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Alle Folien als PDF unter www.kmucenter.at BÜROORGANISATION Harald Straub kleiner Projektauszug Harald Straub z z z z z Geschäftsführer und IT Leiter des z z z z KMU Service Center Gwölb www.kmucenter.at z Inhaber EDO (EDV, Direktvertrieb und Organisation) www.edo.at z Seit 20 Jahren Schulung, Consulting und IT Projektgeschäft z z z z z z z z z z z z z z z z z z z z z z z z z z z z z z z z AUA AUA (Buchungsinformationssystem) (Buchungsinformationssystem) Roche Roche (Angebot(Angebot- Bestellsystem, Bestellsystem, Wochenbericht) Wochenbericht) Coca Coca Cola Cola (Kontakt/Promotion (Kontakt/Promotion Management) Management) M&A M&A Privatbank Privatbank (Kontaktinformationssystem) (Kontaktinformationssystem) Ministerium Ministerium für für Wissenschaft Wissenschaft und und Verkehr Verkehr (Presseinfosystem) (Presseinfosystem) OMV OMV (Adresseninformationssystem) (Adresseninformationssystem) Philips Philips (Intranetapplikation) (Intranetapplikation) Shell Shell (Spesenabr., (Spesenabr., Cash Cash -- Management, Management, Flugzeugbetankungen) Flugzeugbetankungen) Volksbank Volksbank Tirol Tirol (Personalmanagementtool) (Personalmanagementtool) Sporting Sporting Club Club –– Berlin Berlin (Gästeinformationssystem) (Gästeinformationssystem) St. St. Elisabeth Elisabeth Spital Spital (Patientendokumentationssystem) (Patientendokumentationssystem) Steigenberger Steigenberger Hotel Hotel (Adresseninformationssystem) (Adresseninformationssystem) Protectas/Securitas Protectas/Securitas (Fakturierung) (Fakturierung) Dräger Dräger (Firmeninformationssystem, (Firmeninformationssystem, Planungsprogramm) Planungsprogramm) Würth Würth (Intranetapplikation) (Intranetapplikation) Raiffeisen Raiffeisen Tirol Tirol (Administrationstool) (Administrationstool) Bundesrechenzentrum Bundesrechenzentrum (Support (Support und und Development) Development) BAWAG BAWAG (Schulung (Schulung und und Help-Desk) Help-Desk) Telekom Telekom Austria Austria (Support (Support und und Hotline) Hotline) Flowserve Flowserve (Dokumentmanagement) (Dokumentmanagement) Büroorganisation Büro & Organisation BÜRO: I. Büro: z z z z z z Agenda Arbeitsplatz (Dienststelle) repräsentativer Kundenempfang (Sekretariat) Besprechungsraum (Kunden/Kollegen) II. Organisation: Strukturierte Planung für zukünftige Arbeitsabläufe Einsatz von Arbeitsweisen und Werkzeugen um effizient arbeiten zu können z z z z z z Büroformen ORGANISATION: z z z z Dienststelle gestalten Arbeitsabläufe optimieren Eingang Ablage z z Kommunikation Kommunikation z z Terminkoordination & Zeitmanagement z z Generelle Internetnutzung Internetnutzung & & Sicherheit Sicherheit z z z z Perspektiven 1 I. Büro I. Büro Büroformen Home Office Büroformen - häusliches Arbeitszimmer z Home Office z Firmenbeschilderung laut Gewerbeordnung (http://www.ris.bka.gv.at/tawebcgi/taweb?x=d&o=l&v=bgbl&db=BGBL&q=%7B$QU ERY%7D&sl=1500&t=doc4.tmpl&s=(194/1994):POR G) oder auf http://www.kmucenter.at z Bürogemeinschaft z Eigene Büroräumlichkeiten z Notwendige Büroinfrastruktur anmieten z Meldung und steuerliche Absetzbarkeit I. Büro Bürogemeinschaft / Büroformen eigene Büroräumlichkeiten z http://www.kmucenter.at Anteiliger Beitrag an: z z z z z z z z z z Postbüro Virtuelles Büro Mobiles Büro Fixer Arbeitsplatz Temporäres Stundenbüro Räumlichkeiten anmieten für: - Besprechungen - Veranstaltungen z z http://www.schraubenfabrik.at/ Betriebskosten Technische Infrastruktur Sekretariat … Büroservices Sekretariatsfunktionalität und andere Büroservices anmieten I. Büro Büroformen Büroservices anmieten z http://www.regus.at/ z http://www.wwff.gv.at StartUp Center (Mingo Büros) und Gewerbehöfe des Wirtschaftsförderungsfonds I. Büro Büroformen Büroorganisation Agenda BÜRO: z z Büroformen ORGANISATION: z z z z Dienststelle gestalten Arbeitsabläufe optimieren Eingang Ablage z z Kommunikation Kommunikation z z Terminkoordination & Zeitmanagement z z Generelle Internetnutzung Internetnutzung & & Sicherheit Sicherheit z z z z Perspektiven 2 II. (Büro)organisation II. (Büro)organisation a.) Dienststelle gestalten z Arbeitsplatz Ambiente - ungestörte Arbeitsflüsse organisieren - kurze Laufwege schaffen - positive Atmosphäre vermitteln - übersichtlich - eigene Visitenkarten & Prospekte - Telefon mit Kurzwahltasten b.) Arbeitsabläufe optimieren 1. 2. 3. 4. 5. 1.) Eingang II. (Büro)organisation b.) Arbeitsabläufe optimieren z z Tipps II. (Büro)organisation b.) Arbeitsabläufe optimieren 1.) Eingang Mozilla Thunderbird – Beschlagwortung: Bewertung: z z Eingang Ablage Kommunikation Terminkoordination & Zeitmanagement Internetrecherche Tageswert (Weiterbearbeitung oder Entsorgung) Prüfwert (Soforterledigung oder auf Termin legen) elektronischer Emailverkehr: z z z z z z z z MS Outlook Express (http://www.microsoft.com) Mozilla Thunderbird (http://www.thunderbirdmail.de/wiki/Hauptseite) Koma Mail (http://www.koma-code.de/) IBM Lotus Notes (http://www.lotus.at) II. (Büro)organisation Arbeitsabläufe optimieren Mozilla Thunderbird – virtuelle Ordner: 1.) Eingang Tipps Weitere Optionen II. (Büro)organisation b.) Arbeitsabläufe optimieren 1.) Eingang Push-Email Funktionalität: Email Weiterleitung auf das Handy -- BlackBerry -- Commontime 3 2.) Ablage z z z z z z II. (Büro)organisation b.) Arbeitsabläufe optimieren Um Geschäftsvorgänge nachvollziehbar zu machen für Beweissicherung um gesetzlichen Bestimmungen zu genügen (z.Bsp.: Finanzamtprüfung) Bei wesentlichen Daten (z.Bsp.: Rechnungen) sollte eine Version in gedruckter/geschriebener Form archiviert werden, auch wenn diese Informationen elektronisch abgelegt wurden. Typen Arten: z z z z dynamische (in Arbeit) und statische (im Aktenschrank) Ablage Formen: z z z z physisch (Mappen, Ordner) elektronisch II. (Büro)organisation b.) Arbeitsabläufe optimieren 2.) Ablage z Stammdaten II. (Büro)organisation b.) Arbeitsabläufe optimieren 2.) Ablage Definition II. (Büro)organisation b.) Arbeitsabläufe optimieren 2.) Ablage System Je nach Einsatzgebiet abhängig: z Adressinformationen/Kontaktdaten z Allgemeine Firmen- und Kundendaten Absprache mit Buchhaltung/Steuerberater z Nach Datum sortiert: z.Bsp.: Eingangsrechnung z Nach Rechnungsnummer sortiert: z.Bsp.: Ausgangsrechnung z Bewegungsdaten z Angebote z Alphabetisch: z.Bsp.: Kunden- und Projektdaten z Rechnungen z Protokolle z Projektdaten Werkzeuge II. (Büro)organisation b.) Arbeitsabläufe optimieren 2.) Stammdaten - Ablage Elektronische Hilfsmittel für die Ablage von Stammdaten: MS Outlook Express Mozilla Thunderbird z z eOffice CRM Lösung (Customer Relationship Management“) Werkzeuge II. (Büro)organisation b.) Arbeitsabläufe optimieren 2.) Bewegungsdaten - Ablage Elektronische Hilfsmittel für die Ablage von Bewegungsdaten: Google Text & Tabellen (http://docs.google.com/) Zoho Work Online (http://www.zoho.com/) z z eLibrary (Dokumentenmanagement) z z z z z z z z 4 II. (Büro)organisation b.) Arbeitsabläufe optimieren 2.) Datenablage Google Text & Tabellen Info: Stammdaten II. (Büro)organisation b.) Arbeitsabläufe optimieren 2.) Ablage - CRM Lösung Abbildung von: Firmen und Personen Zuweisungsmö Zuweisungsmöglichkeit von einer oder mehreren Firmenzuteilungen mit umfangreichen Detailinformationen. II. (Büro)organisation b.) Arbeitsabläufe optimieren Bewegungsdaten 2.) Ablage - CRM Lösung Aufgaben Zusammenführung von Stamm- & Bewegungsdaten II. (Büro)organisation b.) Arbeitsabläufe optimieren 2.) Ablage - CRM Lösung Aufgabenmanagement Auflistung nach Person Kalenderansicht Übersichtliche Darstellung von gesammelten Informationen pro Kunden /Projekt II. (Büro)organisation b.) Arbeitsabläufe optimieren Export in externe 2.) Ablage - CRM Lösung Programme (MS Word) Vergleich Individueller Briefkopf Übernahme der Firmenanschrift Automatisierte Anrede Übernahme des Brieftextes z z z z Individuelle Signatur z z Mobiler Zugriff (Internet, mobile Engeräte) Flexible Ablagestruktur und Suchfunktionen Sicherungsmöglichkeiten II. (Büro)organisation b.) Arbeitsabläufe optimieren 2.) Ablagesystem Sowohl bei Ordner als auch im Dateisystem: z z Dokumente werden einmalig abgelegt z z Fixe und unflexible Ablagestruktur und Suche z z Zugriff nur vor Ort 5 II. (Büro)organisation b.) Arbeitsabläufe optimieren 2.) Ablagesystem Tip Dateiverknüpfungen: 1.) Datei markieren 2.) rechte Maustaste gedrückt halten und verschieben Tip Dateiname und Pfad im im Dokument Dokument in in KopfKopfoder oder Fußzeile Fußzeile einbetten einbetten Büroorganisation II. (Büro)organisation b.) Arbeitsabläufe optimieren Agenda BÜRO: 3.) Kommunikation z Büroformen z ORGANISATION: z z z II. (Büro)organisation b.) Arbeitsabläufe optimieren 2.) Ablagesystem Dienststelle gestalten z z Arbeitsabläufe optimieren z z Eingang Eingang Ablage Ablage z z Kommunikation Kommunikation z z Terminkoordination Terminkoordination & & Zeitmanagement Zeitmanagement z z Generelle Generelle Internetnutzung Internetnutzung & & Sicherheit Sicherheit z Persönlich Telefon Schriftverkehr Elektronische Kommunikation z z z z z z z z z z z Mails Mails Chat Chat VoIP VoIP Umgang mit Störungen Perspektiven Persönliches Gespräch z z z z z z z z z z z z z z II. (Büro)organisation b.) Arbeitsabläufe optimieren 3.) Kommunikation Visitenkarten, Infomaterial und Unterlagen Gegebenfalls Block und Stift mitnehmen Korrektes, gepflegtes und freundliches Auftreten Handy abdrehen Pünktlichkeit Namen des Gesprächpartners merken Richtigen Zeitpunkt für Gesprächsende finden … „Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben. …“ Telefon II. (Büro)organisation b.) Arbeitsabläufe optimieren 3.) Kommunikation Oft der erste Eindruck: z z z z z z z z z z z z z z z z z z z z z z Ersthilfe: Kleiner Leitfaden (Begrüßung bis Abschluss) Vollständige Begrüßung mit Firmen- und eigenem Namen Höfliche Frage nach dem Grund des Anrufes Lächeln Sie, damit sich Ihre Stimme freundlich anhört Zukünftiges Gespräch ansprechen und dass Sie sich darauf freuen Anrufer beim Namen nennen - wirkt höflich & aufmerksam Bedanken Sie sich für das Gespräch Warten Sie ab, bis der Gesprächspartner aufgelegt hat Ständige Erreichbarkeit während der Dienstzeiten Festnetznummer erweckt den Eindruck der Seriosität Schriftliches Telefonprotokoll 6 Mailing z z z z z z z z z z z z z z II. (Büro)organisation b.) Arbeitsabläufe optimieren 3.) Kommunikation Reaktion muss nicht immer sofort sein. Zumeist reicht tagesaktuelle Abarbeitung. Nur mailen, wenn es der Sache dient. Keine Rundmails, Beschimpfungen oder „Streit - Mails“ Betreffzeile (Subject) kurz und aussagekräftig Sprache und Technik des Empfänger verwenden (z.Bsp.: Fremdwörter und Formulierung) Bei Antwortmail nur betreffende Stellen zitieren Smileys nur gezielt einsetzen unnötige Längen vermeiden und korrekte Grammatik/Rechtschreibung verwenden Störungen Störungen in Protokoll eintragen Lösungsansätze: Online Kommunikation Text-, Audio- und Videochat z z z z z z z ICQ ICQ (http://icq.com/) (http://icq.com/) Skype Skype (http://www.skype.com) (http://www.skype.com) Sametime Sametime (http://www.lotus.com/sametime) (http://www.lotus.com/sametime) Internet-Telefonie (VoIP) 4.) Termine z z z II. (Büro)organisation b.) Arbeitsabläufe optimieren regelmäßige Termine eintragen Private Zeit für sich selbst einplanen !!! Teilnehmer, Telefonnummern, Treffpunkt und Stichworte bei Termineintrag notieren Bufferzeit für Abgabetermine einrechnen 4.) Termine Methoden der Eigenorganisation: Lösungsansätze: „Nüchterne“ Analyse von Aufgaben und Terminen nach Wichtigkeit und Effizienz: z z z.Bsp.: z.Bsp.: RGB RGB Methode Methode z z Rot Rot -- musste musste sein sein z Gelb musste z Gelb - musste nicht nicht unbedingt unbedingt sein sein z Blau war nicht z Blau - war nicht notwendig notwendig II. (Büro)organisation b.) Arbeitsabläufe optimieren Terminkoordination & Zeitmanagement: z Immerwiederkehrende Störfaktoren beseitigen (z.Bsp.: akustisches Signal bei Maileingang) z z „Kommunikationsberuhigte“ Stunden nutzen (z.Bsp.: Morgen-, Mittags- und Abendstunden) z z Aufgabenverteilung im Team (Telefondienste einteilen) z z 4.) Termine z II. (Büro)organisation b.) Arbeitsabläufe optimieren 3.) Kommunikation Umgang mit Störungen: z z II. (Büro)organisation optimieren Chat und VoIP b.) Arbeitsabläufe 3.) Kommunikation z z z z II. (Büro)organisation b.) Arbeitsabläufe optimieren NEIN sagen lernen Prioritäten setzen Nur 50% des Arbeitstages verplanen Verbunden mit den Aufgabengebieten und den entsprechenden Terminpartnern kann eine Effizienzanalyse zur Optimierung zukünftiger Termine durchgeführt werden. 7 Werkzeuge z z z II. (Büro)organisation b.) Arbeitsabläufe optimieren 4.) Termine II. (Büro)organisation b.) Arbeitsabläufe optimieren 4.) Termine Email als Kalendereintrag Tipp: Terminkalender Personal Digital Assistant (PDA) & Smartphones Computer/Internet: z z z z z z Google Google Kalender Kalender (http://www.google.com/calendar/render?hl=de) (http://www.google.com/calendar/render?hl=de) MS MS Outlook Outlook IBM IBM Lotus Lotus Notes Notes Kalender Kalender mit mit Workgroupfunktionalität Workgroupfunktionalität II. (Büro)organisation b.) Arbeitsabläufe optimieren 4.) Termine Email als Kalendereintrag II. (Büro)organisation b.) Arbeitsabläufe optimieren 4.) Termine Gruppenterminplanung Tipp: Info: IBM Lotus Notes Kalender (Workgroup) Büroorganisation Büroorganisation Tipps zur Selbstorganisation z z Das Direkt Prinzip z z z z Tipps zur Selbstorganisation z z Nur Nur einmalige einmalige Verarbeitung Verarbeitung –– Mehraufwand Mehraufwand vermeiden vermeiden Besser Besser eine eine nicht nicht 100% 100% sichere sichere Entscheidung Entscheidung als als gar gar keine keine Das VDN (Vorbereitung, Durchführung und Nachbearbeitung) Prinzip bei Besprechungen z z z z z z Das GSP (Gut statt perfekt) – Prinzip z z z z z z Das Prioritäten Prinzip z z z z z z z z Perfektionismus Perfektionismus ist ist keine keine Stärke Stärke sondern sondern eine eine Schwäche Schwäche Eine Eine gute gute Arbeit Arbeit ist ist ausreichend ausreichend und und effizient effizient Dringlichkeit Dringlichkeit und und Wichtigkeit Wichtigkeit unterscheiden unterscheiden Dringende Dringende Aufgaben Aufgaben entstehen entstehen meist meist durch durch externen externen Druck Druck Wichtige Wichtige Aufgaben Aufgaben steuert steuert man man selbst selbst z z Grundsätzlich Grundsätzlich Meeting Meeting nur nur wenn wenn notwendig notwendig Klare Klare Vorabinformationen: Vorabinformationen: Ablauf, Ablauf, TOP TOP (Tagesordnungspunkte), (Tagesordnungspunkte), Zuständigkeiten, Protokollführung Zuständigkeiten, Protokollführung Gegebenfalls Gegebenfalls Gedächtnisprotokoll Gedächtnisprotokoll erstellen erstellen Das Schriftlichkeitsprinzip z z z z Themen Themen aufschreiben aufschreiben –– nicht nicht alles alles versuchen versuchen zu zu merken merken Ansatz: Ansatz: Ein Ein „Superbuch“ „Superbuch“ mit mit Datum, Datum, Aufgabe, Aufgabe, Information, Information, Status Status anlegen. anlegen. Kein Kein Notizzettelchaos Notizzettelchaos 8 II. (Büro)organisation 5.) Generelle Internetnutzung & Sicherheit z z z z z z Webbrowser Firewall Virenscanner Spamfilter Anonym im Internet Cookies und Spyware II. (Büro)organisation 5.) Generelle Internetnutzung & Sicherheit WEBBROWSER: MS Internet Explorer (http://www.microsoft.com/germany/windows/p roducts/winfamily/ie/default.mspx) z Firefox (http://www.mozillaeurope.org/de/products/firefox/) z Opera (http://de.opera.com/) z II. (Büro)organisation 5.) Generelle Internetnutzung & Sicherheit FIREWALL: Schutz vor unerwünschten Zugriff auf PC über das Netzwerk (Internet) 2 Arten: z z Personal- oder auch Desktop-Firewall z z Hardware - Firewall II. (Büro)organisation 5.) Generelle Internetnutzung & Sicherheit Kostenlose Firewall Programme: z Comodo Firewall Pro 3.0 Sicherste Gratislösung; englisch (http://www.personalfirewall.comodo.com/download_fir ewall.html) z Zone Alarm Free (http://www.zonealarm.com/store/content/catalog/prod ucts/sku_list_za.jsp?dc=34std&ctry=DE&lang=de) z Ashampoo FireWall FREE (http://www2.ashampoo.com/webcache/html/1/product _1_0050__.htm) II. (Büro)organisation 5.) Generelle Internetnutzung & Sicherheit II. (Büro)organisation 5.) Generelle Internetnutzung & Sicherheit VIRENSCANNER: Computerviren, Computerwürmer und Trojanische Pferde sind sich selbst verbreitende Computerprogramme, die den befallenen PC schädigen. Ein Virenscanner spürt, blockiert und beseitigt diese Programme. Kostenlose Virenscanner: z Avast! 4 Home Edition Beste Gesamtpaket z z z z (http://www.avast.com/ger/avast-4-home_pro-revisionhistory.html) AVIRA FreeAV (http://www.freeav.de/) AVG Free Edition (http://free.grisoft.com/) 9 II. (Büro)organisation 5.) Generelle Internetnutzung & Sicherheit II. (Büro)organisation 5.) Generelle Internetnutzung & Sicherheit SPAMFILTER: Kostenlose Spamfilter: z Spamfighter Spam (Junk) sind unerwünschte Nachrichten, die unverlangt zugestellt werden und massenhaft versandt werden. Beste Gratisspamfilter für Outlook/Outlook Express (http://www.spamfighter.com/Lang_DE/) z Ein Spamfilter filtert diese Nachrichten. z Spamihilator (http://www.spamihilator.com/) POPFile mächtig aber für fortgeschrittene Anwender (http://www.getpopfile.org/) II. (Büro)organisation 5.) Generelle Internetnutzung & Sicherheit Anonym im Internet: Ein Anonymisierungsdienst schützt Ihre Privatsphäre im Internet und ermöglicht anonymes Websurfen. II. (Büro)organisation 5.) Generelle Internetnutzung & Sicherheit Kostenlose Anonymisierungsdienste: z AN.ON (JAP) (https://www.jondos.de/de/) z Tor (The Orion Network) (https://www.torproject.org/) II. (Büro)organisation 5.) Generelle Internetnutzung & Sicherheit II. (Büro)organisation 5.) Generelle Internetnutzung & Sicherheit Cookies und Spyware: Cookies: Eine Profildatei für Programme oder Computerdienste (zum Bsp.: für automatisches erneutes Anmelden auf einer Webseite) Kostenlose Entfernung von Cookies und Spyware: z CCleaner löscht Cookies, Browser-History und andere temporäre Daten (http://www.ccleaner.com/) z Spyware: Programm das persönliche Daten eines PCBenutzers ohne dessen Wissen oder Zustimmung an Dritte sendet Spyware Terminator Schutz vor Spyware mit integrierten Virenscanner (http://www.spywareterminator.com/) 10 Büroorganisation Agenda BÜRO: z z Büroformen ORGANISATION: z z z z Dienststelle gestalten Arbeitsabläufe optimieren Eingang Eingang Ablage Ablage z z Kommunikation Kommunikation z z Terminkoordination Terminkoordination & & Zeitmanagement Zeitmanagement z z Generelle Generelle Internetnutzung Internetnutzung & & Sicherheit Sicherheit z z z z z z Büroorganisation (Technische) Perspektiven z Google Apps http://www.google.com/a/ z MS Office Live http://office.microsoft.com/dede/officelive/default.aspx z IBM Lotus Symphony http://symphony.lotus.com Perspektiven Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Ich freuen mich auf Rückmeldung Harald Straub Sterngasse 3 1010 Wien Tel. : +43 (1) 5320180 [email protected] 11