do uso de cenários será extendida e divulgada no desenvolvimento das demais partes do projeto. Principalmente aquelas que envolvem o
sistema gerenciador de conteúdos implantado. Até os cenários hipotéticos utilizados neste estudo demonstram que a análise de domínios com cenários é eficiente, deixando claro ações e necessidades de cada domínio. Além da análise
de cenários existe a intenção de adotar algum modelo de engenharia Web
no desenvolvimento deste sistema, como a linguagem de modelagem unificada (UML), ou a modelagem conceitual, ou mapas de navegação ou o método
OOHDM (Object-Oriented Hypermidia Design Method) que são modelagens
específicas para sistemas Web ou sistemas hipertexto.
Estender o projeto para atender serviços e demandas não contemplados como
gestão do conhecimento, colaboração e construção de novos conhecimentos.
Nesse sentido será fundamental o desenvolvimento de funcionalidades para
facilitar a acessibilidade do SGC.
Apesar das possibilidades levantadas neste estudo, não foi encontrada ferramenta
que integrasse gerencia de conteúdos com gerenciamento de arquivos. Assim,
pode-se pesquisar as possibilidades de evolução de sistemas gerenciadores de
conteúdos para organizar arquivos em serviços de diretórios ou de evolução de
gerenciadores de arquivos para gerenciadores de conteúdos com a utilização
maciça de metadados.
O estudo então serve de motivação para a criação de serviços de diretórios ou
gerenciadores de arquivos mais amigáveis e com metadados mais específicos para conteúdos e não só arquivos. Algo como um gerenciador de arquivos vinculado a um banco de dados para caracterizar arquivos e pastas,
podendo assim agregar informações de modo que estes arquivos e pastas se
tornem conteúdos melhor gerenciados. Claro que esta possibilidade pode não
se aplicar a arquivos mais específicos de sistemas operacionais e programas,
mas se pensarmos nos arquivos pessoais de cada um como músicas, documentos, imagens, vídeos entre outros, pode-se criar uma estrutura que agrega
valor (metadados) e transforma estes arquivos em conteúdos.
59
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60

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