Rundschreiben - Technische Universität Braunschweig

TU Braunschweig · Pockelsstraße 14 · D-38106 Braunschweig
Abteilung 12 – RdSchr. Nr. 555
An die
Dienststellen der Technischen Universität
Braunschweig
gemäß Verteiler TU 3
Der Präsident
Abteilung 12
Personal- und
Reisekostenangelegenheiten
Sachbearbeiter:
Horst Hyzy
Rosemarie Fecker
Kathrin Berk
Christine Büttner
Magdalena Kersch
Telefon: 0531 - 391-4142
Fax:
0531 - 391-4165
Mein Zeichen / Meine Nachricht vom
Datum
12.40 - 03500
08.06.2009
Regelung und Grundsätze für die Genehmigung, Anordnung und Abrechnung von
Dienstreisen und Dienstgängen sowie für Berufungs- und Vorstellungsreisen
hier: Novellierung des Reisekostenrechts
Rundschreiben vom 07.02.2005
Anlage: Tabelle der Tage- und Übernachtungsgelder bei Auslandsdienstreisen
Sehr geehrte Damen und Herren,
mit Wirkung vom 01.09.2005 sind die für Niedersachsen maßgeblichen Teile des Gesetzes zur
Reform des Reisekostenrechts in Kraft getreten.
Das Niedersächsische Finanzministerium hat hierzu am 16.03.2006 Ausführungsbestimmungen
erlassen.
Die wichtigsten Änderungen habe ich Ihnen bereits mit Rundschreiben vom 22.09.2005 bekannt
gegeben.
Mit diesem Rundschreiben, das im Verwaltungsportal der Abteilung 12 einzusehen ist, wird das
gesamte Nachschlagewerk zum Reisekostenrecht in neuer Fassung veröffentlicht.
Das Rundschreiben vom 07.02.2005 erscheint daher nicht mehr im Verwaltungsportal.
Gleichzeitig hebe ich auch das Rundschreiben vom 22.09.2005 auf.
Aus gegebenem Anlass bitte ich darauf zu achten, dass für die Genehmigung und
Abrechnung von Dienstreisen nur noch die neuen Vordrucke verwendet werden.
Mit freundlichen Grüßen
Im Auftrag
(Sonnenberg)
1
Inhaltsübersicht
Seite
A.
Rechtsgrundlagen
4
B.
Genehmigung von Dienstreisen
5
1. Begriffsbestimmungen
1.1 Dienstreisende
1.2 Dienstreisen
1.3 Auslandsdienstreisen
1.4 Arten von Dienstgeschäften
1.4.1 Teilnahme und Mitarbeit in überregionalen Organisationen
1.4.2 Teilnahme an Fakultätentagen
1.4.3 Teilnahme an Ausbildungs- und Fortbildungsveranstaltungen
1.4.4 Exkursionen- oder Studienreisen
1.4.5 Veranstaltungen repräsentativer Art
1.4.6 Reisen zur Teilnahme an Promotions- und HabilitationsVerfahren an anderen Hochschulen
1.4.7 Reisen zur Teilnahme an Promotions- und Habilitationsverfahren von Außenstehenden an der Technischen
Universität Braunschweig
1.4.8 Tätigkeit als Zeuge
1.4.9 Tätigkeit als Personalratsmitglied, Vertrauensfrau/-mann
der Schwerbehinderten
1.4.10 Keine Dienstgeschäfte
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5
5
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6
6
6
6
7
7
2. Zuständigkeit
9
2.1 Dienstreisen allgemein
2.2 Sonderregelungen für Professorinnen und Professoren
3. Antragsverfahren
3.1 Allgemeines
3.2 Grundsatz der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit
3.3 Beförderungsmittel
3.3.1 Deutsche Bahn
3.3.2 Privatkraftfahrzeug
3.3.3 Flugzeug
3.3.4 Mietwagen
3.3.5 Taxe
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8
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15
2
C.
Abrechnung von Dienstreisen
1. Allgemeines
1.1 Anspruch auf Erstattung
1.2 Reisekostenabschlag/Vorschuss
1.3 Reisekostenrechnung
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16
16
16
16
2. Erstattung im Einzelnen
2.1 Fahrkosten
2.2 Wegstreckenentschädigung
2.3 Tagegeld
2.3.1 Allgemeines
2.3.2 Kürzungen des Tagegeldes
2.3.3 Längere Aufenthalte am Geschäftsort
2.4 Übernachtungsgeld
2.5 Nebenkosten
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17
17
18
18
18
19
19
19
3. Reisekostenvergütung in besonderen Fällen
3.1 Exkursionen
3.2 Berufungsreisen
3.3 Vorstellungsreisen
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21
21
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4. Auslandsdienstreisen
4.1 Auslandstagegeld, Auslandsübernachtungsgeld
4.2 Flugreisen
4.3 Grenzübertritt
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23
23
23
5. Ihre Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner
für das Reisekostenrecht
24
3
A.
Rechtsgrundlagen
Gemäß § 98 NBG findet für die niedersächsischen Beamtinnen und Beamten das BRKG
vom 13.11.1973 in der jeweils gültigen Fassung Anwendung. Ein besonderes
niedersächsisches Reisekostengesetz gibt es nicht. Es gibt aber eine Vielzahl von
Ausführungserlassen des Landes.
Gemäß § 42 BAT, § 38 MTArb sowie § 1 i. V. m. § 10 MTV Auszubildende wird
Reisekostenvergütung für Angestellte, Arbeiterinnen und Arbeiter und Auszubildende in
entsprechender Anwendung der für die Beamten des Arbeitgebers jeweils geltenden
Bestimmungen gewährt.
Es sind folgende Bestimmungen zu beachten:
-
Bundesreisekostengesetz (BRKG) und die hierzu erlassenen Verwaltungsvorschriften
(BRKGVwV)
Auslandsreisekostenverordnung (ARV)
Trennungsgeldverordnung (TGV)
Sachbezugsverordnung
verschiedene Erlasse der obersten Landesbehörden.
Bei Bedarf können die genannten Rechtsgrundlagen bei der Reisekostenstelle
angefordert werden.
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B.
Genehmigung von Dienstreisen
1. Begriffsbestimmungen
1.1 Dienstreisende
Dienstreisende im Sinne des BRKG sind alle im Landesdienst stehenden
a) Beamtinnen und Beamten
b) Angestellten sowie Arbeiterinnen und Arbeiter
c) wissenschaftlichen und studentischen Hilfskräfte
Dieses gilt auch für Bedienstete, die aus Mitteln Dritter der Universitätseinrichtung
vergütet werden.
Keine Dienstreisenden im Sinne des BRKG sind:
a) Emeritierte und pensionierte Professorinnen und Professoren, es sei denn, sie sind
mit der Wahrnehmung der Dienstgeschäfte einer Universitätseinrichtung
beauftragt,
b) Privatbedienstete einer Professorin oder eines Professors,
c) Studierende, Stipendiaten, Diplomanden, Doktoranden,
d) Personen, die nicht an der Technischen Universität Braunschweig beschäftigt
sind.
Sofern die vorgenannten Personen Reisen im dienstlichen Interesse der Technischen
Universität Braunschweig oder einer Universitätseinrichtung durchführen, handelt es
sich nicht um Dienstreisen, sondern um Reisen „Außenstehender“, die aber den
gleichen Anspruch auf Erstattung von Reisekosten haben wie Dienstreisende.
Die Reisekostenrechnungen Außenstehender sind in jedem Fall von der Leiterin bzw.
vom Leiter der Universitätseinrichtung sachlich richtig zu zeichnen.
Darüber hinaus ist zu begründen, warum die Reise dienstlich erforderlich war.
1.2 Dienstreisen
Dienstreisen im Sinne des § 2 Abs. 1 BRKG sind Reisen zur Erledigung von
Dienstgeschäften außerhalb der Dienststätte. Sie müssen, mit Ausnahme von
Dienstreisen am Dienst- oder Wohnort, schriftlich angeordnet oder genehmigt
worden sein.
Dienstreisen sollen nur durchgeführt werden, wenn sie aus dienstlichen Gründen
notwendig sind.
Die Anordnung oder Genehmigung wird gegenstandslos, wenn die nach Zeit, Ort
und Zweck genau bestimmte Dienstreise aus irgendeinem Grunde nicht stattfindet.
Für eine spätere Dienstreise zu einem gleichen oder ähnlichen Zweck ist eine neue
Anordnung oder Genehmigung erforderlich.
5
1.3 Auslandsdienstreisen
Auslandsdienstreisen sind Dienstreisen zwischen Inland und Ausland sowie im
Ausland (§ 14 Abs. 1 BRKG). Bei Auslandsdienstreisen sind neben den Vorschriften
des BRKG insbesondere die Regelungen der Auslandsreisekostenverordnung zu
beachten.
1.4 Arten von Dienstgeschäften
1.4.1 Teilnahme und Mitarbeit in überregionalen Organisationen
Die Tätigkeit von Hochschullehrerinnen und Hochschullehrern als Gutachter für
überregionale Organisationen, wie z.B. DFG, Alexander-von-Humboldt-Stiftung,
Wissenschaftsrat, Deutsches Institut für Normung e.V. sowie als Mitglieder von deren
Gremien, gehört einschließlich der in diesem Zusammenhang erforderlichen Reisen
nicht zum Hauptamt der Hochschullehrerinnen und Hochschullehrer und ist somit
grundsätzlich Nebentätigkeit. Die ständige Gutachtertätigkeit kann jedoch auf
Antrag zur Dienstaufgabe erklärt werden.
Auch die Mitwirkung einzelner Hochschullehrerinnen und Hochschullehrer in
anderen Gremien oder Fachausschüssen gehört grundsätzlich nicht zum Hauptamt,
sondern stellt eine Nebentätigkeit dar.
Dienstreisen können insoweit nur genehmigt werden, wenn im Rahmen konkreter
Forschungsaktivitäten der TU Braunschweig Wissenschaftler an einzelnen Sitzungen
von Gremien oder Fachausschüssen teilnehmen, um dort gewonnene Erkenntnisse in
das Forschungsvorhaben einbeziehen zu können oder wenn die Hochschule Mitglied
der jeweiligen Vereinigung ist und eine Professorin oder ein Professor die Hochschule
fachlich vertreten soll.
Gleiches gilt, wenn die Professorin bzw. der Professor die Hochschule mit einem
Mandat ausgestattet mitgliedschaftsrechtlich in Gremien (Mitgliederversammlung,
Vorständen etc.) vertritt.
1.4.2 Teilnahme an Fakultätentagen
Die von den Fakultäten auf überregionaler Ebene wahrgenommenen Aufgaben sind
weitgehend identisch mit den Aufgaben, an denen die Hochschulen des Landes auf
örtlicher Ebene mitzuwirken haben.
Die Mitarbeit von Professorinnen und Professoren an den Fakultätentagen gehört zu
den Dienstaufgaben.
1.4.3 Teilnahme an Ausbildungs- und Fortbildungsveranstaltungen
Die Teilnahme an Ausbildungs- und Fortbildungsveranstaltungen liegt in aller Regel
im persönlichen bzw. im überwiegend persönlichen Interesse der bzw. des
Bediensteten und ist daher kein Dienstgeschäft. Für die Teilnahme kommt daher
Sonderurlaub in Betracht.
Liegt eine Ausbildungs- oder Fortbildungsveranstaltung ausschließlich im
dienstlichen Interesse und ist die Teilnahme dienstlich notwendig, handelt es sich um
ein Dienstgeschäft.
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1.4.4 Exkursions- oder Studienreisen
Bei einer Exkursions- oder Studienreise kommt es darauf an, ob sie ganz im
dienstlichen Interesse liegt oder ob sie in erster Linie persönlichen Belangen der bzw.
des Bediensteten dient. Reisen zur Vorbereitung und Durchführung von Exkursionen,
die notwendige Lehrveranstaltungen des jeweiligen Studienganges sind, werden für
die Exkursionsleiterinnen und Exkursionsleiter sowie für notwendige Begleitpersonen
regelmäßig als Dienstreisen anerkannt.
Reisen von wissenschaftlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern oder Hochschullehrernachwuchskräften, die ganz oder teilweise in eigener Verantwortung
konzipiert sind und der Erlangung der Promotion bzw. Habilitation dienen, werden in
aller Regel im überwiegend persönlichen Interesse durchgeführt und kommen
deshalb nicht als Dienstreise in Betracht.
1.4.5 Veranstaltungen repräsentativer Art
Die Teilnahme an Veranstaltungen repräsentativer Art (z.B. Einweihungen,
Dienstjubiläen, Trauerfeiern, Ausstellungen u. dgl.) ist als Dienstgeschäft nur dann
anzusehen, wenn die dienstlichen Belange eine Vertretung der Hochschule
unbedingt erfordern. Dies ist eingehend zu begründen.
Die vorstehenden Voraussetzungen werden in der Regel nur erfüllt sein bei Reisen
des Präsidenten, der Vizepräsidentinnen und Vizepräsidenten, der Dekane und der
geschäftsführenden Leiterinnen und Leiter der Universitätseinrichtungen.
Anträge für Auslandsdienstreisen, die repräsentative Belange berühren, sind der
obersten Landesbehörde (MWK) zur Entscheidung vorzulegen. Ich bitte, mir die
Anträge in zweifacher Ausfertigung mit eingehender Begründung der „dienstlichen
Notwendigkeit“ mindestens 6 Wochen vor Beginn der beabsichtigten Reise zur
Weitergabe an das MWK zuzuleiten.
Liegen für die Teilnahme an Veranstaltungen im o.a. Sinne in erster Linie persönliche
Gründe vor, kommt Sonderurlaub in Betracht.
1.4.6 Reisen zur Teilnahme an Promotions- und Habilitationsverfahren an
anderen Hochschulen
Bei der Teilnahme an Promotions- und Habilitationsverfahren, die nicht an der
eigenen Hochschule durchgeführt werden, handelt es sich um eine Dienstaufgabe,
wenn die Teilnahme an dem Verfahren von der fremden Hochschule im Rahmen der
Amtshilfe begehrt wird. Ist dies der Fall, sind diese Reisen genehmigungsbedürftige
Dienstreisen.
Die Reisekostenvergütung hat die Hochschule zu tragen, für die die Professorin bzw.
der Professor tätig wird.
1.4.7 Reisen zur Teilnahme an Promotions- und Habilitationsverfahren von
Außenstehenden an der Technischen Universität Braunschweig
Außenstehenden ist bei der Einladung schriftlich mitzuteilen, dass die Erstattung der
Reisekosten nach BRKG sowie den Durchführungserlassen des Landes Niedersachsen
erfolgt. Welche Kosten im Einzelnen erstattungsfähig sind, bitte ich dem Abschnitt C
dieses Rundschreibens zu entnehmen.
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1.4.8 Tätigkeit als Zeuge
Die Tätigkeit als Zeuge vor Gericht ist nur dann ein Dienstgeschäft, wenn Bedienstete
im Rahmen ihrer Dienstaufgaben vor Gericht oder dem Staatsanwalt aussagen
müssen oder ein Sachverständigengutachten erstatten, vertreten oder erläutern.
1.4.9 Tätigkeit als Personalratsmitglied, Vertrauensfrau bzw. Vertrauensmann
der Schwerbehinderten
Kein Dienstgeschäft im Sinne des Reisekostenrechts ist die Tätigkeit von Mitgliedern
des Personalrates in Personalvertretungsangelegenheiten, weil die Tätigkeit keine
dienstrechtliche Verpflichtung ist, sondern ehrenamtliche Tätigkeit.
Für Reisen, die Mitglieder des Personalrats in Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben
durchführen, gelten gemäß § 37 NPersVG die Vorschriften des Reisekostenrechts
entsprechend. Die Reisen sind der Dienststelle (= Abt. 12) vorher anzuzeigen. Die
Dienststelle trägt die durch die Tätigkeit des Personalrats entstehenden notwendigen
Kosten.
Vergleichbares gilt für die Tätigkeit der Vertrauensfrauen bzw. Vertrauensmänner der
Schwerbehinderten im öffentlichen Dienst, denn die durch die Tätigkeit der
Schwerbehindertenvertretung entstehenden Kosten trägt der Arbeitgeber.
1.4.10 Keine Dienstgeschäfte
Keine
Dienstgeschäfte
sind
private
–
genehmigungspflichtige
oder
genehmigungsfreie, entgeltliche oder unentgeltliche – Nebentätigkeiten im Sinne
von § 74 NBG.
Hierunter fallen z. B.:
a) Selbstständige Gutachtertätigkeiten (auch wenn diese mit Lehr- oder
Forschungsaufgaben
zusammenhängen),
z.B.
Tätigkeiten
von
Hochschullehrerinnen und Hochschullehrern als ständige oder nichtständige
Gutachterinnen bzw. Gutachter für überregionale Organisationen (z.B. Deutsche
Forschungsgemeinschaft, Alexander-von-Humboldt-Stiftung, Wissenschaftsrat,
Deutsches Institut für Normung e.V., Verein Deutscher Ingenieure, MNKommissionen) oder als Mitglieder von deren Gremien (vgl. auch Nr. 1.4.1, 1.
Absatz);
b) Tätigkeiten im Rahmen von Forschungsvorhaben, von Aufträgen zu
Entwicklungsarbeiten, von Bau- und Entwurfsarbeiten sowie von
Aufträgen zu Befundberichten, wenn derartige Aufträge der bzw. dem
Bediensteten als Privatperson erteilt worden sind;
c) schriftstellerische, wissenschaftliche oder künstlerische Tätigkeiten oder
Vortragstätigkeiten, die nicht den Dienstaufgaben der bzw. des
Bediensteten zuzuordnen sind;
d) Tätigkeiten zur Wahrung von Berufsinteressen in Berufsverbänden o.ä.
Organisationen (z.B. Hochschulbund, Bundeskonferenz der Nichtordinarien,
Selbsthilfeeinrichtungen der Beamtinnen bzw. der Beamten).
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2. Zuständigkeit
2.1 Dienstreisen allgemein
Die Durchführung einer Dienstreise außerhalb des Dienst- oder Wohnortes bedarf
nach § 2 Abs. 1 BRKG zwingend der schriftlichen Anordnung oder Genehmigung
durch die zuständige Behörde.
Dies ist für ihre Bediensteten die TU Braunschweig.
Innerhalb der Technischen Universität Braunschweig ist die Zuständigkeit für die
Anordnung oder Genehmigung von Dienstreisen wie folgt geregelt:
a) die Dekanin oder der
Dekan des jeweiligen
Fachbereiches für
- Inlandsdienstreisen der Professorinnen und
Professoren bis zu sieben Tagen Dauer
b) die Leitung der jeweiligen
Universitätseinrichtung für
- Inlandsdienstreisen der Bediensteten der
Einrichtung bis zu sieben Tagen Dauer
c) der Präsident (Abt. 12,
Herr Hyzy, Tel. 4142) für
- Inlandsdienstreisen von mehr als sieben
Tagen Dauer
- Dienstreisen verbunden mit privaten Reisen
- Auslandsdienstreisen
- Dienstreisen der Dekane, der Leiterinnen
und Leiter der Zentralen Einrichtungen
2.2 Sonderregelungen für Professorinnen und Professoren
Für Reisen zur Erledigung von Dienstgeschäften müssen Professorinnen und
Professoren nur dann eine Genehmigung beantragen, wenn Reisekosten anfallen.
Dabei ist es ohne Belang, ob die Reisekostenvergütung aus Etatmitteln oder aus
Drittmitteln bestritten wird; denn auch Drittmittel sind Haushaltsmittel des Landes.
Sofern keine Reisekosten anfallen, genügt eine formlose Mitteilung an die Abteilung
12 der Verwaltung, mit der Dauer und Zweck der Reise vor Beginn der Dienstreise
schriftlich angezeigt wird.
Auch wenn die Reise nur formlos angezeigt wird, besteht Unfallschutz wie bei einer
genehmigten Dienstreise.
Sofern Dienstreisen mit Lehrveranstaltungen kollidieren, bedarf es der zusätzlichen
Genehmigung durch die Dekanin oder den Dekan.
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3. Antragsverfahren
3.1 Allgemeines
Die schriftliche Anordnung oder Genehmigung einer Dienstreise muss
grundsätzlich vor Beginn der Dienstreise erteilt werden.
Für den Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise bitte ich ausschließlich den
jeweils aktuellsten landeseinheitlichen Vordruck zu verwenden. Geänderte oder
selbst erstellte Vordrucke sind nicht zulässig.
Vordrucke können bei der Reisekostenstelle (Telefon 4160, 4175, 4187) angefordert
bzw. im Verwaltungsportal/Abteilung 12/Formulare abgerufen werden.
Anträge auf Genehmigung einer Dienstreise, die in zweifacher Ausfertigung zu
stellen sind, hat die oder der Dienstreisende rechtzeitig bei der zuständigen Stelle
(vgl. B, Nr. 2: Zuständigkeiten) einzureichen.
Die Bediensteten, die an einer Dienstreise teilnehmen sollen, sind einzeln namentlich
jeweils auf dem Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise entweder als
Antragstellerin bzw. Antragsteller oder als weitere teilnehmende Person aufzuführen.
Es ist jedoch von jedem Dienstreisenden ein eigener Antrag zu stellen.
Soweit der Präsident für die Genehmigung von Dienstreisen zuständig ist, ist der
erforderliche Antrag grundsätzlich mindestens eine Woche vor Beginn der
Dienstreise bei der zentralen Universitätsverwaltung – Abt. 12 – einzureichen. Auf
den Genehmigungsanträgen ist der Sichtvermerk der Leiterin bzw. des Leiters der
Universitätseinrichtung erforderlich. Mit dem Sichtvermerk wird bestätigt, dass die
dienstliche Notwendigkeit der Reise gegeben ist.
Bei Dienstreisen von Hochschullehrerinnen und Hochschullehrern ist dieser
Sichtvermerk nicht erforderlich.
Es ist aber in jedem Fall die Stellungnahme der mittelbewirtschaftenden Stelle
einzuholen, d.h., das rot unterlegte Feld auf der Vorderseite des Antrages auf
Genehmigung einer Dienstreise ist auszufüllen. Hiermit wird gleichzeitig erklärt, dass
ausreichend Mittel zur Verfügung stehen. Haushaltsmittel sind auch Zuschüsse
Dritter (DFG, Bund, Aufträge, eigener Erwerb). In diesen Fällen handelt es
sich nicht um eine Kostenübernahme von dritter Seite.
Soll eine Dienstreise mit einer Urlaubsreise oder einer anderen privaten Reise zeitlich
verbunden werden, so ist dies im Genehmigungsantrag besonders darzulegen.
Dabei ist anzugeben,
a)
b)
c)
d)
wann die Gesamtreise (also einschließlich des privaten Antritts der Reise) beginnt,
wann und von welchem Ort aus die Dienstreise angetreten wird,
wann und an welchem Ort die Dienstreise beendet wird,
wann die Gesamtreise (also einschließlich des privaten Teils der Reise) endet.
Werden Dienstreisen mit einem Urlaub von mehr als fünf Arbeitstagen verbunden,
werden nur die zusätzlich für die Erledigung des Dienstgeschäfts entstehenden
Kosten als Fahrtauslagen erstattet.
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Wird in besonderen Fällen genehmigt, dass die Dienstreise an einem
vorübergehenden Aufenthaltsort anzutreten oder zu beenden ist, wird die RKVergütung nach der Abreise von oder der Ankunft an diesen Ort bemessen.
In diesen Fällen sind auf die Fahrtkostenerstattung die Fahrtkosten anzurechnen, die
dem Bediensteten ohnehin für die kürzeste Reisestrecke zum oder vom privaten
Aufenthaltsort entstanden wären, weil sie diese Kosten auch ohne Dienstreise hätten
tragen müssen.
Hinweise:
Mit der Genehmigung der Dienstreise entsteht der Anspruch auf
Reisekostenvergütung.
Unfälle während der Dienstreise in Ausübung des Dienstes sind Dienst- bzw.
Arbeitsunfälle mit Anspruch auf Unfallfürsorge.
Sollten im Rahmen der Genehmigung einer Dienstreise in Bezug auf die
Erstattungsfähigkeit von Reisekosten Unsicherheiten oder Fragen auftreten,
stehen Ihnen die Mitarbeiterinnen der Reisekostenstelle gern für Auskünfte
zur Verfügung.
3.2 Grundsatz der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit
Bei der Anordnung oder Genehmigung von Dienstreisen ist der Grundsatz der
sparsamen und wirtschaftlichen Haushaltsführung zu beachten. Hiernach besteht die
Verpflichtung, hinsichtlich Notwendigkeit, Dauer und Art der Ausführung einer
Dienstreise einen strengen Maßstab anzulegen.
Dienstreisen dürfen nur dann angeordnet oder genehmigt werden, wenn das
Dienstgeschäft nicht auf andere, kostengünstigere Weise – z.B. schriftlich oder
telefonisch – erledigt werden kann.
Die Zahl der Teilnehmenden und die Dauer der Dienstreise sind auf das zur
Ausführung des Dienstgeschäftes notwendige Maß zu beschränken. Ein besonderer
An- oder Abreisetag sollte möglichst vermieden werden. U.U. ist auch die Nachtzeit
zur Reise zu nutzen.
Es ist zumutbar, Dienstreisen ab 6.00 Uhr anzutreten, wenn dadurch Tagegeld
und/oder Übernachtungsgeld eingespart wird und keine besonderen Umstände
einen späteren Dienstreiseantritt rechtfertigen; eine Rückreise ist zumutbar, wenn die
Wohnung noch bis 24.00 Uhr erreicht werden kann.
Mehrere zeitlich zusammenfallende Dienstreisen in dieselbe Gegend sind nach
Möglichkeit miteinander zu verbinden.
Bei mehrtägigen Dienstreisen ist zu prüfen, ob die Entfernung und die
Verkehrsbedingungen zwischen Geschäftsort und Wohnort die tägliche Rückkehr
zulassen und ob dadurch eine Reisekostenersparnis erzielbar ist.
Die für die Anordnung oder Genehmigung zuständige Stelle kann die Benutzung
eines bestimmten Beförderungsmittels anordnen.
11
Hinweis:
Gemäß § 22 Abs. 1 Sätze 5 – 7 NHG können Drittmittel abweichend von den für
Haushaltsmittel des Trägers geltenden Regelungen nach den Bedingungen der
Drittmittelgeber bewirtschaftet werden. Abweichend von den Bestimmungen des
BRKG ist also eine Abrechnung der Dienstreisen nach den Bestimmungen des
Drittmittelgebers denkbar, die dieser z.B. im Bewilligungsbescheid definiert. Dabei
wird davon ausgegangen, dass die gewährten Reisekosten im Rahmen dessen
bleiben, was der Drittmittelgeber seinen eigenen Angestellten mit entsprechendem
Status gewährt. Allerdings kann dies nur für die Art des Beförderungsmittels und der
Unterkunft gelten, nicht aber für die Zahlung von erhöhten Tagegeldern und
sonstigen Leistungen. Sofern für Dienstreisen im Rahmen einzelner DrittmittelProjekte von den Regelungen des BRKG abgewichen werden soll, ist die vorherige
Zustimmung der Hochschulleitung einzuholen.
3.3 Wahl des Beförderungsmittels
Der Grundsatz der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit ist von der Antragstellenden
oder dem Antragsteller und der bzw. dem Genehmigenden auch bei der Wahl des
Beförderungsmittels zu beachten.
3.3.1 Deutsche Bahn
In der Rangfolge der Beförderungsmittel zum Zwecke einer Dienstreise steht die
Deutsche Bahn AG nach dem Dienst-Kfz an zweiter Stelle. In aller Regel sollte, wenn
ein Dienstkraftfahrzeug nicht zur Verfügung steht, aus Kosten- und Sicherheitsgründen – dazu gehören auch gesundheitliche Gründe – zum Zwecke der
Dienstreise die Deutsche Bahn AG (2. Klasse) als Beförderungsmittel benutzt werden.
Hinweise zur Buchung von Fahrscheinen:
a) Die DB AG gewährt dem Land Niedersachsen einen umsatzabhängigen Rabatt
(Großkunden-Rabatt) von derzeit 10 v.H. auf Normalpreise.
Dieser Rabatt kann mit den BahnCard-Rabatten (25 % und 50 %) kombiniert
werden.
Die Erfassung des für die Rabatteinstufung maßgeblichen Umsatzes erfolgt
mittels Kundennummer beim Vertragsreisebüro Derpart Travel Service.
Aufgrund dessen müssen alle Fahrscheine beim Vertragsreisebüro
gebucht werden. Den Dienststellen obliegt die Pflicht, dafür zu sorgen,
dass die ermäßigten Fahrkarten für alle dienstlich veranlassten Fahrten in
Anspruch genommen werden.
Der für nicht benutzte Fahrkarten gezahlte Fahrpreis wird vor dem ersten
Geltungstag und bis zu zehn Tage ab dem ersten Geltungstag der Fahrkarte
gegen Rückgabe der Fahrkarte unentgeltlich erstattet, ab dem elften Tag unter
Abzug eines Bearbeitungsentgelts in Höhe von 15 Euro.
b) Bei kurzfristig angelegten Dienstreisen, bei denen die Abholung bzw. Lieferung
der Fahrkarten von Derpart Travel Service zeitlich nicht mehr möglich ist, muss
das Bahn-Tix genutzt werden, um die Inanspruchnahme des GKR zu
gewährleisten. Bei Bahn-Tix werden die Fahrkarten wie bisher beim
Vertragsreisebüro bestellt und per Rechnung bezahlt. Bei der Bestellung erhält
man eine Auftragsnummer, mit der man sich die bestellten Fahrkarten jederzeit
an den Bahn-Tix-Automaten abholen kann.
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3.3.2 Privates Kraftfahrzeug
Benutzen Dienstreisende ein privates Kraftfahrzeug, so wird gem. § 5 I BRKG eine
Wegstreckenentschädigung in Höhe von 20 Cent je Kilometer zurückgelegter
Strecke, bis höchstens jedoch 60 Euro, gewährt. Ein Sachschadensersatz wird
nicht gewährt und ist bereits durch die oder den Genehmigenden in der
Genehmigungsverfügung auszuschließen.
Besteht an der Nutzung eines privaten Kraftfahrzeugs ein erhebliches dienstliches
Interesse (gem. § 5 II BRKG), wird eine Wegstreckenentschädigung in Höhe von 30
Cent je Kilometer ohne Begrenzung auf einen Höchstbetrag gewährt.
Bei Dienstreisen, die mit einem privaten Kfz durchgeführt werden, ist bereits vor
Antritt der Dienstreise in der Genehmigung schriftlich festzustellen, ob an der
Benutzung des Kfz ein erhebliches dienstliches Interesse besteht.
Ein erhebliches dienstliches Interesse liegt vor, wenn ein Dienstgeschäft sonst nicht
durchgeführt werden kann oder nach Sinn und Zweck eines Dienstgeschäfts
notwendig ist. Diese Voraussetzung ist zum Beispiel erfüllt, wenn die oder der
Dienstreisende
a) den Geschäftsort mit regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln
nicht oder nicht rechtzeitig erreichen kann;
b) mehrere benachbarte Geschäftsorte aufsuchen muss und die Benutzung
eines Kfz es ermöglicht, an einem Tag an verschiedenen Stellen
Dienstgeschäfte wahrzunehmen, die bei Benutzung regelmäßig
verkehrender Beförderungsmittel in dieser Zeit nicht erledigt werden
könnten;
c) mindestens 25 kg schweres oder sperriges Dienstgepäck mitnehmen
muss;
d) diese Reiseart – nach Durchführung einer Vergleichsberechnung –
kostengünstiger ist als die Benutzung von ÖPNV/DB (z.B. bei Mitnahme
von anderen Dienstreisenden);
e) eine Schwerbehinderung mit dem Merkzeichen – aG – vorliegt.
Liegt ein erhebliches dienstliches Interesse vor, ist in der Genehmigung und
Abrechnung das Feld „privater PKW (§ 5 II BRKG)“ anzukreuzen. Anderenfalls
handelt es sich um einen Fall gem. § 5 I BRKG.
Hinweis:
Wird ein erhebliches dienstliches Interesse an der dienstlichen Benutzung des
privaten PKW geltend gemacht (§ 5 II BRKG), sollte zur Begründung die Anlage
zum Dienstreiseantrag verwendet werden. Der Vordruck steht im
Verwaltungsportal/Abteilung 12/Formulare zur Verfügung (vgl. auch Nr. 3.3.3).
13
3.3.3 Flugzeug
Flugkosten können im Rahmen des § 4 BRKG und des § 2 ARV nur erstattet werden,
wenn die Flugzeugbenutzung aus dienstlichen oder wirtschaftlichen Gründen
notwendig ist. Liegen solche Gründe nicht vor, dürfen Flugkosten nur insoweit
erstattet werden, als dadurch keine höhere Reisekostenvergütung zu zahlen ist als
beim Benutzen eines preiswerteren regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittels
(z.B. Bahn).
Die besonderen Gründe sind schriftlich in dem Antrag auf Genehmigung einer
Dienstreise prüfbar darzulegen. Im Hinblick auf die damit oftmals verbundenen
erhöhten Reisekosten kann die Benutzung von Flugzeugen nur in Betracht kommen,
-
wenn ein Arbeitszeitgewinn von insgesamt mindestens einem ganzen
Arbeitstag entsteht,
-
wenn andere Beförderungsmittel nicht vorhanden oder unwirtschaftlich
sind,
-
wenn die Benutzung anderer Verkehrsmittel nur mit Verspätung für das
Dienstgeschäft möglich ist und zwingende Gründe (Art und Dringlichkeit
des Dienstgeschäftes) vorliegen,
-
wenn sonstige wichtige dienstliche Gründe gegeben sind, die die
Anwesenheit der oder des Dienstreisenden bis kurz vor Antritt und
unmittelbar nach Beendigung der Reise in der Dienststelle erfordern.
Dieses ist bei der Beantragung der Dienstreise zu erläutern.
Die vorstehenden Regelungen gelten grundsätzlich auch in den Fällen, in denen
Dienstreisen aus Mitteln Dritter finanziert werden.
Hinweis:
Flugscheine sind grundsätzlich von Amts wegen zu beschaffen. In jedem Fall ist
sicherzustellen, dass der Flugpreis nicht der oder dem Dienstreisenden, sondern der
TU Braunschweig (Universitätseinrichtung) in Rechnung gestellt wird. Diese entrichtet
den Flugpreis an den Rechnungsaussteller.
Aufgrund eines Vertrages mit der Technischen Universität Braunschweig hat sich das
Reisebüro „Derpart Travel Service“ verpflichtet, bei Flugreisen einen Rabatt zu
gewähren und den günstigsten Flugpreis zu ermitteln und anzubieten.
Sollten Flugscheine bei einem anderen Reisebüro als beim VertragsReisebüro gekauft oder im Internet gebucht werden, so ist vor dem Kauf ein
schriftliches Angebot beim Reisebüro Derpart Travel Service einzuholen. Erst
wenn sich herausstellt, dass das Angebot von Derpart Travel Service ungünstiger ist,
darf beim anderen Reisebüro ein Flugschein gekauft oder im Internet gebucht
werden. Das Angebot des Vertragsreisebüros ist, wie auch das Flugticket
selbst, jeweils der Reisekostenabrechnung beizufügen.
Sofern die Benutzung von Flugzeug beantragt wird, sollte zur Begründung die
verwendet
werden,
die
im
Anlage
zum
Dienstreiseantrag
Verwaltungsportal/Abteilung 12/Formulare abrufbar ist.
14
3.3.4 Mietwagen
Die notwendigen Kosten für einen Mietwagen können nur bei Vorliegen triftiger
Gründe erstattet werden. Die triftigen Gründe sind bereits im Genehmigungsantrag
anzugeben. Sofern das Vorliegen triftiger Gründe nicht anerkannt werden kann,
wird eine Wegstreckentschädigung in Höhe von 20 Cent bis zum Höchstbetrag von
60 Euro gewährt. Hier sind die mit dem Mietwagen zurückgelegten Kilometer
anzugeben.
3.3.5 Taxe
Notwendige Taxikosten sind nur bei Vorliegen triftiger Gründe zu erstatten. Die
Gründe sind in der Reisekostenrechnung anzugeben. Sie kommen fast nur für kurze
Wegstrecken in Betracht, z.B. für die Strecke Wohnung – Bahnhof oder umgekehrt
(Zu- und Abgang).
Triftige Gründe für eine Taxen-Benutzung liegen z.B. vor, wenn
-
regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel noch nicht, nicht mehr oder
überhaupt nicht zur Verfügung stehen,
die Fahrt zwischen 23.00 Uhr und 6.00 Uhr erforderlich ist,
mit öffentlichen Verkehrsmitteln der Termin des Dienstgeschäftes nicht
rechtzeitig wahrgenommen werden kann.
Hinweis:
Ortsunkenntnis am Geschäftsort und widrige Witterungsverhältnisse sind für sich
allein keine triftigen Gründe für eine Taxen-Benutzung. Wird dennoch ein Taxi
genutzt, obwohl öffentliche Verkehrsmittel zur Verfügung stehen, werden fiktiv 20
Cent pro gefahrenen Kilometer gezahlt. Hier ist die Angabe der mit dem Taxi
gefahrenen Kilometer erforderlich.
Zur
Begründung
einer
Taxibenutzung
sollte
die
Anlage
zur
Reisekostenrechnung verwendet werden, die im Verwaltungsportal/Abteilung
12/Formulare abrufbar ist.
15
C.
Abrechnung von Dienstreisen
1. Allgemeines
1.1 Anspruch auf Erstattung
Dienstreisende erhalten auf Antrag eine Vergütung der dienstlich veranlassten
notwendigen Reisekosten.
Art
und
Umfang
Bundesreisekostengesetz
Bestimmungen geregelt.
der
Reisekostenvergütung
werden
durch
sowie die dazu ergangenen Verordnungen
das
und
Leistungen, die der oder dem Dienstreisenden von dritter Seite ihres Amtes wegen
für dieselbe Dienstreise gewährt wurden, sind auf die Reisekostenvergütung
anzurechnen (§ 3 Abs. 2 BRKG).
Die Reisekostenvergütung muss innerhalb einer Ausschlussfrist von sechs
Monaten nach Beendigung der Dienstreise bei der Beschäftigungsbehörde
schriftlich beantragt werden. Nach Ablauf dieser Frist ist ein bis dahin nicht schriftlich
geltend gemachter Anspruch auf Reisekostenvergütung unwiderruflich verfallen. Bei
Vorstellungsreisen gilt eine Ausschlussfrist von drei Monaten.
1.2 Reisekostenabschlag/Vorschuss
Auf eine zu erwartende Aufwendung für eine schriftlich angeordnete oder
genehmigte, unmittelbar bevorstehende Dienstreise kann auf formlosen Antrag eine
angemessene Abschlagszahlung (bis zu 80 % der Reisekosten) gewährt werden. Der
Abschlag kann nur in Betracht kommen, wenn die Höhe der voraussichtlichen
Aufwendungen eine finanziell außergewöhnliche Belastung darstellen würde.
Abschlagszahlungen sind unverzüglich nach Beendigung der Dienstreise abzurechnen. Wird die Abschlagszahlung nicht innerhalb von sechs Monaten
abgerechnet, ist der ausgezahlte Betrag zurückzuzahlen.
Abschlagszahlungen sind als solche auf der Eingangsrechnung zu kennzeichnen. Eine
Fotokopie der Eingangsrechnung ist der Reisekostenabrechnung beizufügen.
1.3 Reisekostenrechnung
Beim Einreichen der Reisekostenrechnung bitte ich darauf zu achten, dass
alle zur Abrechnung erforderlichen Angaben gemacht werden, so dass eine
Festsetzung der Reisekostenvergütung ohne nochmaliges mündliches oder
schriftliches Nachfragen der Sachbearbeiterinnen möglich ist.
Der vollständig ausgefüllten und unterschriebenen Reisekostenrechnung sind im
Original beizufügen:
a) die Genehmigung der Dienstreise (ggf. Anlage zum Dienstreiseantrag),
b) die dienstliche Erklärung für Flugreisende
16
c) die Fahrkarte und sonstige Fahrkartenbelege (z.B. Belege für Zu- und
Abgänge),
d) der Flugschein,
e) Rechnung und Eingangsrechnung RK über bereits von der Einrichtung
geleistete Vorabzahlungen/gezahlte Abschläge,
f) Hotelbelege,
g) Belege über Nebenkosten (z.B. Parkkosten),
h) Belege über Teilnahmegebühren.
2. Erstattungen im Einzelnen
2.1 Fahrkosten
Allen Dienstreisenden können Fahrkosten nur bis zu den Kosten der niedrigsten
Klasse des Beförderungsmittels (DB II. Klasse) erstattet werden. Den Dienstreisenden
können ausnahmsweise die Auslagen für die nächsthöhere Klasse erstattet werden,
wenn ihr körperlicher oder gesundheitlicher Zustand das Benutzen dieser Klasse
rechtfertigt (z.B. bei einer außergewöhnlichen Gehbehinderung). Eine
Schwerbehinderung allein lässt die Erstattung der Kosten der höheren Klasse nicht
zu.
Diese Regeln gelten grundsätzlich auch für aus Drittmitteln finanzierte Dienstreisen.
Vor der Anschaffung einer dienstlichen BahnCard 25 oder 50 ist rechtzeitig eine
Vergleichsberechnung anzustellen, ob für die im Folgejahr durchzuführenden
Dienstreisen die Benutzung der BahnCard voraussichtlich wirtschaftlicher sein wird
als das Lösen von Fahrkarten ohne BahnCard (unter Berücksichtigung möglicher
Fahrpreisermäßigungen).
Sofern bereits eine private BahnCard vorhanden ist, die für Dienstreisen benutzt
wird, kann diese auf Antrag erstattet werden, wenn sie sich vollständig amortisiert
hat. Kosten für eine privat beschaffte BahnCard 100 können jedoch nur in Höhe von
300 € erstattet werden. Eine anteilige Erstattung einer privat beschafften BahnCard
ist nicht möglich.
2.2 Wegstreckenentschädigung
Für Strecken, die die bzw. der Dienstreisende mit einem privaten Kraftfahrzeug
zurückgelegt hat, wird als Auslagenersatz eine Wegstreckenentschädigung gewährt.
Hierbei ist zwischen § 5 I BRKG und § 5 II BRKG zu unterscheiden:
a) § 5 I BRKG
Bei Benutzung des privaten Kraftfahrzeugs ohne Begründung beträgt die
Wegstreckenentschädigung 20 Cent je Kilometer zurückgelegter Strecke,
höchstens jedoch 60 Euro.
17
Hier ist ein Schadenersatz für Sachschäden am Kraftfahrzeug ausgeschlossen,
Parkgebühren werden nur bis zu 5 Euro täglich gezahlt.
b) § 5 II BRKG
Besteht an der Benutzung des Kraftfahrzeugs ein erhebliches dienstliches
Interesse (siehe Abschnitt B, Nr. 3.3.2), beträgt die Wegstreckenentschädigung
30 Cent je Kilometer zurückgelegter Strecke.
Das erhebliche dienstliche Interesse muss vor Antritt der Dienstreise in der
Genehmigung schriftlich festgestellt werden. Hier ist Schadenersatz für
Sachschäden am Kraftfahrzeug möglich, Parkgebühren sind voll erstattungsfähig.
2.3 Tagegeld
2.3.1 Allgemeines
Tagegeld wird bei einer Abwesenheitsdauer von mindestens 8 Stunden gewährt und
für jeden Kalendertag einzeln berechnet.
Die Höhe des Tagegeldes für Mehraufwendungen für die Verpflegung des
Dienstreisenden ist wie folgt gestaffelt:
a) Abwesenheit von mindestens 8 Stunden
6,-- €
b) Abwesenheit von mindestens 14 Stunden
12,-- €
c) Abwesenheit von 24 Stunden
24,-- €
2.3.2 Kürzung des Tagegeldes
Erhält die oder der Dienstreisende von Amts wegen unentgeltlich Verpflegung oder
ist Verpflegung in den Übernachtungskosten, Fahrt-/Flugkosten oder
Tagungsgebühren enthalten, ist von dem vollen Tagegeldsatz (derzeit 24 €) für das
Frühstück 20 Prozent, für das Mittag- und Abendessen je 40 Prozent festzusetzen
und vom zustehenden Tagegeld abzuziehen.
Hinweis:
Erhält die oder der Dienstreisende von Amts wegen eine oder mehrere
Hauptmahlzeiten unentgeltlich von dritter Seite oder werden die Kosten der
Verpflegung mit der Teilnehmergebühr abgegolten, sind die Mahlzeiten im
Feld 31 der Reisekostenrechnung anzugeben. Die Angaben müssen eindeutig
sein und insbesondere erkennen lassen, um welche Mahlzeiten es sich gehandelt
hat (Frühstück, Mittag, Abendessen) und an welchen Tagen sie bereitgestellt
wurden.
Anzugeben sind auch Mahlzeiten, die die oder der Dienstreisende bei Empfängen
oder anderen gesellschaftlichen Veranstaltungen von Amts wegen unentgeltlich
erhält oder wenn diese in den Fahrkosten z.B. bei Bahn- und Schiffsreisen enthalten
sind. Bei Flugreisen sind die Angaben in der beigefügten dienstlichen Erklärung zu
machen.
Verpflegung, die die oder der Dienstreisende von dritter Seite aus persönlichen
Gründen, z.B. von Verwandten, erhält, führt nicht zu einer Kürzung des Tagegeldes.
18
2.3.3 Längerer Aufenthalt am Geschäftsort
Dauert der Aufenthalt an demselben auswärtigen Geschäftsort länger als 14 Tage,
so wird vom 15. Tag an ein um 50 % ermäßigtes Tagegeld gewährt. Zu den
Aufenthaltstagen rechnen alle Tage zwischen dem Hin- und dem Rückreisetag.
2.4 Übernachtungsgeld
Das Übernachtungsgeld für eine notwendige Übernachtung ohne belegmäßigen
Nachweis beträgt 11,-- €.
Nachgewiesene Übernachtungskosten sind bei Übernachtungen in Großstädten
(über 100.000 Einwohner) und anderen Orten mit erfahrungsgemäß allgemein oder
saisonbedingt hohen Zimmerpreisen insoweit als unvermeidbar anzusehen, als sie
den Betrag von 60 € nicht übersteigen.
In diesen Fällen braucht in der Regel nicht mehr nachgeprüft zu werden, ob die
Unterkunftskosten in der geltend gemachten Höhe notwendig waren.
Übersteigen die Unterkunftskosten den vorgenannten Betrag, hat die oder der
Dienstreisende die Unvermeidbarkeit im Einzelnen zu begründen. Eine Begründung
beinhaltet die konkrete Angabe der Bemühungen (z.B. Internetrecherche,
Hotelführer, tel. Nachfragen) für eine preiswertere Unterkunft; allein die Angabe,
man habe keine preiswertere Unterkunft finden können, reicht für die Erstattung
von höheren Übernachtungskosten nicht aus.
Sofern bei einem Kongress bzw. einer Tagung alle Teilnehmer in einem Hotel
untergebracht sind, ist dies nur anzugeben. Einer weiteren Begründung bedarf es
hier nicht.
Zur Begründung höherer Übernachtungskosten steht Ihnen ein Vordruck als
Anlage
zur
Reisekostenrechnung
zur
Verfügung,
die
im
Verwaltungsportal/Abteilung 12/Vordrucke abrufbar ist.
Voraussetzung für eine Erstattung bleibt jedoch die Vorlage der Rechnung.
Wird diese nicht vorgelegt, kann nur eine Erstattung der
Übernachtungspauschale in Höhe von 11,-- € erfolgen.
2.5 Nebenkosten
Zur Erledigung des Dienstgeschäftes notwendige Auslagen, die nicht als Fahrkosten,
Wegstreckenentschädigung oder Tage- und Übernachtungsgeld zu erstatten sind,
werden bei Nachweis (Rechnungen, Quittungen) als Nebenkosten erstattet.
Als erstattungsfähige Nebenkosten kommen z.B. in Betracht:
a) Auslagen für die Beförderung des notwendigen persönlichen und
dienstlichen Gepäcks.
Wird eine Dienstreise mit einer Urlaubsreise verbunden, sind auf das
Urlaubsgepäck entfallende Kosten nicht erstattungsfähig.
b) Teilnehmerentgelte
Veranstaltungen.
und
Eintrittskosten
c) Post- und Fernsprechentgelte,
Dienstgeschäftes entstehen.
die
für
durch
dienstlich
die
besuchte
Erledigung
des
19
d) Garagenmiete, Parkkosten, Fähr- und Brückengelder und Mautgebühren
bei
Benutzung
von
Dienstkraftfahrzeugen
und
privaten
Kraftfahrzeugen, sofern das erhebliche dienstliche Interesse an der
Nutzung des Kfz vorliegt. In allen übrigen Fällen werden notwendige
Parkgebühren bis höchstens 5,00 € pro Tag ersetzt.
Nicht erstattungsfähig sind z.B.:
a) Trinkgelder
b) Reinigungskosten
c) Auslagen für gesellschaftliche und repräsentative Verpflichtungen (z.B.
Bewirtung von anderen Personen, Gastgeschenke)
d) Auslagen für die Wiederbeschaffung von Gegenständen, die auf der
Dienstreise beschädigt, zerstört, gestohlen oder verloren wurden
e) Auslagen für Fahrpläne, Stadtpläne, Landkarten und
Unterkunftsverzeichnisse
f) Auslagen für Freizeitgestaltung
g) Auslagen für eine Reiseunfallversicherung
h) Reiserücktrittskostenversicherung
i)
Reisehaftpflichtversicherung
j)
zusätzliche Krankenversicherung
k) Flugunfallversicherung
l)
Auslagen für ärztliche Behandlung, Arzneimittel und Krankenhauskosten aus Anlass einer Erkrankung oder eines Dienstunfalles
während einer Dienstreise. Bei Erkrankung gelten die Beihilfevorschriften, bei einem Dienstunfall die Unfallfürsorgevorschriften des
Beamtenversorgungsgesetzes.
m) Auslagen für Vorbeugungsmittel gegen Krankheit aller Art. Bei
Auslandsdienstreisen in Infektions- oder Epidemiegebiete sind
Ausnahmen zulässig.
n) Kursverluste beim Verkauf ausländischer Zahlungsmittel
o) Auslagen für Kreditkarten (z.B. American Express, Diners Club, Eurocard)
und Gebühren für Barauszahlungen am Geldautomaten mit EC-Karten
oder Bankkarten. Dies gilt auch bei Auslandsdienstreisen.
p) Auslagen für eine Fahrzeugversicherung (Kasko-Versicherung) beim
Benutzen eines eigenen Kraftfahrzeuges.
20
3. Reisekostenvergütung in besonderen Fällen
3.1 Exkursionen
Für Reisen zur Vorbereitung und Durchführung von Lehrveranstaltungen außerhalb
des Hochschulortes (Exkursionen) können für die im Landesdienst stehenden
Exkursionsleiterinnen und –leiter und notwendigen Begleitpersonen im Rahmen der
zur Verfügung stehenden Haushaltsmittel Dienstreisen genehmigt werden, wenn die
betreffenden Exkursionen notwendige Lehrveranstaltungen des jeweiligen
Studienganges sind. Tage- und Übernachtungsgeld wird in Höhe von 70 v. H. der
üblicherweise zustehenden Sätze gezahlt. (siehe hierzu Abschnitt C, Nr. 2.3 und 2.4).
Wenn eine Exkursion außergewöhnliche Kosten verursacht, die durch die gekürzten
Tage- und Übernachtungsgelder nicht gedeckt werden, können die nachgewiesenen
notwendigen Aufwendungen (bitte Belege beifügen) bis zur Höhe des bei
Dienstreisen zustehenden Tage- und Übernachtungsgeldes erstattet werden.
3.2 Berufungsreisen
„Berufungsreisen“ sind Reisen, die Bewerberinnen und Bewerber zur Besetzung von
Professorenstellen nach Ruferteilung durchführen, und zwar
- zum Führen von Berufungsverhandlungen,
- zur Information über die künftigen Lehr- und Forschungsbedingungen sowie
- zur Vorbereitung der künftigen Tätigkeit.
Die Erstattung der Reisekosten richtet sich nach Nds. Reisekostenrecht entsprechend
den Dienstreisen der Landesbediensteten. Hierauf sind die Bewerberinnen und
Bewerber im Vorfeld hinzuweisen.
Bewerberinnen und Bewerbern mit ständigem Aufenthalt im Ausland können die
Fahrkosten für die Wegstrecke im Ausland und die notwendigen Flugkosten nach
den Bestimmungen des niedersächsischen Reisekostenrechts erstattet werden, wenn
sie tatsächlich eingestellt werden, ansonsten in Höhe von 50 v. H..
Die Erstattung der Reisekosten bei Berufungsreisen erfolgt aus zentralen Mitteln, mit
Ausnahme der Reisen zur Vorbereitung der künftigen Tätigkeit, deren Kosten aus
Mitteln der Universitätseinrichtung zu tragen sind.
Für die Abrechnung von Berufungsreisen ist das übliche Formblatt zu
verwenden und innerhalb von sechs Monaten (Ausschlussfrist) unter Vorlage
aller Originalbelege bei der Abt. 12 einzureichen.
Die Reisekostenrechnung ist vorab vom Vorsitzenden der Berufungskommission oder dem Dekan der entsprechenden Fakultät sachlich richtig zu
zeichnen.
21
3.3 Vorstellungsreisen
Bewerberinnen und Bewerbern, die nicht der Landesverwaltung angehören, werden
Reisekosten aus Anlass von Vorstellungsreisen grundsätzlich nicht erstattet. Auf
diese Regelung sind die Bewerberinnen und Bewerber rechtzeitig vor Antritt der
Vorstellungsreise hinzuweisen.
Besteht an der Vorstellung der Bewerberin oder des Bewerbers im Einzelfall ein
besonderes dienstliches Interesse, das bei der Besetzung von Professorenstellen
immer anzunehmen ist, kann ausnahmsweise eine Erstattung der Reisekosten
erfolgen. Die Erstattung setzt voraus, dass vorab die Kostenübernahme durch
die Abt. 12 genehmigt wurde. Anträge auf Kostenübernahme bei der Besetzung
von Professorenstellen sind zweifach einzureichen. Die entsprechenden Vordrucke
sind in der Abt. 12 erhältlich bzw. im Verwaltungsportal abrufbar.
Bei der Besetzung von anderen Stellen kann der Antrag formlos gestellt werden. Die
Bewerberinnen und Bewerber sind auf die eingeschränkten Erstattungsmöglichkeiten
bei Vorstellungsreisen hinzuweisen.
Für die Erstattung von Reisekosten ist es erforderlich, dass die Bewerberin bzw. der
Bewerber eine Reisekostenrechnung mit dem hierfür vorgesehenen landeseinheitlichen Vordruck stellt, wobei sämtliche Originalbelege (z.B. Fahrkarten,
Flugscheine, Hotelrechnungen) beizufügen sind.
Die Reisekostenrechnung ist von der Leiterin bzw. dem Leiter der jeweiligen
Universitätseinrichtung sachlich richtig zu zeichnen.
Erstattet werden die nachgewiesenen notwendigen Fahrkosten der niedrigsten
Klasse eines regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittels ohne Zuschläge;
innerörtliche Fahrkosten (z. B. Straßenbahn, Bus, Taxi) werden nicht berücksichtigt.
Die Flugzeugbenutzung ist unter den gleichen Voraussetzungen erstattungsfähig wie
bei Dienstreisen. Bei Benutzung des privaten PKW wird Wegstreckenentschädigung
nur bis zur Höhe von max. 60 Euro gewährt (§ 5 I BRKG).
Wird am auswärtigen Vorstellungsort eine Übernachtung notwendig, so
erhält die Bewerberin oder der Bewerber bei Nachweis entsprechender
Auslagen einen Übernachtungszuschuss in Höhe von 11 € pro Nacht,
insgesamt jedoch für höchstens zwei Nächte.
Wohnt die Bewerberin oder der Bewerber im Ausland, so werden für die
Reisestrecken im Ausland die Kosten zur Hälfte erstattet. Ist eine Landreise nicht
möglich, so werden die Flugkosten der niedrigsten Klasse für die notwendigen
Flugstrecken zur Hälfte erstattet.
Die Ausschlussfrist für die Vorlage des Antrages auf Erstattung der
Reisekosten beträgt drei Monate. Sie beginnt nach Ablauf des Tages, an dem
sich die Bewerberin oder der Bewerber vorgestellt hat. Die Ausschlussfrist ist
der Bewerberin oder dem Bewerber in geeigneter Weise bekannt zu geben.
22
4. Auslandsdienstreisen
4.1 Auslandstagegeld, Auslandsübernachtungsgeld
Die Höhe der Tage- und Übernachtungsgelder bei Auslandsdienstreisen ergibt sich
aus der dem Rundschreiben beigefügten Tabelle.
Für Auslandsdienstreisen mit einer Abwesenheit von weniger als 24 Stunden, aber
mindestens 14 Stunden, beträgt das Auslandstagegeld 80 v. H., von mindestens 8
Stunden 40 v.H. des Auslandstagegeldes.
Bei mehreren Auslandsdienstreisen an einem Kalendertag
Abwesenheitszeiten an diesem Tag zusammengerechnet.
werden
die
Dauert der Aufenthalt an demselben ausländischen Geschäftsort ohne Hin- und
Rückreisetag länger als 14 Tage, ist das Auslandstagegeld nach § 3 Abs. 1 und 2
ARV vom 15. Tage an um 10 v. H. zu ermäßigen.
Nachgewiesene Übernachtungskosten, die das Auslandsübernachtungsgeld für die
gesamte Auslandsdienstreise übersteigen, dürfen nur erstattet werden, wenn
aufgrund einer qualifizierten Begründung die Kosten unzweifelhaft notwendig
waren (hierzu siehe Übernachtungsgeld Inland).
Bei Übernachtungen ohne belegmäßigen Nachweis beträgt das Übernachtungsgeld
21,00 € täglich.
4.2 Flugreisen
Flugkosten werden nur bis zu den Kosten der niedrigsten Klasse (economy-class)
erstattet.
Bei Flugreisen in das außereuropäische Ausland sind bei einer ununterbrochenen
Flugdauer von mehr als 10 Stunden die Kosten der nächsthöheren Klasse (businessclass) erstattungsfähig.
4.3 Grenzübertritt
Das Tage- und Übernachtungsgeld bestimmt sich nach dem Land, das die oder der
Auslandsdienstreisende vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht. Wird bei Auslandsdienstreisen das Inland vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht, wird Auslandstagegeld für das Land des letzten Geschäftsortes im Ausland gezahlt.
Bei Flugreisen gilt ein Land in dem Zeitpunkt als erreicht, in dem das Flugzeug dort
landet; Zwischenlandungen bleiben unberücksichtigt, es sei denn, dass durch sie
Übernachtungen notwendig werden. Erstreckt sich eine Flugreise über mehr als zwei
Kalendertage, ist für die Tage, die zwischen dem Tag des Abfluges und dem Tag der
Landung liegen, das Auslandstagegeld für Österreich maßgebend.
Bei Schiffsreisen ist das Auslandstagegeld für Luxemburg, für die Tage der Ein- und
Ausschiffung das für den Hafenort geltende Auslands- oder Inlandstagegeld
maßgebend.
23
5. Ihre Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner für das
Reisekostenrecht
Gruppenleitung
Herr Hyzy
Telefon: 4142
Reisekostenabrechnungen für den gesamten Universitätsbereich
Frau Fecker
Frau Kersch
Frau Berk
Frau Büttner
Telefon: 4160
Telefon: 4187
Telefon: 4175
Telefon: 4161
Buchung der Reisekosten
Frau Büttner
Herr Roth
Telefon: 4161
Telefon: 4162
24