Outlook optimal - büro

Transcrição

Gunther Ehrhardt | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen
Tel. 09366 980959 | Fax 09366 980960 | E-Mail [email protected]
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1
SCHNELLÜBERSICHT: E-MAIL-KONTO EINRICHTEN .......................................................................... 2
SCHNELLÜBERSICHT: OUTLOOK INDIVIDUELL EINRICHTEN ......................................................... 4
GRUNDLEGENDE EINSTELLUNGEN ...................................................................................................................... 4
EINSTELLUNGEN FÜR E-MAILS ........................................................................................................................... 6
EINSTELLUNGEN FÜR KONTAKTE........................................................................................................................ 8
EINSTELLUNGEN FÜR TERMINE/KALENDER ........................................................................................................ 9
VERKNÜPFUNGEN ............................................................................................................................................. 10
ANSICHTEN INDIVIDUELL EINRICHTEN .............................................................................................................. 11
DATEIERWEITERUNGEN ANZEIGEN UND VERSTECKTE DATEIEN ANZEIGEN ....................................................... 13
SCHNELLÜBERSICHT: KONTAKTE VERWALTEN ................................................................................ 14
ANSCHRIFTENFELDER NACH DIN 5008.................................................................................................... 16
MUSTERANSCHRIFTEN ...................................................................................................................................... 17
FIRMENBRIEF .................................................................................................................................................... 17
PRIVATBRIEF ..................................................................................................................................................... 18
POSTFACH ......................................................................................................................................................... 18
AUSLANDSANSCHRIFT ...................................................................................................................................... 18
SCHNELLÜBERSICHT: NACHRICHTEN SENDEN .................................................................................. 19
SCHNELLÜBERSICHT: NACHRICHTEN EMPFANGEN ......................................................................... 20
SCHNELLÜBERSICHT: REGELN ERSTELLEN ........................................................................................ 21
SCHNELLÜBERSICHT: VERTEILER ERSTELLEN.................................................................................. 22
SCHNELLÜBERSICHT: VERTEILER AUS KATEGORIEN ..................................................................... 24
SCHNELLÜBERSICHT: MIT E-MAIL-VORLAGEN ARBEITEN ............................................................ 25
DIE WICHTIGSTEN E-MAIL-REGELN IM BÜRO..................................................................................... 29
SCHNELLÜBERSICHT: TERMINE VERWALTEN .................................................................................... 31
SCHNELLÜBERSICHT: AUFGABEN VERWALTEN ................................................................................ 32
SCHNELLÜBERSICHT: SERIENBRIEFE .................................................................................................... 33
SCHNELLÜBERSICHT: EINRICHTEN WWW.DOTOFFICE.DE-VORLAGE ....................................... 34
GEFAHREN IM INTERNET ............................................................................................................................ 35
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2
Schnellübersicht: E-Mail-Konto einrichten
Führen Sie dazu eine der folgenden Aktionen aus:
1.
Klicken Sie im Menü Extras auf E-Mail-Konten.
2.
Wählen Sie Ein neues E-Mail-Konto hinzufügen, und klicken Sie auf
Weiter.
3.
Wählen Sie den für das Konto verwendeten Server aus, und klicken Sie auf
Weiter:
4.
Geben Sie in den entsprechenden Feldern die Informationen ein, die Ihnen
mitgeteilt wurden:
3
Serverinformationen finden Sie auf der Homepage Ihres Providers finden,
z. B.:
Provider
POP3
SMTP
Benutzername
Acror
pop3.arcor.de
mail.arcor.de
E-Mail Alias
Freenet
pop3.freenet.de
mx.freenet.de
E-Mail-Adresse
T-online
pop.t-online.de
mailto.tonline.de
E-Mail Alias
(ohne Gewähr!)
Klicken Sie auf Weitere Einstellungen. Die meisten Provider verlangen hier
folgende Einstellung:
Im Register VERBINDUNGEN können Sie einstellen, ob über Ihr LAN oder Ihre
DFÜ-Verbindung ein Zugang zum Internet hergestellt werden soll.
Klicken Sie dann auf OK.
5.
Klicken Sie auf Fertig stellen.
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4
Schnellübersicht: Outlook individuell einrichten
Grundlegende Einstellungen
1.
2.
3.
4.
ANSICHT -> SYMBOLLEISTEN -> ERWEITERT
Zu OUTLOOK HEUTE wechseln: OUTLOOK HEUTE ANPASSEN
a. Haken bei BEIM START DIRKET ZU OUTLOOK HEUTE WECHSELN
b. evtl. weitere Einstellungen vornehmen
EXTRAS -> ANPASSEN: Register OPTIONEN
a. MENÜS IMMER VOLLSTÄNDIG ANZEIGEN
EXTRAS -> OPTIONEN: Register WEITERE
a. Haken bei BEI PROGRAMMBEENDIGUNG ORDNER „GELÖSCHTE OBJEKTE“
LEEREN
b. Erweiterte Optionen
5
c. AUTOARCHIVIERUNG
d. LESEBEREICH (mit Lesebereich auf der rechten Seite und Ansicht „ungelesene
Nachrichten“)
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6
Einstellungen für E-Mails
1.
EXTRAS -> OPTIONEN: Register EINSTELLUNGEN Button: E-MAILOPTIONEN:
e. Haken bei ORIGINAL NACHRICHTEN BEIM ANTWORTEN SCHLIESSEN
f. Ggf. Einstellungen im Bereich BEIM ANTWORTEN UND WEITERLEITEN
Im Folgenden erhöhen Sie die Sicherheit und stellen Sie lästige Hinweise ab!
g. ERWEITERTE E-MAIL-OPTIONEN
7
2.
EXTRAS -> OPTIONEN: Register E-MAIL-FORMAT
a. Nicht jeder auf der Welt verwendet Produkte von Microsoft. Außerdem
blockieren manche Empfänger E-Mails im HTML-Format. Im Folgenden sehen
Sie, wie Sie diese Bereiche richtig einstellen.
NUR-TEXT und kein Haken bei E-MAIL MIT MICROSOFT OFFICE WORD 2003
BEARBEITEN
b. Button SCHRIFTARTEN
c. Erstellen Sie eine Signatur, damit Sie nicht unter jeder E-Mail Ihren Namen
schreiben müssen. Denken Sie als Kapitalgesellschaft an die Pflichtangaben
(z. B. HRB-Nr., Geschäftsführer, …)
3.
Button SIGNATUREN (inkl. Grußformel)
d. Wählen Sie ggf. die SIGNATUR FÜR NEUE NACHRICHTEN und FÜR
ANTWORTEN UND WEITERLEITUNGEN aus.
EXTRAS -> OPTIONEN: Register RECHTSCHREIBUNG
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8
Einstellungen für Kontakte
1.
Ablage-Sortier-Reihenfolge ändern
a. EXTRAS -> OPTIONEN -> Button KONTAKTOPTIONEN:
2.
Sortier-Reihenfolge bei E-Mail über Button AN ändern:
b. EXTRAS -> E-MAILKONTEN (2007: KONTOEINSTELLUNGEN) ->
VORHANDENE VERZEICHNISSE ODER ADRESSBÜCHER: ÄNDERN (2007:
REGISTER: ADRESSBÜCHER):
9
Einstellungen für Termine/Kalender
1.
Feiertage eintragen (bitte nur einmal verwenden) und Wochennummern im Kalender
eintragen
a. EXTRAS -> OPTIONEN ->EINSTELLUNGEN: KALENDEROPTIONEN:
2.
Aufgabenblock im Kalender anzeigen
Im Ordner KALENDER:
ANSICHT: AUFGABENBLOCK (2007: AUFGABENLEISTE -> NORMAL und
AUFGABENLISTE)
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10
Verknüpfungen
1.
2.
Verknüpfungen erstellen
a. Über WECHSELN ZU -> VERKNÜPFUNGEN
b. Im Navigationsbereich auf den Hyperlink NEUE VERKNÜPFUNG HINZUFÜGEN
klicken
c. Markieren des gewünschten Ordners (z. B. zentrale Kontakte, Journale, …)
Reihenfolge im Navigationsbereich ändern
a. Unten rechts im Navigationsbereich auf den kleinen Pfeil SCHALTFLÄCHEN
KONFIGURIEN klicken –> NAVIGATIONSBEREICHOPTIONEN
b. VERKNÜPFUNGEN markieren und über NACH OBEN die Schaltfläche nach ganz oben
setzen
Neu: Office-Schaltfläche
1.
Autokorrekturen einstellen
a. Termin, E-Mail oder … öffnen
b. Über OFFICE-SCHALTFLÄCHE -> EDITOR-OPTIONEN -> DOKUMENTENPRÜFUNG
-> AUTOKORREKTUR-OPTIONEN
c. z. B. (r) für ® oder ACII-Zeichensatz-Tabelle: Alt + 169
2.
Schnellzugriff einrichten
a. Termin, E-Mail und … öffnen (Der Schnellzugriff muss für jedes Fenster individuelle
eingestellt werden)
b. gewünschte Befehle anklicken
11
Ansichten individuell einrichten
1.
2.
Kontakte, Termin, E-Mail oder … öffnen
Ansicht -> Aktuelle Ansicht -> Ansichten definieren
3.
z. B. TELEFONLISTE anklicken -> KOPIEREN
-> Namen der neuen Ansicht eintragen
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12
-> Ansicht anpassen: Felder, Gruppieren, Sortieren
Die SPALTEN(breite) kann erst nach erneutem Öffnen FORMATIERT werden!
Die neue Ansicht wird u. a. in der erweiterten Symbolleiste angezeigt:
13
Dateierweiterungen anzeigen und versteckte Dateien anzeigen
Um die MS-DOS-Namen (Dateierweiterungen) sichtbar zu machen, sollten Sie auf jeden
Fall im Windows-Explorer die Option zum Ausblenden der Dateierweiterung deaktivieren. Da
diese Option in den verschiedenen Windows-Versionen an unterschiedlichen Stellen
hinterlegt ist und damit Sie nicht lange suchen müssen, lesen Sie in der kleinen Aufstellung,
wo sich die Option in Ihrem Windows-Betriebssystem befindet:
Version
Menü
Windows NT
Ansicht -> Optionen -> Ansicht:
Keine Erweiterung für registrierte Dateien
Versteckte Dateien und Ordner: alle anzeigen
Windows 98
Extras -> Ordneroptionen -> Ansicht:
Windows Me
Dateinamenerweiterung
Dateitypen ausblenden
Windows 2000
bei
bekannten
Windows XP
Extras -> Ordneroptionen -> Ansicht:
Erweiterung
ausblenden
bei
bekannten
Dateitypen
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14
Schnellübersicht: Kontakte verwalten
Sie möchten:
Lösung
Einen Kontakt erstellen
DATEI -> NEU -> KONTAKT
oder
STRG + Shift: C
oder
über www.dasoertliche.de
oder per E-Mail im Anhang erhalten
oder aus E-Mail-Nachricht
Namen der Kontakte richtig eintragen
(siehe auch „Musteranschriften“, Seite 17)
Musteranschriften
Im Formular KONTAKT:
1.
Button NAME …
2.
Titel im Feld Anrede eintragen (z. B.
Herrn Dr.), Dienst- und
Amtsbezeichnungen im Feld POSITION
3.
FIRMA eintragen
4.
Im Feld SPEICHERN UNTER
auswählen: Nachname, Vorname
(Firma)
wg. Ansicht im Ordner KONTAKTE,
Feld (E-MAIL) ANZEIGEN ALS u.
Sortierung des ADRESSBUCHES
(siehe auch „Sortier-Reihenfolge“,
Seite 8)
Eine Adresse einer Kategorie zuweisen
Kategorie auswählen bzw. über
HAUPTKATEGORIELISTE ergänzen
Neuen Kontakt in einer Firma
AKTIONEN –> NEUER KONTAKT IN DIESER
FIRMA
(OL 2007: SPEICHERN UND NEUER
KONTAKT -> NEUER KONTAKT IN DIESER
FIRMA)
Festlegen, dass mehrere Kontakte zu einer
Firma existieren
KONTAKTE… auswählen (2007: NICHT
Geburtstage und Jahrestage eintragen
Im Register DETAILS
Eine Wiedervorlage eintragen
AKTIONEN (2007: OPTIONEN) –> ZUR
NACHVERFOLGUNG
Informationen zu einem Kontakt hinterlegen
Im NOTIZBEREICH eintragen
Kontakte suchen
Im Adressbuch: F11
KONTAKTE durch Anklicken öffnen -> ersten
Kontakt markieren -> Anfangsbuchstaben
MEHR VORHANDEN)
15
von Nachnamen eintragen -> der
gewünschte Kontakt wird automatisch
markiert
Nach Eintrag im NOTIZBEREICH suchen
Im Ordner KONTAKTE:
EXTRAS –> SUCHEN (2007: SOFORTSUCHE)
-> SUCHEN (2007: SOFORTSUCHE)
oder
STRG + E
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16
Anschriftenfelder nach DIN 5008
Aktuelle Adressen von Kunden, Interessenten und Partnern bilden einen wichtigen
Grundstock für Ihre Korrespondenz. Schreiben Sie die Dienst- und Amtsbezeichnung, den/die
Titel und vor allem den Vor- und Nachnamen des Ansprechpartners richtig.
Empfängerdaten
Das Anschriftfeld kann aus bis zu 9 Zeilen bestehen. Die Absätze sind 1-zeilig geschrieben:
1
2
3
1
2
3
4
5
6
Nicht nachsenden
Übergabe-Einschreiben – Rückschein
W343435, caer
Herrn Karl Maier
bei Otto Huber
Bahnhofstraße 13
97070 Würzburg
Zusatz- und Vermerkzone
Anschriftzone
Anschriftzone
Anschriftzone
Anschriftzone
Anschriftzone
Anschriftzone
Informationen über die Sendungsart (wie Büchersendung, Warensendung, Blindensendung),
besondere Versendungsformen (wie Post-Express, Einwurf-Einschreiben, „Eigenhändig“, …)
sowie Vorausverfügungen (wie „Nicht nachsenden“, „Wenn unzustellbar, zurück“ oder auch
Ordnungsmerkmale des Versenders werden in die Zusatz- und Vermerkzone geschrieben.
Auch die elektronische Frankierung mit STAMPIT wird in diese Zone eingefügt:
17
Musteranschriften
Die Berufs- oder Amtsbezeichnung (Direktor, Landrat, Bürgermeister, ...) steht hinter
der Anrede:
1
2
3
4
5
6
Frau Rechtsanwältin
Ute Steinbeck
Alstergasse 13
20149 Hamburg
Der akademische Grad steht vor dem Namen:
1
2
3
4
5
6
Herrn
Dr. Manuel Müller
Heinestraße 12
97070 Würzburg
Der Empfänger ist Untermieter
(das c/o (carried/over) für den Untermieter wird nicht mehr verwendet):
1
2
3
4
5
6
Frau
Alexandra Müller
bei Dencke
Barbarossaplatz 1
97070 Würzburg
Firmenbrief
denn die Firma ist zuerst genannt - er wird geöffnet an Herrn Baumgart weitergeleitet.
1
2
3
4
5
6
Dresdner Handelsgesellschaft mbH
Herrn Michael Baumgart
Königsberger Straße 121
01099 Dresden
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In den Firmenanschriften wird das Wort „Firma“ weggelassen, wenn aus der
Empfängerbezeichnung erkennbar ist, dass es sich nicht um eine natürliche Person handelt.
Privatbrief
denn die Person ist zuerst genannt - er wird ungeöffnet an Frau Sander weitergeleitet.
Nach den DIN-Vorschriften ist kein „Persönlich“ bzw. „Vertraulich“ vorgesehen.
1
2
3
4
5
6
Frau
Elke Sander
Norddeutsche Landesbank
30159 Hannover
Postfach
Nach der DIN 5005 sind die Postfachnummern von rechts nach links in Zweiergruppen zu
gliedern. Durch die Gliederung sind die Postfachnummern lesefreundlicher.
1
2
3
4
5
6
Max Maier AG
Postfach 23 23 34
97076 Würzburg
Auslandsanschrift
Bei der Auslandsanschrift werden der Bestimmungsort und das Bestimmungsland in
Großbuchstaben geschrieben. Der Ort wird in der Landessprache des Bestimmungslandes
und das Land in der Landessprache des Versendungslandes geschrieben.
1
2
3
4
5
6
Casa de Carmona
Plaza de Lasso 1
41410 CARMONA
SPANIEN
19
Schnellübersicht: Nachrichten senden
Sie möchten:
Lösung
Nachricht an Kontakt senden
1.
2.
3.
4.
Bild einfügen
1.
2.
3.
STRG + Shift + M
Nachnamen o. Teil des Nachnamens
im AN-Feld eintragen
STRG + K
Nachnamen auswählen
Html-Format einstellen: FORMAT
(2007: OPTIONEN) -> HTML-FORMAT
EINFÜGEN -> BILD (2007: GRAFIK)
oder
FORMAT - > HINTERGRUNDBILD
(2007: OPTIONEN -> DESIGNS)
Autosignatur manuell eintragen
EINFÜGEN -> SIGNATUR
(siehe auch „Sortier-Reihenfolge“, Seite 8)
Autokorrekturen verwenden (nur bei NURTEXT E-Mails möglich)
EXTRAS -> AUTOKORREKTUR-OPTIONEN
(wird auch in Word o. Excel übernommen)
Bildkopien
1.
2.
Eine Datei verschicken
1.
2.
Optionen festlegen
a. Nachricht darf nicht weitergeleitet
werden
b. Die Wichtigkeit einer Nachricht
festlegen
c. Eine Übermittlungs- oder
Lesebestätigung erhalten
d. Über Antworten auch andere
Personen informieren
ANSICHT (2007: OPTIONEN) –> BCCFELD
Im BCC-Feld eingetragene EMailadressen können vom ANEmpfänger oder CC-Empfänger nicht
gelesen werden
EINFÜGEN -> DATEI
oder
Büroklammer in Symbolleiste
Register NACHRICHT
a. BERECHTIGUNGEN FÜR DIESES
ELEMENT FESTLEGEN: NICHT
WEITERLEITEN
b. WICHTIGKEIT
Register OPTIONEN
a. LESE- / ÜBERMITTLUNGSBESTÄTIGUNG
DIREKTE ANTWORT AUF
Nachricht als Entwurf speichern:
SCHLIESSEN: ÄNDERUNGEN SPEICHERN ->
JA
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20
Schnellübersicht: Nachrichten empfangen
Sie möchten:
Lösung
Vorschau einstellen
Im Ordner POSTEINGANG
ANSICHT
a. -AUTOVORSCHAU
b. --> ANORDNEN NACH –> DATUM
und
IN GRUPPEN ANZEIGEN
Antworten:
a. Eine Nachricht beworten
b. Allen Empfängern antworten
c. Eine Nachricht weiterleiten
AKTIONEN
a. -> ANTWORTEN
b. -> ALLEN ANTWORTEN
c. -> WEITERLEITEN
Anlagen öffnen
Bei geöffneter E-Mail:
1.
Erst an Hand der Datei-Endung
sicherstellen, dass es sich nicht um
einen Virus handelt.
2.
Doppelklick auf Anlage: SPEICHERN
3.
Virenscan
4.
Öffnen
Ordnung schaffen durch
Kontext-Menü (= rechte Maus) auf Nachricht
a. ALS GELESEN MARKIEREN
b. ALS UNGELESEN MARKIEREN
c. ZUR NACHVERFOLGUNG
KENNZEICHNEN
a. als gelesen markieren
b. als ungelesen markieren
c. Erinnerung hinzufügen
Die Bedeutung der Symbole der E-Mails finden Sie auf Seite 28.
21
Schnellübersicht: Regeln erstellen
EXTRAS -> REGELN UND BENACHRICHTIGUNGEN
-> NEUE REGEL -> REGEL OHNE VORLAGE ERSTELLEN
-> Weiter
einer bestimmten z. B. Kategorie zuordnen o. in einen Ordner verschieben
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22
Schnellübersicht: Verteiler erstellen
DATEI -> NEU: VERTEILERLISTE o. STRG + Shift: L
Namen für Verteiler vergeben (am besten mit Wort „Verteiler …“ am Anfang, z. B. „Verteiler
Würzburg“):
MITGLIEDER AUSWÄHLEN:
SPEICHERN UND SCHLIESSEN (Der Verteiler ist im Ordner KONTAKTE unter den
eingegebenen Namen abgelegt.)
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Verteiler aktualisieren
Wenn Sie die E-Mail-Adresse eines Kontakts geändert haben, weiß die VERTEILERLISTE
davon überhaupt nichts. Jede Sendung wird an die Gruppe würde also auf Basis der alten EMail-Adresse erfolgen.
Das Gleiche gilt, wenn Sie einen Kontakt gelöscht haben! Aktualisieren Sie Ihre Verteilerliste:
Im Ordner KONTAKTE:
Verteiler öffnen: JETZT AKTUALISIEREN
E-Mail an Verteiler versenden
1. STRG + Shift: M
2. Am Besten im BCC-Feld einen Teil des Verteilernamens eingeben: z. B. „Verteiler
Würzburg“
3. STRG + K
4. Verteiler aussuchen
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Schnellübersicht: Verteiler aus Kategorien
Sie arbeiten mit Kategorien und wollen aus diesen Kontakten einen E-Mail-Verteiler erstellen.
Das funktioniert nicht. Gehen Sie doch wie folgt vor:
Stellen Sie die Kategorie-Ansicht ein: ANSICHT -> ANORDNEN NACH -> KATEGORIEN
Danach markieren Sie mit Shift (Großschreib-Taste) und den Pfeiltasten die gewünschten
Kontakte. Diese ziehen Sie per Drag & Drop auf das Feld E-Mail.
Dadurch wird automatisch eine E-Mail mit Ihren E-Mail-Adressen im AN-Feld (als Verteiler)
stellt.
Bitte denken Sie daran, dass Sie E-Mails an einen Verteiler niemals über das AN-Feld
versenden, sondern die E-Mail-Adressen immer in das BCC Feld kopieren. Zum einen
verhindern Sie, dass noch mehr Spam entsteht, zum anderen schützen Sie die Daten Ihrer
Empfänger.
25
Schnellübersicht: Mit E-Mail-Vorlagen arbeiten
So speichern Sie eine E-Mail als Vorlage ab:
1.
Schreiben Sie eine E-Mail, so wie
Sie es gewohnt sind.
2.
Anschließend klicken Sie auf:
DATEI –> SPEICHERN UNTER
3.
Wählen Sie hier den Dateityp
„OUTLOOK-VORLAGE“ (*.oft)
aus.
4.
Geben Sie Ihrer Vorlage einen
Namen (z. B. Anfrage).
5.
Dann klicken Sie auf
SPEICHERN.
Dann können Sie diese E-Mail
SCHLIEßEN, ohne sie zu speichern.
Klicken Sie also auf ABBRECHEN.
Binden Sie Ihre neue Vorlage wie folgt in ein Menü ein:
1.
Klicken Sie auf EXTRAS -> ANPASSEN.
2.
Im Register BEFEHLE gehen Sie in den Bereich KATEGORIEN. Dort wählen Sie Neues
Menü aus und suchen im Bereich BEFEHLE den Punkt NEUES MENÜ aus.
3.
Diesen ziehen Sie durch Drag & Drop in die Symbolleiste.
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26
4.
Mit rechter Maus können Sie den Namen Ihres Menüs (z. B. Anfrage) verändern und
mit ENTER bestätigen.
Gehen Sie wieder in den Bereich KATEGORIEN und suchen dort Datei.
Im Bereich BEFEHLE ziehen Sie E-MAIL-NACHRICHT durch Drag & Drop in die
Symbolleiste.
7.
Sie können wieder mit der rechten Maus-Taste den Namen (z. B. Vielen Dank)
verändern.
8.
Schließen Sie das Fenster ANPASSEN.
So haben Sie also einen neues Menü Anfragen und einen neuen Unterpunkt Vielen Dank
angelegt.
5.
6.
Nun müssen Sie den Pfad zu Ihrer oft-Vorlage herausfinden, um diese mit dem
neuen Menü zu verbinden:
1.
Klicken Sie auf DATEI -> NEU -> FORMULAR AUSWÄHLEN.
2.
Bei SUCHEN IN wählen Sie VORLAGEN IM DATEISYSTEM aus.
3.
Markieren Sie den Pfad C:\...\....\*.oft
4.
Kopieren Sie die Markierung mit STRG + C in die Zwischenablage.
5.
6.
Klicken Sie auf ABBRECHEN.
Anschließend öffnen Sie wieder EXTRAS -> ANPASSEN
27
7.
8.
Öffnen Ihr neues Menü Anfragen und hier den Unterpunkt Vielen Dank.
Dann öffnen Sie über die rechte Maustaste wieder das Kontextmenü und klicken auf
HYPERLINK ZUWEISEN -> ÖFFNEN.
9.
10.
Im Bereich ADRESSE fügen Sie über STRG + V den Pfad zu Ihrer Vorlage ein.
Das Sternchen * ersetzen Sie durch den Namen Ihrer Vorlage (in unserem Beispiel
durch Anfrage).
Bestätigen Sie mit OK.
11.
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28
Nachrichtensymbole
Symbol
Bedeutung
Ungelesene Nachricht
Gelesene Nachricht
Entwurf
Nachricht wird gesendet
weitergeleitete Nachricht
Nachricht, auf die geantwortet wurde
Übermittlungsbenachrichtigung
Lesebestätigung
29
Die wichtigsten E-Mail-Regeln im Büro
Das Schreiben von E-Mails ist heute genauso schwer aus dem Büroalltag wegzudenken wie
das Telefon oder die Schreibtischlampe. Doch auch bei einem so unkomplizierten Vorgang
der Kommunikation sollten Sie bestimmte Regeln beachten. Im Folgenden ein paar Tipps für
alle, denen Umgangsformen beim Schreiben von E-Mails genauso am Herzen liegen wie beim
Schriftverkehr auf dem Papier. Denn letztendlich hinterlässt eine E-Mail genauso einen
Eindruck beim Empfänger wie ein herkömmlicher Brief. Deshalb sollten Sie die Regeln für
den Geschäftsbrief (DIN 5008 – 2005) auch bei E-Mails anwenden.
Regel 1: Betreffzeile
Die meisten Menschen erhalten heute mehr elektronische Post, als sie beim besten Willen
lesen können – Ihre Betreffzeile sollte deswegen klar das Thema nennen und im Idealfall
den Empfänger auch noch neugierig machen.
Regel 2: Schriftbild
Vorsicht: GROßSCHREIBUNG wird in E-Mails als Brüllen verstanden. So genannte Smileys
können dagegen Stimmungen
:-)
Freude
:-(
Trauer
;-)
Scherz
darstellen. Für sie gilt: Sparsamer Gebrauch steigert die Wirkung.
Regel 3: Signatur
Die meisten E-Mail-Programme bieten die Möglichkeit, eine Signatur anzuhängen. Darin
sollten Sie Ihre Telefonnummer für eventuelle Nachfragen angeben. Sinnsprüche oder Witze
sind dagegen eher störend – vor allem bei häufigem Mailwechsel. Achtung: Seit 01.01.2007
gelten für Gesellschaften, für die das HGB Anwendung findet, bestimmte Formvorschriften.
Regel 4: Dateianhänge
Halten Sie Ihre Dateianhänge möglichst klein. Das spart Ihnen und Ihrem Empfänger Zeit
und beansprucht keine unnötigen Speicherressourcen.
Regel 5: Beantwortung
Der schriftliche Charakter von E-Mails verführt Sie E-Mails wie Briefe zu behandeln.
Angemessener ist jedoch der Vergleich mit einer Telefonnachricht. Versuchen Sie deshalb,
Ihre Mails binnen 24 Stunden zu beantworten.
Regel 6: Diskretion (Ohne Einverständnis keine Weiterleitung!)
Eine Mail ist genauso vertraulich wie ein Brief zu behandeln. Sie darf nur mit Zustimmung
des Absenders weitergeleitet werden.
Regel 7: Diskretion (Mail = Postkarte)
Die Datensicherheit von unverschlüsselten E-Mails gleicht der Halböffentlichkeit von
Postkarten oder Faxen. Geheimnisse, Geständnisse und Bekenntnisse sind daher in E-Mails
so gut aufgehoben wie am Schwarzen Brett.
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Regel 8: Formulierungen
Wenn Sie zweifeln, wie Sie eine E-Mail formulieren sollen, folgen Sie am besten dem Vorbild
der letzen Mail, die Sie von der jeweiligen Person erhalten haben. So vermeiden Sie
unbeabsichtigte Unhöflichkeit und Beleidigungen.
Regel 9: Kein Missbrauch des CC-Feldes
Eine große Unsitte hat sich bei manchen E-Mail-Versendern eingebürgert. So werden alle EMails jeweils in Kopie an „unbeteiligte“ Dritte geschickt, um diesen zu informieren. Überlegen
Sie immer beim Eintragen in das CC-Feld, ob der Empfänger wirklich Interesse an Ihrer
Information hat. Sie erhöhen damit nur die E-Mail-Flut!
Regel 10: kein ständiger Posteingangscheck
Sind Sie sicher, dass Sie sich vom Computer immer informieren (möglichst noch mit Tönen
und Bildern) lassen müssen, wenn eine neue E-Mail eingegangen ist? Sind Sie sicher, dass
Sie alle ½ Stunde überprüfen müssen, ob E-Mails eingegangen sind? Es reicht völlig aus,
wenn Sie 3-mal am Tag Ihre E-Mails checken. (Natürlich hängt dies auch von Ihrem
Arbeitsbereich ab.) Schalten Sie sämtliche automatischen Hinweise auf einen E-Mail-Eingang
ab. Es gibt nichts schlimmeres, als ständig bei einer Arbeit unterbrochen zu werden. Wenn
eine E-Mail wirklich ganz schnell bearbeitet werden muss, wird sich der Absender bei Ihnen
telefonisch melden.
Hätten Sie es gewusst?
1971 verschickte der US-Amerikaner Ray Tomlinson die erste Mail. Von ihm stammt auch der
Gebrauch des @-Zeichens.
31
Schnellübersicht: Termine verwalten
Sie möchten:
Lösung
Einen Termin eintragen
DATEI -> NEU ->TERMIN
oder
STRG + Shift: a
Die Erinnerung festlegen
Im Formular TERMIN:
Erinnerung ändern
Termine farbig kennzeichnen
Im Formular TERMIN:
BESCHRIFTUNG einstellen
(2007: KATEGORISIEREN)
Eine Terminserie aus einem vorhandenen
Termin erstellen
Im Formular TERMIN:
AKTIONEN -> SERIENTYP
Für einen Termin eine Datei bereitstellen
Im Formular TERMIN:
EINFÜGEN -> DATEI
oder
In Symbolleiste: Büroklammer
Aktivitäten eines Kontakts nachvollziehen
Der Aufruf der Aktivitäten dauert sehr
lange, deshalb ist es sinnvoll für diese
Tätigkeit den Business Contact Manager o.
eine ähnliche Software zu verwenden.
1.
Im Formular TERMIN:
KONTAKT auswählen -> Termin
speichern (2007: Verwendung nicht
sinnvoll)
2.
oder
KONTAKT aufrufen: AKTIONEN ->
NEUER TERMIN MIT KONTAKT
KONTAKT öffnen: Register
AKTIVITÄTEN.
Tagesordnung für einen Termin erstellen
Im Formular TERMIN:
TOPs im Notizfeld eintragen
Ein einmaliges Ereignis erstellen
Im Ordner Kalender:
AKTIONEN -> NEUES GÄNZTÄGIGES
EREIGNIS
Achtung: bei ANZEIGEN ALS umstellen auf
beschäftigt:
Ein jährliches Ereignis erstellen
Achtung: Geburtstage und Jahrestage
werden in den KONTAKTEN unter DETAILS
eingetragen
Im Ordner Kalender:
AKTIONEN -> NEUES GÄNZTÄGIGES
EREIGNIS -> SERIENTYP: JÄHRLICH
Einen Termin verschieben
Im Ordner Kalender:
Auf Termin zeigen: Drag & Drop
Besprechungsanfrage erstellen
STRG + SHIFT: Q
DATEI -> NEU -> BESPRECHUNGSANFR.
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Schnellübersicht: Aufgaben verwalten
Sie möchten:
Lösung
Eine Aufgabe erstellen
DATEI -> NEU -> AUFGABE
oder
STRG + Shift: T
Chronologische Reihenfolge von Aufgaben
beachten
Im Formular AUFGABE:
1. ERINNERUNG
2. BEGINNT AM
3. FÄLLIG
Eine Aufgabe als „erledigt“ kennzeichnen
z. B. in Ansicht OUTLOOK HEUTE: HAKEN
setzen
Eine Aufgabenserie erstellen
AKTIONEN -> SERIENTYP
Eine Aufgabenanfrage erstellen
STRG + Shift: Z
oder
DATEI –> NEU -> AUFGABENANFRAGE
Eine vorhandene Aufgabe übertragen
AKTIONEN -> AUFGABE ZUORDNEN
Aufgaben annehmen, ablehnen
ÜBERNEHMEN o. ABLEHNEN
einen Statusbericht senden
AKTIONEN -> STATUSBERICHT SENDEN
Projekte verwalten
1.
2.
Im Formular AUFGABE: KATEGORIEN
ZUORDNEN
Im Ordner AUFGABEN:
ANSICHT -> ANORDNEN NACH:
KATEGORIEN
33
Schnellübersicht: Serienbriefe
1.
Markieren Sie die gewünschten Kontakte
2.
Wählen Sie EXTRAS – SERIENDRUCK ...
3.
... und geben Sie entweder an, dass Sie ALLE KONTAKTE IN AKTUELLER
ANSICHT benutzen wollen oder – wenn Sie nur die Markierung nehmen wollen –
dass Sie NUR AUSGEWÄHLTE KONTKAKTE verknüpfen wollen:
Im oben gezeigten Fenster suchen Sie im Bereich DOKUMENT entweder NEUES
DOKUMENT oder das VORHANDENE DOKUMENT
4.
Übernehmen Sie ansonsten alle bereits voreingestellten Einstellungen, wie sie auf
dem obigen Fenster gezeigt sind, und klicken auf OK.
5.
In Word können Sie im Hauptdokument die Felder einfügen und als Vorlage
abspeichern.
www.buero-update.de
34
Schnellübersicht: Einrichten www.dotoffice.de-Vorlage
1.
Word öffnen: Makro-Sicherheit ändern: Extras -> Makro -> Sicherheit ->
Sicherheitsstufe auf Mittel einstellen
2.
Dotoffice installieren (ggf. „Makros aus dieser Quelle vertrauen“ und „Makros
aktivieren“)
3.
Über Windows-Explorer „Verknüpfung mit Desktop“ mit „Brief_zvlg.dot“ in
Anwendungsdaten/Mikrosoft/Vorlagen
4. Position = KDNR als Textmarke
5.
Vorlage
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
anpassen:
Leerschritt zwischen Straße und Ort löschen
Ort nicht fett
Absender-Info-Block, Textfeld „Tel., Name“, Ort bei „Datum“ und
Benutzername unter Gruß löschen
Anzeigen der eingefügten Textmarken: Extras -> Optionen -> Ansicht:
Textmarken
Welche Textmarke ist wo eingefügt: Textmarke markieren: Einfügen ->
Textmarke (Name der Textmarke ist markiert)
Textmarke löschen: Einfügen -> Textmarke: Löschen
Textmarken einfügen: Ansicht -> Symbolleisten: Textmarken, Textmarken1,
Textmarken2
Layout anpassen
35
Gefahren im Internet
Bezeichnung
Beschreibung
Gefahr droht bei
Viren
Schadprogramm
Disketten, CD, E-Mails
mit Anhängen
Würmer
Schadprogramm, dass Massenmails
über das Adressbuch versendet
E-Mails mit Anhängen
Trojaner (Spyware)
Spionageprogramm
Dialer
Internet-Einwahlprogramm (Hohe
Kosten)
Surfen im web
Spam
Werbemails
E-Mails
Phishing
E-Mail, die einen Hyperlink auf
getarnte Banking Homepage enthält
E-Mails mit Hyperlinks
Makros
Automatische Programm für MSOffice-Programme
Html-Mails
E-Mails Format, das schädliche
Anweisungen enthalten kann
E-Mails
Pop-Ups
Werbefenster von Homepages
Surfen im Web
Port-Scan
Überprüfung auf offenen Zugang des
PC
Surfen im Web
Schutz










Einstellungen am Browser (Siehe auch Browser-Check www.bsi-fuer-buerger.de)
Antivirensoftware (antivir)
Bei Outlook: Sicherheitsstufe 1: automatische Sperrung der Anhänge, z. B. .bat,
.exe, .zip, Trotzdem Dateierweiterungen anzeigen lassen
Bei Outlook: Sicherheitsstufe 2: Anhänge speichern und erst nach Virenprüfung
öffnen
Antispyware (Ad-Ware, Spybot)
Dialer: 0900-Warner, Vorsicht bei Eingabeaufforderung, Kostenlimit, Nummern
sperren lassen, Bsp: Hausaufgaben.de
Firewall (zone-Alarm)
Vorsicht bei E-Mail-Links und E-Mail-Anhängen
updates für vorhandene Software
Datensicherung
www.buero-update.de
36
Schutz vor SPAM

Sofort löschen ohne zu lesen: siehe Betreffzeile

Nicht antworten z. B. Link bei Newslettern „Abbestellen“

Keine Lesebestätigung versenden

Für Gewinnspiele: „Weg-Werf-E-Mail-Adresse“ http://www.jetable.org/de/index

In Foren und Newsgroups @ durch AT ersetzen

Updates von Junkmail-Filter für Outlook besser: bei Provider Spam-Filter
aktiveren

Schutz vor Viren
Infos
www.bsi-fuer-buerger.de

Outlook optimal - büro

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