Benutzerhandbuch Active Tracing

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Benutzerhandbuch Active Tracing
BenutzActive Tracing
ACTIVE TRACING BENUTZERHANDBUCH
Benutzerhandbuch, November 2009
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VOLLE TRANSPARENZ
Lückenlose Sendungsverfolgung und papierlose Ablieferbelege
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Inhaltsverzeichnis
Einleitung .................................................................................................................... 3
1. Der Einstieg ............................................................................................................. 4
2. Registrierung ........................................................................................................... 5
3. Login ....................................................................................................................... 7
4. Sendungssuche........................................................................................................ 9
5. Sendungsübersicht................................................................................................. 12
6. Sendungsdetails..................................................................................................... 14
7. Ablieferquittung .................................................................................................... 18
8. MyAT Profil............................................................................................................ 21
9. Kundennummernverwaltung.................................................................................. 23
10. Einrichten Sendungsübersicht............................................................................... 25
11. Ampelfunktion rot/grün ....................................................................................... 26
12. Aktiv per E-Mail ................................................................................................... 28
Kontakt ..................................................................................................................... 30
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Einleitung
Sehr geehrter Active Tracing-Benutzer,
in dieser Beschreibung erhalten Sie hilfreiche Informationen zu unserem neuen Tracking
& Tracing-System, das Active Tracing (AT) heißt. Wir informieren Sie insbesondere
darüber, wie Sie...
... Active Tracing aufrufen
... in AT nach einer Sendung suchen
... in AT eine Ablieferquittung anfordern
... Ihr Kundenprofil optimal einrichten
Mit „My Active Tracing (MyAT)“ werden Sie Ihre Sendungsrecherche via Internet noch
komfortabler und effizienter gestalten können. Zusätzlich zu dieser Schulungsunterlage
erhalten Sie unter AT weitere hilfreiche Informationen in den Hilfeseiten und den DemoFunktionen.
Ihr E-Business Team
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1. Der Einstieg
Wenn Sie in Ihrem Browser die folgende URL aufrufen, gelangen Sie zu unserer
Homepage.
http://www.dhl.de
Klicken Sie unter Schnelleinstieg auf den dort vorhandenen Link DHL Freight Active
Tracing und Sie gelangen umgehend auf die Sendungssuche Active Tracing.
Sie gelangen direkt
in die Sendungssuche.
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2. Registrierung
Mit Hilfe von My Active Tracing haben Sie verschiedene Möglichkeiten, die wir Ihnen in
der Standard Internet-Anwendung nicht zur Verfügung stellen können. Hierzu zählen:
- die Ampelfunktion, hiermit können Sie Sendungen filtern und sich per E-Mail zusenden
lassen.
- die vorausgefüllte/n Kundennummer/n bei der Sendungssuche
Um Ihnen My Active Tracing richtig einrichten zu können, benötigen wir Ihre Firmenkoordinaten (Name, Adresse, E-Mail-Adresse etc.). Des weiteren müssen Sie hier
bereits im Vorfeld Ihren Benutzernamen (E-Mail-Adresse) und Ihr Kennwort festlegen.
Die Sprache des My Active Tracing können Sie bereits im Vorfeld auf Deutsch oder
Englisch festlegen.
Um sich für die Funktion „MyAT“ registrieren zu lassen, klicken Sie bitte hier...
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Füllen sie zunächst die Adress- und Kontaktfelder aus...
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3. Login
Diese Seite ist Ihr Einstieg in die Welt des My Active Tracing. Sofort nach Freischaltung
können Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Ihrem Kennwort anmelden. Sowohl der
Name als auch das Kennwort wurde durch Sie selbst bei der Registrierung festgelegt.
Um MyAT aufzurufen, klicken Sie bitte hier.
Falls Sie Ihr Kennwort vergessen haben, können Sie dieses ganz einfach bei uns
anfordern.
Ein kurzer Klick auf den Link “Kennwort vergessen”, Ihren Benutzernamen eintragen
und auf “Kennwort zusenden” klicken. Ihr Kennwort wird Ihnen von uns per E-Mail
zugesandt.
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Falls Sie Ihr Kennwort vergessen haben, klicken Sie hier.
Tragen Sie Ihren Benutzernamen ein und klicken Sie auf Kennwort zusenden.
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4. Sendungssuche
Sie haben verschiedene Möglichkeiten, nach einer Sendung in unserem AT-System zu
suchen.
Unterschieden wird hier die Suche mit Hilfe einer eindeutigen Sendungs-ID oder den
kombinierten Kriterien.
Die Sendungs-ID (Ordercode, Sendungsnummer oder Packstück-ID) ist immer eine
eindeutige Nummer, bei der sofort die Detailinformationen Ihrer Sendung angezeigt
werden.
Neben der Packstück-ID, die Ihre Sendung bzw. Ihr Packstück durch einen Barcodelabel
erhält, kann auch über unsere internen Nummern Ordercode und Sendungsnummer
gesucht werden. Sobald Sie eine dieser drei Sendungs-ID's eingetragen haben, klicken
Sie auf "suchen", um Sendungsdetails zu erhalten.
Bei den kombinierten Kriterien können Sie jede beliebige Kombination aus Ihrer
Kundennummer, Ihrer Referenz, Land, Ort, Postleitzahl, Datum der Sendung und dem
letzten Status Ihrer Sendung eingeben.
Die Eingabe Ihrer Kundennummer und/oder Ihrer Referenz ist hierbei allerdings Pflicht.
Falls Ihnen Ihre Kundennummer nicht bekannt ist, fragen Sie bitte unsere für Sie
zuständige Niederlassung. Das Datum Ihrer Sendung können Sie manuell oder mit Hilfe
der Kalenderfunktion eingeben.
Die Funktion "letzter Status" hilft Ihnen, die Suchergebnisse auf für Sie wesentliche
Statusinformationen zu beschränken. Nach Eingabe der notwendigen Kriterien klicken
Sie auf "suchen", um die Suchergebnisse zu erhalten.
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Entweder mittels einer eindeutigen Sendungs-ID....
...oder mittels einer Kombination von Suchkriterien.
Active Tracing (AT) hält Sendungsdaten der letzten drei Monate für Ihre Recherche zur
Verfügung.
Im My Active Tracing werden Ihnen durch eine Auswahl-Box bei den kombinierten
Kriterien die Kundennummern angezeigt, für die Sie als angemeldeter Anwender
freigeschaltet sind.
Diese können Sie durch die Kundennummernverwaltung nach Belieben sortieren.
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Herr Mustermann ist angemeldet!
Ihre Kundennummer(n) ist/sind bei MyAT bereits vorausgefüllt.
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5. Sendungsübersicht
Die Sendungsübersicht erscheint immer dann, wenn zu Ihren eingegebenen Suchkriterien mehrere Sendungen in unserer AT-Datenbank zur Verfügung stehen. Sie haben
hier die folgenden Aktionsmöglichkeiten:
•
Detailinformation: Wenn Sie auf die Sendungsnummer klicken, werden Sie
automatisch zu den Sendungsdetails weitergeleitet. Hier erhalten Sie zusätzliche
Informationen (z.B. die Statushistorie einer Sendung).
•
Vor/zurück blättern: Mit dem Button "nächste Seite“ / “vorherige Seite" können
Sie sich weitere Sendungen anzeigen lassen, die auf Ihre Suchkriterien zutreffen.
•
Sortieren: Wenn sie auf die Überschriften der einzelnen Spalten klicken, können
Sie die ausgewählten Sendungen nach diesem Feld aufwärts oder abwärts neu
sortieren lassen. Zu Beginn ist der Inhalt dieser Seite nach dem Abholdatum
abwärts sortiert. Die aktuelle Sortierung wird durch ein gelbes Dreieck
angedeutet.
•
Filtern: Wenn Ihnen die Menge der angezeigten Sendungen zu umfangreich
erscheint, können Sie über die Filterfunktion (Auswahlkasten unter der
Überschrift) bestimmte Sendungen herausfiltern. Wählen Sie hierzu einfach die
Einschränkungskriterien mit dem Auswahlkasten aus. Der Filter wird nach Klick
auf "go" gestartet.
•
Ablieferquittung: Immer wenn eine Sendung zugestellt wurde, haben Sie die
Möglichkeit, über das Internet eine Ablieferquittung anzufordern. Bitte beachten
Sie, dass dieser Service für reine Quittungen kostenpflichtig ist und durch die für
Sie zuständige Niederlassung abgerechnet wird. Zum Anfordern der Quittung
klicken Sie einfach auf den kleinen Button rechts neben der jeweiligen Sendung.
Das Dokument wird Ihnen dann so schnell wie möglich per Fax zugeschickt.
•
Download: Mit dem Button Download haben Sie die Möglichkeit, alle
Sendungsdaten herunterzuladen. Sie haben die Möglichkeit die Anzahl der Felder
zur erweitern oder einzuschränken (Auftrag, Status, Datum, etc.). Dies können
Sie über den Link Spaltenanzahl umsetzen. Klicken Sie auf den Button, laden Sie
die Daten im Excel-Format herunter und bearbeiten Sie diese nach Wunsch auf
Ihrem Computer. Den Dateinamen können Sie selbstverständlich frei wählen.
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Hier haben Sie die Möglichkeit, weitere Einschränkungen hinsichtlich der angezeigten
Sendungen zu machen. Klicken Sie dazu auf den Pfeil unter der jeweiligen
Spaltenübersicht, und machen Sie Ihre Auswahl.
Sie haben die Möglichkeit Ihre Sendungsdaten herunterzuladen, klicken Sie bitte hier.
Zur Betrachtung der Sendungsdetails klicken Sie auf die entsprechende
Sendungsnummer.
Die Anzahl der angezeigten Felder können Sie selbst bestimmen, klicken Sie auf
Spaltenanzahl.
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6. Sendungsdetails
Neben der Statusinformation erhalten Sie hier zusätzlich die Angaben der sogenannten
meldenden Niederlassung. Sie wissen somit immer, welche Station für welche
Information zuständig war. Zusätzlich erhalten Sie einen Eindruck, welchen
geographischen Lauf Ihre Sendung bei uns genommen hat. Mit einem Klick auf den
Stationsnamen erhalten Sie für eventuelle weitere Rückfragen direkt die Adresse und
Telefonnummer der jeweiligen Niederlassung.
Wenn Ihre Sendung zugestellt wurde, erscheint zusätzlich die Information, wann sie
durch wen beim Empfänger entgegengenommen wurde, so dass es oft nicht mehr
notwendig ist, eine kostenpflichtige Ablieferquittung anzufordern. Falls Sie es trotzdem
wünschen, gelangen Sie durch einen Klick auf die Abbildung, welche neben
“Ablieferquittung anfordern” steht, zu diesem Formular.
Darüber hinaus stehen Ihnen weitere Sendungseinzelheiten wie Colli, Gewicht, Anzahl
der Paletten, Ort des Versenders und Ort des Empfängers zur Verfügung. Die für
Gespräche mit unseren Niederlassungen wichtige Sendungsnummer und der Ordercode
werden hier ebenfalls aufgelistet.
Es wird Ihnen die Sendungshistorie (Datum, Uhrzeit, Niederlassung, Status) jeder
Sendung angezeigt, dabei steht Ihnen bei fast allen nationalen Sammelgutsendungen
die digitale Unterschrift der Ablieferquittung in den Sendungsdetails zur Verfügung. Des
weiteren wird Ihnen die Möglichkeit geboten, sich eine Packstückhistorie zu der
jeweiligen Sendung anzeigen zu lassen. Beim Klick auf die Packstück ID erhalten Sie die
um die Packstück Scanns erweiterte Sendungshistorie.
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Mit einem Klick auf den Namen der
Niederlassung lassen Sie sich Adresse
sowie Telefon- und Faxnummer der
Niederlassung anzeigen.
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Seite 16
Wenn Sie die Sendungshistorie um die Packstückhistorie erweitern wollen, wählen Sie
hier die Packstück—ID aus und klicken Sie auf Go
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Um Packstückhistorie erweiterte Sendungsdaten.
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7. Ablieferquittung
Auf dieser Seite können Sie zu Sendungen, die den Status Zugestellt, Teilweise
zugestellt, Direktzustellung, Annahme verweigert oder Entgegengenommen haben, eine
Ablieferquittung anfordern.
Natürlich haben Sie auch weiterhin die Möglichkeit, diese Quittung telefonisch bei Ihrer
zuständigen Niederlassung anzufragen.
Klicken Sie auf diesen Button
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Klicken Sie auf diesen Button
Ablieferquittungen für Ihre Sendungen können Sie anfordern, wenn Sie hinter Ihrer
Sendung dieses Symbol sehen.
Sie können dieses entweder aus der Sendungsübersicht oder aus der den
Sendungsdetails heraus anfordern.
Bitte tragen Sie hier auf jeden Fall Ihre kompletten Koordinaten ein, damit wir Ihre
Anfrage korrekt zuordnen können und Sie zeitnah eine Antwort von uns erhalten. Die
Antwortzeit wird nicht von der telefonischen Anfrage abweichen. Die Ablieferquittung
wird Ihnen von uns selbstverständlich so schnell wie möglich per Fax zugeschickt.
Für jede angeforderte reine Ablieferquittung berechnen wir derzeit 9,- EUR.
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Füllen Sie bitte die Adress- und Kontaktfelder aus...
...und bestätigen Sie Ihre Anforderung mit einem Klick auf diesen Button
Im My Active Tracing werden Ihre Kontaktdaten gemäß Ihres Kundenprofils
vorausgefüllt.
Natürlich können Sie alle vorgeschlagenen Daten auch überschreiben und/oder später
im
Profil entsprechend anpassen.
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8. MyAT Profil
Ihr persönliches MyAT Profil erreichen Sie nach dem Login.
Herr Mustermann ist angemeldet.
Klicken Sie hier, um Ihr persönliches Profil
anzupassen.
Zunächst gelangen Sie im My Active Tracing-Profil in Ihre persönlichen Daten. Hier
können
Sie jederzeit Ihre persönlichen Angaben überarbeiten und Ihr Kennwort ändern. Diese
Änderungen sind schon bei der aktuellen Sitzung wirksam.
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Um weitere Einstellungen individuell vorzunehmen, klicken Sie bitte auf die
entsprechenden Links.
Hier können Sie Ihre Adress-, Kommunikations- und Kennwortdaten verwalten
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9. Kundennummernverwaltung
Innerhalb dieser Bildschirmmaske können Sie Ihre Kundennummern selbst verwalten.
Folgende Einstellungen sind möglich:
a. Reihenfolge der Anzeige der Kundennummern in der Auswahl-Box
„Kundennummer“ in der Sendungssuche
b. Zur besseren Erkennung der Nummern ein frei definierbarer Erläuterungstext pro
Kundennummer
c. Definition, ob eine Kundennummer aktuell in der Auswahl-Box „Kundennummer“
angezeigt werden soll oder nicht. Diese ausgewählten Kundennummern werden dann
auch nur bei der Sendungssuche mit oder ohne Ampelfunktion berücksichtigt.
d. Definition, ob eine Kundennummer in der Funktion „Aktiv per E-Mail“ berücksichtigt
werden soll
e. Festlegen, ob bei einer Suche für eine Kundennummer nur Versender (V), Empfänger
(E) oder beides (B) berücksichtigt werden soll
f. Falls Sie eine Kundennummer löschen wollen, können Sie dies, durch das
Anklicken“Löschen“ und anschließendes betätigen des Buttons “Speichern". Ihr Eintrag
wird dann in der Datenbank gelöscht.
Diese Einstellungen sind bereits für die aktuelle Sitzung gültig und werden für weitere
Verarbeitungen herangezogen.
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Hier können Sie individuell Ihre Kundennummern für eine optimale Nutzung des MyAT
verwalten...
...und dann mit einem Klick auf diesen Button
speichern.
Versender (V), Empfänger (E), Beides (B) ?
Wenn Sie weitere Kundennummern für Ihren Benutzernamen anlegen möchten,
schicken Sie einfach eine E-Mail an unser E-Business-Helpdesk mit Ihrem Benutzernamen
und den zusätzlich gewünschten Kundennummern. Ihre Kundennummern erhalten Sie
von Ihrer für Sie zuständigen Niederlassung.
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10. Einrichten Sendungsübersicht
Hier definieren Sie ganz individuell, welche Felder in der Sendungsübersicht angezeigt
werden sollen. Bedenken Sie dabei bitte, dass bei einem Download von Sendungsinformationen aus der Sendungsübersicht auch nur die Informationen der hier
ausgewählten Felder heruntergeladen werden können.
Bestätigen Sie Ihre Angaben bitte mit einem Klick auf diesen Button.
Hier definieren Sie, welche Spalten in der Sendungsübersicht dargestellt werden sollen.
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11. Ampelfunktion rot/grün
Unter den Links Ampelfunktion haben Sie die Möglichkeit, zwei unterschiedliche
Kriterienkataloge anzulegen, nach denen besondere Sendungen ausgewählt werden
können.
Jede Ampel ist in sechs Bereiche unterteilt:
a. Definition von Sendungen mit einer oder mehreren Statusinformationen
b. Sendungen, die eine bestimmte Laufzeit überschreiten
c. Sendungen, die an bestimmte Empfänger gehen und ggf. eine bestimmte Laufzeit
überschreiten (Pro Empfängernamen dürfen nur 20 Zeichen eingegeben werden)
d. Sendungen, die an bestimmte Postleitzahlen gehen und ggf. eine bestimmte Laufzeit
überschreiten
e. Sendungen, die an bestimmte Empfangsländer geschickt wurden (Der Code besteht
immer aus zwei Buchstaben)
f. Sendungen, die an bestimmte Leitgebiete gingen und ggf. eine bestimmte Laufzeit
überschreiten (Die Leitgebiete sind immer zweistellig numerisch)
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Dies ist lediglich eine beispielhafte Auswahl der Möglichkeiten
Hier legen Sie fest, welche Sendungen mittels der Ampelfunktion ausgewählt werden
sollen (Punkt a bis f)
Bitte beachten Sie, dass sich die Laufzeitberechnung nur auf nationale und ImportSendungen bezieht und im Ergebnis nur die Sendungen angezeigt werden, die noch
nicht zugestellt wurden. Die Laufzeit berechnet die Zeit zwischen der Abholung und
dem aktuellen Tagesdatum. Wochenenden und national einheitliche Feiertage sind bei
der Berechnung ausgeschlossen.
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12. Aktiv per E-Mail
Die Ergebnisse der von Ihnen definierten roten und grünen Ampel können Sie sich auch
per E-Mail zusenden lassen. Sie müssen sich somit nicht mehr ständig anmelden, um
Informationen über Ihre wichtigen Sendungen zu erhalten. Active Tracing informiert Sie
automatisch zu den von Ihnen festgelegten Zeiten mit einer E-Mail.
Mit dem Punkt „Sendungen mehrfach senden“ können Sie festlegen, ob die durch die
Ampelfunktion definierten Sendungen mit jeder E-Mail erneut gesendet werden oder
nicht.
Wenn sich also ein von Ihnen definierter Ampelstatus beispielsweise zwischen zwei
Senderhythmen nicht ändert, wird diese Sendung bei der Antwort zu „Sendungen
mehrfach senden = Ja“ wieder erneut Ihrem „Aktiv-per-E-Mail-Report“ hinzugefügt.
Beispiel: Der Status Annahmeverweigerung bleibt teilweise über mehrere Tage
bestehen.
Erhalten Sie nun täglich unseren Report, können Sie selbst definieren, ob die Sendung
nur am ersten Tag oder auch an den folgenden Tagen in Ihrem Report erscheinen soll.
Mit dem Button “Direkt senden” können Sie auch außerhalb Ihrer gewählten Intervalle
Suchergebnisse direkt an die hinterlegten E-Mail Empfänger schicken.
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Definieren Sie den E-Mail Senderythmus, tragen Sie die gewünschten Empfänger-E-MailAdressen ein, wählen Sie den Abholzeitraum Ihrer Sendungen und bestimmen Sie, ob
Sendungen mit gleichem Status mehrfach in Ihren Reports erscheinen sollen.
Um außerhalb Ihrer Intervalle Suchergebnisse per E-Mail zu verschicken drücken Sie
diesen Button.
Bitte hier klicken um die Daten zu speichern.
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Kontakt
Wir wünschen Ihnen viel Spaß und Erfolg beim Arbeiten mit Active Tracing.
Weitere Fragen beantwortet Ihnen gerne unser E-Business-Team unter folgender
Telefonnummer oder E-Mail-Adresse:
E-Business-Helpdesk-Team
+49 (0)228 37788-777
[email protected]
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