DER BEREICH FINANZWIRTSCHAFT INFORMIERT

DER BEREICH FINANZWIRTSCHAFT INFORMIERT
AnsprechpartnerIn:
Norbert Kurt
Ellen Peuse
Marco Prüßmann
Tel.: 2010
Tel. 2011
Tel. 2016
E-Mail funktional: [email protected]
Az.:
20.21.2004.0.02
Fax: 20 90
11/2003
Datum: 24.09.2003
Z:\Vwh\VwHh 2004\Rdschr. Budgetvorgaben 04.doc
Bereiche der Hansestadt Lübeck
Fachbereichscontrolling
1.010 Thomas Manke
3.030 Wolf-Dieter Barteck
5.060 Angelika Feddern
1.001 Zentrales Controlling
Jörg Blank/Henning Junge
FB 2.020
FB 4.040
Johannes Scharnberg
Eckhard Graf
1.110 - Personal- und Organisationsservice Dieter Böttcher/Erhard Brack
nachrichtlich: zentral bewirtschaftende Bereiche
6.061 - FB-Dienste
6.651 - Hochbau
6.661 - Verkehr
6.691 - Wasser und Hafen
für die
6.670 – Stadtgrün und Friedhöfe
1.110 - Personal- u. Org. Service
1.300 - Recht
GMHL Angelika Feddern
für die
SN-UNTERGRUPPEN:
5001/5002/5005
5003/5007/5101/5103
5004/5102
5016/5018/5105/5116
5402
SN-UNTERGRUPPEN:
ao-Ber. 651
ao-Ber. 661
ao-Ber. 670
ao-Ber. 691
ao-Ber. 061
5407
5230
SN 4006
ao-Ber. 651
ao-Ber. 110
ao-Ber. 110
6400
ao-Ber. 300
Verwaltungshaushalt 2004 und Produktbuch – Budgetvorgaben
Der Hauptausschuss hat in seiner Sitzung am 23.09.2003 den von Zentralen Controlling/Bereich Finanzwirtschaft vorbereiteten Bericht „Verwaltungshaushalt 2004 – Budgetvorgaben/Eckwerte“ vom 02.09.2003 beraten und zur Kenntnis genommen. Die darin enthaltenen Budgetvorgaben hat der Bürgermeister anschließend als Arbeitsgrundlage für die
Haushaltsplanung 2004 verbindlich festgesetzt. Der Bericht ist diesem Rundschreiben als
Anlage 1 beigefügt.
Für den zeitlichen Verfahrensablauf bis zur Beratung und Beschlussfassung – vorgesehen in
der Februarsitzung der Bürgerschaft am 26.02.2004 – gilt der beigefügte Terminplan (Anlage 2). Bitte beachten Sie die vorgesehenen Termine und nehmen Sie rechtzeitig Kontakt mit
Ihrem Fachbereichscontrolling auf, wenn absehbar ist, dass sich Terminprobleme ergeben
werden.
Die Anmeldungen zum Verwaltungshaushalt 2004 sind dem Bereich Finanzwirtschaft
bis spätestens 13.11.2003 zu übermitteln.
2
Monitoringmaßnahmen
Im Zusammenhang mit der vereinbarten Berichterstattung zum Stand der Abarbeitung der
jeweiligen Maßnahmen sind mit der Aufstellung des Haushaltes 2004 die voraussichtlich
realisierbaren Auswirkungen aus der Umsetzung haushaltsmäßig zu ordnen.
Durchführungsbestimmungen (DB)
Die derzeit geltenden DB zur Haushaltssatzung 2002/2003 enthalten die Regelungen zur
Bewirtschaftung des Haushaltes. Durch die Änderung der Gemeindehaushaltsverordnung –
GemHVO ab 01.01.2002 sind die Bewirtschaftungsmöglichkeiten erweitert worden. Der Bereich Finanzwirtschaft wird zu einer Sitzung der Unterarbeitsgruppe der AG Budgetierung
„Bewirtschaftung“ einladen, um über die erweiterten Möglichkeiten zu informieren und ggf.
Anpassungen bestehender Regelungen vorschlagen. Über Ihr Fachbereichscontrolling können Sie im weiteren Verfahren nähere Einzelheiten erfahren und ggf. Ideen und Anregungen
in den Änderungsprozess einsteuern.
è Hinweise
für die FachbereichscontrollerInnen zur Weitergaben an die BereichsleiterInnen mit ggf. erforderlichen zusätzlichen fachbereichsinternen Informationen:
Erstmalig werden für die Anmeldungen zum Verwaltungshaushalt 2004 fachbereichsweise Excel-Tabellen als „Rohliste“ zur Verfügung gestellt. Sie sollen die bisher üblichen handschriftlich auszufüllenden „Haushaltsplanrahmen“ ersetzen und sind den FachbereichsControllingstellen Anfang September per e-mail zugesandt worden. Die Tabellen geben den
derzeitigen Stand der Haushaltsplanungsdatei 2004 des Großrechnerverfahrens wieder.
Spalte 7 wiederholt in der Regel das Ursprungssoll 2003, Änderungen für 2004 sind in
diese Spalte einzugeben, auch wenn nur das Nachtragshaushaltssoll 2003 in 2004
veranschlagt werden soll. Spalte 9 enthält das gültige Nachtragshaushaltssoll 2003, Spalte
10 das Rechnungsergebnis 2002. Selbstverständlich können auch bestehende fachbereichsinterne Exceltabellen benutzt werden, dabei ist aber folgendes zu beachten:
Die ab 2004 geänderte Haushaltsgliederung speziell in den Einzelplänen 2 und 3 sowie
die geänderte Haushaltsgruppierung, insbesondere bei der sog. Bereichsabgrenzung, ist
soweit als möglich bereits in die Excel-Tabellen eingearbeitet. Soweit eigene Tabellen benutzt werden, sind die Auswirkungen dieser Änderungen noch zu übernehmen. Maßgebend
sind die Verwaltungsvorschriften (VV-Gliederung und Gruppierung), die das Innenministerium mit Runderlass vom 07.01.2003 im Amtsblatt S.-H. S. 48 ff veröffentlicht hat. Weitere
Hinweise enthält unser Rundschreiben 5/2003 vom 06.03.2003, zu finden in Outlook/Öffentliche Ordner/Finanzwirtschaft sowie im Intranet/Finanzwirtschaft.
Den Haushaltsanmeldungen sind „Maßnahmenlisten“ nach bekanntem Muster beizufügen,
auf Wunsch stellt das ZC das Muster per Mail bereit. Aus den Maßnahmenlisten sollen die
wesentlichen Veränderungen erkennbar sein, die zum Erreichen der Budgetvorgaben notwendig werden und ggf. zu Veränderungen im Produktbuch 2004 führen werden.
Die Formblätter für das Produktbuch 2004 mit Erläuterungen werden den FachbereichsControllingstellen kurzfristig vom ZC zugehen. Der in der Anlage 1 beigefügte Zeitplan enthält auch die Termine für die Erstellung des Produktbuches. Ansprechpartnerin für Fragen
zum Produktbuch ist Anja Künzel im Zentralen Controlling (Tel.: 1504).
Informationen zum Stellenplanverfahren 2004 wurden bereits im Vorweg mit Schreiben des
Personal- und Organisationsservice vom 21.05.2003 an die Fachbereichs-Controllingstellen
und –Dienste mitgeteilt. Ansprechpartner sind Dieter Böttcher (Tel.: 7310) und Erhard Brack
(Tel.: 7311).
3
Hinweise zu einzelnen Einnahme/Ausgabegruppen:
1.
Der Mindestbetrag einer Veranschlagung beträgt 100 EUR, Einnahmen sind auf volle
100 EUR abzurunden, Ausgaben auf volle 100 EUR aufzurunden.
2.
Die Wertgrenze für die Abgrenzung Verwaltungshaushalt/Vermögenshaushalt beträgt
entsprechend den geringwertigen Wirtschaftsgütern im Sinne des Einkommensteuergesetzes 410 EUR ohne MwSt. Die Bereiche werden um Beachtung der Zuordnung gebeten. In Zweifelsfällen sind die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Finanzwirtschaft gerne ansprechbar.
3.
Für die Zuordnung von Ausgaben der Ugrp 6020 – Datenverarbeitungskosten ist unser Rundschreiben 6/2001 zu beachten (s. a. Outlook/öffentlicher Ordner/Finanzwirtschaft/Rundschreiben oder Intranet/Finanzwirtschaft/Rundschreiben 06/01).
4.
Personalausgaben:
In den Unterabschnitten mit Personalausgaben erscheinen – wie bisher – zwei Haushaltsstellen:
1) SN Personalausgaben (je nach Fachbereich Ugrp 4000 bis 4005)
2) SN Versorgung, Beihilfen u.a. Ugrp 4006 nicht steuerbare Personalausgaben.
Die „steuerbaren“ Personalausgaben sind von den Fachbereichen zu kalkulieren und in
die Anmeldungen aufzunehmen. Anordnungsberechtigt sind die jeweiligen Fachbereiche. Die Haushaltsmittel sind kraft gesetzlicher Regelung mit allen anderen Personalausgaben im Fachbereich gegenseitig deckungsfähig (§ 17 GemHVO). Die für die Berechnung notwendigen Personalkostendurchschnittswerte sind den Fachbereichen (per
Mail/25.08.2003) von Personal- und Organisationsservice bekannt gegeben worden.
Bis spätestens 24.10.2003 sind dem Personalservice die von den Fachbereichen ermittelten Personalausgaben zentral durch die Controllingstellen mitzuteilen. Als Grundlage
für die Kalkulation des SN 4006 Versorgung stellt der POS den Fachbereichen kurzfristig eine Excel-Tabelle zur Verfügung, um eine einheitliche Datenermittlung sicherzustellen. Wir bitten nur diese Tabelle für die Datenermittlung zu verwenden.
Auf der Grundlage der berechneten Zahlen wird der Personalservice die Verteilung der
vorabdotierten Versorgungslasten und Beihilfen vornehmen. Die ermittelten Werte meldet der Personalservice bis zum 13.11.2003 an die Fachbereiche, nachrichtlich auch
der Finanzwirtschaft und dem Zentralen Controlling.
5.
Zentralbewirtschaftete Sammelnachweise (SN).
Die zentralbewirtschaftenden Bereiche melden, soweit dies noch nicht geschehen ist,
die erforderlichen Beträge 2004 unverzüglich, spätestens bis zum 15.10.2003, an die
Fachbereiche. Grundsätzlich ist das Nachtragssoll 2003 als Haushaltssoll 2004 zu übernehmen. Notwendige höhere Beträge zentralbewirtschafteter SN sind nur bei Budgetkürzungen an anderer Stelle zulässig.
Die Auswirkungen des in Gründung befindlichen „Gebäudemanagement Hansestadt Lübeck –GMHL-“ auf die Veranschlagung müssen zu einem späteren Zeitpunkt des Verfahrens im Entwurf des Verwaltungshaushalt 2004 berücksichtigt werden.
6.
Innere Verrechnungen ( Ugrp 1690/6790):
Innere Verrechnungen erfolgen bisher nur mit kostenrechnenden Einrichtungen und Betrieben gewerblicher Art. Das Ziel, künftig alle internen Serviceleistungen durch interne
Verrechnung, Allgemeine und Steuerungsleistungen durch Umlagen zu finanzieren, ist
noch immer nicht erreicht.
Für die Ermittlung der inneren Verrechnungen 2004 gilt damit das "alte Verfahren".
Dies schließt jedoch nicht aus, die bei der bisherigen Erarbeitung des neuen Verfahrens
4
gewonnenen Erkenntnisse einzusetzen und in die Abstimmungsgespräche zwischen
Fachbereichen und internen Dienstleistern fortzuführen und in die Ergebnisse einfließen
zu lassen.
Allerdings sind entsprechend der Regelung in den vom Bürgermeister als verbindlich
festgelegten Budgeteckwerten grundsätzlich höchstens die in 2003 insgesamt für
die Fachbereiche veranschlagten Beträge anzusetzen. Siehe hierzu auch Ziffer 8 der
Anlage 1/ Budgeteckwerte
Eine Kopie der zwischen den Bereichen bis zum 02.10.2003 abgestimmten Meldungen
benötigt der Bereich Finanzwirtschaft für die Gesamtdarstellung der Inneren Verrechnungen im Haushalt.
Für Rückfragen, Anregungen und Bedenken stehen die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen des
Bereichs Finanzwirtschaft in gewohnter Weise zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
Norbert Kurt
Anlage 1:
Anlage 2:
Verfügung des Bürgermeisters vom 23.09.2003 Budgeteckwerte 2004
Terminplan zur Aufstellung des Verwaltungshaushaltes und des Produktbuches 2004