WISO Kaufmann Hilfe

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WISO Kaufmann Hilfe

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die Abfassung der Inhalte sorgfältig und gewissenhaft erfolgte, können wir insbesondere
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Dieses Handbuch und die darin beschriebene Software wird nur in Lizenz vergeben und
darf nur in Übereinstimmung mit den Bedingungen des Lizenzvertrages verwendet werden.
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elektronische Systeme.
Alle Softwarebezeichnungen, die in diesem Buch erwähnt werden, sind geschützte
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Software-Entwicklung, Produktion und Vertrieb: Buhl Data Service GmbH
Inhalt
Inhalt
Hilfe und Support
1
Wie ist das Handbuch aufgebaut?
3
Modulübergreifender Teil
5
Installation
5
Das Starten der Installation
5
Die Datenstruktur
6
Installationsmöglichkeiten
Die Einzelplatzinstallation
Die Netzwerkinstallation
Netzwerk-Arbeitsplatzinstallation
7
7
7
8
Die unterschiedliche Nutzung des Datenservers
8
Allgemeine Hinweise zur Installation
10
Erstaufruf und Konfiguration
11
Einrichtungsassistent
11
Mandanteneinrichtung
14
Mustermandanten einrichten
19
24
Mandant öffnen
Weitere Mandanten anlegen
24
26
Benutzer einrichten
26
Die Grundlagen der Hauptmasken
27
Bereichsleiste - Navigation im Programm
Bereichsleiste - Meine Firma
Bereichsleiste - Banking
Bereichsleiste anpassen
28
29
31
32
Register - Aufteilung der angezeigten Daten
32
Programmweit verfügbare Schaltflächen
Datenerfassung
Schaltfläche Quick
Weitere programmweit verfügbare Schaltflächen
32
32
32
33
Tabellenansicht
35
Suche / Sortierung
35
Mehrfachselektion von Datensätzen
39
Drucken
40
Extra Ansicht
40
Assistent
42
Bereichshilfe
43
Hilfe zur Hilfe
44
3
Inhalt
Das Untermenü der Schaltfläche Hilfe
4
45
Prozessschaubilder
46
Stammdatenverwaltung
46
Allgemeines zur Stammdatenverwaltung
Adressen
Kontakte
Dokumente
Kontenplan
Kostenstellen
47
47
71
73
81
89
Kalender
92
Erfassen von Terminen
94
Banking - OP-Verwaltung
96
Allgemeines zur OP-Verwaltung
Erfassungsmaske der Offenen Posten
Ausgleich eines Offenen Posten
Drucken (Offene Posten, Mahnungen)
OP-Summen Assistent
History Offene Posten
Extra Ansichten der OP-Verwaltung
Banking
96
97
99
99
100
102
102
103
Abschluss
127
Einträge in der Menüleiste
129
Datei
Firma/ Mandant/ Filiale öffnen
Mandant erneut öffnen
Mein Mandant / Meine Firma/ Meine Filiale bearbeiten
Benutzer (Menüeintrag)
Verwalten
Anbindungen
DB Manager
Schnittstellen
Import
Export
Druckerkonfiguration
Drucken
Datensicherung
Beenden
129
129
129
130
136
138
142
146
156
188
193
194
194
195
200
Bearbeiten
Parameter
201
201
Ansicht
Menü- und Symbolleiste
Bereichsleiste
Statusleiste
Kurzhinweise
285
285
286
286
286
Inhalt
Vorgaben
Vollbild
286
290
Listen
291
Optionen
Nachricht
Sperren (Programm)
Kennwort ändern
Protokollübersicht
Systemeinstellungen
291
291
291
292
292
293
Fenster
295
? (im Menü)
295
Anhang
297
Inkasso
297
Finanzbuchhaltung
405
405
Kontenplan
405
Kostenstellen
405
Adressen
405
Anlagen
Erstellung von Buchungssätzen
Auswertungen
405
416
417
Kassenbücher
418
Erfassungsmaske der Kassenbücher
419
Schaltflächen der Kassenbücher
419
Geschäftsvorfälle
421
Erfassung der Geschäftsvorfälle
Die Möglichkeiten der Erfassung
429
430
Extra Ansichten in den Geschäftsvorfällen
439
Schaltflächen der Geschäftsvorfälle
441
Offene Posten
452
Kontenanalyse
453
Der Bereich Kontenblätter
453
Der Bereich Übersicht der Kontenbuchungen
462
Der Bereich Kontengliederungen
463
Abrechnung
466
Buchungsinfo für Periode
466
Periode
466
Wirtschaftsjahr
468
Auftrag Buchungsliste
470
Lohn Buchungsliste
470
5
Inhalt
Buchungslauf für "Hauptbuch" durchführen
470
Zahlungsverkehr
471
Druckübersicht
471
Druckgruppen
471
Buchungsprotokoll drucken
472
Umsatzsteueranmeldung drucken
473
EU Meldung drucken
473
Konten, Summen & Salden drucken
474
Kontenblätter drucken
474
Kontengliederungen drucken (EÜR, Bilanz, GuV, BWA)
475
Lohnbuchhaltung
6
477
Kalender
477
Parameter (Lohn)
477
Erfassung der Stammdaten
478
Abteilung-Stammdaten
Schaltflächen der Abteilungsverwaltung
Extra Ansichten der Abteilungen
478
479
480
Mitarbeiter-Stammdaten
Adresse
Familie / Urlaub / Bank
SV-Angaben / Eintritt / Tätigkeit
Lohn-Abrechnungsdaten
Memo
Bild/Info
Schaltflächen der Mitarbeiterverwaltung
Extra Ansichten der Mitarbeiterverwaltung
481
482
483
485
486
516
516
518
520
Einzugsstellen-Stammdaten
Adresse
Bank/Lfz/Fibu
Beitragssätze
Gültig in Bundesländer
Verteiler/Gesperrt
Info
Extra Ansichten der Einzugsstelle
Schaltflächen in der Übersicht der Einzugsstellen
522
524
524
525
526
526
527
527
528
Lohnarten-Stammdaten
Lohnart
Weitere Kennzeichen
Info
Extra Ansichten der Lohnartenverwaltung
Schaltflächen der Lohnarten
Beispiele für Lohnarten
529
530
534
535
536
537
538
Erfassung
555
Inhalt
Schaltflächen des Bereiches Lohnkonto
Erfassen
Abrechnung ändern
Vergleichsabrechnung
Einsehen
Drucken
Plus
Extra Ansichten der Erfassung
556
556
563
566
567
567
568
569
Abschluss
570
Lohnabrechnung für alle Mitarbeiter durchführen
570
Sozialversicherungsmeldung verwalten
571
Lohn Buchungsliste
572
Lohn Monatsabschluss / Jahresabschluss
575
Druckübersicht
578
Druckgruppen drucken
579
Lohnsteuerbescheinigung drucken / übertragen
580
Beitragsabrechnung drucken / übertragen
582
Lohnsteueranmeldungen drucken / übertragen
586
Lohntaschen drucken
588
Buchungsübersicht drucken
589
Berufsgenossenschaft drucken
590
Einträge der Menüleiste
590
Zahlungsverkehr im Lohn
590
Auswertungen / Drucke (Lohn)
594
Index
597
7
Hilfe und Support
Hilfe und Support
Gerade im Bereich Buchhaltung und Lohn ist es wichtig, dass stets mit der aktuellen
Version der Software gearbeitet wird. Deshalb empfehlen wir regelmäßige
Programmaktualisierungen, so genannte Updates. Wenn Sie unter "?" auf "Programm
aktualisieren" klicken, stellt die Software eine Internetverbindung her und lädt Daten vom
Buhl-Data-Server. Auf diese Weise werden Verbesserungen sowie rechtliche
Änderungen, die erst nach der Veröffentlichung umgesetzt oder beschlossen werden
konnten, in das Programm eingepflegt. Wenn eine Ihrer Fragen nicht durch das Handbuch
oder die im Programm integrierte Hilfe beantwortet wird, können Sie Kontakt zu uns
aufnehmen. Wir beantworten gerne alle Anfragen, möchten Sie aber bitten, zuvor auf zwei
andere Quellen zurückzugreifen. Sollte Ihre Frage bereits von anderen Kunden gestellt
worden sein, wird sie in den Online-FAQ beantwortet. Sie finden die FAQ unter "?" "Online-Hilfe" oder im Internet unter www.buhl.de/support.
Viele Fragen erübrigen sich durch ein Update. Aktualisieren Sie Ihr Programm regelmäßig
über das Menü "?" - "Programm aktualisieren". So arbeiten Sie immer mit der aktuellen
Version der Software.
Anfragen per Fax bitte an:
Fax-Nummer: 01 80 / 53 54 57 37 (0,14 EUR / Min. aus dem deutschen Festnetz,
abweichender Mobilfunktarif)
Per Briefpost bitte an:
Buhl Data Service GmbH
Support Center
Am Siebertsweiher 3/5
57290 Neunkirchen
Mehr Hilfe erhalten Kunden, die die Aktualitätsgarantie mit Premium-Service abonniert
haben.
Was ist die Aktualitäts-Garantie?
Die Aktualitäts-Garantie bietet Ihnen Aktualität durch laufende Wartung & Pflege. So ist
gewährleistet, dass die Funktionen des Programms jederzeit aktuell bleiben und im
Betrieb auf äußere Veränderungen schnell, zuverlässig und sicher reagieren. Im Rahmen
der Aktualitäts-Garantie werden Ihnen neue Programmversionen kostenfrei per
Online-Update zur Verfügung gestellt, kein Warten auf die nächste Jahresversion mehr.
Die Kosten der Aktualitäts-Garantie im Vertrag sind für die erste Nutzungsperiode im
Kaufpreis des Produktes enthalten, danach verlängert er sich automatisch um eine
weitere Nutzungsperiode. Die Aktualitäts-Garantie ist unverbindlich: Sie können jederzeit
fristlos kündigen. Nur im Rahmen der Aktualitätsgarantie genießen die Vorteile der
telefonischen Support-Hotline.
Telefon: 01 80 / 5 710 710 (0,14 EUR / Min. aus dem deutschen Festnetz, abweichender
1
Hilfe und Support
Mobilfunktarif)
Geschäftszeit: Montag bis Freitag von 9.00 - 21.00 Uhr, Samstags von 9.00 - 13.00 Uhr.
2
Die meisten Programmbeschreibungen sind, wenn auch in leicht abgewandelter Form, für
alle verfügbaren Programmversionen anwendbar. Die wesentlichen Änderungen der
einzelnen Versionen werden in entsprechenden Abschnitten erläutert.
Alle Leistungsmerkmale, die nur für eine bestimmte Programmversion gelten, werden vor
der Beschreibung mit dem jeweiligen Versionssymbol gekennzeichnet. Folgende
Versionssymbole stehen zur Verfügung:
Kapitel, die ohne eine Kennzeichnung durch eines der vorgenannten Symbole beginnen,
gelten für alle Programmversionen.
Die in diesem Handbuch abgebildeten Grafiken können von der tatsächlichen Darstellung
am Bildschirm abweichen. Teilweise wurden auch Grafiken höherwertiger Versionen
verwendet, um abweichende Menüpunkte besser erläutern zu können.
Eingabefelder Ihrer Programmversion, die in diesem Handbuch nicht beschrieben wurden,
dienen für zukünftige Programmversionen bzw. erleichtern den Wechsel zu einer höheren
Version. Sofern Sie bei der Erfassung über passende Daten verfügen füllen Sie diese
sinngemäß, anderenfalls lassen Sie diese Felder frei.
3
Installation
Die meisten Programmbeschreibungen sind, wenn auch in leicht abgewandelter Form, für
alle verfügbaren Programmversionen anwendbar. Die wesentlichen Änderungen der
einzelnen Versionen werden in entsprechenden Abschnitten erläutert.
Die Bezeichnungen Auftrag, Lohn und FiBu beziehen sich auf die einzelnen Module des
WISO Kaufmanns. In WISO Buchhaltung und WISO Lohn stehen nur die damit
verbundenen Programmteile zur Verfügung.
Die Beschreibungen bzgl. Netzwerk- und Mandantenfähigkeit beziehen sich auf die
Business-Versionen. WISO Buchhaltung, WISO Lohn und WISO Kaufmann sind in der
Standardversion weder netzwerk- noch mandantenfähig.
Die in diesem Handbuch abgebildeten Grafiken können von der tatsächlichen Darstellung
Ihrer Version am Bildschirm abweichen.
Eingabefelder Ihrer Programmversion, die in diesem Handbuch nicht beschrieben wurden,
dienen für zukünftige Programmversionen bzw. erleichtern den Wechsel zu einer höheren
Version. Sofern Sie bei der Erfassung über passende Daten verfügen, füllen Sie diese
sinngemäß, anderenfalls lassen Sie diese Felder frei.
Die lohnsteuerrechtlichen, sozialversicherungsrechtlichen und sonstigen Hinweise, welche
in diesem Handbuch gegeben werden, stellen keine Form der Beratung dar, sondern
sollen zur praktischen Illustration der Programmanwendungen dienen.
Für die ordnungsgemäße Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften, ist jeder Nutzer des
Systems selbst verantwortlich.
Der Leistungsumfang kann je nach eingesetzter Produktvariante von den hier
beschriebenen Funktionen abweichen.
Alle Angaben ohne Gewähr. Für Fehler, insbesondere Druck- und Satzfehler, wird keine
Haftung übernommen.
Die Beschreibungen dieses Handbuchs
Eigenschaft im Rechtssinne dar.
stellen
ausdrücklich
keine
zugesicherte
Das Starten der Installation
• BEI AKTIVIERTER AUTOSTARTFUNKTION
Ist die Autostartfunktion Ihres Systems aktiviert, wird die Installationsroutine einen kurzen
Augenblick nach dem Einlegen der CD ROM ohne weiteres Zutun automatisch gestartet.
• ÜBER DEN EXPLORER
Starten Sie den Windows Explorer oder ein ähnliches, anderes Programm. Wählen Sie
das CD-ROM-Laufwerk. Anklicken des Programms INSTALL.EXE führt die
Installationsroutine aus.
5
• ÜBER DEN STARTBUTTON
Öffnen Sie den Startbutton und wählen Sie DATEI AUSFÜHREN. Mittels
DURCHSUCHEN wählen Sie das CD Laufwerk und klicken auf INSTALL.EXE. Das
Konfigurationsprogramm der Software wird aktiviert.
Die Datenstruktur
Bei der Installation wird folgender Verzeichnisbaum installiert:
C:\PROGRAMME\
• \Buhl\Business
• \Buhl\Business\Büro Plus NexT => enthält das ausführbare Programm, notwendige
DLLs und die Hilfedatei
• \Buhl\Business\Büro Plus NexT\TMP
• \Buhl\Business\Büro Plus NexT\Info => Informationen wie z.B. die "Neuerungen.rtf"
• \Buhl\Business\Büro Plus NexT\Mandant.1 => wird beim ersten Start angelegt
• \Buhl\Business\Büro Plus NexT\Mandant.1\Layouts => enthält Layoutinformationen
• \Buhl\Business\Büro Plus NexT\Mandant.1\Layouts\Drucker
• \Buhl\Business\Büro Plus NexT\Mandant.1\Layouts\Fax
• \Buhl\Business\Daten => enthält mandantenunabhängige, globale Daten
• \Buhl\Business\Daten\Vorgaben => enthält wichtige Vorgabedateien
• \Buhl\Business\Daten\NT => wird beim ersten Start angelegt
• \Buhl\Business\Daten\NT\Mand.1 => sind die mandantenabhängigen Daten (für jeden
Mandanten ein Verzeichnis)
• \Buhl\Business\Daten\NT\Backup => reserviert für Datensicherungen
Je nach Anzahl der eingerichteten Mandanten, erscheinen eventuell mehrere
Verzeichnisse „Mandant“ mit den bei der Einrichtung vergebenen Namen nach dem
Punkt. Z. B. Mandant.WISO, hier „Mandant.1“ genannt.
Mit Ausnahme der Client-Version (nur in der Business-Version) ist der Aufbau der
Verzeichnisstruktur ab dem Verzeichnis „Buhl\Business“ immer gleich. Bei der
Client-Version fehlt das Datenverzeichnis, da sich dieses auf dem Server befindet.
Bei einer Client/Server-Installation (nur in der Business-Version) ist darauf zu achten, dass
die Benutzer ausreichende Rechte für die Datenverzeichnisse erhalten. Hierbei sind
sowohl Schreib- als auch Leserechte zu vergeben.
Wir empfehlen, diese Struktur beizubehalten. Die Erfahrung zeigt, dass spätere
Updates oder Hilfestellungen unserer Hotline einfacher durchzuführen sind.
Falls der Vorschlag für das Verzeichnis geändert werden soll, betätigen Sie bitte den
Button DURCHSUCHEN. Mit der Maus ist es nun ein Leichtes, das Verzeichnis nach
Ihren Wünschen zu ändern. Falls erforderlich, können Sie über den Windows Explorer
auch ein neues Unterverzeichnis erzeugen. In der Installationsroutine selbst ist dies nicht
möglich!
6
Installationsmöglichkeiten
Die Software ist in der Professional-Version netzwerkfähig auf Basis einer 32-Bit
Client-Server Datenbank. Dies bedeutet, dass in größeren Unternehmen mehrere User
gleichzeitig auf die Datenbestände zugreifen können, um beispielsweise verschiedene
Mitarbeitersätze anzulegen oder zu ändern.
Allerdings eignet sich das Programm auch für den Einsatz in kleineren Unternehmen. Dort
wird normalerweise nur auf einem einzelnen Computer gearbeitet. Hierbei handelt es sich
dann um eine so genannte "Einzelplatz"-Lösung, auch Single-User genannt.
Der gemeinsame Zugriff auf Datenbestände ist aber nicht immer erforderlich oder
erwünscht. Da wir im Vorfeld nicht erkennen können, wie Ihr Unternehmen die Software
nutzen möchte, erhalten Sie die Möglichkeit der Definition.
In der Standard-Version wird automatisch die Einzelplatz-Installation durchgeführt, hier
haben Sie keine Wahlmöglichkeit. Diese Version kann jedoch jederzeit zu einer
Professional-Version aufgerüstet werden.
Die Einzelplatzinstallation
Das Programm mit allen Daten wird auf einem lokalen Laufwerk installiert. Es wird so
eingerichtet, dass nur ein User auf die Datenbestände zugreifen kann.
Eine gemeinsame Nutzung der Daten ist nicht möglich.
Bei der Programmeinrichtung muss der Servertyp „Einzelplatz“ ausgewählt werden.
Die Netzwerkinstallation
Voraussetzung für eine Netzwerkinstallation ist natürlich ein funktionierendes Netzwerk
mit einem von der Software unterstützten Netzwerkprotokoll.
„Netzwerk-Arbeitsplatz inklusive Server“ installiert das komplette Programm, die
Daten werden durch die Serverfunktion im Netzwerk verfügbar.
Am Server können Sie auch arbeiten. Bestimmte Funktionen sollten sogar nur am Server
ausgeführt werden. Daher sollten Sie auch auf dem Server immer die Client-Software
installieren (Auswahl "Arbeitsplatz incl. Datenserver").
Bevor Sie entscheiden, ob Sie den Rechner, auf dem der Datenserver installiert wird,
auch als Arbeitsplatz benutzen, sollten Sie einige grundsätzliche Überlegungen anstellen.
Der Datenserver puffert die Daten und schreibt sie erst dann auf die Festplatten,
wenn die Serverauslastung Gelegenheit dazu bietet. Erleidet der Server einen
Absturz, gehen die gepufferten Daten verloren. Betroffen sind alle Daten, die vom
Server noch nicht geschrieben wurden. Unter Umständen kann damit die Arbeit
eines ganzen Tages verloren gehen.
7
Wird der Server nicht als Arbeitsplatz verwendet und auch sonst alles getan, um
Abstürze zu vermeiden, minimieren Sie die Gefahr eines Absturzes. Die
Datensicherheit wird hierdurch enorm erhöht.
Netzwerk-Arbeitsplatzinstallation
"Arbeitsplatz im Netzwerk" installiert einen Client zum Zugriff auf den Server.
Es wird kein Datenverzeichnis (microtech\Daten) auf der lokalen Festplatte angelegt
(diese Daten befinden sich auf dem Server).
Bei der Programmeinrichtung muss der Server und das verwendete Netzwerkprotokoll
ausgewählt werden.
Die unterschiedliche Nutzung des Datenservers
Wie Sie im vorhergehenden Kapitel erfahren haben, können Sie die Software als
Arbeitsplatz inkl. Datenserver installieren. Dies hat zur Folge, dass ein Zugriff auf den
Datenbestand von mehreren Rechnern, auf denen das Programm installiert ist, möglich
ist. Hierzu wird der Datenserver benötigt, da dieser die Datenhaltung innerhalb Ihres
Netzwerkes übernimmt. Ihre Daten, z. B. die Stammdaten( siehe S. 406) – Adressen
werden dann nur auf dem PC verwaltet, auf dem der Datenserver installiert ist. Die
einzelnen Workstations, auf denen die Software als "Arbeitsplatz im Netzwerk" installiert
worden ist, verwalten selbst keine Daten. Dort sind nur das Programm und alle hierfür
relevanten Daten abgelegt.
Wie Sie im vorhergehenden Kapitel erfahren haben, können Sie die Software als
Arbeitsplatz inkl. Datenserver installieren. Dies hat zur Folge, dass ein Zugriff auf den
Datenbestand von mehreren Rechnern, auf denen das Programm installiert ist, möglich
ist. Hierzu wird der Datenserver benötigt, da dieser die Datenhaltung innerhalb Ihres
Netzwerkes übernimmt. Ihre Daten, z. B. die Stammdaten( siehe S. 406) – Adressen
werden dann nur auf dem PC verwaltet, auf dem der Datenserver installiert ist. Die
einzelnen Workstations, auf denen die Software als "Arbeitsplatz im Netzwerk" installiert
worden ist, verwalten selbst keine Daten. Dort sind nur das Programm und alle hierfür
relevanten Daten abgelegt.
Der Datenserver kann von Ihnen auf zwei verschiedene Arten genutzt werden.
Die Nutzung als Prozess
Standardmäßig wird der Datenserver von der Installationsroutine wie ein "normaler"
Prozess auf Ihrem Rechner installiert und es wird eine Verknüpfung in der
Autostart-Gruppe des Startmenüs abgelegt. Diese Verknüpfung wird sich wie folgt
darstellen:
8
Sobald der PC von Ihnen gestartet und das Betriebssystem geladen wird, wird daraufhin
ebenso der Datenserver ausgeführt und als Prozess gestartet. Sie können den
gestarteten Datenserver an einem Symbol in Ihrer Taskleiste erkennen, welches mit "BP"
gekennzeichnet ist:
Wenn Sie dieses Symbol doppelt mit der Maus anklicken, erscheint ein Dialogfenster, in
dem die einzelnen Konfigurationen des Servers einsehen können.
Die Nutzung des Datenservers als Dienst
Der Datenserver ist für Windows 2000 und Windows XP auch als Dienst verfügbar. Diese
Version ist dem Datenserver in der Ausführung als Programm durch den Prozess
"BpServer.exe" dann vorzuziehen, wenn auf dem Server mit wechselnden Anmeldungen
gearbeitet wird bzw. wenn am Server keine Anmeldung erfolgt. Im Gegensatz zur
Anwendung, die hierbei nicht aktiv ist, steht Ihnen der Dienst auch in diesen Situationen
zur Verfügung.
Da der Datenbankserver als Dienst stark differierend vom Betriebssystem genutzt wird,
steht Ihnen im Installations-Verzeichnis eine Datei namens "BpService.exe" zur
Verfügung, welche dann als Datenbankserver genutzt wird.
Sie finden diese Datei im Ordner
LW:\...\Buhl\Business\Daten\
Diese "BpService.exe" kann entweder über START - PROGRAMME - Buhl Businss "Buhl Business Server-Service installieren" oder manuell vom Systemadministrator
eingerichtet werden. Für den manuellen Weg erzeugen Sie sich über den Windows
Explorer eine Verknüpfung mit der Datei und erweitern deren Aufruf um den Parameter
/INSTALL. Der Aufruf hat dann etwa folgendes Aussehen:
"LW:\...\Buhl\Business\Daten\BpService.exe" /INSTALL
Starten Sie BpService.exe über diese Verknüpfung, wird der Dienst in den Dienstmanager
unter dem Namen "Buhl Business Server" eingetragen. Der Aufruf des Dienstmanagers
erfolgt unter
Windows 2000 durch Systemsteuerung
/Verwaltung/Dienste
9
Soll der Dienst wieder aus dem Dienstmanager entfernt werden, erreichen Sie das
entweder über START - PROGRAMME - Buhl Business - "Buhl Business Server-Service
deinstallieren" oder wieder manuell durch Übergabe des Startparameters /UNINSTALL.
Die Vorgehensweise ist identisch wie bei der Installation, jedoch lautet die Aufrufzeile:
"LW:\Programme\Buhl\Business\Daten\BpService.exe" /UNINSTALL
Damit der Dienst ordnungsgemäß ausgeführt werden kann, sind folgende Bedingungen
unbedingt zu erfüllen:
• Der Dienst muss im Systemkonto laufen.
• Im Dienstmanager muss die Option "Interaktive Beziehung mit dem Desktop
erlauben" deaktiviert sein. Ist das nicht der Fall, wird der Dienst beim Abmelden des
Benutzers automatisch beendet.
• Die Startart muss im Dienstmanager auf "Automatisch" gestellt werden, falls der
Dienst bei jedem Rechnerstart aktiviert werden soll.
• Das Verzeichnis "microtech/Daten" sowie alle Unterverzeichnisse müssen dem Konto
"SYSTEM" Vollzugriff gewähren. Sollte die Partition nicht mit NTFS formatiert sein,
entfällt diese Option natürlich.
Wenn Sie den Datenserver mittels der oben beschriebenen Vorgehensweise als
Dienst nutzen, ist unbedingt drauf zu achten, dass die Verknüpfung im
Autostart-Menü manuell von Ihnen entfernt werden muss. Die beiden Server
"BPServer.exe" und "BpService.exe" können nicht gleichzeitig ausgeführt werden.
Wenn Sie dennoch den Server bei gestartetem Dienst aufrufen, können Sie ihn zwar
ausführen, jedoch nicht starten.
Der Datenserver nutzt, unabhängig ob dieser als Prozess oder als Dienst läuft, das
gleiche Konfigurationsprogramm. Die Bedienung der Serverkonfiguration ist im Anhang zu
diesem Handbuch ausführlich erläutert und kann bei Bedarf dort nachgelesen werden.
Beenden des Datenservers
Bei der Installation eines Updates ist es erforderlich, den Datenserver zu beenden.
Falls Sie den Datenserver als Programm verwenden ("BpServer.exe" in der Taskleiste),
so können Sie das Symbol in der Taskleiste mit der rechten Maustaste anklicken und aus
dem Kontextmenü "Beenden( siehe S. 200)" auswählen. Das anschließende Starten des
Datenservers erfolgt durch den Neustart des Rechners.
Falls Sie den Datenserver als Dienst verwenden, so ist er über die Verwaltung des
Betriebsystems zu erreichen und kann dort durch Auswahl der Option "Beenden( siehe
S. 200)" beendet werden. Das anschließende Starten des Datenservers erfolgt durch den
Neustart des Rechners.
Allgemeine Hinweise zur Installation
• Haben Sie einmal eine falsche Eingabe vorgenommen, so kann jederzeit mit
ZURÜCK in die vorangegangene Maske gesprungen werden. Eine Korrektur lässt
sich sehr einfach durchführen.
10
• Sollte es notwendig sein die Installation abzubrechen, so betätigen Sie einfach den
Button ABBRUCH. Andernfalls klicken Sie mit der Maus auf WEITER.
• Während der Installation erscheinen die Lizenzbedingungen. Mit der Schaltfläche JA
akzeptieren Sie die Nutzungsrichtlinien für unsere Software, die Installation wird
fortgeführt. Eine Betätigung von ZURÜCK oder NEIN verhindert das Aufspielen der
Software auf Ihren Rechner.
• Eventuell notwendige Änderungen nehmen Sie bitte in den entsprechenden Feldern
vor, bevor mit WEITER der nächste Dialog aufgerufen wird.
• Vor der endgültigen Installation wird eine Liste der bereits gewählten Parameter
angezeigt. Bei einer notwendigen Korrektur gelangen Sie mittels ZURÜCK wieder
schrittweise auf die vorstehend beschriebenen Masken.
• Das Aufspielen der Software von CD-ROM gemäß den Vorgaben auf Ihre Festplatte
benötigt einige Minuten. Der Fortschritt kann anhand der Laufbalken beobachtet
werden.
• Nach der Installation ist es erforderlich, den Computer neu zu starten, damit das
System komplett konfiguriert wird.
• Nach dem Neustart aktivieren Sie bitte den Startbutton und wählen PROGRAMME.
Dort finden Sie das entsprechende Untermenü der Software. Zukünftig kann die
Software über diesen Weg aufgerufen werden. Alternativ hierzu ist es möglich, auf
dem Windows Desktop eine Verknüpfung zu erzeugen. Die Installationsroutine bietet
Ihnen hierfür eine entsprechende Funktion an.
• Ist die Software auf Ihrem Rechner installiert, werden menügesteuert einige weitere
Grundeinstellungen abgefragt. Auch dieser Ablauf erfolgt nur einmalig.
• Ist der Erstaufruf abgeschlossen, wird die Routine nicht mehr aktiviert! Bei Bedarf ist
es möglich, nachträglich Änderungen und/oder Ergänzungen in den entsprechenden
Datenblättern vorzunehmen.
Erstaufruf und Konfiguration
Aktivieren Sie das Programm entweder über den Startbutton oder über eine vorhandene
Verknüpfung auf dem Desktop. Weiterführende Hinweise wie beispielsweise eine solche
Verknüpfung angelegt wird, sind im Windows Handbuch nachzulesen.
Beim erstmaligen Start wird das Programm den Einrichtungsassistenten( siehe S. 11)
aktiveren, dessen Anweisungen lediglich befolgt werden sollten, um zu einem korrekten
Ergebnis zu kommen.
Auch die Assistenten zur Einrichtung eines Mandanten und der Druckerkonfiguration, die
in den nachfolgenden Kapiteln beschrieben sind, leiten Sie durch die Einrichtung des
jeweiligen Programmbereichs.
Einrichtungsassistent
Der "Einzelplatz"-Server ist nur vorhanden, wenn das "\Daten" Verzeichnis existiert, aber
das Serverprogramm nicht installiert ist (Auswahl „Einzelplatz" bei der Installation). In
diesem Fall übernimmt die Software selbst die Rolle des Datenservers. Ein Zugriff auf die
Daten über das Netz ist dann nicht möglich.
11
Wenn der Datenserver lokal installiert (Auswahl „Arbeitsplatz inkl. Datenserver“ bei
Installation) und gestartet wurde, steht dieser als "lokaler Server" zur Verfügung.
Falls im Netzwerk weitere Datenserver in Betrieb sind, stehen diese ebenfalls zur Auswahl.
Diese Schaltfläche bewirkt die erneute Suche nach vorhandenen Datenservern.
Mit dieser Schaltfläche öffnen Sie einen weiteren Konfigurationsdialog. Auf Ihrem
Bildschirm erscheint die nachfolgend dargestellte, durch Register unterteilte Maske:
Hier wählen Sie aus, über welche Protokolle der Server angesprochen werden soll.
Standardmäßig sind alle Protokolle aktiv. Aktivierte Protokolle, welche auf dem lokalen
Rechner nicht vorhanden sind, werden ignoriert. Es werden ausschließlich die IPX/SPX
und TCP/IP Protokolle von Microsoft unterstützt.
Die nachfolgende Abbildung zeigt, dass man auf der 2. Seite die Sockets/Ports für das
IPX/SPX und das TCP/IP Protokoll einstellen kann.
Diese Angaben müssen immer den Einstellungen des Servers entsprechen. Weitere
Informationen zu diesen Einstellungen enthält die Serverdokumentation.
Das Register „Sockets und Ports“ enthält nähere Angaben zu den Netzwerkprotokollen.
Das Register „Kommunikation“ enthält Zeitüberschreitungsvorgaben.
• Serververbindung
Maximale Zeit bis der Server auf einen Verbindungsversuch geantwortet haben
12
muss.
• Serverprotokoll
Zeit, die pro Protokoll bei „Datenserver suchen" auf Serverantworten gewartet wird.
• Min. Timeout
Maximale Zeit, die der Server versucht auf einen gesperrten Datensatz zuzugreifen.
• Max. Timeout
Maximale Zeit, die der Client auf eine Antwort vom Server wartet. Falls diese Zeit
überschritten wird, beendet der Client die Serververbindung.
Bei sehr langsamen Netzwerkverbindungen kann es notwendig sein, diese
Vorgaben zu erhöhen.
Min. Timeout sollte niemals größer sein als halber Max. Timeout
Innerhalb eines Netzwerkes können durchaus mehrere Datenserver aktiv sein. Die
Einstellungen jedes Datenservers können Sie in eine Konfigurationsdatei exportieren, die
wiederum über diese Funktion geladen werden kann. Die Funktion sollte ausschließlich
von erfahrenen Netzwerkadministratoren angewandt werden, die keine automatische
Konfiguration der Datenserver wünschen.
Betätigen Sie in der Eröffnungsmaske des Einrichtungsassistenten die Schaltfläche
WEITER, wird versucht, eine Verbindung zum ausgewählten Server aufzubauen. Ist eine
Verbindung zum Server aufgebaut, führt Sie der Assistent durch die weitere Einrichtung.
Nun können in der nachfolgenden Eingabemaske die Angaben für den
Supervisor-Benutzer vervollständigt werden.
Die hier eingegebenen Daten werden zur Anlage des ersten Benutzers für diesen Server
verwendet. Dieser Benutzer hat maximale Rechte für das komplette Programm. Das
Passwort kann (und sollte) nach der ersten Anmeldung geändert werden.
13
Über den Button "Weiter" führt Sie der Einrichtungsassistent in die Maske, in der Sie
den Pfad für das Arbeitsverzeichnis festlegen.
In dieses Verzeichnis werden temporäre Daten und die Druckerkonfigurationen abgelegt.
Diese Einstellung muss normalerweise nur geändert werden, falls Sie direkt aus einem
Netzwerklaufwerk ausgeführt wird.
Beachten Sie, dass das Arbeitsverzeichnis nicht in ein schon bestehendes
Arbeitsverzeichnis eines anderen Benutzers zeigen darf.
Zuletzt bietet Ihnen der Einrichtungsassistent eine ZUSAMMENFASSUNG an. Hier haben
Sie erneut die Möglichkeit, die von Ihnen gemachten Angaben zu überprüfen, bevor diese
endgültig gespeichert werden.
Eine weitere Schaltfläche (WARTUNGSASSISTENT) in der Startmaske des
Einrichtungsassistenten startet den Wartungsassistenten. Der Wartungsassistent bezieht
sich auf den ausgewählten Server.
Beachten Sie, dass sich ein Benutzer mit Supervisor-Status anmelden muss, um
diesen Assistenten zu starten.
Der Wartungsassistent überprüft sämtliche Datendateien eines Datenservers und führt,
wenn nötig, Konvertierungen auf die aktuelle Version durch. Er kann nur an dem Rechner
ausgeführt werden, auf dem der Datenserver installiert ist.
Vor Einsatz des Wartungsassistenten muss eine komplette Datensicherung
durchgeführt werden, um im Fehlerfall die Unversehrtheit der Daten sicherzustellen.
Der Wartungsassistent überprüft automatisch alle
Zusammenfassung mit den gefundenen Abweichungen an.
Daten
und
zeigt
eine
Neben der bereits erwähnten Netzwerkfähigkeit ist die Software für die Anlage mehrerer
Mandanten vorbereitet (ab WISO Kaufmann Professional). Unter diesen stellt man sich
unterschiedliche Firmen vor, die miteinander in keinem direkten Geschäftsverhältnis
stehen. Denkbar beispielsweise bei einem Steuerberater, der unterschiedliche Firmen
betreut. Jedes dieser Unternehmen ist eigenständig. Die Buchhaltungen werden
14
vollkommen getrennt geführt. Bildlich gesprochen werden die Daten in eigenen
Büroordnern geführt - innerhalb der Software eben in Mandanten.
Einrichtung des ersten Mandanten
Nach Bestätigung der Mandantenneuanlage treffen Sie die Entscheidung, welche Art
Mandant angelegt werden soll. Die Auswahl erfolgt aus einer Listbox:
MEINE TESTFIRMA / MEIN TESTMANDANT
Nutzen Sie eine dieser Einstellungen, um eine Firma / einen Mandanten für Tests
verwenden zu können.
MEINE FIRMA
Diesen Eintrag wählen Sie, wenn die Daten des eigenen Unternehmens verwaltet werden
sollen.
MEIN MANDANT
Werden unterschiedliche Firmen, die miteinander in keinem direkten Geschäftsverhältnis
stehen, verwaltet, erfolgt die Anlage als "Mein Mandant". Jedes dieser Unternehmen ist
eigenständig. Die Buchhaltungen werden vollkommen getrennt geführt. Bildlich
gesprochen werden die Daten in eigenen Büroordnern geführt - innerhalb der Software
eben in Mandanten.
MEINE FILIALE
Durch diese Auswahl besteht die Möglichkeit, Filialnummern zu vergeben.
Nach der Auswahl des Firmen-/Mandantentyps haben Sie die Wahl zwischen:
15
LEERE FIRMA
Eine leere Firma richten Sie ein, wenn Sie mit der Software erstmalig arbeiten.
Haben Sie LEERE FIRMA festgelegt und gehen im Einrichtungsassistenten weiter, erfolgt
die Abfrage nach der Zuordnungsnummer (Mandantennummer).
Was gibt die Zuordnungsnummer (Mandantennummer) an?
Diese stellt nichts anderes dar, als eine eigenständige Firma. In der Praxis wird z.B. ein
Steuerberater mit mehreren Mandanten arbeiten. Er arbeitet mit einem Programm, legt
aber getrennte Stammdaten( siehe S. 406) an. Zwischen den Mandanten selbst gibt es
keine Querverbindungen. Jede Firma, für die der Steuerberater die Buchhaltung erstellt,
erhält also eine eigene Mandantennummer, unter der dann die jeweiligen Stammdaten(
siehe S. 406) verwaltet werden. Im Feld Mandantennummer können bis zu 15
alphanumerische Zeichen eingegeben werden. Beachten Sie, dass in der Eingabe keine
Leerzeichen enthalten sein dürfen. Alternativ zu einer numerischen Eingabe ist es also
auch möglich, direkt den Namen einzugeben. Aufgrund dieser 15stelligen
alphanumerischen Eingabemöglichkeit sind Sie in der Lage, mehr als 1000 Mandanten mit
einem Programm zu verwalten.
In der nächsten Maske wählen Sie die Ländervorgaben (Deutschland, Österreich oder
Schweiz) für Ihren Mandanten aus und bestätigen die Maske mit WEITER.
In den nun folgenden Eingabemasken erfolgen mandantenspezifische Angaben, wie
Anrede, Firmenname, Zusatz zum Firmennamen, Kurzbezeichnung (Pflichtfeld),
Filialnummer, Straße, Land, PLZ & Ort, Bundesland, Branche, Landeswährung1,
Landeswährung2, Telefon- , Internet- und Bankverbindungen, die keiner weiteren
Beschreibung bedürfen.
FILIALNUMMER
Beachten Sie, dass nach Anlage der Firma / des Mandanten die Filialnummer nicht mehr
geändert werden kann!
FIRMENLOGO 1 BIS 3:
Das Logo kann als Windows-Bitmap, JPEG Image File, Symbol, Metadatei oder erweiterte
Metadatei direkt im Datensatz gespeichert werden. Es kann aber auch eine Verknüpfung
auf das jeweilige Verzeichnis erzeugt werden.
16
Nach der Hinterlegung Ihres Firmenlogos führt Sie der Einrichtungsassistent in
Eingabemasken, in denen Sie erweiterte Eingaben vornehmen können. Einige dieser
Hinterlegungen sind nur erforderlich, wenn Sie auch mit den Modulen Fibu, Auftrag oder
der DATEV Schnittstelle arbeiten möchten.
Die Option "Als Vorgabe alle Verkaufspreise inkl. Steuer" bewirkt, dass die Preisvorgabe
in den Artikelstammdaten immer als Bruttopreis gewertet wird. Lassen Sie die Checkbox
deaktiviert, werden die Preise als Nettopreise eingetragen.
Die Art der Versteuerung Ihres Unternehmens legen Sie unter "Mandant wird versteuert
nach"
• Ist-Versteuerung
• Soll-Versteuerung
fest.
Standardmäßig wird Soll-Versteuerung vorgeschlagen, also die Verbuchung (und damit
Abführung) der Umsatzsteuer mit der Rechnungsstellung. Für kleine Unternehmen
(abhängig vom Umsatz) und Freiberufler kann in Sonderfällen die Ist-Versteuerung
gewählt werden. Dadurch wird die Umsatzsteuer erst beim Geldeingang abgeführt. In
Zweifelsfällen erkundigen Sie sich bei dem für Sie zuständigen Finanzamt, welche
Methode bei Ihnen Anwendung findet.
In der nächsten Eingabemaske geben Sie das Ende des Wirtschaftsjahres ein.
Über diesen Eintrag wird indirekt auch der Jahreswechsel gesteuert. Weicht das
Wirtschaftsjahr in Ihrem Unternehmen vom Kalenderjahr ab, so legen Sie hier das Ende
des Wirtschaftsjahres fest.
17
Beachten Sie, dass nach der Neuanlage des Mandanten das Ende des
Wirtschaftsjahres nicht mehr umgestellt werden kann!
In den nächsten beiden Eingabemasken wird der gewünschte KONTENRAHMEN
ausgewählt und BUCHHALTUNGS- KONTENNUMMERN vorgegeben.
Beachten Sie, dass nach der Neuanlage des Mandanten der ausgewählte
Kontenrahmen nicht durch einen anderen Kontenrahmen ersetzt werden kann!
Der Einrichtungsassistent fordert Sie nun auf, das erste Arbeitsdatum und den ersten
Abrechnungsmonat zu hinterlegen.
Was ist bei der Eingabe des Arbeitsdatums zu beachten?
Mit dem Datum legen Sie fest, in welcher Abrechnungsperiode das Programm das erste
Mal gestartet wird.
Vergeben Sie also jenes Datum, welches als erstes Arbeitsdatum gewünscht wird.
Nur so haben Sie die Möglichkeit, nachträglich Belege zu erfassen. Überlegen Sie
sich gut, welches Datum zu vergeben ist, da ein Rückdatieren aus rechtlichen
Gründen nicht zulässig ist.
Möchten Sie im Feld Arbeitsdatum das Systemdatum Ihres Computers benutzen, so
aktivieren Sie die Checkbox "Vorgabe ist Serverdatum". Durch Wahl dieser Option
übernimmt die Software beim Programmstart automatisch das im Rechner hinterlegte
18
Datum. Problematisch allerdings immer dann, wenn Sie beispielsweise Anfang Mai die
Aprilabrechnung fahren. Da das System grundsätzlich auf diesen Wert zurückgreift, kann
es dazu kommen, dass beispielsweise auf den April-Listen bereits ein Mai-Datum
erscheint.
In einem Netzwerk wird auf jeder Workstation bei der Mandanteneingabe als
Arbeitsdatum das Rechnerdatum des Servers eingesetzt. Legt der Anwender neue
Datensätze wie Adressen, Vorgänge usw. an, so wird für das Erstellungsdatum
dieser Datensätze auf das Rechnerdatum des Servers zugegriffen. Das
Mandantendatum wird hingegen z. B. bei der Neuanlage eines Vorgangs für das
Vorgangsdatum und somit auch als Buchungsdatum verwendet. Folglich hat das
lokale Systemdatum jeder Workstation keine Auswirkungen.
Beachten Sie, dass nach der Neuanlage des Mandanten weder das Datum noch der
erste Abrechnungsmonat zurückdatiert werden können !
Bevor der Mandant nun endgültig angelegt wird, überprüfen Sie
ZUSAMMENFASSUNG noch einmal alle Hinterlegungen für diesen Mandanten.
in
der
Mit dem Betätigen des Buttons FERTIGSTELLEN wird Ihr Mandant im System angelegt.
Ab WISO Kaufmann 2008 können auch in der Ausbaustufe Standard mehrere Mandanten
angelegt werden. Allerdings kann nur EIN Arbeitsmandant geführt werden, welcher mit
Mandantennummer "1" angelegt werden muss. Weitere Mandanten können als
Testmandanten geführt werden. Ausdrucke aus einem Testmandanten sind entsprechend
gekennzeichnet.
Neben der bereits erwähnten Netzwerkfähigkeit ist die Software für die Anlage mehrerer
Mandanten vorbereitet. Unter diesen stellt man sich unterschiedliche Firmen vor, die
miteinander in keinem direkten Geschäftsverhältnis stehen. Denkbar beispielsweise bei
einem Steuerberater, der unterschiedliche Firmen betreut. Jedes dieser Unternehmen ist
eben in Mandanten.
19
Einrichtung des ersten Mandanten
Nach Bestätigung der Mandantenneuanlage treffen Sie die Entscheidung, welche Art
Mandant angelegt werden soll. Die Auswahl erfolgt aus einer Listbox:
MEINE TESTFIRMA / MEIN TESTMANDANT
Nutzen Sie eine dieser Einstellungen, um eine Firma / einen Mandanten für Tests
verwenden zu können.
MEINE FIRMA
Diesen Eintrag wählen Sie, wenn die Daten des eigenen Unternehmens verwaltet werden
sollen.
MEIN MANDANT
Werden unterschiedliche Firmen, die miteinander in keinem direkten Geschäftsverhältnis
stehen, verwaltet, erfolgt die Anlage als "Mein Mandant". Jedes dieser Unternehmen ist
eben in Mandanten.
Anschließend erfolgt die Abfrage nach der Zuordnungsnummer (Mandantennummer).
Was gibt die Zuordnungsnummer (Mandantennummer) an?
Diese stellt nichts anderes dar, als eine eigenständige Firma. In der Praxis wird z.B. ein
Steuerberater mit mehreren Mandanten arbeiten. Er arbeitet mit einem Programm, legt
aber getrennte Stammdaten( siehe S. 406) an. Zwischen den Mandanten selbst gibt es
keine Querverbindungen. Jede Firma, für die der Steuerberater die Buchhaltung erstellt,
erhält also eine eigene Mandantennummer, unter der dann die jeweiligen Stammdaten(
siehe S. 406) verwaltet werden. Im Feld Mandantennummer können bis zu 15
alphanumerische Zeichen eingegeben werden. Beachten Sie, dass in der Eingabe keine
Leerzeichen enthalten sein dürfen. Alternativ zu einer numerischen Eingabe ist es also
20
auch möglich, direkt den Namen einzugeben. Aufgrund dieser 15stelligen
alphanumerischen Eingabemöglichkeit sind Sie in der Lage, mehr als 1000 Mandanten mit
einem Programm zu verwalten.
In der nächsten Maske wählen Sie die Ländervorgaben (Deutschland, Österreich oder
Schweiz) für Ihren Mandanten aus und bestätigen die Maske mit WEITER.
In den nun folgenden Eingabemasken erfolgen mandantenspezifische Angaben, wie
Anrede, Firmenname, Zusatz zum Firmennamen, Kurzbezeichnung (Pflichtfeld), Straße,
Land, PLZ & Ort, Bundesland, Branche, Landeswährung1, Landeswährung2, Telefon- ,
Internet- und Bankverbindungen, die keiner weiteren Beschreibung bedürfen.
FIRMENLOGO 1 BIS 3:
Das Logo kann als Windows-Bitmap, JPEG Image File, Symbol, Metadatei oder erweiterte
Metadatei direkt im Datensatz gespeichert werden. Es kann aber auch eine Verknüpfung
auf das jeweilige Verzeichnis erzeugt werden.
Nach der Hinterlegung Ihres Firmenlogos führt Sie der Einrichtungsassistent in
Eingabemasken, in denen Sie erweiterte Eingaben vornehmen können. Einige dieser
Hinterlegungen sind nur erforderlich, wenn Sie auch mit den Modulen Fibu, Auftrag oder
der DATEV Schnittstelle arbeiten möchten.
Die Option "Als Vorgabe alle Verkaufspreise inkl. Steuer" bewirkt, dass die Preisvorgabe
in den Artikelstammdaten immer als Bruttopreis gewertet wird. Lassen Sie die Checkbox
deaktiviert, werden die Preise als Nettopreise eingetragen.
Die Art der Versteuerung Ihres Unternehmens legen Sie unter "Mandant wird versteuert
nach"
• Ist-Versteuerung
• Soll-Versteuerung
fest.
Standardmäßig wird Soll-Versteuerung vorgeschlagen, also die Verbuchung (und damit
Abführung) der Umsatzsteuer mit der Rechnungsstellung. Für kleine Unternehmen
(abhängig vom Umsatz) und Freiberufler kann in Sonderfällen die Ist-Versteuerung
gewählt werden. Dadurch wird die Umsatzsteuer erst beim Geldeingang abgeführt. In
Zweifelsfällen erkundigen Sie sich bei dem für Sie zuständigen Finanzamt, welche
21
Methode bei Ihnen Anwendung findet.
In der nächsten Eingabemaske geben Sie das Ende des Wirtschaftsjahres ein.
Über diesen Eintrag wird indirekt auch der Jahreswechsel gesteuert. Weicht das
Wirtschaftsjahr in Ihrem Unternehmen vom Kalenderjahr ab, so legen Sie hier das Ende
des Wirtschaftsjahres fest.
Beachten Sie, dass nach der Neuanlage des Mandanten das Ende des
Wirtschaftsjahres nicht mehr umgestellt werden kann!
In den nächsten beiden Eingabemasken wird der gewünschte KONTENRAHMEN
ausgewählt und BUCHHALTUNGS- KONTENNUMMERN vorgegeben.
Beachten Sie, dass nach der Neuanlage des Mandanten der ausgewählte
Kontenrahmen nicht durch einen anderen Kontenrahmen ersetzt werden kann!
22
Der Einrichtungsassistent fordert Sie nun auf, das erste Arbeitsdatum und den ersten
Abrechnungsmonat zu hinterlegen.
Mit dem Datum legen Sie fest, in welcher Abrechnungsperiode das Programm das erste
Mal gestartet wird.
es dazu kommen, dass beispielsweise auf den April-Listen bereits ein Mai-Datum
erscheint.
Beachten Sie, dass nach der Neuanlage des Mandanten weder das Datum noch der
erste Abrechnungsmonat zurückdatiert werden können !
Bevor der Mandant nun endgültig angelegt wird, überprüfen Sie
ZUSAMMENFASSUNG noch einmal alle Hinterlegungen für diesen Mandanten.
in
der
Mit dem Betätigen des Buttons FERTIGSTELLEN wird Ihr Mandant im System angelegt.
23
Mustermandanten einrichten
Die Mustermandanten sind sowohl von der Bezeichnung als auch in Bezug auf die
Stammdaten( siehe S. 406) der jeweiligen Branche entsprechend aufgebaut. Preise und
Kalkulationen sind jedoch fiktiv.
Installation der Mustermandanten
Schritt 1: Falls Sie bereits einen Mandanten angelegt haben und dieser geöffnet ist,
starten Sie den Einrichtungsassistenten (Menüpunkt DATEI - FIRMA/MANDANT/FILIALE
ÖFFNEN). Ansonsten beginnen Sie direkt mit Schritt 2.
Schritt 2: Im Einrichtungsassistenten wählen Sie im Fenster "Was für einen Typ von
Firma/Mandant möchten Sie erstellen?" den Eintrag: Mein Testmandant
Schritt 3: Im Fenster "Was möchten Sie erstellen" wählen Sie den Eintrag: Musterdaten /
-vorgaben
Schritt 4: Wählen Sie im nächsten Fenster die gewünschte Musterfirma aus. Folgende
Mustermandanten stehen zur Verfügung:
• Mustermandant Computerhandel mit Bewegungsdaten
Schritt 5: Folgen Sie den Anweisungen des Assistenten. Anschließend können Sie den
Mustermandanten nutzen.
Zusätzlich steht folgender Test-/Mustermandant zur Verfügung:
• Mustermandant Hersteller mit Bewegungsdaten
Zusätzlich stehen folgende Test-/Mustermandanten zur Verfügung:
• Mustermandant Elektro mit Bewegungsdaten - ACHTUNG: dieser Mandant benötigt
ca. 500 MB Festplattenspeicher
• Mustermandant Heizung / Sanitär mit Bewegungsdaten - ACHTUNG: dieser Mandant
benötigt ca. 2,3 GB Festplattenspeicher
• Mustermandant Maler mit Bewegungsdaten
• Mustermandant Metallbau mit Bewegungsdaten
Mandant öffnen
Wurden bereits eine Firma / Mandant angelegt, erscheint nach dem Start die folgende
Eingabemaske zum Öffnen von bestehenden Mandanten bzw. zum Einrichten weiterer
Mandanten:
24
Diese Eingabemaske gliedert sich in die Abschnitte Benutzer und Firma / Mandant / Filiale.
Im oberen Teil "Benutzer" geben Sie Ihren Anmeldenamen und das Kennwort ein. Der
Anmeldename wird vom System vorgeschlagen und direkt aus Windows ausgelesen.
Durch die Eingabe eines Kennwortes schützen Sie Ihre Daten vor unberechtigtem Zugriff.
Bewahren Sie das Kennwort an einem sicheren Platz auf, da nach der Eingabe
eines Kennwortes alle Daten verschlüsselt werden und Sie ohne Ihr Kennwort keine
Zahlenwerte mehr erhalten.
Im Abschnitt "Firma/Mandant/Filiale" erwartet das Programm von Ihnen die Angabe, mit
welchem Mandant gearbeitet werden soll.
Sind mehrere Mandanten angelegt worden, können Sie mit der Schaltfläche SUCHEN
eine Übersicht aller vorhandenen Einträge aufrufen. Haben Sie den gewünschten
Mandanten ausgewählt, kann dieser durch Betätigen der Schaltfläche ÜBERNEHMEN in
das Feld Mandantennummer übernommen werden.
Beim Erstaufruf wird dieses Feld aus gutem Grund leer sein. Mit dem Datum legen Sie
fest, in welcher Abrechnungsperiode das Programm das erste Mal gestartet wird.
Sind alle Eingaben korrekt erfolgt, so bestätigen Sie diese mit "OK".
es dazu kommen, dass beispielsweise auf den April Listen bereits ein Mai Datum
erscheint.
25
Sind alle Eingaben korrekt erfolgt, so bestätigen Sie diese mit "OK".
Weitere Mandanten anlegen
Ab WISO Kaufmann 2008 können auch in der Ausbaustufe Standard mehrere Mandanten
angelegt werden. Allerdings kann nur EIN Arbeitsmandant geführt werden, welcher mit
Mandantennummer "1" angelegt werden muss. Weitere Mandanten können als
Testmandanten geführt werden. Ausdrucke aus einem Testmandanten sind entsprechend
gekennzeichnet.
Sollen weitere Mandanten angelegt werden, können Sie im Feld Nummer eine noch nicht
vergebene Mandanten-Nummer eingeben. Dadurch gelangen Sie nach der Abfrage
"Wollen Sie den Mandanten xxx neu anlegen?" zum Assistenten für die Anlage /
Einrichtung von Mandanten. Die weitere Vorgehensweise entnehmen Sie bitte dem
Kapitel Mandanteneinrichtung( siehe S. 14) .
Benutzer einrichten
Zur vollständigen Einrichtung der Benutzer sind lediglich die folgenden Schritte notwendig:
1. Überprüfen Sie, ob eine Berechtigungsstruktur für den Benutzer vorliegt
bzw. erstellen Sie eine solche
Über das Menü DATEI - VERWALTEN - BERECHTIGUNGSSTRUKTUREN( siehe S.
138) gelangen Sie zu der Übersicht der Berechtigungsstrukturen.
Die Berechtigungsstrukturen gelten global, d.h. sie sind in allen Mandanten verfügbar.
2. Richten Sie den Benutzer ein
Über das Menü DATEI - VERWALTEN - BENUTZER gelangen Sie zur Eingabe des
Benutzers.
Neben dem Anmeldenamen tragen Sie im Register Firmenvorgaben die Zuweisung zu der
Berechtigungsstruktur ein. Sie erhalten eine Auswahl, in der alle angelegten
Berechtigungsstrukturen angeboten werden.
Diese Zuordnung ist global, d.h. der Benutzer ist in allen Mandanten verfügbar.
26
Nur Benutzer, denen hier in den Benutzerdaten die Berechtigungsstruktur
Supervisor zugewiesen ist, haben Zugriff auf alle Mandanten. Alle anderen Benutzer
haben nur Zugriff auf die Mandanten, denen sie zugewiesen worden sind (Schritt 3).
3. Weisen Sie den Benutzer dem Mandanten zu
Über das Menü DATEI - MANDANT BEARBEITEN( siehe S. 130) können Sie im
Mandantendatensatz im Register "Berechtigungen" die Benutzer hinterlegen, die Zugriff
auf den Madanten haben.
Im
Tabellen-Feld
Berechtigungsbezeichnung
wählen
Sie
aus,
welche
Berechtigungsstruktur für diesen Benutzer beim Zugriff auf diesen Mandanten gelten soll.
Die Grundlagen der Hauptmasken
Nach dem Programmstart gelangen Sie in die Hauptmaske, die wir uns jetzt in ihren
Grundlagen genauer ansehen.
1. TITELLEISTE:
Zeigt den Programmnamen sowie die aktuelle Versionsnummer des Programms und
bietet die windowseigenen Optionen zum Verkleinern, Vergrößern und Schließen des
Anwendungsfensters.
27
2. TOOLBAR bzw. MENÜLEISTE:
Ermöglicht den Aufruf der unterschiedlichen Programm-Unterpunkte z.B. über das Menü
"Datei", das Menü "Bearbeiten" usw.
3. BEREICHSLEISTE:
Mit der Bereichsleiste( siehe S. 28) können die verschiedenen Programmbereiche
(Stammdaten( siehe S. 406), Vorgänge, Abrechnung usw.) schnell aufgerufen werden.
4. REGISTERLEISTE:
Über die Register( siehe S. 32) erfolgt die Auswahl der einzelnen Datenblätter für einen
Datensatz.
5. ARBEITSBEREICH bzw. BROWSERFELD:
Übersichtsliste der vorhandenen Daten. Hier können Sie einige zusätzliche Informationen
zu den aktuell ausgewählten Daten entnehmen.
6. STATUSBAR:
Infofeld mit Angaben beispielsweise des Nutzers oder des Datums.
7. BEREICHSHILFE
Sie können rechts neben dem Arbeitsbereich die Online-Hilfe einblenden. In der
Bereichshilfe( siehe S. 43) wird Ihnen dann jeweils das Hilfe-Thema zu dem
Programmbereich angezeigt, in dem Sie sich befinden.
Bereichsleiste - Navigation im Programm
Mit Hilfe der Bereichsleiste können Sie schnell zwischen den Programmbereichen
wechseln, d.h. Sie müssen nicht über das Menü BEARBEITEN die Programmbereiche
auswählen.
Über das Menü ANSICHT - BEREICHSLEISTE( siehe S. 286) können Sie festlegen, ob
die Bereichsleiste angezeigt werden soll und wenn ja, an welchem Rand des Fensters.
Die in der nachfolgenden Beschreibung genannten Symbole bzw. Programmbereiche sind
nicht verfügbar, falls Sie keine Zugriffsberechtigung dafür besitzen.
Durch einen Klick auf das jeweilige Symbol wechseln Sie in den Bereich.
Sie können zwischen den Modulen bzw. den Programmbereichen auch über das Menü
BEARBEITEN durch Auswahl des gewünschten Punktes wechseln.
Bei Nutzern, die mit einer geringeren Auflösung arbeiten, ist die Bereichsleiste
standardmäßig deaktiviert.
28
Bereichsleiste - Meine Firma
Dieses Symbol enthält die Bereiche:
• Startseite
Hier steht Ihnen eine Schnellvorschau ausgewählter Programmbereiche (z.B.
Termine, Aufgaben, Wiedervorlagen, Offene Bestellungen, Versanddatensätze,
Kontakte, etc) zur Verfügung.
In diesem Bereich befindet sich auch ein "Schnelleinstieg" mit Kurzbeschreibungen
zu ausgewählten Themen", Übungsbeispielen und Lösungsansätzen.
Sie können durch einen Mausklick auf die angezeigten Einträge zur Übersicht des
jeweiligen Bereiches gelangen, um den Datensatz zu bearbeiten.
• Schaubild
Wechselt zu einem Prozessschaubild mit programminternen Links zu den übrigen
Programmbereichen sowie Internet-Links z.B. zum Online-Forum bzw. einem
Feedback-Formular.
• Kalender( siehe S. 92)
Wechselt zum Kalender.
• Bearbeiten
Öffnet die Mandantenstammdaten zum Bearbeiten der mandantenspezifischen
29
Daten. Sie werden zur Eingabe eines Supervisor-Kennwortes aufgefordert.
• Parameter
Wechselt in das Bearbeiten der Parameter .
• Auswertungen( siehe S. 417)
Wechselt zur allgemeinen Druckübersicht, die Sie auch über das Menü DATEI DRUCKEN erreichen. Sie können die Auswertungen zu den einzelnen
Programmbereichen auch über das Menü LISTEN und die Auswahl des jeweiligen
Unterpunktes erreichen.
Bereichsleiste - Personal
• Schaubild
Wechselt zu einem Prozessschaubild mit programminternen Links des Lohnmodul.
• Stammdaten( siehe S. 406)
Wechselt zur Übersicht der Stammdaten. Eine Beschreibung der einzelnen Bereiche
der Stammdaten finden Sie in diesem Teil des Handbuch (für modulübergreifend
verfügbare Daten wie Kontakte, Dokumente etc.) sowie im Handbuch zum
Lohnmodul (sofern die Daten nur dort zur Verfügung stehen wie z.B. Abteilungen
etc.).
• Erfassung
Wechselt zur Bruttolohnerfassung und zum Lohnkonto. Eine Beschreibung finden
Sie im Handbuch zum Lohnmodul.
30
• Abrechnung/ Abschluss
Wechselt in den Bereich Abrechnung. Darin ist ein Teil der Auswertungen und
Druckausgaben des Lohnmoduls zusammengefasst. Eine Beschreibung dieses
Bereiches finden Sie im Handbuch zum Lohnmodul.
Bereichsleiste - Banking
• Schaubild
Wechselt zu einem Prozessschaubild mit programminternen Links zu den Offenen
Posten und dem Zahlungsverkehr.
• Offene Posten
Wechselt zur Übersicht der Offenen Posten.
• Zahlungsverkehr
Wechselt in den Zahlungsverkehr.
• Kontoauszüge
Wechselt zu den Kontoauszügen. Diese können hier eingesehen und aktualisiert
werden.
• Zuordnungen
Wechselt zum Zahlungsverkehreingang. Hier erfolgt u.a. die Zuordnung der
Kontenbewegungen.
31
Bereichsleiste anpassen
Sie können die Breite der Bereichsleiste anpassen, indem Sie bei gedrückter linker
Maustaste den Fensterteiler am rechten Rand der Bereichsleiste ziehen.
Falls die Breite der Bereichsleiste ausreicht, werden die Erläuterungen der Symbole
ebenfalls eingeblendet. Andernfalls wird nur das Symbol angezeigt.
Register - Aufteilung der angezeigten Daten
In den meisten Programmbereichen erfolgt eine Gliederung der Daten mit Hilfe von
Registern. Mit diesen Registern wählen Sie die jeweils zu bearbeitenden
Stammdatenbereiche aus. Die Auswahl kann nicht nur durch Mausklick auf das Register
erfolgen. Sie können auch mit der Tastenkombination <Strg>+<Tabulator> zum nächsten
Register wechseln. Um ein bestimmtes Register direkt anzuspringen, halten Sie die Taste
<Strg> gedrückt und dazu die jeweilige Zahl, die über dem gewünschten Register
angezeigt wird.
Programmweit verfügbare Schaltflächen
Die nachfolgend beschriebenen Schaltflächen
Eingabemasken bzw. Programmbereichen verfügbar.
sind
weitestgehend
in
allen
Datenerfassung
Ermöglicht die Neuanlage eines Datensatzes.
Kopiert den aktuell markierten Datensatz auf eine neue, freie Nummer.
Ändert den aktuell markierten Datensatz.
Löscht den aktuellen Datensatz, falls zulässig. Eine Löschung kann nicht durchgeführt
werden, wenn beispielsweise Beträge des aktuellen Jahres in einer Lohnart kumuliert sind.
Schließt die Eingabe ab und speichert alle Eingaben und Änderungen.
Schließt die Eingabe ab und löscht alle Eingaben und Änderungen.
Schaltfläche Quick
32
Die Funktion "Quick" schließt die Eingabe oder Änderung eines Datensatzes ab, ohne die
Maske zu verlassen. Die Funktion wird in zwei unterschiedlichen Varianten angewandt.
Diese Ausführung der Schaltfläche erhalten Sie, wenn Sie einen Datensatz mittels NEU
oder KOPIEREN aufrufen.
Bei der Neuanlage geben Sie zuerst die Daten des neuen Datensatzes ein. Betätigen Sie
zum Abschluss Ihrer Eingabe die Schaltfläche, wird der neu erzeugte Datensatz
gespeichert und die Eingabefelder werden geleert. Die Erfassungsmaske bleibt allerdings
erhalten, so dass Sie umgehend die Daten eines weiteren neu anzulegenden Datensatzes
erfassen können.
Rufen Sie die Stammdatenmaske mittels KOPIEREN auf, gibt es zwei weitere
Unterscheidungsfälle.
Im ersten Fall handelt es sich um Stammdaten( siehe S. 406), die über einen eindeutigen
Schlüssel verfügen müssen, wie beispielsweise die Adressen und die Artikel. Wird ein
solcher Datensatz kopiert, kann die Maske nicht einfach bestätigt werden, da sonst ein
doppelter Schlüssel vergeben würde. Daher erhalten Sie die Abfrage, ob die nächste freie
Nummer für diesen Datensatz vergeben werden soll. Bestätigen Sie die Frage, wird
automatisch die nächste freie Nummer eingetragen. Verneinen Sie die Abfrage, erhalten
Sie einen weiteren Hinweis, dass die eingetragene Nummer korrigiert werden muss.
Im zweiten Fall handelt es sich um Datensätze, die nicht zwingend über einen eindeutigen
Schlüssel verfügen müssen. Kopieren Sie einen solchen Datensatz, wird mit jeder
Betätigung der Schaltfläche "Quick" ein Duplikat des Datensatzes generiert.
Rufen Sie eine Datensatzmaske mit der Funktion "Ändern" auf, erscheint diese Variante
des Quick-Buttons.
Über das Dreieckssymbol wird ein Untermenü aufgerufen, in welchem Sie zusätzlich die
Laufrichtung der Funktion auswählen können. Wird mit gedrückter STRG-Taste der
QUICK-Button (in der Eingabe) betätigt, wird die Laufrichtung einmalig umgekehrt
Bestätigen Sie die Änderungen eines Datensatzes mit der Funktion "Quick", wird die
aktuelle Änderung gespeichert. Gleichzeitig wird der nächste Datensatz in der Maske
sichtbar und steht ebenfalls zur Änderung bereit. Mit der Laufrichtung können Sie
entscheiden, ob der in der Reihenfolge nächste oder der vorherige Datensatz aufgerufen
werden soll.
Weitere programmweit verfügbare Schaltflächen
Zusatzfunktionen, die auch über die rechte Maustaste aktiviert werden können.
In verschiedenen Programmbereichen werden Änderungen dokumentiert. Über diese
Schaltfläche wird das entsprechende Protokoll aufgerufen.
33
Hinter diesem Button verbirgt sich eine Schnittstelle für Kommunikation. Aus den
Stammdaten( siehe S. 406) heraus ist es möglich, mittels der o. a. Telefonschnittstelle
die eingetragenen Telefonnummern zu wählen. Um diese Schnittstelle nutzen zu können,
müssen die entsprechenden Hard- und Softwarevoraussetzungen geschaffen werden.
Wurden z. B. für einen Mitarbeiter mehrere Telefonnummern hinterlegt, besteht die
Möglichkeit, die gewünschte Rufnummer aus einer Auswahlbox auszuwählen.
Beim Aktivieren dieser Schaltfläche wird der markierte Eintrag eine Stelle nach rechts
verschoben.
Bewirkt die gleiche Verschiebung, allerdings nach links.
Hierdurch wird der markierte Eintrag eine Zeile nach oben verschoben.
Beim Aktivieren dieses Buttons wird der markierte Eintrag eine Zeile nach unten
verschoben.
Listbox mit Zugriff auf Daten
An unterschiedlichen Stellen des Programms werden Sie immer wieder auf ein solches
Feld stoßen. Denkbar beispielsweise bei Post- oder Bankleitzahlen, Anreden, etc. Rechts
neben der eigentlichen Eingabezeile erkennen Sie einen Button. Es wird damit angezeigt,
dass sich hier eine kleine Datenbank mit Vorgaben befindet. So kann bei "ORT" auf ein
Verzeichnis mit Ortsnamen zugegriffen werden. Ein Klick auf den Button und die
entsprechende Hilfsdatei wird aufgelistet. Dies ist recht praktisch, da unnötige Eingaben
reduziert werden. Werden nur Teile eines Ortes eingetragen, so macht das System
automatisch Vorschläge, die Ihren Eingaben entsprechen.
Eingabefeld mit Listbox und Stammdaten( siehe S. 406)
Ein Klick auf das Pfeilsymbol öffnet eine Auswahl an vorhandenen Daten, z. B. Ihre
Mitarbeiterliste. Der Button mit den drei Punkten öffnet die Stammdatenerfassung. Dies ist
hilfreich, wenn Sie beispielsweise während der Neuanlage eines Mitarbeiters feststellen,
dass die benötigte Krankenkasse noch nicht vorhanden ist.
Eingabefeld mit Listbox, Suchfunktion und Stammdatenerfassung
Zusätzlich gibt es bei dieser Art von Eingabefeld einen Button mit Lupensymbol. Durch
diesen wird eine Suchmaske aufgerufen. Mit Hilfe des Shortcuts F3 kann in allen
34
Eingabefeldern, die eine Datenbanksuche anbieten (eine Schaltfläche mit Lupe), der
Suchendialog geöffnet werden.
Tabellenansicht
Mit Hilfe der Schaltfläche
wählen Sie aus, welche Tabellenansicht zur Anzeige der Datensätze eines Bereiches
verwendet wird, d.h. welche Felder angezeigt werden und wie sie angeordnet sind.
Ein Mausklick auf diese Schaltfläche wechselt einfach zur nächsten Ansicht. Achten Sie
auf das mit der Spitze nach unten zeigende Dreiecksymbol am rechten Rand dieser
Schaltfläche. Ist dieses Symbol vertikal zentriert angeordnet, bedeutet es immer, dass
sich darunter mehrere Auswahlen verbergen, die mit diesem Symbol direkt angesprochen
werden können. Führen Sie den Mausklick an die genannte Position aus, öffnet sich ein
Auswahlmenü.
Aus dieser Auswahl kann die gewünschte Darstellungsform direkt gewählt werden. Der
Punkt vor einem der Einträge kennzeichnet die derzeit aktive Darstellung. Beachten Sie,
dass die Einstellung an dieser Stelle lediglich für die Art der Darstellung verantwortlich ist
und keine Auswirkungen auf die Sortierreihenfolge der Stammdaten( siehe S. 406) hat.
Suche / Sortierung
Sortierung
Ein Mausklick auf den Bereich des Dreieckes innerhalb des Buttons SUCHEN öffnet die
Übersicht der zur Verfügung stehenden Sortierungen und somit der Möglichkeiten, den
Datensatz zu identifizieren.
35
Die gewünschte Sortierung kann durch einen Mausklick auf den kleinen Pfeil direkt
angewählt werden. Die aktive Reihenfolge wird durch den vorangestellten Punkt
gekennzeichnet. Zusätzlich wird rechts neben der Schaltfläche die eingestellte Sortierung
nochmals ausgewiesen. Dies dient zur Information darüber, welche Suchbegriffe in dem
rechts daneben sichtbaren Eingabefeld eingegeben werden können. Selbstverständlich
können Sie beliebige Eintragungen im Eingabefeld vornehmen, jedoch wird die Eingabe
einer Adressnummer, wenn die Suche nach dem Suchbegriff ausgewählt ist,
üblicherweise keinen Erfolg erzielen.
Zusätzlich kann in allen Suchenformularen zwischen einer auf- und absteigenden
Sortierreihenfolge gewählt werden, die auch durch einen Mausklick auf eine Überschrift,
wie z. B. in den Adressstammdaten in der Kopfzeile einer Tabelle, gewechselt werden
kann.
Die Suche über diese Eingabe erfolgt dynamisch. Das bedeutet, dass die Ansicht bereits
bei Eingabe des ersten Zeichens auf die Datensätze begrenzt wird, deren Suchbegriff mit
diesem Zeichen beginnt.
Die Möglichkeit einer inkrementellen Suche rundet die Suchfunktion ab: Diese Suche
funktioniert in allen Bearbeitendialogen, Verzeichnissen und Übersichten. Sobald eine
Tabelle fokussiert ist und Sie über die Tastatur eine alphanumerische Eingabe tätigen,
wird diese als Suchanhang zur jeweiligen Schnellsuche benutzt. Der gefundene Datensatz
wird sofort selektiert. Zusätzlich bekommen Sie unter dem Eingabefeld der Schnellsuche
ein Infofenster eingeblendet, das Ihnen die komplette Zeichenkette der Suche anzeigt.
Solange das Infofenster angezeigt wird, können Sie Zeichen zum Suchanhang hinzufügen
bzw. mit BACKSPACE können Sie den Suchanhang löschen.
Sobald das Eingabefeld aktiviert ist, was durch den blinkenden Cursor angezeigt wird,
können Sie durch Betätigen der Tasten <Bild auf> und <Bild ab> zwischen den
Sortierreihenfolgen umschalten, ohne das Eingabefeld zu verlassen bzw. ohne die Maus
zu Hilfe nehmen zu müssen.
Suche
Ein Klick auf die Schaltfläche
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selbst öffnet das Fenster zur Stammdatensuche. In dessen oberen Bereich stehen Ihnen
Eingabefelder zu allen Suchmöglichkeiten für den gewählten Stammdatenbereich zur
Verfügung.
Die Eingabe des Suchbegriffes kann über alle verfügbaren Felder erfolgen. Die Anzahl
und Art der verfügbaren Eingabefelder ist abhängig vom Bereich, in dem Sie sich gerade
befinden. Es handelt sich hierbei um jene Datenfelder, die in der Datenbank mit einem
Such-Index versehen sind. Der Index ist die Voraussetzung dafür, dass nach diesem
Datenfeld gesucht und sortiert werden kann.
Selbstverständlich besteht die Möglichkeit, Eintragungen in mehreren oder gar allen
Eingabefeldern vorzunehmen und diese zu kombinieren. Die vorgenommenen Eingaben
lassen sich mit einem Mausklick auf den Button EINGABE LÖSCHEN vollständig
entfernen.
Mit dem Shortcut ALT+E gelangen Sie aus den Eingabefeldern für die Suche in das
Suchergebnis der Tabelle. Mit BACKSPACE kommen Sie, innerhalb der Bearbeiten- und
Verzeichnisdialoge, von der Haupttabelle zurück zur Eingabe der Schnellsuche. Ist der
gesuchte Datensatz identifiziert, bestätigen Sie die Auswahl mit der Schaltfläche
ÜBERNEHMEN.
In der Stammdatensuche bedeutet dies, dass das aktuelle Fenster geschlossen und der
gesuchte Datensatz in der Übersichtsmaske hervorgehoben dargestellt wird. Wählen Sie
hingegen SCHLIESSEN, wird das Suchfenster ohne Übernahme des Datensatzes
geschlossen.
Der "Plus"-Button beinhaltet einige zusätzliche Funktionen.
Suche anhalten
Werden Sie möglicherweise nützlich finden, wenn die zeitaufwendige Suche in sehr
großen Datenbeständen unterbrochen werden soll.
Eingabe löschen
Entfernt die eingegebenen Inhalte aller Suchfelder und sorgt somit für eine leere
Eingabemaske.
Bereich löschen
Startet den Assistenten zum Löschen eines Datenbereichs. Der Assistent führt Sie durch
die Auswahl des zu löschenden Datenbereichs, die anhand der verfügbaren Suchfelder
getroffen werden kann. Wird die Auswahl mit "Weiter" bestätigt, erfolgt nochmals eine
Sicherheitsabfrage, da das Löschen des Dateibereiches nicht rückgängig gemacht werden
kann. In dieser Sicherheitsabfrage muss die Bestätigung von "Ja, die Daten wirklich
löschen" explizit durch einen Mausklick erfolgen. Erst wenn die Checkbox (das kleine
Feld, in dem beim Anklicken mit der Maus das Häkchen erscheint) aktiviert ist, wird die bis
zu diesem Zeitpunkt inaktive Schaltfläche "Weiter" verfügbar und der Datenbereich wird
entfernt. Möglicherweise scheint Ihnen das an dieser Stelle ein wenig zu viel an
Sicherheit, doch glauben Sie uns, diese Meinung ändert sich sehr schnell, wenn einer
Ihrer Mitarbeiter "aus Versehen" die Hälfte Ihrer Adressbestände gelöscht hat.
37
Bei Eingabe Suche starten
Diese Option zeigt den aktiven Status durch ein Häkchen vor dem Text an. Es handelt
sich hierbei um die Defaulteinstellung der Funktion, die nach der Erstinstallation
voreingestellt ist. Die Suche nach Ihren Stammdaten( siehe S. 406) erfolgt hierbei
dynamisch während der Eingabe. Das bedeutet, bereits bei Eingabe des ersten Zeichens
wird die Ansicht der verfügbaren Datensätze auf jene reduziert, auf die das gewählte
Zeichen zutrifft. Auf diese Weise muss in den meisten Fällen der Suchbegriff nicht
vollständig eingetragen werden, um den gewünschten Datensatz zu identifizieren.
Wünschen Sie dies hingegen nicht und deaktivieren diese Funktion, wird in der rechten
oberen Ecke des Suchfensters eine zusätzliche Schaltfläche SUCHE STARTEN mit dem
Lupensymbol verfügbar. In dieser Einstellung wird mit der Suche erst begonnen, nachdem
Sie Ihre Suchbegriffe eingegeben und die Schaltfläche betätigt haben.
Suche in Datumsfeldern
In den Datumsfeldern kann das zu suchende Datum entweder über
Kalenderschaltfläche im Feld ausgewählt werden oder direkt eingegeben werden.
Folgende Möglichkeiten zur Eingabe bestehen:
• Eingabe des vollen Datums
Die Eingabe kann durch Punkte getrennt erfolgen, z.B.: "15.01.2004" (Eingabe ohne
Anführungszeichen) für den 15.01.2004.
Die Eingabe kann auch ohne Punkte erfolgen, z.B.: "150104" (Eingabe ohne
Anführungszeichen) für den 15.01.2004
• Suche nach einer Kalenderwoche
Um nach einer Kalenderwoche zu suchen, geben Sie die Kalenderwoche ein im
Format KWxx.jj: KW10.04 findet alle Daten der 10.ten Kalenderwoche 2004.
• Suche nach einem Monat
Um nach einem Monat zu suchen, geben Sie den Monat ein im Format mm.jjjj:
09.2004 findet alle Daten zum September 2004.
• Suche nach einem Jahr
Um nach einem Jahr zu suchen, geben Sie das Jahr im Format .jjjj: .2004 findet alle
Daten zum Jahr 2004.
• Suche nach einem Bereich
38
die
Bei den Eingabefeldern mit Unterstützung für Indexbasierte Volltextsuche kann für
das Datumsfeld auch ein Bereich angegeben werden, so z.B.: "15.01.2004 bis
17.01.2004" oder "KW10.04 bis KW 11.04".
Suche nach Betrag
In Suchen-Feldern nach Beträgen wie z.B. in den Offenen Posten im Feld "Suche nach
offenem Betrag" gilt: Wenn bei der Betrags-Schnellsuche hinter dem Betrag ein "!"
(Ausrufezeichen, ohne Anführungszeichen) eingegeben wird, so wird genau dieser Betrag
gesucht; Ansonsten werden alle Beträge + / - 0,5 angezeigt.
Erweiterung der Suche allgemein
"|", "TO", "BIS":
Es wird der Bereich vom Suchbegriff vor und nach dem Schlüsselwort gebildet, z.B. "1|2":
Sucht alle Datensätze die im Bereich 1 bis 2 liegen. Hierbei ist der Aufbau des Indexes zu
beachten, denn bei einer alphanumerischen Sortierreihenfolge liegen bei folgenden
Datensätzen 1, 10, 11, 2, 20, 21 alle in dem ausgewählten Bereich.
Alphanumerisch
Numerisch
Auswahl sammeln
In der Suchenmaske können Sie über die Schaltfläche
z.B. mehrere selektierte Artikel nacheinander sammeln. Anschließend können Sie mit der
Schaltfläche ÜBERNEHMEN die gesammelte Auswahl in den Vorgang übernehmen.
Jeder Artikel wird dabei in eine Positionszeile mit der Menge 1 sowie den eingestellten
Vorgabewerten übernommen.
Mehrfachselektion von Datensätzen
Befehle, die sich auf mehrere Datensätze beziehen können, wie beispielsweise das
Löschen oder das Zusammenfassen in einem Listendruck, erfordern die Möglichkeit der
Mehrfachselektion. Das bedeutet, dass mehrere Datensätze gemeinsam ausgewählt
werden können. Die Mehrfachselektion erfolgt wie nachfolgend beschrieben.
zusammenhängender Bereich
Um einen zusammenhängenden Bereich von Datensätzen auszuwählen, markieren Sie
den ersten Eintrag des gewünschten Bereichs mit der Maus. Danach drücken Sie die
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UMSCHALT - Taste, halten sie gedrückt und bewegen sich mit den Pfeiltasten in die
Richtung, in der die Vorgänge markiert werden sollen.
Den gleichen Effekt erzielen Sie, indem Sie nach Auswahl des ersten Datensatzes die
UMSCHALT - Taste drücken und halten und danach mit der linken Maustaste den letzten
Datensatz des gewünschten Bereichs anklicken. Die so ausgewählten Datensätze werden
in der Farbe für markierte Datensätze dargestellt.
Um beispielsweise alle Lieferscheine einer bestimmten Adresse auszuwählen, stellen Sie
die Sortierung der Vorgänge auf die Adressennummer ein. Wählen Sie aus der Listbox
den Eintrag "Lieferschein" aus, damit nur Vorgänge dieses Typs dargestellt werden und
geben Sie abschließend die richtige Adressennummer in das entsprechende Eingabefeld
ein. Die Übersicht wird hierdurch auf alle Lieferscheine einer Adresse begrenzt und Sie
können den gewünschten Bereich auswählen.
nicht zusammenhängender Bereich
Befinden sich die auszuwählenden Datensätze nicht in einem zusammenhängenden
Bereich der Übersicht, wählen Sie ebenfalls den ersten zu selektierenden Eintrag mit der
Maus aus. Nun drücken Sie die STRG -Taste, halten Sie gedrückt und klicken mit der
linken Maustaste nacheinander auf die auszuwählenden Vorgänge. Auch bei dieser
Vorgehensweise werden die selektierten Einträge andersfarbig dargestellt.
Beide Auswahlmöglichkeiten können auch miteinander kombiniert werden, wobei
allerdings erst der zusammenhängende Bereich ausgewählt werden muss und danach
einzelne Datensätze mit in die Auswahl einbezogen werden können.
Drucken
Aktiviert das Druckmenü. Ebenfalls kann über die Schaltfläche GESTALTEN der
Druckdesigner gestartet werden.
Sobald Sie das gewünschte Formular für den Druck ausgewählt haben, können Sie über
den Button DRUCKEN die Ausgabe auf einen entsprechenden Drucker richten. Über den
Button BILDSCHIRMAUSGABE starten Sie einen Probedruck auf den Bildschirm.
Eine weitere Beschreibung zum Drucken und den Druckeigenschaften finden Sie im
Kapitel Drucken - Bereichsauswahl und Eigenschaften( siehe S. 195) .
Extra Ansicht
Hinter dieser Schaltfläche verbirgt sich ein multifunktionales Werkzeug zur universellen
Einstellung Ihrer Ansichten. Verspürten Sie schon einmal den Wunsch, alle Anschriften
oder Ansprechpartner der aktuell ausgewählten Adresse in der Bildschirmübersicht
verfügbar zu haben? Kennen Sie die Anforderung, die Vorgänge oder offenen Posten des
Kunden einsehen zu wollen, ohne die Adressmaske zu verlassen? Wäre es nicht eine
enorme Vereinfachung, wenn Sie alle Lieferanten eines Artikels direkt bei der Auswahl
40
desselben dargestellt bekämen? All diese Wünsche und Anforderungen, dazu noch
etliche Kombinationen mehr, lassen sich mit Hilfe der Extra Ansichten realisieren.
Die Schaltfläche EXTRA ANSICHT ist in zwei Seiten unterteilt.
Durch einen Klick auf die rechte Seite der Schaltfläche, d.h. auf das Dreicksymbol,
erhalten Sie eine Auswahl der für diesen Bereich verfügbaren Extra Ansichten.
Klicken Sie dagegen auf die linke Seite der Schaltfläche
so öffnen sich die zuletzt für den aktuellen Benutzer gespeicherten Extra Ansichten, bzw.
falls bereits Extra Ansichten geöffnet sind, so werden diese durch den Klick auf die linke
Seite der Schaltfläche geschlossen und die letzte Einstellung gespeichert.
Um Extra Ansichten zu schließen, ohne die Einstellung zu speichern, verwenden Sie die
Schaltfläche
die sich meist im rechten oberen Bereich der Extra Ansicht befindet.
Sie können mehrere Extra
untereinander dargestellt.
Ansichten
gleichzeitig
öffnen.
Diese
werden
dann
Das Fenster der Extra Ansichten ist folgendermaßen aufgebaut:
Im oberen Teil befindet sich die Titelzeile. Darunter sind einige Schaltflächen, die je nach
ausgewählter Extra Ansicht variieren können. Schließlich der eigentliche Browserbereich,
in dem die Daten dargestellt werden.
In der Titelzeile erhalten Sie weitere Informationen über den dargestellten Datenbereich.
Klicken Sie diese Titelzeile mit der Maus an, öffnet sich erneut die Auswahl der
darzustellenden Extra Ansichten. Treffen Sie an dieser Stelle eine andere Auswahl, wird
das aktuelle Fenster durch das neu ausgewählte Fenster ersetzt.
Links in der Titelzeile sehen Sie eine weitere Variante des PLUS BUTTONS. Er beinhaltet
an dieser Stelle all jene Funktionen, die Sie mit dem PLUS BUTTON im ausgewählten
Datenbereich ebenfalls aussuchen können. Damit ist nun auch klar, dass die
Extra-Ansichten nicht nur zusätzliche Informationen anzeigen können. Die Datensätze
können aus diesen Ansichten heraus ebenfalls eingesehen und verändert werden.
41
Die Schaltflächen stellen Möglichkeiten zur Bearbeitung der Datensätze dar. Es handelt
sich dabei um die gleichen Möglichkeiten, wie Sie Ihnen der eigentliche Datenbereich
bietet. Beachten Sie, dass sich die Ansicht dieser Schaltflächen in den Extra-Ansichten
deaktivieren lässt. Sollten Sie die Toolbar an dieser Stelle als störend empfinden, können
Sie diese im Hauptmenü unter ANSICHT – VORGABEN deaktivieren. Weiterhin werden
Ihnen die Kurzinformationen zu der jeweiligen Schaltfläche in der Statusleiste links unten
angezeigt, sobald Sie mit dem Mauszeiger auf eines der Symbole deuten. Da die
Optionen variieren können, stellen wir an dieser Stelle nur einige Standardfunktionen vor.
Mit ein wenig Übung werden Sie sich mit diesen verkleinerten Schaltflächen sehr schnell
zurechtfinden.
Neu – dient der Neuanlage eines Datensatzes
Kopieren – kopiert den ausgewählten Datensatz
Ändern – ändert den ausgewählten Datensatz
Löschen – löscht den ausgewählten Datensatz
Drucken – ruft das Druckmenü auf
Extra-Ansicht – macht zusätzliche Extra-Ansichten verfügbar. Über diese
Schaltfläche in einer geöffneten Extra Ansicht wird rechts neben der geöffneten Extra
Ansicht eine weitere geöffnet. Die angezeigten Datensätzen sind mit denen in der links
befindlichen Extra Ansicht verknüpft.
Assistent
Zur leichteren Bedienung des Programms können Sie einen Assistenten nutzen.
Über das Menü ? - ASSISTENTEN können Sie den Assistenten ein- bzw. durch erneutes
Öffnen des Menüs und Anklicken ausschalten.
Der Assistent verändert seine Position und die gegebenen Informationen jeweils passend
zu der Stelle im Programm, an der Sie sich gerade befinden.
Linke Maustaste
Wenn Sie den Mauszeiger über den Assistenten bewegen, können Sie ihn bei gedrückter
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linker Maustaste an eine andere Stelle bewegen.
Rechte Maustaste
Mit der rechten Maustaste können Sie das Kontextmenü des Assistenten öffnen. Diese
Befehle stehen Ihnen zur Auswahl:
Letzte Information erneut anzeigen
Falls die zuletzt angezeigte Information nicht mehr angezeigt wird, so können Sie sie mit
Hilfe dieses Befehls wieder aufrufen.
Suchen
Es wird ein Suchfenster eingeblendet, in das Sie eine Frage eingeben können.
Nach Bestätigen der Schaltfläche SUCHEN in diesem Fenster wird die Programmhilfe(
siehe S. 44) geöffnet und die Ergebnisse werden Ihnen angezeigt.
Information verbergen
Wählen Sie diesen Befehl, um die Information des Assistenten kurzfristig auszublenden.
Assistent beenden
Mit dieser Funktion beenden Sie den Assistenten. Um ihn wieder zu aktivieren, wählen Sie
erneut im Menü "? - ASSISTENTEN" den Eintrag Assistenten aus.
Um den Assistenten nicht nur im Programm sondern auch in der Anmeldemaske zu
unterdrücken, dürfen Sie ihn nicht über das Kontextmenü beenden, sondern müssen
ihn stattdessen über das Menü "? - ASSISTENTEN" ausschalten.
Bereichshilfe
Über das Menü ? - BEREICHSHILFE können Sie die Bereichshilfe ein- bzw. durch
erneutes Öffnen des Menü und Anklicken ausschalten.
Haben Sie die Bereichshilfe geöffnet, so wird Ihnen diese rechts neben dem
Arbeitsbereich angezeigt.
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Zur leichteren Bedienung des Programms wird Ihnen das Hilfethema jeweils passend zu
der Stelle im Programm angezeigt, an der Sie sich gerade befinden.
Falls das Thema in weitere Kapitel unterteilt ist, so werden Ihnen diese als Link im unteren
Bereich unter der Überschrift "Themen" angezeigt. Sie können durch Anklicken des Link
zu diesen Kapiteln wechseln.
Weitere Informationen zur Bedienung der Hilfe finden Sie im Kapitel Hilfe zur Hilfe( siehe
S. 44)
Hilfe zur Hilfe
Öffnen Sie die Programmhilfe durch einen Klick auf die Schaltfläche
Der Arbeitsbereich der Programmhilfe ist in zwei Bereiche unterteilt:
Die rechte Hälfte des Arbeitsbereichs der Hilfe dient der Anzeige der ausgewählten
Hilfethemen. Auf der linken Seite stehen Ihnen die folgenden vier Register zur Verfügung:
Inhalt
Zeigt die Struktur der Handbücher an.
Die Beschreibung des Programms ist in die folgenden vier Handbücher unterteilt:
- "modulübergreifend" (Beschreibungen z.B. zu Adressen, die mehr als eines der
Module Auftrag, FiBu, Lohn betreffen)
- "Auftrag" (Beschreibungen z.B. zu Artikeln, die nur das Modul Auftrag betreffen)
- "FiBu" (Beschreibungen z.B. zu Geschäftsvorfällen, die nur das Modul FiBu
betreffen)
- "Lohn" (Beschreibungen z.B. zu Mitarbeitern, die nur das Modul Lohn betreffen)
Auf der rechten Seite wird das ausgewählte Thema angezeigt. Falls das Thema in weitere
Kapitel unterteilt ist, so werden Ihnen diese als Link im unteren Bereich unter der
Überschrift "Themen" angezeigt. Sie können durch Anklicken des Link zu diesen Kapiteln
wechseln.
Index
Zeigt den Index in alphabetischer Reihenfolge an.
Wählen Sie ein Thema und bestätigen Sie die Auswahl anschließend mit der Schaltfläche
ANZEIGEN. Auf der rechten Seite wird dann das ausgewählte Thema angezeigt. Wenn
Sie anschließend wieder auf das Register Inhalt wechseln, wird Ihnen die Position in der
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Struktur angezeigt, an der sich das Thema befindet.
Suchen
Geben Sie in dem Register einen Suchbegriff ein, um nach einem Hilfethema zu suchen.
Lassen Sie anschließend mit Hilfe der entsprechenden Schaltflächen die Themen
auflisten und dann anzeigen. Auf der rechten Seite wird dann das ausgewählte Thema
angezeigt.
Mit Hilfe der Schaltfläche mit dem Dreieck-Symbol neben dem Sucheingabefeld können
Sie Suchbegriffe mit AND, OR, NEAR bzw. NOT verbinden.
Favoriten
Beim Wechsel in dieses Register wird das zuletzt angezeigte Hilfethema in das Feld
"Aktuelles Thema" unten in diesem Register übernommen.
Mit Hilfe der Schaltfläche HINZUFÜGEN können Sie das aktuelle Thema zu der Liste Ihrer
Favoriten hinzufügen.
Das Untermenü der Schaltfläche Hilfe
Das Untermenü der Schaltfläche
wird über das Dreieckssymbol der Schaltfläche aufgerufen. Es enthält die folgenden
Einträge:
• Inhalt & Index
Der Index der Online-Hilfe wird aufgerufen.
• Hilfe zur Hilfe
Hier erhalten Sie eine Erklärung zur Benutzung der Online-Hilfe
• Assistent anzeigen
Der Assistent kann ein- bzw. durch erneutes Öffnen des Menüs und Anklicken
ausgeschaltet werden.
• Weiter Informationen
• Neuerungen
In diesem rtf-Dokument werden alle Neuerungen der einzelnen Revision des
Programms aufgeführt.
• Liesmich
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In diesem rtf-Dokument werden zusätzliche Informationen wie z. B.
Systemvoraussetzungen aufgeführt.
• Lizenz
In diesem Text-Dokument werden die Lizenzvereinbarungen aufgeführt.
• Leistungsvergleich
Hier erhalten Sie einen Überblick über die in den einzelnen Programmversionen
verfügbaren Funktionalitäten.
Prozessschaubilder
Über die Schaltfläche
erreichen Sie für den jeweiligen Bereich (Meine Firma( siehe S. 29), Verkauf, Einkauf,
Buchhaltung, Personal( siehe S. 30), Banking( siehe S. 31)) ein Prozessschaubild.
Das Schaubild soll helfen, die Programmbereiche aufzurufen, die für den jeweiligen
Arbeitsschritt benötigt werden.
Klicken Sie auf den gewünschten Link wie z.B.
um das Eingabefenster des jeweiligen Programmbereichs zu öffnen.
Einige Schaubilder wie z.B. die der Bereiche Meine Firma( siehe S. 29), Verkauf, Einkauf,
Buchhaltung bieten oberhalb des Start-Schaubilds eine Leiste mit Links zu weiteren
Schaubildern. Klicken Sie auf diese Links, um das Schaubild zu wechseln.
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Allgemeines zur Stammdatenverwaltung
Die Stammdatenverwaltung erreichen Sie, indem Sie in der Bereichsleiste des
Hauptmenüs die Schaltfläche
wählen (im Auftragsmodul Bereich VERKAUF - STAMMDATEN), oder über den
Menüpunkt BEARBEITEN die Stammdaten( siehe S. 406) aufrufen.
Zu den Stammdaten( siehe S. 406) zählen bspw. Adressen (Kunden, Lieferanten,
Interessenten, etc.), Artikel sowie für die Finanzbuchhaltung z.B. der Kontenplan.
Adressen
In den Adressdaten werden alle Ihr Unternehmen betreffenden Adressen in einer
gemeinsamen Datenbankstruktur erfasst und verwaltet. Hierbei ist es unerheblich, ob es
sich um einen Kunden, einen Lieferanten oder einen Interessenten handelt. Die
Unterscheidung der Adressgruppen erfolgt durch die unterschiedliche Vergabe von
Nummernkreisen und zusätzlich durch diverse von Ihnen zu vergebende Kennzeichen wie
z.B. den Status. Die Eingabemasken und die vielfältigen Möglichkeiten der
Adressverwaltung werden in den folgenden Kapiteln vorgestellt.
Adresserfassung
Mit der Schaltfläche NEU oder KOPIEREN tragen Sie neue Adressen in Ihre Datenbank
ein. Im Fenster "Adressdatensatz neu erfassen" finden Sie weitere Register, deren Inhalte
sich auf die verschiedenen Bereiche des Datensatzes beziehen. Mit der Auswahl des
jeweiligen Registers wählen Sie den gewünschten Bereich aus und erhalten die
zugehörige Eingabemaske. Die in diesen Registern verfügbaren Eingabefelder werden in
den folgenden Kapiteln beschrieben.
Die Adressmaske ist unterteilt in einen Kopfbereich und mehrere Eingabebereiche, die
über eine Registerleiste angewählt werden können.
Adresserfassung - Kopfdaten
Die Angaben im Kopfbereich bleiben beim Wechsel der Eingabebereiche immer sichtbar.
Adresserfassung - Kopfdaten "Adressnummer"
Die Adressnummer ist ein identifizierender Schlüssel der Adressdatenbank und muss
eindeutig zugewiesen sein. Eindeutigkeit bedeutet an dieser Stelle, dass eine
Adressnummer nicht für mehrere Adressen vergeben werden kann. Die Adressnummer
muss mindestens fünfstellig vergeben werden und darf maximal 15 Stellen beinhalten.
Beachten Sie bei der Anlage Ihrer Nummernkreise, dass die Kompatibilität zur DATEV
wesentlich weniger Freiraum bei der Vergabe der Nummernkreise lässt. Möchten Sie
47
diese Kompatibilität wahren, dürfen Adressnummern ausschließlich fünfstellig numerisch
vergeben werden. Hierbei ist der Nummernkreis zwischen 10000 und 69999 für die
Debitoren reserviert, während der Nummernkreis zwischen 70000 bis 99999 für die
Kreditoren vorgesehen bleibt. Möchten Sie diese Vorgabe nicht einhalten, Ihre Daten aber
dennoch an DATEV-konforme Fibu-Konten übergeben, muss das Buchungskonto in der
Eingabemaske "Kennzeichen" korrekt hinterlegt werden!
Die Eingabe der Adressnummer erfolgt alphanumerisch und ist auf folgenden
Zeichenvorrat begrenzt:
Buchstaben A bis Z
Ziffern 0 bis 9
Umlaute Ä Ö Ü ß
Bindestrich –
Unterstrich _
Punkt .
Schrägstrich /
Stern *
Klammern ( )
Die Eingabe von Buchstaben wird immer in Großbuchstaben umgewandelt, auch wenn sie
als Kleinbuchstaben eingegeben werden. Die Vergabe von weiteren Sonderzeichen und
von Leerzeichen in der Adressnummer ist unzulässig und wird bei der Eingabe nicht
akzeptiert. Die Adressnummer ist außerdem das einzige Feld der Adressmaske, welches
zwingend mit einem gültigen Inhalt gefüllt werden muss. Alle weiteren Eingabefelder des
Adressdatensatzes können ohne Inhalt bleiben, auch wenn das in der Praxis natürlich
wenig Sinn ergibt.
Sie werden bei der korrekten Eingabe der Adressnummer unterstützt, d.h. Sie werden
darauf hingewiesen, wenn Sie versuchen, bei der Eingabe ein ungültiges Zeichen zu
verwenden. Wird die maximale Länge des Eingabefeldes erreicht, sind keine weiteren
Zeichen mehr einzugeben.
Versuchen Sie, eine Adressnummer zu vergeben, die bereits in der Datenbank existiert,
erscheint folgende Abfrage:
Bestätigen Sie diese Abfrage mit JA, wird automatisch die nächste freie Nummer für diese
48
Adresse vergeben. Beantworten Sie die Abfrage hingegen mit NEIN, erhalten Sie einen
weiteren Hinweis, der Sie nochmals auffordert, eine andere Nummer für die Adresse zu
vergeben. Die erneute Bestätigung bringt Sie wieder in die Eingabemaske zurück und Sie
können die Eingabe der Adressnummer verändern.
Erst wenn die Adressnummer vollständig und korrekt eingegeben ist, kann mit der
Eintragung weiterer Informationen zu diesem Datensatz fortgefahren werden. Die
Bestätigung der Adressnummerneingabe wird das Eingabefeld deaktivieren. Dies ist ein
Zeichen dafür, dass die vergebene Adressnummer im weiteren Programmverlauf nicht
mehr geändert werden kann.
Adresserfassung - Kopfdaten "Status"
Der Status ist konzipiert für die Beschreibung der Beziehung dieser Adresse zu Ihrem
Unternehmen.
Er kann frei eingegeben oder aus einem Listenfeld ausgewählt werden.
Die Vorgaben können von Ihnen im Hauptmenü unter BEARBEITEN – PARAMETER ADRESSEN geändert und Ihren Anforderungen entsprechend angepasst werden.
Adresserfassung - Kopfdaten "Suchbegriff"
Bei dem Feld Suchbegriff handelt es sich um ein weiteres Feld nach dessen Inhalt
gesucht werden kann.
Der Suchbegriff eignet sich hervorragend, um eine Adresse anhand eines kurzen
einprägsamen Synonyms zu identifizieren. Sie können den Suchbegriff frei definieren.
Wenn das Kennzeichen "Bei Neuanlage Suchbegriff aus Rechnungsanschriftenname 2
bilden (bei Personen aus dem Nachnamen)"( siehe S. 206) gesetzt ist, unterstützt Sie
das Programm, indem es einen Suchbegriff aus dem Eintrag im Feld "Namen 2" ableitet.
Z.B. wird aus "Meier & Söhne OHG" der Suchbegriff "MEIER SÖHNE" generiert.
Mit der Tastenkombination "ALT"+"F" gelangen Sie während der Erfassung eines
Adress-Datensatzes direkt in das Feld "Suchbegriff".
Im Gegensatz zur Adressnummer ist im Suchbegriff keine Eindeutigkeit vorgeschrieben.
Geben Sie den Suchbegriff ein, werden Ihnen in der Übersicht alle Einträge, auf die dieser
Begriff zutrifft, in der Übersicht dargestellt. Aus einer derart eingeschränkten Liste lässt
sich die Auswahl der richtigen Firma Meier sehr einfach treffen.
Die Länge des Eingabefeldes ist auf 25 Zeichen begrenzt und es steht der gleiche
Zeichenvorrat wie für die Adressnummer zur Verfügung. Zusätzlich ist im Suchbegriff
jedoch auch die Verwendung der Kleinbuchstaben a – z zulässig.
Adresserfassung - Kopfdaten "Branche"
Der Eintrag der Branche erfolgt entweder manuell oder durch Auswahl aus der Listbox.
Diese Vorgaben können von Ihnen im Hauptmenü unter BEARBEITEN – PARAMETER 49
ADRESSEN geändert und Ihren Anforderungen entsprechend angepasst werden.
Adresserfassung - Register
Die Adresserfassung ist durch Register in verschiedene Bereiche gegliedert.
Adresserfassung - Register "Adresse"
Das Register "Adresse" wählt die Eingabemaske der Adresse aus.
Ein Adressdatensatz besteht immer aus mindestens einer Anschrift, kann jedoch
durchaus auch mehrere Anschriften beinhalten. In Abhängigkeit hiervon weist die
Adresseingabemaske zwei verschiedene Varianten der Darstellung auf.
Sind die Rechnungsanschrift und die Lieferanschrift dieser Adresse identisch, wird in
dieser Maske nur eine einzige, mit "Rechnungsanschrift & Lieferanschrift" überschriebene
Übersicht dargestellt.
Verfügt die Adresse über mehrere Lieferanschriften und es ist nicht die gleiche Anschrift
als Standard Rechnungsanschrift und als Standard Lieferanschrift gekennzeichnet (hierzu
im nächsten Abschnitt mehr), werden die beiden Standardanschriften nebeneinander
dargestellt.
Zur einfachen Erstellung einer Lieferanschrift steht Ihnen die Schaltfläche
zur Verfügung. Die aktuelle Rechnungsanschrift wird hierbei dupliziert und steht als
weitere Anschrift zur Verfügung.
Die Eingabefelder der Erfassungsmaske bedeuten im Einzelnen:
Name 1 (Anrede)
ist vorgesehen für die Vergabe der Anrede. Die Einträge können aus einer Listbox
50
ausgewählt oder manuell eingetragen werden. Der Inhalt der Listbox wird unter
BEARBEITEN – PARAMETER im Register SONSTIGE – ANREDEN von Ihnen festgelegt.
Name 2
dient der Eingabe der Firmenbezeichnung bzw. des Namens. Dieses Feld ist mit einem
Schlüssel versehen, damit Sie nach dem Inhalt suchen und Datensätze daran
identifizieren können.
Name 3 (Zusatz)
beinhaltet weitere Angaben zum Namen, verfügt jedoch nicht über einen Schlüssel,
weshalb Sie nicht nach dessen Inhalt suchen können.
Straße
nicht nur der Straßenname sondern auch die Hausnummer werden hier notiert.
Land
die Auswahl erfolgt aus einer Listbox und die Bezeichnung des gewählten Landes wird
ausgeschrieben.
Postleitzahl
Hier handelt es sich um die kombinierte Eingabe von Postleitzahl und Ort. Die beiden
Datenfelder stehen in direkter Abhängigkeit voneinander und basieren auf der hinterlegten
Postleitzahlendatenbank. Noch während der Eingabe der Postleitzahl wird diese
vervollständigt und der zugehörige Ort eingetragen. Das bedeutet, sobald Sie die erste
Ziffer der Postleitzahl eingetragen haben, wird der erste Eintrag des
Postleitzahlenverzeichnisses vervollständigt. Mit Eingabe jeder weiteren Ziffer wiederholt
sich dieser Vorgang, bis der Eintrag vollständig ist. Der Ort wird automatisch eingetragen,
könnte allerdings von Ihnen überschrieben werden. Beachten Sie, dass das im
Lieferumfang enthaltene Postleitzahlenverzeichnis ausschließlich mit Daten für
Deutschland, Österreich und die Schweiz versehen ist. Bei Auswahl eines anderen
Landes werden Sie zwangsläufig die Postleitzahl und den Ort vollständig eintragen
müssen. Die automatische Vervollständigung der Eingabe arbeitet auch bei Eingabe des
Ortes. Wird ein Ort identifiziert, erfolgt der Eintrag der Postleitzahl ebenfalls selbständig.
Postfach
erhält die Angabe zur Postfachnummer.
Postfach Postleitzahl
erfolgt wie die Eingabe der Postleitzahl, bezieht sich hier jedoch auf das Postfach.
Telefon
Die Eingabe der Telefonnummer beinhaltet Automatismen zur Erleichterung und
Fehlervermeidung. Wurde der Adresse ein gültiges Länderkennzeichen sowie eine
Postleitzahl hinterlegt, die in der Datenbank enthalten ist, erhält die Telefonnummer den
51
Eintrag der Vorwahl bzw. der Ländervorwahl zzgl. der Ortsnetzvorwahl. Sie müssen in
diesem Fall lediglich die Rufnummer der Adresse ergänzen. Die Darstellungsform sowie
das Trennzeichen können Sie im Menüpunkt BEARBEITEN – PARAMETER mit dem
Eintrag SONSTIGE – PARAMETER selbst auswählen. Der rechte Rand des
Eingabefeldes wird vom Telefonsymbol
begrenzt. Betätigen Sie diese Schaltfläche, startet das in der Windows-Systemsteuerung
eingetragene Programm zur Wahlhilfe.
Telefax
arbeitet wie die Eingabe der Rufnummer, bezieht sich jedoch auf die Faxnummer und
verfügt nicht über das Wahlhilfesymbol.
Webseite
Dient dem Eintrag einer URL für die Webseite der eingetragenen Adresse. Ein Mausklick
auf die Schaltfläche
am rechten Rand des Eingabefeldes startet den für Ihr System konfigurierten
Internet-Browser und ruft die angegebene Internetadresse auf. Voraussetzung für eine
erfolgreiche Ausführung der Aktion ist natürlich eine bestehende Internetverbindung.
eMail 1
beherbergt die erste eMail Adresse zu diesem Adressdatensatz. Ein Mausklick auf die
Schaltfläche
am rechten Rand des Eingabefeldes startet Ihren eMail Client und öffnet eine neue Mail
an die angegebene Adresse. Hierbei ist die Voraussetzung für ein erfolgreiches Gelingen
ein korrekt installierter Mail Client.
eMail 2
bietet die Möglichkeit der Hinterlegung einer alternativen/zusätzlichen eMail Adresse. Die
Funktionsweise ist identisch wie bei der eMail 1.
Ansprechpartner
Der Ansprechpartner ist nicht einfach nur ein Name, sondern bezeichnet einen eigenen
Datensatz mit weiteren Informationsfeldern. Mit dem Eingabefeld "Ansprechpartner"
wurde lediglich das Namensfeld des Ansprechpartner-Datensatzes in der Adressmaske
verfügbar gemacht. Umgekehrt bewirkt ein Eintrag in das Datenfeld innerhalb der
Adressmaske die Übernahme der Information in das Namensfeld des
Ansprechpartner-Datensatzes. Wenn das Kennzeichen "Bei Neuanlage Ansprechpartner
aus Anschriftenname 2 bilden, sofern Name 1 eine Personenanrede ist"( siehe S. 206)
gesetzt ist und es sich beim Eintrag im Feld "Name1 (Anrede)" um eine Personenanrede
handelt, unterstützt Sie das Programm, indem es einen Ansprechpartner aus dem Eintrag
52
im Feld "Namen 2" ableitet. Die vollständige Eingabemaske des Ansprechpartners
erhalten Sie, in dem Sie die Schaltfläche
am rechten Rand des Eingabefeldes betätigen .Eine ausführliche Beschreibung des
Ansprechpartner-Datensatzes finden Sie im Kapitel Ansprechpartner( siehe S. 53).
Ansprechpartner
Der Ansprechpartner ist nicht einfach nur ein Name, sondern bezeichnet einen eigenen
Datensatz mit weiteren Informationsfeldern. Die Erfassungsmaske hat folgenden Aufbau:
Wie Sie sehen, verfügen Sie im Bereich "Ansprechpartner" über die Möglichkeit der
Eingabe einer Anrede, des bereits erwähnten Namens des Ansprechpartners, sowie einer
Anrede für Serienbriefe. Diese Anrede für Serienbriefe kann mittels verschiedener
Synonyme automatisch gebildet werden und in den Parametern auf Wunsch vordefiniert
werden. Die möglichen Synonyme sind:
#ANR Anrede
#ASP Ansprechpartner
#AVN Vorname Ansprechpartner (Wird aus allen Wörtern des Ansprechpartners
ausgenommen des letzten gebildet)
#AVK Vorname abgekürzt (Wird aus dem ersten Buchstaben des ersten Wortes mit
einem Punkt gebildet)
#ANN Nachname des Ansprechpartners
(Wird aus dem letzten zusammenhängenden Wort des Ansprechpartner gebildet)
Wenn sie z. B. folgende Anrede für den Serienbrief erzeugen wollen
Sehr geehrter Herr Fritz Müller
müssen Sie die folgende Anredendefinition nutzen, sofern als Ansprechpartner "Fritz
Müller" hinterlegt ist:
Sehr geehrter #ANR #AVN #ANN
Die Druckausgabe dieser Sequenz für den Ansprechpartner eines Adressdatensatzes
erfolgt über die Variable
Adr.Re.Asp.AnrSB
welche Ihnen im Layout eines Serienbriefs zur Verfügung steht.
53
Die bereits aus dem eigentlichen Adresssatz bekannten Datenfelder zur Kommunikation
finden Sie hier erneut vor. Ergänzt werden sie durch eine zweite Telefonnummer und die
Rufnummer eines Mobiltelefons.
Adresserfassung - Register "Bank/Zahlungsmodalität"
Die Maske Bank/Zahlungsmodalität ist unterteilt in die Themengebiete "Vorgabe für
Versandart / Lieferbedingung", "Bankverbindung", "Zahlungskonditionen", "Kreditlimit und
Mahnung & abweichende Mahnzeiten".
Vorgabe für Versandart / Lieferbedingung
Versandart
Öffnet eine Listbox, mit der Sie der Adresse die bevorzugte Versandart zuordnen können.
Die Versandarten können Sie selbst erstellen und editieren, indem Sie im Hauptmenü den
Eintrag BEARBEITEN – PARAMETER aufrufen. Mit der Auswahl VERSAND –
VERSANDARTEN können Sie die gewünschte Anpassung vornehmen. Die exakte
Vorgehensweise beschreiben wir im Kapitel Versand dieser Dokumentation.
Versand Zahlungsweise
Auch hierbei handelt es sich um eine Listbox, aus der Sie Vorgaben auswählen können.
Bankverbindung
In diesem Bereich können mehrere Bankverindungen sowie Informationen zu Kreditkarten
Ihres Kunden hinterlegt werden. Über die Schaltfläche NEU erfassen Sie einen neuen
Bankverbindungs-Datensatz. Über den PLUS-Button können die weiteren Funktionen wie
Kopieren, Ändern, Löschen usw. aufgerufen werden.
Im Bankverbindungs-Datensatz stehen Ihnen diese Felder zur Verfügung:
Zahlungsart
Hier kann aus einer weiteren Listbox die Zahlungsart ausgewählt werden. Die Vorgaben
können nicht verändert werden und sind fest in der Anwendung hinterlegt.
Bankleitzahl
Die Bankleitzahl der Bank dieser Adresse kann manuell eingetragen werden. Sie können
jedoch auch die drei Schaltflächen verwenden, um die Bankenübersicht, die Suchfunktion
oder die Bankstammdaten aufzurufen, um den Datensatz einfacher identifizieren zu
können.
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Kontonummer
Die dem Adressatz zugehörige Kontonummer muss natürlich manuell eingetragen
werden. Hier sind keine Eingabehilfen möglich.
Zusatzinformationen - Name des Inhabers
Hier können Sie zusätzliche Informationen bei einem abweichenden Kontoinhaber
hinterlegen.
IBAN
IBAN ist die Abkürzung für "International Bank Account Number". Diese von den
europäischen Bankverbänden zusammen mit dem European Committee for Banking
Standards vereinbarte, auf europäischer Ebene standardisierte internationale
Kontonummer besteht aus maximal 34 alphanumerischen Zeichen.
Die in Deutschland verwendete IBAN besteht aus 22 Stellen und enthält:
•
•
•
•
das Länderzeichen DE für Deutschland
eine zweistellige Prüfziffer
die achtstellige Bankleitzahl sowie
die zehnstellige Kontonummer. Bei Kontonummern, die kürzer als 10 Stellen sind,
muss die IBAN linksbündig mit Nullen aufgefüllt werden.
Kreditkarte
Hier können Sie alle notwendigen Informationen zu einer Kreditkarte, wie die Art der
Karte, die Kartennummer, Gültigkeit der Karte sowie den Namen des Inhabers hinterlegen.
Kurzinformation
An dieser Stelle können Sie eine Information zu dieser Zahlungsart hinterlegen.
Hausbank
Die Hausbank beinhaltet Ihre eigene Bankverbindung.
Aus der Listbox können Sie die in den Firmenstammdaten im Menü unter DATEI –
MANDANT BEARBEITEN hinterlegten Mandantenbanken auswählen. Die Vorgabe bei
der Neuanlage wird immer die erste eingetragene Bank sein.
Zahlungskonditionen
Zahlungsbedingungen
Die Zahlungsbedingungen können entweder aus einer Listbox ausgewählt oder manuell in
das Eingabefeld eingetragen werden. Die an dieser Stelle gemachten Angaben haben rein
informativen Charakter.
Die Vorgaben können im Hauptmenü unter BEARBEITEN – PARAMETER verändert
werden. Darin besteht die Möglichkeit, die Eingabefelder mit Vorgaben zu belegen.
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Wurden entsprechende Eintragungen in den Parametern vorgenommen, so werden diese
Felder bei der Auswahl der Zahlungsbedingungen automatisch gefüllt. Selbstverständlich
können auch diese Angaben manuell von Ihnen geändert werden. Achten Sie bei der
Anlage in den Parametern oder bei der manuellen Eintragung darauf, dass diese fünf
Eingabefelder die Grundlage für die in den Vorgängen ausgegebenen
Zahlungsbedingungen sowie den zugehörigen Datumsangaben darstellen.
Kreditlimit
Das hier hinterlegte Kreditlimit wird bei der Vorgangserfassung abgefragt und bei
Überschreitung angemahnt.
Mahnung und abweichende Mahnzeiten
Bekommt Mahnung
Diese Checkbox muss aktiviert werden, wenn diese Adresse Mahnungen für überfällige
Offene Posten erhalten soll. Ist die Checkbox nicht aktiviert, werden keine Mahnungen
erzeugt, auch wenn Offene Posten mit überschrittener Fälligkeit existieren.
Abweichende Mahnzeiten
Im Hauptmenü definieren Sie im Eintrag BEARBEITEN – PARAMETER, in der Auswahl
OFFENE POSTEN – MAHNSTUFEN, die üblichen Mahnzeiten Ihres Unternehmens.
Dennoch arbeitet man in der Regel immer wieder mit Kunden zusammen, die entweder
ausgedehntere oder auch engere Mahnzeiten zugewiesen bekommen sollen. Für die
Hinterlegung dieser abweichenden Mahnzeiten ist dieses Eingabefeld vorgesehen. Die
Anzahl der Tage, nach denen Offene Posten gemahnt werden sollen, werden an dieser
Stelle durch Komma getrennt eingetragen.
Bsp.:
Üblicherweise mahnen Sie einen offenen Posten drei mal und zwar nach 30 Tagen, nach
40 Tagen und nach 50 Tagen, bevor Sie den Weg des gerichtlichen Mahnverfahrens
beschreiten. Soll beispielsweise ein besonders langjähriger Kunde die erste Mahnung erst
nach 50 Tagen erhalten und die beiden weiteren nach jeweils zehn weiteren Tagen,
erfolgt der Eintrag in dieses Eingabefeld in der Form:
50,60,70
Adresserfassung - Register "Kennzeichen"
Im Register " Kennzeichen" erfolgt eine thematische Unterteilung in die Bereiche
Währung/Ausland, Vertreter, Vorgabe Fibu Buchungskonto, Kontakt zu dieser Adresse
sowie Vorgaben für die automatische Sammelrechnung. Behandeln wir die Eingaben
wieder der Reihe nach:
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Währung / Ausland
Währung
Die in den Mandantendaten hinterlegte Leitwährung 1 wird als Währung für eine neu
anzulegende Adresse vorgeschlagen. Entspricht dieser Vorschlag nicht Ihrer Wahl, kann
die Währung aus einer Listbox ausgewählt werden.
Die angebotenen Einträge werden im Hauptmenü unter BEARBEITEN – PARAMETER in
der Auswahl SONSTIGE – FREMDWÄHRUNGEN definiert. Freie Eingaben können in der
Adressmaske nicht vorgenommen werden.
Inklusive Steuer
Handelt es sich bei der Adresse um einen Endkunden, werden Sie in der Regel nicht mit
Nettopreisen, sondern mit Bruttopreisen arbeiten wollen. Aktivieren Sie diese Checkbox,
werden in der Vorgangserfassung für diesen Kunden alle Preise als Preise inklusive
Umsatzsteuer ausgewiesen.
Dieses Kennzeichen kann nur bei Inlands-Kunden aktiviert werden.
Über das Menü Bearbeiten - Parameter - Adressen - Status können Sie eine Vorbelegung
für dieses Kennzeichen in Abhängigkeit vom Status der Adresse festlegen.
Steuerkategorie
Im Bereich der Steuerkategorie hinterlegen Sie, ob es sich um einen Inland-, Auslandoder EU-Auslandskunden handelt. Die Umsatzsteuerkategorien sind von uns vordefiniert
und können somit nicht verändert werden. Eine genauere Beschreibung zu den
Umsatzsteuerkategorien finden Sie weiter im Kapitel Parameter - Sonstige.
• Auslandskunde
Diese Auswahl kennzeichnet den Kunden als Auslandskunden. Mit der Kennzeichnung
wird die Steuererfassung in der Auftragserfassung automatisch unterbunden.
• Auslandskunde EU
Wird diese Kennzeichnung aktiviert, hat das die gleichen Auswirkungen wie die
Kennzeichnung als Auslandskunde. Zusätzlich werden die generierten Umsätze in die
EU-Steuermeldung eingetragen.
Steuernummer
An dieser Stelle hinterlegen Sie die Steuernummer der Adresse.
USt.-Identnummer
An dieser Stelle hinterlegen Sie die Umsatzsteuer Identnummer der Adresse.
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Vertreter
Vertreternummer
Arbeiten Sie mit Vertretern, denen eine Provision vergütet wird, tragen Sie die
Vertreternummer in das Eingabefeld ein. Ist Ihnen die Vertreternummer nicht geläufig,
können Sie mit einem der drei Symbole
die Vertreterübersicht, die Suchfunktion oder die Vertreterstammdaten aufrufen, um Sie
bei Ihrer Auswahl zu unterstützen. Die Eingabe einer Vertreternummer, die nicht in den
Stammdaten( siehe S. 406) angelegt ist, wird mit dem Vermerk "Keine Eintragung"
gekennzeichnet. Eine Provisionsermittlung kann dann nicht erfolgen.
Provision (in %)
Erhält Ihr Vertreter einen festen Provisionssatz vergütet, tragen Sie hier den Prozentsatz
der Provision ein.
Vorgabe für FiBu Buchungskonto
Kontonummer
In diesem Feld muss die Kontonummer des Personenkontos für diese Adresse Ihrer
Finanzbuchhaltung hinterlegt sein.
Kontakt zu dieser Adresse
Kontakt durch
Möchten Sie Ihre Adresskartei danach auswerten, auf welche Weise der Kontakt entstand,
bildet dieses Eingabefeld die Grundlage dafür. Der Eintrag kann manuell erfolgen oder
aus der Listbox ausgewählt werden.
Der Inhalt der Listbox kann in den Parametern über die Auswahl ADRESSEN
–KONTAKTAUFNAHME von Ihnen vorgegeben werden.
Adresserfassung - Register "Rabatt"
Die über das Register " Rabatt" aufzurufende Maske widmet sich den Preisnachlässen.
Rabatt in %
Über die Checkbox "Rabatt in %" aktivieren Sie überhaupt erst die Rabattfähigkeit dieser
Adresse. Solange die Checkbox nicht aktiviert ist, steht Ihnen in der Vorgangserfassung
für diese Adresse keine Möglichkeit der Rabattvergabe zur Verfügung. Aktivieren Sie
allerdings die Option, können Sie zusätzlich in dem rechts daneben angeordneten
Eingabefeld einen Grundrabatt für die Adresse eintragen. Aus der Listbox können auch in
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den Parametern vergebene Rabattsätze ausgewählt werden.
Beachten Sie: Rabatte werden nur berücksichtigt, wenn sowohl die Adresse als
auch die verwendete Preisstufe des Artikels rabattfähig sind.
Erfassung der Adresswarengruppenrabatte
Die Erfassung der Adresswarengruppenrabatte
vorgesehenen Maske.
erfolgt
in
einer
eigens
dafür
Adresserfassung - Register "Artikelvorgabe"
Die Artikelvorgaben definieren artikelbezogene Angaben zu einer Adresse.
In den Artikeldaten wurde Ihnen die Möglichkeit vorgestellt, mehrere Preise für einen
Artikel verwalten zu können. Im ersten Auswahlfeld dieser Maske legen Sie die
Artikelpreisgruppe, die für diese Adresse verwendet werden soll, fest.
Die Vorgabe ist der als Standard definierte Preis, Sie können allerdings auch eine feste
Preisgruppe auswählen.
Mit den darunterliegenden Checkboxen geben Sie an, welcher Artikeltext in einem
Vorgang mit der aktuellen Adresse verwendet werden soll. Handelt es sich beispielsweise
um einen fremdsprachigen Kunden und in den Artikelstammdaten sind die
Artikelbeschreibungen dieser Sprache im Textblock 3 hinterlegt, aktivieren Sie an dieser
Stelle nur diesen Textblock. Sie können natürlich mehrere oder alle Textblöcke
gleichzeitig aktivieren.
Das Kennzeichen „Historyfähig“ ist die Voraussetzung dafür, dass Vorgänge bzw. deren
Inhalte in der History gespeichert werden können. Erfolgt die Aktivierung dieser Checkbox
nicht, werden keine Historyeinträge generiert.
In der Tabellenansicht dieser Maske werden abweichende Artikeldaten für diese
Adresse verwaltet. Die Eingabe dieser Daten erfolgt wiederum in einer eigens hierfür
vorgesehenen, durch Register unterteilten Maske( siehe S. 59).
Abweichenden Artikeldatensatz erfassen
Adressnummer
Die Angabe der Adressnummer dient wiederum nur Ihrer Information und kann nicht
verändert werden.
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Artikelnummer
Die Artikelnummer definiert den Artikel, für den zu dieser Adresse die nachfolgenden,
abweichenden Daten eingetragen werden sollen.
Register "Abweichende Daten"
Abweichender Preis
Hat es Ihr Kunde geschafft, einen abweichenden Preis auszuhandeln, tragen Sie diesen in
das hierzu vorgesehene Eingabefeld ein. Der Original-Verkaufspreis wird dabei zur
Information mit angezeigt. Zusätzlich können Sie festlegen, ob der eingetragene
abweichende Preis inklusive Umsatzsteuer ist und für welche Menge dieser abweichende
Preis gilt.
Das dritte Register "Info" ermöglicht wieder die mittlerweile hinlänglich bekannte
Eingabemöglichkeit eines Informationstextes. Zu guter Letzt finden Sie hier wieder die
Informationen über das Erstellungsdatum, das Datum der letzten Änderung, sowie die
Angaben über den Benutzer, der die Angaben eingetragen bzw. die Veränderungen
vorgenommen hat.
Adresserfassung - Register "Selektionen"
In diesem Register stehen Ihnen Selektionsfelder zur Verfügung. Es handelt sich hierbei
um weitestgehend frei konfigurierbare Datenfelder, die der Aufnahme bestimmter
Kennzeichen bzw. weiterer Informationen dienen.
Bevor die Selektionen genutzt werden können, müssen sie im Datenbank-Manager
aktiviert( siehe S. 149) werden.
Adresserfassung - Register "Memo"
Die Eingabemöglichkeit der "Memo" dient der Hinterlegung umfangreicher Texte zu
dieser Adresse.
Zur Gestaltung des Textes stehen Ihnen alle Möglichkeiten offen, die mit der RitchEdit
Funktion verfügbar sind.
Adresserfassung - Register "Bild/Info"
Das letzte Register der Adressstammdaten bietet die Möglichkeit, der Adresse eine
Bilddatei zuzuweisen. Möglich wäre hier beispielsweise die Hinterlegung des Firmenlogos.
Wozu auch immer Sie Ihren Adressen eine Grafik zuordnen möchten, die Möglichkeiten
dazu haben Sie an dieser Stelle.
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Klicken Sie mit der Maus auf die Schaltfläche "Bild", öffnet sich ein Windows
Dateiauswahlfenster, wie Sie es auch aus anderen Anwendungen kennen.
Die Bilddatei muss in einem der vorgegebenen Grafikformate vorliegen, damit die
Zuordnung zu einer Adresse erfolgen kann. Andere Grafikformate als die in der Listbox
aufgeführten, werden nicht unterstützt.
Weiterhin bietet diese Seite der Adressdaten die Möglichkeit, einen Informationstext zu
hinterlegen. Dies geschieht in dem mittlerweile bekannten Eingabefeld, dessen
gestalterische Möglichkeiten bereits vorgestellt wurden.
Extra Ansichten der Adressverwaltung
In den Adressstammdaten stehen Ihnen über die Schaltfläche
die Extra Ansichten( siehe S. 40) zur Verfügung, mit denen Sie weitere den Datensätzen
zugeordnete Daten einsehen und in vielen Fällen auch bearbeiten können.
ABWEICHENDE ARTIKELDATEN
Alle dieser Adresse hinterlegten abweichenden Artikeldaten.
VERTRETER
Detailinformationen zum Vertreter, der dieser Adresse zugewiesen ist.
VORGÄNGE
Diese Ansicht ist wieder zweigeteilt. Im oberen Bereich sehen Sie alle noch nicht
gebuchten Vorgänge der Adresse. Der untere Bereich enthält die archivierten Vorgänge.
VERSAND
Ebenfalls in zweigeteilter Form sehen Sie oben die aktuellen Versanddatensätze zu der
Adresse und im unteren Bereich die bereits archivierten Daten.
OFFENE POSTEN
Da auch die "offenen Posten" archiviert werden, erhalten Sie erneut die bereits bekannte,
horizontale Teilung der Extra Ansicht in bestehende und archivierte "offene Posten".
HISTORY
Die für diese Adresse bestehenden Datensätze der Historydatenbank.
UMSATZ
Die Umsatzwerte der selektierten Adresse werden mit kumulierten Monatswerten
dargestellt. Mit der Schaltfläche
wählen Sie das anzuzeigende Jahr aus. Es besteht die Möglichkeit, die Umsatzwerte der
letzten zehn Jahre darzustellen.
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Die Schaltfläche
dient der Auswahl der Darstellungsart. Der Umsatz kann in Tabellenform, als Tortengrafik
und mit horizontalen oder vertikalen Balken grafisch dargestellt werden. Entscheiden Sie
sich für die tabellarische Darstellung, erhalten Sie die vier Angaben über Umsatz,
Roherlös, Stückumsatz und Gewichtsumsatz nebeneinander dargestellt. Wählen Sie eine
der grafischen Darstellungsformen, entscheiden Sie über die Schaltfläche
welcher Wert in der Darstellung verwendet werden soll. Jede der generierten Grafiken
kann über das Clipboardsymbol
in die Windows Zwischenablage übergeben werden, von wo aus Sie die Grafik zur
Weiterverarbeitung, bspw. in eine Präsentation oder ein Textverarbeitungs- bzw.
Grafikprogramm übergeben können.
MEMO
Sind Ihren Adressen Memotexte zugewiesen, werden diese mit dieser Extraansicht
dargestellt. Dabei werden Formatierungen, die in der Eingabe des Memotextes verwendet
wurden, ebenfalls angezeigt.
INFORMATION
Die Adressinformation wird in dieser Ansicht angezeigt. Im Unterschied zum Memotext
können in der Info keine Formatierungen angewandt werden.
BILD
Eine der Adresse zugeordnete Bilddatei wird in dieser Extraansicht angezeigt.
GEOLOKALISIERUNG
Zeigt den Postleitzahlenbereich der selektierten Adresse in einer grafischen Darstellung
an.
Schaltflächen der Adressverwaltung
Zu den stammdatenübergreifenden Schaltflächen gehören:
HILFE, NEU, KOPIEREN, ÄNDERN und LÖSCHEN.
Die Funktion dieser Schaltflächen ist in allen Stammdatenbereichen gleich. Eine
Beschreibung dieser Schaltflächen finden Sie daher im modulübergreifen Teil des
Handbuch im Kapitel Programmweit verfügbare Schaltflächen( siehe S. 32) und den
folgenden Kapiteln.
Die nachfolgend beschriebenen Schaltflächen stehen in den Stammdaten( siehe S. 406)
der Adressen zur Verfügung:
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Der Eintrag "Verwalten" öffnet ein Untermenü mit diesen Bereichen:
• Abweichende Artikeldaten
Sie erreichen hierüber je nach Auswahl, direkt einen der Datenbereiche zu der
selektierten Adresse, ohne den Adressdatensatz erst mittels "Ändern" aufrufen zu
müssen. Die Eingabemasken der Datenbereiche können hierüber direkt angesprungen
werden.
Für die markierte Adresse kann mit dieser Schaltfläche direkt ein Vorgang erfasst werden.
Es ist nicht notwendig, die Adressübersicht zu schließen und die Vorgangserfassung zu
öffnen. Besonders praktisch ist diese Funktion bei der telefonischen Aufnahme von
Vorgängen. Nachdem die Adresse identifiziert wurde, kann mit nur einem Mausklick ein
Vorgang generiert werden. In der Parametereinstellung des Statuseintrags können Sie
den von Ihnen benötigten Vorgangstyp auswählen, der bei Verwendung dieser Funktion
erzeugt wird.
Adressen - Kommunikation
Wenn Sie in den Adressstammdaten den Button
drücken, auch zu erreichen über den Hotkey F12 besteht die Möglichkeit der
Kontaktaufnahme zu in der Datenbank gespeicherten Adressen. Ihnen stehen mehrere
Möglichkeiten zur Verfügung, die sich auf unterschiedliche Bereiche der Kommunikation
beziehen. Die angebotenen Kommunikationsmerkmale beziehen sich auf die selektierte
Adresse.
Die „Wahlhilfe” bietet die Telefonnummern sowohl der Adresse als auch der
Lieferanschrift und deren Ansprechpartner zur Auswahl an. Wählen Sie einen der Einträge
aus, wird das in der Systemsteuerung eingetragene Programm zur Wahlhilfe geöffnet und
die Telefonnummer übergeben.
Über den Eintrag „eMail” werden Ihnen die eMail-Adressen des Adress- und
Anschriftensatzes in einem Untermenü angeboten. Die Auswahl öffnet das in Ihrem
System eingestellte eMail Programm. Die eMail Adresse wird selbstverständlich an die
Anwendung übergeben.
Der Menüeintrag „Webseite” stellt die URL der Webseite des Adress- und
Anschriftensatzes in einem Untermenü zur Verfügung. Die Auswahl öffnet den in Ihrem
System eingestellten Internetbrowser. Die URL wird natürllich ebenfalls an die Anwendung
übergeben.
Die Funktion „Brief, Fax, eMail“ wird in den nachfolgenden Kapiteln erläutert.
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Adressen - Brief, Fax, eMail
Sie wählen einfach die Adresse aus, der Sie eine Mitteilung zustellen möchten und rufen
die Funktion über die Schaltfläche PLUS - KOMMUNIKATION - BRIEF, FAX, EMAIL auf.
Wählen Sie Bearbeiten, um in das Druckmenü zu gelangen, in dem Sie verschiedene
Layouts erzeugen und gestalten können. Hierbei stehen Ihnen die nachfolgend
beschriebenen Arten von Vorlagen für Brief und Fax, Word Brief-Vorlagen und Vorlagen
für den eMail-Versand zur Verfügung.
Brief- und Faxvorlagen
Neue Drucke mit dem unten abgebildeten Kennzeichen für Vorlagen, die über den
Druckdesigner gestaltet werden, können Sie Drucken und über eine Faxsoftware
versenden.
Schauen wir uns die Eigenschaften des Drucks anhand des Vorgabelayouts „Leer“ an:
Um die Eigenschaften dieser unterschiedlichen Drucke festzulegen, können Sie diese
über den Button EIGENSCHAFTEN öffnen.
Die an dieser Stelle getroffene Auswahl bleibt dauerhaft gespeichert, wobei Sie über so
genannte Pins festlegen können, ob diese vor dem Druck angefragt werden soll. Diese
Einstellungen werden benutzerspezifisch gespeichert.
Die Einstellung wird vor dem Druck abgefragt
Die Einstellung wird vor dem Druck nicht mehr abgefragt.
Des Weiteren wird Ihnen zu einigen Einstellungen noch ein weiteres Symbol angezeigt:
Dieses Symbol zeigt Ihnen an, dass die dazugehörige
64
Einstellung beim Bildschirmdruck nicht beachtet wird. Dies kann z. B. für das Verschieben
des Druckes in das Ausgabeverzeichnis Archiv oder die Parameterabarbeitung der Fall
sein.
Eine Übersicht der Einstellungen der Pins und des Bildschirmdrucksymbols wird Ihnen an
letzter Position eines jeden Registers angeboten:
Als zweites können Sie mittels des Registers „Optionen“ weitere Eigenschaften des
Briefs festlegen. Hier befinden sich jetzt die Einstellungen, die nicht direkt den Druck
betreffen.
Ausgabe nach Land und Postleitzahl sortieren
Über dieses Kennzeichen können Sie die Sortierung der Druckdaten aktivieren. Als erstes
Sortierkriterium wird das Land genutzt. Innerhalb dieser Landesabgrenzung wird daraufhin
nach Postleitzahlen sortiert. Dies setzt allerdings voraus, dass die Landeskennzeichen
korrekt hinterlegt sind.
Im Register "Text" geben Sie den eigentlichen Inhalt Ihres Schreibens ein. Dazu wird
Ihnen an dieser Stelle die Möglichkeit der Texterfassung im RTF-Format zur Verfügung
gestellt.
Beachten Sie bei der Eingabe des Textes, dass dieser maximal so lang sein darf, dass
der Text noch auf die erste Seite passt.
Im letzten Register „Parameter“ befinden sich weitere Funktionen, die die Ausgabe eines
Drucks beeinflussen.
"Anzahl der im Layout definierten Seiten"
Über die hier hinterlegte Anzahl von Seiten lässt sich beeinflussen, wie viele Seiten Ihr
Druck insgesamt haben soll. Um zu steuern, welche Inhalte auf einer bestimmten Seite
ausgegeben werden, sind einige Anpassungen im Druckdesigner vorzunehmen.
Genauere Informationen zu der Druckgestaltung finden Sie im Anhang.
"Empfänger Adresse"
• Wenn Sie die Option "Bei allen Telefaxnummern nachfragen" aktivieren, erscheint
vor der Faxausgabe ein Abfrage, in der Sie eine Faxnummer eingeben können. Ist bei
der Adresse bereits eine Faxnummer hinterlegt, so wird diese vorgeschlagen und
kann überschrieben werden
• Mit der Option "bei fehlender Telefaxnummer nachfragen" erscheint die Abfrage
der Faxnummer nur dann, wenn der Adresse keine Faxnummer hinterlegt wurde.
"Ansichtenoptionen"
• Mit dem Parameter "im Menü anzeigen" aktivieren Sie, dass ein Druck direkt im
Drückmenü angezeigt wird und aufgerufen werden kann, ohne in die Druckausgabe
zu wechseln.
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• Wenn Sie ein Layout nicht mehr benötigen, jedoch nicht löschen möchten, so können
Sie es als "Archivlayout" kennzeichnen.
eMail
Neue Drucke mit dem unten abgebildeten Kennzeichen für eMail Vorlagen können an
einen eMail-Client übergeben werden oder über das SMTP-Protokoll direkt versendet
werden.
Die Eigenschaften der eMail bzw. Serien-eMail unterscheidet sich nur in wenigen Details
von denen eines Briefs oder Fax.
Das zweite Register „Optionen“ bietet Ihnen die Möglichkeit zu bestimmen, ob die eMail
vor dem Versenden angezeigt werden soll. Wenn Sie diesen Punkt aktivieren, könnnen
Sie die eMail individuell ergänzen oder eine Anlage hinzufügen.
Zudem können Sie auswählen, ob die eMail im „HTML-Format versandt werden soll. Ist
diesen Punkt aktiv, können Sie zusätzlich die erweiterte HTML-Unterstützung nutzen.
Mit
der
erweiterten
Email
Unterstützung
stehen
Ihnen
die
erweiterte
HTML-eMail-Layout-Verarbeitung, eine Prioritätsvergabe sowie eine Aufforderung zum
Senden einer Lesebestätigung zur Verfügung.
Beachten Sie bitte:
Bei Verwendung von Simple-MAPI wird der Inhalt der generierten eMail als
HTML-Anlage versendet. Eine Prioritätsangabe wird von Simple-MAPI nicht
unterstützt.
Im Register "Parameter" im Bereich "Empfänger Adresse" können Sie ähnlich wie bei der
Ausgabe per Fax die Option "Bei allen eMail Adressen nachfragen" aktivieren, so dass
vor der eMailausgabe ein Abfrage erscheint, in der Sie eine eMail Adresse eingeben
können. Ist bei der Adresse bereits eine eMail hinterlegt, so wird diese vorgeschlagen und
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kann überschrieben werden
Mit der Option "bei fehlender eMail Adresse nachfragen" erscheint die Abfrage der
eMail Adresse nur dann, wenn der Adresse keine eMail hinterlegt wurde.
Wenn Sie die Eigenschaften verlassen können Sie den eMail Versand weitergehend über
den Button GESTALTEN editieren. Wenn Sie diese Schaltfläche betätigen, öffnet sich ein
Feldeditor, den Sie ggf. schon z. B. im Bereich des Exports kennen gelernt haben. Eine
genaue Beschreibung dieses Editors finden Sie im Anhang dieses Handbuchs.
In der Zeile "Betreff" kann der Betreff der eMail hinterlegt werden.
Das RTF - Fenster darunter bietet Ihnen die Möglichkeit den eigentlichen Text der eMail
zu erfassen. Hierbei können Sie festen Text und Variablen kombinieren.
In der darunter liegenden Liste werden Ihnen alle verfügbaren Variablen für die Erstellung
des Betreffs und des Textes zur Verfügung gestellt. Sie können diese per Drag&Drop oder
einfach mittels eines Doppelklicks in den Text übernehmen.
Die beiden Schaltfläschen ANLAGEN HINZUFÜGEN und ANLAGEN ENTFERNEN sollten
Ihnen aus den gängigen eMail Clients wie z. B. MS Outlook Express bekannt sein.
Hier können Sie für den Versand per eMail auch den Quelltext einer kompletten extern
generierten HTML-Mail oder Webseite hinterlegen (inklusive head und body).
Des Weiteren besteht an dieser Stelle die Möglichkeit, einen eigenen Quelltext zu
erstellen. Hierbei wird der Quelltext innerhalb von <HTML> und </HTML> interpretiert.
Beachten Sie:
Innerhalb der Tags dürfen sich keine Formatierungen, d.h. unterschiedliche
Schriftarten, Zeilenumbrüche etc..., befinden.
Wenn Sie die erweiterte HTML-Unterstützung in den Eigenschaften aktiviert haben,
können Sie im GESTALTEN mehrere HTML-Bereiche definieren. Freier Text kann
außerhalb der HTML-Bereiche eingebunden werden.
Ebenso ist es möglich, den kompletten Inhalt einer Webseite abzulegen. Sie können das
Layout mit verschiedenen Techniken gestalten und z.B. RTF-Elemente mit Tabellen
versehen oder andere HTML-Elemente wie beispielsweise Flash-Animationen oder Bilder
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einbinden. Die zum Anzeigen notwendigen Tags können Sie innerhalb von <HTML> <!-Hier Ihre Tags --> </HTML> einbetten.
Hier ein Beispiel für die Einbettung von Variablen innerhalb eines HTML Bereichs:
<!DOCTYPE HTML PUBLIC "-//W3C//DTD HTML 4.0 Transi-tional//EN">
<html>
<head>
<title></title>
<meta name="GENERATOR" content="Firmenname GmbH">
</head>
<body bgColor="#6699ff"><P style="FONT-SIZE: 20px; VERTICAL-ALIGN: baseline;
CURSOR:
hand;
COLOR:
#ff0000;
FONT-FAMILY:
Arial;
BACKGROUND-COLOR:transparent; TEXT-ALIGN: center">Vollständig in der Software
erstellte Mail am «Datum» für «Adr.AdrNr» </P></body></html>
Dieses Beispiel gibt eine Email mit blauem Hintergrund und zentriert dargestelltem Text
aus. Das Datum und die Adressnummer werden hierbei über die Variablen ausgegeben.
Sie können unabhängige HTML Bereiche definieren, zwischen denen Sie Rtf Text oder
Variablen ausgeben können z.B. <HTML><div align="center">...</HTML> Ihr normaler
Text/Variable <HTML>...</div></HTML>
Formatieren Sie Ihre Tags nur mit einer Schriftart und Farbe und entfernen Sie möglichst
alle Textumbrüche.
Tipp:
Durch die Verwendung eines HTML Generators vereinfacht sich die Erstellung einer
HTML-Mail, jedoch ist zu beachten, dass evtl. erstellte Zeilenumbrüche oder
Formatierungen nach dem Einfügen in die Mail entfernt werden müssen.
Beispiel in Outlook Express:
Betätigen Sie die Schaltfläche „Neue eMail“, aktivieren Sie in diesem Mail Fenster unter
Ansicht den Punkt Quelltext bearbeiten. Hiermit stehen Ihnen nun drei Register zur
Verfügung mit deren Hilfe Sie schnell und einfach HTML Mails erstellen und editieren
können. Nach Abschluss der Gestaltung kopieren Sie den angezeigten HTML Text im
Register Quelltext und fügen ihn in die gewünschte Mailvorlage ein.
Ursache für Darstellungsdifferenzen sind in der Regel Zeilenumbrüche und
Formatierungen, die beim Kopieren des Quelltextes mit übernommen werden.
Gegebenenfalls kontrollieren Sie bitte, ob beim Einfügen unerwünschte Zeilenumbrüche
oder Formatierungen übernommen wurden.
Tipp:
Formatierungen können Sie durch ein Kopieren über Notepad entfernen.
68
Nachdem Sie alle Eigenschaften und auch die Gestaltung der eMail hinterlegt und
abgeschloßen haben, können Sie diese vollautomatisiert versenden. Hierzu müssen Sie
lediglich die Schaltfläche SENDEN betätigen.
Seriennummer suchen (Adressen)
Über diese Schaltfläche erreichen Sie die Maske "Lagerbuch-Datensatz suchen". Über
diese Suche finden Sie die Zubuchung und auch die Abbuchung z.B. eines bestimmten
Artikels mit einer Seriennummer.
Nach dem Klick auf die Schaltfläche ÜBERNEHMEN wird in der Übersicht der Adressen
die in dem markierten Treffer der Suche enthaltene Adresse markiert.
Falls Sie die Schaltfläche SERIENNUMMER SUCHEN in den Stammdaten( siehe S. 406)
der Artikel ausführen, so wird analog dazu nach dem Klick auf die Schaltfläche
ÜBERNEHMEN in der Übersicht der Artikel der in dem markierten Treffer der Suche
enthaltene Artikel markiert.
Falls Sie die Schaltfläche SERIENNUMMER SUCHEN in der History ausführen, so wird
analog dazu nach dem Klick auf die Schaltfläche ÜBERNEHMEN in der Übersicht der
History der in dem markierten Treffer der Suche enthaltene Historydatensatz markiert.
Plus Schaltfläche - Optionen (Stammdaten der Adressen)
Das auch über die rechte Maustaste aufzurufende PLUS-Menü beinhaltet vorwiegend die
Standardfunktionen der Adressverwaltung, womit ein alternativer Aufruf der Funktionen
ermöglicht wird. Einige Möglichkeiten lassen sich jedoch ausschließlich über den
PLUS-Button aufrufen.
Der Eintrag "In Zwischenablage" im Untermenü vom Import / Export übergibt den aktuell
ausgewählten Datensatz in die Windows-Zwischenablage, über die er in andere
Anwendungen eingefügt werden kann. Inhalt und Aufbau dieses Datensatzes wird vom
Anwender über "Zwischenablage bearbeiten" festgelegt. Die Anleitung, in welcher Form
Sie die Zwischenablage mit dem Feldeditor bearbeiten können, erhalten Sie im Anhang
dieser Dokumentation.
"Import"( siehe S. 188) und "Export"( siehe S. 193) unterscheiden sich von der
Übergabe der Zwischenablage darin, dass sie für einen Datenbereich durchgeführt
69
werden, während sich die Übergabe zur Zwischenablage immer nur auf einen selektierten
Datensatz bezieht. Außerdem werden die zu exportierenden Daten nicht an die
Zwischenablage übergeben, sondern in eine Datei geschrieben.
Der Eintrag "Optionen" beherbergt einige weitere sehr leistungsfähige Funktionen, die in
den nachfolgenden Kapiteln beschrieben werden.
Bereich löschen
Das Löschen eines Datenbereichs wird wiederum über einen Assistenten durchgeführt.
Nachdem Sie die Begrüßungsmaske bestätigt haben, gelangen Sie in die
Bereichsauswahl, in der die zu löschenden Datensätze festgelegt werden.
Beachten Sie:
Dieses Löschen kann nicht rückgängig gemacht werden! Beachten Sie daher bitte
unbedingt die Sicherheitshinweise beim Ausführen dieser Funktion!
Legen Sie zuerst die Sortierreihenfolge der Adressen fest und tragen Sie danach den
Anfangs- und Startwert des Bereichs ein. Bei der Eingabe des Start- und Endwerts
können Sie durch einen Mausklick auf das Lupensymbol die Suchfunktion zur
Unterstützung heranziehen.
Es folgt die obligatorische Bestätigung mit Angabe der Anzahl Datensätze.
Auch hier muss die Checkbox wieder explizit bestätigt werden, damit Sie die nächste
Maske erreichen.
Die nächste Maske ist der Hinweis auf die Datensicherung.
Nach Bestätigung gelangen Sie in die Zusammenfassung und durch Bestätigen der
Schaltfläche FERTIGSTELLEN wird der Löschvorgang endgültig durchgeführt.
Vergrößerte Anfasspunkte für Fensterteiler anzeigen
Wenn Sie diese Option aktivieren, können Sie mit dem Mauszeiger ein geteiltes Fenster
wie. z.B. bei den Extra-Ansichten einfacher platzieren, um die Fensteraufteilung zu
verändern.
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Kontakte
Kontakte sind Informationen, die zu verschiedenen Datenbereichen hinterlegt werden,
damit sie zu einem späteren Zeitpunkt ausgewertet werden können.
Dadurch, dass Sie nicht auf einen kleinen Datenbereich beschränkt sind, sondern
Kontakte für die meisten Datenbereiche generieren können, lässt sich dieser
Datenbereich sehr vielseitig einsetzen. Einige Beispiele: Ein Artikel läuft aus und Sie
möchten Hintergrundinformationen darüber speichern. Ein potentieller Interessent wurde
mit Informationsmaterial versorgt und Sie halten fest, welche Unterlagen er exakt erhalten
hat. Ihr Paketdienst informiert Sie darüber, dass eine Sendung beschädigt wurde und die
Lieferung zu Ihnen zurückkommen wird...
Ihren Anforderungen sind fast keine Grenzen gesetzt, wenn es darum geht, die
Möglichkeiten der Kontaktverwaltung auszuschöpfen.
Die Erstellung eines Kontaktes kann auf verschiedene Arten erfolgen. Entweder erstellen
Sie ihn manuell innerhalb der Stammdaten( siehe S. 406) der Kontakte oder Sie erstellen
ihn aus verschiedenen Bereichen des Programms über das Menü der Schaltfläche
KOMMUNIKATION.
In den Datenbereichen, für die ein Kontakt generiert werden kann, haben Sie im Menü
dieser Schaltfläche die Möglichkeit, einen Kontakt neu zu erstellen oder die
Kontaktübersicht aufzurufen.
Kontakterfassung
Die Kontakt-Erfassungsmaske ist unterteilt in einen Kopfbereich
Eingabebereiche, die über eine Registerleiste angewählt werden können.
und
mehrere
Kontakterfassung - Kopfdaten
Dieser, den Kontakt identifizierende, Kopfbereich bleibt bei beiden Registern gleich und
beinhaltet folgende Datenfelder:
Erfassungsdatum
Bei der Neuanlage eines Kontakts werden automatisch das aktuelle Datum und die
Uhrzeit eingetragen. Manuelle Änderungen sind selbstverständlich möglich, wobei die
bekannten Eingabehilfen zur Verfügung stehen.
Bereich
Mit dieser Auswahl aus einer Listbox legen Sie den Datenbereich fest, für den dieser
Kontakteintrag erzeugt werden soll. In der Auswahl stehen Ihnen die Datenbereiche zur
Verfügung, für die ein Kontakteintrag erstellt werden kann.
Nummer
71
Nachdem der Datenbereich festgelegt ist, wählen Sie hier den Datensatz aus, der durch
eine Nummer identifiziert wird.
Name
Mit dem Namen kann der Eintrag näher definiert werden. Bei Kontakten vom Typ
Adressen, können Sie den Namen des Ansprechpartners aus einer Listbox auswählen,
sofern er im Adresssatz gespeichert ist.
Kurzinformation
Die Kurzinformation enthält Angaben zum Inhalt des Kontakts. Die für Sie wichtigsten
Einträge können in den Parametern der Kontakte vorbelegt werden, damit Sie diese aus
einer Listbox auswählen können.
Sachbearbeiter (Benutzer)
Der aktuell am System angemeldete Benutzer wird hier automatisch eingetragen. Soll der
Kontakt für einen anderen Benutzer erstellt werden, können Sie die Information
entsprechend ändern.
Wichtigkeit
Die Wichtigkeit eines Kontakts kann in drei verschiedenen Stufen angegeben werden. Aus
einer Listbox können Sie aus den drei Optionen
• niedrig,
• normal und
• hoch
wählen. Das der Wichtigkeit zugeordnete Symbol wird in der Kontaktübersicht in einer
eigenen Spalte dargestellt, damit die Einträge sofort unterschieden werden können.
Kontakterfassung - Register
Die Erfassungsmaske der Kontaktverwaltung ist in mehrere Register aufgeteilt, die über
eine Registerleiste angewählt werden können.
Kontakterfassung - Register "Info / Erreichbarkeit"
Das Register „Info/Erreichbarkeit“ beinhaltet primär ein Eingabefeld für ausführliche
Angaben zu diesem Kontakteintrag. Zur Formatierung der Texteingabe stehen Ihnen die
RichEdit Funktionen zur Verfügung, die im Anhang dieser Dokumentation ausführlich
beschrieben werden.
Der Bereich „Erreichbarkeit/Kommunikation“ des Registers wird bei Kontakten, denen ein
Ansprechpartner
zugewiesen
werden
kann,
automatisch
mit
den
im
Ansprechpartner-Datensatz enthaltenen Daten gefüllt. Lediglich die URL einer Homepage
wird hier nicht wiederholt. Selbstverständlich können diese Daten manuell eingetragen
oder geändert werden.
72
Kontakterfassung - Register "Anrede Serienbrief / Gesperrt / Datensatzinfo"
Wählen Sie das Register „Anrede Serienbrief/Gesperrt/Datensatzinfo“, können Sie zwei
weitere Informationen hinterlegen.
Zum Einen steht Ihnen an dieser Stelle das Datenfeld „Anrede Serienbrief“ zur Verfügung,
das wiederum mit eventuell vorhandenen Daten aus einem Ansprechpartner-Datensatz
gefüllt wird.
Zum Anderen ist in dieser Maske ein weiterer Sperrvermerk verfügbar, der sich allerdings
ausschließlich auf diesen Kontaktdatensatz bezieht. Das bedeutet, dass der Sperrvermerk
einer Adresse nicht übernommen wird, wenn es sich um einen Kontakt vom Typ Adresse
handelt und auf der anderen Seite ein in dieser Maske vorgenommener Sperrvermerk
nicht in die Adressdaten übertragen wird.
Der Abschnitt „Historyinformationen“ wird mit Daten gefüllt, wenn der Kontaktdatensatz
verändert wird. Zu den Veränderungen zählen das Kopieren und das Verschieben in das
Kontaktarchiv. Verwaltet wird das Datum der Änderung und der Benutzer, der die
Änderung vorgenommen hat. Außerdem wird eine Kurzinformation über die Art der
Änderung eingetragen.
Dokumente
Die Dokumentenverwaltung gestattet Ihnen, Dokumente zu verschiedenen Bereichen wie
"Adressen", "Artikel", "Kostenstellen", "Kontenplan", "Vertreter" "Warengruppen" oder
"Vorgänge" zu verwalten. Indem die Dokumente den jeweiligen Bereichen zugewiesen
werden, ergibt sich eine einfache und übersichtliche Verwaltung, mit der Möglichkeit des
schnellen Zugriffs.
Hieraus resultieren vielfältige Anwendungsmöglichkeiten. Sie können externe
Kalkulationen, Stücklisten, Zeichnungen oder andere Dokumente mit einbinden, was die
Übersicht erhöht, Fehler vermeidet und für eine transparente Abwicklung komplexer und
umfangreicher Vorgänge sorgt.
Bereich Stammdaten - Dokumente
Die Dokumente werden in einer Tabellenansicht dargestellt:
73
Extra Ansicht Vorschau
Auf Wunsch erhalten Sie über die Extra Ansicht eine Voransicht des ausgewählten
Dokuments:
Die Voransicht kann allerdings nur dann korrekt arbeiten, wenn der Datensatz als
OLE-Objekt erfasst wurde und der ausgewählte Dokumenttyp in Ihrem Betriebssystem mit
einer Anwendung verknüpft ist.
Eine Besonderheit der Dokumentenverwaltung, stellt die Möglichkeit der Mehrfachauswahl
dar. Mit gedrückter <Strg> Taste können Sie mit der Maus mehrere Datensätze
auswählen. Das gelingt ebenfalls, indem Sie einen Datensatz anklicken, die <Shift> Taste
(zur Großschreibung) gedrückt halten und anschließend mit den Pfeil nach oben oder Pfeil
nach unten Tasten einen Bereich auswählen.
Die auf diese Weise ausgewählten Einträge werden farbig hinterlegt, was die Auswahl
kennzeichnet. Die ausgewählten Datensätze sind selektiert. Nur einer der Datensätze
kann jedoch in der Vorschau dargestellt werden. Es handelt sich hierbei um jenen
Datensatz, der von einem dünnen gestrichelten Rahmen umgeben ist. Dieser Datensatz
wird als fokussiert bezeichnet. Der Fokus muss nicht zwingend einer der selektierten
Datensätze sein, sondern es kann sich um jeden Datensatz in der Übersicht handeln.
Zur Verdeutlichung schauen wir zwei Ausschnittvergrößerungen von Bildschirmfotos an.
In der ersten Darstellung sind von sechs Datensätzen vier Stück selektiert. Der dritte
Datensatz, bei dem es sich um den zweiten selektierten Datensatz handelt, ist fokussiert.
Der dünne unterbrochene Rahmen ist deutlich zu erkennen.
74
In der zweiten Ausschnittvergrößerung sehen Sie die gleichen Datensätze, von denen
allerdings nur drei Stück selektiert sind. Der Fokus befindet sich in diesem Beispiel auf
dem ersten, nicht selektierten Datensatz.
Achten Sie bitte auf diese Besonderheit. In der Vorschau wird immer nur der fokussierte
Datensatz dargestellt, der nicht mit dem selektierten Datensatz identisch sein muss.
In der Extra Ansicht Vorschau stehen Ihnen die folgenden Schaltflächen zur Verfügung:
die Anzeige der Vorschau zu dem aktuell ausgewählten Dokument wird vergrößert
die Anzeige der Vorschau zu dem aktuell ausgewählten Dokument wird verkleinert
die Anzeige der Vorschau zu dem aktuell ausgewählten Dokument wird zurückgesetzt
der Verschiebe- / Vergrösserungsmodus wird aktiviert bzw. deaktiviert
Neuanlage eines leeren Dokumentes
Zur Neuanlage eines Dokuments betätigen Sie einfach die Schaltfläche
Die Maske „Objekt einfügen“ erscheint mit folgendem Aufbau:
75
Im Register "Leeres Dokument" können Sie ein leeres Dokument erstellen. Wählen Sie
dazu aus der Liste den gewünschten Dokumenttyp und bestätigen Sie die Auswahl mit
OK, wodurch die nächste Maske geöffnet wird.
Es handelt sich um den Eigenschaften-Dialog, den Sie auch für ein bereits bestehendes
Dokument mit der Schaltfläche EIGENSCHAFTEN aufrufen können. In dieser Maske
weisen Sie das neue Dokument einem Stammdatensatz zu.
Eine Beschreibung der möglichen Einstellungen in den Eigenschaften finden Sie im
Kapitel Eigenschaften eines Dokumentendatensatz( siehe S. 78) .
Nachdem Sie den leeren Dokumentendatensatz erstellt haben, können Sie ihn über die
Schaltfläche ÄNDERN öffnen und bearbeiten.
Dokumentendatensatz erstellen
Zur Neuanlage eines Dokuments betätigen Sie einfach die Schaltfläche
Im Register "Dokument aus Datei" wählen Sie die Datei aus, die Sie übernehmen
möchten.
76
Anschließend wählen Sie eine Vorgabe zum Einfügen. Dabei bedeuten:
einfügen nach Vorgaben aus Parameter
Wenn möglich wird das Dokument als OLE-Objekt eingefügt. Haben Sie allerdings in den
Parametern im Bereich SONSTIGE - DOKUMENTE OHNE OLE-UNTERSTÜTZUNG für
Dokumente dieses Typs einen Eintrag erstellt, so wird es als Datei eingefügt.
einfügen als Datei
Das Dokument wird als Datei in die Datenbank eingefügt. Es ist kein OLE-Objekt.
einfügen als Dateiverknüpfung
Das Dokument wird nicht in die Datenbank eingefügt. Es wird lediglich eine Verknüpfung
erstellt.
Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit der Schaltfläche
wodurch die nächste Maske geöffnet wird.
Es handelt sich um den Eigenschaften-Dialog, den Sie auch für ein bereits bestehendes
Dokument mit der Schaltfläche EIGENSCHAFTEN aufrufen können. In dieser Maske
weisen Sie das neue Dokument einem Stammdatensatz zu.
Eine Beschreibung der möglichen Einstellungen in den Eigenschaften finden Sie im
Kapitel Eigenschaften eines Dokumentendatensatz( siehe S. 78) .
Einfügen von Dokumenten als URL-Verknüpfung
Mit der nachfolgend beschriebenen Vorgehensweise können Sie z.B. einen Verweis auf
eine Internetseite bzw. auf ein im Internet gespeichertes Dokument in der
Dokumentenverwaltung ablegen.
Um ein Dokument als URL-Verknüpfung in der Software zu speichern gehen Sie so vor:
Erstellen und speichern Sie zunächst eine Verknüpfung zur gewünschten Datei im
Windows-Explorer.
77
Erstellen Sie nun wie im Kapitel „Dokumentendatensatz
Dokumentendatensatz. Wählen Sie dabei die zuvor erstellte
einzufügende Datei aus.
erfassen“ einen
Verknüpfung als
Für das Einfügen müssen Sie die Option "Einfügen als Datei" wählen.
Eine alternative Vorgehensweise für das Einfügen besteht darin, die zuvor im
Windows-Explorer gespeicherte Verknüpfung per Drag&Drop in die Übersicht der
Dokumenten-Stammdaten( siehe S. 406) zu ziehen.
In diesem Fall muss in den Parametern die OLE-Unterstützung das Format *.lnk
unterdrückt werden.
Diese Einstellung nehmen Sie über das Menü BEARBEITEN - PARAMETER SONSTIGE vor. Wählen Sie „Dokumente ohne OLE-Unterstützung“ und erweitern Sie die
hinterlegten Eintragungen um *.lnk
Eigenschaften eines Dokumentendatensatz
Rufen Sie die Eigenschaften eines Dokumentendatesatzes mit der Schaltfläche
auf, um nach dem Erstellen noch Änderungen vornehmen zu können.
Die folgenden Felder stehen Ihnen zur Verfügung:
Bereich
Wählen Sie den Bereich aus, dem das Dokument zugeordnet werden soll.
Zur Auswahl stehen:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Abteilungen
Adressen
Anlagen( siehe S. 405)
Artikel
Banken
Kontenplan
Kostenstellen
Krankenkassen
Mitarbeiter
Vertreter
Vorgänge
Warengruppen
Nummer
Wählen Sie in diesem Feld die Nummer des Datensatzes, dem das Dokument zugeordnet
werden soll.
78
Name
Ist die Zuordnung erfolgt, vergeben Sie dem Dokument einen Namen, was in einem reinen
Eingabefeld erfolgt.
Wichtigkeit
Es besteht die Möglichkeit, dem Dokument einen Status zuzuordnen, wofür diese
Möglichkeiten angeboten werden.
• Niedrig
• Normal
• Hoch
Die Wichtigkeit eines Dokuments wird bereits in der Tabellenansicht durch Darstellung
des entsprechenden Symbols in einer eigenen Spalte kenntlich gemacht.
Register "Memo/ Gesperrt"
In den Feldern Memo und Gesperrt können Sie zusätzliche Informationen zu dem
Dokument hinterlegen. Mit dem Aktivieren des Gesperrt-Kennzeichens wird der
Dokumentendatensatz gesperrt und damit in der Übersicht rot dargestellt.
Register "Selektionen"
Bevor die Selektionen genutzt werden können, müssen sie im Datenbank-Manager(
siehe S. 149) aktiviert werden.
Register "Info"
abweichendes Dokument verwenden
Die Funktion dieses Feldes ist nur für den Faxversand des Dokumentes zusammen mit
dem Supportmodul vorgesehen. Andernfalls bleibt dieses Kennzeichen deaktiviert.
Berechtigungsgruppe
In diesem Feld können Sie den Dokumentendatensatz einer Berechtigungsgruppe
zuordnen. In den Berechtigungsgruppen steuern Sie, welche Benutzergruppen Zugriff auf
verschiedene Dokumente erhalten.
Information
In diesem Feld können Sie weitere Informationen hinterlegen.
79
Datensatzinformationen
Sie können das Erstellungsdatum und das Datum der letzten Änderung, sowie das Kürzel
des Mitarbeiters, durch den die Erstellung oder Änderung durchgeführt wurde erkennen.
Ändern eines Dokumentes
Ist dem ausgewählten Dokument eine Anwendung zugeordnet, können Sie über die
Schaltfläche
das Dokument bearbeiten. Die entsprechende Anwendung wird geöffnet und das
Dokument wird zum editieren geladen. Kann dem Dokumenttyp keine Anwendung
zugeordnet werden, erhalten Sie eine Hinweismeldung, dass das Dokument nicht
bearbeitet werden kann.
Dokument erstellen per Drag & Drop
Eine weitere Möglichkeit der Neuanlage ist das Einfügen eines Dokuments mittels Drag &
Drop. Hierzu wählen Sie ein Dokument von Ihrem Arbeitsplatz oder aus der
Exploreransicht mit der linken Maustaste aus und halten die Taste fest.
Bewegen Sie nun den Mauszeiger über die Tabellenansicht der Dokumentenstammdaten
und lassen Sie die Maustaste an dieser Stelle los. Sie gelangen damit ebenfalls in den
Eigenschaften-Dialog der Neuanlage, mit dem Sie das aktuelle Dokument in die
Datenbank einfügen.
Dokumente können auch in den Stammdaten( siehe S. 406) der zugeordneten Bereiche
per Drag & Drop über die Extra Ansicht "Dokumente" erstellt werden.
D.h. möchten Sie z.B. einem Artikel ein Dokument zuordnen, so können Sie im Bereich
STAMMDATEN - ARTIKEL die Extra Ansicht Dokumente öffnen und das Dokument per
Drag & Drop auf diese Extra Ansicht ziehen.
Dokumente im- und exportieren
Um den Export bzw. Import der Dokumenten-Eigenschaften durchzuführen, gehen Sie
über das Menü DATEI - EXPORT bzw. DATEI - IMPORT. Rufen Sie dort den Bereich
STAMMDATEN - DOKUMENTE auf.
Für den Import steht Ihnen auch die Möglichkeit zur Verfügung, einen Datenpfad zu
importieren.
Wählen Sie dazu bei der Neuanlage des Importlayout den "Datenpfad Import".
80
Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit der Schaltfläche OK.
Definieren Sie anschließend in den Eigenschaften des Imports im Register "Eingabe" das
Importverzeichnis, in dem die Dateien gespeichert sind sowie eine der Einfügeoptionen
("Einfügen nach Vorgaben aus Parameter“ oder "Einfügen als Datei" bzw. "Einfügen als
Verknüpfung")
Dokumente - Druck der Eigenschaften
Über das Menü Listen/ Stammdaten( siehe S. 406)/ Dokumente haben Sie die
Möglichkeit, Eigenschaften eines Dokumentes als Liste, Karteikarte und Etikett zu
drucken. Sie erreichen dieses Menü auch über die Schaltfläche DRUCKEN in den
Stammdaten( siehe S. 406) der Dokumente.
Kontenplan
Ein Kontenrahmen wird zur systematischen Erfassung der Geschäftsvorfälle ihres
Unternehmens in der Finanzbuchhaltung benötigt. Zugriff auf den Kontenplan erhalten Sie
aus allen drei Programmmodulen Auftrag, Fibu und Lohn.
Bereits bei der Einrichtung des Mandanten wählen Sie aus, welchen Kontenrahmen Sie
zu diesem Mandanten kopieren möchten. Sie haben hierbei die Auswahl der folgenden
Kontenrahmen, die im Lieferumfang enthalten sind:
Beachten Sie: Der Kontenrahmen kann nur bei der Neuanlage eines Mandanten
ausgewählt werden. Ein Wechsel zu einem komplett anderen Kontenrahmen ist
später innerhalb dieses Mandaten nicht mehr möglich.
Sie können aber selbstverständlich den ausgewählten Vorgabekontenrahmen an Ihre
Bedürfnisse anpassen.
Möchten Sie einen vollkommen eigenen Kontenplan definieren, so wählen Sie bei der
81
Anlage des Mandanten "Keiner (Eigener Kontenplan wird verwendet)".
Beachten Sie: Bei der Auswahl "Keiner (Eigener Kontenplan wird verwendet)"
werden in den Parametern Vorgabewerte aus dem Kontenrahmen SKR03
hinterelegt. Deshalb muss nach der Anlage der Konten eine sorgfältige
Überarbeitung der Parameter erfolgen.
Folgende Parameter sind im Auftrag zu überarbeiten:
1. Vorgänge und Zwischenbelege - FiBu Buchkonten
2. Offene Posten - Parameter - Buchungskonto für Zahlungsart "Bar" bzw.
Buchungskonto für Zahlungsart "Scheck"
3. Kasse- FiBu Buchkonten
4. Sonstige - Umsatzsteuer
Folgende Parameter sind n der Fibu zu überarbeiten:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Kontenplan - Spezielle Konten
Kontenplan - Kontengliederungen
Kassenbücher - Bücher (Vorgabekonto und Buchungsvorgaben)
Kassenbücher Buchführungshelfer
Geschäftsvorfälle - Buchführungshelfer
Offene Posten - Parameter - Buchungskonto für Zahlungsart "Bar" bzw.
Buchungskonto für Zahlungsart "Scheck" (nur, wenn noch keine Anpassung im
Auftrag stattgefunden hat)
7. Sonstige - Umsatzsteuer (nur, wenn noch keine Anpassung im Auftrag stattgefunden
hat)
Folgende Parameter sind im Lohn zu überarbeiten:
1. Abrechnung - Buchungskonten für FiBu
Für Anwender, welche den Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG durch den Überschuss der
Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ermitteln, wird der Kontenrahmen EÜR
angeboten. Mit der Auswahl des Kontenrahmens "Einnahme / Überschussrechnung (nach
DATEV SKR03 Kontenrahmen)" steht eine angepasste Tabellenansicht in den
Geschäftsvorfällen für die Erfassung Ihrer Einnahmen und Ausgaben zur Verfügung.
Grundlegend unterliegt die Software bzw. Ihr Mandant aber weiterhin der doppelten
Buchhaltung. Daraus resultieren auch an einigen Stellen die Tabellenansichten und
Drucklayouts. Sie sind daran zu erkennen, dass die Bezeichnungen Soll / Haben und
Gegenkonto / Konto aufgeführt werden. Werden Layouts oder Tabellenansichten gezielt
mit EÜR angeboten, so sollten diese auch vorrangig genutzt werden.
Erfassungsmaske des Kontenplans
Die Erfassungsmaske eines Stammdatensatzes Konto beinhaltet einen einheitlichen
Kopfteil mit drei Eingabefeldern.
Kontonummer
Durch die Kontonummer wird das Konto eindeutig identifiziert. Orientieren Sie sich an der
82
DATEV, erfolgt die Eingabe numerisch. Sachkonten erhalten eine vierstellige
Kontonummer, Personenkonten werden fünfstellig angelegt. Benötigen Sie die
DATEV-Vorgabe nicht, können Kontonummern auch alphanumerisch, mit bis zu zehn
Stellen angelegt werden. Die Vorgabe für die Nummernkreise der Konten erfolgt über den
Menüpfad DATEI - MANDANT "XXX" BEARBEITEN .... Über das Register
"Kontenrahmen" kann nach Deaktivieren des Kennzeichens "DATEV Vorgabe" die
Länge der Kontonummern und die Nummernkreise geändert werden.
Beachten Sie: Setzen Sie die DATEV Schnittstelle ein, dann dürfen sich die
Sachkonten und Personenkonten nur um eine Stelle unterscheiden. Werden die
Personenkonten bspw. 6-stellig geführt, müssen die Sachkonten 5-stellig hinterlegt
werden.
Suchbegriff
Das in der Eingabereihenfolge nächste Feld ist der Suchbegriff. Hierbei handelt es sich
um ein Feld, nach dessen Inhalt auch gesucht werden kann. Der Suchbegriff eignet sich
hervorragend, um ein Konto anhand eines kurzen einprägsamen Synonyms zu
identifizieren. Die Länge des Eingabefelds ist auf 25 Zeichen begrenzt und kann
alphanumerisch belegt werden.
Bezeichnung
Dieses Feld enthält die ausführliche Bezeichnung des Kontos.
Beachten Sie: Setzen Sie die DATEV Schnittstelle ein, dann sollte das Feld
Bezeichnung nicht mehr als 40 Zeichen (DATEV Vorgabe) enthalten.
Der untere Teil der Maske ist durch Register unterteilt. Die über das Register "Konto"
erreichbare Maske beinhaltet alle für den Kontenplan relevanten Daten.
Die Eingabefelder bedeuten im Einzelnen:
Kontokategorie
Mit der Kontokategorie wird festgelegt, um was für ein Konto es sich handelt. Die
Kategorien dieser Gliederung werden durch Auswahl aus einer Listbox in dieses
Eingabefeld eingetragen. Hinter der Kontokategorie finden Sie in Klammern den Hinweis,
für welche Auswertung das Konto zur Verfügung steht. Die Buchstaben bedeuten im
Detail:
A Bilanz Aktiva
P Bilanz Passiva
B BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertung)
G G & V (Gewinn- und Verlustrechnung)
Über den Menüpfad BEARBEITEN - PARAMETER - KONTENPLAN KONTENGLIEDERUNGEN sind Gliederungsschemen hinterlegt, welche bearbeitet
83
werden können.
Beachten Sie: Bei der Neuanlage eines Kontos muss eine Kontokategorie vergeben
werden.
Kostenstellennummer
Arbeiten Sie in Ihrem Unternehmen mit Kostenstellen, können Sie die Zuordnung des
Kontos zu einer solchen in diesem Eingabefeld vornehmen.
Für die Suche einer Kostenstelle stehen Ihnen rechts im Feld Kostenstellennummer
mehrere Schaltflächen zur Verfügung.
Mittels der kleinen Pfeiltaste öffnet sich der Kostenstellenstamm, in dem Sie mit Hilfe der
Maus oder des Scrollbalkens die gewünschte Kostenstelle suchen und auswählen können.
Die Lupe öffnet die Suchfunktion. Sie können nach folgenden Kriterien suchen:
• Kostenstellennummer
• Suchbegriff
• Bezeichnung
Ist die gewünschte Kostenstelle gefunden, kann diese mit der Schaltfläche
in den Kontendatensatz übernommen werden.
Die drei Punkte öffnen den Stammdatenbereich Kostenstellen mit allen Funktionen, die
Ihnen auch direkt in diesem Stammdatenbereich zur Verfügung stehen. Es besteht also
die Möglichkeit, direkt aus dem Kontendatensatz eine Kostenstelle neu anzulegen oder zu
bearbeiten.
Die Schaltfläche "ÜBERNEHMEN" bewirkt auch hier die Übernahme der selektierten
Kostenstelle in den Kontendatensatz.
Bei der Kostenstelle handelt es sich um einen Vorschlagswert, der bei der
Buchungserfassung automatisch herangezogen wird und im Bedarfsfall im
Geschäftsvorfall geändert oder gelöscht werden kann.
Steuerschlüssel
Aus der Listbox wählen Sie den gewünschten Steuerschlüssel aus. Konten, denen ein
Steuerschlüssel zugeordnet wird, werden als Automatikkonten bezeichnet, d.h. bei einer
Buchung auf ein solches Konto wird automatisch Steuer gezogen.
Beachten Sie, dass es nicht möglich ist, den hinterlegten Steuerschlüssel im Konto
in einem Buchungssatz zu ändern oder zu deaktivieren.
84
Deshalb sollten nur solche Konten mit einem Steuerschlüssel hinterlegt werden, die immer
mit dem gleichen Steuersatz gebucht werden. Neben der Möglichkeit, die Steuer über ein
Automatikkonto zu ermitteln, besteht auch die Möglichkeit, den Steuerschlüssel während
der Buchungserfassung zu vergeben.
Die Hinterlegung der Steuerschlüssel kann über den Menüpfad BEARBEITEN PARAMETER - SONSTIGE - STEUERSCHLÜSSEL geprüft bzw. geändert werden.
Sammelbuchungskonto
Im Laufe eines Geschäftsjahres sammeln sich auf einzelnen Konten eine Vielzahl von
Buchungen an. Durch das Aktivieren dieser Option stellen Sie das Konto so ein, dass auf
dem Kontenblatt die Soll - und Haben – Buchungen in einer Summe angezeigt werden.
Alle neuen Buchungen auf dieses Konto werden automatisch in diesen Saldo kumuliert.
Einzelne Buchungswerte und -texte sind dann nicht mehr ablesbar. Diese Option macht
also nur Sinn, wenn die einzelnen Werte eines Kontos für die Buchhaltung uninteressant
sind oder an anderer Stelle eingesehen werden können, wie z.B. bei den internen
Sammelkonten für Kreditoren und Debitoren (die einzelnen Buchungen sind auf dem
Konto des jeweiligen Lieferanten- bzw. Kundenkonto einsehbar). Dagegen macht es
sicherlich keinen Sinn das Kassenkonto, Bankkonto oder einzelne Personenkonten für
Sammelbuchungen einzurichten.
Beachten Sie: Es ist nicht mehr möglich, einmal kumulierte Buchungen wieder in
Einzelbuchungen aufzuschlüsseln.
EB-Buchung bei Jahresabschluss erzeugen
Durch das Aktivieren dieser Option wird auf einem Konto beim Jahresabschluss oder beim
Aufruf der Option "Eröffnungsbuchung erzeugen" im Bereich der "Geschäftsvorfälle"
automatisch eine Eröffnungsbuchung erzeugt. Diese Option ist nur bei der Einrichtung von
Bestandskonten und Personenkonten von Bedeutung. Der EB-Saldo des Kontos wird bei
Sach- und Personenkonten aus dem Kontenblatt entnommen.
Beachten Sie: Den Sammelkonten Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
und Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen ist dieses Kennzeichen nicht
zu setzen. Für diese zwei Konten werden die Eröffnungsbuchungen automatisch auf
Grund der EB´s der Personenkonten gebildet.
Benutzen Sie im Bereich der "Geschäftsvorfälle" die Option "EB-Werte erfassen"
werden Ihnen dort auch nur die Konten angeboten, welche dieses Kennzeichen aktiviert
haben.
Keine Offenen Posten buchen
Mit dieser Kennzeichnung erreichen Sie, dass beim Ansprechen des Kontos kein offener
Posten erzeugt wird, auch wenn das Konto oder das zweite Konto ein Personenkonto ist.
Das Register "Budget" ist ausschließlich in der Finanzbuchhaltung verfügbar.
An dieser Stelle können Sie jedem Konto Budgetvorgaben für jede einzelne
85
Buchungsperiode hinterlegen. Beim Eröffnen eines neuen Wirtschaftsjahres werden
automatisch die hinterlegten Budgetvorgaben des Vorjahres übernommen. Durch die
Aktivierung der Option "Budget für die Perioden 1 bis 12 eingebbar", kann ein
Gesamtbetrag zu gleichen Anteilen auf die Perioden 1 bis 12 aufgeteilt werden.
Auch das Register "Gliederungszuordnung" ist ausschließlich in der Finanzbuchhaltung
verfügbar.
Über diese Eingabemaske erfolgt die Zuordnung für die einzelnen Auswertungslisten.
Diese Zuordnung sollte sehr sorgfältig erfolgen, damit in den einzelnen Listen die richtigen
Konten den diversen Punkten zugewiesen werden.
Die über das Register "Info" aufzurufende Maske beinhaltet ein Eingabefeld mit den
Funktionen des RichEdit zur Eingabe von formatiertem Text. Es dient der Aufnahme
beliebiger Informationen, die Sie dem Konto hinterlegen möchten.
Extra Ansichten der Kontenverwaltung
stehen Ihnen die so genannten Extra Ansichten zur Verfügung. Die allgemeine
Funktionsweise dieser Schaltfläche wird im Kapitel Extra-Ansicht( siehe S. 40)
beschrieben.
Mit Hilfe der Extra Ansichten können Sie sich schnell weitere Informationen zu dem
jeweils markierten Konto aufrufen, ohne den Stammdatenbereich der Konten verlassen zu
müssen. Zum gezielten Öffnen einer Extra Ansicht verwenden Sie bitte den schwarzen
Pfeil innerhalb der Schaltfläche.
Die Verknüpfung der in der Extra Ansicht angezeigten Datensätze sowie die gewählte
Tabellenansicht können Sie - falls möglich - über die PLUS-Schaltfläche
der Extra
Ansicht wählen.
Die verfügbaren Extra Ansichten sind:
Kontenblätter
Für das selektierte Konto wird das Kontoblatt angezeigt. Es werden alle Buchungszeilen
für diese Kontonummer dargestellt.
Umsatz Konto
Die Umsatzwerte des selektierten Kontos werden mit den kumulierten Monatswerten
wählen Sie das anzuzeigende Jahr aus. Über den schwarzen Pfeil in der Schaltfläche
erreichen Sie das Kontextmenü zur Auswahl des anzuzeigenden Jahres.
Wenn für das Konto im ausgewählten Jahr Umsätze vorhanden sind, so wird die
Schaltfläche
86
zur Einstellung der Anzeige aktiviert.
Über das Kontextmenü der Schaltfläche können Sie wechseln zwischen der Anzeige der
Umsätze als
•
•
•
•
Tabelle
Grafik: Vertikale Balken
Grafik: Horizontale Balken
Grafik: Kuchen
Entscheiden Sie sich für die tabellarische Darstellung, erhalten Sie die fünf Angaben über
Soll EB, Haben EB, Soll, Haben und Saldo nebeneinander dargestellt.
Entscheiden Sie sich für die grafische Darstellung, so wird die Schaltfläche
zur Einstellung der grafischen Anzeige aktiviert.
Über das Kontextmenü der Schaltfläche können Sie wählen, ob der Saldo oder das
Budget grafisch dargestellt werden soll.
In jeder grafischen Darstellung kann über die Schaltfläche
die generierte Grafik in die Windows Zwischenablage übergeben werden, von wo aus Sie
die Grafik zur Weiterverarbeitung, bspw. in eine Präsentation oder ein Textverarbeitungsbzw. Grafikprogramm, übergeben können.
Information
Ist im selektierten Kontendatensatz über das Register "Info" im Feld Information ein
Eintrag hinterlegt, wird dieser hier angezeigt.
Kostenstellen
Ist dem selektierten Konto eine Kostenstelle zugeordnet, so wird über diese Extra Ansicht
der Suchbegriff, die Bezeichnung, das letzte Buchungsdatum und die Information für diese
Kostenstelle angezeigt.
Schaltflächen der Kontenverwaltung
Die Funktion der im Stammdatenbereich des Kontenplanes verfügbaren Schaltflächen
„NEU", „KOPIEREN", „ÄNDERN", „LÖSCHEN" und „HILFE" werden an dieser Stelle nicht
mehr beschrieben, da die ausführliche Erläuterung im Kapitel Allgemeines zur
Stammdatenübergreifende
Schaltflächen
im
modulübergreifenden Teil dieses Handbuches zu finden ist und die Arbeitsweise identisch
bleibt. Das gleiche gilt für den Aufruf des Druckmenüs. Die Arbeitsweise für die
Schaltfläche "KOMMUNIKATION" lesen Sie bei Bedarf bitte in dem Kapitel Adressen Schaltflächen im modulübergreifenden Teil dieses Handbuches nach.
87
Beschränken wir uns auf die Funktionalitäten, die im Kontenplan neu hinzugekommen
sind bzw. deren Funktion sich verändert hat.
Das auch über die rechte Maustaste aufzurufende Plus-Menü beinhaltet vorwiegend die
Standardfunktionen der Kontenplanverwaltung, womit ein alternativer Aufruf der
Funktionen ermöglicht wird. Einige Möglichkeiten lassen sich jedoch ausschließlich über
den Plus-Button aufrufen.
OPTIONEN
Über die Optionen können Sie die Funktionen
• Parameter ...
• Bereich löschen ...
• Vergrößerte Anfasspunkte für Fensterteiler anzeigen
aufrufen.
Parameter
Der Aufruf der Parameter stellt die Möglichkeit zur Verfügung, die Parameter gezielt für
die Kontenplandaten aufrufen zu können. Es ist nicht notwendig, zuerst die
Parameterübersicht zu öffnen und danach die Kontenplanparameter auszuwählen, da
diese beim Aufruf aus der Kontenplanübersicht bereits selektiert sind.
Bereich löschen
Das Löschen eines Datenbereichs wird über einen Assistenten durchgeführt. Nachdem
Sie die Begrüßungsmaske bestätigt haben, gelangen Sie in die Bereichsauswahl, in der
die zu löschenden Datensätze festgelegt werden.
Beachten Sie:
Legen Sie zuerst die Sortierreihenfolge der Konten fest und tragen Sie danach den Startund Endwert des Bereichs ein. Bei der Eingabe des Start- und Endwerts können Sie durch
einen Mausklick auf das Lupensymbol die Suchfunktion zur Unterstützung heranziehen.
Maske erreichen.
Nach Bestätigung gelangen Sie in die Zusammenfassung und durch Betätigen der
Schaltfläche „FERTIGSTELLEN“ wird der Löschvorgang endgültig durchgeführt.
Wenn Sie diese Option aktivieren, können Sie mit dem Mauszeiger ein geteiltes Fenster,
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wie. z.B. bei den Extra Ansichten, einfacher platzieren, um die Fensteraufteilung zu
verändern.
Kostenstellen
Kostenstellen ermöglichen die Zusammenfassung und Kumulierung von Beträgen, welche
auf verschiedenen Konten gebucht sind. Es können z. B. Kosten verschiedener Art
(Lohnkosten, Mietkosten, Kfz-Kosten etc.) auf eine Kostenstelle umgelegt werden.
Die Kostenstellen sind in allen drei Programmmodulen verfügbar. Aus allen drei Bereichen
wird auf die gleichen Daten zugegriffen. Modulabhängig bestehen jedoch geringe
Unterschiede, weshalb in den verschiedenen Programmteilen andere Datenbereiche
ansprechbar sind.
Erfassungsmaske der Kostenstellen
Die Erfassungsmaske der Kostenstellenstammdaten beinhaltet einen einheitlichen Kopfteil
mit drei Eingabefeldern.
Kostenstellennummer
Die Kostenstellennummer kann maximal zehnstellig alphanumerisch eingegeben werden.
Suchbegriff
um ein Feld, nach dessen Inhalt auch gesucht werden kann. Der Suchbegriff eignet sich
hervorragend, um eine Kostenstelle anhand eines kurzen einprägsamen Synonyms zu
identifizieren. Die Länge des Eingabefelds ist auf 25 Zeichen begrenzt und kann
alphanumerisch belegt werden.
Bezeichnung
Zusätzlich zum Suchbegriff kann an dieser Stelle eine ausführlichere Beschreibung der
Kostenstelle hinterlegt werden.
Der untere Teil der Maske ist durch Register unterteilt. Das Register "Info" ist in allen drei
Programmmodulen verfügbar und beinhaltet ein Eingabefeld mit den Funktionen des
RichEdit zur Eingabe von formatiertem Text. Es dient der Aufnahme beliebiger
Informationen, die Sie der Kostenstelle hinterlegen möchten.
In der Fibu ist zusätzlich das Register "Budget für Fibu" verfügbar, in dem Sie
Budgetvorgaben, ähnlich den Konten, vergeben können. Die Vorgabe kann für jede der 15
möglichen Perioden vergeben werden. Durch die Aktivierung der Option "Budget für die
Perioden 1 bis 12 eingebbar", kann ein Gesamtbetrag zu gleichen Anteilen auf die
Perioden 1 bis 12 aufgeteilt werden.
Im Modul Lohn ist die Budgetvorgabe "Budget für Lohn" verfügbar. Es erfüllt die gleiche
Aufgabe wie die Vorgabe der Fibu, allerdings sind die Vorgaben auf die Eingabefelder der
Monate Januar bis Dezember beschränkt.
89
Extra Ansichten der Kostenstellen
Funktionsweise dieser Schaltfläche wird im Kapitel Extra-Ansicht( siehe S. 40)
beschrieben.
Mit Hilfe der Extra Ansichten können Sie sich schnell weitere Informationen zu der jeweils
markierten Kostenstelle aufrufen, ohne den Stammdatenbereich der Kostenstellen
verlassen zu müssen. Zum gezielten Öffnen einer Extra Ansicht verwenden Sie bitte den
schwarzen Pfeil innerhalb der Schaltfläche.
der Extra
Ansicht wählen.
Umsatz Kostenstelle
Nur in der Finanz- und Lohnbuchhaltung können die Umsatzdaten der Kostenstellen in
dieser Extra Ansicht dargestellt werden.
Die Umsatzwerte der selektierten Kostenstelle werden mit kumulierten Monatswerten
Wenn für die Kostenstelle im ausgewählten Jahr Umsätze vorhanden sind, so wird die
Schaltflächen
Umsätze als
•
•
•
•
Tabelle
Grafik: Kuchen
Entscheiden Sie sich für die tabellarische Darstellung, erhalten Sie die drei Angaben über
Kosten, Leistung und Saldo nebeneinander dargestellt.
90
die Grafik zur Weiterverarbeitung, bspw. in eine Präsentation oder ein Textverarbeitungsbzw. Grafikprogramm übergeben können.
Information
Ist im selektierten Kostenstellendatensatz über den Register "Info" im Feld Information
ein Eintrag hinterlegt, wird dieser hier angezeigt.
Kalender( siehe S. 92)
Die für diesen Kostenstellendatensatz angelegten Kalendereinträge werden angezeigt.
Schaltflächen der Kostenstellenverwaltung
Die Funktion der im Stammdatenbereich der Kostenstellen verfügbaren Schaltflächen
"NEU", "KOPIEREN", "ÄNDERN", "LÖSCHEN" und "HILFE" werden an dieser Stelle nicht
mehr beschrieben, da die ausführliche Erläuterung im Kapitel Stammdatenübergreifende
Schaltflächen( siehe S. 32) zu finden ist und die Arbeitsweise identisch bleibt. Das
gleiche gilt für den Aufruf des Druckmenüs. Die Arbeitsweise für die Schaltfläche
"KOMMUNIKATION" lesen Sie bei Bedarf bitte in dem Kapitel Adressen - Schaltflächen im
modulübergreifenden Teil dieses Handbuchs nach.
Beschränken wir uns auf die Funktionalitäten, die in den Kostenstellendaten neu
hinzugekommen sind bzw. deren Funktion sich verändert hat.
Standardfunktionen der Kostenstellenverwaltung, womit ein alternativer Aufruf der
OPTIONEN
• Parameter ...
aufrufen.
Parameter
91
die Kostenstellendaten aufrufen zu können. Es ist nicht notwendig, zuerst die
Parameterübersicht zu öffnen und danach die Kostenstellenparameter auszuwählen, da
diese beim Aufruf aus der Kostenstellenübersicht bereits selektiert sind.
Bereich löschen
Beachten Sie:
Legen Sie zuerst die Sortierreihenfolge der Kostenstellen fest und tragen Sie danach den
Start- und Endwert des Bereichs ein. Bei der Eingabe des Start- und Endwerts können Sie
durch einen Mausklick auf das Lupensymbol die Suchfunktion zur Unterstützung
heranziehen.
Maske erreichen.
Schaltfläche "FERTIGSTELLEN" wird der Löschvorgang endgültig durchgeführt.
Wenn Sie diese Option aktivieren, können Sie mit dem Mauszeiger ein geteiltes Fenster,
wie. z.B. bei den Extra Ansichten, einfacher platzieren, um die Fensteraufteilung zu
verändern.
Kalender
Wann immer ein bevorstehendes Ereignis zeitlich verwaltet werden soll, ist der Kalender
in der Software der richtige Ort dafür. Besuchstermine, im Haus oder vor Ort bei Kunden,
zu erledigende Anrufe oder Abwesenheitszeiten von Mitarbeitern, alle Termine werden
übersichtlich in grafischer Form dargestellt und befinden sich im direkten Zugriff.
Sie erreichen den Kalender im Bereich MEINE FIRMA( siehe S. 29) der Bereichsleiste
durch Betätigen der Schaltfläche
Die zeitlichen Ereignisse werden in drei Kategorien unterschieden:
92
• Aufgabe: bis zu einem bestimmten Zeitpunkt muss eine Arbeit fertiggestellt sein.
• Termin: ist eine Vorgabe für einen bestimmten Zeitpunkt.
• Wiedervorlage: ab einem bestimmten Zeitpunkt soll eine Aufgabe in einem
festgelegten Zeitraum erledigt werden.
Alle Kalendereinträge werden übersichtlich in grafischer Form dargestellt. Die Darstellung
der Übersicht ist vertikal zweigeteilt:
In der linken Hälfte befindet sich das sog. "Kalender-Control", die Zeitplanung, in der die
eingetragenen Termine gespeichert werden.
In der rechten oberen Hälfte befindet sich der sog. "Datums-Navigator", in dem der
angezeigte Tag bzw. die angezeigte Woche hervorgehoben werden.
Die in den Parametern( siehe S. 261) hinterlegten Arbeitszeiten werden ausgewertet um
die Arbeitszeit und die Arbeitstage farblich zu kennzeichnen. Die Farbe der Markierung
von Nebenzeit und Arbeitszeit ist über den Menüpunkt ANSICHT - VORGABEN - Register
"Vorgaben( siehe S. 286)" einstellbar. Bei der Darstellung mehrere Tage, wird immer die
kleinste bzw. größte Arbeitszeit im betrachteten Zeitraum benutzt.
In der Hauptmaske der Terminverwaltung sehen Sie rechts, unterhalb
Datumsnavigators ein weiteres Datenfeld zum Editieren der Kalenderinformation.
des
Verfügt der Kalendereintrag über einen Eintrag im Informationsfeld, wird dieser Eintrag
hier dargestellt.
Die Information kann über die Schaltfläche
direkt bearbeitet werden. Bestätigen Sie die Eingabe mit dem Button
werden Ihre Änderungen übernommen und im Termin gespeichert, während die Auswahl
93
der Schaltfläche
die Änderungen verwirft und den ursprünglichen Zustand des Eintrags wieder herstellt.
Schaltfläche AKTUELLES DATUM
Betätigen Sie diese Schaltfläche, wird das aktuelle Tagesdatum im Kalendarium
ausgewählt und die zugehörigen Termineinträge werden angezeigt.
Schaltfläche DRUCKEN
Im Register "Liste" können Sie Listen Ihrer Kalendereinträge drucken. Sie haben für die
Sortierung und Eingrenzung des Bereichs der Drucke auch die Option "nach dem
Startdatum des Kalendereintrag" als Auswahlmöglichkeit.
Die Register des Kalender-Control
Über Register können Sie zwischen den Ansichten Arbeitswoche, Tages-, Wochen-,
Monatsansicht oder einer tabellarischen Übersicht wählen. Termine über mehr als einen
Tag werden im Kalender in der Tages-, Wochen- und Monatsansicht entsprechend über
den Zeitabschnitt dargestellt. In der Tagesansicht stehen diese Termine oberhalb der
Zeitleiste.
In der Tages-, Wochen- und Monatsansicht werden nur die Kalendereinträge
dargestellt, die als Termin angelegt wurden.
Über das Register "Kalender Übersicht" werden neben den Terminen auch die Aufgaben
und Wiedervorlagen angezeigt.
Hier können Sie sich alle erstellten Kalendereinträge anzeigen lassen oder eine Auswahl
nach bestimmten Kriterien treffen. Es besteht die Möglichkeit, die Anzeige nach dem
Bereich, der Terminart oder für einen bestimmten Benutzer einzugrenzen.
Bereits erstellte Kalendereinträge können hier geändert oder aktualisiert werden. Es
können aber auch neue Einträge hinzugefügt werden.
Erfassen von Terminen
Terminart
Aus der Listbox wählen Sie aus, ob es sich bei der Neuanlage des Kalendereintrags um
eine Aufgabe, einen Termin oder eine Wiedervorlage handelt.
Wichtigkeit
94
Hiermit weisen Sie Ihrem Kalendereintrag eine Priorität zu. Sie haben die Wahl zwischen
den drei Möglichkeiten:
• Niedrig
• Normal
• Hoch
Das zur Prioritätsstufe gehörende Symbol wird in den Übersichten mit angezeigt, so dass
eine sofortige Unterscheidung möglich ist.
Bearbeiter (Benutzer)
Termine gelten nicht immer für den Benutzer, der sie erzeugt. Mit Angabe des Benutzers,
der natürlich in der Anwendung angelegt sein muss, können Sie den Termin einem
Mitarbeiter zuweisen. Die Angabe kann natürlich auch leer bleiben.
Privat
Ein als privat gekennzeichneter Termin ist für die anderen Benutzer nicht sichtbar,
aktivieren Sie diese Option, kann auch kein anderer Benutzer mehr ausgewählt werden.
Selbst wenn vorher ein anderer Benutzer bestimmt war, wird immer der aktuell
angemeldete Benutzer eingetragen.
Kurzinformation
Die Kurzbezeichnung beschreibt den Kalendereintrag. Der Inhalt dieses Feldes wird Ihnen
in den Übersichten angezeigt. Aus einer Listbox können in den Parametern vordefinierte
Einträge ausgewählt werden. Natürlich können Sie die Kurzbezeichnung auch frei
eingeben.
Startdatum
Mit Datum und Uhrzeit wird der Beginn des Ereignisses angegeben.
Enddatum
Mit Datum und Uhrzeit wird das Ende des Ereignisses angegeben.
Erinnerung
Möchten Sie eine Erinnerung für einen Eintrag erhalten, aktivieren Sie diese Option.
Geben Sie den Zeitpunkt an, wie lange vor dem Startzeitpunkt des Termins die
Erinnerung erfolgen soll. Sobald der Zeitpunkt für die Erinnerung eingetreten ist, werden
Sie durch eine Kalendermeldung an den Eintrag erinnert.
Beschriftung
Um den Kalendereintrag in der Übersicht farblich zu kennzeichnen, stehen Ihnen in
diesem Listenfeld eine Auswahl von Farben für die Füllfarbe des Eintrags zur Verfügung.
Anzeigen als
Um den Rand des Kalendereintrags in der Übersicht farblich zu kennzeichnen, stehen
Ihnen in diesem Listenfeld eine Auswahl von Farben für den Rahmen des Eintrags zur
95
Verfügung.
Ganztägig
Aktivieren Sie dieses Kennzeichen, um einen ganztägigen Termin zu erfassen.
Serientermin
Aktivieren Sie dieses Kennzeichen, um einen Serientermin zu erfassen.
Banking - OP-Verwaltung
Allgemeines zur OP-Verwaltung
Die Verwaltung der Offenen Posten erreichen Sie über den Bereich BANKING( siehe S.
31) der Bereichsleiste, indem Sie die Schaltfläche
betätigen bzw. über die jeweiligen Links in den entsprechenden Prozessschaubildern(
siehe S. 46).
Die Offene Posten Verwaltung beinhaltet sowohl Debitoren OP’s als auch Kreditoren
OP's. Die Verwaltung von Offenen Posten mit Soll- und Haben-Stellung erfolgt somit
gemeinsam in einer Übersicht. Von hier aus erfolgt der OP-Ausgleich und Sie bearbeiten
den Zahlungsverkehr bzw. den Datenträgeraustausch. Auch das Mahnwesen wird von
dieser Übersicht aus durchgeführt.
Offene Posten können entweder automatisch, durch Abarbeiten des Vorgangsparameters
"In OP-Liste eintragen" im Auftrag, durch einen Geschäftsvorfall in der Fibu oder manuell
erstellt werden. Auch die nachträgliche Änderung von Offenen Posten ist möglich. Achten
Sie hierbei darauf, dass ein Doppelklick auf den Tabelleneintrag nicht den Ändern-Modus
sondern den Ausgleich eines Offenen Posten bewirkt.
Beispiele für verschiedene Abläufe aufgrund verschiedener Parametrisierungen finden Sie
im Kapitel Banking( siehe S. 103) .
Die Offenen Posten Ihres Systems werden wie die Stammdaten( siehe S. 406) in einer
Tabellenansicht dargestellt. Eine Besonderheit besteht darin, dass farbliche
Unterscheidungen der jeweiligen Typen von Offenen Posten vorgenommen werden. Die
Farben bedeuten:
•
•
•
•
Schwarz - Regulärer OP, noch nicht zur Mahnung fällig
Grau - OP, dessen Buchungsdatum in der Zukunft liegt (z.B. Ratenzahlung)
Orange - OP, dessen Mahndatum überschritten ist
Rot - OP, der mit dem Kennzeichen „Mahnbescheid“ versehen ist
Zusätzlich verfügt die Übersichtsmaske über die Spalte „Info“, in der Besonderheiten der
Offenen Posten durch Symbole gekennzeichnet werden.
Zuerst ist hier das Geldsymbol zu nennen:
96
Wurde ein Offener Posten bereits mit einem Teilbetrag ausgeglichen, erkennen Sie an
diesem Symbol, dass der angezeigte Betrag nur noch einen Teilbetrag des ursprünglichen
OP darstellt.
Das zweite Symbol in dieser Infospalte bezieht sich auf die Finanzbuchhaltung. Besteht
nämlich bereits ein noch nicht verbuchter Buchungssatz zu diesem Offenen Posten,
erscheint in der Spalte „Info“ das Symbol eines weißen „B“ im schwarzen Kreis:
Sie erkennen hieran, dass mit einem bereits bestehenden Buchungssatz ein teilweiser
oder vollständiger Ausgleich des OP erfolgt, sobald die Buchung ausgeführt wird.
Wurde für den Offenen Posten bereits ein Datensatz im Zahlungsverkehr erstellt, ist der
OP mit dem Symbol einer Kreditkarte
versehen.
Erfassungsmaske der Offenen Posten
Die Erfassungsmaske der Offenen Posten ist durch eine Registerleiste horizontal
zweigeteilt. Der Inhalt des oberen Teils bezieht sich auf allgemeine Angaben zum OP und
bleibt in allen drei Registern gleich.
Die Felder "Adressnummer", "Belegnummer", "Auftragsnummer" und "Text" spezifizieren
den Beleg, auf dessen Grundlage der OP basiert.
Das Buchungsdatum gibt an, wann der Beleg gebucht wurde.
Die Mahnstufe gibt an, ob bzw. wie oft ein Offener Posten bereits gemahnt wurde.
Mahnstufe Null bedeutet dabei, dass noch keine Mahnung erstellt wurde. Der Eintrag wird
jeweils beim Erstellen einer Mahnung (ausgenommen Bildschirmdruck) erhöht.
Nächste Mahnung gibt das Fälligkeitsdatum an. Wurde der OP bis zu diesem Datum nicht
beglichen, ist er im nächsten Mahnlauf mit enthalten.
Register "Beträge / Kurs / Mahnung"
Der Rechnungsbetrag und die Währung werden aus dem Beleg übernommen. Zusätzlich
wird der skontofähige Betrag ausgewiesen, der durch Faktura von nicht skontofähigen
Positionen (häufig sind Dienstleistungen oder Frachten nicht skontoabzugsberechtigt) vom
Rechnungsbetrag abweichen kann.
Der bezahlte Betrag kann nicht editiert werden. Dieser Wert stammt aus dem teilweisen
Ausgleich eines Offenen Posten und wird an dieser Stelle ausgewiesen. Aus der Differenz
97
zwischen Rechnungsbetrag und eventuell bereits geleisteter Zahlungen, errechnet sich
der offene Betrag, der die Restforderung beziffert. Weiterhin wird durch die beiden
Radio-Buttons "Soll" und "Haben" angegeben, ob es sich bei dem OP um eine Forderung
oder eine Verbindlichkeit handelt. Sie erinnern sich – auch Kreditoren OP’s werden hier
verwaltet.
Mahnbescheid / Inkasso( siehe S. 297)
Schließlich beinhaltet diese Seite noch das Kennzeichen, ob für den OP bereits ein
Mahnbescheid gestellt wurde und das Datum, wann das Mahnverfahren eingeleitet wurde.
Ein derart gekennzeichneter OP wird in den Mahnungen nicht mehr berücksichtigt
Weitere Informationen zu diesem Bereich entnehmen Sie bitte dem Kapitel Inkasso(
siehe S. 297) im Anhang des modulübergreifenden Teiles.
Register "Bank / Zahlungsbedingungen"
Die Angabe von Zahlungsart und Bankverbindung bezieht sich hierbei auf die
Bankverbindung des Kunden bzw. Lieferanten, während sich der Eintrag der Hausbank
eine Ihrer eigenen Bankverbindungen ist, die Sie in den Mandantenstammdaten
eingetragen haben. Die Zahlungsart können Sie dabei aus einer Auswahlbox mit
folgenden Möglichkeiten auswählen:
•
•
•
•
•
•
•
•
Scheck
Überweisung
Lastschrift / Überweisung
Abbuchungsauftrag / Überweisung
Bar
Über DTA
Über DTA (Abbuchungsvollmacht)
Über Kreditkarte
Der mittlere Teil der Maske bezieht sich auf die Zahlungsbedingung, die diesem Offenen
Posten zugeordnet ist. Sie haben hier die gleichen Auswahlmöglichkeiten, wie in der
Anlage der Adressen bereits ausführlich erläutert. Wurde der OP aus einem Vorgang
heraus erzeugt, werden hier natürlich die in der Vorgangsadresse verwendeten
Einstellungen übernommen.
Das Kennzeichen "Zahlungsverkehr wurde erstellt" zeigt an, dass der Offene Posten
bereits im Zahlungsverkehrsmodul bearbeitet wurde. Damit können beispielsweise
Doppelzahlungen vermieden werden. Die Erstellung des Zahlungsverkehrs bewirkt
allerdings noch keinen OP-Ausgleich. Da dieser erst bei Zahlungsein- oder -ausgang
erfolgt, wird hierdurch der zu erwartende Geldfluss gekennzeichnet.
Register "Info"
Hier handelt es sich um ein Eingabefeld mit der Möglichkeit zur Eingabe von formatiertem
Text. Es dient der Aufnahme beliebiger Informationen, die Sie dem Konto hinterlegen
möchten.
Ergänzt wird die Maske mit Angaben über das Erstellungsdatum, das letzte
98
Änderungsdatum und die Angabe über den Benutzer, der den Kontoeintrag erzeugt bzw.
zuletzt geändert hat.
Ausgleich eines Offenen Posten
Der Ausgleich eines Offenen Posten erfolgt entweder durch Betätigen der Schaltfläche
AUSGLEICHEN oder durch einen Doppelklick mit der linken Maustaste auf den
entsprechenden OP-Eintrag. In beiden Fällen öffnen Sie eine weitere Maske, in welcher
der Ausgleich vorgenommen wird.
Adressnummer und Belegnummer des OP werden im oberen Bereich der Maske
dargestellt, können an dieser Stelle allerdings nicht geändert werden.
Im mit dem Begriff "Offene Posten" überschriebenen Bereich tragen Sie zuerst das
Buchungsdatum des OP-Ausgleichs ein. Die Vorgabe wird immer das aktuelle
Mandantendatum sein. Das Anzeigefeld "Offener Betrag" beinhaltet die OP-Summe. Der
Ausgleichsbetrag wird mit dem offenen Betrag vorbelegt.
Die Schaltfläche VOLLER BETRAG setzt den Ausgleichsbetrag auf den vollen Betrag des
Offenen Posten.
Im Feld "Zahlungsart" können Sie aus einer Auswahlliste die Art des Geldtransfers
wählen. Zur Verfügung stehen die gleichen Möglichkeiten, wie in der Erfassungsmaske
des OP bereits beschrieben.
Durch die Checkbox "Vorgabe Buchungssatz erstellen" generieren Sie einen
Buchungssatz im durch die OP-Parameter definierten Format. Die erstellten
Buchungssätze können im Bereich "Abrechnung" im Menüpunkt "Auftrag Buchungen"
eingesehen und verändert werden.
Weitere Möglichkeiten zur Dateneingabe bzw. Datenauswahl stehen Ihnen für Ihre
Hausbank, sowie die Bankverbindung des Kunden oder Lieferanten zur Verfügung.
Drucken (Offene Posten, Mahnungen)
Über die Schaltfläche DRUCKEN stehen Ihnen über das erste Register "Liste" zwei
verschiedenen Listendrucke für die Offenen Posten zur Verfügung.
Über den Register "Mahnungen" im Druckmenü der Offenen Posten steht Ihnen das
Mahnwesen zur Verfügung.
Dabei können Sie zwischen drei verschiedenen Drucklayouts wählen, welche sich nur von
der Optik her unterscheiden. Ob ein Kunde in den Mahnlauf einbezogen wird, legt man
über dessen Stammdatensatz über das Register "Bank / Zahlungsmodalität" mit der
Option "bekommt Mahnung" fest.
Über die Eigenschaften des Druckes können Sie festlegen, ob der Mahnlauf für alle
Kunden erfolgen soll oder nur für einen ausgewählten Kunden bzw. Kundenkreis. Für die
Einschränkung stehen Ihnen verschiedene Sortierkriterien zur Verfügung. Auf zwei
wichtige Optionen im Druckmenü sei hier noch einmal besonders hingewiesen. Zum einen
99
auf die Vorgabe des Mahndatums. Es wird immer das Arbeitsdatum des Mandanten
angeboten, welches natürlich spezifisch abgeändert werden kann. Die Option "Mahnstufe
nach dem Ausdruck hochzählen" sollte beim Druck der Mahnungen immer aktiv sein,
damit nach der Ausgabe der Mahnungen die nächste Mahnstufe und das nächste
Mahndatum automatisch gesetzt werden kann.
Offene Posten History:
Die Scheckeinreicherliste ist ebenfalls im Druckmenü der OP-History verfügbar.
Zunächst können mit eingegangenen Schecks die Offenen Posten der Reihe nach
ausgeglichen werden. Danach erstellen Sie sich die Einreicherliste bequem aus diesem
Programmteil heraus und reichen diese zusammen mit den Schecks bei Ihrer Hausbank
ein.
Rufen Sie die Eigenschaften dieses Druckes auf, stehen Ihnen im ersten Register
"AUSWAHL" zwei nützliche Funktionen für den Druck der Liste zur Verfügung.
Mit den beiden ersten Angaben können Sie den Zeitraum eingrenzen. Schecks mit einem
älteren als dem angegebenen Datum werden im Druck nicht berücksichtigt.
Weiterhin können Sie die entsprechende Hausbank Ihrer Firma auswählen, die Sie in den
Mandantenstammdaten angelegt haben.
Auch beim Druck der Scheckeinreicherliste besteht wie im OP-Ausgleich die Möglichkeit,
Buchungen auf Grundlage der in den OP-Parametern getroffenen Layouteinstellungen zu
erzeugen. Sie müssen dazu lediglich im zweiten Register "OPTIONEN" die Checkbox
"Vorgabebuchungen erstellen" aktivieren.
OP-Summen Assistent
Eine weitere Funktion der OP-Verwaltung erreichen Sie über die Schaltfläche OP-SUMME
ASSISTENT. Sie rufen mit ihr einen Assistenten zur Ermittlung von Summenwerten der
Offenen Posten auf.
In der ersten Maske legen Sie fest, nach welchem Schema die Summen ermittelt werden
sollen und ob Zahlungsein- und ausgänge in der Summenbildung berücksichtigt werden
sollen.
Die zweite Maske bietet die Möglichkeit, die Auswertung auf einen bestimmten Bereich
der OP-Verwaltung einzugrenzen. Ihnen stehen hier mehrere Filter zur Verfügung.
Sie können hier die Auswertung auf einen bestimmten Bereich begrenzen. Hierzu wählen
Sie die primäre Sortierung und geben den Start- und Endwert an. Außerdem werden
Ihnen die in der Adressverwaltung verfügbaren Statuseinträge angezeigt, die Sie mittels
Aktivierung der Checkbox noch weiter eingrenzen können.
Damit wird es möglich, die Auswertung beispielsweise nur auf einen definierten
Adressnummernbereich und zusätzlich nur die mit einem bestimmten Statuskennzeichen
versehenen Einträge zu berücksichtigen.
In der abschließenden Maske werden die ermittelten Summen in tabellarischer Form,
nach Datumsbereichen aufgeteilt, angezeigt.
100
Nachfolgend die Erläuterung, was bei welchem Schema für die Auswertung zu
Grunde gelegt wird:
Nach Mahnstufen:
Für diese Auswertung werden nur die Mahnstufen zu Grunde gelegt, welche die OP zum
Zeitpunkt der Auswertung haben.
Die Tabellenansicht unterteilt sich in: Mahnstufe und Betrag
Beispiel: Adresse 10000; MSt 0; Rg.-Betr.: 1.000,00 EUR
--> Ausweisung bei Mahnstufe 0 Betrag 1.000,00 EUR
Nach Mahnstufen aufgrund des Datums:
Für dieses Schema wird die Mahnstufe und das Mahndatum berücksichtigt. Ist z.B. ein OP
mit Mahnstufe 1 laut Mahndatum zur Mahnung fällig, wird er in dieser Auswertung unter
Mahnstufe 2 ausgewiesen.
Die Tabellenansicht unterteilt sich in: Mahnstufe und Betrag
Beispiel: Adresse 10000; MSt 1; Rg.-Betr.: 1.000,00 EUR
--> Ausweisung bei Mahnstufe 2 Betrag 1.000,00 EUR
Überfällige Offene Posten:
Es werden alle Offenen Posten, welche ein älteres oder gleiches Buchungsdatum wie das
aktuelle Arbeitsdatum haben, ausgewiesen.
Die Tabellenansicht unterteilt sich in: älter als; bis vor Tage und Betrag (Die Spalte bis vor
Tage wird aufgrund der Mahnparameter z.B. mit 14, 28, 42 gefüllt)
Maßgebend für die Berechnung hier ist das aktuelle Arbeitsdatum des Mandanten und
das Rechnungsdatum.
Beispiel:
Rechnungsdatum 01.08.02 akt. Arbeitsdatum 10.08.02 --> Ausweisung des Wertes älter
als 0 bis vor Tagen 14
Rechnungsdatum 01.08.02 akt. Arbeitsdatum 15.08.02 --> Ausweisung des Wertes älter
als 15 bis vor Tagen 28
Überfällige Offene Posten unter Berücksichtigung der Nettotage:
Auswertung erfolgt auf der Basis der hinterlegten Nettotage im Offenen Posten.
Die Tabellenansicht unterteilt sich in: älter als; bis vor Tage und Betrag (Die Spalte bis vor
Tage wird aufgrund der Mahnparameter z.B. mit 14, 28, 42 gefüllt)
Maßgebend für die Berechnung hier ist das aktuelle Arbeitsdatum des Mandanten, das
Rechnungsdatum sowie die hinterlegten Nettotage. Hierbei wird die Differenz
Rechnungsdatum und akt. Arbeitsdatum errechnet und die Nettotage addiert.
Beispiel:
101
Rechnungsdatum 01.08.02 akt. Arbeitsdatum 10.08.02 netto Tage 5 --> Ausweisung des
Wertes älter als 0 bis vor Tagen 14
Berechnung: 10 Tg - 1 Tg = 9 Tg + 5 nTg = 14 Tg
Rechnungsdatum 01.08.02 akt. Arbeitsdatum 15.08.02 netto Tage 6 --> Ausweisung des
Wertes älter als 15 bis vor Tagen 28
Berechnung: 10 Tg - 1 Tg = 9 Tg + 6 nTg = 15 Tg
Zu erwartende Offene Posten:
Liegt das Buchungsdatum eine Offenen Posten nach dem aktuellen Arbeitsdatum, ist es
ein zu erwartenden Offener Posten.
History Offene Posten
Der Auftrag und die Fibu stellt Ihnen hierzu eine Offene Posten History zur Verfügung, in
der sämtliche Veränderungen eines Offenen Posten protokolliert werden. Sobald eine
Veränderung eintritt, wird eine Kopie des Datensatzes in der OP-History erzeugt und die
Veränderung eingetragen. Hierbei ist es unerheblich, ob die Veränderung manuell im
Datensatz des Offenen Posten eingetragen wird, ob ein teilweiser Ausgleich erfolgt oder
ob der OP vollständig beglichen wird. Beachten Sie hierbei, dass bereits das Schließen
eines Offenen Posten Datensatzes mit der Schaltfläche „OK“ als Änderung protokolliert
wird.
Mit Hilfe dieser Protokolldatenbank wird das Nachvollziehen bei eventuell auftretenden
Fragen in Zusammenhang mit einem Offenen Posten wesentlich erleichtert.
Sollte es notwendig werden, einen bereits in Ihrer Datenbank ausgeglichenen Offenen
Posten wieder herzustellen, denken Sie beispielsweise an nicht eingelöste Schecks, lässt
sich der vollständige Datensatz mit der Schaltfläche IN ÜBERSICHT KOPIEREN auf
einfachste Art wieder rekonstruieren und erneut in die Verwaltung aufnehmen.
Über die Schaltfläche EINTRAG STORNIEREN kann zu einem OP immer nur der letzte
Eintrag wieder rückgängig gemacht (storniert) werden. Versuchen Sie dennoch einen
anderen OP-History Eintrag zu stornieren, erscheint folgende Meldung:
Beachten Sie:
Es wurde nicht der letzte Ausgleichsatz gewählt.
Nur der letzte Ausgleich kann storniert werden.
So kann z.B. der Ausgleich eines OP, der versehentlich durchgeführt wurde, wieder
rückgängig gemacht werden.
Extra Ansichten der OP-Verwaltung
In der OP-Verwaltung stehen Ihnen über die Schaltfläche EXTRA-ANSICHT diese
zusätzlichen Informationen zur Verfügung:
Schaltfläche INFORMATION
102
Sind Ihren Offenen Posten Info-Einträge hinterlegt, können Sie diese in dieser Extra
Ansicht einsehen.
Schaltfläche OFFENE POSTEN
In dieser Extra Ansicht werden alle Offenen Posten angezeigt, welche für die Adresse des
selektierten Datensatzes in der OP Übersicht existieren. Zusätzlich werden alle Einträge
der OP History zu dieser Adresse angezeigt.
Über die Extra-Ansicht sind zusätzlich folgende Einträge aufrufbar:
• History
Banking
Der Bereich Banking gliedert sich in die Bereiche
Offene Posten( siehe S. 96)
Zahlungsverkehr( siehe S. 114)
Kontoauszüge( siehe S. 120)
Zuordnungen (Zahlungsverkehreingang)( siehe S. 122)
Im Bereich Offene Posten( siehe S. 96) werden die Offenen Posten erstellt, verwaltet,
ausgeglichen, Mahnungen( siehe S. 99) erstellt etc. Das Erstellen der Offenen Posten
erfolgt in der Regel automatisch (siehe Allgemeines zur OP-Verwaltung( siehe S. 96) ).
Im Bereich Zahlungsverkehr( siehe S. 114) werden die Zahlungsverkehrsdatensätze
erstellt - entweder als Folge des manuellen Ausgleichs( siehe S. 99) einzelner
OP-Datensätze oder durch den Assistent-OP( siehe S. 116) (je nach Parametrisierung(
siehe S. 233)).
Zahlungsverkehrsdatensätze dienen der Übertragung der ein- und ausgehenden
Zahlungen aus dem Programm heraus an die Bank oder eine Online-Banking-Software.
Im Bereich Kontoauszüge( siehe S. 120) werden Zu- und Abgänge auf dem Konto sowie
die Salden dargestellt und über die Schaltfläche ONLINE AKTUALISIEREN( siehe S.
120) können diese Daten von einem für den Online-Zugriff eingerichteten Konto abgerufen
werden.
Im Bereich (Buchungs( siehe S. 122)-)Zuordnungen( siehe S. 122) befindet sich der
Zahlungsverkehreingang, d.h. die eingehenden Datensätze der Zahlungsein- oder
-ausgänge. Sie können außer einem Datenimport auch Daten aus den Kontobewegungen
einlesen( siehe S. 123). Hier erfolgt auch die Zuordnung der Zahlungen( siehe S. 124)
zu den Offenen Posten( siehe S. 96).
Banking Ablaufbeschreibung
Durch entsprechende Parametrisierung können Sie den Grad der Automatisierung bei der
Verarbeitung der Zahlungen weitgehend an Ihre Anforderungen anpassen.
103
Folgende Möglichkeiten bestehen (die dargestellten Szenarien sind lediglich ein Beispiel,
um die vielfältigen Variationen verschiedener Arbeitsweisen veranschaulichen zu können):
A) Assistentengesteuerte automatische Verarbeitung der Zahlungen/ Verwaltung
der Kontoauszüge innerhalb der Software:
1. Sie erfassen im Auftragsmodul Rechnungen und/ oder Eingangsrechnungen.
2. Aufgrund der Vorgangsbuchungsparameter( siehe S. 214) werden Offene Posten(
siehe S. 96) erstellt.
3. Im Bereich Zahlungsverkehr( siehe S. 114) erstellen Sie mit Hilfe des ASSISTENT
OP( siehe S. 118) Datensätze der zur Zahlung fälligen OP's (Zahlungen z.B. an Ihre
Lieferanten) und der einzuziehenden OP's (Lastschriften von Ihren Kunden).
4. Sie übertragen diese Daten( siehe S. 119) an Ihre Bank. Sie haben dazu ein oder
mehrere Konten bei Ihrer Bank für den Online-Zugriff eingerichtet.
5. Sie rufen online von Ihren Konten Bewegungsdaten ab( siehe S. 120), die ins
Programm in den Bereich Kontoauszüge( siehe S. 120) eingelesen werden.
6. Sie lesen die Daten in die Buchungszuordnungen ein( siehe S. 123) und weisen
aufgrund der Angaben im Verwendungszweck die Zahlungen Ihren OP zu( siehe S.
124) .
7. OP, die zugewiesen werden konnten, werden assistentengesteuert automatisch
ausgeglichen( siehe S. 125) und/ oder ein Buchungssatz im Modul FiBu wird erstellt.
B) Assistentengesteuerte automatische Verarbeitung der Zahlungen/ Verwendung
des DTA-Datenträgertausch:
Bei dem unter A) beschriebenen Ablauf werden in den Schritten A4) und A5) die Daten
nicht online übermittelt, sondern die Daten werden mit einer DTA-Diskette( siehe S. 118)
ausgetauscht.
C) Assistentengesteuerte automatische Verarbeitung der Zahlungen/ Verwendung
einer externen Online-Banking-Software:
Bei dem unter A) beschriebenen Ablauf werden in den Schritten A4) und A5) die Daten
nicht online übermittelt. Stattdessen erstellen Sie eine DTA-Datei( siehe S. 118), die Sie
lokal abspeichern, um diese Daten in eine Online-Banking-Software einzulesen.
Sie verwenden also nicht den Bereich Kontoauszüge im Programm, denn die Übermittlung
der Daten an die Bank, das Abrufen und Anzeigen der Bewegungen übernimmt die
Online-Banking-Software.
Wenn Sie aus der Online-Banking-Software ebenfalls DTA-Dateien erstellen können, so
können Sie diese in Ihre Warenwirtschaft einlesen( siehe S. 123) (Schritte A5) und
folgende).
D) Manuelle Verarbeitung der Zahlungen:
1.
2.
3.
4.
Sie erfassen im Auftragsmodul Rechnungen und/ oder Eingangsrechnungen.
Aufgrund der Vorgangsbuchungsparameter werden Offene Posten erstellt.
Kontoauszüge liegen Ihnen in Papierform vor.
Sie vergleichen die Zahlungen auf den Kontoauszügen mit den Offenen Posten(
104
siehe S. 96) der Rechnungen und führen den Ausgleich über die Schaltfläche
AUSGLEICHEN( siehe S. 99) durch bzw. alternativ, indem Sie im Modul FiBu in den
Geschäftsvorfällen einen Buchungssatz erfassen.
5. Den Bereich Zahlungsverkehr( siehe S. 114) könnten Sie nutzen, um für Zahlungen
an die Lieferanten die Überweisungsträger auszufüllen und zu drucken( siehe S.
118) .
Banking - Vorbereitende Einrichtung
Um Zahlungsverkehr-Datensätze( siehe S. 114) online buchen zu können, bzw. um
Konten in den Kontoauszügen( siehe S. 120) online aktualisieren zu können, müssen die
folgenden Voraussetzungen erfüllt sein:
• Im Mandanten( siehe S. 133) müssen die Bankverbindungen eingerichtet sein für
den Onlinezugriff.
• Die Schnittstelle LetsTrade( siehe S. 105) muss auf dem Rechner installiert sein, der
die Kontenabfrage durchführt.
• microsoft .NET1.1. Muss installiert sein (vgl. Letstrade-Schnittstelle - technische
Hinweise( siehe S. 105) )
• Über das Menü Bearbeiten – Parameter – Abrechnung - Zahlungsverkehr
Parameter( siehe S. 248) müssen die Zahlarten gekennzeichnet sein, die online
aktualisiert werden sollen.
LetsTrade-Schnittstelle
Online übertragen bzw. online aktualisieren von Zahlungen steht Ihnen im
Zahlungsverkehrseingang( siehe S. 122) im Importassistenten( siehe S. 123) zur
Verfügung und im Bereich Kontoauszüge( siehe S. 120).
Bevor Sie diese Funktionen nutzen können, muss die Schnittstelle LetsTrade installiert(
siehe S. 105) und auf dem Rechner eingerichtet werden, mit dem die Kontendaten
abgefragt werden sollen.
Installation (LetsTrade-Schnittstelle)
Standardmäßig wird die Schnittstelle LetsTrade bereits bei der Installation des
Programmes mit installiert. Zu diesem Zeitpunkt erfolgt keine Installation von microsoft.Net
1.1. Letzteres wird benötigt wenn eine sog. Screenparsingbank (Bank deren Zugang nicht
über Hbci möglich ist) angesprochen wird. Bei Bedarf installieren Sie daher manuell die
„LetsTrade-Web_Komponenten.exe“ aus dem CD Verzeichnis „\Bonus\LetsTrade“.
Bei der ersten Kontenabfrage werden die in der Systemsteuerung vorgenommenen
Einstellungen angezeigt bzw. der Dialog zur Einrichtung wird durchlaufen. Anschließend
nicht mehr, d.h. Änderungen können dann nur noch in der Windows-Systemsteuerung
vorgenommen werden.
Die technischen Vorgaben der Banken/ Rechenzentren werden von LetsTrade selbständig
aktualisiert beim Abruf der Konten aktualisiert.
LetsTrade-Schnittstelle - technische Hinweise
Eine Internetverbindung ist Voraussetzung für den Abgleich der Konten mit Letstrade.
Ebenso muss auf dem Rechner für einige Screenparsing Banken (Banken deren Zugang
105
nicht über Hbci möglich ist) microsoft.NET 1.1 installiert sein. Sie können mit Hilfe des
Windows Explorers überprüfen, ob eine .NET1.1-Version installiert ist:
Im Verzeichnis C:\WINDOWS\Microsoft.NET\Framework muss der Ordner v1.1.4322
vorhanden sein.
Ist keine bzw. eine ältere .NET-Version vorhanden, so wird dies zu Fehlermeldungen
führen. Wird NET 1.1 benötigt, muss die Installation manuell erfolgen
(„LetsTrade-Web_Komponenten.exe“ aus dem CD Verzeichnis „\Bonus\LetsTrade“).
Die
Parameter
der
Bankverbindung
werden
im
C:\Programme\Letstrade\Router in der Datei techdb.xml gespeichert.
Verzeichnis
Wurden bankseitig Änderungen des Zugangsverfahrens vorgenommen die zu Problemen
führen, kann die Datei techdb.xml umbenannt werden. Sie wird dann bei der nächsten
Online-Abfrage erneut heruntergeladen.
Aufgrund möglicher technischer Änderungen der Zugangsverfahren von Seiten der
Banken ist eine regelmäßige Aktualisierung der Letstrade-Schnittstelle erforderlich.
Letstrade unterstützt die folgenden Zugangsverfahren zum Online Banking:
•
•
•
•
PIN/TAN T-Online
PIN/TAN Internet
FinTS/HBCI Chipkarte/Diskette
FinTS/HBCI PIN/TAN
Im Vergleich zu früheren Versionen der Letstrade-Schnittstelle haben sich technisch
bedingt die folgenden Änderungen ergeben:
HBCI PLUS und HBCI sind in dem Eintrag in der Software FinTS/HBCI Chipkarte/Diskette
enthalten und sofern bankseitig unterstützt auch iTan-fähig.
(Stand: 05/2007)
Protokollierung (Online Banking)
Falls Sie die erweiterte Fehlerprotokollierung der Stufe 2 einschalten, so wird im Falle
eines Übertragungsfehlers der Datensätze an/ von der Bank ein verschlüsseltes
Fehlerprotokoll erstellt.
Schalten Sie die erweiterte Fehlerprotokollierung ein über das Menü "? - Hotline". Wählen
Sie in diesem Fenster über die Schaltfläche PLUS - ERWEITERTE
FEHLERPROTOKOLLIERUNG - STUFE 2.
Aus Perfomance-Gründen sollten Sie diese Protokollierung nur einschalten, um immer
wiederkehrende Fehlerquellen zu lokalisieren.
Sie können nach Absprache mit unserer Hotline diese Protokolle einsenden, so dass
Rückschlüsse auf mögliche Fehlerquellen bei Übertragungsproblemen möglich sind.
Die Protokolle können Sie einsehen in der Protokollübersicht( siehe S. 292) .
106
Reguläre Ausdrücke
Um aus dem Verwendungszweck intelligent die Adressnummer bzw. die Belegnummer zu
finden, wurde die Suche über reguläre Ausdrücke erweitert.
Im Menü unter BERABEITEN - PARAMETER - SONSTIGE – REGULÄRE AUSDRÜCKE
können Sie zum Extrahieren der Adressnummer bzw. der Belegnummer Reguläre
Ausdrücke hinterlegen.
Folgende Felder können Sie hinterlegen:
Nummer
Die fortlaufende Nummer wird für das Speichern und Zuordnen des Regulären Ausdrucks
beim Suchen benötigt. Diese Nummer sollte, falls denn der Ausdruck mal gelöscht wird,
nicht nochmals vergeben werden!
Bezeichnung
Hier hinterlegen Sie eine Bezeichnung, die kurz die Funktionsweise des Ausdrucks
bestimmt. Anhand dieser Bezeichnung treffen Sie später die Verwendung von einem
Ausdruck
Ausdruck zum Suchen innerhalb des Textes
Hier hinterlegen Sie den Suchausdruck, der zum Auffinden eines Textabschnitts
verwendet wird, in dem sich wahrscheinlich die zu suchende Nummer befindet.
Kennzeichen Ausdruck mehrfach suchen
Erlaubt dem Programm den Ausdruck mehrfach zu Suchen. Dies ist z. B. für eine
Belegnummernsuche sinnvoll, wenn im Text mehrere Belegnummern vorkommen können.
Ausdruck zum Isolieren des gesuchten Werts innerhalb des über Suchen
gefundenen Textes
Hier hinterlegen Sie den Suchausdruck zum Auffinden der gesuchten Nummer aus dem
Textabschnitt, der mit dem Ausdruck zum Suchen gefunden wurde.
Test
Hier haben Sie die Möglichkeit, Ihre Eingaben zu prüfen.
Funktionsweise:
Als erstes wird im Text mit dem "Ausdruck zum Suchen" gesucht. Wird eine
entsprechende Textstelle gefunden, wird der "Ausdruck zum Isolieren" angewendet, um
die entsprechende Nummer zu extrahieren.
Falls kein "Ausdruck zum Isolieren" angegeben wurde, wird als Ergebnis die Textstelle
des "Ausdruck zum Suchen" zurückgegeben. Falls das Kennzeichen "Ausdruck mehrfach
suchen" gesetzt ist, wird solange der Text weiter durchsucht, bis
kein Ergebnis mehr gefunden wird.
107
Beachten Sie:
Die Groß-/Kleinschreibung wird bei Regulären Ausdrücken beachtet!
Escapesequenzen
Escape Zeichen sind notwendig, wenn Sie Zeichen suchen, die normalerweise eine
Funktion innerhalb des Ausdruckes haben.
\xnn Zeichen mit einem Hexadezimalwert (nn)
\t ein Tabulator
\n Zeilenende
\r Wagenrücklauf
\e Escape (ESC)
Beispiel:
test\x20Leerzeichen findet 'Test Leerzeichen'
(\x20 steht für ein Leerzeichen)
Zeichenmengen
Man kann eine Menge an Zeichen definieren, die gültig sind. Wenn das nächste Zeichen
Element der Menge [PN] ist, gilt der Ausdruck als Treffer. Möchte man das Ganze
Verneinen, ist der Ausdruck mit [^PN] negiert. Die Menge bezieht sich auf ein Zeichen.
Beispiel:
Büro[PN]T findet "BüroNT", "BüroPT".
Büro[^PN]r findet alles was nicht "BüroNT", "BüroPT" ist.
Vorsicht bei "-", "[" und "]"
Diese Zeichen müssen entweder ein Escape Zeichen bekommen (siehe oben) oder an
den Anfang oder das Ende der Menge gestellt werden.
Beispiel:
[-az] findet 'a', 'z' und '-' (am Anfang)
[az-] findet 'a', 'z' und '-' (am Ende)
[a\-z] findet 'a', 'z' und '-' (mit Escape Zeichen "\")
[a-z] findet alle Kleinbuchstaben von "a" bis "z"
[]-a] findet irgendein Zeichen von "]".."a".
vordefinierte Zeichenmengen
\w
\W
\d
\D
\s
108
ein alphanumerisches Zeichen inklusive "_"
kein alphanumerisches Zeichen, auch kein "_"
ein numerisches Zeichen
kein numerisches Zeichen
irgendein wörtertrennendes Zeichen (entspricht [ \t\n\r\f])
\S kein wörtertrennendes Zeichen
Metazeichen
Metazeichen erfüllen eine bestimmte Bedingung, z. B. Zeilenseparatoren
^ Beginn einer Zeile
$ Ende einer Zeile
\A Begin des Textes
\Z Ende des Textes
. irgendein beliebiges Zeichen
Beispiel:
^BüroPlus => findet "BüroPlus" nur, wenn es am Zeilenanfang vorkommt
BüroPlus$ => findet "BüroPlus" nur, wenn es am Zeilenende vorkommt
^BüroPlus$ => findet "BüroPlus" nur, wenn er der einzige String in der Zeile ist.
BüroPl.s => findet "BüroPlus", "BüroPlas", "BüroPlxs" usw.
Standardmäßig garantiert das Metazeichen "^" nur, dass das Suchmuster sich am Anfang
des Zielstrings befinden muss oder am Ende des Zielstrings mit dem Metazeichen "$".
Kommen im Zielstring Zeilenumbrüche vor, so werden diese von "^" oder "$" nicht
gefunden.
Iteratoren
Jeder Teil eines regulären Ausdruckes kann gefolgt werden von einer anderen Art von
Metazeichen - den Iteratoren. Dank dieser Metazeichen können Sie die Häufigkeit des
Auftretens des Suchmusters im Zielstring definieren. Dies gilt jeweils für das vor diesem
Metazeichen stehenden Zeichen, das Metazeichen oder den Teilausdruck.
* kein- oder mehrmaliges Vorkommen ("gierig"), gleichbedeutend wie {0,}
+ ein- oder mehrmaliges Vorkommen ("gierig"), gleichbedeutend wie {1,}
? ein- oder einmaliges Vorkommen ("gierig"), gleichbedeutend wie {0,1}
{n} genau n-maliges Vorkommen ("gierig")
{m} genau m-maliges Vorkommen ("gierig")
{n,m} mindestens n-, aber höchstens m-maliges Vorkommen ("gierig")
*? kein- oder mehrmaliges Vorkommen ("genügsam"), gleichbedeutend wie {0,}?
+? ein oder mehrmaliges Vorkommen ("genügsam"), gleichbedeutend wie {1,}?
109
?? kein- oder einmaliges Vorkommen ("genügsam"), gleichbedeutend wie {0,1}?
{n}? genau n-maliges Vorkommen ("genügsam")
{n,}? mindestens n-maliges Vorkommen ("genügsam")
{n,m}? mindestens n-, aber höchstens m-maliges Vorkommen ("genügsam")
Die Ziffern in den geschweiften Klammern in der Form {n,m} geben an, wie viele Male das
Suchmuster im Zielstring gefunden werden muss, um einen Treffer zu ergeben. Die
Angabe {n} ist gleichbedeutend mit {n,n} und findet genau n Vorkommen. Die Form {n,}
findet n oder mehrere Vorkommen.
Es gibt keine Begrenzung für die Zahlen n und m. Aber je größer sie sind, desto mehr
Speicher und Zeit wird benötigt, um den regulären Ausdruck auszuwerten.
Gierig und Genügsam
"Gierig" nimmt soviel wie möglich, wohingegen "genügsam" bereits mit dem
ersten Erfüllen des Suchmusters zufrieden ist.
Beispiel:
'b+' und 'b*' angewandt auf den Zielstring 'abbbbc' findet 'bbbb'
'b+?' findet 'b'
'b*?' findet den leeren String
'b{2,3}?' findet 'bb'
'b{2,3}' findet 'bbb'
Falls eine geschweifte Klammer in einem anderen als dem eben vorgestellten
Kontext vorkommt, wird es wie ein normales Zeichen behandelt.
Beispiel:
foob.*r findet Strings wie 'foobar', 'foobalkjdflkj9r' und 'foobr'
foob.+r findet Strings wie 'foobar', 'foobalkjdflkj9r', aber
nicht 'foobr'
foob.?r findet Strings wie 'foobar', 'foobbr' und 'foobr', aber nicht 'foobalkj9r'
fooba{2}r findet den String 'foobaar'
fooba{2,}r findet Strings wie 'foobaar', 'foobaaar', 'foobaa aar' etc.
110
fooba{2,3}r findet Strings wie 'foobaar', or 'foobaaar', aber nicht 'foobaaaar'
Alternativen
Man kann eine Serie von Alternativen für Suchmuster angeben, indem man diese mit
einem "|" (Alt GR + <>| (Taste links neben Y)) trennt. Auf diese Art findet das Suchmuster
fee|fie|foe eines von "fee", "fie", oder "foe" im Zielstring - dies würde auch mit f(e|i|o)e
erreicht.
Die erste Alternative beinhaltet alles vom letzten Muster-Limiter ("(", "[" oder natürlich den
Anfang des Suchmusters) bis zum ersten "|". Die letzte Alternative beinhaltet alles vom
letzten "|" bis zum nächsten Muster-Limiter.
Aus diesem Grunde ist es allgemein eine gute Gewohnheit, die Alternativen in Klammern
anzugeben, um möglichen Missverständnissen darüber vorzubeugen, wo die Alternativen
beginnen oder enden.
Alternativen werden von links nach rechts geprüft, so dass der Treffer im Zielstring
zusammengesetzt ist aus den jeweils zuerst passenden Alternativen. Das bedeutet, dass
Alternativen nicht notwendigerweise "gierig" sind.
Ein Beispiel:
Wenn man mit "(foo|foot)" im Zielstring "barefoot" sucht, so passt bereits die erste
Variante. Diese Tatsache mag nicht besonders wichtig erscheinen, aber es ist
natürlich wichtig, wenn der gefundene Text weiterverwendet wird. Im Beispiel zuvor
würde der Benutzer nicht "foot" erhalten, wie er eventuell beabsichtigt hatte, sondern
nur "foo".
Ergänzend bleibt zu sagen, dass "|" innerhalb von eckigen Klammern wie ein
normales Zeichen behandelt wird, so dass z. B. [fee|fie|foe] dasselbe bedeutet wie
[feio|].
Beispiel:
foo(bar|foo) findet die Strings 'foobar' oder 'foofoo'.
Teilausdrücke
Das Klammernkonstrukt (...) wird auch dazu benutzt, reguläre Teilausdrücke zu definieren.
Teilausdrücke werden nummeriert von links nach recht, jeweils in der Reihenfolge ihrer
öffnenden Klammer. Der erste Teilausdruck hat die Nummer 1, der gesamte reguläre
Ausdruck hat die Nummer 0.
Beispiel:
(foobar){8,10} findet Strings, die 8, 9 oder 10 Vorkommen von 'foobar'
beinhalten
111
foob([0-9]|a+)r findet 'foob0r', 'foob1r' , 'foobar', 'foobaar', 'foobaar' etc.
Allgemeine Beispiele:
• Regulärer Ausdruck:
"[0][\d]{5}" (Eingabe ohne Anführungszeichen)
Erklärung:
[...] Kennzeichnet eine Zeichenmenge
[0] Diese Menge beschreibt, dass dieses Zeichen "0" an der angegebenen Stelle im
Ergebnis enthalten sein muss, in diesem Beispiel am Anfang muss eine "0" stehen.
[\d] Diese Menge beschreibt, dass nur Ziffern an der angegebenen Stelle im Ergebnis
enthalten sein dürfen, in diesem Beispiel muss also als zweites Zeichen eine Ziffer
zwischen "0" bis "9" stehen
{...} Gibt einen Wiederholungsfaktor für den letzten Abschnitt an, d.h. der letzte Abschnitt
wird "..." mal ausgewertet, in unserem Beispiel [\d]{5} muss fünfmal hintereinander ein
numerischer Wert im Ergebnis enthalten sein
"RE2[\d]{7}" (Eingabe ohne Anführungszeichen)
Erklärung:
RE2 Dieser Text muss am Anfang des Ergebnisses stehen
[\d] Diese Menge beschreibt, dass nur Zahlen an der angegebenen Stelle im Ergebnis
wird "..." mal aus gewertet, in unserem Beispiel [\d]{7} muss sieben mal hintereinander ein
"[\d]{6}$" (Eingabe ohne Anführungszeichen)
Erklärung:
[\d] Diese Menge beschreibt, dass nur Ziffern an der angegebenen Stelle im Ergebnis
{6} sechsmal hintereinander muss ein numerischer Wert im Ergebnis enthalten sein
$ Dieser Ausdruck muss am Ende des Textes stehen, d.h. nur wenn der Text mit sechs
112
Ziffern endet, ist das Ergebnis diese sechs Ziffern
"(?i)(K([a-z\x20.-]{0,4})([\d]{6}))" (Eingabe ohne Anführungszeichen)
Erklärung:
(...) Gibt eine Gruppe von Definitionen an. Eine Gruppe wird immer für sich ausgewertet.
(?i) Gibt an, dass beim Suchen keine Unterscheidung zwischen Groß-/ Kleinbuchstaben
gemacht wird
K Das Zeichen K muss am Anfang des Ergebnis stehen
a-z steht für alle Zeichen zwischen "a" und "z"
\x20 steht für das Leerzeichen
. steht für den Punkt
- steht für den Bindestrich
{0,4} Gibt einen Wiederholungsfaktor für den letzten Abschnitt an, d.h. der letzte Abschnitt
wird "..."-mal ausgewertet, in unserem Beispiel [...]{0,4} von null bis viermal hintereinander
kann der Abschnitt im Ergebnis enthalten sein
(K([a-z\x20.-]{0,4})
Nun als Gesamtes: Ergebnis muss mit dem Buchstaben "K" anfangen, dann dürfen bis zu
vier Zeichen im Bereich von "a" bis "z", Leerzeichen, Punkt oder Bindestrich kommen
([\d]{6}) sechs mal hintereinander muss ein numerischer Wert im Ergebnis enthalten sein
"(^|[^0-9])(1\d{4})($|[^0-9])" (Eingabe ohne Anführungszeichen)
und Ausdruck zum Isolieren des gesuchten Wertes innerhalb des über Suchen
gefundenen Textes: "\d+" (Eingabe ohne Anführungszeichen)
Erklärung:
Im Verwendungszweck der in den Zahlungsverkehreingang zu importierenden Datei steht:
RECHNUNG 7108210-04 KD.-NR. 15490 vom 07012004
Aus diesem Verwendungszweck soll beim Import die 5-stellige Kundennummer, welche
mit 1 beginnt beim Import als Kundennummer im Zahlungsverkehrsdatensatz eingetragen
werden.
Da auch in der Rechnungsnummer sowie im Datum die Ziffer "1" enthalten ist muss, der
reguläre Ausdruck wie oben hinterlegt werden, damit nur die Kundennummer beachtet
wird.
Denn der reguläre Ausdruck gibt an, dass sich im zu durchsuchenden Text eine 5 stellige
113
Zahl befinden muss, die mit 1 anfängt und an deren Anfang und Ende sich keine andere
Zahl befinden darf.
Zahlungsverkehr
Im Bereich Zahlungsverkehr verwalten Sie alle ein- und ausgehenden Zahlungen,
unabhängig, ob es sich dabei um Bar- oder Scheckzahlungen, Überweisungen oder den
Datenträgeraustausch handelt.
Von diesem Bereich können Ihre Daten z.B. direkt an Ihre Bank oder eine
Online-Banking-Software übermittelt werden.
Sie möchten den Bereich nur nutzen, um Überweisungsträger zur Zahlung der
Lieferantenrechnungen auszudrucken?
Im Kapitel Banking Ablaufbeschreibung( siehe S. 103) finden Sie Beispiele für mögliche
Arbeitsweisen mit dem Bereich Zahlungsverkehr.
Bei der Auswertung der Offenen Posten (d.h. der Identifikation der zur Zahlung fälligen
OP) und der Übernahme der Datensätze in den "Zahlungsverkehr" (um die
entsprechenden Zahlungen zu veranlassen oder einzuziehen) unterstützt Sie ein
Assistent, den Sie über die Schaltfläche ASSISTENT OP( siehe S. 116) starten.
Bei der Übernahme von Zahlungsverkehrdatensätzen aus dem Lohnmodul unterstützt Sie
ein Assistent, den Sie über die Schaltfläche ASSISTENT LOHN( siehe S. 118) starten.
Ausgehend vom Bereich Offene Posten( siehe S. 96) erreichen Sie den Zahlungsverkehr
über die Schaltfläche
Alternativ können Sie den Zahlungsverkehr auch aufrufen über die Bereichsleiste über
den Bereich BANKING( siehe S. 31) und die dortige Schaltfläche
Erfassungsmaske der Zahlungsverkehr-Datensätze
Nachfolgend wird die Bedeutung der Eingabefelder für die Erfassung der Datensätze im
Zahlungsverkehr erläutert:
Zahlungsart
Dieser Eintrag gibt an, in welche Richtung und auf welche Weise die Zahlung erfolgt. Die
Angabe erfolgt durch Auswahl aus einer Listbox, in der Sie die Auswahl aus diesen
Möglichkeiten haben:
•
•
•
•
•
Scheck (Zugang)
Scheck (Ausgang)
Lastschrift (Zugang)
Abbuchungsauftrag (Zugang)
Überweisung (Ausgang)
114
•
•
•
•
•
•
•
•
Überweisung (Zugang)
DTA-Lastschrift (Zugang)
DTA-Abbuchungsauftrag (Zugang)
DTA-Überweisung (Ausgang)
Bar (Zugang)
Bar (Ausgang)
Kreditkarte (Zugang)
Kreditkarte (Ausgang)
Status
Im Listfeld Status können Sie zwischen den folgenden Einträgen wählen:
•
•
•
•
•
undefiniert (leerer Eintrag ohne Text)
Aktiv
Fehler
Bearbeitet (OK)
Wartet
Sie können den Status eines Zahlungsverkehrsdatensatz ändern, indem Sie den
Datensatz markieren und aus dem Kontextmenü "Status ändern" wählen.
Eine Beschreibung der Bedeutung dieser Zuweisungen finden Sie im Kapitel Status der
Zahlungsverkehrsdatensätze( siehe S. 115) .
Belegnummer
Die Nummer des Belegs, der dem Zahlungsverkehr zugrunde liegt.
Betrag / Verwendungszweck
Der Betrag muss selbstverständlich im Datensatz enthalten sein, während die Angaben
zum Verwendungszweck optional sind.
von Bank / an Bank (Empfänger)
Beim Zahlungsverkehr zwischen zwei Banken müssen diese natürlich eindeutig
identifiziert werden. Außerdem bestimmt die Reihenfolge der Einträge auch die Richtung
des Geldflusses.
Zusätzliche Angaben zum Empfänger
Hierbei handelt es sich lediglich um zusätzliche Anschriftendaten des Empfängers.
Status der Zahlungsverkehrsdatensätze
Wenn Sie Datensätze mit dem Assistent OP( siehe S. 116) im Zahlungsverkehr
automatisch erstellen, so wird jedem Zahlungsverkehr ein Status zugewiesen:
• undefiniert (leerer Eintrag ohne Text)
Dem Zahlungsverkehrsdatensatz wurde kein Status zugewiesen. In der Übersicht
115
sind diese Datensätze mit keinem Symbol gekennzeichnet.
• Aktiv
Dieser Zahlungsverkehrsdatensatz ist für die weitere Verarbeitung (z.B. durch den
DTA-Datei-Assistent) vorgesehen. (Ausnahme: gesperrte Datensätze aufgrund
fehlender Angaben werden nicht automatisch weiterverarbeitet.)
In der Übersicht sind diese Datensätze mit dem Symbol weißer Pfeil auf blauem
Grund gekennzeichnet.
• Fehler
Die Einträge in diesem Datensatz sind unvollständig oder fehlerhaft. Eine
automatische Weiterverarbeitung findet nicht statt.
In der Übersicht sind diese Datensätze mit dem Symbol Stoppschild gekennzeichnet.
• Bearbeitet (OK)
Dieser Datensatz wurde bereits erfolgreich weiterverarbeitet.
Meist sind diese Datensätze im Archiv zu finden. Sie werden mit dem Symbol
weißes Häkchen auf grünem Grund dargestellt.
• Wartet
Dem Zahlungsverkehrsdatensatz wurde noch kein Status zugewiesen. In der
Übersicht sind diese Datensätze mit keinem Symbol gekennzeichnet.
Assistent OP
Im Bereich Zahlungsverkehr( siehe S. 114) verwalten Sie alle ein- und ausgehenden
Zahlungen, unabhängig, ob es sich dabei um Bar- oder Scheckzahlungen,
Überweisungen oder den Datenträgeraustausch handelt.
Mit der Schaltfläche
öffnen Sie einen Assistenten, der Ihnen bei der Auswertung der Offenen Posten hilft und
davon ausgehend dann für fällige Zahlungen bzw. Zahlungseingänge entsprechende
Zahlungsverkehrsdatensätze erstellt.
"Wählen Sie die Bereiche für den Zahlungsverkehr aus"
Nach der Begrüßungsmaske befinden Sie sich in der Bereichsauswahl, in der Sie
festlegen, welche nach Zahlungsart unterschiedenen Bereiche vom Assistenten bearbeitet
werden sollen.
116
Die Übersicht ist wie eine Explorer-Ansicht aufgebaut und in der gleichen Weise zu
bedienen. Durch Mausklick auf das Plus oder Minus Symbol öffnen Sie die
Ordnereinträge. Damit werden die darin enthaltenen Einträge angezeigt. Ist die Auswahl
eines Eintrags aktiv, wird das durch ein grünes Häkchensymbol dargestellt. Ist die
Auswahl inaktiv, zeigt ein roter Kreis mit einem weißen Strich an, dass dieser
gekennzeichnete Bereich nicht in die Bearbeitung einfließt.
Bestätigen Sie die Bereichsauswahl mit WEITER , gelangen Sie in die nächste Maske.
"Wählen Sie das Fälligkeitsdatum und den Zeitraum bis zum nächsten Lauf
aus"
Über die Schaltfläche weiter kommen Sie in die Maske "Wählen Sie das Fälligkeitsdatum
und den Zeitraum bis zum nächsten Lauf aus".
Hier geben Sie das Fälligkeitsdatum und den Zeitraum bis zum nächsten Lauf im
Zahlungsverkehr an. Die Option "Offene Posten, für die schon Zahlungsverkehr erstellt
wurde, nicht beachten" sollte immer aktiviert sein, um doppelte Zahlungen zu vermeiden.
Soll der Offene Posten aus der Übersicht der OP Verwaltung mit dem Erstellen des
Datensatzes im Zahlungsverkehr gelöscht werden, so aktivieren Sie das Kennzeichen
"Offene Posten nach Erstellen des Zahlungsverkehrs löschen". Bestätigen Sie die
Eingabe anschließend mit der Schaltfläche WEITER.
"Wählen Sie die Art der Fälligkeit und das Skonto für den Zahlungseingang/
Zahlungsausgang aus"
In den nächsten beiden Masken geben Sie die Art der Fälligkeit sowie das gewünschte
Skonto an. Es handelt sich in beiden Fällen um die gleiche Eingabemaske, die sich jedoch
zuerst auf den Zahlungseingang und danach auf den Zahlungsausgang bezieht.
In den beiden Bereichen Fälligkeit und Skonto kann jeweils nur eine einzige Möglichkeit
ausgewählt werden. Eine Mehrfachauswahl ist an dieser Stelle nicht möglich.
"Zusammenfassung"
Haben Sie alle Einstellungen vorgenommen, wird schließlich eine Übersicht über die
117
ausgewählten Offenen Posten angezeigt.
Bestätigen Sie die Übersicht mit der Schaltfläche FERTIGSTELLEN, werden die Einträge
in das Zahlungsverkehrsmodul vorgenommen, wo die endgültige Bearbeitung über den
Druck der Einträge bzw. das Erstellen einer DTA-Datei oder das Online Buchen erfolgt.
Assistent Lohn
Der Assistent Lohn ermittelt aus den Angaben des Bereiches Personal die nötigen
Überweisungen und erstellt im Zahlungsverkehr die entsprechenden Einträge. (Nur bei
installiertem Lohnmodul verfügbar.)
öffnen Sie einen Assistenten, der Sie durch die erforderlichen Schritte führt. Bestätigen
Sie die getroffenen Einstellungen jeweils mit der Schaltfläche WEITER.
Wählen Sie auf den folgenden Seiten den Abrechnungsmonat und das Jahr aus, die
ausgewertet werden sollen, sowie die Zahlarten und falls erforderlich eine Eingrenzung
der Mitarbeiter.
Schließen Sie den Assistenten mit der Schaltfläche FERTIGSTELLEN ab.
DTA-Datei Assistent
Der Datenträgeraustausch mit der Bank ermöglicht Ihnen, Ihren gesamten
Zahlungsverkehr mit der Bank abzuwickeln, indem Sie DTA-Daten auf einer Diskette
weitergeben.
Sie können das Erstellen von DTA-Daten aber auch dazu nutzen, um Daten Ihrer
Zahlungsein- und -ausgänge an eine Online-Banking-Software zur weiteren Vergabe zu
übergeben.
Die Beschreibung zum DTA Assistenten finden Sie in diesem Handbuch im Abschnitt
Datei - Schnittstellen - DTA Datei erstellen( siehe S. 156) .
Sie können diese Funktion im Bereich Zahlungsverkehr( siehe S. 114) aufrufen über das
Menü der Schaltfläche PLUS - DTA-DATEI-ASSISTENT.
Druck der Datensätze des Zahlungsverkehr (Überweisungen, Schecks etc.)
Rufen Sie im Zahlungsverkehr das Druckmenü auf, können Sie über Register die
verschiedenen Drucke für Listen, Schecks, Barzahlungen und Überweisungen auswählen.
Die unterschiedlichen Drucke werden deshalb notwendig, da ein Überweisungsträger
einen anderen Aufbau als ein Scheckformular oder eine Quittung zur Barzahlung besitzt.
Die Unterscheidung der Datensätze wird von der Anwendung übernommen, so dass Sie
keine weitere Auswahl zu treffen brauchen. Rufen Sie bspw. den Scheckdruck auf,
werden nur die Datensätze mit der Zahlungsart "Scheck“ im Druck berücksichtigt.
In den Eigenschaften des Druckes sollten Sie die Option "Datensätze nach Ausgabe in
Archiv verschieben" aktivieren. Damit ist sichergestellt, dass ein bereits gedruckter Eintrag
118
nicht erneut gedruckt wird. Die doppelte Abarbeitung von Datensätzen wird hierdurch
vermieden.
Außerdem haben Sie im Zahlungsverkehr die Möglichkeit, manuell über die Schaltfläche
IN ARCHIV VERSCHIEBEN ausgewählte Datensätze in das Zahlungsverkehr Archiv(
siehe S. 120) zu verschieben.
Zahlungen an "WISO Mein Geld" übergeben
Über die Schaltfläche PLUS - BUCHUNGEN AN MEIN GELD können die
Zahlungsverkehrsdatensätze komfortabel an die WISO-Software "Mein Geld" übertragen
werden. Voraussetzung ist, dass die Version der Software "WISO Mein Geld" (ab Version
2005) installiert und ein Mandant eingerichtet worden ist.
Um die Datensätze im Zahlungsverkehr( siehe S. 114) an die Software "WISO Mein
Geld" übergeben zu können, müssen Sie zunächst die jeweiligen Datensätze markieren.
Anschließend betätigen Sie die Schaltfläche PLUS - BUCHUNGEN AN MEIN GELD und
es wird versucht, die Daten zu verarbeiten und an "WISO Mein Geld" zu übergeben.
Sie können das verwendete Programm auswählen sowie den Datenpfad für die
gewünschte Mandantendatei von "WISO Mein Geld" hinterlegen. Abschließend
hinterlegen Sie das Passwort für Ihren Mandanten in "Mein Geld".
Nach der Übertragung sind die Datensätze anschließend im Archiv. Wenn kein Archiv
vorhanden ist, werden diese gegen Rückfrage gelöscht.
Die einzelnen Buchungen müssen im Online Center von "WISO Mein Geld" aktiv gesetzt
werden, damit diese verarbeitet werden.
In "WISO Mein Geld" müssen die Mandantenkonten hinterlegt und als Onlinekonten
aktiviert sein.Beachten Sie dabei, dass Ihr Online-Banking-Konto Lastschrift und /
oder Überweisung als Online Zahlungsart unterstützen muss.
Online buchen
Haben Sie beispielsweise über die Schaltfläche Assistent-OP( siehe S. 118) oder durch
den Ausgleich von OP( siehe S. 99) Zahlungsverkehrsdatensätze erstellt, so können Sie
diese über die Schaltfläche
an ein für den Online-Zugriff eingerichtetes Konto übermitteln.
119
Hierzu muss die Schnittstelle LetsTrade( siehe S. 105) eingerichtet sein und die im
Mandanten hinterlegten Konten müssen für den Online-Zugriff eingerichtet sein( siehe S.
133) .
Durch Ausführen der Funktion Online Aktualisieren im Bereich Kontoauszüge( siehe S.
120) können Sie überprüfen/ sicherstellen, dass die Einrichtung der Konten korrekt
abgeschlossen wurde.
Sie können, bevor Sie die Schaltfläche auswählen, einzelne Datensätze markieren, so
dass nur diese verarbeitet werden, indem Sie in dem Dialogfenster die entsprechende
Auswahl bestätigen.
Haben Sie vor dem Aufruf der Funktion keine Auswahl der zu übertragenden Datensätze
getroffen, so können Sie mit "Ja alle" erreichen, dass alle als aktiv( siehe S. 115)
gekennzeichneten Datensätze übertragen werden.
Es werden nur Datensätze verarbeitet, deren Status auf aktiv gesetzt ist und die
nicht gesperrt sind.
Archiv Zahlungsverkehr
Im Archiv werden verarbeitete Datensätze aus Gründen der Nachvollziehbarkeit
gespeichert.
Sie können die Daten im Bereich "Zahlungsverkehr Archiv" lediglich einsehen bzw. mit
entsprechender Berechtigung löschen oder in die Übersicht (d.h wieder in den
Zahlungsverkehr( siehe S. 114) ) kopieren, um Sie dort noch einmal verarbeiten zu
können.
Kontoauszüge
Im Bereich Kontoauszüge werden Zu- und Abgänge auf dem Konto sowie die Salden
dargestellt und über die Schaltfläche ONLINE AKTUALISIEREN( siehe S. 120) können
diese Daten von einem für den Online-Zugriff eingerichteten Konto abgerufen werden.
Im Kapitel Banking Ablaufbeschreibung( siehe S. 103) finden Sie Beispiele für mögliche
Arbeitsweisen mit dem Bereich Kontoauszüge.
Online aktualisieren
In den Kontoauszügen werden die Zu- und Abgänge sowie die Kontensalden angezeigt.
120
werden die Kontendaten abgerufen.
Hierzu muss die Schnittstelle LetsTrade( siehe S. 105) eingerichtet sein und die im
Mandanten hinterlegten Konten müssen für den Online-Zugriff eingerichtet sein( siehe S.
133) .
Ein Assistent führt Sie durch die erforderlichen Schritte. Bestätigen Sie die getroffenen
Einstellungen jeweils mit der Schaltfläche WEITER.
Wählen Sie zunächst das Konto aus, dessen Daten abgerufen werden sollen sowie den
Zeitraum, für den die Daten abgerufen werden sollen.
Für die Authentifizierung werden die im Mandanten hinterlegten Zugangsdaten( siehe S.
133) verwendet.
Nach Abschluss des Assistenten haben Sie die Möglichkeit, die getroffene Auswahl in
einem Schema zu speichern, um beim nächsten Aufruf des Assistenten wieder darauf
zugreifen zu können.
In der Tabellenansicht der Kontoauszüge stehen die Felder Buchung und Valuta zur
Verfügung. "Buchung", d.h. das Feld "Buchungsdatum" gibt das Datum der Bankbuchung
an (d.h.: "Wann hat die Bank diesen Beleg gebucht"). "Valuta", d.h. das Feld
"Valutadatum" (Wertstellungsdatum) gibt an, zu welchem Datum der Betrag wirklich
gebucht wurde.
Beim Einladen der Kontobewegungen über das OnlineBanking (LetsTrade), werden die
Felder für Empfänger Bankleitzahl und Kontonummer bereitgestellt. Bitte beachten Sie
jedoch, dass nicht alle Banken diese Daten übermitteln.
Regeln (Online Banking) anpassen und anwenden
Sie können Regeln erstellen, die auf die in die Kontoauszüge eingelesenen Datensätze
angewendet werden.
Sie können die Regeln erstellen, indem Sie aus dem Menü der Schaltfläche PLUS IMPORTREGELN - ANPASSEN... wählen.
Um die neu erstellten Regeln dann auf bereits eingelesene Daten anzuwenden, können
Sie aus dem Menü der Schaltfläche PLUS - IMPORTREGELN - ERNEUT ANWENDEN
wählen.
Sie können die Importregeln auch über das Menü BEARBEITEN - PARAMETER ABRECHNUNG - IMPORTREGELN FÜR ONLINE BANKING bearbeiten. Im
modulübergreifenden Teil des Handbuch, im Kapitel Importregeln für Online Banking(
siehe S. 249) finden Sie eine Beschreibung der Vorgehensweise.
Buchungszuordnung (der Kontoauszüge)
Um
in
den
Bereich
Kontoauszüge
eingelesene
Datensätze
in
den
Zahlungsverkehreingang zu übernehmen, um sie dort OP zuweisen zu können, können
Sie in den Kontoauszügen die Schaltfläche
121
verwenden.
Ein Assistent führt Sie durch die erforderlichen Schritte. Bestätigen Sie die getroffenen
Einstellungen jeweils mit der Schaltfläche WEITER.
Sie können auf der Seite "Auswahl der Importart" wählen, ob Sie lediglich die Buchungen
in den Zahlungsverkehreingang übernehmen wollen, oder ob dabei auch schon die
regulären Ausdrücke( siehe S. 107) angewendet werden sollen, um aus dem
Verwendungszweck die Adressnummer und Belegnummern zu auszulesen.
Je nachdem, welche Auswahl Sie getroffen haben, gelangen Sie direkt auf die Seite
"Übersicht", um den Assistenten mit FERTIGSTELLEN zu beenden bzw. es werden Ihnen
die regulären Ausdrücke der Adressen sowie der Belegnummern angezeigt, so dass Sie
Ihre Auswahl treffen können.
Nach Abschluss des Assistenten haben Sie die Möglichkeit, die getroffene Auswahl in
einem Schema zu speichern, um beim nächsten Aufruf des Assistenten wieder darauf
zugreifen zu können.
Buchungszuordnungen (Zahlungsverkehreingang)
Im Bereich Buchungszuordnungen befindet sich der Zahlungsverkehreingang, d.h. die
eingehenden Datensätze der Zahlungsein- oder -ausgänge. Sie können außer einem
Datenimport( siehe S. 123) auch Daten aus den Kontoauszügen( siehe S. 120) einlesen.
Im Zahlungsverkehreingang erfolgt auch die Zuordnung der Zahlungen zu den Offenen
Posten.
Sie erreichen den Zahlungsverkehreingang über die Bereichsleiste über den Bereich
BANKING( siehe S. 31) und die dortige Schaltfläche
In
den
Buchungszuordnungen
stehen
Ihnen
die
Register
ZAHLUNGSVERKEHREINGANG sowie ARCHIV ZAHLUNGSVERKEHREINGANG zur
122
Verfügung.
Im Archiv werden
Nachvollziehbarkeit.
verarbeitete
Datensätze
gespeichert
aus
der
Gründen
der
Nachfolgend wird der Ablauf für den Zahlungsverkehreingang beschrieben, der sich in die
drei Schritte gliedert:
1. Importassistent( siehe S. 123)
2. OP-Zuweisungsassistent( siehe S. 124)
3. Zuweisung Buchen( siehe S. 125)
Importassistent
Um Daten in den Zahlungsverkehreingang einlesen zu können, starten Sie durch einen
Klick auf die Schaltfläche
den Importassistenten. Treffen Sie auf den Seiten des Assistenten die gewünschte
Auswahl und bestätigen Sie die Auswahl mit der Schaltfläche WEITER.
Wählen Sie, aus welchem Bereich Zahlungsverkehrdaten eingelesen werden sollen.
Zur Auswahl stehen:
•
•
•
•
•
•
eine vorhandene DTA-Datei
das Zahlungsverkehrarchiv( siehe S. 120)
der Import aus einer Datei
Daten im *BESR-Format
Import direkt online von einem dafür eingerichteten Konto
der Bereich Kontoauszüge( siehe S. 120)
(* BESR ist ein Standard der Schweiz. Das Format folgt der Beschreibung der Credit
Suisse vom Juli 1998.)
Zudem können Sie auf dieser Seite festlegen, ob direkt nach dem Import der
OP-Zuweisungsassistent( siehe S. 124) gestartet werden soll.
Der Aufbau der darauf folgenden Seiten des Assistenten variiert entsprechend der
zusätzlichen Angaben, die die jeweilige Importart benötigt.
Bei "DTA-Datei" und "BESR-Datei" legen Sie den Pfad fest, aus dem die jeweilige Datei
importiert werden soll.
Beim Zugriff auf das "Archiv-Zahlungsverkehr" können Sie
• einen Zeitraum für das Historydatum eingrenzen
• nur bestimmte Zahlarten beachten lassen
• das Buchungsdatum für den Zahlungsverkehreingang festlegen
Dadurch grenzen Sie ein, welche Daten aus dem Zahlungsverkehrarchiv importiert
werden.
Bei "Import aus Datei" muss zuvor ein Import-Layout angelegt worden sein.
123
Um die Kontoauszüge online direkt von Ihrer Hausbank abholen zu können, muss
lediglich die Programmschnittstelle "LetsTrade"( siehe S. 105) installiert werden. Es ist
kein weiteres Onlinebankingprogramm erforderlich.
Beim Import aus dem Bereich Kontoauszüge müssen Sie die Daten zuvor von einem für
den Online-Zugriff eingerichteten Konto in die Kontoauszüge eingelesen haben.
Wenn Sie sich für den Import aus einer DTA-Datei entschieden haben, so legen Sie in
dem darauf folgenden Fenster die Vorgaben für die Zuordnung der Adressnummer und
danach der Belegnummer über die zu verwendenden Regulären Ausdrücke fest.
Durch diese Funktion werden die Daten (Verwendungszweck/Text) beim Einlesen z. B.
daraufhin geprüft, das die Adressnummer 6-Stellig numerisch mit "1" beginnt oder die
Belegnummer 10-Stellig mit "RE1" beginnend und 7-Stellig numerisch ist.
Dadurch werden die Adressnummer und die Belegnummer automatisch aus dem Feld
"Text (Verwendungszweck)" extrahiert und den Feldern "Adressnummer" sowie
"Belegnummer" zugeordnet.
Nach einem erfolgreichen Import werden die Zahlungsverkehrsdatensätze in der
Übersicht angezeigt. Solange diese Daten keinem OP zugewiesen wurden, sind sie in der
Übersicht in der Spalte Info mit
gekennzeichnet. Lastschriften werden als negativer
Betrag (mit vorangestelltem Minuszeichen) in roter Schrift dargestellt.
Sollte das Programm beim Auswerten auf Probleme stoßen, so wird der entsprechende
Eingangsdatensatz gesperrt und rot dargestellt (z. B. bei der Adressnummernsuche wird
eine Adressnummer gefunden, die in den Stammdaten( siehe S. 406) nicht hinterlegt
wurde).
Beachten Sie, dass es sich bei den Einstellungen in den beiden Dialogen um
Voreinstellungen handelt, die entsprechend Ihrer Vorgaben im Menü BEARBEITEN –
PARAMETER – SONSTIGE – REGULÄRE AUSDRÜCKE angepasst werden können.
Eine Beschreibung zum Ändern bzw. für die Neuanlage der regulären Ausdrücke finden
Sie im Kapitel Reguläre Ausdrücke( siehe S. 107) .
Am Ende des Assistenten können Sie, bevor Sie den Assistenten mit der Schaltfläche
FERTIGSTELLEN beenden, ein Schema erstellen, das die zuvor gewählten Optionen für
zukünftige Aufrufe des Assistenten speichert.
Falls Sie ein solches Schema bereits erstellt haben, steht es Ihnen direkt zu Beginn des
Assistenten zur Auswahl zur Verfügung.
OP-Zuweisungsassistent
Sie können Sie über die Schaltfläche
124
den OP-Zuweisungsassistent aufrufen. Falls Sie im Importassistent( siehe S. 123) die
entsprechende Option aktiviert haben, so wird der Zuweisungsassistent automatisch
gestartet.
Mit Hilfe dieses Assistenten werden offene Posten (OP) über die Adressnummer und/oder
die Belegnummer und/oder den Verwendungszweck automatisch zugeordnet und ein
manuelles Zuordnen der Zahlungsverkehreingang-Datensätze zu den OP entfällt.
Haben Sie alle drei Punkte (Adressnummer, Belegnummer, Verwendungszweck )
aktiviert, so müssen zwischen dem OP und dem eingelesenen Zahlungsverkehrdatensatz
auch alle 3 Punkte komplett übereinstimmen, andernfalls kann keine Zuordnung erfolgen.
Aktivieren Sie weniger Kriterien, so kann die Zuordnung auch erfolgen, wenn nur das
entsprechende Kriterium ( z.B. die Adressnummer oder die Belegnummer) erkannt
werden kann.
Des Weiteren können Sie bestimmen, in welcher Form Skonto berücksichtigt werden soll.
Außerdem stellen Sie ein, ob ein Teilausgleich des OP, z. B. bei einer geringeren Zahlung
des Kunden, möglich ist. Dann bleibt der OP mit einem Restbetrag bestehen.
Abschließend können Sie direkt nach dem Zuweisen der OP den Buchungsassistenten
aufrufen lassen, falls Sie die entsprechende Auswahl treffen.
Nach einer erfolgreichen Zuweisung ist die Spalte "Info" leer. Ein Restbetrag wird mit drei
kleinen schwarzen Punkten (...) gekennzeichnet.
Konnten die Daten keinem OP zugewiesen werden, sind diese in der Übersicht in der
Spalte Info weiterhin mit gekennzeichnet.
Selbstverständlich können Sie einen Zahlungsverkehrsdatensatz auch einzeln einem OP
zuweisen. Hierzu wählen Sie den Zahlungsverkehrsdatensatz aus und klicken auf die
Schaltfläche ÄNDERN. (siehe Kapitel Zahlungsverkehreingangdatensatz erfassen /
ändern( siehe S. 125) )
Zuweisung Buchen
Im letzten Schritt können über den Button ZUWEISUNG BUCHEN die OP ausgeglichen
und der entsprechende Buchungssatz erstellt werden. Die Auswahl hierzu treffen Sie im
ersten Dialog des Assistenten für "Zuweisung buchen".
Im letzten Abfragefenster haben Sie hier die Möglichkeit, über die Schaltfläche SCHEMA
SPEICHERN die von Ihnen getroffenen Einstellungen für späteres "Zuweisung buchen" zu
speichern.
Zahlungsverkehreingangdatensatz erfassen / ändern
Über
die
Schaltfläche
NEU
bzw.
ÄNDERN
können
Sie
die
Zahlungsverkehreingangdatensätze editieren bzw. manuell Offenen Posten zuweisen.
Im oberen Bereich dieser Erfassungsmaske können die relevanten Daten wie Datum,
Betrag, Adressnummer, Belegnummern, Zahlungsart sowie der Text des
Verwendungszwecks eingetragen werden.
125
Über das Kennzeichen "ist Lastschrift" kann ein Geldabgang gebucht werden.
Wenn Sie das Kennzeichen "Nur Buchungssatz erzeugen" aktivieren, erfolgt keine
Zuweisung und es wird nur ein Buchungssatz erzeugt (z. B. bei einer Tankrechnung oder
eine Mietzahlung etc.).
Im ersten unteren Register "weitere Daten" werden die Bankdaten hinterlegt, die
verwendete Währung mit Umrechnungskurs zur Basiswährung angezeigt sowie die
Schecknummer (sofern verfügbar) eingegeben.
Im Register "Zuweisung" kann ein Zahlungsverkehrdatensatz einem Offenen Posten
zugewiesen werden.
In dem oberen Fenster OFFENE POSTEN ÜBERSICHT markieren Sie den
entsprechenden OP und über die Schaltfläche ÜBERNEHMEN weisen Sie den OP dem
Zahlungsverkehrdatensatz zu.
Innerhalb dieser Eingabe kann zudem durch einen Doppelklick der OP zum Ändern
aufgerufen werden.
Ist das Kennzeichen "Für Restbetrag OP erzeugen" aktiviert, so wird z. B. bei einer
Überzahlung für den Restbetrag ein neuer OP erzeugt.
Das Register "Memo" ist für die Eingabe zusätzlicher Informationen zu diesem
Zahlungsverkehrdatensatz vorgesehen.
Im letzten Register "Gesperrt / Info" können Zahlungsverkehreingänge gesperrt bzw.
entsperrt werden. Das Gesperrt-Kennzeichen mit entsprechender Info wird automatisch
beim Import gesetzt, wenn z. B. mehrere Adressnummern gefunden wurden. Gesperrte
Zahlungsverkehreingänge werden in der Tabelle in der Farbe für gesperrte Datensätze
dargestellt. Für gesperrte Zahlungsverkehreingänge wird keine automatische
OP-Zuweisung
vorgenommen.
Über
die
Extra-Ansicht
"Gesperrt"
im
Zahlungsverkehreingang kann ein Datensatz ebenfalls gesperrt / entsperrt werden.
Druck der Datensätze des Zahlungsverkehreingang
Rufen Sie im Zahlungsverkehreingang das Druckmenü auf, können Sie über Register
wählen zwischen einem Listendruck und einem Listendruck inkl. der Zuweisungen. Bei
Letzterem handelt es sich um einen Listendruck, der zusätzlich Variablen des OP enthält,
der dem Zahlungseingangsdatensatz zugewiesen ist.
Archiv Zahlungsvekehreingang
Im Archiv werden
verarbeitete
Datensätze
gespeichert
aus
Gründen
der
Sie können die Daten des Zahlungsverkehreingang Archiv lediglich einsehen bzw. mit
entsprechender Berechtigung löschen oder in die Übersicht (d.h wieder in den
Zahlungsverkehreingang( siehe S. 122) ) kopieren, um Sie dort noch einmal verarbeiten
zu können.
126
Abschluss
In der Abrechnung ist ein Teil der Auswertungen( siehe S. 417) und Druckausgaben des
Programm zusammengefasst. Die darin enthaltenen Listen und Programmteile sind auch
über eigenständige Programmaufrufe erreichbar.
Sie können die folgenden Bereiche über die gleichlautenden Schaltflächen erreichen:
AUFTRAG BUCHUNGSLISTE
Die AUFTRAG BUCHUNGSLISTE enthält die Datensätze, welche beim Abarbeiten des
Vorgangsparameters "In FiBu Protokoll eintragen" in der Vorgangsbearbeitung oder in der
Kasse gespeichert werden. Der Aufruf kann auch über die Schaltfläche VERWALTEN in
der Vorgangsübersicht erfolgen. Einträge der Buchungsliste können auch manuell erstellt
und geändert werden.
RECHNUNGSAUSGANGSJOURNAL
Das RECHNUNGSAUSGANGSJOURNAL enthält eine Liste aller Rechnungen. Es
werden alle Vorgänge in diese Liste eingetragen, in denen der Vorgangsparameters "In
RA.Journal eintragen" aktiviert ist. Das Rechnungsausgangsjournal kann ebenfalls über
die Schaltfläche KOMMUNIKATION der Vorgangsübersicht erreicht werden.
DRUCKÜBERSICHT
Mit der Schaltfläche DRUCKÜBERSICHT öffnen Sie eine Liste über alle verfügbaren
Drucke. Zur Orientierung ist die Zuordnung der Drucke zur Programmstruktur auf der
linken Seite der Druckübersicht als Hierarchie dargestellt. Wählen Sie den gewünschten
Teil der Programmstruktur aus und markieren Sie ihn zur Anzeige der verfügbaren Drucke.
Sie erreichen die Druckübersicht auch über das Menü DATEI - DRUCKEN...
DRUCKGRUPPEN DRUCKEN
Druckgruppen vereinfachen die Erstellung von wiederkehrenden Ausdrucken, die aus
unterschiedlichen Drucken bestehen. Beispielsweise werden immer am Monatsende der
Ausdruck des RA-Journals, der Buchungsliste und der Inventurliste benötigt. Damit Sie
nicht jeden dieser Drucke manuell anstoßen müssen, erstellen Sie sich die Druckgruppe
Monatsende und weisen dieser die genannten Ausdrucke zu. Danach genügt es, den
Druck der Gruppe aufzurufen, um alle benötigten Ausdrucke zu erhalten.
Um
eine
Druckgruppe
zu
erstellen,
betätigen
Sie
einfach
die
Schaltfläche
127
DRUCKGRUPPEN DRUCKEN und wählen in dem sich öffnenden Fenster die Neuanlage
aus, indem Sie doppelt auf das Symbol "Neuer Druck" klicken. Wählen Sie "Multi Druck"
für die Neuanlage aus und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit der Schaltfläche OK. Nachdem
Sie der neuen Druckgruppe einen Namen zugewiesen haben, betätigen sie die
Schaltfläche GESTALTEN, um die jeweiligen Ausdrucke zuzuweisen.
Im Eingabefenster "Druckgruppe gestalten" sind die Funktionen der Schaltflächen
identisch mit denen der Druckgestaltung der Vorgänge. Lediglich das über die Schaltfläche
erreichbare Menü ist in anderer Weise aufgebaut. Es ist wie die Druckübersicht vertikal
unterteilt, wobei auf der linken Seite die Programmstruktur hierarchisch in einer
Baumansicht (Tree View) über die verfügbaren Druckbereiche angezeigt wird und auf der
rechten Seite die im jeweiligen Bereich enthaltenen Drucklayouts darstellt sind.
Mit dieser Orientierungshilfe stellen Sie die von Ihnen benötigten Drucke in einer
Druckgruppe zusammen.
INVENTUR DRUCKEN
Über diese Schaltfläche erstellen Sie die zur Durchführung der Inventur notwendigen
Listen. Zu Ihnen gehören die Lagerprüfliste, die Fehlmengenliste und die Inventurliste.
CHEFAUSWERTUNG drucken
Mit dem Begriff Chefauswertung sind eine Reihe von Listendrucken beschrieben, die
wertvolle Auswertungen( siehe S. 417) zur Verfügung stellen. Sie erhalten mit diesen
Listen die stärksten und schwächsten Artikel, Adressen, Warengruppen und Vertreter. Sie
können Listen über Artikel und Adressen ohne Verkauf erzeugen.
Abhängig von der Art der zu erstellenden Ausdrucke, stehen Ihnen vielfältige
Möglichkeiten zur Beeinflussung zur Verfügung. Eine kleine Übersicht über die
Möglichkeiten:
Eingrenzung des Zeitraums:
128
Auswertung welcher Werte und Festlegung der Anzahl auszugebender Datensätze:
Beschränkung auf angegebene Statuseinträge (für Chefauswertungen der Adressen):
Einträge in der Menüleiste
Datei
Firma/ Mandant/ Filiale öffnen
Dieser Menüeintrag öffnet die Mandanteneingabemaske, die bereits im Kapitel Mandant
öffnen( siehe S. 24) beschrieben wurde.
Sie werden die Funktion benötigen, wenn mehrere Mandanten in Ihrem System angelegt
sind und Sie zu einem anderen, als dem aktuellen Mandanten wechseln möchten, um die
Bearbeitung darin fortzusetzen.
Eine besondere Funktion kommt diesem Menüeintrag zu, wenn Sie auf diesem Weg
einen neuen Mandanten erstellen : Es werden aus dem Mandanten, aus dem die
Funktion ausgeführt wird, die Einstellungen der freigeschalteten Selektionsfelder
übernommen.
Wird das Programm dagegen regulär geschlossen, anschließend neu geöffnet und
wird dann ein neuer Mandant angelegt wie in Weitere Mandanten anlegen
beschrieben, so wird der Mandant ohne Voreinstellung, d.h. gemäß der
Installationsvorgaben erstellt.
Mandant erneut öffnen
Auch dieser Eintrag öffnet die Mandanteneingabemaske. Im Unterschied zur Funktion
"Mandant öffnen" erhalten Sie in einem Untermenü eine Liste der zuletzt geöffneten
Mandanten, um einen noch schnelleren Zugriff zu erhalten. Es handelt sich sozusagen um
eine Recent-Liste der Mandanten.
129
Mein Mandant / Meine Firma/ Meine Filiale bearbeiten
Die Daten Ihres Unternehmens tragen Sie in mehreren durch Register gegliederte Masken
ein.
Typ
In diesem Auswahlfeld können Sie die Bezeichnung wählen, d.h. ob es sich bei den Daten
um eine "Firma", eine "Filiale", einen "Mandanten" oder einen "Testfirma /
Testmandanten" handelt. Die Auswahl dient der Information und Orientierung, eine
weitergehende Konsequenz für die Eingabe der Daten besteht nicht.
Register "Adresse"
Die Adressangaben erfolgen in einer bereits aus den Adressdaten bekannten
Eingabemaske, die sich lediglich durch das zusätzliche Datenfeld „Bundesland“
unterscheidet. In dieser Eingabe wählen Sie das Bundesland Ihres Firmensitzes aus einer
Listbox aus.
Die Datenbank
Die Felder für Name, Straße, Ort. dürfen keine Sonderzeichen wie z.B.: "´", "`" enthalten.
Register "Weitere Angaben"
In dieser Maske geben Sie zuerst die beiden Leitwährungen Ihres Unternehmens an.
Danach vervollständigen Sie Ihre Firmenangaben um die Einträge Branche,
Umsatzsteueridentnummer, Handelsregister, Geschäftsführe und ILN Nummer
(International Location Number).
Das Ende des Wirtschaftsjahres lässt sich ausschließlich bei der Neuanlage eines
Mandanten wählen. Eine nachträgliche Änderung ist nicht möglich. Abgerundet werden
die Informationen über die Angabe, ob alle Preise inkl. Umsatzsteuer geführt werden
sollen und ob Ihr Unternehmen der Soll- oder Ist-Versteuerung unterliegt.
Die Einstellung "COM Schnittstelle für registrierte Anwendungen verfügbar" erlaubt, dass
fremde Programme über die COM-Schnittstelle auf die Daten des Mandanten zugreifen
dürfen.
130
Register " Bankverbindungen"
Es können beliebig viele Bankverbindungen jeweils in einem solchen Eingabebereich für
Ihr Unternehmen angegeben werden.
Damit für alle Banken die benötigten Variablen in den Layouts bereitgestellt werden, muss
die Anzahl der auszuweisenden Mandantenbanken im DB-Manager eingestellt werden.
Dies nehmen Sie vor unter Menü DATEI - DB-MANAGER - MANDANTEN - Schaltfläche:
Bearbeiten - Struktur ändern - Hier kann nun die Anzahl der auszuweisenden
Mandantenbanken auf bis zu zehn erhöht werden.
Während Sie die Bankleitzahl und die Buchungskontonummer jeweils aus den
Stammdaten( siehe S. 406) auswählen können, müssen Sie Ihre Kontonummer natürlich
manuell eintragen.
In den Feldern der Zusatzinformation im Feld "Name des Inhabers" können Sie
zusätzliche Informationen bei einem abweichenden Kontoinhaber hinterlegen.
haben Sie die Möglichkeit das ausgewählte Konto für das Online-Banking einzurichten.
Nähere Informationen dazu entnehmen Sie bitte dem nachfolgendem Kapitel
"Bankverbindung im Mandanten für das Online-Banking"( siehe S. 133).
Nähere Informationen zum Online-Banking entnehmen Sie bitte dem Kapitel Banking(
siehe S. 103) im Handbuch.
Register "Finanzamt"
Neben den Adressdaten des für den Mandanten zuständigen Finanzamts und der
Angaben zur Kommunikation, wie Telefon, Fax, Webseite und eMail, tragen Sie auf dieser
Seite die Finanzamtnummer und die Steuernummer des Mandanten ein.
Im Abschnitt über die Bankverbindung geben Sie die Bankleitzahl und Kontonummer Ihres
Finanzamts an und wählen aus einer Listbox eine der Mandantenbanken aus. Ergänzt
wird die Seite durch Angabe des Intervalls von Lohn- und Umsatzsteueranmeldung, deren
Zahlungsweise sowie zu den Buchungskonten. Abschließend können Sie ein
Informationsfeld nutzen, in dem die bekannten RTF- Funktionen zur Verfügung stehen.
Wenn Sie die Option "Möglichkeit für Lohnbuchhaltung abweichendes Finanzamt
einzutragen ..." aktivieren, erscheint ein weiteres Register mit dem Namen "Finanzamt
Lohn", in dem die gleichen Felder für die Erfassung zur Verfügung stehen.
Register "Arbeitsagentur"
Die Maske der Arbeitsagentur ist der des Finanzamts sehr ähnlich. Allerdings fehlen die
Angaben über Lohn- und Umsatzsteueranmeldung sowie die Steuernummer. Das
Eingabefeld „Finanzamtnummer“ wurde durch die „Betriebsnummer“ ersetzt.
131
Register "Kontenrahmen"
Der Kontenrahmen wird ebenfalls bereits bei der Mandantenanlage ausgewählt. Die
Zuordnung eines anderen Kontenrahmens kann im bestehenden Mandanten nicht
geändert werden. Die Anpassung eines Kontenrahmens ist allerdings möglich. Hierzu
können Sie an dieser Stelle einige Vorgaben erstellen.
Aktivieren Sie die Checkbox „DATEV Vorgabe“, werden alle anderen Felder inaktiv und
die Vorgaben bleiben wie im gezeigten Bildschirmfoto erhalten. Ohne die DATEV Vorgabe
können Sie Ihre Kontenrahmen frei erstellen und die Kontennummern bis maximal
zehnstellig anlegen.
Register "Logo / Bilder"
Maximal drei Bilddateien mit Firmenlogo, Schriftzug o. ä., können Sie Ihrem Mandanten
zuweisen. Die Vorgehensweise ist identisch mit der in den Artikelstammdaten
beschriebenen und kann an dieser Stelle nachgelesen werden.
Register "Briefköpfe"
Mit den Gestaltungsmöglichkeiten des RichEdit können Sie hier zwei verschiedene
Briefköpfe gestalten, die sich in Ihren Geschäftsdrucken verwenden lassen.
Register " Berechtigungen"
Ausschließlich Anwender, die vom Supervisor angelegt wurden und in dieser Tabelle
eingetragen sind, können auf den aktuellen Mandanten zugreifen. Zusätzlich können
jedem Benutzer individuelle Berechtigungsstrukturen zugewiesen werden. Die Benutzer
mit der Berechtigung "Supervisor" müssen in dieser Liste nicht hinterlegt werden, da diese
immer Vollzugriff auf alle Daten haben.
Der als Standard-Benutzer gekennzeichnete Eintrag wird als Vorgabe bei der Erstellung
von Wiedervorlagen und automatischen Kontakten als Benutzer eingetragen.
Register "Info"
Bei der Info handelt es sich um ein Eingabefeld, in dem zusätzliche Informationen zum
Mandanten hinterlegt werden können.
Mandant löschen
Möchten Sie einen bestehenden Mandanten entfernen, so haben Sie über die
PLUS-Schaltfläche und den Menüpunkt "Mandant löschen" die Möglichkeit dazu.
Beachten Sie, dass der zu löschende Mandant geöffnet sein muss. Da das Löschen nicht
rückgängig gemacht werden kann, ist es unbedingt erforderlich, vorher eine
Datensicherung zu erstellen.
Rufen Sie die genannte Funktion auf und folgen Sie dem Assistenten, er leitet Sie durch
den Vorgang und fordert Sie auf, mehrere Sicherheitsabfragen zu beantworten. Ist das
vollständig geschehen, wird der Zugriff auf diesen Mandanten entfernt und die
Anwendung geschlossen.
132
Damit die nun nicht mehr einzusetzenden Daten des Mandanten keinen Platz auf Ihrem
Speichermedium mehr belegen, muss das Verzeichnis manuell entfernt werden. Das
Mandantenverzeichnis trägt den Namen "Mand.x", wobei das "x" für die
Mandantennummer steht und befindet sich im Installationspfad der Software unter
...\Daten\NT\.
Datensatzstatus
Vollständig ausgefüllte Firmen-/ Mandanten-/ Filialdaten sind eine wichtige Voraussetzung
für eine reibungslose Übermittlung der Daten aus dem Lohnmodul an die Einzugsstellen.
Felder im Firmen-/ Mandanten-/ Filialdatensatz, die noch nicht bzw. nicht vollständig
ausgefüllt wurden, werden durch ein oranges Dreieck in der Ecke des Feldes
gekennzeichnet.
Außerdem wird am unteren Rand des Fensters im Datensatzstatus eine Meldung
angezeigt, von der aus das Feld aufgerufen werden kann, um die Eingabe zu
vervollständigen.
Änderungsprotokoll
Änderungen der im Firmen-/ Mandanten-/ Filialdatensatz hinterlegten Einträge können Sie
anhand des Änderungsprotokolls nachvollziehen.
Bankverbindungen im Mandanten - Onlinebanking
Im Mandanten werden im Register "Bankverbindungen" zunächst die Daten der Konten
hinterlegt.
Im Register "Bankverbindung" müssen Sie die Bankleitzahl sowie die Kontonummer
hinterlegen.
Dabei muss die gleiche Schreibweise wie bei den in der Systemsteuerung in den
Homebanking Kontakten hinterlegten Daten gewährleistet sein, d.h. enthält die
Kontonummer im Mandanten führende Nullen, so müssen diese auch in den
Homebanking-Kontakten hinterlegt sein!
Über die Schaltfläche BANKING KONTAKTE können Sie die ansonsten in der
windows-Systemsteuerung direkt erreichbaren Homebanking Kontakte öffnen.
Aktivieren Sie das Kennzeichen "Konto für Online Banking aktivieren (über LetsTrade)".
Alternativ können Sie die Schaltfläche "Online Kto. einrichten" verwenden. Sie wechseln
133
dadurch in das Register "Online/ FiBu" und es werden - eine Internetverbindung
vorausgesetzt - die von Ihrer Bank unterstützten Zugangsverfahren ermittelt.
Im Register "Online/ FiBu" werden bei erstmaligem Aufruf - eine Internetverbindung
vorausgesetzt - die von der hinterlegten Bank unterstützten Zugangsverfahren und
Leistungsarten für das Online Banking aktualisiert.
Solange das Konto noch nicht abgefragt wurde, steht im Infofeld Zugangsarten "(noch
nicht initialisiert)". Andernfalls ist hier die Zugangsart, z.B. HBCI, HBCI PLUS etc.
abzulesen.
Mit der Schaltfläche AKTUALISIEREN können Sie die von Ihrer Bank unterstützten
Zugangsarten erneut einlesen.
Die Anzahl und die Beschriftung der Eingabefelder unterhalb der Zugangsarten
variiert, abhängig davon, welche Zugangsart gewählt/ verfügbar ist.
Bitte beachten Sie: Es werden die allgemeinen Leistungsarten der jeweiligen Bank
angezeigt. Spezielle Vereinbarungen, zusätzlich freigegebene Leistungen für das
Konto werden gegebenenfalls nicht im vollen Umfang aufgelistet.
Mit der Schaltfläche EINRICHTUNG ABSCHLIESSEN werden die eingetragenen Daten
wie Anmeldename etc. Online mit dem Konto abgeglichen.
Setzen Sie das Kennzeichen "Doppelte Kontobewegungen aussortieren", um
sicherzustellen, dass bei mehrmaligem Abruf des Kontos am gleichen Tag nur neue Daten
eingelesen werden.
Das Feld "Letzter Datenabruf" wird automatisch gefüllt mit dem letzten Tag, bis zu dem
Daten abgerufen wurden.
Im Register "FiBu" im Feld "Kontonummer" können Sie das Buchungskonto der Bank
hinterlegen.
Datentresor (Online Banking)
Ein Datentresor wird automatisch für den jeweiligen Mandanten angelegt. Falls Sie sich in
134
den Dialogen des Online aktualisieren bzw. Online übertragen von Kontendaten für die
Option entscheiden, Konto-Zugangsdaten wie z.B. Pin-Nr. zu speichern, so werden diese
Daten im Tresor abgelegt.
Das Passwort schützt den Tresor vor unberechtigtem Zugriff.
Überprüfen Sie auch die Zugriffsberechtigungen auf das Banking, wenn Sie die
Zugangsdaten im Tresor speichern, da dann eine Eingabe beim Übertragen bzw.
Aktualisieren im Dialog nicht mehr erforderlich ist.
Im Auswahlfeld "Datentresor" ist der verfügbare Datentresor hinterlegt.
Im Feld Passwort können Sie ein Passwort vergeben. Sie können dieses Passwort zu
einem späteren Zeitpunkt ändern( siehe S. 135) .
Passwort für den Datentresor ändern
im Register "Online Banking" des Bankverbindungsdatensatz im Mandaten( siehe S.
133) gelangen Sie in den Dialog zur Änderung des Kennwortes für den Datentresor(
siehe S. 134).
Insgesamt sind zur Änderung drei Eingaben vorzunehmen:
• Zuerst wird das bisherige Kennwort in das gleichnamige Eingabefeld eingetragen.
Meldete sich der Benutzer bisher ohne Eingabe eines Kennworts an, bleibt auch
dieses Eingabefeld leer.
• Anschließend wird das gewünschte neue Kennwort eingetragen und noch einmal
bestätigt. Die Bestätigung ist erforderlich, da durch die unkenntlich gemachte Eingabe
keine visuelle Kontrolle möglich ist.
• Stimmt die Eingabe der Bestätigung nicht mit dem eingegebenen Kennwort überein,
wird eine Hinweismeldung angezeigt und die Eingabe muss wiederholt werden.
Sind alle Eingaben vorgenommen, wird die Maske mit der Schaltfläche OK bestätigt und
135
das neue Kennwort wird gespeichert.
Benutzer (Menüeintrag)
Unter diesem Eintrag werden mehrere Menüpunkte zusammengefasst, die zur Verwaltung
der Benutzerdatensätze gehören.
Benutzer wechseln
Mit diesem Menüpunkt rufen Sie die Kennwortabfrage auf.
Mit dem System kann erst dann weitergearbeitet werden, wenn ein gültiger Anmeldename
für den Mandanten und das zugehörige Kennwort eingegeben wurden.
Benutzernachrichten verwalten
Um die Vielzahl der Systemaufgaben zu kanalisieren, steht der Punkt
"Benutzernachrichten verwalten" zur Verfügung. Dadurch können die Nachrichten, die
durch das Bearbeiten von Aufgaben der Datenbankpflege erzeugt werden, an bestimmte
Benutzer übermittelt werden.
In der Benutzereingabe über das Menü "Datei - Benutzer - Benutzer verwalten" unter dem
Register "Firmenvorgaben" steht eine Auswahl von Nachrichtenbereichen zur Verfügung.
Generell gilt:
• Unerledigte Benutzernachrichten werden immer im Bereich der "Starseite (Meine
Firma aktuell)" ausgewiesen.
• Wenn bei Programmstart neue Nachrichten (Priorität Normal oder Wichtig) vorliegen,
wird immer in den Bereich "Starseite (Meine Firma aktuell)" gewechselt.
• Wenn beim Beenden( siehe S. 200) neue Nachrichten (Priorität Normal oder Wichtig)
vorliegen, wird immer ein Hinweis darauf gegeben.
• Eine fehlerhafte Anmeldung löst eine Benutzernachricht für den Benutzer (mit dem
entsprechenden Anmeldenamen aus).
• Wichtige ungelesene Protokolle lösen eine Benutzernachricht für den Benutzer aus.
• Die Protokollanforderung für die Lohnsteuerbescheinigung löst eine
Benutzernachricht aus, die den Benutzern für den Bereich "Personal" einen Tag nach
Übermittlung angezeigt wird.
Außerdem findet eine Prüfung auf eine Programmaktualisierung (Update) statt. Diese prüft
alle 25 Tage auf eine Programmaktualisierung und stellt diese als Benutzernachricht allen
Benutzern mit Bereich "Administrator" ein.
Die Funktion "Auf Programmaktualisierung prüfen" kann auch im Hilfe-Menü (Menüpunkt
?) abgerufen werden.
Kennwort ändern (im Menü Datei - Benutzer)
Über diesen Menüeintrag rufen Sie den Eingabedialog zum Ändern des Kennwortes auf.
Dieser Dialog kann auch über das Menü Optionen - Kennwort( siehe S. 292) ändern
geöffnet werden.
136
Benutzerprofil
Im Benutzerprofil können Sie im ersten Register "Adresse" die Angaben zum Benutzer,
wie Anschrift, Kommunikationsangaben, etc. ändern.
Das zweite Register kann zusätzlich mit Angaben über Geburtstag, Bankverbindung und
einem Kennwort gefüllt werden. Im letzten Register können weitere Informationen
hinterlegt werden.
Im Gegensatz zum Benutzerverzeichnis kann beim Aufruf des Benutzerprofils kein
anderer Benutzer eingesehen oder geändert werden. Die Maske bezieht sich immer auf
den aktuell angemeldeten Benutzer. Das Benutzerprofil kann jeder Nutzer anpassen und
verändern. Die Anpassung anderer Benutzerkonten ist über diesen Menüpunkt nicht
möglich.
Benutzer verwalten (im Menü Datei - Benutzer)
Tragen Sie über diesen Menüpunkt alle Benutzer ein, die Zugriff auf das Programm
erhalten sollen. Dieser Dialog kann auch über das Menü Datei - Verwalten - Benutzer(
siehe S. 138) aufgerufen werden.
Berechtigungsstrukturen
Über den Menüeintrag OPTIONEN - BERECHTIGUNGSSTRUKTUREN erhalten Sie die
Möglichkeit Einschränkungen für alle Mitarbeitergruppen zu verwalten.
erstellen Sie eine neue Berechtigungsstruktur. Diese wird Ihnen als Register oberhalb der
Baumstruktur angezeigt.
Um eine bestehende Berechtigungsstruktur zu kopieren, verwenden Sie die Schaltfläche
.
137
können Sie die Bezeichnung der Berechtigungsstruktur ändern.
Nicht benötigte Berechtigungsstrukturen können Sie mit Hilfe der Schaltfläche
entfernen.
Mit den Schaltflächen
und
können Sie die Berechtigungsstruktur in der Anzeige der Register verschieben.
In der Baumstruktur werden die Bereiche des Programms dargestellt. Der Wechsel
zwischen "erlaubt" und "untersagt" erfolgt durch einen einfachen Mausklick.
Wenn eine Berechtigung erteilt ist, wird dies durch ein grünes Häkchensymbol angezeigt.
Ist die Berechtigung nicht erteilt, erfolgt die Kennzeichnung durch ein rotes Minussymbol.
Über das Auswahlmenü der Schaltflächen ZUWÄHLEN UND ABWÄHLEN können Sie
zusätzlich die Option "alle zuwählen" oder "alle abwählen" erreichen. Damit können Sie
alle Berechtigungskennzeichen einer Struktur zuwählen bzw. abwählen.
Hinweise zum vollständigen Einrichten eines Benutzers finden Sie im Anhang dieses Teils
des Handbuch.
Verwalten
Benutzer
Im Benutzerverzeichnis werden alle Anwender, die Zugriff auf das Programm erhalten
sollen, eingetragen. Die Eingabe erfolgt auf mehreren durch Register getrennte Seiten.
Mit Hilfe der Schaltfläche KENNWORT ZURÜCKSETZEN können Sie das Kennwort des
markierten Benutzerdatensatzes löschen.
Weitere
Informationen
zur
Vergabe
von
Berechtigungen
und
Mandantenzugriffsberechtigungen finden Sie im Kapitel Benutzer einrichten( siehe S. 26) .
Banken
Bei der Installation wird ein Bankenverzeichnis mit mehreren Tausend Einträgen erzeugt.
Dieses Verzeichnis erhebt jedoch nicht den Anspruch auf Vollständigkeit. Nicht im
138
Verzeichnis enthaltene Banken können jederzeit von Ihnen nachgetragen werden.
Beachten Sie, dass das Bankenverzeichnis mandantenübergreifend verwaltet wird. Das
heißt, dass eine neu angelegte Bank in allen Mandanten verfügbar wird.
In der Erfassungsmaske tragen Sie die Bankleitzahl ein. Da viele Banken mehrere Filialen
betreiben, die jedoch die gleiche Bankleitzahl besitzen, muss bei der Anlage solcher
Filialen eine laufende Nummer vergeben werden. Es sind somit durchaus mehrere
Einträge mit der gleichen Bankleitzahl möglich, doch müssen diese über eine eindeutige
laufende Nummer gekennzeichnet sein.
BIC ist die Abkürzung für "Bank Identifier Code" - auch SWIFT-Code genannt - und ist ein
international standardisierter, stets 11-stelliger Bank-Code. Im Prinzip ist die BIC eine
internationale Bankleitzahl, mit welcher ein Kreditinstitut eindeutig identifiziert werden
kann.
Vervollständigt wird die Erfassungsmaske der Banken durch Eingabefelder der Adresse
und diverser Kommunikationseinrichtungen sowie einem über Register erreichbarem
Infofeld.
Postleitzahlen
Das Postleitzahlenverzeichnis ist ebenfalls im Lieferumfang der Anwendung enthalten.
Wie
das
Bankenverzeichnis
arbeitet
auch
das
Postleitzahlenverzeichnis
mandantenübergreifend. Die Erfassungsmaske besteht lediglich aus vier Eingabefeldern:
Die Postleitzahl, den Ort und die Telefonvorwahl tragen Sie manuell ein, während das
Land aus einer Listbox ausgewählt wird. Die Verwaltung des Landes ermöglicht die
internationale Eingabe von Postleitzahlen, so dass Sie nicht nur auf Ihr Heimatland
beschränkt sind.
Beachten Sie bitte, dass es sich hierbei um ein Postleitzahlenverzeichnis und kein
Straßenverzeichnis handelt. Es erfolgt aufgrund der eingegeben Straße somit keine
Prüfung der PLZ für den jeweiligen Ort.
Länder
Eine weitere mandantenübergreifende Datenbank ist das Länderverzeichnis. Auch in
dieser Datei können Sie eigene Einträge erstellen bzw. Änderungen vornehmen.
Paket Manager
Mit Hilfe des Paket Managers können Daten und Einstellungen eines Mandanten
komfortabel gespeichert, verwaltet und wieder selektiv zurückgesichert werden. Dadurch
können Einstellungen aus den zuvor genannten Bereichen in einem Paket gespeichert
und z. B. von einem Mandanten auf einen anderen Mandanten übertragen werden. Somit
können Einstellungen, die Sie im Laufe der Zeit in mühseliger Feinarbeit
zusammengetragen und gespeichert haben, als Voreinstellungen bei der Einrichtung von
einem neuen Mandanten verwendet werden.
Sie haben z. B. ein Layout bearbeitet und wollen es mit den Eigenschaften im
Paketmanager speichern, um es zu archivieren oder in einen anderen Mandanten zu
139
übertragen.
Als erstes rufen Sie den Paket Manager im Menü DATEI - VERWALTEN - PAKET
MANAGER auf, so dass er sich im Vordergrund befindet. Danach wechseln Sie in den
Druckbereich, in dem sich das entsprechende Layout befindet. Nun haben Sie die beiden
Fenster im Vordergrund:
Per Drag & Drop können Sie das Layout (hier „Positionen“ aus dem Vorgangsdruck) in
den Paket Manager ziehen. Im Paket Manager ändert sich die Ansicht wie folgt:
Über die Verzeichnisstruktur können Sie nachvollziehen, aus welchem Bereich des
Programms das Layout stammt.
Um einzelne Einträge im Paket Manager zu löschen, wählen Sie den zu löschenden
Eintrag im Paket Manager aus und drücken die ENTF-Taste (Entfernen / Delete - Taste).
Beachten Sie:
Der geöffnete Paket Manager befindet sich immer im Vordergrund. Daher ist es
gelegentlich erforderlich dieses Fenster zu verschieben um die gewünschte
Tabellenansicht per Drag & Drop zu übernehmen. Gleiches gilt für das Speichern
des erstellten Paketes. Gegebenfalls liegt das Fenster „Speichern unter“ hinter dem
Fenster des Paket Manager.
NEUES PAKET können Sie ein neues Paket anlegen
LADEN können Sie ein zuvor gespeichertes Paket einladen
SPEICHERN können Sie das aktuelle Paket speichern
Die Dateiendung für dieses Büro Plus Paket lautet *.bpp
Register "Information"
Hier können Sie Information, die beim Einspielen zu beachten sind, hinterlegen
Register "Memo"
140
Hier können Sie Bearbeitungsinformationen hinterlegen. Diese werden beim Einspielen
nicht angezeigt.
Register "Datensatzinformationen"
Hier werden die aktuellen Datensatzinformationen wie Erstellungsdatum und Buildnummer
angezeigt. Diese werden beim Einspielen nicht angezeigt.
Beim Beenden( siehe S. 200) werden Sie gegebenenfalls darüber Informiert, dass im
Paket Manager noch Daten vorhanden sind, die möglicherweise noch nicht gespeichert
wurden.
"Beachten Sie:
Im Paket Manager befinden sich Daten, die möglicherweise noch nicht gespeichert
wurden. Soll das Programm trotzdem beendet werden?"
JA beenden Sie die Software.
NEIN gelangen Sie in die Software zurück.
WECHSELN können Sie zum Paket Manager wechseln.
Einspielen eines Pakets
Um ein Büro Plus Paket (*.BPP) einspielen zu können, muss Büro Plus mit dem jeweiligen
Mandanten zunächst gestartet sein.
Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung:
• Sie können nun auf die entsprechende *.bpp Datei einen Doppelklick machen.
• Sie wählen die *.bpp Datei aus, klicken auf die rechte Maustaste und verwenden die
Funktion "Büro Plus Paket einspielen".
• Sie klicken die *.bpp Datei mit der rechten Maustaste an und verwenden die Funktion
SENDEN AN – BÜRO PLUS.
Mit Hilfe des Paket Managers wählen Sie das gewünschten Layout aus und mit
ÜBERNEHMEN wird es nach verschiedenen Sicherheitsabfragen eingespielt.
Einsatzmöglichkeiten
Bisher haben wir uns lediglich die Einsatzmöglichkeit anhand des Beispiels eines
Layouts betrachtet. Die folgenden Bereiche können zusätzlich sehr komfortabel in
einem Paket gespeichert und verwaltet werden:
• Tabellenansichten
Diese Funktion steht Ihnen nur dann zur Verfügung, wenn Sie die Erweiterung
„Tabellengestalter“ oder „Tabellenverwalter“ im Einsatz haben.
• Parameter
141
Wählen Sie im Menü BEARBEITEN – PARAMETER den entsprechenden Parameter aus
und ziehen diesen per Drag & Drop in den Paket Manager. Das können komplette
Parameterordner wie Adressen oder Artikel mit allen Untereinträgen oder auch nur eine
einzelnen Parameter wie Artikel – Einheiten sein. Dabei ist zu beachten, dass die
Einstellungen aus dem Paket die bisherigen Parameter ersetzt.
• Anbindungen
Wählen Sie die gewünschte Anbindung aus und ziehen diese per Drag & Drop in den
Paket Manager.
Anbindungen
In diesem Programmteil, den Sie über den Menüpfad "Datei Anbindungen" oder über
Optionen - Systemeinstellungen und die dortige Schaltfläche ANBINDUNGEN erreichen,
werden Anbindungen aus der Software heraus eingerichtet und verwaltet.
Die hier vorgenommenen Einstellungen dienen der Vorgabe und stehen an allen
Arbeitsstationen zur Verfügung. An den Arbeitsstationen müssen Sie über den Menüpfad
"Optionen - Systemeinstellungen" die gewünschte Anbindungsvorgabe dem Arbeitsplatz
zuweisen.
Anbindungen (Eigenschaften einstellen)
Nachdem Sie die neue Anbindungsvorgabe erstellt haben wie im Kapitel Anbindung neu
erstellen beschrieben, müssen Sie die spezifischen Vorgaben einstellen. Dazu öffnet sich
das Fenster "Eigenschaften von ...", in dem Sie die gewünschten Einstellungen
vornehmen müssen. Bestätigen Sie auch hier Ihre Eingabe mit OK. Um die Einstellungen
später zu verändern, verwenden Sie die Schaltfläche EIGENSCHAFTEN.
Eine Gruppe betrifft die Ansteuerung von und Kommunikation mit weiteren Anwendungen.
Zu dieser Gruppe zählen Abrechnungssysteme, die Übergabe von Daten an definierte
Faxsoftware, die Übergabe an ein eMail System und die Kommunikation mit
Telefonsoftware.
Faxanbindung
Die Faxanbindung dient ebenfalls der Kommunikation mit diversen Faxanwendungen.
Damit Sie aus der Warenwirtschaft faxen können, ist es erforderlich, dass eine
Faxsoftware installiert ist, an die die Faxausgangsdatensätze übergeben werden können.
Die Faxanbindungsvorgaben sind verfügbar für:
• Zwischenablage
142
Telefonanbindung
Die Telefon Anbindung ist das Bindeglied zwischen Ihrer Telefonanlage mit der
zugehörigen Software und der Datenbank. In den Eigenschaften der Telefonanbindung
wählen Sie den Anschluss aus, der entweder ein Endgerät wie beispielsweise ein Modem
oder eine Telefonsoftware Ihres Anlagenherstellers sein kann.
eMail-Anbindung
Wenn Sie eine neue Anbindung definieren, steht Ihnen weiterhin unter NEU die Auswahl
eMail Anbindung zur Verfügung.
Hier haben Sie die Möglichkeit, die Kommunikation mit einem eMail Programm zu
definieren. Dabei wird immer auf den unter Windows als Standard definierten eMail Client
zurückgegriffen und die Mail an diesen übergeben.
Wenn Sie die Eigenschaften der eMail-Anbindung öffnen, können Sie mittels eines
Auswahlmenüs zwischen der „Simple MAPI“ und der „Extendend MAPI“ sowie dem
„SMTP-Protokoll“ wie nun dargestellt wählen.
• Simple MAPI:
Dieses Übertragungsprotokoll benötigen Sie z.B. für MS Outlook Express oder Tobit
FaxWare.
• Extendend MAPI:
Dieses Übertragungsprotokoll wird von MS Outlook unterstützt.
• SMTP Protokoll:
Mittels dieser Einstellung können Sie die zu versendende eMail direkt an einen ggf.
vorhandenen SMTP-Mail Server übergeben. Hierbei muss kein eMail Client lokal von
Ihnen genutzt und konfiguriert sein, da die komplette Bearbeitung vom SMTP-Mail Server
übernommen wird.
Wenn Sie diese Option wählen, können Sie mittels des Buttons EINSTELLUNGEN
hinterlegen, über welche IP-Adresse und welchen Port Ihr Mail-Server angesprochen wird.
Zur Authentifizierung werden "POP3 before SMTP" und "SMTP AUTH" unterstützt.
Wurden alle Einstellungen zu den Anbindungen vorgenommen, müssen diese noch auf
143
jedem Arbeitsplatz im Hauptmenü unter OPTIONEN – SYSTEMEINSTELLUNGEN
zugeordnet werden. Das ist notwendig, da z. B. auf jedem Arbeitsplatz eine andere
Telefon- oder Faxanbindung genutzt werden kann.
Lesen Sie dazu die Beschreibung unter OPTIONEN – SYSTEMEINSTELLUNGEN.
Einrichtung einer eMail-Anbindung für die elektronische Übertragung von
Beitragsnachweisen und Sozialversicherungsmeldungen (Lohnmodul)
Um eine eMail-Anbindung einzurichten wählen Sie im Menü OPTIONEN SYSTEMEINSTELLUNGEN und klicken im daraufhin erscheinenden Dialog auf die
Schaltfläche ANBINDUNGEN.
Im "Anbindungen bearbeiten" Fenster doppel-klicken Sie auf "Neue Anbindung" oder auf
die Schaltfläche "NEU"
und wählen im Auswahl-Fenster "eMail Anbindung" aus und schließen das Fenster mit OK.
Es erscheint automatisch der Eigenschaften-Dialog Ihrer neuen eMail-Anbindung über
den Sie sie konfigurieren können.
Unter Auswahl können Sie das Protokoll, dass zum Versenden der Emails verwendet
werden soll auswählen.
Zur Verfügung stehen
• Simple MAPI
Dieses Übertragungsprotokoll benötigen Sie z.B. für Microsoft Outlook Express oder Tobit
FaxWare.
Wenn Sie diese Option wählen, können Sie mit der Schaltfläche EINSTELLUNGEN
hinterlegen, ob Ihre Emails sofort oder mit Bestätigung versendet oder in Ihren Microsoft
Outlook Postausgang gespeichert werden sollen.
• Extended MAPI
Dieses Übertragungsprotokoll wird von Microsoft Outlook unterstützt.
• SMTP Protokoll
Mittels dieser Einstellung können Sie die zu versendende Email direkt an einen ggf.
vorhandenen SMTP-Mail Server übergeben. Hierbei muss kein eMail Client lokal von
Ihnen genutzt und konfiguriert sein, da die komplette Bearbeitung vom SMTP-Mail Server
übernommen wird.
Wenn Sie diese Option wählen, können Sie mit der Schaltfläche EINSTELLUNGEN
hinterlegen, über welche IP-Adresse und welchen Port Ihr Mail-Server angesprochen wird.
144
Wenn Sie Ihre neue eMail-Anbindung konfiguriert haben, können Sie diese direkt testen
indem Sie im Bereich "Test-Email versenden" eine Empfänger-Adresse (beispielsweise
Ihre eigene) eintragen und auf die Schaltfläche SENDEN klicken.
Um zu Testen, ob diese eMail-Anbindung für den Versand von SV- und
Beitragsnachweisen korrekt eingestellt ist können Sie dazu "Test-Nachricht für SV- und
Beitragsnachweisübertragung" auswählen und dann auf die Schaltfläche SENDEN klicken.
Sofern Sie Ihre eigene Email-Adresse als Empfänger-Adresse eingegeben haben, können
Sie im Posteingang Ihres Email-Programms sofort kontrollieren, ob der Versand
erfolgreich war.
Wenn die Option "Test-Nachricht für SV- und Beitragsnachweisübertragung" aktiviert war
erhalten Sie in der Email-Nachricht darüberhinaus Hinweise wie Sie sicherstellen können,
dass Ihre Email von allen Annahmestellen verarbeitet werden kann. (siehe auch "Mail darf
nicht im TNEF-Format vorliegen" )
Schließen Sie nun den Dialog "Anbindungen bearbeiten" und wählen im
SYSTEMEINSTELLUNGEN-Dialog in der Registerkarte "Büro Plus" den Knotenpunkt
"Anbindungen" aus und selektieren den Eintrag "eMail-Anbindung".
Mit einem Doppelklick auf den Eintrag "eMail-Anbindung" oder über die Schaltfläche
EIGENSCHAFTEN können Sie nun Ihre neu erstellte Email-Anbindung zuweisen.
Schließen
Sie
nun
den
Auswahl-Dialog
mit
OK
SYSTEMEINSTELLUNGEN-Dialog über die Schaltfläche SCHLIEßEN.
und
den
Beachten Sie: Für den Benutzer, welcher die Übertragung durchführt, muss über das
Menü DATEI – VERWALTEN – BENUTZER auf dem Register „Firmenvorgaben“ die
145
Firmen eMail (extern) und der Firmen eMail Name hinterlegt werden.
DB Manager
Der Datenbankmanager bietet einige Funktionen, die eine direkte Veränderung der
Datenbank und teilweise auch deren Struktur betreffen. Er kann ausschließlich am
Datenserver ausgeführt werden und beim Aufruf dürfen keine weiteren Arbeitsstationen
angemeldet sein. Ist diese Bedingung nicht erfüllt, erhalten Sie beim Aufruf einen
entsprechenden Hinweis.
Die Anzeige in der Mitte der Maske zeigt eine in die beiden Gruppen "Globale
Datendateien" und "Mandantenspezifische Datendateien" unterteilte Aufstellung der
Datenbereiche der Software.
Rechts daneben befinden sich die Schaltflächen, mit denen jeweils eine Funktion,
bezogen auf den ausgewählten Datenbereich, aufgerufen werden kann.
Nicht alle dieser Funktionen stehen für alle Dateien zur Verfügung. Die nicht verfügbaren
Optionen werden jeweils durch eine hellgraue Darstellung als inaktiv gekennzeichnet.
Über die Eingabe
können die angezeigten Datenbereiche eingeschränkt werden.
Die einzelnen Schaltflächen bedeuten:
EXPORT
Hiermit lässt sich das gleiche Modul zum Datenexport aufrufen, wie es in diversen
Datenbereichen auch über das Plus-Menü aufzurufen ist. Sollten im Exportmodul bereits
Exportlayouts angelegt sein, kann über diese Schaltfläche auch auf diese Layouts
zugegriffen werden.
IMPORT
Die gleiche Beschreibung wie im Export trifft auch auf den Datenimport zu. Lediglich die
Flussrichtung der Daten ist hierbei entgegengesetzt, nämlich von externen Dateien in die
Datenbank hinein.
146
PRÜFEN
Treten Ungereimtheiten in der Datenkonsistenz( siehe S. 147) auf, lässt sich die Ursache
mit dieser Funktion finden und beheben.
BEARBEITEN
Datenbereiche, in denen diese Schaltfläche verfügbar ist, können in gewissem Umfang in
ihrer Datenstruktur( siehe S. 148) von Ihnen verändert werden bzw. es kann eine
Reorganisation( siehe S. 148) aufgerufen werden.
Datenkonsistenzprüfung
Starten Sie den Assistenten für die Datenkonsistenzprüfung, indem Sie die Funktion über
die Schaltfläche PRÜFEN - DATENKONSISTENZ im DBManager aufrufen.
Die Datenkonsistenzprüfung wird immer für die Datenbanktabelle durchgeführt, die
in der linken Hälfte des Fensters aktiviert ist.
Bestätigen Sie die Begrüßungsmaske. Es öffnet sich eine Maske, in der Sie entscheiden
können, in welcher Weise Sie mit gefundenen Fehlern verfahren möchten und welche
Form der Protokollierung Sie anwenden wollen:
Sie können wählen, ob gefundene Fehler nur protokolliert werden sollen oder ob auch
eine automatische Korrektur erfolgen soll.
Falls Sie sich dafür entscheiden, zunächst nur protokollieren zu lassen, so können Sie
nach der Einsicht der Protokolle über das Menü OPTIONEN - PROTOKOLLÜBERSICHT
(im geöffneten Programm) bzw. direkt über die Schaltfläche PLUS - OPTIONEN PROTOKOLLÜBERSICHT (im DBManager) das erstellte Protokoll einsehen, um
anschließend in einem neuen Lauf eine Datenkonsistenzprüfung mit Fehlerkorrektur
durchzuführen. Erstellen Sie bei dieser Auswahl unbedingt zuvor eine Datensicherung.
Eine Veränderung der Daten im Sinne einer Korrektur findet nur mit bei einer
Datenkonsistenzprüfung mit Fehlerkorrektur statt.
Zusätzlich können Sie festlegen, dass auch Warnmeldungen protokolliert werden.
Protokollübersicht
Eventuell erzeugte Protokolle werden nach Abschluss der Prüfung auf dem Bildschirm
angezeigt. Über das Menü OPTIONEN - PROTOKOLLÜBERSICHT bzw. direkt über die
Schaltfläche PLUS - OPTIONEN - PROTOKOLLÜBERSICHT können Sie die erstellten
Protokolle auch nachträglich noch einsehen.
Datenkonsistenzprüfung aller Daten
Über das Menü der Schaltfläche PLUS - SCHNELLSTARTVERKNÜPFUNG ERZEUGEN
können Sie eine Desktop-Verknüpfung erzeugen, mit der Sie alle Datenbanken auf
Konsistenz prüfen lassen können, nachdem Sie den DBManager und das Programm
147
geschlossen haben.
Eine Datenkonsistenzprüfung aller Datenbanken über die Schnellstartverknüpfung dient
jedoch nur dazu, die Datenbanken untersuchen zu lassen. Es wird keine Veränderung der
Daten im Sinne einer Korrektur erfolgen.
Daher müssen Sie in der Regel nach dem Datenkonsistenzprüfungslauf über das Menü
OPTIONEN - PROTOKOLLÜBERSICHT bzw. direkt über die Schaltfläche PLUS OPTIONEN - PROTOKOLLÜBERSICHT die erstellten Protokolle noch einsehen. Für alle
Datenbanken, für die eine Inkonsistenz festgestellt worden ist, wird ein Protokoll erstellt.
Führen Sie dann im Anschluss über die Schaltfläche PRÜFEN - DATENKONSISTENZ
nacheinander wie oben beschrieben eine Datenkonsistenzprüfung für alle betroffenen
Datenbanken inkl. Fehlerkorrektur durch.
Bearbeiten (Schaltfläche im DBManager)
Datenbereiche, in denen die Schaltfläche BEARBEITEN im DBManager verfügbar ist,
können in gewissem Umfang in ihrer Datenstruktur von Ihnen verändert werden. Die
Möglichkeiten unterscheiden sich in den jeweiligen Datenbereichen.
Das Menü der Schaltfläche Bearbeiten enthält die folgenden Funktionen:
Reorganisieren
Mit der Funktion Reorganisieren(
Datenkonsistenz überprüft.
siehe S. 148) werden die Daten auf eine interne
Struktur ändern
In vielen Bereichen wie z.B. "Adressen" und "Artikel" besteht die Möglichkeit, über die
Funktion "Struktur ändern" Selektionsfelder( siehe S. 149) verfügbar zu machen und mit
einem Sortierschlüssel zu versehen.
Außerdem können Sie u.a. in den folgenden Datenbanken über BEARBEITEN STRUKTUR ÄNDERN Veränderungen vornehmen:
Artikel( siehe S. 150)
Artikel-Lieferanten
Warengruppen
Layouts( siehe S. 151)
Tabellenansichten( siehe S. 154)
Mandanten( siehe S. 155)
Reorganisation
Mit der Funktion Reorganisieren, die Sie über die Schaltfläche BEARBEITEN REORGANISIEREN erreichen, werden die Daten auf eine interne Datenkonsistenz
überprüft. Im Prinzip ist das das Gleiche, was eine Defragmentierung auf Ihrer Festplatte
macht. Der Platz, den gelöschte Datensätze einnehmen, wird wieder freigegeben.
148
Die Reorganisation wird immer für die Datenbanktabelle durchgeführt, die in der
linken Hälfte des Fensters aktiviert ist.
Über das Menü der Schaltfläche PLUS - ALLE REORGANISIEREN erreichen Sie
das Reorganisieren mehrerer Datenbanken - und zwar aller Datenbanken, die
aktuell in der linken Fensterhälfte angezeigt werden. Falls Sie eine Eingrenzung der
angezeigten Datensätze vorgenommen haben, so können Sie mit Hilfe des
angezeigten Hinweises auswählen, ob Sie nur alle angezeigten oder ohne
Einschränkung alle Datenbanken reorganisieren möchten.
Selektionen
Selektionen sind Datenfelder, die der Aufnahme bestimmter Kennzeichen dienen, d.h. Sie
können in diesen Feldern weitere Informationen zu einem Datensatz speichern. Sie
stehen in den unterschiedlichen Datenbanken wie z. B. den Artikeln oder den Adressen
zur Verfügung.
Dazu müssen diese Felder zuvor in die Datenbank eingefügt( siehe S. 149) werden.
Um nach den Selektionsfeldern suchen zu können, muss ein Index zur Sortierung( siehe
S. 150) erstellt werden.
Selektionsfelder sind frei konfigurierbar hinsichtlich der Beschriftung sowie des Feldtyps.
Selektionsfeld aktivieren
Bevor die Selektionen zur Verfügung stehen, muss die Verfügbarkeit im
Datenbank-Manager aktiviert werden. Starten Sie diesen hierzu über die Menüauswahl
DATEI – DBMANAGER und wählen Sie die gewünschte Datenbank aus.
Betätigen Sie die Schaltfläche BEARBEITEN und darin STRUKTUR ÄNDERN, wählen Sie
dann das Register "Felder" aus. Wählen Sie die gewünschte Selektion aus den
aufgelisteten aus und klicken Sie auf die Schaltfläche ÄNDERN. Das folgende Fenster
wird geöffnet:
In der Bezeichnung können Sie einen Namen vergeben, unter dem Sie die Selektion
künftig ansprechen möchten. Die Bezeichnung sollte nicht mit dem unveränderbaren Feld
"Name" verwechselt werden, welches den programminternen Namen angibt.
149
Nennen wir die Selektion1 als Beispiel "Weihnachtsaktion" und hinterlegen die
Möglichkeiten Brief, Kalender( siehe S. 92), Kugelschreiber und Weinspräsent.
Ziel dieser Selektion in unserem Beispiel soll sein, dass wir z.B. am Ende des Jahres allen
Kunden einen Brief mit Weihnachtsgrüßen zusenden, die in der Selektion1
Weihnachtsmailing den Eintrag "Brief" erhalten.
Erst wenn die Checkbox „Feld in Datensatz einfügen“ aktiviert wird, steht Ihnen diese
Selektion künftig für Eingaben zur Verfügung. Solange die Option nicht aktiviert wird,
bleibt die Selektion in den Stammdaten( siehe S. 406) inaktiv.
Es folgen zwei Angaben über den Typ des Datenfeldes und dessen Länge.
Nach Selektionen Suchen und Sortieren
Die Selektionen dienen jedoch nicht nur der Aufnahme von Informationen. Nach diesen
Daten kann auch gesucht werden. Die Selektionen können somit zur Identifikation der
Adresse herangezogen werden. Damit dies möglich wird, muss das Selektionsfeld mit
einem Index versehen werden. Hierzu wählen Sie ebenfalls im Datenbankmanager für die
Adressen das Register "Sortierung". Ändern Sie die Selektion aus unserem Beispiel und
aktivieren Sie darin die Checkbox "Für Sortierung einen Index erzeugen". Schließen Sie
nun den Datenbankmanager, wird die Datenbank reorganisiert und die Selektion steht
Ihnen zur Eingabe und Suche zur Verfügung.
Artikel (DBManager)
Anzahl der Verkaufspreise und Rabatte
Über die Schaltfläche BEARBEITEN - STRUKTUR ÄNDERN im DBManager können Sie
für die Artikelstammdaten zusätzlich noch die Anzahl der Verkaufspreise und Rabatte
festlegen.
Webshop-Felderweiterung
Nach Aktivierung des Kennzeichens "Webshop-Felderweiterung"
stehen Ihnen weitere Felder zur Erfassung des Artikels zur Verfügung.
Im Feld Kategorien bestimmen Sie in wievielen Katagorien ein Artikel gleichzeitig
eingestellt werden kann. Die Auswahl reicht von 2 (min) bis 50 (max) Kategorien.
Die Datenbanken Artikel, Anschriften und Vorgänge sollten automatisch angepasst
werden. Kontrollieren Sie vorgenannte Datenbanken und führen Sie die
150
Anpassungen ggf. manuell durch.
Suche und Sortierung nach "Letzte Datensatzänderung"
Das Kennzeichen
Datensatzänderung"
"Unterstützung
für
Suche
und
Sortierung
nach
"Letzte
kann aus Perfomancegründen aktiviert werden!
Unterstützung für Preiszuordnung für Material-, Lohn-, Fremdleistungsund Sonstigen-Anteil
Aktivieren Sie dieses Kennzeichen, um zu erreichen, dass Sie in der Erfassung der Artikel
im Register VK-Preise( siehe S. 314) den Lohn- bzw. Materialanteil der Artikel angeben
können.
Layouts (DBManager)
Über die Schaltfläche BEARBEITEN - STRUKTUR ÄNDERN im DBManager stehen für
den Datenbereich "Layouts" zwei Funktionen zur Verfügung, mit denen Sie die
vorhandenen Daten entweder mit den Vorgaben abgleichen oder bei Bedarf durch die
Vorgaben ersetzen können sowie eine Funktion zum Konvertieren der Drucklayouts auf
eine höhere Version.
Mit Vorgaben abgleichen
Der Abgleich erstellt Ihnen eine detaillierte Liste über Abweichungen zwischen den
vorhandenen Layouts und deren Vorgaben. Durch Anklicken des Symbols der ersten
Spalte können Sie das Layout im weiteren Verlauf zum Ersetzen kennzeichnen. Führen
Sie die Aktionen des Assistenten zu Ende aus, werden die Layouts durch die
Programmvorgaben ersetzt.
Durch Vorgaben ersetzen
Die zweite Auswahlmöglichkeit besteht im Ersetzen aller Layouts durch die
Programmvorgaben.
Diese
Funktion
erfordert
die
Bestätigung
mehrerer
Sicherheitsabfragen, in denen Sie jeweils eine Checkbox zur Bestätigung aktivieren
müssen. Sie werden darauf hingewiesen, dass:
• Ihnen ist bewusst, dass durch die Ausführung dieses Assistenten alle von Ihnen
angelegten oder veränderten Layouts verloren gehen.
• Ihnen ist bewusst, dass der Begriff Layouts folgende Daten umfasst:
- Drucklayouts
- Importlayouts
- Exportlayouts
151
- Zwischenablagelayouts
Erst wenn Sie all diese Hinweise bestätigt haben, werden die Angaben in einer
Zusammenfassung angezeigt, wo die Bestätigung mit der Schaltfläche FERTIGSTELLEN
das Ersetzen der Layouts endgültig durchführt.
Konvertierung für Druckerweiterung
Im Datenbereich "Layouts" können Sie die Konvertierung der Drucklayouts( siehe S. 152)
ausführen, um den Druckdesigner in einer höheren Version verwenden zu können.
Konvertierung der Drucklayouts
Sie können die in Ihrem Mandanten hinterlegten Drucklayouts konvertieren auf eine
höhere Version, so dass die entsprechende Version des Designers zum Gestalten der
Layouts verwendet werden kann.
• Mit der Installation der Software sind die erforderlichen *.DLL- und Systemdateien
vorhanden, so dass unterschiedliche Mandanten unterschiedliche Versionen des
Druckdesigners verwenden können.
• Mit der Neuanlage eines Mandanten werden entsprechende Vorgabelayouts
eingerichtet, die auf den Druckdesigner der älteren Version zurückgreifen (auch wenn
die Layouts der anderen Mandanten zuvor bereits auf eine neue Version des
Druckdesigners konvertiert worden sind).
• Um eine neuere Version des Druckdesigners im Mandanten zu verwenden, müssen
die Layouts konvertiert werden.
• Layouts, die in einer neueren als der im Mandanten verwendeten Version des
Druckdesigners erstellt wurden, können nicht auf eine ältere Version des
Druckdesigners konvertiert werden, eine Aufwärtskompatibilität innerhalb der
Software ist jedoch vorhanden.
Eine Konvertierung Ihrer Drucklayouts ist erst möglich, sobald Sie das Programm durch
einen endgültigen Schlüssel aktiviert haben. Folgen Sie der Durchführung der
Konvertierung( siehe S. 152) der Beschreibung.
Konvertierung der Drucklayouts durchführen
Wichtige Hinweise vor der Konvertierung:
Vor dem Konvertieren wird im Datenverzeichnis des Mandanten die Layout-Datendatei
"IOLayouts.BPD" gesichert als "IOLayouts.OldV6". Dennoch sollten Sie vorbereitend die
folgenden Hinweise beachten:
• Um Probleme bei der Konvertierung zu vermeiden, sollten Sie zuvor in einem
Testmandanten die Konvertierung der Druckerweiterung mit Ihren Layouts
prüfen.Sichern Sie dazu in den Testmandanten Ihre Layouts zurück, rufen Sie dann
die Konvertierung für die Druckerweiterung auf und prüfen Sie nach der Konvertierung
alle benutzten Drucke/ Layouts. Anschließend führen Sie die Konvertierung in Ihrem
Arbeitsmandanten durch.
152
• Fertigen Sie eine Datensicherung an, bevor Sie Ihre Drucklayouts konvertieren. Sollte
es zu Problemen bei der Konvertierung kommen, so kann die Konvertierung für die
Druckerweiterung nur über eine Rücksicherung der Layouts rückgängig gemacht
werden.
Durchführung der Konvertierung
Starten Sie die Konvertierung für die Druckerweiterung über den "DBManager" (Menü
DATEI – DBMANAGER....) Selektieren Sie den Bereich "Layouts" und wählen Sie über
die Schaltfläche BEARBEITEN – KONVERTIERUNG FÜR DRUCKERWEITERUNG.
Bestätigen Sie die nachfolgenden Hinweisfenster mit JA, wenn Sie sicher sind, dass eine
aktuelle Datensicherung verfügbar ist und Sie die zuvor genannten Hinweise beachtet
haben.
Unmittelbar vor dem Start der Konvertierung werden Sie darauf aufmerksam gemacht,
dass Tastatur- und Mauseingaben während der Konvertierung nicht möglich sind und zu
Fehlern führen werden. Grund hierfür sind die in schnellen Intervallen öffnenden Fenster,
an die keine Eingaben gesendet werden dürfen.
Starten Sie die Konvertierung mit der Schaltfläche JA und warten Sie bis zum
vollständigen Abschluss der Konvertierung.
Bei der Konvertierung werden vorhandene Vorgabelayouts zunächst durch bereits
konvertierte Vorgabelayouts ersetzt.
Bricht die Konvertierung aus den vorgenannten Gründen wegen fehlender Ressourcen mit
einer Fehlermeldung ab, so kann sie erneut gestartet werden. Bei jeder erneuten
Konvertierung werden bereits konvertierte Layouts erkannt, so dass die Konvertierung
automatisch mit den noch nicht konvertierten Layouts fortgesetzt werden kann. Die
Konvertierung der Layouts kann mehrfach wiederholt werden.
Im Falle einer abgebrochenen Konvertierung wird ein Protokoll erstellt mit den Layouts,
die nicht konvertiert worden sind. Starten Sie jedoch auch in diesem Fall wie oben
beschrieben erneut den Prozess.
Weitere Hinweise zur Konvertierung der Drucklayouts
Um die Konvertierung der Layouts rückgängig zu machen, löschen Sie die Datei
"IOLayouts.BPD" im Mandantenverzeichnis und benennen Sie die Datei
"IOLayouts.OldV6" entsprechend um. Zum Bearbeiten der Layouts wird in diesem Fall
wieder der Druckdesigner in der älteren Version gestartet.
153
Werden Layouts, die noch mit einer älteren Version vom Druckdesigner erstellt worden
sind, nach dem Konvertieren manuell in einen Mandanten mit einem aktuelleren
Druckdesigner übernommen, so werden Sie durch eine Programmmeldung darauf
aufmerksam gemacht, dass das Layout zunächst konvertiert werden muss, damit ein
korrektes Druckergebnis erzielt werden kann.
Bestätigen Sie die Meldung mit der Schaltfläche JA, so wird das Layout sofort konvertiert.
Durch die Konvertierung werden die Zeichen ´ durch die laut Druckdesigner-Konvention
erforderlichen Zeichen ' ersetzt.
In RTF-Objekten ist das nicht der Fall, wenn unmittelbar vor ´ ein Zeichen a-z oder 0-9
steht.
Falls Sie die Meldung mit der Schaltfläche NEIN bestätigen, so wird das Layout
unverändert gespeichert.
Falls Sie anschließend das Layout mit der Schaltfläche GESTALTEN im Druckdesigner
öffnen, macht eine Meldung Sie darauf aufmerksam, dass dieses Layout nach dem
Speichern nicht mehr in einem Mandanten mit einem Druckdesigner der älteren Version
verwendet werden kann.
Ein korrektes Druckergebnis ist ohne eine Konvertierung des Layout (wie oben
beschrieben) nicht gewährleistet.
Tabellenansichten (DBManager)
Über die Schaltfläche BEARBEITEN - STRUKTUR ÄNDERN im DBManager stehen für
den Datenbereich "Tabellenansichten" zwei Funktionen zur Verfügung, mit denen Sie die
vorhandenen Daten entweder mit den Vorgaben abgleichen oder bei Bedarf durch die
Vorgaben ersetzen können.
Mit Vorgaben abgleichen
Der Abgleich erstellt Ihnen eine detaillierte Liste über Abweichungen zwischen den
vorhandenen Tabellenansichten und deren Vorgaben. Durch Anklicken des Symbols der
ersten Spalte, können Sie die Tabellenansicht im weiteren Verlauf zum Ersetzen
kennzeichnen. Führen Sie die Aktionen des Assistenten zu Ende aus, werden die
Tabellenansichten durch die Programmvorgaben ersetzt.
Durch Vorgaben ersetzen
Die zweite Auswahlmöglichkeit besteht im Ersetzen aller Tabellenansichten durch die
Programmvorgaben.
Diese
Funktion
erfordert
die
Bestätigung
mehrerer
Sicherheitsabfragen, in denen Sie jeweils eine Checkbox zur Bestätigung aktivieren
müssen. Sie werden darauf hingewiesen, dass:
• Ihnen ist bewusst, dass durch die Ausführung dieses Assistenten alle von Ihnen
angelegten oder veränderten Tabellenansichten verloren gehen.
Erst wenn Sie all diese Hinweise bestätigt haben, werden die Angaben in einer
Zusammenfassung angezeigt, wo die Bestätigung mit der Schaltfläche FERTIGSTELLEN
154
das Ersetzen der Tabellenansichten endgültig durchführt.
Mandanten (DBManager)
Über die Schaltfläche BEARBEITEN - STRUKTUR ÄNDERN im DBManager können Sie
im Datenbereich "Mandanten" festlegen, wie viele Umsatzsteuersätze je Preis verwaltet
werden sollen und den Assistenten zur Leitwährungs- und Basiswährungsumstellung
aufrufen.
Die Anzahl der Mandantenbanken kann in diesem Eingabefenster durch Auswahl aus der
Liste auf bis zu 10 erhöht werden.
Mitarbeiter (DBManager)
Unter Menü DATEI - DB-MANAGER - MITARBEITER - Schaltfläche: Bearbeiten können
Sie folgende Funktionen ausführen:
• Reorganisieren
• SV-Meldungen: Alle Meldungen für diesen und letzten Lohnmonat erneut zum
Übertragen vormerken
• SV-Meldungen: Alle Meldungen als manuell kennzeichnen, die den Zeitraum vor dem
DEÜV Startdatum betreffen.
• SV-Meldungen: Alle manuellen Jahresmeldungen für das letzte Jahr wieder zum
Versenden vormerken.
• SV-Meldungen: Erneut aufbauen
• Gehalt / Umsatz für Mitarbeiter, Lohnarten und Kostenstellen rekonstruieren
Unter Menü DATEI - DB-MANAGER - MITARBEITER - Schaltfläche: Prüfen können Sie
folgende Funktionen ausführen:
• Datenkonsistenz: Hier werden die Mitarbeiter relevanten Daten geprüft und angepasst
wie z.B. Löschen der Vorgabe von Urlaubstagen, da der Mitarbeiter bereits
ausgetreten ist, oder die Aktualisierung einer Statusprüfung.
• Daten für Beitragsabrechnung erneut aufbauen: Differenzen zwischen
Beitragsnachweis und Abrechnung können auf diesem Weg korrigiert werden. Sollen
diese Differenzen an die Einzugsstellen gemeldet werden, ist nach dem Neuaufbau
der Beitragsnachweise die Funktion "SV-Annahmestellen: Datenkonsistenzprüfung"
(Menü Datei - DB-Manager - GlobalData - Schaltfläche: Bearbeiten) auszuführen.
GlobalData (DBManager)
Unter Menü DATEI - DB-MANAGER - GLOBALDATA - Schaltfläche: Bearbeiten können
Sie folgende Funktionen ausführen:
• Reorganisieren
• SV-Annahmestellen: Datenkonsistenzprüfung
• SV-Annahmestellen: Alle archivierten SV-Meldungen und Beitragsnachweise
entfernen
• SV-Annahmestellen: Adressdaten für Annahmestellen aus Vorgaben laden
• SV-Annahmestellen: Annahmestellen aus Betriebsnummerndateien einladen
• SV-Annahmestellen: Zertifikate löschen
• SV-Annahmestellen: Mandanten Betriebsnummer prüfen
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SV-Annahmestellen: Mandanten Betriebsnummer prüfen
Über diese Funktion erfolgt die Überprüfung, ob die Betriebsnummer des Unternehmens
auch für eine Annahmestelle verwendet wurde. Gegebenenfalls wird eine "falsche"
Annahmestelle gelöscht.
Anlagen (DBManager)
Über Menü DATEI - DB-MANAGER - ANLAGEN - Schaltfläche: Bearbeiten - Eintrag:
"Anlagen( siehe S. 405) neu aufbauen" können die Werte im Bereich der Anlagen( siehe
S. 405) aktualisiert werden.
Diese Funktion kann zum Beispiel verwendet werden, wenn eine fehlerhafte Anzeige der
Jahreswerte auf den Ausdrucken erfolgt, obwohl die Stammdatenanzeige korrekt ist.
Schnittstellen
DTA-Datei erstellen
Der Datenträgeraustausch mit der Bank ermöglicht Ihnen, Ihren gesamten
Zahlungsverkehr mit der Bank abzuwickeln. Das Modul wurde so abgestimmt, dass es für
jede Bank in Deutschland verwendet werden kann.
Beachten Sie:
Wird bei einem deutschen Kreditinstitut ein Konto in einer Fremdwährung geführt, so
können dafür über den Zahlungsverkehr keine DTA Datensätze erstellt werden.
Über eine DTA Datei können nur Datensätze in Euro ausgegeben werden.
Wir empfehlen aus Sicherheitsgründen vor dem eigentlichen Einsatz in Ihrem
Unternehmen eine Prüfung durch Ihre Hausbank vornehmen zu lassen.
Bevor über diese Schnittstelle eine DTA-Datei erstellt werden kann, sind in verschiedenen
Bereichen Hinterlegungen erforderlich. Für die Hinterlegung der Bankverbindungen ist
dabei Folgendes unbedingt zu beachten:
• Bankleitzahlen und Kontonummern sind immer ohne Leer- und Sonderzeichen
einzugeben
• Das Feld Kontonummer muss mit mindestens fünf Stellen belegt sein. Sollten Sie
einmal eine kürzere Kontonummer haben, füllen Sie dieses Feld entsprechend mit
führenden Nullen auf.
Im Lohnmodul sind folgende Vorgaben erforderlich:
• Über den Menüpfad DATEI - MEINE FIRMA/MEIN MANDANT "XXX" BEARBEITEN
... müssen in Ihren Mandantendaten über das Register "Bankverbindungen" die
Firmenbanken hinterlegt sein, von welchen die Lohn- und Gehaltszahlungen, die VWL
Beträge, die Lohnsteuer und die Beiträge an die Krankenkassen abgebucht werden
sollen.
• Über den Menüpfad STAMMDATEN - MITARBEITER müssen für die Mitarbeiter die
Bankdaten und die Zahlungsart "Über DTA (Lastschrift)" eingerichtet sein. Im
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Mitarbeiterdatensatz wird diese Hinterlegung über das Register "Familie / Urlaub /
Bank" vorgenommen. Hat der Mitarbeiter einen Vertrag (z.B. VWL-Vertrag), so muss
die Bankverbindung des Empfängers, Ihre Hausbank, von der der Betrag für diesen
Vertrag abgebucht werden soll, sowie die Zahlungsart "Über DTA (Lastschrift)" für
den jeweiligen Vertrag hinterlegt sein. Pürfen Sie diese Vorgaben im
Mitarbeiterdatensatz über das Register "Lohn-Abrechnungsvorgaben" im Bereich
Daten zum Beschäftigungsverhältnis ab XX.XX.200X in der aktuellen
Abrechnungsvorgabe über das Register "Vertragsabzüge".
Sollen auch die Beiträge für die Einzugsstellen und die Lohnsteuer über diese
Schnittstelle berücksichtigt werden, ist es auch hier erforderlich, die Bankverbindung und
die Zahlungsart "Über DTA (Lastschrift)" zu hinterlegen.
• Für die jeweilige Einzugsstelle erfolgt diese Hinterlegung über die STAMMDATEN EINZUGSSTELLEN über das Register "Bank / Lfz. / Fibu".
• Für das Finanzamt erfolgt diese Hinterlegung über den Menüpfad DATEI -MEINE
FIRMA/MEIN MANDANT "XXX" BEARBEITEN ... über das Register "Finanzamt".
Im Lohn müssen über den Bereich BANKING-ZAHLUNGSVERKEHR oder über den
Bereich ABRECHNUNG - ZAHLUNGSVERKEHR die Datensätze über die Schaltfläche
ASSISTENT-LOHN vor der Erstellung der DTA Datei bereitgestellt werden.
Im Auftrag und in der Fibu sind folgende Vorgaben erforderlich:
• Über den Menüpfad DATEI - MEINE FIRMA/MEIN MANDANT "XXX" BEARBEITEN
... müssen in Ihren Mandantendaten über das Register "Bankverbindungen" die
Firmenbanken hinterlegt sein, von welchen die Lieferantenrechnungen abgebucht
bzw. auf welche die Kundenrechnungen zugebucht werden sollen.
• Über den Menüpfad STAMMDATEN - ADRESSEN sind in allen Adressdatensätzen,
für welche der Zahlungsverkehr über den Datenträgeraustausch erfolgen soll, über
das Register "Bank / Zahlungsmodalität" die Bankdaten des Kunden bzw. des
Lieferanten und die Zahlungsart "Über DTA (Lastschrift)" oder "Über DTA
(Abbuchungsvollmacht)" zu hinterlegen. Ihre Hausbank, von der der jeweilige Betrag
abgebucht oder zugebucht werden soll, ist auszuwählen.
Für die Rechnungen muss ein Offener Posten generiert werden, über welchen der
Datensatz im Bereich Banking - Zahlungsverkehr bereitgestellt wird.
Die DTA Schnittstelle kann entweder aus dem Bereich Banking - Zahlungsverkehr heraus
oder über den Menüpfad DATEI – SCHNITTSTELLEN aufgerufen werden. Ein Assistent
ist Ihnen bei der Erzeugung einer DTA Datei behilflich.
Im ersten Fenster wählen Sie das Modul aus, für welches die DTA Datensätze erzeugt
werden sollen.
157
Ist es erforderlich, den letzten DTA Lauf zu wiederholen, dann aktivieren Sie die Option
"Letzten DTA – Lauf wiederholen" aus. Alle Datensätze aus diesem letzten Lauf werden
automatisch in dem neuen Lauf berücksichtigt. Diese Option steht erst zur Verfügung,
wenn bereits ein DTA-Lauf durchgeführt wurde.
In der nächsten Erfassungsmaske stehen die Kontonummern zur Auswahl, für welche
Datensätze mit der Zahlungsart DTA im Zahlungsverkehr zur Verfügung stehen.
In der Auswahl kann immer nur eine Kontonummer selektiert werden, da für jede
Kontonummern ein separater DTA Lauf erforderlich ist.
In der nächsten Eingabemaske wird der Ausgabepfad für die DTA Datei angegeben.
158
gelangen Sie auf Ihren Arbeitsplatz, wo das gewünschte Verzeichnis für die Ausgabe
gewählt werden kann. Der Datenträgeraustausch mit Ihrer Bank ist schon seit einiger Zeit
nicht mehr auf die Weitergabe von Disketten beschränkt, sondern erfolgt in der heutigen
Zeit häufig auch über die Datenfernübertragung (DFÜ). Hierzu ist es natürlich nicht
unbedingt sinnvoll, den Ausgabepfad der Datei auf ein Diskettenlaufwerk zu beschränken,
sondern er ist Ihnen freigestellt. Sie können die Datei an beliebiger Stelle Ihrer Festplatte
abspeichern, von wo aus Sie dann über eine DFÜ-Verbindung zum Bankinstitut
transferiert wird. Die Auswahl und Festlegung des Datenpfads erfolgt mit der Schaltfläche
AUSGABEVERZEICHNIS ÄNDERN. In einer Verzeichnisauswahl können Sie den
gewünschten Pfad festlegen. Natürlich kann in der Anwendung auch eine Vorgabe für den
Ausgabepfad erfolgen, wenn dieser bei jedem DTA - Lauf identisch ist. Das Verzeichnis
für die Ausgabe kann über den Menüpfad OPTIONEN – SYSTEMEINSTELLUNGEN fest
vorgegeben werden. Dies geschieht auf der ersten Registerkarte im Abschnitt
Vorgabeverzeichnisse.
Ist der Ausgabepfad festgelegt, wird Ihnen durch das Betätigen der Schaltfläche WEITER
im nächsten Fenster eine Zusammenfassung angezeigt. Existiert aber im angegebenen
Pfad bereits eine DTA-Datei, erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis. Dadurch wird
Ihnen die Möglichkeit eingeräumt, eine eventuell bereits erstellte, jedoch noch nicht zur
Bank übertragene DTA-Datei zu verarbeiten. Bestätigen Sie die Hinweismeldung
allerdings mit der Schaltfläche WEITER, wird die bereits existierende Datei mit der neu zu
erstellenden Datei überschrieben und es öffnet sich das Fenster mit der
Zusammenfassung. Hier wird Ihnen angezeigt, welche DTA – Datei erzeugt wird.
Über die Schaltfläche FERTIGSTELLEN wird die Datei endgültig in das ausgewählte
Verzeichnis geschrieben. Abschließend erhalten Sie die Information über die erfolgreiche
Erstellung der DTA Datei oder die Information, dass beim Schreiben der DTA-Datei ein
Fehler aufgetreten ist. In dem Fall sollten Sie über die Schaltfläche
die Protokolldatensätze aufrufen, um zu erfahren, welche Vorgaben für die Erstellung der
DTA Datei fehlerhaft sind oder ganz fehlen.
Bekommen Sie die Information über die erfolgreiche Erstellung der DTA Datei, wird der
Ausdruck eines Begleitzettels und der DTA-Übersicht über die Schaltfläche DRUCKEN.
angeboten.
Nach dem erfolgreichen Schreiben der DTA Datei, finden Sie die Datensätze nicht mehr
im Zahlungsverkehr.
DATEV-Prüfung
Über dieses Menü steht Ihnen eine DATEV-Prüfung zur Verfügung. Mit dieser können Sie
Ihre Datenbestände vor der Ausgabe auf folgende Datenprobleme prüfen lassen:
• MUSS Felder (Felder, die gefüllt sein müssen)
• Feldlängenprüfung (Überschreitung der Vorgabelänge durch das DATEV-Format)
159
Folgende Daten werden für die Debitoren- / Kreditorenstammdaten geprüft:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Buchungskontonummer
Anschrift-Name2
Anschrift-Name3
Anschrift-Straße
Anschrift -Postleitzahl
Anschrift-Ort
Bankverbindung-Kontonummer
Bankverbindung-Bankleitzahl
EU-Umsatzsteueridentnummer
Folgende Daten werden für die Kontenbeschriftungen geprüft:
• Kontonummer
• Kontobezeichnung
Folgende Daten werden für die Personalstammdaten geprüft:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Personalnummer
Sozialversicherungsnummer des Arbeitnehmers
Europäische Versicherungsnummer (Versicherungsnummer eines EU Landes)
Anschrift-Titel
Anschrift-Nachname
Anschrift-Vorname
Anschrift-Postleitzahl
Anschrift-Ort
Anschrift-Straße
Nationalitätskennzeichen
Tätigkeit (Berufsbezeichnung)
Zuständiges Finanzamt
Ausstellungsort (Lohnsteuerkarte)
Wird über den Menüpfad DATEI - SCHNITTSTELLEN die DATEV Prüfung ausgewählt,
öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie das Modul für die DATEV Prüfung auswählen.
In der nachfolgenden Zusammenfassung werden Ihnen noch einmal die Daten, welche für
den DATEV Export geprüft werden, angezeigt. Hier starten Sie über die Schaltfläche
160
FERTIGSTELLEN den Prüflauf. Werden nicht kompatible Daten gefunden, bekommen Sie
diese im Anschluss in einem Protokoll angezeigt.
DATEV-Export Schnittstelle
DATEV-Export allgemein
Der DATEV Export ist aus den Anwendungen Auftrag, Fibu und Lohn möglich. Der Export
erfolgt in ein von der DATEV beschriebenes Format zur Weiterverarbeitung durch den
Steuerberater in Zusammenarbeit mit dem DATEV-Rechenzentrum. Welche Daten
exportiert werden können, ist abhängig davon, aus welchem Modul die Schnittstelle
aufgerufen wird.
Erfolgt der Export aus der Fibu, so können Bewegungsdaten des Erfassungsprotokolles,
Stammdaten( siehe S. 406), Kontenbeschriftungen, Kontensalden und Bewegungsdaten
aus dem Archiv Buchungen ausgegeben werden.
Beachten Sie, dass beim Export der Bewegungsdaten des Erfassungsprotokolles
immer nur die Datensätze aus dem Hauptbuch ausgelesen werden.
Erfolgt der Export aus dem Lohn, so können Buchungssätze für die Fibu aus der
Lohnbuchungsliste, Bewegungsdaten, Stammdaten( siehe S. 406) ausgegeben werden.
Erfolgt der Export aus dem Auftrag so können Buchungssätze für die Fibu aus der
Auftragsbuchungsliste, Stammdaten( siehe S. 406), Kontenbeschriftungen ausgegeben
werden.
Vor dem ersten Export müssen Sie mit Ihrem Steuerberater besprechen, welche Ihrer
Daten er regelmäßig verarbeiten möchte, welches DATEV Inputformat er benötigt und
welche Vorgaben für die Verwaltungsdatei zu hinterlegen sind. Informieren Sie sich auch
über die Belegung bestimmter Felder in den Stammdaten( siehe S. 406) und den
Buchungssätzen, da die DATEV ganz bestimmte Formate für manche Felder vorschreibt.
Von Ihrem Steuerberater erhalten Sie weitere Daten, die Sie für den Export benötigen,
z.B. die Abrechnungsnummer. Eine direkte Zusammenarbeit zwischen Ihnen und der
DATEV e. G. ist in der Regel nicht möglich.
Einstellung der DATEV - Parameter
Vor jedem Erzeugen von Dateien im DATEV Sendeformat sollten Sie die Einstellung der
DATEV - Parameter überprüfen und ggf. ändern. Die Einstellungen werden gespeichert,
so dass Sie diese nicht mit jedem Export vollständig neu eintragen müssen. Die
Einstellung der Parameter erfolgt über den Menü Pfad BEARBEITEN - PARAMETER DATEV.
Dieser Parameter untergliedert sich in
• globale Vorgabewerte und
• modulspezifische Vorgabewerte.
Über die globalen Vorgabewerte treffen Sie folgende Hinterlegungen:
161
Berater-Nummer:
Die Berater-Nummer wird von der DATEV vergeben und steht z. B. für einen
Steuerberater. Die Eingabe kann max. 7-stellig numerisch sein.
Berater-Name:
Hier wird der Name des DATEV-Mitglieds (Steuerberater) hinterlegt. Der Beratername
kann 9-stellig alphanumerisch eingetragen werden.
Namenskürzel:
Die Eingabe des Namenskürzel ist 2-stellig alphanumerisch möglich.
Mandanten-Nummer:
Die Mandanten-Nummer wird vom Steuerberater selbst vergeben. Diese Nummer kann
max. 5-stellig numerisch hinterlegt werden.
Passwort:
Das Passwort dient dem Schutz der eingegebenen Daten. Es sind bis zu 4 Buchstaben
und Zahlen zulässig, jedoch keine Sonderzeichen.
Erweiterte Fehlerprüfung:
Die erweiterte Fehlerprüfung lässt sich optional aktivieren / deaktivieren. Ist die
Fehlerprüfung aktiviert und beim Datenexport von FiBu-Daten werden FEhler festegestell,
so erscheind die Meldung: "Die DATEV-Daen wurden nicht erfolgreich geschrieben." Die
Meldung können Sie jederzeit im Programm über das Menü OPTIONEN
-PROTOKOLLÜBERSICHT einsehen. Hier findet sich beispielsweise ein Hinweis auf
fehlerhafte Buchungssätze im zu exportierenden Stapel.
Ist die erweitere Fehlerprüfung deaktiviert, so wird bei Vorhandensein von Fehlern der
Export mit der Meldung "Der Schreibversuch ist fehlgeschlagen" abgebrochen.
Werden fehlerhafte Daten aus dem Bereich Auftrag exportiert, so wird der Export bei
deaktivierter erweiterter Ehlerprüfung nicht in allen Fällen abgebrochen. Je nachdem, um
welche Art Fehler es sich handelt, kann es bei diesen Parametereinstellungen jedoch
passieren, dass dieser Fehler von DATEV nicht als solcher erkannt wird und der Export
erfolgreich abgeschlossen wird. So wird der DATEV-Export beispielswseise abgebrochen
und der Fehler erkannt, wenn ein Personenkonto in den Stammdaten( siehe S. 406) nicht
hinterlegt ist, nicht jedoch aber wenne einem Personenkonto fälschlierweise ein
Steuerschlüssel zugeordnet wurde. Nur mit aktivierter erweiterter Fehlerprüfung werden
alle Fehler angezeigt.
Währung immer in Euro (EUR) ausgeben:
162
wird hier "ja" ausgewählt, erfolgt bei der DATEV-Übertragung die Umrechnung der
Beträge immer in Euro.
In den modulspezifischen Vorgabewerte wird festgelegt, welche Daten exportiert
werden sollen. Der Zeitraum, das Löschkennzeichen und das DATEV-Inputformat werden
hinterlegt.
Sachkonten/Debitoren/Kreditoren:
In diesen drei Feldern treffen Sie die Auswahl der Kontenarten für den Saldenexport.
Bewegungsdaten:
Mit dieser Einstellung werden die Bewegungssätze im zulässigen Datumsbereich des
Erfassungsprotokolls exportiert.
Bitte beachten Sie, dass Buchungssätze aus dem Erfassungsprotokoll des
Hauptbuches erzeugt werden. Entsrechend muss ein DATEV-Export VOR dem
Buchungslauf durchgeführt werden. Nach dem Buchungslauf ist das
ERfassungsprotokoll verdichtet und die Daten stehen nicht mehr für die
DATEV-Schnittstelle zur Verfügung.
Belegnummer 2 ausgeben:
Das Feld Belegnummer 2 sollte nur mit ausgegeben werden, wenn Sie dieses in einem
Datumsformat "TTMMJJ" im Buchungssatz hinterlegt haben. Die DATEV verwendet das
Belegnummernfeld 2 für das Fälligkeitsdatum in der o.g. Form. Daher darf es nur eine
6-stellige Nummer sein, aus der ein Datum hervorgeht. Sind andere Ziffern hinterlegt und
wird dieses Feld mit exportiert, können die Daten nicht korrekt von DATEV gelesen
werden.
Stammdaten( siehe S. 406):
Hier werden die Kreditoren- und Debitorenstammdaten ausgegeben. Für die Felder Name
2 und Name 3 des Adressdatensatzes gibt es z.B. von der DATEV die Vorgabe, dass
diese Felder jeweils mit max. 20 Zeichen belegt werden dürfen. Haben Sie in Büro Plus
diese Felder mit längeren Namen belegt, wird beim DATEV Export Name 2 und Name 3
jeweils nach 20 Zeichen abgeschnitten.
Kontenbeschriftungen:
163
Dient der Übergabe von Kontonummer und Kontobezeichnung an die DATEV. Auch für
das Feld Kontobezeichnung gibt es von der DATEV die Vorgabe, dass dieses Feld mit
max. 40 Zeichen belegt sein darf. Haben Sie in den Stammdaten( siehe S. 406) des
Kontenplanes für Konten dieses Feld mit einem längeren Namen belegt, wird beim
DATEV Export die Kontenbeschriftung nach 40 Zeichen abgeschnitten.
Kontensalden:
Dient der Übergabe der Kontensalden an die DATEV.
Soll / Haben getrennt ausgeben:
Werden die Kontensalden exportiert, kann hier festgelegt werden, ob der Sollsaldo
getrennt vom Habensaldo ausgewiesen werden soll.
Löschkennzeichen:
Das Löschkennzeichen steuert die Speicherung auf dem Datenträger bzw. in dem
Ausgabeverzeichnis.
• Daten anhängen: Fortlaufende Speicherung der Dateien im Ausgabeverzeichnis oder
auf Datenträger, bestehende Daten bleiben erhalten.
• Gegen Rückfrage: Das Überschreiben bestehender Daten muss einmal bestätigt
werden.
• Daten vorher löschen: Die im Ausgabeverzeichnis / auf dem Datenträger
gespeicherten Dateien werden ohne Rückfrage überschrieben.
Zeitraum:
Hier wird eine Vorgabe für den Übergabezeitraum hinterlegt. Zur Auswahl stehen dabei:
• Aktuelle Periode
• Aktuelles Jahr
• Frei (über Datumsbereich/Periode wählbar)
Haben Sie für den Zeitraum die Einstellung "Frei (über Datumsbereich/Periode wählbar)"
hinterlegt, so kann beim Export aus dem Modul Fibu nur ein Zeitraum aus dem aktuellen
Wirtschaftsjahr gewählt werden.
Beachten Sie, für ein abgeschlossenes Wirtschaftsjahr ist also kein DATEV Export
mehr möglich.
Belegnummer:
Hier kann eine Belegnummer für den Export der Kontensalden vorgegeben werden. Diese
Belegnummer wird im DATEV Programm Ihres Steuerberaters in den Buchungssätzen mit
den Kontensalden als Belegnummer 1 ausgegeben. Diese Belegnummer wird nicht
hochgezählt.
Belegdatum:
Hier kann eine Belegdatum für den Export der Kontensalden vorgegeben werden. Dieses
Belegdatum wird im DATEV Programm Ihres Steuerberaters in den Buchungssätzen mit
164
den Kontensalden als Datum ausgegeben.
Beachten Sie für die Vorgabe des Belegdatums:
Wenn das Datum bis vier und mehr Monate über dem aktuellen Monat liegt, wird der
Vorlauf nicht verarbeitet!
Überträge über den 31.12. hinaus sollten auf zwei Vorläufe (bis 31.12. und ab
31.12.) aufgeteilt werden.
DATEV – Inputformat:
Als Formate stehen hier das OBE und das KNE Format zur Verfügung. Ihr Steuerberater
muss Ihnen mitteilen, welches DATEV-Inputformat er verarbeiten kann. Im OBE-Format
ist als Währung nur der EURO erlaubt, im KNE-Format dagegen auch andere
Fremdwährungen. Bei Verwendung des OBE-Formates müssen die Sachkonten 4-stellig
und die Personenkonten 5-stellig sein. Bei Verwendung des KNE-Formates kann die
Länge der Kontonummern auch davon abweichend sein. Allerdings müssen die
Sachkonten immer um genau eine Stelle kürzer als die Personenkonten sein.
Das Format OBE erzeugt folgende Dateien:
• Verwaltungsdatei: DV01
• Datendateien: DE001, DE002, Dexxxx
Das Format KNE erzeugt folgende Dateien:
• Verwaltungsdatei: EV01
• Datendateien: ED00001, ED00002, Edxxxxx
Im Bereich Lohn steht nur das OBE-Format zur Verfügung.
Erstellen der DATEV -Exportdateien
Über den Menüpfad DATEI – SCHNITTSTELLEN wird die DATEV Schnittstelle
aufgerufen. Ein Assistent ist Ihnen bei der Erzeugung der DATEV Dateien behilflich.
In der ersten Eingabemaske legen Sie das Modul fest, aus welchem der Datenexport
erfolgen soll. Der Assistent führt Sie anschließend in ein Menü, wo die Auswahl bzgl. der
Art der zu exportierenden Daten erfolgt. Im Modul Fibu stehen Ihnen dafür folgende Arten
zur Verfügung:
Bewegungsdaten:
Mit dieser Einstellung werden die Bewegungssätze im zulässigen Datumsbereich des
Erfassungsprotokolls aus dem Hauptbuch exportiert. Alle Buchungssätze aus den
Nebenbüchern und aus dem Archiv Buchungen werden nicht berücksichtigt. Der Zeitraum
wird über Periode und Jahr gebildet. Bitte beachten Sie, dass Buchungssätze aus dem
Erfassungsprotokoll erzeugt werden. Entsprechend muss ein DATEV-Export vor dem
Buchungslauf durchgeführt werden. Nach dem Buchungslauf ist das Erfassungsprotokoll
leer und es stehen keine Daten für den DATEV-Export zur Verfügung.
Bewegungsdaten aus Archiv:
165
Hier werden die Buchungssätze aus dem Bereich "Geschäftsvorfälle - Archiv Buchungen"
exportiert. Sie haben mit dieser Einstellung die Möglichkeit, die einzelnen Buchungssätze
z.B. für das gesamte Jahr über den DATEV-Export zu exportieren.
Bitte beachten Sie: Beim Export des Archivs wird der Zeitraum über das Belegdatum
gebildet.
Bitte beachten Sie: Wenn Sie alle Daten inklusive der Archivdaten auswählen,
werden nur die Archivdaten , nicht aber die aktuellen Bewegungsdaten exportiert.
Um Daten aus beiden Bereichen zu exportieren, müssen Sie folglich zwei separate
Exporte durchführen.
Stammdaten( siehe S. 406)
Hier werden die Kreditoren- und Debitorenstammdaten ausgegeben.
Für die Zahlungsbedingungen ist zu beachten, dass über das Menü BEARBEITEN PARAMETER - ADRESSEN -ZAHLUNGSBDINGUNGEN ein zusätzliches DATEV
Schlüsselfeld für die jeweilige Zahlungsbedingung angeboten wird, in dem der Schlüssel
von DATEV hinterlegt werden muss. Beim DATEV Export wird, sofern eine in den
Parametern hinterlegte Zahlungsbedingung in der Adresse steht, das DATEV
Schlüsselfeld geprüft. Ist dieser Feldwert im Bereich von „10“ bis „97“, so wird dieser Wert
im Feld 123 (lt. DATEV Spezifikation) mit exportiert.
Kontenbeschriftungen:
Dient der Übergabe von Kontonummer und Kontobezeichnung an die DATEV.
Kontensalden:
Dient der Übergabe der Kontensalden an die DATEV.
Das Modul Auftrag ermöglicht den Export für Bewegungsdaten und Stammdaten( siehe
S. 406).
Im Bereich Lohn stehen die Arten Buchungssätze für Fibu, Bewegungsdaten und
Stammdaten( siehe S. 406) zur Verfügung. Dabei werden über Buchungssätze für Fibu
Buchungssätze und über Bewegungsdaten die Bruttolohnsätze und Mitarbeiterdaten
exportiert.
Haben Sie die Art der zu exportierenden Daten ausgewählt, gelangen Sie über die
Schaltfläche "WEITER" in die Erfassungsmaske zur Vervollständigung der DATEV Vorlaufdaten.
166
Datenträger-Nummer:
Hier wird die Nummer des Datenträgers eingegeben. Diese Nummer muss 3-stellig
numerisch hinterlegt werden.
Abrechnungs-Nummer:
Die Abrechnungsnummer muss lückenlos pro Mandant aufsteigend vergeben werden. Die
Information über gültige Abrechnungsnummern erteilt der Steuerberater. Folgendes
Format ist dabei einzuhalten:
nnnnJJ
Die Abrechnungsnummer muss 6-stellig sein, wobei sich die letzten beiden Ziffern auf das
zu exportierende Wirtschaftsjahr beziehen, und die Ziffer davor die Abrechnungsnummer
darstellt. Um die 6-stellige Anzahl zu erreichen wird gegebenenfalls mit führenden Nullen
aufgefüllt.
Beispiel:
Eingabe als Abrechnungsnummer: 000108
Daten aus 2008 werden übertragen: 08
Abrechnungsnummer der Bewegungsdaten: 1 (Zulässig bei DATEV für Bewegungsdaten
die Ziffern 1 - 69)
Zur Vervollständigung der Stellenanzahl: 000
Beachten Sie:
Wird die Reihenfolge nicht eingehalten, führt dies zur Ablehnung der Verarbeitung
im Rechenzentrum der DATEV.
Über den DATEV Parameter modulspezifische Vorgabewerte haben Sie bereits eine
Voreinstellung für den Zeitraum vorgenommen. Wurde die Vorgabe Frei (über
Datumsbereich/Periode wählbar) hinterlegt, erfolgt in den Feldern Von und Bis die
Einstellung für den Übergabezeitraum.
Sollen in der Fibu Bewegungsdaten aus dem Archiv exportiert werden, kann dafür
zwischen
167
• Buchungsdatum beachten und
• Buchungsperiode beachten
gewählt werden.
Werden z.B. für ein komplettes Wirtschaftsjahr Bewegungsdaten aus dem Archiv der Fibu
exportiert und der Export wird für jede Buchungsperiode separat durchgeführt, dann darf
beim DATEV-Export nicht die Option "Buchungsdatum beachten" aktiviert sein, wenn Sie
auch Geschäftsvorfälle in der 13., 14. und / oder 15. Periode eingebucht haben. Für
diesen Fall muss die Einstellung "Buchungsperiode beachten" gewählt werden. Wird das
Buchungsdatum beachtet und Sie haben in der 13. Periode z.B. mit einem
Dezemberdatum gebucht, werden diese Buchungen aus der 13. Periode einmal mit dem
DATEV Export der Periode Dezember und ein zweites Mal mit dem Export für die Periode
13. ausgelesen.
Sind die Vorlaufdaten alle eingetragen, wird in der nächsten Eingabemaske der
Ausgabepfad für die DATEV-Exportdatei festgelegt.
Ist dieser Pfad bei jedem Export identisch, können Sie diesen über den Menüpfad
OPTIONEN – SYSTEMEINSTELLUNGEN über das erste Register im Abschnitt
Vorgabeverzeichnisse fest hinterlegen.
In der folgenden Eingabemaske können Sie noch einmal festlegen,
• ob beim Export von Bewegungsdaten das Feld Belegnummer 2 mitgeführt werden soll,
• ob Datensätze mit fehlerhaften Belegnummern ausgegeben werden sollen
• und was nach dem Export mit den ausgegebenen Daten passieren soll.
Das Kennzeichen "Gegenkostenstelle als Kostenstelle ausgeben, wenn Kostenstelle nicht
hinterlegt wurde" ist zu aktivieren, wenn aus dem Modul Auftrag Bewegungsdaten
exportiert werden und in den Erlöskonten im Auftrag Kostenstellen hinterlegt sind. Die
Kostenstelle des Erlöskontons kann darüber als Kst1 in DATEV eingetragen werden.
168
In der abschließenden Zusammenfassung können Sie überprüfen, ob die Hinterlegungen
für den DATEV Export korrekt vorgenommen wurden.
Wird in dieser Zusammenfassung die Schaltfläche "FERTIGSTELLEN" betätigt, werden
die DATEV Daten geschrieben. Sie erhalten eine Information, ob die Daten erfolgreich
geschrieben wurden. Ist dies nicht der Fall, kann ein Fehlerprotokoll eingesehen werden.
Nach der Prüfung und Abarbeitung der Protokolleinträge, kann der DATEV - Export mit
den gleichen Vorgaben erneut gestartet werden.
Haben Sie in Ihren Buchungssätzen die Formatvorgabe für das Feld Belegnummer 1 nicht
beachtet, wird vor dem endgültigen Schreiben der DATEV Dateien folgender Hinweis
angezeigt:
Beachten Sie: Die Buchungssätze enthalten Belegnummern, die nicht der DATEV-Norm
entsprechen. Dadurch können bei der Weiterbearbeitung der Daten durch DATEV Fehler
auftreten.
Sie entscheiden ob der DATEV-Export fortgesetzt werden soll oder nicht.
Folgende Restriktionen müssen für das Feld Belegnummer 1 erfüllt sein:
• Für das Inputformat OBE muss die Belegnummer von rechts gelesen mindestens
sechs Ziffern haben.Bsp: RE04-000251
• Für das Inputformat KNE muss die Belegnummer von rechts gelesen mindestens
zwölf alphanumerische Zeichen (0-9,A-Z, a-z) haben. Außerdem sind folgernde
Sonderzeichen erlaubt: "$ % & * + - /"). Bsp: ARE04-000251
Die erzeugten DATEV – Exportdateien übergeben Sie anschließend Ihrem Steuerberater
zur weiteren Verarbeitung.
Datanorm-Import
Die DATANORM-Import-Schnittstelle ermöglicht die Übernahme von Artikel-, Preis-,
Rabatt- und Warengruppendaten in die Stammdaten( siehe S. 406), welche im
DATANORM-Format 4 oder 5 vorliegen.
Diese Schnittstelle steht Ihnen im Menü unter DATEI - SCHNITTSTELLEN zur Verfügung.
Nach Anwahl dieser Schnittstelle und anschließendem Betätigen der Schaltfläche
WEITER innerhalb des Infofensters, erscheint die folgende Maske:
169
• Lieferantennummer: Hier wird die Adressnummer des Lieferanten eingetragen.
• Kundennummer beim Lieferanten: Haben Sie im Stammdatensatz der angegeben
Lieferantennummer über das Register Gesperrt/Händler/Euro im Feld
Kundennummer bei diesem Lieferanten Ihre Kundennummer bei diesem Lieferanten
hinterlegt, so wird diese automatisch eingetragen. Man kann diese Nummer aber
auch manuell in dieses Feld schreiben.
Mit WEITER gelangen Sie auf die nächste Seite, wo die Einstellungen für diesen Import
vorgenommen werden.
• Art des Artikels: Hier erfolgt die Vorgabe für die neu zu erstellenden oder zu
ändernden Artikel.
• Artikelnummerpräfix: Hier kann eine alphanumerische Eingabe erfolgen, welche beim
Einlesen vor die Artikelnummer gesetzt wird.
• Diesen Lieferanten zum Standard Lieferanten machen: Ist dieses Kennzeichen
aktiviert wird dieser Lieferant zum Standard-Lieferant. Wird das Kennzeichen nicht
gesetzt, bleibt der bestehende Standard-Lieferant erhalten. Ist kein anderer Lieferant
vorhanden, wird der aktuell einzulesende in jedem Fall Standard-Lieferant. Bei dieser
Konstellation ist diese Option ohne Funktion.
• Preisfaktor: Hier kann ein Preisfaktor für die Kalkulation hinterlegt werden.
• Materialkalkulationssatz: Hier kann die Auswahl eines Materialkalkulationssatzes
vorgenommen werden. In diesen Satz wird der Preisfaktor geschrieben.
• Provisionssatz: Der hier hinterlegte Provisionssatz wird für die
Vertreterprovisionsabrechnung in die Artikel geschrieben.
170
• Zuschlagskalkulation: Hier kann die Auswahl einer Zuschlagskalkulation
vorgenommen werden.
Mit WEITER gelangen Sie auf die nächste Seite, wo die Optionen für diesen Import
festgelegt werden.
• Vorgabe für Roherlös: Hier erfolgt die Vorgabe, woraus der Roherlös ermittelt werden
soll. Dabei stehen folgende Kriterien zur Auswahl:
• Mittlerer-EK
• Vorgabe Roherlös-EK
• Gesamt Vorgabe Roherlös-EK (Aus Stückliste)
• Standard-EK vom Standard-Lieferanten
• Erster EK vom Standard-Lieferanten
• Vorgabe Kalkulations-EK
• Artikelnummer: Ungültige Zeichen werden durch das hier hinterlegte Zeichen ersetzt.
• Warengruppennummer: Ungültige Zeichen werden durch das hier hinterlegte Zeichen
ersetzt.
Mit WEITER gelangen Sie auf die nächste Seite, wo Kalkulationsschemen für die
VK-Preise hinterlegt werden können.
Hier kann bei der Neuanlage eines Artikels jedem Verkaufspreis ein vorher im Programm
definiertes Kalkulationsschema zugewiesen werden. Wenn Listenpreise verwendet
werden sollen, darf dem Vk 0 kein Kalkulationsschema hinterlegt werden.
Mit WEITER gelangen Sie auf die nächste Seite, wo die Kriterien für diesen Import
171
festgelegt werden.
Folgende Bereiche stehen Ihnen zur Verfügung
Artikel
• Neuanlage: Ist der Artikel noch nicht vorhanden, wird dieser neu angelegt.
• Änderungen durchführen: Bestehende Artikel werden gegebenenfalls geändert.
• Artikel anhand der Lieferantenartikelnummer identifizieren: Zum Anlegen der
Artikelnummer wird die Lieferantenartikelnummer genutzt)
• Artikelnummer durch Lieferantenadressnummer eindeutig machen: Die
Adressnummer des Lieferanten wird zur Identifizierung der Artikelnummer
vorangestellt.
• Artikelnummer durch Präfix eindeutig machen: Der benutzerdefinierte Präfix wird zur
Identifizierung der Artikelnummer vorangestellt. Bei Nutzung der
Lieferantenadressnummer und Präfix gestaltet sich der Aufbau wie folgt:
[Präfix][LiefNr][ArtNr].
• Artikel ist rabattfähig: Mit dieser Option wird das Kennzeichen "Rabattfähig" in den
jeweiligen Artikelstammdaten aktiviert/deaktiviert.
• Artikel ist lagerfähig: Mit dieser Option wird das Kennzeichen "Lagerfähig" in den
• Artikel ist historyfähig: Mit dieser Option wird das Kennzeichen "History" in den jeweiligen
Artikelstammdaten aktiviert/deaktiviert.
• Artikel ist skontofähig: Mit dieser Option wird das Kennzeichen "Skontofähig" in den
• Artikel ist umsatzfähig: Mit dieser Option wird das Kennzeichen "Umsatzfähig" in den
• Artikel ist provisionsfähig: Mit dieser Option wird das Kennzeichen "Provisionsfähig" in
den jeweiligen Artikelstammdaten aktiviert/deaktiviert.
• Artikel ist gesperrt (mit dieser Option wird das Kennzeichen "Gesperrt" in den
jeweiligen Artikelstammdaten aktiviert/deaktiviert und gegebenenfalls das aktuelle
Datum als Sperrdatum gesetzt.
• Artikel hat Seriennummer: Mit dieser Option wird das Kennzeichen "Artikel hat
172
Seriennummer" in den jeweiligen Artikelstammdaten aktiviert/deaktiviert.
• Artikel hat keine abweichenden Artikeldaten: Mit dieser Option wird das Kennzeichen
"Keine abweichenden Artikeldaten" in den jeweiligen Artikelstammdaten
aktiviert/deaktiviert.
Warengruppen
• Gruppe durch Lieferantenadressnummer eindeutig machen: Die Adressnummer des
Lieferanten wird der Artikelnummer vorangestellt.
• Gruppennummer in Artikel übernehmen: Die Warengruppennummer wird in die
jeweiligen Artikelstammdaten übernommen.
Suchbegriff (Matchcode)
• übernehmen: Der Suchbegriff (Matchcode) wird übernommen.
• Suchbegriff erstellen, falls nicht vorhanden: Der Suchbegriff (der Matchcode) wird
erstellt, wenn dieser noch nicht vorhanden ist. erzeugt wird der Suchbegriff aus der 1.
Artikelbezeichnung.
Kurztextzeile 1/2
• übernehmen: Die Kurztextzeile wird übernommen.
Langtext
• übernehmen: Der Langtext wird übernommen.
Preis
• Als Lieferanteneinkauspreis übernehmen: Hier kann der
Artikellieferanteneinkaufspreis übernommen werden.
Grafik
• übernehmen: Hier kann der Import einer vorhandenen Grafik aktiviert/deaktiviert werden.
Mit WEITER gelangen Sie auf die nächste Seite, wo der Datanorm-Dateityp für diesen
Import festgelegt werden.
Wählen Sie einen Dateityp aus den importierbaren DATANORM-Dateitypen. Diese
müssen in der logischen Reihenfolge (von oben nach unten) importiert werden. Es kann
173
jeweils nur ein Dateityp in einem Lauf importiert werden, jedoch können mehrere Dateien
gleichen Typs in einem Lauf importiert werden.
Mit WEITER gelangen Sie auf die nächste Seite, wo die Auswahl des Pfades, aus dem die
Datanorm-Datei importiert werden soll, festgelegt werden.
Über die Schaltfläche DATANORM-DATEI WÄHLEN wird der Datenpfad un die
Datanorm-Datei für den Import festgelegt. Natürlich kann in der Anwendung auch eine
Vorgabe für den Ausgabepfad erfolgen, wenn dieser bei jedem Datanorm-Import identisch
ist. Das Verzeichnis für die Ausgabe kann über den Menüpfad OPTIONEN –
SYSTEMEINSTELLUNGEN fest vorgegeben werden. Dies geschieht über das Register
"Büro Plus" im Abschnitt Vorgabeverzeichnisse.
Analog erfolgt in der nächsten Maske die Auswahl des Pfades aus dem die Bilder
importiert werden sollen.
Mit WEITER gelangen Sie auf die nächste Seite mit der Zusammenfassung. Sie erhalten
einen Überblick der Import-Einstellungen, die Sie vorher getätigt haben.
Mit der Schaltfläche ZURÜCK können Sie nochmals in die einzelnen Eingabefenster
springen, um eventuelle Änderungen vorzunehmen.
Mit Betätigen der Schaltfläche FERTIGSTELLEN starten Sie den Datanorm-Import.
Im Anschluss an den Import öffnet sich ein Fenster mit der Information, wie viele
Datanorm-Sätze importiert wurden.
174
Über die Schaltfläche WEITERE DATEI gelangen Sie zurück zur Auswahl der Optionen
und Kriterien und können dort die Einstellungen für einen neuen Datanorm-Import
auswählen und starten.
Über die Schaltfläche PREISE NEU BERECHNEN kann der Assistenten für die
Neuberechnung der Artikelpreise gestartet werden. Diese Schaltfläche steht Ihnen nur zur
Verfügung, wenn für den ausgeführten Import in den Einstellungen ein
Materialkalkulationssatz oder eine Zuschlagskalkulation hinterlegt wurde.
ElStEr-Export Schnittstelle
Die Abkürzung ElStEr steht für die elektronische Übermittlung von Steuererklärungen. In
Deutschland schreibt der Gesetzgeber seit 01.01.05 vor, die Daten der
Umsatzsteueranmeldung sowie Lohnsteueranmeldung und Lohnsteuerberscheinigung in
elektronischer Form zu übermitteln und dies wird mittels der ElStEr - Schnittstelle
realisiert. Die Werte der UVA, Lohnsteueranmeldung und Lohnsteuerbescheinigung
werden verschlüsselt übertragen.
Die ElStEr Schnittstelle dient dazu, um die Lohnsteueranmeldungen (Modul: Lohn) und
die Umsatzsteuervoranmeldungen (Modul: Fibu) an das zuständiges Finanzamt zu
versenden.
Einrichtung der ElStEr-Übertragung
Teilnahmefähigkeit
• Damit man am "ElStEr Verfahren" teilnehmen kann, muss das Formular "Erklärung
gemäß § 6 Steuerdaten-Übermittlungsverordnung (StDÜV) zur Übermittlung von
Umsatzsteuer-Anmeldungen/Lohnsteuer-Anmeldungen", welches Sie im Internet
unter https://www.elster.de/doc/teilnahmeerklaerung.pdf laden können, an das
zuständige Finanzamt übergeben werden.
• Ebenso wird eine Steuernummer benötigt, da im Moment noch keine
Steuernummerneuaufnahme für die oben genannten Fälle auf elektronischem Wege
zur Verfügung stehen.
• Auf der Arbeitsstation muss entweder ein direkter Internetanschluss oder ein Proxy
Server verfügbar sein. Aktuell ist eine Übermittlung über einen ISDN-Anschluss nicht
möglich. Der Zugang zum Dial-In-Server (Zugang mittels ISDN - Direkteinwahl) wurde
abgestellt. Somit ist das Senden an die Clearingstelle nur noch über den
175
Übertragungsweg Internet möglich.
• Sollten Sie die Proxy Server Lösung wählen, muss dieser zusätzlich vom
Systemadministrator für ElStEr konfiguriert werden.
Übermittlungs-Einstellungen
Erfolgt die Übermittlung der Daten über das Internet, muss über den Menüpfad
OPTIONEN – SYSTEMEINSTELLUNGEN das Register "Kaufmann" aufgerufen werden.
Über die Schaltfläche "Anbindungen" muss eine neue ElStEr Anbindung erstellt werden.
Über die Schaltfläche EIGENSCHAFTEN wird als aktive Anbindung "Neue ElStEr
Anbindung" gewählt.
Anschließend wird über den Menüpfad DATEI - ANBINDUNGEN die neue "ElStEr
Anbindung“ über die Schaltfläche "Eigenschaften" konfiguriert.
Über die Schaltfläche EINSTELLUNGEN wird der ElStER 1 Server für die
Lohnsteueranmeldung und Umsatzsteueranmeldung und der ElStER 2 Server für die
Lohnsteuerbescheinigung eingerichtet.
Erfolgt die Einwahl über einen Proxy-Server und ist eine Firewall im Einsatz, müssen
nachfolgend aufgeführte IP Adressen / Port Gruppen freigegeben werden. Bei einem
Proxy Server muss eine Umsetzung von einem lokalen Port auf den Remote-Port
gemacht werden. Die Nummern der lokalen Ports sind frei wählbar(z.B.: 1024-1029),
diese können frei definiert werden und müssen auch nicht aufeinander folgen. Diese
lokalen Ports müssen auf der Workstation in der "ElStEr Anbindung" eingestellt werden.
Im Verzeichnis Bonus\ElStEr der Ihnen vorliegenden CD befindet sich das Dokument
"Konfiguration_AVMKEN_Jana.pdf". Dieses wurde von ElStEr selbst herausgegeben und
zeigt, wie man AVM Ken oder den Jana Server konfiguriert.
176
Server
IP-Adresse
Port
Lokaler
Proxy
Port
1
62.157.211.58
8000
8001
2
62.157.211.59
8000
8002
3
62.157.211.60
8000
8003
4
193.109.238.26
8000
8004
5
193.109.238.27
8000
8005
6
213.182.157.55
8000
8006
Veränderung der mit ElStEr übertragenen Daten
Überprüfung der eingegebenen Daten
In den Stammdaten( siehe S. 406) des Mandanten (Menü DATEI - MANDANT ...
BEARBEITEN) sind in den Feldern der Register "Adresse" und "Finanzamt" gültige
Daten zu hinterlegen. Bei der Übermittlung wird hierbei Steuer- und Finanzamtnummer,
sowie Ihre Anschrift benötigt.
Die Steuernummer und das Finanzamt werden auf Richtigkeit überprüft.
Die Anschrift muss komplett eingeben werden und zwar in der Weise, wie sie dem
Finanzamt bekannt ist.
Die zu meldenden Beträge können nicht überprüft werden, sie müssen für die Richtigkeit
selbst Sorge tragen.
Veränderungen der vorgegebenen Daten
Alle benötigten Daten werden direkt aus den Modulen FiBu bzw. Lohn bezogen: Allerdings
können alle Daten vor dem Versenden abgeändert werden.
Wenn Lohnsteuerbescheinigungen versendet werden sollen, müssen diese vorab im
177
Bereich "Stammdaten( siehe S. 406) - Mitarbeiter" im Mitarbeiterdatensatz über das
Register "Lohn-Abrechnungsdaten" erstellt werden.
Wie wird der Kammerbeitrag in der Bescheinigung für ElStEr hinterlegt?
Der Kammerbeitrag wird nicht automatisch in die Lohnsteuerbescheinigung für ElStEr
eingetragen, da grundlegend keine Zeile hierfür vorgesehen ist.
Die Bescheinigung enthält jedoch ein zusätzliches Register "Freie Mitteilungen". Hier
können die Bezeichnung und der Betrag manuell hinterlegt werden.
Übertragung der ElStEr-Daten
Über den Menüpfad DATEI – SCHNITTSTELLEN – ElStEr EXPORT Schnittstelle erfolgt
die eigentliche Übermittlung der Daten.
Die Übertragung der ElStEr-Daten kann in den Modulen FiBu und Lohn auch über den
Bereich Abschluss über die Schaltfläche ElStEr ÜBERTRAGEN aufgerufen werden.
Vor der Übermittlung werden die Dialoge von der ElStEr Schnittstelle angezeigt. Zuerst
wird ausgewählt, welche Daten übermittelt werden sollen.
Hinweise zur Übertragung von Lohnsteuerbescheinigungen finden Sie im Kapitel
Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung mit ElStEr( siehe S. 180).
Im nächsten Dialog wird der Übergabezeitraum festgelegt. Angeboten wird immer der im
Lohn bzw. der Fibu aktuell geöffnete Abrechnungsmonat bzw. Buchungsperiode. Wird das
Kennzeichen "Zeitraum frei festlegen" aktiviert, kann die Übertragung auch für einen
anderen Abrechnungszeitraum erfolgen.
178
Der nächste Dialog zeigt die zu übertragenden Werte für den ausgewählten Zeitraum.
Zusätzlich kann die Anschrift des zuständigen Finanzamtes und die Steuernummer
überprüft werden.
Im nachfolgenden Dialog wird der Übertragungstyp ausgewählt.
Normale Übertragung
Dieser Übertragungstyp sollte normalerweise ausgewählt werden, da hier die Daten an
das Rechenzentrum übermittelt werden und die Daten von dem zuständigen Finanzamt
dort abgeholt und verarbeitet werden.
Testübertragung
Dieser Typ sollte nur ausgewählt werden, wenn vom zuständigen Finanzamt darum
gebeten wird. Manche Finanzämter verlangen dies, vor der ersten normalen Übertragung.
Softwaretest
Hiermit können die Verbindungseinstellungen zum Rechenzentrum und die Funktionalität
des Programms geprüft werden. Die Daten werden an das Rechenzentrum gesendet aber
dort nicht weiterverarbeitet.
Ist der Übertragungstyp ausgewählt wird abschließend eine Zusammenfassung angezeigt.
179
Über die Schaltfläche VORSCHAU kann das Übertragungsprotokoll vorab eingesehen
werden. Durch das Betätigen der Schaltfläche FERTIGSTELLEN erfolgt die Übertragung.
Nach erfolgreicher Übertragung kann das Übertragungsprotokoll ausgedruckt werden.
Eventuell auftretende Probleme werden später nochmals im ElStEr Assistenten angezeigt.
Im Anhang dieses Handbuchs finden Sie eine Aufführung bekannter Meldungen bei
Verbindungsproblemen bei der ElStEr-Übertragung .
Lohnsteuerbescheinigung mit ElStEr
Um die Lohnsteuerbescheinigung erstellen und an das Finanzamt übermitteln zu können
ist die Prüfung der einzelnen Mitarbeiter in den Stammdaten( siehe S. 406) erforderlich.
In den folgenden Kapiteln werden die Überprüfung der Daten der Mitarbeiter und die
Übertragung der Daten beschrieben.
Überprüfung der Mitarbeiterstammdaten
Um die Daten der Mitarbeiter vor der Übermittlung mit ElStEr zu überprüfen, begeben Sie
sich in die Stammdaten( siehe S. 406) der Mitarbeiter, öffnen den ersten Datensatz und
prüfen speziell folgende Eintragungen:
• Register Adresse: Name und Vorname des Arbeitnehmers. Diese Felder müssen
korrekt und vollständig belegt sein, damit die Software die korrekte eTIN ermitteln
kann. Zusätzlich muss die Anschrift des Mitarbeiters vollständig sein.
• Register Familie / Urlaub / Bank: Das Feld Geburtsdatum muss korrekt belegt sein, da
auch hieraus die eTIN ermittelt wird.
• Register Lohn-Abrechnungsdaten / für den Zeitraum gültige Abrechnungsvorgabe(n)
/Register Steuer: Besonders wichtig sind die Eintragungen Gemeindeschlüssel,
Lohnsteuerklasse, Finanzamtnummer, Anzahl der Kinderfreibeträge, Freibetrag und
Hinzurechnungsbetrag, Konfession und, wenn vorhanden, Konfession des
Ehepartners, sowie die Angabe der richtigen Lohnsteuertabelle. Entnehmen Sie diese
Daten bitte aus der vorliegenden Lohnsteuerkarte des Mitarbeiters.
Nach Überprüfung und Vervollständigung der Daten begeben Sie sich nun im
Mitarbeiterstammdatensatz auf das Register "Bescheinigung". Die in dieser Ansicht
vorhandene Statusanzeige darf kein/e Fehlersymbol/e (Roter Kreis mit weißem X) mehr
enthalten, um die Bescheinigung korrekt erstellen zu können.
180
Bei Aktivierung der Schaltfläche NEU (rechte Seite) öffnet sich das Fenster
"Lohnsteuerbescheinigung-Datensatz neu erfassen". Im Header der Maske wird Ihnen
automatisch das Jahr 2004 (Stand: 2005) angeboten und sobald die Eintragung bestätigt
wird, erfolgt die Berechnung und Eintragung der Daten zu den Besteuerungsmerkmalen
und der Bescheinigung. Vergleichen Sie die Besteuerungsmerkmale mit den Vorgaben
der Lohnsteuerkarte sowie die Bescheinigung mit dem Lohnkonto 2004 des Mitarbeiters.
Änderungen können, wenn notwendig, in beiden Bereichen manuell vorgenommen
werden.
Bitte beachten Sie:
• Aufgrund der Vorgabe vom 01.04.2003 ist eine Bescheinigung für Mitarbeiter, welche
als Aushilfe beschäftigt werden (400,00 EUR Jobs) nicht zu erstellen. Bei diesen
Mitarbeitern ist in der Software die Lohnsteuerklasse "9 Pauschale Steuer" zu
hinterlegen und das Register "Bescheinigung" steht nicht zur Verfügung.
Übertragung der Lohnsteuerbescheinigung mit ElStEr
Ist die Einstellung und Anbindung der ElStEr-Schnittstelle durchgeführt( siehe S. 175)
und sind die Bescheinigungen über die Mitarbeiterstammdaten erstellt worden( siehe S.
180), kann die Übermittlung der Daten erfolgen.
Ablauf der Übertragung der Lohnsteuerbescheinigung mit ElStEr:
Die Lohnsteuerbescheinigungen werden über die ElStEr Schnittstelle, verschlüsselt an die
jeweils zuständigen Finanzämter der Arbeitnehmer übermittelt.
Sie erhalten daraufhin ein so genanntes TransferTicket, welches die Übermittlung
protokolliert. Mit diesem Ticket muss man eine Verarbeitungsbestätigung anfordern, damit
sichergestellt werden kann, dass die Datenübertragung keine Fehler hatte. Das Ticket
wird auch dem Arbeitnehmer auf dem Druck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung
ausgewiesen.
Der Ablauf im Einzelnen:
Starten Sie den Assistenten für die Übertragung der ElStEr-Daten( siehe S. 178).
Folgen Sie dem Assistenten mit der Schaltfläche WEITER. Bei der Übertragung sind
folgende Einstellungen im Assistenten erforderlich:
• Daten für Lohnsteuerbescheinigung (eTIN)
181
Wählen Sie den Zeitraum für die zu übertragenden Werte aus:
Das zurückliegende Jahr wird vorschlagsweise aktiviert sein. "Zeitraum frei festlegen"
muss nicht aktiviert werden, es sei denn, Sie möchten bereits Werte aus einem anderen
Jahr übermitteln.
Wählen Sie die genaue Art der zu übertragenden Daten aus:
• Übertragung von Lohnsteuerbescheinigungen
• Das Kennzeichen "Manuelle Übertragung" muss nicht aktiviert werden.
Wählen Sie die Übertragungsart aus:
• Normale Übertragung
Im nun erscheinenden Dialog erhalten Sie eine Zusammenfassung der Daten.
Anschließend erstellen Sie das Schlüsselpaar, wenn die aufgezeichneten Informationen
korrekt sind und die Übermittlung der Daten erfolgt.
Nach etwa einem Tag fordern Sie die Verarbeitungsbestätigung an wie im Kapitel
Anfordern
der
Verarbeitungsbestätigung
nach
dem
Versand
der
Lohnsteuerbescheinigung mit ElStEr( siehe S. 182) beschrieben.
Anfordern der Verarbeitungsbestätigung nach dem Versand der
Lohnsteuerbescheinigung mit ElStEr
Nach etwa einem Tag fordern Sie die Verarbeitungsbestätigung an wie nachfolgend
beschrieben.
Wählen Sie im Menü DATEI - SCHNITTSTELLEN - ElStEr-Export Schnittstelle.
182
Es startet nun der Assistent, welcher Ihnen beim Versenden der Daten behilflich ist. Bei
der Übertragung sind folgende Einstellungen erforderlich:
Wählen Sie die Art der zu übertragenden Daten aus:
• Daten für Lohnsteuerbescheinigung (eTIN)
Wählen Sie den Zeitraum entsprechend der Übertragung aus.
Wählen Sie die genaue Art der zu übertragenden Daten aus:
• Protokollanforderung
Wählen Sie die Übertragungsart aus:
• Normale Übertragung
Es erscheint wieder die Zusammenfassung und die Anforderung kann durchgeführt
werden.
183
Werden bei der Rückmeldung Mitarbeiter fehlerhaft dargestellt, dann ist das Protokoll der
Dateneinlieferung und der Protokollanforderung zu exportieren und an den Hersteller der
Software zu senden.
Begeben Sie sich hierfür zurück in die Hauptmaske und wählen Sie im Hauptmenü
OPTIONEN - PROTOKOLLÜBERSICHT.... Hier finden Sie nun die Protokolle der
Dateneinlieferung und der Protokollanforderung. Wenn Sie nun einen Datensatz öffnen,
steht Ihnen die Schaltfläche des Export zur Verfügung. Verwenden Sie das zur Verfügung
stehende Layout und exportieren Sie die Daten im Text (ANSI)-Format.
Hinweise zu möglichen Fehlermeldungen bei der Übertragung finden Sie im Kapitel
Verbindungsprobleme bei der ElStEr-Übertragung im Anhang dieses Handbuch.
GDPdU - Export Schnittstelle
Müssen Daten aus FiBu, Lohn oder Auftrag einem Prüfer aufgrund der Gesetzgebung
vom 01.01.2002 ("Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitalter Unterlagen"
(GDPdU)) in digitaler Form zur Verfügung gestellt werden, so können diese über die
GDPdU - Export Schnittstelle ausgegeben werden.
Wird die GDpdU aufgerufen, so wird im ersten Eingabefenster festgelegt, aus welchem
Modul die Daten übertragen werden sollen.
Im nächsten Fenster legen Sie fest, für welchen Zeitraum die Daten ausgegeben werden
sollen.
Beachten Sie: Für den Export aus dem Modul Lohn stehen nur Daten ab dem Jahr
2005 zur Verfügung, da zum 01.01.2005 die Umstellung in die systemgeprüfte
184
Software erfolgte.
Die GDPdU sagt, dass die Unveränderbarkeit der Daten gewährleistet sein muss. Dies gilt
in der Fibu nur für abgeschlossene Perioden. Beinhaltet der ausgewählte Zeitraum offene
Perioden bekommen Sie z.B. folgende Hinweismeldung:
Beachten Sie:
Der gewählte Bereich kann veränderbare Daten enthalten!
Dies ist laut GDPdU nicht zulässig!
Sie können den Export trotzdem durchführen. Allerdings wird der Prüfer beim Einlesen der
Daten darüber informiert.
Zu Ihrer Information:
Bis zum 30.11.2003 sind Ihre Daten unveränderbar!
Diese Information besagt, dass die Buchungsperioden bis November 2003 abgeschlossen
sind. Die Buchungsperiode Dezember 2003 ist noch geöffnet.
Beachten Sie: Es müssen alle Perioden des gewählten Zeitraumes sowie die
Vorjahre abgeschlossen sein, um die Vorgabe der GDPdU gewährleisten zu können!
Ist der Zeitraum festgelegt, wird im nächsten Eingabefenster gewählt, für welches Modul
die Daten bereitgestellt werden sollen.
Dabei kann Lohn oder Fibu oder Auftrag oder eine beliebige Kombination eingestellt
werden.
Beachten Sie: Die Berechtigungsstrukturen werden beim Export beachtet!
Wenn einem Benutzer über die Berechtigungsstrukturen die FiBu abgeschaltet wurde,
wird er im Assistent nur die Auswahlbox für den Auftrag- und Lohn-Export sehen können.
Gleiches gilt umgekehrt. Wenn der Benutzer keine Berechtigung für das Lohnmodul hat,
kann er auch keinen Export für Lohn machen.
Folgende Dateien werden beim Export immer erstellt:
• Index.xml (Datei mit Datensatzbeschreibung der *.csv Dateien)
• gdpdu-01-08-2002.dtd (Schema für Index.xml)
• Mandant.csv (Aktueller Mandant)
• Begleitprotokoll.txt
Für die FiBu werden folgende Dateien erstellt:
• UmsatzSteuer.csv (Aktuelle Umsatzsteuerdaten aus dem Menü BEARBEITEN PARAMETER - SONSTIGE - UMSATZSTEUER)
• KontenPlan.csv (Kontenplan mit Debitoren-, Kreditoren- und Sachkonten)
• BuchungenFiBuHis.csv (alle Buchungen aus dem Bereich GESCHÄFTSVORFÄLLE 185
ARCHIV BUCHUNGEN für den ausgewählten Zeitraum)
• KontenBlaetter.csv (Kontenblätter für den ausgewählten Zeitraum)
Für den Lohn werden folgende Dateien erstellt:
• Lohnkonto.csv (Lohnkonten für alle Mitarbeiter für den ausgewählten Zeitbereich)
• BruttoLohnSaetze.csv (beinhaltet alle Positionen der Lohnabrechnungen aus dem
gewählten Zeitraum, welcher der Prüfer u.a. für die Überprüfung der Pauschalen
Bezüge verwenden kann.)
Für Auftrag - Archiv Vorgänge werden folgende Dateien erstellt:
• VorgangHis.csv
• Begleitprotokoll.txt: Es werden im Begleitprotokoll die ausgewählten Vorgangsarten
mit der Anzahl der jeweiligen Datensätze aufgelistet.
Für Auftrag - Archiv Rechnungsausgangsjournal werden folgende Dateien erstellt:
• RAJournalHis.csv
• Begleitprotokoll.txt
Wurde bei der Festlegung des Bereiches Auftrag und Archiv Vorgänge gewählt können
Sie im folgenden Fenster die Vorgangsarten für den Export festlegen:
Im nächsten Fenster legen Sie den Ausgabepfad für die Daten fest.
Empfehlenswert ist es, für den Export ein eigenes Verzeichnis anzugeben, da mehrere
Dateien angelegt werden.
Existieren im angegebenen Ausgabepfad schon GDPdU-Dateien, bekommen Sie dies im
186
nächsten Fenster angezeigt. Sollen diese Dateien überschrieben werden, so gehen Sie
über die Schaltfläche JA weiter und erhalten die nachfolgende Zusammenfassung.
Über die Schaltfläche FERTIGSTELLEN werden die Dateien auf Grund Ihrer Vorgaben
erstellt.
Die Information am Ende des Exports: "Die Beschreibungsdatei Index.xml ist gemäß dem
Schema ... gültig" heißt, dass die Beschreibungsdatei dem GDPdU Standard entspricht!
Die erzeugten GDPdU – Exportdateien übergeben Sie anschließend dem Prüfer zur
weiteren Verarbeitung.
Zertifikat für GDPdU-Schnittstelle
Ein Zertifikat kann nicht zur Verfügung stellen, da diese Schnittstelle von Behörden oder
Organisationen nicht zertifiziert wird. Allerdings wurde bei der Erstellung der GDPdU
Schnittstelle mit der Firma AUDICON zusammen gearbeitet. Microtech wurde in deren
GDPdU Partnerliste aufgenommen. Nähere Informationen dazu finden Sie im Internet
unter www.audicon.net.
SV Meldungen / Beitragsnachweis Exportschnittstelle
Hierüber erfolgt die elektronische Übertragung der SV-Meldungen und Beitragsnachweise
zu den Einzugsstellen. Alle sozialversicherungsrelevanten Meldedaten werden aufgrund
der abgerechneten Bruttolöhne oder der Bearbeitung von Mitarbeiterdatensätzen
automatisch bereitgestellt. Sozialversicherungsmeldungen werden z.B. generiert, wenn
•
•
•
•
das Beschäftigungsverhältnis eines Mitarbeiter endet,
das Beschäftigungsverhältnis eines Mitarbeiter beginnt,
in den Beschäftigungsvorgaben der Beitragsgruppenschlüssel geändert wird,
der Mitarbeiter die Pflichtkrankenkasse wechselt etc.
Über das Menü DATEI - MANDANT "XXX" BEARBEITEN ... muss vorab über das
Register "weitere Angaben" im Abschnitt "Lohn: DEÜV -/ Übermittlung Beitragsnachweis
Einstellungen" das Kennzeichen "Firma / Mandant nimmt am Verfahren zur elektronischen
Datenübermittlung teil" aktiviert und das Startdatum, ab dem Daten übermittelt werden,
hinterlegt werden.
Eine weitere Voraussetzung für die Übertragung ist die Beantragung des Zertifikates und
das Hinterlegen der Antwort von TrustCenter in Büro Plus. Informationen dazu finden Sie
187
im Abschnitt Optionen - Systemsteuerung - Anbindungen dieses Handbuchs.
Für die Übertragung ist es erforderlich, das Zertifikatskennwort einzugeben, welches Sie
beim Erstellen Ihres Schlüssels benutzt haben.
Beachten Sie, das Zertifikatskennwort wird zur Verschlüsselung Ihrer Daten benötigt.
In der abschließenden Zusammenfassung werden Ihnen alle SV-Meldungen und
Beitragsnachweise, welche für die Übertragung bereit stehen, angezeigt.
Nach der Übertragung haben Sie die Möglichkeit ein Übertragungsprotokoll
auszudrucken. Dieser Druck kann auch nachträglich über das Menü OPTIONEN –
PROTOKOLLÜBERSICHT erstellt werden.
Import
Es gibt viele Anwendungsgebiete, die es erfordern, dass in externen Dateien
bereitgestellte Daten in Auftrag, Fibu oder Lohn übernommen werden sollen. Diese
Übernahme realisieren Sie über den Datenimport.
Rufen Sie die Funktion auf, erhalten Sie zuerst eine vertikal geteilte Maske, die auf der
linken Seite die importierbaren Datenbereiche des Auftragsmoduls und auf der rechten
Seite die für den gewählten Datenbereich existierenden Layouts anzeigt.
Ein Importlayout bezeichnet den Datensatzaufbau der zu importierenden Datei. Sie
gestalten diesen Aufbau nach, indem Sie jedem Wert im Datensatz der zu importierenden
Datei ein Datenfeld innerhalb des Datenbereichs der Software zuweisen.
Die Festlegung des Detailaufbaus geschieht über die Schaltfläche GESTALTEN. Ihr
188
Aufruf startet den Feldeditor. Eine Beschreibung des Feldeditors finden Sie im Kapitel
Feldeditor .
Import Eigenschaften
Mit der Schaltfläche EIGENSCHAFTEN werden weitere für einen Datenimport benötigte
Angaben gemacht.
Die Eigenschaften beinhalten verschiedene Masken, die durch Register aufgerufen
werden können.
Im Register EINGABE wählen Sie zuerst das Datenformat der zu importierenden Datei
aus. Hierzu können Sie aus einer Listbox unter folgenden Dateiformaten auswählen:
Rich Text Format
dBASE3 (ANSI)
dBASE4 (ANSI)
Foxpro (ANSI)
Text ANSI
dBASE3 (ASCII)
dBASE4 (ASCII)
Foxpro (ASCII)
Text (ASCII)
Beachten Sie, dass bei jedem der zur Verfügung
formatspezifische Besonderheiten zu beachten sind.
stehenden
Dateiformate
Im Textformat sollte beispielsweise darauf geachtet werden, dass ein
Datensatztrennzeichen in Form eines Zeilenumbruchs über die Tastenkombination <Strg>
+ <Eingabe> in das Layout eingefügt wird, da die Sätze sonst hintereinander geschrieben
werden und keine Trennung der Datensätze erfolgt.
Wählen Sie das dBase Format, ist unbedingt zu berücksichtigen, dass jedes Datenfeld
einen Feldnamen besitzt, anhand dessen es identifiziert wird. Diese Feldnamen dürfen
über eine maximale Länge von zehn Zeichen verfügen. Ist ein Datenfeld mit einem
längeren Feldnamen versehen, so ist dieser in der Gestaltung des Übergabeformats mit
einem gültigen Namen zu bezeichnen. Details hierzu entnehmen Sie bitte im Anhang
dieser Dokumentation der Beschreibung des Feldeditors.
Eine weitere Fehlerquelle des dBase Formats besteht in der Begrenzung auf maximal 256
Datenfelder in einem Datensatz. Wird dieser Wert überschritten, was bei umfangreichen
Datenbanken sehr schnell geschehen kann, werden die Daten nicht in vollem Umfang
übergeben.
Steht das Format fest, spezifizieren Sie die Datei, die importiert werden soll. Sie können
hierzu entweder den Pfad und Dateinamen direkt eingeben oder über die Schaltfläche
die Windows-Dateiauswahl zu Hilfe nehmen.
189
Eingabedatei nach Import löschen
Wenn Sie diese Einstellung aktivieren, so wird nach dem Import die ursprüngliche
Eingabedatei gelöscht. Das Löschen der Eingabedatei erfolgt erst, nachdem Sie das
Abfragefenster mit "Ja" bestätigt haben.
Ohne Rückfrage löschen
Aktivieren Sie zusätzlich diesen Parameter, so erfolgt das Löschen der Eingabedatei
direkt ohne Abfrage.
Die Eingabedatei kann umbenannt / verschoben werden
Dabei gilt folgende Syntax für den Dateinamen (zum umbenennen/verschieben):
- „C:\TEST\ImportDatei.TXT“
verschiebt die Eingabedatei (nach erfolgreichem Import) in das Verzeichnis C:\TEXT\ und
benennt die Eingabedatei nach „ImportDatei.TXT“ gegebenenfalls um (wenn die Datei
bereits in diesem Verzeichnis existiert, wird diese überschrieben)
- „C:\TEXT\“
behält den Eingabedateinamen bei (wenn die Datei bereits in diesem Verzeichnis existiert,
wird diese überschrieben)
- „C:\TEST\*.TXT“
benennt die Eingabedatei nach „*.TXT“ (* steht hierbei für den original Dateinamen der
Eingabedatei ohne die Dateierweiterung) um (wenn die Datei bereits in diesem
Verzeichnis existiert, so wird der Dateiname mit „([1...])“ erweitert, d.h. es wird in keinem
Fall eine Datei überschrieben)
- „C:\TEST\*.*“
behält den Eingabedateinamen bei (wenn die Datei bereits in diesem Verzeichnis existiert,
so wird der Dateiname mit „([1...])“ erweitert, d.h. es wird in keinem Fall eine Datei
überschrieben)
Steht auch der Dateiname fest, haben Sie die Möglichkeit, zwischen vier verschiedenen
Importmethoden auszuwählen.
Neue Datensätze einfügen, alte ignorieren
Hiermit werden ausschließlich noch nicht in Ihrer Datenbank enthaltene Datensätze
eingefügt. Bestehende Datensätze werden nicht verändert.
Daten komplett ersetzen
Diese Option ist mit Bedacht anzuwenden, da hierdurch die Daten zuerst gelöscht werden
190
und nach dem Importlauf nur noch die importierten Datensätze vorhanden sind. Die Datei
wird anschließend einen völlig neuen Inhalt besitzen.
Neue Datensätze einfügen, alte aktualisieren
Im Gegensatz zur ersten Option, werden nicht nur neue Datensätze in die Datei eingefügt,
sondern bestehende Datensätze werden aktualisiert. Die Erneuerung betrifft jedoch nur
die Datenfelder, die im Importlayout enthalten sind. Nicht aufgeführte Datenfelder behalten
ihren Inhalt.
Nur alte Datensätze aktualisieren
Mit dieser Option erneuern Sie ausschließlich bestehende Datenfelder in der gleichen
Weise, wie in der vorherigen Option. Im Unterschied dazu werden keine zusätzlichen
Daten in die Datei eingefügt.
Schließlich definieren Sie noch die Schlüsselfelder für den durchzuführenden Import. Es
handelt sich hierbei um jene Datenfelder, die zur Identifizierung und somit zur
Unterscheidung zwischen alten und neuen Datensätzen herangezogen werden. Die
Auswahl der Schlüsselfelder ist auf einige wenige Datenfelder begrenzt und unterscheidet
sich von Datenbereich zu Datenbereich.
Im Register „Optionen“ befinden sich weitere allgemeine Einstellungen, die in
Abhängigkeit des zu importierenden Datenbereichs unterschiedlich sind.
Zusätzlich kann in diesem Register festegelegt werden, ob nach dem Import ein externes
Programm mit einem entsprechenden Aufrufparameter gestartet werden soll.
Das Register „Info“ beinhaltet ein Eingabefeld im RichEdit Format, in dem Sie
Informationen zu diesem Import/Export hinterlegen können.
Im letzten Register "Parameter" können Sie zunächst festlegen, ob das Protokoll nach
dem Import angezeigt und ob es gelöscht werden soll. Ein erfolgreich durchgeführter
Import oder Export wird eine Zusammenfassung in Form eines Protokolls erstellen und
anzeigen. Ist die Anzeige des Protokolls nicht erwünscht, aktivieren Sie die erste
Checkbox.
Sind keine Fehler aufgetreten, wird das Protokoll wieder aus der Übersicht entfernt. Soll
es jedoch zur nachträglichen Einsicht erhalten bleiben, aktivieren Sie die zweite Checkbox
und
Sie
können
es
jederzeit
mit
dem
Menüeintrag
OPTIONEN
–
PROTOKOLLÜBERSICHT aufrufen.
Aktivieren Sie unter den Ansichtenoptionen den Eintrag "Im Menü anzeigen", wird der so
gekennzeichnete Import oder Export direkt im Kontextmenü des Plus-Buttons dargestellt,
nachdem Sie in diesem Menü den Eintrag „Import/Export“ ausgewählt haben. Der Import
oder Export kann damit direkt angewählt werden, ohne zuerst das Auswahlmenü mittels
"Import bearbeiten" bzw. "Export bearbeiten" aufrufen zu müssen.
191
Importgruppen
Importgruppen
Eine Besonderheit stellt die Möglichkeit der Gruppenimporte dar. Mittels eines
Gruppenimports können Sie mehrere einzelne Importe kombinieren und diese dann
nacheinander ausführen lassen. Um einen Gruppenimport zu erzeugen, steht Ihnen
innerhalb der Auswahl der Importbereiche der Auswahlpunkt IMPORTGRUPPEN
zur Verfügung. Wenn Sie diesen markieren, können Sie im rechten Teil des
Dialogfensters "Import" mittels des Symbols für "Neuer Import" einen neuen
Gruppenimport definieren. Wenn Sie einen neuen Gruppenimport anlegen, können Sie
diesen über die „Eigenschaften“ und dem Button „Gestalten“ bestimmen, welche Importe
nacheinander ausgeführt werden sollen. Betrachten wir uns nun diese Funktionen im
Einzelnen.
Wenn Sie den Button EIGENSCHAFTEN betätigen, öffnet sich ein weiteres Dialogfenster,
in dem Sie mehrere Einstellungen vornehmen können.
Im Register "Info" können Sie spezifische Informationen zu diesem Gruppenimport
innerhalb eines RTF-Fensters hinterlegen und auf Wunsch ggf. vor der Ausführung
anzeigen lassen.
Im Register "Parameter" können Sie über die Optionsfelder weitere Eigenschaften des
Imports festlegen.
Protokoll nicht anzeigen
Hiermit bestimmen Sie, ob nach erfolgtem Import ein Protokoll angezeigt wird. Bei Bedarf
können Sie dieses jederzeit unter Optionen – Protokollübersicht im Nachhinein einsehen,
sofern dieses gespeichert wird.
Protokoll nicht löschen
Diese Option sorgt dafür, das ein vorhandenes Protokoll gespeichert wird und somit
jederzeit eingesehen werden kann.
Datensatzinformationen nicht aktualisieren
In jedem Datensatz finden Sie ein Informationsfeld, in dem protokolliert wird, wann und
192
von wem die letzten Änderungen an dem Datensatz vollzogen wurden. Diese Feld wird
durch einen Import geändert, sofern Sie dieses Häkchen nicht gesetzt haben.
Die Ansichtenoptionen sind bereits im vorherige Kapitel erläutert worden.
Wenn Sie die Eigenschaften schließen und nun den Button GESTALTEN betätigen, öffnet
sich ein weiteres Dialogfenster, in dem Sie nun festlegen können, welche Importe
kombiniert werden sollen.
Mit Hilfe des Buttons NEU können Sie einen neuen Import diesem Gruppenimport
hinzufügen. Über den Button ...AUSWAHL können Sie dann ein weiteres Dialogfenster
öffnen, das Ihnen eine Auswahl aller verfügbaren Importbereiche und der dort bereits
angelegten Importe bietet.
Wenn Sie den gewünschten Import selektiert haben, können Sie diesen nun endgültig
Ihrer Importgruppe hinzufügen. Wenn Sie diesen Gruppenimport nun mit dem Button
DATEMIMPORT ausführen lassen, werden alle Optionen der eingefügten Importe
nacheinander abgefragt.
Möchten Sie einen der in der Importgruppe eingefügten Importe übergehen, müssen Sie
lediglich den Button ABBRECHEN betätigen, worauf sich ein Dialogfenster öffnen wird:
Zurück:
Bringt Sie zurück zum aktuellen Import.
Weiter:
Bietet Ihnen die Möglichkeit, den aktuellen Import zu übergehen und zum nächsten zu
wechseln.
Abbrechen:
Hiermit verlassen
Hauptprogramm.
Sie
den
kompletten
Gruppenimport
und
kehren
zurück
ins
Export
Der Datenexport dient der Bereitstellung von Daten, zur Weiterverarbeitung oder zum
Import in andere Anwendungen. Die Auswahl eines Datenbereichs und die Definition
eines Exportlayouts unterscheidet sich nicht von der Vorgehensweise beim Datenimport(
193
siehe S. 188). In den Eigenschaften des Exports sind jedoch weder die Importoptionen
noch die Auswahl des Schlüsselfeldes vorhanden. Dafür existiert eine Bereichsauswahl,
mit der Sie die zu exportierenden Datensätze begrenzen können. Die Funktionsweise der
Bereichsauswahl ist identisch mit jener im Druckmenü( siehe S. 195), in der ebenfalls
eine Begrenzung der im Druck enthaltenen Daten stattfindet.
Selbstverständlich können auch Grafikdateien, die den Artikeln zugeordnet sind, exportiert
werden. Hierzu fügen Sie wiederum die Variable "Art.Bild" in das Exportlayout ein. Der
Export erfolgt immer im "JPG" Format. Die Grafikdateien werden im gleichen Verzeichnis
abgelegt, in das Sie auch die Exportdatei schreiben.
Zudem steht Ihnen die Funktionalität der Exportgruppen in gleicher Form wie die
beschrieben Importgruppen( siehe S. 192) zur Verfügung.
Feldformat für XML- und INI-Tags
Für Export-Felder wurde die Eigenschaft "Feldformat" eingebracht. Folgende Formate
stehen zur Verfügung:
- XML-Tag: Hierbei wird der Feldwert automatisch mit einem XML-Tag eingeschlossen,
entsprechend <FeldName>FeldWert</FeldName>
- INI-Tag: Hierbei wird dem Feldwert automatisch mit einem INI-Tag vorangestellt,
entsprechend FeldName=FeldWert
Das Feldformat wählen Sie aus bei der Gestaltung des Exportlayout im Feldeditor, den
Sie über die Schaltfläche GESTALTEN öffnen.
Beachten Sie, die Eigenschaft "Feldformat" wird beim Import nicht unterstützt.
Druckerkonfiguration
Mit dieser Funktion starten Sie den Assistenten zur Druckereinrichtung, den Sie bereits in
Kapitel "Erstaufruf und Konfiguration - Druckerkonfiguration" über die Druckereinrichtung
kennengelernt haben.
Der Aufruf an dieser Stelle wird beispielsweise dann benötigt, wenn Sie neue Drucker
eingerichtet haben, oder wenn Ihr Standarddrucker ein anderer geworden ist.
Drucken
Um einen Ausdruck zu erstellen ist es nicht zwingend notwendig, zuerst den
entsprechenden Programmteil aufzusuchen. Alle in der Software verfügbaren Drucke
erreichen Sie auch über den Menüpfad Datei - Drucken.
Die Maske ist horizontal zweigeteilt und beinhaltet auf der linken Seite eine Baumansicht
der Programmbereiche. Diese Ansicht vereinfacht die Navigation und ermöglicht ein
schnelles Auffinden des jeweiligen Programmbereichs.
194
Haben Sie den gesuchten Bereich ausgewählt, werden auf der rechten Seite die
verfügbaren Drucke dargestellt.
Die Möglichkeiten der Bearbeitung und Gestaltung sind identisch, wie im Aufruf aus dem
jeweiligen Programmteil heraus.
Drucken - Bereichsauswahl und Eigenschaften
Um beim Drucken den zu druckenden Bereich einzugrenzen, haben Sie über die
nachfolgend beschriebene Bereichsauswahl folgende Möglichkeiten:
Einfach:
Mit Hilfe dieser Auswahl können Sie eine Eingrenzung nach einem bestimmten
Sortierkriterium erreichen. So erhalten Sie wie in dem o. a. Beispiel eine Adressliste aller
Adressen mit dem Status "Kunde".
Mehrfach:
Über die Mehrfachauswahl erhalten Sie in unserem Beispiel eine Liste, auf der zunächst
Adressdaten aus dem PLZ-Bereich 55585 und anschließend alle Adressdaten mit dem
Status Kunde einmal aufgelistet sind. Datensätze, für die beide Kriterien zutreffen, werden
mehrfach in der Liste ausgegeben.
Datensicherung
Die regelmäßige Erstellung von Datensicherungen soll Datenverlust vorbeugen. Die
Verfügbarkeit einer Kopie Ihres Datenbestands erlaubt es Ihnen, im Bedarfsfall den Stand
Ihrer Daten wieder herzustellen. Abhängig vom Alter der Sicherung ist dann nur ein
bestimmter Zeitraum nachzuarbeiten, während das Fehlen einer Sicherung in der Regel
den vollständigen Verlust aller Daten nach sich zieht.
In bestimmten Situationen werden Sie von der Anwendung gefragt, ob Sie eine Sicherung
erstellt haben. Diese Abfrage erfolgt üblicherweise dann, wenn eine unwiderrufliche
Veränderung des Datenbestands erfolgt. Diese Frage sollte von Ihnen nur dann mit „Ja“
195
beantwortet werden, wenn eine Sicherung wirklich durchgeführt wurde.
Unabhängig von der Fragestellung nach einer Datensicherung, sollte eine solche von
Ihnen in regelmäßigen Zeitabständen erstellt werden. Je kürzer diese Zeitabstände sind,
desto geringer ist der Aufwand, den letzten Stand der Daten vor der Datenrücksicherung
wiederherzustellen.
Seitens des Herstellers kann kein Intervall vorgeschrieben werden, in dem eine
Datensicherung zu erfolgen hat. Es ist jedoch dringend empfohlen, die obigen
Ausführungen strengstens zu beachten.
Datensicherungen können auf unterschiedliche Weise erstellt werden. Eine
Sicherung Ihres Datenbestands kann über das von Ihnen üblicherweise
Datensicherungsprogramm erfolgen. Beachten Sie hierbei, dass Sie
vollständige Verzeichnis mit allen Unterverzeichnissen und natürlich
enthaltenen Dateien sichern. Den Ausgabepfad der zu sichernden Daten
anpassen.
vollständige
eingesetzte
immer das
allen darin
können Sie
Es ist nicht möglich, auf diesem Weg einzelne Datenbereiche oder gar einzelne Dateien
selektiv zu sichern oder wiederherzustellen.
Diese Option steht Ihnen nur durch eine in der Software enthaltene Routine zur
Verfügung. Sie erlaubt Ihnen, eine Sicherungsdatei sozusagen als Vorstufe zur
Datensicherung zu erstellen. Diese Sicherungsdatei kann entweder die vollständigen
Daten oder auch nur einen Teil der Daten beinhalten. Ebenso kann aus einer derart
erstellten Vorbereitungsdatei nur ein Teil der Daten wieder hergestellt werden. Die
Wiederherstellung von Daten ist natürlich nur dann möglich, wenn diese Daten auch in der
ausgewählten Sicherungsdatei enthalten sind. Welche Optionen diese Routine zur
Datenbereitstellung bietet, beschreiben wir Ihnen im Folgenden.
Wichtig:
Die Funktion DATENSICHERUNG – BEREITSTELLEN ersetzt NICHT die
Datensicherung, sondern stellt lediglich eine optionale Vorstufe zur Erstellung der
Datensicherung dar! Dennoch bezeichnen wir die Bereitstellung einer
Sicherungsdatei im Folgenden ebenfalls als Datensicherung. Wählen Sie die für
Ihren Einsatz geeignete Sicherungsstrategie sowie ein geeignetes Medium mit
Sorgfalt aus. Bei Bedarf wird Sie Ihr EDV-Betreuer vor Ort sicherlich gerne
unterstützen.
Die Bereitstellungsdatei wird auf einem von Ihnen zu wählenden Datenträger erstellt.
Beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass eine Kopie auf dem gleichen Datenträger,
auf dem sich auch Ihre Daten befinden, im Falle eines Defekts dieses Datenträgers
ebenfalls nicht mehr zu verwenden sein wird. Befindet sich die Bereitstellungsdatei
hingegen auf einem noch intakten Datenträger, kann die Wiederherstellung ohne Umweg
erfolgen.
Rufen Sie den Menüeintrag „Datensicherung“ auf, können Sie aus einem Untermenü
auswählen, ob Sie die Daten bereitstellen oder ob Sie die Daten zurücksichern – also
einen gesicherten Datenbestand wieder herstellen – möchten. Bevor Sie einen
196
Datenbestand zurücksichern können, muss natürlich eine Sicherung existieren. Daher
beschreiben wir zuerst die Vorgehensweise für die Bereitstellung einer Datensicherung.
Bereitstellung einer Datensicherung
Wählen Sie den Menüeintrag „Bereitstellen“ aus, starten Sie den Assistenten, der Sie
durch die Erstellung der Sicherung begleiten wird. Nach Bestätigung der
Begrüßungsmaske wird die Auswahl eines Datensicherungsschemas dargestellt.
Rufen Sie diesen Menüeintrag zum ersten Mal auf, wird außer der
"Mandantenspezifischen Vollsicherung" und "nur Mandant" noch kein weiteres
Sicherungsschema angeboten. Wir empfehlen Ihnen, die Sicherung mit dem Schema der
"Mandantenspezifischen Vollsicherung" durchzuführen. Dennoch sind Sie in der Lage,
eigene Schemen mit einem von Ihnen definierten Umfang der Sicherung zu erstellen.
Hierzu betätigen Sie die Schaltfläche BEARBEITEN, womit in der nächsten Maske eine
Übersicht der bereits vorhandenen Sicherungsschemen mit den Optionen zur Bearbeitung
und der Möglichkeit der Neuanlage erscheint.
Ist eine neu angelegte Sicherung ausgewählt, werden die Schaltflächen UMBENENNEN,
LÖSCHEN, EIGENSCHAFTEN und GESTALTEN aktiv.
Während die Schaltfläche EIGENSCHAFTEN lediglich eine RichEdit-Eingabe zur
Beschreibung und Kennzeichnung der Datensicherung zur Verfügung stellt sowie
Informationen über Erstellung und Änderung mit Angabe des jeweiligen Benutzers bietet,
wird mit Aufruf von GESTALTEN der Umfang der Sicherung festgelegt. Die Auswahl der
zu sichernden Datenbereiche erfolgt in einer Übersicht mit dem nachfolgend abgebildeten
Aufbau:
Mit dem grünen Häkchensymbol werden hierbei Datenbereiche gekennzeichnet, die in der
Sicherung enthalten sein sollen. Nicht zu berücksichtigende Bereiche erhalten ein rotes
Symbol.
Die Deaktivierung von Datenbereichen sollte mit äußerster Vorsicht erfolgen und sehr gut
überlegt werden. Bedenken Sie, dass nicht in einer Sicherung enthaltene Datenbereiche
möglicherweise mit enormen Arbeitsaufwand neu eingegeben werden müssen.
Ist die Bearbeitung der Sicherungsschemen abgeschlossen, schließen Sie die Masken
und gelangen somit wieder in die Auswahl des Sicherungsschemas. Wählen Sie das
gewünschte Schema aus und bestätigen Sie die Maske mit der Schaltfläche „Weiter“. Sie
197
gelangen in die nächste Maske, mit der Auswahl des Ausgabepfads für die
Datensicherung.
Der aktuell eingestellte Datenpfad wird in der vollständigen Form dargestellt. Entspricht
dieser Pfad nicht Ihren Wünschen, erreichen Sie durch Betätigen der Schaltfläche
AUSGABEPFAD ÄNDERN eine Verzeichnisauswahl, aus der Sie den von Ihnen
bestimmten Ausgabepfad einstellen können. In dieser Verzeichnisauswahl werden
lediglich über Laufwerksbuchstaben erreichbare lokale Laufwerke und Netzwerklaufwerke
angeboten. Die Auswahl ist auf bereits bestehende Verzeichnisse beschränkt. Eine
Möglichkeit zur Anlage von Verzeichnissen existiert an dieser Stelle nicht. Ebenso werden
Datenträger, auf die nicht geschrieben werden kann, wie beispielsweise ein CD ROM
Laufwerk, nicht in der Auswahl angeboten.
In diesem Zusammenhang möchten wir erneut darauf hinweisen, dass möglichst nicht der
gleiche physikalische Datenträger gewählt werden sollte, auf dem sich auch Ihr Datenpfad
befindet. Im Falle eines Defekts könnten Sie weder auf die Daten, noch auf die Sicherung
zurückgreifen.
In der gleichen Maske können Sie über eine Checkbox festlegen, ob die Daten bei der
Sicherung gepackt, d. h. komprimiert, werden sollen. Üblicherweise lassen sich
Datenbankdateien recht effizient komprimieren, was den Platzbedarf auf dem zur
Sicherung ausgewählten Datenträger enorm verringert. Aktivieren Sie die Packoption,
werden Sie in einer separaten Maske darauf hingewiesen, dass die Daten nach der
Sicherung auf Korrektheit zu prüfen sind, indem sie in einen Testmandanten
zurückgesichert werden. Aus dieser Abfrage heraus können Sie erst dann mit der
Schaltfläche „Weiter“ fortfahren, wenn Sie die Checkbox „Ich werde dies prüfen“ aktiviert
haben. Die erneute Bestätigung führt wie gewohnt, zu einer Zusammenfassung, von wo
aus Sie die Sicherung anstoßen können.
Mit einer weiteren Checkbox geben Sie an, ob die Indexdateien der Datenbank
mitgesichert werden sollen. Beziehen Sie diese Dateien in Ihre Sicherung mit ein, wird der
Umfang der Sicherung größer, jedoch kann nach einer evtl. notwendigen Rücksicherung
sofort weitergearbeitet werden. Sind die Indexdateien nicht in der Sicherung enthalten,
benötigen Sie weniger Speicherplatz, jedoch wird nach der Rücksicherung erst ein
Neuaufbau dieser Dateien notwendig, bevor weitergearbeitet werden kann.
Nachdem Ihre Einstellungen vorgenommen sind, erhalten Sie durch Betätigen der
Schaltfläche WEITER die Möglichkeit, einen Informationstext zur aktuellen Sicherung
einzutragen. Dieser Text vereinfacht die Identifizierung einer Sicherung, wenn sich
mehrere Sicherungen im Sicherungsverzeichnis befinden. Die Textangabe wird in der
Übersicht der erstellten Sicherungen, sofern vorhanden, als Hintergrund angezeigt.
Der Fortschritt der Sicherung wird grafisch dargestellt.
Wird die Sicherung korrekt und vollständig durchgeführt, wird dies am Ende des Vorgangs
mit einer Erfolgsmeldung quittiert.
"Die Datensicherungsbereitstellung wurde beendet.
Die
198
Datensicherung
steht
nun
unter
"C:\Programme\microtech\Daten\NT\Backup\1
(200409211251).BPS" bereit.
Überprüfen Sie die Datensicherung, indem Sie diese in einen Testmandanten
zurücksichern."
Sie werden erneut aufgefordert, die Vollständigkeit und Unversehrtheit der Daten durch
Rücksicherung in einen Testmandanten zu prüfen.
Der Name der Sicherungsdatei "1 (200409211251).BPS" setzt sich zusammen aus
JJJJMMTTHHMM.BPS, ist daher somit einmalig und wird durch weitere Sicherungen nicht
überschrieben.
Zurücksichern einer Datensicherung
Tritt der Fall ein, dass gesicherte Daten wieder hergestellt werden müssen, wählen Sie die
gleichnamige Funktion der Datensicherung. Auch hier geben Sie zuerst in einer
Verzeichnisauswahl den Pfad zu Ihren Sicherungen an. Die im gewählten Pfad
enthaltenen Sicherungen werden in einer Übersicht zur Auswahl angeboten. Zeigen Sie
mit der Maus auf einen der Einträge, wird der bei Erstellung der Sicherung eingetragene
Informationstext als Hintergrund angezeigt.
Wählen Sie die gewünschte Sicherung aus und betätigen Sie die Schaltfläche „Weiter“,
wodurch die Dateiauswahl geöffnet wird. Wiederum können Sie durch Mausklick
entscheiden, ob eventuell Datenbereiche bei der Rücksicherung nicht beachtet werden
sollen. Die Kennzeichnung erfolgt in identischer Weise, wie in der Dateiauswahl der
Sicherung. Allerdings steht Ihnen hier ein über die rechte Maustaste aufzurufendes
Kontextmenü zur Verfügung, mit dem Sie diese Optionen erreichen:
Mit den beiden ersten Einträgen wählen Sie alle Datenbereiche bzw. keine Datenbereiche
199
aus. Mit dem dritten Menüeintrag werden Mandantenübergreifende Daten, sofern solche
in der ausgewählten Sicherung enthalten sind, von der Wiederherstellung
ausgeschlossen. Diese Bereiche sind im Einzelnen:
-Benutzer
-Berechtigungsstrukturen
-Datensicherung
-Filialabgleich
-Systemeinstellungen
-Anbindungen
-Banken
-Tätigkeiten
-Postleitzahlen
-Länder
-Formulare
-Karten für Geoanalyse
Das Ergebnis der Datenrücksicherung ist dann das Gleiche als wäre die Datensicherung
mit dem Schema (Nur Mandant) erzeugt worden.
Beinhaltet der zur Wiederherstellung ausgewählte Datenbereich Teile, die Auswirkungen
auf den Programmstart haben können, werden Sie entsprechend informiert. Wurde
beispielsweise der aktuelle Benutzer erst nach Erstellen der Sicherung im System erzeugt
und die hierfür benötigten Daten sollen ersetzt werden, werden Sie sich nicht mehr mit
dem aktuellen Benutzer anmelden können. Die betroffenen Datenbereiche werden einzeln
aufgelistet.
Das Gleiche gilt für Daten, die mandantenübergreifend verwendet werden, wie
beispielsweise Postleitzahlen- oder Bankenverzeichnisse. Auch in diesem Fall werden die
Datenbereiche einzeln angeführt.
Die nächste Maske weist Sie nochmals darauf hin, dass die durchzuführende
Rücksicherung nur durch das Vorhandensein einer aktuellen Vollsicherung der
Datenbestände rückgängig gemacht werden kann. Bestätigen Sie auch diese Maske,
werden die angegebenen Daten vom Sicherungsmedium wieder hergestellt und Sie
werden den Datenbestand vom Zeitpunkt der Sicherung wieder verfügbar haben.
Beenden
Mit diesem Menüeintrag oder über die Tastenkombination ALT + F4 können Sie das
Programm beenden.
Beim Schließen des Programmes erscheint automatisch die Option "Datensicherung
erstellen und dann beenden". Die Einstellungen (z.B. Verzeichnispfad, etc.) können über
200
das Datensicherungsschema(
werden.
siehe S. 195) (nur Mandant) gesteuert und hinterlegt
Bearbeiten
Mit diesem Eintrag können Sie zu den verschiedenen Programmbereichen wechseln, wie
es auch die Bereichsleiste erlaubt.
Zusätzlich erhalten Sie Angaben über Tastenkombinationen, mit denen Sie die jeweiligen
Programmbereiche ebenfalls anwählen können.
Außerdem enthält das Menü "Bearbeiten" die Programmparameter zur Einsicht und
Veränderung.
Es handelt sich hierbei um die grundlegenden
Veränderung mit Bedacht erfolgen sollte.
Programmeinstellungen,
deren
Sie befinden sich sozusagen in der Schaltzentrale der Anwendung. Dennoch oder gerade
deshalb, gehört die Prüfung und Einrichtung der Parameter zu den grundlegenden
Aufgaben, bevor die Anwendung in Betrieb genommen wird.
Die unterschiedlichen Parametereinstellungen werden in den folgenden Kapiteln
beschrieben.
Parameter
Der Aufruf der Programmparameter ist ebenfalls in die Programmbereiche unterteilt, um
die Übersichtlichkeit zu erhöhen. Es handelt sich um eine Baumstruktur, die dem Aufbau
des Windows Explorers entspricht.
Klicken Sie mit der linken Maustaste auf das Plus-Zeichen vor den gelben
Ordnersymbolen, wird der Inhalt des Ordners angezeigt. Beim Inhalt der Ordner handelt
es sich um die veränderlichen Einstellungen, in denen Sie entweder Optionen
aktivieren/deaktivieren können oder in denen Sie Eintragungen, wie beispielsweise
Vorgaben, vornehmen.
Immer wenn Parametereinstellungen verändert wurden, müssen Sie die Änderungen
entweder mit der Schaltfläche
bestätigen oder mit der Schaltfläche
201
wieder verwerfen. Bevor die Maske nicht mit einer der beiden Schaltflächen bestätigt
wurde, ist ein Weiterarbeiten nicht möglich.
Artikel (Parameter)
Die Parametereinstellungen in diesem Bereich wirken sich aus auf die Erfassung und die
Verwaltung der Stammdaten( siehe S. 406) der Artikel sowie der Lager.
Parameter (Artikel)
Sie können die folgenden Einstellungen treffen:
Darstellung zusätzlicher Währungen (innerhalb der Erfassung)
In der Erfassung der VK-Preise der Artikelstammdaten können neben den Leitwährungen
1 und 2 (die im Mandanten festgelegt werden) bis zu 2 weitere zusätzliche Währungen
angezeigt werden.
Möchten Sie weniger als zwei zusätzliche Währungen angezeigt bekommen, so
deaktivieren Sie das Kennzeichen an dieser Stelle.
Über die Schaltfläche EIGENSCHAFTEN können Sie die markierte Währung ändern.
Roherlösberechnung in %
Hiermit legen Sie fest, ob der prozuentuale Roherlös eines Artikels ausgehend vom EK
oder vom VK berechnet wird.
VK-Preisanpassung von Stücklistenpositionen innerhalb der
Positionserfassung
Die Vk-Preisanpassung der Stücklistenpositionen innerhalb der Positionsverarbeitung
kann in den Artikelparametern vorgegeben werden:
• Preisanpassung über "Gesamt Vk-Preis" der Stückliste
Hier wird der Preis einer Stücklistenposition über den eingetragenen Preis der
Stücklistenposition relativ zum "Gesamt Vk-Preis der Stückliste" gebildet. Diese
Parametereinstellung kann benutzt werden, wenn bei allen abzurechnenden
Stücklistenpositionen ein Preis hinterlegt wurde.
• Preisanpassung über "Original gesamt Vk-Preis" der Stückliste
Dies ist der Vorgabewert, bei diesem wird der Preis einer Stücklistenposition über
den original Preis des Artikels der Stücklistenposition relativ zum "Original gesamt
202
Vk-Preis der Stückliste" gebildet. Diese Parametereinstellung sollte dann benutzt
werden, wenn nicht bei allen abzurechnenden Stücklistenpositionen ein Preis
hinterlegt wurde.
Artikelgewicht
In den Stammdaten( siehe S. 406) der Artikel kann ein Gewicht hinterlegt werden. Dies
wird z.B. verwendet bei der Berechnung des Gewichtsumsatzes oder auch bei der
Berechnung des Gewichtes einer Warensendung.
An dieser Stelle legen Sie fest, in welcher Einheit die Gewichte der Artikel angegeben
werden.
Artikelbezeichnung bei Eingabe verfügbar
Benötigen Sie nicht alle Eingabefelder der Artikelbezeichnung, können Sie die Ansicht der
verfügbaren Felder hierüber einschränken. Nicht aktivierte Felder werden in der
Erfassungsmaske der Artikel nicht dargestellt.
Lager
Legen Sie mit Hilfe dieser Optionen fest, welcher Lagerbestandsdatensatz bei einer
Abbuchung bewegt wird.
Sie können wählen zwischen den Optionen
• FIFO (der zuerst zugebuchte Lagerbestandsdatensatz wird zuerst abgebucht)
• LIFO (der zuletzt zugebuchte Lagerbestandsdatensatz wird zuerst abgebucht)
Ausnahmen bilden in beiden Fällen Lagerabbuchungen von seriennummern- bzw.
chargenfähigen Artikeln, wenn für diese im Vorgang eine Seriennummer bzw. eine Charge
zugeordnet wurde.
Stammlager
Die Stammlager( siehe S. 204) sind als Vorgabe zur leichteren Erfassung der für die
Artikel benötigten Lager zu verstehen.
Der Parameter „Stammlager bei Artikelneuanlage automatisch erzeugen" erzeugt bei der
Neuanlage eines Artikels gegen Abfrage automatisch alle Stammlager zu diesem Artikel.
Diese Abfrage erscheint sobald Sie auf den Karteireiter „Lager“ des Artikels klicken oder
den Artikel mit „OK“ speichern.
Durch aktivieren der zweiten Option "ohne Abfrage" werden automatisch die Stammlager
erzeugt, ohne dass vorher eine Abfrage angezeigt wird.
203
Einheiten
Die Einheiten können in der Erfassungsmaske der Artikel aus einer Listbox ausgewählt
werden. Da mit den Einheiten jedoch auch Berechnungen durchgeführt werden können,
existieren einige weitere Definitionsfelder, die Sie über die Erfassungsmaske der
Einheiten erreichen.
Kurzbezeichnung - Bezeichnung
Neben der Kurzbezeichnung besteht die Möglichkeit, eine ausführliche Bezeichnung der
Einheit anzugeben.
Letzte Änderung
Zusätzlich wird noch das Datum der letzten Änderung in der Einheit protokolliert.
Mengenfaktor
Der Mengenfaktor kann editiert werden.
Der Mengenfaktor ist ein Multiplikator zur Einzelpreisbestimmung. Der hier eingegebene
Faktor wirkt sich durch Multiplikation direkt auf den Verkaufspreis aus. Eine mögliche
Anwendung besteht beispielsweise darin, wenn Artikel nicht einzeln abgegeben werden
sollen sondern in Verpackungseinheiten oder auch in Teilen aus diesen.
Einzelpreisfaktor
Der Einzelpreisfaktor kann editiert werden.
Der Einzelpreisfaktor ist ebenfalls ein Multiplikator, der allerdings direkt auf den
Verkaufspreis wirkt.
Stammlager
Sie können beliebig viele Lager pro Artikel anlegen und verwalten. Viele dieser Lager
werden nur für einige wenige Artikel benötigt, weil es sich beispielsweise um
Kommissionsware handelt oder um Geräte, die Leihweise für eine befristete Zeit beim
Kunden verbleiben. Andere Lager sollen u.U. bei allen Artikeln verfügbar sein. Diese
Lager können als Stammlager eingerichtet werden.
Durch die Stammlager werden Sie in die Lage versetzt, mit einem Arbeitsschritt ein
gemeinsames Lager für alle Artikel zu generieren. Zusätzlich können Änderungen der
Bezeichnung oder der Anschrift des Lagers ebenfalls mit Hilfe der Stammlager in allen
Artikeldatensätzen erfolgen.
Die Lagernummer dient der eindeutigen Kennzeichnung des Lagers. Auch Buchstaben
sind zur Kennzeichnung erlaubt. Darüber hinaus stehen Ihnen Eingabefelder für die
Anschrift des Lagers zur Verfügung.
204
Änderungen
Die beiden Optionen im Bereich Änderungen sind sehr mächtig in ihrer Anwendung:
Bei allen Artikeln dieses Stammlager erstellen
„Bei allen Artikeln dieses Stammlager erstellen“ werden Sie in zwei Anwendungsfällen
aktivieren. Zum Einen, wenn Sie ein neues Stammlager erzeugen und dieses bei allen
Artikeln hinterlegen möchten. Zum Anderen, wenn Sie nach der Anlage von Stammlagern
neue Artikel in Ihrer Datenbank hinzugefügt haben und diesen Artikeln ebenfalls das
Stammlager zuweisen möchten.
Hinweis:
Gehen Sie überlegt mit dieser Option um. Es ist ein Leichtes, jedem Ihrer Artikel ein
oder mehrere Stammlager zuzuweisen. Die Entfernung von versehentlich erzeugten
Stammlagern aus der Datenbank ist jedoch nur manuell möglich!
Bei allen Artikeln dieses Stammlager ändern
„Bei allen Artikeln dieses Stammlager ändern“ sorgt für die Anpassung einer in dieser
Maske durchgeführten Änderung in allen Lagern mit der aktuell bearbeiteten
Lagernummer. Rufen Sie ein bestehendes Stammlager zum Ändern auf und nehmen eine
Korrektur eines Eintrags vor, wird sofort mit der ersten Eingabe diese Option aktiviert.
Dieser Automatismus soll Sie dabei unterstützen, dass alle Stammlager immer identisch
bezeichnet sind.
Zuschlagskalkulationen
Die Zuschlagskalkulation bietet Ihnen die Möglichkeit, aufgrund des Einkaufspreis eines
Artikels mittels prozentualer Zuschläge und / oder Zuschlagsbeträgen den Verkaufspreis
errechnen zu lassen. Als Reihenfolge der Berechnung wird zunächst der %-Satz
berechnet und darauf der Betrag hinzu addiert.
Innerhalb der Erfassungsmaske stehen Ihnen der Mindestverkaufspreis sowie alle
aktivierten Verkaufspreise zur Auswahl. Sie können für jeden dieser Preise einzeln
festlegen, ob dieser durch einen prozentualen Zuschlag und / oder einen Zuschlagsbetrag
errechnet wird.
In den Stammdaten( siehe S. 406) des Artikels werden diese Zuschlagskalkuationen
hinterlegt. Eine Anpassung der Preise nach einem Import, ausgehend vom "EK für
VK-Kalkulation", kann mit Hilfe des Assistenten für die Neuberechnung der Artikelpreise
erfolgen (Stammdaten( siehe S. 406) ARTIKEL - Schaltfläche PLUS - OPTIONEN ARTIKELPREISE NEU BERECHNEN).
Lediglich wenn in den Stammdaten( siehe S. 406) eines Artikels der Einkaufspreis
manuell verändert wird, wird der Verkaufspreis automatisch angepasst.
Adressen (Parameter)
Die Parametereinstellungen in diesem Bereich wirken sich auf die Erfassung und die
205
Verwaltung der Stammdaten( siehe S. 406) der Adressen aus.
Parameter (Adressen)
Buchungskonto=Adressnummer
Die Option „Buchungskonto = Adressnummer“ bewirkt, dass bei der Neuanlage der
Adresse in das Datenfeld „Kontonummer“ die Adressnummer eingetragen wird.
Bei Neuanlage automatisch Konto erzeugen
Soll direkt nach der Neuanlage einer Adresse das dazugehörige Buchungskonto angelegt
werden, so aktivieren Sie den Parameter "bei Neuanlage automatisch Konto erzeugen".
Sobald Sie die neu angelegte Adresse mit OK speichern, erscheint der Eingabedialog
„Konto neu erfassen“.
Bei Neuanlage Suchbegriff aus Rechnungsanschriftenname 2 bilden (bei Personen
aus dem Nachnamen)
Soll, bei der Neuanlage einer Adresse, automatisch ein Suchbegriff aus der
Rechnungsanschrift generiert werden, so aktivieren Sie dieses Kennzeichen. Der
Suchbegriff wird aus dem Feld "Name 2" abgeleitet und kann jederzeit geändert werden.
Bei Neuanlage Ansprechpartner aus Anschriftenname 2 bilden, sofern Name 1 eine
Personenanrede ist
Soll, bei der Neuanlage einer Adresse, der Ansprechpartnername aus dem Feld "Name 2"
übernommen werden, so aktivieren Sie dieses Kennzeichen. Damit das Feld "Name 2" als
Ansprechpartner übernommen wird, muss im Feld "Name1 (Anrede)" eine
Personenanrede ausgewählt sein.
Status
Die in Ihrer Datenbank gespeicherten Adressen können unterschiedliche Statuseinträge
zugewiesen bekommen. Diese Statuseinträge können im weiteren Arbeitsablauf für
Auswertungen( siehe S. 417) und Selektionen herangezogen werden, indem Sie
beispielsweise ein Mailing nur an Ihre eingetragenen Wiederverkäufer versenden. Um
einheitliche Einträge im Statusfeld zu erhalten, können die Statuseinträge in dieser
Übersicht verwaltet werden.
Um einen neuen Status zu erstellen, verwenden Sie die Schaltfläche
und tragen Sie die gewünschte Bezeichnung ein:
Darüber hinaus können Sie dem Status diverse Funktionen zuweisen. Die Eingabe erfolgt
in den nachfolgend beschriebenen Registern.
206
Register "Personengruppe"
Hier legen Sie fest, ob die Personengruppe, die diesen Status erhält, zu den Debitoren
oder Kreditoren gehört.
Sie können in diesem Register außerdem über den Status der Adresse die Vorbelegung
des Kennzeichens für Brutto- bzw. Netto-Preise in den Stammdaten( siehe S. 406) der
Adresse festlegen.
Wählen Sie die gewünschte Option aus dem Listenfeld aus.
Register "Vorgang"
Vorgabe-Vorgangsart zum Erfassen eines Vorgangs aus den Stammdaten( siehe S.
406)
In diesem Listenfeld legen Sie fest, welche Vorgangsart für eine Adresse dieses Status
erfasst wird, wenn in den Stammdaten( siehe S. 406) der Adressen über das Menü die
Schaltfläche VORGANG ERFASSEN gewählt wird.
Register "Nummernvergabe"
Sie können Adressen in Abhängigkeit von ihrem Status einem bestimmten Nummernkreis
zuweisen:
In den Feldern "Von Adressnummer" und "bis Adressnummer" können Sie den
Nummernkreis festlegen, dem Adressen mit diesem Status zugewiesen werden sollen.
Deaktivieren Sie das Kenzeichen "Keine freie Nummernvergabe", wenn Sie erreichen
wollen, dass die Adressnummern bei der Adressneuanlage nur automatisch vergeben
werden und keine manuellen Eingaben zugelassen werden sollen.
Mit dem Kennzeichen "Automatische Nummernvergabe über Status" wird dem
Adress-Datensatz mit Zuweisung des Status automatisch eine Adressnummer aus dem
angegebenen Nummernkreis zugewiesen.
Im Register "Wiedervorlage / Vorgang" können weitere Einstellungen vorgenommen
werden.
207
Automatische Wiedervorlage
In Abhängigkeit des Statuseintrags kann bei der Neuanlage einer Adresse eine
automatische Wiedervorlage erzeugt werden. Die Anweisungen hierzu legen Sie in den
Statuseinträgen fest.
Aktivieren Sie das Kennzeichen "erstellen mit Kurzinfo" . Die "Kurzinfo" bezieht sich auf
den Inhalt der späteren Wiedervorlage.
Im Feld "für Benutzer" wird die Wiedervorlage einem Benutzer zugewiesen.
Mit den Feldern "Tage für Stufe" legen Sie die Abstände fest für das spätere
Fortschreiben der Wiedervorlage. Das heißt nach der ersten Wiedervorlage kann diese
mit Hilfe des Wiedervorlagenassistenten im Kalender( siehe S. 92) auf das nächste
Datum fortgeschrieben werden.
Im Feld "Aktion" legen Sie fest, welche Aktion ausgeführt werden kann, wenn die
Wiedervorlage bearbeitet wird.
Darüberhinaus
gehende
Funktionserweiterungen
Entwicklungspartner microtech (www.microtech.de).
finden
Sie
bei
unserem
Branchen
Die Branche ist ein Informationsfeld innerhalb des Adressdatensatzes. Der Inhalt dieses
Feldes kann hier in den Parametern vorgegeben werden.
Sie können die Datensätze mit der Taste
alphabetisch sortieren.
Das Anlegen / Ändern eines Branchen-Datensatzes geschieht in folgender Maske.
Tragen Sie die gewünschte Bezeichnung ein.
Kontaktaufnahme
Das Feld Kontaktaufnahme innerhalb der Adressstammdaten ist ein Informationsfeld. Der
Inhalt dieses Feldes kann hier in den Parametern vorgegeben werden.
208
Tragen Sie die Art der Kontaktaufnahme, die in der Liste des Feldes vorgeschlagen
werden soll, hier ein.
Zahlungsbedingungen
Sie können hier unterschiedliche Zahlungsbedingungen hinterlegen. Diese stehen Ihnen
bei der Erfassung der Adressen sowie im Vorgang in einer Auswahl zur Verfügung.
Das hat den Vorteil, dass Sie die Zahlungsbedingung nur auswählen und nicht alle
zugehörigen Felder manuell füllen müssen.
Diese Felder stehen Ihnen zur Verfügung:
Bezeichnung
Tragen Sie hier den Text ein. Dieser Text kann über eine Variable (z.B. "AktVog.Zahlbed"
im Vorgang) gedruckt werden.
Bedingungen
Skonto 1 (in %) - innerhalb (Tage)
Diese Werte sind maßgeblich für die Berechnung des Skontosatzes (Felder "Skonto in
%") sowie die Überprüfung, ob der Skonto noch gewährt werden kann (Felder "innerhalb
Tage").
Herangezogen werden diese Werte z.B. beim Ausgleich eines Offenen Posten, falls Sie in
den Parametern der Offenen Posten die Option "Ausgleich mit Skonto möglich" aktiviert
haben.
Voraussetzung dafür, dass der Skontosatz für eine Vorgangsposition berücksichtigt wird,
ist, dass Sie innerhalb des Artikels das Kennzeichen "Skontofähig" aktiviert haben.
Diese Felder stehen ebenfalls als Variable im Druck des Vorgangs zur Verfügung, so dass
sie in Formeln zur Ausweisung des Skonto verwendet werden können.
Netto innerhalb (Tage)
Dieses Feld ist maßgeblich für die Ermittlung, wann ein Offener Posten fällig ist. Dabei
wird vom Datum des Vorgangs (Belegdatum) ausgehend die Zahl der Netto-Tage addiert.
Schlüsselfeld für DATEV-Export
Dieses Schlüsselfeld wird benötigt, wenn über die DATEV Schnittstelle Stammdaten(
siehe S. 406) oder Bewegungsdaten exportiert werden, aus welchen die
Zahlungsbedingungen mit exportiert werden sollen. In diesem Feld wird der zugehörige
Schlüssel von DATEV hinterlegt. Beim DATEV Export wird, sofern die hier hinterlegte
Zahlungsbedingung in der Adresse steht, das DATEV Schlüsselfeld geprüft. Ist dieser
Feldwert im Bereich von „10“ bis „97“, so wird dieser Wert im Feld 123 (lt. DATEV
209
Spezifikation) mit exportiert.
Rabattsätze
In den Adressstammdaten können beliebig viele Rabattsätze vordefiniert werden.
Mit der Erstellung und Auswahl von Rabattgruppen können u.U. Fehleingaben vermieden
werden, weil die Rabattsätze zusätzlich nach Bezeichnungen identifiziert werden können.
Die Rabattsätze stehen in den Adressstammdaten im Register "Rabatt" sowie im Vorgang
im Register "Adr.-Kenzeichen" zur Auswahl zur Verfügung.
In der Vorgangserfassung wird je Position der für den Kunden günstigste Rabatt
berücksichtigt.
Die Erfassungsmaske der Rabattsätze beinhaltet diese beiden Eingabefelder:
Vorgänge (Parameter)
Die Parametereinstellungen in diesem Bereich wirken sich aus auf die Erfassung und die
Verwaltung der Vorgänge. Es sind somit grundlegende Einstellungen mit Vorgaben für die
Vorgangsbearbeitung.
Um Veränderungen hinsichtlich der Arbeitsabläufe anhand der Buchungsparameter(
siehe S. 236) vorzunehmen, ist es ratsam, die Einstellungen zunächst in einem
Testmandanten vorzunehmen, um das erzielte Ergebnis anhand von Beispielen
überprüfen zu können.
Veränderungen der Buchungsparameter( siehe S. 236) haben Auswirkungen auf die
nach der Änderung erstellten Vorgänge; nicht auf bereits bestehende Vorgänge.
Die Einstellungen werden in den Vorgang übernommen und können darin über das
Register "Vorgaben" vorgangsspezifisch geändert werden.
In den nachfolgend
Auswahlmöglichkeiten:
beschriebenen
Eingaben
haben
Sie
die
folgenden
1. Optionen, die aktiviert oder deaktiviert werden können, werden durch Quadrate am
linken Rand der Zeile dargestellt, die bei Aktivierung ein Häkchen enthalten.
Mehrfachauswahl ist möglich, z.B.:
2. Wenn Sie die Möglichkeit haben, aus mehreren Vorgaben auszuwählen, so wird dies
durch Kreise dargestellt. Nur eine der Vorgaben kann ausgewählt werden und wird durch
einen Punkt in diesem Kreis markiert, z.B.:
In einigen Fällen existieren Unterpunkte zu Einträgen, die erst dann aktiviert werden
210
können, wenn der übergeordnete Eintrag ebenfalls aktiv ist. Ein solcher Eintrag wird,
solange der übergeordnete Eintrag nicht aktiviert ist, durch eine graue Fläche und graue
Schriftfarbe dargestellt.
Die in der Übersicht fett dargestellten Zeilen sind Bereichsüberschriften. Durch einen
Doppelklick auf eine solche Überschriftenzeile können Sie die darin enthaltenen
Auswahlmöglichkeiten ausblenden. Ein weiterer Doppelklick stellt die Einträge wieder dar.
Buchungsparameter
An dieser Stelle im Programm erstellen Sie die Buchungsparameter( siehe S. 236), die
maßgeblich für die Aktionen wie z.B. das Bewegen des Lagerbestandes, z.B. das
Erstellen der Offenen Posten oder z.B. dem Eintrag im FiBu-Protokoll
(Auftrag-Buchungsliste) verantwortlich sind.
Sie können einen Buchungsparameter( siehe S. 236) mehreren Vorgangsarten zuweisen.
Im Bereich BEARBEITEN - PARAMETER - VORGÄNGE - ARTEN hinterlegen Sie im
Register "Parameter" den entsprechenden Parameter (siehe Kapitel Arten( siehe S.
221)).
Die Eingabe der Buchungsparameter( siehe S. 236) ist in die drei Register "sonstige
Eingabeparameter", "für das Buchen dieses Vorgangs" und "für das Wandeln in
diesen Vorgang" unterteilt. Diese werden in den folgenden Kapiteln beschrieben.
Buchungsparameter - Register "sonstige Eingabeparameter"
Im Register "sonstige Eingabeparameter" stehen Ihnen die folgenden Einstellungen zur
Verfügung:
SONSTIGE PARAMETER
Roherlös anzeigen
Durch Aktivieren dieses Parameters können Sie bestimmen, ob der Roherlös in der
Fußzeile des Vorgangs angezeigt werden soll. Die Anzeige erfolgt wahlweise als
Prozentwert oder als Betrag.
Rabatt anzeigen
Durch Aktivieren dieses Parameters können Sie bestimmen, ob der Rabatt in der Fußzeile
des Vorgangs angezeigt werden soll.
Preise drucken
Wird dieser Parameter nicht aktiviert, erfolgt kein Ausdruck von Preisen im Vorgang (auch
wenn die entsprechenden Variablen in den Druck eingebunden sind).
Belegdatum nicht vorbelegen
Wenn dieser Parameter aktiviert ist, wird das Datum eines neuen Vorgangs nicht
vorbelegt. Das Datumsfeld bleibt somit leer und Sie können dieses im Nachhinein frei
vergeben. Ist das Vorgangsdatum leer und der Vorgang wird gebucht, so wird das aktuelle
211
Mandantendatum als Vorgangsdatum fest geschrieben.
Lieferanschrift ist Vorgabe
Ist dieses Kennzeichen gesetzt, so wird bei der Erfassung eines Vorgangs die
Lieferanschrift im entsprechenden Optionsfeld mit dem Punkt gekennzeichnet. So werden
z.B. im Druck die Daten der Lieferanschrift berücksichtigt.
Keine abweichenden Preise speichern
Wenn Sie dieses Kennzeichen aktivieren, so unterbinden Sie während der Erfassung
eines Vorgangs die Abfrage, ob der eingegebene (von den Stammdaten( siehe S. 406)
des Artikels) abweichende Preis als abweichender Preis in den Stammdaten der
Adresse( siehe S. 59) gespeichert werden soll. Sie können mit diesem Kennzeichen die
Abfrage also auch für Artikel unterbinden, die das gleichlautende Kennzeichen in ihren
Stammdaten( siehe S. 306) nicht gesetzt haben.
PARAMETER FÜR POSITIONSERFASSUNG
Artikelkurzbezeichner verwenden
Hiermit legen Sie fest, dass im Vorgang lediglich die Artikelkurzbezeichner verwendet
werden. Andernfalls werden alle aktivierten Langbezeichnungen in die Vorgangsposition
übernommen.
Wenn Sie die Option aktivieren, können Sie zusätzlich entscheiden, ob lediglich der
Kurzbezeichner 1 verwendet wird oder ob Sie die Vorgaben der Adressdaten verwenden
möchten.
Größe des Editors für die Positionsbezeichnung
Falls Sie mit großen Artikelbezeichnungen arbeiten, können Sie hier mit Hilfe der drei
angebotenen Optionen festlegen, welche Größe das Eingabefeld einnimmt.
Stücklisten-Positionen anzeigen
Dieser Eintrag bestimmt, ob die Stücklisten-Positionen, d.h. die
Stücklistenartikels in der Vorgangspositon zusätzlich angezeigt werden.
Inhalte
des
Mit Hilfe der Optionen können Sie festlegen, dass
• nur die erste Ebene angezeigt wird (und nicht die folgenden Ebenen, falls in der
Stückliste wiederum Stücklisten enthalten sind)
• alle Ebenen angezeigt werden (falls in der Stückliste wiederum Stücklisten enthalten
sind)
• die Stücklisten-Positionen mit Artikelnummer angezeigt werden
• die Stücklisten-Positionen mit Preisen angezeigt werden
Automatische Positionsnummerierung
Bei Aktivierung dieses Kennzeichens werden die Positionen des Vorgangs automatisch
212
fortlaufend nummeriert.
Bestell-Nr./ Serien-Nr. immer nach Artikeleingabe anspringen
Unabhängig davon, ob bei einem Artikel die Seriennummernverwaltung aktiviert ist, wird
bei der Positionserfassung das Feld zur Eingabe der Bestell- bzw. Seriennummer immer
angesprungen.
VORGANG BUCHEN
Entscheiden Sie, zu welchem Zeitpunkt die Buchung des Vorgangs erfolgen soll. Ihnen
stehen die folgenden drei Möglichkeiten zur Auswahl:
• Nach dem Speichern des Vorgangs
Schon nach dem Speichern des Vorgangs mit dem Klick auf die Schaltfläche OK werden
die gesetzten Buchungsparameter( siehe S. 236) abgearbeitet. Diese Option kann z.B.
verwendet werden bei intern benötigten Vorgängen, die Buchungsparameter( siehe S.
236) abarbeiten sollen aber nicht ausgedruckt werden müssen.
• Vor dem Drucken...
Mit dieser Option ist das Drucken des Vorgangs für das Abarbeiten der gesetzten
Buchungsparameter( siehe S. 236) erforderlich. Ist ein Buchen nicht möglich, so erfolgt
auch kein Druck.
• Nach dem Drucken...
Mit dieser Option ist das Drucken des Vorgangs für das Abarbeiten der gesetzten
Buchungsparameter( siehe S. 236) erforderlich. Der Druck wird zuerst erzeugt,
anschließend
erfolgt
die
Buchung,
d.h.
das
Abarbeiten
der
gesetzten
Buchungsparameter( siehe S. 236).
PRÜFE UND MELDE
Kreditlimitprüfung (bei der Rechnungsadresse) deaktivieren
Aktivieren Sie dieses Kennzeichen, um die Prüfung des Kreditlimit für die Vorgangsart
auszuschalten. Eine Prüfung erfolgt auch dann nicht, wenn der aktuelle Benutzer keine
Berechtigung besitzt zum Ändern des Kreditlimit und der Vorgang daher ansonsten
gesperrt worden wäre.
Prüfung auf Mindest-Verkaufspreis deaktivieren
Aktivieren Sie die Option "Keine Mindest-Verkaufspreis Prüfung", so erhalten Sie während
der Eingabe des Verkaufpreises, der kleiner ist als der Mindest-Verkaufspreis, keinen
Warnhinweis.
Bankverbindung (Verfügbarkeit bei DTA) vor dem Speichern
Aktivieren Sie dieses Kennzeichen, um zu erreichen, dass ein Vorgang nicht gespeichert
werden kann, wenn eine Zahlungsart "Über DTA" im Vorgang im Register "Adresse"
angegeben ist und keine gültige Bankverbindung angegeben ist.
213
im Feld Bankverbindung im Register "Adr.-Kennzeichen" können Sie die fehlenden
Angaben der Bankverbindung vervollständigen, um den Vorgang anschließend speichern
zu können.
Buchungsparameter - Register "für das Buchen dieses Vorgangs"
Im Register "für das Buchen dieses Vorgangs" stehen Ihnen die folgenden
Einstellungen zur Verfügung:
Diejenigen Parameter, die gesetzt bzw. aktiviert, d.h. mit einem Häkchen gekennzeichnet
sind, werden beim Buchen des Vorgangs beachtet, d.h. die nachfolgend beschriebene
Aktion wird ausgeführt.
Die Maske wird ebenfalls im Vorgang selbst, über das Register „Parameter“, dargestellt.
Änderungen im Vorgang direkt gelten jedoch nur für den einen Vorgang und nicht als
Vorgabe für andere neu erstellte Vorgänge. Solche Eingriffe in einem einzelnen Vorgang
sollten daher jedoch nur in Ausnahmefällen vorgenommen werden aus Gründen der
PARAMETER FÜR DAS BUCHEN
Lagerbestand buchen
Die im Vorgang im Feld "Menge" eingetragene Menge von Artikeln wird vom
angegebenen Lager abgebucht. Der Lagerbestand im Aus-Lager wird um die
entsprechende Menge reduziert.
Mittlerer-Ek im Artikel Neuberechnen (wird nur bei Eingansgrechnung
beachtet)
Dieser Parameter wird nur bei einem Vorgang der Vorgangsgruppe Eingangsrechnung
beachtet.
Sobald in einer Eingangsrechnung zu einem Artikel neue Einkaufpreise eingegeben
werden und dieser Vorgang verbucht wird, erfolgt eine Neuberechnung des Mittleren EK
im Artikelstamm.
Preis als neuen Standard-Ek im Artikellieferanten setzen (wird nur bei
Eingansgrechnung beachtet)
In den Artikelstammdaten können bei einem Artikel zu jedem Lieferanten bis zu 10
Einkaufspreise hinterlegt werden.
Haben Sie diese Option aktiviert, dann wird dieser Einkaufpreis als neuer Standard-EK in
diesem Artikellieferanten gesetzt.
Der Standard-EK ist im Artikellieferantensatz durch ein Häkchen-Symbol gekennzeichnet.
214
Lieferant immer als Standard-Lieferant im Artikel setzen
Sollten Sie bei einem Artikel mehrere Lieferanten hinterlegt haben, so können Sie über
den Parameter „Lieferant immer als Standard-Lieferant im Artikel setzen“ steuern, ob der
Lieferant als Standard-Lieferant beim Artikel hinterlegt wird.
In Adress-, Artikel- und Warengruppen-Umsatz eintragen
Sofern der Artikel als umsatzfähig gekennzeichnet ist, werden die drei Umsatzgruppen um
den fakturierten Wert (netto) erhöht.
In History eintragen
Ist der Artikel als historyfähig gekennzeichnet, erfolgt ein Eintrag in der History für die
einzelnen Vorgangspositionen.
Mit den dort eingetragenen Daten wird später nachvollziehbar sein, welcher Kunde zu
welchem Preis etc. den Artikel erhalten hat.
In Vertreterumsatz eintragen
Sofern der Artikel als umsatzfähig gekennzeichnet ist, wird der Umsatz des dem Vorgang
zugewiesenen Vertreters um den fakturierten Wert (netto) erhöht.
In Lieferantenbestelleingang eintragen
Dieser Parameter ist für die Vorgangsgruppe „Bestellung an Lieferant“ vorgesehen.
Es erfolgt ein Eintrag der Vorgangspositionen in die Bestell-Eingangsliste (Bereich
LIEFERANTENBESTELLWESEN - Register "Lieferantenbestelleingang"). Somit
erhalten Sie in diesem Register eine Übersicht über noch ausstehende Lieferungen.
Das Austragen der Datensätze aus dem Lieferantenbestelleingang kann nur manuell über
den Lagerzugangsassistenten (Schaltfläche LAGERZUGANG) in diesem Bereich erfolgen.
Das Austragen der bestellten Datensätze aus dem Lieferantenbestelleingang kann nicht
nur manuell über den Lagerzugangsassistenten (Schaltfläche LAGERZUGANG) in diesem
Bereich erfolgen sondern auch über eine Eingangsrechnung, da diese der
Vorgangsgruppe Eingangsrechnung zugewiesen werden kann.
Aktivieren Sie diesen Parameter also auch bei der Eingangsrechnung, um das Austragen
der bestellten Datensätze aus dem Lieferantenbestelleingang mit der Eingangsrechnung
zu erreichen.
Auch nicht lagerfähige Artikel eintragen
Aktivieren Sie dieses Kennzeichen, um auch nicht lagerfähige Artikel in den
Lieferantenbestelleingang eintragen zu lassen.
In Versandliste eintragen
Wurde im Vorgang eine Versandart eingetragen, erfolgt durch diesen Parameter der
215
Eintrag in das Versandmodul (Bereich VERSAND). Sie erhalten also für jeden Vorgang
einen Eintrag, so dass Sie anhand der Datensätze im Bereich VERSAND z.B.
Listendrucke bzw. Etikettendrucke sowie Exporte für das Erstellen der Versandaufträge
generieren können.
Immer Lieferanschrift benutzen
Zudem können Sie bestimmen, ob grundsätzlich die Lieferanschrift des Kunden in den
Versanddatensatz übertragen werden soll, unabhängig von der im Vorgang markierten
Anschrift.
In Offene Posten eintragen
Erzeugt einen Eintrag in der "Offenen Posten Verwaltung" (Bereich OFFENE POSTEN),
aus der auch das Mahnwesen gesteuert wird. Eingetragen werden die Daten des
Vorgangs.
In Fibu-Protokoll eintragen
Im Fibu-Protokoll werden die Daten vorbereitend gesammelt für die Übergabe an das
Modul Finanzbuchhaltung sowie das Auslesen durch die Datev-Schnittstelle.
Das FiBu-Protokoll (im Bereich ABRECHNUNG - AUFTRAG BUCHUNGSLISTE) enthält
die Buchungssätze, die durch diesen Parameter mit den Werten des Vorgangs bzw. der
Vorgangspositionen erzeugt werden.
Aktivieren Sie weder "Sammelbuchung" noch "gleiche Buchungen zusammenfassen" (vgl.
folgende Beschreibung), wenn Sie für jede Vorgangsposition eine eigene Buchungszeile
in der Auftrag Buchungsliste erhalten möchten. Abweichende FiBu-Buchungskonten
werden dann beachtet.
Sammelbuchung
Die Aktivierung des Parameters „Sammelbuchung“ bewirkt, dass pro Vorgang nur eine
Buchungszeile mit den Werten des Vorgangs erzeugt wird. Hierbei wird auf die
Buchungskonten aus den PARAMETERN – VORGÄNGE – FIBU BUCHKONTEN
zurückgegriffen, abweichende FiBu-Buchungskonten werden nicht beachtet.
Wenn dieses Kennzeichen nicht gesetzt ist, erhalten Sie für jede Position eine eigene
Buchungszeile im FiBu-Protokoll.
Dieses
Kennzeichen
darf
nicht
gesetzt
sein,
wenn
Sie
abweichende
FiBu-Buchungskonten, die z.B. bei den Warengruppen hinterlegt sind, beachten lassen
möchten.
Gleiche Buchungen zusammenfassen
Haben Sie die Option „gleiche Buchungen zusammenfassen“ aktiviert und die
„Sammelbuchung“ ausgeschaltet, so werden Buchungen mit gleicher Warengruppe zu
einer Buchungszeile zusammengefasst.
Die abweichenden FiBu-Buchungskonten (aus den Warengruppen und/ oder aus dem
216
Artikel) werden beachtet, so dass bei Bedarf Buchungszeilen für Artikel mit abweichenden
FiBU-Buchkonten erstellt werden..
Barzahlung
Ist der Parameter „Barzahlung“ aktiviert, wird anstelle des Debitoren- bzw.
Kreditorenkontos das Kassenkonto verwendet und der Parameter „in Offene Posten
eintragen“ wird automatisch ausgeschaltet, so dass kein Eintrag in den Offenen Posten
erfolgt.
In Rechnungsausgangsjournal eintragen
Die Werte des Vorgangs werden in das Rechnungsausgangsjournal eingetragen (Bereich
ABRECHNUNG - RECHNUNGSAUSGANGSJOURNAL).
Datensätze in FiBu-Protokoll, RA-Journal nicht stornieren (nur beim
Buchen von Gutschriften)
Wird eine Rechnung in eine Gutschriften gewandelt mit dem Datum des gleichen Tages
sowie dem gleichen Betrag, so wird die Rechnung durch das Buchen der Gutschrift aus
dem FiBu-Protokoll und dem RA-Journal entfernt.
Dies geschieht nicht, wenn dieser Buchungsparameter( siehe S. 236) gesetzt ist.
Vorgang nach dem Buchen
Dieser Parameter bietet drei Alternativen, wie mit dem Vorgang nach dem Buchen zu
verfahren ist:
Sie können den Vorgang entweder in das Vorgangsarchiv verschieben oder ihn in das
Archiv kopieren lassen. In beiden Fällen wird ein bereits im Archiv vorhandener Vorgang
ersetzt.
Alternativ können Sie den Vorgang auch löschen lassen. Das Löschen erfolgt allerdings
nur gegen Rückfrage des Systems.
Buchungsparameter - Register "für das Wandeln in diesen Vorgang"
Im Register "für das Wandeln in diesen Vorgang" stehen Ihnen die folgenden
Einstellungen zur Verfügung:
Dieses Register beinhaltet Parameter "für das Wandeln" von Vorgängen. Diese Parameter
beziehen sich auf Aktionen, die beim Vorgangswandel ausgeführt werden - und zwar
werden die Einstellungen in den Buchungsparametern der Vorgangsart beachtet, in die
gewandelt wird (Zielvorgang).
VORGANGSPARAMETER FÜR DAS WANDELN
217
Vorgangsdatum
Aktivieren Sie das Kennzeichen Vorgangsdatum und wählen Sie die gewünschte Option.
Sie können für das Wandeln erreichen, dass das Vorgangsdatum des neuen Vorgangs
automatisch auf das akuelle Datum gesetzt wird.
Alternativ können Sie das Datum löschen lassen, d.h. es wird im neuen Vorgang solange
kein Belegdatum eingetragen, bis dieser gebucht wird.
Anschriftenart setzen
Hiermit können Sie bestimmen, ob die Rechnungsanschrift oder die Lieferanschrift im
gewandelten Vorgang verwendet werden soll.
Vorgang vor dem Wandeln in Archiv kopieren (ersetzen falls vorhanden)
Mit diesem Kennzeichen erreichen Sie, dass der Quellvorgang des Wandelns erhalten
bleibt. Er wird vor dem Wandeln in das Register "Archiv Vorgänge" der
Vorgangsbearbeitung verschoben.
POSITIONEN IN NEUEN VORGANG
Wählen Sie mit Hilfe der Option aus, ob die Positionen in den neuen Vorgang verschoben
oder kopiert werden sollen.
verschieben
Im ersten Fall besteht der Ausgangsvorgang nur noch, wenn er zuvor in das Archiv der
Vorgänge verschoben wurde. Das kann mit dem oben beschriebenen Parameter erreicht
werden.
kopieren
Im zweiten Fall wird eine Kopie der Positionen im neuen Vorgang erstellt, d.h. der
Quellvorgang bleibt erhalten.
VORGABEN FÜR BUCHUNGSPARAMETER
Kennzeichen "Lagerbestand buchen" zurücksetzen, wenn gebucht
Die Vorgangsparameter "für das Buchen" werden mit einem Abgearbeitet-Kennzeichen
versehen, nachdem sie verarbeitet wurden. Mit diesem Parameter können Sie für den
Lagerbestand dieses Abgearbeitet-Kennzeichen wieder entfernen, damit im gewandelten
Vorgang das Lager beim erneuten Verbuchen wieder abgearbeitet werden kann.
Dies kann z.B. bei internen Umbuchungen der Fall sein, für die der Lagerbestand erneut
(von einem auf ein anderes Lager) gebucht werden soll.
218
keine Lageränderung
Die Einstellungen Aus- und Nach-Lager werden nicht geändert. Das bedeutet, dass die
Lagereinstellungen des Ursprungsvorgangs in den zu wandelnden Vorgang (Zielvorgang)
übernommen werden.
Lager auf Vorgabelager der Vorgangsart setzen
Die Lagereinstellung "Aus- und Nach-Lager" wird geändert in die Vorgabelager der
Vorgangsart in die gewandelt wird (Zielvorgang) .
Beispiel:
Eine interne Umbuchung soll mit einer eigens dafür eingerichteten Vorgangsart
durchgeführt werden.
Aus-Lager in Nach-Lager kopieren, danach Aus-Lager auf Vorgabelager der
Vorgangsart setzen
Die Lagereinstellung "Aus-Lager" des Ursprungsvorgangs wird in "Nach-Lager" des
Zielvorgangs kopiert. Für die Einstellung "Aus-Lager" wird das Vorgabelager des
Zielvorgangs gesetzt.
Ursprungsvorgang
von Lager A nach Lager B
Zielvorgang
von Lager Vorgabe nach Lager A
Beispiel:
Bei einem Streckengeschäft bestellt der Kunde die Ware aus dem Lager1, dann muss der
entsprechende Lieferanteneingang ebenfalls in Lager1 gebucht werden.
Nach-Lager in Aus-Lager kopieren, danach Nach-Lager auf Vorgabelager
der Vorgangsart setzen
Die Lagereinstellung "Nach-Lager" des Ursprungsvorgangs wird in "Aus-Lager" der
Zielvorgangs kopiert.
Für die Einstellung "Nach-Lager" wird das Vorgabelager des Zielvorgangs gesetzt.
Ursprungsvorgang
von Lager A nach Lager B
Zielvorgang
von Lager B nach Lager Vorgabe
Beachten Sie:
Die Kennzeichen für die Lageränderungen können nur gesetzt werden, wenn Sie
219
das Kennzeichen "Lagerbestand buchen zurücksetzen wenn gebucht" gesetzt
haben.
* MELDUNGEN *
* Statusmeldung nach dem Wandeln *
Die Statusmeldung informiert Sie nach dem Vorgangswandel, ob
die Positionen alle oder nur zum Teil gewandelt wurden.
FiBu Buchkonten
An dieser Stelle definieren Sie die Buchkonten für das Erstellen der Einträge im
FiBu-Protokoll (vgl. Kapitel Register "für das Buchen dieses Vorgangs"( siehe S. 214)).
Diese Einträge dienen der Vorbereitung zur Übergabe an das Modul Finanzbuchhaltung
bzw. an die Datev-Schnittstelle.
Nach der Installation stehen Vorgaben für Vorgänge und die Kasse zur Verfügung.
Register Kennzeichen/ Optionen
Kennzeichen
In diesem Eingabefeld können Sie wählen, ob und falls ja welcher Steuerschlüssel den
Datensätzen, die in die Auftrag Buchungsliste geschrieben werden, vorangestellt werden
soll.
Wenn Sie die Einstellung "Keinen Steuerschlüssel voranstellen" gewählt haben,
dann muss gewährleistet sein, dass alle Konten, die für die Einträge in die Auftrag
Buchungsliste herangezogen werden, als Automatikkonten angelegt worden sind.
Bei einer Auswahl einer der anderen beiden Optionen, bei denen ein
Steuerschlüssel vorangestellt wird, darf keines der Konten ein Automatikkonto sein.
Layout
In diesem Feld können Sie über den Feldeditor den Text für die Einträge in der
Auftrag-Buchungsliste (FiBu-Protokoll) festlegen.
Kontonummer für Kasse/ Barzahlung im Vorgang
Tragen Sie hier die Kontonummer ein, die anstelle des Personenkontos in die
Auftrag-Buchungsliste (FiBu-Protokoll) übernommen werden soll. Dies wird beachtet für
Kassenbelege sowie mit dem Parameter "Barzahlung" gebuchte Vorgänge.
Register "Erfolgskonten"
Wenn Sie das Kennzeichen "abweichende FiBu-Erfolgskonten verwenden" aktivieren,
wird Ihnen dieses Register angezeigt.
220
In dieser Tabelle werden die in den Parametern hinterlegten Steuerschlüssel angezeigt.
In der Spalte Kontonummer tragen Sie die Kontonummern ein, die bei Ver- bzw.
Einkäufen dieses Artikels bebucht werden sollen. Für nicht verwendete Steuerschlüssel
muss kein Konto hinterlegt werden. Konten, denen kein dem Steuerschlüssel
entsprechender Steuersatz zugewiesen ist, werden rot dargestellt. Diese Angaben
müssen korrigiert werden, wenn der entsprechende Steuerschlüssel verwendet werden
soll.
Arten (Vorgänge)
In diesem Menü verwalten Sie alle Vorgangsarten, die im Auftragsmodul verwendet
werden.
Diese Felder stehen oberhalb der Register zur Verfügung:
Nummer
Im Kopf wird die Vorgangsnummer angezeigt, die sich ausschließlich bei der Neuanlage
vergeben lässt. Im Änderungsmodus ist die Nummer nicht mehr editierbar.
Vorgangsgruppe
Im Feld Vorgangsgruppe wird die hinterlegte
Voreinstellung ist der Eintrag "Standard".
Vorgangsgruppe
angezeigt.
Die
Eine besondere Bedeutung kommt den nachfolgend beschriebenen Vorgangsgruppen zu,
da sich mit ihnen abweichende Funktionen erreichen lassen:
• "Sammelrechnung"
Eine Vorgangsart, die als Zielvorgang beim Erstellen von Sammelrechnungen
ausgewählt werden soll, muss dieser Vorgangsgruppe zugeordnet werden.
Vorgänge dieser Gruppe werden im Register "Sammelrechnung" der
Vorgangsbearbeitung angezeigt.
• "Gutschrift"
Beim Erstellen von Gutschriften müssen die durch vorangegangene Vorgänge
221
erzeugten Änderungen zurückgenommen werden. So muss z.B. der Lagerbestand,
der Umsatz, die History etc. korrigiert werden. Vorgänge der Vorgangsgruppe
Gutschrift arbeiten als abgearbeitet gekennzeichnete Parameter der
vorausgegangenen Vorgänge trotzdem ab, um dies zu erreichen.
• "Bestellung vom Kunden"
Vorgänge dieser Vorgangsgruppe werden im Register "Bestellung vom Kunden"
angezeigt. Die darin erfassten Mengen werden im Bestellvorschlag durch das
Kennzeichen "in Kundenbestellungen" berücksichtigt.
• "Bestellung an Lieferant"
Vorgänge dieser Vorgangsgruppe werden im Assistenten "Bestellungen schreiben"
zur Auswahl angeboten. Dieser Assistent im Bereich
LIEFERANTENBESTELLWESEN - Register WARENKORB - Schaltfläche
BESTELLUNGEN SCHREIBEN dient dazu, die Warenkorbdatensätze in die
Vorgänge "Bestellungen an den Lieferanten" zu übernehmen.
• "Gutschrift vom Lieferant"
Für das Buchen von Lieferantengutschriften wird diese Vorgangsgruppe analog der
Vorgangsgruppe "Gutschrift" benötigt.
• "Eingangsrechnung"
Um bestellte Artikel aus dem Lieferantenbestelleingang mit dem Zubuchen einer
Eingangsrechnung austragen zu lassen, muss die Vorgangsart dieser
Vorgangsgruppe zugeordnet sein.
Bezeichnung
In diesem Feld ist die Bezeichnung der Vorgangsart hinterlegt.
Die Bezeichnung der Vorgangsart kann geändert werden.
Vorgangsarten - Register "Ku.-Bez./ Nr."
Die folgenden Felder stehen Ihnen im Register "Ku.-Bez/ Nr." zur Verfügung:
Kurzbezeichnung
In diesem Feld wird die Kurzbezeichnung angezeigt.
222
Nächste laufende Belegnummer
Belegnummern sollten fortlaufend nummeriert sein. Im Auftragsmodul werden Sie dabei
unterstützt, indem immer die nächste laufende Nummer mitgeführt wird. Den aktuellen
Wert bzw. den Startwert tragen Sie einmalig hier ein.
Bei Jahreswechsel laufende Beleg-Nr. zurücksetzen
Soll die laufende Nummer beim Jahreswechsel zurückgesetzt werden, aktivieren Sie
diese Checkbox. Empfehlenswert ist dies nur dann, wenn die Jahreszahl über eine
Variable in die Belegnummer eingebunden ist.
Layout für Belegnummer
Zur Erstellung von Belegnummernkreisen öffnen Sie den Feldeditor. Mit dem Feldeditor
können Angaben über das aktuelle Datum, in Form von Tag, Monat und Jahresangaben
sowie der laufenden Nummer kombiniert werden.
Beachten Sie, dass in der Belegnummer nur diese Zeichen erlaubt sind:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
0 bis 9
A bis Z
Punkt
Unterstrich
Bindestrich
Minus
Stern
Multiplikationszeichen
&
(
)
+
/
{
}
Ä
Ö
Ü
ß
Kleine Buchstaben und Leerzeichen sind demzufolge nicht zulässig in der Belegnummer.
Tabellenansicht für Positionen
Auf die in diesem Feld hinterlegte Tabellenansicht wird in der Erfassung der
Vorgangspositionen als Vorgabe zugegriffen.
Über die dem Feld hinterlegte Liste sind alle erstellten Tabellenansichten zur Auswahl
verfügbar.
223
gelangen Sie zur Übersicht der verfügbaren Tabellenansichten. Dort können Sie über die
Schaltfläche GESTALTEN Änderungen an der Tabellenansicht vornehmen bzw. neue
Tabellenansichten für die Eingabe der Vorgangspositionen erstellen. Eine Beschreibung
hierzu finden Sie im Kapitel Tabellenansichten gestalten .
Vorgangsarten - Register "Parameter"
Die folgenden Felder stehen Ihnen im Register "Parameter" zur Verfügung:
Zu verwendende Buchungsparameter
In den Parametereinstellungen Buchungsparameter( siehe S. 211) lassen sich
verschiedene Buchungsparameter( siehe S. 236) erzeugen. Aus den vorhandenen
Buchungsparametern wird mit diesem Eintrag der Buchungsparameter( siehe S. 236) der
Vorgangsart zugewiesen.
Fibu Anbindung
Mit dieser Einstellung geben Sie an, ob die Erlöskonten oder die Wareneinkaufskonten als
Buchungskonten dieser Vorgangsart verwendet werden sollen.
Nachkommastellen - für Beträge - für Mengen
Die Nachkommastellen der Preise und der Menge können in den entsprechenden Feldern
eingestellt werden. Dies wirkt sich auf die Möglichkeiten der Eingabe sowie der Anzeige
der Vorgangspositionen sowie den Druck aus.
Leerzeilen zwischen Vorgangspositionen
Die in diesem Eingabefeld hinterlegte Anzahl von Leerzeilen wird bei der Erfassung und
beim Ausdruck von Vorgängen zwischen den einzelnen Positionen eingefügt.
Üblicherweise sind optische Gründe der Auslöser für das Einfügen von Leerzeilen.
Vorgangsarten - Register "Vorgaben"
Die folgenden Felder stehen Ihnen im Register "Vorgaben" zur Verfügung:
224
Vorgabe für Zahlungsbedingungen
Immer Vorgabe benutzen
Normalerweise werden die Zahlungsbedingungen der Adresse in den Vorgang
übernommen. Um explizit die Zahlungsbedingungen, die hier in den Parametern
eingegeben worden sind, bei der Neuanlage zu verwenden, aktivieren Sie dieses
Kennzeichen.
Felder für Skonto-Tage und Netto-Tage
Diese Werte werden verwendet, falls in der Adresse, die im Vorgang verwendet wird,
keine Zahlungsbedingungen angegeben sind.
Hinweise zu den Feldern für die Zahlungsbedingungen finden Sie im Kapitel
Zahlungsbedingungen( siehe S. 209) .
Vorgaben für die Umsatzsteuerkategorie - Kennzeichen immer Vorgabe für
Umsatzsteuerkategorie benutzen
Jedem Adressdatensatz ist eine Umsatzsteuerkategorie zugewiesen. Er wird damit als
Inlands-, EU-Auslands- oder Auslandskunde eingestuft. Dies ist von Bedeutung für die
Berechnung der Umsatzsteuer im Vorgang.
Um eine Vorgangsart zu erstellen, in der diese dem Kunden zugewiesene Steuerkategorie
zugunsten der Vorgabe in der Vorgangsart nicht beachtet wird, wählen Sie hier die
Steuerkategorie aus und setzen Sie das Kennzeichen "immer Vorgabe für
Umsatzsteuerkategorie benutzen".
Vorgabe für "Aus Lager" und "Nach Lager"
Durch diese beiden Angaben wird der Weg der Ware angezeigt. Von wo kommt die Ware
her und welchen Weg geht sie?
Hinweise zur Bedeutung der Felder "Aus-Lager" und "Nach-Lager" finden Sie im
Handbuch zum Auftragsmodul im Kapitel über die Erfassung eines Vorgangs "Felder
Aus-Lager und Nach-Lager".
Diese Vorgaben gelten nur für die Neuanlage eines Vorgangs. Beim Kopieren bzw.
Wandeln werden die Einstellungen des Quellvorgangs übernommen.
Für das Wandeln können Sie Einfluss darauf nehmen wie im Kapitel Register "für das
Wandeln in diesen Vorgang"( siehe S. 217) beschrieben.
Vorgangsarten - Register "Vorgaben für Wandeln"
Die in diesem Register vorgenommenen Einstellungen dienen als Vorgabewert, wenn Sie
einen Vorgang des betreffenden Typs wandeln.
225
Vorgangsart
Sie geben an, welche Vorgangsart für das Wandeln als neuer Vorgang vorgeschlagen
werden soll.
Vorgangs-Vorgabebezeichnungen
Das Feld Vorgangsbezeichnung im Register "Adresse" der Vorgangserfassung wird in der
Übersicht der Vorgänge angezeigt.
Falls Sie wiederkehrende Vorgangsbezeichnungen verwenden, können Sie diese zur
Vereinfachung der Eingabe hier hinterlegen.
Die Vorgaben können in der Vorgangserfassungsmaske dann aus einer Listbox
ausgewählt werden.
Feste Lager
In den Parametern der Vorgangsarten( siehe S. 221) können Sie im Register "Vorgaben"
die Aus- und Nach-Lager einer Vorgangsart einstellen.
Falls Sie besondere Lager wie z.B. "Ausstellung", "Kundendienstfahrzeug",
"Nebenlagerhalle", etc. benutzen, so kann es unter Umständen notwendig sein,
Warenbewegungen in diese Lager auch durch Umbuchen der Mengen in der
Warenwirtschaft zu belegen.
Wenn Sie nun eine eigene Vorgangsart dafür einrichten möchten, die z.B. immer eine
Umbuchung von dem "Aus-Lager" - Standardlager in das "Nach-Lager" - Ausstellung
vornehmen soll, so gehen Sie wie nachfolgend beschrieben vor:
1. Richten Sie zunächst in den Parametern der Artikel das benötigte Stammlager( siehe
S. 204) ein. Dies ist im Beispiel das Lager Ausstellung. Sie können auch Buchstaben
in der Lagernummer verwenden zur leichteren Zuordnung.
2. Nun richten Sie hier in den Parametern das Feste Lager ein.
Die interne Nummer wird von der Software benötigt. Sie wird automatisch vergeben.
Im Feld Lagernummer tragen Sie die Nummer des gewünschten Lagers ein. Im Beispiel
hat das Stammlager die Lagernummer "AUSSTELLUNG" erhalten, die hier in dieses Feld
eingetragen worden ist.
Nun können Sie in den Parametern der Vorgangsart( siehe S. 221) im Register
"Vorgaben" auf das feste Lager zugreifen bei der Auswahl der Aus- und Nachlager.
226
Infoblattbezeichnungen
Mit diesen Einstellungen werden die Infoblattvariablen deklariert. Mit Hilfe der
Infoblatt-Felder können Sie zusätzliche Informationen im Vorgang speichern, wie bereits
im Kapitel „Infoblatt“ der Vorgangserfassung im Handbuch des Modul Auftrag beschrieben.
Die vorgegebenen Infoblätter 0-14 können Sie verändern, in dem Sie eine andere
Bezeichnung vergeben. Der Eintrag im Feld Bezeichnung wird in der Vorgangserfassung
angezeigt.
Angaben, die Sie im Feld Vorgabebezeichnungen machen, werden in der Auswahlliste
des Infoblattfeldes angeboten. Einträge, die durch Komma getrennt sind, werden in der
Liste untereinander zur Auswahl verwaltet.
Mit Hilfe der Schaltfläche
können Sie neue Infoblatt-Variablen erstellen.
Um die Angaben der Infoblatt-Felder des Vorgangs in den Druck einzubinden, stehen
Ihnen im Druckdesigner die entsprechenden Variablen im Bereich "Variablen - AktVog.IB"
zur Verfügung.
Lieferantenbestellwesen (Parameter)
Die
Parametereinstellungen
Lieferantenbestellwesen aus.
in
diesem
Bereich
wirken
sich
auf
das
Bestellvorschlag
Angezeigt wird hier die gleiche Maske, wie sie bei Aufruf des Breichs „L.-Bestellwesen“
erscheint.
An dieser Stelle treffen Sie die Voreinstellung für die aktivierten Kennzeichen. Diese
werden beim ersten Aufruf innerhalb einer Programmsitzung als Vorgabe berücksichtigt.
Abweichende Einstellungen werden innerhalb einer Programmsitzung, d.h. solange Sie
sich nicht abmelden, gespeichert.
Mit der nächsten Anmledung am Programm werden die hier in den Parametern
vorgegebenen Einstellungen wieder berücksichtigt.
Die Bedeutung der einzelnen Optionen ist dokumentiert im Handbuch des Modul Auftrag
im Kapitel "Lieferanten Bestellwesen - Register "Bestellvorschlag".
227
Versand (Parameter)
Die Parametereinstellungen in diesem Bereich wirken sich aus auf den Bereich
VERSAND.
Hier können Sie alle von Ihnen verwendeten Versandarten definieren.
Sie können die Einstellungen bereits vorhandener Versandarten auf Ihre Bedürfnisse
anpassen, nicht benötigte löschen und zusätzliche Versandarten neu anlegen.
Arten (Versand)
Die Felder zur Definition einer Versandart in den Parametern sind auf Register verteilt.
Die Felder im Kopf der Eingabemaske bleiben jedoch immer sichtbar.
Versandnummer
Tragen Sie die Versandnummer ein. Diese Nummer dient der internen Verwaltung in der
Software. Die Versandnummer muss eindeutig sein, d.h. sie darf für keine andere
Versandart verwendet werden.
Versender
Hier können Sie den Versender hinterlegen. Dies ist der Name des Postunternehmens,
des Kurierdienstes, der Spedition etc.
Versandart
Tragen Sie hier die Versandart des Versenders ein, deren Einstellungen Sie im folgenden
vornehmen möchten.
Alle drei Werte können ausschließlich bei der Neuanlage einer Versandart vergeben
werden. Im Ändern- Modus sind diese Angaben nicht mehr editierbar.
Die Versender können aus einer Listbox ausgewählt werden. Tragen Sie zum ersten Mal
einen neuen Versender ein, steht dieser nach Schließen der Versandparameter und dem
erneuten Öffnen ebenfalls zur Verfügung.
Versandarten - Register "Allgemein"
Im Register "Allgemein" stehen Ihnen die folgenden Felder zur Verfügung:
Kundendaten (für alle Versandarten des Versenders)
Kundennummer
In dieses Feld tragen Sie die Kundennummer ein, unter der Sie beim Versender geführt
werden.
228
Absendebelegnummer
Arbeitet der Versender – wie bspw. UPS – mit fortlaufenden Absendebelegnummern,
tragen Sie die aktuelle Nummer in das gleichnamige Datenfeld ein.
Paketnummer
Art der Prüfziffer
Für den Aufbau der Paketnummern des Versenders "UPS" ist das Einbinden einer
Prüfziffer erforderlich. Sie können daher für diese Versandarten hier die Auswahl
UPS-Prüfziffer treffen.
Nächste lfd. Paketnummer
Sind die Paketnummern fortlaufend, so wird in diesem Feld die nächste laufende Nummer
fortgeschrieben.
Layout für Paketnummer
Mit dem Feldeditor kann die Zusammensetzung der Paketnummer verändert werden,
wenn beispielsweise die Kundennummer mit ausgegeben werden soll.
Optimierung der Paketnummer
Die Optimierung der Paketnummer
Paketnummerierung im Versandmodul.
sorgt
für
eine
lückenlos
fortlaufende
Durch Aktivierung dieser Option werden die Paketnummern in den Versanddatensätzen in
der Übersicht (Register "Versand") geändert, wenn Einträge aus den Versanddatensätzen
entfernt werden.
Preisangaben
Alle Tarifbeträge sind inkl. Steuer
Aktivieren Sie diese Checkbox, so werden die Tarifbeträge bei der Eingabe in den
Parametern als Bruttobeträge, inkl. ges. MwSt. angesehen.
Steuerschlüssel bei Verkauf
Hier geben Sie an, welcher Steuerschlüssel bei Verwendung dieser Versandart für den
Frachtartikel im Vorgang zum Einsatz kommt.
Versandarten - Register "Kennzeichen"
In diesem Register stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung:
Register ausblenden
Zur leichteren Erfassung können Sie Register ausblenden.
229
Versandart gilt nur für das Versenden im folgenden Land
Falls die betreffende Versandart nur in ein bestimmtes Land ausgeführt werden kann, so
tragen Sie dieses Land in dieses Feld ein.
Sie erhalten dann im Vorgang vor dem Speichern eine entsprechende Meldung, falls die
zugewiesene Adresse ein anderes Landeskennzeichen besitzt.
Versandarten - Register "Nachnahme"
Die Berechnung der Nachnahmegebühr kann auf zwei verschiedene Arten erfolgen.
Entweder erfolgt ein prozentualer Zuschlag oder es werden feste Beträge aufgeschlagen.
NACHNAHMEBERECHNUNG NACH PROZENTUALEM ZUSCHLAG
Nachnahme Zuschlagssatz
Der Zuschlag wird als Prozentsatz hier eingetragen.
Mind. Zuschlagssatz
Sollte der prozentuale Zuschlag nicht den angegebenen Mindestzuschlag erreichen, wird
dieser Wert statt dessen verwendet.
NACHNAHMEBERECHNUNG NACH FESTEM ZUSCHLAG
Zuschlag bei NN <= Grenze
Wird der im Feld "Nachnahme Grenze" angegebene Wert unterschritten oder erreicht,
wird der in diesem Feld angegebene Betrag aufgeschlagen.
230
Nachnahme Grenze
Der als Grenzwert geltende Betrag für die Auswahl eines der beiden Zuschläge.
Zuschlag bei NN > Grenze
Wird der im Feld "Nachnahme Grenze" angegebene Wert überschritten, wird der hier
angegebene Betrag aufgeschlagen.
Versandarten - Register "Versicherung"
Die folgenden Felder stehen in diesem Register zur Verfügung:
VERSICHERUNG
Freibetrag
Liegt der Wert einer Sendung unter dem angegebenen Freibetrag, wird kein Zuschlag für
die Versicherung erhoben.
Max. Versicherungswert
Eine Sendung kann maximal bis zur hier angegebenen Obergrenze versichert werden.
VERSICHERUNG NACH FESTEM ZUSCHLAG
Stufung
Richtet sich der feste Zuschlag ebenfalls nach dem Wert der Sendung, kann eine Stufung
eingerichtet werden. Der Zuschlag wird somit je Stufungsschritt erhoben. Beträgt der Wert
der Sendung beispielsweise 3.000,- EUR und die Stufung ist mit 1.000,- EUR eingetragen,
wird der Zuschlag dreimal fällig.
Zuschlag
Dies ist der Betrag, der je Stufung fällig wird.
VERSICHERUNG NACH PROZENTUALEM ZUSCHLAG
231
Zuschlag (in %)
Der prozentuale Zuschlag ist einfach ein Aufschlag auf den Rechnungsbetrag. Der hier
angegebene Prozentsatz wird auf den Wert der Sendung aufgeschlagen.
Versandarten - Register "Zonen"
Die Zonen bestimmen die Entfernungsbereiche/ Postleitzahlenbereiche in die diese
Versandarten geliefert werden können.
Von den Zonen abhängig ermitteln sich die Tarife (vgl.. Kapitel Register "Tarife"( siehe S.
232) ).
Während es für Sendungen mit der Post üblicherweise nur eine Zone für Inlandsendungen
gibt, orientieren sich die Preise anderer Versender wir bspw. UPS an unterschiedlichen
Entfernungen.
Die Definition erfolgt, indem Sie einen Postleitzahlenbereich bestimmen und ihn einer
Zone zuordnen. Die Angaben erfolgen hierbei direkt in der Tabellenansicht.
Wie viele Postleitzahlenbereiche Sie in der Tabelle eintragen können, bestimmen Sie
durch die Angabe im Feld „Anzahl der Zonen“.
Beachten Sie:
Die Angabe im Feld "Von PLZ" muss die gleiche Anzahl der Stellen aufweisen wie
die Angabe im Feld "bis PLZ".
Für Länder, die einen anderen Aufbau der Postleitzahlen haben, z.B. vierstellige
Nummern oder Buchstaben-Zahlen-Kombinationen, müssen Sie eigene
Versandarten erstellen, in denen Sie die entsprechenden Zonen definieren.
Versandarten - Register "Tarife"
Die Entfernung ist nur ein Kriterium zur Ermittlung des Tarifs. Sie wurde bereits durch die
Einteilung in Zonen bestimmt.
Das zweite Kriterium ist das Gewicht der Sendung. Überträgt man diese beiden Angaben
in eine Tabelle, in deren Spalten die Zonen und in deren Zeilen die Gewichtsgrenzwerte
eingetragen sind, kann man in den Schnittpunkten den Tarif ablesen. Einen solchen
Aufbau erhalten Sie in der Ansicht dieses Karteireiters.
Versandarten - Register "Aufschlag"
Werden vom Versender für bestimmte Gebiete Zuschläge erhoben, werden diese hier
hinterlegt.
In diesem Register stehen Ihnen die folgenden Felder zur Verfügung:
232
Sie geben in einer Tabelle die Postleitzahlenbereiche an, für die ein Zuschlag erhoben
wird.
Mindestbetrag
Sie bestimmen einen Mindestbetrag des Aufschlags, der immer erreicht sein muss.
Betrag pro kg
Sie geben den Aufschlag pro Kilogramm der Sendung an.
Anzahl der Tarife
Die Anzahl der Bereiche wird durch die Einstellung „Anzahl der Tarife“ definiert.
Offene Posten (Parameter)
Die Parametereinstellungen in diesem Bereich wirken sich auf den Bereich Offene Posten
aus, in welchem u.a. das Mahnwesen integriert ist.
Parameter (Offene Posten)
Für den Bereich Offene Posten können folgende Einstellungen gewählt werden:
Parameter für Offene Posten
Mahnung ab Betrag / Vorgabe Zahlungsziel ....
Wählen Sie diese Zeile aus, öffnet sich über die Schaltfläche "EIGENSCHAFTEN" ein
Fenster:
In der ersten Zeile kann ein Mindestbetrag hinterlegt werden, unter dem keine Mahnung
erstellt wird. Ist in dieser Zeile das Kennzeichen "nur für fällige Beträge" aktiviert, so
werden beim Prüfen des Mahnbetrags (im Mahnungsdruck) nur die Offene Posten
beachtet, die zum angegebenen Mahndatum fällig sind.
Im Feld "Zahlungsziel für Mahnung" kann eine Vorgabe der Zahlungsfrist für die Mahnung
vorgenommen werden.
Wann die Fälligkeit der Forderung beginnt, wird im Feld "Fälligkeit der Forderung beginnt
233
mit" festgelegt werden.
Auswahlmöglichkeiten:
•
•
•
•
Über
die
hinterlegte
Listbox
haben
Sie
folgende
dem Rechnungsdatum
dem Rechnungsdatum plus 1 Tag
dem Rechnungsdatum plus 2 Tage
dem Rechnungsdatum plus 3 Tage
Inkasso( siehe S. 297)
Hier hinterlegen Sie die Adressnummer des Inkassobüros sowie Benutzerkennung und
Passwort für das Inkassoportal. Nähere Informationen zum Thema Inkasso( siehe S.
297) finden Sie im Anhang des modulübergreifenden Teiles im Kapitel Inkasso( siehe S.
297).
Parameter für OP-Ausgleich
- OP nicht löschen bei OP-Ausgleich mit Zahlungsverkehr
- OP nicht löschen bei OP-Ausgleich mit Zahlungsverkehreingang
- Buchungssatz erstellen bei OP-Ausgleich durch Zahlungsverkehrseingang
Sie geben damit an, ob der OP-Eintrag beim Ausgleich eines OP´s über den
Zahlungsverkehreingang oder Zahlungsverkehrausgang gelöscht werden soll oder ob er
erhalten bleibt.
Beim Buchen der Zuweisung eines Offenen Posten über den Zahlungsverkehreingang
kann auch ein Buchunssatz in der Auftragsbuchungsliste oder der Fibu erstellt werden.
Dies bewirkt die Aktivierung des Kennzeichens "Buchungssatz erstellen bei OP-Ausgleich
durch Zahlungsverkehreingang".
Einstellungen für manuellen OP - Ausgleich
- Ausgleich mit Preisnachlass möglich
- Bei Mehrfach-Auswahl OP's zu einem Zahlungsverkehrsdatensatz zusammenfassen
Sind diese Punkte inaktiv, so kann entweder der offene Posten nur komplett ausgeglichen
werden bzw. bei einem Teilausgleich bleibt der Restbetrag bestehen.
Es folgt eine weitere Option für den manuellen OP-Ausgleich. Durch die Aktivierung
besteht die Möglichkeit, OP’s bei Mehrfachauswahl zu einem Datensatz im
Zahlungsverkehr zusammenzufassen.
Bei manuellem OP - Ausgleich Zahlungsverkehrsdatensatz erstellen
In diesem Abschnitt legen Sie für die verfügbaren Zahlungsarten fest, ob ein Eintrag im
Zahlungsverkehrsmodul erstellt werden soll, wenn ein offener Posten manuell
ausgeglichen wird.
Bei
OP-Ausgleich
durch
Auftrag-Buchungsliste erstellen
Zahlungsverkehrseingang
Buchungssatz
in
In diesem Abschnitt legen Sie für die verfügbaren Zahlungsarten fest, ob bei
234
OP-Ausgleich
durch
Zahlungsverkehrseingang
Aufttragsbuchungsliste erstellt werden soll.
ein
Buchungssatz
in
der
Mahnstufen
Im Bereich der Offenen Posten ist das Mahnwesen integriert. Wann ein Kunde gemahnt
werden soll, ob die Mahnung mit einer Mahngebühr oder einem Zinssatz belegt werden
soll, tragen Sie in diesem Bereich der Parameter ein.
Sie können insgesamt neun Mahnstufen in Ihrem System anlegen und verwalten. Da Sie
üblicherweise nicht derart viel Geduld auf säumige Zahler verwenden, sollten neun
Mahnstufen mehr als ausreichend für alle auftretenden Eventualitäten sein.
Die hinterlegten Angaben für alle Mahnstufen werden in einer Tabellenübersicht
dargestellt. Wählen Sie eine Mahnstufe aus und betätigen die Schaltfläche „ÄNDERN“,
gelangen Sie in die Erfassungsmaske.
Vervollständigen Sie die Angaben über die Anzahl der Tage, nach deren Ablauf gemahnt
werden soll und die Werte des zu berechnenden Zinssatzes sowie der Mahngebühr.
Für das Fortschreiben der Offenen Posten ist der Abstand zwischen den Mahnstufen
maßgeblich. Das folgende Beispiel soll dies verdeutlichen:
Haben Sie z.B. die Mahnstufen vorgegeben wie folgt:
Mahnstufe 1 - 14 Tage
Mahnstufe 2 - 28 Tage
Mahnstufe 3 - 42 Tage.
Der Offene Posten wird erstellt unter Mahnstufe 0. Zur ersten Mahnung wird er 14 Tage
später vorgeschlagen.
Mit dem Druck dieser ersten Mahnung wird die Mahnstufe auf 1 gesetzt. Da die Differenz
zur Mahnstufe 2 14 Tage beträgt, wird das Datum der nächsten Mahnung um 14 Tage
fortgeschrieben, ausgehend von dem im Druck der Mahnung angegebenen Mahndatum.
Hat der Offene Posten die letzte definierte Mahnstufe (im Beispiel 3) zugewiesen
bekommen, so bleibt das Datum der nächsten Mahnung im Offenen Posten leer. In der
Folge wird der Offene Posten nur auf den Mahnungen berücksichtigt, wenn andere OP's
des Kunden zur Mahnung fällig sind.
235
Ist im Adressdatensatz eines Kunden über das Register "Bank / Zahlungsmodalität" im
Feld "abw. Mahnzeiten" eine Hinterlegung getroffen, dann kommt die Vorgabe der Tage
aus den Mahnparametern nicht zum Tragen.
Beim Erreichen dieser Mahnstufe...
- Offener Posten für Mahnbescheid vormerken
- Offener Posten für Inkassoübergabe vormerken
Nähere Informationen entnehmen Sie dem Kapitel Inkasso( siehe S. 297) im Anhang des
modulübergreifenden Teiles.
Kasse (Parameter)
Buchungsparameter (Kasse)
An dieser Stelle im Programm erstellen Sie die Buchungsparameter, die maßgeblich für
die Aktionen wie z.B. das Bewegen des Lagerbestands, z.B. das Erstellen der Offenen
Posten oder z.B. dem Eintrag im FiBu-Protokoll (Auftrag-Buchungsliste) verantwortlich
sind.
Im Bereich BEARBEITEN - PARAMETER - KASSE - KASSENDEFINITIONEN hinterlegen
Sie im Register "Parameter" den entsprechenden Parameter (siehe Kapitel
Kassendefinition ).
Die Eingabe der Buchungsparameter ist in die zwei Register
Eingabeparameter" und "für das Buchen eines Kassenbelegs" unterteilt.
"sonstige
Die sonstigen Parameter bestimmen Vorgaben für die Erfassung der Kassenpositionen,
wogegen die Parameter für das Buchen steuern, was beim Buchen eines Kassenbeleges
abgearbeitet wird.
Eine Beschreibung der Funktion der verfügbaren Optionen finden Sie im Kapitel
Buchungsparameter( siehe S. 211) der Parameter der Vorgänge, da die Funktionsweise
analog auch für die Kasse gilt.
FiBu-Buchkonten (Kasse)
In diesem Bereich werden die Einstellungen für die Konten angezeigt, auf die beim
Erstellen der Einträge in der Auftrag-Buchungsliste (FiBu-Protokoll) zurückgegriffen wird.
Für die Daten aus den Kassenbelegen wird auf die Einstellungen aus "Standard (Kasse)"
zurückgegriffen.
Kassendefinition
Nehmen Sie hier grundlegende Einstellungen für das Erscheinungsbild der Kasse im
236
Programm vor. Wählen Sie hierzu aus der Übersicht die Kasse aus und betätigen Sie die
Schaltfläche ÄNDERN, um in die Kassendefinition zu gelangen.
Nummer
Im oberen Bereich sehen Sie die Nummer der Kasse
Kurzbezeichnung
Sie können ihr eine Kurzbezeichnung vergeben. Diese wird in der Übersicht der
verfügbaren Kassen verwendet.
Bezeichnung
Zusätzlich können Sie eine Bezeichnung vergeben.
Kasse kann benutzt werden
Durch Aktivieren der Checkbox "Kasse kann benutzt werden", machen Sie die Kasse für
den Einsatz verfügbar. Durch das Deaktivieren wird diese Kasse nicht mehr angezeigt.
Weitere Eingaben nehmen Sie in den in den nachfolgenden Kapiteln beschriebenen
Registern vor.
Kassendefinition - Register "Nummer / Berechtigung"
Die folgenden Felder stehen Ihnen im Register "Nummer/ Berechtigung" zur Verfügung:
Nächste laufende Belegnummer
Belegnummern sollten fortlaufend nummeriert sein. Im Auftragsmodul werden Sie dabei
unterstützt, indem immer die nächste laufende Nummer mitgeführt wird. Den aktuellen
Wert bzw. den Startwert tragen Sie einmalig hier ein.
Bei Jahreswechsel laufende Beleg-Nr. zurücksetzen
Soll die laufende Nummer beim Jahreswechsel zurückgesetzt werden, aktivieren Sie
diese Checkbox. Empfehlenswert ist dies nur dann, wenn die Jahreszahl über eine
Variable in die Belegnummer eingebunden ist.
237
Layout für Belegnummer
Das Layout für die Belegnummer ist bereits voreingestellt und kann nicht abgeändert
werden.
Berechtigungsgruppe
In den Berechtigungsstrukturen der Benutzer können Sie einstellen, auf welche
Berechtigungsstrukturen im Bereich Kasse eine Benutzergruppe Zugriff hat.
Falls Sie die Kasse einer der Berechtigungsgruppen 0-9 zuweisen, so hat ein Benutzer
nur Zugriff auf diese Kasse, wenn er die erforderliche Berechtigung besitzt.
Mit der Auswahl "nicht zugeordnet" ist die Kasse für alle Benutzer mit Zugriff auf den
Bereich Kasse unabhängig von der Berechtigungsgruppe verfügbar.
Kassendefinition - Register "Parameter"
Die folgenden Felder stehen Ihnen im Register "Parameter" zur Verfügung:
Zu verwendende Buchungsparameter
In diesem Feld werden die zu verwendenden Buchungsparameter( siehe S. 236) für
diese Kasse ausgewählt.
FiBu-Anbindung - Buchungskonten
Wählen Sie in diesem Feld aus, welche Buchungskonten verwendet werden sollen beim
Abarbeiten des Buchungsparameters "In FiBu-Protokoll eintragen".
Kassendefinition - Register "Vorgaben"
Die folgenden Felder stehen Ihnen im Register "Vorgaben" zur Verfügung:
238
Adressnummer
Kassenvorgänge werden vergleichbar wie Vorgänge einer Adressnummer zugewiesen,
um Umsätze oder Historyeinträge einwandfrei und vollständig nachvollziehen zu können.
Üblicherweise legen Sie eine eigene Kassenadresse in Ihren Stammdaten( siehe S. 406)
an, um die Belege der Laufkundschaft darauf zu buchen. Diese Kassenadresse tragen Sie
in diesem Eingabefeld ein.
Selbstverständlich besteht innerhalb der Kassenbearbeitung jederzeit die Möglichkeit,
eine andere Adresse auszuwählen, falls z.B. einer Ihrer Stammkunden Ihre Filiale
aufsucht und Waren gegen Barzahlung mitnimmt.
Kassenwährung - Währung/Währung 2
Die Kasse bietet die Möglichkeit, einen Zahlbetrag in zwei verschiedene Währungen
aufgeteilt entgegenzunehmen.
Die Voreinstellung der Währungen für die beiden Eingabefelder ("Gegeben 1" und
"Gegeben 2") wählen Sie hier aus allen verfügbaren Währungen aus.
Zahlungsarten - Zahlungsart 1/ Zahlungsart 2
Eine Kassenzahlung kann durch unterschiedliche Zahlungsarten erfolgen.
Zur Auswahl stehen die folgende Möglichkeiten:
•
•
•
•
•
•
Bar
Scheck
Auf Rechnung
Kreditkarte
Maestro-Karte (ec-Karte)
Bareinlage/ -entnahme
Wählen Sie die häufigste Zahlungsart in Ihrem Unternehmen als Voreinstellung aus.
Ausgabebeleg
Stellen Sie in diesem Feld die Vorgabe ein, auf welche Art der Beleg beim Verbuchen
239
gedruckt werden soll. Mit dem Eintrag <ohne Beleg> wird der Kassenvorgang zwar
verbucht, aber nicht ausgedruckt.
Vorgabe für "Aus Lager" und "Nach Lager"
"Aus Lager" bestimmt den Ursprungsort der Ware, von dem die in der Position
eingetragene Menge abgebucht wird. "Nach Lager" bestimmt den Zielort der Ware. Das
Lager kann ausschließlich aus der verfügbaren Auswahl gewählt werden. Eine Eingabe in
einem dieser Felder ist nicht möglich.
Die Funktion der Lagerangabe ist identisch, mit der der Vorgangsbearbeitung.
Kassendefinition - Register "Ansicht"
Die folgenden Felder stehen Ihnen im Register "Ansicht" zur Verfügung:
Diese Einstellungen beeinflussen die Farbgebung der Displayanzeige im Kassenmodul.
Ein Mausklick auf die Felder öffnet eine Auswahlliste mit der verfügbaren Farbpalette. Ein
weiterer Mausklick auf die gewünschte Farbe nimmt die Farbzuweisung vor.
Kassendefinition - Register "Stückelung/Info"
Die folgenden Felder stehen Ihnen im Register "Stückelung/ Info" zur Verfügung:
Stückelung der Einlage
Die Erfassung der Kasseneinlage und des Kassenabschlusses erfolgt in einer Maske, die
für jede Münzgröße und jeden Schein ein eigenes Eingabefeld bietet.
Unterschiedliche Währungen verfügen über unterschiedliche Münz- und Scheingrößen.
Indem Sie diese Größen durch Semikolon getrennt in den beiden Eingabefeldern
eintragen, passen Sie den Aufbau der Maske der eingesetzten Währung an.
Erfolgt in den Feldern kein Eintrag, wird die Vorgabe für Deutschland verwendet.
240
Abrechnung (Parameter)
Die Parametereinstellungen in diesem Bereich wirken sich auf den Bereich Abrechnung Zahlungsverkehr und im Modul Lohn auf die Nettolohnberechnung aus.
Parameter (Lohn)
Parameter für Einzugsstellen
Einzugsstellennummer der Bundesknappschaft
Dieses Feld wurde eingefügt, damit die Software die Abgaben für geringfügig Beschäftigte
an die Bundesknappschaft korrekt verwalten kann. Die hier angegebene Einzugsstelle
wird im Programm immer an Stelle der Bundesknappschaft ausgegeben, z.B.: bei dem
Beitragsnachweis für Bundesknappschaft.
Abweichende Einzugsstellennummer für Umlage
Seit 01.01.2006 werden die Abgaben zur Umlage grundsätzlich an die Einzugsstelle
entrichtet, die in den Mitarbeiter-Stammdaten( siehe S. 406) hinterlegt wurde. In
bestimmten Sonderfällen werden diese Abgaben an EINE Einzugsstelle abgeführt, welche
an dieser Stelle der Parameter eingegeben werden kann.
Vorgaben für Lohnkorrektur
Hier werden die Lohnarten für Nachzahlung an bzw. für Rückerstattung vom Mitarbeiter
hinterlegt.
Lohnart für Nachzahlung an Mitarbeiter
Möchten Sie über den Bereich "Lohnkonto" eine Abrechnungskorrektur für einen
abgeschlossenen Abrechnungsmonat durchführen, so ist es erforderlich hier vorab eine
Lohnart für eine Nachzahlung an den Mitarbeiter zu hinterlegen.
Lohnart für Rückerstattung vom Mitarbeiter
Möchten Sie über den Bereich "Lohnkonto" eine Abrechnungskorrektur für einen
abgeschlossenen Abrechnungsmonat durchführen, so ist es erforderlich, hier vorab eine
Lohnart für eine Rückerstattung vom Mitarbeiter zu hinterlegen.
Informationen über die Einrichtung dieser beiden Lohnarten erhalten Sie im Abschnitt
Stammdaten( siehe S. 406) - Lohnarten - Beispiele für Lohnarten in diesem Handbuch.
Lohnsteuerabführung aus Korrekturen an das Finanzamt
nach Zuflussprinzip melden: Mit dieser Einstellung wird die Lohnsteuer aus Korrekturen
immer in dem Monat gemeldet, in dem die Korrektur ausgelöst wurde (z.B. im März wird
die Januar-Abrechnung geändert, wodurch sich auch eine geänderte Lohnsteuer ergibt.
Die Korrektur der Lohnsteuer wird bei der Lohnsteueranmeldung für März berücksichtigt.).
nach Entstehung melden: Mit dieser Einstellung muss eine korrigierte
Lohnsteueranmeldung für das Ursprungsmonat eingereicht werden (z.B. im März wird die
Januar-Abrechnung geändert, wodurch sich auche eine geänderte Lohnsteuer ergibt. Es
muss nun eine korrigierte Lohnsteueranmeldung für Januar eingereicht werden.).
241
Bei Änderung
Lohnarten
in
Abrechnungsvorgaben,
Mitarbeitern,
Krankenkassen
bzw.
Hier legen Sie fest, wie sich das Programm verhalten soll, wenn Abrechnungsvorgaben
oder die genannten Stammdatenbereiche verändert werden.
Bei der automatischen Rückrechnung
Hier legen Sie fest, ob bei einer automatischen Rückrechnung
• immer alle Monate und Jahre berücksichtigt werden oder
• nur die Monate bis zum Januar des letzten Jahres beachtet werden
Standardmäßig ist hier die Option "nur die Monate bis zum Januar letzten Jahres
beachten" aktiviert.
Auswertungsdrucke / Belege
Diese Option ist zu aktivieren, wenn Auswertungsdrucke nicht mit der Kennzeichnung
"Vorläufig" ausgegeben werden sollen.
Systemvorgaben (Lohn)
Wird im Januar eines neuen Abrechnungsjahres das aktuelle Lohnupdate installiert,
werden für das neue Jahr die Systemvorgaben (zur Nettolohnberechnung) erweitert.
Diese Vorgaben können nicht abgeändert werden. Hier sind viele Einstellungen hinterlegt,
die aufgrund gesetzlicher Regelungen vorgegeben sind. Z.B.:
• Beitragsbemessungsgrenzen und Bezugsgrößen
• Beitragssätze zur Renten- und Arbeitslosenversicherung
• Zusätzlicher Beitragssatz zur Krankenversicherung und Pflegeversicherung für
Arbeitnehmer
• Angaben für „Geringfügige Beschäftigungsverhältnisse (Pauschale
242
•
•
•
•
•
Krankenversicherung, Pauschale Rentenversicherung und Pauschalsteuer)
Niedriglohngrenze (Gleitzone) - Gleitzonenfaktor
Geringverdienergrenze
Mindest-Rentenversicherungsgrenze (Aufstockung)
Grundlohn-Monatswochenfaktor
Grundstundenlohngrenze für Steuer bzw. Sozialversicherung (Sonntags-, Feiertagsund Nachtzuschläge)
Beachten Sie: Da diese Berechnungsvorgaben vom Anwender nicht angepasst
werden können, ist es unbedingt erforderlich, bei gesetzlichen Änderungen einer
dieser Vorgaben, das entsprechende Update zu installieren.
Abrechnungsvorgaben (Lohn)
In diesem Programmteil werden Werte hinterlegt, die grundsätzlich für den Mandanten,
unabhängig vom Mitarbeiter Gültigkeit haben.
Bitte lassen Sie diesem Kapitel Ihre besondere Aufmerksamkeit zukommen, da in
diesen Abrechnungsvorgaben die wichtigsten und folgenreichsten Angaben für die
Nettolohnberechnung gemacht werden.
Für die zurückliegenden Jahre können Sie Vorgabewerte einsehen. Die aktuellen
(gültigen) Werte sind grün hinterlegt.
Beachten Sie: Wird für einen Mitarbeiter über den Bereich "Lohnkonto" eine
Lohnkorrektur vorgenommen, muss gewährleistet sein,dass alle Vorgaben in diesem
Parameter für den Zeitraum der Abrechnungskorrektur bis zum aktuellen
Abrechnungsmonat verfügbar und korrekt eingetragen sein müssen. Mit diesen
Daten wird die Nettolohnberechnung der Änderung durchgeführt.
Die Hinterlegung der Abrechnungsvorgaben erfolgt über mehrere Register.
Kirchen.-St./Soli./Kammer. / BG:
Kirchensteuer
Im Feld Kirchensteuerkennzeichen können verschiedene Eingaben vorgenommen
werden, wobei diese vom jeweiligen Bundesland abhängig sind. Das für Sie gültige
Kennzeichen erfragen Sie bitte bei Ihrem zuständigen Finanzamt, Steuerberater oder
entnehmen es aus den gültigen Steuertabellen.
Muss ein monatlicher Mindestbetrag an Kirchensteuer entrichtet werden, so wird dieser in
dem Feld Mindest-Betrag eingetragen.
Darunter hinterlegen Sie den zutreffenden Kirchensteuersatz in Prozent. Je nach
Bundesland kann dieser unterschiedlich sein. Auch hier holen Sie sich die Auskunft über
den in Ihrem Bundesland gültigen Satz bei Ihrem zuständigen Finanzamt oder
Steuerberater.
243
Solidaritätszuschlag
Der gesetzlich gültige Solidaritätszuschlag wird von der Lohnsteuer berechnet. Tragen Sie
hier den Prozentwert ein.
Kammerbeitrag
Im Saarland und in Bremen sind Kammerbeiträge abzuführen. Dieser wird errechnet,
wenn in den Personalstammdaten das Kammerbeitragskennzeichen gesetzt ist. Im Feld
Mindest-LSt.-Bruttobezüge, hinterlegen Sie das Steuerbrutto, ab welchem Kammerbeitrag
erhoben werden soll. Soll der Kammerbeitrag nur bis zu einem bestimmten Steuerbrutto
berücksichtigt werden und darüber liegende Beträge beitragsfrei bleiben, so geben Sie
diesen EUR-Betrag im Feld Max.-LSt.-Bruttobezüge ein.
Berufsgenossenschaft:
Hier hinterlegen Sie die Obergrenze für die Berufsgenossenschaft als EUR Betrag.
Weitere Vorgaben
Vorgaben
Geben Sie im Feld Stunden pro Woche die durchschnittliche Gesamtstundenzahl je
Woche zur Berechnung des 3/6 Monatsdurchschnitts bei Angestellten mit festen
Monatsbezügen ein. Diese Hinterlegung ist also nur erforderlich, wenn für einem
Angestellten ein Durchschnittslohn errechnet werden soll. Die Vorgabe wird Ihnen bei der
Neuanlage eines Mitarbeiterdatensatzes im dafür vorgesehenen Feld vorgeschlagen,
kann bei Bedarf aber abgeändert werden.
Kostenstelle für AG-Anteile
Arbeiten Sie mit Kostenstellen, hinterlegen Sie die Kostenstelle der Arbeitgeberanteile zur
Sozialversicherung. Die Vorgabe wird Ihnen bei der Neuanlage eines
Mitarbeiterdatensatzes im dafür vorgesehenen Feld vorgeschlagen, kann bei Bedarf aber
abgeändert werden.
Lohnart für VWL-Abrechnung:
Eingabe der Arbeitnehmerlohnart für die Vermögenswirksamen Leistungen.
Definition für Monatsdurchschnittsberechnung
Hier geben Sie vor, was zur Berechnung der Bruttobasis und der Stundenzahl für den
Monatsdurchschnitt zu Grunde gelegt werden soll.
Lohnsteuerrückerstattung
Wird der Lohnsteuerjahresausgleich über Büro Plus NexT erzeugt und soll eine
Lohnsteuerrückerstattung erfolgen, so ist diese Option aktiv zu setzen.
Vorgabe für Umlagepflicht (gültig ab 01.01.2006)
244
Ist Ihr Unternehmen von der Umlage befreit (§ 11 Ausnahmevorschriften), ist das
entsprechende Kennzeichen zu aktivieren. Wenn dieses Kennzeichen aktiviert wird, wird
für alle Mitarbeiter (ab dem Gültigkeitsdatum) keine Umlage berechnet.
Bei bestehender Umlagepflicht ist der entsprechende Umlageschlüssel auszuwählen. Zur
Verfügung stehen:
• 1 Umlagepflichtig nach U1 + U2
• 2 Umlagepflichtig nach U2
Grundsätzlich gilt: Die Abgaben zur Umlage sind an jene Einzugsstelle zu entrichten, die
in den Mitarbeiter-Stammdaten( siehe S. 406) hinterlegt ist. Ist dies nicht der Fall, muss
das Kennzeichen "Mitarbeiter haben abweichende Einzugsstelle für die Umlage" aktiviert
werden.
Beachten Sie: die abweichende Einzugsstelle muss zusätzlich unter Menüpunkt
BEARBEITEN - PARAMETER - Eintrag: ABWEICHENDE EINZUGSSTELLENNUMMER
FÜR UMLAGE hinterlegt werden.
Beachten Sie die Neuregelung der Umlagepflicht ab 01.01.2008: Durch das
Umlageverfahren U1 erhalten Unternehmen mit bis zu 30 Beschäftigten (bis 31.12.2007
bis 20 Beschäftigte) einen Teil ihrer Aufwendungen für die Entgeltfortzahlung im
Krankheitsfall erstattet.
pauschale Sätze:
pauschale Lohnsteuer
Hinterlegen Sie hier die Prozentsätze für die Pauschalierung der Lohnsteuer. Es besteht
die Möglichkeit, vier verschiedene Sätze einzugeben. Diese Einträge werden bei der
Definition der Lohnarten benötigt, wenn die Lohnart pauschal besteuert werden muss.
Der Satz 5 ist für die pauschale Steuer, welche bei Abrechnung von geringfügig
Beschäftigten an die Bundesknappschaft abgeführt werden muss, reserviert. Der jeweils
gültige Prozentsatz ist im Menuepunkt BEARBEITEN - PARAMETER - ABRECHNUNG SYSTEMVORGABEN hinterlegt und kann nicht abgeändert werden.
Das Kennzeichen "Steuer an Bundesknappschaft abführen" bewirkt, dass bei Aktivierung
die anfallende pauschale Steuer an die Bundesknappschaft und nicht an das Finanzamt
abgeführt wird.
pauschale Kirchensteuer
Die Prozentsätze der pauschalierten Kirchensteuer finden nur Berücksichtigung, wenn die
Lohnsteuer pauschaliert wurde und das Kennzeichen "Vereinfachungsverfahren pauschale Kirchensteuer unabhängig von der Konfession berechnen" aktiviert wurden
Vereinfachungsverfahren:
Wurde das Kennzeichen "Vereinfachungsverfahren (pauschale Kirchensteuer unabhängig
von der Konfession berechnen)" aktiviert und im Feld "pauschale Kirchensteuer" der
verminderte Satz (z.B. 7 %) hinterlegt, übernimmt das Finanzamt die prozentuale
Aufteilung der Kirchensteuer unabhängig davon ob in den Mitarbeiterstammdaten der
245
Mitarbeiter mit oder ohne Angabe einer Konfession geführt wird.
Programmseitig wird die Pauschale Kirchensteuer mit 7 % von der pauschalen Steuer
berechnet und auf ein neues Feld "pauschale Kirchensteuer" geschrieben. Es wird kein
Betrag bei der pauschalen (RK oder EV)-Kirchensteuer ausgewiesen. Zur Information: Der
Wert aus dem Feld "pauschale Kirchensteuer" wird in der Lohnsteueranmeldung im neuen
Feld "pauschale Kirchensteuer im vereinfachten Verfahren" (KZ 47) ausgewiesen.
Wurde das Kennzeichen "Vereinfachungsverfahren (pauschale Kirchensteuer unabhängig
von der Konfession berechnen)" nicht aktiviert, hat dies folgende Auswirkungen:
1. In den Mitarbeiter-Stammdaten( siehe S. 406) ist keine Konfession keine angegeben.
--> Dem Mitarbeiter wird keine pauschale Kirchensteuer berechnet.
2. Mitarbeiter hat eine Religionszugehörigkeit und diese ist auch in den
Mitarbeiter-Stammdaten( siehe S. 406) hinterlegt. -->Dem Mitarbeiter wird mit dem
Kirchensteuersatz (wie in den Abrechnungsvorgaben Register Kirchensteuer hinterlegt!!)
die Kirchensteuer von der pauschalen Lohnsteuer berechnet und im jeweiligen
pauschalen Kirchensteuer Feld (RK oder EV) ausgewiesen.
Halbteilungsprinzip
In den Bundesländern Bayern, Bremen und Niedersachsen wird das sogenannte
Halbteilungsprinzip bei konfessionsverschiedenen Ehen nicht angewendet. Demnach wird
die Kirchensteuer immer nur zu der Konfession ausgewiesen, zu der der Arbeitnehmer
gehört. Es findet keine Aufteilung 50:50 statt, sobald der Ehegatte einer anderen
Konfession angehört. Damit dies durch das Programm berücksichtigt wird, muss das
richtige
Bundesland
in
den
Mandanten-Stammdaten(
siehe
S.
406)
eingetragen/ausgewählt sein (Menüpunkt DATEI - MEINE FIRMA .... BEARBEITEN Register: Adresse).
Info
Wie auch in den Stammdaten( siehe S. 406), können Sie über das Register „Info“
Zusatzinformationen hinterlegen.
Betriebsstätten
Das Einrichten von Betriebsstätten ist erforderlich, wenn für Ihren Mandanten
Arbeitnehmer abgerechnet werden müssen, welche in unterschiedlichen Filialen
beschäftigt sind.
Im Kopfteil wird die Nummer, Bezeichnung und Betriebsnummer der Filiale hinterlegt und
über das Register "Adresse" die Anschrift und die Kommunikationsverbindungen der
Betriebsstätte.
246
Wichtig ist die korrekte Vorgabe, in welchem Bundesland die Betriebsstätte liegt. Auf
Grund dieser Vorgabe wird automatisch Betriebsstätte Ost oder West aktiviert, für welche
in bestimmten Bereichen noch unterschiedliche Abrechnungsvorgaben zum Tragen
kommen.
Es können zwei Betriebsstätten angelegt und verwaltet werden.
Werden mehr als zwei Betriebsstätten oder zusätzliche Funktionen benötigt, wenden Sie
sich bitte an unseren Entwicklungspartner microtech GmbH (http:/www.microtech.de, Tel.:
0671 - 79 61 60).
Buchungskonten für Fibu (Lohn)
Entsprechend Ihres benutzten Kontenrahmens in der Fibu, hinterlegen Sie hier die
Buchungskonten, welche erforderlich sind, um die Lohnbuchungssätze für die Fibu korrekt
erstellen zu können.
Haben Sie bei der Anlage des Mandanten einen Vorgabekontenrahmen ausgewählt,
werden entsprechend dieses Kontenrahmens die Felder bereits vorbelegt sein. Sie sollten
aber trotzdem vor der ersten Buchungssatzerstellung im Lohn diese Hinterlegungen
prüfen.
Im oberen Teil dieses Parameterabschnittes können Vorgaben für die Sammelbuchung
und die Belegnummer getroffen werden.
Belegen Sie das Feld Sammelbuchung mit "Ja" werden Sammelbuchungen für alle
Mitarbeiter in den einzelnen Bereichen erzeugt. Belegen Sie das Feld Sammelbuchung
mit "Nein" , so erhalten Sie pro Mitarbeiter und Bereich eine einzelne Buchung.
Das Layout für die Belegnummer kann über einen Feldeditor angepasst werden. Haben
Sie die Zeile selektiert, kann über die Schaltfläche der Feldeditor aufgerufen werden.
Im unteren Teil dieses Parameterabschnittes können Vorgaben für die Ausgabe der
Buchungstexte hinterlegt werden.
247
Auch die Layout´s für die Buchungsbezeichnung können über einen Feldeditor angepasst
werden. Haben Sie eine Zeile selektiert, kann über die Schaltfläche
der Feldeditor
aufgerufen werden.
Eine genaue Beschreibung des Feldeditors erhalten Sie im Anhang "Tabellenansichten
editieren" im modulübergreifenden Teil des Handbuches.
Zahlungsverkehr Parameter
Hier werden die Zahlarten gekennzeichnet, die im Rahmen des Online Banking( siehe S.
103) direkt online abgewickelt( siehe S. 119)werden sollen bzw. an die Software WISO
Mein Geld( siehe S. 119) übergeben werden sollen.
Zahlarten die über Online Banking abgewickelt werden sollen
Es werden nur Zahlungsverkehrsdatensätze( siehe S. 114) derjenigen Zahlarten online
übermittelt, die mit der entsprechenden Auswahl versehen sind:
Zahlarten die über Mein Geld abgewickelt werden sollen
Es werden nur Zahlungsverkehrsdatensätze( siehe S. 114) derjenigen Zahlarten an die
Software WISO Mein Geld übergeben( siehe S. 119) , die mit der entsprechenden
Auswahl versehen sind:
248
Layouts für Verwendungszweck im Zahlungsverkehr
Für die Layouts des Verwendungszweckes im Zahlungsverkehr können folgende
Einstellungen vorgegeben werden:
Im Zahlungsverkehr werden Sie die beiden für den Verwendungszweck vorgesehenen
Felder mit Information füllen wollen. In dieser Übersicht können Sie hierfür mehrere
Layouts generieren. Zur Erfassung rufen Sie über die Schaltfläche ÄNDERN eine Maske
mit folgendem Aufbau auf:
Nachdem Sie eine Bezeichnung vergeben haben, können Sie den Inhalt und den Aufbau
der beiden für den Verwendungszweck vorgesehenen Datenfelder mit dem Feldeditor
festlegen.
Importregeln für Online Banking
Mit Hilfe der Importregeln für Online Banking werden die eingelesenen Datensätze
erkannt, wenn es sich um immer wiederkehrende Zahlungen oder Abbuchungen wie z.B.
Miete handelt.
Im Gegensatz zu den regulären Ausdrücken( siehe S. 107) im Zahlungsverkehreingang
sind die Importregeln für das Online Banking eher statisch und weniger leistungsstark.
Auch lassen sich Ausdrücke zum Isolieren des gesuchten Wertes nicht erstellen.
Die in den Parameter erstellten Regeln werden im Bereich Kontoauszüge( siehe S. 120)
auf die dort eingelesenen Datensätze angewendet( siehe S. 121).
Sie können
• Regeln zur Feldumstellung und
• Regeln zur Buchungsautomatik
249
erstellen.
Mit Regeln zur Feldumstellung können Sie auch abhängig von der Kontonummer
festlegen, wie die Verwendungszweckzeilen zugeordnet werden sollen. Regeln zur
Feldumstellung eignen sich also dazu, bankspezifische Unterschiede der
Verwendungszweckübermittlung auszugleichen.
Mit den Regeln zur Buchungsautomatik können z.B. bestimmte im Verwendungszweck
enthaltene Texte identifiziert. So können Sie z.B. regelmäßige Geldbewegungen wie
Mietzahlungen, Telefon, Gebühren identifizieren.
Um die Regeln zu erstellen bzw. anzupassen verwenden Sie die Schaltfläche NEU bzw.
ÄNDERN.
Bezeichnung
Als Bezeichnung tragen Sie eine griffige, kurze Beschreibung dieser Regel ein z. B.
"Mieteinnahme verbuchen" oder "Empfänger auslesen".
Typ
Über den Typ bestimmen Sie, ob es sich hierbei um eine Regel zur Feldumstellung oder
eine Regel zur Buchungsautomatik handelt (s.o.).
Benutzt
Dieses Kennzeichen muss aktiviert werden, damit die Regel angewendet wird.
Register "Regeldefinition"
Beispiel für das Erstellen einer Regel zur Buchungsautomatik
Die Regeln zur Buchungsautomatik sind ein mächtiges Werkzeug. Hierüber fragen Sie die
eingegangenen Datensätze ab und können automatisch ein Konto zuordnen. In diesem
Beispiel wollen wir für die Mietzahlung eine Regel zur Buchungsautomatik anlegen.
250
Aktivieren Sie im oberen Drittel des Fensters die gewünschte Option für die Bedingung
und anschließend im mittleren Drittel die gewünschte Option für die Anweisung.
Die blauen Bereiche im unteren Fenster "Regelansicht" werden sichtbar und Sie können
sie anklicken und müssen sie abändern, um die Bedingung und die Anweisung zu
vervollständigen.
Je nach ausgewählten Eintrag stehen Ihnen Suchfunktionen oder aber der Assistent für
die regulären Ausdrücke zur Verfügung.
Bestätigen Sie anschließend die Regel mit OK und klicken Sie in der Übersicht auf die
Schaltfläche ÜBERNEHMEN und anschließend auf SCHLIESSEN.
DATEV (Parameter)
Die Parametereinstellungen in diesem Bereich wirken sich auf die Vorgaben für das
Auslesen der Daten mit der Datev-Schnittstelle aus.
Globale Vorgabewerte (Datev)
Über die globalen Vorgabewerte treffen Sie einmalige Voreinstellungen für den Export der
Daten.
Weitere Hinweise entnehmen Sie bitte der Beschreibung zum Export der Daten im Kapitel
"Datei - Schnittstellen - DATEV-Export-Schnittstelle".( siehe S. 161)
Modulspezifische Vorgabewerte (Datev)
In den modulspezifischen Vorgabewerten wird festgelegt, welche Daten exportiert werden
sollen. Der Zeitraum, das Löschkennzeichen und das DATEV-Inputformat werden
hinterlegt.
Weitere Hinweise entnehmen Sie bitte der Beschreibung zum Export der Daten im Kapitel
"Datei - Schnittstellen - DATEV-Export-Schnittstelle".( siehe S. 161)
Sonstige (Parameter)
In diesem Bereich werden globale Parametereinstellungen vorgenommen.
Parameter (Sonstige)
251
Telefon- und Faxnummernanzeige
Dieser Abschnitt der Parameter betrifft die Telefon- und Faxnummerndarstellung innerhalb
der Anwendung. Dabei wählen Sie zuerst aus den verfügbaren Einstellungen für die
Darstellung der Vorwahl:
Separatoren
Legen Sie hier die Seperatoren für die Landes- und die Ortsvorwahl sowie vor der
Durchwahl fest.
Uhrzeitanzeige
Mit diesen Optionen können Sie wählen, ob und wie die Uhrzeit in der Statuszeile des
Programmfensters angezeigt wird.
Import/ Export-Trennzeichen
Das Vorgabe-Trennzeichen für den Import und Export wird mit diesem Eintrag angegeben.
Es wird beim Erstellen eines Exportlayout als Vorgabe zwischen die Variablen gesetzt. Sie
können die möglichen Zeichen hierbei aus einer Listbox auswählen. Verwenden Sie die
Schaltfläche
um das Trennzeichen zu wählen.
Umsatzjahre
Innerhalb eines Vorgaberahmens von „1“ bis „20“ können die Anzahl der verfügbaren
Umsatzjahre innerhalb der Anzeige (z.B. in den Extra Ansichten "Umsatz", beim Druck
sowie beim Im- und Export) festgelegt werden.
Rufen Sie die Auswahl der Anzahl der Umsatzjahre über die Schaltfläche
auf.
252
Eingabe
Mit diesem Kennzeichen besteht die Möglichkeit, Eingaben des Suchbegriffs in
Großbuchstaben zu erzwingen.
Außerdem können Sie die Eingabe der Selektionsfelder vereinfachen, indem Sie mit Hilfe
dieses Kennzeichens nur benutzte Selektionsfelder angezeigen lassen.
Vorgabeschriftarten
Sie können die Vorgabeschriften für die Artikeltexte in den Artikelstammdaten, allen Infound Memotexten sowie allen sonstigen Texten hinterlegen.
Hierbei ist zu beachten, dass eine Änderung dieser "Vorgaben für Neuanlage" bei
vorhandenen Texten keine Änderung bewirkt.
Mit den "Vorgaben für Druck" können Sie auf die Schriftarten des Drucks Einfluss
nehmen, sofern es keine anderweitigen Vorgaben seitens der gewählten Schriftart gibt.
Textbausteine
Sie können Textbausteine definieren, auf die Sie aus sämtlichen RTF-Eingabefeldern des
Programms zugreifen können.
Erstellen/Ändern eines Textbausteins:
Erstellen Sie einen neuen Textbaustein durch drücken des Buttons NEU.
Ändern Sie einen bestehenden Textbaustein indem Sie ihn markieren und anschließend
den Button ÄNDERN drücken.
Es öffnet sich folgende Maske:
253
Kurzbezeichnung
Tragen Sie hier die Kurzform ein, die einzugeben ist, um den Textbaustein in der Eingabe
einfügen zu lassen.
Info
Tragen Sie im Textfeld den Textbaustein ein, der in der Eingabe die Kurzbezeichnung
ersetzen soll. Die Formatierungsmöglichkeiten des RTF-Feldes stehen Ihnen zur
Verfügung. Darüberhinaus stehen Ihnen folgende Variablen zur Verfügung:
•
•
•
•
#Datum wird durch das aktuelle Systemdatum des Servers ersetzt.
#Zeit wird durch die aktuelle Systemzeit des Servers ersetzt.
#Bzr wird durch das aktuelle Benutzerkürzel ersetzt.
#P An dieser Position soll der Cursor nach Eingabe des Textbausteins stehen.
So verwenden Sie den Textbaustein in der Eingabe
In einem RTF-Eingabefeld des Programms geben Sie an der gewünschten Stelle
zunächst die Zeichen ## ein und fügen ohne Leerschritt das in der Kurzbezeichnung
festgelegte Kürzel hinzu. Mit dem nächsten Leerschritt wird die Eingabe ersetzt.
Beispiel:
Einen Textbaustein mit dem Kürzel "semi" (ohne Anführungszeichen) könnte folgendem
Inhalt haben:
Hallo #P,
Mit freundlichen Grüßen #Bzr
Bad Kreuznach den #Datum, #Zeit Uhr
Durch die Eingabe "##semi" (ohne Anführungszeichen) können Sie vorstehenden
Textbaustein in einem RTF-Feld hinzufügen. Die Ersetzung könnte dann z.B. so
aussehen:
Hallo ,
Mit freundlichen Grüßen semi
Bad Kreuznach den 10.08.2006, 10:45 Uhr
Dabei steht der Cursor direkt vor dem Komma.
Fremdwährungen
In diesem Bereich legen Sie die Umrechnungskurse der Fremdwährungen fest.
Die Arbeit mit mehreren Währungen kann nur dann korrekt erfolgen, wenn die
254
Wechselkurse der Währungen in der Anwendung hinterlegt sind. Die Verwaltung beliebig
vieler Währungen erfolgt in diesen Parametereinstellungen.
Die Erfassungsmaske der Währungen bietet über den Kurs hinaus allerdings einige
zusätzliche Eingabefelder:
Land
Bei der Neuanlage einer Währung können Sie aus dieser Liste das Land auswählen.
Haben Sie die Auswahl getroffen, werden die drei nachfolgenden Felder bereits mit
Vorgaben belegt.
Bezeichnung/Kurzbezeichnung
Diese beiden Felder beinhalten den Namen der Währung und eine gängige Abkürzung.
ISO Bezeichnung
Zusätzlich wird die genormte Kurzbezeichnung der Währung hinterlegt.
Kurs
Hierüber wird der Wechselkurs der Währung gegenüber der Basiswährung hinterlegt.
Letzte Änderung
Das Datum der letzten Änderung wird gespeichert, damit Sie prüfen können, wie aktuell
der eingetragene Wechselkurs ist.
Bei Programmstart abfragen
Damit tagesaktuelle Wechselkurse verwaltet werden können, werden einzelne Währungen
bei Programmstart abgefragt. Somit ist sichergestellt, dass nicht mit veralteten und
falschen Wechselkursen gearbeitet wird, ohne dass die Währungseinstellungen manuell
aufgerufen werden müssen.
255
Ist Basiswährung (Umrechnungswährung)
Mit dieser Checkbox definieren Sie die Währung als Basiswährung auf der alle
Umrechnungen erfolgen. Ist der Parameter aktiviert, werden die beiden Optionen „Bei
Programmstart abfragen“ und „Hat festen Wechselkurs“ inaktiv und können nicht mehr
beeinflusst werden. Möchten Sie eine andere Währung als Basiswährung festlegen,
genügt die Aktivierung dieser Checkbox in der gewünschten Währung. Bei Bestätigung
wird die neue Währung als Basiswährung festgelegt. Die bisherige Kennzeichnung der
alten Basiswährung wird damit entfernt.
Hat festen Wechselkurs
Ist der Wechselkurs nicht veränderbar, aktivieren Sie diesen Eintrag. Die Möglichkeit, den
Kurs bei Programmstart abzufragen, steht damit nicht mehr zur Verfügung.
Information
Schließlich steht Ihnen noch ein Eingabefeld für Textinformationen zu dieser Währung zur
freien Verfügung.
Anreden
Die an dieser Stelle hinterlegten Anreden stehen in der Erfassungsmaske der Adressen in
einer Auswahlliste zur Verfügung. Sie können die Liste Ihren Wünschen entsprechend
beliebig erweitern und verändern.
Titel
In diesem Parameterbereich sind die Vorgaben für das Feld Titel hinterlegt, die in
verschiedenen Programmbereichen übernommen werden können.
Sie können mit Hilfe der Schaltflächen am rechten Rand des Fensters die Liste der
Vorgaben editieren bzw. erweitern.
Im Modul Lohn steht Ihnen das Feld Titel bei STAMMDATEN - MITARBEITER ADRESSE zur Verfügung.
Anzahl der Nachkommastellen
Die Anzahl der Nachkommastellen für alle Programmteile wird in dieser Übersicht
verändert. Der Eintrag erfolgt jeweils aus einer Listbox heraus, in der die möglichen Werte
vorgegeben werden. Eine freie Eingabe der Werte ist nicht möglich, um ungültige
Eingaben auszuschließen.
256
Umsatzsteuer
Die Steuerschlüssel können von Ihnen selbst angelegt und geändert werden.
In der Übersicht können Sie einen Steuerschlüssel als Standard definieren. Es handelt
sich hierbei um die Möglichkeit, den am häufigsten benötigten Steuerschlüssel
auszuwählen. Selektieren Sie dazu einfach in der Übersicht den Steuerschlüssel der am
häufigsten zum Einsatz kommt und betätigen Sie danach die Schaltfläche
Der Steuerschlüssel wird in der Übersicht durch eine eigene Kennzeichnung in der mit
„Std.“ überschriebenen ersten Spalte hervorgehoben.
Die Erfassung eines Steuerschlüssels geschieht in einer durch
"Steuersatz/Vorgaben“ und "Fibu", "Info“ unterteilten Eingabemaske.
die
Register
Unabhängig vom ausgewählten Register stehen drei Eingabefelder zur Verfügung:
Steuerschlüssel
Der Steuerschlüssel ist eine eindeutige, ein- bis dreistellige, numerische Eingabe, die der
eindeutigen Identifikation des Steuerdatensatzes dient. Die Eingabe kann ausschließlich
bei der Neuanlage eines Steuersatzes erfolgen. Die nachträgliche Änderung ist nicht
möglich, außer Sie löschen den Steuersatz und tragen ihn neu in die Datenbank ein.
Steuerart
Um welche Art von Steuer es sich handelt, wählen Sie aus einer Listbox aus.
Bezeichnung
In der Bezeichnung geben Sie an, um welche Steuer es sich handelt.
Mit Auswahl des Registers „Steuersatz/Vorgaben“, erhalten Sie diese Maske:
Steuersatz
Die Prozentangabe des Steuersatzes wird hier eingetragen.
257
„In Hundert“ -Berechnung (nur in Fibu)
Für Sonderfälle, in denen die Berechnung der Steuer „In Hundert“ erfolgt, aktivieren Sie
dieses Kennzeichen. Da die Gesetzgebung hierzu Änderungen unterliegt, können wir
leider kein Beispiel angeben. Details erfragen Sie bitte jeweils aktuell bei Ihrem
zuständigen Finanzamt.
Bewertungssatz (%)
Festlegung, mit welchem Prozentsatz die entsprechenden Werte in die Steuerberechnung
einfließen. In Deutschland kommt fast ausschließlich ein Bewertungssatz von 100% zum
Tragen. Auch an dieser Stelle können wir leider kein Beispiel für einen anderen
Bewertungssatz angeben, da die Gesetzgebung hierzu Änderungen unterliegt. Details
erfragen Sie bitte jeweils aktuell bei Ihrem zuständigen Finanzamt.
Suffix (nur in Auftrag)
Das Suffix beeinflusst die Variablennamen der Steuer beim Druck sowie beim
Export/Import. Beispielsweise wird der Suffix „M7“ für die Mehrwertsteuer Sieben Prozent
an die Druckvariable angehängt, die den Namen „StM7“ erhält.
Feld-Nr. für UvA
Diese Angabe bezieht sich auf den Druck der Umsatzsteuervoranmeldung in der
Finanzbuchhaltung. Sie geben hier die Feldnummer des Druckes an, in dem der
entsprechende Wert ausgegeben werden soll.
DATEV Steuerschlüssel
Wenn mit den Steuerschlüsseln der DATEV gearbeitet wird, wird der hier eingetragene
Schlüssel mit übergeben. Die entsprechende Einstellung nehmen Sie unter PARAMETER
– VORGANG – FIBU BUCHKONTEN vor.
Die Maske des Registers „Fibu“ hat folgenden Aufbau:
Kontonummer
Für die Übergabe an die Finanzbuchhaltung wird in diesem Eingabefeld die korrekte
Kontonummer aus dem gewählten Kontenrahmen eingetragen.
Prov. Kontonummer
Unterliegt der Mandant der Ist-Versteuerung, wird die Steuer zuerst auf ein provisorisches
Konto gebucht und erst mit der Zahlung fällig. Die Nummern der provisorischen Konten
werden ebenfalls in der Steuerart angegeben.
258
Skontokonto
Diese Angabe legt fest, auf welches Konto die Skonti gebucht werden.
Erfolgskontonummer
In diesem Feld wird das Konto eingetragen, auf das die Erlöse bzw. Aufwände gebucht
werden.
Umsatzsteuerkategorien
Durch die Umsatzsteuerkategorien benötigen Sie für verschiedene Steuersätze bei
speziellen Artikeln keine Warengruppen mehr, sondern können die Steuersätze direkt im
Artikel hinterlegen (vgl. Kapitel zur Anlage eines neuen Artikels im Handbuch zum Modul
Auftrag).
Auf der Ebene der Umsatzsteuer( siehe S. 257) kann jetzt schon ein Erlöskonto für ein
Steuerkennzeichen vorgegeben werden. Somit entfällt eine aufwendige Parametrisierung.
So können z. B. Werkslieferungen sowie fast alle Arten von Steuersachverhalten (für z. B.
UVA) schon im Vorgang, mit entsprechender Einstellung, als Buchungssätze für die FiBu
ausgegeben werden.
Parameter Umsatzsteuerkategorien (im Menü BEARBEITEN – PARAMETER
- SONSTIGE – UMSATZSTEUERKATEGORIEN)
Hier finden Sie fünf Umsatzsteuerkategorien, die von uns vordefiniert sind und somit nicht
verändert werden können:
"1 Inland"
"2 Ausland"
"3 Ausland EU"
" 10 Bauleistungen" und
"(%) Ausland EU (ohne ID-Nr.)"
Unter Umsatzsteuerkategorie (z. B. "1 Inland") verstehen wir eine Gruppe von
Umsatzsteuerklassen. Einer Adresse bzw. einem Vorgang wird immer genau eine
Umsatzsteuerkategorie zugeordnet.
kann eine neue Umsatzsteuerkategorie eingefügt werden. Jede neu angelegte
Umsatzsteuerkategorie enthält die Vorgabe-Umsatzsteuerklassen der Kategorie "1
259
Inland". Jede Änderung in dieser Kategorie wird in alle anderen Kategorien übernommen.
Per Drag & Drop können die Umsatzsteuerkategorien in der Reihenfolge geändert werden.
Durch einen Klick auf die Schaltfläche
können Sie eine weitere Umsatzsteuerklasse (z. B. „normal 16%“) einfügen. Eine
Umsatzsteuerklasse enthält zwei Umsatzsteuerkennzeichen.
Die Bezeichnung der Umsatzsteuerklasse kann frei vergeben werden, jedoch sollte diese
zur Übersichtlichkeit den Steuersatz und z.B. die Steuerart enthalten, da die
Umsatzsteuerklassenbezeichnung in jeder Umsatzsteuerkategorie gleich lautet.
Über die Umsatzsteuerklasse wird die Zuordnung der Umsatzsteuerkennzeichen für die
einzelnen Umsatzsteuerkategorien geregelt.
können Sie die Steuerschlüssel einer Klasse für den Einkauf/Verkauf ändern.
Zur Ermittlung der jeweils gültigen Umsatzsteuerkennzeichen wird, ausgehend von den in
dem Artikel hinerlegten Umsatzsteuerkennzeichen, in der Zuordnungstabelle (unter
SONSTIGE - UMSATZSTEUERKATEGORIEN) das Kennzeichen gesucht und die
Umsatzsteuerklasse ermittelt. Danach wird über die im Vorgang hinterlegte
Umsatzsteuerkategorie das Umsatzsteuerkennzeichen der Umsatzsteuerklasse bei der
jeweiligen Vorgangsposition hinterlegt.
Hier stehen Ihnen nun die Zuordnungen der Umsatzsteuerkennzeichen zu den jeweiligen
Kategorien und Klassen zur freien Definition zur Verfügung.
Parameter Umsatzsteuer (im Menü BEARBEITEN – PARAMETER SONSTIGE – UMSATZSTEUER)
In den Parametern Umsatzsteuer( siehe S. 257) können Sie Umsatzsteuer-Datensätze/
Umsatzsteuerkennzeichen bearbeiten.
Die Umsatzsteuer-Datensätze wurden um das Erfolgskonto im Register FIBU erweitert.
Dies gilt als unterste Vorgabe, wenn ansonsten kein Erfolgskonto zugewiesen wurde
(siehe nachfolgende Reihenfolge beim Zusammenstellen der FiBu Buchungen).
VORGÄNGE – FIBU BUCHUNGSKONTEN
Sofern Sie das Kennzeichen "Abweichende FiBu Erfolgskonten verwenden" in den
Artikeln oder der Warengruppe aktivieren, wird das Register "FiBu" eingeblendet.
In dieser Eingabemaske können Sie nun ein abweichendes Erfolgskonto beim jeweiligen
Umsatzsteuerschlüssel hinterlegen.
260
Ist ein Steuerschlüssel rot (s. o.) dargestellt, so wurde ein falsches Konto mit einem
anderen Steuersatz ausgewählt.
Zuordnung der Erfolgskonten
Im Artikel - Register STEUER / EINHEIT / KENNZEICHEN - Gruppe
STEUERSCHLÜSSEL steht Ihnen das Kennzeichen "Abweichende FiBu Erfolgskonten
verwenden" zur Verfügung.
In der Warengruppe - Register KENNZEICHEN - Gruppe KENNZEICHEN steht Ihnen das
Kennzeichen "Abweichende FiBu Erfolgskonten verwenden" zur Verfügung.
In den Parametern - VORGÄNGE - FIBU BUCHUNGSKONTEN - Register
KENNZEICHEN / OPTIONEN - Gruppe KENNZEICHEN steht Ihnen das Kennzeichen
"Abweichende FiBu Erfolgskonten verwenden" zur Verfügung.
Wenn Sie das Kennzeichen in einem der drei Bereiche aktivieren, wird automatisch ein
neues Register FIBU eingeblendet. Bei den FiBu Buchungskonten in den
Vorgangsparametern lautet das Register ERFOLGSKONTEN. Auf diesem Register haben
Sie
die
Möglichkeit,
ein
abweichendes
Erfolgskonto
beim
jeweiligen
Umsatzsteuerschlüssel zu hinterlegen.
Reihenfolge beim Zusammenstellen der FiBu Buchungen
Die Erfolgskonten werden in dieser Reihenfolge gesucht. Wenn auf einer Ebene kein
Erfolgskonto zugewiesen wurde, sucht das Programm in der nächsten Ebene:
1. Artikel
2. Warengruppe
3. FiBu Buchungskonten aus Parameter
4. Umsatzsteuer
Beachten Sie: Wenn bei den Vorgangsbuchungsparametern das Kennzeichen
Sammelbuchung aktiviert wurde, so werden die Ebenen 1. und 2. nicht ausgewertet.
Öffnungs- und Arbeitszeiten
In diesem Bereich der Parameter hinterlegen Sie die Öffnungs- und Arbeitszeiten Ihres
Unternehmens.
Durch Register erreichen Sie die Übersichten für Öffnungs- und Arbeitszeiten. Dort
werden die entsprechenden Angaben für jeden Wochentag direkt eingetragen.
261
Die Arbeitszeit wird im Kalender( siehe S. 92) farblich markiert. Beachten Sie dazu die
Vorgaben der Farben für die Haupt-, Nebenzeit im Menü ANSICHT - VORGABEN Register "Vorgaben"( siehe S. 286).
Keine automatischen Nummern
Bei der Datensatzneuanlage und beim Kopieren eines Datensatzes wird grundsätzlich die
Nummer des aktuell selektierten Datensatzes als Basis für die automatische Vergabe der
nächsten Datensatznummer verwendet. Wünschen Sie diesen Automatismus für
bestimmte Datenbereiche nicht, können Sie ihn mit dieser Funktion deaktivieren.
Die Neuanlage eines solchen Parametereintrages geschieht in dieser Maske:
Mit einem Mausklick auf das Auswahlfeld werden Ihnen die zur Verfügung stehenden
Datenbereiche angeboten. Sie müssen lediglich den Datenbereich auswählen, für den Sie
keine automatische Nummernvergabe wünschen und Ihre Eingabe bestätigen.
Reguläre Ausdrücke
Beim Zuweisen der Offenen Posten im Zahlungsverkehr-Eingang wurde die Suche über
reguläre Ausdrücke erweitert, um aus dem Verwendungszweck intelligent die
Adressnummer bzw. die Belegnummer zu finden.
Im Menü unter BERABEITEN - PARAMETER - SONSTIGE – REGULÄRE AUSDRÜCKE
können Sie zum Extrahieren der Adressnummer bzw. der Belegnummer aus dem
Verwendungszweck Reguläre Ausdrücke hinterlegen.
262
Folgende Felder können Sie hinterlegen:
Nummer
Die fortlaufende Nummer wird für das Speichern und Zuordnen des Regulären Ausdrucks
beim Suchen benötigt.
Diese Nummer sollte, falls denn der Ausdruck mal gelöscht wird, nicht nochmals
vergeben werden!
Bezeichnung
Hier hinterlegen Sie eine Bezeichnung, die kurz die Funktionsweise des Ausdrucks
bestimmt. Anhand dieser Bezeichnung treffen Sie später die Verwendung von einem
Ausdruck
Ausdruck zum Suchen innerhalb des Textes
Hier hinterlegen Sie den Suchausdruck, der zum Auffinden eines Textabschnitts
verwendet wird, in dem sich wahrscheinlich die zu suchende Nummer befindet.
Kennzeichen Ausdruck mehrfach suchen
Erlaubt dem Programm den Ausdruck mehrfach zu Suchen. Dies z. B. für eine
Belegnummernsuche sinnvoll, wenn im Text mehrere Belegnummern vorkommen können.
Ausdruck zum Isolieren des gesuchten Werts innerhalb des über Suchen
gefundenen Textes
Hier hinterlegen Sie den Suchausdruck zum Auffinden der gesuchten Nummer aus dem
Textabschnitt, der mit dem Ausdruck zum Suchen gefunden wurde
Test
Hier haben Sie die Möglichkeit Ihre Eingaben zu prüfen
Funktionsweise
Als erstes wird im Text mit dem "Ausdruck zum Suchen" gesucht. Wird eine
entsprechende Textstelle gefunden, wird der "Ausdruck zum Isolieren" angewendet, um
die entsprechende Nummer zu extrahieren.
263
Falls kein "Ausdruck zum Isolieren" angegeben wurde, wird als Ergebnis die Textstelle
des "Ausdruck zum Suchen" zurückgegeben. Falls das Kennzeichen "Ausdruck mehrfach
suchen" gesetzt ist, wird solange der Text weiter durchsucht, bis kein Ergebnis mehr
gefunden wird.
Beachten Sie:
Die Groß-/Kleinschreibung wird bei Regulären Ausdrücken beachtet!
Escapesequenzen
Escape Zeichen sind notwendig, wenn Sie Zeichen suchen, die normalerweise eine
Funktion innerhalb des Ausdruckes haben.
\xnn Zeichen mit einem Hexadezimalwert (nn)
\t ein Tabulator
\n Zeilenende
\r Wagenrücklauf
\e Escape (ESC)
Beispiel:
test\x20Leerzeichen findet 'Test Leerzeichen'
(\x20 steht für ein Leerzeichen)
Zeichenmengen
Man kann eine Menge an Zeichen definieren die gültig sind. Wenn das nächste Zeichen
Element der Menge [PN] ist gilt der Ausdruck als Treffer. Möchte man das ganze
Verneinen ist der Ausdruck mit [^PN] negiert. Die Menge bezieht sich auf ein Zeichen.
Beispiel:
Büro[PN]T findet "BüroNT", "BüroPT".
Büro[^PN]r findet alles was nicht "BüroNT", "BüroPT" ist.
Vorsicht bei "-", "[" und "]"
Diese Zeichen müssen entweder ein Escape Zeichen bekommen (siehe oben), oder an
den Anfang oder das Ende der Menge gestellt werden.
Beispiel:
[-az] findet 'a', 'z' und '-' (am Anfang)
[az-] findet 'a', 'z' und '-' (am Ende)
[a\-z] findet 'a', 'z' und '-' (mit Escape Zeichen "\")
[a-z] findet alle Kleinbuchstaben von "a" bis "z"
264
[]-a] findet irgendein Zeichen von "]".."a".
vordefinierte Zeichenmengen
\w ein alphanumerisches Zeichen inklusive "_"
\W kein alphanumerisches Zeichen, auch kein "_"
\d ein numerisches Zeichen
\D kein numerisches Zeichen
\s irgendein wörtertrennendes Zeichen (entspricht [ \t\n\r\f])
\S kein wörtertrennendes Zeichen
Metazeichen
Metazeichen erfüllen eine bestimmte Bedingung z. B. Zeilenseparatoren
^ Beginn einer Zeile
$ Ende einer Zeile
\A Begin des Textes
\Z Ende des Textes
. irgendein beliebiges Zeichen
Beispiel:
^BüroPlus findet "BüroPlus" nur, wenn es am Zeilenanfang vorkommt
BüroPlus$ findet "BüroPlus" nur, wenn es am Zeilenende vorkommt
^BüroPlus$ findet "BüroPlus" nur, wenn er der einzige String in der Zeile ist.
BüroPl.s findet "BüroPlus", "BüroPlas", "BüroPlxs" usw.
Standardmäßig garantiert das Metazeichen "^" nur, dass das Suchmuster sich am Anfang
des Zielstrings befinden muss, oder am Ende des Zielstrings mit dem Metazeichen "$".
Kommen im Zielstring Zeilenumbrüche vor, so werden diese von "^" oder "$" nicht
gefunden.
Iteratoren
Jeder Teil eines regulären Ausdruckes kann gefolgt werden von einer anderen Art von
Metazeichen - den Iteratoren. Dank dieser Metazeichen können Sie die Häufigkeit des
Auftretens des Suchmusters im Zielstring definieren. Dies gilt jeweils für das vor diesem
Metazeichen stehenden Zeichen, das Metazeichen oder den Teilausdruck.
* kein- oder mehrmaliges Vorkommen ("gierig"), gleichbedeutend wie {0,}
+ ein- oder mehrmaliges Vorkommen ("gierig"), gleichbedeutend wie {1,}
? kein- oder einmaliges Vorkommen ("gierig"), gleichbedeutend wie {0,1}
265
{n} genau n-maliges Vorkommen ("gierig")
{n,} mindestens n-maliges Vorkommen ("gierig")
{n,m} mindestens n-, aber höchstens m-maliges Vorkommen ("gierig")
*? kein- oder mehrmaliges Vorkommen ("genügsam"), gleichbedeutend wie {0,}?
+? ein oder mehrmaliges Vorkommen ("genügsam"), gleichbedeutend wie {1,}?
?? kein- oder einmaliges Vorkommen ("genügsam"), gleichbedeutend wie {0,1}?
{n}? genau n-maliges Vorkommen ("genügsam")
{n,}? Mindestens n-maliges Vorkommen ("genügsam")
{n,m}? mindestens n-, aber höchstens m-maliges Vorkommen ("genügsam")
Die Ziffern in den geschweiften Klammern in der Form {n,m} geben an, wie viele Male das
Suchmuster im Zielstring gefunden werden muss, um einen Treffer zu ergeben. Die
Angabe {n} ist gleichbedeutend mit {n,n} und findet genau n Vorkommen. Die Form {n,}
findet n oder mehre Vorkommen.
Es gibt keine Begrenzung für die Zahlen n und m. Aber je größer sie sind, desto mehr
Speicher und Zeit wird benötigt, um den regulären Ausdruck auszuwerten.
Gierig und Genügsam
"Gierig" nimmt soviel wie möglich, wohingegen "genügsam" bereits mit dem ersten
Erfüllen des Suchmusters zufrieden ist.
Beispiel:
'b+' und 'b*' angewandt auf den Zielstring 'abbbbc' findet 'bbbb'
'b+?' findet 'b'
'b*?' findet den leeren String
'b{2,3}?' findet 'bb'
'b{2,3}' findet 'bbb'
Falls eine geschweifte Klammer in einem anderen als dem eben vorgestellten
Kontext vorkommt, wird es wie ein normales Zeichen behandelt.
Beispiel:
foob.*r findet Strings wie 'foobar', 'foobalkjdflkj9r' und 'foobr'
foob.+r findet Strings wie 'foobar', 'foobalkjdflkj9r', aber nicht 'foobr'
foob.?r findet Strings wie 'foobar', 'foobbr' und 'foobr', aber nicht 'foobalkj9r'
fooba{2}r findet den String 'foobaar'
fooba{2,}r findet Strings wie 'foobaar', 'foobaaar', 'foobaaaar' etc.
266
fooba{2,3}r findet Strings wie 'foobaar', or 'foobaaar', aber nicht 'foobaaaar'
Alternativen
Man kann eine Serie von Alternativen für Suchmuster angeben, indem man diese mit
einem "|" (Alt GR + <>| (Taste links neben Y)) trennt. Auf diese Art findet das Suchmuster
fee|fie|foe eines von "fee", "fie", oder "foe" im Zielstring - dies würde auch mit f(e|i|o)e
ereicht.
Die erste Alternative beinhaltet alles vom letzten Muster-Limiter ("(", "[" oder natürlich den
Anfang des Suchmusters) bis zum ersten "|". Die letzte Alternative beinhaltet alles vom
letzten "|" bis zum nächsten Muster-Limiter.
Aus diesem Grunde ist es allgemein eine gute Gewohnheit, die Alternativen in Klammern
anzugeben, um möglichen Missverständnissen darüber vorzubeugen, wo die Alternativen
beginnen und enden.
Alternativen werden von links nach rechts geprüft, so dass der Treffer im Zielstring
zusammengesetzt ist aus den jeweils zuerst passenden Alternativen. Das bedeutet, dass
Alternativen nicht notwendigerweise "gierig" sind.
Ein Beispiel:
Wenn man mit "(foo|foot)" im Zielstring "barefoot" sucht, so passt bereits die erste
Variante. Diese Tatsache mag nicht besonders wichtig erscheinen, aber es ist natürlich
wichtig, wenn der gefundene Text weiterverwendet wird. Im Beispiel zuvor würde der
Benutzer nicht "foot" erhalten, wie er eventuell beabsichtigt hatte, sondern nur "foo".
Ergänzend bleibt zu sagen, dass "|" innerhalb von eckigen Klammern wie ein normales
Zeichen behandelt wird, so dass z. B. [fee|fie|foe] dasselbe bedeutet wie [feio|].
Beispiel:
foo(bar|foo) findet die Strings 'foobar' oder 'foofoo'.
Teilausdrücke
Das Klammernkonstrukt (...) wird auch dazu benutzt, reguläre Teilausdrücke zu definieren.
Teilausdrücke werden nummeriert von links nach recht, jeweils in der Reihenfolge ihrer
öffnenden Klammer. Der erste Teilausdruck hat die Nummer 1, der gesamte reguläre
Ausdruck hat die Nummer.
Beispiel:
(foobar){8,10} findet Strings, die 8, 9 oder 10 Vorkommen von 'foobar' beinhalten
foob([0-9]|a+)r findet 'foob0r', 'foob1r' , 'foobar', 'foobaar', 'foobaar' etc.
Allgemeine Beispiele:
"[0][\d]{5}" (Eingabe ohne Anführungszeichen)
267
Erklärung:
[0] Diese Menge beschreibt, das dieses Zeichen "0" an der angegebenen Stelle im
Ergebnis enthalten sein muss, in diesem Beispiel am Anfang muss eine "0" stehen.
[\d] Diese Menge beschreibt, dass das nur Ziffern an der angegebenen Stelle im Ergebnis
wird "..." mal ausgewertet, in unserem Beispiel [\d]{5} fünf mal hintereinander muss ein
"RE2[\d]{7}" (Eingabe ohne Anführungszeichen)
Erklärung:
RE2 Dieser Text muss am Anfang der Ergebnis stehen
[\d] Diese Menge beschreibt, das das nur Zahlen an der angegebenen Stelle im Ergebnis
wird "..." mal ausgewertet, in unserem Beispiel [\d]{7} sieben mal hintereinander muss ein
Regulärer Ausdruck:
"[\d]{6}$" (Eingabe ohne Anführungszeichen)
Erklärung:
[/d] Diese Menge beschreibt, das das nur Ziffern an der angegebenen Stelle im Ergebnis
{6} sechsmal hintereinander muss ein numerischer Wert im Ergebnis enthalten sein
$ Dieser Ausdruck muss am Ende des Textes stehen, d.h. nur wenn der Text mit sechs
Ziffern endet ist das Ergebnis diese sechs Ziffern
"(?i)(K([a-z\x20.-]{0,4})([\d]{6}))" (Eingabe ohne Anführungszeichen)
Erklärung:
(...) Gibt eine Gruppe von Definitionen an. Eine Gruppe wird immer für sich ausgewertet.
(?i) Gibt an, dass beim Suchen keine Unterscheidung zwischen Groß-/ Kleinbuchstaben
268
gemacht wird
K Das Zeichen K muss am Anfang des Ergebnis stehen
a-z steht für alle Zeichen zwischen "a" und "z"
\x20 steht für das Leerzeichen
. steht für den Punkt
- steht für den Bindestrich
{0,4} Gibt einen Wiederholungsfaktor für den letzten Abschnitt an, d.h. der letzte Abschnitt
wird "..." mal ausgewertet, in unserem Beispiel [...]{0,4} von null bis vier mal hintereinander
kann der Abschnitt im Ergebnis enthalten sein
(K([a-z\x20.-]{0,4}) Nun als gesamtes: Ergebnis muss mit dem Buchstaben "K" anfangen,
dann dürfen bis zu vier Zeichen im Bereich von "a" bis "z", Leerzeichen, Punkt oder
Bindestrich kommen
([\d]{6}) sechs mal hintereinander muss ein numerischer Wert im Ergebnis enthalten sein.
Regeln (Sonstige/ Mandantenregeln)
In diesem Bereich der Parameter definieren Sie Regeln, die angewendet werden
•
•
•
•
•
Nach dem Öffnen eines Mandanten
Nach einem Tageswechsel
Nach einem Monatswechsel
Nach einem Jahreswechsel
Vor dem Beenden( siehe S. 200), Schließen eines Mandanten.
Wählen Sie dazu im Feld Auswertungsposition die gewünschte Option.
Je nach Bereich, für den die Anweisung vorgesehen ist, können Sie auswählen, was von
dieser Regel beeinflusst wird. Sie können wählen zwischen:
• Meldung
• Datensatz exportieren
• Datensatz importieren
Wählen Sie die gewünschte Option als Anweisungsart.
Zertifikatsverwaltung (Lohn)
Vor der ersten elektronischen Übertragung von SV - Meldungen und Beitragsnachweisen
aus dem Programm an die Einzugsstellen ist es erforderlich, die Erteilung eines
Zertifikates beim TrustCenter zu beantragen. Diese Beantragung erfolgt direkt per eMail.
Hierfür müssen folgende Einstellungen hinterlegt werden:
Über das Menü DATEI – ANBINDUNGEN(
einzurichten.
siehe S. 143) ist die eMail-Anbindung
Für den Benutzer, welcher die Übertragung durchführt, muss über das Menü DATEI –
269
VERWALTEN – BENUTZER( siehe S. 138) auf dem Register „Firmenvorgaben“ die
Firmen eMail (extern) und der Firmen eMail Name hinterlegt werden.
Das Zertifikat wird im Lohnmodul über das Menü BEARBEITEN – PARAMETER –
SONSTIGE – ZERTIFIKATSVERWALTUNG beantragt.
Erstellung eines Zertifikates (Beantragung)
Zuerst wird über die Schaltfläche "Neu" ein neues Zertifikat erstellt. In der nun folgenden
Eingabemaske wird ein Zertifikats-Kennwort vergeben. Dieses Zertifikats-Kennwort wird
zum Verschlüsseln Ihrer Daten benötigt und muss eine Länge von 6 - 20 Zeichen haben.
Eine Übertragung von Daten an die Einzugsstellen ist nur mit diesem Kennwort möglich.
Beachten Sie: Um die Sicherheit des Verschlüsselungssystems zu gewährleisten, ist
es nicht möglich das Passwort der Zertifikatsverwaltung auszulesen. Dieses
Passwort wird auch nicht gespeichert. Daher kennt es nur der Benutzer. Bei Verlust
des Passwortes muss ein neues Zertifikat beantragt werden. Es ist daher sorgfältig
aufzubewahren.
Über die Schaltfläche WEITER gelangen Sie in das unten abgebildete Fenster.
Bitte prüfen Sie sehr sorgfältig Ihre Firmendaten und vervollständigen bzw. korrigieren die
Daten. Diese werden in das Zertifikat eingetragen.
270
Beachten Sie: Für Steuerberater und Personalabrechnungsbüros, bzw. für Betriebe,
die mehrere Mandanten abrechnen muss die Zertifikatsanfrage aus dem Mandanten
heraus gestellt werden, der den Steuerberater oder das Personalabrechnungsbüro
darstellt.
Haben Sie an dieser Stelle "Steuerberater, Rechenzentrum, etc." gewählt gilt:
Es wird nur ein Zertifikat für alle Mandanten benötigt. Der Zertifikatsspeicher und die SV
Annahmestellen sind globale Datenbanken und werden von jedem Mandanten benutzt.
Für den späteren Versand der Daten wird die jeweilige Betriebsnummer aus dem
Mandanten/aus der Betriebsstätte benutzt.
gelangen Sie in das Menü, über welches die Zertifikatsanfrage erstellt werden kann.
Wählen Sie dafür wie in obiger Abbildung den Punkt
• Eine Zertifikatsanfrage zum Erstellen eines Schlüssels für den Versand von DEÜV Meldungen versenden
aus.
Über die Schaltfläche WEITER gelangen Sie in die Eingabemaske "Erstellen eines
Zertifikates:". Zum Erstellen eines Zertifikates muss eine Zertifizierungsanfrage per Mail
an das TrustCenter gesendet sowie ein Zertifizierungsantrag gedruckt und an das
TrustCenter geschickt werden. Aktivieren Sie deshalb in diesem Fenster die Option
"...eine Zertifizierungsanfrage per Email versenden". Dadurch ist automatisch auch die
Option "... einen Zertifizierungsantrag ausdrucken" aktiv.
271
Über die Schaltfläche WEITER gelangen Sie in das unten abgebildete Fenster.
Hier vergeben Sie ein Kunden-Kennwort, welches für telefonische Auskünfte beim
TrustCenter benötigt wird.
Beachten Sie, dass Kunden-Kennwort ist öffentlich zu sehen und sollte deshalb auf keinen
Fall identisch dem Zertifikat-Kennwort vergeben werden.
Über die Schaltfläche WEITER gelangen Sie in das nächste Fenster, in welchem Sie
angeben ob die Zertifizierungsantwort per Email oder per Diskette zugesandt werden soll
und in welcher Form Sie sich Identifizieren.
In der letzten Eingabemaske besteht die Möglichkeit, zusätzliche Bemerkungen
einzufügen. In der abschließenden Zusammenfassung können Sie noch einmal Ihre
Hinterlegungen prüfen. Muss eine Vorgabe geändert werden, so kann über die
Schaltfläche ZURÜCK die entsprechende Eingabemaske noch einmal aufgerufen werden.
Wird die Schaltfläche FERTIGSTELLEN gedrückt erfolgt das Versenden der Email und
272
der Ausdruck des Zertifizierungsantrages, welchen Sie mit der angegeben Identifizierung
(Kopie des Personalausweises, Kopie des Reisepasses oder Kopie des Führerscheins) an
das TrustCenter schicken.
Einlesen der Zertifikatsantwort
Mit der Zertifikatsantwort vom Trust Center erhalten Sie zwei Dateien. Speichern Sie diese
beiden Dateien in ein Verzeichnis auf Ihrem Arbeitsplatz.
Diese Dateien müssen in Büro Plus eingelesen werden. Rufen Sie dazu über das Menü
BEARBEITEN - PARAMETER - SONSTIGE - ZERTIFIKATSVERWALTUNG die
Zertifikatsverwaltung für Ihre "Neue SV-Meldungen" auf.
In den Zertifikatsspeicher gelangen Sie nur mit Ihrem Zertifikats-Kennwort.
Beachten Sie, dass dieses Kennwort identisch ist mit dem Zertifikats-Kennwort,
welches Sie bei der Erstellung Ihres Schlüssels benutzt haben.
Im Assistenten für die Zertifikats-Verwaltung wählen Sie in der Eingabemaske "Was
wollen Sie tun:" den Eintrag "Eine Zertifizierungsantwort einlesen" und klicken auf "Weiter".
Folgen Sie nun Schritt für Schritt den Anweisungen des Assistenten. In der
abschließenden Zusammenfassung können Sie noch einmal Ihre Hinterlegung prüfen.
Muss eine Vorgabe geändert werden, so kann über Schaltfläche ZURÜCK die
entsprechende Eingabemaske noch einmal aufgerufen werden.Wir die Schaltfläche
FERTIGSTELLEN gedrückt, wird die Zertifizierungsantwort und das Zertifikat im
Programm eingelesen.
Über diese Schaltfläche gelangen Sie in den Windows-Explorer, wo Sie die gespeicherte
Zertifikatsantwort und die Annahmestellendatei auswählen können.
Über diese Schaltfläche kann die Zertifikatsantwort vom ITSG Trustscenter und die
Annahmestellendatei direkt heruntergeladen werden.
Nachdem Sie die Antwort eingelesen haben, rufen Sie in der Zertifikatsverwaltung die
Zertifikatsquelle zum Ändern auf. Die Registerkarte "Eigene Zertifikate" enthält im unteren
273
Bereich den Eintrag: "Vorhandene Zertifikate: 1 (vorläufig: ?, endgültig: ?)". Hier muss bei
"vorläufig" der Wert 0 und bei "endgültig" der Wert 1 vorhanden sein.
Kontenplan (Parameter)
Die Parametereinstellungen in diesem Bereich wirken sich aus auf die Verbuchung der
Geschäftsvorfälle und die Kontenauswertungen im Bereich "Kontenanalyse Kontengliederungen".
Spezielle Konten
Im Parameter Spezielle Konten werden die Kontonummern für die Sammelkonten
Debitoren / Kreditoren sowie die Saldenvortragskonten für die Eröffnungsbuchungen
hinterlegt.
Achten Sie unbedingt darauf, dass die hier eingegebenen Kontonummern jeweils mit den
Nummern im Kontenrahmen übereinstimmen!
Bei einer manuellen Erfassung von Eröffnungsbuchungen werden diese nur als solche auf
den Kontenblättern und Summen- & Saldenlisten dargestellt, wenn die Erfassung über die
hier hinterlegten Saldenvortragskonten erfolgt.
Die Sammelkonten für Debitoren und Kreditoren können nicht direkt bebucht werden. Das
Bebuchen dieser Konten erfolgt automatisch, wenn ein Geschäftsvorfall mit einem
Personenkonto verbucht wird.
Beachten Sie, dass bei einer Änderung eines hier hinterlegten Kontos bereits
gebuchte Beträge auf das neue Konto verschoben werden.
Sind bereits Geschäftsvorfälle auf dem bisher hinterlegten Konto verbucht, müssen
alle Auswertungen (BWA, Summen- & Saldenlisten, Kontenblätter) erneut gedruckt
werden.
Kontengliederungen
Über den Parameter Kontengliederung erfolgt die Zuordnung der Konten für die einzelnen
Auswertungslisten. Diese Zuordnung sollte sehr sorgfältig durchgeführt werden, damit in
den einzelnen Listen die Konten auch den richtigen Bereichen zur Verfügung stehen.
Haben Sie sich bei der Anlage Ihres Mandanten für einen vorgegeben Kontenrahmen
entschieden, ist die Zuordnung der Konten bereits erfolgt. Wird der ausgewählte
Kontenrahmen von Ihnen erweitert oder arbeiten Sie mit einem eigenen Kontenrahmen,
kann über diesen Parameter die Kontengliederung entsprechend angepasst bzw. erstellt
werden. Wählen Sie dazu die entsprechende Auswertung aus. Über die Schaltfläche
„ÄNDERN“ gelangen Sie in die Eingabemaske, in der die Zuweisung der Konten erfolgen
kann. Folgende Gliederungsschemen stehen zur Verfügung:
274
•
•
•
•
•
•
Bilanz nach HGB § 266
Gewinn- und Verlustrechung nach HGB §275
Einnahme- Überschussrechnung
BWA
Umsatzsteuererklärung
Anlage UR zur Umsatzsteuererklärung
Stehen Ihnen die letzten beiden Schemen nicht zur Auswahl zur Verfügung, dann können
diese über die Schaltfläche
eingefügt werden. Beachten Sie beim Einladen aus der Vorgabe die Abfrage
Wie sollen die Parameter "Kontenplan: Kontengliederungen" durch die Vorgaben ersetzt
werden?
EINFÜGEN
fügt alle neuen Datensätze ein, und bringt eine Abfrage für bestehende Datensätze.
HINZUFÜGEN
fügt nur neue Datensätze ein.
ÜBERSCHREIBEN
ersetzt diese Parameter vollständig durch die Vorgabe.
ABBRUCH
führt keine Änderungen durch.
Beachten Sie, dass die eingeladenen Parameter nur durch eine Rücksicherung
zurückgesetzt werden können. Sollten sich die eingefügten Parameter auf andere
Daten oder Parameter (die nicht in diesem Parametern enthalten sind) beziehen, so
müssen Sie diese ebenfalls abgleichen bzw. manuell einfügen. Nach dem Laden
müssen diese Parameter vollständig geprüft werden, um die Datenkonsistenz dieses
Mandanten zu gewährleisten.
Beachten Sie, dass bei diesen Gliederungen nach dem Einfügen noch die
Kontenzuordnung hinterlegt werden muss.
Wird über die Schaltfläche "ÄNDERN" ein Gliederungsschema geöffnet, erhalten Sie ein
Fenster, wo Sie auf der linken Seite die Kontengliederung in einer Art Baumstruktur und
auf der rechten Seite die Kontenzuweisung mit der Unterteilung in verfügbare Konten und
zugewiesene Konten vorfinden. In der folgenden Abbildung sehen Sie diese Unterteilung
für das Gliederungsschema der Bilanz.
275
Haben Sie im Bereich Kontengliederung einen Gliederungspunkt ausgewählt, bekommen
Sie auf der rechten Seite im Fenster zugewiesene Konten die Konten angezeigt, welche
diesem Gliederungspunkt bereits zugeordnet sind. In der obigen Abbildung sind also dem
Gliederungspunkt "Aktiva - B Umlaufvermögen - IV Schecks, Kassenbestand,
Bundesbank- ..." die Konten
•
•
•
•
•
1000 Kasse
1010 Nebenkasse 1
1100 Postbank
1210 Sparkasse Rhein-Nahe in Bingen
1330 Schecks
zugewiesen und würden beim Erstellen der Bilanz auf dieser auch ausgewertet werden.
Anders ist dies bei dem Konto 1200 Volksbank. Dieses Konto gehört auch in den
Gliederungspunkt "Aktiva - B Umlaufvermögen - IV Schecks, Kassenbestand,
Bundesbank- ...". Das Konto wird im Fenster verfügbare Konten angezeigt, d. h. beim
Erstellen der Bilanz wird dieses Konto auf dieser nicht ausgewertet, auch wenn es im
Auswertungszeitraum bebucht worden ist. Die Zuweisung des Konto´s erfolgt, indem Sie
im Fenster verfügbare Konten das Konto 1200 Volksbank selektieren und über die
Schaltfläche
in das Fenster zugewiesene Konten verschieben. Haben Sie ein Konto in einen falschen
Gliederungspunkt verschoben, so können Sie die Zuweisung rückgängig machen.
Selektieren Sie dazu das Konto im Fenster zugewiesene Konten und über die Schaltfläche
wird das Konto in den Bereich verfügbare Konten zurückgesetzt.
Die Bankkonten werden in der obigen Abbildung mit dem Symbol
dargestellt. Dieses
Symbol bedeutet, dass die Ausweisung in diesem Gliederungspunkt nur erfolgt, wenn das
Konto einen Soll-Saldo hat.
Das gleiche Konto steht dann mit dem Symbol
für die Zuordnung zu einem anderen
Gliederungspunkt zur Verfügung. Dieses Symbol bedeutet, dass die Ausweisung in
diesem Gliederungspunkt nur erfolgt, wenn das Konto einen Haben-Saldo hat. Ein
Bankkonto mit diesem Symbol gehört z.B. in den Gliederungspunkt "Passiva - C.
276
Verbindlichkeiten - 2. Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten.
Die Möglichkeit der getrennten Ausweisung von Soll und Haben erhalten Sie, wenn Sie
ein Konto im Fenster zugewiesene Konten selektieren und dann die rechte Maustaste
betätigen.
Sie können dann festlegen, ob das Konto an dieser Stelle nur bei einem Soll Saldo oder
nur bei einem Haben Saldo ausgewiesen werden soll.
Kassenbücher (Parameter)
Die Parametereinstellungen in diesem Bereich wirken sich auf die Verbuchung der
Geschäftsvorfälle in den Kassenbüchern, die Erfassungsmasken für die Kassenbücher,
die Vorgaben für den Buchführungshelfer und die Buchungstexte aus.
Bücher (Kassenbücher)
Die Erfassungsmaske ist durch mehrere Register unterteilt. Der Inhalt des Registers
"Vorgaben“ ist in der nachfolgend abgebildeten Form aufgebaut:
Die Angaben zur "Nummer" können nicht verändert werden, da es sich hierbei um
Programmvorgaben handelt. Ebenso die "Bezeichnung" im Hauptbuch. da es sich hierbei
um Programmvorgaben handelt. Die Bezeichnung der Nebenbücher und des Buches für
Dauerbuchungen kann bei Bedarf angepasst werden.
Benutzt
Durch Aktivieren oder Deaktivieren dieser Checkbox legen Sie fest, ob das ausgewählte
Kassenbuch in der Finanzbuchhaltung verwendet wird. Deaktivieren Sie das Kennzeichen
in einem Kassenbuch, steht es im Programmbereich der Kassenbücher nicht zur
Verfügung und wird auch nicht in den Karteireitern angezeigt. In dem Buch "0" kann das
Kennzeichen "Benutzt" nicht deaktiviert werden.
277
Vorgabekonto
Hier wird die Kontonummer der Kasse des ausgewählten Kontenrahmens hinterlegt, für
welches das jeweilige Kassenbuch geführt werden soll.
Buchungsdaten mit Vorgabekonto in dieses Buch schreiben
Wird im Modul Auftrag mit dem Kassenmodul gearbeitet und ist für diese Kasse das
gleiche Kassenkonto wie im Feld Vorgabekonto hinterlegt, werden die Daten der Kasse
aus dem Modul Auftrag beim Einlesen in das Kassenbuch und nicht in die
Geschäftsvorfälle eingelesen. Außerdem muss diese Option aktiviert sein, wenn beim
Jahresabschluss bzw. beim Erstellen der EB Buchungen die Eröffnungsbuchung für das
Konto Kasse im Kassenbuch erscheinen soll.
Verbuchungsart
Diese Einstellung gibt an, in welcher Form und zu welchem Zeitpunkt die Buchungen
durchgeführt werden. Zur Auswahl stehen Ihnen die folgenden Optionen:
• Verbuchen über manuellen Buchungslauf (ohne Proformaverbuchung)
• Verbuchen nach Verlassen der Eingabe
Verbuchung über manuellen Buchungslauf heißt, dass Sie alle Buchungen zunächst
eingeben und der komplette Stapel erst zu einem späteren, frei wählbaren Zeitpunkt durch
den Start eines Buchungslaufes verbucht wird. Sie können zwischenzeitlich den Stapel
beliebig oft verlassen und wieder öffnen. Beim Verbuchen über manuellen Buchungslauf
(ohne Proformaverbuchung) sind die Beträge des erfassten Stapels noch nicht in den
Kontensalden berücksichtigt.
Verbuchung nach Verlassen der Eingabe bedeutet, dass alle Geschäftsvorfälle direkt
nach der Eingabe auf den Konten verbucht werden. Bei einer falschen Eingabe, muss bei
dieser Verbuchungsart immer eine Storno- oder Korrekturbuchung vorgenommen werden.
Wenn Sie mit dem Programm neu beginnen, empfiehlt sich zunächst die Verbuchung über
manuellen Buchungslauf, weil Sie nachträglich noch Korrekturen an den Eingaben
vornehmen können, bevor sie tatsächlich auf den Konten verbucht werden.
Beachten Sie, die Verbuchungsart kann nur geändert werden, wenn sich im
ausgewählten Buch in allen geöffneten Perioden keine Buchungszeilen befinden.
Tabellenansicht für Buchungssätze
Für die Darstellung der Buchungssätze stehen Ihnen unterschiedliche Ansichten
• (Standard)
• (Standard[Kto.Nr.<>GKto.-Nr.]) und
• (Standard Kassenbuch)
zur Verfügung. Genügen Ihnen die angebotenen Vorgaben nicht oder Sie möchten eigene
Tabellenansichten generieren, betätigen Sie die Schaltfläche am rechten Rand des
Auswahlfeldes. Sie erreichen damit das Menü "TABELLENANSICHTEN FÜR
BUCHUNGEN BEARBEITEN“. Über die Schaltfläche "NEU" erstellen Sie sich zuerst eine
278
neue Tabellenansicht oder kopieren eine Vorgabe.
Für diese neue Tabellenansicht wird über die Schaltfläche
der Editor aufgerufen. Eine genaue Beschreibung des Editors, erhalten Sie im Anhang
"Tabellenansichten editieren" im modulübergreifenden Teil des Handbuches.
Tabellenansicht für Buchungssatzeingabe
Für das Eingabeformular der Buchungssätze stehen Ihnen ebenfalls mehrere Alternativen
zur Auswahl. Im Einzelnen sind dies:
•
•
•
•
•
•
•
(Standard)
(Standard[Kto.Nr.<>GKto.-Nr.])
(Standard nach DATEV)
(Einfach)
(Standard für Dauerbuchungen)
(Standard nach DATEV für Dauerbuchungen)
(Standard Kassenbuch)
Bei der Eingabe von Geschäftsvorfällen ist die Fibu standardmäßig so eingerichtet, dass
Sie zunächst das Gegenkonto und später das Konto eingeben müssen (Tabellenansicht
(Standard)). Diese Einstellung hat Ihre Vorzüge, wenn Sie bei einer Vielzahl von
Buchungen immer wieder das gleiche Konto ansprechen (z.B. bei der Buchung von
Bankein- und -ausgängen nach Kontoauszügen). Die Buchungsarbeit kann dann
abgekürzt werden, da ein Teil des Buchungssatzes immer gleich bleibt. (Näheres hierzu
im Kapitel "Geschäftsvorfälle bearbeiten"). Möchten Sie aber die klassische "Soll an
Haben" - Buchungen vornehmen, so können Sie durch die Auswahl
„(Standard[Kto.-Nr.<>Gkto.-Nr.]) die Eingabemaske für die Buchungssätze ändern. Jetzt
erscheint dort zuerst das Konto und dann das Gegenkonto.
Wie bei der Tabellenansicht für Buchungssätze können Sie auch hier eigene Eingaben
gestalten. Die Funktionalität ist identisch wie in den Tabellenansichten der Buchungssätze.
Vorgabe für Buchführungshelfer
Wenn Sie mit dem Buchführungshelfer arbeiten, können Sie an dieser Stelle die Vorgabe
einstellen, welcher Eintrag in der Erfassung immer vorgeschlagen wird.
Berechtigungsgruppe
Nur der Anwender, welcher der hier hinterlegten Berechtigungsgruppe zugeordnet ist,
kann das entsprechende Buch einsehen und bearbeiten.
Über das Register "Buchungsvorgaben" besteht die Möglichkeit, eine Vorbelegung der
Eingabefelder vorzunehmen.
279
In jedem der Felder können Sie einen Wert angeben, der bei der Erfassung eines neuen
Buchungssatzes bereits eingetragen wird. Hierdurch lassen sich immer wiederkehrende
Eingaben automatisieren.
Wählen Sie eines der Felder aus und aktivieren die Option „Feld nicht editierbar“, kann in
der Erfassung an dieser Stelle keine Eingabe mehr vorgenommen werden. Erfolgt die
Sperre der Eingabe in Kombination mit einer Vorgabe, wird der Vorgabewert übernommen
und kann nicht geändert werden. Die Kennzeichnung der Sperre wird in der obigen
Abbildung durch die blaue Darstellung gekennzeichnet.
Die Anzeige von Feldern kann auch unterdrückt werden. Aktivieren Sie die Option „Feld
nicht sichtbar“, wird das ausgewählte Eingabefeld in der Erfassung nicht dargestellt. Auch
hier erfolgt die Kennzeichnung durch eine Farbmarkierung (dunkelrot).
Über das dritte Register „Bedingung für Einlesen / Info“ können für die Bücher der
Bereiche Geschäftsvorfälle und die Kassenbücher Bedingungen für das Einlesen erstellt
werden. In dem jeweiligen Buch kann also eine Bedingung hinterlegt werden, dass nur
ganz bestimmte Geschäftsvorfälle aus dem Modul Auftrag oder Lohn in dieses Buch
eingelesen werden.
Aktivieren Sie das Kennzeichen
um zu erreichen, dass nur Buchungen der aktuellen Periode aus der Buchungsliste
übernommen werden. Buchungen aus Perioden vor der aktuellen, bleiben in der
Buchungsliste stehen (ausgenommen Buchungen aus bereits abgeschlossenen Perioden).
Die Maske beinhaltet weiterhin ein Informationsfeld mit den Funktionen des RichEdit zur
Eingabe von formatiertem Text. Es dient der Aufnahme beliebiger Informationen, die Sie
dem jeweiligen Buch hinterlegen möchten. Diese Information kann im Bereich
Kassenbuch rechts neben der Buchungserfassung angezeigt werden.
280
Buchführungshelfer (Kassenbücher)
In jedem Unternehmen gibt es eine Reihe typischer Buchungen, die immer wieder
vorkommen. Damit Sie nicht jedes mal den Buchungssatz dazu neu eingeben müssen,
bietet die Fibu mit dem Buchführungshelfer ein Modul, das Ihnen die Arbeit erleichtern
soll. Getrennt nach Kassenbuch und Geschäftsvorfällen, können Sie hier solche
Standardbuchungen einmalig eingeben und dann bei der Erfassung der Geschäftsvorfälle
einfach per Mausklick aufrufen. Eine Reihe typischer Standardbuchungen sind in der Fibu
nach der Neuanlage eines Mandanten bereits vorgegeben. Darüber hinaus können Sie
selbst weitere Buchungshelfer einrichten oder bestehende ändern bzw. löschen.
Folgende Felder können in einem Helferdatensatz belegt werden:
Bezeichnung
Geben Sie hier einen Erläuterungstext für Ihren Buchungshelfer ein. Der Text sollte diesen
eindeutig beschreiben, denn er dient später zur Identifizierung, wenn Sie den
Buchungshelfer aus einer Listbox auswählen wollen.
Vorgaben
Saldo-Betrag:
Hier legen Sie die Sol-l oder Habenstellung des Betrages fest. Diese Festlegung bezieht
sich auf das Konto und muss genau überlegt sein, damit die Konten auf der richtigen Seite
angesprochen werden.
Gegenkontonummer:
Beim Gegenkonto als auch beim Konto ist darauf zu achten, ob es sich um ein
Automatikkonto handelt. Ist dies nicht der Fall, kann ggf. ein Steuerschlüssel mit
angegeben werden, da sonst die Buchung ohne Steuer erfolgt.
Belegnummer1/Belegnummer2:
Falls gewünscht, können Sie hier bereits einen Teil der Belegnummer vorgeben, z.B. ER
für Eingangsrechung oder AR für Ausgangsrechnung. Die konkrete Belegnummer müssen
Sie natürlich mit jeder Buchung aktuell ergänzen.
Datum:
Über das Kalendersymbol können Sie hier z.B. das aktuelle Tagesdatum übernehmen.
Konto:
Wie bereits erwähnt, bezieht sich die Soll/Haben-Einstellung auf dieses Konto. Wie beim
Gegenkonto ist auf den Steuerschlüssel zu achten.
Kostenstelle:
Kann bei Bedarf hier eingegeben werden, ist aber nur
Standardbuchung immer nur die gleiche Kostenstelle belastet.
sinnvoll,
wenn
die
Skonto / Skontokontonummer:
281
Hier geben Sie an, ob das Skontofeld zugänglich sein soll. Wenn ja, tragen Sie das
entsprechende Skontokonto ein.
Text:
An dieser Stelle wird der Buchungstext für diese Buchung hinterlegt.
Feld nicht editierbar:
Ist diese Option aktiv, kann das entsprechende Feld nicht mehr bearbeitet werden.
Feld nicht sichtbar:
Ist diese Option aktiv, ist das entsprechende Feld nicht verfügbar.
Über das Register "Verfügbarkeit"
Buchführungshelfer verfügbar sein soll.
legen
Sie
fest,
in
welchen
Büchern
der
Das dritte Register „Info“ verfügt über ein Informationsfeld zur Eingabe von Text. Es
dient der Aufnahme beliebiger Informationen, die Sie dem jeweiligen Helfersatz
hinterlegen möchten.
Haben Sie Ihre Helfersätze bearbeitet, sollten Sie noch die Reihenfolge entsprechend der
Priorität festlegen. Dazu steht Ihnen die Schaltfläche
zur Verfügung, um den selektierten Datensatz jeweils um eine Zeile nach oben zu
verschieben.
Die Schaltfläche
verschiebt den selektierten Datensatz jeweils um eine Zeile nach unten.
können die Einträge alphabetisch sortiert werden
Buchungstexte (Kassenbücher)
Zur Vereinfachung der Eingabe von Buchungstexten können Sie häufig benötige
Eingaben an dieser Stelle vordefinieren. In der Eingabe der Buchungssätze müssen Sie
diese Texte lediglich aus einer Übersicht auswählen.
Geschäftsvorfälle (Parameter)
Die Parametereinstellungen in diesem Bereich wirken sich auf die Verbuchung der
Geschäftsvorfälle aus, die Erfassungsmasken für die Geschäftsvorfälle, die Vorgaben für
den Buchführungshelfer und die Buchungstexte. Die Parameter der Geschäftsvorfälle sind
identisch aufgebaut, wie die Parameter des Bereiches "Kassenbücher", die im vorigen
Abschnitt bereits erläutert wurden. Da auch der Inhalt der Gleiche ist, verweisen wir an
dieser Stelle lediglich auf den vorigen Abschnitt( siehe S. 277).
282
Die Reihenfolge der Bücher kann über die Schaltflächen NACH OBEN bzw. NACH
UNTEN angepasst werden.
Nur auf einen Unterschied sei an dieser Stelle hingewiesen. Im Bereich Bücher kann über
das Register "Vorgaben" das Kennzeichen "Buch ist vorbehalten für Einnahme- /
Überschussrechnung (EÜR)" aktiviert werden, wenn bei der Anlage des Mandanten nicht
der dafür vorgesehene Kontenrahmen ausgewählt wurde. Dadurch erfolgt aber noch nicht
die erforderliche Umstellung der Tabellenansichten. Folgende Vorgehensweise sollte
gewählt werden, wenn ein bestehender Mandanten auf Einnahme / Überschussrechnung
umgestellt werden soll:
Die Umstellung in einem bestehenden Mandanten auf Einnahme / Überschussrechnung
kann aber nur über die unten beschriebene Vorgehensweise vorgenommen werden, wenn
bisher nicht über Debitoren- und Kreditorenkonten gebucht wurde.
• Legen Sie einen neuen Mandanten mit dem Kontenrahmen "Einnahme /
Überschussrechnung (nach DATEV SKR03 Kontenrahmen)" an.
• Erstellen Sie in diesem Mandanten eine Datensicherung für Tabellenansichten,
Layouts und Parameter.
• Starten Sie den Arbeitsmandanten, welcher auf Einnahme / Überschuss umgestellt
werden soll und sichern die Tabellenansichten, Layouts und Parameter aus dem
neuen Mandanten zurück.
• Prüfen Sie nach der Rücksicherung Ihre Kontensalden und Stammdaten( siehe S.
406) auf Vollständigkeit und Richtigkeit.
Mitarbeiter (Parameter)
Die Parametereinstellungen in diesem Bereich wirken sich auf die Verwaltung der
Stammdaten( siehe S. 406) Mitarbeiter aus.
Berufsgenossenschaften
Im Lohn stehen Ihnen im Bereich Abrechnung Auswertungen( siehe S. 417) für die
Berufsgenossenschaften zur Verfügung. Damit Sie diese Auswertungen( siehe S. 417)
nutzen können, ist es u.a. erforderlich, hier die Adressen der Berufsgenossenschaften zu
hinterlegen, an welche Sie Lohn- und Beschäftigungsnachweise erbringen müssen. In
diesem Bereich hinterlegen Sie Anschrift- und Kommunikationsdaten der
Berufsgenossenschaften.
Unternehmensbereiche
Im Lohn stehen Ihnen im Bereich Abrechnung Auswertungen( siehe S. 417) für die
Berufsgenossenschaften zur Verfügung. Damit Sie diese Auswertungen( siehe S. 417)
nutzen können ist es u.a. erforderlich, hier die Unternehmensbereiche mit der jeweiligen
Tarifstelle und Gefahrenklasse zu hinterlegen.
Einzugsstellen (Parameter)
Die Parametereinstellungen in diesem Bereich wirken sich auf die Verwaltung der
Stammdaten( siehe S. 406) Einzugsstellen aus.
283
Annahmestellen
In diesem Parameter sind die Standard Annahmestellen zu finden.
Beachten Sie: Einer Annahmestelle können mehrere Einzugsstellen zugeordnet sein!
Über diese Schaltfläche kann die Standard-Annahmestelle AOK festgelegt werden.
Jede Annahmestelle kann über die Schaltfläche ÄNDERN bearbeitet werden. Das
Register ADRESSE enthält Anschrift- und Kommunikationsdaten. Das Register DATEIEN
enthält folgende Einträge:
Im Bereich SV-Dateien werden alle Dateien angezeigt, die SV-Meldungen betreffen, im
Bereich Beitragsnachweisdateien werden Datensätze angezeigt, welche die
Beitragsnachweise betreffen.
Die Dateinummer wird bei Erstellung durch das Programm vergeben und stellt eine
fortlaufende Nummerierung dar. Außerdem können Erstellungs- und Sendedatum sowie
gegebenenfalls Hinweise auf eine fehlerhafte Erstellung oder Versendung der Übersicht
entnommen werden.
Beachten Sie: "Erfolgreich versendet" bedeutet, dass die Dateien erfolgreich an Ihr
eMail-Programm übergeben wurden. Sollte beim Versand der Email durch Ihr
Email-Programm ein Fehler aufgetreten sein, können Sie dies in dieser Übersicht
nicht erkennen!
284
Der Datensatz kann eingesehen werden. Datensatzinformationen können auf diese Weise
abgerufen werden. Möchten Sie allerdings den Inhalt überprüfen, müssen Sie für den
Aufruf der einzelnen SV-Meldungen in den Bereich PERSONAL - ABSCHLUSS SOZIALVERSICHERUNGSMELDUNGEN VERWALTEN wechseln. SV-Meldungen selbst
können im Menüpunkt BEARBEITEN - PARAMETER nicht aufgerufen werden.
Die ausgewählte Datei kann nochmals übertragen werden. In der Spalte "Status" wird das
Symbol für die erfolgreiche Übertragung entfernt und die Datei wird bei der nächsten
Übertragung berücksichtigt.
Im Bereich der Beitragsnachweisdateien steht Ihnen zusätzlich die Schaltfläche
zur Verfügung.
Werden die Beitragsnachweise von mehreren Einzugsstellen durch die ausgewählte
Annahmestelle weitergeleitet, sind hier die Beitragsnachweis nach Einzugsstelle und
Abrechnungsmonat geordnet. Sie erhalten also eine Beitragsnachweisdatei pro
Annahmestelle, welche aber mehrere Einzugsstellen und Beitragsnachweise beinhalten
kann.
Ansicht
Das Ansichtenmenü enthält Grundeinstellungen, die sich auf die Gliederung und den
optischen Aufbau der Anwendung beziehen. Diese Einstellungen werden für jeden
Benutzer individuell gespeichert.
Menü- und Symbolleiste
Sie können das Erscheinungsbild der Menü- und Symbolleisten verändern.
Über den Menü-Eintrag ANSICHT - MENÜ-UND SYMBOLLEISTEN können Sie aus den
vorgegebenen Designs "Standard", "XP", "Office XP" auswählen.
285
Bereichsleiste
Hierüber können Sie festlegen, ob die Bereichsleiste angezeigt werden soll. Zusätzlich
kann die Position der Bereichsleiste auf den rechten oder den linken Fensterrand
festgelegt werden.
Statusleiste
Die Statusleiste befindet sich am unteren Rand der Hauptmaske des Programms. Sie
beinhaltet Angaben über den aktuellen Mandanten und den angemeldeten Benutzer sowie
das Datum und die Uhrzeit. Mit jeder Auswahl dieses Menüeintrags geben Sie an, ob die
Statusleiste dargestellt werden soll oder ob sie nicht erscheinen soll.
Kurzhinweise
Kurzhinweise sind weitere Angaben zu einer Schaltfläche, die dargestellt werden, sobald
der Mauszeiger auf der Schaltfläche verweilt. Folgende drei Anzeigeoptionen stehen
Ihnen zur Verfügung:
- nicht anzeigen
- bei ausgewählter Schaltfläche anzeigen
- in Statusleiste anzeigen
Wurde die Darstellung der Statusleiste abgeschaltet, steht der dritte Eintrag nicht zur
Verfügung und wird inaktiv.
Vorgaben
In den Vorgaben nehmen Sie detaillierte Einstellungen für die Darstellung der Anwendung
vor.
Register "Vorgaben"
In den Vorgaben nehmen Sie detaillierte Einstellungen für die Darstellung der Anwendung
vor. Die Einstellungen sind in mehrere Abschnitte gegliedert, die wir der Reihe nach
vorstellen.
Mit den ersten Einträgen legen Sie fest, ob die "Startseite" beim Programmstart angezeigt
und ob unter Windows die Funktion "Senden an" aktiviert werden soll. Zudem legen Sie
fest, ob Sie ein akustisches Signal für Meldungsfenster wünschen.
Danach folgen Vorgaben zur Fensterposition, der Fenstergröße und dem Fensteraufbau.
Alle drei Bereiche sind zweifach vorhanden. Einmal für das Hauptfenster und ein weiteres
286
mal für die sonstigen Fenster.
Soll nach einer erfolgreichen Druckausgabe das Druckfenster geschlossen werden, so
legen Sie das über den ersten Parameter der Gruppendialoge fest.
Durch Aktivieren der zweiten Einstellung können Sie erreichen, dass zu einem
Druckdialog (z.B. Artikel drucken) - sofern dieser über das Menü LISTEN aufgerufen
wurde - als Übersicht angezeigt wird. Dadurch wird der augewählte Druckbereich in einer
Baumstruktur angezeigt, so dass direkt auch andere Druckbereiche (z.B. Adressen
drucken) genutzt werden können.
Die Vorgaben der Tastatur bestehen aus folgenden Einträgen:
Ist die erste Option abgeschaltet, wird die Eingabetaste (Return-Taste) jeweils die aktuelle
Auswahl bestätigen. Befinden Sie sich beispielsweise in der Adresserfassung, beendet die
Eingabetaste die Erfassung und schließt das Fenster. Zum nächsten Eingabefeld
gelangen Sie nur über die Tabulatortaste. Aktivieren Sie die Option, können Sie durch
Betätigen der Eingabetaste jeweils zum nächsten Eingabefeld springen. Ist im obigen
Beispiel die Erfassung abgeschlossen und Sie möchten die aktuell fokussierte Auswahl
mit einem Tastaturbefehl aufrufen, erreichen Sie das über die Tastenkombination <Alt Gr>
+ <Eingabe>.
Mit dem zweiten Eintrag können Sie aktivieren, dass in einem Rich-Text-Eingabefeld wie
z. B. der Artikelbezeichnung die Return-Taste einen Zeilenumbruch erzwingt.
Setzen Sie das Kennzeichen "Rechtschreibprüfung aktivieren", um die Prüfung der
Rechtschreibung während der Eingabe zu einzuschalten. Voraussetzung für die Prüfung
ist, dass in den Parametern - Sonstige - Parameter - Rechtschreibprüfung ebenfalls diese
Auswahl als globale Vorgabe getroffen ist.
Dieser Eintrag betrifft die Betragseingabe der Finanzbuchhaltung. Aktivieren Sie den
ersten Parameter, werden die letzten beiden Stellen der Betragseingabe als
Nachkommastellen interpretiert. Aus der Eingabe von "12345" wird damit der Betrag
"123,45". Ist die Einstellung „100ér Betrageingabe“ nicht aktiviert, dann werden hinter den
Betrag automatisch zwei Nullen als Nachkommastellen gesetzt. Aus der Betragseingabe
"12345" beispielsweise wird "12345,00". Weichen die Nachkommastellen von "00" ab,
muss in dem Fall immer das Komma und die entsprechenden Nachkommastellen in der
Betragseingabe vorgegeben werden.
Des Weiteren kann eine automatische Kontosuche bei einer unvollständigen Eingabe in
den Geschäftsvorfällen, das Zeichen für die Splittbuchung, für die Kurzbuchung sowie ein
287
Zeichen für Kurzbuchung mit einem Wechsel zum Buchungstext aktiviert werden.
• "aus gefundenem Eintrag der Übersicht übernehmen":
Beispiel: Lautet Ihre Eingabe "kontakt" und der Eintrag in der Übersicht lautet
"KONTAKT", so wird Ihre Eingabe automatisch nach "KONTAKT" umgesetzt.
• "die Schreibweise der Eingabe übernehmen":
Beispiel: Lautet Ihre Eingabe "kontakt" und der Eintrag in der Übersicht lautet
"KONTAKT", so bleibt Ihre Eingabe "kontakt" bestehen; Sollten Sie das Eingabefeld
jedoch schon nach "kont" verlassen (im Feld steht dann "kontAKT"), so wird Ihre Eingabe
automatisch nach "KONTAKT" umgestellt)
• "die Schreibweise der Eingabe übernehmen und immer beim Verlassen prüfen"
Mit dieser Einstellung wird Ihre Eingabe immer mit der Übersicht abgeglichen und die
Groß-/Kleinschreibung laut dem gefunden Eintrag in der Übersicht angepasst.
Beispiel: Lautet Ihre Eingabe "kontakt" und Eintrag in der Übersicht lautet "KONTAKT", so
wird Ihre Eingabe automatisch nach "KONTAKT" umgesetzt.
Lautet Ihre Eingabe "koNTAKT Müller" und Eintrag in Übersicht lautet "KONTAKT", so
wird Ihre Eingabe automatisch nach "KONTAKT Müller" umgesetzt.
Lautet Ihre Eingabe "Kontaktieren Müller" und Eintrag in Übersicht lautet "KONTAKT", so
bleibt Ihre Eingabe bestehen, d.h. es werden die Wortgrenzen beachtet.
Ist die Option aktiviert, dann wird bei Kombinationseingabefeldern mit
Datenbankanschluss der Text der Eingabe in die Schnellsuche der Übersicht kopiert,
sofern die Sortierung gleich ist. Wenn die Sortierung nicht gleich ist, wird der aktuelle
Datensatz einfach nur selektiert.
Ist diese Checkbox nicht aktiviert, wird der aktuelle Datensatz einfach nur selektiert.
Wenn Sie diese Einstellung aktivieren, dann ist die Mausradunterstützung für ein
Kombinationseingabefeld nur verfügbar, sofern das Kombinationseingabefeld fokussiert
(der Cursor steht in dem Kombinationseingabefeld) wurde.
Die Schnellnavigation ist ein automatisches Aufklappen eines Menüs. Sobald Sie die
Maus auf eine Schaltfläche, die über ein Untermenü verfügt, bewegen, wird direkt ohne
einen Mausklick das Untermenü angezeigt.
Es folgen die Vorgaben für die Darstellung von Masken, Schaltflächen, etc. innerhalb der
Software.
288
Weiter geht es mit den Einstellungen für die Farbgebung der Anwendung. Die Angaben
werden separat für die einzelnen Bereiche gemacht.
Sie haben die Möglichkeit einen oder mehrere Bereiche in der Bereichsleiste
auszublenden
Ein geteiltes Fenster, wie z.B. die Adressstammdaten zusammen mit den Extraansichten
kann über einen Fensterteiler horizontal oder vertikal verändert werden.
Um diese Fensterteiler zu fixieren, d. h. dass diese nicht mehr geändert werden können,
aktivieren Sie diese Einstellung.
Start-Up-Sequenz
In dem Register „Start-Up-Sequenz“ kann eine Befehlsfolge für den Start der Anwendung
definiert werden.
289
Die Befehlsfolgen werden in der Reihenfolge, in der Sie die Tastatureingaben vornehmen
würden, um die Funktion zu erreichen, eingetragen. Die Eingabe wird durch eine
Eingabehilfe wesentlich erleichtert.
Wählen Sie hierzu das gleichnamige Eingabefeld "Eingabehilfe" aus und geben Sie die
Befehlsfolge in der Weise ein, als würden Sie die Funktion mit der Tastatur aufrufen. Die
Neuanlage eines Stammdatensatzes erreichen Sie beispielsweise mit der
Tastenkombination <Strg> + <N>. Die Anzeige im Eingabefeld wird entsprechend dieser
Eingabe „Strg + N“ lauten. Durch Betätigen der Schaltfläche „Hinzufügen“ wird die aktuelle
Tastenkombination in die Start-Up-Sequenz übernommen und Sie können bei Bedarf mit
der Eingabe fortfahren.
Soll die Start-Up-Sequenz beim Programmstart unterdrückt werden, bestätigen Sie die
Mandanteneingabe und halten dabei die Taste <Strg> gedrückt.
Schnellstart-Verknüpfung
Über die Schaltfläche "Verknüfung erzeugen" können Sie eine Verknüpfung auf dem
Desktop erzeugen, mit der Sie das Programm mit diesem Mandanten und Ihrem
Anmeldenamen starten können, ohne dass der Dialog für die Mandanteneingabe
erscheint. Somit ist auch die Eingabe Ihres Passwortes bei Programmstart nicht
notwendig.
Beachten Sie dabei, dass die Verknüpfung jedem, der Zugriff auf diese Verknüpfung
erhält, sich unter Ihrem Namen anmelden und unter Ihrer Berechtigungsstufe
arbeiten kann.
Wenn Sie eine besondere Berechtigung haben, sollten Sie niemals eine solche
Schnellstartverknüpfung anlegen.
Die Verknüpfung wird ungültig, wenn Sie Ihr Kennwort ändern.
Vollbild
Mit diesem Menüeintrag schalten Sie die Anwendung in den Vollbildmodus. Das heißt, die
gesamte Bildschirmgröße wird vom Programmfenster ausgefüllt. Im Unterschied zur
„Maximieren“ Funktion des Windows Fensters, stehen die Schaltflächen zum Minimieren,
Maximieren und Schließen des Fensters nicht zur Verfügung. In den Fenstermodus kann
ausschließlich durch erneuten Aufruf der Vollbild Funktion zurückgeschaltet werden.
290
Zum Wechseln in den Vollbildmodus und zum Verlassen können Sie auch die Taste F11
verwenden.
Listen
Das Listenmenü ermöglicht Ihnen einen schnellen und zentralen Zugriff auf alle
modulspezifischen Drucke. Sie können den Druck ausführen, ohne dass Sie erst in den
betreffenden Programmbereich wechseln und die dortige Funktion aufrufen müssen.
Optionen
Über das Optionen-Menü erreichen Sie die in den nachfolgenden Kapiteln beschriebenen
Funktionen.
Nachricht
Möchten Sie sicherstellen, dass die Kollegen beim nächsten Programmstart eine
Nachricht erhalten, können Sie diese in diesem Programmteil verfassen.
Nach dem Aufruf über das Menü OPTIONEN - NACHRICHTEN können Sie die Nachricht
über die Schaltfläche
verfassen. Mit der Schaltfläche LÖSCHEN wird die Nachricht wieder gelöscht.
Bei jedem Mandantenstart wird diese Nachricht in einem Infofenster angezeigt:
Sperren (Programm)
Der Zugriff auf die Anwendung bzw. auf den Arbeitsplatz kann auf zwei unterschiedliche
Arten gesperrt werden:
Menü Sperren
Wählen Sie diesen Eintrag aus, melden Sie sich von der Anwendung ab. Sie sehen
lediglich ein Fenster zur erneuten Anmeldung:
Die Anwendung bleibt zwar aktiv, doch kann erst wieder auf die Daten zugegriffen
werden, wenn Sie einen gültigen Benutzernamen und das zugehörende Kennwort
291
eingetragen haben.
Menü Sperren - Arbeitsplatz (über Bildschirmschoner)
Wählen Sie diese Option aus, wird der Zugriff auf den gesamten Arbeitsplatz über die
Kennwortabfrage des Windows-Bildschirmschoners unterbunden. Auch hierbei kann erst
nach Eingabe des korrekten Kennworts an diesem Arbeitsplatz weitergearbeitet werden.
Diese Funktionalität kann nur verwendet werden, falls Sie für Ihren Arbeitsplatz einen
Bildschirmschoner zugewiesen haben.
Kennwort ändern
Falls Sie in den Berechtigungsstrukturen( siehe S. 137) das Kennzeichen GLOBAL OPTIONEN - KENNWORT ÄNDERN für die Berechtigungsgruppe des Benutzers
freigegeben haben, so kann ein Benutzer sein Kennwort selbst ändern, was in folgendem
Dialog geschieht:
Insgesamt sind zur Änderung drei Eingaben vorzunehmen:
• Zuerst wird das bisherige Kennwort in das gleichnamige Eingabefeld eingetragen.
Meldete sich der Benutzer bisher ohne Eingabe eines Kennworts an, bleibt auch
dieses Eingabefeld leer.
• Anschließend wird das gewünschte neue Kennwort eingetragen und noch einmal
bestätigt. Die Bestätigung ist erforderlich, da durch die unkenntlich gemachte Eingabe
keine visuelle Kontrolle möglich ist.
• Stimmt die Eingabe der Bestätigung nicht mit dem eingegebenen Kennwort überein,
wird eine Hinweismeldung angezeigt und die Eingabe muss wiederholt werden.
Sind alle Eingaben vorgenommen, wird die Maske mit der Schaltfläche OK bestätigt und
das neues Kennwort wird gespeichert.
Hat ein Benutzer sein Kennwort vergessen, so kann
Supervisor-Berechtigung das Kennwort löschen( siehe S. 138) .
ein
Benutzer
mit
Protokollübersicht
Viele Programmroutinen der Software erstellen Protokolle über Ereignisse oder
Ergebnisse von Prüfroutinen.
Zusätzlich kann der Anwender diverse Protokolle wie z.B. beim Exportieren oder
Importieren bewusst erstellen. In dieser Übersicht stehen Ihnen all diese Protokolle in
chronologischer Ordnung zur Verfügung.
292
Nicht gelesene Protokolle werden durch ein rotes Minussymbol gekennzeichnet.
Öffnen Sie ein Protokoll mit der Schaltfläche EINSEHEN, um es zu lesen.
Systemeinstellungen
In diesem Programmteil werden die der Arbeitsstation zugewiesenen Anbindungen
verwaltet. Die Auswahl einer Anbindung gilt lokal für die aktuelle Arbeitsstation.
Um Anbindungen der Arbeitsstation zuweisen zu können, müssen Sie zunächst die
Anbindungsvorgaben( siehe S. 142) erstellt bzw. deren Eigenschaften überprüft haben.
In dem in den nachfolgenden Kapiteln beschriebenen ersten Register werden die
Anbindungen dann für die aktuelle Arbeitsstation ausgewählt und zugewiesen.
Eine Gruppe dieser Anbindungen betrifft die Ansteuerung von weiteren Anwendungen und
die Kommunikation mit diesen Anwendungen. Zu dieser Gruppe zählen
Abrechnungssysteme, die Übergabe von Daten an definierte Faxsoftware, die Übergabe
an ein eMail System und die Kommunikation mit Telefonsoftware.
Schemenverwaltung
Zur Vereinfachung der Konfiguration gibt es die Schemenverwaltung, die Sie über die
Schaltfläche
aufrufen.
In der Übersicht existiert für jeden Rechner, der bereits auf den Datenbankserver
zugegriffen hat, ein eigenes Schema. Beachten Sie, dass die manuelle Neuanlage eines
Schemas nicht möglich ist.
können Sie das selektierte Schema auf
Schemenverwaltung ausführen, übertragen.
die
Arbeitsstation,
an
der
Sie
die
293
wechseln Sie jeweils zur Definition von neuen Anbindungen, die global allen
Arbeitsstationen zur Verfügung stehen, die auf den Datenserver zugreifen. Eine
Beschreibung zur Erstellung dieser Anbindungsvorgaben sowie den Besonderheiten der
Anbindungsvorgaben der Kassenhardware, der Telefon- sowie der Faxanbindung finden
Sie im Kapitel Einträge der Menüleiste - Datei - Anbindungen( siehe S. 142) .
Windows Systemsteuerung
Die Maske der Systemeinstellung verfügt über ein zweites Register mit der Bezeichnung
„Windows Systemsteuerung“. Hierüber erreichen Sie den gleichnamigen Teil des
Betriebssystems auch aus der Software heraus. Da es sich hierbei um
Betriebssystemfunktionen handelt, möchten wir an dieser Stelle auf den entsprechenden
Teil der Windows Dokumentation verweisen.
Systemkonfiguration
In diesem Register stehen Ihnen die folgenden Einstellungen zur Verfügung:
Maximal 65 KBytes für Bilder von Schaltflächen, Menü-Einträgen und Symbolen
benutzen
Dieses Kennzeichen kann gesetzt werden, um die Ressourcen des Rechners zu schonen
und eine bessere Performance zu erzielen, z. B. bei einem Zugriff von einem
Remote-Arbeitsplatz aus unter Verwendung der RD-Erweiterung. Es führt dazu, dass
aufwändigere Symbole im Programm und auf den Schaltflächen (wie z.B. das der
Telefon-CD bzw. der Web-Anbindung) nicht dargestellt oder durch einen schwarzen
Balken ersetzt werden.
Beachten Sie bitte, dass mit Aktivierung dieser Checkbox einige Schaltflächen innerhalb
des Programms ohne Symbolbild dargestellt werden. Diese Option wird mit Neustart des
Programms aktiviert.
Windows Farbanpassung für monochrome Symbole bzw. "Nicht verfügbare
Programmfunktionen" deaktivieren
Sollte die Problematik nach Aktivierung der vorgenannten Option weiterhin bestehen,
aktivieren Sie zusätzlich diese Option der Problembehebung. Hiermit wird die
Windowsfunktion für die Farbanpassung von nicht aktiven Schaltflächen deaktiviert. Auch
diese Option wird erst wirksam bei einem Neustart der Software.
Prüfung der Verfügbarkeit einer Schaltfläche bei einem Mausklick deaktivieren
Diese Option verbessert die Reaktion der Schaltflächen.
Die Problematik, dass eine Schaltfläche beim ersten Klick nicht direkt betätigt wird, tritt
innerhalb der Terminalversion der Software über Terminalsessions mit geringer
Bandbreite oder zu geringen Systemresourcen innerhalb der lokal installierten Version auf.
Aktuelle Systemvoraussetzungen für den komfortablen Einsatz der Software finden Sie
auf unseren Internetseiten im Bereich "FAQ" oder innerhalb der Software über das Menü
294
? - WEITERE INFORMATIONEN - LIESMICH
Programmperformance - Druckunterstützung erst Initialisieren, wenn diese benötigt
wird
Die Aktivierung dieser Funktion bewirkt, dass die Druckunterstützung beim Programmstart
nicht mitgeladen wird.
Diese Einstellung beschleunigt den Start der Software und kann auf Netzwerkclients, die
nicht oder nur wenig drucken, dazu verwendet werden, die Programmperformance zu
verbessern.
Beachten Sie bitte, dass bei Verwendung dieser Option, mit dem ersten Aufruf eines
Druckdialoges diese Druckunterstützung nachgeladen wird.
Erweiterte Fehlerprotokollierung
Diese Funktion sollte nur aktiviert werden, wenn Sie von der Hotline dazu aufgefordert
werden.
Fenster
Das Programm bietet Ihnen die Möglichkeit, mehrere Datensätze parallel geöffnet und
somit in Bearbeitung zu halten. So können beispielsweise ein Artikel, eine Adresse oder
ein Vorgang nebeneinander geöffnet sein. Allerdings ist bei der gleichzeitigen Bearbeitung
mehrerer Datensätze die Einschränkung zu beachten, dass jeweils nur ein Fenster
dargestellt werden kann. In der Praxis bedeutet das die Verkleinerung des aktuellen
Fensters, über die „Minimieren“-Schaltfläche in der rechten oberen Ecke des Fensters,
bevor Sie ein weiteres Fenster öffnen können.
Mit jedem geöffneten Fenster wird im Menü „Fenster“ ein neuer Eintrag erzeugt. Die
Auswahl eines solchen Menüeintrags wechselt zu diesem Fenster zur aktuellen
Bearbeitung. Wird die Statusleiste dargestellt, erscheint mit jedem geöffneten Fenster
zusätzlich das Symbol
am linken Rand der Statusleiste. Mit einem Mausklick auf diese Symbole öffnen Sie
ebenfalls das jeweilige Fenster.
Auch beim Wechsel innerhalb geöffneter Datensätze gilt, dass das aktuelle Fenster erst
geschlossen werden muss, bevor der Wechsel zum nächsten Datensatz erfolgen kann.
Weiterhin steht Ihnen im Fenstermenü der Eintrag „Alle schließen“ zur Verfügung. Wählen
Sie diese Funktion aus, werden alle offenen Eingabemasken geschlossen.
? (im Menü)
Das Fragezeichen steht als Synonym für Hilfe und Information. Genau das erhalten Sie
auch in diesem Menü mit folgenden Einträgen:
295
Die ersten drei Einträge rufen die Programmhilfe( siehe S. 44) auf bzw. bieten Links zu
einer Übersicht des Schulungsangebotes bzw. Lehrmedien an bzw. lassen Sie
Dokumente mit weiteren Informationen öffnen. So finden Sie hier unter "Einstiegshilfen
und Weiterbildung" u.a. den Eintrag "Schnelleinstieg und Lösungsansätze für Ihre
Aufgaben". Diesen Bereich können Sie auch jederzeit über das Symbol
öffnen. Im Regelfall finden Sie dieses Symbol links oben unterhalb der Menüleiste. Neben
Kurzbeschreibungen zu ausgewählten Programmbereichen erhalten Sie hier auch
Übungsbeispiele und Lösungsansätze.
Über den Menüpunkt Assistenten anzeigen können Sie den Assistenten( siehe S. 42)
ein- bzw. durch erneutes Öffnen des Menüs und Anklicken ausschalten.
Über den Menüpunkt Bereichshilfe anzeigen können Sie die Bereichshilfe( siehe S. 43)
ein- bzw. durch erneutes Öffnen des Menüs und Anklicken ausschalten.
Desweiteren finden Sie in diesem Menü Links zur Online-Hilfe bzw. dem Online-Forum
und können über den Menüpunkt Fernsteuerung Supportteam eine Hilfe des
Supportteams zulassen: Im Rahmen eines Telefonates mit der Hotline kann der
Hotline-Mitarbeiter Sie auffordern, den Eintrag "Fernsteuerung Supportteam"
auszuwählen. Das Programm verbindet sich mit dem Internet und es erscheint das Feld:
Sitzungsnummer. Diese Sitzungsnummer wird Ihnen vom Hotline-Mitarbeiter mitgeteilt.
Nach dem Eintragen und Verbinden kann der Hotline-Mitarbeiter Ihren Bildschirm sehen.
Über die weiteren Menüpunkte Leistungsvergleich und Ausbaustufen im Vergleich können
Sie offline bzw. online die verschiedenen Ausbaustufen Ihrer Software vergleichen.
Über den Leistungsvergleich können Sie sich eine Übersicht der derzeit verfügbaren
Ausbaustufen unserer Software anzeigen lassen, der Sie detailliert entnehmen können,
welches Leistungsmerkmal in den einzelnen Versionen enthalten ist.
Hierbei können Sie gezielt nach einzelnen Merkmalen mittels einer Texteingabe suchen.
Der komplette Leistungsvergleich stellt sich Ihnen wie folgt dar.
296
Der Menüpunkt "Programm aktualisieren" startet einen Assistenten, der Ihnen hilft,
verfügbare Programmupdates direkt aus dem Internet zu laden und die Software zu
aktualisieren.
"Programm registrieren" führt eine Online-Registrierung der Software durch. Mit dieser
Registrierung erhalten Sie Anspruch auf den schriftlichen Support und haben die
Möglichkeit, Aktualisierungen mittels des Assistenten direkt aus dem Internet zu laden.
Selbstverständlich können Sie über den Internetregistrierungsassistenten auch den
Premium-Service freischalten.
Der Eintrag "Info & Support" stellt Informationen dar, die unser Supportteam benötigt,
wenn Sie unsere Hilfe in Anspruch nehmen müssen. Sie erhalten in einer Übersicht
Angaben über die Bereiche
•
•
•
•
•
•
•
•
Programminformationen
physikalischer Arbeitsspeicher
Auslagerungsdatei
virtueller Arbeitsspeicher
Datenserver
Pfade
Datenbankaliase
freier Speicherplatz
Bitte halten Sie diese Informationen bereit, wenn Sie die Unterstützung unseres Supports
in Anspruch nehmen.
Unter anderem können in dieser Übersicht auch die Versionsstände von fremden
Programmmodulen abgerufen werden, die in das Programm eingebunden sind.
Mit dem Eintrag auf Programmaktualisierung prüfen wird direkt eine Internetverbindung
aufgebaut, um die Verfügbarkeit neuer Updates zu prüfen.
Diese Funktion wird bei vorhandener Internetverbindung automatisch ausgeführt, worauf
Sie bei entsprechender Einstellung eine Benutzernachricht( siehe S. 136) hinweist.
Anhang
Inkasso
Folgende Einstellungen sind vorzunehmen, damit die Inkasso-Funktionen genutzt werden
können:
297
1. Anlage eines Adressdatensatzes
Bei Neuanlage eines Mandanten ist ein Muster-Adressdatensatz für Inkasso bereits
angelegt (Adressnummer: 60000). Dieser Adressdatensatz kann jederzeit abgeändert
oder ein neuer Adressdatensatz angelegt werden (STAMMDATEN - ADRESSEN).
2. Parameter-Einstellungen
Nehmen Sie unter Menüpunkt BEARBEITEN - PARAMETER - OFFENE POSTEN PARAMETER im Bereich "Parameter für Offene Posten - Inkasso" die notwendigen
Einstellungen vor.
Durch einen Doppelklick auf "Inkasso" öffnet sich folgendes Fenster, in welchem Sie die
erforderlichen Daten eintragen können:
Aktivieren Sie zusätzlich unter Menüpunkt BEARBEITEN - PARAMETER - OFFENE
POSTEN - MAHNSTUFEN bei der zutreffenden Mahnstufe das Kennzeichen "Offener
Posten für Inkassoübergabe vormerken".
Im Offenen Posten stehen zusätzliche Felder zur Verfügung
298
Bei korrekter Hinterlegung / Aktivierung des Kennzeichens in den Parametern wird im
Offenen Posten - Datensatz das Kennzeichen "Für Inkasso vorgemerkt" automatisch
gesetzt. Sobald dieses Kennzeichen im Offenen Posten aktiviert ist, steht eine neue
Auswertungsmöglichkeit zur Verfügung.
3. Inkasso-Auftrag erteilen
Unter BANKING - OFFENE POSTEN - Schaltfläche: DRUCKEN steht Ihnen das Register
"Inkasso" zur Verfügung. Für alle Offene Posten, bei denen das Kennzeichen "Für Inkasso
vorgemerk" aktiviert ist, kann ein Inkassoauftrag gedruckt, gefaxt oder gemailt werden.
Die entsprechenden Layouts können bei Bedarf kopiert und abgeändert werden.
Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit den Inkassoauftrag über ein Online-Portal
abzugeben.
4. Inkasso-Portal
"Online Schufa-Auskunft" bzw. "Online Inkassoabwicklung" - was ist das?
Dahinter steht "d-handwerk.de" ein speziell auf die Bedürfnisse von Handwerksbetrieben
zugeschnittenes Dienstleistungsportal für erfolgreiches Forderungsmanagement (weitere
Informationen finden Sie im Internet unter www.d-handwerk.de). d-handwerk.de gibt Ihnen
die Möglichkeit Bonitätsauskünfte über eine mit der SCHUFA realisierte
Online-Schnittstelle einzuholen und offene Forderungen per Mausklick ins Inkasso zu
übergeben. Darüber hinaus werden Zahlungsstörungen an die SCHUFA gemeldet.
Funktionsweise / Ablauf / Preise / Anmeldung
Unter www.d-handwerk de lesen Sie wie d-handwerk.de funktioniert und Ihnen Arbeit
abnimmt.
Nach der Registrierung
Nach der Registrierung bei www.d-handwerk.de müssen Sie im Programm Ihre
Anmeldeinformationen in die Parameter eintragen. Sie finden die Inkassoparameter wie
oben beschrieben im Menüpunkt BEARBEITEN - PARAMETER - OFFENE POSTEN PARAMETER - INKASSO.
Die Online-Schufa-Auskunft bzw. die Online-Inkassoabwicklung erreichen Sie aus dem
299
Programm direkt über Bereich Verkauf / Schaubild.
300
Auftragsverwaltung
Auftragsverwaltung
Zur Arbeit mit dem Auftragsmodul werden eine Reihe von Stammdaten( siehe S. 406)
benötigt. Die Grundlagen sowie die allgemeine Bedienung der Stammdatenbereiche sind
in allen Programmmodulen identisch. Daher lesen Sie diese allgemeinen Informationen
bitte im modulübergreifenden Teil( siehe S. 47) des Handbuchs nach.
Artikel
Artikel stellen primär das von Ihnen angebotene und vertriebene Warensortiment oder
entsprechende Dienstleistungenen dar. Ob einzelne Waren, Arbeitsstunden (z. B. 1
Stunde
Fliesen
legen,
Dachdeckerarbeiten,
etc),
Dienstleistungen
(z.
B.
Webseitenerstellung, Haarschnitt, etc) oder Beratungen (z. b. Finanzberatung) erfasst
werden, ist hierbei unerheblich.
Ebenfalls in den Artikelstammdaten werden auch die Stücklisten verwaltet. Hierbei handelt
es sich um Fertigprodukte, die aus mehreren Standardartikeln (Einzelartikeln) bestehen.
Die Standardartikel, die Sie einer Stückliste zuordnen, werden ebenfalls in den
Stammdaten( siehe S. 406) der Artikel gespeichert.
Allgemeines zur Artikelverwaltung
Bei der ersten Auswahl der Artikelstammdaten sehen Sie lediglich eine leere Übersicht, da
noch keine Einträge vorhanden sind.
Die möglichen Aktionen und Aufgaben, die mit der Artikelverwaltung verbunden sind,
erreichen Sie mit den unterhalb des Arbeitsbereichs platzierten Schaltflächen( siehe S.
336).
Bitte beachten Sie: Falls Sie mit mehreren Lagern je Artikel arbeiten, so wird in der
Übersicht der Artikelstammdaten und in der Vorgangserfassung bei der Lagermenge
jeweils die Menge im Standard-Lager des Artikels angezeigt.
Artikel Arten
Die Artikel, die Sie in Ihrer Datenbank speichern, werden jeweils einer Artikel-Art( siehe
S. 302) zugewiesen. So sind zum Beispiel eine Schraube oder eine Platte jeweils
Einzelartikel und werden daher als Standardartikel gespeichert. Ein Regal dagegen
könnte als Stücklistenartikel gespeichert werden (nämlich dann, wenn Sie Schrauben und
Platten, als Bestandteile des Regals, der Stückliste zufügen wollen).
Zum leichteren Auffinden der Artikel steht Ihnen in der Übersicht der Artikel neben der
Sucheingabe die Auswahlliste der verfügbaren Artikel-Arten, erweitert um den Zusatz
„(Alle)“, zur Verfügung.
301
Auftragsverwaltung
Die folgenden Artikel-Arten stehen Ihnen zur Verfügung:
• Artikel (Standardartikel)( siehe S. 302)
• Artikel mit Stückliste (Leistung)( siehe S. 302)
• Lohnartikel, Fremdleistungsartikel, Sonstiger Artikel( siehe S. 302)
Standardartikel (Artikelart)
Bei Standardartikeln handelt es sich um alle regulären Artikel, welche in Ihrem Sortiment
geführt werden, wozu auch immaterielle Artikel wie Dienstleistungen gehören.
Artikel mit Stückliste (Artikelart)
Ein Artikel mit Stückliste beschreibt eine aus mehreren Einzelteilen gefertigte Baugruppe.
Die Einzelteile sind bereits als Standardartikel in der Datenbank gespeichert. Als Beispiel
hierzu lässt sich der Computer aufführen, dessen Einzelteile wie Gehäuse, Mainboard,
Prozessor, etc. auch als solche angeboten und verkauft werden. Ebenfalls interessant ist
ein Artikelpool für fertigende Unternehmen, die Rohstoffe einkaufen, weiterverarbeiten und
hierdurch neue Artikel erstellen. Wird der Eintrag "Artikel mit Stückliste (Leistung)"
ausgewählt, erhalten Sie das zusätzliche Register "Stückliste"( siehe S. 310), über den
die Einzelteile der Baugruppe definiert werden.
Lohnartikel, Fremdleistungsartikel, Sonstiger Artikel
Um in einer Rechnung kennzeichnen zu können, wie hoch der enthaltene Anteil von
Lohnleistungen, Fremdleistungen, Material bzw. Sonstigem an der Gesamtsumme ist,
steht im Register "VK-Preis"( siehe S. 314) der Artikel das Feld Preiszuordnungsgruppe
zur Verfügung.
Maßgeblich für die Ausweisung der Aufteilung der Rechnungssumme sind die Angaben
Feld Preiszuordnungsgruppe im Register VK-Preis im Artikel.
Mit der Auswahl der Artikelart im Feld "Art des Artikel" Lohnartikel, Fremdleistungsartikel,
Sonstiger Artikel wird in der Preiszuordnungsgruppe der jeweilige Prozentsatz auf 100%
gesetzt. Bei einem Standardartikel kann die Zuordnung manuell durchgeführt werden.
Die beschriebenen Artikelarten und das Feld Preiszuordnungsgruppe stehen nur zur
Verfügung, wenn im DBManager für Artikel( siehe S. 150) das Kennzeichen
"Unterstützung für Preiszuordnung für Material-, Lohn-, Fremdleistungs- und
Sonstigen-Anteil" aktiviert ist.
Im Layout sind zusätzlich die Summen zur Ausweisung einmalig vorbereitend einzufügen.
Artikelerfassung
Mit der Schaltfläche NEU oder KOPIEREN tragen Sie neue Artikel in Ihre Datenbank ein.
Die Erfassungsmaske ist unterteilt in einen Kopfbereich und mehrere Eingabebereiche,
die über eine Registerleiste angewählt werden können.
302
Auftragsverwaltung
Artikelerfassung - Kopfdaten
Die Eingabefelder oberhalb der Register bleiben in allen Einstellungen identisch und beim
Wechsel der Eingaberegister immer sichtbar.
Artikelerfassung - Kopfdaten "Artikelnummer"
Die erste Eingabe betrifft bei der Neuanlage immer die Artikelnummer. Hierbei handelt es
sich um den primären identifizierenden Schlüssel der Artikeldatenbank. Daher muss
gewährleistet sein, dass diese Artikelnummer nicht mehrfach vergeben wird.
Das Auftragsmodul unterstützt Sie hierbei und wird Sie darauf hinweisen, wenn die
gewählte Artikelnummer bereits in der Datenbank existiert. Der Hinweis erfolgt durch
diese Abfrage:
Bestätigen Sie diese Abfrage mit JA, wird automatisch die nächste freie Nummer für
diesen Artikel vergeben. Beantworten Sie die Abfrage hingegen mit NEIN, erhalten Sie
einen weiteren Hinweis, der Sie nochmals auffordert, eine andere Nummer für diesen
Artikel auszuwählen. Die erneute Bestätigung bringt Sie wieder in die Eingabemaske
zurück und Sie können die Eingabe der Artikelnummer erneut vornehmen.
Erst wenn die Artikelnummer vollständig und korrekt eingegeben ist, kann mit der
Eintragung weiterer Informationen zu diesem Artikel fortgefahren werden. Die Bestätigung
der Artikelnummerneingabe wird das Eingabefeld deaktivieren. Dies ist ein Zeichen dafür,
dass die vergebene Artikelnummer im weiteren Programmverlauf nicht mehr geändert
werden kann.
Die Artikelnummer kann in einer maximalen Länge von 25 Zeichen vergeben werden. Die
Eingabe erfolgt alphanumerisch, jedoch ist der verfügbare Zeichenvorrat begrenzt auf:
•
•
•
•
•
•
Buchstaben A bis Z und ß
Ziffern 0 bis 9
Umlaute ÄÖÜ
Bindestrich –
Unterstrich _
Punkt .
Die Eingabe von Buchstaben wird immer in Großbuchstaben umgewandelt, auch wenn sie
als Kleinbuchstaben eingegeben werden. Die Vergabe von weiteren Sonderzeichen und
von Leerzeichen in der Artikelnummer ist unzulässig und wird bei der Eingabe nicht
303
Auftragsverwaltung
akzeptiert. Die Artikelnummer ist außerdem das einzige Feld der Artikelmaske, welches
zwingend mit einem gültigen Inhalt gefüllt werden muss. Alle weiteren Eingabefelder des
Artikelsatzes können leer bleiben, auch wenn das in der Praxis natürlich wenig Sinn ergibt.
Artikelerfassung - Kopfdaten "Suchbegriff"
ebenfalls um ein indiziertes Feld, also ein Feld nach dessen Inhalt gesucht werden kann.
Der Suchbegriff eignet sich hervorragend, um einen Artikel anhand eines kurzen
einprägsamen Synonyms zu identifizieren. Im Gegensatz zur Artikelnummer ist im
Suchbegriff keine Eindeutigkeit vorgeschrieben. Sie wäre entsprechend der Konzeption
sogar hinderlich, da sich über einen gleichlautenden Suchbegriff (bzw. den
gleichlautenden Beginn des Suchbegriff) auch zusammengehörende Artikel einer Gruppe
bestimmen lassen. Bei einer Suche nach dem Suchbegriff und Eingabe des Suchbegriffs
würde die Liste der angezeigten Produkte auf alle Artikel, denen dieser Suchbegriff
zugeordnet ist, begrenzt. Aus einer derart eingeschränkten Liste lässt sich die Auswahl
sehr einfach treffen. Die Länge des Eingabefelds ist ebenfalls auf 25 Zeichen begrenzt
und es steht der gleiche Zeichenvorrat wie für die Artikelnummer zur Verfügung.
Artikelerfassung - Kopfdaten "Art des Artikels"
Weiter geht es mit der Festlegung der Art des Artikels. Es handelt sich um eine Listbox,
aus deren Vorgaben Sie auswählen können. Die für den Artikel gewählte Vorgabe
bestimmt die Art und somit den Verwendungszweck des Artikels.
Die folgenden Artikel-Arten stehen Ihnen zur Verfügung:
• Artikel (Standardartikel)( siehe S. 302)
• Artikel mit Stückliste (Artikelpool)( siehe S. 302)
Artikelerfassung - Kopfdaten "Warengruppen-Nr"
Die Warengruppennummer definiert
Warengruppe( siehe S. 345).
die
Zugehörigkeit
eines
Artikels
zu
einer
Für die Hinterlegung der Warengruppennummer steht Ihnen ein Eingabefeld zur
Verfügung, welches gleichzeitig mit einer Listbox, der Suchfunktion und der
Stammdatenerfassung kombiniert ist.
Eingaben in Felder dieser Art können Sie auf drei Arten vornehmen:
1. manuelle Eingabe
An dieser Stelle können Sie die Warengruppennummer manuell eintragen und bekommen
die Bezeichnung der angegebenen Warengruppe angezeigt.
Voraussetzung hierfür ist natürlich, dass die Warengruppe mit der angegebenen Nummer
bereits existiert. Die Eingabe einer nicht vorhandenen Warengruppe ist an dieser Stelle
zwar möglich, jedoch wenig sinnvoll und wird durch den Text „Keine Eintragung...“
kenntlich gemacht.
Um Falscheingaben zu vermeiden, gibt es die Möglichkeit, aus der Listbox einfach die
304
Auftragsverwaltung
gewünschte
Warengruppe
auszuwählen
oder
Warengruppenstammdaten die Suchfunktion zu verwenden.
bei
umfangreichen
2. über das Suchen-Fenster (Symbol "Lupe")
Ein Mausklick auf das Lupensymbol öffnet das Suchfenster, aus dem sich die
Warengruppe auswählen lässt.
Die Eingabe des Suchbegriffs kann über die Warengruppennummer oder auch deren
Bezeichnung erfolgen. Selbstverständlich besteht die Möglichkeit, Eintragungen in beide
Eingabefelder vorzunehmen und diese zu kombinieren.
Die vorgenommenen Eingaben lassen sich mit einem Mausklick auf den Button EINGABE
LÖSCHEN vollständig entfernen.
Ist die gesuchte Warengruppe identifiziert, übernehmen Sie die Auswahl mit der
Schaltfläche ÜBERNEHMEN in den aktuellen Artikeldatensatz. Wählen Sie hingegen
SCHLIESSEN, wird das Suchfenster ohne Übernahme der Warengruppe geschlossen.
Weitere Informationen zu den im Menü der PLUS-Schaltfläche enthaltenen Optionen
finden Sie im modulübergreifenden Teil des Handbuch.
3. Neuanlage von Warengruppen
Falls die benötigte Warengruppe noch nicht in den Stammdaten( siehe S. 406) der
Warengruppen hinterlegt ist, so können Sie sich über das Symbol der drei Punkte "..." die
Stammdaten( siehe S. 406)-Übersicht der Warengruppen anzeigen lassen und dort direkt
die neue Warengruppe anlegen.
Die Anlage von Warengruppen wird im Kapitel "Stammdaten(
Warengruppen" des Handbuch erläutert.
siehe S. 406)
Artikelerfassung - Register
Im Fenster "Artikeldatensatz neu erfassen" finden Sie weitere Register, deren Inhalte sich
auf die verschiedenen Bereiche des Datensatzes beziehen. Mit der Auswahl des
jeweiligen Registers wählen Sie den gewünschten Bereich aus und erhalten die
zugehörige Eingabemaske.
Artikelerfassung - Register "Bezeichnung"
Das Register "Bezeichnung" der Artikelstammdaten wird von den Textfeldern beherrscht.
Hierbei handelt es sich um die Möglichkeit, Ihre Artikel mit beschreibendem Text zu
versehen.
Die Kurzbezeichnung ist auf eine maximale Größe von 50 Zeichen begrenzt, wogegen
der Textbereich der Bezeichnung einer Kapazitätsbeschränkung von 16 KB unterliegt,
was einer Zeichenanzahl von etwa 16.000 Zeichen entspricht.
305
Auftragsverwaltung
Hierzu eine technische Anmerkung:
Übersteigt der Inhalt eines Textfelds die Anzahl von ca. 300 Zeichen, wird ein
Speicherbereich von 16 KB für dieses Textfeld reserviert und in der Datenbank
belegt. Füllen Sie alle Textfelder mit einer entsprechenden Anzahl von Zeichen, wird
für jedes der fünf Textfelder dieser Speicherbereich benötigt. Sie können somit
alleine für die Texte eines Artikels ca. 80 KB Platzbedarf auf Ihrem Datenträger
beanspruchen, was in die Kapazitätsplanung der Datenträger mit einbezogen
werden muss.
Für die Kurzbezeichnung stehen Ihnen keine Formatiermöglichkeiten zur Verfügung, wohl
aber für den Textbereich der Bezeichnung. Die primäre Maßnahme, um Text zu
formatieren besteht in der Unterteilung in Abschnitte, die durch Einfügen von
Zeilenumbrüchen erreicht werden.
Einen Zeilenumbruch erzeugen Sie in den Textfeldern mit der Tastenkombination
STRG+ENTER. Die Tastenkombination wird erforderlich, da die einfache Betätigung von
ENTER je nach Einstellung in den Optionen, entweder zum nächsten Eingabefeld springt
oder die aktuelle Auswahl/Maske bestätigt.
Es stehen Ihnen mehr als eine Kurz- und die zugehörende lange Bezeichnung zur
Verfügung. Dies kann für mehrere Anwendungszwecke eingesetzt werden.
Ein möglicher Anwendungsfall sind internationale Geschäftsbeziehungen und die damit
verbundene Anforderung, die Texte in Fremdsprachen verfügbar zu machen. Hierzu
beinhaltet der Textblock eins etwa den deutschen Text, während sich die englische
Übersetzung in Textblock zwei findet. Wie im Kapitel über die Adressdaten beschrieben,
kann eine adressabhängige Steuerung zur Auswahl des verwendeten Textblocks erfolgen.
Mit dieser Kombination ist gewährleistet, dass der Geschäftspartner im
englischsprachigen Raum auch die für ihn eingetragenen englischen Texte erhält.
In den Parametern im Bereich ARTIKEL - PARAMETER können Sie die Anzahl der
verfügbaren Texte bestimmen.
Dauerhaft sichtbar sind in der Maske lediglich die Felder der Kurzbezeichnung und
das Textfeld des aktivierten Bereichs. Selektieren Sie eine andere Kurzbezeichnung
oder den Bereich eines anderen Textfelds, wird der bisherige Textblock
ausgeblendet und statt dessen erscheint der neu ausgewählte.
Artikelerfassung - Register "Steuer / Einheit / Kennzeichen"
Im Register "Steuer/ Einheit/ Kennzeichen" stehen Ihnen die folgenden Felder zur
Verfügung:
Steuerschlüssel
Die erste Eingabe betrifft die Auswahl des Steuerschlüssels für den Verkauf. Es handelt
sich hierbei um eine Listbox, aus der Sie den gewünschten Steuerschlüssel für diesen
Artikel auswählen können.
306
Auftragsverwaltung
Die Steuerschlüssel können in den Parametern( siehe S. 257) von Ihnen selbst angelegt
und geändert werden.
Bei der Neuanlage eines Artikels wird der als Standard definierte Steuerschlüssel
vorgeschlagen und in das Auswahlfeld eingetragen.
Netto-Steuerverteilung
Das Feld "Netto-Steuerverteilung" ist nur dann verfügbar, wenn es sich bei dem
selektierten Artikel um einen Artikel mit Stückliste handelt. Ein Artikel mit Stückliste
besteht aus mehreren Standardartikeln. Natürlich besteht auch die Möglichkeit, dass
hierbei Artikel mit unterschiedlichen Steuersätzen zusammengefasst werden. Denken Sie
beispielsweise an eine separate Dokumentation zu einem Produkt, welche als Buch dem
Steuersatz von 7% unterliegt, während der eigentliche Artikel mit 19% versteuert wird.
Fakturieren Sie eine solche Stückliste und ändern innerhalb des Vorgangs den Preis,
werden die unterschiedlichen Steuersätze anhand der an dieser Stelle festgelegten
Verteilung neu ermittelt.
Beispiel:
Ein Artikelpool beinhaltet zwei Artikel. Das eigentliche Produkt mit einem Nettopreis von
1000,- EUR und 19% Mehrwertsteuer, also 160,- EUR. Außerdem beinhaltet der
Artikelpool eine technische Dokumentation in Buchform zum Nettopreis von 100,- EUR zu
7% Mehrwertsteuer, also 7,- EUR. Daraus resultiert der Warenwert von 1100,- EUR netto
und ein Gesamtpreis Brutto von 1267,- EUR.
Im Vorgang verändern Sie nun den Gesamtpreis dieses Artikelpools auf 1000,- EUR
netto. Die Steuer wird dabei auf die Werte 145,46 EUR für den Artikel mit 16% und 6,36
EUR für den Artikel mit 7% verteilt.
Die manuelle Reduzierung des Verkaufspreises im Vorgang erfolgt somit anteilig für die
unterschiedlichen Steuerschlüssel.
Abweichende FiBu-Erfolgskonten verwenden
Falls Sie diese Option aktivieren, erhalten Sie ein Register für die Eingabe der
FiBu-Erfolgskonten für diesen Artikel.
Beachten Sie:
Es ist nur erforderlich, diese Option zu aktivieren, wenn Sie für die Finanzbuchhaltung für
diesen Artikel abweichende Konten bei Einkauf und/ oder Verkauf verwenden möchten.
Andernfalls werden die üblichen Erfolgskonten angesprochen. Diese sind:
1. Die in den Parametern der Vorgänge hinterlegten "FiBu Buchkonten"
oder
2. falls der Artikel einer Warengruppe zugewiesen ist: Die in der Warengruppe hinterlegten
Konten.
Hinweise zur Eingabe der abweichenden FiBu-Erfolgskonten finden Sie im Kapitel
"FiBu"( siehe S. 330).
307
Auftragsverwaltung
Einheit
Die Einheit wird wiederum über ein Eingabefeld mit Listbox festgelegt. Sie können die
gewünschte Einheit entweder manuell in das Eingabefeld eintragen oder über die Listbox
aus den Vorgaben auswählen.
Die Vorgaben für Einheiten/ Verpackungseinheiten werden in den Parametern im
Hauptmenü unter BEARBEITEN – PARAMETER, in der Auswahl ARTIKEL – EINHEITEN
festgelegt.
Beachten Sie, dass mit reinen Zahlenwerten im Einheitenfeld gerechnet wird. Die
Berechnung erfolgt durch Multiplikation des Verkaufspreises mit dem Zahlenwert im
Einheitenfeld. Ist diese Berechnung nicht erwünscht und soll unterdrückt werden,
geschieht das durch Eingabe eines Leerzeichens an erster Stelle des Einheitenfelds.
Beispiel:
Ein Artikel hat den Einzelpreis von 10,- EUR in den Stammdaten( siehe S. 406)
hinterlegt. Da der Artikel jedoch nur in Verpackungseinheiten von zehn Stück verfügbar
ist, tragen Sie die „10“ in das Einheitenfeld des Artikels ein. In der Vorgangserfassung
fakturieren Sie dann einmal zehn Stück des Artikels, was zu einem Preis der
Verpackungseinheit von 100,- EUR führt.
Eine weitere Besonderheit fällt hierbei den Eingaben Prozent „%“ und Promille „%o“
(Prozentzeichen und nachfolgendes kleines „o“) zu, da hiermit Hunderterpreise oder
Tausenderpreise fakturiert werden können. Die Preisangabe bezieht sich hierbei auf den
Preis des Einzelartikels.
Beispiel:
Der Preis für 100 Stück eines Artikels beträgt 10,- EUR. Sie fakturieren 20 Stück dieses
Artikels mit der Einheitenangabe „%“. Das Ergebnis wird der Preis von 2,- EUR für diese
Position sein.
Wählen Sie für das gleiche Beispiel die Einheit „%o“, wird der Positionspreis mit 0,20 EUR
ausgewiesen.
Gewicht
Das Gewicht des Artikels wird in diesem Eingabefeld eingetragen. Die Vorgabe der
Gewichtseinheit wird global für die gesamte Anwendung unter BEARBEITEN –
PARAMETER in der Auswahl ARTIKEL – PARAMETER voreingestellt. Sie können an
dieser Stelle die Gewichtsangabe in Gramm (g), Kilogramm (kg) oder Tonne (t)
auswählen. Das eingetragene Gewicht bezieht sich auf die gewählte Einheit des Artikels.
Wenn ein Artikel mit der Einheit pro Hundert (%) versehen ist und ein Gewicht von 2 kg
eingetragen wird, bezieht sich das Gewicht auf 100 Stück dieses Artikels. Die Faktur von
zehn Stück des Artikels wird somit das Gewicht mit dem Wert 0,2 kg für diese Position des
Vorgangs ausweisen.
Die korrekte Angabe des Artikelgewichts bildet unter anderem die Grundlage für die
Ermittlung der Versandkosten, die ja in den meisten Fällen auf den beiden Faktoren
Gewicht der Sendung und Entfernung zum Empfänger basiert.
308
Auftragsverwaltung
Kennzeichen
Den Abschluss diesen Registers bilden einige Checkboxen, mit denen spezielle
Kennzeichen für diesen Artikel eingestellt werden. Der Begriff Checkbox bedeutet, dass
durch deren Aktivierung ein bestimmtes Merkmal zugewiesen wird. Die Aktivierung wird
durch Anklicken mit der Maus erreicht und durch ein Häkchen im betreffenden Feld
sichtbar gemacht.
Die Funktionen bedeuten im Einzelnen:
History
Der Artikel wird beim Buchen eines Vorgangs in die History eingetragen, wenn der
entsprechende Vorgangsparameter aktiviert ist.
Häufig sollen Artikel wie Dienstleistungen oder Frachtkosten nicht in der History geführt
werden. In den Stammdaten( siehe S. 406) dieser Artikel wird diese Option nicht aktiviert.
Umsatzfähig
Die Warenwerte derart gekennzeichneter Artikel fließen in die Umsatzermittlung mit ein.
Skontofähig
Der Artikel wird skontoabzugsfähig. Sollen Artikel wie Dienstleistungen, etc. nicht
skontofähig sein, bleibt die Checkbox deaktiviert.
Lagerfähig
Erst durch Aktivierung dieser Option, was der Voreinstellung entspricht, kann dem Artikel
ein Lager zugewiesen und der Lagerbestand geführt werden. Deaktivieren Sie diese
Option, ist auch der Karteireiter „Lager“ nicht mehr sichtbar.
Wiederum dienen Dienstleistungen als Beispiel, da sie üblicherweise nicht mit Bestand
geführt werden. Diese Checkbox wird aktiviert und inaktiv, sobald die nachfolgende Option
aktiviert wird. Soll die Bestandsführung deaktiviert werden, muss zuerst die Option „Artikel
hat Seriennummer“ deaktiviert werden.
Artikel hat Seriennummer
Die Seriennummernverwaltung ist sehr eng mit der Lagerverwaltung verknüpft, weshalb
die Aktivierung dieser Checkbox die Option "Lagerfähig" ebenfalls aktiviert. Gleichzeitig
wird diese Funktion inaktiv, d.h. die Lagerfähigkeit kann, solange diese Option gewählt ist,
nicht mehr abgeschaltet werden.
Keine abweichenden Artikeldaten
Mit der Aktivierung dieses Eintrags wird verhindert, dass an anderer Stelle der
Anwendung (z. B. in den Stammdaten( siehe S. 406) der Adressen oder nach Abfrage
aus der Erfassung eines Vorgangs) abweichende Artikeldaten eingetragen werden
können.
Primär bezieht sich diese Option auf die abweichenden Preise. Ist dieser Artikel z. B. mit
einer durch den Hersteller vergebenen Preisbindung versehen und darf nicht zu einem
309
Auftragsverwaltung
anderen Preis vertrieben werden, aktivieren Sie diese Checkbox.
Vorgabeeinheit für Fakturierung
Damit lässt sich bei der Fakturierung z.B. immer auf die am häufigsten benutzte Einheit
(eine Kiste / eine Palette) zugreifen, ohne dabei die Standardeinheit (Feld "Einheit") des
Artikels zu verändern.
Negative Menge für Fakturierung
Ist dieses Kennzeichen aktiv, so wird bei der Eingabe der Menge in der
Positionserfassung ein negatives Vorzeichen vor die Menge gesetzt. Diese Einstellung ist
z. B. der Anlage eines Artikels für den Rabattabzug hilfreich.
Artikelerfassung - Register "Stückliste"
Das Register "Stückliste" in den Stammdaten( siehe S. 406) des Artikels wird erst dann
verfügbar, wenn es sich um einen Artikel mit Stückliste (Leistung) handelt, was in der
Listbox "Art des Artikels" festgelegt wird.
Grundlegend handelt es sich bei einer Stückliste um eine Zusammenstellung mehrerer
Standardartikel. Diese sind bereits Bestandteil Ihrer Artikelstammdaten (Leistungen,
Material, Waren u.ä.) und werden im Stücklistenartikel zu einer Stückliste
zusammengefasst.
Ein Beispiel ist der Verkauf eines Schreibsets, dessen Bestandteile auch einzeln erhältlich
sind. Ein solches Schreibset könnte sich z. B. aus einer Mappe einem Block und
mehreren Stiften zusammensetzen.
Ein weiteres Beispiel ist die Fertigung eines Computers. Ein solcher besteht aus mehreren
Einzelteilen, die auch als Einzelteile erhältlich sind. Hierzu zählen bspw. das Gehäuse,
das Mainboard, die Grafikkarte, die Speicherbausteine, der Prozessor, dessen Kühlkörper
und viele andere.
All diese Bauteile sind selbstverständlich bereits als Artikel in der Datenbank verfügbar
und werden nun in diesem Register zu der neuen Baugruppe zusammengestellt, indem
sie einzeln in diese Stückliste aufgenommen werden. Für einige Baugruppen, wie
beispielsweise den Prozessor mit Kühlkörper existieren möglicherweise bereits kleinere
Stücklisten. Diese können zur weiteren Vereinfachung des Handlings ebenfalls in einem
Artikelpool Verwendung finden, anstatt die darin enthaltenen Artikel einzeln in die
Stückliste einzubinden. Eine Stückliste kann somit durchaus gestaffelt in mehreren
Ebenen aufgebaut werden. Das heißt neben Standardartikeln können auch weitere
Stücklisten innerhalb einer solchen zum Einsatz kommen.
Wichtig:
Damit die Lagerbestandsführung aller Einzelartikel innerhalb einer Stückliste korrekt
geführt werden kann, ist es notwendig, dass alle Artikel über das gleiche Lager
verfügen. Es wird jenes Lager angesprochen, welches im Vorgang angegeben ist.
Befindet sich bei einem Artikel auf diesem angegebenen Lager kein Bestand,
310
Auftragsverwaltung
werden Nullbestände bei der Faktur der Stückliste dargestellt.
Fertigungsartikel
Das Kennzeichen "Fertigungsartikel" hat eine sehr grundlegende Bedeutung für das
Verbuchen eines Artikels wie die nachfolgende Beschreibung verdeutlichen soll.
Bei der Erfassung eines Stücklistenartikels im Vorgang wird die Voreinstellung aus den
Parametern übernommen. Maßgeblich beim Verbuchen ist dann aber die im Vorgang
gewählte Einstellung.
Für einen Stücklistenartikel, der nicht als Fertigungsartikel gekennzeichnet ist, werden
grundsätzlich alle Buchungen für die Stücklistenpositionen vorgenommen:
Z.B. wird beim Buchen des Lagerbestands der Bestand der Stücklistenpositionen gebucht.
Deren Bestand ist auch maßgeblich bei der Anzeige der Verfügbarkeit der lieferbaren
Artikel.
Ebenfalls werden Einträge in
Stücklistenpositionen gebucht.
der
History
sowie
bei
den
Umsätzen
auf
die
Wird dagegen das Fertigungsartikelkennzeichen aktiviert, so werden allein für den
Stücklistenartikel die Buchungen (wie z.B. die History, das Lager, die Umsätze
vorgenommen).
Die Schaltflächen
Zur Erstellung und Bearbeitung des Inhalts von Artikeln mit Stückliste stehen Ihnen
mehrere durch Schaltflächen verfügbare Funktionen zur Auswahl.
Öffnet die Maske "Stücklisteneintrag neu erfassen". Mit dieser Funktion werden
zusätzliche Positionen innerhalb der Stückliste definiert.
Öffnet ebenfalls die Maske "Stücklisteneintrag neu erfassen". Die Eingabefelder sind
jedoch bereits mit Werten vorbelegt. Diese Werte stellen ein Duplikat des zum Zeitpunkt
des Aufrufs der Funktion selektierten Stücklisteneintrags dar.
Öffnet die Maske "Stücklisteneintrag ändern", mit den Daten des selektierten Datensatzes.
Entfernt den ausgewählten Eintrag aus der Stückliste.
und
Möchten Sie die Reihenfolge der von Ihnen in der Stückliste erfassten Positionen ändern,
lässt sich das mit diesen beiden Funktionen sehr einfach realisieren. Der ausgewählte
311
Auftragsverwaltung
Stücklisteneintrag wird entweder jeweils eine Zeile nach oben oder nach unten gerückt.
Der ermittelte Preis wird mit dieser Funktion zum Standard-Verkaufspreis dieses
Artikelpools. Es handelt sich hierbei um den Preis, der auch in der Vorgangserfassung
vorgeschlagen wird. Der als Standard-VK definierte Preis wird in der Karteikarte
"VK-Preise" übernommen und kann dort wie der Verkaufspreis eines regulären Artikels
verändert werden.
Falls Sie über den schwarzen Pfeil in dieser Schaltfläche die Option "Als Standard-VK mit
Kalkulation setzen" auswählen, so wird zusätzlich zum Preis auch die Kalkulation zum
Verkaufspreis übernommen.
Zusätzliche
microtech.
finden
Sie
bei
unserem
Entwicklungspartner
www.microtech.de
Erfassung einer Stücklistenposition
Das Erfassen einer Stücklistenposition führen Sie im Register "Stückliste"( siehe S. 310)
des Stammdatensatzes des Artikelpools( siehe S. 302) aus.
Das Fenster zur Erfassung / Änderung einer Stücklistenposition ist unterteilt in einen
immer sichtbaren Kopfbereich( siehe S. 312) und mehrerer Eingabebereiche( siehe S.
312), deren Inhalte sich auf die verschiedenen Bereiche des Datensatzes beziehen.
Erfassen einer Stücklistenposition - Kopfdaten
Die Eingabefelder oberhalb der Register bleiben in allen Einstellungen identisch und beim
Wechsel der Eingaberegister immer sichtbar.
Stückliste von Artikel
In der obersten Zeile erhalten Sie nochmals die Angaben zur Artikelnummer dieser
Stückliste und deren Bezeichnung. Diese Angaben können an dieser Stelle nicht geändert
werden, da sie nur der Information dienen.
Artikelnummer
Direkt darunter sehen Sie das bereits aus der Warengruppenzuordnung bekannte
Eingabefeld mit Listbox, Suchfunktion und Stammdatenerfassung. Die Arbeits- und
Funktionsweise ist identisch. Nur dass an dieser Stelle die Artikel für die Übernahme in die
aktuelle Stückliste identifiziert, ausgewählt oder neu angelegt werden.
Erfassen einer Stücklistenposition - Register
Mittels der Register lassen sich verschiedene Eingabebereiche der Stückliste anwählen.
312
Auftragsverwaltung
Stücklistenpositionserfassung - Register "Menge / Preis / Gewicht"
Die Eingabefelder wurden bereits durch die Auswahl des zu übernehmenden Artikels mit
den in diesem Artikel hinterlegten Stammdaten( siehe S. 406) gefüllt. Da mit der
Erstellung einer Stückliste sehr häufig Änderungen gegenüber dem Einzelverkauf
einhergehen, lassen sich an dieser Stelle die Werte zur Verwendung innerhalb der
Stückliste anpassen.
Artikelpreisgruppe
Jedem Artikel können mehrere Preise für verschiedene Verwendungszwecke oder
verschiedene Käufergruppen hinterlegt werden. In dieser Listbox wird die Preisgruppe für
die Verwendung innerhalb dieses Artikelpools ausgewählt.
Menge
Hier legen Sie fest, in welcher Anzahl der Artikel in dieser Stückliste verwendet wird.
Beispielsweise werden in unserem Computerbeispiel häufig mehrere Speicherbausteine
benötigt. Die Mengenangabe ist kombiniert mit der Auswahl bzw. Eingabe der Einheit.
Mengenfaktor
Der Mengenfaktor ist ein Multiplikator zur Bestimmung der tatsächlich gebuchten Menge.
Der hier eingegebene Faktor wirkt sich durch Multiplikation direkt auf die fakturierte Menge
aus. Damit beeinflusst der Mengenfaktor durch Multiplikation des Einzelpreises mit der
Menge selbstverständlich auch den Gesamtpreis. Eine mögliche Anwendung besteht
beispielsweise darin, wenn Artikel innerhalb der Stückliste nicht einzeln abgegeben
werden sollen, sondern in Verpackungseinheiten oder auch in Teilen aus diesen. Der
Mengenfaktor kann den Einheiten zugewiesen werden. Die Definition erfolgt unter
BEARBEITEN – PARAMETER, in der Auswahl ARTIKEL – EINHEITEN.
Einzel-VK (Netto)
Der Inhalt dieses Feldes bestimmt, mit welchem Wert der Artikel den Gesamtpreis der
Stückliste beeinflusst. Die Vorgabe stammt aus den Artikelstammdaten und kann in dieser
Maske durch den Mengenfaktor verändert und/oder durch direkte Eingabe, also manuell,
verändert werden.
Einzelpreisfaktor
Wie der Mengenfaktor ist der Einzelpreisfaktor ein Multiplikator. Dieser bezieht sich jedoch
auf den Einzelpreis des Artikels und beeinflusst hierdurch den Gesamtpreis. Wie der
Mengenfaktor kann der Einzelpreisfaktor den Einheiten zugewiesen werden. Die Definition
erfolgt ebenfalls unter BEARBEITEN – PARAMETER, in der Auswahl ARTIKEL –
EINHEITEN.
Einzelpreise gelten für Mge.
Der Begriff "Einzelpreis" bezieht sich üblicherweise auf die Menge "Eins". Soll innerhalb
der Stückliste mit einer anderen Bezugsmenge gearbeitet werden, können Sie diese
Größe hier eintragen. Die Veränderung dieses Werts wirkt sich nicht auf den Gesamtpreis
313
Auftragsverwaltung
aus, sondern verändert den Einzelpreis in Bezug auf diese Mengenangabe.
Original Einzel-VK (Netto)
Dies ist kein Eingabefeld, sondern lediglich die visuelle Referenz für den ursprünglichen,
in den Artikelstammdaten hinterlegten Verkaufspreis des Artikels.
VK-Preis (Netto)
Dieses Feld kann ebenfalls nicht durch eine Eingabe direkt beeinflusst werden, sondern
zeigt Ihnen den bisherigen Verkaufspreis für diese Stücklistenposition an.
Einzel-EK (für Kalkulation)
An dieser Stelle wird der Einkaufspreis des Artikels eingetragen, der in der Kalkulation der
Stückliste verwendet werden soll. Verwenden Sie beispielsweise einen universellen Artikel
für diverse Kleinteile, die Sie nicht alle als eigenen Artikel in der Datenbank speichern
möchten, können Sie den Einkaufspreis an dieser Stelle manuell ändern.
Einzel-EK (für Roherlös)
An dieser Stelle wird der Einkaufspreis des Artikels eingetragen, der in der Stückliste für
die Roherlösermittlung verwendet werden soll.
Roherlös
Ebenfalls ein reines Darstellungsfeld, dessen Inhalt nicht geändert werden kann ist die
Roherlösanzeige.
Gewicht
Das Einzelgewicht wird aus den Stammdaten( siehe S. 406) des Artikels übernommen,
wenn es dort eingetragen ist. Das Gewicht kann allerdings auch manuell eingetragen
werden.
Stücklistenpositionserfassung - Register "Beschreibung"
In diesem Register tragen Sie die so genannten Referenzbeschreibungen ein, die zur
eindeutigen Bestimmung von Teilen der Stückliste verwendet werden können.
Stücklistenpositionserfassung - Register "Info"
Dieses Register des Stücklisteneintrags beinhaltet ein weiteres Texteingabefeld, welches
an dieser Stelle Raum für weitere Informationen bietet.
Artikelerfassung - Register "VK-Preise"
Möglicherweise gehören zu Ihrem Kundenkreis nicht nur Endkunden, sondern auch
Wiederverkäufer, denen Sie die Ware zu einem anders kalkulierten Preis veräußern.
Vielleicht ist die Preisgestaltung für eine Gruppe besonders treuer und guter Kunden eine
andere, als die Standardpreise im Ladengeschäft. Beliebige weitere Beispiele ließen sich
an dieser Stelle konstruieren. Alle führen zum gleichen Schluss: Es besteht die
Notwendigkeit, einem Artikel mehrere Verkaufspreise zuordnen zu können!
314
Auftragsverwaltung
Das Auftragsmodul entgegnet dieser Notwendigkeit die Möglichkeit der Verwaltung von
bis zu zehn Verkaufspreisen pro Artikel. Allerdings arbeitet nicht jedes Unternehmen mit
entsprechend vielen Verkaufspreisen, so dass deren Verfügbarkeit bzw. Existenz in der
Eingabemaske lediglich Konfusion erzeugt. Daher besteht innerhalb der Anwendung die
Möglichkeit, die Anzahl der Verkaufspreise je Artikel zu verändern. Der Anwender kann im
Hauptmenü unter DATEI–DB MANAGER die Artikel auswählen und mit der Funktion
BEARBEITEN deren Struktur ändern. Im Register „Verkaufspreise/Rabatte“ kann die
verfügbare Anzahl der Verkaufspreise und der Rabatte auf einen Wert zwischen drei und
zehn eingestellt werden.
Beachten Sie:
Solche Änderungen der Grundeinstellungen innerhalb der Datenbankstruktur sollten
ausschließlich von erfahrenen Anwendern bzw. Administratoren durchgeführt
werden. Nehmen wir an, es seien alle zehn Verkaufspreise ermöglicht und auch
gefüllt. Wird nun die Anzahl der Verkaufspreise an der beschriebenen Stelle
reduziert, werden die Datenfelder ohne weitere Rückversicherung mit ihren Inhalten
aus der Datenbank entfernt. Überlegen und planen Sie daher gut, welchen
Mitarbeitern Sie das Recht erteilen, den Datenbank-Manager aufrufen zu dürfen.
Bei der Eingabe der Preise stehen Ihnen die folgenden Felder zur Verfügung:
Preise gelten für Menge
Tragen Sie hier ein, für welche Verpackungseinheit die angegebenen Preise gelten sollen.
Falls Sie keine Angabe machen, werden die Preise als Preise für ein Stück gewertet.
Zuschlagskalkulation
Eine Besonderheit stellt die Auswahlbox des Feldes Zuschlagskalkulation dar. Aufgrund
eines hier hinterlegten Schemas können Sie Ihre Artikelverkaufspreise auf Basis des
Einkaufspreises automatisch kalkulieren lassen. Damit diese Kalkulation der
Verkaufspreise vollzogen werden kann, sind jedoch zwei Einstellungen erforderlich.
Als Erstes müssen Sie dafür sorgen, dass Ihr Artikel mit einem Einkaufspreis erfasst
worden ist, da der Einkaufspreis die Berechnungsgrundlage bildet. Hierbei können Sie im
Register "Lieferanten" über eine weitere Auswahlbox festlegen, welcher Einkaufspreis für
die VK-Kalkulation genutzt werden soll. Eine genaue Beschreibung dieses Registers folgt
im Kapitel Lieferanten( siehe S. 325) .
Zum zweiten müssen Sie in den Artikelparametern ein Schema für die
Zuschlagskalkulation erfassen, damit Sie auf dieses in der Auswahlbox
"Zuschlagskalkulation" zurückgreifen können. Dieses Schema bietet die Möglichkeit für
den Mindestverkaufspreis und die vorhandenen VK-Preise einen prozentualen Zuschlag
und / oder einen Zuschlagsbetrag zu hinterlegen, aufgrund dessen dann die
Verkaufspreise gebildet werden. Eine genaue Beschreibung bzgl. der Erfassung eines
solchen Schemas erhalten Sie im Allgemeinen Teil des Handbuchs und dort speziell in
den Artikelparametern( siehe S. 205).
Eingabe der VK-Preise
315
Auftragsverwaltung
Nr.
Diese Information ist nicht veränderbar und beinhaltet lediglich eine fortlaufende
Nummerierung der Verkaufspreise, die zur Kennzeichnung dient.
Std.
Die erste Spalte der Tabelle beinhaltet die Kennzeichnung des als „Standard“ gewählten
Verkaufspreises. Die Auswahl erreichen Sie durch Selektion des gewünschten Preises
und anschließendem Betätigen der Schaltfläche.
Diese Auswahl korrespondiert mit einer Einstellung in den Adressdaten, die vorgibt, dass
in einem Vorgang an diese Adresse immer der als Standard definierte Preis verwendet
wird.
Mindestpreis (in Leitwährung 1)
Die zweite Spalte beinhaltet die beiden Eingabefelder für den Mindestpreis und den Preis
des Artikels. Die Währungsangabe bezieht sich auf die Leitwährung des Mandanten. Nur
wenn das Feld Mindestpreis gefüllt ist, werden die Verkaufspreise gegen den größten
Einkaufspreis geprüft und entsprechend gemeldet, wenn ein Verkaufspreis kleiner als der
größte Einkaufspreis ist.
Die Eintragung des Mindestpreises ist optional und freigestellt. Sie müssen also nicht mit
dieser Eingabe arbeiten und lassen den Eintrag einfach aus, wenn Sie ihn nicht benötigen.
Beim Mindestpreis handelt es sich um den geringsten Preis, den dieser Artikel erzielen
muss. Dieses Eingabefeld korrespondiert an dieser Stelle mit dem Verkaufspreis. Das
bedeutet, tragen Sie einen höheren Mindestpreis in das Eingabefeld ein, als bereits im
Verkaufspreis eingetragen ist, wird der Verkaufspreis automatisch an diesen Mindestpreis
angepasst. Da wir uns an dieser Stelle in der Erfassung und Festlegung des
Verkaufspreises befinden, gibt es eine weitere Besonderheit zu beachten. Ist nämlich der
Mindestpreis bereits gesetzt und Sie tragen einen geringeren Verkaufspreis ein, wird der
Mindestpreis diesem geringeren Verkaufspreis angepasst.
Preis (in Leitwährung 1)
Tragen Sie hier den Verkaufspreis ein. Beachten Sie, dass die Verkaufspreise innerhalb
der Artikeleingabe gegen den größten Einkaufspreis geprüft werden und Sie eine Meldung
erhalten, wenn ein Verkaufspreis kleiner als der größte Einkaufspreis ist.
Preisfindung für Leitwährung 2
Dieses Feld dient der Ermittlung des Preises für die zweite Leitwährung. Es handelt es
sich um eine reine Listbox, was bedeutet, dass die Eintragungen aus einer Auswahl
getroffen werden müssen. Die Auswahl des gewünschten Eintrags kann durch Aktivieren
und Öffnen der Listbox mit der Maus oder auch mit der Tastatur erfolgen.
Die Auswahlmöglichkeiten dieser Listbox beschränken sich im Auslieferungszustand auf
316
Auftragsverwaltung
vier Einträge:
Frei eingebbar
Wird nach Bestätigung keinen Eintrag für den Preis in Leitwährung 2 vornehmen. Der
Verkaufspreis in Leitwährung 2 kann von Ihnen manuell eingetragen werden. Erfolgt keine
Eintragung, bleibt dieses Feld leer. Die nachträgliche Veränderung des Verkaufspreises in
Leitwährung 1 wird keine Änderung des Preises für Leitwährung 2 zur Folge haben.
Autom. Umrechnung
Ermittelt
den
Verkaufspreis
in
Leitwährung
2
anhand
des
in
den
Fremdwährungsparametern hinterlegten Fremdwährungsfaktors für die zweite
Leitwährung.
Die Fremdwährungsparameter erreichen Sie im Hauptmenü mit dem Eintrag
BEARBEITEN
–
PARAMETER
durch
die
Auswahl
von
SONSTIGE
–
FREMDWÄHRUNGEN. Bestätigen Sie diese Auswahl, wird der errechnete Preis in
Leitwährung 2 in das Datenfeld übertragen. Ändern Sie nachträglich den Preis in
Leitwährung 1, wird die Umrechnung in die Leitwährung 2 automatisch nachgeführt.
Das gleiche gilt für eine manuelle Änderung des Preises in Leitwährung 2. Verändern Sie
den automatisch errechneten Wert, wird der Preis in Leitwährung 1 des Artikels ebenfalls
anhand der Fremdwährungsparameter neu ermittelt und eingetragen.
(1)xR,99 bzw. (2)x,R9
Stellen zwei anwenderdefinierte Rundungsgruppen dar. Die Rundungsgruppen werden im
Hauptmenü unter BEARBEITEN – PARAMETER durch die Auswahl von ARTIKEL –
RUNDUNGSGRUPPEN festgelegt. Es handelt sich hierbei um die Möglichkeit, Ihren
Vorgaben entsprechende automatische Rundungen bei der Umrechnung in eine
Fremdwährung zu erzielen. Der eingetragene Preis in Leitwährung 1 wird ebenfalls
anhand des Fremdwährungsparameters umgerechnet. Zusätzlich erfolgt jedoch eine
Rundung des Preises in Leitwährung 2 nach Ihren Vorgaben. Wie bei der Einstellung der
„Automatischen Umrechnung“ wird der Preis in Leitwährung 2 bei einer Änderung des
Preises in Leitwährunng 1 aktualisiert.
Ein Unterschied zur automatischen Umrechnung besteht allerdings darin, dass das
Eingabefeld des Preises in Leitwährung 2 nach Auswahl einer der Rundungsgruppen nicht
mehr manuell ausgewählt werden kann. Durch die Rundungsoption wird es unmöglich,
aus einem gerundeten Preis wieder zurückzurechnen, weshalb die direkte Veränderung
eines derart ermittelten Werts nicht möglich ist.
Preis in Leitwährung 2
In diesem Feld steht der Preis des Artikels in der zweiten Leitwährung.
.. Netto in (Fremdwährungen)
Die Felder dieser Spalte dienen ausschließlich Ihrer Information, was Sie daran erkennen,
dass Sie darin keine direkten Eingaben vornehmen können. Der Verkaufspreis wird in
dieser Spalte in die Fremdwährungen umgerechnet und dargestellt, die als zweite und
317
Auftragsverwaltung
dritte Fremdwährung in den Parametern hinterlegt sind.
Inkl. Steuer
Die Spalte „Inkl. Steuer“ beinhaltet eine Checkbox. Hier wird festgelegt, ob der
angegebene Wert den Nettopreis oder den Bruttopreis darstellt.
Rabattfähig
Diese Checkbox definiert, ob der Preis dieser Preisstufe rabattfähig sein soll oder ob die
Vergabe von Rabatten nicht möglich ist. Von der getroffenen Auswahl ist es auch
abhängig, ob die Schaltfläche der nächsten Spalte zur Eingabe der Rabattstaffel aktiv
oder inaktiv ist.
Die Rabattkennzeichnung und die Rabattstaffel sind jeweils für die zugewiesene
Preisstufe gültig, d.h. die Rabatt-Vorgaben können von Preisstufe zu Preisstufe variieren.
Rabattstaffel
Nur wenn die Rabattfähigkeit mit "Ja" eingestellt wird, kann die Schaltfläche
RABATTSTAFFEL betätigt werden. Sie gelangen in das Fenster "Artikel-Rabatte ändern(
siehe S. 319)" zur Eingabe der Rabattstaffel für die aktuell gewählte Preisstufe.
Sonderpreis
Zeitlich befristete Sonderpreise lassen sich für Ihre Artikel ebenfalls komfortabel
verwalten. Wählen Sie einfach die gleichnamige Schaltfläche aus und es öffnet sich die
zugehörige Eingabemaske.
Da Sonderpreise üblicherweise zeitlich begrenzt sind, legen Sie in den ersten beiden
Eingabefeldern das Startdatum und das Enddatum des Aktionszeitraums fest.
Zwei Eingabehilfen unterstützen Sie hierbei. Ist das Eingabefeld noch nicht gefüllt
und Sie klicken mit der Maus auf eines der beiden Pfeilsymbole, so wird das aktuelle
Serverdatum in das Eingabefeld eingetragen. Weitere Betätigung der beiden
Pfeilsymbole erhöht oder vermindert das Datum um jeweils einen Tag.
Die Alternative besteht im Aufruf des Kalendersymbols, wodurch ein Kalenderblatt
des aktuellen Monats eingeblendet wird. Aus diesem Kalenderblatt müssen Sie nur
noch das gewünschte Datum auswählen. Natürlich sind Sie nicht auf den aktuellen
Monat beschränkt, sondern können über die beiden Pfeilsymbole links und rechts
vom Monatsnamen und der Jahreszahl jeweils zum nächsten bzw. vorigen Monat
wechseln und Ihre Auswahl treffen.
Den Preis für den angegebenen Zeitraum tragen Sie natürlich ebenfalls ein. Es bestehen
Eingabemöglichkeiten für beide Leitwährungen des Mandanten. Geben Sie den Wert in
Leitwährung 1 ein und bestätigen die Eingabe, wird das Eingabefeld für den Preis in
Leitwährung 2 automatisch anhand des Fremdwährungsfaktors gefüllt. Dennoch kann der
errechnete Wert von Ihnen überschrieben werden.
Tragen Sie jedoch nur den Wert der Leitwährung 2 ein, bleibt das Eingabefeld der
318
Auftragsverwaltung
ersten Währung hiervon unberührt. Beachten Sie bitte, dass diese Art der Eingabe
dazu führt, dass der Sonderpreis in einer in Leitwährung 1 erstellten Rechnung
innerhalb des angegebenen Zeitraums 0,- sein wird, da die fehlende Eingabe mit der
Eingabe von „0,00“ gleichgesetzt wird.
Geben Sie nun noch an, ob dieser Sonderpreis ebenfalls rabattfähig sein soll. Aktivieren
Sie diese Checkbox nicht, werden Kundenrabatte nicht auf diesen Sonderpreis gewährt.
Abschließend können Sie noch entscheiden, ob dem Kunden zugeordnete Sonderpreise
ihre Gültigkeit behalten sollen. Wird diese Option aktiviert, haben die kundenspezifischen
Preise ebenfalls Vorrang vor den hier eingetragenen Sonderpreisen.
Preiszuordnungsgruppe
In diesem Feld wählen Sie aus, ob der in einem Vorgang eingetragene Preis für diesen
Artikel im Druck in der Aufteilung der Summe als Material-, als Lohn-, als Fremdleistung
oder Sonstiges ausgewiesen werden soll. Für Stücklisten steht zusätzlich die Auswahl
"über Verteilung aus Stückliste" zur Verfügung.
Eine solche Ausweisung kann auf Rechnungen des Handwerk erforderlich sein.
Dieses Feld steht nur zur Verfügung, wenn im DBManager für Artikel( siehe S. 150) das
Kennzeichen "Unterstützung für Preiszuordnung für Material-, Lohn-, Fremdleistungs- und
Sonstigen-Anteil" aktiviert ist. Dann stehen Ihnen auch im Feld "Art des Artikel" zusätzlich
Lohnartikel, Fremdleistungsartikel, Sonstiger Artikel zur Verfügung.
Im Layout sind zusätzlich die Summen zur Ausweisung einmalig vorbereitend einzufügen.
Hinweis:
Zusätzliche
microtech.
finden
Sie
bei
unserem
Entwicklungspartner
www.microtech.de
Rabattstaffel
Im Fenster "Artikel-Rabatte ändern" können Sie die Rabattstaffel für die aktuell gewählte
Preisstufe definieren. Voraussetzung dafür ist, dass das Kennzeichen Rabattfähigkeit(
siehe S. 314) des Artikels gesetzt ist.
Es handelt sich hierbei um die Vergabe von mengenabhängigen Rabattstaffeln. Die
Anzahl der verfügbaren Rabattstaffeln kann wie die Anzahl der verfügbaren Preise im
DBManager( siehe S. 150) eingestellt werden.
Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Rabatte (Rabattroutinen)( siehe S. 320) .
319
Auftragsverwaltung
Schaltflächen
Die Schaltfläche
im Fenster "Artikel-Rabatte ändern" bewirkt die vollständige Entfernung aller in dieser
Maske vorgenommenen Einträge. Sie erhalten an dieser Stelle keine weitere
Sicherheitsabfrage und die Eingaben in allen Feldern der Maske werden entfernt.
Da es sich an dieser Stelle allerdings um die Löschung der Eingabefelder handelt, werden
die Änderungen erst durch Bestätigen mit OK
übernommen. Möchten Sie die ursprünglichen Eingaben hingegen behalten, verwerfen
Sie die Änderung bzw. Löschung der Datenfelder indem Sie die Schaltfläche
ABBRECHEN betätigen.
Rabattroutinen
Für Rabatte bestehen die folgenden Eingabemöglichkeiten:
• Kennzeichen rabattfähig und Vorgabe für Rabattsatz in den Stammdaten( siehe S.
406) der Adresse
• Kennzeichen rabattfähig und Vorgabe für Rabattsatz im Vorgang
• Kennzeichen rabattfähig und Vorgabe für Rabattsatz und oder Rabattpreis je
Artikel-Verkaufspreisstufe
Rabattroutinen
In der Vorgangserfassung ist die Eingabe eines Rabatt nur dann möglich, wenn die
Adresse und die Preisstufe des Artikels rabattfähig gekennzeichnet sind. Zur Ermittlung
der Höhe des Rabatt werden die o.g. Vorgaben geprüft.
Es wird immer der für den Kunden günstigste Rabatt herangezogen.
Sofern der Menge einer Vorgangsposition kein Rabattsatz hinterlegt wurde (in der
Rabattstaffel o.ä.), bleibt der eingegebene Rabatt der Vorgangsposition stehen, wenn die
Menge verändert wird.
Besteht für die veränderte Menge jedoch eine Rabattsatz-Vorgabe, so wird der Rabattsatz
der Vorgangsposition entsprechend dieser Vorgabe angepasst.
Die Anpassung erfolgt immer für die betreffende Position.
Daher ist es u.U. empfehlenswert bei der Rabattstaffel auch eine Vorgabe für einen
Rabatt ab der Menge 1 anzugeben. Die Felder Rabattsatz und –preis können dabei leer
bleiben, um zu erreichen, dass der Rabatt gelöscht wird, wenn die Menge der
Vorgangsposition reduziert wird.
Artikelerfassung - Register "Lager"
Sind Ihre Artikel auf demRegister "Steuer/Einheit/Kennzeichen"( siehe S. 306) als
"Lagerfähig" definiert, handelt es sich um Artikel, deren Bestand mit dem Auftragsmodul
320
Auftragsverwaltung
verwaltet werden soll.
Fast jedes Handelsunternehmen verfügt über ein eigenes Lager, in dem Teile des
Sortiments auf den Verkauf warten. Häufig findet sich aus Platzgründen noch ein externes
Lager in der näheren Umgebung. Möglicherweise setzt Ihr Unternehmen
Kundendienstfahrzeuge ein, die mit einem Ersatzteilsortiment bestückt sind. Vielleicht
beliefern Sie Wiederverkäufer mit Kommissionsware. All diese Anwendungsfälle stellen
Beispiele dar, in denen es sinnvoll sein kann, zusätzliche Lager zu einem Artikel verwalten
zu können, um jederzeit einen vollständigen Überblick über den Verbleib zu erhalten.
Im Register "Lager" werden die für diesen Artikel benötigten Lager hinterlegt.
Mit den Schaltfläche NEU, KOPIEREN oder ÄNDERN rufen Sie die Erfassungsmaske des
Artikel-Lagersatzes( siehe S. 321) auf.
Lager-Datensatz erfassen
Das Fenster zur Erfassung / Änderung eines Lager-Datensatzes ist unterteilt in einen
Kopfbereich( siehe S. 321) und mehrere Eingabebereiche( siehe S. 322), deren Inhalte
sich auf die verschiedenen Bereiche des Datensatzes beziehen.
Lager-Datensatz - Kopfdaten
Artikelnummer
Die Angaben zur Artikelnummer in der obersten Zeile können an dieser Stelle nicht
geändert werden, da das Lager fest diesem bestimmten Artikel zugeordnet ist.
Lagernummer
Die erste Eingabe bezieht sich auf die Lagernummer. Hier wird eine eindeutige
Kennzeichnung des neu anzulegenden Lagers festgelegt. Trotz der Bezeichnung
„Lagernummer“ kann die Eingabe alphanumerisch erfolgen. Eventuell bevorzugen Sie die
Verwendung von Begriffen wie HAUPTLAGER oder LAGER1, um die Lager einfacher
zuordnen zu können als das bei einer numerischen Eingabe der Fall ist.
Beachten Sie, dass es sich bei der Lagernummer um einen identifizierenden Schlüssel
handelt, der nach der Eingabe nicht mehr geändert werden kann. Sobald Sie die Eingabe
dieses Felds füllen, wird das Feld in der Farbe Grau dargestellt und kann nicht mehr
editiert werden.
Bezeichnung
Zusätzlich haben Sie die Option, ein Bezeichnungsfeld zu füllen, welches jedoch lediglich
Ihrer Information dient.
Stammlager
Die Checkbox „Stammlager“ bewirkt, dass die Bezeichnung und der Ort dieses Lagers
nicht in den Stammdaten( siehe S. 406) verändert werden können, was an der grauen
Darstellung dieser Felder zu erkennen ist. Die Definition dieser Angaben wird in den
321
Auftragsverwaltung
Parametern fest vorgegeben. Sie erreichen diese Einstellung aus dem Hauptmenü über
BEARBEITEN - PARAMETER und der Auswahl ARTIKEL - STAMMLAGER.
Lager-Datensatz - Register
Mit der Auswahl des jeweiligen Registers wählen Sie den gewünschten Eingabe-Bereich
aus und erhalten die zugehörige Eingabemaske.
Lager-Datensatz - Register "Position / Bestand"
Es stehen Ihnen folgende Eingabefelder zur Verfügung:
Lagerposition und Ort
Position
Sie dient der räumlichen Zuordnung des Lagers bzw. zur Speicherung des Lagerplatzes
wie z.B. der Regalfachnummer.
Adressnummer
Der Adressnummer kommt eine besondere Bedeutung zu. Wie Sie sehen, handelt es sich
wieder um ein mit „Listbox“, „Suchfunktion“ und „Stammdaten( siehe S. 406)“
kombiniertes Eingabefeld. Ist an dieser Stelle die Adressnummer einer in der Datenbank
gespeicherten Adresse eingetragen, kann der Bestand dieses Lagers innerhalb der
Vorgangsbearbeitung nur für diese Adresse verwendet werden. Sehr nützlich ist diese
Funktion für die Reservierung von Artikeln für einen bestimmten Kunden. Sie verhindert,
dass die einem Kunden zugesagte Ware „versehentlich“ anderweitig veräußert wird.
Straße
Land
Postleitzahl & Ort
Wird eine gültige Adressnummer in das gleichnamige Eingabefeld eingetragen, erhalten
diese Datenfelder die Angaben aus dem Adressdatensatz des Kunden. Diese Felder
können jedoch außer bei den Stammlagern auch manuell editiert werden.
aktuelle Bestände
Menge
Gibt den aktuellen Bestand des Artikels auf dem ausgewählten Lager an.
Reservierte Menge
Stellt die Anzahl der in der Vorgangsbearbeitung reservierten Artikel dar. Es handelt sich
um Artikel, die im Vorgang ausgewählt und für einen bestimmten Kunden reserviert
wurden.
Kundenbestellmenge
322
Auftragsverwaltung
Ist die Anzahl der in allen Kundenbestellungen enthaltenen Artikel.
Menge im Warenkorb
Ist die Anzahl der in allen Warenkorbdatensätzen enthaltenen Artikel.
In Lief.-Bestelleingang
In diesem Informationsfeld wird die Anzahl der im Lieferanten-Bestelleingang enthaltenen
Artikel für das ausgewählte Lager angezeigt. Es handelt sich somit um die Anzahl der
beim Lieferanten bestellten Artikel für dieses Lager.
In nicht gebuchten Lief.-Bestellungen
Ist die Anzahl der in allen nicht gebuchten Lieferantenbestellungen enthaltenen Artikel.
min. Lagerbestand
Minimale Lagermenge
Stellt den gewünschten Mindestbestand des Artikels dar. Sobald dieser Wert
unterschritten wird, ist der Artikel im Bestellvorschlag enthalten, damit die Menge wieder
auf den vorgegebenen Mindestbestand aufgefüllt werden kann.
Lager-Datensatz - Register "Kennzeichen / Inventur"
Es stehen Ihnen die folgenden Eingabefelder zur Verfügung:
weitere Kennzeichen
Lager löschen bei Nullbestand
Wird durch Lagerabbuchung innerhalb der Vorgangsbearbeitung der Lagerbestand
vollständig aufgebraucht, wird das Lager aus der Datenbank entfernt. Sie werden diese
Checkbox z. B. dann aktivieren, wenn es sich um ein Kundenlager handelt. Dieses Lager
wird nach Erfüllung der Lieferung nicht mehr benötigt und daher gelöscht.
Beachten Sie:
Ein Häkchen in dieser Checkbox darf nicht gesetzt werden, wenn die
Seriennummern- oder Chargenverwaltung für diesen Artikel aktiviert werden soll.
Inventur
Die nachfolgend beschriebenen Felder werden bei der Durchführung der Inventur( siehe
S. 403) über die Extra Ansicht der Artikelstammdaten vom Programm gefüllt.
Inventurmenge gültig
Da sich die Inventur in größeren Betrieben über mehrere Tage erstreckt, kann man
anhand dieses Kennzeichens ersehen, ob bei diesem Artikel die Inventurmenge schon
eingetragen wurde.
Inventurmenge
323
Auftragsverwaltung
Der durch die Inventur ermittelte, also gezählte Wert.
Inventurdatum
Datum des Inventureintrags. Das Datenfeld wird automatisch gefüllt, sobald der Eintrag
der Inventurmenge vorgenommen wird.
Lagermenge bei Inventur
Dieser Wert wurde im Lagerbestand des Artikels geführt, als die Inventur gültig gemacht
wurde.
Durchführung der Inventur
Die Durchführung der Inventur und somit die Einträge in die soeben beschriebenen
Datenfelder wird sinnvollerweise nicht direkt in den Stammdatenbereichen durchgeführt.
Die Vorgehensweise für eine solche manuelle Eintragung ist hierzu einfach zu
umfangreich. Das bedeutet jedoch nicht, dass die Inventur nicht in dieser manuellen
Vorgehensweise durchführbar wäre, es steht Ihnen jedoch eine einfachere Variante zur
Verfügung.
Die Vorgehensweise wird im Kapitel "Durchführung der Inventur(
beschrieben.
siehe S. 403)"
Lager-Datensatz - Register "Info"
Das Register „Info“ stellt die Möglichkeit der Texteingabe zur Verfügung.
Lager-Datensatz - Register "Bestandsinfo"
Im Register „Bestandsinfo“ werden aktuell vorhandene Lagerbestände angezeigt. Es
werden ausschließlich Einträge angezeigt, die durch Zubuchungen in den Stammdaten(
siehe S. 406) oder dem Lieferantenbestellwesen bzw. durch Zubuchungen über Vorgänge
erzeugt worden sind.
Mit der Schaltfläche ÄNDERN können Sie den Datensatz zum Ändern( siehe S. 324)
öffnen.
Lagerbestand-Datensatz ändern
Die Erfassungsmaske ist unterteilt in einen Kopfbereich und zwei Eingabebereiche, die
über eine Registerleiste angewählt werden können.
Kopfdaten
Die Angaben zur Artikelnummer, Lagernummer und Bestandsart dienen der
Information und können an dieser Stelle nicht geändert werden.
Register "Bestand"
Sie können das Buchungsdatum und die Menge diese Lagebestand-Datensatzes
324
Auftragsverwaltung
ändern. Sofern die Menge "1" ist können Sie die Seriennummer für diesen Artikel
anpassen.
Register "Beleg/Info"
Beleginformation
Hier können Sie sehen mit welchem Beleg-Nr. und -Position dieser Lagerbestand
eingebuchte wurde und den Eintrag bei Bedarf korrigieren.
Artikelerfassung - Register "Lieferanten"
Lieferanten sind die Bezugsquellen Ihres Warensortiments. Hier können Sie Daten wie
Preise, Lieferzeit, Bestellnummern beim Lieferanten hinterlegen, um den Ablauf der
Bestellung beim Lieferanten zu vereinfachen.
Das Erfassen eines Lieferanten-Datensatzes wird im Kapitel Erfassen eines Lieferanten(
siehe S. 326) beschrieben.
Eingabefelder zur Ermittlung des Roherlös bzw. für die VK-Kalkulation
Mittlerer EK
Am unteren Rand des Eingabefensters ist die Angabe des mittleren EK Preises zu sehen.
Solange noch kein Lagerzugang für den Artikel erfolgte, wird das Eingabefeld noch keinen
Inhalt besitzen. Selbstverständlich können Sie den mittleren Einkaufspreis an dieser Stelle
manuell eintragen. Der Wert wird allerdings auch automatisch von der Anwendung
errechnet, sobald ein Lagerzugang erfolgt und darin die Checkbox „Mittleren Einkaufspreis
neu berechnen“ aktiviert ist, was der Programmvorgabe entspricht. Die Formel zur
Berechnung des mittleren Einkaufspreises lautet:
Neuer Mittlerer EK-Preis =
((aktueller Mittlerer EK-Preis * aktuelle Lagerbestandsmenge) + (EK-Preis beim
Lagerzugang
*
Lagerzugangsmenge))
/
(gesamte
Lagerbestandsmenge
+
Lagerzugangsmenge)
Beachtet werden dabei folgende Sachverhalte:
• Preise unterliegen dem Faktor für „Preis pro Menge“
• Mengen unterliegen den Einheiten; d.h. es wird über die Einheitenfaktoren auf die
Buchungsmenge runtergerechnet
• Es wird nur mit positiven Mengen gerechnet (bei negativen Mengen wird 0 anstelle
der Menge gesetzt)
• Sollte „gesamte Lagerbestandsmenge + Lagerzugangsmenge“ = 0 sein, so wird der
„Neue Mittlerer EK-Preis“ auch auf 0 gesetzt
EK für Roherlös
Hier steht Ihnen eine Listbox zur Verfügung, mit der Sie bestimmen, welcher Einkaufspreis
zur Roherlösermittlung herangezogen wird. Folgende Einträge stehen Ihnen zur Auswahl:
325
Auftragsverwaltung
• Mittlerer EK
Die Roherlösberechnung erfolgt auf Grundlage des mittleren EK, dessen Ermittlung
ja gerade behandelt wurde.
• Vorgabe Roherlös-EK
Für den seltenen Fall, dass keiner der angebotenen Standardwerte für Ihre
Roherlösermittlung verwendet werden soll, besteht die Möglichkeit, einen eigenen
festen Wert zu hinterlegen. Dies geschieht im gleichnamigen Eingabefeld rechts
neben der Listbox.
• Standard-EK vom Standardlieferanten
Der Roherlös wird auf Grundlage des als Standard definierten Einkaufspreises vom
als Standard definierten Lieferanten ermittelt.
• Erster EK vom Standardlieferanten
In dieser Variante wird der erste Einkaufspreis (in der Tabelle oben stehend) des als
Standard definierten Lieferanten herangezogen.
• Vorgabe-Kalkulations-EK
Mit dieser Einstellung greifen Sie auf den im Feld-Vorgabe-Kalkulations-EK
vorgegebenen Wert zu.
EK für VK-Kalkulation
Ähnlich wie oben beschrieben legen Sie in dieser Listbox fest, welcher Einkaufspreis als
Grundlage für die VK-Kalkulation herangezogen wird. Es stehen Ihnen zur Verfügung:
•
•
•
•
•
Mittlerer EK
Vorgabe Roherlös-EK
Standard-EK vom Standardlieferanten
Erster EK vom Standardlieferanten
Vorgabe-Kalkulations-EK
Erfassen eines Lieferanten
Die Neuanlage eines Lieferanten führen Sie über die Schaltfläche NEU im Register
"Lieferanten"( siehe S. 325) des Stammdatensatzes des Artikels aus.
Alternativ können Sie einen neuen Artikel-Lieferanten-Datensatz im Auftragsmodul über
den Bereich EINKAUF - LIEFERANTEN UND ARTIKEL anlegen.
In beiden Fällen stehen Ihnen die nachfolgend beschriebenen Eingabefelder zur
Verfügung:
326
Auftragsverwaltung
Lieferanten-Datensatz - Kopfdaten
Artikelnummer
Wenn Sie sich in der Neuanlage eines Lieferanten zu diesem Artikel befinden, können Sie
die Einstellungen im Feld Artikelnummer nicht ändern.
Adressnummer
In diesem Feld erfolgt die Auswahl des Lieferanten zu diesem Artikel.
Dieses Feld verfügt über die Funktion der manuellen Eingabe in der Listbox, die
Suchfunktion und die Stammdatenübersicht zur Neuanlage eines Lieferanten.
Wurde der Lieferant als Adressdatensatz noch nicht erfasst, so können Sie ihn von dieser
Stelle aus direkt erfassen.
Währung
Nachdem Sie den Lieferanten ausgewählt haben, besteht noch die Möglichkeit, die
Einkaufswährung zu verändern. Möglicherweise handelt es sich um einen im Ausland
ansässigen Lieferanten, der seine Rechnungen in seiner eigenen Landeswährung
ausstellt. Die an dieser Stelle eingestellte Währung bildet die Grundlage für die weiteren
Eingaben. Sie können sofort nach der Währungsauswahl erkennen, dass sich die
Währungsbezeichnung im Tabellenbereich entsprechend verändert.
Lieferanten-Datensatz - Register
Mit der Auswahl eines Registers wählen Sie den gewünschten Bereich aus und erhalten
die zugehörige Eingabemaske.
Lieferanten-Datensatz - Register "Preise / Liferkonditionen"
In diesem Register efolgt die Eingabe der Einkaufspreise bei diesem Lieferanten sowie
seiner Lieferkonditionen. Die Eingabefelder der Preise sindtabellarisch angeordnet, so
dass sich auch Staffelpreise verwalten lassen.
Die Anzahl der verwalteten Einkaufspreise können Sie im Datenbankmanager( siehe S.
146) einstellen.
Preise
Für den Einkaufspreis mit der Nummer „0“ kann die Mengenangabe nicht verändert
werden, da sich dieser Einkaufspreis immer auf den Einzelbezug des Artikels bezieht.
Die nächste Spalte nimmt den Einkaufspreis in der gewählten Währung auf. Zusätzlich
haben Sie die Möglichkeit, einen Zu- oder Abschlag auf diesen Preis zu hinterlegen. Es
handelt sich hierbei um eine Prozentangabe, die ohne Vorzeichen für einen Zuschlag oder
mit negativem Vorzeichen für einen Abschlag eingetragen wird.
327
Auftragsverwaltung
Die nächsten beiden Tabellenspalten dienen lediglich der Information und können nicht
manuell verändert werden. Es sind die mittels Einkaufspreis und Zu-/Abschlag ermittelten
Werte in der gewählten Einkaufswährung, sowie in der Leitwährung des Mandanten.
Weicht die Einkaufswährung von Ihrer eigenen Währung ab, erhalten Sie sofort einen
Überblick über beide Werte.
In die Spalte der "Bestellnummer" gehört die Bestellnummer dieses Artikels bei Ihrem
Lieferanten. Genau wie ein Artikel in Ihrem Unternehmen über eine Artikelnummer
identifiziert wird, ist das meist auch in anderen Unternehmen der Fall. Normalerweise
verfügt ein solcher Artikel nicht in allen Unternehmen über die gleiche Artikelnummer, so
dass mit dieser Bestellnummer der Lieferant den Artikel eindeutig identifizieren kann.
Über die Schaltfläche SONDERPREIS wird ein zeitlich befristeter, von der regulären
Einkaufspreisliste abweichender Sonderpreis für diesen Artikel eingetragen. Diese Option
können Sie z.B. verwenden für Sonderaktionen Ihres Lieferanten innerhalb eines
begrenzten Zeitraums.
Sind dem Artikel Zu- bzw. Abschläge hinterlegt, kann mit der Checkbox „Zuschlag bleibt
gültig“ festgelegt werden, ob dieser Zu-/Abschlag auch für den Sonderpreis gilt. Der
effektive Sonderpreis wird ebenfalls ermittelt und in einem Anzeigefeld dargestellt. Die
Anzeige des effektiven Sonderpreises erfolgt immer in der Leitwährung 1 des Mandanten.
Ab der Eingabe des zweiten Preises für einen Lieferanten können Sie eine Menge
hinterlegen. Erzielen Sie z.B. ab einer bestimmten Bestellmenge einen günstigeren Preis,
so hinterlegen Sie diese Menge in der dafür
vorgesehenen Spalte.
Um mehrere Einkaufspreise eines Lieferanten bei Bezug der gleichen Menge hinterlegen
zu können, vergeben Sie ganz einfach mehrfach in der Mengenstaffel „0“.
Mit der Schaltfläche ALS STANDARD DEFINIEREN legen Sie den aktuellen
Standardpreis fest, der in der Erfassung des Vorgangs Bestellung an Lieferant
vorgeschlagen wird.
Für die Lieferkonditionen stehen Ihnen die folgenden Eingabefelder zur Verfügung. Die
Werte diese Felder werden für den Vorschlag im Lieferantenbestellwesen herangezogen:
Lieferkonditionen
Einheit
Beschreibt die Einheit, in der dieser Artikel eingekauft wird. Aus der Listbox können die
gleichen Vorgaben ausgewählt werden, wie das in der Eingabe der Verkaufspreise der
Fall ist. Natürlich kann die Einheit auch hier frei eingegeben werden.
Preise gelten für Menge
Weicht die Preisangabe von der Menge „1“ ab, kann der Faktor an dieser Stelle hinterlegt
werden.
Mindestbestellmenge
328
Auftragsverwaltung
Hier wird die kleinste Menge, die der Lieferant abgibt, eingetragen.
Folge-Bestellmenge
Sollte der Artikel auch in größeren Stückzahlen nur in definierten Mengen abgegeben
werden, tragen Sie die Schritte in diesem Feld ein.
Lieferzeit in Tagen
Gibt den Zeitraum an, den der Artikel von der Bestellung bis zur Lieferung benötigt.
Frachtbetrag
Eingangsfrachten können mit dieser Eingabe erfasst werden.
Artikelerfassung - Register "Provision"
Dieses Register beinhaltet Vorgaben wie z.B. für die Provisionierung, die verkaufte
Stückzahl und eine zusätzliche Beschreibung.
Die folgenden Eingabefelder stehen Ihnen zur Verfügung:
Provisionierung
Provisionsfähig ( %)
Sie müssen dieses Kennzeichen aktivieren, falls Vertretern beim Verkauf dieses Artikels
eine Provision gutgeschrieben werden soll. Das zugehörende Eingabefeld dient der
Eingabe eines Provisionssatzes, der als Vorschlag für die Höhe der Provision verwendet
werden kann.
Eine Vorgabe für die Höhe der Provision können Sie nicht nur in diesem Feld der
Artikelstammdaten hinterlegen. Es stehen Ihnen vier verschiedene Stellen für das
Speichern der Vorgaben zur Verfügung. Diese sind in der Reihenfolge ihrer Priorität:
•
•
•
•
Abweichende Artikeldaten im Adresssatz
Artikeldaten
Warengruppenprovision in den Vertreterdaten
Vertreterdaten
Sind an mehreren Stellen im Programm unterschiedliche Vertreterprovisionen hinterlegt,
wird die Provision anhand dieser Prioritätenliste ermittelt beginnend mit den
abweichenden Artikeldaten, die die höchste Priorität besitzen.
Verkauft
Im Feld Anzahl können Sie die gesamte Stückzahl der verkauften Artikel entnehmen. Die
Eingabe wird mit dem Abarbeiten des Parameters "in Adress- ArtikelWarengruppenumsatz eintragen" automatisch vorgenommen. Dieser Wert wird auch über
den Jahreswechsel hinaus fortgeschrieben.
Beschreibung
Die Einträge in diesem Feld können formatiert werden. Sie dienen der Aufnahme eines
329
Auftragsverwaltung
weiteren Beschreibungstextes zu diesem Artikel. Dies könnte z.B. eine interne Information
sein. Mit der Extra-Ansicht "Beschreibung" kann dieser Text in der Vorgangserfassung
sichtbar gemacht werden.
Artikelerfassung - Register "Selektionen"
Bevor die Selektionen genutzt werden können, müssen sie im Datenbank-Manager(
siehe S. 149) aktiviert werden.
Artikelerfassung - Register "FiBu"
Falls Sie im Register "Steuer/ Einheit/ Kennzeichen"( siehe S. 306) das Kennzeichen
"Abweichende FiBu Erfolgskonten verwenden" steht Ihnen dieses Register zur Verfügung.
In dieser Tabelle werden die in den Parametern hinterlegten Steuerschlüssel angezeigt. In
der Spalte Kontonummer tragen Sie die Kontonummern ein, die bei Ver- bzw. Einkäufen
dieses Artikels bebucht werden sollen. Sie geben für diesen Artikel damit abweichende
FiBu-Buchkonten vor.
Artikelerfassung - Register "Bild/ Memo"
Bild
Dieses Register der Artikelstammdaten bietet die Möglichkeit, dem Artikel eine Bilddatei
zuzuweisen. Vielfältige Einsatzmöglichkeiten sind damit verbunden, wie bspw. die
Erstellung von Artikelkatalogen bzw. Preislisten mit visueller Darstellung des Artikels.
Auch in der Angebotserstellung lässt sich eine Grafikdarstellung der angebotenen Ware
effektvoll einsetzen. Denken Sie auch an die Einrichtung eines Internet-Shops, der sich in
der grafischen Darstellung wesentlich anspruchsvoller präsentiert, als das rein
textorientiert der Fall ist.
Zur Eingabe der Bilder in den Artikelstammdaten gehen Sie wie folgt vor:
Klicken Sie mit der Maus auf die Schaltfläche BILD. Es öffnet sich ein Windows
Dateiauswahlfenster, wie Sie es auch aus anderen Anwendungen kennen.
330
Auftragsverwaltung
Die oberste Zeile dient der Auswahl des Verzeichnisses. Wählen Sie das Verzeichnis, in
dem sich Ihre Grafikdateien befinden.
Sie haben die folgenden Optionen:
In dieser Listbox wird der aktuelle Verzeichnisname dargestellt. Ein Mausklick auf das
Dreieckssymbol an der rechten Seite öffnet die Verzeichnisansicht zur Auswahl. Aus
dieser Verzeichnisauswahl kann der gewünschte Ordner direkt ausgewählt werden.
Ein Mausklick auf diese Schaltfläche wechselt zum
übergeordneten Ordner.
Diese Schaltfläche erstellt einen neuen Ordner. In der Übersicht die den Inhalt des aktuell
ausgewählten Ordners darstellt, erscheint ein neues Ordnersymbol mit der Bezeichnung
„Neuer Ordner“. Dieser Name befindet sich im Editiermodus und kann sofort mit einer
neuen Eingabe überschrieben werden.
Schaltet die Übersicht in die Listendarstellung ohne detaillierte Angaben.
Schaltet die Übersicht in die Listendarstellung mit detaillierten Angaben.
Am unteren Rand des Auswahlfensters befindet sich eine weitere Listbox. Aus dieser
können die zur Verfügung stehenden Grafikformate ausgewählt werden.
Nachdem das gewünschte Verzeichnis und das Format der Grafik ausgewählt sind,
werden in der Übersicht alle Dateien vom gewählten Typ dargestellt, die sich im
angegebenen Verzeichnis befinden.
Wählen Sie mit der Maus eine dieser Dateien aus, wird der Dateiname in das
gleichnamige Eingabefeld übernommen. Gleichzeitig wird am rechten Fensterrand eine
verkleinerte Darstellung dieser Grafikdatei angezeigt. Direkt darüber finden Sie die
Angabe zur Bildgröße und die Schaltfläche
mit der Sie eine Bildansicht in voller Darstellungsgröße erhalten können.
331
Auftragsverwaltung
Haben Sie Ihre Auswahl getroffen, übernehmen Sie diese mit der Schaltfläche
ÖFFNEN
während der Button
ABBRECHEN
Ihre Auswahl verwirft und das Dateiauswahlfenster ohne Übernahme einer Bilddatei
wieder schließt.
In beiden Fällen kommen Sie wieder zurück in die Artikelstammdaten. Wurde eine
Bildauswahl getroffen, wird diese auch hier in verkleinerter Darstellung angezeigt.
Möchten Sie eine getroffene Bildzuordnung wieder aufheben, genügt ein Mausklick auf
den Button
LÖSCHEN.
Extra Ansichten der Artikelverwaltung
In den Artikelstammdaten stehen Ihnen über die Schaltfläche EXTRA ANSICHT
die so genannten Extra Ansichten zur Vefügung. Die allgemeine Funktionsweise dieser
Schaltfläche wird im modulübergreifenden Teil des Handbuch beschrieben.
jeweils markierten Artikel aufrufen, ohne den Bereich der Artikel verlassen zu müssen.
Zum gezielten Öffnen einer Extra Ansicht verwenden Sie bitte den schwarzen Pfeil
innerhalb der Schaltfläche.
Sie können mit Hilfe der kleinen Schaltflächen innerhalb der Extra Ansichten auch die
angezeigten Datensätze bearbeiten.
Tabellenansicht können Sie - falls möglich - wählen über die PLUS-Schaltfläche der Extra
Ansicht.
332
Auftragsverwaltung
Lager
Zeigt alle für diesen Artikel angelegten Lager in einer Übersicht. Zusätzlich können Sie
über die PLUS-Schaltfläche der Extra Ansicht die folgenden Funktionen ausführen:
• Lagerzugang
Standard-Lager
Zeigt das Standardlager dieses
gespeicherten Informationen.
Artikels.
Angezeigt
werden
die
im
Datensatz
Artikel-Lieferanten
Zeigt alle Lieferanten, die diesem Artikel hinterlegt sind in einer Übersicht.
Standard-Lieferant
Zeigt den für diesen Artikel als Standard definierten Lieferanten an. Angezeigt werden die
im Datensatz gespeicherten Informationen.
Artikel-Stückliste
Bei Artikeln mit Stückliste wird der Inhalt der Stückliste hier aufgeschlüsselt. Über das
Kontextmenü der Schaltfläche PLUS - TABELLENANSICHT können Sie wählen zwischen
den Optionen:
• Verknüpfung über Stückliste von Artikel:
Handelt es sich bei dem markierten Artikel um einen Artikel mit Stückliste, so werden die
in der Stückliste enthaltenen Artikel angezeigt.
• Verknüpfung über Artikelnummer:
Handelt es sich bei dem markierten Artikel um einen Standardartikel so zeigt die Extra
Ansicht, in welchen Stücklisten er verwendet wird.
Abweichende Artikeldaten
Diese Extra Ansicht zeigt alle Adressen, denen für diesen Artikel abweichende
Artikeldaten hinterlegt sind.
Lief.-Bestelleingang
Hier werden alle Einträge im Bestelleingang für die markierte Artikelnummer angezeigt.
Inventur
Diese Extra Ansicht dient zur Eingabe der Inventurmengen bei der Durchführung der
Inventur( siehe S. 403). Hier werden die gezählten Mengen in das Feld "Inventurmenge"
333
Auftragsverwaltung
eingetragen.
ÜBERNEHMEN
können Sie die Inventurmenge in den Lagerdatensatz übernehmen, so dass sie bei einer
späteren Auswertung als Lagermenge gesetzt werden kann.
ÜBERGEHEN
können Sie den ausgewählten Lagerdatensatz bei der Eingabe der Inventur menge
überspringen. Dies ist möglich, da die Lagermengen der übergangenen Lager bei der
Auswertung der Inventur nicht verändert werden.
Artikel
Diese Extra Ansicht zeigt die in den Stammdaten( siehe S. 406) des Artikels
gespeicherten Informationen an. Sie können über das Menü der PLUS-Schaltfläche über
"Tabellenansicht" zwischen zwei verschiedenen Optionen wählen:
• Artikel
Zeigt die Werte der Stammdaten( siehe S. 406) an.
• Gesamt-Lagerinformation
Zeigt die kumulierten Mengen aller Lagerdatensätze dieses Artikels an.
History
Hier werden alle History-Datensätze für diesen Artikel angezeigt.
Umsatz
Die Umsatzwerte des selektierten Artikels werden mit kumulierten Monatswerten
(Nettowerte) dargestellt. Mit der Schaltfläche
Kalender
Wenn für diesen Artikel im ausgewähleten Jahr Umsätze vorhanden sind, so werden die
beiden Schaltflächen zur Einstellung der Anzeige aktiviert.
Über das Kontaxtmenü der Schaltfläche
können Sie wechseln zwischen der Anzeige der Umsätze als
334
Auftragsverwaltung
•
•
•
•
Tabelle
Grafik: Kuchen
Entscheiden Sie sich für die tabellarische Darstellung, erhalten Sie die vier Angaben über
Umsatz, Roherlös, Stückumsatz und Gewichtsumsatz nebeneinander dargestellt.
Wählen Sie eine der grafischen Darstellungsformen, entscheiden Sie über das
Kontextmenü der Schaltfläche
welcher Wert in der Darstellung verwendet werden soll. Es stehen zur Verfügung:
• Umsatz
• Roherlös
Jede der generierten Grafiken kann über die Schaltfläche
in die Windows Zwischenablage kopiert werden, von wo aus sie zur Weiterverarbeitung
zur Verfügung steht.
Stücklistenumsatz
Wird ein Artikel im Vorgang als Stücklistenartikel fakturiert, so werden die Umsätze auf die
in der Stückliste enthaltenen Artikel geschrieben. In dieser Extra Ansicht werden dennoch
die Umsätze des Stücklisten-Artikels (als Stückliste) dargestellt. Nicht berücksichtigt
werden Umsätze dieses Artikels als Fertigungsartikel.
Bezeichnung 1
Diese Extra Ansicht zeigt die Bezeichnung 1 des Artikels. Mit Hilfe der Schaltfläche
ÄNDERN können Sie die angezeigte Bezeichnung ändern. Über das Kontaxtmenü (rechte
Maustaste) stehen Ihnen die Möglichkeiten der Formatierung zur Verfügung.
Mit der Schaltfläche ÜBERNEHMEN können Sie Ihre Eingaben übernehmen, mit
ÜBERGEHEN verwerfen Sie Ihre Eingaben.
Auch die weiteren verfügbaren Langbezeichnungen stehen Ihnen in den Extra Ansichten
zur Verfügung.
Beschreibung
Diese Extra Ansicht zeigt die Beschreibung des Artikels. Mit Hilfe der Schaltfläche
ÄNDERN können Sie die angezeigte Beschreibung ändern. Über das Kontaxtmenü
(rechte Maustaste) stehen Ihnen die Möglichkeiten der Formatierung zur Verfügung.
335
Auftragsverwaltung
Memo
Diese Extra Ansicht zeigt das Memofeld des Artikels. Mit Hilfe der Schaltfläche ÄNDERN
können Sie das angezeigte Memo ändern. Über das Kontaxtmenü (rechte Maustaste)
stehen Ihnen die Möglichkeiten der Formatierung zur Verfügung.
Bild
Hier wird das hinterlegte Artikelbild angezeigt. Mit der Schaltfläche
ZWISCHENABLAGE können Sie es in die Zwischenablage übernehmen.
IN
Schaltflächen der Artikelverwaltung
Beschreibung dieser Schaltflächen finden Sie daher im modulübergreifen Teil des
Handbuch im Kapitel Programmweit verfügbare Schaltflächen( siehe S. 32) und den
folgenden Kapiteln.
Die nachfolgend beschriebenen Schaltflächen stehen in den Stammdaten( siehe S. 406)
der Artikel zur Verfügung:
Verwalten
Über das Menü der Schaltfläche VERWALTEN erreichen Sie die folgenden Einträge:
• Lager: Sie erhalten eine Übersicht aller in Ihrer Datenbank angelegten
Lagerdatensätze.
• Lagerbestand: Sie erhalten eine Übersicht aller in Ihrer Datenbank vorhandenen
Lagerbestandsdatensätze.
• Artikel-Lieferanten: Sie erhalten eine Übersicht aller in Ihrer Datenbank vorhandenen
Lieferantendatensätze. Sie erreichen die Artikel-Lieferanten-Datensätze im
Auftragsmodul auch über den Bereich EINKAUF - LIEFERANTEN UND ARTIKEL.
Über die Auswahl eines Eintrages aus dem Menü der Schaltfläche VERWALTEN
gelangen Sie zu einer Übersicht der Daten dieses Bereiches. Mit den in diesen
Übersichten vorhandenen Schaltflächen können Sie die vorhandenen Datensätze in
vollem Umfang bearbeiten.
Seriennummer suchen
Über die Schaltfläche SERIENNUMMER SUCHEN öffnen Sie ein Suchenfenster, in dem
336
Auftragsverwaltung
Ihnen neben anderen ein Feld zur Eingabe der gesuchten Seriennummer zur Verfügung
steht.
Lagerzugang
Die Schaltfläche LAGERZUGANG öffnet den Assistenten für den Lagerzugang( siehe S.
337) des markierten Artikels.
Stücklisten drucken
Ausgehend von der Schaltfläche STÜCKLISTEN DRUCKEN( siehe S. 341) erreichen Sie
die für Stücklisten verfügbaren Drucke. Das Menü der Schaltfläche ist ebenso wie das
Fenster "Artikelstückliste ausgeben" in Register unterteilt.
Drucken
Ausgehend von der Schaltfläche DRUCKEN( siehe S. 342) erreichen Sie die für Artikel
verfügbaren Drucke. Das Menü der Schaltfläche ist ebenso wie das Fenster "Artikel
ausgeben" in Register unterteilt.
Kommunikation
Das Menü der Schaltfläche KOMMUNIKATION(
Informationen des Standard-Lieferanten des Artikels.
siehe S. 342) ist vorbelegt mit
Plus Schaltfläche
Über das Menü der PLUS Schaltfläche erreichen Sie über
Stammdatenbereichen verfügbaren Befehle hinaus den folgenden Befehl:
die
in
allen
• Optionen( siehe S. 342): Hierunter werden weitere Befehle zusammengefasst.
Lagerzugang
Die Schaltfläche
öffnet den Assistenten für den Lagerzugang des markierten Artikels. Der Assistent führt
Sie durch die Eingabe. In mehreren Seiten werden die verschiedene Aspekte des
Lagerzugangs behandeln.
337
Auftragsverwaltung
Seite "Lagereinbuchung"
nach Lagerzugang drucken
Sobald Sie die Checkbox “nach Lagerzugang drucken” aktivieren, können Sie nach der
durchgeführten Lagerzubuchung z. B. einen Artikelaufkleber drucken. Zusätzlich steht
Ihnen eine Option zur Verfügung, um die Zugangsmenge in der gewählten Einheit
auszugeben.
Lagerzugang
In das Feld „Lagerzugang” tragen Sie die Menge ein, um die der Lagerbestand erhöht
bzw. verringert werden soll.
Der Wert in diesem Feld muss immer größer Null sein. Um eine Abbbuchung zu
erreichen, geben Sie im Feld Mengenfaktor die Zahl -1 ein. Lagerabbuchungen
können auf diesem Weg nur für nicht seriennummernfähige Artikel durchgeführt
werden!
Einheit
Die rechts daneben angeordnete Listbox dient der Angabe der gewählten Einheit.
Mengenfaktor
Mit diesem Faktor wird der Wert im Feld Menge multipliziert. Die Vorgabe resultiert aus
der gewählten Einheit. Ist kein Wert hinterlegt, so wird der Wert 1 herangezogen.
Einzelpreisfaktor
Mit diesem Faktor wird der Einzelpreis multipliziert. Die Vorgabe resultiert aus der
gewählten Einheit. Ist kein Wert hinterlegt, so wird der Wert 1 herangezogen.
Belegnummer
Dieses Feld dient - falls erforderlich - der Aufnahme der Belegnummer, mit der der Artikel
geliefert wurde. Falls Sie im weiteren Verlauf des Assistenten das Kennzeichen setzen "in
338
Auftragsverwaltung
History eintragen", so wird die hier eingegebene Belegnummer in der History gespeichert.
Belegpositionsnummer
Dieses Feld dient der Angabe der Belegpositionsnummer der Lieferung des Artikels - falls
erforderlich.
Lager
In dieser Listbox werden Ihnen die für den Artikel verfügbaren Lager angezeigt. Wählen
Sie hier das Lager aus, in das die Menge eingebucht werden soll.
auf Lager, in Kundenbest., Mindestmenge
Diese Feld dienen lediglich der Information über die aktuell vorhandene Lagermenge des
Artikels, die in Kundenbestellungen vorhandene Anzahl sowie die im Lagerdatensatz
gespeicherte Angabe zur Mindestmenge. Eine Eingabe in diese Felder ist nicht möglich.
Seite "Lieferant / Preis"
Auf dieser Seite werden Angaben zum Lieferanten sowie dem Einkaufspreis gemacht.
Diese Angaben können Sie mit Hilfe der Kennzeichen auch verwenden, um die
Einkaufspreise in den Stammdaten( siehe S. 406) des Artikel-Lieferanten-Datensatzes zu
aktualisieren.
Über die Berechtigungsstrukturen können Sie jedoch auch diese Seite nicht anzeigen
lassen, falls ein Benutzer diese Eintragungen nicht vornehmen soll.
Preis und Bestellnummer in Lieferant eintragen
Bereits in den Stammdaten( siehe S. 406) vorhandene Werte werden in den unteren
Feldern angezeigt. Falls Sie Änderungen vornehmen, so werden diese in die
Stammdaten( siehe S. 406) übernommen, wenn Sie dieses Kennzeichen setzen.
Alle VK-Preise neu kalkulierenshotast
Falls Sie in den Stammdaten( siehe S. 406) des Artikels ein Kalkulationsschema
hinterlegt haben, so wird nach der Zubuchung der VK-Preis gemäß der Kalkulation
339
Auftragsverwaltung
angepasst, wenn Sie dieses Kennzeichen setzen.
Als Standard-Lieferant setzen
Die dritte Checkbox bestimmt, ob der Lieferant als Standardlieferant gesetzt werden soll.
Auch hier erkennen Sie an einem Eintrag in der Lieferantennummer beim Aufruf der
Maske, ob bereits ein Lieferant als Standardlieferant gesetzt ist. Der entsprechend
markierte wird an dieser Stelle vorgeschlagen. Ist das Eingabefeld bei Aufruf der Maske
leer, können Sie den Lieferanten aus der Listbox auswählen oder neu eintragen und mit
dieser Option als Standardlieferanten kennzeichnen. Das gleiche gilt selbstverständlich
auch für den Wechsel des Standardlieferanten.
Lieferant, Bestellnummer, Einzelpreis gilt für Menge
Ist zum Zeitpunkt des Lagerzugangs bereits ein Standardlieferant mit allen Angaben
hinterlegt, sind die Datenfelder für den Lieferanten, die Bestellnummer, den Preis und die
Angabe zu „Einzelpreis gilt für Menge” bereits gefüllt. Wie eben beschrieben, können Sie
an diesen Angaben Änderungen vornehmen oder sie einfach in der vorgegebenen Form
belassen.
Alter Einzelpreis, Gesamtpreis
Zusätzlich werden noch Angaben über den bisher in der Datenbank gespeicherten Preis
und den Gesamtpreis, also das Produkt aus Einkaufspreis und Menge dargestellt.
Einzelpreis
Tragen Sie hier den Einkaufspreis ein. Dieser Wert wird für die oben angegebenen
Berechnungen/ Aktualisierungen verwendet.
Seite "Mittlerer EK"
Auf dieser Seite werden Angaben zum Mittleren EK angezeigt.
Auch diese Seite kann in den Berechtigungsstrukturen ausgeblendet werden, so dass
keinerlei Eingaben erforderlich sind und der mittlere EK nicht verändert wird.
340
Auftragsverwaltung
Mittleren Einkaufspreis neu berechnen
Mit der Checkbox legen Sie fest, ob der mittlere Einkaufspreis dieses Artikels neu
berechnet werden soll.
aktuelle Bestand, Berechnungsgrundlage, aktueller und neuer Mittlerer EK
Die übrigen Felder dieser Seite zeigen an, wie hoch der aktuelle Bestand ist bzw. welche
Berechnungsgrundlage herangezogen wird. Außerdem erhalten Sie eine Anzeige des
aktuellen und des neuen mittleren EK.
Seite "Zusammenfassung"
Sind alle Eingaben vorgenommen, erhalten Sie noch eine Zusammenfassung der bisher
eingegebenen Daten.
Mit der Schaltflächen FERTIGSTELLEN beenden Sie den Assistenten und führen den
Lagerzugang mit den angegebenen Daten durch.
Mit der Schaltfläche ABBRECHEN verlassen Sie den Assistenten ohne einen
Lagerzugang durchzuführen.
Mit der Schaltfäche ZURÜCK wechseln Sie zu den vorgenannten Seiten, mit der
Möglichkeit Ihre Eingaben zu verändern.
Stückliste drucken
Ausgehend von der Schaltfläche
erreichen Sie die für Stücklisten verfügbaren Drucke. Das Menü der Schaltfläche ist
ebenso wie das Fenster "Artikelstückliste ausgeben" in die folgenden Register unterteilt:
Register "Liste"
Hier können Sie eine Liste aller in Ihren Artikelstammdaten gespeicherten Stücklisten
drucken.
Register "Umsatz"
Hier stehen Ihnen Druckvorlagen zur Verfügung für das Drucken der Umsatzzahlen aller
als Stückliste fakturierten Stücklistenartikel.
Mit Hilfe der vor dem Druck abgefragten Optionen können Sie für die Druckausgabe
einstellen, ob:
• nur in den Stammdaten( siehe S. 406) als umsatzfähig gekennzeichnete Artikel
ausgewiesen werden
• Artikel ohne Lagerbestand ausgewiesen werden
• der aktuelle oder ein anderer Zeitraum ausgewertet werden soll
• EK- bzw. VK-Preise mit ausgegeben werden sollen
341
Auftragsverwaltung
Artikel Drucken
Ausgehend von der Schaltfläche
erreichen Sie die für Artikel verfügbaren Drucke. Das Menü der Schaltfläche ist ebenso
wie das Fenster "Artikel ausgeben" in die folgenden Register unterteilt:
Register "Liste"
In diesem Register werden die Listendrucke der Artikel verwaltet.
Register "Umsatz"
Hier stehen Ihnen Drucke der Umsatzlisten zur Verfügung.
einstellen, ob:
• nur in den Stammdaten( siehe S. 406) als umsatzfähig gekennzeichnete Artikel
ausgewiesen werden
• Artikel ohne Lagerbestand ausgewiesen werden
• EK- bzw. VK-Preise mit ausgegeben werden sollen
Register "Formular"
Hier werden Etikettendrucke verwaltet.
Artikel Kommunikation
Das Menü der Schaltfläche
ist vorbelegt mit Informationen des Standard-Lieferanten des Artikels. Über das Menü
dieser Schaltfläche können Sie eine Wiedervorlage bzw. eine Aufgabe erstellen. In beiden
Fällen wird die Adressnummer des Standard-Lieferanten des markierten Artikels bereits
vorgeschlagen.
Über die Menü-Befehle "Wahlhilfe", "eMail", "Webseite" haben Sie Zugriff auf die
entsprechenden bei den Anschriften bzw. Ansprechpartnern des Standard-Lieferanten
hinterlegten Daten.
Plus Schaltfläche - Optionen (Stammdaten der Artikel)
Über das Menü der PLUS Schaltfläche über PLUS - OPTIONEN erreichen Sie die
folgenden Befehle:
• Parameter: Mit dieser Option können Sie die Parameter der Artikel öffnen, sofern der
Zugriff in der Berechtigungsstruktur gewährt wird.
• Artikelpreise neu berechnen: Hierüber starten Sie den Assistenten zum
Neuberechnen der Artikelpreise( siehe S. 343).
342
Auftragsverwaltung
• Inventur auswerten: Nach der Eingabe der Inventur( siehe S. 403) werten Sie hier die
Inventur aus, in dem Sie die Inventurmenge als Lagermenge setzen.
• Bereich löschen: Mit dieser Funktion können Sie einen bzw. mehrere Artikel löschen.
Ein Assistent prüft die verschiedenen Optionen, mit denen Sie den Bereich der zu
löschenden Artikel festlegen.
Anders als beim Löschen einzelner Artikel werden Artikel auf diesem Weg gelöscht,
auch wenn Daten wie zum Beispiel Umsätze, die History oder Lagerbestände
vorhanden sind. Prüfen Sie daher bitte vor dem Ausführen dieser Funktion sehr
gewissenhaft, ob die zum Löschen ausgewählten Datensätze tatsächlich gelöscht
werden sollen.
Das Löschen kann nur über eine Datenrücksicherung rückgängig gemacht
werden.
• Inventur auswerten: Die Beschreibung dieser Funktion finden Sie im Kapitel
Durchführung der Inventur( siehe S. 403)" im Anhang des Handbuches "
Artikelpreise neu berechnen (Assistent)
Die Routine "Artikelpreise neu berechnen" bietet Ihnen die Möglichkeit, sowohl für
Standard-Artikel als auch Stücklistenartikel eine Neuberechnung der Preise durchzuführen.
Ausgehend von dem im Artikel hinterlegten Einkaufspreis( siehe S. 325) und der
Kalkulation bzw. der Zuschlagskalkulation werden die aktuellen Verkaufspreise der Artikel
ermittelt und als VK-Preis hinterlegt. Voraussetzung ist, dass der Einkaufspreis, der als
"EK für Kalkulation" ausgewählt ist, vorhanden ist und ein Kalkulations- bzw.
Zuschlagskalkulationsschema( siehe S. 314) in der Verkaufspreisstufe des Artikels
hinterlegt ist.
Option Artikel Verkaufspreise (Assistent zum Neuberechnen der
Artikelpreise)
Folgen Sie dem Assistenten mit der Schaltfläche
Auswahlmöglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:
WEITER.
Die
folgenden
Seite "Art der Berechnung"
Aktivieren Sie hier die Option "Artikel Verkaufspreise", um die Verkaufspreise anhand
der darunter angebotenen Optionen bestimmen zu können.
Sie können zusätzlich auch die Option "für Stücklisten neu berechnen" aktivieren, um
die Änderung der Verkaufspreise der Standard-Artikel an die Stücklisten-Positionen
weiterzugeben.
Aktivieren Sie dann die darunter verfügbare Option "für Stücklistenpositionen neu
berechnen" und aktivieren Sie nach Bedarf die folgenden Optionen:
• "Steuerverteilung aus Artikel aktualisieren"
• "Ek- Preise immer neu bestimmen"
• Preise "mit Zuschlagskalkulation" berechnen
343
Auftragsverwaltung
Seite "Wählen Sie einen Bereich aus"
Wenn Sie diesen Bereich bestimmt haben, wird Ihnen als letztes eine Zusammenfassung
der ausgewählten Optionen angezeigt, die Sie dann mit der Schaltfläche
FERTIGSTELLEN übernehmen können.
Option Stücklisten-Kalkulation (Assistent zum Neuberechnen der
Artikelpreise)
Sie können sich im Assistenten zum Neuberechnen der Artikelpreise auf der ersten Seite
auch für die Option "Stücklistenkalkulation"
entscheiden. Diese Option bietet sich z.B. an, um EK-Preise und VK-Preise für Stücklisten
zu berechnen, wenn diese in großen Mengen produziert werden und die im Einkauf
erzielten Preise berücksichtigt werden sollen.
Es werden Ihnen die folgenden Optionen angeboten:
Zunächst erhalten Sie die Filterauswahl der Preise die neu berechnet werden sollen. Im
Feld kalkulierte Menge tragen Sie die Menge ein auf deren Grundlage die Preise für die
Stückliste kalkuliert werden sollen (d.h. z.B. in welcher Stückzahl die Stücklisten
produziert werden):
Dann legen Sie fest, in welcher Form Mengenrabatte und Sonderpreise bei der
Preisermittlung für den Bereich Roh-EK und Kalkulation beachtet werden sollen:
344
Auftragsverwaltung
Die Bestätigung mit WEITER führt zur letzten Auswahlmaske, die nun die Verkaufspreise
betrifft.
Bestätigen Sie auch diese Maske nach getroffener Auswahl, erhalten Sie eine
Zusammenfassung, deren Bestätigung mit der Schaltfläche FERTIGSTELLEN die
Stücklistenpreise neu ermittelt.
Beachten Sie:
Die berechneten Preise werden in die Artikelstammdaten eingetragen und auch
dann berücksichtigt, wenn die Stückliste in einer kleineren Stückzahl verwendet wird
als im Assistenten zu Grunde gelegt wurde.
Adressen
Die beiden Programmmodule Auftrag und Fibu greifen gemeinsam auf den gleichen
Adressdatenbestand zu. Hierdurch werden Änderungen, die in einem Programmmodul
vorgenommen werden, sofort im anderen Modul sichtbar. Da die Bedienung sowie die
einzelnen Funktionen in beiden Modulen identisch sind, erhalten Sie die ausführliche
Beschreibung der Adressen im modulübergreifenden Teil des Handbuchs.
Warengruppen
Warengruppen werden häufig verwendet, um detailliertere Auswertungen( siehe S. 417)
345
Auftragsverwaltung
über bestimmte Artikelgruppen zu erhalten. Sicherlich ist der gesamte erzielte Umsatz
eines Unternehmens eine wichtige Maßeinheit. Mindestens ebenso wichtig ist es jedoch,
dass die Zusammensetzung dieses Umsatzes transparent gemacht werden kann. Hieraus
lassen sich interessante Informationen entnehmen, die für die Planung grundlegend sein
können. Beispielsweise konzentriert man sich auf lukrative Warengruppen und trennt sich
von unrentablen. Die Aufteilung des Warensortiments in Warengruppen stellt hierzu die
Grundlage dar.
Für die Übernahme der Daten in die Finanzbuchhaltung lassen sich den Warengruppen
Erlös- und Einkaufskonten zuordnen, so dass Sie Artikel unterschiedlicher Warengruppen
auf unterschiedliche Konten buchen können.
Die Erfassung der Warengruppen
Für die Erfassung der Warengruppen stehen Ihnen die folgenden Felder zur Verfügung:
Warengruppennummer
Dies ist ein Schlüsselfeld. Die Eingabe in diesem Feld muss eindeutig sein und kann nach
der Vergabe nicht mehr geändert werden, was durch die graue Darstellung kenntlich
gemacht wird. Die Länge der Warengruppennummer ist auf maximal 15 Zeichen
beschränkt.
Bezeichnung
Die Bezeichnung kann von Ihnen frei vergeben werden und ist der Name der
Warengruppe.
Register "Kennzeichen"
Abweichende FiBu-Erfolgskonten verwenden
Aktivieren Sie dieses Kennzeichen, um der Warengruppe Konten hinterlegen zu können,
die bei der Fakturierung eines Artikels dieser Warengruppe für die Datensätze zur
Übergabe an die FiBu verwendet werden sollen.
Die Konten werden im Register "FiBu" in der entsprechenden Tabelle hinterlegt. Sie
erhalten dieses Register nur bei der Aktivierung des Kennzeichens für die abweichenden
Konten.
Wird bei der Erstellung des Fibuprotokolls kein Konteneintrag gefunden, greift das Modul
Auftrag auf die Standardvorgaben der Vorgangsparameter zurück.
Register "Memo"
Hier steht Ihnen ein Feld zur Eingabe weiterer Informationen zur Verfügung.
Register "Information"
Auch das Feld Information kann für weitere Angaben verwendet werden.
346
Auftragsverwaltung
Extra Ansichten der Warengruppen
In den Warengruppen-Stammdaten( siehe S. 406) stehen Ihnen über die Schaltfläche
EXTRA ANSICHT
diese Ansichten zur Verfügung:
Kalender
Zeigt die für diese Warengruppe angelegten Kalendereinträge. Die Anzeige erfolgt
aufgrund des Eintrags der Warengruppe im Anhang des Kalenderdatensatzes.
Information
Zur Anzeige und Bearbeitung des Informations-Feldes.
Memo
Zur Anzeige und Bearbeitung des Memo-Feldes.
Umsatz
Die Umsatzwerte der selektierten Warengruppe werden mit kumulierten Monatswerten
dargestellt.
Schaltflächen der Warengruppen
Beschreibung dieser Schaltflächen finden Sie daher im modulübergreifenden Teil des
Handbuchs im Kapitel "stammdatenübergreifende Schaltflächen".
Die nachfolgend beschriebenen Schaltflächen stehen Ihnen in den Stammdaten( siehe S.
406) der Warengruppen zusätzlich zur Verfügung:
Drucken
Ausgehend von der Schaltfläche DRUCKEN erreichen Sie die für Warengruppen
verfügbaren Drucke. Das Menü der Schaltfläche ist ebenso wie das Fenster
"Warengruppen ausgeben" in Register unterteilt.
Register "Liste"
In diesem Register werden die Listendrucke der Warengruppen verwaltet.
Register "Umsatz"
347
Auftragsverwaltung
Hier stehen Ihnen Drucke der Umsatzlisten zur Verfügung.
einstellen, ob:
History
Die History kann auch als Datenbank über den Verlauf Ihrer Warenbewegung bezeichnet
werden. In ihr werden, abhängig von der Parametrierung Ihrer Vorgänge und der
History-Kennzeichnung der Artikel, die Warenbewegungen, als Zugänge und Abgänge
automatisch gespeichert. Weiterhin lassen sich Historyeinträge auch manuell erzeugen
oder verändern.
Zusätzlich bildet die History die Grundlage von Auswertungen(
Warenbeschaffung und zum Warenverkauf.
siehe S. 417) zur
Die Felder der History
Obwohl in vielen Feldern eine automatische Übernahme aus den Stammdaten( siehe S.
406) bzw. der Vorgangserfassung erfolgt, können alle Werte der History auch manuell
durch den Anwender geändert werden. Dies gilt auch für automatisch zugeordnete Daten,
wie beispielsweise die einem Artikel hinterlegte Referenz.
In den History-Datensätzen stehen Ihnen die folgenden Felder zur Verfügung:
Der obere Bereich der Erfassungsmaske beinhaltet Eingabefelder mit Auswahl,
Suchfunktion und Stammdatenbereich. In ihnen werden die Grunddaten des Historysatzes
eingetragen.
Adressennummer
Dieses Feld kann sowohl eine Kundennummer, als auch eine Lieferantennummer
beinhalten.
Artikelnummer
Durch diese Angabe wird der Artikel eindeutig identifiziert.
Vertreternummer
Basiert der Historyeintrag auf einem Verkauf und Ihren Kunden sind Vertreter zugeordnet,
wird die der Adresse im Vorgang zugeordnete Vertreternummer an dieser Stelle
eingetragen.
348
Auftragsverwaltung
Register "Artikelinfo/ Beleg"
Artikelinfo
Bezeichnung
Dieses Feld wird mit der Artikelbezeichnung gefüllt, sofern der ausgewählte Artikel über
Eintragungen verfügt.
Beleg
Datum
Wann der Historyeintrag erzeugt wurde, zeigt dieses Datenfeld an.
Buchungsmenge
In diesem Feld wird die Buchungsmenge des Vorgangs gespeichert.
Ges. Preis
Der Verkaufspreis des Artikels, multipliziert mit der fakturierten Menge, wird in diesem
Feld gespeichert.
Extra Ansichten der History
In der History stehen Ihnen über die Schaltfläche EXTRA ANSICHT
diese Ansichten zur Verfügung:
Artikel
Zeigt eine Detailansicht des Artikels an.
Adresse
Zeigt die Detailansicht der Adresse an.
349
Auftragsverwaltung
Vertreter
Zeigt die Detailansicht des Vertreters an.
Schaltflächen der History
Beschreibung dieser Schaltflächen finden Sie daher im modulübergreifenden Teil des
Handbuchs im Kapitel "Stammdatenübergreifende Schaltflächen"( siehe S. 32).
Die Funktion der nachfolgend beschriebenen Schaltflächen steht nur in der History zur
Verfügung:
Seriennr. suchen
Über die Schaltfläche SERIENNR. SUCHEN
erreichen Sie die Maske "Lagerbuch-Datensatz suchen",
Seriennummerneinträge suchen und identifizieren können.
in
der
Sie
spezielle
Die Suche innerhalb des Lagerbuchs kann neben der "Seriennummer" auch über Felder
wie z.B. die Artikelnummer, Lagernummer und Seriennummer eingegrenzt werden.
Wird ein gefundener Datensatz markiert und mit der Schaltfläche ÜBERNEHMEN
bestätigt, so wird der dazu gehörende Historyeintrag selektiert.
Beachten Sie:
Voraussetzung für die Anzeige eines History-Datensatzes ist, dass für den Eintrag
im Lagerbuch wie für die History die gleiche Vorgangsart verwendet wird.
Andernfalls kann die im Lagerbuch gespeicherte Belegnummer keinem
History-Datensatz zugeordnet werden.
Kommunikation
ist vorbelegt mit Informationen der in der History verwendeten Anschriften. Über die
Menü-Befehle "Wahlhilfe", "eMail", "Webseite" haben Sie Zugriff auf die entsprechenden
bei den Anschriften bzw. Ansprechpartnern hinterlegten Daten.
Zur Gestaltung von Brief-/ Fax-/ eMail-Vorlagen über die Menü-Befehle "Brief-, Fax- ,
eMail" bzw. "Serienbrief-, -fax, -email" stehen Ihnen in diesen Drucken u.a. Variablen aus
der in der History verwendeten Anschrift zur Verfügung.
350
Auftragsverwaltung
Drucken
Über die Schaltfläche Drucken werden die Drucke der History verwaltet.
Vetreter
Um Provisionen abrechnen zu können, müssen Sie in diesem Bereich die Stammdaten(
siehe S. 406) der Personen bzw. Institutionen hinterlegen, denen die Provisionen
zugewiesen werden sollen. Neben den Daten zu den Anschriften der Vertreterdatensätze
können Sie auch schon eine Vorgabe für die Provision hinterlegen.
Abweichend für die Vorgabe des Provisionssatzes im Vertreterdatensatz können Sie in
den Stammdaten( siehe S. 406) der Artikel eine artikelspezifische Höhe des
Provisionssatzes vorgeben.
Es werden die Umsätze für die Vertreter geführt, wenn der Buchungsparameter( siehe S.
236) "in Vertreterumsätze eintragen" in der Vorgangsart gesetzt ist.
Vorgaben für Provisionssätze
Zur Ermittlung für die Höhe der Provision werden die folgenden Vorgaben geprüft. Die
zuerst genannte Vorgabe hat die höchste Priorität, d.h sobald dort eine Vorgabe gefunden
werden kann, wird dieser Wert verwendet.
1. Die im Artikel hinterlegte Provision
2. Die beim Vertreter hinterlegte Vorgabe-Provision
Die Erfassung der Vertreter
Die Angabe der maximal 5-stelligen "Vertreternummer" sowie des "Suchbegriffs" bleibt
in allen Bereichen erhalten.
Das Eingabefenster der Vertreterstammdaten ist durch die folgenden Register unterteilt.
Vertreter - Register "Adresse"
Anschrift
Name 1 (Anrede)
Dieses Feld ist vorgesehen für die Vergabe der Anrede. Die Einträge können aus einer
Listbox ausgewählt oder manuell eingetragen werden. Der Inhalt der Listbox wird unter
351
Auftragsverwaltung
dem Menü BEARBEITEN – PARAMETER im Bereich SONSTIGE – ANREDEN von Ihnen
festgelegt.
Name 2
Dieses Feld dient der Eingabe der Firmenbezeichnung bzw. des Namens. Dieses Feld ist
mit einem Index versehen, damit nach dem Inhalt gesucht werden kann.
Name 3 (Zusatz)
Dieses Feld beinhaltet weitere Angaben zum Namen, verfügt jedoch nicht über einen
Index, weshalb Sie nicht nach dessen Inhalt suchen können.
Straße
Straße und Hausnummer werden hier notiert.
Land
Die Auswahl des Landes erfolgt aus der Listbox. Die Vorgaben der Listbox basieren auf
der Länderdatenbank.
Postleitzahl & Ort
Hier handelt es sich um die kombinierte Eingabe von Postleitzahl und Ort. Die beiden
Datenfelder stehen in direkter Abhängigkeit voneinander und basieren auf der hinterlegten
Postleitzahlendatenbank.
Kommunikation
Telefon 1, Telefon 2, Telefon 3, Mobiltelefon
Verschiedene Rufnummern können mit diesen Eingabefeldern gespeichert werden. Der
rechte Rand jedes der drei Eingabefelder wird vom TELEFONSYMBOL
begrenzt.
Betätigen Sie diese Schaltfläche, startet das in der Windows-Systemsteuerung
eingetragene Programm zur Wahlhilfe.
Telefax
Dieses Feld dient dazu, die Faxnummer zu speichern.
Webseite
In diesem Feld können Sie die Adresse der Webseite des Vertreters speichern. Ein
Mausklick auf die Schaltfläche WEBSEITE am rechten Rand des Eingabefeldes startet
den für Ihr System konfigurierten Internet Browser und ruft die angegebene
Internetadresse auf. Voraussetzung für eine erfolgreiche Ausführung der Aktion ist eine
bestehende Internetverbindung.
eMail 1, eMail 2
Hier können Sie zwei eMail Adressen zu diesem Vertreter speichern. Ein Mausklick auf
die Schaltfläche EMAIL
am rechten Rand des Eingabefeldes startet Ihren eMail Client
und öffnet eine neue Mail an die angegebene Adresse. Hierbei ist die Voraussetzung für
ein erfolgreiches Gelingen ein korrekt installierter Mail Client.
352
Auftragsverwaltung
Vertreter - Register "Provision"
Provision
Vorgabe für Prov. (%)
Dieses Feld beinhaltet den Standardprozentsatz der Provisionsermittlung für diesen
Vertreter. Werden an keiner anderen Stelle des Programms (Artikel, abweichende
Artikeldaten der Adressen z.B.) Angaben zum Provisionssatz getroffen, wird dieser Wert
zur Ermittlung verwendet.
Grundlage für Provision
Hierbei handelt es sich um ein Auswahlfeld, aus dem Sie die verschiedenen Grundlagen
der Provisionsermittlung auswählen können. Ihnen stehen die nachfolgenden
Möglichkeiten zur Verfügung:
• Grundlage ist Vk
Grundlage ist Vk bedeutet, dass der Verkaufspreis die Grundlage zur Provisionsermittlung
ist.
• Grundlage ist Ek
Grundlage ist Ek verwendet den Einkaufspreis als Basis der Provisionsermittlung.
• Grundlage ist Roherlös (Vk – Ek)
Grundlage ist Roherlös (Vk – Ek) zieht den Roherlös als Berechnungsgrundlage heran.
Vertreter - Register "Steuer-Nr. / Bild / Info"
Steuernummer beim Finanzamt
Tragen Sie hier die Steuernummer des Vertreters ein.
Bild
Hier haben Sie die Möglichkeit, ein Bild zu hinterlegen.
Informationen
In diesem Feld können weitere Informationen eingegeben werden.
Schaltflächen der Vertreterstammdaten
Zu den stammdatenübergreifenden Schaltflächen gehören HILFE, NEU, KOPIEREN,
ÄNDERN und LÖSCHEN. Die Funktion dieser Schaltflächen ist in allen
Stammdatenbereichen gleich. Eine Beschreibung dieser Schaltflächen finden Sie daher
im modulübergreifenden Teil des Handbuchs im Kapitel "Stammdatenübergreifende
Schaltflächen".
Die Funktion der nachfolgend beschriebenen Schaltflächen steht Ihnen zusätzlich in den
Stammdaten( siehe S. 406) der Vertreter zur Verfügung:
353
Auftragsverwaltung
Kommunikation
Über das Menü der Schaltfläche
können Sie die folgenden Befehle erreichen:
• Wahlhilfe
Zeigt die im Vertreterdatensatz hinterlegten Telefonnummern an.
• eMail
Zeigt die im Vertreterdatensatz hinterlegten eMail-Adressen an.
• Webseite
Zeigt die im Vertreterdatensatz hinterlegte Webseite an.
• Brief/ Fax/ eMail und Serienbrief/ -Fax/ -eMail
Zur Gestaltung von Brief-/ Fax-/ eMail-Vorlagen über die Menü-Befehle "Brief-, Fax- ,
eMail" bzw. "Serienbrief-, -fax, -email" stehen Ihnen in diesen Drucken u.a. Variablen aus
den Stammdaten( siehe S. 406) des Vertreters zur Verfügung.
Drucken
ist wie das Fenster "Vertreter ausgeben" unterteilt in Register.
Register "Liste"
In diesem Register werden die Listendrucke der Vertreter verwaltet.
Register "Umsatz"
In diesem Register werden die Umsatzdrucke der Vertreter verwaltet.
Vorgangsbearbeitung
Über die Schaltfläche VORGÄNGE der Bereichsleiste öffnen Sie den Bereich "Vorgänge".
Fast alle Belege bzw. Aktionen, die im Kunden- oder Lieferantendialog stehen, werden in
der Vorgangsbearbeitung ausgeführt. Auf Kundenseite sind dies vom Angebot, der
Bestellung und Auftragsbestätigung, über Lieferschein und Rechnung bis hin zu
Gutschriften alle Vorgangsarten, die in Richtung Ihrer Kunden generiert werden. Die
Lieferantenseite beinhaltet die den Einkauf betreffenden Vorgänge, wie Preisanfragen,
Lieferantenbestellungen und Eingangsrechnungen.
354
Auftragsverwaltung
Die Register des Bereichs "Vorgangsbearbeitung"
Die Vorgangsübersicht ist durch Register in vier verschiedene Bereiche gegliedert.
Register "Vorgänge"
In diesem Register werden Ihnen alle angelegten Vorgänge angezeigt. D.h. dies sind in
der Regel Vorgänge, die erstellt und gespeichert aber noch nicht gedruckt bzw.
abschließend gebucht wurden.
Hierbei stehen Ihnen wieder mehrere Tabellenansichten zur Auswahl, die alle die Spalte
"Buchinfo" enthalten. In dieser Spalte wird Ihnen grafisch in einer Quick Info angezeigt, in
welchem Status sich ein Vorgang befindet. Der Status kann z.B. sein "gebucht",
"gedruckt", "storniert".
Register "Sammelrechnungen"
Falls Kunden von Ihnen regelmäßig Waren auf Lieferschein erhalten, eine Rechnung aber
erst im Nachhinein und gesammelt versendet werden soll, so können Sie im Register
"Sammelrechnung( siehe S. 355)" die Daten der Rechnung im Vorfeld erfassen.
Ausgehend von dem erstellten Vorgang Sammelrechnung werden dann die Lieferscheine
erfasst und dadurch in die Sammelrechnung eingefügt.
Zur Abrechnung muss diese dann nur gedruckt werden.
Register "Bestellungen von Kunden"
Kundenbestellungen sind ein spezieller Vorgangstyp des Auftragsmoduls. Sie stellen
spezifische Funktionen zur Abwicklung von Bestellungen wie Prüfung von
Lagerbeständen und Auslösung von Bestellvorschlägen an Lieferanten zur Verfügung. Die
Kundenbestellungen des Systems sind auch über das Register "Vorgänge" erreichbar,
sie werden jedoch im Register "Bestellung vom Kunden( siehe S. 356)" gefiltert
dargestellt, um einen schnellen Zugriff auf diesen Vorgangstyp zu ermöglichen.
Register "Archiv Vorgänge"
Im Vorgangsarchiv werden Vorgänge zur Einsicht bzw. auch zur Weiterverarbeitung
gespeichert. Das Verschieben eines Vorgangs vom Register "Vorgänge" in das Register
"Archiv Vorgänge" kann aufgrund des aktivierten entsprechenden Buchungsparameters
geschehen oder aber auch manuell über die Schaltfläche IN ARCHIV VERSCHIEBEN.
Die Trennung in aktuelle und archivierte Vorgänge sorgt für bessere Transparenz und
Übersichtlichkeit in der Vorgangsverwaltung.
Bereich Vorgänge - Register "Sammelrechnung"
Im Register "Sammelrechnung" werden offene Sammelrechnungen angezeigt. Hier
können auch bestehende Sammelrechnungen erweitert und geändert werden.
Sammelrechnungen kommen dann zum Einsatz, wenn Kunden regelmäßig Ware bei
Ihnen beziehen und diese auf Lieferschein ausgehändigt wird.
355
Auftragsverwaltung
Unbedingtes Merkmal einer Sammelrechnung ist, dass sozusagen vor der ersten
Lieferung die Rechnungsdaten (Anschriften/ Zahlungsbedingungen z.B. etc.) erstellt
werden. Diese vorbereitete Rechnung wird dann im Nachhinein erweitert.
Bereich Vorgänge - Register "Bestellung vom Kunden"
Die Vorgangsart "Bestellung vom Kunden" (BEK) ist eine Sonderform der in der Software
verfügbaren Vorgangsarten. Die Kundenbestellung bietet Ihnen einige Möglichkeiten zur
automatischen Ermittlung von Liefermengen aufgrund der Lagerbestände und der
Erstellung von Rückstands- und Geliefert-Positionen.
Die Übersichtsmaske der Kundenbestellungen im Register "Bestellung vom Kunden"
entspricht der, die Sie bereits bei den Vorgängen kennengelernt haben.
Die zusätzlichen Hilfen, die dieses Register bietet, sind die folgenden:
Symbol Teillieferung
Sobald eine Teillieferung durchgeführt wurde, erscheint in der Spalte "Teilliefer." das
Symbol
für eine Teillieferung. Dies kennzeichnet die Vorgänge, für die bereits eine Teillieferung
erfolgt ist.
Bereich Vorgänge - Register "Archiv Vorgänge"
Vorgänge können manuell oder durch das Buchen (=Abarbeiten der Parameter) in das
Register "Archiv Vorgänge" verschoben werden. Sie bleiben dort erhalten, gleichzeitig
wird die Übersichtlichkeit im Register "Vorgänge" gewahrt.
Archivierte Vorgänge können wie nachfolgend beschrieben im Einsehmodus( siehe S.
356) oder auch zur Bearbeitung( siehe S. 356) geöffnet werden.
Vorgänge einsehen
Im Register "Archiv Vorgänge" steht Ihnen die Schaltfläche
zur Verfügung, mit der Sie die Vorgänge zur Sichtung des Inhalts aufrufen können. Immer
wenn Sie sich im Einsehmodus befinden, wird im oberen Bereich der Maske ein
entsprechender Hinweistext sichtbar.
Ein Doppelklick der linken Maustaste im Register "Archiv Vorgänge" wird den Vorgang
ebenfalls im Einsehmodus öffnen.
Vorgänge ändern
Die Schaltfläche
356
Auftragsverwaltung
im Register "Archiv Vorgänge" wird eine Kopie des Vorgangs im Register "Vorgänge"
erzeugen, was Ihnen auch in einer Programmmeldung mitgeteilt wird.
Handelt es sich bei dem Vorgang um einen noch nicht verbuchten Vorgang, so wird die
Maske der Positionserfassung gleich angezeigt und Sie können Ihre Änderungen
vornehmen.
Handelt es sich um einen Vorgang, der bereits verbucht wurde (es wurden also schon
Änderungen an Daten durch das Abarbeiten der Parameter durchgeführt), öffnet sich nach
der Bestätigung eine Abfrage, in der Sie die Vorgehensweise für die weitere Bearbeitung
des Vorgangs festlegen.
Die Optionen bedeuten im Einzelnen:
Im Einsehmodus öffnen
Hat die gleiche Auswirkung, wie die Schaltfläche "Einsehen". Ihnen wird der Inhalt des
Vorgangs präsentiert, ohne dass Änderungen gespeichert werden können.
Vorgang stornieren & ändern
Da der Vorgang bereits gebucht wurde, müssen die Positionen vor dem Öffnen zuerst
storniert werden. Dadurch werden die Änderungen zurückgenommen, die durch das
Abarbeiten der Parameter beim Buchen an Daten vorgenommen wurden.
Das anschließende Schließen des Vorgangs wird zu einem Buchen führen, so dass
die Änderungen, die Sie vorgenommen haben, korrekt nachgeführt werden.
Abbrechen
Hiermit schließen Sie den Assistenten wieder, ohne dass der Vorgang geöffnet wird. Es
findet keine Stornierung der Parameter und keine Änderung der Positionen statt. Die
Auswahl dieser Option und die anschließende Bestätigung der Schaltfläche WEITER hat
die gleiche Funktion wie die direkte Betätigung der Schaltfläche ABBRECHEN.
357
Auftragsverwaltung
Alle drei Optionen bewirken, dass eine Kopie des archivierten Vorgangs in der
Vorgangsübersicht verwaltet wird.
Diese kann bei Bedarf mit der Schaltfläche IN ARCHIV VERSCHIEBEN nach der
Änderung wieder in das Register "Archiv Vorgänge" verschoben werden.
Schaltflächen der Archiv Vorgänge
Schaltflächen, die Ihnen ausschließlich im Register "Archiv Vorgänge" zur Verfügung
stehen, sind:
In Übersicht kopieren
Benötigen Sie eine Kopie eines archivierten Vorgangs in Ihrer Vorgangsübersicht, können
Sie diese mit der Schaltfläche
manuell erzeugen.
Erfassen eines Vorgangs
Im Register "Vorgänge" stehen Ihnen die Schaltflächen NEU, KOPIEREN und ÄNDERN
zur Verfügung, um einen neuen Vorgang zu erstellen, einen bestehenden zwecks
Neuerstellung zu kopieren oder einen bestehenden Vorgang zu ändern.
Die Erfassungsmasken der verschiedenen Vorgangsarten sind identisch aufgebaut.
Der Aufbau der Erfassungsmaske ist aufgeteilt in den oberen Kopfbereich( siehe S. 358)
mit Angaben und Informationen zur Vorgangsadresse und die eigentlichen
Erfassungsbereiche, die durch Register( siehe S. 359) gegliedert sind.
Eine Änderung in Feldern des Vorgangs, die aus den Stammdaten( siehe S. 406)
übernommen worden sind, wird keine Änderung der Stammdaten( siehe S. 406) zur
Folge haben.
Die Inhalte der meisten Felder, wie z.B. geänderte Adressdaten, werden beim
Vorgangswandel oder beim Kopieren in einen anderen Vorgang in der geänderten Form
übernommen. Beide Aktionen übernehmen die Daten aus der Vorgangsdatei und greifen
nicht erneut auf die Stammdaten( siehe S. 406) zu.
Vorgangserfassung - Kopfdaten
Vorgangsart
Sobald ein Vorgang neu erstellt wird, öffnet dieses Feld mit der Liste der verfügbaren
Vorgangsarten. Wählen Sie die für diesen Vorgang gewünschte Vorgangsart aus.
Belegnummer
358
Auftragsverwaltung
Nach der Auswahl der Vorgangsart wird im Feld Belegnummer die nächste laufende
Belegnummer aus dem Nummernkreis dieses Vorgangs vorgeschlagen.
Datumsfeld (Vorgangsdatum)
Der Vorschlag für das Vorgangsdatum in diesem Feld entspricht dem Programmdatum.
Beim Neuerstellen des Vorgangs können Sie diesen Vorschlag aber auch überschreiben.
Die Felder Vorgangsart, Belegnummer und Datum können beim Neuerstellen eines
Vorgangs von Ihnen solange geändert werden, solange Sie im Register "Adresse"
bleiben. Mit dem Wechsel in eines der anderen Register oder mit dem Speichern des
Vorgangs werden diese Daten unveränderlich festgeschrieben.
Adressnummer
Nach der Auswahl der Vorgangsart muss im Feld Adressnummer die Nummer der
Adresse eingegeben werden, für die der Vorgang erstellt wird. Die Auswahl wird in die
Felder für die Lieferanschrift übernommen (s.u.).
Verkäufer
Hier wird das Kürzel des Benutzers eingetragen, der den Vorgang erstellt hat. Diese
Vorgabe kann jedoch bei Bedarf überschrieben werden.
Vorgenannte Felder sind nur sichtbar, wenn Sie das Register "Adresse" des Vorgangs
aktiviert haben.
Falls Sie eines der übrigen Register des Vorgangs auswählen, wird Ihnen eine
Zusammenfassung der Anschrift zusammen mit dem Feld "Information" des
Adressstammdatensatzes angezeigt.
Diese Angaben dienen lediglich der Information und sind an dieser Stelle nicht editierbar.
Vorgangserfassung - Register
Die Vorgangserfassung ist durch Register in verschiedene Bereiche gegliedert.
Vorgangserfassung - Register "Adresse"
Die folgenden Felder stehen Ihnen im Register "Adresse" zur Verfügung:
Versandart, Bezeichnung, ...
Versandart und Versandzahlart
In den Versandparametern können Sie die von Ihrem Unternehmen benötigten
Versandarten individuell konfigurieren. Die in den Parametern angelegten Versandarten
wählen Sie hier aus einer Listbox aus. Einige Versandarten sind bereits vorkonfiguriert.
359
Auftragsverwaltung
Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben, wählen Sie aus der nebenstehenden Listbox
die Zahlungsweise für den Versand aus.
Versicherung
Aktivieren Sie diese Checkbox, werden die ebenfalls in den Versandparametern
getroffenen Einstellungen der Versicherung für diese Versandart berücksichtigt.
Zahlungsart
Die Zahlungsart bestimmt, auf welche Weise die Bezahlung des Rechnungsbetrages
stattfinden wird. Die Einstellung in diesem Feld dient als Vorgabe für die Offenen Posten.
Die Auswahl kann wiederum aus den verfügbaren Möglichkeiten einer Listbox getroffen
werden.
Vorgangsbezeichnung
Die Vorgangsbezeichnung dient der Beschreibung eines Vorganges. Es ist ein freies
Eingabefeld. In den Tabellenansichten der Register "Vorgänge" und "Archiv Vorgänge"
ist die Vorgangsbezeichnung zu sehen.
Rechnungsanschrift und Lieferanschrift
Der untere Bereich der Maske zeigt die dem Vorgang zugeordnete Rechnungs- und
Lieferanschrift an.
Die Verwendung der Rechnungs- oder der Lieferanschrift z.B. für den Druck
kennzeichnen Sie, indem Sie mit der Maus auf die Option neben der entsprechenden
Überschrift klicken. Die Kennzeichnung Ihrer Auswahl erfolgt durch einen schwarzen
Punkt im weißen Kreis, welcher jeweils vor der gewählten Überschrift angezeigt wird.
Eine Voreinstellung, ob für einen Vorgang die Rechnungs- oder Lieferanschrift
gekennzeichnet werden soll, kann in den Vorgangsparametern getroffen werden.
Aktivieren Sie dort die Option "Lieferanschrift ist Vorgabe", wird automatisch für jeden
neuen Vorgang dieses Typs die Lieferanschrift aktiviert.
Wie für die Rechnungsanschrift in den Kopfdaten steht Ihnen für die Lieferanschrift
ebenfalls ein Auswahlfeld zur Eingabe der Adressnummer zur Verfügung. D.h. Sie sind
bei der Auswahl der Lieferanschrift nicht auf eine bei der Adresse der Rechnungsanschrift
gespeicherte Anschrift eingeschränkt.
Ändern Sie die Angaben zur Rechnungs- oder Lieferanschrift, so gelten diese Änderungen
ausschließlich für diesen und für daraus gewandelte oder kopierte Vorgänge.
Plus-Schaltfläche des Registers "Adresse"
Über die PLUS-Schaltfläche im Register "Adresse" sind, neben den allgemeinen
Funktionen dieser Schaltfläche( siehe S. 379), drei weitere Funktionen verfügbar.
Zusätzlich stehen zur Verfügung:
• Adresse neu anlegen
360
Auftragsverwaltung
• Adresse abgleichen
• weitere Anschriftenangaben
Adresse abgleichen
Mit der Funktion "Adresse abgleichen" sind Sie in der Lage, eine importierte
Vorgangsadresse mit den Einträgen Ihrer Datenbank zu vergleichen. Hierbei wird die
gleiche Routine wie für die Doublettensuche angewandt, um zu prüfen, ob die importierte
Adresse bereits gespeichert ist. In Abhängigkeit vom Suchergebnis bestehen nun zwei
Möglichkeiten:
• Wird keine übereinstimmende Adresse gefunden, erscheint die Anfrage, ob die
Adresse neu angelegt werden soll. Die Bestätigung dieser Frage führt Sie zur
nachfolgend beschriebenen Adressneuanlage.
• Wird eine nach den Regeln der Doublettensuche übereinstimmende Adresse
identifiziert, öffnet sich eine Maske, in der Sie die Angaben vergleichen können.
Auf der linken Seite der Tabelle werden die Angaben der im Vorgang gespeicherten
Adresse angezeigt, die rechte Seite enthält die in der Datenbank gespeicherten Angaben.
Weichen die Inhalte von Datenfeldern voneinander ab, wird dies durch eine rote
Hintergrundfarbe dargestellt.
Der Abgleich einzelner oder auch aller Datenfelder kann nun durch die Übernahme von
der Vorgangsadresse in die Datenbankadresse erfolgen. Stellen Sie beispielsweise einen
Tippfehler in der in Ihrer Datenbank gespeicherten Straße fest, selektieren Sie die
entsprechende Datenzeile und betätigen die Schaltfläche
Sind alle Änderungen durchgeführt, wird die korrigierte Adresse durch Betätigen der
Schaltfläche
in Ihrer Datenbank gespeichert. Zusätzlich steht Ihnen die Schaltfläche
zur Verfügung, womit Sie alle Felder aus dem Vorgang in die Stammdaten( siehe S. 406)
übernehmen. Sind im Vorgang Felder jedoch leer, die in den Stammdaten( siehe S. 406)
enthalten sind, so werden die Werte in den Stammdaten( siehe S. 406) bei dieser
361
Auftragsverwaltung
Vorgehensweise gelöscht.
Adresse neu anlegen
Mit der Funktion "Adresse neu anlegen" öffnen Sie eine Adresseingabemaske, in der die
Daten der Vorgangsadresse bereits eingetragen wurden. Sie müssen die Angaben
lediglich um eine gültige Adressnummer ergänzen und mit OK bestätigen, um die Adresse
dauerhaft in der Datenbank zu hinterlegen.
weitere Anschriftenangaben
Über diese Auswahl können Sie die Daten der Rechnungs- und Lieferanschrift wie z.B.
eMail-Adressen oder Faxnummern editieren.
Vorgangserfassung - Register "Positionen"
Das Register " Positionen" dient im Weitesten Sinne der Eingabe der Artikeldaten incl.
der Bezeichnungen, der Mengen und der Preise, die mit diesem Vorgang bearbeitet
werden sollen. Sie vergeben bei Bedarf Rabatte und bestimmen, welche Lager
angesprochen werden sollen. Sie können sowohl in der Datenbank gespeicherte Artikel
einfügen, als auch freie Artikel oder Textelemente verwenden.
Dieses Register wird automatisch aufgerufen, sobald Sie bei der Neuanlage eines
Vorgangs die Adresseingabe mit der Schaltfläche OK beenden.
Die Vorgangsarten besitzen unterschiedliche Tabellenansichten zur Eingabe der
Positionen.
Tabellenansichten
Verschiedene Arten von Vorgängen erfordern unterschiedliche Angaben innerhalb der
Vorgangspositionen. Arbeiten Sie beispielsweise nur mit einem Lager, wird es nicht
notwendig sein, das Lager auswählen zu können. Oder auch wenn Sie mit
Seriennummern arbeiten, müssen Sie dieses Feld nicht schon bei der Erstellung eines
Angebotes eingeben können.
Die Vorgangsarten besitzen daher unterschiedliche Tabellenansichten zur Eingabe der
Positionen.
Wechseln der Tabellenansicht
Bei Bedarf können Sie direkt während der Erfassung des Vorgangs die Tabellenansicht
wechseln, um andere Eingabefelder verfügbar zu haben.
Verwenden Sie dazu das Menü der Schaltfläche POSITIONEN am oberen Rand des
Registers "Positionen".
362
Auftragsverwaltung
Gestalten der Tabellenansicht
Sie können in den Parametern der Vorgangsarten( siehe S. 221) Tabellenansichten als
Vorgabe für einen Vorgang definieren und eigene Tabellenansichten gestalten.
Position
Es handelt sich um ein Eingabefeld mit Listbox, in dem Sie selbst Eintragungen
vornehmen oder aus den verfügbaren Möglichkeiten auswählen können.
Wurde in den Parametern die automatische Positionsnummerierung aktiviert, werden alle
Vorgangspositionen bereits bei der Erfassung mit fortlaufenden Nummern eingetragen.
Das Nummerierungsformat kann von Ihnen über diese Listbox verändert werden. Zudem
besteht die Möglichkeit, z. B. das Datum mit ausgeben zu lassen.
Die Einstellungen "Alternativ", "Optional", "Rückstand" und "Geliefert" bewirken,
dass die entsprechende Eingabe NICHT in den Rechnungsbetrag mit eingerechnet
wird.
Folgende Formatierungen für Titel und Positionen sind möglich:
#T normale Nummerierung (1, 2, ...) der Titel
#3T dreistellige Nummerierung (001, 002 ...) der Titel
Es kann außer ´3´ auch jede andere Zahl von ´2´ bis ´6´ eingegeben werden.
#P normale Nummerierung (1, 2, ...) der Positionen
#3P dreistellige Nummerierung (001, 002 ...) der Positionen.
Es kann außer ´3´ auch jede andere Zahl von ´2´ bis ´6´ eingegeben werden.
#aP alphabetische Nummerierung mit kleinen Buchstaben (a, b, c ...) der Positionen
#AP alphabetische Nummerierung mit großen Buchstaben (A, B, C ...) der Positionen
#XP römische Ziffern (I, II, III ...) der Positionen
Alle Angaben, die Sie nach dem ´T´ oder nach dem ´P´ vornehmen, werden mit angezeigt
363
Auftragsverwaltung
wie z. B. der Punkt und die Klammer in #3T.] für 001.].
Möchten Sie mit der Nummerierung an einer bestimmten Stelle beginnen, können Sie
auch das beeinflussen. Tragen Sie z. B. folgenden Ausdruck ein "#P@100" und es wird
mit der Nummerierung bei 100 begonnen. Haben Sie eine alphabetische Nummerierung
gewählt, wird die entsprechende Anzahl Buchstaben aus einer Zahl ermittelt (z. B. #AP@5
beginnt die Positionsnummerierung mit dem fünften Buchstaben, also mit „E“).
Die Angaben zur Titel- und Positionsnummerierung können auch miteinander kombiniert
werden. So führt auch die Eingabe von „Titel: #2T Pos.:#3P“ zu einer Darstellung wie z.B.
"Titel 01 Pos.: 001" usw.
Artikelnummer
Zu Beginn der Positionserfassung wird der Fokus immer auf die Artikelnummer gestellt.
Die Artikelnummer wird in
Stammdatenaufruf eingetragen.
ein
Eingabefeld
mit
Listbox,
Suchfunktion
und
Ist Ihnen die Artikelnummer bekannt, können Sie Ihre Eingabe manuell vornehmen.
Kennen Sie die Artikelnummer nicht, steht Ihnen zur Suche die Listbox zur Verfügung.
Alternativ kann über die Schaltfläche mit dem Lupensymbol im Feld oder den Shortcut
ALT+S direkt die Artikelsuche geöffnet werden.
Über die Schaltfläche mit den drei Punkten bzw. den Shortcut ALT+"." öffnen Sie die
Stammdatenübersicht der Artikel, um dort nach dem Artikel zu suchen oder ihn bei Bedarf
auch neu anlegen zu können.
Bezeichnung
Sobald Sie die Eingabe der Artikelnummer abgeschlossen haben, wird das Feld
Bezeichnung automatisch gefüllt.
Das nächste Feld, das für die Eingabe selektiert wird, ist die Menge.
Tipp:
Um diesen Automatismus zu umgehen und nach der Eingabe der Artikelnummer
direkt das Bezeichnungsfeld editieren zu können, können Sie jedoch in den
Buchungsparametern der Vorgänge im Menü BEARBEITEN - PARAMETER Bereich VORGÄNGE - BUCHUNGSPARAMETER im Register "Sonstige
Eingabeparameter" das Kennzeichen "Eingabereihenfolge nach Felder laut
Tabellenansicht" aktivieren.
Das Feld Bezeichnung wird mit allen in den Stammdaten( siehe S. 406) des Artikels
enthaltenen Bezeichnungen gefüllt. Haben Sie in den Stammdaten( siehe S. 406) der
Adresse, die im Vorgang verwendet wird bzw. im Register "Vorgaben" des Vorgangs nur
bestimmte Textkennzeichen ausgewählt, so werden auch nur diese in den Vorgang
übernommen.
Tipp:
364
Auftragsverwaltung
Sie können in den Buchungsparametern der Vorgänge unter dem Register "Sonstige
Eingabeparameter" das Kennzeichen "Artikelkurzbezeichner verwenden" sowie die
Optionen "nur Kurzbezeichner 1" oder "Vorgaben aus Adresse", um das Feld
"Bezeichnung" statt mit der Lang- mit der Kurzbezeichnung vorbelegen zu lassen.
Hinweis:
Im Feld "Bezeichnung" können Sie jederzeit manuell Eingaben vornehmen.
Optionen zum Formatieren erreichen Sie mit der rechten Maustaste. Einen
Zeilenumbruch können Sie vornehmen mit den Tasten STRG+ENTER.
Aufmaßberechnung
Die Aufmaßberechnung ist eine Besonderheit des Bezeichnungsfeldes. Durch eckige
Klammern gekennzeichnet, können Sie Aufmaßberechnungen durchführen. Die eckigen
Klammern erreichen Sie in der Regel, indem Sie die Taste ALT GR und 8 zum Öffnen
bzw. ALT GR und 9 zum Schließen verwenden.
Das Aufmaß kann an beliebiger Stelle des Bezeichnungsfeldes eingefügt werden. Öffnen
Sie die Berechnung mit einer eckigen Klammer ([), und tragen Sie die Berechnungsformel
ein (z. B. 5*25 für 5 Räume á 25 qm), und schließen Sie mit einer eckigen Klammer (]) die
Eingabe ab. Das Ergebnis der Berechnung wird im Mengenfeld ausgewiesen. Rechnen
können Sie mit den vier Grundrechenarten
Addition +
Subtraktion Multiplikation *
Division /
Die "Punkt vor Strich" Regel wird dabei beachtet.
Tipp:
Fakturieren Sie einen Artikel, der immer über ein Aufmaß verfügt, können Sie die
Eingabe vereinfachen, indem Sie in den Stammdaten des Artikels im Feld
Bezeichnung (nicht in der Kurzbezeichnung) eine Formel für die Aufmaßberechnung
hinterlegen.
Als Platzhalter geben Sie dort #P ein. Dieses Zeichen dient auch gleichzeitig als
Stoppzeichen, d.h. nach der Eingabe der Artikelnummer bleibt der Cursor im Feld
Bezeichnung auf #P stehen, so dass Sie die Eingaben in die Formel vornehmen
können. Nach der Eingabe des letzten Paltzhalters #P erfolgt sofort die Berechnung,
wobei das Ergebnis in das Mengenfeld übertragen wird.
Eine solche Formel können Sie auch mit erklärenden Hinweisen versehen wie z.B.
in:
[Länge #P* Breite #P]
365
Auftragsverwaltung
Menge
Die Menge wird von Ihnen frei gewählt und im Feld Menge eingetragen. Der Wert im Feld
Menge ist maßgeblich für die Berechnung des Preises sowie die Buchung des Lagers.
Öffnen Sie die Listbox dieses Feldes, erhalten Sie detaillierte Informationen über
Mengenwerte, die das ausgewählte Aus-Lager( siehe S. 366) betreffen.
Die Angaben beziehen sich immer auf den aktuellen Artikel sowie das im Vorgang
verwendete "Aus Lager"( siehe S. 366) und bedeuten im Einzelnen:
Lieferbar
Der Lagerbestand des ausgewählten Lagers, abzüglich der in Kundenbestellungen
(Vorgangsart "Bestellung vom Kunden") vorhandenen Liefermengen( siehe S. 368) sowie
der in Vorgängen vorhandenen Reservierungen.
Lagerbestand
Der Bestand des ausgewählten Lagers.
Reserviert
Die Summe der reservierten Menge in den Vorgängen.
In Kundenbestellungen
Die Gesamtanzahl der in den Kundenbestellungen (Vorgangsart "Bestellung vom
Kunden") enthaltenen Einträge.
Lieferbar in Kundenbest.
Die Summe der vorhandenen Liefermengen( siehe S. 368) in allen Kundenbestellungen.
In Lieferantenbest.
Die Gesamtanzahl der in den Lieferantenbestellungen (Vorgangsart "Bestellung an
Lieferant") eingetragenen Mengen.
Im Bestelleingang
Die im Lieferantenbestelleingang des Bereichs "Lieferantenbestellwesen"( siehe S. 395)
enthaltene Menge.
Aus Lager und Nach Lager
Falls Sie in den Buchungsparametern der Vorgangsart bzw. des Vorgangs den Parameter
"Lagerbestand buchen" aktiviert haben, so wird der Bestand gebucht. In den Feldern für
"Aus-Lager" und "Nach-Lager" legen Sie fest, aus welchem Lager und in welches Lager
der Bestand dabei gebucht wird.
366
Auftragsverwaltung
Hinweis:
Auch wenn Sie diese Felder in der Tabellenansicht des Vorgangs nicht sehen, so ist
eine Lagerbuchung trotzdem möglich.
Es werden die in den Parametern der Vorgangsart gemachten Voreinstellungen
verwendet oder beim Wandeln bzw. Kopieren eines Vorgangs werden die
Lagereinstellungen des Quellvorgangs übernommen.
Aus Lager (Kennzeichen) und Nach Lager (Kennzeichen)
"Aus Lager“ bestimmt den Ursprungsort der Ware, von dem die in der Position
eingetragene Menge abgebucht wird. "Nach Lager" bestimmt den Zielort der Ware.
Im Feld Kennzeichen ist die aus den Parametern eingestellte Vorgabe zu sehen.
Um ein Lager im Feld "Aus Lagernummer" auswählen zu können, muss das
Lager-Kennzeichen auf "Frei eingebbar" stehen.
Die Einträge der Listbox bedeuten im Einzelnen:
Einkauf und Verkauf
Diese sind sozusagen virtuelle Lager, die ähnlich wie bei einer Buchung in der
Finanzbuchhaltung für eine vollständige Lagerbewegung benötigt werden.
Das Lagerkennzeichen "Einkauf" im Aus-Lager wird verwendet, wenn Sie Ware von
einem Lieferanten beziehen. (Der Bestand im Nach-Lager wird erhöht.)
Das Lagerkennzeichen "Verkauf" im Nach-Lager hingegen wird benötigt, wenn Ware
eines Ihrer Lager verlässt. (Der Bestand im Aus-Lager wird verringert.)
Erstes Lager
Dies ist das in der Lagerübersicht des Artikels an oberster Position befindliche Lager.
Standard Lager
Dies ist das als Standard gekennzeichnete Lager des Artikels.
Kundenlager
Dies ist ein für einen bestimmten Kunden erzeugtes Lager. Sie erkennen ein solches
Lager daran, dass eine Kundennummer im Lagersatz eingetragen ist. Wird das Lager
durch eine Umbuchung erzeugt, erhält es in der Lagernummer die Kundennummer, mit
den beiden vorangestellten Buchstaben "KD".
Frei eingebbar
367
Auftragsverwaltung
Diese Auswahl ist erforderlich, um im Feld Lagernummer ein Lager des Artikels frei
wählen zu können.
(1), (2), usw.
Diese Nummern sind vorhanden, sobald Sie in den Parametern so genannte "Feste
Lager"( siehe S. 226) eingerichtet haben.
Beispiel:
Sie haben für sehr viele Artikel mehrere Lager definiert. Neben einem Hauptlager stehen
Ihnen z. B. diverse Außenlager zur Verfügung. Für eine Messe möchten Sie nun Ihre
Artikel aus dem HAUPTLAGER in ein MESSELAGER, das bei den Artikeln bereits
angelegt wurde, umbuchen.
In den Vorgangsparametern eines freien Typs wählen Sie als AUS LAGER daher den
Eintrag STANDARD LAGER, da das Hauptlager in allen Artikeln als Standard Lager
hinterlegt ist. Als NACH LAGER bietet sich vorerst keiner der Einträge an, weshalb Sie
FREI wählen müssten. So hätten Sie zumindest die Möglichkeit, im Vorgang das
MESSELAGER auszuwählen. Dies ist allerdings recht umständlich und fehleranfällig.
Daher legen Sie in den Vorgangsparametern fest, dass sich hinter Eintrag 1 das
MESSELAGER verbirgt. Als NACH LAGER können Sie nun die 1 auswählen. Es wird
automatisch auf das definierte Messelager zugegriffen.
Aus Lagernummer und Nach Lagernummer
Dieses Feld ändert in Abhängigkeit von dem gewählten Lagerkennzeichen seinen Typ. In
allen Einstellungen, außer "frei eingebbar", ist es ein reines Anzeigefeld, welches von
Ihnen nicht verändert werden kann.
Wurde jedoch die Einstellung "frei eingebbar" ausgewählt, ist dieses Feld eine weitere
Auswahlliste, in der alle diesem Artikel hinterlegten Lager aufgeführt werden und von
Ihnen ausgewählt werden können.
Liefermenge und Lieferdatum
Dieses Feld wird mit dem maximal lieferbaren Wert gefüllt. Dies entspricht in der Regel
dem Wert in "Lieferbar" aus der Listbox dieses Feldes.
Die Werte dieser Listbox entsprechen denen des Feldes Menge( siehe S. 366)
Auch wenn dieses Feld in der Tabellenansicht nicht sichtbar ist, so wird es dennoch
mitgeführt. Eine besondere Bedeutung kommt diesem Feld beim Wandeln eines Vorgangs
368
Auftragsverwaltung
der Vorgangsart "Bestellung vom Kunde" zu. Daher sollte es in dieser Vorgangsart auch
sichtbar sein. Beim Wandeln mit einer der Optionen, die die Liefermenge beachten (s.u.),
wird der Wert im Feld Liefermenge in die Menge des neuen Vorgangs übertragen.
Sie können im Wandeln zwischen verschiedenen Optionen wählen bezüglich der
Liefermenge.
•
•
•
•
Liefermenge nicht beachten
Liefermenge beachten, aber nicht verändern
Liefermenge beachten und immer neu berechnen
Liefermenge beachten, aber nur neu berechnen, wenn Liefermenge gleich Null ist
Haben Sie zum Zeitpunkt der Erfassung der Bestellung vom Kunden nicht über
ausreichend Ware im Lager verfügt, so können Sie beim Wandeln den aktuellen Bestand
überprüfen lassen. Ist Ware zugebucht worden (wäre jetzt also ein höherer Wert in der
Liefermenge möglich), so wird mit einer der Optionen, die die Liefermenge neu
berechnen, der maximal lieferbare Wert in das Mengenfeld des Zielvorgangs beim
Wandeln übertragen.
Der Vorgang Bestellung vom Kunden bleibt mit den restlichen Positionen stehen, die nicht
bzw. nicht vollständig gewandelt werden konnten.
Rabatt, Provionssatz und Roherlös
Rabbatt
Das Rabattfeld ist wiederum ein Eingabefeld, welches mit einem eventuell hinterlegten
Vorgabewert bei der Faktur gefüllt wird.
Das Feld lässt nur dann eine Eingabe zu, wenn die Vorgangsadresse und der Artikel als
rabattfähig gekennzeichnet sind. Sind diese beiden Einstellungen aktiviert und das
Eingabefeld kann dennoch nicht von Ihnen angesprochen werden, so prüfen Sie in den
abweichenden Artikeldaten im Register "Artikelvorgaben" der Vorgangsadresse, ob der
Artikel in der dortigen Liste eingetragen ist. Ist ein solcher Eintrag vorhanden, so muss
auch dieser explizit als rabattfähig gekennzeichnet sein, wenn die Rabattvergabe möglich
sein soll.
Hinweis:
Für abweichende Artikeldaten wird das Rabattkennzeichen bei Neuanlage wie folgt
vorbelegt:
- über das Eingabeformular wird das Rabattkennzeichen gesetzt, wenn der
Artikelverkaufspreis der Adressverkaufspreisgruppe rabattfähig ist
- über die Vorgangspositionserfassung wird das Rabattkennzeichen gesetzt, wenn
die Position rabattfähig ist und ein Rabatt hinterlegt wurde
Provision
Damit eine Eingabe in das Feld Provisionssatz erfolgen kann, muss zum Einen der Artikel
provisionsfähig sein und zum Anderen muss im Vorgang im Register "Adr.-Kennzeichen"
ein Vertreter hinterlegt sein.
369
Auftragsverwaltung
Falls für den Artikel bei der im Vorgang verwendeten Adresse abweichende Artikeldaten
hinterlegt sind, so muss auch hier das Kennzeichen provisionsfähig aktiviert sein.
Hinweis:
Für abweichende Artikeldaten wird das Provisionsfähigkennzeichen bei Neuanlage
wie folgt vorbelegt:
- über das Eingabeformular wird das Provisionsfähigkennzeichen gesetzt, wenn der
Artikel provisionsfähig ist
- über die Vorgangspositionserfassung wird das Provisionsfähigkennzeichen
gesetzt, wenn die Position provisionsfähig ist und eine Provision (auch 0) hinterlegt
wurde
Roherlös
Sie können auch Felder für den Roherlös der Position in die Tabellenansicht einbinden(
siehe S. 362).
Diese Felder dienen jedoch nur der Information, da der Roherlös sich automatisch
entsprechend der von Ihnen eingestellten Vorgaben berechnet. Eine Eingabe in diese
Felder ist nicht möglich.
Lediglich das Feld "Einzel-EK (für Roherlös)" kann editiert werden, so dass ein von den
Vorgaben abweichender Einkaufspreis für die Vorgangsposition eingegeben werden kann.
Ausweisung des Roherlöses im Vorgang
Ausweisung des Roherlösbetrages und des Roherlöses in % im Vorgang
Der Rohrerlös in % gibt den relativen Anteil vom EK zum VK (je nach Einstellung der
Artikelparameter) des Gesamtbetrages an. Der Roherlösbetrag bezieht sich immer auf die
roherlösfähigen Positionen.
Beispiel:
Artikel A:
VK=200 Euro ; EK=100 Euro
Roherlösbetrag =100 Euro; Roherlös in % = 100; roherlösfähig
Artikel B:
VK=200 Euro; nicht roherlösfähig
Berechnung wenn in den Parametern Roherlösberechnung in % vom EK
hinterlegt ist.
(Diese Einstellung nehmen Sie vor unter Menü BEARBEITEN - PARAMETER - ARTIKEL
- PARAMETER)
Im Vorgang werden sowohl Artikel A als auch Artikel B erfasst. Es ergibt sich ein
370
Auftragsverwaltung
Roherlösbertrag in Höhe von 100 Euro und ein Roherlös in % in Höhe von 33 %.
Begründung:
Als EK bei nicht roherlösfähigen Artikeln wird der VK herangezogen - d.h. der EK
entspricht dem VK - für Artikel B daher 200 Euro. Der EK wird zur Berechnung also gleich
dem VK gesetzt.
EK1 + EK2 = EK Gesamt
100 Euro + 200 Euro = 300 Euro
Roherlösbetrag: 100 Euro (nur Artikel A liefert einen Roherlösbetrag)
Roherlös in %: 33,33 % (Berechnung: 300 Euro entspricht 100 % - 100 Euro sind x %)
Berechnung wenn in den Parametern Roherlösberechnung in % vom VK
hinterlegt ist.
VK gesamt = 400 Euro
Roherlös als Betrag = 100 Euro
Roherlös in %: 25 % (Berechnung: 400 Euro entspricht 100 % - 100 Euro sind x %)
Einzelpreis und Gesamtpreis
Für den Einzelpreis wird Ihnen der Betrag aus der Preisgruppe vorgeschlagen, der die
Adresse zugewiesen ist.
Voraussetzung dafür ist, dass in den Artikelstammdaten ein Preis hinterlegt ist, und die
Adresse der entsprechenden Preisgruppe zugeordnet ist.
Sollte der Adresse für diesen Artikel bereits ein abweichender Preis zugeordnet worden
sein, so hat dieser Priorität vor den in den Stammdaten( siehe S. 406) vergebenen
Preisen, d.h. der abweichende Preis wird in der Vorschlagsliste als erstes selektiert.
Geben Sie einen in der Vorschlagsliste nicht enthaltenen Preis ein, so erscheint die
Abfrage, ob dieser manuell eingetragene Wert als abweichender Preis gespeichert
werden soll. Diese Abfrage kann von Ihnen unterdrückt werden, so dass auch keine
Speicherung eines abweichenden Preises erfolgt. Aktivieren Sie dazu in den
Buchungsparametern der Vorgangsart auf dem Register "Sonstige Eingabeparameter"(
siehe S. 211) das Kennzeichen "Keine abweichenden Preise speichern".
Das Feld Gesamtpreis dient lediglich der Anzeige des Gesamtpreises der Position. Es
berechnet sich aus der Menge multipliziert mit dem Einzelpreis abzüglich des gewährten
Rabattes.
Hinweis für Preise der Stücklistenpositionen
Falls Sie mit Stücklisten arbeiten und deren VK-Preise im Vorgang manuell eingeben bzw.
ändern, so können Sie in den Parametern der Artikel im Bereich ARTIKEL - PARAMETER
die folgenden Optionen wählen für die Vk-Preisanpassung der Stücklistenpositionen
innerhalb der Positionsverarbeitung:
371
Auftragsverwaltung
• Preisanpassung über "Gesamt Vk-Preis" der Stückliste: Hier wird der Preis einer
Stücklistenposition über den eingetragenen Preis der Stücklistenposition relativ zum
"Gesamt Vk-Preis der Stückliste" gebildet. Diese Parametereinstellung kann benutzt
werden, wenn bei allen abzurechnenden Stücklistenpositionen ein Preis hinterlegt
wurde.
• Preisanpassung über "Original gesamt Vk-Preis" der Stückliste: Dies ist der
Vorgabewert, bei diesem wird der Preis einer Stücklistenposition über den original
Preis des Artikels der Stücklistenposition relativ zum "Original gesamt Vk-Preis der
Stückliste" gebildet. Diese Parametereinstellung sollte dann benutzt werden, wenn
nicht bei allen abzurechnenden Stücklistenpositionen ein Preis hinterlegt wurde.
Falls bei keiner Stücklistenposition ein Preis hinterlegt wurde, wird der Preis zum
Verbuchen automatisch mit einer 1.00 vorbelegt (entspricht der Gleichverteilung). Dieser
Stücklistenpositionspreis wird dann an den Verkaufspreis der Vorgangsposition angepasst.
Bestellnummer/ Seriennummer
In der Vorgangsart "Bestellung an Lieferant" dient dieses Feld der Angabe der
Bestellnummer beim Lieferanten.
In allen anderen Feldern wird hier die Seriennummer eingetragen. Dieses Feld ist in der
Regel erforderlich in Vorgangsarten, die Lagerbestand buchen.
Werden mehr als ein Stück fakturiert, tragen Sie die Seriennummern durch Kommata
getrennt, hintereinander in das Eingabefeld ein, z.B. SN123456,SN123457,SN123458
Einheit
Die in den Parametern definierten Einheiten können Sie in diesem Feld aus einer Listbox
auswählen, oder manuell in das Eingabefeld eintragen.
Auch wenn dieses Feld in der Erfassung des Vorgangs nicht sichtbar ist, so wird dennoch
die in den Artikelstammdaten als Standard definierte Einheit zur Bestimmung der
Buchungsmenge verwendet.
Weitere Angaben (Vorgangserfassung)
Bereits während der Erfassung der Positionen werden unterhalb der Tabellenansicht, am
rechten Rand der Maske, die Summenwerte des Vorganges angezeigt. Die Angaben
beinhalten den Warenwert, die gesamte Steuer, sowie den Gesamtrechnungsbetrag.
Ebenfalls unterhalb der Tabellenansicht, auf der linken Seite, erhalten Sie weitere
Angaben über die fakturierten Positionen.
372
Auftragsverwaltung
Gewicht
Das Gewicht wird automatisch ermittelt, sofern Sie Ihre Artikelstammdaten mit
Gewichtsdaten versehen haben. Der an dieser Stelle angegebene Wert bildet die
Grundlage für die Ermittlung des Versandtarifs, sofern dieser gewichtsabhängig ermittelt
wird. Natürlich kann der Wert von Ihnen auch verändert oder manuell eingetragen werden.
Anzahl der Pakete
Die Paketanzahl ist ebenfalls ein für das Versandmodul grundlegender Wert. Der Eintrag
erfolgt manuell durch den Anwender.
Fracht (Netto)
Die Fracht wird ausgewiesen, sofern alle Grundlagen zur Bestimmung dieses Wertes
verfügbar sind. In den Vorgangsparametern können Sie einstellen, dass die Fracht
automatisch berechnet wird oder Sie führen die Berechnung manuell durch, indem Sie die
Funktion „Fracht berechnen” aus dem Informationsmenü aufrufen.
Rabatt
Ist in Ihren Vorgangsparametern die Option „Rabatt anzeigen“ aktiviert, so wird zusätzlich
der Rabatt des Vorgangs in diesem Informationsfeld dargestellt.
Roherlös
Ist in Ihren Vorgangsparametern die Option „Roherlös anzeigen“ aktiviert, so wird
zusätzlich der Roherlös des Vorganges in diesem Informationsfeld dargestellt.
Funktionen und Werkzeuge der Positionserfassung
Oberhalb der Tabellenansicht für die Vorgangspositionen stehen Ihnen in der
Erfassungsmaske mehrere Schaltflächen zur Verfügung, die Sie bei der Erfassung und
Bearbeitung der Vorgangspositionen unterstützen.
Über das Menü der Schaltfläche NEU
erreichen Sie die folgenden Befehle:
Zeile einfügen
Vor der aktuell selektierten Position wird eine leere Positionszeile in den Vorgang
eingefügt. Möchten Sie eine Position in den Vorgang einfügen, selektieren Sie den
Eintrag, vor dem die Leerzeile eingefügt werden soll und rufen diesen Menüeintrag auf.
373
Auftragsverwaltung
Zeile kopieren
Die aktuell selektierte Position wird dupliziert. Diese Option kann effektiv angewandt
werden, wenn mehrere gleichartige Artikel mit nur geringen Änderungen erfasst werden
sollen.
Leerzeile anhängen
Dieser Befehl fügt eine Leerzeile unterhalb der markierten Zeile ein.
Zwischensumme anhängen
Fügt nach der aktuellen Position eine Zeile mit dem Text „Zwischensumme“ und dem bis
zu dieser Position addierten Betrag ein. Verwenden Sie mehrere Zwischensummen in
einem Vorgang, wird die zweite Summe nicht den Gesamtbetrag ausgeben, sondern den
Wert ab der letzten eingefügten Zwischensumme. Bei Verwendung mehrerer
Zwischensummen wird somit immer die Bereichssumme ausgewiesen.
Titel einfügen
Über diese Schaltfläche fügen Sie einen Titel in den Vorgang ein.
Beispiel:
Bieten Sie z. B. ein umfangreiches Projekt an, müssen Sie dafür sicherlich kein Angebot
erstellen, in dem alle anfallenden Arbeiten und benötigten Materialien nur aufgelistet
werden. Sie können einzelne Abschnitte/ Überschriften bilden und diese zu einem
Gesamtangebot zusammenfassen. Diese einzelnen Abschnitte bilden jeweils einen Titel,
dem Sie die jeweiligen Positionen zuordnen.
Haben Sie den Titel eingefügt, tragen Sie die Titelbezeichnung ein. Sobald Sie den
Eintrag vorgenommen und bestätigt haben befinden Sie sich wieder in der gewohnten
Erfassung. Fügen Sie nun nach und nach die einzelnen Positionen ein.
Fuß anhängen
Sind alle Positionen des Titels erfasst, wird mit dieser Funktion die Endsumme des Titels
gebildet. Im Bezeichnungsfeld können Sie die Bezeichnung des Titelfußes ändern.
Über das Menü der Schaltfläche BEARBEITEN
erreichen Sie die folgenden Befehle, die sich bereits auf in den Vorgang eingefügte
Positionen beziehen:
Zeile löschen
Diese Funktion entfernt die selektierte Position des Vorgangs ohne weitere Rückfrage.
374
Auftragsverwaltung
Einzelpreis ist Bruttopreis und Einzelpreis ist Nettopreis
Durch einen Punkt wird angezeigt, ob der eingegebene Preis einem Brutto- oder
Nettopreis (d.h. inkl. oder exkl. Steuer) entspricht.
Für Kunden der Steuerkategorie "Inland" können Sie im Register "Adr.-Kennzeichen"
des Vorgangs das Kennzeichen "Preise inkl. Steuer" aktivieren. In der Eingabe der
Vorgangsposition erhalten Sie dann die Auswahl der Artikelpreise incl. Steuer.
Aber auch wenn Sie normalerweise Nettopreise eingeben (Kennzeichen "Preise inkl.
Steuer" ist nicht aktiviert), so können Sie dennoch einen Brutopreis in der
Vorgangsposition eingeben. Die Befehle "Einzelpreis ist Bruttopreis und Einzelpreis ist
Nettopreis" übernehmen dann die Fuktion der Umrechnung. Klicken Sie einmal auf
"Einzelpreis ist Bruttopreis". Dadurch wird der eingegebene Preis in den Nettopreis
umgerechnet und im Fuß des Vorgangs wird die Steuer berechnet und ausgewiesen.
Über das Menü der Schaltfläche POSITIONEN
erreichen Sie die folgenden Befehle, die sich auf alle Positionen des Vorgangs beziehen:
Positions- & Titelnummern neu vergeben
Falls Sie im Laufe der Vorgangserfassung Positionen einfügen, entfernen oder
verschieben, gerät die Positionsnummerierung, sowie die fortlaufende Nummerierung der
Titel dabei natürlich durcheinander. Damit Sie die korrekte Ordnung nicht manuell wieder
herstellten müssen, wählen Sie diese Funktion aus und die Nummerierung wird neu
erstellt.
Artikelbezeichnungen neu einladen
Mit dieser Funktion werden die Artikelbezeichnungen aus den Stammdaten( siehe S.
406) in den Vorgang eingefügt. Manuell von Ihnen vorgenommene Texteingaben in
gespeicherten Artikeln werden hierbei rückgängig gemacht und der Originalzustand
wieder hergestellt. Freie Artikel, also solche die im Vorgang nicht mit einer Artikelnummer
versehen sind weil sie nicht in der Datenbank gespeichert sind, bleiben hiervon
unbeeinflusst.
Artikelpreise neu einladen
Haben Sie Preise von Positionen verändert, können Sie durch Aufruf dieser Funktion die
Änderungen wieder rückgängig machen. Die Positionen bekommen die in der
Artikeldatenbank gespeicherten Preise zugewiesen. Eventuell in der Adresse hinterlegte
abweichende Preise sowie vorgegebene Rabatte werden hierbei ebenfalls berücksichtigt.
Steuer prüfen und anpassen
Diese Funktion prüft, ob der Steuersatz (16% oder 19%) der Vorgangsposition stimmig mit
375
Auftragsverwaltung
dem Lieferdatum respektive Belegdatum ist.
Tabellenansicht
Wählen Sie die gewünschte Tabellenansicht aus. Weitere Informationen hierzu finden Sie
im Kapitel Tabellenansichten( siehe S. 362).
Vorgang aus Übersicht laden
Diese Funktion bietet Ihnen die Möglichkeit, den Inhalt eines Vorganges in den aktuellen
Vorgang zu übernehmen. Die Auswahl der Funktion öffnet eine Maske, in der Sie nach
den Vorgängen suchen können. Haben Sie den gewünschten Vorgang identifiziert,
bestätigen Sie die Maske mit der Schaltfläche ÜBERNEHMEN und der Inhalt des
Vorganges wird in den aktuellen Vorgang übernommen.
Vorgang aus Archiv laden
Die Arbeitsweise ist identisch, wie bei der Funktion „Vorgang aus Übersicht laden“. Nur
identifizieren Sie den Vorgang hierbei nicht in der Vorgangsübersicht, sondern im
Vorgangsarchiv.
In beiden Fällen werden die Buchungsparameter( siehe S. 236) erneut abgearbeitet,
wenn Sie Positionen aus bereits gebuchten Vorgängen in den Vorgang mit aufnehmen.
Vorgangspositionen importieren
Bevor der Import erstmalig gestartet werden kann, ist es unbedingt notwendig, ein
Importlayout zu definieren. Hierbei geben Sie an, an welcher Position der zu
importierenden Datei welche Informationen enthalten sind. Erst danach kann der Import
ordnungsgemäß durchgeführt werden, da die Daten sonst nicht oder nicht korrekt im
Vorgang zugewiesen werden können.
Rufen Sie die Funktion auf, erhalten Sie zuerst eine Übersicht über die bereits angelegten
Importlayouts. Hinweise zum Erstellen eines Importlayout entnehmen Sie bitte dem
modulübergreifenden Teil des Handbuch.
Vorgang exportieren
Mit diesem Befehl können Sie den Vorgang exportieren. Auch in diesem Fall muss
zunächst einmalig ein Exportlayout eingerichtet werden.
Das Menü der Schaltfläche INFORMATION
enthält die folgenden Befehle:
Fracht berechnen
Haben Sie in den Vorgangsparametern die Option „Fracht berechnen“ nicht aktiviert,
376
Auftragsverwaltung
möchten aber dennoch die aktuellen Frachtkosten für diesem Vorgang angezeigt
bekommen, rufen Sie diese Funktion auf. Die Fracht wird im dafür vorgesehenen
Anzeigefeld, in der linken unteren Ecke der Erfassungsmaske dargestellt.
Extra Ansichten der Positionserfasung
am rechten oberen Rand der Vorgangspositionen stehen Ihnen die folgenden Extra
Ansichten zur Verfügung:
Lager
Sie erhalten eine Übersicht über die für den Artikel der Vorgangsposition verfügbaren
Lager. Umbuchungen sind möglich per Drag&Drop oder über das Menü der
PLUS-Schaltfläche in der Extra Ansicht.
History
Zeigt die in der History gespeicherten Daten für die in der Position erfasste Artikel- und
Adressnummer. Über das Menü der Schaltfläche PLUS kann auch eine Tabellenansicht
mit der Anzeige des Einzelpreises gewählt werden!
Bild
Zeigt das Artikelbild an. Es kann in die Zwischenablage kopiert werden.
Lieferantenbestelleingang
Sie erhalten eine Übersicht über die im Lieferantenbestelleingang vorhandenen
Datensätze dieses Artikels.
Vorgangserfassung - Register "Infoblatt"
Um Informationen individuell zum Vorgang speichern und ausdrucken zu können, stehen
Ihnen mit den Infoblättern beliebig viele Eingabefelder für zusätzliche Angaben zur
Verfügung. Dies können z.B. Bestellangaben des Kunden sein oder aber auch interne
Vermerke, die im Vorgang gespeichert werden sollen.
Die Bezeichnung der Infoblätter lautet in der Vorgabe "Infoblatt0", "Infoblatt1", usw. Diese
Vorgabebezeichnung können Sie in den Parametern ändern. Über das Menü
BEARBEITEN - PARAMETER - Bereich VORGÄNGE - INFOBLATTBEZEICHNUNGEN(
siehe S. 227) öffnen Sie das Eingabefenster zum Editieren der Infoblattbezeichnungen.
377
Auftragsverwaltung
Vergeben Sie dort Bezeichnungen, die dem Verwendungszweck der Infoblätter
entsprechen.
Möchten Sie die Inhalte der Infoblätter mit Vorgaben belegen, so dass Sie lediglich die
Inhalte aus einer Listbox auswählen müssen, können Sie das in den Parametern ebenfalls
vorgeben. Tragen Sie in den Parametern die gewünschten Vorgaben hierzu einfach,
durch Kommata getrennt, in das Eingabefeld "Vorgabebezeichnungen" ein.
Die durch Kommata getrennten Vorgaben
untereinander in einer Listbox angezeigt.
werden
in
der
Vorgangserfassung
Die maximale Länge der Eingabe ist pro Infoblatt auf 100 Zeichen begrenzt.
Tipp:
Sie können Angaben in Infoblättern auch als Variablen im Drucklayout hinterlegen,
so dass die eingetragenen Informationen ausgedruckt werden. Über Formeln im
Druckdesigner kann die Druckausgabe individuell angepasst werden.
So lassen sich Fusstexte wie z.B. in Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen
gestalten. Beispiele für solche Layouts und Infoblatt-Felder finden Sie in den
Mustermandanten.
Vorgangserfassung - Register "Adr.-Kennzeichen"
In der über das Register "Adr.-Kennzeichen" zu erreichenden Maske werden die in den
Adressdaten hinterlegten Angaben zur Bankverbindung, den Zahlungskonditionen, der
Währung etc. wiederholt.
Die Bedeutung der einzelnen Datenfelder wurde bereits im Kapitel über die
Adressstammdaten dieser Dokumentation ausführlich beschrieben und kann bei Bedarf
an dieser Stelle nachgelesen werden.
Eventuelle Änderungen auf dieser Seite wirken sich nur für diesen Vorgang bzw. weitere,
aus diesem Vorgang heraus erzeugte Vorgänge aus. Damit wird es Ihnen z. B. möglich,
einem Kunden für diesen einen Vorgang, eine von seinen üblichen Konditionen
abweichende Zahlungsbedingung zu vergeben.
Vorgangserfassung - Register "Vorgaben"
Die Angaben im Register "Vorgaben" sind wie schon im Register "Adr.-Kennzeichen"
übernommene Voreinstellungen aus den Stammdaten( siehe S. 406) sowie den
sonstigen Eingabeparametern für die Vorgangsart.
Die Angaben, welche Artikelbezeichnungen im Vorgang verwendet werden sollen (Felder
"Text 1" bis "Text 5"), die Historyvorgabe, das Buchungskonto und die Angaben zum
Vertreter sind in den Adressdaten hinterlegt. Die Nachkommastellen werden in den
Parametern festgelegt, wo Sie auch die Vorgangsart Vorgaben einstellen.
Wiederum gilt, dass sich Änderungen nur auf diesen Vorgang und Folgevorgänge die auf
diesem Vorgang basieren, auswirken.
378
Auftragsverwaltung
Vorgangserfassung - Register "Parameter"
Die auf dem Register "Parameter" verfügbaren Parameter entsprechen den
Buchungsparametern des Vorganges im Bereich „für das Buchen“. Es handelt sich hierbei
um die Aktionen, die beim Buchen des Vorganges abgearbeitet werden.
Änderungen der Parameter, die an dieser Stelle vorgenommen werden, haben keinerlei
Auswirkungen auf die Voreinstellungen für weitere Vorgänge des gleichen Vorgangstyps.
Sie werden jedoch beim Wandeln oder Kopieren dieses Vorgangs jedoch entsprechend in
den neuen Vorgang weitergegeben. Daher sollten manuelle Eingriffe an dieser Stelle nur
in begründeten Ausnahmefällen vorgenommen werden.
Vorgangserfassung - Register "Memo"
Das Register "Memo" erlaubt die Hinterlegung eines umfangreichen Textes zu diesem
Vorgang.
Vorgangserfassung - Register "Gesperrt / Info"
Es steht ein weiteres Feld "Information" zur Verfügung, um Informationen zum Vorgang
hinterlegen zu können.
Der Abschnitt Historyinformationen wird mit Daten gefüllt, wenn der Vorgang in das
Vorgangsarchiv kopiert oder verschoben wird. Verwaltet wird das Datum der Änderung
und der Benutzer, der die Änderung vorgenommen hat. Außerdem wird eine
Kurzinformation über die Art der Änderung eingetragen.
Schaltflächen der Vorgangserfassung
Am unteren Rand der Positionserfassung stehen Ihnen die folgenden Schaltflächen zur
Verfügung:
Die Schaltfläche STAMMDATEN bietet Ihnen das folgende Auswahlmenü an. Die darin
verfügbaren Einträge rufen jeweils Stammdatenübersichten auf, die bereits mit auf den
Eintrag bezogenen Werten im Suchfeld gefüllt sind.
•
•
•
•
Adressen
Artikel
History
Vertreter
In der Übersicht erscheint der diesem Vorgang zugeordnete Vertreter. Ist dem Vorgang
kein Vertreter zugeordnet, hat das Suchfeld keinen Eintrag und es werden alle Vertreter in
der Tabelle dargestellt.
• Offene Posten
Durch den Eintrag der Adressnummer im Suchfeld der OP-Übersicht haben Sie schnellen
Zugriff auf die Offenen Posten der Adresse.
379
Auftragsverwaltung
Mit Hilfe der Schaltfläche EXTRA ANSICHT am unteren Rand des Eingabefensters für die
Vorgangserfassung können Sie dem Vorgang zugeordnete Extra-Ansichten öffnen.
Beachten Sie, dass es auch möglich ist, in der Positionserfassung der Position
zugeordnete Extra-Ansichten zu öffnen: Extra Ansichten der Positionserfasung( siehe S.
377) .
Zur Verfügung stehen die folgenden dem Vorgang zugeordneten Extra-Ansichten:
•
•
•
•
Vorgänge
Versand
Offene Posten
Protokoll
Mit der Schaltfläche QUICK speichern Sie Ihre Eingaben des geöffneten Vorgangs und
wechseln zu dem in der Übersicht folgenden Vorgang.
Mit Hilfe der Schaltfläche DRUCKEN UND OK können Sie den Druck des Vorgangs
starten. Der Vorgang wird ebenfalls gespeichert. Außer bei der Bildschirmausgabe, bei
der keinerlei Buchungsparameter( siehe S. 236) abgearbeitet werden, schließt sich daher
der Vorgang nach Abschluss des Druckens.
Mit der Schalfläche OK speichern Sie Ihre Eingaben und schließen den Vorgang.
Mit der Schaltfläche ABBRECHEN verwerfen Sie Ihre Eingaben und schließen den
Vorgang. Es werden daher auch keine Änderungen im Feld Benutzerinformation
eingetragen.
Das Menü der Schaltfläche PLUS stellt Ihnen neben den übrigen Funktionen der
Positionserfassung auch den Eintrag VORGANG WANDELN zur Verfügung. Diese
Funktion entspricht dem Wandeln eines Vorgangs, wie Sie es auch über die
entsprechende Schaltfläche aufrufen können, wenn der Vorgang nicht geöffnet ist.
Wählen Sie diese Option aus, wird der aktuell bearbeitete Vorgang mit seinem gesamten
Inhalt zu einem anderen Vorgangstyp. Eine Vorgangsreihe besteht i. d. R. aus mehreren
Vorgängen. Zum Beispiel erstellen Sie zuerst ein Angebot, welches zu einen Lieferschein
und danach zu einer Rechnung wird. Die Vorgänge können mit Hilfe des Wandelns aus
dem ersten Vorgang heraus erstellt werden.
Ob der Originalvorgang bei Wandeln erhalten bleibt, ist abhängig von den
Parametereinstellungen, die für das Wandeln in den neuen Vorgang getroffen
worden sind.
380
Auftragsverwaltung
Extra Ansichten der Vorgangsübersicht
In der Vorgangsübersicht stehen Ihnen über die Schaltfläche
am rechten oberen Rand diese Ansichten zur Verfügung:
Geolokalisierung
Das Geocodierungsmodul zeigt in grafischer Form den Sitz der Vorgangsanschrift an.
Vorgänge
Stellt in einer horizontal zweigeteilten Übersicht die aktuellen und archivierten Vorgänge
der Adresse dar, die dem aktuell selektierten Vorgang zugeordnet ist.
Positionen
Zeigt die Vorgangspositionen, also den Inhalt des ausgewählten Vorganges an.
Protokoll
Die Veränderungen dieses Vorganges werden protokolliert und hierüber dargestellt. Sie
erhalten z.B. Angaben darüber, wann der Vorgang erstellt, gedruckt und geändert wurde.
So können Sie z.B. im Vorgangsprotokoll zu einem Lieferschein erkennen, in welche
Rechnung dieser kopiert wurde.
Packliste
In der Packliste werden jene Positionen aufgeführt, die ausgeliefert werden können.
Maßgeblich für die Anzeige ist der im Feld "Liefermenge( siehe S. 368)" eingegebene
Wert.
Rückstandsliste
Die Rückstandsliste beinhaltet jene Positionen, die nicht ausgeliefert werden können.
Maßgeblich ist die Differenz zu der im Feld "Liefermenge( siehe S. 368)" angegebenen
Menge.
Memo
Das diesem Vorgang zugeordnete Memo wird in dieser Extra Ansicht dargestellt.
Information
Die in diesem Vorgang eingetragene Information wird hiermit dargestellt.
Schaltflächen der Vorgangsübersicht
Aufgaben und Aktionen, die sich auf Vorgänge beziehen, werden über Schaltflächen
unterhalb der Tabellenansicht aufgerufen. Dazu zählen Funktionen wie die Neuanlage
381
Auftragsverwaltung
oder das Ändern eines Vorganges, für die eigene Schaltflächen zur Verfügung stehen
sowie Funktionen wie das Erstellen von Servicevertragsabrechnungen, die über das Menü
einer Schaltfläche aufgerufen werden.
In den einzelnen Registern der Vorgänge wie zum Beispiel "Bestellung vom Kunden"
oder "Archiv Vorgänge" unterscheidet sich die Arbeitsweise der Funktionen nicht,
allerdings sind einige Schaltflächen nicht in allen Bereichen verfügbar.
Die Neuanlage öffnet eine leere Erfassungsmaske ohne Inhalt, in der die Angaben für
einen neuen Vorgang eingetragen werden. Nach der Auswahl der Vorgangsart werden die
Vorgabe-Parameter sowie die laufende Belegnummer eingetragen.
Kopieren bezieht sich immer auf den aktuell selektierten Vorgang. Die Inhalte des
Vorgangs werden vollständig in der Erfassungsmaske dargestellt. Sinnvoll einzusetzen ist
die Funktion, wenn ein artverwandter Vorgang mit nur wenigen bzw. kleineren
Änderungen erzeugt werden soll.
Die Parameter des Ausgangsvorgangs werden ebenfalls kopiert, sie werden aber
noch nicht als abgearbeitet gekennzeichnet. D.h. das Kopieren ist z.B. geeignet,
wenn eine Lieferung wiederholt werden soll, da der Lagerbestand dann erneut
abgebucht wird.
Beim Wandeln dagegen würden die Parameter, die im Ausgangsvorgang bereits
gebucht worden sind, als abgearbeitet gekennzeichnet und nicht ein zweites Mal
beachtet werden. Daher eignet sich das Wandeln im Gegensatz zum Kopieren
beispielsweise zur Weiterbearbeitung eines Lieferscheines in eine Rechnung.
Mit Ändern wird ein Vorgang zur Bearbeitung aufgerufen, um Korrekturen oder
Ergänzungen vorzunehmen.
Die Funktion Löschen entfernt einen Vorgang aus der Datenbank. Das Löschen eines
Vorganges wird immer erst nach einer Sicherheitsabfrage erfolgen, da ein gelöschter
Vorgang nicht wieder hergestellt werden kann.
Handelt es sich bei dem entfernten Vorgang um einen bereits gebuchten, so wird das
Löschen lediglich den Vorgang aus der Datenbank entfernen und keinerlei Auswirkungen
auf abgearbeitete Vorgangsparameter haben. Umsätze, Lagerbestände, Einträge in
Listen, etc. werden vom Löschen eines Vorganges nicht beeinflußt.
Vorgänge werden bei entsprechender Parametereinstellung automatisch beim Buchen ins
Archiv verschoben oder kopiert.
382
Auftragsverwaltung
Dies kann mit Hilfe dieser Schaltfläche aber auch manuell erfolgen.
Diese Schaltfläche dient dazu, einen Vorgang zu wandeln( siehe S. 386), um dadurch
einen neuen Vorgang zu erhalten.
Die Schaltfläche KOMMUNIKATION ermöglicht die Kontaktaufnahme zu in der Datenbank
gespeicherten Adressen des Vorgangs.
Über
das
Menü
der
Schaltfläche
VERWALTEN
Rechnungsausgangsjournal und die Auftrag Buchungsliste.
erreichen
Sie
das
Beide werden im Kapitel "Abrechnung"( siehe S. 127) dieses Handbuchs beschrieben.
Die Schaltfläche VORGANG AUSGEBEN dient dazu, Vorgänge ausgeben zu können,
ohne den Vorgang vorher öffnen zu müssen.
Hinweise zum Neu-Erstellen, Kopieren und Gestalten der Vorgangs-Seiten-Layouts finden
Sie im Anhang im Kapitel Vorgangslayout Neuanlage( siehe S. 383) .
Eine Beschreibung zum Versenden von Vorgängen per eMail finden Sie im Kapitel
Vorgänge per eMail versenden .
Die Schaltfläche VORGANGSLISTEN dient der Verwaltung und des Aufruf der
verschiedenen Listen aus dem Bereich der Vorgänge.
Vorgangsdruck
Die Software nutzt als Vorlage für alle Vorgangsdrucke das gleiche Standard Layout. Sie
können neue Layouts anlegen, gestalten und Eigenschaften hinterlegen.
Vorgangslayout Neuanlage
Um zu einem bestimmten Vorgangsdruck ein neues, abweichendes Layout zu generieren,
sind die folgenden Arbeitsschritte notwendig.
Als erstes öffnen Sie die Vorgangsbearbeitung und wählen dort einen Vorgang der
betreffenden Vorgangsart aus. Klicken Sie auf die Schaltfläche
damit sich das Dialogfenster "Vorgänge ausgeben" öffnet:
383
Auftragsverwaltung
Hier werden die Eigenschaften der Drucke als Ganzes (also Druckereinstellungen, etc.)
verwaltet.
Wenn Sie hier nun auf den Button
klicken, öffnet sich ein weiteres Dialogfenster in dem Sie nun den eigentlichen
Kopiervorgang durchführen können.
Das Dialogfenster "Vorgangsdruck gestalten" ist für die eigentliche Neuanlage des
Layouts zuständig:
Wenn Sie hier den Button
betätigen, erscheint ein weiterer Eintrag in der Auflistung der bisher vorhandenen Layouts:
In dieser neuen Zeile kann nun über den Button
ein bestehendes Layout oder ein
gänzlich neues Layout hinterlegt werden. Es öffnet sich folgendes Fenster:
384
Auftragsverwaltung
Hier kann nun explizit gewählt werden, welches Layout Sie generieren wollen, und ob
dabei auf ein bereits bestehendes zurückgegriffen werden soll. Wenn diese Auswahl
getroffen und mit dem Button
bestätigt haben, finden Sie dieses Layout nun in der Übersicht der verfügbaren
Vorgangslayouts wieder.
Vorgangs-Seiten-Layout gestalten
Sie können über die im Kapitel Vorgangslayout Neuanlage( siehe S. 383) beschriebene
Funktionalität beliebig viele Vorgangslayouts erzeugen und den einzelnen Vorgangsarten
zuordnen.
Zum Gestalten des Erscheinungsbildes wählen Sie die betreffende Vorgangsart aus,
klicken auf den Button
und in dem darauf folgenden Dialogfenster "Vorgänge ausgeben" klicken Sie auf den
Button
.
Daraufhin öffnet sich das Dialogfenster "Vorgangsdruck gestalten" in dem nun die
Zuordnung des Layouts erfolgen kann. Hier können Sie wiederum durch einen Klick auf
die Schaltfläche
den Druckdesigner zum Anpassen des Erscheinungsbild des Druck öffnen.
Vorgangslayout Eigenschaften
Nachdem Sie über die Schaltfläche "Vorgänge ausgeben" das entsprechende Drucklayout
ausgewählt haben, können Sie über die Schaltfläche "Eigenschaften" weitere
Voreinstellungen hinterlegen. Es stehen hier mehrere Register für die Eingabe der Daten
zur Verfügung.
Diese Voreinstellungen werden Ihnen später bei der Auswahl des entsprechenden
385
Auftragsverwaltung
Drucklayouts standardmäßig angeboten.
Diese Einstellungen werden dauerhaft gespeichert, können aber bei Bedarf beim Druck
selbst abgeändert werden.
Vorgang wandeln
Der Vorgangswandel ist eine Funktion zur Weiterbearbeitung eines Vorganges. Mit dieser
Funktion transferieren Sie einen Vorgang in einen Vorgang eines anderen Typs, jedoch
mit gleichem oder ähnlichem Inhalt. Es werden im Gegensatz zum Kopieren zuvor
abgearbeitete Buchungsparameter( siehe S. 236) im neuen Vorgang gekennzeichnet, so
dass keine erneute Abarbeitung erfolgt.
Abhängig von den von Ihnen getroffenen Parametereinstellungen bleibt der ursprüngliche
Vorgang erhalten bzw. wird ins Archiv kopiert. Sie können die Einstellungen aber auch so
treffen, dass der Ausgangsvorgang nach dem Wandeln nicht mehr verfügbar ist.
Nehmen Sie die Einstellungen vor über das Menü BEARBEITEN - PARAMETER BEREICH Vorgänge - BUCHUNGSPARAMETER( siehe S. 217) .
Die Schaltfläche VORGANG WANDELN ruft einen Dialog auf, mit dem Sie Einfluss
nehmen können auf die zu wandelnden Positionen.
Im Register "Einstellungen( siehe S. 386)" haben Sie Einfluss auf die Optionen zu
Lieferdatum und Liefermengen.
Vorgang wandeln - Register Einstellungen
Im Register "Einstellungen" stehen Ihnen die folgenden Felder zur Verfügung:
Vorgangsart/Nummer
Zeigt den Typ und die Vorgangsnummer des zu wandelnden Ausgangs-Vorgangs an.
Neue Vorgangsart/neue Nummer
Aus der Listbox wählen Sie hier den Typ des Vorganges aus, in den Sie den neuen
Vorgang wandeln möchten. Sobald der Typ ausgewählt wurde, wird die Vorgangsnummer
angezeigt, die dem neuen Vorgang zugewiesen wird.
Die folgenden vier Optionen dienen der Auswertung des Feldes "Liefermenge( siehe S.
368)" beim Wandeln eines Vorganges.
Liefermenge nicht beachten
Aktivieren Sie diese Option, werden die Positionen mit der im Mengenfeld eingetragenen
Menge gewandelt. Der Eintrag im Feld „Liefermenge“ bleibt hierbei unbeachtet.
386
Auftragsverwaltung
Liefermenge beachten aber nicht verändern
Die im Vorgang enthaltene Liefermenge wird in den neuen Vorgang übernommen. Eine
Veränderung des hinterlegten Werte erfolgt nicht. Ist die Liefermenge = 0 (Null), wird die
Position nicht gewandelt.
Liefermenge beachten und immer neu berechnen
Die im Vorgang eingetragene Liefermenge wird in jedem Fall vor dem Wandeln aufgrund
des Lagerbestandes neu ermittelt. Verwendet wird immer der maximal verfügbare
Bestand bis zu der Menge, die im Feld Menge des Vorgangs steht. Bleibt die Liefermenge
danach = 0 (Null), wird die Position nicht gewandelt.
Liefermenge beachten aber nur berechnen, wenn Liefermenge gleich Null
ist
Die im Vorgang eingetragene Liefermenge wird vor dem Wandeln aufgrund des
Lagerbestandes neu ermittelt - allerdings nur, wenn Sie = 0 (Null) ist. Verwendet wird
immer der maximal verfügbare Bestand bis zu der Menge, die im Feld Menge des
Vorgangs steht. Ist die Liefermenge nach dieser Prüfung immer noch = 0 (Null), wird die
Position nicht gewandelt.
Symbole der Buchungsinfo
In der Spalte Buchinfo der Vorgangsübersicht bzw. der Archiv Vorgänge werden Ihnen die
folgenden Symbole angezeigt.
Gedruckt und gebucht
Ein derart gekennzeichneter Vorgang wurde gedruckt (Ausgabe auf Drucker bzw. Fax)
und die Parameter dieses Vorgangs wurden vollständig abgearbeitet.
Gebucht
Ein derart gekenzeichneter Vorgang wurde gebucht, d.h. die Parameter wurden
abgearbeitet, er wurde jedoch nicht gedruckt.
Teilgebucht
Ein Vorgang gilt als teilgebucht, wenn ein Teil der Parameter bereits abgearbeitet worden,
ein anderer Teil aber erst noch anzubuchen ist. Dies ist z.B. der Fall wenn ein Lieferschein
in eine Rechnung gewandelt worden ist. Der Lieferschein hat dann beispielsweise schon
den Lagerbestand abgebucht, die Rechnung wird lediglich noch die übrigen Parameter
beachten wie z.B. die Umsätze, die History, etc.
387
Auftragsverwaltung
Storniert
Vorgänge mit diesem Kennzeichen wurden storniert.
Einkauf - Lieferanten-Bestellwesen
Ist die Überwachung von Lagerbeständen und die rechtzeitige Order neuer Ware bei
kleinen Artikelvolumen durchaus noch manuell überschaubar, so wird dieses Unterfangen
bei umfangreichen Artikelbeständen nicht mehr durchführbar sein. Bei einer größerer
Anzahl von Artikeln benötigen Sie ein Werkzeug, welches Sie bei Ihrer gesamten
Warenbeschaffung unterstützt.
Das Auftragsmodul stellt Ihnen dieses Werkzeug in Form des Lieferanten-Bestellwesens
zur Verfügung.
Sie erreichen das Lieferanten-Bestellwesen über den Bereich EINKAUF:
Der EINKAUF ist in die folgenden Bereiche unterteilt:
• Lieferanten und Artikel
Hier wird Ihnen eine Auswahl aus den Stammdaten - und zwar die
Artikel-Lieferanten, die Artikel und die Warengruppen - zur Pflege der Daten
angezeigt.
• Bestellvorschlag( siehe S. 389)
Sie haben mit dem Bestellvorschlag ein Werkzeug zur Ermittlung Ihrer
Bestellmengen.
• Warenkorb( siehe S. 393)
Mit dem Warenkorb können Sie die Auswahl der zu beschaffenden Artikel zur
automatisierten Erstellung der Bestellungen an Ihre Lieferanten nutzen.
• Belege/ Vorgänge
Sie gelangen zur Übersicht der Vorgänge bzw. der Archiv Vorgänge. In der
Neuanlage stehen Ihnen nur Vorgangsarten des Einkauf zur Verfügung.
• Bestelleingang( siehe S. 395)
Im Bestelleingang des Lieferanten-Bestellwesens werden die Eingänge der bereits
bestellten Ware verwaltet, um den Lagerzugang zu vereinfachen.
Die genannten Bereiche des Lieferanten-Bestellwesens werden getrennt verwaltet.
388
Auftragsverwaltung
Bereich "Bestellvorschlag"
Im Bestellvorschlag unterbreitet Ihnen das Programm Vorschläge über zu bestellende
Artikel.
In einem ersten Schritt setzen Sie die Optionen, nach denen die anschließend
vorgeschlagenen Mengen berechnet werden.
Einmal getroffene Einstellungen der Optionen werden als Vorgabewert für den nächsten
Aufruf gespeichert, solange die Anwendung nicht beendet wird.
Voreinstellungen dieser nachfolgend beschriebenen Optionen können Sie in den
Parametern vornehmen.
Die folgenden Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:
Lagerbestand
Ist diese Option alleine aktiviert, wird nur der tatsächliche Lagerbestand des Artikels
berücksichtigt. Nur bei negativen Werten wird die ausschließliche Wahl dieser Option
einen Bestellvorschlag generieren. Die Anwendung geht davon aus, dass der Bestand auf
einen Wert von Null erhöht werden soll.
Mindestmenge
Die Mindestmenge wird zur Ermittlung der Bestellmenge mit herangezogen. Wird die
Mindestmenge unterschritten, wird die Differenz aus Mindestmenge und Lagerbestand als
Bestellmenge vorgeschlagen.
Kundenbestellungen
Alle im System vorhandenen Kundenbestellungen werden mit in den Bestellvorschlag
einfließen.
Beispiel:
Artikel A hat einen Lagerbestand von zehn Stück. Als Mindestmenge wurden 15 Stück
festgelegt. Für diesen Artikel A wurde auch eine Kundenbestellung mit einer Menge von
acht Stück erfasst.
Als Optionen werden "Lagerbestand", "Mindestmenge" und "Kundenbestellungen"
aktiviert. Die Bestellvorschlagsmenge setzt sich nun aus der Differenz Lagerbestand zu
Mindestmenge (fünf Stück) und den in den Kundenbestellungen eingetragenen Mengen
(acht Stück) zusammen, was eine Bestellvorschlagsmenge von 13 Stück ergibt.
Mit der Schaltfläche WEITER beginnen Sie die Berechnung der Vorschlagsmengen
aufgrund der zuvor aktivierten Optionen.
Mit der Schaltfläche ZURÜCKSETZEN verwerfen Sie die aktivierten Optionen und setzen
389
Auftragsverwaltung
sie auf die in den Parametern vorgegebenen Einstellungen zurück.
Anzeige der Bestellvorschläge
Nach dem Bestätigen der Optionen zum Berechnen der Vorschlagsmengen mit der
Schaltfläche WEITER werden Ihnen im Register "Bestellvorschlag" die zu bestellenden
Artikel angezeigt.
übernehmen Sie die Daten in den Warenkorb( siehe S. 390).
verwerfen Sie die Anzeige und können die Berechnung mit anderen Optionen noch einmal
ausführen lassen.
Über das Menü der Schaltfläche
können Sie zur Bearbeitung der Stammdaten(
folgenden Bereiche öffnen:
•
•
•
•
siehe S. 406) die Übersichten der
Artikel
Lager
Lagerbestand
Artikel-Lieferanten
Übernahme der Daten in den Warenkorb
Aus den Bestellvorschlägen wählen Sie nun die Artikel aus, die tatsächlich bestellt
werden sollen und legen sie im Warenkorb( siehe S. 393) ab.
Durch die Übernahme der einzelnen vorgeschlagenen Artikel in den Warenkorb haben Sie
Möglichkeiten, z.B. die bestellte Menge sowie den Lieferanten für die spätere Bestellung
zu verändern.
Nach dem Betätigen der Schaltfläche
öffnet die Eingabemaske, in der Sie die zur Bestellung notwendigen Informationen
erhalten und die von Ihnen gewünschten Daten eintragen.
Die Datenfelder bedeuten hierbei im Einzelnen:
Artikelnummer
Dieses Feld ist vorbelegt mit der Artikelnummer des Artikels, der in den Warenkorb
übernommen werden soll.
390
Auftragsverwaltung
Lieferant
In diesem Feld wird der Standard-Lieferant des Artikels vorgeschlagen. Dieses Feld
ermöglicht den Zugriff auf die Stammdaten( siehe S. 406), um bei Bedarf einen anderen
Lieferanten auswählen zu können.
Es wird immer der als Standard gekennzeichnete Lieferant in den Warenkorbsatz
eingetragen und der Artikel somit bei diesem Lieferanten bestellt. Ist diese
Lieferantenwahl nicht gewünscht, aktivieren Sie die Extra Ansicht "Mögliche Lieferanten(
siehe S. 392) " des Registers "Bestellvorschlag", bevor Sie den Datensatz in den
Warenkorb verschieben.
Durch einen einfachen Mausklick auf den Lieferanten Ihrer Wahl und anschließendem
Bestätigen der Schaltfläche IN WARENKORB, wird der Warenkorbsatz für den in der
Extra Ansicht ausgewählten Lieferanten erstellt.
Lagernummer
Dieses Feld ist vorbelegt mit der Lagernummer, für die der Artikel bestellt werden soll.
Lieferzeit
Der im Artikel-Lieferantensatz hinterlegte Zeitraum der Lieferzeit.
Frachtbetrag
Der im Artikel-Lieferantensatz hinterlegte Frachtbetrag für den Bezug des Artikels.
Akt. Lagerbestand
Der Bestand des ausgewählten Lagers zu diesem Artikel.
bei Lieferanten bestellt
Die bereits beim Lieferanten bestellte Menge des Artikels.
Offene Menge
Die im Bestellvorschlag ermittelte Menge.
Bestellmenge
Hier tragen Sie die Menge ein, die sie bestellen möchten. Das Feld wird mit dem Wert der
offenen Menge vorbelegt, was Sie bei Bedarf ändern können. Sind im
Artikel-Lieferantensatz Mindestbestellmengen und Folgebestellmengen hinterlegt, werden
die an den vorgeschlagenen Wert angrenzenden möglichen Bestellmengen angezeigt,
sobald Sie mit dem Mauszeiger das Eingabefeld berühren. Zusätzlich wird die hinterlegte
Einheit dargestellt.
391
Auftragsverwaltung
Einzelpreis gilt für Menge
Weicht die Preisangabe von der Menge "1" ab, kann der Faktor an dieser Stelle hinterlegt
werden. Zusätzlich wird der im Artikel hinterlegte Einzelpreisfaktor dargestellt.
Einzelpreis
Der im Lieferantensatz gespeicherte Einzelpreis des Artikels. Sind Mengenstaffeln
hinterlegt, so werden diese in einer Tabelle am rechten Fensterrand angezeigt. Mit dieser
Information können Sie abwägen, ob nicht doch sinnvoller eine andere Bestellmenge
verwendet werden soll.
Gesamtpreis
Der Gesamtpreis der Bestellposition, errechnet aus Einzelpreis und Bestellmenge.
Bestellnummer
Die Bestellnummer des Artikels, bei dem ausgewählten Lieferanten.
Register " ** Info ** "
Hier können Sie eigene Informationen für den Warenkorbdatensatz hinterlegen.
Bestätigen Sie die Maske mit der Schaltfläche
wird der Datensatz mit Ihren Angaben im Warenkorb erstellt. Gleichzeitig wird der Eintrag
aus dem Bestellvorschlag entfernt. Es findet sozusagen eine Verschiebung des
Datensatzes statt.
Falls Sie vor dem Klick auf die Schaltfläche IN WARENKORB eine Auswahl getroffen
haben, indem Sie mehrere Datensätze markiert haben, so wird Ihnen zum Bestätigen der
Eingaben zusätzlich die Schaltfläche
angezeigt. Durch einen Klick auf diese Schaltfläche übernehmen Sie Ihre Eingaben und
es wird sofort der nächste der zuvor selektierten Datensätze angezeigt.
Extra Ansichten des Bestellvorschlages
Im Bestellvorschlag stehen Ihnen über die Schaltfläche
diese Extra Ansichten zur Verfügung:
Artikel
Zeigt Detailinformationen zum ausgewählten Artikel an.
392
Auftragsverwaltung
Lager
Zeigt Detailinformationen zum Lager des ausgewählten Artikels an.
Alle Lager von Artikel
Hier werden alle Lager angezeigt, die dem markierten Artikel hinterlegt sind.
Mögliche Lieferanten
Durch einen einfachen Mausklick auf den Lieferanten Ihrer Wahl und anschließendem
Bestätigen der Schaltfläche „In Warenkorb“, wird der Warenkorbsatz für den
ausgewählten Lieferanten erstellt. Ohne Auswahl eines Lieferanten über die Extra-Ansicht
wird immer der als Standard gekennzeichnete Lieferant in den Warenkorb-Datensatz
eingetragen
Warenkorb
Ist der ausgewählte Artikel bereits im Warenkorb enthalten, wird das in dieser Extra
Ansicht dargestellt.
Lieferantenbestelleingang
Informationen über bereits im Bestelleingang enthaltene Einträge dieses Artikels liefert
Ihnen diese Extra Ansicht.
History
Zeigt die Historydatensätze dieses Artikels an.
Bereich "Warenkorb"
Der Warenkorb beinhaltet alle Artikel mit den Angaben über die Bestellmengen, die
Einkaufspreise und natürlich die Lieferanten, bei denen die Ware bestellt werden soll.
Auch in dieser Übersicht können die Einträge noch bearbeitet oder entfernt werden.
Die Felder, die in den Warenkorbdatensätzen verfügbar sind, entsprechen denen, die
beim Verschieben eines Datensatzes vom Bestellvorschlag( siehe S. 390) in den
Warenkorb vorhanden sind.
Vom Warenkorb aus nehmen Sie die Erstellung der Bestellungen an den Lieferanten vor,
wozu Sie die Schaltfläche
betätigen.
Der Assistent zum Erstellen der Bestellungen bietet Ihnen die folgenden Möglichkeiten:
Seite "Vorgaben":
393
Auftragsverwaltung
Nur selektierte Warenkorb-Datensätze
In die Bestellungen werden nur jene Datensätze übertragen, die in der
Warenkorb-Übersicht mit den Möglichkeiten der Mehrfachselektion ausgewählt wurden.
Alle aktuell angezeigten Warenkorb-Datensätze
Nur jene Datensätze werden bestellt, die in der aktuellen Ansicht zur Verfügung stehen.
Hierbei wird der vollständige Inhalt der Tabelle angesprochen, die Auswahl ist nicht auf
die Bildschirmanzeige begrenzt. Hiermit können beispielsweise nur Artikel für ein
bestimmtes Lager bestellt werden.
Alle Warenkorb-Datensätze
Diese Auswahl erstellt Bestellungen für den vollständigen Inhalt des Warenkorbs.
Vorgangsart
Wählen Sie hier die Vorgangsart aus, die für die Bestellung an den Lieferanten verwendet
werden soll. Es stehen Ihnen in der Listbox nur Vorgangsarten zur Verfügung, die in den
Parametern der Vorgangsart der Vorgangsgruppe "Bestellung an Lieferant" zugeordnet
worden sind.
Seite "Einstellungen":
Bestellte Warenkorbdatensätze löschen
Diese Option ist sinnvoll, um die Datensätze nach Abschluss des Assistenten automatisch
aus dem Warenkorb entfernen zu lassen.
Bestellungen erstellen
Die Bestellvorgänge werden lediglich erstellt. Das Buchen und damit das Abarbeiten der
Parameter muss manuell über den Vorgang vorgenommen werden.
Bestellungen erstellen und drucken
Die Bestellvorgänge werden nach Erstellung auch ausgedruckt. Abhängig von der
gewählten Parametereinstellung in der Vorgangsart wird dadurch auch ein Buchen
erreicht.
Bestellungen erstellen und verbuchen
Die Bestellvorgänge werden nach Erstellung gleich verbucht. Ein Ausdruck erfolgt jedoch
nicht.
Seite "Zusammenfassung":
• FERTIGSTELLEN übernehmen Sie Ihre Einstellungen und beenden den Assistenten.
394
Auftragsverwaltung
Es werden wenn möglich alle zu bestellenden Artikel, die beim gleichen Lieferanten
bestellt werden, in einem Vorgang zusammengefasst.
• ABBRECHEN verwerfen Sie Ihre Eingaben und verlassen den Assistenten.
Bereich "Bestelleingang"
Die Positionen des Vorgangs "Bestellung an Lieferant" werden durch Abarbeiten des
Vorgangsparameters
"In
Bestell-Eingangsliste
eintragen"
in
den
Bereich
"Lieferantenbestelleingang" übernommen.
Auch in dieser Übersicht stehen Ihnen die üblichen Möglichkeiten zur Modifikation der
Datensätze zur Verfügung.
Dieser Bereich kann zur Überwachung der beim Lieferanten bestellten Datensätze
verwendet werden.
Desweiteren kann hier die Zubuchung der Lagerbestände und die Aktualisierung der
damit verbundenen Werte, sobald die Ware bei Ihnen eingetroffen ist, erfolgen.
Verwenden Sie zum Zubuchen der Lagerbestände die Schaltfläche
Der Lagerzugangsassistent öffnet sich. Eine Beschreibung finden Sie im Kapitel
Lagerzugang( siehe S. 337) zu den Stammdaten( siehe S. 406) der Artikel.
Der Unterschied zu einem Lagezugang im Bereich STAMMDATEN - ARTIKEL ist, dass
beim Lagerzugang über das Register "Lieferantenbestelleingang" ein Entfernen der
Datensätze aus dem Bestelleingang erfolgt, die vollständig geliefert worden sind.
Versand
Im Bereich VERSAND im Register "Versand" verwalten Sie Ihre ausgehenden
Warensendungen und zwar für alle in den Parametern von Ihnen hinterlegten Versender
und Versandarten. Von hier aus werden auch die Versandlisten und Etiketten generiert.
Versanddatensätze( siehe S. 395) können durch Abarbeiten des Vorgangsparameters "In
Versandliste eintragen" oder auch manuell mittels Neuanlage erzeugt werden.
Die Felder der Versanddatensätze
In den Versanddatensätzen stehen Ihnen die folgenden Felder zur Verfügung:
Versandart und Versandzahlweise
Die Versandart sowie die Zahlungsweise stehen Ihnen jeweils in einer Auswahlbox zur
Verfügung. Die erforderlichen Voreinstellungen treffen Sie in den Parametern der
Versandarten.
laufende Paketnummer und Absendebelegnummer
Die Paketnummer und die Absendebelegnummer orientieren sich an den in den
395
Auftragsverwaltung
Parametern hinterlegten Vorgaben.
Empfänger
Adressnummer, Name 1-3, Straße, Land, Postleitzahl, Ort
Darunter werden die Adressnummer und Anschriftendaten des Empfängers eingetragen.
Die Angabe der Postleitzahl dient zur Bestimmung der Tarifzone des Frachtbetrages. Die
maßgeblichen Voreinstellungen treffen Sie in den Parametern der Versandarten.
Versandangaben
Datum und Belegnummer
Das Vorgangsdatum und die Belegnummer des zugehörigen Vorgangs. Diese Daten
werden beim Erstellen eines Versanddatensatzes über einen Vorgang automatisch aus
dem Beleg übernommen.
Gewicht, Paketzahl, Rechnungsbetrag, versichert
Ergänzt wird die Maske mit Angaben zum Versand. Dazu gehören das Gewicht der
Sendung und die Paketanzahl, der Rechnungsbetrag und die Angabe, ob die Sendung
versichert ist sowie der Versicherungswert.
Frachtkosten, Tarifzone
Abschließend werden die anhand der Postleitzahl bestimmte Tarifzone und die ermittelten
Frachtkosten ausgegeben.
Register "Ansprechpartner"
Hier sind die Daten des der Anschrift zugewiesenen Ansprechpartners hinterlegt.
Drucken der Versanddatensätze
erstellen Sie aus dem Register "Versand" heraus die Paketaufkleber und Versandlisten.
Arbeiten Sie mit mehreren Versendern, sind eventuell eigene Layouts für jeden Versender
zu erstellen.
Damit Versandeinträge unterschiedlicher Versender nicht auf einer gemeinsamen
Versandliste erscheinen, steht Ihnen der Versender in den Eigenschaften des Drucks zur
Einschränkung zur Verfügung.
Offene Posten
Die beiden Programmmodule Auftrag und Fibu greifen gemeinsam auf die gleichen
Offenen Posten zu. Hierdurch werden Änderungen, die in einem Programmmodul
396
Auftragsverwaltung
Beschreibung der Offenen Posten im modulübergreifenden Teil des Handbuchs.
Kasse
In allen Anwendungsfällen, in denen ein Barverkauf stattfindet, ist der Einsatz einer
Kassenlösung sinnvoll. Das Auftragsmodul beinhaltet bereits die Software, die Sie zur
Kassenabwicklung benötigen. Handelsübliche Kassenhardware, wie Bondrucker,
Kassenschublade, Kundendisplay und Barcodescanner, lässt sich direkt aus der
Anwendung heraus ansteuern.
Der Einsatz des Kassenmoduls der Auftragsverwaltung bietet Ihnen gegenüber einer
Stand Alone Kassenlösung noch etliche weitere Vorteile. Da die Kasse in Ihr Netzwerk
eingebunden ist, greifen Sie direkt auf Ihre Stammdaten( siehe S. 406) zu.
Beispielsweise werden Umsätze dadurch zu den korrekten Adressen und Artikeln
verbucht und ein manuelles Nachtragen entfällt genauso, wie die manuelle Korrektur
verkaufter Artikelbestände.
Es steht Ihnen eine Kasse zur Verfügung, welcher Sie in den Parametern unterschiedliche
Vorgaben zuweisen können.
Die nachfolgenden Kapitel Kasseneinlage/ Kasse öffnen( siehe S. 397) , Erfassen der
Kassenbelege( siehe S. 398) , Kassenabschluss( siehe S. 400) beschreiben die für das
Arbeiten mit der Kasse erforderlichen Arbeitsschritte.
Kasseneinlage / Kasse öffnen
Öffnen Sie eine Kasse, indem Sie in der Bereichsleiste im Bereich VERKAUF die
Schaltfläche
wählen. Wenn Sie eine Kasse öffnen, wird Ihnen zuerst die Maske zur Erfassung der
Einlage angezeigt.
In ihr tragen Sie die Einlage für die jeweilige Münz- oder Scheinform der eingestellten
397
Auftragsverwaltung
Kassenwährung ein. Die vorgenommenen Eingaben werden zur Kontrolle nochmals als
Summe ausgegeben. Besitzt die gewählte Währung eine andere Staffelung, kann diese in
den Kassenparametern (Menu BEARBEITEN - PARAMETER - KASSE KASSENDEFINITION) eingestellt werden.
Bestätigen Sie die Einlage mit der Schaltfläche
gelangen Sie zur Erfassungsmaske der Kasse.
Erfassen der Kassenbelege
Erfassungsmaske der Kasse
Die Erfassungsmaske für die Kassenbelege ist wie nachfolgend beschrieben aufgebaut:
Am oberen Rand der Maske wird das Verkäuferkürzel des aktuell angemeldeten
Benutzers angezeigt. Die Vorgabe wird aus den Benutzerstammdaten übernommen, kann
jedoch von Ihnen geändert werden.
Das Feld zur Eingabe der Adressnummer ist vorbelegt mit der für die Kasse in den
Parametern als Standard definierten Adresse.
Dies kann eine eigens dafür angelegte Adresse sein für die anonyme Laufkundschaft. Es
kann aber auch die Auswahl einer Adresse aus den Stammdaten( siehe S. 406) sein,
falls für einen Ihnen bekannten Kunden eine Zahlung über die Kasse durchgeführt werden
soll.
Zur Information erfolgt in dem nebenstehenden Feld die Anzeige der Summe aller Offenen
398
Auftragsverwaltung
Posten der Adresse, die im Adressfeld ausgewählt wurde.
Nach der Eingabe der Belegpositionen erhalten Sie im Fuß der Anzeige Informationen
zum zu zahlenden Betrag.
In den Eingabefeldern im Fuß der Anzeige treffen Sie die Auswahl des zu druckenden
Beleges, der Zahlart sowie des gegebenen Betrages. Nach Eingabe des gegebenen
Betrages erhalten Sie die Information zum Wechselgeld.
Belegerfassung
Belege des Barverkaufs werden von Ihnen in den meisten Fällen über eine eigens zu
diesem Zweck angelegten Adressnummer erfolgen.
Die Adressnummer kann allerdings jederzeit geändert werden, wenn eine Zahlung für
einen Ihnen bekannten Kunden über die Kasse erfolgen soll. Verwenden Sie dazu das im
Kopf der Erfassungsmaske angeordnete Eingabefeld.
1. Erfassung der Belegpositionen
Die Erfassung der Belegpositionen erfolgt in der gleichen Weise, wie Sie bereits in der
Vorgangserfassung beschrieben wurde im Kapitel Register "Positionen"( siehe S. 306) .
Auch die Eingabefelder der Tabellenansichten entsprechen denen der Vorgänge. In den
Parametern steht Ihnen eigens der Bereich Kasse zur Verfügung, um den einzelnen
Kassen die von Ihnen benötigten Tabellenansichten und -felder zuzuordnen.
Die Angabe der Preise erfolgt für die Kassenpositionen immer Brutto, d. h. inkl. der dem
Artikel hinterlegten Umsatzsteuer.
Die Anzeige der Summe des Kassenvorgangs im Fuß der Anzeige ist angelehnt an die
Darstellung eines Kassendisplays, da nicht jedes Kassensystem mit einem eigenen
Kundendisplay ausgerüstet ist.
Die Beträge werden in der Anzeige gemäß den Einstellungen der Parameter der Kasse für
Währung 1 und Währung 2 umgerechnet.
2. Beleg, Zahlart und erhaltener Betrag
Ist die Erfassung der Positionen erfolgt, wählen Sie links neben der Summenanzeige den
zu druckenden Beleg aus. Defaulteinstellungen können Sie in den Parametern der Kasse
vornehmen:
Sie können wählen zwischen:
• ohne Beleg - die Eingabe des Kassenbelegs kann im Programm verbucht werden,
eine Druckausgabe erfolgt jedoch nicht
• DIN A4 - der Beleg kann auf einen Drucker ausgegeben werden
399
Auftragsverwaltung
Wählen Sie dann die Zahlart aus:
Sie können wählen zwischen:
•
•
•
•
•
•
Bar
Scheck
auf Rechnung
Kreditkarte
Maestro-Karte (ec-Karte)
Bareinlage/ -entnahme - diese Zahlart ist eigens dafür vorgesehen, um private
Bareinlagen/ -entnahmen vornehmen zu können. Empfehlenswert ist es dann, einen
entsprechenden Artikel "Bareinlage/ -entnahme" einmalig einzurichten, um diesen
Artikel für die Positionserfassung in der Kasse verwenden zu können.
Darunter können Sie den erhaltenen Betrag für diese Zahlart einsetzen sowie die
Währung auswählen. Sobald die Eingabe erfolgt ist, wird das Rückgeld ermittelt und in der
Displayansicht angezeigt.
Erforderlichenfalls stehen Ihnen diese Felder auch für eine zweite Zahlart zur Verfügung.
Sie schließen die Eingabe der Kassenpositionen ab mit den Schaltflächen VERBUCHEN
UND DRUCKEN bzw. Sie verwerfen die Eingabe mit der Schaltfläche BELEG
STORNIEREN.
Beleg drucken - Buchen / Stornieren der Eingabe
Um die erfassten Positionen eines Beleges zu speichern oder zu verwerfen stehen Ihnen
die nachfolgend beschriebenen Schaltflächen am unteren Rand der Erfassungsmaske zur
Verfügung.
Haben Sie in der Belegerfassung die Positionen eingegeben sowie den erhaltenen Betrag,
die Zahlart und den zu druckenden Beleg festgelegt, können Sie mit dieser Schaltfläche
das Kassieren abschließen.
Neben der Ausgabe auf den Drucker erfolgt das Buchen, d.h. das Abarbeiten der
hinterlegten Parameter. Um das Kassieren abzuschließen, ohne einen Beleg zu drucken,
wählen Sie im Feld "Beleg" entsprechend "Ohne Beleg" aus.
Sie können jederzeit den Kassenstand( siehe S. 401) öffnen über das Menü der
PLUS-Schaltfläche ANZEIGE - KASSENSTAND
Kassenabschluss
Um die Kasse zu schließen, verwenden Sie das Menü der PLUS-Schaltfläche PLUS KASSENABSCHLUSS. Sie gelangen in das Fenster zur Eingabe der Einlage beim
400
Auftragsverwaltung
Abschluss der Kasse.
Der Kassenabschluss dient dem Eintrag des Geldbetrages zum Ende des
Geschäftstages. Die in der Kasse befindliche Geldmenge wird in der gleichen Maske und
in der gleichen Weise wie bei der Kasseneinlage eingetragen.
Übernehmen Sie Ihre Eingaben mit der Schaltfläche
so gelangen Sie wieder zur Ansicht der Kasseneinlage, d.h. die Kasse ist bereit für das
Öffnen am nächsten Geschäftstag.
verwerfen Sie Ihre Eingaben und gelangen wieder zurück zur Erfassung der
Kassenbelege.
Kassen-Auswertungen drucken
Die unterschiedlichen Drucke von Kassenauswertungen stehen Ihnen über das Menü
LISTEN - KASSE ... zur Verfügung.
Kassenstand
Über das Menü der Schaltfläche PLUS - ANZEIGE - KASSENSTAND können Sie den
Kassenstand öffnen.
401
Auftragsverwaltung
Im Kalendarium werden die Tage markiert, für die Kassenbelege vorliegen. Für den im
Kalendarium markierten Tag werden daneben die Anzahl der Buchungen sowie die
Einlage und der Tagesumsatz in der Währung der Kasse angezeigt.
Drucken sowie Buchen/ Stornieren
In der Anzeige darunter können Belege selektiert werden und dann bei Bedarf erneut
gedruckt sowie gebucht bzw. storniert werden.
Markieren Sie dazu den Beleg in der Übersicht und verwenden Sie anschließend die
Schaltflächen DRUCKEN bzw. BUCHEN/ STORNIEREN, um die entsprechende Aktion
auszuführen.
Nach dem Klick auf die Schaltfläche
wird der Beleg nach einer Sicherheitsabfrage abhängig von seinem momentanen Status
gebucht bzw. storniert.
Stornierte Belege werden in der Farbe für gesperrte Daten (Voreinstellung rot) in der
Übersicht dargestellt.
Extra Ansichten
Die folgenden Extra Ansichten stehen Ihnen zur Verfügung, um weitere Informationen
zum markierten Beleg zu erhalten:
• Kassenpositionen - angezeigt werden die im Beleg enthaltenen Positionen
• Vorgänge - angezeigt werden die Vorgänge der dem Beleg zugeordneten Adresse
• Offene Posten - angezeigt werden die Offenen Posten der dem Beleg zugeordneten
Adresse. Die Verknüpfung kann auch über die Belegnummer oder die
Auftragsnummer erfolgen. Umgeschaltet wird die Verknüpfung über das Menü der
PLUS-Schaltfläche in der Kopfzeile der Extra Ansicht.
• Kontakte
Einträge der Menüleiste
Die Einträge der Menüleiste sind für alle Programmmodule bis auf wenige Ausnahmen
identisch. Eine detaillierte Beschreibung finden Sie daher im modulübergreifenden Teil
des Handbuchs.
Anhang
Dieser Anhang des Handbuchs für das Auftragsmodul beschreibt weiterführende Themen,
die verschiedene Programmbereiche umfassen und daher nicht einem spezifischen
402
Auftragsverwaltung
Kapitel zugeordnet werden können oder allgemeine Abläufe im Programm darstellen.
Durchführung der Inventur
Gehen Sie wie nachfolgend beschrieben vor, um eine Inventur durchzuführen.
Vor der Feststellung Ihrer Lagerbestände können Sie sich die so genannte Lagerprüfliste
ausdrucken lassen. Darin können Sie sich die ermittelten Werte notieren.
Im Menü LISTEN - ABRECHNUNG - INVENTUR... steht Ihnen
"Lagerprüfliste" zu diesem Zweck die gleichnamige Liste zur Verfügung.
im
Register
1. Schritt: Durchführung der Inventur
Die Inventur wird nicht direkt in den Stammdaten( siehe S. 406) des Lagers durchgeführt,
es steht Ihnen eigens hierfür eine Extra Ansicht zur Verfügung.
Wählen Sie in den Artikelstammdaten die Extra Ansicht "Inventur" aus.
In dieser Extra Ansicht werden Ihnen alle zu dem ausgewählten Artikel angelegten Lager
aufgelistet. Im unteren Bereich dieser Extra Ansicht können Sie die Inventurmenge in das
gleichnamige Eingabefeld eintragen und mit der Schaltfläche
bestätigen. Durch diese Vorgehensweise für den Inventureintrag stellen Sie sicher, dass
alle Datenfelder für die Inventur vollständig gefüllt werden.
Diese Felder sind im Einzelnen:
Inventurmenge
Der durch die Inventur ermittelte, also von Ihnen gezählte Wert.
Inventurdatum
Datum des Inventureintrags. Das Datenfeld wird automatisch gefüllt, sobald der Eintrag
der Inventurmenge vorgenommen wird.
Sobald der Inventurwert für das aktuell ausgewählte Lager übernommen worden ist, wird
direkt das
nächste Lager dieses Artikels selektiert und die Eingabe des nächsten Inventurwerts kann
erfolgen.
Ist der Inventureintrag für das letzte Lager des aktuellen Artikels erfolgt, springt die
Eingabe auf das erste Lager des nächsten Artikels.
Stehen für das aktuell ausgewählte Lager keine Inventurwerte zur Verfügung, können Sie
mit der
Schaltfläche
zur nächsten Eingabe übergehen.
403
Auftragsverwaltung
2. Schritt: Fehlmengenliste
Sie können nun eine Fehlmengenliste ausdrucken. Wählen Sie dazu im Menü LISTEN ABRECHNUNG - INVENTUR... aus dem Register "Fehlmengenliste" den gleichnamigen
Druck.
3. Schritt: Auswertung der Inventur
In einem nächsten Schritt müssen Sie Ihre Inventur auswerten. Dazu wählen Sie bitte aus
dem Menü der PLUS-Schaltfläche den Befehl OPTIONEN - INVENTUR AUSWERTEN ...
Achtung:
Vor dem Ausführen dieser Funktion sollten Sie unbedingt eine Datensicherung
durchführen!
Ein Assistent hilft Ihnen anschließend bei der Durchführung Ihrer Inventurauswertung. Sie
haben an dieser Stelle die Möglichkeit, die Lagermenge als Inventurmenge setzen zu
lassen, bzw. sich für eine laufende Inventur zu entscheiden.
Bitte beachten Sie, dass zwischen der Eingabe der Inventurdaten (Schritt 1) und der
Auswertung der Inventur (Schritt 3) keine Lagerbuchungen (z.B. über Vorgänge)
durchgeführt werden dürfen, wenn Sie sich nicht für eine laufende Inventur entscheiden.
Eine laufende Inventur sollten Sie dann durchführen, wenn Sie zwischen der Eingabe der
Inventurdaten und der Auswertung der Inventur Lagerbuchungen durchgeführt haben.
Im Normalfall sollten Sie bei der Auswertung der Inventur die Auswahl "Inventurmenge
löschen" treffen, um die Eingabefelder zu löschen für die nächste Inventur.
Abschließend können Sie sich die so genannte Inventurliste drucken lassen. Im Menü
LISTEN - ABRECHNUNG - INVENTUR... steht Ihnen im Register "Liste" dieser Druck zur
Verfügung (siehe auch Kapitel Abrechnung( siehe S. 127) ).
404
Finanzbuchhaltung
Finanzbuchhaltung
Um mit dem Fibumodul arbeiten zu können, werden eine Reihe von Stammdaten( siehe
S. 406) benötigt. Die Grundlagen sowie die allgemeine Bedienung der
Stammdatenbereiche sind in allen Programmodulen identisch. Daher lesen Sie dieses
Kapitel bitte im modulübergreifenden Teil des Handbuches.
Kontenplan
Die drei Programmmodule Auftrag, Fibu und Lohn greifen gemeinsam auf den gleichen
Kontendatenbestand zu. Hierdurch werden Änderungen, die in einem Programmodul
vorgenommen werden, sofort in den anderen Modulen sichtbar. Da die Bedienung sowie
die einzelnen Funktionen in allen drei Modulen identisch sind, erhalten Sie die
ausführliche Beschreibung für den Kontenplan im modulübergreifenden Teil des
Handbuches( siehe S. 81).
Kostenstellen
Kostenstellendatenbestand zu. Hierdurch werden Änderungen, die in einem
Programmodul vorgenommen werden, sofort in den anderen Modulen sichtbar. Da die
Bedienung sowie die einzelnen Funktionen in allen drei Modulen identisch sind, erhalten
Sie die ausführliche Beschreibung der Kostenstellen im modulübergreifenden Teil des
Adressen
Die beiden Programmmodule Auftrag und Fibu greifen gemeinsam auf den gleichen
Adressdatenbestand zu. Hierdurch werden Änderungen, die in einem Programmodul
Beschreibung für die Adressen im modulübergreifenden Teil des Handbuches( siehe S.
47).
Beachten Sie bitte, dass nicht alle Möglichkeiten, welche im modulübergreifenden
Teil des Handbuches beschrieben sind, in der Fibu zur Verfügung stehen. Da
beispielsweise die abweichenden Artikeldaten in der Finanzbuchhaltung nicht
relevant sind, wurde der Zugriff auf diese Datenbereiche innerhalb der Fibu nicht
ermöglicht.
Anlagen
Die Anlagenbuchhaltung gibt Ihnen einen genauen Überblick über alle Wirtschaftsgüter
405
Finanzbuchhaltung
Ihres Unternehmens. Alle für die Buchung der Abschreibung relevanten Daten der
Anlagenbuchhaltung (AfA-Werte) können automatisiert in die Finanzbuchhaltung
eingelesen werden. Hier kommt das benutzerfreundliche Konzept der automatischen
Buchungsgenerierung der Anlagenbuchhaltung besonders zum Tragen. Die
Buchungsautomatik stellt für jede Buchung der Abschreibung die benötigten
Eingabefelder selbst zusammen. Dadurch werden Fehler beim Buchen von vornherein
weitgehend ausgeschlossen. Derzeit ist die automatische Buchungssatzerstellung
begrenzt auf die Buchung der jährlichen Abschreibung.
Durch die Bereitstellung von Standard- Auswertungen( siehe S. 417) (Karteikarte,
Karteiliste, Anlagenspiegel, etc) und aufgrund der Möglichkeit individuelle Layouts zu
gestalten, ist die umfassende Informationsbereitstellung und der Überblick über das
komplette Anlagevermögen gewährleistet.
Zahlreiche Funktionserweiterungen, wie z.B. Bereitstellung von Buchungssätzen für
monatliche Abschreibung, finden Sie bei unserem Entwicklungspartner microtech
(www.microtech.de).
Stammdaten
Die Anlagen( siehe S. 405) sowie Geringwertige Wirtschaftsgüter können in der
Finanzbuchhaltung unter STAMMDATEN - ANLAGEN wie in den nachfolgenden Kapiteln
beschrieben verwaltet werden.
Erfassung von Anlagegütern
Die Erfassung der Anlagegüter und Geringwertigen Wirtschaftsgüter erfolgt unter
STAMMDATEN - ANLAGEN - Schaltfläche: NEU
Anlagennummer: alphanummerisch 10 Zeichen (keine Leerzeichen)
Inventarnummer: alphanummerisch 10 Zeichen (keine Leerzeichen)
Suchbegriff: alphanummerisch 25 Zeichen
406
Finanzbuchhaltung
Bezeichnung: alphanummerisch 100 Zeichen (Leerzeichen sind erlaubt)
Vorgaben
In diesem Bereich können die Angaben für
•
•
•
•
•
•
Anschaffungsdatum
Anschaffungskosten
Nebenkosten
Restwert
Nutzungsdauer und
Verlängerung der Nutzungsdauer
eingetragen werden.
Für die Angabe der Nutzungsdauer steht auch die Möglichkeit der Suche zur Verfügung
(Schaltfläche:
). In der Suche wird auf die Allgemeine AfA-Tabelle zurückgegriffen. Ist
eine branchenspezifische Angabe der Nutzungsdauer erforderlich, muss die Eintragung
manuell erfolgen, da diese branchenspezifischen Tabellen in der Suche nicht
implementiert sind.
Ist eine Verlängerung der Nutzungsdauer notwendig, kann das entsprechende
Kennzeichen gesetzt und die Verlängerung in Jahren angegeben werden. Die Verkürzung
der Nutzungsdauer kann ebenfalls über dieses Feld vorgenommen werden. Geben Sie
dafür die Zahl mit Minus ein. Der Abschreibungsverlauf( siehe S. 411) wird entsprechend
angepasst.
Abschreibung
Afa-Art: Sie können zwischen linearer Abschreibung, Grund und Boden und
geometrisch-degressiver Abschreibung wählen. Letztere steht für Anschaffungen bis zum
31.12.2007 zur Verfügung.
AfA-Satz: Durch die Angabe der Nutzungsdauer und die Auswahl der AfA-Art wird der
Abschreibungssatz in Prozent ermittelt
Weitere Optionen:
Manuelle Abschreibung: Wird diese Option aktiviert, können im Register Verlauf die
AfA-Beträge individuell eingetragen werden. Es erfolgt keine automatische Berechnung.
Optimale Einstellungen verwenden:
Übergang von degressiv nach linear: steht nur bei der Auswahl der AfA-Art
geometrisch-degressive Abschreibung zur Verfügung. Wurde zusätzlich die Option
"Optimale Einstellungen verwenden" aktiviert" erfolgt der Umstieg von degressiv nach
linear automatisch.
auf volle Beträge runden
Geringwertige Wirtschaftsgüter: wird diese Option aktiviert, erfolgt automatisch die
Festlegung der Nutzungsdauer auf 1 Jahr und die Festlegung des AfA-Satzes auf 100 %.
Nicht eigenständig nutzbares Gut: sollen Anschaffungen zwischen 150,00 Euro und
407
Finanzbuchhaltung
1.000,00 Euro nicht in den Anlagenpool( siehe S. 409) einfließen muss dieses
Kennzeichen aktiviert werden. Dadurch ist es möglich, Nutzungsdauer und AfA-Art
anzugeben.
Berechnungsvorgaben
Konto Anlagevermögen: Angabe des Bestandskontos
Konto AfA: Angabe des Kostenkontos für Buchung der Abschreibung
Beachten Sie: Es werden nur die Buchungssätze für die Abschreibung erstellt. Der
Buchungssatz für den Anlagenzugang muss in der Finanzbuchhaltung manuell
eingegeben werden.
Festschreibung der Vorgaben
Nach dem ersten Einlesen der Buchungssätze in den Geschäftsvorfällen werden die
Vorgaben festgeschrieben. Im Register Vorgaben erscheint automatisch ein
entsprechendes Informationsfeld.
Information:
Es wurden schon Abschreibungen verbucht. Daher können Sie keine allgemeinen Daten
ändern.
Sollten die Verbuchungen fälschlicherweise erfolgt sein,
Buchungskennzeichen zurückgesetzt werden. Aktivieren Sie
Abschreibung" und wechseln Sie in den Verlauf.
so können die
hierfür "Manuelle
Zugänge und Abgänge
Erfolgt eine Erweiterung eines bestehenden Anlagegutes oder scheidet ein Anlagegut vor
Ablauf der Nutzungsdauer aus, sind die erforderlichen Eingaben unter STAMMDATEN ANLAGEN - beim jeweiligen Anlagegut im Register: ZU-und ABGÄNGE zu hinterlegen.
408
Finanzbuchhaltung
In der Spalte Art kann zwischen Zu- und Abgang gewählt werden.
Zugang
Nach Eingabe des Datums und des Betrages erfolgt im Register Verlauf die
Neuberechnung der Abschreibungen für die Restlaufzeit.
Abgang
Für einen vollständigen Abgang des Anlagegutes muss im Betragsfeld "0,00" eingegeben
werden. Im Register Verlauf wird die Abschreibung für das laufende Jahr korrigiert.
Abschreibungen für Zu- und Abgänge
Im Verlauf erfolgt eine automatische Neuberechnung des AfA-Betrages im Jahr des
Zu-/Abganges.
Zugang
Der Zugangsbetrag wird ab dem Jahr des Zuganges auf die Restnutzungsdauer verteilt
abgeschrieben.
Abgang
Im Jahr des Abganges wird der AfA-Betrag noch anteilig ermittelt und für die
Abschreibung der Buchungssatz erstellt.
Beachten Sie: Es werden nur die Buchungen für die Abschreibung bereitgestellt. Die
Buchungen für den Zugang bzw. die Buchungen im Zusammenhang mit dem
Anlagenabgang müssen in der Finanzbuchhaltung manuell erfasst werden.
Anlagenpool
Ab dem 01.01.2008 traten Änderungen zu Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens in
Kraft, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten zwischen 150 € und 1000 € liegen.
409
Finanzbuchhaltung
Ab diesem Zeitpunkt ist im Wirtschaftsjahr der Anschaffung, Herstellung oder Einlage des
Anlagegutes oder der Eröffnung des Betriebes ein Anlagepool zu bilden. Dieser
Anlagepool ist im Wirtschaftsjahr der Bildung und in den folgenden vier Wirtschaftsjahren
mit jeweils einem Fünftel gewinn mindernd aufzulösen.
Scheidet ein Wirtschaftsgut, welches in einem jahresbezogenen Anlagenpool eingestellt
wurde, aus dem Betriebsvermögen aus, wird der Anlagepool nicht vermindert. Dies gilt
auch, wenn sich das Wirtschaftsgut im Wert mindert oder entnommen wird.
Im Vergleich zum bisherigen Recht führt die Auflösung des Anlagenpools über einen
Zeitraum von 5 Jahren zu einer Verschlechterung der Abschreibungsbedingungen.
Parameter-Einstellungen
Für die korrekte Verbuchung müssen im Vorfeld unter STAMMDATEN – KONTENPLAN
die entsprechenden Konten für das Anlagevermögen und die Abschreibungen des
Anlagenpools angelegt sein.
Diese Konten müssen unter Menü BEARBEITEN – PARAMETER – ANLAGEN –
KONTENVORGABE FÜR ANLAGENPOOL zugeordnet werden:
Bitte beachten Sie: Das Programm prüft bei der Erfassung nur, ob Konten ab dem Jahr
2008 (bzw. 2007 bei abweichendem Wirtschaftsjahr) eingetragen sind. Es wird nicht das
Jahr abgeprüft. Somit müssen nicht für jedes Jahr Konten hinterlegt werden.
Erfassung von Anlagen für Anlagenpool
Anschließend erfolgt die Erfassung des Anlagen( siehe S. 405)-Datensatzes unter
STAMMDATEN – ANLAGEN. Durch die Eingabe der Anschaffungskosten zwischen Euro
150,00 und 1.000,00 erfolgt automatisch die Zuordnung zum jeweiligen Anlagenpool(
siehe S. 409). Sie legen daher für jedes Wirtschaftsgut einen eigenen Datensatz an. Das
Feld Anlagenpooljahr wird automatisch gefüllt. Abweichend zu anderen Anlagegüter steht
Ihnen das Register Verlauf nicht zur Verfügung. Nutzungsdauer, AfA-Art, AfA-Satz und
Buchungsvorgaben sind bereits fest hinterlegt und können nicht abgeändert werden.
410
Finanzbuchhaltung
Die Erstellung, Zuordnung und Anpassung des Datensatzes „Anlagenpool( siehe S. 409)“
erfolgt automatisch. Dieser Datensatz enthält auch den aktuellen Gesamtbetrag sowie im
Register Verlauf die Abschreibungswerte. Der entsprechende Buchungssatz für die
Abschreibung wird im letzten Monat des Wirtschaftsjahres zur Verfügung gestellt und
kann in gewohnter Weise in die Geschäftsvorfälle eingelesen werden.
Beachten Sie:
• Für jedes Wirtschaftsjahr wird ein gesonderter Anlagenpool( siehe S. 409) gebildet und
aufgelöst.
• Ein Wirtschaftsgut für den Anlagenpool( siehe S. 409) kann nur erfasst werden, wenn
das eingegebene Wirtschaftsjahr bereits eröffnet wurde.
• Scheidet ein Wirtschaftsgut, welches in einem Anlagepool eingestellt wurde, aus dem
Betriebsvermögen aus, wird der Anlagepool nicht vermindert. Dies gilt auch, wenn sich
das Wirtschaftsgut im Wert mindert oder aber entnommen wird.
• Für den jahresbezogenen Anlagenpool( siehe S. 409) wird eine jährliche Buchung für
die Buchungsperiode 12 bereitgestellt.
• Eine Dokumentationspflicht besteht nur für den Zugang des jeweiligen Wirtschaftsgutes.
Abschreibungsverlauf
Wurden die grundlegenden Eingaben im Register VORGABEN und gegebenenfalls die
Eintragungen im Register ZU- und ABGÄNGE vorgenommen, stehen im Register
VERLAUF folgende Angaben zur Verfügung:
411
Finanzbuchhaltung
• Entsprechend der Angabe der Nutzungsdauer werden die Jahre vorgetragen.
• Die Afa-Beträge werden auf Grundlage der Nutzungsdauer und der gewählten
Abschreibungsart automatisch ermittelt, wobei Zu- und Abgänge entsprechend
berücksichtigt werden.
• Die kumulierten Afa-Beträge sowie der daraus resultierende Restwert werden
aufgelistet.
• Das Kennzeichen
im Feld "Gebucht" bedeutet, dass die Buchung der
Abschreibung bereits in die Finanzbuchhaltung / Geschäftsvorfälle übernommen
wurde.
Diese Schaltfläche steht nur zur Verfügung, wenn im Register VORGABEN die Option
"Manuelle Abschreibung" aktiviert wurde. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem
Kapitel "Manuelle Abschreibung".( siehe S. 414)
Wurden die Vorgaben verändert, kann über diese Schaltfläche die Neuberechnung des
Abschreibungsverlaufes vorgenommen werden.
Bereitstellung von Buchungssätzen
Wurden alle Eingaben vorgenommen, werden die Buchungssätze gemäß der Daten im
Register VERLAUF zur Verfügung gestellt.
Lineare Abschreibung
Soll eine Lineare Abschreibung über die Nutzungsdauer erfolgen, sind folgende
Einstellungen notwendig:
Vorgaben
Nehmen Sie die Eintragungen in den Feldern Anschaffungsdatum, Anschaffungskosten,
Nebenkosten, Restwert und Nutzungsdauer vor.
Abschreibung
Wählen Sie als AfA-Art: Lineare Abschreibung
Buchungsvorgaben
412
Finanzbuchhaltung
Tragen Sie hier die entsprechenden Konten ein.
Im Register VERLAUF können Sie die korrekte Ermittlung der Abschreibung prüfen.
Geringwertige Wirtschaftsgüter
Beachten Sie: die nachfolgenden Angaben beziehen sich auf die gesetzlichen
Vorgaben im Kalenderjahr 2007!
Handelt es sich um Geringwertige Wirtschaftsgüter, sind folgende Einstellungen
vorzunehmen:
Vorgaben
Nehmen Sie die Eintragungen
Anschaffungskosten vor.
in
den
Feldern
Anschaffungsdatum
und
Abschreibung
Aktivieren Sie hier die Option "Geringwertige Wirtschaftsgüter".
Dadurch wird die Nutzungsdauer automatisch auf 1 Jahr und der AfA-Satz auf 100 %
festgelegt. Manuelle Eingaben sind für diese Felder nicht möglich.
Buchungsvorgaben
Tragen Sie die entsprechenden Konten ein.
Im Register VERLAUF können Sie die korrekte Ermittlung der Abschreibung prüfen.
413
Finanzbuchhaltung
Für die steuerliche Behandlung von geringwertigen Wirtschaftsgütern gelten ab
01.01.2008 neue gesetzliche Vorgaben:
"Für Steuerpflichtige mit Gewinneinkünften, dazu zählen Land- und Forstwirte,
Gewerbetreibende, Selbstständige, Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften,
sinkt die Grenze für den Sofortabzug von Anschaffungs- und Herstellkosten geringwertiger
Wirtschaftsgüter auf 150,00 Euro (netto). Dabei ist der bisher als Wahlrecht ausgestaltete
Sofortabzug zukünftig verpflichtend. Eine Erfassung von geringwertigen Wirtschaftsgütern
in einem besonderen laufend zu führenden Verzeichnis ist nicht mehr notwendig. Es muss
lediglich der Zugang des Wirtschaftsgutes einmalig erfasst werden."
Diese neuen Regelungen gelten für geringwertige Wirtschaftsgüter, die nach dem 31.
Dezember 2007 angeschafft, hergestellt oder in das Betriebsvermögen eingelegt werden.
Für weitere Informationen zur Unternehmenssteuerreform 2008 wenden Sie sich bitte an
Ihren Steuerberater.
In WISO Kaufmann werden ab 01.01.2008 die neuen Grenzen automatisch berücksichtigt.
Für Wirtschaftsgüter, die in einem sog. Anlagenpool( siehe S. 409) geführt werden
müssen, finden Sie die entsprechenden Informationen im Kapitel Anlagenpool( siehe S.
409).
Manuelle Abschreibung
Wurde im Register VORGABEN die Option "Manuelle Abschreibung" gewählt, erhalten
Sie im Register VERLAUF folgende Ansicht:
Über die Schaltfläche "Ändern" kann jeder Datensatz geöffnet werden.
Änderung des Afa-Betrages
Es kann nun der AfA-Betrag für das angegebene Jahr geändert werden. Die Änderung
wird im Verlauf dargestellt und der Restwert wird gegebenenfalls angepasst. Eine
Veränderung der Nutzungsdauer ist hier nicht möglich.
Veränderung der Nutzungsdauer
Die Nutzungsdauer kann nur verändert werden, wenn keiner der Datensätze im Register
VERLAUF das Kennzeichen Gebucht aufweist.
414
Finanzbuchhaltung
Aktivierung / Deaktivierung des "Gebucht" - Kennzeichens
Beachten Sie: der Datensatz erhält automatisch das Kennzeichen "Gebucht" sobald
die Buchungen in der Finanzbuchhaltung in eines der Bücher der Geschäftsvorfälle
eingelesen wurden.
Deaktivieren des Kennzeichens "Gebucht"
Wird das Kennzeichen "Gebucht" entfernt, erfolgt dadurch KEINE automatische
Stornobuchung. Die ursprüngliche Buchung muss manuell in den Geschäftsvorfällen
gelöscht bzw. im Archiv Buchungen storniert werden! Beim nächsten Einlesen der
Buchungen in den Geschäftsvorfällen wird ein neuer Buchungssatz auf Grundlage der
aktuell hinterlegten Vorgaben erstellt.
Aktivierung des Kennzeichens "Gebucht"
Wurde das Anlagegut neu erfasst, aber es soll kein Buchungssatz für die Abschreibung
erfolgen, kann das "Gebucht"-Kennzeichen hier manuell gesetzt werden.
Abschreibung für Zu- und Abgänge
Die Erweiterung einer bestehenden Anlage bzw. das Ausscheiden eines Anlagegutes vor
Ablauf der Nutzungsdauer wird im Register "ZU- UND ABGÄNGE" erfasst.
Im Verlauf erfolgt eine automatische Neuberechnung des AfA-Betrages im Jahr des
Zu-/Abganges.
Zugang
Der Zugangsbetrag wird ab dem Jahr des Zuganges auf die Restnutzungsdauer verteilt
abgeschrieben.
Abgang
Im Jahr des Abganges wird der AfA-Betrag noch anteilig ermittelt und für die
Abschreibung der Buchungssatz erstellt.
Beachten Sie: Es werden nur die Buchungssätze für die Abschreibung erstellt. Die
Buchung des Zu- bzw. Abganges muss manuell im Bereich der Geschäftsvorfälle
erfolgen.
Bereitstellung von Buchungssätzen
Wurden alle Eingaben vorgenommen, werden die Buchungssätze gemäß der Daten im
415
Finanzbuchhaltung
Register VERLAUF zur Verfügung gestellt.
Es wird die Buchungssatzerstellung für jährliche Abschreibung unterstützt.
Beachten Sie: Es werden nur die Buchungssätze für die Abschreibung erstellt.
Buchungen für Zugänge, Abgänge, etc. müssen manuell in den Geschäftsvorfällen
erfasst werden!
Zahlreiche Funktionserweiterungen, wie z.B. monatliche, vierteljährliche, halbjährliche
Abschreibung und Bereitstellung von Buchungssätzen in diesen Zeitintervallen, finden Sie
bei unserem Entwicklungspartner microtech (http://www.microtech.de, Tel. 0671-79 61 60).
Änderungen im Abschreibungsverlauf
siehe Kapitel "Manuelle Abschreibung"( siehe S. 414)
Erstellung von Buchungssätzen
Einlesen von Buchungssätzen
Wurden alle Eingaben unter STAMMDATEN - ANLAGEN vorgenommen, können die
Buchungen im Bereich der GESCHÄFTSVORFÄLLE eingelesen werden.
Ab Buchungsperiode 12 (Dezember) steht im Hauptbuch über die Schaltfläche PLUS Buchungssätze einlesen - von Anlagen( siehe S. 405) einlesen zur Verfügung. Es wird
pro Anlagegut bzw. Geringwertigem Wirtschaftsgut ein Buchungssatz für die
Abschreibung erstellt.
Die Buchung erfolgt auf den Konten, die unter Stammdaten( siehe S. 406) - Anlagen(
siehe S. 405) - Register: Vorgaben - Bereich: Buchungsvorgaben beim jeweiligen
Anlagegut hinterlegt wurden, wobei Belegnummer 1 und Text automatisch generiert
werden.
Beachten Sie: Es werden ausschließlich die Buchungen für jährliche Abschreibung
erstellt. Buchungssätze für Anlagenzu- und -abgänge müssen in den
Geschäftsvorfällen manuell erfasst werden.
Beachten Sie: Es werden nur die AfA- Buchungen für das aktuell ausgewählte
Wirtschaftsjahr eingelesen. Befinden Sie sich zum Zeitpunkt des Einlesens z.B. in
Periode 12 / 2007 werden nur die AfA-Buchungen für 2007 erzeugt.
Fehlerhafte Buchungssätze
Können Buchungssätze nicht korrekt erstellt werden, erhalten Sie beim Einlesen in die
Geschäftsvorfälle folgenden Hinweis / folgende Information:
416
Finanzbuchhaltung
"Bei der Übernahme aus der Anlagenbuchhaltung sind Fehler aufgetreten. Aus diesem
Grunde wurde ein Protokoll erstellt. Das Prüfprotokoll können Sie jedezeit im Programm
über das Menü OPTIONEN - PROTOKOLLÜBERSICHT unter dem Namen "Anlagensätze
ohne Konten" einsehen."
Wurden die gemäß Protokoll notwendigen Änderungen / Ergänzungen in den
Stammdaten( siehe S. 406) - Anlagen( siehe S. 405) vorgenommen, können die
Buchungen erneut in die Geschäftsvorfälle eingelesen werden.
Festschreibung der Vorgaben
Nach dem ersten Einlesen der Buchungssätze in den Geschäftsvorfällenn werden die
Vorgaben festgeschrieben. Daher können Sie keine allgemeinen Daten ändern. Im
Register Vorgaben erscheint automatisch ein entsprechendes Informationsfeld.
Änderung von Abschreibungsbuchungen
Sollten die Verbuchungen fälschlicherweise erfolgt sein, so können die
Buchungskennzeichen zurückgesetzt werden. Aktivieren Sie hierfür im Register:
Vorgaben die Option "Manuelle Abschreibung" und wechseln Sie in das Register: Verlauf.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel "Abschreibungsverlauf - Manuelle
Abschreibung".( siehe S. 414)
Auswertungen
Über STAMMDATEN - ANLAGEN - SCHALTFLÄCHE DRUCKEN stehen folgende
Auswertungen/Listen zur Verfügung:
•
•
•
•
•
Liste
Karteikarte
Karteiliste
Anlagenspiegel / Liste für GWG
Anlagenpool( siehe S. 409)
Für die Auswertungen im Bereich Liste, Karteikarte und Karteiliste stehen folgende
Sortierungen / Eingrenzungen zur Verfügung:
Der Anlagenspiegel kann nach Bezeichnung, Anschaffungsdatum, Kontonummer AfA und
Kontonummer Anlagevermögen sortiert werden. Zusätzlich erfolgt hier die Angabe des
Auswertungsjahres.
Liste
Die
Anlagenliste
enthält
Informationen
zu
Anlagennummer,
Bezeichnung,
Inventarnummer, Anschaffungsdatum, Anschaffungskosten, Restwert, Abschreibungsart
und Nutzungsdauer.
417
Finanzbuchhaltung
Karteikarte / Anlagenkartei
Die Anlagenkartei enthält Informationen zu Anlagennummer, Bezeichnung,
Inventarnummer, Anschaffungsdatum, Anschaffungskosten, Restwert, Abschreibungsart
und Nutzungsdauer. Zusätzlich werden die Abschreibungen aus dem Register Verlauf mit
folgenden Informationen aufgelistet: Jahr der Abschreibung, Buchwert zum 01.01. des
jeweiligen Jahres, AfA-Betrag, AfA-Summe (kumuliert), Buchungsdatum, Buchwert zum
31.12. des jeweiligen Jahres. Nach jedem Anlagegut erfolgt ein Seitenumbruch.
Karteiliste
Die Karteiliste enthält die gleichen Informationen wie die Karteikarte. Es erfolgt allerdings
kein Seitenumbruch nach dem Anlagegut.
Anlagenspiegel
Der Anlagenspiegel enthält Informationen zu Kontonummer AfA und AV, Anlagennummer,
Bezeichnung, Nutzungsdauer, Abschreibungsart, Anschaffungsdatum und -kosten,
Summe zu-/Abgänge Vorjahre, Buchwert zum 01.01. des jeweiligen Jahres, Zugang in
Euro, Abgang, Afa-Betrag lfd. Jahr, kumulierte Afa und Abgang, Buchwert zum 31.12. des
jeweiligen Jahres.
Für Geringwertige Wirtschaftsgüter steht ein zusätzliches Layout zur Verfügung.
Anlagenpool( siehe S. 409)
Zusätzlich zu den o.a. Sortiermöglichkeiten wählen Sie für den
Auswertungsjahr aus. Sie erhalten eine Auflistung aller Anlagegüter mit
•
•
•
•
Druck
das
Anlagennummer
Bezeichnung
Anschaffungsdatum und
Anschaffungskosten
welche im Anlagenpool( siehe S. 409) gesammelt wurden.
Kassenbücher
Der Aufbau und die Einstellungsmöglichkeiten des Kassenbuches sind den
Geschäftsvorfällen angepasst. Das Konto Kasse ist jedoch voreingestellt, somit muss nur
das entsprechende Gegenkonto vorgegeben werden. Die Voreinstellung des
Kassenkontos
erfolgt
über
den
Menüpfad
BEARBEITEN-PARAMETER-KASSENBÜCHER-BÜCHER.
Die
ausführliche
Dokumentation darüber finden Sie im modulübergreifenden Teil des Handbuches.
Beachten Sie, dass eine Änderung des hinterlegten Kassenkontos in den
Parametern nur für die danach im Kassenbuch neu erfassten Geschäftsvorfälle gilt.
Bestätigen Sie in diesem Fall alle im Kassenbuch stehenden Geschäftsvorfälle
durch und übernehmen so das geänderte Konto.
418
Finanzbuchhaltung
Im Unterschied zu den Geschäftsvorfällen, steht Ihnen im Kassenbuch kein Archiv der
bereits verbuchten Geschäftsvorfälle zu Verfügung.
Wird mit den Kassenbüchern gearbeitet so ist im Arbeitsablauf folgende
Reihenfolge zu beachten:
1. Erfassen der Buchungszeilen im Kassenbuch.
2. Über die Schaltfläche „DRUCKEN“ wird das Kassenbuch ausgedruckt.
3. Wechsel in die Geschäftsvorfälle, dort werden über die Schaltfläche „PLUS –
BUCHUNGSSÄTZE EINLESEN – VON KASSENBUCH "...." EINLESEN“ die
Buchungszeilen vom Kassenbuch in die Geschäftsvorfälle geladen.
Beachten Sie, dass der Ausdruck des Kassenbuches immer vor dem Einlesen in die
Geschäftsvorfälle vorgenommen werden muss. In dem Haupt- oder Nebenbuch der
Geschäftsvorfälle steht Ihnen der Druck des Kassenbuches nicht mehr zur
Verfügung. Dort kann nur das aktuelle Erfassungsprotokoll erstellt werden. Haben
Sie es einmal versäumt, den Kassenbuchdruck zu erstellen, kann dieser erst nach
dem endgültigen Verbuchen über das Archiv Buchungen nachgeholt werden. Hier
steht Ihnen über die Schaltfläche "DRUCKEN" - Kontenauswertung der Druck des
Kassenbuches noch einmal zur Verfügung.
Anwender, welche den Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG durch den Überschuss der
Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ermitteln, werden in der Regel nicht dazu
verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Daher wurde diese Tabellenansicht auch nicht
nach EÜR angepasst. Werden hier Eingaben getätigt und in die Geschäftsvorfälle
eingelesen, erfolgt keine Anpassung der Buchungssätze hinsichtlich des
Verrechnungskontos. Was jedoch die Auswertung nicht weiter beeinflusst.
Erfassungsmaske der Kassenbücher
Bitte lesen Sie hierzu den Abschnitt Erfassung der Geschäftsvorfälle( siehe S. 429), da
die Funktionalität identisch der in den Geschäftsvorfällen ist.
Schaltflächen der Kassenbücher
Bitte lesen Sie hierzu den Abschnitt Schaltflächen der Geschäftsvorfälle( siehe S. 441),
da die Schaltflächen bis auf geringfügige Abweichungen identisch denen in den
Geschäftsvorfällen sind.
Die erste Abweichung zu den Schaltfläche in den Geschäftsvorfällen besteht darin, dass
Ihnen im Kassenbuch die Schaltfläche
NICHT zur Verfügung steht. Haben Sie für die Kassenbücher die Verbuchungsart
„Verbuchung über manuellen Buchungslauf (ohne Proformaverbuchung)“ gewählt, so
werden die eingegebenen Buchungen erst in die Geschäftsvorfälle eingelesen und dort
419
Finanzbuchhaltung
endgültig über den Buchungslauf verbucht.
Ist die Verbuchungsart „Verbuchen nach Verlassen der Eingabe“ gewählt, werden die
Buchungszeilen in der Übersicht mit dem Symbol eines grünen Häkchens
gekennzeichnet. Sobald Sie das Kassenbuch verlassen, welches diese Verbuchungsart
hinterlegt hat, werden die Buchungen ins Archiv der Geschäftsvorfälle verschoben.
Die
Verbuchungsart
wird
über
über
den
Menüpfad
BEARBEITEN-PARAMETER-KASSENBÜCHER-BÜCHER hinterlegt. Die Dokumentation
darüber können Sie im modulübergreifenden Teil des Handbuches nachschlagen.
haben Sie im Kassenbuch die zusätzliche
(Kassenbuchvorgabekonto)" zur Verfügung.
Option
"Info
über
Vortrag
Wird diese Einstellung ausgewählt, wird in der Erfassungsmaske des Kassenbuches der
Vortrag für das Kassenbuch angezeigt.
Beachten Sie, dass dieser Vortrag aber nur durch die Verbuchungsarten
"Verbuchung nach Verlassen der Eingabe" sofort aktualisiert wird. Haben Sie die
Verbuchungsart „Verbuchung über manuellen Buchungslauf (ohne Proformaverbuchung)“
gewählt, wird dieser Vortrag erst durch einen Buchungslauf aktualisiert.
Der Vortrag der Kasse weist immer den derzeitigen Stand der Kasse aus, egal ob
Vorperioden geöffnet sind oder nicht.
Die Dokumentation zu den anderen Einstellungsmöglichkeiten lesen Sie bitte im Abschnitt
Schaltflächen der Geschäftsvorfälle( siehe S. 441) nach.
Eine weitere Abweichung zu den Geschäftsvorfällen besteht in der Schaltfläche
Über die Schaltfläche "DRUCKEN" können Sie den Druck des Kassenbuches aufrufen.
Für die Schaltfläche
bestehen folgende Unterschiede zu den Geschäftsvorfällen:
• Über Verwalten stehen Ihnen hier nur die Auftrags-Buchungen zur Verfügung, da über
420
Finanzbuchhaltung
das Lohnmodul selbst keine Barzahlungen gebucht werden.
• Unter Optionen gibt es im Kassenbuch zusätzlich die Möglichkeit, den Kassensaldo
zu prüfen. Da die Kasse keinen negativen Bestand haben darf, wird über diese Option
jeder Tag auf einen negativen Saldo geprüft. Ist der Saldo an allen Tagen positiv wird
Ihnen dies durch einen entsprechenden Hinweis angezeigt. Wird über diese
Prüfroutine ein Tag mit einem negativen Kassensaldo gefunden, wird Ihnen durch
eine Fehlermeldung das Datum die Buchungszeile und die Höhe des negativen
Saldos mitgeteilt.
• Buchungssätze können aus dem Modul Auftrag eingelesen werden.
Geschäftsvorfälle
Im Bereich Geschäftsvorfälle werden die anfallenden Buchungssätze erfasst sowie aus
anderen Bereichen und Modulen eingelesen. Hier erfolgt die endgültige Verarbeitung und
Archivierung der Geschäftsvorfälle.
Bevor Sie mit der Erfassung der Geschäftsvorfälle beginnen, prüfen Sie, in welchem
Wirtschaftsjahr und in welcher Buchungsperiode Sie sich befinden. Im oberen Teil des
Fensters sehen Sie, welches Wirtschaftsjahr, welche Periode und welches Buch aktuell
geöffnet ist.
Möchten Sie in einer anderen Buchungsperiode oder in einem anderen Wirtschaftsjahr
arbeiten, so können Sie über den Menü Pfad BERABEITEN-PERIODE bzw.
BERABEITEN-WIRTSCHAFTSJAHR den Bearbeitungszeitraum ändern.
Neben dem Hauptbuch stehen Ihnen für die Erfassung der Geschäftsvorfälle ein Buch für
Dauerbuchungen zur Verfügung.
Jedes Buch kann über das entsprechenden Register geöffnet werden.
Die einzelnen Bücher sind von der Bearbeitung her identisch. Über den Menüpfad
BERABEITEN-PARAMETER-GESCHÄFTSVORFÄLLE-BÜCHER werden die Vorgaben
bzw. die Gestaltung der Tabellenansichten für Buchungssätze und die
Buchungssatzeingabe vorgenommen. Die Dokumentation darüber können Sie im
modulübergreifenden Teil des Handbuches( siehe S. 282) nachschlagen.
Beachten Sie, es ist nicht möglich, in einem Buch von mehreren Arbeitsplätzen aus
gleichzeitig zu arbeiten.
Unter Dauerbuchungen können Sie in einem bestimmten Zeitzyklus wiederkehrende
Geschäftsvorfälle erfassen. In der Praxis können dies z.B. Abschreibungen, Mieten für
Büroräume, Abschlagszahlungen für Mietnebenkosten, Leasingzahlungen für Pkw´s,
Gehälter für Angestellte usw. sein. Damit diese nicht jeden Monat, jedes Quartal etc.
erneut einzugeben sind, können Sie all diese Buchungen einmalig in diesem Programmteil
erfassen.
Beachten Sie, dass im Feld Buchungsintervall der jeweils gültige Zeitzyklus
eingetragen ist.
421
Finanzbuchhaltung
Das Buchungssatzdatum in Dauerbuchungen gibt dabei das Startdatum für die Gültigkeit
an.
Im Feld Buchungsintervall legen Sie für Dauerbuchungen die Gültigkeit der nachfolgenden
Monate festlegen.
Beispiel:
Die Miete wird immer vierteljährlich zum letzten des Monats überwiesen, die erste Zahlung
erfolgt am 31.3.2004. Als Datum für die Dauerbuchung wird dann entsprechend der
31.3.2004 hinterlegt. Als Buchungsintervall muss "vierteljährlich (alle drei Monate)"
ausgewählt werden. Diese Dauerbuchung wird beim Einladen nur bei den Monaten 3, 6,
9, 12 beachtet, in den anderen Monaten wird sie übergangen.
Die Buchungszeilen der Dauerbuchungen werden ins Hauptbuch oder in eines der
Nebenbücher über die Schaltfläche "PLUS" - BUCHUNGSSÄTZE EINLESEN - von
"DAUERBUCHUNGEN" EINLESEN übernommen.
Nachfolgend wird der Aufbau eines Buches detailliert beschrieben.
Im oberen Teil dieses Bereiches werden Ihnen alle Buchungen des aktuellen Stapels
angeboten.
Der
Aufbau
dieser
Tabellenansicht
kann
über
den
Menüpfad
BERABEITEN-PARAMETER-GESCHÄFTSVORFÄLLE-BÜCHER
über
die
Tabellenansicht für Buchunssätze gestaltet werden. Die Dokumentation darüber können
Sie im modulübergreifenden Teil des Handbuches( siehe S. 282) nachschlagen.
Nachfolgend eine kurze Erläuterung für die Spalten der Abbildung:
Spalte Gb:
Hier erhalten Sie die Information, ob die Buchungen des aktuellen Stapels verbucht
wurden, wie die Verbuchung erfolgte, proforma oder endgültig und ob alle Eingaben
korrekt vorgenommen wurden. Dies wird Ihnen durch folgende Symbole mitgeteilt:
Haben Sie die Verbuchungsart "Verbuchen nach Verlassen der Eingabe" gewählt, werden
die Buchungszeilen in der Übersicht mit diesem Symbol gekennzeichnet. Sobald Sie das
jeweilige Buch verlassen, werden die so gekennzeichneten Buchungen ins Archiv
verschoben.
Die
Verbuchungsart
wird
über
den
Menüpfad
BEARBEITEN-PARAMETER-GESCHÄFTSVORFÄLLE-BÜCHER hinterlegt.
422
Finanzbuchhaltung
In dieser Buchungszeile befinden sich fehlerhafte Einträge oder in bestimmten Feldern
wurden gar keine Eingaben vorgenommen.
Beachten Sie, dass Buchungszeilen mit diesem Symbol nicht verbucht und auch
nicht proforma verbucht werden. Die Buchungszeile muss korrigiert oder gelöscht
werden.
Ist die Spalte Gb leer, so haben Sie die Verbuchungsart „Verbuchung über manuellen
Buchungslauf (ohne Proformaverbuchung)“ gewählt und die Buchungseingabe ist korrekt.
Spalte Soll / Spalte Haben:
Der gebuchte Betrag erscheint in der jeweiligen Spalte
Spalte Währung:
Die gebuchte Währung wird angezeigt.
Spalte Gegenkonto:
Das hinterlegte Gegenkonto und dessen Bezeichnung wird angezeigt.
Spalte Belegnummer1:
Gibt den Eintrag des Feldes Belegnummer1 wieder.
Spalte Datum:
Das eingetragene Buchungsatum aus der Erfassung wird angezeigt.
Spalte Konto:
Das hinterlegte Konto und dessen Bezeichnung wird angezeigt.
Spalte Kostenstelle:
Die Kostenstelle für das Konto wird angezeigt.
Spalte Text:
Der eingegebene Buchungstext wird angezeigt.
Im rechten unteren Teil des Bereiches Geschäftsvorfälle können verschiedene
Informationen angezeigt werden. Welche Information hier dargestellt werden soll, wird
über die Schaltfläche "EINSTELLUNGEN" gewählt. Folgende Informationen stehen zur
Auswahl:
Über den Menüpfad BERABEITEN-PARAMETER-GESCHÄFTSVORFÄLLE-BÜCHER
kann für jedes Buch über das Register "Bedingung für Einlesen/Info" eine Information
hinterlegt werden, welche in diesem Fenster dargestellt wird. Die Dokumentation zu den
Parametern können Sie im modulübergreifenden Teil des Handbuches nachschlagen.
423
Finanzbuchhaltung
Der Kontensaldo für die Konten der selektierten Buchungszeile wird angezeigt. Diese
Ansicht sollte gewählt werden, wenn die Verbuchungsart „Verbuchen nach Verlassen der
Eingabe“ eingestellt ist.
Beachten Sie, dass bei der Anzeige des Kontensaldo Differenzen zum aktuell
erfassten Saldo auftreten können. Dies ist von der gewählten Verbuchungsart
abhängig. Haben Sie sich für die „Verbuchung über manuellen Buchungslauf (ohne
Proformaverbuchung)“ entschieden, dann wird der aktuelle Saldo mit dem
tatsächlich erfassten Saldo nicht übereinstimmen, da Buchungen, die sich noch im
Stapel befinden, in diesem Fall nicht berücksichtigt werden können. Bei der
Verbuchungsart „Verbuchung nach Verlassen der Eingabe“ entspricht der
angezeigte Kontensaldo immer dem tatsächlich erfassten Saldo, da jede Buchung
nach Beendigung des Buchungssatzes direkt abgearbeitet, d.h. auf die Konten
verbucht wird.
Als Alternative zu den Kontensalden steht Ihnen die Anzeige des Kontrollstreifens zur
Verfügung. Der Kontrollstreifen dient zur Überwachung des Erfassungssaldos und kann
auf ein bestimmtes Konto bzw. auf einen bestimmten Kontenbereich eingeschränkt
werden. Diese Möglichkeit steht Ihnen zur Verfügung, wenn Sie über die Schaltfläche
"EINSTELLUNGEN" Kontrollstreifen bearbeiten ... anwählen. Für die Eingrenzung wird
Ihnen die abgebildete Maske angezeigt
Das gewünschte Konto (bzw. der Kontenbereich) und der Anfangsbetrag ist hier zu
hinterlegen.
Besonders praktisch ist der Einsatz des Kontrollstreifens z.B., wenn Sie Ihre Buchungen
424
Finanzbuchhaltung
der Bankauszüge vornehmen. Geben Sie als Anfangswert den Anfangsbestand des
ersten zu buchenden Kontoauszugs ein und wählen Sie die Kontonummer des
Bankkontos aus. Anschließend können Sie durch den Kontrollstreifen laufend überprüfen,
ob Ihr Buchungssaldo noch mit dem Saldo auf dem Kontoauszug übereinstimmt.
Über das Register "Archiv Buchungen" finden Sie alle bisher verbuchten
Geschäftsvorfälle, sowohl die aus dem aktuellen Wirtschaftsjahr, als auch solche aus den
vorangegangen Jahren, unabhängig davon ob diese abgeschlossen wurden oder nicht.
Nachfolgend Erläuterungen zur obigen Abbildung:
Historydatum:
Datum und Uhrzeit der Verbuchung werden Ihnen angezeigt.
S:
Buchungszeilen, welche durch die Einbuchung als Splittbuchung zusammengehören,
werden mit einem schwarzen Balken markiert. Zusammengehörige Buchungen werden
durch eine Linie miteinander verbunden.
Konto / Gegenkonto:
Die im jeweiligen Geschäftsvorfall angesprochenen Konten werden dargestellt.
Kostenstelle / Gegenkostenstelle:
Ist im Buchungssatz eine Kostenstellen bebucht worden, so wird diese für das Konto bzw.
Gegenkonto angezeigt.
Datum / Buchungsinfo:
In der Spalte Datum wird das im Geschäftsvorfall eingegebene Datum ausgewiesen. Die
Buchungsinfo sagt aus in welcher Periode und in welchem Wirtschaftsjahr der jeweilige
Buchungssatz verbucht wurde. Die Angabe in Klammern zeigt Ihnen die jeweilige
Buchungsprotokollnummer und die laufende Buchungsnummer an.
Beispiel:
Buchungsinfo: 2004/3459 (8-3)
2004: Wirtschaftsjahr
425
Finanzbuchhaltung
3459: Buchungszeilennummer
8 : Buchungsperiode
3 : Buchungsprotokollnummer
Beleg-Nr.1 / Beleg-Nr.2:
Hier wird der Inhalt der Felder Belegnummer1 und Belegnummer2 dargestellt.
Text:
Diese Spalte gibt den Buchungstext wieder.
Währ. / Saldobetrag:
In dieser Spalte wird die gebuchte Währung und der Soll- oder Habensaldo angezeigt.
Beachten Sie, dass sich die Soll- oder Habenstellung immer auf das gebuchte Konto
bezieht.
Ist eines der Konten mit einem Steuerkennzeichen gebucht worden, wird zusätzlich der
Nettobetrag und die Steuer ausgewiesen.
Die abgebildete Ansicht kann in eine andere Tabellenansicht geändert werden. Der Aufruf
erfolgt über die Schaltfläche
Die Tabellenansicht kann nach folgenden Kriterien geändert werden:
•
•
•
•
•
•
•
•
Archiv Fibu Buchungen: Historydatum
Archiv Fibu Buchungen: Kontonummer
Archiv Fibu Buchungen: Gegenkontonummer
Archiv Fibu Buchungen: Datum
Archiv Fibu Buchungen: Belegnummer1
Archiv Fibu Buchungen: Belegnummer2
Archiv Fibu Buchungen: Text
Archiv Fibu Buchungen: Adressnummer
wird Ihnen die Möglichkeit gegeben, nach verschiedenen Kriterien Archiv Buchungen zu
suchen. Es kann also relativ schnell nachvollzogen werden, zu welchem Zeitpunkt eine
Buchung stattgefunden hat. Folgende Kriterien stehen Ihnen dabei zur Verfügung:
•
•
•
•
... Historydatum
... Kontonummer
... Gegenkontonummer
... Datum
426
Finanzbuchhaltung
•
•
•
•
•
•
... Belegnummer1
... Belegnummer1 (numerisch)
... Belegnummer2
... Belegnummer2 (numerisch)
... Text
... Adressnummer
Wurde z.B. das Suchkriterium Archiv Fibu Buchung nach Belegnummer1 gewählt, kann im
unten abgebildeten Feld die Belegnummer1 des gesuchten Geschäftsvorfalles
eingegeben werden.
Die Beschreibung der anderen Schaltflächen finden Sie im nachfolgenden Abschnitt. An
dieser Stelle sollen nur die Schaltflächen „STORNIEREN“, „KOPIEREN“, „DRUCKEN“ und
"EXTRA ANSICHT" beschrieben werden.
An Hand eines kleinen Beispiels soll die Funktion der Schaltflächen „STORNIEREN“
erläutert werden.
Sie prüfen Ihre gebuchten Geschäftsvorfälle über die Kontenanalyse. Dabei stellen Sie
fest, dass Sie für eine Kassenbuchung die Soll- und Habenstellung vertauscht haben. Im
Archiv suchen Sie sich diesen Geschäftsvorfall und selektieren diesen. Anschließend
betätigen Sie die Schaltflächen
Danach werden Sie gefragt:
Möchten Sie für diese Buchung "1000 an 4930 (Beleg-Nr.: 080300123) mit 150,00
EUR (2003/8/480)" eine Stornobuchung erzeugen?
und erhalten den Hinweis:
Zu Ihrer Information:
Die Stornobuchung wird im Hauptbuch erzeugt.
Wird diese Abfrage mit ja beantworte, erfolgt automatisch die Erstellung der
Stornobuchung im Hauptbuch.
Beachten Sie, dass Sie vor der Erstellung der Stornobuchung die Buchungsperiode
einstellen, in welcher diese Stornobuchung verbucht werden soll.
Rufen Sie anschließend das Hauptbuch wieder auf, werden Sie die Stornobuchung
vorfinden.
Der Buchungstext lautet Stornobuchung. In Klammern wird das Wirtschaftsjahr, die
Periode und die Buchungsprotokollnummer angegeben, in welcher die stornierte Buchung
427
Finanzbuchhaltung
erfasst wurde. Zusätzlich wird die Buchungszeilennummer angegeben. Stornieren Sie z.B.
eine Buchung aus dem Wirtschaftsjahr 2003, welche in der 480 Buchungszeile im Monat
August mit dem 3. Buchungslauf verbucht wurde, so lautet bei einer Stornierung der
Buchungstext „Stornobuchung (zum Buchungssatz 2003/480 (8-3))“.
Beachten Sie, dass eine Stornobuchung im Hauptbuch nicht geändert werden kann.
Haben Sie im Archiv eine Buchungszeile selektiert, für die zu einem früheren Zeitpunkt
bereits eine Stornierung erfolgte, werden Sie bei erneuten Aufruf der Stornierung
folgenden Hinweis erhalten:
Beachten Sie:
Die ausgewählte Buchung "1000 an 4930 (Beleg-Nr.: 080300123) mit 150,00 EUR
(2003/8/480)" wurde bereits storniert!
Prüfen Sie genau, ob die Stornierung erneut erfolgen soll.
Die Schaltfläche
ermöglicht es, die selektierte Buchungszeile aus dem Archiv in das Hauptbuch der
Geschäftsvorfälle zu kopieren. Diese Funktion kann z.B. genutzt werden, wenn mehrfach
im Jahr gleiche Buchungen erfasst werden müssen, diese aber nicht in den
Dauerbuchungen verankert sind. Anders wie bei einer Stornobuchung, kann eine solche
Kopie im Hauptbuch bearbeitet werden.
können Sie im Archiv folgende Drucke aufrufen:
• Liste - Buchungsarchiv
• Buchungsprotokolle
• Buchungsprotokoll hoch
• Buchungsprotokoll quer
• Buchungsprotokoll EÜR hoch
• Kontoauswertung - Kassenbuch
DER DRUCK LISTE
Hierbei handelt es sich um einen Listendruck, wo nach verschiedenen Kriterien sortiert
das Buchungsarchiv gedruckt werden kann.
DER DRUCK BUCHUNGSPROTOKOLLE
Im Druckmenü oder in den Eigenschaften dieses Druckes können Sie den gewünschten
Zeitraum und die Protokollnummer festlegen. Es können auch alle Protokolle einer
Periode hintereinander gedruckt werden. Der Druck von Buchungsprotokollen ist auch
428
Finanzbuchhaltung
möglich, wenn die
abgeschlossen sind.
ausgewählte
Periode
oder
das
ausgewählte
Jahr
bereits
DER DRUCK KONTOAUSWERTUNG
Hierüber kann z.B. der Kassenbuchausdruck erfolgen. Im Druckmenü muss das
gewünschte Kassenkonto und der Auswertungszeitraum vorgegeben werden.
Erfassung der Geschäftsvorfälle
In diesem Bereich erfolgt die Erfassung der Buchungszeilen.
Welche Felder in dieser Eingabemaske angezeigt werden und welche editierbar sind,
legen
Sie
über
den
Menüpfad
BERABEITEN-PARAMETER-GESCHÄFTSVORFÄLLE-BÜCHER
bzw.
über
die
Schaltfläche „EINSTELLUNGEN“ fest. Die Dokumentation über die Einrichtung der
Parameter finden Sie im modulübergreifenden Teil des Handbuches( siehe S. 282). Die
Schaltfläche „EINSTELLUNGEN“ wird im nachfolgenden Abschnitt dieses Handbuches
erläutert.
Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ermitteln müssen und den Kontenrahmen
EÜR hinterlegt haben, haben eine angepasste Tabellenansicht für die Buchungserfassung
zur Verfügung.
Es werden lediglich die Einnahmen und Ausgaben und ein entsprechendes Sachkonto
eingegeben. Es ist nicht erforderlich anzugeben ob der Betrag ins Soll oder Haben gestellt
429
Finanzbuchhaltung
wird und wie die Zuordnung des Kontos oder Gegenkontos erfolgt.
Im Buch "Dauerbuchungen" steht ebenfalls eine angepasste Tabellenansicht für die
Buchungserfassung zur Verfügung:
Die Möglichkeiten der Erfassung
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, einen Geschäftsvorfall zu erfassen. Nachfolgend
erhalten Sie eine detaillierte Beschreibung über
•
•
•
•
Die Erfassung mit Hilfe des Buchführungshelfers
Die schrittweise Erfassung
Die Kurzbuchung
Die Splittbuchung.
ERFASSUNG MIT HILFE DES BUCHFÜHRUNGSHELFERS
Damit der Buchführungshelfer bei der Erfassung zur Verfügung steht, muss über die
Schaltfläche „EINSTELLUNGEN“ das Kennzeichen "Buchführungshelfer anzeigen" aktiv
gesetzt werden. Aus der Listbox können Sie dann einen der vorgegebenen
Buchungssätze auswählen. Unter Umständen müssen in dem ausgewählten
Buchungssatz bestimmte Felder angepasst werden. Wird z.B. der Helferdatensatz
"Wareneinkauf auf Rechnung" ausgewählt, in welchem der Betrag mit 1,00 und das
Personenkonto mit der Kontonummer 70000 Kreditor *Mustermann* vorgegeben ist, dann
muss das Feld Betrag mit dem entsprechenden Rechnungsbetrag gefüllt und das Konto
70000 durch die Kontonummer des aktuellen Lieferanten ersetzt werden.
Die
Einträge
des
Buchführungshelfers
werden
über
den
Menü
Pfad
BERABEITEN-PARAMETER-GESCHÄFTSVORFÄLLE-BUCHFÜHRUNGSHELFER
vorgenommen. Die Dokumentation darüber finden Sie im modulübergreifenden Teil des
DIE SCHRITTWEISE ERFASSUNG
Jeder Buchungssatz wird komplett manuell eingegeben. Sie müssen also jedes
Eingabefeld einzeln bearbeiten.
• Betrag:
Die Betragseingabe kann mit einer Nachkommaautomatik ausgestattet werden, d.h. die
letzten beiden Zahlen werden, sofern Sie kein Komma vorgeben, automatisch als
430
Finanzbuchhaltung
Nachkommastellen interpretiert.
Beachten Sie, dass für diese Nachkommaautomatik über den Menüpfad ANSICHT –
VORGABEN über das Register "Vorgaben" im Bereich Fibu Buchungserfassung
die Einstellung „100ér Betrageingabe“ aktiviert sein muss.
Geben Sie mit dieser Einstellung z.B. "10000" ein, wird die Eingabe als 100,00 hinterlegt.
Geben Sie "10000," ein, wird die Eingabe als 10.000,00 hinterlegt, da das Komma
vorgegeben wurde.
Ist über den Menüpfad ANSICHT – VORGABEN über den Register "Vorgaben" im
Bereich Fibu Buchungserfassung die Einstellung „100ér Betrageingabe“ nicht aktiviert,
dann werden hinter den Betrag automatisch zwei Nullen als Nachkommastellen gesetzt.
Aus der Betragseingabe "10" beispielsweise wird mit dieser Einstellung 10,00. Weichen
die Nachkommastellen von "00" ab, muss in dem Fall immer das Komma und die
entsprechenden Nachkommastellen in der Betragseingabe vorgegeben werden.
Die Bestätigung des Feldes Saldo-Betrag ist ausschlaggebend dafür, ob der eingegebene
Betrag im Soll oder Haben auf dem Konto verbucht wird.
Beachten Sie dabei: Die Betragseingabe muss mit einem [+] abgeschlossen werden,
wenn der Betrag auf dem Konto im Soll steht. Die Betragseingabe muss mit einem
[-] abgeschlossen werden, wenn der Betrag auf dem Konto im Haben steht.
Der Gesamtbetrag wird in Netto- und Steuerbetrag aufgeteilt, wenn ein Automatikkonto
oder ein Konto, welches manuell mit einem Steuerkennzeichen gebucht wird, eingegeben
wird.
• Währung/Fremdwährungsfaktor/Basiswährungsfaktor:
Wurde über die Schaltfläche „EINSTELLUNGEN“ das Kennzeichen "Währung eingebbar"
aktiviert, steht Ihnen das Eingabefeld Währung zur Verfügung. Über die Listbox können
die
Währungen
ausgewählt
werden,
die
über
den
Menüpfad
BEARBEITEN-PARAMETER-SONSTIGE-FREMDWÄHRUNGEN hinterlegt wurden.
Als Basis Währung ist der Euro im System eingebunden. Der jeweilige
Basiswährungsfaktor sowie der Fremdwährungsfaktor werden nach Auswahl der Währung
in den dafür vorgesehenen Feldern angezeigt.
• Gegenkontonummer:
An dieser Stelle geben Sie das Gegenkonto an. Beachten Sie, dass sich die
Betragsstellung immer auf das Konto bezieht, d.h. steht der Betrag im Soll wird er im
Gegenkonto im Haben verbucht.
Ist Ihnen die Nummer des Gegenkontos nicht bekannt, können Sie die in diesem Feld
angebotene Suchfunktionen nutzen.
Mittels der kleinen Pfeiltaste
öffnet sich der Kontenrahmen, in dem Sie mit Hilfe eines
Scrollbalkens das gewünschte Konto suchen können.
431
Finanzbuchhaltung
Die Lupe
öffnet die Suchfunktion. Sie können nach den in der Maske ersichtlichen
Kriterien suchen:
Ist das gewünschte Konto gefunden, kann dieses mit der Schaltfläche
in das Feld Gegenkonto übernommen werden.
Die drei Punkte
öffnen den Stammdatenbereich Kontenplan mit allen Funktionen, die
Ihnen auch direkt im Stammdatenbereich zur Verfügung stehen. Es besteht also die
Möglichkeit, direkt aus der Erfassung der Geschäftsvorfälle heraus Ihren Kontenrahmen
bei Bedarf zu bearbeiten oder ein neues Konto anzulegen.
Die Schaltfläche „ÜBERNEHMEN“ bewirkt auch hier die Übernahme des selektierten
Kontos in das Feld Gegenkonto.
Möchten Sie in diesem Feld ein Konto ansprechen, welches mit einem bestimmten
Steuersatz gebucht werden soll und dieses Konto ist nicht als Automatikkonto
eingerichtet, d.h. diesem Konto wurde im Stammdatensatz kein Steuerschlüssel
zugeordnet, dann kann das entsprechende Steuerkennzeichen manuell mitgeführt
werden. Die Eingabe erfolgt in folgender Reihenfolge:
Steuerkennzeichen "0" Kontonummer. Der Steuerschlüssel bezieht sich dabei immer
auf die Angabe der DATEV Steuerschlüssel.
Beispiel:
Das Konto 4940 (Zeitschriften und Bücher) hat in den Stammdaten( siehe S. 406)
Kontenplan in der Zeile Steuerschlüssel den Eintrag "nicht zugeordnet" hinterlegt. Für
dieses Konto soll nun eine Buchung erfasst werden, in der 7 % Vorsteuer berechnet
werden müssen. Für diesen Steuersatz ist das Steuerkennzeichen 8 in den Parametern
eingerichtet. Die Eingabe im Feld Gegenkonto muss also 804940 lauten.
• Steuer im Gegenkonto:
Ist dem Gegenkonto über die Stammdaten( siehe S. 406) – Kontenplan ein
Steuerkennzeichen zugeordnet (Automatikkonto), so wird Ihnen dieser Steuerschlüssel in
diesem Feld angezeigt. Bei Automatikkonten kann bei der Erfassung eines
Geschäftsvorfalles kein Steuerschlüssel mehr ausgewählt werden. Es wird nur der
Steuerschlüssel angeboten, der im Automatikkonto hinterlegt wurde. Ist dem Gegenkonto
kein Steuerkennzeichen fest zugeordnet, so kann aus der Listbox das gewünschte
Kennzeichen ausgewählt werden, wenn ein Steuersatz für dieses Konto beim Buchen
berücksichtigt werden soll.
432
Finanzbuchhaltung
Beachten Sie, dass beim Einsatz der DATEV Schnittstelle, die Vorgabe eines
manuell mitgeführten Steuerschlüssel nicht über dieses Feld erfolgen darf. Die
DATEV Vorgabe dbzgl. lautet: Ein manuell mitgeführter Steuerschlüssel muss immer
im Feld Gegenkonto vor der Kontonummer mit einer Füllstelle "0" eingetragen
werden.
• Belegnummer1:
Dieses Eingabefeld kann mit einer beliebigen Belegnummer gefüllt werden. Soll die
Belegnummer von einem vorgegebenen Startwert automatisch hochgezählt werden,
setzen Sie über die Schaltfläche „EINSTELLUNGEN“ das Kennzeichen „Automatische
Belegnummerierung (für Belegnummer 1)“ aktiv.
Lesen Sie Buchungen aus dem Auftragsmodul ein, wird das Feld Belegnummer1 immer
mit der jeweiligen Rechnungsnummer gefüllt und dies nicht ohne Grund:
Dem Feld Belegnummer1 kommt beim Ausbuchen eines offenen Postens eine
besondere Bedeutung zu. Ein OP kann nur dann automatisch ausgeglichen werden,
wenn die Belegnummer1 des Zahlungsein- bzw. –ausganges mit der Belegnummer
des zugehörigen OP´s übereinstimmt.
Beispiel:
Sie buchen eine Ausgangsrechnung über EUR 1000,00 an das Personenkonto 10100. Im
Feld Belegnummer1 fügen Sie die Rechnungsnummer AR200001 ein. Die anfallende
Steuer lassen wir bei diesem Beispiel unberücksichtigt.
Konto: 10100 (Personenkonto-Debitor)
Gegenkonto: 8400 (Erlöse)
Betrag: 1000,00 EUR (Soll)
Belegnr. 1: AR200001
Beim Zahlungseingang soll ein automatischer Ausgleich des offenen Posten durchgeführt
werden:
Konto: 1200 (Bank)
Gegenkonto: 10100 (Personenkonto-Debitor)
Betrag: 1000,00 EUR (Soll)
Belegnr. 1: AR200001
Da die Belegnummer der Zahlung mit der Belegnummer des OP´s übereinstimmt, wird der
OP beim Verbuchen der Zahlung ausgeglichen.
Hätte Ihr Kunde für diese Rechnung nur EUR 990,00 gezahlt, wird Ihnen bei Eingabe der
Buchung nach obiger Vorgabe ein Skontobetrag über EUR 10,00 angeboten. Dieser
Betrag erscheint im Feld Skontobetrag. Der Skonto kann von Ihnen akzeptiert, geändert
433
Finanzbuchhaltung
oder entfernt werden.
Beachten Sie, dass ein vollständiger Ausgleich des OP´s nur erfolgt, wenn die
Summe des Skontobetrages und des gezahlten Betrages mit dem OP Betrag
übereinstimmt. Wird der Skontobetrag geändert oder entfernt, kann also kein
vollständiger Ausgleich des OP´s erfolgen, da der gebuchte Betrag NICHT mit dem
OP übereinstimmt. In diesem Fall wird die Differenz zwischen OP Betrag und
gezahltem Betrag als Rest-OP stehen bleiben. Erst wenn auch der Restbetrag
gebucht wird und die Belegnummer1 identisch eingegeben wird (entsprechend
unseres Beispiels AR200001) erfolgt der Ausgleich des Rest - OP´s.
Beim Buchen von Teilzahlungen ist für die Ausbuchung des OP´s über die Belegnummer1
folgendes zu prüfen:
Beachten Sie: Es wird kein Skonto automatisch berechnet, wenn der Skontobetrag 5
% überschreiten würden.
• Belegnummer2:
Dieses Eingabefeld kann mit einer beliebigen Belegnummer gefüllt werden. Soll die
Belegnummer von einem vorgegebenen Startwert automatisch hochgezählt werden,
setzen Sie über die Schaltfläche „EINSTELLUNGEN“ das Kennzeichen „Automatische
Belegnummerierung (für Belegnummer 2)“ aktiv.
Beachten Sie, dass beim Einsatz der DATEV Schnittstelle, die Felder
Belegnummer1 und Belegnummer2 in bestimmten Formaten hinterlegt sein müssen.
Die entsprechenden Informationen dazu holen Sie bitte bei Ihrem Steuerberater ein.
Das Feld Belegnummer1 wird bei einem DATEV Export der Bewegungsdaten immer
übergeben. Die Übergabe des Feldes Belegnummer2 kann optional ausgewählt
werden.
• Datum:
Hier wird das Datum des zu buchenden Beleges eingegeben, z.B. das Rechnungsdatum
oder das Buchungsdatum der Positionen beim Buchen von Bankbelegen.
Öffnen Sie die Erfassung der Geschäftsvorfälle und das Arbeitsdatum Ihres Mandanten
liegt in der geöffneten Periode, wird hier automatisch das Arbeitsdatum des Mandanten
vorgeschlagen. Liegt das Arbeitsdatum nicht in der geöffneten Periode, wird das Datum
auf den letzten Tag der geöffneten Periode gesetzt. Muss das Datum abgeändert werden,
genügt die Eingabe des Tages, der Monat und das Jahr wird aus der eingestellten
Buchungsperiode gelesen.
Für die Datumseingabe steht Ihnen folgendes Hilfsmittel zur Verfügung:
öffnet sich der Kalender( siehe S. 92), wo das gewünschte
Datum zur Übernahme ausgewählt werden kann.
434
Finanzbuchhaltung
Mit den Pfeiltasten können Sie das eingegeben Datum jeweils um einen Tag nach oben
bzw. unten verschieben.
• Konto:
An dieser Stelle geben Sie das Konto ein.
Beachten Sie, dass sich die Betragsstellung immer auf das Konto bezieht, d.h. steht
der Betrag im Soll wird er im Gegenkonto im Haben und im Konto im Soll verbucht.
Auch hier steht Ihnen die Suchfunktion, wie für das Feld Gegenkonto beschrieben, zur
Verfügung.
• Steuer im Konto:
Ist dem Konto über die Stammdaten( siehe S. 406) – Kontenplan ein Steuerkennzeichen
zugeordnet (Automatikkonto), so wird Ihnen dieser Steuerschlüssel in diesem Feld
angezeigt. Bei Automatikkonten kann bei der Erfassung eines Geschäftsvorfalles kein
Steuerschlüssel mehr ausgewählt werden. Es wird nur der Steuerschlüssel angeboten,
der im Automatikkonto hinterlegt wurde. Ist dem Konto kein Steuerkennzeichen fest
zugeordnet, so kann aus der Listbox das gewünschte Kennzeichen ausgewählt werden,
wenn ein Steuersatz für dieses Konto beim Buchen berücksichtigt werden soll.
Beachten Sie, dass beim Einsatz der DATEV Schnittstelle, die Vorgabe eines
manuell mitgeführten Steuerschlüssel nicht über dieses Feld erfolgen darf. Die
DATEV Vorgabe dbzgl. lautet: Ein manuell mitgeführter Steuerschlüssel muss immer
im Feld Konto vor der Kontonummer mit einer Füllstelle "0" eingetragen werden.
• Kostenstellennummer / Gegenkostenstellennummmer:
Unter Stammdaten( siehe S. 406) Kontenplan haben Sie die Möglichkeit, den Konten
feste Kostenstellen zuzuordnen. Wird eines dieser Konten im Feld Konto bzw.
Gegenkonto erfasst, wird die Kostenstelle automatisch im Feld Kostenstellennummer bzw.
Gegenkostenstellennummmer eingetragen. Es besteht natürlich die Möglichkeit, die
vorgeschlagene Kostenstelle zu ändern, zu entfernen oder, falls kein Eintrag vorhanden
ist, eine Kostenstelle einzugeben. Auch hier stehen Ihnen die Suchfunktionen, wie für das
Feld Gegenkonto beschrieben, zur Verfügung.
Berücksichtigen Sie bei der Eingabe der Kostenstellen, dass sich das Feld Kostenstelle
auf die Eingabe des Kontos im Feld Konto und die Gegenkostenstelle auf die Eingabe des
Kontos im Feld Gegenkonto bezieht. Im nachfolgenden Beispiel möchten wir diesen
Sachverhalt erläutern:
1. Buchungssatz
Betrag: 100,00 H
Gegenkonto: 4900 "Allgemeine Kosten"
Konto. 1200 "Bank"
435
Finanzbuchhaltung
Kostenstelle: 1 "Büro"
In diesem Beispiel erfolgt die Ausweisung des Wertes auf der Kostenstelle 1" Büro" in den
Leistungen, da die Kostenstelle der Stellung des Kontos zugewiesen wurde und auf dem
Konto 1200 "Bank" auch der Wert im Haben ausgewiesen wird.
2. Buchungssatz
Betrag: 100,00 H
Gegenkonto: 4900 "Allgemeine Kosten"
Konto: 1200 "Bank"
Gegenkostenstelle: 1 "Büro"
In diesem Beispiel erfolgt die Ausweisung des Wertes auf der Kostenstelle 1 "Büro" in den
Kosten, da die Kostenstelle der Stellung des Gegenkontos zugewiesen wurde und auf
dem Konto 4900 "Allgemeine Kosten" auch der Wert im Soll ausgewiesen wird.
Beachten Sie, das Bebuchen einer Kostenstelle erfolgt ausschließlich über einen
Geschäftsvorfall.
• Skonto (in %):
Hier wird der ermittelte Skontosatz in % ausgewiesen.
• Skontobetrag:
Der Skontobetrag wird automatisch eingetragen, wenn die Belegnummer1 der Buchung
mit der Belegnummer eines OP´s des eingegebenen Personenkontos identisch ist und
eine Abweichung des Betrages zum bestehenden offenen Posten vorliegt.
Selbstverständlich besteht die Möglichkeit, den vorgeschlagenen Skontobetrag manuell zu
ändern oder zu entfernen, wenn z.B. kein Skonto gewährt wird.
Beachten Sie, dass das Skonto nur dann berücksichtigt werden kann, wenn in der
Buchung ein Personenkonto angesprochen wird. Buchen Sie Sachkonto an
Sachkonto, kann zwar ein Skonto und ein entsprechendes Skontokonto vergeben
werden, diese werden beim Buchungslauf jedoch NICHT berücksichtigt.
• Skontokonto:
Über
den
Menüpfad
BEARBEITEN-PARAMETER-SONSTIGE-UMSATZSTEUER
hinterlegen Sie dem entsprechenden Steuerkennzeichen das zugehörige Skontokonto.
Die ausführliche Dokumentation darüber finden Sie im modulübergreifenden Teil des
Handbuches( siehe S. 257). Das entsprechende Skontokonto wird automatisch
angeboten. Diese Kontenvorgabe kann bei Bedarf abgeändert werden.
• Text:
Geben
436
Sie
hier
den
Buchungstext
ein.
Über
den
Menüpfad
Finanzbuchhaltung
BEARBEITEN-PARAMETER-GESCHÄFTSVORFÄLLE-BUCHUNGSTEXTE besteht die
Möglichkeit, häufig wiederkehrende Buchungstexte vorzudefinieren. Diese stehen Ihnen in
diesem Feld über die Listbox zur Verfügung.
Über den Menüpfad BEARBEITEN-PARAMETER-GESCHÄFTSVORFÄLLE-BÜCHER
kann in den Vorgaben für die einzelnen Bücher die Eingabereihenfolge geändert werden.
Wollen Sie z.B. in der Buchungserfassung zuerst das KONTO und dann das
GEGENKONTO eingeben, so hinterlegen Sie in der Zeile Tabellenansicht für
Buchungssatzeingabe die Vorgabe „(Standard [Kto.-Nr.<>Gkto.-Nr.])“. Wollen Sie in der
Buchungserfassung zuerst das GEGENKONTO und dann das KONTO eingeben, so
hinterlegen Sie in der Zeile Tabellenansicht für Buchungssatzeingabe die Vorgabe
„(Standard)“.
Anwender, welche der Ist-Versteuerung unterliegen und dies über den Menüpfad
DATEI - MANDANT "XXX" BEARBEITEN das Register "weitere Angaben" auch
hinterlegt haben, müssen beim Buchen der Zahlungseingänge folgendes beachten:
Das Debitorenkonto muss beim Buchen des Zahlungseinganges mit dem jeweiligen
Steuerschlüssel gebucht werden, damit die automatische Umbuchung des
entsprechenden Steuerbetrages vom Konto "Umsatzsteuer nicht fällig" auf das
Konto "Umsatzsteuer fällig" erfolgt.
DIE KURZBUCHUNG
Die Kurzbuchung ist eine Eingabemöglichkeiten, die die Erfassung umfangreicher
Datenbestände beschleunigt. Die Kurzbuchung eignet sich besonders dafür, zahlreiche
gleichartige Buchungen schnell zu erfassen.
Sicherlich erscheint es Ihnen sehr lästig, dass bei Eröffnungsbuchungen z.B. dutzende
von Buchungen eingegeben werden müssen, welche bis auf den Betrag und eines der
angesprochenen Konten immer gleich sind. Hierzu können Sie die so genannte
Kurzbuchung verwenden.
Soll die Kurzbuchung genutzt werden, müssen Sie dafür sorgen, dass alle Eingaben,
welche sich ändern, am Anfang der Buchungserfassung auftauchen und alle Eingaben die
gleich bleiben am Ende. Als Anfang und Ende gilt hier die Eingabereihenfolge der
Geschäftsvorfälle (Betrag, Gegenkonto, Belegnummer, Datum, Konto ...).
Bevor wir zur eigentlichen Eingabe einer Kurzbuchung kommen, rufen Sie sich bitte über
den Menüpfad ANSICHT-VORGABEN... das Register "Vorgaben" auf und gehen hier in
den Bereich Tastatur / Fibu Buchungserfassung. Hier ist eine Voreinstellung der
Tastaturkürzel für die Kurzbuchung hinterlegt.
In der Zeile „Fibu Buchungserfassung Zeichen für Kurzbuchung“ ist in unserem Beispiel
ein (+) hinterlegt.
437
Finanzbuchhaltung
In der Zeile „Buchungserfassung Zeichen für Wechsel zur Buchungsbezeichnung“ ist in
unserem Beispiel ein (-) hinterlegt. Aus der Listbox kann für diese beiden Funktionen aber
auch ein anderes Tastaturkürzel ausgewählt werden.
Bleiben wir als Beispiel für die Kurzbuchung bei den Eröffnungsbuchungen und den
hinterlegten Tastaturkürzeln (+) und (-). Bei den Eröffnungsbuchungen wird in der Regel
der Betrag und eines der verwendeten Konten abweichend sein, während die anderen
Eingaben immer gleich bleiben. Als erstes geben Sie daher den Betrag ein und sorgen
über die Soll- oder Habenstellung dafür, dass das abweichende Konto zuerst eingegeben
wird. Anschließend vervollständigen Sie die erste Buchung mit allen noch erforderlichen
Eingaben. Bei der zweiten Buchung geben Sie nach der ersten Kontoeingabe ein [+] ein.
Sie befinden sich dann sofort wieder in der Betragseingabe für einen neuen
Geschäftsvorfall, da die Buchung mit den Vorgaben des vorherigen Buchungssatzes
abgeschlossen wurde. Statt des [+] kann auch ein [–] verwendet werden. In diesem Fall
werden alle Eingaben, bis auf den Buchungstext übernommen. Dieser kann von Ihnen
verändert werden.
Beachten Sie, dass bei der Kurzbuchung auch die Belegnummern identisch übernommen
werden. Um eine fortlaufende Nummerierung der Buchungen zu erzielen, setzen Sie über
die
Schaltfläche
„EINSTELLUNGEN“
das
Kennzeichen
„Automatische
Belegnummerierung (für Belegnummer1)“ bzw. „Automatische Belegnummerierung (für
Belegnummer2)“ aktiv. Benutzen Sie die Kurzbuchung für die Eröffnungsbuchungen ist es
empfehlenswert, über die Schaltfläche „EINSTELLUNGEN“ die Optionen "Datum aus
Vorzeile kopieren" und "Buchungstext aus Vorzeile" zu aktivieren.
Das [+] oder [–] kann ausser im Gegenkontofeld/Kontofeld in jedem der nachfolgenden
Eingabefelder verwendet werden.
DIE SPLITTBUCHUNG
Die zweite Möglichkeit um die Buchungseingabe zu beschleunigen ist die Splittbuchung.
In der Praxis kommt es häufig vor, dass bei einem Geschäftsvorfall der Betrag zu einem
Beleg auf verschiedene Konten verteilt werden soll. Für diesen Fall kann die Splittbuchung
benutzt werden.
Bevor wir zur eigentlichen Eingabe einer Splittbuchung kommen, rufen Sie sich bitte über
den Menüpfad ANSICHT-VORGABEN... das Register "Vorgaben" auf und gehen hier in
den Bereich Tastatur / Fibu Buchungserfassung. Hier ist eine Voreinstellung der
Tastaturkürzel für die Splittbuchung hinterlegt, welche bei Bedarf abgeändert werden kann
Angenommen Sie haben auf Ihrem Bankbeleg einen Betrag, welcher auf verschiedene
Kostenkonten verteilt werden muss. In diesem Fall wird bei jeder einzelnen Buchung das
Bankkonto mit angesprochen. Dieses Konto nimmt also den Gesamtsaldo auf, der auf
mehrere Konten zu verteilen ist. Damit der Betrag auf dem Konto der Bank als
Gesamtbetrag erscheint, muss die Erfassung im Splittbuchungsmodus erfolgen. Über die
Soll- oder Habenstellung des Betrages ist dafür zu sorgen, dass das erste Konto, welches
438
Finanzbuchhaltung
Sie eingeben, das Bankkonto ist. Die Eingabe des Bankkontos bestätigen Sie nicht wie
gewohnt mit „ENTER“ oder „TAB“ sondern mit der Taste „S“. Oberhalb der
Erfassungsmaske erscheint hinter der Buchungserfassung dann der Eintrag
Splittbuchungsanfang. Nach der Eingabe des Datums gelangen Sie sofort wieder in die
Betragseingabe. Dort geben Sie den ersten Teilbetrag ein und bestätigen diesen. Die
Bestätigung muss hierbei nicht mehr mit [+] oder [–] erfolgen, da die Betragsstellung durch
die Splittbuchung bereits vorgegeben wurde. Das erste Konto wird nun übersprungen, da
es ja bereits vorher festgelegt wurde. Sie schließen die Buchung mit den verbleibenden
Eingaben ab. Im Betragsfeld erscheint jetzt der noch zu verteilende Restbetrag. Diesen
können Sie jetzt entweder komplett auf ein zweites Konto buchen oder nochmals
verteilen, indem Sie den entsprechenden Teilbetrag eingeben. Bei der Eingabe innerhalb
einer Splittbuchung werden die Felder Währung, Belegnummer und Buchungstext immer
automatisch aus der Vorzeile kopiert. Bei Bedarf können diese Eintragungen aber
geändert werden. Die Belegnummer wird auch in einer Splittbuchung hochgezählt, wenn
Sie über die Schaltfläche „EINSTELLUNGEN“ das Kennzeichen „Automatische
Belegnummerierung (für Belegnummer1)“ bzw. „Automatische Belegnummerierung (für
Belegnummer2)“ aktiviert haben.
Eine Splittbuchung kann vollständig oder teilweise aus dem Stapel gelöscht werden.
Selektieren Sie einen Buchungssatz aus einer Splittbuchung und betätigen die
Schaltfläche "LÖSCHEN" erhalten Sie folgende Frage:
Soll die gesamte Splittbuchung (XX Datensätze) gelöscht werden?
JA
löscht die gesamte Splittbuchung.
NEIN
löscht nur die markierten Datensätze.
ABBRECHEN
bringt Sie zurück in die Eingabe.
Je nach Auswahl, wird ein Teil oder die komplette Splittbuchung gelöscht.
Beachten Sie, wird nur der markierte Datensatz gelöscht, ändert sich auch der
Gesamtsaldo der Splittbuchung um den gelöschten Betrag.
Eine Splittbuchung kann nachträglich auch erweitert werden. Dazu wird über die
Schaltfläche "PLUS" - Bearbeiten - Splittbuchung erweitern aufgerufen.
Beachten Sie, durch eine nachträgliche Erweiterung einer Splittbuchung ändert sich
auch der Gesamtsaldo der Splittbuchung um den nachträglich gebuchten Betrag.
Extra Ansichten in den Geschäftsvorfällen
439
Finanzbuchhaltung
Funktionsweise dieser Schaltfläche wird im modulübergreifenden Teil des Handbuches(
jeweils markierten Buchungssatz aufrufen, ohne den Bereich der Geschäftsvorfälle
verlassen zu müssen. Zum gezielten Öffnen einer Extra Ansicht verwenden Sie bitte den
schwarzen Pfeil innerhalb der Schaltfläche.
der Extra
Ansicht wählen.
Kontoblatt für Konto
Aus der selektierten Buchungszeile wird das Kontoblatt für das Konto angezeigt. Es
werden alle Buchungszeilen für diese Kontonummer dargestellt.
Kontoblatt für Gegenkonto
Aus der selektierten Buchungszeile wird das Kontoblatt für das Gegenkonto angezeigt. Es
Umsatz Konto
Die Umsatzwerte des Konto´s aus dem selektierten Buchungssatz werden mit kumulierten
Monatswerten dargestellt. Mit der Schaltfläche
Schaltfläche
Umsätze als
•
•
•
•
Tabelle
Grafik: Kuchen
440
Finanzbuchhaltung
Umsatz Gegenkonto
Die Umsatzwerte des Gegenkonto´s aus dem selektierten Buchungssatz werden mit
kumulierten Monatswerten dargestellt.
Die Funktionalität in dieser Extra Ansicht ist gleich der Extra Ansicht Umsatz Konto.
Umsatz Kostenstelle
Die Umsatzwerte der Kostenstelle aus dem selektierten Buchungssatz werden mit
Umsatz Gegenkostenstelle
Die Umsatzwerte der Gegenkostenstelle aus dem selektierten Buchungssatz werden mit
Offene Posten
Ist im Feld Konto oder Gegenkonto des selektierten Buchungssatzes ein Personenkonto
gebucht, so werden in dieser Ansicht die Offenen Posten der zugehörigen Adresse
dargestellt.
Schaltflächen der Geschäftsvorfälle
Die Funktion der Schaltflächen "HILFE", "NEU", "KOPIEREN", "ÄNDERN" und
"LÖSCHEN" ist in allen Datenbereichen gleich. Eine Beschreibung dieser Schaltflächen
finden Sie daher im modulübergreifenden Teil des Handbuch im Kapitel
Stammdatenübergreifende Schaltflächen( siehe S. 32).
Die nachfolgend beschriebenen
Geschäftsvorfälle zur Verfügung:
Schaltflächen
stehen
nur
in
dem
Bereich
441
Finanzbuchhaltung
Standardmäßig stehen in Ihrem Mandanten hier drei Tabellenansichten zu Verfügung:
• Standard
• Standard [Kto.-Nr.<>Gkto.-Nr.]
• Standard EÜR
können Sie sich für die einzelnen Bücher über das Register "Vorgaben" im Abschnitt
Tabellenansicht für Buchungssätze eigene neue Tabellenansichten hinterlegen. Die
Dokumentation darüber finden Sie im modulübergreifenden Teil des Handbuch( siehe S.
282)es.
Über diese Schaltfläche können Sie einen Buchungsdatensatz in Ihren
Erfassungsprotokollen suchen. Dabei kann nach den abgebildeten Kriterien gesucht
werden:
Ist z.B. die Änderung einer Zeile erforderlich, hat man gerade in sehr umfangreichen
Erfassungsprotokollen mit dieser Option die Möglichkeit, die gesuchte Buchung schnell zu
finden. Die Suche erfolgt dabei nicht nur im Erfassungsstapel der aktuell geöffneten
Periode,
sondern
auch
in
allen
unverbuchten
Erfassungsstapel
anderer
Buchungsperioden.
Gibt die Buchungszeilennummer des selektierten Geschäftsvorfalles an.
Das auch über die rechte Maustaste aufzurufende Plus-Menü beinhaltet überwiegend die
Standardfunktionen der Erfassung der Geschäftsvorfälle. Über die Schaltfläche
ist also ein alternativer Aufruf der Funktionen möglich. Einige Punkte lassen sich jedoch
ausschließlich über die Schaltfläche "PLUS" aufrufen. An dieser Stelle soll auch nur auf
diese Punkte eingegangen werden. Die Beschreibung der Standardfunktionen finden Sie
auf den weiteren Seiten dieses Abschnittes.
BEARBEITEN - Alles Löschen
Über diese Option wird der gesamte Erfassungsstapel des aktuell aufgerufenen Buches
gelöscht. Bevor Sie die Sicherheitsabfrage mit „Ja“ bestätigen, sollten Sie genau
überlegen, ob Sie wirklich alle aktuellen Eingaben im Hauptbuch / Nebenbuch löschen
möchten.
442
Finanzbuchhaltung
BEARBEITEN - Stornieren
Über diese Option kann eine Stornobuchung für die aktuell selektierte Buchungszeile
erstellt werden.
BEARBEITEN - Splittbuchung erweitern
Nur wenn im aktuellen Stapel eine Buchungszeile einer Splittbuchung selektiert ist, steht
Ihnen die Funktion der Splittbuchungserweiterung zur Verfügung.
Beachten Sie, durch eine nachträgliche Erweiterung einer Splittbuchung ändert sich
auch der Gesamtsaldo der Splittbuchung um den nachträglich gebuchten Betrag.
VERWALTEN
Werden auch die Module Auftrag und Lohn eingesetzt, können Sie über Verwalten die
aktuellen Buchungslisten für den Auftrag bzw. den Lohn einsehen.
Wählen Sie z.B. Auftrag Buchungen... wird Ihnen das aktuelle Erfassungsprotokoll der
Buchungen aus dem Auftrag angezeigt.
Beachten Sie, an dieser Stelle können die Buchungszeilen der Auftrags- bzw.
Lohnbuchungsliste nur im Einsehmodus geöffnet werden. Sie haben also hier
keine Möglichkeit Änderungen an den Daten vorzunehmen.
WEITERE ANGABEN ZUR ADRESSE ...
Ist im Erfassungsstapel eine Buchung selektiert, in welcher ein Personenkonto gebucht
wurde, öffnet sich zum zugehörigen Adressdatensatz beim Aktivieren der Funktion
"Weitere Angaben zur Adresse ..." die Maske mit der zu diesem Konto gehörenden
Adressnummer, der hinterlegten Zahlungsart und der Zahlungsbedingungen.
Hier können die Zahlungsmodalitäten für die ausgewählte Buchung eingesehen bzw.
geändert werden.
Beachten Sie, werden in diesem Fenster Änderungen in den Zahlungsmodalitäten
vorgenommen, so gelten diese nur für den selektierten Buchungssatz. Die
Hinterlegungen im Stammdatensatz der Adresse werden dadurch nicht geändert.
BUCHUNGSSÄTZE EINLESEN ...
Über diese Option können Sie die aktuellen Erfassungsprotokolle aus dem Kassenbuch,
Ihre Dauerbuchungen sowie die Daten aus den Modulen Auftrag und Lohn in das
Hauptbuch einlesen. Voraussetzung für das Einlesen ist, dass die Vorgänge im
Auftragsmodul ins Fibuprotokoll eingetragen wurden. Im Auftrags- bzw. Lohnmodul
müssen die Fibu Konten über die Parameter korrekt hinterlegt sein. Lesen Sie dazu auch
die Dokumentation im allgemeinen Teil des Handbuches Büro Plus.
Beachten Sie bei der Übernahme, dass immer nur die Daten bis zum Ende der aktuellen
Buchungsperiode übernommen werden.
443
Finanzbuchhaltung
Beispiel:
Im Auftragsmodul haben Sie von Januar bis Mai Rechnungen erfasst. Im April beginnen
Sie mit der Fibu zu arbeiten und möchten hier das gesamte Jahr nacherfassen. Die bisher
geschriebenen Ausgangsrechnungen befinden sich alle in der Auftragsbuchungsliste.
Wird nun in der Buchungsperiode 04 (April) erstmalig die Option
"Buchungssätze von Auftrag einlesen“ aktiviert, werden alle Ausgangsrechnungen bis
zum Ende dieser vierten Periode, d.h. auch die Ausgangsrechnungen aus den Monaten
Januar, Februar und März übernommen.
Wird diese Option statt dessen erstmalig in der Periode 01 (Januar) aufgerufen, werden
nur die Ausgangsrechnungen vom Januar übernommen. Anschließend ist in die Periode
02(Februar) zu wechseln und die Option erneut zu betätigen, um die
Ausgangsrechnungen des Monats Februar zu übernehmen.
Bei der Übernahme ist also auf folgendes zu achten:
Da Sie die Möglichkeit haben, mehrere Buchungsperioden gleichzeitig offen zu halten,
müssen Sie darauf achten, dass Sie mit der Übernahme der Daten IMMER in der ältesten
Buchungsperiode beginnen.
Für die Übernahme der Geschäftsvorfälle aus einem anderen Modul, haben Sie allerdings
auch die Möglichkeit eine Parametereinstellung vorzunehmen, welche bewirkt, dass das
Datum beim Einlesen von Buchungen aus der Auftrag- / Lohnbuchungsliste
periodengerecht beachtet wird. Daten aus Vorperioden werden nur dann eingelesen,
wenn diese bereits endgültig abgeschlossen sind. Diese Einstellung kann über den
Menüpfad
BEARBEITEN-PARAMETER-GESCHÄFTSVORFÄLLE-BÜCHER
vorgenommen werden. Über den Register "Bedingung für Einlesen / Info" ist die Option
"Datum beim Einlesen von Buchungen aus der Auftrag- / Lohnbuchungsliste beachten ... "
zu aktivieren..
Nach der Übernahme werden die Datensätze des Übergabezeitraumes aus der Übersicht
der Buchungsliste Auftrag bzw. Lohn gelöscht.
Beachte Sie, dass die Übernahme der Daten somit immer nur einmal möglich ist.
IMPORT/EXPORT
Über den Import/Export stehen Ihnen die Funktionen des Importes und Exportes zur
Verfügung. Die ausführliche Beschreibung können Sie im modulübergreifenden Teil des
Handbuches( siehe S. 188) nachschlagen.
OPTIONEN
•
•
•
•
Parameter
Kontonummer listenweise ändern ...
Saldo von "XXXX" prüfen
Eröffnungswerte erfassen ... (die Beschreibung zu dieser Option finden Sie am Ende
dieses Abschnitts für die gleichnamige Schaltfläche)
444
Finanzbuchhaltung
• Eröffnungsbuchungen erzeugen ...
• Rundungsdiffernz-Buchungen erzeugen ...
• Buchungen prüfen
aufrufen.
Parameter
die Geschäftsvorfälle aufrufen zu können. Es ist nicht notwendig, zuerst die
Parameterübersicht zu öffnen und danach die Parameter der Geschäftsvorfälle
auszuwählen, da diese beim Aufruf aus den Geschäftsvorfällen bereits selektiert sind.
Die Beschreibung für die Bearbeitung der Parameter finden Sie im modulübergreifenden
Teil des Handbuches.
Kontonummer listenweise ändern ...
Über den Aufruf „Kontonummer listenweise ändern ...“ gelangen Sie in diese
Eingabemaske:
Mit dieser Funktion können Sie
Kontennummern auf einmal ändern.
einzelne
Konten,
oder
ganze
Gruppen
von
Mit dem Kennzeichen "Alte Nummer muss exakt mit bestehender Nummer
übereinstimmen" können Sie festlegen, das nur Buchungssätze in Betracht gezogen
werden, bei denen die Nummer identisch mit der alten Nummer ist. Wenn dieses
Kennzeichen nicht aktiviert wird, so werden alle Buchungssätze beachtet, bei denen der
Anfang der Nummer mit der "Alten Nummer" übereinstimmt.
Mit dem Kennzeichen "Neue Kontonummer automatisch mit bestehender Nummer
auffüllen" können Sie festlegen, ob die neue Nummer mit der bestehenden Nummer
aufgefüllt werden soll, sofern die neue Nummer kürzer als die bestehende Nummer ist.
Wenn dieses Kennzeichen nicht aktiviert wird, so wird die neue Nummer komplett in das
Feld hinterlegt.
Beispiel:
In Ihrer Finanzbuchhaltung werden zwei Bankkonten geführt. Dies ist zum einen das
Konto der Postbank mit der Kontonummer 1100 und zum anderen das Konto 1200 für die
Sparkasse. Sie haben die Kontoauszüge der Postbank vorliegen und buchen diese
445
Finanzbuchhaltung
versehentlich mit der Kontonummer 1200 ein.
Es muss nun in jeder Buchung das Konto 1200 durch das Konto 1100 ersetzt werden.
Dazu kann die Funktion "Buchungen listenweise ändern“ genutzt werden.
Über die Stellung
• Kontonummer oder
• Gegenkontonummer
legen Sie fest, auf welches Eingabefeld in der Erfassungsdatei der Vorgang Auswirkungen
hat.
In dem Feld "Alte Kontonummer“ geben Sie die Kontonummer 1200 ein und im Feld
"Neue Kontonummer“ die Nummer 1100.
Alle Kontonummern werden nun von 1200 auf die Kontonummer 1100 geändert.
Saldo von "XXXX" prüfen
kann in jedem Buch über das Register "Vorgaben" ein Vorgabekonto hinterlegt werden.
Der Saldo für dieses Konto kann über diese Option geprüft werden.
Arbeiten Sie z.B. mit dem Kontenrahmen EÜR, haben Sie hier die Möglichkeit, den Saldo
für das hinterlegte Verrechnungskonto prüfen zu lassen.
Eröffnungsbuchungen erzeugen ...
Über die Option "Eröffnungsbuchungen erzeugen“ können Sie im neuen Wirtschaftsjahr
Eröffnungsbuchungen erzeugen, ohne dass Sie das alte Jahr abgeschlossen haben.
Diese Option kann auch genutzt werden, wenn das alte Wirtschaftsjahr bereits
abgeschlossen, allerdings bisher keine Eröffnungsbuchungen zur Verfügung gestellt
wurden..
Wird diese Option aktiviert, öffnet sich ein Assistent, der Ihnen die Eröffnungsbuchungen
erzeugen wird. Zuerst legen Sie den Bereich des Kontenrahmens fest, der für die
Erstellung der Eröffnungsbuchungen berücksichtigt werden soll.
Im unteren Teil dieser Eingabemaske geben Sie das gewünschte Buchungsdatum ein.
Beachten Sie, dass nur für die Konten mit dem Kennzeichen "EB - Buchung bei
Jahresabschluss erzeugen“ Eröffnungsbuchungen erzeugt werden. Dieses
Kennzeichen wird im Bereich Stammdaten - Kontenplan für die gewünschten Konten
gesetzt. Den Sammelkonten Forderungen aus Lieferungen und Leistungen und
Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen ist dieses Kennzeichen nicht zu
setzen. Für diese zwei Konten werden die Eröffnungsbuchungen automatisch auf
Grund der EB´s der Personenkonten erstellt.
Bevor die Eröffnungsbuchungen endgültig erstellt werden, bekommen Sie in einer
Zusammenfassung alle Eröffnungsbuchungen angezeigt, welche im festgelegten Bereich
des Kontenrahmens zur Verfügung stehen.
446
Finanzbuchhaltung
Durch
das
Betätigen
der
Schaltfläche
"FERTIGSTELLEN"
werden
die
Eröffnungsbuchungen endgültig erzeugt und in das Hauptbuch der Geschäftsvorfälle
geschrieben.
Beachten Sie, die Option "Eröffnungsbuchungen erzeugen ..." kann für alle Konten
oder für ausgewählte Kontenkreise mehrmals aufgerufen werden. Die bereits
existierenden EB Werte werden durch den erneuten Lauf NICHT korrigiert, sondern
entsprechend des aktuellen Saldos im Vorjahr noch einmal erzeugt.
Rundungsdiffernz-Buchungen erzeugen ...
Hierbei handelt es sich um einen Assistent zum Auffinden von Rundungsdifferenzen und
Erstellen der Ausgleichsbuchung. Dieser Assistent kann Ihnen also beim Auffinden und
Ausgleichen
von
Rundungsdifferenzen,
entstanden
z.B.
durch
einen
Leitwährungswechsel, helfen.
Der Assistent arbeitet folgendermaßen:
• Geprüft wird immer von Periode 1 bis einschließlich die aktuelle Periode.
• In der Bereichsauswahl legen Sie den Kontenbereich fest, den Sie prüfen möchten.
• Sie können eine Saldovorgabe hinterlegen: Ist der Gesamt Saldo kleiner als dieser
Wert wird ein Buchungssatz zum Ausgleichen erzeugt
• Über das Aktivieren des Kennzeichens "Auf ausgeglichenen Leitwährung 2 Saldo
prüfen" können Sie den Saldo der Leitwährung 2 prüfen lassen. Ist dieser in dem
geprüften Zeitraum ausgeglichen und der Gesamt Saldo in Leitwährung 1 ist nicht
ausgeglichen, deutet dies auf eine Rundungsdifferenz hin und es wird ein
Buchungssatz zum Ausgleichen erzeugt.
Buchungen prüfen
447
Finanzbuchhaltung
Über diese Funktion kann Ihr aktueller Erfassungsstapel auf fehlerhafte Buchungen
geprüft werden. Gerade bei sehr großen Stapeln, kann man sehr schnell herausfinden, ob
es im Stapel noch Buchungszeilen mit dem Buchungskennzeichen
gibt, welches ja
bekanntlich auf fehlerhafte Buchungen hinweist.
Hierüber kann der Druck eines Erfassungsprotokolles gestartet werden. Es besteht
natürlich auch die Möglichkeit die Druckvorlage zu bearbeiten bzw. eine neue einzurichten.
Wird diese Schaltfläche aktiviert, so öffnet sich das Kontoblatt für das Konto des
selektierten Buchungssatzes. Die Dokumentation zu den Kontenblättern lesen Sie bitte im
Abschnitt Kontenanalyse nach.
Über diese Schaltfläche gelangen Sie direkt in die OP – Verwaltung. In der Übersicht
werden alle OP´s angezeigt und es stehen alle Funktionen der OP Verwaltung zur
Verfügung, außer dem Register "History Offene Posten". Da die Bedienung sowie die
einzelnen Funktionen in den Modulen Fibu und Auftrag identisch sind, erhalten Sie die
ausführliche Beschreibung der Offenen Posten im modulübergreifenden Teil des
Handbuches.
Beachten Sie, wenn im Auftrag ein Vorgang erstellt und durch die
Parametereinstellung auch ein OP dazu erzeugt wird, wird der zugehörige
Buchungssatz für die Finanzbuchhaltung mit einem Kennzeichen versehen. Dieses
Kennzeichen bewirkt, dass später beim Verbuchen dieses Geschäftsvorfalles in der
Finanzbuchhaltung kein weiterer OP generiert wird, da es für die Module Auftrag und
Fibu eine gemeinsame OP – Verwaltung gibt. Eine nachträgliche Änderung der
eingelesenen Buchungszeile aus dem Auftrag, hat daher keine Auswirkung auf den
bereits existierenden OP.
Über diese Schaltfläche können Sie folgende Stammdatenbereiche aufrufen:
•
•
•
•
Konten,
Kostenstellen
Anlagen( siehe S. 405)
Adressen
können Sie Optionen aktivieren, die Ihnen Zugriff auf bestimmte Funktionen innerhalb der
Buchungserfassung ermöglichen. Im Einzelnen sind dies:
• Buchführungshelfer anzeigen
• Währung eingebbar
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Finanzbuchhaltung
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Automatische Belegnummerierung (für Belegnummer1)
Automatische Belegnummerierung (für Belegnummer2)
Belegnummer2 aus Vorzeile kopieren
Datum aus Vorzeile kopieren
Buchungstext aus Vorzeile kopieren
Info über Hauptbuch
Info über Konten
Info über Kontensaldo
Info über Kontrollstreifen
Kontrollstreifen bearbeiten...
BUCHFÜHRUNGSHELFER ANZEIGEN:
Möchten Sie den Buchführungshelfer nutzen, setzen Sie dieses Kennzeichen aktiv. Der
Buchführungshelfer
kann
über
den
Menü-Pfad
BEARBEITEN-PARAMETER-GESCHÄFTSVORFÄLLE-BUCHFÜHRUNGSHELFER
bearbeitet werden. Die ausführliche Beschreibung der Parameter finden Sie im
modulübergreifenden Teil des Handbuches.
AUTOMATISCHE BELEGNUMMERIERUNG (FÜR BELEGNUMMER1):
Ist diese Option aktiv, wird die Belegnummer im Feld Belegnummer1, ausgehend von
einem vorgegebenen Startwert, automatisch um eins hochgezählt. Es ist in diesem Fall
nicht mehr erforderlich, für jede einzelne Buchung eine Belegnummer im Feld
Belegnummer1 einzutragen. Das Feld Belegnummer1 kann einfach übersprungen werden.
AUTOMATISCHE BELEGNUMMERIERUNG (FÜR BELEGNUMMER2):
Ist diese Option aktiv, wird die Belegnummer im Feld Belegnummer2, ausgehend von
einem vorgegebenen Startwert, automatisch um eins hochgezählt. Es ist in diesem Fall
nicht mehr erforderlich, für jede einzelne Buchung eine Belegnummer im Feld
Belegnummer2 einzutragen. Das Feld Belegnummer2 kann einfach übersprungen werden.
BUCHUNGSTEXT AUS VORZEILE KOPIEREN:
Hier wird festgelegt, dass der Buchungstext aus der vorherigen Buchung übernommen
wird. Beim Bestätigen des Textfeldes, wird der Text der vorherigen Buchung automatisch
eingetragen.
Beachten Sie, dass diese Einstellung bei der Verwendung der Kurzbuchung aktiv ist,
wenn der Buchungstext beim Arbeiten mit der Kurzbuchung immer identisch sein
soll.
DATUM AUS VORZEILE KOPIEREN:
Haben Sie viele Buchungen des gleichen Datums einzugeben, dann ist diese
Voreinstellung sinnvoll. Das Datum wird automatisch aus der Vorzeile übernommen.
WÄHRUNG EINGEBBAR:
Wenn Vorgänge in Fremdwährungen gebucht werden sollen, muss dieses Kennzeichen
449
Finanzbuchhaltung
aktiviert sein, da sonst keine Möglichkeit besteht, die gewünschte Währung auszuwählen.
INFO ÜBER "HAUPTBUCH"
INFO ÜBER KONTENSALDO
INFO ÜBER KONTROLLSTREIFEN:
Hier treffen Sie die Entscheidung, ob Sie bei der Erfassung der Geschäftsvorfälle die Info
über das aktuelle Buch, den Kontensaldo oder den Proforma Kontensaldo angezeigt
bekommen möchten. Egal für welche Variante Sie sich entscheiden, werden Ihnen immer
die Salden der beiden Konten aus der aktuell markierten Buchungszeile angezeigt.
Beachten Sie, dass der angezeigte Kontensaldo abhängig von der gewählten
Verbuchungsart
ist.
Diese
stellen
Sie
über
den
Menü-Pfad
BEARBEITEN-PARAMETER-GESCHÄFTSVORFÄLLE-BÜCHER ein. Haben Sie sich hier
für die „Verbuchung über manuellen Buchungslauf (ohne Proformaverbuchung)“
entschieden, dann wird der aktuelle Saldo mit dem tatsächlich erfassten Saldo differieren,
da Buchungen, die sich noch im Stapel befinden, in diesem Fall nicht berücksichtigt
werden können.
Bei der Verbuchungsart „Verbuchung nach Verlassen der Eingabe“ entspricht der
angezeigte Kontensaldo immer dem tatsächlich erfassten Saldo, da jede Buchung nach
Bestätigung des Buchungstextes direkt abgearbeitet, d.h. auf die Konten verbucht wird.
An dieser Stelle noch ein Hinweis zur Änderung der Verbuchungsart:
Die Verbuchungsart kann nur dann über die Parameter geändert werden, wenn in
allen Buchungsperioden des Buches, in welchem die Verbuchungsart geändert
werden soll, das Erfassungsprotokoll leer ist, d.h. es dürfen keine Buchungszeilen
mehr enthalten sein.
Als Alternative zu den Kontensalden steht Ihnen an dieser Stelle die Anzeige des
Kontrollstreifens zur Verfügung. Der Kontrollstreifen zeigt, wenn keine Kontenauswahl
getroffen oder die Anzeige für alle Konten eingerichtet wurde, immer den Erfassungssaldo
an.
Der Kontrollstreifen dient zur Überwachung des Erfassungssaldos und kann auf ein
bestimmtes Konto bzw. auf einen bestimmten Kontenbereich eingeschränkt werden.
Diese Möglichkeit steht Ihnen zur Verfügung, wenn Sie unter Einstellungen
KONTROLLSTREIFEN BEARBEITEN ...
anwählen.
Eine detaillierte Beschreibung zu den Info - Einstellungen und dem Kontrollstreifen
erhalten Sie im Abschnitt Geschäfts( siehe S. 421)vorfälle dieses Handbuches.
Haben Sie die Verbuchungsart „Verbuchung über manuellen Buchungslauf (ohne
Proformaverbuchung)“ oder
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Finanzbuchhaltung
gewählt, müssen die im Stapel befindlichen Buchungen spätestens vor einem
Periodenabschluss verbucht werden. Diesen Buchungslauf starten Sie über die
Schaltfläche "BUCHUNGSLAUF".
Vor der Durchführung des Buchungslaufes wird die Erstellung einer Datensicherung
empfohlen. Dies ist erforderlich, um einem Datenverlust vorzubeugen, der z.B. durch
einen Absturz Ihres Rechners oder einen Stromausfall während der Verarbeitungsphase
auftreten kann.
Sobald Sie die Schaltfläche für den Buchungslauf aktiviert haben, begrüsst Sie ein
Assistent, der Sie bei der Durchführung des Buchungslaufes begleiten wird.
• In der ersten Maske wird Ihnen angezeigt, in welchem Buch Sie den Buchungslauf
aufgerufen haben.
• Danach kommt die Abfrage, ob eine Datensicherung durchgeführt wurde. Diese
sollten Sie bezüglich der bereits genannten Gründe wahrheitsgemäß beantworten.
• In einer abschließenden Zusammenfassung wird Ihnen noch einmal das Buch
angezeigt, in welchem Sie den Buchungslauf aufgerufen haben. Außerdem wird die
Anzahl der Datensätze, welche für die Verbuchung zur Verfügung stehen, die aktuelle
Periode und das Wirtschaftsjahr angezeigt.
• Bestätigen Sie diese Zusammenfassung mit der Schaltfläche
"FERTIGSTELLEN"erfolgt die endgültige Verbuchung der Daten. Betätigen Sie die
Schaltfläche "ZURÜCK" gehen Sie in die Abfrage bezüglich der Datensicherung
zurück. Wählen Sie die Schaltfläche "ABBRECHEN" wird der Buchungslauf nicht
durchgeführt und Sie befinden sich wieder in Ihrem Buch der Geschäftsvorfälle.
Entscheiden Sie sich für die endgültige Verbuchung, erhalten Sie abschließend noch die
Information, dass der Buchungslauf erfolgreich durchgeführt wurde und unter Umständen
den Hinweis, wenn Buchunssätze auf Grund des Buchungskennzeichens
nicht
verarbeitet werden konnten. So gekennzeichnete Geschäftsvorfälle bleiben in dem
jeweiligen Buch stehen und müssen nachbearbeitet oder gelöscht werden.
In diesem Eingabefenster wird Ihnen auch der Druck
• des Buchungsprotokolles und
• der Umsatzsteuervoranmeldung angeboten.
Jeder Buchungslauf hat sein eigenes Buchungsprotokoll. Die Nummern dieser Protokolle
werden pro Periode hochgezählt. Der Druck des Buchungsprotokolles kann zu einem
451
Finanzbuchhaltung
späteren Zeitpunkt z.B. über das Archiv Buchungen erfolgen.
Auch der Druck der Umsatzsteuervoranmeldung kann zu einem anderen Zeitpunkt z.B.
über den Bereich Abrechnung nachgeholt werden.
Die Information über die erfolgreiche Durchführung des Buchungslaufes erhalten Sie auch
bei der Verbuchungsart „Verbuchung nach Verlassen der Eingabe“, sobald Sie das Buch
verlassen, in dem Geschäftsvorfälle erfasst wurden.
Diese Schaltfläche öffnet eine Übersicht nach Konten, in welcher die Eröffnungswerte
hinterlegt werden können. Es werden alle Konten aufgeführt, welche im Stammdatensatz
das Kennzeichen „EB-Buchung bei Jahresabschluss erzeugen“ aktiviert haben.
In dieser Übersicht stehen Ihnen zu jedem aufgeführten Konto folgende Spalten zur
Verfügung:
SollEBBetrag
SollEBBetrag ist der aus den Umsätzen des Vorjahres berechnete Betrag. Beachten Sie,
dass in diesem Betrag keine Proformaumsätze berücksichtigt sind.
IstEBBetrag
In dieser Spalte wird der aktuelle Anfangsbestand des Konto´s angezeigt.
NeuEBBetrag
Hier kann der neue Eröffnungswert eingetragen werden. Soll eine Eröffnungsbuchung im
Haben erstellt werden, so geben Sie vor den Betrag ein „-„ ein. Bei einer Sollstellung der
Eröffnungsbuchung ist keine zusätzliche Eingabe erforderlich. Mit der „*“ – Taste
(Mal-Taste) kann der Sollwert übernommen werden.
BuchEBBetrag
In dieser Spalte wird der Wert angezeigt, der dann im Buchungssatz benutzt wird. Der
BuchEBBetrag ist die Differenz aus dem NeuEBBetrag minus dem IstEBBetrag.
Mit der Schaltfläche ÜBERNEHMEN werden die Eröffnungsbuchungen in der aktuell
ausgewählten Periode erstellt.
Offene Posten
Die beiden Programmmodule Auftrag und Fibu greifen gemeinsam auf die gleichen
Offenen Posten zu. Hierdurch werden Änderungen, die in einem Programmmodul
452
Finanzbuchhaltung
Beschreibung der Offenen Posten im modulübergreifenden Teil des Handbuches( siehe
S. 96).
Kontenanalyse
In diesem Bereich können umfangreiche Auswertung für Ihre Konten erstellt werden. Über
"Kontenblätter",
"Übersicht
der
Kontenbuchungen"
die
Register
und
"Kontengliederung" können die einzelnen Auswertungsbereiche aufgerufen werden.
Der Bereich Kontenblätter
Über das Register "Kontenblätter" stehen Ihnen umfangreiche Druckmöglichkeiten,
sowie die Anzeige ausgewählter Kontenblätter am Bildschirm zur Verfügung
Über diese beiden Auswahlfenster wählen Sie zuerst die Periode und das Wirtschaftsjahr
aus, für welche die Buchungszeilen auf den Kontenblättern angezeigt werden sollen.
Auswählbar sind alle Wirtschaftsjahr und Perioden seit Beginn der Finanzbuchhaltung mit
dieser Fibu. Über die schwarzen Pfeile in den Schaltflächen erreichen Sie das
Kontextmenü zur Auswahl der anzuzeigenden Periode bzw.- des Jahres.
Hier geben Sie Nummer des Kontos ein, welches am Bildschirm angezeigt werden soll.
Für die Suche eines Konto´s stehen Ihnen rechts in diesem Feld mehrere Schaltflächen
zur Verfügung.
Mittels der kleinen Pfeiltaste öffnet sich der Kontenrahmen, in dem Sie mit Hilfe eines
Scrollbalkens das gewünschte Konto suchen können. In den Spalten P. / WJ. wird Ihnen
durch das Symbol
mitgeteilt, ob es für die ausgewählte Buchungsperiode und das
Wirtschaftsjahr Buchungen für dieses Konto gibt. In der Spalte Letzte Buchung steht das
Datum, wann das Konto das letzte mal bebucht wurde.
Diese kleinen Pfeile suchen automatisch das nächste bebuchte Konto in der jeweiligen
Richtung (diese Funktionalität ist auch über die Tastenkombination STRG + Pfeiltaste
erreichbar). Wenn zusätzlich die SHIFT-Taste gedrückt wird, so wird nur das angegebene
Wirtschaftsjahr beachtet. Hierüber kann also recht schnell zum nächsten bebuchten Konto
geblättert werden.
Die Lupe öffnet die Suchfunktion. Sie können nach den in der Maske ersichtlichen
Kriterien suchen:
453
Finanzbuchhaltung
Ist das gewünschte Konto gefunden, kann dieses mit der Schaltfläche
für die Kontenblattansicht übernommen werden.
Die drei Punkte öffnen den Stammdatenbereich Kontenplan mit allen Funktionen, die
Ihnen auch direkt im Stammdatenbereich zur Verfügung stehen. Es besteht also die
Möglichkeit, direkt aus der Kontenanalyse bei Bedarf Konten zu bearbeiten.
Kontos für die Kontenblattansicht.
Bei Bedarf kann die Anordnung der Felder für die Ansicht des Kontenblattes über die
Schaltfläche
geändert werden. Über den schwarzen Pfeil in der Schaltfläche öffnet sich das
Kontextmenü und es stehen folgende Möglichkeiten zur Auswahl:
•
•
•
•
•
•
•
•
Kontenblätter: Gegenkonto
Kontenblätter: Gegenkonto (2´zeilig)
Kontenblätter: Betrag im Soll
Kontenblätter: Betrag im Haben
Kontenblätter: Datum
Kontenblätter: Belegnummer1
Kontenblätter: Text
Oberhalb der Tabellenansicht wird Ihnen der Anfangsbestand und der Vortrag angezeigt.
Ein ANFANGSBESTAND wird Ihnen angezeigt, sobald eine Eröffnungsbuchung für dieses
Konto erfasst wurde. Der Bereich VORTRAG wird aus den Buchungen der Vorperioden
des aktuellen Wirtschaftsjahres gebildet. In der Buchungsperiode Januar steht Ihnen also
kein Vortrag zur Verfügung.
454
Finanzbuchhaltung
In dieser Übersicht werden Ihnen die einzelnen Geschäftsvorfälle der ausgewählten
Periode angezeigt. Zu jedem Eintrag werden das Datum, die Belegnummer 1, das
Gegenkonto, die Steuerbezeichnung (St.(Su)) "M“ oder “V“ und der Steuersatz sowie der
Soll- oder Habenbetrag dargestellt.
Über eine andere Tabellenansicht können Sie zum selektierten Geschäftsvorfall weitere
Informationen erhalten, wie z.B. Belegnummer 2, Kostenstellen, Erstellungsdatum usw.
Im unteren Teil des Kontenblattes werden Ihnen Buchungsinformationen zur selektierten
Buchungszeile angezeigt.
Buchungsprotokoll-Nr.:
Die Buchungsprotokoll-Nummer setzt sich zusammen aus der Buchungsperiode und der
Protokollnummer, in dem der selektierte Geschäftsvorfall verbucht wurde.
Die Protokollnummern werden fortlaufend hochgezählt, in jeder Buchungsperiode bei 1
beginnend.
Beachten Sie, dass innerhalb eines Mandanten, unabhängig davon, wie viele User
Geschäftsvorfälle erfassen und verbuchen, pro Buchungslauf eine Protokollnummer
benutzt wird. Starten Sie an einem Tag mehrere Buchungsläufe, werden auch
mehrere Protokollnummern erzeugt.
Buchungsnummer:
Die Buchungsnummer zeigt das Buchungsjahr und die laufende Buchungsnummer an.
Beachten Sie, dass sich die laufende Nummer auf das gesamte Wirtschaftsjahr
bezieht.
Ein Beispiel soll dies verdeutlichen. Sie haben die Buchungsperioden Januar und Februar
im Wirtschaftsjahr 2004 geöffnet. Im Januar erfassen Sie im ersten Protokoll 10
Buchungszeilen. Dieses Protokoll lassen Sie verbuchen. Auf dem Kontoblatt wird der
letzte Geschäftsvorfall dieses Protokolls mit der Buchungsnummer 2004/10 dargestellt.
Anschließend wechseln Sie in den Abrechnungsmonat Februar, erfassen und verbuchen
dort 20 Buchungszeilen. Auf dem Kontoblatt wird der letzte Geschäftsvorfall dieses
Protokolls mit der Buchungsnummer 2004/30 dargestellt. Wird nun wieder der Januar zum
Erfassen von Geschäftsvorfällen aufgerufen, wird der erste Geschäftsvorfall des neuen
Protokolls nicht die Buchungsnummer 2004/11 haben, sondern die Buchungsnummer wird
2004/31 lauten.
Erfasst am:
Hier wird das Datum und die Uhrzeit der Buchung des selektierten Geschäftsvorfalles
dargestellt.
455
Finanzbuchhaltung
Sachbearbeiter (Benutzer):
Der Benutzer, welcher zum Zeitpunkt der Erfassung der selektierten Buchung im
Mandanten als Benutzer angemeldet ist, wird automatisch eingetragen.
Im folgenden Bereich werden die Salden angezeigt:
Gesamt (Periode):
Hier werden die Summen von Soll und Haben aller Buchungszeilen der ausgewählten
Periode angezeigt. Dabei werden auch proforma verbuchte Beträge berücksichtigt.
Beachten Sie, dass die Buchungszeilen, in denen Anfangsbestände gebucht
wurden, in diesen Summen nicht berücksichtigt werden.
Saldo (Soll) / Saldo (Haben):
Dieser Wert stellt den Saldo zwischen Soll und Haben der ausgewählten Periode dar.
Beachten Sie, dass in diesem Saldo weder der Anfangsbestand noch der
Vortragswert berücksichtigt wird.
Gesamt bis 8/2003:
Hier werden die Summen von Soll und Haben aller Buchungszeilen von der 1.
Buchungsperiode des Geschäftsjahres bis einschließlich der aktuell ausgewählten
Periode angezeigt. Dabei werden auch Proforma verbuchte Beträge berücksichtigt.
Saldo (Soll) / Saldo (Haben):
Dieser Wert stellt den Saldo zwischen Soll und Haben von der 1. Buchungsperiode des
Geschäftsjahres bis einschließlich der aktuell ausgewählten Periode dar.
Beachten Sie, dass in diesem Saldo auch der Anfangsbestand berücksichtigt wird.
Schaltflächen im Bereich Kontenblätter:
Über den schwarzen Pfeil in dieser Schaltfläche öffnet sich das Kontextmenü, in welchem
folgende Suchkriterien ausgewählt werden können:
•
•
•
•
•
•
Kontenblätter nach Gegenkonto
Kontenblätter nach Betrag im Soll
Kontenblätter nach Betrag im Haben
Kontenblätter nach Datum
Kontenblätter nach Belegnummer1
Kontenblätter nach Belegnummer2
456
Finanzbuchhaltung
• Kontenblätter nach Text
Entsprechend des selektierten Suchkriteriums kann in dem Feld rechts daneben der
entsprechende Eintrag vorgenommen werden. Haben Sie z.B. das Suchkriterium
Kontenblätter nach Gegenkonto gewählt, erhalten Sie nachfolgendes Eingabefenster:
stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zum Ausdrucken der Kontenblätter zur
Verfügung. Über den schwarzen Pfeil in dieser Schaltfläche öffnet sich das Kontextmenü,
in welchem folgende Druck ausgewählt werden können:
- Kontenblatt
• neue Kontenblätter - Kontenblatt DIN A4 [incl. lfd. Saldo]
- Kontenblatt DIN A4
- Kontenblatt endlos
• neue Kontenblätter (Proforma) - Kontenblatt DIN A4 [incl. lfd. Saldo]
• alte Kontenblätter - Kontenblattdublikat DIN A4 [incl. lfd. Saldo]
- Kontenblattdublikat DIN A4
- Kontenblattdublikat endlos
Der Druck der Kontenblätter kann auf weißes DIN A4 Papier oder direkt auf Endlos Vordrucke erfolgen. Die Endlos – Kontenblätter (für Nadeldrucker) können Sie über Ihren
Fachhändler oder den Hersteller der Software beziehen.
DER DRUCK NEUE KONTENBLÄTTER (PROFORMA)
Sicherlich ist es oft mühsam, die Konten immer über den Bildschirm zu prüfen oder gar
den Rechner zum Chef zu schleppen, um diesem eine Buchung zu erläutern. Der
Proformadruck ermöglicht es, den Druck der Kontenblätter so oft wie nötig zu starten,
ohne die tatsächlich aufsteigende Seitennummerierung zu beeinflussen. In einem
Auswahlmenü können Sie den Bereich der Kontenblätter, welcher ausgedruckt werden
soll, auf Ihre Bedürfnisse eingrenzen.
Im unteren Abschnitt wählen Sie den gewünschten Zeitraum für den Druck aus. Dieser
kann auch in einer bereits abgeschlossenen Periode liegen. Anders wie bei den
Listendrucken erfolgt der Proforma-Kontenblattdruck immer von der 1. Periode bis
einschließlich der ausgewählten.
DER DRUCK NEUE KONTENBLÄTTER
457
Finanzbuchhaltung
Im Gegensatz zum Proformadruck werden durch diesen Druck die Seitennummern der
Kontenblätter endgültig festgeschrieben und korrekt durchnummeriert.
Genau wie beim Proformadruck können Sie über das Auswahlmenü einen Bereich und
einen Zeitraum für den Druck auswählen. In welchen Zeitabständen die Kontenblätter
endgültig gedruckt werden ist Ihnen überlassen. Spätestens vor einem endgültigen
Jahresabschluss muss dieser Druck aber erfolgen.
Beachten Sie dabei: Wird dieser Druck für einen Zeitraum gestartet, welcher eine
Periode beinhaltet, die noch nicht abgeschlossen ist, werden bei nachfolgenden
weitere Buchungen in dieser Periode,
diese auf eine neue Seite gedruckt.
Beispiel:
Im Wirtschaftsjahr 2004 sind noch alle Perioden geöffnet. Für die Monate Januar bis Juni
sind alle Geschäftsvorfälle erfasst und verbucht. Nun soll für das 1. Halbjahr der
endgültige Druck der Kontenblätter ausgeführt werden. Im Zeitraum wird deshalb die
Periode JUNI vorgegeben. Beim Druck kommt nun folgender Hinweis:
Beachten Sie:
Für das Jahr 2004 können z.Zt. nur die Kontoblätter für die 1. Periode endgültig
gedruckt werden. Wenn Sie spätere Perioden drucken möchten verwenden Sie
bitten den Proforma-Druck.
Der von Ihnen angegebene Zeitraum schließt die 1. Periode 2004 mit ein. Diese
Periode ist z.Zt. noch nicht abgeschlossen.
Durch diesen Druck werden die Seitennummern der Kontenblätter endgültig
festgeschrieben. Falls Sie noch weitere Buchungen in dieser Periode vornehmen,
können diese nur auf neue Kontenblätter gedruckt werden.
Wollen Sie fortfahren?
Beantworten Sie diese Frage mit "JA", werden nur die Kontenblätter für die Periode
Januar gedruckt.
Ist es aber gewünscht, dass für die Perioden Januar bis Juni der Druck in einem erfolgt,
muss dieser Dialog mit "NEIN" geschlossen werden. Vor dem erneuten Aufruf des
Druckes müssen mindestens die Buchungsperioden Januar bis Mai endgültig
abgeschlossen werden.
Beachten Sie, dass bei einer sehr umfangreichen Buchhaltung und/oder der
Verwendung von Druckern, die nicht für sehr große Druckaufträge ausgelegt sind,
sollten Sie über den Bereich des Auswahlmenüs den Druck der Kontenblätter auf
mehrere Kontenbereiche aufteilen.
458
Finanzbuchhaltung
DER DRUCK ALTE KONTENBLÄTTER
Kontenblätter, welche bereits ausgedruckt wurden und deren Seitennummern
festgeschrieben sind, können über dieses Druckmenü noch einmal ausgedruckt werden.
Im Auswahlmenü geben Sie außer dem Zeitraum auch die gewünschten Seiten an, für
welche der Druck wiederholt werden soll.
Beachten Sie, dass beim Dublikatdruck die gleiche Druckvorlage benutzt werden
muss, wie beim Erstausdruck.
Für die Drucke neue Kontenblätter, neue Kontenblätter (Proforma) und alte Kontenblätter
kann über die Eigenschaften des Druckes Register "Drucker" das Kennzeichen
"Zebramuster benutzen" aktiviert werden. Ist dieses Kennzeichen nicht gesetzt, so wird
das Layout ohne Füllfarbe und die Tabelle ohne Zebramuster ausgegeben.
Das auch über die rechte Maustaste aufzurufende Plus-Menü beinhaltet überwiegend die
Standardfunktionen der Kontenanalyse - Kontenblätter. Über die Schaltfläche
ist also ein alternativer Aufruf der Funktionen möglich. Einige Punkte lassen sich jedoch
ausschließlich über die Schaltfläche "PLUS" aufrufen. An dieser Stelle soll auch nur auf
diese Punkte eingegangen werden. Die Beschreibung der Standardfunktionen finden Sie
auch in diesem Abschnitt.
IMPORT/EXPORT
Über den Import/Export stehen Ihnen die Funktionen des Importes und Exportes zur
Verfügung. Die ausführliche Beschreibung können Sie im modulübergreifenden Teil des
Handbuches nachschlagen.
OPTIONEN
• Parameter
Parameter
459
Finanzbuchhaltung
Der Aufruf der Parameter stellt die Möglichkeit zur Verfügung, die Parameter direkt aus
dem Bereich Kontenanalyse aufzurufen.
wie. z.B. bei den Extra Ansichten einfacher platzieren, um die Fensteraufteilung zu
verändern.
Über Die Schaltfläche
jeweils markierten Buchungssatz aufrufen, ohne den Bereich der Kontenanalyse Kontenblätter verlassen zu müssen. Zum gezielten Öffnen einer Extra Ansicht verwenden
Sie bitte den schwarzen Pfeil innerhalb der Schaltfläche.
Tabellenansicht können Sie - falls möglich - über die Schaltfläche "PLUS"
der Extra
Ansicht wählen.
Alle Buchungen zu diesem Eintrag
Über diese Extra Ansicht bekommen Sie alle Buchungen angezeigt, welche zur aktuell
selektierten Zeile gehören. Das nachfolgende Beispiel soll dies verdeutlichen. Auf dem
Kontoblatt eines Kreditoren steht eine Eingangsrechnung, welche als Splittbuchung
erfasst wurde.
Auf dem Kontenblatt kann man nicht sehen, welche Einkaufskonten in dieser
Eingangsrechnung angesprochen wurden. Öffnet man aber die Extra Ansicht Alle
Buchungen zu diesem Eintrag, wird jede Teilbuchung angezeigt.
Kontoblatt für Konto
Aus der selektierten Buchungszeile wird das Kontoblatt für das Konto angezeigt. Es
Kontoblatt für Gegenkonto
460
Finanzbuchhaltung
Aus der selektierten Buchungszeile wird das Kontoblatt für das Gegenkonto angezeigt. Es
Umsatz Konto
Die Umsatzwerte des ausgewählten Konto´s werden mit kumulierten Monatswerten
Schaltflächen
Umsätze als
•
•
•
•
Tabelle
Grafik: Kuchen
Umsatz Gegenkonto
Die Umsatzwerte des Gegenkonto´s aus dem selektierten Buchungssatz werden mit
461
Finanzbuchhaltung
Der Bereich Übersicht der Kontenbuchungen
Im Bereich Übersicht der Kontenbuchungen werden alle Geschäftsvorfälle gespeichert,
die bisher mit der Fibu erfasst wurden. Diese Übersicht ist ähnlich dem Archiv Buchungen
aufgebaut.
Die Übersicht kann z.B. dazu dienen, eine ganz bestimmte Buchung recht schnell zu
finden. Über die Spalte Buchungsinfo erfahren Sie, wann dieser Geschäftsvorfall verbucht
wurde. Dazu ein Beispiel:
In der Spalte Buchungsinfo wird Ihnen 2004/1250 (9-1) ausgewiesen. Die einzelnen
Einträge haben folgende Bedeutung:
2004 = Wirtschaftsjahr
1250 = laufende Buchungsnummer des Wirtschaftsjahres
9 = Buchungsperiode
1 = Buchungsprotokollnummer der Periode 9
Schaltflächen der Übersicht der Kontenbuchungen:
Bei Bedarf kann die Anordnung der Felder für die Übersicht der Kontenbuchungen über
die Schaltfläche
geändert werden. Über den schwarzen Pfeil in der Schaltfläche öffnet sich das
Kontextmenü und es stehen folgende Möglichkeiten zur Auswahl:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Kontenblätter: Kontonummer
Kontenblätter: Kontonummer (2´zeilig)
Kontenblätter: Gegenkontonummer
Kontenblätter: Gegenkontonummer (2´zeilig)
Kontenblätter: Betrag im Soll
Kontenblätter: Betrag im Haben
Kontenblätter: Datum
Kontenblätter: Text
Kontenblätter: Kostenstellennummer
Kontenblätter: Gegenkostenstellennummer
Über den schwarzen Pfeil in dieser Schaltfläche öffnet sich das Kontextmenü, in welchem
folgende Suchkriterien ausgewählt werden können:
• ... Kontonummer
• ... Gegenkontonummer
• ... Betrag im Soll
462
Finanzbuchhaltung
•
•
•
•
•
•
•
... Betrag im Haben
... Datum
... Belegnummer1
... Belegnummer2
... Text
... Kostenstellennummer
... Gegenkostenstellennummer
Entsprechend des selektierten Suchkriteriums kann in dem Feld rechts daneben der
entsprechende Eintrag vorgenommen werden. Haben Sie z.B. das Suchkriterium
Kontenblätter nach Gegenkonto gewählt, erhalten Sie nachfolgendes Eingabefenster:
Die Schaltflächen "DRUCKEN", "PLUS" und die "EXTRA ANSICHT" haben die gleiche
Funktionalität wie im Bereich Kontenblätter.
Der Bereich Kontengliederungen
Über den Bereich "Kontengliederungen" können Sie Ihre Auswertungen( siehe S. 417)
aufrufen.
Zuerst wählen Sie das gewünschte Gliederungsschema aus. Dabei stehen Ihnen
standardmäßig folgende Gliederungen zur Auswahl:
Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ermitteln müssen und den Kontenrahmen
EÜR hinterlegt haben, haben folgende Gliederungsschemen zur Auswahl:
Die Gliederung EÜR für Formular wurde speziell für den Vordruck bzw. das Formular EÜR
des Finanzamts erstellt.
Haben Sie ein Gliederungsschema ausgewählt, gelangen Sie über die Schaltfläche
"WEITER"in das folgendes Fenster
463
Finanzbuchhaltung
Ist das Kennzeichen "Zeitraum frei festlegen" aktiviert kann der Zeitraum frei ausgewählt
werden. Entscheiden Sie sich hier nicht für den Zeitraum Periode sondern Wirtschaftsjahr,
können Sie im darunter liegenden Eingabefeld auch nur das gewünschte Jahr auswählen.
Über die angebotenen Optionen können verschiedene Kriterien ausgewählt werden, die
für diese Auswertung Berücksichtigung finden sollen.
• Gliederungspunkte mit 0-Saldo unterdrücken - bewirkt, dass auf dem Ausdruck
Gliederungspunkte, welche im Auswertungszeitraum nicht bebucht wurden, nicht
ausgewiesen werden.
Beachten Sie dabei, dass die 0-Salden Prüfung in den Kontengliederungen Soll und
Haben getrennt prüft. Somit können auch Konten mit einem 0-Saldo angezeigt
werden, wenn diese im Auswertungszeitraum bebucht wurden. Dies ist der
Fall,wenn im gewählten Auswertumgszeitraum der gebuchte Sollbetrag identisch mit
den gebuchten Habenbetrag ist.
• Konten einzeln aufschlüsseln - bewirkt, dass auf dem Ausdruck alle bebuchten
Konten unter dem jeweiligen Gliederungspunkt aufgeführt werden.
• Konten mit 0-Saldo unterdrücken - bewirkt, dass auf dem Ausdruck Konten, welche im
Auswertungszeitraum nicht bebucht wurden, nicht ausgewiesen werden.
• Zeitraum auswerten / Zeitraum ab Anfang des Wirtschaftsjahres auswerten Zwischen diesen beiden Optionen kann nur gewählt werden, wenn im Bereich
Zeitraum "ab Anfang des Wirtschaftsjahres" deaktiviert ist.
• 2. Leitwährung verwenden - bewirkt, dass die Auswertung in der 2. Leitwährung
erstellt wird.
Im Bereich Anzeige stehen Ihnen folgende Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung:
• Soll / Haben - bewirkt die getrennte Ausweisung der Soll- und Habenbeträge. Ist das
Kennzeichen nicht gesetzt wird der entsprechende Saldo ausgewiesen.
• Budget - Haben Sie in Ihren Stammdatensätzen der Konten Budgetvorgaben
hinterlegt, werden diese durch das Aktivieren dieser Vorgabe mit ausgewertet.
464
Finanzbuchhaltung
Nur für das Gliederungsschema der Bilanz steht Ihnen zusätzlich die Schaltfläche
zur Verfügung. Hierüber erfolgt eine Bilanzprüfung, ob und wodurch Aktiva / Passiva
Abweichungen entstanden sind. Nach Abschluss der Prüfung werden Ihnen im Fall einer
Aktiva / Passiva Abweichung in einem Protokoll genau die Buchungen mit dem
entsprechenden Saldo angezeigt, welche zur dieser Abweichung führten. Als erstes sollte
dann
die
Gliederungszuordnung
geprüft
werden.
Über
den
Menüpfad
BEARBEITEN-PARAMETER-KONTENPLAN-KONTENGLIEDERUNG prüfen Sie das
Schema Bilanz dahingehend, ob alle bebuchten Bilanzkonten den entsprechenden
Gliederungspunkten zugeordnet sind. Auch das Gliederungsschema für die Gewinn- und
Verlustrechnung sollte noch einmal in Bezug auf die Kontenzuweisung kontrolliert werden,
da das Ergebnis dieser Auswertung auch in die Bilanz einfliesst.
Eine andere Ursache für eine Aktiva / Passiva Abweichung kann sein, wenn der Saldo
aller Eröffnungsbuchungen ungleich null ist. Auch in diesem Fall erhalten Sie einen
entsprechenden Protokolleintrag bei der Bilanzprüfung.
Sind für ein Gliederungsschema alle Vorgaben eingestellt, wird über die Schaltfläche
das Schema aufgebaut.
Über die Schaltflächen
kann die Kontengliederung ausgedruckt werden.
Haben Sie ein Gliederungsschema ausgedruckt und stellen fest, dass bestimmte
Konten in der Auswertung fehlen, obwohl diese Konten im Auswertungszeitraum
bebucht wurden, dann prüfen Sie über den Menüpfad
BEARBEITEN-PARAMETER-KONTENPLAN-KONTENGLIEDERUNG die
Zuweisung der Konten im entsprechenden Gliederungsschema.
gelangen Sie wieder in die erste Eingabemaske, in der Sie nun die Möglichkeit haben eine
andere Kontengliederung auszuwählen.
465
Finanzbuchhaltung
Abrechnung
In dem Bereich Abrechnung /Abschluss sind die Auswertungen( siehe S. 417) und
Druckausgaben von Büro Plus zusammengefasst. Die darin enthaltenen Listen und
Programmteile sind überwiegend auch durch eigenständige Programmaufrufe erreichbar,
doch erhöht die Zusammenfassung in einem eigenen Programmbereich die
Übersichtlichkeit und sorgt für eine schnellere Erreichbarkeit.
Außerdem kann hier ein endgültiger Perioden- oder Jahresabschluss vorgenommen,
sowie ein neues Wirtschaftsjahr eröffnet werden.
Buchungsinfo für Periode
Über diese Schaltfläche werden Ihnen alle Perioden des aktuell eingestellten
Wirtschaftsjahres zur Auswahl angeboten, in denen sich noch Bücher mit unverbuchten
Geschäftsvorfällen befinden. Ihnen wird z.B. beim Aktivieren dieser Schaltfläche folgende
Auswahl angeboten:
Diese Anzeige bedeutet, dass sich in den Perioden Juli und August noch Buchungszeilen
befinden, die noch nicht endgültig verbucht wurden. Wählen Sie eine Periode aus, werden
in dem nächsten Fenster die Bücher angezeigt, in denen sich diese Geschäftsvorfälle
befinden. In unserem Beispiel sind also in der Buchungsperiode August im Hauptbuch der
Kasse und im Hauptbuch der Geschäftsvorfälle noch nicht endgültig verbuchte
Geschäftsvorfälle. Durch einen Klick auf das jeweilige Buch gelangen Sie direkt in die
Erfassungsmaske des aktuell ausgewählten Buches.
Über die Buchungsinfo bekommen Sie also sehr schnell eine Übersicht, in welcher
Periode und in welchem Buch sich noch unverbuchte Daten befinden.
Periode
Über den kleinen schwarzen Pfeil in der Schaltfläche Periode öffnet sich das
Kontextmenü, in welchem Ihnen alle Abrechnungsperioden des Wirtschaftsjahres, sowie
die Perioden 13 – 15, welche für Abschlussbuchungen genutzt werden können, zur
Verfügung gestellt werden.
466
Finanzbuchhaltung
Sie wählen hier die Periode aus, in der Sie Ihre Geschäftsvorfälle erfassen möchten. Die
aktuell ausgewählte Periode wird mit einem Punkt gekennzeichnet.
Prüfen Sie nach jedem Programmstart, welche Periode als aktuelle
Buchungsperiode eingestellt ist. So können Sie verhindern, dass die Erfassung von
Geschäftsvorfällen in einem falschen Monat erfolgt.
Haben Sie einen Mandanten neu angelegt und das erste Arbeitsdatum nicht mit einem
Januardatum belegt, sondern z.B. mit dem 01.06.2004 und bei der Einrichtung des
Mandanten außerdem die Periode 6 als erste Buchungsperiode gewählt, stehen die
Perioden 1 Januar – 5 Mai des Wirtschaftsjahres 2004 nicht mehr zur Verfügung. Dies ist
an der abweichenden farblichen Hinterlegung der Perioden 1 Januar - 5 Mai erkennbar.
Haben Sie an dieser Stelle als erste Abrechnungsperiode allerdings den Januar gewählt,
kann der Januar trotz des Arbeitsdatums 01.06.2004 auch als erste Buchungsperiode
ausgewählt werden.
Über diesen Bereich führen Sie auch den Periodenabschluss durch. Dieser steht Ihnen
immer in der ältesten Buchungsperiode zur Verfügung. In unserem Beispiel ist dies der
Januar. Der Januar ist als aktuelle Buchungsperiode markiert und der Abschluss für die
Periode 1 kann aufgerufen werden.
Bevor der Abschluss endgültig ausgeführt wird, ist noch einmal eine Sicherheitsabfrage zu
beantworten.
Wird diese mit „Ja“ beantwortet, werden Sie in der nächsten Maske darauf hingewiesen,
dass vor dem weiteren Ausführen dieser Funktion eine Datensicherung erstellt werden
soll. In einem weiteren Fenster erhalten Sie den Hinweis, dass in einer abgeschlossene
Periode nicht mehr gebucht werden kann. Wird die Fibu im Netzwerk eingesetzt, muss
zum Zeitpunkt des Abschlusses gewährleistet sein, dass kein anderer Benutzer bei
diesem Mandanten in der FiBu arbeitet. Zuletzt werden Sie darauf hingewiesen, dass sich
467
Finanzbuchhaltung
nach diesem Abschluss alle Benutzer des Mandanten erneut anmelden müssen.
Danach erfolgt der endgültige Abschluss der 1. Periode. Sie haben nun nicht mehr die
Möglichkeit, Geschäftsvorfälle für die 1. Periode zu erfassen. Eine abgeschlossene
Buchungsperiode kann in der oben dargestellten Listbox nicht mehr als aktuelle
Buchungsperiode ausgewählt werden.
Befinden sich in der abzuschließenden Periode noch unverbuchte Buchungszeilen im
Kassenbuch oder in den Geschäftsvorfällen, wird der Abschluss nicht durchgeführt. Statt
dessen erhalten Sie eine Fehlermeldung, dass sich noch unverbuchte Zeilen in der
Periode befinden. In diesem Fall müssen Sie Ihre Bücher noch einmal überprüfen und die
darin befindlichen Geschäftsvorfälle verbuchen oder löschen.
Beim Aufruf des Abschlusses der 15. Buchungsperiode erhalten Sie den Hinweis, dass
mit dem Abschluss der Periode 15 der Jahresabschluss ausgelöst wird. Man kann direkt
den Jahresabschluss aufrufen.
Wirtschaftsjahr
Über den kleinen Pfeil in in der Schaltfläche Wirtschaftsjahr öffnen Sie ein Kontextmenü,
in dem Ihnen alle geöffneten Wirtschaftsjahre zur Auswahl zur Verfügung gestellt werden.
Sie wählen hier das Jahr aus, in dem Sie Ihre Geschäftsvorfälle erfassen oder Bearbeiten
möchten. Das aktuell ausgewählte Jahr wird mit einem Punkt gekennzeichnet. In der
letzten Zeile dieser Listbox wird Ihnen das Folgejahr zum Öffnen angeboten.
Haben Sie mehrere Geschäftsjahre geöffnet, dann prüfen Sie nach jedem
Programmstart, welches Wirtschaftsjahr als aktuelles Buchungsjahr eingestellt ist.
So können Sie verhindern, dass die Erfassung von Geschäftsvorfällen in einem
falschen Wirtschaftsjahr erfolgt.
Über diesen Bereich führen Sie auch den Jahresabschluss durch. Dieser steht Ihnen
immer für das älteste Buchungsjahr zur Verfügung.
Bevor der endgültige Jahresabschluss in der Fibu durchgeführt werden kann, müssen
folgende Voraussetzungen geschaffen werden:
• Befinden sich in dem abzuschließenden Jahr noch unverbuchte Buchungszeilen im
Kassenbuch oder in den Geschäftsvorfällen, wird der Abschluss nicht durchgeführt.
Statt dessen erhalten Sie eine Fehlermeldung, dass sich noch unverbuchte Zeilen in
einer Buchungsperiode befinden und das diese Buchungszeilen verarbeitet oder
gelöscht werden müssen.
• Es müssen alle Buchungsperioden, bis auf die letzte bebuchte (Dezember oder
13./14./15.Buchungsperiode), endgültig abgeschlossen sein. Der Abschluss der
Buchungsperioden erfolgt über den Bereich Abrechnung - Periode. Dieser steht
468
Finanzbuchhaltung
Ihnen immer für die ältesten Buchungsperiode zur Verfügung.
• Das neue Wirtschaftsjahr muss angelegt sein. Die Anlage des neuen
Wirtschaftsjahres erfolgt über diesen Bereich Abrechnung - Wirtschaftsjahr.
• Die Kontenblätter müssen über den Druck "Neue Kontenblätter" ausgedruckt sein.
Nachfolgende Fehlermeldung erhalten Sie, wenn z.B. vor dem Jahresabschluss des
Jahres 2003 nicht alle Kontenblätter ausgedruckt worden sind: "Daten im
Wirtschaftsjahr 2003 auf dem Kontoblatt "xxxx" wurden noch nicht ausgedruckt! Sie
müssen dieses Kontoblatt drucken, bevor Sie den Jahresabschluss durchführen
können. Zusätzlich sollten Sie prüfen, ob alle Kontoblätter gedruckt worden sind.
Beachten Sie: Der Jahresabschluss wurde nicht durchgeführt." Vor dem erneuten
Aufruf des Jahresabschlusses, müssen Sie also alle noch nicht gedruckten
Kontenblätter über den Bereich Kontenanalyse - Kontenblätter oder über den
Bereich Abrechnung - Kontenblätter drucken ausgeben lassen.
Bei einem endgültigen Jahresabschluss ist folgendes zu beachten:
• Nach einem Jahresabschluss können keine Geschäftsvorfälle mehr in dieses Jahr
gebucht werden
• Alle Auswertungen( siehe S. 417) und Listen, welche Sie für das abzuschließende
Jahr benötigen, müssen erstellt sein, da bestimmte Auswertungen( siehe S. 417) nur
im aktuellen Jahr erstellt werden können.
• Vor dem Jahresabschluss sollte eine komplette Datensicherung erstellt werden.
• Während der Durchführung des Jahresabschlusses darf kein anderer Benutzer mit
der Fibu arbeiten.
• Nach dem Jahresabschluss müssen sich alle Benutzer erneut anmelden.
• Beim Jahresabschluss kommt die Abfrage ob die Eröffnungsbuchungen erstellt
werden sollen. Wünschen Sie, dass Ihnen die Eröffnungsbuchungen nach dem
Jahresabschluss automatisch zur Verfügung gestellt werden, dann aktivieren Sie, in
der entsprechenden Abfrage „Ja, es sollen EB - Buchungen erzeugt werden“. Wählen
Sie diese Einstellung, so werden die Eröffnungsbuchungen in der ältesten
Buchungsperiode des neuen Wirtschaftsjahres im Hauptbuch der Geschäftsvorfälle
zur Verfügung gestellt.
Beachten Sie, dass nur für die Konten mit dem Kennzeichen "EB - Buchung bei
Jahresabschluss erzeugen“ automatisch Eröffnungsbuchungen erzeugt werden.
Dieses Kennzeichen wird im Bereich Stammdaten unter Kontenplan für die
gewünschten Konten gesetzt. Den Sammelkonten Forderungen aus Lieferungen
und Leistungen und Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen ist dieses
Kennzeichen nicht zu setzen. Für die zwei Konten werden die Eröffnungsbuchung
automatisch auf Grund der EB´s der Personenkonten erstellt.
Werden die Eröffnungsbuchungen nicht automatisch beim Jahresabschluss erzeugt, so
haben Sie im neuen Jahr im Bereich der Geschäftsvorfälle über die Schaltfläche „PLUS –
OPTIONEN“ jederzeit die Möglichkeit, die EB – Buchungen zu erstellen.
469
Finanzbuchhaltung
Auftrag Buchungsliste
Die Auftrag Buchungsliste beinhaltet die Einträge, welche beim Abarbeiten des
Vorgangsparameters "In Fibu Protokoll eintragen“ in der Vorgangsbearbeitung oder in der
Kasse des Modules Auftrag erzeugt werden.
Beachte Sie, dass über diesen Bereich keine Änderungen oder Korrekturen an den
Buchungszeilen in der Auftragsbuchungsliste vorgenommen werden können, da hier
nur der Einsehmodus zur Verfügung steht.
Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ermitteln und den Kontenrahmen EÜR
hinterlegt haben, haben in der Auftragsbuchungsliste die Tabellenansicht auch nach Soll /
Haben und Gegenkonto / Konto. Die aufgeführten Buchungssätze in der Auftrags
Buchungsliste aufgrund der Vorgangserfassung (Auftrag/Personenkonto) werden beim
Einlesen in die Fibu nach den Vorgaben der EÜR gewandelt.
Beachten Sie: Um diese "Konten-“ Wandlung durchführen zu können ist es
erforderlich, dass über den Menüpfad BEARBEITEN - PARAMETER - ADRESSEN
- STATUS über das Register "FiBu Vorgabe" kein Eintrag in den abweichenden
Buchungskonten hinterlegt ist.
Lohn Buchungsliste
Die Lohn Buchungsliste beinhaltet die im Lohn erzeugten Buchungen zur Übergabe in die
Finanzbuchhaltung.
Beachte Sie, dass über diesen Bereich keine Änderungen oder Korrekturen an den
Buchungszeilen in der Lohnbuchungsliste vorgenommen werden können, da hier
nur der Einsehmodus zur Verfügung steht.
Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ermitteln und den Kontenrahmen EÜR
hinterlegt haben, haben in der Lohnbuchungsliste die Tabellenansicht auch nach Soll /
Haben und Gegenkonto / Konto. Die aufgeführten Buchungssätze in der Lohn
Buchungsliste werden beim Einlesen in die Fibu nach den Vorgaben der EÜR gewandelt.
Buchungslauf für "Hauptbuch" durchführen
Über diese Schaltfläche
Geschäftsvorfälle starten.
470
können
Sie
den
Buchungslauf
für
die
Bücher
der
Finanzbuchhaltung
Über den kleinen schwarzen Pfeil öffnet sich das Kontextmenü, in welchem das
gewünschte Buch ausgewählt wird.
Voraussetzung für den Start des Buchungslaufes ist natürlich, dass sich im ausgewählten
Buch unverbuchte Geschäftsvorfälle befinden. Ist dies nicht der Fall, erhalten Sie den
Hinweis, dass in dem Buch keine Buchungen vorhanden sind.
Beachten Sie, werden über diese Schaltfläche Buchungsläufe gestartet, betrifft dies
immer die aktuell eingestellte Buchungsperiode.
Zahlungsverkehr
Diese Schaltfläche steht Ihnen im Bereich Abschluss nur zur Verfügung, wenn sie über
das Menü ANSICHT - BEREICHSLEISTE -DESIGN die alte Anordnung gewählt haben.
Hierüber erreichen Sie das Zahlungsverkehrsmodul, das im modulübergreifenden Teil des
Handbuches im Kapitel Banking - OP-Verwaltung( siehe S. 96) ausführlich beschrieben
wird.
Druckübersicht
Für die drei Programmmodule Auftrag, Fibu und Lohn steht eine Druckübersicht zur
Verfügung. Da die Bedienung sowie die einzelnen Funktionen in allen drei Modulen
identisch sind, erhalten Sie die ausführliche Beschreibung zur Druckübersicht im
modulübergreifenden Teil des Handbuches.
Druckgruppen
Druckgruppen vereinfachen die Erstellung von wiederkehrenden Ausdrucken, die aus
unterschiedlichen Drucken bestehen. Wenn Sie beispielsweise die Summen- &
Saldenliste für Sachkonten, die BWA, die GuV und andere Listen vor dem
Monatsabschluss gemeinsam ausdrucken möchten, müssen Sie nicht jeden dieser
Drucke manuell anstoßen, sondern Sie erstellen sich eine Druckgruppe und weisen dieser
die genannten Ausdrucke zu. Danach genügt es, den Druck der Gruppe aufzurufen, um
alle benötigten Ausdrucke zu erhalten.
Um eine Druckgruppe zu erstellen, betätigen Sie einfach im Bereich Abrechnung die
Schaltfläche "DRUCKGRUPPEN DRUCKEN"und wählen in der sich öffnenden Maske die
Neuanlage aus. Nachdem Sie der neuen Druckgruppe einen Namen zugewiesen haben,
betätigen sie die Schaltfläche „GESTALTEN“, um die jeweiligen Ausdrucke zuzuweisen.
Betätigen Sie die Schaltfläche
471
Finanzbuchhaltung
erreichen Sie eine Maske, in der Sie die Inhalte der Druckgruppe zusammenstellen und
bereits integrierte Drucke angezeigt werden..
Hier kann über die Schaltfläche „NEU“ dieser Druckgruppe ein neuer Druck hinzugefügt
werden.
erreichen Sie ein vertikal unterteiltes Menü, in dem auf der linken Seite eine Baumansicht
(Tree View) die verfügbaren Druckbereiche anzeigt und die rechte Seite die im jeweiligen
Bereich enthaltenen Drucklayouts darstellt.
Mit dieser übersichtlichen Orientierungshilfe stellen Sie die von Ihnen benötigten Drucke in
einer Druckgruppe zusammen.
Buchungsprotokoll drucken
Alle mit der Fibu erzeugten Buchungsprotokolle stehen hier zum Druck zur Verfügung.
Dabei kann zwischen einem Hochformat und einem Querformat gewählt werden. In den
472
Finanzbuchhaltung
Eigenschaften des Druckes können Sie den Zeitraum und die Protokollnummer für den
Druck festlegen. Haben Sie in einer Periode mehrere Protokolle erzeugt, kann für diese
der Ausdruck auch in einem Druckauftrag erfolgen.
Umsatzsteueranmeldung drucken
Umsatzsteueranmeldung
Über diesen Menüpunkt können Sie die Umsatzsteuervoranmeldung ausdrucken. Dafür
steht Ihnen das amtliche Formular (für jedes Kalenderjahr ein eigenes Formular) zur
Verfügung.
In diesem Druckmenü können Sie den gewünschten Zeitraum auswählen, für den die
Umsatzsteueranmeldung gedruckt werden soll. Über die Optionen können Sie zusätzlich
entscheiden, ob es sich um eine Korrekturmeldung handelt
Bei Mandanten, welche der Ist-Versteuerung unterliegen, werden die steuerpflichtigen
Umsätze
erst
nach
dem
Verbuchen
der
Zahlungseingänge
auf
der
Umsatzsteuervoranmeldung ausgewiesen.
Beachten Sie:
Bei der Ist-Versteuerung muss bei der Eingabe der Zahlungseingänge vor dem
Personenkonto das jeweilige Steuerkennzeichen eingegeben werden, damit die
Umbuchung vom Konto „Umsatzsteuer nicht fällig“ auf das Konto „Umsatzsteuer“
erfolgt. Dies ist die Voraussetzung dafür, dass die Umsatzsteuervoranmeldung
korrekt erzeugt wird.
Sollten auf Ihrem Ausdruck der Umsatzsteueranmeldung die Steuernummer oder die
Anschrift Ihres Finanzamtes nicht korrekt sein, dann können diese über den Menüpfad
DATEI - MEINE FIRMA/ MEIN MANDANT "XXX" BEARBEITEN über den Register
"Finanzamt" entsprechend angepasst werden.
Seit 01.01.2005 ist die Übertragung der Daten aus der Umsatzsteueranmeldung auf
elektronischem Wege erforderlich. Diese Übertragung kann über die Schaltfläche
oder über das Menü DATEI - SCHNITTSTELLEN - ElStEr - EXPORT SCHNITTSTELLE
erfolgen. Die Beschreibung zur ElStEr Schnittstelle lesen Sie bitte im
modulübergreifenden Teil dieses Handbuchs( siehe S. 175) nach.
EU Meldung drucken
Über diesen Menüpunkt können Sie die Informationen/Daten für eine Zusammenfassende
Meldung über innergemeinschaftliche Warenlieferungen und Warenbewegungen für einen
bestimmten Zeitraum ausdrucken. Es handelt sich hierbei nicht um das amtliche Formular.
473
Finanzbuchhaltung
Beachten Sie, dass die Auswertung nur für Adressen mit der Steuerkategorie "3
Ausland EU" und einer Umsatzsteueridentnummer erfolgt. Beim Buchen der Erlöse
ist darauf zu achten, dass das Erlöskonto mit dem Vorgabesteuerschlüssel 11 (EU
Umsatzsteuerfrei mit ID-Nr.) gebucht werden muss.
Die Hinterlegung der Steuerkategorie und der Umsatzsteueridentnummer kann über den
jeweiligen Adressdatensatz über das Register "Kennzeichen" geprüft werden.
Konten, Summen & Salden drucken
Über diese Schaltfläche kann der Druck der Summen- & Saldenliste aufgerufen werden.
Im Bereich der Summen- & Saldenlisten stehen Ihnen drei Ausdrucke zur Verfügung:
• Summen- & Saldenliste für Sachkonten,
• Summen- & Saldenliste für Debitoren und
• Summen- & Saldenliste für Kreditoren.
In einem Auswahlmenü können Sie das Jahr und die Buchungsperiode auswählen, für
welche die Liste gedruckt werden soll. Der Druck kann auch für bereits abgeschlossene
Buchungsperioden erfolgen. An dieser Stelle haben Sie auch die Möglichkeit, den Druck
für bestimmte Kontenbereiche einzugrenzen. Sie haben außerdem die Möglichkeit,
unbebuchte Konten mit auszugeben. Hierzu müssen Sie nur den entsprechenden Eintrag
im Auswahlmenü mit einem Häckchen aktivieren.
Kontenblätter drucken
Folgende Ausdrucke der Kontenblätter können über diese Schaltfläche aufgerufen werden:
• neue Kontenblätter
- Kontenblatt DIN A4 [incl. lfd. Saldo]
• neue Kontenblätter (Proforma)
- Kontenblatt DIN A4 [inkl. lfd. Saldo]
• alte Kontenblätter
- Kontenblattdublikat DIN A4 [incl. lfd. Saldo]
474
Finanzbuchhaltung
- Kontenblattdublikat DIN A4
- Kontenblattdublikat endlos
Wann Sie welchen Druck verwenden sollten, lesen Sie bitte in diesem Handbuch im
Abschnitt Kontenanalyse - Kontenblätter( siehe S. 453) nach.
Kontengliederungen drucken (EÜR, Bilanz, GuV, BWA)
Über diese Schaltfläche kann der Druck der Bilanz, der Gewinn- und Verlustrechnung, der
Einnahmeüberschuss - Rechnung und der BWA aufgerufen werden.
In den Eigenschaften für diese Drucke kann nur der Ausgabedrucker und die Vorgabe für
das Ausgabearchiv geändert werden. Einstellungen für den Auswertungszeitraum oder die
Druckoptionen können hier nicht vorgenommen werden. Diese sind über den Menüpfad
BEARBEITEN - PARAMETER - KONTENPLAN - KONTENGLIEDERUNG im jeweiligen
Gliederungsschema über das Register "Vorgaben" vordefiniert.
Möchten Sie einen Druck für einen bestimmten Zeitraum oder anderen Vorgaben
erstellen, die Einstellungen in den Parametern aber nicht abändern, so generieren Sie
diesen Druck über den Bereich Kontenanalyse - Kontengliederungen.
475
Lohnbuchhaltung
Lohnbuchhaltung
Im Modul Lohn können Sie in den unterschiedlichen Versionen eine unterschiedliche
Anzahl an Mitarbeitern verwalten.
Die Anzahl der verwaltbaren Mitarbeiter
STAMMDATEN - MITARBEITER. z.B.
sehen
Sie
im
Bereich
LOHN
unter
In allen drei Versionen haben Sie die Möglichkeit auf bis zu 999 Mitarbeiter kostenpflichtig
zu erweitern.
Kalender
Kalender( siehe S. 92) zu. Hierdurch werden Änderungen, die in einem Programmmodul
einzelnen Funktionen in allen drei Modulen identisch sind, erhalten Sie die ausführliche
Beschreibung des Kalenders im modulübergreifenden Teil des Handbuches( siehe S. 92).
Parameter (Lohn)
In den drei Programmmodulen Auftrag, Fibu und Lohn stehen Parameter für grundlegende
Einstellungen zur Verfügung. Je nachdem in welchem Modul Sie sich zum Zeitpunkt des
Aufrufes (Menüpunkt BEARBEITEN - PARAMETER) befinden, können unterschiedliche
Parameter eingesehen und/oder bearbeitet werden.
Bei Nutzung des Lohnmodules haben Sie die Möglichkeit, Einstellungen in folgenden
Parameter-Bereichen vorzunehmen:
•
•
•
•
•
Mitarbeiter
Einzugsstellen
Abrechnung
DATEV
Sonstige
Da die Bedienung sowie die einzelnen Funktionen in allen drei Modulen identisch sind,
erhalten Sie die ausführliche Beschreibung der Parameter im modulübergreifenden Teil
des Handbuches im Bereich "Einträge in die Menüleiste - Bearbeiten - Parameter( siehe
S. 201)".
Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Einstellungen in folgenden Parameter-Bereichen
vorzunehmen (bei Nutzung des Lohnmodules):
477
Lohnbuchhaltung
Erfassung der Stammdaten
Um mit dem Lohnmodul arbeiten zu können, werden eine Reihe von Stammdaten( siehe
S. 406) benötigt. Die Grundlagen sowie die allgemeine Bedienung der
Stammdatenbereiche sind in allen Programmmodulen identisch, daher lesen Sie dieses
Kapitel bitte im modulübergreifenden Teil des Handbuchs( siehe S. 47).
Bevor mit der eigentlichen Lohnabrechnung begonnen werden kann, sind die
Stammdaten( siehe S. 406) des Unternehmens zu erfassen. Hierzu zählen die Mitarbeiter
der einzelnen Abteilungen, die zuständigen Einzugsstellen, Bankverbindungen, Lohnarten
usw. Von Vorteil ist, dass das Lohnmodul weitestgehend flexibel ist. Ändern sich
beispielsweise die pauschalen Lohnsteuersätze, so sind Sie als Anwender in der Lage,
eigenständig eine Anpassung vorzunehmen.
Vom Gesetzgeber verursachte Änderungen erhalten Sie direkt von uns. Damit wir Ihnen
entsprechende Informationen zukommen lassen können, möchten wir an dieser Stelle
nochmals auf die Notwendigkeit der Registrierung hinweisen.
Die Mitarbeiterdaten sind mit verschiedenen anderen Datenbeständen aus dem
Lohnprogramm verknüpft. So zum Beispiel mit:
• Einzugsstellen
• Abteilungen
• Kostenstellen
Es ist empfehlenswert VOR der Erfassung der Mitarbeiter diese
Stammdatenbereiche einzugeben, damit später in der Mitarbeitermaske direkt auf
diese Vorgaben zurückgegriffen werden kann. Selbstverständlich können Sie auch
eine Einzugsstelle während der Erfassung der Personaldaten direkt anlegen, aber
Sie werden merken, dass dies eine flüssige Bearbeitung etwas behindert!
Abteilung-Stammdaten
Bei diesem Datenbereich handelt es sich um eine Unterteilung Ihrer Firma in
Unternehmensbereiche, die nicht zur eigentlichen Lohnberechnung benötigt wird.
Die Erfassungsmaske der Stammdaten( siehe S. 406) - Abteilungen beinhaltet einen
einheitlichen Kopfteil mit drei Eingabefeldern.
Abteilungsnummer
Die Abteilungsnummer kann maximal 25-stellig, alphanumerisch eingegeben werden.
Suchbegriff
um ein indiziertes Feld, also ein Feld nach dessen Inhalt gesucht werden kann. Der
Suchbegriff eignet sich hervorragend, um eine Abteilung anhand eines kurzen
einprägsamen Synonyms zu identifizieren. Die Länge des Eingabefelds ist ebenfalls auf
478
Lohnbuchhaltung
25 Zeichen begrenzt und es steht der gleiche Zeichenvorrat wie für die Abteilungsnummer
zur Verfügung.
Bezeichnung
Zusätzlich zum Suchbegriff kann an dieser Stelle eine ausführlichere Beschreibung der
Abteilung hinterlegt werden.
Der untere Teil der Maske ist durch Register unterteilt.
Das Register "Vorgaben" beinhaltet eine Hinterlegung für die Berufsgenossenschaft. Hier
wird die Nummer des Unternehmensbereiches eingetragen. Die Unternehmensbereiche
selbst werden über den Menüpfad BEARBEITEN - PARAMETER - MITARBEITER UNTERNEHMENSBEREICHE( siehe S. 283) hinterlegt.
Das Register "Mitarbeiter" zeigt alle Mitarbeiter an, welche der jeweiligen Abteilung
zugeordnet wurden. Die Zuweisung der Mitarbeiter zur gewünschten Abteilung erfolgt
über den Bereich Stammdaten( siehe S. 406) - Mitarbeiter. Im jeweiligen
Mitarbeiterdatensatz erfolgt die Eingabe der Abteilungsnummer über das Register
"SV-Angaben/Eintritt/Tätigkeit".
Über die Schaltfläche "NEU" gelangen Sie direkt in die Stammdaten( siehe S. 406) der
Mitarbeiter, um einen neuen Arbeitnehmer zu erfassen. Die Schaltfläche "KOPIEREN"
erzeugt eine Kopie des selektierten Datensatzes. Dieser muss aber mit einer neuen
Mitarbeiternummer erfasst werden. Über "ÄNDERN" kann der selektierte Datensatz
geändert werden. Im nachfolgenden Abschnitt Mitarbeiter - Stammdaten( siehe S. 406)
finden Sie die genaue Beschreibung für die Erfassung der Stammdaten( siehe S. 406)
eines Mitarbeiters.
Das Register "Info" beinhaltet ein Eingabefeld mit den Funktionen des RichEdit zur
Eingabe von formatiertem Text. Es dient der Aufnahme beliebiger Informationen, die Sie
der Abteilung hinterlegen möchten.
Schaltflächen der Abteilungsverwaltung
Die Funktion der im Stammdatenbereich der Abteilungen verfügbaren Schaltflächen
„NEU", „KOPIEREN", „ÄNDERN", „LÖSCHEN" und „HILFE" werden an dieser Stelle nicht
mehr beschrieben, da die ausführliche Erläuterung im Kapitel "Allgemeines zur
Stammdatenübergreifende
Schaltflächen"
im
modulübergreifenden Teil dieses Handbuches zu finden ist und die Arbeitsweise identisch
bleibt. Das Gleiche gilt für den Aufruf des Druckmenüs. Die Arbeitsweise für die
Schaltfläche "KOMMUNIKATION" lesen Sie bei Bedarf bitte in dem Kapitel "Adressen Schaltflächen" im modulübergreifenden Teil dieses Handbuches nach.
Beschränken wir uns auf die Funktionalitäten, die in den Abteilungsdaten neu
Standardfunktionen der Abteilungsverwaltung, womit ein alternativer Aufruf der
479
Lohnbuchhaltung
OPTIONEN
• Parameter ...
aufrufen.
Parameter
der Abteilungsübersicht aufrufen zu können.
Bereich löschen
Beachten Sie:
Legen Sie zuerst die Sortierreihenfolge der Abteilungen fest und tragen Sie danach den
heranziehen.
Maske erreichen.
wie z.B. bei den Extra Ansichten einfacher platzieren, um die Fensteraufteilung zu
verändern.
Extra Ansichten der Abteilungen
480
Lohnbuchhaltung
jeweils markierten Abteilungsdatensatz aufrufen, ohne den Bereich der Stammdaten(
siehe S. 406) verlassen zu müssen. Zum gezielten Öffnen einer Extra Ansicht verwenden
der Extra
Ansicht wählen.
Information
Über diese Extra Ansicht wird der Inhalt aus dem Feld Information der selektierten
Abteilung angezeigt.
Mitarbeiter
Für den selektierten Datensatz in der Übersicht der Abteilungen werden die Mitarbeiter
angezeigt, welche dieser Abteilung zugeordnet sind.
Als weitere Extra-Ansicht steht Ihnen hier der Kalender( siehe S. 92) zur Verfügung.
Mitarbeiter-Stammdaten
In diesem Datenbereich erfolgt die Datenerfassung für Ihre Mitarbeiter.
Die Erfassungsmaske der Stammdaten( siehe S. 406) Mitarbeiter beinhaltet einen
einheitlichen Kopfteil mit zwei Eingabefeldern.
Mitarbeiternummer
Vor der Erfassung ist die Eingabe einer Nummer zwingend notwendig. Die
Mitarbeiternummer kann 10-stellig alphanumerisch vergeben werden. Die Bezeichnung
"Nummer" ist an dieser Stelle also etwas irreführend, da auch ein Name eingegeben
werden kann. Denkbar sind Eingaben wie "112" oder "Maier". Das System überprüft, ob
Ihre Eingabe eventuell bereits vorhanden ist. Da doppelte Einträge nicht zulässig sind,
schlägt das Programm in diesem Fall automatisch eine andere Eingabe vor. Diese können
Sie bestätigen oder ändern.
Die Grundversionen des Lohnmodules sind für die Abrechnung von 15 Mitarbeiter pro
Mandant ausgelegt. Bei Bedarf kann die Anzahl der abzurechnenden Mitarbeiter
stufenweise bis maximal 999 Mitarbeiter pro Mandant erhöht werden. Informationen dazu
erhalten Sie bei unserem Entwicklungspartner microtech (http://www.microtech.de).
Suchbegriff
481
Lohnbuchhaltung
Suchbegriff eignet sich hervorragend, um einen Mitarbeiter anhand eines kurzen
einprägsamen Synonyms zu identifizieren. Die Länge des Eingabefelds ist auf 25 Zeichen
begrenzt und es steht der gleiche Zeichenvorrat wie für die Mitarbeiternummer zur
Verfügung.
Der untere Teil der Maske ist durch Register unterteilt. Die einzelnen Register werden in
den nachfolgenden Gliederungspunkten beschrieben.
Beachten Sie: Wiedereintritt eines Mitarbeiters
Es darf kein neuer Mitarbeiter-Stammdatensatz angelegt werden! Die bereits
bestehende Personalnummer MUSS verwendet werden!
Rufen Sie den bestehenden Mitarbeiter-Stammdatensatz zum Ändern auf. Im Register
Lohn-Abrechnungsdaten können Sie nun über die Schaltfläche "Neu" eine neue
Beschäftigungsvorgabe erstellen. Ein Assistent führt Sie Schritt für Schritt durch die
Anlage der Beschäftigungsvorgabe und anschließend durch die Erstellung der
Abrechnungsvorgabe. Die letzte Abrechnungsvorgabe wird zur Übernahme
vorgeschlagen. Die notwendigen Änderungen/Ergänzungen können vorgenommen
werden. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit o.k.
Adresse
Für die Hinterlegungen ANREDE, MANN / FRAU, TITEL, VORNAME, NACHNAME,
VORSATZWORT, NAMENSZUSATZ, STRASSE, LAND, POSTLEITZAHL & ORT sind
keine Erläuterungen notwendig. Füllen Sie die Felder mit den entsprechenden Eingaben.
In der Software ist ein Postleitzahlenverzeichnis integriert. Nach Eingabe der Postleitzahl
wird der dazugehörige Ort automatisch vorgeschlagen. Sollte es einmal erforderlich sein,
das Postleitzahlenverzeichnis zu bearbeiten, da z.B. der Ort falsch angeboten wird, so
kann dies über den Menü Pfad DATEI - VERWALTEN - POSTLEITZAHLEN ...
vorgenommen werden.
Das Vorsatzwort, z.B. "von" und den Namenszusatz, z.B. "Freiherr" entnehmen Sie der
hinterlegten Liste.
Für die STAATSANGEHÖRIGKEIT wählen Sie aus der Liste den entsprechenden
Schlüssel aus. Für Deutschland gilt beispielsweise der Schlüssel "000".
Beachten Sie, dass die Felder Vorname, Nachname, Postleitzahl, Ort und
Staatsangehörigkeit mit einem Wert belegt sein müssen. Ist eines dieser Felder nicht
bzw. mit einer fehlerhaften Vorgabe belegt, bekommen Sie eine entsprechende
Datensatzstatusinformation im unteren Teil der Eingabemaske angezeigt. Die Felder
für Name, Straße, Ort. dürfen keine Sonderzeichen wie z.B.: "´", "`" enthalten.
Kommunikation
Auch die Hinterlegungen TELEFON 1 BIS 3, MOBILTELEFON, TELEFAX, WEBSEITE,
eMail 1 BIS 2 bedürfen keinen weiteren Erläuterungen. Füllen Sie die Felder mit den
482
Lohnbuchhaltung
notwendigen Eingaben.
Familie / Urlaub / Bank
Familienstand / Geburtstag ...
Familienstand:
Aus der Liste wählen Sie den zutreffenden Familienstand.
Geburtsdatum:
Tragen Sie hier das Geburtsdatum des Arbeitnehmers ein. Das Datum kann frei
eingegeben oder über die Kalenderfunktion selektiert werden. Ist Ihnen das Geburtsdatum
für einen ausländischen Arbeitnehmer nicht vollständig bekannt, dann wählen Sie im Feld
"für Ausländer"
• Tag ist unbestimmt (entspricht 00.Monat.Jahr), wenn Ihnen nur der Geburtsmonat und
das Geburtsjahr bekannt ist. Dann wird immer der 15. des Geburtsmonats als
Geburtstag eingetragen.
• Tag/Monat ist unbestimmt (entspricht 00.00.Jahr), wenn Ihnen nur das Geburtsjahr
bekannt ist. Dann wird immer der 01.07 des Geburtsjahres als Geburtstag
eingetragen.
Geburtsvorsatzwort:
Bei fehlender Versicherungsnummer ist bei Vorhandensein das Geburtsvorsatzwort des
Arbeitnehmers einzutragen.
Geburtsname:
Bei fehlender Versicherungsnummer ist der Geburtsname des Arbeitnehmers einzutragen.
Geburtsnamenszusatz:
Bei fehlender Versicherungsnummer ist bei Vorhandensein der Geburtsnamenszusatz des
Arbeitnehmers einzutragen.
Das Geburtsvorsatzwort, z.B. "von" und den Geburtsnamenszusatz, z.B. "Freiherr"
entnehmen Sie der hinterlegten Liste
Geburtsort:
Bei fehlender Versicherungsnummer ist der Geburtsort des Arbeitnehmers einzutragen.
Geburtsland.:
Gehört der Arbeitnehmer einem anderen Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder
einem Staat an, für den das Abkommen über den Europäischen Wirtschaftsraum gilt, ist
das Geburtsland anzugeben.
Urlaub (in Tagen):
Möchten Sie ein Urlaubskonto führen, sind in diesem Bereich die Vorgaben für den
Urlaubsanspruch zu hinterlegen.
483
Lohnbuchhaltung
Urlaubstage Vorjahr:
Besteht noch ein Urlaubsanspruch aus dem Vorjahr, wird dieser hier hinterlegt.
Beim Jahresabschluss im Lohn wird dieses Feld automatisch mit dem Resturlaub aus
dem Vorjahr gefüllt.
Urlaubstage aktuelles Jahr:
Hier hinterlegen Sie den Urlaubsanspruch für das aktuelle Jahr.
Im Bereich der Bruttolohnerfassung wird über das Register "Vorgaben", die im jeweiligen
Abrechnungsmonat genommene Anzahl der Urlaubstage eingegeben. Diese wird dann im
Feld
davon bereits genommen:
automatisch eingetragen bzw. zu einem bereits bestehenden Wert addiert.
Rest:
Hier wird der Resturlaub für das aktuelle Abrechnungsjahr zur Verfügung gestellt. Dieser
ergibt sich aus dem Urlaubsanspruch (Vorjahr + aktuelles Jahr) abzüglich der bereits
genommen Tagen.
Beim Jahresabschluss wird das Feld "Rest" neu berechnet. Der neue Resturlaub im
Januar ergibt sich aus dem Urlaubsanspruch im aktuellen Jahr und dem Resturlaub aus
dem Vorjahr.
Urlaubstage nächstes Jahr:
Hier wird der Urlaubsanspruch für das Folgejahr hinterlegt. Nach einem Jahresabschluss
im neuen Abrechnungsjahr wird diese Vorgabe als Urlaubsanspruch im aktuellen Jahr
eingetragen.
Sollten Sie über die Bruttolohnerfassung einmal vergessen haben, die Anzahl der
genommenen Urlaubstage für den jeweiligen Abrechnungsmonat einzutragen, so kann
dies über den Bereich "Durchschnittsdaten" nachgeholt werden.
Zeiterfassung aus Urlaub automatisch übernehmen / Bruttolohnstatistik aus Urlaub
automatisch übernehmen:
Mit dem Zusatzprogramm WinUrlaub können Arbeitszeiten und Abwesenheiten der
hinterlegten Mitarbeiter erfasst werden. Über eine Schnittstelle können diese Daten in
Büro Plus Lohn eingelesen werden. Diese zwei Optionen sind zu aktivieren, wenn Daten
aus WinUrlaub übernommen werden sollen.
Bankverbindung:
Soll der im Modul Lohn integrierte Zahlungsverkehr für die Lohn- und Gehaltszahlungen
genutzt werden, dann ist in den Feldern Bankleitzahl und Kontonummer die
Bankverbindung des Arbeitnehmers zu hinterlegen. Optional steht auch das Feld "Name
des Kontoinhabers zur Verfügung.
Hausbank:
484
Lohnbuchhaltung
Über die Listbox können Sie Ihre Firmenbank auswählen, von der die Überweisung der
Lohn- oder Gehaltszahlung erfolgen soll. Über den Menüpfad DATEI - MEINE
FIRMA/MEIN MANDANT "XX" BEARBEITEN( siehe S. 130) ... können Sie über das
Register "Bankverbindungen" die Hinterlegung Ihrer Firmenbanken prüfen bzw.
aktualisieren.
Zahlungsart:
Gibt an, auf welche Art das Gehalt ausgezahlt werden soll. Über eine Listbox haben Sie
Zugriff auf verschiedene Vorgaben.
SV-Angaben / Eintritt / Tätigkeit
Versicherungsnummer
Für jeden Versicherten wird in der gesetzlichen Rentenversicherung eine
Versicherungsnummer vergeben. Die Vergabe erfolgt entweder direkt durch den
Rentenversicherungsträger oder bei erstmaliger Aufnahme einer Beschäftigung durch die
zuständige
Einzugsstelle.
Der
Arbeitnehmer
bekommt
diese
im
Sozialversicherungsausweis mitgeteilt.
Sozialversicherungsnummer:
Hier wird die Sozialversicherungsnummer des Arbeitnehmers hinterlegt.
Versicherungsnummer ... (eines EU Landes):
Bei Angehörigen eines anderen Mitgliedstaates der Europäischen Union oder eines
Staates, für den das Abkommen über den Europäischen Wirtschaftsraum gilt, ist die
Versicherungsnummer des Landes der Staatsangehörigkeit anzugeben. Das
alphanumerische Feld ist 25-stellig.
Ist für den Mitarbeiter keine Sozialversicherungsnummer hinterlegt, weil es sich bei dem
Arbeitnehmer z.B. um einen Angehörigen eines anderen Mitgliedstaates der Europäischen
Union handelt, sind folgende Hinterlegungen erforderlich:
•
•
•
•
•
Geburtsvorsatzwort
Geburtsnamenzusatz
Geburtsnamen
Geburtsort
Geburtsland
Diese Eingabefelder finden Sie über das Register "Familie / Urlaub / Bank".
Steuer-Identifikationsnummer
Künftig soll jeder Bürger - bereits nach der Geburt - ein eindeutiges Identifikationsmerkmal
bekommen, die sog. Identifikationsnummer. Diese Nummer ist bei allen Anträgen,
Erklärungen oder Mitteilungen den Finanzbehörden mitzuteilen. Die Identifikationsnummer
wird vom Bundesamt für Finanzen vergeben. Die Vergabe erfolgt schrittweise. Die
Hinterlegung erfolgt optional im Feld Identifikationsnummer.
Eintrittsdatum (erstmalig):
485
Lohnbuchhaltung
Hier ist das tatsächliche Eintrittsdatum des Mitarbeiters in das Unternehmen einzutragen.
Wird das Lohnmodul beispielsweise ab 01.01.2008 eingesetzt und der Mitarbeiter ist seit
01.01.1998 im Unternehmen beschäftigt, so hinterlegen Sie hier das Datum 01.01.1998.
Handelt es sich um einen Wiedereintritt eines Mitarbeiters, bleibt hier das ursprüngliche
(alte) Eintrittsdatum stehen. Das aktuelle Eintrittsdatum wir über das Register
LOHN-ABRECHNUNGSDATEN( siehe S. 486) eingegeben, indem Sie dort ein neues
Beschäftigungsverhältnis erfassen.
Tätigkeit
Abteilungsnummer:
Angabe der Abteilung, in der ein Mitarbeiter tätig ist. Wurden bereits Abteilungen angelegt,
so kann über die Listbox eine Auswahl getroffen werden.
Öffnungs- und Arbeitszeiten:
Über den Menüpfad BERABEITEN - PARAMETER - SONSTIGE - ÖFFNUNGS- UND
ARBEITSZEITEN( siehe S. 261) können Öffnungs- und Arbeitszeitschemen hinterlegt
werden. Ein solches Schema kann in diesem Feld hinterlegt werden.
Position:
Hierbei handelt es sich um eine Eintragung bezüglich der Position des Mitarbeiters im
Unternehmen. Der Eintrag ist rein informativ.
Personalkennzeichen:
Kann für eine hausinterne Unterteilung der Mitarbeiter benutzt werden. Die Hinterlegung
kann maximal 3-stellig alphanumerisch erfolgen. Der Eintrag ist rein informativ.
Tarifgruppe:
Kann für die Zuordnung des Mitarbeiters zu einer Tarifgruppe benutzt werden. Die
Hinterlegung kann maximal 2-stellig alphanumerisch erfolgen. Der Eintrag ist rein
informativ.
Lohn-Abrechnungsdaten
In diesem Bereich erfolgt die Hinterlegung des Beschäftigungsverhältnisses und der
entsprechenden Vorgaben dafür.
Im oberen Bereich dieser Eingabemaske werden die Beschäftigungsverhältnisse
486
Lohnbuchhaltung
angezeigt. Im unteren Teil werden die Vorgaben zum jeweiligen Beschäftigungsverhältnis
eingegeben. Über eine Personalnummer ist es also möglich, einen Mitarbeiter zu
verwalten, der im laufenden Abrechnungsjahr aus dem Unternehmen austritt und zu
einem späteren Zeitpunkt im gleichen Abrechnungsjahr oder auch später die Tätigkeit
wieder aufnimmt.
Beachten Sie das Symbol in der Spalte Status.
Das Symbol
besagt, dass es in den Abrechnungsvorgaben im Datensatzstatus einen Hinweis für Sie
gibt.
Das Symbol
ist ein Warnhinweis. Solange die Abrechnungsvorgabe mit diesem Symbol
gekennzeichnet ist, kann für den Mitarbeiter keine Lohnabrechnung im Gültigkeitszeitraum
erstellt werden. Dieses Symbol resultiert aus fehlenden Vorgaben für die Ermittlung der
Sozialabgaben oder der Lohnsteuer. Eine so gekennzeichnete Vorgabe muss unbedingt
überarbeitet werden. In der Abrechnungsvorgabe im Datensatzstatus wird Ihnen
angezeigt, welche Vorgaben für die Abrechnung fehlen bzw. fehlerhaft sind.
Das Symbol
weist Sie auf eine Hinterlegung hin, welche sozialversicherungstechnisch nicht korrekt ist.
Eine so gekennzeichnete Vorgabe muss unbedingt überarbeitet werden.
Beachten Sie: Ändert sich für ein bestehendes Beschäftigungsverhältnis ab einem
bestimmten Datum eine oder mehrere Abrechnungsvorgaben, muss eine neue
Abrechnungsvorgabe mit dem Datum erfasst werden, ab welchem Zeitpunkt diese
Änderung für den Arbeitnehmer zum Tragen kommt. Die bereits bestehende
Abrechnungsvorgabe darf nicht geändert werden. Dies könnte eine Korrektur der
mit diesen Vorgaben abgerechneten Monate nach sich ziehen.
Beispiel:
Ein geringfügiges Beschäftigungsverhältnis wird zum 01.08. in eine Festanstellung
geändert. Dafür müssen neue Abrechnungsvorgaben, wie beispielsweise der
Beitragsgruppenschlüssel und die Einzugsstelle ab dem 01.08., hinterlegt werden. Dazu
gehen Sie über die Schaltfläche NEU / KOPIEREN und legen eine Abrechnungsvorgabe
mit den neuen Hinterlegungen an.
Wird für einen Mitarbeiter das erste Beschäftigungsverhältnis angelegt, wird in der ersten
Maske das Eintrittsdatum eingegeben.
487
Lohnbuchhaltung
Bestätigen Sie diese Eingabemaske mit der Schaltfläche WEITER, erhalten Sie die
Mitteilung, dass eine neue Beschäftigung mit dem Eintrittsdatum 01.07.2005 (laut obiger
Abbildung) angelegt wird. Der Abrechnungsvorgaben-Dialog für die Eintrittswerte wird
nach dem Betätigen der Schaltfläche FERTIGSTELLEN angezeigt.
Abrechnungsvorgaben
Für das aktuell geöffnete Beschäftigungsverhältnis werden hier die Vorgaben hinterlegt.
Gehen Sie dabei sehr sorgfältig vor, da dies die Basis für Ihre Lohnberechnung darstellt.
Eine bestehende Abrechnungsvorgabe kann zum Ändern aufgerufen werden.
Beachten Sie, dass diese Änderungen ab dem angegebenen Datum (Eintrag unter
"von Datum") Gültigkeit besitzen und daher gegebenenfalls zu
Abrechnungskorrekturen führen können.
Sollen Änderungen ab einem bestimmten Zeitpunkt Gültigkeit besitzen, muss über die
Schaltfläche
eine neue Abrechnungsvorgabe angelegt werden.
488
Lohnbuchhaltung
Im Kopfteil befinden sich drei Eingabefelder.
Datum
Das vorgegebene Datum wird angezeigt und kann im Bedarfsfall korrigiert werden.
Bei einem Austritt ist hier das Austrittsdatum einzutragen.
Art
Beim Anlegen der ersten Beschäftigung haben Sie hier die Wahl zwischen
• Eintritt / Wiedereintritt
• Ein- /Austritt am gleichen Tag
Beim Anlegen einer weiteren Beschäftigung haben Sie hier die Wahl zwischen
•
•
•
•
Eintritt / Wiedereintritt
Ein- /Austritt am gleichen Tag
Abrechnungsvorgabe
Austritt
Eintritt / Wiedereintritt wählen Sie, wenn es das erste Beschäftigungsverhältnis ist oder
in einem vorangegangenen Abrechnungsmonat das Beschäftigungsverhältnis beendet
wurde und nun wieder aufgenommen wird.
Ein- /Austritt am gleichen Tag wählen Sie, wenn der Tag des Eintritts gleich dem Tag
des Austritts ist.
Abrechnungsvorgabe wählen Sie, wenn Sie ab einem bestimmten Zeitpunkt eine andere
Vorgabe für die Abrechnung des Mitarbeiters beachten müssen z.B. einen
Krankenkassenwechsel,
eine
Änderung
der
Steuerklasse,
Änderung
des
Beitragsgruppenschlüssel etc. Liegt das Datum vor der aktuellen Abrechnungsperiode,
kann dies eine Korrektur bereits abgeschlossener Abrechnungsmonate nach sich ziehen.
Die Korrekturen auf Grund der geänderten Vorgaben werden vom System automatisch
vorgenommen.
Austritt wählen Sie, wenn das Beschäftigungsverhältnis endet.
Grund
Der
Grund
ist
immer
abhängig
von
der
ausgewählten
Art
des
Beschäftigungsverhältnisses. Bei den Arten "Eintritt / Wiedereintritt" und "Ein- /Austritt am
489
Lohnbuchhaltung
gleichen Tag" ist zwischen "Eingestellt" und "Systemwechsel" zu wählen. Wird Büro Plus
Lohn neu eingesetzt und war vorher ein anderes Softwareprogramm im Einsatz, muss der
Grund "Systemwechsel" hinterlegt werden.
Bei der Art "Abrechnungsvorgabe" ist automatisch der Grund "Änderung
Abrechnungsvorgabe" für Änderung der Abrechnungsvorgaben eingetragen.
der
Bei der Art "Austritt" stehen die Gründe "Entlassen", "Tod", "Insolvent" oder "Komplett
Storno" zur Verfügung.
Der untere Teil der Maske ist durch Register unterteilt. Über diese werden alle weiteren
beschäftigungsrelevanten Daten eingeben.
In den nachfolgenden Gliederungspunkten wird beschrieben, wie die Daten zum
Beschäftigungsverhältnis zu hinterlegen sind.
Weitere Schaltflächen:
Es wird eine Abrechnungsvorgabe für den Austritt angelegt. Hinterlegen Sie hier das
entsprechende Austrittsdatum und bestätigen Sie die Eingabe mit o.k.
Die markierte Abrechnungsvorgabe wird zum Ändern geöffnet.
Durch einen Doppelklick der Abrechnungsvorgabe gelangen Sie in den "Einseh-Modus".
Eine Veränderung der Daten ist nicht möglich. Es steht Ihnen allerdings auch hier die
Schaltfläche "Ändern" zur Verfügung, wodurch Sie vom Einseh- in den Änderungsmodus
wechseln können.
Allgemein / Tätigkeit
Allgemein
Hier können die Kennzeichen
•
•
•
•
•
War vor Eintrittsdatum arbeitslos
Befristeter Arbeitsvertrag von 4 Wochen (befreit für 4 Wochen von U1)
Ist ehemaliger Nicht-Versicherter (SGB V § 5 Abs. 1 Nr. 13)
Gesonderte Meldung nach § 194 Abs. 1 SGB VI absetzen
Haushaltsscheckverfahren / Minijob in Privathaushalt
ausgewählt werden.
Ist ehemaliger Nicht-Versicherter (SGB V § 5 Abs. 1 Nr. 13)
Dieses Kennzeichen steht für Beschäftigungsvorgaben ab dem 01.04.2007 oder später
zur Verfügung.
Information zur "Gesonderten Meldung nach § 194 Abs. 1 SGB VI" (Stand: 02.01.2008):
Für Arbeitnehmer, die einen Antrag auf Altersrente gestellt haben, ist auf deren Verlangen
vom Arbeitgeber seit 1. Januar 2008 eine gesonderte Meldung über das beitragspflichtige
490
Lohnbuchhaltung
Arbeitsentgelt abzugeben. Dadurch werden die Arbeitgeber zum einen von der bisherigen
Pflicht entbunden, im laufenden Rentenantragsverfahren noch nicht gezahlte
beitragspflichtige Einnahmen dem Rentenversicherungsträger im Voraus zu bescheinigen.
Zum anderen bleibt – ungeachtet dieser Entlastung – die zeitnahe Feststellung der
beantragten Altersrente gewährleistet.
Die gesonderte Meldung umfasst den Zeitraum, der im laufenden Jahr noch nicht
gemeldet wurde; dieser darf grundsätzlich nicht früher als mit dem letzten Tag des vierten
Kalendermonats vor Rentenbeginn enden. Aus den Angaben in der gesonderten Meldung
errechnet der Rentenversicherungsträger bei Anträgen auf Altersrente die
voraussichtlichen
beitragspflichtigen
Einnahmen
für
den
verbleibenden
Beschäftigungszeitraum bis zum Rentenbeginn (maximal drei Monate) auf der Basis der in
den letzten zwölf Kalendermonaten gemeldeten beitragspflichtigen Einnahmen.
Die Meldung ist mit dem Abgabegrund „57“ (Gesonderte Meldung nach § 194 Abs. 1 SGB
VI) zu erstatten. Sie ist vom Arbeitgeber mit der nächsten Lohn- und Gehaltsabrechnung
an die für den Arbeitnehmer zuständige Krankenkasse zu übermitteln.
Haushaltsscheckverfahren / Minijob in Privathaushalt
Wird das Haushaltsscheckverfahren angewendet und daher dieses Kennzeichen aktiviert,
erfolgt für diesen Mitarbeiter keine Meldung (Beitragsnachweise) an die
Bundesknappschaft.
Tätigkeit
Die
"Angaben
zur
Tätigkeit"
richten
sich
ausschließlich
nach
dem
Beschäftigungsverhältnis, welches zum Zeitpunkt der Sozialversichungsmeldung besteht,
also weder Funktionsbezeichnungen, die früher einmal zutrafen, noch zukünftige relevant
sind.
Der Tätigkeitsschlüssel A wird entsprechend der eingegebenen Tätigkeit eingetragen.
Grundlage dafür ist das amtliche Verzeichnis der Bundesanstalt für Arbeit. Eine Auswahl
wird auch im Programm zur Verfügung gestellt. Hier wird eine dreistellige Schlüsselzahl
eingetragen, welche die aktuelle Tätigkeit wie bspw. Buchhalter, Bürokauffrau etc.
bezeichnet.
Der Tätigkeitsschlüssel B ist zweistellig und gibt Auskunft über die Stellung im Beruf (B1)
und die Ausbildung (B2) des Arbeitnehmers. Auch hier steht Ihnen eine Liste zur
Verfügung, die folgende Auswahlmöglichkeiten bietet:
B1: Stellung im Beruf (Schlüssel B1)
In der linken Hälfte des Feldes B ist eine einstellige Schlüsselzahl einzutragen:
Vollzeitbeschäftigte:
0 - Auszubildender (Lehrling, Anlernling, Praktikant, Volontär)
1 - Arbeiter, der nicht als Facharbeiter tätig ist
2 - Arbeiter, der als Facharbeiter tätig ist
491
Lohnbuchhaltung
3 - Meister, Polier (gleichgültig ob Arbeiter oder Angestellter)
4 - Angestellter (aber nicht Meister im Angestelltenverhältnis)
7 - Heimarbeiter / Hausgewerbetreibender
Teilzeitbeschäftigte:
8- mit einer Wochenarbeitszeit von weniger als 18 Stunden
9- 18 Stunden und mehr, jedoch nicht vollzeitbeschäftigt
B2: Ausbildung (Schlüssel B2)
In der rechten Hälfte des Feldes B ist ebenfalls eine einstellige Schlüsselzahl einzutragen:
Volks-/ Hauptschule, mittlere Reife oder gleichwertige Schulbildung
1 - ohne abgeschlossene Berufsausbildung
2 - mit abgeschlossener Berufsausbildung
Abitur (Hochschulreife allgemein oder fachgebunden)
4 - mit abgeschlossener Berufsausbildung (abgeschlossene Lehr- oder Anlernausbildung,
Abschluss einer Berufsfach-/Fachschule)
5 - Abschluss einer Fachhochschule (frühere Bezeichnung: Höhere Fachschule)
6 - Hochschul-/Universitätsabschluss
7 - Ausbildung unbekannt, Angabe nicht möglich
Stunden pro Woche:
Hier erfolgt die Angabe der Gesamtstunden pro Woche zur Berechnung des Durchschnitts
bei Mitarbeitern ohne Stundenangabe in der Bruttolohnerfassung (Angestellte, Azubis,
etc.). Ist über den Menüpfad BEARBEITEN - PARAMETER - ABRECHNUNG ABRECHNUNGSVORGABEN
ABRECHNUNGSVORGABEN
GÜLTIG
AB
XX.XX.XXXX( siehe S. 243) über das Register "weitere Vorgaben" im Feld Stunden pro
Woche ein Wert hinterlegt, wird diese Vorgabe im Mitarbeiterdatensatz angeboten, welche
bei Bedarf natürlich geändert werden kann.
Betriebsstätte
Wurden Betriebsstätten unter BEARBEITEN - PARAMETER - ABRECHNUNG BETRIEBSSTÄTTEN( siehe S. 246) eingerichtet, so kann der Mitarbeiter durch Auswahl
über eine Listbox der entsprechenden Betriebsstätte zugeordnet werden.
Hauptbeschäftigung bzw. Nebentätigkeiten
Hat der Arbeitnehmer ein oder mehrere weitere sozialversicherungspflichtige
Beschäftigungsverhältnisse
bei
anderen
Arbeitgebern,
so
liegt
eine
Mehrfachbeschäftigung vor. Hier erfolgt die Hinterlegung der Beschäftigungsvorgaben für
weitere Beschäftigungsverhältnisse. Über die Schaltfläche NEU öffnet sich die
492
Lohnbuchhaltung
nachfolgende Erfassungsmaske.
Im Kopfteil wird die Bezeichnung für die weitere Tätigkeit angegeben. Handelt es sich
dabei um die Hauptbeschäftigung des Arbeitnehmers, ist die gleichnamige Option zu
aktivieren.
Über das Register "Bruttobezug" wird festgelegt, ob das Entgelt aus der weiteren
Beschäftigung bei der Beitragsermittlung herangezogen werden soll oder nicht. Muss das
Entgelt aus der weiteren Beschäftigung bei der Beitragsermittlung herangezogen werden,
so ist die Höhe des monatlichen Entgeltes und der Beitragsgruppenschlüssel unbedingt zu
hinterlegen.
Über das Register "Arbeitgeberanschrift" besteht die Möglichkeit, die Anschrift und die
Kommunikationsdaten des anderen Arbeitgebers zu erfassen.
Über das Register "Info" steht ein Eingabefeld mit den Funktionen des RichEdit zur
Eingabe von formatiertem Text zur Verfügung. Es dient der Aufnahme beliebiger
Informationen, die Sie zu der weiteren Beschäftigung hinterlegen möchten.
Tätigkeit
ALT - bis Ende 2006 relevant
Die
"Angaben
zur
Tätigkeit"
richten
sich
ausschließlich
nach
dem
Beschäftigungsverhältnis, welches zum Zeitpunkt der Sozialversichungsmeldung besteht,
also weder Funktionsbezeichnungen, die früher einmal zutrafen, noch zukünftige relevant
sind.
Der Tätigkeitsschlüssel A wird entsprechend der eingegebenen Tätigkeit eingetragen.
Grundlage dafür ist das amtliche Verzeichnis der Bundesanstalt für Arbeit. Eine Auswahl
wird auch im Programm zur Verfügung gestellt. Hier wird eine dreistellige Schlüsselzahl
eingetragen, welche die aktuelle Tätigkeit wie bspw. Buchhalter, Bürokauffrau etc.
bezeichnet.
Der Tätigkeitsschlüssel B ist zweistellig und gibt Auskunft über die Stellung im Beruf (B1)
und die Ausbildung (B2) des Arbeitnehmers. Auch hier steht Ihnen eine Liste zur
Verfügung, die folgende Auswahlmöglichkeiten bietet:
493
Lohnbuchhaltung
B1: Stellung im Beruf (Schlüssel B1)
In der linken Hälfte des Feldes B ist eine einstellige Schlüsselzahl einzutragen:
Vollzeitbeschäftigte:
0 - Auszubildender (Lehrling, Anlernling, Praktikant, Volontär)
1 - Arbeiter, der nicht als Facharbeiter tätig ist
2 - Arbeiter, der als Facharbeiter tätig ist
3 - Meister, Polier (gleichgültig ob Arbeiter oder Angestellter)
4 - Angestellter (aber nicht Meister im Angestelltenverhältnis)
7 - Heimarbeiter / Hausgewerbetreibender
Teilzeitbeschäftigte:
8- mit einer Wochenarbeitszeit von weniger als 18 Stunden
9- 18 Stunden und mehr, jedoch nicht vollzeitbeschäftigt
B2: Ausbildung (Schlüssel B2)
In der rechten Hälfte des Feldes B ist ebenfalls eine einstellige Schlüsselzahl einzutragen:
Volks-/ Hauptschule, mittlere Reife oder gleichwertige Schulbildung
2 - mit abgeschlossener Berufsausbildung
Abitur (Hochschulreife allgemein oder fachgebunden)
4 - mit abgeschlossener Berufsausbildung (abgeschlossene Lehr- oder Anlernausbildung,
Abschluss einer Berufsfach-/Fachschule)
5 - Abschluss einer Fachhochschule (frühere Bezeichnung: Höhere Fachschule)
6 - Hochschul-/Universitätsabschluss
7 - Ausbildung unbekannt, Angabe nicht möglich
Stunden pro Monat:
Hier erfolgt die Angabe der Gesamtstunden pro Monat zur Berechnung des Durchschnitts
bei Mitarbeitern ohne Stundenangabe in der Bruttolohnerfassung (Angestellte, Azubis,
etc.). Ist über den Menüpfad BEARBEITEN - PARAMETER - ABRECHNUNG ABRECHNUNGSVORGABEN - ABRECHNUNGSVORGABEN GÜLTIG AB XX.XX.XXXX
über das Register "weitere Vorgaben" im Feld Stunden pro Monat ein Wert hinterlegt,
wird diese Vorgabe im Mitarbeiterdatensatz angeboten, welche bei Bedarf natürlich
geändert werden kann.
Betriebsstätte
494
Lohnbuchhaltung
Wurden Betriebsstätten unter BEARBEITEN - PARAMETER - ABRECHNUNG BETRIEBSSTÄTTEN eingerichtet, so kann der Mitarbeiter durch Auswahl über eine
Listbox der entsprechenden Betriebsstätte zugeordnet werden.
Nebentätigkeiten
Hat der Arbeitnehmer ein oder mehrere weitere sozialversicherungspflichtige
Beschäftigungsverhältnisse
bei
anderen
Arbeitgebern,
so
liegt
eine
Mehrfachbeschäftigung vor. Hier erfolgt die Hinterlegung der Beschäftigungsvorgaben für
weitere Beschäftigungsverhältnisse. Über die Schaltfläche NEU öffnet sich die
nachfolgende Erfassungsmaske.
Im Kopfteil wird die Bezeichnung für die weitere Tätigkeit angegeben. Handelt es sich
dabei um die Hauptbeschäftigung des Arbeitnehmers, ist die gleichnamige Option zu
aktivieren.
Über das Register "Bruttobezug" wird festgelegt, ob das Entgelt aus der weiteren
Beschäftigung bei der Beitragsermittlung herangezogen werden soll oder nicht. Muss das
Entgelt aus der weiteren Beschäftigung bei der Beitragsermittlung herangezogen werden,
so ist die Höhe des monatlichen Entgeltes und der Beitragsgruppenschlüssel unbedingt zu
hinterlegen.
Über das Register "Arbeitgeberanschrift" besteht die Möglichkeit, die Anschrift und die
Kommunikationsdaten des anderen Arbeitgebers zu erfassen.
Informationen, die Sie zu der weiteren Beschäftigung hinterlegen möchten.
Lohn
Stundenlohn / Gehalt (Beträge in EUR)
Gehalt:
Der hier angegebene Betrag wird bei der Bruttolohnerfassung als Vorschlag übernommen,
wenn eine Lohnart "Gehalt" aufgerufen wird.
Stundenlohn 1 bis 6:
Dieser Betrag wird in die Bruttolohnerfassung als Vorschlag übernommen, wenn eine
495
Lohnbuchhaltung
Lohnart "Stundenlohn 1" ... "Stundenlohn 6" aufgerufen wird.
Eine Abänderung dieser vorgeschlagenen Werte ist in der Bruttolohnerfassung jederzeit
möglich.
Steuer
Lohnsteuerkarte (././...)
Lohnsteuerart:
Aus der Listbox wählen Sie die zutreffende Steuerart aus. Dabei wird zwischen
•
•
•
•
Lohnsteuerkarte liegt nicht vor
Lohn- und Kirchensteuerfrei
Geringfügigbeschäftigte (Aushilfen) und
Lohnsteuerkarte liegt vor
unterschieden.
Wird beispielsweise für einen steuerpflichtigen Arbeitnehmer, welcher seine Steuerkarte
bisher nicht vorgelegt hat, der Eintrag "Lohnsteuerkarte liegt nicht vor" gewählt, ist im Feld
Lohnsteuerklasse automatisch die Klasse 6 hinterlegt.
Pauschale Lohnsteuer-Gruppe:
Hier erfolgt die Wahl des Steuersatzes für pauschale Besteuerung. Ein pauschaler
Steuersatz kann nur gewählt werden, wenn die Lohnsteuerart " Geringfügigbeschäftigte
(Aushilfen)" eingetragen ist.
Eine geringfügig entlohnte Beschäftigung liegt vor, wenn das Arbeitsentgelt regelmäßig im
Monat 400,00 Euro nicht überschreitet.
Über den Menüpfad BEARBEITEN - PARAMETER - ABRECHNUNG ABRECHNUNGSVORGABEN
ABRECHNUNGSVORGABEN
GÜLTIG
AB
XX.XX.XXXX( siehe S. 243) über das Register "pauschale Sätze" können sie die
Vorgaben für die pauschalen Lohnsteuersätze prüfen oder anpassen.
Lohnsteuerklasse:
Haben Sie die Lohnsteuerart "Lohnsteuerkarte liegt vor" eingestellt, wählen Sie aus der
Listbox die entsprechende Steuerklasse. Vermerkt sind diese auf der Lohnsteuerkarte des
Arbeitnehmers.
496
Lohnbuchhaltung
Lohnsteuertabelle:
Um den Neuregelungen des § 10c EStG gerecht zu werden, haben Sie ab 01.01.2008 die
Möglichkeit zwischen folgenden Lohnsteuertabellen zu wählen:
• 0 Normale Lohnsteuertabelle
• 1 Erhöhte Lohnsteuertabelle: für den Arbeitnehmer wird die gekürzte
Vorsorgepauschale angewandt (§10c Abs 3 EStG)
• 2 Erhöhte Lohnsteuertabelle (lt. JStG 2008 mit ungekürzter Vorsorgepauschale): für
den Arbeitnehmer wird die gekürzte Vorsorgepauschale nach dem Recht 2008
angesetzt (§ 10c Abs. 3 EStG n.F.), jedoch bei der Günstigerprüfung die ungekürzte
Vorsorgepauschale nach dem Recht bis 2004 berücksichtigt ( § 10c Abs. 2 EStG a.F.)
Gemeindeschlüssel:
Das Feld Gemeindeschlüssel wird für die Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung an
das Finanzamt benötigt. Zur Eintragung im Feld verwenden Sie bitte den
Gemeindeschlüssel, welcher auf der Lohnsteuerkarte des Mitarbeiters angegeben ist.
Finanzamtnummer:
Die vierstellige Finanzamtnummer finden Sie auch auf der Lohnsteuerkarte.
Zuständiges Finanzamt:
Angabe des für den Mitarbeiter zuständigen Finanzamtes.
Ausstellungsort:
Angabe des Ausstellungsort der Lohnsteuerkarte.
Anzahl der Kinderfreibeträge:
Hier erfolgt die Hinterlegung der Anzahl der Kinderfreibeträge. Tragen Sie den auf der
Lohnsteuerkarte vermerkten Freibetrag ein. Die Lohnsteuerkarte ist für den Arbeitgeber
bindend. Mögliche Eingaben sind: Von 0,5 bis 9,5. Der Eintrag 0,5 entspricht einem
halben Kinderfreibetrag.
Freibetrag (im Monat)/(Jahr):
Hier erfassen Sie den auf der Lohnsteuerkarte eingetragenen Jahres- bzw.
Monatsfreibetrag. Der Freibetrag vermindert die Berechnungsgrundlage zur Berechnung
der Lohnsteuer. Das Steuerbrutto wird aber ohne Abzug des Freibetrags ausgewiesen.
Hinzurechnungsbet. (Monat)/(Jahr):
Aufgrund des Steuerbereinigungsgesetztes von 1999 kann beim Bestehen von mehreren
Arbeitsverhältnissen ein Hinzurechnungsbetrag auf der Lohnsteuerkarte eingetragen
werden. Dieser führt zu einer Berechnung, ähnlich wie dem Freibetrag, nur in einer
umgekehrten Weise.
Der Hinzurechnungsbetrag, welcher auf der Lohnsteuerkarte eingetragen ist, wird in
dieses Feld übernommen. Bei dieser Konstellation (Hinzurechnungsbetrag/zweite
Lohnsteuerkarte) ist zu beachten, dass der Arbeitgeber für den Mitarbeiter keinen
497
Lohnbuchhaltung
Jahresausgleich durchführen darf.
Auf der rechten Seite in diesem Bereich stehen Ihnen mehrere Kennzeichen zur
Verfügung. Diese Felder sind aktiv, wenn ein Häkchen gesetzt ist.
Lohnsteuerjahresausgleichskennzeichen:
Beschäftigen Sie am Jahresende zehn oder mehr Mitarbeiter, so sind Sie verpflichtet,
einen Lohnsteuerjahresausgleich durchzuführen. Arbeitgeber mit weniger als zehn
Mitarbeiter sind von der Durchführung freigestellt. Führt der Arbeitgeber den
Lohnsteuerjahresausgleich durch, so heißt dies nicht automatisch, dass für jeden
Mitarbeiter der Ausgleich durchzuführen ist.
Der Lohnsteuerjahresausgleich ist z.B. nicht vorzunehmen, wenn der Mitarbeiter innerhalb
des Jahres
•
•
•
•
•
•
nicht durchgehend beschäftigt war,
in die Steuerklasse III oder IV gewechselt hat,
einmal nach Steuerklasse V oder VI versteuert wurde,
auf der Lohnsteuerkarte des Arbeitnehmers ein Hinzurechnungsbetrag eingetragen ist,
sowohl nach der allgemeinen als auch nach der besonderen Tabelle versteuert wurde,
die Voraussetzungen für den Eintrag von Unterbrechungstagen auf der
Lohnsteuerkarte erfüllt ist,
• dem Arbeitgeber zum Zeitpunkt des Lohnsteuerjahresausgleichs die Lohnsteuerkarte
nicht vorliegt.
Weitere Informationen dazu holen Sie bitte bei Ihrem Steuerberater oder Ihrem
zuständigen Finanzamt ein.
Kammerbeitragskennzeichen:
Wird nur in den Bundesländern Saarland und Bremen benötigt. Die Vorgaben für die
eigentliche Berechnung des Kammerbeitrages werden über den Menüpfad BEARBEITEN
PARAMETER
ABRECHNUNG
ABRECHNUNGSVORGABEN
ABRECHNUNGSVORGABEN GÜLTIG AB XX.XX.XXXX( siehe S. 243) über das
Register "Kirchen.-St./Soli./Kammer." vorgenommen.
Alterskennzeichen:
Das Alterskennzeichen wird aktiviert, wenn das 65. Lebensjahr in dem Jahr vollendet
wurde, in dem der Lohnzahlungszeitraum endet. Ansonsten bleibt dieses Feld inaktiv. Das
Kennzeichen
bewirkt
eine
besondere
Lohnsteuerberechnung,
andere
Vorsorgepauschalen und Freibeträge.
Minijob im Privathaushalt:
Dieses Kennzeichen steht nur zur Verfügung, wenn als Lohnsteuerart "Geringfügig
Beschäftigte (Aushilfe)" gewählt wurde. Die Abrechnung folgt analog den Mitarbeitern
außerhalb von Privathaushalten mit dem Unterschied, dass für Privathaushalte ein
ermäßigter pauschaler Kranken- und Rentenversicherungssatz gilt. Dieser ist unter
Menüpfad BEARBEITEN - PARAMETER - ABRECHNUNG - SYSTEMVORGABEN
hinterlegt.
498
Lohnbuchhaltung
Konfession (..)
Hier definieren Sie die Kirchensteuerpflicht. Diese ist auf der Steuerkarte des
Arbeitnehmers festgelegt. Beachten Sie bei den Angaben, dass unter Umständen auch
die Konfession des Ehegatten anzugeben ist, da in manchen Bundesländern bei
konfessionsverschiedener
Ehe
die
einbehaltene
Kirchensteuer
bei
der
Lohnsteueranmeldung auf beide Konfessionen aufgeteilt werden muss.
Versorgungsbezüge
Jahr: hier ist das Jahr einzutragen, in dem erstmalig Versorgungsbezüge gezahlt wurden.
Die Jahreszahl wird in die Lohnsteuerbescheinigung übernommen
Versorgungsbezug: tragen Sie hier den Betrag ein, der im ersten vollen Monat im ersten
Jahr des Versorgungsbezuges bezahlt wurde
In einem Informationsfeld wird Ihnen die daraus resultierende Bemessungsgrundlage
angezeigt, die automatisch in die Lohnsteuerbescheinigung übernommen wird.
Sonderzahlungen: Wurden im Kalenderjahr des Versorgungsbeginns Sonderzahlungen
geleistet, ist die Höhe hier einzutragen
SV-Angaben
Über dieses Datenblatt werden weitere Vorgaben in Bezug auf die Sozialversicherung
hinterlegt.
Personengruppe (...)
Personengruppe:
Nehmen Sie hier
Personengruppe vor.
die
Zuordnung
des
Arbeitnehmers
in
die
entsprechende
Je nach gewählter Personengruppe stehen noch folgende Kennzeichen zur Verfügung:
Niedriglohnkennzeichen (mit Gleitzonenprüfung): Ist dieses Kennzeichen aktiviert wird der
Mitarbeiter aufgrund der Gleitzonenregelung abgerechnet.
Geringverdienerkennzeichen: Dieses Kennzeichen setzen Sie aktiv, wenn es sich bei dem
Mitarbeiter um einen Geringverdiener handelt. Der gültige Wert für die
Geringverdienergrenze wird über den Menüpfad BEARBEITEN - PARAMETER ABRECHNUNG - SYSTEMVORGABEN vorgegeben.
Für Personengruppe 105 und 108 steht das Kennzeichen "Kein freiwilliger AG
KV-Zuschuss" zur Verfügung.
Für Studenten steht das Kennzeichen "Studentische Pflichtversicherung zur Verfügung.
Wenn Sie dieses Kennzeichen aktivieren, wird kein Beitrag zur Krankenversicherung
berechnet.
Für Mitarbeiter, die nicht der Sozialversicherungspflicht unterliegen, stehen folgende
Personengruppen zur Verfügung:
Personengruppe 900 SV-freier Arbeitnehmer
499
Lohnbuchhaltung
Personengruppe 901 SV-freier Gesellschafter/Geschäftsführer
Personengruppe 902 Studenten mit Besitzstandswahrung
Personengruppe 903 Nicht SV-pflichtiges Praktikum
Personenstatus:
Für den Personenstatus kann einer der folgende Werte hinterlegt werden:
• (Keiner)
• 1 Ehegatte/Lebenspartner/Verwandter oder Verschwägerter des Arbeitgebers in
gerader Linie bis zum zweiten Grad
• 2 Geschäftsführender Gesellschafter einer GmbH
Trifft der Sachverhalt 1 oder 2 zu, so wählen Sie den entsprechenden Eintrag. Ansonsten
ist die Vorgabe (Keiner) einzutragen.
Rentenart
Es kann zwischen folgenden Einträgen gewählt werden:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
0 Kein Rentenantrag, kein Rentenbezug
1 Rentenantrag
2 Rente wegen teilweiser Erwerbsminderung
3 Rente wegen voller Erwerbsminderung
4 Altersvollrenten
5 Altersteilrenten
6 Hinterbliebenenrenten
7 Erziehungsrenten
8 Rente für Bergleute/Knappschaftsausgleichsleistung
9 Altersrente, vorzeitige Altersrente, Landabgaberente
Das Programm führt eine Plausibilitätsprüfung für die gewählte Kombination zwischen
Rentenart und Beitragsgruppenschlüssel durch. Wird eine nicht zulässige Kombination
gewählt, erfolgt ein entsprechender Hinweis.
Einige Beispiele:
Die Abrechnung von Arbeitnehmern mit dem Personengruppenschlüssel 119
"Versicherungsfreie Altersvollrentner oder Versorgungsbezieher wegen Alters" ist nur mit
folgenden Beitragsgruppenschlüssel möglich:
KV: 0, 3 oder 9
RV: 3
AV: 2 und in Sonderfällen mit 0 und 1
PV: 0, und 1 und in Sonderfällen mit 2
Personengruppe 105 Praktikanten (Praktikant ist nicht versicherungsfrei)
Für die Abrechnung von Praktikanten mit dem Beitragsgruppenschlüssel 0000 und der
Personengruppe 105 steht Ihnen das Kennzeichen "kein freiwilliger AG KV Zuschuss" zur
500
Lohnbuchhaltung
Verfügung. Wird dieses Kennzeichen aktiviert, werden keine Beträge zur freiwilligen
KV/PV berechnet und keine Umlage.
Für die Personengruppe 105 steht das Kennzeichen "Ohne Bezüge (Abrechnung über 1
% der Bezugsgröße lt. SGB VI § 1 und SGB III § 342)" zur Verfügung.
Die Abrechnung von SV-freien Praktikanten erfolgt über den Personengruppenschlüssel
903.
Die Abrechnung von Studenten mit studentischer Pflichtversicherung erfolgt mit dem
Beitragsgruppenschlüssel 0100 und der Personengruppe 101. Dafür steht Ihnen im
Mitarbeiterdatensatz über das Register "Lohn - Abrechnungsdaten" in den
Abrechnungsvorgaben
SV-Angaben
das
Kennzeichen
"Studentische
Pflichtversicherung" zur Verfügung. Wird dieses Kennzeichen aktiviert, werden keine
Beträge zur freiwilligen KV/PV berechnet.
Beitragsgruppenschlüssel (....)
Der Beitragsgruppenschlüssel wird zur Kontrolle angezeigt. Über die nachfolgenden
Menüpunkte passen Sie den Beitragsgruppenschlüssel dem jeweiligen Mitarbeiter an.
Krankenversicherung:
Hier wird das entsprechende Kennzeichen für den Pflichtbeitrag hinterlegt, welcher für den
Arbeitnehmer abzuführen ist. Ist der Arbeitnehmer jedoch freiwillig versichert, so wählen
Sie den Eintrag 0 oder 9.
• 0 muss gewählt werden, wenn der Arbeitnehmer die Beiträge selbst abführt
• 9 muss gewählt werden, wenn die Beiträge durch das Unternehmen abgeführt werden.
Ist der Arbeitnehmer privat versichert, wählen Sie die 0.
Die Beitragssätze selbst werden über den Bereich STAMMDATEN - EINZUGSSTELLEN(
siehe S. 522) in der jeweiligen Einzugsstelle (Krankenkasse) über das Register
"Beitragssätze" hinterlegt.
Haben Sie Arbeitnehmer, die eine geringfügige Alleinbeschäftigung ausüben, muss das
Kennzeichen 6 "Pauschalbetrag für geringfügig Beschäftigte" eingetragen werden. Der
gültige Prozentsatz für diese Pauschalabgabe wird über den Menüpfad BEARBEITEN PARAMETER - ABRECHNUNG - SYSTEMVORGABEN( siehe S. 242) vorgegeben.
Rentenversicherung:
Standardmäßig ist hier der Schlüssel 1 einzutragen. Sollte ein Arbeitnehmer nicht der
Sozialversicherungspflicht unterliegen, wählen Sie den Schlüssel 0. Der Schlüssel 0 ist
auch zu wählen, wenn die Beiträge zur Rentenversicherung nicht an die
Pflichtkrankenkasse sondern an eine Versorgungseinrichtung abgeführt werden. In dem
Fall ist dann das Kennzeichen "Entrichtung von Beträgen an berufsständische
Versorgungseinrichtungen" zu aktivieren. Der Arbeitgeberzuschuss, welcher an diese
Versorgungseinrichtung abgeführt wird, kann als Vertragsart hinterlegt werden, damit
dieser automatisch in der Lohnabrechnung beachtet wird. Vertragsarten können über den
Bereich STAMMDATEN - MITARBEITER - LOHN-ABRECHNUNGSDATEN - Daten zum
501
Lohnbuchhaltung
Beschäftigungsverhältnis - Vertragsabzüge eingerichtet werden.
Haben Sie Arbeitnehmer, die eine geringfügige Alleinbeschäftigung ausüben, hinterlegen
Sie das Kennzeichen 5 für die Berechnung eines Pauschalbetrages. Der gültige
Prozentsatz für diese Pauschalabgabe wird über den Menüpfad BEARBEITEN PARAMETER - ABRECHNUNG - SYSTEMVORGABEN( siehe S. 242) vorgegeben:
Freiwillige pauschale RV-Zuzahlung
Verzichtet ein Arbeitnehmer, der eine geringfügige Alleinbeschäftigung ausübt, auf die
SV-Freiheit, ist für die Rentenversicherung das Kennzeichen 1 zu setzen und die Option
"Freiwillige pauschale RV-Zuzahlung" zu aktivieren. Gleiches gilt für Arbeitnehmer in der
Gleitzone, wenn die Rentenbeiträge vom gesamten sozialversicherungspflichtigen Entgelt
berechnet werden sollen.
Arbeitslosenversicherung:
Hier geben Sie an, ob eine Pflichtversicherung in der Arbeitslosenversicherung vorliegt.
Pflegeversicherung:
Hinterlegen Sie den entsprechenden Schlüssel für die Pflegeversicherung.
Bei freiwillig in der gesetzlichen Krankenversicherung versicherten Personen ist die
Pflegeversicherung - unabhängig davon, ob für die Krankenversicherung der Schlüssel “0”
oder “9” verwendet wird - stets mit “1” oder “2” zu verschlüsseln, wenn
Versicherungspflicht in der sozialen Pflegeversicherung besteht. Der Schlüssel "0" für die
Pflegeversicherung kommt nur für solche Personen in Betracht, die in der privaten
Pflegeversicherung versichert oder die geringfügig beschäftigt sind. Entsprechendes gilt
für Personen, die weder in der sozialen noch in der privaten Pflegeversicherung versichert
sind.
Kennzeichen
"Nachweis
der
Elterneigenschaft
Beitragszuschlagspflicht liegt vor (nach KiBG)":
zur
Befreiung
von
der
Ist für den Arbeitnehmer ein Kinderfreibetrag hinterlegt, dann ist diese Option automatisch
aktiviert und kann nicht bearbeitet werden. Ist auf der Steuerkarte kein Kinderfreibetrag
eingetragen und es besteht die Elterneigenschaft, dann muss der Arbeitnehmer einen
anerkannten Nachweis vorlegen. Dies kann z. B. sein:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Geburtsurkunde bzw. internationale Geburtsurkunde
Abstammungsurkunde
Auszug aus dem Geburtenbuch des Standesamtes
Auszug aus dem Familienbuch / Familienstammbuch
steuerliche Lebensbescheinigung des Einwohnermeldeamtes
Vaterschaftsanerkennungs- und Vaterschaftsfeststellungsurkunde
Adoptionsurkunde
Kindergeldbescheid der Bundesagentur für Arbeit - FamilienkasseErziehungsgeldbescheid
Einkommensteuerbescheid (Berücksichtigung eines Kinderfreibetrages)
Sterbeurkunde des Kindes
502
Lohnbuchhaltung
• Bescheinigung über den Bezug von Mutterschaftsgeld
Weitere Kennzeichen:
"Ohne Bezüge (Abrechnung über 1 % der Bezugsgröße laut SGB VI §162 Nr. 1 und SGB
III § 342)"
"Geringverdienerkennzeichen"
"Beitragstragung aufgrund Mob-AQTIV-Gesetz vom 10.12.2001 (SV- Beiträge werden
vollständig vom Träger der Einrichtung übernommen)": dieses Kennzeichen steht zur
Verfügung, wenn das Geringverdienerkennzeichen aktiviert wurde. Dieses Kennzeichen
bewirkt, dass die SV-Beiträge vollständig vom Arbeitgeber übernommen werden.
"Niedriglohnkennzeichen (mit Gleitzonenprüfung)"
"Verzicht auf die Gleitzonenregelung in der RV"
"Umlage abführen": Dieses Kennzeichen steht nur zur Verfügung, wenn Personengruppe
900, 901, 902 oder 903 ausgewählt wurde.
Die gültigen Beitragssätze für die Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung werden
über den Menüpfad BEARBEITEN - PARAMETER - ABRECHNUNG SYSTEMVORGABEN( siehe S. 242) vorgegeben.
Einzugsstellen
Auf diesem Datenblatt wird die Einzugsstelle für die Pflichtbeiträge zur
Sozialversicherung, bei welcher der Mitarbeiter versichert ist, die Vorgaben für eine
freiwillige oder private Krankenversicherung und die Arbeitnehmerumlage hinterlegt. Die
Einzugsstellen selbst werden über den Bereich STAMMDATEN - EINZUGSSTELLEN(
siehe S. 522) definiert. In allen Bereichen dieses Datenblattes stehen Ihnen folgende
Suchfunktionen für das Feld Einzugsstellennummer zur Verfügung:
Mittels der kleinen Pfeiltaste öffnet sich die Übersicht der Einzugsstellen, in der Sie mit
Hilfe eines Scrollbalkens die gewünschte Einzugsstelle suchen können.
Mittels der Lupe öffnet sich eine Suchmaske, in welcher nach der Einzugsstellennummer,
Suchbegriff. Name 2, Postleitzahl, Ort und Telefon 1 gesucht werden kann. Haben Sie die
gewünschte Einzugsstelle gefunden, wird mit der Schaltfläche "ÜBERNEHMEN" die
Einzugsstelle in den Mitarbeiterdatensatz eingetragen.
Die drei Punkte öffnen den Stammdatenbereich Einzugsstellen mit allen Funktionen, die
Ihnen auch direkt in diesem Stammdatenbereich zur Verfügung stehen. Es besteht also
die Möglichkeit, direkt aus dem Mitarbeiterdatensatz heraus bei Bedarf bestehende
Einzugsstellendatensätze zu bearbeiten oder eine neue Einzugsstelle anzulegen.
Die Schaltfläche "ÜBERNEHMEN" bewirkt auch hier die Übernahme der selektierten
Krankenkasse in das Feld Einzugsstellennummer.
503
Lohnbuchhaltung
Einzugsstelle für Sozialversicherungsbeiträge
Einzugsstellennummer:
Legen Sie hier fest, bei welcher Krankenkasse der Mitarbeiter pflichtversichert ist.
Freiwillige / private Krankenversicherung
Ist im Beitragsguppenschlüssel für die Krankenversicherung der Schlüssel 0 hinterlegt,
können hier die Optionen
• Hauptberuflich selbstständig
• Privat krankenversicherter Arbeitnehmer
• Arbeitgeberzuschuss richtet sich nach Entgelt des Arbeitnehmers
gewählt werden.
Ist ein Arbeitnehmer privat versichert und die Option "Privat krankenversicherter
Arbeitnehmer" ist aktiviert, stehen weitere Eingabefelder zur Verfügung:
• KV-Beitrag (mtl. gesamt AN) - Arbeitgeberzuschuss
• PV-Beitrag (mtl. gesamt AN) - Arbeitgeberzuschuss
Für die Berechnung des Beitragszuschusses wird für Privat krankenversicherte
Arbeitnehmer der durchschnittliche allgemeine Beitragssatz herangezogen, den das
BMGS nach § 245 SGB V feststellt. Seit 1. Januar 2002 gilt dieser durchschnittliche
Beitragssatz entgegen der Vorjahre, einheitlich im Rechtskreis West und Ost. Im Jahr
2005 beträgt dieser durchschnittliche Beitragssatz 13,3 % Bemessungsgrundlage für den
Beitragszuschuss für Privat krankenversicherte Arbeitnehmer ist das monatliche
Arbeitsentgelt bis zur jeweiligen Beitragsbemessungsgrenze.
Der maximale Höchstzuschuss zur privaten Krankenversicherung beträgt z.B.: ab 1.
Januar 2007:
6,65 % von 3.562,50 EUR = 236,90 EUR.
Der Arbeitnehmer erhält als Beitragszuschuss jedoch höchstens die Hälfte des Betrages,
den er für seine private Krankenversicherung aufwendet. Da sich der Beitragszuschuss
am Arbeitsentgelt orientiert, besteht für Zeiten ohne Arbeitsentgelt kein Anspruch auf den
Beitragszuschuss (z. B. Arbeitsunfähigkeit ohne Anspruch auf Entgeltfortzahlung,). Hierbei
wird eine entsprechend gekürzte Beitragsbemessungsgrenze zugrunde gelegt. Lediglich
für Zeiten des unbezahlten Urlaubs, der Arbeitsbummelei sowie für Zeiten des
Arbeitskampfes wird der Beitragszuschuss aus dem Arbeitsentgelt unter Berücksichtigung
der ungekürzten monatlichen Beitragsbemessungsgrenze berechnet.
Anmerkung:
Beiträge für Familienangehörige sind bei der Bemessung des Beitragszuschusses zu
berücksichtigen, wenn für diese ein Anspruch auf Familienversicherung in der
Gesetzlichen Krankenversicherung bestehen würde.
Ist im Beitragsguppenschlüssel für die Krankenversicherung
"Firmenzahler" hinterlegt, kann hier die Option
504
der
Schlüssel
9
Lohnbuchhaltung
• Arbeitgeberzuschuss richtet sich nach Entgelt des Arbeitnehmers
gewählt werden.
Ist dieses Kennzeichen nicht aktiviert, ist die Beitragsbemessungsgrenze die Grundlage
für die Berechnung.
Freiwillig in der gesetzlichen Krankenversicherung versicherte Beschäftigte, die nur wegen
Überschreitens der Jahresarbeitsentgeltgrenze versicherungsfrei sind, erhalten von ihrem
Arbeitgeber als Beitragszuschuss die Hälfte des Beitrages, der für einen
versicherungspflichtig Beschäftigten bei der Krankenkasse, bei der die Mitgliedschaft
besteht, vom Arbeitgeber zu tragen wäre, höchstens jedoch die Hälfte des Betrages, den
sie bei der Anwendung des allgemeinen Beitragssatzes tatsächlich zu zahlen haben.
Bestehen innerhalb desselben Zeitraums mehrere Beschäftigungsverhältnisse, sind die
beteiligten Arbeitgeber anteilig nach dem Verhältnis der Höhe der jeweiligen
Arbeitsentgelte zur Zahlung des Beitragszuschusses verpflichtet.
Beachten Sie, dass es für freiwillig versicherte Arbeitnehmer, die der
Sozialversicherungspflicht unterliegen, erforderlich ist, auch eine Pflichtkrankenkasse zu
hinterlegen. An diese Krankenkasse werden die Beiträge zur Renten- und
Arbeitslosenversicherung abgeführt.
Umlage
Aufgrund der gesetzlichen Bestimmungen ab 01.01.2006 werden die Angaben zur
Umlage nicht mehr bei den einzelnen Mitarbeitern hinterlegt. Die notwendigen Angaben
hinterlegen
Sie
unter:BEARBEITEN
PARAMETER
ABRECHNUNG
ABRECHNUNGSVORGABEN( siehe S. 243)- Register "weitere Vorgaben" - Eintrag:
Vorgabe für Umlagepflicht (gültig ab 01.01.2006). Die Beitragssätze hinterlegen Sie in den
Stammdaten( siehe S. 406) der einzelnen Einzugsstellen über das Register
"Beitragssätze".
Beim einzelnen Mitarbeiter steht Ihnen das Kennzeichen "Von der Umlage 1 befreit, laut
Gesetz über den Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen für Entgeltfortzahlungen - § 11
Ausnahmevorschrift (z.B. Heimarbeiter, etc. )" zur Verfügung:
Vertragsabzüge
Für
jeden
Mitarbeiter
können
mehrere
Verträge
(z.B.
VWL-Verträge,
Direktversicherungen, etc.) hinterlegt werden. Über die Schaltfläche NEU kann ein neuer
Vertrag angelegt werden.
505
Lohnbuchhaltung
Im Kopfteil wird die Bezeichnung des Vertrages hinterlegt.
Beachten Sie, die Bezeichnung wird auf dem Ausdruck der Lohntasche unter den
Nettobezügen mit dem entsprechenden Betrag als Nettoabzug dargestellt. Sie
sollten deshalb eine sinnvolle Bezeichnung vergeben.
Vertragsart:
Hier hinterlegen Sie, um welche Art Vertrag es sich bei dem jeweiligen Vertrag handelt.
Dabei stehen Ihnen die Vertragsarten
•
•
•
•
•
VWL-Vertrag mit 10 % Zulage
VWL-Vertrag mit 20 % Zulage
Anderer VWL-Vertrag
Arbeitnehmerbeitrag zur freiwilligen / privaten KV und PV
RV-Beitrag an berufsständische Versorgungseinrichtung: der hier hinterlegte Beitrag
wird automatisch in der Nettolohnberechnung bei der Ermittlung des AG-Zuschusses
berücksichtigt
• anderer Vertrag
zur Verfügung.
Beachten Sie: Eine Vertragsart muss unbedingt zugeordnet sein, wenn dieser
Vertrag in die Lohnabrechnung einfließen soll. Auch wenn alle anderen Felder
korrekt belegt sind, die Vertragsart aber auf "keiner" steht, wird dieser
Vertragsabzug nicht in die Abrechnung einbezogen.
Betrag:
Den Betrag für den jeweiligen Vertrag geben Sie an dieser Stelle ein. Der hinterlegte
Betrag wird direkt in die Lohnabrechnung übernommen und als Nettoabzug berücksichtigt,
ohne dass dafür eine Lohnart aufgerufen wird.
Abrechnungstag:
Dieser bestimmt, ob ein Vertragsabzug zu einer Abrechnung zugeordnet wird, d.h. liegt
506
Lohnbuchhaltung
der Abrechnungstag innerhalb
Vertragsabzug beachtet.
des
Abrechungszeitraumes,
dann
wird
dieser
Beispiel.
1. Mitarbeiter bekommt VWL zum 1. Abrechnungstag, Mitarbeiter tritt zum 15. in die Firma
ein, -> Der Mitarbeiter erhält erst im darauf folgenden Monat den VWL Abzug da der 1. vor
dem 15. liegt.
2. Mitarbeiter bekommt VWL zum 20. Abrechnungstag, Mitarbeiter tritt zum 15. in die
Firma ein, -> Der Mitarbeiter erhält bereits im ersten Monat den VWL Abzug, da der 20.
nach dem 15. liegt.
Analog ist dies auch beim Austritt.
Gültigkeit von Datum / bis:
Beides sind keine Muss-Eingabefelder. Ist in beiden Feldern kein Datum hinterlegt, dann
ist der Vertrag immer gültig.
Bei Bedarf kann hier ein Vertrag beschränkt werden.
Beispiel:
1. Für einen Mitarbeiter wird ein neuer VWL -Vertrag hinterlegt, welcher das erste Mal im
August 2005 Berücksichtigung finden soll. Aktuell befinden Sie sich im Abrechnungsmonat
Juni 2005. Im Feld von Datum tragen Sie dann das Datum 01.08.2005 ein.
2. Für einen Mitarbeiter ist ein VWL -Vertrag hinterlegt, welcher im August 2005 endet und
in diesem Monat das letzte Mal berechnet werden soll. Aktuell befinden Sie sich im
Abrechnungsmonat Juni 2005. Im Feld bis Datum tragen Sie dann das Datum 31.08.2005
ein.
Verwendungszweck:
Soll der Zahlungsverkehr für diesen Vertrag genutzt werden, hinterlegen Sie hier, was im
Verwendungszweck des Zahlungsverkehrsdatensatzes ausgegeben werden soll.
Empfänger:
Tragen Sie den Empfänger des Betrages ein.
Möchten Sie für die Zahlung der VWL Beträge den im Lohnmodul integrierten
Zahlungsverkehr nutzen, dann müssen die Felder Bankleitzahl, Kontonummer, Hausbank
und die Zahlungsart unbedingt hinterlegt werden.
Bankleitzahl/Kontonummer:
Hinterlegen Sie die Bankverbindung des Empfängers, wenn der im Lohnmodul integrierte
Zahlungsverkehr benutzt werden soll.
Hausbank:
Über die Listbox können Sie Ihre Firmenbank auswählen, von der die Überweisung des
Betrages für diesen Vertrag erfolgen soll. Über den Menüpfad DATEI - MEINE FIRMA
507
Lohnbuchhaltung
"XX" BEARBEITEN ... können Sie über das Register "Bankverbindungen" die
Hinterlegung Ihrer Firmenbanken prüfen bzw. aktualisieren.
Zahlungsart:
Wählen Sie die gewünschte Zahlungsart aus der Listbox aus.
Fibu Buchungssatz erzeugen:
Sollen im Lohnmodul ein Buchungssatz für die Fibu bereitgestellt werden, so aktivieren
Sie diese Option.
Buchungskonto:
Wählen Sie das entsprechende Verbindlichkeitskonto z.B. Verbindlichkeiten aus
Vermögensbildung (für einen VWL-Vertrag) aus dem Kontenrahmen aus.
Informationen, die Sie zu dem jeweiligen Vertrag hinterlegen möchten.
Vortragswerte
Dieser Bereich steht zur Verfügung, wenn bei einem neu angelegten
Beschäftigungsverhältnis der Grund "Systemwechsel" angegeben wird oder das
Eintrittsdatum eines Mitarbeiters im laufenden Abrechnungsjahr liegt.
Bei einem Systemwechsel stehen folgende Eingabefelder zur Verfügung:
Lohnsteuerbrutto (nur für Systemwechsel im lfd. Jahr)
Lohnsteuerbrutto:
Wird ein Systemwechsel während des laufenden Abrechnungsjahres vorgenommen, so
geben Sie hier das bis zum Zeitpunkt des Systemwechsels abgerechnete
lohnsteuerpflichtige Brutto aus dem alten System ein.
Beginnt ein Beschäftigungsverhältnis eines Arbeitnehmers während des laufenden
Abrechnungsjahres, so geben Sie hier das bisher erreichte lohnsteuerpflichtige Brutto bei
einem eventuell anderen Arbeitgeber ein.
Sonstiges Lohnsteuerbrutto:
geben Sie hier das bis zum Zeitpunkt des Systemwechsels abgerechnete sonstige
lohnsteuerpflichtige Brutto (Einmalzahlungen) aus dem alten System ein.
Abrechnungsjahres, so geben Sie hier das bisher erreichte sonstige lohnsteuerpflichtige
Brutto (Einmalzahlungen) bei einem eventuell anderen Arbeitgeber ein.
Sozialversicherungsbrutto (nur für Systemwechsel im lfd. Jahr)
geben Sie hier das bis zum Zeitpunkt des Systemwechsels erreichte
508
Lohnbuchhaltung
Sozialversicherungsbrutto für die einzelnen Bereiche der Sozialversicherung aus dem
alten
System
ein.
Zusätzlich
ist
es
erforderlich
die
jeweiligen
sozialversicherungspflichtigen Tage vorzugeben.
Beitragsguppenschlüssel bisher
geben Sie hier den bis zum Zeitpunkt des Systemwechsels gültigen
Beitragsgruppenschlüssel ein. Weiterhin ist es erforderlich die Personengruppe, die
Einzugsstellennummer, die Umlage Einzugsstellennummer, den Umlageschlüssel und die
Betriebsstätte Ost oder West einzutragen, welche bis zum Zeitpunkt des Systemwechsels
gültig waren.
Vorjahres-SV-Differenzen zur Beitragsbemessungsgrenze & Vorjahres Einzugsstelle
/ Umlage
Diese Bereich steht nur zur Verfügung, wenn der Beginn des Beschäftigungsverhältnisses
auf Grund eines Systemwechsels in den ersten drei Abrechnungsmonaten (Januar,
Februar, März) liegt.
KV-Differenzbetrag:
Der Eintrag berechnet sich aus der Beitragsbemessungsgrenze der Krankenversicherung
des Vorjahres, abzüglich des KV-Brutto des Vorjahres. Ist das Vorjahresbrutto höher
gewesen als die Beitragsbemessungsgrenze der Krankenversicherung, so tragen Sie eine
0 ein.
Diese Felder sind nur manuell zu füllen, wenn Sie mit dem Lohnmodul neu beginnen, also
ein Systemwechsel vorliegt.
RV-Differenzbetrag:
Die Berechnung erfolgt wie beim KV-Differenzbetrag, allerdings unter Berücksichtigung
der Beträge für die Rentenversicherung.
AV-Differenzbetrag:
der Beträge für die Arbeitslosenversicherung.
PV-Differenzbetrag:
der Beträge für die Pflegeversicherung.
Krankenkasse:
Liegt zum neuen Abrechnungsjahr ein Krankenkassenwechsel vor, so ist hier die
Pflichtkrankenkasse des Vorjahres zu hinterlegen.
Umlageschlüssel:
Liegt zum neuen Abrechnungsjahr eine Änderung des Umlageschlüssels vor, so ist hier
der Umlageschlüssel des Vorjahres zu hinterlegen.
509
Lohnbuchhaltung
Umlage Einzugsstelle:
Liegt zum neuen Abrechnungsjahr ein Wechsel der Umlage Einzugsstelle vor, so ist hier
die Nummer der Umlage Einzugsstelle des Vorjahres zu hinterlegen.
Beachten Sie: Die Fehlzeiten, welche bis zum Zeitpunkt des Systemwechsels
angefallen sind, sind über das Register Fehlzeiten im Bereich Daten zum
Beschäftigungsverhältnis ab XX.XX.XXXX zu hinterlegen.
Bei einem Eintrittsdatum im laufenden Abrechnungsjahr stehen folgende Eingabefelder
zur Verfügung:
Lohnsteuerbrutto (nur bei Eintritt im lfd. Jahr)
Normales Lohnsteuerbrutto:
Abrechnungsjahres, so geben Sie hier das bisher erreichte lohnsteuerpflichtige Brutto bei
einem eventuell anderen Arbeitgeber ein.
Sonstiges Lohnsteuerbrutto:
Abrechnungsjahres, so geben Sie hier das bisher erreichte sonstige lohnsteuerpflichtige
Brutto (Einmalzahlungen) bei einem eventuell anderen Arbeitgeber ein.
BGS / Fibu
Berufsgenossenschaft
Nummer:
Sollen Werte für die Berufsgenossenschaft zur Verfügung gestellt werden, wird hier die
Nummer der Berufsgenossenschaft hinterlegt, bei welcher der Mitarbeiter gemeldet wird.
Über den Menüpfad BEARBEITEN - PARAMETER - MITARBEITER BERUFSGENOSSENSCHAFTEN( siehe S. 283) können die Berufsgenossenschaften
hinterlegt werden.
Unternehmensbereich:
Neben der Berufsgenossenschaft muss der Unternehmensbereich für die Auswertungen(
siehe S. 417) zur Berufsgenossenschaft zugeordnet werden. Über den Menüpfad
BEARBEITEN - PARAMETER - MITARBEITER - UNTERNEHMENSBEREICHE( siehe
S. 283) können die Unternehmensbereiche hinterlegt werden.
Fibu
Buchungskonto:
Sollen im Lohnmodul Buchungssätze für die Fibu bereitgestellt werden, so ist hier das
Verbindlichkeitskonto "Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt" zu hinterlegen.
Kostenstellennummer:
510
Lohnbuchhaltung
Die hier hinterlegte Kostenstelle erscheint automatisch in der Bruttolohnerfassung als
Vorschlag für die Zuordnung der Lohnarten zu einer Kostenstelle. Bei Bedarf kann diese
Kostenstelle in der Bruttolohnerfassung geändert werden.
Kostenstellennummer (AGA):
Hier hinterlegen Sie die Kostenstelle, zu welcher die Arbeitgeberanteile zugeordnet
werden sollen. Ist über den Menüpfad BEARBEITEN - PARAMETER - ABRECHNUNG ABRECHNUNGSVORGABEN - ABRECHNUNGSVORGABEN GÜLTIG AB XX.XX.XXXX
über das Register "weitere Vorgaben" im Feld Kostenstellennummer für AG - Anteile
eine Kostenstellennummer hinterlegt, wird diese Vorgabe im Mitarbeiterdatensatz
angeboten, welche bei Bedarf natürlich geändert werden kann.
Monatsdurchschnittswerte (Vorjahr)
3 Monate:
Hier ist der EUR-Betrag pro Stunde des Drei-Monats-Durchschnitts vom Vorjahr
einzutragen.
6 Monate:
Hier ist der EUR-Betrag pro Stunde des Sechs-Monats-Durchschnitts vom Vorjahr
einzutragen.
Diese Beträge werden in den ersten Abrechnungsmonaten zur Berechnung des aktuellen
3/6 Monatsdurchschnittes herangezogen.
Diese Felder sind nur manuell zu füllen, wenn Sie mit dem Lohnmodul neu beginnen.
Beim Abschluss eines Abrechnungsjahres werden die Durchschnittswerte automatisch
vorgetragen.
Memo
diesem Beschäftigungsverhältnis.
Zur Gestaltung des Textes stehen Ihnen alle Möglichkeiten offen, die mit der RichEdit
Funktion verfügbar sind. Eine ausführliche Erklärung der Funktionen ist im Anhang der
Dokumentation enthalten.
Info
Dieser Abschnitt beinhaltet ein Eingabefeld mit den Funktionen des RichEdit zur Eingabe
von formatiertem Text. Es dient der Aufnahme beliebiger Informationen, die Sie dem
Mitarbeiter hinterlegen möchten.
Fehlzeiten
Die Fehlzeiten von Beschäftigten sind vom Arbeitgeber aufzuzeichnen, damit bei
Teilentgeltzahlungszeiträumen die Beschäftigungszeit ermittelt wird und dadurch die
Sozialversicherungstage zur Ermittlung der Beitragsbemessungsgrenzen zur Kranken-,
Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung errechnet werden können. Aus den
Aufzeichnungen müssen die Kalenderdaten und die Art der Fehlzeit ersichtlich sein.
511
Lohnbuchhaltung
Um die Sicherheit des Abrechnungsverfahrens wesentlich zu erhöhen, ist die Steuerung
über einen Fehlzeitenschlüssel vorzunehmen. Die Bewertung der Fehlzeitenarten mit
ihren Auswirkungen auf die Ermittlung der Sozialversicherungstage, die Dauer der
Mitgliedschaft und die Abgabe der Meldungen wird damit maschinell durchgeführt.
Über die Schaltfläche NEU kann eine Fehlzeit erfasst werden. Über die Felder "Von
Datum" und "Bis Datum" wird die Dauer der Fehlzeit erfasst. Ist das Ende der Fehlzeit
noch nicht bekannt, bleibt das Feld "Bis Datum" leer.
Im Feld "Art der Fehlzeit" wählen Sie aus dem Fehlzeitenkatalog die entsprechende Art
der Fehlzeit aus. Dem Fehlzeitenkatalog können Sie auch entnehmen, welche
sozialversicherungsrechtlichen Auswirkungen die Hinterlegung dieser Fehlzeit nach sich
ziehen werden.
Beachten Sie bitte die Änderung des Fehlzeitenkataloges in bezug auf
"Aussteuerung" aufgrund sozialversicherungsrechtlicher Änderungen ab 01.01.2007:
Fehlzeit 4.6 Aussteuerung ist bis Ende 2006 zu verwenden
Fehlzeit 2.8 Aussteuerung ist ab 01.01.2007 zu verwenden
Bestimmte Fehlzeiten haben direkte Auswirkung auf die Lohnberechnung.
Beispiele:
Fehlzeit 22 Entgeltfortzahlung nach U1
Unterliegt der Arbeitnehmer z.B. der Umlagepflicht nach U1 und U2 und ist für diesen
Arbeitnehmer für einen Zeitraum die Fehlzeit 22 Entgeltzahlung nach U1 eingetragen,
dann wird in den Vorgaben der Abrechnung im Abschnitt Tage für Lohnfortzahlung die
Anzahl der Tage im Feld "U1 Tage" ausgewiesen. Der Erstattungsbetrag wird berechnet,
wenn zusätzlich in der Lohnart, welche die Basis für die Berechnung des
Erstattungsbetrages darstellt, die Option "Berücksichtigung für Lohnfortzahlung " aktiviert
ist.
Fehlzeit 28 Erstattung während des Beschäftigungsverbotes
Zusätzlich zur Hinterlegung dieser Fehlzeit muss bei der betreffenden Einzugsstelle der
Erstattungssatz für Beschäftigungsverbote eingetragen werden (STAMMDATEN EINZUGSSTELLEN - BEITRAGSSÄTZE)
Die Aufzeichnung der Fehlzeiten ist sehr sorgfältig vorzunehmen, da diese unter
Umständen zur Kürzung der Sozialversicherungstage führen können.
Hinweis: je nach Art der Fehlzeit ist aufgrund sozialversicherungsrechtlicher Kriterien die
Abgabe einer SV-Meldung notwendig. Diese SV-Meldung wird durch die korrekte
Hinterlegung der Fehlzeit durch das Programm automatisch generiert.
z.B. 4.1. Krankheit/Kur nach Ablauf der Entgeltfortzahlung und Zahlung von Krankengeld:
kürzt SV-Tage, + 1 voller Kalendermonat dann Abmeldung.
512
Lohnbuchhaltung
Abrechnungen
In diesem Bereich werden die Abrechnungen, welche für den Mitarbeiter erstellt wurden,
aufgelistet.
Abrechnungen mit dem Status Symbol
sind gültige Abrechnungen.
Abrechnungen mit dem Status Symbolen
korrigiert wurden.
sind gültige Abrechnungen, welche
Abrechnungen mit dem Status Symbol
sind ungültige Abrechnungen. Diese werden in
der Ansicht zusätzlich durchgestrichen gekennzeichnet.
Die selektierte Abrechnung kann über die Schaltfläche
zur Einsichtnahme geöffnet werden
kann die selektierte Abrechnung zum Erfassen / Ändern aufgerufen werden.
Durchschnittsdaten
Gesondert von der Kontrolle der Durchschnittsdaten während der Erfassung der
Lohnarten können Sie unter diesem Bereich die Durchschnittsdaten prüfen und ändern.
Für die bereits abgeschlossenen Abrechnungsmonate werden Ihnen die
Durchschnittsdaten angezeigt. Müssen Sie für einen Monat eine Korrektur vornehmen, so
wählen Sie im entsprechenden Monat das gewünschte Feld aus und betätigen die
Schaltfläche "ÄNDERN". Die gewünschte Korrektur kann nun durchgeführt werden und
wird für die Durchschnittslohnermittlung berücksichtigt.
SV-Meldungen
Über diesen Bereich werden Ihnen alle SV Meldungen für den Mitarbeiter angezeigt,
welche das System aufgrund von sozialversicherungspflichtigen Meldetatbeständen
erstellt und übermittelt hat.
513
Lohnbuchhaltung
Eine hier ausgewählte (markierte) SV-Meldung kann über die entsprechenden
Schaltflächen eingesehen und/oder gedruckt werden. Über die Schaltfläche Plus stehen je
nach vorliegendem Status folgende Einträge zur Verfügung:
• "Automatische Meldung manuell versenden" (nur für Meldungen, die noch nicht
übertragen wurden)
• "SV-Meldungen erneut zum Übertragen vormerken" (ausgewählte SV-Meldung wurde
bereits übertragen)
Alternativ dazu können Sie SV-Meldungen über ABSCHLUSS - SV-MELDUNGEN
VERWALTEN( siehe S. 571) aufrufen.
Bescheinigung
Bevor die Lohnsteuerbescheinigung über die ElStEr Schnittstelle zum Finanzamt
übertragen werden kann, müssen die Bescheinigungen in diesem Bereich erstellt werden.
Bei Aktivierung der Schaltfläche NEU (rechte Seite) öffnet sich das Fenster
"Lohnsteuerbescheinigung-Datensatz neu erfassen". Im Header der Maske wird Ihnen
automatisch das aktuelle Jahr angeboten und sobald die Eintragung bestätigt wird, erfolgt
die Berechnung und Eintragung der Daten zu den Besteuerungsmerkmalen und der
Bescheinigung. Vergleichen Sie die Besteuerungsmerkmale mit den Vorgaben der
Lohnsteuerkarte sowie die Bescheinigung mit dem Lohnkonto des ausgewählten Jahres.
Änderungen können wenn notwendig in beiden Bereichen manuell vorgenommen werden.
Bitte beachten Sie, aufgrund der Vorgabe vom 01.04.2003 ist eine Bescheinigung für
Mitarbeiter, welche als Aushilfe beschäftigt werden (400-EURO-Jobs) nicht zu erstellen.
Bei diesen Mitarbeiter ist in der Software die Lohnsteuerklasse "9 Pauschale Steuer" zu
hinterlegen und das Register "Bescheinigung" steht nicht zur Verfügung.
Im Kopfteil dieser Eingabemaske wird das Jahr, die eTin Nummer und die Transfer Ticket
Nummer dargestellt. Die eTin Nummer wird automatisch gebildet. Die Transfer Ticket
Nummer wird bei der Übertragung der Daten an das Finanzamt erstellt und automatisch
eingetragen.
Über das erste Register stehen Ihnen die Besteuerungsmerkmale zur Verfügung. Vor der
Übertragung sind diese mit den Vorgaben der Lohnsteuerkarte zu vergleichen und bei
Bedarf zu korrigieren.
Das Feld des Allgemeinen Gemeindeschlüssels wurde in den Stammdaten( siehe S. 406)
514
Lohnbuchhaltung
des Mitarbeiters unter dem Register "Abrechnungsvorgaben" im aktuellen
Beschäftigungsverhältnis über das Register "Steuer" eingetragen und in die
Bescheinigung übernommen. Er wird ebenfalls für die Übermittlung der
Lohnsteuerbescheinigungen benötigt. Der Gemeindeschlüssel wird auch auf der
Lohnsteuerkarte des Mitarbeiters angegeben.
Nachfolgende Bedeutung haben die Großbuchstaben:
• Großbuchstabe "S" ist einzutragen, wenn die Lohnsteuer von einem sonstigen Bezug
im ersten Dienstverhältnis berechnet wurde und dabei der Arbeitslohn aus früheren
Dienstverhältnissen des Kalenderjahres außer Betracht geblieben ist.
• Großbuchstabe "B" ist einzutragen, wenn das Dienstverhältnis vor Ablauf des
Kalenderjahres endet und der Arbeitnehmer für einen abgelaufenen
Lohnzahlungszeitraum oder
• Lohnabrechnungszeitraum des Kalenderjahres unter Berücksichtigung der
Vorsorgepauschale nach § 10c Abs. 3 EStG zu besteuern war.
• Großbuchstabe "V" ist einzutragen, wenn steuerfreie Beiträge nach § 3 Nr. 63 EStG
geleistet wurden.
• Großbuchstabe "F" ist einzutragen, wenn eine steuerfreie Sammelbeförderung
gemäß § 3 Nr. 32 EStG erfolgte.
Das Kennzeichen "besondere Lohnsteuerbescheinigung" ist automatisch gesetzt, wenn in
den Abrechnungsvorgaben des Mitarbeiters die Hinterlegung "Steuerkarte liegt nicht vor"
und die Steuerklasse 6 getroffen ist. Das Feld Gemeindeschlüssel ist in dem Fall mit
"00000000" gefüllt.
Das Kennzeichen "Erhöhte Lohnsteuertabelle" ist zu aktivieren, wenn für den Mitarbeiter
nach der erhöhten Tabelle die Steuerermittlung erfolgte.
Über das Register "Bescheinigung" wird die Dauer des Dienstverhältnisses und die zu
übermittelnden Beträge dargestellt. Vergleichen Sie auch diese Vorgaben mit dem
Jahreslohnkonto des ausgewählten Mitarbeiters und nehmen bei Bedarf Korrekturen vor.
Im Register "Versorgungsbezüge" werden gegebenenfalls die Werte/Einträge aus der
Abrechnungsvorgabe - Register Steuer übernommen und/oder es können die Angaben für
einmaligen Versorgungsbezug (z.B. Sterbegeld, Kapitalauszahlungen, etc.) eingetragen
werden.
Über das Register "Freie Mitteilungen" wird z.B. in den Bundesländern Saarland und
Bremen der Kammerbeitrag erfasst, da es dafür unter dem Register "Bescheinigung"
keine Eingabemöglichkeit gibt.
Über das Register "Info" steht Ihnen ein Eingabefeld mit den Funktionen des RichEdit zur
Informationen, die Sie für die Bescheinigung hinterlegen möchten.
Sind die Bescheinigungen erstellt worden und ist die Einstellung und Anbindung der
ElStEr-Schnittstelle durchgeführt, kann die Übermittlung der Daten erfolgen. Ein bis zwei
Werktage später wird für diese Übertragung über die ElStEr Schnittstelle das Protokoll
angefordert. Erst danach ist der vollständige Ausdruck der Lohnsteuerbescheinigung
515
Lohnbuchhaltung
möglich.
Die Einstellung und Anbindung der ElStEr-Schnittstelle erfolgt über das Menü OPTIONEN
- SYSTEMEINSTELLUNGEN - KAUFMANN - ElStEr Anbindung.
Die Übermittlung der Daten erfolgt über das Menü DATEI - SCHNITTSTELLEN ElStEr-Export Schnittstelle( siehe S. 175). Alternativ kann die Übertragung auch über
ABSCHLUSS - Schaltfläche "ElStEr übertragen" (rechts neben der Schaltfläche
LOHNSTEUERBESCHEINIGUNG DRUCKEN) erfolgen.
Memo
diesem Mitarbeiter.
Zur Gestaltung des Textes stehen Ihnen alle Möglichkeiten offen, die mit der RichEdit
Funktion verfügbar sind. Eine ausführliche Erklärung der Funktionen ist im Anhang der
Dokumentation enthalten.
Bild/Info
Dieses Register der Mitarbeiterstammdaten bietet die Möglichkeit, jedem Mitarbeiter ein
Bild und zusätzliche Informationen zu hinterlegen.
Bild:
Zur Eingabe der Bilder in den Mitarbeiterstammdaten gehen Sie wie folgt vor:
Klicken Sie mit der Maus auf die Schaltfläche
Es öffnet sich ein Windows Dateiauswahlfenster, wie Sie es auch aus anderen
Anwendungen heraus kennen.
Die oberste Zeile dient der Auswahl des Verzeichnisses. Wählen Sie das Verzeichnis, in
dem sich Ihre Grafikdateien befinden.
Sie haben die folgenden Optionen:
In dieser Listbox wird der aktuelle Verzeichnisname dargestellt. Ein Mausklick auf das
Dreiecksymbol an der rechten Seite öffnet die Verzeichnisansicht zur Auswahl. Aus dieser
Verzeichnisauswahl kann der gewünschte Ordner direkt ausgewählt werden.
Ein Mausklick auf diese Schaltfläche wechselt zum
übergeordneten Ordner.
516
Lohnbuchhaltung
Diese Schaltfläche erstellt einen neuen Ordner. In der Übersicht, die den Inhalt des aktuell
ausgewählten Ordners darstellt, erscheint ein neues Ordnersymbol mit der Bezeichnung
„Neuer Ordner“. Dieser Name befindet sich im Editiermodus und kann sofort mit einer
neuen Eingabe überschrieben werden.
Schaltet die Übersicht in die Listendarstellung ohne detaillierte Angaben.
Schaltet die Übersicht in die Listendarstellung mit detaillierten Angaben.
Am unteren Rand des Auswahlfensters befindet sich eine weitere Listbox. Aus dieser
können die zur Verfügung stehenden Grafikformate ausgewählt werden.
Nachdem das gewünschte Verzeichnis und das Format der Grafik ausgewählt sind,
werden in der Übersicht alle Dateien vom gewählten Typ dargestellt, die sich im
angegebenen Verzeichnis befinden.
Wählen Sie mit der Maus eine dieser Dateien aus, wird der Dateiname in das
gleichnamige Eingabefeld übernommen. Gleichzeitig wird am rechten Fensterrand eine
verkleinerte Darstellung dieser Grafikdatei angezeigt. Direkt darüber finden Sie die
Angabe zur Bildgröße und die Schaltfläche
mit der Sie eine Bildansicht in voller Darstellungsgröße erhalten können.
Haben Sie Ihre Auswahl getroffen, übernehmen Sie diese mit der Schaltfläche
"ÖFFNEN"
während die Schaltfläche
"ABBRECHEN"
Ihre Auswahl verwirft und das Dateiauswahlfenster ohne Übernahme einer Bilddatei
wieder schließt.
In beiden Fällen kommen Sie wieder zurück in die Mitarbeiterstammdaten. Wurde eine
Bildauswahl getroffen, wird diese auch hier in verkleinerter Darstellung angezeigt.
Möchten Sie eine getroffene Bildzuordnung wieder aufheben, genügt ein Mausklick auf die
Schaltfläche
Über das schwarze Dreieck in der Schaltfläche BILD erhalten Sie die weiteren
zusätzlichen Befehle:
517
Lohnbuchhaltung
• Bild aus Datenbank laden
Nutzen Sie diese Option, um ein Bild dem Mitarbeiter zuzuweisen, das bereits in der
Bilderdatenbank der Software gespeichert wurde. Informationen hierzu entnehmen Sie
bitte der Beschreibung des Stammdatenbereiches "Bilder" im modulübergeifenden Teil
des Handbuch.
• In Zwischenablage kopieren
Kopiert das im Mitarbeiter hinterlegte Bild in die Windows-Zwischenablage
• Aus Zwischenablage einfügen
Fügt ein Bild aus der Windows-Zwischenablage ein.
• Bild bearbeiten (über Standard Windowsvorgabe..)
Öffnet das hinterlegte Bild in der Bildbearbeitungssoftware, die in Windows als Standard
definiert ist.
• TWAIN
Bietet Ihnen die Möglichkeit, Bilder einzuscannen
• Eigenschaften
Zeigt die Eigenschaften des Bildes an.
Information:
Dieser Abschnitt beinhaltet ein Eingabefeld mit den Funktionen des RichEdit zur Eingabe
von formatiertem Text. Es dient der Aufnahme beliebiger Informationen, die Sie dem
Mitarbeiter hinterlegen möchten.
Schaltflächen der Mitarbeiterverwaltung
Die Funktion der im Stammdatenbereich der Mitarbeiter verfügbaren Schaltflächen „NEU",
„ÄNDERN", „LÖSCHEN" und „HILFE" werden an dieser Stelle nicht mehr beschrieben, da
die ausführliche Erläuterung im Kapitel Die Grundlagen der Hauptmasken - Programmweit
verfügbare Schaltflächen( siehe S. 32) im modulübergreifenden Teil des Handbuches zu
finden ist und die Arbeitsweise identisch bleibt. Die Arbeitsweise für die Schaltfläche
"KOMMUNIKATION" lesen Sie bei Bedarf bitte in dem Kapitel Adressen - Schaltflächen im
modulübergreifenden Teil des Handbuches nach.
Beschränken wir uns auf die Funktionalitäten, die in den Mitarbeiterdaten neu
Standardfunktionen der Mitarbeiterverwaltung, womit ein alternativer Aufruf der
die Plus-Schaltfläche aufrufen.
Sozialversicherungsmeldungen ...
518
Lohnbuchhaltung
Über diesen Assistenten kann der Bereich "SV-Meldungen aufgerufen werden.
Nach der Auswahl der gewünschten Daten werden nach Betätigung der Schaltfläche
WEITER die entsprechenden "SV-Meldungen" angezeigt, welche eingesehen und/oder
gedruckt werden können. Weitere Informationen dazu finden Sie unter ABSCHLUSS SOZIALVERSICHERUNGSMELDUNGEN VERWALTEN.
LOHNSTEUERBESCHEINIGUNGS-ASSISTENT ...
Über diesen Assistenten können die Lohnsteuerbescheinigungen für alle oder
ausgewählte Mitarbeiter erstellt werden. In der ersten Maske wird der Zeitraum für die
Erstellung eingegeben. Danach wird festgelegt, für welche Mitarbeiter die
Bescheinigungen generiert werden sollen. Nach der Bereitstellung können Sie die
Bescheinigungen
im
jeweiligen
Mitarbeiterdatensatz
über
das
Register
"Lohn-Abrechnungsdaten" prüfen, und bei Bedarf abändern, bevor die Übertragung an
das Finanzamt erfolgt.
OPTIONEN
• Parameter ...
• Lohn-Datensicherung als Paket bereitstellen ....
aufrufen.
Parameter
die Mitarbeiterdaten aufrufen zu können. Es ist nicht notwendig, zuerst die
Parameterübersicht zu öffnen und danach die Mitarbeiterparameter auszuwählen, da
diese beim Aufruf aus der Mitarbeiterübersicht bereits selektiert sind.
519
Lohnbuchhaltung
verändern.
Lohn-Datensicherung als Paket bereitstellen...
Mit Hilfe dieses Assistenten kann eine Lohn-Datensicherung erstellt werden.
Über die Schaltfläche "Drucken" können hier folgende mitarbeiterbezogenen Daten
gedruckt werden:
• Register Liste: Karteikarte, Mitarbeiter-Liste, Personalfragebogen, Resturlaubsliste
• Kammerbeiträge
• Abzüge: zusätzlich zur Eingrenzung über Mitarbeiternummer und Zeitraum kann in
der Bereichsauswahl eine Eingrenzung über die Vertragsarten vorgenommen werden.
Es werden die Abzüge angezeigt, die in den Mitarbeiter-Stammdaten( siehe S. 406)
als Vertrag hinterlegt wurden.
• Fehlzeiten
Haben Sie einen Mitarbeiter im aktuellen Abrechnungsmonat angelegt, so öffnen Sie über
Stammdaten( siehe S. 406) - Mitarbeiter diesen Datensatz und gehen auf das Register
"Lohn-Abrechnungsdaten". Löschen Sie das Beschäftigungsverhältnis und beenden Sie
den Datensatz mit ok. Sie können nun den Mitarbeiterdatensatz löschen.
Wurde der Mitarbeiter in einem vorhergehenden Abrechnungsmonat angelegt, kann der
Datensatz nicht wie eben beschrieben gelöscht werden. Öffnen Sie über Stammdaten(
siehe S. 406) - Mitarbeiter diesen Datensatz und gehen auf das Register
"Lohn-Abrechnungsdaten". Im Bereich Abrechnungsvorgaben erstellen Sie eine neue
Abrechnungsvorgabe mit der Art "Austritt" und Grund "Komplettstorno".
Extra Ansichten der Mitarbeiterverwaltung
Funktionsweise dieser Schaltfläche wird im modulübergreifenden Teil des Handbuchs(
jeweils markierten Mitarbeiter aufrufen, ohne den Bereich der Stammdaten( siehe S. 406)
Mitarbeiter verlassen zu müssen. Zum gezielten Öffnen einer Extra Ansicht verwenden
der Extra
Ansicht wählen.
520
Lohnbuchhaltung
Gehalt
Über diese Extra Ansicht werden die Bruttolohnbezüge des selektierten Mitarbeiters mit
kumulierten Monatswerten dargestellt. Mit der Schaltfläche
wählen Sie das anzuzeigende Jahr aus. Es besteht die Möglichkeit, die Bruttolohnwerte
der letzten 5 Jahre darzustellen. Stehen für das ausgewählte Jahr Bruttolohnwerte zur
Verfügung dann kann über die Schaltfläche
die Darstellungsart ausgewählt werden. Der Bruttolohnbezug kann als
•
•
•
•
Tabelle
Grafik: Kuchen
dargestellt werden.
Entscheiden Sie sich für die tabellarische Darstellung, erhalten Sie die Angaben des
Bruttobezuges pro Monat und als Summe dargestellt.
Entscheiden Sie sich für eine grafische Darstellung, so kann über die Schaltfläche
die Grafik zur Weiterverarbeitung, bspw. in ein Textverarbeitungsprogramm übergeben
können.
Information
Ist im selektierten Mitarbeiterdatensatz über das Register "Bild / Info" im Feld Information
ein Eintrag hinterlegt, wird dieser hier angezeigt.Soll der Inhalt des Infofeldes bearbeitet
werden, müssen Sie dazu nicht den Mitarbeiterdatensatz öffnen. In dieser Extra Ansicht
kann über die Schaltfläche
das Infofeld für die Bearbeitung freigeschalten werden. Haben Sie die Aktualisierung
vorgenommen wird über die Schaltfläche
die Änderung übernommen. Möchten Sie die Eingabe verwerfen, betätigen Sie die
Schaltfläche
Memo
521
Lohnbuchhaltung
Ist im selektierten Mitarbeiterdatensatz über das Register "Memo" im Feld Memo ein
Eintrag hinterlegt, wird dieser hier angezeigt.
Soll der Inhalt bearbeitet werden, müssen Sie dazu nicht den Mitarbeiterdatensatz öffnen.
In dieser Extra Ansicht kann über die Schaltfläche
das Memofeld für die Bearbeitung freigeschalten werden. Haben Sie die Aktualisierung
Schaltfläche
Bild
Ist dem selektierten Mitarbeiterdatensatz über das Register "Bild / Info" ein Bild
hinterlegt, wird dieses hier angezeigt.
Geolokalisierung
Zeigt den Postleitzahlenbereich des selektierten Mitarbeiters in einer grafischen
Darstellung an.
Einzugsstellen-Stammdaten
Die Einzugsstellen werden mandantenspezifisch verwaltet, d.h. sie stehen nur für die
Firma bereit, die gerade geöffnet ist. Es können beliebig viele Einzugsstellen gespeichert
werden. Achten Sie auf korrekte Eingaben, da diese direkte Auswirkungen auf die
Abrechnungen haben. Bei der Erfassung der Mitarbeiter werden diese dann zugeordnet.
Es ist also empfehlenswert, die Daten VOR der Erfassung der Mitarbeiter anzulegen, da
diese dann im Mitarbeiterstamm im direkten Zugriff stehen.
Die Erfassungsmaske der Stammdaten( siehe S. 406) Einzugsstellen beinhaltet einen
einheitlichen Kopfteil mit folgenden Eingabefeldern:
Einzugsstellennummer
Vor der Erfassung ist die Eingabe einer Nummer zwingend notwendig.
Einzugsstellennummer kann 10-stellig alphanumerisch vergeben werden.
Die
Suchbegriff
Suchbegriff eignet sich hervorragend, um eine Einzugsstelle anhand eines kurzen
einprägsamen Synonyms zu identifizieren. Die Länge des Eingabefelds ist auf 25 Zeichen
522
Lohnbuchhaltung
begrenzt und es steht der gleiche Zeichenvorrat wie für die Einzugsstellennummer zur
Verfügung.
Beitragskontonummer
In diesem Feld wird die Beitragskontonummer hinterlegt. Als Beitragskontonummer gilt die
Betriebsnummer des Arbeitgebers / der Betriebsstätte oder die von der Einzugsstelle
vorgegebene Beitragskontonummer.
Betriebsnummer
Jede Einzugsstelle hat eine eigene Betriebsnummer, die Ihre Firma bei DEÜV-Meldungen
eindeutig identifiziert. Bei dieser Nummer handelt es sich um die Betriebsnummer der
jeweiligen Einzugsstelle. Diese Nummer hat nichts mit der Betriebsnummer Ihres
Unternehmens zu tun. Die gültige Nummer der zuständigen Einzugsstelle erfahren Sie
direkt von der Einzugsstelle selbst.
Für die elektronische Übermittlung der Beitragsnachweise und SV - Medungen ist die
Hinterlegung der Nummer für die Datenannahmestelle und die Weiterleitungsstelle
erforderlich. Deshalb kann eine Einzugsstelle nur angelegt werden, wenn eine gültige
Betriebsnummer hinterlegt ist.
Wird z.B. bei der Neuanlage hier die Betriebsnummer der Einzugsstelle eingegeben,
welche neu angelegt werden soll, werden durch Bestätigung der Betriebsnummer mittels
Eingabetaste
die
Vorgaben
der
ausgewählten
Einzugsstelle
aus
der
Einzugsstellenübersicht in den Datensatz eingefügt. Nach der Übernahme sollten die
Daten noch einmal geprüft werden.
Ist Ihnen die Betriebsnummer nicht bekannt, so kann die gewünschte Krankenkasse über
unterschiedliche Suchfunktionen gesucht werden.
Mittels der kleinen Pfeiltaste öffnet sich die Übersicht der Einzugsstellen, in der Sie mit
Hilfe eines Scrollbalkens die gewünschte Einzugsstelle suchen können.
Mittels der Lupe öffnet sich eine Suchmaske, in welcher nach der Einzugsstellennummer,
Suchbegriff. Name 2, Postleitzahl, Ort und Telefon 1 gesucht werden kann. Haben Sie die
gewünschte Einzugsstelle gefunden wird mit der Schaltfläche "ÜBERNEHMEN" die
Einzugsstelle für die Hinterlegung in den Datensatz der Einzugsstelle bereit gestellt.
kann die ausgewählte Einzugsstelle übernommen werden. Prüfen Sie nach der
Übernahme die entsprechenden Daten auf Richtigkeit.
Art der Einzugsstelle
Durch Auswahl der Betriebsnummer kann die Art der Krankenkasse aus den
Vorgabedaten übernommen werden.
523
Lohnbuchhaltung
Adresse
Anschrift
Hier finden Sie die Eingabefelder für die postalische Anschrift der jeweiligen Einzugsstelle.
Für die Hinterlegungen NAME 1, NAME 2, NAME 3, STRASSE, LAND, POSTLEITZAHL
& ORT sind keine Erläuterungen notwendig. Füllen Sie die Felder mit den entsprechenden
Eingaben. NAME 3 (SV): hier kann ein von NAME 3 (Zusatz) abweichender Name für
SV-Meldungen eingegeben werden.
Kommunikation
Hinterlegen Sie hier Ihren Ansprechpartner bei der Einzugsstelle und dessen
Kommunikationsnummern. Auch die Hinterlegung ANSPRECHPARTNER, TELEFON 1
UND 2, TELEFAX, WEBSEITE und eMail bedürfen keinen weiteren Erläuterungen. Füllen
Sie die Felder mit den notwendigen Eingaben.
Bank/Lfz/Fibu
Bankverbindung
Soll der im Modul Lohn integrierte Zahlungsverkehr für die Zahlung der
Einzugsstellenbeiträge genutzt werden, dann ist in den Feldern Bankleitzahl und
Kontonummer die Bankverbindung der Einzugsstelle zu hinterlegen. Zusätzlich steht ein
Feld zur Hinterlegung des Namens des Kontoinhabers zur Verfügung.
Hausbank:
Über die Listbox können Sie Ihre Firmenbank auswählen, von der die Überweisung der
Einzugsstellenbeiträge erfolgen soll. Über den Menüpfad DATEI - MEINE FIRMA "XX"
BEARBEITEN ... können Sie über das Register "Bankverbindungen" die Hinterlegung
Ihrer Firmenbanken prüfen bzw. aktualisieren.
Zahlungsart:
Gibt an, auf welche Art die Beiträge bezahlt werden soll. Über eine Listbox haben Sie
Zugriff auf verschiedene Vorgaben.
Lohnfortzahlung
Das Kennzeichen "Lohnfortzahlung soll seperat erstattet werden (wird im
Beitragsnachweis nicht verrechnet)" ist zu aktivieren, wenn keine Berücksichtigung des
Erstattungsbetrages gemäß §10 LFZG im Beitragsnachweis gewünscht ist.
Einzugsstelle fusioniert zu nachfolgender Einzugsstelle
Nummer: Tragen Sie hier die neue Einzugsstellennummer
ausgewählte/geöffnete Einzugsstelle fusioniert
ein,
zu
der
die
Datum: tragen Sie hier das Datum ein, ab dem die Fusion abrechnungstechnisch gültig ist
524
Lohnbuchhaltung
Weitere Informationen zum Thema Kassenfusion entnehmen Sie bitte dem Kapitel
"Kassenfusion" im Anhang.
Fibu
Buchungssatz erzeugen:
Sollen im Lohnmodul Buchungssätze für die Fibu bereitgestellt werden, so aktivieren Sie
diese Option.
Kontonummer:
Wählen Sie das Verbindlichkeitskonto "Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen
Sicherheit" aus dem Kontenrahmen aus.
Beitragssätze
Die Einzugsstellen haben unterschiedliche Beitragssätze. Diese werden in einer Tabelle
hinterlegt. Dabei wird zwischen den Beitragssätzen zur Krankenversicherung und zur
Umlage unterschieden.
Beitragssätze zur Krankenversicherung:
Gültig ab:
Geben Sie an, ab welchem Zeitpunkt der Beitragssatz für die Krankenversicherung gültig
sein soll. Mittels dieses Datums können auch Vorjahreswerte erfasst werden. Dies ist ggf.
für die Berechnung von Einmalzahlungen und für die Verwendung der Lohnkorrektur
notwendig. Kommen ab einem bestimmten Zeitpunkt andere Beitragssätze zum Tragen,
dann erstellen Sie immer neue Vorgaben, überschreiben Sie nicht bereits vorhandene.
Für die Krankenversicherung sind Allgemeine, Erhöhte, Ermässigte Anteile zu hinterlegen.
Dabei steht
ANA für Arbeitnehmeranteil, AGA für Arbeitgeberanteil. Die Prozentsätze sind jeweils
hälftig zuzuordnen. Der Zuschlag für Zahnersatz ist in den Systemvorgaben (Menüpfad
BEARBEITEN - PARAMETER - ABRECHNUNG - SYSTEMVORGABEN( siehe S. 242))
vorgegeben und wird automatisch berücksichtigt.
Beispiel:
Gesamter Satz: 13,8 %
AGA: 6,9 %
525
Lohnbuchhaltung
ANA: 6,9 %
Die farblich gekennzeichneten Beitragssätze sind die gültigen Beitragssätze entsprechend
des aktuellen Abrechnungsmonats.
Beitragssätze zur Umlage:
Umlagesatz 1 (%) / Umlagesatz 2 (%):
Die Umlagesätze U1 und U2 sind für die Umlagekasse anzugeben. Die Höhe der
Umlagesätze wird durch die Satzung der Umlagekasse bestimmt. Da die Finanzierung der
Aufwendungen bei Krankheit und bei Mutterschaft getrennt erfolgt, gibt es bei jedem
Träger des Ausgleichsverfahrens zwei verschiedene Umlagesätze.
Erstattungssatz 1/ Erstattungssatz 2:
Um Lohnfortzahlung nach § 10 LFZG in einem Abrechnungszeit geltend machen zu
können, ist es erforderlich, den gesetzlich festgelegten Prozentsatz, der im Krankheitsfall
und bei Maßnahmen der medizinischen Vorsorge oder Rehabilitation für alle Arbeitnehmer
zum Tragen kommt, zu hinterlegen.
Erstattungssatz bei Beschäftigungsverbot:
Hier ist der im Falle eines Beschäftigungsverbotes maßgebliche Erstattungssatz
einzutragen.
Beitragssätze holen
Über die Schaltfläche PLUS können über die Option "Beiträge holen" die hinterlegten
Beitragssätze aus der Vorgabeeinzugsstelle übernommen werden. Auch hier sind die
Vorgaben nach der Übernahme zu prüfen. Die gleiche Funktion steht Ihnen im Bereich
Beitragssätze zur Umlage zur Verfügung.
Gültig in Bundesländer
Sind Einzugsstellen nur in einem oder mehreren Bundesländern gültig, aktivieren Sie hier
das entsprechende oder die entsprechenden Bundesländer.
Ist kein Bundesland ausgewählt, so ist diese Einzugsstelle für das gesamte Bundesgebiet
gültig.
Verteiler/Gesperrt
Sperrvermerk
Das Aktivieren dieser Checkbox und der damit verbundene Datumseintrag hat mehrere
Auswirkungen. Sofort sichtbar ist die farbige Darstellung dieser Krankenkasse in der
Krankenkassenübersicht. Damit wird gekennzeichnet, dass es sich um einen gesperrten
Einzugsstellendatensatz handelt.
Ein derart gekennzeichneter Einzugsstellendatensatz kann weiterhin einem Mitarbeiter
zugeordnet werden. Allerdings werden Sie später bei der Nettolohnberechnung auf den
gesperrten Einzugsstellendatensatz durch eine Fehlermeldung hingewiesen. Die
Nettolohnberechnung ist nicht gültig, solange die beim Mitarbeiter hinterlegte
526
Lohnbuchhaltung
Einzugsstelle gesperrt ist.
Info
Die Maske beinhaltet ein Eingabefeld mit den Funktionen des RichEdit zur Eingabe von
formatiertem Text. Es dient der Aufnahme beliebiger Informationen, die Sie der
Krankenkasse hinterlegen möchten.
Extra Ansichten der Einzugsstelle
jeweils markierten Einzugsstellendatensatz aufrufen, ohne den Bereich der Stammdaten(
siehe S. 406) Einzugsstellen verlassen zu müssen. Zum gezielten Öffnen einer Extra
Ansicht verwenden Sie bitte den schwarzen Pfeil innerhalb der Schaltfläche.
der Extra
Ansicht wählen.
Information
Ist im selektierten Einzugsstellendatensatz über das Register "Info" im Feld Information
werden, müssen Sie dazu nicht den Einzugsstellendatensatz öffnen. In dieser Extra
Ansicht kann über die Schaltfläche
Schaltfläche
Geolokalisierung
Zeigt den Postleitzahlenbereich der selektierten Einzugsstelle in einer grafischen
Darstellung an.
527
Lohnbuchhaltung
Schaltflächen in der Übersicht der Einzugsstellen
Die Funktion der im Stammdatenbereich der Einzugsstellen verfügbaren Schaltflächen
„NEU", „KOPIEREN", „ÄNDERN" und „HILFE" werden an dieser Stelle nicht mehr
beschrieben, da die ausführliche Erläuterung im Kapitel Programmweit verfügbare
Schaltflächen( siehe S. 32) im modulübergreifenden Teil dieses Handbuches zu finden ist
und die Arbeitsweise identisch bleibt. Das gleiche gilt für den Aufruf des Druckmenüs und
die Schaltflächen "QUICK" und "ÄNDERUNGSPROTOKOLL. Die Arbeitsweise für die
Schaltfläche "KOMMUNIKATION" lesen Sie bei Bedarf bitte in dem Kapitel Adressen Schaltflächen im modulübergreifenden Teil dieses Handbuches nach.
Beschränken wir uns auf die Funktionalitäten, die in der Übersicht der Einzugsstellen neu
Standardfunktionen der Einzugsstellenverwaltung, womit ein alternativer Aufruf der
BEITRAGSSÄTZE MIT VORGABE - EINZUGSSTELLEN PRÜFEN
Sind aus der Übersicht der Einzugsstellen Vorgaben ausgewählt worden, dann kann über
diese Funktion geprüft werden, ob die zugehörigen Beitragssätze auch abgeholt wurden.
Ist das für eine oder mehrere Einzugsstellen nicht der Fall, erhalten Sie für diese
Einzugsstellen eine Information in der Protokollübersicht. Rufen Sie diese Einzugsstellen
über ändern auf und gehen auf das Register "Beitragssätze". Über die Schaltfläche PLUS
- Beiträge holen können die Beitragssätze in den Datensatz eingelesen werden. Analog ist
die Vorgehensweise für Umlagesätze.
Beachten Sie: Die Vorgabe-Einzugsstellen enthalten die Beitragssätze zum
Zeitpunkt der Auslieferung bzw. Bereitstellung des Updates. Gegebenenfalls können
die Beitragssätze auch manuell ergänzt werden.
OPTIONEN
• Parameter ...
aufrufen.
Parameter
die Einzugsstellen aufrufen zu können. Es ist nicht notwendig, zuerst die
528
Lohnbuchhaltung
Parameterübersicht zu öffnen und danach die Parameter - Einzugsstellen auszuwählen,
da diese beim Aufruf aus der Übersicht der Einzugsstellen bereits selektiert sind.
Bereich löschen
Beachten Sie:
Legen Sie zuerst die Sortierreihenfolge der Einzugsstellen fest und tragen Sie danach den
heranziehen.
Maske erreichen.
verändern.
Die Schaltfläche "Löschen" steht Ihnen im Bereich der Einzugsstellen nur zur Verfügung,
wenn für die markierte Einzugsstelle noch keine Daten für Beitragsnachweise und/oder
SV-Meldungen festgeschrieben wurden. Die Festschreibung der Daten erfolgt entweder
bei Übertragung der Beitragsnachweise aus dem Programm (ABSCHLUSS - Schaltfläche:
ÜBERTRAGEN) oder beim Monatswechsel oder beim Drucken des Beitragsnachweises,
wenn die Option "Festschreiben der Schätzung gegen Rückfrage erlauben" gewählt und
die daraus resultierende Abfrage mit "JA" bestätigt wurde.
Lohnarten-Stammdaten
Das Programm ermöglicht die Anlage von frei definierbaren Lohnarten. Hierbei kann es
sich um eine einfache Gehaltszahlung, um Urlaubs- oder Weihnachtsgeld, oder um
steuer- bzw. sozialversicherungsfreie Lohnbestandteile handeln. Da Lohnarten von Ihnen
selbst angelegt werden können, erhalten Sie größtmögliche Flexibilität. Eine Auswahl der
wichtigsten Lohnarten ist im Lieferumfang bereits enthalten und wird in der Übersichtsliste
529
Lohnbuchhaltung
angezeigt.
Bei Bedarf können diese Vorgaben geändert, oder als Orientierungshilfe für eine
neue Erfassung verwendet werden.
Beachten Sie aber, dass die Lohnarten, welche in bereits abgeschlossenen
Monaten abgerechnet wurden, nicht mehr geändert werden sollten, da dies
Abrechnungskorrekturen in den bereits abgeschlossenen Abrechnungsmonaten
nach sich ziehen könnte.
Die Erfassungsmaske der Stammdaten( siehe S. 406) Lohnarten beinhaltet einen
einheitlichen Kopfteil mit zwei Eingabefeldern.
Lohnartennummer
Vor der Erfassung ist die Eingabe einer Nummer zwingend notwendig. Die
Lohnartennummer kann 10-stellig alphanumerisch vergeben werden. Da doppelte
Einträge nicht zulässig sind, wird automatisch eine andere Eingabe vorgeschlagen, wenn
die angegebene Nummer bereits vergeben ist. Diese können Sie bestätigen oder ändern.
Bezeichnung
Hier vergeben Sie eine Textbezeichnung für die Lohnart. Unter dieser Bezeichnung
erscheint die Lohnart z. B. auch auf den Lohntaschen.
Über diese Schaltfläche rufen Sie das Änderungsprotokoll für die jeweilige Lohnart auf.
Sie erhalten Auskunft über:
•
•
•
•
•
Änderungsdatum
Benutzer, der die Änderung durchgeführt hat
welches Feld geändert wurde
den ursprünglichen (alten) Wert
den neuen Wert
Lohnart
Kennzeichen
Lohnart:
Aus der hinterlegten Listbox kann zwischen
•
•
•
•
•
•
Andere Zahlung
Gehalt
Sonstige Bezüge
Stundenlohn 1 ... 6
Stücklohn
Abrechnungskorrektur
530
Lohnbuchhaltung
ausgewählt werden.
Wählen Sie hier z.B. Gehalt und erfassen diese Lohnart im Bereich Bruttolohnerfassung,
so wird im Stammdatensatz des Mitarbeiters geprüft, ob eine Vorgabe über das Register
"Lohn-Abrechnungsdaten" - Abrechnungsvorgaben im Feld Gehalt hinterlegt ist. Wenn
ja, wird dieser Betrag automatisch im Bereich Bruttolohn angeboten.
Alle Lohnarten, welche für die Abrechnung von Einmalzahlungen angelegt werden, sind
hier als "Sonstige Bezüge" zu hinterlegen.
Unter "Andere Zahlung" fällt z.B. ein Fahrtkostenersatz oder die Zuzahlung zur
Direktversicherung.
Für Lohnkorrekturen müssen zwei Lohnarten für die Nachzahlung an den Mitarbeiter bzw.
für eine Rückerstattung vom Mitarbeiter angelegt sein. Diese Lohnarten müssen in diesem
Feld mit "Abrechnungskorrektur" hinterlegt werden. Im Gliederungspunkt Beispiele für
Lohnarten wird die genaue Hinterlegung für diese zwei Lohnarten erläutert.
Statistik:
Der ausgewählte Statistikeintrag hat Einfluss auf die Auswertung in der
Lohnsteuerbescheinigung und in der Buchungsübersicht. Für Lohnarten, welche als
"Andere Zahlung" angelegt werden, ist deshalb die Auswahl des Statistikkennzeichens
sehr sorgfältig vorzunehmen. Folgende Statistikkennzeichen können hinterlegt werden:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Zuschuss Fahrtkosten
Zuschuss Fahrtkosten Pauschal
Zuschuss VWL
Versorgungsbezug
Zuschuss Mutterschaft
Steuerfreie Verpflegung
Zuschuss Haushalt
Aushilfslohn
Aushilfslohn Pauschal
Direktversicherung
Steuerfrei nach Doppelbesteuerungsabkommen
Steuerfrei nach Auslandstätigkeitserlass
Steuerfrei Beträge des AG an Pensionskasse oder -fonds
Steuerpflichtig für mehrere Kalenderjahre (nicht ermäßigt)
Geldwerter Vorteil
Alle Lohnarten "Gehalt" und "Stundenlohn" bekommen als Statistik "(Keine Statistik)"
hinterlegt.
MONATSDURCHSCHNITT:
Hier wird festgelegt, ob der abgerechnete Wert dieser Lohnart bei der Ermittlung des 3
Monatsdurchschnitts bzw. des 6 Monatsdurchschnitts addiert oder subtrahiert werden soll,
wenn für die Monatsdurchschnittsberechnung dieses Kennzeichen in der Lohnart die
Basis ist. Über den Menüpfad BEARBEITEN - PARAMETER - ABRECHNUNG ABRECHNUNGSVORGABEN - ABRECHNUNGSVORGABEN GÜLTIG ab XX.XX.XXXX
531
Lohnbuchhaltung
erfolgt über das Register
Monatsdurchschnittsberechnung.
"weitere
Vorgaben"
die
Definition
für
die
PAUSCHALE LOHNSTEUER:
Für die pauschal zu versteuernden Lohnarten wählen Sie in dieser Listbox aus, welcher
Satz für die pauschale Lohn- und Kirchensteuer, herangezogen werden soll. Über den
Menüpfad
BEARBEITEN
PARAMETER
ABRECHNUNG
ABRECHNUNGSVORGABEN - ABRECHNUNGSVORGABEN GÜLTIG ab XX.XX.XXXX
werden über das Register "pauschale Sätze" die Sätze 1 bis 4 mit den entsprechenden
Prozentsätzen belegt.
Die pauschale Lohnsteuer wird standardmäßig immer zu Lasten des Arbeitgebers
ermittelt. Soll diese Steuerlast vom Arbeitnehmer getragen werden, dann aktivieren Sie
hinter dem pauschalen Steuersatz das Kennzeichen "Arbeitnehmer trägt anfallende
pauschale Steuern". Dadurch erhalten Sie ein weiteres Feld für die Hinterlegung einer
Lohnart für den Abzug der pauschalen Steuern.
Im Gliederungspunkt Beispiele für Lohnarten wird die genaue Hinterlegung für die Lohnart
"Abzug pauschale Lohnsteuer" erläutert.
NETTOBEZUG/-ABZUG:
Lohnarten, die einen reinen Nettobezug oder -abzug berücksichtigen, d.h. für den
abgerechneten Betrag werden weder Lohnsteuer noch Sozialabgaben ermittelt, erhalten
hier die entsprechende Hinterlegung.
DARSTELLUNG AUF DER LOHNTASCHE:
Legen Sie fest, an welcher Stelle auf der Lohntasche diese Lohnart ausgewiesen werden
soll. Folgende Hinterlegungen können getroffen werden:
•
•
•
•
Unter Bruttobezüge auf Lohntasche ausweisen
Unter Nettobezüge auf Lohntasche ausweisen
Unter Bruttobezüge auf Lohntasche ausweisen, auch wenn Betrag gleich 0,Unter Nettobezüge auf Lohntasche ausweisen, auch wenn Betrag gleich 0,-
Die letzten beiden Angaben können benutzt werden, wenn Sie Ihrem Mitarbeiter über die
Lohntasche eine Information zukommen lassen möchten. Im Gliederungspunkt Beispiele
für Lohnarten wird die genaue Hinterlegung für diese Lohnart erläutert.
ZUSAMMENFASSEN:
Ist diese Option aktiv gesetzt, so werden alle Einträge für diese Lohnart, die Sie im
Kalendarium für die Abrechnungsperiode erfasst haben, in der Bruttolohnerfassung in
einer Zeile zusammengefasst importiert.
Sonstiger steuerpflichtiger Bezug / Sonstiger sozialversicherungspflichtiger Bezug:
Handelt es sich bei der Lohnart um eine Einmalzahlung (z. B. einmalig gezahltes Urlaubs-,
Weihnachtsgeld oder Tantiemen >150,00 EUR), so müssen diese Kennzeichen aktiviert
532
Lohnbuchhaltung
werden, da Einmalzahlungen steuer- und versicherungstechnisch anders gehandhabt
werden als „normale Zahlungen“. Einmalzahlungen >150,00 EUR müssen nach der
allgemeinen Jahreslohnsteuertabelle besteuert werden und, sofern dies möglich ist,
müssen die SV-Bemessungsgrenzen der Vormonate aufgefüllt werden. Die Erfüllung
dieser beiden Kriterien wird durch das Aktivieren dieser Kennzeichen sichergestellt.
Berücksichtigung für Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschlag
Zuschlag:
• kein Zuschlag
• ausschließlich Zuschlag
• Inklusive Zuschlag
Wird als Zuschlag der Eintrag "Ausschließlich Zuschlag" oder "inklusive Zuschlag"
gewählt, stehen folgende Zuschlagsarten zur Verfügung:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Nacht 1 (20:00 - 6:00 Uhr) 25 %
Nacht 2 (0:00 - 4:00 Uhr) 40 %
Sonntag 50 %
Sonntag + Nacht 1 75 %
Sonntag + Nacht 2 90 %
Feiertag 1(ges. Feiertage, 31.12.) 125 %
Feiertag 2 (Weihnachten, 01.05.) / Feiertag 1 + Nacht 1 150 %
Feiertag 1 + Nacht 2 165 %
Berechnungsvorgaben (Beträge in EUR)
SONSTIGER STEUERPFLICHTIGER BEZUG
SONSTIGER SOZIALVERSICHERUNGSPFLICHTIGER BEZUG
VERGÜTUNG FÜR MEHRJÄHRIGE TÄTIGKEIT:
Zahlen Sie Arbeitslohn für eine mehrjährige Tätigkeit (z.B. Abfindung), wird durch die
Anwendung der so genannten Fünftelregelung ermäßigt besteuert. Aktivieren Sie dieses
Kennzeichen, kommt die Fünftelregelung zum Tragen.
NEGATIVE BEZÜGE MINDERN SV- UND STEUERPFLICHTIGES BRUTTO
Dieses Kennzeichen steht nur zur Verfügung, wenn die Lohnart pauschal versteuert wird.
BERÜCKSICHTIGUNG BEI ERMITTLUNG DES GRUNDLOHNS
Soll die jeweilige Lohnart für die Ermittlung des Grundlohnes herangezogen werden, so ist
dieses Kennzeichen zu aktivieren.
Die Steuer- bzw. Beitragsfreiheit für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeitszuschläge wird
von einem in § 3b EStG definierten Grundlohn gewährt, der nicht dem Entgelt
entsprechen muss, aus dem der arbeitsrechtliche Zuschlag ermittelt wird. Die
Grundlohndefinition schließt z.B. auch VWL und Sachbezug (z.B. Firmenfahrzeug) ein, die
533
Lohnbuchhaltung
üblicherweise bei der Zuschlagsermittlung unberücksichtigt bleiben. Auch für die
Sozialversicherung gilt die Grundlohndefinition des Steuerrechts.
FAKTOR (%):
Hier bestimmen Sie, mit welchem Faktor die Lohnart berechnet werden soll. In der Regel
sind dies sicherlich 100 %. Werden aber z. B. Überstunden mit einem bestimmten
Zuschlagssatz abgerechnet, so ändert sich dieser Faktor.
STEUERFREIER BETRAG/STEUERFREIER SATZ (%):
Ist eine Lohnart bis zu einem bestimmten Betrag oder bis zu einem bestimmten
Prozentsatz steuerfrei, so hinterlegen Sie hier die entsprechenden Werte.
SV-FREIER BETRAG / SV-FREIER SATZ (%):
Ist eine Lohnart bis zu einem bestimmten Betrag oder bis zu einem bestimmten
Prozentsatz sozialversicherungsfrei, so hinterlegen Sie hier die entsprechenden Werte.
STÜCKLOHN:
Wollen Sie Stücklohnabrechnungen erstellen, so geben Sie hier den jeweiligen Betrag für
1 Stück ein.
Jede Änderung einer Lohnart wird dokumentiert. Das entsprechende Protokoll kann über
diese Schaltfläche aufgerufen werden.
Weitere Kennzeichen
Berücksichtigung für Lohnfortzahlung
Um Lohnfortzahlung nach § 10 LFTG in einem Abrechnungszeit geltend machen zu
können, ist es erforderlich, hier für die Lohnart zu hinterlegen, ob der Wert der jeweiligen
Lohnart bei der Berechnung zur Umlagenerstattung berücksichtigt werden soll oder nicht.
Soll der Wert bei der Berechnung zur Umlagenerstattung berücksichtigt werden, wählen
Sie hier Umlage (U 1, U 2 und Beschäftigungsverbot) aus. Soll der Betrag, welcher über
diese Lohnart abgerechnet wird, komplett in die Berechnung des Erstattungsbetrages
einbezogen werden, dann aktivieren Sie zusätzlich das Kennzeichen "Gesamtbetrag
dieser Lohnart bezieht sich auf Erstattungszeitraum". Es erfolgt dann keine anteilige
Berechnung.
534
Lohnbuchhaltung
Berücksichtigung für Berufsgenossenschaft
Hier wird die Berücksichtigung der jeweiligen Lohnart für die Berufsgenossenschaft
angegeben. Dabei kann zwischen
• Menge und ges. Betrag
• Nur Menge
• Nur ges. Betrag
gewählt werden.
Fibu
Buchungssatz erzeugen:
Sollen im Lohnmodul Buchungssätze für die Fibu bereitgestellt werden, so aktivieren Sie
diese Option. Auch in der Buchungsübersicht wird der über diese Lohnart abgerechnete
Betrag nur ausgewiesen, wenn dieses Kennzeichen aktiv gesetzt ist.
Kontonummer:
Soll der Betrag, welcher über die Lohnart abgerechnet wurde, auf ein bestimmtes
Kostenkonto gebucht werden, dann wählen Sie das entsprechende Konto aus den
Kontenrahmen aus. Ist hier kein Konto eingetragen, so wird das Kostenkonto, welches
über den Menüpfad BEARBEITEN - PARAMETER - ABRECHNUNG BUCHUNGSKONTEN FÜR FIBU im Bereich der Lohnarten hinterlegt ist, bebucht.
Nicht in Buchungsübersicht unter "Andere Zahlung" ausweisen"
Dieses Kennzeichen steht nur zur Verfügung, wenn es sich um eine Lohnart "Andere
Zahlung" handelt. Wurde der Lohnart "Andere Zahlung" zusätzlich ein
Statistikkennzeichen zugeordnet, welches auch in der Buchungsübersicht gesondert
dargestellt wird, verhindert das Aktivieren des Kennzeichens "Nicht in Buchungsübersicht
unter 'Andere Zahlung" ausweisen'" eine doppelte Ausweisung des Betrages in der
Buchungsübersicht.
z.B. Es wurde eine Lohnart als Andere Zahlung mit Statistik-Kennzeichen "Geldwerter
Vorteil" angelegt und in der Bruttolohnerfassung verwendet. In der Buchungsübersicht soll
dieser Betrag ausschließlich unter "Geldwerter Vorteil" ausgewiesen werden. Um dies zu
realisieren, ist das Kennzeichen "Nicht in Buchungsübersicht unter 'Andere Zahlung"
ausweisen'" zu aktivieren.
Beachten Sie, bei bestimmten Lohnarten z.B. Vorschuss, Direktversicherung
(Abzug) oder Geldwerter Vorteil (Abzug) ist der Lohnart ein Verrechnungs- oder
Verbindlichkeitskonten zu hinterlegen.
Info
Information
Die Maske beinhaltet ein Eingabefeld mit den Funktionen des RichEdit zur Eingabe von
formatiertem Text. Es dient der Aufnahme beliebiger Informationen, die Sie der Lohnart
535
Lohnbuchhaltung
hinterlegen möchten.
Extra Ansichten der Lohnartenverwaltung
jeweils markierten Lohnartendatensatz aufrufen, ohne den Bereich der Stammdaten(
siehe S. 406) Lohnarten verlassen zu müssen. Zum gezielten Öffnen einer Extra Ansicht
verwenden Sie bitte den schwarzen Pfeil innerhalb der Schaltfläche.
der Extra
Ansicht wählen.
Umsatz
Über diese Extra Ansicht werden die Umsätze der selektierten Lohnart mit kumulierten
Monatswerten und einer Jahressumme dargestellt. Mit der Schaltfläche
wählen Sie das anzuzeigende Jahr aus. Es besteht die Möglichkeit, die Umsätze der
letzten 5 Jahre darzustellen. Stehen für das ausgewählte Jahr Umsatzwerte zur
Verfügung dann kann über die Schaltfläche
die Darstellungsart ausgewählt werden. Der Umsatz der Lohnart kann als
•
•
•
•
Tabelle
Grafik: Kuchen
dargestellt werden.
Entscheiden Sie sich für die tabellarische Darstellung, erhalten Sie die Angaben des
Umsatzes pro Monat und die Jahressumme dargestellt.
Entscheiden Sie sich für eine grafische Darstellung, so kann über die Schaltfläche
die Grafik zur Weiterverarbeitung, bspw. in ein Textverarbeitungsprogramm übergeben
können.
536
Lohnbuchhaltung
Information
Ist im selektierten Lohnartendatensatz über das Register "Fibu / Info" im Feld Information
werden, müssen Sie dazu nicht den Lohnartendatensatz öffnen. In dieser Extra Ansicht
kann über die Schaltfläche
Schaltfläche
Schaltflächen der Lohnarten
Die Funktion der im Stammdatenbereich der Lohnarten verfügbaren Schaltflächen „NEU",
„KOPIEREN", „ÄNDERN", „LÖSCHEN" und „HILFE" werden an dieser Stelle nicht mehr
beschrieben, da die ausführliche Erläuterung im Kapitel Programmweit verfügbare
Schaltflächen( siehe S. 32) im modulübergreifenden Teil dieses Handbuches zu finden ist
und die Arbeitsweise identisch bleibt. Das gleiche gilt für den Aufruf des Druckmenüs.
Beschränken wir uns auf die Funktionalitäten, die in den Lohnartendaten neu
Standardfunktionen der Lohnartenverwaltung, womit ein alternativer Aufruf der Funktionen
ermöglicht wird. Einige Möglichkeiten lassen sich jedoch ausschließlich über den
Plus-Button aufrufen.
OPTIONEN
• Parameter ...
aufrufen.
Parameter
der Lohnartenübersicht aufrufen zu können.
Bereich löschen
537
Lohnbuchhaltung
Beachten Sie:
Legen Sie zuerst die Sortierreihenfolge der Lohnarten fest und tragen Sie danach den
heranziehen.
Maske erreichen.
verändern.
Beispiele für Lohnarten
In diesem Abschnitt finden Sie Beispiele, wie bestimmte Lohnarten angelegt werden
können. Die Lohnarten können individuell - nach Ihren Anforderungen angelegt und/oder
abgeändert werden. Die steuerrechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Grundlagen
besprechen Sie bitte gegebenenfalls mit Ihrem Steuerberater / mit Ihrer Einzugsstelle.
Bei Neuanlage eines Mandanten werden zahlreiche Beispiel-Lohnarten automatisch
angelegt, die folgendermaßen strukturiert sind:
•
•
•
•
•
•
Nummernkreis 100 - Grundlohnarten (z.B. Gehalt, Stundenlohn, etc.)
Nummernkreis 200 - Zuschläge (Sonn-, Feiertags-, Nachtzuschläge)
Nummernkreis 300 - weitere Bezüge (Provisionen, Tantiemen, etc.)
Nummernkreis 400 - Zuschüsse (z.B. VWL, Geldwerter Vorteil, etc.)
Nummernkreis 500 - Einmalbezüge (z.B. Provision, Urlaubsgeld, etc.)
Nummernkreis 800 - Abzugslohnarten (z.B. Pfändung, Vorschuss, etc.)
1. Gehalt (normales Festgehalt für Angestellte):
Lohnartennummer: 100
Bezeichnung: Gehalt
Lohnart: Gehalt
538
Lohnbuchhaltung
Statistik: (Keine Statistik)
Monatsdurchschnitt: Keine Berücksichtigung
pauschale Lohnsteuer: Keine Pauschalsteuer
Nettobezug/-abzug: (Keiner)
Darst. auf der Lohntasche: unter Bruttobezüge auf Lohntasche ausweisen
Zusammenfassen: nicht aktiv
Berücksichtigung für Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschlag: Kein Zuschlag
Sonstiger st.-pfl. Bezug: nicht aktiv
Sonstiger SV-pfl. Bezug: nicht aktiv
Vergütung für mehrjährige Tätigkeit: nicht aktiv
Berücksichtigung bei Ermittlung des Grundlohns: aktiv
Faktor: 100
steuerfreier Betrag: kein Eintrag
steuerfreier Satz (%): kein Eintrag
SV-freier Betrag: kein Eintrag
SV-freier Satz (%): kein Eintrag
Stücklohn: kein Eintrag
Soll ein Erstattungbetrag (Krankheit, Mutterschaft) berechnet werden, ist im Register
"Weitere Kennzeichen" die Berücksichtigung für Lohnfortzahlung auszuwählen. Da im
Regelfall hier eine anteilige Berechnung gewünscht wird, ist das Kennzeichen
"Gesamtbetrag für diese Lohnart bezieht sich auf den Erstattungszeitraum (keine anteilige
Berechnung)" NICHT zu aktivieren. Die Berechnung des entsprechenden Anteiles erfolgt
durch die Hinterlegung der Fehlzeiten unter STAMMDATEN - MITARBEITER LOHN-ABRECHNUNGSDATEN - FEHLZEITEN.
2. Stundenlohn - mit Stundensatz 1
Bezeichnung: Stundenlohn (Std.-Satz 1)
Lohnart: Stundenlohn 1
Monatsdurchschnitt: Keine Berücksichtigung (bzw. anwendungsspezifisch)
539
Lohnbuchhaltung
Zusammenfassen: aktiv, wenn diese Lohnart über das Kalendarium erfasst wird.
Faktor: 100
3. Überstunden 50 % ( mit Stundensatz 1) - werden z.B. Überstunden mit 50
% Zuschlag bezahlt, so kann für den Stundensatz 1 die Lohnart wie folgt
eingerichtet werden.
Lohnartennummer: 3
Bezeichnung: Überstunden 50 % (Std.-Satz 1)
Monatsdurchschnitt: Keine Berücksichtigung (bzw. anwendungsspezifisch)
Nettobezug / -abzug: (Keiner)
Zusammenfassen: aktiv, wenn diese Lohnart über das Kalendarium erfasst wird.
Faktor: 150
540
Lohnbuchhaltung
4. Urlaubsgeld
Wird einmalig ein Urlaubsgeld, höher als der Betrag EUR 150,00 gezahlt, so liegt eine
typische Einmalzahlung vor.
Bezeichnung: Urlaubsgeld
Lohnart: Sonstige Bezüge
Sonstiger st.-pfl. Bezug: aktiv
Sonstiger SV-pfl. Bezug: aktiv
Berücksichtigung bei Ermittlung des Grundlohns: nicht aktiv
Faktor: 100
5. VWL – Arbeitgeberzuzahlung
Bezeichnung: VWL
Lohnart: Andere Zahlung
Statistik: Zuschuss VWL
541
Lohnbuchhaltung
Faktor: 100
6. Aushilfslohn – pauschal versteuert, z.b. für kurzfristig Beschäftigte.
Diese Lohnart soll pauschal besteuert werden und zwar mit 20 %. Dieser pauschale
Steuersatz von 20 % ist über den Menü Pfad BEARBEITEN - PARAMETER ABRECHNUNG - ABRECHNUNGSVORGABEN - ABRECHNUNGSVORGABEN GÜLTIG
AB XX.XX.XXX über das Register "pauschale Sätze" im pauschalen Lohnsteuersatz 1
hinterlegt. Haben Sie an dieser Stelle den pauschalen Satz 20 % in einem anderen Satz
eingetragen, so muss auch in der Lohnart dieser andere Satz gewählt werden.
Bezeichnung: Aushilfslohn - Pauschalsteuer 20 %
Statistik: Aushilfslohn Pauschal
pauschale Lohnsteuer: mit pauschalem Steuersatz 1
Arbeitnehmer trägt anfallende pauschale Steuer: nicht aktiv, wenn die Pauschalsteuer zu
Lasten des Arbeitgebers geht
Arbeitnehmer trägt anfallende pauschale Steuer: aktiv, wenn die Pauschalsteuer zu
Lasten des Arbeitnehmers geht, dann muss auch eine Lohnartennummer im Feld Lohnart
für Abzug der pauschalen Steuer eingetragen werden. Die Definition dieser Lohnart finden
Sie im nächsten Beispiel.
542
Lohnbuchhaltung
Negative Bezüge mindern SV- und steuerpflichtiges Brutto: aktiv
Faktor: 100
7. Lohnart für den Abzug der pauschalen Lohnsteuer, wenn diese zu
Lasten des Arbeitnehmers geht.
Lohnartennummer: 7
Bezeichnung: Abzug pauschale Lohnsteuer
Nettobezug/-abzug: Nettoabzug
Darst. auf der Lohntasche: unter Nettobezüge auf Lohntasche ausweisen
Faktor: 100
543
Lohnbuchhaltung
steuerfreier Satz (%): 100,00
SV-freier Satz (%): 100,00
8. Geldwerter Vorteil (+)
Ein geldwerter Vorteil liegt dann vor, wenn z. B. ein PKW privat genutzt wird. Dieser
Vorteil muss versteuert und versichert werden. Natürlich darf dieser Mehrbetrag nicht in
die Auszahlung einfließen. Deshalb muss zu dieser Lohnart eine zweite in der
Bruttolohnerfassung integriert werden (Siehe Beispiel 9).
Bezeichnung: Geldwerter Vorteil - Zuzahlung
Lohnart:Andere Zahlung
Statistik: Geldwerter Vorteil
pauschale Lohnsteuer: keine Pauschalsteuer
Faktor: 100
9. Geldwerter Vorteil (-)
Mit Lohnart 310 wurde der geldwerte Vorteil versteuert und versichert. Mit dieser Lohnart
wird er nun wieder vom Auszahlungsbetrag abgezogen.
544
Lohnbuchhaltung
Bezeichnung: Geldwerter Vorteil - Abzug
Faktor: 100
steuerfreier Satz (%): 100
SV-freier Satz (%): 100
10. Lohnart für eine Abfindung, welche nach der so genannten
Fünftelregelung ermäßigt besteuert wird.
Bezeichnung: Abfindung ermäßigte Steuer
Lohnart: Sonstige Bezüge
545
Lohnbuchhaltung
Sonstiger st.-pfl. Bezug: ist durch die Aktivierung des Kennzeichens Vergütung für
mehrjährige Tätigkeit inaktiv.
Sonstiger SV-pfl. Bezug: Bitte fragen Sie bei Ihrer Krankenkasse nach, wie die Abfindung
im Einzelfall sozialversicherungstechnisch behandelt werden muss. Wenn die Abfindung
dbzgl. wie eine Einmalzahlung behandelt werden muss, ist dieses Kennzeichen zu
aktivieren.
Vergütung für mehrjährige Tätigkeit: aktiviert
Faktor: 100
SV-freier Satz (%): 100,00 (fragen Sie gegebenenfalls bei Ihrer Einzugsstelle oder Ihrem
Steuerberater nach!)
11. Lohnart für steuer- und sozialversicherungsfreie Beträge des
Arbeitgebers, welche an eine Pensionskasse oder -fond abgeführt werden.
Dieser Mehrbetrag darf nicht in die Auszahlung einfließen. Deshalb muss zu dieser
Lohnart eine zweite in der Bruttolohnerfassung integriert sein (Siehe Beispiel 12).
Bezeichnung: Pensionszuzahlung
Statistik: Steuerfreie Beträge des AG an Pensionskasse oder -fond
Nettobezug/-abzug: Nettobezug
546
Lohnbuchhaltung
Faktor: 100
steuerfreier Satz (%): 100,00
SV-freier Satz (%): 100,00
12. In der Lohnart 11 wurde die Pensionszuzahlung definiert.
Da die Pensionszuzahlung direkt vom Arbeitgeber an die Pensionskasse abgeführt wird,
wird mit dieser Lohnart der Betrag nun wieder vom Auszahlungsbetrag abgezogen.
Bezeichnung: Pension - Abzug
Faktor: 100
547
Lohnbuchhaltung
13. Lohnart für eine Nachzahlung an den Arbeitnehmer, welche sich
aufgrund einer Lohnkorrektur einer bereits abgeschlossenen
Abrechnungsperiode ergibt.
Bezeichnung: Rückzahlung an Mitarbeiter (aus Lohnkorrektur)
Lohnart: Abrechnungskorrektur
Nettobezug/-abzug: Nettobezug
Faktor: 100
14. Lohnart für eine Rückerstattung vom Arbeitnehmer, welche sich
aufgrund einer Lohnkorrektur einer bereits abgeschlossenen
Abrechnungsperiode ergibt.
Bezeichnung: Rückforderung von Mitarbeiter (aus Lohnkorrektur)
Lohnart: Abrechnungskorrektur
Faktor: 100
548
Lohnbuchhaltung
15. Lohnart für eine Informationsangabe auf der Lohntasche.
Sie möchten Ihrem Mitarbeiter über die Lohntasche eine Information zu kommen lassen,
z. B. eine Erinnerung am Jahresende, dass die Lohnsteuerkarten für das neue Jahr
abzugeben sind. Die zu übermittelnde Information wird im Feld Bezeichnung der Lohnart
hinterlegt. Maximal 100 Zeichen Text werden aus diesem Feld auf der Lohntasche
ausgegeben.
Lohnartennummer: 15
Bezeichnung: Bitte geben Sie Ihre neue Lohnsteuerkarte ab.
Option: Arbeitnehmer trägt anfallende pauschale Steuern ist nicht zu aktivieren
Nettobezug / -abzug: (Keiner)
Darstellung auf Lohntasche: Unter Bruttobezügen auf Lohntasche ausweisen, auch wenn
Betrag gleich 0,Zusammenfassen: nicht aktiv
Faktor: kein Eintrag
16. Direktversicherung (Zuzahlung SV-pflichtig)
Zahlt der Arbeitgeber eine Betrag für eine Direktversicherung, so muss im Einzelfall
geklärt werden, ob dieser Betrag SV-pflichtig oder SV-frei ist. Dieses Beispiel ist für
SV-pflichtige Zuzahlungen. Natürlich darf dieser Betrag nicht in die Auszahlung einfließen.
Deshalb muss zu dieser Lohnart eine zweite in der Bruttolohnerfassung integriert werden
549
Lohnbuchhaltung
(Siehe Beispiel 18). Diese Lohnart soll pauschal besteuert werden und zwar mit 20 %.
Dieser pauschale Steuersatz von 20 % ist über den Menüpfad BEARBEITEN PARAMETER
ABRECHNUNG
ABRECHNUNGSVORGABEN
ABRECHNUNGSVORGABEN GÜLTIG AB XX.XX.XXX über das Register "pauschale
Sätze" im pauschalen Lohnsteuersatz 1 hinterlegt. Haben Sie an dieser Stelle den
pauschalen Satz 20 % in einem anderen Satz eingetragen, so muss auch in der Lohnart
dieser andere Satz gewählt werden.
Bezeichnung: Direktversicherung (Zuzahlung SV-pflichtig)
Statistik: Direktversicherung
pauschale Lohnsteuer: Mit pauschalem Steuersatz 1
Sie im Beispiel 7.
Negative Bezüge mindern SV- und steuerpflichtiges Brutto: nicht aktiv
Faktor: 100
550
Lohnbuchhaltung
17. Direktversicherung (Zuzahlung SV-frei)
Zahlt der Arbeitgeber eine Betrag für eine Direktversicherung, so muss im Einzelfall
geklärt werden, ob dieser Betrag SV-pflichtig oder SV-frei ist. Dieses Beispiel ist für
SV-freie Zuzahlungen. Natürlich darf dieser Betrag nicht in die Auszahlung einfließen.
Deshalb muss zu dieser Lohnart eine zweite in der Bruttolohnerfassung integriert werden
(Siehe Beispiel 18). Diese Lohnart soll pauschal besteuert werden und zwar mit 20 %.
Dieser pauschale Steuersatz von 20 % ist über den Menüpfad BEARBEITEN PARAMETER
ABRECHNUNG
ABRECHNUNGSVORGABEN
ABRECHNUNGSVORGABEN GÜLTIG AB XX.XX.XXX über das Register "pauschale
Sätze" im pauschalen Lohnsteuersatz 1 hinterlegt. Haben Sie an dieser Stelle den
pauschalen Satz 20 % in einem anderen Satz eingetragen, so muss auch in der Lohnart
dieser andere Satz gewählt werden.
Bezeichnung: Direktversicherung (Zuzahlung SV-frei)
Statistik: Direktversicherung
pauschale Lohnsteuer: Mit pauschalem Steuersatz 1
Sie im Beispiel 7.
Negative Bezüge mindern SV- und steuerpflichtiges Brutto: nicht aktiv
Faktor: 100
551
Lohnbuchhaltung
18. Direktversicherung (Abzug)
Mit Lohnart 16 oder 17 wurde die Zuzahlung zur Direktversicherung eingegeben. Mit
dieser Lohnart wird der Betrag nun wieder vom Auszahlungsbetrag abgezogen.
Bezeichnung: Direktversicherung - Abzug
Faktor: 100
19. Zuschlag Nacht 1 (20.00 - 6.00 Uhr) - ausschließlich Zuschlag
Bezeichnung: Zuschlag Nacht 1 (20.00 - 6.00 Uhr)
552
Lohnbuchhaltung
Monatsdurchschnitt: Wert addieren
Berücksichtigung für Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschlag:
Zuschlag: ausschließlich Zuschlag
Zuschlagsart: Nacht 1 (20.00 - 6.00 Uhr) 25 %
Faktor: 25,00
steuerfreier Betrag: inaktiv
steuerfreier Satz (%): inaktiv
SV-freier Betrag: inaktiv
SV-freier Satz (%): inaktiv
20. Fortzahlung Lohn bei Krankheit (Std.-Satz 1)
Bezeichnung: Fortzahlung Lohn bei Krankheit (Std.-Satz 1)
Darst. auf der Lohntasche: Unter Bruttobezüge auf Lohntasche ausweisen
Zuschlag: Kein Zuschlag
Faktor: 100
553
Lohnbuchhaltung
Berücksichtigung: Umlage (U1, U2 und Beschäftigungsverbot)
Gesamtbetrag dieser Lohnart bezieht sich auf den Erstattungszeitraum (keine anteilige
Berechnung): aktiv
Diese Lohnart ist zu verwenden, bei der Abrechnung von Stundenlöhnern während des
Krankheitszeitraums.
21. Zuschuss Mutterschaft
Bezeichnung: Zuschuss Mutterschaft
Statistik: Zuschuss Mutterschaft
Darst. auf der Lohntasche: Unter Bruttobezüge auf Lohntasche ausweisen
Zuschlag: Kein Zuschlag
Faktor: 100
554
Lohnbuchhaltung
Berücksichtigung: Umlage (U1, U2 und Beschäftigungsverbot)
Gesamtbetrag dieser Lohnart bezieht sich auf den Erstattungszeitraum (keine anteilige
Berechnung): aktiv
Diese Lohnart wird verwendet, bei Abrechnung vom Mutterschaftsgeld während der
Mutterschutzfrist.
Erfassung
Bruttolohnerfassung und Lohnkonto
Dieser Programmteil ist das Herzstück der Lohnbuchhaltung. Neben der Einsicht des
Lohnkontos, wird über diesen Bereich die Bruttolohnerfassung durchgeführt, bei Bedarf
die Abrechnungsänderung eines bereits abgeschlossenen Abrechnungsmonats
vorgenommen oder eine Vergleichsabrechnung erstellt.
Im Bereich "Erfassung" haben Sie die Möglichkeit, sich das Lohnkonto eines
ausgewählten Mitarbeiters auf dem Bildschirm anzusehen. Hier können Sie prüfen, ob die
Nettolohnberechnung die korrekten Werte ermittelt hat. Für die abgeschlossenen
Abrechnungsmonate können die Werte eingesehen und im Bedarfsfall korrigiert werden.
Die Beschreibung dazu finden Sie im nachfolgenden Punkt Schaltflächen des Bereiches
Lohnkonto.
Das Lohnkonto speichert alle relevanten Abrechnungsdaten zu allen mit diesem
Programm abgerechneten Monaten. In der Bildschirmanzeige werden das aktuelle und die
letzten 3 Jahre, sofern die Lohnabrechnungen dafür mit diesem Programm erstellt
wurden, dargestellt. Die Symbole in der Statusleiste zeigen an, ob die Abrechnung gültig
ist und ob ein Abrechnungsmonat korrigiert wurde. Mit dem Symbol
wird eine gültige
Abrechnung gekennzeichnet. Mit dem Symbol
wird eine ungültige Abrechnung
gekennzeichnet, d.h. so sah die Abrechnung ursprünglich vor der Korrektur aus. Mit den
beiden Symbolen
ist eine gültige Abrechnung gekennzeichnet, welche korrigiert
wurde. Über die Schaltfläche PLUS - Optionen können Sie wählen, ob Korrekturen mit
angezeigt werden sollen, ob Wertänderungen farblich markiert und ob nur Felder mit
Berechnungsvorgaben angezeigt werden.
555
Lohnbuchhaltung
Schaltflächen des Bereiches Lohnkonto
Im Bereich Bruttolohnerfassung/Lohnkonto stehen Ihnen mehrere Schaltflächen zur
Verfügung, welche in den nachfolgenden Gliederungspunkten beschrieben sind.
Erfassen
Über diese Schaltfläche werden die Bruttolohndaten für den aktuellen Abrechnungsmonat
erfasst.
Alle hier erfassten Entlohnungsarten werden kumuliert, stehen somit für die Ermittlung der
Steuern und Sozialversicherungsbeiträge bereit.
Zuerst wird der Arbeitnehmer aufgerufen, für welchen die Bruttolohnerfassung erfolgen
sollen. Es wird immer der Mitarbeiter angeboten, welcher auch im Lohnkonto aktuell
aufgerufen ist. Man kann natürlich eine andere Personalnummer für die Abrechnung
wählen.
Ist die Mitarbeiternummer nicht bekannt, können die Suchfunktion benutzt werden. Für die
Suche eines Mitarbeiters stehen Ihnen rechts im Feld Mitarbeiter mehrere Schaltflächen
zur Verfügung.
Mittels der kleinen Pfeiltaste öffnet sich der Mitarbeiterstamm in dem Sie mit Hilfe der
Maus oder des Scrollbalkens den gewünschten Mitarbeiter suchen und auswählen können.
•
•
•
•
•
•
•
•
Mitarbeiternummer
Suchbegriff
Nachname
Land
Postleitzahl
Ort
Telefon 1
Abteilungsnummer
Ist der gewünschte Mitarbeiter gefunden, kann dieser mit der Schaltfläche
für die Bruttolohnerfassung übernommen werden.
556
Lohnbuchhaltung
Die drei Punkte öffnen den Stammdatenbereich Mitarbeiter mit allen Funktionen, die Ihnen
auch direkt im Stammdatenbereich zur Verfügung stehen. Es besteht also die Möglichkeit,
direkt aus der Erfassung der Bruttolohndaten bei Bedarf einen Mitarbeiterdatensatz zu
bearbeiten.
Mitarbeiters in die Erfassung.
Wird nach Eingabe der Mitarbeiternummer im Namensfeld "Mitarbeiter ist nicht beschäftigt
..." angezeigt, so liegt entweder bei einem neuen Mitarbeiter das Eintrittsdatum in einem
nachfolgenden Abrechnungsmonat oder bei einem Mitarbeiter, welcher das Unternehmen
verlassen hat, das Austrittsdatum in einem bereits abgeschlossenen Abrechnungsmonat.
Wurde ein im Abrechnungszeitraum beschäftigter Mitarbeiter aufgerufen, werden im
folgenden Teil die einzelnen Lohnarten erfasst, welche in die Lohnabrechnung integriert
werden sollen.
Bei der Bruttolohnerfassung über die Lohnarten sind nachfolgende Eingaben erforderlich:
LOHN-NR.:
In diesem Feld wird die Lohnart festgelegt, welche abgerechnet werden soll. Für die
Suche einer Lohnart stehen Ihnen rechts im Feld Lohn-Nr.: mehrere Schaltflächen zur
Verfügung.
Mittels der kleinen Pfeiltaste öffnen sich die Stammdaten( siehe S. 406) Lohnarten, in
denen Sie mit Hilfe der Maus oder des Scrollbalkens die gewünschte Lohnart suchen und
auswählen können.
• Lohnartennummer
• Bezeichnung
Ist die gewünschte Lohnart gefunden, kann diese mit der Schaltfläche
557
Lohnbuchhaltung
für die Bruttolohnabrechnung übernommen werden.
Die drei Punkte öffnen den Stammdatenbereich Lohnarten mit allen Funktionen, die Ihnen
auch direkt im Stammdatenbereich zur Verfügung stehen. Es besteht also die Möglichkeit,
direkt aus der Bruttolohnerfassung bei Bedarf einen Lohnartendatensatz zu bearbeiten.
Die Schaltfläche „ÜBERNEHMEN“ bewirkt auch hier die Übernahme der selektierten
Lohnart in die Bruttolohnerfassung.
KOST.-NR.:
Arbeiten Sie mit Kostenstellen, wird hier die Kostenstellennummer, auf welche der
Lohnbetrag verbucht werden soll, eingetragen. Haben Sie über den Menüpfad
STAMMDATEN - MITARBEITER für den abzurechnenden Arbeitnehmer über das
Register "Lohn-Abrechnungsdaten" in den aktuellen Beschäftigungsvorgaben über das
Register "Tätigkeit / BGS / Fibu" im Bereich Fibu eine Kostenstelle hinterlegt, so wird
diese automatisch eingeblendet. Bei Bedarf können Sie natürlich den Vorschlag ändern
und eine andere Kostenstelle vergeben. Im Feld Kost.-Nr. stehen Ihnen die gleichen
Suchfunktionen wie im Feld Lohn-Nr. zur Verfügung.
BEZEICHNUNG:
Die in den Stammdaten( siehe S. 406) – Lohnarten hinterlegte Bezeichnung für die
ausgewählte Lohnart wird angezeigt. Bei Bedarf kann die Bezeichnung abgeändert
werden. Diese Bezeichnung wird auf der Lohntasche für den Mitarbeiter ausgedruckt.
FEST:
Bestimmte Lohnarten sind in jedem Abrechnungsmonat mit gleichbleibenden Eingaben in
die Bruttolohnerfassung auf zu nehmen (z. B. VWL, Direktversicherung). Hier können Sie
festlegen, ob die ausgewählte Lohnart automatisch in den nächsten Abrechnungsmonat
vorgetragen werden soll. Ist dies der Fall, hinterlegen Sie ein „Ja“.
MENGE:
Im Mengenfeld wird die Anzahl der Arbeitsstunden für die jeweilige Lohnart angezeigt
bzw. eingetragen.
BETRAG:
In diesem Feld wird der abzurechnende Betrag eingegeben. Für eine Lohnart Gehalt oder
Stundenlohn wird automatisch ein Betrag eingeblendet, wenn Sie über den Menüpfad
STAMMDATEN - MITARBEITER für den abzurechnenden Arbeitnehmer über das
Register "Lohn-Abrechnungsdaten" in den aktuellen Beschäftigungsvorgaben über das
Register "Lohn" im Bereich Stundenlohn / Gehalt (Beträge in EUR) das Feld Gehalt oder
ein entsprechendes Stundenlohnfeld vorbelegt haben. Bei Bedarf können Sie natürlich
den Vorschlag ändern und eine anderen Betrag für die Abrechnung eingeben.
FAKTOR:
Der Faktor, welcher über den Menüpfad STAMMDATEN - LOHNARTEN für die
558
Lohnbuchhaltung
abzurechnende Lohnart über das Register "Lohnart" im Bereich Berechnungsvorgaben
(Beträge in EUR) im Feld Faktor hinterlegt ist, wird automatisch eingeblendet.
Selbstverständlich können Sie diesen Faktor während der Erfassung abändern.
GES.BETRAG:
Der Gesamtbetrag wird
Berechnungsgrundlage:
vom
System
automatisch
ermittelt.
Es
gilt
folgende
Ges.Betrag = Menge*Betrag*Faktor/100
Über die Schaltfläche PLUS - IMPORT-EXPORT - IMPORT BEARBEITEN haben Sie die
Möglichkeit Daten für die Bruttolohnerfassung für diesen Mitarbeiter zu importieren.
Weitere Informationen zur Erstellung eines Importes entnehmen Sie bitte dem
modulübergreifenden Teil des Handbuches (Einträge in der Menüleiste - Datei - Import).
Zahlreiche Funktionserweiterungen, wie z.B. der gleichzeitige Import von den
Bruttolohndaten von mehreren Mitarbeitern, finden Sie bei unserem Entwicklungspartner
microtech (www.microtech.de).
Register bei der Bruttolohnerfassung
Im Bereich Bruttolohn stehen Ihnen mehrere Register zur Verfügung, über welche Sie
erste Informationen über die Lohnabrechnung erhalten. Über weitere Register können
Vorgaben für Auswertungen( siehe S. 417) eingebracht werden.
Fehlzeiten
Trifft es zu, dass im aktuellen Abrechnungsmonat eine Umlagenerstattung erfolgt, ist im
Stammdatensatz des Mitarbeiters in den aktuellen Abrechnungsvorgaben der Zeitraum
unter dem Register "Fehlzeiten" einzutragen. Weiterhin geben Sie die Art der
Entgeltfortzahlung an. Eine so hinterlegte Fehlzeit wird Ihnen hier angezeigt.
Beachten Sie: Die Erfassung der Fehlzeit erfolgt unter STAMMDATEN MITARBEITER - LOHN-ABRECHNUNGSDATEN - FEHLZEITEN!
Die Anzahl der Tage wird automatisch ermittelt und für den maßgeblichen Monat über das
Register "Vorgaben" in den Feldern für die Lohnfortzahlung eingetragen.
Der Antrag zur Lohnfortzahlungserstattung kann über den Bereich ABSCHLUSS BEITRAGSABRECHNUNG DRUCKEN erstellt werden. In diesem Handbuch im Abschnitt
Abschluss - Beitragsabrechnung drucken können Sie nachlesen, welche Hinterlegungen
noch erforderlich sind, um den Erstattungsantrag korrekt ausdrucken zu können.
Vorgaben
559
Lohnbuchhaltung
Über das Register "Vorgaben" werden z.B. Hinterlegungen zum Führen des
Urlaubskontos oder für die Berechnung von Durchschnittslöhnen getroffen.
Von Datum / Bis Datum:
Diese Felder werden aufgrund von Fehlzeiten, welche für den Mitarbeiter und dem
aktuellen Abrechnungsmonat hinterlegt sind und für Teillohnzahlungszeiträume (z.B.
Eintritt des Mitarbeiters mitten im aktuellen Abrechnungszeitraum), automatisch
vorgegeben und eine anteilige Beitragsbemessungsgrenze kommt zum Tragen.
Beispiel:
Die jährliche Beitragsbemessungsgrenze für die Rentenversicherung beträgt 63.000,00
EUR. Bei 30 SV-Tagen kommt eine monatliche Beitragsbemessungsgrenze von 5.250,00
EUR zum Tragen. Wird in einem Monat der Zeitraum mit 16.XX - 30.XX auf Grund des
Eintritts
am
16.
des
Monats
dargestellt,
dann
wird
eine
anteilige
Beitragsbemessungsgrenze(für 15 Tage) von 2.625,00 EUR ermittelt und für die Beiträge
zur Rentenversicherung zu Grunde gelegt. Die Berechnung erfolgt dabei wie folgt:
63.000,00 EUR / 360 Tage * 15 Tage
Steuertage:
Für Steuertage sind grundsätzlich 30 Tage vorgegeben. Eine Änderung dieser Vorgabe
darf nur dann vorgenommen werden, wenn ein Arbeitnehmer auf Grund von
Neueinstellung, Austritt, etc., weniger als die hier angezeigten Tage arbeitet. Wird für die
Steuertage ein Wert kleiner 30 eingetragen, so kommt für die Berechnung der Lohnsteuer
die Tagestabelle zum Tragen.
Weitere Tage
Arbeitstage:
Hier hinterlegen Sie die tatsächliche Anzahl der Arbeitstage. Diese Angabe wird auf der
Lohntasche ausgewiesen.
Kranktage:
Hier tragen Sie die Anzahl der Abwesenheitstage auf Grund von Krankheit ein. Diese
Angabe wird auf der Lohntasche ausgewiesen.
Fehltage:
560
Lohnbuchhaltung
Hier hinterlegen Sie die Anzahl Fehltage ohne Krankmeldung.
Urlaubstage:
Hier tragen Sie die im aktuellen Abrechnungsmonat genommene Anzahl von
Urlaubstagen ein. Diese Angabe wird auf der Lohntasche ausgewiesen und aktualisiert
das Urlaubskonto für den Mitarbeiter. Über den Menüpfad STAMMDATEN MITARBEITER können Sie über das Register "Familie / Urlaub / Bank" das
Urlaubskonto für den jeweiligen Mitarbeiter einsehen.
Ist für einen abgeschlossenen Abrechnungsmonat die Hinterlegung, der Arbeitstage,
der Krankentage, der Fehltage und / oder der genommenen Urlaubstage nicht
erfolgt, so kann dies auch nachträglich über den Bereich Durchschnittsdaten
eingegeben werden.
Tage für Lohnfortzahlung
U1 Tage / U2 Tage:
Haben Sie über den Menüpfad STAMMDATEN - MITARBEITER über das Register
"Lohn-Abrechnungsdaten" über das Register "Fehlzeiten"
für den aktuellen
Abrechnungsmonat einen Zeitraum für eine Lohnfortzahlung eingetragen, wird die Anzahl
der Tage automatisch ermittelt und für U1 bzw. U2 eingetragen. Diese Hinterlegung kann
nicht manuell vorgenommen bzw. geändert werden.
Daten für Monatsdurchschnitt
Eine Vorgabe für die Stunden ist nur erforderlich, wenn eine Durchschnittslohnermittlung
erfolgen soll.
Es wird die für den aktuellen Abrechnungsmonat gültige Anzahl der Normal-Stunden, der
Uralubsstunden, der Lohnfortzahlungsstunden und der Feiertagsstunden eingegeben. Die
Anzahl der Gesamtstunden wird daraus automatisch ermittelt. Über den Menüpfad
BEARBEITEN - PARAMETER - ABRECHNUNG - ABRECHNUNGSVORGABEN ABRECHNUNGSVORGABEN GÜLTIG AB XX.XX.XXXX legen Sie über das Register
"weitere Vorgaben" im Bereich Definition für Monatsdurchschnittsberechnung fest,
welche Stundenarten in die Gesamtstunden einfließen und somit für die
Durchschnittslohnermittlung berücksichtigt werden sollen.
Sozialversicherungspflichtige Bezüge in Fehlzeit
Dieser Bereich muss beachtet und bearbeitet werden, sobald für den
Abrechnungszeitraum eine Fehlzeit eingetragen wurde, aber trotzdem Bezüge in der
Bruttolohnerfassung eingegeben wurden. Durch die Eintragungen in diesem Bereich
erfolgt die korrekte Ermittlung der Sozialversicherungstage. Beachten Sie hierbei auch die
Regelungen laut § 23c SGB IV.
Durchschnitt
Hier erhalten Sie eine detaillierte Auskunft über die Monatsdurchschnittsermittlung und
dessen Zusammensetzung.
561
Lohnbuchhaltung
Innerhalb des Registers "Durchschnitt" in der Bruttolohnerfassung, kann über das
Kennzeichen "Aktuelle Abrechnung einbeziehen" gesteuert werden, ob die aktuelle
Abrechnung bei der Berechnung des Monatsdurchschnitt beachtet werden soll oder nicht.
Bruttolohn
Über das Register "Bruttolohn"
Bruttolohnerfassung dargestellt.
werden
die
kumulierten
Werte
aus
der
Aktivieren Sie im unteren Teil der Ansicht das Kennzeichen "Nur Felder mit
Berechnungsgrundlage anzeigen", wird diese Ansicht übersichtlicher, da Felder ohne
Beträge ausgeblendet sind.
Über das Register "Lohnkonto" haben Sie die Möglichkeit, sich das Lohnkonto für den
jeweiligen Mitarbeiter auf dem Bildschirm anzusehen. Sie können überprüfen, ob die
Werte für die Beiträge zur Sozialversicherung, die Lohnsteuer, etc. korrekt ermittelt
wurden und die Vorgaben für diese Berechnung korrekt sind (Steuerklasse,
Sozialschlüssel usw.).
562
Lohnbuchhaltung
Auch in dieser Ansicht ist es empfehlenswert, im unteren Teil das Kennzeichen "Nur
Felder mit Berechnungsgrundlage anzeigen" zu aktivieren, damit Felder ohne Beträge
ausgeblendet werden. Betätigen Sie den Scrollbalken auf der rechten Seite, können
weitere Felder zum Lohnkonto eingeblendet werden.
Abrechnung ändern
Über diese Schaltfläche können Lohnabrechnungen, welche in einem abgeschlossenen
Abrechnungsmonat liegen, korrigiert werden, d.h. aufgrund der aktuellen Daten (unter
Berücksichtigung des Abrechnungsdatums) ist eine Änderung der bereits
festgeschriebenen Lohndaten möglich.
Beachten Sie: Werden Abrechnungsvorgaben verändert (STAMMDATEN MITARBEITER - LOHN-ABRECHNUNGSDATEN - ABRECHNUNGSVORGABEN)
wird nach Bestätigung mit o.k ein automatischer Prüflauf gestartet und es werden für
die betroffenen Zeiträume automatisch Abrechnungskorrekturen erstellt. Diese
müssen auf Richtigkeit geprüft werden.
Über die Schaltfläche "Abrechnung ändern" sind zusätzlich in folgenden Bereichen
Korrekturen möglich:
• Bruttolohnpositionen
• Steuertage
• Fehlzeiten können neu eingeladen werden, auf deren Basis Erstattungsbeträge
ermittelt werden können
Beachten Sie: Eine rückwirkende Änderung der Beitragssätze (STAMMDATEN /
EINZUGSSTELLEN / BEITRAGSSÄTZE) führt ebenfalls zu automatischen
Abrechnungskorrekturen für alle betroffenen Abrechnungsmonate bei allen
Mitarbeitern, denen diese Einzugsstelle zugeordnet wurde. Diese Korrekturen sind
ebenfalls zu kontrollieren.
Bevor Sie den Korrekturmodus aufrufen, wählen Sie über das Feld Mitarbeiter-Nr. die
gewünschte Personalnummer aus und gehen auf den Abrechnungsmonat, welcher
korrigiert werden soll.
563
Lohnbuchhaltung
Der zu ändernde Abrechnungsmonat muss markiert sein. Durch Betätigung der
Schaltfläche "Abrechnung ändern" wird dieser Monat zum Ändern geöffnet. Alternativ
dazu können Sie den zu ändernden Abrechnungsmonat mit einem Doppelklick öffnen. Sie
befinden sich nun im Einseh-Modus. Auch hier steht Ihnen die Schalftläche "Abrechnung
ändern" zur Verfügung.
Beachten Sie: Beim Ändern einer Abrechnung müssen alle Vorgaben und
Parameter zum Abrechnungszeitpunkt, welcher korrigiert werden soll bis heute
verfügbar und korrekt eingetragen sein (so zum Beispiel die Parameter
Abrechnungsvorgaben, die Lohnarten, die Einzugsstellen, ..., etc.). Mit diesen Daten
wird die Nettolohnberechnung der Änderung durchgeführt.
Im Änderungsmodus werden über das Register "Vorgaben" in der Spalte Korrektur die
gewünschten Vorgaben für die neue Berechnung hinterlegt (z.B. Steuertage). Über das
Register "Fehlzeiten" können Fehlzeiten über die Schaltfläche ERNEUT EINLADEN
aktualisiert werden.
Soll z.B. eine Gehaltserhöhung nachberechnet werden, wird einfach der Betrag für die
Lohnart Gehalt entsprechend erhöht. Es können aber auch neue Lohnarten erfasst oder
aufgeführte Lohnarten für die korrigierte Abrechnung gelöscht werden.
Haben Sie die Vorgaben aktualisiert, werden Ihnen über das Register "Lohnkonto" die
korrigierten und die aktuellen Werte in einer Gegenüberstellung dargestellt. Zur besseren
Übersicht, werden alle geänderten Werte farblich hinterlegt dar

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