Manual de Gestão do FASE

REPÚBLICA DE MOÇAMBIQUE
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO
Direcção de administra e finanças
Manual de procedimentos
Para a gestão
do fase
II Edição
Abril 2012
Glossário
ADE.........Apoio Directo às Escolas
CREI........Centro de Recursos de Educação Inclusiva
CUT ….....Conta Única do Tesouro
DPPF ……..Direcção Provincial do Plano e Finanças
DPEC´s ...Direcções Provinciais de Educação e Cultura
FASE .......Fundo de Apoio ao Sector da Educação
IFEA´s......Institutos de Formação de Educadores e Alfabetizadores;
IFP´s........Institutos de Formação de Professores
PA´s.........Processos Administrativos
PESD ......Programa de Educação à Distância para o Ensino Secundário
SDEJT…..Serviço Distrital de Educação Juventude e Tecnologia
SISTAFE…Sistema de Administração Financeira do Estado.
UGEA……..Unidade Gestora Executora das Aquisições
1
Índice
Introdução. ................................................................................................................ 4
Contexto e enquadramento do manual.................................................... 5
CAPÍTULO I................................................................................................................ 5
1. O Projecto FASE. ............................................................................................... 5
1.1 Parceiros Signatários do FASE: ................................................................................. 5
1.2 Fluxos de Fundos ............................................................................................................ 6
1.2.1 Fluxograma de desembolso ................................................................................. 6
2. Descentralização dos Recursos Financeiros do FASE. ............... 8
3. Medidas de controlo Interno. ................................................................... 9
3.1 Pagamento das despesas. ................................................................................................. 9
3.1.1 Transacções via e-SISTAFE. ............................................................................... 9
3.1.2 Pagamento via cheque. ..................................................................................... 12
3.2 Controlo Orçamental ......................................................................................................... 12
3.3 Verificação de documentos .............................................................................................. 12
3.4 Organização do arquivo. ................................................................................................... 12
3.5 Elaboração das Reconciliações. ..................................................................................... 13
3.6 Inventário............................................................................................................................. 13
3.7 Contabilização das transacções efectuadas no e-SISTAFE. ..................................... 14
3.8 Invalidação de documentos.............................................................................................. 15
3.9 Controlo de Alfabetizadores. ............................................................................................ 15
3.10 Gestão de contratos de empreitada. ............................................................................ 15
CAPÍTULO II ................................................................................................................ 17
1. Fundo de Supervisão Provincial e Distrital. .................................................. 17
1.1.1 Pagamento de viagens ...................................................................................... 17
1.1.2 Aquisição de material de escritório..................................................................... 18
1.1.3 Aquisição de outras maquinarias e equipamento. .............................................. 18
1.1.4 Aquisição de meios circulantes .......................................................................... 18
1.1.5 Aquisição de combustível. ................................................................................. 18
1.1.6 Despesas não suportadas pelo fundo de supervisão: ........................................ 19
1.2 O papel da DPEC e do SDEJT na gestão do fundo de supervisão. ............ 19
1.2.1 São responsabilidades da DPEC: ...................................................................... 19
1.2.2 São responsabilidades do SDEJT: ..................................................................... 19
1.2.3 Incidência da supervisão: ................................................................................... 20
2
CAPÍTULO III ......................................................................................................... 20
1. Prestação de Contas e Relatórios Financeiros ............................. 20
1.1 Relatórios Financeiros ...................................................................................................... 20
1.2. Documentos que compõem o processo de prestação de contas: ............................ 21
1.2.1 Documentos do âmbito geral ............................................................................. 21
1.2.2 Documentos relacionados com o e-SISTAFE. ................................................... 21
1.3. Intervenção dos vários níveis na execução e prestação de contas. ....................... 22
1.3.1 Fundo de supervisão distrital ............................................................................. 22
1.3.2 Fundo de ADE. .................................................................................................. 22
1.3.3 Fundo de IFP´s, IFEA´s e CREI. ........................................................................ 23
1.3.3.1 Documentos a serem enviadas trimestralmente por estas
instituições ás DPECs: ............................................................................................ 23
Anexos: ...................................................................................................................... 23
ANEXO 1................................................................................................................................... 24
ANEXO 2................................................................................................................................... 25
ANEXO 3................................................................................................................................... 26
ANEXO 4................................................................................................................................... 29
3
Introdução.
O sector da educação na sua componente de investimento conta com um
grande financiamento dos parceiros de cooperação que depositam as suas
contribuições na CUT. Para a gestão desses recursos financeiros, foi criado ao
nível do MINED, o projecto FASE.
Trata-se de um projecto cuja gestão esteve centralizada no órgão central. Para
atender as reformas da gestão financeira e a política vigente, foi
descentralizado até aos níveis provincial e distrital com autonomia financeira e
administrativa o que lhes permite implementar as actividades constantes nos
seus programas.
Para a gestão do FASE existe um Memorando de Entendimento e outros
dispositivos de gestão onde estão plasmadas as regras de gestão financeira
que devem ser escrupulosamente seguidos.
O MINED vem realizando um conjunto de acções que inclui a produção de
materiais de consulta, realização de capacitações dos gestores ao nível
provincial e distrital e acompanhamento sistemático da gestão do FASE com
vista a reforçar a capacidade de gestão do projecto.
Com a produção do presente manual pretende-se facultar aos gestores, um
instrumento de consulta que os oriente na gestão do FASE bem como
assegurar a uniformização dos procedimentos de gestão ao nível do sector.
4
Contexto e enquadramento do manual.
Na gestão financeira há sempre uma necessidade de se proceder ao
acompanhamento das mudanças resultantes das reformas e disponibilizar aos
gestores, ferramentas necessárias para o seu quotodiano laboral.
A correcta gestão do FASE, só será possível através de uma orientação
adequada aos gestores aos vários níveis para que tenham conhecimentos
sólidos sobre os novos procedimentos e outros aspectos relacionados com:
 A descentralização de fundos de alguns programas (que são geridos
directamente pelos SDEJT´s e DPEC´s);
 A criação do SISTAFE através da Lei 9/2002, de 12 de Fevereiro,
 O Regulamento de Contratação de Empreitada de Obras Públicas,
Fornecimento de Bens e Prestação de Serviços ao Estado aprovado
pelo Decreto nº 15/2010 de 24 de Maio e Revogado o Decreto nº
54/2005 de 13 de Dezembro;
 Procedimentos do Banco Mundial
Assegurar uma gestão de qualidade deve ser assumida como responsabilidade
de todos os gestores. Por isso o MINED produziu-se o presente instrumento de
consulta para acompanhar todas as mudanças operadas no sistema de gestão
financeira do Estado em geral, e para melhorar a gestão do FASE, em
particular
Espera-se que os gestores ponham em prática todas as instruções contidas no
presente manual e melhorem o seu desempenho individual o que terá uma
repercussão directa no desempenho institucional.
CAPÍTULO I
1. O Projecto FASE.
O Fundo de Apoio ao Sector de Educação (FASE) é um programa do Governo
da República de Moçambique que é implementado pelo Ministério da
Educação.
1.1 Parceiros Signatários do FASE:
 Canadian International Development Agency – Canada (CIDA);
 Embaixada da Irlanda;
 Ministério dos Negócios Estrangeiros da Finlândia;
 Governo da República Federal da Alemanha;
 DFID – Reino Unido;
 Banco Mundial;
 UNICEF;
 Ministério dos Negócios Estrangeiros de Portugal;
 Cooperação Espanhola;
 Cooperação Flamenga.
5
1.2 Fluxos de Fundos
Os parceiros de cooperação acordaram em utilizar um mecanismo para a
integração de fundos numa conta única designada “Forex”.
Procedeu-se à abertura de uma conta bancária no banco de Moçambique
(BM), à ordem de tesouro cujos assinantes para a sua movimentação foram
indicados pelo MPF. Os depósitos são feitos na moeda originária do financiador
e convertido em dólares americanos (USD) ao câmbio da data de recepção dos
fundos.
Por cada movimento (depósito ou transferência), o BM emite um Bordeaux e
envia-o à Direcção Nacional do Tesouro (DNT)/MF, que por sua vez, deverá
enviar cópias para a Direcção de Administração e Finanças (DAF-MINED). O
Registo de entradas e saídas na conta em USD e o valor correspondente em
meticais é da responsabilidade da DNT-MF, assim como as reconciliações
bancárias e a remessa do mapa à DAF/MINED com o respectivo extracto
bancário da conta Forex.
A DAF/MINED efectua um registo no livro de controlo bancária (Conta Forex),
em USD e MZM, com base nas cópias dos Borderaux recebidos da DNT/MF.
Mensalmente a DNT/MF efectua o resumo mensal dos fundos canalizados para
conta Forex, individualizados por parceiro de Cooperação, dos pagamentos ou
transferências efectuadas, e remete-se ao DAF/MINED para efeitos de
reconciliação.
A transferência de fundos é mediante a requisição através do e-Sistafe que são
disponibilizados da conta Forex do MINED no Tesouro (MF) para conta virtual
nas finanças enquanto os valores não forem transferidos para as contas do
MINED e DPEC’s abertas para o efeito.
1.2.1 Fluxograma de desembolso
6
Registo de Necessidade
(PF)
Carta para o MINED
com informação da (PF)
DAF
Central
Cc Contab. Pública
A DAF faz
uma carta
para o
Tesouro
O Tesouro debita a
conta forex do MINED
Credita na
conta CUT
do MF
Credita-se a
CUT do
FASE órgão
central
Debita-se o
Órgão
Central
Credita-se na CUT
da Província- FASE
Cabimentação,
Liquidação e Pagamento
(Via Directa)
7
Transferências
dos doadores
Conta
FOREX
Relatórios
CUT
Execução
Central, DPEC
e SDEJT
2. Descentralização dos Recursos Financeiros do FASE.
Como foi referido atrás, o FASE encontra-se descentralizado para dinamizar o
processo de implementação dos programas do sector ao nível das províncias e
distritos. Dentre vários programas cujo fundo se encontra descentralizado,
citamos os seguintes:
 Fundo de Supervisão Provincial e Distrital;
 Fundo de Apoio às Escolas de Professores do Futuro;
 Construção de salas de aulas para o Ensino Primário e Secundário;
 Fundo para a reprodução dos módulos para o programa PESD;
 Subsídios de Alfabetizadores;
 Fundo para alimentação dos lares e centros internatos;
 Fundos para os programas de prevenção e mitigação do HIV/SIDA
 Fundo de apoio aos IFPs, CREI e IFEAs
 Distribuição do Livro Escolar
8
3. Medidas de controlo Interno.
Qualquer organização precisa de instrumentos e planos para acompanhamento
da execução e avaliação do cumprimento de normas e procedimentos
financeiros e administrativos que salvaguardem o património da mesma.
A eficiência e eficácia na gestão financeira são determinadas pelo cumprimento
integral de todas as medidas de controlo interno recomendáveis numa
organização, pelo que todas as medidas de controlo interno devem ser
estritamente observadas em todos os níveis de gestão.
3.1 Pagamento das despesas.
No contexto da Reforma da Gestão Financeira do Estado foi introduzido o
SISTAFE que tem como aplicação financeira o e-SISTAFE. Era desejável que
todas as transacções fossem efectuadas via e-SISTAFE. No entanto, esta
aplicação financeira ainda não foi instalada em todos os distritos do país, o que
faz com que alguns ainda recorram à transferências bancárias ou emissão de
cheques.
O gestor financeiro deve observar todas as regras de gestão financeira e
cumprir com todos os actos administrativos.
3.1.1 Transacções via e-SISTAFE.
Para todas as despesas pagas por esta modalidade deve-se observar os
seguintes aspectos:
 Verificar se os documentos que compõem o processo estão
devidamente autorizados pela entidade competente;
 Verificar a conformidade orçamental da despesa antes do pagamento
assim como a sua legibilidade;
 Após o pagamento devem ser anexados no processo, todos os
documentos gerados designadamente, NC (Nota de Cabimentação, LD
(Nota de Liquidação de Despesa) e OP (Ordem de Pagamento).
9
3.1.1.1 Passos a observar no processo de pagamento:
VIA DIRECTA
PROCESSO ADMINISTRATIVO - PA
CABIMENTAÇÃO - NC
LIQUIDAÇÃO - LD
CONFORMIDADE PROCESSUAL
PAGAMENTO - OP
ANEXAR DOCUMENTOS DE SUPORTE
REGISTO NO SISTEMA
CONTABILISTICO
CONFORMIDADE DOCUMENTAL
ENCERRAMENTO DO PROCESSO
ARQUIVO
10
VIA INDIRECTA
PROCESSO ADMINISTRATIVO - PA
CABIMENTAÇÃO - NC
CONFORMIDADE PROCESSUAL DA
CABIMENTAÇÃO
ADIANTAMENTO DE FUNDOS A UGB -OP
LIQUIDAÇÃO DA DESPESA POR
PRESTAÇÃO DE CONTAS
CONFORMIDADE PROCESSUAL DA
LIQUIDAÇÃO DA DESPESA
CONFORMIDADE DOCUMENTAL
ENCERRAMENTO DO PROCESSO
ARQUIVO
11
3.1.2 Pagamento via cheque.
Esta modalidade só se aplica onde o e-SISTAFE ainda não está operacional.
Aspectos que devem ser observados no uso de cheques:
 Não assinar cheques em branco;
 Inutilizar todos os cheques cancelados e conservá-los para serem
verificados em caso de necessidade (devendo deixar o número intacto);
 Emitir cheques em nome do legítimo beneficiário (funcionário,
fornecedor de bens e serviços etc.)
 Cruzar os cheques emitidos;
Entretanto, é importante que os gestores assegurem, em alguns pagamentos, a
existência de:
 Contratos assinados pelas partes, com condições e valor evidentes;
 Garantias bancárias confirmadas e válidas;
 Guias de remessa contendo quantidades e especificações dos bens
recebidos e outros documentos relevantes;
3.2 Controlo Orçamental
Antes da efectivação da despesa os gestores devem verificar se a actividade
está inscrita no orçamento do ano, o projecto e a respectiva CED, de modo a
evitar desvios de aplicação ou pagamento de actividades de outros projectos.
3.3 Verificação de documentos
O gestor deve ser rigoroso na verificação de todos os documentos de suporte
nomeadamente facturas, recibos, notas de débitos ou créditos, mapa de
subsídios, guias de marcha e relatórios.
As facturas e os recibos devem:
 Ser emitidos em nome da instituição com especificação do projecto;
 Ser originais;
 Conter o NUIT, localização e nome de fornecedor;
 Estar isentos de qualquer suspeita, ou seja, não devem se apresentar
rasurados.
3.4 Organização do arquivo.
Um dos indicadores de gestão exemplar na organização é a existência de um
sistema de arquivo organizado. Por isso, todos os processos após o
pagamento devem ser devidamente arquivados.
Com vista a harmonizar o arquivo, recomenda-se que todos os processos do
FASE sejam arquivados de acordo com o projecto e por ordem de lançamentos
na aplicação contabilística em uso.
12
3.5 Elaboração das Reconciliações.
O gestor deve elaborar obrigatoriamente as reconciliação das contas existentes
na instituição numa base mensal, o que irá permitir por um lado, a detecção de
falhas que eventualmente possam ser cometidos de forma involuntária ou
voluntaria pelo banco, finanças, secretaria distrital, DPEC ou SDEJT.
A reconciliação deve ser composto por:
 Folha de reconciliação;
 Extracto bancário do mês ou extracto do e-SISTAFE (8314300);
 Mapa do controlo bancário ou mapa de lançamentos no sistema
contabilístico em uso.
Todas as situações de débito ou crédito do banco ou e-SISTAFE que não
tenham sido registados na conta devem ser esclarecidas e resolvidas em
tempo útil.
3.6 Inventário
Na inventariação do imobilizado devem constar todos os Bens pertencentes ao
FASE que devem ser reconciliados com os registos contabilísticos da aplicação
informática em uso numa base trimestral. O registo do património será feito via
e-SISTAFE. Entretanto, para os distritos que não dispõem do e-SISTAFE
devem fazer o registo em excel, worl ou outra forma recomendável.
É responsabilidade da área de Procurement e Património fazer o registo, mas
todos os acréscimos, transferências e abates no mesmo, deverão ser
rubricados pelo Chefe do DAF.
O registo deverá conter, entre outros, os seguintes detalhes:

Descrição do activo;

Código (CED)

Código Orgânico;

Número de inventário;

Localização;

Data de aquisição;

Custo do activo;

Número da factura;

Fornecedor;

Valor líquido contabilístico;

Valor das amortizações acumuladas e do período, bem como as respectivas
taxas utilizadas;

Data de validade do seguro (se aplicável);
13

Número de anos de vida esperada.
3.7 Contabilização das transacções efectuadas no e-SISTAFE.
Todas as transacções realizadas na CUT do projecto devem ser controladas
pelo gestor financeiro. Neste contexto, para melhor controlo da conta de
pagamento via directa é necessário a abertura duma conta específica no
programa de contabilidade na rubrica 48.
Por exemplo:
4850 MF CUT.
Neste caso devemos debitar a conta 4850 (MF CUT) e creditar a conta 4901
quando as finanças libertam os fundos, pois a conta 4850 (MF CUT) funciona
como nosso banco virtual.
No acto da realização da despesa a conta 4850 (MF CUT) vai ser creditada em
contrapartida da rubrica específica da despesa ou adiantamento para
supervisão distrital (4860….).
Depois da realização das despesas nos SDEJT, estes preparam o processo e
enviam as cópias dos justificativos para a DPEC. Esta por sua vez, confere os
documentos e certifica-se do lançamento do adiantamento no sistema
contabilístico. Em seguida, procede-se a contabilização a Débito na conta de
despesas, de acordo com a CED, em contrapartida da conta (4860…) do
respectivo SDEJT, eliminando deste modo o saldo do adiantamento.
Todos os lançamentos que mexem com as contas de despesas, devem mexer
igualmente com as contas analíticas abertas anualmente, de acordo com as
actividades planificadas para cada ano. A troca de contas analíticas cria
distorções na execução das actividades, pois algumas actividades podem
apresentar no fim do exercício, uma execução acima de 100%.
Os remanescentes de adiantamentos devem ser depositados na conta de
receitas de terceiros do Ministério das Finanças. Posteriormente estes valores
são transferidos para a nossa conta 4850 no e-SISTAFE. Para que o valor seja
revertido a nosso favor, a DPEC deve solicitar através de carta dirigida à DNTDirecção Nacional de Tesouro, com conhecimento da DPPF e do MINEDFASE. Após o envio da carta deve se assegurar uma articulação constante até
a transferência do valor.
A operação será contabilizada da seguinte forma:
1. Pelo adiantamento: debita-se a conta do distrito beneficiário do
adiantamento em contrapartida do nosso banco virtual (4850)
2. Pelo depósito do remanescente na conta das Finanças: debita-se a
conta de receitas de terceiros (4851) em contrapartida da conta do
distrito que depositou.
3. Pela Guia de recolhimento das Finanças: Debitamos o banco virtual
(4850) e creditamos receitas de terceiros (4851). E assim o valor estará
14
disponível para ser utilizado no pagamento das diversas despesas da
respectiva actividade.
Para evitar a ocorrência de eventuais erros na gestão deste fundo, os
procedimentos de controlo atrás descritos devem ser observados cuidadosa e
integralmente.
3.8 Invalidação de documentos
Todos os documentos de suporte (facturas, recibos, V.D, guias de marcha,
declarações) devem ser invalidados com o carimbo “PAGO- FASE” do
programa quer ao nível da DPEC quer ao nível dos SDEJT´s como forma de
evitar riscos de duplicação de pagamentos.
3.9 Controlo de Alfabetizadores.
É importante garantir o controlo de todo o processo ligado à alfabetização e
criar-se condições para que esteja disponível sempre que for solicitado para
verificação. As despesas por distrito devem ser registadas na folha de excel
numa base mensal como forma de garantir o controlo de todas as despesas
efectivadas.
Por outro lado, é preciso que haja consistência entre o número de
alfabetizando e o número de contratos existentes, tendo como base o rácio de
alfabetizando por alfabetizador.
Os contratos devem ser assinados pelo Alfabetizador e pelo Director do SDEJT
As folhas de pagamento devem ser autorizadas pela DPEC, com o visto do
chefe do DAF, assinadas pelo técnico que processa e o que efectua o
pagamento assim como o beneficiário.
Os contratos originais devem ser arquivados nos SDEJT´s, devendo as cópias
dos mesmos serem arquivados nas DPEC. As folhas de pagamento originais
devem ser arquivadas na DPEC e as cópias nos SDEJT.
3.10 Gestão de contratos de empreitada.
Face à existência de vários contratos de empreitada no âmbito de construção
de salas de aula e outras infra-estruturas, o gestor financeiro deve assegurar o
controlo financeiro da execução de todos os contratos assinados. Esse controlo
pode ser feito numa folha de Excel de acordo com o mapa que se segue.
15
MAPA DE CONTROLO FINANCEIRO DE CONTRATOS
Detalhes do contrato
Número do contrato:
Nome do contratado
Valor do contrato
Objecto
Ordem
Valor em
Meticais
Data
Nº da
factura
Saldo
Observação
1
2
3
4
5
Total
-
Valor por pagar
Para a gestão de contratos de empreitada e bens e serviços deve-se ter
em conta ainda os seguintes aspectos:
 Actualizar os contratos quando estes por motivos diversos expirar;
 Data do início e término do Contrato;
 Assegurar a existência de garantias bancárias nos contratos, se estiver
previsto. Todas as garantias devem ser confirmadas nas respectivas
instituições que as emitiram.
 Garantir a existência de adendas aos contratos em caso de alteração
das condições contratuais inicias;
 Sempre que receber facturas para pagamento verificar a existência do
relatório do fiscal, mapa de quantidades e autorização do superior
hierárquico (obras)
 Verificar no contrato as quantidades, especificações e o preço unitário.
16
CAPÍTULO II
1. Fundo de Supervisão Provincial e Distrital.
1.1 Despesas elegíveis
Este fundo deve atender de forma integral as seguintes áreas:
 Pedagógica;
 Administrativa e financeira; e
 Inspecção
O fundo de supervisão poderá ser usado para:
1.1.1 Pagamento de viagens
Pagamento de ajudas de custos ou subsídio de alimentação,
combustível e subsídio de transporte,
Os documentos comprovativos de viagens devem obedecer o seguinte:
1.1.1.1 Guias de marcha.
Devem ser individuais e averbadas em todos os locais visitados e reflectir a
efectividade do tempo de permanência nos mesmos. A apresentação das guias
de marcha deve ser efectuada dentro de 48 horas após o regresso.
1.1.1.2 Modelo de entrega de valores.
O preenchimento do anexo 1 “Modelo de entrega de valores” é obrigatório
assim como as assinaturas do responsável, do técnico que entrega e do
beneficiário.
1.1.1.3 Relatórios de viagem.
Todos os relatórios de supervisão devem ser elaborados em conformidade com
o Anexo 2 “Modelo do Relatório de Supervisão”. O modelo apresenta a
relação dos visitados que serão determinados pelo número de instituições a
serem visitadas. Para as deslocações cuja missão é de carácter sigilosa,
recomenda-se a elaboração de sumário executivo.
Os relatórios devem ser elaborados de forma criteriosa e devem apresentar
conteúdos que permitem a introdução de algumas acções concretas de apoio
imediato. Devem igualmente assegurar que as equipas subsequentes que
visitarem as escolas, tenham bases que lhes orientem melhor para
continuarem com o trabalho.
Todas as brigadas (ou o funcionário) após a realização de visita de trabalho
devem assegurar a existência do relatório no local visitado. Para o caso de
17
visitas às escolas, recomenda-se que o relatório seja canalizado à sede da ZIP
e esta, por sua vez, ira canalizar às escolas.
1.1.1.4 Realização de seminários
Na realização do seminário devem ser assegurados os seguintes
documentos:
 Termos de referências;
 Listas de presenças diárias devidamente assinadas pelos participantes;
1.1.2 Aquisição de material de escritório.
Trata-se do material que será utilizado para a realização de capacitação e/ou
encontros de superação.
1.1.3 Aquisição de outras maquinarias e equipamento.
Pode ser adquirido material ou equipamento que tem relação directa com o
trabalho, como sejam, computadores de mesa incluindo impressoras, armários
para arquivo, secretárias, entre outros.
1.1.4 Aquisição de meios circulantes
A deslocação dos técnicos da DPEC aos SDEJT e às escolas e dos SDEJT´s
às escolas, pressupõe a existência de meios circulantes. Considerando a
ausência ou défice desses meios, poderão ser adquiridas motorizadas e
bicicletas. Chama-se a atenção para que haja racionalidade na aquisição
desses meios por forma a não comprometer a actividade de supervisão. Nestes
termos, o número máximo de motorizadas e bicicletas a serem adquiridas em
cada exercício económico deve ser de 5 e 6 respectivamente. Todos os meios
circulantes adquiridos devem ser registados a favor do respectivo SDEJT ou
DPEC.
1.1.4.1 Regras para distribuição dos meios circulantes
 A entrega dos meios deve ser evidenciada pela existência de um termo
de entrega devidamente assinado pelas partes;
 Os SDEJT’s devem preparar um mapa de controlo paralelo que mostre a
relação das repartições ou das ZIP´s que já se beneficiaram desses
meios com vista a se evitar repetições desnecessárias.
1.1.5 Aquisição de combustível.
Os gestores devem pautar por uma gestão correcta e transparente e facilitarem
a verificação quer da aquisição quer do consumo de combustível. Assim, para
o abastecimento dos meios circulantes, deve se assegurar a existência de
mapas de controlo que deverão conter, dentre outros, todos os elementos
descritos no quadro abaixo:
18
Data
Tipo de
combustível
Qtd
Tipo de
meio
circulante
Chapa de
matrícula
Missão
Beneficiário
Assnatura
legível
Dado que para além do financiamento do FASE, existem outras fontes, deve se
encontrar uma forma de se proceder o controlo em mapas separados.
1.1.6 Despesas não suportadas pelo fundo de supervisão:
 Água;
 Energia;
 Telefone;
 Salário;
 Festividades e comemorações escolares;
 Aluguer de viaturas e taxas de qualquer natureza;
 Constução e manutenção de infraestruturas;
 Cadeiras de sofás;
 Geradores
1.2 O papel da DPEC e do SDEJT na gestão do fundo de supervisão.
A DPEC representa o nível do sector da educação que tem tido contactos
regulares com os SDEJT´s e estes por sua vez com as escolas. Por isso de
forma específica apresenta-se o papel de cada nível:
1.2.1 São responsabilidades da DPEC:
 Acompanhar todas as actividades desenvolvidas ao nível dos distritos;
 Apoiar os distritos, em termos de materiais pedagógicos na realização
das suas actividades (planificação, elaboração/adaptação de
documentos do uso interno);
 Organizar seminários de capacitação de acordo com as necessidades;
 Realizar visitas às escolas;
 Sistematizar relatórios das actividades realizadas e enviá-los
trimestralmente ao MINED;
 Disseminar as boas práticas do processo de educação na província.
1.2.2 São responsabilidades do SDEJT:

Assegurar a utilização do Fundo de Supervisão de forma a responder às
necessidades da educação ao nível do distrito.
19


Acompanhar todas as actividades desenvolvidas ao nível das Zonas de
Influência Pedagógica (ZIP), Escolas, e Núcleos Pedagógicos de Base
(NPB);
Realizar a supervisão tendo em conta as áreas: pedagógica e
administrativa e financeira.
1.2.3 Incidência da supervisão:
















Situação do livro escolar;
Disponibilidade e uso do livro de turma;
Processo do aluno e do alfabetizando;
Documentos normativos;
Assistência às aulas;
Planos de actividades e de desenvolvimento da escola;
Disponibilidade e assiduidade do professor, do alfabetizador e do
funcionário;
Acompanhamento do levantamento estatístico de 3 de Março;
Avaliação das necessidades psicopedagógicas dos professores e dos
alfabetizadores;
Desempenho da escola;
Situação de pagamento de salários dos professores, alfabetizadores e
funcionários;
Plantio de árvores;
Execução e prestação de contas do fundo de supervisão distrital;
Análise e verificação documental das despesas realizadas;
Execução e prestação de contas dos fundos do Programa de Apoio
Directo às Escolas (ADE);
Execução e prestação de contas dos fundos descentralizados aos IFP´s,
IFEA´s e CREI.
CAPÍTULO III
1. Prestação de Contas e Relatórios Financeiros
Cada nível do sector deve ter no seu arquivo o processo de prestação de conta
de todas as despesas realizadas e proceder o respectivo registo.
1.1 Relatórios Financeiros
Para garantir que as demonstrações financeiras permitam a tomada de
decisões racionais e com eficiência e eficácia, é necessário que a informação
financeira seja credível.
Numa base trimestral, cada Direcção Provincial deverá preparar relatórios
cobrindo as transacções tanto do fluxo de caixa como das contas bancárias,
que devem ser enviados ao Gestor Financeiro do Projecto ao nível do órgão
central, para que ele faça a respectiva consolidação.
20
Nos casos em que a DPEC efectua adiantamento de fundos para o distrito, e
este tiver realizado as despesas, deve recolher todos os justificativos num
período máximo de dois meses para efeitos de contabilização na aplicação
contabilística em uso.
Nestes termos, ao nível da DPEC (na sua relação com os SDEJT) são
contabilizados:
 Os adiantamentos directos efectuados pelas Finanças para os SDEJT´s
(para efeitos de controlo da execução);
 Justificativos originais resultantes dos adiantamentos feitos pela DPEC
ao SDEJT;
 Cópia de justificativos dos valores do fundo de supervisão distrital
inscrito no orçamento do distrito que não transita pela DPEC, ou seja,
que é transferido directamente pela DPPF para o distrito.
Deve haver celeridade na justificação das despesas ao nível dos SDEJT´s,
na medida em que, enquanto os justificativos não forem canalizados à
DPEC, todos os desembolsos efectuados não serão assumidos como
despesa. Assim, mantendo-se sob forma de adiantamento até ao final do
semestre ou do ano, resultando numa “aparente” baixa execução
financeira o que poderá reflectir-se de forma negativa nos desembolsos
subsequentes.
1.2. Documentos que compõem o processo de prestação de contas:
1.2.1 Documentos do âmbito geral
 Documentos de autorização da despesa,
 Requisições Internas e externas
 Justificativos (exemplo: facturas, recibos, V.D, mapas de controlo de
consumo de combustível, guias de marcha, relatórios, processos de
concurso, contrato com fornecedor, Guias de remessa, e.t.c)
 Relação de cheques emitidos
 Extractos bancários
 Relação dos cheques em circulação
 Balancetes
 Cartas de confirmação da recepção de bens (ex: mobiliário e
equipamento escolar)
1.2.2 Documentos relacionados com o e-SISTAFE.
Visto que nem todos os níveis do sector da educação dispõem da terminal do
e-SISTAFE, recomenda-se que nos processos de prestação de contas sejam
assegurados, pelo menos, os seguintes documentos:
 NC – Nota de cabimentação;
 LD – Nota de Liquidação da despesa;
 OP – Ordem de pagamento.
21
1.3. Intervenção dos vários níveis na execução e prestação de contas.
Como foi referido atrás, os recursos financeiros do FASE foram
descentralizados para vários programas. Entretanto, para atender alguns
aspectos específicos decorrentes da introdução de novos procedimentos
acordados entre o MINED e os pareceiros de cooperação (sem por em causa a
autonomia financeira e administrativa de cada nível), devem ser observados os
procedimentos que se seguem de acordo com cada programa.
1.3.1 Fundo de supervisão distrital
O fundo de supervisão distrital está inscrito no orçamento do distrito e é
canalizado aos SDEJT´s por intermédio das Secretarias Distritais. Não
obstante esta realidade, ao nível das DPEC´s os valores comunicados aos
SDEJT´s são lançados como adiantamento no sistema contabilístico e
contabilizados como despesas à medida que os distritos prestam contas.
O Decreto 15/2010, assim como o novo acordo com o Banco Mundial
apresentam várias modalidades de contratação que são aplicadas por todos os
níveis do sector. Deste modo, todos os processos de aquisição ao nível dos
SDEJT´s relacionados com bens e serviços e outras maquinarias e
equipamento (com recurso ao Ajuste Directo), devem apresentar um visto
prévio da DPEC, devendo os dois níveis definir a melhor estratégia para a
operacionalização desta recomendação.
O SDEJT depois de compor o processo da despesa, antes de submeter à
Secretária Distrital, deve canalizar à DPEC para efeitos de verificação.
1.3.1.1 Prestação de contas deste fundo pelos SDEJs:
 Enviar os justificativos originais à Secretaria Distrital para efeitos de
encerramento dos PA´s abertos na DPPF;
 Enviar uma cópia do mesmo processo à DPEC;
 Arquivar uma cópia no SDEJT
Por imperativo de auditoria externa, num prazo máximo de dois meses após
submissão dos justificativos na Secretaria Distrital os SDEJT´s devem negociar
a recolha dos documentos originais e arquivá-los na instituição para efeitos de
consulta. Esta recomendação surge pelo facto de as cópias não constituírem
documentos sujeitos `a verificação no âmbito de auditoria externa. Se dentro
deste período os SDEJT´s serem auditados, poderão levar o auditor até a
Secretaria Distrital para verificação dos mesmos.
1.3.2 Fundo de ADE.
O ADE é um programa que é implementado no Ensino Prímário, Secundário e
Técnico Profissional e representa um grande investimento para o sector.
Assim, para o alcance dos objectivos para os quais foi criado, é necessário que
os vários níveis do sector, e principalmente os SDEJT´s e DPEC´s:
22
 Participem de forma activa na implementação de cada fase do programa
dando o apoio necessário aos gestores das escolas;
 Realizem a actividade de supervisão e fiscalização de forma sistemática;
 Produzem relatórios sobre a execução do programa e submetam ao
MINED;
1.3.3 Fundo de IFP´s, IFEA´s e CREI.
A descentralização deste fundo para uma gestão autónoma das instituições de
formação, impõe uma articulação estreita entre estas instituições e as DPEC´s.
Estas devem ajudar as instituições esclarecendo-lhes eventuais dúvidas que
surgirem bem como apoiá-las na organização dos processos de aquisição e
prestação de contas. Devem assegurar, igualmente, a fiscalização deste fundo.





1.3.3.1 Documentos a serem enviadas trimestralmente por estas
instituições ás DPECs:
Cópias dos documentos de suporte (Factura, recibo ou V.D)
Cópia de balancete;
Cópia do mapa com a relação dos cheques emitidos;
Cópia do mapa com a relação dos cheques em circulação, se houver;
Cópia da folha de reconciliação bancária com o respectivo mapa de
controlo da conta bancária
Estes documentos devem ser rigorosamente analisados pela DPEC e
arquivados numa pasta específica na DPEC, pois, poderão ser solicitados
pelos auditores e inspectores.
Anexos:
Anexo 1 - Modelo de confirmação de entrega de Valores
Anexo 2 - Modelo de Relatório de Supervisão
Anexo 3 - Classificação Económica da Despesa
Anexo 4- Decreto Nº 15/2010, de 24 de Maio
23
ANEXO 1
REPÚBLICA DE MOÇAMBIQUE
GOVERNO DA PROVÍNCIA/DISTRITO DE_________________
DPEC/SDEJT DE _______________
MODELO DE ENTREGA DE VALORES
Província/Distrito de __________________________
Tipo de Supervisão:_________________________________
Período da actividade: de ____/____/___ a ____/____/___
Vimos pela presente proceder a entrega de _______________ (valor por extenso), que se
destinam a ajudas de custos correspondentes a (indicar o número de dias) a favor do(a)
senhor(a) ____________________, que se desloca a (indicar o destino: exemplo “aos distritos
de … ou “as escolas da ZIP___”), em missão de serviço oficial.
De notar que o prazo de apresentação dos justificativos da despesa é de 48 horas após o
regresso da viagem.
ENTREGUEI
RECEBI
______________________
Data :........./............./............
_____________________
Data :........./.........../............
Assinatura do Responsável:
___________________________________
( Função:___________________________ )
24
ANEXO 2
REPÚBLICA DE MOÇAMBIQUE
GOVERNO DA PROVÍNCIA/DISTRITO DE_________________
DPEC/SDEJT DE _______________
MODELO DE RELATÓRIO DE SUPERVISÃO
Província/Distrito de _________________ Proveniência da brigada ______________
Período da Visita __________________
Nome das instituições visitadas:
1._____________________________________
2._____________________________________
Assinaturas
Visitados
1: ________________________
2: ________________________
Visitantes
1: _____________________
2: _____________________
Objectivos da Visita:
…………………………………………………………………………………………………………...........
…………………………………………………………………………………………………………...........
Constatações:
…………………………………………………………………………………………………………...........
…………………………………………………………………………………………………………...........
Aspectos Positivos:
…………………………………………………………………………………………………………...........
…………………………………………………………………………………………………………...........
Aspectos Negativos
…………………………………………………………………………………………………………...........
…………………………………………………………………………………………………………...........
Recomendações:
…………………………………………………………………………………………………………...........
…………………………………………………………………………………………………………...........
Observações:
…………………………………………………………………………………………………………...........
…………………………………………………………………………………………………………..........
Assinatura de todos os elementos da brigada
_________________________________________
_________________________________________
_________________________________________
(Nome Legível)
25
ANEXO 3
Classificação Económica da Despesa
Código Descrição
100000 Despesas Correntes
110000
111000
Despesas com o Pessoal
Salários e Remunerações
111001
Vencimento Base do Pessoal do Quadro
111002
Vencimento Base do Pessoal Fora do Quadro
111003
Remunerção do Pessoal Estrangeiro
111004
Pessoal Aguardando Aposentação
111005
Salários e Remunerações do Pessoal Militar
111006
Gratificação de Chefia
111007
Outras Remunerações Certas
111008
Remunerações Extraordinárias
111099
Outras
112000
Outras Despesas Com O Pessoal
112001
Ajuda de Custo Dentro do País
112002
Ajuda de Custo Fora do País
112003
Pessoal Estrangeiro
112004
Pessoal Militar
112005
Representação
112006
Subsídio de Combustível e Manutenção de Viatura
112007
Suplemento de Vencimentos
112009
Subsídio de Comunicação
112099
Outras
120000
121000
Despesas com Bens e Serviços
Despesas com Bens
121001
Combustíveis e Lubrificantes
121002
Manutenção e Reparação de Imóveis
121003
Manutenção e Reparação de Equipamentos
121004
Construções e Equipamentos Militares
121005
Material não Duradouro de Escritório
26
121006
Material Duradouro de Escritório
121007
Fardamento e Calçado
121008
Outros Bens não Duradouros
121099
Outros Bens Duradouros
122000
Despesas Com Serviços
122001
Comunicações
122002
Passagens Dentro do País
122003
Passagens Fora do País
122004
Rendas de Instalações
122005
Manutenção e Reparação de Imóveis
122006
Manutenção e Reparação de Equipamentos
122007
Transporte e Carga
122008
Seguros
122009
Representação
122012 Água e Eletricidade
122013 Consultorias e Assistência Técnica Residente - Pessoa Singular
122014 Consultorias e Assistência Técnica Residente - Pessoa Colectiva
122015 Consultorias e Assistência Técnica não Residente - Pessoa Singular
122016 Consultorias e Assistência Técnica não Residente - Pessoa Colectiva
122099
Outros Serviços
130000
Encargos da Dívida
140000 Transferências Correntes
141000
Transferências a Administrações Públicas
141001
A Instituições Autónomas
141003
Direitos Aduaneiros
141004
Outros Impostos Indirectos
142000
142099
143000
Transferências a Administrações Privadas
Outras Transferências Administrações Privadas
Transferências a Famílias
143100
Pensões Civis
143101
Aposentação
143102
Sobrevivência
143103
Subsídio por Morte
143104
Sangue
143106
Rendas Vitalícias
143199
Outras
27
143200
Pensões Militares
143300
Despesas Sociais
143301
Subsídio de Alimentos
143303
Subsídio Funeral
143399
Outras
143400
Outras Transferências a Famílias
143401
Bolsas De Estudo
143402
Subsídios de Dirigentes Cessantes
143406
Outras Despesas com Dirigentes Cessantes
143499
Outras
144000
144002
150000
Transferências Ao Exterior
A Organismos Internacionias Sectoriais
Subsídios
151000
Subsídios a Sociedade
152000
Outros Subsídios
152099
160000
160099
170000
Outros
Outras Despesas Correntes
Outras
Exercícios Findos
170001
Salários e Remunerações
170002
Outras Despesas com o Pessoal
170003
Bens
170004
Serviços
200000 Despesas de Capital
210000
Bens de Capital
211000
Construções
211001
Habitações
211002
Edifícios
211099
Outras
212000
Maquinaria e Equipamento
212001
Meios de Transporte
212099
Outras Maquinárias e Equipamentos
213000
Outros Bens de Capital
213001
Melhoramentos Fundiários
213099
Outros
220000
Transferências de Capital
28
221000
A Administrações Públicas
222000
Outras Transferências de Capital
230000
230099
Outras Despesas de Capital
Outras
240000
Operações Financeiras
241000
Operações Activas
242000
Operações Passivas
ANEXO 4
Decreto 15/2010 de 24 de Maio
29