E-Book: Alles Wichtige zum häuslichen Arbeitszimmer

Arbeitszimmer:
Wer darf was und wie viel?
Arbeitszimmer:
Wer darf was
und wie viel?
So gut wie jeder Selbstständige braucht es, viele Arbeitnehmer brauchen
es und so mancher Rentner auch: Das häusliche Arbeitszimmer gehört zum
Berufsleben inzwischen fast genauso zum Alltag wie der Computer. Hier
werden Büroarbeiten erledigt, Verkäufe und Projekte vorbereitet oder Buchhaltungsbelege sortiert. Steuerlich jedoch ist das Thema Home Office nicht
ganz so einfach. Denn Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer können
Sie nur in bestimmten Fällen als Werbungskosten oder Betriebsausgaben
von der Steuer absetzen. Entweder steht Ihnen kein anderer Arbeitsplatz zur
Verfügung – oder aber das heimische Büro ist der Mittelpunkt Ihrer Tätigkeit.
Aber selbst wenn eine dieser Voraussetzungen gegeben ist, müssen Sie noch
weitere Punkte beachten, um die Kosten für das Home Office abziehen zu
können. Wir sagen Ihnen, wie es geht.
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Arbeitszimmer:
Was ist das
überhaupt?
PRAXIS – TIPP
Der Bundesfinanzhof hat vor
kurzem eine Grundsatzentscheidung getroffen und die bisherigen
strikten Regeln für das häusliche
Arbeitszimmer bekräftigt (Az. GrS
1/14). Demnach dürfen die Kosten
für ein Büro daheim nur dann abgesetzt werden, wenn der Raum ausschließlich für berufliche Zwecke
genutzt wird. Gemischt genutzte
Arbeitszimmer werden damit weiterhin regelmäßig steuerlich nicht
anerkannt. Eine private Nutzung
des Büros ist dem Finanzbeamten
nur dann gleichgültig, wenn sie
untergeordnet bleibt – in der Praxis
geht man hier von einer maximalen
privaten Nutzung von bis zu
10 Prozent aus.
Wenn Sie zuhause arbeiten, bedeutet das aus Sicht des Finanzamts noch
lange nicht, dass Sie auch ein häusliches Arbeitszimmer haben. Denn der
Gesetzgeber legt strenge Maßstäbe an das Home Office an.
So muss das häusliche Arbeitszimmer auch tatsächlich in die „häusliche
Sphäre“ eingebunden sein. Mit anderen Worten: Das Zimmer muss zur
privaten Wohnung oder zum Wohnhaus gehören. Erlaubt sind auch ein
Zimmer im Dachgeschoss oder ein Raum im Keller – vorausgesetzt, sie
sind als gemeinsame Wohneinheit mit den privaten Wohnräumen verbunden.
Der Arbeitsraum muss außerdem räumlich vom Rest der Wohnung
getrennt sein. Das bedeutet, es muss in aller Regel eine Wand und eine
Tür geben, die den Raum vom Wohnbereich abgrenzen. Eine Arbeitsecke
im Wohnzimmer zählt ebenso wenig als häusliches Arbeitszimmer wie ein
Durchgangszimmer. Das Home Office darf nicht zum Hausflur hin offen
sein, auch beim Zugang über eine offene Wendeltreppe fehlt es an der erforderlichen Abgeschlossenheit. Übrigens reicht es nicht aus, den Bereich
durch einen Raumteiler, Lamellenvorhänge oder ein Regal abzugrenzen.
Darüber hinaus muss das häusliche Arbeitszimmer nahezu ausschließlich
für berufliche Zwecke genutzt werden und über eine ausreichende Größe
verfügen. Die Finanzverwaltung hat in der Praxis folgende Spielregeln für
die Größe eines Arbeitszimmers aufgestellt:
» Ein-Zimmer-Wohnung:
Der Platz zum Wohnen ist zu klein, Wohn- und Bürobereich mischen
sich zu stark. Die Folge: kein Ausgabenabzug.
» Zwei-Zimmer-Wohnung:
Das Büro sollte möglichst nicht mehr als ein Drittel der Wohnfläche
einnehmen.
» Drei-Zimmer-Wohnung:
Paare mit Kindern müssen mindestens eine Drei-Zimmer-Wohnung
bieten, um ein Arbeitszimmer geltend machen zu können.
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Kreativ oder
bürokratisch?
Die Ausstattung
des Home Office
PRAXIS – TIPP
Bei der Ausstattung des häuslichen Arbeitszimmers dreht es
sich darum, die private Nutzung
möglichst auszuschließen. Wenn
Sie ab und zu private Mails abrufen
und beantworten, ist dies nicht
weiter tragisch. Wenn jedoch in
Ihrem Home Office das Gästebett
oder ein Fernseher steht, könnte
dies dazu führen, dass der Finanzbeamte den Steuerabzug streicht.
Geht es nach der Finanzverwaltung, muss das häusliche Arbeitszimmer
vorwiegend dazu dienen, gedankliche, schriftliche oder verwaltungstechnische Arbeiten zu erledigen.
Die Ausstattung des Arbeitszimmers muss diese widerspiegeln. Inzwischen
ist zwar auch die Finanzverwaltung davon überzeugt, dass ein Sofa oder
eine Liege in einem häuslichen Büro zu »betrieblichen« Zwecken – etwa zur
Lektüre oder zur kurzfristigen Entspannung – genutzt werden können. Ein
Bett oder ein Kleiderschrank dagegen haben in einem Home Office nichts
zu suchen – zumindest dann nicht, wenn der Nutzer selbiges steuerlich
geltend machen will.
Das zentrale Möbel in Ihrem Home Office sollte der Schreibtisch sein.
Außerdem können in einem häuslichen Arbeitszimmer
»
»
»
»
»
Bücherregale
Aktenschränke
Bücher
Aktenordner
Computer und andere Arbeitsmittel
vorhanden sein. Auch ein Archiv gehört zum Home Office dazu.
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Kriterien für ein
Arbeitszimmer
PRAXIS – TIPP
Prüfen Sie immer zuerst, ob der
Raum, den Sie betrieblich oder beruflich nutzen, überhaupt ein häusliches Arbeitszimmer ist. Denn die
Einschränkungen gelten nur für das
Home Office, nicht jedoch für eine
Werkstatt, ein Tonstudio oder eine
Praxis. Hier können Sie Ihre Kosten
uneingeschränkt geltend machen –
unter bestimmten Voraussetzungen
sogar dann, wenn diese Räume in die
häusliche Sphäre eingebunden sind.
PRAXIS – TIPP
Ob Ihnen tatsächlich kein anderer
Arbeitsplatz zur Verfügung steht,
müssen Sie nachweisen. Arbeitnehmer können sich hierzu eine Bescheinigung ihres Arbeitgebers ausstellen lassen. Das ist zum Beispiel
dann hilfreich, wenn der Angestellte
eine selbstständige Nebentätigkeit
ausübt und dafür den Schreibtisch
in der Firma nicht nutzen darf.
PRAXIS – TIPP
Auch während der Elternzeit ist es
möglich, ein häusliches Arbeitszimmer bis 1.250 Euro geltend zu machen. Wer sich in dieser Zeit auf dem
Laufenden hält, Fortbildung vor- oder
nachbereitet oder Fachliteratur liest,
darf die Kosten für das heimische
Büro bis zu diesem Betrag geltend
machen. Dies gilt selbst dann, wenn
während der Elternzeit keine steuerpflichtigen Einnahmen erzielt werden.
Nutzen Sie ein externes Büro, ist die Sache relativ klar: Die Kosten dafür
sind abzugsfähig. Das häusliche Arbeitszimmer hingegen war und ist immer wieder ein strittiger Punkt zwischen Steuerpflichtigem und Finanzamt.
Der Gesetzgeber nennt zwei Möglichkeiten, in denen Sie die Ausgaben
für das häusliche Arbeitszimmer in der Steuererklärung ansetzen können:
» E
s steht kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung.
Wer kein anderes Büro hat als das Zuhause, darf die anteiligen Kosten
bis zu 1 250 Euro pro Jahr für das Home Office geltend machen. Dies
ist kein Pauschbetrag, die Ausgaben müssen nachgewiesen werden.
» D
er Mittelpunkt der beruflichen und betrieblichen Tätigkeit
liegt im häuslichen Arbeitszimmer.
Hier geht es darum, ob Sie alles, was für Ihren Beruf prägend ist,
daheim am Schreibtisch erledigen. Ist dies der Fall, dürfen Sie Ihre
Kosten unbeschränkt ansetzen.
Für wen welche Voraussetzung zutrifft – und wer möglicherweise gar kein
Home Office geltend machen kann –, hängt zum einen von der Branche
und zum anderen von den Tätigkeiten und vertraglichen Vereinbarungen
ab. Die erste Voraussetzung „es steht kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung“ greift zum Beispiel bei Lehrern.
Ein „anderer Arbeitsplatz“ ist laut Definition grundsätzlich jeder Arbeitsplatz, der für Büroarbeiten geeignet ist. Dies gilt auch für den Schreibtisch
im Großraumbüro in der Firma. Es spielt auch keine Rolle, ob die Arbeitsmittel, die Sie daheim nutzen, an diesem Arbeitsplatz ebenfalls vorhanden sind. Wichtig ist: Diesen Schreibtisch müssen Sie tatsächlich für die
Tätigkeit nutzen können. Ein Handwerker, der in Werkstatt und Lager keine
geeigneten Räumlichkeiten hat, darf also das häusliche Arbeitszimmer
geltend machen.
Problematisch wird es allerdings, wenn der häusliche Arbeitsplatz den
Schreibtisch in der Firma ergänzt. Dies gilt beispielsweise bei Arbeitnehmern, die sich daheim einen Telearbeitsplatz eingerichtet haben. In solchen Fällen steht Ihnen ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung – mit der
Folge, dass Sie die Kosten für das Büro daheim nicht absetzen können.
Aber Achtung: Den steuerlichen Abzug für das Home Office gibt es nur
einmal. Selbst wenn ein Steuerpflichtiger aus beruflichen Gründen zwei
Wohnungen und darin jeweils häusliche Arbeitszimmer hat, darf er keine
zwei Arbeitszimmer in der Steuererklärung ansetzen. Der Höchstbetrag
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PRAXIS – TIPP
Für den Steuerpflichtigen kann es
auch von Vorteil sein, wenn der
Höchstbetrag personenbezogen ist.
Denn auf diese Weise können Betroffene selbst dann die Kosten für ein
Home Office geltend machen, wenn
sie es nur für bestimmte Monate und
nicht ein ganzes Jahr lang nutzen.
PRAXIS – TIPP
Wie individuell das Thema
Arbeitszimmer geprüft wird, zeigt
eine aktuelle Entscheidung des
Finanzgerichts Münster. Im zugrundeliegenden Fall ging es um einen
Handelsvertreter, der im Wurst- und
Käsevertrieb für drei Auftraggeber
arbeitete. Vor dem Finanzgericht
konnte der Kläger überzeugend
darlegen, dass er kein klassischer
Außendienstler ist. Die Richter
folgten der Darstellung des Klägers,
wonach ein erheblicher Teil seiner
Arbeitszeit darauf entfallen sei,
Preislisten, Monatsübersichten und
26-Wochen-Analysen für jeden einzelnen Kunden zu erstellen. Für das
Finanzgericht war damit klar: Diese,
die Tätigkeit des Handelsvertreters
prägende Aufgabe, hatte selbiger
im täglichen Geschäft im häuslichen Arbeitszimmer – und eben
nicht bei den Kundenbesuchen –
zu bewältigen. Es handele sich, so
das Fazit des Gerichts, vielmehr um
die „unternehmerische Schaltstelle
des Betriebs“.
von 1.250 Euro ist sowohl personen- als auch objektbezogen. Daher wird
er nur einmal jährlich und nicht zweifach oder mehrfach gewährt. Nach
Ansicht der Finanzverwaltung gilt das gleichermaßen für ein Ehepaar, das
das häusliche Arbeitszimmer gemeinsam nutzt. Auch in diesem Fall dürfen
beide Partner den Höchstbetrag nur anteilig und damit insgesamt nur einmal
geltend machen.
Auch Rentner können ein häusliches Arbeitszimmer haben, wenn sie
Nebentätigkeiten ausüben. Hier greifen die gleichen Kriterien wie bei Arbeitnehmern und Selbstständigen.
Unbegrenzt ist der Steuerabzug sowohl für Angestellte als auch für
Selbstständige nur dann möglich, wenn der Mittelpunkt der Tätigkeit im
Arbeitszimmer liegt. Wer nicht nur daheim am Schreibtisch sitzt, sondern
auch unterwegs arbeitet, muss die für seinen Beruf prägenden Tätigkeiten
im häuslichen Arbeitszimmer verrichten. Entscheidend ist der inhaltliche
Schwerpunkt der Arbeit, der zeitliche Anteil dient lediglich als Hinweis für
den möglichen Mittelpunkt. Außerdem können Betroffene nur einen Betätigungsmittelpunkt haben. Wichtig: Das Finanzamt schaut sich immer den
Einzelfall an. Verschiedene Finanzgerichte haben aber zum Beispiel bereits
die häuslichen Arbeitszimmer folgender Berufsgruppen zugelassen:
»
Gerichtsvollzieher
»
Fachjournalisten
»
Kfz-Sachverständige
»
Ingenieure
»
Versicherungsmathematiker
In anderen Fällen – zum Beispiel von Unternehmensberatern, Berufsbetreuern oder Hochschullehrern – wurde der Mittelpunkt der Tätigkeit nicht im
häuslichen Arbeitszimmer gesehen.
Entscheidend ist in aller Regel nicht der Zeitfaktor: Der inhaltliche und damit
qualitativ prägende Schwerpunkt der individuellen Tätigkeit kann auch dann
gegeben sein, wenn die außerhäuslichen Tätigkeiten überwiegen.
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Was Sie absetzen
können –
und was nicht
Erfüllt Ihr heimisches Büro die entscheidenden Kriterien, können Sie die
Aufwendungen für das Arbeitszimmer – gegebenenfalls bis zur Grenze von
1 250 Euro – absetzen.
Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, die Aufwendungen für das
häusliche Arbeitszimmer geltend zu machen: Die direkten Kosten für das
Arbeitszimmer oder die nachträgliche Errichtung dürfen Sie in voller Höhe
absetzen. Kosten, die ausschließlich für das häusliche Arbeitszimmer anfallen, dürfen Sie also vollständig als Betriebsausgaben oder Werbungskosten
ansetzen. Dazu gehören etwa
»
Ausgaben für Renovierung oder Reparaturen im häuslichen
Arbeitszimmer,
»
Reinigung,
»
Aufwendungen für die Ausstattung des Zimmers
(zum Beispiel Tapeten, Teppiche, Vorhänge, Lampen)
Kommt also der Maler und streicht Türen und Fenster oder lassen Sie
einen neuen Teppichboden im Büro verlegen, können Sie die Kosten
komplett geltend machen.
PRAXIS – TIPP
Selbst die Kosten für eine Gartenerneuerung oder die Modernisierung
des Badezimmers dürfen Sie anteilig
dem Arbeitszimmer hinzurechnen,
wenn derart in die Gebäudesubstanz eingegriffen wird, dass der Wert
des gesamten Hauses erhöht wird.
Hiermit sollen Wertungswidersprüche
vermieden werden – etwa bei einer
späteren Entnahme des Arbeitszimmers aus dem Betriebsvermögen.
Bei den laufenden Kosten geht das Finanzamt von anteiligen Werbungskosten oder Betriebsausgaben aus. Die anteiligen Kosten bemessen sich
nach dem Verhältnis der Fläche des Arbeitszimmers zur gesamten Wohnfläche. Sie teilen also die Fläche des Büros durch die Gesamtwohnfläche
der Wohnung und nehmen diese Summe mal 100. Damit haben Sie den
prozentualen, absetzbaren Anteil des Arbeitszimmers.
Ein Beispiel: Ihr Büro hat eine Fläche von 20 Quadratmetern. Ihre Wohnung
ist 125 Quadratmeter groß. Damit entfallen 16 Prozent der laufenden
Kosten auf das häusliche Arbeitszimmer. Dazu zählen zum Beispiel anteilig
»
die Miete,
»
Heizkosten,
»
Strom,
»
Wasser,
»
Grundsteuer,
»
Müllabfuhr,
»
Schornsteinfeger,
»
die Kosten für die Hausratversicherung
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PRAXIS – TIPP
Wenn es sich um Ihre Immobilie handelt, dürfen Sie anteilig
Die gesetzlichen Regeln zum häuslichen Arbeitszimmer sind komplex
und bieten Raum für Interpretationen. Das Bundesfinanzministerium
behandelt das Thema Arbeitszimmer
in einem ausführlichen Schreiben.
Das BMF-Schreiben finden Sie auf
den Internetseiten des Ministeriums,
es trägt das Aktenzeichen IV C 6 –
S 2145/07/10002.
»
Grundbesitzabgaben,
»
Darlehenszinsen,
»
Abschreibungen auf das Gebäude oder auch
»
die Kosten für die Gebäudeversicherung
geltend machen.
Absetzbar sind die anteiligen Aufwendungen für die gemietete Wohnung
oder das selbst genutzte Eigenheim prozentual zur Gesamtwohnfläche. Das
gilt auch, wenn Sie nicht alleiniger Eigentümer des Gebäudes sind, sondern
das Gebäude zum Teil Ihrem Partner oder Ihrer Partnerin gehört.
Vorsicht: Die Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer müssen
innerhalb der Buchführung einzeln und gesondert ausgewiesen werden.
Dies steht sogar im Einkommensteuergesetz. Ist diese Aufzeichnungspflicht
nicht erfüllt, streicht das Finanzamt den Abzug komplett. Sie können die
Ausgaben aber auch erst beim Jahresabschluss aufteilen und die anteiligen
Betriebsausgaben dann gesondert aufzeichnen.
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Steuerfalle
Eigentum
Benutzen Sie nicht nur ein Arbeitszimmer in Ihrer eigenen Immobilie,
sondern stellt das häusliche Büro und eventuell ein Lager den Mittelpunkt
Ihrer beruflichen Tätigkeit dar, müssen Sie auf mögliche Stolpersteine achten. Die beruflich genutzten Räume werden zum Betriebsvermögen, wenn
ihr Wert den Betrag von 20 500 Euro übersteigt. Maßgeblich sind der Zeitpunkt, an dem Sie Ihre berufliche Tätigkeit zu Hause aufnehmen und der
anteilige Zeitwert Ihres Grundstücks und Gebäudes in diesem Augenblick.
Solange Sie zu Hause arbeiten, ist alles in Ordnung. In dem Moment
jedoch, in dem Sie umziehen oder Ihren Betrieb aufgeben, geht das
Arbeitszimmer aus dem Betriebs- ins Privatvermögen über. Mit steuerlichen
Konsequenzen: Denn der Übergang ins Private erhöht möglicherweise
Ihren Gewinn. Die Wertentwicklung Ihrer beruflich genutzten Immobilie
zwischen den beiden Zeitpunkten »Eröffnung« und »Schließung des Home
Office« führt im Allgemeinen zu einer Gewinnerhöhung – gewissermaßen
so, als hätten Sie sich selbst etwas verkauft.
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Arbeitszimmer:
Nichts geht…
oder doch?
Treffen die Kriterien für ein häusliches Arbeitszimmer bei Ihnen nicht zu,
haben Sie immer noch die Möglichkeit, bestimmte Gegenstände in Ihrem
Büro als Arbeitsmittel anzusetzen. Denn diese Kosten können Sie auch
dann steuerlich geltend machen, wenn Sie die Aufwendungen für Ihr
Arbeitszimmer nicht abziehen dürfen. Auf diese Weise können Ausgaben
für das heimische Büro – etwa für den Schreibtisch, das Bücherregal oder
den Computer – doch noch bei der Steuererklärung berücksichtigt werden.
Aufwendungen für Arbeitsmittel können Sie generell als Werbungskosten
oder Betriebsausgaben sofort in der Steuererklärung ansetzen, wenn der
Einzelpreis einen Betrag von 410 Euro netto nicht übersteigt. Jenseits
dieser Summe muss das Arbeitsmittel abgeschrieben werden.
Zu den Arbeitsmitteln zählen beispielsweise
»
Telefon
»
Computer
»
Schreibtisch
»
Stühle
»
Schränke
»
Regale
»
andere Büromöbel
»
Lampen.
Es spielt überhaupt keine Rolle, ob Sie die Kosten des häuslichen Arbeitszimmers vollständig, teilweise oder gar nicht absetzen dürfen. Arbeitsmittel
können Sie immer zu 100 Prozent geltend machen.
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Autorin:
Constanze Elter
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