Dr. Dirk Mellies

Bezirksamt Wandsbek – Fachamt Eingliederungshilfe
Fachcontrolling und interne Steuerung im Fallmanagement der Hamburger Eingliederungshilfe
Dr. Dirk Mellies, Fachamtsleiter
10. November, 16.50 Uhr
Netzwerktagung des Deutschen Vereins für Controllerinnen und Controller sowie
Führungskräfte aus den Bereichen des SGB VIII und XII
09.11.-11.11.2015, NH Berlin Alexanderplatz
Gliederung
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Organisation der Durchführungsebene der Hamburger
Eingliederungshilfe
Seit wann, bei welchen Leistungen und mit welchen Ressourcen
wird das Fallmanagement in Hamburg durchgeführt?
Warum haben wir uns als Durchführungsbereich mit den Themen
Fachcontrolling/interne Steuerung beschäftigen müssen?

Was und warum ist derzeit Teil unseres Fachcontrollings?

Wie sieht die Zukunft unseres Fachcontrollings aus?

Fragen & Diskussion
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Organisation der EGH-Durchführungsebene in HH

Durchführung erfolgt in den 7 Hamburger Bezirken bzw. im zentralen
Fachamt Eingliederungshilfe im Bezirksamt Wandsbek
 Ausnahme: EGH für Suchterkrankte ( BGV), Integrationshelfer in Schulen (
BSB)


Aufgaben der Bezirke (Soziale Dienstleistungszentren GS/SDZ):
 Hier werden alle EGH-Erstanträge sowie auch alle Folgeanträge bei ambulanter
EGH sozialhilferechtlich bearbeitet; Erstellung der Bescheide
Aufgaben des zentralen Fachamtes
Eingliederungshilfe im Bezirksamt
Wandsbek (W/EH):
 EH 1: sozialhilferechtliche Bearbeitung
für stationäre und teilstationäre EGH
sowie ambulante EGH außerhalb
Hamburgs; Erstellung der Bescheide
[ Organigramm des Fachamts, EGH-Workflow usw.
siehe auch: Back-Up-Folien am Ende des Handouts]
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Organisation der EGH-Durchführungsebene in HH

EH 4: sozialmedizinische Begutachtung/Feststellung der Zugehörigkeit zum
Personenkreis § 53 SGB XII
 Ausnahme: Die Zuständigkeit für Kinder/Jugendliche und Sinnesbehinderte liegt
weiterhin bei den bezirklichen Gesundheitsämtern

EH 2/3: Fallmanagement für stationäre und ambulante EGH-Leistungen, die
einen hohen Assistenzbedarf aufweisen
 Alle EGH-Erstanträge sowie alle laufenden Leistungsfälle, die bereits ein
Fallmanagement durchlaufen haben
 Prüfung/Befürwortung von Art und Umfang der Leistung; elektronische
Übermittlung an die sozialhilferechtliche Bearbeitung
 Prüfung erfolgt bei Neufällen immer in einer sog. Gesamtplankonferenz, bei
Folgeanträgen i.d.R. über standardisierte Berichterstattung des Anbieters
 Fallmanagement = Back-Office-Funktion
 Ausnahme vom Fallmanagement: EGH-Leistungen mit geringem Assistenzbedarf
(z.B. Pauschalen, Studienhilfen, Hilfsmittel usw.), ambulante Leistungen für
Kinder

EH G 30: Fachcontrolling für den Aufgabenbereich des Fachamtes
 Stelle seit 2015 wiederbesetzt
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Seit wann wird ein Fallmanagement in der
Hamburger EGH durchgeführt?

Ab 2004: Einführung eines Fallmanagements für stationäre EGH-Leistungen
im Rahmen des Ambulantisierungsprogramms


Aufwändiges Gesamtplanverfahren für ca. 3.500 Leistungsempfänger unter der
Fragestellung  Ist eine ambulante Leistung möglich?
2009-2012: Einführung eines Fallmanagements für ambulante EGHLeistungen (Projekt; Organisation in gesonderter Abteilung des zentralen Fachamtes
Eingliederungshilfe)

2013: Verstetigung des Projektes und Einführung einer
Einheitssachbearbeitung A bis Z (Sonderbereiche: Persönliches Budget,
Hörgeschädigte, behinderte Pflegekinder außerhalb Hamburgs)

2014: Zentralisierung der ärztlichen Begutachtung im Fachamt
Eingliederungshilfe



Ziel: Gewährung einer einheitlichen sozialmedizinischen Begutachtung
Wesentliche qualitative Ergänzung des Fallmanagements der SozPäds
bessere Berücksichtigung vorrangiger Kostenträger
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Bei welchen EGH-Leistungen wird ein
Fallmanagement durchgeführt?
EGH-Leistungen mit verpflichtendem Fallmanagement sind in der
„Gründungsdrucksache“ (Nr. 2008/1597) des Fachamtes W/EH festgelegt:
 Stationäre EGH für Kinder und Erwachsene: ca. 4.350 Leistungsfälle
 Teilstationäre EGH (WfbM, Tafö, sonstige Beschäftigungsprojekte) sofern
es eine weitere EGH-Leistung gibt: ca. 3.960 Leistungsfälle
 Ambulante (Wohn-)hilfen (AWG, PBW, Wohnassistenz, Ambulante
Sozialpsychiatrie (ASP, PPM und BeWo)) für Erwachsene: ca. 8.400
Leistungsfälle
 weitere EGH-Nebenmaßnahmen (in Hamburg: Haushaltshilfen, Beförderungspauschalen, Teilhabepauschale für Senioren usw.) und HzP werden im Fallmanagement mitbearbeitet, sofern es eine der o.a. EGH-Leistungen gibt
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Ressourcen des Fallmanagements
Qualifikation: Sozialpädagogen/innen mit staatlicher Anerkennung; TVL- E 9,
Fallgruppe 1; Fachärzte: A 15/E 15; Ärzte: E 13.
Abschnitt
Fallzahl
VZÄ
EH 21, 22, 23,
31, 32, 34
(FM A bis Z)
14.299
61 (ohne Leitung) 235
EH 33
(FM Persönliches
Budget)
393
3 (inkl. Leitung)
131
EH 23 H (FM
Hörgeschädigte)
160
2 (ohne Leitung)
80
EH 21 P
Im Aufbau
(FM Pflegekinder)
2 (ohne Leitung
Im Aufbau
EH 4 (ärztlicher
Fachdienst)
2,8 (inkl. Leitung)
60-80 Neufallgutachten pro
Monat
Ca. 190-240
Neufälle pro
Monat
Fallzahl pro VZÄ
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Warum Fachcontrolling/interne Steuerung?

Projektverstetigung „Einführung eines Fallmanagements in der ambulanten
Eingliederungshilfe“ war an positive fachliche und fiskalische Evaluation
geknüpft
 Einführung eines aufwändigen Gesamtplanverfahrens gemäß § 58 SGB XII
 Verstärkung der Kundenorientierung
 Optimierung der Verfahrensabläufe zur Qualitätssicherung und
Kostenbegrenzung in der ambulanten Eingliederungshilfe

Umsetzung/Nachweiserbringung
 Aufbau des derzeitigen Workflows und darüber Gewährleistung des
aufwändigen Gesamtplanverfahrens = jede/r Leistungsberechtigte hat einen
Gesamtplan
 einmalige Kundenbefragung; Messung der Bearbeitungszeiten
 Identifikation von Indizes, die einen fiskalischen Steuerungserfolg nachweisen
 Einbau eines elektronischen Zählverfahrens in das eigene FallmanagementDatenbanksystem
Ergebnisse des Projektberichts im Internet: http://www.hamburg.de/4368848
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Steuerungserfolg des Fallmanagements bis 2011
Kostenersparnis durch das Fallmanagement für amb. EGH-Leistungen
durch Ablehnungen/Reduzierungen (siehe Projektbericht S. 14 u. 16):
2009
2010
2011
Eingesparte Kosten
2009 bis 2011
Zahl durch das FM
abgelehnter
Anträge auf amb.
EGH
65
200
177
3.882.722 €
Zahl durch das FM
reduzierter Anträge
auf amb. EGH
774
3.651
4.028
8.446.997 €
SUMME
12.329,719 €
 Diese Zahlenwerte wurden nicht als Steuerungsnachweis anerkannt!
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Steuerungserfolg des Fallmanagements bis 2011
Minder/Mehrausgaben durch veränderte durchschnittliche Fallkosten
gegenüber 2007 in einzelnen amb. Leistungssegmenten (siehe
Projektbericht, S. 12):
Leistungsart
2009
2010
2011
-51.018 €
-76.995 €
-82.284 €
1.943 €
274.851 €
875.066 €
HfbK
-57.253 €
-141.089 €
-135.106 €
PPM
-205.490 €
-848.768 €
-2.503.789 €
PBW
WA
SUMME
- 311.818 €
- 792.001 €
-1.846.113 €
Zahlen inflationsbereinigt unter Berücksichtigung der Kostensatzsteigerungen
 Diese Zahlenwerte wurden als Steuerungsnachweis anerkannt!
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Was und warum ist derzeit Teil unseres
Fachcontrollings?


Direkter Refinanzierungsnachweis wie im Projekt ist nicht mehr
erforderlich – Warum trotzdem ein Fachcontrolling?
Neue externe Anforderungen:




Kennzahlen im Rahmen des Berichtswesen der Strategischen
Neuausrichtung des Hamburger Haushaltswesen an die Bürgerschaft
Befürwortungsentwicklung im Rahmen der Trägerbudgets der neuen
Ambulanten Sozialpsychiatrie
Nachweis des Steuerungserfolgs des neuen ärztlichen Fachdienstes
Internes Fachcontrolling/interne Steuerung





Fachliche Entwicklungen der EGH frühzeitig erkennen
Nachweis der eigenen Effizienz und Wirksamkeit/Effektivität jederzeit
dokumentierbar machen!
Gewährleistung einer einheitlichen Verwaltungspraxis
Gewährleistung gleicher fachlicher Standards und Qualität
Besserer Überblick, um die eigenen knappen Ressourcen effektiv
und effizient einsetzen zu können!
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Kennzahlen im Rahmen SNH an die Bürgerschaft
Eingliederungshilfe (Bezirksamt
Wandsbek; Fachamt EH)
Plan-Wert 2015 Ist-Wert zum
gesamt
30.06.2015
Plan-Wert zum
30.06.2015
Abweichung in
%
Ziel: Bedarfsgerechte Hilfe für berechtigt Antragstellende ist sichergestellt. Leistungen an Leistungserbringende im Zuständigkeitsbereich sind sichergestellt. EGH-Bedarf ist geprüft und befürwortet.
Kennzahlen für Ziel:
1. Anzahl der Leistungsberechtigten
(nur EH 1) insgesamt
2. Anzahl der erstellten Gesamtpläne
insgesamt
6.835
6.776
6.835
-0,86%
5.300
2.502
2.650
-5,58%
3. Anzahl der erstellten Gesamtpläne in
der stationären Eingliederungshilfe
610
309
305
1,31%
4. Anzahl der erstellten Gesamtpläne in
der ambulanten Eingliederungshilfe
4.690
2.216
2.345
-5,50%
24.000
12.367
12.000
3,06%
6. Anzahl der Befürwortungen in der
stationären Eingliederungshilfe
4.000
1.844
2.000
-7,80%
7. Anzahl der Befürwortungen in der
ambulanten Eingliederungshilfe
16.500
8.464
8.250
2,59%
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5. Anzahl der Befürwortungen insgesamt
Befürwortungsentwicklung im Rahmen der
Trägerbudgets der Ambulanten Sozialpsychiatrie
 Seit 2014 erhalten die Hamburger Anbieter, die Leistungen der Ambulanten
Sozialpsychiatrie erbringen, feste Jahresbudgets
 Derzeit ca. 50 Anbieter mit 5.800 Leistungsempfängern
 Fachleistungsstunden bzw. sog. „Verrechnungseinheiten“ (1 Einzelstunde =
1,0 VE, 1 Gruppenstunde = 0,25 VE) werden auf Einzelfallebene nicht mehr
mitgeteilt
 Dafür wird unterjährig und insbesondere vor den neuen
Budgetverhandlungen den Anbietern und der Fachbehörde die jeweils über
den Einzelfall befürwortete Summe an Verrechnungseinheiten pro Anbieter
transparent gemacht
 Parallel können wir im Fachamt monatlich nachvollziehen, wie sich die Zahl
der Leistungsempfänger, der Erstbefürwortungen, der beendeten
Maßnahmen und der durchschnittlich befürworteten Einzel- und
Gruppenstunden pro Anbieter entwickelt
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Nachweis des Steuerungserfolgs des neuen
ärztlichen Fachdienstes
Erhebung diverser Kennzahlen:
 Anzahl Gutachten Neuanträge; Anzahl Nachbegutachtungen im
Auftrag des Fallmanagements
 Anteil persönlicher Begutachtung vs. Gutachten nach Aktenlage
 Bearbeitungszeit ab Vorlage der Schweigepflichtentbindung
 Anteil der Ablehnungen des Fallmanagements
 Auswertung der Ablehnungsgründe




zählt nicht zum Personenkreis § 53 SGB XII
mangelnde Mitwirkung
Bedarf wird durch andere/vorrangige Kostenträger gedeckt
keine wesentliche Teilhabeeinschränkung trotz Zuordnung zu § 53 SGB
XII
 keine Arbeit an EGH-Zielen (mehr) möglich
 usw.
 Weiterleitung an andere zuständige Stellen (z.B. bei Suchterkrankung
 andere Hamburger Zuständigkeit)
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Fragen und Diskussion
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Internes Fachcontrolling
Erhebung diverser Kennzahlen:
 Erhebung Antragsart und –umfang; Vergleich mit tatsächlicher Befürwortung 
Steuerungserfolge können hierdurch eindeutig dem Fachamt zugeordnet werden
 Auswertung der Befürwortungen (Maßnahmenwechsel, Leistungsumfang,
Zusammenhangsleistungen, Unterschiede zwischen Einzel- und
Gruppenstunden, Alter und Geschlecht, Einzelfallentscheidungen mit besonderen
Bedarfen, Einrichtungsspezifika, Persönliche Budgets)  Kern eines
Fachcontrollings
 Warum wird ein Fall z.d.A. gelegt?  Auswahlgründe u.a.: „erfolgreich beendet“,
„Abbruch auf Wunsch des Leistungsberechtigten“ usw.  erste Stufe eines
Wirksamkeitscontrolling?
 Auswertung von Widersprüchen (Häufigkeit und Ergebnis)
 Alter des letzten Gesamtplans
 Auswertung der Nationalitäten der Leistungsberechtigten
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Fragen und Diskussion
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Interne Steuerung
Interne Zielsetzungen:
 Fachliche Entwicklungen der EGH frühzeitig erkennen
 Nachweis der eigenen Wirksamkeit jederzeit dokumentierbar machen!
 Gewährleistung einer einheitlichen Verwaltungspraxis
 Gewährleistung gleicher fachlicher Standards und Qualität
 Besserer Überblick, um die eigenen knappen Ressourcen effektiv und
effizient einsetzen zu können!
 Ausgewählte Erkenntnisse nach außen und innen kommunizieren
Benchmarking der sechs nach A-Z-Buchstabenzuordnung aufgestellten
Abschnitte des Fallmanagements
 Regelmäßige Auswertung der Befürwortungen (Leistungsart- und umfang
im Vergleich zur Antragstellung, Ablehnungsgründe, Befürwortungszeiträume,
erfolgreicher Abschluss von Maßnahmen, usw.)
 gleichzeitige Nutzung der Daten als internes Personalbemessungsinstrument („Arbeitslast“, Bearbeitungszeiträume)
 Diskussion der Auswertungsergebnisse im Leitungskreis; ggf. Rücksprache
mit den Abschnittsleitungen
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Zukunft unseres Fachcontrollings?
Ziele:
 Aufrechterhaltung und Ausbau der regelhaften internen Berichterstattung
 Interne Akzeptanz ggü. einem Fachcontrolling erhalten/ausbauen
 Stärkere Berücksichtigung/Evaluation der Messung von „Wirksamkeit“ und
„Erfolg“ von EGH-Leistungen; langfristig auch bis auf die Einzelfallebene
 Problem der Ursache-Wirkungs-Kette
Risiken:
 Vernachlässigung der Controllingberichte im Tagesgeschäft der
Durchführungsebene
 Fachcontrolling im Fachamt Eingliederungshilfe derzeit abhängig von einer
selbstentwickelten Access-Anwendung
 Access-Anwendung soll in den nächsten 2-3 Jahren von einer neuen
Sozialhilfe-Standardsoftware abgelöst werden
 Unklar, im welchem Umfang eine neue Standardsoftware die gerade
erarbeiteten Controlling-Möglichkeiten bieten kann
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Fragen & Diskussion
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Backup-Folien
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Backup-Folien
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Backup-Folien
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Kontakt
Fachamtsleitung: Dr. Dirk Mellies
Freie und Hansestadt Hamburg
Bezirksamt Wandsbek│Fachamt Eingliederungshilfe
Fachamtsleitung W/EH L
Postadresse: Barmbeker Markt 22 - 22081 Hamburg
Tel.: +49 (0) 40 428 81-9415│Fax: +49 (0) 40 4279-05645
E-Mail: [email protected]
Fachcontrollerin: Agnieszka Czarnecka
Freie und Hansestadt Hamburg
Bezirksamt Wandsbek│Fachamt Eingliederungshilfe
Fachcontrolling/Leitungsassistenz W/EH G 30
Postadresse: Barmbeker Markt 22 - 22081 Hamburg
Tel.: +49 (0) 40 428 81-9310│Fax: +49 (0) 40 4279-05301
E-Mail: [email protected]
Internet: http://www.hamburg.de/fachamt-eingliederungshilfe/
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