Vortrag Teil 1: Andreas Heiber

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Vortrag Teil 1: Andreas Heiber
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Fachtagung der Volkssolidarität 2010
Am 6. Mai 2010 in Potsdam
Wie viel Controlling verträgt – braucht die Pflege?
Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für
ambulante Dienste
Referent: Andreas Heiber
System & Praxis Bielefeld
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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für
ambulante Dienste
1. Was sind Kennzahlen ???
Eine betriebswirtschaftliche Kennzahl wird innerhalb der
Betriebswirtschaft zur Beurteilung von Unternehmen eingesetzt.
Sie dient als Basis für Entscheidungen (Problemerkennung, Ermittlung
von betrieblichen Stark- und Schwachstellen,
Informationsgewinnung), zur Kontrolle (Soll-Ist-Vergleich), zur
Dokumentation und/oder zur Koordination (Verhaltenssteuerung)
wichtiger Sachverhalte und Zusammenhänge im Unternehmen.
Eine Kennzahl wird aus der Fülle der in Unternehmen vorhandenen
Zahlen des Rechnungswesens als besonders aussagekräftige
Größe ausgewählt.
Als relative Kennzahl werden zwei ausgewählte Größen in einen
geeigneten Bezug zueinander gesetzt.
Kennzahlen liefern eine verdichtete Information.
(aus Wikipedia 2010)
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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für
ambulante Dienste
1. Welche Kennzahlen für Pflegedienste ?
•
Kostendeckung gesamt
Erträge
•
Erträge pro Kunde ?
Aufwendungen
•
Personalkosten
•
Kosten pro Stunde
•
Parameter für Erlösorientierte Einsatzplanung ?
•
Folgen von Tarifsteigerungen
•
Kosten pro Kunde ?
•
Vergütungsverhandlungen: Angebote der Kostenträger einschätzen
•
Preise für Privatleistungen
•
Fahrzeugkosten im Vergleich ?
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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für
ambulante Dienste
2. Wirtschaftlichkeit (Definition)
Wirtschaftlich ist,
"wenn der durch die Leistungserbringung
erwartete Erfolg nicht auf einem weniger
aufwendigen Weg erzielt werden kann"
(Schuldziniski, LPK-XI 1998)
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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für
ambulante Dienste
2. Wirtschaftlichkeit (Definition 2)
Übersetzt für die Pflege
•
•
Erfolg = Leistung durchgeführt in der vereinbarten Qualität (z.B.
aktivierende Pflege)
Weniger aufwendige Weg = benötigte Arbeitszeit
=> Wirtschaftlichkeitsreserven sind heute i.d.R. nicht mehr vorhanden
=> Arbeitszeit kürzen = Qualität verschlechtern = Verlust
Versorgungsvertrag
=> Reduzierung der Personalkosten durch Lohnsenkung ist der falsche
Weg, da eine leistungsgerechte Vergütung garantiert ist (§ 89 SGB XI)
=> eine Unterdeckung der Kosten ist nur durch Vergütungsverhandlungen
lösbar!
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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für
ambulante Dienste
3. Pflegedienste (organisatorisch) ???
Zusammenfassung von Pflegekräften mit dem Zweck, Kunden in ihrer
häuslichen Umgebung zu pflegen und zu versorgen
•
•
Verantwortlich geleitet von Pflegedienstleitung
Mobil (um die Kunden zuhause versorgen zu können)
Struktur der Kosten
•
•
•
Pflegepersonalkosten
Verwaltungskosten (PDL-Anteile, Verwaltung, Overhead
Verwaltung)
Sachkosten (Fahrzeuge, Büro)
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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für
ambulante Dienste
3. Pflegedienste (rechtlich) ???
1. Versorgungsvertrag nach § 71 SGB XI (Pflegeversicherung)
•
„Selbständig wirtschaftende Einrichtung“ (PBV)
•
Pflegen und hauswirtschaftlich versorgen
2. Vertrag nach 132a SGB V (Krankenversicherung)
•
Durchführung der verordneten und genehmigten
Behandlungspflegen
3. weitere Dienstleistungen (Privat)
•
Privat vereinbarte und finanzierte Dienstleistungen wie Betreuung,
haushaltsnahe Dienstleistungen, EAR, …
4. Vertrag nach § 75 SGB XII (Sozialhilfe)
•
Andere Verrichtungen
•
Investitionskosten (§ 75, Abs. 5 SGB XII)
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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für
ambulante Dienste
3. Auswirkungen auf Kennzahlen?
Pflegedienste sind „Gemischtwarenläden“!
Finanzierung durch unterschiedliche Kostenträger und unterschiedliche
rechtliche Bedingungen (z.B. Investitionskostenförderung SGB XI)
Konsequenz für Betriebswirtschaftliche Fragestellungen
•
Generelle Fragestellungen:
•
Betriebsergebnis positiv oder negativ
Weitere Fragestellungen/Kennzahlen müssen
differenziert nach Kostenstellen dargestellt
werden, sonst ist die Aussage unklar oder nicht
hilfreich!
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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für
ambulante Dienste
3. Kostenstellenrechnung
Trennung der Erträge und Aufwendungen mindestens nach
SGB XI und Andere
Rechtsgrundlage
•
•
Versorgungsvertrag. „Selbständig wirtschaftende Einrichtung“
PBV: selbst bei Ausnahmeregelung § 9 muss Betriebstrennung erfolgen
Praktisch heißt das:
•
Trennung der Erträge
•
Erfolgt in der Praxis, automatisch über Pflegesoftware
•
Trennung der Aufwendungen (Personalkosten, Sachkosten)
•
Erfolgt oft nicht
•
Oftmals bescheinigen selbst Steuerberater bzw. Wirtschaftsprüfer
Pflegeeinrichtungen die Anwendung der PBV, ohne eine
Betriebstrennung vorgenommen zu haben
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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für
ambulante Dienste
4. Kostenstellenstruktur: Pflicht!
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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für
ambulante Dienste
4. Sinnvolle Kostenstellenstruktur
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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für
ambulante Dienste
4. Pflegebuchführungsverordnung
Zuordnung zu Betriebsteilen:
§ 4, Abs. 3
Bei gemischten Einrichtungen im Sinne des § 1 Abs. 2 Satz 2 kann der Träger einen auf die
Leistungen nach dem Elften Buch Sozialgesetzbuch begrenzten Jahresabschluß (TeilJahresabschluß) erstellen oder unter Verwendung der Anlagen 3a und 3b die Erträge und
Aufwendungen seiner Pflegeeinrichtungen in einer nach Anlage 2 gegliederten Teil-Gewinnund Verlustrechnung so zusammenfassen, daß sie von den anderen Leistungsbereichen der
Einrichtung getrennt sind.
Ist eine Abgrenzung nicht möglich, haben die erforderlichen Zuordnungen zu den
verschiedenen Leistungsbereichen auf der Grundlage von vorsichtigen und
wirklichkeitsnahen Schätzungen zu erfolgen. § 7 bleibt unberührt.
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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für
ambulante Dienste
4. Verteilungsschlüssel
Direkt zuzuordnende Aufwendungen
•
Arbeitszeit vor Ort bei Kunden
•
Aufteilung nach erbrachten Leistungen
Andere Aufwendungen
•
•
•
•
Wegezeiten
Organisationszeiten
Verwaltungskosten
Sachkosten
Verteilungsschlüssel für Andere Aufwendungen
•
•
•
Umsatz?
Schätzung?
Anzahl der Einsätze (siehe Heiber 2002, Sießegger 2009)!
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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für
ambulante Dienste
5. Analyseebenen und sinnvolle Kennzahlen
1. Erträge
•
•
•
SGB XI
SGB V
Andere
2. Aufwendungen (auch differenziert nach Kostenstellen)
•
Pflegepersonalkosten
•
•
Organisationszeiten
Verwaltungskosten (auch PDL-Anteil)
•
•
Overheadkosten
Sachkosten
•
•
•
Verbrauchskosten
Investitionskosten
Fahrzeugkosten (übergreifend)
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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für
ambulante Dienste
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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für
ambulante Dienste
5. Umsatzauswertung/Vergleich
•
•
•
•
Pflegestufenverteilung
Anteil Verhinderungspflege und Betreuungsleistung
Privatanteil an PV-Leistung
Sozialhilfe und Privatleistungen
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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für
ambulante Dienste
5.Ertragsauswertung Leistungen SGB XI:
die übersehenen Leistungen finden!
Problem in der Wahrnehmung der Mitarbeiter:
•
•
•
Teilweise unklare Definition von Leistungen (Teilwaschen, Hilfe bei
Ausscheidungen)
Unklarheit über den „Hilfe-Begriff“ (Anleitung, Beaufsichtigung)
Dadurch Mehrleistungen
Kennzahl
•
•
•
Verhältnis ‚Kleine‘ Pflegen zu ‚Große‘ Pflegen
Ausscheidung zu Summe ‚Kleine‘ und ‚Große‘ Pflegen
Lagern/Betten (?)
(siehe auch Heiber in HP 7/2010; www.syspra.de)
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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für
ambulante Dienste
5. Leistungsanalyse
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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für
ambulante Dienste
6. Gesamtkennzahlen: Kostendeckung
Deckungsbeitrag 1
•
Deckung der Variablen Kosten
•
Erträge abzüglich Pflegepersonalkosten und Verbrauchskosten
(i.d.R. vor allem Kraftstoffe, Pflegematerial)
Deckungsbeitrag 2
•
Deckung der Variablen Kosten und der Bereichsfixen Kosten (zzgl.
Verwaltungskosten, die direkt im Pflegedienst anfallen/zugeordnet
sind)
Deckungsbeitrag 3
•
Deckung der Variablen, Bereichsfixen Kosten und Overheadkosten,
(die zentral für den Pflegedienst anfallen)
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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für
ambulante Dienste
6. Kostendeckung pro Kostenstelle
Kostendeckung je Kostenstelle
•
•
•
•
SGB XI
SGB V
Privat
Andere
Kosten pro Leistungsstunde nach Kostenstellen
•
Grundlage für Entscheidungen bei Vergütungsangeboten bzw.
Vergütungsverhandlungen
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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für
ambulante Dienste
6. Ertragskennzahlen
Pflegepersonalkosten zu Gesamtkosten
•
•
•
Sind im Grundsatz variable Kosten (Jahresarbeitszeitkonten)
Sollte um ca. 80 % liegen
Je niedriger, desto höher sind Verwaltungs- und Overheadkosten!
Verwaltungskosten zu Gesamtkosten
•
Sind zunächst Fix-Kosten
•
PDL-Anteil sauber trennen (nur administrative Arbeitszeit)
Sachkosten zu Gesamtkosten
•
gemischte Kosten (teilweise Verbrauchskosten)
Kostendeckung Investitionskosten SGB XI
•
Sollten zu 100 % gedeckt sein
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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für
ambulante Dienste
6. Exkurs Investitionskosten (1)
Sonderdefinition der Pflegeversicherung (§ 82):
Duale Finanzierung
(2) In der Pflegevergütung und in den Entgelten für Unterkunft und Verpflegung dürfen keine
Aufwendungen berücksichtigt werden für
1. Maßnahmen, die dazu bestimmt sind, die für den Betrieb der Pflegeeinrichtung
notwendigen Gebäude und sonstigen abschreibungsfähigen Anlagegüter herzustellen,
anzuschaffen, wiederzubeschaffen, zu ergänzen, instandzuhalten oder instandzusetzen;
ausgenommen sind die zum Verbrauch bestimmten Güter (Verbrauchsgüter), die der
Pflegevergütung nach Absatz 1 Satz 1 Nr. 1 zuzuordnen sind,
2. den Erwerb und die Erschließung von Grundstücken,
3. Miete, Pacht, Nutzung oder Mitbenutzung von Grundstücken, Gebäuden oder sonstigen
Anlagegütern,
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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für
ambulante Dienste
6. Exkurs Investitionskosten (2)
Investitionskosten SGB XI beim Pflegedienst
•
•
•
Alle Fahrzeugkosten (bis auf Kraftstoffe)
Büro (Miete, Abschreibung etc.)
Büroausstattung (bis auf Verbrauchsgüter)
Finanzierung
1.
Ganz über Landeszuschüsse
2.
Teilweise über Zuschüsse und evtl. Möglichkeit de teilweisen
Weiterberechnung
3.
Keine Zuschüsse, dann Weiterberechnung an Privat
Falls Sozialhilfeträger Zuschüsse übernehmen soll, Vereinbarung § 75
SGB XII schließen
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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für
ambulante Dienste
6. Exkurs Investitionskosten (3)
Investitionskosten SGB XI beim Pflegedienst
Investitionskosten sind nur im Bereich SGB XI separat auszuweisen und
vergütet, nicht jedoch im Bereich SGB V, Privat und Sonstige!
•
Zuschüsse zu Investitionskosten bzw. andere Erträge dürfen nur für
den Bereich Investitionskosten SGB XI verwendet werden
•
Bei ‚Überzahlung‘ evtl. Rückzahlungspflicht bei Zuschüssen!?!
•
•
Differenzierte Kostenrechnung im Bereich Investitionskosten
Ermittlung der Deckung SGB XI
•
Evtl. höhere Weiterberechnung etc.
•
Ohne Förderung und ohne Weiterberechnung argumentative
Probleme bei Vergütungsverhandlungen!
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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für
ambulante Dienste
7. Steuerungskennzahlen (1)
Voraussichtliche Umsätze zu tatsächlichen
Arbeitsstunden
•
Da Pflegepersonalkosten weitgehend variabel steuerbar sind, sollte
bei Umsatzrückgang auch die Arbeitszeit zurück gehen
•
Kann schon auf der Basis der in Rechnung gestellten Leistungen
am Anfang des Folgemonats ermittelt werden
•
Arbeitsstunden bereinigt um Urlaub (dieser wird rechnerisch auf
alle Monate gleich verteilt)
•
Beispiel: Dynamische Kennzahl (Heiber)
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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für
ambulante Dienste
7. Steuerungskennzahlen (2)
Organisationszeiten zu Arbeitszeit Pflege
•
Umfang der Organisationszeiten
•
Z.B. Übergaben, Dienstbesprechungen, Fortbildungen,
Bürozeiten, etc.
•
=> evtl. Kennzahl Organisationszeiten ohne Fortbildungzeit!
•
•
•
•
Organisationszeiten nehmen oft zu, wenn Kunden wegfallen
Vergleichswerte über externen Vergleich hilfreich, um mit den
eigenen Mitarbeitern über die notwendigen und nicht
notwendigen Organisationszeiten zu diskutieren
=> Aufgabenkritik
=> evtl. Neuverteilung von Aufgaben
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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für
ambulante Dienste
7 .Steuerungskennzahlen (3)
Wegezeit (?)
•
Von Wohnungstür zu Wohnungstür
•
Voraussetzung: Minutengenaue Erfassung
•
Im Wesentlichen abhängig von der Kundenverteilung und der
Geografie und Straßenführung!
•
•
Vergleichbar nur im direkten Vergleich der gleichen Tour bei
unterschiedlichen Mitarbeitern
Kostenfaktor ist die Arbeitszeit, nicht die Sachkosten
(Fahrzeuge)
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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für
ambulante Dienste
7 .Steuerungskennzahlen (4)
Heimliche Leistungen mit Kennzahlen erkennbar ?
•
•
•
•
•
Zusätzliche Leistungen oft ohne bekannte Abrechnungsgrundlage
und ohne Abrechnung
Kunde sieht sie als ‚normal‘ an, erkennt sie nicht als Besonderheit
Pflegedienst erkennt sie nur indirekt, wenn Mitarbeiter mehr Zeit für
die definierten Leistungen benötigt
Nicht über Kennzahl erkennbar, nur indirekt (z.B. geringer
Selbstzahleranteil, kaum Privatleistungen, keine Privatpreisliste)
Nur in offener Diskussion zu benennen oder bei Tourenvisite
erkennbar
•
Regelmäßige Sensibilisierung der Mitarbeiter
•
Stärkung der Mitarbeiter
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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für
ambulante Dienste
8. Unsinnige Kennzahlen!
Umsatz pro Kunde (im Durchschnitt aller Kunden)
•
Aussage: je mehr Umsatz pro Kunde, desto besser ‚verkauft‘ der
Pflegedienst Leistungen!
Prüfung
•
Höherer Umsatz im Durchschnitt bedeutet höherer Anteil an hohen
Pflegestufen
•
je mehr Kunden Pflegestufe 3, desto höher die Kennzahl, desto
gefährdeter ist der Dienst: ‚Verlust‘ einer Pflegestufe 3 bedeutet
Kompensation durch 3 bis 4 Neukunden Pflegestufe 1!!!
•
Dem Umsatz stehen zu über 80 % variable Personalkosten
entgegen!
•
Niedriger Umsatz = viele Kunden = viel Potential!
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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für
ambulante Dienste
8. Unsinnige Kennzahlen!
Umsatz pro Mitarbeiter
•
Aussage: je mehr Umsatz der Mitarbeiter erzielt, um so besser ist er!
Prüfung
•
•
•
Die Aufträge und Arbeitszeiten der Mitarbeiter verantwortet die PDL
(Einsatzplanung und Tourenpläne)
Der ‚Erfolg‘ des Mitarbeiters ist nicht am Umsatz messbar, denn:
•
Je schneller er arbeitet, um so ‚besser‘ ist er?
•
Je schneller er arbeitet, um so schlechter kann die Qualität
werden (z.B. in Hinblick auf ‚aktivierende Pflege‘!)
Leistungsabhängige Vergütung (nach Anzahl erbrachter
Leistungen) verstößt damit gegen Versorgungsverträge!
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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für
ambulante Dienste
8. Diskussionswürdige Fragestellungen
Zu viele Fahrzeuge im Einsatz?
•
Verhältnis der Fahrzeuge zu ???
Diskussion
•
•
•
Fahrzeugkosten betragen im Verhältnis der Gesamtkosten ca. 10
%, eher weniger
Fahrzeuge sind ein wichtiger Werbeträger und Werbefaktor!
•
Im Verhältnis deutlich effektiver und günstiger als z.B.
Zeitungsanzeigen
•
Privatnutzung ist steuerrechtlich geregelt, für die
Mitarbeitergewinnung u.U. ein Vorteil
Pflegedienste werden (erst) durch Dienstwagen sichtbar!
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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für
ambulante Dienste
9. Kennzahlenvergleiche oder das Problem
von Äpfeln und Birnen!
Auf genaue Definition und Abgrenzung achten!
•
Definition und Trennung der Personalkosten
•
Voraussetzung: differenzierte Kontierung oder
andere Form der Trennung möglich!
•
Definition der Verwaltungskosten (z.B. PDL)
Die meisten Kennzahlen sind nur bis auf Landesebene
vergleichbar
•
unterschiedliche strukturelle Vorgaben und Vergütungen
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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für
ambulante Dienste
9. Kennzahlenvergleiche oder das Problem
von Äpfeln und Birnen! (2)
Definition der Einheiten beachten!
Beispiel
•
Vergleich der PDL- Stunden (Verwaltung) zu Arbeitsstunden Pflege ist
sinnvoll
•
Vergleich PDL – Kosten zu Pflegepersonalkosten ist nicht sinnvoll, da
PDL-Kosten u.U. tarifbedingt unterschiedlich hoch sind
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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für
ambulante Dienste
Zum Schluss:
Liebe Pflegekräfte:
„Auch Pflegekräfte ohne betriebswirtschaftliche Ausbildung können
betriebswirt-schaftlich Denken und Handeln. Dies ist kein
alleiniges Geburtsrecht von Betriebswirten und Controllern!“
Heiber in: „Kostenrechnung für die ambulante Pflege“ 2002
Nur wer wirtschaftlich (siehe Folie 4) arbeitet, kann die Kunden
dauerhaft versorgen (und somit auch noch die Arbeitsplätze
sichern)!
Liebe Geschäftsführer:
Ohne eine leistungsgerechte Vergütung keine
wirtschaftliche Pflege!
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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für
ambulante Dienste
Hinweise
„Kostenrechnung für die ambulante Pflege“, von Andreas Heiber, Vincentz
Network Hannover 2002, vergriffen (siehe auch www.syspra.de/wirtschaftlichkeit/html )
Handbuch „Ambulante Einsatzplanung“ von Andreas Heiber und Gerd Nett,
Vincentz Network, Hannover 2007
„Kalkulieren, Organisieren, Steuern“ von Thomas Sießegger, Vincentz Network
Hannover 2010
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Andreas Heiber, Bielefeld: Jahrgang 1963, seit 1993 als Unternehmensberater
für Ambulante Pflege selbständig;
Schwerpunkte: Organisationsabläufe, Rechtliche Grundlagen, Leistungs- und
Kostenrechnung, Vergütungsverhandlungen,. Qualitätssicherung
Kontakt: [email protected], Tel. 05 21 / 98 25 56 15
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