instrução normativa para fundo fixo

Transcrição

IDENTIFICAÇÃO
Diretoria
Diretoria de Planejamento, Controladoria e Finanças
Setor
Setor de Finanças – Núcleo de Contas a Pagar
Título / Assunto
Instrução Normativa para Fundo Fixo
Data
01/07/2011
Versão 4.0
Emitido por:
Andressa Lorandi / Fernando Zanlorenzi
Revisado por:
Sandra Ribeiro da Silva Hamann
Aprovado por:
Moacir Gomes da Silva
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Emissão: 01/07/2011
Alterado em
Versão: 4.0
Cancela a de: 31/10/2009
ÍNDICE
1. OBJETIVO....................................................................................................................................... 2
2. NÍVEL DE DISTRIBUIÇÃO E ÂMBITO DE APLICAÇÃO ........................................................ 2
3. SIGLAS ............................................................................................................................................ 2
4. GLOSSÁRIO ................................................................................................................................... 3
5. DEFINIÇÕES .................................................................................................................................. 3
5.1 Compras de Pequeno Valor........................................................................................................ 3
5.2 Fundo Fixo ................................................................................................................................. 4
6. FINALIDADE DO FUNDO FIXO.................................................................................................. 4
7. MODALIDADES DO FUNDO FIXO ............................................................................................ 4
8. LIMITES .......................................................................................................................................... 5
9. DA VIGÊNCIA................................................................................................................................ 6
10. DA RESPONSABILIDADE.......................................................................................................... 6
11. DA SOLICITAÇÃO DE ABERTURA ......................................................................................... 7
12. DO ENCAMINHAMENTO DA SOLICITAÇÃO DE ABERTURA ........................................... 8
13. DA LIBERAÇÃO DO RECURSO ................................................................................................ 8
14. DA GUARDA DO RECURSO...................................................................................................... 9
15. DOS COMPROVANTES DAS DESPESAS / GASTOS .............................................................. 9
16. DA PRESTAÇÃO DE CONTAS ................................................................................................ 10
17. DA PERIODICIDADE DA PRESTAÇÃO DE CONTAS.......................................................... 12
18. DO INDEFERIMENTO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS E DO REEMBOLSO..................... 12
19. DO REEMBOLSO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS ................................................................ 13
20. DA REDUÇÃO DO LIMITE DO GASTO ................................................................................. 14
21. DO APORTE DO LIMITE DE GASTO ..................................................................................... 17
22. DA TRANSFERÊNCIA .............................................................................................................. 19
23. DO ENCERRAMENTO .............................................................................................................. 20
24. DA ATUALIZAÇÃO DE DADOS ............................................................................................. 22
25. DA AUDITORIA INTERNA E EXTERNA ............................................................................... 24
26. ANEXOS ..................................................................................................................................... 25
ANEXO I – Formulário Geral para Fundo Fixo ............................................................................ 25
ANEXO II – Termo de Responsabilidade para Fundo Fixo .......................................................... 26
ANEXO III – Formulário de Prestação de Contas de Fundo Fixo – Unidade de Negócio ........... 27
Formulário de Prestação de Contas de Fundo Fixo – Coorporativo .............................................. 28
27. APROVAÇÕES ........................................................................................................................... 29
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Versão: 4.0
1. OBJETIVO
Atualizar instrução normativa de uso de recursos financeiros por meio de Fundo
Fixo, para viabilizar o processo de Descentralização de Compras de Pequeno Valor.
2. NÍVEL DE DISTRIBUIÇÃO E ÂMBITO DE APLICAÇÃO
•
Setor de Finanças – APC;
•
Setor de Suprimentos;
•
Setor Fiscal;
•
Comissões Financeiras das Unidades de Negócio;
•
Departamentos ou Setores da APC, ISCMC, Fundações Nossa Sra. do
Rocio e Champagnat que tenham necessidade de efetuar compras de
pequeno valor;
3. SIGLAS
APC: Associação Paranaense de Cultura
CNPJ: Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica
FNSR: Fundação Nossa Senhora do Rocio
FCH: Fundação Champagnat
IN: Instrução Normativa
ISCMC: Irmandade Santa Casa de Misericórdia de Curitiba
NF: Nota Fiscal
RPA: Recibo de Pagamento a Autônomo
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4. GLOSSÁRIO
-Área corporativa: Área localizada na matriz APC, ou com CNPJ final 1, que presta
serviços a suas respectivas filiais, além de outras empresas do grupo como: ISCMC,
FNSR e FCH.
5. DEFINIÇÕES
5.1 Compras de Pequeno Valor
Para efeitos desta IN, Compras de Pequeno Valor são pequenos gastos com bens
e serviços que não ultrapassem o valor de R$ 200,00 (duzentos reais) em cada aquisição
e R$ 100,00 (cem reais) por item.
Os critérios que estabelecem a compra de pequeno valor são:
- Deve ser item de custeio, bem ou serviço;
- Não deve ser bens e serviços classificados como ativo imobilizado ou de investimentos;
- Não deve ser bens e serviços objeto de contratos;
- Não deve ser bens controláveis em estoque, isto é, não estar classificado no banco de
dados do Sistema Benner, como item de estoque;
- Não deve ser itens do marketing, treinamentos, TI e brindes.
Nota: Especificamente para o Setor de manutenção, os gastos com bens e
serviços não deverão ultrapassar o valor de R$ 500,00 (quinhentos reais) em cada
aquisição e R$ 100,00 (cem reais) por item.
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5.2 Fundo Fixo
Fundo fixo é um sistema de controle de caixa com objetivo de facilitar o
atendimento das necessidades de pagamento de pequenas despesas de uma entidade.
Uma determinada quantia fixa é colocada à disposição do responsável pelo caixa, para
pagar esses pequenos gastos, por um determinado período de tempo.
O que caracteriza o Fundo Fixo é o saldo permanente, devendo sempre
corresponder ao dinheiro em caixa mais o total dos comprovantes dos pagamentos
efetuados e ainda não reembolsados. Cada pagamento é comprovado por meio de
documento fiscal e/ou contábil.
O saldo é recomposto por meio de prestações de contas periódicas.
6. FINALIDADE DO FUNDO FIXO
Para efeitos desta IN, o Fundo Fixo tem por finalidade suportar o pagamento das
Compras de Pequeno Valor conforme Procedimento Específico de Descentralização de
Compras de Pequeno Valor (SUP.PRS.012), não podendo em hipótese alguma, gerir
movimentação de recebimentos de vendas de produtos ou prestação de serviços, ou
qualquer outra forma de entrada de recurso financeiro.
7. MODALIDADES DO FUNDO FIXO
Visando atender as necessidades da Instituição, o Fundo Fixo terá duas
modalidades:
•
Fundo Fixo para Áreas Corporativas: Esta modalidade se aplica às
diretorias corporativas da APC, para suprir necessidades de pagamentos
das unidades de negócios ou de outras diretorias, cujos gastos são
geridos por ela.
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Quando solicitado, o Fundo Fixo será disponibilizado sempre em favor da
matriz de cada uma das empresas do grupo, conforme necessidade, sob a
responsabilidade da área corporativa solicitante.
Embora num primeiro momento todos os gastos sejam pagos com recursos
da matriz, eles serão apropriados na filial ou unidade que efetivamente foi
beneficiada pelo recurso, por ocasião da prestação de contas. A cada
fechamento de mês, quando da conciliação das contas de Fundo Fixo,
essas unidades restituirão a matriz, no montante dos valores pagos, por
meio de transferências bancárias.
•
Fundo Fixo para Unidades de Negócio: Esta modalidade se aplica
exclusivamente à unidade solicitante, para suprir suas próprias
necessidades de pagamentos. É vedado aplicar o recurso financeiro para
pagamento de gastos de outras filiais ou unidades de negócio.
Permite-se o pagamento de gastos de centros de resultados diferentes ao
solicitado, desde que na mesma filial de origem do Fundo Fixo.
8. LIMITES
Tendo em vista que esta IN tem por objetivo atender as Áreas de Suprimentos e
Financeira, a responsabilidade de deliberações de limites é compartilhada entre as duas.
São dois os tipos de limites:
Limite de Gasto: Refere-se ao valor limite de compras mensais de bens e serviços
de pequeno valor. É de responsabilidade do Setor de Suprimentos estabelecer o
limite para cada área solicitante de Fundo Fixo.
Limite de Fundo: Refere-se ao valor de recursos financeiros, em espécie, que
será disponibilizado a título de Fundo Fixo. Caberá ao Setor de Finanças deliberar
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o valor utilizando como parâmetro o Limite de Gastos definido pela Área de
Suprimentos. Por medida de segurança, o valor a ser disponibilizado não
ultrapassará R$ 1.000,00 (mil reais), para cada área solicitante, exceto para áreas
que tenham limite de gasto acima de R$ 2.000,00 (dois mil reais) e que comprovem
a existência de cofre para a guarda do recurso financeiro.
Por meio do sistema de prestação de conta, o recurso financeiro será recomposto,
desde que não exceda o limite de gasto mensal aprovado.
Eventuais aumentos dos limites, somente após aprovação das gerências do Setor
de Suprimentos e/ou Setor Financeiro.
9. DA VIGÊNCIA
A presente Instrução Normativa para Fundo Fixo entra em vigor a partir da data de
aprovação da Diretoria de Planejamento, Controladoria e Finanças, tornando assim sem
efeito a Instrução Normativa para Fundo Fixo versão 3.0 e Instrução Normativa para
Caixa de Pagamentos do Setor de Manutenção – DSC.
10. DA RESPONSABILIDADE
O Fundo Fixo será liberado aos solicitantes somente mediante aprovação do
Diretor, Gerente Executivo ou Decano da área, o qual será denominado de Gestor
Responsável.
O Gestor Responsável terá como atribuições a boa guarda do recurso financeiro,
aprovação da prestação de contas, além de nomear o Funcionário Designado
Responsável pelo Fundo Fixo, por meio do Termo de Responsabilidade para Fundo Fixo
(Anexo II).
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O Funcionário Designado Responsável pelo Fundo Fixo deverá gerir, movimentar,
guardar e prestar contas do recurso do Fundo Fixo, bem como zelar pelo aspecto formal e
legal dos documentos, cumprindo com os critérios e normas estabelecidos nesta IN.
Ressalta-se que é vedado o empréstimo do recurso do Fundo Fixo a terceiros.
11. DA SOLICITAÇÃO DE ABERTURA
A solicitação para abertura e primeira liberação do recurso do Fundo Fixo será
efetuada mediante o preenchimento do formulário (Anexo I – Formulário Geral para Fundo
Fixo) e do Termo de Responsabilidade para Fundo Fixo (Anexo II) disponibilizados na
Intranet, em Formulários Institucionais, Setor de Finanças.
Faz-se necessário o preenchimento dos campos abaixo constantes no Formulário
Geral para Fundo Fixo (Anexo I):
Campo
Nome Campo
Descrição Campo
Unidade de Negócio: Inserir o nome da Empresa, Filial,
Setor/Área na qual a unidade de negócio esta inserida.
1
Modalidade do Fundo Fixo
Área Corporativa: Inserir o nome da Empresa, Diretoria,
Setor/Área na qual a área corporativa esta inserida.
Aplicação do Fundo Fixo: Marcar a empresa na qual o Fundo
Fixo esta sendo aberto e será utilizado.
Limite de gasto mensal: Inserir valor limite
compras/despesas durante o período de um mês.
de
2
Dados Gerais
3
Finalidade / Justificativa
Motivo pelo qual esta sendo solicitado o Fundo Fixo.
4
Funcionário Designado
Responsável pelo Fundo
Fixo
Dados do funcionário que será responsável por gerir,
movimentar, guardar e prestar contas do recurso do Fundo
Fixo.
5
Autorização do Gestor
Responsável
Dados correspondentes ao Gestor Responsável pelo Setor
no qual está lotado o Funcionário Designado Responsável
pelo Fundo Fixo.
6
Forma de Pagamento
Indicação da agência do HSBC para qual o recurso do Fundo
Fixo deverá ser disponibilizado.
Valor do Fundo Fixo: Inserir o valor fixo (Fundo Fixo), que
será movimentado e recomposto por meio do sistema de
prestação de contas.
7
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Aprovação / Considerações Comentários gerais do Setor de Suprimentos e Setor de
do Setor de Suprimentos e Finanças, bem como aprovações dos limites solicitados para
Setor de Finanças
o Fundo Fixo.
12. DO ENCAMINHAMENTO DA SOLICITAÇÃO DE ABERTURA
O Formulário Geral para Fundo Fixo (Anexo I) e o Termo de Responsabilidade
para Fundo Fixo (Anexo II) deverão ser preenchidos eletronicamente e impressos em
duas vias. Após carimbo e a coleta das assinaturas do Funcionário Designado
Responsável pelo Fundo Fixo e do Gestor Responsável, os mesmos deverão ser
protocolados no Setor de Suprimentos. O Setor de Suprimentos terá o prazo de 05 dias
úteis para analisar o valor limite de gasto mensal solicitado. Após aprovação, o Setor de
Suprimentos enviará os documentos ao Setor de Finanças – APC para análise e
aprovação, o qual dará retorno ao solicitante em até 24 horas, via e-mail, sobre a
aprovação do Fundo Fixo, bem como a nomenclatura que será aplicada ao referido Fundo
Fixo.
Caso sejam detectadas quaisquer irregularidades como, rasuras, campos sem
preenchimento, o pedido de abertura do Fundo Fixo (Anexo I) será indeferido e devolvido
à área de origem.
13. DA LIBERAÇÃO DO RECURSO
Após a análise, validação e deferimento do Formulário Geral para Fundo Fixo
(Anexo I), a liberação do recurso será autorizada de acordo com valor fixo (Fundo Fixo).
O recurso será liberado por meio de Ordem de Pagamento, encaminhada ao Banco
HSBC, em agência indicada pelo Funcionário Designado Responsável pelo Fundo Fixo
em até 05 (cinco) dias úteis após a aprovação do mesmo pelo Setor de Finanças.
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14. DA GUARDA DO RECURSO
O numerário deverá ser guardado em local seguro, com acesso restrito, com
chave, sendo esta de posse do Funcionário Designado Responsável pelo Fundo Fixo,
preferencialmente em cofre ou gaveta, não podendo ser depositado em conta corrente
pessoa física ou jurídica.
15. DOS COMPROVANTES DAS DESPESAS / GASTOS
Serão aceitos para a comprovação das despesas os seguintes documentos:
A - Notas fiscais (M-1 ou consumidor);
B - Cupons Fiscais;
C - Recibos (com CNPJ do emitente impresso ou carimbado), sendo esses
somente nos casos de o estabelecimento estar dispensado de emissão de
nota fiscal;
Obs.: Não há obrigatoriedade da emissão de nota fiscal estabelecimentos
que não contemple em seu objeto social atividades onerosas de prestação
de serviço ou comercialização de produtos. Ex.: ONGS, Associações,
Sindicatos, etc.
Em todos os comprovantes originais deverá conter (sem rasura):
•
A data da realização da despesa;
•
Valor correspondente ao gasto;
•
Descrição das despesas (campo destinado a discriminação dos
produtos/serviços na NF);
•
CNPJ e razão social da filial a que se refere o gasto (somente nos casos
AeC)
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⇒ ORIENTAÇÕES ESPECÍFICAS
A. No caso de NF’s ou Recibos, para cada pagamento efetuado, deverá ser exigido
que o documento seja emitido na razão social da filial correspondente ao gasto
efetuado, de forma legível, sem rasuras e borrões. O campo destinado à descrição
dos serviços ou produtos deverá ser detalhado;
OBS: Não serão aceitas NF´s emitidas em nome de pessoa física (com ou sem
vínculo com a Instituição).
B. Na aquisição de material de consumo e/ou serviços em geral, solicitar nota Fiscal,
contendo sempre a discriminação dos serviços prestados;
C. Na prestação de serviço de transporte, solicitar nota fiscal de Serviço de
Transporte, Conhecimento de Transporte de Carga. Caso não seja obrigatória a
emissão dos documentos citados anteriormente, deverá ser solicitado recibo
contendo a descrição dos serviços prestados. Em se tratando de transporte de
passageiros, obrigatório emissão de nota fiscal;
D. Desconto ou abatimento no preço deve ser demonstrado no respectivo documento,
indicando o valor líquido do pagamento efetuado;
Quaisquer erros identificados nos comprovantes de despesas poderão ser motivos
de questionamentos e glosas por parte da Instituição, podendo o Setor Fiscal solicitar
esclarecimentos, bem como efetuar devoluções a qualquer momento para que a referida
prestação de contas seja corrigida.
16. DA PRESTAÇÃO DE CONTAS
A prestação de contas será feita por meio de formulário específico disponível na
Intranet, em Formulários Institucionais, Setor de Finanças (Anexo III) de acordo com a
modalidade do Fundo Fixo:
Áreas Corporativas: Deverão utilizar o Formulário de Prestação de Contas
de Fundo Fixo, disponível na Intranet, em Formulários Institucionais, Setor
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de Finanças. O Mesmo deverá ser acessado com senha específica que será
divulgada no momento da abertura do Fundo Fixo.
Unidades de Negócio: Deverão utilizar o Formulário de Prestação de Contas
de Fundo Fixo disponível na Intranet, em Formulários Institucionais, Setor de
Finanças.
Para reembolso das despesas apresentadas na prestação de contas, a mesma
deverá atender os seguintes critérios:
A. O formulário deverá ser preenchido eletronicamente, carimbado e assinado pelo
Funcionário Designado Responsável pelo Fundo Fixo e o Ordenador do Gasto
(Gestor Responsável pelo Setor);
B. Todos os comprovantes das despesas deverão ser originais, de acordo com as
regras constantes nesta Instrução Normativa;
C. Toda documentação comprobatória que compõe a prestação de contas deverá ser
justificada no verso individualmente. Esta justificativa deve ser o motivo pelo qual a
compra foi efetuada ou o serviço foi prestado.
Ex.: NF de refeição, no verso da NF deverá constar a justificativa que trata-se de
um gasto referente a almoço de negócios.
A prestação de contas deverá ser protocolada na respectiva comissão financeira,
que terá o prazo de 1 (um) dia útil para analisar, deferir e encaminhar a prestação de
contas ao Setor de Suprimentos. Este por sua vez terá o prazo de 1 (um) dia útil para
realizar um trabalho de análise dos tipos de gastos efetuados, conforme previsto no
Procedimento Específico para Descentralização de Compras de Pequeno Valor
(SUP.PRS.012). Posteriormente, o Setor de Suprimentos enviará a prestação de contas
ao Setor Fiscal, que terá a responsabilidade de validar a documentação em conformidade
com as normas neste Instrumento estabelecidas e programar o reembolso de acordo com
o calendário financeiro.
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Todas as NF´s, cupons fiscais e recibos emitidos até o dia 15 de cada mês devem
ter a prestação de contas no mês corrente, respeitando a competência.
17. DA PERIODICIDADE DA PRESTAÇÃO DE CONTAS
Para áreas que tiverem o limite de gasto mensal de até R$ 1.000,00 (Mil reais) a
prestação de contas estará limitada a duas mensais. Para as áreas que tiverem o limite
de gasto mensal superior a R$ 1.000,00 (Mil reais) não haverá restrição quanto a
quantidade de prestações de contas no mês. Para ambas as condições a data limite para
entrega da prestação de contas à respectiva comissão financeira será no 1º dia útil após a
data de corte (15 de cada mês).
Obs.: A prestação de contas é obrigatória e mensal, independente do total gasto no mês.
18. DO INDEFERIMENTO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS E DO REEMBOLSO
A Prestação de Contas será negada e/ou devolvida ao seu responsável para
posteriores esclarecimentos e/ou reapresentá-la com as devidas correções quando:
•
Quando o CR da despesa não corresponde à filial informada na Prestação de
Contas;
•
For detectada a utilização do recurso do Fundo Fixo para benefício próprio;
•
For identificado não conformidades perante a presente IN;
Poderão ser glosados e consequentemente não serão reembolsados os seguintes
gastos, independente do valor, conforme segue:
•
Doações (de qualquer tipo ou natureza);
•
Pagamentos a Autônomos – RPA (independente do valor);
•
Materiais de higiene pessoal;
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•
Bebidas alcoólicas;
•
Confraternizações, coffee break’s e/ou festas;
•
Despesas com Viagens;
•
Locações de espaço físico;
•
Importações (Independente do Valor);
•
Despesa com data anterior à primeira liberação do Fundo Fixo;
•
Despesas com água, energia elétrica e telefonia;
Obs.: Caso forem detectados pagamentos periódicos e constantes que não se caracterize
emergencial, estes devem ser motivo de pleito via contrato ou formulário de solicitação de
pagamento de pessoa jurídica.
Toda devolução de prestação de contas seguirá mediante orientação, via e-mail,
constando o que deverá ser corrigido para reapresentação da prestação de contas. Sendo
que a partir da quarta irregularidade identificada, acompanhada de orientação corretiva,
será analisado o caso, podendo ser solicitado a alteração do Funcionário Designado
Responsável pelo Fundo Fixo ou até mesmo encerramento do Fundo Fixo.
19. DO REEMBOLSO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS
O reembolso será efetuado por meio de Ordem de Pagamento disponibilizada em
qualquer agência do HSBC informada no Formulário Geral para Fundo Fixo no momento
da solicitação e na prestação de contas, conforme calendário financeiro considerando a
data que o Setor de Suprimentos entregará a prestação na Recepção do 7º andar.
OBS: O recurso em espécie ficará liberado para retirada no banco HSBC 1 (Um)
dia após a emissão da Ordem de Pagamento efetuada pelo Setor de Finanças.
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Caso o recurso não seja retirado em 30 dias o valor será devolvido para a conta
corrente de origem da Instituição.
20. DA REDUÇÃO DO LIMITE DO GASTO
A redução do valor do limite de gasto mensal poderá ocorrer:
•
DE FORMA ARBITRÁRIA: Quando o Setor de Suprimentos identificar que o
limite de gasto mensal não esta sendo utilizado em sua totalidade, com base no
controle interno adotado e previsto no Procedimento Específico para
Descentralização de Compras de Pequeno Valor (SUP.PRS.012), nesse caso o
Setor de Suprimentos irá informar ao Setor de Finanças. Este por sua vez
estará analisando a necessidade de reduzir ou não o limite do valor fixo (Fundo
Fixo), podendo desencadear nas situações abaixo e respectivas ações:
Redução do valor limite de gasto mensal, acompanhado da redução
do valor fixo (Fundo Fixo): O Setor de Finanças encaminhará um email ao Funcionário Designado Responsável pelo Fundo Fixo e Gestor
Responsável pelo Setor informando da redução de ambos os valores,
bem como dados bancários da Instituição e valor para depósito em
função da redução. O Formulário Geral para Fundo Fixo, disponibilizado
na Intranet, em Formulários Institucionais, Setor de Finanças deverá ser
preenchido com a opção REDUÇÃO, bem como os novos valores de
limite de gasto mensal e Fundo Fixo. O mesmo deverá ser impresso,
carimbado, assinado e encaminhado juntamente com o comprovante de
depósito ao Setor de Finanças para atualização das informações e
arquivo do documento atualizado. Após o Setor de Finanças estará
informando ao Setor de Suprimentos e Setor Fiscal quanto a atualização
dos limites.
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Somente redução do valor limite do gasto mensal: O Setor de
Finanças
encaminhará
um
e-mail
ao
Funcionário
Designado
Responsável pelo Fundo Fixo e Gestor Responsável pelo Setor
informando da redução do valor limite de gasto mensal. O Formulário
Geral para Fundo Fixo, disponibilizado na Intranet, em Formulários
Institucionais, Setor de Finanças deverá ser preenchido com a opção
REDUÇÃO, bem como o novo valor de limite de gasto mensal. O mesmo
deverá ser impresso, carimbado, assinado e encaminhado ao Setor de
Finanças para atualização das informações e arquivo do documento
atualizado. Após o Setor de Finanças estará informando ao Setor de
Suprimentos e Setor Fiscal quanto a atualização do limite.
•
DE FORMA VOLUNTÁRIA: Quando o Gestor Responsável pelo Setor identificar
a necessidade da redução do valor limite de gasto mensal. Nesse caso deverá
formalizar via e-mail ao Setor de Finanças o interesse em efetuar a redução do
valor limite de gasto mensal. O Setor de Finanças estará analisando a
necessidade de reduzir ou não o limite do valor fixo (Fundo Fixo), podendo
desencadear nas situações abaixo e respectivas ações:
Redução do valor limite de gasto mensal, acompanhado da redução
do valor fixo (Fundo Fixo): O Setor de Finanças encaminhará um email ao Funcionário Designado Responsável pelo Fundo Fixo e Gestor
Responsável pelo Setor informando da redução de ambos os valores,
bem como dados bancários da Instituição e valor para depósito em
função da redução. O Formulário Geral para Fundo Fixo, disponibilizado
na Intranet, em Formulários Institucionais, Setor de Finanças deverá ser
preenchido com a opção REDUÇÃO, bem como os novos valores de
limite de gasto mensal e Fundo Fixo. O mesmo deverá ser impresso,
carimbado, assinado e encaminhado juntamente com o comprovante de
depósito ao Setor de Finanças para atualização das informações e
arquivo do documento atualizado. Após o Setor de Finanças estará
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informando ao Setor de Suprimentos e Setor Fiscal quanto a atualização
dos limites.
Somente redução do valor limite do gasto mensal: O Setor de
Finanças
encaminhará
um
e-mail
ao
Funcionário
Designado
Responsável pelo Fundo Fixo e Gestor Responsável pelo Setor
informando da redução do valor limite de gasto mensal. O Formulário
Geral para Fundo Fixo, disponibilizado na Intranet, em Formulários
Institucionais, Setor de Finanças deverá ser preenchido com a opção
REDUÇÃO, bem como o novo valor de limite de gasto mensal. O mesmo
deverá ser impresso, carimbado, assinado e encaminhado ao Setor de
Finanças para atualização das informações e arquivo do documento
atualizado. Após o Setor de Finanças estará informando ao Setor de
Suprimentos e Setor Fiscal quanto a atualização do limite.
Para a opção “Redução” faz-se necessário o preenchimento dos campos abaixo
constantes no Formulário Geral para Fundo Fixo:
Campo
Nome Campo
Descrição Campo
1
Fixo esta inserido.
Limite de gasto mensal: Inserir valor para o qual será
reduzido e limitado as compras/despesas durante o período
de um mês.
Valor do Fundo Fixo: Inserir o valor fixo (Fundo Fixo), para o
qual será reduzido caso sinalizado pelo Setor de Finanças.
Não havendo sinalização de redução do valor do Fundo Fixo
por parte do Setor de Finanças manter o valor original
constante no formulário de abertura do Fundo Fixo.
2
Dados Gerais
3
Motivo pelo qual esta sendo solicitada a redução do limite de
gasto mensal.
4
Fixo
Fixo.
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5
Responsável
no qual esta lotado o Funcionário Designado Responsável
pelo Fundo Fixo.
6
Forma de Pagamento
Este campo não deve ser preenchido.
Setor de Finanças
o Fundo Fixo.
7
21. DO APORTE DO LIMITE DE GASTO
O aporte de limite de gasto poderá ocorrer quando:
•
O Gestor Responsável pelo Setor no qual está lotado o Funcionário designado
Responsável pelo Fundo Fixo entender que o valor de limite de gasto mensal
disponibilizado não é suficiente para suprir os gastos mensais. Nesse caso
deverá preencher o Formulário Geral para Fundo Fixo, disponibilizado na
Intranet, em Formulários Institucionais, Setor de Finanças, com a opção
APORTE, observando necessidade de aumento do valor de limite de gasto
mensal, bem como valor do Fundo Fixo. Após impresso, carimbado e assinado,
o formulário deverá ser encaminhado ao Setor de Suprimentos para análise do
aumento de limite de gasto solicitado, que após deferimento encaminhará ao
Setor de Finanças. O Setor de Finanças estará analisando o valor do Fundo
Fixo, caso esse tenha aumentado, em conformidade com a presente IN para
posterior aprovação.
No caso de aporte do valor limite de gasto mensal, acompanhado
do aporte do valor fixo (Fundo Fixo): Após aprovação do aporte
para ambos os limites o Setor de Finanças programará a liberação do
aporte do valor do Fundo Fixo, que deverá ocorrer de acordo com o
calendário financeiro, considerando a partir da data de entrada do
documento no Setor de Finanças. O Setor de Finanças estará
informando ao Setor de Suprimentos e Setor Fiscal quanto a
atualização dos limites.
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Versão: 4.0
No caso de aporte somente do valor limite do gasto mensal: Após
recebimento do formulário e aprovação do mesmo, o Setor de
Finanças estará informando ao Setor de Suprimentos e Setor Fiscal
quanto a atualização do limite.
Para a opção “Aporte” faz-se necessário o preenchimento dos campos abaixo
Campo
Nome Campo
Descrição Campo
1
Fixo esta inserido.
Limite de gasto mensal: Inserir valor para o qual será
aumentado o limite para as compras/despesas durante o
período de um mês.
Valor do Fundo Fixo: Inserir o valor que será liberado como
aporte (Complementar) caso necessário.
2
Dados Gerais
EX: Fundo Fixo possui valor atual de R$ 200,00 . Observouse a necessidade de ter um Fundo Fixo de R$ 500,00. No
campo Valor do Fundo Fixo deverá ser preenchido o valor de
R$ 300,00 ( Complementar).
Não havendo necessidade de aporte do valor do Fundo Fixo
manter o valor original constante no formulário de abertura
do Fundo Fixo.
Motivo pelo qual esta sendo solicitado o aporte do limite de
gasto mensal.
3
4
Fixo
Fixo.
5
Responsável
pelo Fundo Fixo.
6
Forma de Pagamento
Utilizado somente quando o campo 2 (valor do Fundo Fixo)
for preenchido. A agência deverá ser a mesma que consta
no formulário de solicitação de abertura do Fundo Fixo.
7
Setor de Finanças
o Fundo Fixo.
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22. DA TRANSFERÊNCIA
Essa opção aplica-se para transferência do Funcionário Designado Responsável
pelo Fundo Fixo e do Gestor Responsável pela Área, e poderá ocorrer quando:
•
O Funcionário designado Responsável por gerir, movimentar, guardar e prestar
contas do recurso do Fundo Fixo se ausentar da Instituição por motivo de férias,
licença, afastamento, ou rescisão de contrato. Nesse caso o Gestor
Responsável pelo Setor deverá providenciar o formulário geral para Fundo Fixo
e Termo de Responsabilidade para Fundo Fixo, ambos disponibilizados na
Intranet, em Formulários Institucionais, Setor de Finanças. O formulário, bem
como o termo de responsabilidade, deverão ser preenchidos com os dados do
novo funcionário designado responsável pelo Fundo Fixo, carimbados,
assinados e encaminhados ao Setor de Finanças para atualização das
informações. Após, o Setor de Finanças deverá comunicar ao Setor de
Suprimentos e Setor Fiscal quanto a transferência.
É de responsabilidade do gestor responsável pelo setor conferir, validar e garantir a
transferência do recurso em espécie do Fundo Fixo do responsável atual para o novo
responsável pelo Fundo Fixo.
•
Alterar o Gestor Responsável pela Área. Nesse caso o novo Gestor
Responsável pela Área deverá providenciar o formulário geral para Fundo Fixo
e Termo de Responsabilidade para Fundo Fixo, ambos disponibilizados na
Intranet, em Formulários Institucionais, Setor de Finanças. O formulário, bem
como o termo de responsabilidade, deverão ser preenchidos com os dados do
novo gestor responsável pela área, carimbados, assinados e encaminhados ao
Setor de Finanças para atualização dos dados. Após, o Setor de Finanças
deverá comunicar ao Setor de Suprimentos e Setor Fiscal quanto a
transferência.
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Para a opção “Transferência” faz-se necessário o preenchimento dos campos
abaixo constantes no Formulário Geral para Fundo Fixo:
Campo
Nome Campo
Descrição Campo
1
2
Dados Gerais
Aplicação do Fundo Fixo: Marcar a empresa a qual pertence
o Fundo Fixo.
Limite de gasto mensal: Inserir valor atual do limite para as
compras/despesas durante o período de um mês.
Valor do Fundo Fixo: Inserir o valor atual e fixo.
3
Motivo pelo qual esta sendo solicitada a transferência do
Funcionário Designado Responsável pelo Fundo Fixo ou
Gestor Responsável pelo Setor.
4
Fixo
Dados do novo funcionário que será responsável por gerir,
Fixo (Caso esse campo esteja sendo alterado).
5
Responsável
Dados correspondentes ao novo Gestor Responsável pelo
Setor no qual esta lotado o Funcionário Designado
Responsável pelo Fundo Fixo (Caso esse campo esteja
sendo alterado).
6
Forma de Pagamento
Aprovação / Considerações
Comentários gerais do Setor de Suprimentos e Setor de
do Setor de Suprimentos e
Finanças.
Setor de Finanças
7
23. DO ENCERRAMENTO
O encerramento do Fundo Fixo poderá ocorrer quando:
•
O recurso do Fundo Fixo não for utilizado com periodicidade de no mínimo 06
(seis) meses. Neste caso, o Setor de Finanças poderá solicitar esclarecimentos
quanto aos motivos da não utilização. Se for constatado que não existe a
necessidade do recurso do Fundo Fixo, o Setor de Finanças solicitará ao
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Funcionário Designado Responsável pelo Fundo Fixo o encerramento do
mesmo, informando via e-mail em qual conta corrente deverá ocorrer o depósito
do valor total do Fundo Fixo. O Formulário Geral para Fundo Fixo,
disponibilizado na Intranet, em Formulários Institucionais, Setor de Finanças
deverá ser preenchido com a opção ENCERRAMENTO. O comprovante do
depósito juntamente com o novo formulário preenchido, carimbado e assinado
deverão ser encaminhados ao Setor de Finanças para que o encerramento seja
efetuado. Após o Setor de Finanças estará informando ao Setor de Suprimentos
e Setor Fiscal quanto ao encerramento.
•
For constatado pelo Setor de Finanças qualquer tipo de fraude, mau uso ou
utilização a benefício próprio;
•
O Gestor Responsável pelo Setor no qual esta lotado o Funcionário designado
Responsável pelo Fundo Fixo entender que não existe mais a necessidade
deste recurso.
Neste caso deverá solicitar ao Setor de Finanças os dados
bancários para depósito do Fundo Fixo e providenciar o Formulário Geral para
Fundo Fixo, disponibilizado na Intranet, em Formulários Institucionais, Setor de
Finanças, preenchido com a opção ENCERRAMENTO. O comprovante do
depósito e o formulário devidamente carimbado e assinado deverão ser
encaminhados ao Setor de Finanças para que o encerramento seja efetuado.
Após o Setor de Finanças estará informando ao Setor de Suprimentos e Setor
Fiscal quanto ao encerramento.
Para a opção “Encerramento” faz-se necessário o preenchimento dos campos
abaixo constantes no Formulário Geral para Fundo Fixo:
Campo
Nome Campo
Descrição Campo
1
o Fundo Fixo.
2
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Dados Gerais
compras/despesas a ser encerrado.
Valor do Fundo Fixo: Inserir o valor atual e fixo a ser
encerrado.
3
Motivo pelo qual esta sendo solicitado o encerramento do
Fundo Fixo.
4
Fixo
Fixo.
5
Responsável
pelo Fundo Fixo.
6
Forma de Pagamento
Finanças.
Setor de Finanças
7
24. DA ATUALIZAÇÃO DE DADOS
A atualização dos dados do Fundo Fixo poderá ocorrer quando:
•
O Setor de Finanças anualmente efetuará a validação dos dados presentes no
formulário atual de cada Fundo Fixo. Nesse caso o Setor de Finanças
encaminhará um e-mail solicitando a atualização dos dados acompanhado do
scanner do último formulário preenchido para que o Gestor Responsável pelo
Setor e/ou Funcionário Designado Responsável pelo Fundo Fixo verifique se
existem alterações a serem efetuadas. No caso de existirem alterações, o
Formulário geral para Fundo Fixo, disponibilizado na Intranet, em Formulários
Institucionais, Setor de Finanças, deverá ser preenchido com a opção
ATUALIZAÇÃO, impresso, carimbado, assinado e encaminhado ao Setor de
Finanças para atualização do mesmo. Caso não tenha nenhum dado a ser
alterado o e-mail deve ser respondido ao Setor de Finanças informando tal
situação. Após o Setor de Finanças deverá comunicar ao Setor de Suprimentos
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Emissão: 01/07/2011
Alterado em
Versão: 4.0
e Setor Fiscal quanto a atualização, caso haja.
•
O Funcionário designado Responsável pelo Fundo Fixo ou Gestor Responsável
pelo Setor identificar que alguma informação esta desatualizada e há a
necessidade de atualização dos dados no Formulário Geral para Fundo Fixo.
Nesse caso o Formulário geral para Fundo Fixo, disponibilizado na Intranet, em
Formulários Institucionais, Setor de Finanças, deverá ser preenchido com a
opção ATUALIZAÇÃO, impresso, carimbado, assinado e encaminhado ao Setor
de Finanças. O formulário antigo permanecerá no arquivo do Financeiro, no
entanto tornar-se-á sem efeito. Após o Setor de Finanças deverá comunicar ao
Setor de Suprimentos e Setor Fiscal quanto a atualização.
Para a opção “Atualização” faz-se necessário o preenchimento dos campos abaixo
Campo
Nome Campo
Descrição Campo
1
2
Dados Gerais
o Fundo Fixo.
compras/despesas.
Valor do Fundo Fixo: Inserir o valor atual e fixo.
3
4
Funcionário designado
responsável pelo Fundo
Fixo
Possíveis de alteração somente os campos: cargo,
telefone ramal,celular e e-mail.
5
Responsável
Possível de alteração somente o campo: e-mail.
6
Forma de Pagamento
7
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Finanças.
Setor de Finanças
25. DA AUDITORIA INTERNA E EXTERNA
Poderá a qualquer momento ser realizada auditoria sobre as regras, fluxos e
processos estabelecidos nesta Instrução Normativa para Fundo Fixo seja pelo setor de
Auditoria Interna, Auditoria externa ou pelo Setor de Finanças – APC Núcleo de Contas a
Pagar.
Após realizada a auditoria, se houver constatação de irregularidades, o
responsável pelo Fundo Fixo juntamente com seu superior imediato serão notificados a
prestarem os devidos esclarecimentos.
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Versão: 4.0
26. ANEXOS
ANEXO I – Formulário Geral para Fundo Fixo
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Versão: 4.0
ANEXO II – Termo de Responsabilidade para Fundo Fixo
Associação Paranaense de Cultura
Mantenedora da Pontifícia Universidade Católica do Paraná
Diretoria de Planejamento, Controladoria e Finanças
CNPJ 76.659.820/0001-51
Reconhecida de Utilidade Pública pelo decreto nº1713 de 07/01/1954
Declarada de Utilidade Pública pelo Decreto Federal nº 46807 de 14/09/1959
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Versão: 4.0
ANEXO III – Formulário de Prestação de Contas de Fundo Fixo – Unidade de Negócio
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Emissão: 01/07/2011
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Versão: 4.0
Formulário de Prestação de Contas de Fundo Fixo – Corporativo
PRESTAÇÃO DE CONTAS
TIPO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS
FUNDO FIXO
Informações Gerais do Fundo Fixo
Empresa: Associação Paranaense de Cultura - APC
Setor/Área
Nomenclatura F. F.:
USO EXCLUSIVO SETOR DE FINANÇAS
Data
Responsável pelo Fundo Fixo
Nome:
Ramal:
CPF:
de:
Período referente a Prestação de Contas:
AP
à
E-mail:
Informações para Pagamento (Ordem de Pagamento)
HSBC
Nome do Banco:
Item
Nº Doct.
Nº do Banco:
Genêros
Alimentí cio
s
Fornecedor
399
Combustí ve
l
Nº da Agência:
Pedágio
Refeições
1748
Transporte
Outros
Valor
CR
Filial
0,00
1
2
0,00
3
0,00
4
0,00
5
0,00
6
0,00
7
0,00
8
0,00
9
0,00
10
0,00
11
0,00
12
0,00
13
0,00
14
0,00
15
0,00
0,00
TOTAL
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
TOTAL DA PRESTAÇÃO DE CONTAS
Fundação Champganat
Fundação Rocio
APC
0,00
0,00
RESUMO DE FILIAIS
ISCMC
FILIAL
VALOR
ASSOCIAÇÃO PARANAENSE DE CULTURA - APC
1 Associação Paranaense de Cultura - APC
R$ 0,00
2 Hospital Universitário Cajuru
R$ 0,00
3 PUCPR - Campus Curitiba
R$ 0,00
4 PUCPR - Campus São José dos Pinhais
R$ 0,00
5 Fazenda Experimental Gralha Azul
R$ 0,00
6 Centro de Educação Profissional Irmão Mario Cristóvão
R$ 0,00
8 Centro Social Champagnat
R$ 0,00
9 Editora Universitária Champagnat
R$ 0,00
10 Lúmen - Centro de Comunicação
R$ 0,00
11 PUCPR - Campus Londrina
R$ 0,00
12 PUCPR - Campus Toledo
R$ 0,00
14 PUCPR - Campus Maringá
R$ 0,00
13 Farmácia Universitária
R$ 0,00
15 Proação Tijucas do Sul
R$ 0,00
16 Proação Paranaguá
R$ 0,00
17 Proação Guaraqueçaba
R$ 0,00
18 Proação Guaratuba
R$ 0,00
19 Proação São José dos Pinhais
R$ 0,00
20
R$ 0,00
Proação Fazenda Rio Grande
21 Instituto Católico de Santa Catarina
R$ 0,00
TOTAL DA ASSOCIAÇÃO PARANAENSE DE CULTURA
R$ 0,00
Responsável pelo Fundo Fixo:
Nome:
Ordenador do Gasto:
Nome:
Assinatura:
Assinatura:
Data:
____/____/______
Aprovação Setor de Suprimentos
Data:
____/____/______
Deliberações
Informações Necessárias
1. Se faz necessária a justificativa, no verso, de todos os documentos fiscais originais enviados junto à esta Prestação de Contas;
#REF!
4/3/2011
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Emissão: 01/07/2011
Alterado em
Versão: 4.0
27. APROVAÇÕES
Aprovações
Setor e Responsabilidades
Data
Setor de Finanças APC
Núcleo de Contas a Pagar
Assinaturas
Andressa Lorandi
01.07.2011
Fernando Zanlorenzi
(Responsável pela Emissão)
Setor de Finanças APC
(Responsável pela Revisão)
01.07.2011
Sandra Ribeiro da Silva Hamann
01.07.2011
Moacir Gomes da Silva
Diretoria de Planejamento,
Controladoria e Finanças
(Responsável pela Aprovação)

instrução normativa para fundo fixo

Transcrição

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