ERP Referenz Microsoft Hanseatic Dynamics AX - K2
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ERP Referenz Microsoft Hanseatic Dynamics AX - K2
Microsoft Dynamics AX Kundenreferenz Thema: Enterprise Resource Planning (ERP) Integrierte Lösung beschleunigt Geschäftsprozesse und schafft Transparenz Überblick Land: Deutschland Branche: Versicherungswesen Mitarbeiter: 40 Unternehmen Die 1964 gegründete Hanseatic Versicherungsdienst GmbH Versicherungsvermittlung in Hamburg ist ein Unternehmen der Otto Group. Sie vermittelt Versicherungen für Industrie, Handel, Gewerbe, Dienstleistung und private Verbraucher. Ausgangssituation Die seit 20 Jahren eingesetzte Branchenlösung funktionierte nach einem Releasewechsel nicht und entsprach auch nicht mehr den Anforderungen an Informationsbreite und -tiefe. Lösung Hanseatic stellte mit dem MicrosoftPartner K2-Consult GmbH das Rechnungswesen auf Microsoft Dynamics AX 3.0 um und führte die darauf basierende Branchenlösung GIN Axapta für ihr Industrie- und Privatkundengeschäft ein. Nutzen Durch die integrierte Lösung, dank der sich alle kundenrelevanten Informationen in einem System befinden, lassen sich unter anderem Schadensfälle schneller abwickeln. „GIN Axapta bietet uns eine integrierte Lösung, die an Informationstiefe und -breite genau unseren Bedürfnissen als Versicherungsvermittler eines internationalen Konzerns entspricht.“ Werner Goewe, Geschäftsführer Hanseatic Versicherungsdienst GmbH Versicherungsvermittlung Die Hanseatic Versicherungsdienst GmbH Versicherungsvermittlung in Hamburg ist ein Unternehmen der weltweit tätigen Otto Group. Mit ihren 40 Mitarbeitern gestaltet sie den Versicherungsschutz für die Otto Group und vermittelt Versicherungen für Industrie, Handel, Gewerbe und Dienstleistung außerhalb des Konzerns und für private Verbraucher. Die seit 20 Jahren eingesetzte Branchenlösung funktionierte nach einem Releasewechsel über längere Zeit nicht und entsprach in Informationsbreite und -tiefe auch nicht mehr den Anforderungen der Otto Group. Mit dem Microsoft-Partner K2-Consult GmbH und dessen Partnern führte Hanseatic für das Industrieund Privatgeschäft GIN Axapta ein – eine Branchenlösung, die auf Microsoft Dynamics AX 3.0 aufbaut. Damit verfügt der Versicherungsvermittler über eine integrierte Lösung, in der sich alle kundenrelevanten Informationen in einem System befinden. Das ermöglicht es unter anderem, Schadensfälle schneller abzuwickeln, und ein erweitertes Reporting lässt sich nun auch nach Kriterien wie Branchen oder Regionen durchführen. „Die Transparenz für die Geschäftsleitung hat sich wesentlich erhöht.“ Sylvia Friedrich, Geschäftsführerin K2-Consult GmbH Die 1964 gegründete Hanseatic Versicherungsdienst GmbH Versicherungsvermittlung in Hamburg ging aus der Versicherungsabteilung der Otto Group hervor. Ihre Hauptaufgabe bestand zunächst darin, für Otto weltweit den Betriebsversicherungsschutz zur Verfügung zu stellen. Schnell kam das Belegschaftsgeschäft hinzu: Dank ihrer guten Kontakte zur Versicherungswelt konnte Hanseatic den Mitarbeitern des Otto-Konzerns Hausrat-, Haftpflicht- und Kfz- sowie Kranken-, Unfall- oder Rechtsschutzversicherungen zu Vorzugskonditionen anbieten. Was für den eigenen Konzern gut funktionierte, bietet Hanseatic nun auch anderen Unternehmen an. So vermittelt der unabhängige Makler mit seinen 40 Mitarbeitern Versicherungen für Industrie, Handel, Gewerbe, Dienstleistung und auch für private Verbraucher. Sein Dienstleistungsversprechen betrachtet Hanseatic als eine ständige Herausforderung, um die Kunden kontinuierlich zufriedenzustellen. Dazu gehört auch eine Branchenlösung, die genau auf die Kunden abgestimmt ist. Blackout in der EDV „Manchmal ist ein Unglück gut, um sich zu bewegen“, weiß Werner Goewe. Das Unglück, von dem der Geschäftsführer der Hanseatic spricht, ereignete sich 2001. Bis dahin kannten er und sein Administrator keine EDV-Probleme und mussten auch nie IT-Kollegen des großen Otto-Konzerns um Unterstützung bitten. Über 20 Jahre lief die eingesetzte Maklersoftware einwandfrei. Dann brachte der Hersteller ein neues Release auf den Markt. „Danach hatten wir zwei Monate lang schwarze Bildschirme“, erzählt Goewe. Für andere Unternehmen hätte ein Ausfall der EDV über diesen langen Zeitraum das Aus bedeutet. Die Hanseatic überlebte jedoch, weil ihre Kunden gleichzeitig auch Kunden der jeweiligen Versicherungsgesellschaft sind – somit waren alle Daten und Dokumente noch einmal vorhanden. Auch wenn das System nach zwei Monaten wieder lief und die Daten neu eingespeist werden konnten, stand für Goewe der Wechsel zu einer neuen Branchenlösung fest. „Auf keinen Fall sollte es wieder eine selbst gestrickte Lösung eines kleinen Anbieters sein, bei der nur wenige über das notwendige Wissen verfügen“, betont der Geschäftsführer der Hanseatic. Die neue Branchenlösung sollte die internationale Ausrichtung der Otto Group unterstützen, die mit rund 123 Gesellschaften in 19 Ländern tätig ist. Und sie sollte besser den gestiegenen Anforderungen des Versicherungsvermittlers in Informationsbreite und -tiefe im Industriekundengeschäft entsprechen und das Privatkundengeschäft unterstützen. Beispielsweise sollten sich Regressfälle einfacher abwickeln und eine erweiterte Schadensregulierung durchführen lassen. Pilotkunde für das Privatgeschäft Goewe begann 2003, sich verschiedene Branchenlösungen anzusehen – OASIS.WIN der NKK Programmservice AG und insTRA der Amadeus IT GmbH. Im Herbst 2004 fiel die Entscheidung für GIN Axapta auf Basis von Microsoft Dynamics AX. GIN (Group Insurance Network für Versicherungsvermittler) Axapta ist eine Businesslösung für Industrieversicherungsmakler und firmenverbundene Vermittler. Sie wurde von der K2-Consult GmbH in Offenbach gemeinsam mit deren Partnern auf Basis von Microsoft Dynamics AX entwickelt, der ERP-Software für den Mittelstand. „Im Versicherungsgeschäft mit Unternehmen werden täglich enorme Datenmengen erfasst und verarbeitet. Risikoerfassung und Schadenabwicklung gehören zum typischen Tätigkeitsfeld. Zusammen mit unseren Partnern haben wir mit GIN auf Basis von Microsoft Dynamics AX eine leistungsfähige Software für dieses Anwendungsspektrum“, erklärt Sylvia Friedrich, Geschäftsführerin der K2-Consult GmbH. Die Businesslösung umfasst das komplette Informationsmanagement und die Informa- Technik im Überblick Microsoft Dynamics AX 3.0 Die Hanseatic Versicherungsdienst GmbH Versicherungsvermittlung hat ihr Rechnungswesen auf das Mittelstands-ERPSystem Microsoft Dynamics AX 3.0 umgestellt. Als Datenbank ist Microsoft SQL Server 2000 im Einsatz. Aufbauend auf Dynamics AX, wurde GIN Axapta für das Industriegeschäft und für den Privatkundenbereich eingeführt. Diese Lösung umfasst die Module Schaden, BusinessPartnerInformationen, Vertrag und Controlling. 40 Mitarbeiter nutzen die Branchensoftware, deren Benutzeroberfläche sich an Microsoft Office und Microsoft Outlook orientiert. GIN Axapta umfasst das vollständige Informationsmanagement, um Verträge zu verwalten, Schadensmeldungen zu bearbeiten und das Controlling zu gewährleisten. Es lässt sich sowohl national als auch international einsetzen. Foto: Hanseatic GmbH tionsverarbeitung für Industrieversicherer und Vermittler. „Wir sind im bfv Verband der firmenverbundenen Versicherungsvermittler organisiert. Dort setzten mehrere Konzerne GIN Axapta ein, sodass ich mich gut bei Kollegen über das Produkt informieren konnte“, erklärt Goewe. „Ausschlaggebend war jedoch, dass diese Lösung den Bedürfnissen einer Versicherungsabteilung eines international tätigen Konzerns wie Otto in Bezug auf Informationstiefe und -breite am besten Rechnung trägt“, betont er. Mit Unterstützung der Tochtergesellschaft k2 insurance link GmbH des Microsoft-Partners K2-Consult beschloss der Hanseatic Versicherungsdienst Anfang 2005, nicht nur das Industriegeschäft auf GIN Axapta umzustellen, sondern auch die Privatversicherungen, die andere Anforderungen haben. „Das bot dieses Programm bislang nicht“, sagt Goewe. Dabei entscheiden weniger die Tiefe und Breite der Informationen, vielmehr muss die Lösung die Mitarbeiter von Hanseatic dabei unterstützen, Anfragen am Telefon schnell abzuwickeln. Immerhin betreut Hanseatic rund 30 000 Privatkunden. Bei diesem Projekt fungierte der Versicherungsdienst als Pilotkunde von K2. Zunächst fiel die Entscheidung im März 2003, das Rechnungswesen auf das ERPSystem Microsoft Dynamics AX 3.0 umzustellen. Gestartet wurde die Implementierung der Branchenlösung mit dem Industrieversicherungsgeschäft. Aufbauend auf das Rechnungswesen, führte K2 ab April 2005 GIN Axapta in Stufen ein und entwickelte Module für das Privat- und Belegschaftsgeschäft. „Eine Herausforderung war die GDVSchnittstelle für den Datentausch mit den Versicherern. Diese sollte zwar standardisiert sein, ist es aber in der Praxis nicht“, erzählt Sylvia Friedrich. Jeder Versicherer liefert seine Daten nach einer eigenen Auslegung des GDV-Standards. Nach umfangreichen Tests, zunächst bei K2-Consult, dann bei Hanseatic, wurden die neuen Module – Schaden, BusinessPartnerInformationen, Vertrag und Das Industrie Versicherungskontor gehört zu Hanseatic und ist im konzernunabhängigen Firmenkundengeschäft tätig Controlling – der Reihe nach aufgesetzt und alle Daten migriert. „K2-Consult hat einen tollen Job gemacht. Die Datenmigration hat besser geklappt, als wir uns erhofft hatten. Aber das ist keine Frage der Technik, sondern der Qualität der Menschen“, lobt Werner Goewe die Zusammenarbeit mit dem Microsoft-Partner. Für dieses Projekt wurde K2-Consult 2006 auch mit dem Microsoft Partner-Award in der Kategorie „Best Microsoft Dynamics Axapta Solution“ ausgezeichnet. GIN Axapta ermöglicht mit dem InfoCenter eine umfassende Suchfunktion in den Modulen BusinessPartnerInformationen, Vertrag und Schaden. Das funktioniert sowohl im Bereich der Konzern- und Industrieversicherung als auch im Privat- und Belegschaftsgeschäft. Die Mitarbeiter können nun übergreifend nach der Vertrags- oder Schadensnummer suchen und gelangen direkt zu den Informationen. Für das Controlling stehen mit wenigen Mausklicks umfas- Weitere Informationen Hanseatic Versicherungsdienst GmbH Versicherungsvermittlung Bramfelder Chaussee 105 22177 Hamburg Tel.: 040 64650-0 Fax: 040 64650-650 E-Mail: [email protected] www.hvd.de K2-Consult GmbH Sylvia Friedrich Kaiserleistraße 41–43 63067 Offenbach am Main Tel.: 0700 52266785 Fax: 069 256274-29 E-Mail: [email protected] www.k2-consult.de sende Auswertungen nach verschiedenen Aspekten wie Regionen oder Branchen zur Verfügung. Ebenso gelangt man in wenigen Schritten an die Protokolle, die im Rahmen der Kundenberatung und nach Vorgabe der EU-Vermittlerrichtlinie mit dem System dokumentiert wurden. Basis ist ein Standardprodukt Von ihrem Arbeitsplatz greifen die Mitarbeiter heute auf GIN Axapta zu, jeder besitzt für seinen Bereich die entsprechende Berechtigung. „Ein wesentlicher Vorteil ist der integrierte Aufbau. Alle Daten befinden sich in einem System“, ist HanseaticGeschäftsführer Goewe zufrieden. Beispiel Schadensmeldung: Über eine Maske können die Mitarbeiter direkt auf die Vertragsdaten zugreifen. Wird später ein Schadensbetrag ausbezahlt, lässt sich das direkt mit dem Versicherer abrechnen. „Das Produkt wickelt die verschiedenen Stufen der Selbstbehalte automatisch ab, das ist eine große Erleichterung“, so Goewe. Die Daten müs- sen nicht nochmals eingegeben werden, das unterbindet Fehler. Auch sind die Abrechnungen mit den Versicherern rascher erstellt, damit fließen die Erlöse schneller. Der Vergangenheit gehören nun auch umständliche Abwicklungen wie bei der Feuerversicherung an: Diese ist für alle großen Tochterunternehmen von Otto in einem Versicherungsvertrag mit einer großen Summe zusammengefasst. Doch die rechtlich selbstständigen Unternehmen wollten natürlich eigene Rechnungen. Die Mitarbeiter von Hanseatic mussten also die Prämien per Hand aufteilen und die Rechnungen einzeln schreiben. Dies übernimmt das System jetzt automatisch. „Das beschleunigt nicht nur die Geschäftsvorgänge, auch die Transparenz für die Geschäftsleitung erhöht sich wesentlich“, sagt Sylvia Friedrich. Schwarze Bildschirme befürchtet Werner Goewe nun nicht mehr: „Zwar ist K2-Consult auch ein kleines Unternehmen, aber die Branchenlösung basiert auf einem Standardprodukt von Microsoft.“ Geschäftskundenbetreuung Microsoft Deutschland GmbH Konrad-Zuse-Straße 1 85716 Unterschleißheim Tel.: 0180 5 672330* Fax: 0180 5 229554* E-Mail: [email protected] *0,14 Euro/Min., deutschlandweit ©2007 Microsoft Corporation. All rights reserved. Weitere Kundenreferenzen finden Sie unter: www.microsoft.com/germany/ kundenreferenzen Software und Services Hardware g Microsoft Dynamics AX 3.0 g g Microsoft SQL Server 2000 g 5000-670-24 YU 12/07 Microsoft SQL Server 2000 Analysis Services g Microsoft Office Visio 2003 g Microsoft Office 2003 g Microsoft Office Project 2003 HP Proliant ML 350 Partner g K2-Consult GmbH