Störtebeker Success Story - IT

FALLSTUDIE » SALES SUPPORT » STÖRTEBEKER FESTSPIELE GMBH
Einsparungen, Effizienz– und Produktivitätssteigerungen für die Störtebeker Festspiele GmbH
Die Störtebeker Festspiele GmbH & Co. KG stand vor der großen Herausforderung, die betriebsinternen Abläufe im Bereich Dokumentenverarbeitung und –
verwaltung durch eine zeitgemäße Dokumentenmanagementlösung zu ersetzen.
Nach einer ausführlichen Beratung inklusive Demoinstallation ließ sich der Veranstalter von den Vorteilen der Softwarelösung ScanFlowStore für digitale Dokumentenablage überzeugen und profitiert seit deren Einführung von spürbaren
Zeit– und Kosteneinsparungen speziell im Sponsorenmanagement
▌ LÖSUNGSPARTNER
DIE STÖRTEBEKER FESTSPIELE
GMBH & Co. KG
Die Störtebeker Festspiele GmbH & Co.
KG als ein Unternehmen aus der Veranstaltungsbranche betreibt auf der Ostseeinsel Rügen das größte Freilichttheater
Europas. Mehrere hunderttausend Besucher erleben pro Saison ein Theaterstück
rund um die Geschichten des legendären
Piraten Klaus Störtebeker. Mit über 150
Mitwirkenden, 4 Schiffen, 30 Pferden,
Spezialeffekten und einem großen Feuerwerk über dem Jasmunder Bodden ist
dieses Event für Einheimische und Urlauber jedes Jahr ein Höhepunkt im Inselsommer. Den rund 8.000 Besuchern pro
Vorstellung bieten sich jedes Jahr aufs
Neue unvergessliche Eindrücke. Aktuelle
Informationen unter www.stoertebeker.de
DIE HERAUSFORDERUNG
Durch die hohe Pressepräsenz füllen sich
bei der Störtebeker Festspiele GmbH &
Co. KG jährlich unzählige Aktenorder mit
Kopien der gesamten Presseaktivitäten
eines laufenden Jahres. Diese gesammelten Informationen müssen den jeweiligen Sponsoren zeitnah in mehrfacher
Ausfertigung zur Verfügung gestellt werden. Bisher erfolgte diese Prozedur auf
dem traditionellen Weg über Papierdokumente, indem alles in dreifacher Ausfertigung kopiert und anschließend in Aktenordner abgeheftet wurde. Dieser komplexe Vorgang erforderte einen hohen Aufwand sowohl an Papier, Personal als
auch an Platz.
Mit diesem Verfahren war es zudem
nicht möglich, Presseartikel jederzeit auf
Abruf zur Verfügung zu stellen; eine
Funktion, die aber für den Veranstalter
eine wesentliche Erleichterung bei der
Betreuung
vorhandener
Sponsorenpartner darstellt.
▌ SOFTWARE
DIE LÖSUNG
Auf der Suche nach einer Lösung für diese Herausforderung trat des Unternehmen Anfang 2010 an den langjährigen
Geschäftspartner Behrnd & Herud GmbH
heran. Nach ausführlicher Beratung und
einer Demoinstallation direkt in der Arbeitsumgebung des Kunden wurde ein
Lösungspaket erarbeitet, dass neben einer massiven Papiereinsparung die Bereitstellung von Presseinformation auf
Abruf zum Ziel hatte:
Der kombinierte Einsatz eines Hochleistungsmultifunktionsdruckers Xerox WorkCentre
7428
mit
der
Software
ScanFlowStore für digitale Dokumentenablage.
Mit ScanFlowStore ist digitales Archivieren genau so einfach wie Kopieren. Mit
nur einem Knopfdruck speichert das Multifunktionsgerät eine digitale Kopie einer
Papiervorlage an einem beliebigen Ort im
Netzwerk. ScanFlowStore garantiert,
dass digitale Dokumente strukturiert, beispielsweise als textdurchsuchbares PDF,
gespeichert werden können.
ScanFlowStore arbeitet bidirektional.
Hierdurch können dem Benutzer Informationen zur Auswahl im Scanprozess direkt
am Display des MFD präsentiert werden.
Mit dieser Funktion ist es noch einfacher,
den Speicherort eines Dokumentes festzulegen. Zudem können Barcodes interpretiert oder via zonaler Texterkennung
beliebige Inhalte eines Dokumentes im
Scanprozess verwendet werden.
[bitte wenden]
▌ VERTRIEB
Behrndt & Herud
Kopierer - Drucker - Scanner - Fax
Lösungen rund um das Dokument
www.xerox-partner.de
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▌IM ÜBERBLICK
DIE UMSETZUNG
Die Softwarelösung wurde im Februar
2010
von
dem
lokalen
XeroxVertragspartner Behrndt & Herud GmbH
im “Piratendörfchen“ Ralswiek installiert
und in den Arbeitsfluss der Störtebeker
GmbH aufgenommen. Die intuitive und
einfache Bedienung der Software machte
es den beteiligten Mitarbeitern leicht, mit
dem neuen Arbeitsablauf zurecht zu kommen. Für alle dennoch auftretenden Fragen stand der Xerox-Vertragspartner
Behrndt & Herud GmbH sowie der Support der IT-SCom GmbH dem Kunden
jederzeit zur Seite.
DAS ERGEBNIS
Bereits nach wenigen Wochen stellte der
Veranstalter fest, dass seine Anforderungen an eine zeitgemäße Dokumentenmanagementlösung durch ScanFlowStore in
vollem Umfang erfüllt wurden: Zum einen
ermöglichte ScanFlowStore das sehr
schnelle Auffinden der gescannten Informationen, zum anderen bestand nun eine
nahtlose und direkte Möglichkeit zur Verteilung des Pressespiegels an die
Sponsoren per Mail und als volltextdurchsuchbares PDF-Dokument.
„Eines steht fest: Schon jetzt sind viele
Arbeitsschritte leichter und „papierärmer“
geworden. Die Zeiteinsparung ist deutlich
spürbar und der geringe Platzbedarf in
unserem Papierarchiv wird am Jahresende offenkundig und wirklich messbar sein.
Der Umgang mit der Software ist wirklich
einfach. Wir sind dabei, weitere Arbeitsabläufe wie z.B. die Handhabung von
Textbüchern für die Schauspieler und
auch das Verwalten vieler Bewerbungen
effektiver durch diese Software zu gestalten.“ meint Frau Hartwig, Teamsekretärin
bei den Störtebeker Festspielen.
ZUKUNFTSAUSSICHTEN
Die Störtebeker Festspiele GmbH & Co.
KG ist zufrieden mit der Einführung von
ScanFlowStore und möchte die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten der Software in
Zukunft noch besser nutzen. „Schrittweise
können darüber hinaus auch Prozesse in
der Buchhaltung und in der Personalverwaltung optimiert werden“, so Holger
Behrndt von der Behrndt & Herud GmbH,
der die beratenden Gespräche führte und
das Projekt koordinierte.
„Es ist im Unternehmen wichtig, Arbeitsabläufe für die Mitarbeiter zu erleichtern
und nicht zu verkomplizieren - wir denken, dass diese Software dazu einen großen Beitrag leisten wird. Allein die deutlich schnellere Bereitstellung von Informationen per E-Mail oder über unsere Webseite hat uns ein weites Stück nach vorne
gebracht. Durch die Flexibilität und Einfachheit bei der Gestaltung neuer Scanprofile können wir die Software in Zukunft
passgenau auch auf andere Anforderungen im Unternehmen anpassen“, so Kurt
Gehm, Verwaltungsleiter bei der Störtebeker Festspiele GmbH & Co. KG.
Nähere Informationen über unsere Dienstleistungen und Produkte
erhalten Sie unter http://www.it-scom.com
IT-SCom GmbH
Hertinger Str. 45
59423 Unna
Deutschland
Telefon: +49.2303.33246.0
Fax:
+49.2303.33246.29
E-Mail: [email protected]
http://www.it-scom.com
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SITUATION
■ Aufwändiges Kopieren
und Verteilen wichtiger
Dokumente in Papierform
■ Ablage aller Presseartikel
in Aktenordnern ohne die
Möglichkeit eines direkten
Zugriffs.
LÖSUNG
■ Einführung eines Xerox
WorkCentre 7428 in Verbindung mit der Softwarelösung ScanFlowStore
ERGEBNIS
■ Weniger Platzbedarf
für Papierakten
■ Schnelleres Auffinden
relevanter Informationen
■ Wesentlich effizientere
und einfachere Möglichkeiten zur Verteilung von
Informationen