Instruções para Preenchimento de Papeleta

INSTRUÇÕES PREENCHIMENTO DE PEDIDO DE CHEQUE (PAPELETA)
1- FORNECEDOR/BENEFICIÁRIO: Razão social completa – Não Colocar Nome Fantasia
2- DISCRIMINAR A DESPESA: Discriminação do Material ou Serviço. Se diárias – mencionar
CPF do beneficiário, além do período, nº de diárias e destino. Se passagens – mencionar trecho
e período.
3- PRODUTO CONTROLADO: Indicar ser for produto controlado e discriminar o nome do
produto e a quantidade que está sendo adquirida desse produto;
4- BEM PERMANENTE: Indicar se trata de aquisição de bem permanente;
5- Nº DO CONVÊNIO: Nome (agência fomento) e número do convênio ou auxílio;
6- INTERESSADO: Nome do Professor que possui o auxílio e/ou prof. Interessado na despesa (se
não for o mesmo);
7- COLUNAS DE CLASSIFICAÇÃO:
• Primeira coluna, escolher uma opção para o Grupo de Despesa: Projeto, Benefícios
Complementares, Reserva Técnica ou Outras Vervas;
• Segunda coluna, escolher uma opção para o Item de despesa: Material Permanente, Material
de Consumo, Serviços, Diárias, Ttransportes;
• Terceira coluna (somente para CAPES e CNPq): escolher uma opção: Capital ou Custeio;
8- VALOR: Indicar a moeda e o valor;
9- NOTA FISCAL: Anotar número da(s) nota(s) fiscal(is), caso houver
10- REEMBOLSO: Se o documento já estiver quitado (ou for pago via cartão de crédito pessoal)
anotar Reembolso para “beneficiário do cheque”.
11- OBSERVAÇÕES: Nos casos da verba CAPES, incluir dados para Recibo de Reembolso (RG,
CPF e Endereço), quando pago por terceiros, no campo: Observações da papeleta; E ainda se
Material Permanente ou Produto Controlado – preencher nome do responsável pelo bem e local
onde o bem/material será alocado.
12- Imprimir Página 1 e Página 2 da Papeleta;
13- O professor outorgado deve assinar todas as vias da papeleta.
OBS:
O funcionário responsável pelo recebimento na seção de convênios preencherá: Data,
Possíveis Pendências e colocará sua Assinatura.
DOCUMENTOS QUE DEVEM SER JUNTADOS NA ENTREGA DA PAPELETA PARA
CONFIRMAÇÃO DA SOLICITAÇÃO.
13 – Juntar consulta ao SINTEGRA e RECEITA FEDERAL do CNPJ do Fornecedor;
14 -Se for serviços ou bem permanente, anexar à papeleta orçamento detalhado do serviço
executado ou descritivo do bem;
15 - Se passagens, juntar a Reserva e E-ticket com Valor;
16 - Os DANFEs deverão acompanhar a Consulta Resumida impressa através do site da fazenda
contendo a situação: Autorizada.
17 - Se Nota Fiscal de Entrega Futura, trazer a Nota Fiscal de Remessa quando da entrega do
material.
18 – Se tiver boleto bancário, observar se existem ainda 7 dias úteis para pagamento, anotar a data
do vencimento na papeleta; se vencido, trazer solicitação escrita ao fornecedor solicitando
prorrogação do prazo de vencimento do título).
19 - No caso de Inscrição em moeda estrangeira paga com cartão de crédito, o pedido de cheques
(papeleta) deve ser entregue na seção somente após o fechamento da fatura, com valor em reais.
Caso seja Material Permanente ou Produto controlado as notas somente serão aceitas no
setor de convênios se contiverem assinatura dos setores competentes: Patrimônio e
Almoxarifado, respectivamente.
ATENÇÃO: Os produtos controlados devem vir em nome do Instituto de Química (mencionando
número da licença) e, neste caso, só serão aceitas Notas Fiscais Eletrônicas em substituição às
Notas modelo 1 e 1A (Portaria CAT 162 de 29/12/2008 e alterações posteriores).
ATENÇÃO: Para as notas fiscais emitidas em nome do Instituto, solicitar aos fornecedores o
envio do arquivo XML da Nota Fiscal Eletrônica para o seguinte endereço eletrônico:
[email protected]
OBS. IMPORTANTES: Nenhuma despesa poderá ser parcelada no cartão de crédito.
Horário de Atendimento para Recebimento de Papeletas: 9:00hr às 12:00hr e das 13:30hr às 16:00hr.
Temos pessoa para ir ao banco efetuar pagamento de boletos às terças e quintas-feiras.
Depósitos não são aceitos como quitação de nota fiscal (faturada à prazo) para efeitos de Prestação de
Contas.
DOCUMENTAÇÃO COMPROBATÓRIA A SER JUNTADA AO PROCESSO DE
PAGAMENTO DA DESPESA:
Emitida sempre em Nome do Outorgado/Fapesp Nº Processo
Sempre 1ª Via original (exceto Comprovantes de Participação em Eventos e Fatura e Cartão de
Crédito)
- Abaixo exemplos de tipos de despesa e forma de comprovação de acordo com a CLASSIFICAÇÃO
DA DESPESA – Item Financiável:
-
A) Material de Consumo adquirido no Mercado Nacional:
• Nota Fiscal Simples ou à Vista com carimbo de Pago
• Cupom Fiscal
• Nota Fiscal Fatura com Duplicata quitada ou Recibo ou Boleto Bancário
• Nota Fiscal com Faturamento Antecipado (ou Venda à Ordem ou Simples Faturamento)
só têm validade completa junto com a Nota Fiscal de Remessa
• Nota Fiscal tipo DANFE só tem validade com a Consulta Resumida da NFe anexa.
• Consulta ao Sintegra e Receita Federal
• Se adquirido pela Instituição ou pago por terceiros, Recibo de Reembolso da Despesa
• Se valor acima de 10 salários mínimos, anexar 3 cotações de preços ou Carta de
Exclusividade do Fornecedor emitida pela Associação Comercial.
A 1) Material de Consumo adquirido no Exterior:
• Cópia da Fatura do Cartão de Crédito
• Comercial Invoice Original, quitada
• Comprovantes originais das despesas (empresa de transporte ou Receita Federal)
• Declaração de quem trouxe (se bagagem de mão)
B) Material Permanente adquirido no Mercado Nacional:
•
•
Idem item A, e
Nota Fiscal deverá constar Descrição Completa do Equipamento (Marca, Modelo, Tipo
e outras Características) ou Orçamento Detalhado
B 1) Material Permanente adquirido no Exterior
• Item item A1
• Se Remessa Bancária: Comprovante da Remessa
• Apropriação de Custo do Bem na P.Ctas
B 2) Material Permanente – Fabricação ou Montagem
• Nota Fiscal de Material ou
• Nota Fiscal de Mão de Obra (ou ambas)
• Quitação de acordo com o tipo de nota (idem item A)
• Nota Fiscal de Remessa para as Notas Fiscais de Entrega Futura
• Descrição detalhada do Produto Final
• Consulta Sintegra e/ou Receita Federal (CNPJ)
• Se valor acima de 10 salários mínimos, anexar 3 cotações de preços ou Carta de
Exclusividade do Fornecedor emitida pela Associação Comercial.
B 3) Material Permanente – Obras e Instalações ou Reformas
• Nota Fiscal de Serviços quitada
• Recibo de Terceiros – Anexo 9 ou RPA (se P.Física, quando a obra não possa ser
realizada por Pessoa Jurídica)
• Contrato com Construtora
• Adendo de Obras – Anexo 4 da Fapesp
• Se valor acima de 10 salários mínimos, anexar 3 cotações de preços ou Carta de
Exclusividade do Fornecedor emitida pela Associação Comercial.
• Consulta Receita Federal (CNPJ), e Sintegra, quando couber
• Exemplo: rede de informática, construção de bancadas, capelas ou sistema de exaustão...
C) Diárias:
• Recibo de diárias (Anexo 6 para o Outorgado e Anexo 5 para demais pesquisadores) –
Observar Limite de Tabela Fapesp
• Comprovante de Viagem (Comprov. De Participação no Evento; passagens confirmando
percurso e período, Comprovante de Afastamento...)
D) Transporte:
- Se passagem aérea:
• Recibo de Compra de Passagem
• Bilhete Eletrônico (e-ticket)
• Canhotos de Embarque
• Se adquirido por terceiro – Recibo de Reembolso Anexo 7 - Fapesp e Justificativa da
viagem
- Se Pacote Turístico:
• Recibo de Compra discriminando parte terrestre e aérea (hospedagem, traslados,
transporte)
• Bilhete Eletrônico (e-ticket)
• Canhotos de Embarque
-
Se Transporte Terreste:
• Nota Fiscal de Combustível (devidamente preenchida)
• Comprovantes de Pedágio
• Se ônibus intermunicipal: Canhoto de Passagem de ônibus
• Nota Fiscal de ônibus fretado
• Se ônibus urbano: Recibo Anexo 8
• Se táxi – Recibo de Táxi devidamente preenchido
• Para qualquer dos casos, identificar através de Carta de Justificativa o motivo específico
da Viagem
E) Serviços de Terceiros:
• Nota Fiscal de Serviços quitada, conforme citado no item A
• Recibo de Pessoa Física (se braçal ou artesanal) – Anexo 9 ou RPA
• Orçamento detalhado do serviço
• Consulta da Receita Federal (CNPJ) e Sintegra, quando couber
E 1) Serviços de Taxa de Inscrição:
• Recibo de Inscrição (datado e assinado) ou Invoice Receipt
• Comprovante de depósito em nome do Evento
• Comprovante de participação no evento
• Se pago com cartão de crédito: Cópia da fatura paga. OBS: Para este caso, a conversão
da moeda pelo site do Banco Central não será aceita – É obrigatória a entrega da fatura
do cartão de crédito para cálculo do valor em real.
F) Bolsa (Outras Verbas)
• Recibo – Anexo 12
Todo material radioativo adquirido deve acompanhar CNEN do outorgado e da Instituição.
IMPORTANTE:
NÃO é permitido o Parcelamento de qualquer despesa a ser paga com recursos FAPESP, CAPES ou
CNPQ.
Nas papeletas de despesas com DIÁRIAS e TRANSPORTE , caso o docente tenha Benefícios
Complementares no Termo de Outorga, ele deve Classificar na Papeleta QUAL Item Aprovado deseja
exatamente utilizar como recurso para o pagamento destas despesas.