protel hotelsoftware Web Booking Engine (WBE)

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protel
hotelsoftware®
Web Booking
Engine
(WBE)
protel hotelsoftware GmbH
Europaplatz 8
D-44269 Dortmund (Germany)
Tel.: +49 (0) 231 - 915 93 0
Fax: +49 (0) 231 - 915 93 999
M.D.:
Ingo Dignas
Jörg Hermann
Manfred Osthues
www.protel-net.com
Amtsgericht Dortmund HRB 11466
Ust.-ID: DE 171 484 647
Stadtsparkasse Dortmund
Kto. Nr.:
001 086 308
BLZ:
440 501 99
protel WBE.Net (Dokument Version 4.0)
Seite 2
protel Web Booking Engine (WBE)
Mit protel WBE, dem protel Online-Reservierungssystem, können Zimmer über das Internet reserviert
werden. Der Gast erhält in Echtzeit Informationen über Preise und verfügbare Kategorien. Die
Anfragen werden dabei sekundenaktuell direkt vom protel-System beantwortet!
Über einen Link von der hoteleigenen Homepage gelangt der Gast zu den Reservierungsseiten, die
selbstverständlich komplett in das Corporate Design der Hotel-Homepage integriert werden können.
protel Web Booking Engine: Startseite
Der Gast kann so eine unverbindliche Reservierungsanfrage stellen oder eine verbindliche Buchung
unter Angabe seiner Kreditkartennummer tätigen. Selbstverständlich können sich registrierte Kunden
wie Firmen, Reisebüros oder private Stammgäste per Log-In im System anmelden.
WBE ruft alle Informationen aktuell aus dem Front Office ab und überträgt alle Reservierungen aus
dem Internet mittels des in protel eingebetteten XML-Servers in die protel SQL-Datenbank.
Dabei werden für Neukunden direkt Gästekarteien angelegt; die Reservierungsabteilung wird entlastet
und unnötige Dateneingabe von Hand vermieden.
Europaplatz 8
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BLZ:
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Nach dem Einrichten und einmaliger Konfiguration von protel Web Booking Engine sind keine
weiteren, umständlichen Einstellungen mehr notwendig. Sie administrieren sämtliche Funktionen in
gewohnt komfortabler Weise vom Front Office aus!
protel Stammdaten: Konfiguration der Zimmerfeatures
protel Web Booking Engine: Umsetzung der Zimmerfeatures
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Reservierungen
Der Hotelier hat die Möglichkeit, seinen Gästen sowohl unverbindliche Reservierungsanfragen als
auch verbindliche Reservierungen anzubieten. Außerdem können registrierte Kunden über ein
Member Log-In Buchungen tätigen. Dabei müssen die persönlichen Daten nicht mehr eingegeben
werden, da diese ebenso wie die sensiblen Kreditkartendaten bereits in der Gästekartei gespeichert
sind. Insbesondere Firmenkunden können so bei Buchung über das Internet mit dem Hotel
vereinbarte Sonderkonditionen erhalten oder Zimmer aus einem Kontingent buchen.
Der Hotelier bestimmt, welcher Reservierungsstatus den einzelnen Reservierungsmöglichkeiten
zugewiesen wird. So können z.B. unverbindliche Anfragen, bei denen der Gast keine
Kreditkartendaten angeben muss, einen Reservierungsstatus mit optionalem Charakter erhalten.
Reservierungen über die WBE laufen nach folgendem Muster ab:
1. Der Gast wählt das gewünschte Anreise- und Abreisedatum sowie die gewünschte Anzahl
Personen und Zimmer aus (Auswahl von Kindern und Zusatz- bzw. Babybetten ist optional).
protel Web Booking Engine: Auswahl der Reisedaten
Optional kann der Gast auch die gewünschte Zimmerkategorie auswählen.
protel Web Booking Engine: Auswahl der Zimmerkategorie
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2. Als Ergebnis der Anfrage bekommt der Gast eine Übersicht der aktuell verfügbaren
Zimmerkategorien und Preis.
protel Web Booking Engine: Verfügbarkeitsübersicht
3. Der Gast wählt die gewünschte Zimmerkategorie aus und gibt anschließend seine
persönlichen Daten ein.
protel Web Booking Engine: Eingabe der persönlichen Daten
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Für registrierte Kunden entfällt diese Eingabe, hier werden die Formularfelder automatisch
mit den Daten aus der Gästekartei gefüllt.
Optional kann der Hotelier folgende Zusatzangaben abfragen:
-
Zimmerausstattung und / oder Besondere Wünsche
protel Web Booking Engine: Auswahl Zimmerausstattung und Besondere Wünsche
-
Pickup-Service
protel Web Booking Engine: Pickup-Service
-
Statistik-Daten (Hear- und Comereasons)
protel Web Booking Engine: Hear- und Comereasons
4. Nach der Eingabe aller erforderlichen Daten bekommt der Gast im nächsten Schritt eine
Zusammenfassung der Daten angezeigt. Hier kann er alle Angaben kontrollieren und ggf.
einen Schritt zurückgehen, um Angaben zu korrigieren. Wenn alle Angaben stimmen und der
Gast die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Hotel gelesen und bestätigt hat, wird die
Reservierung abgeschickt.
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protel Web Booking Engine: Bestätigung der AGB und Abschicken der Reservierung
5. Der Gast erhält eine Reservierungsbestätigung mit der eindeutigen Reservierungsnummer.
Auf Wunsch kann der Gast diese Bestätigung ausdrucken.
protel Web Booking Engine: Reservierungsbestätigung
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Alle Vorteile von protel WBE stehen nicht nur für Einzelhotels zu Verfügung, sondern auch Nutzern
von protel MPE oder protel HQ. In diesem Fall kann der Gast seine Anfrage nach Kriterien wie
Hotelstandort oder Hoteltyp filtern und erhält eine Übersicht über die verfügbaren Zimmerkategorien
aller angeschlossenen Hotels! Er muss sich nicht von Vornherein auf ein Hotel festlegen und die
Anfrage anschließend für ein weiteres Hotel wiederholen.
protel Web Booking Engine: Hotelauswahl bei protel MPE oder HQ
Auf einen Blick können die verfügbaren Kategorien (aller in Frage kommenden Hotels) verglichen
werden, um anschließend die gewünschten Zimmer mit einem Mausklick auszuwählen und zu
buchen.
protel Web Booking Engine: Verfügbarkeitsübersicht bei protel MPE oder HQ
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Sind in einem Hotel keine Zimmer für den angefragten Zeitraum verfügbar, kann über eine
Kalenderansicht unkompliziert und intuitiv ein anderer Aufenthaltszeitraum angefragt werden.
Durch
Anklicken
eines
fettgedruckten (verfügbaren)
Tages
wird
das
neue
Anreisedatum
in
das
Formular eingetragen.
protel Web Booking Engine: Alternatives Reisedatum
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Preismanagement
Für Reservierungen aus dem Internet müssen keine besonderen Kontingente oder feste
Internetpreise angelegt werden. Sämtliche in protel definierten Aspekte der Preistypdetails sowie der
Preisverfügbarkeit werden exakt im Internet abgebildet. Der Hotelier behält so stets die Kontrolle:
-
er bestimmt, welche Preistypen im Internet verfügbar sind
-
Preise können auslastungsabhängig berechnet werden
-
Zimmer können auslastungsabhängig gesperrt werden
-
auf Wunsch können alle Zimmer für die Reservierung im Internet gesperrt werden.
protel Front Office: Preisverfügbarkeit
protel Stammdaten: Preistypdetails
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Stornierungen
Der Hotelier kann über das Internet auch Stornierungen entgegennehmen. Über Einstellungen in der
protel Stammdaten kann er bestimmen, bis wie viel Tage vor Anreise und bis zu welcher Uhrzeit
Stornierungen über das Internet angenommen werden.
Die Stornierung läuft in drei Schritten ab:
1. Der Gast gibt die eindeutige Reservierungsnummer der entsprechenden Reservierung an.
protel Web Booking Engine: Stornierung – Eingabe der Reservierungsnummer
2. Um falsche Stornierungen zu vermeiden, bekommt der Gast anschließend eine
Zusammenfassung der Reservierung angezeigt.
protel Web Booking Engine: Stornierung – Zusammenfassung der Reservierung
Der Gast hat außerdem die Möglichkeit, einen Stornogrund und eine Emailadresse
anzugeben, um eine Kopie der Stornobestätigung als Email zu erhalten.
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protel Web Booking Engine: Stornierung
3. Zum Abschluss der Stornierung bekommt der Gast eine Stornobestätigung mit einer
eindeutigen Stornobestätigungsnummer angezeigt. Auf Wunsch kann er diese Bestätigung
ausdrucken.
protel Web Booking Engine: Stornobestätigung
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Log-In mit Member ID
Kunden, die vom Hotel Mitgliedsnummer und Passwort erhalten haben, kommen in den Genuss
verschiedener Vorteile:
•
Unkomplizierte und schnelle Online-Reservierung ohne Eingabe der Adressdaten oder
Kreditkartennummer
•
Reservierungen unter Berücksichtigung besonderer Raten
•
Ansicht und Änderungsmöglichkeit der eigenen Gästekartei
•
Festlegen gewünschter Zimmerfeatures
•
Änderung des Passwortes online
•
Übersicht über alle vom Gast getätigten Reservierungen
•
Kontingentreservierungen
protel Web Booking Engine: Übersicht MemberCard Profil
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Prospektanfrage
Geben Sie Ihren Gästen die Möglichkeit, weitere Informationen über Ihr Haus anzufordern. Die
Adressdaten, die der Gast bequem über ein entsprechendes Formular eingibt, werden direkt als
Gästeprofil in protel angelegt und können marketingtechnisch weiter verarbeitet werden.
protel Web Booking Engine: Prospektanfrage
Emailbestätigungen
Das Hotel hat die Möglichkeit, über alle Aktivitäten per Email benachrichtigt zu werden. Sowohl
Reservierungsbestätigungen,
als
auch
Stornobestätigungen
und
Prospektanfragen
werden
automatisch an frei definierbare Emailadressen verschickt. Selbstverständlich bekommt auch der Gast
eine entsprechende Email zugeschickt, sofern er eine Emailadresse angegeben hat.
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Features im Überblick
Vollständig individualisierbare Benutzeroberfläche
Die intuitive Benutzeroberfläche kann vollständig in eine bestehende, hoteleigene Internetpräsenz
integriert werden und vom Design her entsprechend angepasst werden. Durch Verwendung der
Microsoft .NET Technologie ist die Funktion vom Design getrennt, so dass auch externe
Webagenturen das vorhandene Layout der Vorgabe der Homepage anpassen können.
Viele Funktionen von protel WBE können je nach Anforderung aktiviert oder deaktiviert werden:
•
Sämtliche Inhaltstexte, Überschriften oder Feldnamen können individuell angepasst werden
•
Parameter wie z.B. maximale Anzahl Erwachsener pro Zimmer können definiert werden
•
Mehrsprachigkeit durch editierbare und erweiterbare XML-Datenbank für Inhaltstexte
•
Der Hotelier entscheidet, welche Reservierungstypen zur Verfügung gestellt werden
(Unverbindliche Anfrage, verbindliche Buchung, Member Log-In).
Weitere Features
•
Keine Transaktionskosten oder Provisionen an externe Buchungssysteme
•
Vollständige Kontrolle über die gesamte Konfiguration liegt im Hotel
•
Einfache Administration aus dem protel Front-Office
•
Multi Hotelfähigkeit (Hotelkettenfähigkeit) mit protel MPE oder protel HQ
•
Abfrage der Preise und Verfügbarkeit in Echtzeit
•
Reservierungsannahme 24 Stunden am Tag, 7 Tage in der Woche
•
Internet Reservierungen oder Stornierungen fließen direkt in Ihr protel System
•
Sprache der Benutzeroberfläche jederzeit vom Gast umschaltbar
•
Abbildung aller Preissteuerungselemente aus dem Front-Office im Internet
•
Separate Anwendung WBENetSetup für eine komfortable Konfiguration der protel WBE
Architektur
protel WBE stellt nur ein mögliches Web-Frontend für Internet-Reservierungen dar. Wegen der
offenen Architektur des protel XML-Servers können durch die IT-Abteilung auch eigene
maßgeschneiderte Webanwendungen erstellt werden.
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Benötigte Komponenten
protel Web Booking Engine wird von folgenden protel Produkten unterstützt:
•
protel SQL
•
protel for Headquarters (protel HQ)
•
protel Multi Property Edition (protel MPE)
Standleitung / feste IP-Adresse
Damit die Daten in Echtzeit von bzw. zu protel gesendet werden können, muss der protel Server
permanent im Internet verfügbar sein. Das bedeutet, dass der Internet-Provider neben der
permanenten Verbindung auch eine feste IP-Adresse bereitstellen muss. Alternativ ist auch eine
quasi-permanente DSL-Verbindung in Verbindung mit einer festen IP-Adresse denkbar. *
*: Bitte beachten Sie, dass hierfür weitere Kosten anfallen.
protel / Webserver
Der protel Web Booking Engine Webserver (IIS 5.0 / 6.0 mit Microsoft .NET Framework 1.1 und 2.0)
sollte aus Sicherheitsgründen auf einer dedizierten Maschine aufgesetzt werden. Für dieses Szenario
empfehlen wir ein Microsoft Windows 2000/2003 Server Betriebssystem mit Internet Information
Services 5.0 / 6.0, welches dann per TCP/IP-Protokoll mit dem protel Server kommuniziert. Dieser
Server sollte außerdem mit geeigneten netzwerktechnischen Mitteln vor unbefugten Zugriffen aus
dem Internet geschützt werden (Stichwort DMZ).
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Web-Hosting
Prinzipiell sind zwei Modelle zum Betreiben von protel Web Booking Engine denkbar:
1. Der Webserver, der die WBE-Dateien hostet, befindet sich im Hotel-Intranet. Eine
möglicherweise bestehende Webpräsenz verlinkt lediglich auf die WBE-Seiten. Der
Webserver ist per Standleitung mit dem Internet verbunden. Lediglich die reinen
darzustellenden Daten werden per Standleitung übertragen.
externer Webserver des Providers
hostet die Hotel-Homepage
Webserver im Haus
hostet WBE Dateien
Intranet d. Hotels
Internet
Firewall
protel SQL-Server
Kunden Browser
Router/Firewall
Verbindung mit
geringer Bandbreite
Hosting im Hotel-Intranet
2. Die protel Web Booking Engine wird bei einem Provider gehostet, der .NET Webspace auf
einem Microsoft Server zu Verfügung stellt.
Internet
Intranet d. Hotels
externer Webserver des Providers
hostet die Hotel-Homepage
und WBE Dateien
Router/Firewall
protel SQL-Server
Kunden Browser
Hosting bei einem externen Provider
Hinweis:
In beiden Fällen muss das Hotel über eine feste IP-Adresse erreichbar sein!
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Weitere Informationen
Über protel-Produkte:
www.protel-net.com
Bei Fragen:
[email protected]
Oder testen Sie die Benutzeroberfläche von protel Web Booking Engine live im Internet unter:
http://wbe.protel-net.com !
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