Lagerbestandsneutrale Gutschriften
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Lagerbestandsneutrale Gutschriften
Report Foto: Universal Unterstützung der Geschäftsabläufe bei Universal Music Deutschland mit lagerbestandsneutraler Gutschriften- und Rechnungserfassung Es geht um Musik Von Gero Bruchmann Universal Music Deutschland hält als Unternehmen der Universal Music Group den umfassendsten Musik-Katalog der Welt, darunter die bekanntesten Künstler und Label der Branche. Das Unternehmen ist mit einem Marktanteil von rund 30 % unangefochtener Marktführer. Als am 1. Juli 2002 der Firmensitz von Hamburg ins ehemalige Kühlhaus der Berliner Spreespeicher wechselte, war dies nicht nur ein großer Ansiedlungserfolg für die Hauptstadt, sondern eine mindestens ebenso große logistische Leistung, insbesondere auch aus Sicht der IT. Schließlich galt es, quasi übergangslos in Berlin die Weiterführung des Tagesgeschäfts sicherzustellen, nachdem in Hamburg der Letzte die Musik ausgemacht hatte. Hierbei setzte Universal Music Deutschland erfolgreich auf die Unterstützung von MaK DATA SYSTEM. Auftragsverarbeitung europaweit Die Abwicklung der täglich 2.500 Bestellungen mit einem Gesamtumfang von rund 50.000 Positionen beginnt systemseitig auf den Produktionsdatenbanken (ORACLE 8.1.6) in Berlin. Sie verrichten dort ihre Arbeit auf 1,3 GHz Dual-CPU Compaq-Ser- 14 MaK DATA \ News vern mit drei GB RAM unter Windows 2000, wobei hier lediglich das ORACLE-Home auf einer lokalen Server-Festplatte liegt. Der gesamte übrige zur Verfügung stehende Plattenspeicher befindet sich im sog. SAN, dem „Storage Area Network“, einem Hochgeschwindigkeitsnetzwerk zwischen Servern und Speichersubsystemen. Im Gegensatz zur traditionellen dedizierten Verbindung zwischen Rechner und Platte ermöglicht das SAN eine any-to-any Verbindung durch das gesamte Netzwerk. Die Festplatten werden so innerhalb des SAN unabhängig von den Servern und ebenso unabhängig von den eingesetzten Plattformen. In dieser Form kann jede der Festplatten, die im RAID1-Platten- Mai 2003 / 18 ORACLE-Datenbanken mit Centura als GUI verbund zudem mehrfach gespiegelt sind, einem oder mehreren Servern zugeordnet und sogar im laufenden Betrieb getauscht werden. Dieses System steht am Anfang einer komplexen Verarbeitungskette, die sich mit Rechenzentren in Deutschland, Frankreich und England über ganz Europa erstreckt. Im Berliner Client-Server-Umfeld erfolgt zunächst die Erfassung und Verarbeitung eines Auftrags als „Vorgang“ durch Applikationen, die von der IT-Abteilung ISO (Informationssysteme und Organisation) erstellt und supported werden. Das Developer-Tool zur Entwicklung der Client/ Server-Anwendungen im Haus lautet hierbei nahezu ausnahmslos Centura 2.1 (ehemals und jetzt wieder: Gupta SQL Windows). Bei der Produktionsdatenbank, die hinter den Applikationen die Vorgänge aufnimmt und das Tagesgeschäft als OnlineDB versorgt, wird mit OLTP gearbeitet (OnLine Transaction Processing). Dies entspricht den Anforderungen hinsichtlich kurzer Antwortzeiten, hohem Datendurchsatz und häufiger Lese-, Schreib- und Lösch-Operationen. Neben der manuellen Auftragserfassung mit Bestellannahme und Eingabe durch den Anwender existiert ein Bereich automatisierter Bestelleingänge: das CAS-System (Computer Mai 2003 / 18 Aided Selling). Hierzu zählen einerseits die Daten der Außendienstmitarbeiter, die ihre Kundenaufträge vom Laptop per FTP in das Berliner System überführen. Andererseits das „Phononet“, ein Gemeinschaftsprojekt der Musikindustrie. Dieses ermöglicht dem Kunden, firmenunabhängig nahezu sämtliche Bestellungen via PC / DFÜ zu versenden. Diese Bestellungen laufen bei Phononet zusammen, werden in die einzelnen Auftragspositionen, den Orderlines, der verschiedenen Firmen (Universal, BMG etc.) gesplittet und im Universal-System zur Übernahme bereitgestellt. (Picking) sowie die Bereitstellung zur Auslieferung (Shipping) realisiert und an SAP rückgemeldet wird. Logistik Im Host-Rechenzentrum in Paris, das unter anderem auch die Kunden- und Artikel-Stammdaten hält, werden die Berliner SOP-Daten empfangen, komplettiert und zur Verarbeitung an die unterschiedlichsten Orte weitergeleitet. Zum Beispiel in das Rechenzentrum Romford bei London, wo nicht nur das Buchhaltungssystem JDEdwards auf einer AS/400 seine Dienste leistet, sondern ebenso wiederum die Administration des Hosts in Paris realisiert wird. Ein weiteres Ziel der Host-Daten ist Baarn in den Niederlanden, wo die Abrechnung und Zahlung von Lizenzen und Copyrights realisiert werden. Der Musikverlag Universal Music Publishing, UMP, ist mit rund 1.000.000 Copyrights die drittgrößte Publishing Company der Welt. Alle Aufträge werden schließlich von Berlin in das Adabas/SAP-Unix-Umfeld der Universal Manufacturing & Logistics (UML) mit Sitz in Hannover exportiert und so ihrer eigentlichen Bestimmung zugeführt: UML ist die Basis für Produktion, Lagerhaltung und Distribution und gehört zu den modernsten Ton- und Datenträgerproduktionsstätten Europas. So befinden sich auf dem ehemaligen PolyGram-Gelände in Hannover unter anderem CD-Presswerk und WarenLager. SAP übergibt dort die Aufträge an das Waren-Management-System, WMS, mit dessen Hilfe die automatisierte Warenentnahme im Hochregal-Lager Das SAP-System generiert daraus die sogenannten Shipping-Infos, die Rückmeldung der Auftrags-Umsetzung, die als Lieferungen des Tages wieder zurück in die Berliner IT-Umgebung transferiert und dort für die weiterverarbeitenden Prozesse des nachfolgenden Host-Systems zu exportfähigen SOP-Daten (Sales and Order Processing) aufbereitet werden. Host MaK DATA \ News 15 Report Stars der aktuellen Musikszene gehören zum Künstlerkatalog von Universal Am Ende der Verarbeitung auf dem Host steht die Bereitstellung der Auftragspositionen in die Orderline-Tabellen der IT-Umgebung in Berlin. Die hierfür zuständige Datenbank, die sämtliche Auftragspositionen hält, ist in ihrem Aufbau als OLAP-Datenbank (OnLine Analytical Processing) konzipiert, entsprechend der großen Datenmengen bei moderater Zugriffshäufigkeit und überwiegend lesenden Operationen. Orderline-Neuverrechnung Die Orderlines repräsentieren die gelieferten Positionen der Aufträge. Hierbei gilt ein Auftrag genau dann als geliefert, wenn die Ware an der Lagerrampe zur Auslieferung bereitgestellt wurde. Da die Shipping-Infos und damit die Orderline-Daten unmittelbar nach dieser Bereitstellung erzeugt werden, sind der tatsächliche Verlauf des Transportes vom Lager zum Kunden und die dortige Warenannahme noch nicht erfasst. So sind beispielsweise bei Warenbeschädigungen während des Transports nachträgliche Korrekturen der laut Orderline gelieferten Positionen notwendig. Diese Orderline-Neuverrechnungen werden von den Abteilungen Sales Administration und Kundenbetreuung durchgeführt. 16 MaK DATA \ News Als Beispiel für eine solche Neuverrechnung ist folgendes Szenario denkbar: Bei der Lieferung an die Filiale A eines Kunden kommt es durch den Spediteur zu einem teilweisen Transportschaden. Mit der KundenFiliale A sind aber nur vollständige Lieferungen vereinbart. Hier müsste theoretisch die gesamte Ladung wieder als Retoure zum Lager verbracht werden. Hat der Kunde jedoch die Möglichkeit umzudisponieren, da beispielsweise seine Filiale B in der Nähe aus dem intakten Teil der Lieferung bedient werden kann, ist die Komplett-Retoure abgewendet. Für die unbeschädigte Ware erfolgt lediglich eine neue Verteilung. Aus dieser optimierten Supply Chain ergibt sich ein komplexer Fall für eine GutschriftNeuverrechnung auf mehreren Belegen, bei der die Daten der Orderline herangezogen werden. Konzeptionell werden bei einer Orderline-Neuverrechnung zunächst die betreffenden Lieferschein-Positionen vollständig storniert, gutgeschrieben, und sodann mit korrigierten Empfängern, Preisen und Warenverteilungskosten neu erzeugt (verrechnet). Dieses Konzept der Verrechnung erzwingt jedoch, dass die Mengen unangetastet bleiben, da es andernfalls rechnerisch zu einer Lager- Foto: Stöber bewegung käme, die nicht existiert: die Ware kam physisch nicht zum Lager zurück, sondern wurde umverteilt. Das GRE-System Dies ist eine der originären Aufgaben der Centura-Applikation GRE der „Gutschriften- und Rechnungs-Erfassung ohne Lagerbestandsfortschreibung“, bei der das lagerneutrale Verhalten der Artikel-Mengen sichergestellt wird. Für jede Position, die storniert wird, muss ein neuverrechnendes Pendant existieren. Die Gutschrift-Neuverrechnung von Orderlines fällt in den Aufgabenbereich der Abteilung Sales Administration, die durch GRE unmittelbar bei der Bearbeitung solcher Aufträge unterstützt wird. Hierbei können in GRE gezielt über die Lieferschein- beziehungsweise Kunden-Nummer die gewünschten Positionen aus der Orderline importiert und auf einem oder mehreren, auch verteilten, Belegen neuverrechnet werden. Im genannten Beispiel-Szenario ergäben sich so drei Belege: eine vollständige Stornierung auf einem Gutschrift-Beleg für Filiale A sowie je ein Rechnungsbeleg für Filiale B (über Mai 2003 / 18 die umverteilte Ware) und für den Speditionsversicherer (beschädigte Ware). Die Belegdaten werden dabei von GRE in Beziehung gesetzt und für weitere Bearbeitungen als Einheit betrachtet. So erfolgt beispielsweise der Ausdruck der Belege, mit gleichzeitiger Bereitstellung für die Export-Aufbereitung, nur gemeinsam und unter Kontrolle der gesplitteten Mengen. Da sich die GRE-Positionsdaten lagerneutral verhalten und auch verhalten müssen, können sie danach ohne den Verarbeitungsschritt über das Lagersystem direkt an die weiterverarbeitenden Prozesse des Host-Systems übergeben werden. Verwendung fiktiver Artikel Nun kann es durchaus vorkommen, dass ein Artikel zwischen dem Zeitpunkt seiner Lieferung und der GRENeuverrechnung aus dem Sortiment genommen wurde und somit im System nicht mehr existiert. Die neuver- rechnete GRE-Position würde, mit einem solchen Artikel versehen, gegen die Integrität der Artikel-Daten in den weiterverarbeitenden Systemen verstoßen. Um dies zu verhindern, wurden sogenannte fiktive Artikelnummern eingeführt. Hierbei handelt es sich um Artikel, die im System zwar bekannt sind, sich jedoch als Artikel-Daten neutral verhalten und eine Buchung der Positionsbeträge in den Folgesystemen ermöglichen. Die Definition eines fiktiven Artikels trifft hierbei jedoch nicht nur auf solche Artikel zu, die aus dem Sortiment genommen wurden, sondern ist generell für alle Artikel anwendbar, die keinen Lagerbestand haben, weil sie physisch nicht existieren. Erweiterter Einsatz von GRE Dieses Merkmal, mit physisch nicht existenten Artikeln zu arbeiten, hat die Einsatzmöglichkeiten der Appli- GRE-Oberfläche mit Orderline-Neuverrechnung (Gutschrift und Rechnung) auf getrennten Belegen Universal Music Universal Music ist ein Unternehmen der Universal Music Group, dem Marktführer im Musikgeschäft, und Teil eines der größten Entertainmentunternehmen der Welt. Dazu gehören auch die Universal Studios, Universal Pictures, Universal TV Networks, Universal Theme Parks und viele andere. Zu den Labels von Universal Music zählen die bekanntesten Marken der Musikwelt: A&M, Decca, Urban/ Def Jam, Deutsche Grammophon, Geffen, Interscope, Karussell, MCA, Island Mercury, Motor Music, Motown, Polydor, Polystar, Verve und viele andere. Mit dem erst kürzlich vollzogenen Zusammenschluss der traditionsreichen Labels Polydor und Island Mercury firmiert nun die größte Pop Company Deutschlands, die PolydorIslandGroup, unter dem Dach von Universal Music. Universal Music hat in Deutschland bei 450 Mio.Euro Jahresumsatz einen Marktanteil von ca. 30% und ist damit unangefochtener Marktführer. Am 1. Juli 2002 wurde der Firmensitz mit rund 500 Mitarbeitern nach Berlin in das Kühlhaus an der Oberbaumbrücke (Kreuzberg/Friedrichshain) verlegt. Die Universal Music Group gehört zu Vivendi Universal, dem weltweiten Medien- und Kommunikationsunternehmen. Zu den Künstlern von Universal Music zählen die Stars aller Genres. Mai 2003 / 18 MaK DATA \ News 17 Report Auszug aus dem Künstlerkatalog: Vanessa Amorosi, Abba, Ace of Base, Bee Gees, Bryan Adams, Bob Marley, Bon Jovi, Boys II Men, The Cranberries, The Cure, Chris De Burgh, Dire Straits, Eminem, Enrique Iglesias, Al Jarreau, Elton John, Ronan Keating, Kelly Family, Limp Bizkit, Mariah Carey, George Michael, Metallica, Lionel Richie, No Doubt, Sting, Sugarbabes, U2, Stevie Wonder, Zucchero u.v.a. Daneben ist Universal Music Deutschland sehr erfolgreich mit nationalen Künstlern wie: Absolute Beginner, Die Ärzte, Echt, Jeannette Biedermann, Bro‘Sis , No Angels , Rammstein, Rosenstolz, Sportfreunde Stiller, André Rieu oder Schiller. Mit Koch Universal, dem Marktführer im Bereich deutschsprachiges Repertoire, verfügt Universal über ein vielfältiges Volksmusik- und Schlager-Repertoire: G.G.Anderson, Bernhard Brink, Howard Carpendale, Karel Gott, Kastelruther Spatzen, Juliane Werding, Jürgen Drews u.v.m. kation GRE im Unternehmen erheblich vergrößert. So unterstützt sie ebenso den Musikverlag Universal Music Publishing, UMP, dessen Rechnungen und Gutschriften über Copyrights mit dem Einsatz fiktiver Artikel in GRE realisiert werden können. bungslosen Geschäftsablauf bei Universal Music Deutschland. Auch völlig neue Produkt-Plattformen können durch diese Arbeitsweise von GRE unmittelbar bedient werden: So ist die Personalized CD (P-CD), bei der die Musik-Zusammenstellung individuell vom Kunden bestimmt und per Order produziert und geliefert wird, aus GRE-Sicht ein weiterer Artikel, der ohne Lagerbestandsfortschreibung verarbeitet werden kann, da er prinzipiell keinen Lagerbestand besitzt. ....es geht um Musik. Mit diesen vielfältigen, sukzessive erschlossenen Einsatzgebieten hat sich die GRE-Applikation im Laufe der Zeit zu einer vielschichtigen Anwendung mit beträchtlichem Funktionsumfang entwickelt und generiert daraus seinen Anteil an einem rei- In dieser Form arbeiten die GREAnwender, die ISO und alle Mitarbeiter von Universal Music in Deutschland zusammen für ein Ziel: den Erfolg ihrer Künstler, denn Weitere Informationen: Michael Nogalski Telefon: 0431 / 3993-532 eMail: [email protected] Das Projektteam, von links: Ernst Röntgen und Jens Häggrist (Directors ISO-Development), Jens Kessler (Vice President IT), Gero Bruchmann (MaK DATA SYSTEM) Zu den Juwelen der Klassiklabels von Universal zählen Weltstars wie: Luciano Pavarotti, Anne-Sophie Mutter, Leonard Bernstein, Renée Fleming, Ten Tenors, Jessye Norman oder Herbert von Karajan. Und um nur einige aus der JazzWelt zu nennen: Götz Alsmann, Louis Armstrong, George Benson, Till Brönner, Chick Corea und Ella Fitzgerald. Foto: Universal 18 MaK DATA \ News Mai 2003 / 18