Beispiel zur automatisierten Erstellung von PDF

Beispiel zur
automatisierten Erstellung
von PDF-Formularen aus
einer Excel-Datei
Willkommen............................................................................................................................... 3
Hinweise zur Schreibweise ........................................................................................................ 4
Einleitung ................................................................................................................................... 4
Voraussetzungen ........................................................................................................................ 4
Automatisierte Erstellung von PDF-Formularen mit Feldwerten aus einer Excel-Datei.......... 5
Weitere Produkte........................................................................................................................ 8
Beispiel pdf-FieldMerge Automatisches Erstellen von PDF-Formularen
Seite 2
Willkommen
zu pdf-FieldMerge, dem Werkzeug zur automatisierten Einspielung von
Formulardaten in PDF-Formulare.
Die vorliegenden Seiten sollen Ihnen bei den ersten Schritten und der täglichen Arbeit helfen. Trotz aller Mühe und Sorgfalt sind Fehler in der Dokumentation und in der Software nie ganz auszuschließen. Für Hinweise und
Anregungen haben wir daher stets ein offenes Ohr. Schadensersatzansprüche
sind aufgrund der Verwendung der Software ausgeschlossen.
Falls Sie Hilfe benötigen, Tipps wünschen oder uns etwas mitteilen wollen,
senden Sie uns eine E-Mail:
[email protected]
pdf-FieldMerge ist vollständig in Java entwickelt und daher auf allen gängigen Plattformen lauffähig. Sie erhalten damit eines der modernsten Werkzeuge, das derzeit am Markt verfügbar ist.
Auf unserer Homepage können Sie zukünftige Updates für Ihre Version herunterladen.
Sollte beim Programmaufruf die Aufforderung zur Registrierung erscheinen,
ist Ihre Software-Version noch nicht freigeschaltet. Wenn Sie das Programm
nur Testen möchten, können Sie die Registrierung durch den Button „Später“ überspringen. Sie können dann allerdings nur zwei Felder speichern.
Alle Markennamen und –bezeichnungen sind Eigentum der jeweiligen Hersteller.
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software gmbh
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Beispiel pdf-FieldMerge Automatisches Erstellen von PDF-Formularen
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Hinweise zur Schreibweise
Folgende Schreibweise wird im Handbuch benutzt.
Funktionen und Meldungen werden kursiv und fett geschrieben:
Beispiel: Wählen Sie in der Menü-Leiste Datei Ende.
Tastatureingaben werden fett geschrieben:
Beispiel: Geben Sie setenv ein.
Tipps zur einfachen Bedienung.
Diesen Punkt sollten Sie beachten.
Die in diesem Handbuch abgebildeten Illustrationen beziehen sich, soweit
nicht anders vermerkt, auf pdf- FieldMerge unter Windows XP.
Einleitung
Mit dem Programm pdf-FieldMerge können Sie sehr einfach Daten in ein
PDF-Formular einspielen und so Benutzereingaben vorbelegen.
Beispiel:
Sie haben ein Anmeldeformular (im PDF -Format) in dem u. a. die Adresse der Teilnehmer eingetragen werden muss. Diese Daten stehen in einer Datenbank. Sie können die erforderlichen Daten aus der Datenbank
auslesen und als Übergabeparameter an pdf-FieldMerge übergeben.
Unter Angabe des Quellformulars (in diesem Fall Ihr Anmeldeformular)
mischt pdf-FieldMerge die Informationen und erstellt ein neues PDFDokument.
Für ein bequemes Arbeiten stellt pdf-FieldMerge Ihnen verschiedene Programmausführungsmodi zur Verfügung. So können Sie beispielsweise das
Programm im Silent-Mode aufrufen, dabei werden alle Programmschritte im
Hintergrund durchgeführt. Oder Sie rufen das Programm ohne Parameter
auf, dann können Sie alle benötigen Informationen manuell einstellen bzw.
eingeben.
PDF-Formulare können mit Programmen wie Adobe Acrobat oder pdfOffice erstellt werden. In diesen Programmen werden der Typ der Formularfelder, evtl. Beschreibungen der Felder und Voreinstellung sowie gewünschte Exportwerte festgelegt.
Diese Formulare können von pdf-FieldMerge eingelesen und in einer selbst
für „EDV-Laien“ verständlichen Form zur Bearbeitung dargestellt werden.
Voraussetzungen
Sie müssen das Programm pdf-FieldMerge ab der Version 1.5 installiert haben. Es reicht die Demo-Version. Die in der ZIP-Datei enthaltenen Beispieldateien müssen in das Installationsverzeichnis vom pdf-FieldMerge extrahiert werden. Nicht einfach aus der geöffneten ZIP-Datei ziehen! Dann gehen die notwendigen Pfad-Einstellungen verloren. Sie müssen Makros aktivieren und die verwendeten Pfadeinstellungen innerhalb der Excel-Datei
prüfen.
Beispiel pdf-FieldMerge Automatisches Erstellen von PDF-Formularen
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Automatisierte Erstellung von PDF-Formularen
mit Feldwerten aus einer Excel-Datei
pdf-FieldMerge kann Feldwerte auch aus einer Datei automatisch
übernehmen und in eine PDF-Vorlage mergen. So ist es möglich Daten
beispielsweise aus Excel, aus Datenbanken etc. automatisch in
personalisierte PDF-Dokumente einzuspielen.
Dieser Modus wird anhand einer Excel-Tabelle erklärt. In der Excel-Tabelle
sind mehrere Datensätze beispielhaft angelegt. Zusätzlich stehen noch drei
Vorlagen zur Verfügung um zu zeigen, wie mehrere Datensätze gleichzeitig
in unterschiedliche PDF-Vorlagen eingespielt werden können.
Die dazu gehörigen Beispieldateien werden bei
Installation im Installationspfad mit angelegt.
Die Beispiel-Exceldatei heißt pdf_de.xls. Die
Quellformulare liegen im Ordner templates.
Im Verzeichnis tmp werden Zwischenergebnisse
gespeichert. Die gewünschten Zielformulare –
also Quellformulare plus Daten – liegen im Verzeichnis forms.
Öffnen Sie als erstes die pdf_de.xls Datei und
aktivieren Sie Makros. Die Arbeitsmappe besteht aus vier Arbeitsblättern.
Das Arbeitsblatt
Auswahl stellt
eine Oberfläche
zur Verfügung in
der Sie ein oder
mehrere Datensätze sowie die
benötigten PDFVorlagen
auswählen.
In der ersten
Spalte wird ein
Eindeutiger
Kenner aufgelistet. Die beiden
Spalten Ergänzende Beschreibung dienen nur
zur
besseren
Orientierung.
In der letzten
Spalte sind die
zur Verfügung
stehenden Vorlagen aufgelistet.
Mit dem Button Daten neu lesen, werden die Datensätze vom Arbeitsblatt
Daten sowie die PDF-Vorlagen Namen vom Blatt T2 gelesen.
Mit dem Button Merge starten wird der eigentliche Merge-Vorgang gestartet.
Beispiel pdf-FieldMerge Automatisches Erstellen von PDF-Formularen
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Auf dem Arbeitsblatt Daten sind folgende Informationen hinterlegt:
In der ersten Zeile stehen die Feldnamen aus dem PDF-Formular bzw. den
PDF-Formularen, wenn Sie mehrere verwenden. Es ist also notwendig, dass
Sie die verwendeten Feldnamen kennen und wenn Sie mehrere PDFFormulare verwenden, in allen Formularen die gleichen Feldnamen verwendet werden. Die Reihenfolge in der die Feldnamen in der ersten Zeile aufgeführt werden, spielt keine Rolle.
In der zweiten Zeile geben Sie an welche Spalte als Eindeutiger Kenner (1)
und welche Spalten als Ergänzende Beschreibung (2 und 3) benutzt werden
soll. Im Beispiel wird die Projektnummer als eindeutiger Kenner benutzt.
Aus dem eindeutigen Kenner sowie dem Formularnamen wird später der Dateiname für das personalisierte PDF-Formular zusammengesetzt. Dadurch ist
gewährleistet, dass keine Dateinamen doppelt vorkommen und sich gegenseitig überschreiben.
Ab Zeile 3 folgen die eigentlichen Informationen. Wichtig ist hier, dass die
Reihenfolge der Werte übereinstimmt mit den Feldnamen in der ersten Zeile.
So steht in Spalte A die Projektnummer usw.; denn beim späteren MergeVorgang werden die Daten in der Form Feldname=Feldwert zusammengesetzt. Für die Projektnummer also Projektnummer=123456 usw.
Sie müssen diese Informationen nicht unbedingt neu eingeben. Sie können
über Daten importieren auch eine Verbindung zu anderen Datenquellen herstellen. Dabei kann es vorkommen, dass Sie Werte importieren, die Sie nicht
ins PDF-Formular übergeben wollen. Solch ein Feld kennzeichnen Sie mit
XXX. Wenn Sie also im obigen Beispiel ins Feld 1B statt Projektbezeichnung XXX eintragen, wird die Spalte B bei der Übergabe ins PDF-Formular
immer übersprungen.
In den einzelnen Zellen (ab der Zeile 3) müssen nicht unbedingt überall
Werte stehen. Ist eine Zelle leer so wird ein „Null“-Wert übergeben.
Bei Textfeldern können Formatvorgaben im Quellformular definiert werden,
z. B. Datum, Zahlen etc. Der übergebene Feldinhalt muss dieser Vorgabe
entsprechen!
Beispiel pdf-FieldMerge Automatisches Erstellen von PDF-Formularen
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Im Arbeitsblatt T1 sind die Pfade für das eigentliche Programm pdf-FieldMerge und der Ausgabepfad für die fertigen, personalisierten PDFFormulare festgelegt.
Im Feld 1B steht der Pfad zum Programm
(Standard: C:\Programme\Ovis\pdf-FieldMerge).
Im Feld 1C steht der Ausgabepfad für die PDF-Formulare
(Standard: C:\Programme\Ovis\pdf-FieldMerge\forms).
Sollten Sie das Programm in ein anderes Verzeichnis installiert haben oder
einen anderen Ausgabepfad wünschen, so ändern Sie die Einstellungen entsprechend ab.
Im Arbeitsblatt T2 sind Pfadangaben zu den PDF-Formular Vorlagen
(Templates) und der Ausgabename hinterlegt.
In der Spalte A stehen die Pfadangaben. In der Spalte B der Ausgabename.
Dieser Ausgabename wird im ersten Blatt Auswahl im Bereich vorhandene
Formulare angezeigt. Sie können hier beliebig viele Vorlagen hinterlegen.
Durch die Auswahl im Blatt Auswahl können Sie jederzeit den Umfang des
Mergevorganges festlegen.
Den eigentlichen Mergevorgang starten Sie durch anklicken des Button
Merge starten. Während des Mergevorganges wird ein Konsolenfenster geöffnet und der Arbeitsfortschritt angezeigt. Sollten Sie noch mit der Demoversion arbeiten so erscheint bei
jedem neuen Formular das Registrierungsfenster. Klicken Sie dann
einfach Später an um fortzufahren.
Die fertigen, personalisierten PDFFormulare werden in dem Ausgabepfad abgelegt.
Beispiel pdf-FieldMerge Automatisches Erstellen von PDF-Formularen
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Weitere Produkte
pdf-Office
Erstellen professioneller PDF-Formulare und PDF-Dokumente in wenigen
Minuten.
pdf-FormServer
Speichern der Formulardaten beliebiger bereits bestehender PDF-Formulare
Acrobat Reader. Falls das PDF-Formular keine eigene Speicherfunktion beinhaltet, können Sie dem Formular Speicher- und Ladefunktion für Formulardaten hinzufügen.
pdf-FieldMerge
Fügen Sie vollautomatisch Daten einem Quellformular zu und erstellen Sie
so neue personalisierte Formulare. Entweder im Hintergrund (auch aus anderen Programmen heraus) oder unter vollständiger optischer Kontrolle.
fdf-Converter
Konvertieren Sie aus bestehenden FDF-Dateien Feld Namen und Inhalte in
csv-Dateien zur Übergabe an andere Programme, wie Excel, Datenbanken
wie Access etc.
pdf-DocPro
Bestehenden PDF Dokumenten neue Eigenschaften zuweisen, z. B. ob Menüleisten oder Lesezeichen beim Öffnen ein- oder ausgeblendet oder welcher
Zoomfaktor eingestellt werden soll.
pdf-Recover
PDF Hauptkennwort vergessen? Kein Problem, mit pdf-Recover öffnen Sie
alle PDF Dokumente die mit einem Hauptkennwort (Masterpassword) geschützt sind und stellen es ohne Passwort zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung.
pdfMachine
Erstellen und Versenden Plattformübergreifender PDF-Dateien aus jeder
Windows Anwendung.
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