Wirtschaftlichkeit von Dokumenten-Management

Presse-Information vom 28.07.2005
Gewichtiges Standardwerk
„Code of Practice“: VOI veröffentlicht neues Grundlagenwerk zu DMS/ECM
Bonn. Mit seinem aktuellen „Code of Practice“ legt der VOI
Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. jetzt
ein umfassendes Grundlagenwerk zum Themenkomplex Dokumenten-Management/Enterprise-Content-Management
vor. Namhafte Experten der deutschen DMS-Szene haben
daran mitgewirkt, auf über 600 Seiten einen aktuellen Überblick über alle relevanten Themen zur Verfügung zu stellen.
Unter dem Titel „Dokumenten-Management – vom Archiv
zum EnterpriseContentManagement“ findet jeder etwas zudem umfassenden Thema - ob Basiswissen für Einsteiger oder die Erörterung von Detailaspekten.
Das Themenspektrum des Code of Practice reicht von Informationen
zur Erfassung von Dokumenten über ihre elektronische Verarbeitung
bis hin zur gesetzeskonformen und revisionssicheren Ablage. Hintergrundwissen zu Begrifflichkeiten, Basistechnologien, Software, Hardware, Verfahren, Branchen etc. ergänzen sich mit detaillierten und
herstellerneutralen Anleitungen und Hinweisen für Auswahl und Einführung von Systemen. Einsteiger in das Thema erhalten einen roten
Faden, anhand dessen sie sich im Wildwuchs von Bezeichnungen und
Informationen unterschiedlicher, nicht immer neutraler Quellen zurechtfinden können.
„Wer sich heute Informationen zum Thema Dokumenten- oder Content-Management-Systeme beschaffen möchte, dem bietet sich ein
äußerst heterogenes, zuweilen verwirrendes Bild: eine Fülle unterschiedlicher
Dokumenten-/Content-Technologien,
Lösungsansätze,
Definitionen, Teilfunktionen und Architekturthemen, aus denen nur
schwer dasjenige System herauszufinden ist, welches die eigenen
Unternehmensbedürfnisse abdeckt,“ erklärt Unternehmensberater
Bernhard Zöller, Code of Practice Teamleiter und Co-Autor. Aus dieser
Situation heraus entstand das aktuelle Werk, das „dem Leser einen
aktuellen, anbieter- und produktneutralen Überblick über den gesamten Themenbogen ‚Vom Archiv zum Enterprise-Content-Management’
liefert“, wie Bernhard Zöller und Hans D. Baumeister im Vorwort erklären.
Aufbau des Code of Practice
Die ersten Seiten widmen sich der Terminologie der Branche. Die
Grenzen zwischen beispielsweise Dokumenten-Management, ContentManagement und Web-Content-Management werden aufgezeigt, die
Bedeutungen u.a. von Records-Management, Electronic Data Management (EDM) und Produktdaten-Management (PDM) erklärt, Herkunft und Entstehung der Bedeutungen sowie Unterschiede im internationalen Sprachgebrauch zum besseren Verständnis dargestellt.
Mit diesem „Werkzeug“ für die folgenden Kapitel gerüstet, baut sich
das Buch größtenteils nach dem logischen Ablauf des DokumentenLebenszyklus auf. So gilt der Erfassung mit technischen Informationen zu Scannern und Erfassungssoftware ein ausführlicher Abschnitt.
Anschließend geht es um die Verarbeitung der elektronischen Dokumente. Unter dem Obertitel Dokumenten-Management folgen Detailaspekte
wie
Input-Management/Eingangskanäle,
Dokumenten-
Verwaltung, Output-Management und Architekturthemen sowie eine
Erläuterung von PDM vor einer detaillierten Abhandlung des Themas
Archivierung.
Ein spezielles Kapitel ist dem Thema Workflow gewidmet. Von der
Frage „Was charakterisiert Workflow-Management?“ bis hin zu
Einsatzaspekten in der Praxis und elektronischer Posteingangsbearbeitung handeln die versierten Autoren zahlreiche Unterpunkte des
Themas ab.
Technologisches Hintergrundwissen bieten die folgenden DMS-/ECMSGrundlagen mit Einzelthemen wie Dokumentenformate, Speichertechnologien, Komprimierung, Konvertierung, Snapshot-Technik und
Standards. Darüber hinaus finden die Leser hier Informationen u.a.
H:\DTP\E-Info\dach\e-info_53_Juli\PI neuer COP.doc
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über die elektronische Signatur, rechtliche Grundlagen, Sicherheit in
DM-Systemen, Katastrophenfallplanung usw.
Die folgenden Kapitel befassen sich mit den rechtlichen Aspekten der
Archivierung, z.B. Aufbewahrungsfristen und GDPdU, Urheberrechten,
dem
Betriebsverfassungsgesetz,
Datenschutz
und
Knowledge-
Management.
Dem Praxiseinsatz wendet sich der Abschnitt „Anwendungsintegration“ zu. Hier geht es um Integrationsszenarien (Dokumenterfassung,
Recherche), Integrationstechnik, API-Integration, unmittelbaren Datenbankzugriff, Middleware-Ansatz und Standardschnittstellen. Die
ECM-Systemmigration wird im anschließenden Kapitel behandelt, unter Besprechung der Aspekte „Migration von einzelnen Komponenten“, „vollständige Migration“, unterschiedliche Dokumentenformate,
erhöhte Systembelastungen und erhöhter Personalaufwand während
der Migration, sowie Protokollierung, Migrationsstrategien und –
planung.
Die beiden vorletzten Kapitel sind zum einen der Projektvorgehensweise mit ausführlichen Ablaufbeschreibungen gewidmet sowie andererseits verschiedenen Anwendungsszenarien – z.B. automatisierte
Rechnungseingangsbearbeitung, elektronische Rechnung, Anbindung
an CAD- und ERP-Systeme, eGovernment oder BundOnline 2005. Den
Abschluss bildet ein Blick auf ECM als Vision eines Marktes und strategische Unternehmensentscheidung.
Anleitung und Nachschlagewerk in einem
Den Autoren, die an diesem umfassenden Werk mitgearbeitet haben,
ist es zu verdanken, dass Leser bis ins kleinste Detail und auch in die
meisten Randgebiete Informationen erhalten. Ein ausführliches und
gut strukturiertes Inhaltsverzeichnis macht es leicht, gezielt auf einzelne Themen zuzugreifen und so nicht zwingend das ganze Werk
von vorne bis hinten lesen zu müssen. So ist es gleichermaßen geeignet für Einsteiger und solche, die ihr Wissen themenbezogen erweitern wollen.
H:\DTP\E-Info\dach\e-info_53_Juli\PI neuer COP.doc
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Das neue DMS-Grundlagenwerk kann unter www.voi.de im Onlineshop zum Preis von 79 Euro bestellt werden.
Der Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI)
Der VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. mit Sitz in Bonn repräsentiert
die überwiegende Mehrheit der Anbieter der Branche für Informations- und DokumentenManagement-Systeme. Mit der Positionierung als der in Deutschland führende unabhängige
Verband der zukunfts- und wachstumsträchtigen eBusiness - Branche verdeutlicht der VOI die
steigende wirtschaftliche und technologische Bedeutung seiner Mitgliedsunternehmen in den
europäischen und internationalen Märkten.
VOI – Voice-of-Information (http://www.voice-of-information.org)
Der Text ist unter http://www.voi.de unter Pressemitteilungen VOI Verband oder unter
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