von OLXCorporate

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von OLXCorporate

OLXCorporate Handbuch – Unternehmensweite Vereinheitlichung
Unternehmensweite Vereinheitlichung
von
OLXCorporate
aus der Reihe
„Praxisorientierte Tools“ für
Outlook© und Exchange Server©
Copyright by
Nelkenstrasse 16
73540 Heubach-Lautern
Tel: +49 (7173) 92 90 53
E-Mail:
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Internet:
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OLXCorporate
Inhalt
1
ALLGEMEINES
4
1.1 Zentrale Verteilung
5
1.2 Registry
6
1.3 Deaktivieren
7
2
KALENDERBESCHRIFTUNGEN (NUR OUTLOOK© 2002 UND 2003)
8
3
BRIEFPAPIER
10
4
SIGNATUREN
13
4.1 Verfügbare Platzhalter
14
4.2 Unterstützte System-Platzhalter
15
4.3 Unterstützte Platzhalter aus ActiveDirectory
16
4.4 Unterstützte Platzhalter aus ActiveDirectory (nur via ADSIEdit)
17
4.5 QRCode
22
4.6 OWA©-Signatur
23
5
E-MAIL-FORMAT
26
6
OUT-OF-OFFICE (ABWESENHEITSTEXT)
29
7
ANLAGENSICHERHEIT
31
8
KATEGORIEN
33
9
ERINNERUNGEN
35
10
LANDKARTENDARSTELLUNG (AB OUTLOOK© 2010)
36
11
PROTOKOLLIERUNG/LOG
37
12
ZENTRALE DEAKTIVIERUNG DER SIGNATURBEARBEITUNG IN OUTLOOK©
39
13
TIPPS & TRICKS
45
13.1
Verwendung des Outlook©-Editors
45
13.2
Unerwünschte Zeilenvorschübe
46
13.3
Bedingte Generierung
46
13.4
LDAP-Server
49
13.5
Kategorien beibehalten (ab Outlook© 2007)
49
13.6
Einheitliche E-Mail-Schriftart und -größe
50
13.7
Kategorienfarben (ab Outlook© 2007)
51
13.8
OLXUserInfo.txt
51
14
SUPPORT & TROUBLESHOOTING
52
[if_exists] … [/if_exists]
1
Allgemeines

OLXCorporate unterstützt
Vereinheitlichung von









– auf
Basis zentraler Einstellungen -
die unternehmensweite
Signaturen
E-Mail-Format-Einstellungen
Briefpapier
Kalenderbeschriftungen
Erinnerungsanzeigen
Kategorien
Out Of Office-Nachrichten
Anlagensteuerung
Landkartenansteuerung

OLXCorporate beinhaltet keine Dialoge (UI) und agiert direkt im Outlook©-Client des/der Anwender
als Outlook©-Add-In

OLXCorporate wird ausschließlich von außen per Registry gesteuert, d.h. es bezieht seine flexiblen
Informationen ausschließlich aus der Registry deren Einträge nachstehend beschrieben sind

OLXCorporate zielt darauf ab, dass ALLE Clients innerhalb Outlook© mit einheitlichen Einstellungen
z.B. bzgl. Corporate Identity arbeiten. Dies ist besonders wichtig bzgl. der neuen, rechtlichen
Rahmenbedingungen für E-Mail-Signaturen. Das Gesetz über elektronische Handelsregister und
Genossenschaftsregister definiert neue, formale Grundlagen nun auch für den E-Mail-Verkehr. Das
heißt für den Outlook©-Nutzer: Die Informationen, die bisher nur in der Fußzeile der BriefKorrespondenz erschienen, sind nun auch für Outlook©-Signaturen/Disclaimer Pflicht.
Das Problem: Angehängte Visitenkarten (auch als Outlook©-vCard bekannt) genügen dem
Gesetzgeber hier leider nicht. So müssen jetzt Angaben wie Handelsregisternummer, Firmensitz und
Gesellschaftsform Bestandteil jeder ausgehenden Geschäfts-Email sein. Dies betrifft Rechnungen,
Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Bestell- und Lieferscheine sowie Quittungen. Die
Konsequenz bei Zuwiderhandlung: Bis zu 5000 Euro Zwangsgeld bzw. Abmahnungen mit 800 Euro.
1.1 Zentrale Verteilung
Die Installation auf den Client-PCs beschränkt sich lediglich auf Verteilung der Komponente
(OLXCorporateExt.DLL) in ein beliebiges Verzeichnis auf dem Client-PC sowie der Registrierung dieser
DLL mit zumindest lokalen Adminrechten.
Es steht zudem ein Setup zur Verfügung welches dem Administrator im Unternehmen ein MSI-Paket
erstellt bzw. extrahiert sowie eine REG-Datei, die (nach Anpassung an die eigenen Bedürfnisse) zudem
z.B. via Login-Skript verteilt werden kann und sämtliche von OLXCorporate verwendeten Registrykeys
beinhaltet (->OLXCorporateDefaultRegistryKeys.REG)
Bei der automatisierten Verteilung von OLXCorporate in Ihrem Unternehmen sollten Sie folgendes
beachten:

Verteilung stets mit lokalen Adminrechten

Outlook© und Outlook©-Zusatzanwendungen (wie z.B. Active Sync©) dürfen nicht aktiv sein

Übertrag der folgenden
OLXCorporateExt.DLL

Übertrag
der
folgenden
OLXUIMapiRes.DLL

Registrieren der Komponente: regsvr32.exe ..\ OLXCorporateExt.DLL

Übertrag der zugesandten Lizenzdatei
C:\WINDOWS oder C:\WINNT
Datei
in
Datei
einen
in
beliebigen
denselben
Ordner
Ordner
OLXCorporate.LF
in
auf
auf
dem
dem
Zielrechner:
Zielrechner:
das Windows-Verzeichnis
Nach erfolgreicher Registrierung steht die Funktionalität jedem lokalen Anwender auf dem PC innerhalb
Outlook© zur Verfügung.
1.2 Registry
Alle für OLXCorporate relevanten Einträge werden aus nachstehendem Registryzweig bzw. dessen
Unterschlüsseln ermittelt:
HKEY_CURRENT_USER\Software\OLXTools\OLXCorporate
Die Registryeinträge werden seitens OLXCorporate automatisch und selbständig überprüft und ggf. mit
deren nachstehend beschriebenen Standardwerten (spätestens beim ersten Start) angelegt!
Eine automatisierte Anpassung kann zum Beispiel über zentral verteilte Registrywerte erreicht werden
denn OLXCorporate erstellt die Registrywerte nur dann (mit Defaultwerten) falls diese (noch) nicht
existieren. Der Administrator hat somit jederzeit die Möglichkeit diese via Gruppenrichtlinie oder auch per
Log-In-Skript individuell zu verteilen. (siehe hierzu auch -> OLXCorporateDefaultRegistryKeys.REG)
Die von OLXCorporate ausschließlich verwendeten Registrykeys:
[HKEY_CURRENT_USER\Software\OLXTools\OLXCorporate]
"LoadWithOutlook"=dword:00000001
"LDAPServer"=""
[HKEY_CURRENT_USER\Software\OLXTools\OLXCorporate\AttachmentBlocking]
"RemoveBlockedAttachmentsFromFile"=""
"AddBlockedAttachmentsFromFile"=""
[HKEY_CURRENT_USER\Software\OLXTools\OLXCorporate\CalendarLabels]
"Label01"=""
"Label02"=""
"Label03"=""
"Label04"=""
"Label05"=""
"Label06"=""
"Label07"=""
"Label08"=""
"Label09"=""
"Label10"=""
[HKEY_CURRENT_USER\Software\OLXTools\OLXCorporate\Categories]
"AddCategoriesFromFile"=""
"RemoveCategoriesFromFile"=""
[HKEY_CURRENT_USER\Software\OLXTools\OLXCorporate\E-Mail-Format]
"EditorPreference"=dword:00000000
"ConvertEMailandUrlToLowerCase"=dword:00000001
"SelectCodepageAutomatically"=dword:00000002
"SendCategoriesOnRespondForward"=dword:00000001
"EmailFormatFromRegFile"=""
[HKEY_CURRENT_USER\Software\OLXTools\OLXCorporate\LetterPaper]
"LetterPaperTemplatesUNCPath"=""
"RemoveLocalLetterPaperPrefixedBy"=""
[HKEY_CURRENT_USER\Software\OLXTools\OLXCorporate\Map]
[HKEY_CURRENT_USER\Software\OLXTools\OLXCorporate\OutOfOffice]
"OutOfOfficeTemplateUNCPath"=""
[HKEY_CURRENT_USER\Software\OLXTools\OLXCorporate\QRCODE]
"QRCODE_Size"=dword:00000082
"QRCODE_ForegroundColor"="RGB(0,0,0)"
"QRCODE_BackgroundColor"="RGB(255,255,255)"
[HKEY_CURRENT_USER\Software\OLXTools\OLXCorporate\Reminders]
"AutoConfirm"=dword:00000000
[HKEY_CURRENT_USER\Software\OLXTools\OLXCorporate\SignatureOWA]
[HKEY_CURRENT_USER\Software\OLXTools\OLXCorporate\Signatures]
"ReplyForwardSignature"=""
"SignatureTemplatesUNCPath"=""
"RemoveLocalSignaturesPrefixedBy"=""
"ProcessTemplatesRTF"=dword:00000000
1.3 Deaktivieren
Sollte OLXCorporate unternehmensweit verteilt/installiert sein und bei einzelnen Anwendern dessen
Funktionalität nicht gebraucht/gewünscht sein, so lässt sich diese auch deaktivieren:
Registrypfad:
Name
Typ
Beschreibung
LoadWithOutlook
REG_
DWORD
steuert ob die Erweiterung generell automatisch mit Outlook© geladen & gestartet
werden soll oder nicht:
1 - automatisch mit Outlook laden & starten (Default)
0 – nicht laden & starten
Die Alternative zu dieser Einstellung wäre eine De-Registrierung der DLL
2
Kalenderbeschriftungen (nur Outlook© 2002 und 2003)
Outlook© (bis zur Version 2003) bietet die Möglichkeit Termine bzgl. der Anzeige ‚einzufärben’ und jeder
Farbe eine Beschriftung zuzuweisen:
Doch diese 10 Beschriftungen gelten standardmäßig PRO Anwender und PRO Kalender und werden
seitens Outlook© ausschließlich lokal abgelegt. Die Farben lassen sich zwar nicht verändern – wohl aber
deren einzelne Bedeutung, d.h. deren Beschriftung.
Nun stellt sich die spannende Frage WIE diese 10 Beschriftungen für ALLE im Unternehmen zu
vereinheitlichen sind. Und genau da setzt OLXCorporate an!
OLXCorporate bietet die Möglichkeit JEDE der 10 Beschriftungen einzeln zu benennen und diese dann
an ALLE im Unternehmen zu verteilen.
Hinweis:
Sollte OLXCorporate einen leere/undefinierte Beschriftung im Registrywert erkennen, setzt es diese
Beschriftung automatisch auf die von Outlook vorgegebene Standardbeschriftung (siehe oben) zurück.
In Outlook© ab Version 2007 gibt es keine Kalenderbeschriftungen mehr separat daher werden diese von
OLXCorporate unter Outlook© 2007 auch nicht explizit unterstützt.
Registrypfad:
HKEY_CURRENT_USER\Software\OLXTools\OLXCorporate\CalendarLabels
Name
Typ
Beschreibung
Label01
…
Label10
REG_SZ
Symbolisiert die 10 Beschriftungen
Default = ’ ’
Beispiel:
Nachstehende Definitionen…
erscheinen ab sofort bei ALLEN Anwendern einheitlich in Outlook©:
3
Briefpapier
Outlook© bietet die Möglichkeit - allerdings nur im HTML-Format - beliebiges Briefpapier als auch ein
Standardbriefpapier zu definieren:
Die Briefpapiere gelten standardmäßig PRO Anwender und werden seitens Outlook© ausschließlich lokal
abgelegt.
Auch hier stellt sich wiederum die Frage WIE ein etwaiges Firmen-Briefpapier ALLEN im Unternehmen
automatisiert zur Verfügung stellen? Und genau da setzt OLXCorporate an!
OLXCorporate bietet die Möglichkeit Briefpapier(e) von einem zentralen Ablageort aus an ALLE im
Unternehmen zu verteilen.
Hinweis:
Unternehmensweit geltende Briefpapiere werden stets ausschließlich über und mittels Outlook© erstellt.
Somit kann die Vorlage stets direkt in der Outlook©-Vorschau betrachten und modifiziert werden.
Anschließend wird die Vorlage lediglich vom Outlook©-seitigen, lokalen Ablageort an den zentralen
Ablageort (siehe nachstehenden Registrywert LetterPaperTemplatesUNCPath ) kopiert.
Outlook©-seitige, lokale Ablageorte:
lokaler Ablageort
C:\Programme\Gemeinsame Dateien\Microsoft Shared\Stationery
C:\Dokumente und Einstellungen\???\Anwendungsdaten\Microsoft\Briefpapier
C:\Dokumente und Einstellungen\???\Anwendungsdaten\Microsoft\Stationery
für Outlook©
alle Versionen
ab 2002/XP
2007
Registrypfad:
HKEY_CURRENT_USER\Software\OLXTools\OLXCorporate\LetterPaper
Name
Typ
Beschreibung
LetterPaperTemplatesUNCPath
REG_SZ
Wo im Netzwerk/Share liegen die zentralen, einheitlichen,
unternehmensweiten Briefpapiervorlagen?
Bitte immer UNC-Pfade angeben, wie z.B: \\Server\Freigabe\...
Default = ’ ’
Beispiel: \\MyServer\MyShare\!!!CORPORATE!!!\Briefpapier
RemoveLocalLetterPaperPrefixedBy
REG_SZ
Welches Präfix haben die Unternehmensbriefpapiervorlagen?
Hiermit können Sie steuern welche lokalen Briefpapiere beim
Anwender ersetzt werden sollen – nicht dass der Anwender eigene
Briefpapiere anlegt und OLXCorporate diese dann ersetzt.
OLXCorporate entfernt alle lokalen Briefpapiere, die mit diesem Präfix
im Namen beginnen und überträgt dann erst die unternehmensweiten
Briefpapiervorlagen!
Default = ’ ’
Beispiel: Corporate_
Um alle lokalen Briefpapiere beim Anwender zu löschen, geben Sie
einfach * oder *.* an. Diese Platzhalter entfernen alle Briefpapiere, die
im jeweiligen, lokalen Benutzerverzeichnis angelegt wurden. Die vom
gesamten Office-Paket genutzte Ablage unter Gemeinsame Dateien
bleibt davon unberührt.
(Standard)
REG_SZ
Welches Briefpapier soll dem Anwender bei neuen Nachrichten als
auch bei Antworten/Weiterleiten automatisch in den Outlook©Optionen voreingestellt werden?
Hiermit können Sie dem Anwender automatisch ein bestimmtes
Briefpapier bereits als Standard definieren. Dies ist funktionsfähig für
die Outlook©-Versionen 2000-2013.
Wählen Sie lediglich den Dateinamen (OHNE Endung) einer Ihrer
zentral zur Verfügung gestellten Briefpapiere (nur HTML möglich!).
Default = ’ ’
Beispiel: Corporate_Briefpapier
Beispiel:
Definitionen in der Registry:
Zentrale Briefpapiervorlagen im Netzwerk:
…erscheinen ab sofort bei ALLEN Anwendern einheitlich in Outlook© und die bestehenden Briefpapiere
bleiben erhalten:
4
Signaturen
Outlook© bietet die Möglichkeit individuelle Signaturen für die Nachrichtenformate Nur-Text, HTML und
Rich-Text (RTF) zu definieren:
Diese Signaturen gelten standardmäßig PRO Anwender und werden seitens Outlook© ausschließlich
lokal abgelegt.
Auch hier stellt sich wiederum die Frage WIE eine einheitliche Signatur oder auch mehrere (z.B.
mehrsprachig) ALLEN im Unternehmen automatisiert zur Verfügung stellen?
Noch viel interessanter hierbei ist jedoch die Frage WIE können diese Signaturen auf Basis EINER
zentralen Vorlage einerseits vereinheitlicht und für jeden Anwender mit dessen individuellen Daten aus
dem Active Directory individualisiert werden? Und genau da setzt OLXCorporate an!
OLXCorporate bietet die Möglichkeit Signaturen von einem zentralen Ablageort aus an ALLE im
Unternehmen zu verteilen – und das bereits individualisiert auf Basis von Platzhaltern. OLXCorporate
stellt somit die clientseitige Lösung (mit Vorschau) gegenüber unserer serverseitigen Lösung
OLXDisclaimer Agent (ohne Vorschau) dar!
Hinweis:
Unternehmensweit geltende Signaturen werden stets ausschließlich über und mittels Outlook© erstellt.
Somit kann die Vorlage stets direkt in der Outlook©-Vorschau betrachten und modifiziert werden.
Zu beachten ist, dass Outlook pro Signatur diese stets in allen 3 unterstützten Formaten (Nur-Text, HTML
und Rich-Text) erstellt und lokal speichert. Anschließend werden diese 3 Vorlagen lediglich vom
Outlook©-seitigen, lokalen Ablageort an den zentralen Ablageort (siehe nachstehenden Registrywert
SignatureTemplatesUNCPath ) inkl. etwaiger Unterverzeichnisse (für Bilder, Logos…) kopiert.
Outlook©-seitige, lokale Ablageorte:
lokaler Ablageort
C:\Dokumente und Einstellungen\???\Anwendungsdaten\Microsoft\Signatures
für Outlook©
alle Versionen
4.1 Verfügbare Platzhalter
Platzhalter werden stets im Format %%Platzhalter%% in den Signaturentext eingebettet und werden von
OLXCorporate dann automatisch durch die entsprechenden individuellen Werte des aktuellen Anwenders
ersetzt. Platzhalter, die nicht ersetzt werden konnten (da z.B. kein Wert hierfür ermittelt werden konnte)
werden automatisch entfernt
4.2 Unterstützte System-Platzhalter
%%Platzhalter%%
Erläuterung
OSVERSION
verwendetes Betriebssystem
OLVERSION
verwendete Outlook©-Version
LOGGEDONDOMAIN
angemeldet an Domain
LOGGEDONUSER
angemeldet als
DATUM
aktuelles Datum im deutschen Format dd.mm.yyyy
DATUM_US
aktuelles Datum im US-Format
MAP_GOOGLE
Link um aktuelle Adresse anzuzeigen in Google©-Maps
MAP_BING
Link um aktuelle Adresse anzuzeigen in Microsoft©-Bing
mm/dd/yyyy
4.3 Unterstützte Platzhalter aus ActiveDirectory
Active Directory
Registerkarte
ALLGEMEIN
%%Platzhalter%%
VORNAME
Active Directory
Registerkarte
EXCHANGEALLGEMEIN
INITIALEN
%%Platzhalter%%
ALIAS
STELLVERTRETER
NACHNAME
ANZEIGENAME
BESCHREIBUNG
EXCHANGEERWEITERT
Benutzerdefinierte
Attribute
ATTRIBUT01
ATTRIBUT02
ATTRIBUT03
BUERO
ATTRIBUT04
RUFNUMMER
ATTRIBUT05
E-MAIL
ATTRIBUT06
E-MAILLINK
ATTRIBUT07
WEBSEITE
ATTRIBUT08
WEBSEITELINK
ATTRIBUT09
ADRESSE
RUFNUMMERN
STRASSE
ATTRIBUT10
POSTFACH
ATTRIBUT11
STADT
ATTRIBUT12
BUNDESLAND
ATTRIBUT13
PLZ
ATTRIBUT14
LAND
ATTRIBUT15
PRIVAT
ORGANISATION
POSITION
FUNKRUF
ABTEILUNG
MOBIL
FIRMA
FAX
VORGESETZTER
IP-TELEFON
MITARBEITER
ANMERKUNG
POSITIONABTEILUNG
POSITIONVORNAMENACHNAME
4.4 Unterstützte Platzhalter aus ActiveDirectory (nur via ADSIEdit)
Nachstehende Werte können ausschließlich über ADSIEdit definiert werden:
%%Platzhalter%%
ADMINDESCRIPTION
OTHERTELEPHONE
OTHERFACSIMILETELEPHONENUMBER
Erläuterung
PHOTO
Stellt ein personenbezogenes Bild des aktuellen Users aus dem ADProperty thumbnailPhoto in der Signatur dar
Hinweise:
- ausschließlich im HTML-Format
- Abmessungen: maximal 96x96
- Größe: maximal 10KB
- in OWA-Signatur NUR über <img src=‘http://…mypicture.jpg‘
http://
unterstützt
bzw. PHOTO-ATTRIBUT01-15 (dann aber lediglich http://
http://…mypicture.jpg‘
im entsprechenden AD-Attribut)
TITEL
TITELNACHNAME
TITELVORNAMENACHNAME
Registrypfad:
HKEY_CURRENT_USER\Software\OLXTools\OLXCorporate\Signatures
Name
Typ
Beschreibung
SignatureTemplatesUNCPath
REG_SZ
Wo im Netzwerk/Share liegen die zentralen, einheitlichen,
unternehmensweiten Signaturen deren %%Platzhalter%% bei der
Verarbeitung automatisch durch die individuellen Werte des
aktuellen Anwenders ersetzt werden sollen?
Default = ’ ’
Beispiel: \\MyServer\MyShare\!!!CORPORATE!!!\Signaturen
RemoveLocalSignaturesPrefixedBy
REG_SZ
Welches Präfix haben die Unternehmenssignaturen?
Hiermit können Sie steuern welche lokalen Signaturen beim
Anwender überhaupt ersetzt werden sollen – nicht dass der
Anwender eigene Signaturen anlegt und OLXCorporate diese dann
ersetzt.
OLXCorporate entfernt alle lokalen Signaturen, die mit diesem
Präfix im Namen beginnen und überträgt dann erst die
unternehmensweiten Signaturen!
Default = ’ ’
Beispiel: Corporate_
Um alle lokalen Signaturen beim Anwender zu löschen, geben Sie
einfach * oder *.* an. Diese Platzhalter entfernen alle Signaturen,
die im jeweiligen, lokalen Benutzerverzeichnis angelegt wurden.
(Standard)
REG_SZ
Welche Signatur soll dem Anwender bei neuen Nachrichten
automatisch in den Outlook©-Optionen voreingestellt werden?
Hiermit können Sie dem Anwender automatisch eine bestimmte
Vorlage bereits als Standard definieren. Dies ist funktionsfähig für
zentral zur Verfügung gestellten Unternehmenssignaturen.
Default = ’ ’
Beispiel: Corporate_Signatur (Deutsch)
ReplyForwardSignature
REG_SZ
Welche Signatur soll dem Anwender bei Antworten/Weiterleiten
automatisch in den Outlook©-Optionen voreingestellt werden?
Hiermit können Sie dem Anwender automatisch eine bestimmte
Vorlage bereits als Standard definieren. Dies ist funktionsfähig für
zentral zur Verfügung gestellten Unternehmenssignaturen.
Default = ’ ’
Beispiel: Corporate_Signatur (Deutsch) Reply
ProcessTemplatesRTF
REG_
DWORD
Der Outlook©-Signatureditor erstellt stets auch eine RTF-Signatur.
Allerdings ist diese oftmals sehr groß und bremst dadurch den Start
von Outlook©, da OLXCorporate diese großen RTF-Signaturen
auch nach Platzhaltern untersuchen und verarbeiten muß.
Hiermit können Sie den Start von Outlook© erheblich
beschleunigen indem Sie diesen Wert auf 0 setzen.
Default
=
1
(RTF-Vorlagen
verarbeiten)
Beispiel:
1. Definitionen in der Registry:
2. Zentrale Signaturvorlage(n) im Netzwerk:
…erscheinen ab sofort bei ALLEN Anwendern bereits durch deren individuellen Werte ersetzt und
einheitlich in Outlook© sowie die bestehenden Signaturen bleiben erhalten:
Denn die zentralen Vorlage wurden von OLXCorporate individuell ersetzt:
4.5 QRCode
%%Platzhalter%%
Erläuterung
QRCODE
Visitenkarte des aktuellen Anwenders als QRCode
OLXCorporate unterstützt ab Version 4.2 auch die Generierung von Visitenkarten als QRCode.
Farbe und Größe des QRCodes sind frei definierbar.
Im QRCode werden automatisch (sofern Werte hierfür vorhanden) nachstehende Eigenschaften:








Titel
Vor- und Nachname
Firma
Adresse geschäftlich
E-Mail-Adresse (Antwortadresse)
Telefon geschäftlich
Telefax geschäftlich
Webseite
Registrypfad:
HKEY_CURRENT_USER\Software\OLXTools\OLXCorporate\QRCODE
Name
Typ
Beschreibung
QRCODE_BackgroundColor
REG_SZ
Hintergrundfarbe des QRCodes
Default = RGB(255,255,255) weiß
QRCODE_ForegroundColor
REG_SZ
Farbe des QRCodes
Default = RGB(0,0,0)
QRCODE_Size
REG_DWORD
schwarz
Größe des QRCodes in Pixel
Ein QRCode ist stets quadratisch.
Default = 130
(dezimal)
4.6 OWA©-Signatur
OLXCorporate unterstützt ab Version 2.4 auch die Signatur für OWA© 2003/2007 sowie 2010/2013.
Registrypfad:
HKEY_CURRENT_USER\Software\OLXTools\OLXCorporate\SignatureOWA
Name
Typ
Beschreibung
OWASignatureTemplateUNCName
REG_
SZ
Wo im
Netzwerk/Share liegt
DIE
zentrale,
einheitliche,
unternehmensweite Signatur deren %%Platzhalter%% bei der
Verarbeitung automatisch durch die individuellen Werte des aktuellen
Anwenders ersetzt werden sollen?
Default = ’ ’
Beispiel: \\MyServer\MyShare\!!!CORPORATE!!!\OWASignatur.htm
Beispiel:
1. Definition in der Registry:
2. Zentrale OWA©-Signaturvorlage im Netzwerk:
Beachten Sie, daß nur EINE HTML-Signaturvorlage für OWA© unterstützt werden kann!
3. Beispiel einer einfachen OWA©-Signaturvorlage:
… die dann folgendermaßen in OWA© erscheint:
Wichtige Hinweise bzgl. der OWA©-Signatur:
-
Sämtliche zusätzlich in diesem Registryzweig vorhandene Werte (Server…) werden
automatisch ermittelt.
Sollten diese nicht automatisch ermittelt werden können, so erscheint ein Dialog mit den
entsprechenden Vorbelegungen sowie der Aufforderung zur einmaligen Eingabe der
fehlenden Werte (wie z.B. das Passwort)
-
Das Passwort wird generell verschlüsselt in der Registry angelegt
-
Verwenden Sie zur Erstellung der OWA©-Signaturvorlage REINES HTML (also nicht mit
z.B. MS-Word usw.) editiert
-
Definieren Sie nicht eine der für Outlook© anzuwendenden Vorlagen, da diese viel zu viel
unnötigen Office-Ballast beinhalten und somit die 4KB-Größe sprengen würden
-
Bilder der User können ausschließlich über %%PHOTO-ATTRIBUT01-15%% integriert
werden wobei im AD im entsprechenden Feld lediglich die Web-Url zu dem Photo
eingetragen wird (z.B. http://...mypicture.jpg)
-
Es kann generell nur 1 OWA©-Signaturvorlage definiert werden
-
Die maximale Größe (NACH Ersetzung der vorhandenen Platzhalter) beträgt 4 KB
-
Speichern Sie die erstellte OWA©-Signaturvorlage im ANSI- bzw. Unicode-Format
-
OLXCorporate protokolliert wiederum alle Tätigkeiten rund um die Verarbeitung der
OWA©-Signaturvorlage in dessen Log.
5
E-Mail-Format
Outlook© bietet dem Anwender verschiedene Formate in denen er E-Mails schreiben als auch
beantworten kann:
sowie diese Formate wiederum in Kombination mit Word© als E-Mail-Editor:
Somit ergeben sich 6 mögliche Format-Kombinationen für die Sie als Administrator/Betreuer vorbereitet
sein müssen. (-> EditorPreference)
Weiters ist es oftmals erforderlich zu definieren ob Outlook© den zu verwendenden Zeichensatz bei
versendeten E-Mails selbständig und automatisch festlegen soll. (-> SelectCodepageAutomatically)
Dies betrifft in erster Linie Nachrichten im Nur-Text-Format und wirkt sich bei deutschen Umlauten
erheblich aus. Hierzu ein Beispiel:
Einstellung A:
Einstellung B:
Angenommen Sie erstellen eine Nachricht im Nur-Text-Format die Umlaute beinhaltet so werden diese in
Einstellung A von Outlook© automatisch erkannt und Outlook© stellt den Zeichensatz der Nachricht
automatisch korrekt – gemäß der Einstellung auf ISO – ein und alle z.B. serverseitig angehängten
Disclaimer im Nur-Text-Format erscheinen beim Empfänger mit korrekt dargestellten Umlauten.
Sollten Sie nun mit Einstellung A eine Nachricht im Nur-Text-Format erstellen, die KEINEN Umlaut
beinhaltet so erkennt Outlook© dies nicht und belässt den Zeichensatz beim internen US-Ascii und alle
z.B. serverseitig angehängten Disclaimer im Nur-Text-Format erscheinen beim Empfänger mit nicht
korrekt dargestellten Umlauten!
Aus diesem Grund bietet es sich an – sofern zudem serverseitige Nur-Text-Disclaimer mit Umlauten
verarbeitet werden sollen – stets Einstellung B zu verwenden.
Oftmals ist es jedoch durchaus sinnvoll bzgl. obigen Einstellungen hier einen gewissen Standard bei
jedem Anwender herbeizuführen und genau das ermöglicht OLXCorporate
OLXCorporate bietet die Möglichkeit obige Einstellungen standardmäßig bei ALLEN im Unternehmen zu
definieren und somit einen Wildwuchs zu vermeiden.
Registrypfad:
HKEY_CURRENT_USER\Software\OLXTools\OLXCorporate\E-Mail-Format
Name
Typ
Beschreibung
SelectCodepageAutomatically
REG_
DWORD
steuert ob die Codierung ausgehender Nachrichten automatisch
Erweiterung generell automatisch Outlook© überlassen werden soll:
2 - aktuelle Einstellung von Outlook© beibehalten und keinerlei
Änderung hieran vornehmen (Default)
1 - aktivieren
0 - deaktivieren
EditorPreference
REG_
DWORD
Welches Nachrichtenformat soll eingestellt werden und soll/darf
Word© als E-Mail-Editor verwendet werden?
0 - aktuelle Einstellung von Outlook© beibehalten und keinerlei
Änderung hieran vornehmen (Default), (-> Hex-Werte:)
E-Mails nicht mit Word© bearbeiten: (unsere Empfehlung)
10000 - Nur-Text
20000 - HTML
30002 - Rich-Text (RTF)
E-Mails mit Word© bearbeiten:(sieht schön aus aber macht Probleme)
10001 - Nur-Text
20001 - HTML
30001 - Rich-Text (RTF)
ConvertEMailandUrlToLowerCase
REG_
DWORD
steuert ob E-Mail-Adressen und Web-Urls (aus ActiveDirectory)
automatisch in Kleinbuchstaben konvertiert werden sollen:
1 – in Kleinbuchstaben konvertieren (Default)
0 – nicht konvertieren (1:1 wie im ActiveDirectory)
Diese Einstellung betrifft sowohl die ‚normalen‘ Outlook©-Signaturen
als auch die OWA-Signatur.
6
Out-Of-Office (Abwesenheitstext)
OLXCorporate unterstützt einheitliche Abwesenheitstexte als Template (inkl. Platzhalter).
Somit haben Sie die Möglichkeit, Abwesenheitsnachrichten zentral zu steuern und zu
vereinheitlichen.
Registrypfad: HKEY_CURRENT_USER\Software\OLXTools\OLXCorporate\OutOfOffice
Name
OutOfOfficeTemplateUNCPath
Typ
REG_SZ
Beschreibung
Wo im Netzwerk/Share liegt die zentrale, einheitliche,
unternehmensweite Vorlage für den Abwesenheitstext deren
%%Platzhalter%% bei der Verarbeitung automatisch durch die
individuellen Werte des aktuellen Anwenders ersetzt werden
sollen?
Default = ’ ’
Beispiel:
\\MyServer\MyShare\!!!CORPORATE!!!\OOF\OOFTemplate.txt
Der Abwesenheitstext wird seit Version 4.2 nur dann aktualisiert/überschrieben wenn deren
Abwesenheitsassistent aktuell NICHT aktiviert ist!
Beispiel:
2. Zentrale OOF-Vorlage im Netzwerk:
Inhalt der zentralen OOF-Vorlage im Netzwerk (inkl. Platzhaltern):
Beim Anwender erscheint ab sofort der aktualisierte Abwesenheitstext mit bereits durch dessen
individuellen Werte ersetzt und einheitlich in Outlook©:
7
Anlagensicherheit
Outlook© verhindert aus Sicherheitsgründen, dass Benutzer auf bestimmte Dateitypen zugreifen, wenn diese
als Anlagen gesendet werden. Diese Dateitypen werden von Outlook© in zwei Sicherheitsstufen eingeteilt.
Dateiendungen der Sicherheitsstufe 1 werden von Outlook© blockiert und können danach weder geöffnet
noch gespeichert werden. Dateien der Sicherheitsstufe 2 gelten zwar nicht als nicht sicher, aber sie
erfordern mehr Sicherheit als andere Anlagen. Wenn Sie eine Anlage der Stufe 2 erhalten, werden Sie
aufgefordert, die Anlage auf einem Datenträger zu speichern. Sie können die Anlage nicht direkt in der EMail-Nachricht öffnen.
OLXCorporate erspart Ihnen die zeitraubende Blockierung bzw. Steuerung der Anlagensicherheit über die
Registrierung jedes einzelnen Client-Computers. Steuern Sie die Anlagensicherheit bequem und zentral via
OLXCorporate und verteilen diese Informationen unternehmensweit.
Registrypfad: HKEY_CURRENT_USER\Software\OLXTools\OLXCorporate\AttachmentBlocking
Name
Typ
AddBlockedAttachmentsFromFile
REG_SZ
Beschreibung
Sperrung der Datei-Erweiterungen, die Sie standardmäßig
blockieren möchten.
Geben Sie dazu die Endungen der Dateien in dieser
angegebenen Ascii-Datei ein, auf die der Zugriff unterbunden
werden soll (also z.B. exe).
Bei mehreren Endungen gilt dieses Eingabe-Format:
.exe
.com
Bitte immer UNC-Pfade angeben, wie z.B:
\\Server\Freigabe\...
Default = ’ ’
Beispiel:
\\MyServer\MyShare\!!!CORPORATE!!!\AttachmentBlocking\
AddBlockedAttachments.txt
RemoveBlockedAttachmentsFromFile
REG_SZ
Entsperrung der Datei-Erweiterungen, die Sie lt. Liste
innerhalb der Sicherheitsstufe 1 standardmäßig nicht länger
blockieren möchten.
Geben Sie dazu die Endungen der Dateien in dieser
angegebenen Ascii-Datei ein, deren Zugriff erlaubt werden
soll (also z.B. exe).
Bei mehreren Endungen gilt dieses Eingabe-Format:
.mdb
.pst
Bitte immer UNC-Pfade angeben, wie z.B:
\\Server\Freigabe\...
Default = ’ ’
Beispiel:
\\MyServer\MyShare\!!!CORPORATE!!!\AttachmentBlocking\
RemoveBlockedAttachments.txt
Eine Liste der Dateiendungen, die mit den jeweiligen
Sicherheitsstufen belegt sind, finden Sie hier:
http://www.planet-outlook.de/sicherheit.htm
Beispiel:
2. Zentrale ‚Entsperr‘-Datei im Netzwerk:
Inhalt der zentralen Entsperr‘-Datei im Netzwerk:
Outlook© wird nun ab sofort diese obigen Erweiterungen zulassen.
8
Kategorien
OLXCorporate unterstützt die unternehmensweite Verteilung von Outlook©-Kategorien (analog OLXCat:
http://www.gangl.de/url/OLXCat.html. Gerade im Bereich des Projektmanagements sind Outlook©-Kategorien
unentbehrlich. Nun ist das Thema Kategorien im Outlook©/Exchange©- Umfeld jedoch leider nicht gerade
komfortabel gelöst: Wann wird eine Hauptkategorienliste angelegt? Wie stelle ich den Anwendern einheitliche
Kategorien zur Verfügung? Für all diese Fragen gibt es in Outlook©/Exchange© keine praxisnahe Antwort bzw.
Lösung. OLXCorporate ermöglicht es Ihnen, zentrale Kategorien unternehmensweit zu nutzen.
Registrypfad: HKEY_CURRENT_USER\Software\OLXTools\OLXCorporate\Categories
Name
AddCategoriesFromFile
Typ
REG_SZ
Beschreibung
Welche zentralen Kategorien sollen die Anwender standardmäßig in
deren Outlook erhalten? Der Inhalt der hinterlegten Datei beinhaltet
die zentralen Kategorien, die beim User hinzugefügt werden
sollen (falls noch nicht vorhanden) sowie die zuzuweisende Farbe
(ab Outlook© 2007 und ab OLXCorporate 1.8!).
Bei mehreren Kategorien gilt dieses Eingabe-Format:
Projekt 1#farbe
Projekt 2#farbe
…
Default = ’ ’
Beispiel:
\\MyServer\MyShare\!!!CORPORATE!!!\Kategorien\AddCategoriesFromF
ile.txt
Weitere Informationen zu den Farben (#farbe) finden Sie im Kapitel
Kategorienfarben
RemoveCategoriesFromFile
REG_SZ
Welche zentralen Kategorien sollen beim Anwender standardmäßig aus
dessen Outlook entfernt werden? Der Inhalt der hinterlegten Datei
beinhaltet die Kategorien, die beim User entfernt werden sollen. Bei
mehreren Kategorien gilt dieses Eingabe-Format:
RemoveCategory1
RemoveCategory2
…
Default = ’ ’
Beispiel:
\\MyServer\MyShare\!!!CORPORATE!!!\Kategorien\RemoveCategoriesFr
omFile.txt
Um die Vereinheitlichung der Outlook©-Kategorien konsequent
umsetzen zu können, ist es eventuell ratsam, die lokalen
Outlook©-Kategorien der Benutzer vorab zu löschen. Dies
erreichen Sie indem Sie der hinterlegten Datei eine Zeile mit *
oder *.* einfügen.
Beispiel:
2. Kategorien-Dateien im Netzwerk:
Inhalt der zentralen Kategorien-Dateien im Netzwerk:
Hinzufügen:
Entfernen:
Der Anwender hat findet nun in seinen Outlook©-Kategorien nur noch die beiden zentral vorgegebenen
Kategorien Projekt 1 und Projekt 2, da über * vorab sämtliche lokalen Kategorien entfernt wurden.
9
Erinnerungen
Outlook©-Anwender kennen das Problem: Eine Erinnerung an Termine oder Nachverfolgungen erfolgt nur in
Outlook©-Standard-Ordnern, nicht aber in zusätzlichen Ordnern oder Unterordnern. Stattdessen erscheint
seitens Outlook© stets eine durchaus lästige Meldung:
OLXCorporate kann diese Meldung unterbinden!
Registrypfad: HKEY_CURRENT_USER\Software\OLXTools\OLXCorporate\Reminders
Name
AutoConfirm
Typ
REG_DWORD
Beschreibung
steuert ob die ‚lästige‘ Meldung erscheinen soll oder nicht
0 – Meldung wird angezeigt (Default)
1 – Meldung wird nicht mehr angezeigt (-> unterdrückt)
10
Landkartendarstellung (ab Outlook© 2010)
Outlook© verwendet zur Darstellung eines Kontaktes auf der Landkarte standardmäßig den MS-eigenen Dienst
‚Bing Maps. Dies kann jedoch via Registry dahingehend umgestellt werden, daß nahezu jeder andere MappingDienst verwendet werden kann. Dies ist allerdings erst ab Outlook© 2010 möglich.
OLXCorporate unterstützt hierbei die 3 gängigsten Mapping-Dienste:
Google Maps
Yahoo Maps
MapQuest
Registrypfad: HKEY_CURRENT_USER\Software\OLXTools\OLXCorporate\Map
Name
(Standard)
Typ
REG_SZ
Beschreibung
steuert welcher Mapping-Dienst seitens Outlook© verwendet werden soll.
Standardmäßig verwendet Outlook©: Bing Maps
leer – Bing Maps (Default)
Google – Google Maps soll verwendet werden
Yahoo – Yahoo Maps sioll verwendet werden
MapQuest – MapQuest soll verwendet werden
Um diesen Eintrag seitens Outlook© wieder auf dessen Standardwert (Bing Maps)
zurückzusetzen, definieren Sie diesen Wert ohne einen Wert.
11
Protokollierung/Log
OLXCorporate meldet seine Tätigkeiten oder auch etwaige Meldungen nicht am Bildschirm sondern
protokolliert alles in der Log-Datei:
C:\Dokumente und Einstellungen\XXX\Anwendungsdaten\OLXCorporate\OLXCorporate.log
Beispiel:
------------------------------------------------------------This is OLXCorporate 1.4.0.0 errors log.
All lines are prefixed with time of event occurence.
Error lines contain ERROR keyword after time stamp.
-------------------------------------------------------------16.03.2007 18:19:45 : Info: OLXCorporate started
16.03.2007 18:19:45 : Info: Outlook version: Outlook 2007 (12)
16.03.2007 18:19:45 : Info: System version: Windows XP
16.03.2007 18:19:45 : Info: Checking regentries
16.03.2007 18:19:45 : Info:
[Software\OLXTools\OLXCorporate]
16.03.2007 18:19:45 : Info:
[Software\OLXTools\OLXCorporate\LoadWithOutlook]=1
16.03.2007 18:19:45 : Info:
[Software\OLXTools\OLXCorporate\Signatures]=Corporate_Signatur
(Deutsch)
16.03.2007 18:19:45 : Info:
[Software\OLXTools\OLXCorporate\Signatures\SignatureTemplatesUNCPath]=\\Srv03\PUBLIC\!!!CORPORATE
!!!\Signaturen
16.03.2007 18:19:45 : Info:
[Software\OLXTools\OLXCorporate\Signatures\RemoveLocalSignaturesPrefixedBy]=Corporate_
16.03.2007 18:19:45 : Info:
[Software\OLXTools\OLXCorporate\LetterPaper]=Corporate_Briefpapier
16.03.2007 18:19:45 : Info:
[Software\OLXTools\OLXCorporate\LetterPaper\LetterPaperTemplatesUNCPath]=\\Srv03\PUBLIC\!!!CORPOR
ATE!!!\Briefpapier
16.03.2007 18:19:45 : Info:
[Software\OLXTools\OLXCorporate\LetterPaper\RemoveLocalLetterPaperPrefixedBy]=Corporate_
16.03.2007 18:19:45 : Info:
[Software\OLXTools\OLXCorporate\CalendarLabels]
16.03.2007 18:19:45 : Info:
[Software\OLXTools\OLXCorporate\E-Mail-Format]
16.03.2007 18:19:45 : Info:
[Software\OLXTools\OLXCorporate\E-Mail-Format\EditorPreference]=0
16.03.2007 18:19:45 : Info:
[Software\OLXTools\OLXCorporate\E-MailFormat\SelectCodepageAutomatically]=2
16.03.2007 18:19:45 : Info: Extension installed.
16.03.2007 18:19:45 : Info: AD-User: Schüßler, Jörg
16.03.2007 18:19:45 : Info:
16.03.2007 18:19:45 : Info: Entferne [C:\Dokumente und
Einstellungen\js\Anwendungsdaten\Microsoft\Signatures\Corporate_Signatur (Deutsch).htm]
Einstellungen\js\Anwendungsdaten\Microsoft\Signatures\Corporate_Signatur (Deutsch).rtf]
Einstellungen\js\Anwendungsdaten\Microsoft\Signatures\Corporate_Signatur (Deutsch).txt]
Einstellungen\js\Anwendungsdaten\Microsoft\Signatures\Corporate_Signatur (Englisch).htm]
Einstellungen\js\Anwendungsdaten\Microsoft\Signatures\Corporate_Signatur (Englisch).rtf]
Einstellungen\js\Anwendungsdaten\Microsoft\Signatures\Corporate_Signatur (Englisch).txt]
16.03.2007 18:19:45 : Info:
16.03.2007 18:19:45 : Info:
16.03.2007 18:19:45 : Info: Signatur [C:\Dokumente und
Einstellungen\js\Anwendungsdaten\Microsoft\Signatures\Corporate_Signatur (Deutsch).htm]
übertragen
16.03.2007 18:19:45 : Info:
16.03.2007 18:19:45 : Info: Found & replaced placeholders:
16.03.2007 18:19:45 : Info:
[%%VORNAME%%] = Jörg
16.03.2007 18:19:45 : Info:
[%%NACHNAME%%] = Schüßler
16.03.2007 18:19:45 : Info:
[%%POSITION%%] =
16.03.2007 18:19:45 : Info:
[%%ABTEILUNG%%] =
16.03.2007 18:19:45 : Info:
[%%RUFNUMMER%%] = 123456
16.03.2007 18:19:45 : Info:
[%%FAX%%] =
16.03.2007 18:19:45 : Info:
[%%E-MAILLINK%%] = <a href='mailto:[email protected]'>[email protected]</a>
[email protected]
16.03.2007 18:19:45 : Info:
[%%FIRMA%%] =
16.03.2007 18:19:45 : Info:
[%%STRASSE%%] =
16.03.2007 18:19:45 : Info:
[%%PLZ%%] =
16.03.2007 18:19:45 : Info:
[%%STADT%%] =
16.03.2007 18:19:45 : Info:
[%%LAND%%] =
16.03.2007 18:19:45 : Info:
[%%WEBSEITELINK%%] = <a href='http://'></a>
http://'
16.03.2007 18:19:45 : Info:
Einstellungen\js\Anwendungsdaten\Microsoft\Signatures\Corporate_Signatur (Deutsch).rtf]
übertragen
16.03.2007 18:19:45 : Info:
16.03.2007 18:19:45 : Info:
16.03.2007 18:19:45 : Info:
16.03.2007 18:19:45 : Info:
[%%POSITION%%] =
16.03.2007 18:19:45 : Info:
[%%ABTEILUNG%%] =
16.03.2007 18:19:45 : Info:
[%%RUFNUMMER%%] = 123456
16.03.2007 18:19:45 : Info:
[%%FAX%%] =
16.03.2007 18:19:45 : Info:
[%%E-MAILLINK%%] = mailto:[email protected]
16.03.2007 18:19:45 : Info:
[%%FIRMA%%] =
16.03.2007 18:19:45 : Info:
[%%STRASSE%%] =
16.03.2007 18:19:45 : Info:
[%%PLZ%%] =
16.03.2007 18:19:45 : Info:
[%%STADT%%] =
16.03.2007 18:19:45 : Info:
[%%LAND%%] =
16.03.2007 18:19:45 : Info:
[%%WEBSEITELINK%%] =
16.03.2007 18:19:45 : Info:
Einstellungen\js\Anwendungsdaten\Microsoft\Signatures\Corporate_Signatur (Deutsch).txt]
übertragen
16.03.2007 18:19:45 : Info:
16.03.2007 18:19:45 : Info:
16.03.2007 18:19:45 : Info:
16.03.2007 18:19:45 : Info:
[%%POSITION%%] =
16.03.2007 18:19:45 : Info:
[%%ABTEILUNG%%] =
16.03.2007 18:19:45 : Info:
[%%RUFNUMMER%%] = 123456
16.03.2007 18:19:45 : Info:
[%%FAX%%] =
16.03.2007 18:19:45 : Info:
[%%E-MAILLINK%%] = mailto:[email protected]
16.03.2007 18:19:45 : Info:
[%%FIRMA%%] =
16.03.2007 18:19:45 : Info:
[%%STRASSE%%] =
16.03.2007 18:19:45 : Info:
[%%PLZ%%] =
16.03.2007 18:19:45 : Info:
[%%STADT%%] =
16.03.2007 18:19:45 : Info:
[%%LAND%%] =
16.03.2007 18:19:45 : Info:
[%%WEBSEITELINK%%] =
16.03.2007 18:19:45 : Info:
16.03.2007 18:19:45 : Info:
16.03.2007 18:19:45 : Info: Default signature set to [Corporate_Signatur (Deutsch)]
Einstellungen\js\Anwendungsdaten\Microsoft\Stationery\Corporate_Briefpapier.html]
16.03.2007 18:19:45 : Info: Briefpapier [C:\Dokumente und
Einstellungen\js\Anwendungsdaten\Microsoft\Stationery\Corporate_Briefpapier.html] übertragen
16.03.2007 18:19:45 : Info:
16.03.2007 18:19:45 : Info:
16.03.2007 18:19:45 : Info: Default stationery set to [Corporate_Briefpapier]
16.03.2007 18:24:52 : Info: OLXCorporate exit
12
Zentrale Deaktivierung der Signaturbearbeitung in Outlook©
Um die seit Jahresbeginn 2007 geltenden Rechtsnormen im Bezug auf die E-Mail-Signaturen in Ihrem
Unternehmen über die zentrale Steuerung via OLXCorporate sinnvoll umsetzen zu können, kann es
unter Umständen wichtig sein, in den jeweiligen Outlook©-Clients zu verhindern, das lokale, nicht
autorisierte Signaturen erstellt werden können. Dies lässt sich über Gruppenrichtlinien realisieren:
1.
Die Informationen über die zusätzlichen Outlook©-Administrationseinstellungen stellt Microsoft® in
sogenannten Office Ressource Kits kostenlos zum Download zur Verfügung. Für jede Outlook©-Version
existiert eine Administrationsdatei, auch bereits für Office© 2007. Diese besitzen die Dateiendung *.adm.
Der jeweilige Dateiname richtet sich nach der eingesetzten Outlook©-Versionsnummer (also z.B.
outlk11.adm für Outlook© 2003). Laden Sie sich die entsprechende Administrationsdatei hier
(http://www.gruppenrichtlinien.de/index.html?/Info/Downloads.htm)
http://www.gruppenrichtlinien.de/index.html?/Info/Downloads.htm) herunter und kopieren die extrahierte
*.adm-Datei in ein serverseitiges Verzeichnis.
2.
Wechseln Sie serverseitig über Start Einstellungen Verwaltung in das Modul Active Directory Benutzerund Computer oder rufen gleich über Start Ausführen gpedit.msc auf. In diesem Fall können Sie mit
Punkt 5 mit der Installation fortfahren.
3.
Markieren Sie Ihre Domäne und wählen Eigenschaften
4.
Markieren Sie die Default Domain Policy und wählen dann Bearbeiten
5.
Im Gruppenrichtlinieneditor navigieren Sie zum Punkt Administrative
Benutzerkonfiguration und wählen Vorlagen hinzufügen/entfernen.
Vorlagen
in
der
6.
Fügen Sie die Administrationsvorlage Ihrer Outlook©-Version hinzu
7.
Nun stehen Ihnen unter der Bezeichnung Microsoft Office Outlook verschiedene Outlook©
Administrationsobjekte zur Verfügung.
8.
Navigieren Sie über Tools|Options
Mail Format zum Menüpunkt Signature (für Signaturen)
bzw.Stationary (für Briefpapiere). Hier haben Sie nun die Möglichkeit, die Erstellung von
Signaturen/Briefpapieren in den verbundenen Outlook©-Clients zu deaktivieren.
13
Tipps & Tricks
13.1 Verwendung des Outlook©-Editors
Um unerwünschte Formatierungs-Ergebnisse bei der Erstellung Ihrer Outlook©- Signaturen zu
vermeiden, nutzen Sie zur Erstellung bitte ausschließlich den Outlook©-Editor. Deaktivieren Sie dazu in
Outlook© 2000 -2003 unter Extras Optionen E-Mail-Format Microsoft® Word© als E-Mail-Editor.
In Outlook© 2007 müssen diese Einstellungen nicht vorgenommen werden:
Das Editieren mit anderen Editoren als dem Outlook©-Editor kann unerwünschte Nebeneffekt mitbringen
für die OLXCorporate nicht verantwortlich ist!
13.2 Unerwünschte Zeilenvorschübe
Sie gestalteten und formatierten die Signatur mit großer Sorgfalt und trotzdem enthält die Signatur
unerwünschte leere Zeilen bzw. Zeilenvorschübe. Dies liegt daran, daß Outlook© eine programmeigene,
sehr spezifische Codierung (vor allem für HTML) nutzt.
Basierend auf der Verwendung des Outlook©-Editors fügt dieser bei ENTER/RETURN einen
sogenannten Paragraph-Tag <p> ein, beim nochmaligen ENTER/RETURN einen weiteren, sodaß zwei
Zeilenumbrüche generiert werden.
Um dies und somit später unerwünschte leere Zeilen zu vermeiden sollten Sie ENTER/RETURN generell
vermeiden und stattdessen SHIFT-RETURN für einen Zeilenvorschub verwenden.
13.3 Bedingte Generierung
[if_exists] … [/if_exists]
Ziel von OLXCorporate ist es ja, zentral verwaltete und einheitliche Signaturen zu definieren und via
%%Platzhalter%% diese mit den Werten des jeweiligen Anwenders aus dem ActiveDirectory dynamisch
zu füllen.
Nun gibt es jedoch Situationen in denen z.B. nicht jeder Anwender eine Mobilfunknummer im
ActiveDirectory eingetragen hat. Somit würde bei diesen Anwendern die Signatur mit leerer
Mobilfunknummer generiert werden. Das wäre soweit nicht weiter schlimm doch was ist z.B. mit der
führenden konstanten Bezeichnung in der Signatur (Mobil: …). Diese würde dann bei diesen Anwendern
alleine und verlassen dastehen, da es für den Platzhalter ja keinen Wert gibt.
Zentrale Signaturvorlage:
:
Wie würde dies nun bei unterschiedlichen Anwendern aussehen?
mit gefüllter Mobilfunknummer:
->
ohne gefüllte Mobilfunknummer:
Die konstante Bezeichnung ‚Mobil:‘ bliebe alleine.
Genau für diesen Umstand wurde in OLXCorporate die bedingte Zuweisung [if_exists] … [/if_exists]
implementiert sodaß alles was zwischen [if_exists] … [/if_exists] steht nur dann generiert wird sofern der
Platzhalter zwischen [if_exists] … [/if_exists] auch gefüllt wird.
Im anderen Fall wird alles zwischen [if_exists] … [/if_exists] nicht generiert.
Im obigen Beispiel würde die zentrale Signaturvorlage folgendermaßen erweitert werden:
Wie würde dies nun bei unterschiedlichen Anwendern aussehen?
mit gefüllter Mobilfunknummer:
->
ohne gefüllte Mobilfunknummer:
Die komplette Zeile wird entfernt
[if_exists] … [/if_exists] kann zudem innerhalb einer Zeile oder auch über mehrere Zeilen hinweg
angewandt werden:
13.4 LDAP-Server
OLXCorporate ermittelt die ActiveDirectory-Information des aktuellen Benutzers vom standardmäßigen
Server via LDAP. Sollten ActiveDirectory-Information des aktuellen Benutzers von einem anderen LDAPServer ermittelt werden sollen, so tragen Sie diesen LDAP-Server in nachstehenden Registrywert ein:
Registrypfad:
Name
Typ
Beschreibung
LDAPServer
REG_SZ
Name des LDAP-Servers von dem die AD-Benutzerinformationen ermittelt werden
sollen.
Default = ’ ’
13.5 Kategorien beibehalten (ab Outlook© 2007)
Zugewiesene Kategorien gehen in Outlook© 2007 beim Antworten/Weiterleiten verloren.
Es ist eine Eigenart von Outlook© 2007, daß das das Programm Kategorien beim Beantworten und auch
beim Weiterleiten von E-Mails entfernt.
OLXCorporate kann dieses Manko eliminieren indem Sie nachstehenden Registrywert eintragen:
Registrypfad:
Name
Typ
Beschreibung
SendCategoriesOnRespondForward
REG_
DWORD
steuert ob zugewiesene Kategorien beim Antworten/Weiterleiten an
der E-Mail beibehalten werden sollen. Die Änderung wird erst nach
Neustart von Outlook© wirksam und gilt nur ab Outlook ©2007!
0 - Default
1 – Kategorien beibehalten
Hinweis:
Damit OLXCorporate den entsprechenden Registryschlüssel bzw. –wert auch definitiv setzen kann, muß
der aktuelle Anwender über lokale Adminrechte verfügen, da dieser Registryschlüssel bzw. –wert
betroffen ist:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\XX.X\Outlook\Preferences
13.6 Einheitliche E-Mail-Schriftart und -größe
Oftmals ist es wünschenswert, daß alle Anwender beim Schreiben einer E-Mail eine einheitliche Schrift
als auch Schriftgröße verwenden.
Dies ist via OLXCorporate folgendermaßen möglich:
-
Definieren Sie im Outlook die entsprechende Schriftart und –größe, -farbe usw.
-
Exportieren Sie nachstehenden Registryzweig aus der Registry in eine .reg-Datei,
z.B. OurEmailFonts.reg
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\XX.X\Common\MailSettings]
-
Registrypfad:
Exportieren Sie diese exportierte .reg-Datei an einen zentralen Ort
Definieren Sie innerhalb OLXCorporate den entsprechenden Registrywert:
Name
Typ
Beschreibung
EmailFormatFromRegFile
REG_SZ
Welche zentrale .reg-Datei soll automatisch bei den Anwendern importiert
werden?
Default = ’ ’
Beispiel: \\MyServer\MyShare\!!!CORPORATE!!!\OurEmailFonts.reg
13.7 Kategorienfarben (ab Outlook© 2007)
OLXCorporate unterstützt nun auch die brandneuen Outlook© 2007-Farbkategorien. Anders als die
herkömmliche Kategorien-Zuordnung ist es hier -zur besseren visuellen Unterscheidung- zusätzlich
möglich, Outlook©-Kategorien Farben zuzuordnen. Die Zuordnung der Farben erfolgt in OLXCorporate
einfach und zentral in der im obigen Kapitel Kategorien beschriebenen zentralen Datei
(->AddCategoriesFromFile) indem Sie den Namen der Farbe hinter den Namen der zentralen Kategorie
einfügen. Dieser wird automatisch in eine Farb-Kategorie umgewandelt.
Beispiel: Kategoriename#DUNKLES STAHLBLAU
Nachstehende Tabelle listet die möglichen Farbbezeichnungen (#farbe) auf:
Deutsch
Englisch
ROT
ORANGE
PFIRSICH
GELB
GRÜN
BLAUGRÜN
OLIVGRÜN
BLAU
LILA
KASTANIENBRAUN
STAHLBLAU
DUNKLES STAHLBLAU
GRAU
DUNKELGRAU
SCHWARZ
DUNKELROT
DUNKELORANGE
PFIRSICH DUNKEL
DUNKELGELB
DUNKELGRÜN
DUNKLES BLAUGRÜN
DUNKLES OLIVGRÜN
DUNKELBLAU
DUNKLES LILA
DUNKLES KASTANIENBRAUN
RED
ORANGE
PEACH
YELLOW
GREEN
TEAL
OLIVE
BLUE
PURPLE
MAROON
STEEL
DARKSTEEL
GREY
DARKGREY
BLACK
DARKRED
DARKORANGE
DARKPEACH
DARKYELLOW
DARKGREEN
DARKTEAL
DARKOLIVE
DARKBLUE
DARKPURPLE
DARKMAROON
13.8 OLXUserInfo.txt
OLXCorporate erstellt – bei erfolgreicher Ermittlung der ActiveDirectory-Informationen des aktuellen
Benutzers – automatisch die Datei OLXUserInfo.txt mit den aktuellen Platzhalterwerten.
Sollte bei einem Start von OLXCorporate einmal KEINE Infos seitens ActiveDirectory für den aktuellen
Benutzer ermittelt werden können, so verwendet OLXCorporate dann die Werte aus OLXUserInfo.txt.
Ansonsten hätte der Anwender eine hinsichtlich den Platzhaltern ‚leere‘ Signatur.
14
Support & Troubleshooting
Sie haben Fragen zu oder Probleme mit OLXCorporate? Wir helfen Ihnen:
Telefon…………………………….+49 (7173) 929053
Fax…………………………………+49 (7173) 929055
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von OLXCorporate

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