Personalwesen - SAP Help Portal

Transcrição

Produktdokumentation
SAP Business ByDesign Februar 2014
Personalwesen
PUBLIC
Inhaltsverzeichnis
1
Personalwesen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
7
2
Betriebswirtschaftlicher Hintergrund . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
9
2.1
Organisationsdatenvoraussetzungen für das Personalmanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
9
2.2
Integration der Personalabrechnung in Vergütung, Zeitverwaltung und Personalverwaltung . . . . . .
14
3
Personalverwaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
19
3.1
Betriebswirtschaftlicher Hintergrund . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
19
Mitarbeiterlebenszyklus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
19
Sicht Aufgaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
21
3.2
3.3
3.4
Aufgaben (Personalverwaltung) – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
21
Abrechnungsdaten vervollständigen (Einstellung) – Länderversionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
23
Sicht Typische Aufgaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
23
Betriebswirtschaftlicher Hintergrund . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
23
Typische Aufgaben (Personalverwaltung) – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
24
Mitarbeiter einstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
29
Change Tax Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
30
Sicht Mitarbeiter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
31
31
Mitarbeiter (Personalverwaltung) – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
41
Abrechnungskreiszuordnung eines Mitarbeiters ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
44
Steuereinbehaltungsdaten hinzufügen – USA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
46
Sicht Behörden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
46
Behörden – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
46
Finanzbehörden für die Personalabrechnung einrichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
49
Mitarbeiter einer neu angelegten lokalen Finanzbehörde zuordnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
49
Sicht Berichte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
49
Berichte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
49
4
Zeitverwaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
57
4.1
57
3.5
3.6
4.2
Zeitarten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
57
Zeitkonten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
58
Arbeitszeitkonten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
61
Zeitkontenregeln . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
63
Zuschläge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
65
Genehmigungsoptionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
67
Zeiterfassungsservices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
68
Sicht Aufgaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
69
Inhaltsverzeichnis
P U B L I C • © 2014 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.
3
4.3
4.4
4.5
4.6
Aufgaben (Zeitverwaltung) – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
69
Zeitdaten vervollständigen (Einstellung) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
71
73
73
Typische Aufgaben (Zeitverwaltung) – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
75
Abweichenden Feiertagskalender für einen Mitarbeiter bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
78
Tagesabschluss für einen Mitarbeiter ausführen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
79
Kontostände prüfen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
80
Tagesabschlussläufe verwalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
81
83
83
Mitarbeiter (Zeitverwaltung) – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
90
Urlaubszeitkonto zuweisen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
92
Neues Ad-hoc-Zeitkonto anlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
94
Arbeitszeitplan zuordnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
95
Sicht Zeitmodelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
96
96
Zeitmodelle – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
99
Tagesmodell anlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
101
Zeitplanmodell anlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
103
Periodenmodell anlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
104
Neuen Arbeitstagekalender mit einem neuen Feiertag anlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
106
Sicht Zeiterfassung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
108
108
Zeiterfassung – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
121
Zeiterfassungsmeldungen bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
125
Zeitbuchungen bearbeiten – Zeitsachbearbeiter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
126
Zeitnachweis anzeigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
127
Zeiten mithilfe von Microsoft Excel® hochladen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
128
Zeiterfassungen genehmigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
131
Sicht Berichte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
133
Berichte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
133
5
Vergütung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
137
5.1
137
Vergütungsgrundlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
137
Sicht Aufgaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
139
4.7
5.2
Aufgaben (Vergütung) – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
139
Vergütungsdaten vervollständigen – Einstellung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
140
5.3
141
Typische Aufgaben (Vergütung) – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
141
5.4
142
Mitarbeiter (Vergütung) – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
142
Sicht Vergütungsbestandteile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
145
5.5
4
145
Vergütungsbestandteile – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
146
© 2014 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C
Inhaltsverzeichnis
5.6
5.7
Neuen Vergütungsbestandteil anlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
148
Lohnarten zuordnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
150
Zeitkonten zuordnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
151
Zeitarten zuordnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
153
Sicht Vergütungsstrukturen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
154
154
Sicht Berichte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
156
156
Berichte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
158
6
Personalabrechnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159
6.1
159
Integrieren Ihres ByDesign-Systems in das System des Personalabrechnungsdienstleisters
6.2
6.3
6.4
(Deutschland) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
159
Integrieren Ihres ByDesign-Systems in das System des Personalabrechnungsdienstleisters (USA)
160
Buchen von Abrechnungsergebnissen mit Microsoft-Excel®-Upload . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
162
Dateibasierte Personalabrechnung bei einem externen Personalabrechnungsdienstleister . . . . .
164
Sicht Aufgaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
169
Aufgaben (Personalabrechnung) – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
169
170
Typische Aufgaben (Personalabrechnung) – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
170
Abrechnungsperioden bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
172
XSLT-Konvertierungsregeln anpassen (Verwalten Ihrer XSLT-Konvertierungsvorlagen) . . . . . . .
173
Sicht Abrechnungslauf . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
177
177
Abrechnungslauf – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
397
Anlegen einer XML-Datendatei für die Personalabrechnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
402
7
Ressourcenmanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 406
7.1
Sicht Ressourcensuche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
406
406
7.2
7.3
Ressourcensuche – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
412
Nach geeigneten Ressourcen suchen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
415
Sicht Ressourcenprofile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
417
417
Ressourcenprofile – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
418
Ressourcenprofil aktualisieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
420
Sicht Berichte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
421
Tatsächliche Auslastung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
421
Prognostizierte Auslastung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
424
Prognostizierter Bedarf . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
426
8
Datenschutz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 429
8.1
429
Datenschutz in SAP Business ByDesign . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
429
Inhaltsverzeichnis
5
8.2
8.3
8.4
Sicht Personendatenauskunft . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
432
Personendatenauskunft – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
432
Persönliche Daten des Mitarbeiters anzeigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
433
Dienstleisterdatenauskunft . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
435
Sicht Personendatenlöschung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
436
Löschung von Geschäftspartnerdaten – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
436
Persönliche Daten des Mitarbeiters löschen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
438
Löschung von Dienstleisterdaten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
440
Sicht Belegdatenlöschung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
442
Belegdatenlöschung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
442
9
Betriebswirtschaftliche Konfiguration: Fine-Tuning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 445
9.1
Personalverwaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
445
Konfigurationsleitfäden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
445
9.2
9.3
10
Konfiguration: Fine-Tuning-Aufgaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
451
Zeitwirtschaft . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
452
452
Konfigurationsleitfäden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
456
Konfigurationsleitfäden: Beispiele . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
462
Konfiguration: Fine-Tuning-Aufgaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
466
Personalabrechnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
494
Betriebswirtschaftliche Konfiguration: Dienstleisterlohnarten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
494
Betriebswirtschaftliche Konfiguration: Abrechnungskreise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
495
Betriebswirtschaftliche Konfiguration: Datenübernahme und Erweiterung . . . . 496
10.1
Konfiguration: Vergütungsbestandteile: Andere Dienstleister – Deutschland . . . . . . . . . . . . . . . . .
496
10.2
Konfiguration: Vergütungsbestandteile: Andere Dienstleister – USA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
496
10.3
Konfiguration: Abrechnungsperioden anlegen und verwalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
497
10.4
Konfiguration: Vergütungsstrukturen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
497
10.5
Konfiguration: Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
498
10.6
Konfiguration: Personalabrechnungsstartperiode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
498
10.7
Konfiguration: Hauptgeschäftsstelle der Krankenkasse – Deutschland . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
499
6
Inhaltsverzeichnis
1 Personalwesen
Übersicht
Die SAP-Business-ByDesign-Lösung unterstützt Sie bei der Integration Ihrer Personalmanagementprozesse in
andere Kernprozesse, wodurch Sie sicherstellen können, dass den Mitarbeitern bei Bedarf entsprechende
Personaldaten zur Verfügung stehen. Die in der Software integrierten Workflows und Funktionen, beispielsweise
Formulare und Berichte für das Personalmanagement, helfen Ihren Mitarbeitern bei der effizienten Verwaltung und
Erledigung ihrer Aufgaben.
Relevanz
Der Fachbereich "Personalwesen" ist relevant, wenn Sie Unterstützung in folgenden Gebieten benötigen:
●
Personalverwaltung
●
Zeitwirtschaft
●
Vergütung
●
Personalabrechnung
●
Ressourcenmanagement
●
Datenschutz
Vorteile
●
Die Personalmanagementaufgaben werden vereinfacht.
Die SAP-Business-ByDesign-Lösung leitet proaktiv Aufgaben, Genehmigungsanforderungen und
Alarmmeldungen an Mitarbeiter entsprechend ihrer Zuständigkeit im Unternehmen weiter. Die Software hilft
Ihnen dabei, die Ausführung alltäglicher Aufgaben zu optimieren, die Pflege von Mitarbeiterdaten zu
vereinfachen und Mitarbeiteranfragen schnell zu lösen. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen und
der integrierte Support für bewährte Geschäftsverfahren bilden die Grundlage dafür, dass Ihre Mitarbeiter
ihre Aufgaben priorisieren und den Aufgabenstatus verfolgen können.
●
Ihre Personalmanagementprozesse sind in andere Kernprozesse Ihres Unternehmens integriert.
SAP Business ByDesign unterstützt die Integration von Personalmanagementprozessen in die Bereiche
Projektkalkulation, internes Rechnungswesen, Zeiterfassung und Spesenabrechnung. Außerhalb des
Personalmanagements profitieren Fachbereiche wie Projektmanagement, Finanzbuchhaltung und
Beschaffung von dieser engen Integration. So ist beispielsweise die Zeiterfassung mit der Abrechnung, der
Erlösabgrenzung und der Rentabilitätsanalyse verknüpft. Dank dieser Integration können Sie die
Arbeitszeiterfassung und Rechnungserstellung beschleunigen. Die Zeiterfassung ist außerdem an die
Servicebeschaffung angebunden, sodass beispielsweise auch die Arbeitsstunden externer
Leistungserbringer oder Dienstleister erfasst werden können. Indem Sie externen Leistungserbringern den
Zugang zu Arbeitszeitblättern in SAP Business ByDesign ermöglichen, werden alle entsprechenden Daten
zentralisiert und sind stets auf dem aktuellen Stand. Personalbesetzungsfunktionen sind mit dem Projektund Personalmanagement verknüpft, sodass Vorgesetzte und Projektleiter detaillierte Informationen
anzeigen können, z. B. welche Mitarbeiter welchen Projekten zugeordnet sind und welche Mitarbeiter Urlaub
haben.
●
Durch die automatische Generierung von Zugriffsrechten für Mitarbeiter sorgen Sie für die Einhaltung von
Bestimmungen.
Personalwesen
7
Mit SAP Business ByDesign können Sie einen Einstellungsprozess für bestimmte Rollen definieren. Bei der
Einstellung oder Versetzung eines Mitarbeiters verwendet die Software organisatorische Daten (wie
Abteilung und Rolleninformationen), um ein vollständiges Sicherheitsprofil des Mitarbeiters zu generieren –
darunter fallen auch die Zugriffsrechte des Mitarbeiters innerhalb von SAP Business ByDesign. Dieser
Vorschlag wird an den direkten Vorgesetzten und entsprechende Administratoren mit der Bitte um Prüfung
und Verfeinerung gesendet. Weitere Einschränkungen können Sie manuell festlegen, wenn Sie beispielsweise
zur Verringerung des Betrugsrisikos eine Funktionstrennung sicherstellen möchten.
Mitarbeiterversetzungen gestalten sich um ein Vielfaches einfacher, da die Software ein Sicherheitsprofil für
den Mitarbeiter anlegt. Und falls Ihr Unternehmen international tätig wird, stellt SAP Business ByDesign
sicher, dass die Personalabteilung die Mitarbeiter in den anderen Ländern im Blick hat und die Erfüllung lokaler
Vorschriften gewährleistet.
●
8
Sie haben die Personalabrechnung ausgelagert.
SAP bietet in der Lösung einen dateibasierten Abrechnungsprozess, der die Integration mit externen
Abrechnungsdienstleistern unterstützt. Mit SAP Business ByDesign haben Sie die Kontrolle über – und
Einsicht in – den Abrechnungsprozess, auch wenn dieser extern stattfindet.
Personalwesen
2 Betriebswirtschaftlicher Hintergrund
2.1 Organisationsdatenvoraussetzungen für das
Personalmanagement
Übersicht
In diesem Dokument erhalten Sie Informationen, die Sie für die Einrichtung der Daten des Personalmanagements
benötigen, das mit dem Organisationsmanagement in Verbindung steht. Für jede Lösungsumfangsvariante des
Personalmanagements werden die obligatorischen und optionalen Daten aus organisatorischer Perspektive
aufgeführt. Dieses Dokument enthält zudem Vorschläge für Kunden, die auf andere Lösungsumfangsvarianten des
Personalmanagements umsteigen möchten. Es wird beispielsweise beschrieben, welche Organisationsdaten
eingegeben werden müssen, wenn die Verwaltung von Mitarbeiterstammdaten im Lösungsumfang um die
Personalverwaltung oder Zeitwirtschaft erweitert werden soll.
Verwaltung von Mitarbeiterstammdaten
Mithilfe der Verwaltung der Mitarbeiterstammdaten werden nur die Mitarbeitergrunddaten verwaltet. So können Sie
Mitarbeiter Organisationsstrukturen und den Mitarbeitern Stellen zuordnen. Diese Zuordnung können Sie im Work
Center "Organisationsmanagement" oder "Geschäftspartner" vornehmen. Im Lösungsumfang der Verwaltung von
Mitarbeiterstammdaten wird das Work Center "Personalverwaltung" nicht verwendet. Deshalb ist keine Einstellung,
Versetzung und kein Austritt von Mitarbeitern möglich.
Um Ihr System auf die Verwaltung von Mitarbeiterstammdaten vorzubereiten, müssen Sie Folgendes tun:
●
Basisorganisationsstruktur anlegen
Für Mitarbeiter und Dienstleister sollte eine Basisorganisationsstruktur vorhanden sein. Es sollte mindestens
eine Organisationseinheit eingegeben werden. Es ist nicht notwendig, einer Organisationseinheit Mitarbeiter
zuzuordnen.
Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen
bearbeiten. In dieser Sicht können Sie Ihre Organisationsstruktur anlegen oder bearbeiten.
Wenn Sie eine Erweiterung um die Personalverwaltung planen, empfehlen wir Folgendes:
●
Organisationsstruktur verwalten
Stellen Sie sicher, dass Ihre Organisationsstruktur über Organisationseinheiten mit den folgenden
Eigenschaften verfügt: Unternehmen, Betriebsstätte, Kostenstelle und Abteilung. Mitarbeiter sollten nur
Organisationseinheiten zugeordnet werden, die selbst Abteilungen und Kostenstellen sind oder sich darunter
befinden. Das System kann diese Attribute dann für jeden Mitarbeiter ermitteln.
bearbeiten, und markieren Sie auf der Registerkarte Eigenschaften die entsprechenden Eigenschaften für
die Organisationseinheiten.
Personalverwaltung
Um Ihr System auf die Personalverwaltung vorzubereiten, müssen Sie Folgendes tun:
●
Eigenschaft "Unternehmen" zu Organisationseinheit zuordnen
Betriebswirtschaftlicher Hintergrund
9
Das Unternehmen, einschließlich Registrierungsland, stellt den gesetzlichen Arbeitgeber eines Mitarbeiters
dar und ist für den Arbeitsvertrag obligatorisch. So kann das System für jeden Mitarbeiter ein Unternehmen
ermitteln. Damit wird überprüft, ob das Einstellungsland das gleiche ist wie das Registrierungsland des
Unternehmens. Ist dies nicht der Fall, wird eine Warnung angezeigt, in der steht, dass das Einstellungsland
unter Umständen falsch ist. Das System erzwingt für die Einstellung und das Unternehmen nicht die gleichen
Länder. Damit wird die Societas Europaea (SE) oder "Europäische Gesellschaft" unterstützt. In diesen
Ländern kann das Registrierungsland des Unternehmens vom Einstellungsland abweichen.
bearbeiten, und kennzeichnen Sie die entsprechende Organisationseinheit auf der Registerkarte
Eigenschaften als Unternehmen . Dann werden Sie aufgefordert, das Registrierungsland anzugeben, und das
System schlägt aufgrund dessen eine Standardwährung vor.
●
Eigenschaft "Betriebsstätte" zu Organisationseinheit zuordnen und Adresse angeben
Eine Betriebsstätte wird für die Personalverwaltung benötigt. Mitarbeiter können nur Organisationseinheiten
zugeordnet werden, die selbst Betriebsstätten sind oder sich darunter befinden. Die Einrichtung der
Organisationsstruktur hat Einfluss darauf, wie die gesetzliche Berichterstattung erfolgt. Zum Beispiel sollten
die Berichterstattungsanforderungen der Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) bei der
Ermittlung der Betriebsstätten innerhalb einer Organisationsstruktur berücksichtigt werden.
Eigenschaften als Betriebsstätte . Auf der Registerkarte Adressen geben Sie die Adresse der Betriebsstätte
ein.
●
Eigenschaft "Abteilung" zu Organisationseinheit zuordnen
Abteilungen werden für die Personalverwaltung benötigt. Mitarbeiter können nur Organisationseinheiten
zugeordnet werden, die selbst Abteilungen sind oder sich darunter befinden. Das Startdatum der Zuordnung
eines Mitarbeiters (Arbeitsvertrag) kann nicht vor dem Gültigkeitsbeginn der Abteilung liegen. Das
Startdatum des Arbeitsvertrags eines Mitarbeiters ist entweder das Eintrittsdatum (bei Neueinstellungen)
oder das Datum des ersten Systemdatensatzes (bei migrierten Mitarbeitern).
Eigenschaften als Abteilung .
●
Eigenschaft "Kostenstelle" zu Organisationseinheit zuordnen
Kostenstellen werden in der Organisationsstruktur benötigt. Mitarbeiter können nur Organisationseinheiten
zugeordnet werden, die selbst Kostenstellen sind oder sich darunter befinden.
Eigenschaften als Kostenstelle .
●
Stellen definieren und Mitarbeiter zuordnen
Eine Stelle beschreibt die Aufgaben und Funktionen des Mitarbeiters, der der Stelle zugeordnet ist.
Mitarbeiter werden bei der Besetzung von Organisationseinheiten oder Projekten anhand der Stelle
identifiziert. Stellen sind im Einstellungsprozess und in der Personalverwaltung obligatorisch. Stellen und
Kostenstellen werden beim Festlegen von Personalressourcen verwendet, die wiederum für die interne
Kostenzuordnung der Mitarbeiter benötigt werden.
In der Sicht Stellen bearbeiten des Work Centers Organisationsmanagement können Sie Stellen anlegen.
●
Regelarbeitszeit verwalten
Die Regelarbeitszeit ist die Arbeitszeit, die ein Vollzeitäquivalent im Unternehmen arbeitet. Sie wird in einer
Produktivstartaufgabe definiert. Die festgelegten Werte gelten für das ausgewählte Unternehmen und
werden auf die darunterliegende Organisationsstruktur vererbt.
Konfigurationseinstellungen werden in der Regel von einem Administrator vorgenommen. Wenn Sie
nicht über die erforderliche Berechtigung verfügen, wenden Sie sich an Ihren Administrator.
10
Voraussetzungen:
Die Arbeitszeit ist in Ihrer Lösungskonfiguration aktiviert. Rufen Sie zum Auffinden dieser Option das Work
Center Betriebswirtschaftliche Konfiguration auf, und wählen Sie die Sicht Implementierungsprojekte.
Markieren Sie Ihr Implementierungsprojekt, und wählen Sie Projektumfang bearbeiten . Stellen Sie im Schritt
Festlegung des Lösungsumfangs für das Projekt sicher, dass in Personalmanagement die Option
Personalverwaltung ausgewählt ist.
Rufen Sie zum Auffinden dieser Aufgabe das Work Center Betriebswirtschaftliche Konfiguration auf, und
wählen Sie die Sicht Implementierungsprojekte. Markieren Sie Ihr Implementierungsprojekt, und wählen Sie
Aufgabenliste öffnen . Wählen Sie die Phase Fine-Tuning, und wählen Sie anschließend in der Aufgabenliste
die Aufgabe Arbeitszeit aus.
Wir empfehlen außerdem Folgendes zu tun:
●
Vorgesetzte zu Organisationseinheiten zuordnen
Jeder Organisationseinheit sollte ein Vorgesetzter zugeordnet sein, damit das System Belege, z. B.
Spesenabrechnungen und Bestellungen, an den Vorgesetzten des Mitarbeiters weiterleiten kann. Wenn für
die Organisationseinheit des Mitarbeiters kein Vorgesetzter gefunden wird, versucht das System, diesen
anhand der Abteilungen zu ermitteln, die weiter oben in der Organisationsstruktur stehen. Dies ist für die
Personalverwaltung nicht erforderlich.
bearbeiten, und ordnen Sie den Organisationseinheiten in Ihrer Organisationsstruktur auf der Registerkarte
Allgemein Vorgesetzte zu.
●
Mitarbeiter in Ländern, die nicht vom System unterstützt werden, als Dienstleister anlegen
Das Personalmanagement unterstützt eine begrenzte Anzahl von Ländern. Wenn Sie Mitarbeiter in Ländern
haben, die momentan nicht vom Personalmanagement unterstützt werden, dann sollten Sie eine
Organisationsstruktur für diese Länder definieren und der Struktur die Mitarbeiter als Dienstleister zuordnen.
Derzeit werden die folgenden Länder unterstützt: Deutschland, USA, China, Frankreich, Indien und
Großbritannien.
Wenn Sie Ihren Lösungsumfang um die Personalverwaltung erweitern möchten, müssen Sie Folgendes
berücksichtigen:
●
Voraussetzungen und Empfehlungen für die Personalverwaltung eingeben
Dies sollte vor der Erweiterung Ihres Lösungsumfangs um die Personalverwaltung geschehen.
●
Regelarbeitszeit in der Phase "Fine-Tuning" eingeben
Dies erfolgt während der Lösungsumfangserweiterung in der Phase "Fine-Tuning" und nicht davor.
●
Stellen zu Mitarbeitern zuordnen
Die Zuordnung kann während der Mitarbeitermigrationsphase der Lösungsumfangserweiterung
vorgenommen werden. Die Stelle eines Mitarbeiters kann in den Migrationsbildern ausgewählt werden.
Zeitwirtschaft
Um das System auf die Zeitwirtschaft vorzubereiten, müssen Sie neben der Erfüllung der Voraussetzungen für die
Personalverwaltung Folgendes tun:
●
Vorgesetzte zu Organisationseinheiten mit der Eigenschaft "Abteilung" zuordnen
Dies ist obligatorisch, wenn Genehmigungsprozesse im Lösungsumfang enthalten sind. Wenn
Genehmigungsprozesse für das Personalmanagement im Lösungsumfang enthalten sind, versucht das
System, einen Vorgesetzten einer Abteilung als zuständigen Genehmigenden zuzuordnen. Wenn für die
Abteilung des Mitarbeiters kein Vorgesetzter gefunden wird, versucht das System, diesen anhand der
Abteilungen zu ermitteln, die weiter oben in der Organisationsstruktur stehen. Um Genehmigungsaufgaben
weiterleiten zu können, muss ein Genehmigender ermittelt werden.
11
bearbeiten, und ordnen Sie den Organisationseinheiten in Ihrer Organisationsstruktur auf der Registerkarte
●
Eigenschaft "Betriebsstätte" zu Organisationseinheit zuordnen
Die Betriebsstätte ist eine Voraussetzung für den Arbeitstagekalender. Wenn Sie in Arbeitstagekalendern
lokale Feiertage festlegen möchten, müssen Sie Betriebsstätten eingeben.
Eigenschaften als Betriebsstätte .
●
Arbeitstagekalender verwalten
Hier werden gültige Arbeitstage definiert. Dies ist eine Voraussetzung für die Implementierung des (lokalen)
Feiertagskalenders.
Der Arbeitstagekalender wird in der Sicht Aufgabenliste des Work Centers Betriebswirtschaftliche
Konfiguration definiert. Wählen Sie in der Phase Fine-Tuning die Aufgabe Arbeitstagekalender. Im Work Center
Organisationsmanagement können Sie Ihren Arbeitstagekalender der Organisationsstruktur zuordnen.
Weitere Informationen finden Sie unter Neuen Arbeitstagekalender mit einem neuen Feiertag anlegen
[Seite 106].
●
Feiertagskalender verwalten
Dem Arbeitstagekalender ist ein Feiertagskalender zugeordnet. Er bestimmt, welche Tage im Jahr gesetzliche
und welche unternehmensspezifische Feiertage sind. Das System verwendet den Feiertagskalender, um
erfasste Zeiten auszuwerten. Urlaub, der an einem gesetzlichen Feiertag genommen wird, sollte nicht vom
Urlaubskonto abgezogen werden.
Sie definieren Ihren Feiertagskalender im Rahmen der Festlegung des Arbeitstagekalenders. Weitere
Informationen finden Sie unter Neuen Arbeitstagekalender mit einem neuen Feiertag anlegen [Seite 106].
Wenn Sie Ihren Lösungsumfang um die Zeitwirtschaft erweitern möchten, müssen Sie Folgendes berücksichtigen:
●
Voraussetzungen für die Zeitwirtschaft eingeben
Dies sollte vor der Erweiterung Ihres Lösungsumfangs um die Zeitwirtschaft geschehen.
●
Vorgesetzte zu Abteilungen zuordnen
Die Zuordnung kann nach Abschluss der Lösungsumfangserweiterung vorgenommen werden.
Im Work Center Organisationsmanagement können Sie der Organisationsstruktur Vorgesetzte zuordnen.
Wählen Sie die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen bearbeiten, und ordnen Sie auf der Registerkarte
Vergütung und Personalabrechnung
Vergütung und Personalabrechnung sind immer zusammen im Lösungsumfang enthalten. Um das System auf die
Vergütung und Personalabrechnung vorzubereiten, müssen Sie neben der Erfüllung der Voraussetzungen für die
Zeitwirtschaft Folgendes tun:
12
●
Unternehmenswährung eingeben
Die Währung, die für das Unternehmen ausgewählt wird, ist für die Vergütung und die Personalabrechnung
relevant.
bearbeiten, und kennzeichnen Sie Ihre Organisationseinheit auf der Registerkarte Eigenschaften als
Unternehmen . Dann werden Sie aufgefordert, das Registrierungsland anzugeben, und das System schlägt
aufgrund dessen eine Standardwährung vor. Auf der Registerkarte Adressen können Sie die Adresse Ihres
Unternehmens hinzufügen.
●
Kostenstellen im SAP-System und im Personalabrechnungssystem verwalten
Kostenstellen müssen im SAP-System und im externen Personalabrechnungssystem verwaltet werden. Die
Kostenstelle eines Mitarbeiters ist in den Daten der Schnittstelle vom SAP-System zum
Personalabrechnungssystem enthalten, da die Personalabrechnung die Kostenstellendaten für die Buchung
der Abrechnungsergebnisse im Finanzwesen benötigt. Mitarbeiter sollten nur Organisationseinheiten
zugeordnet werden, die selbst Kostenstellen sind oder sich darunter befinden. Das System kann dann die
Kostenstelle für jeden Mitarbeiter ermitteln.
●
Nummern der Unternehmen, Betriebsstätten und Kostenstellen im Personalabrechnungssystem und SAPSystem zuordnen
Wenn SAP-Daten ins Personalabrechnungssystem hochgeladen werden müssen, ist eine Zuordnung
zwischen den Nummern der Unternehmen, Betriebsstätten und Kostenstellen notwendig. Die Zuordnung
muss entweder im externen Personalabrechnungssystem oder beim Hochladen erfolgen. Die Betriebsstätten
sollten mit den im Personalabrechnungssystem des Dienstleisters eingerichteten Standorten
übereinstimmen. Die Betriebsstätte eines Mitarbeiters ist für Steuermeldezwecke im
Personalabrechnungsextrakt enthalten.
●
Personalabrechnung USA: Nummer beim Personalabrechnungsdienstleister eingeben
Einige Personalabrechnungssysteme in den USA benötigen für die Personalabrechnungsauswertung die
Abteilung des Mitarbeiters. Wenn die Nummer beim Personalabrechnungsdienstleister als weiterer
Identifikator für die Abteilung verwaltet wird, sind diese Informationen in den Schnittstellendaten enthalten,
die vom SAP-System an das System des Personalabrechnungsdienstleisters übermittelt werden.
bearbeiten, und wählen Sie Ihre Abteilung aus. Wählen Sie auf der Registerkarte Allgemein die Option Weitere
Identifikatoren.
●
Personalabrechnung USA: Steuergrunddaten eines Unternehmens (Bundesebene) eingeben
Die Steuergrunddaten des Unternehmens (Bundesebene) werden für die Verwaltung der
Bundessteuerinformationen für Mitarbeiter benötigt. Das Unternehmen eines Mitarbeiters, das in der
Organisationsstruktur zugeordnet ist, muss mit der entsprechenden Bundessteuernummer für W-2- oder
1099-Berichtszwecke abgeglichen werden. Die Bundessteuernummer wird auch an das System des
Abrechnungsdienstleisters übermittelt.
Die Steuergrunddaten des Unternehmens werden in der Sicht Aufgabenliste des Work Centers
Betriebswirtschaftliche Konfiguration definiert. Wählen Sie in der Phase Fine-Tuning die Aufgabe
Steuerbestimmungen anderer Anbieter – USA.
Wir empfehlen außerdem Folgendes zu tun:
●
Personalabrechnung USA: Steuergrunddaten eines Unternehmens (bundesstaatliche Ebene) eingeben
Anhand der Steuergrunddaten eines Unternehmens (bundesstaatliche Ebene) stellt das System die
Standardsteuerinformationen für Mitarbeiter bereit. Je nach Betriebsstätte eines Mitarbeiters wird während
des Einstellungsprozesses die entsprechende bundesstaatliche Finanzbehörde als Standard vorgeschlagen.
Dafür wird die Bundessteuernummer benötigt.
Die Steuergrunddaten des Unternehmens werden in der Sicht Aufgabenliste des Work Centers
Betriebswirtschaftliche Konfiguration definiert. Wählen Sie in der Phase Fine-Tuning die Aufgabe
Steuerbestimmungen anderer Anbieter – USA.
Wenn Sie Ihren Lösungsumfang um die Vergütung und Personalabrechnung erweitern möchten, müssen Sie
Folgendes berücksichtigen:
●
Voraussetzungen für die Vergütung und Personalabrechnung eingeben
Dies sollte vor der Erweiterung Ihres Lösungsumfangs um die Vergütung und Personalabrechnung
geschehen.
Weitere Informationen
Organisationsstrukturen – Quick Guide
Stellen bearbeiten – Quick Guide
13
2.2 Integration der Personalabrechnung in Vergütung,
Zeitverwaltung und Personalverwaltung
Übersicht
Die Work Center Vergütung, Zeitverwaltung, Personalverwaltung und Personalabrechnung sind eng miteinander
verknüpft, um den fehlerfreien Umgang mit allen abrechnungsrelevanten Daten im ByDesign-System
sicherzustellen und um zu gewährleisten, dass der von Ihnen gewählte Abrechnungsdienstleister Ihre Mitarbeiter
im Anschluss korrekt bezahlt.
Übersicht:
Im Work Center Personalverwaltung werden alle persönlichen und organisatorischen Stammdaten der
Mitarbeiter erfasst sowie alle abrechnungsrelevanten Daten für die Personalabrechnung bereit gestellt.
Im Work Center Zeitverwaltung stehen Informationen für die Personalabrechung zu zahlungsrelevanten
An- und Abwesenheiten der Mitarbeiter innerhalb der Abrechnungsperiode zur Verfügung.
Das Work Center Vergütung liefert abrechnungsrelevante Zahlungsinformationen, unterteilt nach
einmaligen oder wiederkehrenden Zahlungen und Abzügen.
Im Work Center Personalabrechnung werden alle abrechnungsrelevanten Daten aus den anderen drei Work
Centern für jeden Abrechnungskreis und jede Abrechnungsperiode zusammengeführt und vor der
Übertragung an den Abrechnungsdienstleister und dem anschließenden Abrechnungslauf auf Konsistenz
überprüft.
Voraussetzungen
Konfigurationseinstellungen
1.
Festlegung des Lösungsumfangs: Personalmanagement mit Personalabrechnung
Das Personalmanagement mit Personalabrechnung wird in Ihrer Lösungskonfiguration aktiviert. Rufen Sie
zum Auffinden dieser Option das Work Center Betriebswirtschaftliche Konfiguration auf, und wählen Sie die
Sicht Implementierungsprojekte. Markieren Sie Ihr Implementierungsprojekt, und wählen Sie
Projektumfang bearbeiten . Stellen Sie im Schritt Festlegung des Lösungsumfangs für das Projekt sicher, dass
in Personalmanagement die Option Personalabrechnung ausgewählt ist.
Erweitern Sie im Schritt Fragen das Element Personalmanagement, und wählen Sie Personalabrechnung aus.
Wählen Sie Personalabrechnungsintegration und Personalabrechnung aus, und beantworten Sie die Fragen
im Zusammenhang mit der Implementierung Ihrer Personalabrechnungskonfiguration im ByDesign-System.
2.
Fine-Tuning: Abrechnungskreise
Die Abrechnungskreise werden in Ihrer Lösungskonfiguration aktiviert. Rufen Sie zum Auffinden dieser FineTuning-Aufgabe das Work Center Betriebswirtschaftliche Konfiguration auf, und wählen Sie die Sicht
Implementierungsprojekte. Markieren Sie Ihr Implementierungsprojekt, und wählen Sie
Aufgabenliste öffnen . Wählen Sie in der Phase Fine-Tuning unter Personalabrechnung von der Aufgabenliste
Abrechnungskreise – <Land> für Ihr ausgewähltes Land.
14
Sie haben möglicherweise auch die folgenden vorab bereitgestellten Elemente geändert:
●
Dienstleisterlohnarten - Eine in der betriebswirtschaftlichen Konfiguration vorab bereitgestellte
Reihe von Dienstleisterlohnarten, deren Standardeinstellungen Sie Ihren Anforderungen
entsprechend ändern können
●
Vergütungsbestandteile - Eine Reihe vorab bereitgestellter Vergütungsbestandteile, die Sie
später in der Sicht Vergütungsbestandteile anpassen können
●
Zuschläge – Weitere Informationen finden Sie hier [Seite 65].
●
Zeitkonten - Weitere Informationen finden Sie hier [Seite 58].
Vergütungsaufgaben
Damit die Integration problemlos funktioniert, müssen Sie in der Sicht Vergütungsbestandteile zunächst die
folgenden vier vergütungsbasierten Aufgaben durchführen. Die Aufgaben werden in der nachfolgenden Tabelle
beschrieben:
Aufgabe
Erklärung
Vergütungsbestandteil kopieren
Ändern Sie vorab bereitgestellte Vergütungsbestandteile gemäß den
Vergütungsrichtlinien Ihres Unternehmens.
Lohnarten zuordnen [Seite 150]
Ordnen Sie den dienstleisterspezifischen Lohnarten Vergütungsbestandteile zu, um
eine fehlerfreie Übertragung der Vergütungsbestandteile in das Abrechnungssystem
zu gewährleisten.
Zeitarten zuordnen [Seite 153]
Ordnen Sie einem Stundensatz und einem resultierenden Vergütungsbestandteil eine
Zeitart und einen Zuschlag zu, um sicherzustellen, dass die Bezahlung für geleistete
Arbeitszeit in der Personalabrechnung korrekt bearbeitet wird.
Die Zuordnung von Zeitarten ist nicht nur für auf Stundenbasis bezahlte
Mitarbeiter relevant, sondern auch für Angestellte, die Mehrarbeit leisten,
Nachtschichten übernehmen oder z. B. am Wochenende und an Feiertagen
arbeiten.
Zuordnung der Zeitkontoart
bearbeiten [Seite 151]
Ordnen Sie einem Stundensatz und einem resultierenden Vergütungsbestandteil ein
Zeitkonto und einen Zuschlag zu, um sicherzustellen, dass die Auszahlung korrekt an
die Personalabrechnung übertragen wird.
Festlegen der erforderlichen Einstellungen für die Integration von Work Centern
im Personalmanagement
Um diese Integration implementieren zu können, müssen Sie sowohl während der betriebswirtschaftlichen
Konfiguration als auch später in den relevanten Bereichen des Personalmanagements bestimmte Einstellungen
vornehmen. Die Vorgehensweise wird in der nachfolgenden Grafik veranschaulicht:
15
16
Im Folgenden werden exemplarisch drei Möglichkeiten für die Integration der Personalabrechnung in
Vergütung, Zeitverwaltung und Personalverwaltung zur Unterstützung des Abrechnungsprozesses im
ByDesign-System erläutert:
1.
Bezahlung von Mehrarbeit für einen auf Stundenbasis bezahlten Mitarbeiter mit positiver
Zeiterfassung: Deutschland
Ein Zeitsachbearbeiter erfasst in der Sicht Zeiterfassung des Work Centers "Zeitverwaltung" für
einen Mitarbeiter zusätzlich zu den regulären Arbeitsstunden eine Mehrarbeit von zwei Stunden.
Für die Mehrarbeit fällt ein Zuschlag von 50 % an. Die Grundvergütung für reguläre Arbeitsstunden
und für den Zuschlag soll ausbezahlt werden. Gemäß den im System vorhandenen
Standardzeitarten und Zuschlägen wählt der Zeitsachbearbeiter die Zeitart DE0001
(Istarbeitszeit) sowie die Zuschlagsart DE0013 (Mehrarbeit 1.5) aus. Zur finanziellen Bewertung
der Arbeitszeit ermittelt das System den Stundensatz, der im entsprechenden
Vergütungsbestandteil für den Mitarbeiter gesichert ist. Im vorliegenden Beispiel sind im
Vergütungsbestandteil STDLOHNTA 20,00 EUR zugeordnet.
Das System bewertet die Arbeitszeit mit diesem Stundensatz wie folgt:
●
MEHRGVG (Grundvergütung für Mehrarbeit) = STDLOHNTA (Stundensatz) * 2 (Mehrarbeit) =
40,00 EUR
●
MEHR50 (Zuschlagsvergütung für Mehrarbeit) = STDZUMA50 * 2 (Mehrarbeit) = 20,00 EUR.
Hier wird der relative Vergütungsbestandteil STDZUMA50 verwendet, der sich aus
STDLOHNTA (Stundensatz) * 0,5 ergibt.
●
Die gesamte Auszahlung für Mehrarbeit beträgt 60,00 EUR (Summe aus MEHRGVG und
MEHR50)
Diese zwei Ergebnisse werden in der Personalabrechnung als verschiedene
Vergütungsbestandteile behandelt, da sie zu Steuerzwecken separat bearbeitet werden
müssen.
2.
Bezahlung eines Angestellten mit negativer Zeiterfassung: USA
In der Vergütungsdatei eines Angestellten ohne Überstundenbezahlung wurde als
Vergütungsbestandteil ein monatliches Gehalt von 5.000,00 USD eingegeben. Bei Angestellten
wirken sich keine der erfassten An- oder Abwesenheiten auf den im ByDesign-System berechneten
Vergütungsbetrag aus. Sämtliche Anpassungen an bezahlte oder unbezahlte Abwesenheiten
können ausschließlich im System des Abrechnungsdienstleisters vorgenommen werden.
3.
Bezahlung von Mehrarbeit für einen Angestellten mit Überstundenbezahlung mit negativer
Zeiterfassung: USA
In der Vergütungsdatei eines Angestellten mit Überstundenbezahlung wurde als
Vergütungsbestandteil ein monatliches Gehalt von 3.000,00 USD eingegeben. Ein
Zeitsachbearbeiter erfasst für diesen Mitarbeiter in der Sicht Zeiterfassung des Work Centers
"Zeitverwaltung" eine Mehrarbeit von zwei Stunden. Für diese Mehrarbeit fällt ein Zuschlag von 50
% an. Für einen Mitarbeiter mit negativer Zeiterfassung wird das tarifliche monatliche Gehalt von
3.000,00 USD als Vergütungsbestandteil in der Vergütungsdatei gesichert.
Gemäß den vorhandenen Standardzeitarten und Zuschlägen wählt der Zeitsachbearbeiter die
Zeitart US0001 (Istarbeitszeit) sowie die Zuschlagsart US0005 (Mehrarbeit 1.5) aus.
Zur finanziellen Bewertung der Arbeitszeit ermittelt das System den Stundensatz, der im
entsprechenden Vergütungsbestandteil für den Mitarbeiter gesichert ist. Im vorliegenden Beispiel
sind im Vergütungsbestandteil HRATESAL 30,00 USD zugeordnet. Das System bewertet die
Arbeitszeit mit diesem Stundensatz und berechnet für die Mehrarbeit eine Bezahlung in Höhe von
90,00 USD:
●
OT1.5SAL (Bezahlung für Mehrarbeit auf Stundenbasis) = HRATESAL (Stundensatz) * 150 %
= 45,00 USD
●
OTPAY (Bezahlung für Mehrarbeit) = 2 (Mehrarbeit) * OT1.5SAL = 90,00 USD
Wenn Sie für die Bezahlung von Mehrarbeit einen besonderen Stundensatz festgelegt haben
(z. B. HRATESAL), berechnet das ByDesign-System in den Vergütungsdateien Ihrer
17
Vergütungsgrundlagen [Seite 137]
Abrechnungsrelevanz von Zeiterfassungsmethoden [Seite 119]
18
3 Personalverwaltung
3.1 Betriebswirtschaftlicher Hintergrund
3.1.1 Mitarbeiterlebenszyklus
Übersicht
In diesem Dokument erhalten Sie einen Überblick über die verschiedenen Phasen, die ein Mitarbeiter oder eine
Mitarbeiterin während seiner bzw. ihrer Anstellung durchlaufen kann. Der Mitarbeiterlebenszyklus beginnt mit der
Einstellung. Daran kann sich eine interne Versetzung in eine andere Abteilung anschließen, bevor der Zyklus mit der
Beendigung des Arbeitsverhältnisses zwischen Unternehmen und Mitarbeiter endet. All diese Prozesse können mit
SAP Business By Design problemlos abgewickelt werden.
Dieses Dokument enthält ferner eine Beschreibung der wichtigsten Funktionen, die die Mitarbeiter selbst ausführen
können. Jeder Mitarbeiter kann beispielsweise seine persönlichen Daten bearbeiten oder Abwesenheitsanträge per
Mitarbeiter-Self-Services problemlos einreichen. Anhand dieser Self-Services verringert sich der Aufwand für den
Personalsachbearbeiter, und allgemeine Geschäftsprozesse werden vereinfacht.
Voraussetzungen
Für die Ausführung des gesamten Mitarbeiterlebenszyklus muss der Lösungsumfang die folgenden Work Center
aufweisen:
●
Personalverwaltung
●
Zeitverwaltung
●
Vergütung
●
Personalabrechnung
●
Untersicht Self-Services auf der Startseite
Es sind zwei weitere Work Center im Personalmanagement verfügbar, die jedoch nicht Teil des in diesem
Dokument beschriebenen Lebenszyklus sind:
●
Ressourcenmanagement: Weitere Informationen finden Sie unter Ressourcenprofile [Seite 418] und
Ressourcensuche [Seite 412].
●
Datenschutz: Weitere Informationen finden Sie hier [Seite 429].
Funktionsumfang
1.
Einstellen eines Mitarbeiters
Als Personalsachbearbeiter in Ihrem Unternehmen gehört das Einstellen neuer Mitarbeiter und das Verwalten
aller benötigten Mitarbeiterdaten im ByDesign-System zu Ihren wichtigsten Aufgaben. Im Work Center
Personalverwaltung können Sie dem System Mitarbeiter hinzufügen. Die Eingabe der benötigten Daten erfolgt
Personalverwaltung
19
in fünf Schritten in einer schrittweisen Erfassung. Nach Prüfung und Bestätigung der eingefügten Daten wird
für den neuen Mitarbeiter eine Personaldatei angelegt.
Weitere Informationen finden Sie unter Mitarbeiter einstellen [Seite 29].
Über die Aufgabe Mitarbeiter einstellen wird lediglich das Anlegen eines Mitarbeiterobjekts und das Sichern
der entsprechenden Mitarbeiterstammdaten sichergestellt. Wenn Sie den Einstellungsprozess abschließen
und sicherstellen möchten, dass der neu eingestellte Mitarbeiter einen Arbeitszeitplan erhält und dass sowohl
Grundvergütung als auch Abrechnungsdaten verwaltet werden, müssen Sie in anderen Work Centern des
Personalmanagements verschiedene Folgeaufgaben ausführen.
Im Folgenden werden die Folgeaufgaben zum Abschließen des Einstellungsprozesses für den neuen
Mitarbeiter aufgeführt:
●
In der schrittweisen Erfassung Zeitdaten vervollständigen in der Sicht Aufgaben des Work Centers
Zeitverwaltung: Erstellen Sie eine Zeitdatei mit allen zeitbezogenen Daten, beispielsweise
Arbeitszeitpläne oder Zeitkonten.
●
In der schrittweisen Erfassung Vergütungsdaten vervollständigen in der Sicht Aufgaben des Work
Centers Vergütung: Erstellen Sie eine Vergütungsdatei mit allen vergütungsbezogenen Daten,
beispielsweise Vergütungsstrukturen oder Bezüge.
●
In der schrittweisen Erfassung Abrechnungsdaten vervollständigen in der Sicht Aufgaben des Work
Centers Personalverwaltung: Fügen Sie alle relevanten Abrechnungsdaten hinzu, beispielsweise
grundlegende Daten zur Abrechnung oder Daten zur Sozialversicherung oder Besteuerung. Welche
Daten bei dieser Aufgabe erfasst werden müssen, hängt von dem Land ab, in dem Sie den Mitarbeiter
einstellen.
Weitere Informationen finden Sie unter Abrechnungsdaten vervollständigen [Seite 23].
Nach Abschluss des Einstellungsprozesses können Sie im Work Center Anwendungs- und
Benutzerverwaltung unter
Benutzer- und Zugriffsverwaltung Anwendungsbenutzer schließlich den
Zugriff des neuen Mitarbeiters auf das SAP-Business-ByDesign-System festlegen. Im Anschluss daran kann
der neue Mitarbeiter auf die für die tägliche Arbeit erforderlichen Work Center zugreifen.
Zudem können die Mitarbeiter ihre persönlichen Informationen anhand der Mitarbeiter-Self-Services auf der
Self-Services Self-Services-Übersicht aktualisieren:
Startseite unter
●
Reichen Sie einen Abwesenheitsantrag, der zur Genehmigung an einen Vorgesetzten gesendet wird,
mithilfe der schrittweisen Erfassung Neuer Abwesenheitsantrag im Abschnitt Arbeitszeit ein.
Weitere Informationen finden Sie unter Abwesenheitsantrag anlegen.
●
Erfassen Sie Zeit in einem Arbeitszeitblatt, das auch zur Genehmigung an einen Vorgesetzten gesendet
wird, mithilfe der schrittweisen Erfassung Tätigkeiten erfassen (ebenfalls im Abschnitt Arbeitszeit).
Weitere Informationen finden Sie unter Arbeitszeitblatt bearbeiten.
2.
Versetzen eines Mitarbeiters
Wenn ein Mitarbeiter Organisationseinheit oder Stelle (oder beides) innerhalb Ihres Unternehmens wechselt,
kann ein Personalsachbearbeiter in der Sicht Typische Aufgaben im Work Center "Personalverwaltung" die
Schnellerfassung Mitarbeiter versetzen verwenden. Dadurch wird eine Änderung der Stammdaten des
Mitarbeiters gemäß der Art der Versetzung durchgeführt. Bei dieser Aufgabe können Sie sowohl den
Arbeitsvertrag als auch die organisatorische Zuordnung oder die aktuelle Tätigkeit des betroffenen
Mitarbeiters ändern.
Nach der Versetzung des Mitarbeiters im Work Center Personalverwaltung erhält der Personalsachbearbeiter
Aufgaben zur Aktualisierung der entsprechenden Zeit- und Vergütungsdateien des Mitarbeiters.
3.
Beenden des Arbeitsverhältnisses mit einem Mitarbeiter
Endet ein Beschäftigungsverhältnis, wird das Arbeitsverhältnis zwischen Mitarbeiter und Unternehmen durch
den Personalsachbearbeiter beendet. Auch dieser Vorgang kann in der Sicht Typische Aufgaben im Work
Center "Personalverwaltung" mithilfe der Schnellerfassung Beschäftigungsverhältnis mit Mitarbeiter
beenden ausgeführt werden.
20
Personalverwaltung
Die Zeitdatei des Mitarbeiters, dessen Arbeitsverhältnis beendet wurde, kann im Work Center
Zeitverwaltung weiterhin angezeigt werden.
Weitere Informationen finden Sie unter Typische Aufgaben (Personalverwaltung) – Quick Guide
[Seite 24] im Abschnitt Aufgaben unter Beschäftigungsverhältnis mit Mitarbeiter beenden.
4.
Wiedereinstellen eines Mitarbeiters
Sie können einen ehemaligen Mitarbeiter Ihres Unternehmens auch wiedereinstellen, indem Sie in der Sicht
Typische Aufgaben im Work Center "Personalverwaltung" die Aufgabe Mitarbeiter wiedereinstellen ausführen.
Für eine Wiedereinstellung geben Sie einfach nur die ehemalige Personalnummer des Mitarbeiters und der
Wiedereinstellung entsprechende neuen Organisationsdaten ein. Sobald Sie die in dieser Aufgabe erfassten
Daten bestätigt haben, ist der ehemalige Mitarbeiter wiedereingestellt. Ein großer Vorteil dieses
Wiedereinstellungsprozesses besteht darin, dass Sie die bereits vorhandenen persönlichen Daten des
Mitarbeiters wiederverwenden können. Zusätzlich können Sie das ursprüngliche Einstellungsdatum des
wiedereingestellten Mitarbeiters im System beibehalten, indem Sie das Kennzeichen Wiederinkraftsetzung
setzen. Dadurch wird die korrekte Verarbeitung von zeitabhängigen Vergütungsdaten für den
wiedereingestellten Mitarbeiter sichergestellt.
3.2 Sicht Aufgaben
3.2.1 Aufgaben (Personalverwaltung) – Quick Guide
Die Sicht Aufgaben im Work Center Personalverwaltung enthält eine Liste mit allen offenen Aufgaben der
Personalverwaltung. Zum Beispiel Einstellungs- oder Wiedereinstellungsaufgaben für Mitarbeiter, die
abgeschlossen werden müssen. In dieser Sicht können Sie Ihren Arbeitsvorrat in der Personalverwaltung
analysieren, organisieren und Aufgaben entsprechend priorisieren.
Die Aufgabensteuerung stellt sicher, dass auf einen Geschäftsprozess bezogene Aktivitäten innerhalb Ihrer
Organisation oder organisationsübergreifend abgeschlossen werden, um die festgelegten Geschäftsziele zu
erfüllen. Mithilfe der Aufgabensteuerung weist das System Benutzern Arbeit zu und ermöglicht Ihnen das
Empfangen, Verwalten und Abschließen von Elementen der Aufgabensteuerung, die sich auf effiziente Weise auf
einen Geschäftsprozess beziehen. Das System legt in der Aufgabensteuerung Elemente an, wenn zur Bearbeitung
eines zugehörigen Geschäftsbelegs die Eingabe eines Benutzers erforderlich ist. Diese Elemente werden angelegt,
damit Benutzer Daten prüfen, ändern und spezifizieren, Elemente abschließen oder im Rahmen eines
Geschäftsprozesses Entscheidungen treffen können.
Weitere Informationen finden Sie unter Aufgabensteuerung.
Aufgaben
Überwachen Ihrer Aufgaben
1.
Personalverwaltung
In der Auswahlliste Anzeigen können Sie eine Gruppe von Tätigkeiten markieren, die
Sie anzeigen und verarbeiten möchten, zum Beispiel offene Aufgaben, offene
Einstellungsaufgaben oder offene Aufgaben zu Fehlern.
21
2.
In der Auswahlliste Gruppieren nach können Sie Tätigkeiten nach bestimmten Kriterien
gruppieren, z. B. nach Fälligkeit.
Bearbeiten Ihrer Aufgaben
Zur Ausführung Ihrer Aufgaben stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung.
●
Um die zu dem Element im Arbeitsvorrat zugehörigen Belege anzuzeigen und zu
bearbeiten, wählen Sie Bearbeiten .
●
Wenn Sie neue Elemente in der Aufgabensteuerung anlegen möchten, die sich auf das
Element in Ihrem Arbeitsvorrat beziehen, wählen Sie Neu und anschließend die
gewünschte Option.
●
Informationen zu Aufgaben, Benachrichtigungen und Alarmmeldungen finden Sie
unter Arbeiten mit Aufgaben, Benachrichtigungen und Alarmmeldungen.
●
Informationen zu Rückfragen finden Sie unter Arbeiten mit Rückfragen.
●
Wenn Sie Geschäftsdaten nach Microsoft Excel® exportieren möchten, wählen Sie
Exportieren
und anschließend Nach Microsoft Excel. Weitere Informationen finden
Sie unter Geschäftsdaten mithilfe von Microsoft Excel exportieren.
●
Wenn Sie eine Aufgabe bearbeiten möchten, markieren Sie das Element, und wählen
Sie dann unter Aktionen eine der dort angebotenen Optionen.
Abrechnungsdaten vervollständigen
Im Rahmen des allgemeinen Einstellungsprozesses in Business ByDesign fügen Sie der
Personaldatei eines neu eingestellten Mitarbeiters Abrechnungsdaten hinzu und fügen somit
diesen Mitarbeiter der eigentlichen Personalabrechnung hinzu. Das Hinzufügen von
Abrechnungsdaten für einen Mitarbeiter umfasst das Eingeben von Abrechnungsdaten, die
für alle von ByDesign unterstützen Länder relevant sind, und von länderspezifischen
Sozialversicherungs- und Steuerdaten sowie von Daten zu früheren
Beschäftigungsverhältnissen. Sie können diese Aufgabe in der Sicht Aufgaben des Work
Centers Personalverwaltung ausführen.
Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie hier [Seite 23].
Geschäftsdaten mithilfe von Microsoft Excel exportieren
Sie können verschiedene Datentypen aus dem SAP-Business-ByDesign-System nach
Microsoft Excel exportieren.
Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie hier.
22
Personalverwaltung
3.2.2 Abrechnungsdaten vervollständigen (Einstellung) –
Länderversionen
Die zu diesem Thema verfügbare Dokumentation ist für folgende Länder relevant: China, Deutschland,
Frankreich, Großbritannien, Indien, Kanada, Österreich, Schweiz und USA. Um sicherzustellen, dass die
richtige länderspezifische Dokumentversion angezeigt wird, wählen Sie Personalisieren -> Meine
Einstellungen. Wählen Sie die Registerkarte Primäre Hilfe, und wählen Sie im Dropdown-Menü Land das
relevante Land aus. Sichern Sie Ihre Einstellungen, und melden Sie sich ab, um die Änderungen zu
übernehmen.
3.3 Sicht Typische Aufgaben
3.3.1 Betriebswirtschaftlicher Hintergrund
3.3.1.1 Beenden des Beschäftigungsverhältnisses mit Mitarbeitern in
der Personalabrechnung
Übersicht
In der Sicht Typische Aufgaben des Work Centers "Personalverwaltung" können Sie das Beschäftigungsverhältnis
mit einem Mitarbeiter beenden. Wenn Sie das Beschäftigungsverhältnis mit einem Mitarbeiter beenden, müssen Sie
im Hinblick auf den gesamten Abrechnungsgeschäftsprozess einige besondere Aspekte berücksichtigen.
Ablauf
1.
Austritt initiieren
Sie initiieren die Austrittsaufgabe in der Sicht Typische Aufgaben, indem Sie Beschäftigungsverhältnis mit
Mitarbeiter beenden wählen. Daraufhin öffnet sich die Schnellerfassung Mitarbeiteraustritt.
2.
Mitarbeiter auswählen
Wählen Sie den Mitarbeiter aus, mit dem das Beschäftigungsverhältnis beendet werden soll, indem Sie im
Feld Mitarbeiter die zugehörige Personalnummer eingeben oder den Mitarbeiter über das Auswahlfenster
auswählen.
3.
Austrittsdatum festlegen
Im Rahmen des Austrittsprozesses müssen Sie das Austrittsdatum für den Mitarbeiter festlegen. Wenn Sie
das Austrittsdatum ermitteln möchten, müssen Sie folgende Kriterien berücksichtigen:
●
Wenn das Austrittsdatum auf den ersten Tag der Abrechnungsperiode fällt, kann das
Beschäftigungsverhältnis mit dem Mitarbeiter unter Umständen bereits für diese Abrechnungsperiode
als beendet gelten. In diesem Fall wird der Mitarbeiter für diese Abrechnungsperiode keine reguläre
Bezahlung erhalten.
Personalverwaltung
23
●
Wenn das Beschäftigungsverhältnis am letzten Tag der Abrechnungsperiode beendet wird, erhält der
Mitarbeiter sein reguläres Gehalt für die gesamte Abrechnungsperiode. Das System betrachtet den
Mitarbeiter für den Zeitraum bis zum Austrittsdatum als aktiv und kennzeichnet ihn für die
Personalabrechnung ab dem darauffolgenden Tag als nicht abzurechnenden Mitarbeiter. Daher sollte
das Austrittsdatum mit dem Enddatum der Abrechnungsperiode übereinstimmen.
●
Wenn das Beschäftigungsverhältnis mit dem Mitarbeiter innerhalb der aktuellen Abrechnungsperiode
beendet wird, der Austritt jedoch nicht direkt auf den letzten Tag der Abrechnungsperiode fällt, müssen
Sie den letzten Arbeitstag des Mitarbeiters als Austrittsdatum festlegen. In diesem Fall müssen Sie für
den betreffenden Mitarbeiter eine Zahlungsabweichung generieren, damit er nicht für die gesamte
Abrechnungsperiode, sondern nur für den Zeitraum bis zu seinem letzten Arbeitstag bezahlt wird.
4.
Austrittsdetails definieren
Wählen Sie die relevante Austrittsart und den relevanten Austrittsgrund aus den verfügbaren Auswahllisten
aus, und wählen Sie Sichern und Schließen , um die Austrittsaufgabe abzuschließen.
5.
Personaldatei bearbeiten
Wählen Sie in der Sicht Mitarbeiter den Mitarbeiterdatensatz für den ausgetretenen Mitarbeiter aus, und
wählen Sie Bearbeiten .
6.
Ankreuzfeld "Nicht abzurechnen" markieren
Wählen Sie in der Personaldatei des Mitarbeiters Beschäftigungsverhältnis und anschließend
Abrechnungskreiszuordnung . Markieren Sie das Ankreuzfeld Nicht abzurechnen, um sicherzustellen, dass der
Mitarbeiter nicht mehr im Abrechnungskreisdatenabzug ist. Wählen Sie anschließend Sichern .
Markieren Sie das Ankreuzfeld Nicht abzurechnen nur, wenn für den Mitarbeiter keine Zahlungen
mehr generiert werden müssen und alle vorgeschriebenen Meldungen abgeschlossen wurden.
Markieren Sie dieses Ankreuzfeld nicht, wenn der Mitarbeiter nach dem Austrittsdatum
Abfindungszahlungen, Kontrakterfüllungen oder Zulagen erhalten soll bzw. andere
Zahlungsgründe vorliegen.
Ergebnis
Im ByDesign-System gilt das Beschäftigungsverhältnis mit dem Mitarbeiter nun als beendet. Der betreffende
Mitarbeiter wird bei der Personalabrechnung künftig nicht mehr berücksichtigt. Um die Ergebnisse des Austritts
anzuzeigen, öffnen Sie die Mitarbeiterdatei in der Sicht Mitarbeiter.
Arbeiten mit Datenabzügen [Seite 177]
Anlegen einer XML-Datendatei für die Personalabrechnung [Seite 402]
3.3.2 Typische Aufgaben (Personalverwaltung) – Quick Guide
Mithilfe der Sicht Typische Aufgaben des Work Centers Personalverwaltung können Sie die
beschäftigungsbezogenen Ereignisse eines Mitarbeiters verwalten. Sie können hier z. B. neue Mitarbeiter einstellen,
Mitarbeiter innerhalb Ihres Unternehmens versetzen oder das Beschäftigungsverhältnis mit einem Mitarbeiter
beenden.
24
Personalverwaltung
Dieses Dokument enthält regionsspezifischen Text. Um sicherzustellen, dass das System den richtigen Text
anzeigt, wählen Sie
Personalisieren Meine Einstellungen . Wählen Sie Primäre Hilfe , und wählen Sie
unter Land das relevante Land aus. Sichern Sie die Einstellungen, und melden Sie sich ab, um sicherzustellen,
dass diese Änderungen vorgenommen wurden.
Mitarbeiterlebenszyklus
In diesem Dokument erhalten Sie einen Überblick über die verschiedenen Phasen, die ein Mitarbeiter während seiner
Anstellung durchlaufen kann. Der Mitarbeiterlebenszyklus beginnt mit der Einstellung. Daran kann sich eine interne
Versetzung in eine andere Abteilung anschließen, bevor der Zyklus mit der Beendigung des
Beschäftigungsverhältnisses endet. All diese Prozesse können mit SAP Business ByDesign problemlos abgewickelt
werden.
Weitere Informationen finden Sie unter Mitarbeiterlebenszyklus [Seite 19].
Beenden des Beschäftigungsverhältnisses mit Mitarbeitern in der Personalabrechnung
In der Sicht Typische Aufgaben des Work Centers "Personalverwaltung" können Sie das Beschäftigungsverhältnis
mit einem Mitarbeiter beenden. Wenn Sie das Beschäftigungsverhältnis mit einem Mitarbeiter beenden, müssen Sie
im Hinblick auf den gesamten Abrechnungsgeschäftsprozess einige besondere Aspekte berücksichtigen.
Weitere Informationen finden Sie unter Beenden des Beschäftigungsverhältnisses mit Mitarbeitern in der
Personalabrechnung [Seite 23].
Integration der Personalabrechnung in Vergütung, Zeitverwaltung und Personalverwaltung
Weitere Informationen finden Sie unter Integration der Personalabrechnung in Vergütung, Zeitverwaltung und
Personalverwaltung [Seite 14].
Geschäftsszenario: Workforce Administration
Das Geschäftsszenario "Workforce Administration" ist auf eine effiziente Verwaltung und Ausführung aller
mitarbeiterbezogenen Aufgaben ausgelegt. In Abhängigkeit vom benötigten Lösungsumfang gibt es zwei
Herangehensweisen für den Umgang mit Personaldaten:
●
Die Verwaltung von Mitarbeiterstammdaten ist der schlanke Weg zur Verwaltung von Basisstammdaten für
Ihre Mitarbeiter und Dienstleister. Diese Mitarbeiter können für Projekte eingesetzt werden und ihre
Arbeitszeiten mithilfe von Mitarbeiter-Self-Services erfassen.
●
Die Personalverwaltung ermöglicht Ihnen die Bearbeitung sämtlicher Daten in Bezug auf Mitarbeiter und
Beschäftigungsverhältnisse entsprechend den länderspezifischen Vorschriften. Sie können
Personalmaßnahmen verwalten, z. B. das Einstellen von Mitarbeitern, das Versetzen von Mitarbeitern
innerhalb der Organisation oder das Beenden des Arbeitsverhältnisses eines Mitarbeiters. Sie haben Zugriff
auf Personalakten, in denen Sie persönliche und unternehmensbezogene Mitarbeiterdaten sowie Daten zur
Beschäftigung verwalten können.
Weitere Informationen finden Sie unter Workforce Administration.
Personalverwaltung
25
Aufgaben
Mitarbeiter einstellen
In der schrittweisen Erfassung Mitarbeiter einstellen können Sie Informationen zu einem neu
eingestellten Mitarbeiter in das System eingeben. Dies umfasst das Anlegen eines
Arbeitsvertrags und beispielsweise das Erfassen grundlegender persönlicher Daten,
Kontaktdaten und Beschäftigungsdaten für den Mitarbeiter.
Mitarbeiter wiedereinstellen
1.
Wählen Sie Mitarbeiter wiedereinstellen, um die Wiedereinstellungsaufgabe zu öffnen.
2.
Wählen Sie den Mitarbeiter, den Sie wiedereinstellen möchten, im Feld
Personalnummer aus.
Auf Grundlage der ausgewählten Personalnummer werden alle im System
vorhandenen Informationen über den früheren Mitarbeiter angezeigt, den Sie
wiedereinstellen möchten. Auf diese Weise müssen grundlegende
Personalinformationen nicht erneut eingegeben werden. Außerdem kann die
Dopplung von Personaldateien im System vermieden werden.
3.
4.
Geben Sie die folgenden zur Wiedereinstellung erforderlichen Daten ein oder
bearbeiten Sie diese:
●
Eintrittsdatum: Wiedereinstellungsdatum
●
Ordnen Sie eine Organisationseinheit und eine Stelle zu.
●
Wählen Sie die Verwaltungskategorie und den Arbeitsvertrag des Mitarbeiters aus.
●
Bearbeiten Sie die Vereinbarte Arbeitszeit und die relevante Probezeit.
●
Markieren Sie das Ankreuzfeld Konkurrenzklausel in Kraft, wenn eine
Konkurrenzklausel für den wiedereingestellten Mitarbeiter gilt.
Konkurrenzklauseln beziehen sich normalerweise auf die Zeit nach der
Beendigung eines Arbeitsverhältnisses und können bestimmte Einschränkungen
für den Mitarbeiter enthalten.
●
Markieren Sie das Ankreuzfeld Wiederinkraftsetzung, wenn der frühere Status des
Mitarbeiters reaktiviert wird und der Mitarbeiter die gleichen
Arbeitgeberleistungen wie im früheren Beschäftigungszeitraum im Unternehmen
erhält.
●
Im Feld Betriebszugehörigkeit ab können Sie ein abweichendes Eintrittsdatum
eingeben, das zur Berechnung der Dauer der Betriebszugehörigkeit verwendet
wird.
Überprüfen Sie Ihre Eingaben, und wählen Sie Sichern und schließen .
Die Wiedereinstellungsdaten des Mitarbeiters werden jetzt im System gesichert. Nun werden
Folgeaufgaben zum Vervollständigen von Zeit-, Vergütungs- und Abrechnungsdaten für die
Wiedereinstellung des Mitarbeiters in Ihrem Unternehmen generiert.
Verwaltungskategorie ändern
26
1.
Wählen Sie Verwaltungskategorie ändern.
2.
Suchen Sie den Mitarbeiter im Feld Mitarbeiter.
Personalverwaltung
Das System schlägt standardmäßig den ersten Tag des Folgemonats als
Änderungsdatum vor, ab dem die neue Verwaltungskategorie gültig ist. Sie können das
vorgeschlagene Datum überschreiben.
3.
Wählen Sie die neue Verwaltungskategorie im Feld Verwaltungskategorie.
Daraufhin wird die Regelarbeitszeit für die ausgewählte Verwaltungskategorie
angezeigt.
Nur für die USA: Der FLSA-Status für die ausgewählte Verwaltungskategorie wird
ebenfalls angezeigt.
4.
Wenn erforderlich, ändern Sie die Vereinbarte Arbeitszeit, um das berechnete
Vollzeitäquivalent anzupassen, sofern der neuen Verwaltungskategorie ein anderer
Wert für die Regelarbeitszeit zugeordnet ist.
5.
Wählen Sie Sichern und schließen .
Die aktualisierte Verwaltungskategorie des Mitarbeiters wird jetzt im System gesichert.
Dienstleister als Mitarbeiter einstellen
1.
Wählen Sie Dienstleister als Mitarbeiter einstellen, um diese Aufgabe öffnen.
2.
Wählen Sie im Feld Dienstleisternummer den Dienstleister, den Sie als Mitarbeiter
einstellen möchten.
Auf Grundlage der ausgewählten Dienstleisternummer werden alle im System
vorhandenen Informationen über den Dienstleister angezeigt, den Sie einstellen
möchten.
3.
4.
Geben Sie die folgenden zur Einstellung des Dienstleisters erforderlichen Daten ein
oder bearbeiten Sie diese:
●
Eintrittsdatum
●
Ordnen Sie den Dienstleister einer Organisationseinheit und einer Stelle zu.
●
Wählen Sie die Verwaltungskategorie und den Arbeitsvertrag des Mitarbeiters aus.
●
Bearbeiten Sie die Vereinbarte Arbeitszeit und die relevante Probezeit.
●
Markieren Sie das Ankreuzfeld Konkurrenzklausel in Kraft, wenn eine
Konkurrenzklausel für den eingestellten Dienstleister gilt. Konkurrenzklauseln
beziehen sich normalerweise auf die Zeit nach der Beendigung eines
Arbeitsverhältnisses und können bestimmte Einschränkungen für den Mitarbeiter
enthalten.
Überprüfen Sie Ihre Eingaben, und wählen Sie Sichern und schließen .
Die Wiedereinstellungsdaten für den früheren Dienstleister werden jetzt im System gesichert.
Nun werden Folgeaufgaben zum Vervollständigen von Zeit-, Vergütungs- und
Abrechnungsdaten für die Einstellung des Dienstleisters in Ihrem Unternehmen generiert.
Mitarbeiter versetzen
1.
Wählen Sie Mitarbeiter versetzen.
2.
Suchen Sie im Feld Mitarbeiter nach dem Mitarbeiter, den Sie versetzen möchten.
3.
Geben Sie im Feld Versetzungsdatum das Datum ein, an dem die Versetzung wirksam
wird. Das System schlägt standardmäßig den ersten Tag des folgenden Monats vor.
Personalverwaltung
27
Das Versetzungsdatum ist das Datum, ab dem die neue Organisatorische
Zuordnung gültig ist.
4.
Geben Sie die neue Organisationseinheit sowie die Stelle des Mitarbeiters ein. Das
System geht davon aus, dass der Mitarbeiter nicht die Stelle, sondern die Abteilung
wechselt, und schlägt daher standardmäßig die aktuelle Stelle vor.
5.
(Nur für die USA): Wählen Sie über die Eingabehilfe einen Stellentyp für den Mitarbeiter.
6.
Geben Sie die Vereinbarte Arbeitszeit an. Das System schlägt in diesem Feld die
gegenwärtig vereinbarte Arbeitszeit vor. Falls es für die neue Abteilung bzw. die neue
Stelle erforderlich sein sollte, können Sie den Wert für Vereinbarte Arbeitszeit auch
ändern, oder das berechnete Vollzeitäquivalent für den Mitarbeiter anpassen.
7.
Überprüfen Sie die von Ihnen eingegebenen Daten, und wählen Sie dann
Sichern und schließen .
Die Versetzungsdetails werden im System gesichert. Das System generiert anschließend
Folgeaufgaben, um die Zeit-, Vergütungs- und Abrechnungsdaten für die Versetzung des
Mitarbeiters zu vervollständigen. Diese Aufgaben stehen in der Sicht Aufgaben der jeweiligen
Work Center zur Verfügung.
Geschäftliche Kontaktdaten ändern
1.
Wählen Sie Geschäftliche Kontaktdaten ändern, um diese Aufgabe zu öffnen.
2.
Suchen Sie im Feld Mitarbeiter nach dem Mitarbeiter, dessen geschäftliche
Kontaktdaten Sie ändern möchten.
3.
Ändern Sie die geschäftlichen Kontaktdaten folgendermaßen:
●
Geben Sie die neuen Kommunikationsdaten ein, z. B die Bürotelefonnummer und
die E-Mail-Daten.
●
4.
Geben Sie die Details zur neuen Geschäftsadresse ein. Wählen Sie die Liste
Adresse, und wählen Sie die Adresse der Organisationseinheit aus, der der
Mitarbeiter angehört. Sollte die Organisationseinheit über keine Adresse
verfügen, wird die Adresse der Betriebsstätte verwendet, zu der die
Organisationseinheit gehört. Sie können der Adresse der Organisation ein
Gebäude und einen Raum hinzufügen.
Überprüfen Sie die Details, und wählen Sie Sichern , um die Daten zu sichern.
Die neuen geschäftlichen Kontaktdaten werden im System gesichert.
Beschäftigungsverhältnis mit Mitarbeiter beenden
In der Schnellerfassung Beschäftigungsverhältnis mit Mitarbeiter beenden können Sie den
Arbeitsvertrag zwischen Ihrem Unternehmen und einem Mitarbeiter Ihres Unternehmens
kündigen. Nach Abschluss dieser Aufgabe müssen Sie zudem die Zeit-, Vergütungs- und
Abrechnungsdaten überprüfen, die zum Kündigungsvorgang gehören. Sie können diese
Aufgabe in der Sicht Typische Aufgaben des Work Centers Personalverwaltung anzeigen.
Weitere Informationen zur Abwicklung von Austrittsprozessen innerhalb der
Personalabrechnung finden Sie unter Beenden des Beschäftigungsverhältnisses mit
Mitarbeitern in der Personalabrechnung [Seite 23], sofern die Personalabrechnung in
Ihrem SAP-Business-ByDesign-Lösungsumfang enthalten ist.
28
Personalverwaltung
1.
Wählen Sie Beschäftigungsverhältnis mit Mitarbeiter beenden, um die Aufgabe zu
öffnen.
2.
Wählen Sie den entsprechenden Mitarbeiter im Feld Mitarbeiter aus.
Im Feld Letzter Arbeitstag setzt das System daraufhin den letzten Tag des laufenden
Monats ein. Bei Bedarf können Sie dieses Datum ändern.
3.
Geben Sie die verbleibenden Austrittsdetails wie folgt ein:
●
Wählen Sie eine Austrittsart aus, entweder Kündigung durch den Arbeitnehmer
oder Kündigung durch den Arbeitgeber.
4.
●
Setzen Sie das Kennzeichen Fristlose Kündigung, um zu vermerken, dass der
Austritt mit sofortiger Wirkung erfolgt. Durch das Markieren dieses Ankreuzfeldes
wird die fristlose Kündigung im System erfasst: Es werden im System keine
weiteren Aktionen ausgelöst.
●
Wählen Sie den Austrittsgrund aus. Die Werte in diesem Feld hängen von der
Austrittsart ab, die Sie für den Mitarbeiter ausgewählt haben.
Steuerrelevante Daten ändern
Weitere Informationen zum Ändern der vorhandenen steuerrelevanten Daten Ihrer
Mitarbeiter finden Sie hier [Seite 30].
3.3.3 Mitarbeiter einstellen
Übersicht
In der Sicht Typische Aufgaben des Work Centers Personalverwaltung geben Sie Informationen zu einem neuen
Mitarbeiter ein. Durch diese Aktivität werden Folgeaufgaben im System ausgelöst, in denen Sie Zeit-, Vergütungsund Abrechnungsdaten eingeben und somit den gesamten Einstellungsprozess für den Mitarbeiter im ByDesignSystem abschließen können.
Vorgehensweise
1.
Wählen Sie das Land aus, in dem Sie den Mitarbeiter einstellen möchten. Die Standardauswahl lautet USA.
2.
Wählen Sie in der Übersicht über typische Aufgaben für Ihr ausgewähltes Land Mitarbeiter einstellen.
3.
Geben Sie unter Persönliche Daten den Vor- und Nachnamen des Mitarbeiters (obligatorisch) sowie weitere
Personen-, Kontakt- und Zahlungsdaten ein.
Wählen Sie anschließend Weiter .
Sie können den Mitarbeiter im System hinzufügen, ohne alle persönlichen Details während des ersten
Einstellungsprozesses einzugeben. Nach Abschluss der Einstellung können Sie in der Sicht
Mitarbeiter des Work Centers "Personalverwaltung" die Personaldatei des Mitarbeiters öffnen und
zusätzlich erforderliche persönliche Daten angeben.
Personalverwaltung
29
4.
Schritt Informationen zum Beschäftigungsverhältnis eingeben:
a.
Geben Sie das Eintrittsdatum ein, wobei es sich in der Regel um das aktuelle Datum oder ein Datum in
naher Zukunft handelt.
b.
Wählen Sie die Organisationseinheit aus, zu der der Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen gehört.
c.
Wählen Sie die Stelle des Mitarbeiters aus, die von der ausgewählten Organisationseinheit abgeleitet
wird.
d.
Geben Sie die Details für den Arbeitsvertrag folgendermaßen ein:
e.
f.
a.
Wählen Sie eine Verwaltungskategorie für den Mitarbeiter aus, mit der die Bestimmungen
festgelegt werden, gemäß denen der Mitarbeiter tätig ist.
b.
Geben Sie die Vertragsart für den Arbeitsvertrag an, z. B. befristet oder unbefristet.
Unter Allgemeine Vertragsbestandteile:
a.
Geben Sie die Vereinbarte Arbeitszeit pro Tag, Woche oder Monat ein.
b.
Geben Sie die Probezeit in Jahren, Monaten, Wochen oder Tagen an.
Setzen Sie im Abschnitt Sondervereinbarungen das Kennzeichen Konkurrenzklausel in Kraft, um
anzugeben, dass für den Mitarbeiter eine Konkurrenzklausel gilt. Eine Konkurrenzklausel bezieht sich
normalerweise auf die Zeit nach der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses und kann bestimmte
Einschränkungen für den Mitarbeiter enthalten.
5.
In der Sicht Anlagen können Sie bei Bedarf Dokumente im Zusammenhang mit dem neuen Mitarbeiter
hochladen. Sie können z. B. den Lebenslauf des Mitarbeiters hinzufügen.
6.
Überprüfen Sie die Daten, und wählen Sie Fertigstellen , um die von Ihnen eingegebenen Daten zu sichern.
Ergebnis
Die in dieser Aktivität eingegebenen Daten werden in der Personaldatei des Mitarbeiters gesichert. Das System
generiert nun Folgeaufgaben, um die Zeit-, Vergütungs- und Abrechnungsdaten für den Mitarbeiter im Rahmen des
Einstellungsprozesses zu vervollständigen.
3.3.4 Change Tax Data
Übersicht
The Personnel Administration regular task Change Tax Data allows you to amend tax data for your employees. You
can also access this task in an employee's Personnel File, by clicking Tax Data , then Change Tax Data .
The Personnel File [Seite 31]
30
Personalverwaltung
3.4 Sicht Mitarbeiter
3.4.1.1 Personaldatei
Übersicht
In der Personaldatei zeigen Sie die persönlichen Daten und die Daten zum Beschäftigungsverhältnis eines
Mitarbeiters an und ändern sie. Die Personaldatei wird während des Einstellungsprozesses eines Mitarbeiters
angelegt und kann im Work Center Personalverwaltung in der Sicht Mitarbeiter aufgerufen werden.
Inhalt und Struktur der Personaldateien variieren in Abhängigkeit von dem Land, in dem die Mitarbeiter
eingestellt wurden, und vom aktuellen Umfang Ihrer HR-Lösung.
Voraussetzungen
Die Einstellungsaufgabe für einen Mitarbeiter ist in allen Work Centern des Personalmanagements in Ihrem SAPBusiness-ByDesign-Lösungsumfang abgeschlossen.
Funktionsumfang
Mit der Mitarbeiterlistensicht arbeiten
Die Sicht Mitarbeiter enthält eine Liste aller momentan im System vorhandenen Mitarbeiter. Im Feld Anzeigen können
Sie die Anzeige filtern. Im Feld und suchen können Sie nach einem bestimmten Mitarbeiter suchen, z. B. mithilfe von
Nachname oder Personalnummer. Wählen Sie Start , um die Suche zu starten. Durch Auswahl der Personalnummer
in der Spalte Personalnummer können Sie eine Übersicht der persönlichen Daten eines Mitarbeiters anzeigen.
Mit der Drucktaste Bearbeiten können Sie die Personaldatei öffnen, nachdem Sie einen Mitarbeiter aus der Liste
ausgewählt haben. Mit Exportieren können Sie die Daten eines Mitarbeiters in eine Excel-Datei exportieren. Mit
der Drucktaste Aktionen können Sie von der Mitarbeiterliste aus zu den wichtigsten typischen Aufgaben in der
Personalverwaltung springen und eine Aufgabe auswählen. Mithilfe der Drucktaste Weitere Möglichkeiten können
Sie zur Zeit- und Vergütungsdatei eines Mitarbeiters springen. Um Mitarbeiter anzuzeigen, deren
Beschäftigungsverhältnis bereits beendet wurde, wählen Sie im Feld Anzeigen die Option Alles.
Im folgenden Teil dieses Dokuments werden die Aufgaben in den thematisch verwandten Untersichten
der Personaldatei beschrieben, auf die Sie über die Registerkarten der Detailerfassung für die
Personaldatei zugreifen können.
Personalverwaltung
31
Mitarbeiterfoto hinzufügen
Wählen Sie die Registerkarte Allgemein , um die allgemeinen Personaldaten eines Mitarbeiters anzuzeigen. Mithilfe
der Menüoption Bild können Sie ein in der Personaldatei angezeigtes Bild eines Mitarbeiters hinzufügen, löschen
oder ersetzen.
Mit persönlichen Mitarbeiterdaten arbeiten
Wählen Sie die Registerkarte Persönliche Daten , um die persönlichen Daten, die privaten Kontaktdaten, die Daten
zur Behinderung, zum Militärdienst/zur ethnischen Zugehörigkeit, die Zahlungsdaten sowie zusätzliche Bankdaten
von Mitarbeitern anzuzeigen und zu bearbeiten.
Die auf dieser Registerkarte verfügbaren persönlichen Daten sind sowohl davon abhängig, in welchem Land
ein Mitarbeiter eingestellt wurde, als auch welchen aktuellen Umfang Ihre HR-Lösung besitzt. Daten zum
Militärdienst und zur ethnischen Zugehörigkeit etwa werden nur in der Personaldatei von USamerikanischen Mitarbeitern verwaltet, während die Personalabrechnung Teil des Lösungsumfangs sein
muss, um die Registerkarte Zusätzliche Bankverzeichnisdaten aktivieren zu können.
Mit Daten zum Beschäftigungsverhältnis arbeiten
Unter Beschäftigungsverhältnis können Sie in den folgenden Bereichen bestimmte Aktivitäten ausführen:
●
Arbeitsvertrag
Der Arbeitsvertrag eines Mitarbeiters enthält die wichtigsten Daten in Bezug auf Beschäftigungsbedingungen
sowie Einstellung und Mitarbeiterlebenszyklus, Arbeitszeiten usw. Auf dieser Registerkarte haben Sie die
Möglichkeit, die vorhandenen Daten im Arbeitsvertrag eines Mitarbeiters zu ändern:
a.
Gültigkeitszeitraum
Zeigen Sie das Datum der Ersteinstellung an, und ändern Sie vorhandene Eintritts- und Austrittsdaten
mithilfe der Drucktaste Eintrittsdatum ändern oder Austrittsdatum ändern , etwa wenn Sie ein falsches
Datum eingegeben haben oder der Mitarbeiter zu einem späteren Zeitpunkt als angegeben in Ihr
Unternehmen eintritt.
Das Datum der Ersteinstellung ist das Datum, zu dem ein Mitarbeiter erstmalig in Ihrem
Unternehmen beschäftigt ist. Das Eintrittsdatum und das Datum der Ersteinstellung sind
identisch, wenn sich ein Mitarbeiter im ersten Beschäftigungszeitraum befindet. Wenn ein
Mitarbeiter jedoch austritt und er später wieder eingestellt wird, ist das Eintrittsdatum unter
Gültigkeitszeitraum das Wiedereinstellungsdatum. Das Austrittsdatum bezieht sich immer auf
das letzte Beschäftigungsverhältnis und den dazugehörigen Arbeitsvertrag.
32
b.
Sondervereinbarungen
Markieren Sie das Ankreuzfeld Wiederinkraftsetzung, wenn ein Mitarbeiter zu den früheren
Beschäftigungsbedingungen wieder eingestellt wird. Tragen Sie unter Betriebszugehörigkeit ab ein
anderes Datum ein, wenn Sie dieses geänderte Datum zur Berechnung der Betriebszugehörigkeit eines
Mitarbeiters verwenden möchten.
c.
Klauseln
Hier können Sie bestimmte Klauseln des Arbeitsvertrags, vor allem arbeitszeitbezogene Daten, anzeigen
und bearbeiten. Sie werden im Abschnitt Details angezeigt. Sie können eine Arbeitsvertragsklausel nur
dann entfernen, wenn dieser Vorgang zu keiner Änderung der Verwaltungskategorie des Mitarbeiters
führt.
Bearbeiten Sie hier die folgenden Felder:
●
Probezeit
Personalverwaltung
●
Konkurrenzklausel
●
Vereinbarte Arbeitszeit
>>> Wenn z. B. ein neuer oder geänderter Tarifvertrag im Unternehmen zu einer
Änderung der Regelarbeitszeit Ihrer Mitarbeiter führt, müssen alle betroffenen
Mitarbeiterverträge manuell bearbeitet und die Vereinbarte Arbeitszeit entsprechend
aktualisiert werden. Ein Administrator muss außerdem die relevante Regelarbeitszeit in
der Fine-Tuning-Aufgabe Arbeitszeit [Seite 445] der betriebswirtschaftlichen
Konfiguration ändern, um sicherzustellen, dass die richtige Regelarbeitszeit im System
verwendet und in den Personaldateien der betroffenen Mitarbeiter angezeigt wird.
>>> Um die Verwaltungskategorie eines Mitarbeiters anzupassen, verwenden Sie im
Work Center "Personalverwaltung" die typische Aufgabe Verwaltungskategorie ändern.
Diese Aufgabe können Sie nicht in der Personaldatei eines Mitarbeiters ausführen.
Weitere Informationen zu dieser typischen Aufgabe finden Sie im Abschnitt Aufgaben
unter Typische Aufgaben (Personalverwaltung) – Quick Guide [Seite 24].
Verwenden Sie das Feld Alternative Personalnummer, wenn Sie beispielsweise eine
frühere Personalnummer aus einem Altsystem oder eine spezielle Nummer mit Bezug
zu Arbeitgeberleistungen usw. erfassen möchten.
●
Organisatorische Zuordnung
Hier können Sie die organisatorische Zuordnung eines Mitarbeiters anzeigen, die als zeitabhängige
Zuordnung eines Arbeitsvertrages zur Organisationsstruktur eines Unternehmens mittels einer
Organisationseinheit definiert wird. Diese Zuordnung wird während des Einstellungsprozesses
vorgenommen und kann nicht direkt in der Personaldatei geändert werden. Sie können die organisatorische
Zuordnung eines Mitarbeiters allerdings ändern, wenn er z. B. im Unternehmen versetzt wird. Verwenden Sie
hierfür die typische Aufgabe Mitarbeiter versetzen.
Die typische Aufgabe Mitarbeiter versetzen ist nur für interne Versetzungen innerhalb des
Unternehmens relevant. Wenn der Mitarbeiter beispielsweise in ein Schwester- oder
Tochterunternehmen versetzt wird, muss sein Beschäftigungsverhältnis zunächst beendet werden.
Danach muss er im neuen Unternehmen wiedereingestellt werden.
●
Abrechnungskreiszuordnung
Auf dieser Registerkarte können Sie einen neuen Mitarbeiter zum Abrechnungskreis hinzufügen oder eine
vorhandene Zuordnung ändern. Außerdem können Sie die Personalnummer beim
Personalabrechnungsdienstleister anlegen, ändern oder löschen, indem Sie Ändern und anschließend
OK wählen. Die Personalnummer beim Personalabrechnungsdienstleister ist eine eindeutige
Personalnummer im Abrechnungssystem Ihres Personalabrechnungsdienstleisters und ist relevant, wenn
der Dienstleister für die Mitarbeiter eine andere als die im SAP-Business-ByDesign-System verwendete
Notation hat.
Markieren Sie das Ankreuzfeld Nicht abzurechnen, wenn Sie einen Mitarbeiter nicht mehr in den
Personalabrechnungsexport aufnehmen möchten, der an Ihren Personalabrechnungsdienstleister gesendet
wird. Beispiel: Der Mitarbeiter wurde gekündigt und erhält von Ihrem Unternehmen keine Zahlungen mehr.
Sobald dieses Ankreuzfeld markiert ist, werden keine zukünftigen Änderungen der Mitarbeiterdaten (z.B.
Adressänderung) in den Personalabrechnungsexport aufgenommen, der aus dem SAP-Business-ByDesignSystem in das System des Personalabrechnungsdienstleisters erfolgt. Anhand der folgenden drei Beispiele
wird verdeutlicht, wie dieses Ankreuzfeld funktioniert:
Personalverwaltung
33
1.
Für die Abrechnungsperiode vom 16. bis 29. Februar wird ein Datenabzug generiert. Sie
markieren am 16. Februar für einen Mitarbeiter das Ankreuzfeld Nicht abzurechnen. Der
Datenabzug wird später neu generiert. Da der Mitarbeiter in der ersten Version des
Datenabzugs enthalten war, wird er mit in den letzten Datenabzug aufgenommen. Zudem
werden das Gültigkeitsdatum und das Feld für das Kennzeichen in die XML und die
Mitarbeiterdaten-XLS-Dateien aufgenommen.
2.
Die Abrechnungsperiode vom 16. bis 29. Februar ist abgeschlossen. Sie markieren am 16.
Februar für einen Mitarbeiter das Ankreuzfeld Nicht abzurechnen. Am 1. März wird das
Ankreuzfeld eines zweiten Mitarbeiters markiert. Der erste Datenabzug wird für die
Abrechnungsperiode vom 1. bis 15. März ausgeführt. In diesem Fall wird keiner der
Mitarbeiter in den Datenabzug für die Periode vom 1. bis 15. März mit aufgenommen.
3.
März für einen Mitarbeiter das Ankreuzfeld Nicht abzurechnen. Der erste Datenabzug wird
für die Abrechnungsperiode vom 1. bis 15. März ausgeführt. Der Mitarbeiter wird in den
Datenabzug aufgenommen, und das Gültigkeitsdatum sowie das Feld für das Kennzeichen
sind in der XML-Datei und in der Mitarbeiterdaten-XLS-Datei enthalten.
Mit Sozialversicherungsdaten arbeiten
Sozialversicherungsdaten sind länderspezifisch. Wenn ein Mitarbeiter in einem Land mit einem
Sozialversicherungssystem arbeitet, enthält die Personaldatei die Registerkarte Sozialversicherung . Weitere
Informationen zum Angeben einer länderspezifischen Sozialversicherung in der Personaldatei sind nachfolgend
aufgeführt. Dies ist vom Land abhängig, das Sie während der Personalisierung Ihres ByDesign-Systems ausgewählt
haben.
Mit Steuerdaten arbeiten
Steuerdaten sind ebenfalls länderspezifisch. Alle Personaldateien enthalten die Registerkarte Steuerdaten mit
sämtlichen Steuerdaten, die für die Personalabrechnung erforderlich sind. Weitere Informationen zum Angeben
länderspezifischer Steuerdaten in der Personaldatei sind nachfolgend aufgeführt. Dies ist wieder vom Land
abhängig, das Sie während der Personalisierung Ihres ByDesign-Systems ausgewählt haben.
Änderungen an Personaldateidaten überwachen
Alle Personaldateien enthalten eine Registerkarte Änderungen , in der Sie die Änderungshistorie der ausgewählten
Personaldatei anzeigen und durchsuchen können. Sie können bei der Suche Filter für bestimmte Zeiträume,
Kategorien von Mitarbeiterdaten oder Änderungen eines bestimmten Benutzers verwenden. Alternativ können Sie
mit der Drucktaste Start einfach nach allen Änderungen suchen. Wählen Sie Zurücksetzen , um Ihre vorhandenen
Filterkriterien und Ergebnisse zu entfernen.
Jede Änderung an der Personaldatei eines Mitarbeiters wird mit Datum in der oberen Liste angezeigt. Wählen Sie
eine Änderung aus. Unter Details werden die Daten angezeigt, die angelegt, aktualisiert oder gelöscht wurden.
Wählen Sie Exportieren , um die Daten aus dem Abschnitt Details in ein Excel-Arbeitsblatt zu exportieren.
Anlagen in die Personaldatei hochladen
Nutzen Sie die Registerkarte Anlagen , um Dokumente oder externe Weblinks in eine Personaldatei hochzuladen.
Wählen Sie Hinzufügen und anschließend entweder Datei oder Verknüpfung. Geben Sie im Dialogfenster den
Speicherort der Datei/die URL der Verknüpfung ein, und fügen Sie zusätzliche Informationen hinzu, beispielsweise
den Titel und den Typ des Dokuments/der Verknüpfung und weitere Kommentare. Wählen Sie anschließend
Hinzufügen .
34
Personalverwaltung
Sie können auf dieser Registerkarte auch bereits hochgeladene Dateien oder Weblinks verwenden. Markieren Sie
dazu die gewünschte Datei/Verknüpfung, und wählen Sie eine der folgenden Drucktasten:
●
Anzeigen / Herunterladen : Die externe Verknüpfung ansehen oder die ausgewählte Datei in Ihr lokales
System herunterladen
: Eine weitere Datei/Verknüpfung in eine Personaldatei hochladen
●
Hinzufügen
●
Löschen : Eine vorhandene Datei/Verknüpfung aus einer Personaldatei löschen
●
Ersetzen : Eine vorhandene Datei/Verknüpfung durch eine andere Datei/Verknüpfung ersetzen
●
Sperren : Eine vorhandene Datei/Verknüpfung sperren, sodass nur Sie Zugriff haben
Wählen Sie Symbolansicht oder Listenansicht , um zwischen den beiden Ansichten der hochgeladenen
Dateien/Verknüpfungen einer Personaldatei zu wechseln.
Zeitdatei [Seite 85]
3.4.1.2 Verwalten von Sozialversicherungsdaten für Mitarbeiter
(Deutschland)
Übersicht
Sozialversicherungsdaten für deutsche Mitarbeiter werden beim Ausführen der Einstellungsaufgabe
Abrechnungsdaten vervollständigen (Einstellung) im Work Center "Personalverwaltung" in der Sicht Aufgaben im
System eingegeben. Sie können Sozialversicherungsdaten jedoch auch im Anschluss an den Einstellungsprozess
in der Personaldatei des Mitarbeiters in der Sicht Mitarbeiter des Work Centers "Personalverwaltung" bearbeiten.
In diesem Dokument erhalten Sie eine Übersicht zu den in der Personaldatei abgelegten Sozialversicherungsdaten
sowie weitere Informationen zur Bearbeitung dieser Daten für Ihre Mitarbeiter in Deutschland.
Mithilfe der Erstdatenübernahme können Sie die Hauptdaten der gängigsten deutschen
Krankenversicherungen in das System übernehmen. Sie können die Erstdatenübernahme nur einmal
ausführen. Danach wird die Funktion inaktiv. Alle Krankenkassensätze, die im System mithilfe dieser
Methode angelegt wurden, erhalten den Initialstatus Gesperrt. Sie müssen jeden einzelnen Datensatz
aktivieren, den Sie im System verwenden möchten.
Voraussetzungen
●
Der Mitarbeiter wird in Ihrem Unternehmen eingestellt.
●
Die Erstinformationen zur Sozialversicherung wurden im Rahmen der Aufgabe Abrechnungsdaten
vervollständigen (Einstellung) im System erfasst. Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie hier
[Seite 23].
Funktionsumfang
Sozialversicherungsdaten werden in der Personaldatei eines Mitarbeiters verwaltet, die sich in der Sicht
Mitarbeiter des Work Centers "Personalverwaltung" befindet. Wählen Sie Sozialversicherungsdaten , um darauf
Personalverwaltung
35
zuzugreifen. Die Sozialversicherungsdaten in der Personaldatei eines Mitarbeiters sind in fünf separate Datensätze
aufgeteilt:
Sozialversicherung
Wählen Sie Sozialversicherung , um alle Grunddaten zur Sozialversicherung des Mitarbeiters anzuzeigen. Die
Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters wurde während des Einstellungsprozesses möglicherweise nicht
eingegeben. In diesem Fall können Sie sie hier eingeben. Normalerweise benötigt Ihr Abrechnungsdienstleister diese
Angabe, wenn er die Personalabrechnung für diesen Mitarbeiter durchführt. Außerdem werden die bei der
Einstellung erfasste Hauptgeschäftsstelle und die zugehörigen Geschäftsstellen der Krankenkasse des Mitarbeiters
angezeigt. Sie können in dieser Sicht ebenfalls geändert werden.
Sie können einen neuen Mitarbeiter in einen Abrechnungslauf einbeziehen, auch wenn die
Sozialversicherungsnummer nicht vorhanden ist. Ihr Abrechnungsdienstleister kann mithilfe der von Ihnen
für die Personalabrechnung übermittelten Sozialversicherungsdaten eine neue Sozialversicherungsnummer
von den Krankenkassengeschäftsstellen erhalten (DEÜV).
Der übrige Teil des Sozialversicherungsdatensatzes ist in zwei Hälften aufgeteilt:
●
Wählen Sie Grunddaten , um die bei der Einstellung erfassten Sozialversicherungsgrunddaten eines
Mitarbeiters anzuzeigen und zu aktualisieren. Der für statistische Berichtszwecke verwendete Offizielle
Schlüssel wird automatisch vom System generiert. Dies erfolgt in Abhängigkeit von den oben
vorgenommenen Eingaben in den Feldern Krankenversicherung, Rentenversicherung,
Arbeitslosenversicherung und Pflegeversicherung. Sie können auch die Geschäftsstelle der Krankenkasse
eines Mitarbeiters aktualisieren oder über die Drucktaste Neu eine neue Geschäftsstelle hinzufügen. Die
Hauptgeschäftsstelle wird in dem Datensatz automatisch auf Grundlage der Änderungen an der
Geschäftsstelle aktualisiert.
Das Feld Europäische Sozialversicherungsnummer muss frei bleiben, da die entsprechende Rechtsnorm noch
nicht in Kraft getreten ist. Im Feld Status erfolgt nur dann eine Eingabe, wenn der Mitarbeiter ein
Familienangehöriger oder Gesellschafter in einer GmbH ist.
DEÜV-Daten müssen für den Mitarbeiter gepflegt werden, da sie für die offiziellen Statistiken benötigt werden
und um eine korrekte Personalabrechnung in Deutschland sicherzustellen. Es ist nicht obligatorisch, die
DEÜV-Daten direkt im ByDesign-System zu pflegen, aber es wird empfohlen, diese Daten in ByDesign beim
Einstellungsprozess für den Mitarbeiter hinzuzufügen oder zu einem späteren Zeitpunkt in die Personaldatei
des Mitarbeiters unter Grunddaten einzugeben. Alternativ können die DEÜV-Daten direkt im System des
Personalabrechnungsdienstleisters hinzugefügt werden.
Ab 1. Dezember 2011 müssen neue Felder bezüglich DEÜV für alle Mitarbeiter gepflegt werden.
Daher müssen Sie ab dem 1. Dezember 2011 unter Grunddaten für jeden Mitarbeiter einen neuen
Datensatz für Sozialversicherungsdaten mit den folgenden neuen Feldern für DEÜV-Daten
anlegen:
●
36
a.
Ausgeübte Tätigkeit/Beruf
b.
Schulbildung
c.
Berufsausbildung
d.
AN-Überlassung
e.
Vertragsform
Wenn für diesen Mitarbeiter besondere Umstände gelten, wählen Sie Weitere Daten , um die zugehörigen
Sozialversicherungsdaten anzuzeigen und einzugeben. Das können beispielsweise geringfügige oder
mehrere Einkommen, Befreiungen, erhöhte Beiträge und Beitragsbefreiungsregeln sein. Sie können diese
Registerkarte auch verwenden, um sämtliche für den Mitarbeiter geltenden Beitragsaufteilungsregeln und
Sonderregeln einzugeben. Markieren Sie das Ankreuzfeld Selbstzahler, wenn der Mitarbeiter seine Beiträge
Personalverwaltung
selbst an die Versicherung abführt. In diesem Fall werden die Arbeitgeberbeiträge mit der Abrechnung direkt
an den Mitarbeiter ausgezahlt.
Alle in diesem Abschnitt eingegebenen Sozialversicherungsdaten sind zeitabhängig. Deren Gültigkeit wird in
den Feldern Gültig von/bis angezeigt.
Private Krankenversicherung
Falls der Mitarbeiter eine private Krankenversicherung hat, wird dies bei der Einstellung erfasst. Diese Daten können
unter Private Krankenversicherung angezeigt und bearbeitet werden. Sie können vorhandene Daten zur privaten
Krankenversicherung ändern, Datensätze abgrenzen und neue anlegen. Die folgenden Felder müssen für jeden
Datensatz in diesem Abschnitt bearbeitet werden:
●
Gültig von/bis
●
Höhe des Beitrags: Geben Sie den Betrag ein, den der Mitarbeiter für seine private Krankenversicherung zahlt.
●
Zuschussfähiger Betrag: Geben Sie den Betrag ein, der für die Berechnung des Arbeitgeberzuschusses zum
Beitrag des Mitarbeiters für die private Krankenversicherung relevant ist, wenn Sie den Standard für den
Zuschussbetrag außer Kraft setzen möchten.
●
Betrag des Basisbeitrags: Diese Angabe wird für Steuerberechnungen benötigt, wenn der Mitarbeiter privat
krankenversichert ist. Der tatsächliche Betrag wird von der privaten Krankenversicherung bereitgestellt.
●
Sonderregelung: Wählen Sie ungekürzt, wenn Sie die Begrenzung für den Standardbeitrag des Arbeitgebers
zurücksetzen möchten. Dadurch zahlt der Arbeitgeber 50 % der Beiträge des Mitarbeiters zur privaten
Krankenversicherung, und zwar unabhängig von der Höhe des Beitrags.
Private Rentenversicherung
Falls der Mitarbeiter eine private Rentenversicherung hat, wird dies bei der Einstellung erfasst. Diese Daten können
unter Private Rentenversicherung angezeigt und bearbeitet werden. Sie können vorhandene Daten zur privaten
Rentenversicherung ändern, Datensätze abgrenzen und neue anlegen. Die folgenden Felder müssen für jeden
●
Gültig von/bis
●
Höhe des Beitrags: Geben Sie den Betrag ein, den der Mitarbeiter für seine private Rentenversicherung zahlt.
●
Beitrag des Mitarbeiters für die private Rentenversicherung relevant ist, wenn Sie den Standard für den
●
Sonderregelung: Wählen Sie Betriebliche Altersvorsorge, wenn der Mitarbeiter Mitglied eines privaten
Versorgungswerks ist, das eine Alternative zur gesetzlichen Rentenversicherung darstellt. Das ist
beispielsweise der Fall, wenn der Mitarbeiter Rechtsanwalt, Architekt oder Apotheker ist. Wählen Sie
Zusätzliche Zahlung, wenn der Mitarbeiter zusätzlich zu den Beiträgen zur gesetzlichen Rentenversicherung
Beiträge zu einer privaten Rentenversicherung zahlt. In diesem Fall geben Sie keine Höhe des Beitrags an.
Private Pflegeversicherung
Falls der Mitarbeiter eine private Pflegeversicherung hat, wird dies ebenfalls bei der Einstellung erfasst. Diese Daten
können unter Private Pflegeversicherung angezeigt und bearbeitet werden. Sie können vorhandene Daten zur privaten
Pflegeversicherung ändern, Datensätze abgrenzen und neue anlegen. Die folgenden Felder müssen für jeden
●
Gültig von/bis
●
Höhe des Beitrags: Geben Sie den Betrag ein, den der Mitarbeiter für seine private Pflegeversicherung zahlt.
Personalverwaltung
37
●
Beitrag des Mitarbeiters für die private Pflegeversicherung relevant ist, wenn Sie den Standard für den
●
Betrag des Basisbeitrags: Diese Angabe wird für Steuerberechnungen benötigt, wenn der Mitarbeiter privat
pflegeversichert ist.
●
Sonderregelung: Wählen Sie ungekürzt, wenn Sie die Begrenzung für den Standardbeitrag des Arbeitgebers
zurücksetzen möchten. Dadurch zahlt der Arbeitgeber 50 % der Beiträge des Mitarbeiters zur privaten
Pflegeversicherung, und zwar unabhängig von der Höhe des Beitrags.
Altersteilzeit
Wählen Sie Altersteilzeit , um die Altersteilzeitdaten eines Mitarbeiters anzuzeigen und zu bearbeiten. Für die
Berechtigung zum Altersteilzeitschema muss ein Mitarbeiter bei Beginn des Schemas mindestens 55 Jahre alt und
dem Sozialversicherungskreis Mitarbeiter in Altersteilzeit zugeordnet sein.
●
Gültig von/bis
●
Modell Wählen Sie das für den Mitarbeiter gültige Altersteilzeitmodell. Standardmäßig sind drei Modelle im
System verfügbar:
a.
Altersteilzeitmodell gültig vor 01.07.2004
b.
Altersteilzeitmodell gültig ab 01.07.2004
c.
Altersteilzeitmodell gültig ab 01.07.2004, aber mit Aufstockung plus RV-Aufstockung nach Altregelung
Zusätzliche Altersteilzeitmodelle können Sie im Work Center "Betriebswirtschaftliche Konfiguration"
eingeben.
●
Phase: Geben Sie an, ob sich der Mitarbeiter in der Teilzeit-, Freistellungs- oder Arbeitsphase der Altersteilzeit
befindet.
In folgenden Feldern können Sie zusätzliche Altersteilzeitdaten für den Mitarbeiter eingeben:
●
Nachfolger: Geben Sie den nominierten Nachfolger des Mitarbeiters ein. Diese Information wird benötigt, um
Rückzahlungen an Ihr Unternehmen durch die Agentur für Arbeit sicherzustellen.
●
Nummer der Altersteilzeit: Geben Sie die Identifikationsnummer für den Altersteilzeitfall ein, wie sie von der
Agentur für Arbeit mitgeteilt wurde.
●
Aufstockung des Regelarbeitsentgelts: Geben Sie den zusätzlichen Beitrag an, der dem Mitarbeiter gemäß
Tarifvertrag oder geltender Unternehmensrichtlinien ausgezahlt wird. Im Allgemeinen werden 20 % des
zusätzlichen Beitrags von der Agentur für Arbeit zurückerstattet.
●
Aufstockungsbeitrag zur Rentenversicherung: Geben Sie den zusätzlichen Beitrag zur Rentenversicherung
an, der gemäß Tarifvertrag oder geltender Unternehmensrichtlinien geleistet wird. Im Allgemeinen werden
90 % des zusätzlichen Beitrags zur Rentenversicherung von der Agentur für Arbeit zurückerstattet.
●
Mindestnettoverdienst: Geben Sie den Mindestnettoverdienst des Mitarbeiters gemäß Tarifvertrag oder
geltender Unternehmensrichtlinien an. Im Allgemeinen werden 90 % des Verdiensts von der Agentur für
Arbeit zurückerstattet.
Altersteilzeit in Deutschland: Abrechnungsbearbeitung [Seite 39]
38
Personalverwaltung
3.4.1.3 Altersteilzeit in Deutschland: Abrechnungsbearbeitung
Übersicht
In der Sicht Mitarbeiter des Work Centers "Personalverwaltung" können Sie sicherstellen, dass das
Altersteilzeitschema in der Personalabrechnung für die betreffenden Mitarbeiter richtig gehandhabt wird. Das für
den Mitarbeiter verwendete Altersteilzeitmodell wird, zusammen mit der Aufstockung des Regelarbeitsentgelts
durch den Arbeitgeber in der Altersteilzeit und mit dem zusätzlichen Arbeitgeberbeitrag zur Rentenversicherung
des Mitarbeiters, in der Personalabrechnung implementiert.
Altersteilzeit bezeichnet den Übergang vom Arbeitsleben in den Ruhestand, bei dem wahlweise die Arbeitszeit bis
zum Erreichen des Ruhestands reduziert oder der Mitarbeiter vorzeitig in den Ruhestand geht. In einem Schema mit
gleichmäßiger Verteilung wird die Arbeitszeit des Mitarbeiters über den gesamten Zeitraum der Altersteilzeit
halbiert. In einem Blockschema ist die Altersteilzeit in zwei gleich lange Arbeitsphasen unterteilt. In der ersten Phase
(Arbeitsphase) bleibt die Arbeitszeit unverändert; in der zweiten Phase (Freistellungsphase) erbringt der Mitarbeiter
keine Arbeitsleistung. Das Blockschema kommt häufiger zum Einsatz.
Das Altersteilzeitgesetz (AltTZG) regelt die Voraussetzungen für die Gewährung einer Förderung durch die
Bundesagentur für Arbeit. Damit ein Arbeitgeber einem Arbeitnehmer Altersteilzeit anbieten kann, muss der
Arbeitgeber im Rahmen des Schemas das Regelarbeitsentgelt um mindestens 20 % aufstocken und einen
zusätzlichen Beitrag zur Rentenversicherung des Arbeitnehmers entrichten. Zusätzlich muss zum Zeitpunkt des
Eintritts eines Mitarbeiters in die Altersteilzeit ein Auszubildender oder ein arbeitslos gemeldeter Arbeitnehmer
eingestellt werden. Als Förderung erhält der Arbeitgeber dann die Summe von Mindestaufstockungsbetrag plus
Zusatz-Rentenversicherungsbeitrag.
Die oben beschriebenen Regelungen sind zeitlich begrenzt: Die Förderung wird für einen Zeitraum von maximal
sechs Jahren gewährt, und der Mitarbeiter muss die Altersteilzeit bis spätestens zum 31. Dezember 2009 angetreten
haben. Genaue Informationen, zum Beispiel zur Berechnung der halbierten Regelarbeitszeit, zur Behandlung von
Mehrarbeit oder flexiblen Arbeitszeiten, zur Bestimmung des Regelarbeitsentgelts oder zur Berechnung der
Aufstockungen, erhalten Sie bei der Bundesagentur für Arbeit.
Relevanz
Die Regelungen zur Altersteilzeit und ihre Behandlung in der Personalverwaltung sind relevant, wenn Sie Mitarbeiter
in Altersteilzeit in die Personalabrechnung einbeziehen möchten.
Voraussetzungen
●
●
Der Mitarbeiter muss älter als 55 Jahre sein, und er muss dem Sozialversicherungskreis "Mitarbeiter in
Altersteilzeit" zugeordnet sein.
Konfigurationseinstellungen werden in der Regel von einem Administrator vorgenommen. Wenn Sie
nicht über die erforderliche Berechtigung verfügen, wenden Sie sich an Ihren Administrator.
Altersteilzeitmodelle sind in Ihrer Lösungskonfiguration aktiviert. Rufen Sie zum Auffinden dieser Option das
Work Center Betriebswirtschaftliche Konfiguration auf, und wählen Sie die Sicht Implementierungsprojekte.
Markieren Sie Ihr Implementierungsprojekt, und wählen Sie Projektumfang bearbeiten . Stellen Sie im Schritt
Festlegung des Lösungsumfangs für das Projekt sicher, dass in Personalmanagement die Option
Personalverwaltung ausgewählt ist.
Personalverwaltung
39
Klappen Sie im Schritt Fragen das Element Personalmanagement auf, und wählen Sie Personalverwaltung.
Wählen Sie Personalakte, und beantworten Sie unter Sozialversicherung – Deutschland die auf
Altersteilzeitmodelle bezogenen Fragen.
Angaben zur Altersteilzeit in der Personaldatei
Alle Daten im Zusammenhang mit der Altersteilzeit eines Mitarbeiters werden in der Sicht Mitarbeiter bearbeitet.
Wählen Sie den Mitarbeiter und anschließend Bearbeiten , um die Personaldatei zu öffnen. Wählen Sie
Sozialversicherung und anschließend Altersteilzeit , um den Datensatz eines Mitarbeiters anzulegen oder zu ändern.
Die für den Altersteilzeit-Datensatz eines Mitarbeiters erforderlichen Daten werden nachfolgend beschrieben:
●
Geben Sie das Datum, an dem die Altersteilzeitphase des Mitarbeiters beginnt, im Feld Gültig ab ein.
●
Wählen Sie das für den Mitarbeiter zutreffende Modell der Altersteilzeit. Standardmäßig sind drei Modelle im
System verfügbar:
○
Altersteilzeitmodell gültig vor 01.07.2004
○
Altersteilzeitmodell gültig ab 01.07.2004
○
Altersteilzeitmodell gültig ab 01.07.2004, aber mit Aufstockung plus RV-Aufstockung nach Altregelung
●
Geben Sie an, ob sich der Mitarbeiter in der Teilzeit-, Freistellungs- oder Arbeitsphase der Altersteilzeit
befindet.
●
Geben Sie den Namen des Auszubildenden oder arbeitslos gemeldeten Arbeitnehmers, der zum Zeitpunkt
des Eintritts des Mitarbeiters in die Altersteilzeit eingestellt wurde, im Feld Nachfolger an.
●
Geben Sie die Nummer der Altersteilzeit ein. Diese Nummer wird von der Bundesagentur für Arbeit
angegeben, wenn die Altersteilzeit-Förderung für den Mitarbeiter bewilligt wird.
●
Aufstockung des Regelarbeitsentgelts: Geben Sie die Aufstockung in Prozent des Regelarbeitsentgelts an,
das der Mitarbeiter in Altersteilzeit erhält (siehe Beispiele weiter unten). Die Mindestaufstockung beträgt 20
Prozent.
●
Aufstockungsbeitrag zur Rentenversicherung: Geben Sie den Prozentsatz des Regelarbeitsentgelts zur
Berechnung des zusätzlichen Rentenversicherungsbeitrags an, den der Arbeitgeber für den Mitarbeiter in
Altersteilzeit entrichtet. Sie müssen mindestens 80 Prozent angeben. Allerdings darf der resultierende Betrag
nicht höher sein als die Differenz zwischen dem Regelarbeitsentgelt und 90 % der Bemessungsgrenze.
●
Mindestnettoverdienst: Geben Sie die Mindesthöhe des Netto-Regelarbeitsentgelts in Prozent des vormaligen
(Vollzeit-)Nettoentgelts an. Häufig sind tarifvertraglich höhere Aufstockungen vereinbart, für die meist dieser
Prozentsatz, zum Beispiel 83 % des vormaligen Nettogehalts, verwendet wird.
Der Personalabrechungsdienstleister vergleicht diese Vorgabe mit der Entgeltberechnung unter
Einbezug der Aufstockungsbeträge. Unterschreitet das errechnete Entgelt die Vorgabe, so wird bis
zum Erreichen der Mindesthöhe zusätzlich aufgestockt. Bei Förderung nach dem Altmodell (gültig
beim Eintritt in die Altersteilzeit bis 30.06.2004) erstattet die Bundesagentur auch den Betrag der
zusätzlichen Aufstockung. Bei der Förderung nach neuer Regelung (Eintritt ab 01.07.2004) entfällt
dieser Teil der Förderung.
Beispiele
Ausgehend von einem Regelarbeitsentgelt von 750,00 EUR errechnet sich die Aufstockung durch den Arbeitgeber
wie folgt:
Betragsart
Regel
Regelarbeitsentgelt
40
Endbetrag
750,00
Personalverwaltung
Betragsart
Regel
Endbetrag
Aufstockung
Mindestens 20 % x Regelarbeitsentgelt
150,00
Aufgestocktes Entgelt
Regelarbeitsentgelt + Aufstockung
900,00
Zusätzlich zur Aufstockung des Regelarbeitsentgelts entrichtet der Arbeitgeber einen erhöhten
Rentenversicherungsbeitrag (RV-Beitrag), der sich wie folgt errechnet:
Betragsart
Regel
Endbetrag
Regelarbeitsentgelt
750,00
Rentenversicherungsbeitrag (Arbeitgeber/Arbeitnehmer)
19,9 % x Regelarbeitsentgelt
149,25
Zusätzlicher Rentenversicherungsbeitrag (nur Arbeitgeber)
19,9 % x (80 % x Regelarbeitsentgelt)
119,40
Summe RV-Beiträge
RV-Beitrag + zusätzlicher RV-Beitrag
268,65
Die Begrenzung des zusätzlichen Rentenversicherungsbeitrags auf die Differenz zwischen dem Regelarbeitsentgelt
und 90 % der Beitragsbemessungsgrenze errechnet sich im Beispiel wie folgt:
Regel
Betragsart
Regelarbeitsentgelt
Endbetrag
2.750,00
90 % der Bemessungsgrenze
90 % x 5.300,00
Differenzbetrag
4.770,00 minus 2.750,00 2.020,00
Bemessungsbetrag zum zusätzlichen Rentenversicherungsbeitrag ohne
Begrenzung
80 % x 2.750,00
Begrenzter Bemessungsbetrag zum zusätzlichen Rentenversicherungsbeitrag
Zusätzlicher Rentenversicherungsbeitrag (nur Arbeitgeber)
4.770,00
2.200,00
2.020,00
19,9 % x 2.020,00
401,98
3.4.2 Mitarbeiter (Personalverwaltung) – Quick Guide
Die Sicht Mitarbeiter im Work Center Personalverwaltung enthält eine Liste mit allen Mitarbeitern Ihres
Unternehmens. Mithilfe des Felds Anzeigen können Sie festlegen, ob alle Mitarbeiter oder nur die aktiven Mitarbeiter
in der Liste angezeigt werden. Diese Mitarbeiterliste bietet Ihnen einen Überblick über die wichtigsten
Mitarbeiterdaten, z. B. Name, Organisationseinheit, Einstellungsdatum und Land. Im Abschnitt Details unter der
Liste werden die Kommunikationsdaten, die organisatorische Zuordnung und ein Bild (sofern vorhanden) des
gegenwärtig ausgewählten Mitarbeiters angezeigt.
werden.
Personalverwaltung
41
Personaldatei
In der Personaldatei zeigen Sie die persönlichen Daten und die Daten zum Beschäftigungsverhältnis eines
Mitarbeiters an und ändern sie. Die Personaldatei wird während des Einstellungsprozesses eines Mitarbeiters
angelegt und kann im Work Center Personalverwaltung in der Sicht Mitarbeiter aufgerufen werden.
Inhalt und Struktur der Personaldateien variieren in Abhängigkeit von dem Land, in dem die Mitarbeiter
eingestellt wurden, und vom aktuellen Umfang Ihrer HR-Lösung.
Weitere Informationen finden Sie unter Personaldatei [Seite 31].
Verwalten von Sozialversicherungsdaten für Mitarbeiter (Deutschland)
Sozialversicherungsdaten für deutsche Mitarbeiter werden beim Ausführen der Einstellungsaufgabe
Abrechnungsdaten vervollständigen (Einstellung) im Work Center "Personalverwaltung" in der Sicht Aufgaben im
System eingegeben. Sie können Sozialversicherungsdaten jedoch auch im Anschluss an den Einstellungsprozess
in der Personaldatei des Mitarbeiters in der Sicht Mitarbeiter des Work Centers "Personalverwaltung" bearbeiten.
In diesem Dokument erhalten Sie eine Übersicht zu den in der Personaldatei abgelegten Sozialversicherungsdaten
sowie weitere Informationen zur Bearbeitung dieser Daten für Ihre Mitarbeiter in Deutschland.
Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von Sozialversicherungsdaten für Mitarbeiter (Deutschland)
[Seite 35].
Verwalten von Mitarbeitersteuerdaten (Deutschland)
Steuerdaten für deutsche Mitarbeiter werden beim Ausführen der Einstellungsaufgabe Abrechnungsdaten
vervollständigen (Einstellung) im Work Center "Personalverwaltung" in der Sicht Aufgaben im System eingegeben.
Für die Personalabrechnung sind jedoch zusätzliche Steuerdaten erforderlich, die Sie ebenfalls in der Personaldatei
des Mitarbeiters im Work Center "Personalverwaltung" in der Sicht Mitarbeiter angeben müssen. In diesem
Dokument erhalten Sie eine Übersicht zu den in der Personaldatei gespeicherten Steuerdaten sowie weitere
Informationen zur Bearbeitung von Steuerdaten für Ihre Mitarbeiter in Deutschland.
Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von Mitarbeitersteuerdaten (Deutschland).
Altersteilzeit in Deutschland: Abrechnungsbearbeitung
In der Sicht Mitarbeiter des Work Centers "Personalverwaltung" können Sie sicherstellen, dass das
Altersteilzeitschema in der Personalabrechnung für die betreffenden Mitarbeiter richtig gehandhabt wird. Das für
den Mitarbeiter verwendete Altersteilzeitmodell wird, zusammen mit der Aufstockung des Regelarbeitsentgelts
durch den Arbeitgeber in der Altersteilzeit und mit dem zusätzlichen Arbeitgeberbeitrag zur Rentenversicherung
des Mitarbeiters, in der Personalabrechnung implementiert.
Weitere Informationen finden Sie unter Altersteilzeit in Deutschland: Abrechnungsbearbeitung [Seite 39].
42
●
●
Personalverwaltung
Aufgaben
Abrechnungskreiszuordnung eines Mitarbeiters ändern
Mithilfe dieser Aufgabe können Sie die Zuordnung eines Mitarbeiters zu einem
Abrechnungskreis ändern und den Mitarbeiter in die Personalabrechnung für den neuen
Abrechnungskreis einschließen.
Private Kontaktdaten bearbeiten
1.
Öffnen Sie das Work Center Personalverwaltung, und wählen Sie die Sicht Mitarbeiter.
2.
Wählen Sie den Mitarbeiter, dessen Details Sie bearbeiten möchten, und wählen Sie
Bearbeiten , um die Personaldatei zu öffnen.
3.
Bearbeiten Sie die Personaldatei folgendermaßen:
●
Wählen Sie die Sicht Persönliche Daten.
●
Wählen Sie die Untersicht Private Kontaktdaten.
●
Bearbeiten Sie die relevanten privaten Kontaktdaten.
Die privaten Kontaktdaten werden in der Personaldatei des Mitarbeiters gesichert.
Bearbeiten von Mitarbeiterbankverbindungen
Dieser Abschnitt enthält Text, der ausschließlich für die USA relevant ist. Um sicherzustellen,
dass das System den richtigen Text anzeigt, wählen Sie
Personalisieren
Meine
Einstellungen . Wählen Sie Primäre Hilfe , und wählen Sie unter Land den Eintrag USA.
Sichern Sie Ihre Einstellungen, und melden Sie sich ab, um die Änderungen zu übernehmen.
Steuereinbehaltungsdaten hinzufügen
Mithilfe dieser Aufgabe können Sie Steuereinbehaltungsdaten zur Personaldatei eines
Mitarbeiters hinzufügen.
Geschäftsdaten mithilfe von Microsoft Excel® exportieren
Personalverwaltung
43
3.4.3 Abrechnungskreiszuordnung eines Mitarbeiters ändern
Übersicht
Sie müssen den Abrechnungskreis für einen Ihrer Mitarbeiter ändern. Dies können Änderungen bei
Arbeitsvertragsdaten für einen Mitarbeiter sein, wenn sich der Abrechnungskreis ändert. Beispiele für
Arbeitsvertragsänderungen wären etwa die Umstellung einer stundenbasierten auf eine gehaltsbasierte Anstellung
sowie die Änderung des Arbeitsortes, der organisatorischen Zuordnung oder des lokalen Arbeitsvertrages. Sie
nehmen diese Änderungen an der Abrechnungskreiszuordnung in der Personaldatei des Mitarbeiters in der Sicht
Mitarbeiter des Work Centers Personalverwaltung vor.
Prüfen Sie im ersten Bild beim Anlegen des Datenabzugs ob für den Mitarbeiter, für den Sie die Änderung der
Abrechnungskreiszuordnung vornehmen möchten, der Status des aktuellen Abrechnungskreises Datenabzug nicht
gestartet lautet. Zu diesem Zeitpunkt in der Personalabrechnung haben Sie das letzte Mal die Möglichkeit, die
Abrechnungskreiszuordnung des Mitarbeiters zu ändern. Sie können in diesem Bild auch prüfen, ob alle Mitarbeiter
einem bestimmten Abrechnungskreis richtig zugeordnet sind.
●
Die Umstellung von einem stundenbasierten zu einem gehaltsbasierten Abrechnungskreis
erfordert eine Änderung an der Verwaltungskategorie eines Mitarbeiters, die wiederum mit der
Beschäftigungsbeendung und der Wiedereinstellung des betreffenden Mitarbeiters einhergehen
muss. In diesem Fall würde der Abrechnungskreis im Rahmen des Wiedereinstellungsprozesses
geändert werden, in dem für den Mitarbeiter ein neuer Arbeitsvertrag erstellt werden würde.
●
Sie können den Abrechnungskreis eines Mitarbeiters nur ändern, wenn der Abrechnungslaufstatus
des zugeordneten Abrechnungskreises Datenabzug nicht gestartet lautet. Für den Status des
neuen Abrechnungskreises gelten keine Beschränkungen. Sie können die
Abrechnungskreiszuordnung sogar ändern, wenn der Status des neuen Abrechnungskreises z. B.
Datendatei angelegt lautet. In diesem Fall müssen Sie jedoch den Datenabzug neu anlegen, um den
Mitarbeiter mit in den Abrechnungsprozess des neuen Abrechnungskreises einzubeziehen.
●
Sie können den Abrechnungskreis eines Mitarbeiters nicht rückwirkend ändern (d. h., nachdem
eine bestimmte Abrechnungsperiode abgeschlossen worden ist) und die Abrechnung für die
abgeschlossene Periode in einem neuen Abrechnungskreis erneut ausführen. Diese Regel gilt,
nachdem Sie die Aufgabe Abrechnungsperiode schließen ausgeführt haben.
Voraussetzungen
Konfigurationseinstellungen werden in der Regel von einem Administrator vorgenommen. Wenn Sie nicht
über die erforderliche Berechtigung verfügen, wenden Sie sich an Ihren Administrator.
In Ihrer Lösungskonfiguration werden Abrechnungskreise für das gewählte Land aktiviert. Rufen Sie zum Auffinden
dieser Aufgabe das Work Center Betriebswirtschaftliche Konfiguration auf, und wählen Sie die Sicht
Implementierungsprojekte. Wählen Sie Ihr Implementierungsprojekt aus, und wählen Sie Aufgabenliste öffnen .
Wählen Sie die Phase Fine-Tuning, und wählen Sie dann in der Aufgabenliste Abrechnungskreise – <Name des
Landes>.
44
Personalverwaltung
Die tatsächliche Fine-Tuning-Aufgabe bezüglich der für Ihr Land relevanten Abrechnungskreise ist von der
Auswahl des Personalabrechnungsdienstleisters abhängig, die Sie bei der Festlegung des Lösungsumfangs
für Ihr ByDesign-System getroffen haben.
Abrechnungsdaten der Mitarbeiter
Sie haben die Abrechnungsdaten der Mitarbeiter vollständig im System erfasst. Weitere Informationen zu dieser
Aufgabe finden Sie hier [Seite 23].
Anforderungen an den Personalabrechnungsdienstleister
Die Definitionen der Abrechnungskreise im ByDesign-System und von einzelnen
Personalabrechnungsdienstleistern können voneinander abweichen. Damit wird direkt beeinflusst, wie jede
Änderung am Abrechnungskreis eines Mitarbeiters behandelt wird. Wenden Sie sich an den
Personalabrechnungsdienstleister, bevor Sie in Ihrem ByDesign-System Änderungen an Abrechnungskreisen
vornehmen. Dadurch können Sie sicherstellen, dass diese Änderungen mit der Systemkonfiguration des Anbieters
kompatibel sind.
Vorgehensweise
1.
Geben Sie die Personaldatei des Mitarbeiters ein, wählen Sie Beschäftigungsverhältnis und dann die Untersicht
Abrechnungskreiszuordnung.
2.
Wählen Sie Zeile hinzufügen , und bearbeiten Sie den Gültigkeitszeitraum und den neuen Abrechnungskreis
für den Mitarbeiter.
3.
Wählen Sie Sichern .
4.
Je nachdem, wie Ihre Personalverwaltung organisiert ist, müssen Sie oder ein anderer Administrator sowohl
unter Zeitverwaltung als auch unter Vergütung Folgeaufgaben ausführen. In der Zeitverwaltung muss die
beteiligte Regel vermutlich von der alten Abrechnungsperiodenhäufigkeit zur neuen geändert werden, sofern
beim Mitarbeiter der Zeitkontenaufbau aktiviert ist. Bei der Vergütung müssen die relevanten
Vergütungsbestandteilarten auf Grundlage der Häufigkeit (Bezüge und Abtragungen) geändert werden. In
jedem Fall müssen die mit der ehemaligen Abrechnungsperiode verknüpften Werte abgegrenzt und neue
Werte hinzugefügt werden, die die neue Abrechnungskreiszuordnung widerspiegeln.
Ergebnis
Die Abrechnungskreiszuordnung des Mitarbeiters wurde geändert, und die erforderlichen Folgeaufgaben unter
Zeitverwaltung und Vergütung wurden ausgeführt. Der Mitarbeiter wird von nun an in die
Personalabrechnungsabwicklung für den neuen Abrechnungskreis einbezogen. Ab sofort wird der Mitarbeiter in jede
Abrechnungslaufaufgabe für den neuen Abrechnungskreis eingeschlossen. Er wird nur noch bis zum Ende der
Abrechnungsperiode, in der die Änderung der Abrechnungszuordnung vorgenommen wurde, in
Abrechnungslaufaufgaben für den alten Abrechnungskreis eingeschlossen.
Beenden des Beschäftigungsverhältnisses mit Mitarbeitern in der Personalabrechnung [Seite 23]
Personalverwaltung
45
3.4.4 Steuereinbehaltungsdaten hinzufügen – USA
Das vorliegende Dokument enthält Text, der für die USA relevant ist. Um sicherzustellen, dass das System
den richtigen Text anzeigt, wählen Sie Personalisieren Meine Einstellungen . Wählen Sie Primäre Hilfe ,
und wählen Sie unter Land das Land USA. Sichern Sie die Einstellungen, und melden Sie sich ab, um
sicherzustellen, dass die Änderungen vorgenommen wurden.
3.5 Sicht Behörden
3.5.1 Behörden – Quick Guide
Die Sicht Behörden im Work Center Personalverwaltung besteht aus den folgenden zwei Untersichten, die beide
länderspezifische abrechnungsrelevante Daten enthalten:
Finanzbehörden
Über diese Sicht haben Sie Zugriff auf Ihre Finanzbehördendatensätze. Sie können zudem neue Datensätze für
Finanzbehörden anlegen und Details wie Adresse, Hauptansprechpartner, Kommunikation, Finanzdaten und
Steuergrunddaten des Unternehmens aktualisieren.
Wird einem Benutzer das Work Center Personalverwaltung (oder andere empfohlene Work Center)
zugeordnet, hat er noch keinen Zugriff auf die Untersicht Finanzbehörden. Hierfür müssen ihm die
Zugriffsrechte manuell gewährt werden. Um einem Benutzer Zugriff auf die Untersicht Finanzbehörden
zu gewähren, wählen Sie im Work Center Anwendungs- und Benutzerverwaltung den entsprechenden
Benutzer aus, und wählen Sie anschließend Bearbeiten und Zugriffsrechte. Klappen Sie in der Liste
Zuordnung von Work Centern und Sichten das Work Center Personalverwaltung auf, und wählen Sie die
Untersicht Finanzbehörden aus.
Für Länder wie Deutschland findet sich in der Sicht Behörden (Personalverwaltung) statt der Untersicht
Finanzbehörden die Untersicht Sozialversicherung. Diese Information gilt auch für die Untersicht
Sozialversicherung.
Sozialversicherung
In dieser Untersicht können Sie auf Ihre Krankenkassensätze zugreifen. Sie haben die Möglichkeit, neue Datensätze
für Hauptgeschäftsstellen und Geschäftsstellen anzulegen sowie vorhandene Datensätze und deren Status im
System zu ändern.
In Abhängigkeit von den im SAP-Business-ByDesign-Lösungsumfang Ihres Unternehmens enthaltenen
Ländern bestehen möglicherweise Unterschiede zwischen Ihrer Lösung und den insgesamt verfügbaren
Funktionen (einschließlich der länderspezifischen Inhalte), die in diesem Dokument für die Sicht
Behörden beschrieben werden.
46
Personalverwaltung
werden.
●
●
Aufgaben
Hauptgeschäftsstelle der Krankenkasse anlegen
In der Untersicht Sozialversicherung können Sie einen Datensatz für die Hauptgeschäftsstelle
einer Krankenkasse anlegen. Beim Anlegen des Datensatzes müssen Sie die Betriebsnummer
der Krankenkasse eingeben, welche der eindeutigen Identifikation einer Krankenkasse dient.
Diese Nummer wird an das Abrechnungssystem weitergeleitet.
Personalverwaltung
47
1.
Wählen Sie in der Sicht Behörden die Option Sozialversicherung.
2.
Wählen Sie im Feld Anzeigen die Option Alle Hauptgeschäftsstellen.
3.
Wählen Sie Neu und dann Hauptgeschäftsstelle.
Wenn Sie eine Hauptgeschäftsstelle für Deutschland anlegen, wählen Sie
Hauptgeschäftsstelle Deutschland.
4.
Geben Sie die Details zur Hauptgeschäftsstelle ein, z. B. Name, Adresse und
Telefonnummer. Außerdem müssen Sie die Betriebsnummer der Krankenkasse
angeben.
5.
Wählen Sie Sichern und schließen . Alternativ wählen Sie Alles anzeigen , um weitere
Details hinzuzufügen. Sie können z. B. die Bankverbindung der Hauptgeschäftsstelle
hinzufügen.
Wählen Sie Erstdatenübernahme , um die Daten der gängigsten deutschen
Sozialversicherungen in das System zu übernehmen. Sie können die
Erstdatenübernahme nur einmal ausführen. Danach wird die Funktion inaktiv. Alle
Krankenkassensätze, die im System mithilfe dieser Methode angelegt wurden,
erhalten den Initialstatus Gesperrt. Sie müssen jeden einzelnen Datensatz aktivieren,
den Sie im System verwenden möchten.
Geschäftsstelle der Krankenkasse anlegen
Datensätze für Krankenkassen mit Hauptgeschäftsstellen stehen in der Regel im System zur
Verfügung, die zugehörigen Geschäftsstellen jedoch nicht. Deshalb müssen Sie Datensätze
mit Geschäftsstellen bei Bedarf manuell anlegen.
Finanzbehörden für die Personalabrechnung einrichten
In der Sicht Behörden können Sie neue Daten zu Finanzbehörden, die für die
Personalabrechnung benötigt werden, anlegen oder vorhandene Daten bearbeiten.
Weitere Informationen zum korrekten Einrichten von Finanzbehördendaten für die
Personalabrechnung finden Sie hier [Seite 49].
Mitarbeiter einer neu angelegten lokalen Finanzbehörde zuordnen
Wenn im System eine Einstellung bzw. Wiedereinstellung für einen Mitarbeiter vorgenommen
wird, müssen Sie den Mitarbeiter unter Umständen auch einer lokalen Finanzbehörde
zuordnen, indem Sie ihm einen Finanzbehördendatensatz zuordnen.
Weitere Informationen zu diesem Prozess finden Sie hier [Seite 49].
48
Personalverwaltung
3.5.2 Finanzbehörden für die Personalabrechnung einrichten
3.5.3 Mitarbeiter einer neu angelegten lokalen Finanzbehörde
zuordnen
3.6 Sicht Berichte
3.6.1 Berichte
3.6.1.1 Eintritte, Austritte und Versetzungen
Übersicht
Dieser Bericht bietet einen Überblick über die Anzahl der neuen, ausgeschiedenen und versetzten Mitarbeiter des
Unternehmens innerhalb eines bestimmten Zeitraums. Mithilfe des Berichts können Sie die Eintritts-, Versetzungsund Austrittsquote berechnen. Außerdem können Sie die neuen, versetzten und ausgeschiedenen Mitarbeiter
aufschlüsseln. Sie können die Informationen in diesem Bericht anhand der Personal- und Organisationsmerkmale
filtern und analysieren.
Funktionsumfang
Berichtsinhalt
Der Bericht besteht aus folgenden Kennzahlen:
●
Eintritte, Versetzungen und Austritte in absoluten Zahlen
Personalverwaltung
49
Im Falle einer Versetzung wechselt ein Mitarbeiter von einer Abteilung in eine andere. Der Bericht führt
die Versetzungen in Beziehung zu der von den Mitarbeitern verlassenen Abteilung auf. Die
Versetzungen werden also aus Perspektive der Abteilung angezeigt, die von Mitarbeitern verlassen
wurde und nicht aus Perspektive der Abteilung, in die Mitarbeiter versetzt wurden.
●
Eintrittsquote, Versetzungsquote, Fluktuationsrate, wobei Eintritte, Versetzungen und Austritte jeweils durch
die Summe der Anzahl Mitarbeiter zu Beginn einer bestimmten Periode zuzüglich der Eintritte in der Periode
(Angabe als Prozentsatz) dividiert werden.
●
Eintrittsverteilung, Versetzungsverteilung, Austrittsverteilung. Die Kennzahlen liefern die Prozentsätze von
Eintritten, Versetzungen oder Austritten pro Abteilung im Verhältnis zur Gesamtanzahl der Eintritte,
Versetzungen bzw. Austritte.
Der Bericht zeigt zunächst die Gesamtzahl von Eintritten, Versetzungen und Austritten sowie die Anzahl Mitarbeiter
an. Mithilfe der Kennzahlen können Sie die gesamten, im Bericht bereitgestellten Daten filtern und analysieren.
Zeitreihe
Die folgenden Zeitreihen sind als dedizierte Berichte für Eintritte, Austritte und Versetzungen verfügbar:
●
Eintritte, Austritte und Versetzungen: Vierteljährlich: Standardmäßig werden hiermit Eintritte, Austritte und
Versetzungen nach Arbeitsvertrag für das aktuelle Quartal und die drei vorherigen Quartale angezeigt.
●
Eintritte, Austritte und Versetzungen: Jährlich: Standardmäßig werden hiermit Eintritte, Austritte und
Versetzungen nach Arbeitsvertrag für das aktuelle Jahr und die drei vorherigen Jahre angezeigt.
Analysieren des Berichts
Die Informationen der Personalbestandsanalyse beziehen sich zunächst auf Abteilungen oder das Geschlecht
(Demografie des Personalbestands). Sie können alternative Organisations- oder Personalmerkmale zum Filtern und
Analysieren der Informationen verwenden. Sie können den Personalbestand z. B. nach Kostenstelle oder nach einer
bestimmten Stelle, nach Geschlecht oder nach Nationalität filtern.
Zusätzliche Informationen sind für folgende Merkmale verfügbar:
●
Verwaltungskategorie – z. B. stundenweise Bezahlung oder angestellt ohne Überstundenbezahlung
●
Land (des Beschäftigungsverhältnisses)
●
Arbeitsvertrag – z. B. unbefristet oder befristet
●
Betriebsstätte, Unternehmen, Kostenstelle, Stelle, Abteilung (Organisationsmerkmale)
●
Mitarbeiter, Geschlecht, Staatsangehörigkeit
●
Ereignistyp, z. B. Einstellung oder Versetzung
●
Maßnahmegrund, z. B. eine Umstrukturierung
●
Datum der Maßnahme, z. B. Eintrittsdatum, Austrittsdatum und Datum der Versetzung aus der vorherigen
Organisation
Sie können Merkmale in Zeilen und Spalten ziehen, um die Daten in diesem Bericht weiter zu analysieren.
Datenaktualisierung
Die Daten in diesem Bericht werden direkt von SAP Business ByDesign in Echtzeit bereitgestellt.
Übersicht über Berichte im Personalmanagement
Übersicht über Datenquellen im Personalmanagement
50
Personalverwaltung
3.6.1.2 Personalbestand
Übersicht
Dieser Bericht liefert eine Übersicht über die Anzahl der Mitarbeiter, die gegenwärtig in Ihrem Unternehmen arbeiten.
Somit stellt er Eingabeparameter für die Kapazitätsplanung und den Jahresbericht bereit. Die Kennzahlen in dem
Bericht werden durch Berechnung des Personalbestands und des Vollzeitäquivalents am Ende eines Quartals oder
Jahres oder für einen bestimmten Stichtag erzeugt. Sie können die Informationen in diesem Bericht anhand der
Personal- und Organisationsmerkmale filtern und analysieren:
Funktionsumfang
Berichtsinhalt
Der Bericht besteht aus den Kennzahlen Anzahl Mitarbeiter und Vollzeitäquivalent. Zusätzlich werden folgende
Kennzahlen bereitgestellt:
●
Alter, wobei es sich bei dem Alter um das Durchschnittsalter der Mitarbeiter handelt. Nachkommastellen
werden in den angezeigten Durchschnittswerten standardmäßig ausgeblendet. Wenn Sie die Informationen
mithilfe des Merkmals Mitarbeiter filtern (siehe unten), werden die Altersangaben zu den Mitarbeitern in
vollendeten Jahren am Ende der jeweiligen Berichtsperiode angezeigt.
●
Betriebszugehörigkeit ist wie "Alter" definiert, standardmäßig wird jedoch eine Nachkommastelle angezeigt,
da Teiljahreswerte in diesem Kontext von entscheidender Bedeutung sind.
Zeitreihe
Die folgenden Zeitreihen sind als dedizierte Berichte für die Personalbestandsanalyse verfügbar:
●
Übersicht über die Demografie des Personalbestands: Datum: Hier können Sie einen beliebigen Stichtag
angeben, indem Sie eine Auswahl unter den angegebenen Variablen treffen oder ein Datum aus dem Kalender
auswählen. Das Standarddatum ist Heute, und Anzahl Mitarbeiter, Betriebszugehörigkeit, Vollzeitäquivalent
sowie Alter werden nach Geschlecht angezeigt.
●
Personalbestand und Vollzeitäquivalent: Vierteljährlich: Standardmäßig werden hiermit die Anzahl der
Mitarbeiter und das Vollzeitäquivalent nach Abteilung für das aktuelle Quartal und die drei vorherigen Quartale
angezeigt.
●
Personalbestand und Vollzeitäquivalent: Jährlich: Standardmäßig werden hiermit die Anzahl der Mitarbeiter
und das Vollzeitäquivalent nach Abteilung für das aktuelle Jahr und die drei vorherigen Jahre angezeigt.
Bericht analysieren
Die Informationen der Personalbestandsanalyse beziehen sich zunächst auf Abteilungen oder das Geschlecht
(Demografie des Personalbestands). Sie können alternative Organisations- oder Personalmerkmale zum Filtern und
Analysieren der Informationen verwenden. Sie können den Personalbestand z. B. nach Kostenstelle filtern oder eine
Filterung nach einer bestimmten Stelle, nach Geschlecht oder nach Nationalität ausführen.
●
Verwaltungskategorie – z. B. stundenweise Bezahlung oder angestellt ohne Überstundenbezahlung
●
Land (des Beschäftigungsverhältnisses)
●
Arbeitsvertrag – z. B. unbefristet oder befristet
●
Betriebsstätte, Unternehmen, Kostenstelle, Stelle, Abteilung (Organisationsmerkmale)
Personalverwaltung
51
●
Mitarbeiter, Geschlecht, Staatsangehörigkeit
Datenaktualisierung
Die Daten in diesem Bericht werden direkt von SAP Business ByDesign in Echtzeit bereitgestellt.
3.6.1.3 Mitarbeiterinformationsbericht – Chancengleichheit des
Berufszugangs
Übersicht
Dieser Bericht stellt Informationen für einen bestimmten Stichtag zur Verfügung, um das Anlegen des
Mitarbeiterinformationsberichts zur Chancengleichheit des Berufszugangs für die USA zu unterstützen, und liefert
einem Personalsachbearbeiter die erforderlichen Mitarbeiterdaten, um den Abschnitt D des Berichts zur
Chancengleichheit des Berufszugangs manuell vervollständigen zu können. Dieser Bericht ist in der Sicht Berichte
des Work Centers Personalverwaltung verfügbar. Als Standardeinstellung werden alle Mitarbeiter mit anderen
Arbeitsvertragsarten als "Rentner" und "Befristet" in diesem Bericht berücksichtigt.
Für Berichte zur Chancengleichheit des Berufszugangs (und zu VETS (Veterans' Employment and Training Service))
werden durch die Verwendung der Auswahloptionen für "Unternehmen und Betriebsstätte" sowohl einzelne als auch
mehrere Betriebsstätten unterstützt.
Voraussetzungen
●
Dieser für die USA spezifische Bericht ist verfügbar, wenn Sie das Land USA und das Fachthema
Personalverwaltung in den Lösungsumfang Ihrer ByDesign-Lösung aufgenommen haben.
●
Informationen zum Stellentyp müssen für jeden Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen erfasst werden, da diese
Daten die Grundlage für die analytischen Berichte zur Chancengleichheit des Berufszugangs und zu VETS
bilden.
Mitarbeiter, deren Daten zum Stellentyp, zur ethnischen Zugehörigkeit oder zum Geschlecht im
System nicht angegeben sind, werden dennoch im Bericht unter Nicht zugeordnet aufgeführt, da alle
für Berichte zur Chancengleichheit des Berufszugangs relevanten Mitarbeiterdatenkategorien
unabhängig von ihrem Verwaltungsstatus angezeigt werden. Auf diese Weise können mithilfe dieses
Berichts in Abhängigkeit von den festgelegten Filtern auch Mitarbeiter ermittelt werden, deren für
Berichte zur Chancengleichheit des Berufszugangs erforderliche persönliche Daten fehlen.
●
52
Da der offiziell eingesendete Bericht zur Chancengleichheit des Berufszugangs anhand eines ausgewählten
Abrechnungsperiodendatums generiert wird, muss der Wert für den Stichtag einem Endedatum der
Abrechnungsperiode entsprechen (dabei dient das aktuelle Datum als Vorschlagswert).
Personalverwaltung
Sichten
Die folgende Sicht ist in diesem Bericht verfügbar:
Vorgeschriebene Meldungen – Chancengleichheit des Berufszugangs
Dies ist eine Zusammenfassung aller für die Chancengleichheit des Berufszugangs relevanten Daten für Mitarbeiter
mit anderen Arbeitsvertragsarten als "Rentner" und "Befristet". Die Standardsicht ähnelt der Struktur der
entsprechenden Tabelle im offiziellen Befragungsdokument und zeigt den Aufriss aller Werte zur ethnischen
Zugehörigkeit und zum Geschlecht in den Spalten sowie aller Stellentypen in den Zeilen (einschließlich der Summen)
an. Zudem wird "Anzahl Mitarbeiter" als Kennzahl für den angegebenen Stichtag angezeigt.
Wenn mehrere Angaben für "Unternehmen und Betriebsstätte" ausgewählt werden müssen, wählen Sie
Erweiterte Auswahl.
Funktionsumfang
●
Für den Bericht stehen folgende Parameter zur Verfügung:
a.
Stichtag: Obligatorisch, wobei das aktuelle Datum als Vorschlagswert für die Auswahl dient.
b.
Arbeitsvertrag: Für die Standardauswahl werden die Arbeitsvertragsarten "2 – Befristet" und "6 –
Rentner" ausgeschlossen.
c.
Unternehmen
d.
Betriebsstätte
●
Mithilfe der folgenden Kennzahl können Sie die Daten in diesem Bericht filtern und analysieren:
Anzahl Mitarbeiter: Basiert auf einem bestimmten Stichtag.
●
●
a.
Verwaltungskategorie
b.
Betriebsstätte
c.
Unternehmen
d.
Land des Beschäftigungsverhältnisses
e.
Mitarbeiter
f.
Ethnische Zugehörigkeit (Als Vorgabe werden alle verfügbaren Werte angezeigt, unabhängig von den
aktuellen Daten für "Anzahl Mitarbeiter".)
g.
Geschlecht (Als Vorgabe werden alle verfügbaren Werte angezeigt, unabhängig von den aktuellen Daten
für "Anzahl Mitarbeiter".)
h.
Stelle
i.
Stellentyp (Als Vorgabe werden alle verfügbaren Werte angezeigt, unabhängig von den aktuellen Daten
für "Anzahl Mitarbeiter".)
j.
Nationalität
k.
Abteilung
l.
Arbeitsvertrag
Berechtigungskontext: Dieser Bericht unterstützt die Berechtigungskontexte des Unternehmens und
Managements.
Personalverwaltung
53
Mitarbeiterinformationsbericht – VETS (Veterans' Employment and Training Service) [Seite 54]
3.6.1.4 Mitarbeiterinformationsbericht – VETS
Übersicht
Dieser Bericht ist in der Sicht Berichte im Work Center Personalverwaltung verfügbar. Er liefert Informationen für
einen festgelegten Zeitraum, um das Anlegen des VETS-Mitarbeiterinformationsberichts (Veterans' Employment
and Training Service) für die USA zu unterstützen. Der Mitarbeiterinformationsbericht – VETS unterstützt das
Erfassen von Daten, um den zugehörigen VETS-Mitarbeiterinformationsbericht manuell zu vervollständigen, und
bietet bestimmte Aufriss-Optionen für die Ergebnisanalyse. Er generiert die Daten, die zum Vervollständigen des
Berichts VETS-100A erforderlich sind. Der Bericht kann aber auch von Unternehmen genutzt werden, die den Bericht
VETS-100 vervollständigen müssen. Als Standardeinstellung werden alle Mitarbeiter mit anderen
Arbeitsvertragsarten als "Rentner" und "Befristet" in dem Bericht berücksichtigt.
Für Berichte zu VETS (Veterans' Employment and Training Service) (und zur Chancengleichheit des Berufszugangs)
werden durch die Verwendung der Auswahloptionen für "Unternehmen und Betriebsstätte" sowohl einzelne als auch
mehrere Betriebsstätten unterstützt.
Die einzigen für die Erhebung erforderlichen Daten, die derzeit nicht im VETS-Bericht zur Verfügung gestellt
werden, ist die minimale und maximale Anzahl der Mitarbeiter in der entsprechenden zwölfmonatigen
Zeitperiode. Diese Informationen können durch die Verwendung des Standardberichts Personalbestand
für voreingestellte Zeitreihen/ein festgelegtes Datum erfasst oder von den zugehörigen Abrechnungsdaten
abgeleitet werden.
Voraussetzungen
●
Dieser für die USA spezifische Bericht ist verfügbar, wenn Sie das Land USA und das Fachthema
Personalverwaltung in den Lösungsumfang Ihrer ByDesign-Lösung aufgenommen haben.
●
Informationen zum Stellentyp müssen für jeden Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen erfasst werden, da diese
Daten die Grundlage für die analytischen Berichte zur Chancengleichheit des Berufszugangs und zu VETS
bilden.
Mitarbeiter, deren Daten zum Stellentyp, zur ethnischen Zugehörigkeit oder zum Geschlecht im
System nicht angegeben sind, werden dennoch im Bericht unter Nicht zugeordnet aufgeführt, da alle
für VETS-Berichte relevanten Mitarbeiterdatenkategorien unabhängig von ihrem Verwaltungsstatus
angezeigt werden. Auf diese Weise können mithilfe dieses Berichts in Abhängigkeit von den
festgelegten Filtern auch Mitarbeiter ermittelt werden, deren für VETS-Berichte erforderliche
persönliche Daten fehlen.
●
54
Da der offiziell eingesendete VETS-Bericht anhand eines ausgewählten Abrechnungsperiodendatums
generiert wird, muss der Wert für den Stichtag einem Enddatum der Abrechnungsperiode entsprechen (dabei
dient das aktuelle Datum als Vorschlagswert).
Personalverwaltung
Sichten
Die folgende Sicht ist in diesem Bericht verfügbar:
Vorgeschriebene Meldungen – VETS (Veterans' Employment and Training Service)
Dies ist eine Zusammenfassung aller für VETS relevanten Daten für Mitarbeiter mit anderen Arbeitsvertragsarten
als "Rentner" und "Befristet". Die Standardsicht ähnelt der Struktur der entsprechenden Tabelle im offiziellen
Befragungsdokument und zeigt den Aufriss aller Werte der Stellentypen in den Zeilen (einschließlich der Summen)
an. Darüber hinaus zeigt sie die mit der Anzahl der Mitarbeiter im Zusammenhang stehenden Kennzahlen (aufgelistet
unter Funktionen) am Stichtag und die Anzahl von Einstellungen im festgelegten Datumsbereich (in der Regel in den
letzten zwölf Monaten) an. In der festgelegten Zeitperiode wiedereingestellte Mitarbeiter werden jedoch nicht
berücksichtigt.
Wenn mehrere Angaben für "Unternehmen und Betriebsstätte" ausgewählt werden müssen, wählen Sie
Erweiterte Auswahl.
Funktionsumfang
●
●
●
Für den Bericht stehen folgende Parameter zur Verfügung:
a.
Stichtag: (obligatorisch, mit Vorschlagswert "Heute") zum Anzeigen der Anzahl von Mitarbeitern an
einem bestimmten Datum.
b.
Datumsbereich: (obligatorisch, mit Vorschlagswert "Letzte 365 Tage") zum Anzeigen neu eingestellter
Mitarbeiter in einer bestimmten Zeitperiode.
c.
Arbeitsvertrag: Für die Standardauswahl werden die Arbeitsvertragsarten "2 – Befristet" und "6 –
Rentner" ausgeschlossen.
d.
Unternehmen
e.
Betriebsstätte
Mithilfe der folgenden Kennzahlen können Sie die Daten in diesem Bericht filtern und analysieren:
Anzahl Mitarbeiter: basierend auf einem bestimmten Stichtag.
Einstellungen: basierend auf einem bestimmten Datumsbereich.
Zusätzlich werden diese Kennzahlen nach den folgenden fünf Kategorien gefiltert:
a.
Anzahl der Mitarbeiter beschränkt auf "Veteran mit besonderer Behinderung"
b.
Anzahl der Mitarbeiter beschränkt auf "Vietnamveteran"
c.
Anzahl der Mitarbeiter beschränkt auf "Sonstiger leistungsberechtigter Veteran"
d.
Anzahl der Mitarbeiter beschränkt auf "Veteran mit Medaille für besondere Verdienste in den
Streitkräften"
e.
Anzahl der Mitarbeiter beschränkt auf "Veteran seit höchstens einem Jahr"
a.
b.
Betriebsstätte
c.
Unternehmen
d.
Land des Beschäftigungsverhältnisses
e.
Mitarbeiter
f.
Eintrittsdatum
Personalverwaltung
55
●
g.
Stelle
h.
Stellentyp (standardmäßig werden alle verfügbaren Werte angezeigt, unabhängig von den aktuellen
Daten für "Personalbestand").
i.
Abteilung
j.
Arbeitsvertrag
Berechtigungskontext: Dieser Bericht unterstützt die Berechtigungskontexte des Unternehmens und
Managements.
Mitarbeiterinformationsbericht – Chancengleichheit des Berufszugangs [Seite 52]
56
Personalverwaltung
4 Zeitverwaltung
4.1.1 Zeitarten
Übersicht
Zeitarten sind festgelegte Kategorien für die Erfassung von Arbeitszeiten und Nichtarbeitszeiten von Mitarbeitern
in Arbeitszeitblättern. Mit Zeitarten beschreiben und dokumentieren Sie die für Ihr Unternehmen relevanten Zeiten,
in denen Ihre Mitarbeiter für das Unternehmen aktiv (Arbeitszeit, Schulung, Geschäftsreise) bzw. nicht aktiv (Urlaub,
Krankheit, Freizeit) sind.
Zeitarten richten Sie in der Fine-Tuning-Aufgabe Mitarbeiterzeitarten bearbeiten ein. Rufen Sie zum Auffinden dieser
Aufgabe das Work Center Betriebswirtschaftliche Konfiguration auf, und wählen Sie die Sicht
Implementierungsprojekte. Markieren Sie Ihr Implementierungsprojekt, und wählen Sie Aufgabenliste öffnen .
Wählen Sie die Phase Fine-Tuning aus, und wählen Sie anschließend in der Aufgabenliste die Aufgabe Zeitarten –
<Land> aus.
Weitere Informationen finden Sie unter Konfiguration: Mitarbeiterzeitarten bearbeiten [Seite 474].
Verwendung
Mit Zeitarten haben Sie folgende Möglichkeiten:
●
Dezentrale Zeiterfassung durch die Mitarbeiter im Arbeitszeitblatt bzw. im Abwesenheitsantrag per SelfService und zentrale Zeiterfassung durch den Zeitsachbearbeiter im Work Center Zeitverwaltung
●
Zeiterfassung für Projekte, d.h. die Erfassung der Zeit, die Mitarbeiter für die Arbeit an einem Projekt
aufgewendet haben
●
Anlegen von Arbeitszeitplänen für Mitarbeiter in der Sicht Zeitmodelle mit Differenzierung nach Arbeitszeit
und bezahlten bzw. unbezahlten Pausen
●
Korrekte Berechnung der Abwesenheitssalden und Vergütung der Mitarbeiter unter Berücksichtigung der
Sollarbeitszeit (Arbeitszeitpläne), der Istarbeitszeit und aller Abweichungen von der Sollarbeitszeit (negative
Zeiterfassung) im Rahmen der Personalabrechnung und der Verwaltung von Abwesenheiten
●
Analyse von Mitarbeiterzeiten, z.B. für Produktivitätsberichte oder Statistiken zur Abwesenheitsrate
Wenn Sie Zeitarten verwenden möchten, muss Personalverwaltung im Lösungsumfang enthalten sein. Wenn
"Personalverwaltung" nicht im Lösungsumfang enthalten ist, können Sie das Arbeitszeitblatt zwar für die
Projektzeiterfassung verwenden, jedoch nur ohne Zeitarten. Außerdem kann zwischen verschiedenen
Abwesenheitsarten nicht unterschieden werden.
Funktionsumfang
Für Zeitarten gilt Folgendes:
Zeitverwaltung
57
●
Sie beschreiben verschiedene unternehmensrelevante Zeiten, in denen Ihre Mitarbeiter für das Unternehmen
aktiv bzw. nicht aktiv sind (z.B. Istarbeitszeit, Mehrarbeit, bezahlte Pause oder Urlaub).
●
Auf Zeitarten wird Bezug genommen, wenn Mitarbeiterzeiten im Work Center Zeitverwaltung oder mithilfe
von Abwesenheitsantrag per Self-Service bzw. Arbeitszeitblatt erfasst werden.
●
Sie können zu Berichtszwecken vordefinierten Kategorien (z.B. Produktivzeit oder Krankheit) zugeordnet
werden.
●
Mithilfe von Zeitarten kann gesteuert werden, für welche Mitarbeiterzeiten die Genehmigung eines
Vorgesetzten erforderlich ist.
●
Zeitarten können auf ein Zeitkonto oder mehrere Zeitkonten gebucht werden. Wenn Vergütung im
Lösungsumfang enthalten ist, können Sie mithilfe von Zeitarten neben der Mitarbeiterzeit auch
zahlungsrelevante Zuschläge erfassen. Zeitarten mit dem Kennzeichen bezahlt/unbezahlt können für die
Personalabrechnung verwendet werden.
●
Zeitarten können Gründe zugeordnet werden, z.B. zur Erklärung einer Abwesenheit. Ein Zeitsachbearbeiter
kann dann die Gründe mit den Abwesenheiten in der Zeitdatei eines Mitarbeiters abgleichen.
Struktur
Zeitarten richten Sie in der Fine-Tuning-Aufgabe Mitarbeiterzeitarten bearbeiten ein. Umfang und Einstellungen der
verfügbaren Zeitarten sind von folgenden Faktoren abhängig:
●
Ob Sie die Negativerfassung und/oder die Positiverfassung ausgewählt haben
●
Ob Sie Arbeitszeitpläne verwenden
●
Ob Sie Zeitkonten verwenden
Zeitkonten [Seite 58]
Zeitkontenregeln [Seite 63]
Konfiguration: Zeitkontenregeln bearbeiten [Seite 486]
4.1.2 Zeitkonten
Übersicht
Mit Zeitkonten erfassen und verfolgen Sie die unterschiedlichen Arten der für bzw. durch Ihre Mitarbeiter erfassten
Arbeits- und Abwesenheitszeiten in bestimmten Zeiträumen und verwalten Abwesenheitsansprüche und den
periodischen Aufbau. Unternehmen benötigen Zeitkonten, um z.B. tatsächlich geleistete Produktivstunden,
bezahlte Abwesenheiten, Urlaub oder Mehrarbeit zu erfassen.
Voraussetzungen
58
Zeitverwaltung
●
Die Option "Zeitkonten" ist in Ihrer Lösungskonfiguration ausgewählt.
Rufen Sie zum Auffinden dieser Option das Work Center Betriebswirtschaftliche Konfiguration auf, und wählen
Sie die Sicht Implementierungsprojekte. Markieren Sie Ihr Implementierungsprojekt, und wählen Sie
in Personalmanagement das Fachthema Zeitwirtschaft ausgewählt ist.
●
Sie haben die Fragen zu Zeitkonten beantwortet.
Klappen Sie im Schritt Fragen das Element Personalmanagement auf, und wählen Sie Zeitwirtschaft und
anschließend Zeitkonten aus.
●
In der Fine-Tuning-Aufgabe Zeitkontoarten bearbeiten wurden Zeitkonten eingerichtet.
Diese werden später den einzelnen Mitarbeitern in der Laufzeitumgebung zugeordnet. Rufen Sie zum
Auffinden dieser Aufgabe das Work Center Betriebswirtschaftliche Konfiguration auf, und wählen Sie die Sicht
Aufgabenliste öffnen . Wählen Sie die Phase "Fine-Tuning" aus, und wählen Sie anschließend in der
Aufgabenliste die Aufgabe Zeitkonten – <Land> aus.
Funktionsumfang
●
Zeitkonten
Zeitkonten erfassen Buchungen in Einheiten von Stunden oder Tagen aus den folgenden Quellen:
○
Erfasste Mitarbeiterzeiten
○
Automatisierter regelbasierter Aufbau/Anspruch
Die Buchungsart Aufbau steht für eine regelmäßige Erhöhung des Zeitkontenstands in kleineren
Raten, oft pro Abrechnungsperiode, z.B. wenn zu Beginn jedes Monats zwei Tage Urlaub auf ein
Konto gebucht werden. Im Gegensatz dazu steht die Buchungsart Anspruch für ein
Zeitkontingent, das zu einem bestimmten Zeitpunkt, in der Regel am Anfang der Periode, in vollem
Umfang zur Verfügung gestellt wird. Zum Beispiel kann der Jahresanspruch von 30 Tagen zu
Beginn jedes Kalenderjahres zur Verfügung gestellt werden.
●
○
Automatisierte Periodenendeverarbeitung
○
Manuelle Zeitsaldenanpassungen
Zeitkontokategorien
Zeitkonten können, je nachdem wie die zugehörigen Zeitkontostände behandelt werden, einer von drei
Kategorien zugeordnet werden:
○
Zeitkontingente dienen der Erfassung und Verwaltung von Zeitkontoständen, zum Beispiel des
Resturlaubssaldos. Die Kontostände werden durch regelbasierte Ansprüche oder regelbasierten Aufbau
erhöht und durch Abwesenheiten reduziert. Der verbleibende Saldo wird berechnet, indem die in
Anspruch genommene oder bezahlte Abwesenheit vom Abwesenheitsanspruch des Mitarbeiters
abgezogen wird. Der Urlaubssaldo eines Mitarbeiters wird zum Beispiel um 15 Tage des jährlichen
Urlaubsanspruchs erhöht und dann wieder verringert, sobald ein oder mehrere Urlaubstage genommen
werden.
Sie können den Restsaldo eines Zeitkontingents auf der Registerkarte Zeitkontostände in der Zeitdatei
eines Mitarbeiters anzeigen. Aus der Spalte Abgetragen ist ersichtlich, wie viele Tage eines Anspruchs
oder Aufbaus bereits abgetragen wurden. Wenn Sie diese Informationen nachverfolgen möchten, sollten
Sie diese Zeitkontenkategorie zuordnen.
○
Statistische Zeitkonten dienen verschiedenen Zwecken. Einerseits können sie als Zähler verwendet
werden, um z.B. statistische Gesamtwerte zu verfolgen, und andererseits werden sie verwendet, um
zeitbezogene Kennzahlen wie die gesamte Mehrarbeit oder Abwesenheit pro Mitarbeiter und
Kalenderjahr zusammenzufassen. Statistische Konten können zu Berichtszwecken verwendet werden
Zeitverwaltung
59
und ermöglichen dem Zeitsachbearbeiter, die Mehrarbeit oder Abwesenheit von Mitarbeitern zu
verfolgen.
Statistische Konten können auch frei für die Verwendung als Kontierungsobjekte konfiguriert werden.
So können zum Beispiel Produktivzeiten und bezahlte Abwesenheiten bis zu einem monatlichen Limit
von 180 Stunden auf ein statistisches Konto gebucht werden. Die Mitarbeiter arbeiten 160 Stunden pro
Monat und werden für die ersten 20 Überstunden nicht vergütet. Alle Stunden, die 180 überschreiten
und auf dieses Konto gebucht werden, werden automatisch auf ein Kontingentkonto übertragen (z.B.
auf ein Freizeitausgleichskonto), wo sie als zu vergütende Mehrarbeit erfasst werden.
Die Salden statistischer Zeitkonten können durch alle Zeitarten oder Zuschläge erhöht werden. Wenn
ein Mitarbeiter zum Beispiel Überstunden arbeitet, können die Informationen auf verschiedene
statistische Zeitkonten gebucht werden, z.B. Mehrarbeit (bezahlt) und Mehrarbeit gesamt. Abtragungen
und der regelbasierte Aufbau bzw. die regelbasierte Periodenendeverarbeitung sind für statistische
Konten in der Regel nicht relevant. Beachten Sie, dass die Spalte Abgetragen für statistische Zeitkonten
nicht gefüllt ist, da die Hauptfunktion solcher Konten das Dokumentieren der Anzahl erfasster Tage ist.
Diese Informationen sind aus dem Saldo ersichtlich. Das Anzeigen eines Restsaldos in einem
statistischen Konto macht wenig Sinn, da keine Abzüge auftreten.
○
Arbeitszeitkonten werden verwendet, um Zeitgutschriften oder -defizite zu erfassen, die auftreten, wenn
die tatsächlich gearbeitete Zeit von den täglichen Sollstunden des Mitarbeiterzeitplans oder von der
durchschnittlichen Stundenzahl im Zeitprofil des Mitarbeiters abweicht. Die Differenz wird als
Zeitgutschrift bzw. Zeitdefizit auf das Arbeitszeitkonto gebucht. Zeitgutschriften können durch
Freizeitausgleich abgegolten werden.
Eine Abweichung von den täglichen Sollstunden im Arbeitszeitplan des Mitarbeiters kann gewöhnlich
bei Arbeitszeitplänen mit einem Gleitzeitrahmen auftreten. Der Gleitzeitrahmen legt den
frühestmöglichen Beginn und das spätestmögliche Ende für die Gleitzeit fest. Mit festen Zeitplänen kann
dagegen eine Arbeitszeit definiert werden, die von der vereinbarten durchschnittlichen Arbeitszeit im
Zeitprofil des Mitarbeiters abweicht. Weitere Informationen finden Sie unter Arbeitszeitkonten
[Seite 61].
Struktur
Zeitkonten können folgende Hauptattribute zugeordnet werden:
●
Erstellung: permanent oder wiederkehrend ermöglicht es Ihnen anzugeben, ob es genau ein gültiges
Zeitkonto für die gesamte Zeitprofilgültigkeit gibt oder ob eine neue Zeitkontoinstanz in definierten Intervallen
angelegt wird. Diese Zeitkonten werden automatisch vom System auf Grundlage der Zuordnung einer
Zeitkontoart und -regel zum Zeitprofil des jeweiligen Mitarbeiters angelegt.
Es können auch Ad-hoc-Zeitkonten direkt in der Laufzeitumgebung ohne Änderung des Zeitprofils angelegt
und zugeordnet werden. Ad-hoc-Zeitkonten sind Zeitkontingente, die nicht auf Regeln basieren und deren
Werte frei definiert werden können. Diese Zeitkonten können dem Mitarbeiter bei Bedarf in der
Laufzeitumgebung manuell zugeordnet werden. Ad-hoc-Zeitkonten werden verwendet, wenn bestimmte
Zeitkontoarten (beispielsweise Zeitkonten zum Nachverfolgen des Anspruchs auf Mutter- oder
Vaterschaftsurlaub) für die Mitarbeiter nicht regelmäßig oder automatisch, sondern auf Ad-hoc-Basis
angelegt werden müssen. Weitere Informationen zu Ad-hoc-Konten finden Sie in der Übersicht von Neues
Ad-hoc-Zeitkonto anlegen [Seite 94].
●
Zeitkontenregeln ermöglichen es Ihnen anzugeben, wie Zeitkontostände berechnet werden, insbesondere
wie Urlaubsansprüche berechnet und der periodische Aufbau sowie die Periodenendeverarbeitung
durchgeführt werden. Wenn in Ihrem Unternehmen mehrere unterschiedliche Richtlinien für Zeitkonten
gelten (z.B. unterschiedliche Urlaubsansprüche für verschiedene Mitarbeiterkategorien), müssen Sie für die
gleiche Zeitkontoart unter Umständen mehr als eine Regel definieren.
60
Zeitverwaltung
●
Eine Buchungsreihenfolge ermöglicht es Ihnen anzugeben, dass eine Zeitart in einer bestimmten Reihenfolge
von verschiedenen Zeitkonten abgezogen werden muss. So wird die Urlaubszeit beispielsweise zunächst vom
Konto Urlaub (Vorjahr) und anschließend vom Saldo des Zeitkontos Urlaub (laufendes Jahr) abgezogen.
Zeitkontoarten bearbeiten [Seite 490]
Zeitkontenregeln bearbeiten [Seite 486]
Buchungsreihenfolge für Zeitkonten bearbeiten [Seite 479]
Zeitarten [Seite 57]
Beispiel: Abwesenheitsrichtlinie modellieren [Seite 464]
4.1.3 Arbeitszeitkonten
Übersicht
Arbeitszeitkonten werden zum Erfassen und Verwalten von Zeitgutschriften und -defiziten verwendet, die entstehen,
wenn die tatsächlich von den Mitarbeitern gearbeiteten Stunden von der Sollarbeitszeit laut Arbeitszeitplan oder
von der durchschnittlichen Tagesstundenzahl laut Zeitprofil abweichen. Sie ermöglichen eine flexiblere
Strukturierung der täglichen Arbeitszeit der Mitarbeiter sowie den Freizeitausgleich bei einer Schichtdauer, die von
der Vertragsvereinbarung des Mitarbeiters abweicht.
Der Saldo eines Arbeitszeitkontos wird täglich für alle Mitarbeiter durch Periodenabschlussläufe berechnet. Täglich
wird ein automatischer Vergleich der Ist- und Sollarbeitszeit bzw. der Tagesdurchschnittsstunden durchgeführt,
und die Differenz wird auf das Arbeitszeitkonto gebucht. Bei diesem Vergleich werden alle erfassten Zeitdaten wie
Abwesenheiten und Anwesenheiten berücksichtigt. Zeiten, die außerhalb der Sollarbeitszeit (bzw. eines
Gleitzeitrahmens) liegen, können gekennzeichnet werden, sodass sie automatisch als nicht relevant für das
Arbeitszeitkonto betrachtet werden.
Die zu den Buchungen auf einem Arbeitszeitkonto eines Mitarbeiters angezeigten Informationen werden in
zusammengefasster Form dargestellt. Sie sind nicht in die einzelnen Zeitarten aufgeschlüsselt. Dabei handelt
es sich um den Tagessaldo, der sich aus dem Vergleich der Istarbeitszeit und Sollarbeitszeit oder
durchschnittlichen Zeit ergibt. In der Sicht Zeiterfassung werden auf der Registerkarte Prüfen und
korrigieren des Arbeitszeitblatts detaillierte Informationen zu den Zeitartbuchungen, Pausen usw. angezeigt.
Detaillierte Informationen darüber, welche Felder auf dem Arbeitszeitblatt angezeigt werden und wie Berechnungen
durchgeführt werden, finden Sie unter Periodensummen im Arbeitszeitblatt der Zeitverwaltung [Seite 113] und
Berechnungen und Felder im Arbeitszeitblatt der Zeitverwaltung [Seite 110].
Vorteile
Arbeitszeitkonten
●
ermöglichen Arbeitgebern eine flexible Steuerung der Personalanforderungen bei schwankender Arbeitslast.
●
ermöglichen Mitarbeitern eine flexible Gestaltung des Anfangs und des Endes der täglichen Arbeitszeit
innerhalb eines vordefinierten Gleitzeitrahmens. Die Differenz zur Sollarbeitszeit wird auf das
Arbeitszeitkonto gebucht.
●
ermöglichen eine variable Schichtdauer durch den Vergleich mit der vertraglich festgelegten Arbeitszeit des
einzelnen Mitarbeiters und Buchung der Differenz auf ein Arbeitszeitkonto.
Zeitverwaltung
61
●
ermöglichen Mitarbeitern den Freizeitausgleich für ganze Tage oder Stunden, wodurch der Saldo des
Arbeitszeitkontos reduziert wird.
●
umfassen Kappungsregeln für die automatische Handhabung von Arbeitszeiten außerhalb der Gleitzeit oder
der Sollarbeitszeit.
Voraussetzungen
Einstellungen in der betriebswirtschaftlichen Konfiguration
●
Für Deutschland, wo Arbeitszeitkonten zum Standard gehören, liefert SAP das Musterarbeitszeitkonto
DE0036.
●
Für alle anderen Länder müssen Sie für die Verwendung von Arbeitszeitkonten eine Zeitkontoart der
Kategorie Arbeitszeitkonto mit einer Zeitkontenregel anlegen, die bestimmt, wie der Saldo berechnet wird.
Zeitkonten richten Sie in der Fine-Tuning-Aufgabe Zeitkontoarten bearbeiten ein. Diese werden später den
einzelnen Mitarbeitern in der Laufzeitumgebung zugeordnet. Rufen Sie zum Auffinden dieser Aufgabe das
Work Center Betriebswirtschaftliche Konfiguration auf, und wählen Sie die Sicht Implementierungsprojekte.
Markieren Sie Ihr Implementierungsprojekt, und wählen Sie Aufgabenliste öffnen . Wählen Sie die Phase FineTuning aus, und wählen Sie anschließend in der Aufgabenliste die Aufgabe Zeitkonten – <Land> aus. Weitere
Informationen finden Sie unter Konfiguration: Zeitkontoarten bearbeiten [Seite 490].
Einstellungen in der Laufzeitumgebung
●
Mitarbeiter Bearbeiten Zeitprofil dem Mitarbeiter
Im Work Center Zeitverwaltung müssen Sie unter
einen Arbeitszeitplan und ein Arbeitszeitkonto mit einer Zeitkontenregel zur Festlegung der
Saldenberechnung zuordnen. Darüber hinaus können Sie auf der Registerkarte Grunddaten des Zeitkontos
angeben (abhängig von den Einstellungen in der betriebswirtschaftlichen Konfiguration), ob bestimmte
Zeiten dem Arbeitszeitkonto nicht gutgeschrieben werden sollen, mit anderen Worten, ob diese ab einem
bestimmten Limit gekappt werden sollen. Es stehen folgende Kappungsoptionen zur Auswahl:
○
Istzeiten außerhalb des Gleitzeitrahmens kappen
Bei der Berechnung des Arbeitszeitkontos werden nur die Zeiten berücksichtigt, die innerhalb des
Gleitzeitrahmens liegen. Produktivzeiten außerhalb der Gleitzeit werden ignoriert.
○
Istzeiten außerhalb der Sollarbeitszeit kappen
Bei der Berechnung des Arbeitszeitkontos werden nur die Zeiten berücksichtigt, die innerhalb der
Sollarbeitszeit liegen. Produktivzeiten außerhalb dieser Zeit werden ignoriert.
Zeiterfassung und Arbeitszeitpläne müssen uhrzeitbasiert sein, wenn Sie diese
Kappungsoptionen definieren. Eine dauerbasierte Zeiterfassung funktioniert in diesem Fall nicht.
○
62
Keine Kappung
Bei der Berechnung des Arbeitszeitkontosaldos werden alle Zeiten berücksichtigt, unabhängig davon,
ob die Zeiten innerhalb oder außerhalb der Sollarbeitszeit oder der Gleitzeit liegen.
●
Die Arbeitszeitpläne und die Zeiterfassung müssen uhrzeitbasiert sein, wenn Sie Zeiten außerhalb der
Sollarbeitszeit oder außerhalb des Gleitzeitrahmens bei der Berechnung des Zeitkontosaldos ignorieren
möchten.
●
Wenn Sie Arbeitszeitkonten mit Gleitzeit verwenden möchten, müssen Sie in der Sicht Zeitmodelle
Zeitmodelle anlegen, die die Zeitart "Gleitzeitrahmen" enthalten.
Zeitverwaltung
1.
Positive Zeiterfassung mit Gleitzeitrahmen
Die Mitarbeiter müssen an Wochentagen 8 Stunden innerhalb einer Gleitzeit von 06:00 bis
19:00 Uhr arbeiten. Sie können selbst entscheiden, wann und wie lange sie an jedem Wochentag
arbeiten. Die zwischen 06:00 und 19:00 Uhr gearbeiteten Stunden werden mit der 8-StundenRegel abgeglichen. Die positive oder negative Differenz wird auf ein Arbeitszeitkonto gebucht. Die
Mitarbeiter können einen positiven Saldo ausgleichen, indem Sie ganze Tage frei nehmen oder
weniger arbeiten, und sie können einen negativen Saldo ausgleichen, indem sie an anderen Tagen
länger arbeiten.
2.
Negative Zeiterfassung mit Schichten variabler Länge
Ein Mitarbeiter hat eine vertragliche Arbeitszeit von 7 Stunden pro Tag an fünf Arbeitstagen, muss
aber wie folgt in Schichten arbeiten: Eine Woche von 05:00 bis 14:00 Uhr Frühschicht, eine Woche
von 14:00 bis 22:00 Uhr Spätschicht und eine Woche von 22:00 bis 05:00 Uhr Nachtschicht. An
jedem Arbeitstag hat er eine einstündige unbezahlte Pause. Das Arbeitszeitkonto wird dazu
verwendet, diese unterschiedlichen Arbeitszeiten durch den Vergleich der Istarbeitszeit mit der
durchschnittlichen Arbeitszeit von 7 Stunden zu verwalten. Die Differenz wird auf das Zeitkonto
gebucht. Bei Früh- und Spätschichten wird der Zeitkontosaldo um eine Stunde erhöht und bei
Nachtschichten um eine Stunde verringert. Da der Mitarbeiter insgesamt mehr arbeitet als
vertraglich festgelegt ist, kann er ganze oder halbe Tage freinehmen, um die Differenz
auszugleichen.
4.1.4 Zeitkontenregeln
Übersicht
Arbeits- und Abwesenheitszeiten in bestimmten Zeiträumen und verwalten Abwesenheitsansprüche und den
periodischen Aufbau.
Zeitkonten können über Regeln verfügen, mit denen Sie festlegen können, wie das System Zeitkontostände
automatisch berechnet und insbesondere periodische Aufbaubuchungen und die Periodenendeverarbeitung
durchführen kann. Wenn in Ihrem Unternehmen mehrere unterschiedliche Richtlinien für Zeitkonten gelten (z.B. für
verschiedene Organisationseinheiten, Mitarbeiterkategorien oder Teilzeit- und Vollzeitbeschäftigte), müssen Sie für
die gleiche Zeitkontoart unter Umständen mehr als eine Regel definieren. In einigen Unternehmen in den USA werden
beispielsweise verschiedene Arten des Urlaubsanspruchs für Mitglieder und Nichtmitglieder von Gewerkschaften
unterschieden. Beim Anlegen des Zeitprofils im Rahmen der befristeten Einstellung werden den einzelnen
Mitarbeitern die entsprechenden Zeitkontenregeln mit den verschiedenen zugehörigen Zeitkontoarten zugeordnet.
In Abhängigkeit von Land und Lösungsumfang schlägt das System einen Mustersatz typischer Zeitkontoarten und
zugehöriger Zeitkontoregeln vor. Da sich die tatsächlichen Aufbauwerte, die Dienstalters- bzw. Altersspannen sowie
die Daten für Aufbaubuchungen und die Periodenendeverarbeitung von Unternehmen zu Unternehmen
unterscheiden, müssen Sie Ihre eigenen Zeitkontenregeln auf Grundlage dieser Mustereinstellungen anlegen.
Weitere Informationen finden Sie unter Konfiguration: Zeitkontenregeln bearbeiten [Seite 486].
Rufen Sie zum Auffinden dieser Aufgabe das Work Center Betriebswirtschaftliche Konfiguration auf, und wählen Sie
die Sicht Implementierungsprojekte. Markieren Sie Ihr Implementierungsprojekt, und wählen Sie
Aufgabenliste öffnen . Wählen Sie die Phase Fine-Tuning und anschließend Zeitkonten – <Land> aus.
Zeitverwaltung
63
Voraussetzungen
Bevor Sie Einstellungen in der Fine-Tuning-Aufgabe Zeitkontenregeln bearbeiten vornehmen, sollten Sie folgende
Schritte durchführen:
●
Wählen Sie für jedes Land Zeitkonto – <Land>, wenn in Ihrem Lösungsumfang mehrere Länder berücksichtigt
werden.
●
Schließen Sie die Fine-Tuning-Aufgabe Zeitkontoarten bearbeiten ab. Rufen Sie zum Auffinden dieser Aufgabe
das Work Center Betriebswirtschaftliche Konfiguration auf, und wählen Sie die Sicht
Aufgabenliste öffnen . Wählen Sie die Phase Fine-Tuning und anschließend Zeitkonten – <Land> aus.
●
Legen Sie die Zeitkontingente fest, die eine Aufbauregel benötigen, und nehmen Sie folgende
Spezifizierungen vor:
○
Berechnung der Anspruchsmenge
Der Anspruch auf Abwesenheit beruht häufig auf Alter und Dienstalter. Für Teilzeitbeschäftigte kann er
zudem abweichen. So kann sich die Anzahl der Arbeitstage pro Woche beispielsweise auf den
Urlaubsanspruch auswirken.
○
Häufigkeit von Aufbaubuchungen
○
Anspruchsberechtigte Mitarbeitergruppen
Die Buchungsart Aufbau steht für eine regelmäßige Erhöhung des Zeitkontostands in kleineren Raten,
oft pro Abrechnungsperiode, z.B. wenn zu Beginn jedes Monats zwei Tage Urlaub auf ein Konto gebucht
werden. Im Gegensatz dazu steht die Buchungsart Anspruch für ein Zeitkontingent, das zu einem
bestimmten Zeitpunkt, in der Regel am Anfang der Periode, in vollem Umfang zur Verfügung gestellt
wird. Zum Beispiel kann der Jahresanspruch von 30 Tagen zu Beginn jedes Kalenderjahres zur
Verfügung gestellt werden.
●
Legen Sie fest, welche Zeitkonten eine Regel zur Periodenendeverarbeitung benötigen (d.h. eine regelmäßig
angesetzte Überprüfung und Anpassung des verbleibenden Zeitkontostands), und nehmen Sie folgende
Spezifizierungen vor:
○
Zeitpunkt der Periodenendeverarbeitung, z.B. am Ende der Abrechnungsperiode oder am Jahresende
○
●
Verwendung ungenutzter Salden (Verzicht, Übertragung oder Auszahlung)
Legen Sie bedarfsweise fest, wie Zeitgutschriften für Arbeitszeitkonten berechnet werden, und nehmen Sie
außerdem folgende Spezifizierungen vor:
○
Ermittlung der Istarbeitszeit, die auf dem Arbeitszeitkonto gutgeschrieben werden kann (entweder alle
erfassten Zeiten oder nur die im Arbeitszeitplan definierten Zeiten, insbesondere dann, wenn ein
Gleitzeitrahmen verwendet wird)
○
Abgleich der Istarbeitszeit mit der täglichen Sollarbeitszeit laut Arbeitszeitplan oder mit den täglichen
Durchschnittsarbeitsstunden laut Zeitprofil
Konfiguration: Zeitkontoarten bearbeiten [Seite 490]
Zeitdaten vervollständigen (Einstellung) [Seite 71]
Arbeitszeitkonten [Seite 61]
64
Zeitverwaltung
4.1.5 Zuschläge
Übersicht
Betriebsvereinbarungen, das Arbeitsrecht oder Tarifverträge können Bestimmungen enthalten, die für Arbeit
außerhalb der regulären Arbeitszeit zusätzliche Zahlungen vorsehen, z.B. für Arbeit an Sonn- oder Feiertagen,
Schichtarbeit oder Mehrarbeit. Zuschläge ergänzen das Konzept von Zeitarten im Hinblick darauf, wie bestimmte
Mitarbeiterzeiten vergütet werden. Sie können für bestimmte Arbeitsbedingungen unterschiedliche Zahlungssätze
festlegen. Zuschlagsinformationen können angegeben werden, wenn in einem Mitarbeiterarbeitszeitblatt in der
Sicht Self-Services oder Zeiterfassung Mitarbeiterzeiten erfasst werden.
In der Fine-Tuning-Aufgabe Zuschläge – <Land> können Sie die verfügbaren Zuschlagsarten mit verschiedenen
Zahlungssätzen und Zeitkontenzuordnungsmethoden definieren. In dieser Aufgabe können Sie für bestimmte
Arbeitsbedingungen auch Zuschlagsregeln für die automatische Berechnung von Zuschlägen festlegen.
Das System stellt pro Land einen Satz vorkonfigurierter Zuschlagsarten und Verrechnungsmethoden bereit. Mithilfe
der optionalen Fine-Tuning-Aufgabe Zuschläge – <Land> können Sie diesen Beispielsatz prüfen. Wenn Sie eigene
Zuschlagscodes festlegen müssen, ist es zunächst erforderlich, diese Fine-Tuning-Aufgabe Ihrer Aufgabenliste
hinzuzufügen.
Aufgabenliste öffnen . Wählen Sie die Phase Fine-Tuning aus, und wählen Sie anschließend in der Aufgabenliste die
Aufgabe Zuschläge – <Land> aus. Weitere Informationen finden Sie unter Konfiguration: Zuschlagsart bearbeiten
[Seite 466].
Funktionsumfang
Zeitarten mit speziellen Arbeitsbedingungen
Zeitarten klassifizieren die verschiedenen Arbeitszeit- und Abwesenheitsarten in Ihrem Unternehmen, z.B.
Istarbeitszeit, Urlaub oder Schulung. Diese können in der Fine-Tuning-Aufgabe Mitarbeiterzeitarten bearbeiten
festgelegt und im System als Attribute von Mitarbeiterzeiten erfasst werden. Nicht alle Mitarbeiterzeiten und zeitarten führen zu einer Änderung der Vergütung eines Mitarbeiters. Beispielsweise kann Zeit, die für eine Schulung
oder eine Projektrückmeldung erfasst wird und innerhalb der regulären Arbeitszeit eines Mitarbeiters liegt,
Überwachungs- oder Projektmanagementzwecken dienen. Andererseits können spezielle Arbeitsbedingungen oder
Abwesenheit zu Abweichungen von den Standardzahlungssätzen eines Mitarbeiters führen. Typische Beispiele für
spezielle Arbeitsbedingungen:
●
lohnsteuerpflichtige Arbeit und Mehrarbeit
●
Arbeit an Feiertagen oder Wochenenden
●
Nachtschichten oder andere Sonderschichten
●
Krankheit oder andere nicht bzw. besonders bezahlte Abwesenheiten
Zeitarten werden im Work Center Betriebswirtschaftliche Konfiguration in der Sicht
Implementierungsprojekte festgelegt. Markieren Sie Ihr Implementierungsprojekt, und wählen Sie
Aufgabenliste öffnen . Wählen Sie die Phase "Fine-Tuning" aus, und wählen Sie anschließend in der
Aufgabenliste die Aufgabe Zeitarten – <Land> aus. Weitere Informationen finden Sie unter Konfiguration:
Mitarbeiterzeitarten bearbeiten [Seite 474].
Zuschläge und Verrechnungsmethoden
Zeitverwaltung
65
Eine Verrechnungsmethode gibt an, wie Zuschläge ausgezahlt werden, ob sie z.B. vollständig oder teilweise
ausgezahlt oder vollständig oder teilweise einem bestimmten Zeitkonto zugeordnet werden.
Verrechnungsmethoden sind beispielsweise "Alles auszahlen", "Grundstunden auszahlen", "Zuschlag wandeln" und
"Alles wandeln".
Bei den ersten drei oben genannten speziellen Arbeitsbedingungen ist die Zeitart alleine in der Regel nicht
ausreichend, um den abweichenden Zahlungssatz oder die Verrechnungsmethode abzuleiten. Sie können
stattdessen bei der Erfassung von Mitarbeiterzeiten für außergewöhnliche Fälle neben der Zeitart einen Zuschlag
angeben, der die abweichende Zahlung auslöst. Eine Abweichung von der Standardzahlung kann Folgendes
umfassen:
●
Andere Zahlungsrate, wenn z.B. Mehrarbeit mit dem Faktor 150 % oder 200 % bewertet wird
●
Zusätzliche Arbeitszeit wird nicht ausbezahlt, sondern kann gewandelt und zu einem späteren Zeitpunkt als
Freizeitausgleich abgegolten werden
●
Zeiträume mit geringerer oder keiner Zahlung, z.B. aufgrund einer langen Krankheit
Sie können verschiedene Zeitarten mit derselben Zuschlagsart kombinieren. Beispielsweise kann jede Zeitart
der Kategorie Produktivzeit (z.B. Istarbeitszeit, Heimarbeit, Beratung, Schulung) dem Zuschlag Mehrarbeit
1,5 (alle auszahlen) zugeordnet werden.
Zuschlagsarten werden im Work Center Betriebswirtschaftliche Konfiguration in der Sicht
Aufgabenliste öffnen . Wählen Sie die Phase Fine-Tuning aus, und wählen Sie anschließend in der Aufgabenliste
die Aufgabe Zuschläge – <Land> aus. Wählen Sie Zuschlagsart bearbeiten. Dort können Sie die standardmäßig
vorgegebenen Zuschlagsarten prüfen und bei Bedarf neue anlegen. Weitere Informationen finden Sie unter
Konfiguration: Zuschlagsart bearbeiten [Seite 466].
Zuschlagsregeln
Zuschlagsregeln definieren jeweils eine Reihe von Arbeitsbedingungen, für die das System automatisch einen
bestimmten Zuschlag berechnen soll. Im Work Center "Betriebswirtschaftliche Konfiguration" können Sie
Zuschlagsregeln für die automatische Generierung von Mehrarbeitszuschlägen anlegen. In der Fine-Tuning-Aufgabe
Zeiterfassungsprofil bearbeiten können die Zuschlagsregeln dann einem Zeiterfassungsprofil zugeordnet werden.
Weitere Informationen finden Sie in Schritt 5 unter Konfiguration: Zeiterfassungsprofil bearbeiten [Seite 469].
Zuschlagsregeln werden im Work Center Betriebswirtschaftliche Konfiguration in der Sicht
die Aufgabe Zuschläge – <Land> aus. Wählen Sie Zuschlagsregel bearbeiten. Weitere Informationen finden
Sie unter Konfiguration: Zuschlagsregel bearbeiten [Seite 469].
Integration mit anderen SAP-Business-ByDesign-Komponenten
Wenn eine Mitarbeiterzeit in Kombination mit einer Zeitart und einem Zuschlag erfasst wird, erfolgt die Ermittlung
des tatsächlich zu zahlenden Betrags durch die Systeme Vergütung und Personalabrechnung. Bei Verwendung der
integrierten Personalabrechnungslösung von SAP Business ByDesign wird dieser Prozess mithilfe der Funktion zur
Zuordnung der Vergütungsbestandteilart im Work Center Vergütung automatisch ausgeführt. Hier müssen eine
Zeitart und ein Zuschlag zu Vergütungsbestandteilarten zugeordnet werden. Weitere Informationen finden Sie unter
Integration der Personalabrechnung in Vergütung, Zeitverwaltung und Personalverwaltung [Seite 14].
Wenn Sie nicht die integrierte Personalabrechnungslösung von SAP Business ByDesign verwenden, können Sie
dennoch Arbeitszeit in Kombination mit einer Zeitart und einem Zuschlag erfassen. Dazu müssen jedoch die
abrechnungsrelevanten Informationen manuell in Ihre Drittanbieter-Abrechnungslösung übertragen werden. Als
Sonderfall werden bestimmte Zuschlagsarten verwendet, um Details zur Auszahlung eines verbleibenden
Zeitkontostands (z.B. nicht in Anspruch genommener Urlaub) anzugeben. Dies erfolgt im Work Center
Zeitverwaltung auf der Registerkarte Zeitkontostände, indem Sie eine Zeitsaldenanpassung mit der Buchungsart
Auszahlung durchführen.
66
Zeitverwaltung
Zeitarten zuordnen [Seite 153]
Zeitkonten zuordnen [Seite 151]
Lohnarten zuordnen [Seite 150]
4.1.6 Genehmigungsoptionen
Übersicht
Mitarbeiterzeitarten, die auf Abwesenheiten wie Urlaub oder Bezahlte Abwesenheit verweisen, bzw. Zeitarten der
Kategorie Besondere Anwesenheit z.B. Kursteilnahme, erfordern eventuell die Genehmigung eines Vorgesetzten.
Dieser Genehmigungsprozess kann systembasiert erfolgen, d.h. er wird ausgelöst, nachdem ein
Abwesenheitsantrag mithilfe von Abwesenheitsantrag oder Arbeitszeitblatt versendet wurde. Genehmigungsregeln
können auch für Abwesenheitsantrag im Auftrag und Arbeitszeitblatt im Auftrag angewendet werden, wenn der
Benutzer, der den Abwesenheitsantrag in Vertretung einreicht, nicht der Vorgesetzte des Mitarbeiters ist. Sie können
bei der Konfiguration festlegen, ob Zeitarten das Versenden einer Benachrichtigung bzw. einer
Genehmigungsaufgabe an den Vorgesetzten des Mitarbeiters oder aber nichts dergleichen auslösen, und ob eine
zusätzliche Überprüfung durch den Zeitsachbearbeiter erforderlich ist. Diese Einstellungen nehmen Sie in der FineTuning-Aufgabe Genehmigungsoptionen bearbeiten vor. Navigieren Sie zum Auffinden dieser Aufgabe zur Sicht
Betriebswirtschaftliche Konfiguration Implementierungsprojekte . Markieren Sie Ihr Implementierungsprojekt,
und wählen Sie Aufgabenliste öffnen . Wählen Sie die Phase Fine-Tuning, und wählen Sie anschließend die Aufgabe
in der Aufgabenliste aus.
Weitere Informationen finden Sie unter Konfiguration: Genehmigungsoptionen bearbeiten [Seite 471].
Voraussetzungen für den Lösungsumfang
●
Bei der Festlegung des Lösungsumfangs haben Sie entschieden, ob in Ihrem Unternehmen Mitarbeiterzeiten
für folgende Zwecke verwendet werden müssen:
○
die Zeiterfassung für Projekte zur Nachverfolgung der Zeiten, die Ihre Mitarbeiter an Projekten arbeiten
○
die Personalabrechnung und Verwaltung von Abwesenheiten
●
Die Option Genehmigung ist aktiviert, und die Detailfragen sind in Ihrer Lösungskonfiguration beantwortet.
Rufen Sie zum Auffinden dieser Option das Work Center Betriebswirtschaftliche Konfiguration auf, und wählen
Sie die Sicht Implementierungsprojekte. Markieren Sie Ihr Implementierungsprojekt, und wählen Sie
in Personalmanagement das Fachthema Zeitwirtschaft ausgewählt ist.
Erweitern Sie im Schritt Fragen das Element Personalmanagement, wählen Sie Zeitwirtschaft aus, wählen Sie
Genehmigung aus, und beantworten Sie die Fragen zur Vorgesetzten- und Projektleitergenehmigung sowie
zur Genehmigung von Abwesenheitsanträgen und Arbeitszeitblättern.
●
Ob das Fachthema Personalverwaltung im Lösungsumfang enthalten ist:
Zeitverwaltung
67
○
Wenn die Personalverwaltung im Lösungsumfang enthalten ist, müssen Sie Zeitarten für die Erfassung
von Mitarbeiterzeiten einrichten. Welche Zeitarten verfügbar sind, richten Sie in der Fine-TuningAufgabe Mitarbeiterzeitarten bearbeiten ein. Navigieren Sie zum Auffinden dieser Aufgabe zur Sicht
Betriebswirtschaftliche Konfiguration Implementierungsprojekte . Markieren Sie Ihr
Implementierungsprojekt, und wählen Sie Aufgabenliste öffnen . Wählen Sie die Phase Fine-Tuning, und
wählen Sie anschließend die Aufgabe in der Aufgabenliste aus.
Weitere Informationen finden Sie unter Konfiguration: Mitarbeiterzeitarten bearbeiten [Seite 474].
○
Wenn die Personalverwaltung nicht im Lösungsumfang enthalten ist, kann das Arbeitszeitblatt für die
Zeiterfassung von Projekten verwendet werden. Das beinhaltet Folgendes:
○
Mitarbeiterzeiten werden nur nach Services unterschieden, nicht nach Zeitarten
○
Abwesenheiten können nicht erfasst werden
○
Alle Projektzeitrückmeldungen zählen als Produktivzeiten
○
Genehmigungen werden vom Projektleiter erteilt
Die Genehmigung durch den Projektleiter ist obligatorisch, wenn Projektzeiten für
Dienstleister erfasst werden. Beim Erfassen von Projektzeiten für Mitarbeiter ist das Projekt
ausschlaggebend dafür, ob die Genehmigung durch den Projektleiter erforderlich ist. Diese
Festlegung für das Projekt wird im Work Center Projektmanagement getroffen. Wenn eine
Genehmigung erforderlich ist, wird sie normalerweise regelmäßig vom Projektleiter
vorgenommen. Dies geschieht für alle Zeitdaten der Projekte, für die er verantwortlich ist.
4.1.7 Zeiterfassungsservices
Übersicht
Mitarbeiterzeitarten beschreiben die verschiedenen Arten von Arbeitszeiten und Abwesenheiten, die in Ihrem
Unternehmen erfasst werden können. Zeitarten werden mithilfe der Fine-Tuning-Aufgabe Mitarbeiterzeitarten
bearbeiten eingerichtet und werden referenziert, wenn Mitarbeiterzeiten mit den folgenden Zeiterfassungsservices
erfasst werden:
●
Durch Experten der Personalabteilung im Work Center Zeitverwaltung, das verfügbar ist, wenn die
Fachthemen Zeitwirtschaft und Personalverwaltung ausgewählt sind.
●
Durch Mitarbeiter über die dezentrale Zeiterfassung im Abwesenheitsantrag per Self-Service oder
Arbeitszeitblatt. Self-Services werden üblicherweise mit systembasierten Genehmigungsprozessen
kombiniert.
●
Durch Vorgesetzte, die Mitarbeiterzeiten im Namen ihrer Mitarbeiter über Abwesenheitsantrag im Auftrag
per Self-Service oder Arbeitszeitblatterfassung im Auftrag per Self-Service im Work Center Mein
Verantwortungsbereich erfassen. Projektleiter können das Arbeitszeitblatt im Namen ihrer Mitarbeiter
verwenden, wenn die Funktion Zeiterfassung in Projekte im Lösungsumfang enthalten ist.
Funktionsumfang
Die verschiedenen Zeitarten für die einzelnen, im Lösungsumfang enthaltenen Zeiterfassungsservices können Sie
in der Fine-Tuning-Aufgabe Für Zeiterfassungsservices aktivieren aktivieren oder deaktivieren. Sie können
beispielsweise festlegen, dass Zeitarten mit komplexeren Zahlungsregeln, z.B. Langzeitabwesenheiten aus
Krankheitsgründen oder unbezahlte Abwesenheiten, nur durch einen Zeitsachbearbeiter im Work Center
Zeitverwaltung erfasst werden können. Das System bietet Ihnen Vorschläge für die Aktivierung oder Deaktivierung
der Beispielzeitarten pro Service. Wenn Sie eigene Zeitarten anlegen, aktiviert das System diese standardmäßig für
68
Zeitverwaltung
die Zeiterfassungsservices, die in Ihrem Lösungsumfang enthalten sind. Überprüfen Sie diese Einstellungen, und
passen Sie sie bei Bedarf an Ihre Anforderungen an.
Abhängig vom Lösungsumfang ist für die einzelnen Zeiterfassungsservices eine Registerkarte vorhanden:
●
Abwesenheitsantrag – Gibt an, welche Zeitarten der Kategorien Urlaub, Krankheit oder Abwesenheit für
Mitarbeiter und Vorgesetzte im Abwesenheitsantrag angezeigt werden, wenn Abwesenheitsantrag per SelfService oder Abwesenheitsantrag im Auftrag per Self-Service im Lösungsumfang enthalten ist.
●
Arbeitszeitblatt – Gibt an, welche Zeitarten für Mitarbeiter und Vorgesetzte in einem Arbeitszeitblatt
angezeigt werden, wenn Arbeitszeitblatt oder Arbeitszeitblatterfassung im Auftrag per Self-Service im
Lösungsumfang enthalten ist.
●
Zeitverwaltung – Gibt an, welche Zeitarten für einen Zeitsachbearbeiter im Work Center Zeitverwaltung
angezeigt werden.
●
Krankheit – Gibt an, welche Zeitarten der Kategorie Krankheit zugeordnet sind und für einen Fachexperten
in der Untersicht Krankheit in der Zeitdatei des Mitarbeiters angezeigt werden. Die Untersicht Krankheit
unterstützt die Zeitsachbearbeiter bei der Verwaltung bezahlter und unbezahlter
Mitarbeiterabwesenheitszeiten im Zusammenhang mit Krankheit (des Mitarbeiters oder von
Familienmitgliedern).
Konfiguration: Für Zeiterfassungsservices aktivieren [Seite 470]
4.2 Sicht Aufgaben
4.2.1 Aufgaben (Zeitverwaltung) – Quick Guide
Die Sicht Aufgaben im Work Center Zeitverwaltung enthält eine Liste mit allen offenen Aufgaben,
Mitarbeiterzeitdateien, die vervollständigt oder geprüft werden müssen, und Mitarbeiterzeitanträgen, die genehmigt
werden müssen. Sie können analysieren, wie viel Arbeit Sie haben, Ihre Aufgaben organisieren und diesen
entsprechende Prioritäten zuweisen.
Zeitverwaltung
69
Aufgaben
Ihre Aufgaben überwachen
1.
Sie anzeigen und verarbeiten möchten, zum Beispiel offene Aufgaben, offene Aufgaben
zur Prüfung von Zeitdaten oder offene Aufgaben zu Änderungen des
Beschäftigungsverhältnisses.
2.
Ihre Aufgaben bearbeiten
Zur Ausführung Ihrer Aufgaben stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung:
●
●
gewünschte Option.
●
●
●
Exportieren
●
Zeitdaten vervollständigen - Einstellung
Mit dieser Aufgabe können Sie eine Zeitdatei für einen neu eingestellten Mitarbeiter
vervollständigen, festlegen, wie Zeitdaten erfasst und ausgewertet werden sollen, und dem
Mitarbeiter einen Arbeitszeitplan und die relevanten Zeitkonten für die Erfassung und
Verfolgung von Mitarbeiterzeiten und Abwesenheitsansprüche zuordnen.
Weitere Informationen finden Sie hier [Seite 71].
Nach Microsoft Excel exportieren
Microsoft Excel exportieren. Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie unter
Geschäftsdaten mithilfe von Microsoft Excel exportieren.
70
Zeitverwaltung
4.2.2 Zeitdaten vervollständigen (Einstellung)
Übersicht
Mit dieser Aufgabe können Sie eine Zeitdatei für einen neu eingestellten Mitarbeiter vervollständigen, festlegen, wie
Zeitdaten erfasst und ausgewertet werden sollen, und dem Mitarbeiter einen Arbeitszeitplan und die relevanten
Zeitkonten für die Erfassung und Verfolgung von Mitarbeiterzeiten und Abwesenheitsansprüche zuordnen.
Vorgehensweise
1.
Wählen Sie in der Sicht Aufgaben des Work Centers Zeitverwaltung die Option Zeitdaten vervollständigen
(Einstellung), um die Zeitdatei eines Mitarbeiters aufzurufen.
2.
Wählen Sie im Schritt Grunddaten eingeben ein Zeiterfassungsprofil für den Mitarbeiter, um die
anzuwendenden Regeln für Mehrarbeit und Pausenabzug anzugeben.
3.
Wählen Sie unter Zeiterfassungsmethode nach folgenden Kriterien eine Methode zur Zeiterfassung aus:
a.
Positiv, wenn Mitarbeiter sämtliche Arbeitszeiten und Abwesenheiten erfassen müssen.
b.
Negativ, wenn Mitarbeiter nur jene Zeiten erfassen müssen, die von der im Arbeitszeitplan festgelegten
Sollarbeitszeit abweichen, z. B. Mehrarbeit oder Abwesenheit aufgrund von Krankheit.
4.
Wählen Sie Weiter und gehen Sie zum nächsten Schritt: Arbeitszeitplan definieren.
5.
Wählen Sie unter Informationen zum Arbeitszeitplan nach folgenden Kriterien eine Arbeitszeitplankategorie
aus:
a.
Wählen Sie Vordefiniert, wenn Sie ein wiederverwendbares Zeitmodell verwenden möchten, das eigens
zu diesem Zweck angelegt wurde.
●
Geben Sie im Feld Zeitmodell die Nummer des Zeitmodells ein, das Sie verwenden möchten.
●
b.
Wenn Sie einen anderen Starttag für den Arbeitszeitplan angeben möchten, als den im Zeitmodell
definierten, wählen Sie unter Details je nach Bedarf Nach oben/Nach unten .
Wählen Sie Individuell, wenn Sie einen Arbeitszeitplan nur für einen bestimmten Mitarbeiter anlegen
möchten.
●
Wählen Sie Zeile hinzufügen , und geben Sie im Feld Tagesmodell das Zeitmodellkürzel ein, das
Sie zuordnen möchten. Alternativ können Sie auch eine Zeitart mit Beginn, Ende oder Dauer
wählen. Wählen Sie gegebenenfalls das Symbol zum Öffnen des Auswahldialogfelds, um das
Kürzel des Tageszeitmodells zu suchen.
●
Wiederholen Sie diese Schritte für jeden Tag des Arbeitszeitplans.
6.
Geben Sie nach Bedarf weitere Informationen ein, und wählen Sie Weiter , um zum nächsten Schritt zu
wechseln: Zeitkonten zuordnen.
7.
Je nach Anzahl der Zeitkonten, die Sie zuordnen möchten, wählen Sie Zeile hinzufügen oder
Mehrere Konten hinzufügen . In letzterem Fall wählen Sie ein oder mehrere Zeitkonten aus der Auswahlliste
unter Zeitkonto aus.
Die Zeitkontenkategorie wird automatisch vorgeschlagen: Zeitkontingent, statistisches Zeitkonto oder
Arbeitszeitkonto.
8.
Wählen Sie für die Kategorien Zeitkontingent und Arbeitszeitkonto eine Zeitkontenregel aus der Auswahlliste
Zeitkontenregel.
Zeitverwaltung
71
Zeitkontenregeln werden im Work Center "Betriebswirtschaftliche Konfiguration" definiert. Details
einer Regel können Sie auf der Registerkarte Regeln für Kontenaufbau/Ansprüche anzeigen, wenn Sie
die entsprechende Verknüpfung wählen.
9.
Geben Sie auf der Registerkarte Regeln für Kontenaufbau/Ansprüche weitere Informationen nach Bedarf ein,
und wiederholen Sie den Vorgang für jedes weitere Zeitkonto, das Sie zuordnen möchten.
Das Feld Anfangssaldo wird auf dieser Registerkarte in folgenden Fällen angezeigt:
●
Wenn das Einstellungsdatum des Mitarbeiters nicht mehr als drei Monate vor dem Datum der
Zeitdatei liegt, haben Sie die Option, ihm einen Anfangssaldo für das Zeitkonto zuzuordnen. Das
Feld Anfangssaldo steht nicht zur Verfügung, wenn das Einstellungsdatum mehr als drei Monate
vor dem Datum der Zeitdatei liegt. In diesem Fall kann ein Anfangssaldo nur durch manuelle
Anpassung zugeordnet werden.
●
Falls eine Wiedereinstellung nicht als Wiederinkraftsetzung gekennzeichnet ist, was angibt,
dass einem wieder eingestellten Mitarbeiter die gleichen Leistungen wie zuvor gewährt werden.
10. Wählen Sie Weiter und wechseln Sie zum nächsten Schritt: Zeitdaten prüfen.
11.
a.
Wählen Sie Zurück , um zum entsprechenden Bild zurückzukehren und dort die erforderlichen
Änderungen vorzunehmen.
b.
Wählen Sie Fertigstellen und Weiter , um die Zeitdatei des neu eingestellten Mitarbeiters zu sichern
und wechseln Sie zum letzten Schritt: Zeitdaten bestätigen.
Eine Meldung wird angezeigt, die bestätigt, dass die Zeitdatei für den neu eingestellten Mitarbeiter erfolgreich
angelegt wurde.
Wählen Sie Schließen , und kehren Sie zur Sicht Aufgaben zurück, oder wählen Sie eine der angezeigten
Verknüpfungen, um den Einstellungsprozess abzuschließen.
Ergebnis
Die zeitbezogenen Daten für den neu eingestellten Mitarbeiter werden in der Zeitdatei des Mitarbeiters gesichert.
Um die Zeitdatei des Mitarbeiters zu öffnen, wählen Sie in der Sicht Mitarbeiter den entsprechenden Mitarbeiter,
und wählen Sie dann Bearbeiten .
Konfiguration: Zeitkontenregeln bearbeiten [Seite 486]
Zeitmodelle und Arbeitszeitpläne [Seite 96]
Abweichenden Feiertagskalender für einen Mitarbeiter bearbeiten [Seite 78]
72
Zeitverwaltung
4.3.1.1 Vorübergehende Arbeitszeitplanänderung
Übersicht
Die Funktion Vorübergehende Arbeitszeitplanänderung ermöglicht Zeitsachbearbeitern, vorübergehende
Änderungen an langfristigen Arbeitszeitplänen von Mitarbeitern vorzunehmen, um beispielsweise auf ungeplante
Abwesenheiten anderer Mitarbeiter oder auf eine kurzfristige Veränderung der Arbeitslast zu reagieren.
Relevanz
Zeitsachbearbeiter können in den folgenden Situationen flexibel reagieren:
●
Ein Mitarbeiter benötigt kurzfristig einen vorübergehenden Schichtwechsel in der nächsten Woche. Der
langfristige Arbeitszeitplan ist davon nicht betroffen.
●
Ein Mitarbeiter muss kurzfristig für einen kranken Kollegen einspringen. Der Zeitsachbearbeiter kann dem
Stellvertreter den Arbeitszeitplan des kranken Kollegen für den erforderlichen Zeitraum unverzüglich
zuordnen.
Funktionsumfang
●
Ordnen Sie einem Mitarbeiter einen vorübergehenden Arbeitszeitplan zu. Dies kann entweder ein individueller
Arbeitszeitplan oder ein vordefinierter Arbeitszeitplan sein, der auf einem Periodenmodell oder auf einem
Zeitplanmodell mit festem Startdatum basiert.
●
Kopieren Sie den Arbeitszeitplan eines anderen Mitarbeiters, um die Dateneingabe zu reduzieren.
●
Zeigen Sie den zugeordneten Arbeitszeitplan eines Mitarbeiters an, um dessen Verfügbarkeit zu prüfen.
Ablauf
Der für die Spätschicht eingetragene Mitarbeiter Jan Smith hat sich für die nächsten zwei Wochen krankgemeldet.
Der Zeitsachbearbeiter muss kurzfristig einen Stellvertreter für diese Schicht finden. Er wählt in der Sicht Typische
Aufgaben die Option Vorübergehende Arbeitszeitplanänderung und wählt dann den Mitarbeiter Tim Daniels aus. Der
Zeitsachbearbeiter kann vorübergehend einen vordefinierten Arbeitszeitplan (entweder ein Perioden- oder ein
Zeitplanmodell) zuordnen oder einen individuellen Arbeitszeitplan im Fall eines Tagesmodells definieren. Alternativ
kann er mit der Funktion Von Mitarbeiter kopieren den Arbeitszeitplan von Jan Smith oder einem beliebigen anderen
Mitarbeiter kopieren, um die Dateneingabe zu reduzieren.
Zeitmodelle und Arbeitszeitpläne [Seite 96]
Zeitverwaltung
73
4.3.1.2 Mitarbeiter-Zeitbewertung
Relevanz
Die Mitarbeiter-Zeitbewertung wird jedes Mal automatisch ausgelöst, wenn Mitarbeiterzeiten angelegt oder
geändert und wenn Stammdaten im Zeitprofil geändert werden, z. B. Arbeitszeitpläne, Zeitkontenregeln oder
Grunddaten. Mithilfe der Mitarbeiter-Zeitbewertung werden die erfassten Zeitdaten überprüft und Ergebnisse
ermittelt, die z. B. für Zeitkontingente, zur weiteren Datenbearbeitung in Zielanwendungen und zu Berichtszwecken
erforderlich sind.
Tagesabschluss hingegen ist der Prozess, bei dem für einen bestimmten Mitarbeiter ein Tagesabschlussdatum
festgelegt wird. Mithilfe eines Tagesabschlussdatums wird angegeben, dass ein bestimmter Tag sowie alle
vorherigen Tage im Kontext des Zeitmanagements als abgeschlossen betrachtet werden können. Daher können im
Rahmen der Mitarbeiter-Zeitbewertung mehr Prüfungen durchgeführt und mehr Ergebnisse als für einen nicht
abgeschlossenen Tag ermittelt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Tagesabschluss [Seite 75].
Ein Korrekturlauf für die Mitarbeiter-Zeitbewertung kann bei Bedarf manuell ausgelöst werden. Ein Korrekturlauf ist
z. B. erforderlich, nachdem ein Fehler in einem Zeitmodell behoben worden ist. In diesem Fall muss die Zeitbewertung
für Mitarbeiter, die dem korrigierten Zeitmodell zugeordnet sind, ab dem Änderungsdatum erneut ausgeführt
werden. Um rückwirkende Läufe wie diese für mehrere Mitarbeiter zu starten, wählen Sie in der Sicht Typische
Aufgaben zunächst Tagesabschlussläufe verwalten und anschließend Neuer Tagesabschlusslauf, oder verwenden
Sie im Falle nur eines betroffenen Mitarbeiters die Option Tagesabschluss für einen Mitarbeiter starten, und geben
Sie das Korrekturstartdatum ein.
Weitere Informationen finden Sie unter Tagesabschluss für einen Mitarbeiter ausführen [Seite 79] und
Tagesabschlussläufe verwalten [Seite 81].
Funktionsumfang
Im Detail führt die Mitarbeiter-Zeitbewertung folgende Hauptaufgaben durch:
74
●
Aufschlüsselung von Arbeitszeitmodellen in die für die Bewertung relevanten Einheiten, z. B. Pausen,
Abwesenheiten, Kernzeit usw.
●
Übermittlung von Zeiterfassungsdaten an das Projektmanagement, um Projektplanung, Statusverfolgung
und Projektrückmeldung zu ermöglichen.
●
Übermittlung von Daten zur Serviceerbringung an die Finanzbuchhaltung, um die Auswertung der Kosten
und die Erstellung von Berichten zu ermöglichen.
●
Übertragung der Ergebnisse an die Personalabrechnung einschließlich Details zu Istarbeitszeiten,
Abwesenheiten, Sollarbeitszeiten und Zeitkontenauszahlungen.
●
Erstellung und Aktualisierung von Zeitkonteninstanzen, die auf Wiederkehrregeln oder Standardwerten
basieren, die im Fine-Tuning definiert oder manuell eingegeben wurden.
●
Auf- und Abbau von Zeitkonten einschließlich Bearbeitung von Zeitkontensalden zum Übertragen, Löschen
oder Auszahlen von Restsalden.
●
Berechnung aggregierter Zeiten für das Arbeitszeitblatt. Weitere Informationen finden Sie unter Verstehen
von Berechnungen und Feldern im Arbeitszeitblatt [Seite 110].
Zeitverwaltung
4.3.1.3 Tagesabschluss
Übersicht
Sie können an zwei Stellen auf die Tagesabschlussaufgaben zugreifen:
●
Im Work Center Zeitverwaltung, Sicht Typische Aufgaben unter Mitarbeiter-Zeitbewertungen
●
Im Work Center Zeitverwaltung, Sicht Zeiterfassung, im Arbeitszeitblatt des Mitarbeiters unter Weitere
Möglichkeiten.
Tagesabschluss ist der Prozess, bei dem für einen bestimmten Mitarbeiter ein Tagesabschlussdatum festgelegt
wird. Mithilfe eines Tagesabschlussdatums wird angegeben, dass ein bestimmter Tag sowie alle vorherigen Tage im
Kontext des Zeitmanagements als abgeschlossen betrachtet werden können.
Bei solchen Tagen wird davon ausgegangen, dass sämtliche für den betreffenden Mitarbeiter erfassten Daten bereits
im System eingegeben wurden. Daher können im Rahmen der Mitarbeiter-Zeitbewertung mehr Prüfungen
durchgeführt und mehr Ergebnisse ermittelt werden als für einen nicht abgeschlossenen Tag. Hierzu zählen z. B.
folgende Prüfungen und zusätzliche Ergebnisse:
●
Ermittlung der anerkannten Arbeitszeit
●
Ermittlung der Differenz zwischen Ist- und Sollarbeitszeit
●
Übertragung der Daten an die Personalabrechnung
●
Buchungen auf Zeitkonten zum Periodenende
●
Konsistenzprüfungen für Zeitereignisse (Kommen/Gehen)
Einen Tagesabschluss ausführen bedeutet jedoch nicht, dass an einem bereits abgeschlossenen Tag für den
betreffenden Mitarbeiter keine weiteren Daten erfasst werden können. Im Zuge der MitarbeiterZeitbewertung wird lediglich davon ausgegangen, dass bereits alle Daten im System vorhanden sind und die
Ergebnisse für den Mitarbeiter dementsprechend ermittelt werden können. Bei Bedarf können erfasste Daten
jedoch geändert oder zusätzliche Daten erfasst werden, woraufhin die Ergebnisse der Zeitbewertung neu
berechnet werden.
Mitarbeiter-Zeitbewertung [Seite 74]
4.3.2 Typische Aufgaben (Zeitverwaltung) – Quick Guide
Sie können über das Work Center Zeitverwaltung auf diese Sicht zugreifen. Die Sicht Typische Aufgaben bietet Ihnen
schnellen Zugriff auf Zeitverwaltungsaufgaben, die Sie regelmäßig für einzelne Mitarbeiter ausführen müssen. Die
Aufgaben in dieser Sicht sind nach den jeweiligen Datentypen sortiert, also nach Mitarbeiterzeiten,
Zeitkontobearbeitung und Zeitbewertung. Beispielsweise können Sie den Arbeitszeitplan eines Mitarbeiters
vorübergehend ändern, regelmäßige Zeitkontenaufgaben ausführen, Korrekturläufe für die Zeitbewertung starten
und Tagesabschlussläufe für einen oder mehrere Mitarbeiter einplanen.
Zeitverwaltung
75
Vorübergehende Arbeitszeitplanänderung
Die Funktion Vorübergehende Arbeitszeitplanänderung ermöglicht Zeitsachbearbeitern, vorübergehende
Änderungen an langfristigen Arbeitszeitplänen von Mitarbeitern vorzunehmen, um beispielsweise auf ungeplante
Abwesenheiten anderer Mitarbeiter oder auf eine kurzfristige Veränderung der Arbeitslast zu reagieren.
Weitere Informationen finden Sie unter Vorübergehende Arbeitszeitplanänderung [Seite 73].
Mitarbeiter-Zeitbewertung
Mitarbeiter-Zeitbewertung ist ein Prozess der Zeitwirtschaft, der es Ihrem Unternehmen ermöglicht, abgeleitete
Ergebnisdaten zur Mitarbeiter-Zeitbewertung aus allen im System erfassten Mitarbeiterzeitdaten zu ermitteln, z.B.
Sollarbeitszeit, Istarbeitszeit und Mehrarbeit. Dieser automatisch ablaufende Prozess wertet alle erfassten Zeiten
und alle Änderungen am Zeitprofil eines Mitarbeiters aus, um vorhandene Zeitkonten und die zugehörigen
Zeitkontostände zu ermitteln, und überträgt die Bewertungsergebnisse optional an nachgelagerte Prozesse in
Zielanwendungen.
Sie können im Work Center Zeitverwaltung in der Sicht Typische Aufgaben auf die Funktionen der MitarbeiterZeitbewertung zugreifen.
Weitere Informationen finden Sie unter Mitarbeiter-Zeitbewertung [Seite 74].
Tagesabschluss
Sie können an zwei Stellen auf die Tagesabschlussaufgaben zugreifen:
●
Im Work Center Zeitverwaltung, Sicht Typische Aufgaben unter Mitarbeiter-Zeitbewertungen
●
Im Work Center Zeitverwaltung, Sicht Zeiterfassung, im Arbeitszeitblatt des Mitarbeiters unter Weitere
Möglichkeiten.
Tagesabschluss ist der Prozess, bei dem für einen bestimmten Mitarbeiter ein Tagesabschlussdatum festgelegt
wird. Mithilfe eines Tagesabschlussdatums wird angegeben, dass ein bestimmter Tag sowie alle vorherigen Tage im
Kontext des Zeitmanagements als abgeschlossen betrachtet werden können.
Weitere Informationen finden Sie unter Tagesabschluss [Seite 75].
Zeitwirtschaft
Das Geschäftsszenario "Zeitwirtschaft" deckt alle Aspekte zur Verwaltung der Zeitdaten Ihrer Mitarbeiter ab. Es
ermöglicht Ihnen das Anlegen von Zeitkonten und Zeitkontenregeln sowie von wiederverwendbaren Zeitmodellen
und Arbeitszeitplänen. Es bietet Funktionen zum Nachverfolgen und Überwachen der verschiedenen
Zeiterfassungsoptionen und ermöglicht die Bewertung von erfassten Zeiten und Periodenabschlüssen sowie die
Übertragung von Kontosalden. Mit dem Geschäftsszenario "Zeitwirtschaft" kann die tägliche Arbeit der
Zeitsachbearbeiter wie folgt vereinfacht werden: Sie können einerseits reaktiv arbeiten, indem sie Alarmmeldungen
und Arbeitsvorratspositionen in der Sicht "Übersicht" prüfen, während sie andererseits mithilfe der Informationen
in der Sicht "Aufgaben" proaktiv tätig sein können. Zudem können sie Mitarbeiterzeitdaten anzeigen, prüfen und
ändern und Zeitkonten verwalten (einschließlich Saldenanpassungen und Auszahlungen). "Zeitwirtschaft" ist für ein
vollständiges HR-System von zentraler Bedeutung. Dieses Geschäftsszenario ist relevant, wenn Sie in Ihrem HRSystem die Personalabrechnung und Vergütung ausführen möchten. Zudem kann es eigenständig ausgeführt
werden, wenn Sie beispielsweise im Arbeitszeitblatt erfasste Projektdaten verwalten möchten.
Weitere Informationen finden Sie unter Zeitwirtschaft.
76
Zeitverwaltung
Aufgaben
Arbeitszeitplan vorübergehend ändern
Abweichenden Feiertagskalender für einen Mitarbeiter bearbeiten
Tagesabschlussläufe verwalten
Mithilfe der Aufgabe Tagesabschlussläufe verwalten können Sie Tagesabschlussläufe und
Korrekturläufe für die Zeitbewertung anlegen, ändern, einplanen und ausführen. Dies erfolgt
normalerweise für mehrere Mitarbeiter. Sie können einen Tagesabschlusslauf ausführen, d.
h., dass Sie für alle ausgewählten Mitarbeiter ein bestimmtes Datum als
Tagesabschlussdatum festlegen. Alternativ dazu können Sie einen Korrekturlauf für die
Zeitbewertung einrichten, mit dessen Hilfe für die ausgewählten Mitarbeiter eine
Zeitbewertung mit einem festgelegten Startdatum für die Korrektur ausgelöst wird. Sie
können die Läufe für ein bestimmtes Datum und eine bestimmte Uhrzeit oder mit einer
Wiederholungsfrequenz (beispielsweise jede Nacht oder am Ende jeder Woche) einplanen.
Tagesabschluss für einen Mitarbeiter ausführen
Die Aufgabe Tagesabschluss für einen Mitarbeiter ausführen ermöglicht Ihnen die manuelle
Festlegung eines Periodenabschlussdatums oder das Starten eines einmaligen
Korrekturlaufs für die Zeitbewertung eines einzelnen Mitarbeiters. Die Aufgabe wird direkt auf
dem Bildschirm ausgeführt, und sämtliche Meldungen werden sofort angezeigt.
Normalerweise verwenden Sie diese Aufgabe, wenn nur wenige Mitarbeiter betroffen sind.
Wenn viele Mitarbeiter betroffen sind, verwenden Sie stattdessen die Aufgabe
Tagesabschlussläufe verwalten, um einen Korrekturlauf zu starten.
Kontosalden prüfen
Die Aufgabe Kontostände prüfen führen Sie in der Regel vor dem Periodenabschluss aus.
Damit können Sie eine Übersicht über Zeitkontostände für eine bestimmte Zeitkontoart für
alle Mitarbeiter anzeigen, um die Restsalden zu überprüfen. Außerdem können Sie bei Bedarf
abweichende Regeln zur Periodenendeverarbeitung für einzelne Mitarbeiter verwalten, um
die definierten Standardregeln zu überschreiben.
Periodenabschlussergebnisse anzeigen
Die Aufgabe Periodenabschlussergebnisse anzeigen wird in der Regel nach der
Periodenendeverarbeitung ausgeführt, um die Ergebnisse des Periodenendeabschlusses für
Zeitkonten zu prüfen. Auf diese Weise können Sie für alle Mitarbeiter eine Übersicht über
Zeitkontostände für eine bestimmte Zeitkontoart anzeigen, um z. B. Restsalden (auf andere
Zeitkonten übertragene Beträge) oder ausgezahlte Beträge zu überprüfen. Bei Bedarf haben
Sie die Möglichkeit, abweichende Regeln für die Periodenendeverarbeitung für einzelne
Mitarbeiter zu definieren, um die zuvor festgelegten Standardregeln zu überschreiben oder
einen Mitarbeiter vollständig aus einem Bewertungslauf auszuschließen.
Zeitverwaltung
77
4.3.3 Abweichenden Feiertagskalender für einen Mitarbeiter
bearbeiten
Übersicht
Sie können einem Mitarbeiter einen oder mehrere Feiertagskalender zuordnen. Abweichende Feiertagskalender
werden für Mitarbeiter angelegt, die für bestimmte Zeiträume an unterschiedlichen Orten mit unterschiedlichen
Feiertagskalendern arbeiten. Außerdem können Sie vorhandene Zuordnungen eines abweichenden
Feiertagskalenders für einen Mitarbeiter bearbeiten oder entfernen. Einem Mitarbeiter wird bei der Einstellung
standardmäßig der Feiertagskalender der Betriebsstätte zugeordnet.
Wählen Sie in der Sicht Typische Aufgaben unter Mitarbeiterzeiten die Option Abweichenden Feiertagskalender
bearbeiten.
Alternativ wählen Sie in der Sicht Mitarbeiter den Mitarbeiter aus, dem Sie einen abweichenden Feiertagskalender
zuordnen möchten, wählen Aktionen und wählen Abweichenden Feiertagskalender bearbeiten .
Einem Mitarbeiter ist für das ganze Jahr ein Feiertagskalender zugeordnet, und ihm muss für zwei Monate
ein abweichender Kalender zugeordnet werden.
Die Zuordnung des abweichenden Feiertagskalenders ist datumsabhängig. Für einen Datumsbereich kann
nur ein abweichender Kalender gültig sein.
Voraussetzungen
Sie sind ein Zeitsachbearbeiter.
Abweichenden Feiertagskalender einem Mitarbeiter zuordnen
1.
Geben Sie im Feld Personalnummer die Nummer des Mitarbeiters ein, dem Sie einen abweichenden
Feiertagskalender zuordnen möchten.
Wenn dem Mitarbeiter bereits ein oder mehrere abweichende Feiertagskalender zugeordnet wurden,
wird diese Zuordnung in der Tabelle "Abweichender Feiertagskalender" angezeigt.
2.
Wählen Sie Zeile hinzufügen .
3.
Geben Sie im Feld Startdatum das Datum ein, ab dem Sie dem Mitarbeiter einen abweichenden
4.
Geben Sie im Feld Enddatum das Datum ein, bis zu dem Sie dem Mitarbeiter einen abweichenden
5.
Wählen Sie im Feld Feiertagskalender den abweichenden Feiertagskalender aus, den Sie dem Mitarbeiter
zuordnen möchten.
6.
78
Zeitverwaltung
Wenn Sie für einen neu zugeordneten Feiertagskalender einen Zeitraum angeben, der sich mit dem
eines bereits zugeordneten Feiertagskalenders überschneidet, wird der Zuordnungszeitraum des
bereits zugeordneten Kalenders vom System angepasst.
Zuordnung eines abweichenden Feiertagskalenders für einen Mitarbeiter
entfernen
1.
Geben Sie in der Sicht Abweichenden Feiertagskalender bearbeiten die Nummer des Mitarbeiters ein, für den
Sie eine vorhandene Zuordnung eines abweichenden Feiertagskalenders entfernen möchten.
2.
Wählen Sie Anzeigen
3.
Wählen Sie die entsprechende Zeile mit der Zuordnung des abweichenden Feiertagskalenders, die Sie für
einen Mitarbeiter entfernen möchten.
4.
Wählen Sie Entfernen . Die Zuordnung des abweichenden Feiertagskalenders für den Mitarbeiter wurde
entfernt.
5.
, und wählen Sie Alles , um alle abweichenden Feiertagskalender anzuzeigen.
Zuordnung eines abweichenden Feiertagskalenders für einen Mitarbeiter
aktualisieren
1.
Geben Sie in der Sicht "Abweichenden Feiertagskalender bearbeiten" die Nummer des Mitarbeiters ein, für
den Sie eine Zuordnung eines abweichenden Feiertagskalenders aktualisieren möchten.
2.
Wählen Sie Anzeigen
3.
Wählen Sie die entsprechende Zeile mit der Zuordnung des abweichenden Feiertagskalenders, die Sie
aktualisieren möchten.
4.
Sie haben die folgenden Möglichkeiten:
, und wählen Sie Alles , um alle abweichenden Feiertagskalender anzuzeigen.
●
Geben Sie im Feld Startdatum das Datum ein, ab dem Sie dem Mitarbeiter den abweichenden
●
Geben Sie im Feld Enddatum das Datum ein, bis zu dem Sie dem Mitarbeiter einen abweichenden
●
Geben Sie in das Feld Feiertagskalender den abweichenden Feiertagskalender ein, den Sie dem
Mitarbeiter zuordnen möchten.
Wenn Sie einen Zuordnungszeitraum angeben, der sich mit dem eines bereits zugeordneten
Feiertagskalenders überschneidet, wird der Zuordnungszeitraum des bereits zugeordneten
Feiertagskalenders vom System angepasst.
5.
4.3.4 Tagesabschluss für einen Mitarbeiter ausführen
Übersicht
Die Aufgabe Tagesabschluss für einen Mitarbeiter ausführen ermöglicht Ihnen die manuelle Festlegung eines
Periodenabschlussdatums oder das Starten eines einmaligen Korrekturlaufs für die Zeitbewertung eines einzelnen
Mitarbeiters. Die Aufgabe wird direkt auf dem Bildschirm ausgeführt, und sämtliche Meldungen werden sofort
Zeitverwaltung
79
angezeigt. Normalerweise verwenden Sie diese Aufgabe, wenn nur wenige Mitarbeiter betroffen sind. Wenn viele
Mitarbeiter betroffen sind, verwenden Sie stattdessen die Aufgabe Tagesabschlussläufe verwalten, um einen
Korrekturlauf zu starten.
Vorgehensweise
1.
Wählen Sie im Work Center Zeitverwaltung in der Sicht Typische Aufgaben unter MitarbeiterZeitbewertungen die Option Tagesabschluss für einen Mitarbeiter ausführen.
2.
Geben Sie den Mitarbeiter an, für den Sie den Tagesabschluss ausführen möchten.
3.
Wählen Sie die Aktion, die Sie auslösen möchten:
a.
Wählen Sie Periodenabschlussdatum festlegen, wenn Sie ein Datum angeben möchten, bis zu dem
einschließlich alle erfassten Zeitdaten als abgeschlossen betrachtet und auf diese Weise
Bewertungsergebnisse, z. B. Zeitkontensalden, ermittelt werden sollen. Sie müssen ein Datum
angeben, das nach dem aktuellen und angezeigten Periodenabschlussdatum liegt.
b.
Wählen Sie Zeitbewertung starten, wenn Sie eine Neuberechnung eines Auswertungslaufs für alle
Zeitdaten des Mitarbeiters ab einem bestimmten Datum durchführen möchten. Wählen Sie Start ,
um das Bewertungsstartdatum anzugeben.
Ergebnis
Der Lauf wird gestartet. Alle auftretenden Fehler werden sofort ausgegeben und können direkt korrigiert werden.
Tagesabschlussläufe verwalten [Seite 81]
Tagesabschluss [Seite 75]
4.3.5 Kontostände prüfen
Übersicht
Die Aufgabe Kontostände prüfen führen Sie in der Regel vor dem Periodenabschluss aus. Damit können Sie eine
Übersicht über Zeitkontostände für eine bestimmte Zeitkontoart für alle Mitarbeiter anzeigen, um die Restsalden
zu überprüfen. Außerdem können Sie bei Bedarf abweichende Regeln zur Periodenendeverarbeitung für einzelne
Mitarbeiter verwalten, um die definierten Standardregeln zu überschreiben.
Vorgehensweise
1.
Kontostände prüfen
Wählen Sie in der Sicht Typische Aufgaben des Work Centers Zeitverwaltung die Option Kontostände
prüfen, und geben Sie im nächsten Bild an, für welche Zeitkontoart die Kontostände geprüft werden sollen.
a.
80
Legen Sie einen Stichtag fest. Dies schränkt die angezeigten Zeitkonten auf jene Sätze ein, die ein Jahr
vor oder ein Jahr nach dem Stichtag gültig sind.
Zeitverwaltung
2.
b.
Wählen Sie Start . In der unten stehenden Tabelle werden für die festgelegte Zeitkontoart die
Zeitkontostände am Periodenendedatum für sämtliche Mitarbeiter angezeigt.
c.
Sofern keine Anpassungen erforderlich sind, wählen Sie Schließen .
Mitarbeiter aus Lauf ausschließen oder abweichende Regeln bearbeiten
Gehen Sie folgendermaßen vor, wenn Sie einen Mitarbeiter für einen bestimmten Zeitraum aus der
Periodenendeverarbeitung ausschließen oder für das Zeitkonto eines Mitarbeiters eine abweichende
Zeitkontenregel definieren müssen:
3.
a.
Wählen Sie Abweichende Regeln bearbeiten , markieren Sie das Ankreuzfeld Mitarbeiter für diese
Periode ausschließen, und wählen Sie anschließend Sichern und schließen , um die Sicht zu verlassen.
oder
b.
Wählen Sie im Bild Abweichende Regeln bearbeiten die Drucktaste Regeln anpassen , und legen Sie
eine neue Buchungsart und einen Wert für den Kontostand fest.
Manuelle Saldenanpassungen vornehmen
a.
Wählen Sie im Bild Kontostände prüfen die Option Zeitdatei öffnen .
b.
Überprüfen Sie den Kontenstand auf der Registerkarte Zeitkontostände.
c.
Wenn Sie den Kontenstand für eine bestimmte Zeitkontoart manuell anpassen müssen, wählen Sie
das entsprechende Zeitkonto aus, und wählen Sie dann im Bereich Details die Registerkarte
Anpassungen.
d.
Wählen Sie Zeile hinzufügen , und wählen Sie die erforderliche Buchungsart (manuelle Anpassung,
Umbuchung oder Auszahlung) aus.
e.
Nehmen Sie andere für die Buchungsart erforderliche Einstellungen vor, und sichern Sie Ihre Eingaben.
4.3.6 Tagesabschlussläufe verwalten
Übersicht
Mithilfe der Aufgabe Tagesabschlussläufe verwalten können Sie Tagesabschlussläufe und Korrekturläufe für die
Zeitbewertung anlegen, ändern, einplanen und ausführen. Dies erfolgt normalerweise für mehrere Mitarbeiter. Sie
können einen Tagesabschlusslauf ausführen, d. h., dass Sie für alle ausgewählten Mitarbeiter ein bestimmtes Datum
als Tagesabschlussdatum festlegen. Alternativ dazu können Sie einen Korrekturlauf für die Zeitbewertung
einrichten, mit dessen Hilfe für die ausgewählten Mitarbeiter eine Zeitbewertung mit einem festgelegten Startdatum
für die Korrektur ausgelöst wird. Sie können die Läufe für ein bestimmtes Datum und eine bestimmte Uhrzeit oder
mit einer Wiederholungsfrequenz (beispielsweise jede Nacht oder am Ende jeder Woche) einplanen.
Vorgehensweise
1.
Wählen Sie in der Sicht Typische Aufgaben unter Mitarbeiter-Zeitbewertung die Option Tagesabschlussläufe
verwalten, und wählen Sie anschließend Neu und Tagesabschlusslauf.
2.
Geben Sie die grundlegenden Daten des Laufs ein.
3.
a.
Geben Sie in das Feld Nummer eine Nummer für den Tagesabschlusslauf ein.
b.
Geben Sie in das Feld Beschreibung eine Beschreibung für den Tagesabschlusslauf ein.
Legen Sie die Steuerparameter fest, indem Sie entweder einen Korrekturlauf oder ein Datum auswählen, je
nachdem, ob Sie einen Tagesabschlusslauf planen oder die Zeitbewertung erneut ausführen müssen.
a.
Wenn Sie einen Korrekturlauf benötigen, wählen Sie das Feld Korrekturlauf, und geben Sie das
Korrekturstartdatum ein. Die Datumsfelder unter Steuerungsparameter werden dann inaktiv.
Zeitverwaltung
81
b.
4.
5.
Wenn Sie einen Tagesabschlusslauf ausführen möchten, legen Sie entweder ein Fixes Datum, das für
alle ausgewählten Mitarbeiter als Tagesabschlussdatum verwendet wird, oder ein Relatives Datum
fest.
Geben Sie die relevanten Mitarbeiter unter Auswahlkriterien an.
a.
Wählen Sie Zeile hinzufügen , und wählen Sie Ausgenommen oder Einschließlich aus, je nachdem, ob
es sinnvoller ist, einen Mitarbeiterbereich ein- oder auszuschließen. Geben Sie für alle Mitarbeiter ein
Sternchen (*) ein.
b.
Füllen Sie bei Bedarf die weiteren Zeilen aus.
c.
Wenn Sie Ihre Auswahl abgeschlossen haben, wählen Sie Auf aktiv setzen .
d.
Wählen Sie Einplanen , um anzugeben, wann der Lauf gestartet werden soll. Sie können den Job zur
sofortigen Ausführung einplanen. Alternativ können Sie auch das Datum, die Uhrzeit und bei Bedarf
die Wiederkehr der Ausführung eingeben oder den Job nach einem anderen Job einplanen.
Sichern Sie Ihre Eingaben.
Ergebnis und Folgeaktionen
Für gewöhnlich wird die Aufgabe daraufhin einmal oder mehrmals als Hintergrundjob ausgeführt. Die Ergebnisse
können nun in einer Anwendungsprotokolldatei angezeigt werden. Sie können außerdem Jobs neu einplanen oder
eingeplante Jobs abbrechen.
Jobprotokoll anzeigen
a.
Wählen Sie im Bild Tagesabschlussläufe verwalten die Option Jobs anzeigen .
b.
Wählen Sie im Dropdown-Feld Anzeigen den Eintrag Ausgeführte Jobs, und wählen Sie Start .
c.
Markieren Sie den betreffenden Job, und wählen Sie Jobprotokoll anzeigen .
Job abbrechen oder einplanen
a.
Markieren Sie im Bild Tagesabschlussläufe verwalten den betreffenden Job, und wählen Sie Jobs anzeigen .
b.
Markieren Sie in der angezeigten Liste der eingeplanten Jobs den Job, und wählen Sie Job abbrechen oder
Neu einplanen .
Ergebnis: Wenn Sie einen Job abgebrochen haben, ändert sich der Status in Freigabe abgebrochen. Wenn
Sie einen Job neu eingeplant haben, werden im Abschnitt Änderungshistorie darunter die neuen
Informationen zum Arbeitsplan angezeigt.
Tagesabschluss [Seite 75]
82
Zeitverwaltung
4.4.1.1 Verwenden von Dauer und Uhrzeit in der Zeitverwaltung
Übersicht
Die Zeiterfassung kann uhrzeitbasiert (Eingabe von Beginn und Ende durch die Mitarbeiter) oder dauerbasiert
(Angabe in Stunden und Minuten) erfolgen. Bevor Sie sich für eine der beiden Optionen entscheiden, sollten Sie die
folgenden Punkte beachten.
Verwendung
Bei der dauerbasierten Zeiterfassung erfolgt die Arbeitszeitbewertung und -berechnung ausschließlich auf Basis
der eingegebenen Dauer. Der Beginn und das Ende werden nicht berücksichtigt (können aber zu Informations- oder
Dokumentationszwecken eingegeben werden).
Auswirkungen auf die Mitarbeiter-Zeitbewertung
●
Die Berechnungen basieren ausschließlich auf den eingegebenen Nettozeiten. Eventuell im Arbeitszeitplan
vorhandene Pausenzeiten werden nicht abgezogen, selbst wenn sie erfasst wurden.
●
Bei der Berechnung der Sollstunden werden eventuell im Arbeitszeitplan angegebene unbezahlte
Pausenzeiten nicht berücksichtigt. Es erfolgt keine Verrechnung (Subtraktion). Allerdings wird die Dauer der
bezahlten Pausen zu den Sollstunden addiert.
Eine uhrzeitbasierte Zeiterfassung (ohne Berücksichtigung der Dauer) bietet sich in der Regel in den folgenden Fällen
an:
●
Wenn Sie den Beginn und das Ende dokumentieren müssen und weitere zentrale Vorgänge der MitarbeiterZeitbewertung auf Uhrzeiten basieren, z.B. für den Nachweis der Einhaltung gesetzlich vorgeschriebener
Pausen durch die Mitarbeiter.
●
Um die Kollisionsbehandlung für erfasste untertägige Zeiten zu ermöglichen.
●
Wenn Ihr Unternehmen eine Kappungsregel für Arbeitszeitkonten verwendet und Stunden außerhalb der
Sollarbeitszeit oder eines Gleitzeitrahmens gekappt werden.
●
Um das Ermitteln von Nachtschichtzuschlägen zu ermöglichen (je nach Kontext).
Auswirkungen auf die Mitarbeiter-Zeitbewertung
●
Ist im Arbeitszeitplan eine unbezahlte Pause angegeben, wird die Pausenzeit automatisch abgezogen, wenn
die Pause während der erfassten Arbeitszeit bzw. während einer erfassten Abwesenheit erfolgt ist.
●
Erfasste Abwesenheiten, die außerhalb der Sollarbeitszeit liegen, werden nicht berücksichtigt.
●
Sollstunden werden durch Subtraktion der im Arbeitszeitplan angegebenen unbezahlten Pausen von der
Sollarbeitszeit des Mitarbeiters ermittelt (falls sich die Zeiten überlappen).
Zeitverwaltung
83
Arbeitszeitblatt: Dauer oder Uhrzeit
Je nachdem, ob die Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen uhrzeitbasiert oder dauerbasiert erfolgt, müssen Sie bei
der Zeiterfassung in der Sicht Mitarbeiter unter Umständen einige Felder im Abschnitt Zeitinformationen
vervollständigen. In diesem Abschnitt wird erläutert, wie die betreffenden Felder einander bedingen.
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen zur Erfassung und Verwaltung von Zeitgutschriften und Zeitdefiziten für
Mitarbeiter Arbeitszeitkonten verwenden, müssen sowohl die Arbeitszeitpläne als auch die Zeiterfassung auf
der Uhrzeit basieren. Dies gilt vor allem dann, wenn Sie nur die Zeiten gutschreiben möchten, die innerhalb
eines festgelegten Gleitzeitrahmens oder der Sollarbeitszeit liegen. Weitere Informationen finden Sie unter
Arbeitszeitkonten [Seite 61].
Eingeben von Zeitinformationen
Sie befinden sich im Work Center Zeitverwaltung in der Sicht Mitarbeiter. Markieren Sie den Mitarbeiter, und wählen
Sie Bearbeiten , um auf die Zeitdatei zuzugreifen. Wählen Sie auf der Registerkarte Mitarbeiterzeiten im Abschnitt
Details die Registerkarte Allgemein . Die Felder dieses Abschnitts weisen folgende Eigenschaften auf:
●
●
Menge
Dieses Feld ist ein Anzeigefeld. Das System berechnet die für eine bestimmte Zeitart erfasste Zeit
automatisch und zeigt sie nach dem Sichern Ihrer Einträge im Feld "Menge" im Dezimalformat an. Die Menge
der angezeigten Zeit hängt davon ab, welche der folgenden Felder Sie ausfüllen:
○
Nur Beginn/Ende
○
Nur Dauer
○
Beginn/Ende und Dauer
○
Keine
Nur Beginn/Ende eingeben
1.
Wenn die Zeiterfassung uhrzeitbasiert erfolgt, können Sie Beginn und Ende der Arbeitszeit auswählen
oder in die entsprechenden Feldern eingeben.
2.
Ergebnis: Das System berechnet automatisch die Differenz zwischen den Zeiten für Beginn und Ende und
zeigt diese im Feld "Menge" im Dezimalformat an.
●
Nur Dauer eingeben
1.
Geben Sie die Anzahl der Stunden und Minuten für eine bestimmte Zeitart ein, oder wählen Sie diese
aus, und lassen Sie die Felder für Beginn und Ende leer, wenn die Zeiterfassung auf der Dauer basiert.
2.
Ergebnis: Der Wert im Feld "Menge", der immer mit der eingegebenen Dauer übereinstimmt, wird automatisch
im Dezimalformat angezeigt.
Die Dauer wird in Stunden und Minuten eingegeben, z.B. 06:30 bei einer Dauer von sechs Stunden und
dreißig Minuten. Wenn Sie die Zeit in einem anderen Format eingeben, nimmt das System automatisch
die entsprechende Umrechnung des Formats vor. So wird dann die Eingabe von 06:30 Stunden im Feld
"Menge" im Dezimalformat 6,5 angezeigt.
●
84
Beginn/Ende und Dauer eingeben
Zeitverwaltung
Sie sollten beachten, dass der im Feld "Dauer" eingegebene Wert immer Vorrang vor allen Werten in den
Feldern "Beginn/Ende" hat. Das System ermittelt den Betrag für das Feld "Menge" somit immer auf Grundlage
des Feldes "Dauer", sofern dieses ausgefüllt ist.
Wenn Sie eine Abweichung zwischen Beginn/Ende und Dauer dokumentieren wollten, müssten Sie in der
Regel alle Felder ausfüllen und könnten auf diese Weise feststellen, dass der Wert für die Anwesenheit eines
Mitarbeiters am Arbeitsplatz die Dauer zu leistender Arbeit übersteigt.
Der umgekehrte Fall, bei dem die Differenz zwischen den Werten für Beginn und Ende geringer ist als die
angegebene Dauer, ist unzulässig und löst eine Fehlermeldung aus.
●
Keine
Wenn Sie weder die Felder "Beginn/Ende" noch das Feld "Dauer" ausfüllen, wird der im Feld "Menge"
angezeigte Wert aus den Sollstunden des Mitarbeiters für den gesamten Arbeitstag abgeleitet.
Die Zeit für Projektaufgaben und Kundenaufträge können Sie auf der Registerkarte Arbeitsinformationen im
Abschnitt Details bestätigen. Unter Bestätigungsart können Sie den Auswahlknopf Projektaufgabenbestätigung bzw.
Kundenauftragsbestätigung auswählen und die Informationen entsprechend eintragen.
Bei der Bestätigung von Zeiten für Kundenaufträge oder Projektaufgaben wird die entsprechende
Zeiterfassung auf dem Arbeitszeitblatt angezeigt.
4.4.1.2 Zeitdatei
Wählen Sie die Sicht Mitarbeiter des Work Centers Zeitverwaltung, um die Zeitdatei eines Mitarbeiters aufzurufen.
Markieren Sie den entsprechenden Mitarbeiter, und wählen Sie Bearbeiten .
Die Zeitdatei ist in sechs thematisch verknüpfte Sichten unterteilt, auf die Sie über Registerkarten in der
Detailerfassung der entsprechenden Zeitdatei zugreifen können. Folgende Hauptaufgaben können hier ausgeführt
werden:
●
Nachverfolgen von Mitarbeiterzeitdaten
Die Registerkarte Allgemein bietet Ihnen schnellen Zugriff auf die wichtigsten Zeitdaten eines Mitarbeiters.
Dazu gehören Grunddaten zur Zeitverwaltung und Organisation, der Arbeitszeitplan des Mitarbeiters sowie
eine Übersicht über aktuelle Zeitkontostände.
●
Überprüfen von Mitarbeiterzeiten
Auf der Registerkarte Mitarbeiterzeiten können Sie eine Übersicht der für einen Mitarbeiter erfassten Zeiten
in einer Kalender- oder einer Listenansicht für einen benutzerdefinierbaren Zeitraum anzeigen und
bearbeiten. Der Kalender verfügt über eine Farbkodierung entsprechend den verschiedenen Zeitarten und
ermöglicht somit einen einfachen Zugriff auf Informationen. Darüber hinaus werden Ihnen Informationen zu
Feiertagen angezeigt. Sie können Zeiten in der Kalender- oder Listensicht bearbeiten. Die daraus
resultierenden Buchungen und Vergütungsinformationen werden im sofort aktualisierten Abschnitt Details
unten angezeigt. Die reine Erfassung von Zeiten wird hingegen für gewöhnlich in der Sicht Zeiterfassung
vorgenommen.
Nur für Deutschland: In der Listensicht haben Sie Zugriff auf die Sicht Krankheiten. Hier können Sie die
Angaben nach Fallnummer filtern, um beispielsweise zu überprüfen, ob ein Mitarbeiter bereits das gesetzlich
festgelegte Limit von 42 Krankheitstagen erreicht hat und die Entgeltfortzahlungsregelungen folglich nicht
mehr greifen.
Genauere Informationen zur Kalender-/Listensicht finden Sie unter dem zweiten Stichpunkt unter
Zeiterfassung – Quick Guide [Seite 121].
●
Aktualisieren eines Zeitprofils
Die Registerkarte Zeitprofil ermöglicht den Zugriff auf die Zeitverwaltungsstammdaten eines Mitarbeiters,
d. h. auf die Stammdaten, die beim Einstellungsprozess im Rahmen der Aufgabe Zeitdaten vervollständigen
Zeitverwaltung
85
(Einstellung) für einen Mitarbeiter erfasst werden. Sie können die Zeitverwaltungs- und
Organisationsgrunddaten eines Mitarbeiters, Informationen über den zugeordneten Arbeitszeitplan und die
Zeitkontoregeln anzeigen. Auf der Registerkarte Grunddaten können Sie einem Mitarbeiter ein
Zeiterfassungsprofil zuordnen. Das Zeiterfassungsprofil definiert verschiedene Zeiterfassungsregelsätze für
Mitarbeiter, deren Arbeitszeiten unterschiedlich verarbeitet werden müssen, beispielsweise basierend auf
ihrer Verwaltungskategorie (Stundenlohn oder Gehalt) oder basierend darauf, ob sie über Arbeitszeitkonten
verfügen. Auf der Registerkarte Zeitkontenregeln können Sie einem Mitarbeiter im Rahmen des
Einstellungsprozesses Zeitkonten zuordnen und zugehörige Regeln definieren, einschließlich Aufbau und
Periodenendverarbeitung. Hier können Sie auch die Regeln überschreiben, die einem Zeitkonto in der
betriebswirtschaftlichen Konfiguration zugeordnet wurden. Genauere Informationen zu Zeitkontenregeln
finden Sie hier [Seite 63].
●
Verwalten von Zeitkontoständen
Mithilfe der Registerkarte Zeitkontostände können Sie detaillierte Informationen über Zeitkontostände
anzeigen und diese bei Bedarf anpassen. Zeitkontostände werden auf Grundlage verschiedener Faktoren
bestimmt. Die in den Zeitkontenregeln festgelegte Buchungsart wirkt sich auf folgende Weise auf die
Berechnung aus: Für die Buchungsart Anspruch wird der Saldo für ein wiederkehrendes Zeitkonto bis zu
dessen Gültigkeitsende oder für ein Dauerkonto bis zum Ende des Folgejahres angezeigt. Für die Buchungsart
Aufbau wird der Saldo des aktuellen Datums angezeigt.
Darüber hinaus berücksichtigt die Saldoberechnung Abwesenheitsabzüge, Anwesenheiten und manuelle
Anpassungen.
Der Abschnitt Details enthält die Grunddaten, Zeitkontobuchungen, auf das Zeitkonto gebuchte Zeitarten
und Saldenanpassungen (z. B. manuelle Anpassung, Auszahlung oder Umbuchung) für jedes Zeitkonto. Sie
können eine manuelle Saldenanpassung vornehmen, Salden zwischen Konten umbuchen und insbesondere
eine Auszahlung für die Personalabrechnung auslösen.
Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, ein Zeitkonto zu schließen oder ein Ad-hoc-Konto für einen
Mitarbeiter anzulegen, für den eine bestimmte Zeitkontoart für einen begrenzten Zeitraum erforderlich ist.
Hierfür muss bei der betriebswirtschaftlichen Konfiguration ein Ad-hoc-Konto eingerichtet worden sein.
●
Nachverfolgen von Änderungen an Zeitdateien
Mithilfe der Registerkarte Änderungen können Sie eine Historie der an einer Mitarbeiterzeitdatei
vorgenommenen Änderungen gemäß verschiedenen Filterkriterien anzeigen.
●
Hinzufügen von Anlagen
Mithilfe der Registerkarte Anlagen können Sie Dokumente anzeigen und hochladen, die für die Zeitdatei des
Mitarbeiters relevant sind, z. B. Krankheitsbescheinigungen.
Zeitdaten vervollständigen (Einstellung) [Seite 71]
Zeitnachweis anzeigen [Seite 127]
Arbeitszeitplan zuordnen [Seite 95]
Zeiterfassungsprofile [Seite 87]
Personaldatei [Seite 31]
86
Zeitverwaltung
4.4.1.3 Zeiterfassungsprofile
Übersicht
Mithilfe des Zeiterfassungsprofils können Unternehmen verschiedene Zeiterfassungsregelsätze für Mitarbeiter
definieren, deren Arbeitszeiten unterschiedlich verarbeitet werden müssen, beispielsweise basierend auf ihrer
Verwaltungskategorie (Stundenlohn oder Gehalt) oder basierend darauf, ob sie über Arbeitszeitkonten verfügen.
Im Zeiterfassungsprofil können Sie für Folgendes Regeln definieren:
●
Automatische Mindestpausenabzüge basierend auf der Arbeitszeitdauer
●
Automatische Mehrarbeitsberechnung mit Zuschlagszuordnung
●
Aktivierung eines Self-Service, mit dem Mitarbeiter ihre eigenen Zeitbuchungsdaten bearbeiten können
Das konfigurierte Zeiterfassungsprofil wird den einzelnen Mitarbeitern auf eine der folgenden Arten zugeordnet:
●
Es wird vorhandenen Mitarbeitern in ihrer Zeitdatei zugeordnet:
Zeitverwaltung
●
Mitarbeiter
Zeitprofil
Grunddaten .
Es wird neuen Mitarbeitern zugeordnet, wenn Sie ihre Zeitdatei anlegen:
Zeitverwaltung
Aufgaben
Zeitdaten vervollständigen (Einstellung)
Grunddaten eingeben .
Voraussetzungen
Bevor Sie einem Mitarbeiter in der Zeitdatei ein Zeiterfassungsprofil zuordnen können, müssen Sie die Fine-TuningAufgabe Zeiterfassungsprofil bearbeiten abschließen.
Aufgabenliste öffnen . Wählen Sie in der Phase Fine-Tuning die Aufgabe Zeitarten – <Land>, und wählen Sie
Zeiterfassungsprofil bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie unter Konfiguration: Zeiterfassungsprofil
bearbeiten [Seite 481].
Funktionsumfang
Sie können die folgenden Funktionen konfigurieren:
1.
Automatischer Mindestpausenabzug
Wenn Ihre Mitarbeiter laut Gesetz bzw. Unternehmensrichtlinie nach einer bestimmten Anzahl von
Arbeitsstunden eine Pause machen sollen, können Sie angeben, dass automatisch Pausenzeit abgezogen
wird, nachdem eine bestimmte Anzahl Stunden gearbeitet wurde. In Deutschland ist es beispielsweise
gesetzmäßig vorgeschrieben, dass bestimmte Arbeitnehmer nach sechs Stunden Arbeit eine 30-minütige
Pause bzw. nach neun Stunden Arbeit eine 45-minütige Pause einlegen müssen.
●
Sie können Mindestpausen definieren, die automatisch abgezogen werden.
●
Alle Produktivzeiten pro Tag werden summiert, um zu bestimmen, ob die Pause abgezogen werden soll.
●
Sie können einen anteiligen oder vollen Pausenabzug angeben.
Ein anteiliger Abzug wird angegeben, um sicherzustellen, dass die Gesamtarbeitszeit aufgrund des
Pausenabzugs nicht unter den Mindestpausenschwellenwert sinkt.
●
Erfasste Pausenzeiten einschließlich der an Zeiterfassungsterminals erfassten Pausen werden wie
Pausenzeiten behandelt.
Zeitverwaltung
87
Laut Definition beträgt die Mindestpausenregel 30 Minuten nach 6 Arbeitsstunden und 45 Minuten
nach 9 Arbeitsstunden.
●
Normalfall: Ein Mitarbeiter erfasst 10 Arbeitsstunden; das System zieht automatisch 45
Minuten Pausenzeit ab.
2.
3.
●
Anteiliger Abzug: Ein Mitarbeiter erfasst eine Arbeitszeit von 6 Stunden und 10 Minuten;
das System zieht automatisch 10 Minuten Pausenzeit ab, um sicherzustellen, dass die
Arbeitszeit nicht unter den Schwellenwert fällt.
●
Voller Abzug: Ein Mitarbeiter erfasst eine Arbeitszeit von 6 Stunden und 10 Minuten; das
System zieht automatisch 30 Minuten Pausenzeit ab.
●
In Kombination mit einer erfassten Pause: Ein Mitarbeiter erfasst eine Arbeitszeit von 8
Stunden und eine Pausenzeit von 20 Minuten; das System zieht automatisch 10 Minuten
Pausenzeit ab.
Mehrarbeits- und Zuschlagsregeln
In der Fine-Tuning-Phase können Sie für ein Zeiterfassungsprofil Mehrarbeitsregeln definieren, einschließlich
der folgenden Details:
●
Tägliche Mehrarbeitsschwelle: Ein Schwellenwert für tägliche Mehrarbeit, um die Anzahl der Stunden
pro Tag anzugeben, bei deren Überschreitung die Arbeitszeit als Mehrarbeit berücksichtigt wird. Der
von Ihnen definierte Schwellenwert kann beispielsweise auf einem festen Wert, auf der Sollarbeitszeit
gemäß Arbeitszeitplan oder auf den in der Zeitdatei gesicherten Durchschnittsstunden basieren.
●
Periodische Mehrarbeitsschwelle: Ein Schwellenwert für periodische Mehrarbeit, um die Anzahl der
Stunden pro Woche oder Monat anzugeben, bei deren Überschreitung die Arbeitszeit als Mehrarbeit
berücksichtigt wird.
●
Zuschlagsart: Ein Zuschlag, mit dem alle Stunden über dem Schwellenwert für Mehrarbeit vergütet
werden.
●
Gestaffelte Schwellenwerte: Verschiedene Schwellenwertstufen, die es Ihnen ermöglichen, längeren
Mehrarbeitszeiträumen unterschiedliche Zuschlagssätze zuzuordnen.
●
Anerkannte Abwesenheiten: Abwesenheitsarten, die in die Berechnung der Arbeitszeit einbezogen
werden können. Alle Produktivzeiten und zulässigen Abwesenheiten werden dann bei der
Mehrarbeitsschwelle berücksichtigt.
Bearbeiten von Zeitbuchungen
Sie können für die Mitarbeiter einen Self-Service aktivieren, mit dem diese ihre eigenen Zeitbuchungsdaten
manuell bearbeiten können, falls Korrekturen oder Änderungen erforderlich sind, z.B. wenn eine Kommenoder eine Gehenbuchung fehlt. Im Work Center "Betriebswirtschaftliche Konfiguration" können Sie festlegen,
wie lange im Nachhinein Zeitbuchungsdaten bearbeitet werden können und ob eine Genehmigung des
Zeitsachbearbeiters erforderlich ist.
Beispiele für Mehrarbeitsberechnungen
Täglicher Schwellenwert für Arbeitszeit
Tägliche
Mehrarbeitsschwelle
Fester Wert: 9 Stunden
Erfasste Arbeitszeit
10
Berechnungsgrundlage
für Mehrarbeit
10
Anerkannte tägliche
Mehrarbeit
1
88
Zeitverwaltung
Täglicher Schwellenwert für Arbeitszeit und anerkannte Abwesenheit
Tägliche
Mehrarbeitsschwelle
6
Erfasste anerkannte
Abwesenheit
4
für Mehrarbeit
10
Mehrarbeit
1
Täglicher Schwellenwert für Arbeitszeit und nicht anerkannte Abwesenheit
Tägliche
Mehrarbeitsschwelle
6
Erfasste nicht anerkannte 4
Abwesenheit
für Mehrarbeit
6
Mehrarbeit
0
Wöchentliche Mehrarbeitsschwelle mit Arbeitszeit und anerkannter Abwesenheit / Schwellenwert = Sollarbeitszeit
x Tage pro Woche = 40
Tag
Montag
Dienstag
Mittwoch
Donnerstag
Freitag
Insgesamt
anerkannt
10
10
7
10
0
–
Erfasste anerkannte
Abwesenheit
0
0
0
0
Urlaub (8
Stunden)
–
Berechnungsgrundlage für
Mehrarbeit
10
10 + 10 = 20
20 + 7 = 27
27 + 10 = 37
37 + 8 = 45
45 – 40 = 5
Tägliche Mehrarbeitsschwelle = 9 Stunden / Wöchentliche Mehrarbeit = Sollarbeitszeit x Tage pro Woche = 40
Tag
Montag
Dienstag
Mittwoch
Donnerstag
Freitag
Anerkannte
wöchentliche
Mehrarbeit
gesamt
10
7
11
10
0
–
Erfasste anerkannte
Abwesenheit
0
1
0
0
Urlaub (8
Stunden)
–
Tägliche Mehrarbeit
1
0
2
1
0
4
Berechnungsgrundlage für
wöchentliche Mehrarbeit
9
9 + 8 = 17
17 + 9 = 26
26 + 9 = 35
35 + 8 = 43
3
Zeitverwaltung
89
4.4.2 Mitarbeiter (Zeitverwaltung) – Quick Guide
Sie können über das Work Center Zeitverwaltung auf diese Sicht zugreifen. In der Sicht Mitarbeiter können Sie auf
die einzelnen Zeitdateien der Mitarbeiter zugreifen. In der Zeitdatei können Sie die aktuellen und historischen
Zeitdaten von Mitarbeitern anzeigen, Mitarbeiterzeiten verwalten, das Zeitprofil von Mitarbeitern ändern, Zeitkonten
verwalten und auf Dokumente der Kernzeitverwaltung zugreifen. Zudem können Sie auf den Monatszeitnachweis
eines Mitarbeiters zugreifen, der die Zeiterfassungsdetails zu einem ausgewählten Monat, ggf. Details zu täglichen
Buchungen auf dem Arbeitszeitkonto sowie ausgewählte Zeitkontostände, Saldenanpassungen und
Zuschlagsdetails enthält.
Zeitdatei
Die Zeitdatei ist in sechs thematisch verknüpfte Sichten unterteilt, auf die Sie in der Detailerfassung der
entsprechenden Zeitdatei zugreifen können. Weitere Informationen finden Sie hier [Seite 85].
Zeitarten
Zeitarten sind festgelegte Kategorien für die Erfassung von Arbeitszeiten und Freistellungszeiten von Mitarbeitern
in Arbeitszeitblättern. Mit Zeitarten beschreiben und dokumentieren Sie die für Ihr Unternehmen relevanten Zeiten,
in denen Ihre Mitarbeiter für das Unternehmen aktiv (Arbeitszeit, Schulung, Geschäftsreise) bzw. nicht aktiv (Urlaub,
Krankheit, Freizeit) sind.
Zeitkonten
Arbeits- und Abwesenheitszeiten in bestimmten Zeiträumen sowie die Verwaltung von Abwesenheitsansprüchen
und periodischem Aufbau.
Verwenden von Arbeitsdauer und Uhrzeit in der Zeitverwaltung
Die Zeiterfassung kann auf Basis der Uhrzeit (Eingabe der Beginn- und Endezeiten durch die Mitarbeiter) oder auf
Basis der Arbeitsdauer (Angabe in Stunden und Minuten) erfolgen.
Zeitwirtschaft
vollständiges HR-System von zentraler Bedeutung. Dieses Geschäftsszenario ist relevant, wenn Sie in Ihrem HR-
90
Zeitverwaltung
System die Personalabrechnung und Vergütung ausführen möchten. Zudem kann es eigenständig ausgeführt
Aufgaben
Zeitnachweis eines Mitarbeiters anzeigen
Die Funktion Zeitnachweis anzeigen ist nur für Deutschland verfügbar.
Zudem können Sie auf den Monatszeitnachweis eines Mitarbeiters zugreifen, der die
Zeiterfassungsdetails zu einem ausgewählten Monat, ggf. Details zu täglichen Buchungen auf
dem Arbeitszeitkonto sowie ausgewählte Zeitkontostände, Saldenanpassungen und
Zuschlagsdetails enthält. Wechseln Sie zur Sicht Mitarbeiter, und wählen Sie
Zeitnachweis anzeigen . Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie hier
[Seite 127].
Zeitdatei eines Mitarbeiters anzeigen
Die Zeitdatei bietet Ihnen schnellen Zugriff auf die wichtigsten Zeitdaten eines Mitarbeiters.
1.
Wählen Sie in der Liste einen Mitarbeiter aus, und wählen Sie anschließend
Bearbeiten .
Daraufhin wird die Zeitdatei geöffnet. Auf der ersten Registerkarte werden die
allgemeinen Zeitdaten des Mitarbeiters angezeigt, dazu gehören die Grunddaten für
die Zeitverwaltung und organisatorische Daten, der Arbeitszeitplan des Mitarbeiters
sowie ein Überblick über die aktuellen Zeitkontostände.
2.
Von hier aus können Sie auf die Personal- und Vergütungsdateien des Mitarbeiters
zugreifen. Wählen Sie dazu Weitere Möglichkeiten.
Arbeitszeitplan zuweisen
Wenn Sie einem vorhandenen Mitarbeiter einen Arbeitszeitplan zuweisen müssen, weil der
Mitarbeiter beispielsweise von einer Vollzeit- zu einer Teilzeitstelle wechselt, öffnen Sie dazu
die Zeitdatei des Mitarbeiters. Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie unter
Arbeitszeitplan zuweisen [Seite 95].
Zeitdaten vervollständigen – Einstellung
Mit dieser Aufgabe können Sie eine Zeitdatei für einen neu eingestellten Mitarbeiter
vervollständigen, festlegen, wie Zeitdaten erfasst und ausgewertet werden sollen, und dem
Mitarbeiter einen Arbeitszeitplan und die relevanten Zeitkonten für die Erfassung und
Verfolgung von Mitarbeiterzeiten und Abwesenheitsansprüchen zuordnen. Weitere
Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie hier [Seite 71].
Urlaubszeitkonto zuweisen
Wenn ein neuer Mitarbeiter eingestellt wird, müssen Sie dem Mitarbeiter manuell die
entsprechenden Zeitkonten zuordnen, die in Ihrem Unternehmen verwendet werden,
einschließlich einem Konto für Urlaubstage. Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden
Sie hier [Seite 92].
Zeitverwaltung
91
Neues Ad-hoc-Zeitkonto anlegen
Ad-hoc-Zeitkonten sind Zeitkontingente, die nicht auf Regeln basieren und deren Werte frei
definiert werden können. Diese Zeitkonten können dem Mitarbeiter bei Bedarf in der Zeitdatei
manuell zugeordnet werden. Ad-hoc-Zeitkonten werden verwendet, wenn bestimmte
Zeitkontoarten (beispielsweise Zeitkonten zum Nachverfolgen des Anspruchs auf Mutteroder Vaterschaftsurlaub) für die Mitarbeiter nicht regelmäßig oder automatisch, sondern auf
Ad-hoc-Basis angelegt werden müssen.
Auszahlung eines Zeitkontostands auslösen
Wenn Sie einem Mitarbeiter den Saldo eines Zeitkontos außerhalb der regulären
Periodenendeverarbeitung für das Konto auszahlen müssen, da beispielsweise der Vertrag
des Mitarbeiters ausgelaufen ist, können Sie die Auszahlung manuell auslösen.
Nach Microsoft Excel® exportieren
Microsoft Excel® exportieren. Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie unter
Geschäftsdaten mithilfe von Microsoft Excel® exportieren.
4.4.3 Urlaubszeitkonto zuweisen
Übersicht
Nach der Einstellung eines neuen Mitarbeiters müssen Sie diesem Mitarbeiter die (relevanten) Zeitkonten, die in
Ihrem Unternehmen verwendet werden, zuweisen, z. B. ein Konto für die Urlaubszeiterfassung (Zeitkonto für
bezahlte und unbezahlte Abwesenheiten u. a.). Dabei müssen die Zeitkontenregeln aus der Lösungskonfiguration
berücksichtigt werden. Das System generiert dann automatisch Ansprüche auf Basis der Zeitkontenregel.
Abwesenheiten wie Urlaub können von diesem Zeitkonto abgezogen werden.
Voraussetzungen
In Ihrer Lösungskonfiguration wurden Zeitkonten für das relevante Land aktiviert. Rufen Sie zum Auffinden dieser
Option das Work Center Betriebswirtschaftliche Konfiguration auf, und wählen Sie die Sicht
Implementierungsprojekte. Wählen Sie Ihr Implementierungsprojekt aus, und wählen Sie
Projektumfang bearbeiten . Stellen Sie im Schritt Festlegung des Lösungsumfangs für das Projekt sicher, dass in
Personalwesen die Option Zeitwirtschaft ausgewählt ist.
In der Fine-Tuning-Phase haben Sie angegeben, welche Zeitkontoarten in Ihrem Unternehmen verwendet werden
und welche Regeln für den Kontenaufbau und die Ansprüche in den Fine-Tuning-Aufgaben Zeitkontoarten
bearbeiten und Zeitkontenregeln bearbeiten gelten. Weitere Informationen finden Sie unter Konfiguration:
Zeitkontoarten bearbeiten [Seite 490] und Konfiguration: Zeitkontenregeln bearbeiten [Seite 486].
92
Zeitverwaltung
Die Buchungsart Aufbau steht für eine regelmäßige Erhöhung des Zeitkontensaldos in kleineren Raten, oft
pro Abrechnungsperiode, z. B. wenn zu Beginn jedes Monats zwei Tage Urlaub auf ein Konto gebucht werden.
Im Gegensatz dazu steht die Buchungsart Anspruch für ein festes Kontingent, das auf einmal vollständig
gebucht wird, in der Regel zu Beginn einer Periode. Zum Beispiel wird der Jahresanspruch von 30 Tagen zu
Beginn jedes Kalenderjahres gebucht.
Mit Zeitkontenregeln legen Sie z. B. Folgendes fest:
●
Anzahl der Urlaubstage
●
Ob Anspruch oder Aufbau vom Dienstalter oder Alter abhängig ist
●
Wann ein neuer Urlaub gebucht wird
●
Was mit einem verbleibenden Saldo am Ende des Kontogültigkeitszeitraums geschieht
Vorgehensweise
1.
Wählen Sie im Work Center Zeitverwaltung in der Sicht Mitarbeiter den Mitarbeiter aus, dem Sie ein Zeitkonto
zuordnen möchten, und wählen Sie Bearbeiten .
2.
Wählen Sie in der Zeitdatei des Mitarbeiters die Registerkarte Zeitprofil .
Wenn Sie das Zeitkonto nicht im Rahmen des Einstellungsprozesses, sondern zu einem späteren
Zeitpunkt zuweisen und Sie das Beginndatum des Zeitprofils nicht als Beginndatum für das Zeitkonto
verwenden möchten, müssen Sie zuerst das Zeitprofil kopieren und den Gültigkeitsbeginn ändern.
Wählen Sie dazu unter Zeitprofil die Option Kopieren, und weisen Sie dem Profil wie gewünscht ein
neues Beginn- und Endedatum zu.
3.
Wählen Sie das relevante Zeitprofil aus, und wählen Sie die Registerkarte Zeitkontenregeln .
4.
Wählen Sie Zeile hinzufügen und dann in der Spalte Zeitkonto den Pfeil, um die benötigte Urlaubskontoart
auszuwählen.
Die Konfigurationseinstellungen für die Kontoart sind Standardeinstellungen.
5.
Wählen Sie in der Spalte Zeitkontenregel die Zeitkontenregel aus.
Im unteren Abschnitt Details werden auf der Registerkarte Regeln für Kontenaufbau/Ansprüche die Details der
Zeitkontenregeln für das Zeitkonto angezeigt, einschließlich des Aufbaubeginndatums.
6.
Machen Sie die gewünschten Angaben zu Aufbau und Anspruch.
●
Wenn eine bestimmte Periode vergehen muss, bevor der Urlaub gebucht wird (Aufbau), geben Sie die
gewünschte Anzahl von Tagen, Wochen und Monaten in das Feld Wartezeit ein.
●
Geben Sie den Anspruch für die verbleibende Periode in das Feld Anfangssaldo ein.
In Deutschland zum Beispiel wird der Jahresurlaubsanspruch am ersten Tag jedes Jahres auf
das Zeitkonto gebucht. Wenn Mitarbeiter in der Mitte des Jahres eingestellt werden, müssen
Sie dem Mitarbeiter manuell einen zeitanteiligen Urlaubsanspruch für die verbleibende Zeit des
aktuellen Jahres zuweisen. Aufbau- und Anspruchsbuchungen zur Jahres- oder Monatsmitte
werden nicht automatisch vom System berechnet und zugewiesen.
●
Wenn Sie einen anderen Rückstellungsbetrag als in der Regel definiert angeben möchten, geben Sie
dies im Feld Abweichende Aufbaurate an.
Zeitverwaltung
93
4.4.4 Neues Ad-hoc-Zeitkonto anlegen
Übersicht
Ad-hoc-Zeitkonten sind Zeitkontingente, die nicht auf Regeln basieren und deren Werte frei definiert werden können.
Diese Zeitkonten können dem Mitarbeiter bei Bedarf in der Zeitdatei manuell zugeordnet werden. Ad-hoc-Zeitkonten
werden verwendet, wenn bestimmte Zeitkontoarten (beispielsweise Zeitkonten zum Nachverfolgen des Anspruchs
auf Mutter- oder Vaterschaftsurlaub) für die Mitarbeiter nicht regelmäßig oder automatisch, sondern auf Ad-hocBasis angelegt werden müssen.
Beispiel
Die männlichen Mitarbeiter Ihres Unternehmens haben bei Geburt eines Kindes Anspruch auf 5 Tage Urlaub, der
innerhalb von 3 Monaten nach der Geburt genommen werden muss. Da diese Regel nicht für alle Mitarbeiter gilt und
solche Zeitkonten dem Mitarbeiter nicht automatisch oder regelmäßig, sondern nach Bedarf zugeordnet werden,
empfiehlt sich das Anlegen eines Ad-hoc-Zeitkontingents für Vaterschaftsurlaub in der Fine-Tuning-Phase. Diesem
Zeitkontingent sollten keine weiteren Regeln beigefügt werden. Anschließend ordnen Sie dem Mitarbeiter das
Zeitkonto in der Zeitdatei manuell zu, und Sie definieren je nach Bedarf die relevanten Werte (Gültigkeitsdauer und
buchbare Zeit, Buchungsart).
Voraussetzungen
●
In Ihrer Lösungskonfiguration wurden Zeitkonten für das relevante Land aktiviert. Rufen Sie zum Auffinden
dieser Option das Work Center Betriebswirtschaftliche Konfiguration auf, und wählen Sie die Sicht
in Personalwesen die Option Zeitwirtschaft ausgewählt ist.
●
In der Fine-Tuning-Aufgabe Zeitkontoarten bearbeiten wurde unter Erstellung mindestens eine
Zeitkontingentart als Ad-hoc-Konto gekennzeichnet. Rufen Sie zum Auffinden dieser Fine-Tuning-Aufgabe
das Work Center Betriebswirtschaftliche Konfiguration auf, und wählen Sie die Sicht
die Aufgabe Zeitkonten – <Land> aus. Im Gegensatz zu wiederkehrenden und permanenten Zeitkontoarten
werden den Ad-hoc-Zeitkontoarten in der Fine-Tuning-Aufgabe keine Zeitkontenregeln zugeordnet. Weitere
Informationen finden Sie unter Konfiguration: Zeitkontoarten bearbeiten [Seite 490].
Vorgehensweise
1.
Ordnen Sie dem Mitarbeiter das relevante Zeitkontingent zu.
a.
94
Wählen Sie in der Sicht Mitarbeiter des Work Centers Zeitverwaltung einen Mitarbeiter, und wählen
Sie Bearbeiten , um die Zeitdatei zu öffnen.
Zeitverwaltung
b.
Wählen Sie in der Zeitdatei des Mitarbeiters die Option Zeitprofil .
c.
Wählen Sie auf der Registerkarte Zeitkontoregel die Option Zeile hinzufügen , um dem Mitarbeiter ein
neues Zeitkontingent zuzuordnen.
d.
Wählen Sie die relevante Zeitkontoart aus, und drücken Sie dann die Eingabetaste .
Daraufhin wird das Feld Kategorie automatisch in Zeitkontingent aktualisiert.
e.
2.
Ordnen Sie dem Mitarbeiter das neue Ad-hoc-Konto zu, und definieren Sie Werte dafür.
a.
Wählen Sie in der Zeitdatei auf der Registerkarte Zeitkontostände die Option Neu.
Daraufhin wird das Dialogfeld Neues Zeitkonto angezeigt.
b.
Wählen Sie in der Auswahlliste die Zeitkontoart Ad-hoc aus.
c.
Geben Sie die Gültigkeitsdatumsangaben und den buchbaren Zeitraum ein, in dem für dieses Konto
Buchungen vorgenommen werden können.
d.
Geben Sie den Anfangssaldo an, beispielsweise 5 Tage Vaterschaftsurlaub.
e.
Wählen Sie die Buchungsart aus, und wählen Sie OK , um die Einstellungen zu sichern.
Ergebnis
Somit haben Sie ein neues Zeitkontingent angelegt und dem Mitarbeiter zugeordnet. Für diesen Mitarbeiter und für
dieses Zeitkontingent können nun während des angegebenen buchbaren Zeitraums Zeitbuchungen vorgenommen
werden.
4.4.5 Arbeitszeitplan zuordnen
Übersicht
Wenn Sie einem vorhandenen Mitarbeiter einen Arbeitszeitplan zuordnen müssen, weil der Mitarbeiter
beispielsweise von einer Vollzeit- zu einer Teilzeitstelle wechselt, öffnen Sie dazu das Zeitprofil des Mitarbeiters, das
sich in dessen Zeitdatei befindet.
Vorgehensweise
1.
Wählen Sie in der Sicht Mitarbeiter des Work Centers Zeitverwaltung den Mitarbeiter aus, und wählen Sie
Bearbeiten , um auf die Zeitdatei zuzugreifen.
2.
Wählen Sie auf der Registerkarte Zeitprofil die Option Kopieren .
Wenn Sie ein vorhandenes Zeitprofil kopieren, müssen Sie die entsprechenden Daten wie
Zeitkontenregeln nicht erneut anlegen.
3.
Legen Sie fest, ab wann der neue Arbeitszeitplan und damit das neue Zeitprofil gültig sein soll.
Die Gültigkeit des vorhergehenden Zeitprofils wird vom System automatisch so festgelegt, dass sie am Tag
vor Gültigkeitsbeginn des neuen Zeitprofils endet.
4.
Ordnen Sie dem Mitarbeiter auf der Registerkarte Arbeitszeitplan einen neuen Arbeitszeitplan zu.
5.
Überprüfen Sie auf der Registerkarte Zeitkontenregeln die den Zeitkonten des Mitarbeiters zugeordneten
Zeitkontenregeln, und nehmen Sie ggf. Änderungen vor. Beispielsweise kann es bei einem Wechsel von einer
Vollzeit- zu einer Teilzeitstelle erforderlich sein, den Abwesenheitsanspruch anzupassen.
Zeitverwaltung
95
6.
Sichern Sie das neue Zeitprofil mit dem neuen Arbeitszeitplan.
Ergebnis
Sie haben einen neuen Arbeitszeitplan für einen Mitarbeiter definiert. Jegliche geplanten Abwesenheiten, die in den
Gültigkeitszeitraum des neuen Arbeitszeitplans fallen, werden automatisch an den neuen Arbeitszeitplan des
Mitarbeiters angepasst. Wenn der Mitarbeiter beispielsweise auf der Grundlage seines Vollzeitarbeitsvertrags für
September einen zweiwöchigen Jahresurlaub geplant hatte, wird diese Dauer automatisch an die Bedingungen des
Teilzeitvertrags angepasst.
4.5 Sicht Zeitmodelle
4.5.1.1 Zeitmodelle und Arbeitszeitpläne
Übersicht
Zeitsachbearbeiter können vordefinierte Zeitmodelle anlegen und wiederverwenden, um die Verwaltung der
Arbeitszeit von Mitarbeitern zu erleichtern. Ein Zeitmodell enthält die Sollarbeits- und Pausenzeiten für eine
bestimmte Zeitspanne. Sie können die Zeitmodelle exakt an die Sollarbeitszeitanforderungen der betreffenden
Mitarbeiter anpassen. Indem Sie einem Mitarbeiter ein Zeitmodell zuweisen, legen Sie den Arbeitszeitplan des
Mitarbeiters an. Mit anderen Worten: Die verschiedenen Zeitmodelle, die Sie anlegen und sichern, können als
Vorlagen verwendet werden, um Arbeitszeitpläne für Mitarbeiter anzulegen.
Sie können die Sicht Zeitmodelle im Work Center Zeitverwaltung aufrufen.
Es gibt zwei Optionen zum Anlegen von Arbeitszeitplänen:
●
Individuell: Sie können individuelle Arbeitszeitpläne anlegen, um die Arbeitszeiten einzelner Mitarbeiter von
Fall zu Fall abzugleichen. Sie verwenden sie in der Regel bei Mitarbeitern, die außerhalb der üblichen
Arbeitszeiten tätig sind.
●
Vordefiniert: Sie können vordefinierte Arbeitszeitpläne auf der Basis von Zeitmodellen als wiederverwendbare
Arbeitsmuster anlegen. Diese werden zur allgemeinen Verwendung angelegt und können mehreren
Mitarbeitern zugeordnet werden.
Struktur von Zeitmodellen
Zum Definieren von wiederverwendbaren Arbeitszeitplänen gibt es mehrere Möglichkeiten:
●
96
Tagesmodelle: Ein Tagesmodell definiert Arbeitszeiten und bezahlte oder unbezahlte Pausen für einen
Arbeitstag. Tagesmodelle können sich nach Uhrzeiten richten, wobei Sie feste Anfangs- und Endzeiten
angeben, oder nach der Dauer, wobei Sie eine bestimmte Anzahl von Stunden angeben. Wenn Sie ein
Tagesmodell für einen Zeitraum anlegen, der zwei aufeinanderfolgende Kalendertage umfasst (z.B. eine
Nachtschicht), können Sie mithilfe der Funktion Tageszuordnung festlegen, welchem Tag die Schicht
zugeordnet werden soll. Tagesmodelle werden vom System kombiniert, um Periodenmodelle anzulegen.
Tagesmodelle mit Kernzeit und Gleitzeitrahmen
Zeitverwaltung
Wenn Ihr Unternehmen mit einem Gleitzeitsystem arbeitet, können Sie Tagesmodelle definieren und
zusätzlich zu den Zeitarten für Arbeitszeit und Pausenzeit eine oder beide der Zeitarten Gleitzeitrahmen und
Kernzeit verwenden. Mit der Zeitart Gleitzeitrahmen definieren Sie einen Zeitraum, in dem für jeden Tag der
früheste zulässige Arbeitsbeginn und das späteste zulässige Arbeitsende angegeben wird. Innerhalb dieses
Zeitraums ist Gleitzeit möglich. Diese Zeitart wird in der Regel in Verbindung mit einem Arbeitszeitkonto
verwendet. Sie können ein Arbeitszeitkonto so erstellen, dass alle erfassten Zeiten außerhalb des
Gleitzeitrahmens gekappt werden. Mit anderen Worten werden diese Zeiten für den Saldo des
Arbeitszeitkontos nicht berücksichtigt. Wenn außerhalb des Gleitzeitrahmens Zeiten erfasst werden, erhält
der Zeitsachbearbeiter in der Untersicht Meldungen eine Warnmeldung, die er bestätigen kann.
Mit der Zeitart Kernzeit definieren Sie einen Zeitrahmen, innerhalb dessen die Mitarbeiter am Arbeitsplatz
sein müssen. Bei Kernzeitverletzungen erhält der Zeitsachbearbeiter in der Untersicht "Meldungen" eine
Warnmeldung, die er bestätigen kann. Wenn für diese Zeit eine Abwesenheit erfasst wurde, wird keine
Warnmeldung gesendet.
Weitere Informationen finden Sie unter Tagesmodell anlegen [Seite 101].
●
Periodenmodelle: Ein Periodenmodell umfasst eine Abfolge von Tagesmodellen, die für eine bestimmte
Periode kombiniert werden, z.B. eine Woche. Ein Periodenmodell kann zum Anlegen eines Zeitplanmodells
wiederverwendet werden. Weitere Informationen finden Sie unter Periodenmodell anlegen [Seite 104].
●
Zeitplanmodelle: Ein Zeitplanmodell ist ein Periodenmodell mit einem festen Beginndatum. Weitere
Informationen finden Sie unter Zeitplanmodell anlegen [Seite 103].
Nur Perioden- und Zeitplanmodelle können Mitarbeitern als vordefinierte Langzeitarbeitszeitpläne zugeordnet
werden.
Abhängigkeiten
Arbeitstagekalender und Feiertagskalender
Mithilfe der Option Arbeitstagekalender können Sie die Werktage und die arbeitsfreien Tage bestimmen, die für Ihre
Organisation oder für eine Organisationseinheit in einem bestimmten Land bzw. in einer bestimmten Region gelten.
SAP Business ByDesign stellt Ihnen einen vorkonfigurierten Arbeitstagekalender sowie vorkonfigurierte
Feiertagskalender bereit, die Sie nicht ändern können. Sie können den Standardarbeitstagekalender und einen
ausgewählten Feiertagskalender verwenden, sofern sie den in Ihrem Unternehmen geltenden Anforderungen für
Werktage und Feiertage entsprechen. Bei Bedarf können Sie neue Arbeitstage- und Feiertagskalender gemäß Ihren
Anforderungen anlegen.
Informationen zum Definieren neuer Arbeitstage- und Feiertagskalender finden Sie unter Neuen
Arbeitstagekalender mit einem neuen Feiertag anlegen [Seite 106].
Behandlung von Feiertagen: Volle und halbe Tage*
Die Funktion Halber Feiertag ist in den USA und in einigen anderen Ländern nicht verfügbar.
In einigen Ländern gibt es halbe Feiertage wie den 24. und den 31. Dezember in Deutschland. In einigen Unternehmen
werden diese Feiertage als ganztägige Feiertage behandelt, und vom Zeitkonto des Mitarbeiters wird kein Urlaub
abgezogen. Andere Unternehmen hingegen behandeln diese Feiertage als halbe Feiertage und ziehen Mitarbeitern,
die an diesen Tagen nicht arbeiten, einen halben Urlaubstag ab.
Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise allen Mitarbeitern einen ganzen Feiertag gewährt, obwohl es sich eigentlich
um einen halben Feiertag handelt, müssen Sie dies mithilfe des Kennzeichens Feiertagsklasse in der Aufgabe Neuen
Feiertag anlegen der Fine-Tuning-Aufgabe Arbeitstagekalender definieren. Informationen zum Definieren eines
neuen Feiertags finden Sie hier [Seite 106].
Zeitverwaltung
97
Wenn Ihr Unternehmen halbe Feiertage verwendet und diese Funktion in Ihrem Land verfügbar ist, können
Sie mithilfe der Funktion Abweichung an halbem arbeitsfreien Tag abweichende Arbeitszeiten für einen halben
Feiertag auf Zeitmodellebene festlegen.
Ob ein Mitarbeiter an einem Feiertag arbeiten muss und ob ein ganzer oder ein halber Feiertag anzurechnen ist,
hängt von folgenden Faktoren ab:
1.
Welche Feiertagsklasse dem Feiertag im Feiertagskalender zugeordnet ist: Gewöhnlicher Feiertag
(ganztägig) oder Halber Feiertag
2.
Die Regel Feiertage behandeln wie
Mit dieser Regel wird festgelegt, ob ein Mitarbeiter arbeiten muss, ob es sich um einen bezahlten oder
unbezahlten Feiertag handelt und wie die Abwesenheiten berechnet werden.
Für die Regel Feiertage behandeln wie sind folgende Einstellungen verfügbar:
a.
Feiertag ist bezahlt und arbeitsfrei
Wenn diese Regel für einen Mitarbeiter ausgewählt wird, werden ganze Feiertage wie bezahlte ganztägig
arbeitsfreie Tage und halbe Feiertage wie bezahlte halbtägig arbeitsfreie Tage behandelt.
Es handelt sich hierbei um die einzige Regel, bei der halbe Feiertage als halbtägig arbeitsfreie Tage
angesehen werden. Wenn Ihr Unternehmen keine halben Feiertage kennt, kann diese Regel
ignoriert werden. Bei allen anderen Regeln werden halbe Feiertage genauso behandelt wie
normale Arbeitstage. Wenn im Zeitmodell für halbe Feiertage Abweichungen von der
Sollarbeitszeit definiert sind, sind diese Zeiten nur für Mitarbeiter relevant, die dieser Regel
zugeordnet wurden. Mitarbeiter, die anderen Regeln zugeordnet wurden, sind vom Modell mit den
Abweichungen nicht betroffen.
3.
98
b.
Ganzer Feiertag bezahlt und arbeitsfrei
Ganze Feiertage werden wie bezahlte ganztägig arbeitsfreie Tage behandelt, und halbe Feiertage werden
wie normale Arbeitstage behandelt.
c.
Ganzer Feiertag unbezahlt und arbeitsfrei
Ganze Feiertage werden wie unbezahlte ganztägig arbeitsfreie Tage behandelt, und halbe Feiertage
werden wie normale Arbeitstage behandelt.
d.
Feiertag ist Arbeitstag
Alle Feiertage (sowohl halb- als auch ganztägig) werden wie normale Arbeitstage behandelt.
Vom Arbeitszeitplan, der dem Mitarbeiter in Abhängigkeit von der geltenden Regel Feiertage behandeln wie
zugeordnet wurde:
●
Für Tage, die als bezahlte oder als unbezahlte ganztägig arbeitsfreie Tage erachtet werden (Regel b oder
c), wird kein definierter Arbeitszeitplan berücksichtigt, und die Anzahl der Sollstunden beträgt für diese
Tage null.
●
Für Tage, die als bezahlte halbtägig arbeitsfreie Tage erachtet werden (Regel a), gilt – sofern vorhanden
– der abweichende Arbeitszeitplan. Andernfalls wird auch in diesem Fall der reguläre Zeitplan
berücksichtigt.
●
Für Tage, die als normale Werktage betrachtet werden (Regel d), gilt der reguläre Zeitplan.
Zeitverwaltung
Wenn in Ihrem Unternehmen Zeitmodelle mit Wechselschicht verwendet werden, muss für eine
Mitarbeitergruppe für halbe Feiertage möglicherweise eine andere Sollarbeitszeit festgelegt werden. In
diesem Fall müssen Sie z.B. für den 24. Dezember festlegen, dass die Sollarbeitszeit in der Frühschicht
nur von 9:00 bis 13:00 Uhr dauert und dass die Spätschicht an diesem Tag komplett entfällt. Dazu müssen
Sie die Regel Feiertag ist bezahlt und arbeitsfrei wählen und die Arbeitszeit im Tageszeitmodell ändern.
Wählen Sie dazu Anzeigen -> Abweichung an halbem arbeitsfreien Tag, und ändern Sie dann Arbeitszeit
und Pausen. Dort können Sie auch die Option Als arbeitsfreien Tag festlegen wählen, um anzugeben, dass
an diesem halben Feiertag keine Arbeitspflicht besteht. Die hier angegebene abweichende Arbeitszeit ist
jedoch nur relevant, wenn die Regel Feiertage behandeln wie auf Feiertag ist Arbeitstag gesetzt ist. Wenn
Sie all Ihren Mitarbeitern an einem halben Feiertag einen ganzen arbeitsfreien Tag gewähren, müssen Sie
dies zuvor anhand der Feiertagsklasse im Feiertagskalender festlegen (siehe oben).
Berechnung von Abwesenheiten
Auswirkungen der Regelvarianten unter "Feiertage behandeln wie" auf halbe Feiertage und die
Abwesenheitsberechnung
Regel
Auswirkungen
Feiertag ist bezahlt und
arbeitsfrei
Wenn im Zeitmodell eine Abweichung definiert ist, entspricht dies der Sollarbeitszeit für halbe
Feiertage. Ein ganzer Urlaubstag wird mit 0,5 Tagen berechnet, allerdings mit den Sollstunden
der Abweichung. Es ist nicht möglich, halbtägige Datensätze für halbe Feiertage zu erfassen.
Ganzer Feiertag bezahlt und
arbeitsfrei
Ein halber Feiertag wird als normaler Arbeitstag behandelt. Abweichungen im
Tageszeitmodell werden gegebenenfalls ignoriert. Ein ganzer Urlaubstag (oder andere
Abwesenheit) wird mit 1 Tag berechnet, und ein halber Urlaubstag wird mit 0,5 Tagen
berechnet. Die Abwesenheitsstunden werden in Relation zu den Sollstunden gesetzt (d.h., bei
8 Sollstunden wird ein halbtägiger Datensatz mit 4 Stunden berechnet).
Ganzer Feiertag unbezahlt
und arbeitsfrei
Identische Behandlung für halbe Feiertage wie bei der Regel Ganzer Feiertag bezahlt und
arbeitsfrei.
Feiertag ist Arbeitstag
Eine im Zeitmodell für halbe Feiertage definierte Abweichung wird gegebenenfalls ignoriert.
Die Arbeitszeit entspricht dem normalen Tageszeitmodell des Mitarbeiters. Abwesenheiten
werden mit den Sollstunden der Tageszeitmodelle verrechnet, ganztägige Datensätze werden
mit 1 Tag berechnet, und halbtägige Datensätze werden mit 0,5 Tagen berechnet.
Arbeitszeitplan zuordnen [Seite 95]
4.5.2 Zeitmodelle – Quick Guide
Sie können über das Work Center Zeitverwaltung auf diese Sicht zugreifen. In der Sicht Zeitmodelle können Sie
wiederverwendbare Zeitmodelle für die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen anlegen und verwalten. Diese Zeitmodelle
können Sie exakt an die Sollarbeitszeitanforderungen der betreffenden Mitarbeiter anpassen. Sie können
Tagesmodelle, Periodenmodelle oder Zeitplanmodelle definieren.
Um sicherzustellen, dass Sie Zeitmodelle verwenden können und Zugriff auf die Sicht Zeitmodelle haben,
müssen Sie bei der betriebswirtschaftlichen Konfiguration während der Festlegung des Lösungsumfangs
Zeitmodelle auswählen.
Zeitverwaltung
99
Zeitmodelle und Arbeitszeitpläne
Zeitsachbearbeiter können vordefinierte Zeitmodelle anlegen und wiederverwenden, um die Verwaltung der
Arbeitszeit von Mitarbeitern zu erleichtern. Ein Zeitmodell enthält die Sollarbeits- und Pausenzeiten für eine
bestimmte Zeitspanne. Sie können die Zeitmodelle exakt an die Sollarbeitszeitanforderungen der betreffenden
Mitarbeiter anpassen. Indem Sie einem Mitarbeiter ein Zeitmodell zuweisen, legen Sie den Arbeitszeitplan des
Mitarbeiters an. Mit anderen Worten: Die verschiedenen Zeitmodelle, die Sie anlegen und sichern, können als
Vorlagen verwendet werden, um Arbeitszeitpläne für Mitarbeiter anzulegen.
Sie können die Sicht Zeitmodelle im Work Center Zeitverwaltung aufrufen.
Weitere Informationen finden Sie unter Zeitmodelle und Arbeitszeitpläne [Seite 96].
Zeitwirtschaft
Aufgaben
Tagesmodell anlegen
Ein Tagesmodell definiert Arbeitszeiten und bezahlte oder unbezahlte Pausen für einen
Arbeitstag. Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie hier [Seite 101].
Periodenmodell anlegen
Ein Periodenmodell definiert ein Arbeitszeitmuster, das aus einer Reihe von Tagesmodellen
besteht, die sich nach einem bestimmten Zeitraum wiederholen, z. B. nach einer Woche oder
einem Monat. Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie hier [Seite 104].
Zeitplanmodell anlegen
Bei einem Zeitplanmodell handelt es sich um ein Periodenmodell, dem ein fester Starttag
zugeordnet wurde. Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie hier [Seite 103].
Zeitmodell kopieren
Sie können ein vorhandenes Perioden- oder Zeitplanmodell kopieren, wenn Sie nur
geringfügige Änderungen vornehmen möchten, bevor Sie es einem Mitarbeiter zuordnen.
100
Zeitverwaltung
1.
Wählen Sie in der Sicht Zeitmodelle ein Tages-, Perioden- oder Zeitplanmodell aus der
Liste der Zeitmodelle aus, und wählen Sie Kopieren .
2.
Geben Sie für das neue Zeitmodell eine Nummer und eine intuitive Beschreibung ein.
Die Nummer, die Sie eingeben, sollte keine Leerzeichen und maximal zehn
Zeichen enthalten.
3.
Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor. Wählen Sie z. B. Nach oben oder
Nach unten , um sicherzustellen, dass die Arbeits- und arbeitsfreien Tage des
Zeitraums auf die korrekten Wochentage fallen.
4.
Sichern Sie das neue Zeitmodell.
Arbeitszeitplan zuweisen
Wenn Sie einem vorhandenen Mitarbeiter einen Arbeitszeitplan zuweisen müssen, weil der
Mitarbeiter beispielsweise von einer Vollzeit- zu einer Teilzeitstelle wechselt, öffnen Sie dazu
die Zeitdatei des Mitarbeiters. Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie hier
[Seite 95].
Neuen Arbeitstagekalender mit einem neuen Feiertag anlegen
Wenn der standardmäßig gelieferte Feiertagskalender nicht den Anforderungen Ihres
Unternehmens entspricht, z. B. weil Ihre Mitarbeiter am 24. Dezember Anspruch auf einen
ganzen und nicht nur auf einen halben Feiertag haben, dann können Sie einen neuen Feiertag
definieren. Dazu muss zunächst ein neuer Arbeitstagekalender angelegt werden. Weitere
4.5.3 Tagesmodell anlegen
Übersicht
Ein Tagesmodell definiert Arbeitszeiten und bezahlte oder unbezahlte Pausen für einen Arbeitstag. Tagesmodelle
können auf der Uhrzeit (dabei legen Sie Zeiten für Anfang und Ende fest) oder auf der Dauer (dabei legen Sie die
Anzahl Stunden fest) basieren. Tagesmodelle werden vom System kombiniert, um Periodenmodelle und
Zeitplanmodelle anzulegen.
Vorgehensweise
1.
Wählen Sie in der Sicht Zeitmodelle die Option Neu , um die schrittweise Erfassung Zeitmodell anlegen zu
öffnen.
2.
Geben Sie Grunddaten für das neue Zeitmodell ein.
a.
Wählen Sie im Feld Zeitmodelltyp die Option Tagesmodell aus.
Zeitverwaltung
101
3.
b.
Geben Sie im Feld Zeitmodellkürzel eine Nummer ein, die höchstens zehn Zeichen lang ist und keine
Leerzeichen enthält.
c.
Geben Sie im Feld Zeitmodellbeschreibung eine Beschreibung für das Tagesmodell ein.
d.
Wählen Sie in der Liste Land das Land aus, für das das Tagesmodell gültig ist.
e.
Geben Sie in die Felder Gültig von/bis die Gültigkeitsdaten für das Tagesmodell ein. Wählen Sie bei
Bedarf das Symbol zur Auswahl des Datums.
f.
Wählen Sie Weiter , um zum nächsten Schritt der schrittweisen Erfassung zu wechseln.
Ordnen Sie Zeitarten einschließlich Arbeits- und Pausenzeiten zu.
●
Wichtige Überlegungen, falls Sie Mindestpausenabzugsregeln in der
betriebswirtschaftlichen Konfiguration definiert haben:
Wenn Sie dieses Tagesmodell einem Mitarbeiter zuordnen möchten, dessen
Zeiterfassungsprofil Regeln zum automatischen Mindestpausenabzug enthält, sollten Sie
ausschließlich Produktivzeitarten basierend auf Dauer im Zeitmodell angeben, nicht
basierend auf Uhrzeit. Mit anderen Worten: Sie definieren die Produktivzeitart "Arbeitszeit"
mit 8 Stunden und nicht von 8:00 bis 16:00 Uhr, damit keine Diskrepanz zwischen der
Berechnung der Istarbeitszeit des Mitarbeiters und seinen Sollstunden entsteht.
Sollstunden werden direkt vom Arbeitszeitplan abgeleitet, von den Sollstunden wird keine
Mindestpausenzeit abgezogen. Das Zeiterfassungsprofil eines Mitarbeiters gibt
beispielsweise eine Mindestpausenzeit von einer Stunde nach 6 Stunden Arbeit vor. Wenn
der Mitarbeiter seine Arbeitszeit von 8:00 bis 16:00 Uhr erfasst, wird seine Istarbeitszeit
durch die Mindestpausenzeit auf 7 Stunden reduziert. Gleichzeitig wird aber seine
Sollarbeitszeit für das ganze Intervall berechnet (in diesem Fall 8 Stunden).
●
Wenn Pausen als Teil des Zeitmodells definiert werden, werden diese Pausen in der
Berechnung der Mindestpausenzeit berücksichtigt und die Mindestpausenzeit kann
verkürzt werden. Zum Beispiel: Im Zeiterfassungsprofil eines Mitarbeiters ist eine
Mindestpausenzeit von einer Stunde nach sechs Stunden Arbeit definiert, und sein
Zeitmodell enthält eine weitere Pause von 20 Minuten. Wenn der Mitarbeiter acht Stunden
Arbeitszeit erfasst, wird unter Berücksichtigung der 20-Minuten-Pause in seinem
Zeitmodell eine Mindestpausenzeit von 40 Minuten abgezogen.
a.
Wählen Sie Zeile hinzufügen , und wählen Sie dann aus der Liste Zeitart eine Zeitart aus.
b.
Wählen Sie in den jeweiligen Listen entweder den Beginn und das Ende oder die Dauer und, falls
erforderlich, die Tageszuordnung aus.
Tageszuordnungen sind nur für Tagesmodelle mit Zeitarten relevant, die an zwei
aufeinanderfolgenden Tagen beginnen und enden. Mithilfe von Tageszuordnungen können Sie
einen logischen Arbeitstag angeben, der im Gegensatz zu einem tatsächlichen Kalendertag, der
um Mitternacht endet, möglicherweise über Mitternacht hinausgeht. Wenn z. B. eine Schicht
vor Mitternacht und die Pause nach Mitternacht beginnt, wählen Sie für diese Zeitart die
Tageszuordnung Vortag, um die Pause dem Vortag zuzuordnen.
c.
4.
Wiederholen Sie den Vorgang für jede Zeitartzuordnung des jeweiligen Tages.
Optional: Kernzeit und Gleitzeitrahmen
Wenn Ihr Unternehmen mit einem Gleitzeitsystem arbeitet, können Sie Tagesmodelle definieren und
zusätzlich zu den Zeitarten für Arbeitszeit und Pausenzeit eine oder beide der Zeitarten Gleitzeitrahmen und
Kernzeit verwenden. Mit der Zeitart Gleitzeitrahmen definieren Sie einen Zeitraum, in dem für jeden Tag die
früheste erlaubte Anfangszeit und die späteste erlaubte Endzeit angegeben wird und innerhalb dessen
102
Zeitverwaltung
Gleitzeit möglich ist. Mit der Kernzeit definieren Sie einen Zeitrahmen, innerhalb dessen die Mitarbeiter am
Arbeitsplatz sein müssen.
5.
6.
a.
Wählen Sie Zeile hinzufügen , und wählen Sie dann aus der Liste Zeitart eine Zeitart aus.
b.
Tragen Sie Beginn und Ende ein.
c.
Überprüfen Sie die eingegebenen Daten für das Tagesmodell.
a.
b.
Wählen Sie Fertigstellen , um die Tagesmodelldaten zu sichern, und wechseln Sie zum
Bestätigungsbild der schrittweisen Erfassung.
Eine Meldung wird angezeigt, in der das erfolgreiche Anlegen des Tagesmodells bestätigt wird. Wählen Sie
Schließen , um zur Sicht Zeitmodelle zurückzukehren, oder wählen Sie den Link mit dem Modellkürzel, um
das neue Modell zu öffnen.
Periodenmodell anlegen [Seite 104]
Zeitplanmodell anlegen [Seite 103]
Verwenden von Arbeitsdauern und Uhrzeiten in der Zeitverwaltung [Seite 83]
Periodensummen im Arbeitszeitblatt der Zeitverwaltung [Seite 113]
4.5.4 Zeitplanmodell anlegen
Übersicht
Bei einem Zeitplanmodell handelt es sich um ein Periodenmodell, dem ein fester Starttag zugeordnet wurde.
Zeitplanmodelle werden in der Regel angelegt, wenn Ihr Unternehmen mit verschiedenen Wechselschichten arbeitet.
Voraussetzungen
Sie haben mindestens ein Zeitplanmodell angelegt. Weitere Informationen finden Sie unter Periodenmodell anlegen
[Seite 104].
Vorgehensweise
1.
Wählen Sie in der Sicht Zeitmodelle die Option Neu , um die schrittweise Erfassung Zeitmodell anlegen zu
öffnen.
2.
Geben Sie Grunddaten für das neue Zeitmodell ein.
a.
Wählen Sie im Feld Zeitmodelltyp die Option Zeitplanmodell.
b.
c.
Geben Sie im Feld Zeitmodellbeschreibung eine intuitive Beschreibung für das Zeitplanmodell ein.
d.
Wählen Sie in der Liste Land das Land aus, für das das Modell gültig ist.
e.
Zeitverwaltung
103
3.
4.
5.
Ordnen Sie bei Bedarf ein Periodenmodell zu.
a.
Wählen Sie Zeile hinzufügen , und wählen Sie im Feld Periodenmodellkürzel ein vorhandenes
Periodenmodell aus.
b.
Wenn Sie anstelle des unter Details standardmäßig ausgewählten Starttags einen anderen Starttag
für das Modell definieren möchten, wählen Sie je nach Bedarf Nach oben/Nach unten .
c.
Überprüfen Sie die eingegebenen Daten.
a.
b.
Wählen Sie Fertigstellen , um die Zeitplanmodelldaten zu sichern, und wechseln Sie zum Bild
Bestätigung der schrittweisen Erfassung.
Eine Meldung wird angezeigt, in der das erfolgreiche Anlegen des neuen Zeitplanmodells bestätigt wird.
Wählen Sie Schließen , um zur Sicht Zeitmodelle zurückzukehren, oder wählen Sie den Link mit dem
Modellkürzel, um das neue Modell zu öffnen.
Tagesmodell anlegen [Seite 101]
4.5.5 Periodenmodell anlegen
Übersicht
Ein Periodenmodell umfasst eine Abfolge von Tagesmodellen, die für eine bestimmte Periode zu einem
Arbeitszeitmuster kombiniert werden, z. B. eine Woche. Es gibt die einzelnen Arbeitstage einschließlich Pausen und
arbeitsfreier Tage in der Periode an. Das Arbeitszeitmuster wiederholt sich nach dem letzten im Modell definierten
Tag. Ein Periodenmodell kann zum Erstellen eines Zeitplanmodells wiederverwendet werden. Dabei handelt es sich
um ein Periodenmodell, dem ein fester Starttag zugeordnet wurde. Zeitplanmodelle werden in der Regel angelegt,
wenn Ihr Unternehmen mit verschiedenen Wechselschichten arbeitet, die möglicherweise auch unterschiedliche
Starttage oder variable Längen aufweisen.
Voraussetzungen
Sie haben mindestens ein Tagesmodell angelegt.
Vorgehensweise
1.
Wählen Sie in der Sicht Zeitmodelle die Drucktaste Neu , um die schrittweise Erfassung Zeitmodell
anlegen zu öffnen und die Grunddaten für das neue Zeitmodell einzugeben.
2.
Grunddaten eingeben
104
a.
Wählen Sie im Feld Art die Option Periodenmodell aus.
b.
c.
Geben Sie im Feld Zeitmodellbeschreibung eine intuitive Beschreibung ein.
d.
Wählen Sie in der Liste Land das Land aus, für das das Periodenmodell gültig ist.
Zeitverwaltung
3.
e.
Geben Sie in die Felder neben Gültig von/bis die Gültigkeitsdaten für das neue Modell ein. Wählen Sie
bei Bedarf das Symbol zur Auswahl des Datums.
f.
Tagesmodelle zuordnen
a.
Wählen Sie Zeile hinzufügen , und ordnen Sie dem ersten Tagesmodell eine Tageszahl zu.
Sie müssen beginnend mit 1 jedem Tag des Periodenmodells eine Serie von fortlaufenden
Zahlen zuordnen. Im Periodenmodell sollten Sie auch arbeitsfreie Tage berücksichtigen.
Wenn Sie nämlich ein Periodenmodell mit nur fünf Tagen definieren, die für fünf Arbeitstage
stehen, z. B. von Montag bis Freitag, wiederholt sich das Zeitmuster nach der höchsten
Tagzahl, wobei der erste Tag des nächsten Zeitmusters dann Samstag wäre. Die tatsächliche
Zuordnung von Tagzahlen zu bestimmten Kalendertagen findet erst statt, wenn das
Periodenmodell als Arbeitszeitplan eines Mitarbeiters zugeordnet wird. Trotzdem ist es
sinnvoll, diese Zuordnung bereits beim Definieren des Periodenmodells zu bedenken.
4.
5.
b.
Wählen Sie im Feld Tagesmodellkürzel ein vorhandenes Tagesmodell aus.
c.
Die Standardeinstellung Ja für Arbeitsfrei ändert sich automatisch in Nein, sobald Sie ein Tagesmodell
zuordnen.
d.
Wiederholen Sie diese Schritte für jeden Tag des Periodenmodells.
e.
Überprüfen und bestätigen
a.
b.
Wählen Sie Fertigstellen , um die Periodenmodelldaten zu sichern, und wechseln Sie zum Bild
Bestätigung der schrittweisen Erfassung.
Eine Meldung wird angezeigt, in der das erfolgreiche Anlegen des neuen Periodenmodells bestätigt wird.
Wählen Sie Schließen , um zur Sicht Zeitmodelle zurückzukehren, oder wählen Sie den Link mit dem
Modellkürzel, um das neue Modell zu öffnen.
Ergebnis
Sie haben ein Periodenmodell angelegt, das Mitarbeitern als Arbeitszeitplan zugeordnet oder zum Anlegen eines
Zeitplanmodells verwendet werden kann.
Beispiel
Korrekt definiertes Periodenmodell
Nicht korrekt definiertes Periodenmodell
Tag 1 – Tagesmodell = H_35H
Tag 6 – Tagesmodell = <kein Modell>
—
Tag 7 – Tagesmodell = <kein Modell>
—
Zeitverwaltung
105
Zeitplanmodell anlegen [Seite 103]
Tagesmodell anlegen [Seite 101]
4.5.6 Neuen Arbeitstagekalender mit einem neuen Feiertag anlegen
Übersicht
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen einen neuen Feiertag definieren müssen, weil die vorhandenen Feiertage Ihren
Anforderungen nicht gerecht werden (falls Sie beispielsweise den 24. Dezember für Ihre Mitarbeiter als ganztägigen
Feiertag definieren möchten, anstatt den dafür vorgeschlagenen halben Feiertag zu verwenden), können Sie diesen
Vorgang mithilfe des folgenden Prozesses in der Fine-Tuning-Aufgabe Arbeitstagekalender ausführen: Rufen Sie
zum Auffinden dieser Aufgabe das Work Center Betriebswirtschaftliche Konfiguration auf, und wählen Sie die Sicht
Wählen Sie die Phase"Fine-Tuning", und wählen Sie anschließend in der Aufgabenliste die Aufgabe
Arbeitstagekalender aus.
a.
Neuen Feiertagskalender mit einem neuen Feiertag anlegen
b.
Feiertagskalender einem neuen Arbeitstagekalender zuordnen
c.
Neuen Arbeitstagekalender der relevanten Betriebsstätte im Organisationsmanagement zuordnen
Informationen über den Arbeitstagekalender finden Sie unter Arbeitstagekalender.
Voraussetzungen
Sie sind zum Bearbeiten der Einstellungen für die betriebswirtschaftliche Konfiguration und zum Bearbeiten der
Organisationsstruktur autorisiert.
Vorgehensweise
1.
Neuen Feiertagskalender mit einem neuen Feiertag anlegen
a.
Öffnen Sie im Work Center Betriebswirtschaftliche Konfiguration die Fine-Tuning-Aufgabe
Arbeitstagekalender.
b.
Wählen Sie im Bereich Wichtigste Aktionen die Option Neuen Feiertagskalender anlegen.
c.
Wählen Sie im Bild Neuer Feiertagskalender das relevante Land aus, und wählen Sie Weiter .
d.
Geben Sie für den Feiertagskalender einen Namen und einen Code ein, der mit Z beginnt.
e.
Wählen Sie in der Auswahlliste ein Land aus, und führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
●
Wählen Sie in der Liste einen vorhandenen Feiertag aus, und fügen Sie ihn mithilfe des nach rechts
weisenden Pfeils der Tabelle Ausgewählte Feiertage hinzu.
Wenn Sie die Details zu einem bestimmten Feiertag in der Liste anzeigen möchten, um zu
prüfen, ob dieser Ihre Anforderungen erfüllt, markieren Sie diesen Feiertag, und wählen Sie
Anzeigen .
●
106
Wenn keiner der Feiertage Ihre Anforderungen erfüllt, definieren Sie einen neuen Feiertag, indem
Sie Hinzufügen wählen.
Zeitverwaltung
2.
Neuen Feiertag anlegen
a.
Geben Sie für den neuen Feiertag einen eindeutigen Namen und eine Beschreibung an.
Wenn Sie für unterschiedliche Unternehmen verschiedene Feiertagskalender anlegen, geben
Sie dem neuen Feiertag einen Namen, der dies widerspiegelt.
3.
4.
b.
Wählen Sie die Feiertagsklasse aus: ganztägiger (gewöhnlicher Feiertag) oder halber Feiertag. Geben
Sie beispielsweise an, dass der neue Feiertag am 24. Dezember ein ganztägiger Feiertag ist.
c.
Wählen Sie die Feiertagsart aus.
●
Wenn Sie Fixes Datum wählen, geben Sie im Abschnitt Details zu festem Datum den Tag und den
Monat des Feiertags ein. Sie sollten auch angeben, ob der Feiertag garantiert ist, wenn er auf ein
Wochenende fällt. Verschieben Sie den Feiertag je nach Bedarf nach vorn oder nach hinten.
●
Wenn Sie Fester Wochentag wählen, wählen Sie den Wochentag und den Monat des Feiertags
aus. Sie können beispielsweise angeben, dass der neue Feiertag der erste Freitag im November
ist.
●
Wenn Sie Zeitraum bis Ostern auswählen, geben Sie an, wie viele Tage der Feiertag vor bzw. nach
Ostern an liegt.
●
Wenn Sie Beweglicher Feiertag wählen, geben Sie das Datum des Feiertags im Abschnitt Details
zum beweglichen Feiertag ein.
d.
Wählen Sie OK, um Ihre Eingaben zu sichern. Entfernen Sie den doppelten Feiertag bei Bedarf aus dem
Feiertagskalender, der nun durch den neuen Feiertag ersetzt wurde.
e.
Ergebnis: Sie haben einen Feiertag und einen neuen Feiertagskalender angelegt. Nun müssen Sie den
Feiertagskalender einem neuen Arbeitstagekalender zuordnen.
Neuen Arbeitstagekalender anlegen und diesem Kalender den Feiertagskalender zuordnen
a.
Wählen Sie in der Fine-Tuning-Aufgabe Arbeitstagekalender die Option Neue Arbeitstagekalender
anlegen, und wählen Sie das Land bzw. die Länder aus, für die diese gelten. Wählen Sie hierzu einen
oder mehrere Einträge aus der Liste aus, und wählen Sie den Pfeil.
b.
Wählen Sie Weiter , und wählen Sie den Feiertagskalender aus, den Sie zuordnen möchten.
c.
Wählen Sie Weiter , und geben Sie die entsprechenden Arbeitstage an.
d.
Geben Sie einen eindeutigen Namen für den neuen Kalender ein.
e.
Überprüfen Sie die Daten, und wählen Sie Fertigstellen , um den neuen Kalender zu sichern.
Neuen Arbeitstagekalender der relevanten Betriebsstätte im Organisationsmanagement zuordnen
a.
Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement unter "Allgemeine Aufgaben" die Option
Organisationsstruktur bearbeiten.
b.
Wählen Sie die Betriebsstätte aus, und wählen Sie auf der Registerkarte Allgemein in der Liste den
neuen Arbeitstagekalender aus.
c.
Zeitverwaltung
107
4.6 Sicht Zeiterfassung
4.6.1.1 Arbeitszeitblatt
Übersicht
Das Arbeitszeitblatt bietet Funktionen zum Erfassen von Projektrückmeldungen und der verschiedenen Arbeits- und
Abwesenheitsarten, die in Ihrem Unternehmen definiert sind. Externe Dienstleister können die für die Projektarbeit
und Projektaufgaben aufgewendete Zeit rückmelden. Mitarbeiter und ihre Vorgesetzten können sowohl
projektbasierte als auch nicht projektbasierte Arbeit erfassen. Dazu gehören auch Projektaufgaben, die für
Partnerunternehmen ausgeführt wurden. Der Zugriff auf das Arbeitszeitblatt ist in folgenden Sichten möglich:
●
Auf der Startseite können Mitarbeiter ihre Zeiten dezentral erfassen, indem Sie unter Self-ServicesÜbersicht die Option Tätigkeiten erfassen wählen.
●
Im Work Center Mein Verantwortungsbereich können Vorgesetzte unter Allgemeine Aufgaben die Zeit für ihre
Mitarbeiter erfassen, indem sie Mitarbeiterservices stellvertretend aufrufen und anschließend Tätigkeiten
erfassen wählen.
●
Im Work Center Projektmanagement können Projektmanager und ihre Mitarbeiter unter Allgemeine
Aufgaben auf das Arbeitszeitblatt zugreifen und Tätigkeiten erfassen.
Merkmale und Funktionen
Das Arbeitszeitblatt weist folgende Hauptfunktionen und -merkmale auf:
●
Unter Personalisieren können Sie weitere Spalten wie "Aufgabe" und "Nummer" oder "Abteilung" anzeigen
und die benötigten Felder auswählen.
●
Ein farbkodierter Kalender ermöglicht die Datumsauswahl und die Statuserkennung, die nach Bedarf
angezeigt oder ausgeblendet werden können. Die folgenden Freigabestatus sind für einen Tag möglich:
○
Mit Grün werden erfasste Zeiten angegeben, die freigegeben wurden.
○
Mit Gelb werden erfasste Zeiten angegeben, die noch nicht freigegeben wurden.
○
Mit Rot werden erfasste Zeiten angegeben, die abgelehnt wurden.
Das Symbol Status und der dazugehörige Text zeigen den Freigabestatus und den Genehmigungsstatus der
erfassten Zeiten an.
●
Tätigkeitsbericht anzeigen: Sie können einen Bericht ausführen, um für einen gewählten Zeitraum und ein
gewähltes Projekt eine Liste aller erfassten Tätigkeiten anzuzeigen. Der Bericht enthält sowohl die erfassten
als auch die abrechenbaren Stunden sowie eine Tätigkeitsbeschreibung (falls relevant). Sie können diese
Liste nach Microsoft Excel® exportieren, beispielsweise zu Genehmigungszwecken. Weitere Informationen
finden Sie unter Tätigkeitsbericht anzeigen.
Die Microsoft Excel-Vorlage enthält die erfassten abrechenbaren Stunden in der Spalte Stunden sowie
eine zusätzliche Spalte für Details der Projektaufgaben, die in der Berichtsausgabe nicht angezeigt
wird.
108
Zeitverwaltung
●
Vier verschiedene Sichten in Abhängigkeit davon, wie Sie die Zeit erfassen möchten:
○
Die Sicht Tag ist dafür geeignet, die Zeit tageweise zu erfassen. Normalerweise wird diese Sicht
verwendet, wenn Mitarbeiter oder Dienstleister untertägige Zeiten für Aufgaben und Tätigkeiten
rückmelden möchten, an denen sie am jeweiligen Tag gearbeitet haben.
○
Die Sicht Woche ist dafür geeignet, die Zeit wöchentlich zu erfassen. Normalerweise wird diese Sicht am
Ende der Woche verwendet, wenn Mitarbeiter oder Dienstleister untertägige Zeiten für Aufgaben und
Tätigkeiten rückmelden möchten, an denen sie in der Woche gearbeitet haben. In dieser Sicht werden
unter dem Arbeitszeitblatt die Details der einzelnen Zeiterfassungen angezeigt, wenn eine Zelle für die
Dauer ausgewählt ist.
○
Die Sicht Monat ist hilfreich, wenn Sie sich am Ende eines Monats einen Überblick über alle erfassten
Zeiten verschaffen und mehrere Zeiterfassungen auf einmal freigeben möchten.
○
In der Sicht Arbeitspaket werden alle für die Projekte und ihre Projektaufgaben erfasste Zeiten im
ausgewählten Zeitraum aufgelistet. Deswegen ist diese Sicht am besten geeignet, wenn Ihnen
verschiedene Arbeitspakete zugeordnet sind und Sie Zeiten für unterschiedliche Projekte und/oder
Aufgaben erfassen möchten.
●
Mit der Funktion Meinen Arbeitsvorrat verwalten können Mitarbeiter und Dienstleister die Sichtbarkeit der
Einträge im Arbeitszeitblatt steuern. Darüber hinaus können sich Mitarbeiter Aufgaben zuordnen, denen sie
noch nicht zugeordnet sind. Änderungen im Arbeitsvorrat werden automatisch im Arbeitszeitblatt aktualisiert
und umgekehrt.
●
Die vom Zeitsachbearbeiter erfassten Zeitarten werden auch dann im Arbeitszeitblatt zu
Informationszwecken angezeigt, wenn die Bearbeitung der Zeitarten deaktiviert ist. Diese und bestimmte
andere Zeitrückmeldungen, die nicht bearbeitet werden können, sind gedämpft dargestellt.
●
Eine Bestätigung von untertägiger Zeit kann als Dauer (mit Stunden) oder mithilfe von Start- und Endzeit
eingegeben werden. Wenn der Benutzer Start- und Endzeit eingibt, wird der Wert im Feld für die Dauer
automatisch berechnet.
●
In beiden Sichten wird eine Zusammenfassung der erfassten Stunden und der Sollstunden angezeigt. Die
Sollstunden werden gemäß Arbeitszeitplan von der geplanten Arbeitszeit des Mitarbeiters abgeleitet.
○
In der Sicht Aufgaben werden am unteren Rand des Arbeitszeitblatts die Summe und die Sollstunden
angezeigt.
○
In der Sicht Tage werden in der Zeile für das Datum die Summe und die Sollstunden angezeigt.
●
Zellenbasierte Navigation zu den Details (Sicht "Aufgaben"): Unter dem Arbeitszeitblatt werden für eine
gewählte Zelle detaillierte Informationen angezeigt. Sie können mithilfe der Tastatur von Zelle zu Zelle
navigieren, um die Details der einzelnen Zeiterfassungen anzuzeigen. Die Details beinhalten die erfassten
Stunden, den Status und die Zuschläge. Wenn Sie Projektzeiten für ein Kundenprojekt erfassen, werden
zusätzlich die abrechenbaren Stunden angezeigt. Wenn Sie Zeiten für ein unternehmensübergreifendes
Projekt erfassen, werden die Werte der Bestellung vorgeschlagen.
●
Wenn ein Kundenprojekt im Projektmanagement als abrechenbar gekennzeichnet ist, wird auf dem
Arbeitszeitblatt das Feld Abrechenbare Stunden angezeigt. Wenn für ein Projekt Zeiten erfasst werden, wird
für die Anzahl abzurechnender Stunden standardmäßig die eingegebene Zeit verwendet. Dieser Eintrag kann
im Feld Abrechenbare Stunden überschrieben werden, wenn Sie angeben müssen, dass die Anzahl
abgerechneter Stunden von der Anzahl geleisteter Arbeitsstunden abweicht. In diesem Fall gibt ein Symbol
neben dem Feld an, dass unterschiedliche abrechenbare Stunden erfasst wurden. Wenn Sie wieder die
Standardstunden verwenden möchten, löschen Sie einfach das Feld.
●
Sie können einen Zuschlag zur Zeitrückmeldung hinzufügen, wenn die betreffende Arbeit mit einem anderen
Satz als dem Standardsatz vergütet werden soll.
●
Einer Zeitrückmeldung kann eine Arbeitsbeschreibung angehängt werden, die auch extern verfügbar ist,
beispielsweise zu Projektabrechnungszwecken. In der Sicht Aufgaben wird im Feld Arbeitsbeschreibung eine
vorhandene Arbeitsbeschreibung angezeigt. In der Sicht Tage wird eine vorhandene Beschreibung durch ein
Symbol in der relevanten Spalte angegeben. Der Text selbst ist in der Quick-Info sichtbar.
Zeitverwaltung
109
●
Für eine Zeitrückmeldung kann zusätzlich ein interner Kommentar gesichert werden, der nur intern sichtbar
ist. In der Sicht Aufgaben werden im Feld "Interne Kommentare" alle vorhandenen internen Kommentare
angezeigt. In der Sicht Tage wird ein vorhandener Kommentar durch ein Symbol in der relevanten Spalte
angegeben. Die Texte sind in der Quick-Info sichtbar.
●
Für Projektzeitrückmeldungen kann das Kennzeichen Arbeitspaket abgeschlossen gesetzt werden. Dieses
Kennzeichen wird im Arbeitszeitblatt nur zu Informationszwecken verwendet. Bei Bedarf kann die Auswahl
wieder aufgehoben werden. Diese Informationen werden an das Projektmanagement weitergeleitet.
●
Die Spalte Weitere Informationen enthält Informationen zu der ausgewählten Zeiterfassung. Über das
Informationssymbol lässt sich das Dialogfenster "Zeitrückmeldungen" öffnen, das Informationen wie
Sollstunden, Iststunden und Reststunden enthält.
Tätigkeiten erfassen
4.6.1.2 Berechnungen und Felder im Arbeitszeitblatt in der
Zeitverwaltung
Übersicht
Die Mitarbeiterzeit kann im Arbeitszeitblatt der Zeitverwaltung unter Verwendung von Zeitarten erfasst werden.
Zeitarten sind festgelegte Klassifikationen für Arbeitszeiten und Nichtarbeitszeiten. Zeitarten sind wiederum
Zeitartkategorien zugeordnet. Die Zeitartkategorie, der eine Zeitart zugeordnet wird, dient der Bestimmung, wie die
verschiedenen Mitarbeiterzeiten beim Zeitbewertungsprozess berechnet werden. Die verfügbaren
Zeitartkategorien lauten: Produktivzeit, Besondere Anwesenheit, Abwesenheit, Pause, Verfügbarkeit, Zuschläge,
Sonstige Arbeitszeitangaben, Zeitverteilung, Urlaub und Krankheit.
Die Ergebnisse der Berechnung werden auf dem Arbeitszeitblatt des Mitarbeiters angezeigt. Die auf dem
Arbeitszeitblatt angezeigten Felder sind zum einen von der Zeiterfassungsmethode des Mitarbeiters und zum
anderen davon abhängig, ob dem Mitarbeiter ein Arbeitszeitkonto zugewiesen wurde. Sie lauten wie folgt:
Zeiterfassungsmethode
Auf dem Arbeitszeitblatt angezeigte Felder
Positiverfassung mit Arbeitszeitkonto
Datum, Status, Erfasste Stunden gesamt, Pausen, Abwesenheiten,
Gleitzeitkontostand, Gutgeschrieben, Sollstunden, Mehrarbeit, Nicht
gutgeschrieben
Positiverfassung ohne Arbeitszeitkonto
Datum, Status, Erfasste Stunden gesamt, Abwesenheiten, Abweichung,
Sollstunden, Mehrarbeit
Negativerfassung mit/ohne Arbeitszeitkonto
Datum, Status, Pausen, Abwesenheiten, Kontosaldo, Gutgeschrieben,
Sollstunden, Mehrarbeit, Nicht gutgeschrieben.
Berechnungsregeln
Es gelten die folgenden Berechnungsregeln:
110
Zeitverwaltung
Relevante
Zeitartkategorie und
berechnete Werte
Berechnungswert
Besonderheiten der Berechnung
Sollstunden
Dies ist die vertraglich
festgelegte tägliche
Sollarbeitszeit des
Mitarbeiters gemäß
Arbeitszeitplan.
Das System berechnet basierend auf den Informationen aus dem
Arbeitszeitplan für jeden Tag die Sollstunden. Dieser Wert ist für die
Bestimmung der Abwesenheit und für die Berechnung der
Arbeitszeitkonten wichtig. Bei der Berechnung werden auch
vorübergehende Änderungen am Arbeitszeitplan des Mitarbeiters
berücksichtigt.
●
Bei der uhrzeitbasierten Zeitverwaltung wird der sich
überschneidende Wert der Zeitart Unbezahlte Pause vom Wert der
Zeitart Arbeitszeit subtrahiert. Bezahlte Pausen werden wie die
Zeitart Arbeitszeit behandelt.
●
Erfasste Zeit
Anzeige auf dem
Arbeitszeitblatt:
Erfasste Stunden
gesamt
Bei Mitarbeitern mit Gleitzeit werden alle erfassten Zeiten berücksichtigt.
Das gilt auch für die Zeiten, die außerhalb des Gleitzeitrahmens liegen.
Pausen werden noch nicht abgezogen.
Abwesenheitszeit
Abwesenheitszeiten
(netto)
Mehrarbeit
●
Uhrzeitbasierte Abwesenheiten außerhalb der Sollstunden werden
nicht berücksichtigt.
●
Uhrzeitbasierte Abwesenheiten an einem Tag ohne Sollstunden
werden nicht berücksichtigt.
●
Unbezahlte Pausen mit Uhrzeiten werden von uhrzeitbasierten
Abwesenheiten abgezogen.
●
Ganztägige Abwesenheiten werden basierend auf den Stollstunden
gezählt.
Berücksichtigt Produktivzeiten und Zeiten besonderer Anwesenheit, die
mit einer in der betriebswirtschaftlichen Konfiguration als Mehrarbeit
klassifizierten Zahlungsart erfasst werden.
Istarbeitszeit
Auf dem
Arbeitszeitblatt gibt es
keinen
entsprechenden Wert.
Dieser Wert dient
lediglich der
Berechnung.
Überschusszeit
Gleitzeit
Anzeige auf dem
Arbeitszeitblatt als
Nicht gutgeschrieben
Bei der Zeiterfassung vom Typ Nur Dauer wird der Wert für
unbezahlte Pausen vom Wert der Zeitart Arbeitszeit subtrahiert.
●
Alle Zeiten der Kategorie Produktivzeiten, die sich innerhalb der
Sollstunden oder des Gleitzeitrahmens befinden, werden für die
Berechnung der Netto-Istzeiten verwendet.
●
Zeiten der Kategorie Produktivzeiten, die außerhalb eines
Gleitzeitrahmens liegen und der Zeitart Anerkannte
Zusatzstunden zugeordnet sind, werden ebenfalls berücksichtigt.
●
Zeiten der Kategorie "Besondere Anwesenheit" werden immer
berücksichtigt. Dabei ist es unerheblich, ob sie inner- oder
außerhalb der Sollstunden/des Gleitzeitrahmens liegen.
Ausnahme: Besondere Anwesenheiten, die als unbezahlt markiert
sind, werden nicht berücksichtigt.
●
Unbezahlte Pausen aus dem Arbeitszeitplan oder erfasste
unbezahlte Pausen werden abgezogen, wenn sich die Uhrzeiten der
Pausen mit den erfassten Mitarbeiterzeiten überschneiden.
Alle Zeiten der Kategorie Produktivzeit, die außerhalb der Sollarbeitszeit
oder des Gleitzeitrahmens liegen.
Voraussetzung ist, dass die Arbeitszeitpläne mit Uhrzeiten definiert
werden und dass die Zeiterfassung auf Uhrzeiten basiert.
Nicht gutgeschriebene Zeiten können in anerkannte Zeiten umgewandelt
werden, indem Sie der Zeitart Anerkannte Zusatzstunden zugeordnet
werden.
Überstunden werden grundsätzlich nicht als Gleitzeitzusatzstunden
berücksichtigt.
Zeitverwaltung
●
Produktivzeite
n
●
Besondere
Anwesenheit
●
Abwesenheiten
●
Krankheit
●
Urlaub
●
Produktivzeite
n
●
Besondere
Anwesenheit
●
Produktivzeite
n
●
Besondere
Anwesenheit
Produktivzeiten
111
Berechnungswert
Besonderheiten der Berechnung
Relevante
Zeitartkategorie und
berechnete Werte
Anerkannte Arbeitszeit
Anzeige auf dem
Gutgeschrieben
Abwesenheiten werden nur bis zum Maximalwert für tägliche Sollstunden
berücksichtigt. Ganztägige Abwesenheiten für ausnahmebasierte
Zeiterfassungen werden für das Arbeitszeitkonto basierend auf den
täglichen Durchschnittszeiten aus dem Zeitprofil des Mitarbeiters
berechnet.
Alle als Istarbeitszeit
berechneten Zeiten
und bezahlte und
unbezahlte
Abwesenheiten
Geplante/tatsächliche
Differenz
Anzeige auf dem
Gleitzeitkontostand
oder Kontosaldo
Die Berechnung dieses Werts ist von der ArbeitszeitkontoBerechnungsregel abhängig, die dem Arbeitszeitkonto im Fine-Tuning
zugewiesen wurde. Sie kann wie folgt lauten:
●
Anerkannte Arbeitszeit minus tägliche Sollstunden (aus dem
Arbeitszeitplan)
●
Anerkannte Arbeitszeit minus tägliche Durchschnittsstunden (aus
dem Zeitprofil)
Für Mitarbeiter ohne Arbeitszeitkonten sind die folgenden Berechnungswerte relevant:
Erfasste Gesamtzeit
Als Istarbeitszeit klassifizierte Zeiten (siehe oben) plus Abwesenheiten
Abweichung
Anerkannte Zeiten plus Mehrarbeit plus Abwesenheiten minus Sollstunden
4.6.1.3 Statuskennzeichen in der Zeiterfassung
Übersicht
Der Status der Zeiterfassung eines Mitarbeiters wird im Arbeitszeitblatt des Zeitsachbearbeiters mithilfe von
farbkodierten Kennzeichen und beschreibendem Text angezeigt. Die möglichen Status lauten wie folgt:
Vollständig (grün), Plan überschritten (gelb), Unvollständig (rot) und Nicht berechnet (grau). Zusätzlich wird durch
ein gelbes Kennzeichen mit einem Ausrufezeichen angegeben, dass inaktive Datensätze vorhanden sind. Die
Berechnung dieser Status erfolgt in Abhängigkeit von folgenden Faktoren jeweils unterschiedlich:
●
Ist die Zeiterfassungsmethode des Mitarbeiters positiv oder negativ?
●
Ist dem Mitarbeiter ein Arbeitszeitkonto zugeordnet?
●
Ist eine Sollarbeitszeit (Sollstunden) gemäß Arbeitszeitplan am betreffenden Tag vorhanden?
●
Ist die Bewertungsperiode abgeschlossen? (Das Periodenabschlussdatum muss in der jeweiligen Periode
liegen.)
Details
Sollarbeitszeit bezieht sich auf die Angabe zur Sollarbeitszeit des Mitarbeiters im Arbeitszeitplan des
Mitarbeiters. Dies umfasst Details zu bezahlten bzw. unbezahlten Pausen. Mit Sollstunden wird die geplante
Nettoarbeitszeit des Mitarbeiters pro Tag definiert. Dabei werden die Produktivzeit sowie bezahlte und
unbezahlte Pausen berücksichtigt.
112
Zeitverwaltung
Tag mit/ohne
Zeiterfassun Sollarbeitszei
Vollständig (grün)
gsmethode t
Positiv
Plan überschritten (gelb)
Unvollständig (rot)
Mit
Sollstunden
Die Summe der erfassten
Zeiten ist gleich der
Sollarbeitszeit.
Die Summe der erfassten
Zeiten ist größer als die
Sollarbeitszeit.
Es wird keine Zeit erfasst,
oder es wurden weniger
Stunden als die
Sollarbeitszeit erfasst.
Ohne
Sollstunden
Erfassung durch Mitarbeiter:
●
Weder Produktivzeit
noch besondere
Anwesenheit
Erfassung durch Mitarbeiter:
●
Produktivzeit,
besondere
Anwesenheit
Nur zutreffend, wenn für
einen Tag falsche Daten
vorhanden sind.
●
Keine Zeiten
●
Krankheit,
Abwesenheit oder
Urlaub
●
Bereitschaft,
Zuschläge
●
Nicht inbegriffene
Kategorien:
●
Krankheit,
Abwesenheit oder
Urlaub
●
Positiv mit
Arbeitszeitk
onto
Negativ
Zeiten mit
Zuschlägen, die in der
betriebswirtschaftlich
en Konfiguration als
Mehrarbeit
klassifiziert sind
Bereitschaft,
Zuschläge
Mit
Sollstunden
Es sind keine anerkannten
Ein beliebiger Betrag an
Es sind gekappte Zeiten
Zeiten vorhanden.
anerkannter Zeit wird erfasst. außerhalb des
Gleitzeitrahmens bzw. der
Sollzeiten vorhanden (von
den für das Arbeitszeitkonto
festgelegten Einstellungen
abhängig). Dabei spielt es
keine Rolle, wie viele Stunden
für diesen Tag erfasst wurden.
Ohne
Sollstunden
Es sind keine anerkannten
Zeiten vorhanden.
Ein beliebiger Betrag an
anerkannter Zeit wurde
erfasst.
Nur zutreffend, wenn für
einen Tag falsche Daten
vorhanden sind.
Alle
Der Status ist immer grün,
sofern keine inaktiven Zeiten
vorhanden sind.
Nicht zutreffend
Nicht zutreffend
Verstehen von Berechnungen und Feldern im Arbeitszeitblatt [Seite 110]
4.6.1.4 Periodensummen im Arbeitszeitblatt der Zeitverwaltung
Übersicht
Sie können das Arbeitszeitblatt im Work Center Zeitverwaltung unter Zeiterfassung aufrufen. Mit den unter
Periodensummen im Arbeitszeitblatt angezeigten Daten werden dem Zeitsachbearbeiter Informationen darüber zur
Verfügung gestellt, wie viel Zeit (aus allen Kategorien) für einen Mitarbeiter bzw. von einem Mitarbeiter für eine
Zeitverwaltung
113
bestimmte Periode erfasst wurde und – je nach Relevanz – welche Zeitdaten auf das Arbeitszeitkonto des
Mitarbeiters gebucht wurden. Die Informationen variieren in Abhängigkeit von der Zeiterfassungsmethode des
Mitarbeiters und davon, ob der Mitarbeiter über ein Arbeitszeitkonto verfügt. Die beiden Zeiterfassungsmethoden
sind die Positiverfassung und die Negativerfassung.
Details
Sollarbeitszeit bezieht sich auf die Angabe zur Sollarbeitszeit des Mitarbeiters im Arbeitszeitplan des
Mitarbeiters. Dies umfasst Details zu bezahlten bzw. unbezahlten Pausen. Mit Sollstunden wird die geplante
Nettoarbeitszeit des Mitarbeiters pro Tag definiert. Dabei werden die Produktivzeit sowie bezahlte und
unbezahlte Pausen berücksichtigt.
Auf dem
Arbeitszeit
blatt
angezeigt
e Summen Positiv mit Arbeitszeitkonto
Sollarbeits
zeit
114
Positiv ohne Arbeitszeitkonto
Negativ
●
Zeigt die Summe der
Sollstunden pro Tag gemäß
Festlegung im
Arbeitszeitplan (oder in der
vorübergehenden
Arbeitszeitplanänderung)
für die ausgewählte Periode
an.
●
Zeigt die Summe der
Festlegung im
vorübergehenden
an.
●
Zeigt die Summe der
Festlegung im
vorübergehenden
an.
●
Berechnet für die
Sollstunden im Falle eines
Feiertags 0, wenn der
Feiertag in der Regel
"Feiertage behandeln wie"
als arbeitsfrei
gekennzeichnet ist.
●
Berechnet für die
als arbeitsfrei
gekennzeichnet ist.
●
Berechnet für die
als arbeitsfrei
gekennzeichnet ist.
Zeitverwaltung
Auf dem
Arbeitszeit
blatt
angezeigt
Abwesenh
eiten
Mehrarbei
t
Negativ
Zeigt die Summe der erfassten
Abwesenheiten an:
Abwesenheiten an:
Abwesenheiten an:
●
●
●
Ganztägige Abwesenheiten
werden aus den Sollstunden
abgeleitet.
abgeleitet.
abgeleitet.
●
Für untertägige
Abwesenheiten an Tagen
mit Sollstunden werden
ausschließlich Nettozeiten
angezeigt, das heißt, sich
überschneidende Pausen
werden von der
eingegebenen Zeit
subtrahiert. (Dies gilt nur für
die uhrzeitbasierte
Erfassung – nicht für die
dauerbasierte Erfassung).
●
Für untertägige
werden von der
eingegebenen Zeit
die uhrzeitbasierte
●
Für untertägige
werden von der
eingegebenen Zeit
die uhrzeitbasierte
●
Abwesenheiten werden
unabhängig davon gezählt,
ob sie in der
betriebswirtschaftlichen
Konfiguration als bezahlt
oder unbezahlt klassifiziert
sind.
●
ob sie in der
sind.
●
ob sie in der
sind.
●
und uhrzeitbasierte
untertägige Abwesenheiten
an Tagen ohne Sollstunden
werden nicht gezählt.
●
und uhrzeitbasierte
●
und uhrzeitbasierte
Diese Berechnung umfasst folgende Diese Berechnung umfasst folgende Diese Berechnung umfasst folgende
Angaben:
Angaben:
Angaben:
●
●
●
Mit Zuschlägen erfasste
Mitarbeiterzeiten, die in der
Konfiguration als
Konfiguration als
Konfiguration als
Mehrarbeit klassifiziert sind.
Dabei spielt es keine Rolle,
ob die erfassten Zeiten im
Rahmen der Sollstunden
oder außerhalb liegen oder
wie viele Stunden für einen
Tag erfasst wurden.
Tag erfasst wurden.
Tag erfasst wurden.
●
Unbezahlte Pausen (explizit
erfasst oder gemäß
Arbeitszeitplan) werden von
den erfassten Zeiten
subtrahiert, wenn sie sich
mit den eingegebenen
Zeiten überschneiden.
Zeitverwaltung
●
●
115
Auf dem
Arbeitszeit
blatt
angezeigt
Anerkannt Zeigt die Summe aller Zeiten an, die Nicht zutreffend
e Zeiten
in einer bestimmten Periode für ein
Arbeitszeitkonto anerkannt werden.
Hierzu zählen Zeiten aus folgenden
Kategorien:
●
Produktivzeit und bezahlte
besondere Anwesenheit
innerhalb des
Gleitzeitrahmens/der
Sollstunden (von den
Einstellungen im
Arbeitszeitkonto abhängig)
●
Bezahlte besondere
Anwesenheit außerhalb des
Sollarbeitszeit
●
Produktivzeit außerhalb des
Sollstunden (sofern durch
anerkannte Zusatzstunden
abgedeckt)
●
●
Zeiten mit Krankheit,
Abwesenheit oder Urlaub
innerhalb des
Sollstunden (selbst wenn sie
in der
Konfiguration als unbezahlt
klassifiziert sind) werden nur
bis zum Limit der
Sollstunden für den
Mitarbeiter für das
Arbeitszeitkonto anerkannt.
Sie werden nicht anerkannt,
wenn durch die Abwesenheit
Zusatzstunden zu den
Sollstunden pro Tag anfallen
würden.
Negativ
Diese Summen werden
ausschließlich für Mitarbeiter mit
Arbeitszeitkonten berechnet,
obwohl das Feld für beide
Mitarbeiterkategorien angezeigt
wird.
Hierzu zählen Zeiten aus folgenden
Kategorien:
●
Produktivzeit und bezahlte
besondere Anwesenheit
innerhalb des
Sollstunden (von den
Einstellungen im
Arbeitszeitkonto abhängig)
●
Bezahlte besondere
Anwesenheit außerhalb des
Sollarbeitszeit
●
Produktivzeit außerhalb des
Sollstunden (sofern durch
anerkannte Zusatzstunden
abgedeckt)
●
Zeiten mit Krankheit,
Abwesenheit oder Urlaub
innerhalb des
Sollstunden (selbst wenn sie
in der
klassifiziert sind) werden nur
bis zum Limit der
Sollstunden für den
Mitarbeiter für das
Arbeitszeitkonto anerkannt.
Sie werden nicht anerkannt,
wenn durch die Abwesenheit
Zusatzstunden zu den
Sollstunden pro Tag anfallen
würden.
●
Erfasste bezahlte Pausen
Erfasste bezahlte Pausen
Nicht inbegriffen sind Zeiten aus
folgenden Kategorien:
●
Unbezahlte besondere
Anwesenheit
●
Bereitschaft und Zuschläge
●
Erfasste unbezahlte Pausen
●
Mehrarbeit
●
Unbezahlte besondere
Anwesenheit
●
●
Erfasste unbezahlte Pausen
●
Mehrarbeit
Wenn Mitarbeiter mit
Negativerfassung Zeiten
erfassen, die in ihrer
Sollarbeitszeit liegen, wird
diese Zeit nicht zur
anerkannten Zeit addiert.
116
Zeitverwaltung
Auf dem
Arbeitszeit
blatt
angezeigt
Gleitzeitko
ntostand
oder
Zeitkontos
tand
The Die Summe für den
Gleitzeitsaldo entspricht dem
Zeitkontostand für die
Negativerfassung mit
Arbeitszeitkonto.
●
●
Zeigt den Stand des
Arbeitszeitkontos basierend
auf den
Tagesabschlussergebnisse
n in der Regel bis zum Datum
vor dem aktuellen Datum an.
Die für den aktuellen Tag
erfassten Zeiten werden
normalerweise im nächsten
Tagesabschluss bewertet.
Wenn Abwesenheiten, die
vom Arbeitszeitkonto
abgezogen werden, für
Perioden erfasst werden, die
in der Zukunft liegen, werden
diese Angaben ebenfalls in
die Berechnung des
Kontostands einbezogen.
Beispielsweise wird ein
Freizeitausgleich in Form
eines eintägigen
Urlaubstags, der für die
folgende Woche gebucht
und vom Arbeitszeitkonto
abgezogen wird, umgehend
in den Kontostand
eingerechnet. Eine für die
Zukunft erfasste, geplante
Krankheit
(Krankenhausaufenthalt)
wird hingegen erst
abgezogen, wenn das
Ereignis eintritt.
Zeitverwaltung
Negativ
Nicht zutreffend
Wenn der Mitarbeiter ein
Arbeitszeitkonto besitzt, wird mit
dieser Summe der aktuelle Stand
des Kontos angezeigt.
●
Zeigt den Stand des
Arbeitszeitkontos basierend
auf den
Tagesabschlussergebnisse
n bis zum Datum vor dem
aktuellen Datum an; die für
den aktuellen Tag erfassten
Zeiten werden im nächsten
Tagesabschluss bewertet.
●
Wenn Abwesenheiten, die
vom Arbeitszeitkonto
abgezogen werden, für
Perioden erfasst werden, die
in der Zukunft liegen, werden
diese Angaben ebenfalls in
die Berechnung des
Kontostands einbezogen.
Beispielsweise wird ein
Freizeitausgleich in Form
eines eintägigen
Urlaubstags, der für die
folgende Woche gebucht
und vom Arbeitszeitkonto
abgezogen wird, umgehend
in den Kontostand
eingerechnet. Eine für die
Zukunft erfasste, geplante
Krankheit
(Krankenhausaufenthalt)
wird hingegen erst
abgezogen, wenn das
Ereignis eintritt.
117
Auf dem
Arbeitszeit
blatt
angezeigt
Erfasste
Zeit
Nicht zutreffend
Negativ
Nicht zutreffend
Hier werden in der Regel
angezeigt. Mit anderen Worten wird
im Falle der Zeiterfassung mit
Uhrzeiten eine erfasste unbezahlte
Pause, die sich mit der festgelegten
Arbeitszeit des Mitarbeiters
überschneidet, subtrahiert.
Die an dieser Stelle angezeigten
Summen umfassen folgende
Angaben:
●
Konfiguration als
Mehrarbeit gekennzeichnet
sind. Dabei spielt es keine
Rolle, ob die Zeiten innerhalb
oder außerhalb der
Sollstunden liegen.
●
Abwesenheiten (bezahlt und
unbezahlt) werden für Tage
mit Sollstunden gezählt:
werden basierend auf den
Sollstunden pro Tag
berechnet; untertägige
Abwesenheiten werden nur
für Tage mit Sollstunden
gezählt und beispielsweise
nicht für freie Tage.
●
Ganztägige Zeiten der
Kategorien Produktivzeit
und besondere
Anwesenheit werden
basierend auf den
Sollstunden berechnet.
●
Besondere Anwesenheit
und Produktivzeit werden
genau gemäß Erfassung
gezählt; es erfolgt keine
Kappung.
●
●
Erfasste bezahlte und
unbezahlte Pausen
●
In der
klassifizierte Produktivzeit
und besondere Anwesenheit
Statuskennzeichen in der Zeiterfassung [Seite 112]
118
Zeitverwaltung
Berechnungen und Felder im Arbeitszeitblatt in der Zeitverwaltung [Seite 110]
4.6.1.5 Abrechnungsrelevanz von Zeiterfassungsmethoden
Übersicht
Wenn die Zeitdatei für einen neu eingestellten Mitarbeiter angelegt wird, weist der Benutzer dem Mitarbeiter eine
von zwei Zeiterfassungsmethoden zu: positiv oder negativ. Diese Zuordnung wird im Work Center Zeitverwaltung in
der Sicht Aufgaben mit der Aufgabe Zeitdaten vervollständigen (Einstellung) vorgenommen. Für die positive
Zeiterfassungsmethode müssen die Mitarbeiter die gesamte Arbeitszeit, alle Abwesenheiten sowie Urlaube
erfassen. Diese Methode würde für einen Mitarbeiter ausgewählt werden, der nach Arbeitszeit bezahlt wird. Die
negative Zeiterfassung wird verwendet, wenn Mitarbeiter nur jene Zeiten erfassen müssen, die von der in deren
Arbeitszeitplänen festgelegten Sollarbeitszeit abweichen, z. B. wenn sie Mehrarbeit oder Abwesenheit aufgrund von
Krankheit erfassen müssen. Die Anforderung der Erfassung der Arbeitszeit für ein Projekt sollte bei der Festlegung
der Zeiterfassungsmethode nicht berücksichtigt werden.
Zwei weitere Faktoren, die eine Rolle spielen, sind die Verwaltungskategorie des Mitarbeiters und das Kennzeichen
für den Zuschlag. Mit der Verwaltungskategorie wird angegeben, ob Mitarbeiter nach Arbeitszeit oder mit einem
Festgehalt bezahlt werden. Diese Zuordnung wird im Work Center Personalverwaltung in der Sicht Typische
Aufgaben mit der Aufgabe Mitarbeiter einstellen vorgenommen. Die relevante Verwaltungskategorie wird auf der
Registerkarte Informationen zum Beschäftigungsverhältnis eingeben angegeben.
Durch Zuschläge können Arbeitgeber bei speziellen Arbeitsbedingungen, z. B. Nachtschicht oder Überstunden,
abweichende Zahlungssätze angeben. Das Kennzeichen für den Zuschlag wird im Work Center
Betriebswirtschaftliche Konfiguration in der Fine-Tuning-Aufgabe Zuschläge – <Land> gesetzt, sofern diese Option
in der betriebswirtschaftlichen Konfiguration ausgewählt wurde.
Mitarbeiter-Zeitbewertung
Wenn der Tagesabschlusslauf ausgeführt wird, erfolgt eine Mitarbeiter-Zeitbewertung auf der Grundlage der
zugeordneten Zeiterfassungsmethode und Verwaltungskategorie eines Mitarbeiters.
Wie erfolgt die Mitarbeiter-Zeitbewertung anhand der Zeiterfassungsmethode und der Verwaltungskategorie eines
Mitarbeiters?
Angestellte
Positiverfassung
Zeitverwaltung
●
Auf Stundenbasis bezahlte Mitarbeiter
Die Sollarbeitszeit wird mit der
Istarbeitszeit verglichen, um zu ermitteln,
ob ein Mitarbeiter an einem Tag zu wenige
oder zu viele Stunden gearbeitet hat. Die
Unterdeckung/der Überschuss wird in
der Sicht Zeiterfassung sowie in einem
Standardbericht angezeigt.
●
Die Sollarbeitszeit wird mit der
Istarbeitszeit verglichen, um zu ermitteln,
ob ein Mitarbeiter an einem Tag zu wenige
oder zu viele Stunden gearbeitet hat. Die
Unterdeckung/der Überschuss wird in
der Sicht "Zeiterfassung" sowie in einem
Standardbericht angegeben.
●
Die Stunden an Feiertagen werden
anhand des zugeordneten
Arbeitstagekalenders im
Organisationsmanagement berechnet
und gebucht, wenn die Regel Feiertage
behandeln wie in der Zeitdatei des
Mitarbeiters Ganzer Feiertag bezahlt und
arbeitsfrei lautet.
119
Negativerfassung
Nicht zutreffend
●
An Tagen, an denen im Arbeitszeitblatt
nichts explizit erfasst wird: Die
Sollarbeitszeit wird für die Berechnung
und Buchung der Istarbeitszeit
verwendet.
●
Die Stunden an Feiertagen werden
anhand des zugeordneten
Arbeitstagekalenders im
Organisationsmanagement berechnet
und gebucht, wenn die Regel Feiertage
behandeln wie in der Zeitdatei des
Mitarbeiters Ganzer Feiertag bezahlt und
arbeitsfrei lautet.
Abrechnungsrelevanz
Wenn die SAP-Business-ByDesign-Abrechnungslösung im Lösungsumfang enthalten ist, werden
abrechnungsrelevante Daten an den Datenabzug in der Personalabrechnung übergeben. Es wird zwischen
Angestellten und auf Stundenbasis bezahlten Mitarbeitern unterschieden. Für angestellte Mitarbeiter (mit positiver
oder negativer Zeiterfassung) haben die als Arbeitszeit erfassten Stunden keine Auswirkung auf die Abrechnung,
da davon ausgegangen wird, dass dem Mitarbeiter ein Festgehalt gezahlt wird, sofern die Zeiten nicht mit einem
Zuschlag gekennzeichnet sind.
Welche erfassten Zeiten werden basierend auf der Zeiterfassungsmethode und der Verwaltungskategorie von
Mitarbeitern in den Datenabzug in der Personalabrechnung einbezogen?
Angestellte
Positiverfassung
Negativerfassung
Dies gilt sowohl für Werktage als auch für
Feiertage:
●
Mit einem Zuschlag gekennzeichnete
erfasste Istarbeitszeit
●
Zeiten, die mit einem Zuschlag erfasst
wurden, werden übertragen.
●
Erfasste Istzeiten, die von der
Sollarbeitszeit abweichen, werden nur
übertragen, wenn sie mit einem Zuschlag
gekennzeichnet sind.
●
Wenn der Mitarbeiter keine Zeiten
erfasst, werden Istzeiten anhand von
Sollzeiten generiert. Diese Zeiten werden
jedoch nicht übertragen, da sie nicht mit
einem Zuschlag gekennzeichnet sind.
Auf Stundenbasis bezahlte Mitarbeiter
●
Alle Sollzeiten (mit oder ohne Zuschlag)
werden übertragen.
●
Wenn für Feiertage die Regel zur
Behandlung von Feiertagen Ganzer
Feiertag bezahlt und arbeitsfrei lautet
und keine Zeiten erfasst sind, wird
automatisch eine Sonderzahlung für
Feiertage generiert und übertragen.
●
An Tagen, an denen nichts explizit erfasst
wird, werden Sollstunden als Iststunden
übergeben.
●
Erfasste Istzeiten werden ebenfalls
übertragen.
●
Wenn für Feiertage die Regel zur
Behandlung von Feiertagen Ganzer
Feiertag bezahlt und arbeitsfrei lautet
und keine Zeiten erfasst sind, wird eine
Sonderzahlung für Feiertage generiert
und übertragen.
Zeitdaten vervollständigen – Einstellung [Seite 71]
Zuschläge [Seite 65]
120
Zeitverwaltung
4.6.2 Zeiterfassung – Quick Guide
Sie können über das Work Center Zeitverwaltung auf diese Sicht zugreifen. In der Sicht Zeiterfassung können Sie
Mitarbeiterzeitdaten eingeben, die Ihre Mitarbeiter handschriftlich auf Arbeitszeitblättern erfasst haben oder die
aus Microsoft Excel® importiert wurden. Sie können den Status der Daten auf Vollständigkeit und Richtigkeit hin
überwachen und die Zeitkontostände im Auge behalten. Die Sicht Zeiterfassung umfasst die folgenden Untersichten:
Arbeitszeitblatt
Das Arbeitszeitblatt liefert Ihnen eine umfassende Übersicht über die im Verlauf einer Kalenderwoche erfassten
Zeiten eines Mitarbeiters sowie über Daten zu Arbeitszeitkontenständen, Mehrarbeit oder angerechneten und nicht
angerechneten Stunden, die bei der Erfassung von Mitarbeiterzeiten im Rahmen der Mitarbeiter-Zeitbewertung
berechnet wurden. So können Sie auf einen Blick erkennen, ob an einer Stelle zu viel oder zu wenig Zeit eingegeben
wurde oder ob die Eingabe von Zeiten zu Buchungen im Arbeitszeitkonto des entsprechenden Mitarbeiters führt.
Markieren Sie in der Sicht Zeiterfassung – Arbeitszeitblatt den Mitarbeiter, und wählen Sie Arbeitszeitblatt öffnen .
Folgende Hauptaufgaben sind in der Untersicht möglich:
●
Sie können eine Übersicht der Mitarbeiterzeiten, die für eine Kalenderwoche bereits erfasst wurden, z. B. zum
Zwecke der Prüfung anzeigen und die Daten je nach Bedarf aktualisieren, überprüfen und korrigieren.
●
Sie können Mitarbeiterzeiten, die handschriftlich erfasst wurden, direkt eingeben und jegliche Fehler oder
Inkonsistenzen sofort erkennen und korrigieren.
●
Sie können den Arbeitszeitplan des jeweiligen Mitarbeiters anzeigen und kopieren, um die Eingabe von Daten
zu erleichtern.
●
Sie können Daten, die in einer externen Kalkulationstabelle gespeichert wurden, direkt vom Arbeitszeitblatt
aus hochladen und die Eingabe von Daten auf diese Weise beschleunigen.
●
Sie können die Vollständigkeit von Daten, die für einen Zeitraum eingegeben wurden, mithilfe der
Statusinformationen prüfen und je nach Bedarf eine Mitarbeiter-Zeitbewertung auslösen.
●
Sie können Buchungen in den Arbeitszeitkonten von Mitarbeitern taggenau verfolgen und diese Einträge je
nach Bedarf direkt aktualisieren und korrigieren.
Kalender/Liste
Mithilfe der Sicht Kalender/Liste können Sie die Zeitdaten eines Mitarbeiters für einen benutzerdefinierten Zeitraum
in einer farbkodierten Kalender- oder Tabellensicht anzeigen und bearbeiten. In der Regel würden Sie diese Sicht
verwenden, wenn Sie einzelne Mitarbeiterzeiten umgehend eingeben müssen oder prüfen wollen. Folgende
Hauptaufgaben sind in der Untersicht möglich:
●
Sie können auf die Zeitdatei eines Mitarbeiters zugreifen, um dort einzelne Zeiten wie Krankheit unmittelbar
in der Sicht Liste einzugeben.
●
Sie können die Zeiterfassungsdaten eines Mitarbeiters für längere Zeiträume z. B. in einer Wochen-, Monatsoder Jahresübersicht anzeigen sowie die Sollarbeitstage und die Arbeitszeit des Mitarbeiters entsprechend
seinem Arbeitszeitplan in einer grafischen Darstellung einsehen.
●
Sie können über die Arbeitszeitkonten hinaus Informationen zu den Buchungen in sämtlichen Zeitkonten
anzeigen und bearbeiten.
●
Sie können die Anzeige nach Zeitarten oder -kategorien filtern, um schnellstmöglich auf die Informationen
zu einer bestimmten Zeitart zugreifen zu können.
Zeitverwaltung
121
●
Nur für Deutschland: In der Sicht "Tabelle" haben Sie Zugriff auf die Sicht "Krankheiten". Hier können Sie die
Angaben nach Fallnummer filtern, um beispielsweise zu überprüfen, ob ein Mitarbeiter bereits das gesetzlich
festgelegte Limit von 42 Tagen erreicht hat und die Entgeltfortzahlungsregelungen folglich nicht mehr greifen.
Meldungen
In der Sicht Meldungen können Zeitsachbearbeiter Fehler- und Warnmeldungen anzeigen und bearbeiten, die von
der Zeitbewertung ausgelöst werden, wenn in der Zeiterfassung von Mitarbeitern Unregelmäßigkeiten erkannt
werden. Unregelmäßigkeiten können beispielsweise dann vorliegen, wenn für einen Tag gar keine Zeiten erfasst
werden oder wenn zwei aufeinander folgende Kommenbuchungen ohne zwischenzeitliche Gehenbuchung
vorhanden sind. In solchen Fällen muss der Zeitsachbearbeiter informiert werden, und er muss entscheiden, welche
Maßnahmen zu treffen sind. In der Sicht "Meldungen" kann der Zeitsachbearbeiter das Arbeitszeitblatt des
Mitarbeiters öffnen, um Zeiterfassungen zu analysieren und zu korrigieren.
Berechnungen und Felder im Arbeitszeitblatt in der Zeitverwaltung
Die Mitarbeiterzeiten werden mithilfe von Zeitarten im Arbeitszeitblatt erfasst, die festgelegte Klassifikationen von
Arbeitszeiten und Nichtarbeitszeiten sind. Die auf dem Arbeitszeitblatt angezeigten Felder sind zum einen von der
Zeiterfassungsmethode des Mitarbeiters und zum anderen davon abhängig, ob dem Mitarbeiter ein Arbeitszeitkonto
zugewiesen wurde. Weitere Informationen finden Sie hier [Seite 110].
Statuskennzeichen in der Zeiterfassung
Der Status der Zeiterfassung eines Mitarbeiters wird im Arbeitszeitblatt des Zeitsachbearbeiters mithilfe von
farbkodierten Kennzeichen und beschreibendem Text angezeigt. Weitere Informationen finden Sie hier
[Seite 112].
Periodensummen im Arbeitszeitblatt der Zeitverwaltung
Mit den unter Periodensummen im Arbeitszeitblatt der Zeitverwaltung angezeigten Daten werden Informationen
dazu angegeben, wie viel Mitarbeiterzeit (aus allen Kategorien) für eine bestimmte Periode erfasst wurde und – je
nach Relevanz – welche Zeitdaten auf das Arbeitszeitkonto des Mitarbeiters gebucht wurden. Weitere Informationen
Zeitarten
Zeitarten sind festgelegte Kategorien für die Erfassung von Arbeitszeiten und Nichtarbeitszeiten durch Mitarbeiter
in Arbeitszeitblättern.
Arbeitszeitkonten
Arbeitszeitkonten werden zum Erfassen und Verwalten von Zeitgutschriften und -defiziten verwendet, die entstehen,
wenn die tatsächlich von den Mitarbeitern gearbeiteten Stunden von der Sollarbeitszeit laut Arbeitszeitplan oder
von der durchschnittlichen Tagesstundenzahl laut Zeitprofil abweichen. Sie ermöglichen eine flexiblere
Strukturierung der täglichen Arbeitszeit der Mitarbeiter sowie den Freizeitausgleich bei einer Schichtdauer, die von
der Vertragsvereinbarung des Mitarbeiters abweicht.
Verwenden von Arbeitsdauern und Uhrzeiten in der Zeitverwaltung
Je nachdem, ob die Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen auf Grundlage der Uhrzeit oder der Arbeitsdauer erfolgt,
müssen Sie bei der Eingabe von Daten im Arbeitsblatt unter Umständen einige Felder im Abschnitt
122
Zeitverwaltung
Zeitinformation ausfüllen. In diesem Abschnitt wird erläutert, wie die betreffenden Felder einander bedingen. Weitere
Informationen finden Sie hier [Seite 83].
Abrechnungsrelevanz von Zeiterfassungsmethoden
Zeiterfassungen genehmigen
Projektmanager können Zeiten genehmigen, die für die an Projektaufgaben ausgeführten Arbeiten von Mitarbeitern
rückgemeldet wurden. Projektmanager können eine Liste mit allen Projekten und Mitarbeitern in ihrem
Zuständigkeitsbereich aufrufen und einzelne oder mehrere Zeiterfassungen genehmigen. Weitere Informationen
Zeitwirtschaft
Aufgaben
Zeiten mithilfe von Microsoft Excel hochladen
Zeitsachbearbeiter können die Funktion Zeiten aus Microsoft Excel hochladen verwenden, um
einen Massen-Upload von Mitarbeiterzeiten in das SAP-ByDesign-System durchzuführen, die
außerhalb des Systems erfasst und in einem Arbeitsblatt eingegeben wurden.
Urlaubsdatensatz eingeben
Führen Sie in der Untersicht Arbeitszeitblatt der Sicht Zeiterfassung folgende Schritte aus:
1.
Wählen Sie Arbeitszeitblatt öffnen , um die Schnellerfassung Arbeitszeitblatt für einen
bestimmten Mitarbeiter zu öffnen.
2.
Urlaubsdetails eingeben:
●
Wählen Sie auf der Registerkarte Arbeitszeitblatt Zeile hinzufügen , und
vervollständigen Sie die Daten folgendermaßen:
Wählen Sie aus der Liste Zeitart die Option Urlaub aus.
●
Geben Sie im Feld Datum den Urlaubstermin ein.
3.
Wählen Sie Sichern , um die Urlaubsdetails zu sichern.
4.
Auf der Registerkarte Prüfen und korrigieren können Sie die eingegebenen Details auf
Richtigkeit überprüfen und bei Bedarf korrigieren.
Zeitverwaltung
123
5.
Wählen Sie Sichern und schließen , um zur Sicht Zeiterfassung zurückzukehren.
Ergebnis: Die Urlaubsdetails werden in der Zeitdatei des Mitarbeiters gesichert. Um die
Zeitdatei des Mitarbeiters zu öffnen, wählen Sie in der Sicht Mitarbeiter den Link mit der
entsprechenden Personalnummer aus, und wählen Sie dann Bearbeiten.
Mitarbeiterzeiten verwalten
Wählen Sie in der Sicht Zeiterfassung die Untersicht Arbeitszeitblatt.
1.
Wählen Sie die relevante Personalnummer aus, und wählen Sie dann Arbeitszeitblatt
öffnen.
2.
Wählen Sie auf der Registerkarte Arbeitszeitblatt Zeile hinzufügen , und
vervollständigen Sie die Daten im Arbeitszeitblatt.
●
Navigieren Sie zu den Details, und wählen Sie in der Liste Zeitart eine Zeitart aus.
●
Geben Sie in die Felder "Beginn" und "Ende" das Beginn- und Endedatum ein.
●
Geben Sie weitere Informationen nach Bedarf ein.
3.
Wählen Sie Sichern , um die Details zur Zeitart zu sichern.
4.
Auf der Registerkarte Prüfen und korrigieren können Sie die eingegebenen Details auf
Richtigkeit überprüfen und bei Bedarf korrigieren.
5.
Wählen Sie Sichern und schließen , um zur Sicht Zeiterfassung zurückzukehren.
Ergebnis: Die Details für die Zeitart werden in der Zeitdatei des Mitarbeiters gesichert. Um die
Zeitdatei des Mitarbeiters zu öffnen, wählen Sie in der Sicht Mitarbeiter den Link mit der
relevanten Personalnummer aus, und wählen Sie dann Bearbeiten.
Je nachdem, ob die Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen auf Grundlage der Uhrzeit
oder der Arbeitsdauer erfolgt, müssen Sie bei der Eingabe von Daten im Arbeitsblatt
unter Umständen einige Felder im Abschnitt Zeitinformation ausfüllen. Weitere
Informationen finden Sie unter Verwenden von Arbeitsdauer und Uhrzeit in der
Zeitverwaltung [Seite 83].
Nach Microsoft Excel exportieren
Zeiterfassungsmeldungen bearbeiten
Der Zeitsachbearbeiter kann Fehler- und Warnmeldungen anzeigen, die durch die
Zeiterfassung ausgelöst wurden (insbesondere durch Zeitbuchungen an Terminals), und er
kann die erforderlichen Schritte zum Beheben dieser Zustände ausführen.
Zeitbuchungen bearbeiten
Die Funktion Zeitbuchungen bearbeiten steht nur zur Verfügung, wenn in Ihrer
Lösungskonfiguration die Option Integration von Zeiterfassungsterminals aktiviert
wurde.
124
Zeitverwaltung
Zeitnachweis eines Mitarbeiters anzeigen
Sie können auf den Zeitnachweis eines Mitarbeiters zugreifen, der die Zeiterfassungsdetails
zu einem ausgewählten Monat, ggf. Details zu täglichen Buchungen auf dem Arbeitszeitkonto
sowie ausgewählte Zeitkontostände, Saldenanpassungen und Zuschlagsdetails enthält.
Wechseln Sie zur Sicht Zeiterfassung, und wählen Sie Zeitnachweis anzeigen . Weitere
4.6.3 Zeiterfassungsmeldungen bearbeiten
Übersicht
Der Zeitsachbearbeiter kann Fehler und Warnungen prüfen, die durch Inkonsistenzen in der Zeiterfassung
verursacht wurden, und er kann die zugehörigen Zeiterfassungen bei Bedarf korrigieren oder bestätigen. Die
folgenden Meldungstypen sind möglich:
Meldungstext
(Warnung oder Fehler) Wichtigkeit
Zeiterfassungsmetho
de
Nicht anerkannte Zeit
(W)
Es sind Zeiten vorhanden, die außerhalb des Gleitzeitrahmens liegen. Dies Alle Methoden
tritt ein, wenn Arbeitszeitkonten zugewiesen werden und die
entsprechende Kappungsregel gewählt ist.
Keine erfasste Zeit (F)
An einem Tag mit Sollstunden wurden keine Produktiv- oder
Abwesenheitszeiten erfasst.
Positive Zeiterfassung
am Terminal
Arbeit an ganztägigem
Abwesenheitstag (W)
Produktivzeiten wurden erfasst, obwohl ein Eintrag für eine ganztägige
Abwesenheit vorhanden ist
am Terminal
Arbeit an arbeitsfreiem Produktivzeiten wurden trotz arbeitsfreiem Tag/Feiertag erfasst
Tag (W)
am Terminal
Doppelte
Kommenbuchung (F)
Es wurden zwei aufeinander folgende Kommenbuchungen ohne
zwischenzeitliche Gehenbuchung vorgenommen.
am Terminal
Doppelte
Gehenbuchung (F)
Es wurden zwei aufeinander folgende Gehenbuchungen ohne
zwischenzeitliche Kommenbuchung oder Gehenbuchung mit zugehöriger am Terminal
Ursache gebucht.
Fehlende
Kommenbuchung (F)
Eine Kommenbuchung, die zum Abschluss des Zeitpaares nach einer
bestimmten Zeitspanne erwartet wird, fehlt.
am Terminal
Fehlende
Gehenbuchung (F)
Eine Gehenbuchung, die zum Abschluss des Zeitpaares nach einer
bestimmten Zeitspanne erwartet wird, fehlt.
am Terminal
Kernzeitverletzung (F)
Die erfasste Zeit entspricht nicht der im Arbeitszeitplan definierten
Kernzeit.
Alle Methoden
Vorgehensweise
1.
Öffnen Sie im Work Center Zeitverwaltung unter Zeiterfassung die Sicht Meldungen.
In der Sicht werden Fehler oder Warnungen angezeigt, die durch die Zeitbewertung der Zeiterfassung
ausgelöst wurden und die bearbeitet werden müssen.
2.
Wählen Sie eine Meldung aus, um die Details unterhalb der Tabelle anzuzeigen.
Zeitverwaltung
125
3.
4.
Bearbeiten Sie die Meldungen in der Liste entsprechend:
●
Sie können Warnmeldungen direkt bestätigen, indem Sie Bestätigen wählen, oder die Meldungen
gegebenenfalls im Arbeitszeitblatt bearbeiten.
●
Zeiterfassungsfehler müssen im Arbeitszeitblatt behoben werden.
Wählen Sie eine Fehler- oder Warnmeldung, und wählen Sie Arbeitszeitblatt öffnen , oder wählen Sie den Link
in der Spalte Schwere.
Das Arbeitszeitblatt des Mitarbeiters wird auf der Registerkarte Prüfen und korrigieren geöffnet. Dabei wird
der Zeitraum angezeigt, in dem der Fehler aufgetreten ist.
5.
Wählen Sie in der Tabelle Vollständigkeit der Zeiterfassung den relevanten Tag. Analysieren und korrigieren
Sie die Zeiterfassungen für den entsprechenden Tag. Wenn es sich um Meldungen aus der terminalbasierten
Zeiterfassung handelt, wird im Arbeitszeitblatt zusätzlich die Registerkarte Zeitbuchungen angezeigt.
Folgende Bearbeitungsoptionen sind verfügbar:
●
Sie können eine Kommen-/Gehenbuchung hinzufügen oder entfernen, indem Sie Zeile hinzufügen
oder Entfernen wählen.
●
Sie können eine Uhrzeit überschreiben. Wenn Sie dies tun, wird ein neuer Eintrag in der Tabelle
angelegt, und der alte Eintrag wird als Inaktiv angezeigt. Sie können diese Änderung rückgängig
machen, indem Sie den neuen Eintrag markieren und Zurücksetzen wählen.
6.
Sie können die Ergebnisse der Zeitbewertung pro Tag auf der Registerkarte Bewertete Ergebnisse anzeigen.
Beispielsweise können Sie die einzelnen Zeitarten und einen eventuell zugeordneten Zuschlag sehen.
7.
Sie können alle anderen Zeiten außer Zeitbuchungen auf der Registerkarte Zeiterfassung anlegen, bearbeiten
und überprüfen.
4.6.4 Zeitbuchungen bearbeiten – Zeitsachbearbeiter
Übersicht
Die Funktion Zeitbuchungen bearbeiten steht nur zur Verfügung, wenn in Ihrer Lösungskonfiguration die
Option Integration von Zeiterfassungsterminals aktiviert wurde.
Voraussetzungen
●
Der Self-Service Zeitbuchungen per Mitarbeiter-Self-Service bearbeiten wurde in der Fine-Tuning-Aufgabe
Zeiterfassungsprofil bearbeiten konfiguriert.
Rufen Sie zum Auffinden dieser Fine-Tuning-Aufgabe das Work Center Betriebswirtschaftliche
Konfiguration auf, und wählen Sie die Sicht Implementierungsprojekte. Markieren Sie Ihr
Implementierungsprojekt, und wählen Sie Aufgabenliste öffnen . Wählen Sie in der Fine-Tuning-Phase die
Aufgabe Zeitarten – <Land> und anschließend Zeiterfassungsprofil bearbeiten aus, und öffnen Sie die
Registerkarte Zeitbuchungen per Mitarbeiter-Self-Service bearbeiten.
●
Die Zeiterfassungsmethode des Mitarbeiters ist Positiv mit Terminalintegration.
Vorgehensweise
1.
126
Sie befinden sich im Work Center Zeitverwaltung in der Sicht Zeiterfassung. In der Untersicht Meldungen
wählen Sie Zeitbuchungen bearbeiten , um die Zeitbuchungsdaten eines Mitarbeiters zu bearbeiten.
Zeitverwaltung
Sie können das Bild personalisieren, indem Sie Spalten hinzufügen oder entfernen. Eventuell
möchten Sie beispielsweise die Spalte Zeitzone verbergen oder die Spalte Abweichende
Zuordnung anzeigen. Wählen Sie Personalisieren, markieren oder entmarkieren Sie Felder, sichern
Sie dann Ihre Auswahl, und schließen Sie den Personalisierungsbereich.
Für die ausgewählte Woche erscheint das Bild Zeitbuchungen bearbeiten mit den Zeitbuchungsdaten des
Mitarbeiters. Fehlerhafte Einträge sind in der Spalte Status mit einem Ausrufezeichen gekennzeichnet. Hier
können Sie fehlerhafte Zeitbuchungsdaten korrigieren, neue Einträge anlegen und von Mitarbeitern im SelfService angelegte Einträge genehmigen oder ablehnen.
2.
Wählen Sie den Eintrag aus, den Sie bearbeiten möchten. Unter der Tabelle werden für die ausgewählte
Zeitbuchung Details angezeigt.
3.
Wählen Sie Zeitbuchung einfügen , um einen Eintrag zu korrigieren.
4.
Korrigieren Sie die Daten bei Bedarf, indem Sie die Kommen- und/oder Gehenzeiten eingeben.
5.
Unter Abweichende Zuordnung können Sie die Zeitbuchung dem vorherigen oder dem folgenden Tag
zuordnen. Diese Funktion verwenden Sie beispielsweise, wenn eine Schicht an zwei aufeinander folgenden
Tagen begonnen und geendet hat und Sie die Stunden nur einem Tag zuordnen möchten.
6.
In das Feld "Interner Kommentar" können Sie für den Mitarbeiter einen Kommentar eingeben.
7.
Bearbeiten Sie die Zeitbuchungseinträge nach Bedarf, und sichern Sie diese.
4.6.5 Zeitnachweis anzeigen
Übersicht
In der Self-Services-Übersicht der Startseite können Mitarbeiter einen Zeitnachweis mit Details zu ihren erfassten
Zeiten für einen bestimmten Monat sowie bestimmte Zeitkontenstände und gegebenenfalls tägliche Buchungen auf
ihre Arbeitszeitkonten anzeigen, überprüfen und drucken.
Vorgehensweise
1.
Wählen Sie auf der Startseite die Optionen
2.
Im Bild Mitarbeiterzeitnachweis können Sie die Sicht so filtern, dass der erforderliche Monat angezeigt wird,
sofern er nicht bereits in der Tabelle angezeigt wird.
3.
Wählen Sie den Monat aus, für den Sie Ihre Zeiterfassungsdetails anzeigen möchten, und wählen Sie
Vorschau .
4.
Der Zeitnachweis wird in einem Formular angezeigt. Sie können ihn direkt ausdrucken.
Self-Services-Übersicht
Zeitnachweis anzeigen .
Der Zeitnachweis umfasst eine Übersicht zu den Zeiterfassungssummen für jeden Tag des Monats sowie die
täglichen Buchungen auf Ihr Arbeitszeitkonto (sofern vorhanden). Zudem werden mit dem Zeitnachweis
bestimmte Zeitkontenstände und Details zu Zeitkontoanpassungen sowie Zuschlägen angezeigt. Eine
Erläuterung der wichtigsten Spalten finden Sie in der folgenden Tabelle.
Tage, die mit einem Sternchen (*) markiert sind, sind Feiertage.
Zeitverwaltung
127
Text im
Zeitnachweis
Bedeutung
Beschreibung
Beschreibung der Art der erfassten Arbeitszeit
Stunden
Dauer der erfassten Arbeitszeit in Stunden und Minuten
Abwesenheiten
Summe der als Abwesenheit, Krankheit und Urlaub erfassten Zeiten
Anerkannt
Wenn Sie ein Arbeitszeitkonto besitzen, wird hiermit die Anzahl der Stunden angezeigt, die
dem Konto gutgeschrieben werden. Dies ist davon abhängig, wie in Ihrem Unternehmen
Arbeitszeitkonten konfiguriert sind.
Sollstunden
Tägliche Sollarbeitszeit gemäß Ihrem Arbeitszeitplan
Saldo (Tag)
Wenn Sie ein Arbeitszeitkonto besitzen, wird hier der Tagesstand des Kontos angezeigt,
nachdem Zeit auf dem Konto gutgeschrieben bzw. vom Konto abgebucht wurde.
Mehrarbeit
Alle Arten von Arbeitszeit, die speziell als Mehrarbeit klassifiziert sind
Nicht anerkannt
Wenn Sie ein Arbeitszeitkonto besitzen, werden mit dieser Summe alle erfassten Zeiten
angezeigt, die nicht auf dem Arbeitszeitkonto gutgeschrieben werden, da sie entweder
außerhalb der Sollarbeitszeit oder des Gleitzeitrahmens liegen. Diese Summe umfasst keine
Zeiten, die als Mehrarbeit erfasst wurden.
4.6.6 Zeiten mithilfe von Microsoft Excel® hochladen
Übersicht
Sie können Mitarbeiter- und Projektzeiten anlegen, indem Sie sie in eine vordefinierte Microsoft Excel-Vorlage
eingeben und dann in das SAP-Business-ByDesign-System hochladen.
Folgende Rollen haben die folgenden Berechtigungen zum Hochladen von Mitarbeiterzeiten und/oder
Projektrückmeldungen:
●
Benutzer mit dem Work Center Zeitverwaltung können nur Mitarbeiterzeiten und
Projektrückmeldungen für Mitarbeiter hochladen.
●
Benutzer mit der Rolle eines Projektleiters im Work Center Projektmanagement können nur
Projektzeiten von Dienstleistern sowie eigene Zeiten hochladen.
●
Benutzer mit der Rolle eines Vorgesetzten können im Work Center Projektmanagement die Zeiten der
ihnen direkt unterstellten Mitarbeiter hochladen.
Voraussetzungen
Das neueste Add-In für Microsoft Excel ist installiert. In Abhängigkeit von der Einrichtung Ihrer Lösung können Sie
dies in der Self-Services-Übersicht auf der Startseite, im Download-Center des Work Centers Anwendungs- und
Benutzerverwaltung oder mithilfe des Links Herunterladen tun, der unmittelbar auf der Benutzungsoberfläche zur
Verfügung steht.
Außerdem müssen die richtigen Browsereinstellungen vorgenommen worden sein. Sie können dies überprüfen,
indem Sie auf dem Anmeldebild die Option Meine Computereinstellungen prüfen wählen.
Schritte
Mitarbeiter- oder Projektzeiten in die Vorlage eingeben
128
Zeitverwaltung
Bestimmte Daten wie Personalnummern bleiben in der Regel bei jedem Hochladen gleich. Um zu
vermeiden, bei jedem Hochladen neuer Zeitdaten gleichbleibende Daten in die Vorlage eintragen zu
müssen, können Sie Ihre eigene Vorlage mit den erforderlichen Personalnummern anlegen und lokal
sichern. Verwenden Sie eine Kopie dieser Vorlage, wenn Sie neue Daten hochladen möchten.
1.
Navigieren Sie zum Work Center Zeitverwaltung, und wählen Sie unter Zeiterfassung die Sicht
Arbeitszeitblatt. Wählen Sie Aktionen und dann Zeiten aus Microsoft Excel hochladen oder
Projektrückmeldungen aus Microsoft Excel hochladen.
Vorlage abrufen
1.
Wählen Sie die Vorlage aus.
Markieren Sie die Vorlage in der gewünschten Sprache, und wählen Sie Herunterladen.
Sie können eine beliebige Sprache wählen, die Sie bei der Festlegung des Lösungsumfangs
ausgewählt haben. Wenn Sie bei der Festlegung des Lösungsumfangs nur eine Sprache gewählt
haben, können Sie nicht aus mehreren Sprachversionen wählen.
2.
Entscheiden Sie, was Sie mit der Vorlage machen möchten. Wählen Sie eine der folgenden Optionen:
●
Wenn Sie die Vorlage nur einmal verwenden möchten, können Sie sie öffnen, ohne sie zu sichern.
Wählen Sie Öffnen.
●
Wenn Sie die Vorlage sichern möchten, damit Sie sie wiederverwenden können, wählen Sie einen
Speicherort für die Vorlage aus, geben einen Dateinamen ein und wählen Sichern. Wählen Sie
dann Öffnen.
Wenn Sie diese Vorlage bereits heruntergeladen und auf Ihrem Computer gesichert haben, navigieren
Sie zum Speicherort der Vorlage, und öffnen Sie diese.
Über Microsoft Excel bei der Lösung anmelden
1.
Wählen Sie in der Multifunktionsleiste des SAP-Add-Ins in Microsoft Excel die Option Anmelden.
Wenn die Multifunktionsleiste des SAP-Add-Ins nicht angezeigt wird, prüfen Sie, ob das Add-In
für Microsoft Excel richtig installiert wurde (siehe Voraussetzungen in diesem Dokument).
Ein Dialogfenster wird geöffnet, in dem Sie die Anmeldedaten eingeben können. Die System-URL wird
automatisch vorgeschlagen. Die System-URL ist die URL des Systems, mit dem Sie arbeiten.
2.
Geben Sie Ihre Benutzerkennung und Ihr Kennwort ein, und wählen Sie Anmeldung.
Nach der ersten Anmeldung am System ändert sich der Text der Multifunktionsleiste von SAPAdd-In in den Namen Ihrer Lösung.
Details in die Microsoft-Excel-Vorlage eingeben
Zeitverwaltung
129
Beachten Sie Folgendes:
●
Die Microsoft-Excel-Vorlage wird mit einer Reihe von Zeilen angezeigt, in die Sie Ihre Daten
eingeben oder kopieren können. Wenn Sie mehr Zeilen benötigen, können Sie diese hinzufügen,
bevor Sie mit der Eingabe oder dem Kopieren der Daten beginnen.
●
Stellen Sie sicher, dass Pflichtfelder (sind mit einem Sternchen gekennzeichnet) ausgefüllt sind.
●
Hinweise zum Eingeben der Daten:
○
Einige Felder verfügen über Auswahllisten.
○
2.
In einigen Feldern können Sie das System nach Daten, z.B. nach Ländern, durchsuchen.
Platzieren Sie den Cursor im Feld, und wählen Sie Nachschlagen in der Symbol- oder
Multifunktionsleiste Ihrer Lösung, um das System zu durchsuchen. Im daraufhin
angezeigten Dialogfenster Nachschlagen steht ein Suchfeld zur Verfügung. Wenn Sie mit
dem Eingeben von Text im Suchfeld beginnen, werden die entsprechenden Einträge in den
Spalten Nummer und Beschreibung gefiltert. Somit müssen Sie nicht durch die gesamte
Liste blättern. Wenn die Drucktaste Nachschlagen in der Multifunktions- oder Symbolleiste
nicht aktiv ist, kann keine Suche durchgeführt werden.
Geben Sie den relevanten Ländercode ein, oder wählen Sie ihn aus.
Wenn Sie den Ländercode eingeben, erhalten Sie in den Feldern Zeitart und Zuschlag über die Funktion
Suche Zugriff auf die Eingabehilfe.
3.
Geben Sie die Personalnummer ein.
Mitarbeiternamen werden von der Vorlage nicht unterstützt. Falls Ihnen die Personalnummer nicht bekannt
ist, können Sie eine Suche durchführen, indem Sie den Mitarbeiternamen in der Suche eingeben. Um diese
Funktion verwenden zu können, müssen Sie angemeldet sein. Positionieren Sie den Cursor auf dem Feld der
Personalnummer, und wählen Sie Suche.
4.
Vervollständigen Sie das Feld Datum.
Achten Sie auf die länderspezifischen Formatierungsrichtlinien für das Datumsformat (z. B. MM/TT/JJJJ für
die USA oder TT.MM.JJJJ für Deutschland).
5.
Wählen Sie einen Wert im Feld Zeitart, wenn Sie Mitarbeiterzeiten hochladen möchten. Wählen Sie einen Wert
in den Feldern Service und Projektaufgabe, wenn Sie Projektrückmeldungen hochladen möchten.
6.
Geben Sie bei Bedarf weitere Daten ein, z. B.:
●
Beginn/Ende oder Dauer
Weitere Informationen dazu finden Sie weiter unten unter "Achtung".
130
●
Arbeitsbeschreibung und/oder Interner Kommentar
●
Nur für Projekte: Abweichende abrechenbare Dauer, wenn Sie angeben müssen, dass sich die Anzahl der
abgerechneten Stunden von der Arbeitszeit unterscheidet.
●
Nur Mitarbeiterzeiten: Nummer des Genehmigenden, die Nummer der Person, die die extern erfassten
Zeiten bereits genehmigt hat. Für Projektzeiten wird die Nummer des Genehmigenden automatisch aus
der Projektaufgabe abgeleitet.
Zeitverwaltung
●
Beim Hochladen werden die Daten in der Vorlage auf Konsistenz überprüft. Ungültige oder
unvollständige Einträge werden nicht hochgeladen, sondern als Fehler zurückgegeben. Wenn
Fehler korrigiert werden müssen, müssen Sie die Korrektur in derselben Vorlage vornehmen und
diese erneut hochladen. Nur neue oder aktualisierte Einträge werden in das System importiert,
nicht Daten, die bereits beim ersten Mal erfolgreich hochgeladen wurden. Wenn Sie zum Hochladen
von korrigierten Daten eine neue Vorlage verwenden, die auch bereits erfolgreich hochgeladene
korrekte Einträge enthält, lädt das System alle Daten als neue Einträge hoch, und dies führt zu
doppelten Einträgen im System. Dies liegt daran, dass das System an alle ins System
hochgeladenen Zeiteinträge Metadaten anhängt, die in die Vorlage zurückgeschrieben werden,
sodass das System bereits hochgeladene Daten erkennt.
Ergebnis
Sie erhalten eine Meldung, die Ihnen bestätigt, dass alle Datensätze erfolgreich in das System hochgeladen wurden.
Die neu erfassten Zeiten werden im System aktualisiert. Der Zeitsachbearbeiter kann prüfen, ob für einzelne
Mitarbeiter alle erfassten Mitarbeiterzeiten aktiviert wurden. Dazu muss er das Arbeitszeitblatt des jeweiligen
Mitarbeiters in der Sicht Zeiterfassung öffnen.
●
Alle hochgeladenen Zeiterfassungen werden zu Beginn mit inaktivem Status gesichert und später im
Hintergrund automatisch aktiviert. Das System überprüft hochgeladene Daten auf Abhängigkeiten und
Kollisionen, wenn die Daten im System aktiviert werden. Wenn Fehler aufgrund von Kollisionen
auftreten, da z.B. zwei konkurrierende Zeitarten für dieselbe Zeit erfasst wurden, wird für den
zuständigen Zeitsachbearbeiter eine Aufgabe angelegt. Dieser muss die Kollision dann beheben. Der
Zeitsachbearbeiter kann direkt auf das Arbeitszeitblatt mit dem Fehler zugreifen und den Konflikt auf
der Registerkarte Prüfen und korrigieren lösen.
●
Beachten Sie, dass nur Zeitrückmeldungen zu Kollisionen führen können, die mit Uhrzeiten eingegeben
wurden, nicht jedoch Zeiten, die mit einer Dauer angegeben wurden.
●
Bei Bedarf besteht die Möglichkeit, einen oder mehrere Einträge in einer hochgeladenen Vorlage zu
ändern und anschließend erneut hochzuladen. Das ist jedoch nur dann möglich, wenn der aktualisierte
Datensatz inzwischen noch nicht vom SAP-Business-ByDesign-System verarbeitet worden ist. Wenn
Sie versuchen, eine im System bereits verarbeitete Zeiterfassung hochzuladen, erhalten Sie eine
Fehlermeldung.
4.6.7 Zeiterfassungen genehmigen
Übersicht
Projektmanager können Zeiten genehmigen, die für die an Projektaufgaben ausgeführten Arbeiten von Mitarbeitern
rückgemeldet wurden. Sie können eine Liste mit Zeitrückmeldungen aufrufen, die genehmigt werden müssen, und
sie können einzelne oder mehrere Zeiterfassungen genehmigen. Zusätzlich zu der einzelnen Datensatzansicht sind
zwei aggregierte Sichten verfügbar, die auf den Teammitgliedern und dem Projekt oder auf den Teammitgliedern
und der Projektaufgabe basieren.
Zeitverwaltung
131
Vorgehensweise
1.
Gehen Sie in das Work Center Projektmanagement, und wählen Sie unter Genehmigungen die Sicht
Zeiterfassung.
Die angezeigten Daten sowie das Bildschirmlayout variieren in Abhängigkeit von der in Schritt 2
ausgewählten Sicht. Sie können die Sicht zusätzlich präzisieren, indem Sie Erweitert wählen und
verschiedene Abfrageparameter (z. B. das Teammitglied, den Auswahlzeitraum oder die
Projektnummer) angeben. Die individuellen Zeiterfassungen in den einzelnen Positionen, die in den
Sichten Summen aufgeführt werden, können sich auf verschiedene Bestellungen, Services oder
Aufgaben beziehen. Sie können die neue Abfrage sichern oder Ihre Abfragen nach Bedarf organisieren.
2.
Wählen Sie unter Anzeigen eine Sicht. Treffen Sie die Auswahl in Abhängigkeit davon, wie Sie die
Zeiterfassungen, für die Sie zuständig sind, prüfen und genehmigen möchten. Folgende Sichten sind
verfügbar:
●
Projekte der letzten Woche – Summen: Listet die pro Projekt von den einzelnen Mitarbeitern für die
vorherige Woche erfassten Gesamtsummen auf.
●
Projekt – Summen: Listet die pro Projekt von den einzelnen Mitarbeitern erfassten Gesamtsummen
auf.
●
Aufgaben der letzten Woche – Summen: Listet die pro Aufgabe von den einzelnen Mitarbeitern für die
vorherige Woche erfassten Gesamtsummen auf.
●
Aufgabe – Summen: Listet die pro Aufgabe von den einzelnen Mitarbeitern erfassten Gesamtsummen
auf.
●
Alle Zeiterfassungen: Listet individuelle Zeitrückmeldungen auf.
3.
Geben Sie je nach Relevanz unter Gruppieren nach an, ob Sie die Daten in der Tabelle beispielsweise nach
Teammitglied oder nach Projekt gruppieren möchten.
4.
Prüfen und bearbeiten Sie die Positionen in Ihrer Liste.
In Abhängigkeit von Ihrer Auswahl werden in der Tabelle die wichtigsten Zeiterfassungsdetails angezeigt.
Hierzu zählen der Mitarbeiter, das Projekt bzw. die Aufgabe, die erfasste Arbeitsdauer und die folgenden drei
Kennzeichen:
●
Geänderte Zeiterfassungen: Bei Auswahl in einer der Summensichten wird hiermit angegeben, dass
mindestens eine der in der Zeiterfassung enthaltenen Positionen nach der vorherigen Genehmigung
geändert oder storniert wurde.
●
Abweichende abrechenbare Stunden: Bei Auswahl in einer der Summensichten wird hiermit
angegeben, dass die Anzahl der abgerechneten Stunden nicht mit der Anzahl der Stunden identisch
ist, die für die geleistete Arbeit für mindestens eine der in der Zeiterfassung enthaltenen Positionen
erfasst wurden.
●
Interner Kommentar: Bei Auswahl in einer der Summensichten wird hiermit angegeben, dass ein
interner Kommentar an eine Zeiterfassung angehängt wurde.
Die Details hinter diesen Kennzeichen werden auf den Registerkarten Allgemein und Notizen weiter unten
angezeigt. Die Registerkarte Allgemein enthält Verknüpfungen zu den einzelnen Informationsblättern für
das Projekt, den Service und die Aufgabe. Die Registerkarte Notizen enthält eine Arbeitsbeschreibung, sofern
sie an die Zeiterfassung angehängt wurde, sowie eine Historie eventueller interner Kommentare, die
eingegeben wurden.
5.
132
Wählen Sie eine oder mehrere Zeilen in der zu bearbeitenden Tabelle aus.
Zeitverwaltung
Wenn Sie eine der Sichten mit Summen ausgewählt haben, mit denen aggregierte Zeiterfassungswerte
angezeigt werden, können Sie die Details der einzelnen in der Zeiterfassung enthaltenen Positionen
anzeigen lassen, indem Sie Öffnen wählen. Hier können Sie einzelne Positionen genehmigen bzw. bei
Bedarf ablehnen.
6.
Wählen Sie für die zu bearbeitenden Zeiterfassungen Genehmigen bzw. Ablehnen .
Wenn Sie eine oder mehrere Zeiterfassungen ablehnen, können Sie auch einen internen Kommentar
eingeben. Dieser Kommentar wird allen Datensätzen hinzugefügt, die in einer aggregierten
Zeiterfassung enthalten sind. Beachten Sie, dass die Summensichten normalerweise mehrere
Zeiterfassungen enthalten.
Ergebnis
Die von Ihnen genehmigten bzw. abgelehnten Zeiterfassungen werden automatisch aus der Liste entfernt.
4.7 Sicht Berichte
4.7.1 Berichte
4.7.1.1 Mitarbeiterzeiten
Übersicht
Dieser Bericht enthält sämtliche Istarbeitszeiten, die von Mitarbeitern oder in deren Namen erfasst wurden. Es
werden alle Zeitarten angezeigt, die den Status Genehmigt oder In Genehmigung haben, beispielsweise Urlaub oder
Krankheit. Mit diesem Bericht können Sie Daten einzeln, pro Mitarbeiter oder auf aggregierter Ebene, z. B. nach
Abteilung oder Kostenstelle, analysieren. Zusätzlich können Sie Istzeiten melden, die mit Zuschlag erfasst wurden,
um abweichende Stundensätze für spezifische Arbeitsbedingungen zu erfassen. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn
Sie abrechnungsspezifische Daten an das Personalabrechnungssystem eines Drittanbieters oder an einen
Steuerberater übertragen müssen.
Der Vollständigkeitsgrad der Zeiterfassung zeigt sämtliche Istarbeitszeiten, die von Mitarbeitern oder in deren
Namen erfasst wurden, und vergleicht diese mit den Sollarbeitszeiten. Dabei wird der Vollständigkeitsgrad pro
Mitarbeiter und pro Abteilung angezeigt.
Funktionsumfang
Berichtsinhalt
Der Bericht besteht aus den Kennzahlen "Anzahl Mitarbeiter", "Sollarbeitszeit", "Erfasste Zeit" und
"Vollständigkeitsgrad der Zeiterfassung".
Zeitreihe
Die folgenden Zeitreihen sind als dedizierte Berichte für Mitarbeiterzeiten verfügbar:
Zeitverwaltung
133
●
Mitarbeiterzeiten: Monatlich: Enthält Informationen zur Sollarbeitszeit und zur erfassten Zeit für den aktuellen
Monat und die drei vorherigen Monate.
●
Mitarbeiterzeiten: Vierteljährlich: Enthält Informationen zur Sollarbeitszeit und zur erfassten Zeit für das
aktuelle Quartal und die drei vorherigen Quartale.
●
Mitarbeiterzeiten: Wöchentlich: Enthält Informationen zur Sollarbeitszeit und zur erfassten Zeit für die
aktuelle Woche und die drei vorherigen Wochen.
●
Mitarbeiterzeiten: Jährlich: Enthält Informationen zur Sollarbeitszeit und zur erfassten Zeit für das aktuelle
Jahr und die drei vorherigen Jahre.
Sie können die Informationen in diesem Bericht anhand der folgenden Merkmale filtern und analysieren:
●
Zeitinformationen einschließlich "Zeitart", "Grund", "Zeitartkategorie" und "Zuschlag".
●
Mitarbeiter
●
Organisatorische Informationen einschließlich "Unternehmen", "Betriebsstätte", "Land (des
Beschäftigungsverhältnisses)", "Abteilung", "Stelle", "Kostenstelle", "Projekt" und "Arbeitsvertrag".
Datenaktualisierung
Die Daten in diesem Bericht werden in Echtzeit bereitgestellt.
4.7.1.2 Bericht "Zeitkonten"
Übersicht
Dieser Bericht liefert eine Übersicht zum aktuellen Status ausgewählter Zeitkonten nach Mitarbeitern oder
Abteilungen. Sie können den Bericht für verschiedene Zeitkontenkategorien ausführen, z. B. für Kontostände von
Zeitkontingenten, statistischen Zeitkonten und Arbeitszeitkonten. Der Bericht enthält Details über die beanspruchte
Zeit und den aktuellen Saldo pro Zeitkonto. Dieser Bericht ist für Vorgesetzte und Zeitsachbearbeiter bestimmt.
Funktionsumfang
Berichtsinhalt
Der Bericht besteht aus den Kennzahlen Abgetragen und Saldo in Stunden/Tagen. Die Kennzahl Saldo zeigt den
Zeitkontostand der letzten Buchung im Zeitraum für vorhergehende Zeiträume oder den aktuellen Saldo für aktuelle
oder zukünftige Zeiträume an. Sie können die Kennzahl Geplant hinzufügen, mit der Sollzeiten ab dem aktuellen
Datum bis zum Ende der Berichtsperiode angezeigt werden.
Sie können außerdem die Kennzahl Zwischensaldo hinzufügen. Diese Kennzahl zeigt den Saldo nach jeder Buchung
für vorhergehende Zeiträume an. Die Kennzahl Abgetragen zeigt für die Zeitkontoart den abgetragenen Betrag ab
Beginn der gewünschten Periode bis zum aktuellen Datum an. Die Daten in diesem Bericht werden im Tabellenformat
angezeigt.
134
Zeitverwaltung
Sie können die Informationen in diesem Bericht anhand der folgenden Merkmale filtern und analysieren:
●
Zeitinformationen, einschließlich Zeitkontoart, Zeitkontenkategorie und Buchungsdatum
●
Mitarbeiter
●
Organisatorische Informationen, einschließlich Verwaltungskategorie, Betriebsstätte, Unternehmen,
Kostenstelle, Land (des Beschäftigungsverhältnisses), Stelle und Abteilung
Zeitreihe
Die folgenden Zeitreihen sind als dedizierte Berichte für die Zeitkontenanalyse verfügbar:
●
Zeitkonten: Monatlich: Enthält Informationen zu Zeitkontoständen und -buchungen für die letzten zwölf
Monate, einschließlich des aktuellen Monats.
●
Zeitkonten: Vierteljährlich: Enthält Informationen zu Zeitkontoständen und -buchungen für das aktuelle
Quartal und die drei vorherigen Quartale.
●
Zeitkonten: Wöchentlich: Enthält Informationen zu Zeitkontoständen und -buchungen für die aktuelle Woche
und die drei vorherigen Wochen.
●
Zeitkonten: Jährlich: Enthält Informationen zu Zeitkontoständen und -buchungen für das aktuelle Jahr und
die drei vorherigen Jahre.
Wenn Sie einen Bericht auf Grundlage der Datenquellen "Mitarbeiterzeiten" oder "Zeitkonten" anlegen, wählen
Sie bei Schritt 4 Merkmalseigenschaften die Option Stichtag und setzen bei Schritt 5 Variablen definieren das
Kennzeichen Erforderlich, damit im Bericht die korrekten Werte angezeigt werden.
Datenaktualisierung
4.7.1.3 Mitarbeiterzeiten: Mehrarbeitsübersicht
Übersicht
Dieser Bericht bietet eine Übersicht über die Mehrarbeit, einschließlich der für die Mehrarbeitsberechnung
relevanten Zahlen wie Istarbeitszeiten, Abwesenheiten und nicht anerkannte Zeiten. Mit diesem Bericht können Sie
Daten einzeln, pro Mitarbeiter oder auf aggregierter Ebene, z. B. nach Abteilung oder Kostenstelle, analysieren.
Funktionsumfang
Berichtsinhalt
Zeitverwaltung
135
Der Bericht besteht aus den Kennzahlen Istarbeitszeit, Mehrarbeit, Für Mehrarbeit anerkannte Stunden,
Abwesenheitszeit, Für Mehrarbeit anerkannte Abwesenheitszeit und Nicht anerkannte Stunden für Mehrarbeit.
Zudem können Sie die Kennzahlen Sollarbeitszeit, Mehrarbeitsschwelle und Wöchentliche Mehrarbeitsschwelle
hinzufügen.
Sie können die Informationen in diesem Bericht anhand der folgenden Merkmale filtern und analysieren. Sie können
Merkmale in Zeilen und Spalten ziehen, um die Daten in diesem Bericht weiter zu analysieren.
●
Zeitinformation einschließlich Zeitart, Zeitartkategorie, Zeiterfassungsmethode, Datum, Projekt, Aufgabe,
Notiz, Service, Uhrzeiten, Zuschlag, Genehmigender und Genehmigungsstatus
●
Mitarbeiter
●
Organisatorische Daten einschließlich Unternehmen, Betriebsstätte, Land (des
Beschäftigungsverhältnisses), Abteilung, Stelle, Kostenstelle, Projekt und Arbeitsvertrag.
Datenaktualisierung
136
Zeitverwaltung
5 Vergütung
5.1.1 Vergütungsgrundlagen
Übersicht
Mit Vergütung in ByDesign können Sie ein Vergütungssystem für Ihr Unternehmen implementieren. Dies geschieht
durch das Anlegen von Vergütungsbestandteilen (Be- und Abzüge), die Definition von Vergütungsstrukturen und
die Zuordnung dieser Informationen zu den einzelnen Mitarbeitern.
Im Zusammenspiel mit der Zeitverwaltung liefert das Vergütungsmanagement die notwendigen Informationen zur
finanziellen Bewertung von Zeiten und Zeitkonten. Darüber hinaus werden für die Personalabrechnung alle weiteren
zahlungsrelevanten Informationen (z. B. zu Gehältern, Einmalbezügen und Abzügen) pro Abrechnungsperiode zur
Verfügung gestellt.
Voraussetzungen
Die Vergütung wird in Ihrer Lösungskonfiguration aktiviert. Rufen Sie zum Auffinden dieser Option das Work Center
Betriebswirtschaftliche Konfiguration auf, und wählen Sie die Sicht Implementierungsprojekte. Wählen Sie Ihr
Implementierungsprojekt aus, und wählen Sie Projektumfang bearbeiten . Stellen Sie im Schritt Festlegung des
Lösungsumfangs für das Projekt sicher, dass in Personalmanagement die Option Personalabrechnung ausgewählt
ist. Das Work Center Vergütung wird daraufhin automatisch aktiviert. Die Aktivierung des Work Centers Vergütung
ohne die Personalabrechnung ist nicht möglich.
Mitarbeiterstammdaten
Sie haben bereits Mitarbeiter im System eingestellt und deren Stammdaten im Work Center Personalverwaltung
erfasst.
Konzept
Vergütung ermöglicht die Implementierung des firmenspezifischen Vergütungssystems und der Gehaltsrichtlinien
in das System. Dies geschieht durch das Anlegen und Verwalten von Vergütungsbestandteilen (Be- und Abzüge),
das Anlegen von Vergütungsstrukturen (z. B. für unterschiedliche Mitarbeitergruppen) und Vorschlagswerten für
Vergütungsgruppen innerhalb der Strukturen und die Zuordnung dieser Informationen zu den einzelnen
Mitarbeitern.
Sie können also sowohl die Struktur Ihres firmeneigenen Vergütungssystems unternehmensweit
(Vergütungsstrukturen, Vergütungsgruppen) umsetzen als auch die individuellen Vergütungsdaten Ihrer
Mitarbeiter bzw. Mitarbeitergruppen verwalten.
Vergütung
137
Vergütungsstrukturen sind im System optional. Sie unterstützen zwei Ziele:
●
Einheitliche Bezahlung gleicher Tätigkeiten innerhalb des Unternehmens
●
Konkurrenzfähige Bezahlung im Marktvergleich
In einem Unternehmen, in dem es Mitarbeiter mit und ohne Überstundenbezahlung gibt, legt der
Vergütungssachbearbeiter für jede Gruppe eine Vergütungsstruktur an.
Der Sachbearbeiter legt auch die benötigten Vergütungsbestandteile an und ordnet diese den
Vergütungsgruppen innerhalb der Vergütungsstrukturen als Vorschlag zu. Für jeden
Vergütungsbestandteil kann er absolute oder relative Beträge vorschlagen. Darauf aufbauend erfasst er
die mitarbeiterspezifischen Vergütungsdaten. Bei der Einstellung werden die Mitarbeiter, entsprechend
ihrer jeweiligen Stelle, einer Vergütungsstruktur sowie einer Vergütungsgruppe zugeordnet. Durch diese
Zuordnung werden für jeden Mitarbeiter Vergütungsbestandteile (und gegebenenfalls Beträge)
vorgeschlagen. Der Sachbearbeiter akzeptiert die Vorschläge und erfasst weitere individuelle Be- und
Abzüge. Sobald er die Erfassung abgeschlossen hat, sind die Mitarbeiterdaten im System verfügbar und
die Bezahlung entspricht den Vorgaben des firmenspezifischen Vergütungssystems.
Ablauf im System
1.
Vergütungsbestandteile definieren:
●
Prüfen Sie in der Sicht Vergütungsbestandteile die Liste der verfügbaren Vergütungsbestandteile.
Deaktivieren Sie Vergütungsbestandteile, die Sie nicht benötigen.
●
2.
3.
Legen Sie zusätzlich benötigte Vergütungsbestandteile an, gegebenenfalls durch Kopieren der
bereitgestellten Einträge.
Vergütungsstrukturen definieren:
●
Legen Sie in der Sicht Vergütungsstrukturen Ihre erforderlichen Vergütungsstrukturen an.
●
Vergütungsstruktur Vergütungsgruppen
Legen Sie unter
entsprechenden Vergütungsgruppen an.
●
Vergütungsstruktur Vergütungsbestandteile
Optional: Ordnen Sie unter
relevante Vergütungsbestandteile und Vorschlagswerte zu.
für jede Vergütungsstruktur die
pro Vergütungsgruppe
Individuelle Mitarbeitervergütung erfassen:
●
Erfassen Sie bei der Einstellung die Vergütungsdaten (Vergütungsstruktur und -gruppe sowie Bezüge)
pro Mitarbeiter, indem Sie Vergütungsdaten vervollständigen (Einstellung) verwenden.
●
Erfassen Sie die Abzüge in der Vergütungsdatei des Mitarbeiters. Rufen Sie dazu den entsprechenden
Mitarbeiter über die Suche in der Sicht Mitarbeiter auf, und markieren Sie den Eintrag in der Liste. Wählen
Sie Bearbeiten . Wählen Sie in der Vergütungsdatei des Mitarbeiters Vergütungsdetails.
●
Erfassen Sie auch alle weiteren Änderungen an der Zuordnung von Vergütungsstruktur und -gruppe
sowie von Be- und Abzügen direkt in der Vergütungsdatei des Mitarbeiters.
Änderungen der Vergütungsgruppe eines Mitarbeiters sowie individuelle Zuordnungen von Einmalbezügen und abzügen können Sie auch in der Sicht Typische Aufgaben vornehmen.
Wenn Sie die Zuordnung zur Vergütungsstruktur oder Vergütungsgruppe für einen Mitarbeiter ändern, führt
dies nicht zu einer automatischen Anpassung der individuellen Vergütungsbestandteile des Mitarbeiters.
Wenn Sie für eine Vergütungsgruppe die zugeordneten Vergütungsbestandteile oder Vorschlagswerte
ändern, führt dies ebenfalls nicht zu einer automatischen Anpassung der individuellen
Vergütungsbestandteile der dieser Vergütungsgruppe zugeordneten Mitarbeiter.
138
Vergütung
Integration der Personalabrechnung in Vergütung, Zeitverwaltung und Personalverwaltung [Seite 14]
5.2 Sicht Aufgaben
5.2.1 Aufgaben (Vergütung) – Quick Guide
Im Work Center Vergütung in der Sicht Aufgaben wird eine Liste mit allen Ihren offenen Aufgaben sowie
Mitarbeitervergütungsdateien angezeigt, die vervollständigt oder geprüft werden müssen. Sie können analysieren,
wie viel Arbeit Sie haben, Ihre Aufgaben organisieren und diesen entsprechende Prioritäten zuweisen.
eines zugehörigen Geschäftsbelegs eine Eingabe durch den Benutzer erforderlich ist. Diese Elemente werden
angelegt, damit Benutzer Daten prüfen, ändern und spezifizieren, Elemente abschließen oder im Rahmen eines
Aufgaben
1.
Sie anzeigen und verarbeiten möchten, zum Beispiel offene Aufgaben, offene Aufgaben
zur Änderung des Beschäftigungsverhältnisses oder offene Einstellungsaufgaben.
2.
●
●
gewünschte Option.
Vergütung
139
●
●
●
Exportieren
●
Vergütungsdaten vervollständigen – Einstellung
In der Sicht Aufgaben des Work Centers Vergütung können Sie im Rahmen des
Einstellungsprozesses für einen neuen Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen
vergütungsbezogene Daten eingeben.
5.2.2 Vergütungsdaten vervollständigen – Einstellung
Übersicht
In der Sicht Aufgaben des Work Centers Vergütung können Sie im Rahmen des Einstellungsprozesses für einen
neuen Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen vergütungsbezogene Daten eingeben.
Vorgehensweise
1.
Wählen Sie den Link der Aufgabe Vergütungsdaten vervollständigen (Einstellung) für den ausgewählten
Mitarbeiter. Die schrittweise Erfassung Vergütungsdaten vervollständigen (Einstellung) öffnet sich.
2.
Ordnen Sie im ersten Bild der schrittweisen Erfassung auf folgende Weise eine Vergütungsstruktur zu
(optionaler Schritt):
3.
140
a.
Geben Sie im Feld Vergütungsstruktur die Nummer der Vergütungsstruktur ein, die Sie zuordnen
möchten. Wählen Sie ggf. das Symbol zum Öffnen des Auswahldialogfelds, um nach dem Kürzel für
die Vergütungsstruktur zu suchen.
b.
Geben Sie im Feld Vergütungsgruppe die Nummer der Vergütungsgruppe ein, die Sie zuordnen
möchten. Wählen Sie ggf. das Symbol zum Öffnen des Auswahldialogfelds, um nach der
Vergütungsgruppennummer zu suchen.
Das System zeigt automatisch die entsprechenden Vergütungsgruppeninformationen an.
c.
Geben Sie im Feld Gültig ab das Datum ein, ab dem die Vergütungsstruktur wirksam ist. Klicken Sie
ggf. auf das Symbol Datum, um das Datum auszuwählen.
d.
Wählen Sie Weiter , und fahren Sie mit dem zweiten Schritt der Erfassung fort.
Prüfen Sie im zweiten Bild der schrittweisen Erfassung die Standardvergütungsbestandteile, basierend auf
der zugeordneten Vergütungsstruktur und -gruppe, und aktualisieren Sie sie nach Bedarf.
Vergütung
4.
5.
a.
Markieren Sie in der Tabelle Bezüge die Zeile des Vergütungsbestandteils, den Sie aktualisieren
möchten.
b.
Nehmen Sie die gewünschten Aktualisierungen vor, indem Sie z. B. den Wert und die Währung im Feld
Betrag oder den Gültigkeitszeitraum im Feld Gültig von/bis anpassen.
c.
Wählen Sie Zeile hinzufügen , wenn Sie einen zusätzlichen Vergütungsbestandteil hinzufügen
möchten.
d.
Geben Sie im Feld Vergütungsbestandteil das Kürzel des Vergütungsbestandteils ein, den Sie zuordnen
möchten. Wählen Sie bei Bedarf das Symbol zum Öffnen des Auswahldialogfelds, um nach dem Kürzel
des Vergütungsbestandteils zu suchen.
Das System zeigt automatisch Daten für den gewählten Bestandteil an.
e.
Geben Sie im Feld Betrag den Wert ein, und wählen Sie eine Währung für den gewählten
Vergütungsbestandteil aus.
f.
Wählen Sie Weiter , und fahren Sie mit dem dritten Schritt der Erfassung fort.
Überprüfen Sie die von Ihnen angelegten Vergütungsdaten, und nehmen Sie bei Bedarf Änderungen vor:
a.
b.
Wählen Sie Fertigstellen , um die vergütungsbezogenen Daten für den neuen Mitarbeiter zu sichern
und mit dem letzten Bild der schrittweisen Erfassung fortzufahren.
Eine Meldung bestätigt, dass die Vergütungsdatei für den neu eingestellten Mitarbeiter erfolgreich
angelegt wurde.
Wählen Sie Schließen , um zur Sicht Aufgaben zurückzukehren.
Ergebnis
Vergütungsbezogene Daten werden in der Vergütungsdatei des neuen Mitarbeiters gesichert.
5.3.1 Typische Aufgaben (Vergütung) – Quick Guide
Die Sicht Typische Aufgaben im Work Center Vergütung ermöglicht Ihnen das Bearbeiten spezifischer
Vergütungsinformationen für einzelne Mitarbeiter. So können Sie Mitarbeitern beispielsweise einmalige
Vergütungsbestandteile zuordnen (Bezüge und Abzüge) und deren Vergütungsgruppenzuordnung in der
Vergütungsstruktur ändern.
Vergütungsgrundlagen
Weitere Informationen finden Sie unter Vergütungsgrundlagen [Seite 137].
Vergütung
141
Aufgaben
Vergütungsgruppe zuordnen
In dieser Sicht können Sie einem Mitarbeiter in der Vergütungsstruktur eine
Vergütungsgruppe zuordnen.
Einmalbezug oder Einmalabzug erfassen
Sie können auch einen Einmalbezug oder Einmalabzug für einen Mitarbeiter erfassen, der an
einem angegebenen Datum bearbeitet wird.
5.4.1 Mitarbeiter (Vergütung) – Quick Guide
In der Sicht Mitarbeiter im Work Center Vergütung können Sie auf die Vergütungsdateien all Ihrer Mitarbeiter
zugreifen, um die aktuellen Vergütungsdaten eines Mitarbeiters anzuzeigen und die zugehörigen
Vergütungsbestandteile zu ändern. Sie können einem Mitarbeiter eine Vergütungsstruktur oder eine
Vergütungsgruppe zuordnen und die Vergütungsbestandteile eines Mitarbeiters entfernen.
In dieser Sicht werden standardmäßig ausschließlich aktive Mitarbeiter angezeigt. Wenn Sie die
Vergütungsdaten von früheren Beschäftigungsverhältnissen (desselben Mitarbeiters) anzeigen möchten,
wählen Sie
Anzeigen
Alle Mitarbeiter .
Kennzahlen im Vergütungsmanagement
Die Vergütungsdatei eines Mitarbeiters enthält wichtige Kennzahlen, mit denen Sie die Vergütung verschiedener
Mitarbeiter vergleichen und deren Position im Vergütungssystem Ihres Unternehmens beurteilen können.
142
Vergütung
Die folgenden Kennzahlen sind relevant:
●
Zum Referenzpunkt
●
In der Vergütungsgruppe
●
Geschätzte Bezüge
Weitere Informationen finden Sie unter Kennzahlen im Vergütungsmanagement [Seite 156].
Aufgaben
Vergütungsdaten eines Mitarbeiters anzeigen
1.
2.
Wählen Sie in der Sicht Mitarbeiter die gewünschte Personalnummer aus, um auf die
Vergütungsübersicht für den ausgewählten Mitarbeiter zuzugreifen. Hier können Sie
Details zu folgenden Bereichen anzeigen:
●
Organisatorische Daten
●
Relative Lage der Vergütung
●
Zuordnung zur Vergütungsstruktur
●
Geschätzte Bezüge
Um noch detailliertere Vergütungsinformationen zu erhalten, können Sie in dieser Sicht
einen Mitarbeiter auswählen und die Drucktaste Bearbeiten wählen, um die
vollständige Vergütungsdatei zu öffnen. Daraufhin werden Ihnen die folgenden Daten
angezeigt:
●
Allgemein: Inhalt entspricht der Vergütungsübersicht.
●
Zuordnung zur Vergütungsstruktur: Zuordnung zur Vergütungsstruktur,
Gehaltsstufen und Standardvergütungsbestandteile eines Mitarbeiters
●
Vergütungsdetails: Umfassende Vergütungsdaten eines Mitarbeiters,
einschließlich einer vollständigen Vergütungshistorie
●
Änderungen: Änderungshistorie der Vergütungsdatei eines Mitarbeiters; zum
Anzeigen der gewünschten Änderungen können Sie die Daten nach Datum oder
nach Benutzer filtern.
●
Anlagen: Dokumente, die für die Vergütungsdatei eines Mitarbeiters relevant sind
Vergütungsgruppe zuordnen
1.
Wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter in der Sicht Mitarbeiter aus, und wählen Sie
Bearbeiten , um die Vergütungsdatei des Mitarbeiters zu bearbeiten.
2.
Wählen Sie Zuordnung zur Vergütungsstruktur.
3.
Geben Sie das entsprechende Kürzel der Vergütungsgruppe für den Mitarbeiter in das
Feld ein, oder wählen Sie einen Wert aus der Liste aus. Geben Sie in das Feld Gültig von/
bis das Datum für die neue Zuordnung ein.
Vergütung
143
4.
Wählen Sie Sichern , um die neue Vergütungsgruppenzuordnung zu sichern, und
wählen Sie anschließend Schließen , um zur Sicht Mitarbeiter zurückzukehren.
Ergebnis: Die neue Zuordnung zur Vergütungsgruppe wird in der Vergütungsdatei des
Mitarbeiters gesichert.
Vergütungsbestandteil bearbeiten
In der Sicht Mitarbeiter im Work Center Vergütung können Sie die Vergütungsbestandteile
eines Mitarbeiters bearbeiten.
1.
Wählen Sie den Link mit der entsprechenden Personalnummer, um die
Vergütungsdatei des Mitarbeiters zu öffnen.
2.
Wählen Sie Bearbeiten und anschließend Vergütungsdetails.
3.
Geben Sie die Anpassungen für den entsprechenden Vergütungsbestandteil ein.
4.
a.
Markieren Sie in der Tabelle Vergütungsbestandteile die Zeile des
Vergütungsbestandteils, den Sie ändern möchten.
b.
Nehmen Sie Ihre Änderungen vor, indem Sie z.B. den Wert im Feld Betrag oder
den Gültigkeitszeitraum im Feld Gültig von/bis anpassen.
Wählen Sie Sichern und schließen , um die Anpassungen des Vergütungsbestandteils
zu sichern und zur Sicht Mitarbeiter zurückzukehren.
Zuordnung zur Vergütungsstruktur für einen Mitarbeiter ändern
1.
Wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter in der Sicht Mitarbeiter aus, und wählen Sie
Bearbeiten , um die Vergütungsdatei des Mitarbeiters zu bearbeiten.
2.
Wählen Sie Zuordnung zur Vergütungsstruktur.
3.
Wählen Sie Zeile hinzufügen , und wählen Sie im Feld Kürzel der Vergütungsstruktur die
neue Zuordnung zur Vergütungsstruktur für den Mitarbeiter aus. Geben Sie
anschließend das Kürzel der Vergütungsgruppe sowie den neuen Gültigkeitszeitraum
für diese Zuordnung an.
4.
Ergebnis: Der Mitarbeiter ist nun einer neuen Vergütungsstruktur zugeordnet.
Microsoft Excel® exportieren.
144
Vergütung
5.5 Sicht Vergütungsbestandteile
5.5.1.1 Vergütungsbestandteile
Übersicht
Vergütung bezeichnet ein systematisches Verfahren, in dessen Folge Mitarbeiter einen Geldwert im Austausch für
geleistete Arbeit erhalten. Bei Vergütungsbestandteilen handelt es sich um alle zahlungsrelevanten Informationen
(Gehalt, Bonuszahlungen, Nachtzuschlag, Kantinenkosten, Gehaltserhöhung, Mehrarbeit, Vorschuss,
Weihnachtsgeld).
geleistete Arbeit erhalten. Bei Vergütungsbestandteilen handelt es sich um alle zahlungsrelevanten Informationen,
zum Beispiel: Gehalt, Bonuszahlungen, Nachtzuschlag, Gehaltserhöhung, Mehrarbeit, Beiträge zu Versicherungen
und Gewerkschaften und so weiter. Das SAP-ByDesign-System verfügt über eine Reihe vordefinierter
Vergütungsbestandteile.
In der Sicht Vergütungsbestandteile des Work Centers Vergütung können Sie vorhandene Vergütungsbestandteile
verwalten, neue Bestandteile anlegen, vorhandene Bestandteile kopieren und Bestandteile im System deaktivieren.
Sie können in dieser Sicht außerdem die Zuordnungen von Vergütungsbestandteilen zu anderen Elementen in der
Zeitverwaltung und der Personalabrechnung bearbeiten.
Grundsätzlich werden zwei Arten von Vergütungsbestandteilen unterschieden:
●
Bezüge (wiederkehrende Bezüge und Einmalbezüge)
●
Abzüge (wiederkehrende Abzüge und Einmalabzüge)
Voraussetzungen
Funktionsumfang
Die Hauptaufgaben in der Sicht Vergütungsbestandteile werden unten beschrieben.
●
Neuen Vergütungsbestandteil anlegen
Vergütung
145
Legen Sie einen neuen Vergütungsbestandteil an (Einmalbezüge und wiederkehrende Bezüge sowie
Einmalabzüge und wiederkehrende Abzüge). Weitere Informationen finden Sie hier [Seite 148].
●
Verwenden Sie vorhandene Vergütungsbestandteile als Vorlage für neue Vergütungsbestandteile.
●
Lohnarten zuordnen
Ordnen Sie Ihre Vergütungsbestandteile einer abrechnungsdienstleisterspezifischen Entität – der Lohnart –
zu, mit der die Abwicklung der Personalabrechnung festgelegt wird.
●
Zeitarten zuordnen
Ordnen Sie Ihre Kombinationen aus Zeitart und Zuschlag dem verwendeten Stundensatz und anschließend
einem resultierenden Vergütungsbestandteil zu.
●
Zeitkonten zuordnen
Ordnen Sie Ihre Kombinationen aus Zeitkonto und Zuschlag dem verwendeten Satz und anschließend einem
resultierenden Vergütungsbestandteil zu.
Als Personalsachbearbeiter fällt Oliver Adams in seinem Unternehmen die Aufgabe zu, den neuen
Vergütungsbestandteil Bonus 2012 als Einmalbezug anzulegen. In der Sicht Vergütungsbestandteile
wählt er Neu und dann Einmalbezug. In der Sicht Neuer Einmalbezug stehen ihm alle erforderlichen
Felder zur Verfügung, um den Vergütungsbestandteil zügig anzulegen. Oliver Adams gibt alle
erforderlichen Informationen ein und sichert diese. Nun kann der neu angelegte Vergütungsbestandteil
den Mitarbeitern zugeordnet werden.
Weitere Informationen zum Anlegen neuer Vergütungsbestandteile finden Sie nachfolgend im Abschnitt
Funktionen.
Vergütungsbestandteile – Quick Guide [Seite 146]
5.5.2 Vergütungsbestandteile – Quick Guide
In der Sicht Vergütungsbestandteile des Work Centers Vergütung können Sie vorhandene Vergütungsbestandteile
verwalten, neue Bestandteile anlegen, vorhandene Bestandteile kopieren und Bestandteile im System deaktivieren.
Sie können in dieser Sicht außerdem die Zuordnungen von Vergütungsbestandteilen zu anderen Elementen in der
Zeitverwaltung und der Personalabrechnung verwalten.
Grundsätzlich werden zwei Arten von Vergütungsbestandteilen unterschieden:
146
●
Bezüge: wiederkehrende Bezüge und Einmalbezüge
●
Abzüge: wiederkehrende Abzüge und Einmalabzüge
Vergütung
Vergütungsbestandteile
geleistete Arbeit erhalten. Bei Vergütungsbestandteilen handelt es sich um alle zahlungsrelevanten Informationen
(Gehalt, Bonuszahlungen, Nachtzuschlag, Kantinenkosten, Gehaltserhöhung, Mehrarbeit, Vorschuss,
Weihnachtsgeld).
Weitere Informationen finden Sie unter Vergütungsbestandteile [Seite 145].
Aufgaben
Neuen Vergütungsbestandteil anlegen
Legen Sie einen neuen Vergütungsbestandteil an, der Mitarbeitern später zugeordnet werden
kann. Sie können eine der folgenden vier Vergütungsbestandteilvarianten im System anlegen:
1.
Wählen Sie aus der Liste verfügbarer Bestandteile die Zeile mit dem
Vergütungsbestandteil aus, den Sie kopieren möchten.
2.
Wählen Sie Kopieren , um das Bild zum Kopieren von Vergütungsbestandteilen zu
öffnen.
3.
Bearbeiten Sie die Details für die Kopie des Vergütungsbestandteils folgendermaßen:
Vergütung
a.
Geben Sie in das Feld Kürzel des Vergütungsbestandteils eine eindeutige Nummer
für Ihre Kopie des vorhandenen Vergütungsbestandteils ein. Wählen Sie bei Bedarf
das Symbol zum Öffnen des Auswahldialogfelds, um nach vorhandenen
Vergütungsbestandteilkürzeln zu suchen.
b.
Geben Sie in das Feld Vergütungsbestandteil einen Namen für Ihre Kopie des
Vergütungsbestandteils ein.
c.
Wählen Sie eine Berechnungsmethode, indem Sie einen der Auswahlknöpfe für
die Berechnungsmethode auswählen.
147
d.
4.
Geben Sie weitere Informationen nach Bedarf ein.
Wählen Sie Sichern , um Ihre Vergütungsbestandteilkopie zu sichern. Wählen Sie dann
Schließen , um zur Sicht Vergütungsbestandteile zurückzukehren.
Die Kopie des Vergütungsbestandteils wird im System gesichert und steht nun in der Sicht
Vergütungsbestandteile zur Verfügung. Um die Kopie zu öffnen, wählen Sie sie aus der Liste
vorhandener Vergütungsbestandteile aus, und wählen Sie dann Bearbeiten .
Lohnarten zuordnen
Sie können im ByDesign-System vorhandene Vergütungsbestandteile den Lohnarten Ihres
Abrechnungsdienstleisters zuordnen und auf diese Weise festlegen, wie bei der
Personalabrechnung mit diesen Bestandteilen verfahren wird.
Zeitarten zuordnen
Sie können ferner Ihre Kombinationen aus Zeitart und Zuschlag dem verwendeten
Stundensatz (und anschließend einem resultierenden Vergütungsbestandteil) zuordnen.
Zeitkonten zuordnen
In dieser Sicht können Sie außerdem Ihre Kombinationen aus Zeitkonto und Zuschlag dem
verwendeten Stundensatz (und anschließend einem resultierenden Vergütungsbestandteil)
zuordnen.
5.5.3 Neuen Vergütungsbestandteil anlegen
Übersicht
Im Work Center Vergütung können Sie einen neuen Vergütungsbestandteil im System anlegen, der Mitarbeitern zu
einem späteren Zeitpunkt zugeordnet werden kann. Sie können eine der folgenden vier
Vergütungsbestandteilvarianten im System anlegen:
●
Einmalbezug
●
Einmalabzug
●
Wiederkehrender Bezug
●
Wiederkehrender Abzug
Einmalbezüge oder -abzüge beziehen sich auf Vergütungsbestandteile, die einmalig ausgezahlt bzw. abgezogen
werden, z.B. eine einmalige Bonuszahlung. Wiederkehrende Vergütungsbestandteile bezeichnen regelmäßig (z.B.
wöchentlich, monatlich oder jährlich) vorgenommene Zahlungen oder Abzüge. Ein Beispiel für einen
wiederkehrenden Abzug wäre etwa ein monatlicher Beitrag zur betrieblichen Altersvorsorge.
148
Vergütung
Vorgehensweise
1.
Wählen Sie in der Sicht Vergütungsbestandteile die Option Neu und anschließend die gewünschte
Vergütungsbestandteilvariante.
2.
Geben Sie ein eindeutiges Kürzel und einen Namen für den neuen Vergütungsbestandteil in die Felder Kürzel
des Vergütungsbestandteils und Vergütungsbestandteil ein. Markieren Sie das Ankreuzfeld Aktiv, wenn der
Bezug bzw. Abzug aktiv im SAP-Business-ByDesign-System verwendet werden soll. Wenn dieses
Ankreuzfeld markiert ist, können Sie den Bezug bzw. Abzug Mitarbeitern zuordnen. Heben Sie die Markierung
dieses Ankreuzfelds auf, wenn ein Bezug bzw. Abzug nicht mehr verwendet wird. Er wird dann aus der Liste
der Vergütungsbestandteile entfernt, die für die Verwendung in der Vergütungsdatei und in der Sicht Typische
Aufgaben zur Verfügung stehen. Bezüge und Abzüge, die Mitarbeitern vor der Entmarkierung des
Ankreuzfelds zugeordnet wurden, werden weiterhin verwendet.
Geben Sie ein sinnvolles Kürzel für den neuen Vergütungsbestandteil ein, um sicherzustellen, dass er
in Folgeprozessen schnell gefunden wird.
3.
Wählen Sie das Land aus, für das der neue Bestandteil relevant ist.
4.
Wenn Sie einen wiederkehrenden Vergütungsbestandteil anlegen, geben Sie die Art der Wiederkehr in den
entsprechenden Feldern im Abschnitt Wiederkehr ein. Sie können festlegen, dass der Vergütungsbestandteil
täglich, alle zwei Wochen, monatlich usw. oder zu bestimmten festen Terminen wiederkehrt. Wenn Sie für
den Vergütungsbestandteil die Option Wiederkehrend zu festen Terminen auswählen, müssen Sie die
Wiederkehrfrequenz mit angeben. Die Wiederkehrfrequenz ist eine Zahl, die mit dem Zeitintervall multipliziert
wird. Wenn Sie beispielsweise einen vierteljährlichen Zuschlag anlegen möchten, geben Sie als Zahl eine 3
und als Zeitintervall Monatlich ein.
Sie können auch eine maximale Wiederkehranzahl für diesen Bestandteil eines Mitarbeiters festlegen.
5.
Wählen Sie im Abschnitt Bezug/Abzug eine Berechnungsmethode für den Bestandteil aus. Wenn Sie
Absolut auswählen, bedeutet dies, dass der Vergütungsbestandteil als fester Geldbetrag in einer festgelegten
Währung berechnet wird, die Sie in diesem Schritt eingeben. In diesem Fall steht der Wert des Bezugs bzw.
Abzugs in keiner Beziehung zu einem anderen Bezug bzw. Abzug. Wenn Sie die Berechnungsmethode
Relativ auswählen, müssen Sie den Geldwert des neuen Bestandteils als Prozentsatz angeben, wobei dies
der prozentuale Anteil eines vorhandenen Bestandteils ist.
Wenn Sie sich für die relative Berechnung entscheiden, müssen Sie einen Bezug bzw. Abzug wählen,
der als Berechnungsgrundlage für den neuen Bestandteil dienen soll. Sie müssen außerdem den
prozentualen Anteil des ausgewählten Bestandteils festlegen, der für den neuen Bestandteil gilt. Ein
Beispiel für einen relativen Bezug ist eine Zuschlagszahlung, die 5 % des regulären Gehalts beträgt.
6.
Markieren Sie das Ankreuzfeld Überschreiben zulässig, wenn Sie die Möglichkeit haben möchten, den Betrag
des Bezugs bzw. Abzugs bei der Zuordnung zu einem Mitarbeiter zu ändern. Wenn Sie dieses Ankreuzfeld
nicht markieren, dann ist der Betrag fest, und er kann nicht geändert werden, wenn Sie den
Vergütungsbestandteil einem Mitarbeiter zuordnen.
7.
Prüfen Sie, ob Sie in dieser Schnellerfassung alle Pflichtfelder ausgefüllt haben, und wählen Sie
Sichern und schließen .
Ergebnis
Sie haben einen neuen Vergütungsbestandteil im System angelegt. Der neue Bestandteil kann verschiedene Rollen
spielen. Je nach seiner Beziehung zur Zeitverwaltung und Personalabrechnung müssen Sie diesen Bestandteil mit
Vergütung
149
anderen Elementen in diesen Komponenten verknüpfen. Diese sind in den folgenden Anwendungsbeispielen
beschrieben:
Anwendungsbeispiel 1: nur administrativ
Der neue Vergütungsbestandteil wird im System angelegt und kann den Mitarbeitern zugeordnet werden. In diesem
Stammdatenszenario erfasst das System, dass der Vergütungsbestandteil den angegebenen Mitarbeitern
zugeordnet ist. Es werden keine Auszahlungen an die Mitarbeiter vorgenommen, und die
Personalabrechnungsabwicklung ist nicht involviert.
Anwendungsbeispiel 2: Vergütungsbestandteil wird für die Auszahlung an die Mitarbeiter
verwendet
Der Vergütungsbestandteil wird an die Mitarbeiter ausgezahlt, denen er zugeordnet ist. Mit anderen Worten: Der
Bestandteil muss im System abrechnungsrelevant sein. Sie müssen den Vergütungsbestandteil einer bestimmten
Lohnart zuordnen. Weitere Informationen darüber finden Sie unter Lohnarten zuordnen [Seite 150].
Anwendungsbeispiel 3: Vergütungsbestandteil wird für die Auszahlung der erfassten Zeiten
verwendet
Der Vergütungsbestandteil wird für die Auszahlung der erfassten Zeiten an die Mitarbeiter verwendet, denen er
zugeordnet ist. Sie müssen einer Lohnart den Vergütungsbestandteil, die Zeitart der erfassten Zeiten sowie einen
Zuschlag zuordnen. Die Auszahlung des Bestandteils erfolgt in der Regel während des nächsten eingeplanten
Abrechnungslaufs beim Personalabrechnungsdienstleister. Weitere Informationen darüber finden Sie unter
Zeitarten zuordnen [Seite 153].
Anwendungsbeispiel 4: Vergütungsbestandteil wird für die Auszahlung der Stunden aus dem
Zeitkonto verwendet
Der Vergütungsbestandteil wird für die Auszahlung von Stunden aus dem Zeitkonto verwendet. Sie müssen einer
Lohnart den Vergütungsbestandteil, die Zeitkontoart für die erfassten Zeiten sowie einen Zuschlag zuordnen. Die
Auszahlung des Bestandteils erfolgt in der Regel während des nächsten geplanten Abrechnungslaufs beim
Personalabrechnungsdienstleister. Weitere Informationen darüber finden Sie unter Zeitkonten zuordnen
[Seite 151].
Je nach Ihren Anforderungen müssen Sie mehr als eine Zuordnung wie zuvor beschrieben vornehmen. Wenn
Sie z. B. erfasste Zeiten auszahlen möchten, müssen Sie zunächst die Zeitartzuordnung und anschließend
die Lohnartzuordnung für diese Zeitarten vornehmen, um sicherzustellen, dass beim
Personalabrechnungsdienstleister die Abrechnungsberechnung für die betreffenden Mitarbeiter erfolgen
kann. Weitere Hintergrundinformationen zu den Interaktionen zwischen den Vergütungsbestandteilen,
Zeitarten, Zeitkonten und Zuschlägen finden Sie unter Integration der Personalabrechnung in Vergütung,
Zeitverwaltung und Personalverwaltung [Seite 14].
5.5.4 Lohnarten zuordnen
Übersicht
In der Sicht Vergütungsbestandteile des Work Centers Vergütung können Sie im ByDesign-System vorhandene
Vergütungsbestandteile den Lohnarten Ihres Abrechnungsdienstleisters zuordnen. Durch die Zuordnung wird eine
technische Verknüpfung vom internen ByDesign-Vergütungsbestandteil (z. B. Bezahlung für Mehrarbeit) zu den
durch Ihren Abrechnungsdienstleister implementierten Lohnarten bereitgestellt (z. B. OTPAY). Auf diese Weise
werden abrechnungsrelevante Daten zur Abwicklung der Personalabrechnung fehlerfrei an den Dienstleister
150
Vergütung
übertragen. Ihr Abrechnungsdienstleister kann diese Daten zum Beispiel zur Brutto-Netto-Berechnung für die
Personalabrechnung verwenden oder einfach Beträge für die Verdienstbescheinigungen Ihrer Mitarbeiter
zusammenstellen.
Voraussetzungen
Die Personalabrechnung ist in Ihrer Lösungskonfiguration aktiviert, und demzufolge ist die Vergütung automatisch
aktiviert. Rufen Sie zum Auffinden dieses Fachthemas das Work Center Betriebswirtschaftliche Konfiguration auf,
und wählen Sie die Sicht Implementierungsprojekte. Markieren Sie Ihr Implementierungsprojekt, und wählen Sie
Personalmanagement die Option Personalabrechnung ausgewählt ist.
Erweitern Sie im Schritt Fragen das Element Personalmanagement, und wählen Sie Personalabrechnung aus. Wählen
Sie Personalabrechnung und Personalabrechnungsintegration aus, und beantworten Sie die Fragen im
Zusammenhang mit der Implementierung der Personalabrechnung in Ihrem System.
Vorgehensweise
und anschließend Lohnarten zuordnen, um das Bild Lohnarten zuordnen zu öffnen.
1.
Wählen Sie Aktionen
2.
Wählen Sie im Feld Land das Land aus, für das Sie diese Zuordnung vornehmen möchten. Legen Sie
anschließend den Vergütungsbestandteil fest, den Sie einer Lohnart zuordnen möchten.
3.
1.
Wählen Sie Zeile hinzufügen , und geben Sie im Feld Kürzel des Vergütungsbestandteils das Kürzel des
Vergütungsbestandteils ein, den Sie zuordnen möchten. Wählen Sie bei Bedarf das Symbol zum
Öffnen des Auswahldialogfelds, um nach dem benötigten Kürzel des Vergütungsbestandteils zu
suchen.
Das System zeigt im Feld Vergütungsbestandteil automatisch den Namen des Vergütungsbestandteils
an.
2.
Wählen Sie aus der Auswahlliste im Feld Lohnart die Lohnart aus, die dem Vergütungsbestandteil
zugeordnet werden soll.
Wählen Sie Sichern und schließen , um die Lohnartzuordnung zu sichern und zur Sicht
Vergütungsbestandteile zurückzukehren.
Ergebnis
Die Lohnartzuordnung wird im System gesichert und ist von nun an in der Schnellerfassung Lohnarten zuordnen in
der Liste vorhandener Zuordnungen verfügbar.
5.5.5 Zeitkonten zuordnen
Übersicht
In der Sicht Vergütungsbestandteile des Work Centers Vergütung können Sie Ihre Kombinationen aus Zeitkonto und
Zuschlag der entsprechenden Rate und anschließend einem resultierenden Vergütungsbestandteil zuordnen. Diese
Vergütung
151
Zuordnung bildet die Grundlage für die finanzielle Bewertung von Zeitkontobeträgen. Auf diese Weise kann das
System zum Beispiel berechnen, dass 2,5 Feiertage bei einem Tageslohn von 120,00 EUR einer Bezahlung von
insgesamt 300,00 EUR entsprechen. Der daraus resultierende Vergütungsbestandteil beinhaltet das Ergebnis der
Berechnung, das per Lohnartzuordnung an den Abrechnungsdienstleister weitergeleitet wird. Es können mehrere
Zuordnungen für dieselbe Zeitkontoart und denselben Zuschlag implementiert werden. Dies ermöglicht die
Zusammenfassung verschiedener Raten für denselben Zeitkontobetrag.
Wenn das Fachthema "Personalabrechnung" im Lösungsumfang enthalten ist, können Sie auch die automatische
Auszahlung verbleibender Zeitkontostände über die integrierte Personalabrechnung einrichten.
Weitere Informationen zur Lohnartzuordnung finden Sie hier [Seite 150].
Voraussetzungen
Vorgehensweise
, und wählen Sie anschließend Zeitkonten zuordnen, um das Bild Zeitkonten
1.
zuordnen zu öffnen.
2.
Wählen Sie im Feld Land das Land für die Zuordnung. Legen Sie dann folgendermaßen die Rate fest, die einer
bestimmten Kombination aus Zeitkonto und Zuschlag und nachfolgend einem resultierenden
Vergütungsbestandteil zugeordnet werden soll:
3.
152
1.
Wählen Sie Zeile hinzufügen , und geben Sie im Feld Rate das Kürzel des Vergütungsbestandteils ein,
den Sie zuordnen möchten. Wählen Sie bei Bedarf das Symbol zum Öffnen des Auswahldialogfelds,
um nach dem Kürzel des Vergütungsbestandteils zu suchen.
Das System zeigt automatisch die entsprechenden Gültigkeitsinformationen an.
2.
Wählen Sie das Zeitkonto, das der ausgewählten Rate im Feld Zeitkonto zugeordnet werden soll.
3.
Wählen Sie den Zuschlag, der der Rate im Feld Zuschlag zugeordnet werden soll.
4.
Wählen Sie im Feld Kürzel des resultierenden Vergütungsbestandteils den resultierenden
Vergütungsbestandteil aus, der der Kombination aus Rate, Zeitkonto und Zuschlag zugeordnet
werden soll.
Wählen Sie Sichern und schließen , um die Zeitkontenzuordnung zu sichern und zur Sicht
Vergütung
Ergebnis
Die Zuordnung der Zeitkontoart wird im System gesichert und ist von nun an in der Schnellerfassung Zeitkonten
zuordnen in der Liste vorhandener Zuordnungen verfügbar.
5.5.6 Zeitarten zuordnen
Übersicht
In der Sicht Vergütungsbestandteile des Work Centers Vergütung können Sie Ihre Kombinationen aus Zeitart und
Zuschlag dem entsprechenden Stundensatz und anschließend einem resultierenden Vergütungsbestandteil
zuordnen. Diese Zuordnung bildet die Grundlage für die finanzielle Bewertung der erfassten Zeit. Sie ermöglicht
beispielsweise das Berechnen von 3 Überstunden zu 150 % des normalen Stundensatzes von 10,00 EUR im System.
Das Ergebnis der Zahlungsbruttosumme beträgt somit 45,00 EUR. Der daraus resultierende Vergütungsbestandteil
beinhaltet das Ergebnis dieser Berechnung, das per Lohnartzuordnung an den Abrechnungsdienstleister
weitergeleitet wird. Für dieselbe Zeitart und denselben Zuschlag können mehrere Zuordnungen definiert werden.
Dies ermöglicht die Zusammenfassung verschiedener Stundensätze für dieselbe erfasste Zeit. In dem zuvor
angeführten Beispiel können beispielsweise für den Standardsatz bzw. für die 50 % Mehrarbeit bestimmte
Zuordnungen implementiert werden.
Weitere Informationen zur Lohnartzuordnung finden Sie hier [Seite 150].
Voraussetzungen
Vorgehensweise
, und wählen Sie dann Zeitarten zuordnen, um das Bild Zeitarten zuordnen zu öffnen.
1.
2.
Wählen Sie im Feld Land das Land für die Zuordnung.
Vergütung
153
3.
1.
Wählen Sie Zeile hinzufügen , und geben Sie im Feld Kürzel des Stundensatzes die Nummer des
Vergütungsbestandteils ein, den Sie zuordnen möchten. Wählen Sie bei Bedarf das Symbol zum
Öffnen des Auswahldialogfelds, um nach dem Kürzel des Vergütungsbestandteils zu suchen.
Das System zeigt daraufhin automatisch die entsprechenden Gültigkeitsinformationen an.
2.
Wählen Sie die Zeitart aus, die dem Stundensatz im Feld Zeitart zugeordnet werden soll.
Daraufhin zeigt das System in der Tabellenliste Zuordnung der Zeitart automatisch die ausgewählte
Zeitart an.
3.
Wählen Sie die Zuschlagsart aus, die dem Stundensatz im Feld Zuschlag zugeordnet werden soll.
Daraufhin zeigt das System in der Tabellenliste Zuordnung der Zeitart automatisch die ausgewählte
Zuschlagsart an.
4.
Wählen Sie im Feld Kürzel des resultierenden Vergütungsbestandteils den resultierenden
Vergütungsbestandteil aus, der der Kombination aus Stundensatz, Zeitart und Zuschlag zugeordnet
werden soll.
Wählen Sie Sichern und schließen , um die Zeitartzuordnung zu sichern und zur Sicht
Ergebnis
Die Zeitartzuordnung wird im System gesichert, und sie ist nun in der Schnellerfassung Zeitarten zuordnen in der
Liste vorhandener Zuordnungen verfügbar.
5.6 Sicht Vergütungsstrukturen
5.6.1.1 Vergütungsstrukturen
Übersicht
Vergütungsstrukturen unterstützen die Vergütungsstrategie des Unternehmens und helfen bei der flexiblen und
effizienten Verwaltung des Vergütungsprozesses. In der Sicht Vergütungsstrukturen im Work Center Vergütung
können Sie punktbasierte und stufenbasierte Vergütungsstrukturen für alle Mitarbeitergruppen anlegen und
bearbeiten. Jede Vergütungsgruppe beschreibt einen Zielwert bzw. einen Zielbereich für das Gehalt eines
Mitarbeiters. Sie können jeder Vergütungsgruppe auch Standardvergütungsbestandteile (Bezüge und Abzüge)
zuordnen.
Die Sicht Vergütungsstrukturen unterstützt:
●
Sowohl punktbasierte als auch stufenbasierte Vergütungsstrukturen
●
Manuelle Verwaltung von Strukturen mithilfe von Detailsichten
154
Vergütung
Voraussetzungen
Funktionsumfang
Die Hauptaufgaben in der Sicht Vergütungsbestandteile werden unten beschrieben.
●
Anlegen einer neuen punktbasierten oder stufenbasierten Vergütungsstruktur.
●
Kopieren einer bereits vorhandenen Vergütungsstruktur für die künftige Verwendung.
●
Exportieren der Liste angezeigter Vergütungsstrukturen in eine Microsoft Excel-Tabelle.
●
Ändern vorhandener Vergütungsstrukturen. Wählen Sie dazu Bearbeiten . Daraufhin wird das Bild
Vergütungsstrukturen angezeigt, in dem Sie die folgenden Aufgaben ausführen können:
a.
Auf der Registerkarte Allgemein werden die Details der Vergütungsstruktur angezeigt, die Sie vorher in
der Liste ausgewählt haben. Sie können sehen, ob die Vergütungsstruktur aktiv ist (d. h., ob sie
Mitarbeitern zugeordnet werden kann). Außerdem werden Art (punktbasiert oder stufenbasiert), Land,
Währung und Frequenz der Vergütungsstruktur angezeigt.
b.
Auf der Registerkarte Vergütungsgruppen können Sie die Vergütungsgruppen für die
Vergütungsstruktur festlegen. Je nach Einrichtung der Vergütungsstruktur können Sie
Vergütungsgruppen entweder mithilfe von Zahlungsstufen (mit Mindest- und Höchstbeträgen) oder
mithilfe eindeutiger Punkte (mit einzelnen Beträgen) anlegen.
c.
Auf der Registerkarte Vergütungsbestandteile können Sie festlegen, welche Vergütungsbestandteile für
die ausgewählte Vergütungsgruppe standardmäßig verwendet werden sollen. Die Standardwerte
werden automatisch angewendet, wenn einem Mitarbeiter bei der Einstellung die entsprechende
Vergütungsgruppe zugeordnet wird.
Wenn Sie einem Mitarbeiter nach dem Einstellungsprozess eine Vergütungsgruppe zuordnen,
werden die Standardvergütungsbestandteile nicht automatisch zugeordnet.
Vergütung
155
Als Reaktion auf eine aktuelle Umfrage und zur Anpassung an das Marktgeschehen erhält Oliver Adams
die Anforderung, die Vergütungsstruktur "Vertrieb" zu prüfen. Er öffnet die Sicht Vergütungsstrukturen,
markiert die Vergütungsstruktur "Vertrieb" und wählt Bearbeiten . Die Vergütungsstruktur wird
angezeigt.
Er wählt die Sicht Vergütungsgruppen und prüft die Mindest-, Höchst- und Zielwerte für jede
Vergütungsgruppe in der Struktur. Als Nächstes wählt er die Sicht Vergütungsbestandteile und prüft die
Standardvergütungsbestandteile für jede Vergütungsgruppe in der Struktur.
Schließlich berichtet Oliver Adams seiner Vorgesetzten, dass die Vergütungsstruktur "Vertrieb"
marktkonform ist.
Vergütungsstrukturen – Quick Guide
5.7 Sicht Berichte
5.7.1.1 Kennzahlen im Vergütungsmanagement
Übersicht
Die Vergütungsdatei eines Mitarbeiters im Work Center Vergütung enthält wichtige Kennzahlen, mit denen Sie die
Vergütung verschiedener Mitarbeiter vergleichen und deren Position im Vergütungssystem Ihres Unternehmens
beurteilen können.
Im ByDesign-Vergütungsmanagement stehen Ihnen die folgenden Kennzahlen zur Verfügung:
●
Relative Lage der Vergütung zum Referenzpunkt
●
Relative Lage der Vergütung in der Vergütungsgruppe
●
Geschätzte Bezüge
Wenn Sie diese Kennzahlen für einzelne Mitarbeiter anzeigen möchten, öffnen Sie die Sicht Mitarbeiter des Work
Centers "Vergütung", wählen einen Mitarbeiter aus und wählen anschließend Bearbeiten . Daraufhin wird die
Vergütungsdatei des entsprechenden Mitarbeiters geöffnet.
Zur Berechnung der Kennzahlen werden nur jene Vergütungsbestandteile herangezogen, die Sie im Rahmen
der betriebswirtschaftlichen Konfiguration als relevant gekennzeichneten haben.
156
Vergütung
Voraussetzungen
Vergütungsbestandteile werden in Ihrer Lösungskonfiguration aktiviert und nach Bedarf angepasst. Rufen Sie zum
Auffinden dieser Aufgabe das Work Center Betriebswirtschaftliche Konfiguration auf, und wählen Sie die Sicht
Wählen Sie die Phase Fine-Tuning und anschließend in der Aufgabenliste für Ihr ausgewähltes Land
Vergütungsbestandteile – <Land>.
Nur die Vergütungsbestandteile, die Sie während der betriebswirtschaftlichen Konfiguration als relevant
bestimmt haben, werden bei der Berechnung der Vergütungskennzahlen, die in diesem Dokument
beschrieben werden, verwendet.
Relative Lage der Vergütung
Die relative Lage der Vergütung eines Mitarbeiters (zum Referenzpunkt) kann entweder hinsichtlich eines
Referenzpunktes oder auf Grundlage der Position des Mitarbeiters in der Vergütungsgruppe bestimmt werden.
●
Bei der relativen Lage der Vergütung zum Referenzpunkt handelt es sich um einen Wert, der die Bezüge eines
Mitarbeiters mit dem Zielwert (für gewöhnlich dem Mittelpunkt der Vergütungsgruppe) in Beziehung setzt.
Ein Wert von 1 bedeutet, dass der Mitarbeiter exakt gemäß der Zielvergütung entlohnt wird. Bei einem Wert
unter 1 liegt die Vergütung unter dem Zielwert, wohingegen sie bei einem Wert über 1 über dem Zielwert liegt.
Formel: Bruttobezüge / Zielwert (Mittelpunkt)
Ein Mitarbeiter hat ein Jahresgehalt von 36.500 EUR. Seine Vergütungsgruppe umfasst einen
Bereich von 34.000 EUR bis 42.000 EUR. Der Zielwert (Mittelpunkt) liegt bei 38.000 EUR. Die
Vergütung des Mitarbeiters hat die folgende relative Lage zum Referenzpunkt:
36.500 EUR / 38.000 EUR = 0,96
Der Mitarbeiter wird also leicht unter dem Zielwert seiner Vergütungsgruppe bezahlt.
●
Bei der relativen Lage der Vergütung in der Vergütungsgruppe handelt es sich um einen Wert, der die Position
der Bezüge eines Mitarbeiters zwischen dem Minimal- und dem Maximalwert der Vergütungsgruppe angibt.
Ein Wert von 0 % bedeutet, dass die Vergütung des Mitarbeiters dem Minimum der Vergütungsgruppe
entspricht. Ein Wert von 50 % entspricht dem Mittelpunkt zwischen der Minimal- und der Maximalvergütung,
während 100 % dem Maximum der Vergütungsgruppe entsprechen. Bei Werten nahe 0 % oder darunter bzw.
nahe 100 % oder darüber sollte der Mitarbeiter einer anderen Vergütungsgruppe zugeordnet oder eine
Gehaltsanpassung vorgenommen werden.
Formel: (Bruttobezüge – Minimalwert) / (Maximalwert – Minimalwert)
Ein Mitarbeiter verdient jährlich 36.500 EUR. Die Vergütungsgruppe umfasst einen Bereich von
34.000 EUR bis 42.000 EUR.
Die relative Lage in der Vergütungsgruppe berechnet sich daher folgendermaßen:
(36.500 EUR – 34.000 EUR) / (42.000 EUR – 34.000 EUR) = 0,3125 bzw. 31,25 %
Vergütung
157
Geschätzte Bezüge
Das System berechnet die geschätzten Bruttobezüge pro Mitarbeiter für verschiedene Zeiträume (jährlich,
monatlich, stündlich). Die als relevant gekennzeichneten Bezüge des Mitarbeiters werden addiert und auf die
verschiedenen Zeiträume umgerechnet.
Sie können diese Kennzahl für einzelne Mitarbeiter außerdem in der Lohn- und Gehaltsliste in der Sicht Berichte des
Work Centers "Vergütung" anzeigen.
Ein Mitarbeiter verdient monatlich 2.000 EUR. Bei einer Arbeitszeit von wöchentlich 40 Stunden ergeben
sich folgende Werte für die erwarteten Bruttobezüge:
●
Pro Jahr: 24.000,00 EUR
●
Pro Monat: 2.000,00 EUR
●
Pro Stunde: 12,50 EUR
Die tatsächlichen Bezüge eines Mitarbeiters können nur in der Personalabrechnung Ihres ByDesign-Systems
angezeigt werden.
5.7.2 Berichte
5.7.2.1 Lohn- und Gehaltsliste
Übersicht
Dieser Bericht enthält eine auf bestimmten Auswahlkriterien basierende Liste aktiver Mitarbeiter. So werden
beispielsweise aktive Mitarbeiter mit der ihnen zugeordneten Abteilung und Stelle sowie ihren erwarteten
Bruttobezügen aufgeführt.
Berichtsinhalt
Standardmäßig zeigt die Lohn- und Gehaltsliste alle aktiven Mitarbeiter und ihre erwarteten Bruttobezüge an. Die
erwarteten Bruttobezüge werden anhand der Vergütungsbestandteile berechnet, die der Vergütungsdatei eines
Mitarbeiters zugeordnet sind und als relevant für die Berechnung der Kennzahlen der geschätzten Bezüge markiert
wurden. Diese Kennzahlen werden mithilfe der in der Personaldatei des Mitarbeiters gespeicherten Daten unter
Vereinbarte Arbeitszeit berechnet und für verschiedene Zeiträume veranschlagt.
Bei den Kennzahlen für die erwarteten Bruttobezüge handelt es sich lediglich um Schätzungen. Die
tatsächlichen Bruttobezüge je Mitarbeiter stehen nur in der Personalabrechnung zur Verfügung.
158
Vergütung
6 Personalabrechnung
6.1.1 Integrieren Ihres ByDesign-Systems in das System des
Personalabrechnungsdienstleisters (Deutschland)
Übersicht
Bevor Sie Abrechnungsdaten für den ersten produktiven Abrechnungslauf in ByDesign hochladen können, muss die
erforderliche Integration Ihres ByDesign-Systems im System des Abrechnungsdienstleisters erfolgt sein. Dieses
Dokument beschreibt die Aktivitäten, die Sie für diese Integration ausführen müssen.
Dieses Dokument bezieht sich nur auf die Integrationsaktivitäten, die für die Durchführung der deutschen
dateibasierten Personalabrechnung erforderlich sind. Informationen zur Integration der US-amerikanischen
dateibasierten Personalabrechnung finden Sie hier [Seite 160].
Weitere Informationen zur Integration von Vergütung, Zeitverwaltung und Personalabrechnung finden Sie
hier [Seite 14].
Einrichtung der Konfiguration in ByDesign
Wenn die Personalabrechnung in Ihrem Lösungsumfang enthalten ist, wird das ByDesign-System automatisch mit
den besten Personalabrechnungsinhalten geliefert. Das System lädt die Vergütungsbestandteile und
Abrechnungslohnarten sowie die Zeitarten und Zeitkontoarten.
In der nachfolgenden Tabelle sind die automatisch im Lieferumfang enthaltenen Inhalte aufgeführt und die
empfohlenen Anpassungen dieser Inhalte beschrieben.
Schritte
●
Im Lieferumfang enthaltene
überprüfen
Personalabrechnung
Erklärung
Aufgaben
Mit Vergütungsbestandteilen können
verschiedene Bezugsarten und
Abzugsarten verwaltet werden, die einem
Mitarbeiter bei der Vergütung zugeordnet
sind. Im Lieferumfang des Systems ist eine
Reihe von Vergütungsbestandteilen
enthalten.
Prüfen Sie die im Lieferumfang
enthaltenen Vergütungsbestandteile
in der Sicht Vergütungsbestandteile
des Work Centers Vergütung. Passen
Sie die Vergütungsbestandteile bei
Bedarf an, deaktivieren Sie sie oder
legen Sie neue an.
159
●
Zuordnungen zwischen
Vergütungsbestandteilen und
Abrechnungslohnarten/
Dienstleisterlohnarten
überprüfen
Die Zuordnung zwischen
Abrechnungslohnarten
(dienstleisterspezifische Entitäten)
gewährleistet eine korrekte
Abrechnungsabwicklung. Die
Abrechnungslohnart beinhaltet alle
Informationen, die vom System des
Personalabrechnungsdienstleisters
benötigt werden, um die
Abrechnungsbeträge richtig zu berechnen.
Im Lieferumfang des ByDesign-Systems
sind eine Reihe von Abrechnungslohnarten
und Zuordnungen zwischen den
bereitgestellten Vergütungsbestandteilen
und Abrechnungslohnarten enthalten.
Prüfen Sie die Zuordnung der
Lohnarten, und passen Sie die
Zuordnung für neu angelegte
Vergütungsbestandteile in der Sicht
Vergütungsbestandteile an.
Sie können bei Bedarf auch neue
Abrechnungslohnarten während der
Konfiguration anlegen.
●
Betriebswirtschaftliche
Konfiguration des
Personalabrechnungssystems
durchführen
Wenn Sie ein neues
Personalabrechnungssystem einführen,
bittet Sie Ihr Dienstleister um weitere
Informationen, um das System Ihren
Anforderungen entsprechend
konfigurieren zu können. Es muss auch eine
Datenmigration aus Ihrem Altsystem und
dem ByDesign-System in das System des
erfolgen.
Da dieser Prozess einige Zeit in
Anspruch nehmen kann, kontaktieren
Sie Ihren
Personalabrechnungsdienstleister so
früh wie möglich, um mit ihm im Detail
über die Anforderungen zu sprechen.
Wenn Sie in einem neuen
Personalabrechnungssystem mit
der Personalabrechnung beginnen
möchten, wird empfohlen, dies zu
Beginn eines Kalenderjahres zu tun.
Dienstleisterlohnarten [Seite 494]
6.1.2 Integrieren Ihres ByDesign-Systems in das System des
Personalabrechnungsdienstleisters (USA)
Übersicht
Bevor Sie Abrechnungsdaten für den ersten produktiven Abrechnungslauf in das Business ByDesign-System
hochladen können, muss die erforderliche Integration Ihres ByDesign-Systems im System des
Abrechnungsdienstleisters erfolgt sein. Dieses Dokument beschreibt die Aktivitäten, die Sie für diese Integration
ausführen müssen.
Dieses Dokument bezieht sich nur auf die Integrationsaktivitäten, die für die Durchführung der USamerikanischen dateibasierten Personalabrechnung erforderlich sind. Informationen zur Integration für die
deutsche dateibasierte Personalabrechnung finden Sie hier [Seite 159].
Weitere Informationen zur Integration von Vergütung, Zeitverwaltung und Personalabrechnung finden Sie
hier [Seite 14].
160
Personalabrechnung
Einrichtung der Konfiguration in ByDesign
Wenn die Personalabrechnung in Ihrem Lösungsumfang enthalten ist, wird das ByDesign-System automatisch mit
den besten Personalabrechnungsinhalten geliefert. Das System lädt die Vergütungsbestandteile und Lohnarten
sowie die Zeitarten und Zeitkontoarten.
In der nachfolgenden Tabelle sind die automatisch im Lieferumfang enthaltenen Inhalte aufgeführt und die
empfohlenen Anpassungen dieser Inhalte beschrieben.
Schritte
Erklärung
Aufgaben
●
überprüfen
Mit Vergütungsbestandteilen können
verschiedene Bezugsarten und
Abzugsarten verwaltet werden, die einem
Mitarbeiter bei der Vergütung zugeordnet
sind. Im Lieferumfang des Systems ist eine
Reihe von Vergütungsbestandteilen
enthalten.
Prüfen Sie die im Lieferumfang
enthaltenen Vergütungsbestandteile
in der Sicht Vergütungsbestandteile
des Work Centers Vergütung. Passen
Sie die Vergütungsbestandteile bei
Bedarf an, deaktivieren Sie sie oder
legen Sie neue an.
●
Zuordnungen zwischen
Abrechnungslohnarten/
Dienstleisterlohnarten
überprüfen
Die Zuordnung zwischen
Abrechnungslohnarten
(dienstleisterspezifische Entitäten)
gewährleistet eine korrekte
Abrechnungsabwicklung. Die
Abrechnungslohnart beinhaltet alle
Informationen, die vom System des
benötigt werden, um die
Abrechnungsbeträge richtig zu berechnen.
Im Lieferumfang des ByDesign-Systems
sind eine Reihe von Abrechnungslohnarten
und Zuordnungen zwischen den
bereitgestellten Vergütungsbestandteilen
und Abrechnungslohnarten enthalten.
Prüfen Sie die Zuordnung der
Lohnarten, und passen Sie die
Zuordnung für neu angelegte
Vergütungsbestandteile in der Sicht
Vergütungsbestandteile an.
Sie können bei Bedarf auch neue
Abrechnungslohnarten bei der
Konfiguration anlegen.
●
Betriebswirtschaftliche
Konfiguration des
Personalabrechnungssystems
durchführen
Wenn Sie ein neues
Personalabrechnungssystem einführen,
bittet Sie Ihr Dienstleister um weitere
Informationen, um das System Ihren
Anforderungen entsprechend
konfigurieren zu können. Es muss auch eine
Datenmigration aus Ihrem Altsystem und
dem ByDesign-System in das System des
erfolgen.
Da dieser Prozess einige Zeit in
Anspruch nehmen kann, kontaktieren
Sie Ihren
Personalabrechnungsdienstleister so
früh wie möglich, um mit ihm im Detail
über die Anforderungen zu sprechen.
Wenn Sie in einem neuen
Personalabrechnungssystem mit
der Personalabrechnung beginnen
möchten, wird empfohlen, dies zu
Beginn eines Kalenderjahres zu tun.
Dienstleisterlohnarten [Seite 494]
Personalabrechnung
161
6.1.3 Buchen von Abrechnungsergebnissen mit Microsoft-Excel®Upload
Übersicht
Als Sachbearbeiter für die Personalabrechnung in ByDesign können Sie eine von SAP bereitgestellte MicrosoftExcel-Vorlage verwenden, um die Ergebnisse eines von Ihrem Personalabrechnungsdienstleisters ausgeführten
Abrechnungslaufs in das ByDesign-System hochzuladen und diese buchhaltungsrelevanten
Abrechnungsergebnisse im Hauptbuch zu buchen. Die Vorlage enthält Buchungsreferenzen, die das automatische
Buchen eines Belegs mit beliebig vielen Belegzeilen steuern. Über ein ByDesign-Add-In innerhalb der MicrosoftExcel-Vorlage melden Sie sich bei Ihrem ByDesign-System an, laden die Daten in die Excel-Vorlage und buchen die
Abrechnungsergebnisse auf das entsprechende Sachkonto.
In diesem Dokument werden die Funktionen der vordefinierten Excel-Vorlage beschrieben, und es wird ein Beispiel
erläutert. Weitere Informationen zum tatsächlichen Prozess der Buchung von Abrechnungsergebnissen in der
Buchhaltung unter Verwendung der vordefinierten Excel-Vorlage finden Sie unter Übertragen von
Abrechnungsergebnissen an die Buchhaltung [Seite 190].
Funktionsumfang
Die von SAP bereitgestellte Microsoft-Excel-Vorlage zum Laden und Buchen von buchhaltungsrelevanten
Abrechnungsergebnissen in das Hauptbuch hat folgende Eigenschaften:
Ausführung
Je Upload können Sie einen Buchungsbeleg mit beliebig vielen Belegzeilen für ein Unternehmen (Arbeitgeber)
buchen.
Belegkopf
Der Belegkopf der Excel-Datei enthält folgende Informationen:
●
Unternehmen (Arbeitgeber): Wenn Sie den Wert $DEF angeben, leitet das System aus der Kostenstelle einer
Soll-Belegzeile (siehe Belegzeilen weiter unten) das Unternehmen ab.
●
Rechnungslegungswerk: Mit dieser Einstellung steuern Sie, in welches Rechnungslegungswerk der
Buchungsbeleg gebucht werden soll. Wenn Sie mehrere Rechnungslegungswerke verwenden, müssen Sie
die Abrechnungsergebnisse für jedes Rechnungslegungswerk separat buchen. Geben Sie den Wert $DEF an,
um die Ergebnisse in das Standardrechnungslegungswerk und zugleich in alle parallelen
Rechnungslegungswerke zu buchen. Wenn Ihre Rechnungslegungswerke unterschiedliche Kontenpläne
verwenden, müssen Sie die Buchungen unter Angabe der entsprechenden Konten getrennt vornehmen.
●
●
Buchungsdatum: Ist dargestellt durch den Endtermin der Abrechnungsperiode.
Dokumentart: Der Standardwert ist 00047, den Sie konfigurieren können, indem Sie die entsprechenden
Werte auf dem Blatt Validierungen in der Excel-Vorlage vervollständigen.
●
Geschäftsvorgang: Der Wert (Geschäftsvorfallsart) ist festgelegt auf 601.
Belegzeilen
Jede Belegzeile in der Excel-Vorlage enthält folgende Daten:
●
162
Konto: Das Konto jeder Belegzeile muss dem Zielkonto in Ihrem Kontenplan entsprechen.
Personalabrechnung
●
Ein Kennzeichen, das angibt, ob es sich um eine Arbeitgeberaufwendung (Soll) oder um eine Verbindlichkeit
(Haben) handelt.
●
Kostenstelle
●
Profit-Center: Wenn Sie im Belegkopf den Wert $DEF angeben, leitet das System das Profit-Center aus den
Kostenstellen in den Soll-Belegzeilen ab. Die Verbindlichkeiten werden den Profit-Centern per
Belegaufteilung gemäß den Verhältnissen der Aufteilung bei den Aufwendungen zugeordnet (Näherung).
●
Währung
●
Betrag
Beispiel
In den folgenden Tabellen wird ein Beispiel für das Buchen von buchungsrelevanten
Abrechnungsergebnissen als Aufwände und Verbindlichkeiten gegeben.
Aufwände (Soll)
Beträge
Kostenstellen
Gehälter
35.000,00
1
20.000,00
2
10.000,00
3
5.000,00
1
2.857,00
2
1.429,00
3
714,00
1
4.572,00
2
2.285,00
3
1.143,00
1
148,50
2
74,30
3
37,20
Boni
Arbeitgeberbeiträge
Beitrag zur Rentenversicherung: Arbeitgeber
Summe:
5.000,00
8.000,00
260,00
48.260,00
Verbindlichkeiten (Haben)
Beträge
Gehälter bezahlt
23.260,00
Steuern bezahlt
8.000,00
SV-Beiträge bezahlt
16.000,00
Beitrag zur Rentenversicherung: Arbeitgeber plus Arbeitnehmer
1.000,00
Summe:
48.260,00
Erfassungsbeleg hochladen
Personalabrechnung
163
6.1.4 Dateibasierte Personalabrechnung bei einem externen
Personalabrechnungsdienstleister
Übersicht
Das ByDesign-System stellt die Abrechnungsdaten bereit, die von einem externen Abrechnungsdienstleister zur
Durchführung einer ausgelagerten Personalabrechnung für Ihr Unternehmen verwendet werden. Zu den
Abrechnungsdaten gehören sowohl die Mitarbeiterstammdaten als auch die Zahlungsdaten, z. B. Arbeitszeiten,
Einmalbezüge oder -abzüge usw. Diese Daten werden für jede Abrechnungsperiode an den
Personalabrechnungsdienstleister übergeben.
Die Abrechnungsdatendatei enthält jetzt neben den Daten, die nach der vorigen Abrechnungsperiode geändert
wurden, auch Daten, die in der aktuellen Abrechnungsperiode gültig sind. Deshalb enthält die
Abrechnungsdatendatei nun zwei Typen von Abrechnungsdaten:
●
Daten vom Typ 1: geändert, nachdem die vorige Datendatei (in der Regel in der vorigen Abrechnungsperiode)
generiert wurde
●
Daten vom Typ 2: in der Abrechnungsperiode gültig, für die die Datendatei angelegt wird
Ein monatlich entlohnter Mitarbeiter zieht am 1. Mai um. Er informiert den Personalsachbearbeiter am 9.
April über diese Änderung. Die Daten werden im SAP-Business-ByDesign-System am 10. April von dem
Personalsachbearbeiter aktualisiert, der sicherstellt, dass der neue Adressdatensatz ab dem 1. Mai aktiv
ist. Die laufende Abrechnungsperiode ist April, und die Datendatei wird für diese Periode angelegt. Die
Datendatei vom April enthält die geänderten Adressdaten, da die Änderung erfolgt ist, nachdem die letzte
Datendatei angelegt wurde (März). Dies ist ein Beispiel für Daten vom Typ 1. Zudem enthält die Datendatei,
die für die Abrechnungsperiode im Mai angelegt wird, auch die aktualisierte Adresse, da diese Daten ab
dem 1. Mai gültig sind. Dies ist ein Beispiel für Daten vom Typ 2.
Im vorliegenden Dokument wird das Verwalten des Abrechnungslaufs im ByDesign-System mithilfe der Sicht
Abrechnungslauf beschrieben. Sie können die Schritte des Abrechnungsprozesses auch ausführen, indem Sie die
relevanten Abrechnungslaufaufgaben abschließen, die Ihnen als Sachbearbeiter für Abrechnung in der Sicht
Aufgaben des Work Centers "Personalabrechnung" zugeordnet sind.
Relevanz
Diese Art der Personalabrechnung ist relevant, wenn Ihr System für die dateibasierte Übertragung von
Abrechnungsdaten an Ihren Abrechnungsdienstleister konfiguriert ist.
Voraussetzungen
●
Bevor Sie Abrechnungsdaten für den ersten produktiven Abrechnungslauf hochladen können, muss die
erforderliche Integration zwischen Ihrem ByDesign-System und dem System des Abrechnungsdienstleisters
erfolgt sein. Weitere Informationen zu diesen Anforderungen finden Sie unter:
○
Integrieren Ihres ByDesign-Systems in das System des Personalabrechnungsdienstleisters
(Deutschland) [Seite 159]
○
164
Integrieren Ihres ByDesign-Systems in das System des Personalabrechnungsdienstleisters (USA)
[Seite 160]
Personalabrechnung
●
In Ihrem System müssen die erforderlichen Abrechnungsperioden definiert sein. Die Festlegung der
Abrechnungsperioden muss hierbei den jeweiligen Anforderungen des von Ihnen gewählten
Personalabrechnungsdienstleisters entsprechen. Weitere Informationen zur Definition von
Abrechnungsperioden finden Sie unter Abrechnungsperioden bearbeiten [Seite 172]
Detaillierte Informationen zu den wichtigsten Aufgaben für die Integration der Work Center für das
Personalmanagement sowie eine fehlerfreie Personalabrechnung finden Sie unter: Integration der
Personalabrechnung in Vergütung, Zeitverwaltung und Personalverwaltung [Seite 14].
Ihr ByDesign-System muss für die Personalabrechnung mit dateibasiertem Downloadprozess für Ihr ausgewähltes
Land konfiguriert sein. Rufen Sie zum Auffinden dieser Option das Work Center Betriebswirtschaftliche
Konfiguration auf, und wählen Sie die Sicht Implementierungsprojekte. Markieren Sie Ihr Implementierungsprojekt,
und wählen Sie Projektumfang bearbeiten . Stellen Sie im Schritt Festlegung des Lösungsumfangs für das Projekt
sicher, dass in Personalmanagement die Option Personalabrechnung ausgewählt ist.
Sie Personalabrechnungsintegration, und beantworten Sie die Fragen im Zusammenhang mit Ihrer bevorzugten
Personalabrechnungsintegration für das Land Ihrer Wahl.
Ablauf
1.
Datenabzug anlegen
Um einen Abrechnungslauf für einen speziellen Abrechnungskreis durchführen zu können, müssen Sie für
die jeweilige Abrechnungsperiode zunächst einen Datenabzug der abrechnungsrelevanten Daten für diesen
Abrechnungskreis anlegen. Sie legen den Datenabzug an, indem Sie in der Sicht Abrechnungslauf des Work
Centers "Personalabrechnung" einen Abrechnungskreis auswählen und anschließend Datenabzug anlegen
wählen. Auf diese Weise werden automatisch alle relevanten Informationen erfasst, die Ihr
Abrechnungsdienstleister zur Durchführung des Abrechnungslaufs für die betreffende Abrechnungsperiode
benötigt. Hierzu gehören sämtliche Mitarbeiterstammdaten (z. B. Entgeltsätze), die sich seit dem letzten
Abrechnungslauf für diese Abrechnungsperiode geändert haben, und alle für die aktuelle
Abrechnungsperiode geltenden Zahlungsdaten wie Einmalabzüge oder Arbeitsstunden eines auf
Stundenbasis bezahlten Mitarbeiters.
Personalabrechnung
165
Bevor Sie die Daten an den Abrechnungsdienstleister übertragen, müssen Sie den Datenabzug
überprüfen und die Daten gegebenenfalls ändern. Fehler, die nach dem Übertragen der Datendatei
beim Abrechnungsdienstleister auftreten, können nur in Ihrem ByDesign-System behoben
werden. Wenn Sie Abrechnungsdaten, die bereits an das System des Abrechnungsdienstleisters
übertragen wurden, korrigieren oder auf irgendeine Weise ändern, müssen Sie den Datenabzug
für alle betroffenen Mitarbeiter aktualisieren, da in diesem Fall der gesamte Datenabzug nicht
aktualisiert wird. Auf diese Weise werden die Abrechnungsdaten aktualisiert und alle vorherigen
Fehler korrigiert. Standardmäßig werden alle Datensätze, die im vorigen Datenabzug Fehler
enthielten, in den aktualisierten Datenabzug einbezogen. Sie können jedoch bestimmte
Datensätze auswählen und ausschließen, wenn Sie den Datenabzug wiederholen.
Wenn Sie im Work Center "Personalabrechnung" in der Sicht Abrechnungslauf einen Datenabzug
aktualisieren möchten,
1.
wählen Sie in der Sicht Abrechnungslauf den Abrechnungskreis, für den Sie den Datenabzug
aktualisieren möchten, und wählen Sie dann Datenabzug aktualisieren , um die
Detailerfassung zum Aktualisieren eines Datenabzugs zu öffnen.
2.
Bei Bedarf können Sie einzelne Mitarbeiterdatensätze manuell ein- oder ausschließen.
Standardmäßig haben alle Mitarbeiterabrechnungsdatensätze, die im vorigen
Datenabzug fehlerfrei waren, den Status Ausschließen. Dadurch soll sich die
Aktualisierung des Datenabzugs nicht auf fehlerfreie Mitarbeiter auswirken. Daher
werden die Datensätze beim Aktualisieren des Datenabzugs nicht aktualisiert.
Wenn Sie Datensätze für einen fehlerfreien Mitarbeiter aktualisieren möchten,
müssen Sie die Mitarbeiterdatensätze für den Aktualisierungslauf manuell
einschließen.
3.
Wählen Sie Datenabzug aktualisieren , um alle Datensätze mit dem Status "Eingeschlossen"
zu aktualisieren.
Ergebnis: Der Datenabzug wird aktualisiert, und die Abrechnungsdaten für alle
Mitarbeiterdatensätze mit dem Status Eingeschlossen werden daraufhin aktualisiert.
Es wird empfohlen, das Ankreuzfeld Nicht abzurechnen in der Personaldatei eines Mitarbeiters zu markieren,
wenn dieser Mitarbeiter nicht mehr in den Personalabrechnungsexport aufgenommen werden soll, der an
Ihren Personalabrechnungsdienstleister gesendet wird. Beispiel: Der Mitarbeiter wurde gekündigt und erhält
von Ihrem Unternehmen keine Zahlungen mehr. Sobald dieses Ankreuzfeld markiert ist, werden keine
zukünftigen Änderungen der Mitarbeiterdaten (z.B. Adressänderung) in den Personalabrechnungsexport
aufgenommen, der aus dem SAP-Business-ByDesign-System in das System des
Personalabrechnungsdienstleisters erfolgt. Anhand der folgenden drei Beispiele wird verdeutlicht, wie dieses
Ankreuzfeld funktioniert:
166
Personalabrechnung
2.
1.
Für die Abrechnungsperiode vom 16. bis 29. Februar wird ein Datenabzug generiert. Sie
markieren am 16. Februar für einen Mitarbeiter das Ankreuzfeld Nicht abzurechnen. Der
Datenabzug wird später neu generiert. Da der Mitarbeiter in der ersten Version des
Datenabzugs enthalten war, wird er mit in den letzten Datenabzug aufgenommen. Zudem
werden das Gültigkeitsdatum und das Feld für das Kennzeichen in die XML und die
Mitarbeiterdaten-XLS-Dateien aufgenommen.
2.
Februar für einen Mitarbeiter das Ankreuzfeld Nicht abzurechnen. Am 1. März wird das
Ankreuzfeld eines zweiten Mitarbeiters markiert. Der erste Datenabzug wird für die
Abrechnungsperiode vom 1. bis 15. März ausgeführt. In diesem Fall wird keiner der
Mitarbeiter in den Datenabzug für die Periode vom 1. bis 15. März mit aufgenommen.
3.
März für einen Mitarbeiter das Ankreuzfeld Nicht abzurechnen. Der erste Datenabzug wird
für die Abrechnungsperiode vom 1. bis 15. März ausgeführt. Der Mitarbeiter wird in den
Datenabzug aufgenommen, und das Gültigkeitsdatum sowie das Feld für das Kennzeichen
sind in der XML-Datei und in der Mitarbeiterdaten-XLS-Datei enthalten.
Datendatei anlegen
Nachdem Sie den Datenabzug für die Personalabrechnung überprüft (und bei Bedarf korrigiert) haben, legen
Sie auf Grundlage des Datenabzugs eine Abrechnungsdatendatei an. Wählen Sie in der Sicht
Abrechnungslauf den für Ihren ausgewählten Abrechnungskreis angelegten Datenabzug aus (der
Abrechnungsprozessstatus lautet Datenabzug generiert), und wählen Sie Datendatei anlegen , um das
Anlegen der Datei auszulösen. In der standardmäßigen dateibasierten Abrechnung erzeugt das ByDesignSystem anschließend eine XML-Standardausgabedatei mit einer von SAP vorgeschlagenen Auswahl an
Mitarbeiterstammdaten und Abrechnungsbewegungsdaten, wie sie der im vorigen Schritt angelegte
Datenabzug enthält.
Sie können jedoch mit XSLT-Konvertierungsvorlagen sowohl Format als auch Inhalt der Ausgabedatei
(Zieldatei) anpassen. Sie können ihre Abrechnungsdatei in einem geänderten XML-Format oder einem Excelbasierten Format generieren und wahlweise nur die Abrechnungsdaten ausgeben, die ihr Dienstleister für
den Abrechnungslauf benötigt. Die Konvertierung der XML-Standardausgabedatei erfolgt automatisch im
Hintergrund nach Regeln, die in den von Ihnen implementierten Konvertierungsvorlagen festgelegt sind.
Weitere Informationen zur Arbeit mit diesen XSLT-Vorlagen finden Sie unter XSLT-Konvertierungsregeln
anpassen [Seite 173].
Bevor Sie die Abrechnungsdatendatei anlegen, können Sie einzelne Personaldatensätze
ausschließen. Dies kann zum Beispiel erforderlich sein, wenn der Einstellungsprozess eines neuen
Angestellten nicht, wie erwartet, abgeschlossen ist und Sie dessen Abrechnung daher manuell
durchführen möchten. Sie können die Sicht Abrechnungsprozessdaten [Seite 179] verwenden,
um den Abzug der Abrechnungsdaten für die aktuelle Abrechnungsperiode zu überprüfen und vor
dem Herunterladen der Abrechnungsdatendatei sämtliche Fehler zu korrigieren.
3.
Datendatei(en) herunterladen
Im Anschluss an das erfolgreiche Anlegen der Abrechnungsdatei(en) (XML-Excel-basiert) für Ihren
ausgewählten Abrechnungskreis laden Sie die Dateien aus dem ByDesign-System herunter und sichern sie
an einem Ort (beispielsweise in Ihrem lokalen System), von dem aus Sie sie an Ihren
Personalabrechnungsdienstleister übermitteln können. Markieren Sie die für den ausgewählten
Abrechnungskreis angelegten Abrechnungsdatendateien in der Sicht Abrechnungslauf (der
Abrechnungsprozessstatus lautet Datendatei angelegt), und wählen Sie Datendatei herunterladen . Jede
Ausgabedatei, die Sie herunterladen möchten, markieren Sie auf der Liste, wählen Herunterladen und
speichern sie am gewünschten Ort.
Personalabrechnung
167
4.
Datendatei übertragen
Im folgenden Schritt müssen Sie die Abrechnungsdatei(en) an Ihren Abrechnungsdienstleister übertragen.
Die Form der Übertragung, z. B. das Hochladen der Datei(en) in ein gemeinsam genutztes Verzeichnis oder
ein Datenträgeraustausch, hängt von den Vereinbarungen ab, die Sie mit Ihrem Abrechnungsdienstleister
getroffen haben.
5.
Abrechnungsdaten prüfen und freigeben
Bevor der tatsächliche Abrechnungslauf durchgeführt wird, überprüft Ihr Abrechnungsdienstleister zunächst
die übertragenen Daten und fügt alle zusätzlich erforderlichen Informationen hinzu, die nicht in Ihrem
ByDesign-System verwaltet werden, z. B. Pfändungen für die Personalabrechnung in den USA. Sofern alle
Daten fehlerfrei sind und die vorläufigen Abrechnungsergebnisse keine unerwarteten Abweichungen
aufweisen, führt Ihr Dienstleister den abschließenden Abrechnungslauf durch.
Wenn Ihr Abrechnungsdienstleister hingegen Fehler in den von Ihnen übermittelten Daten
feststellt, müssen Sie diese Fehler im ByDesign-System korrigieren. Nachdem Sie alle Fehler
behoben haben, müssen Sie einen weiteren Datenabzug für die betreffende Abrechnungsperiode
anlegen und die Daten überprüfen. Anschließend müssen Sie die XML-/Excel-basierte(n)
Datendatei(en) für die Personalabrechnung erneut generieren, einen Download ausführen und
abermals an Ihren Dienstleister senden.
6.
Abrechnungslauf beim Abrechnungsdienstleister
Der Dienstleister führt den Abrechnungslauf in seinem Abrechnungssystem durch und bezahlt die
Mitarbeiter. Darüber hinaus führt der Dienstleister alle vorgeschriebenen Meldungen und Zahlungen sowie
Überweisungen an Dritte gemäß den Vereinbarungen aus, die Sie mit ihm getroffen haben.
7.
Abrufen, Verarbeiten und Übertragen von Hauptbuchdaten
Sobald die Personalabrechnung abgeschlossen ist, stellt Ihnen Ihr Dienstleister die Abrechnungsergebnisse
zur Verfügung. Als Sachbearbeiter für die Personalabrechnung übertragen Sie die relevanten
Abrechnungsergebnisse anschließend manuell an Kostenstellen und stellen sicher, dass Ihr Finanzbuchhalter
informiert ist.
Zum Hochladen der Abrechnungsergebnisse in das Rechnungswesen können Sie eine für diesen Zweck
konzipierte Excel-Vorlage verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter: Buchen von
Abrechnungsergebnissen mit Excel-Upload [Seite 162].
8.
Abschließen der Abrechnungsperiode
Wenn der Abrechnungslauf beendet ist, müssen Sie die Abrechnungsperiode im ByDesign-System
abschließen. Auf diese Weise wird das System auf die nächste Abrechnungsperiode vorbereitet. Je nachdem,
welche Vereinbarungen Sie mit Ihrem Personalabrechnungsdienstleister bezüglich des Arbeitsablaufs
getroffen haben, müssen Sie die Abrechnungsperiode unter Umständen auch im System des Dienstleisters
abschließen.
Alternativ können Sie die Abrechnungsperiode zuerst abschließen und im Anschluss daran die
Hauptbuchdaten übertragen.
168
Personalabrechnung
6.2 Sicht Aufgaben
6.2.1 Aufgaben (Personalabrechnung) – Quick Guide
Im Work Center Personalabrechnung in der Sicht Aufgaben wird eine Liste mit allen Ihren offenen Aufgaben und
Ihnen zugeordneten Abrechnungstätigkeiten angezeigt. Zudem können Sie alle Erfolgs- und Fehlermeldungen zum
Anlegen von Datenabzügen in der Personalabrechnung sehen, die als Aufgaben im Arbeitsvorrat angezeigt werden.
Aufgaben
1.
Sie anzeigen und bearbeiten möchten, zum Beispiel offene Aufgaben, offene
Abrechnungsläufe oder offene Aufgaben zum Senden von Abrechnungsdaten.
2.
gruppieren, z. B. nach Fälligkeitsdatum.
●
●
gewünschte Option.
●
●
Personalabrechnung
169
●
Exportieren
●
6.3.1 Typische Aufgaben (Personalabrechnung) – Quick Guide
In der Sicht Typische Aufgaben des Work Centers Personalabrechnung können Sie Abrechnungsperioden für
sämtliche Abrechnungskreise anlegen und bearbeiten, die aktuelle Abrechnungsperiode bestimmen sowie die
Mitarbeiterdaten in Ihrem ByDesign-System mit denen im System des Personalabrechnungsdienstleisters
synchronisieren. Sie können auch die vorhandene Personalabrechnung bereinigen, indem Sie ungültige
Abrechnungsprozesse entfernen.
Geschäftsszenario: Personalabrechnung
Das Geschäftsszenario "Personalabrechnung" dient der effizienten Unterstützung des Abrechnungsprozesses mit
einem externen Abrechnungssystem. In diesem Geschäftsszenario werden die Vorteile einer internen Abrechnung
(Transparenz, Überwachung und Controlling) mit den Vorteilen einer ausgelagerten Abrechnung (geringere Kosten,
höhere Effizienz und geringeres Haftungsrisiko) kombiniert. Im BPO-Szenario der "Personalabrechnung" kümmert
sich der Abrechnungsdienstleister um Steuerberechnungen und Überweisungen, und er initiiert die Zahlung der
Mitarbeitergehälter, wodurch Sie Ihre Verwaltungskosten enorm senken können.
Andererseits bietet Ihnen das Geschäftsszenario "Personalabrechnung" eine Vorschau aller Eingabedaten für die
Abrechnung, um die Daten ggf. zu validieren und zu korrigieren, sodass Sie die Abrechnung vor der Berechnung
vollständig kontrollieren können.
Weitere Informationen finden Sie unter Personalabrechnung.
170
Personalabrechnung
Aufgaben
Aktuelle Abrechnungsperiode bestimmen
1.
Wählen Sie
Typische Aufgaben
Aktuelle Abrechnungsperiode bestimmen .
Hier wählen Sie die Abrechnungsperiode aus, für die Sie die Personalabrechnung
im ByDesign-System starten möchten. Diese Aktivität muss normalerweise nur
einmal beim Starten des Personalabrechnungslaufs ausgeführt werden.
2.
Bestimmen Sie die als aktuell (erste) festzulegende Abrechnungsperiode, indem Sie
die entsprechende Prozessnummer eingeben. Wählen Sie das Symbol zum Öffnen des
Auswahldialogfelds, und markieren Sie in der Tabelle die Zeile mit der von Ihnen
benötigten Prozessnummer.
Das System übernimmt dann die gewählte Prozessnummer in das Feld
Prozessnummer.
3.
Ergebnis: Die von Ihnen gewählte Abrechnungsperiode wird als die aktuelle
Abrechnungsperiode gesichert.
Abrechnungsperioden bearbeiten
Sie können in dieser Sicht eine Abrechnungsperiode hinzufügen oder löschen.
Mitarbeiterdaten synchronisieren
Sie müssen unter Umständen Mitarbeiterdaten, die sich in Ihrem ByDesign-System befinden,
mit Daten synchronisieren, die in den Systemen Ihres Personalabrechnungsdienstleisters
(Lieferanten) gespeichert sind. Mit der Aufgabe Mitarbeiterdaten synchronisieren in dieser
Sicht können Sie eine Datei mit allen Mitarbeiterstammdaten wie Name, Adresse, regulärer
Satz usw. generieren.
XSLT-Konvertierungsregeln anpassen
Wenn Sie die dateibasierte Personalabrechnung mit einem ausgelagerten
Abrechnungsdienstleister ausführen, generieren Sie eine XML-Datendatei (bzw. bei der
Abrechnung in den USA mehrere Dateien), die sowohl die Mitarbeiterstammdaten als auch
die Abrechnungsbewegungsdaten aus einem Datenabzug in der Personalabrechnung enthält.
Nachdem Sie diese Datei aus dem ByDesign-System heruntergeladen haben, übertragen Sie
sie zur Bearbeitung an Ihren Abrechnungsdienstleister. Wenn Sie bei der standardmäßigen
dateibasierten Abrechnung eine neue Abrechnungsdatei anlegen, wird im System eine XMLStandardausgabedatei generiert. Die standardmäßige XSLT-Konvertierung der
Abrechnungsdatei ist eine von SAP vorgeschlagene Auswahl der generierten
Abrechnungsdaten. Mithilfe der vorab von SAP bereitgestellten XSLTKonvertierungsvorlagen können Sie jedoch auch eine zweite Ausgabeabrechnungsdatei
(Zielabrechnungsdatei) in einem geänderten XML-Format oder in einem Excel-basierten
Format generieren.
Sie können in dieser Sicht die vorab gelieferten XSLT-Konvertierungsvorlagen verwalten und
eigene Vorlagen in das ByDesign-System hochladen.
Personalabrechnung
171
Ungültige Abrechnungsprozesse bereinigen
In Ihrem SAP-Business-ByDesign-System kann es ungültige Abrechnungsprozesse geben,
wenn Sie zuvor bei der Festlegung des Lösungsumfangs angegeben haben, dass die
Personalabrechnung mit "automatisiertem Datenaustausch" ausgeführt werden soll, Sie
einige Abrechnungsprozesse mithilfe dieses automatischen Prozesses angelegt haben und
später zur Personalabrechnung mit "manuellem Dateidownload" übergegangen sind. Diese
ungültigen Abrechnungsprozesse sind in dieser Sicht hervorgehoben und müssen entfernt
werden. Markieren Sie dafür einfach einen ungültigen Abrechnungsprozess in der Spalte
"Ungültig", und wählen Sie Ungültige Abrechnungsprozesse bereinigen . Bei diesem Vorgang
werden alle ungültigen Abrechnungsprozesse entfernt. Es sind keine weiteren Schritte
erforderlich.
6.3.2 Abrechnungsperioden bearbeiten
Übersicht
In der Sicht Typische Aufgaben für die Personalabrechnung können Sie eine Abrechnungsperiode hinzufügen oder
löschen. Um eine Abrechnungsperiode hinzuzufügen, führen Sie die Schritte unten aus.
Voraussetzungen
Die erforderlichen Abrechnungsperioden müssen bereits in der Fine-Tuning-Phase der betriebswirtschaftlichen
Konfiguration festgelegt worden sein.
Vorgehensweise
1.
Wählen Sie Abrechnungsperioden bearbeiten, und wählen Sie im nächsten Bild die Option Zeile hinzufügen .
2.
Geben Sie die Abrechnungsperiodennummer beim Personalabrechnungsdienstleister ein.
Dies ist die eindeutige Kennung der Abrechnungsperiode beim Personalabrechnungsdienstleister. Diese
Nummer muss den Anforderungen des Personalabrechnungsdienstleisters entsprechen. Somit wird
sichergestellt, dass der Dienstleister die Abrechnungsperiode genau identifizieren kann.
3.
Geben Sie zusätzliche Details ein, z. B. das Land, für das die Abrechnungsperiode relevant ist, sowie den
Starttermin und das Enddatum der Abrechnungsperiode.
Die Eingabe einer Prozessnummer ist nicht erforderlich. Sobald Sie eine Abrechnungsperiode
hinzugefügt haben, stellt das System diese Nummer automatisch bereit.
4.
Bestimmen Sie die aktuelle Periode.
Die als Erstes eingegebene Abrechnungsperiode wird automatisch als die aktuelle Abrechnungsperiode
festgelegt. Sie können diese Einstellung jedoch ändern. Wählen Sie in der Sicht Typische Aufgaben die Option
Aktuelle Abrechnungsperiode bestimmen, um eine beliebige andere Abrechnungsperiode als die aktuelle
festzulegen.
Wählen Sie zum Löschen einer Abrechnungsperiode die gewünschte Periode aus, und wählen Sie
Löschen. Eine abgeschlossene Abrechnungsperiode kann jedoch nicht gelöscht werden.
172
Personalabrechnung
Ergebnis
Sie haben eine neue Abrechnungsperiode hinzugefügt oder gelöscht und eine Abrechnungsperiode als aktuelle
Periode für die Personalabrechnung ausgewählt.
6.3.3 XSLT-Konvertierungsregeln anpassen (Verwalten Ihrer XSLTKonvertierungsvorlagen)
Übersicht
Wenn Sie die dateibasierte Personalabrechnung mit einem ausgelagerten Abrechnungsdienstleister ausführen,
generieren Sie Daten in einer XML-Datei, die sowohl die Mitarbeiterstammdaten als auch die
Abrechnungsbewegungsdaten aus einem Datenabzug für die Personalabrechnung umfassen. Nachdem Sie diese
Datei aus dem ByDesign-System heruntergeladen haben, übertragen Sie sie zur Bearbeitung an Ihren
Abrechnungsdienstleister. Bei der standardmäßigen dateibasierten Abrechnung wird im System eine XMLStandardausgabedatei generiert, wenn Sie eine neue Abrechnungsdatei anlegen. Die standardmäßige XSLTKonvertierung der Abrechnungsdatei ist eine von SAP vorgeschlagene Auswahl der generierten Abrechnungsdaten.
Eine detaillierte Beschreibung des Formats für die XML-Standardausgabedateien für die USA und Deutschland
finden Sie hier:
●
Personalabrechnung Deutschland: XML-Datei mit Angaben zur Personalabrechnung [Seite 287]
●
Personalabrechnung USA: XML-Datei mit Angaben zur Personalabrechnung [Seite 360]
Unter Siehe auch finden Sie Links zu Belegen, in denen die XML-Standardausgabedateien für andere Länder
als Deutschland und die USA beschrieben werden.
Mithilfe der vorab von SAP bereitgestellten Standard-XSLT-Konvertierungsvorlagen können Sie jedoch auch eine
zweite Ausgabeabrechnungsdatei (Zielabrechnungsdatei) in einem geänderten XML-Format oder in einem Excelbasierten Format generieren. Mithilfe der Aufgabe Konvertierungsregeln anpassen in der Sicht Typische Aufgaben
des Work Centers Personalabrechnung können Sie Ihre XSLT-Vorlagen verwalten: Vorhandene, von SAP
bereitgestellte XSLT-Konvertierungsvorlagen können angezeigt, geprüft, heruntergeladen, ersetzt und entfernt
werden. Neue XSLT-Dateien, die im Hinblick auf Ihre speziellen Abrechnungsanforderungen geändert wurden,
können außerdem hinzugefügt und geprüft werden. Somit ist bei der Verwaltung Ihrer Personalabrechnung mit
einem externen Abrechnungsdienstleister eine größere Flexibilität möglich.
Mit einem weiteren Schritt können Sie zudem auch die Excel-Datei in Ihrem lokalen System in beispielsweise eine
CSV-Datei umwandeln, wenn dies von Ihrem Personalabrechnungsdienstleister verlangt wird.
Kurzum, Sie erhalten mit dieser Aktivität die Möglichkeit zur Verwaltung der Liste mit den aktiven XSLTKonvertierungsvorlagen, die mit dem Schritt Datendatei anlegen des Abrechnungsprozesses eingesetzt werden.
●
An den XSLT-Konvertierungsvorlagen vorgenommene Änderungen wirken sich auf alle aktiven
Abrechnungskreise für das Land aus, das Sie in dieser Aktivität ausgewählt haben.
●
Falls Sie in früheren ByDesign Feature Packs XSLT-Konvertierungsvorlagen für die
Personalabrechnung angelegt hatten, können Sie diese für eine Verwendung in Feature Pack 3.5
nicht hochladen, da eine Kompatibilität mit diesem Release nicht gegeben ist und ein Fehler auftritt.
Personalabrechnung
173
Voraussetzungen
Die dateibasierte Personalabrechnung ist in Ihrer Lösungskonfiguration aktiviert. Rufen Sie zum Auffinden dieser
Implementierungsprojekte. Markieren Sie Ihr Implementierungsprojekt, und wählen Sie Projektumfang bearbeiten .
Stellen Sie im Schritt Festlegung des Lösungsumfangs für das Projekt sicher, dass in Personalmanagement die Option
Personalabrechnung ausgewählt ist.
Sie Personalabrechnung und Personalabrechnungsintegration aus, und stellen Sie sicher, dass die dateibasierte
Personalabrechnung für das Land, in dem Ihr Unternehmen tätig ist, aktiviert ist.
XSLT-Konvertierungsvorlagen
Die vorhandenen, von SAP bereitgestellten XSLT-Konvertierungsvorlagen werden in dieser Schnellerfassung in die
Liste Konvertierungsregeln hochgeladen. Kunden können diese Vorlagen von Ihrem SAP Account Manager oder
Ihrem Implementierungsprojektmanager erhalten. Alle in dieser Sicht verfügbaren XSLT-Konvertierungsvorlagen
müssen zuvor außerdem hinsichtlich Syntax geprüft und aktiviert werden.
SAP-Mitarbeiter und Partner können diese von SAP bereitgestellten XSLT-Vorlagen direkt im Business
Center for On-Demand Solutions from SAP herunterladen. Wählen Sie nach der Anmeldung SAP Business
ByDesign, Community und dann Wiki Info Exchange. Wählen Sie unter Solution Scope Information die Option
Application Information und dann Human Resources Management, und blättern Sie nach unten zum Thema
Converting Payroll XML Data to Microsoft Excel® . Wählen Sie Ihr ByDesign-Feature-Pack, um eine dedizierte
Seite zum Herunterladen mit einer Übersicht und Informationen zu den Voraussetzungen aufzurufen.
Personalabrechnungsdienstleister
Es besteht eine Vereinbarung mit Ihrem Personalabrechnungsdienstleister zu den genauen für den Dienstleister
erforderlichen Abrechnungsdaten sowie zum Format der Daten. Dies bildet die Grundlage für die XSLTKonvertierungsregeln, die Sie in Ihren eigenen Vorlagen festlegen, wenn Sie die standardmäßige XSLTKonvertierungsvorlage von SAP nicht verwenden möchten.
Vorgehensweise
1.
Wählen Sie in der Sicht Typische Aufgaben des Work Centers "Personalabrechnung" die Option
Konvertierungsregeln anpassen.
2.
Wählen Sie in der Schnellerfassung Konvertierungsregeln anpassen Ihr Land über die Auswahlliste für das
Feld Land aus. (Es sind ausschließlich die Länder in der Auswahl verfügbar, die Sie in Ihren Lösungsumfang
aufgenommen haben.)
Daraufhin zeigt das System die aktuell implementierten XSLT-Dateien in der Liste Konvertierungsregeln an.
174
Personalabrechnung
Ausschließlich für die Personalabrechnung in den USA sind zwei XSLT-Konvertierungsvorlagen im
System erforderlich. Sie werden in dieser Sicht angezeigt: für die Mitarbeiterstammdaten und
Zahlungsdaten. Diese Vorlagen arbeiten nacheinander im Hintergrund und generieren zwei separate
XML- oder Excel-basierte Ausgabedateien.
3.
Wählen Sie eine XSLT-Konvertierungsvorlage in der Liste aus, und wählen Sie die entsprechende Drucktaste,
um die Vorlage zu bearbeiten: Entfernen/Ersetzen Sie vorhandene Vorlagen, oder laden Sie sie in Ihr lokales
System herunter, um sie anzeigen zu lassen bzw. zu aktualisieren. Sie können auch eigene XSLTKonvertierungsvorlagen in die Liste aufnehmen und für Ihre vorhandenen Vorlagen Prüfungen ausführen.
Hinzufügen einer XSLT-Datei
a.
Wählen Sie Hinzufügen und dann Durchsuchen . Wählen Sie Ihre XSLT-Konvertierungsvorlage aus,
und machen Sie unter Belegname eine Angabe. Fügen Sie nach Bedarf optionale Kommentare hinzu.
(Sie können auch nach dem Upload Kommentare im Abschnitt Details hinzufügen.)
b.
Wählen Sie OK . Das System führt nun eine Syntaxprüfung für Ihre ausgewählte Vorlage aus und lädt
sie in die Liste Konvertierungsregeln hoch. Wenn die Prüfung keine Fehler ergibt, ist das Symbol
Status für die Vorlage grün, und die Vorlage wird im System aktiviert. Wenn Fehler erkannt werden, ist
das Symbol rot, und im Meldungsbereich unten im Bild werden Fehlermeldungen angezeigt.
c.
Wählen Sie im Feld Zieldateiformat das Format der Zielabrechnungsdatei
(Ausgabeabrechnungsdatei). Es sind zwei Optionen möglich:
●
XML-Abrechnungsdaten in ein Excel-basiertes Format konvertieren
Mit der Standardeinstellung für dieses Feld, Microsoft Office Excel-Tabelle, werden die XMLStandardausgabedatei und eine Excel-basierte Datei generiert. Die Excel-Datei enthält
ausschließlich die von Ihnen benötigten Abrechnungsdaten. Diese werden durch die Regeln
bestimmt, die in den im Rahmen dieser Aufgabe implementierten XSLT-Konvertierungsvorlagen
festgelegt werden. Beispielsweise legen Sie im XSLT-Konvertierungsprozess fest, dass der
Geschlechtscode für Mitarbeiter in eine Wortform konvertiert wird.
●
d.
XML-Abrechnungsdaten in ein geändertes XML-Format konvertieren
Wenn Sie XML-Datei wählen, legt das System die XML-Standardausgabedatei und eine geänderte
XML-Datei an. Letztere enthält ausschließlich die von Ihnen benötigten Abrechnungsdaten im
XML-Format. Diese werden durch die Regeln bestimmt, die in den im Rahmen dieser Aufgabe
implementierten XSLT-Konvertierungsvorlagen festgelegt werden. Beispielsweise legen Sie im
XSLT-Konvertierungsprozess fest, dass der Wert Getrennt lebend (in Bezug auf den
Familienstand) in den Wert Ledig konvertiert wird.
Entfernen einer XSLT-Datei
a.
Wählen Sie eine vorhandene Vorlage in der Liste Konvertierungsregeln aus, und wählen Sie
Entfernen .
b.
Daraufhin wird die Vorlage aus dem ByDesign-System entfernt und somit während des
Erstellungsprozesses der Datendatei nicht angewendet.
Ersetzen einer XSLT-Datei
a.
Ersetzen .
b.
Wählen Sie Durchsuchen , und wählen Sie die XSLT-Konvertierungsersatzvorlage aus. Fügen Sie nach
Bedarf optionale Kommentare hinzu.
c.
Wählen Sie OK . Das System führt nun eine Syntaxprüfung für Ihre Ersatzvorlage aus, lädt die Vorlage
in die Liste Konvertierungsregeln hoch und entfernt die ursprüngliche Vorlage aus der Liste. Das
Personalabrechnung
175
Prüfungsverfahren stimmt genau mit dem Prüfungsverfahren beim Hinzufügen einer neuen Vorlage
überein. Für die Ersatzdatei wird der Belegname der von Ihnen ersetzten Vorlage beibehalten.
d.
Herunterladen einer XSLT-Datei
a.
Herunterladen .
Der Dateiname der herunterzuladenden Vorlage wird im Feld Aktionsdialog angezeigt.
b.
Wählen Sie Herunterladen , und geben Sie einen Dateinamen sowie einen Ort an, an dem Sie die Vorlage
sichern möchten. Wählen Sie im Popup "Sichern unter" die Option Sichern.
Daraufhin wird das Feld Aktionsdialog erneut angezeigt. Der von Ihnen angegebene Dateiname wird
im Feld Datei angezeigt.
c.
Wählen Sie OK , um die Vorlage an den von Ihnen gewählten Ort herunterzuladen.
Prüfen einer XSLT-Datei
Wählen Sie eine vorhandene Vorlage in der Liste Konvertierungsregeln aus, und wählen Sie Prüfung . Das
System führt nun eine Syntaxprüfung für die ausgewählte Datei aus. Wenn die Prüfung keine Fehler ergibt,
ist das Symbol Status für die Vorlage grün, und die Vorlage wird im System aktiviert. Wenn Fehler erkannt
werden, ist das Symbol rot, und im Meldungsbereich unten im Bild werden Fehlermeldungen angezeigt.
Diese Funktion ist auch hilfreich, um Fehlermeldungen manuell zu reproduzieren, wenn Sie Fehler in Ihren
vorhandenen oder neu aktualisierten Vorlagen beheben.
Jede aktive XSLT-Konvertierungsvorlage (Angabe durch ein grünes Symbol für den Status) wird
angewendet, wenn die Datendatei angelegt wird. Das bedeutet, dass jede aktive XSLT-Vorlage in
der Liste Konvertierungsregeln eine eigene Ausgabedatei generiert. Beispiel: Aktuell sind 3
aktivierte Vorlagen in der Liste vorhanden, und Sie haben das Feld Zieldateiformat auf Microsoft
Office Excel-Tabelle gesetzt. Wenn Sie nun eine neue Datendatei für einen bestimmten
Abrechnungskreis anlegen, generiert das System vier Ausgabedateien: die XML-Standarddatei
und drei Excel-basierte Dateien.
Ergebnis
Sie haben Ihre vorhandene(n) XSLT-Konvertierungsvorlage(n) erfolgreich geändert oder sie durch Ihre eigenen, an
Ihren speziellen Abrechnungsprozess und an die Anforderungen Ihres Abrechnungsbearbeiters angepassten
Versionen ersetzt. Die Liste Konvertierungsregeln enthält jetzt alle Konvertierungsvorlagen, die mit dem Schritt
Datendatei anlegen des Abrechnungsprozesses eingesetzt werden.
Neue Entwicklungen und Erweiterungen für die Personalabrechnung könnten es erforderlich machen, die
bestehenden XML- oder XSLT-Vorlagendateien zu ersetzen. Der Prozess für diese Ersetzung weicht wie folgt
ab:
176
●
XML-Dateien werden bei einer dedizierten Softwareaktualisierung durch SAP automatisch ersetzt.
●
Sie müssen XSLT-Konvertierungsvorlagen manuell ersetzen. Navigieren Sie im Business Center for
On-Demand Solutions from SAP zu der Stelle, die in diesem Dokument angegeben ist, und laden Sie
die neueste Version der Vorlage herunter. Dann ersetzen Sie die Dateien mithilfe der typischen
Personalabrechnungsaufgabe Konvertierungsregeln anpassen.
Personalabrechnung
Dateibasierte Personalabrechnung bei einem externen Personalabrechnungsdienstleister [Seite 164]
Personalabrechnung China: XML-Datei mit Angaben zur Personalabrechnung [Seite 237]
Personalabrechnung Frankreich: XML-Datei mit Angaben zur Personalabrechnung [Seite 252]
Personalabrechnung Großbritannien: XML-Datei mit Angaben zur Personalabrechnung [Seite 270]
Personalabrechnung Indien: XML-Datei mit Angaben zur Personalabrechnung [Seite 320]
Personalabrechnung Schweiz: XML-Datei mit Angaben zur Personalabrechnung [Seite 345]
Personalabrechnung Österreich: XML-Datei mit Angaben zur Personalabrechnung [Seite 205]
Personalabrechnung Kanada: XML-Datei mit Angaben zur Personalabrechnung [Seite 221]
6.4 Sicht Abrechnungslauf
6.4.1.1 Arbeiten mit Datenabzügen
Übersicht
Sie müssen für jeden Abrechnungszyklus einen Datenabzug der Abrechnungsdaten jedes Abrechnungskreises
anlegen, für den die Personalabrechnung durchgeführt werden soll. Der Datenabzug erfasst automatisch die
relevanten Informationen aller Mitarbeiter, die dem Abrechnungskreis angehören. Der Abrechnungslauf basiert auf
dem Status der im Datenabzug wiedergegebenen Abrechnungsdaten. Sie können den Datenabzugsstatus eines
beliebigen Mitarbeiterabrechnungsdatensatzes im System überprüfen und einen Datenabzug aktualisieren, um
Datenänderungen zu berücksichtigen, die bei der Korrektur von Mitarbeiterdateien vorgenommen wurden. Sie
können einzelne Datensätze auch manuell ein- bzw. ausschließen, wenn Sie einen Datenabzug aktualisieren.
Funktionsumfang
Aus dem Datenabzug werden Datendateien für die Personalabrechnung generiert, die den Anforderungen des von
Ihnen in Anspruch genommenen Personalabrechnungsdienstleisters entsprechen. Die Dateien werden an den
Personalabrechnungsdienstleister für die Personalabrechnung übermittelt. Um sicherzustellen, dass die
enthaltenen Datensätze fehlerfrei sind, ist eine Überprüfung jedes Datenabzugs erforderlich. Dazu verwenden Sie
die Detailerfassung für die Aktualisierung des Datenabzugs oder die Detailerfassung für die Datenabzugsdetails.
Sollten Fehler vorliegen (die Sie in den Personal-, Zeit- oder Vergütungsdateien korrigieren können), müssen Sie den
Datenabzug aktualisieren.
Im Folgenden werden die Hauptaufgaben beim Arbeiten mit Datenabzügen beschrieben:
Anlegen eines Datenabzugs
Datenabzüge von Abrechnungsdaten für einen ausgewählten Abrechnungskreis werden in der Sicht
Abrechnungslauf angelegt.
Personalabrechnung
177
Wenn Sie im System zum ersten Mal einen Datenabzug generieren, werden darin Daten enthalten sein,
die sich bereits in Ihrem ByDesign-System befinden. Es beteht die Möglichkeit, dass diese vorhandenen
Daten neue Daten mit Bezug zu der aktuellen Abrechnungsperiode überschreiben, wenn sie in diesem
ersten Datenabzug erfasst werden. Um ein mögliches Überschreiben zu vermeiden wird empfohlen, dass
Sie eine "initiale" Abrechnungsperiode verarbeiten, die mindestens eine Abrechnungsperiode vor Ihrer
ersten produktiven Abrechnungsperiode liegt. Den Datenabzug, den Sie in der "initialen"
Abrechnungsperiode generieren, muss nicht zu Ihrem Personalabrechnungsdienstleister gesendet
werden, da davon auszugehen ist, dass der Dienstleister bereits über diese Daten verfügt. Sobald die
"initiale" Abrechnungsperiode abgeschlossen ist, werden von diesem Zeitpunkt an nur geänderte Daten
in den Datenabzug extrahiert.
Überprüfen auf Fehler
Über den Link Abrechnungsprozessdaten anzeigen können Sie den Datenabzugsstatus eines beliebigen
Mitarbeiterabrechnungsdatensatzes überprüfen, der im ausgewählten Datenabzug enthalten ist. Sollten Fehler
vorliegen, müssen Sie diese in den entsprechenden Personal-, Zeit- oder Vergütungsdateien des Mitarbeiters
korrigieren. Standardmäßig besitzen alle fehlerfreien Datensätze im vorhandenen Datenabzug den Status
Ausgeschlossen. Daher werden die Datensätze beim Aktualisieren des Datenabzugs nicht aktualisiert. Datensätze
mit Fehlern weisen hingegen den Status Eingeschlossen auf, sodass sie beim Aktualisieren des Datenabzugs
ausgewählt werden – nachdem Sie die Fehler behoben haben. Je nach Bedarf können Sie beliebige Datensätze
jedoch auch manuell ein- bzw. ausschließen.
Für einen ausgewählten Datenabzug werden in der Detailerfassung für die Datenabzugsdetails alle Mitarbeiter
angezeigt, die in der angegebenen Abrechnungsperiode bearbeitet werden sollen. Die Liste der Datensätze wird
anhand des Abrechnungskreises generiert, für den Sie den Datenabzug angelegt haben. Standardmäßig wird die
Liste aller eingeschlossenen Mitarbeiter angezeigt. Sie können diese speziell auf neu eingestellte oder versetzte
Mitarbeiter sowie auf Mitarbeiter hin überprüfen, die gekündigt worden sind oder gekündigt haben. Mithilfe der
Detailerfassung für die Datenabzugsdetails können Sie Personal-, Zeit- oder Vergütungsdateien öffnen, um Fehler
zu korrigieren oder Daten zu prüfen.
Aktualisieren eines Datenabzugs
In der Sicht Abrechnungslauf können Sie einen ausgewählten Datenabzug aktualisieren. Sie können jedoch auch in
der Detailerfassung für die Datenabzugsdetails einen ausgewählten Datenabzug aktualisieren.
1.
Wählen Sie den Abrechnungskreis, für den Sie den Datenabzug aktualisieren möchten, und anschließend
Datenabzug aktualisieren , um die Detailerfassung für die Aktualisierung des Datenabzugs zu öffnen.
2.
Standardmäßig weisen alle Mitarbeiterabrechnungsdatensätze, die im vorigen Datenabzug
fehlerfrei waren, den Status Ausgeschlossen auf. Dadurch soll sich die Aktualisierung des
Datenabzugs nicht auf fehlerfreie Mitarbeiter auswirken. Wenn Sie Datensätze für einen fehlerfreien
Mitarbeiter aktualisieren möchten, müssen Sie die Mitarbeiterdatensätze für den
Aktualisierungslauf manuell einschließen.
3.
Wählen Sie Datenabzug aktualisieren , um alle Datensätze mit dem Status Eingeschlossen zu aktualisieren.
Ergebnis: Der Datenabzug wird aktualisiert, und die Abrechnungsdaten für alle Mitarbeiterdatensätze mit dem
Status "Eingeschlossen" werden daraufhin aktualisiert.
Anlegen einer Datendatei oder Senden von Daten
Wenn Sie einen Datenabzug überprüft haben und keine Fehler vorliegen, können Sie die Abrechnungsdaten an den
Personalabrechnungsdienstleister übermitteln. Je nach Kommunikationsart können Sie entweder Datendateien
anlegen und diese in das System des Dienstleisters hochladen oder die Abrechnungsdaten direkt übermitteln. In der
178
Personalabrechnung
Detailerfassung zum Anlegen einer Datendatei und in der Detailerfassung zum Senden von Daten werden die im
Datenabzug enthaltenen Abrechnungsdatensätze aufgelistet. Standardmäßig besitzen alle fehlerfreien Datensätze
den Status Eingeschlossen. Datensätze, die Fehler enthalten, besitzen den Status Ausgeschlossen. Sie können
jedoch auch einen beliebigen Datensatz manuell ein- oder ausschließen, wenn Sie Datendateien für die
Personalabrechnung anlegen oder die Abrechnungsdaten senden.
Einschränkungen
Sie können Abrechnungsdaten für einen Mitarbeiter nicht direkt in der Detailerfassung für die Datenabzugsdetails
oder in der Detailerfassung für die Aktualisierung des Datenabzugs bearbeiten. Sie müssen zu den Personal-, Zeitoder Vergütungsdateien wechseln und dort die erforderlichen Änderungen vornehmen.
6.4.1.2 Untersicht "Abrechnungsprozessdaten"
Übersicht
Mithilfe dieser Untersicht der Sicht Abrechnungslauf im Work Center "Personalabrechnung" können Sie den
Datenabzug der Abrechnungsdaten für die aktuelle Abrechnungsperiode überprüfen und eventuelle Fehler vor der
Datenübermittlung an den Personalabrechnungsdienstleister korrigieren.
Voraussetzungen
Der Datenabzug für die relevante Abrechnungsperiode in der Personalabrechnung wurde bereits generiert.
Sie können von zwei Positionen im System auf den Datenabzug in der Personalabrechnung zugreifen:
1.
Öffnen Sie die Aufgabe Datenabzug ohne Fehler angelegt in der Sicht Aufgaben des Work Centers
"Personalabrechnung".
2.
Wählen Sie im Work Center "Personalabrechnung" in der Sicht Abrechnungslauf den Link
Abrechnungsprozessdaten anzeigen.
Hauptaufgaben
Die in dieser Untersicht verfügbaren Prozessdaten des Datenabzugs in der Personalabrechnung und die Aufgaben,
die Sie mit dieser Funktion ausführen können, werden nachfolgend beschrieben. Die Untersicht unterteilt sich in
zwei Hauptregisterkarten:
Allgemein
Unter Allgemein werden die Gesamtsummen für den Abrechnungskreis zusammengefasst. Die Anzahl der
Mitarbeiter wird geordnet nach Datenabzugsstatus und Verwaltungskategorie angezeigt. Außerdem werden auch
alle wichtigen Ereignisse im Mitarbeiterlebenszyklus [Seite 19] (z. B. Einstellungen oder Versetzungen) gezählt. Für
jeden Vergütungsbestandteil werden Zwischensummen der Zahlungsbeträge und Stunden im aktuellen Datenabzug
gebildet. Außerdem werden die gleichen Informationen für die vorherige Abrechnungsperiode bereitgestellt, sodass
Sie schnell die aktuelle Periode mit den vorherigen Ergebnissen vergleichen und auf potenzielle Fehler überprüfen
können.
Mitarbeiterdaten
Die Registerkarte Mitarbeiterdaten besteht aus den folgenden sechs Unterregisterkarten:
Personalabrechnung
179
●
Alle Mitarbeiter
Listet alle Mitarbeiter auf, die im Datenabzug für die Personalabrechnung enthalten sind, sowie sämtliche
Fehler, die beim Erstellen des Datenabzugs vom System generiert wurden. Mithilfe von Ampelsymbolen
können Sie Probleme bei einem Mitarbeiter im Datenabzug schnell identifizieren. Sie können diese Untersicht
verwenden, um von einer Fehlermeldung aus zur entsprechenden Mitarbeiterdatei zu navigieren.
Anschließend können Sie die ursprünglichen Mitarbeiterstammdaten anzeigen und die Fehler korrigieren.
Wenn Sie die Personalnummer beim Personalabrechnungsdienstleister für einen Mitarbeiter in dem
Datenabzug geändert haben, wobei dieser Mitarbeiter bereits im System des
Abrechnungsdienstleisters vorhanden ist (repliziert wurde), wird bei einer Konsistenzprüfung eine
Fehlermeldung generiert und in dieser Untersicht angezeigt: Personalnr. beim Dienstl. nach
Replik. in Dienstleistersystem geändert.
●
Datenänderungen
Die Registerkarte Datenänderungen zeigt alle Mitarbeiterstammdatenänderungen an, die seit der letzten
Abrechnungsperiode im Abrechnungskreis vorgenommen wurden. Änderungen werden nach der Art
zusammengefasst. Für jeden aufgeführten Mitarbeiter wird eine Zusammenfassung der Änderungen
bereitgestellt. Der Benutzer kann in dieser Untersicht auch zur Mitarbeiterdatei navigieren, um genauere
Informationen über die Änderungen zu erhalten.
●
Bezüge
Hier können Sie die erwarteten Bruttozahlungsstunden und -beträge nach Mitarbeiter und
Vergütungsbestandteil sortiert überprüfen.
●
Abzüge
Hier werden alle Abzüge vom Gehalt der Mitarbeiter in der aktuellen Abrechnungsperiode angezeigt,
einschließlich des entsprechenden Vergütungsbestandteils und der Lohnart des Abrechnungsdienstleisters.
●
Abwesenheiten
Hier werden alle Abwesenheiten der Mitarbeiter in der aktuellen Abrechnungsperiode angezeigt,
einschließlich der entsprechenden Mitarbeiterzeitart und der Zeitart des Dienstleisters.
●
Reisekosten
Hier werden alle Zahlungen für Reisekosten angezeigt, die der Mitarbeiter in der aktuellen
Abrechnungsperiode erhalten hat, einschließlich der entsprechenden Spesenabrechnungsnummer und der
Spesengruppe.
Verwenden dieser Untersicht
Drei einfache Anwendungsfälle werden nachfolgend beschrieben, um zu veranschaulichen, wie die in dieser
Untersicht bereitgestellten Funktionen für die Personalabrechnung verwendet werden können:
a.
Zahlreiche Mitarbeiterdaten im Datenabzug sind fehlerhaft. Wie kann ich herausfinden, welche Mitarbeiter
betroffen sind, und wo finde ich weitere Details zu den Fehlern?
Öffnen Sie Mitarbeiterdaten , um die Mitarbeiter mit einem roten Datenabzugsstatus zu identifizieren und
Details zu den Fehlern für diese Mitarbeiter anzuzeigen. Verwenden Sie bei jedem einzelnen Fehler die
Informationen in der Spalte Fehlerposition, um zu den fehlerhaften Mitarbeiterdaten zu gelangen, und nehmen
Sie dort die erforderlichen Korrekturen vor.
b.
Es besteht eine beträchtliche Diskrepanz zwischen dieser und der vorherigen Abrechnungsperiode
hinsichtlich der regulären Zahlungsgesamtsumme. Wie kann ich die Ursache für diese Diskrepanz
herausfinden?
Wählen Sie Bezüge , und wählen Sie jeden Mitarbeiter einzeln aus, um zu prüfen, ob bei allen die Zeitdaten
sowie sonstigen abrechnungsrelevanten Daten für die aktuelle Abrechnungsperiode vollständig sind.
c.
Wie prüfe ich, ob eine von einem Mitarbeiter angeforderte Abzugsänderung im Datenabzug für die
Personalabrechnung enthalten ist?
180
Personalabrechnung
Wählen Sie Datenänderungen , filtern Sie nach dem betreffenden Mitarbeiter, und prüfen Sie, ob sich diese
Änderung in der Änderungsliste befindet.
Beispiel
Nachdem ein Datenabzug für die Personalabrechnung für die aktuelle Abrechnungsperiode angelegt
worden ist, öffnet Oliver Adams (Verantwortlicher für die Personalabrechnung) die Untersicht
Abrechnungsprozessdaten, um zu prüfen, ob die Mitarbeiterinformationen fehlerfrei sind und ob sich die
allgemeine Abrechnungsperiodensumme in einem akzeptablen Toleranzbereich befindet. Herr Adams
stellt jedoch fest, dass die Anzahl der Mitarbeiter mit Fehlern nicht bei null liegt und dass die
Periodengesamtsumme für den Abrechnungskreis im Vergleich zur vorherigen Periode für regelmäßige
Zahlungen um 10.000 US-Dollar niedriger ist. Deshalb verwendet er die in dieser Untersicht verfügbaren
Funktionen, um weitere Nachforschungen anzustellen und um die Mitarbeiterdaten für diese
Abrechnungsperiode zu korrigieren.
Zunächst wählt Herr Adams die Option Alle Mitarbeiter , um die Mitarbeiter mit einem roten
Datenabzugsstatus zu identifizieren und die jeweiligen Details zu den Fehlern bei den einzelnen
Mitarbeitern zu sehen. Er stellt fest, dass bei einem Mitarbeiter ein Fehler bei der Bankleitzahl für weitere
Zahlungen vorliegt. Die Information Fehlerposition zeigt, dass dies mit der Personalverwaltung
zusammenhängt. Er wählt Personaldatei öffnen , um die Personaldatei des Mitarbeiters zu bearbeiten.
Herr Adams navigiert hier zur Registerkarte Zahlungszuordnung und korrigiert die Bankleitzahl. Nachdem
er die Korrektur vorgenommen und die geänderten Daten gesichert hat, zeigt das System die Untersicht
Abrechnungsprozessdaten, in der er alle verbleibenden Fehler in den Mitarbeiterdaten berichtigt.
Als Nächstes überprüft Herr Adams, warum die reguläre Gesamtsumme der Abrechnungsperiode im
Vergleich mit der vorherigen Periode niedriger ausfällt. Dazu wählt er Bezüge und wählt jeden Mitarbeiter
einzeln aus, um herauszufinden, ob es für die aktuelle Abrechnungsperiode Mitarbeiter ohne Zeitdaten
gibt oder ob Zeiteinträge fehlen. Herr Adams stellt fest, dass in einer Abteilung für alle Mitarbeiter
Zeitdaten fehlen. Daher wählt er Zeitdatei öffnen für jeden betroffenen Mitarbeiter und trägt die fehlenden
abrechnungsrelevanten Daten ein.
Herr Adams wurde außerdem über eine Änderung am Spendenabzugsbetrag eines Mitarbeiters
informiert. Um zu prüfen, ob diese Änderung vorgenommen wurde, wählt er Datenänderungen , filtert die
Liste nach dem betreffenden Mitarbeiter und überprüft, ob sich die Änderung unter den aufgeführten
Vergütungsänderungen befindet. Um sich zu vergewissern, dass die Änderung entsprechend der
Mitarbeiterinformation durchgeführt wurde, wählt Herr Adams Vergütungsdatei öffnen und prüft, ob der
Abzugsbetrag korrekt ist. Ihm fällt auf, dass die Summe nicht der entspricht, die der Mitarbeiter
angegeben hatte. Er nimmt deshalb die erforderliche Änderung in der Vergütungsdatei des Mitarbeiters
vor. Anschließend sichert er die Daten. Herr Adams schließt die Datei, und das System kehrt zur Untersicht
Abrechnungsprozessdaten zurück.
Nachdem Herr Adams alle beschriebenen Aktivitäten durchgeführt hat, legt er den neuen Datenabzug für
die Personaldaten der Mitarbeiter an, deren Daten aktualisiert worden sind. Er wählt
Datenabzug aktualisieren in der Untersicht Abrechnungsprozessdaten und prüft, ob die Daten nun korrekt
sind. In einem abschließenden Schritt wählt Herr Adams Datendatei anlegen , um eine neue Datei für die
Übermittlung an den Abrechnungsdienstleister zu erstellen.
Beheben von Mitarbeiterdatenfehlern bei der dateibasierten Personalabrechnung [Seite 185]
Personalabrechnung
181
6.4.1.3 Verwenden des Anwendungsprotokolls für die
Personalabrechnung
Übersicht
Als Sachbearbeiter für die Personalabrechnung sollten Sie wissen, dass bei jedem von Ihnen initiierten
Abrechnungsprozess ganz bestimmte Schritte vom System im Hintergrund ausgeführt werden. Der
Abrechnungsprozess basiert auf sogenannten Massendatenläufen.
Allgemeine Übersicht und Massendatenläufe
Massendatenläufe werden von Benutzern in Sichten angelegt und eingeplant und dann vom System ausgeführt. In
der jeweiligen Sicht, in der der Lauf ausgeführt wird, erhält der Benutzer mit Ausnahme einer Erfolgsmeldung keine
direkte Rückmeldung über den Status des Vorgangs. Im Anwendungsprotokoll können Sie die Ergebnisse sämtlicher
abgeschlossener Massendatenläufe umgehend überprüfen. Mithilfe dieses Protokolls können Sie die einzelnen
Schritte des Vorgangs nachvollziehen und jegliche Fehler, Warnungen und Meldungen prüfen. Meldungen im
Anwendungsprotokoll enthalten detaillierte geschäftsspezifische Informationen zur Start- und Fertigstellungszeit
von Läufen sowie zum Typ, zum Erfolgsstatus und zu den Ergebnissen einzelner Prozessschritte. Bei der Ausführung
eines Massendatenlaufs wird stets ein Anwendungsprotokoll mit einer eindeutigen Anwendungsprotokollnummer
generiert. Sobald Protokollpositionen im Anwendungsprotokoll gebucht wurden, können Sie von einem Benutzer
weder gelöscht noch aktualisiert werden. Sofern eine Aufbewahrung nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, werden
manche Anwendungsprotokolle gemäß im System definierten Regeln automatisch gelöscht.
Besonderheiten bei der Personalabrechnung
Abrechnungsprozess ganz bestimmte Schritte vom System im Hintergrund ausgeführt werden. Hierbei handelt es
sich um folgende Schritte:
●
Datenaufbereitung*
●
Konsistenzprüfung*
●
Datenreplikation/Datendateierstellung
●
Abrechnungsperiode schließen
*Diese beiden Schritte sind in den Aufgaben Datenabzug anlegen und Datenabzug aktualisieren zusammengefasst
und können im Work Center "Personalabrechnung" in der Sicht Abrechnungslauf aufgerufen werden.
Für alle Schritte, die nicht im Hintergrund, sondern manuell ausgeführt werden, wird kein Massendatenlaufobjekt
verwendet und damit auch kein Anwendungsprotokoll generiert. Bei jedem einzelnen im Hintergrund ausgeführten
Schritt der Personalabrechnung werden mitarbeiterspezifische Daten verarbeitet, und zwar für alle Mitarbeiter, die
einem bestimmten Abrechnungsprozess zugeordnet sind. Der Vorteil einer Ausführung der Personalabrechnung
im Hintergrund besteht darin, dass Ihr System auf diese Weise während des Abrechnungslaufs nicht gesperrt wird.
Sie können einen Abrechnungslauf für Ihre Mitarbeiter initiieren, der im Hintergrund ausgeführt wird, und mit Ihren
anderen Aufgaben fortfahren. Sobald ein einzelner Schritt des Abrechnungsprozesses abgeschlossen wurde, wird
für Sie in der Sicht Aufgaben des Work Centers "Personalabrechnung" eine Folgeaufgabe angelegt. Auf diese Weise
werden Sie über den Status des aktuellen Schritts im Abrechnungsprozess sowie über die anschließend
auszuführende Aufgabe informiert.
Das Anwendungsprotokoll liefert Ihnen weitere Informationen zu jedem einzelnen im Hintergrund ausgeführten
Schritt des Abrechnungsprozesses. Dieses Protokoll stellt für Sie die einzige Möglichkeit dar, den Prozess auf
potenzielle Fehler zu überprüfen und unmittelbar zu erfahren, was während der Ausführung des jeweiligen Schritts
vorgefallen ist. Mithilfe des Protokolls können Sie sich die Ergebnisse der im Hintergrund ausgeführten
Abrechnungsschritte umgehend in einem schreibgeschützten Format anzeigen lassen. Im Anwendungsprotokoll
selber können keine Abrechnungsaufgaben ausgeführt werden. Hierfür müssen Sie zunächst die verknüpfte Aufgabe
182
Personalabrechnung
in der Sicht Aufgaben öffnen und dann zu der Stelle im Work Center navigieren, an der ein oder mehrere Fehler
behoben werden müssen. Wenn im Protokoll Fehler aufgelistet sind, für die dem berechtigten Sachbearbeiter keine
entsprechenden Aufgaben vorliegen, müssen Sie den betreffenden Schritt des Abrechnungsprozesses neu starten.
Sollte der Fehler weiterhin bestehen, müssen Sie den Vorfall melden, um weitere Hilfe zu erhalten.
Jede Instanz des Anwendungsprotokolls besteht aus drei verschiedenen Abschnitten, in denen die im
Protokoll gebuchten Meldungen zusammengefasst werden:
●
Übersicht: Zeigt eine Aggregation der Daten des Abrechnungsschritts an, die im Abschnitt
Ergebnisse erfasst wurden.
●
Einstellungen: Enthält Informationen zu den Parametern und Einstellungen der Geschäftsobjekte im
Backendsystem: Protokollparameter (Parameter zur Ausführung des Massendatenlaufs),
Auswahlkriterien für das Anlegen der Protokolldaten (Massendatenlauf ausführen) und alle relevanten
Daten, die aus den Konfigurationseinstellungen abgeleitet wurden.
●
Ergebnisse: Liefert detaillierte Informationen zum jeweiligen Schritt des Abrechnungsprozesses sowie
dessen Status, einschließlich sämtlicher Fehlermeldungen, die während des Prozesses generiert
wurden.
Funktionsumfang
Im Folgenden werden die wichtigsten Abschnitte des Anwendungsprotokolls näher beschrieben. Die Meldungen
können von jedem Abschnitt des Protokolls aus nach Microsoft Excel exportiert werden:
Übersicht
Dieser Abschnitt enthält eine Zusammenfassung aller Status eines Abrechnungsschritts und zeigt zudem die Anzahl
der Mitarbeiter an, deren Abrechnungslauf erfolgreich war oder zu Fehler- und Warnmeldungen geführt hat.
Außerdem können Sie die Start- und Fertigstellungszeit des Schritts und den Namen des Sachbearbeiters, von dem
er initiiert wurde, einsehen. Im Bereich Meldungen zusammenfassen erhalten Sie nähere Informationen zu den
Meldungen und deren individuellen Status. Die Meldungen enthalten eine Zusammenfassung der verschiedenen
Arten von Geschäftsbelegen, die während des Laufs ausgelöst wurden, sowie die abschließenden Status dieser
Aktionen. Der Status einer Meldung wird mithilfe einer Ampel angezeigt: Grün steht hierbei für "Erfolg", Gelb für
"Warnung" und Rot für "Fehler".
Einstellungen
In diesem Abschnitt werden die relevanten Parameter (Typcode des Abrechnungsschritts) angezeigt, die für die
Ausführung eines Schritts verwendet werden. Diese Parameter liefern Details zu jenem Schritt des
Abrechnungsprozesses, der gegenwärtig im Hintergrund des Massendatenlaufs ausgeführt wird. Hierbei kann es
sich z. B. um eine Konsistenzprüfung, eine Datenreplikation oder einen Bereinigungsschritt handeln. Sie können die
Einstellungen überprüfen, um sicherzustellen, dass alle vorgesehenen Geschäftsobjekte im Lauf enthalten sind. Sie
können außerdem das Auswahlkriterium für Mitarbeiter einsehen, das für den jeweiligen Abrechnungsschritt
verwendet wird. Bei diesem Auswahlkriterium handelt es sich um die Personalabrechnungsnummer.
Details (Allgemeine Informationen)
Die Sicht Ergebnisse enthält eine umfassende Liste aller Meldungen und deren Status, die während des
Massendatenlaufs oder Abrechnungsprozesses erfasst wurden. Jede dieser Meldungen enthält Informationen zu
einer Aktion, deren erfolgreiche oder fehlgeschlagene Ausführung der Statusampel für Meldungen entnommen
werden kann. In Abhängigkeit vom jeweiligen Massendatenlauf können Sie zu jedem Abrechnungsschritt detaillierte
Informationen wie die Nummern und Bestandteile von Geschäftsbelegen einsehen. Mithilfe dieser Meldungen
können Sie in Erfahrung bringen, aus welchem Grund ein bestimmter Fehler während des Laufs aufgetreten ist und
wie Sie ihn beheben können.
Personalabrechnung
183
Details (Personalabrechnung)
Unter Ausführungsdetails wird Ihnen eine vollständige Liste der Personalnummern angezeigt sowie der
Ausführungsstatus für jeden Mitarbeiter des jeweiligen Abrechnungsschritts. Auch hier wird Ihnen der Status des
Abrechnungsprozesses in einer Ampel angezeigt.
Anlegen des Datenabzugs der Personalabrechnung, Korrigieren von mitarbeiterspezifischen Fehlern und
Überprüfen abschließender Ergebnisse mithilfe des Anwendungsprotokolls
1.
Als Sachbearbeiter für die Personalabrechnung ist Oliver Adams dafür verantwortlich, dass die
Datenabzüge für den Mitarbeiterabrechnungskreis AK3 angelegt werden. Diesem gehören
Mitarbeiter an, die in der Hauptniederlassung von Akron Heating in den USA beschäftigt sind und
ihr Gehalt auf Monatsbasis erhalten. Beim Anlegen des Datenabzugs tritt eine Reihe von Fehlern
auf. Die Aufgabe Datenabzug wurde mit Fehlern angelegt im Work Center "Personalabrechnung"
in der Sicht Aufgaben alarmiert Herrn Adams daraufhin über das Ergebnis des Datenabzugs.
2.
Er öffnet die Aufgabe und navigiert zu den Abrechnungsdateien der Mitarbeiter, bei denen Fehler
aufgetreten sind, und korrigiert die fehlerhaften Stammdaten.
3.
Daraufhin wiederholt Herr Adams den Datenabzug in der Sicht Abrechnungslauf und öffnet das
Anwendungsprotokoll, um die Ergebnisse des neu generierten Datenabzugs zu überprüfen.
4.
Da laut Protokoll nun alle Mitarbeiter fehlerfrei beim Datenabzug erfasst wurden, initiiert Herr
Adams den nächsten Schritt des Abrechnungsprozesses. Hierbei handelt es sich um das Anlegen
der Abrechnungsdatendatei, die anschließend an den Personalabrechnungsdienstleister
gesendet wird.
Sobald ein Abrechnungsschritt erfolgreich ausgeführt worden ist, wird der darauf folgende Schritt
automatisch initiiert. Wenn keine Fehler auftreten, besteht auch nicht die Notwendigkeit, das
Anwendungsprotokoll zu überprüfen.
Fehler im Protokoll sind nicht mit Fehlern gleichzusetzen, die während des eigentlichen Anwendungslaufs
auftreten. Bei Fehlern des Anwendungsprotokolls handelt es sich um technische Fehler wie die fehlerhafte
Ausführung einer Aktion, die ungültige Knotennummer eines Geschäftsobjekts im System, die Sperrung
eines Geschäftsobjektknotens oder andere Probleme mit technischen Parametern. Jedes Mal, wenn
technische Fehler dieser Art ausgelöst werden, wird der entsprechende Abrechnungsschritt vom
Massendatenlauf abgebrochen. Als Sachbearbeiter für die Personalabrechnung erhalten Sie eine Aufgabe,
die Sie über den Fehler informiert und mit deren Hilfe Sie den Fehler beheben können.
Bei einem Konsistenzprüfungsfehler handelt es sich hingegen nicht um einen technischen, sondern um
einen anwendungsspezifischen Fehler. In diesem Fall verlief die Aktion erfolgreich, die während des
Abrechnungsprozesses und des anschließenden Sicherungsvorgangs ausgeführt wurde. Im
Anwendungsprotokoll wird der Status aller zugehörigen Einträge folglich in Form einer grünen Ampel
angezeigt werden. Daher werden anwendungsspezifische Fehler nicht im Protokoll angezeigt. Das Protokoll
enthält ausschließlich technische Fehlermeldungen. Wenn vom System anwendungsdatenspezifische
Fehler ausgelöst werden, erhält der berechtigte Sachbearbeiter hierfür separate Aufgaben.
Massendatenläufe
Aufgabensteuerung
184
Personalabrechnung
6.4.1.4 Beheben von Mitarbeiterdatenfehlern bei der dateibasierten
Personalabrechnung
Übersicht
Genauigkeit und Vollständigkeit von Mitarbeiterdaten sind für den gesamten Abrechnungsprozess in SAP Business
ByDesign von entscheidender Bedeutung. Da im ByDesign-System sämtliche Mitarbeiterstammdaten und
Zahlungsdaten erfasst werden, müssen Datenfehler im System behoben werden, bevor die Daten an den
Abrechnungsdienstleister übertragen werden. In Ihrer Funktion als Sachbearbeiter für die Personalabrechnung
können Sie die in den Work Centern im Personalmanagement bereitgestellten Tools und Aufgaben verwenden, um
auf Mitarbeiterdaten zuzugreifen und relevante Datenfehler zu korrigieren. In diesem Dokument erhalten Sie weitere
Informationen zu Fehlern, die bei der Verwendung der dateibasierten Personalabrechnung auftreten können, sowie
eine Anleitung zum Umgang mit solchen Fehlern.
Weitere Informationen zur dateibasierten Personalabrechnung im ByDesign-System finden Sie hier
[Seite 164].
Voraussetzungen
Ihr SAP-Business-ByDesign-System muss für die Personalabrechnung mit dateibasiertem Downloadprozess für Ihr
ausgewähltes Land konfiguriert sein. Rufen Sie zum Auffinden dieser Option das Work Center Betriebswirtschaftliche
und wählen Sie Projektumfang bearbeiten . Stellen Sie im Schritt Festlegung des Lösungsumfangs für das Projekt
sicher, dass in Personalmanagement die Option Personalabrechnung ausgewählt ist.
Sie Personalabrechnungsintegration, und beantworten Sie die Fragen im Zusammenhang mit Ihrer bevorzugten
Personalabrechnungsintegration für das Land Ihrer Wahl.
Funktionsumfang
In den folgenden Abschnitten werden die Fehler beschrieben, die im Rahmen der dateibasierten
Personalabrechnung im ByDesign-System am häufigsten auftreten können:
1. Fehler beim Anlegen oder Aktualisieren des Datenabzugs für die Personalabrechnung
Beim Datenabzug für die Personalabrechnung werden alle Mitarbeiterabrechnungsdaten für den ausgewählten
Abrechnungskreis und die relevante Abrechnungsperiode erfasst und für die Bearbeitung bei Ihrem
Abrechnungsdienstleister vorbereitet. Als Sachbearbeiter für die Personalabrechnung legen Sie den Datenabzug in
der Sicht Abrechnungslauf an. Wenn beim Anlegen des Datenabzugs Datenfehler festgestellt werden, werden in der
Sicht Aufgaben des Work Centers "Personalabrechnung" entsprechende Aufgaben generiert. Sie können diese
Fehler beheben, indem Sie die vom ByDesign-System angelegten Aufgaben bearbeiten. Im Folgenden erhalten Sie
einen Überblick über die Aufgaben zum Beheben von Datenabzugsfehlern:
Personalabrechnung
185
●
Fehler in den Personalstammdaten
Daten, die der Personalabrechnung von der Personalverwaltung zur Verfügung gestellt werden, können Fehler
enthalten, die beim Anlegen des Datenabzugs erkannt werden.
Die folgende Liste enthält Beispiele für Daten, die beim Datenabzug erforderlich sind. Das System überprüft,
ob diese Daten von der Personalverwaltung bereitgestellt werden:
○
Betriebsstätte
○
Kostenstelle
○
Geburtsdatum
○
Staatsangehörigkeit
○
Kontonummer und Bankleitzahl für Hauptzahlung
○
Kontonummer und Bankleitzahl für weitere Zahlungen
○
Beginndatum für den Mitarbeiter ist der Monatsanfang
○
Das Eintrittsdatum des Mitarbeiters stimmt mit anderen Schlüsseldaten wie Beginndatum des
Arbeitsvertrags und Geburtsdatum überein.
○
Familienstandscode des Mitarbeiters
○
Geschlechtscode des Mitarbeiters
○
Privatadresse des Mitarbeiters für die aktuelle Abrechnungsperiode
Das System führt außerdem US- und deutschlandspezifische Prüfungen der eingehenden Daten durch,
die von der Personalverwaltung bereitgestellt werden:
US-spezifische Prüfungen
●
Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters
●
Erwerbstätigkeitsstaat für die aktuelle Abrechnungsperiode
●
Arbeitslosenversicherungsstaat für die aktuelle Abrechnungsperiode
●
Adressstaat (Regionalcode) für die aktuelle Abrechnungsperiode
●
Bundessteuernummer des Arbeitgebers
●
Bundessteuergrunddaten des Mitarbeiters
●
Abrechnungsdienstleisterspezifische Nummer für die Finanzbehörde (mit interner Nummer)
●
Verwendungszweck enthält Zahlungsinformationen
●
Zahlweg für Hauptzahlung
●
Zahlweg für weitere Zahlungen
Deutschlandspezifische Prüfungen
●
Anrede des Mitarbeiters
●
Nummer der Hauptgeschäftsstelle der Krankenkasse
●
Zusätzliche Nummer der Hauptgeschäftsstelle der Krankenkasse
●
Sozialversicherungsdaten des Mitarbeiters
●
Pflichtversicherungsdaten
●
Lohnsteuerkartendetails
●
Ergänzende Steuerdetails
In diesem Fall wird eine Aufgabe angelegt, mit deren Hilfe Sie die Eingabefehler in der Personalverwaltung
beheben können. Weitere Informationen finden Sie unter Fehler in den Personalstammdaten für
Abrechnungskreis < > und Abrechnungsperiode < > beheben.
●
186
Fehler in den Zeitverwaltungsdaten
Personalabrechnung
Daten, die der Personalabrechnung von der Zeitverwaltung zur Verfügung gestellt werden, können Fehler
enthalten, die beim Anlegen des Datenabzugs erkannt werden. So überprüft das System zum Beispiel, ob die
Werte der durchschnittlichen Arbeitszeit für die Abrechnungsperiode bereitgestellt wurden.
In diesem Fall wird eine Aufgabe angelegt, mit deren Hilfe Sie diese Fehler beheben können. Weitere
Informationen finden Sie unter Fehler in den Arbeitszeitdaten für Abrechnungskreis < > und
Abrechnungsperiode < > beheben.
●
Fehler in den Vergütungsdaten
Daten, die der Personalabrechnung von der Vergütung zur Verfügung gestellt werden, können Fehler
enthalten, die beim Anlegen des Datenabzugs erkannt werden. Das System überprüft beispielsweise, ob die
bereitgestellten Vergütungsbestandteile mit den Abrechnungsdaten des Mitarbeiters übereinstimmen, alle
erforderlichen Vergütungsbestandteilkürzel vorhanden sind und sämtliche Bestandteile über einen
entsprechenden Betrag für die Einbeziehung in die Personalabrechnung verfügen.
In diesem Fall wird eine Aufgabe angelegt, mit deren Hilfe Sie diese Fehler beheben können. Weitere
Informationen finden Sie unter Fehler in den Vergütungsdaten für Abrechnungskreis < > und
Abrechnungsperiode < > beheben.
●
Fehler beim Anlegen/Aktualisieren des Datenabzugs (Geschäftsdaten)
Beim Durchführen von Konsistenzprüfungen für den Datenabzug können Fehler erkannt werden. Der
Datenabzug wird in diesem Fall zwar angelegt, enthält jedoch eine Reihe von Fehlern, die Sie als
Sachbearbeiter für die Personalabrechnung vor dem Anlegen der Abrechnungsdatendatei beheben müssen.
Weitere Informationen finden Sie unter: Datenabzug für Abrechnungskreis <> und Abrechnungsperiode <>
wurde mit Fehlern angelegt.
●
Datenabzugsfehler (technischer Fehler)
Es kann vorkommen, dass ein Datenabzug aufgrund technischer Probleme nicht erfolgreich angelegt oder
wiederholt werden kann. In diesem Fall generiert das ByDesign-System nach Abschluss der
Datenabzugsgenerierung diese Aufgabe. Weitere Informationen finden Sie unter: Fehler beim Anlegen des
Datenabzugs für Abrechnungskreis <> und Abrechnungsperiode.
2. Fehler beim Anlegen der XML-Datendatei für die Personalabrechnung
Wenn beim Anlegen von XML-Datendateien für die Personalabrechnung ein Fehler auftritt (aus technischen
Gründen), generiert das ByDesign-System eine Aufgabe, die Sie als Personalsachbearbeiter darüber informiert,
einen Vorfall zu melden, um Hilfe von SAP-Spezialisten zu erhalten.
Weitere Informationen finden Sie unter Fehler beim Anlegen von Datendateien für Abrechnungskreis <> und
Abrechnungsperiode.
3. Fehler, die durch die Datensynchronisation zwischen dem ByDesign-System und dem System
des Abrechnungsdienstleisters behoben wurden
Wenn Sie Fehler beim Abrechnungsprozess nicht finden oder beheben können, können Sie unter
"Personalabrechnung" in der Sicht Typische Aufgaben für alle Daten eine manuelle Synchronisation zwischen dem
ByDesign-System und dem System des Abrechnungsdienstleisters durchführen. Die Datensynchronisation ist die
letzte Möglichkeit zum Beheben von Fehlern, bevor Sie einen Vorfall melden und Support von SAP anfordern.
Problem lösen oder Vorfall melden
Personalabrechnung
187
6.4.1.5 Meldung der Spesenabrechnung an die Personalabrechnung
Übersicht
Im Zuge ihrer täglichen Arbeit fallen für die Mitarbeiter Kosten an, von denen einige vom Unternehmen erstattet
werden. Einige Rückerstattungen an Mitarbeiter für Spesen, die im Auftrag des Unternehmens angefallen sind, sind
steuerpflichtig. Die Informationen zu der in der Spesenabrechnung durchgeführten Berechnung der Spesenzahlung
müssen an die Personalabrechnung gesendet werden. So wird sichergestellt, dass alle steuerrelevanten
Spesendaten für den betreffenden Mitarbeiter an die jeweiligen Finanzbehörden gemeldet werden und
gegebenenfalls die korrekte spesenbezogene Steuer vom Mitarbeiter einbehalten wird.
Für die Meldung der abrechnungsrelevanten Spesendaten von der Spesenabrechnung an die Personalabrechnung
gibt es zwei Varianten:
●
Melden der Spesenabrechnungsergebnisse an die Personalabrechnung
●
Melden der Stornierung der Spesenabrechnungsergebnisse an die Personalabrechnung
Relevanz
Die Übertragung spesenbezogener Steuerdaten von der Spesenabrechnung an die Personalabrechnung ist für alle
Länder relevant, in denen die Berechnung und Zahlung von Spesen an Mitarbeiter nicht über die Personalabrechnung
erfolgt, sondern bei denen Folgendes gilt:
●
Spesendaten müssen den Finanzbehörden gemeldet werden.
●
Ein Teil der gezahlten Spesen, die über die Personalabrechnung verarbeitet werden, sind steuerpflichtig.
Nur für Deutschland: Für die Bearbeitung von Spesen und Steuern kann eines der folgenden vier Modelle
angewendet werden. Mit den von der Spesenabrechnung an die Personalabrechnung gesendeten Daten
können die Steuern in jedem der folgenden Modelle korrekt berechnet werden:
188
1.
Der Mitarbeiter erhält nur die gesetzliche Spesenpauschale von 24,00 EUR. Es müssen keine
Steuern gezahlt werden, aber die Informationen werden zu Meldezwecken an die
Personalabrechnung gesendet.
2.
Der Mitarbeiter erhält vom Arbeitgeber Spesen, die über die gesetzliche Pauschale hinausgehen.
Der an die Personalabrechnung gemeldete steuerpflichtige Teil stellt die Differenz zwischen der
gesetzlichen Pauschale und der unternehmensspezifischen Pauschale dar.
Die Personalabrechnung berechnet die fällige Steuer auf Grundlage dieses Deltabetrags, wobei die
tatsächliche spesenbezogene Steuer vom Mitarbeiter je nach seinem progressiven Steuersatz
bezahlt wird.
3.
Der Mitarbeiter entscheidet sich für die Vereinbarung einer Pauschale und zahlt einen festen
Steuersatz von 25 % auf den oben beschriebenen Deltabetrag.
4.
Eine Arbeitgeberpauschale wird vereinbart, bei der das Unternehmen pauschal 25 % auf diesen
Deltabetrag zahlt.
Personalabrechnung
Voraussetzungen
Wenn bei der Festlegung des Lösungsumfangs Finanz- und Rechnungswesen und Personalwesen mit
Personalabrechnung ausgewählt werden, wird die Interaktion zwischen der Spesenabrechnung und der
Personalabrechnung automatisch aktiviert.
Falls die Personalabrechnung nicht in SAP ByDesign implementiert ist, muss ein Bericht ausgeführt werden, um die
abrechnungsrelevanten Steuerdaten aus der Spesenabrechnung zusammenzutragen und manuell in der
Personalabrechnung einzugeben.
Die Interaktion zwischen "Spesenabrechnung" und "Personalabrechnung" wird in Ihrer Lösungskonfiguration
aktiviert. Rufen Sie zum Auffinden der entsprechenden Optionen das Work Center Betriebswirtschaftliche
und wählen Sie Projektumfang bearbeiten . Vergewissern Sie sich im Schritt Festlegung des Lösungsumfangs des
Projekts, dass in Cashflow-Management die Option Spesenabrechnung und in Personalmanagement die Option
Ablauf
Der Meldungsprozess läuft wie folgt ab:
1.
Ein Mitarbeiter legt per Mitarbeiter-Self-Service eine Spesenabrechnung an, für die der zuständige
Vorgesetzte anschließend den Status "Genehmigt" zuweist.
2.
Dies löst eine automatische Übertragung der abrechnungsrelevanten Steuerdaten von der
Spesenabrechnung an die Personalabrechnung in Form von Spesengruppencodes für die Abrechnung aus.
3.
Der Abrechnungslauf für den Mitarbeiter wird vom Abrechnungsdienstleister durchgeführt. Darin sind die
spesenbezogenen Daten aus der Spesenabrechnung enthalten, die in dienstleisterspezifische Lohnarten
konvertiert wurden.
Ergebnis: Die an den Abrechnungsdienstleister gesendete Datendatei enthält sämtliche Spesendaten. Auf diese
Weise wird eine fehlerfreie Steuerberechnung sichergestellt.
Spesenzahlungen an Mitarbeiter werden nicht in der Personalabrechnung, sondern im Finanz- und
Rechnungswesen vorgenommen. Die in der Personalabrechnung von der Spesenabrechnung erhaltenen
spesenbezogenen Daten werden nur als Element zur Ermittlung des progressiven Steuersatzes des
Mitarbeiters und für Meldungszwecke benötigt.
Die Stornierungsmeldung läuft wie folgt ab:
1.
Einer zuvor genehmigten Spesenabrechnung wird von einem Spesensachbearbeiter nun der Status
Storniert zugewiesen.
Personalabrechnung
189
2.
Dadurch wird eine automatische Systemmeldung von der Spesenabrechnung an die Personalabrechnung
gesendet, die besagt, dass die zuvor übertragenen, für die Personalabrechnung relevanten spesenbezogenen
Steuerdaten aus der Personalabrechnung entfernt werden müssen.
3.
Der Abrechnungsdienstleister führt eine Nachberechnung durch, die die vorherigen spesenbezogenen
Berechnungen im System des Abrechnungsdienstleisters aufhebt.
Ergebnis: Alle zuvor in den Abrechnungslauf beim Dienstleister einbezogenen Spesendaten werden nun im
ByDesign-System entfernt.
Dateibasierte Personalabrechnung bei einem externen Personalabrechnungsdienstleister [Seite 164]
6.4.1.6 Übertragen von Abrechnungsergebnissen an die Buchhaltung
Übersicht
Buchhaltungsrelevante Abrechnungsergebnisse, die in einem Abrechnungslauf beim
Personalabrechnungsdienstleister generiert wurden, müssen manuell in der Buchhaltung im ByDesign-System
gebucht werden. Innerhalb dieses Prozesses sorgt der Sachbearbeiter für die Personalabrechnung dafür, dass die
Buchhaltungsabteilung die Daten im richtigen Format für die Buchung und in der erforderlichen Granularität erhält.
In diesem Dokument wird beschrieben, wie der Sachbearbeiter für die Personalabrechnung die von den
Abrechnungsergebnissen generierten Buchungsdaten im Buchungsbeleg behandelt, ins Hauptbuch hochlädt und
auf genannte Sachkonten im Work Center Hauptbuch bucht.
Voraussetzungen
●
Sie haben das vordefinierte SAP-Microsoft-Excel®-Add-In installiert, das für die Übertragung von
Abrechnungsergebnissen an die Buchhaltung erforderlich ist.
●
Die Einstellungen Ihres Internet-Browser sind richtig. Der Abschnitt Prozessablauf (weiter unten) enthält
einen Link zu weiteren Informationen zu dieser Voraussetzung.
●
Sie haben die vom Personalabrechnungsdienstleister erhaltenen Abrechnungsergebnisse vorbereitet, um
sicherzustellen, dass sie in der SAP-Microsoft-Excel®-Add-In-Vorlage korrekt zugeordnet werden können, die
Sie für das Buchen der Abrechnungsergebnisse im Work Center Hauptbuch verwenden.
Im Normalfall werden die buchungsrelevanten Abrechnungsdaten im System des
Personalabrechnungsdienstleisters in einem anderen Format als im ByDesign-System abgelegt. Diese Daten
vom Dienstleister müssen folglich den entsprechenden Daten im ByDesign-System zugeordnet werden. Dies
ist eine Voraussetzung für die Bearbeitung durch die Buchhaltung und die Zuordnung der richtigen
Kostenstelle.
Ablauf
Buchhaltungsrelevante Abrechnungsergebnisse an die Buchhaltung übertragen
1.
190
Der Personalabrechnungsdienstleister führt die Personalabrechnung für die aktuelle Abrechnungsperiode
durch, speichert die Abrechnungsergebnisse im System des Dienstleisters und generiert eine MicrosoftExcel®-Datei, die die buchungsrelevanten Abrechnungsergebnisse für die Periode enthält.
Personalabrechnung
2.
Der Dienstleister sendet die Excel-Datei an den Sachbearbeiter für die Abrechnung.
3.
Als Sachbearbeiter für die Abrechnung öffnen Sie die vordefinierte Excel-Vorlage, melden sich über die
Vorlage beim ByDesign-System an und befüllen die Vorlage mit den zu buchenden Abrechnungsergebnissen.
Beim Befüllen der Excel-Vorlage werden die vom Personalabrechnungsdienstleister zur Verfügung gestellten
Abrechnungsergebnisse in dem von der Buchhaltung im ByDesign-System benötigten Format zugeordnet.
4.
●
Die Excel-Buchungsvorlage steht im Work Center Hauptbuch zur Verfügung. Wählen Sie in
der Sicht Erfassungsbelege die Option Neu , und wählen Sie Erfassungsbeleg aus Microsoft
Excel®.
●
Unter Buchen von Abrechnungsergebnissen mit Excel-Upload [Seite 162] erhalten Sie
zusätzliche Informationen zu den wichtigsten Funktionen der ByDesign-Excel-Vorlage, und
es wird ein Beispiel beschrieben.
Der Sachbearbeiter für die Abrechnung bucht die Abrechnungsdaten mithilfe des ByDesign-Excel-Add-Ins
im Work Center Hauptbuch.
Weitere Informationen zum Installieren, Einrichten und Verwenden dieser Add-In-Excel-Vorlage
finden Sie unter Erfassungsbeleg hochladen.
Alle Lohnartdaten, die die Bruttoabrechnungsergebnisse für Mitarbeiter widerspiegeln (Gehälter/Löhne,
Bonuszahlungen, Arbeitgeberbeitrag zur Sozialversicherung, andere Beiträge usw.), werden als
Aufwendungen des Arbeitgebers für die entsprechenden Kostenstellen verbucht. Alle Beträge, die an den
Mitarbeiter zu überweisen sind, sowie die vom Mitarbeiter vorgenommenen Abzüge für Steuer,
Sozialversicherung und Sonstiges werden als Verbindlichkeiten gebucht.
5.
Das ByDesign-System prüft dann die Buchungsdaten auf Richtigkeit, und stellt dabei sicher, dass die Summe
der Aufwendungen der Summe der Verbindlichkeiten entspricht.
6.
Der Sachbearbeiter für die Abrechnung informiert den Buchhalter, dass die Abrechnungsergebnisse der
letzten Abrechnungsperiode gebucht wurden.
7.
Der Buchhalter prüft und genehmigt (gegebenenfalls) die Buchungen.
Da der Buchhalter die eigentliche Buchung im Hauptbuch vornimmt, bleibt die erforderliche
Funktionstrennung zwischen dem Sachbearbeiter für die Abrechnung und dem Buchhalter bestehen.
Zusammenfassung/Ergebnis: Die vom Personalabrechnungsdienstleister zur Verfügung gestellten
Abrechnungsergebnisse wurden vom Sachbearbeiter für die Abrechnung im Hauptbuch gebucht, vom ByDesignSystem geprüft und von der Buchhaltung genehmigt.
Prozessvarianten
Je nach Branche, Standort Ihres Unternehmens und den lokalen Vereinbarungen mit Ihrem
Personalabrechnungsdienstleister und Ihrer Buchhaltungsabteilung kann es bei der Übertragung der
Abrechnungsergebnisse Unterschiede geben. Es folgen drei Beispiele für alternative Prozesse für die Übertragung
von buchungsrelevanten Abrechnungsergebnissen von Ihrem Personalabrechnungsdienstleister an die
Buchhaltung:
Personalabrechnung
191
●
Beispiel 1: Der Steuerberater (oder Personalabrechnungsdienstleister), der die
Personalabrechnung durchführt, füllt die Excel-Buchungsvorlage aus und sendet diese an Sie als
Sachbearbeiter für die Abrechnung. Sie führen dann eine abschließende Prüfung der Daten durch,
bevor Sie sie im Hauptbuch buchen und den Buchhalter informieren.
●
Beispiel 2: Als Sachbearbeiter für die Abrechnung, der die Personalabrechnung
unternehmensintern durchführt, rufen Sie Ihr unternehmensinternes
Personalabrechnungssystem auf, befüllen die Excel-Datei direkt mit den Daten des
Abrechnungsergebnisses und buchen die Abrechnungsergebnisse im Hauptbuch. Alternativ
senden Sie die Datei an die Buchhaltung, damit diese die Buchung vornimmt.
●
Beispiel 3: Die einfachste Form dieses Prozesses besteht darin, dass der
Personalabrechnungsdienstleister die buchungsrelevanten Abrechnungsergebnisse in eine ExcelDatei extrahiert und an Sie als Sachbearbeiter für die Abrechnung sendet. Sie überprüfen die ExcelDatei und leiten sie an die Buchhaltung weiter, damit diese die Buchung manuell vornimmt.
Alternativ sendet der Dienstleister die Excel-Datei direkt an die Buchhaltung. In beiden Fällen wird
nicht die Excel-Buchungsvorlage verwendet, und die Buchhaltung muss dafür sorgen, dass die
Abrechnungsergebnisse korrekt zugeordnet und auf die korrekten Sachkonten gebucht werden.
6.4.1.7 Personalabrechnung Australien: XML-Datei mit Angaben zur
Personalabrechnung
Übersicht
Abrechnungsdienstleister. Wenn Sie bei der standardmäßigen dateibasierten Abrechnung eine neue
Abrechnungsdatei anlegen, wird im System eine XML-Standardausgabedatei generiert. Die standardmäßige XSLTKonvertierung der Abrechnungsdatei ist eine von SAP vorgeschlagene Auswahl der generierten Abrechnungsdaten.
Dieses Dokument bietet einen Überblick über die Inhalte dieser XML-Standarddatei. Es beschreibt die Struktur und
die wichtigsten Mitarbeiter- und Zahlungsdaten in der Datei (einschließlich der relevanten Verweise auf XML-Tags
und Eingabeoptionen für einzelne Felder). Viele technische Felder werden nicht beschrieben, da sie von
Abrechnungsdienstleistern meist nicht verwendet werden.
Sie können auch die von SAP bereitgestellten XSLT-Vorlagen verwenden, um die XML-Abrechnungsdaten in ein
Excel-Format zu konvertieren. Weitere Informationen zu diesem Prozess finden Sie unter "XSLTKonvertierungsregeln anpassen".
SAP-Mitarbeiter und Partner können diese von SAP bereitgestellten XSLT-Vorlagen direkt im SAP-ByDesignBusiness-Center herunterladen. Wählen Sie nach der Anmeldung Community und dann Wiki. Wählen Sie unter
Wiki Info Exchange (nur auf Englisch verfügbar) im Abschnitt Super Areas die Option Human Resources
Management, und blättern Sie bis zum Ende der Seite. Wählen Sie unter Child Pages per Doppelklick den Link
Converting Payroll XML Data to Microsoft Excel in ByDesign Feature Pack 2.6 aus. Sie können Vorlagen auch
für vorangegangene Releases herunterladen, indem Sie die entsprechende untergeordnete Seite unter
Human Resources Management öffnen.
192
Personalabrechnung
2.0 XML-Dateistruktur
Die aus dem ByDesign-System heruntergeladene XML-Datei ist in zwei Hauptabschnitte unterteilt:
2.1 Kopfdaten
2.2 Mitarbeiter- und Zahlungsdaten (Delta)
2.1 Kopfdaten
Der Datenabschnitt zwischen den XML-Tags <message header> und </ message header> enthält wichtige
Kopfdaten, darunter Felder wie:
●
• <ID>: vom System generierte eindeutige Dateinummer
●
• <CreationDateTime>: Dateierstellungsinformationen
Der übrige Teil der XML-Datei enthält generische und mitarbeiterspezifische Daten für alle Mitarbeiter. Diese finden
Sie zwischen den XML-Tags <AU_EmployeePayrollInputCollection> und </AU_EmployeePayrollInputCollection>.
Generell werden beim Erstellen der XML-Datei durch Auswählen der Funktion Datendatei anlegen in der Sicht
Abrechnungslauf des Work Centers "Personalabrechnung" nur die Delta-Abrechnungsdaten in die Datei einbezogen.
Dies sind alle Mitarbeiter- oder Zahlungsdaten, die seit dem Anlegen der Datei in der vorherigen Abrechnungsperiode
neu erfasst, geändert oder gelöscht wurden und deren Gültigkeitsdatum innerhalb oder vor der laufenden
Abrechnungsperiode liegt. Zu dieser Regel gibt es einige Ausnahmen:
1.
Bestimmte Felder werden immer übergeben, und zwar für alle Mitarbeiter, die derzeit in der
Personalabrechnung aktiv sind:
●
Personalnummer
●
Personalnummer beim Abrechnungsdienstleister
●
Eintrittsdatum/Wiedereinstellungsdatum
●
●
Arbeitsvertrag
2.
Beim Transfer eines Mitarbeiters in einen anderen Abrechnungskreis werden alle Daten des Mitarbeiters in
die XML-Datei übernommen.
3.
Wenn Sie in der Sicht Typische Aufgaben des Work Centers "Personalabrechnung" die Option
Mitarbeiterdaten synchronisieren wählen, wird eine XML-Datei mit allen Mitarbeiterdaten der ausgewählten
Mitarbeiter angelegt.
2.2.1 Generische Daten
Der erste Datenabschnitt zwischen den Tags <AU_EmployeePayrollInputCollection> und </
AU_EmployeePayrollInputCollection> enthält generische Daten, die für alle Mitarbeiter in der XML-Datei relevant
sind. Zu diesen generischen Daten gehören:
●
<PayrollProcessID>: vom System generierte Nummer bestehend aus Abrechnungskreis, Land,
Abrechnungsperiode und Abrechnungsjahr
●
<PayrollProcessPayrollProviderID>: Personalabrechnungsnummer, die in der Aufgabe
Abrechnungsperioden bearbeiten eingegeben wurde. Sie finden die Aufgabe in der Sicht Typische Aufgaben.
Bei bestimmten Abrechnungsdienstleistern ist für das Hochladen der Datei eine eindeutige Nummer
erforderlich. Diese können Sie hier eingeben.
Personalabrechnung
193
2.2.2.1 Allgemeine Daten
Jeder Abschnitt eines Mitarbeiters beginnt mit allgemeinen Daten. Das sind Informationen zum Objektknoten und
zum Abrechnungsprozess:
●
<ObjectNodeReference>: enthält vom System generierte Nummern und Codes, die zum Entschlüsseln der
Datei nicht erforderlich sind
●
<AT_EmployeePayrollInput>: enthält generische Daten zur Personalabrechnung. Hier wiederholen sich die
Informationen aus Abschnitt 2.2.1.
2.2.2.2 Individuelle Mitarbeiterdaten
Auf die allgemeinen Informationen aus Abschnitt 2.2.2.1 folgen die mitarbeiterspezifischen Daten, die in den
Datensatz oder das Arbeitszeitblatt der Mitarbeiter eingegeben wurden. Der XML-Tag für diesen Abschnitt ist
<EmployeeActionCode>.
Mithilfe von Aktionscodes wird innerhalb der XML-Datei ermittelt, wie die Daten behandelt werden sollen.
Die folgenden Aktionscodes werden verwendet:
●
04 – Sichern (Anlegen oder Ändern)
●
05 – Entfernen (Löschen, falls vorhanden)
●
06 – Keine Aktion
Die individuellen Mitarbeiterdaten sind ähnlich aufgebaut wie die SAP-Business-ByDesign-Bilder, d. h. gruppiert
nach Aktionscode und Gültigkeitszeitraum. Die folgenden drei Beispiele zeigen XML-Daten nach der ersten Eingabe
in das SAP-Business-ByDesign-System und nachdem ein Mitarbeiter seinen Nachnamen geändert hat.
3.0 Mitarbeiterspezifische Feldzuordnungen
Die für die einzelnen Mitarbeiter an die XML-Datei übergebenen Daten sind in verschiedene Abschnitte unterteilt.
Im Folgenden werden ausführliche Informationen zu den entsprechenden Datengruppen mit Angaben zu dem
jeweiligen ByDesign-Feld, XML-Tag und Inhalt aufgeführt.
3.1 Personalnummern aus Personaldatei
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Personalnummer
<EmployeeID>
Typ: Text, Länge: 80
Grafik 5: Personalnummern aus Abrechnungseingangsdatei
<Employee actionCode=”04”>
<UUID>00300571–d832–02dd-93cb-9924df8dc1ce</UUID>
<EmployeeID>50</EmployeeID>
3.2 Persönliche Daten aus Personaldatei
ByDesign-Feld
194
XML-Tag
Inhalt
Personalabrechnung
Geschlecht
<GenderCode>
0 = Geschlecht unbekannt
1 = Männlich
2 = Weiblich
Geburtsort
<BirthPlaceName>
Geburtsdatum
<BirthDate>
Typ: Datum, Format: TT.MM.JJJJ
Familienstand
<MaritalStatusCode>
1 = Ledig
2 = Verheiratet
3 = Verwitwet
4 = Geschieden
5 = Getrennt lebend
Zusätzliche Werte können von Kunden
über die Fine-Tuning-Aufgabe Allgemeine Geschäftspartner
in der Betriebswirtschaftlichen Konfiguration hinzugefügt werden.
Staatsangehörigkeit <NationalityCountryCode> Typ: Text, Länge: 2
Für Australien wird z. B. AU übergeben.
Titel
<FormOfAddressCode>
0001 = Frau
0002 = Herr
Vorname
<GivenName>
Nachname
<FamilyName>
Akademischer Titel
<AcademicTitleCode>
0001 = Dr.
0002 = Prof.
0003 = Prof. Dr.
0004 = B.A.
0005 = MBA
0006 = Ph. D.
Zusätzliche Werte können
von Kunden über die Fine-Tuning-Aufgabe
Allgemeine Geschäftspartner
3.3 Private Kontaktdaten aus Personaldatei
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Ländercode
<CountryCode>
Für Australien wird z. B. AU übergeben.
Postleitzahl
<StreetPostalCode>
Typ: Text, Format: 99999-9999
Ort
<CityName>
Postfach
<POBoxID>
Straße
<StreetName>
Hausnummer
<HouseID>
Personalabrechnung
195
3.4 Sozialversicherungsnummer aus Personaldatei
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Sozialversicherungsnummer
<SocialInsuranceID>
Grafik: Sozialversicherungsnummer aus Personaldatei
<EmployeeSocialInsuranceArrangementPeriodTerms actionCode="01">
<ObjectNodeReference>
<ObjectID>00163E0114D91DDFBBAE40E7C11CBACD</ObjectID>
<ObjectTypeCode>719</ObjectTypeCode>
<ObjectNodeTypeCode>24109</ObjectNodeTypeCode>
</ObjectNodeReference>
<SocialInsuranceID>123456</SocialInsuranceID>
<ValidityPeriod>
<StartDate>0001-01-01</StartDate>
<EndDate>9999-12-31</EndDate>
</ValidityPeriod>
</EmployeeSocialInsuranceArrangementPeriodTerms>
3.5 Sozialversicherungsinformationen aus Personaldatei
Daten zur Familie
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Nummer des Familienpartners <FamilyMemberBusinessPartnerUUID>
Name des Familienmitglieds
Schreibgeschützt (Benutzer wählt
die Nummer zuerst aus.)
Mitgliedstyp
Befreit von E-Card-Gebühr
<EmployeeSocialInsuranceFamilyMemberTypeCode> Typ: Text, Länge: 2
<ECardContributionExcludedIndicator>
1.
Kind
2.
Pflegekind
3.
Enkel
Typ: Ankreuzfeld, Wert: True/False
Grafik 2: Daten zur Familie aus Personaldatei
<EmployeeSocialInsuranceArrangementFamilyData actionCode = “01”>
<ObjectID>00163E0114D91DDFBBAE4DF8F18CBACE</ObjectID>
<ValidityPeriod>
196
Personalabrechnung
</ValidityPeriod>
<FamilyMemberBusinessPartnerUUID>00163e01-02e3-02dd-b8bd-b41e9510850d</
FamilyMemberBusinessPartnerUUID>
<EmployeeSocialInsuranceFamilyMemberTypeCode>1</EmployeeSocialInsuranceFamilyMemberTypeCode>
<ECardContributionExcludedIndicator>true</ECardContributionExcludedIndicator>
</EmployeeSocialInsuranceArrangementFamilyData>
Beitragsgruppen für Sozialversicherung
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Beitragsgruppe <EmployeeSocialInsuranceContributionModelCode>
Beispiel:
●
33 – angestellte Mitarbeiter über 60 Jahre
3.6 Steuerinformationen aus Personaldatei
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
EmployeeTaxationRuleCode
<EmployeeTaxationRuleCode>
Grafik 3: Steuerinformationen aus Personaldatei
<EmployeeTaxArrangementPeriodTerms actionCode="01">
<ObjectID>00163E0120151EE094F289D35FE333D4</ObjectID>
<ValidityPeriod>
<StartDate>2010-02–01</StartDate>
</ValidityPeriod>
<EmployeeTaxationRuleCode>SI</EmployeeTaxationRuleCode>
<EducationEmployeeTaxTypeCode>H</EducationEmployeeTaxTypeCode>
<AdditionalTaxableIndicator>false</AdditionalTaxableIndicator>
<DependantsNumberValue>1</DependantsNumberValue>
<EmployeeTaxationExemptionMethodCode>1</EmployeeTaxationExemptionMethodCode>
<TaxReductionAmount currencyCode="AUD">100,0</TaxReductionAmount>
<TaxAmount currencyCode="AUD">0,0</TaxAmount>
<CompanyDirectorIndicator>true</CompanyDirectorIndicator>
<HELPoverpaymentAmount currencyCode="AUD">100,0</HELPoverpaymentAmount>
<SFSSoverpaymentAmount currencyCode="AUD">0,0</SFSSoverpaymentAmount>
</EmployeeTaxArrangementPeriodTerms>
Personalabrechnung
197
Besteuerungsregelung
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
EmployeeTaxationRuleCode
●
0 Keine Versteuerung
●
1 Kein Schwellenwert für Steuerbefreiung
●
2 SchwellWert Steuerbefreiung beansprucht
●
3 Devisenausländer
●
4 Steuertarif 1 mit kumul. SFSS-Schulden
●
4A Kein Steueraktenzei. – Gebietsansässiger
●
4B Kein Steueraktenzei. – Devisenausländer
●
5 Ganze Medicare-Abgabe beansprucht
●
6 Halbe Medicare-Abgabe beansprucht
●
7 Kein Urlaubsgeld
●
8 Pauschalsteuerprozentsatz
●
9 Pauschalsteuerbetrag
●
IS Senioraustr. - Krankheit getrennt lebend
●
MC Senioraustralier – Ehegatte
●
SI Senioraustralier – ledig
Mitarbeiterbildungssteuerart
ByDesign-Feld
XML-Tag
EducationEmployeeTaxTypeCode
<EducationEmployeeTaxTypeCode>
Inhalt
●
H HELP-Beiträge
●
N Kein HELP/SFSS
●
S SFSS-Beitrag
●
X Sowohl HELP- als auch SFSS-Beitrag
Code für die Steuerbefreiungsmethode des Mitarbeiters
ByDesign-Feld
XML-Tag
EmployeeTaxationExemptionMethodCode <EmployeeTaxationExemptionMethodCode>
Inhalt
●
CD Haushälter, kein
unterhaltsberechtigtes
Kind
●
CH Kind, Haushälter/
Haushälter
●
FB Ehegatte, keine
Steuererleichterung für
Familien Teil B
●
IR Behinderter
Angehöriger
●
PA Eltern/
Schwiegereltern
●
RO Anderer Bonus
●
SC Ehegatte+Kind/
Student
●
SO Alleinerziehend
●
SP Ehegatte, kein
unterhaltsberechtigtes
Kind
●
SZ Sondergebiet
Codebeispiel:
CompensationComponentTaxationCategoryCode
198
Personalabrechnung
<EmployeeTaxArrangementIncomeTaxWithholdingVariation actionCode="01">
<ObjectID>00163E0120151EE094F296A387A71440</ObjectID>
<ValidityPeriod>
</ValidityPeriod>
<CompensationComponentTaxationCategoryCode>01</CompensationComponentTaxationCategoryCode>
<TaxRatePercent>10,0</TaxRatePercent>
</EmployeeTaxArrangementIncomeTaxWithholdingVariation>
ByD-Feld
XML-Tag
Inhalt
CompensationComponentTaxationCategoryCode
<CompensationComponentTaxationCategoryCode>
–
Steueraktenzeichen
ByD-Feld
XML-Tag
Steueraktenzeichen
<EmployeeTaxID schemeID>
Inhalt
●
'000000000' Kein Steueraktenzeichen
●
'111111111' Steueraktenzeichen beantragt
●
'333333333' Steueraktenzeichen Minderjähriger
●
'444444444' Steueraktenzeichen Rentner
3.7 Informationen zum Arbeitsvertrag aus Personaldatei
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Arbeitsvertrag
<WorkAgreementTypeCode>
1 = Unbefristet
2 = Befristet
3 = Geschäftsführer
4 = Auszubildender
5 = Werkstudent
6 = Rentner
<AdministrativeCategoryCode>
1 = Arbeiter mit Stundenlohn
2 = Angestellter
3 = Leitender Angestellter
4 = Arbeiter mit Monatslohn
3.8 Betriebsstättenzuordnung aus Personaldatei
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Betriebsstätte
<PermanentEstablishmentID>
3.9 Abrechnungskreiszuordnung aus Personaldatei
ByDesign-Feld
Personalabrechnung
XML-Tag
Inhalt
199
Personalnummer beim Personalabrechnungsdienstleister
<WorkAgreementItem>
<PayrollProviderID>
Abrechnungskreis
<PayrollGroupCode>
3.10 Zahlungsinformationen/Bankverbindung aus Personaldatei
Alle im Bereich <MainPayment> bereitgestellten Daten gelten nur für den Hauptzahlweg des Mitarbeiters. Alle
weiteren Bankkonten werden zwischen den <FurtherPaymentsPlan>-Tags aufgeführt.
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Zahlweg
<PaymentFormCode>
05 = Überweisung
Kontonummer
<ID>
Bankleitzahl
<RoutingID>
3.11 Informationen zu Reisekosten
Reisekosten werden in der Personalabrechnung nicht verarbeitet und nicht ausgezahlt. Die Erstattung von
Reisekosten an Mitarbeiter erfolgt direkt in der Spesenabrechnung (ERM). Auch die Buchung dieser Kosten im
Hauptbuch wird vom Finanz- und Rechnungswesen durchgeführt. In der Personalabrechnung gehen
Reisekostendaten ein, die für die Steuerberechnung und die Meldung von steuerpflichtigen (und steuerbefreiten)
Beträgen für die einzelnen Mitarbeiter relevant sind. Diese Daten sind unten beschrieben.
Weitere Informationen zur Meldung von Spesen an die Personalabrechnung in ByDesign finden Sie unter
Meldung der Spesenabrechnung an die Personalabrechnung [Seite 188].
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Automatisch in ERM generierte
Spesenabrechnungsnummer
<ExpenseReportID>
Von
(im Abschnitt Datumsangaben
und Ziele)
<ExpenseReportStartDate>
Bis
und Ziele)
<ExpenseReportEndDate>
In ERM berechnet
<PostingTransactionBasePostingDate> Typ: Datum, Format: TT.MM.JJJJ
In ERM berechnet
<Amount>
200
Typ: "EUR"
Personalabrechnung
In ERM abgeleitet
<PayrollExpenseGroupCode>
01 = Steuerfreie Verpflegungspauschalen pro
Tag
02 = Steuerpflichtige Verpflegungspauschalen
pro Tag
03 = Verpflegungspauschalen pro Tag mit
Pauschalversteuerung durch Arbeitnehmer
Pauschalversteuerung durch Arbeitgeber
05 = Steuerfreie Unterkunftspauschalen pro
Tag
06 = Steuerpflichtige Unterkunftspauschalen
pro Tag
07 = Unterkunftspauschalen pro Tag mit
09 = Steuerbefreite Fahrtkostenpauschalen
10 = Steuerpflichtige Fahrtkostenpauschalen
11 = Fahrtkostenpauschalen mit
13 = Steuerfreie Tagespauschalen
14 = Steuerpflichtige Tagespauschalen
15 = Tagespauschalen mit
17 = Steuerbefreite Spesenbelege
18 = Steuerpflichtige Spesenbelege
19 = Spesenbelege mit Pauschalversteuerung
durch Arbeitnehmer
durch Arbeitgeber
Spesenabrechnungsart
<Note>
Typ: Text
3.12 Erfasste Zeit aus Zeitdatei
Jedes Datum wird in einem eigenen <EmployeeTimeCalendarValuatedTime>-Satz übergeben. Nach erfolgter
Zahlung auf Grundlage der erfassten Zeit ist für jeden Vergütungsbestandteil ein untergeordneter <Payment
actionCode>-Satz vorhanden.
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Zeitart
[Gemäß
Zeitartkategorie aus der Fine-Tuning-Aufgabe
Zeitarten mit Zeitkonten
in der Betriebswirtschaftlichen Konfiguration.]
<EmployeeTimeItem
PayrollCategoryCode>
1 = Abwesenheit
2 = Anwesenheit
<EmployeeTimeItem
Abrechnungszeitart
[Gemäß Zuordnung in der Fine-Tuning-Aufgabe PayrollTypeCode>
Personalabrechnungszeitarten für
Mitarbeiterzeitarten bearbeiten
Datum
[der Zeiterfassung]
<Date>
Dauer
<HourQuantity>
Typ: Numerisch, Format: 2 Dezimalstellen
Personalabrechnung
201
Vergütungsbestandteil
<BaseCompensation
ComponentTypeID>
Betrag
[Gemäß Zuordnung zum
Vergütungsbestandteil des Mitarbeiters]
<BaseAmount>
Typ: Betrag, Format: 2 Dezimalstellen
Wiederkehrfrequenz
<BaseRecurrence
FrequencyCode>
3 = Stündlich
4 = Täglich
5 = Wöchentlich
6 = Monatlich
7 = Jährlich
8 = Alle zwei Wochen
9 = Halbmonatlich
10 = Alle vier Wochen
11 = Vierteljährlich
12 = Halbjährlich
Endbetrag
[Stundenzahl multipliziert mit Satz]
<ResultAmount>
Lohnart
<CompensationComponent Typ: Text, Länge: 10
Weitere Informationen zu diesen
Codes
finden Sie in der Tabelle der
Sicht Vergütungsbestandteile, indem
Sie dort Aktionen
und Zeitarten zuordnen auswählen.
Codes
Sicht Vergütungsbestandteile.
3.13 Arbeitszeitplan aus Zeitdatei
Für jede Zahlungsperiode berechnet das System die tägliche Sollarbeitszeit. Grundlage für die Berechnung ist der
Arbeitszeitplan im Zeitprofil des jeweiligen Mitarbeiters. Jeder Tag wird in einem eigenen
<EmployeeTimeCalendarPlannedWorkingTime>-Satz übergeben. Mitarbeiter mit Stundenlohn verfügen ebenfalls
über einen <EmployeeTimeCalendarAggregatedPlannedWorkingTimePerPayrollPeriod>-Satz. Dort werden die
Gesamtsollarbeitsstunden pro Abrechnungsperiode aufgeführt.
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Datum
<Date>
Typ: Datum, Format:
TT.MM.JJJJ
Dauer
[Manuelle Eingabe oder Berechnung auf Basis von Start- und
Endzeit]
<HourQuantity>
Typ: Numerisch,
Format: 2
Dezimalstellen
Startdatum und Enddatum (der Abrechnungsperiode)
FELDBEZEICHNER PRÜFEN
<DatePeriod> oder
<PayrollDatePeriod>
<StartDate> oder <EndDate>
Typ: Datum, Format:
TT.MM.JJJJ
Anzahl der Stunden in der angegebenen Abrechnungsperiode
[berechneter Wert]
<HourQuantity>
Typ: Numerisch,
Format: 2
Dezimalstellen
Anzahl der Arbeitstage in der angegebenen Abrechnungsperiode <DayQuantity>
[berechneter Wert]
202
Typ: Numerisch,
Format: 2
Dezimalstellen
Personalabrechnung
3.14 Durchschnittszeitplan aus Zeitdatei
Alle zwischen den <ValuatedAverageWorkingTime>-Tags bereitgestellten Daten geben lediglich die
Durchschnittswerte eines Mitarbeiterzeitprofils wieder. Jedes Feld wird in einem eigenen <Rate>-Satz dargestellt.
Diese Information wird nur für angestellte Mitarbeiter übergeben.
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Gültig ab/bis
<StartDate> oder <EndDate> Typ:
Datum, Format:
TT.MM.JJJJ
Stunden pro Tag
<DecimalValue>, wobei <MeasureUnitCode> = HUR
und <BaseMeasureUnitCode> = DAY
Typ: Numerisch, Format: 2
Dezimalstellen
Stunden pro Woche
und <BaseMeasureUnitCode> = WEE
Dezimalstellen
Stunden pro Monat
und <BaseMeasureUnitCode> = MON
Numerisch, Format: 2
Dezimalstellen
Stunden pro Jahr
und <BaseMeasureUnitCode> = ANN
Dezimalstellen
Tage pro Woche
<DecimalValue>, wobei <MeasureUnitCode> = DAY
Dezimalstelle
Durchschnittsstunden der
Abrechnungsperiode
[wie vom System berechnet]
<DecimalValue> für <PayPeriodWorkingTimeRate>
Dezimalstellen
3.15 Zeitkontenauszahlungen aus Zeitdatei
Als Personal- oder Zeitsachbearbeiter können Sie mithilfe der Zeitdatei eines Mitarbeiters Zeitkontosalden
begleichen. Jede Zahlung an einen Mitarbeiter wird in einem eigenen
<EmployeeTimeCalendarTimeAccountPayout>-Satz übergeben.
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Buchung am
<Date>
Menge
<Quantity>
Dezimalstellen
<BaseCompensationComponentTypeID>
Weitere Informationen über diese
Codes finden Sie in der Tabelle
der Sicht
Betrag
[gemäß Zuordnung zum
Vergütungsbestandteil des
Mitarbeiters]
<BaseAmount>
Wiederkehrfrequenz
Mitarbeiters]
<BaseRecurrenceFrequencyCode>
3 = Stündlich
4 = Täglich
5 = Wöchentlich
6 = Monatlich
7 = Jährlich
9 = Halbmonatlich
12 = Halbjährlich
Personalabrechnung
203
Gesamtbetrag
[Berechnung vom System
durch Multiplikation der
Menge mit dem Betrag des
Vergütungsbestandteils]
<ResultAmount>
Lohnart
<CompensationComponentPayrollCategoryCode> Typ: Text, Länge: 10
Codes
Sicht Vergütungsbestandteile,
indem Sie dort Aktionen
und Zeitarten zuordnen
auswählen.
3.16 Aktualisierungen von Zeitkontoständen aus Zeitprofil
Zeitkontotransaktionen finden Sie in der Zeitdatei eines Mitarbeiters auf der Registerkarte Zeitkontostände. Jede
Zeitkontotransaktion hat einen eigenen <EmployeeTimeAccountBalance>-Abschnitt in der XML-Datei.
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Buchungsart
<TypeCode>
9 = Aufbau
10 = Abzug
11 = Auszahlung
12 = Verbleibender Saldo
Zeitkontoart des
Dienstleisters
[kein UI-Feld]
<EmployeeTimeAccountPayrollTypeCode> Typ: Text, Länge: 10
Startdatum
<StartDate> für <IdentifyingPeriod>
Enddatum
<EndDate> für <IdentifyingPeriod>
Menge
[erfasste Menge für
Zeitkonto]
<Quantity>
Verwaltung über die Fine-Tuning-Aufgabe
Personalabrechnungszeitkontoarten für
Zeitkontoarten bearbeiten
in der Betriebswirtschaftlichen
Konfiguration.
3.17 Arbeitszeitplanperiode
Arbeitszeitplaninformationen finden Sie in den Zeitdateien von Mitarbeitern auf der Registerkarte Zeitprofil.
ByDesign-Feld
XML-Tag
Gültig ab/bis
<StartDate> / <EndDate> Typ: Datum, Format: TT.MM.JJJJ
Arbeitswoche
<StartWeekdayCode>
1 = Beginn Montag 00:00 Uhr
5 = Beginn Freitag 00:00 Uhr oder 13:00 Uhr
6 = Beginn Samstag 00:00 Uhr
7 = Beginn Sonntag 00:00 Uhr
Anzahl der Tage, die im Zeitmodell des
Mitarbeiters angegeben werden
<LengthQuantity>
204
Inhalt
Personalabrechnung
3.18 Vergütungsbestandteile aus Vergütungsdatei
Vergütungsbestandteile befinden sich in den Vergütungsdateien der Mitarbeiter auf der Registerkarte
Vergütungsdetails. Jeder Vergütungsbestandteil wird in einem eigenen
<EmployeeCompensationAgreementItemCompensationComponentDetail>-Satz übergeben.
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Gültig ab/bis
<StartDate> / <EndDate>
TT.MM.JJJJ
<CompensationComponentTypeID>
Codes
Lohnart
<CompensationComponentPayrollCategoryCode>
Codes
auswählen.
Betrag
des Mitarbeiters]
<CompensationComponentAmount>
Wiederkehrfrequenz
des Mitarbeiters]
<CompensationComponent
RecurrenceFrequencyCode>
3 = Stündlich
4 = Täglich
5 = Wöchentlich
6 = Monatlich
7 = Jährlich
9 = Halbmonatlich
12 = Halbjährlich
6.4.1.8 Personalabrechnung Österreich: XML-Datei mit Angaben zur
Personalabrechnung
Übersicht
Wenn Sie die dateibasierte Personalabrechnung mit einem ausgelagerten Personalabrechnungsdienstleister
ausführen, generieren Sie Daten in einer XML-Datei, die sowohl die Mitarbeiterstammdaten als auch die
Personalabrechnungsdienstleister. Wenn Sie bei der standardmäßigen dateibasierten Abrechnung eine neue
Abrechnungseingangsdatei anlegen, wird im System eine XML-Standardausgabedatei generiert. Die
standardmäßige XSLT-Konvertierung der Abrechnungseingangsdatei ist eine von SAP vorgeschlagene Auswahl der
generierten Abrechnungsdaten.
Personalabrechnung
205
Personalabrechnungsdienstleistern meist nicht verwendet werden.
SAP-Mitarbeiter und Partner können diese von SAP bereitgestellten XSLT-Vorlagen direkt im SAP ByDesign
Business Center herunterladen. Wählen Sie nach der Anmeldung Community und dann Wiki. Wählen Sie unter
Converting Payroll XML Data to Microsoft Excel in ByDesign Feature Pack 2.6. Sie können Vorlagen auch für
vorangegangene Releases herunterladen, indem Sie die entsprechende untergeordnete Seite unter Human
Resources Management öffnen.
Von SAP bereitgestellte XSLT-Vorlagen für Österreich sind ab FP 3.5 verfügbar.
2.1 Kopfdaten
2.1 Kopfdaten
Der Datenabschnitt zwischen den XML-Tags <message header> und </message header> enthält wichtige
Kopfdaten, z.B. folgende Felder:
●
●
Sie zwischen den XML-Tags <AT_EmployeePayrollInputCollection> und </AT_EmployeePayrollInputCollection>.
1.
206
●
Personalnummer
●
●
●
●
Arbeitsvertrag
Personalabrechnung
2.
3.
Der erste Datenabschnitt zwischen den Tags <AT_EmployeePayrollInputCollection> und </
AT_EmployeePayrollInputCollection> enthält generische Daten, die für alle Mitarbeiter in der XML-Datei relevant
●
●
Bei einigen Personalabrechnungsdienstleistern ist für das Hochladen der Datei eine eindeutige Nummer
●
●
<AT_EmployeePayrollInput>: enthält generische Daten zur Personalabrechnung. Hier wiederholen sich die
Datensatz oder das Arbeitszeitblatt der Mitarbeiter eingegeben wurden. Das XML-Tag für diesen Abschnitt ist
●
●
●
06 – Keine Aktion
Die individuellen Mitarbeiterdaten sind ähnlich aufgebaut wie die SAP-Business-ByDesign-Bilder, d.h. gruppiert nach
Aktionscode und Gültigkeitszeitraum. Die folgenden drei Beispiele zeigen XML-Daten nach der ersten Eingabe in
das SAP-Business-ByDesign-System und nachdem ein Mitarbeiter seinen Nachnamen geändert hat.
Personalabrechnung
207
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Personalnummer
<EmployeeID>
<Employee actionCode="04">
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Geschlecht
<GenderCode>
1 = Männlich
2 = Weiblich
Geburtsort
<BirthPlaceName>
Geburtsdatum
<BirthDate>
Familienstand
<MaritalStatusCode>
1 = Ledig
2 = Verheiratet
3 = Verwitwet
4 = Geschieden
5 = Getrennt lebend
Für Österreich wird z.B. AT übergeben.
Anrede
<FormOfAddressCode>
0001 = Frau
0002 = Herr
Vorname
<GivenName>
Nachname
<FamilyName>
Akademischer Titel
<AcademicTitleCode>
0001 = Dr.
0002 = Prof.
0003 = Prof. Dr.
0004 = B.A.
0005 = MBA
0006 = Ph. D.
208
Personalabrechnung
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Ländercode
<CountryCode>
Für Österreich wird z.B. AT übergeben.
Postleitzahl
<StreetPostalCode>
Ort
<CityName>
Postfach
<POBoxID>
Straße
<StreetName>
Hausnummer
<HouseID>
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
<SocialInsuranceID>
<ValidityPeriod>
<StartDate>01.01.0001</StartDate>
<EndDate>31.12.9999</EndDate>
</ValidityPeriod>
ByDesign-Feld
XML-Tag
Personalabrechnung
Inhalt
209
Berufskategorie
<WorkAgreementOccupationCategoryCode>
1 Arbeiter
10 Fahrer
11 Vertreter
12 Alpinpersonal
13 Entwicklungshelfer
14 Vorstandsmitglied
15 Vorstandsvorsitzender
16 Verkäufer
17 Bezahlter Krankenpflegeschüler
18 Unbezahlter Krankenpflegeschüler
19 Mitarbeiter mit Pauschalsonderleistung
2 Arbeiter Lehrling
20 Asylbewerber
3 Ferienarbeiter
4 Mitarbeiter
5 Mitarbeiter Lehrling
6 Ferienbeschäftigter
7 Ferienpraktikant
8 Befreit von Rentenversicherung
9 Hilfsarbeiter
Code für
gesetzliche
Grundlage
<WorkAgreementStatutoryCategoryCode>
1 EFZG
10 Heimarbeitsgesetz
11 Berufsausbildungsgesetz
12 Arbeitsvertrag mit Teilleistungen
13 Referendariatsgesetz
14 Gesetz über juristische Praktika
15 Zahnärztliche Ausbildung
16 Universitätsgesetz
17 Wehrgesetz
18 Zivildienst
19 Bundesgesetz über Studienrichtung
Veterinärmedizin
2 Angestelltengesetz
20 Sonstige Gesetze
3 Gutsangestelltengesetz
4 Kontraktbedienstetengesetz
5 Journalistengesetz
6 Schauspielergesetz 7 Landarbeitsgesetz
8 Hausbesorgergesetz
9 Hausgehilfen- und Hausangestelltengesetz
Verwandtschaft
zu Arbeitgeber
<PersonRelatedToEmployerTypeCode>
1 Nicht verwandt
2 Verheiratet
3 Verwandt
Beteiligung
<RegulatoryCompliance
InvestmentPercent="" actionCode="">
Typ: Text, Länge: Maximale Ziffern (16), Maximale
Brüche (6)
Daten zur Familie
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Nummer des Familienpartners <FamilyMemberBusinessPartnerUUID>
Name des Familienmitglieds
Schreibgeschützt (Benutzer wählt
die Nummer zuerst aus.)
210
Personalabrechnung
Mitgliedstyp
<EmployeeSocialInsuranceFamilyMemberTypeCode> Typ: Text, Länge: 2
Befreit von E-Card-Gebühr
<ECardContributionExcludedIndicator>
1.
Kind
2.
Pflegekind
3.
Enkelkind
4.
Lebenspartner
5.
Eingetragener Partner
6.
Ehegatte
Typ: Ankreuzfeld, Wert: True/False
<EmployeeSocialInsuranceArrangementFamilyData actionCode = "01">
<ObjectID>00163E0114D91DDFBBAE4DF8F18CBACE</ObjectID>
<ValidityPeriod>
</ValidityPeriod>
<FamilyMemberBusinessPartnerUUID>00163e01-02e3-02dd-b8bd-b41e9510850d</
<ECardContributionExcludedIndicator>true</ECardContributionExcludedIndicator>
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Beitragsgruppe
<EmployeeSocialInsuranceContributionModelCode>
Beispiel:
●
D4PU – Angestellte über 60 Jahre
ByDesign-Feld
XML-Tag
Personalabrechnung
Inhalt
211
Steuerkategorie
Betrag
<CompensationComponentTaxationCategoryCode>
<CompensationComponentTaxationCategoryAmountcurrencyCode>
●
1 = VAG
verbeitragte
Sonderzahlungen
●
2 = VAG
steuerfreie
Stunden § 68 (2)
●
3 = VAG laufende
Bezüge innerhalb
Sechstel
●
4 = VAG sonstige
Bezüge mit 1/6
●
5 = VAG
verbrauchter
Freibetrag § 67
●
6 = VAG
steuerfrei unter
Freigrenze § 67
Typ: "EUR"
Versteuerungsverfahren <EmployeeTaxationMethodCode>
0 = Keine Steuerpflicht
1 = Unbeschränkt
steuerpflichtig
2 = Beschränkt
steuerpflichtig
3 = Vorübergehend
steuerpflichtig
4=
Dienstnehmerähnliche
Beschäftigung
5 = Freie Dienstverträge
P = Pensionist extern
Steuerbefreiung
0 = nein
A = Auslandstätigkeit
E = ausländischer
Ferialpraktikant
G = Grenzgänger
W = Werkvertrag
212
<EmployeeTaxationExemptionMethodCode>
Personalabrechnung
Freibetrag nach § 35
Art
<ReducedEarningCapacityEmployeeTaxationBasisReductionLevelCode> Typ: Text, Länge: 2
●
1.1 = Minderung
der
Erwerbsfähigkeit
25 - 34%
<EmployeeTaxationBasisReductionLevelCode>
Personalabrechnung
●
1.2 = Minderung
der
Erwerbsfähigkeit
35 - 44%
●
1.3 = Minderung
der
Erwerbsfähigkeit
45 - 54%
●
1.4 = Minderung
der
Erwerbsfähigkeit
55 - 64%
●
1.5 = Minderung
der
Erwerbsfähigkeit
65 - 74%
●
1.6 = Minderung
der
Erwerbsfähigkeit
75 - 84%
●
1.7 = Minderung
der
Erwerbsfähigkeit
85 - 94%
●
1.8 = Minderung
der
Erwerbsfähigkeit
ab 95%
●
2.1 = Stufe 1 ->
14,25 €
●
2.2 = Stufe 2
●
2.3 = Stufe 3
●
2.4 = Stufe 4
●
2.5 = Stufe 5
●
2.6 = Stufe 6
●
2.7 = Stufe 7
●
3.1 = Nicht
zutreffend
●
3.2 = Zutreffend
●
4.E =
AlleinerzieherAbsetzbetrag
●
4.V =
AlleinverdienerAbsetzbetrag
E = AlleinerzieherAbsetzbetrag
V = AlleinverdienerAbsetzbetrag
213
Dienstgeberbeitrag
<FamilyFundEmployeeTaxTypeCode>
1 = Befreit
2 = Pflichtig ohne
Kammerzuschlag (nur
DB)
3 = Pflichtig ohne
Kammerzuschlag (nur
DB)
4 = Nur Kammerzuschlag
(DZ)
<ObjectID>00163E0114D91DDFBBAE3CD404957ACD</ObjectID>
<ValidityPeriod>
</ValidityPeriod>
<EmployeeTaxationMethodCode>5</EmployeeTaxationMethodCode>
<EmployeeTaxationExemptionMethodCode>0</EmployeeTaxationExemptionMethodCode>
<MonthlyAdjustmentIndicator>true </MonthlyAdjustmentIndicator>
<ReducedEarningCapacityEmployeeTaxationBasisReductionLevelCode>2</
ReducedEarningCapacityEmployeeTaxationBasisReductionLevelCode>
<AgriculturalWorkerEmployeeTaxationBasisReductionLevelCode>true</
AgriculturalWorkerEmployeeTaxationBasisReductionLevelCode>
<PensionerEmployeeTaxationBasisReductionLevelCode>true</
PensionerEmployeeTaxationBasisReductionLevelCode>
<SpecialTaxExemptionIndicator>true</SpecialTaxExemptionIndicator>
<ReducedEarningEmployeeTaxationBasisReductionAmount currencyCode="EUR">40.0</
ReducedEarningEmployeeTaxationBasisReductionAmount>
<EmployeeTaxationExemptionAmount currencyCode="EUR">40.0</EmployeeTaxationExemptionAmount>
<EmployeeLumpSumExpensesAmount currencyCode="EUR">40.0</EmployeeLumpSumExpensesAmount>
<FamilyFundEmployeeTaxTypeCode>1</FamilyFundEmployeeTaxTypeCode>
<MunicipalityTaxRelevantIndicator>true</MunicipalityTaxRelevantIndicator>
<SoleWageEarner>
<EmployeeTaxationBasisReductionLevelCode>E</EmployeeTaxationBasisReductionLevelCode>
<DependantsNumberValue>8</DependantsNumberValue>
</SoleWageEarner>
214
Personalabrechnung
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Arbeitsvertrag
1 = Unbefristet
2 = Befristet
4 = Auszubildender
5 = Werkstudent
6 = Rentner
2 = Angestellter
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Betriebsstätte
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
<WorkAgreementItem>
<PayrollProviderID>
Abrechnungskreis
<PayrollGroupCode>
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Zahlweg
<PaymentFormCode>
05 = Überweisung
Kontonummer
<ID>
Bankleitzahl
<RoutingID>
3.12 Informationen zu den Reisekosten
ByDesign-Feld
Personalabrechnung
XML-Tag
Inhalt
215
<ExpenseReportID>
Von
und Ziele)
Bis
und Ziele)
In ERM berechnet
In ERM berechnet
<Amount>
Typ: "EUR"
In ERM abgeleitet
Tag
pro Tag
Tag
pro Tag
09 = Steuerfreie Fahrtkostenpauschalen
10 = Steuerbare Fahrtkostenpauschalen
17 = Steuerfreie Spesenbelege
18 = Steuerbare Spesenbelege
durch Arbeitnehmer
durch Arbeitgeber
<Note>
Typ: Text
ByDesign-Feld
216
XML-Tag
Inhalt
Personalabrechnung
Zeitart
[gemäß
Zeitartkategorie aus der Fine-TuningAufgabe
Konfiguration.]
<EmployeeTimeItem
1 = Abwesenheit
2 = Anwesenheit
Personalabrechnungszeitart
[gemäß Zuordnung in der Fine-TuningAufgabe
Konfiguration.]
<EmployeeTimeItem
PayrollTypeCode>
Datum
[der Zeiterfassung]
<Date>
Dauer
<HourQuantity>
<BaseCompensation
ComponentTypeID>
Betrag
<BaseAmount>
Wiederkehrfrequenz
<BaseRecurrence
FrequencyCode>
3 = Stündlich
4 = Täglich
5 = Wöchentlich
6 = Monatlich
7 = Jährlich
9 = Halbmonatlich
12 = Halbjährlich
Endbetrag
<ResultAmount>
Lohnart
Weitere Informationen zu diesen Codes
Sicht Vergütungsbestandteile, indem Sie
dort Aktionen
Genehmigte Abwesenheit
Personalabrechnung
der Sicht Vergütungsbestandteile.
TAT001 Urlaub bezahlt
TAT002 Urlaub unbezahlt
TAT003 Krank mit Krankenschein (bezahlt)
TAT004 Krank ohne Krankenschein (bezahlt)
TAT005 Krank (unbezahlt)
TAT006 Arbeitsunfall
TAT007 Wegeunfall
TAT008 Langfristige Abwesenheit (bezahlt)
TAT009 Abwesenheit bezahlt
TAT010 Abwesenheit unbezahlt
TAT011 Freizeit aus Mehrarbeit
TAT012 Freizeit aus Gleitzeit
TAT013 Gewährter Sonderurlaub
TAT014 Langfristige Abwesenheit (unbezahlt)
217
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Datum
<Date>
Typ: Datum, Format:
TT.MM.JJJJ
Dauer
Endzeit]
<HourQuantity>
Typ: Numerisch,
Format: 2
Dezimalstellen
<DatePeriod> oder
<PayrollDatePeriod>
Typ: Datum, Format:
TT.MM.JJJJ
[berechneter Wert]
<HourQuantity>
Typ: Numerisch,
Format: 2
Dezimalstellen
[berechneter Wert]
Typ: Numerisch,
Format: 2
Dezimalstellen
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Gültig von/bis
Datum, Format:
TT.MM.JJJJ
Stunden pro Tag
Dezimalstellen
Wochenstunden
Dezimalstellen
Monatsstunden
Dezimalstellen
Jahresstunden
Dezimalstellen
Tage pro Woche
Dezimalstelle
Abrechnungsperiode
Dezimalstellen
218
Personalabrechnung
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Buchung am
<Date>
Menge
<Quantity>
Dezimalstellen
der Sicht
Betrag
Mitarbeiters]
<BaseAmount>
Wiederkehrfrequenz
Mitarbeiters]
3 = Stündlich
4 = Täglich
5 = Wöchentlich
6 = Monatlich
7 = Jährlich
9 = Halbmonatlich
12 = Halbjährlich
Gesamtbetrag
<ResultAmount>
Lohnart
Codes finden Sie in der Tabelle in
der Sicht
Vergütungsbestandteile. Wählen
Sie zunächst Aktionen , und
wählen Sie dann die Option
Zeitarten zuordnen.
3.17 Aktualisierung von Zeitkontoständen aus Zeitprofil
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Buchungsart
<TypeCode>
9 = Aufbau
10 = Abtragung
11 = Auszahlung
Personalabrechnung
219
Zeitkontoart des
Dienstleisters
[kein UI-Feld]
Beginndatum
Endedatum
Menge
Zeitkonto]
<Quantity>
Bearbeitung in der Fine-Tuning-Aufgabe
Konfiguration.
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Gültig von/bis
Arbeitswoche
<StartWeekdayCode>
<LengthQuantity>
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Gültig von/bis
TT.MM.JJJJ
der
der Sicht
Lohnart
der
auswählen.
220
Personalabrechnung
Betrag
des Mitarbeiters]
Wiederkehrfrequenz
des Mitarbeiters]
3 = Stündlich
4 = Täglich
5 = Wöchentlich
6 = Monatlich
7 = Jährlich
9 = Halbmonatlich
12 = Halbjährlich
6.4.1.9 Personalabrechnung Kanada: XML-Datei mit Angaben zur
Personalabrechnung
Übersicht
SAP-Mitarbeiter und Partner können diese von SAP bereitgestellten XSLT-Vorlagen direkt im SAP-ByDesignBusiness-Center herunterladen. Wählen Sie nach der Anmeldung Community und dann Wiki. Wählen Sie unter
2.1 Kopfdaten
Personalabrechnung
221
2.1 Kopfdaten
●
●
Sie zwischen den XML-Tags <CA_EmployeePayrollInputCollection> und </CA_EmployeePayrollInputCollection>.
1.
●
Personalnummer
●
●
●
●
Arbeitsvertrag
2.
3.
Der erste Datenabschnitt zwischen den Tags <CA_EmployeePayrollInputCollection> und </
CA_EmployeePayrollInputCollection> enthält generische Daten, die für alle Mitarbeiter in der XML-Datei relevant
●
●
●
●
<CA_EmployeePayrollInput> : enthält generische Daten zur Personalabrechnung. Hier wiederholen sich die
222
Personalabrechnung
●
●
●
06 – Keine Aktion
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Personalnummer
<EmployeeID>
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Geschlecht
<GenderCode>
1 = Männlich
2 = Weiblich
Geburtsort
<BirthPlaceName>
Geburtsdatum
<BirthDate>
Familienstand
<MaritalStatusCode>
1 = Ledig
2 = Verheiratet
3 = Verwitwet
4 = Geschieden
5 = Getrennt lebend
Nationalität
<NationalityCountryCode> Typ: Text, Länge: 2
Für Kanada wird z. B. CA übergeben.
Personalabrechnung
223
Titel
<FormOfAddressCode>
0001 = Frau
0002 = Herr
Vorname
<GivenName>
Nachname
<FamilyName>
Akademischer Titel <AcademicTitleCode>
0001 = Dr.
0002 = Prof.
0003 = Prof. Dr.
0004 = B.A.
0005 = MBA
0006 = Ph. D.
3.3 Steuerdaten aus Personaldatei
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Beschäftigung Steuerstandort
<EmploymentJurisdictionRegionCode>
●
AB-Alberta
●
224
BC-Britisch-Kolumbien
●
MB-Manitoba
●
NB-Neubraunschweig
●
NL-Neufundland/Labrador
●
NS-Neuschottland
●
NT-Nordwest-Territorien
●
NU-Nunavut
●
ON-Ontario
●
PE-Prinz-Edward-Insel
●
QC-Quebec
●
SK-Saskatchewan
●
YT-Yukon
Personalabrechnung
Provinz des Wohnsitzes
<EmployeeResidenceRegionCode>
●
AB-Alberta
●
BC-Britisch-Kolumbien
●
MB-Manitoba
●
NB-Neubraunschweig
●
NL-Neufundland/Labrador
●
NS-Neuschottland
●
NT-Nordwest-Territorien
●
NU-Nunavut
●
ON-Ontario
●
PE-Prinz-Edward-Insel
●
QC-Quebec
●
SK-Saskatchewan
●
YT-Yukon
Im UI-Bild "Personaldatei" für Kanada werden die beiden zuvor genannten Felder als "Region des Steuerstandorts"
bzw. "Region des Wohnsitzes" bezeichnet.
Grafik 3: Steuerdaten aus Personaldatei
</InlineSourceCode>EmployeeTaxArrangementPeriodTerms actionCode="01">
<ObjectID>00163E0120191EE08E9FA5159E3BD198ObjectID>00163E0120191EE08E9FA5159E3BD198</
ObjectID>
<ValidityPeriod>
</ValidityPeriod>
<EmploymentJurisdictionRegionCode>BC</EmploymentJurisdictionRegionCode>
<EmployeeResidenceRegionCode>BC</EmployeeResidenceRegionCode>
</EmployeeTaxArrangementPeriodTerms> </InlineSourceCode>
3.3.1 Bundessteuern
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Nicht indexierte Vergünstigungen gesamt
<BasisReductionTotalAmount currencyCode="CAD">
Typ: “CAD”
Zusätzliche Steuern
<AdditionalTaxAmount currencyCode="CAD">
Typ: “CAD”
Haben gesamt
<TotalCreditsAmount currencyCode="CAD">
Typ: “CAD”
Geltungsbereich
<DesignatedAreaAmount currencyCode="CAD">
Typ: “CAD”
Voraussichtliches Entgelt
<EstimatedRemunerationAmount currencyCode="CAD">
Typ: “CAD”
Voraussichtliche Spesen
<EstimatedExpensesAmount currencyCode="CAD">
Typ: “CAD”
Arbeitsförderungsfonds
<LabourSponsoredFundsAmount currencyCode="CAD">
Typ: “CAD”
Personalabrechnung
225
Abzüge
<DeductionsAmount currencyCode="CAD">
Typ: “CAD”
Gutschriften
<CreditsAmount currencyCode="CAD">
Typ: “CAD”
Grafik 4: Bundessteuern
<EmployeeTaxArrangementFederalTax actionCode="01">
<ObjectID>00163E0120191EE08EB140E35445279F</ObjectID>
<ValidityPeriod>
</ValidityPeriod>
<BasisReductionTotalAmount currencyCode="CAD">0.0</BasisReductionTotalAmount>
<AdditionalTaxAmount currencyCode="CAD">0.0</AdditionalTaxAmount>
<TotalCreditsAmount currencyCode="CAD">0.0</TotalCreditsAmount>
<DesignatedAreaAmount currencyCode="CAD">0.0</DesignatedAreaAmount>
<EstimatedRemunerationAmount currencyCode="CAD">0.0</EstimatedRemunerationAmount>
<EstimatedExpensesAmount currencyCode="CAD">0.0</EstimatedExpensesAmount>
<LabourSponsoredFundsAmount currencyCode="CAD">0.0</LabourSponsoredFundsAmount>
<DeductionsAmount currencyCode="CAD">0.0</DeductionsAmount>
<CreditsAmount currencyCode="CAD">0.0</CreditsAmount>
</EmployeeTaxArrangementFederalTax>
3.3.2 Provinzsteuern
ByDesign-Feld
226
XML-Tag
Inhalt
Personalabrechnung
Provinz des
Beschäftigungsverhältnisses
<EmploymentRegionCode>
●
AB-Alberta
●
BC-BritischKolumbien
●
MB-Manitoba
●
NBNeubraunschweig
●
NL-Neufundland/
Labrador
●
NS-Neuschottland
●
NT-NordwestTerritorien
●
NU-Nunavut
●
ON-Ontario
●
PE-Prinz-EdwardInsel
●
QC-Quebec
●
SK-Saskatchewan
●
YT-Yukon
Nicht indexiert gesamt
<BasisReductionTotalAmount currencyCode="CAD">
Typ: “CAD”
Zusätzliche Steuern
<AdditionalTaxAmount currencyCode="CAD">
Typ: “CAD”
Haben gesamt
<TotalCreditsAmount currencyCode="CAD">
Typ: “CAD”
Andere Abzüge
<OtherDeductionAmount currencyCode="CAD">
Typ: “CAD”
Arbeitsförderungsfonds
<LabourSponsoredFundsAmount currencyCode="CAD">
Typ: “CAD”
Abzüge
<DeductionsAmount currencyCode="CAD">
Typ: “CAD”
Gutschriften
<CreditsAmount currencyCode="CAD">
Typ: “CAD”
Voraussichtliche
Nettoprovisionen
<EstimatedNetCommissionsAmountcurrencyCode="CAD"> Typ: “CAD”
Verheiratet/eheähnliche
Gemeinschaft
<MarriedIndicator>
Zahl der
Unterhaltsberechtigten unter
18
<NoOfDependentsNumberValue>
Zahl der
Unterhaltsberechtigten mit
Behinderung
<NoOfDependentsWithDisabilityNumberValue>
Grafik 5: Provinzsteuern
<EmployeeTaxArrangementRegionalTax actionCode="01"
employeeTaxArrangementRegionalTaxBasisReductionListCompleteTransmissionIndicator="false"employeeTax
ArrangementRegionalTaxAdditionalTaxListCompleteTransmissionIndicator="false">
<ObjectID>00163E0120191EE08EB140A26470479F</ObjectID>
<ValidityPeriod>
Personalabrechnung
227
</ValidityPeriod>
<EmploymentRegionCode>BC</EmploymentRegionCode>
<BasisReductionTotalAmount currencyCode="CAD">0.0</BasisReductionTotalAmount>
<AdditionalTaxAmount currencyCode="CAD">0.0</AdditionalTaxAmount>
<TotalCreditsAmount currencyCode="CAD">0.0</TotalCreditsAmount>
<OtherDeductionAmount currencyCode="CAD">0.0</OtherDeductionAmount>
<LabourSponsoredFundsAmount currencyCode="CAD">0.0</LabourSponsoredFundsAmount>
<DeductionsAmount currencyCode="CAD">0.0</DeductionsAmount>
<CreditsAmount currencyCode="CAD">0.0</CreditsAmount>
<EstimatedNetCommissionsAmountcurrencyCode="CAD">0.0</
EstimatedNetCommissionsAmountcurrencyCode>
<MarriedIndicator>true</MarriedIndicator>
<NoOfDependentsNumberValue>3</NoOfDependentsNumberValue>
<NoOfDependentsWithDisabilityNumberValue>2</NoOfDependentsWithDisabilityNumberValue>
</EmployeeTaxArrangementRegionalTax>
3.3.3 Zusätzliche Steuern
Die Werte für die Finanzbehörde sind von der Provinz des Beschäftigungsverhältnisses abhängig.
ByDesign-Feld
228
XML-Tag
Inhalt
Personalabrechnung
Finanzbehörde
<EmployeeTaxTypeCode>
Provinz des Beschäftigungsverhältnisses-AB
1.
Canada Pension Plan
2.
Workers' Compensation Board
3.
Arbeitslosenversicherung
4.
Nationale Einkommensteuer
5.
Provinzielle Einkommensteuer
Provinz des Beschäftigungsverhältnisses-BC
1.
Canada Pension Plan
2.
3.
4.
5.
Provinz des Beschäftigungsverhältnisses-MB
1.
Canada Pension Plan
2.
3.
4.
5.
6.
Manitoba – Gesundheits-/Bildungssteuer
Provinz des Beschäftigungsverhältnisses-NB
1.
Canada Pension Plan
2.
3.
4.
5.
Provinz des Beschäftigungsverhältnisses-NL
1.
Canada Pension Plan
2.
3.
4.
5.
6.
Neufundland – Gesundheits-/Hochschulsteuer
7.
Neufundland – kommunale Kopfsteuer
8.
St. John's – Schulsteuer
Provinz des Beschäftigungsverhältnisses-NS
1.
Canada Pension Plan
2.
3.
4.
5.
Provinz des Beschäftigungsverhältnisses-NT
1.
Canada Pension Plan
2.
3.
4.
5.
6.
Nordwest-Territorien – Lohnsteuer
Provinz des Beschäftigungsverhältnisses-NU
Personalabrechnung
1.
Canada Pension Plan
2.
3.
L I C • © 2014
SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.
4.P U BNationale
Einkommensteuer
5.
6.
Nunavut – Lohnsteuer
229
Versteuerungsregel
Finanzbehörde-1
●
D-Berufsunfähigkeitsrente
●
E-Befreit
●
I-Irreguläre Methode
●
R-Pensionierung
●
S-Selbstständig
●
T-Tod des Mitarbeiters
Finanzbehörde-2
●
E-Befreit
Finanzbehörde-3
●
E-Befreit
●
S-Selbstständig
Finanzbehörde-4
●
E-Befreit
●
N-Indigen
●
S-Selbstständig
Finanzbehörde-5
●
E-Befreit
Finanzbehörde-6
●
E-Befreit
Finanzbehörde-7
●
E-Befreit
Finanzbehörde-8
●
E-Befreit
Grafik 6: Zusätzliche Steuern
<EmployeeTaxArrangementRegionalTaxAdditionalTax actionCode="01">
<ObjectID>00163E0120191EE08E9FA967D61B91CA</ObjectID>
<ValidityPeriod>
</ValidityPeriod>
<EmployeeTaxTypeCode>3</EmployeeTaxTypeCode>
<EmployeeTaxationRuleCode>2</EmployeeTaxationRuleCode>
</EmployeeTaxArrangementRegionalTaxAdditionalTax>
ByDesign-Feld
230
XML-Tag
Inhalt
Personalabrechnung
Arbeitsvertrag
1 = Unbefristet
2 = Befristet
4 = Auszubildender
5 = Werkstudent
6 = Rentner
2 = Angestellter
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Betriebsstätte
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
<WorkAgreementItem>
<PayrollProviderID>
Abrechnungskreis
<PayrollGroupCode>
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Zahlweg
<PaymentFormCode>
05 = Überweisung
Kontonummer
<ID>
Bankleitzahl
<RoutingID>
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
<ExpenseReportID>
Personalabrechnung
231
Von
und Ziele)
Bis
und Ziele)
In ERM berechnet
In ERM berechnet
<Amount>
Typ: "EUR"
In ERM abgeleitet
Tag
pro Tag
Tag
pro Tag
durch Arbeitnehmer
durch Arbeitgeber
<Hinweis>
Typ: Text
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Zeitart
[Gemäß
<EmployeeTimeItem
1 = Abwesenheit
2 = Anwesenheit
232
Personalabrechnung
<EmployeeTimeItem
Abrechnungszeitart
Datum
[der Zeiterfassung]
<Date>
Dauer
<HourQuantity>
<BaseCompensation
ComponentTypeID>
Betrag
<BaseAmount>
Wiederkehrfrequenz
<BaseRecurrence
FrequencyCode>
3 = Stündlich
4 = Täglich
5 = Wöchentlich
6 = Monatlich
7 = Jährlich
9 = Halbmonatlich
12 = Halbjährlich
Endbetrag
<ResultAmount>
Lohnart
Codes
Sie dort Aktionen
Codes
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Datum
<Date>
Typ: Datum, Format:
TT.MM.JJJJ
Dauer
Endzeit]
<HourQuantity>
Typ: Numerisch,
Format: 2
Dezimalstellen
<DatePeriod> oder
<PayrollDatePeriod>
Typ: Datum, Format:
TT.MM.JJJJ
Personalabrechnung
233
[berechneter Wert]
<HourQuantity>
Typ: Numerisch,
Format: 2
Dezimalstellen
[berechneter Wert]
Typ: Numerisch,
Format: 2
Dezimalstellen
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Gültig ab/bis
Datum, Format:
TT.MM.JJJJ
Stunden pro Tag
Dezimalstellen
Stunden pro Woche
Dezimalstellen
Stunden pro Monat
Dezimalstellen
Stunden pro Jahr
Dezimalstellen
Tage pro Woche
Dezimalstelle
Abrechnungsperiode
Dezimalstellen
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Buchung am
<Date>
Menge
<Quantity>
Dezimalstellen
der Sicht
Betrag
Mitarbeiters]
234
<BaseAmount>
Personalabrechnung
Wiederkehrfrequenz
Mitarbeiters]
3 = Stündlich
4 = Täglich
5 = Wöchentlich
6 = Monatlich
7 = Jährlich
9 = Halbmonatlich
12 = Halbjährlich
Gesamtbetrag
<ResultAmount>
Lohnart
Codes
auswählen.
3.13 Aktualisierungen von Zeitkontensalden aus Zeitprofil
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Buchungsart
<TypeCode>
9 = Aufbau
10 = Abzug
11 = Auszahlung
Zeitkontoart des
Dienstleisters
[kein UI-Feld]
Startdatum
Enddatum
Menge
Zeitkonto]
<Quantity>
Konfiguration.
ByDesign-Feld
Personalabrechnung
XML-Tag
Inhalt
235
Gültig ab/bis
Arbeitswoche
<StartWeekdayCode>
<LengthQuantity>
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Gültig ab/bis
TT.MM.JJJJ
Codes
Lohnart
Codes
auswählen.
Betrag
des Mitarbeiters]
Wiederkehrfrequenz
des Mitarbeiters]
3 = Stündlich
4 = Täglich
5 = Wöchentlich
6 = Monatlich
7 = Jährlich
9 = Halbmonatlich
12 = Halbjährlich
236
Personalabrechnung
6.4.1.10 Personalabrechnung China: XML-Datei mit Angaben zur
Personalabrechnung
Übersicht
Datei aus dem SAP-ByDesign-System heruntergeladen haben, übertragen Sie sie zur Bearbeitung an Ihren
2.1 Kopfdaten
2.1 Kopfdaten
●
●
Sie zwischen den XML-Tags <CN_EmployeePayrollInputCollection> und </CN_EmployeePayrollInputCollection>.
Generell werden beim Anlegen der XML-Datei durch Auswählen der Funktion Datendatei anlegen in der Sicht
1.
●
Personalnummer
●
Personalabrechnung
237
●
●
●
Arbeitsvertrag
2.
3.
Der erste Datenabschnitt zwischen den Tags <CN_EmployeePayrollInputCollection> und </
CN_EmployeePayrollInputCollection> enthält generische Daten, die für alle Mitarbeiter in der XML-Datei relevant
●
●
●
●
<CN_EmployeePayrollInput> : enthält generische Daten zur Personalabrechnung. Hier wiederholen sich die
●
01 – Anlegen (Datensatz wird neu hinzugefügt und wurde zuvor nicht versendet)
●
02 – Ändern (Datensatz wurde versendet und wird jetzt aktualisiert)
●
03 – Löschen (Datensatz wurde zuvor im ByDesign-System gelöscht)
●
04 – Sichern (anlegen oder ändern)
●
05 – Entfernen (löschen, falls vorhanden)
●
06 – Keine Aktion (prüfen)
238
Personalabrechnung
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Personalnummer
<EmployeeID>
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Geschlecht
<GenderCode>
1 = Männlich
2 = Weiblich
Geburtsort
<BirthPlaceName>
Geburtsdatum
<BirthDate>
Familienstand
<MaritalStatusCode>
1 = Ledig
2 = Verheiratet
3 = Verwitwet
4 = Geschieden
5 = Getrennt lebend
Zusätzliche Werte können vom Kunden über die FineTuning-Aufgabe Allgemeine Geschäftspartner in der
Betriebswirtschaftlichen Konfiguration hinzugefügt
werden.
Staatsangehörigkeit <NationalityCountryCode>
Für China wird z. B. CN übergeben.
Anrede
0001 = Frau
0002 = Herr
<FormOfAddressCode>
über die Fine-Tuning-Aufgabe Allgemeine
Geschäftspartner
in der Betriebswirtschaftlichen Konfiguration hinzugefügt
werden.
Vorname
<GivenName>
Nachname
<FamilyName>
Personalabrechnung
239
Akademischer Titel
<AcademicTitleCode>
0001 = Dr.
0002 = Prof.
0003 = Prof. Dr.
0004 = B.A.
0005 = MBA
0006 = Ph. D.
in der Betriebswirtschaftlichen Konfiguration hinzugefügt
werden.
Nummerntyp
<PartyIdentifierTypeCode></
PartyIdentifierTypeCode>
Nummer
<BusinessPartnerID></
BusinessPartnerID>
FS0002 Pass
HCM008 Personalnummer – CN
HCM023 Arbeitserlaubnisnummer – CN
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Ländercode
<CountryCode>
Für China wird z. B. CN übergeben.
Postleitzahl
<StreetPostalCode>
Bundesland
<RegionCode></RegionCode>
010 Peking
020 Schanghai
030 Tianjin
040 Nei Mongol
050 Shanxi
060 Hebei
070 Liaoning
080 Jilin
090 Heilongjiang
100 Jiangsu
110 Anhui
120 Shandong
130 Zhejiang
140 Jiangxi
150 Fujian
160 Hunan
170 Hubei
180 Henan
190 Guangdong
200 Hainan
210 Guangxi
220 Guizhou
230 Sichuan
240 Yunnan
250 Shaanxi
260 Gansu
270 Ningxia
280 Qinghai
290 Xinjiang
300 Xizang
320 Chong Qing
Ort
<CityName>
Ortsteil
<DistrictName>
Straße
<StreetName>
240
Personalabrechnung
Hausnummer
<HouseID>
Vorherige Dienstjahre <PreviousLengthOfServiceDuration></
PreviousLengthOfServiceDuration>
3.4 Organisationseinheit
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Organisationseinheit
<CostCentreID>
Die Betriebsstättennummer bezeichnet die Betriebsstätte, zu der der
Mitarbeiter gehört.
Die Kostenstellennummer bezeichnet die Kostenstelle, zu der der
Verwaltungskategorie <AdministrativeCategoryCode>
1 – Stündlich
2 – Angestellter
3 – Vorgesetzter
Betriebsstätte
3.4.1 Ein- und Austrittsdatum
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Eintrittsdatum
<StartDate>
Austrittsdatum
<EndDate>
Grafik 2: Ein- und Austrittsdatum
<WorkAgreementItem actionCode="01">
<ObjectID>00163E0126B91EE0A7ABA41F8E15156B</ObjectID>
<ValidityPeriod>
</ValidityPeriod>
<WorkAgreementTypeCode>1</WorkAgreementTypeCode>
<AdministrativeCategoryCode>3</AdministrativeCategoryCode>
3.5 Sozialversicherungsdaten
ByDesign-Feld
XML-Tag
Personalabrechnung
Inhalt
241
Beitragsart
<EmployeeSocialInsuranceContributionTypeCode></
EmployeeSocialInsuranceContributionTypeCode>
1 – Rentenversicherung
2 – Arbeitslosenversicherung
3 – Krankenversicherung
4 – Arbeitsbedingte
Verletzung
5–
Mutterschaftsversicherung
6 – Fonds für staatliche
Wohnungen
Beitragsgebiet
<EmployeeRegionalSocialInsuranceRegulationsCode></
EmployeeRegionalSocialInsuranceRegulationsCode>
1 – Raum Peking
2 – Raum Schanghai
3 – Raum Guangzhou
4 – China Rest
Änderungsgrund
<EmployeeSocialInsuranceContributionAccountChangeReasonCode></ 1 – Konto eröffnen
EmployeeSocialInsuranceContributionAccountChangeReasonCode>
2 – Eingehende Überweisung
3 – Ausgehende
Überweisung
4 – Einfrieren
Gruppe
<EmployeeSocialInsuranceContributionEmployeeGroupCode></
EmployeeSocialInsuranceContributionEmployeeGroupCode>
Zahlungszuständigkeit <EmployeeSocialInsuranceContributionPayerTypeCode></
EmployeeSocialInsuranceContributionPayerTypeCode>
1 - Interner Mitarbeiter
2 – Fremdauftragnehmer
1 – Arbeitgeber
2 – Arbeitgeber und
Arbeitnehmer
3 – Niemand
Grafik 3: Sozialversicherungsdaten
<EmployeeSocialInsuranceArrangementPeriodTerms actionCode="01"><ObjectNodeReference>
<ObjectID>00163E012BC51EE0BBC79923D7222AF9</ObjectID>
<ValidityPeriod>
</ValidityPeriod>
<EmployeeSocialInsuranceContributionTypeCode>1</EmployeeSocialInsuranceContributionTypeCode>
<EmployeeRegionalSocialInsuranceRegulationsCode>2</EmployeeRegionalSocialInsuranceRegulationsCode>
<EmployeeSocialInsuranceContributionAccountChangeReasonCode>2</
EmployeeSocialInsuranceContributionAccountChangeReasonCode>
<EmployeeSocialInsuranceContributionEmployeeGroupCode>2</
EmployeeSocialInsuranceContributionEmployeeGroupCode>
<EmployeeSocialInsuranceContributionPayerTypeCode>1</
EmployeeSocialInsuranceContributionPayerTypeCode>
ByDesign-Feld
242
XML-Tag
Inhalt
Personalabrechnung
<WorkAgreementItem>
<PayrollProviderID>
Abrechnungskreis
<PayrollGroupCode>
3.6.1 Nicht abzurechnen
Wenn ein Mitarbeiter in der Abrechnung auf Inaktiv gesetzt wurde, wird das Kennzeichen für diesen Mitarbeiter in
der XML-Datei auf "true" gesetzt.
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Nicht abzurechnen
<PayrollInactiveIndicator>
Grafik 4: Nicht abzurechnen
<PayrollGroupCode>CN01</PayrollGroupCode>
<PayrollInactiveIndicator>true</PayrollInactiveIndicator>
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Zahlweg
<PaymentFormCode>
05 = Überweisung
Kontonummer
<ID>
Bankleitzahl
<RoutingID>
3.9 Daten zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften aus Personaldatei
ByDesign-Feld
XML-Tag
Dateinummer
<PersonnelFileID></PersonnelFileID>
Aufbewahrungsort
<PersonnelFileHolderCode></
PersonnelFileHolderCode>
1 Arbeitsagentur
2 Fachkräfteaustauschzentrum
3 Unternehmen
4 Sonstige
Kategorie von/bis
<PersonnelFileTransferStatusCode></
PersonnelFileTransferStatusCode>
11 Aus demselben Ort/System
12 Aus demselben Ort, unterschiedliches Systemen
13 Aus einer anderen Provinz
14 Aus ländlicher Gegend
15 Aus der Stadt
16 Von Veteran
17 Von Universitätsabsolvent
18 Entlassen
21 In denselben Ort/dasselbe System
22 In denselben Ort/anderes System
23 In andere Provinz
31 Arbeitslos
32 In Ausbildung
33 Zeitweise in anderem Unternehmen arbeitend
99 Sonstige
Personalabrechnung
Inhalt
243
Aktenkategorie
<PersonnelFileEmployerPossessionCode></
PersonnelFileEmployerPossessionCode>
Servicegebühr
<ServiceFeeAmount
currencyCode="CNY"></
ServiceFeeAmount>
Vom Arbeitgeber
bezahlt
<EmployerPaysPersonnelFileFeeIndicator>
</EmployerPaysPersonnelFileFeeIndicator>
Gruppe der
Stellung im Beruf
<OccupationCode></OccupationCode>
0001 Ingenieure
0002 Wirtschaftswissenschaftler
0003 Buchhalter
0004 Forscher
0005 Wissenschaftliche Mitarbeiter
Stellung im Beruf
<ProfessionalStatusCode></
ProfessionalStatusCode>
Gruppe der Stellung im Beruf = 0001
01 Leitender Ingenieur
02 Ingenieur
03 Assistenzingenieur
04 Techniker
01 Leitender Wirtschaftswissenschaftler
02 Wirtschaftswissenschaftler
03 Wirtschaftswissenschaftler, Assistent
04 Junior-Wirtschaftswissenschaftler
01 Leitender Buchhalter
02 Buchhalter
03 Assistenzbuchhalter
04 Junior-Buchhalter
01 Forscher
02 Wissenschaftlicher Mitarbeiter
03 Forschungsassistent
04 Nachwuchsforscher
01 Professor
02 Außerordentlicher Professor
03 Dozent
04 Lehrassistent
244
1 Akte nicht verfügbar
2 Original
3 Gedruckte Kopie
4 Mikrofilm
5 Original/gedruckte Kopie, Film
6 Original/gedruckte Kopie
7 Original, Mikrofilm
8 Gedruckte Kopie, Mikrofilm
9 Sonstige
Personalabrechnung
Ethnische Gruppe
<PersonRaceEthnicityCode></
PersonRaceEthnicityCode>
Personalabrechnung
AC ethnische Gruppe Achang
BA ethnische Gruppe Bai
BL ethnische Gruppe Blang
BN ethnische Gruppe Bonan
BY ethnische Gruppe Bouyei
CS ethnische Gruppe Koreaner
DA ethnische Gruppe Dai
DE ethnische Gruppe De'ang
DO ethnische Gruppe Dong
DR ethnische Gruppe Drung
DU ethnische Gruppe Daur
DX ethnische Gruppe Dongxiang
EW ethnische Gruppe Ewenken
GI ethnische Gruppe Jing
GL ethnische Gruppe Gelao
GS ethnische Gruppe Gaoshan
HA ethnische Gruppe Han-Chinesen
HN ethnische Gruppe Hani
HU ethnische Gruppe Hui-Chinesen
HZ ethnische Gruppe Hezhen
JN ethnische Gruppe Jino
JP ethnische Gruppe Jingpo
KG ethnische Gruppe Kirgisen
KZ ethnische Gruppe Kasachen
LB ethnische Gruppe Lhoba
LH ethnische Gruppe Lahu
LI ethnische Gruppe Li
LS ethnische Gruppe Lisu
MA ethnische Gruppe Mandschu
MB ethnische Gruppe Moinba
MG ethnische Gruppe Mengolen
MH ethnische Gruppe Miao
ML ethnische Gruppe Mulam
MN ethnische Gruppe Maonan
NU ethnische Gruppe Nu
NX ethnische Gruppe Naxi
OR ethnische Gruppe Oroqen
PM ethnische Gruppe Pumi
QI ethnische Gruppe Qiang
RS ethnische Gruppe Russen
SH ethnische Gruppe She
SL ethnische Gruppe Salar
SU ethnische Gruppe Shui
TA ethnische Gruppe Tadschiken
TJ ethnische Gruppe Tujia
TT ethnische Gruppe Tataren
TU ethnische Gruppe Tu
UG ethnische Gruppe Uiguren
UZ ethnische Gruppe Usbeken
VA ethnische Gruppe Va
XB ethnische Gruppe Xibe
YA ethnische Gruppe Yao
YG ethnische Gruppe Yugur
YI ethnische Gruppe Yi
ZA ethnische Gruppe Tibeter
ZH ethnische Gruppe Zhuang
245
Politische
Zugehörigkeit<
<PoliticalPartyAffiliationTypeCode></
PoliticalPartyAffiliationTypeCode>
1 Mitglied der Kommunistischen Partei der
Volksrepublik China
2 Mitgliedschaftsanwärter der Kommunistischen
Partei der Volksrepublik China
3 Mitglied der Kommunistischen Jugendliga Chinas
4 Mitglied des Revolutionären Komitees der
chinesischen Kuomingtang-Partei
5 Mitglied der Demokratischen Liga Chinas
6 Mitglied der Chinesischen Gesellschaft für den
Demokratischen Nationalen Aufbau
7 Mitglied der Chinesischen Gesellschaft für die
Förderung der Demokratie
8 Mitglied der Chinesischen Arbeiter- und
Bauerndemokratie
9 Mitglied der Chinesischen Zhi Gong Dang
10 Mitglied der Jiu-San-Gesellschaft
11 Mitglied der Demokratischen
Selbstbestimmungsliga Taiwans
12 Bekannte Persönlichkeit ohne Parteizugehörigkeit
13 Bürger
Grafik 6: Daten zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften aus Personaldatei
<RegulatoryCompliance actionCode="01">
<EmployeeProfessionalTitle>
<OccupationCode>0005</OccupationCode>
<ProfessionalStatusCode>02</ProfessionalStatusCode>
</EmployeeProfessionalTitle>
<EmployerPaysPersonnelFileFeeIndicator>true</EmployerPaysPersonnelFileFeeIndicator>
<ServiceFeeAmount currencyCode="CNY">20.0</ServiceFeeAmount>
<PersonnelFileTransferStatusCode>22</PersonnelFileTransferStatusCode>
<PersonnelFileEmployerPossessionCode>5</PersonnelFileEmployerPossessionCode>
<PersonnelFileHolderCode>3</PersonnelFileHolderCode>
<PersonnelFileID>123</PersonnelFileID>
<PersonRaceEthnicityCode>HA</PersonRaceEthnicityCode>
<PoliticalPartyAffiliationTypeCode>2</PoliticalPartyAffiliationTypeCode>
<ObjectID>00163E012BC91EE0A790CBAE967F658D</ObjectID>
<ValidityPeriod>
<ValidityPeriod>
<RegulatoryCompliance>
246
Personalabrechnung
3.12 Steuerdaten
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Steuergebiet
<EmployeeRegionalTaxRegulationsCode></
mployeeRegionalTaxRegulationsCode>
1 – Raum Peking
2 – Raum Schanghai
3 – Raum Guangzhou
4 – China Rest
Steuerart des
Mitarbeiters
<EmployeeTaxExpatriateCategoryCode></
EmployeeTaxExpatriateCategoryCode>
1 – Gebietsansässige
2 – Im Ausland arbeitender Chinese
3 – Ausländer
4 – Ausländer in leitender Position
5 – Gelegenheitsarbeiter
Steuerfreibetrag
<TaxExemptionAmount currencyCode="CNY"></
TaxExemptionAmount>
Steuer vom Arbeitgeber
bezahlt
<TaxPaidByCompanyIndicator></
TaxPaidByCompanyIndicator>
Steuerbefreiung
<TaxExemptedIndicator></TaxExemptedIndicator>
Grafik 8: Steuerdaten
<ObjectID>00163E012BC91EE0A791029CFBF4461D</ObjectID>
<ValidityPeriod>
</ValidityPeriod>
<EmployeeRegionalTaxRegulationsCode>1</EmployeeRegionalTaxRegulationsCode>
<EmployeeTaxExpatriateCategoryCode>2</EmployeeTaxExpatriateCategoryCode>
<TaxExemptionAmount currencyCode="CNY">4800.0</TaxExemptionAmount>
<TaxPaidByCompanyIndicator>true</TaxPaidByCompanyIndicator>
<TaxExemptedIndicator>true</TaxExemptedIndicator>
ByDesign-Feld
Personalabrechnung
XML-Tag
Inhalt
247
Zeitart
[Gemäß Zeitartkategorie aus der FineTuning-Aufgabe
Konfiguration]
<EmployeeTimeItem
1 = Abwesenheit
2 = Anwesenheit
Abrechnungszeitart
[Gemäß Zuordnung in der Fine-TuningAufgabe
Konfiguration]
<EmployeeTimeItem
PayrollTypeCode>
Datum
[der Zeiterfassung]
<Date>
Dauer
<HourQuantity>
<BaseCompensation
ComponentTypeID>
finden Sie in der Tabelle der Sicht
Betrag
<BaseAmount>
Wiederkehrfrequenz
<BaseRecurrence
FrequencyCode>
3 = Stündlich
4 = Täglich
5 = Wöchentlich
6 = Monatlich
7 = Jährlich
8 = Zweiwöchentlich
9 = Halbmonatlich
10 = Vierwöchentlich
12 = Halbjährlich
Endbetrag
<ResultAmount>
Lohnart
finden Sie in der Tabelle in der Sicht
Vergütungsbestandteile. Wählen Sie
zunächst Aktionen , und wählen Sie dann
die Option Zeitarten zuordnen.
248
TIN 001 – Urlaub bezahlt
TIN 002 – Urlaub unbezahlt
TIN 003 – Krank mit Attest (bezahlt)
TIN 004 – Krank ohne Attest (bezahlt)
TIN 005 – Krank (unbezahlt)
TIN 006 – Arbeitsunfall
TIN 007 – Wegeunfall
TIN 008 – Langfristige Abwesenheit (bezahlt)
TIN 009 – Abwesenheit bezahlt
TIN 010 – Abwesenheit unbezahlt
TIN 011 – Freizeit aus Mehrarbeit
TIN 012 – Freizeit aus Gleitzeit
TIN 013 – Gewährter Sonderurlaub
TIN 014 – Langfristige Abwesenheit (unbezahlt)
Personalabrechnung
Für jede Abrechnungsperiode berechnet das System die tägliche Sollarbeitszeit. Grundlage für die Berechnung ist
der Arbeitszeitplan im Zeitprofil des jeweiligen Mitarbeiters. Jeder Tag wird in einem eigenen
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Datum
<Date>
Typ: Datum, Format:
TT.MM.JJJJ
Dauer
[manuelle Eingabe oder Berechnung auf Basis von Beginn und
Ende]
<HourQuantity>
Typ: Numerisch,
Format: 2
Dezimalstellen
Beginn und Ende (der Abrechnungsperiode)
<DatePeriod> oder
<PayrollDatePeriod>
Typ: Datum, Format:
TT.MM.JJJJ
[berechneter Wert]
<HourQuantity>
Typ: Numerisch,
Format: 2
Dezimalstellen
[berechneter Wert]
Typ: Numerisch,
Format: 2
Dezimalstellen
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Gültig von/bis
Datum, Format:
TT.MM.JJJJ
Stunden pro Tag
Dezimalstellen
Stunden pro Woche
Dezimalstellen
Stunden pro Monat
Dezimalstellen
Jahresstunden
Dezimalstellen
Tage pro Woche
Dezimalstelle
Abrechnungsperiode
Dezimalstellen
Personalabrechnung
249
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Buchung am
<Date>
Menge
<Quantity>
Dezimalstellen
der Sicht
Betrag
Mitarbeiters]
<BaseAmount>
Wiederkehrfrequenz
Mitarbeiters]
3 = Stündlich
4 = Täglich
5 = Wöchentlich
6 = Monatlich
7 = Jährlich
9 = Halbmonatlich
12 = Halbjährlich
Gesamtbetrag
<ResultAmount>
Lohnart
Codes
finden Sie in der Tabelle in der
Wählen Sie zunächst Aktionen ,
und wählen Sie dann die Option
Zeitarten zuordnen.
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Buchungsart
<TypeCode>
9 = Aufbau
10 = Abzug
11 = Auszahlung
Zeitkontoart des
Dienstleisters
[kein UI-Feld]
250
Bearbeitung in der Fine-Tuning-Aufgabe
Abrechnungszeitkontoarten für
Zeitkontoarten bearbeiten in der
Betriebswirtschaftlichen Konfiguration.
Personalabrechnung
Beginndatum
Endedatum
Menge
Zeitkonto]
<Quantity>
ByDesign-Feld
XML-Tag
Gültig von/bis
<StartDate>/<EndDate> Typ: Datum, Format: TT.MM.JJJJ
Arbeitswoche
<StartWeekdayCode>
<LengthQuantity>
Inhalt
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Gültig von/bis
<StartDate>/<EndDate>
TT.MM.JJJJ
Codes finden Sie in der Tabelle der
Lohnart
Wählen Sie zunächst Aktionen ,
und wählen Sie dann die Option
Zeitarten zuordnen.
Betrag
des Mitarbeiters]
Personalabrechnung
251
Wiederkehrfrequenz
des Mitarbeiters]
3 = Stündlich
4 = Täglich
5 = Wöchentlich
6 = Monatlich
7 = Jährlich
9 = Halbmonatlich
12 = Halbjährlich
6.4.1.11 Personalabrechnung – Frankreich: XML-Datei mit Angaben
zur Personalabrechnung
Übersicht
2.1 Kopfdaten
252
Personalabrechnung
2.1 Kopfdaten
●
●
Sie zwischen den XML-Tags <FR_EmployeePayrollInputCollection> und </FR_EmployeePayrollInputCollection>.
1.
●
Personalnummer
●
●
●
●
Arbeitsvertrag
2.
3.
Code
Wert
1
Stundenlöhner
2
Angestellter
3
Vorgesetzter
4
Handwerker
5
Techniker
6
Leiter
7
VRP Exklusive
8
VRP Multiple
9
Bezahlter Auszubildender
10
Unbezahlter Auszubildender
11
Leitender Angestellter
12
Topmanager
13
Freier Journalist
14
Journalist in Ausbildung
Personalabrechnung
253
15
Fest angestellter Journalist
16
Vorsitzender
17
Geschäftsführer
Der erste Datenabschnitt zwischen den Tags <FR_EmployeePayrollInputCollection> und </
FR_EmployeePayrollInputCollection> enthält generische Daten, die für alle Mitarbeiter in der XML-Datei relevant
●
●
●
●
<FR_EmployeePayrollInput> : enthält generische Daten zur Personalabrechnung. Hier wiederholen sich die
●
●
●
03 – Löschen (Datensatz wurde zuvor im ByDesign-System gelöscht)
●
●
●
254
Personalabrechnung
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Personalnummer
<EmployeeID>
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Geschlecht
<GenderCode>
1 = Männlich
2 = Weiblich
Geburtsort
<BirthPlaceName>
Geburtsdatum
<BirthDate>
Typ: Datum, Format: JJJJ-MM-TT
Familienstand
<MaritalStatusCode>
1 = Ledig
2 = Verheiratet
3 = Verwitwet
4 = Geschieden
5 = Getrennt lebend
Für Frankreich wird z. B. FR übergeben.
Anrede
<FormOfAddressCode>
0001 = Frau
0002 = Herr
Vorname
<GivenName>
Nachname
<FamilyName>
Personalabrechnung
255
Akademischer Titel
<AcademicTitleCode>
0001 = Dr.
0002 = Prof.
0003 = Prof. Dr.
0004 = B.A.
0005 = MBA
0006 = Ph. D.
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Ländercode
<CountryCode>
Für Frankreich wird z. B. FR übergeben.
Postleitzahl
<StreetPostalCode>
Ort
<CityName>
Postfach
<POBoxID>
Straße
<StreetName>
Hausnummer
<HouseID>
3.4 Daten zur Behinderung aus Personaldatei
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Personengruppe
<DisabledPersonGroupCode>
1 Schwerbehindert
2 Behindert
Behinderungsgrad
<PersonDisabilityPercent>
Typ: Prozent
Bsp.: 15 %
Grafik: Daten zur Behinderung aus Personaldatei
<CountryCode>FR</CountryCode>
<Disability actionCode="01">
<ObjectID>00163E012E131ED0A7C56BCB3E91F5D7</ObjectID>
<ValidityPeriod>
<ValidityPeriod>
<DisabledPersonGroupCode>2</DisabledPersonGroupCode>
<PersonDisabilityPercent>10.0</PersonDisabilityPercent>
</Disability>
256
Personalabrechnung
ByD-Feld
XML-Tag
Inhalt
<CostCentreID>
Betriebsstätte
1 – Stundenlöhner
2 – Angestellter
3 – Vorgesetzter
ByD-Feld
XML-Tag
Inhalt
Eintrittsdatum
<StartDate>
Austrittsdatum
<EndDate>
<ValidityPeriod>
</ValidityPeriod>
3.6 Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Berufsklassifizierung
ByDesign-Feld
XML-Tag
Personalabrechnung
Inhalt
257
Vertragskategorie <WorkAgreementStatutoryCategoryCode>
1 Unbefristeter Vertrag
2 Befristeter Vertrag (CDD) – Vertretung
3 Befristeter Vertrag (CDD) –
Überbrückung bis zur Einstellung eines
neuen Mitarbeiters
Überbrückung bis zum Wegfall einer Stelle
Saisonvertrag
6 Befristeter Vertrag (CDD) – zusätzlicher
Arbeitsanfall
7 Berufsübergangsvertrag (Contrat de
transition professionnelle)
8 Ausbildungsvertrag (Contrat
d'apprentissage)
9 Arbeitsvertrag für Jugendliche in
Betrieben (Contrat jeunes en entreprise,
CJE)
10 Studentenarbeitsvertrag
11 Vertrag zur sozialen Eingliederung
(Contrat d'insertion dans la vie sociale,
CIVIS)
12 Vertrag zur Beschäftigungsaufnahme
(Contrat initiative emploi, CIE)
13 Beschäftigungsbegleitvertrag (Contrat
d’accompagnement dans l’emploi, CAE)
14 Arbeitsvertrag für Jugendliche (Contrat
emploi jeune, CEJ)
15 Zukunftsvertrag (Contrat d'avenir, CA)
16 Eingliederungsvertrag mit
Mindesteinkommen für Erwerbstätige
(Contrat d'insertion-revenu minimum
d'activité, CI-RMA)
17 Arbeits- und Ausbildungsvertrag
(Contrat de professionnalisation)
18 Qualifizierungsvertrag (Contrat de
qualification)
19 Anpassungsvertrag (Contrat
d'adaptation)
20 Vertrag zur beruflichen Orientierung
(Contrat d'orientation)
21 Zeitarbeit (extern)
Berufsart
1 Mitarbeiter
2 Arbeiter
3 Sekretär/in
258
<CompanyWorkAgreementOccupationCategoryCode>
Personalabrechnung
Berufskategorie
Personalabrechnung
100X Selbstständige Landwirte und
Tierzüchter
210X Selbstständige Handwerker
220X Selbstständige Kaufleute und
ähnliche Kategorien
231A Geschäftsführer großer
Unternehmen mit mehr als 500
Mitarbeitern
232A Geschäftsführer mittelgroßer
Unternehmen mit 50 bis 499 Mitarbeitern
233A Geschäftsführer von Hoch- &
Tiefbauunternehmen mit 10 bis 49
Mitarbeitern
233B Geschäftsführer von Industrie- oder
Frachtunternehmen mit 10 bis 49
Mitarbeitern
233C Geschäftsführer von
Handelsunternehmen mit 10 bis 49
Mitarbeitern
233D Geschäftsführer von
Dienstleistungsunternehmen mit 10 bis 49
Mitarbeitern
311C Zahnärzte
311D Psychologen, Psychoanalytiker,
Psychotherapeuten (keine Ärzte)
311E Veterinäre
312A Rechtsanwälte
331A Verwaltungsangestellte im
öffentlichen Dienst (Regierung,
Kommunen, Krankenhäuser)
332A Bauingenieure und ähnliche
332B Gemeinde- und
Krankenhaustechniker
333C Postangestellte
333D Verwaltungsangestellte bei der
France Télécom (öffentlicher Dienst)
333E Andere Angestellte im öffentlichen
Dienst, Kategorie A und ähnliche (außer
Bildung, Denkmalschutz)
333F Verwaltungsangestellte bei der
Gemeinde und in Krankenhäusern,
Kategorie A (außer Bildung,
Denkmalschutz)
341A Lehrer Sekundarstufe (zertifizierte
und Hilfskräfte)
341B Rektoren und Schulräte
Sekundarstufe
342B Professoren und Dozenten
342C Außerordentliche und zertifizierte
Professoren
342D Lehrtätigkeit an öffentlichen
Hochschulen
342F Forschungsleiter und
Führungskräfte im öffentlichen Dienst
342G Konstrukteure und
Forschungsingenieure im öffentlichen
Dienst
342H Forschungsstipendiaten
343A Psychologen, spezialisiert auf
Bildungs- und Berufsberatung
344A Krankenhausärzte (nicht
unabhängig)
344B Angestellte Ärzte außerhalb von
Krankenhäusern
344C Volontariat Medizin, Odontologie
und Pharmazie
344D Angestellte Apotheker
351A Bibliothekare, Archivare, Kuratoren
usw.
352A Journalisten (einschließlich
Chefredakteure)
259
352B Literatur-, Drehbuch- und
Dialogautoren
353A Zeitungschefs,
Sozialstudie
<SocialSurveyEmployeeQualificationEmployeeGroupCode> A Manager
B Direktor
C Prüfer
D Mitarbeiter
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
<SocialInsuranceID>
Grafik 3: Sozialversicherungsnummer aus Personaldatei
<ValidityPeriod>
</ValidityPeriod>
ByD-Feld
XML-Tag
Inhalt
<WorkAgreementItem>
<PayollProviderID>
Abrechnungskreis
<PayrollGroupCode>
Wenn ein Mitarbeiter in der Abrechnung auf Inaktiv gesetzt wurde, wird ein Kennzeichen für diesen Mitarbeiter auf
"true" gesetzt.
ByD-Feld
XML-Tag
Inhalt
Nicht abzurechnen
<PayrollGroupCode>FR01</PayrollGroupCode>
260
Personalabrechnung
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Berufskategorie
1 Arbeiter
10 Fahrer
11 Handelsvertreter
12 Alpinpersonal
16 Verkäufer
2 Arbeiter Lehrling
20 Asylbewerber
3 Ferienarbeiter
4 Mitarbeiter
7 Ferienpraktikant
9 Hilfsarbeiter
Code für
gesetzliche
Grundlage
1 EFZG
17 Wehrgesetz
18 Zivildienst
Veterinärmedizin
20 Sonstige Gesetze
Verwandtschaft
zu Arbeitgeber
1 Nicht verwandt
2 Verheiratet
3 Verwandt
Beteiligung
Brüche (6)
Arbeitsvertragsposition "Freiwilliger Beitrag"
ByDesign-Feld
Personalabrechnung
XML-Tag
Inhalt
261
EmployeeSocialInsuranceContributionTypeCode <EmployeeSocialInsuranceContributionTypeCode>
1.
ASSEDIC
Arbeitslosenversicherun
2.
URSSAF
Krankenversicherungsb
3.
IRCANTEC Altersvorsor
4.
Beitrag öffentlicher Dien
5.
ASSEDIC
Paris
6.
URSSAF
Paris
7.
Paris
8.
Beitrag öffentlicher Dien
9.
ASSEDIC
Elsass
10.
URSSAF
Elsass
11.
Elsass
Grafik 5: Arbeitsvertragsposition "Freiwilliger Beitrag"
<EmployeeSocialInsuranceArrangementComplementaryContribution actionCode="01">
<ObjectID>00163E01222D1ED0A5E8BC0CDFDDDBC5</ObjectID>
<ObjectNodeTypeCode>18422</ObjectNodeTypeCode>>
<ValidityPeriod>
</ValidityPeriod>
<BusinessPartnerUUID>00000000-0001-02dd-94ad-c506d810d3ff</BusinessPartnerUUID>
<BusinessPartnerInternalID>GCFR2197</BusinessPartnerInternalID>
</EmployeeSocialInsuranceArrangementComplementaryContribution>.
3.11 Arbeitsvertragsposition "Beitragsmodell"
ByD-Feld
262
XML-Tag
Inhalt
Personalabrechnung
SocialInsuranceTypeCode
EmployeeSocialInsuranceContribution
ModelCode
<SocialInsuranceTypeCode>
<EmployeeSocialInsuranceContributio
nModelCode>
1.
ASSEDIC (Arbeitslosigkeit)
2.
URSSAF –
Sozialversicherungsorganisatio
n
3.
IRCANTEC
4.
AGIRC (Pens.kasse f. leit.
Angestellte)
5.
GARP
(Arbeitslosenversicherung)
6.
Sonstige
Zusatzversorgungssysteme
7.
BTP (Urlaubsfond)
8.
Gemeinnützige Zwecke
9.
IRCANTEC (Zusatzversorgung)
10.
CNRACL (Nat. Rent.kasse f.
Gemeindebedie
11.
FSPOEIE (Sonderrentenfond)
Für 1 ASSEDIC (Arbeitslosigkeit)
1.
Modell für ASSEDIC
Für 2 URSSAF –
Sozialversicherungsorganisation
●
1 Modell für URSSAF
●
5. Modell für URSSAF Elsass/
Moselle
●
6. Modell für URSSAF Paris
Für 3 IRCANTEC
1.
Modell für IRCANTEC
Grafik 6: Arbeitsvertragsposition "Beitragsmodell"
<EmployeeSocialInsuranceArrangementContributionModel actionCode="01">
<ObjectID>00163E01222D1ED0A5E8BC0CDFDD5BC5</ObjectID>
<ValidityPeriod>
</ValidityPeriod>
<SocialInsuranceTypeCode>1</SocialInsuranceTypeCode>
<EmployeeSocialInsuranceContributionModelCode>3</EmployeeSocialInsuranceContributionModelCode>
</EmployeeSocialInsuranceArrangementContributionModel>
Grafik 7: Arbeitsvertragsposition "Periodenabschnitte"
</EmployeeSocialInsuranceArrangementPeriodTerms actionCode="01">
Personalabrechnung
263
<ObjectID>00163E01222D1ED0A5E8BC0CDFDE7BC5</ObjectID>
<ValidityPeriod>
</ValidityPeriod>
<ChildrenNumberValue>2</ChildrenNumberValue>
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Betriebsstätte
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
<WorkAgreementItem>
<PayrollProviderID>
Abrechnungskreis
<PayrollGroupCode>
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Zahlweg
<PaymentFormCode>
05 = Überweisung
Kontonummer
<ID>
Bankleitzahl
<RoutingID>
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
<ExpenseReportID>
264
Personalabrechnung
Von
und Ziele)
Bis
und Ziele)
In ERM berechnet
<PostingTransactionBasePostingDate> Typ: Datum, Format: JJJJ-MM-TT
In ERM berechnet
<Amount>
Typ: "EUR"
In ERM abgeleitet
Tag
pro Tag
Tag
pro Tag
durch Arbeitnehmer
durch Arbeitgeber
<Note>
Typ: Text
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Zeitart
[Gemäß
<EmployeeTimeItem
1 = Abwesenheit
2 = Anwesenheit
Personalabrechnung
265
<EmployeeTimeItem
Abrechnungszeitart
Datum
[der Zeiterfassung]
<Date>
Dauer
<HourQuantity>
<BaseCompensation
ComponentTypeID>
Betrag
<BaseAmount>
Wiederkehrfrequenz
<BaseRecurrence
FrequencyCode>
3 = Stündlich
4 = Täglich
5 = Wöchentlich
6 = Monatlich
7 = Jährlich
9 = Halbmonatlich
12 = Halbjährlich
Endbetrag
<ResultAmount>
Lohnart
Codes
Sie dort Aktionen
Codes
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Datum
<Date>
Typ: Datum, Format:
JJJJ-MM-TT
Dauer
Endzeit]
<HourQuantity>
Typ: Numerisch,
Format: 2
Dezimalstellen
<DatePeriod> oder
<PayrollDatePeriod>
Typ: Datum, Format:
JJJJ-MM-TT
266
Personalabrechnung
[berechneter Wert]
<HourQuantity>
Typ: Numerisch,
Format: 2
Dezimalstellen
[berechneter Wert]
Typ: Numerisch,
Format: 2
Dezimalstellen
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Gültig ab/bis
Datum, Format: JJJJ-MMTT
Stunden pro Tag
Dezimalstellen
Stunden pro Woche
Dezimalstellen
Stunden pro Monat
Dezimalstellen
Stunden pro Jahr
Dezimalstellen
Tage pro Woche
Dezimalstelle
Abrechnungsperiode
Dezimalstellen
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Buchung am
<Date>
Menge
<Quantity>
Dezimalstellen
der Sicht
Betrag
Mitarbeiters]
Personalabrechnung
<BaseAmount>
267
Wiederkehrfrequenz
Mitarbeiters]
3 = Stündlich
4 = Täglich
5 = Wöchentlich
6 = Monatlich
7 = Jährlich
9 = Halbmonatlich
12 = Halbjährlich
Gesamtbetrag
<ResultAmount>
Lohnart
Codes
auswählen.
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Buchungsart
<TypeCode>
9 = Aufbau
10 = Abzug
11 = Auszahlung
Zeitkontoart des
Dienstleisters
[kein UI-Feld]
Startdatum
Enddatum
Menge
Zeitkonto]
<Quantity>
Konfiguration.
ByDesign-Feld
268
XML-Tag
Inhalt
Personalabrechnung
Gültig ab/bis
<StartDate> / <EndDate> Typ: Datum, Format: JJJJ-MM-TT
Arbeitswoche
<StartWeekdayCode>
<LengthQuantity>
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Gültig ab/bis
JJJJ-MM-TT
Codes
Lohnart
Codes
auswählen.
Betrag
des Mitarbeiters]
Wiederkehrfrequenz
des Mitarbeiters]
3 = Stündlich
4 = Täglich
5 = Wöchentlich
6 = Monatlich
7 = Jährlich
9 = Halbmonatlich
12 = Halbjährlich
Personalabrechnung
269
6.4.1.12 Personalabrechnung – GB: XML-Datei mit Angaben zur
Personalabrechnung
Übersicht
2.1 Kopfdaten
2.1 Kopfdaten
Kopfdaten, darunter beispielsweise folgende Felder:
●
●
Sie zwischen den XML-Tags <GB_EmployeePayrollInputCollection> und </GB_EmployeePayrollInputCollection>.
Generell werden beim Anlegen der XML-Datei durch Auswählen der Option Datendatei anlegen in der Sicht
1.
●
Personalnummer
●
270
Personalabrechnung
●
●
●
Arbeitsvertrag
2.
3.
Der erste Datenabschnitt zwischen den Tags <GB_EmployeePayrollInputCollection> und </
GB_EmployeePayrollInputCollection> enthält generische Daten, die für alle Mitarbeiter in der XML-Datei relevant
●
●
Der Abschnitt eines jeden Mitarbeiters beginnt mit allgemeinen Daten. Das sind Informationen zum Objektknoten
und zum Abrechnungsprozess:
●
●
<GB_EmployeePayrollInput>: enthält generische Daten zur Personalabrechnung. Hier wiederholen sich die
●
●
●
03 – Löschen (Datensatz zuvor im ByDesign-System gelöscht)
●
●
●
Die individuellen Mitarbeiterdaten sind ähnlich aufgebaut wie die SAP-Business-ByDesign-Bilder, d.h. gruppiert nach
Aktionscode und Gültigkeitszeitraum. Die folgenden drei Beispiele zeigen XML-Daten nach der ersten Eingabe in
das SAP-Business-ByDesign-System und nachdem eine Mitarbeiterin ihren Nachnamen geändert hat.
Personalabrechnung
271
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Personalnummer
<EmployeeID>
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Geschlecht
<GenderCode>
1 = Männlich
2 = Weiblich
Geburtsort
<BirthPlaceName>
Geburtsdatum
<BirthDate>
Familienstand
<MaritalStatusCode>
1 = Ledig
2 = Verheiratet
3 = Verwitwet
4 = Geschieden
5 = Getrennt lebend
Nationalität
Für Großbritannien wird z.B. GB übergeben.
Anrede
<FormOfAddressCode>
0001 = Frau
0002 = Herr
Vorname
<GivenName>
Zweiter Vorname
<MiddleName>
Nachname
<FamilyName>
272
Personalabrechnung
0001 = Dr.
0002 = Prof.
0003 = Prof. Dr.
0004 = B.A.
0005 = MBA
0006 = Ph. D.
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Ländercode
<CountryCode>
Für Großbritannien wird z.B. GB übergeben.
Postleitzahl
<StreetPostalCode>
Ort
<CityName>
Postfach
<POBoxID>
Straße
<StreetName>
Hausnummer
<HouseID>
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Organisationseinheit <CostCentreID>
Typ: Text,
Länge: 40
Die Betriebsstättennummer bezeichnet die Betriebsstätte, zu der der Mitarbeiter
gehört. Die Kostenstellennummer bezeichnet die Kostenstelle, zu der der
Mitarbeiter gehört. Ende des Hinweises
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Eintrittsdatum
<StartDate>
Austrittsdatum
<EndDate>
<ValidityPeriod>
Personalabrechnung
273
</ValidityPeriod>
3.5 Arbeitsvertrag
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
1 Stündlich
2 Angestellter
3 Vorgesetzter
Arbeitsvertrag
1 Unbefristet
2 Befristet
3 Geschäftsführer
4 Auszubildender
5 Werkstudent
6 Rentner
Grafik 3: Arbeitsvertrag
3.6.1 Berechnungsmethode für den SV-Beitrag des Mitarbeiters
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Sozialversicherungskategorie <EmployeeSocialInsuranceContributionCalculationMethodCode> A Standardsatz gilt
B Ermäßigter Satz gilt
C Nur Arbeitgeber
D COSRS: Standardsatz
E COSRS: Ermäßigter
Satz
F COMPS: Standardsatz
G COMPS: Ermäßigter
Satz
H COMPS: Standardsatz
Seefahrer
J Nur Aufschub gilt
L COSRS: Nur Aufschub
N COSRS: Standardsatz
Seefahrer
R Satz für Seefahrer gilt
S COMPS: Nur
Arbeitgeber
X Sozialversicherung
nicht anwendbar
Grafik 4: Berechnungsmethode für den SV-Beitrag des Mitarbeiters
<EmployeeSocialInsuranceContributionCalculationMethodCode>C</
EmployeeSocialInsuranceContributionCalculationMethodCode>
274
Personalabrechnung
3.6.2 Kennzeichen für Zertifikat
ByDesign-Feld
XML-Tag
Sozialversicherungszertifikat vorhanden
<CertifiedIndicator>
Inhalt
Grafik 5: Kennzeichen für Zertifikat
<CertifiedIndicator>true</CertifiedIndicator>
3.6.3 Kennzeichen für Geschäftsführer
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Geschäftsführer
<CompanyDirectorIndicator>
Grafik 6: Kennzeichen für Geschäftsführer
<CompanyDirectorIndicator>true</CompanyDirectorIndicator>
3.6.4 Kennzeichen für periodische Zahlung des Geschäftsführers
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Periodische Zahlungen
<CompanyDirectorPaymentRegularIndicator>
Grafik 7: Kennzeichen für periodische Zahlung des Geschäftsführers
<CompanyDirectorPaymentRegularIndicator>true</CompanyDirectorPaymentRegularIndicator>
3.6.5 Berechnungsmethode für den SV-Beitrag des Mitarbeiters
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Rentenversicherung
<EmployeeSocialInsuranceContributionCalculationMethodCode>
PS1 Rentenversicherung 1
PS2 Rentenversicherung 2
Grafik 8: Berechnungsmethode für den SV-Beitrag des Mitarbeiters
<EmployeeSocialInsuranceContributionCalculationMethodCode>PS1</
EmployeeSocialInsuranceContributionCalculationMethodCode>
3.6.6 Betrag für untere Grenze
ByDesign-Feld
XML-Tag
Untere Grenze
<LowerThresholdAmount currencyCode="GBP">
Inhalt
Grafik 10: Betrag für untere Grenze
<LowerThresholdAmount currencyCode="GBP">100.0</LowerThresholdAmount>
Personalabrechnung
275
3.6.7 Betrag für obere Grenze
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Obere Grenze
<UpperThresholdAmount currencyCode="GBP">
Grafik 11: Betrag für obere Grenze
<UpperThresholdAmount currencyCode="GBP">100.0</UpperThresholdAmount>
3.6.8 Arbeitgeberanteilssatz im unteren Bereich - Abweichung in Prozent
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Prozentsatz > Arbeitgeber > Unterer Bereich
<EmployerContributionLowerBandRateDeviationPercent>
Grafik 12: Arbeitgeberanteilssatz im unteren Bereich – Abweichung in Prozent
<EmployerContributionLowerBandRateDeviationPercent>10.0</
EmployerContributionLowerBandRateDeviationPercent>
3.6.9 Arbeitgeberanteilssatz im mittleren Bereich - Abweichung in Prozent
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Prozentsatz > Arbeitgeber > Mittlerer Bereich
<EmployerContributionMediumBandRateDeviationPercent>
Grafik 13: Arbeitgeberanteilssatz im mittleren Bereich – Abweichung in Prozent
<EmployerContributionMediumBandRateDeviationPercent>20.0</
EmployerContributionMediumBandRateDeviationPercent>
3.6.10 Arbeitgeberanteilssatz im oberen Bereich - Abweichung in Prozent
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Prozentsatz > Arbeitgeber > Oberer Bereich
<EmployerContributionUpperBandRateDeviationPercent>
Grafik 14: Arbeitgeberanteilssatz im oberen Bereich – Abweichung in Prozent
<EmployerContributionUpperBandRateDeviationPercent>30.0</
EmployerContributionUpperBandRateDeviationPercent>
3.6.11 Arbeitgeberanteilssatz im unteren Bereich - Abweichungsbetrag
ByDesign-Feld
XML-Tag
Pauschbetrag > Mitarbeiter >
Unterer Bereich
<EmployeeContributionLowerBandRateDeviationAmount currencyCode="GBP">
276
Inhalt
Personalabrechnung
Grafik 15: Arbeitgeberanteilssatz im unteren Bereich – Abweichungsbetrag
<EmployeeContributionLowerBandRateDeviationAmount currencyCode="GBP">10.0</
EmployeeContributionLowerBandRateDeviationAmount>
3.6.12 Arbeitgeberanteilssatz im mittleren Bereich - Abweichungsbetrag
ByDesign-Feld
XML-Tag
Arbeitnehmerpauschbetrag –
mittlerer Bereich
<EmployeeContributionMediumBandRateDeviationAmount
currencyCode="GBP">
Inhalt
Grafik 16: Arbeitgeberanteilssatz im mittleren Bereich – Abweichungsbetrag
<EmployeeContributionMediumBandRateDeviationAmount currencyCode="GBP">20.0</
EmployeeContributionMediumBandRateDeviationAmount>
3.6.13 Arbeitgeberanteilssatz im oberen Bereich - Abweichungsbetrag
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Arbeitnehmerpauschbetrag – oberer
Bereich
<EmployeeContributionUpperBandRateDeviationAmount
currencyCode="GBP">
Grafik 17: Arbeitgeberanteilssatz im oberen Bereich – Abweichungsbetrag
<EmployeeContributionUpperBandRateDeviationAmount currencyCode="GBP">30.0</
EmployeeContributionUpperBandRateDeviationAmount>
3.6.14 Zusätzlicher Arbeitnehmeranteil
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
AVC > Arbeitnehmerpauschbetrag
<EmployeeAdditionalContributionAmount currencyCode="GBP">
Grafik 18: Zusätzlicher Arbeitnehmeranteil
<EmployeeAdditionalContributionAmount currencyCode="GBP">10.0</
EmployeeAdditionalContributionAmount>
3.6.15 Eigenständiger, zusätzlicher Arbeitgeberanteil
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
FSVAC > Arbeitgeberpauschbetrag <EmployerFreeStandingAdditionalContributionAmount
currencyCode="GBP">
Grafik 19: Eigenständiger, zusätzlicher Arbeitgeberanteil
<EmployerFreeStandingAdditionalContributionAmount currencyCode="GBP">10.0</
EmployerFreeStandingAdditionalContributionAmount>
Personalabrechnung
277
3.6.16 Zusätzlicher Arbeitnehmeranteil in Prozent
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Arbeitnehmerprozentsatz AVC
<EmployeeAdditionalContributionPercent>
Grafik 20: Zusätzlicher Arbeitnehmeranteil in Prozent
<EmployeeAdditionalContributionPercent>10.0</EmployeeAdditionalContributionPercent>
3.6.17 Eigenständiger, zusätzlicher Arbeitgeberanteil in Prozent
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Arbeitgeberprozentsatz FSVAC
<EmployerFreeStandingAdditionalContributionPercent>
Grafik 21: Eigenständiger, zusätzlicher Arbeitgeberanteil in Prozent
<EmployerFreeStandingAdditionalContributionPercent>10.0</
EmployerFreeStandingAdditionalContributionPercent>
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
<WorkAgreementItem>
<PayrollProviderID>
Abrechnungskreis
<PayrollGroupCode>
Wenn ein Mitarbeiter in der Abrechnung auf "Inaktiv" gesetzt wurde, wird das Kennzeichen für diesen Mitarbeiter in
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Nicht abzurechnen
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Zahlweg
<PaymentFormCode>
05 = Überweisung
Kontonummer
<ID>
Bankleitzahl
<RoutingID>
3.9 Steuerdaten aus Steuerdatei
278
Personalabrechnung
3.9.1 P45
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Mitarbeiterbesteuerungsmethode
<EmployeeTaxationMethodID>
Steuerkennzeichen
<EmployeeTaxationBasisTypeCode>
Steuerwoche
<TaxPaymentWeekOrdinalNumberValue>
Steuermonat
<TaxPaymentMonthOrdinalNumberValue>
Steuerpflichtige Zahlung
<BaseTaxAmount>
Steuer gezahlt
<PaidTaxAmount>
Position 13
<RecalculatedPaidTaxAmount>
1 – Kumuliert
2 – Woche1/
Monat1
Position 13 wird in Personalabrechnung verwendet <RecalculatedPaidTaxAmountRelevanceIndicator>
Studentendarlehen
<StudentIndicator>
Austrittsdatum für früheres
Beschäftigungsverhältnis
<EndDate>
Nicht bezahlt vom Beginndatum bis zum Ende des <PaymentTaxableIndicator>
Steuerjahres
Vorherige Quellenabzugsreferenz
<EmployerReferenceTaxOfficeID>
Vorherige Quellenabzugsreferenz
<EmployerReferencePartyTaxID>
Grafik 22: Mitarbeiterbesteuerungsmethode
<EmployeeTaxationMethodID>TX234</EmployeeTaxationMethodID>
Grafik 23: Mitarbeiterbesteuerungskennzeichen
<EmployeeTaxationBasisTypeCode>1</EmployeeTaxationBasisTypeCode>
Grafik 24: Kennzeichen für Steuerzahlungswoche
<TaxPaymentWeekOrdinalNumberValue>0</TaxPaymentWeekOrdinalNumberValue>
Grafik 25: Kennzeichen für Steuerzahlungsmonat
<TaxPaymentMonthOrdinalNumberValue>1</TaxPaymentMonthOrdinalNumberValue>
Grafik 26: Basissteuerbetrag
<BaseTaxAmount currencyCode="GBP">12000.0</BaseTaxAmount>
Personalabrechnung
279
Grafik 27: Gezahlter Steuerbetrag
<PaidTaxAmount currencyCode="GBP">1000.0</PaidTaxAmount>
Grafik 28: Neu berechneter gezahlter Steuerbetrag
<RecalculatedPaidTaxAmount currencyCode="GBP">100.0</RecalculatedPaidTaxAmount>
Grafik 29: Relevanzkennzeichen für neu berechneten Steuerbetrag
<RecalculatedPaidTaxAmountRelevanceIndicator>true</RecalculatedPaidTaxAmountRelevanceIndicator>
Grafik 30: Studentendarlehen
<StudentIndicator>true</StudentIndicator>
Grafik 31: Endedatum
Grafik 32: Steuerpflichtige Zahlung
<PaymentTaxableIndicator>true</PaymentTaxableIndicator>
Grafik 33: Referenzfinanzamtsnummer des Arbeitgebers
<EmployerReferenceTaxOfficeID>INLKN</EmployerReferenceTaxOfficeID>
Grafik 34: Referenzsteuernummer des beteiligten Arbeitgebers
<EmployerReferencePartyTaxID>456</EmployerReferencePartyTaxID>
3.9.2 P46
ByDesign-Feld
XML-Tag
Auszug ausgewählt: A
<StatementASignedIndicator>
Auszug ausgewählt: B
<StatementBSignedIndicator>
Auszug ausgewählt: C
<StatementCSignedIndicator>
Auszug ausgewählt: D
<StatementDSignedIndicator>
280
Inhalt
Personalabrechnung
Grafik 35: Kennzeichen für ausgewählten Auszug A
<StatementASignedIndicator>true</StatementASignedIndicator>
Grafik 36: Kennzeichen für ausgewählten Auszug B
<StatementBSignedIndicator>true</StatementBSignedIndicator>
Grafik 37: Kennzeichen für ausgewählten Auszug C
<StatementCSignedIndicator>true</StatementCSignedIndicator>
Grafik 38: Kennzeichen für ausgewählten Auszug D
<StatementDSignedIndicator>true</StatementDSignedIndicator>
3.9.3 Einbehaltene Steuererstattung
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Einbehaltene Erstattungen
<EmployeeTaxRefundWithholdingReasonCode>
1 – Im Streik
2 – Suspendiert
Zurückgehaltene Rückerstattung
<EmployeeTaxRefundWithholdingSuspendedIndicator>
Grafik 39: Grund für Einbehalt der Steuerrückzahlung an Mitarbeiter
<EmployeeTaxRefundWithholdingReasonCode>1</EmployeeTaxRefundWithholdingReasonCode>
Grafik 40: Einbehalt der Steuerrückzahlung an Mitarbeiter ausgesetzt
<EmployeeTaxRefundWithholdingSuspendedIndicator>true</
EmployeeTaxRefundWithholdingSuspendedIndicator>
ByDesign-Feld
Personalabrechnung
XML-Tag
Inhalt
281
<ExpenseReportID>
Von
und Ziele)
Bis
und Ziele)
In ERM berechnet
In ERM berechnet
<Amount>
Typ: "EUR"
In ERM abgeleitet
Tag
pro Tag
Tag
pro Tag
durch Arbeitnehmer
durch Arbeitgeber
<Note>
Typ: Text
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Zeitart
[Gemäß
<EmployeeTimeItem
1 = Abwesenheit
2 = Anwesenheit
282
Personalabrechnung
<EmployeeTimeItem
Abrechnungszeitart
Datum
[der Zeiterfassung]
<Date>
Dauer
<HourQuantity>
<BaseCompensation
ComponentTypeID>
Betrag
<BaseAmount>
Wiederkehrfrequenz
<BaseRecurrence
FrequencyCode>
3 = Stündlich
4 = Täglich
5 = Wöchentlich
6 = Monatlich
7 = Jährlich
9 = Halbmonatlich
12 = Halbjährlich
Endbetrag
<ResultAmount>
Lohnart
Codes
Sie dort Aktionen
Codes
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Datum
<Date>
Typ: Datum, Format:
JJJJ-MM-TT
Dauer
Endzeit]
<HourQuantity>
Typ: Numerisch,
Format: 2
Dezimalstellen
<DatePeriod> oder
<PayrollDatePeriod>
Typ: Datum, Format:
JJJJ-MM-TT
Personalabrechnung
283
[berechneter Wert]
<HourQuantity>
Typ: Numerisch,
Format: 2
Dezimalstellen
[berechneter Wert]
Typ: Numerisch,
Format: 2
Dezimalstellen
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Gültig von/bis
Stunden pro Tag
Dezimalstellen
Wochenstunden
Dezimalstellen
Monatsstunden
Dezimalstellen
Jahresstunden
Dezimalstellen
Tage pro Woche
Dezimalstelle
Abrechnungsperiode
Dezimalstellen
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Buchung am
<Date>
Menge
<Quantity>
Dezimalstellen
der Sicht
Betrag
Mitarbeiters]
284
<BaseAmount>
Personalabrechnung
Wiederkehrfrequenz
Mitarbeiters]
3 = Stündlich
4 = Täglich
5 = Wöchentlich
6 = Monatlich
7 = Jährlich
9 = Halbmonatlich
12 = Halbjährlich
Gesamtbetrag
<ResultAmount>
Lohnart
Codes
auswählen.
3.15 Aktualisierungen von Zeitkontensalden aus Zeitprofil
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Buchungsart
<TypeCode>
9 = Aufbau
10 = Abzug
11 = Auszahlung
Zeitkontoart des
Dienstleisters
[kein UI-Feld]
Startdatum
Enddatum
Menge
Zeitkonto]
<Quantity>
Konfiguration.
ByDesign-Feld
Personalabrechnung
XML-Tag
Inhalt
285
Gültig von/bis
Arbeitswoche
<StartWeekdayCode>
<LengthQuantity>
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Gültig von/bis
JJJJ-MM-TT
Codes
Lohnart
Codes
auswählen.
Betrag
des Mitarbeiters]
Wiederkehrfrequenz
des Mitarbeiters]
3 = Stündlich
4 = Täglich
5 = Wöchentlich
6 = Monatlich
7 = Jährlich
9 = Halbmonatlich
12 = Halbjährlich
286
Personalabrechnung
6.4.1.13 Personalabrechnung Deutschland: XML-Datei mit Angaben
zur Personalabrechnung
1.0 Übersicht
Excel-Format zu konvertieren. Kunden können diese Vorlagen von Ihrem SAP Account Manager oder Ihrem
Implementierungsprojektmanager erhalten. Weitere Informationen zu diesem Prozess finden Sie unter XSLTKonvertierungsregeln anpassen [Seite 173].
Center for On-Demand Solutions from SAP herunterladen. Wählen Sie nach der Anmeldung Folgendes:
SAP Business ByDesign, Community und dann Wiki Info Exchange. Wählen Sie unter Solution Scope
Information die Option Application Information, und blättern Sie nach unten zum Thema Converting Payroll
XML Data to Microsoft Excel. Wählen Sie Ihr ByDesign-Feature-Pack, um eine dedizierte Seite zum
Herunterladen mit einer Übersicht und Informationen zu den Voraussetzungen aufzurufen.
ab:
●
●
2.1 Kopfdaten
Personalabrechnung
287
2.1 Kopfdaten
●
●
Generische Grafik: Kopfdaten
Alle anderen technischen Kopfdaten werden in diesem Beispiel nicht erläutert.
Sie zwischen den XML-Tags <DE_EmployeePayrollInputCollection> und </DE_EmployeePayrollInputCollection>.
288
Personalabrechnung
1.
●
Personalnummer
●
●
●
●
Arbeitsvertrag
2.
3.
Der erste Datenabschnitt zwischen den Tags <DE_EmployeePayrollInputCollection> und </
DE_EmployeePayrollInputCollection> enthält generische Daten, die für alle Mitarbeiter in der XML-Datei relevant
●
●
Grafik 1: Generische Daten
<DE_EmployeePayrollInputCollection>
<PayrollProcessID>AB-1DE0092009</PayrollProcessID>
<PayrollProcessPayrollProviderID>AB-1_2009_09</PayrollProcessPayrollProviderID>
2.2.2 Mitarbeiterspezifische Daten
Die neuen, geänderten oder gelöschten Daten jedes Mitarbeiters befinden sich in einem Unterabschnitt des XMLTags <DE_EmployeePayrollInputCollection>, innerhalb der Start- und End-XML-Tags <DE_EmployeePayrollInput>
und </DE_EmployeePayrollInput>. Die mitarbeiterspezifischen Daten sind in zwei weitere Abschnitte unterteilt:
allgemeine Daten und individuelle Mitarbeiterdaten.
●
●
<DE_EmployeePayrollInput>: enthält generische Daten zur Personalabrechnung. Hier wiederholen sich die
Personalabrechnung
289
●
●
02 – Aktualisieren (Datensatz wurde versendet und wird jetzt aktualisiert)
●
●
●
●
06 – Keine Aktion
Beispiel 1
Grafik 2: Erstmalige Eingabe der persönlichen Daten des Mitarbeiters
290
Personalabrechnung
Beispiel 2A
Grafik 3: Identifizierung des bisherigen Nachnamens des Mitarbeiters
Personalabrechnung
291
Beispiel 2 B
Grafik 4: Hinzufügen des neuen Nachnamens des Mitarbeiters
292
Personalabrechnung
jeweiligen ByD-Feld, XML-Tag und Inhalt aufgeführt. Nach jeder Tabelle folgt ein Beispiel, wie die Daten in einer XMLDatei angezeigt werden.
ByD-Feld
XML-Tag
Inhalt
Personalnummer
<EmployeeID>
Grafik 5: Personalnummern aus Personaldatei
Personalabrechnung
293
ByD-Feld
XML-Tag
Inhalt
Geschlecht
<GenderCode>
1 = Männlich
2 = Weiblich
Geburtsort
<BirthPlaceName>
Geburtsdatum
<BirthDate>
Familienstand
<MaritalStatusCode>
1 = Ledig
2 = Verheiratet
3 = Verwitwet
4 = Geschieden
5 = Getrennt lebend
in der betriebswirtschaftlichen Konfiguration hinzugefügt werden.
Staatszugehörigkeit <NationalityCountryCode> Typ: Text, Länge: 2
Für Deutschland wird z. B. DE übergeben.
Anrede
<FormOfAddressCode>
0001 = Frau
0002 = Herr
Vorname
<GivenName>
Zweiter Vorname
<MiddleName>
Nachname
<FamilyName>
Spitzname
<NickName>
Akademischer Titel
<AcademicTitleCode>
0001 = Dr.
0002 = Prof.
0003 = Prof. Dr.
0004 = B.A.
0005 = MBA
0006 = Ph. D.
Grafik 6: Persönliche Daten aus Personaldatei
294
Personalabrechnung
ByD-Feld
XML-Tag
Inhalt
Ländercode
<CountryCode>
Für Deutschland wird z. B. DE übergeben.
Postleitzahl
<StreetPostalCode>
Ort
<CityName>
Postfach
<POBoxID>
Straße
<StreetName>
Hausnummer
<HouseID>
Grafik 7: Private Kontaktdaten aus Personaldatei
Personalabrechnung
295
ByD-Feld
XML-Tag
Inhalt
<SocialInsuranceID>
Grafik 8: Sozialversicherungsnummer aus Personaldatei
296
Personalabrechnung
ByD-Feld
XML-Tag
Inhalt
Betriebsnummer der
Krankenkasse
<SocialInsuranceFund
HeadOfficeID>
Krankenversicherung
<HealthInsurance>
<EmployeeSocialInsurance
ContributionTypeCode>
1 = Keine Versicherung
2 = Allgemeiner Beitrag
5 = Freiwillig versichert
10 = Pauschale
11 = Halber Beitrag
12 = Arbeitgeberpauschale
Beitragsverteilung
<HealthInsurance>
ContributionPayerTypeCode>
1 = Standardaufteilung zwischen
Arbeitgeber und Arbeitnehmer
2 = komplette Beitragsübernahme
durch Arbeitgeber
durch Arbeitnehmer
Krankenversicherungsbeitrag <HealthInsurance>
<ContributionAmount
CurrencyCode>
Personalabrechnung
Typ: "EUR"
297
Rentenversicherung
<PensionInsurance>
durch Arbeitgeber
durch Arbeitnehmer
Beitragsverteilung
<PensionInsurance>
durch Arbeitgeber
durch Arbeitnehmer
<UnemploymentInsurance>
durch Arbeitgeber
durch Arbeitnehmer
Beitragsverteilung
<UnemploymentInsurance>
durch Arbeitgeber
durch Arbeitnehmer
Pflegeversicherung
<NursingInsurance>
durch Arbeitgeber
durch Arbeitnehmer
Beitragsverteilung
<NursingInsurance>
durch Arbeitgeber
durch Arbeitnehmer
Pflegeversicherungsbeitrag
<NursingInsurance>
<ContributionAmountCurrencyCode>
Typ: "EUR"
Sozialversicherungskreis
<EmployeeSocialInsuranceContribution
EmployeeGroupCode>
1 = Standard
2 = Altersteilzeit
3 = Geringfügig beschäftigt
4 = Gelegentlich beschäftigt
5 = Behinderte Person
6 = Freiwilliges Soziales Jahr
298
Personalabrechnung
Tätigkeitsschlüssel
[DEUEV]
<SocialInsurance
OccupationCode>
11 = Landwirte
12 = Altersteilzeit
21 = Geringfügig beschäftigt
22 = Gelegentlich beschäftigt
31 = Behinderte Person
Diese Kategorien wurden
abgeleitet aus dem
Rundschreiben der
Bundesagentur für Arbeit
mit dem Titel:
Gemeinsames
Meldeverfahren zur
Kranken-, Pflege-, Rentenund
(Juli 15, 1998, Version
23.02.2005).
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Einträge enthält.
Stellung im Beruf
[DEUEV]
Personalabrechnung
<SocialInsurance
ProfessionalStatusCode>
0 = Vollzeit-Auszubildende (Azubis,
Trainees, Werkstudenten,
Praktikanten)
1 = Vollzeitarbeiter mit
Facharbeiter-Status
2 = Vollzeitarbeiter ohne
Facharbeiter-Status
3 = Vollzeitmitarbeiter –
Handwerksmeister, Poliers
(Bezieher von Lohn- und
Gehaltszahlungen)
4 = Vollzeitangestellte
(Handwerksmeister oder Poliers
mit Gehaltsbezügen
ausgenommen)
5 = Behinderte Menschen in
anerkannten Werkstätten
6 = Personen in Einrichtungen der
Jugendhilfe,
Berufsausbildungswerken oder
ähnlichen Einrichtungen für
behinderte Menschen
7 = Vollzeitmitarbeiter in Heimarbeit
oder Hausgewerbetreibende
8 = Teilzeitmitarbeiter mit einer
Wochenarbeitszeit von weniger als
18 Stunden, Personen mit
eingeschränktem
Wochenarbeitszeit von mindestens
18 Stunden, keine
Vollzeitbeschäftigten
299
Ausbildung/Weiterbildung
[DEUEV]
<SocialInsurance
EducationCode>
1 = Grundschule/Haupt- oder
Realschule, Haupt-/
Realschulabschluss oder
Äquivalent, keine Berufsausbildung
Realschule, Haupt- /
Äquivalent, abgeschlossene
Berufsausbildung
3 = Abitur (allgemeine oder
besondere Hochschulreife), keine
abgeschlossene Berufsausbildung
besondere Hochschulreife),
5 = Fachhochschulabschluss
6 = Hochschulabschluss
7 = Ausbildung unbekannt, keine
genauen Angaben möglich
Personenkreis
[DEUEV]
<SocialInsurance
EmployeeGroupCode>
101 = Sozialversicherungspflichtig
Beschäftigte ohne besondere
Merkmale
102 = Auszubildende
103 = Beschäftigte in Altersteilzeit
104 = Hausgewerbetreibende
gemäß § 190 SGB VI (Deutsches
Sozialgesetzbuch)
105 = Praktikanten
106 = Werkstudenten
anerkannten Werkstätten oder
gleichartigen Einrichtungen
108 = Bezieher von
Vorruhestandsgeld (§§ 200 SGB V
und 191 SGB VI)
109 = Geringfügig entlohnte
Beschäftigte nach § 8 Abs. 1 Nr. 1
SGB IV
110 = Kurzfristig Beschäftigte nach
§ 8 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV
Jugendhilfe,
behinderte Menschen
112 = Mitarbeitende
Familienangehörige in der
Landwirtschaft
113 = Nebenerwerbslandwirte
114 = Nebenerwerbslandwirte
(saisonale Beschäftigung)
116 = Ausgleichsgeldempfänger
nach dem FELEG
118 = Unständig Beschäftigte
119 = Versicherungsfreie
Altersvollrentner und
Versorgungsbezieher wegen Alters
120 = Angeblich Beschäftigte
Die folgenden Felder sind nicht sichtbar, wenn das Datum Gültig ab vor dem 01.12.2011 liegt.
300
Personalabrechnung
Ausgeübte Tätigkeit/Beruf
<GermanDataEntryAndTransferRegulation>
<SocialInsuranceOccupationCode>
Schulbildung
<SocialInsuranceGeneralEducationCode>
1 – Ohne Schulabschluss
2 – Haupt-/Volksschulabschluss
3 – Mittlere Reife
4 – Abitur/Fachabitur 9 –
Abschluss unbekannt
Berufsausbildung
<SocialInsuranceVocationalEducationCode>
Realschule, Haupt-/
Äquivalent, keine Berufsausbildung
Realschule, Haupt- /
Äquivalent, abgeschlossene
Berufsausbildung
besondere Hochschulreife), keine
besondere Hochschulreife),
5 = Fachhochschulabschluss
6 = Hochschulabschluss
7 = Ausbildung unbekannt, keine
genauen Angaben möglich
Vertragsform
<SocialInsuranceWorkAgreementClassificationCode> 0 = Vollzeit-Auszubildende (Azubis,
Trainees, Werkstudenten,
Praktikanten)
1 = Vollzeitarbeiter ohne
Facharbeiter-Status
2 = Vollzeitarbeiter mit
Facharbeiter-Status
3 = Vollzeitmitarbeiter –
Handwerksmeister, Poliers
(Bezieher von Lohn- und
Gehaltszahlungen)
4 = Vollzeitangestellte
(Handwerksmeister oder Poliers
mit Gehaltsbezügen
ausgenommen)
anerkannten Werkstätten
Jugendhilfe,
behinderte Menschen
7 = Vollzeitmitarbeiter in Heimarbeit
oder Hausgewerbetreibende
Wochenarbeitszeit von weniger als
18 Stunden, Personen mit
eingeschränktem
Wochenarbeitszeit von mindestens
18 Stunden, keine
Vollzeitbeschäftigten
Personalabrechnung
301
<>
Grafik 8A: Sozialversicherungsdaten aus Personaldatei
ByD-Feld
XML-Tag
Inhalt
Jahr der Lohnsteuerkarte
<TaxCardYear >
Typ: Text, Länge: 4 (Jahr)
Gemeinde
<IssuingMunicipalityCode>
Typ: Text, Länge: 8 (numerisch)
Steuerklasse
<EmployeeIncome
TaxClassCode>
1 = Steuerklasse I
2 = Steuerklasse II
3 = Steuerklasse III
4 = Steuerklasse IV
5 = Steuerklasse V
6 = Steuerklasse VI
302
Personalabrechnung
Kirchensteuer
<EmployeeTaxationChurchCode>
– – = Nicht KiSt.pflichtig
AK = Altkatholisch
EV = Protestantisch
FA = Freie Religionsgem. Alzey
FB = Freirel. Landesgem Baden
FG = Freirel. Landesgem Pfalz
FM = Freirel. Gemeinde Mainz
FR = Französisch-reformiert
FS = Freirel. Gemeinde Offenbach/Mainz
IB = Israelitisch Rg. Baden
IL = Israelitisch Land
IS = Israelitisch
IW = Israelitische Rg. Würtbg.
JD = Jüdische Kultussteuer
JH = Jüdische Kultussteuer
JS = Jüdische Kultussteuer
LT = Evangelisch-lutherisch
RF = Reformiert (evangelisch)
RK = Römisch-katholisch
Jährliche Steuerbefreiung
<PersonalAnnualTaxExempt
Amount currencyCode>
Typ: "EUR"
Monatliche Steuerbefreiung
<PersonalMonthlyTaxExempt
Amount currencyCode>
Typ: "EUR"
Einkommensteuerpflicht
<IncomeTaxLiabilityCode>
1 = Unbegrenzt
2 = Beschränkt
3 = Pauschalbesteuerung
4 = Keine Steuerpflicht
Grafik 9: Steuerdaten aus Personaldatei
Personalabrechnung
303
ByD-Feld
XML-Tag
Inhalt
Arbeitsvertrag
1 = Unbefristet
2 = Befristet
4 = Auszubildender
5 = Werkstudent
6 = Rentner
2 = Angestellter
Grafik 10: Arbeitsvertragsdaten aus Personaldatei
304
Personalabrechnung
ByD-Feld
XML-Tag
Inhalt
Betriebsstätte
Grafik 11: Betriebsstättenzuordnung aus Personaldatei
Personalabrechnung
305
ByD-Feld
XML-Tag
Inhalt
<WorkAgreementItem>
<PayrollProviderID>
Abrechnungskreis
<PayrollGroupCode>
Grafik 12: Abrechnungskreiszuordnung aus Personaldatei
306
Personalabrechnung
ByD-Feld
XML-Tag
Inhalt
Zahlweg
<PaymentFormCode>
05 = Überweisung
Kontonummer
<ID>
Bankleitzahl
<RoutingID>
Grafik 13: Zahlungs-/Bankdaten aus Personaldatei
Personalabrechnung
307
3.12 Informationen zu den Reisekosten
Reisekosten erfolgt direkt im Finanz- und Rechnungswesen in der Spesenabrechnung (ERM). Auch die Buchung
dieser Kosten im Hauptbuch wird vom Finanz- und Rechnungswesen durchgeführt. In der Personalabrechnung
gehen Reisekostendaten ein, die für die Steuerberechnung und die Meldung von steuerpflichtigen (und steuerfreien)
ByD-Feld
XML-Tag
Inhalt
<ExpenseReportID>
Von
und Ziele)
Bis
und Ziele)
In ERM berechnet
In ERM berechnet
<Amount>
308
Typ: "EUR"
Personalabrechnung
In ERM abgeleitet
Tag
pro Tag
Tag
pro Tag
durch Arbeitnehmer
durch Arbeitgeber
<Hinweis>
Typ: Text
Grafik 13A: Reisekostendaten aus der Spesenabrechnung
Personalabrechnung
309
ByD-Feld
XML-Tag
Inhalt
Zeitart
[Gemäß
der betriebswirtschaftlichen Konfiguration]
<EmployeeTimeItem
1 = Abwesenheit
2 = Anwesenheit
Abrechnungszeitart
der betriebswirtschaftlichen Konfiguration]
<EmployeeTimeItem
PayrollTypeCode>
Datum
[der Zeiterfassung]
<Date>
Dauer
<HourQuantity>
310
Personalabrechnung
<BaseCompensation
ComponentTypeID>
Betrag
<BaseAmount>
Wiederkehrfrequenz
<BaseRecurrence
FrequencyCode>
3 = Stündlich
4 = Täglich
5 = Wöchentlich
6 = Monatlich
7 = Jährlich
9 = Halbmonatlich
12 = Halbjährlich
Endbetrag
<ResultAmount>
Lohnart
dort Aktionen
Grafik 14: Erfasste Zeit aus Zeitdatei
Personalabrechnung
311
ByD-Feld
XML-Tag
Inhalt
Datum
<Date>
Typ: Datum, Format:
JJJJ-MM-TT
Dauer
Endzeit]
<HourQuantity>
Typ: Numerisch, Format:
2 Dezimalstellen
<DatePeriod> oder
<PayrollDatePeriod>
Typ: Datum, Format:
JJJJ-MM-TT
[berechneter Wert]
<HourQuantity>
2 Dezimalstellen
Anzahl der Arbeitstage in der angegebenen
Abrechnungsperiode
[berechneter Wert]
<DayQuantity>
2 Dezimalstellen
312
Personalabrechnung
Grafik 15: Arbeitszeitplan aus Zeitdatei
ByD-Feld
XML-Tag
Inhalt
Gültig von/bis
Stunden pro Tag
Dezimalstellen
Stunden pro Woche
Dezimalstellen
Stunden pro Monat
Dezimalstellen
Stunden pro Jahr
Dezimalstellen
Tage pro Woche
Dezimalstelle
Personalabrechnung
313
Abrechnungsperiode
Dezimalstellen
Grafik 16: Durchschnittszeitplan aus Zeitdatei
ByD-Feld
XML-Tag
Inhalt
Buchung am
<Date>
Menge
<Quantity>
Dezimalstellen
314
Personalabrechnung
der Sicht
Betrag
Mitarbeiters]
<BaseAmount>
Wiederkehrfrequenz
Mitarbeiters]
3 = Stündlich
4 = Täglich
5 = Wöchentlich
6 = Monatlich
7 = Jährlich
9 = Halbmonatlich
12 = Halbjährlich
Gesamtbetrag
<ResultAmount>
Lohnart
Codes
auswählen.
Grafik 17: Zeitkontenauszahlungen aus Zeitdatei
Personalabrechnung
315
Zeitkontentransaktionen finden Sie in der Zeitdatei eines Mitarbeiters auf der Registerkarte Zeitkontostände. Jede
Zeitkontotransaktion verfügt über einen eigenen <EmployeeTimeAccountBalance>-Abschnitt in der XML-Datei.
ByD-Feld
XML-Tag
Inhalt
Buchungsart
<TypeCode>
9 = Aufbau
10 = Abzug
11 = Auszahlung
Zeitkontoart des
Dienstleisters
[kein UI-Feld]
Startdatum
Enddatum
Menge
Zeitkonto]
<Quantity>
316
der betriebswirtschaftlichen Konfiguration
Personalabrechnung
Grafik 18: Aktualisierung von Zeitkontoständen aus Zeitprofil
ByD-Feld
XML-Tag
Inhalt
Gültig von/bis
Arbeitswoche
<StartWeekdayCode>
<LengthQuantity>
Grafik 19: Arbeitszeitplanperiode
Personalabrechnung
317
Vergütungsbestandteile werden in den Vergütungsdateien der Mitarbeiter auf der Registerkarte
Vergütungsdetails zugeordnet. Jeder Vergütungsbestandteil wird in einem eigenen
ByD-Feld
XML-Tag
Inhalt
Gültig von/bis
TT.MM.JJJJ
<CompensationComponentCategoryCode>
Typ: Text, Länge: 10 Hinweise zum
Entschlüsseln der Codes finden Sie
in der Tabelle der Sicht
Der Code der
Vergütungsbestandteilkategorie
für Bezüge lautet 1; für Abzüge 2.
Lohnart
<CompensationComponentPayrollCategoryCode> Typ: Text, Länge: 10 Hinweise zum
in der Tabelle in der Sicht
Lohnarten zuordnen.
Betrag (gemäß
Vergütungsbestandteilzuordnung
für den Mitarbeiter)
318
Typ: Betrag, Format: 2
Dezimalstellen
Personalabrechnung
Wiederkehrfrequenz (gemäß
Vergütungsbestandteilzuordnung RecurrenceFrequencyCode>
3 = Stündlich
4 = Täglich
5 = Wöchentlich
6 = Monatlich
7 = Jährlich
9 = Halbmonatlich
12 = Halbjährlich
Prozentsatz (gemäß
<CompensationComponentPercent>
Dezimalstelle
Grafik 20: Vergütungsbestandteile aus Vergütungsdatei
Personalabrechnung
319
6.4.1.14 Personalabrechnung Indien: XML-Datei mit Angaben zur
Personalabrechnung
Übersicht
2.1 Kopfdaten
2.1 Kopfdaten
Kopfdaten, darunter beispielsweise folgende Felder:
●
●
Sie zwischen den XML-Tags <IN_EmployeePayrollInputCollection> und </IN_EmployeePayrollInputCollection>.
Generell werden beim Anlegen der XML-Datei durch Auswählen der Option Datendatei anlegen in der Sicht
1.
320
●
Personalnummer
●
●
●
●
Arbeitsvertrag
Personalabrechnung
2.
3.
Der erste Datenabschnitt zwischen den Tags <IN_EmployeePayrollInputCollection> und </
IN_EmployeePayrollInputCollection> enthält generische Daten, die für alle Mitarbeiter in der XML-Datei relevant
●
●
Der Abschnitt eines jeden Mitarbeiters beginnt mit allgemeinen Daten. Das sind Informationen zum Objektknoten
und zum Abrechnungsprozess:
●
●
<IN_EmployeePayrollInput>: enthält generische Daten zur Personalabrechnung. Hier wiederholen sich die
●
●
●
●
●
●
in das SAP-Business-ByDesign-System und nachdem eine Mitarbeiterin ihren Nachnamen geändert hat.
Personalabrechnung
321
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Personalnummer
<EmployeeID>
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Geschlecht
<GenderCode>
1 = Männlich
2 = Weiblich
Geburtsort
<BirthPlaceName>
Geburtsdatum
<BirthDate>
Familienstand
<MaritalStatusCode>
1 = Ledig
2 = Verheiratet
3 = Verwitwet
4 = Geschieden
5 = Getrennt lebend
im Work Center Betriebswirtschaftliche Konfiguration hinzugefügt
werden.
Nationalität
Für Indien wird z. B. IN übergeben.
Anrede
<FormOfAddressCode>
0001 = Frau
0002 = Herr
werden.
Vorname
<GivenName>
Zweiter Vorname
<MiddleName>
Nachname
<FamilyName>
322
Personalabrechnung
0001 = Dr.
0002 = Prof.
0003 = Prof. Dr.
0004 = B.A.
0005 = MBA
0006 = Ph. D.
werden.
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Ländercode
<CountryCode>
Für Indien wird z. B. IN übergeben.
Postleitzahl
<StreetPostalCode>
Ort
<CityName>
Postfach
<POBoxID>
Straße
<StreetName>
Hausnummer
<HouseID>
3.3.1 Arbeitsplatzadresse
ByD-Feld
XML-Tag
Inhalt
Arbeitsplatzadresse
<EmployeeWorkplaceAddressInformation>
<OrganisationAddress>
Standortdetails
<WorkplaceAddress>
Sonstige Details
Grafik 2: Arbeitsplatzadresse
<EmployeeWorkplaceAddressInformation actionCode="01">
<ObjectID>IN00163E01277C1EE0B8D43B0F7D7FFC3500163E01277C1EE0B8D45086771D7C5D</ObjectID>
<ValidityPeriod>
</ValidityPeriod>
<AddressUsage actionCode="01">
<ObjectID>IN00163E01277C1EE0B8D43B0F7D7FFC3500163E01277C1EE0B8D45086771E7C5D</ObjectID>
Personalabrechnung
323
<AddressUsageCode>XXDE</AddressUsageCode>
<ValidityPeriod>
</ValidityPeriod>
</AddressUsage>
<PhysicalAddress>
<CountryCode>IN</CountryCode>
<CountryName languageCode="EN">India</CountryName>
<RegionCode>30</RegionCode>
<RegionName>Delhi<RegionName>
<StreetPostalCode>110001</StreetPostalCode>
<CityName>New Delhi</CityName>
<StreetName>Connaught place</StreetName>
<HouseID>567</HouseID>
</PhysicalAddress>
</OrganisationAddress>
<WorkplaceAddress>
<PersonName>
<GivenName>INDIA</GivenName>
<FamilyName>CITY</FamilyName>
<NameFormatCountryCode>IN</NameFormatCountryCode>
</PersonName>
<Office>
<BuildingID>building1</BuildingID>
<RoomID>room1</RoomID>
</Office>
</WorkplaceAddress>
</EmployeeWorkplaceAddressInformation>
<EmployeeWorkplaceAddressInformation actionCode="01">
<ObjectID>IN00163E0114E41ED0B1F6D6B31CFBA4E200163E0213361EE0B6F031708976BEAB</ObjectID>
<ValidityPeriod>
</ValidityPeriod>
324
Personalabrechnung
<AddressUsage actionCode="01">
<ObjectID>IN00163E0114E41ED0B1F6D6B31CFBA4E200163E0213361EE0B6F031708977BEAB</ObjectID>
<AddressUsageCode>XXDE</AddressUsageCode>
<ValidityPeriod>
</ValidityPeriod>
</AddressUsage>
<PhysicalAddress>
<StreetPostalCode>560066</StreetPostalCode>
<StreetName>Whitefield</StreetName>
<HouseID>138</HouseID>
</PhysicalAddress>
</OrganisationAddress>
<WorkplaceAddress>
<PersonName>
<FormOfAddressCode>0002</FormOfAddressCode>
<FormOfAddressName>Mr.</FormOfAddressName>
<GivenName>Persfile</GivenName>
<FamilyName>Changes</FamilyName>
<NameFormatCountryCode>IN</NameFormatCountryCode>
</PersonName>
<Office>
<BuildingID>RMZ</BuildingID>
<RoomID>03</RoomID>
</Office>
<Communication>
<Telephone>
<Number>
<SubscriberID>11111111</SubscriberID>
<CountryDiallingCode>+91</CountryDiallingCode>
</Number>
<NumberDefaultIndicator>true</NumberDefaultIndicator>
Personalabrechnung
325
<NumberUsageDenialIndicator>false</NumberUsageDenialIndicator>
</Telephone>
<MobilePhone>
<Number>
</Number>
<SMSEnabledIndicator>true</SMSEnabledIndicator>
</MobilePhone>
<Facsimile>
<Number>
</Facsimile>
<Email>
<URI>[email protected]</URI>
<URIDefaultIndicator>true</URIDefaultIndicator>
<URIUsageDenialIndicator>false</URIUsageDenialIndicator>
</Email>
</Communication>
</WorkplaceAddress>
</EmployeeWorkplaceAddressInformation>
In diesem Beleg ist eine 'Region' das Äquivalent zum Staat in Indien.
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
<CostCentreID>
326
Personalabrechnung
Betriebsstätte
1 – Stündlich
2 – Angestellter
3 – Vorgesetzter
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Eintrittsdatum
<StartDate>
Austrittsdatum
<EndDate>
<ValidityPeriod>
</ValidityPeriod>
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Berufskategorie
1 Arbeiter
10 Fahrer
11 Vertreter
12 Alpinpersonal
16 Verkäufer
2 Arbeiter Lehrling
20 Asylbewerber
3 Ferienarbeiter
4 Mitarbeiter
7 Ferienpraktikant
9 Assistent
Personalabrechnung
327
Code für
gesetzliche
Grundlage
1 EFZG
17 Wehrgesetz
18 Zivildienst
Veterinärmedizin
20 Sonstige Gesetze
Verwandtschaft
zu Arbeitgeber
1 Nicht verwandt
2 Verheiratet
3 Verwandt
Investition
Brüche (6)
3.5.1 Staatliche Mitarbeiterversicherung/Gratifikation/Labour Welfare Fund
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Staatliche
Mitarbeiterversicherungsnummer
<EmployeeSocialInsuranceID>
Typ: Text
Länge: 20
Ausgabe staatliche Mitarbeiterversicherung <HospitalNameText>
Typ: Text
Länge: 40
Arbeitnehmerbeitrag zum Labor Welfare
Fund
Typ:
Ankreuzfeld
Wert: True/
False
<LabourWelfareFundRelevanceIndicator>
Setzen Sie dieses Kennzeichen, wenn
der Mitarbeiter in einen Labor
Welfare Fund einzahlt.
Gratifikationsnummer
Die Gratifikationsnummer ist eine
eindeutige Nummer, mit der der
Gratifikationsbeitrag einem
Mitarbeiter zugeordnet wird.
Nummer des temporären Zertifikats
<GratuityEmployeeSocialInsuranceContributionAccountID> Typ: Text
Länge: 20
<TemporaryEmployeeSocialInsuranceID>
Typ: Text
Länge: 20
Grafik 5: Sozialversicherung – Periodenbedingungen
<ObjectID>00163E012E131ED0A7C4FA18E0BBB4C9</ObjectID>
<ObjectTypeCode>765</ObjectTypeCode
328
Personalabrechnung
<ValidityPeriod>
</ValidityPeriod>
<EmployeeSocialInsuranceID>1245</EmployeeSocialInsuranceID>
<TemporaryEmployeeSocialInsuranceID> 1245</TemporaryEmployeeSocialInsuranceID>
<HospitalNameText>1</HospitalNameText>
<LabourWelfareFundRelevanceIndicator>true</LabourWelfareFundRelevanceIndicator>
<GratuityEmployeeSocialInsuranceContributionAccountID>1241</
GratuityEmployeeSocialInsuranceContributionAccountID>
3.5.2 Rentenversicherung
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Pensionskasse
<PensionFund>
Pension-Trust-Nummer
<BusinessPartnerUUID>
Typ: Text
Länge: 10
Bsp.: GCIN2321
Pensionsnummer
<EmployeeSocialInsuranceContributionAccountID>
Typ: Text
Länge: 20
Bsp.: AA/BBB/
111111/999999
Gratifikationsnummer
<GratuityEmployeeSocialInsuranceContributionAccountID> Typ: Text
Länge: 20
Arbeitgeberbeitrag zur
Altersversorgung
<EmployerPaymentIndicator>
Typ: Ankreuzfeld
Wert: True/False
Setzen Sie dieses
Kennzeichen, wenn ein
Arbeitgeberbeitrag zur
Rentenversicherung
erfolgt.
Provident Fund
<ProvidentFund>
Provident-Fund-TrustNummer
<BusinessPartnerUUID>
Typ: Text
Länge: 10
Bsp.: GCIN2321
Provident-Fund-Nummer
<EmployeeSocialInsuranceContributionAccountID>
Typ: Text
Länge: 20
Bsp.: AB/ABC/
213414/324241
Betrag des freiwilligen Beitrags <AdditionalEmployeeContributionAmount>
zum Provident Fund
Typ: Betrag
Länge: 11.2
Bsp.: 500.50
Freiwilliger Provident-FundBeitrag in Prozent
Typ: Prozent
Bsp.: 30%
Personalabrechnung
<AdditionalEmployeeContributionPercent>
329
●
Der freiwillige Beitrag zum Provident Fund kann entweder als Betrag oder als Prozentsatz angegeben
werden, aber nicht beides. Wenn Sie beides eintragen, erscheint eine Fehlermeldung.
●
Die Pensionsnummer ist die Rentenversicherungsnummer des Mitarbeiters.
●
Provident-Fund-Nummer ist die Provident-Fund-Nummer des Mitarbeiters.
Grafik 6: Rentenversicherung
<EmployeeSocialInsuranceArrangementPensionInsurance actionCode="01">
<ObjectID>00163E012E131ED0A7C4F2E1B5B8B4C7</ObjectID>
<ValidityPeriod>
</ValidityPeriod>
<PensionFund>
<BusinessPartnerUUID>00000000-0001-02dd-94ad-c5ea75fb943a</BusinessPartnerUUID>
<EmployeeSocialInsuranceContributionAccountID>AA/BBB/111111/999999</
EmployeeSocialInsuranceContributionAccountID>
<EmployerPaymentIndicator>true</EmployerPaymentIndicator>
</PensionFund>
<ProvidentFund>
<BusinessPartnerUUID>00000000-0001-02dd-94ad-c5ea75fb943a</BusinessPartnerUUID>
<EmployeeSocialInsuranceContributionAccountID>AB/ABC/213414/324241</
EmployeeSocialInsuranceContributionAccountID>
<AdditionalEmployeeContributionAmount currencyCode="INR">550.0</
AdditionalEmployeeContributionAmount>
<AdditionalEmployeeContributionPercent>30.0</AdditionalEmployeeContributionPercent>
</ProvidentFund>
</EmployeeSocialInsuranceArrangementPensionInsurance>
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
<WorkAgreementItem>
<PayrollProviderID>
Abrechnungskreis
<PayrollGroupCode>
Wenn ein Mitarbeiter in der Abrechnung auf Inaktiv gesetzt wurde, wird das Kennzeichen für diesen Mitarbeiter in
330
Personalabrechnung
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Nicht abzurechnen
<PayrollGroupCode>IN01</PayrollGroupCode>
Alle im Tag <MainPayment> bereitgestellten Daten gelten nur für den Hauptzahlweg des Mitarbeiters. Alle weiteren
Bankkonten werden zwischen den <FurtherPaymentsPlan>-Tags aufgeführt.
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Zahlweg
<PaymentFormCode>
05 = Überweisung
Kontonummer
<ID>
Bankleitzahl
<RoutingID>
Die Bankleitzahl wird standardmäßig für das jeweilige Land übernommen. In Indien wird sie standardmäßig
als Indische Bankleitzahl (IFSC) ausgegeben. Diese kann im Work Center "Liquiditätsmanagement" —> Sicht
"Bankenverzeichnis" konfiguriert werden.
3.8 Daten zur Behinderung aus Personaldatei
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Personengruppe
<DisabledPersonGroupCode>
1 Schwerbehindert
2 Behindert
Behinderungsgrad
<PersonDisabilityPercent>
Typ: Prozent
Bsp.: 15%
Grafik 7: Daten zur Behinderung aus Personaldatei
<Disability actionCode="01">
<ObjectID>00163E012E131ED0A7C56BCB3E91F5D7</ObjectID>
<ValidityPeriod>
</ValidityPeriod>
<DisabledPersonGroupCode>2</DisabledPersonGroupCode>
Personalabrechnung
331
<PersonDisabilityPercent>10.0</PersonDisabilityPercent>
</Disability>
3.9 Steuerdaten aus Steuerdatei
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
PAN-Nummer
<EmployeeTaxID>
Typ: Text
Format: XXXXX99999
Bsp.: ADXYZ12345
Grafik 8: Steuerdaten aus Steuerdatei
<ObjectID>00163E012E131ED0A7C4E1B551769489</ObjectID>
<ValidityPeriod>
</ValidityPeriod>
<EmployeeTaxID schemeID="">ADXYZ12345</EmployeeTaxID>
3.10 Steuergrunddaten
3.10.1 Beschäftigungsverhältnisposition – Vergütungsbestandteil des früheren
Beschäftigungsverhältnisses
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Anzahl von Pauschale
ausgenommener
Abwesenheitstage
<LeaveTravelAllowanceNumberValue>
Typ: ganze Zahl
Minimaler Wert: 0
Maximaler Wert: 99
Übertragene Fahrtkostenerstattung <LeaveTravelAllowanceRelevanceIndicator> Typ: Ankreuzfeld
in Abwesenheit
Wert: True/False
Setzen Sie dieses
Kennzeichen, wenn ein
Übertrag der
Fahrtkostenerstattung in
Abwesenheit für den
Mitarbeiter erfolgt.
332
Personalabrechnung
Früheres Beschäftigungsverhältnis: <TaxationCategoryCode>
Art der Zahlung
Typ: Text
Länge: 4
Früheres Beschäftigungsverhältnis: <TaxationCategoryAmount>
individueller Beitrag
1.
Steuerbefreiung für
Urlaubsauszahlung
2.
Steuerbefreiung für
Altersversorgung
3.
Steuerbefreiung für freiwillige
Altersvorsorge
4.
Berufssteuer
5.
Abgezogene
Einkommenssteuer
Typ: Betrag
Länge: 11.2
Abgezogene Einkommenssteuer
Berufssteuer
Grafik 9: Beschäftigungsverhältnisposition – Vergütungsbestandteil des früheren Beschäftigungsverhältnisses
<EmployeeTaxArrangementPreviousEmployment actionCode="01">
<ObjectID>00163E012E131ED0A7C4F0D2951034C6</ObjectID>
<ValidityPeriod>
</ValidityPeriod>
<LeaveTravelAllowanceNumberValue>5</LeaveTravelAllowanceNumberValue>
<LeaveTravelAllowanceRelevanceIndicator>true</LeaveTravelAllowanceRelevanceIndicator>
<EmploymentItemPreviousEmploymentCompensationComponent actionCode="01">
<ObjectID>00163E012E131ED0A7C4F1E2A5DF34C6</ObjectID>
<TaxationCategoryCode>1<TaxationCategoryCode>
<TaxationCategoryAmount currencyCode="INR">500.0</TaxationCategoryAmount currencyCode="INR">
</EmploymentItemPreviousEmploymentCompensationComponent>
</EmployeeTaxArrangementPreviousEmployment>
3.10.2 Arbeitsvertragsposition – Befreiung Familienmitglied
ByDesign-Feld
XML-Tag
Personalabrechnung
Inhalt
333
Art der Befreiung
Betrag
<EmployeeTaxationExemptionTypeCode>
<EmployeeTaxationExemptionAmount>
1.
Befreiung von Gesundheitsabgabe
2.
Kinderfreibetrag für Wohnheim
3.
Kinderfreibetrag für Ausbildung
Typ: Betrag, Länge: 11.2
Grafik 10: Arbeitsvertragsposition – Befreiung Familienmitglied
<EmployeeTaxArrangementExemption actionCode="01">
<ObjectID>00163E0120191ED0A6E043BAC1DDBA39</ObjectID>
<ValidityPeriod>
</ValidityPeriod>
<EmployeeTaxationExemptionTypeCode>1</EmployeeTaxationExemptionTypeCode>
<EmployeeTaxationExemptionAmount currencyCode="INR">10.0</EmployeeTaxationExemptionAmount>
</EmployeeTaxArrangementExemption>
3.10.2.1 Informationen zu Angehörigen
ByD-Feld
XML-Tag
Inhalt
Abhängigkeiten
<EmployeeTaxArrangementExemptionFamilyMember>
Ausweisnummer
<FamilyMemberBusinessPartnerID>
Name
<FamilyMemeberDependentName>
Beziehung
<BusinessPartnerRelationshipCode>
●
01 Kind
●
02 Partner
●
03 Vater
●
04 Mutter
●
05 Gesetzlicher Vertreter
●
06 Schwiegervater
●
07 Schwiegermutter
Grafik 11: Informationen zu Angehörigen
<EmployeeTaxArrangementExemptionFamilyMember actionCode="01">
<ObjectID>00163E0114ED1ED0B6A11DC73FD746D9</ObjectID>
334
Personalabrechnung
<BusinessPartnerUUID>00163e01-14ea-1ed0-b3f9-78e2d8ffe7f1</BusinessPartnerUUID>
<FamilyMemberBusinessPartnerID>1000868</FamilyMemberBusinessPartnerID>
<BusinessPartnerRelationshipCode>01</BusinessPartnerRelationshipCode>
<FamilyMemeberDependentName>Dr. Mom Mother</FamilyMemeberDependentName>
</EmployeeTaxArrangementExemptionFamilyMember>
3.11 Beteiligung
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Tatsächliche
Einzahlungen/
Beiträge für Steuer
berücksichtigen
<FixedIndicator>
Typ: Ankreuzfeld
Wert: True/False
Wenn Sie
dieses
Ankreuzfeld
markieren,
wird der
tatsächliche
Betrag der
Beteiligung
eingesetzt.
Wenn Sie das
Ankreuzfeld
nicht
markieren,
wird der
vorgeschlagen
e Betrag
verwendet.
Personalabrechnung
335
Einzahlungen/
Beiträge
336
<EmployeeTaxationBasisReductionTypeCode>
1 Vertrag für eine aufgeschobene Leibrente
bestimmter Personen
2 Fondsgebundene Lebensversicherung LIC
Mutual Fund
3 Beitrag für genehmigten Pensionsfonds
4 Beitrag für beliebige Pensionskasse
5 Beitrag für bestimmte Pensionskassen
6 Beitrag für avisierten Rentenplan
7 Beitrag für avisierten Investmentfonds
8 Beitrag für avisierte fondsgebundene
Lebensversicherung LIC Mutual Fund
9 Beitrag für Vorsorgefonds gemäß
Pensionskassengesetz (1925)
10 Beitrag für öffentlichen Vorsorgefonds
11 Beitrag für anerkannten Vorsorgefonds
12 Beitrag für Pensionsfonds
13 Beitrag für fondsgebundene
Lebensversicherung
14 Fondsgebundene Lebensversicherung
UTI
15 Abzug für Angehörigen mit Behinderung
16 Abzug für Angehörigen mit schwerer
Behinderung
17 Abzug wegen Behinderung
18 Abzug wegen schwerer Behinderung
19 Abzug vom Gehalt für aufgeschobene
Rente
20 Abzug wegen bezahlter Miete
21 Einzahlung in Postsparkasse (kumuliertes
Festgeld), Regelung von 1959
22 Spende für Forschung/ländliche
Entwicklung
23 Spende an CRY
24 Spende an Unterstützungskasse des PM
25 Zinsen auf bestimmte Wertpapiere/
Dividenden
26 Zinsen auf bestimmte Wertpapiere/
Dividenden (einschließlich Staatspapieren)
27 Zinsen auf NSC VIII Issue
28 KV-Prämie für Nichtsenioren
29 Krankenversicherungsprämie (Senioren)
30 Medizinische Versorgung
31 Medizinische Versorgung für Senioren
32 Avisierte Termingelder der
Zentralregierung
33 Lebensversicherungsbeitrag
34 Einkommen aus ausländischen Quellen
35 Vergütung für Leistungen im Ausland
36 Rückzahlung eines fälligen Betrags an ein
Unternehmen oder eine Genossenschaft
37 Rückzahlung eines fälligen Betrags an
Selbstfinanzierung oder sonstige
zugelassene Pläne
38 Rückzahlung eines Wohnungskredits
39 Rückzahlung eines Wohnungskredits von
zugelassenen Organisationen
40 Rückzahlung von Zinsen für Darlehen für
Hochschulbildung
41 Tantiemen aus Urheberrechten
42 Lizenzeinnahmen aus Patenten
43 Beitrag für avisierte
Zentralregierungsanleihen (NSC VIII Issue)
44 Beitrag für zugelassene Kapitalanteilen
oder Obligationen für Unternehmen, siehe
Abs. 80-IA (4) (Infrastruktur)
45 Beitrag für zugelassene Kapitalanteilen
oder Obligationen für Unternehmen, siehe
Abs. 80-IA (4) (Infrastruktur)
46 Beitrag für zugelassenen
Investmentfonds (Infrastruktur)
47 Beitrag für zugelassenen
Personalabrechnung
Investmentfonds, wobei Kapital für
Emissionen verwendet wird, die in Klausel (i)
der Erläuterung für Klausel xix des
Vorgeschlagene
Einzahlungen und
Beiträge
<PlannedInvestmentAmount>
Typ: Betrag
Länge: 11.2
Tatsächliche
Einzahlungen und
Beiträge
<FinalInvestmentAmount>
Typ: Betrag
Länge: 11.2
Einkunft
Hauseigentum
<WorkAgreementItemInvestmentHousePropIncome>
1 Selbstgenutzt/Fiktiv selbstgenutzt
2 Teilweise verpachtet
3 Vollständig verpachtet
Wenn Option 1 gewählt wird, kann nur
das folgende Tag verwendet werden:
<DeductionInterestAmount
currencyCode="INR"> </
DeductionInterestAmount>
Sonstige
Einkunftsquelle
<WorkAgreementItemInvestmentOtherSourceIncome> 1 Unternehmensgewinn
2 Langfristige Kapitalgewinne (Normalsatz)
3 Langfristige Kapitalgewinne (Sondersatz)
4 Kurzfristige Kapitalgewinne
5 Erträge aus Dividenden
6 Erträge aus Zinsen
7 Sonstige Erträge
8 Quellensteuer auf sonstige Erträge
Grafik 12: Investition
<EmployeeTaxArrangementInvestment actionCode="01">
<ObjectID>00163E012E131ED0A7C5778BF2BE760A</ObjectID>
<ValidityPeriod>
</ValidityPeriod>
<FixedIndicator>true</FixedIndicator>
<WorkAgreementItemInvestmentTaxReductionBasis actionCode="01">
<ObjectID>00163E012E131ED0A7C5783B2D00360A</ObjectID>
<EmployeeTaxationBasisReductionTypeCode>9</EmployeeTaxationBasisReductionTypeCode>
<PlannedInvestmentAmount currencyCode="INR">110.0</PlannedInvestmentAmount>
<FinalInvestmentAmount currencyCode="INR">110.0</FinalInvestmentAmount>
</WorkAgreementItemInvestmentTaxReductionBasis>
</EmployeeTaxArrangementInvestment>
Personalabrechnung
337
Grafik 13: Einkunft Hauseigentum
<WorkAgreementItemInvestmentHousePropIncome ActionCode="01">
<ObjectID>00163E0286601ED198D3E1E604B72964</ObjectID>
<EmployeeHousePropertyIncomeTypeCode>2</EmployeeHousePropertyIncomeTypeCode>
<TDSOtherIncomeAmount currencyCode="INR">1000.0</TDSOtherIncomeAmount>
<DeductionInterestAmount currencyCode="INR">2000.0</DeductionInterestAmount>
<DeductionRepairsAmount currencyCode="INR">3000.0</DeductionRepairsAmount>
<DeductionOthersAmount currencyCode="INR">4000.0</DeductionOthersAmount>
<FinalLettableValueAmount currencyCode="INR">0.0</FinalLettableValueAmount>
</WorkAgreementItemInvestmentHousePropIncome>
Grafik 14: Sonstige Einkunftsquelle
<WorkAgreementItemInvestmentOtherSourceIncome ActionCode="01">
<ObjectID>00163E0286601ED198D3EC9F98E1298C</ObjectID>
<EmployeeTaxationOtherSourcesIncomeTypeCode>2</EmployeeTaxationOtherSourcesIncomeTypeCode>
<Amount currencyCode="INR">3000.0</Amount>
</WorkAgreementItemInvestmentOtherSourceIncome>
3.12 Mietzuschuss
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Ortskategorie
<CityTaxationCategoryCode>
Typ: Text
Länge: 2
1.
Stadtbereich
2.
Nicht-Stadtbereich
Mietbetrag
<HouseRentAmount>
Typ: Betrag
Länge: 11.2
Zur Steuerbefreiung berechtigt
<ExemptedIndicator>
Typ: Ankreuzfeld
Wert: True/False
Setzen Sie dieses Kennzeichen, wenn der
Mitarbeiter zur Steuerbefreiung berechtigt ist.
338
Personalabrechnung
PTax-berechtigt
Setzen Sie dieses Kennzeichen, wenn der
Mitarbeiter zur Berufssteuer berechtigt ist.
<ProfessionalTaxRelevanceIndicator> Typ: Ankreuzfeld
Wert: True/False
Grafik 15: Mietzuschuss
<EmployeeTaxArrangemenPeriodTerms actionCode="01">
<ObjectID>00163E0120191ED0A6E03DC89F283A26</ObjectID>
<ValidityPeriod>
</ValidityPeriod>
<CityTaxationCategoryCode>1</CityTaxationCategoryCode>
<HouseRentAmount currencyCode="INR">90.0</HouseRentAmount>
<ExemptedIndicator>true</ExemptedIndicator>
<ProfessionalTaxRelevanceIndicator>true</ProfessionalTaxRelevanceIndicator>
</EmployeeTaxArrangemenPeriodTerms>
Reisekosten an Mitarbeiter erfolgt direkt in der Spesenabrechnung. Auch die Buchung dieser Kosten im
Weitere Informationen zur Spesenabrechnung für die Personalabrechnung in ByDesign finden Sie unter
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Automatisch in der
Spesenabrechnung generierte
<ExpenseReportID>
Von
und Ziele)
Bis
und Ziele)
In Spesenabrechnung berechnet <PostingTransactionBasePostingDate> Typ: Datum, Format: TT.MM.JJJJ
In Spesenabrechnung berechnet <Amount>
Personalabrechnung
Typ: “INR”
339
In Spesenabrechnung abgeleitet <PayrollExpenseGroupCode>
Tag
pro Tag
Tag
pro Tag
durch Arbeitnehmer
durch Arbeitgeber
Typ: Text
<Note>
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Zeitart
[Gemäß
im Work Center Betriebswirtschaftliche
Konfiguration.]
<EmployeeTimeItem
1 = Abwesenheit
2 = Anwesenheit
Personalabrechnungszeitart
Konfiguration.]
<EmployeeTimeItem
PayrollTypeCode>
Datum
[der Zeiterfassung]
<Date>
Dauer
<HourQuantity>
340
Personalabrechnung
<BaseCompensation
ComponentTypeID>
Betrag
<BaseAmount>
Wiederkehrfrequenz
<BaseRecurrence
FrequencyCode>
3 = Stündlich
4 = Täglich
5 = Wöchentlich
6 = Monatlich
7 = Jährlich
9 = Halbmonatlich
12 = Halbjährlich
Endbetrag
<ResultAmount>
Lohnart
dort Aktionen
und Zeitarten zuordnen wählen.
TIN 001 – Urlaub bezahlt
TIN 002 – Urlaub unbezahlt
TIN 003 – Krank mit Attest (bezahlt)
TIN 004 – Krank ohne Attest (bezahlt)
TIN 005 – Krank (unbezahlt)
TIN 006 – Arbeitsunfall
TIN 007 – Wegeunfall
TIN 008 – Langfristige Abwesenheit (bezahlt)
TIN 009 – Abwesenheit bezahlt
TIN 010 – Abwesenheit unbezahlt
TIN 011 – Freizeit aus Mehrarbeit
TIN 012 – Freizeit aus Gleitzeit
TIN 013 – Gewährter Sonderurlaub
TIN 014 – Langfristige Abwesenheit (unbezahlt)
Für jede Abrechnungsperiode berechnet das System die tägliche Sollarbeitszeit. Grundlage für die Berechnung ist
der Arbeitszeitplan im Zeitprofil des jeweiligen Mitarbeiters. Jeder Tag wird in einem eigenen
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Datum
<Date>
Typ: Datum, Format:
TT.MM.JJJJ
Dauer
[manuelle Eingabe oder Berechnung auf Basis von Beginn und
Ende]
<HourQuantity>
Typ: Numerisch,
Format: 2
Dezimalstellen
Personalabrechnung
341
Beginn und Ende (der Abrechnungsperiode)
<DatePeriod> oder
<PayrollDatePeriod>
Typ: Datum, Format:
TT.MM.JJJJ
[berechneter Wert]
<HourQuantity>
Typ: Numerisch,
Format: 2
Dezimalstellen
[berechneter Wert]
Typ: Numerisch,
Format: 2
Dezimalstellen
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Gültig von/bis
Datum, Format:
TT.MM.JJJJ
Stunden pro Tag
Dezimalstellen
Wochenstunden
Dezimalstellen
Monatsstunden
Dezimalstellen
Jahresstunden
Dezimalstellen
Tage pro Woche
Dezimalstelle
Abrechnungsperiode
Dezimalstellen
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Buchung am
<Date>
Menge
<Quantity>
Dezimalstellen
der Sicht
Betrag
Mitarbeiters]
342
<BaseAmount>
Personalabrechnung
Wiederkehrfrequenz
Mitarbeiters]
3 = Stündlich
4 = Täglich
5 = Wöchentlich
6 = Monatlich
7 = Jährlich
9 = Halbmonatlich
12 = Halbjährlich
Gesamtbetrag
<ResultAmount>
Lohnart
Codes
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Buchungsart
<TypeCode>
9 = Aufbau
10 = Abzug
11 = Auszahlung
Zeitkontoart des
Dienstleisters
[kein UI-Feld]
Beginn
Ende
Menge
Zeitkonto]
<Quantity>
Konfiguration.
ByDesign-Feld
Personalabrechnung
XML-Tag
Inhalt
343
Gültig ab/bis
<StartDate>/<EndDate> Typ: Datum, Format: TT.MM.JJJJ
Arbeitswoche
<StartWeekdayCode>
<LengthQuantity>
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Gültig ab/bis
<StartDate>/<EndDate>
TT.MM.JJJJ
Codes
Lohnart
Codes
Betrag
des Mitarbeiters]
Wiederkehrfrequenz
des Mitarbeiters]
3 = Stündlich
4 = Täglich
5 = Wöchentlich
6 = Monatlich
7 = Jährlich
9 = Halbmonatlich
12 = Halbjährlich
344
Personalabrechnung
6.4.1.15 Personalabrechnung – Schweiz: XML-Datei mit Angaben zur
Personalabrechnung
Übersicht
2.1 Kopfdaten
2.1 Kopfdaten
●
●
Sie zwischen den XML-Tags <CH_EmployeePayrollInputCollection> und </CH_EmployeePayrollInputCollection>.
Personalabrechnung
345
1.
●
Personalnummer
●
●
●
●
Arbeitsvertrag
2.
3.
Der erste Datenabschnitt zwischen den Tags <CH_EmployeePayrollInputCollection> und </
CH_EmployeePayrollInputCollection> enthält generische Daten, die für alle Mitarbeiter in der XML-Datei relevant
●
●
●
●
<CH_EmployeePayrollInput> : enthält generische Daten zur Personalabrechnung. Hier wiederholen sich die
346
●
●
●
06 – Keine Aktion
Personalabrechnung
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Personalnummer
<EmployeeID>
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Geschlecht
<GenderCode>
1 = Männlich
2 = Weiblich
Geburtsort
<BirthPlaceName>
Geburtsdatum
<BirthDate>
Familienstand
<MaritalStatusCode>
1 = Ledig
2 = Verheiratet
3 = Verwitwet
4 = Geschieden
5 = Getrennt lebend
Für die Schweiz wird z. B. CH übergeben.
Anrede
<FormOfAddressCode>
0001 = Frau
0002 = Herr
Vorname
<GivenName>
Nachname
<FamilyName>
Personalabrechnung
347
Akademischer Titel
<AcademicTitleCode>
0001 = Dr.
0002 = Prof.
0003 = Prof. Dr.
0004 = B.A.
0005 = MBA
0006 = Ph. D.
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Ländercode
<CountryCode>
Für die Schweiz wird z. B. CH übergeben.
Postleitzahl
<StreetPostalCode>
Ort
<CityName>
Postfach
<POBoxID>
Straße
<StreetName>
Hausnummer
<HouseID>
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
<SocialInsuranceID>
<ValidityPeriod>
</ValidityPeriod>
ByDesign-Feld
348
XML-Tag
Inhalt
Personalabrechnung
Berufskategorie
1 Arbeiter
10 Fahrer
11 Handelsvertreter
12 Alpinpersonal
16 Verkäufer
2 Arbeiter Lehrling
20 Asylbewerber
3 Ferienarbeiter
4 Mitarbeiter
7 Ferienpraktikant
9 Hilfsarbeiter
Code für
gesetzliche
Grundlage
1 EFZG
17 Wehrgesetz
18 Zivildienst
Veterinärmedizin
20 Sonstige Gesetze
Verwandtschaft
zu Arbeitgeber
1 Nicht verwandt
2 Verheiratet
3 Verwandt
Beteiligung
Brüche (6)
Daten zur Familie
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
BusinessPartnerRelationshipRoleCode
<BusinessPartnerRelationshipRoleCode>
BUR004-0 ist verheiratet mit
BUR021-2 ist Kind von
Personalabrechnung
349
EmployeeSocialInsuranceFamilyMemberTypeCode <EmployeeSocialInsuranceFamilyMemberTypeCode> Anwendbar nur bei "ist Kind
FamilyIncomeSupplementTypeCode
<FamilyIncomeSupplementTypeCode>
1.
Eigenes Kind
2.
Adoptivkind
3.
Stiefkind
4.
Pflegekind
5.
Geschwister/Enkel
Anwendbar nur bei "ist Kind
1.
Keine Beihilfe
2.
Kinderzulage
3.
Berufsausbildungs
4.
Beihilfe für perman
arbeitsunfäh. Kind
<EmployeeSocialInsuranceArrangementFamilyData actionCode="01">
<ObjectID>00163E012E131ED0A3B5090666D75098</ObjectID>
<ValidityPeriod>
</ValidityPeriod>
<FamilyMemberBusinessPartnerUUID>00163e01-277c-1ed0-a387-b25c98e1a386</
<EmployeeSocialInsuranceFamilyMemberTypeCode/>
<FamilyIncomeSupplementTypeCode/>
<FamilyMemberIncomeAmount currencyCode="CHF">0.0</FamilyMemberIncomeAmount>
<BusinessPartnerRelationshipRoleCode>BUR004-0</BusinessPartnerRelationshipRoleCode>
<WorkContractIndicator>true</WorkContractIndicator>
<CountryOfDependantCode>CH</CountryOfDependantCode>
<CantonOfDependantCode>NE</CantonOfDependantCode>
<EmployerName>Sap</EmployerName>
<EmployeeSocialInsuranceArrangementFamilyData actionCode="01">
<ObjectID>00163E012E131ED0A3B50C25B3E030CF</ObjectID>
<ValidityPeriod>
350
Personalabrechnung
</ValidityPeriod>
<FamilyMemberBusinessPartnerUUID>00163e01-277c-1ee0-a382-35dd95d0b6bc</
<FamilyIncomeSupplementTypeCode>2</FamilyIncomeSupplementTypeCode>
<FamilyMemberIncomeAmount currencyCode="CHF">12.0</FamilyMemberIncomeAmount>
<BusinessPartnerRelationshipRoleCode>BUR021-2</BusinessPartnerRelationshipRoleCode>
<CountryOfDependantCode>CH</CountryOfDependantCode>
<CantonOfDependantCode>JU</CantonOfDependantCode>
<AllowanceConfirmationDate>2011-06-22</AllowanceConfirmationDate>
<DependantSocialInsuranceID>12312312312</DependantSocialInsuranceID>
<DependentBirthDate>1981-06-01</DependentBirthDate>
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Beitragsgruppe
<EmployeeSocialInsuranceContributionModelCode>
Beispiel:
●
33 – Angestellte über 60 Jahre
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
MunicipalityCode
<MunicipalityCode>
Gemeindeliste nach Kanton.
EmployeeTaxationSchemeCode
<EmployeeTaxationSchemeCode>
ResidencePermitTypeCode
Personalabrechnung
<ResidencePermitTypeCode>
1.
Nicht steuerpflichtig
2.
Steuerpflichtig mit Lohnformular
3.
Quellensteuer
4.
Quellensteuer Grenzgänger Deutschland
5.
Quellensteuer Grenzgänger Frankreich
6.
Quellensteuer Grenzgänger Italien
7.
Quellensteuer Grenzgänger Österreich
8.
Quellensteuer für Künstler etc.
9.
Quellensteuer für Rentner
0: Schweizerisch
A: Saisonwohnsitz
B: Erlaubnis B
C: Erlaubnis C
CI: Erlaubnis CI
F: Erlaubnis F
G: Erlaubnis G
L: Erlaubnis L
N: Erlaubnis N
S: Erlaubnis S
351
<ObjectID>00163E012E131ED0A3B4FE0AF9463096</ObjectID>
<ValidityPeriod>
</ValidityPeriod>
<MunicipalityCode>0002</MunicipalityCode>
<EmployeeTaxationSchemeCode>2</EmployeeTaxationSchemeCode>
<DeviationTaxAmount currencyCode="CHF">0.0</DeviationTaxAmount>
<TransportationPaidByCompanyIndicator>true</TransportationPaidByCompanyIndicator>
3.8 Beitragsinformationen zum Arbeitsvertrag aus Personaldatei
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
WorkAccidentRiskCategoryCode
<WorkAccidentRiskCategoryCode>
A: Produktion
Z: Büro
InsuranceTypeCode
<InsuranceTypeCode>
01: Risiko
02: Risiko/Pensionierung
03: Versicherung für
Führungskräfte
EmployeeSocialInsuranceContributionTypeCode <EmployeeSocialInsuranceContributionTypeCode>
352
1.
AHV/ALV
2.
UVG BU/NBU
3.
UVGZ/UEB
freiwillige
Unfallversicherung
4.
KTG/
Krankentagegeld
Personalabrechnung
EmployeeSocialInsuranceContributionRuleCode
<EmployeeSocialInsuranceContributionRuleCode>
Für 1 AHV/ALV
1.
Befreit
2.
Pflichtig
3.
AHV/IV/EO ohne
ALV
4.
AHV/IV/ALV ohne
EO
5.
AHV/IV ohne EO/
ALV
6.
ALV ohne AHV/IV/
EO
7.
Teilzeitlohn
Für 2 UVG BU/NBU
1.
Nicht pflichtig
2.
IA/NIA mit
Abzügen
3.
IA/NIA ohne
Abzüge
4.
IA-pflichtig
Für 3 UVGZ/UEB
freiwillige
Unfallversicherung
1.
Nicht pflichtig
2.
Steuerpflicht
Für 4 KTG/
Krankentagegeld
1.
Nicht pflichtig
2.
Steuerpflicht
Grafik 4: Beitragsinformationen zum Arbeitsvertrag aus Personaldatei
<EmployeeSocialInsuranceArrangementWorkAgreementItemContribution actionCode="01">
<ObjectID>00163E012E131ED0A3B5034CBB49B096</ObjectID>
<ValidityPeriod>
<EndDate>9999-12-31</EndDate.
</ValidityPeriod>
<WorkAccidentRiskCategoryCode>Z</WorkAccidentRiskCategoryCode>
<WorkAgreementContributionPensionInsurance actionCode="01">
<ObjectID>00163E012E131ED0A3B5063BBB94F096</ObjectID>
Personalabrechnung
353
<UUID>00163e01-2e13-1ed0-a3b5-21defde53104</UUID>
<SocialInsuranceBusinessPartnerUUID>00163e01-0774-02de-879d-dc4e52708047</
SocialInsuranceBusinessPartnerUUID>
<SocialInsuranceBusinessPartnerID>1000284</SocialInsuranceBusinessPartnerID>
<InsuranceTypeCode>01</InsuranceTypeCode>
</WorkAgreementContributionPensionInsurance>
<WorkAgreementContributionPeriodTerm actionCode="01".
<ObjectNodeReference.
<ObjectID>00163E012E131ED0A3B5037E5AE43096</ObjectID>
<UUID>00163e01-2e13-1ed0-a3b5-21defde5d104</UUID>
<EmployeeSocialInsuranceContributionRuleCode>1</EmployeeSocialInsuranceContributionRuleCode>
</WorkAgreementContributionPeriodTerm>
</EmployeeSocialInsuranceArrangementWorkAgreementItemContribution>
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Betriebsstätte
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
<WorkAgreementItem>
<PayrollProviderID>
Abrechnungskreis
<PayrollGroupCode>
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Zahlweg
<PaymentFormCode>
05 = Überweisung
Kontonummer
<ID>
Bankleitzahl
<RoutingID>
354
Personalabrechnung
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
<ExpenseReportID>
Von
und Ziele)
Bis
und Ziele)
In ERM berechnet
In ERM berechnet
<Amount>
Typ: "EUR"
In ERM abgeleitet
Tag
pro Tag
Tag
pro Tag
durch Arbeitnehmer
durch Arbeitgeber
<Note>
Typ: Text
ByDesign-Feld
Personalabrechnung
XML-Tag
Inhalt
355
Zeitart
[Gemäß
<EmployeeTimeItem
1 = Abwesenheit
2 = Anwesenheit
<EmployeeTimeItem
Abrechnungszeitart
Datum
[der Zeiterfassung]
<Date>
Dauer
<HourQuantity>
<BaseCompensation
ComponentTypeID>
Betrag
<BaseAmount>
Wiederkehrfrequenz
<BaseRecurrence
FrequencyCode>
3 = Stündlich
4 = Täglich
5 = Wöchentlich
6 = Monatlich
7 = Jährlich
9 = Halbmonatlich
12 = Halbjährlich
Endbetrag
<ResultAmount>
Lohnart
Codes
Sie dort Aktionen
Codes
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Datum
<Date>
Typ: Datum, Format:
JJJJ-MM-TT
356
Personalabrechnung
Dauer
Endzeit]
<HourQuantity>
Typ: Numerisch,
Format: 2
Dezimalstellen
<DatePeriod> oder
<PayrollDatePeriod>
Typ: Datum, Format:
JJJJ-MM-TT
[berechneter Wert]
<HourQuantity>
Typ: Numerisch,
Format: 2
Dezimalstellen
[berechneter Wert]
Typ: Numerisch,
Format: 2
Dezimalstellen
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Gültig ab/bis
Stunden pro Tag
Dezimalstellen
Stunden pro Woche
Dezimalstellen
Stunden pro Monat
Dezimalstellen
Stunden pro Jahr
Dezimalstellen
Tage pro Woche
Dezimalstelle
Abrechnungsperiode
Dezimalstellen
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Buchung am
<Date>
Menge
<Quantity>
Dezimalstellen
der Sicht
Personalabrechnung
357
Betrag
Mitarbeiters]
<BaseAmount>
Wiederkehrfrequenz
Mitarbeiters]
3 = Stündlich
4 = Täglich
5 = Wöchentlich
6 = Monatlich
7 = Jährlich
9 = Halbmonatlich
12 = Halbjährlich
Gesamtbetrag
<ResultAmount>
Lohnart
Codes
auswählen.
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Buchungsart
<TypeCode>
9 = Aufbau
10 = Abzug
11 = Auszahlung
Zeitkontoart des
Dienstleisters
[kein UI-Feld]
Startdatum
Enddatum
Menge
Zeitkonto]
<Quantity>
Konfiguration.
358
Personalabrechnung
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Gültig ab/bis
Arbeitswoche
<StartWeekdayCode>
<LengthQuantity>
ByDesign-Feld
XML-Tag
Inhalt
Gültig ab/bis
JJJJ-MM-TT
Codes
Lohnart
Codes
auswählen.
Betrag
des Mitarbeiters]
Wiederkehrfrequenz
des Mitarbeiters]
3 = Stündlich
4 = Täglich
5 = Wöchentlich
6 = Monatlich
7 = Jährlich
9 = Halbmonatlich
12 = Halbjährlich
Personalabrechnung
359
6.4.1.16 Personalabrechnung USA: XML-Datei mit Angaben zur
Personalabrechnung
1.0 Übersicht
Excel-Format zu konvertieren. Kunden können diese Vorlagen von Ihrem SAP Account Manager oder Ihrem
Implementierungsprojektmanager erhalten. Weitere Informationen zu diesem Prozess finden Sie unter XSLTKonvertierungsregeln anpassen [Seite 173].
Center for On-Demand Solutions from SAP herunterladen. Wählen Sie nach der Anmeldung SAP Business
ByDesign, Community und dann Wiki Info Exchange. Wählen Sie unter Solution Scope Information die Option
Application Information, und blättern Sie nach unten zum Thema Converting Payroll XML Data to Microsoft
Excel. Wählen Sie Ihr ByDesign-Feature-Pack, um eine dedizierte Seite zum Herunterladen mit einer
Übersicht und Informationen zu den Voraussetzungen aufzurufen.
ab:
●
●
2.1 Kopfdaten
360
Personalabrechnung
2.1 Kopfdaten
●
<ID>: vom System generierte eindeutige Dateinummer
●
<CreationDateTime>: Dateierstellungsinformationen
Kopfdaten
Alle anderen technischen Kopfdaten werden in diesem Beispiel nicht erläutert.
Sie zwischen den XML-Tags <US_EmployeePayrollInputCollection> und </US_EmployeePayrollInputCollection>.
Generell werden beim Erstellen der XML-Datei durch Auswählen der Option Datendatei anlegen in der Sicht
Abrechnungslauf des Work Centers "Personalabrechnung" nur die Deltadaten in die Datei einbezogen. Dies sind alle
Mitarbeiter- oder Zahlungsdaten, die seit dem Anlegen der Datei in der vorherigen Abrechnungsperiode neu erfasst,
Personalabrechnung
361
geändert oder gelöscht wurden und deren Gültigkeitsdatum innerhalb oder vor der laufenden Abrechnungsperiode
liegt. Zu dieser Regel gibt es einige Ausnahmen:
1.
●
Personalnummer
●
●
●
●
●
Arbeitsvertrag
2.
3.
Der erste Datenabschnitt zwischen den Tags <US_EmployeePayrollInputCollection> und </
US_EmployeePayrollInputCollection> enthält generische Daten, die für alle Mitarbeiter in der XML-Datei relevant
sind. Diese generischen Daten umfassen Folgendes:
●
●
Grafik 1: Generische Daten
362
Personalabrechnung
2.2.2 Mitarbeiterspezifische Daten
Die neuen, geänderten oder gelöschten Daten der Mitarbeiter befinden sich in einem Abschnitt unterhalb des XMLTags <US_EmployeePayrollInputCollection>, und zwar zwischen den XML-Tags <US_EmployeePayrollInput> und
</US_EmployeePayrollInput>. Die mitarbeiterspezifischen Daten sind in zwei weitere Abschnitte unterteilt:
allgemeine Daten und individuelle Mitarbeiterdaten.
●
<ObjectNodeReference>: Dieser Abschnitt enthält vom System generierte Nummern und Codes, die zum
Entschlüsseln der Datei nicht erforderlich sind
●
<US_EmployeePayrollInput>: Dieser Abschnitt enthält generische Daten zur Personalabrechnung. Hier
wiederholen sich die Informationen aus Abschnitt 2.2.1.
Personalabrechnung
363
●
●
02 – Aktualisieren (Datensatz wurde versendet und wird jetzt aktualisiert)
●
●
●
●
06 – Keine Aktion
Beispiel 1
Grafik 2: Erstmalige Eingabe der persönlichen Daten eines Mitarbeiters
Beispiel 2 A
Grafik 3: Identifizierung des bisherigen Nachnamens des Mitarbeiters
364
Personalabrechnung
Beispiel 2 B
Grafik 4: Hinzufügen des neuen Nachnamens des Mitarbeiters
Personalabrechnung
365
jeweiligen ByD-Feld, XML-Tag und Inhalt aufgeführt. Nach jeder Tabelle folgt ein Beispiel, wie die Daten in einer XMLDatei angezeigt werden.
ByD-Feld
XML-Tag
Inhalt
Personalnummer
<EmployeeID>
<SocialSecurityNumber>
Typ: Text, Länge: 9 <keine Gedankenstriche>
Grafik 5: Personalnummern aus Personaldatei
366
Personalabrechnung
ByD-Feld
XML-Tag
Inhalt
Gültig von/bis
<StartDate> oder <EndDate> Typ: Datum, Format: JJJJ-MM-TT
Geschlecht
<GenderCode>
1 = Männlich
2 = Weiblich
Geburtsort
<BirthPlaceName>
Geburtsdatum
<BirthDate>
Familienstand
<MaritalStatusCode>
1 = Ledig
2 = Verheiratet
3 = Verwitwet
4 = Geschieden
5 = Getrennt lebend
von Kunden über die
Fine-Tuning-Aufgabe Allgemeine Geschäftspartner
in der
betriebswirtschaftlichen Konfiguration hinzugefügt werden.
Personalabrechnung
367
Nationalität
<NationalityCountryCode>
z. B. "US" für die Vereinigten Staaten von Amerika
Anrede
<FormOfAddressCode>
0001 = Frau
0002 = Herr
in der
Vorname
<GivenName>
Zweiter Vorname
<MiddleName>
Nachname
<FamilyName>
Spitzname
<NickName>
0001 = Dr.
0002 = Prof.
0003 = Prof. Dr.
0004 = B.A.
0005 = MBA
0006 = Ph. D.
in der
Grafik 6: Persönliche Daten aus Personaldatei
368
Personalabrechnung
ByD-Feld
XML-Tag
Inhalt
Gültig von/bis
Land
<CountryCode>
Typ: Text, Länge: 2, z. B. "US" für die
Vereinigten Staaten von Amerika
Bundesstaatcode
<RegionCode>
Bundesstaat
<RegionName>
Postleitzahl
<StreetPostalCode>
Postleitzahl des Postfachs <POBoxPostalCode>
Ort
<CityName>
Weiterer Ort
<AdditionalCityName>
Ortsteil
<DistrictName>
Postfach
<POBoxID>
Land des Postfachs
<POBoxCountryCode>
Typ: Text, Länge: 2, z. B. "US" für die
Vereinigten Staaten von Amerika
Land des Postfachs
<POBoxCountryCodeName>
Bundesland des Postfachs <POBoxRegionName>
Ort des Postfachs
Personalabrechnung
<POBoxCityName>
369
Straße
<StreetName>
Adresszeile 1
<StreetPrefixName>
Adresszeile 2
<StreetPrefixName>
Adresszeile 4
<StreetSuffixName>
Adresszeile 5
<StreetSuffixName>
Hausnummer
<HouseID>
Wohnhaft bei
<CareOfName>
Telefon
Informationen unter <Telephone>:
<CountryDiallingCode>+ <AreaID>+<SubscriberID>+
<ExtensionID>
Mobiltelefon
Informationen unter <MobilePhone>:
<CountryDiallingCode>+ <AreaID>+<SubscriberID>
E-Mail
<URI>
Typ: Text, Länge: beliebig
Grafik 7: Private Kontaktdaten aus Personaldatei
370
Personalabrechnung
Personalabrechnung
371
3.4 Steuerdaten der Bundesfinanzbehörde aus der Personaldatei
ByD-Feld
XML-Tag
Inhalt
Name der Finanzbehörde
<TaxAuthorityID>
Typ: Text, Länge: 60 (Länge in der
Regel 3) FED = Bundesebene
Gültig von/bis
Nationale
Einkommensteuerabweichung
<FederalIncomeEmployeeTaxation
ExemptionMethodCode>
1 = Befreit (weder Steuer noch
steuerpflichtige Beträge berechnen)
2 = Keine Steuer (steuerpflichtigen
Betrag aber keine Steuer berechnen)
4 = Geänderter Betrag (der Betrag des
Formulars für Lohnsteuereinbehalt
wurde an die eingegangene
Anforderung der Finanzbehörde
angepasst)
5 = Geänderter Prozentsatz (der
Prozentsatz des Formulars für
Lohnsteuereinbehalt wurde an die
eingegangene Anforderung der
Finanzbehörde angepasst)
Sozialversicherungsbefreiung
<FederalSocialSecurityEmployee
TaxationExemptionMethodCode>
3 = Keine Steuerpflicht (Steuer aber
keinen steuerpflichtigen Betrag
berechnen)
Befreiung von der staatlichen
<FederalMedicareEmployee
Krankenversicherung für Bürger über TaxationExemptionMethodCode>
65
berechnen)
Arbeitslosenversicherungsbefreiung
<FederalUnemploymentTaxAct
EmployeeTaxationExemption MethodCode> 1 = Befreit (weder Steuer noch
berechnen)
Rentenversichert
<PensionPlanCoverageIncludedIndicator>
Wahr = Kennzeichen ist gesetzt
Falsch = Kennzeichen ist nicht gesetzt
Grafik 8: Steuerdaten der Bundesfinanzbehörde aus der Personaldatei
372
Personalabrechnung
3.5 Daten des lokalen Formulars für Lohnsteuereinbehalt aus der Personaldatei
ByD-Feld
XML-Tag
Inhalt
Name der
Finanzbehörde
(Bundesebene)
<TaxAuthorityID>
Typ: Text, Länge: 60 (Länge in der Regel
3) FED = Bundesebene
Gültig von/bis
W-4
Veranlagungsform
<FederalEmployeeTaxationMaritalStatusCode
1 = Ledig
2 = Verheiratet
3 = Verheiratet, aber Einzelveranlagung
wie für Ledige
W-4 Gesamtzahl der
Abzugsposten
<FederalIncomeTaxExemptionNumberValue>
Typ: Numerisch, Länge: 2
W-4 Zusätzlicher
einbehaltener Betrag
<FederalIncomeAdditionalWithholdingTaxAmount>
Personalabrechnung
373
W-5 Vorauszahlung
zur Lohnauffüllung,
Veranlagungsform
<FederalEarnedIncomeCredit
AdvancePaymentEmployee
TaxationMaritalStatusCode>
44 = Ledig, Haushaltsvorstand oder
berechtigte(r) Witwe(r)
45 = Verheiratet und gemeinsame
Veranlagung, weitere W-5-Veranlagung
durch Ehegatten
46 = Verheiratet und gemeinsame
Veranlagung, keine weitere W-5Veranlagung durch Ehegatten
Grafik 9: Steuerdaten des nationalen Formulars für Lohnsteuereinbehalt aus der Personaldatei
3.6 Steuerdaten der bundesstaatlichen Finanzbehörde aus der Personaldatei
ByD-Feld
XML-Tag
Inhalt
Name der Finanzbehörde
(bundesstaatliche Ebene)
<TaxAuthorityID>
Typ: Text, Länge: 60 (Länge in der
Regel 2)
Gültig von/bis
374
Personalabrechnung
Erwerbstätigkeitsstaat
<EmployeeWorkStateTaxAuthorityRoleIndicator>
Falsch = Kennzeichen ist nicht
gesetzt
Erwerbstätigkeitsstaat
Prozentsatz
<StateWorkTaxAuthorityTimePercent>
Typ: Numerisch, Format: 100.0
Wohnsitzstaat
<EmployeeResidentStateTax
AuthorityRoleIndicator>
gesetzt
Arbeitslosenversicherung Bundesstaat
<EmployeeStateUnemployment
InsuranceTaxAuthorityRoleIndicator>
gesetzt
Primär
<EmployeePrimaryWorkStateTax
gesetzt
Abweichende bundesstaatliche
Einkommensteuer
<StateIncomeEmployeeTaxation
steuerpflichtige Beträge
berechnen)
Betrag aber keine Steuer
berechnen)
4 = Geänderter Betrag (der Betrag
des Formulars für
5 = Geänderter Prozentsatz (der
Prozentsatz des Formulars für
Berufsgenossenschaft Befreiung
<WorkersCompensationEmployee
berechnen)
berechnen)
3 = Keine Steuerpflicht (Steuer
aber keinen steuerpflichtigen
Betrag berechnen)
Befreiung von bundesstaatlicher
<StateUnemploymentTaxAct
EmployeeTaxationExemption MethodCode>
berechnen)
berechnen)
Betrag berechnen)
Personalabrechnung
375
Befreiung von bundesstaatlicher
Arbeitsunfähigkeitsversicherung
<StateDisabilityInsuranceEmployee
berechnen)
berechnen)
Betrag berechnen)
Grafik 10: Steuerdaten der bundesstaatlichen Finanzbehörde aus der Personaldatei
3.7 Steuerdaten des bundesstaatlichen Formulars für Lohnsteuereinbehalt aus der Personaldatei
ByDFeld
376
XML-Tag
Inhalt
Personalabrechnung
<TaxAuthority Typ: Text, Länge: 60 (Länge in der Regel 2)
Name
ID>
der
Finanzb
ehörde
(bundes
staatlich
e Ebene)
Gültig
von/bis
<StartDate>
oder
<EndDate>
Bundes
staatlich
e
Veranla
gungsfo
rm
<StateEmploy
eeTaxationMa
ritalStatusCod
e>
1 = Ledig
2 = Verheiratet
3 = Verheiratet, aber Einzelveranlagung wie für Ledige
4 = Haushaltsvorstand
5 = Verheiratet und gemeinsame Veranlagung
6 = Verheiratet und getrennte Veranlagung
Weitere Codes finden Sie in der
Fine-Tuning-Aufgabe
Steuerbestimmungen
in der untergeordneten Aufgabe Familienstand verwalten.
Gesamt
zahl der
Abzugs
posten
<StateIncome Typ: Numerisch, Länge: 2
WithholdingTa
xExemptionNu
mberValue>
<StateIncome Typ: Betrag, Format: 2 Dezimalstellen
WithholdingTa
xExemptAmo
unt>
Zusätzli
cher
einbehal
tener
Betrag
<StateIncome Typ: Betrag, Format: 2 Dezimalstellen
AdditionalWith
holdingTaxAm
ount>
Persönli
che
Steuerb
efreiung
snumm
er
<StateIncome
WithholdingPe
rsonalTaxExe
mptionNumbe
rValue>
Abhängi
ge
Steuerb
efreiung
snumm
er
<StateIncome
WithholdingDe
pendentTaxEx
emption
NumberValue
>
Steuere
rmäßigu
ngsbetr
ag
<StateIncome
ReducedWithh
oldingTaxAmo
unt>
Arizona
–
Einkom
menste
uer in
Prozent
<ArizonaInco
meTaxWithhol
dingPercentC
ode>
Personalabrechnung
1 = 0%
2 = 10%
3 = 19%
4 = 23%
5 = 25%
6 = 31%
7 = 37%
377
Kennzei <NewYorkCity Typ: Text, Länge: 5
ResidentIndic Wahr = Kennzeichen ist gesetzt
chen
Einwohn ator>
er von
New
York
City
New
York
City –
Einkom
menste
uerbefre
iungsnu
mmer
<NewYorkCity
IncomeWithho
ldingTaxExem
ptionNumberV
alue>
Kennzei <YonkersCity
chen
ResidentIndic
Einwohn ator>
er von
Yonkers
City
Yonkers
City Einkom
menste
uerbefre
iungsnu
mmer
<YonkersCityI
ncomeWithhol
dingTaxExem
ptionNumberV
alue>
Yonkers <YonkersNon
ResidentWork
Steuera TimePercent>
uslände
rArbeitsz
eit Prozent
Puerto
Rico Einkom
menste
uerabzu
gSteuerb
efreiung
snumm
er
<PuertoRicoIn
comeWithhold
ingDeductionT
axExemption
NumberValue
>
Grafik 11: Steuerdaten des bundestaatlichen Formulars für Lohnsteuereinbehalt aus der Personaldatei
378
Personalabrechnung
3.8 Steuerdaten der lokalen Finanzbehörde aus der Personaldatei
ByD-Feld
XML-Tag
Inhalt
Name der
Finanzbehörde
(lokal)
<TaxAuthorityID>
Gültig von/bis
<EmployeeWorkLocalTaxAuthorityRoleIndicator
<LocalWorkTaxAuthorityTimePercent>
<EmployeeResidenceLocalTax
<LocalIncomeEmployeeTaxation
Personalabrechnung
1 = Befreit (weder Steuer noch steuerpflichtige
Beträge berechnen)
2 = Keine Steuer (steuerpflichtigen Betrag aber
keine Steuer berechnen)
4 = Geänderter Betrag (der Betrag des Formulars
für Lohnsteuereinbehalt wurde an die
eingegangene Anforderung der Finanzbehörde
angepasst)
5 = Geänderter Prozentsatz (der Prozentsatz des
Formulars für Lohnsteuereinbehalt wurde an die
eingegangene Anforderung der Finanzbehörde
angepasst)
379
Grafik 12: Steuerdaten der lokalen Finanzbehörde aus der Personaldatei
3.9 Steuerdaten des lokalen Formulars für Lohnsteuereinbehalt aus der Personaldatei
ByD-Feld
XML-Tag
Inhalt
Name der Finanzbehörde (lokale <TaxAuthorityID>
Kennung)
Gültig von/bis
Einwohnerkennzeichen
<EmployeeWorkLocalTaxAuthorityRoleIndicator> Typ: Text, Länge: 5
Zusätzlicher Steuerbetrag
<LocalIncomeAdditionalWithholdingTaxAmount> Typ: Betrag, Format: 2 Dezimalstellen
Steuer - Arbeitszeit - Prozent
<LocalIncomeTaxWorkTimePercent>
Grafik 13: Steuerdaten des lokalen Formulars für Lohnsteuereinbehalt aus der Personaldatei
380
Personalabrechnung
3.10 Arbeitsvertragsinformationen aus Personaldatei
In ByDesign legt der Arbeitsvertrag den Status eines Mitarbeiters fest. Ein Mitarbeiter gilt als aktiv, wenn das
Gültigkeitsende seines Arbeitsvertrags den Wert 31/12/9999 aufweist. Ein anderes Datum verweist auf das
Austrittsdatum des Mitarbeiters.
ByD-Feld
XML-Tag
Inhalt
Gültig von/bis
Arbeitsvertrag
1 = Unbefristet
2 = Befristet
4 = Auszubildender
5 = Werkstudent
6 = Rentner
1 = Stundenlohnempfänger
2 = Angestellter mit Überstundenbezahlung
3 = Angestellter ohne Überstundenbezahlung
Grafik 14: Informationen zum Arbeitsvertrag aus Personaldatei
Personalabrechnung
381
ByD-Feld
XML-Tag
Inhalt
Gültig von/
bis
<StartDate>
oder
<EndDate>
Betriebsstätt <PermanentE Typ: Text, Länge: 80
e
stablishmentI
D>
Grafik 15: Betriebsstättenzuordnung aus Personaldatei
382
Personalabrechnung
3.12 Kostenstellenzuordnung aus Personaldatei
ByD-Feld
XML-Tag
Inhalt
Gültig von/bis
<CostCentreID>
Grafik 16: Kostenstellenzuordnung aus Personaldatei
Personalabrechnung
383
ByD-Feld
XML-Tag
Inhalt
Personalnum <WorkAgreeme Typ: Text, Länge: 80
mer beim
ntPayrollProvide
Abrechnungs rID>
dienstleister
Gültig von/
bis
<StartDate>
oder <EndDate>
Abrechnungs <PayrollGroupC
kreis
ode>
Nicht
abzurechnen
<PayrollInactiveI Typ: Text, Länge: 5
ndicator>
Grafik 17: Abrechnungskreiszuordnung aus Personaldatei
384
Personalabrechnung
Alle im Bereich <MainPayment> bereitgestellten Daten gelten spezifisch für den Hauptzahlweg des Mitarbeiters.
Jedes weitere Bankkonto erhält einen eigenen <FurtherPaymentsPlan>-Abschnitt.
ByD-Feld
XML-Tag
Inhalt
Gültig von/bis
Prozentsatz
<Percent>
Betrag
<Amount>
Zahlweg
<PaymentFormCode>
05 = Überweisung
06 = Scheck
Kontonummer
<ID>
Kontoart
<TypeCode>
03 = Girokonto
SG = Sparkonto
DC = Debitkarte
Bankleitzahl
<RoutingID>
Grafik 18: Zahlungsinformationen/Bankverbindung aus Personaldatei
Personalabrechnung
385
Reisekosten erfolgt direkt im Finanz- und Rechnungswesen in der Spesenabrechnung (ERM). Auch die Buchung
dieser Kosten im Hauptbuch wird vom Finanz- und Rechnungswesen durchgeführt. In der Personalabrechnung
gehen Reisekostendaten ein, die für die Steuerberechnung und die Meldung von steuerpflichtigen (und steuerfreien)
ByD-Feld
XML-Tag
Inhalt
<ExpenseReportID>
Typ: Text, Länge: ??
Von
und Ziele)
Bis
und Ziele)
In ERM berechnet
In ERM berechnet
<Amount>
386
Typ: "EUR"
Personalabrechnung
In ERM abgeleitet
Tag
pro Tag
Tag
pro Tag
durch Arbeitnehmer
durch Arbeitgeber
<Hinweis>
Typ: Text
Grafik 19: Informationen zu Reisekosten aus der Spesenabrechnung
Personalabrechnung
387
ByD-Feld
XML-Tag
Inhalt
Zeitart, abgeleitet von der
Zeitartkategorie, die in der FineTuning-Aufgabe Zeitarten mit
Zeitkonten zugewiesen wurde
<EmployeeTimeItemPayrollCategoryCode>
1 = Abwesenheit
2 = Anwesenheit
Abrechnungszeitart gemäß
Zuordnung in der Fine-TuningAufgabe
<EmployeeTimeItemPayrollTypeCode>
Datum (der Zeiterfassung)
<Date>
Typ: Datum, Format: JJJJ-MMTT
Dauer
<HourQuantity>
Dezimalstellen
388
Personalabrechnung
Hinweise zum Entschlüsseln der
der Sicht
Die
werden mithilfe der
Tabelle in der Sicht
abgeleitet. Wählen Sie
zunächst Aktionen , und
wählen Sie dann die
Option Lohnarten
zuordnen.
Betrag (gemäß Zuordnung zum
Mitarbeiters)
<BaseAmount>
Dezimalstellen
Vergütungsbestandteilzuordnung)
3 = Stündlich
4 = Täglich
5 = Wöchentlich
6 = Monatlich
7 = Jährlich
9 = Halbmonatlich
12 = Halbjährlich
Endbetrag (Stunden multipliziert mit <ResultAmount>
Rate)
Lohnart
Dezimalstellen
Hinweise zum Entschlüsseln der
der Sicht
Wählen Sie zunächst
Aktionen , und wählen Sie dann
die Option Lohnarten zuordnen. .
Grafik 20: Erfasste Zeit aus Zeitdatei
Personalabrechnung
389
In jeder Abrechnungsperiode berechnet das System auf der Grundlage des Arbeitszeitplans im Zeitprofil des
jeweiligen Mitarbeiters die tägliche Sollarbeitszeit. Jeder Tag wird in einem eigenen
über einen <EmployeeTimeCalendarAggregatedPlannedWorkingTimePerPayrollPeriod>-Satz, der die
Gesamtsollarbeitsstunden pro Abrechnungsperiode bereitstellt.
ByD-Feld
XML-Tag
Inhalt
Datum
<Date>
Dauer (manuelle Eingabe oder
<HourQuantity>
Berechnung auf der Grundlage von Startund Endzeit)
Dezimalstellen
Beginn- und Endedatum der
Abrechnungsperiode
<DatePeriod> oder <PayrollDatePeriod>
Gesamtstundenzahl in der angegebenen
Abrechnungsperiode
<HourQuantity>
Dezimalstellen
Anzahl der Arbeitstage in der
angegebenen Abrechnungsperiode
<DayQuantity>
Dezimalstellen
Grafik 21: Arbeitszeitplan aus Zeitdatei
390
Personalabrechnung
Alle im Bereich <ValuatedAverageWorkingTime> bereitgestellten Daten gelten spezifisch für die
Durchschnittswerte des Zeitprofils eines Mitarbeiters. Jedes Feld wird in einem eigenen <Rate>-Satz dargestellt.
Diese Information wird nur für Mitarbeiter mit Gehalt übergeben.
ByD-Feld
XML-Tag
Inhalt
Gültig von/bis
Typ: Datum, Format: JJJJMM-TT
Stunden pro Tag
<DecimalValue>, wobei <MeasureUnitCode> = HUR und Typ: Numerisch, Format: 2
<BaseMeasureUnitCode> = DAY
Dezimalstellen
Stunden pro Woche
<BaseMeasureUnitCode> = WEE
Dezimalstellen
Stunden pro Monat
<BaseMeasureUnitCode> = MON
Dezimalstellen
Stunden pro Jahr
<BaseMeasureUnitCode> = ANN
Dezimalstellen
Tage pro Woche
<DecimalValue>, wobei <MeasureUnitCode> = DAY und
<BaseMeasureUnitCode> = WEE
Durchschnittliche Stundenzahl der <DecimalValue> für <PayPeriodWorkingTimeRate>
Abrechnungsperiode (gemäß
Systemberechnung)
Personalabrechnung
Dezimalstelle
Dezimalstellen
391
Grafik 22: Durchschnittszeitplan aus Zeitdatei
Zeitsachbearbeiter haben die Möglichkeit, über die Zeitdatei eines Mitarbeiters Zeitkontostände zu begleichen. Jede
Auszahlung wird in einem eigenen <EmployeeTimeCalendarTimeAccountPayout>-Satz übergeben.
ByD-Feld
XML-Tag
Inhalt
Buchung am
<Date>
Menge
<Quantity>
Dezimalstellen
Hinweise zum
Entschlüsseln der Codes
finden Sie in der Tabelle
der Sicht
Mitarbeiters)
392
<BaseAmount>
Dezimalstellen
Personalabrechnung
Vergütungsbestandteilzuordnung)
3 = Stündlich
4 = Täglich
5 = Wöchentlich
6 = Monatlich
7 = Jährlich
9 = Halbmonatlich
12 = Halbjährlich
Gesamtbetrag (Berechnung vom
System durch Multiplikation der
Vergütungsbestandteils)
<ResultAmount>
Dezimalstellen
Lohnart
Hinweise zum
Entschlüsseln der Codes
finden Sie in der Tabelle in
der Sicht
Wählen Sie zunächst
Aktionen , und wählen
Sie dann die Option
Lohnarten zuordnen.
Grafik 23: Zeitkontenauszahlungen aus Zeitdatei
Personalabrechnung
393
Zeitkontentransaktionen finden Sie in der Zeitdatei eines Mitarbeiters auf der Registerkarte Zeitkontostände. Jede
Zeitkontentransaktion hat einen eigenen <EmployeeTimeAccountBalance>-Abschnitt.
ByD-Feld
XML-Tag
Inhalt
Zeitkontobuchungsart
<TypeCode>
9 = Aufbau
10 = Abzug
11 = Auszahlung
Personalabrechnungszeitkontoart aus der
Fine-Tuning-Aufgabe
"Personalabrechnungszeitkontoarten für
Zeitkontoarten bearbeiten"
Erster Tag der aktuellen
Abrechnungsperiode
Endedatum des Zeitkontos
Erfasste Menge gegenüber Zeitkonto
<Quantity>
Dezimalstellen
394
Personalabrechnung
Grafik 24: Aktualisierungen von Zeitkontoständen aus Zeitprofil
ByD-Feld
XML-Tag
Inhalt
Gültig von/bis
<StartDate> oder <EndDate> Typ: Datum, Format: JJJJ-MM-TT
Arbeitswoche
<StartWeekdayCode>
<LengthQuantity>
Grafik 25: Arbeitszeitplanperiode
Personalabrechnung
395
Vergütungsbestandteile werden in der Vergütungsdatei eines Mitarbeiters auf der Registerkarte
Vergütungsdetails zugeordnet. Jede Vergütungskomponente wird in einem eigenen
ByD-Feld
XML-Tag
Inhalt
Gültig von/bis
JJJJ-MM-TT
<CompensationComponentCategoryCode>
Typ: Text, Länge: 10 Hinweise zum
in der Tabelle der Sicht
Der Code der
Vergütungsbestandteilkategorie
für Bezüge lautet 1; für Abzüge 2.
Lohnart
<CompensationComponentPayrollCategoryCode> Typ: Text, Länge: 10 Hinweise zum
in der Tabelle in der Sicht
Lohnarten zuordnen.
Mitarbeiters)
396
Dezimalstellen
Personalabrechnung
Vergütungsbestandteilzuordnung RecurrenceFrequencyCode>
3 = Stündlich
4 = Täglich
5 = Wöchentlich
6 = Monatlich
7 = Jährlich
9 = Halbmonatlich
12 = Halbjährlich
Prozentsatz (gemäß
<CompensationComponentPercent>
Dezimalstelle
Grafik 26: Vergütungsbestandteile aus Vergütungsdatei
6.4.2 Abrechnungslauf – Quick Guide
Mithilfe der Sicht Abrechnungslauf des Work Centers Personalabrechnung können Sie die Personalabrechnung als
ausgelagerten Prozess ausführen, indem der Abrechnungslauf für eine bestimmte Abrechnungsperiode in einzelnen
Schritten abgewickelt wird. Die Verwendung dieser Sicht ermöglicht es Ihnen, den gesamten Abrechnungsprozess
sowie jegliche Interaktionen mit dem Personalabrechnungsdienstleister zu verwalten. Sie können hier z. B.
Datenabzüge für die Personalabrechnung erstellen und überprüfen, und Sie können Abrechnungsdatendateien
anlegen und auf Ihren Desktop herunterladen. In dieser Sicht gibt es eine Spalte, in der alle derzeitig ungültigen
Abrechnungsprozesse angezeigt werden. Sie ist nur dann sichtbar, wenn es im System ungültige Prozesse gibt.
Wählen Sie Ungültige Abrechnungsprozesse bereinigen , um alle ungültigen Abrechnungsprozesse aus dem System
zu entfernen. Wie auch bei der Spalte Ungültig ist diese Drucktaste nur sichtbar, wenn es ungültige Prozesse gibt.
Personalabrechnung
397
Mit der Option Abrechnungsprozessdaten anzeigen können Sie den Datenabzug der Abrechnungsdaten für die
aktuelle Abrechnungsperiode überprüfen und eventuelle Fehler vor der Datenübermittlung an den
Personalabrechnungsdienstleister korrigieren. Die Option Anwendungsprotokoll anzeigen, die Sie in dieser Sicht
finden, liefert Ihnen weitere Informationen zu jedem einzelnen im Hintergrund ausgeführten Schritt des
Abrechnungsprozesses.
Dateibasierte Personalabrechnung bei einem externen Personalabrechnungsdienstleister
Das ByDesign-System stellt die Abrechnungsdaten bereit, die von einem externen Abrechnungsdienstleister zur
Durchführung einer ausgelagerten Personalabrechnung für Ihr Unternehmen verwendet werden. Zu den
Abrechnungsdaten gehören sowohl die Mitarbeiterstammdaten als auch die Zahlungsdaten, z. B. Arbeitszeiten,
Einmalbezüge oder -abzüge usw. Diese Daten werden für jede Abrechnungsperiode an den
Personalabrechnungsdienstleister übergeben. Genau genommen werden an den Dienstleister nur jene Daten
übertragen, die sich seit dem letzten Abrechnungslauf geändert haben. Wenn sich beispielsweise die Mitarbeiteroder Zahlungsdaten für einen Abrechnungskreis, dem Ihre Angestellten angehören, nicht geändert haben, müssen
Sie für diesen Abrechnungskreis für den aktuellen Abrechnungslauf keine Abrechnungsdaten bereitstellen.
Weitere Informationen finden Sie unter Dateibasierte Personalabrechnung bei einem externen
Personalabrechnungsdienstleister [Seite 164].
Untersicht "Abrechnungsprozessdaten"
Mithilfe dieser Untersicht der Sicht Abrechnungslauf im Work Center "Personalabrechnung" können Sie den
Datenabzug der Abrechnungsdaten für die aktuelle Abrechnungsperiode überprüfen und eventuelle Fehler vor der
Datenübermittlung an den Personalabrechnungsdienstleister korrigieren.
Weitere Informationen finden Sie unter Untersicht "Abrechnungsprozessdaten" [Seite 179].
Verwenden des Anwendungsprotokolls für die Personalabrechnung
Abrechnungsprozess ganz bestimmte Schritte vom System im Hintergrund ausgeführt werden. Der
Abrechnungsprozess basiert auf sogenannten Massendatenläufen.
Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden des Anwendungsprotokolls für die Personalabrechnung
[Seite 182].
Arbeiten mit Datenabzügen
Sie müssen für jeden Abrechnungszyklus einen Datenabzug der Abrechnungsdaten jedes Abrechnungskreises
anlegen, für den die Personalabrechnung durchgeführt werden soll. Der Datenabzug erfasst automatisch die
relevanten Informationen aller Mitarbeiter, die dem Abrechnungskreis angehören. Der Abrechnungslauf basiert auf
dem Status der im Datenabzug wiedergegebenen Abrechnungsdaten.
Sie können den Datenabzugsstatus eines beliebigen Mitarbeiterabrechnungsdatensatzes überprüfen und einen
Datenabzug aktualisieren, um Datenänderungen zu berücksichtigen, die bei der Korrektur von Mitarbeiterdateien
398
Personalabrechnung
vorgenommen wurden. Sie können einzelne Datensätze auch manuell ein- bzw. ausschließen, wenn Sie einen
Datenabzug aktualisieren.
Weitere Informationen finden Sie unter Arbeiten mit Datenabzügen [Seite 177].
Personalabrechnung Österreich: XML-Datei mit Angaben zur Personalabrechnung
Als Sachbearbeiter für die Personalabrechnung können Sie im SAP-Business-ByDesign-System Abrechnungsdaten
an externe Abrechnungsdienstleister senden. Bei diesem Vorgang wird per Dateidownload eine XML-Datei angelegt.
Dieses Dokument bietet einen Überblick über die Inhalte der heruntergeladenen XML-Datei. Es beschreibt die
Struktur und die wichtigsten Mitarbeiter- und Zahlungsdaten in der Datei (einschließlich der relevanten Verweise
auf XML-Tags und Eingabeoptionen für einzelne Felder). Viele technische Felder werden nicht beschrieben, da sie
von Abrechnungsdienstleistern meist nicht verwendet werden.
Weitere Informationen finden Sie unter Personalabrechnung Österreich: XML-Datei mit Angaben zur
Personalabrechnung [Seite 205]
Personalabrechnung Deutschland: XML-Datei mit Angaben zur Personalabrechnung
Als Sachbearbeiter für die Personalabrechnung können Sie im SAP-Business-ByDesign-System Abrechnungsdaten
an externe Abrechnungsdienstleister senden. Bei diesem Vorgang wird per Dateidownload eine XML-Datei angelegt.
Weitere Informationen finden Sie unter Personalabrechnung Deutschland: XML-Datei mit Angaben zur
Personalabrechnung [Seite 287]
Personalabrechnung USA: XML-Datei mit Angaben zur Personalabrechnung
Als Sachbearbeiter für die Personalabrechnung können Sie mithilfe des SAP-Business-ByDesign-Systems
Abrechnungsdaten an externe Abrechnungsdienstleister senden. Bei diesem Vorgang wird per Dateidownload eine
XML-Datei angelegt.
Weitere Informationen finden Sie unter Personalabrechnung USA: XML-Datei mit Angaben zur Personalabrechnung
[Seite 360]
Beheben von Mitarbeiterdatenfehlern bei der dateibasierten Personalabrechnung
Genauigkeit und Vollständigkeit von Mitarbeiterdaten sind für den gesamten Abrechnungsprozess in SAP Business
ByDesign von entscheidender Bedeutung. Da im ByDesign-System sämtliche Mitarbeiterstammdaten und
Zahlungsdaten erfasst werden, müssen Datenfehler im System behoben werden, bevor die Daten an den
Abrechnungsdienstleister übertragen werden. In Ihrer Funktion als Sachbearbeiter für die Personalabrechnung
können Sie die in den Work Centern im Personalmanagement bereitgestellten Tools und Aufgaben verwenden, um
auf Mitarbeiterdaten zuzugreifen und relevante Datenfehler zu korrigieren. In diesem Dokument erhalten Sie weitere
Informationen zu Fehlern, die bei der Verwendung der dateibasierten Personalabrechnung auftreten können, sowie
eine Anleitung zum Umgang mit solchen Fehlern.
Weitere Informationen finden Sie unter Beheben von Mitarbeiterdatenfehlern bei der dateibasierten
Personalabrechnung [Seite 185].
Personalabrechnung
399
Abrechnungsrelevanz von Zeiterfassungsmethoden
Im Rahmen des Abrechnungsprozesses in ByDesign werden abrechnungsrelevante Zeitdaten (die erfasste Zeit der
Mitarbeiter) aus dem Work Center Zeitverwaltung an Personalabrechnung übertragen und in den Datenabzug in der
Personalabrechnung aufgenommen. Die im Datenabzug enthaltene erfasste Zeit (MitarbeiterZeitbewertungsdaten) basiert auf der Zeiterfassungsmethode und Verwaltungskategorie eines Mitarbeiters.
Weitere Informationen finden Sie unter Abrechnungsrelevanz von Zeiterfassungsmethoden [Seite 119].
Übertragen von Abrechnungsergebnissen an die Buchhaltung
Buchhaltungsrelevante Abrechnungsergebnisse, die in einem Abrechnungslauf beim
Personalabrechnungsdienstleister generiert wurden, müssen manuell in der Buchhaltung im ByDesign-System
gebucht werden. Innerhalb dieses Prozesses sorgt der Sachbearbeiter für die Personalabrechnung dafür, dass die
Buchhaltungsabteilung die Daten im richtigen Format für die Buchung und in der erforderlichen Granularität erhält.
In diesem Dokument wird beschrieben, wie der Sachbearbeiter für die Personalabrechnung die von den
Abrechnungsergebnissen generierten Buchungsdaten im Buchungsbeleg behandelt, ins Hauptbuch hochlädt und
auf genannte Sachkonten im Work Center Hauptbuch bucht.
Weitere Informationen finden Sie unter Übertragen von Abrechnungsergebnissen an die Buchhaltung [Seite 190].
Buchen von Abrechnungsergebnissen mit Excel-Upload
Als Sachbearbeiter für die Personalabrechnung in ByDesign können Sie eine von SAP bereitgestellte MicrosoftExcel-Vorlage verwenden, um die Ergebnisse eines von Ihrem Personalabrechnungsdienstleisters ausgeführten
Abrechnungslaufs in das ByDesign-System hochzuladen und diese buchhaltungsrelevanten
Abrechnungsergebnisse im Hauptbuch zu buchen. Die Vorlage enthält Buchungsreferenzen, die das automatische
Buchen eines Belegs mit beliebig vielen Belegzeilen steuern. Über ein ByDesign-Add-In innerhalb der MicrosoftExcel-Vorlage melden Sie sich bei Ihrem ByDesign-System an, laden die Daten in die Excel-Vorlage und buchen die
Abrechnungsergebnisse auf das entsprechende Sachkonto.
Weitere Informationen finden Sie unter Buchen von Abrechnungsergebnissen mit Excel-Upload [Seite 162].
Meldung der Spesenabrechnung an die Personalabrechnung
Im Zuge ihrer täglichen Arbeit fallen für die Mitarbeiter Kosten an, von denen einige vom Unternehmen erstattet
werden. Manche Rückerstattungen an Mitarbeiter (für Kosten, die ihnen im Auftrag des Unternehmens persönlich
entstanden sind) sind steuerpflichtig. Die Informationen zu der in der Spesenabrechnung durchgeführten
Berechnung der Spesenzahlung müssen an die Personalabrechnung gesendet werden. So wird sichergestellt, dass
alle steuerrelevanten Spesendaten für den betreffenden Mitarbeiter an die jeweiligen Finanzbehörden gemeldet
werden und gegebenenfalls die korrekte spesenbezogene Steuer vom Mitarbeiter einbehalten wird.
Für die Meldung der abrechnungsrelevanten Spesendaten von der Spesenabrechnung an die Personalabrechnung
gibt es zwei Varianten:
●
●
Weitere Informationen finden Sie unter Meldung der Spesenabrechnung an die Personalabrechnung [Seite 188].
Geschäftsszenario: Personalabrechnung
Das Geschäftsszenario "Personalabrechnung" dient der effizienten Unterstützung des Abrechnungsprozesses mit
einem externen Abrechnungssystem. In diesem Geschäftsszenario werden die Vorteile einer internen Abrechnung
(Transparenz, Überwachung und Controlling) mit den Vorteilen einer ausgelagerten Abrechnung (geringere Kosten,
höhere Effizienz und geringeres Haftungsrisiko) kombiniert. Im BPO-Szenario der "Personalabrechnung" kümmert
sich der Abrechnungsdienstleister um Steuerberechnungen und Überweisungen, und er initiiert die Zahlung der
Mitarbeitergehälter, wodurch Sie Ihre Verwaltungskosten enorm senken können.
400
Personalabrechnung
Andererseits bietet Ihnen das Geschäftsszenario "Personalabrechnung" eine Vorschau aller Eingabedaten für die
Abrechnung, um die Daten ggf. zu validieren und zu korrigieren, sodass Sie die Abrechnung vor der Berechnung
vollständig kontrollieren können.
Weitere Informationen finden Sie unter Personalabrechnung.
Aufgaben
Datenabzug anlegen
1.
Wählen Sie in der Sicht Abrechnungslauf den Abrechnungskreis, für den Sie den
Datenabzug erstellen möchten, und wählen Sie dann Datenabzug anlegen , um die
Detailerfassung zum Anlegen eines Datenabzugs zu öffnen.
2.
Die Abrechnungskreiszuordnung sollte für neue Mitarbeiter unbedingt
überprüft werden, da dies die letzte Möglichkeit im Abrechnungsprozess
darstellt, die Abrechnungskreiszuordnung zu ändern. Eine
Abrechnungskreiszuordnung kann nach dem Erstellen des Datenabzugs
nicht mehr geändert werden.
3.
Wählen Sie Datenabzug anlegen .
Ergebnis: Der Datenabzug wird für alle Mitarbeiter mit dem Status Eingeschlossen angelegt.
Replikation bestätigen
Wählen Sie in der Sicht Abrechnungslauf einen Abrechnungskreis aus, und wählen Sie
Replikation bestätigen , um anzugeben, dass Sie die XML-Abrechnungsdatei in das System
eines externen Dienstleisters repliziert haben.
Datenabzug aktualisieren
1.
Wählen Sie in der Sicht Abrechnungslauf den Abrechnungskreis, für den Sie den
Datenabzug aktualisieren möchten, und wählen Sie dann Datenabzug aktualisieren , um
die Detailerfassung zum Aktualisieren eines Datenabzugs zu öffnen.
2.
Standardmäßig weisen alle Mitarbeiterabrechnungsdatensätze, die im
vorigen Datenabzug fehlerfrei waren, den Status Ausgeschlossen auf.
Dadurch soll sich die Aktualisierung des Datenabzugs nicht auf fehlerfreie
Mitarbeiter aus dem anfänglichen Datenabzug auswirken. Wenn Sie
Datensätze für einen fehlerfreien Mitarbeiter aktualisieren möchten, müssen
Sie diese Mitarbeiterdatensätze für den Aktualisierungslauf manuell
einschließen.
3.
Personalabrechnung
Wählen Sie Datenabzug aktualisieren , um für alle Mitarbeiterdatensätze mit dem Status
Eingeschlossen einen neuen Datenabzug für die Personalabrechnung anzulegen.
Ergebnis: Der Datenabzug wird aktualisiert und enthält die Abrechnungsdaten für alle
Mitarbeiterdatensätze mit dem Status Eingeschlossen.
401
Anlegen einer XML-Datendatei für die Personalabrechnung
Im Rahmen des ausgelagerten Abrechnungsprozesses müssen Sie im SAP-BusinessByDesign-System eine Datendatei anlegen, die dem Personalabrechnungsdienstleister
übermittelt werden kann.
Abrechnungsperiode schließen
In der Sicht Abrechnungslauf wählen Sie den Abrechnungskreis aus, für den Sie die
Abrechnungsperiode schließen möchten, und wählen Sie dann
Abrechnungsperiode schließen .
Nach dem Schließen der Abrechnungsperiode werden der PersonalabrechnungsDatenabzug und die Dateien der laufenden Periode archiviert. Ein Zugriff darauf ist
nicht länger möglich. Das System ist nun für die Bearbeitung der nächsten
Abrechnungsperiode bereit.
Ungültige Abrechnungsprozesse bereinigen
In Ihrem SAP-Business-ByDesign-System kann es ungültige Abrechnungsprozesse geben,
wenn Sie zuvor bei der Festlegung des Lösungsumfangs angegeben haben, dass die
Personalabrechnung mit "automatisiertem Datenaustausch" ausgeführt werden soll, Sie
einige Abrechnungsprozesse mithilfe dieses automatischen Prozesses angelegt haben und
später zur Personalabrechnung mit "manuellem Dateidownload" übergegangen sind. Diese
ungültigen Abrechnungsprozesse sind in dieser Sicht hervorgehoben und müssen entfernt
werden. Markieren Sie dafür einfach einen ungültigen Abrechnungsprozess in der Spalte
"Ungültig", und wählen Sie Ungültige Abrechnungsprozesse bereinigen . Bei diesem Vorgang
werden alle ungültigen Abrechnungsprozesse entfernt. Es sind keine weiteren Schritte
erforderlich.
6.4.3 Anlegen einer XML-Datendatei für die Personalabrechnung
Übersicht
Im Rahmen der dateibasierten Personalabrechnung mit einem externen Abrechnungsdienstleister legen Sie im SAPBusiness-ByDesign-System eine Abrechnungsdatei an, die zu ihrem den eigentlichen Abrechnungslauf
durchführenden Abrechnungsdienstleister übermittelt werden kann. In der Sicht Abrechnungslauf des Work Centers
"Personalabrechnung" legen Sie für jeden Abrechnungskreis, für den Sie einen Abrechnungslauf durchführen
möchten, eine XML-Datei mit den Mitarbeiterstammdaten und Zahlungsdaten der aktuellen Abrechnungsperiode
an.
Die Abrechnungsdatendatei enthält jetzt neben den Daten, die nach der vorigen Abrechnungsperiode geändert
wurden, auch Daten, die in der aktuellen Abrechnungsperiode gültig sind. Deshalb enthält die
Abrechnungsdatendatei nun zwei Typen von Abrechnungsdaten:
402
Personalabrechnung
●
Daten vom Typ 1: geändert, nachdem die vorige Datendatei (in der Regel in der vorigen Abrechnungsperiode)
generiert wurde
●
Daten vom Typ 2: in der Abrechnungsperiode gültig, für die die Datendatei angelegt wird
Ein monatlich entlohnter Mitarbeiter zieht am 1. Mai um. Er informiert den Personalsachbearbeiter am 9.
April über diese Änderung. Die Daten werden im SAP-Business-ByDesign-System am 10. April von dem
Personalsachbearbeiter aktualisiert, der sicherstellt, dass der neue Adressdatensatz ab dem 1. Mai aktiv
ist. Die laufende Abrechnungsperiode ist April, und die Datendatei wird für diese Periode angelegt. Die
Datendatei vom April enthält die geänderten Adressdaten, da die Änderung erfolgt ist, nachdem die letzte
Datendatei angelegt wurde (März). Dies ist ein Beispiel für Daten vom Typ 1. Zudem enthält die Datendatei,
die für die Abrechnungsperiode im Mai angelegt wird, auch die aktualisierte Adresse, da diese Daten ab
dem 1. Mai gültig sind. Dies ist ein Beispiel für Daten vom Typ 2.
Im Folgenden wird das Vorgehen zum Anlegen und Herunterladen einer XML-Datei mit dem ByDesign-System in
der Sicht Abrechnungslauf des Work Centers "Personalabrechnung" beschrieben. Sie können diese Schritte des
Abrechnungsprozesses auch ausführen, indem Sie die relevanten Abrechnungslaufaufgaben abschließen, die Ihnen
als Sachbearbeiter für Abrechnung in der Sicht Aufgaben des Work Centers "Personalabrechnung" zugeordnet sind.
Einen vollständigen Überblick über die dateibasierte Personalabrechnung in ByDesign finden Sie unter Dateibasierte
Personalabrechnung bei einem externen Personalabrechnungsdienstleister [Seite 164].
Voraussetzungen
Die dateibasierte Personalabrechnung ist in Ihrer Lösungskonfiguration aktiviert. Rufen Sie zum Auffinden dieser
Implementierungsprojekte. Markieren Sie Ihr Implementierungsprojekt, und wählen Sie Projektumfang bearbeiten .
Stellen Sie im Schritt Festlegung des Lösungsumfangs für das Projekt sicher, dass in Personalmanagement die Option
Zusammenhang mit der dateibasierten Abrechnung in dem Land, in dem Ihr Unternehmen tätig ist.
Datenabzugerstellung
Sie haben erfolgreich einen Datenabzug für den betreffenden Abrechnungskreis angelegt.
Vorgehensweise
1.
Anlegen der Datendatei starten
Nachdem Sie erfolgreich einen Datenabzug des Abrechnungskreises angelegt haben, müssen Sie eine
Datendatei anlegen, die an den Abrechnungsdienstleister übermittelt werden kann. Um das Anlegen der
Datendatei zu starten, wählen Sie im Work Center "Personalabrechnung" in der Sicht Abrechnungslauf den
Abrechnungskreis aus (Abrechnungsprozessstatus ist Datenabzug erfolgreich angelegt), und wählen Sie
dann Datendatei anlegen .
2.
Mitarbeiter auswählen
Personalabrechnung
403
In der Aufgabe Datendatei anlegen können Sie bestimmte Mitarbeiter aus der Abrechnungsdatendatei
ausschließen. Wenn Sie einen Mitarbeiter ausschließen möchten, wählen Sie ihn aus der Mitarbeiterliste aus,
und wählen Sie Ausschließen . Wenn Sie einen zuvor ausgeschlossenen Mitarbeiter in die
Abrechnungsdatendatei einschließen möchten, wählen Sie den Mitarbeiter aus, und wählen Sie dann
Einschließen .
Wenn Sie einen Mitarbeiter aus der XML-Datendatei ausschließen, werden damit auch alle dem
Mitarbeiter zugeordneten Datensätze und Datenelemente ausgeschlossen. Dies bedeutet, dass
die Datei keine Informationen über den Mitarbeiter enthält und der Abrechnungsdienstleister keine
aktualisierten Informationen erhält. Dennoch wird der ausgeschlossene Mitarbeiter in den
nächsten Abrechnungslauf eingeschlossen, wobei die Personalabrechnung für den betreffenden
Mitarbeiter unter Umständen auf Grundlage veralteter Informationen durchgeführt wird.
3.
Datendatei anlegen
Nachdem Sie alle erforderlichen Anpassungen für die Mitarbeiterliste vorgenommen haben, wählen Sie die
Drucktaste Datendatei anlegen . Das System gibt an, dass der Prozess der XML-Dateierstellung gestartet
wurde. Schließen Sie nun das Bild mit der Aufgabe Datendatei anlegen.
In der standardmäßigen dateibasierten Abrechnung erzeugt das ByDesign-System eine XMLStandardausgabedatei mit einer von SAP vorgeschlagenen Auswahl an Mitarbeiterstammdaten und
Abrechnungsbewegungsdaten, wie sie der Datenabzug für den ausgewählten Abrechnungskreis
enthält. Sie können jedoch mit XSLT-Konvertierungsvorlagen sowohl Format als auch Inhalt der
Ausgabeabrechnungsdatei (Zielabrechnungsdatei) anpassen. Sie können ihre Abrechnungsdatei in
einem geänderten XML-Format oder einem Excel-basierten Format generieren und wahlweise nur die
Abrechnungsdaten ausgeben, die ihr Dienstleister für den Abrechnungslauf benötigt. Die
Konvertierung der XML-Standardausgabedatei erfolgt automatisch im Hintergrund nach Regeln, die
in den von Ihnen implementierten Konvertierungsvorlagen festgelegt sind. Weitere Informationen zur
Arbeit mit diesen XSLT-Vorlagen finden Sie unter XSLT-Konvertierungsregeln anpassen [Seite 173].
4.
Nach Fehlern suchen (nur notwendig, wenn die Datendatei nicht erfolgreich angelegt ist)
Nachdem die Datendatei angelegt ist, wird der Abrechnungsprozessschritt Datendatei angelegt im Work
Center "Personabrechnung" in der Sicht Abrechnungslauf für den gerade bearbeiteten Abrechnungskreis
angezeigt. Wenn Sie diesen Eintrag in der Sicht Abrechnungslauf nicht sehen, kann das auf Fehler während
des Anlegens der Datendatei hindeuten.
Weitere Informationen zum Beheben von Fehlern in Mitarbeiterabrechnungsdatendateien finden Sie
unter Beheben von Mitarbeiterdatenfehlern bei der dateibasierten Personalabrechnung [Seite 185].
Nachdem Sie die entsprechenden Fehlerkorrekturen vorgenommen haben, müssen Sie wieder zu
Schritt 1 zurückkehren, um sicherzustellen, dass die Datei die richtigen Informationen enthält.
5.
Datendatei herunterladen
Markieren Sie die für den benötigten Abrechnungskreis angelegten Abrechnungsdatendateien in der Sicht
Abrechnungslauf (Abrechnungsprozessstatus ist Datendatei angelegt), und wählen Sie
Datendatei herunterladen . Jede Ausgabedatei, die Sie herunterladen möchten, markieren Sie auf der Liste,
wählen Herunterladen und speichern sie am gewünschten Ort.
Ergebnis
Die Abrechungsdatei(en) (XML/Excel-basiert) werden nun an einen Ort gespeichert, von dem aus sie zu ihrem
Dienstleister für die Abrechnung übermittelt werden können.
404
Personalabrechnung
●
Excel-basierte Abrechnungsdateien sind nur in einer begrenzten Anzahl von Ländern verfügbar.
●
Die Verknüpfungen im Abschnitt Siehe auch ermöglichen Ihnen den Zugriff auf Dokumente mit
länderspezifischen Erläuterungen zur Struktur und zu den Inhalten von standardmäßigen XMLDatendateien.
Personalabrechnung Australien: XML-Datei mit Angaben zur Personalabrechnung [Seite 192]
Personalabrechnung Österreich: XML-Datei mit Angaben zur Personalabrechnung [Seite 205]
Personalabrechnung Kanada: XML-Datei mit Angaben zur Personalabrechnung [Seite 221]
Personalabrechnung Deutschland: XML-Datei mit Angaben zur Personalabrechnung [Seite 287]
Personalabrechnung USA: XML-Datei mit Angaben zur Personalabrechnung [Seite 360]
Personalabrechnung
405
7 Ressourcenmanagement
7.1 Sicht Ressourcensuche
7.1.1.1 Ressourcensuche
Übersicht
In der Sicht Ressourcensuche im Work Center "Ressourcenmanagement" können Sie durch die Eingabe von
bestimmten Schlagworten in das Feld Suchen Ihre Suche nach Ressourcen starten. Wenn Sie die Suche verfeinern
möchten, müssen Sie den Abschnitt für die erweiterte Suche öffnen und Suchbegriffe in die einzelnen Suchfelder
eingeben.
Funktionsumfang
Mit der Ressourcensuche stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:
●
Alle an bestimmten Projekten beteiligte Ressourcen ermitteln
Wenn Sie Mitarbeiter für ein Projekt benötigen, möchten Sie womöglich nach Ressourcen suchen, die bereits
an ähnlichen Projekten beteiligt waren. Geben Sie hierfür im Feld Projektnummer der erweiterten Suche die
Nummern von Projekten ein, die dem Projekt ähneln, für das Sie zurzeit Personal suchen. Ihnen werden die
Teilnehmer aller angegebenen Projekte angezeigt.
●
Alle Ressourcen mit einem bestimmten Qualifikationsprofil ermitteln
Geben Sie im Abschnitt für die erweiterte Suche die gewünschten Qualifikationen durch Leerzeichen getrennt
in das Feld Qualifikationsdetails ein. Es werden alle Ressourcen angezeigt, für die im Feld Details zu
Qualifikationen im Ressourcenprofil dieselben Schlagworte eingegeben wurden. Wenn Sie außerdem die
angehängten Lebensläufe durchsuchen möchten, müssen Sie dieselben Schlagworte zusätzlich in das Feld
Anlagen durchsuchen eingeben. Beide zuvor erwähnten Suchfelder ermöglichen die Volltextsuche: Es können
alle Einträge durchsucht werden, die im Ressourcenprofil in das Feld Details zu Qualifikationen eingegeben
wurden, sowie sämtliche Anlagen. Sie können eines oder mehrere Schlagworte durch Leerzeichen getrennt
direkt in die Suchfelder eingeben.
●
Alle Ressourcen eines Lieferanten ermitteln
Wenn Sie für ein Projekt Ressourcen eines bestimmten Lieferanten suchen, geben Sie im Abschnitt für die
erweiterte Suche den Namen des Lieferanten in das Feld Lieferant ein. Wählen Sie das Symbol für weitere
Optionen neben dem besagten Suchfeld, wenn Sie nach mehreren Lieferanten suchen möchten.
●
Alle Ressourcen mit einer bestimmten Stelle ermitteln
Wenn Sie für ein Projekt auf der Suche nach Ressourcen mit einer bestimmten Stelle sind, geben Sie im
Abschnitt für die erweiterte Suche die Stellenbezeichnung in das Feld Stelle ein. Wählen Sie das Symbol für
weitere Optionen neben dem besagten Suchfeld, wenn Sie nach mehreren Stellen suchen möchten.
●
Alle ab einem bestimmten Datum verfügbaren Ressourcen ermitteln
406
Wenn Sie nach Ressourcen suchen möchten, die zu einem bestimmten Datum, z. B. zu Beginn des
betreffenden Projekts, zur Verfügung stehen, geben Sie dieses Datum in das Feld Früheste Verfügbarkeit im
Abschnitt für die erweiterte Suche ein. Es werden Ihnen alle Ressourcen angezeigt, für die keine Informationen
zur frühesten Verfügbarkeit eingegeben wurden, sowie alle Ressourcen, die vor oder an dem von Ihnen
festgelegten Datum verfügbar sind. Die Suche nach restlicher Verfügbarkeit für eine Woche oder einen Monat
(d. h. die Suche nach Ressourcen, die in einer bestimmten Woche beispielsweise nur für zwei Tage verfügbar
sind) ist nicht möglich.
Für dieses Feld erfolgt keine Auswertung der unter dem Symbol für weitere Optionen eingegebenen
Werte.
●
Nach Region suchen
Wenn Sie in einer bestimmten Region nach Ressourcen suchen möchten, geben Sie die Postleitzahl der
Region in das Feld Postleitzahl der erweiterten Suche ein. Wenn die Postleitzahlen Ihres Landes einzelnen
Regionen zugeordnet sind, können Sie auch nur Teile der Postleitzahl eingeben, um in einem größeren
Teilgebiet dieser Region zu suchen. Die Kombination von Suchbedingungen ist möglich, indem Sie
verschiedene Suchfelder parallel verwenden.
●
Ressourcen zu Projekten zuordnen
Sie können Ressourcen Ihren Projekten direkt zuordnen. Für jede einem Projekt zugeordnete Ressource
können Sie Informationen zum Start- und Endtermin der Projektzuordnung sowie zur zugesagten Arbeit
eingeben. Diese drei Angaben sind wichtig, da auf der Grundlage dieser Informationen die Verfügbarkeit der
Ressource berechnet wird. Für den definierten Zeitrahmen der Projektzuordnung wird die Menge der
zugesagten Arbeit von der Verfügbarkeit der Ressource abgezogen.
●
Ressourcenlisten nach Microsoft Excel® exportieren
Sie können die Ressourcenliste nach Microsoft Excel exportieren, um die ermittelten Ressourcen an einen
Projektmanager weiterzuleiten, der über die Projektbesetzung entscheidet.
Ressourcensuche – Quick Guide [Seite 412]
Arbeiten mit Ressourcenprofilen [Seite 417]
7.1.1.2 Arbeiten mit dem Verfügbarkeitskalender
Übersicht
Als Ressourcenplaner (bzw. Projektmanager/Vorgesetztem) steht Ihnen der Verfügbarkeitskalender als grafische
Übersicht zur projektbezogenen zugesagten Arbeit ausgewählter Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen zur Verfügung.
Mit dem Kalender können Sie die Verfügbarkeit aller an Projekten beteiligter oder für Projektzuordnungen
verfügbarer Ressourcen analysieren und deren projektbezogene zugesagte Arbeit bearbeiten. Er hilft Ihnen auch
dabei, Ihre wichtigsten Ressourcen zu koordinieren, die am meisten gebraucht werden oder bereits überbucht sind.
Als Projekten zugeordneter Mitarbeiter Ihres Unternehmens können Sie den Verfügbarkeitskalender auch nutzen,
um die Zeit, die Sie bereits an Ihren Projekten gearbeitet haben, anzuzeigen und künftige zugesagte Arbeit für aktuelle
Projekte zu bearbeiten.
407
Relevanz
In Ihrem Unternehmen ist der Verfügbarkeitskalender relevant für alle Vorgesetzten, Ressourcenmanager,
Projektmanager und Ressourcen (Mitarbeiter), die Projekten zugeordnet sind (oder zugeordnet werden können).
●
Ressourcenmanager: Verwendet den Kalender, um Einschätzungen zu Versorgung und Bedarf anzulegen,
Aufgaben zu besetzen, Ressourcen zu finden und zu vermitteln sowie um künftige zugesagte Arbeit dieser
Mitarbeiter für Projekte zu bearbeiten. Der Ressourcenmanager verwendet den Kalender darüber hinaus zur
Identifizierung von kurz- und mittelfristigen Kapazitätsengpässen, zum Anzeigen der Auslastung von
wichtigen Ressourcen, die am meisten nachgefragt oder überbucht sind, und zum Sicherstellen einer
möglichst hohen Ressourcenauslastung.
●
Vorgesetzter: Verwendet den Kalender zur Überwachung der Verfügbarkeit und Auslastung von direkt
unterstellten Mitarbeitern und zur Bearbeitung von künftiger zugesagter Arbeit dieser Mitarbeiter für
Projekte.
●
Projektmanager: Verwendet den Kalender zur Verwaltung von Projekten in allen Belangen: Besetzung,
Budget, Ressourcen, Qualität und Zeitrahmen. Darüber hinaus bearbeitet er künftige zugesagte Arbeit für
Projekte von Mitarbeitern, die an Projekten arbeiten, für die er zuständig ist.
●
Mitarbeiter: Verwendet den Kalender zum Planen seiner projektbezogenen Arbeiten, zur Überwachung seiner
Auslastung und zur Reduzierung nicht ausgelasteter Zeiten. Durch die Bearbeitung des Kalenders kann der
Mitarbeiter künftige zugesagte Arbeit für Projekte ausbalancieren und seine Arbeitsstufen für eine optimale
Auslastung anpassen.
Voraussetzungen
Die Fachthemen Projektmanagement und Zeitwirtschaft müssen in Ihrem Lösungsumfang von Business ByDesign
während der betriebswirtschaftlichen Konfiguration enthalten sein, um den vollen Funktionsumfang des
Verfügbarkeitskalenders nutzen zu können. Ist nur eines dieser beiden Fachthemen in Ihrem Lösungsumfang
enthalten, ist der Kalender mit folgenden Einschränkungen verfügbar:
●
Wenn das Fachthema "Zeitwirtschaft" nicht in Ihrer Lösung enthalten ist, kann der Kalender keine täglichen
Arbeitszeitpläne von Mitarbeitern anzeigen, und die Verfügbarkeit von Mitarbeitern an jedem Tag/Datum ist
leer.
●
Wenn das Fachthema "Projektmanagement" nicht in Ihrer Lösung enthalten ist, zeigt der Kalender zwar die
Verfügbarkeit von Mitarbeitern an, der Ressourcenmanager kann jedoch die Daten im Kalender nicht
verwenden, um Mitarbeiter Projekten zuzuordnen. In diesem Fall kann ein Vorgesetzter trotzdem den
Kalender zur Überwachung der Verfügbarkeit von direkt unterstellten Mitarbeitern verwenden.
Funktionsumfang
Aufrufen des Verfügbarkeitskalenders
Der Verfügbarkeitskalender kann in vielen verschiedenen Kontexten für unterschiedliche Rollen aufgerufen werden:
●
408
Ressourcenmanager: Wählt eine oder mehrere Ressourcen (Mehrfachauswahl möglich) in der Sicht
Ressourcensuche des Work Centers Ressourcenmanagement aus, und wählt anschließend
Verfügbarkeit anzeigen . Der Verfügbarkeitskalender zeigt die Verfügbarkeit und für Projekte zugesagte Arbeit
aller Ressourcen an, die der Ressourcenmanager ausgewählt hat.
●
Vorgesetzter: Ruft den Kalender durch die Auswahl von Mein Team unter Meine Abteilung des Work Centers
Mein Verantwortungsbereich auf. Der Kalender zeigt die Verfügbarkeit von für Projekte zugesagte Arbeit aller
Ressourcen seiner Teams und die Daten nach Mitarbeitername, Team oder Organisationseinheit an. Auf diese
Weise können Vorgesetzte auch Ressourcen von verschiedenen Organisationseinheiten anzeigen, für die sie
verantwortlich sind.
●
Projektmanager: Ruft den Kalender im Work Center Projektmanagement auf, indem er die Sicht Projekte
auswählt, ein Projekt markiert, Bearbeiten wählt und anschließend Team und Besetzung auswählt. Der
Kalender wird durch die Auswahl von Verfügbarkeit anzeigen aufgerufen. Der Kalender zeigt in diesem Fall
die Verfügbarkeit und für Projekte zugesagte Arbeit aller Ressourcen in dem ausgewählten Projekt an.
●
Mitarbeiter: Wählt die Option Meine Verfügbarkeit im Work Center Projektteam, um seine Verfügbarkeit und
für Projekte zugesagte Arbeit in dieser Sicht des Kalenders anzuzeigen und zu bearbeiten.
Zugesagte Arbeit von Ressourcen: Verwendung des Verfügbarkeitskalenders
Text
●
Von der Ressource für das Projekt ausgeführte und im Arbeitszeitblatt der Ressource erfasste Istarbeit. Dabei
handelt es sich um schreibgeschützte Daten, die sich nur auf die Vergangenheit beziehen.
●
Verplante künftige zugesagte Arbeit von Ressourcen, die Projekten zugeordnet sind. Diese können bearbeitet
werden, um eine Anpassung an den Fortschritt des Projekts sicherzustellen.
Mit der Drucktaste Heute wird der aktuelle Tag, die aktuelle Woche oder der aktuelle Monat angezeigt und als erster
Spalteneintrag auf der linken Seite des Bildschirms positioniert.
Im Kalender werden vier Hauptdatenelemente angezeigt, die eine Übersicht über die zugesagte Arbeit der Ressource
für ein bestimmtes Projekt bieten:
Gesamte zugesagte Arbeit: Gesamtstunden/-tage, die der Ressource für das Projekt zugeordnet sind.
Verplant: Summe der Projektstunden, die für die Ressource ab heute bis zum Enddatum des Projekts
verplant sind.
Noch zu verplanen: Noch verbleibende Arbeit abzüglich der verplanten Arbeit. Jeder Wert ungleich null zeigt
die Anzahl der Stunden/Tage an, die noch verplant werden müssen. Ein negativer Wert bedeutet, dass die
Anzahl der verplanten Stunden/Tage reduziert werden muss, weil der Mitarbeiter beispielsweise in der
Vergangenheit mehr Stunden/Tage gearbeitet hat als geplant. Ein positiver Wert zeigt an, dass die Anzahl
der verplanten Stunden/Tage erhöht werden muss, weil der Mitarbeiter beispielsweise in der
Vergangenheit weniger Stunden/Tage gearbeitet hat als geplant.
Die Daten unter Noch zu verplanen sind nur gültig, wenn der Mitarbeiter seine Zeiterfassung abgeschlossen
hat. Fehlende Zeiterfassungen verzerren natürlich die noch verbleibende Arbeit der Ressource, was dazu
führt, dass die Anzahl unter Noch zu verplanen unrealistisch hoch ist.
Noch verbleibende: Gesamte zugesagte Arbeit abzüglich der insgesamt für das Projekt bereits
durchgeführten Arbeit, die im Arbeitszeitblatt der Ressource erfasst ist.
Die folgenden Beispiele veranschaulichen, wie diese Zahlen berechnet werden:
409
Beispiel 1: Einer Ressource werden 120 Stunden für ein bestimmtes Projekt zugeordnet. Eine Woche nach
Projektbeginn hat der Mitarbeiter 20 Stunden gearbeitet und in seinem Arbeitszeitblatt eingegeben.
Daraus ergibt sich:
Gesamte zugesagte Arbeit = 120 Stunden
Verplant = 100 Stunden
Noch zu verplanen (noch verbleibende Arbeit - verplante Arbeit) = 0 Stunden
Noch verbleibende = 120 - 20 = 100 Stunden
Beispiel 2: Einer Ressource werden 120 Stunden für ein Projekt zugeordnet, das 4 Wochen läuft. In Woche
1 und 2 des Projekts sind für den Mitarbeiter 40 Stunden Arbeit geplant. Für Woche 3 und 4 beträgt die
zugesagte Arbeit 80 Stunden. Nach zwei Wochen hat der Mitarbeiter 60 Stunden gearbeitet und in seinem
Arbeitszeitblatt für dieses Projekt eingegeben. Daraus ergibt sich am Ende von Woche 2:
Noch zu verplanen (noch verbleibende Arbeit - verplante Arbeit) = 60 - 80 = -20 Stunden
Noch verbleibende = 120 - 60 = 60 Stunden
In diesem zweiten Beispiel muss der Mitarbeiter die verplante Arbeit für die letzten 2 Wochen um
20 Stunden reduzieren, um seine gesamte zugesagte Arbeit für dieses Projekt auszugleichen.
Beispiel 3: Einer Ressource werden 100 Stunden für ein Projekt zugeordnet. Nach der Hälfte der
Projektzeit waren für den Mitarbeiter 50 Stunden Arbeit eingeplant. Er hat jedoch nur 40 Stunden
gearbeitet (und in seinem Arbeitszeitblatt eingegeben). Daraus ergibt sich:
Noch zu verplanen (noch verbleibende Arbeit - verplante Arbeit) = 60 - 50 = 10 Stunden
Noch verbleibende = 60 Stunden
Bearbeitung von zugesagter Arbeit von Ressourcen für Projekte
Der Ressourcenmanager gibt nur zwei Schlüsseldaten in den Verfügbarkeitskalender seiner Ressource ein, die beide
vom Projektplan abgeleitet werden: das Start-/Enddatum der Projektzuordnung und die Summe der zugesagten
Stunden/Tage. Das System verteilt anschließend automatisch diese initiale zugesagte Arbeit gleichmäßig auf den
Projektzeitplan. Diese lineare Verteilung der zugesagten Arbeit für ein Projekt auf den zugesagten Projektzeitplan
kann jedoch von der tatsächlichen Situation abweichen. Der Verfügbarkeitskalender bietet Ihnen als
Projektmanager/Ressourcenmanager/Vorgesetztem oder Ressource (Mitarbeiter) die Möglichkeit, diese initialen
linearen Verteilungen der zugesagten Arbeit für Projekte zu bearbeiten und manuell eine nicht lineare Verteilung der
zugesagten Arbeit auf den Projektzeitplan anzulegen.
Mit der Drucktaste Zugesagte Arbeit zurücksetzen können Sie verbleibende, nicht lineare zugesagte Arbeit mit
linearer zugesagter Arbeit für den (zukünftigen) Projektzeitraum überschreiben, der noch auszufüllen ist. Das
Überschreiben kann nicht rückgängig gemacht werden.
Die folgenden Beispiele veranschaulichen, wann eine nicht lineare Verteilung von zugesagter Arbeit im Kalender
erforderlich ist.
410
●
Bearbeitung einer ungleichen Verteilung zugesagter Arbeit vor Projektbeginn:
Projektleiter und Ressource einigen sich (in Abstimmung mit Ressourcenmanager und
Vorgesetztem) auf eine für das Projekt zugesagte Arbeit von insgesamt 250 Stunden. Es steht
bereits fest, dass der Mitarbeiter 120 Stunden für Spezifikationen und 80 Stunden für Tests
arbeitet. Das Projekt läuft vom 6. Juni bis 2. September. Die zugesagten Arbeiten sind
folgendermaßen im Verfügbarkeitskalender nicht linear verteilt: 6. Juni – 1. Juli –> 120 Stunden
Spezifikation; 15. August – 26. August –> 80 Stunden Test
●
Ungleiche Verteilung aufgrund von Urlaub nach Projektbeginn:
Die Ressource möchte in Kalenderwoche 25 eine Woche (40 Stunden) Urlaub nehmen. Der Urlaub
wird erfasst und genehmigt in Kalenderwoche 23 sowie im Kalender als fünftägige Abwesenheit in
Kalenderwoche 25 angezeigt. Die zugesagte Arbeit während der Spezifikationsphase (KW23 – 26)
wird unter Berücksichtigung dieses Urlaubs verteilt: Die zugesagte Arbeit in KW 25 wird auf null
reduziert und in KW 24 und KW 26 um 15 Stunden erhöht.
●
Bearbeitung von Verzögerungen in der Projektmitte:
Ressourcen werden aufgrund von Verzögerungen oder Verschiebungen zu einem späteren (oder
früheren) Zeitpunkt im Projektzeitplan benötigt. Beispielsweise stellt sich am Ende von
Kalenderwoche (KW) 32 heraus, dass die Tests nicht wie geplant beginnen können und eine
Verschiebung von einer Woche erforderlich ist. Der Ressourcenmanager/die Ressource/der
Projektmanager verteilt die für KW 33 – 35 zugesagte Arbeit im Kalender der Ressource unter
Berücksichtigung der einwöchigen Verzögerung neu.
●
Erhöhung der zugesagten Arbeit erforderlich in der Projektmitte:
Die Ressource bestätigt während KW 26, dass sie in KW 27 aufgrund von unvorhergesehenen
Problemen im Projekt zusätzlich drei Personentage benötigt. Aus diesem Grund muss die
Spezifikationsphase bis in KW 27 verlängert werden. Der Projektmanager verhandelt mit dem
Ressourcenmanager/Vorgesetzten und stimmt den zusätzlichen drei Personentagen zugesagter
Arbeit (24 Stunden) zu. Der Ressourcenmanager erhöht zunächst die gesamte zugesagte Arbeit
der Ressource für das Projekt um drei Tage. Das System verteilt anschließend diese hinzugefügte
zugesagte Arbeit gleichmäßig auf die verbleibende Projektzeit (zwischen Systemdatum und
Enddatum der zugesagten Arbeit). In einem letzten Schritt bearbeitet der Projektmanager (oder
Mitarbeiter) die zugesagte Arbeit im Verfügbarkeitskalender der Ressource und fügt die drei
Extratage in KW 27 manuell hinzu.
Allgemeine Kalenderelemente
Die Sicht des Verfügbarkeitskalenders variiert je nachdem, welche Rolle der aufrufende Mitarbeiter einnimmt und
von wo im System der Kalender aufgerufen wird. Folgende Funktionen stehen jedoch in allen Sichten des Kalenders
für alle Rollen zur Verfügung:
●
Es sind Sichtoptionen für Monats-, Wochen- und Tageszeiträume für ausgewählte Ressourcen verfügbar.
●
Mithilfe der Drucktaste Heute wechselt die Sicht zum aktuellen Datum im Kalender. Das aktuelle Datum ist
beim Öffnen des Kalenders standardmäßig farblich hervorgehoben.
●
Die Verfügbarkeit von Ressourcen wird in Stunden angezeigt.
●
Von der Monatssicht aus kann in den vorherigen und nächsten Monat gewechselt werden (der vorherige
Monat ist deaktiviert, wenn als Sicht der aktuelle Monat ausgewählt wurde).
●
Über den Kalenderdaten werden die Wochentage angezeigt.
●
Die Verfügbarkeit von Ressourcen wird in Stunden angezeigt.
●
Von dem Kalendereintrag eines ausgewählten Mitarbeiters aus ist eine Navigation zu dem
Ressourceninformationsblatt dieses Mitarbeiters möglich.
●
Für den ausgewählten Zeitraum wird eine prozentuale Auslastung angezeigt.
411
●
Es kann eine Gruppe von aufeinanderfolgenden Zellen für eine Ressource ausgewählt werden. Beim
Auswählen der Zellen zeigt der Abschnitt Auswahl des Kalenders das Anfangs- und Enddatum des gewählten
Zeitraums und die Gesamtverfügbarkeit der Ressource im gewählten Zeitraum an. Der Abschnitt
Buchungen des Kalenders bietet Informationen zu den unterschiedlichen Projektzuordnungen des Benutzers
in diesem Zeitraum (nicht verfügbar in der Mitarbeitersicht des Kalenders). In diesem Detailbereich werden
für Vorgesetzte auch Informationen zu Abwesenheitsanträgen mit ausstehender Genehmigung angezeigt.
●
Es können einzelne Ressourcen ausgewählt und Projektzusagen für den gesamten Monat bzw. den
ausgewählten Zeitraum angezeigt werden.
●
Von dem Kalender aus ist das Navigieren zu dem Informationsblatt des Projekts möglich, dem ein
ausgewählter Mitarbeiter zugeordnet ist.
Diese Navigation steht in der Mitarbeitersicht des Kalenders nicht zur Verfügung.
●
Die in jeder Zelle des Kalenders angezeigte restliche Verfügbarkeit (Sollstunden abzüglich Verpflichtungen)
wird unabhängig von der Zellenfarbe angezeigt. Für die Kategorie Überbucht, bei der die zugesagte Arbeit die
Sollstunden der ausgewählten Ressource überschreitet, ist der Zellenwert negativ.
Kalendersicht im Work Center "Mein Verantwortungsbereich"
Zusätzlich zu den oben beschriebenen allgemeinen Kalenderelementen bietet der Verfügbarkeitskalender für den
Vorgesetzten im Work Center Mein Verantwortungsbereich weitere Funktionen, die den im Teamkalender
verfügbaren Funktionen ähnlich sind. Es kann eine Hierarchieansicht der Organisationseinheiten zusammen mit
allen zugehörigen Ressourcen angezeigt werden. Darüber hinaus steht wie auch in den anderen Sichten des
Kalenders eine Listensicht aller Mitarbeiter (nach Team oder Name) zur Verfügung. Vorgesetzte können auch
Abwesenheitsanträge genehmigen, die im Detailbereich für jede Ressource angezeigt werden, die im Kalender
ausgewählt ist.
Kalendersicht im Ressourceninformationsblatt des Mitarbeiters
Das Ressourceninformationsblatt enthält eine eingebettete Version des Verfügbarkeitskalenders für Mitarbeiter,
die in den Sichten Ressourcenprofile und Ressourcensuche ausgewählt wurden. Vorgesetzte können das
Informationsblatt durch das Auswählen der Personalnummer in der Liste der Ressourcen in diesen Sichten aufrufen.
Ressourcensuche – Quick Guide [Seite 412]
7.1.2 Ressourcensuche – Quick Guide
In der Sicht Ressourcensuche können Sie als Ressourcenmanager nach geeigneten Ressourcen (Mitarbeiter oder
Dienstleister) suchen, die in einem bestimmten Zeitraum für Projekte verfügbar sind. In Verbindung mit der Sicht
Ressourcenprofile liefern Ihnen die Suchergebnisse detaillierte Informationen zur restlichen Verfügbarkeit der
Ressourcen für die folgenden sechs Kalenderwochen sowie für weitere sechs Wochen im Abschnitt mit den
ausgeblendeten Feldern. In dieser Sicht können Sie auch den Verfügbarkeitskalender für bestimmte Ressourcen
anzeigen lassen und deren künftige verplante Arbeit für aktuelle Projekte bearbeiten.
412
Ressourcensuche
Weitere Informationen finden Sie unter Ressourcensuche [Seite 406].
Arbeiten mit dem Verfügbarkeitskalender
Als Ressourcenplaner (bzw. Projektmanager/Vorgesetztem) steht Ihnen der Verfügbarkeitskalender als grafische
Übersicht zur projektbezogenen zugesagten Arbeit ausgewählter Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen zur Verfügung.
Mit dem Kalender können Sie die Verfügbarkeit aller an Projekten beteiligter oder für Projektzuordnungen
verfügbarer Ressourcen analysieren und deren projektbezogene zugesagte Arbeit bearbeiten. Er hilft Ihnen auch
dabei, Ihre wichtigsten Ressourcen zu koordinieren, die am meisten gebraucht werden oder bereits überbucht sind.
Als Projekten zugeordneter Mitarbeiter Ihres Unternehmens können Sie den Verfügbarkeitskalender auch nutzen,
um die Zeit, die Sie bereits an Ihren Projekten gearbeitet haben, anzuzeigen und künftige zugesagte Arbeit für aktuelle
Projekte zu bearbeiten.
Weitere Informationen finden Sie unter Arbeiten mit dem Verfügbarkeitskalender [Seite 407].
Geschäftsszenario: Ressourcenmanagement
Das Geschäftsszenario "Ressourcenmanagement" dient der Erfüllung der grundlegenden Anforderung eines
Ressourcenmanagers in einem Unternehmen der Dienstleistungsbranche. Die wichtigsten Funktionen umfassen
den integrierten Zugriff auf die Daten interner Mitarbeiter und externer Servicevertragspartner, einschließlich
Informationen zu den Fähigkeiten und zur Verfügbarkeit sowie zu speziellen Informationen zum Projektmanagement
und zur Zeitwirtschaft. Der Hauptschwerpunkt der Anwendung liegt auf dem Anlegen einer integrierten
Ressourcendatenbank, mit deren Hilfe der Ressourcenmanager hinsichtlich Eignung und Verfügbarkeit die besten
Kandidaten auswählen kann.
Weitere Informationen finden Sie unter Ressourcenmanagement.
Aufgaben
Nach geeigneten Ressourcen suchen
In der Sicht Ressourcensuche können Sie nach geeigneten Ressourcen für Ihre Projekte
suchen.
Zugesagte Arbeit für eine Ressource bearbeiten
Als Ressourcenmanager können Sie die zugesagte Arbeit für eine Ressource
projektübergreifend bearbeiten. Sie können eine Ressource für ein Projekt, für eine zugesagte
Anzahl an Arbeitsstunden und für eine bestimmte Dauer einsetzen. Dies kann für eine beliebige
Anzahl an Projekten für diese Ressource vorgenommen werden.
Nach der Eingabe und dem Sichern dieser Informationen wird die Ressource der
Teilnehmerliste aller Projekte hinzugefügt, einschließlich der von Ihnen vorgeschlagenen
zugesagten Arbeit.
Sie können die zugesagte Arbeit wie folgt bearbeiten:
1.
Suchen Sie nach der Ressource, für die Sie die zugesagte Arbeit bearbeiten möchten.
Weitere Informationen finden Sie unter Nach geeigneter Ressource suchen
[Seite 415].
413
2.
Wählen Sie die Ressource und anschließend Zugesagte Arbeit bearbeiten .
3.
Im sich öffnenden Fenster können Sie Informationen zu Projekt, Start- und Enddatum
der Arbeit am Projekt, Anzahl der für das Projekt zugesagten Stunden der Ressource
sowie zu dem Service, der bei der Zuordnung der Ressource zum Projekt verwendet
wurde, bearbeiten.
4.
Wählen Sie Sichern und schließen , um zur Sicht Ressourcensuche zurückzukehren.
Nach Beleg suchen
1.
Geben Sie im Feld Suchen einen Suchbegriff ein, und wählen Sie Start .
Sie können bei der Suche nach Dokumenten das Kriterium Gruppieren nach
angeben. Mithilfe dieser Option können Sie auf schnelle Weise eine Liste von
Dokumenten anzeigen, die nach verschiedenen grundlegenden Kriterien, z. B.
nach Dateityp, oder nach definierbaren Schlagwörtern sortiert ist. In den
Dokumenteigenschaften können Sie Schlagwörter für Dokumente anlegen.
Wenn Sie einen Suchbegriff eingeben, durchsucht das System sowohl die
Dokumentnamen als auch den Dokumentinhalt nach dem eingegebenen Begriff
und zeigt die Ergebnisse in der Liste an.
2.
Um die Option der erweiterten Suche zu verwenden, wählen Sie Erweitert. Als
Suchkriterien können Sie Autor, Geändert am (Datum), Dokumentsprache und
konkrete Schlagwörter eingeben.
Neu hochgeladene Dokumente werden zunächst vom System verarbeitet und
können nicht sofort über die Suchfunktion gefunden werden. Dieser Vorgang
dauert etwa fünf Minuten.
Dienstleister anlegen
Wenn Sie für Ihr Projekt eine externe Ressource benötigen, die im System noch nicht verfügbar
ist, wählen Sie die allgemeine Aufgabe Neuer Dienstleister.
1.
Geben Sie in der Schnellerfassung Neuer Dienstleister den Vor- und Nachnamen des
neuen Dienstleisters ein.
2.
Geben Sie im Feld für den Lieferanten die Nummer des Unternehmens ein, das den
Dienstleister bereitstellt.
3.
Geben Sie nach Bedarf weitere Informationen ein, beispielsweise Organisationseinheit,
Stelle, Beruf oder Geschlecht.
4.
Wählen Sie Sichern und schließen , um die Details zum neuen Dienstleister zu sichern.
Mit dem Verfügbarkeitskalender arbeiten
Wählen Sie eine Ressource (oder mehrere Ressourcen) aus, und wählen Sie
Verfügbarkeit anzeigen . Der Verfügbarkeitskalender wird geöffnet. Hier können Sie die
Verfügbarkeit und die für Projekte zugesagte Arbeit für alle ausgewählten Ressourcen sehen
und künftige für Projekte zugesagte Arbeit dieser Mitarbeiter darüber hinaus bearbeiten.
Weitere Informationen finden Sie oben in Arbeiten mit dem Verfügbarkeitskalender unter
Betriebswirtschaftlicher Hintergrund.
414
Relevante Ressourcen ermitteln
In Organisationen wie Dienstleisterorganisationen ist es wichtig, dass Ressourcenmanager
umgehend alle potenziellen Ressourcen ermitteln können, die für das
Ressourcenmanagement relevant sind und die beispielsweise internen und externen
Projekten zugeordnet werden können. Somit können die Manager das Angebot, die
Verfügbarkeit und die Auslastung genauer berechnen. Mithilfe von Allgemeine Aufgabe in
dieser Sicht können Sie bestimmte Stellen in Ihrer Organisation für den Kontext des
Ressourcenmanagements als nicht relevant festlegen. Das bedeutet, dass sämtliche
Mitarbeiter mit dieser Stellenzuordnung in keinerlei Berichten zur tatsächlichen oder
prognostizierten Auslastung bzw. zum prognostizierten Bedarf berücksichtigt werden.
Nicht relevante Stellen in einer Dienstleisterorganisation können beispielsweise Stellen im
Bereich der Instandhaltung von Bauten, Schulungspositionen oder Stellen der oberen
Führungsebene sein.
Mitarbeiter mit Stellen, die als nicht relevant für das Ressourcenmanagement
festgelegt sind, können zwar dennoch Projekten zugeordnet werden, sie werden jedoch
aus sämtlichen Berichten zur Ressourcenverfügbarkeit ausgeschlossen (siehe oben).
Wenn Sie bestimmte Stellen als nicht relevant für das Ressourcenmanagement festlegen
möchten, starten Sie die allgemeine Aufgabe Relevante Ressourcen ermitteln.
1.
Wählen Sie im Bild Relevante Ressourcen ermitteln die Option Neue Zeile anfügen , und
doppelklicken Sie anschließend auf <Hinzufügen>. Daraufhin wird das Dialogfenster
Job geöffnet.
2.
Geben Sie im Dialogfenster ein Stellenkürzel ein, oder wählen Sie Ihre Stelle mithilfe
der Auswahlliste aus, und wählen Sie OK .
3.
Wählen Sie Entwurf sichern , um eine Entwurfsversion dieser Liste der nicht relevanten
Stellen im System zu sichern. Daraufhin wird das rote Symbol (Regeln sind nicht
aktiv) angezeigt.
4.
Wählen Sie Sichern und aktivieren , um die Liste der nicht relevanten Stellen im System
zu aktivieren. Daraufhin wird das grüne Symbol (Regeln sind aktiv) angezeigt.
Alle aufgeführten und aktivierten Stellen werden jetzt im System als nicht relevant für
das Ressourcenmanagement ermittelt und aus sämtlichen Berichten zur zukünftigen
Auslastung ausgeschlossen.
5.
Wählen Sie Schließen , um zur Sicht Übersicht zurückzukehren.
Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie unter Geschäftsdaten mithilfe von
7.1.3 Nach geeigneten Ressourcen suchen
Übersicht
In der Sicht Ressourcensuche können Sie nach geeigneten Ressourcen für Ihre Projekte suchen. Die Details unten
zeigen eine Übersicht über diese Aufgabe.
415
Voraussetzungen
Öffnen Sie das Work Center Ressourcenmanagement oder das Work Center Projektmanagement, und wählen Sie
die Sicht Ressourcensuche.
Vorgehensweise
1.
Geben Sie für die Suche nach einer geeigneten Ressource z. B. folgende Suchkriterien ein:
●
Besondere Qualifikation
●
Organisationsinformationen
●
Name der Ressource
●
Projektname
Wählen Sie bei Bedarf Erweitert, um zusätzliche Suchkriterien anzuwenden.
2.
Nachdem Sie eine Ressource aus der generierten Liste ausgewählt haben, wählen Sie eine der folgenden
Optionen:
Anzeigen , um detaillierte Informationen zur jeweiligen Ressource anzeigen.
●
Projekt zuordnen , um die Ressource direkt einem bestimmten Projekt zuzuordnen. Hierfür müssen
Sie die Projektnummer des betreffenden Projekts eingeben. Darüber hinaus müssen Sie den
Zuordnungszeitraum festlegen, indem Sie den relevanten Start- und Endtermin der Zuordnung
eingeben. Abschließend müssen Sie die zugesagte Arbeit in Form von Arbeitstagen oder Stunden
eingeben. Dieser Wert gibt die Zeit an, die für die Arbeit der Ressource am ausgewählten Projekt
bestätigt wurde.
●
Sie können die Ressourcenliste zudem nach Microsoft Excel® exportieren, um sie z. B. an einen
Projektmanager weiterzuleiten, der auf der Suche nach geeigneten Ressourcen für ein Projekt ist.
Weitere Informationen zum Exportieren von Daten nach Excel finden Sie hier.
Ergebnis
Basierend auf Ihren Suchkriterien erhalten Sie eine Auflistung von Kandidaten, die für ein bestimmtes Projekt in
Frage kommen.
416
7.2 Sicht Ressourcenprofile
7.2.1.1 Arbeiten mit Ressourcenprofilen
Übersicht
Mithilfe der Sicht Ressourcenprofil können Sie die Profile sämtlicher Ressourcen anzeigen und aktualisieren. Die
Detailerfassung bietet einen zentralen Einstiegspunkt zu allen Daten für jede Ressource, die Sie für die
Ressourcenverwaltung benötigen. Im Ressourcenprofil können Sie allgemeine Daten, Verfügbarkeit, Qualifikationen
und Anlagen der jeweiligen Ressource anzeigen und aktualisieren.
Funktionsumfang
Ihnen stehen die folgenden Möglichkeiten zur Verfügung:
●
Übersicht über eine Ressource anzeigen
Die Sicht Allgemein enthält eine Übersicht der Informationen zu einer Ressource. Diese Sicht unterscheidet
sich für Mitarbeiter und Dienstleister, und zwar vorrangig im Hinblick auf geschäftliche Kontaktdaten und
Kostensatzinformationen. Für gewöhnlich werden in dieser Sicht alle Kommunikationsdaten und
organisatorischen Daten sowie eine Liste aller Projekte, denen die Ressource zugeordnet war bzw. ist,
angezeigt. Für Mitarbeiter werden zudem die wesentlichen Informationen zum Arbeitsvertrag aus dem Work
Center Personalverwaltung bereitgestellt. Die Kostensatzinformationen für Mitarbeiter werden aus den für
die zugehörige Personalressource verwalteten Kostensätzen abgeleitet. Für Dienstleister werden diese
Informationen aus den letzten Bestellungen abgeleitet, über die ihre Leistungen erworben wurden.
●
Früheste Verfügbarkeit einer Ressource aktualisieren
Mithilfe der Sicht Verfügbarkeit können Sie die frühestmögliche Verfügbarkeit einer Ressource anzeigen und
aktualisieren. In der Untersicht Ressourcenverfügbarkeit können Sie die Verfügbarkeit einer Ressource
anzeigen und überwachen. Hierbei werden die Daten nach Gesamtarbeitstagen, Zuordnung zu Projekten
(abgeleitet aus den zugesagten Tagen einer Ressource in den Team- und Besetzungsinformationen eines
Projekts) und Abwesenheiten pro Kalenderwoche oder Monat (nur für Mitarbeiter) aufgeschlüsselt. Die letzte
Zeile zeigt die verbleibende Verfügbarkeit an. Über die Drucktasten Zurück und Weiter können Sie zu
vorherigen oder künftigen Zeiträumen wechseln.
Um Details zu den Zahlen anzuzeigen, rufen Sie die Untersicht Projekt- und Abwesenheitsübersicht auf (bzw.
für Dienstleister die Sicht Projektübersicht) und führen einen Aufriss für die einzelnen Positionen der
Projektzuordnung und Abwesenheiten aus. Abwesenheitsinformationen sind nur für Mitarbeiter verfügbar.
●
Qualifikationsdetails einer Ressource aktualisieren
Mithilfe der Sicht Qualifikationen können Sie Informationen über die Qualifikationen der jeweiligen Ressource
eingeben. Dieses Feld ist ein Freitextfeld. Die hier eingegebenen Informationen sind die Hauptgrundlage für
Ressourcensuchvorgänge.
●
Notizen oder andere relevante Informationen zu einer Ressource speichern
In der Sicht Notizen können Sie Kommunikationsnotizen oder Interaktionsinformationen über die Ressource
speichern. Im Unterschied zu anderen Feldern können diese Informationen jedoch nicht in der Sicht
417
"Ressourcensuche" gesucht werden. Nach dem Sichern des Profils können Sie diese Informationen nicht
mehr ändern.
●
Dokumente einer Ressource anzeigen oder hinzufügen
In der Sicht Anlagen können Sie projektrelevante Dokumente im Zusammenhang mit einer Ressource
anzeigen, hinzufügen oder ersetzen. Meist handelt es sich hierbei um Lebensläufe, Zeugnisse oder Fotos. Der
hier angehängte Dateiinhalt kann durchsucht werden, solange es sich um reine Textformate handelt.
Textformate sind Adobe PDF, Microsoft Word® und Microsoft Excel®, während es sich bei Bildern und Faxen
um binäre Formate handelt. Wenn das Work Center "Personalverwaltung" aktiv ist und Ihnen zugeordnet
wurde, können Sie bei Mitarbeitern in der Regel von der Detailerfassung für Ressourcenprofile zur
entsprechenden Personaldatei navigieren. Bei Dienstleistern können Sie zu den allgemeinen Daten des
Dienstleisters navigieren.
Ressourcensuche [Seite 406]
7.2.2 Ressourcenprofile – Quick Guide
In der Sicht Ressourcenprofile im Work Center Ressourcenmanagement wird Ihnen eine Liste mit allen im System
verfügbaren Ressourcen (Mitarbeiter oder Dienstleister) angezeigt. Im Suchfenster können Sie über das DropdownFeld Anzeigen zwischen fünf verschiedenen Sichten dieser Liste wählen (z. B. Alle Ressourcen oder Angelegte
Qualifikationsdetails). Wenn Sie eine Ressource aus dem Arbeitsvorrat der Sicht "Ressourcenprofile" wählen, können
Sie die Kommunikationsdaten, die organisatorischen Daten sowie die Anlagen der betreffenden Ressource im
Abschnitt Details anzeigen. Im Suchabschnitt Erweitert stehen Ihren Ressourcenmanagern verschiedene
Suchkriterien für die tägliche Suche in den Ressourcenprofilen zur Verfügung.
Arbeiten mit Ressourcenprofilen
Mithilfe der Sicht "Ressourcenprofile" können Sie die Profile sämtlicher Ressourcen anzeigen und aktualisieren. Die
Detailerfassung bietet einen zentralen Einstiegspunkt zu allen Daten für jede Ressource, die Sie für die
Ressourcenverwaltung benötigen. Im Ressourcenprofil können Sie allgemeine Daten, Verfügbarkeit, Qualifikationen
und Anlagen der jeweiligen Ressource anzeigen und aktualisieren.
Weitere Informationen finden Sie unter Arbeiten mit Ressourcenprofilen [Seite 417].
Geschäftsszenario: Ressourcenmanagement
Das Geschäftsszenario "Ressourcenmanagement" dient der Erfüllung der grundlegenden Anforderung eines
Ressourcenmanagers in einem Unternehmen der Dienstleistungsbranche. Die wichtigsten Funktionen umfassen
den integrierten Zugriff auf die Daten interner Mitarbeiter und externer Servicevertragspartner, einschließlich
Informationen zu den Fähigkeiten und zur Verfügbarkeit sowie zu speziellen Informationen zum Projektmanagement
und zur Zeitwirtschaft. Der Hauptschwerpunkt der Anwendung liegt auf dem Anlegen einer integrierten
Ressourcendatenbank, mit deren Hilfe der Ressourcenmanager hinsichtlich Eignung und Verfügbarkeit die besten
Kandidaten auswählen kann.
Weitere Informationen finden Sie unter Ressourcenmanagement.
418
Aufgaben
Ressourcenprofil aktualisieren
In der Sicht Ressourcenprofile können Sie das Ressourcenprofil einer Ressource einschließlich
ihrer Verfügbarkeit für ein bestimmtes Projekt sowie ihrer Qualifikationsdetails aktualisieren.
Dienstleister anlegen
Wenn Sie für Ihr Projekt eine externe Ressource benötigen, die im System noch nicht verfügbar
ist, wählen Sie die allgemeine Aufgabe Neuer Dienstleister.
1.
Geben Sie in der Schnellerfassung Neuer Dienstleister den Vor- und Nachnamen des
neuen Dienstleisters ein.
2.
Geben Sie im Feld für den Lieferanten die Nummer des Unternehmens ein, das den
Dienstleister bereitstellt.
3.
Geben Sie nach Bedarf weitere Informationen ein, beispielsweise Organisationseinheit,
Stelle, Beruf oder Geschlecht.
4.
Wählen Sie Sichern und schließen , um die Details zum neuen Dienstleister zu sichern.
Relevante Ressourcen ermitteln
In Organisationen wie Dienstleisterorganisationen ist es wichtig, dass Ressourcenmanager
umgehend alle potenziellen Ressourcen ermitteln können, die für das
Ressourcenmanagement relevant sind und die beispielsweise internen und externen
Projekten zugeordnet werden können. Somit können die Manager das Angebot, die
Verfügbarkeit und die Auslastung genauer berechnen. Mithilfe einer allgemeinen Aufgabe in
dieser Sicht können Sie bestimmte Stellen in Ihrer Organisation für den Kontext des
Ressourcenmanagements als nicht relevant festlegen. Das bedeutet, dass sämtliche
Mitarbeiter mit dieser Stellenzuordnung in keinerlei Berichten zur tatsächlichen oder
prognostizierten Auslastung bzw. zum prognostizierten Bedarf berücksichtigt werden.
Nicht relevante Stellen in einer Dienstleisterorganisation können beispielsweise Stellen im
Bereich der Instandhaltung von Bauten, Schulungspositionen oder Stellen der oberen
Führungsebene sein.
Mitarbeiter mit Stellen, die als nicht relevant für das Ressourcenmanagement
festgelegt sind, können zwar dennoch Projekten zugeordnet werden, sie werden jedoch
aus sämtlichen Berichten zur Ressourcenverfügbarkeit ausgeschlossen (siehe oben).
Wenn Sie bestimmte Stellen als nicht relevant für das Ressourcenmanagement festlegen
möchten, starten Sie die allgemeine Aufgabe Relevante Ressourcen ermitteln.
1.
Wählen Sie im Bild Relevante Ressourcen ermitteln die Option Neue Zeile anfügen , und
doppelklicken Sie anschließend auf <Hinzufügen>. Daraufhin wird das Dialogfenster
Job geöffnet.
2.
Geben Sie im Dialogfenster ein Stellenkürzel ein, oder wählen Sie Ihre Stelle mithilfe
der Auswahlliste aus, und wählen Sie OK .
3.
Wählen Sie Entwurf sichern , um eine Entwurfsversion dieser Liste der nicht relevanten
Stellen im System zu sichern. Daraufhin wird das rote Symbol (Regeln sind nicht
aktiv) angezeigt.
419
4.
Wählen Sie Sichern und aktivieren , um die Liste der nicht relevanten Stellen im System
zu aktivieren. Daraufhin wird das grüne Symbol (Regeln sind aktiv) angezeigt.
Alle aufgeführten und aktivierten Stellen werden jetzt im System als nicht relevant für
das Ressourcenmanagement ermittelt und werden aus sämtlichen Berichten zur
zukünftigen Auslastung ausgeschlossen.
5.
Wählen Sie Schließen , um zur Sicht Übersicht zurückzukehren.
Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie unter Geschäftsdaten mithilfe von Microsoft Excel
exportieren.
7.2.3 Ressourcenprofil aktualisieren
Übersicht
In der Sicht Ressourcenprofile des Work Centers Ressourcenmanagement können Sie das Ressourcenprofil einer
Ressource einschließlich ihrer Verfügbarkeit für ein bestimmtes Projekt sowie ihrer Qualifikationsdetails
aktualisieren. Die Details unten zeigen eine Übersicht über diese Aufgabe.
Vorgehensweise
1.
Wählen Sie die Ressource aus, deren Profil Sie aktualisieren möchten. Wählen Sie anschließend
Bearbeiten
und Ressourcenprofil aus.
2.
Überprüfen und bearbeiten Sie die Verfügbarkeit, Projektzuordnungen und Abwesenheiten einer Ressource.
3.
420
●
Wählen Sie die Sicht Verfügbarkeit, und wählen Sie anschließend die Untersicht
Ressourcenverfügbarkeit.
●
Wählen Sie in der Untersicht Ressourcenverfügbarkeit die Drucktasten Zurück und Weiter , um die
zugeordneten Projekttage und Abwesenheitstage sowie die restliche Verfügbarkeit der Ressource für
die ausgewählten Zeiträume anzuzeigen.
●
Geben Sie im Feld Früheste Verfügbarkeit das frühestmögliche Datum ein, an dem die Ressource für
ein Projekt verfügbar ist. Für Zeiträume, die vor dem Datum der frühesten Verfügbarkeit liegen, wird
die restliche Verfügbarkeit der Ressource auf null gesetzt.
●
In der Untersicht Projekt- und Abwesenheitsübersicht (im Falle eines Dienstleisters "Projektübersicht")
wird Ihnen eine detaillierte Übersicht der Projektzuordnungen und Abwesenheiten einer Ressource
angezeigt.
Überprüfen und aktualisieren Sie Lebensläufe und die Details zu den Qualifikationen einer Ressource.
●
Wählen Sie die Registerkarte Qualifikationen, und geben Sie die Qualifikationen einer Ressource als
Freitext in das Feld Details zu Qualifikationen ein.
●
Wenn Sie zusätzlich einen Lebenslauf anhängen möchten, wählen Sie die Registerkarte Anlagen, und
laden Sie durch Auswahl der Drucktaste Hinzufügen und der entsprechenden Dokumentart den
Lebenslauf hoch. Wählen Sie Ersetzen , wenn Sie einen vorhandenen Lebenslauf ersetzen möchten.
●
Wählen Sie eine Dokumentart aus, und geben Sie bei Bedarf einen Kommentar ein.
Sie können alle eingegebenen Qualifikationen ebenso wie den angehängten Lebenslauf unter
Verwendung von Schlagworten vollständig durchsuchen.
4.
Öffnen Sie die Registerkarte Notizen, und geben Sie alle wichtigen Informationen ein, die Sie längerfristig für
die Ressource sichern möchten. Geben Sie z. B. Notizen aus Telefonaten oder Besprechungen mit der
Ressource ein.
Ergebnis
Wählen Sie Sichern , um die Aktualisierung des Ressourcenprofils abzuschließen.
7.3 Sicht Berichte
7.3.1 Tatsächliche Auslastung
Übersicht
Dieser Bericht zeigt die für das Ressourcenmanagement relevante, tatsächliche Ressourcenauslastung in einem
bestimmten Zeitraum in der Vergangenheit an. Er vergleicht die bestätigten Zeiten für Projekte von relevanten
Ressourcen, die in einem Unternehmen oder einer bestimmten Abteilung zugeordnet sind, mit der Bruttokapazität
(Gesamtzielzeit) dieser Ressourcen.
Die tatsächliche Auslastung wird mit der folgenden Formel berechnet: (Istarbeit + Abwesenheit) / Bruttokapazität,
wobei gilt:
●
Bei der Istarbeit handelt es sich um die Stunden, die die Ressource in einem bestimmten Zeitraum für
identifizierte Projekte gearbeitet hat, wobei von der Ressource die Zeit für Projektarbeit erfasst wurde. Die
Istarbeit stellt also die Gesamtsumme der Zeiten dar, die von der Ressource innerhalb eines bestimmten
Zeitraums für alle Projekte erfasst wurden.
●
Die Abwesenheit umfasst alle von der Ressource eingegebenen Abwesenheiten. Im Arbeitstagekalender der
Ressource eingeplante Urlaubstage werden nicht berücksichtigt.
●
Die Bruttokapazität ist die Gesamtsumme der Sollarbeitszeit aller Tage, für die der Bericht angefordert wurde.
Sie umfasst alle Urlaubstage gemäß des anwendbaren Zeitmodells, Feiertage usw.
Wenn der Bericht über die Work Center Ressourcenmanagement oder Geschäftsführung gestartet wird, zeigt er die
tatsächliche Auslastung auf einer Organisationsebene an. Beim Starten über das Work Center Mein
Verantwortungsbereich zeigt er die tatsächliche Auslastung als Prozentsatz auf der Organisationsebene an, der der
Vorgesetzte zugeordnet ist.
Dieser Bericht ist für die folgenden Rollen relevant:
●
Manager auf Unternehmensebene: benötigt regelmäßige Aktualisierungen zur tatsächlichen Auslastung. Der
Schwerpunkt liegt auf der Leerlaufzeit, die eine Gefährdung der Verkaufsziele darstellt oder Unterdeckungen
verursacht, die zu Verschiebungen von Projekten, nicht zustande gekommenen Geschäften oder der
unnötigen Einstellung externer Mitarbeiter führt.
●
Vorgesetzter: benötigt Daten zur tatsächlichen (kumulierten) Auslastung für alle in der Vergangenheit direkt
unterstellten Mitarbeiter und Auslastungsdaten für speziell ausgewählte Mitarbeiter. Der Schwerpunkt des
Vorgesetzten liegt auf nicht produktiven Zeiten, da er für die Sicherstellung der vollständigen Teamauslastung
421
verantwortlich ist. Der entsprechende Bericht im Work Center Mein Verantwortungsbereich heißt
Tatsächliche Auslastung – mein Bereich.
●
Ressourcenmanager: verwendet Daten aus dem Bericht, um die obere Führungsebene zu informieren. Der
Bericht liefert dem Ressourcenmanager Informationen zur Auslastung wichtiger Ressourcen. Dabei handelt
es sich um die Ressourcen mit der größten Nachfrage oder um ausgebuchte Ressourcen.
Dieser Bericht ist nur dann in den Work Centern Ressourcenmanagement, Geschäftsführung und Mein
Verantwortungsbereich verfügbar, wenn der Fachbereich Projektmanagement und das Geschäftsobjekt
Ressourcenmanagement in Ihrem Lösungsumfang von Business ByDesign enthalten sind.
Wenn das Projektmanagement und Ressourcenmanagement in Ihrem Lösungsumfang von ByDesign
enthalten sind und das Fachthema Zeitwirtschaft nicht, wird die Bruttokapazität anhand des für eine
Betriebsstätte geführten Arbeitstagekalenders ermittelt. Die Festlegung eines Arbeitstagekalenders
erfolgt in der betriebswirtschaftlichen Konfiguration. Dabei werden die Arbeitstage, die arbeitsfreien Tage
und Feiertage definiert.
Voraussetzungen
Ihr Lösungsumfang muss die Zeitwirtschaft beinhalten, da für den Bericht Zugriff auf den täglichen Arbeitszeitplan
des Mitarbeiters erforderlich ist. Zudem müssen für alle involvierten Ressourcen in Ihrem Unternehmen, die für das
Ressourcenmanagement relevant sind, Arbeitszeitpläne ordnungsgemäß geführt werden, und von diesen
Ressourcen müssen Projektzeitrückmeldungen abgegeben werden.
Sichten
Die folgenden Sichten sind in diesem Bericht verfügbar:
●
Nach Woche: zeigt für die letzten vier Wochen Informationen zur tatsächlichen Auslastung der Ressourcen
an, die für das Ressourcenmanagement relevant sind.
●
Nach Monat: enthält für die letzten drei Monate Informationen zur tatsächlichen Auslastung der Ressourcen,
die für das Ressourcenmanagement relevant sind.
●
Nach Details: zeigt für die letzten drei Monate detailliertere Informationen zur tatsächlichen Auslastung der
für das Ressourcenmanagement relevanten Ressourcen an, wobei von den folgenden Kennzahlen abgeleitete
Daten bereitgestellt werden:
○
Tatsächliche Auslastung
○
Istarbeit
○
Abwesenheit
○
Bruttokapazität
Funktionsumfang
Nachdem Sie das Unternehmen und den Stichtag ausgewählt haben, zeigt der Bericht zunächst die Abteilungen für
das ausgewählte Unternehmen, die Kalenderwoche/den Kalendermonat und die tatsächliche Auslastung für den
ausgewählten Stichtag an.
Stichtag ist ein obligatorisches Feld mit einer Bereichsauswahl.
422
Mithilfe der folgenden zusätzlichen Kennzahlen können Sie die Daten in diesem Bericht zudem filtern und
analysieren:
●
Bruttokapazität
●
Abwesenheit
●
Istarbeit
●
Unternehmen
●
Abteilung
●
Kostenstelle
●
Mitarbeiter
●
Kalenderjahr/-woche
●
Kalenderjahr/-monat
Ermittlung relevanter Ressourcen
Dieser Bericht berücksichtigt nur Ressourcen in dem von Ihnen gewählten Unternehmen, die als für das
Ressourcenmanagement relevant betrachtet werden. Alle Mitarbeiter, die Stellen zugeordnet sind, die als nicht
relevant bestimmt wurden (mithilfe der allgemeinen Aufgabe Relevante Ressourcen ermitteln im Work Center
Ressourcenmanagement), werden im Bericht "Tatsächliche Auslastung" nicht berücksichtigt.
Validierungen
Nur für Zeiträume in der Vergangenheit relevant. Eingegebene Stichtage, die in der Zukunft liegen, werden vom
Bericht zurückgewiesen.
Navigation
Wählen Sie in der Berichtsausgabe die Personalnummer eines einzelnen Mitarbeiters, und wählen Sie dann das kleine
Dreiecksymbol, um zum Kontaktdatenblatt eines Mitarbeiters (oder zum RessourcenmanagementInformationsblatt, sofern für den ausgewählten Mitarbeiter vorhanden) zu navigieren.
Performance
Beschränken Sie die Parameterauswahl auf "Unternehmen", "Abteilung" und den Bereich für den "Stichtag" auf
weniger als 3 Monate, um die Berichts-Performance zu optimieren.
Berechtigungskontext
Der Bericht unterstützt den Berechtigungskontext Unternehmen für den Ressourcenmanager. Für den
Vorgesetzten unterstützt der Bericht den Berechtigungskontext Management.
Prognostizierte Auslastung [Seite 424]
Prognostizierter Bedarf [Seite 426]
423
7.3.2 Prognostizierte Auslastung
Übersicht
Dieser Bericht zeigt die für das Ressourcenmanagement relevante, prognostizierte Ressourcenauslastung in einem
selektierten Zeitraum an. Die prognostizierte Auslastung wird ermittelt anhand der kumulierten, für Projekte
zugesagten Arbeit bezogen auf die geplante Bruttokapazität laut Arbeitszeitplan der relevanten Ressourcen.
Wenn der Bericht über die Work Center Ressourcenmanagement oder Geschäftsführung gestartet wird, zeigt er die
prognostizierte Auslastung auf einer Organisationsebene an. Beim Starten über das Work Center Mein
Verantwortungsbereich zeigt er die prognostizierte Auslastung als Prozentsatz auf der Organisationsebene an, der
der Vorgesetzte zugeordnet ist.
●
Manager auf Unternehmensebene: benötigt regelmäßige Aktualisierungen zur prognostizierten Auslastung.
Der Schwerpunkt liegt auf der Leerlaufzeit, die eine Gefährdung der Verkaufsziele darstellt oder
Unterdeckungen verursacht, die zu Verschiebungen von Projekten, nicht zustande gekommenen Geschäften
oder der unnötigen Einstellung externer Mitarbeiter führt.
●
Vorgesetzter: benötigt Auslastungsdaten für alle künftig direkt unterstellten Mitarbeiter und
Auslastungsdaten für speziell selektierte Mitarbeiter. Der Schwerpunkt des Vorgesetzten liegt auf nicht
produktiven Zeiten, da er für die Sicherstellung der vollständigen Teamauslastung verantwortlich ist. Der
entsprechende Bericht im Work Center Mein Verantwortungsbereich heißt Prognostizierte Auslastung – mein
Bereich.
●
Ressourcenmanager: verwendet Daten aus dem Bericht, um die obere Führungsebene zu informieren. Der
Bericht liefert dem Ressourcenmanager Informationen zur Auslastung wichtiger Ressourcen. Dabei handelt
es sich um die Ressourcen mit der größten Nachfrage oder um ausgebuchte Ressourcen.
Dieser Bericht ist nur dann in den Work Centern Ressourcenmanagement, Geschäftsführung und Mein
Verantwortungsbereich verfügbar, wenn der Geschäftsbereich Projektmanagement und das
Geschäftsobjekt Ressourcenmanagement in Ihrem Lösungsumfang von Business ByDesign enthalten
sind.
Voraussetzungen
Ihr Lösungsumfang muss die Zeitwirtschaft beinhalten, da für den Bericht Zugriff auf den täglichen Arbeitszeitplan
des Mitarbeiters erforderlich ist. Zudem müssen für alle involvierten Ressourcen in Ihrem Unternehmen, die für das
Ressourcenmanagement relevant sind, Arbeitszeitpläne ordnungsgemäß geführt werden, und von diesen
Ressourcen müssen Projektzeitrückmeldungen abgegeben werden.
Sichten
424
●
Nach Woche: zeigt beginnend mit der aktuellen Woche für die nächsten vier Wochen Informationen zur
prognostizierten Auslastung der Ressourcen an, die für das Ressourcenmanagement relevant sind
●
Nach Monat: zeigt beginnend mit dem aktuellen Monat für die nächsten drei Monate Informationen zur
prognostizierten Auslastung der Ressourcen an, die für das Ressourcenmanagement relevant sind
●
Nach Details: zeigt für die nächsten drei Monate detailliertere Informationen zur prognostizierten Auslastung
der für das Ressourcenmanagement relevanten Ressourcen an, wobei von den folgenden Kennzahlen
abgeleitete Daten bereitgestellt werden:
○
Prognostizierte Auslastung
○
Geplante Arbeit
○
Abwesenheit
○
Bruttokapazität
Funktionsumfang
Nachdem Sie das Unternehmen und den Stichtag gewählt haben, zeigt der Bericht zunächst die Abteilungen für das
gewählte Unternehmen, die Mitarbeiternummer, den Mitarbeiternamen, die geplante Arbeit, die Bruttokapazität
und die prognostizierte Auslastung an.
Mithilfe der folgenden zusätzlichen Kennzahlen können Sie die Daten in diesem Bericht zudem filtern und
analysieren:
●
Abwesenheit
●
Geplante Arbeit
●
Unternehmen
●
Abteilung
●
Kostenstelle
●
Mitarbeiter
●
Kalenderjahr/-woche
●
Kalenderjahr/-monat
Berechnen der prognostizierten Auslastung
Die prognostizierte Auslastung wird mithilfe der Gleichung (geplante Arbeit + Abwesenheiten)/Bruttokapazität
berechnet.
Ermittlung relevanter Ressourcen
Dieser Bericht berücksichtigt nur Ressourcen in dem von Ihnen gewählten Unternehmen, die als für das
Ressourcenmanagement relevant betrachtet werden. Alle Mitarbeiter, die Stellen zugeordnet sind, die als nicht
relevant bestimmt wurden (mithilfe der allgemeinen Aufgabe Relevante Ressourcen ermitteln im Work Center
Ressourcenmanagement), werden im Bericht "Prognostizierte Auslastung" nicht berücksichtigt.
425
Validierungen
Nur für Zeiträume in der Zukunft relevant. Eingegebene Stichtage, die in der Vergangenheit liegen, werden vom
Navigation
Dreiecksymbol. Anschließend können Sie zum Kontaktdatenblatt des Mitarbeiters navigieren oder den Bericht
Prognostizierter Bedarf öffnen.
Performance
Der Bericht unterstützt den Berechtigungskontext Unternehmen für den Ressourcenmanager. Für den
Vorgesetzten unterstützt der Bericht den Berechtigungskontext Management.
Tatsächliche Auslastung [Seite 421]
Prognostizierter Bedarf [Seite 426]
7.3.3 Prognostizierter Bedarf
Übersicht
Dieser Bericht zeigt den zukünftigen Ressourcenbedarf von Projekten für ausgewählte Unternehmen oder
Organisationseinheiten in einem selektierten Zeitraum. Der Bedarf wird anhand der kumulierten, für Projekte
zugesagten Arbeit ermittelt.
●
Manager auf Unternehmensebene: benötigt regelmäßige Aktualisierungen zum prognostizierten Bedarf und
zu Bedarfslücken.
●
Ressourcenmanager: verwendet Daten aus dem Bericht, um die obere Führungsebene über den
prognostizierten Bedarf und über Bedarfslücken zu informieren. Er oder sie benötigt Einschätzungen der
Versorgung/des Bedarfs, um kurz- und mittelfristigen Kapazitätsengpässe zu erkennen.
Dieser Bericht ist nur dann in den Work Centern Ressourcenmanagement und Mein
Verantwortungsbereich verfügbar, wenn der Geschäftsbereich Projektmanagement und das
Geschäftsobjekt Ressourcenmanagement in Ihrem Lösungsumfang von Business ByDesign enthalten
sind.
426
Voraussetzungen
Es sind Projekte und alle erforderlichen Details wie die im Rahmen des Projekts auszuführenden oder zu
erbringenden Services, ihre Menge und die Dauer vorhanden, um interne Ressourcen über einen bestimmten
Zeitraum Projekten zuzuordnen.
Sichten
●
Nach Woche: zeigt beginnend mit der aktuellen Woche für die nächsten vier Wochen Informationen zum
prognostizierten Bedarf der Ressourcen an, die für das Ressourcenmanagement relevant sind
●
Nach Monat: zeigt beginnend mit dem aktuellen Monat für die nächsten drei Monate Informationen zum
prognostizierten Bedarf der Ressourcen an, die für das Ressourcenmanagement relevant sind
Funktionsumfang
Nachdem Sie das Unternehmen und den Stichtag gewählt haben, zeigt der Bericht zunächst die Abteilungen für das
gewählte Unternehmen, den Kalendermonat und die geplante Arbeit für den gewählten Stichtag an.
Mithilfe der folgenden zusätzlichen Kennzahl können Sie die Daten in diesem Bericht zudem filtern und analysieren:
●
Geplante Arbeit
●
Unternehmen
●
Abteilung
●
Projekt
●
Mitarbeiter
●
Stelle
●
Kostenstelle
●
Produktkategorie
●
Service
●
Kalenderjahr/-woche
●
Kalenderjahr/-monat
Ressourcenermittlung
Dieser Bericht berücksichtigt nur alle internen und externen Ressourcen im ausgewählten Unternehmen.
Validierungen
Nur für Zeiträume in der Zukunft relevant. Eingegebene Stichtage, die in der Vergangenheit liegen, werden vom
427
Navigation
Dreiecksymbol, um zum Informationsblatt des Mitarbeiters zu navigieren.
Performance
Für den Ressourcenmanager unterstützt der Bericht die Berechtigungskontexte Management und Unternehmen.
Prognostizierte Auslastung [Seite 424]
Tatsächliche Auslastung [Seite 421]
428
8 Datenschutz
8.1.1 Datenschutz in SAP Business ByDesign
Übersicht
Datenverarbeitungsanlagen speichern Stamm- oder Bewegungsdaten, die zur Ausführung von Geschäftsprozessen
und deren Dokumentation verwendet werden. In vielen Fällen handelt es sich dabei um personenbezogene Daten
von Mitarbeitern. In zahlreichen Ländern unterliegt die Speicherung, die Auskunft über und das Löschen von solchen
personenbezogenen Daten aus Datenspeichersystemen bestimmten Datenschutzgesetzen. In vielen Ländern gilt
die Vorschrift, dass personenbezogene Daten von Mitarbeitern nur gespeichert werden dürfen, wenn für diese
Datenaufbewahrung ein eindeutiger Geschäftsgrund besteht. Ein Großteil der Datenschutzgesetze schreibt feste
Aufbewahrungsfristen vor: Nach einer bestimmten Zeitspanne müssen in Datensysteme gespeicherte Daten
gelöscht werden. Nur in bestimmten Fällen können Organisationen anstelle der vollständigen Löschung Daten
anonymisieren. Darüber hinaus schreibt die Gesetzgebung in vielen Ländern vor, dass Arbeitgeber über die
gespeicherten personenbezogenen Daten Auskunft geben müssen, wenn der betroffene Mitarbeiter dies
ausdrücklich fordert. Im Work Center Datenschutz können Datenschutzbeauftragte einer Organisation den
Forderungen von Mitarbeitern nachkommen, über personenbezogene Informationen Auskunft zu geben und diese
gegebenenfalls zu löschen.
Im Work Center Datenschutz haben Sie folgende Möglichkeiten:
●
Sie können Mitarbeitern, die dies anfordern, Auskunft über Personendaten erteilen.
●
Sie können Personendaten zu Mitarbeitern basierend auf ganzen Arbeitsverträgen, die außerhalb der
Aufbewahrungsfrist für das Land des Beschäftigungsverhältnisses liegen, entfernen. Ein ganzer
Arbeitsvertrag bezieht sich auf alle abhängigen, anwendungsrelevanten Daten im Arbeitsvertrag eines
Mitarbeiters, einschließlich zeit-, vergütungs-, spesenabrechnungs- und abrechnungsbezogener Daten. Für
diesen Löschvorgang gilt jedoch "alles oder nichts", das heißt, wenn Teile der Arbeitsvertragsdaten eines
Mitarbeiters aus irgendeinem Grund nicht gelöscht werden können, werden keine Daten gelöscht.
●
Sie können Hintergrundprozesse der Datenlöschung mithilfe eines Anwendungsprotokolls überwachen und
verwalten.
●
Sie können Protokolldaten anzeigen, mit denen jeder Zugriff durch Datenschutzbeauftragte bzw. autorisierte
Personen auf die Übersichtsbilder Mitarbeiterdaten anzeigen und Mitarbeiterdaten löschen eines
ausgewählten Mitarbeiters detailliert beschrieben wird.
Die Pflicht zur Löschung bezieht sich generell auf die Anforderung an Organisationen, Personendaten zu
Mitarbeitern zu löschen, die in identifizierbarer Form gespeichert werden, und diese Daten nicht länger als
nötig aufzubewahren. Gegebenenfalls müssen Organisationen alle derartigen Personendaten löschen,
nachdem die jeweilige Aufbewahrungsfrist verstrichen ist.
Relevanz
Relevant, wenn Ihre Organisation bei entsprechender Aufforderung durch bestimmte Mitarbeiter Auskunft über
Personendaten geben oder diese Daten entfernen möchte.
Datenschutz
429
Voraussetzungen
Die erforderlichen gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen wurden in der Fine-Tuning-Phase der
betriebswirtschaftlichen Konfiguration in der für Ihr Land relevanten Fine-Tuning-Aufgabe Aufbewahrungsregel
angegeben. Sie finden diese Aufgabe unter Integrierte Services und Support —> Systemverwaltung —>
Datenaufbewahrung. Es ist noch nicht möglich, Aufbewahrungsregeln basierend auf einzelnen Daten/Datengruppen
(beispielsweise Abwesenheitsdaten) zu definieren. Sie können nur eine Aufbewahrungsfrist pro Land festlegen, die
unabhängig von allen anderen Merkmalen ist.
Benutzer, die berechtigt sind, auf das Work Center Datenschutz zuzugreifen, können alle
Datenschutzfunktionen in diesem Work Center ausführen, einschließlich der Auskunft über und der
Löschung von Personendaten zum Mitarbeiter. Der Zugriff auf dieses Work Center wird im Work Center
Anwendungs- und Benutzerverwaltung gewährt. Sie müssen sicherstellen, dass ausschließlich
Mitarbeitern mit der Berechtigung zur Offenlegung/Löschung von Personendaten der Zugriff auf das
Work Center Datenschutz gewährt wird. Wenn Ihr Konzern aus mehreren Unternehmen besteht, können
Sie den Zugriff auf dieses Work Center auf Unternehmensebene festlegen. Beispielsweise können Sie
einem Benutzer Datenschutzrechte für die Mitarbeiter in einem Unternehmen zuordnen und einem
anderen Benutzer die gleichen Rechte für ein anderes Unternehmen in Ihrem Konzern zuordnen.
Funktionsumfang
Es gibt eine Reihe zentraler Funktionen für den Datenschutz in SAP Business ByDesign. Diese werden nachfolgend
beschrieben:
Mitarbeiterdatenauskunft – Auskunftspflicht
Ein zentrales Prinzip beim Datenschutz ist die Auskunftspflicht. Diese Pflicht ist in der Gesetzgebung vieler Länder
verankert, in denen Datenschutzvorschriften eingeführt wurden. Arbeitnehmer können erfragen, ob ihr Arbeitgeber
Personendaten speichert, und der Arbeitgeber muss bestätigen, ob solche Personendaten vorhanden sind oder
nicht. Wenn ja, können die Arbeitnehmer eine Beschreibung der gespeicherten Personendaten anfordern, und in
einigen Rechtsprechungen eine Begründung dafür, warum die Daten gespeichert oder verarbeitet werden und wer
die Empfänger dieser Daten sind bzw. waren. Diese Anforderung an eine Organisation, Informationen zu
Personendaten bereitzustellen, die für einen Mitarbeiter gespeichert werden, wird als "Auskunftspflicht" bezeichnet.
Mitarbeiterdatenlöschung – Löschung auf Anfrage
Dieses zweite Datenschutzprinzip ist eine engere Form des oben beschriebenen Prinzips der Auskunftspflicht.
Arbeitnehmer können erfragen, ob Personendaten von der Arbeitgeberorganisation gespeichert werden. Wenn
solche Daten vorhanden sind, können die Arbeitnehmer eine Beschreibung dieser Daten und die Löschung der Daten
aus dem Speicher anfordern.
Datenschutzrollen
In großen Organisationen sind Mitarbeiter mit der designierten Rolle "Datenschutzbeauftragter" (Beispiel) dafür
zuständig, dass Datenschutzprinzipien beachtet werden und dass in der Organisation sämtliche im jeweiligen Land
(bzw. in den jeweiligen Ländern), in dem sie tätig ist, geltenden Datenschutzvorschriften eingehalten werden. Diese
Aufgaben können jedoch an andere berechtigte Mitarbeiter delegiert werden, beispielsweise an bestimmte
Personalsachbearbeiter.
430
Datenschutz
Work Center "Datenschutz"
Im Work Center Datenschutz können Unternehmen die Prinzipien der Auskunftspflicht und der Löschung auf Anfrage
erfüllen. Das Work Center besteht aus drei Teilen:
●
Work-Center-Sicht: Personendatenauskunft
In dieser Sicht können die Mitarbeiter, die für den Datenschutz zuständig sind, die Datenauskunft für
Mitarbeiter verwalten, die die Auskunft angefordert haben.
Weitere Informationen finden Sie unter Personendatenauskunft – Quick Guide [Seite 432].
●
Work-Center-Sicht: Personendatenlöschung
In dieser Sicht können Sachbearbeiter für die Rolle "Mitarbeiter" ganze Arbeitsverträge entfernen, wenn
Mitarbeiter die Löschung von Personendaten aus dem ByDesign-System anfordern.
Wenn ausschließlich das Fachthema Mitarbeiter und Dienstleister in Ihrem Lösungsumfang enthalten
ist (im ByDesign-System werden nur Mitarbeitergrunddaten gespeichert), können diese Grunddaten
in dieser Sicht auch entfernt/anonymisiert werden.
Weitere Informationen finden Sie unter Personendatenlöschung – Quick Guide [Seite 436].
●
Allgemeine Aufgabe: Datenlöschläufe verwalten
Das Entfernen der Arbeitsvertragsdaten der Mitarbeiter im Work Center Datenschutz erfolgt automatisch in
einem separaten Hintergrundprozess. Die allgemeine Aufgabe Datenlöschläufe verwalten bietet Ihnen eine
Übersicht über geplante, aktuelle und abgeschlossene Datenlöschläufe, und Sie haben die Möglichkeit,
fehlgeschlagene Läufe neu zu planen, Läufe als veraltet zu markieren und Läufe zu löschen.
Weitere Informationen finden Sie unter Arbeiten mit der Sicht "Datenlöschläufe verwalten".
Berechtigungsprobleme
Das Work Center Datenschutz darf nur für berechtigte Mitarbeiter in Ihrer Organisation verfügbar sein. Daher
empfiehlt es sich unbedingt, diese Work-Center-Zuordnung ausschließlich an die Mitarbeiter zu vergeben, die in
Ihrer Organisation direkt für Datenschutzangelegenheiten zuständig sind.
Prüfungen
Das System protokolliert jeden Zugriff durch Datenschutzbeauftragte bzw. autorisierte Personen auf die
Übersichtsbilder Mitarbeiterdaten anzeigen und Mitarbeiterdaten löschen eines ausgewählten Mitarbeiters. Diese
Protokollierung wird zur Prüfungsunterstützung von Datenschutzmaßnahmen im System zur Verfügung gestellt.
Weitere Informationen finden Sie in den Quick Guides zur jeweiligen Sicht. Die entsprechenden Links finden Sie
weiter oben in diesem Dokument.
Mitarbeiter wie Datenschutzbeauftragte mit Verantwortung für den Datenschutz verfügen über
Vollzugriffsrechte für das Work Center Datenschutz. Mit diesen Zugriffsrechten können autorisierte Personen
in allen SAP-Business-ByDesign-Work-Centern, in denen solche Daten vorhanden sind, auf Personendaten
für den ausgewählten Mitarbeiter zugreifen. Da ein einzelner Benutzer auf große Mengen persönlicher
Mitarbeiterdaten in vielen Work Centern zugreifen kann, wird das Zugriffsprotokoll bereitgestellt, um eine
Transparenz und Verfolgbarkeit des Benutzerzugriffs auf Personendaten zu ermöglichen. Das Protokoll
enthält keine detaillierten persönlichen Daten, sondern eine Zusammenfassung der Datentypen, auf die
zugegriffen wurde, sowie Angaben dazu, von wem und wann darauf zugegriffen wurde.
Datenschutzbeauftragte (oder andere autorisierte Personen) können nur auf die Mitarbeiterinformationen
für Mitarbeiter der Unternehmen zugreifen, für die sie die Vollzugriffsrechte besitzen. Somit können separate
Rollen für Datenschutzbeauftragte in mehreren Unternehmen innerhalb eines Konzerns angelegt werden.
Datenschutz
431
8.2 Sicht Personendatenauskunft
8.2.1 Personendatenauskunft – Quick Guide
Als Datenschutzbeauftragter bzw. autorisierte Person, der bzw. die für den Datenschutz in Ihrer Organisation
zuständig ist, können Sie mithilfe der Sicht Personendatenauskunft im Work Center Datenschutz dem Prinzip der
Auskunftspflicht im Datenschutz entsprechen, indem Sie die personenbezogenen Daten der Mitarbeiter auf Anfrage
des betreffenden Mitarbeiters hin anzeigen und darüber Auskunft erteilen können. Sie können nach einzelnen
Mitarbeitern suchen und zu einer Übersicht aller persönlichen Daten navigieren, die für den jeweiligen Mitarbeiter
im System gesichert sind. Von dieser Übersicht können Sie auch zu den detaillierten Datensätzen der verschiedenen
Arten persönlicher Daten navigieren, die für den Mitarbeiter gesichert sind. Darüber hinaus können Sie auch eine
Zusammenfassung der offenzulegenden Daten drucken.
Das System protokolliert außerdem jeden Zugriff von Datenschutzbeauftragten bzw. autorisierten Personen auf das
Übersichtsbild Mitarbeiterdaten anzeigen eines ausgewählten Mitarbeiters in dieser Sicht. Diese Protokollierung wird
zur Prüfungsunterstützung von Datenschutzmaßnahmen im System zur Verfügung gestellt. Markieren Sie im ersten
Bild in dieser Sicht einen Mitarbeiter, und wählen Sie Datenauskunftsprotokoll anzeigen , um ein Protokoll über alle
Zugriffsinstanzen auf die Datenauskunftsübersicht des ausgewählten Mitarbeiters zu öffnen. Das Protokoll hat eine
eindeutige Nummer und zeigt, wann und von wem der Datensatz eingesehen wurde.
In dieser Sicht können Sie in verschiedenen Anwendungsbereichen in Business ByDesign auf sämtliche
Mitarbeiterdaten für einen Mitarbeiter zugreifen, beispielsweise auf Arbeitsvertragsinformationen, Zeitkontostände,
Vergütungsstrukturzuordnungen, Spesenabrechnungen usw. Eine Zusammenfassung dieser
anwendungsspezifischen Personendaten ist im Abschnitt Mitarbeiterdaten in einer hierarchischen Struktur
verfügbar, in der die Daten gruppiert werden und die Anzahl der Einzeldatensätze in der jeweiligen Datengruppe
angezeigt wird. Sie können auch zu den detaillierten Mitarbeiterdaten navigieren, indem Sie die vorhandenen Links
wählen.
In Abhängigkeit von Ihren ausgewählten Funktionen des Lösungsumfangs werden in dieser Sicht folgende
anwendungsspezifische Daten angezeigt:
●
Persönliche Daten des Mitarbeiters: persönliche Daten, private Kontaktdaten, Zahlungsinformationen
Wenn keine Anwendungen des Personalmanagements in Ihrer im Lösungsumfang enthaltenen
Business-ByDesign-Lösung enthalten sind und wenn das Fachthema Mitarbeiter und Dienstleister
enthalten ist, werden ausschließlich die im Work Center Geschäftspartner enthaltenen persönlichen
Mitarbeiterdaten angezeigt.
●
Identitätsdaten: Benutzer- und Autorisierungsdetails
●
Arbeitsvertragsdaten: persönliche Mitarbeiterdaten, Personaldateidaten, Zeitdateidaten,
Vergütungsdateidaten, abrechnungsbezogene Informationen (z. B. Datensätze zur Steuer,
Sozialversicherung und Rente) sowie Reisekosten- und Spesendaten
●
Ressourcenprofildaten: Qualifikationen, früheste Verfügbarkeit, Notizen, Anlagendaten
Datenschutz in SAP Business ByDesign
432
Datenschutz
Weitere Informationen finden Sie unter Datenschutz in SAP Business ByDesign [Seite 429].
Automatisierte Datenlöschläufe
Das Entfernen der Arbeitsvertragsdaten der Mitarbeiter im Work Center Datenschutz erfolgt automatisch in einem
separaten Hintergrundprozess. Die allgemeine Aufgabe Datenlöschläufe verwalten bietet Ihnen eine Übersicht über
geplante, aktuelle und abgeschlossene Datenlöschläufe, und Sie haben die Möglichkeit, fehlgeschlagene Läufe neu
zu planen, Läufe als veraltet zu markieren und Läufe zu löschen.
Dienstleisterdatenauskunft
Weitere Informationen zur Dienstleisterdatenauskunft finden Sie unter Dienstleisterdatenauskunft [Seite 435].
Aufgaben
Persönliche Daten des Mitarbeiters anzeigen
Als Administrator mit Verantwortung im Bereich der Datenschutzangelegenheiten und bei
spezieller Aufforderung durch einen Mitarbeiter können Sie die Daten eines Mitarbeiters in der
Sicht Personendatenauskunft anzeigen. Sie können eine Zusammenfassung aller Daten im
Zusammenhang mit dem Mitarbeiter anzeigen, die im ByDesign-System gespeichert sind, und
zu den detaillierten Datensätzen für die verschiedenen Arten von Informationen navigieren.
Zudem können Sie die Zusammenfassung der anzuzeigenden Daten des Mitarbeiters in dieser
Sicht drucken.
8.2.2 Persönliche Daten des Mitarbeiters anzeigen
Übersicht
Als Administrator mit Verantwortung im Bereich der Datenschutzangelegenheiten und bei spezieller Aufforderung
durch einen Mitarbeiter können Sie die Daten eines Mitarbeiters in der Sicht Personendatenauskunft des Work
Centers Datenschutz anzeigen. Sie können eine Zusammenfassung aller Daten im Zusammenhang mit dem
Mitarbeiter anzeigen, die im ByDesign-System gespeichert sind, und zu den detaillierten Datensätzen für die
verschiedenen Arten von Informationen navigieren. Zudem können Sie die Zusammenfassung der anzuzeigenden
Daten des Mitarbeiters in dieser Sicht drucken.
Datenschutz
433
Wenn für einen Mitarbeiter ein Arbeitsvertragsdatensatz einem weiteren Unternehmen in Ihrer
Organisation zugeordnet ist, sind Sie möglicherweise nicht berechtigt, diese Daten anzuzeigen oder
Auskunft über diese Daten zu erteilen. Dies ist auf die Zugriffseinschränkungen zurückzuführen, die auf
diese Work-Center-Sicht angewendet werden. In diesem Fall wird im System folgende Meldung angezeigt:
"Es sind weitere Arbeitsverträge für diesen Mitarbeiter vorhanden. Diese werden nicht angezeigt, da Sie
nicht die erforderliche Berechtigung für den Zugriff haben."
In dieser Situation müssen Sie sich an den für den Datenschutz zuständigen Administrator im
betreffenden Unternehmen wenden, der separat über diese Daten Auskunft erteilen muss.
Vorgehensweise
1.
Öffnen Sie im Work Center Datenschutz die Sicht Personendatenauskunft.
2.
Um die Daten eines Mitarbeiters anzuzeigen, über den Auskunft erteilt werden soll, wählen Sie im Feld
Anzeigen die Option Alle Mitarbeiter aus. Geben Sie die Personalnummer oder den Mitarbeiternamen im Feld
Suchen ein, und wählen Sie Start .
3.
Wählen Sie die Mitarbeiterrolle in der Liste aus, und wählen Sie Datenauskunft . Daraufhin wird das
Übersichtsbild Mitarbeiterdaten anzeigen geöffnet.
Bevor das Übersichtsbild geladen wird, wird ein Dialogfenster mit der Information angezeigt, dass Ihr
Zugriff auf dieses Bild protokolliert wird. Sie müssen diese Meldung bestätigen, wenn Sie fortfahren
möchten.
4.
Zwecks Verifizierung können das Bild des Mitarbeiters, die Personalnummer oder die Privatadresse
eingesehen werden, um sicherzustellen, dass die Datenauskunft für den richtigen Mitarbeiter erteilt wird.
5.
Wählen Sie Alles aufklappen , um alle einzelnen Mitarbeiterdatensätze anzuzeigen, über die eine Auskunft
erteilt werden soll. Wählen Sie die Dreiecksymbole zum Auf- bzw. Zuklappen, um einzelne
Datensatzzusammenfassungen für den Mitarbeiter anzuzeigen.
6.
Wählen Sie die Verknüpfungen für die einzelnen Datensätze, beispielsweise Private Kontaktdaten oder
Zahlungsinformationen, um zum eigentlichen Mitarbeiterdatensatz im ByDesign-System zu navigieren.
Die in der Spalte Datensätze angezeigte Zahl stellt die Anzahl der einzelnen Datensätze (beispielsweise
Spesenabrechnungen) des ausgewählten, dem Mitarbeiter im ByDesign-System zugeordneten Typs
dar. Datensicht eingeschränkt deutet darauf hin, dass Datensätze vorhanden sind und nur eine
begrenzte Anzahl an Datensätzen auf einmal im Bild angezeigt werden kann. Eine Null gibt an, dass
keine Datensätze dieses Typs für den ausgewählten Mitarbeiter vorhanden sind.
7.
Exportieren Sie zum Drucken die Übersichtsdaten zunächst nach Microsoft Excel®, indem Sie
Exportieren
und anschließend Nach Microsoft Excel wählen. Drucken Sie dann die Excel-Datei.
8.
Wählen Sie Schließen , um zur Sicht Personendatenauskunft zurückzukehren.
Ergebnis
Sie haben erfolgreich eine Zusammenfassung aller Mitarbeiterdaten extrahiert, die für die Auskunft gegenüber
einem Mitarbeiter, der die Daten anfordert, benötigt werden.
Ihr Zugriff auf die Datenauskunftsübersicht wurde protokolliert.
434
Datenschutz
Persönliche Daten des Mitarbeiters löschen [Seite 438]
8.2.3 Dienstleisterdatenauskunft
Übersicht
Als Datenschutzbeauftragter bzw. autorisierte Person, die für den Datenschutz zuständig ist, können Sie Auskunft
über Personendaten von Dienstleistern geben, wenn Sie vom betreffenden Dienstleister darum gebeten werden.
In dieser Sicht können Sie lediglich die gesamten Personendaten eines Dienstleisters anzeigen. Die
Zusammenfassung dieser anwendungsspezifischen Personendaten ist im Abschnitt Dienstleisterdaten in einer
hierarchischen Struktur verfügbar, in der die Daten gruppiert werden und die Anzahl der Einzeldatensätze in der
jeweiligen Datengruppe angezeigt wird.
Funktionsumfang
In der Dienstleistersicht sind die Daten aufgeführt, die für den betreffenden Dienstleister relevant sind. Die
Dienstleisterdatenauswahl umfasst eine Liste der Daten, die dem Dienstleister zugeordnet sind.
Sie können auch zu den detaillierten Mitarbeiterdaten navigieren, indem Sie die vorhandenen Links wählen.
Beispiel: "Ressourcenprofil"
Sie können Informationen zu anderen Belegen aufrufen, indem Sie zu den entsprechenden Work Centern navigieren.
Die folgende Tabelle enthält Details zu den verschiedenen Work Centern, in denen Sie Dienstleisterangaben anzeigen
können.
In der folgenden Tabelle ist die Liste der Work Center aufgeführt, in denen der jeweilige Beleg angezeigt werden kann:
Beleg
Work Center
Sichten
Serviceanfrage
Kundenservice
Serviceanfragen
Servicerückmeldung
Serviceauftrag
Servicerückmeldung
Ressourcenprofil
Ressourcenprofile
Projekte
Projektmanagement
Projekte
Zeitwirtschaft
Projektteam
Projektteam; Untersicht "Tätigkeiten
erfassen"
Einkaufswagen
Startseite
Self-Services-Übersicht; Untersicht
"Meine Einkaufswagen verfolgen"
Bestellanforderung
Bestellanforderungen und Bestellungen Bestellanforderungen
Bestellung
Bestellanforderungen und Bestellungen Bestellungen
Wareneingang und Retouren
Wareneingang und Serviceerbringung
Rechnungen und Gutschriften
"Rechnungsprüfung" und "Rechnungen
und Gutschriften"
Vorlagen (einschließlich
wiederkehrender Rechnungen)
"Rechnungsprüfung" und
"Wiederkehrende Rechnungen"
Datenschutz
435
Vertriebs-Lead
Neugeschäft
Leads
Kundenverträge
Serviceansprüche
Verträge
Serviceaufträge
Serviceaufträge
Serviceauftragsbearbeitung
Aktivitäten
Kundenmanagement
Aktivitäten
Opportunitys
Neugeschäft
Opportunitys
Angebote
Neugeschäft
Angebote
Kundenaufträge
Kundenaufträge
Kundenaufträge
Kundenretouren
Serviceaufträge
Retouren
Kundenrechnungen –
"Rechnungsanforderungen" und
"Vorlagen für wiederkehrende
Rechnung"
Kundenrechnungen
"Rechnungsanforderungen" und
"Vorlagen für wiederkehrende
Rechnung"
Kundenrechnungen – Rechnungsbelege
"Kundenrechnungen" und
"Rechnungsbelege"
8.3 Sicht Personendatenlöschung
8.3.1 Löschung von Geschäftspartnerdaten – Quick Guide
Als Datenschutzbeauftragter bzw. autorisierte Person, der bzw. die für den Datenschutz in Ihrer Organisation
zuständig ist, können Sie alle Arbeitsverträge (einschließlich aller anwendungsbezogenen Daten) löschen, die einem
Mitarbeiter in der Sicht Personendatenlöschung des Work Centers Datenschutz zugeordnet sind, sofern dies von
dem Mitarbeiter gewünscht wird. In dieser Sicht haben Sie folgende Möglichkeiten:
●
Sie können nach Mitarbeitern im System suchen sowie die Adresse und das Bild des Mitarbeiters überprüfen,
um die korrekte Identifizierung des Mitarbeiters sicherzustellen, dessen Personendaten gelöscht werden
sollen.
●
Sie können eine Zusammenfassung aller Arbeitsverträge für einen ausgewählten Mitarbeiter anzeigen.
●
Sie können für jeden Arbeitsvertrag überprüfen, ob die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.
●
Sie können einzelne oder mehrere Arbeitsverträge zur Löschung auswählen und markieren und den
Löschungsprozess für diese Verträge auslösen.
●
Sie können eine Zusammenfassung der zu löschenden Daten des Mitarbeiters drucken.
Sobald Sie Arbeitsverträge zum Löschen vorgemerkt haben und der Löschungsprozess ausgelöst wurde, wird der
Rest des Prozesses im Hintergrund vom System ausgeführt. Sie können Details zum Status dieser
Hintergrundprozesse in einem Anwendungsprotokoll anzeigen. Weitere Informationen zu Hintergrundlöschläufen
finden Sie im Abschnitt Betriebswirtschaftlicher Hintergrund dieses Dokuments unter Automatisierte
Datenlöschläufe.
Darüber hinaus protokolliert das System jede in dieser Sicht ausgeführte Datenlöschaktion. Diese Protokollierung
wird zur Prüfungsunterstützung von Datenschutzmaßnahmen im System zur Verfügung gestellt. Starten Sie die
allgemeine Aufgabe Löschprotokoll anzeigen, um ein Protokoll mit sämtlichen Datenlöschungsinstanzen
anzuzeigen, die für alle Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen ausgeführt wurden. Das Protokoll weist eine eindeutige
Nummer auf, enthält eine Kurzbeschreibung des gelöschten Datentyps und zeigt, wann und von wem der Datensatz
entfernt wurde.
436
Datenschutz
●
Fast alle Personendaten werden vollständig aus dem System entfernt. Der Mitarbeitergrunddatensatz
kann jedoch nicht vollständig aus dem Work Center Geschäftspartner entfernt werden. Hier werden
die übrigen Mitarbeiterdaten in einem anonymen Format im System gespeichert, wobei alle
Personendaten, anhand derer der Mitarbeiter direkt oder indirekt identifiziert werden kann, im
verbleibenden Datensatz anonymisiert werden.
●
Das Austrittsdatum für den ausgewählten Mitarbeiter in dieser Sicht wird vom Feld Gültig bis des
Mitarbeitergrunddatensatzes im Work Center Geschäftspartner abgeleitet. Wenn das Austrittsdatum
auf "Unbeschränkt" gesetzt ist, können Sie den Mitarbeiterdatensatz nicht aus dem System löschen.
●
Wenn Sie alle vorhandenen Arbeitsverträge für einen ausgewählten Mitarbeiter in Ihren
Unternehmen entfernen, wird der Mitarbeiterdatensatz im System anonymisiert.
●
Sie können Mitarbeiterdaten nicht zum Löschen vormerken, wenn das Land, in dem der Mitarbeiter
arbeitet, im Datenschutz nicht unterstützt wird.
Autorisierter Zugriff auf Arbeitsvertragsdaten
Sie können Arbeitsvertragsdaten nur gemäß Ihren persönlichen Business-ByDesign-Berechtigungen anzeigen.
Wenn für einen ausgewählten Mitarbeiter Arbeitsverträge vorhanden sind, die wegen fehlender Berechtigungen
nicht angezeigt werden können, wird eine Informationsmeldung angezeigt. Die zugehörigen Objekte der
Arbeitsverträge können in dieser Sicht nicht angezeigt werden. Sie können jedoch die zugehörigen
Arbeitsvertragsobjekte in der Sicht Personendatenauskunft anzeigen.
Reduzierte Version der Mitarbeiterstammdaten
Wenn Personalmanagement nicht im Umfang Ihrer Business-ByDesign-Lösung enthalten ist, das Fachthema
Mitarbeiter und Dienstleister jedoch enthalten ist, werden ausschließlich Personendaten zu Mitarbeitern entfernt,
die im Work Center Geschäftspartner gespeichert sind. Nach der Löschung verbleibt ein anonymisierter Datensatz
für den Mitarbeiter im System.
Personendatenlöschung über Drittsysteme
In dieser Sicht ist es nicht möglich, die Personendaten Ihres Mitarbeiters zu entfernen, die in Drittsystemen
gespeichert sind. Beispiele für solche Daten sind in externen Personalabrechnungsdienstleistersystemen
gespeicherte Personendaten, die Bestandteil der End-to-End-Geschäftsprozesse Ihrer Organisation sind.
Datenschutz
437
Löschung von Dienstleisterdaten
Weitere Informationen zur Löschung von Dienstleisterdaten finden Sie unter Löschung von Dienstleisterdaten
[Seite 440].
Aufgaben
Persönliche Daten des Mitarbeiters löschen
In Ihrer Rolle als Administrator mit Verantwortung für Datenschutzangelegenheiten und bei
spezieller Aufforderung durch einen Mitarbeiter können Sie alle Arbeitsverträge (und die
zugehörigen Daten) entfernen, die den Mitarbeitern in der Sicht Personendatenlöschung
zugeordnet sind. Sie können eine Zusammenfassung aller dem Mitarbeiter zugeordneten
Arbeitsverträge anzeigen, die im ByDesign-System gespeichert sind, einzelne oder mehrere
Arbeitsverträge markieren und die Löschung dieser Datensätze auslösen. Zudem können Sie
in dieser Sicht bei Bedarf die Zusammenfassung der zu löschenden Daten des Mitarbeiters
drucken.
8.3.2 Persönliche Daten des Mitarbeiters löschen
Übersicht
Als Administrator mit Verantwortung für Datenschutzangelegenheiten können Sie Personendaten für einen
einzelnen Mitarbeiter oder für mehrere Mitarbeiter einzeln löschen, wenn diese das fordern. Dazu verwenden Sie
die Sicht Personendatenlöschung im Work Center Datenschutz.
Zu den Daten, die einzelnen Mitarbeitern zugeordnet sind, gehören Arbeitsverträge und Verfügbarkeitskalender.
Zum Arbeitsvertrag wiederum gehören Dokumente mit Bezug zur Personalabrechnung und zur Zeiterfassung sowie
Spesenabrechnungen. Diese Dokumente werden in der hierarchischen Liste der aufzubewahrenden
Mitarbeiterdaten angezeigt. Die erste Position in dieser Liste ist der Mitarbeiter selbst. Jedem Dokument ist ein
Ankreuzfeld zugeordnet. Das Ankreuzfeld für den Mitarbeiter ist standardmäßig deaktiviert.
438
Datenschutz
●
Sie können Arbeitsverträge (und zugehörige Anwendungsdaten) sowie Verfügbarkeitskalender
nur dann entfernen, wenn die relevante Aufbewahrungsfrist für diese Daten vollständig oder
teilweise abgelaufen ist.
●
Wenn Sie alle vorhandenen Arbeitsverträge für einen ausgewählten Mitarbeiter in Ihren
Unternehmen entfernen, wird der Mitarbeiterdatensatz im System anonymisiert.
●
Wenn für einen Mitarbeiter ein Arbeitsvertragsdatensatz einem weiteren Unternehmen in Ihrer
Organisation zugeordnet ist, sind Sie möglicherweise nicht berechtigt, diese Daten anzuzeigen
oder Auskunft über diese Daten zu erteilen. Dies ist auf die Zugriffseinschränkungen
zurückzuführen, die auf diese Work-Center-Sicht angewendet werden. In diesem Fall wird im
System folgende Meldung angezeigt:
"Es sind weitere Arbeitsverträge für diesen Mitarbeiter vorhanden. Diese werden nicht angezeigt,
da Sie nicht die erforderliche Berechtigung für den Zugriff haben."
In dieser Situation müssen Sie sich an den für den Datenschutz zuständigen Administrator im
betreffenden Unternehmen wenden, der diese Arbeitsvertragsdaten separat entfernen muss.
Voraussetzungen
Die relevante Aufbewahrungsfrist für das Land, in dem Ihr Unternehmen tätig ist, ist in Ihrer Lösungskonfiguration
aktiviert. Rufen Sie zum Auffinden dieser Aufgabe das Work Center Betriebswirtschaftliche Konfiguration auf, und
wählen Sie die Sicht Implementierungsprojekte. Markieren Sie Ihr Implementierungsprojekt, und wählen Sie
Aufgabenliste öffnen . Wählen Sie die Phase Fine-Tuning aus, und wählen Sie innerhalb der Aufgabengruppe
Integrierte Services und Support die Option Aufbewahrungsregel aus der Aufgabenliste aus.
Länderversion
Ihre Länderversion von Business ByDesign muss den Datenschutz unterstützen.
Vorgehensweise
1.
Öffnen Sie im Work Center Datenschutz die Sicht Personendatenlöschung.
2.
Um Mitarbeiterdaten anzuzeigen, die gelöscht werden sollen, wählen Sie im Feld Anzeigen die Option Alle
Mitarbeiter aus. Geben Sie die Personalnummer oder den Mitarbeiternamen im Feld Suchen ein, und wählen
Sie Start . Wenn Sie Daten für mehrere Mitarbeiter löschen müssen, wählen Sie Erweitert . Im Feld
Personalnummer wählen Sie Weitere Optionen . Geben Sie im daraufhin angezeigten Dialogfenster
Personalnummer im Feld Wert die Personalnummern oder Mitarbeiternamen ein, und wählen Sie OK .
3.
Wählen Sie die Mitarbeiterrollen in der Liste aus, und wählen Sie Daten löschen. Daraufhin wird das
Übersichtsbild Persönliche Daten der Mitarbeiter entfernen geöffnet. Im Bild werden alle Arbeitsverträge und
Verfügbarkeitskalender aufgeführt, die im System für die ausgewählten Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen
vorhanden sind.
4.
Um die Mitarbeiterdetails im Bild Persönliche Daten der Mitarbeiter entfernen zu prüfen, wählen Sie eine
einzelne Personalnummer. Daraufhin werden diese Details in einem neuen Bild angezeigt.
5.
Setzen Sie das Kennzeichen Zum Löschen vorgemerkt für alle Arbeitsverträge (und zugehörige Dokumente)
sowie Verfügbarkeitskalender, die Sie zur späteren Löschung aus dem System vormerken möchten.
Datenschutz
439
6.
Sichern Sie eine Zusammenfassung der vorhandenen Arbeitsverträge bei Bedarf vor der Löschung, indem
Sie Drucken wählen. Geben Sie im Dialogfenster die erforderlichen Druckausgabeparameter (Seite,
Kopfzeile/Fußzeile und Bild) an. Wählen Sie erneut Drucken , um einen Bildschirmabgriff dieser Daten zu
drucken, der alle im Abschnitt Arbeitsverträge aufgeführten Informationen enthält.
7.
Wählen Sie Löschen , um die Löschung aller zum Löschen vorgemerkten Arbeitsverträge,
Verfügbarkeitskalender und zugehörigen Anwendungsdaten aus dem System auszulösen.
8.
Bestätigen Sie, dass Sie mit dieser unwiderruflichen Löschung der ausgewählten Datensätze fortfahren
möchten.
Wenn Sie den letzten vorhandenen Arbeitsvertrag für einen Mitarbeiter entfernen, warnt Sie das
System, dass der Mitarbeiterdatensatz aus dem ByDesign-System entfernt wird, sofern Sie den
Vorgang fortsetzen. Sie müssen bestätigen, dass Sie mit der Löschung fortfahren möchten, oder
den Vorgang abbrechen.
Nachdem Sie für alle zum Löschen vorgemerkten Datensätze Löschen gewählt haben, wird die Markierung
des Ankreuzfelds Zum Löschen vorgemerkt aufgehoben, während der restliche Löschvorgang vom System
im Hintergrund ausgeführt wird. Nach der erfolgreichen Löschung wird das Ankreuzfeld Zum Löschen
vorgemerkt für die betroffenen Arbeitsverträge deaktiviert, und der Status für Aufbewahrungsfrist
abgelaufen wird auf Nein oder Keine verfügbaren Daten geändert. Das Startdatum für diese Datensätze ändert
sich ebenfalls.
9.
Wählen Sie Schließen , um zur Sicht Personendatenlöschung zurückzukehren.
Ergebnis
Sie haben alle Arbeitsverträge (und die zugehörigen Anwendungsdaten) sowie die Verfügbarkeitskalender für die
ausgewählten Mitarbeiter erfolgreich aus dem System entfernt. Sie können diese Löschung überprüfen, indem Sie
die allgemeine Aufgabe Datenlöschläufe verwalten starten und im Feld Anzeigen die Option Erfolgreiche
Löschläufe auswählen.
Ihr Zugriff auf die Datenlöschungsübersicht wurde protokolliert.
Persönliche Daten des Mitarbeiters anzeigen [Seite 433]
8.3.3 Löschung von Dienstleisterdaten
Übersicht
Als Datenschutzbeauftragter bzw. autorisierte Person, die für den Datenschutz zuständig ist, können Sie
Personendaten von Dienstleistern löschen, wenn Sie vom betreffenden Dienstleister darum gebeten werden.
440
Datenschutz
Voraussetzungen
●
In der Fine-Tuning-Phase der betriebswirtschaftlichen Konfiguration haben Sie die Aufbewahrungsfrist für
die Gruppe "Verträge und Auftragsbelege" angegeben.
●
In der Fine-Tuning-Phase der betriebswirtschaftlichen Konfiguration haben Sie die Aufbewahrungsfrist für
die Gruppe "Geschäftsbriefe" angegeben.
●
Die erforderlichen gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen wurden in der Fine-Tuning-Phase der
betriebswirtschaftlichen Konfiguration in der für Ihr Land relevanten Fine-Tuning-Aufgabe
Aufbewahrungsregel angegeben. Sie finden diese Aufgabe unter
Integrierte Services und
Support Systemverwaltung Datenaufbewahrung Datenaufbewahrung für Dienstleister . Es ist noch nicht
möglich, Aufbewahrungsregeln basierend auf einzelnen Daten/Datengruppen (beispielsweise
Abwesenheitsdaten) zu definieren. Sie können nur eine Aufbewahrungsfrist pro Land festlegen, die
unabhängig von allen anderen Merkmalen ist.
Benutzer, die berechtigt sind, auf das Work Center "Datenschutz" zuzugreifen, können alle
"Anwendungs- und Benutzerverwaltung" erteilt. Sie müssen sicherstellen, dass ausschließlich
Work Center "Datenschutz" erteilt wird. Wenn Ihr Konzern aus mehreren Unternehmen besteht, können
einem Benutzer Datenschutzrechte für die Mitarbeiter in einem Unternehmen und einem anderen
Benutzer die gleichen Rechte für ein anderes Unternehmen in Ihrem Konzern zuordnen.
Funktionsumfang
In der Sicht Löschung von Geschäftspartnerdaten können Sie die Daten eines Dienstleisters entfernen, wenn Sie
darum gebeten werden. Sofern Vorfallbelege vorhanden sind, die dem Dienstleister zugeordnet sind, welcher die
Löschung angefordert hat, werden die Personendaten des Dienstleisters und die zugehörigen Belege im System
gelöscht.
Die Aufbewahrungsfrist für den Dienstleister muss abgelaufen sein. Wenn die Aufbewahrungsfrist für den
jeweiligen Beleg vor der Aufbewahrungsfrist für den Dienstleister abläuft, wird der Beleg bis zur
Aufbewahrungsfrist für den Dienstleister im System aufbewahrt. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist für den
Dienstleister können Sie die Löschung des Dienstleisters manuell auslösen.
In der folgenden Tabelle ist angegeben, ob ein Beleg gelöscht wird oder ob der Name des Dienstleisters entfernt
wird. Außerdem ist angegeben, ob die Aufbewahrungsfrist für eine Beleggruppe berücksichtigt wird.
Betroffene Belege
Datenlöschmethode
SAP-Supportanfrage
Name des Dienstleisters wird gelöscht
Serviceanfrage
Servicerückmeldung
Ressourcenprofil
Projekte
Datenschutz
Berücksichtigte
Aufbewahrungsfrist
441
Zeitwirtschaft
Einkaufswagen
Bestellanforderungen
Bestellungen
Name des Dienstleisters wird gelöscht Verträge und
Auftragsbelege
Rechnungen und Gutschriften
Vorlagen (einschließlich wiederkehrender
Rechnungen)
Vertriebs-Lead
Kundenverträge
Auftragsbelege
Serviceaufträge
Auftragsbelege
Aktivitäten
Name des Dienstleisters wird gelöscht Geschäftsbriefe
Opportunitys
Angebote
Auftragsbelege
Kundenaufträge
Auftragsbelege
Kundenretouren
Kundenrechnungen – "Rechnungsanforderungen"
und "Vorlagen für wiederkehrende Rechnung"
Kundenrechnungen – Rechnungsbelege
8.4 Sicht Belegdatenlöschung
8.4.1 Belegdatenlöschung
Informationen zu diesem Dokument
Als Datenschutzbeauftragter können Sie beleggruppen- und länderspezifische Aufbewahrungsfristen angeben, um
die Löschung von Personendaten in Vorfallbelegen nach Ablauf der entsprechenden Aufbewahrungsfrist
vorzubereiten. Mit der Funktion der Belegdatenlöschung ist die Gruppierung von Belegen, die Angabe von
Aufbewahrungsfristen und die Löschung für zwei Beleggruppen möglich.
Die erforderlichen gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen sind in der betriebswirtschaftlichen
Konfiguration in den Aufgaben angegeben. Sie können die für Ihr Land relevanten Aufgaben "Datenaufbewahrung
für Geschäftsbriefe" und "Datenaufbewahrung für Verträge und Auftragsbelege" bearbeiten.
442
Datenschutz
Benutzer, die berechtigt sind, auf das Work Center "Datenschutz" zuzugreifen, können alle
"Anwendungs- und Benutzerverwaltung" erteilt. Sie müssen sicherstellen, dass ausschließlich
Work Center "Datenschutz" erteilt wird. Wenn Ihr Konzern aus mehreren Unternehmen besteht, können
einem Benutzer Datenschutzrechte für die Mitarbeiter in einem Unternehmen und einem anderen
Benutzer die gleichen Rechte für ein anderes Unternehmen in Ihrem Konzern zuordnen.
In der folgenden Tabelle sind die Beleggruppen aufgeführt, die gruppiert und zur Löschung vorgesehen werden
können:
Geschäftsbriefe:
Betroffene Belege
Löschmethode
Berücksichtigte Aufbewahrungsfrist
Brief
Löschen
Geschäftsbriefe
Fax
Löschen
Geschäftsbriefe
E-Mail
Löschen
Geschäftsbriefe
Verträge und Auftragsbelege:
Betroffene Belege
Löschmethode
Berücksichtigte Aufbewahrungsfrist
Kundenauftrag
Name des Dienstleisters löschen
Verträge und Auftragsbelege
Bestellung
Serviceauftrag
Kundenvertrag
Kundenangebot
Datenschutz
443
Aufgaben
Belegdaten entfernen
1.
Navigieren Sie im Work Center "Datenschutz" zur Sicht "Belegdatenlöschung", und wählen Sie "Neu".
2.
Geben Sie eine Unternehmensnummer ein.
Wenn eine gültige Unternehmensnummer ausgewählt ist, wird die Angabe für "Land" automatisch
eingetragen.
3.
Wählen Sie die Kategorie aus, die entfernt werden soll.
Sie können eine oder beide Gruppen für die Löschung auswählen.
4.
Wählen Sie "Entfernen".
5.
Bestätigen Sie die Löschung der ausgewählten Beleggruppe, indem Sie "Ja" wählen.
6.
Wählen Sie "Schließen", nachdem eine Erfolgsmeldung angezeigt wurde.
Wenn der Lauf erfolgreich ausgelöst wird, können Sie die Laufnummer unter
"Aufbewahrungskategorien für Löschung" anzeigen. Wenn ein Lauf nicht erfolgreich war, können Sie
den Status des Belegs unter "Datenlöschläufe verwalten" prüfen.
444
Datenschutz
9 Betriebswirtschaftliche Konfiguration: FineTuning
9.1 Personalverwaltung
9.1.1 Konfigurationsleitfäden
9.1.1.1 Arbeitszeit – Konfigurationsleitfaden
In dieser Konfigurationsaufgabe definieren Sie die Regelarbeitszeiten für alle Unternehmen Ihres Konzerns.
Regelarbeitszeiten werden verwendet, um die Dateneingabe zu vereinfachen und um festzulegen, ob Mitarbeiter
Vollzeit oder Teilzeit arbeiten. Die Regelarbeitszeit eines Mitarbeiters (in Stunden) ist während des
Einstellungsprozesses und in der Personaldatei des Mitarbeiters sichtbar. Jede Regelarbeitszeit umfasst eine
firmenweite Definition, die je nach Arbeitsvertrag, Verwaltungskategorie und Land variiert. Sie können für alle
Unternehmen in Ihrem Konzern mehrere Regelarbeitszeitgruppen definieren, wobei pro Unternehmen eine
Regelarbeitszeitgruppe als vorgegebene Regelarbeitszeitgruppe definiert werden muss.
In der initialen Aufgabe Regelarbeitszeiten bearbeiten legen Sie Regelarbeitszeitgruppen an (oder Sie wählen
vorhandene Daten aus) und ordnen sie Mitarbeitergruppen zu, indem Sie Gruppen nach Arbeitsvertrag,
Verwaltungskategorie und Land definieren. Zudem definieren Sie eine "vorgegebene" Regelarbeitszeit, ohne einen
Arbeitsvertrag oder eine Verwaltungskategorie auszuwählen. Diese vorgegebene Regelarbeitszeit ist dann für alle
Mitarbeiter gültig, die Arbeitsverträge haben oder Verwaltungskategorien angehören, die noch keiner vorhandenen
Regelarbeitszeitgruppe explizit zugeordnet wurden.
Wenn Ihr Konzern mehr als ein Unternehmen umfasst, ermitteln Sie in einer optionalen zweiten Aufgabe, welche
Regelarbeitszeitgruppen für spezielle Unternehmen gültig sind.
Aufgabenliste öffnen . Wählen Sie die Phase Fine-Tuning, und wählen Sie anschließend in der Aufgabenliste die
Aufgabe Arbeitszeit aus.
Aufgaben
Regelarbeitszeiten festlegen
In dieser Aufgabe legen Sie Regelarbeitszeitgruppen an, und Sie wenden sie auf Ihre
Mitarbeiter an. Zudem legen Sie eine "vorgegebene" Regelarbeitszeit an, die für alle
Mitarbeiter gilt, die keiner speziellen Regelarbeitszeitgruppe zugeordnet sind.
1.
Legen Sie im Bereich Gruppen von Regelarbeitszeiten zunächst die "vorgegebene"
Regelarbeitszeit für Ihr Unternehmen fest. Dazu können Sie eine vorhandene
Regelarbeitszeitgruppe auswählen und das Kennzeichen Vorschlagswert setzen.
Alternativ dazu können Sie eine eigene vorgegebene Regelarbeitszeitgruppe anlegen,
indem Sie Zeile hinzufügen wählen und einen Code und eine Beschreibung für die neue
Betriebswirtschaftliche Konfiguration: Fine-Tuning
445
Gruppe angeben. Setzen Sie anschließend das Kennzeichen Vorschlagswert für diese
Gruppe.
●
Sie wählen nur eine Regelarbeitszeitgruppe als Vorschlagswert aus.
Sofern Sie keine Ausnahmen für diesen Vorschlagswert festlegen, wird
diese Regelarbeitszeit von allen Mitarbeitern Ihres Unternehmens
verwendet.
●
Beim Anlegen einer neuen Regelarbeitszeitgruppe muss der Code mit
einem Z beginnen.
2.
Legen Sie alle weiteren erforderlichen Regelarbeitszeitgruppen gemäß Beschreibung
unter Schritt 1 im Bereich Gruppen von Regelarbeitszeiten an.
3.
Geben Sie im Bereich Details für alle neu angelegten Regelarbeitszeitgruppen an, für
welche Mitarbeiter die jeweilige Gruppe gilt. Wählen Sie dazu die erforderliche Gruppe,
wählen Sie Zeile hinzufügen , und führen Sie die folgenden Schritte aus:
1.
Wählen Sie in den Auswahllisten den Arbeitsvertrag und das Land aus. Daraufhin
wird die Auswahlliste für die Verwaltungskategorie aktiviert.
2.
Wählen Sie die erforderliche Verwaltungskategorie aus, und legen Sie dann die
Regelarbeitszeit in Tagen, Wochen oder Monaten sowie den zugehörigen
Gültigkeitszeitraum in den Feldern Stunden, Maßeinheit, Gültig ab bzw. Gültig bis
fest.
Ordnen Sie der im Bereich Details festgelegten Regelarbeitszeitgruppe keine
Attribute zu. Diese Vorgabe gilt für alle Mitarbeiter, die Arbeitsverträge
haben oder Verwaltungskategorien angehören, die noch keiner anderen
vorhandenen Regelarbeitszeitgruppe explizit zugeordnet wurden.
4.
●
Wenn Sie im Bereich Details ein oder mehrere Felder leer lassen, gelten
für diese leeren Felder alle möglichen Werte.
●
Arbeitsvertrag: Beschreibt den rechtlich bindenden Vertrag zwischen
Arbeitgeber und Arbeitnehmer, in dem die Arbeitsbedingungen wie
Arbeitszeit, Vergütung und Zulagen festgelegt werden. Arbeitsverträge
können zeitlich befristet oder unbefristet sein.
●
Verwaltungskategorie: Beschreibt die Gruppe, zu der ein Mitarbeiter
gehört, z. B. Vergütung auf Gehalts- oder Stundenbasis.
Wählen Sie Sichern und schließen.
Ergebnis: Sie haben die erforderlichen Regelarbeitszeitgruppen für Ihre Mitarbeiter angelegt
und eine vorgegebene Regelarbeitszeitgruppe festgelegt. Soweit erforderlich, können Sie
diese Gruppen nun im zweiten Teil dieser Konfigurationsaufgabe Ihren Unternehmen
zuordnen.
Arbeitszeiten zu Unternehmen zuordnen
Bei Bedarf geben Sie an, welche Regelarbeitszeitgruppen für bestimmte Unternehmen
innerhalb Ihres Konzerns gültig sind. Dieser Schritt ist nur relevant, wenn Sie
Regelarbeitszeiten für mehrere Unternehmen definieren.
1.
446
Wählen Sie Zeile hinzufügen , und wählen Sie in der Auswahlliste das jeweilige
Unternehmen.
2.
Orden Sie dem gewählten Unternehmen im Feld Regelarbeitszeit eine vorhandene
Regelarbeitszeit zu.
Sie können pro Unternehmen mehrere Regelarbeitszeitgruppen auswählen,
indem Sie Zeile hinzufügen wählen, das Unternehmen erneut wählen und eine
andere Regelarbeitszeitgruppe zuordnen.
3.
Wiederholen Sie die Schritte 1 und 2 für alle Unternehmen, denen Sie
Regelarbeitszeitgruppen zuordnen möchten.
4.
Wählen Sie Sichern und schließen.
Ergebnis: Die ausgewählten Regelarbeitszeiten sind nun im ByDesign-System für die
gewählten Unternehmen aktiviert.
447
Ihr Konzern umfasst zwei Unternehmen:
●
Akron Heating beschäftigt Verwaltungsmitarbeiter mit festen
Monatsgehältern und wöchentlich bezahlte Mitarbeiter, die unter einem
Tarifvertrag arbeiten. Auf Gehaltsbasis beschäftigte Mitarbeiter haben eine
Regelarbeitszeit von 40 Stunden pro Woche, und die Regelarbeitszeit der
wöchentlich bezahlten Mitarbeiter beträgt 37 Stunden pro Woche.
●
Akron Distribution Center ist ein Schwesterunternehmen, in dem ebenfalls
Verwaltungsmitarbeiter mit festen Monatsgehältern und wöchentlich
bezahlte Mitarbeiter ohne Tarifvertrag beschäftigt werden. Die
Gehaltsempfänger von Akron Distribution Center haben ebenfalls eine
Regelarbeitszeit von 40 Stunden, wohingegen die Regelarbeitszeit der
wöchentlich bezahlten Mitarbeiter 38 Stunden pro Woche beträgt.
Hinweis: Die für Gehaltsempfänger mit einer Arbeitszeit von 40 Stunden pro Woche
festgelegten Regelarbeitszeiten wurden bereits im System angelegt.
Sie möchten Regelarbeitszeitgruppen für alle Mitarbeitergruppen in den beiden
Unternehmen Ihres Konzerns einrichten. Dies erfolgt in zwei Phasen:
Phase 1: In der Aufgabe Regelarbeitszeiten bearbeiten:
448
1.
Im Bereich Gruppen von Regelarbeitszeiten markieren Sie zunächst die
vorhandenen Regelarbeitszeiten, die für Gehaltsempfänger festgelegt
wurden (Code DWT – Standardarbeitszeit: Regelarbeitszeit von 40 Stunden
pro Woche), als Vorschlagswertgruppe.
2.
Sie legen eine neue Regelarbeitszeitgruppe für die wöchentlich bezahlten
Mitarbeiter von Akron wie folgt an:
Code: Z1/Beschreibung: Wöchentlich bezahlte Mitarbeiter von
Akron Heating
3.
Sie legen nun eine neue Regelarbeitszeitgruppe für die wöchentlich
bezahlten Mitarbeiter von Akron Distribution Center wie folgt an:
Code: Z2/Beschreibung: Wöchentlich bezahlte Mitarbeiter von
Akron Distribution Center
4.
Im Bereich Gruppen von Regelarbeitszeiten wählen Sie die Regelarbeitszeit
Z1 aus, und im Bereich Details wählen Sie Zeile hinzufügen und füllen die
Felder in diesem Bereich wie folgt aus:
a.
Arbeitsvertrag: Unbefristet
b.
Land: DE
c.
Verwaltungskategorie: Arbeiter mit Stundenlohn
d.
Stunden: 37 pro Woche
e.
Gültig ab: aktuelles Systemdatum verwenden
f.
Gültig bis: Unbegrenzt
5.
Anschließend wählen Sie Sichern .
6.
Im Bereich Gruppen von Regelarbeitszeiten wählen Sie die Regelarbeitszeit
Z2 aus, und im Bereich Details wählen Sie Zeile hinzufügen und füllen die
Felder in diesem Bereich wie folgt aus:
a.
Arbeitsvertrag: Unbefristet
b.
Land: DE
c.
Verwaltungskategorie: Arbeiter mit Stundenlohn
d.
Stunden: 38 pro Woche
e.
Gültig ab: aktuelles Systemdatum verwenden
f.
Gültig
Unbegrenzt
© 2014 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.
• P Ubis:
BLIC
7.
Anschließend wählen Sie Sichern und schließen .
9.1.1.2 Steuerbestimmungen anderer Anbieter – USA:
Konfigurationsleitfaden
In dieser Konfigurationsaufgabe prüfen Sie Ihre vorhandenen Datensätze der US-Finanzbehörde, Sie fügen neue
Datensätze hinzu und bearbeiten vorhandenen Datensätze. Zudem können Sie Ihren vorhandenen Datensätzen der
US-Finanzbehörde Formulare für Lohnsteuereinbehalt hinzufügen und die Familienstandcodes bearbeiten,die für
die Bearbeitung der Personalabrechnung USA erforderlich sind.
Aufgabenliste öffnen . Wählen Sie die Phase Fine-Tuning, und wählen Sie anschließend in der Aufgabenliste die
Aufgabe Steuerbestimmungen anderer Anbieter – USA aus.
Voraussetzungen
Die für die Ausführung der Personalabrechnung in den USA erforderlichen Finanzbehörden sind bereits in Ihrem
ByDesign-System vorhanden.
Verwenden Sie die Aufgabe Finanzbehörden für Personalabrechnung – USA der betriebswirtschaftlichen
Konfiguration, um eine Erstdatenübernahme mit US-Finanzbehörden in Ihrem ByDesign-System
auszuführen, oder geben Sie die Datensätze für US-Finanzbehörden manuell ein.
Rufen Sie zum Auffinden dieser Aufgabe das Work Center Betriebswirtschaftliche Konfiguration auf, und
wählen Sie die Sicht Implementierungsprojekte. Markieren Sie Ihr Implementierungsprojekt, und wählen
Sie Aufgabenliste öffnen . Wählen Sie die Phase Datenübernahme und Erweiterung, und wählen Sie
anschließend in der Aufgabenliste die Aufgabe Finanzbehörden für Personalabrechnung – USA aus.
Weitere Informationen zum manuellen Hinzufügen der US-Finanzbehörden finden Sie unter
Finanzbehörden – Quick Guide.
Finanzbehörden in den USA für die Personalabrechnung
Detailliertere Informationen zum Arbeiten mit US-Finanzbehörden im Work Center Personalverwaltung,
einschließlich zur korrekten Einrichtung der US-Finanzbehörden für die Personalabrechnungsbearbeitung, finden
Sie unter Behörden – Quick Guide [Seite 46].
Integration bei Ihrem Personalabrechnungsdienstleister für die USA
Eine Übersicht über die Integration zwischen Ihrem ByDesign-System und dem System Ihres
Personalabrechnungsdienstleisters, die für die Ausführung der Personalabrechnung in den USA notwendig ist,
finden Sie unter Integrieren Ihres ByDesign-Systems in das System des Personalabrechnungsdienstleisters (USA)
[Seite 160].
449
Aufgaben
Finanzbehörden bearbeiten
Wählen Sie Finanzbehörden bearbeiten, und stellen Sie sicher, dass die für die Bearbeitung
der Personalabrechnung in den USA erforderlichen Finanzbehörden richtig in das System
eingegeben wurden.
Hier können Sie neue Finanzbehördendatensätze auch manuell hinzufügen. Für jeden neuen
Datensatz für US-Finanzbehörden ist eine Nummer der Finanzbehörde erforderlich. Dabei
handelt es sich um die Nummer der Finanzbehörde im System Ihres
Personalabrechungsdienstleisters, und sie stellt eine Zuordnung zwischen dem
Finanzbehördendatensatz in Ihrem ByDesign-System und dem System des
Personalabrechnungsdienstleisters dar. Für Ihren neuen US-Finanzbehördendatensatz
können Sie zudem die folgenden Aktionen ausführen:
●
Zusätzliche Informationen wie Name, Behördentyp und Finanzbehördennummer
eingeben
●
Erforderliche Formulare für Lohnsteuereinbehalt hinzufügen
●
Relevante Familienstände bearbeiten, die für Ihre neue Finanzbehörde gelten (nur für
Finanzbehörden auf Ebene des Bundes und der Bundesstaaten erforderlich)
Formulare für Lohnsteuereinbehalt anlegen
Wählen Sie Formulare für Lohnsteuereinbehalt bearbeiten, um zusätzlich zu den von SAP
bereitgestellten Standardformularen für die Bearbeitung der Personalabrechnung USA Ihre
eigenen Formulare für Lohnsteuereinbehalt anzulegen.
Weitere Informationen zum Einrichten eines neuen Formulars für Lohnsteuereinbehalt und zu
dessen Anwendung auf die relevante US-Finanzbehörde finden Sie hier [Seite 451].
Familienstände bearbeiten (Finanzbehörden des Bundes und der
Bundesstaaten)
Wählen Sie Familienstände bearbeiten, um die Liste der Familienstandcodes zu bearbeiten,
die Sie auf Ihre US-Finanzbehörden anwenden können.
Viele US-Finanzbehörden verlangen eine Benachrichtigung, wenn sich der Familienstand
ändert. Daher müssen Sie sicherstellen, dass diese Liste alle von den Finanzbehörden des
Bundes und der Bundesstaaten, die in die Bearbeitung der Personalabrechnung USA für Ihre
Mitarbeiter involviert ist, geforderten Familienstände beinhaltet.
Stimmen Sie mit Ihrem Personalabrechungsdienstleister ab, welche Codes für die
verfügbaren Familienstände verwendet werden müssen, da nur die Codes selbst als
Grundlage zur Steuerberechnung an den Personalabrechungsdienstleister gesendet
werden.
Folgeaktionen
Nach dem Produktivstart müssen Sie möglicherweise einen neu eingestellten oder wiedereingestellten Mitarbeiter
einer lokalen Finanzbehörde zuordnen, die derzeit nicht in Ihrem SAP-Business-ByDesign-System vorhanden ist.
Für diese Zuordnung müssen Sie die Fine-Tuning-Aufgabe Steuerbestimmungen anderer Anbieter – USA zusammen
mit den Work-Center-basierten Aufgaben verwenden.
450
Weitere Informationen finden Sie unter Mitarbeiter einer neu angelegten lokalen Finanzbehörde zuordnen
[Seite 49].
9.1.2 Konfiguration: Fine-Tuning-Aufgaben
9.1.2.1 Konfiguration: Einrichten von Formularen für
Lohnsteuereinbehalt
Übersicht
Sie müssen neben den Standardformularen für die Personalabrechnung in den USA, die von SAP unterstützt werden,
unter Umständen Ihre eigenen Formulare für den Lohnsteuereinbehalt anlegen. In diesem Dokument wird
beschrieben, wie Sie ein neues Formular für den Lohnsteuereinbehalt als separates Dokument in der
betriebswirtschaftlichen Konfiguration anlegen und es auf die entsprechende US-Finanzbehörde anwenden können.
Vorgehensweise
1.
Öffnen Sie im Work Center Betriebswirtschaftliche Konfiguration die Fine-Tuning-Aufgabe
Steuerbestimmungen anderer Anbieter – USA, und wählen Sie den Link Formulare für Lohnsteuereinbehalt
bearbeiten.
2.
Wählen Sie Zeile hinzufügen , und legen Sie ein neues Formular für den Lohnsteuereinbehalt im System an,
indem Sie einen Code für das Formular eingeben und einen Namen zuordnen, z. B. Kansas K-4.
3.
Markieren Sie im Bereich Details die entsprechenden Ankreuzfelder, um die benötigten Eingabefelder für das
neue Formular anzulegen, und wählen Sie Sichern und schließen .
Wenn Sie beispielsweise das Formular K-4 für den Bundesstaat Kansas anlegen, markieren Sie die
folgenden Ankreuzfelder:
●
Bundesstaatliche Veranlagungsform
●
Steuerbefreiungskennzeichen für bundesstaatliche Einkommensteuer
●
Steuerbefreiungsnummer für bundesstaatliche Einkommensteuer
●
Zusätzlicher Steuerbetrag für bundesstaatliche Einkommensteuer
4.
Sie müssen das neu angelegte Formular der entsprechenden US-Finanzbehörde zuordnen. Wählen Sie dafür
den Link Finanzbehörden bearbeiten und dann die Finanzbehörde, der Sie das Formular zuordnen möchten.
5.
Wählen Sie Formular für Lohnsteuereinbehalt und Zeile hinzufügen . Wählen Sie dann das neu angelegte
Formular in der Auswahlliste aus, die alle verfügbaren Formulare für den Lohnsteuereinbehalt im System
enthält. Wählen Sie anschließend Sichern .
6.
Wählen Sie Familienstand und Zeile hinzufügen , und fügen Sie alle von der ausgewählten Finanzbehörde für
die Steuerverarbeitung benötigten Familienstände hinzu. Dieser Schritt ist optional und hängt von den
Anforderungen der ausgewählten Finanzbehörde ab. Angaben zum Familienstand müssen in der Regel nur
für Finanzbehörden auf Bundes- und Bundesstaatsebene verwaltet werden.
Beim Formular K-4 müssen Sie in diesem Schritt beispielsweise die Status Ledig (Code 1) und
Verheiratet mit Zusammenveranlagung (Code 5) hinzufügen.
7.
Wählen Sie Sichern und schließen , um die Einstellungen zu sichern, und schließen Sie das aktuelle Bild.
451
Ergebnis
Sie haben nun das neue Formular für den Lohnsteuereinbehalt im System angelegt, haben es der entsprechenden
Finanzbehörde zugeordnet und gegebenenfalls den Familienstand hinzugefügt.
9.2 Zeitwirtschaft
9.2.1.1 Integrationsoptionen für die Zeiterfassung
Übersicht
Mithilfe der Funktion Zeiterfassung können Sie die Arbeitszeit- und Abwesenheitsdaten Ihrer Mitarbeiter erfassen.
Die Zeitdaten der Mitarbeiter können entweder dezentral (von den Mitarbeitern per Self-Service oder von ihren
Vorgesetzten per Self-Service im Auftrag) in das System eingegeben werden oder zentral durch die
Personalabteilung erfasst werden. Arbeitszeit kann als bestätigte Produktivzeit, besondere Anwesenheit,
Abwesenheit, Pause, Bereitschaftsdienst und Zuschlagszeit klassifiziert werden. Zeiterfassungsdaten können in
verschiedenen nachgelagerten Anwendungen (z.B. "Personalabrechnung" und "Projekte") verwendet werden.
Integration in Projekten
Mithilfe der Funktion Zeiterfassung können interne und externe Projektmitarbeiter (d.h. Mitarbeiter und
Dienstleister) die Arbeitszeit erfassen, die sie für Projekte und Projektaufgaben aufgewendet haben. Die Daten
werden im "Finanz- und Rechnungswesen" und im "Personalmanagement" automatisch ausgewertet und im Projekt
automatisch aktualisiert. Auf diese Weise ist es möglich, die erfasste Arbeitszeit und die damit verbundenen Kosten
genau zu überwachen. Die erfassten Zeitdaten aller Mitarbeiter werden konsolidiert und stehen dem Projektleiter
zur Verfügung. Anhand dieser Daten kann er die Istarbeitszeit mit der Sollarbeitszeit vergleichen, den Fortschritt
sowie Trends verfolgen und mögliche Probleme erkennen.
●
452
Zeiterfassung für Projekte ohne "Personalverwaltung"
Durch Einrichtung der Zeiterfassung für Projekte ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern und Dienstleistern, dass
sie ihre für Projekte aufgewendete Arbeitszeit erfassen können. Da für dieses Szenario kein Personalexperte
erforderlich ist, muss Personalverwaltung nicht im Lösungsumfang enthalten sein. Dies bedeutet für die
Lösung Zeitwirtschaft, dass die Zeiterfassung nur für Services und ohne Zeitarten durchgeführt werden kann.
Den erfassten Zeiten muss eine Projektaufgabe zugeordnet sein. Sie werden in diesem Szenario als
Produktivzeit klassifiziert. Insbesondere ist zu beachten, dass bei der Erfassung von Abwesenheiten keine
Zeitarten und Zeitkategorien verwendet werden können. Aus diesem Grund sind die beiden
Zeiterfassungsmethoden Negative Zeiterfassung und Positiverfassung standardmäßig entmarkiert.
Abgesehen von der optionalen Anpassung von Aufgaben in der Aufgabensteuerung, die sich auf das
Arbeitszeitblatt beziehen, müssen in der "Zeitwirtschaft" keine Fine-Tuning-Aufgaben bearbeitet werden.
Abhängigkeiten bei der Festlegung des Lösungsumfangs
Wenn Sie bei der Festlegung des Lösungsumfangs die Funktion Zeiterfassung unter dem Fachbereich
Projektmanagement auswählen, jedoch nicht das Fachthema Personalverwaltung unter dem Fachbereich
Personalwesen, können Sie einfache Mitarbeiterdaten anlegen, diese Mitarbeiter in der Sicht Mitarbeiter des
Work Centers Geschäftspartnerpflege zu Organisationseinheiten zuordnen und einen Benutzer für SelfServices anlegen. Die entsprechenden Mitarbeiter können dann im Work Center Projektmanagement einem
Projekt zugeordnet werden, und die Zeiterfassung für Projekte kann für sie eingerichtet werden.
●
Zeiterfassung für Projekte mit "Personalverwaltung"
Wenn Sie andere Funktionen von "Zeitwirtschaft" (z.B. "Zeitkonten" oder "Arbeitszeitpläne") oder andere
Funktionen des Work Centers "Zeitverwaltung" benötigen, muss "Zeitverwaltung" in Ihrem Lösungsumfang
enthalten sein, damit Mitarbeiter eingestellt werden können. Falls vorher einfache Mitarbeiterdaten
verwendet wurden, müssen diese Daten migriert werden.
Abhängigkeiten bei der Festlegung des Lösungsumfangs
Beachten Sie folgende Abhängigkeiten bei der Festlegung des Lösungsumfangs:
○
Wenn Sie die Funktion Zeiterfassung unter Projektmanagement auswählen, wird Personalverwaltung
unter Personalmanagement nicht automatisch ausgewählt. Außerdem ist das Work Center
"Zeitverwaltung" in diesem Lösungsumfang nicht verfügbar. Enthalten sind lediglich das Fachthema
"Zeitwirtschaft" und minimale Funktionen, die sicherstellen, dass die Genehmigung von
Arbeitszeitblättern und die Projektleitergenehmigung automatisch ausgewählt sind.
○
Bei Auswahl einer in "Zeitwirtschaft" enthaltenen Funktion (z.B. "Zeitkonten" oder "Arbeitszeitpläne"),
für die das Work Center Zeitverwaltung erforderlich ist, wird Personalverwaltung automatisch
ausgewählt.
○
Für "Zeitwirtschaft" ist entweder "Zeiterfassung" für Projekte oder "Personalverwaltung" erforderlich,
um das Anlegen von Mitarbeitern zu Zeiterfassungszwecken zu ermöglichen. Deshalb ist
"Personalverwaltung" automatisch ausgewählt, wenn "Zeitwirtschaft" ohne "Zeiterfassung" für
Projekte" ausgewählt wird.
Integration in die Personalabrechnung
Mithilfe der länderspezifischen Option Zeitdaten für Personalabrechnung - <Land> können Kunden
personalabrechnungsbezogene Informationen, z.B. Mehrarbeit oder Schichtzulagen, mit ihren Zeitdaten
dokumentieren. Wenn diese Option ausgewählt wird, wird die Fine-Tuning-Aufgabe Zuschläge geladen, mit der die
Erfassung von Mehrarbeit oder Schichtzulagen aktiviert werden kann. Wenn die Option nicht ausgewählt wird,
werden weder Zuschlagsinhalte noch das zugehörige Fine-Tuning geladen, sodass sich der Fine-Tuning-Umfang
entsprechend verringert.
Zeitdaten für Personalabrechnung - <Land> ist nur dann zur Auswahl verfügbar, wenn die Funktion Zeitkonten und
die Option Zeitkonten - <Land> im Lösungsumfang enthalten sind. Die wichtigsten Anwendungsfälle:
●
Einsatz der integrierten Personalabrechnungslösung: Wenn der Kunde die integrierte
Personalabrechnungslösung verwenden möchte, die unter dem Fachthema Personalabrechnung als Option
Einsatz für die Personalabrechnung - <Land> zur Verfügung steht, nimmt das System an, dass
Zeitwirtschaft mit Zeitkonten und Zuschlägen ebenfalls in diesem Land verwendet wird bzw. verwendet
werden kann. Mit anderen Worten ist es bei der Festlegung des Lösungsumfangs nicht möglich, die integrierte
Option Einsatz für die Personalabrechnung - <Land> auszuwählen, ohne gleichzeitig Zeitwirtschaft und
Zeitdaten für Personalabrechnung - <Land> auszuwählen.
●
Keine integrierte Personalabrechnung
Wenn die integrierte Personalabrechnungslösung nicht im Lösungsumfang enthalten ist (wenn z.B. das
Fachthema Personalabrechnung oder die Option Einsatz für die Personalabrechnung - <Land> für ein
bestimmtes Land nicht im Lösungsumfang enthalten ist), überlässt Ihnen die Option Zeitdaten für
Personalabrechnung - <Land> die Entscheidung, ob Sie die Mitarbeiterzeiten weiterhin erfassen oder sie
manuell in ein Personalabrechnungssystem eines Fremdanbieters übertragen möchten.
○
Verwendung von Zeitdaten für die Personalabrechnung ohne Einsatz der SAP-Business-ByDesignPersonalabrechnungslösung
453
Der Einsatz der SAP-Business-ByDesign-Lösung Zeitwirtschaft kann hilfreich sein, um
abrechnungsbezogene Zeitdaten ohne Einsatz der integrierten SAP-Business-ByDesignPersonalabrechnungslösung zu verwalten. Auf diese Weise ist es möglich, zwischen bezahlten und
unbezahlten Abwesenheiten zu differenzieren und Mehrarbeit oder andere arbeitszeitbezogene
Zuschläge zu erfassen. Diese Daten

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