Unterschiede deutsch/englisch im CV - Visa-Business

Unterschiede deutsch/englisch im CV
Konzept
In einer englischen Bewerbung nimmt der Lebenslauf eine dominierende Rolle ein und führt
oftmals zu einer sträflichen Vernachlässigung des Anschreibens. Die Gleichgewichtung von
Anschrieben und Lebenslauf wie in einer deutschen Bewerbung wird aber auch im Englischen bzw. Amerikanischen zunehmend wichtiger. Der Cover Letter dient dazu, sich positiv
zu präsentieren und zu vermarkten.
Umfang
Eine englische bzw. amerikanische Bewerbung umfasst zunächst einmal nur ein Anschreiben (Cover Letter) und einen Lebenslauf (Résumé). Die in einer deutschen Bewerbung üblichen Anlagen (Zeugnisse, Referenzen) sowie eine eventuelle "dritte" Seite entfallen. Wenn
vom Unternehmen angefordert, werden die notwendigen Unterlagen (references, recommendations) vom Bewerber schriftlich nachgereicht.
Bei der englischen Bewerbung wird vom Bewerber ein aktiveres Vorgehen verlangt. Nach
Einreichen der eigentlichen Bewerbungsunterlagen (Cover Letter, Résumé) sollten Sie weiterhin im Kontakt mit dem Unternehmen bleiben, z,B. über Follow-up Briefe oder Telefonanrufe sowie über Dankes- und Absageschreiben.
Einer englischsprachigen Bewerbung wird kein Foto beigelegt, d.h. Sie haben keine Möglichkeit, sich visuell zu präsentieren.
Formale Unterschiede
Nachfolgende Feinheiten sollten Sie beim Übertragen einer deutschen Bewerbung ins Englische beachten:
Lebenslauf (Résumé)
•
Chronologisches Format
Der Lebenslauf beginnt mit den neuesten Informationen zuerst und endet dann
mit den Informationen, die zeitlich am weitesten entfernt sind. Man spricht daher von einem "reverse chronological" Aufbau des Résumés.
In einer deutschen Bewerbung ist es genau umgekehrt.
•
•
Name des Absenders muss nicht genannt werden
Verschiedene Formatierungsmöglichkeiten
Briefkopf
Datumsangaben
•
Das Datumsformat im Amerikanischen ist MM/DD/YYYY
Das Datumsformat im Englischen ist DD/MM/YYYY
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Anschreiben
Das Anschreiben heißt im Englischen Cover Letter. Ein Cover Letter ermöglicht dem Bewerber, sich knapp, präzise und zielgerichtet vorzustellen und somit das Interesse des Lesers zu
gewinnen.
Mit einem guten Cover Letter eröffnet sich Ihnen die Möglichkeit, sich mit relativ geringem
Aufwand
von
der
Menge
der
anderen
Jobsuchenden abzusetzen,
denn
Bewerber vernachlässigen gerne das Anschreiben im Vergleich zum Lebenslauf, da das
Anschreiben individuell gestaltet werden muss und somit einen höheren Arbeitsaufwand erfordert.
Wenn Sie nacheinander folgende Punkte durchgehen, sind Sie Ihrem Ziel, ein gutes Anschreiben zu erstellen, ein gutes Stück näher gekommen.
Aufgaben
Der Cover Letter ist eines der wichtigsten Marketinginstrumente bei der Arbeitsplatzsuche.
Er erlaubt Ihnen, sich individuell vorzustellen und auf die Bedürfnisse des potenziellen Arbeitgebers einzugehen. Dies ist ein großer Vorteil im Gegensatz zum Résumé, das eher ein
formelles, fest strukturiertes Dokument ist.
Grundsätzlich hat der Cover Letter die Aufgabe, dem Leser folgende Grundgedanken zu
vermitteln:
•
•
•
Warum man sich gerade bei diesem Arbeitgeber bewirbt.
Warum man der Richtige für die Stelle ist.
Wann und wie man beabsichtigt, in Kontakt zu bleiben, nachdem man die Bewerbung eingereicht hat.
Im Cover Letter können auch zusätzliche Informationen übermittelt werden, die nicht oder
nur schwer im Lebenslauf unterzubringen sind. Der Cover Letter dient als Türöffner, dessen
Ziel es ist, beim Leser eine positive Einstellung zu erzielen und Interesse für die anderen
Teile Ihrer Bewerbung zu wecken.
Vergessen Sie außerdem nicht, dass ein professionelles Anschreiben zur guten Etikette im
heutigen Geschäftsleben gehört. Fehlt ein Cover Letter, dann muss der Personalverantwortliche davon ausgehen, dass dem Bewerber die Regeln des Geschäftslebens nicht bekannt
sind. Die Chancen für eine erfolgreiche Bewerbung stehen dann mehr als schlecht.
Arten
Der Cover Letter wird individuell, entsprechend der unterschiedlichen Motive oder Situationen erstellt. Die wichtigsten Bewerbungsarten sowie zwei Sonderformen des Cover Letters Market- und Broadcast-Letters – finden Sie nachstehend.
Blindbewerbung
"Cold
Call
Letters","Letters
of
Inquiry",
"Unsolicited
Letters"
Eine Blindbewerbung ist eine unaufgeforderte Anfrage nach einer Anstellung an ein Unternehmen. Hierbei ist es besonders wichtig, die Motivation und das Interesse hinsichtlich des
ausgewählten Unternehmens zu verdeutlichen. Daher ist im Vorfeld der Bewerbung eine
ausführliche Information über das Unternehmen durch Telefonate mit dem Unternehmen
oder mit Hilfe von Unternehmensdatenbanken hilfreich. Sie sollten bspw. sicherstellen, dass
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die Bewerbung an den Personalverantwortlichen für die gesuchte Stelle im Unternehmen
gerichtet ist und nicht allgemein an die Personalabteilung.
Bewerbung aufgrund Suche des Unternehmens
(Zeitungsanzeige, Internetposting, etc.) Letters of Application, Ad Letter
Eine Bewerbung aufgrund einer Stellenanzeige bezieht sich auf die Anzeige und stellt die in
der Anzeige geforderten Informationen bereit. Der Cover Letter muss so konzipiert sein, dass
der Leser nicht erst nach den gesuchten Qualifikationen suchen muss, sondern diese klar
und deutlich dargelegt werden.
Nutzen Sie gerade im Anschreiben bei einer Blindbewerbung Informationen, die Sie bezüglich Ihres Wunschunternehmens gesammelt haben. Dadurch zeigen Sie, dass Sie das Unternehmen nicht willkürlich ausgewählt haben, sondern bestimmte Gründe für Ihre Bewerbung bei diesem Unternehmen haben.
Umfang
Hinsichtlich des Umfangs eines Cover Letters haben sich noch keine einheitlichen Standards
durchgesetzt. Es wird empfehlen, sich auf eine DIN A4 Seite zu beschränken, denn das Anschreiben soll in erster Linie als Einleitung und Vorstellung dienen.
Um von Anfang an einen guten Eindruck beim Personalverantwortlichen zu hinterlassen,
sollte man die wichtigsten Informationen präzise, formal einwandfrei und in einem sinnvollen
Umfang zusammenstellen. Ein potenzieller Arbeitgeber weiß eine solche Leistung zu schätzen.
Format
Das Format legt die formalen Anforderungen an Ihren Cover Letter fest. Stellen Sie sicher,
dass sie die Regeln einer guten Bewerbung beherzigen, denn Personalexperten legen grossen Wert auf ein ordentliches Erscheinungsbild. Bei den nachfolgenden Kriterien können Sie
einfach Pluspunkte sammeln.
Briefpapier
Das äußere Erscheinungsbild der Bewerbung sollte die Wichtigkeit und Ernsthaftigkeit widerspiegeln.
Benutzen Sie hochwertiges Schreibpapier. Achten Sie bei der Papierwahl darauf, dass es
seriös und gepflegt wirkt. Wenn Sie sich für ein Papier mit Wasserzeichen entscheiden, so
achten Sie darauf, dass es sich um ein echtes Wasserzeichen handelt. Selbstverständlich
müssen Sie für den Lebenslauf und das Anschreiben das gleiche Papier benutzen.
Schrift
Benutzen Sie eine deutlich lesbare, ansprechende Schrift. Die Schriftgröße sollte auf die
Größe des Textes abgestimmt sein. Dem Leser sollte auf gar keinen Fall der Eindruck entstehen, der Text sei zu gedrängt oder die Schrift wäre absichtlich so gewählt, um den Platz
auszunutzen.
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Es empfiehlt sich, die Bewerbung mit einem gängigen Textverarbeitungsprogramm zu erstellen. Hier bietet sich eine der nachfolgenden Schriften mit den empfohlenen Schriftgrößen in
Klammern an:
•
•
•
Arial (11, 12)
Garamond (11,12)
Times New Roman (11, 12)
Stellen Sie sicher, dass Ihr Drucker die Schrift sauber und exakt auf das Papier bringen
kann. Es empfiehlt sich auf jeden Fall, einen Laserdrucker oder einen hochwertigen Tintenstrahldrucker zu benutzen.
Textbau
In der englischsprachigen Bewerbung existieren hauptsächlich zwei Formate. Das einfachere Format ist das Blockformat, da es mit weniger Tabulatoren arbeitet und daher einfacher zu
erstellen ist.
•
Blockformat
Hier beginnen alle Absätze am linken Seitenrand auf gleicher Höhe. Ausnahmen sind dabei eingerückte Textblöcke, wie z. B. Aufzählungen, oder der Briefkopf.
•
Einrückung
Bei diesem Format wird die erste Zeile eines jeden Absatzes um ca. 2 - 3
Buchstaben eingerückt. Das Datum und der Abschluss mit der gedruckten Unterschrift stehen am rechten Seitenrand. Zudem empfiehlt sich, die Adresse in
Verbindung mit dem Datum ebenfalls am rechten Seitenrand zu platzieren.
Lassen Sie genügend Platz an den Rändern und zwischen den Zeilen. Der Text darf rein
optisch nicht gedrängt und unstrukturiert aussehen. Er muss Freiraum zum "Atmen" haben.
Lassen Sie die Absätze daher nicht zu lang werden.
Seitenaufbau
Im englischen Sprachraum besteht hinsichtlich der Gestaltung der Geschäftskorrespondenz
mehr Spielraum als im Deutschen. Es gibt keinen festgelegten Aufbau für Ihren Cover Letter,
allerdings sollten Sie die formalen Anforderungen erfüllen und folgende Grundregeln einhalten:
Kopfzeile
Die Kopfzeile muss mindestens Ihre Adresse und das Datum enthalten. Eventuell können
noch Telefon-, Faxnummern und die E-mail Adresse angegeben werden. Obwohl es im Englischen durchaus möglich ist, auf die Angabe des Namens im Briefkopf zu verzichten, ist es
empfehlenswert diesen immer mit aufführen. Andernfalls muss Ihr Name unbedingt noch
einmal in Druckform am Ende des Briefes unter Ihrer Unterschrift steht.
Bei Angabe des Datums ist darauf zu achten, dass unterschiedliche Schreibweisen im amerikanischen und englischen Sprachraum vorherrschen. Im Englischen benutzt man das Format Tag/Monat/Jahr, z.B. 6 June 2003 oder 6th June 2003, während man im Amerikanischen June 6, 2003 schreibt. Hier lautet die Konvention also Monat/Tag/Jahr, wobei man das
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Jahr noch mit einem Komma abtrennt. Im Gegensatz zur deutschen Sprachweise steht das
Datum allein. Auf eine Ortsangabe wird verzichtet.
Anschrift
Die Anschrift muss neben dem vollem Namen der Unternehmung inklusive des Gesellschaftsformzusatzes (wie z.B. "Co." oder "Ltd") und der Geschäftsadresse auch unbedingt
den Namen einer Ansprechperson und dessen Titel beinhalten. Bei Bewerbungen im englischsprachigen Raum ist dies sehr wichtig, denn es wird erwartet, dass der Bewerber einige
Mühen auf sich nimmt, um den Namen des relevanten Ansprechpartners herauszufinden.
Hierzu genügt oftmals ein Anruf bei der Telefonzentrale oder der Personalabteilung bzw. die
Recherche in Nachschlagewerken (Geschäftsberichte etc.). Eine solche Initiative zeigt dem
potentiellen Arbeitgeber, dass der Bewerber ein wirkliches Interesse an dem Unternehmen
hat und seine Motivation auch umsetzen kann. Gerade bei Blindbewerbungen kann es sonst
sehr schnell dazu kommen, dass sich niemand für die Bewerbung verantwortlich fühlt und
Sie deshalb nicht weiter bearbeitet wird.
Eine sorgfältige Überprüfung der Namens- und Titelangaben des Ansprechpartners ist unbedingt erforderlich, da die betreffende Person die Firma bereits verlassen haben könnte bzw.
befördert oder versetzt wurde. Ein falsch geschriebener Name kann persönlich genommen
werden und die Bewerbung wäre dadurch von Anfang an chancenlos.
Anrede
Sie sollten unbedingt den richtigen Ansprechpartner kontaktieren. Falls Sie diese Bezugsperson nicht ausfindig machen können, so ist im Amerikanischen die beste Alternative ein
neutrales "Good Morning" oder sogar der komplette Wegfall der Anrede. Obwohl häufig noch
Anreden wie "Dear Sir", "Dear Recruiter" oder "To Whom It May Concern" benutzt werden,
lässt sich die Person ungern mit "Dear" anreden, wenn der Bewerber noch nicht einmal den
Namen seines Ansprechpartners kennt.
"Dear"
ist
das
Pendant
zum
deutschen
"Sehr
geehrte/geehrter
...".
Hinsichtlich der persönlichen Anrede einer Dame stehen drei Möglichkeiten zur Auswahl:
"Mrs" für die verheiratete Frau, "Miss" für das Fräulein sowie "Ms" als neutralere Variante. Es
wird empfehlen das unverfängliche "Ms" zu wählen, falls Sie nicht genau wissen sollten, ob
die betreffende Dame verheiratet ist.
Im amerikanischen Englisch setzt man einen Punkt, da es sich um die Abkürzungen von
"Misstres" bzw. "Mister" handelt. Im englischen Sprachraum wird der Punkt allerdings häufig
weggelassen.
Nachdem Sie sich vergewissert haben, dass auch eventuelle akademische Titel sowie andere Namenszusätze (sehr beliebt in den USA) wie z.B. "Jr." in Ihrer Anrede aufgeführt sind,
sollten Sie diese mit einem Doppelpunkt im Amerikanischen und im Englischen mit einem
Komma oder ohne Punktion abschließen. Stellen Sie sicher, dass der erste Absatz Ihres
Schreibens auf jeden Fall mit einem Großbuchstaben anfängt.
Eine vollständige Anrede hat somit das Format
•
•
Im Englischen
Dear Mrs Miller, Dear Ms Miller bzw. Dear Mr Miller
Im Amerikanischen
Dear Ms. Miller: bzw. Dear Mr. Miller:
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Falls Sie hinsichtlich des Geschlechts des Ansprechpartners nicht sicher sind, zum Beispiel
bei fremdländischen Namen, so versuchen Sie, dies vorab telefonisch zu eruieren. Sollte
dies nicht möglich sein, so lassen Sie das "Mrs." bzw "Mr." weg und benutzen nach der Anrede mit "Dear" den Vor- und Zunamen der angesprochenen Person.
Gruß und Briefabschluss
Hier hält man sich im amerikanischen am besten an ein "Sincerely yours," oder einfach nur
"Sincerely,". Im Englischen ist "Yours sincerely" am gebräuchlichsten. Vergessen Sie nicht,
das Komma nach dem Gruß zu setzen.
Diese Schlussformeln sind in Geschäftsbriefen Standard und eignen sich auch sehr gut für
den Cover Letter. Darunter folgt dann eine handschriftliche Unterschrift und der Name noch
einmal vollständig gedruckt. Dies ist sehr wichtig, da der Name ja im Briefkopf nicht notwendigerweise aufgeführt wurde.
Kopien
Falls Sie den Cover Letter in Kopie noch an eine andere Person schicken, so sollten Sie am
Ende des Schreibens, nach dem Gruß und dem eigenen Namen, aber noch vor den Anlagen
einen Vermerk machen. Ein solcher Vermerk kann folgendermaßen aussehen: "copy: Walter
Smith"
Anlagen
Auf eine bzw. mehrere Anlagen wird im Englischen mit "Enclosure" bzw. "Enlcosures" aufmerksam gemacht. Achten Sie darauf, dass "Enclosures" linksbündig am Ende des Briefes
stehen müssen, auch wenn sie die eingerückte Formatform für Ihr Schreiben gewählt haben
Inhalt
Der soll vor allem drei Dinge beinhalten: Ihr Interesse am potentiellen Arbeitgeber, Ihre Eignung für den Arbeitgeber sowie die Vorbereitung der weiteren Kontaktaufnahme. Es ist deshalb empfehlenswert, den Inhalt auf drei bis vier Abschnitte zu begrenzen. Geht man davon
aus, dass der Cover Letter nicht umfangreicher sein sollte als eine DIN A4 Seite, dann ist
eine solche Einteilung inhaltlich und optisch sehr zu empfehlen.
Der erste Absatz beinhaltet die Einleitung und den Grund für Ihre Bewerbung.
Im zweiten Absatz folgt dann der eigentliche Inhalt des Briefes. Hier sollten Sie Ihre Qualifikationen und Ihren Nutzen für das Unternehmen präsentieren und konkrete Beispiele für Ihre
bisherigen Leistungen aufführen. Zudem müssen Sie Ihr besonderes Interesse an dieser
Firma zum Ausdruck bringen. Dieser Absatz lässt sich bei entsprechender Informationsfülle
auch in zwei Teile untergliedern. Im zweiten Teil können Sie besonders wichtige Details aus
dem Lebenslauf besonders hervorheben, wobei Sie beachten müssen, dass Sie nicht mit
einem zweiten Lebenslauf langweilen.
Für die Vorbereitung der Kontaktaufnahme im letzten Abschnitt ist es ganz entscheidend,
dass der Bewerber seine mögliche Eigeninitiative verdeutlicht, wenn diese vom Unternehmen gewünscht ist.
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FAQs
1. Braucht man immer ein Anschreiben?
Eine klassische Bewerbung beinhaltet immer ein Anschreiben und den Lebenslauf. Der Cover Letter dient dabei als Türöffner und bereitet den Leser auf das Résumé vor.
Allerdings gibt es im anglo-amerikansichen Raum noch eine weitere Bewerbungs-Variante.
Ein Broadcast Letter stellt eine Kombination aus Anschreiben und Lebenslauf dar. Ein solches Bewerbungsschreiben ist aufgebaut wie ein klassischer Cover Letter und ersetzt den
Lebenslauf mit Hilfe einer ausführlichen Beschreibung der beruflichen Erfahrungen und Qualifikationen.
2.
Muss
wirklich
jedes
Anschreiben
individuell
gestaltet
werden?
Ein Cover Letter ist für den Bewerber ein wichtiges Marketinginstrument. Er soll das Interesse an Ihnen als potentieller Arbeitnehmer wecken. Sie müssen im Anschreiben klar und
deutlich sagen, warum man Sie und nicht jemand anderen einstellen sollte. Deshalb muss
man auf die Bedürfnisse des potentiellen Arbeitgebers eingehen und seine eigenen Fähigkeiten Qualifikationen und Fähigkeiten gegenüberstellen. Dies geht natürlich nur dann, wenn
sich individuell an jeden potentiellen Arbeitgeber wendet, da auch Unternehmen eigene Ansprüche und Vorstellungen haben.
3. Wie und wo beschaffe ich mir am besten Informationen über potentielle
Arbeitgeber?
Es gibt natürlich viele potentielle Informationsquellen über Unternehmen und offene Stellen.
Allerdings gibt es bei so viel Auswahl auch erhebliche Qualitätsunterschiede. Als erstes fallen einem Unternehmensberichte, Zeitungsartikel, das Internet und andere öffentlich zugängliche Informationsquellen ein.
Die wichtigste Informationsquelle aber sind Menschen. Geht es um die Qualität der Informationen über ein Unternehmen oder offene Stelle so sind Freunde, Bekannte, Mitarbeiter etc.
die besten Quellen. So haben Sie am leichtesten die Möglichkeit, an Insiderinformationen,
Geheimtipps und persönliche Kontakte heranzukommen. Networking ist ein wichtiger Bestandteil Ihrer Bewerbungsprozesses.
4.
Was
sind
die
wichtigsten
Bestandteile
eines
Cover
Letters?
Jeder guter Cover Letter sollte folgende drei Bestandteile beinhalten, unabhängig für welche
Stelle und bei welchem Unternehmen man sich bewirbt.
Stellen Sie in Ihrem Cover Letter dar
•
•
•
warum Sie sich gerade bei diesem Unternehmen bewerben
warum Sie der/die geeignete Kanditat/in für den potentiellen Arbeitnehmer sind
wann und wie Sie sich wieder mit dem Adressaten in Verbindung setzen, um
nach dem Stand Ihrer Bewerbung zu fragen und eventuell einen Termin für eine persönliche Vorstellung zu vereinbaren.
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Mit einem solchen Anschreiben stellen Sie sicher, dass Sie sich von der Masse der Bewerbungen absetzen. Sie zeigen, was Sie können und machen deutlich, dass Sie es mit Ihrer
Bewerbung ernst meinen und am Ball bleiben.
5. Reicht es auch manchmal aus, wenn man einen gutes Cover Letter Beispiel über
nimmt und ein wenig abwandelt?
Kopieren Sie niemals ein Anschreiben von jemand anderen. Denken Sie daran, dass es Ihr
Marketinginstrument. Nehmen Sie sich die Zeit und gestalten Sie Ihren Cover Letter so individuell und persönlich wie nur irgend möglich. Schnell landet Ihre Bewerbung auf dem Stapel
der Ablagen, wenn Sie ein Standard-Anschreiben benutzen. Die Personalverantwortlichen
erkennen es sofort, wenn Sie den einfachen Weg wählen.
Do’s und Don’t
Bis hierhin wurde die Aufgabenstellung und die wichtigsten Anforderungen im formalen und
inhaltlichen Bereich an ein Anschreiben aufgezeigt. Macht ihn das dann aber schon zu einem Cover Letter, der Sie positiv aus der Masse abhebt? Ist er wirklich schon der gewünschte Türöffner, wenn der Name des Adressaten richtig recherchiert wurde und der Text keine
Rechtschreibfehler enthält?
Nutzen Sie das Anschreiben als Aushängeschild für Ihre Fähigkeiten. Wie für die Frühstücksflocken der Fernsehspot für ein positives Bild beim Betrachter sorgt, so müssen Sie
Ihren Cover Letter als überzeugendes Marketinginstrument einsetzen.
Nehmen Sie sich die folgenden Hinweise bei der Erstellung Ihres Cover Letter zu Herzen
und Sie kommen Ihrem Vorstellungsgespräch und Wunschjob schon ein gutes Stück näher.
Sparen Sie dem Personalverantwortlichen Zeit!
Verbinden Sie Ihre Stärken mit den Anforderungen des Arbeitgebers!
Zeigen Sie auf was Sie erreicht haben, nicht was Ihre Aufgabe war!
Nennen Sie Hard Facts - nennen Sie Zahlen, nennen Sie Namen!
Nennen Sie die richtigen Schlagworte!
Seien Sie positiv!
Seien Sie vorsichtig mit Ihrem Humor und Kreativität!
Lassen Sie negative Informationen wenn möglich weg!
Stellen Sie keine Forderungen!
Last but not least - machen Sie bitte keine (Rechtschreib-)Fehler!
Lebenslauf
Der Lebenslauf wird im Englischen als Résumé oder Curriculum Vitae (CV) bezeichnet. Im
amerikanischen Sprachraum benutzt man vornehmlich den Ausdruck Résumé, der sich auch
international durchgesetzt hat. Deshalb wird nachfolgend vom Résumé die Rede sein.
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Das Résumé ist eine kompakte schriftliche Zusammenfassung Ihres schulischen und beruflichen Werdegangs. Es soll dem potentiellen Arbeitgeber ermöglichen, sich ein Bild über Ihre
Qualifikationen, Leistungen, Erfahrungen und Stärken zu verschaffen.
Das Résumé ist der wichtigste Bestandteil Ihrer schriftlichen Bewerbung. Investieren sie Zeit
und geben Sie sich Mühe bei der Erstellung Ihrer ganz persönlichen Verkaufsunterlage. Die
folgenden Themen besprechen die wichtigsten Grundregeln zur Erstellung eines erfolgreichen Lebenslaufs.
Elektronische Bewerbung
Elektronische Datenverarbeitung, Internet und virtuelle Welten verändern auch das Aussehen und den Aufbau der klassischen Bewerbung. Heutzutage muss eine erfolgreiche Bewerbung so konzipiert sein, dass sie den Anforderungen der heutigen Zeit gerecht wird. Es
reicht meistens nicht mehr aus, auf zwei bis drei Seiten Papier das Auge des Personalverantwortlichen anzusprechen. Vielmehr muss man darauf vorbereitet sein, dass die Bewerbung gescannt, elektronisch ausgewertet, per e-mail versandt oder sogar ganz ins Internet
gestellt wird.
Im Folgenden werden drei Arten elektronischer Bewerbungen besprochen. Bei der scannbaren Bewerbung berücksichtigt der Bewerber, dass seine auf Papier erstellte Bewerbung über
einen Scanner erfasst und die Daten elektronisch weiterverarbeitet werden. Eine Bewerbung
per E-mail wird von Anfang an als Computerdatei erstellt und über E-mail im Internet versandt. Stellt man seine Bewerbung direkt ins Internet oder verschickt man diese auf einer
Compact Disk, so spricht man von einer Multimedia-Bewerbung. Hier wählt der Bewerber ein
multimediales Format, dass ganz von der klassischen Bewerbung in Briefform losgelöst ist.
Vermutlich werden sich diese neuen Formate über kurz oder lang durchsetzen, da sie die
Kommunikationszeiten verkürzen, schneller und mit wenig Personalaufwand auszuwerten
sowie einfach und Platz sparend zu speichern sind.
Stellen Sie deshalb sicher, dass Ihre Unterlagen die wichtigsten Voraussetzungen für eine
erfolgreiche elektronische Bewerbung bereits heute erfüllen. So bleiben Sie konkurrenzfähig
und zeigen, dass Sie vor der virtuellen Welt keine Scheu zeigen, sondern diese sogar zu
Ihrem Vorteil zu nutzen verstehen. Dies sind Qualitäten, die jedes Unternehmen in der heutigen Zeit sucht und zu schätzen weiß.
Scannbare Bewerbung
Schicken Sie Ihre Bewerbung im klassischen Papierformat an den potentiellen Arbeitgeber,
so können Sie heutzutage bei fast allen großen Unternehmen – gerade in USA - davon ausgehen, dass Ihre Unterlagen elektronisch erfasst werden. Dies geschieht meist über einen
Scanner, der Ihre Bewerbungsdaten erfasst und in eine Datenbank einstellt. Oftmals wird
dann die Papierversion aus Platzgründen nicht weiter aufbewahrt.
Der Personalverantwortliche auf der Suche nach einem passenden Bewerber startet eine
Datenbankabfrage mit den gewünschten Kriterien. Als Ergebnis erhält er eine Liste mit allen
in der Datenbank gespeicherten Bewerbern, welche die von ihm abgefragten Eigenschaften
erfüllen. Dann braucht er sich nur noch die dazugehörigen Anschreiben und Lebensläufe auf
seinem Bildschirm aufrufen oder aus der Datenbank auszudrucken. Die Originalbewerbung
bekommt er dann häufig gar nicht mehr zu sehen.
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Der erfolgreiche Bewerber muss seine Unterlagen so aufbereiten, dass diese nicht nur dem
menschliche Auge, sondern unter Umständen auch einem elektronischem Auge positiv auffallen.
Grundsätzlich gibt es einige Dinge, die Sie bei Ihrer Bewerbung bezüglich der elektronischen
Verarbeitung Ihrer Unterlagen berücksichtigen sollten, wenn Sie Ihre Chancen weiter
verbessern möchten.
•
Wählen Sie eine klare und einfache Schrift. Ist die Schrift zu ausgefallen, so
kann es durchaus passieren, dass der Scanner Sie nicht lesen oder nur unvollständig erfassen kann. Empfohlen werden sans serif –Type Schriften, wie z.B.
Helvetica, Arial etc.
•
Achten Sie darauf, dass die Schriftgröße nicht kleiner als 10 Punkte ist. Bei
schlechten Scannern können sonst bereits Schwierigkeiten auftreten.
•
Die Formatierung eines Textes kann Scannern ebenfalls erhebliche Probleme
bereiten. Es ist daher notwendig, einige Dinge zu berücksichtigen:
•
Lassen Sie Unterstreichungen, vertikale Linien und Rahmen weg. Scanner
könnten diese aus Versehen als Buchstaben interpretieren. Allerdings ist es
kein Problem, verschieden Abschnitte (wie z.B. den Briefkopf) durch eine horizontale Linie abzutrennen. Sie sollten allerdings nicht, wie im Fall von Unterstreichungen, mit Buchstaben in Berührung kommen.
•
Italics (kursive Buchstaben) stellen in den allermeisten Fällen kein Problem
mehr dar und können deshalb durchaus verwendet werden.
•
Benutzen Sie keine Hervorhebungen durch inverse Darstellungen. Das heißt
also keine weiße Schrift auf schwarzem Hintergrund.
•
Bei Sonderzeichen ist Vorsicht geboten. Auch wenn moderne Scanner mit Zeichen wie „%“ oder „&“ keine Probleme mehr haben, kann man ein Risiko bei älteren Modellen umgehen, wenn man die Begriffe einfach ausschreibt („percent“
und „and“).
•
Benutzen Sie qualitativ hochwertiges weißes Papier. Oftmals bereiten auch
helle Grauschattierungen keine Probleme, aber mit klassischem Weiß ist man
auf jeden Fall auf der sicheren Seite.
•
Benutzen Sie kein Papier mit Hintergrund oder Muster. Ein Scanner versucht
diese als Buchstaben zu interpretieren. Solche Muster bereiten auch dann
Probleme, wenn Ihre Bewerbungsunterlagen kopiert werden. Solche Dinge
sollten also auf jeden Fall vermieden werden.
•
Benutzen Sie keine außergewöhnlichen Papiergrößen. Das angloamerikanische Format (21.59 x 27.94 cm) ist etwas anders als das deutsche
A4-Format (21 x 29.70 cm). Dies bereitet aber im allgemeine keine größeren
Probleme, da es sich um Standardformate handelt, auf die sich die Scanner
einstellen lassen.
•
Wenn irgendwie möglich sollten Sie die Bewerbung nicht falten und auch nicht
heften.
Zum Abschluss noch einige wichtige Bemerkungen bezüglich Bewerbungen mit Inhalten, die
nicht immer Teil des englischen Alphabets sind. Gerade eine deutsche Bewerbung, die man
ins Englische übersetzen möchte, beinhaltet Schriftzeichen (wie z.B. die Umlaute), die mit
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großer Wahrscheinlichkeit einem Scanner, der auf die englische Sprache eingestellt ist,
Probleme bereiten. Vermeiden Sie deshalb solche Schriftzeichen oder ersetzen die problematischen Buchstaben, durch Buchstabenkombinationen, die im englischen Alphabet vorhanden sind. Aus den Umlauten „ä, ö, ü“ sollte man deshalb „ae, oe, ue“ machen.
Das „ß“ lässt sich ohne Probleme durch ein „ss“ ersetzen.
Beachten Sie die wichtigsten Punkte, so brauchen Sie keine Angst zu haben, in der virtuellen
Welt nicht zurecht zu kommen. Im Gegenteil, man wird es zu schätzen wissen, dass Sie auf
die Anforderungen der neuen Technologie einzustellen können.
Bewerbung per E-Mail
Bei einer E-mail Bewerbung erstellt man seine Bewerbungsunterlagen als Textdokument und
versendet dieses auf elektronischem Wege übers Internet.
Da man heutzutage auch seine klassische Bewerbung mit Hilfe eines Textverarbeitungsprogrammes als Datei erstellt bevor man Sie dann aufs Papier druckt, stellt sich die Frage
nach den Besonderheiten, die man bei einer Bewerbung per E-mail beachten muss.
Die Schwierigkeiten liegen in der Formatierung des Textdokumentes. Benutzt man ein Textverarbeitungsprogramm bei der Erstellung seiner Bewerbungsunterlagen, so speichert das
Programm das erstellte Dokument in dem ihm eigenen Format. Schriften, Zeilenabstände,
Absätze – alle diese Dinge sind Teil der Formatierung und werden in dem individuellen Format des benutzten Programmes gespeichert. Dadurch gibt es Probleme, wenn der Empfänger der Bewerbung ein anderes Textverarbeitungsprogramm mit unterschiedlichen Einstellungen benutzt. Im schlimmsten Fall kann es passieren, dass es dem Adressaten nicht möglich ist, die Datei zu öffnen.
Um sicherzustellen, dass Ihre Bewerbungsdokumente von jedem unabhängig von seiner
Software gelesen werden können, speichern Sie die Textdatei im ASCII (oder DOS) Format.
Wenn Sie ein Dokument das erste Mal speichern, dann können Sie den Dateityp wählen.
Beim reinen Textformat ASCII werden nur Worte gespeichert. Spezialschriften, Formatierungen und Seitenlayout werden nicht berücksichtigt. Diese Grundform eines Textdokumentes
lässt sich von jedem Textverarbeitungsprogramm öffnen und lesen.
Es ist sinnvoll immer eine Bewerbung im ASCII Format im Textfeld der E-mail zu versenden.
Zusätzlich können Sie eine Datei als Anlage mit senden. Sollte es dem Empfänger nicht
möglich sein, das Format Ihres Textverarbeitungsprogrammes zu lesen, so kann er jederzeit
auf das ASCII Dokument zurückgreifen.
Die E-mail Bewerbung ist die schnellste und direkteste Bewerbungsform. Über die E-mail
Adresse bekommt der Bewerber direkten Kontakt zum Personalentscheider. Dieser wiederum kann schnell und einfach auf die Bewerbung reagieren und antworten. Aufgrund dieser
Vorteile dürfte die Bewerbung per E-mail schon in naher Zukunft eine immer größere Bedeutung erhalten und auf lange Sicht die klassische Form der Briefbewerbung ersetzen.
Multimedia-Bewerbung
In der heutigen Zeit gibt es viele Berufe, bei denen die Bewerbung ein außergewöhnliches
Format haben kann, um die besonderen Qualitäten des Bewerbers zu betonen. So bietet
sich zum Beispiel eine eigene Bewerbungs-Homepage für Arbeitnehmer aus der IT Branche
(wie z.B. Webpage-Designer und Entwickler) an, um Ihre Fähigkeiten gleich an einem praktischen Beispiel zu demonstrieren. Außerdem sind oftmals auch die Unternehmen aus diesen
Branchen offener für solche Sonderformen der Bewerbung.
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Künstler, Designer, Photographen können mit einer Multimedia-Bewerbung auf einer CD ihre
Werke präsentieren. Allerdings muss dem Bewerber klar sein, dass eine solche Bewebungsform wohl durchdacht sein sollte. In den meisten Fällen ist es daher sinnvoll, eine solche
Bewerbung mit professioneller Hilfe zu erstellen.
Die Umsetzung einer multimedialen Bewerbung muss professionell und perfekt sein. Eine
nicht funktionierende oder nicht erreichbare Bewerbungs-Homepage besiegelt die Chancen
des Bewerbers umgehend. Ein zweites Mal nimmt sich der Personalentscheider nicht noch
einmal Zeit, um nachzuschauen, ob die Homepage zu einem anderen Zeitpunkt erreichbar
ist.
Anschluss-Korrespondenz
Eine Bewerbung endet nicht mit dem Versenden der Bewerbungsunterlagen oder dem Warten auf einen Anruf, der Sie zum Vorstellungsgespräch einlädt. Wie bereits im Modul Anschreiben besprochen, müssen Sie am Ball bleiben und Initiative zeigen.
Bewerben heißt aktiv sein. Dies gilt gerade dann, wenn Sie sich bereits persönlich vorgestellt
haben.
Networking ist einer der wichtigsten Aspekte bei der Jobsuche im englischsprachigen Raum
und deshalb wird der Korrespondenz nach einem Interview besondere Bedeutung beigemessen. Gerade bei einer Bewerbung in den USA sollten Sie diesen Teil der Bewerbung
nicht vernachlässigen. Oftmals entscheidet sich der Arbeitgeber bei gleichen Qualifikationen
für den Kandidaten, der sich am engagiertesten gezeigt und sich mit einem Schreiben für
das interessante Gespräch bedankt hat.
Generell, kann man die Korrespondenz im Anschluss an ein Vorstellungsgespräch in drei
Gruppen einteilen:
•
•
•
Dankesschreiben
Annahmeschreiben
Absageschreiben
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