Consequence Management und Kommunikation im Nachgang

Public
Interne Untersuchungen
Consequence Management
Cornelia Koch, Lead Senior Legal Counsel Compliance SAP
17. Juni 2016
Agenda
Legal Compliance and Integrity Office bei SAP
 Set-up und Aufgaben
Was passiert nach dem Abschlussbericht der Untersuchung
 Kurzstruktur Abschlussbericht – gibt es immer einen?
Consequence Mangagement – warum? Was?
 Notwendigkeit - Durchführung
Arbeitsrechtliche Reaktionen nach dt. Recht
 Art der Reaktionen – was ist zu beachten?
Kommunikation
 Worauf sollte man achten – sich vorbereiten - Beispiele
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SAP Office of Legal Compliance and Integrity
Global CCO
Newtown Square
XX
Newtown Square
global / local
investigations
XX
Newtown Square
IP
XX
Washington DC
local + Export control
XX
Miami
global / countries
partner compl. initiative
XX
Sao Paulo
global - countries
XX
Toronto
global + local
Operations Lead
XX
Palo Alto
IP
LOB accountability
XX
Walldorf
IP Lead
CCO EMEA/MEE
Walldorf
regional lead + projects
CCO APJ
Singapore
CCO Investigation and anti-corruption
Walldorf
XX
Moscow
Global/ local
XX (global)
Singapore
countries
XX
Walldorf
Investigation
XX
Moscow
Global/ local
XX
Tokyo (lobal + local)
XX
Walldorf
Investigation
XX
Walldorf (global)
country accountablility
LOB
XX
New Delhi
global + local
training
XX
Shanghai
Investigation
XX
Walldorf (global)
global
country accountability/ inv
XX
Shanghai
global + local
XX
Bangalore
Investigation
XX (global)
Walldorf
country
ops
XX
Shanghai
global + local
XX
Singapore
Investigation
XX
Walldorf
IP
N.N.
Bangalore
global + local
Cornelia Koch
Walldorf (global)
countries
projects + Training lead + global policies* HR Liaison
XX
Walldorf
Compliance Team Coordinator
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Warum Consequence management

Nach allen nationalen oder internationalen Anforderungen an ein effizientes
Compliance Management Programm, muss die Compliance-Stelle konsistente
Reaktionen auf Complianceverletzungen unternehmensweit sicherstellen.
Quellen:
 IDW Prüfungsstandard 980
 Transparency International Business Principles for Countering Bribery
 United States Sentencing Guidelines 7 Elements of an Effective Compliance
Program
 OECD Good Practices on Internal Controls, Ethics and Compliance
 UK‘s 6 Principles for „Adequate Procedures“ in compliance
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Abschlussbericht
Kurzzusammenfassung
Beschuldigung, Eingangsdatum und –medium, finanzielle Auswirkungen des vorgeblichen Fehlverhaltens, Umstände,
unter denen die Beschuldigung erhoben wurde.
Kurzer Absatz über tatsächliche “Findings” während der Untersuchung
Ein Satz über das Ergebnis der Untersuchung
Meldeweg - Wie wurde Kenntnis vom Vorfall erlangt?
Background Information
Optional – nur soweit weitere Informationen für das Verständnis notwendig sind.
Detaillierte Fakten
Bulletpoints die Fakten aufzählen, die während der Untersuchung gefunden wurden
 offene Punkte, die nicht bestätigt wurden darlegen - Beweiswürdigung
 Zusammenfassung der Untersuchungsschritte
Wer wurde interviewed, Welche Dokumente/Daten wurden gesichtet?, etc. –
 Empfohlene Reaktionen

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Consequence Management
 Personelle Maßnahmen
 Ermahnung
 Abmahnung
 Kündigung (ordentlich, außerordentlich, Tat- oder Verdachtskündigung)
 Versetzung / Umsetzung
 Zivil- und strafrechtliche Sanktionen
 Schadensersatzansprüche: bei Eigen- oder Drittbereicherung
 Strafanzeige/Selbstanzeige
 Kronzeugenregelung, § 46b StGB
 Interne Umstrukturierung/Umorganisation
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6
Reaktionen







Policy- Erinnerung oder Training für einen Beschäftigten (oder eine Gruppe)
Arbeitsrechtliche Konsequenzen (Er-, Abmahnung, Versetzung, Änderungs- oder
Beendigungskündigung)
Vertragskündigung (externe Dritte)
Policy- oder Prozessverbesserung
Neue Policy oder neuer Prozess
Bücher Aufzeichnungen berichtigen
Einführung neuer SOX 404 Kontrollen
 Die Herausforderung besteht in konsistenten Reaktionen auf globaler Ebene.


Zusammenarbeit mit HR, Legal, CA und dem Business, um alle in einem Zusammenhang
mit einer Policy-Verletzung stehenden Daten zu sammeln.
Wo immer eine Reaktion erfolgen muss, stellt das Legal Compliance and Integrity Office
sicher, dass dies auch passiert. So ist es dem Legal Compliance and Integrity Office
möglich, die Konsistenz von Maßnahmen zu verfolgen.
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Arbeitsrechtliche Reaktionen nach dt. Recht
 Ermahnung
 Abmahnung
 Versetzung
 Änderungs- oder
 Beendigungskündigung)
Fristenproblematik – Information – Anhörung bei Verdachtskündigung – 2 Wochenfrist
Beteiligungsrechte Betriebsrat
Beachte: die (absehbaren) (Maximal)konsequenzen bzw. deren
Durchsetzbarkeit hat Einfluss auf das Untersuchungs-Set-up
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Disziplinarmaßnahmen – Zusammenarbeit mit HR
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Kommunikation
Je nach Art des Verstoßes:
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

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


Kommunikation nach außen
Kommunikation nach innen
Keine Kommunikation
reaktive Kommunikation vorbereiten
Empfehlung: Schätzen Sie die Auswirkungen einer Untersuchung/
Complianceverstoßes richtig ein:
Produktivitätsverlust durch Unruhe in der Belegschaft
Aufgreifen durch Medien bei unklarer Faktenlage
Zusammenarbeit mit Medienfachmann
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Kommunikation - Beispiel
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Danke für Ihre Aufmerksamkeit
Cornelia Koch
Rechtsanwältin/Fachanwältin für Arbeitsrecht
Lead Senior Legal Counsel Compliance
Legal Compliance and Integrity Office
SAP SE
Dietmar-Hopp-Allee 16
69190 Walldorf
Germany
T +49 6227 7-66230
mobil:+49 171 3085037
mailto: [email protected]
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